Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPTPP2/443-564/11-7/JS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2011-12-27
Teza: przesyłanie drogą elektroniczną faktur elektronicznych w postaci załącznika w formacie pliku PDF
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-otrzymanie faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 2 września 2011 r. (data wpływu 13 września 2011 r.), uzupełnionym pismem z dnia 9 grudnia 2011 r. (data wpływu 14 grudnia 2011 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu przesyłania drogą elektroniczną faktur elektronicznych w postaci załącznika w formacie pliku PDF – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 13 września 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu przesyłania drogą elektroniczną faktur elektronicznych w postaci załącznika w formacie pliku PDF.

Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z dnia 9 grudnia 2011 r. (data wpływu 14 grudnia 2011 r.) o doprecyzowanie zdarzenia przyszłego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej produkuje i sprzedaje towary. Dostawa ww. towarów podlega opodatkowaniu podstawową stawką podatku od towarów i usług (dalej: podatek VAT). Kontrahentami Spółki są podmioty zlokalizowane na obszarze Polski, jak również w innych krajach niż Polska. Wykonane na ich rzecz czynności Spółka dokumentuje fakturami VAT wystawianymi, co do zasady, w formie papierowej. Spółka wystawia również faktury elektroniczne (w systemie EDI), niemniej skala tego zjawiska jest nieporównywalnie mniejsza w stosunku do ilości faktur wystawianych w formie papierowej. Z uwagi na bardzo dużą liczbę przeprowadzanych transakcji Spółka zastanawia się jednak nad zmianą dotychczasowego schematu wystawiania faktur. Spółka chciałaby bowiem, za zgodą kontrahenta, zrezygnować w większości przypadków z wystawiania faktur papierowych i wystawiać faktury elektroniczne. Faktury te przesyłane byłyby pocztą elektroniczną (tj. e-mailem), w postaci załączników w formacie PDF.

Spółka zawarłaby w tym celu ze swoimi kontrahentami pisemne porozumienie w sprawie tzw. e-faktur. Porozumienie to będzie w formie akceptacji na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej, o której mowa w § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. nr 249, poz. 1661; dalej: „rozporządzenie ws. faktur elektronicznych” lub „rozporządzenie ws. e-faktur”). W porozumieniu tym odbiorca faktur oświadczy, że zezwala na przesyłanie drogą elektroniczną faktur elektronicznych w postaci plików w formacie PDF wystawianych przez wystawcę (Spółkę) zgodnie z obowiązującymi przepisami. Odbiorca dla powyższego celu poda Spółce w przedmiotowym porozumieniu ścisłe określony adres e-mail, na który faktury będą przez Spółkę wysyłane e-mailem w postaci załącznika w formacie PDF. W porozumieniu tym będzie również określony adres e-mail Spółki, z którego faktury sprzedaży Spółki będą przesyłane do kontrahentów, którzy wyrazili zgodę na taką formę przesyłania faktur. Według wyżej opisanego schematu, oprócz faktur sprzedaży przesyłane będą również faktury korygujące i duplikaty faktur.

Spółka chciałaby również otrzymywać faktury zakupu drogą elektroniczną. Dla tego celu Spółka zawrze ze swoimi dostawcami stosowne porozumienie, o którym mowa w § 3 rozporządzenia ws. e-faktur, w którym wyrazi akceptację na otrzymywanie faktur elektronicznych. W porozumieniu tym, podobnie jak w przypadku porozumienia wysyłanego przez Spółkę do jej kontrahentów, podany będzie konkretny adres e-mail kontrahenta, z którego Spółka będzie otrzymywać faktury zakupu. Spółka z kolei, stworzy odrębny adres e-mail i poda go kontrahentowi, z którym podpisze porozumienie na otrzymywanie faktur zakupowych drogą elektroniczną. Faktury zakupu wystawione dla Spółki będą przesyłane wyłącznie na podany adres e-mail. Na wskazany adres e-mail będą również przesyłane faktury korygujące i ewentualne duplikaty faktur. Faktury otrzymywane przez Spółkę będą przesyłane e-mailem w postaci załącznika w formacie PDF.

