Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP3-2.4011.1085.2022.1.JK2
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2023-01-23
Teza: Obowiązki płatnika - oświadczenia elektroniczne.
Słowa kluczowe: dokumenty-dokumenty elektroniczne; obowiązek-obowiązek płatnika; oświadczenia
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Pobór podatku lub zaliczek na podatek przez płatników.-Oświadczenia i wnioski mające wpływ na obliczenie zaliczki
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 31; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 32; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 41a

**Interpretacja indywidualna**

**– stanowisko prawidłowe**

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

**Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej**

22 listopada 2022 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika.

Treść wniosku jest następująca:

**Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego**

Jesteście Państwo przedsiębiorstwem świadczącym usługi IT oraz inżynieryjne (dalej: Pracodawca). Na dzień złożenia wniosku firma składa się z czternastu oddziałów, zatrudniających łącznie na podstawie umowy o pracę ok. (\`(...)\`) pracowników (dalej też jako „Pracownicy”). Pracownicy wykonują swoje obowiązki służbowe na terenie całego kraju w różnych lokalizacjach oddziału, m.in. w (…) - Pracownicy są rozproszeni na terenie całego kraju. Systematycznie zwiększająca się liczba pracowników powoduje rosnącą liczbę dokumentacji w formie papierowej.

W przypadku wyrażenia przez Pracownika chęci złożenia Pracodawcy jako płatnikowi oświadczenia lub wniosku z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych, określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm., dalej jako: "Ustawa o PIT"), Pracownicy rozpoczynają proces złożenia dokumentu. Na pierwszy etap tego procesu składa się własnoręczne wypełnienie przez Pracownika odpowiedniego druku dokumentu (udostępnianego przez lokalny Dział (…)), a także opatrzenie wybranego dokumentu własnoręcznym podpisem. W kolejnym etapie Pracownik dostarcza osobiście wybrany dokument do lokalnego Działu (…), zajmującego się kwestiami administracyjnymi i czuwającego nad poprawnym obiegiem dokumentów pracowniczych. Dział ten odnotowuje otrzymanie dokumentu, po czym przekazuje go w oryginalnej wersji papierowej do Działu Kadr i Płac, odpowiedzialnego za prawidłowe naliczenie wynagrodzeń wypłacanych Pracownikom firmy. Przekazanie dokumentów odbywa się poprzez wysyłkę pocztową, z uwagi na to, iż Dział Kadr i Płac zlokalizowany jest jedynie w warszawskim oddziale Państwa firmy. Dokumenty wysyłane są partiami przez cały miesiąc. Po otrzymaniu przesłanych dokumentów, Pracownicy Działu Kadr i Płac przechodzą do ich szczegółowej weryfikacji. Jeśli przebiega ona pomyślnie, dokumenty uwzględniane są w programie do obsługi kadrowo-płacowej. Jeśli dokument zostanie uznany za niepoprawny - Pracownik Działu Kadr i Płac kontaktuje się z lokalnym Działem (…) , w celu powiadomienia o błędnym wypełnieniu dokumentu. Po otrzymaniu powyższej informacji, Dział (….) kontaktuje się z Pracownikiem i przekazuje prośbę o ponowne wypełnienie uznanego za błędny dokumentu. Dokument jest uznany za poprawny i możliwy do uwzględnienia przez Dział Kadr i Płac tylko wtedy, gdy występuje w formie papierowej, a także opatrzony jest własnoręcznym podpisem danego Pracownika. W przypadku dostarczenia błędnego dokumentu, występuje konieczność ponownej wysyłki oryginałów oświadczeń i wniosków pomiędzy lokalnym Działem (…) a Działem Kadr i Płac.

Z uwagi na nieustannie wzrastającą liczbę Pracowników, opisany powyżej proces jest niezwykle czasochłonny. Wymaga zaangażowania kilku stron - Pracownika, którego obowiązkiem jest osobiste złożenie własnoręcznie podpisanego dokumentu, lokalnego Działu (…)przekazującego dokumenty do warszawskiego oddziału, a także Działu Kadr i Płac. Znacząco rosną również koszty, które powstają w wyniku konieczności drukowania i wysyłania oryginałów dokumentów w formie papierowej, a następnie archiwizacji złożonych dokumentów (dokonywanej przez Dział Kadr i Płac). Dodatkowo większość Pracowników wykonuje swoje obowiązki służbowe zdalnie, co w wielu przypadkach znacznie utrudnia dostarczenie wymaganych dokumentów do siedziby firmy.

