Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-3.4012.148.2019.1.PK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2019-06-04
Teza: Przechowywanie faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku z tak przechowywanych faktur
Słowa kluczowe: faktura; odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1, ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 900) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 26 kwietnia 2019 r. (data wpływu 30 kwietnia 2019 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywani faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku z tak przechowywanych faktur - **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 30 kwietnia 2019 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywani faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku z tak przechowywanych faktur.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

1\. Informacje ogólne

Spółka (Wnioskodawca) jest spółką prawa polskiego, posiadającą w Polsce siedzibę działalności gospodarczej. Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik podatku od towarów i usług (VAT).

Wnioskodawca należy do międzynarodowej grupy kapitałowej, zajmującej się produkcją i dystrybucją produktów leczniczych i wyrobów medycznych, stosowanych w wielu obszarach terapeutycznych. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca zasadniczo dystrybuuje produkty lecznicze na terytorium Polski, nabywając je od ich wytwórców lub innych dystrybutorów.

Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej Spółka dokonuje różnego rodzaju zakupów. Część wydatków ponoszona jest przez pracowników (dalej: „Pracownicy”), którzy, działając w imieniu Spółki, nabywają określone towary i usługi na cele służbowe (dalej: „Wydatki” lub pojedynczo „Wydatek”). Do Wydatków należeć mogą, przykładowo, koszty związane z podróżami służbowymi (bilety kolejowe, paliwo do samochodu), opłaty za wynajem pomieszczeń na potrzeby różnych spotkań, opłaty rejestracyjne pobierane przez organizatorów branżowych konferencji, itp.

Pracownicy Spółki ponoszą Wydatki przy użyciu korporacyjnych kart kredytowych bądź w inny sposób, w szczególności płacąc za nie gotówką.

2\. System archiwizacji dokumentów związanych z Wydatkami

W celu ograniczenia kosztów wynikających z zarządzania dokumentacją związaną z Wydatkami, zwiększenia bezpieczeństwa, a także ułatwienia upoważnionym osobom dostępu do określonych danych, Spółka korzysta z dedykowanej aplikacji, służącej administrowaniu Wydatkami, ich akceptacji oraz archiwizacji związanych z nimi informacji i dokumentów (dalej: „Aplikacja”).

Każdy Pracownik Spółki posiada w Aplikacji indywidualne, dedykowane konto, przy użyciu którego może korzystać z jej funkcjonalności.

Procedura postępowania związana z deklarowaniem Wydatków przez Pracowników, ich weryfikacją oraz księgowaniem różni się nieznacznie w zależności od zastosowanej przez danego Pracownika metody płatności. Poniżej Spółka przedstawia szczegółowe informacje w tym zakresie.

A. Procedura dotycząca Wydatków realizowanych przy użyciu korporacyjnej karty kredytowej

W przypadku dokonywania przez Pracownika płatności za pomocą korporacyjnej karty kredytowej, procedura związana z rejestracją, weryfikacją i księgowaniem Wydatków wygląda następująco:

*   Dane dotyczące obciążeń karty, zrealizowanych przez danego Pracownika, są (z pewnym opóźnieniem) automatycznie przesyłane z banku do Aplikacji, przy czym każde obciążenie ma swój indywidualny numer ID transakcji źródłowej;
*   Na podstawie ww. danych w Aplikacji automatycznie tworzony jest raport, któremu Aplikacja nadaje kolejny numer oraz datę utworzenia (dalej: „Raport z Karty”);
*   Raporty z Karty, dotyczące Wydatków poszczególnych Pracowników, weryfikowane i rozliczane są w miesięcznych okresach rozliczeniowych (przykładowo od 26. dnia danego miesiąca do 25. dnia miesiąca następnego);
*   Raport z Karty, po jego wygenerowaniu, od razu zawiera informacje na temat daty poniesienia Wydatku, kwoty oraz waluty płatności (zaciągane z systemu bankowego), jak również rodzaju płatności (kartą korporacyjną);
*   Ponadto każdy pracownik zobowiązany jest uzupełnić Raport z Karty, wpisując m.in. następujące dane:
    *   typ dokumentu (np. faktura, rachunek), ,/li>
    *   numer dokumentu (np. numer faktury),
    *   nazwę dostawcy,
    *   numer księgowy dostawcy - jeżeli dany dostawca jest zarejestrowany w systemie,
    *   grupę Wydatku (np. podróże służbowe, pozostałe),
    *   rodzaj Wydatku w ramach danej grupy (np. opłaty za parking, nabycie paliwa itp.);
    *   dodatkowy opis dotyczący poniesionego Wydatku (np. dodatkowe informacje na temat odbytej podróży służbowej).
*   Oprócz uzupełnienia ww. danych Pracownik (w trakcie trwania okresu rozliczeniowego) załącza do każdej pozycji Raportu z Karty dokument potwierdzający poniesienie danego Wydatku, w szczególności skan lub zdjęcie odpowiedniej faktury;
*   Po uzupełnieniu danych i dokumentów, Pracownik przesyła Raport z Karty do akceptacji (poprzez kliknięcie odpowiedniego przycisku); wówczas Aplikacja wysyła Raport z Karty do osoby/osób upoważnionych do jego weryfikacji i zatwierdzenia (w szczególności przełożonego/ przełożonych Pracownika). W każdym Raporcie z Karty widnieje informacja, kto akceptował ten Raport i podsumowane w nim Wydatki;
*   Zaakceptowany Raport z Karty wysyłany jest przez Aplikację do działu księgowości. Dział księgowości rejestruje Raport z Karty oraz weryfikuje go pod kątem księgowym. W szczególności, dział księgowości weryfikuje dane zawarte w Raporcie, porównując je z danymi zawartymi na dokumencie źródłowym (np. datę wskazaną w Raporcie) oraz uzgadnia salda Raportów z Karty wygenerowanych w danym okresie rozliczeniowym z saldami korporacyjnych kart kredytowych z tego samego okresu;
*   Po weryfikacji przez dział księgowości, dany Raport z Karty jest księgowany.

