Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/443-642/11-4/KOM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2011-08-09
Teza: Przesyłanie i otrzymywanie faktur i faktur korygujących drogą elektroniczną w postaci pliku PDF, prawo do odliczenia podatku naliczonego, przechowywanie faktur w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; podatek-podatek naliczony-odliczanie podatku naliczonego
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 20 maja 2011r. (data wpływu 26 maja 2011r.) uzupełnione pismem z dnia 29.06.2011r. (data wpływu 04.07.2011r.), będącym odpowiedzią na wezwanie znak IPPP2/443-642/11-2/KOM z 20.06.2011r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług **jest prawidłowe** w zakresie:

*   prawidłowości przesyłania i otrzymywania faktur i faktur korygujących drogą elektroniczną w postaci pliku PDF,
*   prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur VAT i faktur korygujących otrzymywanych drogą elektroniczną w postaci pliku PDF,
*   przechowywania faktur w formie elektronicznej.

UZASADNIENIE

W dniu 26 maja 2011r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przesyłania i otrzymywania faktur i faktur korygujących drogą elektroniczną w postaci pliku PDF, prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur VAT i faktur korygujących otrzymywanych drogą elektroniczną w postaci pliku PDF oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 29.06.2011r. (data wpływu 04.07.2011r.), będącym odpowiedzią na wezwanie znak IPPP2/443-642/11-2/KOM z 20.06.2011r. 9skutecznie doręczone dnia 24.06.2011r.).

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca zamierza wystawiać faktury sprzedaży w systemie komputerowym, a następnie przesyłać je drogą e-mailową w PDF, jak również otrzymywać faktury zakupu drogą elektroniczną. Taka metoda, jak i format dokumentu pozwala na zapewnienie wymogów określonych w art. 4 i 6 rozporządzenia Ministra z dnia 17 grudnia 2010r, w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U z 2010r. nr 249, poz.1661). W rozumieniu Wnioskodawcy, powyższe spełnia wymogi ustawy o VAT w zakresie odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur zakupu, jak i naliczania oraz pomniejszania podatku VAT należnego z wystawionych faktur sprzedaży oraz faktur sprzedaży korygujących.

W uzupełnieniu z dnia 04.07.2011r. Wnioskodawca podał, że

1.  Jest czynnym podatnikiem podatku VAT.
2.  Zakupione przez niego towary i usługi udokumentowane przedmiotowymi fakturami, będą służyły do wykonywania czynności opodatkowanych.
3.  Zamierza wprowadzić następujące procedury w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych w formie elektronicznej faktur:
    *   faktury otrzymywane od kontrahentów i wysyłane do nich będą przesyłane z umówionych wcześniej kont poczty e-mailowej,
    *   każdorazowe przesłanie faktur będzie zawierać żądanie potwierdzenia otrzymania dokumentu drogą e-mailową,
    *   faktury wysyłane i otrzymywane będą przesyłane w formacie PDF,
    *   faktury będą przechowywane na dwóch dyskach twardych jednocześnie (tzw. macierz) i archiwizowane raz na dobę w ten sposób, że faktury będą uporządkowane chronologicznie w paru zakresach jednocześnie (wg daty, kontrahenta), tak aby można je było natychmiast np. odnaleźć, wydrukować, przejrzeć.
4.  Posiada akceptację kontrahenta na przesyłanie mu faktur w formacie elektronicznym i sam wyraził zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy wysłanie za pomocą e-mail w PDF-e faktury VAT sprzedaży oraz faktury VAT korygującej spełnia wymogi ustawy o VAT w zakresie podatku VAT należnego?
2.  Czy otrzymana faktura VAT zakupu oraz korekta faktury VAT za pomocą e-mail w PDF-e spełnia wymogi ustawy o VAT w zakresie prawa do odliczania podatku VAT naliczonego?
3.  Czy przechowywanie dokumentów w elektronicznej postaci w formacie PDF spełnia zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu ich udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010r. nr 249, poz. 1661)?

Zdaniem Wnioskodawcy, wysyłanie drogą e-mailową w PDF-e faktur VAT sprzedaży oraz faktur VAT korygujących spełnia wymogi ustawy o VAT i umożliwia pomniejszenie VAT należnego z tych faktur w dacie ich wystawienia.

Otrzymanie drogą e-mailową w PDF-e faktur VAT zakupu oraz faktur VAT korygujących spełnia wymogi ustawy o VAT i umożliwia odliczenie podatku VAT naliczonego w dacie jej otrzymania.

Zasadność stanowiska oparta jest dodatkowo o wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 20 maja 2010 r. (sygn. I FSK 1444/09).

