Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-3.4012.13.2018.1.PK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-03-13
Teza: Odliczenie podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur w formie papierowej oraz w formie elektronicznej przechowywanych w formie elektronicznej zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów
Słowa kluczowe: faktura; odliczenia-odliczenie od podatku
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 8 stycznia 2018 r. (data wpływu 16 stycznia 2018 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur w formie papierowej oraz w formie elektronicznej przechowywanych w formie elektronicznej zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów (pytanie nr 2) - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 16 stycznia 2018 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej m.in. podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur w formie papierowej oraz w formie elektronicznej przechowywanych w formie elektronicznej zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów (pytanie nr 2 ).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest samodzielnym publicznym zakładem opieki zdrowotnej. Działa na podstawie przepisów ustawy o działalności leczniczej oraz ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Dokonuje on zakupu materiałów, towarów, produktów leczniczych, wyrobów medycznych oraz zakupu usług związanych z prowadzoną działalnością. W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca otrzymuje od swoich kontrahentów faktury zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.

W wersji elektronicznej kontrahent przesyła (skan faktury) na wskazany mail przez szpital do obioru faktur.

Faktury w wersji papierowej są obecnie przechowywane i archiwizowane w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami ponoszonymi przez Wnioskodawcę.

Celem minimalizacji kosztów oraz usprawnienia procesu dostępu do faktur w ramach obowiązującego prawa, Wnioskodawca zamierza wprowadzić zmianę praktyki w zakresie przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej.

Planowane jest przechowywanie faktur otrzymanych w wersji papierowej dokumentujących poniesienie wydatków w formie elektronicznej, tj. w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania ww. dokumentów (dalej: „Zeskanowane dokumenty”).

W szpitalu funkcjonuje proces obiegu faktur zakupowych, podczas którego w momencie uruchamiania procedury elektronicznej akceptacji faktur osoba w centralnym rejestrze faktur CRF (która jest zobowiązana do zarejestrowania wpływu faktury do Wnioskodawcy) zobligowana jest do skanowania faktury (otrzymanej w wersji papierowej) i dołączenia jej w formie elektronicznej (PDF).

W Polityce Rachunkowości dokonano opisu dostępu, skanowania faktur i dokumentów powiązanych, przechowywania danych oraz zabezpieczenia danych związanych z elektronicznym obiegiem faktur zakupu j/n.:

Obsługa faktur obcych w systemie Elektronicznej Akceptacji Faktur

1.  Dostęp do systemu:
    *   Logowanie do systemu oparte jest o autoryzację typu login/hasło.
    *   Rejestr użytkowników prowadzi Dział Teleinformatyki, który przydziela i odbiera uprawnienia dostępowe na żądanie Działu Finansowego i Działu Księgowego.
2.  Skanowanie faktur
    *   Faktury i dokumenty powiązane skanowane są za pomocą skanerów przepływowych o dużej szybkości skanowania do plików PDF (ang. Portable Document Format), co zapewnia integralność zeskanowanych dokumentów.
3.  Przechowywanie danych
    *   Skany dokumentów trafiają w postaci plików PDF na udział dyskowy NAS (ang. NetWork Attached Storage) w ramach centralnej macierzy danych. Użytkownicy systemu EAF mają dostęp do skanów tylko i wyłącznie poprzez aplikację EAF.
    *   Dane tabelaryczne, wprowadzane w ramach aplikacji EAF, są zapisywane w ramach bazy danych Oracle, na dyskach twardych serwera bazodanowego.
4.  Zabezpieczenie danych
    *   Macierz dyskowa EMC Isilon NAS cechuje się dużym poziomem redundancji, wszystkie dane są automatycznie przechowywane w kilku kopiach.
    *   Serwer bazy danych podlega rygorom cyklicznego wykonywania kopii bezpieczeństwa - kopie wykonywane są raz na dobę. Dodatkowo w ramach samego serwera bazy danych robione są dobowe zrzuty bazy do pliku, celem ew. przywrócenia danych po awarii bazy.

Zeskanowane faktury będą przechowywane w formacie PDF, przy czym dla każdego skanu faktury zostanie nadany numer pod którym jest zaksięgowany. Numer ten odpowiadać będzie numerowi transakcji ujętej w systemie FK Impuls, np.: FKK xx/mc/rok.

Ponadto, na żądanie organu podatkowego, organu kontroli skarbowej lub organu celnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zeskanowane dokumenty będą mogły być udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej. Oprogramowanie do skanowania i przechowywania zeskanowanych dokumentów w formie elektronicznej jest powiązane z systemem FK Impuls, dzięki czemu odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System informatyczny używany przez Wnioskodawcę oraz posiadane przez Szpital urządzeń pozwala na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku.

Wnioskodawca zamierza prowadzić archiwizację zeskanowanych dokumentów otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Zgodnie z wymogami określonymi w uor. m.in. w rodź. 8. po zeskanowaniu faktur papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym, papierowe wersje faktur będą niszczone po upływie okresu zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

W myśl upr oryginalne dokumenty można „zamienić” na formę elektroniczną co do zasady dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.

