Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP4-3.4012.681.2020.2.RK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-02-26
Teza: Zgodność z przepisami ustawy o VAT planowanego przez Spółkę modelu obiegu i przechowywania faktur.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325 z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 18 listopada 2020 r. (data wpływu 20 listopada 2020 r.), uzupełnionym pismem z dnia 16 lutego 2021 r. (data wpływu 16 lutego 2021 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie Organu z dnia 8 lutego 2021 r. (skutecznie doręczone 9 lutego 2021 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie zgodności z przepisami ustawy o VAT planowanego przez Spółkę modelu obiegu i przechowywania faktur – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 20 listopada 2020 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie zgodności z przepisami ustawy o VAT planowanego przez Spółkę modelu obiegu i przechowywania faktur.

Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z dnia 16 lutego 2021 r. (data wpływu 16 lutego 2021 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie Organu z dnia 8 lutego 2021 r. (skutecznie doręczone 9 lutego 2021 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Obecny model obiegu dokumentów w Spółce

(\`(...)\`) sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest częścią międzynarodowej Grupy (\`(...)\`), będącej światowym liderem w zakresie usług, inwestycji i outsourcingu w sektorze nieruchomość komercyjnych. Spółka oferuje szeroki pakiet usług, w tym m.in. zarządzania nieruchomościami, usługi pośrednictwa w obrocie i wynajmie nieruchomości, wyceny nieruchomości oraz usługi doradztwa w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania.

Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny na terytorium Polski.

W związku z prowadzoną działalności gospodarczą Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi, w stosunku do których przysługuje jej prawo do odliczenia VAT naliczonego. Faktury dokumentujące przedmiotowe nabycia są przez Spółkę przetwarzane i przechowywane zgodnie z procedurami przyjętymi w tym zakresie w grupie kapitałowej, do której należy Wnioskodawca.

Obecnie funkcjonujący w Spółce model obiegu dokumentów przedstawia się następująco:

1.  Dostawcy Spółki przesyłają faktury dokumentujące dokonywane przez Wnioskodawcę nabycia w formacie elektronicznym, uniemożliwiającym ich edycję (PDF lub TIFF) na adres e-mail skrzynki pocztowej znajdującej się na serwerze zlokalizowanym poza granicami Polski i obsługiwanej przez firmę zewnętrzną.
2.  Dostawcy mogą również przesyłać Spółce faktury w formie papierowej na adres skrytki pocztowej (PO Box) utworzonej i zarządzanej przez firmę zewnętrzną lub jej podwykonawcę (co do zasady skrytki te są tworzone poza Polską). W takim przypadku, firma zewnętrzna skanuje otrzymaną fakturę i zapisuje ją w nieedytowalnym formacie PDF.
3.  Firma zewnętrzna jest również zobowiązana do przeprowadzenia technicznej weryfikacji faktur - zarówno tych otrzymanych w formie elektronicznej, jak i zeskanowanych faktur papierowych. Weryfikacja ta polega na sprawdzeniu, czy otrzymany dokument spełnia techniczne wymogi wprowadzenia go do systemu (w szczególności, czy stanowi fakturę; czy w systemie został założony kod dostawcy, który daną fakturę wystawił, etc.).
4.  W przypadku, gdy faktura w postaci elektronicznej została przesłana przez dostawcę w innym formacie niż PDF lub TIFF, jest odsyłana przez firmę zewnętrzną do dostawcy z prośbą o zmianę formatu. W przypadku innych uchybień (np. stwierdzenia, że dany dokument nie jest fakturą), obraz dokumentu jest przesyłany przez firmę zewnętrzną Spółce, aby podjęła ona decyzję, czy dokument ma zostać wprowadzony do systemu, czy powinien zostać zwrócony dostawcy.
5.  Po pozytywnej weryfikacji technicznej faktury elektroniczne oraz skany faktur papierowych są przesyłane przez firmę zewnętrzną do systemu księgowego Wnioskodawcy. Tam też dokumenty te są następnie przechowywane - jako załączniki do zapisów księgowych w dzienniku, w formacie uniemożliwiającym ich modyfikację.
6.  Po zeskanowaniu faktur papierowych i zarchiwizowaniu ich w postaci elektronicznych plików PDF, oryginały faktur w formie papierowej są niszczone.

W odniesieniu do opisanego powyżej modelu, Spółka uzyskała pozytywną interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 listopada 2017 r., znak: 0114-KDIP1-3.4012.416.2017.1.MT (dalej: „Interpretacja z 2017 r.”), w którym organ ten podzielił stanowisko Spółki przedstawione we wniosku i potwierdził, że przyjęte przez nią rozwiązanie jest zgodne z przepisami ustawy o VAT.

Nowy model obiegu dokumentów w Spółce

Obecnie - z uwagi na wdrażany globalnie przez Grupę (\`(...)\`) system zamówień - Spółka planuje modyfikację stosowanych dotychczas rozwiązań. Nowy model obiegu faktur zakłada korzystanie przez Spółkę z platformy transakcyjnej (…) (dalej: „Platforma” lub „(…)”), za pośrednictwem której (\`(...)\`) będzie składać zamówienia na usługi lub towary oferowane przez poszczególnych dostawców oraz w której będą procesowane, akceptowane, następnie archiwizowane otrzymywane przez Spółkę faktury zakupowe.

W celu ułatwienia i usprawnienia współpracy z (\`(...)\`), dostawcy Spółki będą mieć możliwość rejestracji na Platformie, co pozwoli im, między innymi, na wystawianie faktur na rzecz Wnioskodawcy z jej wykorzystaniem. Utworzenie konta będzie wymagało od dostawcy podania danych identyfikacyjnych oraz ich potwierdzenia. Dodatkowo - aby móc otrzymywać zamówienia Spółki - dostawca będzie zobowiązany do powiązania swojego profilu na Platformie z profilem Spółki jako zleceniodawcy.

Dążeniem Spółki jest składanie zamówień oraz otrzymywanie faktur od jak największej liczby dostawców za pośrednictwem Platformy. Niemniej, część faktur będzie otrzymywana przez Spółkę na dotychczasowych zasadach - w formie elektronicznej, na dedykowany adres e-mail. Spółka spodziewa się również, że - w szczególności w początkowym okresie stosowania nowego modelu – część faktur będzie jej również przesyłana w formie papierowej - na adres skrytki pocztowej.

Otrzymane przez Spółkę faktury zakupowe będą procesowane, akceptowane, a następnie archiwizowane na Platformie. W zależności od formy, w jakiej faktura zostanie przesłana do Spółki, proces ten będzie wyglądał następująco:

1.  W przypadku przesłania przez dostawcę faktury w wersji papierowej na adres skrzynki pocztowej obsługiwanej przez firmę zewnętrzną, faktura będzie przez tę firmę skanowana i automatycznie zapisywania w elektronicznym formacie PDF, uniemożliwiającym jakąkolwiek ingerencję w treść tego dokumentu. Plik z fakturą będzie następnie weryfikowany technicznie i - w przypadku pozytywnego wyniku weryfikacji - przesyłany (w niezmienionym formacie) przez firmę zewnętrzną na Platformę.
2.  W przypadku, gdy dostawca prześle fakturę drogą elektroniczną, jako załącznik do wiadomości email (w formacie PDF lub TIFF), faktura ta zostanie pobrana przez firmę zewnętrzną, a następnie - po pozytywnej weryfikacji technicznej - przesłana w tym samym formacie na Platformę.
3.  Faktury wystawione przez dostawcę za pośrednictwem Platformy będą automatycznie zapisywane w określonym formacie, uniemożliwiającym jakąkolwiek ingerencję w treść faktury. Dla każdej takiej faktury, na Platformie dostępny będzie dodatkowo jej obraz w formacie PDF.
4.  W sytuacji, gdy faktura zostanie przesłana przez dostawcę w wersji papierowej na adres siedziby Spółki, zostanie ona zeskanowana przez pracownika Spółki do formatu PDF (uniemożliwiającego jakąkolwiek ingerencję w treść tego dokumentu). Następnie plik z fakturą zostanie przesłany przez pracownika Spółki drogą elektroniczną - jako załącznik do wiadomości e-mail - na adres elektronicznej skrzynki pocztowej obsługiwanej przez firmę zewnętrzną. Przesłana faktura zostanie pobrana przez firmę zewnętrzną, a następnie - po pozytywnej weryfikacji technicznej - przesłana w tym samym formacie na Platformę.

