Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-133/14/ICz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2014-05-09
Teza: Czy przechowanie faktur elektronicznych w formie komunikatów EDI przy jednoczesnym zapewnieniu możliwości dodatkowego wygenerowania na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej odrębnych plików (np. PDF) mających wszystkie dane oraz zewnętrzny wygląd faktury spełnia wymogi przechowywania i zapewnienia dostępu do faktur określone w art. 112a ustawy o VAT?
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-wystawienie faktury; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 5 lutego 2014r. (data wpływu 11 lutego 2014r.), uzupełnionym pismem z 14 kwietnia 2014r. (data wpływu 15 kwietnia 2014r.), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur elektronicznych oraz uznania czy przechowanie faktur elektronicznych w formie komunikatów EDI przy jednoczesnym zapewnieniu możliwości dodatkowego wygenerowania na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej odrębnych plików (np. PDF) mających wszystkie dane oraz zewnętrzny wygląd faktury spełnia wymogi przechowywania i zapewnienia dostępu do faktur określone w art. 112a ustawy o VAT - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 11 lutego 2014r. wpłynął ww. wniosek, uzupełniony pismem z 14 kwietnia 2014r. (data wpływu 15 kwietnia 2014r.), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur elektronicznych oraz uznania czy przechowanie faktur elektronicznych w formie komunikatów EDI przy jednoczesnym zapewnieniu możliwości dodatkowego wygenerowania na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej odrębnych plików (np. PDF) mających wszystkie dane oraz zewnętrzny wygląd faktury spełnia wymogi przechowywania i zapewnienia dostępu do faktur określone w art. 112a ustawy o VAT.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca lub Spółka jest producentem części samochodowych. Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT.

W niektórych przypadkach zakupy towarów lub usług związanych z prowadzoną przez Spółkę działalnością dokumentowane będą wystawianymi przez kontrahentów fakturami elektronicznymi sporządzanymi przy wykorzystaniu elektronicznej wymiany danych (EDI). Przesłane faktury elektroniczne w formacie EDI zostaną automatycznie zapisane w systemie finansowo-księgowym i będą połączone z dokumentami księgowymi utworzonymi na ich podstawie. W związku z przyjmowaniem faktur w formie elektronicznej w formacie EDI Spółka zamierza stosować następującą procedurę obiegu oraz przechowywania takich faktur.

*   zgodę na taki sposób fakturowania Wnioskodawca wyrazi w sposób domniemany poprzez przyjmowanie takich faktur i dokonywanie za nie zapłaty,
*   autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury będą zapewnione poprzez:
    *   odpowiednią ochronę sygnału elektronicznego, którym odbywa się wymiana danych EDI z dostawcą. Zastosowane w tym przypadku zabezpieczenia techniczne powodują, że prawdopodobieństwo ingerencji z zewnątrz w treść przesyłanych informacji jest bardzo niskie. W konsekwencji stosowana ochrona zapewnia pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, jak również niezmienność danych, które powinna zawierać faktura,
    *   prowadzone kontrole biznesowe zapewniające każdorazowo ustalenie ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (otrzymana przez Spółkę faktura jest odpowiednio dopasowana w systemie księgowym Spółki do otrzymanej dostawy do magazynu lub wykonanej usługi), jak również do późniejszej płatności za dostarczony towar / wykonaną usługę,
    *   zapewnienie możliwości odczytania danych zawartych w fakturze elektronicznej przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń. Wprawdzie Spółka nie duplikuje na bieżąco komunikatów EDI poprzez generowanie odrębnych plików (np. PDF) z obrazem faktury, jednakże stosowany system umożliwia wygenerowanie takich plików w każdym czasie (szczegóły poniżej),
*   otrzymane od kontrahentów faktury przechowywane będą elektronicznie w postaci komunikatów EDI,
*   pliki z fakturami będą przez Wnioskodawcę przechowywane przez okres zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi,
*   jednocześnie Spółka nie zamierza generować na bieżąco odrębnych plików (np. PDF) zawierających wszystkie dane i mające zewnętrzny wygląd faktury, możliwych do odczytu przy użyciu powszechnie dostępnego oprogramowania (np. Adobe Reader),
*   w przypadku ewentualnej kontroli Spółka zapewniałaby organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych poprzez zapewnienie dostępu i poboru komunikatów EDI,
*   odrębne pliki (np. PDF) mające wszystkie dane oraz zewnętrzny wygląd faktury Spółka generowałaby na potrzeby ewentualnej kontroli na osobne życzenie kontrolujących (jak wskazano powyżej takie pliki nie byłyby generowane na bieżąco i przechowywane odrębnie od faktur elektronicznych zapisywanych w formie komunikatów EDI).

