Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP3/443-1018/14-2/JF
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2014-10-20
Teza: przechowywanie otrzymanych faktur papierowych w wersji elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 7 października 2014 r. (data wpływu 9 października 2014 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania otrzymanych faktur papierowych w wersji elektronicznej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 9 października 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania otrzymanych faktur papierowych w wersji elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest polską spółką z ograniczoną odpowiedzialnością posiadającą siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, wchodzącą w skład grupy kapitałowej (dalej: „Grupa”).

W chwili obecnej Spółka otrzymuje faktury od dostawców towarów i usług:

*   w formie papierowej bądź

*   w formie elektronicznej, najczęściej w postaci pliku PDF załączonego do wiadomości e-mail.

Zgodnie z obowiązującymi obecnie w Spółce procedurami obiegu dokumentów, wszystkie otrzymywane faktury są wprowadzane do systemu elektronicznego (tzw. elektroniczny system obiegu dokumentów, dalej: „System”). W przypadku faktur otrzymanych w wersji papierowej, dokumenty są wprowadzane do Systemu w postaci skanu (obrazu faktury zapisanego w postaci pliku elektronicznego). W następnej kolejności otrzymane faktury są dekretowane i wprowadzane do ksiąg z zastosowaniem Systemu. Dostęp do Systemu posiada wyłącznie ograniczony krąg uprawnionych użytkowników.

W chwili obecnej Spółka przechowuje faktury otrzymane w wersji papierowej zarówno w postaci oryginalnej (archiwum „papierowe”), jak i w postaci elektronicznej (obraz faktury w Systemie).

Obecnie Spółka rozważa możliwość rezygnacji z przechowywania papierowych wersji otrzymanych faktur zakupowych. Zamierzeniem Spółki jest archiwizowanie wszystkich otrzymanych faktur wyłącznie w Systemie w postaci elektronicznej. Faktury zakupu otrzymane w formie papierowej, bezpośrednio po ich archiwizacji w Systemie będą niszczone.

Zgodnie z rozważanym rozwiązaniem:

1.  faktury będą przechowywane od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
2.  faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie (System zapewnia możliwość wyszukiwania dokumentów m.in. według kryterium daty otrzymania),
3.  faktury będą przechowywane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia (będzie poddawane weryfikacji, czy faktura została wysłana z adresu e-mail należącego do wystawcy lub czy została przesłana przez osobę upoważnioną do przesyłania faktur przez dostawcę towarów i usług; krąg osób mających dostęp do Systemu będzie ograniczony, a sam dostęp będzie zabezpieczony hasłem),
4.  faktury będą przechowywane w sposób zapewniający integralność treści i czytelność (integralność treści i czytelność będzie zapewniona poprzez zastosowanie nieedytowalnego formatu PDF uniemożliwiającego ingerencję w treść faktury),
5.  system przechowywania faktur będzie zapewniał organom podatkowym i organom kontroli skarbowej bezzwłoczny dostęp do faktur, pobieranie faktur oraz przetwarzanie zawartych w nim danych (możliwe będzie w szczególności skopiowanie faktur na nośniki danych oraz wydrukowanie faktur),
6.  w przypadku, gdyby faktury przechowywane były na serwerze zlokalizowanym za granicą organy podatkowe i organy kontroli skarbowej będą miały zapewniony dostęp do faktur on-line za pomocą środków elektronicznych.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur przechowywanych w Systemie będzie zapewniona za pomocą kontroli biznesowych, które będą ustalać wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W szczególności, System będzie zapewniał łatwe do prześledzenia powiązanie faktur z dokumentami uzupełniającymi, w szczególności z zamówieniami, dokumentami dotyczącymi płatności etc.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Spółka zwraca się o wyjaśnienie, czy w świetle regulacji Ustawy VAT dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych faktur VAT dokumentujących zakup towarów lub usług wyłącznie w systemie elektronicznym, tj. bez konieczności przechowywania ich w postaci papierowej.

Zdaniem Wnioskodawcy:

W świetle regulacji Ustawy VAT, przy spełnieniu warunków przewidzianych w tych unormowaniach dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych faktur VAT dokumentujących zakup towarów lub usług wyłącznie w systemie elektronicznym, tj. bez konieczności przechowywania ich w postaci papierowej.