Po zapisaniu w (…), faktury będą w niej kodowane i weryfikowane pod kątem formalnym i merytorycznym. W przypadku faktur dotyczących czynności, na które Wnioskodawca złożył zamówienie poprzez (…) weryfikacja formalna dotycząca rodzaju nabywanych usług lub towarów, ich dostawcy, ustalonego przez strony wynagrodzenia etc. będzie przy tym dokonywana w pierwszej kolejności automatycznie, w oparciu o złożone zamówienie. Następnie, pracownik Spółki będzie potwierdzał wykonanie usługi lub dostarczenie towaru, ich zgodność z zamówieniem oraz pozostałe aspekty transakcji niezbędne do akceptacji faktury.

Po zatwierdzeniu faktury - dane transakcyjne z niej wynikające, w tym dane służące rozliczeniu VAT, będą automatycznie sczytywane (przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi informatycznych) oraz przesyłane do systemu księgowego Spółki („System”).

Platforma będzie grupować faktury według dostawców. Dodatkowo, możliwe będzie filtrowanie przechowywanych w (…) faktur według daty ich otrzymania przez Spółkę. Ponadto, Wnioskodawca będzie mieć możliwość generowania raportów z Platformy według zadanych kryteriów, np. wybranego zakresu dat otrzymania faktury, bądź jej wystawienia.

Co więcej, wyszukanie konkretnej faktury, ujętej przez Spółkę w rozliczeniu VAT za dany okres będzie także możliwe po wpisaniu jej numeru na Platformie, na podstawie ewidencji prowadzonej dla celów VAT. To rozwiązanie będzie przy tym stosowane w szczególności w odniesieniu do faktur dokumentujących nabycie przez Spółkę usług od dostawców zagranicznych (importu usług), dla których moment ujęcia w rejestrze VAT nie jest wyznaczany przez datę otrzymania faktury.

Jednocześnie, w odniesieniu do niewielkiej części wybranych dokumentów - w szczególności faktur otrzymywanych przez Wnioskodawcę od innych podmiotów należących do grupy (\`(...)\`) - zachowane zostanie dotychczasowe miejsce przechowywania faktur. Dokumenty te nie będą więc zapisywane na Platformie, ale tak jak obecnie - w systemie księgowym Spółki.

Jednocześnie, podobnie jak w przypadku faktur przechowywanych w (…), wszystkie powyższe faktury (zarchiwizowane w Systemie) będą przez Spółkę księgowane i ujmowane w rejestrze VAT wyłącznie po pozytywnej weryfikacji formalnej i merytorycznej – według zasad opisanych powyżej.

Również w tym przypadku, Wnioskodawca będzie mieć możliwość generowania raportów z Systemu według zadanych kryteriów, np. wybranego zakresu dat, w tym daty otrzymania, czy też okresu ujęcia faktury w rejestrze VAT. Każdy wygenerowany raport będzie zawierał dane pozwalające na jednoznaczną identyfikację dokonanych przez Spółkę transakcji oraz wyszukanie żądanej transakcji w Systemie.

Oba rozwiązania wykorzystywane do przechowywania faktur zakupowych - zarówno platforma (…), jak i system księgowy - będą zlokalizowane na serwerach znajdujących się poza terytorium Polski, przy czym, w razie żądania wystosowanego przez organ podatkowy, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w każdej z tych aplikacji. Możliwe będzie udostępnienie konkretnych żądanych przez organ dokumentów bądź bezpośrednio z Platformy lub systemu księgowego (z wykorzystaniem profilu pracownika Spółki lub poprzez utworzenie nowego, dedykowanego organowi podatkowemu), bądź też jako dokumentów elektronicznych - pobranych przez Spółkę oraz przekazanych pracownikom organu na nośniku danych lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.

W uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca wskazał, że w nowym modelu obiegu dokumentów (którego dotyczy Wniosek) Spółka będzie zapewniać następujące kontrole biznesowe, które pozwolą ustalić wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a transakcją (dostawą towarów lub świadczeniem usług) tą fakturą udokumentowaną:

*   ujednolicone procedury postępowania w zakresie faktur VAT otrzymywanych przez Wnioskodawcę

Jak wskazano we Wniosku, sposób procesowania, akceptowanie, a następnie archiwizowania otrzymywanych przez Spółkę faktur będzie określony (zdefiniowany) i będzie on zależny od formy, w jakiej dana faktura zostanie przesłana do Spółki. I tak:

– faktury wystawione przez dostawcę za pośrednictwem Platformy będą automatycznie zapisywane na tej Platformie, w określonym formacie uniemożliwiającym jakąkolwiek ingerencję w treść faktury i będą w tej formie dostępne dla Wnioskodawcy. Dodatkowo, dla każdej takiej faktury, możliwe będzie również wyświetlenie jej obrazu w formacie PDF (nieedytowalnym);

– w sytuacji, gdy dostawca prześle fakturę drogą elektroniczną, jako załącznik do wiadomości email (w formacie PDF lub TIFF), faktura ta zostanie pobrana przez firmę zewnętrzną, która dokona również jej weryfikacji technicznej (w szczególności, czy otrzymany dokument jest fakturą, czy dostawca został zarejestrowany w bazie (\`(...)\`) etc.).

Jeśli wynik weryfikacji będzie pozytywny, faktura zostanie przesłana przez firmę zewnętrzną na Platformę, w tym samym formacie, w którym została otrzymana. Ewentualne faktury przesłane przez dostawców w formacie innym niż wskazane powyżej będą zwracane wystawcy z prośbą o skorygowanie formatu dokumentu;

– w przypadku przesłania przez dostawcę faktury w wersji papierowej na adres skrytki pocztowej obsługiwanej przez firmę zewnętrzną, faktura taka zostanie przez firmę zewnętrzną zeskanowana i automatycznie zapisana w formacie elektronicznym PDF (uniemożliwiającym jakąkolwiek ingerencję w treść tego dokumentu). Następnie, faktura zostanie poddana weryfikacji technicznej i – w przypadku jej pozytywnego rezultatu – przesyłana przez firmę zewnętrzną (w niezmienionym formacie) na Platformę.

