Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP3/443-1124/14-2/IG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2015-02-04
Teza: 1. Czy jednoczesne prowadzenie mieszanego systemu archiwizowania, polegające na: - elektronicznym archiwizowaniu wybranych dokumentów otrzymanych wcześniej w wersji papierowej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestanie archiwizowania ich w formie papierowej oraz niszczenie oryginalnej wersji papierowej tych dokumentów po zeskanowaniu, - elektronicznym archiwizowaniu dokumentów otrzymanych w formie elektronicznej i zapisanych w archiwum elektronicznym bezpośrednio z formatu pierwotnie otrzymanego albo zapisanych jako skany wydruków dokumentów elektronicznych, i kasowanie plików oryginalnie otrzymanych przez Spółkę, które zawierały elektroniczne dokumenty, - archiwizowaniu papierowych wersji pozostałych dokumentów - jest zgodne z art. 112a ustawy o VAT? 2. Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z: - faktur VAT otrzymanych w formie papierowej, które będą niszczone po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznego archiwum, - faktur VAT otrzymanych w wersji elektronicznej, które będą kasowane po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznego archiwum, przy spełnieniu warunków, o których mowa w art. 86 ustawy VAT, i w sytuacji gdy faktury nie będą objęte działaniem art. 88 ustawy VAT?
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-wystawienie faktury; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 5 listopada 2014 r. (data wpływu 10 listopada 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie mieszanego systemu archiwizowania faktur oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 10 listopada 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie mieszanego systemu archiwizowania faktur oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka S.A. („Spółka”) jest dystrybutorem m.in. artykułów chemii gospodarstwa domowego, wyrobów medycznych, produktów leczniczych i kosmetyków. Obecny system archiwizowania przez Spółkę dokumentów (przez co należy rozumieć faktury, faktury korygujące, rachunki i duplikaty), zarówno sprzedażowych jak i zakupowych, oparty jest na przechowywaniu dokumentów w formie pierwotnie otrzymanej (dokumenty zakupowe) /wystawionej (dokumenty sprzedażowe). Oznacza to, że dokumenty wystawione lub otrzymane w wersji papierowej przechowywane są w wersji papierowej, a wystawione lub otrzymane w wersji elektronicznej, przechowywane są w wersji elektronicznej.

W związku ze zmianą przepisów w zakresie wystawiania faktur VAT, które weszły w życie 1 stycznia 2014 r. (nowelizacja ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług zwanej dalej „ustawą VAT”), oraz w związku ze stosunkowo wysokim obciążeniem finansowym i organizacyjnym związanym z utrzymywaniem archiwum dokumentów w wersji papierowej, Spółka zamierza wprowadzić dla większości dokumentów księgowych wystawianych i otrzymywanych w formie papierowej, wyłącznie archiwum elektroniczne. Do prowadzenia archiwum elektronicznego dedykowana zostanie wielofunkcyjna, oddzielna aplikacja komputerowa („Aplikacja”).

Papierowe dokumenty przeznaczone do archiwum elektronicznego, Spółka zamierza skanować i zapisywać w jednym z popularnych formatów (np. pdf, JPG, tiff) w sposób uniemożliwiający zmianę danych zawartych w tychże dokumentach. Obrazy dokumentów będą przechowywane przez Spółkę do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego na serwerze informatycznym. Baza archiwum zapisywana będzie dodatkowo na kopiach bezpieczeństwa. Każdy z dokumentów wprowadzonych do archiwum elektronicznego otrzyma unikalny numer. Dodatkowo do każdego dokumentu w archiwum przyporządkowanych będzie wiele dodatkowych informacji, umożliwiających jego identyfikację i łatwe odszukanie, takich m.in. jak: nazwa dostawcy w przypadku dokumentów zakupowych, nazwa nabywcy w przypadku dokumentów sprzedażowych, data wystawienia dokumentu, numer dokumentu nadany przez wystawcę, kwota netto, kwota brutto, kwota podatku VAT. Aplikacja umożliwiać będzie wyszukiwanie dokumentów według wybranego kryterium, co umożliwi szybką i łatwą identyfikację wprowadzonych dokumentów, a także bezproblemowe odszukanie konkretnych treści dotyczących poszczególnych dokumentów, jak również samego ich obrazu w postaci skanu. Po zeskanowaniu dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu ich wersji elektronicznej w systemie informatycznym Wnioskodawcy, papierowe wersje dokumentów będą niszczone.

