Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP3-2.4011.531.2025.4.JM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-07-28
Teza: Dowody księgowe przechowywane w formie elektronicznej, w
sposób zgodny z art. 73 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości,
będą pozwalały na zrealizowanie obowiązków Spółki jako
płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Słowa kluczowe: dokumentacja
dokumenty-dokumenty elektroniczne
dokumenty-przechowywanie dokumentów
płatnik
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Pobór podatku lub zaliczek na podatek przez płatników.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 7-art. 32-ust. 1

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 maja 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia, o wydanie interpretacji
    indywidualnej, dotyczący m.in. podatku dochodowego od osób fizycznych.
    Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 30 czerwca 2025 r. (data
    wpływu 30 czerwca 2025 r.).

    Treść wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

Spółka z o.o.(dalej określana jako „Wnioskodawca”, „Spółka”) posiada siedzibę działalności
    gospodarczej w Polsce i podlega opodatkowaniu od całości swoich dochodów w Polsce.
    Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT oraz podatnik VAT-UE w Polsce.
    Spółka prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy z 29 września 1994 r. o
    rachunkowości. Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji i sprzedaży
    części (...).
    Spółka dokonuje licznych transakcji zakupu oraz sprzedaży towarów i usług z podmiotami
    z Polski, z Unii Europejskiej oraz spoza Unii Europejskiej. W związku z prowadzoną
    działalnością gospodarczą w Spółce powstaje szereg dokumentów (dalej określanych jako
    „dokumenty”). W szczególności są to następujące dokumenty:
    a) dokumenty zakupowe: faktury zakupowe, dowody dostawy, przyjęcia z zewnątrz (PZ),
      rachunki, dokumenty SAD, korespondencja mailowa,
    b) dokumenty sprzedażowe: faktury sprzedaży, dowody dostawy, wydanie zewnętrzne
      (WZ), pre-invoice (prefaktura), CMR (międzynarodowy list przewozowy),
    c) inne dokumenty związane ze sprzedażą: noty obciążeniowe, dokumenty źródłowe
      (podstawa zafakturowania), refaktury kosztów, dokumenty związane ze sprzedażą
      złomu,
    d) dokumenty związane z bankami i kasą: wyciągi bankowe, dokumenty źródłowe (np.
      zaliczki, proformy), raporty kasowe i dokumentacja kasowa (np. rozliczenia zaliczek,
      rozliczenia delegacji),
    e) dokumenty związane z podatkiem VAT: rejestr zakupu i sprzedaży, korekty systemowe,
      dokumenty dotyczące importu usług, dokumenty wewnętrzne, deklaracje VAT,
    f) dokumenty dotyczące środków trwałych: faktury inwestycyjne, dokumenty OT (przyjęcie
      do używania środka trwałego), dokumenty LT (likwidacja środka trwałego),
    g) inne dokumenty: dokumenty związane z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych,
      dokumenty związane z pożyczkami mieszkaniowymi, dokumenty związane z
      pracowniczą kasą zapomogowo - pożyczkową, dokumenty płacowe, dokumentacja
      związana ze składkami ZUS, deklaracje CIT, polecenia księgowania (PK), awiza,
      korespondencja, potwierdzenia sald, inwentaryzacje, przedpłaty.
    Dokumenty mogą mieć formę elektroniczną albo formę papierową.
    W najbliższym czasie, Spółka ma zamiar zmodyfikować zasady przechowywania tych
    dokumentów poprzez ich archiwizowanie wyłącznie w formie elektronicznej. Celem tej
    modyfikacji jest usprawnienie procesu dostępu do dokumentów oraz zaoszczędzenie
    przestrzeni magazynowej w archiwum.
    W zakresie dokumentów mających formę elektroniczną Spółka będzie wytwarzać lub
    otrzymywać dokument w formie elektronicznej. Następnie dokument ten będzie
    zapisywany w formie elektronicznej. Dokument będzie przechowywany przez Spółkę w
    formie elektronicznej. Dokument nie będzie istniał w formie papierowej. Natomiast w
    zakresie dokumentów mających formę papierową Spółka będzie wytwarzać lub
    otrzymywać dokument w formie papierowej. Następnie dokument ten będzie skanowany,
    a skan będzie zapisywany w formie elektronicznej. Dokument będzie przechowywany
    przez Spółkę w formie elektronicznej. Dokument w formie papierowej będzie niszczony.
    We wszystkich przypadkach dokument przechowywany w formie elektronicznej będzie
    spełniał następujące warunki:

