Zmiana interpretacji indywidualnej
Sygnatura: DD6.8221.89.2016.MNX
Organ: Minister Finansów
Data wydania: 2016-09-02
Teza: 1. Czy wymienione w opisie stanu faktycznego wydatki na posiłki, usługi gastronomiczne, cateringowe itp. na spotkaniach z kontrahentami oraz innymi interesariuszami Spółki w siedzibie Spółki będą stanowić koszty uzyskania przychodu? 2. Czy wymienione w opisie stanu faktycznego wydatki na posiłki, usługi gastronomiczne, cateringowe itp. na spotkaniach z kontrahentami oraz innymi interesariuszami Spółki zorganizowane poza siedzibą Spółki z uwagi na brak możliwości zorganizowania spotkania w siedzibie, przez wzgląd (w szczególności) na ww. przyczyny, będą stanowić koszty uzyskania przychodu?
Słowa kluczowe: kontrahent; koszt-koszty uzyskania przychodów; napoje; poczęstunki; posiłki; reprezentacja; usługi-usługi gastronomiczne; wydatek
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

Zmiana Interpretacji Indywidualnej

Na podstawie art. 14e § 1 pkt 1 i § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm. dalej: Ordynacja podatkowa) Minister Finansów zmienia z urzędu, jako nieprawidłową, interpretację indywidualną wydaną w dniu 21 marca 2012 r. nr ILPB3/423-588/11-5/JG przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, w ten sposób, iż stwierdza, że stanowisko Sp. z o.o. przedstawione we wniosku z dnia 30 listopada 2011 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych podczas spotkań z kontrahentami i interesariuszami w siedzibie spółki i poza jej siedzibą – **jest prawidłowe.**

Uzasadnienie

W dniu 13 grudnia 2011 r. Sp. z o.o. (dalej: Spółka, Wnioskodawca) złożyła wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych podczas spotkań z kontrahentami i interesariuszami w siedzibie spółki i poza jej siedzibą.

W przedmiotowym wniosku przedstawiony został następujący stan faktyczny.

Spółka prowadząc działalność gospodarczą, w związku z realizacją Jej celów statutowych, a więc m.in. osiągania przychodów z tytułu sprzedaży produktów, ponosi wydatki związane z kontraktami handlowymi z klientami, tj. m.in.: zwyczajowe koszty usług cateringu (przygotowanie kanapek, czy lunchu, pizza, zestawy garmażeryjne), stołówkowych, czy gastronomicznych, stanowiących poczęstunek w przypadku kilkugodzinnych lub kilkudniowych spotkań organizowanych w siedzibie zakładu Spółki lub w innym miejscu organizacji spotkania z interesariuszami Spółki, np. podczas spotkań z klientami lub potencjalnymi klientami (np. podczas negocjacji handlowych), czy też na wielogodzinnych, czy kilkudniowych posiedzeniach, naradach czy zebraniach z doradcami, konsultantami, analitykami (podatkowymi, technicznymi, finansowymi, ubezpieczeniowymi itp.) zewnętrznymi (niebędącymi pracownikami Spółki), podczas audytów przeprowadzanych przez biegłych rewidentów, audytorów itp.), przy czym „zwyczajowymi kosztami” Spółka określa koszty nie przekraczające z reguły 100 zł netto na osobę.

Jak wspomniano wyżej, spotkania mają miejsce bądź w siedzibie Spółki, bądź w innym miejscu organizacji spotkania z interesariuszami, gdzie przez inne miejsce organizacji spotkania interesariuszami Spółki, Wnioskodawca określa w szczególności: wynajęte (zarezerwowane) miejsca w lokalach oferujących tego typu możliwość, np. w restauracji, innym lokalu gastronomicznym, w hotelu z poczęstunkiem, w wynajętej sali konferencyjnej itp.

Zdarza się ponadto, iż Spółka przeprowadza tzw. seminaria produktowe w siedzibie firmy klienta, bądź też w wynajętej sali (jak wyżej), jeśli np. w siedzibie klienta nie ma odpowiednich warunków, nie ma też możliwości zaproszenia uczestników do siedziby (m.in. z przyczyn, o których mowa w dalszej części niniejszego wniosku). Seminarium produktowe, o którym tutaj mowa, polega na tym, iż przedstawiciel Spółki (najczęściej są to konsultanci techniczno–handlowi) prowadzi spotkanie o charakterze szkoleniowo – informacyjnym w siedzibie klienta (lub w wynajętej w miejscowości klienta sali, gdy nie ma innej możliwości), w którym to spotkaniu uczestniczą pracownicy klienta, którzy pracują, bądź potencjalnie będą pracować z produktami Spółki. Na spotkaniu przedstawiciel Spółki prezentuje Jej produkty, pod kątem ich właściwości, zastosowania, użytkowania itd. Na takie spotkania przedstawiciel organizuje catering, tj. albo samodzielnie zakupuje drobny poczęstunek, bądź też wynajmuje lokalną firmę świadczącą usługi gastronomiczne, która dostarcza na miejsce drobny poczęstunek.