Jednocześnie, część dokumentów – w szczególności faktur otrzymywanych przez Wnioskodawcę od innych podmiotów należących do grupy (\`(...)\`) – będzie w dalszym ciągu przechowywana w systemie finansowo-księgowym Spółki („System”). Dokumenty te nie będą więc zapisywane na Platformie. Niemniej, w odniesieniu do tych dokumentów, schemat postępowania będzie zbieżny z opisanym powyżej dla faktur przesyłanych w wiadomości email oraz w formie papierowej (różnić będzie się jedynie miejscem przechowywania). Model obiegu tego rodzaju faktur będzie odpowiadał rozwiązaniu, którego prawidłowość została potwierdzona w wydanej dla Spółki Interpretacji z 2017 r.

*   weryfikacja formalna i merytoryczna

Dodatkowo, po zapisaniu na Platformie (lub w Systemie), otrzymane przez Wnioskodawcę faktury będą poddawane kodowaniu oraz weryfikacji pod kątem formalnym i merytorycznym (zgodności z zamówieniem, ustalonymi warunkami oraz zaistniałą transakcją).

W przypadku faktur dotyczących czynności, na które Wnioskodawca złożył zamówienie poprzez Platformę (…), weryfikacja formalna dotycząca zgodności w zakresie nabywanych usług lub towarów, ich dostawcy, ustalonego przez strony wynagrodzenia etc. będzie dokonywana w pierwszej kolejności automatycznie, w oparciu o złożone zamówienie (określające zasadnicze elementy transakcji). Następnie, pracownik Spółki będzie potwierdzał wykonanie usługi lub dostarczenie towaru, ich zgodność z zamówieniem oraz pozostałe aspekty transakcji niezbędne do akceptacji faktury.

W obu przypadkach możliwe będzie więc jednoznaczne powiązanie otrzymanej faktury z konkretną usługą lub dostawą określoną w tym dokumencie, dokonaną przez wskazany na fakturze podmiot, zgodnie z ustalonymi przez strony warunkami.

*   wymóg rejestracji na Platformie

Dostawcy chcący wystawiać na rzecz Spółki faktury przy wykorzystaniu Platformy będą zobowiązani do dokonania rejestracji w (…). Utworzenie konta będzie wymagało od takiego dostawcy podania danych identyfikacyjnych a następnie ich potwierdzenia. Ponadto – aby móc otrzymywać zamówienia Spółki – dostawca będzie zobowiązany do powiązania swojego profilu na Platformie z profilem Spółki jako zleceniodawcy. Rozwiązanie takie, we wskazanych powyżej przypadkach, będzie więc dodatkowo pozwalało na prześledzenie bezpośrednio w (…) związku danej faktury z określonym zdarzeniem gospodarczym,

*   stosowanie na poszczególnych etapach obiegu faktur wyłącznie określonych (nieedytowalnych) formatów dokumentów

Niezależnie od sposobu, w jaki dana faktura zostanie przesłana przez dostawcę, obieg faktury od momentu jej otrzymania przez Wnioskodawcę do momentu jej zarchiwizowania będzie dopuszczał wyłącznie ustalone formaty tych dokumentów, uniemożliwiające jakąkolwiek ingerencję w ich treść (celową czy przypadkową). Rozwiązanie to eliminuje zatem ryzyko potencjalnej modyfikacji jakichkolwiek danych zawartych w fakturze, tak aby umożliwić jak najbardziej rzetelną i wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a określonym zdarzeniem gospodarczym.

Wymienione powyżej elementy pozwalają na jednoznaczne wykazanie, że dana faktura otrzymana przez Wnioskodawcę dotyczy konkretnej transakcji (zdarzenia gospodarczego), która faktycznie miała miejsce, w którym uczestniczyły określone w fakturze podmioty i które miało określony przebieg.

Elementy te są zatem zapewnionymi przez Spółkę kontrolami biznesowymi, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, warunek określony w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT jest w omawianym przypadku spełniony.

Niemniej jednak, w ocenie Spółki spełnienie powyżej przesłanki powinno zostać również objęte treścią interpretacji indywidualnej wydawanej przez tut. organ podatkowy, o wydanie której Spółka wniosła (tj. organ powinien niezależnie zbadać czy w przedstawianym zdarzeniu przyszłym – uzupełnionym niniejszym pismem - spełnione są przesłanki ww. przepisu).

Wnioskodawca wskazał także, że wszystkie faktury otrzymywane przez Spółkę są przez nią przechowywane przez okres nie krótszy niż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a więc przez co najmniej 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, w rozliczeniu którego została ujęta dana faktura.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy planowany model obiegu i przechowywania faktur zakupowych przez Spółkę spełnia wymogi określone w przepisach ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy, planowany przez Spółkę model obiegu i przechowywania faktur jest zgodny z regulacjami ustawy o VAT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

1.  Regulacje dotyczące przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniem VAT

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczenia podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego to rozliczenie dotyczy (z zastrzeżeniem niemającym zastosowania w niniejszej sprawie). Szczegółowe warunki, w jakich przechowywanie to powinno się odbywać, określone zostały w art. 112a ustawy.

W myśl art. 112a ust. 1 Ustawy o VAT, przyjęty przez podatnika sposób archiwizacji dokumentów rozliczeniowych VAT powinien umożliwiać przechowywanie ich:

1.  w podziale na okresy rozliczeniowe, oraz
2.  w sposób zapewniający:
    1.  łatwe odszukanie,
    2.  autentyczność pochodzenia,
    3.  integralność treści
    4.  czytelność faktur

od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z ust. 2 przywołanej regulacji, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski, co do zasady, zobowiązani są do przechowywania faktur na terenie kraju. W przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej oznacza to zasadniczo, że dokumenty takie powinny być zlokalizowane na serwerze znajdującym się w Polsce.

Jednocześnie jednak, przepisy przewidują możliwość odstąpienia od powyższej zasady, pod warunkiem, że faktury archiwizowane poza Polską (w formie elektronicznej), są przechowywane w taki sposób, który umożliwia organom podatkowym uzyskanie dostępu on-line do tych dokumentów (art. 112a ust. 3).

Dodatkowo, w myśl ust. 4, na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno- skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, podatnik ma obowiązek zapewnić wnioskującemu o to organowi bezzwłoczny dostęp do faktur, zaś w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również możliwość pobrania tych dokumentów i przetwarzania zawartych w nich danych.

1.  Forma przechowywania

Art. 112a ustawy o VAT nie wskazuje żadnej konkretnej formy, w jakiej faktury (i inne dokumenty służące rozliczeniu VAT) powinny być przechowywane. Podatnicy mają zatem możliwość archiwizacji faktur z wykorzystaniem dowolnie wybranych rozwiązań, o ile będą one pozwalać na zachowanie warunków określonych w przywołanym przepisie.

Zgodnie z założeniem Spółki, wszystkie faktury będą archiwizowane w formie elektronicznej. Dotyczy to zarówno tych faktur, które zostały w takiej postaci otrzymane (w formacie uniemożliwiającym edytowanie dokumentu), jak również dokumentów, które zostały przez Spółkę otrzymane w formie papierowej i następnie zeskanowane do (nieedytowalnego) formatu PDF.

Zgodność takiego rozwiązania z przepisami ustawy o VAT potwierdza zarówno uzyskana przez Spółkę Interpretacja z 2017 r., jak również liczne interpretacje wydane dla innych podmiotów, tworzące obecnie utrwaloną już linię orzeczniczą (tak m.in. interpretacje z 27 lutego 2020 r., znak: 0111-KDIB3-3.4012.536.2019.1.MAZ oraz z 10 stycznia 2020 r., znak: 0111-KDIB3-3.4012.474.2019.1.MAZ).