B. Procedura dotycząca pozostałych Wydatków

Proces rejestrowania i akceptacji pozostałych Wydatków, tj. Wydatków, za które Pracownik nie płaci korporacyjną kartą kredytową (w szczególności Wydatków gotówkowych), odbywa się w ramach jednej z trzech możliwych procedur:

*   Poprzez dodanie tzw. Wydatku gotówkowego do Raportu z Karty;
*   Poprzez utworzenie odrębnego raportu gotówkowego przeznaczonego do szybkiego rozliczenia Wydatków (dalej: „Szybki Raport Gotówkowy”);
*   Poprzez utworzenie odrębnego raportu gotówkowego rozliczanego w ramach tych samych okresów rozliczeniowych, w których rozliczane są Raporty z Karty (dalej: „Okresowy Raport Gotówkowy”).

Gdy Pracownik dodaje tzw. Wydatek gotówkowy do Raportu z Karty, Wydatek ten podlega rejestracji, weryfikacji i księgowaniu w ramach procedury dotyczącej Raportów z Karty, zgodnie z zasadami opisanymi w pkt 2.A powyżej. Jedynymi różnicami w sposobie postępowania jest w tym przypadku nieuwzględnianie takiego Wydatku w saldzie Raportu z Karty, który uzgadniany jest z saldem korporacyjnej karty kredytowej, oraz fakt, że zwrot za wydatki gotówkowe następuje przelewem bankowym na rzecz Pracownika (po akceptacji i zaksięgowaniu Raportu).

Szybki Raport Gotówkowy oraz Okresowy Raport Gotówkowy generowane są w Aplikacji przez Pracowników. W przypadku obu rodzajów Raportów:

*   Pracownicy zobowiązani są uzupełnić dane dotyczące poszczególnych Wydatków; w tym przypadku Pracownicy wprowadzają szerszy zakres danych niż w przypadku Raportów z Karty, ponieważ oprócz typu i numeru dokumentu, nazwy dostawcy, numeru księgowego dostawcy, grupy, rodzaju i dodatkowego opisu Wydatku, Pracownicy zobowiązani są dodatkowo do uzupełnienia daty poniesionego wydatku, kwoty wydatku i rodzaju waluty;
*   Pracownik, który wygenerował Raport, oprócz jego uzupełnienia, załącza do każdej pozycji Raportu dokument potwierdzający poniesienie danego Wydatku, w szczególności skan lub zdjęcie odpowiedniej faktury;
*   Raporty podlegają weryfikacji i akceptacji przez uprawnioną do tego osobę/osoby (przełożonego/przełożonych Pracownika);
*   Po akceptacji Raporty są rejestrowane, weryfikowane i księgowane przez dział księgowości;
*   Po zaksięgowaniu Raportów, Spółka zwraca na rzecz Pracownika poniesione przez niego Wydatki.

Podstawową różnicą pomiędzy Raportami Gotówkowymi (Szybkim i Okresowym) a Raportami z Karty, jest nieuwzględnienie Raportów Gotówkowych w procedurze uzgadniania Wydatków z saldami korporacyjnych kart kredytowych, jak również zwrot Wydatków wynikających z Raportów Gotówkowych na rzecz Pracowników za pośrednictwem rachunku bankowego (po ich akceptacji i zaksięgowaniu).