Elektroniczne dokumenty otrzymywane przez Spółkę (np. jako załączniki do maili) przenoszone będą zaś poprzez Aplikację do archiwum elektronicznego w taki sposób, że albo będą drukowane w wersji papierowej i dopiero potem skanowane i zapisywane w archiwum elektronicznym, albo będą bezpośrednio zapisywane w archiwum elektronicznym z wersji pierwotnie otrzymanej przez Spółkę, bez drukowania pośredniej wersji papierowej. Po zapisaniu dokumentów elektronicznych w archiwum elektronicznym, oryginalne pliki otrzymane przez Spółkę, które zawierały elektroniczne dokumenty będą kasowane (np. mail z załącznikiem, w postaci faktury elektronicznej).

Wnioskodawca będzie przechowywał dokumenty w archiwum elektronicznym w sposób:

*   zapewniający autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

*   zapewniający łatwe ich odszukanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Dokumenty w archiwum elektronicznym przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe. Należy przez to rozumieć możliwość wyszukiwania żądanych faktur po zadanych kryteriach wyszukiwania (w tym określonych zakresów dat przypisanych do dokumentów).

Papierowe archiwum dokumentów utrzymane będzie tylko dla niektórych typów dokumentów papierowych, w tym przede wszystkim dla dokumentów rozliczeniowych wydatków pracowniczych, które charakteryzują się dużą liczbą dołączonych dokumentów źródłowych, takich jak paragony i rachunki, których archiwizowanie w wersji elektronicznej byłoby zbyt kosztowne z uwagi na czasochłonność skanowania załączników. Papierowe archiwum funkcjonować będzie przy jednoczesnej zgodności z wymogami określonymi w art. 112 i 112a ustawy VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy jednoczesne prowadzenie mieszanego systemu archiwizowania, polegające na:
    *   elektronicznym archiwizowaniu wybranych dokumentów otrzymanych wcześniej w wersji papierowej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestanie archiwizowania ich w formie papierowej oraz niszczenie oryginalnej wersji papierowej tych dokumentów po zeskanowaniu,
    *   elektronicznym archiwizowaniu dokumentów otrzymanych w formie elektronicznej i zapisanych w archiwum elektronicznym bezpośrednio z formatu pierwotnie otrzymanego albo zapisanych jako skany wydruków dokumentów elektronicznych, i kasowanie plików oryginalnie otrzymanych przez Spółkę, które zawierały elektroniczne dokumenty,
    *   archiwizowaniu papierowych wersji pozostałych dokumentów - jest zgodne z art. 112a ustawy o VAT?
2.  Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z:
    *   faktur VAT otrzymanych w formie papierowej, które będą niszczone po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznego archiwum,
    *   faktur VAT otrzymanych w wersji elektronicznej, które będą kasowane po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznego archiwum, przy spełnieniu warunków, o których mowa w art. 86 ustawy VAT, i w sytuacji gdy faktury nie będą objęte działaniem art. 88 ustawy VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy, opisany sposób archiwizowania dokumentów zgodny jest z art. 112a ustawy VAT oraz Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tak zarchiwizowanych faktur VAT.

Ad. 1

Elektroniczny system archiwizacji umożliwi Wnioskodawcy wydrukowanie kopii dokumentu w każdym momencie, gdy będzie to niezbędne, przy czym treść otrzymanej kopii dokumentu będzie identyczna z treścią dokumentu w formie papierowej czy też elektronicznej, którą pierwotnie posiadał dany dokument. Przepisy prawa polskiego nie nakładają na niego obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów księgowych w określonej formie. Podkreślić należy, że żaden przepis prawa nie przewiduje, że podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie w wersji papierowej czy też elektronicznej. Przepisy prawa polskiego nie zastrzegają także, aby wszystkie dokumenty musiały być przechowywane wyłącznie w jednej formie, papierowej albo elektronicznej.

Zgodnie z art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług „Podatnicy przechowują: wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Regulacje związane z przechowywaniem faktur zawarte są także w przepisach unijnych. Zagadnieniom tym poświęcone są regulacje art. 244-249 Dyrektywy VAT z 2006 r. Wskazują one, jakie dokumenty podlegają przechowaniu (zakres przedmiotowy), jak również, w jaki sposób to przechowanie ma być prowadzone.

Przepis wymaga takiego przechowywania faktur, aby było zapewnione łatwe ich odszukanie. Sposób przechowywania faktur (zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych) powinien zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur przez cały okres, w którym trwa obowiązek ich przechowywania (tj. od chwili ich wystawienia bądź odpowiednio otrzymania aż do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego). Autentyczność pochodzenia faktury to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów i usługodawcy albo wystawcy faktury.

Integralność treści faktury to okoliczność, że na fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Przez pojęcie czytelności rozumieć należy brak trudności z odczytaniem treści faktury.