        dokument będzie stanowił wierne odzwierciedlenie pierwotnego dokumentu
        wytworzonego lub otrzymanego w formie elektronicznej albo w formie papierowej,
        dokument zostanie zapisany w formacie, który będzie umożliwiał zapoznanie się z
        treścią tego dokumentu,
        dokument będzie przechowywany w formacie, który co do zasady uniemożliwia
        ingerencję w treść tego dokumentu,
        dokument zostanie zapisany w formacie, który będzie umożliwiał pobranie go i
        przesłanie do organów podatkowych lub sporządzenie jego wydruku i przekazanie
        go do organów podatkowych,
        dokument będzie opisany i pogrupowany z podziałem na okresy rozliczeniowe, co
        będzie umożliwiało szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu,
        dokument będzie przechowywany przez okres wymagany dla konkretnego rodzaju
        dokumentów, który określają właściwe przepisy,
        pliki z dokumentami będą posiadały kopie zapasowe, przez co zminimalizowane
        zostanie ryzyko utraty dokumentów znajdujących się w archiwum,
        zostaną wprowadzone odpowiednie zabezpieczenia mające na celu ochronę
        danych zawartych w archiwum dokumentów przed dostępem osób niepowołanych,
        a w szczególności Spółka wprowadzi system na podstawie którego dostęp do
        archiwum dokumentów będą posiadały jedynie uprawnione osoby.
    Poprzez złożenie niniejszego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej Spółka
    zmierza do ustalenia, czy przedstawiony sposób przechowywania dokumentów
    związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą pozwala na prawidłowe rozliczenie
    podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) oraz podatku od towarów i usług (VAT).
    W związku z powyższym Spółka prosi o przyjęcie, jako elementu opisu zdarzenia
    przyszłego, że mamy do czynienia z dokumentami, które dotyczą:
        wydatków stanowiących koszty uzyskania przychodów w podatku CIT na podstawie
        art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych,
        zakupów dających prawo do odliczenia podatku VAT na podstawie art. 86 ust. 1
        ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,
        sprzedaży uprawniającej do zastosowania stawki podatku VAT w wysokości 0% na
        podstawie art. 41 ust. 3 - 11 oraz art. 42 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku
        od towarów i usług.
    Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego
    1) Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur i innych dokumentów
      przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie
      danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT.
    2) Prowadząc ewidencję w sposób opisany we wniosku, Spółka będzie przechowywać
      faktury i dokumenty elektroniczne w sposób zapewniający ich autentyczność
      pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub
      otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

