Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPB-1-2/4510-630/16/MW
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2016-07-05
Teza: w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracownika (pracownik oznaczony we wniosku nr 6) z tytułu używania przez niego prywatnego samochodu na potrzeby Spółki
Słowa kluczowe: koszt-koszty uzyskania przychodów; koszt-zwrot kosztów; pracownik; ryczałt; samochód-samochód prywatny
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.) oraz § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 18 kwietnia 2016 r. (data wpływu do tut. BKIP 30 maja 2016 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracownika (pracownik oznaczony we wniosku nr 6) z tytułu używania przez niego prywatnego samochodu na potrzeby Spółki (pytanie oznaczonego we wniosku nr 6) - **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

Dnia 19 maja 2016 r. do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wpłynął wniosek ORD-IN, który za pismem z 23 maja 2016 r., został przesłany do tut. Organu celem załatwienia zgodnie z właściwością (wpływ do tut. Organu 30 maja 2016 r.). Wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych dotyczył m.in. możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracownika (pracownik oznaczony we wniosku nr 6) z tytułu używania przez niego prywatnego samochodu na potrzeby Spółki.

We wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

1.  „X” Sp. z o.o. (dalej jako: „Spółka”, „Wnioskodawca”) jest podmiotem, który powstał z połączenia kilku różnych zakładów pracy (zakłady te przejmowane były przez poprzednika prawnego Wnioskodawcy tj. „X” S.A). Przyłączane zakłady znajdują się w kilku województwach i w kilku miastach, tj. w miastach województwa AA, powiatu BB oraz w miejscowości P (województwo AB).
2.  Pracownicy Wnioskodawcy, w zależności od zakresu obowiązków posiadają w sposób zróżnicowany określone miejsce świadczenia pracy, w ten sposób, iż świadczą pracę i są zatrudnieni na wskazanym obszarze - Pracownik nr 6 na obszarze działania wnioskodawcy tj. na obszarze województwa AA i powiatu BB oraz miasta P - liczba mieszkańców województwa AA wynosi 3.542 tys. mieszkańców, liczba mieszkańców powiatu BB wynosi 113 tys. mieszkańców, a miasta P 20 tys. mieszkańców.
3.  Wnioskodawca planuje wprowadzenie ryczałtu pieniężnego w jazdach lokalnych, na który będą zawierane umowy z pracownikami przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu i ustalonego przez pracodawcę dla każdego pracownika miesięcznego limitu kilometrów. W związku z powyższym wnioskodawca kieruje wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich prywatnych samochodów na potrzeby Spółki.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy w ramach wykorzystywania pojazdu prywatnego przez pracownika do czynności służbowych może być zawarta umowa cywilnoprawna na korzystanie z pojazdu własnego pracownika do celów służbowych w jazdach lokalnych na ryczałt pieniężny i zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez Pracownika nr 6, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu - określonego w odrębnych przepisach, będzie stanowił koszt uzyskania przychodu pracodawcy, jeżeli miesięczny ryczałt pieniężny zostanie ustalony jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, ustalonego przez pracodawcę dla Pracownika nr 6 - dla województwa AA do wysokość 700 km., dla powiatu BB do wysokości 500 km i dla miasta P do wysokości 300 km, tj. ryczałt zostanie ustalony przez pracodawcę łącznia do wysokości 1500 km miesięcznie. Pracownik nr 6 świadczy pracę i jest zatrudniony na terenie województwa AA, powiatu BB i miasta P (liczba mieszkańców województwa AA wynosi ponad 500 tys. mieszkańców, liczba mieszkańców powiatu BB wynosi ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców, liczba mieszkańców miasta P wynosi do 100 tys.) (pytanie oznaczone we wniosku nr 6).

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez Pracownika nr 6 dla potrzeb Wnioskodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów za jazdy lokalne na obszarze zatrudnienia pracownika do wysokości 1500 km stanowi koszt uzyskania przychodu pracodawcy na postawie art. 16 ust 1 pkt 30 lit b) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zapytanie dotyczy udzielenia pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich prywatnych samochodów na potrzeby Spółki do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego, na warunkach opisanych w indywidualnych przypadkach dotyczących sześciu przykładowych pracowników Wnioskodawcy.

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu pracodawcy kosztów używania pojazdów istnieje w oparciu o miesięczny ryczałt.

