Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP2-1.4010.106.2018.1.JS
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-04-06
Teza: Możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków: gastronomicznych oraz innych niezbędnych wydatków ponoszonych przez Spółkę podczas organizacji konferencji o charakterze biznesowym oraz związanych z organizacją sporadycznych wyjść z Klientami na różnego rodzaju wydarzenia kulturalno-rozrywkowe.
Słowa kluczowe: gastronomia; kontrahent; koszt-koszty uzyskania przychodów; reprezentacja; zwrot-zwrot wydatków
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 22 listopada 2017 r. (data wpływu 7 lutego 2018 r.) uzupełnionego pismem z dnia 5 kwietnia 2018 r. o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków:

*   gastronomicznych oraz innych niezbędnych wydatków ponoszonych przez Spółkę podczas organizacji konferencji o charakterze biznesowym (Pytanie Nr 2) - **jest prawidłowe,**

*   związanych z organizacją sporadycznych wyjść z Klientami na różnego rodzaju wydarzenia kulturalno-rozrywkowe (Pytanie Nr 3) - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 7 lutego 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

R. z o.o. (dalej: “Spółka”, „R. sp. z o.o. ”) oraz H. GmbH z siedzibą w Niemczech („H. GmbH”) są podmiotami Grupy H. H. jest operatorem ogólnoświatowego systemu rezerwacji hotelowych (dalej: „Produkt”, „Portal”) dla osób podróżujących służbowo i prywatnie. Portal H. pomaga w wyszukiwaniu najlepszych miejsc noclegowych, jak i przy procesach związanych z obsługą podróży służbowych.

Przedmiotem działania R. sp. z o.o. jest przede wszystkim marketing prowadzonego przez H. GmbH Portalu hotelowego na podstawie umowy łączącej R. sp. z o.o. z H. GmbH („Umowa”). Spółka, wykorzystując znajomość lokalnych rynków, promuje Produkt w celu poszerzenia zarówno bazy hotelowej Portalu, jak również pozyskania nowych użytkowników na terytorium Polski, Czech, Rumunii i na Węgrzech.

Klientami R. sp. z o.o. są: 1) Kontrahenci (użytkownicy Portalu), 2) Travel Partnerzy (np. biura podróży) oraz 3) Partnerzy Hotelowi (dalej łącznie jako: „Klienci”).

Kontrahenci, to firmy oraz podmioty indywidualne posiadające spersonalizowany profil na Portalu H. GmbH, poprzez który dokonują rezerwacji zarówno na potrzeby służbowe, jak i prywatnie. R. sp. z o.o. działając w oparciu o bazę danych hoteli, prezentuje swoim obecnym i potencjalnym Kontrahentom indywidualne rozwiązania, które mają na celu ułatwienie i optymalizację zarządzania podróżami, zwiększenie zadowolenia pracowników oraz redukcję kosztów firmy. Ponadto, Spółka doradza i zapewnia bieżące wsparcie.

Travel Partnerzy dokonują rezerwacji hotelowych w imieniu swoich klientów z wykorzystaniem Portalu należącego do H. GmbH. Przy czym, na podstawie umowy podpisanej z H. GmbH, Travel Partnerzy otrzymują prowizję za rezerwowanie hoteli działających w systemie rezerwacji hotelowych H.

Partnerzy Hotelowi są podstawowym i niezbędnym elementem całego systemu rezerwacji stworzonego przez H. GmbH. Na podstawie umów zawieranych z H. GmbH, Hotele płacą prowizję za rezerwacje dokonane w swoich obiektach przy pomocy Portalu H.

R. sp. z o.o., w ramach swojej działalności marketingowej ma za zadanie budowanie i utrzymywanie relacji z Klientami oraz poszerzenie znajomości produktów wśród obecnych i potencjalnych Klientów.

Spółka prezentuje Klientom informacje na temat funkcjonowania systemu rezerwacji hotelowych oraz standardowe warunki korzystania z Produktu H. GmbH. Zgodnie z Umową nie może jednak ani negocjować ani zmieniać tych warunków. W zamian za świadczone usługi Spółka otrzymuje wynagrodzenie obliczane metodą „koszt plus”.