Ponadto, Szybki Raport Gotówkowy rozliczany jest niezwłocznie po jego akceptacji, natomiast Okresowy Raport Gotówkowy rozliczany jest (podobnie jak Raport z Karty) po upływie danego okresu rozliczeniowego.

C. Dokumenty archiwizowane w Aplikacji

Jak wskazywano, do każdej pozycji każdego Raportu (z Karty, Szybkiego Gotówkowego oraz Okresowego Gotówkowego) Pracownicy dołączają dokument potwierdzający poniesienie danego Wydatku, w szczególności skan lub zdjęcie odpowiedniej faktury. Dokumenty te są archiwizowane w Aplikacji.

Dokumenty, w tym skany/zdjęcia faktur, zapisywane i archiwizowane są w Aplikacji w nieedytowalnej formie (w szczególności - w formacie JPG lub PDF), w podziale na odpowiednie, z perspektywy podatkowej, okresy rozliczeniowe. Skany/ zdjęcia dokumentów są dobrej jakości, która pozwala na odczytanie i weryfikację, w dowolnym czasie, wszelkich zawartych w nich danych.

Również Raporty, po zaksięgowaniu wynikających z nich Wydatków, nie mogą być w żaden sposób modyfikowane.

Dokumenty, w tym skany/zdjęcia faktur, przechowywane są w Aplikacji co najmniej przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jednocześnie Aplikacja umożliwia sprawny dostęp do dokumentów, w tym odnalezienie i pobór dokumentu związanego z konkretnym Wydatkiem, a także, w razie potrzeby, jego wydruk.

3\. Pozostałe informacje

Faktury dokumentujące Wydatki będące przedmiotem niniejszego wniosku, zawierają wszystkie elementy wymagane przepisami VAT, w szczególności wskazane w art. 106e Ustawy o VAT.

Obecnie faktury dokumentujące poniesienie przez Spółkę Wydatków przechowywane są w formie papierowej. Wnioskodawca dokonuje odliczenia VAT z tych faktur, jeżeli jest do tego uprawniony na podstawie odpowiednich przepisów Ustawy o VAT (w szczególności - jeśli dany Wydatek jest związany z dokonywanymi przez Spółkę czynnościami opodatkowanymi VAT oraz prawo do odliczenia nie jest ograniczone w oparciu o przepisy Ustawy o VAT).

Wnioskodawca rozważa rezygnację z przechowywania dokumentów związanych z Wydatkami, w tym faktur, w formie papierowej i ich archiwizację wyłącznie w formie elektronicznej, przy użyciu Aplikacji, zgodnie z przedstawionymi powyżej procedurami. W takiej sytuacji dokumenty papierowe, po wprowadzeniu do Aplikacji ich skanów/zdjęć, byłyby przez Spółkę (lub samych pracowników) niszczone.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w Ustawie o VAT) zawartego na fakturach dokumentujących poniesienie przez Spółkę Wydatków, jeżeli przedmiotowe faktury będą przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej w Aplikacji, w okolicznościach i zgodnie z procedurami przedstawionymi w niniejszym wniosku?

Zdaniem Wnioskodawcy będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w Ustawie o VAT) zawartego na fakturach dokumentujących poniesienie przez Spółkę Wydatków, jeżeli przedmiotowe faktury będą przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej w Aplikacji, w okolicznościach i zgodnie z procedurami przedstawionymi w niniejszym wniosku.

UZASADNIENIE STANOWISKA WNIOSKODAWCY

1\. Posiadanie faktury jako jedna z przesłanek warunkujących prawo do odliczenia podatku naliczonego

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 86 ust. 1 Ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a Ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

W myśl art. 86 ust. 10 Ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Jednocześnie, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 Ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego m. in. w przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 tego artykułu (tj. wówczas, gdy kwota podatku wynika z faktury dokumentujące zakup towarów i usług na terytorium kraju bądź dokonanie przedpłaty) - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

W oparciu o powołane regulacje należy wskazać, że w przypadku lokalnych zakupów towarów/usług, realizowanych przez czynnego podatnika VAT, prawo do odliczenia VAT naliczonego powstaje zasadniczo pod warunkiem spełnienia następujących przesłanek:

*   nabywane towary/ usługi związane są z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi;
*   w odniesieniu do danej transakcji powstał, po stronie dostawcy towarów lub usług, obowiązek podatkowy;
*   podatnik otrzymał fakturę dokumentującą nabycie towarów/ usług.