Spółka potwierdza, że faktury, o których mowa we wniosku, dotyczą nabycia towarów i usług przez Wnioskodawcę w związku z działalnością podlegającą VAT. Innymi słowy, są to zakupy, które wykazują związek z czynnościami opodatkowanymi VAT. Tylko takie faktury Spółka ujmuje w deklaracjach VAT i odlicza podatek naliczony.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy opisane powyżej faktury elektroniczne przekazywane Wnioskodawcy, w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego uprawniają Wnioskodawcę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur?
2.  Czy przechowanie faktur elektronicznych w formie komunikatów EDI przy jednoczesnym zapewnieniu możliwości dodatkowego wygenerowania na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej odrębnych plików (np. PDF) mających wszystkie dane oraz zewnętrzny wygląd faktury spełnia wymogi przechowywania i zapewnienia dostępu do faktur określone w art. 112a ustawy o VAT?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Ad. 1.

Zdaniem Spółki, opisane powyżej faktury elektroniczne otrzymywane od kontrahentów, w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego uprawniają Wnioskodawcę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur.

Zgodnie z dyspozycją przepisu art. 86 ustawy o VAT, zasadniczymi warunkami umożliwiającymi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest dokonanie odliczenia przez czynnego, zarejestrowanego podatnika podatku od towarów i usług oraz związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi. Jednocześnie z przepisu tego wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych (por. art. 86 ust. 2 pkt 1, ust. 10b, ust. 10g i 10h ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, za fakturę uważa się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Stosownie natomiast do treści art. 2 ust. 32 ustawy o VAT, faktura elektroniczna to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

W opisanym stanie faktycznym / zdarzeniu przyszłym faktura jest dokumentem, który zawiera wszystkie wymagane przez ustawę o VAT dane, wystawianym przez kontrahenta i odbieranym przez Spółkę w formacie elektronicznym. W konsekwencji, faktury te spełniają ustawową definicję faktury, jak również faktury elektronicznej.

Stosownie do treści art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność jej treści rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT).

Obowiązek zapewnienia czytelności powinien być natomiast interpretowany jako możliwość przedstawienia w razie kontroli podatkowej faktury w formacie umożliwiającym weryfikację treści faktury.

Jak wyjaśniono w opisie stanu faktycznego / zdarzenia przyszłego, warunki te są spełnione w omawianym przypadku. Po pierwsze system przyjęty przez Spółkę zapewnia zarówno autentyczność, jak i integralność przedmiotowych faktur. Z kolei, w zależności od oczekiwań oraz narzędzi weryfikacyjnych kontrolujących, Wnioskodawca jest w stanie zapewnić dostęp do faktur elektronicznych zapisywanych na bieżąco w formie komunikatów EDI lub też wygenerować na potrzeby kontroli pliki w innym formacie (np. PDF), zapewniającym możliwość odczytania danych zawartych w fakturze elektronicznej przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń (w przypadku gdy kontrolujący nie będą dysponować narzędziami umożliwiającymi weryfikację treści komunikatów EDI).

Należy również wskazać, iż domniemana zgoda Spółki na przyjmowanie od kontrahentów faktur w formie elektronicznej jest aktualnie akceptowalną formą wyrażania zgody na takie fakturowanie. Zgodnie bowiem z treścią art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy. Jednocześnie, zgodnie z uzasadnieniem do nowelizacji ustawy o VAT wprowadzającej ten przepis wskazano, iż odchodzi się od obowiązku wyrażania formalnej zgody na ten rodzaj przesyłu, pozostawiając te kwestie całkowicie w gestii umownej stron. Zmiany w tym zakresie oznaczają, że np. za akceptację należy również uznać tzw. akceptację dorozumianą, np. odbiorca, otrzymując fakturę w tej formie, reguluje płatność z niej wynikającą (treść uzasadnienia dostępna na stronie www.sejm.gov.pl).

