Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPTPP2/443-467/12-5/KW
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2012-08-20
Teza: Przechowywanie otrzymanych e-faktur oraz przesyłanie i przechowywanie wystawionych przez Wnioskodawcę faktur elektronicznych.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-wystawienie faktury; odliczenia-odliczenie podatku; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 88; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 88a (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 25 maja 2012 r. (data wpływu 30 maja 2012 r.) uzupełnionym pismem z dnia 3 sierpnia 2012 r. (data wpływu 9 sierpnia 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymanych e-faktur oraz przesyłania i przechowywania wystawionych przez Wnioskodawcę faktur elektronicznych – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 30 maja 2012 r. wpłynął wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanej e-faktury, przechowywania otrzymanych e-faktur oraz przesyłania i przechowywania wystawionych przez Wnioskodawcę faktur elektronicznych.

Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 3 sierpnia 2012 r. poprzez doprecyzowanie opisu sprawy oraz o brakującą opłatę.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca (dalej: Spółka) będąca zarejestrowanym podatnikiem VAT, dostała od swoich kontrahentów (dostawców) propozycję wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej (e-faktury) zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r., Nr 249 poz. 1651, dalej: Rozporządzenie).

Jeśli Spółka zdecyduje się na akceptację takiego sposobu otrzymywania faktur od swoich kontrahentów, Spółka złoży takim kontrahentom (wystawcom e-faktur) pisemne oświadczenie o wyrażeniu zgody na wystawianie e-faktur z tytułu usług świadczonych, względnie towarów dostarczonych przez tych kontrahentów. Oświadczenie to (dalej: Oświadczenie Zgody) będzie złożone w formie pisemnej lub w postaci elektronicznej. W dalszej części niniejszego wniosku Wnioskodawca wskazał, że będzie używać pojęcia „Kontrahent” w znaczeniu kontrahenta, któremu Spółka udzieliła zgody na wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej.

E-faktury wystawiane przez Kontrahenta będą udostępniane za pośrednictwem specjalnej platformy – systemu komputerowego Kontrahenta (dalej: System). Dostęp do Systemu możliwy jest po uprzednim zalogowaniu się z wykorzystaniem indywidualnego, przyznanego Spółce loginu i ustalonego hasła, które to Spółka uzyska po podpisaniu oświadczenia o wyrażeniu zgody na wystawianie, przesyłanie i przechowywanie e-faktur przez Kontrahenta. Login i hasło będzie przyporządkowany wyłącznie Spółce. Po zalogowaniu się do Systemu przy pomocy loginu i hasła Spółka będzie mieć dostęp oraz możliwość pobrania wystawionych dla niej e-faktur. Spółka nie będzie mieć dostępu do e-faktur wystawionych przez Kontrahenta na inne niż Spółka podmioty. Jednocześnie inni odbiorcy faktur Kontrahenta nie będą mieć dostępu do faktur wystawionych przez Kontrahenta na Spółkę. E-faktury udostępniane w Systemie będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym lub też będą udostępniane w innym formacie, uniemożliwiającym ich edytowanie, czyli wprowadzanie jakichkolwiek zmian.

Niezwłocznie po wystawieniu i udostępnieniu faktury elektronicznej w Systemie Kontrahenta, wysyłane będzie do Spółki systemowe powiadomienie o wystawieniu faktury. Powiadomienie to będzie wysyłane na podany przez Spółkę w Oświadczeniu Zgody adres poczty elektronicznej. Zgodnie z ustaleniami między Spółką a Kontrahentem wyrażonymi np. w regulaminie korzystania z faktury elektronicznej Kontrahenta, stanowiącym integralny element porozumienia stron w zakresie wystawiania e-faktur, datą doręczenia faktury elektronicznej jest dzień, w którym Spółka otrzymała systemowe powiadomienie o wystawieniu i udostępnieniu faktury w Systemie.

Wystawiona przez Kontrahenta e-faktura jest archiwizowana w Systemie Kontrahenta co najmniej przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych. Spółka będzie mieć ciągły dostęp (24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu) do Systemu Kontrahenta w zakresie dotyczącym faktur wystawionych przez Kontrahenta na Spółkę. Spółka nie będzie mogła zalogować się do systemu i utraci do niego dostęp po okresie wypowiedzenia umowy w przypadku przerwania współpracy z Kontrahentem. W takiej sytuacji Spółka będzie zobowiązana przed upływem okresu wypowiedzenia do pobrania wszystkich wystawionych e-faktur z Systemu i ich zarchiwizowania we własnym zakresie, np. na własnym serwerze . W okresie trwania umowy z Kontrahentem Spółka nie zamierza niejako „równolegle” we własnym zakresie archiwizować e-faktur wystawionych i udostępnionych przez Kontrahenta.