Faktury elektroniczne w formacie PDF, które są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe np. miesięczne, zapewniają:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Ad.1) Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Od dnia 1 stycznia 2011r. sposób i warunki przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT. Ww. rozporządzenie uchyla rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), o czym stanowi § 10 rozporządzenia.

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Pojęcia: autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści definiuje § 2 ust. 1 cyt. rozporządzenia. I tak przez :

1.  autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 cyt. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila skierowanego do odbiorcy faktury.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści oraz został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy), co do takiej formy przesyłania faktur. Należy tutaj zauważyć, że w wyżej wymienionym rozporządzeniu prawodawca nie odniósł się do faktur korygujących w związku z tym należy zwrócić uwagę na § 19 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zgodnie z którym faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu powyższego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że gdy jest mowa, w rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, o fakturach należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno „fakturę pierwotną”, jak też „fakturę korygującą” albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustala normę, zgodnie z którą w formie elektronicznej można przyjąć zarówno „fakturę pierwotną” jak też „fakturę korygującą”. Dodatkowo zauważyć należy, iż w powołanym wyżej rozporządzeniu brak jest wymogu, aby faktury korygujące do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej były wystawiane i przesyłane w tej formie.

Z okoliczności przedstawionych przez Wnioskodawcę wynika, iż planuje wprowadzić przesyłanie faktur i faktur korygujących w formie elektronicznej (e-mailem), w postaci pliku PDF. W tym celu zamierza wdrożyć procedury mające na celu zachowanie autentyczności pochodzenia faktur oraz integralność ich treści. Faktury otrzymywane od kontrahentów i wysyłane do nich będą przesyłane z umówionych wcześniej kont poczty e-mailowej, każdorazowe przesłanie faktur będzie zawierać żądanie potwierdzenia otrzymania dokumentu drogą e-mailową, faktury wysyłane i otrzymywane będą przesyłane w formacie PDF, faktury będą przechowywane na dwóch dyskach twardych jednocześnie (tzw. macierz) i archiwizowane raz na dobę w ten sposób, że faktury będą uporządkowane chronologicznie w paru zakresach jednocześnie (wg daty, kontrahenta), tak aby można je było natychmiast np. odnaleźć, wydrukować, przejrzeć. Wnioskodawca posiada akceptację kontrahenta na przesyłanie mu faktur w formacie elektronicznym i sam wyraził zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną. Z opisu tego wynika zatem, iż procedury zaproponowane przez Spółkę w kwestii dotyczącej przesyłania i otrzymywania faktur oraz faktur korygujących drogą elektroniczną w formacie PDF, spełniają wymogi zawarte w przepisach i są zgodne z zasadami obrotu fakturami wystawionymi w formie elektronicznej, gdyż zapewniać będą autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury, a przesyłanie faktur w formie elektronicznej (plik PDF) zostanie zaakceptowane przez kontrahentów.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur elektronicznie, w postaci pliku PDF. Biorąc pod uwagę przedstawione zdarzenie przyszłe, stwierdzić zatem należy, iż przesyłanie (oraz otrzymywanie) przez Spółkę faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila skierowanego do odbiorcy faktury, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia oraz integralność treści tych faktur, w sytuacji gdy Spółka posiada akceptację odbiorcy takiego sposobu przesyłania faktur, jest zgodne z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010r. i równoważne w skutkach podatkowych z przesłaniem (otrzymaniem) faktury w formie papierowej. Dotyczy to zarówno faktur VAT, jak i faktur korygujących. W tym miejscu należy podkreślić, że faktury korygujące są specyficznym rodzajem faktur. Celem ich wystawienia jest doprowadzenie faktury pierwotnej do stanu odpowiadającego rzeczywistości.

Zgodnie z art. 29 ust.4a ustawy o VAT, w przypadku gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Uregulowanie zawarte w art. 29 ust. 4a ustawy o VAT, ma na celu uniknięcie sytuacji, w której zmniejszenie podstawy opodatkowania i tym samym kwoty podatku należnego u sprzedawcy nie znajduje odzwierciedlenia w zmniejszeniu kwoty podatku naliczonego u nabywcy towarów i usług. Podatek należny u sprzedawcy jest bowiem podatkiem naliczonym u nabywcy towarów i usług. Oznacza to, że faktura korygująca musi dotrzeć do nabywcy, nabywca musi potwierdzić ten fakt, by wystawca miał możliwość obniżenia podatku należnego w związku z wystawieniem tej faktury. Potwierdzenie odbioru faktury korygującej pełni istotną rolę w systemie podatku od towarów i usług opartym na metodzie fakturowej, gdyż zapobiega nieuzasadnionym obniżkom podstawy opodatkowania u dostawcy.