W konsekwencji nie powinno ulegać wątpliwości, iż otrzymanie takich faktur przez Spółkę stanowić będzie podstawę do odliczenia podatku od towarów i usług na ogólnych zasadach wynikających z art. 86 ustawy o VAT. Innymi słowy, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, to otrzymywane faktury elektroniczne, stanowić będą podstawę do odliczenia podatku naliczonego.

Powyższe stanowisko potwierdzają również organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych wydawanych w zbliżonych stanach faktycznych dla innych podatników. Przykładowo należy wskazać na następujące interpretacje:

*   interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 9 października 2013r., sygn. IPPP1/443-860/13-2/ISZ,
*   interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 30 września 2013r., sygn. IPTPP2/443-534/13-4/JN.

Ad. 2.

W ocenie Wnioskodawcy, przechowanie faktur elektronicznych w formie komunikatów EDI przy jednoczesnym zapewnieniu możliwości dodatkowego wygenerowania na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej odrębnych plików (np. PDF) mających wszystkie dane oraz zewnętrzny wygląd faktury spełnia wymogi przechowywania i zapewnienia dostępu do faktur określone w art. 112a ustawy o VAT.

Zgodnie z treścią ust. 1 tego przepisu, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jednocześnie, w myśl ust. 4 tego artykułu, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W ocenie Spółki, powyższy przepis pozostawia podatnikowi stosunkowo dużą swobodę w zakresie sposobu przechowywania faktur elektronicznych. Zasadniczo to do podatnika należy decyzja co do formy prowadzenia takiego archiwum (w postaci bazy danych na serwerze pocztowym czy też na odrębnym dysku), jego struktury (w podziale na klientów itd.), a także tego, jakiego rodzaju pliki będą w nim przechowywane (np. jedynie pliki z fakturami elektronicznymi zapisanymi w formacie komunikatów EDI, czy też dodatkowo pliki w formacie PDF). Istotne jest natomiast, aby przyjęty przez podatnika sposób archiwizacji spełniał wymogi w zakresie zapewnienia:

*   autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur VAT od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
*   łatwego odszukania faktur VAT przechowywanych w podziale na okresy rozliczeniowe,
*   bezzwłocznego dostępu dla organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej na żądanie oraz bezzwłocznego poboru i przetwarzania danych zawartych w fakturach VAT.

Skoro jak wskazano powyżej, stosowany przez Wnioskodawcę sposób przechowywania faktur elektronicznych spełnia powyższe wymogi, to taki sposób archiwizowania należy uznać również za spełniający wymogi wynikające z przepisu art. 112a ustawy o VAT.

Prawidłowość takiego stanowiska znajduje potwierdzenie m.in. w treści interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora IS w Warszawie w dniu 6 maja 2013r. (nr IPPP3/443-269/13-2/RD), w której organ podatkowy stwierdził, iż: „mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, iż regulacje prawne obowiązujące od 1 stycznia 2013r. jak i w stanie prawnym obowiązującym w 2012r. dopuszczają możliwość przechowywania faktur (zarówno wystawianych kontrahentom, jak i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego".

Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości jej stanowiska w interpretacji indywidualnej, o którą występuje niniejszym wnioskiem.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Dokonując oceny prawidłowości stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 należy mieć na uwadze niżej wskazane przepisy dotyczące podatku od towarów i usług:

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Działalność gospodarcza w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Natomiast w myśl art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z fakturach otrzymywanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Na podstawie art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny (art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy).

Przepisy art. 86 ust. 11 i ust. 13 ww. ustawy wskazują dodatkowe terminy obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, w sytuacji gdy podatnik nie dokonał tego obniżenia w terminie otrzymania faktury. I tak, stosownie do ust. 11 ww. artykułu, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Natomiast, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia podatku należnego z zastrzeżeniem ust. 13a (art. 86 ust. 13 ustawy o VAT).