Zdarza się także, iż Wnioskodawca wynajmuje sale, np. w celu spotkania się z zagranicznymi wysokiej klasy konsultantami i specjalistami, wspierającymi np. optymalizację jakiegoś procesu w Spółce (przykładowo świadczącymi wsparcie projektów mających na celu optymalizację, np. mogłoby to być zmniejszenie zużycia energii w Spółce, a tym samym zyskania oszczędności, czy np. skrócenie czasu procesowania poprzez automatyzację procesu, a więc oszczędność kosztów pracy). Sala wynajmowana jest w przypadku, gdy miejscem organizacji spotkania jest lokalizacja inna niż miejscowość, w której znajduje się siedziba Spółki, co z kolei uwarunkowane jest przesłankami logistycznymi – w praktyce przyjęte jest organizowanie spotkania w taki sposób, aby np. ułatwić możliwość połączenia lotniczego kontrahentowi. W takim przypadku Spółka organizuje poczęstunek w miejscu spotkania, tj. w wynajętej/zarezerwowanej sali wybranego lokalu.

Zdarza się również, iż Spółka bierze udział w targach branży, gdzie wystawia swoje produkty na stoisku firmowym. Celem uczestnictwa w targach, a tym samym ponoszenia wydatków związanych ze stoiskiem firmowym, jest zaprezentowanie gamy produktów Spółki (ich właściwości, funkcjonalności, możliwych zastosowań), prowadzenie rozmów handlowych z kontrahentami i potencjalnymi kontrahentami, zawieranie nowych umów, powiększanie bazy odbiorców produktów Spółki, a więc tym samym przyczynianie się do osiągania przychodów oraz zabezpieczania przyszłych przychodów przez Wnioskodawcę. Zwyczajowo przyjętym zachowaniem podczas takich targów, jest zapewnienie poczęstunku interesariuszom Spółki, wobec czego Spółka zakupuje samodzielnie ów poczęstunek celem zapewnienia go na Jej stoisku, bądź wynajmuje w tym celu firmę świadczącą usługi gastronomiczne (cateringowe), która dostarcza ów poczęstunek na stoisko firmowe Spółki.

Jest to zwyczajowy poczęstunek, którego zapewnienie na spotkaniach tego typu stanowi obecnie zachowanie typowe, należące do powszechnie obowiązujących kanonów kultury, zwyczajowo przyjęte przy organizacji seminariów, szkoleń, prezentacji, na targach itp., przy czym, „zwyczajowym (lub drobnym) poczęstunkiem” Spółka określa koszty nieprzekraczające z reguły 100 zł netto na osobę, o czym była mowa wcześniej.

Spółka pragnie podkreślić, iż w przypadku, gdy Spółka organizuje spotkania biznesowe w innym niż siedziba miejscu, nie są to miejsca o okazałym, wystawnym charakterze, ale miejsca o zwyczajowym standardzie na cele spotkań biznesowych.

Jednocześnie Spółka pragnie podkreślić, iż organizowanie opisanych wyżej spotkań z interesariuszami w innym niż siedziba miejscu organizacji spotkania nie ma absolutnie na celu przedstawienia Spółki w lepszym świetle, wpłynięcie na Jej wizerunek itp., ale jest wymuszone konkretnymi, w szczególności niżej opisanymi, przyczynami.

Pismem z dnia 23 lutego 2012 r. (data wpływu 27 lutego 2012 r.) stanowiącym odpowiedź na wezwanie do uzupełnienia wniosku, Spółka doprecyzowała przedstawiony stan faktyczny o poniższe informacje.

Jak opisano w treści złożonego wniosku, Spółka w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą ponosi wydatki związane ze spotkaniami z klientami (kontrahentami) w siedzibie Spółki oraz - w przypadku, gdy nie jest możliwe spotkanie w siedzibie Spółki - w innych miejscach organizacji spotkania, gdzie przez inne miejsce organizacji spotkania z interesariuszami Spółka rozumie w szczególności wynajęte (zarezerwowane) miejsca w lokalach oferujących tego typu możliwość, np. w restauracji, innym lokalu gastronomicznym w hotelu z poczęstunkiem, w wynajętej sali konferencyjnej itp.

W dalszej części wniosku, odnoszącej się do konkretnych rodzajów spotkań, Spółka określa miejsca organizacji jako np. „sala” („sala wybranego lokalu”) lub lokal („wynajęty lokal”).