Złożoność procesu spowodowała u Pracodawcy chęć jego zmiany, aby ograniczyć czas wspomnianych wyżej stron procesu oraz wzrastające koszty. Plany Pracodawcy uwzględniają znaczną transformację procesu składania dokumentów, który miałby odbywać się jedynie w sposób elektroniczny, przy użyciu narzędzia (…). Jest to narzędzie oparte na możliwości obsługi podpisów elektronicznych, które ułatwia wysyłanie oraz podpisywania dokumentów, a także umożliwia monitorowanie ich przepływu pomiędzy wysyłającym a odbiorcą. Aplikacja spełnia wszystkie wymagania standardów zabezpieczeń i przepisów. Zapewnia uwierzytelnienie stron podpisujących dokument, poprzez wymóg użycia unikatowego hasła. Aplikacja pozwala również na potwierdzenie danych osoby podpisującej dokument, a także dokładnej daty wskazującej na dokonanie procesu podpisu. Wszystkie etapy procesu są rejestrowane oraz udokumentowane.

Głównymi zaletami narzędzia (…) , pod kątem elektronicznego obiegu dokumentów są:

‒ Użycie (…) w celu podpisania i wysyłki określonego dokumentu, wymaga podwójnego zalogowania użytkownika do programu - jest to kwestia wzmocnionego uwierzytelnienia danych Pracownika.

‒ Krótki czas procesu wypełnienia i podpisania dokumentów przez Pracownika, bez konieczności przyjazdu do siedziby firmy.

‒ Ograniczenie błędów podczas uzupełniania dokumentów, dzięki zastosowaniu odpowiednich szablonów i ograniczeń uniemożliwiających wysyłkę dokumentu bez uzupełnienia wymaganych pól/podpisu.

‒ Zminimalizowanie kosztów poprzez zaprzestanie drukowania i wysyłki dokumentów.

‒ Każdy Pracownik Państwa firmy posiada nieograniczony dostęp do programu (…), a także aplikacji mobilnej.

Poniżej przedstawiono korzyści z zastosowania narzędzia (…).

‒Możliwość rozpoczęcia elektronicznego obiegu dokumentów.

‒Znaczące ułatwienie procesu podpisywania dokumentów dla Pracownika.

‒Pracownik Działu (…) ma możliwość wysyłki do Pracownika przypomnień o konieczności podpisania dokumentu.

‒Pracownik ma dostęp do informacji o ilości dokumentów oczekujących na jego podpis.

‒Dokumenty podpisywać można z poziomu aplikacji mobilnej - dostępnej dla urządzeń: (…) (bez wsparcia (…)).

Nowy proces uwzględniałby możliwość elektronicznego obiegu dwóch rodzajów oświadczeń (dalej: Oświadczenia):

a) oświadczeń i wniosków z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych, określonych w Ustawie o PIT, tj:

‒ Oświadczenie dotyczące skumulowanej podstawy opodatkowania,

‒ Oświadczenie o zamiarze opodatkowania dochodów łącznie z małżonkiem/dzieckiem bądź na zasadach określonych w art. 6 ust. 4,

‒ Oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych,

‒ Oświadczenie pracownika o nieskładaniu PIT-2,

‒ Oświadczenie o pobieraniu zaliczek na podatek dochodowy pracownika do 26 roku życia,

‒ Oświadczenie o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu,

‒ Oświadczenie o identyfikatorze podatkowym.

b) oświadczeń dotyczących osób zatrudnionych w oparciu o umowy cywilnoprawne (umowa zlecenia/umowa o dzieło), tj:

‒ Oświadczenie zleceniobiorcy,

‒ Oświadczenie do umowy o dzieło.

Powyższe Oświadczenia zawierają informację o identyfikatorze podatkowym, a także oświadczenie woli osoby świadczącej pracę w oparciu o umowę cywilnoprawną, dotyczące naliczania podatku dochodowego według wybranej stawki podatkowej.

Proces podpisania i złożenia przez Pracownika oświadczeń i wniosków z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych, określonych w Ustawie o PIT składałby się z następujących etapów:

‒ Pracownik loguje się do swojego służbowego komputera przy użyciu unikatowych danych (służbowy mail oraz unikalne hasło).

‒ Pracownik, przy użyciu wewnętrznej firmowej platformy, dokonuje zgłoszenie do lokalnego Działu (…), w celu poinformowania o chęci złożenia Pracodawcy określonego Oświadczenia.

‒ Pracownik działu (…) wysyła do Pracownika wskazane Oświadczenie przy użyciu narzędzia (…).

‒ Pracownik dokonuje zalogowania na indywidualne konto w programie (…), z wykorzystaniem unikatowego maila służbowego, a także ustalonego przez Pracownika hasła (jest to hasło domenowe, wykorzystywane w obrębie firmy).

‒ Pracownik otwiera Oświadczenie, wysłane przez Pracowników Działu (…).

‒ Pracownik wypełnia Oświadczenie, poprzez uzupełnienie wymaganych w dokumencie pól (wymagane pola są wskazywane przez narzędzie (…) - bez ich wypełnienia, wysłanie dokumentu nie jest możliwe).

‒ Pracownik wysyła elektronicznie wypełnione Oświadczenie do lokalnego Działu (…), którego Pracownicy w następnym etapie przekazują go we wspomnianej formie elektronicznej do Działu Kadr i Płac, odpowiedzialnego za rozliczenia podatkowe.