Wnioskodawca wskazuje, że pracownicy zatrudnieni na różnych stanowiskach w Spółce świadczą pracę na terenie kilku gmin, a nawet na terenie kilku województw, w zależności od zakresu obowiązków każdego z pracowników. Pracownicy będą do wykonywania swoich obowiązków wykorzystywać własne samochody prywatne, na które zostaną zawarte umowy cywilnoprawne na korzystanie z pojazdu własnego do celów służbowych w jazdach lokalnych. Umowy zawarte zostaną na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Pracownik z uwagi na to, że świadczy pracę na terenie więcej niż jednej gminy będzie miał zawartą umowę na ryczałt pieniężny w jazdach lokalnych na terenie kilku gmin, przy czym wysokość limitu kilometrów będzie wynosić 1500 km. Następnie kwota limitu kilometrów zostanie przemnożona przez stawkę za 1 km, która na dzień złożenia niniejszego wniosku wynosi 0,8358 zł.

Wnioskodawca w tym stanie powziął wątpliwości, czy w ramach wykorzystywania pojazdu prywatnego przez pracownika do czynności służbowych może być zawarta umowa cywilnoprawna na korzystanie z pojazdu własnego pracownika do celów służbowych w jazdach lokalnych realizowanych na terenie jednej gminy lub kilku gmin lub na terenie województwa, na ryczałt pieniężny na warunkach określonych powyżej oraz czy te rozliczenia będą stanowiły na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich prywatnych samochodów na potrzeby Spółki.

W ocenie wnioskodawcy kwoty przypadające na jednego pracownika wynikające z zawartych umów na ryczałt pieniężny ograniczony ilością kilometrów ustaloną w oparciu o zasady wskazane w pytaniach nr 1 do 6 powyżej podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu wnioskodawcy na podstawie ustawy o CIT. Zagadnienie może rodzić wątpliwości czy w świetle obowiązujących przepisów, a w szczególności art. 16 ust. 1 pkt 30b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby Spółki w jazdach lokalnych w kwocie ustalonej poprzez sumowanie ilości mieszkańców w poszczególnych gminach/miastach, na terenie których świadczy pracę pracownik lub w kwocie wynikającej z zsumowania limitów na poszczególne gminy/miasta.

Zdaniem Spółki w związku z tym, iż miejsce wykonywania pracy pracownika obejmuje kilka obszarów administracyjnych zastosowanie rozwiązania, w którym przyjmuje się zaludnienie tylko jednej gminy lub miasta, nie odzwierciedla faktycznie przejechanych kilometrów w trakcie dokonywanych czynności (zaniżenie ilości). Dlatego też rozwiązanie, które zamierza wprowadzić Spółka jest zgodne ze stanem faktycznym i prawnym, i zdaniem Spółki wypłacone pracownikom kwoty z tytułu używania przez nich samochodów prywatnych na potrzeby podatnika w całości stanowić mogą koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit b) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodu wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Pracownik wykorzystujący prywatny samochód osobowy do celów służbowych może otrzymać zwrot poniesionych z tego tytułu wydatków na mocy umowy cywilnoprawnej zawartej z pracodawcą. Strony mogą w umowie ustalić, że zwrot kosztów używania do celów służbowych pojazdu będącego w posiadaniu danego pracownika będzie występować w formie:

1.  miesięcznego ryczałtu albo
2.  na podstawie liczby faktycznie przejechanych kilometrów (tzw. kilomterówki).

Wypłacona pracownikowi kwota nie może być wyższa niż wysokość miesięcznego ryczałtu albo kwota ustalona przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu.

Przepisami regulującymi wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego z tytułu zwrotu kosztów używania pojazdów samochodowych przez pracowników dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27 poz. 271 ze zm.). Zgodnie z przepisami tego rozporządzenia miesięczny ryczałt pieniężny oblicza się jako iloczyn stawki za kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia.

Miesięczny limit kilometrów ustala pracodawca w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, w gminie lub mieście mającej:

*   do 100 tys. mieszkańców nie może przekroczyć miesięcznie 300 kilometrów,
*   ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców nie może przekroczyć 500 kilometrów.
*   ponad 500 tys. mieszkańców nie może przekroczyć 700 kilometrów.

Zgodnie z § 2 tego rozporządzenia stawki za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego nie mogą być wyższe niż:

*   0,5214 zł, jeśli pojemność skokowa silnika nie przekracza 900 cm3,
*   0,8358 zł, jeśli pojemność skokowa silnika przekracza 900 cm3,

W związku z tym, że zwrot pracownikom kosztów używania przez nich w jazdach lokalnych, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy ograniczony jest limitami, wskazać należy, że z przywołanych przepisów nie wynika, iż umowa cywilnoprawna nie dopuszcza ustalenia limitu obejmującego jazdy lokalne w jednym lub kilku miastach, jeżeli są to miasta, w których dany pracownik jest zatrudniony, jest to jego miejsce pracy i świadczy tam pracę, w związku z czym jazdy realizowane przez tego pracownika w obrębie jednej gminy są jazdami lokalnymi, natomiast w sytuacji innego pracownika jazdy realizowane w obrębie dwóch gmin czy całego województwa są także jazdami lokalnymi, gdyż pracownicy świadczą pracę w ramach realizacji zadań w obrębie dwóch czy więcej gmin, i jest to ich stałe miejsce pracy.