Jednocześnie Spółka planuje również zaproponować swoim klientom elektroniczny sposób wystawiania i przesyłania faktur.

Spółka planuje wystawiać i przekazywać swoim klientom faktury w formie elektronicznej, zdefiniowanej w Rozporządzeniu.

Faktury elektroniczne:

*   opatrzone będą bezpiecznym podpisem elektronicznym,

*   zawierać będą wszystkie dane wskazane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Klienci, którym wystawiane będą faktury elektroniczne, przekażą uprzednio Spółce na piśmie swoją akceptację na sporządzanie i otrzymywanie faktur w takiej formie.

Obsługą procesu wystawiania i przekazywania klientom faktur elektronicznych zajmować się będzie na zlecenie Spółki wyspecjalizowany podmiot (dalej: „Wykonawca”), do którego podstawowych zadań należeć będzie:

*   dokonywanie w imieniu i na rzecz Spółki wszelkich czynności związanych z podpisywaniem, przekazywaniem faktur elektronicznych klientom i skutecznym wprowadzaniem ich do obrotu prawnego - po wystawieniu e-faktur przez Spółkę

*   dokonywanie w imieniu i na rzecz Spółki wszelkich czynności związanych z przechowywaniem faktur elektronicznych.

Odnośnie sposobu dostarczania faktur elektronicznych klientom, Wykonawca obowiązany będzie do założenia oraz utrzymywania specjalnego dedykowanego portalu internetowego, działającego na wyodrębnionym serwerze, do którego Spółka będzie mieć ciągły dostęp i za pomocą którego faktury elektroniczne będą udostępniane klientom.

Każdy klient, który wyraził zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych, będzie miał zapewniony na zasadzie wyłączności dostęp do swojego spersonalizowanego konta. Dostęp ten będzie chroniony loginem i hasłem.

Faktury elektroniczne będą archiwizowane na ww. specjalnym portalu co najmniej przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Wykonawca, po podpisaniu w imieniu Spółki faktur elektronicznych, zobowiązany będzie faktury te skutecznie przesłać na dedykowany portal oraz skutecznie umieścić na tymże portalu, tak aby odbiorcy faktur mogli je odebrać i pobrać z serwera w każdym dowolnym czasie, każdy swoją fakturę na zasadzie wyłączności. Jednocześnie, wraz z przesłaniem faktur elektronicznych na portal, Wykonawca przesyłać będzie do każdego z odbiorców na jego elektroniczną skrzynkę pocztową automatyczną systemową wiadomość z informacją o wystawieniu i udostępnieniu na portalu faktury elektronicznej. Adres poczty elektronicznej, na który będzie wysyłane powyższe zawiadomienie będzie przez klientów Spółki podawany przy podpisaniu zgody na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną.

W uzupełnieniu wniosku Zainteresowany wskazał, że otrzymywane przez Spółkę od Kontrahenta faktury w formie elektronicznej będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

W odniesieniu do faktur elektronicznych wystawianych przez Spółkę odbiorcom Wnioskodawca wyjaśnił, iż faktury te będą przechowywane w sposób zapewniający ich czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, iż w okresie posiadania ciągłego dostępu do swojego profilu w Systemie Kontrahenta nie jest ona zobowiązana do równoległego przechowywania otrzymanych od Kontrahenta e-faktur na swoim serwerze lub w jakikolwiek inny sposób (oznaczone w treści wniosku ORD-IN jako pytanie nr 3)?
2.  Czy opisany w zdarzeniu przyszłym sposób dostarczania przez Spółkę faktur elektronicznych ich odbiorcom (klientom Spółki) oraz ich przechowywania będzie stanowić skuteczne przesłanie faktur w formie elektronicznej i prawidłowe ich przechowywanie w rozumieniu przepisów Rozporządzenia (oznaczone w treści wniosku ORD-IN jako pytanie nr 4)?

Zdaniem Wnioskodawcy,

Ad. pytanie nr 3 wniosku ORD-IN

Spółka uważa, że w okresie posiadania ciągłego dostępu do Systemu Kontrahenta nie jest zobowiązana do „równoległego” archiwizowania e-faktur otrzymanych od Kontrahenta w jakiejkolwiek innej formie niż w Systemie na serwerze Kontrahenta.