Cytowane powyżej przepisy wskazują, że co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także niezaistnienia przesłanek określonych w art. 88 ustawy. Prawo do odliczenia podatku powstaje zatem w związku z powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu czynności będącej źródłem podatku naliczonego. Zaznaczyć należy, że jeżeli podatnik nie dysponuje fakturą bądź dokumentem celnym w chwili powstania obowiązku podatkowego, moment powstania prawa do odliczenia u nabywcy przesuwa się na moment otrzymania faktur bądź dokumentu celnego.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast w myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 tej ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca w niektórych przypadkach zakupy towarów lub usług związanych z prowadzoną przez niego działalnością dokumentowane będą wystawianymi przez kontrahentów fakturami elektronicznymi sporządzanymi przy wykorzystaniu elektronicznej wymiany danych (EDI).

Spółka potwierdza, że faktury, o których mowa we wniosku, dotyczą nabycia towarów i usług przez Wnioskodawcę w związku z działalnością podlegającą VAT. Innymi słowy, są to zakupy, które wykazują związek z czynnościami opodatkowanymi VAT. Tylko takie faktury Spółka ujmuje w deklaracjach VAT i odlicza podatek naliczony.

Z przywołanych wcześniej przepisów art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 niezbędnym jest wcześniejsze otrzymanie przez niego faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług.

Należy jednocześnie zauważyć, że dla realizacji tego prawa faktury otrzymywane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie muszą zachować wymogi wynikające z przepisu art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

Jak wynika z wniosku proponowana przez Wnioskodawcę metoda przechowywania otrzymywanych faktur w formie elektronicznej w formacie EDI, spełnia warunki autentyczności i integralności przechowywanych faktur, o których mowa w art. 106m ustawy o VAT oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp w przypadku kontroli.

Tym samym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych od dostawców w formie elektronicznej, w zakresie w jakim towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, pod warunkiem, że nie wystąpią przesłanki wyłączające prawo do obniżenia podatku wymienione w art. 88 ustawy.

Wobec powyższego, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.

Dokonując oceny stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należy mieć na uwadze niżej wskazane przepisy dotyczące podatku od towarów i usług:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, ilekroć mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast ilekroć mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym – pkt 33 art. 2 ww. ustawy.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
    *   w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1 a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z opisu sprawy wynika, że przesłane Wnioskodawcy faktury elektroniczne w formacie EDI zostaną automatycznie zapisane w systemie finansowo-księgowym i będą połączone z dokumentami księgowymi utworzonymi na ich podstawie. W związku z przyjmowaniem faktur w formie elektronicznej w formacie EDI Spółka zamierza stosować następującą procedurę obiegu oraz przechowywania takich faktur:

*   zgodę na taki sposób fakturowania Wnioskodawca wyrazi w sposób domniemany poprzez przyjmowanie takich faktur i dokonywanie za nie zapłaty,
*   będą zapewnione autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury
*   otrzymane od kontrahentów faktury przechowywane będą elektronicznie w postaci komunikatów EDI,
*   pliki z fakturami będą przez Wnioskodawcę przechowywane przez okres zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi,
*   jednocześnie Spółka nie zamierza generować na bieżąco odrębnych plików (np. PDF) zawierających wszystkie dane i mające zewnętrzny wygląd faktury, możliwych do odczytu przy użyciu powszechnie dostępnego oprogramowania (np. Adobe Reader),
*   w przypadku ewentualnej kontroli Spółka zapewniałaby organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych poprzez zapewnienie dostępu i poboru komunikatów EDI,
*   odrębne pliki (np. PDF) mające wszystkie dane oraz zewnętrzny wygląd faktury Spółka generowałaby na potrzeby ewentualnej kontroli na osobne życzenie kontrolujących (jak wskazano powyżej takie pliki nie byłyby generowane na bieżąco i przechowywane odrębnie od faktur elektronicznych zapisywanych w formie komunikatów EDI).

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz mając na uwadze fakt, że jak wskazano we wniosku proponowana przez Wnioskodawcę metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej w formacie EDI spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w art. 106m ustawy o VAT, oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp w przypadku kontroli, należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym, przechowywanie otrzymanych w formie elektronicznej faktur, jest zgodne z powyższymi przepisami. Z uwagi na to, że faktury będą przez Wnioskodawcę przechowywane w sposób określony w art. 106m – Wnioskodawca zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wobec powyższego, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.