Oświadczenie w ostatnim etapie podlegałoby archiwizacji w elektronicznym systemie Pracodawcy, dalej zwanym (…). Jest to struktura zgodna z wymaganiami z Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369), uwzględniająca wymagane metadane, strukturę akt osobowych oraz umożliwiająca dostęp do elektronicznych dokumentów pracowniczych zarówno Pracownikom, jak i osobom z Działu Kadr i Płac oraz Działu (…). Oświadczenie zachowane byłoby w formacie PDF, a jego właściwości umożliwiłyby odczytanie niezbędnych informacji - między innymi dotyczących daty utworzenia dokumentu czy Pracownika, który dodał dokument do systemu.

Zapewniają Państwo o poprawności używanych Oświadczeń - zawierają one wszystkie elementy wskazane w ustawie, które gwarantują o ich skuteczności.

**Pytanie**

Czy opisany w niniejszym wniosku proces elektronicznego obiegu Oświadczeń i wniosków z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych, określonych w Ustawie o PIT zapewni prawidłowe realizowanie obowiązków Pracodawcy w zakresie pobierania i rozliczania dokumentów podatkowych?

**Państwa stanowisko w sprawie**

Uważają Państwo, że Pracodawca przyjmując od zatrudnionych pracowników Oświadczenia z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych (określone w art. 32 ust. 1a, art. 32 ust. 1c, art. 32 ust. 1e, art. 32 ust. 1f, art. 32 ust. 3, art. 32 ust. 5, art. 32 ust. 6, art. 32 ust. 7 oraz art. 41a ustawa o PIT), będących w formie elektronicznej oraz procesowanych według zasad opisanych powyżej, będzie prawidłowo realizować obowiązek nałożony na Niego jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych przez przepisy ustawy o PIT.

Należy wskazać, że ustawodawca nie wskazał bezpośrednio w treści przepisów obowiązku dochowania odpowiedniej formy składanych przez Pracownika oświadczeń - pisemnej lub elektronicznej. Jedynie, z treści art. 32 ust. 3 ustawy o PIT, wynika iż oświadczenie PIT-2 musi być zgodne z ustalonym wzorem. Jednakże mowa tutaj jedynie o zgodności wzorów, brakuje jakichkolwiek informacji o formie tego oświadczenia - z czego wynika, że nie musi być to forma tylko i wyłącznie pisemna. Wobec tego, uważacie Państwo, że złożenie przez Pracownika dokumentu PIT-2 opisaną uprzednio drogą elektroniczną jest działaniem prawidłowym i zgodnym z przepisami. Pracodawca, który otrzyma oświadczenia w opisany powyżej sposób, może wykonać czynności wynikających z zajmowania pozycji płatnika (m.in. rozliczyć odpowiednio koszty uzyskania przychodów czy uwzględnić kwotę zmniejszającą podatek).

Nawiązując do kwestii podpisu elektronicznego - jego definicja została ukazana w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz.UE.L 257 z 28 sierpnia 2014 r. Bazując na zapisach art.3:

‒ Punkt 10 - „podpis elektroniczny” oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis;

‒ Punkt 13 - dane służące do składania „podpisu elektronicznego” oznaczają unikalne dane, których podpisujący używa do składania podpisu elektronicznego.

Zwracając uwagę na powyższe wywnioskować można, iż wspomniany uprzednio proces podpisywania Oświadczeń w aplikacji (…) jest prawidłowy - użytkownik posługuje się kombinacją unikalnych danych (login oraz hasło), dzięki którym jest w stanie podpisać oświadczenie/wniosek. Powyższa kombinacja danych pozwala na identyfikację pracownika, który podpisał oraz złożył wskazany dokument. Dzięki takiemu rozwiązaniu Pracodawca ma pewność, że dokument został podpisany przez konkretną osobę, a co za tym idzie - Pracodawca jest upoważniony do uwzględnienia takiego dokumentu w procesie rozliczania pracownika.

Podsumowując, powyższej opisane Państwa działanie jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych): przyjmowanie od zatrudnionych Oświadczeń z zakresu podatku dochodowego w formie elektronicznej, bazując na powyższych zasadach, będzie prawidłowe.

**Ocena stanowiska**

Stanowisko dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

**Uzasadnienie interpretacji indywidualnej**

Zgodnie z art. 8 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.):

Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

W myśl art. 31 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.) w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2022 r.:

Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej ,,zakładami pracy'', są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Ustawą z 9 czerwca 2022 r. (Dz.U. z 2022 r. poz. 1265), która wchodzi w życie 1 stycznia 2023 r. zmieniono ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych. W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych obowiązującej od 1 stycznia 2023 r. uchylony został ww. art. 31 oraz dodany art. 31a - 31c.