Wnioskodawca wyjaśnił, iż użyte sformułowania „sala” lub „lokal” użyte zostały w kontekście wcześniej przedstawionego rozumienia „innego miejsca organizacji spotkania”, a zatem odnoszą się do ww. innego miejsca organizacji spotkania, tj. w szczególności: restauracji, innego lokalu gastronomicznego (np. kawiarni), hotelu z poczęstunkiem, wynajętej sali konferencyjnej itp.

W związku z tym, w odniesieniu do konkretnych rodzajów spotkań pod sformułowaniem „sala” („sala wybranego lokalu”) lub „lokal” („wynajęty lokal”) kryje się odpowiednio:

*   w przypadku spotkań handlowych pracowników Spółki (w szczególności wspomnianych we wniosku konsultantów techniczno - handlowych) z klientami lub potencjalnymi klientami poza miejscem siedziby Spółki, w zależności od ilości osób uczestniczących w spotkaniu – w szczególności: wynajęta sala konferencyjna, wynajęte pomieszczenie w hotelu, wynajęta sala/miejsca w restauracji lub innym lokalu gastronomicznym, umożliwiające efektywne przeprowadzenie spotkania;
*   w przypadku wspomnianych we wniosku tzw. seminariów produktowych - w szczególności: wynajęta sala konferencyjna, wynajęte pomieszczenie w hotelu, wynajęta sala w restauracji lub innym lokalu gastronomicznym, umożliwiające przeprowadzenie ww. seminarium produktowego;
*   w przypadku wspomnianych we wniosku spotkań z wysokiej klasy konsultantami i specjalistami, w zależności od ilości osób uczestniczących w spotkaniu - w szczególności: wynajęta sala konferencyjna, wynajęte pomieszczenie w hotelu, wynajęta sala / miejsca w restauracji lub innym lokalu gastronomicznym, umożliwiające efektywne przeprowadzenie spotkania.

Odnośnie zapytania Organu, dotyczącego stwierdzenia Spółki, iż: „Brak tego poczęstunku czy posiłku byłby rażącym odstępstwem od w/w reguł i mógłby spowodować negatywną reakcję kontrahenta, np. zniechęcić go do prowadzenia rozmów handlowych ze Spółką, a tym samym pozbawić Spółkę możliwości osiągnięcia przychodu ze sprzedaży produktów tego kontrahenta”, Wnioskodawca wyjaśnił, iż w ostatnich słowach tego zdania nastąpiło omyłkowe przeoczenie słowa „do”. Poprzez ww. stwierdzenie Spółka chciała bowiem wyrazić, iż brak poczęstunku mógłby spowodować negatywną reakcję kontrahenta w postaci np. zniechęcenia się przez niego do prowadzenia rozmów handlowych ze Spółką, co pozbawiłoby Spółkę możliwości osiągnięcia przychodu ze sprzedaży produktów do tego kontrahenta (kontrahent mógłby odstąpić od rozmów handlowych, nie złożyć zamówienia, nie doszłoby do sprzedaży produktów Spółki kontrahentowi, a tym samym Wnioskodawca nie osiągnąłby przychodu ze sprzedaży).

Ponadto w kontekście cytowanych w wezwaniu stwierdzeń, Spółka wyjaśniła, iż podstawowym przedmiotom działalności Spółki jest przede wszystkim produkcja rur, systemów rurowych z tworzyw sztucznych oraz sprzedaż hurtowa produktów Spółki.

Wnioskodawca przedstawił również przedmiot działalności Spółki według PKD (zgodnie z KRS):

20 6: (PKD 2007) Produkcja włókien chemicznych

22 21: (PKD 2007) Produkcja płyt, arkuszy, rur i kształtowników z tworzyw sztucznych