W piśmie z dnia 9 grudnia 2011 r., będącym uzupełnieniem wniosku Wnioskodawca wskazał, iż jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT. Sposób przesyłania faktur e-mailem w postaci plików w formacie PDF, opisany przez Spółkę we wniosku o wydanie przedmiotowej interpretacji indywidualnej, w ocenie Spółki:

1.  gwarantuje pewność co do tożsamości dokonującego dostawy (wystawcy faktur),
2.  gwarantuje, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy opisany w stanie faktycznym sposób przesyłania drogą elektroniczną faktur elektronicznych w postaci załącznika w formacie pliku PDF, tj. przesłanie pocztą elektroniczną z konkretnego adresu e-mail Spółki na ściśle określony adres e-mail kontrahenta (obydwa adresy e-mail wskazane będą w zawartym uprzednio pisemnym porozumieniu ws. przesyłania faktur drogą elektroniczną) będzie zapewniało autentyczność pochodzenia i integralność treści wystawianych przez Spółkę faktur zgodnie z § 2 ust. 1 rozporządzenia ws. faktur elektronicznych, a w konsekwencji, czy będzie stanowiło skuteczne przesłanie faktury w formie elektronicznej, o którym mowa w § 3 ust. 1 i § 4 ww. rozporządzenia?

Zdaniem Wnioskodawcy, opisany w stanie faktycznym sposób przesyłania drogą elektroniczną faktur elektronicznych w postaci załącznika w formacie pliku PDF, tj. przesłanie pocztą elektroniczną z konkretnego adresu e-mail Spółki na ściśle określony adres e-mail kontrahenta (obydwa adresy e-mail wskazane będą w zawartym uprzednio pisemnym porozumieniu ws. przesyłania faktur drogą elektroniczną) będzie zapewniało autentyczność pochodzenia i integralność treści wystawianych przez Spółkę faktur zgodnie z § 2 ust. 1 rozporządzenia ws. faktur elektronicznych, a w konsekwencji będzie stanowiło skuteczne przesłanie faktury w formie elektronicznej, o którym mowa w § 3 ust. 1 i § 4 ww. rozporządzenia. W konsekwencji, Spółka jest uprawniona do przesyłania faktur według schematu opisanego powyżej.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. nr 54, poz. 535 z późn. zm.; dalej: ustawa o VAT), podatnicy podatku VAT są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6 ustawy o VAT.

W stanie prawnym obowiązującym do końca grudnia 2010 r. formami akceptowalnymi faktur dokumentujących sprzedaż były tradycyjne faktury papierowe bądź faktury elektroniczne w postaci tzw. e-faktur opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym lub wysyłanych za pomocą zamkniętej sieci elektronicznej wymiany danych (EDI). Od stycznia 2011 r. podatnicy, którzy wystawiają faktury elektroniczne mogą, po spełnieniu określonych warunków, wystawiać faktury tą drogą bez konieczności opatrywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym lub za pomocą systemu EDI w dowolnym formacie elektronicznym. Takie ułatwienia wprowadza przywoływane wcześniej rozporządzenie ws. e-faktur wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia ws. faktur elektronicznych faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym przede wszystkim pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Jak wskazano w stanie faktycznym Spółka zamierza z wszystkimi kontrahentami zawrzeć stosowne porozumienie ws. przesyłania e-faktur, w którym zawarta będzie zgoda na przesyłanie drogą elektroniczną faktur w formacie PDF. Zatem, pierwszy warunek, o którym mowa powyżej, zostanie przez Spółkę spełniony.