W obecnym stanie prawnym warunki przechowywania faktur VAT zostały określone w art. 112a Ustawy VAT. Zgodnie z treścią art. 112a ust. 1 pkt 2) Ustawy VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112 ust. 2 Ustawy VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Powyższego przepisu nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Natomiast zgodnie z art. 112a ust. 4 Ustawy VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powyższych unormowań wynika, iż podatnik jest obowiązany przechowywać otrzymane faktury VAT:

1.  w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur (od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego);
2.  w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie;
3.  w sposób zapewniający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W myśl art. 106m ust. 1 Ustawy VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Jednocześnie, przez autentyczność pochodzenia faktury Ustawa VAT rozumie pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 Ustawy VAT).

Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 Ustawy VAT).

Zgodnie z art. 106m ust. 4 Ustawy VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Wskazane wyżej unormowania znajdują zastosowanie zarówno do faktur elektronicznych (tj. zgodnie z art. 2 pkt 32 Ustawy VAT - faktur w formie elektronicznej wystawionych i otrzymanych w dowolnym formacie elektronicznym), jak i faktur wystawionych i przesłanych w formie papierowej.

Wymaga podkreślenia, że obowiązujące obecnie przepisy nie przewidują wymogu przechowywania faktur w „oryginalnej postaci”, tj. w postaci, w jakiej zostały wystawione i otrzymane. Tym samym, w obecnym stanie prawnym nie ma przeciwwskazań, by faktury otrzymane w postaci papierowej były przechowywane w postaci plików elektronicznych (zeskanowanych dokumentów), o ile spełnione są warunki określone w art. 112a Ustawy VAT.

Należy podkreślić, że wszystkie wymagania art. 112a Ustawy VAT zostaną w analizowanym stanie faktycznym (zdarzeniu przyszłym) spełnione.

Spółka zapewni, że faktury będą przechowywane do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób umożliwiający łatwe odszukanie (System pozwala na stosowanie rozmaitych kryteriów wyszukiwania, m.in. na wyszukanie wszystkich faktur otrzymanych w danym okresie rozliczeniowym).

Autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów / usługodawcy / wystawcy faktury) zostanie zapewniona dzięki procedurze weryfikacji, czy faktura została wysłana z adresu e-mail należącego do wystawcy lub czy została przesłana przez osobę upoważnioną do przesyłania faktur przez dostawcę towarów i usług (krąg osób mających dostęp do Systemu będzie ograniczony, a sam dostęp będzie zabezpieczony hasłem).

Integralność treści faktur zostanie zapewniona dzięki zastosowaniu nieedytowalnego formatu PDF, który nie będzie dawał możliwości ingerencji w treść faktury.

W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności przechowywanych faktur Spółka będzie stosowała wymagane kontrole biznesowe. Jak wskazuje się w orzecznictwie organów podatkowych „dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika” (tak Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z dnia 4 lutego 2014 r. nr IBPP2/443-1036/13/ICz).

W przypadku analizowanego zdarzenia przyszłego System będzie umożliwiał zachowanie kontroli biznesowej dzięki powiązaniu faktur z dokumentami uzupełniającymi, w szczególności z zamówieniami, dokumentami dotyczącymi płatności etc.

Ponadto, niezależnie od miejsca położenia serwera, na którym będą archiwizowane faktury, System będzie umożliwiał dostęp do przechowywanych dokumentów na każde żądanie.

Organy podatkowe i organy kontroli skarbowej będą miały możliwość pobierania faktur i przetwarzania zawartych w nich danych na zasadach analogicznych do faktur przechowywanych w postaci papierowej, tj. możliwe będzie skopiowanie faktur na nośniki danych oraz wydrukowanie faktur.

Stanowisko Spółki, zgodnie z którym nie ma przeszkód dla przechowywania w formie elektronicznej oryginałów faktur otrzymanych od kontrahenta w formie papierowej, a następnie zeskanowanych i przechowywanych w systemie elektronicznym znajduje oparcie w orzecznictwie organów podatkowych.

Jak stwierdził np. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z dnia 18 marca 2014 r. (nr ITPP3/443-622a/13/MD), „w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania faktur, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków, \[Spółka - przypis Wnioskodawcy\] będzie uprawniona do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w postaci skanów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej. Ponadto - jak słusznie zauważyła Spółka - brak jest materialnoprawnych przeszkód, aby część faktur, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków była archiwizowana w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (tzw. system mieszany). Takie zachowanie nie jest jednak bezwarunkowe. Spółka winna bowiem zagwarantować autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność ww. dokumentów od momentu ich wystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zapewnić ich przechowywanie w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp i przetwarzanie danych w nich zawartych”.