Na podstawie art. 31a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

1\. Podatnik składa płatnikowi na piśmie albo w inny sposób przyjęty u danego płatnika oświadczenia i wnioski mające wpływ na obliczenie zaliczki.

2\. Oświadczenia i wnioski, o których mowa w art. 31b ust. 1 i art. 32 ust. 3 i 6-8, mogą być składane według ustalonego wzoru.

3\. Podatnik jest obowiązany wycofać lub zmienić złożone uprzednio oświadczenie lub wniosek, jeżeli uległy zmianie okoliczności mające wpływ na obliczenie zaliczki.

4\. Wycofanie i zmiana złożonego uprzednio oświadczenia lub wniosku następuje w drodze nowego oświadczenia lub wniosku, o którym mowa w ust. 1.

5\. Jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie lub wniosek mające wpływ na obliczanie zaliczki, płatnik uwzględnia to oświadczenie lub ten wniosek najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał, a w przypadku płatnika, o którym mowa w art. 34 - najpóźniej od drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał.

6\. Oświadczenie i wniosek mające wpływ na obliczenie zaliczki dotyczą również kolejnych lat podatkowych, chyba że odrębny przepis stanowi inaczej.

7\. Po ustaniu stosunku prawnego stanowiącego podstawę dokonywania przez płatnika świadczeń podatnikowi, płatnik przy obliczaniu zaliczki pomija oświadczenia i wnioski złożone uprzednio przez podatnika, z wyjątkiem wniosków, o których mowa w art. 32 ust. 6 i 8.

8\. Jeżeli podatnik złoży płatnikowi, o którym mowa w art. 32, art. 34 lub art. 41 ust. 1, oświadczenie, że spełnia warunki do stosowania zwolnień, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 152-154, płatnik oblicza zaliczkę z uwzględnieniem tych zwolnień, przy czym w oświadczeniu dotyczącym spełnienia warunków do stosowania zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 152, podatnik wskazuje również rok rozpoczęcia i zakończenia stosowania zwolnienia przez płatnika.

9\. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 8, jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia i zawiera klauzulę o następującej treści: ,,Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.". Klauzula ta zastępuje pouczenie organu o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń.

10\. W przypadku gdy zaniżenie lub nieujawnienie przez płatnika podstawy opodatkowania wynikało z zastosowania przez płatnika złożonych przez podatnika wniosków lub oświadczeń mających wpływ na obliczenie zaliczki, przepisu art. 26a § 2 Ordynacji podatkowej nie stosuje się.

Na mocy art. 31b tej ustawy.:

1\. W przypadkach, o których mowa w art. 32, art. 34 ust. 3, art. 35 ust. 1 pkt 1-4 i 7-9 oraz art. 41 ust. 1, płatnik pomniejsza zaliczki o kwotę stanowiącą nie więcej niż 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, jeżeli podatnik złoży temu płatnikowi oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia.

2\. Oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia podatnik może złożyć nie więcej niż trzem płatnikom.

3\. W oświadczeniu o stosowaniu pomniejszenia podatnik wskazuje, że płatnik jest uprawniony do pomniejszenia zaliczki o kwotę stanowiącą:

1) 1/12 kwoty zmniejszającej podatek albo

2) 1/24 kwoty zmniejszającej podatek, albo

3) 1/36 kwoty zmniejszającej podatek.

4\. W przypadkach, o których mowa w art. 33, art. 34 ust. 2, art. 35 ust. 1 pkt 5 i 6 oraz art. 42e, płatnik pomniejsza zaliczkę o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, chyba że podatnik złoży temu płatnikowi oświadczenie, o którym mowa w ust. 3 pkt 2 i 3, albo wniosek o rezygnację ze stosowania pomniejszenia.

5\. W przypadku uzyskiwania w danym miesiącu przychodów od więcej niż jednego płatnika podatnik może złożyć oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia, jeżeli:

1) łączna kwota pomniejszenia stosowana przez wszystkich płatników w tym miesiącu nie przekracza kwoty stanowiącej 1/12 kwoty zmniejszającej podatek oraz

2) w roku podatkowym podatnik za pośrednictwem płatnika nie skorzystał w pełnej wysokości z pomniejszenia kwoty zmniejszającej podatek, w tym również gdy złożył wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym, o którym mowa w art. 31c.

6\. W przypadku uzyskiwania przez podatnika w danym miesiącu od tego samego płatnika przychodów z różnych tytułów płatnik stosuje do tych przychodów złożone oświadczenie o stosowaniu pomniejszenia, przy czym łączna kwota pomniejszenia zastosowana w tym miesiącu przez tego płatnika nie może przekroczyć kwoty wskazanej w tym oświadczeniu.

Jak wynika z art. 31c ww. ustawy:

1\. Płatnik nie pobiera zaliczek, o których mowa w art. 32-35 i art. 41 ust. 1, jeżeli podatnik złoży temu płatnikowi wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym.