    3) Spółka może przechowywać faktury i inne dokumenty w Niemczech. W takim
      przypadku faktury i inne dokumenty przechowywane poza terytorium Polski w formie
      elektronicznej będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
      skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
      skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
      elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur i dokumentów.
    4) Spółka, zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, będzie posiadać
      dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez Spółkę zasady (politykę)
      rachunkowości, dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym
      dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących
      podstawę dokonanych w nich zapisów.
    5) Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę
      audytu wszystkich dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływ u
      terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków
      dokumentowanych tymi dokumentami.
      Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego dokumenty mogą być wytwarzane lub
      otrzymywane przez Spółkę w formie elektronicznej albo otrzymywane przez Spółkę w
      formie papierowej.
      W przypadku dokumentów wytwarzanych lub otrzymywanych w formie elektronicznej
      będą one przechowywane w takiej samej postaci i w taki samym formacie w jakim
      zostały wytworzone lub otrzymane.
      Natomiast w przypadku dokumentów otrzymanych w formie papierowej będą one
      skanowane i zapisywane w formacie PDF albo będzie wykonywana ich fotokopia i
      będą zapisywane w formacie JPG. Pracownik Spółki odpowiedzialny za wykonanie tych
      czynności będzie zobowiązany do zapisania tych dokumentów w formie elektronicznej
      w sposób wiernie i czytelnie odzwierciedlający całą treść dokumentu. Nad wszystkim
      będzie czuwał przełożony tego pracownika. Dokument w formie papierowej będzie
      niszczony po zweryfikowaniu przez przełożonego, że dokument w formie
      elektronicznej w całości odzwierciedla treść dokumentu w formie papierowej oraz po
      ujęciu go do celów podatkowych. Szczegółowe zasady wykonywania tych czynności
      będzie określała procedura obowiązująca w Spółce.
      Wszystkie omawiane dokumenty będą przechodziły również kontrolę na etapie
      księgowości. Każdy dokument będzie oceniany pod kątem ujęcia do celów
      podatkowych. W szczególności będzie oceniane, czy dokument posiada wszystkie
      niezbędne elementy oraz czy jest on czytelny. W razie wątpliwości będą podejmowane
      czynności wyjaśniające oraz działania zmierzające do uzyskania poprawnych
      dokumentów.
    6) Wszystkie otrzymane przez Spółkę dokumenty w wersji papierowej będą niszczone
      dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności,
      autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.
    7) Dokumenty zakupowe potwierdzające nabycie towarów i usług, o których mowa we
      wniosku, zawierają elementy faktury lub faktury uproszczonej, o których mowa w
      ustawie z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
    8) Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej następujące dokumenty
      dotyczące rozliczeń w ramach podatku dochodowego od osób fizycznych:
          informacje i deklaracje podatkowe (np. PIT-11, PIT-4R),
          dokumenty związane ze składkami ZUS (np. ZUS DRA, ZUS RCA),
          dokumenty związane z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych,
          dokumenty związane z pracowniczą kasą zapomogowo - pożyczkową,

          dokumenty związane z pożyczkami mieszkaniowymi,
          dokumentacja związana z naliczaniem wynagrodzeń za pracę,
          wyciągi bankowe (np. w części obejmujące przelewy wynagrodzeń za pracę).
    Pytanie dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych
    Czy przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, na zasadach przedstawionych
    w opisie zdarzenia przyszłego, będzie zgodne z przepisami ustawy z 26 lipca 1991 r. o
    podatku dochodowym od osób fizycznych, a w szczególności czy Spółka będzie mogła na
    podstawie tych dokumentów zrealizować obowiązki płatnika zaliczek na podatek
    dochodowy od osób fizycznych pracowników, jeśli te dokumenty będą zapisane wyłącznie
    w formie elektronicznej?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Zasady opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych określają przepisy
    ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej w skrócie u.p.d.
    o.f.).
    Zgodnie z art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f.:
    Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz
    spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz
    wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło
    finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze,
    wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty
    za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość
    została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak
    również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
    Natomiast zgodnie z art. 32 ust. 1 u.p.d.o.f.:
    Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami
    organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy
    obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują
    od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej
    lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego
    wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w
    spółdzielniach pracy.
    W związku z tym, że Spółka prowadzi księgi rachunkowe, to wyliczenie świadczeń dla
    pracowników oraz zaliczek na PIT powinno mieć swoje oparcie w dowodach księgowych.
    Tym samym należy się tutaj odwołać do art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p. w zw. z art. 73 ust. 1 i 2 u.o.
    r., które zostały przytoczone przy odpowiedzi na pytanie pierwsze. Również argumentacja
    będzie taka sama jak w przypadku odpowiedzi na pytanie pierwsze.
    Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
    prawnych (dalej w skrócie u.p.d.o.p.):
    Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi
    przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy
    opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do
    uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
    informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z
    przepisami art. 16a-16m.
    W zakresie prowadzenia dokumentacji podatkowej przepisy u.p.d.o.p. odsyłają do
    przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej w skrócie u.o.r.). Zgodnie z
    art. 73 ust. 1 u.o.r.:

    Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z
    zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do
    sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w
    sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i
    dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz
    symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze”.
    Natomiast zgodnie z art. 73 ust. 2 u.o.r.:
    Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do
    nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i
    innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów
    księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające
    zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania
    tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na
    odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.
    Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została
    przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
    Art. 73 ust. 1 u.o.r., dopuszcza możliwość przechowywania dowodów księgowych i innych
    dokumentów w formie elektronicznej. Istotne jest, żeby dokumenty były przechowywane
    w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w
    podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
    Warunek ten będzie spełniony, ponieważ jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego
    dokumenty będą opisane i pogrupowane z podziałem na okresy rozliczeniowe, co będzie
    umożliwiało szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu. Poza tym dowody księgowe
    przechowywane w postaci elektronicznej muszą pozwalać na zachowanie w trwałej i
    niezmienionej postaci zawartości tych dowodów oraz odtworzenie ich w postaci wydruku.
    Warunki te będą spełnione w omawianej sytuacji, ponieważ zgodnie z tym co zostało
    przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego dowody księgowe będą zapisane w formacie
    umożliwiającym zapoznanie się z ich treścią i sporządzenie wydruku oraz będą
    przechowywane w formacie, który co do zasady uniemożliwia ingerencję w treść dowodu
    księgowego. Ponadto dowody księgowe wytworzone i otrzymane przez Spółką będą
    przechowywane do upływu terminów wskazanych w art. 74 u.o.r.
    W konsekwencji, dowody księgowe przechowywane w formie elektronicznej, w sposób
    zgodny z art. 73 ust. 1 i 2 u.o.r., będą pozwalały na zrealizowanie obowiązków Spółki jako
    płatnika zaliczek na PIT pracowników.
    Reasumując: przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, na zasadach
    przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, będzie zgodne z przepisami u.p.d.o.f., a w
    szczególności Spółka będzie mogła na podstawie tych dokumentów zrealizować obowiązki
    płatnika zaliczek na PIT pracowników, jeśli te dokumenty będą zapisane wyłącznie w
    formie elektronicznej.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób
    fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
      Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z
      wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od
      których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

    Z powyższego przepisu wynika, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób
    fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem
    tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych,
    zawartym w cytowanej ustawie, bądź od których zaniechano poboru podatku.
    W myśl art. 11 ust. 1 tej ustawy:
      Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji
      praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b,
      art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w
      roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych
      świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
    Z ogólnej definicji przychodów zawartej w art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych wynika, że przychodami są w szczególności otrzymane lub postawione do
    dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość
    otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Ponieważ za
    przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego - zarówno formę
    pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika -
    to wskazać należy, że dla celów podatkowych przez nieodpłatne świadczenie rozumie się
    te wszystkie zdarzenia prawne lub gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, tj.
    niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie w majątku podatnika
    mające konkretny wymiar finansowy. Zatem do przychodu należy zaliczyć każdy rodzaj
    świadczenia, które dana osoba (podatnik) otrzymuje kosztem majątku innej osoby.
    Stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 1 tej ustawy:
      Źródłem przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy
      stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni
      zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
    Jak wynika z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz
      spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz
      wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło
      finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze,
      wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody,
      ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy
      ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za
      pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń
      częściowo odpłatnych.
    Na podstawie przepisu art. 32 ust. 1 powołanej ustawy:
      Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami
      organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy
      obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które
      uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z
      pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z
      ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w
      nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
    Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie regulują wprost sposobu
    dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. W
    związku z tym, że Spółka prowadzi księgi rachunkowe, to obowiązki płatnika w postaci
    wyliczenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych powinno mieć swoje
    oparcie w dowodach księgowych.
    W art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca
    postanowił, że:

      Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki
      cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych
      oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane
      prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą”, z
      zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami,
      w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i
      wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a
      także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i
      prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych
      zgodnie z przepisami art. 22a-22o.
    Przepis ten nakłada obowiązek prowadzenia ksiąg albo w formie ksiąg rachunkowych albo
    w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Forma ta, dla podatkowych ksiąg
    przychodów i rozchodów jest określona w rozporządzeniu Ministra Finansów z 23 grudnia
    2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz.
    2544 ze zm.; dalej jako rozporządzenie), a dla ksiąg rachunkowych określona jest w
    ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).
    Ustawa o rachunkowości zawiera przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy
    dowodów księgowych zapisów zawartych w księgach w tym zapisów dotyczących
    wydatków. Przepisami tymi są art. 20 ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 ustawy o
    rachunkowości.
    Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są
    dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o
    rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie,
    sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje
    udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).
    Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
      Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające
      dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
      1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
      2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
      3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
    W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:
      Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
      1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych,
        które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
      2) korygujące poprzednie zapisy;
      3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
        źródłowego;
      4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów
        klasyfikacyjnych.
    Według art. 20 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości:
    4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych
      dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie
      operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych
      przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji
      gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od
      towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

    5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z
      dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane
      automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników
      danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji
      zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów
      zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
      1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów
        księgowych;
      2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby
        odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
      3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia
        odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
      4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób
        zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego
        rodzaju dowodów księgowych.
    Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1-5 ustawy o rachunkowości:
    1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
    1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
    2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
    3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
      naturalnych;
    4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę
      sporządzenia dowodu;
    5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
      aktywów;
    6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
      rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
      rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
    1a. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
    1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
    2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
    1. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w
      rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena,
      potwierdzona stosownym wydrukiem.
    2. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich
      wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia
      operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie,
      chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut
      obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni
      wydruk.
    3. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów,
      przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest
      dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być
      zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach
      ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone
      mechanicznie.

    4. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne
      przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów,
      sporządzonych w języku obcym.
    Na podstawie art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości:
    1. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem
      operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane
      określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest
      dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
    2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować
      jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego
      sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią
      inaczej.
    3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej
      treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie
      treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej,
      o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter
      lub cyfr.
    4. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden
      egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich
      i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.
    Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w
    szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące
    podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe
    powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej,
    którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione
    wyżej elementy.
    Na mocy art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości:
      Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z
      zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do
      sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w
      sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i
      dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz
      symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
    Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
      Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do
      nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących
      umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść
      dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych
      pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.
      Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń
      pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie
      stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z
      którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
    Natomiast stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości:
      Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez
      nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu służącego
      ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i
      innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

