Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP4/443-541/11-6/BA
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2011-11-15
Teza: Podatek od towarów i usług w zakresie zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia – brak daty sporządzenia (data wpływu 4 sierpnia 2011 r.) uzupełnionym pismem z dnia 18 października 2011 r. (data wpływu 24 października 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 4 sierpnia 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 18 października 2011 r. (data wpływu 24 października 2011 r.) o pełnomocnictwo.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka, hurtownia elektrotechniczna, otrzymuje zapytania od kontrahentów (dostawców) w zakresie wyrażenia zgody na przesyłanie jej faktur elektronicznych. W ramach tego systemu, kontrahent (wystawca faktury) generowałby faktury w swoim systemie komputerowym a następnie przesyłałby je do odbiorcy (Spółki, jako nabywcy towarów i usług) za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) w formie załączonego do tej wiadomości pliku PDF. Faktura elektroniczna przesłana do Spółki byłaby odbierana przy wykorzystaniu stosowanego przez nią programu do obsługi poczty elektronicznej. Kontrahent (dostawca) przesłałby do Spółki pismo potwierdzające, iż zastosowane zabezpieczenia oraz narzędzia informatyczne służące do przesyłania faktur zapewniają autentyczność pochodzenia i integralność treści przesyłanych w formie elektronicznej faktur. Spółka, jako odbiorca faktury, zobowiązana byłaby każdemu kontrahentowi (dostawcy) chcącemu wprowadzić system wysyłania faktur drogą elektroniczną do wyrażenia pisemnej zgody/akceptacji na przesyłanie faktur w formie elektronicznej.

Spółce może zostać również zaproponowana możliwość pobierania faktur ze specjalnej strony internetowej kontrahenta (dostawcy), na podstawie otrzymanego indywidualnego loginu i hasła do wydzielonej na serwerze kontrahenta (dostawcy) stronie internetowej. W tym przypadku kontrahent (dostawca) złożyłby oświadczenie Spółce, w którym zobowiązałby się do dostosowania swojego systemu informatycznego do wysyłania, odbioru i pobierania dokumentów oraz zabezpieczenia pliku z wystawioną fakturą przed edycją i próbami ingerencji. Spółce mogą zostać zaproponowane przez kontrahenta (dostawcę) trzy możliwości w zakresie przechowywania przesłanych w formie elektronicznej faktur:

1.  Kontrahent (dostawca) udostępnia na swoim komputerze archiwum elektroniczne, w którym wszystkie wygenerowane i przesłane do Spółki dokumenty będą zachowane przez ustawowy okres (to jest do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego). Spółka w razie potrzeb ma zapewniony dostęp do faktur;
2.  Spółka otrzymane od kontrahenta (dostawcę) w formie elektronicznej faktury będzie zapisywała na swoim serwerze komputerowym z zachowaniem podziału na okresy miesięczne (przyjęty przez Spółkę okres rozliczeniowy dla celów podatku od towarów i usług VAT), segregując faktury wg daty wystawienia;
3.  Spółka otrzymane od kontrahenta (dostawcę) w formie elektronicznej faktury będzie drukowała i przechowywała w formie wydruku papierowego.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy przechowując faktury Spółka jako podatnik podatku od towarów i usług zachowuje prawo do pomniejszania kwot VAT należnego o kwoty VAT naliczonego na zasadach analogicznych do tych, które odnoszą się do faktur wystawionych w formie papierowej w zakresie, w jakim nabywane towary i usługi wykorzystywane są przez Spółkę do czynności opodatkowanych zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług?

Zdaniem Wnioskodawcy, faktury przesyłane przez kontrahenta (dostawcę) w formie elektronicznej oraz przechowywane:

1.  na serwerze kontrahenta (wystawcy faktury) nie mogą stanowić podstawy do pomniejszania kwot VAT należnego o kwoty VAT naliczonego na tych samych zasadach, które odnoszą się do faktur wystawionych w formie papierowej, w zakresie w jakim nabywane towary (usługi) wykorzystywane są do czynności opodatkowanych, zgodnie z regulacją art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, gdyż zachodzi ryzyko, iż w wyniku zaprzestania działalności przez kontrahenta (dostawcę) lub ogłoszenia upadłości dostęp do tych faktur może być niemożliwy, co spowoduje brak możliwości dochowania wymogów określonych w § 21 ust. 2 pkt 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, a tym samym spowoduje to utratę prawa do odliczenia podatku VAT zgodnie z regulacją art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług;
2.  na serwerze Spółki stanowią podstawę do pomniejszania kwot VAT należnego o kwoty VAT naliczonego na tych samych zasadach, które odnoszą się do faktur wystawionych w formie papierowej w zakresie, w jakim nabywane towary (usługi) wykorzystywane są do czynności opodatkowanych, zgodnie z regulacją art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług;
3.  w postaci wydruku papierowego stanowią podstawę do pomniejszania kwot VAT należnego o kwoty VAT naliczonego na tych samych zasadach, które odnoszą się do faktur wystawionych w formie papierowej, w zakresie, w jakim nabywane towary (usługi) wykorzystywane są do czynności opodatkowanych, zgodnie z regulacją art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje – w myśl art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy – w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