2\. Podatnik może złożyć wniosek o niepobieranie zaliczek w danym roku podatkowym, jeżeli przewiduje, że uzyskane przez niego dochody podlegające opodatkowaniu na zasadach określonych w art. 27 nie przekroczą w roku podatkowym kwoty 30.000 zł.

3\. W przypadku uzyskania przez podatnika, o którym mowa w ust. 1, dochodów podlegających opodatkowaniu na zasadach określonych w art. 27 przekraczających u tego płatnika w roku podatkowym kwotę 30.000 zł, płatnik oblicza zaliczki bez pomniejszania, o którym mowa w art. 31b.

Jak stanowi art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2022 r.:

Zaliczki, o których mowa w art. 31, za miesiące od stycznia do grudnia, z zastrzeżeniem ust. 1a, wynoszą:

1) za miesiące, w których dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy nie przekroczył kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali - 17% dochodu uzyskanego w danym miesiącu;

2) za miesiąc, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali - 17% od tej części dochodu uzyskanego w tym miesiącu, która nie przekroczyła tej kwoty, i 32% od nadwyżki ponad kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali;

3) za miesiące następujące po miesiącu, o którym mowa w pkt 2 - 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.

Art. 32 ust. 1 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2023 r. stanowi, że:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Zgodnie z art. 32 ust. 1a wyżej wymienionej ustawy, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2022 r.:

Jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem, a za rok podatkowy przewidywane, określone w oświadczeniu:

1) dochody podatnika nie przekroczą górnej granicy pierwszego przedziału skali podatkowej, o której mowa w art. 27 ust. 1, a małżonek nie uzyskuje żadnych dochodów - zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 17% dochodu uzyskanego w danym miesiącu i są dodatkowo pomniejszane za każdy miesiąc o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale skali podatkowej;

2) dochody podatnika przekroczą górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej, o której mowa w art. 27 ust. 1, a małżonek nie uzyskuje żadnych dochodów lub dochody małżonka mieszczą się w niższym przedziale skali podatkowej, zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 17% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.

Stosownie do art. 32 ust. 1b ww. ustawy, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2022 r.:

Płatnicy, którym podatnik złożył oświadczenie wymienione w ust. 1a, pobierają zaliczki według zasad określonych w ust. 1a pkt 1 i 2 począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostało złożone oświadczenie.

W myśl art. 32 ust. 1c powołanej ustawy, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2022 r.:

W razie faktycznej zmiany stanu upoważniającego do obniżki zaliczek lub utraty możliwości do opodatkowania dochodów zgodnie z art. 6 ust. 2, podatnik jest zobowiązany poinformować o tym płatnika; w tym przypadku od miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik przestał spełniać warunki do obniżki zaliczek, zaliczki są pobierane według zasad określonych w ust. 1.

Zgodnie z treścią art. 32 ust. 1g cytowanej ustawy, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2022 r.:

Płatnik przy poborze zaliczki na podatek uwzględnia zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 152-154, jeżeli podatnik złoży płatnikowi sporządzone na piśmie oświadczenie, że spełnia warunki do stosowania tych zwolnień. W oświadczeniu dotyczącym spełnienia warunków do stosowania zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 152, podatnik wskazuje również rok rozpoczęcia i zakończenia stosowania zwolnienia przez płatnika. Płatnik stosuje zwolnienie najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał oświadczenie, nie dłużej niż do upływu terminu wskazanego przez podatnika. Jeżeli podatnik powiadomi płatnika o zmianie stanu faktycznego wynikającego z oświadczenia, płatnik nie uwzględnia zwolnienia najpóźniej od kolejnego miesiąca, w którym otrzymał powiadomienie.

Stosownie do art. 32 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2022 r.:

Zaliczkę obliczoną w sposób określony w ust. 1, 1a, 2 i 2a zmniejsza się o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale skali podatkowej, o której mowa w art. 27 ust. 1, jeżeli pracownik złoży zakładowi pracy oświadczenie według ustalonego wzoru, w którym stwierdzi, że:

1) nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika albo otrzymuje emeryturę lub rentę za pośrednictwem płatnika i złożył wniosek, o którym mowa w art. 34 ust. 2a;

2) nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną;

3) nie osiąga dochodów, od których jest obowiązany opłacać zaliczki na podstawie art. 44 ust. 3;

4) nie otrzymuje świadczeń pieniężnych wypłacanych z Funduszu Pracy lub z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;

5) ten zakład pracy jest właściwy do stosowania tego zmniejszenia.

W myśl art. 32 ust. 3aa ww. ustawy, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2022 r.:

Jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, o którym mowa w ust. 3, płatnik odlicza kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał to oświadczenie.

Zgodnie z art. 32 ust. 5 powołanej ustawy, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2022 r.:

Zakład pracy przy obliczaniu zaliczki stosuje koszty uzyskania przychodów określone w art. 22 ust. 2 pkt 3, jeżeli pracownik złoży oświadczenie o spełnieniu warunku określonego w tym przepisie; przepisy ust. 3a i 4 stosuje się odpowiednio.