22 22: (PKD 2007) Produkcja opakowań z tworzyw sztucznych 22 23: (PKD 2007) Produkcja wyrobów dla budownictwa z tworzyw sztucznych 22 29: (PKD 2007) Produkcja pozostałych wyrobów z tworzyw sztucznych 24 2: (PKD 2007) Produkcja rur, przewodów, kształtowników zamkniętych i łączników, ze stali 25 93: (PKD 2007) Produkcja wyrobów z drutu, łańcuchów i sprężyn 25 94: (PKD 2007) Produkcja złączy i śrub 25 99: (PKD 2007) Produkcja pozostałych gotowych wyrobów metalowych, gdzie indziej niesklasyfikowana 27 32: (PKD 2007) Produkcja pozostałych elektronicznych i elektrycznych przewodów i kabli 27 33: (PKD 2007) Produkcja sprzętu instalacyjnego 28 14: (PKD 2007) Produkcja pozostałych kurków i zaworów 32 99: (PKD 2007) Produkcja pozostałych wyrobów, gdzie indziej niesklasyfikowana 33: (PKD 2007) Naprawa, konserwacja i instalowanie maszyn i urządzeń 33 12: (PKD 2007) Naprawa i konserwacja maszyn 33 19: (PKD 2007) Naprawa i konserwacja pozostałego sprzętu i wyposażenia 33 2: (PKD 2007) Instalowanie maszyn przemysłowych, sprzętu i wyposażenia 41 2: (PKD 2007) Roboty budowlane związane ze wznoszeniem budynków mieszkalnych i Niemieszkalnych 42 11: (PKD 2007) Roboty związane z budową dróg i autostrad 42 13: (PKD 2007) Roboty związane z budową mostów i tuneli 42 21: (PKD 2007) Roboty związane z budową rurociągów przesyłowych i sieci rozdzielczych 43 22: (PKD 2007) Wykonywanie instalacji wodno – kanalizacyjnych, cieplnych, gazowych i Klimatyzacyjnych 43 32: (PKD 2007) Zakładanie stolarki budowlanej 46 69: (PKD 2007) Sprzedaż hurtowa pozostałych maszyn i urządzeń 46 72: (PKD 2007) Sprzedaż hurtowa metali i rud metali 46 73: (PKD 2007) Sprzedaż hurtowa drewna, materiałów budowlanych i wyposażenia Sanitarnego 46 74: (PKD 2007) Sprzedaż hurtowa wyrobów metalowych oraz sprzętu i dodatkowego wyposażenia hydraulicznego i grzejnego 46 75: (PKD 2007) Sprzedaż hurtowa wyrobów chemicznych 46 76: (PKD 2007) Sprzedaż hurtowa pozostałych półproduktów 46 9: (PKD 2007) Sprzedaż hurtowa niewyspecjalizowana 49 41: (PKD 2007) Transport drogowy towarów 52 10 B: (PKD 2007) Magazynowanie i przechowywanie pozostałych towarów 52 24 C: (PKD 2007) Przeładunek towarów w pozostałych punktach przeładunkowych 68 2: (PKD 2007) Wynajem i zarządzanie nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi 70 21: (PKD 2007) Stosunki międzyludzkie (public relations) i komunikacja 70 22: (PKD 2007) Pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i Zarządzania 71 20 B: (PKD 2007) Pozostałe badania i analizy techniczne 74 9: (PKD 2007) Pozostała działalność profesjonalna, naukowa i techniczna, gdzie indziej Niesklasyfikowana 77 12: (PKD 2007) Wynajem i dzierżawa pozostałych pojazdów samochodowych, z wyłączeniem motocykli 77 32: (PKD 2007) Wynajem i dzierżawa maszyn i urządzeń budowlanych 77 39: (PKD 2007) Wynajem i dzierżawa pozostałych maszyn, urządzeń oraz dóbr materialnych gdzie indziej niesklasyfikowane.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy wymienione w opisie stanu faktycznego wydatki na posiłki, usługi gastronomiczne, cateringowe itp. na spotkaniach z kontrahentami oraz innymi interesariuszami Spółki w siedzibie Spółki będą stanowić koszty uzyskania przychodu?
2.  Czy wymienione w opisie stanu faktycznego wydatki na posiłki, usługi gastronomiczne, cateringowe itp. na spotkaniach z kontrahentami oraz innymi interesariuszami Spółki, zorganizowane poza siedzibą Spółki z uwagi na brak możliwości zorganizowania spotkania w siedzibie, przez wzgląd (w szczególności) na ww. przyczyny, będą stanowić koszty uzyskania przychodu?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku wyżej wymienionych wydatków na zakup posiłków, usług cateringowych, gastronomicznych itp. na spotkania z kontrahentami oraz innymi interesariuszami Spółki w siedzibie Spółki, wydatki takie będą stanowiły koszty uzyskania przychodów.

Analogicznie, zdaniem Spółki, w przypadku wyżej wymienionych wydatków na zakup posiłków, usług cateringowych, gastronomicznych itp. na spotkania z kontrahentami oraz innymi interesariuszami Spółki zorganizowane poza siedzibą Spółki z uwagi na brak możliwości zorganizowania spotkania w siedzibie, przez wzgląd (w szczególności) na ww. przyczyny, wydatki takie będą stanowiły koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych „kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1”.

Zatem, aby móc zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, należy spełnić dwa kryteria:

1) koszt musi zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania czy zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym jak podkreślają organy podatkowe: „przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków trzeba brać pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodu, a także racjonalność wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodu” (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu sygn. ILPB3/423-433/09-2/KS z dnia 02.09.2009 r.).

W przedstawionym przez Spółkę stanie faktycznym, Spółka ponosi wydatki wymienione w opisie stanu faktycznego, tj. na posiłki, usługi gastronomiczne, cateringowe itp. podczas spotkań z kontrahentami oraz innymi interesariuszami Spółki, celem ich zużycia jako zwyczajowy poczęstunek.