W świetle powyższego należy stwierdzić, że podatek naliczony w przypadku towarów i usług nabytych w obrocie krajowym (poza produktami rolnymi i usługami rolniczymi nabywanymi od rolnika ryczałtowego) wynika z faktur otrzymywanych przez podatnika.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT, dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka otrzymuje zapytania od kontrahentów (dostawców) w zakresie wyrażenia zgody na przesyłanie jej faktur elektronicznych. W ramach tego systemu, kontrahent (wystawca faktury) generowałby faktury w swoim systemie komputerowym a następnie przesyłałby je do odbiorcy (Spółki, jako nabywcy towarów i usług) za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) w formie załączonego do tej wiadomości pliku PDF. Faktura elektroniczna przesłana do Spółki byłaby odbierana przy wykorzystaniu stosowanego przez nią programu do obsługi poczty elektronicznej. Kontrahent (dostawca) przesłałby do Spółki pismo potwierdzające, iż zastosowane zabezpieczenia oraz narzędzia informatyczne służące do przesyłania faktur zapewniają autentyczność pochodzenia i integralność treści przesyłanych w formie elektronicznej faktur. Spółka, jako odbiorca faktury, zobowiązana byłaby każdemu kontrahentowi (dostawcy) chcącemu wprowadzić system wysyłania faktur drogą elektroniczną do wyrażenia pisemnej zgody/akceptacji na przesyłanie faktur w formie elektronicznej.

Spółce może zostać również zaproponowana możliwość pobierania faktur ze specjalnej strony internetowej kontrahenta (dostawcy), na podstawie otrzymanego indywidualnego loginu i hasła do wydzielonej na serwerze kontrahenta (dostawcy) stronie internetowej. W tym przypadku kontrahent (dostawca) złożyłby oświadczenie Spółce, w którym zobowiązałby się do dostosowania swojego systemu informatycznego do wysyłania, odbioru i pobierania dokumentów oraz zabezpieczenia pliku z wystawioną fakturą przed edycją i próbami ingerencji.

W dniu 17 grudnia 2010 r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 rozporządzenia).

W myśl § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 1 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne nadal dopuszczają możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej. Zatem otrzymanie faktur w formie pliku PDF jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

Faktury przesłane drogą elektroniczną, na mocy § 6 rozporządzenia, są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Z opisu sprawy wynika, że Spółce mogą zostać zaproponowane przez kontrahenta (dostawcę) trzy możliwości w zakresie przechowywania przesłanych w formie elektronicznej faktur:

1.  Kontrahent (dostawca) udostępnia na swoim komputerze archiwum elektroniczne, w którym wszystkie wygenerowane i przesłane do Spółki dokumenty będą zachowane przez ustawowy okres (to jest do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego). Spółka w razie potrzeb ma zapewniony dostęp do faktur;
2.  Spółka otrzymane od kontrahenta (dostawcę) w formie elektronicznej faktury będzie zapisywała na swoim serwerze komputerowym z zachowaniem podziału na okresy miesięczne (przyjęty przez Spółkę okres rozliczeniowy dla celów podatku od towarów i usług), segregując faktury wg daty wystawienia;
3.  Spółka otrzymane od kontrahenta (dostawcę) w formie elektronicznej faktury będzie drukowała i przechowywała w formie wydruku papierowego.

W tym miejscu wskazać należy, że w interpretacji indywidualnej z dnia 15 listopada 2011 r., nr ILPP4/443-541/11-5/BA stwierdzono, że faktury otrzymane w formie elektronicznej nie mogą być przechowywane przez Spółkę na serwerze kontrahenta (wystawcy faktury) w specjalnie utworzonym archiwum elektronicznym. Natomiast otrzymane w formie elektronicznej faktury mogą być przechowywane przez Spółkę na serwerze własnym z podziałem na okresy miesięczne (przyjęty przez Spółkę okres rozliczeniowy dla celów podatku od towarów i usług), pod warunkiem spełnienia wymogów o których mowa w § 6 rozporządzenia. Również wskazano, iż Spółka będzie mogła drukować i przechowywać faktury w formie papierowej do faktur otrzymanych w formie elektronicznej, pod warunkiem spełnienia wymogów o których mowa w § 6 rozporządzenia.

Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznaną za dokument stanowiący możliwość odliczenia podatku naliczonego musi ona zostać „otrzymana” w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność.

W myśl art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Biorąc pod uwagę powyższe, opis sprawy oraz powołane przepisy stwierdzić należy, iż przechowując faktury na własnym serwerze lub drukując je i przechowując w wersji papierowej, Spółka jako podatnik podatku od towarów i usług zachowa prawo do pomniejszania kwot podatku należnego o kwoty podatku naliczonego na zasadach analogicznych do tych, które odnoszą się do faktur wystawionych w formie papierowej w zakresie, w jakim nabywane towary i usługi wykorzystywane będą przez nią do czynności opodatkowanych, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy. Natomiast prawa takiego Spółka nie zachowa w stosunku do faktur przechowywanych na serwerze kontrahenta.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W niniejszej interpretacji rozpatrzono wniosek w części dotyczącej zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego. Natomiast w pozostałych zakresach wydane zostały w dniu 15 listopada 2011 r. odrębne interpretacje indywidualne nr ILPP4/443-541/11-4/BA, nr ILPP4/443-541/11-5/BA, nr ILPP4/443-541/11-7/BA.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.