Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1-443-1048/08-2/JF
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2008-07-31
Teza: Jeśli wybrana przez Spółkę firma – świadcząc usługi archiwizacji faktur wystawianych w formie elektronicznej, w zakresie przechowywania faktur, zapewni Spółce autentyczność pochodzenia i integralność treści oraz czytelność wystawionych i przesyłanych faktur w drodze elektronicznej, przez cały okres ich przechowywania, to zostaną spełnione warunki dotyczące ich przechowywania, o których mowa w § 6 rozporządzenia z 14 lipca 2005 r. Jednocześnie, zdaniem tut. organu podatkowego, jeżeli faktury będą przechowywane na terytorium kraju, Spółka nie ma obowiązku powiadamiania o fakcie przechowywania ww. faktur przez podmiot trzeci z uwagi na fakt, iż przepisy określające obowiązek powiadamiania organów podatkowych o zmianie miejsca przechowywania ww. faktur znajdują zastosowanie w sytuacji gdy przedmiotowe faktury przechowywane są poza terytorium kraju.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; fakturowanie; noty-nota korygująca; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 29.05.2008 r. (data wpływu 02.06.2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 02.06.2008 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

W związku z wejściem w życie z dniem 4 sierpnia 2005r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. 05. nr 133, poz. 1119), Spółka ma zamiar przystąpić do wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Spółka chciałaby skorzystać z opcji wymienionej w § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia, według którego faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Wymagania określone w § 6 ww. rozporządzenia, a w szczególności wymagania wymienione w punktach 1, 5 i 6 tego paragrafu, Spółka zamierza spełnić poprzez:

1.  Przechowywanie wysłanych przez Spółkę elektronicznych faktur (poprzez platformę elektronicznej wymiany danych EDI) w Archiwum Dokumentów. Archiwum Dokumentów będzie posiadało następujące funkcjonalności:
    *   przechowywanie faktur elektronicznych przesyłanych przez Spółkę przez wymagany prawem okres 6 lat
    *   dostęp przez stronę www (przez szyfrowane połączenie) dla Spółki i upoważnionych przez nią użytkowników
    *   możliwość podglądu zawartości dokumentu (faktury) w postaci czytelnej (graficzna prezentacja) wraz z możliwością wygenerowania wydruku; zarówno wygląd jak i wydruk będą zawierać wszystkie informacje wymagane przez ustawę o VAT
    *   możliwość pobrania poprzez łącze sieciowe i stronę www dokumentu elektronicznego w postaci wysłanej przez Spółkę (czyli w formacie elektronicznym, nieczytelnym bezpośrednio dla użytkownika).
2.  Udostępnienie przez Spółkę organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej na każde żądanie tych organów wszystkich niezbędnych loginów i haseł umożliwiających dostęp on-line przez łącza sieciowe i stronę www do wymienionego Archiwum Dokumentów spełniającego określone wyżej funkcjonalności.
3.  Archiwum Dokumentów będzie własnością firmy trzeciej (operatora platformy EDI za pośrednictwem którego mamy zamiar wysyłać faktury). Spółka nasza będzie korzystać z wymienionego Archiwum Dokumentów na podstawie umowy, której przedmiotem będzie udzielenie Spółce licencji na korzystanie z tego Archiwum Dokumentów (w szczególności wysłanych przez Spółkę elektronicznych faktur EDI).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy rozwiązania, które mamy zamiar zastosować wyczerpują wymagania, jakie nakładają na nas wymienione punkty § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r.?

Zdaniem Wnioskodawcy, rozwiązania które Spółka ma zamiar zastosować wyczerpują wymagania, jakie nakładają na nią punkty 1, 5 i 6 zawarte w § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r..

W szczególności udostępnienie przez Spółkę organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej wszystkich niezbędnych loginów i haseł umożliwiających dostęp on-line przez łącza sieciowe i stronę www do wymienionego Archiwum Dokumentów jest zdaniem Spółki tożsame z umożliwieniem organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej natychmiastowego, pełnego i ciągłego dostępu drogą elektroniczną do tych faktur. Według Spółki fakt, że właścicielem Archiwum Dokumentów będzie firma trzecia (w tym przypadku operator platformy EDI) nie ma znaczenia, jako że nie jest sprzeczny i tym samym nie narusza żadnego z zapisów przywołanego na wstępie rozporządzenia Ministra Finansów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133 poz. 1119) zwanego dalej rozporządzeniem, faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Stosownie do treści § 4 pkt 2 rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane, poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

W myśl § 6 ust. 1 rozporządzenia, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

Stosownie natomiast do § 6 ust. 2 rozporządzenia, wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej faktury mogą być przechowywane na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, pod warunkiem uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, o miejscu ich przechowywania (adresie, a w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu niż podmiot, który wystawił lub otrzymał fakturę - również o nazwie tego podmiotu). Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

W tym przypadku również musi być spełniony warunek umożliwiający organom podatkowym i skarbowym dostęp do tych faktur. Należy zauważyć, że zmiany dotyczące miejsca przechowywania faktur w formie elektronicznej, o których mowa wyżej, mogą być dokonywane pod warunkiem poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany (ust. 4).