Jak wynika z powyższego, prawodawca nie wymaga przechowywania faktur w ich oryginalnej postaci. Przyjmując podstawową w systemie prawnym zasadę racjonalnego prawodawcy, należy uznać, że celem ustawodawcy było ograniczenie obciążeń podatników związanych z przechowywaniem dokumentów księgowych i umożliwienie podatnikom przechowywania dokumentów w innej, dogodnej dla podatników formie, o ile zapewnia ona spełnienie wymogów określonych w ustawie o podatku od towarów i usług.

Zdaniem Wnioskodawcy, nie ma przeciwwskazań prawnych, aby część dokumentów była archiwizowanych w formie papierowej, a część w formie elektronicznej, pod warunkiem, że w stosunku do wszystkich dokumentów, zarówno tych przechowywanych w formie papierowej, jak i tych przechowywanych w formie elektronicznej, spełnione zostaną warunki przechowywania faktur, określone w art. 112a ustawy o VAT, tj. dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ad. 2

Kwestię prawa do odliczenia podatku naliczonego regulują przepisy działu XI „Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe”, ustawy VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Jak stanowi art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Przez fakturę należy tutaj rozumieć dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie (art. 2 ust. 31 ustawy VAT). Należałoby tutaj przywołać art. 106m ustawy VAT, który wskazuje, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, które mogą być zapewnione za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy (art. 86 ust. 10 ustawy VAT), a jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 10 i 11 ustawy VAT).

Art. 88 ustawy VAT wskazuje przypadki, gdy podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego.

W opisanym stanie faktycznym Spółka spełnia wszystkie warunki niezbędne do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartego w otrzymywanych fakturach, pomimo zniszczenia albo skasowania faktur, po uprzednim przeniesieniu ich do archiwum elektronicznego. Spółka wykorzystywać będzie nabyte usługi i towary do wykonywania czynności opodatkowanych a faktury nie będą objęte działaniem art. 88 ustawy VAT. Odliczenie następować będzie na podstawie faktur w rozumieniu ustawy VAT i zniszczenie albo skasowanie pierwotnych form faktur, po ich uprzednim zapisaniu w archiwum elektronicznym nie odbiera tego prawa, gdyż faktura zapisana w archiwum elektronicznym pozostaje nadal tą samą fakturą w rozumieniu ustawy VAT, pomimo zmiany formy, gdyż przez cały okres od momentu jej otrzymania zachowana jest jej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność.

Stanowisko reprezentowane przez Spółkę w niniejszym wniosku wydaje się być powszechnie aprobowane, co znalazło wyraz m.in. w następujących indywidualnych interpretacjach wydanych przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie: z 8 października 2013 r. (sygn. IPPP2/443-829/13-2/RR), z 27 września 2013 r. (sygn. IPPP1/443-756/13-3/AS), z 8 maja 2013 r. (sygn. IPPP1/443-342/13-2/MP).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), zwanej ustawą o VAT, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT - podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy o VAT - działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy o VAT stanowi, że ilekroć mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy o VAT - podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Art. 106g ust. 1 ustawy o VAT stanowi, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT - podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT- podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT - podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy o VAT - przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy o VAT - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy o VAT – przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Natomiast, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest producentem artykułów chemii gospodarstwa domowego. Obecny system archiwizowania przez Spółkę dokumentów, zarówno sprzedażowych jak i zakupowych, oparty jest na przechowywaniu dokumentów w formie pierwotnie otrzymanej (dokumenty zakupowe) /wystawionej (dokumenty sprzedażowe). Oznacza to, że dokumenty wystawione lub otrzymane w wersji papierowej przechowywane są w wersji papierowej, a wystawione lub otrzymane w wersji elektronicznej, przechowywane są w wersji elektronicznej.

Spółka zamierza wprowadzić dla większości dokumentów księgowych wystawianych i otrzymywanych w formie papierowej, wyłącznie archiwum elektroniczne. Do prowadzenia archiwum elektronicznego dedykowana zostanie wielofunkcyjna, oddzielna aplikacja komputerowa.

Papierowe dokumenty przeznaczone do archiwum elektronicznego, Spółka zamierza skanować i zapisywać w jednym z popularnych formatów (np. pdf, JPG, tiff) w sposób uniemożliwiający zmianę danych zawartych w tychże dokumentach. Obrazy dokumentów będą przechowywane przez Spółkę do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego na serwerze informatycznym. Baza archiwum zapisywana będzie dodatkowo na kopiach bezpieczeństwa. Każdy z dokumentów wprowadzonych do archiwum elektronicznego otrzyma unikalny numer. Dodatkowo do każdego dokumentu w archiwum przyporządkowanych będzie wiele dodatkowych informacji, umożliwiających jego identyfikację i łatwe odszukanie, takich m.in. jak: nazwa dostawcy w przypadku dokumentów zakupowych, nazwa nabywcy w przypadku dokumentów sprzedażowych, data wystawienia dokumentu, numer dokumentu nadany przez wystawcę, kwota netto, kwota brutto, kwota podatku VAT. Aplikacja umożliwiać będzie wyszukiwanie dokumentów według wybranego kryterium, co umożliwi szybką i łatwą identyfikację wprowadzonych dokumentów, a także bezproblemowe odszukanie konkretnych treści dotyczących poszczególnych dokumentów, jak również samego ich obrazu w postaci skanu. Po zeskanowaniu dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu ich wersji elektronicznej w systemie informatycznym Wnioskodawcy, papierowe wersje dokumentów będą niszczone.