Specyfiką działalności Spółki jest konieczność przeprowadzania częstych spotkań o charakterze biznesowym z potencjalnymi i obecnymi Klientami. Spotkania mają miejsce głównie w siedzibie firmy (w salach konferencyjnych Spółki lub w biurze Kontrahenta, Travel Partnera, czy Partnera Hotelowego), niemniej jednak w niektórych sytuacjach wskazane lub konieczne jest zaproszenie przedstawiciela Klienta na posiłek w restauracji lub innym lokalu gastronomicznym.

Wszelkiego rodzaju spotkania służbowe tego typu z Klientami są podstawą funkcjonowania Spółki, bez nich niemożliwe jest realizowanie projektów w ramach działalności marketingowej R. sp. z o.o. Spotkania są uprzednio planowane, zależnie od swojego charakteru odbywają się albo w godzinach pracy w dniu roboczym albo (sporadycznie) w godzinach wieczornych poza siedzibą Spółki. Spotkania organizowane są w ramach regularnych kontaktów z Klientami lub w celu pozyskania nowego Klienta.

Uczestnikami spotkań są pracownicy R. sp. z o.o. i przedstawiciele Klienta (Kontrahenta, Travel Partnera lub Partnera Hotelowego). W przypadku spotkań w siedzibie firmy, serwowane są napoje (kawa, herbata, woda, soki) oraz słone i słodkie przekąski. Na spotkaniach poruszane są tematy dotyczące biznesowej współpracy danego Klienta z R. sp. z o.o., odbywa się prezentacja Produktu, w tym prezentacja nowych obiektów hotelowo-konferencyjnych w bazie H. możliwe jest uzyskanie od Klienta opinii na temat Produktu, oceny wsparcia danego opiekuna po stronie R. sp. z o.o., a także dokonanie prezentacji/szkolenia w zakresie funkcjonowania Portalu H.

Ponadto, na spotkaniach z Kontrahentami może miejsce również podsumowanie miesięcznych/kwartalnych/rocznych zmian w ilości rezerwacji dokonywanych przez Kontrahenta (w tym kwestie zmiany preferowanych hoteli, podsumowanie pojedynczych noclegów w porównaniu z dłuższymi pobytami, podział na wyjazdy grupowe lub wyjazdy pojedynczych pracowników, itd.).

Na spotkaniach z Travel Partnerami planowane są także wspólne działania stron na kolejne tygodnie/miesiące, a w przypadku zmian również przedstawienie nowej osoby decyzyjnej po stronie Travel Partnera, przedstawienie nowego opiekuna handlowego po stronie R. sp. z o.o. czy prezentacje nowych obiektów hotelowo-konferencyjnych w bazie Portalu H.

Podczas spotkań zwykle przekazywane są Klientowi materiały reklamowo-szkoleniowe z logo H. (np. broszury, publikacje, plakaty, prasa branżowa, notesy, długopisy, kalendarze).

Pracownicy Spółki biorący udział w spotkaniach biznesowych z Klientami rejestrują swoją aktywność biznesową w systemie CRM - wewnętrznym systemie R. sp. z o.o. w którym odnotowywane są informacje o danym spotkaniu: tj. o uczestnikach, celu, dacie, miejscu oraz efektach spotkania.

Konferencje

Kilka razy w roku Spółka organizuje również konferencje dla swoich Klientów, podczas których pracownicy R. sp. z o.o. przedstawiają uczestnikom prezentacje na temat funkcjonowania Portalu hotelowego H., w tym nowe funkcjonalności Produktu, oraz trendy podróży biznesowych i możliwości optymalizacji procesów i kosztów związanych z wyjazdami służbowymi poprzez rezerwację na Portalu H. Podczas konferencji pracownicy R. sp. z o.o. mają możliwość wymiany poglądów i doświadczeń w branży hotelowej, zwłaszcza z osobami odpowiedzialnymi za organizację podróży służbowych w swoich firmach. Uczestnicy, co do zasady, biorą udział w poszczególnych panelach mających na celu przybliżenie funkcjonalności Portalu i omówienie wprowadzonych nowości i ulepszeń. Każdy z uczestników otrzymuje wcześniej agendę konferencji.

Ze względu na ilość uczestników, konferencje odbywają się poza siedzibą firmy. Tym samym Spółka w ramach organizacji konferencji ponosi koszty zapewnienia odpowiedniego miejsca (wynajem sali konferencyjnej), koszty usługi gastronomicznej oraz koszty przygotowania materiałów reklamowych.