Również Minister Finansów w opublikowanych wyjaśnieniach dotyczących zasad przechowywania faktur VAT wskazał, że: „(\`(...)\`) co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym w obu tych przypadkach musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia”. Powyższe wyjaśnienia, pomimo że zostały opublikowane w związku z nowelizacją rozporządzenia z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 68 poz. 360 ze zm.), uchylonego 1 stycznia 2014 r. zachowują aktualność również na gruncie obecnie obwiązujących przepisów, jako że regulacje te zostały przeniesione do ustawy o VAT w nieomal niezmienionej formie.

Należy również zaznaczyć, że przepisy nie ograniczają możliwości przechowywania przez podatników faktur VAT z wykorzystaniem więcej niż jednego narzędzia. Dopuszczalna jest zatem archiwizacja faktur, przykładowo, w dwóch różnych systemach (aplikacjach), o ile zapewniają one spełnienie warunków określonych w art. 112a ustawy o VAT, zaś system, w którym przechowywane są poszczególne faktury jest wyraźnie określony.

1.  Przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe

Pierwszym z wymogów wynikających z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT jest konieczność przechowywania przez podatników faktur w podziale na okresy rozliczeniowe. Przepisy nie wskazują przy tym żadnych szczegółowych wytycznych co do formy takiego podziału. W ocenie Spółki, przyjąć należy, że warunek ten będzie spełniony w sytuacji gdy, dla każdej przechowywanej faktury, możliwe będzie wskazanie okresu (miesiąca lub kwartału), w rozliczeniu za który została ona ujęta. Cel ten może przy tym zostać zrealizowany za pomocą dowolnych przyjętych przez podatnika rozwiązań. Potwierdzają to wydawane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej interpretacje indywidualne, w których, przykładowo, za zgodne z art. 112a ustawy o VAT uznane zostały modele archiwizacji zakładające podział faktur na okresy rozliczeniowe poprzez:

*   możliwość wyszukania ich w systemie wykorzystywanym do archiwizacji poprzez określenie zakresów dat przypisanych do dokumentów (tak m.in. interpretacja indywidualna z 19 sierpnia 2020 r., znak 0114-KDIP1-3.4012.362.2020.2.JG);
*   przypisanie okresu rozliczeniowego jako parametru dokumentu (np. interpretacja z 2 lipca 2020 r., znak 0114-KDIP1-3.4012.188.2020.2.KK),

*   możliwość wyszukania dokumentu po wpisaniu jego numeru do programu wykorzystywanego na potrzeby archiwizacji, na podstawie ewidencji dla celów VAT (tak m.in. interpretacja indywidualna z 3 lutego 2020 r., znak 0113-KDIPT1-3.4012.839.2019.2.ALN).

Rozwiązanie planowane przez Spółkę zakłada, że większość otrzymywanych przez Wnioskodawcę faktur będzie archiwizowana przy wykorzystaniu platformy (…). Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, faktury przechowywane na Platformie będą grupowane według dostawców (wystawców dokumentu). Jednocześnie jednak, narzędzie to będzie pozwalało na filtrowanie zarchiwizowanych w nim faktur według określonych warunków, między innymi według daty otrzymania faktury przez Spółkę, co do zasady wyznaczającej datę powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego, a tym samym moment ujęcia takiej faktury w rozliczeniu VAT.

Ponadto, Wnioskodawca będzie mieć także możliwość generowania raportów z Platformy według zadanych przez użytkownika kryteriów, np. wybranego zakresu dat otrzymania faktury bądź jej wystawienia. Faktury uwzględnione w takim raporcie będą następnie mogły zostać wyszukane i wyświetlone na Platformie.

Co więcej, wyszukanie konkretnej faktury, ujętej przez Spółkę w rozliczeniu VAT za dany okres będzie także możliwe także po wpisaniu jej numeru w (…), na przykład na podstawie ewidencji prowadzonej dla celów VAT. To rozwiązanie będzie przy tym stosowane w szczególności w odniesieniu do faktur dokumentujących nabycie przez Spółkę usług od dostawców zagranicznych (importu usług), dla których moment ujęcia faktury w rejestrze VAT nie jest wyznaczany przez datę otrzymania faktury.

Tym samym, każda faktura będzie posiadała określone parametry, odzwierciedlone na Platformie, umożliwiające jej wyszukanie i przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. Zdaniem Wnioskodawcy, rozpatrywany warunek będzie więc w tym przypadku spełniony.

Podobnie, także przyjęty przez Spółkę sposób przechowywania faktur w systemie księgowym będzie w tym zakresie zgodny z wymogami art. 112a ust. 1 ustawy o VAT. W tym przypadku również możliwe będzie wygenerowanie z Systemu raportów grupujących faktury w oparciu o wskazane kryteria, takie jak np. data otrzymania, czy okres ujęcia w rozliczeniu VAT. Jednocześnie, z uwagi na fakt, że miejsce przechowywania faktur będzie w tym przypadku tożsame z miejscem prowadzenia i przechowywania rejestrów VAT, możliwe będzie także przypisanie okresu rozliczeniowego, w którym ujęta została dana faktura bezpośrednio w oparciu o ewidencję VAT. Każdy raport będzie zawierał dane pozwalające na jednoznaczną identyfikację dokonanych przez Spółkę transakcji oraz wyszukanie żądanej transakcji w Systemie.

Również w tym przypadku możliwe więc będzie jednoznaczne przyporządkowanie zarchiwizowanych w Systemie dokumentów do poszczególnych okresów rozliczeniowych, a co za tym idzie, spełniony zostanie określony w art. 112a ust. 1 wymóg przechowywania tych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, których dotyczą.

1.  Łatwe odszukanie faktury

Kolejny warunek wskazany w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT nakłada na podatników obowiązek przechowywania faktur VAT w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie. Jednocześnie, również w tym zakresie ustawa o VAT nie precyzuje żadnych szczegółowych kryteriów, które przesądzałyby o spełnieniu omawianej przesłanki.

Zdaniem Wnioskodawcy, o możliwości łatwego odszukania faktury należy mówić wówczas, gdy wdrożony przez podatnika model przechowywania tych dokumentów pozwala na bezpośrednie zidentyfikowanie danej faktury w oparciu o podstawowe kryteria definiujące daną transakcję, a więc np. numer faktury, datę jej wystawienia oraz nazwę (lub NIP) dostawcy. W sytuacji, gdy informacje te, umożliwiają bezpośrednie wyszukanie wśród przechowywanych przez podatnika dokumentów konkretnej faktury, dokumentującej konkretną transakcję, omawiany warunek należy, zdaniem Spółki uznać za spełniony.

W przypadku będącym przedmiotem niniejszego wniosku, platforma (…) będzie umożliwiała odszukanie konkretnej faktury na podstawie połączonych informacji dotyczących sprzedawcy (wystawcy faktury) oraz numeru danego dokumentu, a więc podstawowych kryteriów definiujących daną transakcję. Analogiczne rozwiązanie będzie miało także zastosowanie w odniesieniu do dokumentów przechowywanych w systemie księgowym wnioskodawcy. Wszystkie faktury będą mogły zostać zidentyfikowane w systemie bezpośrednio numer faktury w połączeniu z nazwą dostawcy (wystawcy dokumentu). Dodatkowo, mając na uwadze, że faktury przechowywane w Systemie będą wprost przyporządkowane do poszczególnych zapisów księgowych (będą stanowiły załączniki księgowań w dzienniku), możliwe będzie wyszukanie ich w oparciu o przypisany im numer systemowy (numer księgowania).