Odnosząc się do potwierdzenia odbioru faktur korygujących należy zwrócić uwagę na fakt, że pojęcie „potwierdzenia" otrzymania faktury korygującej od nabywcy towaru lub usługi nie jest obwarowane żadnymi warunkami formalnymi wynikającymi z przepisów obowiązującego prawa, od spełnienia których uzależniona jest realizacja uprawnienia, o którym mowa w art. 29 ust. 4a w związku z ust. 4c ustawy.

W związku z tym zasadnie przyjąć należy, że zadość warunkowi (wymogowi) legitymowania się przedmiotowym potwierdzeniem, czynić będzie: potwierdzenie przez adresata przyjęcia przesyłki wysłanej listem poleconym; pisemne odrębne potwierdzenie faktu otrzymania faktury korygującej; zwrotnie przesłana kopia podpisanej faktury korygującej; fax potwierdzający odbiór faktury korygującej; czy też e-mail potwierdzający odbiór faktury korygującej przesłanej drogą elektroniczną.

Ad.2) Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zmianami), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a cyt. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 cyt. ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, o czym stanowi art. 86 ust. 11 cyt. ustawy.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ustawodawca umożliwił podatnikom skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez nich zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, tj. zakupy towarów i usług będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 cyt. ustawy.

Przedstawiając własne stanowisko Spółka wskazała, iż faktury otrzymywane od dostawców w postaci plików o formacie PDF będą spełniały warunki określone w szczególności w § 2, 4 i 6 Rozporządzenia o fakturach elektronicznych. Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT, a zakupione przez niego towary i usługi udokumentowane przedmiotowymi fakturami, będą służyły do wykonywania czynności opodatkowanych. Z okoliczności przedstawionych przez Wnioskodawcę we wniosku wynika (co stwierdzono powyżej), iż otrzymywane faktury VAT będą zapewniały autentyczność pochodzenia oraz integralność treści tych faktur.

Tym samym Wnioskodawca będzie mógł dokonywać odliczenia podatku na podstawie otrzymanych faktur VAT i faktur korygujacych w formie plików PDF w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Podatek naliczony można więc odliczyć w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzymał fakturę drogą elektroniczną, bądź w rozliczeniu za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Autentyczność pochodzenia faktury jest warunkiem koniecznym uznania, że faktura w formie elektronicznej jest dokumentem wystawionym zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Ad.3) W myśl § 6 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r., faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zgodnie z § 9 cyt. rozporządzenia, akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów, zachowuje ważność na potrzeby stosowania § 3 ust. 1.

W myśl § 21 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360)

1.  Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2.  Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
    1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
    2.  łatwe ich odszukanie,
    3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
3.  Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
4.  Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Przy czym ust. 3 tegoż paragrafu wyjaśnia, iż autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust.2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś ust. 4, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca zamierza otrzymywać od swoich dostawców faktury elektroniczne przesyłane w formacie PDF. Faktury te będą przesyłane do niego w postaci załączników do wiadomości poczty elektronicznej. Z opisu nie wynika, aby kontrahent przesyłając faktury wykorzystywał bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.) czy też wykorzystywał elektroniczną wymianę danych (EDI) w rozumieniu umowy w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, które to procedury są wymienione w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 roku w sprawie przesyłania faktur w drodze elektronicznej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661 z dnia 28 grudnia 2010 roku) w § 2 ust. 2. Przed wysłaniem do Wnioskodawcy faktury w formie elektronicznej wystawca otrzyma od Spółki jego akceptację na taki właśnie tryb ich przesłania. Przed wydaniem takiej akceptacji dostawcy, Wnioskodawca otrzyma informację w jakim formacie będzie wystawiona faktura oraz z jakiego adresu pocztowego, bądź z jakiej domeny będzie wysyłana do Spółki.

Faktury będą przechowywane przez Wnioskodawcę na dwóch dyskach twardych jednocześnie (tzw. macierz) i archiwizowane raz na dobę w ten sposób, że faktury będą uporządkowane chronologicznie w paru zakresach jednocześnie (wg daty, kontrahenta), tak aby można je było natychmiast np. odnaleźć, wydrukować, przejrzeć i udostępnić do kontroli.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż jest możliwe przechowywanie wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), pod warunkiem spełnienia przesłanek wskazanych w ww. regulacjach.

Przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a Wnioskodawca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pyt.1-3 należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.