Ponadto, zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia ws. e-faktur przez autentyczność należy rozumieć pewność co do tożsamości dostawcy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury należy z kolei rozumieć to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura zgodnie z odrębnymi regulacjami. Autentyczność i integralność będą zgodnie z § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia zachowane w szczególności w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z pozn.zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu,

lub

1.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Posłużenie się przez ustawodawcę sformułowaniem „w szczególności” oznacza, że te dwie metody potwierdzania autentyczności i integralności faktury nie są obecnie jedynymi sposobami, które ustawodawca uznaje za wystarczające dla zapewnienia prawdziwości danych na fakturze. Katalog metod, które mają na celu zapewnienie i potwierdzenie autentyczności i integralności faktury, ma więc charakter otwarty. Powyższe znajduje potwierdzenie w opublikowanych na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl) wyjaśnieniach zatytułowanych „Najważniejsze zmiany w VAT od dnia 1 stycznia 2011 r.” (dalej: wyjaśnienia). W wyjaśnieniach tych Minister Finansów stwierdza, że celem wprowadzonych zmian jest m.in. „uproszczenie obrotu fakturami, tak aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych w szczególności poprzez:

*   dopuszczenie gwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur wg metod określonych przez podatnika (\`(...)\`),

*   umożliwienie wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym (PDF, doc. i inne, udostępniane na serwerze wystawcy, jak również np. przesyłane mailem)”.

Z wyjaśnień tych wynika zatem wprost, że każda forma, która będzie uniemożliwiała dokonanie w otrzymanej fakturze zmian oraz zagwarantuje jej pewność co do tożsamości dokonującego dostawy jest formą akceptowalną. Jako przykład takich form Minister Finansów wymienia format PDF. Spółka stoi zatem na stanowisku, że warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści wystawianych faktur również będzie przez Spółkę spełniony. Zgodnie ze schematem opisanym w stanie faktycznym, Spółka będzie bowiem wysyłać faktury z konkretnego adresu e-mail na ściśle określony adres e-mail kontrahenta. Obydwa adresy e-mail wskazane będą w zawartym uprzednio porozumieniu ws. przesyłania faktur drogą elektroniczną. Stąd też, pewność co do autentyczności pochodzenia faktur będzie według Spółki zagwarantowana. W konsekwencji, w ocenie Spółki wysyłanie drogą elektroniczną faktur elektronicznych w postaci pliku PDF stanowiącego załącznik wysłany na zasadach opisanych w stanie faktycznym, tj. e-mailem z konkretnego adresu e-mail Spółki na ściśle określony adres e-mail kontrahenta, będzie wypełniało warunki, o których mowa w § 3 i 4 rozporządzenia ws. faktur elektronicznych.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej z dnia 21 lutego 2011 r., sygn. akt IPPP1-443-1175/10-4/EK, wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, zgodnie z którą „obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur e-mailem w postaci pliku PDF. Zatem przesyłanie jak i otrzymanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila skierowanego do odbiorcy faktury jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej (\`(...)\`)”.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1.  konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2.  potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3.  konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4.  stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych – art. 106 ust. 11 ustawy.

Na podstawie powyższych delegacji zawartych w powołanych przepisach, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) oraz rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Należy zauważyć, iż w myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Powyższego przepisu nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Stosownie do § 21 ust. 2 cyt. rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

W sytuacji przekazywania faktur drogą elektroniczną stosuje się przepisy ww. rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, zwanego dalej rozporządzeniem, które weszło w życie 1 stycznia 2011 r. i ma zastosowanie do sytuacji przedstawionej w przedmiotowej sprawie.

W myśl przepisów § 3 ust. 1-3 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

Zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 1 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Prawodawca zdefiniował co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury. Jako przykład systemów zapewniających zachowanie ww. warunków podał bezpieczny podpis elektroniczny oraz elektroniczną wymianę danych (EDI). Przy czym jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody przesyłania faktur drogą elektroniczną, gwarantujące autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury.

Konieczne zatem jest stworzenie metod gwarantujących spełnienie powyższych wymogów które jednak ma określić sam podatnik. Rozporządzenie nie określa, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury).