Planowane przez Spółkę rozwiązanie będzie więc umożliwiało wyszukiwanie konkretnych faktur na podstawie kluczowych kryteriów bezpośrednio określających daną transakcję. Tym samym, nowy model przechowywania dokumentów zakupowych należy zdaniem Wnioskodawcy uznać za pozwalający na łatwe odszukanie poszczególnych faktur, a w konsekwencji - zgodny w tym zakresie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT.

1.  Autentyczność pochodzenia faktury

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur w taki sposób, który zapewni autentyczność pochodzenia tych dokumentów. Pojęcie autentyczności pochodzenia faktury definiuje natomiast art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, w myśl którego oznacza ona pewność podatnika co do tożsamości wystawcy tego dokumentu. Innymi słowy, faktura charakteryzująca się autentycznością pochodzenia, to faktura, co do której nie ma wątpliwości, że podmiot widniejący na niej jako sprzedawca (wystawca) rzeczywiście zrealizował udokumentowaną tą fakturą transakcję.

Planowane przez Spółkę rozwiązanie zapewnia, w ocenie Wnioskodawcy, realizację powyższego wymogu. W przypadku faktur generowanych za pomocą Platformy, każdy z dostawców będzie posiadał swoje własne, zweryfikowane konto, za pośrednictwem którego będzie wystawiał faktury i przesyłał je Spółce. Dodatkowo, faktury wystawiane na Platformie, co do zasady, będą dotyczyły konkretnych zamówień złożonych przez Spółkę w tym systemie, a faktura dostawcy będzie generowana przez system bezpośrednio w oparciu o dane konkretnego zamówienia (zakres świadczonych usług/rodzaj dostarczonych towarów, ich cena itd.). W tym przypadku zatem, autentyczność pochodzenia faktury będzie wstępnie weryfikowana już przez samą Platformę.

Jednocześnie, w odniesieniu do wszystkich faktur wystawianych przez dostawców przy wykorzystaniu Platformy, autentyczność pochodzenia faktury będzie również weryfikowana i potwierdzana przez pracowników Spółki na podstawie zamówienia i innych dostępnych dokumentów związanych z daną transakcją. Nowy model obiegu dokumentów nie będzie więc dopuszczał możliwości przechowywania na Platformie faktur od niepotwierdzonych dostawców.

W przypadku faktur elektronicznych przesyłanych przez dostawców w inny sposób, dokumenty te będą, co do zasady, kierowane na dedykowany adres mailowy stworzony w tym celu przez Spółkę. Będą one również przesyłane z adresów mailowych w domenie dostawcy lub adresów, z których wcześniej sprzedawcy prowadzili ze Spółką korespondencję związaną z daną transakcją. Dodatkowo, wszystkie otrzymane przez Spółkę faktury będą weryfikowane formalnie i merytorycznie przez pracowników Spółki przed zatwierdzeniem, co także zapewni potwierdzenie tożsamości dostawcy jako podmiotu, który faktycznie zrealizował określoną transakcję.

Podobnie, powyższy warunek będzie spełniony również w odniesieniu do faktur otrzymywanych przez Spółkę w formie papierowej. W tym przypadku faktury będą przesyłane przez dostawców na adres dedykowanej skrytki pocztowej - założonej i utrzymywanej w tym właśnie celu - lub na adres siedziby Spółki. Dodatkowo, analogicznie jak w przypadku faktur elektronicznych - po zapisaniu skanów faktur na Platformie lub w Systemie - Spółka będzie każdorazowo weryfikować te dokumenty pod względem formalnym i merytorycznym. Elektroniczna wersja takiego dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika otrzymanego przez Spółkę. Nie będzie więc możliwe ujęcie w rozliczeniu VAT i przechowywanie faktur, dla których tożsamość dostawcy nie została zweryfikowana i potwierdzona.

Ponadto, należy zaznaczyć, że prawidłowość przyjętego w tym zakresie rozwiązania - w odniesieniu do dokumentów otrzymywanych przez Spółkę za pośrednictwem wiadomości e-mail lub w formie papierowej - została potwierdzona w otrzymanej przez Spółkę Interpretacji z 2017 r. Mimo iż wdrożenie nowego modelu będzie skutkowało określonymi różnicami w porównaniu ze stanem faktycznym będącym przedmiotem tej interpretacji z uwagi na zmianę zasad przechowywania faktur, procedury weryfikacji wskazanych dokumentów pozostaną takie same.

Także faktury przechowywane w Systemie będą przechodziły proces weryfikacji analogiczny do opisanego powyżej dla faktur archiwizowanych w (…). Będą one co do zasady przesyłane Wnioskodawcy z adresów mailowych w domenie (\`(...)\`).Dodatkowo, jak wskazano powyżej, dokumenty archiwizowane w Systemie będą związane głównie z usługami świadczonymi na rzecz Spółki przez podmioty z nią powiązane, co oznacza, że Spółka będzie mieć możliwość dodatkowej, łatwiejszej weryfikacji tożsamości sprzedawcy (wystawcy faktury). Ponadto, analogicznie jak w przypadku dokumentów otrzymywanych od niepowiązanych dostawców, faktury te będą - po otrzymaniu - poddawane weryfikacji formalnej i merytorycznej, mającej na celu potwierdzenie zgodności faktury z pozostałymi dokumentami dotyczącymi danej transakcji (w szczególności umową i / lub zamówieniem), wykonania usługi (bądź dokonania dostawy) etc. Tym samym, także w Systemie nie będą znajdowały się dokumenty niezweryfikowane formalnie i merytorycznie.

Wymóg związany z zapewnieniem autentyczności pochodzenia przechowywanych faktur należy zatem, zdaniem Wnioskodawcy, uznać za spełniony.

1.  Integralność treści faktury

Przyjęty przez podatnika sposób przechowywania faktur VAT powinien ponadto pozwolić na zapewnienie integralności treści tych dokumentów. Znaczenie pojęcia „integralność” w odniesieniu do treści faktury określa natomiast art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, w myśl którego, oznacza ono, że w fakturze tej nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Nowe zasady obiegu dokumentów oraz przechowywania faktur przewidują, że Spółka będzie otrzymywała faktury w wersji nieedytowalnej, uniemożliwiającej jakąkolwiek modyfikację danych w niej zawartych (zwykle w plikach PDF, wyjątkowo TIFF lub innym). Także faktury otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane przez pracownika Spółki lub przez firmę zewnętrzną i automatycznie zapisywane w formacie PDF.

Niezależnie więc od tego, czy faktura zostanie wystawiona i przesłana Spółce przez dostawcę z wykorzystaniem Platformy, czy też będzie wysłana na adres mailowy lub w formie papierowej, na adres skrytki pocztowej, Spółka nie będzie miała żadnej możliwości ingerencji w treść tego dokumentu.

Także samo przechowywanie faktur - niezależnie od tego, czy będzie ono odbywało się na Platformie czy w Systemie - nie będzie umożliwiało dokonywania jakiejkolwiek modyfikacji danych, w tym w szczególności danych będących obowiązkowymi elementami faktury. Faktury będą archiwizowane w takiej samej formie, w jakiej zostały przesłane / utrwalone, a więc uniemożliwiającej jakąkolwiek edycję i zapewniającej niezmienność treści tych dokumentów.