Elektroniczne dokumenty otrzymywane przez Spółkę przenoszone będą zaś poprzez Aplikację do archiwum elektronicznego w taki sposób, że albo będą drukowane w wersji papierowej i dopiero potem skanowane i zapisywane w archiwum elektronicznym, albo będą bezpośrednio zapisywane w archiwum elektronicznym z wersji pierwotnie otrzymanej przez Spółkę, bez drukowania pośredniej wersji papierowej. Po zapisaniu dokumentów elektronicznych w archiwum elektronicznym, oryginalne pliki otrzymane przez Spółkę, które zawierały elektroniczne dokumenty będą kasowane (np. mail z załącznikiem, w postaci faktury elektronicznej).

Wnioskodawca będzie przechowywał dokumenty w archiwum elektronicznym w sposób:

*   zapewniający autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

*   zapewniający łatwe ich odszukanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Dokumenty w archiwum elektronicznym przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe. Należy przez to rozumieć możliwość wyszukiwania żądanych faktur po zadanych kryteriach wyszukiwania (w tym określonych zakresów dat przypisanych do dokumentów).

Papierowe archiwum dokumentów utrzymane będzie tylko dla niektórych typów dokumentów papierowych, w tym przede wszystkim dla dokumentów rozliczeniowych wydatków pracowniczych, które charakteryzują się dużą liczbą dołączonych dokumentów źródłowych, takich jak paragony i rachunki, których archiwizowanie w wersji elektronicznej byłoby zbyt kosztowne z uwagi na czasochłonność skanowania załączników. Papierowe archiwum funkcjonować będzie przy jednoczesnej zgodności z wymogami określonymi w art. 112 i 112a ustawy VAT.

Wskazać należy, że obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej jak i w formie elektronicznej (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych), jednak sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur. Wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Z uwagi na powołane wyżej przepisy oraz uwzględniając, że proponowana przez Wnioskodawcę procedura przechowywania faktur w formie mieszanej (elektronicznej i papierowej) będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy o VAT w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktury i pozwala na ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp, należy stwierdzić, że opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania faktur w formie mieszanej, jest prawidłowy i zgodny z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego. Spółka będzie miała możliwość:

*   elektronicznego archiwizowania wybranych dokumentów otrzymanych wcześniej w wersji papierowej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania ich w formie papierowej oraz niszczenia oryginalnej wersji papierowej tych dokumentów po zeskanowaniu,
*   elektronicznego archiwizowania dokumentów otrzymanych w formie elektronicznej i zapisanych w archiwum elektronicznym bezpośrednio z formatu pierwotnie otrzymanego albo zapisanych jako skany wydruków dokumentów elektronicznych, i kasowania plików oryginalnie otrzymanych przez Spółkę, które zawierały elektroniczne dokumenty, oraz archiwizowania papierowych wersji pozostałych dokumentów – jako zgodnego z art. 112a ustawy o VAT.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy - w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy - kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zgodnie z art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7 (przypadek ten nie ma zastosowania w przedmiotowej sprawie).

Na podstawie art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z powyżej cytowanych regulacji wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

W świetle przedstawionych regulacji należy stwierdzić, że w kwestii prawa Spółki do odliczenia podatku naliczonego z otrzymywanych faktur bez znaczenia jest fakt, że faktury VAT otrzymane w wersji papierowej będą niszczone po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznego archiwum, oraz że faktury VAT otrzymane w wersji elektronicznej, będą kasowane po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznego archiwum Należy zauważyć, że powyższe przepisy nie wymagają aby dla realizacji prawa do odliczenia faktura otrzymana w określonej formie (np. w formie papierowej) musiała być przechowywana w tej samej formie. Jak wskazano wcześniej, prezentowany przez Spółkę sposób przechowywania faktur jest prawidłowy, a ponadto ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury.

Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na otrzymanych fakturach w zakresie, w jakim towary/usługi wykazane w fakturach będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT oraz nie zaistnieją przesłanki negatywne, określone w art. 88 ustawy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.