Konstrukcja cytowanego powyżej przepisu art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) przyznaje uprawnienie zaliczenia do kosztów przedmiotowych kosztów ale tylko do limitów ściśle określonych przez rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w oparciu o jedną z form zwrotu tych kosztów ustaloną zgodnie przez strony w umowie cywilnoprawnej, tj. miesięczny ryczałt albo liczba faktycznie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka).

Winna zatem odnieść skutek w zakresie zaliczenia do kosztów umowa cywilnoprawna przyznająca zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy w formie ryczałtu, jeżeli miesięczny limit kilometrów ustalony zostanie przez pracodawcę/wnioskodawcę w odniesieniu do liczby mieszkańców w gminie/gminach gdzie pracownik jest zatrudniony i gdzie świadczy pracę w ramach zakresu obowiązków pracowniczych.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony na terenie jednej gminy limit kilometrów winien się odnosić do liczby mieszkańców tej gminy, ale jeżeli pracownik jest zatrudniony i świadczy pracę na terenie dwóch gmin lub całego województwa limit kilometrów winien być przez pracodawcę ustalony w odniesieniu do liczby mieszkańców w dwóch gminach lub w województwie, które są dla pracownika właściwe z uwagi na miejsce zatrudnienia i miejsce świadczenia pracy.

Jazdy lokalne to wyjazdy pracowników w granicach miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy. Definicja ta nie została nigdzie określona przepisami, wynika natomiast z definicji podróży służbowych. Podróżą służbową jest zlecony pracownikowi wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stale miejsce pracy tego pracownika (art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy). Skoro wyjazd poza miejsce pracy pracownika będzie podróżą służbową, to wyjazdy w granicach jego miejsca pracy będą jazdami lokalnymi. O tym, czy dany pracownik będzie wykonywał jazdy lokalne, czy jego wyjazd będzie już podróżą służbową, decyduje zatem, w jaki sposób zostało określone jego miejsce pracy. Określenie miejsca pracy powinno wskazywać na jakiś stały, określony punkt, który może zostać zlokalizowany. Może to być np. siedziba stowarzyszenia czy miejscowość, na terenie której wykonywana jest praca. Przez miejsce pracy należy rozumieć bądź stały punkt w znaczeniu geograficznym, bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 1 kwietnia 1985 r., sygn. akt I PR 19/85, OSP 1986/3/46). O tym, w jaki sposób określamy miejsce pracy pracowników, decyduje przydzielony im zakres obowiązków służbowych. Pracownik, który swoje obowiązki wykonuje poza siedzibą pracodawcy, jako miejsce pracy może mieć wskazane miasto, w którym siedziba ta się znajduje, ale także kilka miast lub inny szerszy obszar np. województwo. W takim przypadku wyjazd pracownika będzie uznany za jazdę lokalną. Skoro jako miejsce pracy pracownika wskazano teren województwa, wszystkie wyjazdy pracownika w obrębie tego województwa będą jego jazdami lokalnymi. Podróżą służbową tego pracownika będzie natomiast wyjazd poza teren województwa.

Wykonywanie czynności służbowych może wymagać przemieszczania się przez pracowników w granicach miejscowości lub terytorium wskazanym jako stałe miejsce ich pracy - jazdy lokalne. W tym celu pracownicy mogą używać prywatnych samochodów osobowych. Uwzględniając fakt, że takie używanie samochodów leży w interesie pracodawcy, powinien on pokryć pracownikom ponoszone z tego tytułu wydatki, a podstawą ich zwrotu powinna być umowa zawarta między pracodawcą a pracownikiem, wydatki zaś pracodawcy na pokrycie ryczałtów pieniężnych zaliczane winny być do kosztów uzyskania przychodu pracodawcy.