Stosownie do treści art. 32 ust. 7 ww. ustawy, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2022 r.:

Zakład pracy przy obliczaniu zaliczki nie stosuje kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 9 pkt 1–3 od miesiąca, w którym otrzymał sporządzony na piśmie oświadczenie pracownika o rezygnacji z ich stosowania, albo od następnego miesiąca, jeżeli w miesiącu, w którym otrzymał oświadczenie, nie miał możliwości pobrania zaliczki bez zastosowania tych kosztów. Oświadczenie to składa się odrębnie dla każdego roku podatkowego.

W myśl art. 32 ust. 2 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2023 r.:

Zaliczki za miesiące od stycznia do grudnia wynoszą:

1) za miesiące, w których dochód podatnika uzyskany od początku roku od danego płatnika nie przekroczył kwoty 120 000 zł - 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu;

2) za miesiąc, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku od danego płatnika przekroczył kwotę 120 000 zł - 12% od tej części dochodu uzyskanego w tym miesiącu, która nie przekroczyła tej kwoty, i 32% od nadwyżki ponad kwotę 120 000 zł;

3) za miesiące następujące po miesiącu, o którym mowa w pkt 2 - 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu od danego płatnika.

Zgodnie z art. 32 ust. 3 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2023 r.:

Jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody w sposób określony w art. 6 ust. 2 albo 4d, a za rok podatkowy przewidywane, określone w oświadczeniu:

1) dochody podatnika nie przekroczą kwoty 120.000 zł, a małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów, które łączy się z dochodami podatnika - zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu od tego płatnika i są dodatkowo pomniejszane za każdy miesiąc o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek w przypadku oświadczenia dotyczącego opodatkowania dochodów na zasadach określonych w art. 6 ust. 2 albo 4d;

2) dochody podatnika przekroczą kwotę 120.000 zł, a dochody małżonka lub dziecka, które łączy się z dochodami podatnika, nie przekraczają tej kwoty - zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu od tego płatnika.

Art. 32 ust. 4 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2023 r., stanowi, że:

Za dochód, o którym mowa w ust. 2 i 3, uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody, o których mowa w ust. 1, po odliczeniu kosztów uzyskania w wysokości określonej w art. 22 ust. 2 pkt 1 albo 3 lub ust. 9 pkt 1-3 oraz po odliczeniu potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenie społeczne, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b lub pkt 2a.

Stosownie do art. 32 ust. 5 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2023 r.:

Jeżeli świadczenia w naturze, świadczenia ponoszone za podatnika lub inne nieodpłatne świadczenia przysługują podatnikowi za okres dłuższy niż miesiąc, przy obliczaniu zaliczek za poszczególne miesiące przyjmuje się ich wartość w wysokości przypadającej na jeden miesiąc. Jeżeli nie jest możliwe określenie, jaka część tych świadczeń przypada na jeden miesiąc, a doliczenie całej wartości w miesiącu ich uzyskania spowodowałoby niewspółmiernie wysoką zaliczkę w stosunku do wypłaty pieniężnej, płatnik, na wniosek podatnika, ograniczy pobór zaliczki za dany miesiąc i pobierze pozostałą część zaliczki w następnych miesiącach roku podatkowego.

Według art. 32 ust. 6 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2023 r.:

Jeżeli podatnik złoży płatnikowi wniosek o obliczanie zaliczek bez stosowania zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 lub miesięcznych kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 2 pkt 1 lub 3, płatnik oblicza zaliczki bez stosowania tego zwolnienia lub tych kosztów.

Na mocy art. 32 ust. 7 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2023 r.:

Jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie o spełnieniu warunku określonego w art. 22 ust. 2 pkt 3, płatnik oblicza zaliczki, stosując koszty uzyskania przychodów określone w tym przepisie.

Jak wynika z art. 32 ust. 8 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2023 r.:

Jeżeli podatnik złoży płatnikowi wniosek o rezygnację ze stosowania kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 9 pkt 1-3, płatnik oblicza zaliczki, nie stosując tych kosztów.

W myśl art. 32 ust. 9 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2023 r.:

Płatnik nie pobiera zaliczek na podatek dochodowy od dochodów uzyskanych przez podatnika z pracy wykonywanej poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pod warunkiem że dochody te podlegają lub będą podlegać opodatkowaniu poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Na wniosek podatnika płatnik pobiera zaliczki na podatek dochodowy zgodnie z ust. 2-8, z uwzględnieniem art. 27 ust. 9 i 9a.

Na podstawie art. 41 ust. 1 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2023 r.:

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Według art. 41 ust. 1b ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2023 r.:

Do poboru zaliczek, o których mowa w ust. 1, przepis art. 32 ust. 6 stosuje się odpowiednio.