Jak z powyższego wynika, dla powstania oraz realizacji prawa do odliczenia VAT, jedną z kluczowych okoliczności jest odpowiednie udokumentowanie dokonanych zakupów, tj. dysponowanie fakturą w rozumieniu przepisów VAT.

Pojęcie faktury zostało wprost zdefiniowane w Ustawie o VAT. Zgodnie z art. 2 pkt 31 Ustawy o VAT, przez fakturę rozumieć należy dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Jak z powyższego wynika, każdy dokument (niezależnie od formy - papierowej bądź elektronicznej), który zawiera odnośne dane, wymagane Ustawą o VAT, stanowi fakturę w rozumieniu tej ustawy i jest wystarczający (pod warunkiem spełnienia pozostałych, omówionych powyżej warunków) dla powstania prawa do odliczenia podatku na podstawie art. 86 Ustawy o VAT.

Jak wynika z przedstawionych powyżej okoliczności faktycznych, faktury dokumentujące Wydatki będące przedmiotem niniejszego wniosku, zawierają wszystkie elementy wymagane przepisami VAT, w szczególności wskazane w art. 106e Ustawy o VAT. Tym samym, w świetle definicji faktury zawartej w Ustawie o VAT, faktury dokumentujące Wydatki stanowią faktury w rozumieniu regulacji VAT i są wystarczające do powstania prawa do odliczenia na gruncie art. 86 Ustawy o VAT - zarówno wówczas, gdy będą przechowywane w formie papierowej, jak i wtedy, gdy będą przechowywane w formie elektronicznej, jako zdjęcia/skany faktur papierowych.

2\. Wymogi dokumentacyjne i archiwizacyjne

Niezależnie od powyższego należy wskazać, że w Ustawie o VAT określono pewne wymogi dokumentacyjne i archiwizacyjne dotyczące faktur VAT, na podstawie których podatnik dokonuje odliczenia podatku naliczonego.

A. Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury

Stosownie do art. 106m ust. 1 Ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

W myśl art. 106m ust. 2 Ustawy, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Z kolei zgodnie z art. 106m ust. 3 Ustawy o VAT przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Jak wskazuje art. 106m ust. 4 Ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcia kontroli biznesowych oraz wiarygodnej ścieżki audytu, o których mowa w powołanym powyżej art. 106 ust. 4 Ustawy o VAT, były przedmiotem analizy organów podatkowych. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z dnia 9 listopada 2018 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.686.2018.3.ALN, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał:

„Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie »kontrole biznesowe« należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

(\`(...)\`)

Z kolei pojęcie »wiarygodna ścieżka audytu« oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.”

Analogiczne stanowisko wynika m.in. z interpretacji indywidualnej z dnia 12 września 2018 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.491.2018.1.PR, interpretacji indywidualnej z 7 sierpnia 2018 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.379.2018.2.KB, czy też interpretacji indywidualnej z 27 czerwca 2018 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.3112018.2.ASZ.

Odnosząc powyższe do przedstawionego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, w ocenie Spółki opisana procedura deklarowania Wydatków przez Pracowników, a następnie ich weryfikacji, księgowania i archiwizacji w formie elektronicznej, realizowana z wykorzystaniem Aplikacji, stanowi odpowiednią kontrolę biznesową, która pozwala na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur, jak również na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między daną fakturą a dostawą towarów/ świadczeniem usług.

Po pierwsze, szeroki zakres gromadzonych i poddawanych weryfikacji danych dotyczących Wydatków, a także częściowa automatyzacja tego procesu - zapewnia autentyczność pochodzenia faktur, tj. pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, do której referuje art. 106m ust. 2 Ustawy o VAT. Należy bowiem wskazać, że:

*   zarówno Raporty z Karty, jak i Raporty Gotówkowe zawierają szereg informacji na temat dokonanych transakcji, m.in. nazwę dostawcy czy też grupę i rodzaj Wydatków - określające, przykładowo, że dany Wydatek jest związany z konkretną podróżą służbową oraz jakie towary/usługi zostały nabyte. Pracownicy zobowiązani są również do wprowadzania dodatkowych opisów dotyczących Wydatków, które w razie potrzeby precyzują okoliczności transakcji;
*   ponadto w przypadku Wydatków ponoszonych przy użyciu korporacyjnej karty kredytowej (stanowiących istotną część wszystkich Wydatków ponoszonych przez Pracowników), niektóre dane (data poniesienia Wydatku, kwota i waluta płatności) są automatycznie pobierane z systemu bankowego, a każde obciążenie ma swój indywidualny numer ID transakcji źródłowej; stanowi to dodatkową gwarancję spójności, autentyczności i prawidłowości informacji na temat okoliczności zrealizowanych przez Pracownika zakupów;
*   każdy Wydatek, zarejestrowany w Raporcie z Karty bądź Raporcie Gotówkowym i potwierdzony przez Pracownika, podlega dwuetapowemu procesowi weryfikacji i akceptacji:
    *   w pierwszej kolejności Wydatki są kontrolowane i zatwierdzane przez przełożonego bądź;
    *   przełożonych Pracownika, którzy mają odpowiednią wiedzę na temat zakresu jego obowiązków, odbywanych przez niego podróży służbowych itp., co pozwala na merytoryczną weryfikację zasadności i okoliczności poniesienia danego Wydatku, a także autentyczności dokumentującej go faktury. W każdym Raporcie widnieje przy tym informacja, kto akceptował Raport i podsumowane w nim Wydatki;
    *   Raporty weryfikowane są także przez dział księgowości, który w szczególności porównuje dane zawarte w Raporcie z informacjami wynikającymi z dokumentów źródłowych. Dodatkowo, salda Raportów z Karty wygenerowane w danym okresie rozliczeniowym uzgadniane są z saldami korporacyjnych kart kredytowych z tego samego okresu; s Raporty są księgowane przez dział księgowości dopiero wówczas, gdy ww. dwuetapowy proces weryfikacji i akceptacji przebiegnie pomyślnie, a wszelkie ewentualne wątpliwości zostaną wyjaśnione;
*   Raporty są tworzone, weryfikowane i akceptowane na bieżąco, w krótkich okresach rozliczeniowych, dzięki czemu zgromadzenie oraz sprawdzenie informacji dotyczących poniesionych Wydatków nie stanowi trudności.

Opisany w niniejszym wniosku sposób postępowania zapewnia także integralność treści faktur dokumentujących Wydatki w rozumieniu art. 106m ust. 3 Ustawy o VAT. Należy bowiem wskazać, że skany/zdjęcia faktur wprowadzane i archiwizowane są w Aplikacji w nieedytowalnej formie (w szczególności - w formacie JPG lub PDF), które wykluczają możliwość modyfikowania zawartych w nich danych. Również Raporty, po zaksięgowaniu wynikających z nich Wydatków, nie mogą być w żaden sposób modyfikowane. W dużej mierze, w szczególności w zakresie Raportów z Kart, integralność treści gwarantowana jest także przez wiarygodne dokumenty zewnętrzne (np. wyciągi bankowe), które jednoznacznie potwierdzają wysokość poniesionych wydatków jak i sprzedawców (akceptantów płatności).

Finalnie, należy także wskazać, że skany/zdjęcia dokumentów (w tym faktur) przechowywanych w Aplikacji są dobrej jakości, pozwalającej na odczytanie i weryfikację, w dowolnym czasie, wszelkich zawartych w nich danych. Tym samym faktury dokumentujące Wydatki, archiwizowane w formie skanów/zdjęć w Aplikacji, spełniają wymóg czytelności faktury wyrażony w art. 106m ust. 1 Ustawy o VAT. Odpowiednia jakość dokumentów jest przy tym dodatkowo zapewniona poprzez procedurę dwuetapowej weryfikacji i akceptacji Wydatków, która obejmuje całość Raportów, w tym kontrolę faktur i innych dokumentów, które są do nich załączane i stanowią ich integralną część.

Jak z powyższego wynika, zapewnienie autentyczności, integralności i czytelności faktur dokumentujących Wydatki odbywa się w sposób formalnie i szczegółowo określony w odpowiedniej procedurze wewnętrznej Spółki, która wykorzystuje zarówno korzyści wynikające z automatyzacji pewnych procesów, jak i przewiduje kontrolę każdego Wydatku przez uprawnione do tego osoby. W każdym przypadku możliwe jest określenie tożsamości sprzedawcy/usługodawcy i stwierdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miała miejsce i była związana z dokonywanymi przez Spółkę czynnościami opodatkowanymi.

Tym samym w ocenie Spółki stosowana procedura deklarowania Wydatków przez Pracowników, a następnie ich weryfikacji, księgowania i archiwizacji w formie elektronicznej, realizowana z wykorzystaniem Aplikacji, stanowi odpowiednią kontrolę biznesową, która każdorazowo pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów/ świadczeniem usług, jak również gwarantuje czytelność, integralność i autentyczność faktur archiwizowanych w Aplikacji.

