Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/2/423-232/09/BG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2009-05-07
Teza: Czy Spółka ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z działalnością na rzecz Spółki jej prokurenta (koszty podróży, zakwaterowania, telefonu służbowego) w wysokości faktycznie poniesionych kosztów, na podstawie faktur i innych dokumentów?
Słowa kluczowe: delegacja; delegacja-delegacja służbowa; koszt-koszty uzyskania przychodów; prokurent
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm. ) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 19 lutego 2009 r. (data wpływu do tut. BKIP 02 marca 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z działalnością na rzecz Spółki jej prokurenta (koszty podróży, zakwaterowania, telefonu służbowego) w wysokości faktycznie poniesionych kosztów, na podstawie faktur i innych dokumentów – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 02 marca 2009 r. wpłynął do tut. BKIP ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z działalnością na rzecz Spółki jej prokurenta (koszty podróży, zakwaterowania, telefonu służbowego) w wysokości faktycznie poniesionych kosztów, na podstawie faktur i innych dokumentów.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka jest Agencją Pracy Tymczasowej. Oddelegowuje pracowników do pracy, także zagranicę (do Francji). Spółka planuje powołać na stanowisko Prokurenta ojca Prezesa Spółki. Kandydat na Prokurenta jest obywatelem francuskim, nie jest rezydentem w Polsce i będzie reprezentował interesy Spółki między innymi na terenie Francji (podpisywanie umów z klientami, składanie ofert, poszukiwanie nowych kontrahentów, negocjowanie kontraktów, wyjaśnianie problemów, nadzór nad przebywającymi tam pracownikami). Będzie także reprezentował interesy Spółki na terenie Polski. Na stanowisko Prokurenta będzie powołany poprzez złożenie przez jednoosobowy zarząd oświadczenia o ustanowieniu prokury. Prokurent nie będzie otrzymywał wynagrodzenia.

Akt powołania Prokurenta będzie regulował kwestie wydatków związanych z jego działalnością, a mianowicie będzie mu przysługiwał zwrot wydatków związanych z pełnieniem jego obowiązków w wysokości faktycznie poniesionych kosztów potwierdzonych fakturami i innymi dokumentami.

Będą to koszty używania telefonu służbowego, koszty transportu: bilety lotnicze Francja-Polska, Polska-Francja, a także na terenie Francji (ewentualnie innych państw europejskich gdyby Spółka rozszerzyła swoją działalność na teren innych państw), bilety na pociąg, komunikacji miejskiej, przejazdy taksówkami; koszty zakwaterowania: na terenie Polski, kiedy Prokurent będzie przebywał w Polsce w związku z pełnieniem swoich obowiązków, a także na terenie Francji, kiedy będzie przebywał poza miejscem swojego zamieszkania w celu reprezentowania Spółki na spotkaniach z klientami, czy też gdy będzie poszukiwał nowych klientów, odbiorców.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Spółka ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z działalnością na rzecz Spółki jej prokurenta (koszty podróży, zakwaterowania, telefonu służbowego) w wysokości faktycznie poniesionych kosztów, na podstawie faktur i innych dokumentów?

Zdaniem Spółki wydatki ponoszone przez Prokurenta - są ściśle związane z działalnością w imieniu i na rzecz Spółki, czyli z uzyskiwanymi przychodami, albo z zachowaniem bądź zabezpieczeniem źródła przychodu, dlatego mogą stanowić koszty uzyskania przychodu Spółki jako spełniające wymogi art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 roku Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Funkcja Prokurenta jest ściśle związana z działalnością Spółki, dlatego wydatki ponoszone przez niego, takie jak: koszty zakwaterowania, telefonów i związane z przemieszczaniem się w celu załatwienia spraw Spółki (spotkania z klientami, pracownikami, kandydatami na pracowników, podwykonawcami; poszukiwanie nowych kontrahentów, odbiorców usług, czy też rozwiązywanie problemów z pracownikami oraz wszelkie inne działania podejmowane w interesie Spółki), pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami czy zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodu Spółki.

Akt powołania Prokurenta, w związku z tym, że będzie on działał bez wynagrodzenia przewiduje zwrot wydatków związanych z realizacją jego zadań - a to co do zasady - stanowi koszt uzyskania przychodu. Prokura bowiem swoim zakresem nie obejmuje upoważnienia do dokonywania czynności, które nie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm. dalej: updop) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Zatem, aby uznać wydatek za koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione warunki:

1.  poniesiony wydatek musi mieć bezpośredni lub pośredni wpływ na powstanie przychodu z działalności gospodarczej, albo
2.  poniesiony wydatek musi mieć wpływ na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów,
3.  wydatek nie może znajdować się w katalogu kosztów negatywnych określonych w art. 16 ust. 1 updop.

Art. 16 ust. 1 updop zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, iż każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Na podstawie tego przepisu nie uważa się za koszty uzyskania przychodów między innymi:

*   wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) (art. 16 ust. 1 pkt 38 updop),
*   wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji (art. 16 ust. 1 pkt 38a updop).