Tym samym, zdaniem Spółki, nowy model archiwizacji dokumentów będzie pozwalał na zapewnienie integralności treści przechowywanych faktur, a tym samym, zgodność z zapisami ustawy o VAT w tym zakresie.

1.  Czytelność faktury

Dodatkowo, sposób przechowywania faktur VAT musi także zapewnić czytelność tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia rozliczenia VAT za okres, którego dotyczą. Przez czytelność faktury należy zaś rozumieć tu możliwość odczytania danych zawartych na fakturze bezpośrednio z tego dokumentu (w przypadku faktur w formie papierowej) lub przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń (przy dokumentach przechowywanych w formie elektronicznej).

W przypadku faktur otrzymywanych przez Spółkę na dedykowany adres e-mail lub w formie papierowej, na adres skrytki pocztowej, spełnienie powyższego warunku zawsze będzie weryfikowane przez firmę zewnętrzną. Faktury, w których dane będą nieczytelne, będą odsyłane do dostawców.

Z kolei w przypadku faktur generowanych i przesyłanych za pośrednictwem Platformy, faktura będzie dostępna w formacie elektronicznym uzgodnionym pomiędzy Spółką i dostawcą. Dodatkowo, każdej takiej fakturze będzie towarzyszył obraz dokumentu w formacie PDF. Tym samym, czytelność tych dokumentów będzie zapewniona bezpośrednio przez zastosowane rozwiązania techniczne i funkcjonalności Platformy.

Jednocześnie z uwagi na elektroniczny format archiwizacji wszystkich faktur zakupowych Spółki - niezależnie od formy ich wystawienia i miejsca archiwizacji (na Platformie (…) czy w Systemie) - nie wystąpi tu ryzyko utraty czytelności tych dokumentów w trakcie okresu przechowywania (co mogłoby mieć miejsce w przypadku faktur archiwizowanych w formie papierowej).

Tym samym, zdaniem Spółki, także warunek dotyczący czytelności archiwizowanych faktur będzie w omawianym przypadku spełniony.

1.  Kontrole biznesowe i wiarygodna ścieżka audytu

Zgodnie z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury (a więc warunki opisane w punktach 5-7 powyżej) można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Podatnik samodzielnie określa więc sposób realizacji wskazanych powyżej wymogów w ramach przyjętego sposobu archiwizacji dokumentów związanych z rozliczeniem VAT.

Pojęcie kontroli biznesowej nie zostało zdefiniowane w ustawie o VAT, ani aktach wykonawczych do tej ustawy. Powszechnie jednak uważa się, że pod pojęciem tym należy rozumieć przyjęte przez dane przedsiębiorstwo wewnętrzne procedury czy systemy kontroli wewnętrznej (audytu wewnętrznego).

Będzie się on zatem różnił pomiędzy poszczególnymi organizacjami w zależności od ich wielkości, formy prawnej, zakresu wykonywanych operacji etc.

Istotne jest to, aby procedury wewnętrznej kontroli pozwalały na osiągnięcie celu w postaci ustalenia „wiarygodnej ścieżki audytu” pomiędzy fakturą a transakcją, a więc powiązania, zależności pomiędzy określoną transakcją (dostawą towarów lub świadczeniem usług) a dokumentem (fakturą). Chodzi więc o to, aby można było bez wątpliwości i jednoznacznie wykazać, że dana faktura dotyczy konkretnego zdarzenia gospodarczego, które faktycznie miało miejsce, w którym uczestniczyły określone w fakturze podmioty i które miało określony przebieg.

Określenie „wiarygodna ścieżka audytu” w świetle poglądu prezentowanego przez organy podatkowe, m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 maja 2018 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT, oznacza, że „związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika”.

Na potrzeby VAT, wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku.

W odniesieniu do faktur zakupowych, osiągnięcie powyższego rezultatu następuje zazwyczaj poprzez przyjęcie określonego sposobu postępowania z otrzymywanymi fakturami, sposobu ich akceptacji, zbudowanie powiązań pomiędzy fakturą a innymi dokumentami dotyczącymi danej transakcji (np. zamówieniem), czy określenie sposobu przechowywania faktury.

W przypadku Spółki, powyższe warunki będą spełnione w szczególności poprzez:

*   wdrożenie określonych, ujednoliconych, rozwiązań w zakresie otrzymywania faktur zakupowych od dostawców Spółki,
*   przyjęcie konkretnych schematów postępowania w zakresie zapisywania otrzymanych faktur i przesyłania ich na Platformę lub do Systemu,
*   powiązanie faktur wystawianych przez dostawców na Platformie ze złożonymi przez Spółkę zamówieniami,
*   weryfikację formalną i merytoryczną faktur pozwalającą na zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury oraz jej zgodność z przebiegiem transakcji,
*   określenie sposobu i warunków przechowywania faktur na Platformie i w Systemie.

Zdaniem Spółki, należy więc uznać, iż w odniesieniu do opisanego systemu akceptacji i archiwizacji faktur, Wnioskodawca zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

1.  Dostęp on-line organów podatkowych do faktur, w tym możliwość bezzwłocznego poboru faktury i przetwarzania zawartych w niej danych

Zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, w sytuacji gdy faktury są przechowywane poza terytorium Polski w formie elektronicznej, podatnik zobowiązany jest zapewnić dostęp do tych faktur on-line wskazanym w tym przepisie organom - naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celnoskarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej oraz Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej. Przez dostęp on-line należy przy tym rozumieć możliwość odczytania faktury w sposób zdalny (na odległość) i w czasie rzeczywistym.

Zgodnie zaś z ust. 4 przywołanej regulacji, podatnicy mają obowiązek zapewnienia, na żądanie organów, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również ich pobór i przetwarzanie zawartych w nich danych.

Planowany model archiwizacji i przechowywania dokumentów zapewni możliwość dostępu organom podatkowym, w razie takiej potrzeby, do dokumentów w wersji elektronicznej w celu ich podglądu, pobierania oraz wydruku - zarówno tych zapisanych na Platformie, jak i w Systemie.

W szczególności możliwe będzie udostępnienie konkretnych żądanych dokumentów właściwym organom bądź bezpośrednio z Systemu lub Platformy (z wykorzystaniem profilu pracownika Spółki lub poprzez utworzenie dodatkowego, dedykowanego organowi), bądź jako dokumentów elektronicznych - pobranych przez Spółkę oraz przekazanych pracownikom organu na nośniku danych lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.

W związku z powyższym, w ocenie Spółki należy uznać, iż również ten warunek zostanie spełniony w planowanym przez Wnioskodawcę nowym modelu obiegu dokumentów.

1.  Podsumowanie

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie skanów faktur papierowych oraz faktur elektronicznych w sposób opisany w niniejszym wniosku, zarówno na Platformie (…) jak i w systemie księgowym Spółki, będzie spełniało wymogi w zakresie archiwizacji określone w art. 112a ustawy o VAT.

W tym stanie sprawy, Wnioskodawca wnosi jak na wstępie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy, faktura powinna zawierać:

1.  datę wystawienia;
2.  kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3.  imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5.  numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6.  datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8.  miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10.  kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11.  wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12.  stawkę podatku;
13.  sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15.  kwotę należności ogółem; (…).

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w przepisie art. 106o ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 ust. 1 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie;
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Ponadto, zauważyć trzeba, że nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny na terytorium Polski.