Zgodnie z § 6 Rozporządzenia faktury przesłane drogą elektroniczną „są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.”

Natomiast według § 7 Rozporządzenia faktury przesłane w formie elektronicznej „mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur”.

§ 8 Rozporządzenia stanowi z kolei, że faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie „udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych”.

W przedmiotowym zdarzeniu przyszłym e-faktury wystawione przez Kontrahenta będą archiwizowane w Systemie przez okres wymagany prawem.

Biorąc pod uwagę, że do faktur wystawionych na Spółkę dostęp poprzez System będą mieć jedynie Kontrahent (wystawca) i Spółka oraz, że faktury będą udostępniane i przechowywane w formacie uniemożliwiającym ich edytowanie, uznać należy, że autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur będą zapewnione.

Faktury będą archiwizowane w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie w Systemie. Uwzględniając fakt, że Spółka będzie mieć ciągły dostęp do Systemu (24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu), również warunek zapewnienia bezzwłocznego dostępu do faktur na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej będzie spełniony.

Z uwagi na powyższe Spółka stoi na stanowisku, że nie jest zobowiązana do archiwizowania faktur wystawionych przez Kontrahenta poza Systemem Kontrahenta - w okresie, w którym ma ciągły dostęp do Systemu.

Dopiero w przypadku zaprzestania współpracy z Kontrahentem i w wyniku tego utraty dostępu do Systemu, Spółka byłaby zobowiązana przed upływem okresu wypowiedzenia umowy z Kontrahentem do pobrania i przeniesienia na swój serwer faktur elektronicznych wystawionych przez Kontrahenta w okresie trwania współpracy ze Spółką, oraz do dalszego archiwizowania tych faktur we własnym zakresie.

Ad. pytanie nr 4 wniosku ORD-IN

Zgodnie z § 3 Rozporządzenia faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

Z powyższego przepisu wynika, iż z uwagi na szczególną formę takich faktur, a co za tym idzie również ze względu na szczególną formę ich przekazania odbiorcy, pod pojęciem przesyłania faktur elektronicznych ustawodawca rozumie zarówno przesłanie takich faktur na urządzenie odbiorcze odbiorcy, jak też ich udostępnienie odbiorcy umożliwiające mu samodzielne pobranie tych danych. Przepisy rozporządzenia nie nakładają w tym zakresie na wystawcę faktur elektronicznych szczególnych wymogów, za wyjątkiem:

*   obowiązku uzyskania uprzedniej akceptacji tej formy faktur przez ich odbiorcę,

*   obowiązku zapewnienia autentyczności pochodzenia takich faktur i integralności ich treści zgodnie z § 4 Rozporządzenia,

\-które to obowiązki Spółka będzie wypełniać.

Zgodnie z § 2 ust. 1 punkt 1 i 2 Rozporządzenia przez autentyczność należy rozumieć pewność co do tożsamości dostawcy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury należy z kolei rozumieć to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura zgodnie z odrębnymi regulacjami. Uznać zatem należy, iż indywidualny profil w dedykowanym portalu, chroniony przyporządkowanym klientowi loginem oraz hasłem, do którego dostęp będą mieli tylko Spółka oraz odbiorca faktury, w pełni wypełnia przesłankę autentyczności e-faktury.

Jednocześnie e-faktury udostępniane w portalu będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, który jest jednym ze sposobów zapewnienia autentyczności i integralności faktury wymienionym wprost w § 2 ust. 2 punkt 1 Rozporządzenia.

W świetle powyższego, sposób dostarczenia faktur elektronicznych ich odbiorcom przez Spółkę należy uznać za dopuszczalny, a faktury takie będą wywoływać wszystkie skutki prawne, jakie przepisy prawa wiążą z wystawieniem faktury elektronicznej, jak również jej przesłaniem (dostarczeniem).

O prawidłowości stanowiska Spółki świadczy również treść art. 61 § 2 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby dana osoba mogła zapoznać się z jego treścią.

Co do sposobu przechowywania faktur elektronicznych, to zgodnie z § 6 Rozporządzenia faktury przesłane drogą elektroniczną „są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.”

Natomiast według § 7 Rozporządzenia faktury przesłane w formie elektronicznej „mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur”.

§ 8 Rozporządzenia stanowi z kolei, że faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie „udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych”.

Jak wykazano wcześniej autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych będzie zapewniona. Ponadto faktury będą archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe i możliwe będzie ich łatwe odszukanie.