Tak więc mając dodatkowo na względzie ratio legis przepisów dot. zwrotu kosztów używania dla celów służbowych pojazdu nie będącego własnością pracodawcy, zgodnie z którymi pracodawca winien pokryć pracownikowi ponoszone z tego tyt. wydatki, stanowisko Wnioskodawcy zawarte w niniejszym zapytaniu, należy uznać za w pełni uzasadnione. Zdaniem Spółki w związku z tym, iż miejsce wykonywania pracy pracownika obejmuje kilka obszarów administracyjnych, zastosowanie rozwiązania, w którym przyjmuje się zaludnienie tylko jednej gminy lub miasta, nie odzwierciedla faktycznie przejechanych kilometrów w trakcie wykonywania obowiązków (zaniżenie ilości), dlatego też rozwiązanie, które Spółka zamierza wprowadzić jest zgodne ze stanem faktycznym i zdaniem Spółki wypłacone pracownikom kwoty z tytułu używania przez nich samochodów prywatnych na potrzeby podatnika w formie ryczałtu pieniężnego, na zasadach wskazanych w pytaniach od 1 do 6, w całości stanowią koszt uzyskania przychodu wnioskodawcy.

Na tle przedstawionego zdarzenia przyszłego stwierdzam co następuje:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851, ze zm., dalej także: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Należy zatem zbadać, czy jego poniesienie prowadzi bądź też obiektywnie może prowadzić do powstania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła ich osiągania, oraz czy wydatek ten nie został wyłączony z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 omawianej ustawy. Kosztem uzyskania przychodów będą przy tym zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia.

Przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej jest kwalifikacja prawna wydatków związanych z wykorzystywaniem przez pracownika Spółki (oznaczonego we wniosku nr 6) prywatnego samochodu na potrzeby jej działalności w jazdach lokalnych.

Pracownicy często wykorzystują swoje prywatne samochody na potrzeby firmowe w jazdach lokalnych. Pracodawca w takich przypadkach dokonuje im zwrotu kosztów używania tych aut na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu w ramach tzw. kilometrówki bądź w formie zryczałtowanej. Zasady zwrotu ryczałtowego regulują przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r., Nr 27, poz. 271 ze zm., dalej: „rozporządzenie”).

Przyznanie ryczałtu za jazdy lokalne musi znaleźć potwierdzenie w umowie cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem. Obowiązek podpisania takiej umowy wynika wprost z § 1 ust. 1 rozporządzenia.

Możliwość używania samochodów osobowych, niebędących własnością pracodawcy do celów służbowych na podstawie umów cywilnoprawnych przewiduje art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 1414). Zgodnie z postanowieniami zawieranych umów, Wnioskodawca zobowiązuje się do zwrotu pracownikom kosztów używania przez nich samochodów dla celów służbowych. Zapłata tych należności jest związana z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Wydatek jest ponoszony w celu osiągania przychodów, a zatem spełnia ogólną przesłankę uznania go za koszt uzyskania przychodów Spółki, wynikającą z art. 15 ust. 1 updop.

Prawidłowa ocena prawna przedmiotowych kosztów wymaga również uwzględnienia unormowania art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) updop. Zgodnie z tym przepisem, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu rozumie się przy tym stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika (art. 16 ust. 4 updop).

Z kolei w myśl art. 16 ust. 1 pkt 51 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Na mocy art. 16 ust. 5 updop, warunkiem uznania wydatków z tytułu używania samochodu za koszty podatkowe - z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego - jest ponadto właściwe udokumentowanie przebiegu pojazdu poprzez prowadzenie ewidencji tego przebiegu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Powinna ona zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Biorąc pod uwagę treść powyższych przepisów, w szczególności alternatywę rozłączną wprowadzoną do art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) analizowanej ustawy, należy stwierdzić, że ustawodawca ustanowił dwie odrębne metody obliczania wielkości wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu zwrotu kosztów używania przez nich samochodów prywatnych dla celów służbowych w jazdach lokalnych, które mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Zwrot ten może być dokonany w formie:

*   ryczałtu, obliczanego jako iloczyn przyznanego miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne i stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu (który uzależniony jest w tym zakresie od liczby mieszkańców w danej gminie lub w mieście, w którym pracownik jest zatrudniony),
*   tzw. kilometrówki, tj. kwoty stanowiącej iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu (uwzględniającej odpowiednio pojemność silnika, nie przekraczającej wartości wynikających z odrębnych przepisów wydanych przez właściwego ministra).

W przypadku jazd lokalnych, maksymalne stawki za 1 km przebiegu pojazdu oraz limity przebiegu kilometrów określa rozporządzenie. Zgodnie z § 2 tego rozporządzenia, stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla samochodu osobowego:

*   pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – nie może być wyższa niż 0,5214 zł,
*   o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – nie może być wyższa niż 0,8358 zł.