Natomiast w myśl § 6 ust. 5 rozporządzenia, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Stosownie do § 6 ust. 6 rozporządzenia, dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Dokonując analizy powyższych regulacji prawa podatkowego stwierdzić należy, iż faktury w formie elektronicznej powinny być przechowywane w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres przechowywania.

Zagwarantowanie autentyczności pochodzenia oznacza możliwość jednoznacznej identyfikacji nadawcy wiadomości, czyli wystawcy faktury. Z kolei procedury zapewniające integralność danych zapewniają, że faktura przesłana drogą elektroniczną dotarła do adresata kompletna i w niezmienionej formie. Spełnienie tych kryteriów wiąże się z zastosowaniem się do treści zawartej w § 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, co oznacza, iż faktury elektronicznie muszą być podpisane elektronicznie oraz przesyłane poprzez Elektroniczną Wymianę Danych (z ang. EDI - Electronic Data Interchange).

Faktura jest opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130 poz. 1450 ze zm.), gdy dane służące do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny weryfikowane są za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu wydanego przez podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, który jest wpisany do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne.

Natomiast przesyłanie poprzez EDI, oznacza stan gdy przesyłanie to zostało poprzedzone zawarciem umowy pomiędzy wystawcą i odbiorcą faktur, dotyczącej wymiany faktur elektronicznych przewidującej stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych, uwzględniającej postanowienia umowy w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych.

Umowa w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych została opisana w art. 1 zaleceń Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 roku nr 1994/820/WE odnoszących się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338).

Czytelność faktur elektronicznych jest zapewniona w sytuacji kiedy faktury wystawione i przechowywane w określonym pliku będą dostępne oraz możliwy będzie ich odczyt przez cały okres przechowywania wynikający z treści § 23 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95 poz. 798).

Reasumując, stwierdza się, iż faktury otrzymane i przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane w tej formie przez ich wystawcę oraz odbiorcę, w formacie, w którym zostały wysłane. Ponadto przechowujący winni zagwarantować ich czytelność przez cały okres wymagany przepisami dotyczącymi przechowywania faktur oraz umożliwić na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp do nich w trybie on-line.

Konkludując, z przedstawionego zdarzenia przyszłego opisanego we wniosku, formy przechowywania e-faktur jakie podaje Spółka tj. dostęp przez stronę www (przez szyfrowane połączenie) dla Spółki i upoważnionych przez nią użytkowników, możliwość podglądu zawartości dokumentu (faktury) w postaci czytelnej (graficzna prezentacja) wraz z możliwością wygenerowania wydruku (zarówno wygląd jak i wydruk będą zawierać wszystkie informacje wymagane przez ustawę o VAT), możliwość pobrania poprzez łącze sieciowe i stronę www dokumentu elektronicznego w postaci wysłanej przez Spółkę (czyli w formacie elektronicznym, nieczytelnym bezpośrednio dla użytkownika), udostępnienie przez Spółkę organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej na każde żądanie tych organów wszystkich niezbędnych loginów i haseł umożliwiających dostęp on-line przez łącza sieciowe i stronę www do Archiwum Dokumentów mogą być uznane za prawidłowe pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów o których mowa w § 4 i § 6 ust. 1, 5 i 6 rozporządzenia.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika również, iż Spółka zamierza zlecić podmiotowi trzeciemu archiwizowanie faktur wystawianych drogą elektroniczną w Archiwum Dokumentów.

Mając na uwadze powyższe, jeśli wybrana przez Spółkę firma – świadcząc usługi archiwizacji faktur wystawianych w formie elektronicznej, w zakresie przechowywania faktur, zapewni Spółce autentyczność pochodzenia i integralność treści oraz czytelność wystawionych i przesyłanych faktur w drodze elektronicznej, przez cały okres ich przechowywania, to zostaną spełnione warunki dotyczące ich przechowywania, o których mowa w § 6 rozporządzenia z 14 lipca 2005 r.

Jednocześnie, zdaniem tut. organu podatkowego, jeżeli faktury będą przechowywane na terytorium kraju, Spółka nie ma obowiązku powiadamiania o fakcie przechowywania ww. faktur przez podmiot trzeci z uwagi na fakt, iż przepisy określające obowiązek powiadamiania organów podatkowych o zmianie miejsca przechowywania ww. faktur znajdują zastosowanie w sytuacji gdy przedmiotowe faktury przechowywane są poza terytorium kraju.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.