Takie zachowanie stanowi zachowanie typowe, należące do powszechnie obowiązujących kanonów kultury, zwyczajowo przyjęte przy podejmowaniu kontrahentów i innych interesariuszy przez przedsiębiorstwa.

Chcąc funkcjonować efektywnie Spółka zobowiązana jest przestrzegać ww. powszechnie przyjętych norm zachowania, co oznacza, że np. przyjmując kontrahenta celem prowadzenia wielogodzinnych rozmów handlowych, mających doprowadzić do zawarcia umowy, czy złożenia zamówienia na zakup towarów produkowanych przez Spółkę, musi Ona przyjąć ów kontrahenta, zapewniając mu poczęstunek czy posiłek (np. w trakcie wielogodzinnych negocjacji handlowych), ponieważ każdy kontrahent tego oczekuje.

Brak tego poczęstunku czy posiłku byłby rażącym odstępstwem od ww. reguł i mógłby spowodować negatywną reakcję kontrahenta, np. zniechęcić go do prowadzenia rozmów handlowych ze Spółką, a tym samym pozbawić Spółkę możliwości osiągnięcia przychodu ze sprzedaży produktów do tego kontrahenta.

Analogiczne przyjęcie innego kontrahenta, np. konsultanta zewnętrznego przeprowadzającego np. badanie procesów produkcyjnych Spółki przez kilka dni wiele godzin, celem usprawnienia tych procesów w kierunku podniesienia jakości czy efektywności produkcji Spółki (co ma pośredni związek z przychodem) jest racjonalne i celowe i wymaga zapewnienia mu posiłku, zważywszy na ilość godzin, jaką każdego dnia spędza w Spółce, gdyż obecnie zapewnienie posiłku kontrahentowi stało się normą zwyczajową i jest oczekiwane przez kontrahentów.

Podobnie ma się sytuacja w przypadku przedstawionych w opisie stanu faktycznego seminariów produktowych czy targów branży.

W związku z powyższym, zdaniem Spółki, wydatki na zakup posiłków i usług gastronomicznych, cateringowych czy innych o podobnym charakterze, wymienionych w pytaniu są celowe i potencjalnie przyczyniają się do osiągnięcia przychodu, a także są racjonalne, ponieważ ich poniesienie jest koniecznością w świetle powszechnie obowiązującego prawa zwyczajowego. Tym samym spełniają kryterium pierwsze uznania kosztu za koszt uzyskania przychodu, tj. są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania czy zabezpieczenia źródła przychodów.

2) koszt nie może się znaleźć w katalogu kosztów nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów, zawartym w przepisie art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Do katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zaliczają się „koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych”.

Zgodnie z interpretacjami organów podatkowych: „konsekwencją tego zapisu jest wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów wszystkich wydatków związanych z reprezentacją” (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu sygn. ILPB3/423-433/09-2/KS z dnia 02.09.2009 r.).

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje jednak pojęcia reprezentacji.

W swoich interpretacjach, dotyczących stosowania art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, organy podatkowe oraz sądy zazwyczaj sięgają do wykładni językowej, a więc do „słownikowego” znaczenia pojęcia „reprezentacja” (pogląd taki prezentowało i obecnie prezentuje Ministerstwo Finansów - np. pismo nr PO3-MD-722-6307-666/97 lub DD6-060-11/MD/07-2723).

I tak, zgodnie z definicją słownikową (por. „Słownik języka polskiego pod red. M. Szymczaka, Wydawnictwo PWN, Warszawa 1992) reprezentacja oznacza okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną.

Zdaniem Spółki, kluczowe zatem jest ustalenie, czy wydatki noszą znamiona reprezentacji, a więc czy są okazałe, wytworne, oraz czy celem ich poniesienia jest kształtowanie oraz utrwalanie pozytywnego wizerunku firmy poprzez np. okazały sposób podejmowania kontrahentów.

Według Spółki żaden z wydatków nie nosi znamion reprezentacji oraz żadne z przedstawionych okoliczności poniesienia przedmiotowych wydatków nie implikuje celu reprezentacyjnego, co Spółka uzasadnia jak przedstawiono poniżej.

W odniesieniu do przedmiotowych wydatków poniesionych w siedzibie Spółki, podczas przedstawionych w opisie stanu faktycznego spotkań z interesariuszami (z Jej klientami czy potencjalnymi klientami oraz na posiedzeniach, naradach czy zebraniach z doradcami, konsultantami, analitykami zewnętrznymi oraz audytorami itp.), wskazać należy, iż spotkania te nie służą reprezentowaniu Spółki, ale omawianiu kwestii handlowych oraz konsultowaniu określonych zagadnień związanych z funkcjonowaniem Spółki, jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą z ekspertami z danej dziedziny (np. podatków, techniki, finansów, ubezpieczeń, jakości, technologii, optymalizacji procesów), a także czuwaniu nad prawidłowością prowadzonej sprawozdawczości Spółki. Poczęstunek serwowany podczas tych spotkań jest wyrazem powszechnie obowiązujących kanonów kultury i nie jest ukierunkowany na reprezentowanie firmy.