Z kolei w interpretacji z dnia 25 czerwca 2014 r. (nr ILPP4/443-134/14-4/BA) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu potwierdził stanowisko podatnika, iż „w sytuacji, gdy sposób przechowywania otrzymanych dokumentów wypełnia normy wskazane w przywołanych przepisach Ustawy o VAT, to wówczas elektroniczny obraz faktury pełni funkcję oryginału otrzymanej przez podatnika faktury w formie papierowej”. Jednocześnie Ustawa VAT nie przewiduje odrębnego obowiązku przechowywania wersji papierowych faktur wprowadzonych uprzednio do systemu elektronicznego.

Tytułem przykładu powołać można również interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, który w interpretacji z dnia 15 maja 2014 r., (nr IPPP1/443-458/14-2/AS) potwierdził stanowisko podatnika, iż przepisy dopuszczają możliwość przechowywania przez podatników faktur w formie elektronicznej, których papierowa wersja po zeskanowaniu jest niszczona. Z kolei, jak stwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z dnia 4 lutego 2014 r., (nr IBPP2/443-1036/13/ICz): „Z uwagi na to, że faktury będą przez Wnioskodawcę przechowywane w sposób określony w art. 106m - Wnioskodawca zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego - zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie u sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej.”

Analogiczne stanowisko do przedstawionego przez Wnioskodawcę zaprezentował również w szczególności:

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie: w interpretacji z dnia 23 czerwca 2014 r. (nr IPPP1/443-560/14-2/MPe), w interpretacji z dnia 30 maja 2014 r. (nr IPPP3/443-225/14-2/IG), w interpretacji z dnia 8 maja 2014 r. (nr IPPP1/443-457/14-2/EK), w interpretacji z dnia 26 lutego 2014 r. (nr IPPP1/443-1346/13-2/JL, w interpretacji z dnia 18 grudnia 2013 r. (nr IPPP3/443-885/13-2/KT), w interpretacji z dnia 29 listopada 2013 r. (nr IPPP3/443-811/13-2/KB) w interpretacji z dnia 26 lipca 2013 r., (nr IPPP1/443-457/13-2/AP), w interpretacji z dnia 21 maja 2013 r. (nr IPPP1/443-442/13-3/IGo), w interpretacji z dnia 15 maja 2013 r. (nr IPPP2/443-349/13-2/AO), w interpretacji z dnia 15 maja 2013 r. (nr IPPP1/443-339/13-2/ISZ), w interpretacji z dnia 8 maja 2013 r. (nr IPPP1/443-342/13-2/MP) oraz w interpretacji z dnia 3 kwietnia 2013 r. (nr ITPP3/443-51/13/MD),

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi: w interpretacji z dnia 22 kwietnia 2013 r., (nr ITPP2/443-106/13-4/PR);

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z dnia 25 czerwca 2014 r. (nr ILPP4/443-134/14-4/BA), w interpretacji z dnia 13 maja 2014 r., (nr ILPP4/443-66/14-2/BA) oraz w interpretacji z dnia 20 listopada 2013 r., (nr ILPP4/443-397/13-2/EWW);

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z dnia 18 marca 2014 r., (nr ITPP3/443-622a/13/MD);

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z dnia 23 lipca 2013 r., (nr IBPP3/443-511/13/ASz).

Z powyższego wynika, iż na gruncie Ustawy VAT możliwe jest przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej w dowolny sposób, zarówno w formie „tradycyjnej” jak również poprzez archiwizowanie ich w formie zapisu elektronicznego, o ile tylko zostaną spełnione warunki przewidziane w art. 106m oraz art. 112a Ustawy VAT (identyczne dla obydwu sposobów przechowywania faktur). Z uregulowań Ustawy VAT nie można natomiast wyprowadzić wniosku, iż faktura otrzymana w określonej formie (papierowej bądź elektronicznej) powinna być przechowywana przez podatnika w dalszym ciągu w tej samej formie.

W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy nie ma przeszkód, aby otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej faktury VAT dokumentujące zakup towarów lub usług były skanowane i wprowadzane do Systemu a następnie przechowywane w Systemie wyłącznie w postaci zapisów elektronicznych (przy jednoczesnym niszczeniu wersji papierowych po ich archiwizacji w Systemie), o ile sposób przechowywania przez Spółkę faktur w formie elektronicznej będzie spełniać wymogi przewidziane przez Ustawę VAT.

W związku z przedstawionym opisem stanu faktycznego oraz zaprezentowanym stanowiskiem Wnioskodawcy, jak również w związku z pozytywnym dla Wnioskodawcy, bogatym orzecznictwem organów podatkowych, Spółka zwraca się z prośbą o potwierdzenie, że zaprezentowane stanowisko i rozumienie treści przepisów prawa podatkowego jest prawidłowe.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.