Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP2/443-1053/10-2/AK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2010-09-30
Teza: Czy Spółka może po upływie 2 lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem danej kasy fiskalnej, zniszczyć w sposób trwały kopie papierowe paragonów fiskalnych, tj. rolek kasowych dokumentujących transakcje sprzedaży detalicznej?
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; kasa-kasa rejestrująca; paragon-paragon fiskalny; termin
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 6 lipca 2010 r. (data wpływu 9 lipca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych na nośniku papierowym – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 9 lipca 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych na nośniku papierowym.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca prowadzi sprzedaż detaliczną w 8 punktach handlowych (stacje paliw). Każda transakcja sprzedaży rejestrowana jest za pośrednictwem kasy rejestrującej. Spółka prowadzi działalność przy użyciu 13 kas fiskalnych, przy czym jedna kasa zapisuje dziennie średnio 1 rolkę kasową. W chwili obecnej archiwizowane są rolki zawierające paragony fiskalne z lat: 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009 i 2010. Treść kopii paragonów fiskalnych, wraz z upływem czasu jest trudna do odczytania, a często wręcz nieczytelna. Taki stan rzeczy nie jest wynikiem działania Spółki, Iecz spowodowany jest upływem czasu.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Spółka może po upływie 2 lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem danej kasy fiskalnej, zniszczyć w sposób trwały kopie papierowe paragonów fiskalnych, tj. rolek kasowych dokumentujących transakcje sprzedaży detalicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy, może dokonać, w sposób trwały, zniszczenia kopii papierowych dokumentów, tj. rolek kasowych zawierających kopie paragonów fiskalnych, sporządzone przez każdą kasę, po upływie 2 lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem danej kasy fiskalnej. Oznacza to, że Spółka ma prawo zniszczyć rolki kasowe zawierające kopię paragonów fiskalnych dokumentujących transakcje sprzedaży detalicznej za rok 2007 oraz lata poprzednie. Od dnia 1 stycznia 2011 r. Spółka będzie miała prawo do zniszczenia rolek kasowych zawierających kopię paragonów fiskalnych z roku 2008.

Uzasadnienie

Spółka na podstawie § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. z 2008 r. Nr 212, poz.1338), zwolniona jest z obowiązku przechowywania rolek kasowych zawierających paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż z okresu z przed 2 lat. Zgodnie z tym przepisem kopie dokumentów sporządzone przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2011 r. sprzedaży, podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła dana sprzedaż. Opierając się na przepisach wyżej wymienionego rozporządzenia, Spółka nie jest zobowiązana do przechowywania przedmiotowych paragonów fiskalnych w postaci rolek kasowych w okresie dłuższym niż 2 lata liczone od końca roku, w którym miała miejsce sprzedaż zaewidencjonowana przez daną kasę.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Na mocy art. 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zwanej dalej Ordynacja podatkowa, zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego.

Zobowiązanie podatkowe, w myśl art. 21 § 1 Ordynacji podatkowej powstaje z dniem:

1.  zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiąże powstanie takiego zobowiązania;
2.  doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania.

Stosownie do art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zgodnie z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 111 ust. 1 ustawy, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338), zwanym dalej rozporządzeniem.

Ilekroć w ww. rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym - rozumie się przez to wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży (§ 2 pkt 11 rozporządzenia).

Zgodnie z § 5 ust. 1 pkt 3 i 6 rozporządzenia, kasy z zastrzeżeniem ust. 2-5, muszą odpowiadać m.in. następującym warunkom technicznym:

1.  sporządzać równocześnie wydruki oryginałów i kopii paragonów fiskalnych dla każdej sprzedaży, z zastrzeżeniem § 6, wydruki raportów fiskalnych dobowych i raportów fiskalnych okresowych oraz mogą sporządzać faktury VAT i ich kopie;
2.  paragon fiskalny drukowany przez kasę musi zawierać następujące informacje:
    1.  imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika,
    2.  numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP),
    3.  numer kolejny wydruku,
    4.  datę i czas (godzinę i minutę) sprzedaży,
    5.  nazwę towaru lub usługi i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
    6.  cenę jednostkową towaru lub usługi,
    7.  ilość i wartość sprzedaży,
    8.  wartość sprzedaży i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku,
    9.  wartość sprzedaży zwolnionej od podatku,
    10.  łączną kwotę podatku,
    11.  łączną kwotę należności,
    12.  kolejny numer paragonu fiskalnego,
    13.  kolejny numer kasy i oznaczenia kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym,
    14.  logo fiskalne, zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia, oraz numer unikatowy kasy,
    15.  oznaczenie waluty przynajmniej przy łącznej kwocie należności, o której mowa w lit. k, w której dokonywana jest rejestracja sprzedaży.

Mocą § 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani spełniać następujące warunki przy prowadzeniu ewidencji przy zastosowaniu kas: dokonywać ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy.

Podkreślić należy, że zgodnie z § 2 pkt 20 rozporządzenia, przez sprzedaż rozumie się czynności, o których mowa w art. 2 pkt 22 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Na podstawie § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia, podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani spełniać następujące warunki przy prowadzeniu ewidencji przy zastosowaniu kas: przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, z późn. zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.).

Natomiast w myśl § 19 rozporządzenia, kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2011 r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca prowadzi sprzedaż detaliczną w 8 punktach handlowych (stacje paliw). Każda transakcja sprzedaży rejestrowana jest za pośrednictwem kasy rejestrującej Spółka prowadzi działalność przy użyciu 13 kas fiskalnych, przy czym jedna kasa zapisuje dziennie średnio 1 rolkę kasową. W chwili obecnej archiwizowane są rolki zawierające paragony fiskalne z lat: 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009 i 2010. Treść kopii paragonów fiskalnych, wraz z upływem czasu jest trudna do odczytania, a często wręcz nieczytelna. Taki stan rzeczy nie jest wynikiem działania Spółki, Iecz spowodowany jest upływem czasu.

Należy przypomnieć, że dotychczas wszelkie kopie dokumentów kasowych należało przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednocześnie przepisy dotyczące kas rejestrujących nie przewidywały żadnych możliwości skrócenia tego okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych. Ze względu jednak na techniczne trudności w realizacji powyższego wymogu dopuszcza się możliwość sporządzania i przechowywania kopii dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych. Z tej możliwości mogli skorzystać podatnicy, którzy posiadali sprawne urządzenia do odtworzenia treści zawartych na tych nośnikach w postaci wydruków oraz zgłosili do właściwego urzędu skarbowego numery ewidencyjne kas rejestrujących i datę rozpoczęcia stosowania systemu sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych, a ponadto w roku 2007 wydali więcej niż 100 tysięcy paragonów fiskalnych dokumentujących dokonaną przez nich sprzedaż. Szczegółowe wymogi dotyczące tej formy przechowywania dokumentów kasowych określone są w § 6 rozporządzenia.

Z zapisu § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia, wynika, że kopie dokumentów kasowych należy przechowywać przez okres 5 lat. Przepis ten jednak nie dotyczy dokumentów kasowych sporządzanych w formie papierowej, lecz sporządzanych na nośniku informatycznym.

Archiwizowanie papierowych kopii dokumentów kasowych przez 5 lat to dla niektórych podatników nie tylko obciążenie finansowe, ale również problem natury technicznej.

Dlatego też, jak wynika z § 19 ust. 1 rozporządzenia, kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2011 r. podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Przy czym należy zwrócić uwagę, że przepis ten nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W związku z powyższym, pięcioletni okres przechowywania nie obejmuje paragonów w formie papierowej.

Biorąc pod uwagę przytoczone przepisy prawa podatkowego oraz przedstawiony opis sprawy, stwierdzić należy, że Spółka może po upływie 2 lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem danej kasy fiskalnej, zniszczyć w sposób trwały kopie papierowe paragonów fiskalnych, tj. rolek kasowych dokumentujących transakcje sprzedaży detalicznej.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.