Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPTPP4/443-262/12-6/JM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2012-07-13
Teza: Obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość wystawiania faktur, faktur korygujących oraz duplikaty faktur w formie elektronicznej i ich przesyłanie w formie elektronicznej. Zatem wystawianie, przesyłanie i przechowywanie przez Wnioskodawcę faktur w formacie PDF jest równoważne w skutkach podatkowych z wystawianiem, przesyłaniem i przechowywaniem faktur w formie papierowej, jeżeli zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-wystawca faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-Rozdział 1-art. 15; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 5 kwietnia 2012 r. (data wpływu 10 kwietnia 2012 r.), uzupełnionym pismem z dnia 9 lipca 2012 r. (data wpływu 10 lipca 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur VAT – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 10 kwietnia 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu wystawiania przesyłania i przechowywania faktur VAT.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z dnia 9 lipca 2012 r. (data wpływu 10 lipca 2012 r.) w zakresie doprecyzowania opisu zdarzenia przyszłego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe (ostatecznie przedstawione w uzupełnieniu wniosku).

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej sprzedaje towary na rynku krajowym oraz zagranicznym. Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny. Transakcje są obecnie dokumentowane przy pomocy papierowych faktur VAT. Spółka zamierza zmienić sposób dokumentowania obrotu towarami w następujący sposób:

1.  Spółka będzie wystawiać wszystkie faktury VAT w formie elektronicznej tj. w formacie plików PDF (Portable Document Format) firmy Adobe Systems generowanych przez program księgowy spółki oraz spółka będzie przechowywać faktury VAT w formie elektronicznej na nośnikach danych z zapewnieniem szybkiego i łatwego dostępu z podziałem na okresy rozliczeniowe.
2.  W przypadku kontrahentów, którzy wyrażą w pisemnym porozumieniu zgodę na otrzymywanie faktur VAT w formie elektronicznej w formacie plików PDF, dokumenty te będą przesyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej ze wskazanego w ww. porozumieniu adresu e-mail spółki na wskazany adres e-mail kontrahenta.
3.  W przypadku kontrahentów, którzy nie wyrażą zgody na otrzymywanie faktur VAT w formie elektronicznej, faktury VAT wystawione w formie elektronicznej będą drukowane w jednym egzemplarzu do formy papierowej i wysyłane do kontrahenta z jednoczesnym zachowaniem ich przez spółkę w formie elektronicznej w celu przechowywania przez prawem wymagany okres, przy czym ww. faktury nie będą zawierały w swojej treści oznaczeń „oryginał” i „kopia”.
4.  Powyższe zasady postępowania będą także dotyczyć faktur korygujących i duplikatów faktur.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wyjaśnia, że:

1.  Faktury, faktury korygujące oraz duplikaty faktur, o których mowa we wniosku będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe i będą zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich wyszukanie, a także bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie oraz możliwość przetwarzania danych zawartych w przechowywanych w wersji elektronicznej dokumentach, o których mowa powyżej.
2.  Faktury elektroniczne będą umożliwiać ich udostępnienie organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie zapewniającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
3.  Faktury, faktury korygujące oraz duplikaty faktur sporządzone w formie elektronicznej nie będą miały możliwości usunięcia danych w nich zawartych ani ich modyfikacji.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy opisany w stanie faktycznym sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur VAT jest prawidłowy w świetle przepisów ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeń Ministra Finansów z dnia 17.12.2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej oraz z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług?

Zdaniem Wnioskodawcy, ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług w art. 106 reguluje obligatoryjną treść faktury jako dokumentu stwierdzającego dokonanie sprzedaży. Na podstawie delegacji ustawowej w obecnym stanie prawnym funkcjonują dwa akty wykonawcze tj. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17.12.2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Wskazane przepisy regulują m.in. kwestię wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej.

Stosownie do postanowień ww. rozporządzenia z dnia 17.12.2010 r. autentyczność i integralność treści faktury może być zapewniona także w inny sposób niż przez stosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego czy też elektronicznej wymiany danych (§ 2 ust. 2); faktury mogą być przesyłane w dowolnym formacie elektronicznym za akceptacją odbiorcy (§ 3 ust. 1); przechowywanie faktur w formie elektronicznej może następować w dowolny sposób zapewniający podział na okresy rozliczeniowe, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur, łatwe ich odszukanie i bezzwłoczny dostęp (§ 6-8).

Ww. rozporządzenie z dnia 28.03.2011 r. stanowi, że przechowywanie faktur może następować w dowolnej formie zapewniającej podział na okresy rozliczeniowe, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur, łatwe ich odszukanie i bezzwłoczny dostęp (§ 21-22).