Uwzględniając fakt, że Spółka będzie mieć ciągły dostęp do dedykowanego portalu, gdzie archiwizowane będą faktury elektroniczne, również warunek zapewnienia bezzwłocznego dostępu do faktur na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej będzie spełniony.

Z uwagi na powyższe Wnioskodawca jest zdania, że opisany przez Niego sposób archiwizowania faktur elektronicznych jest prawidłowy i zgodny z przepisami Rozporządzenia.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym art. 106 ust. 10 i 11 ustawy, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem, regulujące sposób i warunki przesyłania oraz przechowywania i udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur w formie elektronicznej.

W myśl § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Zgodnie z treścią § 3 ust. 2 cyt. rozporządzenia, akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Natomiast stosownie do § 4 tego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury – w myśl § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia - rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 2 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia).

Zgodnie z § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Na podstawie § 6 rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca będący zarejestrowanym podatnikiem VAT, dostał od swoich kontrahentów (dostawców) propozycję wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej (e-faktury). Jeśli Spółka zdecyduje się na akceptację takiego sposobu otrzymywania faktur od swoich kontrahentów, Spółka złoży takim kontrahentom (wystawcom e-faktur) pisemne oświadczenie o wyrażeniu zgody na wystawianie e-faktur z tytułu usług świadczonych, względnie towarów dostarczonych przez tych kontrahentów. Oświadczenie to będzie złożone w formie pisemnej lub w postaci elektronicznej.

E-faktury wystawiane przez Kontrahenta będą udostępniane za pośrednictwem specjalnej platformy – systemu komputerowego Kontrahenta (dalej: System). Dostęp do Systemu możliwy jest po uprzednim zalogowaniu się z wykorzystaniem indywidualnego, przyznanego Spółce loginu i ustalonego hasła, które to Spółka uzyska po podpisaniu oświadczenia o wyrażeniu zgody na wystawianie, przesyłanie i przechowywanie e-faktur przez Kontrahenta. Login i hasło będzie przyporządkowany wyłącznie Spółce. Po zalogowaniu się do Systemu przy pomocy loginu i hasła Spółka będzie mieć dostęp oraz możliwość pobrania wystawionych dla niej e-faktur. Spółka nie będzie mieć dostępu do e-faktur wystawionych przez Kontrahenta na inne niż Spółka podmioty. Jednocześnie inni odbiorcy faktur Kontrahenta nie będą mieć dostępu do faktur wystawionych przez Kontrahenta na Spółkę. E-faktury udostępniane w Systemie będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym lub też będą udostępniane w innym formacie, uniemożliwiającym ich edytowanie, czyli wprowadzanie jakichkolwiek zmian.

Wystawiona przez Kontrahenta e-faktura jest archiwizowana w Systemie Kontrahenta co najmniej przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych. Spółka będzie mieć ciągły dostęp (24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu) do Systemu Kontrahenta w zakresie dotyczącym faktur wystawionych przez Kontrahenta na Spółkę. Spółka nie będzie mogła zalogować się do systemu i utraci do niego dostęp po okresie wypowiedzenia umowy w przypadku przerwania współpracy z Kontrahentem. W takiej sytuacji Spółka będzie zobowiązana przed upływem okresu wypowiedzenia do pobrania wszystkich wystawionych e-faktur z Systemu i ich zarchiwizowania we własnym zakresie, np. na własnym serwerze . W okresie trwania umowy z Kontrahentem Spółka nie zamierza niejako „równolegle” we własnym zakresie archiwizować e-faktur wystawionych i udostępnionych przez Kontrahenta.

Ponadto Zainteresowany wskazał, że otrzymywane przez Spółkę od Kontrahenta faktury w formie elektronicznej będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

Jednocześnie Spółka planuje również zaproponować swoim klientom elektroniczny sposób wystawiania i przesyłania faktur. Spółka planuje wystawiać i przekazywać swoim klientom faktury w formie elektronicznej. Faktury elektroniczne, jak wskazał Wnioskodawca, opatrzone będą bezpiecznym podpisem elektronicznym, zawierać będą wszystkie dane wskazane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Klienci, którym wystawiane będą faktury elektroniczne, przekażą uprzednio Spółce na piśmie swoją akceptację na sporządzanie i otrzymywanie faktur w takiej formie. Obsługą procesu wystawiania i przekazywania klientom faktur elektronicznych zajmować się będzie na zlecenie Spółki wyspecjalizowany podmiot (dalej: „Wykonawca”).