B. Archiwizacja faktur

W Ustawie o VAT obowiązki podatników związane z przechowywaniem faktur uregulowane zostały w art. 112 oraz art. 112a.

Zgodnie z art. 112 Ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 Ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Art. 112a ust. 2 stanowi, że podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Wymóg ten jednak, zgodnie z ust. 3 powołanego przepisu, nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 Ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak wynika z powołanych przepisów, w Ustawie o VAT określono następujące wymogi dotyczące archiwizacji przez podatnika faktur dokumentujących nabycie przez niego towarów lub usług na potrzeby prowadzonej działalności:

*   faktury powinny być przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
*   faktury należy archiwizować w podziale na okresy rozliczeniowe,
*   przechowywanie faktur powinno odbywać się w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność,
*   faktury przechowywane w formie elektronicznej powinny być archiwizowane w sposób umożliwiający organom podatkowym dostęp do tych faktur, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych; w takim przypadku faktury archiwizowane elektronicznie mogą być przechowywane zarówno w Polsce, jak i poza terytorium kraju.

W świetle omawianych regulacji należy wskazać, że Ustawa o VAT dopuszcza archiwizację faktur w formie elektronicznej. W żadnym z powołanych przepisów nie przewidziano obowiązku archiwizowania faktur wyłącznie w formie papierowej. Co więcej, do elektronicznej formy przechowywania faktur wprost odwołuje się art. 112a ust. 3-4 Ustawy o VAT.

Dopuszczalność elektronicznego przechowywania faktur na gruncie polskich przepisów VAT potwierdzają również pośrednio regulacje Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.

Art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy przewiduje bowiem możliwość wprowadzenia przez dane państwo członkowskie wymogu przechowywania faktur w określonej formie - z którego to rozwiązania każdy kraj Unii Europejskiej może, jednak nie jest zobligowany skorzystać. W myśl powołanego przepisu, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Tym samym, skoro polski ustawodawca nie zawarł w przepisach VAT wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, a wręcz odniósł się wprost do elektronicznej formy archiwizacji faktur - nie ulega wątpliwości, że w świetle Ustawy o VAT podatnik jest uprawniony przechowywać faktury w tej formie, i to zarówno w przypadku, gdy były one otrzymane jako faktury elektroniczne, jak również wówczas, gdy podatnik otrzymał faktury w formie papierowej, a archiwizuje ich skany czy zdjęcia.

Odnosząc powyższe do przedstawionego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, należy wskazać, że opisany w niniejszym wniosku sposób archiwizacji faktur, realizowany przy wykorzystaniu Aplikacji, spełnia wymogi wynikające z art. 112 oraz art. 112a. Skany/zdjęcia faktur przechowywane są w Aplikacji w podziale na odpowiednie, z perspektywy podatkowej, okresy rozliczeniowe, co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Aplikacja umożliwia sprawny dostęp do dokumentów, w tym odnalezienie i pobór dokumentu związanego z konkretnym Wydatkiem, a także, w razie potrzeby, jego wydruk. Skany/zdjęcia, czy też ewentualny wydruk faktury spełniają przy tym, jak wykazano powyżej, wynikającej z Ustawy o VAT warunki autentyczności, integralności i czytelności.

Jak wskazywano, zgodnie z zamierzeniami Spółki, po wprowadzeniu skanów/zdjęć faktur do Aplikacji, wersje papierowe tych dokumentów byłyby niszczone. W tym kontekście należy zwrócić uwagę, że zniszczenie wersji papierowej dokumentów nie spowoduje, że faktura w sensie materialnym zostanie utracona, ponieważ w dalszym ciągu będzie przechowywana w formie elektronicznej, a zatem w formie zgodnej z przepisami Ustawy o VAT. Jednocześnie, jak już wyjaśniano, w razie potrzeby, np. na żądanie organu podatkowego, Spółka w każdym momencie będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w Aplikacji, jak również przekazać odpowiednie faktury organom podatkowym, zarówno w formie elektronicznej, jak i w formie papierowej (po ich wydrukowaniu). Co istotne, każdy skan/zdjęcie/wydruk faktury będzie w swojej treści dokumentem identycznym jak oryginalna faktura papierowa, zawierającym dokładnie takie same dane.

Tym samym przedstawiony w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania faktur dokumentujących Wydatki spełnia wymogi wynikające z art. 112 oraz art. 112a Ustawy o VAT.