Po zakończeniu konferencji, Spółka przesyła uczestnikom ankietę w formie elektronicznej z prośbą o ocenę wydarzenia, zarówno pod kątem organizacyjnym jak i merytorycznym. Wyniki są dokładnie analizowane w zakresie dalszych strategii rozwoju firmy. Spółka otrzymuje również materiał archiwalny (zdjęcia, nagrania) przygotowany przez firmę zewnętrzną, który służy analizie pod kątem prowadzonych przez Spółkę działań, czy nowych projektów.

W przypadku większych konferencji organizowanym raz do roku, dochodzi szereg dodatkowych kosztów: usługa nagłośnienia, naświetlenia sali (obsługa techniczna), usługa fotografa, kamerzysty, usługa charakteryzatora, nabycie kwiatów jako dekoracji, wykupienie ubezpieczenia, wynajem mebli do sali konferencyjnej, usługa opracowania scenografii, usługa montażu materiału filmowego z konferencji, usługa asysty hostess, koszty transportu uczestników konferencji, usługa moderacji konferencji przez firmę zewnętrzna, koszt udziału mówcy, produkcja i opracowanie materiałów promocyjnych (broszury informacyjne, plakaty, teczki, agenda konferencji, notesy, długopisy, identyfikatory, dyplomy, smycze z logo H. itp.).

Wyjścia z Klientami

Sporadycznie Spółka organizuje wyjścia z Klientami na różnego rodzaju wydarzenia kulturalne np. do teatru, kina, kabaretu lub na koncert, kręgle, czy strzelnicę. Na te okazje zapraszani są przedstawiciele Kontrahentów, Travel Partnerów oraz Partnerów Hotelowych, bądź przedstawiciele Klientów, których R. sp. z o.o. chciałby pozyskać. Dobór gości dokonywany jest przez pracowników działu sprzedaży R. sp. z o.o. z finalną akceptacją dyrektora. Zazwyczaj zapraszani są „najważniejsi” Klienci czyli tacy, którzy generują największe ilości rezerwacji poprzez Portal lub osoby decyzyjne po stronie Klienta. Celem takich spotkań jest stworzenie korzystnych warunków do podjęcia rozmów na temat Produktu H. i współpracy stron.

Zwykle po spotkaniu pracownik Spółki przesyła do Klienta maila z podsumowaniem spotkania, gdzie w skrócie przedstawione są omówione tematy i działania zaplanowane na kolejne tygodnie. Informacje o takim spotkaniu są również odnotowywane w wewnętrznym systemie CRM.

Spotkania wewnętrzne pracowników

R. z o.o. organizuje również wewnętrzne spotkania służbowe pracowników Spółki. Spotkania te - podobnie jak spotkania z kontrahentami - również mogą odbywać się w różnych lokalizacjach, tj. m.in. w siedzibie Spółki, w wynajmowanych pomieszczeniach, jak również w restauracji, kawiarni, czy też innym lokalu o podobnym charakterze.

W przypadku spotkań w biurze, mają one miejsce głównie w godzinach pracy. Pracownikom serwowane są napoje (kawa, herbata, woda, soki), słodkie i słone przekąski, a w przypadku dłuższych spotkań, zamawiane są dania obiadowe z dostawą do biura Spółki.

Na spotkaniach poruszane są tematy dotyczące aktualnych wydarzeń w firmie, np. spotkanie w związku z przygotowaniem budżetu na kolejny rok, omówienie głównych celów biznesowych na kolejny okres, rozmowy okresowe z pracownikami podsumowujące wyniki pracownika, omówienie strategii działań w przypadkach nagłych wydarzeń np. rezygnacja ze współpracy z danym Klientem, omówienie agendy na spotkania organizowane przez R. sp. z o.o., podsumowanie efektów spotkań z Kontrahentem, Travel Partnerem czy Partnerem Hotelowym, korekta i analiza zestawień wyników poszczególnych Klientów np. zmiany w liczebności/częstotliwości rezerwacji, czy np. w przypadku hoteli - poziom obłożenia w hotelu, zmiana liczebności pokoi dostępnych poprzez portal H., przedstawienie pracownikom przez szefów działów nowych strategii działania Spółki, a w przypadku spotkania z nowym pracownikiem R. sp. z o.o. - wdrożenie go w biznesowe procedury obowiązujące w firmie (np. pozyskiwanie nowych Klientów, raportowanie aktywności biznesowych w systemach CRM, prezentacja portalu korporacyjnego dla Klientów).