Zgodnie z art. 41 ust. 2 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2023 r.:

Płatnicy nie są obowiązani do poboru zaliczek od należności z tytułów, o których mowa w art. 13 pkt 2 i 8, jeżeli podatnik złoży oświadczenie, że wykonywane przez niego usługi wchodzą w zakres prowadzonej działalności gospodarczej, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3.

Art. 42 ust. 11 ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2023 r., stanowi, że:

Płatnicy przy obliczaniu zaliczki nie stosują kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 9 pkt 1-3, jeżeli podatnik złoży płatnikowi sporządzone na piśmie oświadczenie o rezygnacji z ich stosowania. Oświadczenie, o którym mowa w zdaniu poprzednim, składa się odrębnie dla każdego roku podatkowego.

Zgodnie z art. 41a ustawy, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2022 r.:

Płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33-35 i art. 41 ust. 1, na wniosek podatnika obliczają i pobierają w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy, stosując zamiast najniższej stawki określonej w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1, wyższą stawkę podatkową określoną w tej skali.

W myśl art. 41a ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2023 r.:

Płatnicy, o których mowa w art. 32-35 i art. 41 ust. 1, na wniosek podatnika obliczają i pobierają w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy, stosując zamiast najniższej stawki określonej w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1, wyższą stawkę podatkową określoną w tej skali.

Oświadczenia, o których mowa powyżej składa się na formularzach urzędowych, co wynika z art. 45b ust. 1 i 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2022 r. Zgodnie z tym przepisem:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępni w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej obsługującego go urzędu ustalone wzory:

1) deklaracji, o których mowa w art. 30da ust. 14, art. 30h ust. 4, art. 38 ust. 1a, art. 42 ust. 1a, art. 42e ust. 5 oraz art. 43 ust. 1;

2) informacji, o których mowa w art. 21 ust. 46, art. 26ha ust. 10, art. 30dg ust. 1, art. 35 ust. 10, art. 39 ust. 1 i 3, art. 41 ust. 4i, art. 42 ust. 2, art. 42a ust. 1, art. 42e ust. 6 oraz art. 52jb ust. 7;

3) oświadczeń, o których mowa w art. 30j ust. 1 pkt 1, art. 30o pkt 1, art. 32 ust. 3, art. 34 ust. 4 pkt 2, art. 35 ust. 4 oraz art. 45c ust. 3a;

4) rocznego obliczenia podatku oraz informacji, o których mowa w art. 34 ust. 7 i 8;

5) zeznań podatkowych, o których mowa w art. 45 ust. 1-1aa.

2\. Wzory, o których mowa w ust. 1, zawierają pozycje umożliwiające prawidłowe wykonanie obowiązku przez obowiązanych do ich złożenia, w tym:

1) nazwę, symbol oraz wariant formularza;

2) dane identyfikacyjne;

3) objaśnienia co do sposobu wypełniania, terminu i miejsca składania formularza.

Według art. 45b ust. 1 i 2 ww. ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2023 r.:

1\. Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępni w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej obsługującego go urzędu ustalone wzory dokumentu elektronicznego:

1) deklaracji, o których mowa w art. 30da ust. 14, art. 38 ust. 1a, art. 42 ust. 1a, art. 42e ust. 5 oraz art. 43 ust. 1;

2) informacji, o których mowa w art. 21 ust. 46, art. 26ha ust. 10, art. 30dg ust. 1, art. 35 ust. 6, art. 39 ust. 1 i 3, art. 41 ust. 4i, art. 42 ust. 2, art. 42a ust. 1, art. 42e ust. 6 oraz art. 52jb ust. 7;

3) oświadczeń i wniosków, o których mowa w art. 30j ust. 1 pkt 1, art. 30o pkt 1, art. 31b ust. 1, art. 32 ust. 3 i 6-8 oraz art. 45c ust. 3a;

4) rocznego obliczenia podatku oraz informacji, o których mowa w art. 34 ust. 7 i 8;

5) zeznań podatkowych, o których mowa w art. 45 ust. 1-1aa.

2\. Ustalone wzory dokumentu elektronicznego zawierają pozycje umożliwiające prawidłowe wykonanie obowiązku przez obowiązanych do ich złożenia, w tym:

1) nazwę, symbol oraz wariant formularza;

2) dane identyfikacyjne;

3) objaśnienia co do sposobu wypełniania, terminu i miejsca składania formularza.

Przepisy zmieniające dotyczące oświadczeń i wniosków składanych płatnikom podatku dochodowego od osób fizycznych przez podatników tego podatku i mających wpływ na obliczenie zaliczki na podatek wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2023 r. Znajdą one zastosowanie do dochodów (przychodów) uzyskanych od tego dnia. Na ich podstawie podatnicy będą mogli je składać zarówno na piśmie, jak i w inny sposób przyjęty u danego płatnika.

Zatem, płatnik będzie miał wybór, czy chce skorzystać z udostępnionego przez Ministra Finansów wzoru czy też w tym celu wykorzysta funkcjonujący u niego elektroniczny system kadrowo-płacowy.