Prawo Wnioskodawcy do odliczenia podatku wynikającego z faktur dokumentujących Wydatki, archiwizowanych w formie elektronicznej

W konsekwencji przedstawionych powyżej okoliczności i regulacji prawnych, mając na uwadze, że:

*   faktury dokumentujące Wydatki stanowią faktury w rozumieniu regulacji VAT i są wystarczające do powstania prawa do odliczenia na gruncie art. 86 Ustawy o VAT;
*   stosowana przez Spółkę procedura deklarowania Wydatków przez Pracowników, a następnie ich weryfikacji, księgowania i archiwizacji w formie elektronicznej, realizowana z wykorzystaniem Aplikacji, stanowi odpowiednią kontrolę biznesową, która każdorazowo pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów/świadczeniem usług, jak również gwarantuje czytelność, integralność i autentyczność faktur archiwizowanych w Aplikacji w rozumieniu art. 106m ust. 1 Ustawy o VAT;
*   sposób przechowywania faktur dokumentujących Wydatki spełnia wymogi wynikające z art. 112 oraz art. 112a Ustawy o VAT

\-Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w Ustawie o VAT) zawartego na fakturach dokumentujących poniesienie przez Spółkę Wydatków, jeżeli przedmiotowe faktury będą przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej w Aplikacji, w okolicznościach i zgodnie z procedurami przedstawionymi w niniejszym wniosku.

Należy przy tym podkreślić, że stanowisko, zgodnie z którym faktury przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej uprawniają podatników do odliczenia podatku naliczonego, znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, wydawanych w analogicznych bądź podobnych stanach faktycznych.

W szczególności, w interpretacji indywidulanej z dnia 8 sierpnia 2018 r., nr 0114-KDIP1- 3.4012.313.2018.l.JF wnioskodawca wskazał m.in.:

„W związku z planowanym wdrożeniem elektronicznego przechowywania dokumentów, które obejmowałoby zarówno dokumenty źródłowe dotyczące wydatków służbowych poniesionych przez pracowników, jak i faktury przelewowe otrzymane w formie papierowej, zamiarem Wnioskodawcy jest, aby papierowe oryginały dokumentów zakupu były niszczone po ich rozliczeniu dla celów księgowych i podatkowych.

Spółka planuje, aby dokumenty papierowe objęte rozliczeniem wydatków służbowych w i-expense były niszczone już po otrzymaniu przez pracownika zwrotu pieniędzy na swój rachunek, a papierowe oryginały faktur przelewowych po zakończeniu i księgowym zamknięciu okresu rozliczeniowego, do którego się odnoszą. W tym ostatnim wypadku planowane jest cykliczne niszczenie rozliczonych i zarchiwizowanych faktur.

Przed zniszczeniem papierowego oryginału dokumentu nastąpi obligatoryjna weryfikacja prawidłowości zapisu ich obrazu (skanu, zdjęcia etc. w przyjętym formacie, np. pdf, jpeg) oraz ich ujęcia dla celów księgowych i podatkowych. Zniszczenie to ma nastąpić już po zakończeniu i księgowym zamknięciu okresu rozliczeniowego, do którego się odnoszą. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy dokumentów źródłowych (wydatków służbowych i faktur przelewowych), w formacie uniemożliwiającym ich zmianę, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

W tak zarysowanym stanie faktycznym, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził:

„(\`(...)\`) opisany sposób postępowania z otrzymywanymi fakturami potwierdza, że Spółka stosuje wewnętrzne kontrole biznesowe potwierdzające wiarygodność faktury w odniesieniu do dostawy towarów i świadczenia usług. Zatem Spółka stosuje środki i procedury (kontrole biznesowe) mające ustalić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury. (\`(...)\`) Poza tym wskazano, że Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy dokumentów źródłowych (wydatków służbowych i faktur przelewowych) w formacie uniemożliwiającym ich zmianę do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Obraz każdego dokumentu źródłowego przechowywany w formie elektronicznej (tj. skanu, zdjęcia etc. w przyjętym formacie, np. pdf, jpeg) będzie odpowiednio opisany i powiązany z innymi danymi, co umożliwi jego przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego oraz szybkie odszukanie oraz odtworzenie jego obrazu i wydrukowanie. System archiwizujący dokumenty będzie umożliwiał ich udostępnienie organom podatkowym na potrzeby kontroli, zarówno w formie elektronicznej, jak i poprzez wydruk obrazów dokumentów. Zatem spełnione będą warunki wynikające z art. 112 oraz art. 112a ustawy.