Ponadto z treści wniosku wynika, że do faktur wystawionych na Spółkę dostęp poprzez System będą mieć jedynie Kontrahent (wystawca) i Spółka oraz, że faktury będą udostępniane i przechowywane w formacie uniemożliwiającym ich edytowanie, w związku z czym, jak wskazał Wnioskodawca, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur będą zapewnione.

Odnośnie sposobu dostarczania faktur elektronicznych klientom, Wykonawca obowiązany będzie do założenia oraz utrzymywania specjalnego dedykowanego portalu internetowego, działającego na wyodrębnionym serwerze, do którego Spółka będzie mieć ciągły dostęp i za pomocą którego faktury elektroniczne będą udostępniane klientom.

Każdy klient, który wyraził zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych, będzie miał zapewniony na zasadzie wyłączności dostęp do swojego spersonalizowanego konta. Dostęp ten będzie chroniony loginem i hasłem.

Faktury elektroniczne będą archiwizowane na ww. specjalnym portalu co najmniej przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Wykonawca, po podpisaniu w imieniu Spółki faktur elektronicznych, zobowiązany będzie faktury te skutecznie przesłać na dedykowany portal oraz skutecznie umieścić na tymże portalu, tak aby odbiorcy faktur mogli je odebrać i pobrać z serwera w każdym dowolnym czasie, każdy swoją fakturę na zasadzie wyłączności. Jednocześnie, wraz z przesłaniem faktur elektronicznych na portal, Wykonawca przesyłać będzie do każdego z odbiorców na jego elektroniczną skrzynkę pocztową automatyczną systemową wiadomość z informacją o wystawieniu i udostępnieniu na portalu faktury elektronicznej. Adres poczty elektronicznej, na który będzie wysyłane powyższe zawiadomienie będzie przez klientów Spółki podawany przy podpisaniu zgody na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną.

W odniesieniu do faktur elektronicznych wystawianych przez Spółkę odbiorcom Wnioskodawca wyjaśnił, iż faktury te będą przechowywane w sposób zapewniający ich czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z treści wniosku wynika ponadto, że indywidualny profil w dedykowanym portalu, chroniony przyporządkowanym klientowi loginem oraz hasłem, do którego dostęp będą mieli tylko Spółka oraz odbiorca faktury, w pełni wypełnia przesłankę autentyczności e-faktury. Jednocześnie e-faktury udostępniane w portalu będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, który jest jednym ze sposobów zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii przechowywania otrzymanych e-faktur oraz przesyłania i przechowywania wystawionych przez Wnioskodawcę faktur elektronicznych.

Biorą pod uwagę powołane przepisy oraz opis sprawy, stwierdzić należy, że w przypadku gdy otrzymywane od Kontrahenta faktury elektroniczne przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w Systemie na serwerze Kontrahenta w sposób umożliwiający ich odszukanie oraz zapewniający bezzwłoczny dostęp do nich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, będą zapewniały autentyczność pochodzenia i integralność treści, to należy uznać, iż zostaną spełnione warunki umożliwiające sposób przechowywania faktur elektronicznych, zgodnie z rozporządzeniem.

Odnośnie natomiast sposobu dostarczania przez Wnioskodawcę faktur elektronicznych odbiorcom należy uznać, że po uzyskaniu wcześniejszej akceptacji przez klientów i o ile zagwarantowana zostanie autentyczność pochodzenia i integralność treści tych faktur, to dostarczanie e-faktur opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, poprzez udostępnianie ich w specjalnie do tego stworzonym portalu, będzie stanowić skuteczne przesyłanie faktur w formie elektronicznej, zgodnie z przepisami rozporządzenia.

Z kolei, jeżeli wystawiane przez Wnioskodawcę e-faktury będą przechowywane w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia oraz integralność treści od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej bezzwłoczny dostęp do nich, to sposób przechowywania w specjalnie do tego stworzonym portalu będzie spełniał warunki wynikające z rozporządzenia.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Końcowo informuje się, że w niniejszej interpretacji załatwiono wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymanych e-faktur oraz przesyłania i przechowywania wystawionych przez Wnioskodawcę faktur elektronicznych. Natomiast w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanej e-faktury, została wydana interpretacja indywidualna o numerze IPTPP2/443-467/12-4/KW.

Ponadto wskazać należy, że ocena wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy rozporządzenia - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tut. Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.