W związku z prowadzoną działalności gospodarczą Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi, w stosunku do których przysługuje jej prawo do odliczenia VAT naliczonego. Faktury dokumentujące przedmiotowe nabycia są przez Spółkę przetwarzane i przechowywane.

Z uwagi na wdrażany globalnie przez Grupę (\`(...)\`) (do której należy Wnioskodawca) system zamówień - Spółka planuje modyfikację stosowanych dotychczas rozwiązań. Nowy model obiegu faktur zakłada korzystanie przez Spółkę z platformy transakcyjnej (…) (Platforma, (…)), za pośrednictwem której (\`(...)\`) będzie składać zamówienia na usługi lub towary oferowane przez poszczególnych dostawców oraz w której będą procesowane, akceptowane, następnie archiwizowane otrzymywane przez Spółkę faktury zakupowe.

W celu ułatwienia i usprawnienia współpracy z (\`(...)\`), dostawcy Spółki będą mieć możliwość rejestracji na Platformie, co pozwoli im m.in. na wystawianie faktur na rzecz Wnioskodawcy z jej wykorzystaniem. Utworzenie konta będzie wymagało od dostawcy podania danych identyfikacyjnych oraz ich potwierdzenia. Dodatkowo - aby móc otrzymywać zamówienia Spółki - dostawca będzie zobowiązany do powiązania swojego profilu na Platformie z profilem Spółki jako zleceniodawcy.

Dążeniem Spółki jest składanie zamówień oraz otrzymywanie faktur od jak największej liczby dostawców za pośrednictwem Platformy. Niemniej, część faktur będzie otrzymywana przez Spółkę na dotychczasowych zasadach - w formie elektronicznej, na dedykowany adres e-mail. Spółka spodziewa się również, że - w szczególności w początkowym okresie stosowania nowego modelu – część faktur będzie jej również przesyłana w formie papierowej - na adres skrytki pocztowej.

Otrzymane przez Spółkę faktury zakupowe będą procesowane, akceptowane, a następnie archiwizowane na Platformie. W zależności od formy, w jakiej faktura zostanie przesłana do Spółki, proces ten będzie wyglądał następująco:

1.  W przypadku przesłania przez dostawcę faktury w wersji papierowej na adres skrzynki pocztowej obsługiwanej przez firmę zewnętrzną, faktura będzie przez tę firmę skanowana i automatycznie zapisywania w elektronicznym formacie PDF, uniemożliwiającym jakąkolwiek ingerencję w treść tego dokumentu. Plik z fakturą będzie następnie weryfikowany technicznie i - w przypadku pozytywnego wyniku weryfikacji - przesyłany (w niezmienionym formacie) przez firmę zewnętrzną na Platformę.
2.  W przypadku, gdy dostawca prześle fakturę drogą elektroniczną, jako załącznik do wiadomości email (w formacie PDF lub TIFF), faktura ta zostanie pobrana przez firmę zewnętrzną, a następnie - po pozytywnej weryfikacji technicznej - przesłana w tym samym formacie na Platformę.
3.  Faktury wystawione przez dostawcę za pośrednictwem Platformy będą automatycznie zapisywane w określonym formacie, uniemożliwiającym jakąkolwiek ingerencję w treść faktury. Dla każdej takiej faktury, na Platformie dostępny będzie dodatkowo jej obraz w formacie PDF.
4.  W sytuacji, gdy faktura zostanie przesłana przez dostawcę w wersji papierowej na adres siedziby Spółki, zostanie ona zeskanowana przez pracownika Spółki do formatu PDF (uniemożliwiającego jakąkolwiek ingerencję w treść tego dokumentu). Następnie plik z fakturą zostanie przesłany przez pracownika Spółki drogą elektroniczną - jako załącznik do wiadomości e-mail - na adres elektronicznej skrzynki pocztowej obsługiwanej przez firmę zewnętrzną. Przesłana faktura zostanie pobrana przez firmę zewnętrzną, a następnie - po pozytywnej weryfikacji technicznej - przesłana w tym samym formacie na Platformę.

Po zapisaniu w (…), faktury będą w niej kodowane i weryfikowane pod kątem formalnym i merytorycznym. W przypadku faktur dotyczących czynności, na które Wnioskodawca złożył zamówienie poprzez (…) weryfikacja formalna dotycząca rodzaju nabywanych usług lub towarów, ich dostawcy, ustalonego przez strony wynagrodzenia etc. będzie przy tym dokonywana w pierwszej kolejności automatycznie, w oparciu o złożone zamówienie. Następnie, pracownik Spółki będzie potwierdzał wykonanie usługi lub dostarczenie towaru, ich zgodność z zamówieniem oraz pozostałe aspekty transakcji niezbędne do akceptacji faktury.

Po zatwierdzeniu faktury - dane transakcyjne z niej wynikające, w tym dane służące rozliczeniu VAT, będą automatycznie sczytywane (przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi informatycznych) oraz przesyłane do systemu księgowego Spółki (System).

Platforma będzie grupować faktury według dostawców. Dodatkowo, możliwe będzie filtrowanie przechowywanych w (…) faktur według daty ich otrzymania przez Spółkę. Ponadto, Wnioskodawca będzie mieć możliwość generowania raportów z Platformy według zadanych kryteriów, np. wybranego zakresu dat otrzymania faktury, bądź jej wystawienia.

Co więcej, wyszukanie konkretnej faktury, ujętej przez Spółkę w rozliczeniu VAT za dany okres będzie także możliwe po wpisaniu jej numeru na Platformie, na podstawie ewidencji prowadzonej dla celów VAT. To rozwiązanie będzie przy tym stosowane w szczególności w odniesieniu do faktur dokumentujących nabycie przez Spółkę usług od dostawców zagranicznych (importu usług), dla których moment ujęcia w rejestrze VAT nie jest wyznaczany przez datę otrzymania faktury.

Jednocześnie, w odniesieniu do niewielkiej części wybranych dokumentów - w szczególności faktur otrzymywanych przez Wnioskodawcę od innych podmiotów należących do grupy (\`(...)\`) - zachowane zostanie dotychczasowe miejsce przechowywania faktur. Dokumenty te nie będą więc zapisywane na Platformie, ale tak jak obecnie - w systemie księgowym Spółki.

Jednocześnie, podobnie jak w przypadku faktur przechowywanych w (…), wszystkie powyższe faktury (zarchiwizowane w Systemie) będą przez Spółkę księgowane i ujmowane w rejestrze VAT wyłącznie po pozytywnej weryfikacji formalnej i merytorycznej – według zasad opisanych powyżej.

Również w tym przypadku, Wnioskodawca będzie mieć możliwość generowania raportów z Systemu według zadanych kryteriów, np. wybranego zakresu dat, w tym daty otrzymania, czy też okresu ujęcia faktury w rejestrze VAT. Każdy wygenerowany raport będzie zawierał dane pozwalające na jednoznaczną identyfikację dokonanych przez Spółkę transakcji oraz wyszukanie żądanej transakcji w Systemie.