Podobnie jest w przypadku wydatków ponoszonych przez Spółkę na poczęstunek serwowany podczas seminariów produktowych, mających charakter szkoleniowo – informacyjny, organizowanych w siedzibie klienta bądź w lokalu, a także w przypadku wydatków na poczęstunek serwowany zagranicznym konsultantom oraz kontrahentom i potencjalnym kontrahentom podczas targów branżowych. Wydatki te nie są ani okazałe, ani tym bardziej wytworne. Nie wpływają również na lepsze postrzeganie Spółki, gdyż niczym nie różnią się od poczęstunku serwowanego przez chociażby konkurencję. Są to typowe wydatki właściwe dla tego typu działań podejmowanych przez firmy celem osiągnięcia przychodów, w związku z zawarciem umów, złożeniem zamówień oraz zabezpieczenia źródła przychodów poprzez zapewnianie prawidłowego funkcjonowania Spółki dzięki ekspertom zewnętrznym.

Zdaniem Spółki, wydatki te niewątpliwie są ponoszone w celu zachowania czy zabezpieczenia źródła przychodów i jako niemające charakteru reprezentacji (niepodlegające wyłączeniu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 omawianej ustawy), mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

1\. Po pierwsze, pracownicy Spółki zatrudnieni na stanowisku konsultantów techniczno-handlowych, których podstawowym zadaniem jest spotykanie się z kontrahentami oraz potencjalnymi kontrahentami Spółki celem prowadzenia rozmów zmierzających do podpisania umów, złożenia zamówień na produkty Spółki, wykonują swoje obowiązki poza miastem siedziby Spółki, często bardzo daleko, gdzie Wnioskodawca nie ma swoich przedstawicielstw ani biur. Konsultanci jeżdżą do klientów samochodami służbowymi z miejsca zakwaterowania (podczas praktycznie całotygodniowych delegacji) lub miejsca zamieszkania (tzw. home-office), a więc w tym czasie to samochód jest miejscem ich pracy (konsultanci są wyposażeni w laptopy, przenośny internet, telefon komórkowy i inne narzędzia niezbędne do wykonywania pracy w terenie). Oczywistym jest, iż chcąc spotkać się z klientem, celem przeprowadzenia rozmów handlowych mających na celu osiągnięcie przychodu przez Spółkę, poprzez podpisanie umowy na dostawę Jej towarów, złożenie konkretnych zamówień przez klientów itp., konsultant nie zaprosi klienta do samochodu. Nie dysponując biurem, zmuszony jest zorganizować spotkanie w jakimś lokalu w danym mieście, tj. np. w restauracji, hotelu, wynajętym lokalu, innym lokalu gastronomicznym, zapewniając jednocześnie jakiś zwyczajowy poczęstunek klientowi, zgodnie z obowiązującym prawem zwyczajowym. Jest to jedyne rozwiązanie w przedstawionej sytuacji. Spółka nie jest w stanie zaprosić klientów spoza miasta siedziby do siedziby, gdyż w większości przypadków klienci i potencjalni klienci nie zgodziliby się na dojazd (niejednokrotnie całodniowy). Dodatkowo kontrakty, zamówienia na produkty Spółki zawierane i podpisywane są w godzinach pracy klientów Spółki. W większości przypadków, nie zapewniając miejsca spotkania zlokalizowanego w mieście klienta, Wnioskodawca nie byłby w stanie zawierać kontraktów, zamówień, a tym samym osiągać przychodów.

2\. Po drugie, w siedzibie Spółki znajduje się jedna, stosunkowo niewielka sala konferencyjna, gdzie przyjmuje się klientów. Rzadko, ale jednak czasami zdarza się, że do Spółki na negocjacje warunków handlowych przyjeżdża klient (przedstawiciele klienta) lub grupa klientów w ustalonym terminie, w którym sala została już wcześniej zarezerwowana z uwagi na inne spotkania, a inny termin nie pasuje klientom.