W myśl § 3 ust. 1 rozp. MI miesięczny limit kilometrów za jazdy lokalne, z uwzględnieniem ust. 2–4, ustala pracodawca. Z kolei § 3 ust. 2 ww. rozporządzenia wskazuje, iż limit, o którym mowa ust. 1, ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:

1.  300 km – w gminie lub mieście do 100 tys. mieszkańców,
2.  500 km – w gminie lub mieście ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
3.  700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca jest podmiotem, który powstał z połączenia kilku różnych zakładów pracy, które znajdują się w kilku województwach i w kilku miastach, tj. w miastach województwa AA, powiatu BB oraz w miejscowości P. Spółka planuje wprowadzenie ryczałtu pieniężnego w jazdach lokalnych, na który będą zawierane umowy z pracownikami przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu i ustalonego przez pracodawcę dla każdego pracownika miesięcznego limitu kilometrów.

Pracownicy wnioskodawcy, w zależności od zakresu obowiązków posiadają w sposób zróżnicowany określone miejsce świadczenia pracy. Pracownik, którego dotyczy wniosek świadczy pracę i jest zatrudniony na obszarze działania wnioskodawcy tj. na obszarze województwa AA i powiatu BB oraz miasta P - liczba mieszkańców województwa AA wynosi 3.542 tys. mieszkańców, liczba mieszkańców powiatu BB wynosi 113 tys. mieszkańców, a miasta P 20 tys. mieszkańców.

Do wykonywania swoich obowiązków pracownik nr 6 będzie wykorzystywał własny samochód prywatny, na podstawie zawartej umowy cywilnoprawnej na korzystanie z pojazdu własnego do celów służbowych w jazdach lokalnych.

Jak wynika z opisu stanowiska własnego Wnioskodawcy pracownik, którego dotyczy wniosek świadczy pracę na terenie kilku gmin, a nawet na terenie kilku województw, w zależności od zakresu obowiązków każdego z pracowników. Pracownik ten będzie miał zawartą umowę na ryczałt pieniężny w jazdach lokalnych na terenie województwa AA, powiatu BB i miasta P w kwocie ustalonej poprzez sumowanie ilości mieszkańców na wymienionych terenach administracyjnych, na terenie których świadczy pracę. Swoje stanowisko Wnioskodawca argumentuje tym, że miejsce wykonywania pracy pracownika obejmuje kilka obszarów administracyjnych stąd rozwiązanie w którym przyjmuje się zaludnienie tylko jednej gminy lub miasta nie odzwierciedla faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów.

Wnioskodawca wskazuje, że pracownik, który swoje obowiązki wykonuje poza siedzibą pracodawcy, jako miejsce pracy może mieć wskazane miasto, w którym siedziba ta się znajduje, ale także kilka miast lub inny szerszy obszar np. województwo. Zdaniem Wnioskodawcy, w takim przypadku wyjazd pracownika będzie uznany za jazdę lokalną. Skoro jako miejsce pracy pracownika wskazano teren województwa, wszystkie wyjazdy pracownika w obrębie tego województwa będą jego jazdami lokalnymi. Podróżą służbową tego pracownika będzie natomiast wyjazd poza teren województwa.

W tym miejscu należy wskazać, że cytowany wyżej przepis § 3 ust. 2 rozporządzenia, odwołuje się – przy ustalaniu limitu kilometrów za jazdy lokalne – do liczby mieszkańców w gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, wyraźnie nawiązuje do miejsca wykonywania pracy pracownika, o którym mowa w art. 29 § 1 ustawy Kodeks pracy. Ponadto należy zwrócić uwagę, iż użyte w ww. przepisie słowo „gmina” lub „miasto” jest w liczbie pojedynczej wskazuje to zatem, że nie jest możliwe przyznanie pracownikowi miesięcznego limitu z uwzględnieniem liczby mieszkańców kilku gmin/miast, w których pracownik wykonuje swoje obowiązki. Biorąc pod uwagę przepisy i przedstawiony opis zdarzenia przyszłego Spółka ustalając limit na jazdy lokalne nie może sumować liczby mieszkańców gmin lub miasta i gminy. W sytuacji w której pracownicy w swoich umowach o pracę mają określone miejsce pracy jako rejon eksploatacji sieci i wykonują swoje obowiązki na obszarze kilku gmin lub miasta i gminy Spółka powinna rozliczyć się z pracownikami według ilości faktycznie przejechanych kilometrów czyli tzw. kilometrówki. Należy zwrócić uwagę, iż przy rozliczaniu się metodę tzw. kilometrówki pracownik zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów spełniające wymogi stawiane jej w art. 16 ust. 5 updop. W razie braku tej ewidencji wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Biorąc pod uwagę powyższe stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 6 należy uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Nadmienia się, że w zakresie pytań oznaczonych we wniosku nr 1-5 wydano odrębne interpretacje.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-100 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.