Oba rozwiązania wykorzystywane do przechowywania faktur zakupowych - zarówno platforma (…), jak i system księgowy - będą zlokalizowane na serwerach znajdujących się poza terytorium Polski, przy czym, w razie żądania wystosowanego przez organ podatkowy, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w każdej z tych aplikacji. Możliwe będzie udostępnienie konkretnych żądanych przez organ dokumentów bądź bezpośrednio z Platformy lub systemu księgowego (z wykorzystaniem profilu pracownika Spółki lub poprzez utworzenie nowego, dedykowanego organowi podatkowemu), bądź też jako dokumentów elektronicznych - pobranych przez Spółkę oraz przekazanych pracownikom organu na nośniku danych lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Wnioskodawca wskazał także, że w nowym modelu obiegu dokumentów Spółka będzie zapewniać następujące kontrole biznesowe, które pozwolą ustalić wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a transakcją (dostawą towarów lub świadczeniem usług) tą fakturą udokumentowaną:

*   ujednolicone procedury postępowania w zakresie faktur VAT otrzymywanych przez Wnioskodawcę

Sposób procesowania, akceptowanie, a następnie archiwizowania otrzymywanych przez Spółkę faktur będzie określony (zdefiniowany) i będzie on zależny od formy, w jakiej dana faktura zostanie przesłana do Spółki. I tak:

– faktury wystawione przez dostawcę za pośrednictwem Platformy będą automatycznie zapisywane na tej Platformie, w określonym formacie uniemożliwiającym jakąkolwiek ingerencję w treść faktury i będą w tej formie dostępne dla Wnioskodawcy. Dodatkowo, dla każdej takiej faktury, możliwe będzie również wyświetlenie jej obrazu w formacie PDF (nieedytowalnym);

– w sytuacji, gdy dostawca prześle fakturę drogą elektroniczną, jako załącznik do wiadomości email (w formacie PDF lub TIFF), faktura ta zostanie pobrana przez firmę zewnętrzną, która dokona również jej weryfikacji technicznej (w szczególności, czy otrzymany dokument jest fakturą, czy dostawca został zarejestrowany w bazie (\`(...)\`) etc.).

Jeśli wynik weryfikacji będzie pozytywny, faktura zostanie przesłana przez firmę zewnętrzną na Platformę, w tym samym formacie, w którym została otrzymana. Ewentualne faktury przesłane przez dostawców w formacie innym niż wskazane powyżej będą zwracane wystawcy z prośbą o skorygowanie formatu dokumentu;

– w przypadku przesłania przez dostawcę faktury w wersji papierowej na adres skrytki pocztowej obsługiwanej przez firmę zewnętrzną, faktura taka zostanie przez firmę zewnętrzną zeskanowana i automatycznie zapisana w formacie elektronicznym PDF (uniemożliwiającym jakąkolwiek ingerencję w treść tego dokumentu). Następnie, faktura zostanie poddana weryfikacji technicznej i – w przypadku jej pozytywnego rezultatu – przesyłana przez firmę zewnętrzną (w niezmienionym formacie) na Platformę.

Jednocześnie, część dokumentów – w szczególności faktur otrzymywanych przez Wnioskodawcę od innych podmiotów należących do grupy (\`(...)\`) – będzie w dalszym ciągu przechowywana w systemie finansowo-księgowym Spółki (System). Dokumenty te nie będą więc zapisywane na Platformie. Niemniej, w odniesieniu do tych dokumentów, schemat postępowania będzie zbieżny z opisanym powyżej dla faktur przesyłanych w wiadomości email oraz w formie papierowej (różnić będzie się jedynie miejscem przechowywania).

*   weryfikacja formalna i merytoryczna

Dodatkowo, po zapisaniu na Platformie (lub w Systemie), otrzymane przez Wnioskodawcę faktury będą poddawane kodowaniu oraz weryfikacji pod kątem formalnym i merytorycznym (zgodności z zamówieniem, ustalonymi warunkami oraz zaistniałą transakcją).

W przypadku faktur dotyczących czynności, na które Wnioskodawca złożył zamówienie poprzez Platformę (…), weryfikacja formalna dotycząca zgodności w zakresie nabywanych usług lub towarów, ich dostawcy, ustalonego przez strony wynagrodzenia etc. będzie dokonywana w pierwszej kolejności automatycznie, w oparciu o złożone zamówienie (określające zasadnicze elementy transakcji). Następnie, pracownik Spółki będzie potwierdzał wykonanie usługi lub dostarczenie towaru, ich zgodność z zamówieniem oraz pozostałe aspekty transakcji niezbędne do akceptacji faktury.

W obu przypadkach możliwe będzie więc jednoznaczne powiązanie otrzymanej faktury z konkretną usługą lub dostawą określoną w tym dokumencie, dokonaną przez wskazany na fakturze podmiot, zgodnie z ustalonymi przez strony warunkami.

*   wymóg rejestracji na Platformie

Dostawcy chcący wystawiać na rzecz Spółki faktury przy wykorzystaniu Platformy będą zobowiązani do dokonania rejestracji w (…). Utworzenie konta będzie wymagało od takiego dostawcy podania danych identyfikacyjnych a następnie ich potwierdzenia. Ponadto – aby móc otrzymywać zamówienia Spółki – dostawca będzie zobowiązany do powiązania swojego profilu na Platformie z profilem Spółki jako zleceniodawcy. Rozwiązanie takie, we wskazanych powyżej przypadkach, będzie więc dodatkowo pozwalało na prześledzenie bezpośrednio w (…) związku danej faktury z określonym zdarzeniem gospodarczym,

*   stosowanie na poszczególnych etapach obiegu faktur wyłącznie określonych (nieedytowalnych) formatów dokumentów

Niezależnie od sposobu, w jaki dana faktura zostanie przesłana przez dostawcę, obieg faktury od momentu jej otrzymania przez Wnioskodawcę do momentu jej zarchiwizowania będzie dopuszczał wyłącznie ustalone formaty tych dokumentów, uniemożliwiające jakąkolwiek ingerencję w ich treść (celową czy przypadkową). Rozwiązanie to eliminuje zatem ryzyko potencjalnej modyfikacji jakichkolwiek danych zawartych w fakturze, tak aby umożliwić jak najbardziej rzetelną i wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a określonym zdarzeniem gospodarczym.

Wymienione powyżej elementy zdaniem Wnioskodawcy pozwalają na jednoznaczne wykazanie, że dana faktura otrzymana przez Wnioskodawcę dotyczy konkretnej transakcji (zdarzenia gospodarczego), która faktycznie miała miejsce, w którym uczestniczyły określone w fakturze podmioty i które miało określony przebieg.

Wnioskodawca wskazał także, że wszystkie faktury otrzymywane przez Spółkę są przez nią przechowywane przez okres nie krótszy niż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a więc przez co najmniej 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, w rozliczeniu którego została ujęta dana faktura.

W tak przedstawionym opisie sprawy wątpliwości Wnioskodawcy sprowadzają się do ustalenia, czy planowany przez Spółkę model obiegu i przechowywania faktur jest zgodny z regulacjami ustawy o VAT.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu pełnego dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z powyżej przytoczonymi przepisami ustawy o VAT. Jak wskazał Wnioskodawca zarchiwizowane faktury będą mogły być udostępnione organom podatkowym w dowolnym momencie dotyczy to zarówno Platformy (…) jak i systemu księgowego. Ponadto jak wynika z całokształtu sprawy, opisany we wniosku Nowy model obiegu dokumentów zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tj. wypełni kryteria, o których mowa w art. 106m ustawy. Zatem uznać należy, że Spółka przechowując faktury od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego spełni przesłanki wynikające z art. 112a ustawy.

Podsumowując, planowany model obiegu i przechowywania faktur zakupowych przez Spółkę spełnia przesłanki, o których mowa w art. 112a i art. 106m ustawy.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji indywidualnej.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP. W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.