W ramach spotkań pracowniczych prowadzone są również różnego rodzaju szkolenia.

Pismem z dnia 5 kwietnia 2018 r. Wnioskodawca doprecyzował przedmiotowy wniosek, wskazując, że wydatki gastronomiczne oraz inne niezbędne wydatki ponoszone przez Spółkę podczas organizacji konferencji o charakterze biznesowym oraz wydatki związane z organizacją wyjść z Klientami na różnego rodzaju wydarzenia kulturalno-rozrywkowe (pkt 2 i 3 wniosku) ponoszone są przez Spółkę w celu realizacji zadań określonych w Umowie pomiędzy R. sp. z o.o. i H. GmbH. Zgodnie z Umową intencją działań marketingowych jest budowanie marki H. GmbH i zwiększenie jej rozpoznawalności na rynku polskim, tak aby Klienci końcowi trafili bezpośrednio na stronę www, a nie do podmiotów konkurencyjnych. Umowa nie ogranicza działań jakie Spółka powinna podejmować w celu jej realizacji.

Ponadto Wnioskodawca poinformował, że w trakcie konferencji i wyjść z Klientami Spółka prowadzi promocję i marketing marki H. GmbH zgodnie z Umową.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy wydatki gastronomiczne ponoszone przez Spółkę podczas spotkań o charakterze biznesowym z potencjalnymi i obecnymi Klientami w siedzibie Spółki, jak również w restauracji, kawiarni, czy też innym lokalu o podobnym charakterze, stanowią koszty uzyskania przychodów?
2.  Czy wydatki gastronomiczne oraz inne niezbędne wydatki ponoszone przez Spółkę podczas organizacji konferencji o charakterze biznesowym stanowią koszty uzyskania przychodów?
3.  Czy wydatki związane z organizacją sporadycznych wyjść z Klientami na różnego rodzaju wydarzenia kulturalno-rozrywkowe, stanowią koszty uzyskania przychodów?
4.  Czy wydatki związane z organizacją wewnętrznych spotkań biznesowych pracowników w siedzibie Spółki, jak również w restauracji, kawiarni, czy też innym lokalu o podobnym charakterze, stanowią koszty uzyskania przychodów?

Odpowiedź na pytanie 2 i 3 stanowi przedmiot niniejszej interpretacji indywidualnej. Odpowiedź na pytanie 1 i 4 zostanie udzielona w odrębnych rozstrzygnięciach.

Zdaniem Wnioskodawcy, wszystkie wyżej wymienione wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U.2016.1888, dalej: „Ustawa CIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT), pod warunkiem, że dokona oceny pod kątem celowości i wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki, związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

Zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

1.  został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
2.  jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
3.  pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
4.  poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
5.  został właściwie udokumentowany,
6.  nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Ocena prawna wskazanych wydatków wymaga uwzględnienia unormowań art. 16 ust. 1 ustawy CIT. Stosownie do regulacji zawartej w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Jednocześnie należy zauważyć, że za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy CIT uznaje się te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami danych spotkań.

Na podstawie zawartej Umowy, Spółka prowadzi działalność marketingową w której celem jest promocja Produktu zleceniodawcy. Specyfiką działalności Spółki jest konieczność przeprowadzania częstych spotkań o charakterze biznesowym z potencjalnymi i obecnymi Klientami. Spotkania mają miejsce głównie w siedzibie firmy (w salach konferencyjnych Spółki lub w biurze Kontrahenta, Travel Partnera, czy Partnera Hotelowego), niemniej jednak w niektórych sytuacjach wskazane lub konieczne jest zaproszenie przedstawiciela Klienta na posiłek w restauracji lub innym lokalu gastronomicznym.