Zarówno przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i ww. rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów nie regulują kwestii dotyczących formy dostarczenia pracodawcy oświadczeń lub wniosków.

Niewątpliwie warunkiem koniecznym do uznania oświadczenia lub wniosku za wywołujące skutek prawny jest to, aby zawierało ono wszystkie niezbędne elementy, zarówno merytoryczne jak i formalne, w tym podpis pracownika.

Zgodnie z art. 73 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1360 ze zm.):

Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności.

W myśl § 2 ww. przepisu:

Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej inną formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Nie dotyczy to jednak wypadków, gdy zachowanie formy szczególnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.

Stosownie do art. 74 § 1 Kodeksu cywilnego:

Zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Przepisu tego nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.

Na podstawie art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego,

Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

W świetle art. 781 § 1 Kodeksu Cywilnego:

Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, natomiast zgodnie z § 2 oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Biorąc pod uwagę powyższe, do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Jednak także oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, przy czym do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Treść § 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 19 września 2017 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. z 2017 r. poz. 1802 ze zm.) ujednolicone w rozporządzeniu z 26 listopada 2020 r. (Dz. U. z 2021 r. poz. 52 ze zm.) wyróżnia 5 rodzajów podpisów elektronicznych. Zgodnie z tym przepisem:

Deklaracje i podania mogą być opatrywane:

1) kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo

2) podpisem elektronicznym użytkownika na portalu podatkowym zapewniającym autentyczność deklaracji i podań, jeżeli są przesyłane przez ten portal podatkowy, albo

3) podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy certyfikatu celnego, albo

4) podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, jeżeli są przesyłane przez:

a) portal podatkowy albo

b) Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej, albo

c) Platformę Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych, albo

5) innym podpisem elektronicznym zapewniającym autentyczność deklaracji i podań.

Z kolei w art. 3 pkt 1-2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r. Nr 130 poz. 1450 ze zm.) obowiązującej do 7 października 2016 r. zdefiniowano:

1) podpis elektroniczny jako dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny,

2) bezpieczny podpis elektroniczny jako podpis elektroniczny, który:

a) jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,

b) jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,

c) jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Również w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257 z dnia 28 sierpnia 2014 r.), na podstawie którego wydano obowiązującą od dnia 7 października 2016 r. ustawę z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (t. j. Dz. U. 2021 r., poz. 1797), wskazano na różne rodzaje podpisów elektronicznych. W art. 3 pkt 10-12 zdefiniowano:

1) podpis elektroniczny jako dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis,

2) zaawansowany podpis elektroniczny jako podpis elektroniczny, który spełnia wymogi określone w art. 26,

3) kwalifikowany podpis elektroniczny jako zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego

i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Z powyższych uregulowań wynika, że pojęcie „podpisu elektronicznego” może oznaczać różne rodzaje podpisów. W związku z tym, w większości przypadków posłużenie się przez prawodawcę w akcie prawnym słowem „podpis elektroniczny”, zawiera jednocześnie doprecyzowanie, o jaki rodzaj podpisu elektronicznego chodzi, np. w postaci odesłania do definicji legalnej z innego aktu prawnego.

Definicja podpisu elektronicznego pozwala na stwierdzenie, że podpisem elektronicznym jest również powszechnie znana kombinacja login + hasło. Podpis elektroniczny składany w takiej formie zawiera dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby go składającej. W takiej sytuacji nie ma konieczności składania tradycyjnego odręcznego podpisu lub posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zatem, jeżeli złożone oświadczenia lub wnioski będą zawierać dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, pozwolą na jednoznaczną identyfikację osoby składającej – będzie to dopuszczalna forma złożenia oświadczeń lub wniosków.

Wskazali Państwo, że użytkownik posługuje się kombinacją unikalnych danych (login oraz hasło), dzięki którym jest w stanie podpisać oświadczenie/wniosek. Powyższa kombinacja danych pozwala na identyfikację pracownika, który podpisał oraz złożył wskazany dokument. Ponadto wskazali Państwo, że oświadczenia/wnioski zawierają wszystkie elementy wskazane w ustawie.

W konsekwencji, przyjmując od pracowników oświadczenia i wnioski w formie elektronicznej na zasadach określonych w ramach opisanej we wniosku procedury, prawidłowo realizujecie/będziecie Państwo realizować obowiązek nałożony na Państwa jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych przez przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Stanowisko Państwa jest **prawidłowe**.

**Dodatkowe informacje**

**Informacja o zakresie rozstrzygnięcia**

Interpretacja dotyczy:

‒ stanu faktycznego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu zaistnienia zdarzenia.

‒ zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa interpretacji stwierdzam, że zapadły one w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego tą interpretację.

**Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji**

‒ Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.

‒ Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

‒ Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

**Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację**

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…).

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒ w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒ w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

**Podstawa prawna dla wydania interpretacji**

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).