W odniesieniu do przedmiotowych wydatków poniesionych poza siedzibą Spółki, w wynajętych/zarezerwowanych lokalach, np. w restauracji, innym lokalu gastronomicznym, w hotelu, podczas przedstawionych w opisie stanu faktycznego spotkań z interesariuszami, wskazać należy, iż również w tym przypadku spotkania te nie służą reprezentowaniu Spółki, ale omawianiu kwestii handlowych, przede wszystkim zawieraniu umów, omawianiu i negocjowaniu oferty handlowej, składaniu zamówień. Celem zorganizowania spotkań w lokalu nie jest absolutnie przedstawienie Spółki w lepszym świetle, czy wpłynięcie na wizerunek Spółki itd., gdyż:

*   lokale te nie stanowią luksusowych, okazałych, wystawnych miejsc, a przedstawiają typowy standard biznesowy, mający zastosowanie przez większość firm w prowadzeniu rozmów handlowych z klientami, w sytuacji braku możliwości zaproszenia kontrahenta do siedziby, nie są w żaden sposób przejawem zasobności Spółki,
*   sam posiłek absolutnie nie jest wystawny (maksymalnie do 100 PLN netto, a przeważnie mniej) i ma identyczny charakter, jaki miałby w przypadku zamówienia go do siedziby,
*   sposób podejmowania kontrahentów niczym się nie wyróżnia w stosunku do praktyki gospodarczej prowadzenia rozmów handlowych i podejmowania klientów przez inne firmy, a zatem kontrahent nie jest w stanie wykreować sobie lepszego wyobrażenia pod tym względem o Spółce, niż o konkurencji
*   i wreszcie: przesłanką zorganizowania spotkania w lokalu gastronomicznym, a nie w siedzibie jest wyłącznie fakt, iż w większości wypadków z przyczyn obiektywnych nie jest możliwe sprowadzenie klienta. Nie organizując spotkania poza siedzibą Spółki, nie byłoby możliwości podjęcia rozmów handlowych.

Jak wykazano powyżej, celem zorganizowania spotkania poza siedzibą Spółki nie jest reprezentacja, ale niejako przeprowadzenie spotkania biznesowego samo w sobie. Jak przedstawiono w opisie stanu faktycznego, Spółka organizuje spotkania poza siedzibą wówczas, gdy z obiektywnych przyczyn, nie jest w stanie zrobić tego w samej siedzibie. Chcąc doprowadzić do spotkania handlowego, musi zorganizować miejsce tego spotkania, a skoro nie jest to możliwe do przeprowadzenia w siedzibie, w związku z tym Spółka organizuje spotkanie poza siedzibą, w lokalach, które komercyjnie tego typu miejsca udostępniają, a więc w wynajętych salach, w zarezerwowanych miejscach w restauracji lub innych lokalach gastronomicznych, w hotelach itp., korzystając z drobnego poczęstunku na miejscu lub organizując catering na miejsce spotkania. Natomiast, jak wskazano powyżej, cel samego spotkania wiąże się z osiąganiem przychodów lub zabezpieczeniem ich źródła przez Spółkę, spotkania bowiem mają na celu w szczególności podpisanie umowy, omówienie i/lub negocjowanie oferty handlowej, składanie zamówień.

W takim wypadku Wnioskodawca zmuszony jest zorganizować spotkanie w innym miejscu, tj. poza siedzibą, gdzie zgodnie ze zwyczajową praktyką zapewnia poczęstunek lub gdy spotkanie jest wielogodzinne czy całodniowe, zapewnia zwyczajowy lunch, który w żaden sposób nie jest ani wystawny ani okazały.

Zdarza się również, że liczba interesariuszy przekracza rozmiary sali konferencyjnej Spółki, np. w sytuacji, gdy organizuje Ona spotkania dla klientów oraz potencjalnych klientów lub osób z branży blisko współpracujących z potencjalnymi klientami Spółki (np. projektanci, konstruktorzy, inspektorowie budów itp.) i mających bezpośredni wpływ na dobór materiałów i elementów na budowach, mające na celu zaprezentowanie produktów Spółki, w celu przekazania dokładnej informacji o produktach, ich właściwościach, pokazania ich zastosowań, sposobu montowania, użytkowania itp. W takim wypadku również Wnioskodawca zmuszony jest wynająć miejsce inne niż Jego siedziba, gdyż nie jest w stanie pomieścić takiej liczby osób.

Z uwagi na to, że Spółka zapewnia zgodnie ze zwyczajową praktyką poczęstunek, spotkania takie organizuje w hotelu, restauracji, lokalu gastronomicznym itp., mając na względzie kryterium kosztu i budżetu.

3\. Po trzecie, w przypadku interesariuszy podróżujących samolotami (przede wszystkim zagraniczni kontrahenci, zagraniczni konsultanci, serwisanci itp.), biorąc pod uwagę ograniczenia czasowe, względy kasowe (niejednokrotnie każdy dodatkowy dzień pracy konsultanta jest dodatkowo płatny, włączając czas podróży) oraz położenie siedziby Spółki, w szczególności jej odległość od lotniska, bardziej opłacalnym i dogodnym dla Wnioskodawcy jest zorganizowanie spotkania w lokalu poza siedzibą (np. dojazd, zorganizowanie tam spotkania, np. w restauracji, w hotelu, w lokalu gastronomicznym itp. oraz zapewnienie tam poczęstunku), niż sprowadzanie interesariusza do siedziby. Absolutnie Spółka nie kieruje się tutaj względami reprezentacyjnymi, ale czysto ekonomicznym rachunkiem.