Celem tego rodzaju spotkań z jest reklama działalności gospodarczej i przyciągnięcie Klientów do Produktu H. . W szczególności, celem reklamy jest oddziaływanie bezpośrednio na motywy, postawy i sposób postępowania Klientów podejmujących decyzje o korzystaniu z Portalu H. Zgodnie z przyjętą linią orzecznictwa sądów administracyjnych za reklamę na gruncie prawa podatkowego należy uznać ogół działań podatnika zmierzających do rozpowszechniania pochlebnych informacji o zaletach jego towarów bądź usług. Również konferencje podejmuje się w celu reklamy Produktu, czyli zachęcenia jak największej liczby potencjalnych Klientów do korzystania z Portalu H. poprzez zachwalanie jego cech jakościowych, czy zalet funkcjonalno-technicznych.

Zgodnie ze znanym Spółce aktualnym stanowiskiem organów podatkowych, wydatki na poczęstunek dla kontrahentów, serwowany w trakcie spotkań, podczas których omawiane są sprawy biznesowe, stanowią co do zasady koszty uzyskania przychodów (np. interpretacja indywidualna Ministra Finansów z 20 października 2016 r., nr DD6.8221.29.2016.MNX).

Podobne stanowisko w zakresie wydatków ponoszonych na poczęstunki podawane podczas spotkań z kontrahentami w siedzibie firmy, jak i poza nią, wynika z interpretacji ogólnej z dnia 25 listopada 2013 r. nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521 (Dz. Urz. Min. Fin. 45), wydanej przez Ministra Finansów na podstawie art. 14a § 1 Ordynacji podatkowej.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 12 stycznia 2017 r. (sygn. II FSK 3728/14) wskazał, że wydatki na organizację konferencji i bankietu, które mają na celu zaprezentowanie produktów spółki mają w przeważającej części charakter reklamowy, a tym samym podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Przedsiębiorca ma prawo swobodnie oceniać jaki wydatek jest celowy z punktu widzenia osiągnięcia przychodu. Ocena ta powinna być respektowana przez organy, chyba że działań podatnika nie sposób zaakceptować z punktu widzenia wzorca racjonalnie działającego podmiotu.

Także spotkania pracowników z Klientami podczas różnych wydarzeń kulturalno-rozrywkowych (np. wyjścia do kina, teatru, na wydarzenia sportowe) są częstą praktyką w środowisku przedsiębiorców. Celem takiego zachowania jest stworzenie korzystnych warunków do podjęcia rozmów na temat Produktu H.

Natomiast, ponoszenie wydatków na artykuły spożywcze zużywane podczas spotkań pracowniczych w siedzibie firmy, jak i wydatki na organizację szkoleń i spotkań pracowniczych z elementami integracyjnymi, stanowią inwestycję Spółki w rozwój zasobów ludzkich i prowadzą do uzyskania spodziewanego efektu w postaci wzrostu efektywności pracy pracowników. Spotkania, oprócz charakteru biznesowego, mają na celu poprawę komunikacji wewnętrznej i motywacji do pracy poprzez zintegrowanie pracowników z firmą, budowanie zespołu, poprawę atmosfery pracy oraz ułatwienie ułożenia wzajemnych relacji między pracownikami i w efekcie poprawę efektywności pracy, a przez to odpowiednie realizowanie strategii przyjętej przez strony Umowy. Pogląd taki podzielają również organy podatkowe, np. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 17 lutego 2014 r. (ITPB3/423-559/13/PST).

Istotnym jest, iż wszystkie wyżej wspomniane wydatki są odpowiednio udokumentowane przez Spółkę.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów:

*   gastronomicznych oraz innych niezbędnych wydatków ponoszonych przez Spółkę podczas organizacji konferencji o charakterze biznesowym (Pytanie Nr 2) -**jest prawidłowe,**

*   związanych z organizacją sporadycznych wyjść z Klientami na różnego rodzaju wydarzenia kulturalno-rozrywkowe (Pytanie Nr 3) - **jest prawidłowe.**

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 2343 z późn. zm., dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

*   został właściwie udokumentowany,

*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Koszty ponoszone przez podatnika należy ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu. Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Należy zauważyć, że updop nie zawiera legalnej definicji terminu reprezentacja. Próbę zdefiniowania tego pojęcia podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z 17 czerwca 2013 r. sygn. akt II FSK 702/11. Sąd ten stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Ponadto Naczelny Sąd Administracyjny uznał za zasadne odwołanie się do etymologii terminu reprezentacja. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że,”reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 updop stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Stanowisko zaprezentowane przez Sąd zostało potwierdzone w interpretacji ogólnej wydanej przez Ministra Finansów w dniu 25 listopada 2013 r. Nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521.

Dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy należy posłużyć się również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej. Każdy wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub jego zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W innej sytuacji zbędne stają się rozważania dotyczące dalszej kwalifikacji konkretnego wydatku ze względu na dodatkowe kryteria wprowadzone w art. 16 ust. 1 updop (w tym wypadku wynikające z omawianego pkt 28).

Z uwagi na powyższe każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem kwalifikacji konkretnych wydatków jako kosztów reprezentacji, wymienionych w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop. Należy wskazać, że wymienienie w przepisach podatkowych, jako przykładowych kosztów reprezentacji, tj. wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Dla kwalifikacji określonych wydatków, jako wydatków na reprezentację, wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów, nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków, czy świadczenia usług gastronomicznych, tj. nie bierze się pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią. Dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków.

Za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań. Poniesione wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych powinny spełniać wymogi zawarte w art. 16 ust. 1 updop, czyli muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie pozostają zatem w jakimkolwiek związku z przychodami podatnika wydatki na usługi rozrywkowe, czy kulturalno-rozrywkowe.

Odnosząc się z kolei do kwestii podatkowych związanych z wydatkami poniesionymi na reklamę, wskazać należy, że zgodnie z ugruntowanym poglądem przez reklamę rozumie się działania podmiotu gospodarczego, mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego. Może być ona realizowana za pomocą rozmaitych środków wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych, zalet technicznych, a także poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Każda z tych form, jeżeli jest stosowana w określonych okolicznościach, spełnia funkcje reklamowe. Identyfikowana bowiem jest z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami lub usługami, zwiększając ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcając do ich nabycia. Jednocześnie zauważyć należy, że można rozróżnić reklamę towaru, usługi, reklamę marki, a także reklamę samej firmy (przedsiębiorcy).

Dokonując zatem oceny zakresu pojęciowego „reprezentacji” i „reklamy” wywieść z powyższego należy, że reprezentacja dotyczy działań zmierzających do kształtowania i rozpowszechniania wizerunku podatnika, jako podmiotu gospodarczego, natomiast reklama dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku nie samego podatnika, lecz jego produktów (towarów i usług). Podnosi się także, że reklama polega na przedstawianiu towarów i usług oraz nakłanianiu do ich nabycia w sposób bezpośredni, zaś reprezentacja pośrednio promuje podmiot gospodarczy poprzez stworzenie dobrego wizerunku firmy. Ocena charakteru wydatku (cel reprezentacyjny, czy reklamowy) możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiarów wydatków i powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika, który prowadząc działalność gospodarczą może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji, jaką będzie spełniać w firmie.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że: „(…) R. Sp. z o.o. (dalej: “Spółka”, „R. sp. z o.o. ”) oraz H. GmbH z siedzibą w Niemczech („H. GmbH”) są podmiotami Grupy H.

H. GmbH jest operatorem ogólnoświatowego systemu rezerwacji hotelowych (dalej: „Produkt”, „Portal”) dla osób podróżujących służbowo i prywatnie. Portal H. pomaga w wyszukiwaniu najlepszych miejsc noclegowych, jak i przy procesach związanych z obsługą podróży służbowych.

Przedmiotem działania R. sp. z o.o. jest przede wszystkim marketing prowadzonego przez H. GmbH Portalu hotelowego na podstawie umowy łączącej R. sp. z o.o. z H. GmbH („Umowa”).

Spółka, wykorzystując znajomość lokalnych rynków, promuje Produkt w celu poszerzenia zarówno bazy hotelowej Portalu, jak również pozyskania nowych użytkowników na terytorium Polski, Czech, Rumunii i na Węgrzech.

Klientami R. sp. z o.o. są: 1) Kontrahenci (użytkownicy Portalu), 2) Travel Partnerzy (np. biura podróży) oraz 3) Partnerzy Hotelowi (dalej łącznie jako: „Klienci”).