Co do dopuszczalności stosowania plików formatu PDF dla potrzeb faktur elektronicznych jako spełniających wymogi co do autentyczności i integralności treści dokumentu, a także jego czytelności, łatwości i szybkości dostępu w połączeniu z metodą ich przesyłania pomiędzy dwoma skonkretyzowanymi w porozumieniu pomiędzy stronami transakcji adresami poczty elektronicznej wielokrotnie pozytywnie wypowiadały się organy podatkowe wydając indywidualne interpretacje podatkowe (m. in. w interpretacji indywidualnej Ministra Finansów – Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 27.12.2011 r. IPTPP2/443-564/11-7/JS).

W zakresie natomiast przewidzianych prawem metod przechowywania faktur VAT brak jest podstaw do zakwestionowania prawidłowości stanowiska spółki opisanego w przedstawionym przyszłym stanie faktycznym, a obejmującym sytuacje, gdy spółka zawsze wystawia faktury elektroniczne i przechowuje je w formie elektronicznej lub papierowej po uprzednim wydrukowaniu albo otrzymują faktury wystawione w formie elektronicznej po ich wydrukowaniu przez spółkę w formie papierowej.

Wskazane stanowisko znajduje oparcie w zestawieniu postanowień obu ww. rozporządzeń, a mianowicie § 2, 4, 6-8 rozporządzenia z dnia 17.12.2010 r. z § 19, 21-22 rozporządzenia z dnia 28.03.2011 r. Pierwszy z wymienionych aktów wykonawczych odnosi się do faktur wystawionych w formie elektronicznej. Drugi z aktów natomiast te kwestie reguluje w ogólności i przewiduje w § 21 ust. 2 możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej nie zastrzegając, że dotyczy to wyłącznie faktur wystawionych w formie elektronicznej. Takie rozumienie ww. przepisu potwierdza treść § 22 zezwalającego na przechowywanie faktur w drodze elektronicznej poza granicami Polski jeżeli zapewniono dostęp on-line.

Ponadto z treści § 5 i 19 rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r., jak i innych przepisów prawa, nie wynika obowiązek zamieszczania w treści faktur oznaczeń „oryginał” i „kopia”, a także informacji o sporządzeniu faktury w dwóch egzemplarzach. Z tych względów zdaniem Wnioskodawcy sytuacja opisana w pkt 3 przyszłego stanu faktycznego spełnia wymogi wymienionych aktów prawnych co do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur VAT.

Biorąc zatem cel nowej regulacji, a mianowicie uproszczenie obrotu fakturami i szersze dopuszczenie stosowania rozwiązań informatycznych, należy uznać, że przedstawione w przyszłym stanie faktycznym zasady wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur są zgodne z wymienionymi przepisami i spełniają warunki w nich ustanowione.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 106 ust. 1 ustawy stanowi, że podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwane dalej rozporządzeniem, które określa szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT, dane, które powinny zawierać oraz sposób i okres ich przechowywania.

W świetle § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

W myśl § 5 ust. 1 rozporządzenia, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1.  imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
2.  numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;
3.  numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”;
4.  dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;
5.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
6.  miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
7.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
8.  wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
9.  stawki podatku;
10.  sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
11.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
12.  kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Stosownie do § 19 ust.1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Treść § 19 ust. 2 rozporządzenia stanowi iż, przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Należy zauważyć, iż w myśl § 20 ust. 1 rozporządzenia, jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej.

Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących przesłanych w formie elektronicznej (§ 20 ust. 2 rozporządzenia).

Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia (§ 20 ust. 3 rozporządzenia).

Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca (§ 20 ust. 4 rozporządzenia).

W przypadku faktur i faktur korygujących przesłanych w formie elektronicznej duplikat faktury i faktury korygującej sprzedawca przesyła nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 20 ust. 5 rozporządzenia).

Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - § 21 ust. 1 rozporządzenia.

Zgodnie z § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - § 21 ust. 3 rozporządzenia.

W myśl § 21 ust. 4 rozporządzenia, integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Należy zwrócić uwagę, iż przepisy ustawy oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy faktur, tzw.: papierową i elektroniczną.

Zasady regulujące kwestie faktur elektronicznych zawarte zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych, wydanym na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy.

Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych określa sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej faktur przesyłanych tą formą.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, przez autentyczność pochodzenia faktury, rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast w § 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych wskazano, że przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Prawodawca zdefiniował co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury. Jako przykład systemów zapewniających zachowanie ww. warunków podał bezpieczny podpis elektroniczny oraz elektroniczną wymianę danych (EDI). Przy czym jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody przesyłania faktur drogą elektroniczną, gwarantujące autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury.

Konieczne zatem jest stworzenie metod gwarantujących spełnienie powyższych wymogów, które jednak ma określić sam podatnik. Rozporządzenie nie określa, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury).