Powyższe zmiany zostały wprowadzone w związku z przyjęciem Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej Dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L nr 189), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób. Nowa redakcja art. 233 Dyrektywy 112 regulująca ww. kwestie, została dokonana w taki sposób, aby kwestie techniczne wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur całkowicie pozostawić w gestii podatnika, ograniczając rolę państw członkowskich jedynie do funkcji weryfikatora przyjętych przez podatników procedur umożliwiających kontrolę prawidłowości rozliczania podatku VAT. Ocena „prawidłowości” faktury jako dowodu ma być dokonywana z perspektywy „autentyczności” jej pochodzenia, zachowania „integralności treści” oraz jej „czytelności”. Kontrolę faktury pod tym kątem ma zapewnić sam podatnik, przy czym Dyrektywa 112 podpowiada podatnikowi, że można ten efekt uzyskać za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Jedynie jako przykład tego typu systemów kontroli podaje się rozwiązania oparte na bezpiecznym (zaawansowanym) podpisie elektronicznym lub systemie elektronicznej wymiany informacji (EDI).

Konstatując, wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI)). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Przy czym podkreślić należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Faktury przesłane drogą elektroniczną, na mocy § 6 rozporządzenia, są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

A zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy, tak aby zapewnić także prawidłowy sposób przechowywania faktur.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej produkuje i sprzedaje towary. Z uwagi na bardzo dużą liczbę przeprowadzanych transakcji zastanawia się jednak nad zmianą dotychczasowego schematu wystawiania faktur. Spółka chciałaby bowiem, za zgodą kontrahenta, zrezygnować w większości przypadków z wystawiania faktur papierowych i wystawiać faktury elektroniczne. Faktury te przesyłane byłyby pocztą elektroniczną (tj. e-mailem), w postaci załączników w formacie PDF. Spółka zawarłaby w tym celu ze swoimi kontrahentami pisemne porozumienie w sprawie tzw. e-faktur. W porozumieniu tym odbiorca faktur oświadczy, że zezwala na przesyłanie drogą elektroniczną faktur elektronicznych w postaci plików w formacie PDF wystawianych przez wystawcę (Spółkę) zgodnie z obowiązującymi przepisami. Odbiorca dla powyższego celu poda Spółce w przedmiotowym porozumieniu ścisłe określony adres e-mail, na który faktury będą przez Spółkę wysyłane e-mailem w postaci załącznika w formacie PDF. W porozumieniu tym będzie również określony adres e-mail Spółki, z którego faktury sprzedaży Spółki będą przesyłane do kontrahentów, którzy wyrazili zgodę na taką formę przesyłania faktur. Według wyżej opisanego schematu, oprócz faktur sprzedaży przesyłane będą również faktury korygujące i duplikaty faktur. Wnioskodawca wskazał, iż sposób przesyłania faktur e-mailem w postaci plików w formacie PDF gwarantuje pewność co do tożsamości dokonującego dostawy (wystawcy faktur) oraz gwarantuje, że w fakturze nie będą zmienione dane, które powinna zawierać faktura.

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane przepisy stwierdzić należy, że w przypadku gdy przedstawiony przez Spółkę sposób przesyłania faktur e-mailem w postaci plików w formacie PDF gwarantuje pewność co do tożsamości dokonującego dostawy (wystawcy faktur) oraz gwarantuje, że w fakturze nie będą zmienione dane, które powinna zawierać faktura, to tym samym planowany sposób przesyłania faktur elektronicznych będzie zapewniał autentyczność i integralność treści wystawianych faktur. W konsekwencji będzie stanowił skuteczne przesłanie faktury w formie elektronicznej, o którym mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości przewidywanego sposobu (systemu) przesyłu faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy rozporządzenia - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tut. Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Należy jednocześnie dodać, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem zapytania Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem wskazanym we wniosku – nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Dodatkowo tut. Organ wskazuje, iż w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych drogą elektroniczną wydana została odrębna interpretacja indywidualna Nr IPTPP2/443-564/11-8/JS.

Odnosząc się z kolei do powoływanej przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnej, należy zauważyć, iż jest ona rozstrzygnięciem wydanym w odmiennym stanie prawnym oraz na tle indywidualnego stanu faktycznego i nie ma mocy powszechnie obowiązującego prawa.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie, ul. M.C. Skłodowskiej 40, 20-029 Lublin po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.