Kontrahenci, to firmy oraz podmioty indywidualne posiadające spersonalizowany profil na Portalu H. GmbH, poprzez który dokonują rezerwacji zarówno na potrzeby służbowe, jak i prywatnie. R. sp. z o.o. działając w oparciu o bazę danych hoteli, prezentuje swoim obecnym i potencjalnym Kontrahentom indywidualne rozwiązania, które mają na celu ułatwienie i optymalizację zarządzania podróżami, zwiększenie zadowolenia pracowników oraz redukcję kosztów firmy. Ponadto, Spółka doradza i zapewnia bieżące wsparcie.

Travel Partnerzy dokonują rezerwacji hotelowych w imieniu swoich klientów z wykorzystaniem Portalu należącego do H. GmbH. Przy czym, na podstawie umowy podpisanej z H. GmbH, Travel Partnerzy otrzymują prowizję za rezerwowanie hoteli działających w systemie rezerwacji hotelowych H.

Partnerzy Hotelowi są podstawowym i niezbędnym elementem całego systemu rezerwacji stworzonego przez H. GmbH. Na podstawie umów zawieranych z H. GmbH, Hotele płacą prowizję za rezerwacje dokonane w swoich obiektach przy pomocy Portalu H.

R. sp. z o.o., w ramach swojej działalności marketingowej ma za zadanie budowanie i utrzymywanie relacji z Klientami oraz poszerzenie znajomości produktów wśród obecnych i potencjalnych Klientów.

Spółka prezentuje Klientom informacje na temat funkcjonowania systemu rezerwacji hotelowych oraz standardowe warunki korzystania z Produktu H. GmbH. Zgodnie z Umową nie może jednak ani negocjować ani zmieniać tych warunków. W zamian za świadczone usługi Spółka otrzymuje wynagrodzenie obliczane metodą „koszt plus” (…).

Kilka razy w roku Spółka organizuje również konferencje dla swoich Klientów, podczas których pracownicy R. sp. z o.o. przedstawiają uczestnikom prezentacje na temat funkcjonowania Portalu hotelowego H., w tym nowe funkcjonalności Produktu, oraz trendy podróży biznesowych i możliwości optymalizacji procesów i kosztów związanych z wyjazdami służbowymi poprzez rezerwację na Portalu H. . Podczas konferencji pracownicy R. sp. z o.o. mają możliwość wymiany poglądów i doświadczeń w branży hotelowej, zwłaszcza z osobami odpowiedzialnymi za organizację podróży służbowych w swoich firmach. Uczestnicy, co do zasady, biorą udział w poszczególnych panelach mających na celu przybliżenie funkcjonalności Portalu i omówienie wprowadzonych nowości i ulepszeń. (…).

Ze względu na ilość uczestników, konferencje odbywają się poza siedzibą firmy. Tym samym Spółka w ramach organizacji konferencji ponosi koszty zapewnienia odpowiedniego miejsca (wynajem sali konferencyjnej), koszty usługi gastronomicznej oraz koszty przygotowania materiałów reklamowych (…).

W przypadku większych konferencji organizowanym raz do roku, dochodzi szereg dodatkowych kosztów: usługa nagłośnienia, naświetlenia sali (obsługa techniczna), usługa fotografa, kamerzysty, usługa charakteryzatora, nabycie kwiatów jako dekoracji, wykupienie ubezpieczenia, wynajem mebli do sali konferencyjnej, usługa opracowania scenografii, usługa montażu materiału filmowego z konferencji, usługa asysty hostess, koszty transportu uczestników konferencji, usługa moderacji konferencji przez firmę zewnętrzna, koszt udziału mówcy, produkcja i opracowanie materiałów promocyjnych (broszury informacyjne, plakaty, teczki, agenda konferencji, notesy, długopisy, identyfikatory, dyplomy, smycze z logo H. itp.).

Sporadycznie Spółka organizuje wyjścia z Klientami na różnego rodzaju wydarzenia kulturalne np. do teatru, kina, kabaretu lub na koncert, kręgle, czy strzelnicę. Na te okazje zapraszani są przedstawiciele Kontrahentów, Travel Partnerów oraz Partnerów Hotelowych, bądź przedstawiciele Klientów, których R. sp. z o.o. chciałby pozyskać. Dobór gości dokonywany jest przez pracowników działu sprzedaży R. sp. z o.o. z finalną akceptacją dyrektora. Zazwyczaj zapraszani są „najważniejsi” Klienci czyli tacy, którzy generują największe ilości rezerwacji poprzez Portal lub osoby decyzyjne po stronie Klienta. Celem takich spotkań jest stworzenie korzystnych warunków do podjęcia rozmów na temat Produktu H. i współpracy stron.