Powyższe zmiany zostały wprowadzone w związku z przyjęciem Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej Dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L nr 189), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób. Nowa redakcja art. 233 Dyrektywy 2006/112/WE regulująca ww. kwestie, została dokonana w taki sposób, aby kwestie techniczne wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur całkowicie pozostawić w gestii podatnika, ograniczając rolę państw członkowskich jedynie do funkcji weryfikatora przyjętych przez podatników procedur umożliwiających kontrolę prawidłowości rozliczania podatku VAT. Ocena „prawidłowości” faktury jako dowodu ma być dokonywana z perspektywy „autentyczności” jej pochodzenia, zachowania „integralności treści” oraz jej „czytelności”. Kontrolę faktury pod tym kątem ma zapewnić sam podatnik, przy czym Dyrektywa 2006/112/WE podpowiada podatnikowi, że można ten efekt uzyskać za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Jedynie jako przykład tego typu systemów kontroli podaje się rozwiązania oparte na bezpiecznym (zaawansowanym) podpisie elektronicznym lub systemie elektronicznej wymiany informacji (EDI).

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych).

W myśl § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Mocą § 6 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Należy zauważyć, że obecnie obowiązujące regulacje prawne nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności, jednakże można gwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur według metody określonej przez podatnika. Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak i elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jako rozwiązania fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zatem jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszystkie metody gwarantujące spełnienie powyższych wymogów.

Jak już wspomniano, stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Z kolei, w przypadku cofnięcia akceptacji wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin.

Zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy tak, aby zapewnić również prawidłowy sposób przechowywania faktur.

Z przytoczonych przepisów jednoznacznie wynika, iż faktura może być sporządzona, wystawiona, przesłana i przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej, lecz jedynie przy zachowaniu metod wymienionych w ww. przepisach.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca będzie wystawiać wszystkie faktury VAT w formie elektronicznej tj. w formacie plików PDF (Portable Document Format) firmy Adobe Systems generowanych przez program księgowy spółki oraz spółka będzie przechowywać faktury VAT w formie elektronicznej na nośnikach danych z zapewnieniem szybkiego i łatwego dostępu z podziałem na okresy rozliczeniowe. W przypadku kontrahentów, którzy wyrażą w pisemnym porozumieniu zgodę na otrzymywanie faktur VAT w formie elektronicznej w formacie plików PDF, dokumenty te będą przesyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej ze wskazanego w ww. porozumieniu adresu e-mail spółki na wskazany adres e-mail kontrahenta. W przypadku kontrahentów, którzy nie wyrażą zgody na otrzymywanie faktur VAT w formie elektronicznej, faktury VAT wystawione w formie elektronicznej będą drukowane w jednym egzemplarzu do formy papierowej i wysyłane do kontrahenta z jednoczesnym zachowaniem ich przez spółkę w formie elektronicznej w celu przechowywania przez prawem wymagany okres, przy czym ww. faktury nie będą zawierały w swojej treści oznaczeń „oryginał” i „kopia”. Powyższe zasady postępowania będą także dotyczyć faktur korygujących i duplikatów faktur.

Faktury, faktury korygujące oraz duplikaty faktur, o których mowa we wniosku będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe i będą zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich wyszukanie, a także bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie oraz możliwość przetwarzania danych zawartych w przechowywanych w wersji elektronicznej dokumentach, o których mowa powyżej.

Faktury elektroniczne będą umożliwiać ich udostępnienie organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie zapewniającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Faktury, faktury korygujące oraz duplikaty faktur sporządzone w formie elektronicznej nie będą miały możliwości usunięcia danych w nich zawartych ani ich modyfikacji.

Podkreślić należy, iż faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury VAT w formie papierowej. Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych wskazuje jedynie zasady wystawiania, przechowywania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Natomiast wszelkie inne zasady dotyczące tzw. „zwykłych” faktur VAT, które stosuje się odpowiednio do faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie.

Zatem wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur VAT, jak również faktur korygujących oraz duplikatów faktur w formie elektronicznej w formacie plików PDF jest równoważne w skutkach podatkowych z wystawianiem, przesyłaniem i przechowywaniem ww. faktur w formie papierowej, ale musi być zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość wystawiania faktur, faktur korygujących oraz duplikaty faktur w formie elektronicznej i ich przesyłanie w formie elektronicznej. Zatem wystawianie, przesyłanie i przechowywanie przez Wnioskodawcę faktur w formacie PDF jest równoważne w skutkach podatkowych z wystawianiem, przesyłaniem i przechowywaniem faktur w formie papierowej, jeżeli zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych.

Końcowo należy dodać, iż faktyczna ocena wypełnienia przez wystawcę wymogów określonych przepisami cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów może być zweryfikowana tylko w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego prowadzonego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Podkreśla się także, iż tutejszy Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie takiego postępowania.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.