W każdej chwili z poziomu systemu księgowego będzie można po unikatowym identyfikatorze odszukać fakturę i odtworzyć jej obraz, np. FKK/xx/mc/rok.

Przechowywane przez Wnioskodawcę elektroniczne wersje dokumentów będą zawierały dokładnie tę samą treść, która zawarta była w ich papierowych odpowiednikach. W szczególności, dokumenty będą zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami (na nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu), jak również uszkodzeniem oraz całkowitym zniszczeniem.

Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przepisy ustawy o rachunkowości nie uznają za niedopuszczalne przechowywania faktur oraz innych podobnych dokumentów w formie elektronicznej. Art. 20, art. 21 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości, ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Z kolei, art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości określa, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”. W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Wnioskodawca będzie mogło zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność). Żadne dane na fakturze, innym dokumencie wymaganym przepisami nie będą mogły być zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze lub innym dokumencie (czytelność).

Opisane powyżej procedury będą miały również zastosowanie do faktur, a także not księgowych oraz innych podobnych dokumentów dokumentujących poniesienie wydatków otrzymanych przez Wnioskodawcę w wersji elektronicznej i papierowej od kontrahentów.

W związku z powyższym opisem, w zakresie podatku od towarów i usług, zadano następujące pytanie (oznaczone we wniosku nr 2).

Czy w przypadku zeskanowanych faktur i dokumentów otrzymywanych przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej i papierowej, potwierdzających poniesienie wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, Wnioskodawca będzie posiadał możliwość odliczania podatku VAT z faktur VAT dot: czynności opodatkowanych zgodnie z art. 86 ustawy o podatku od towarów i usług?

Stanowisko Wnioskodawcy (poniżej przywołano stanowisko Wnioskodawcy wyłącznie w części dotyczącej podatku od towarów i usług):

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że fakt przechowywania zeskanowanych dokumentów jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą (gdy papierowe wersje dokumentów zostaną zniszczone) dają możliwość odliczania podatku VAT związanymi z czynnościami opodatkowanymi.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego dotyczącego podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur w formie papierowej oraz w formie elektronicznej przechowywanych w formie elektronicznej zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów, jest prawidłowe.

Na wstępie należy zaznaczyć, że niniejsza interpretacja odnosi się tylko do przepisów ustawy podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221 ze zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na mocy art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Jak stanowi art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Wnioskodawca we wniosku wskazał, że otrzymuje od swoich kontrahentów faktury zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. W wersji elektronicznej kontrahent przesyła (skan faktury) na wskazany mail przez szpital do obioru faktur. Faktury w wersji papierowej są obecnie przechowywane i archiwizowane w formie papierowej. Wnioskodawca zamierza wprowadzić zmianę praktyki w zakresie przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest przechowywanie faktur otrzymanych w wersji papierowej dokumentujących poniesienie wydatków w formie elektronicznej, tj. w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania ww. dokumentów.

W szpitalu funkcjonuje proces obiegu faktur zakupowych, podczas którego w momencie uruchamiania procedury elektronicznej akceptacji faktur osoba w centralnym rejestrze faktur CRF (która jest zobowiązana do zarejestrowania wpływu faktury do Wnioskodawcy) zobligowana jest do skanowania faktury (otrzymanej w wersji papierowej) i dołączenia jej w formie elektronicznej (PDF).

Na żądanie organu podatkowego, organu kontroli skarbowej lub organu celnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zeskanowane dokumenty będą mogły być udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej.

Przechowywane przez Wnioskodawcę elektroniczne wersje dokumentów będą zawierały dokładnie tę samą treść, która zawarta była w ich papierowych odpowiednikach. W szczególności, dokumenty będą zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami (na nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu), jak również uszkodzeniem oraz całkowitym zniszczeniem.

Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Wnioskodawca będzie mógł zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność). Żadne dane na fakturze, innym dokumencie wymaganym przepisami nie będą mogły być zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze lub innym dokumencie (czytelność).

W przedstawionych we wniosku okolicznościach należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawianych/otrzymanych w formie papierowej oraz w formie elektronicznej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę dokumentów: not księgowych oraz innych podobnych dokumentów dokumentujących poniesienie wydatków otrzymanych przez Wnioskodawcę (tj. innych niż faktury), należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie o VAT, zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z zeskanowanych dokumentów oraz faktur otrzymanych w formie papierowej i elektronicznej dokumentujących zakup towarów i usług, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej opisanej we wniosku, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że Faktury dokumentujące zakupy, przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych Faktur – będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy, w myśl którego, fakt przechowywania zeskanowanych dokumentów jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą (gdy papierowe wersje dokumentów zostaną zniszczone) dają możliwość odliczania podatku VAT związanymi z czynnościami opodatkowanymi - należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Informuje się, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wydano odrębne rozstrzygnięcie. Tym samym przedmiotowa interpretacja odnosi się wyłącznie do kwestii prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych w formie elektronicznej.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku - al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.