Tak więc dany podmiot gospodarczy ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków po wyłączeniu tych, których możliwość odliczenia jest wprost ograniczona w ustawie - zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami, pod warunkiem, że ich poniesienie ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

W konsekwencji nie każdy wydatek ponoszony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą stanowić może koszt uzyskania przychodów i jako taki podlegać odliczeniu od podstawy opodatkowania. Skoro bowiem ustawodawca wyraźnie wiąże koszty uzyskania przychodów z celem osiągnięcia przychodów, to ten cel musi być widoczny. Ponoszone koszty winny ten cel realizować lub co najmniej zakładać go jako realny.

Kwestie ewentualnych uprawnień do zwrotu kosztów podróży, zakwaterowania, telefonu służbowego prokurenta w sytuacji, gdy postanowienia regulaminów, uchwał lub statutów przewidują zwrot należności z tytułu podróży osób, niebędących pracownikami przedsiębiorcy, pozostających w związku z reprezentacją i realizacją zadań osoby prawnej, zwrot wydatków stanowi – co do zasady - koszt uzyskania przychodu osoby prawnej.

Art. 1091 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) stanowi, iż prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Wskazana definicja oznacza, że prokura swoim zakresem oczywiście nie obejmuje upoważnienia do dokonywania czynności, które nie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. W praktyce prokurent często jest pracownikiem spółki i otrzymuje w związku z tym wynagrodzenie na podstawie umowy o pracę. W wynagrodzeniu tym może być zawarte wynagrodzenie z tytułu wykonywania funkcji prokurenta. Prokurenta może także wiązać ze spółką umowa zlecenia i w takim przypadku zarząd spółki decyduje o jego wynagrodzeniu. Natomiast z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż prokurent nie jest związany ze Spółką umową o pracę ani umową zlecenia (nie otrzymuje wynagrodzenia).

Wypłaty czynione tytułem zwrotu kosztów podróży osoby wyznaczonej przez spółkę do prowadzenia jej spraw i jej reprezentowania, mogą być, co do zasady, rozpoznawane jako koszt podatkowy Spółki, jeżeli są uzasadnione i udokumentowane. W tym zakresie bez znaczenia pozostaje okoliczność, czy tytułem dla tego wyznaczenia była umowa o pracę, umowa cywilnoprawna, czy udzielona uchwałą – za zgodą wszystkich członków zarządu – prokura. Równocześnie należy zauważyć, że koszty poniesione przez spółkę tytułem zwrotu prokurentowi wydatków związanych z podróżą nie zostały – bezpośrednio, wprost wymienione w postanowieniach art. 16 ust. 1 updop. Do przedstawionego w zapytaniu stanu faktycznego zastrzeżenia zawarte zarówno w art. 16 ust. 1 pkt 38 jak i w pkt 38a updop nie mają zastosowania. Omawiane wydatki nie mają charakteru jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowca spółki, a także nie dotyczą również członka organu stanowiącego spółki.

Reasumując, uzasadnione i udokumentowane wydatki poniesione przez Spółkę w związku z podróżami prokurenta (dotyczące kosztów podróży, zakwaterowania, telefonu służbowego) mogą być, co do zasady, rozpoznawane jako koszty podatkowe w rozumieniu przepisu art. 15 ust. 1 z uwzględnieniem przepisu art. 16 ust 1 cyt. updop. Warunkiem niezbędnym jest oczywiście wykazanie, że między wydatkami a zamierzonym przychodem istniał związek przyczynowo-skutkowy w tym znaczeniu, że wydatki te były uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia, i że w rezultacie ich poniesienia Spółka mogła oczekiwać zwiększenia swoich przychodów, względnie zabezpieczenia źródła przychodu. A zatem konieczne będzie udokumentowanie, także w razie nie uzyskania przychodu w następstwie poniesienia tych wydatków, że były one – obiektywnie rzecz ujmując – racjonalne co do zasady i co do wielkości.

W celu wykazania związku pomiędzy kosztem, a przychodem Spółka musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Zgodnie z art. 9 ust. 1 updop podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Odrębnymi przepisami w rozumieniu art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jest ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) według której podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych. Oznacza to także, iż w sprawach podatkowych szczególnym źródłem dowodowym są księgi podatkowe prowadzone przez podatnika, jeżeli są one prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy. W związku z powyższym, obowiązkiem każdego podatnika jest prowadzenie ewidencji księgowej w zakresie przychodów i kosztów w ten sposób, aby możliwe było rozróżnienie wszelkich zdarzeń gospodarczych mających wpływ na ustalenie zobowiązania podatkowego. Z tak udokumentowanych wydatków winno ponadto wynikać, że mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez Podatnika przychodów. W zakresie obowiązków Spółki, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z art. 15 ust. 1 updop.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.