Zwykle po spotkaniu pracownik Spółki przesyła do Klienta maila z podsumowaniem spotkania, gdzie w skrócie przedstawione są omówione tematy i działania zaplanowane na kolejne tygodnie. Informacje o takim spotkaniu są również odnotowywane w wewnętrznym systemie CRM (…).

Wydatki gastronomiczne oraz inne niezbędne wydatki ponoszone przez Spółkę podczas organizacji konferencji o charakterze biznesowym oraz wydatki związane z organizacją wyjść z Klientami na różnego rodzaju wydarzenia kulturalno-rozrywkowe (pkt 2 i 3 wniosku) ponoszone są przez Spółkę w celu realizacji zadań określonych w Umowie pomiędzy R. sp. z o.o. i H. GmbH.

Zgodnie z Umową intencją działań marketingowych jest budowanie marki H. GmbH i zwiększenie jej rozpoznawalności na rynku polskim, tak aby Klienci końcowi trafili bezpośrednio na stronę www. a nie do podmiotów konkurencyjnych. Umowa nie ogranicza działań jakie Spółka powinna podejmować w celu jej realizacji.

W trakcie konferencji i wyjść z Klientami Spółka prowadzi promocję i marketing marki H. GmbH zgodnie z Umową (…)”.

Ponadto we własnym stanowisku Wnioskodawca podnosi, że: „(…) Na podstawie zawartej Umowy, Spółka prowadzi działalność marketingową w której celem jest promocja Produktu zleceniodawcy. Specyfiką działalności Spółki jest konieczność przeprowadzania częstych spotkań o charakterze biznesowym z potencjalnymi i obecnymi Klientami (…). Celem tego rodzaju spotkań z jest reklama działalności gospodarczej i przyciągnięcie Klientów do Produktu H. . W szczególności, celem reklamy jest oddziaływanie bezpośrednio na motywy, postawy i sposób postępowania Klientów podejmujących decyzje o korzystaniu z Portalu H. (…). Również konferencje podejmuje się w celu reklamy Produktu, czyli zachęcenia jak największej liczby potencjalnych Klientów do korzystania z Portalu H. poprzez zachwalanie jego cech jakościowych, czy zalet funkcjonalno-technicznych (…). Także spotkania pracowników z Klientami podczas różnych wydarzeń kulturalno-rozrywkowych (np. wyjścia do kina, teatru, na wydarzenia sportowe) są częstą praktyką w środowisku przedsiębiorców. Celem takiego zachowania jest stworzenie korzystnych warunków do podjęcia rozmów na temat Produktu H. (…). ”

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku opisu sprawy, należy stwierdzić, że wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę w związku z prowadzeniem marketingu, którego celem jest promocja produktu (Portalu hotelowego) zleceniodawcy, tj.: H. GmbH (budowanie marki H. GmbH i zwiększenie jej rozpoznawalności na rynku polskim, na podstawie umów łączących R. sp. z o.o. z H. GmbH), a dotyczące:

*   wydatków gastronomicznych oraz innych niezbędnych wydatków związanych z organizacją konferencji o charakterze biznesowym oraz

*   wydatków związanych z organizacją sporadycznych wyjść z Klientami na różnego rodzaju wydarzenia kulturalno-rozrywkowe nie noszą znamion reprezentacji Wnioskodawcy.

Celem przedmiotowych konferencji/wyjść z Klientami będących przedmiotem pytań oznaczonych we wniosku Nr 2 i 3 jest zapoznanie Klientów z ofertą Portalu hotelowego H. GmbH, a ponoszone wydatki nie służą wykreowaniu pozytywnego wizerunku Wnioskodawcy, gdyż, jak wskazano w stanie faktycznym prowadzone są wyłącznie w celu marketingu Portalu hotelowego zgodnie z Umową.

W świetle powyższych okoliczności ww. wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, w myśl art. 15 ust. 1 updop.

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie Pytań oznaczonych Nr 2 i 3 należało uznać za prawidłowe.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

*   z zastosowaniem art. 119a;

*   w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.