Dodatkowo wartość wydatków na przedmiotowe posiłki, usługi gastronomiczne, catering itp. nie przekracza 100 zł netto na osobę, co - biorąc pod uwagę obowiązujące ceny oraz standardowo przyjęte przez praktykę biznesu normy - nie jest ani okazałe, ani wystawne, nie jest przejawem zasobności Spółki i w żaden sposób nie wpływa na wyrobienie sobie przez klienta lepszej opinii o Spółce, a zatem nie nosi znamion reprezentacji.

W świetle powyższego, zdaniem Spółki, wymienione w opisie stanu faktycznego wydatki na posiłki, usługi gastronomiczne, cateringowe itp. (o wyżej wskazanej wartości) na spotkaniach z kontrahentami oraz innymi interesariuszami Spółki, zorganizowane poza siedzibą Spółki z uwagi na brak możliwości zorganizowania spotkania w siedzibie, przez wzgląd (w szczególności) na ww. przyczyny, będą stanowiły koszty uzyskania przychodu, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, co potwierdza powoływana wcześniej interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, sygnatura ILPB3/423-433/09-2/KS z dnia 02.09.2009 r.

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając z upoważnienia Ministra Finansów na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) w dniu 21 marca 2012 r. wydał interpretację indywidualną nr ILPB3/423-588/11-5/JG, w której uznał, że stanowisko Spółki:

*   w części dotyczącej spotkań w siedzibie Spółki - za prawidłowe,
*   w części dotyczącej spotkań w siedzibie klienta - za prawidłowe,
*   w części dotyczącej spotkań w wynajętej sali konferencyjnej - za prawidłowe,
*   w części dotyczącej spotkań w hotelu - za nieprawidłowe
*   w części dotyczącej spotkań w restauracji lub innym lokalu gastronomicznym - za nieprawidłowe,
*   w części dotyczącej targów branżowych - za prawidłowe

W ocenie Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, wydatki poniesione na posiłki podczas spotkań z kontrahentami w hotelu, restauracji lub innych lokalach gastronomicznych zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Po zapoznaniu się z aktami sprawy, Minister Finansów zważył co następuje.

Zgodnie z przepisem art. 14e § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej, Minister Finansów może, z urzędu, zmienić wydaną interpretację ogólną lub indywidualną, jeżeli stwierdzi jej nieprawidłowość, uwzględniając w szczególności orzecznictwo sądów, Trybunału Konstytucyjnego lub Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Przepis ten nie zawiera ograniczeń czasowych, co oznacza, że jeśli stwierdzona zostanie nieprawidłowość wydanej interpretacji indywidualnej, Minister Finansów może, z urzędu zmienić ją w dowolnym czasie.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 851, z późn. zm.) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Za wydatki wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań.

Dla kwalifikacji danych wydatków jako wydatków na reprezentację wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków, świadczenia usług gastronomicznych. Nie bierze się także pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią. Dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków. Nie ma bowiem możliwości skonstruowania miernika dla określenia poziomu wystawności, wytworności, okazałości czy przepychu jednakowego dla wszystkich podmiotów gospodarczych.

Wydatki na zakup artykułów spożywczych w szczególności: kawy, herbaty, napojów bezalkoholowych, słodyczy itp. na poczęstunki dla kontrahentów w siedzibie Spółki oraz wydatki na zakup usług gastronomicznych podczas spotkań z kontrahentami poza siedzibą Spółki, o ile nie służą budowaniu korzystnego jej wizerunku stanowią koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Podobne stanowisko w zakresie wydatków ponoszonych na poczęstunki podawane podczas spotkań z kontrahentami w siedzibie firmy jak i poza nią wynika z interpretacji ogólnej z dnia 25 listopada 2013 r. nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521 (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 45), wydanej przez Ministra Finansów na podstawie art. 14a § 1 Ordynacji podatkowej.

W konsekwencji za prawidłowe należy uznać stanowisko Spółki, zgodnie z którym wymienione w opisie stanu faktycznego wydatki na posiłki, usługi gastronomiczne, cateringowe itp. (o wyżej wskazanej wartości) na spotkaniach z kontrahentami oraz innymi interesariuszami Spółki, zorganizowane poza siedzibą Spółki, będą stanowiły koszty uzyskania przychodu, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Niniejsza zmiana interpretacji indywidualnej dotyczy stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania zmienianej interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą zmianę interpretacji przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał zmianę interpretacji indywidualnej w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi; Dz. U. z 2016 r. poz. 718, z późn. zm.). Skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego wnosi się (w dwóch egzemplarzach) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ustawy).