(\`(...)\`) należy zgodzić się ze Spółką, że na powstanie i zakres prawa do odliczenia nie będzie miała wpływu forma (papierowa/elektroniczna) otrzymanej faktury (dokumentu zrównanego z fakturą, tj. wymienionego w § 3 ww. rozporządzenia) dotyczącej rozliczenia wydatków służbowych, ani też forma jej przechowywania. Spółka wskazuje, że ponoszone przez pracowników wydatki są wydatkami służbowymi. Zatem będą stanowiły podstawę do skorzystania przez Wnioskodawcę z prawa do odliczenia na zasadach ogólnych wynikających przede wszystkim z art. 86 ust. 1 ustawy, a także wynikających z art. 86 ust. 10 i ust. 10b ustawy oraz art. 88 ustawy”.

Podobnie, w interpretacji indywidualnej z dnia 27 czerwca 2018 r., nr 0111-KDIB3- 2.4012.311.2018.2.ASZ wnioskodawca wskazał:

„Celem usprawnienia procesu rozliczającego koszty związane z delegacją służbową pracowników, Wnioskodawca rozważa wprowadzenie zintegrowanego systemu rozliczającego delegację oraz wydatki pracownicze (dalej: System). System umożliwi pracownikom zatrudnionym przez Spółkę raportowanie poniesionych wydatków oraz rozliczenie delegacji w formie elektronicznej. Każdy pracownik, w celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków, zobligowany jest do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego dokumentu (np. faktury VAT za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą, czy też postój na parkingu) oraz zapisania go w formacie elektronicznym (cyfrowym) obsługiwanym przez System uniemożliwiający ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (przykładowo w formacie PDF). Wykonywane skany lub zdjęcia muszą posiadać również określoną jakość zapewniającą pełną czytelność. W konsekwencji, powstanie wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego. Po zeskanowaniu dokumentów, pracownik dokona zniszczenia papierowych wersji dokumentów.

Utworzony raport wydatków jest składany elektronicznie i przesyłany do weryfikacji oraz autoryzacji przez dział księgowości Spółki. W dalszej kolejności następuje weryfikacja merytoryczna przesłanego drogą elektroniczną raportu wydatków wraz załącznikami, w ramach którego weryfikowana jest m. in. czytelność załączników oraz prawidłowość wypełnienia wniosku.

Następnie, po procesie autoryzacji, wszystkie raporty wydatków są gotowe do zaksięgowania i rozliczenia w systemie finansowo-księgowym Wnioskodawcy”.

W powyższej interpretacji, mając na uwadze tak zaprezentowany stan faktyczny, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał:

„W kontekście prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych.

(\`(...)\`) W opisanym we wniosku zdarzeniu, procedura przechowywania faktur zakupu dotyczących delegacji służbowych w postaci elektronicznej, będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktury oraz pozwala na ich łatwe odszukanie. Ponadto faktury w ramach ww. procedury będą archiwizowane co najmniej do momentu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zatem należy stwierdzić, że opisana we wniosku procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, będzie zgodna z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego, o których mowa w art. 106m ustawy oraz art. 112 i art. 112a ustawy.

(\`(...)\`) W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dotyczących rozliczenia delegacji służbowych, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej opisanej we wniosku, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy - w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. (\`(...)\`)

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności zdarzenia należy stwierdzić, że Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur dotyczących rozliczenia delegacji służbowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach wynikających z ustawy o VAT, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT i nie zajdą wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy”.

Podobne stanowisko zostało także wyrażone w wielu innych interpretacjach podatkowych. Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:

*   z dnia 1 czerwca 2018 r. nr 0112-KDIL1-3.4012.228.2018.1.AP;
*   z dnia 27 czerwca 2018 r. nr 0111-KDIB3-2.4012.311.2018.2.ASZ;
*   z dnia 4 września 2018 r. nr 0115-KDIT1-3.4012.419.2018.1.BJ;
*   z dnia 5 września 2018 r. nr 0114-KDIP1- 3.4012.349.2018.2.MK;
*   z dnia 12 września 2018 r. nr 0112-KDIL1-3.4012.491.2018.1.PR;
*   z dnia 3 października 2018 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.438.2018.l.JF;
*   z dnia 23 października 2018 r. nr 0114-KDIP1- 2.4012.689.2018.1.RD;
*   z dnia 25 października 2018 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.455.2018.2.JF;
*   z dnia 9 listopada 2018 r. nr 0113-KDIPT1-3.4012.686.2018.3.ALN;
*   z dnia 7 września 2018 r. nr 0112-KDIL1-3.4012.440.2018.2.PR.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego w zakresie przechowywani faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku z tak przechowywanych faktur na zasadach przewidzianych w ustawie jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie prawa do odliczenia oraz sposobu przechowywania faktur i faktur korygujących w formie elektronicznej.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.