    Przepisy ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania operacji
    gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe
    stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów
    dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem
    operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych,
    zawierające wymienione wyżej elementy.
    Z opisu zdarzenia przyszłego i jego uzupełnienia wynika, że Spółka zamierza
    przechowywać w formie elektronicznej następujące dokumenty dotyczące rozliczeń w
    ramach podatku dochodowego od osób fizycznych: informacje i deklaracje podatkowe
    (np. PIT-11, PIT-4R), dokumenty związane ze składkami ZUS (np. ZUS DRA, ZUS RCA),
    dokumenty związane z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, dokumenty
    związane z pracowniczą kasą zapomogowo - pożyczkową, dokumenty związane z
    pożyczkami mieszkaniowymi, dokumentacja związana z naliczaniem wynagrodzeń za
    pracę, wyciągi bankowe (np. w części obejmujące przelewy wynagrodzeń za pracę).
    We wszystkich przypadkach dokument przechowywany w formie elektronicznej będzie
    spełniał następujące warunki:
        dokument będzie stanowił wierne odzwierciedlenie pierwotnego dokumentu
        wytworzonego lub otrzymanego w formie elektronicznej albo w formie papierowej,
        dokument zostanie zapisany w formacie, który będzie umożliwiał zapoznanie się z
        treścią tego dokumentu,
        dokument będzie przechowywany w formacie, który co do zasady uniemożliwia
        ingerencję w treść tego dokumentu,
        dokument zostanie zapisany w formacie, który będzie umożliwiał pobranie go i
        przesłanie do organów podatkowych lub sporządzenie jego wydruku i przekazanie
        go do organów podatkowych,
        dokument będzie opisany i pogrupowany z podziałem na okresy rozliczeniowe, co
        będzie umożliwiało szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu,
        dokument będzie przechowywany przez okres wymagany dla konkretnego rodzaju
        dokumentów, który określają właściwe przepisy,
        pliki z dokumentami będą posiadały kopie zapasowe, przez co zminimalizowane
        zostanie ryzyko utraty dokumentów znajdujących się w archiwum,
        zostaną wprowadzone odpowiednie zabezpieczenia mające na celu ochronę
        danych zawartych w archiwum dokumentów przed dostępem osób niepowołanych,
        a w szczególności Spółka wprowadzi system na podstawie którego dostęp do
        archiwum dokumentów będą posiadały jedynie uprawnione osoby.
    W zakresie dokumentów w formie elektronicznej, Spółka będzie wytwarzała lub
    otrzymywała dokument w formie elektronicznej. Następnie dokument ten będzie
    zapisywany w formie elektronicznej. Dokument będzie przechowywany przez Spółkę w
    formie elektronicznej. Natomiast w zakresie dokumentów mających formę papierową
    Spółka będzie wytwarzała lub otrzymywała dokument w formie papierowej. Następnie
    dokument ten będzie skanowany i zapisywany w formacie PDF albo będzie wykonywana
    ich fotokopia i będą zapisywane w formacie JPG. Pracownik Spółki odpowiedzialny za
    wykonanie tych czynności będzie zobowiązany do zapisania tych dokumentów w formie
    elektronicznej w sposób wiernie i czytelnie odzwierciedlający całą treść dokumentu. Nad
    wszystkim będzie czuwał przełożony tego pracownika. Dokument w formie papierowej
    będzie niszczony po zweryfikowaniu przez przełożonego, że dokument w formie

    elektronicznej w całości odzwierciedla treść dokumentu w formie papierowej oraz po
    ujęciu go do celów podatkowych. Szczegółowe zasady wykonywania tych czynności będzie
    określała procedura obowiązująca w Spółce.
    Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę
    audytu wszystkich dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływ u terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków
    dokumentowanych tymi dokumentami. Wszystkie omawiane dokumenty będą
    przechodziły również kontrolę na etapie księgowości. W szczególności będzie oceniane,
    czy dokument posiada wszystkie niezbędne elementy oraz czy jest on czytelny. Wszystkie
    otrzymane przez Spółkę dokumenty w wersji papierowej będą niszczone dopiero po
    zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności
    pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.
    Spółka może przechowywać dokumenty w Niemczech. W takim przypadku dokumenty
    przechowywane poza terytorium Polski w formie elektronicznej będą przechowywane w
    sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
    skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
    Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych dokumentów.
    Dokumenty będą przechowywane przez okres wymagany dla konkretnego rodzaju
    dokumentów, który określają właściwe przepisy.
    Z regulacji art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości wynika, że jednostka może treść
    dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw
    majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów,
    znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki)
    przenieść na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i
    niezmienionej postaci zawartość dowodów.
    Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich
    urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy
    nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji
    przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4
    ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie
    dowodów księgowych.
    Archiwizowanie i przechowywanie dowodów księgowych, tj. dokumentów dotyczących
    rozliczeń w ramach podatku dochodowego od osób fizycznych, które będą
    przechowywane w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy
    zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych
    dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym -
    jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Fakt rezygnacji Spółki z przechowywania
    dokumentów w formie papierowej na rzecz formy elektronicznej nie stwarza przeszkód do
    prawidłowej realizacji obowiązków Spółki jako płatnika zaliczek na podatek dochodowy od
    osób fizycznych.
    Tym samym, dowody księgowe przechowywane w formie elektronicznej, w sposób zgodny
    z art. 73 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości, będą pozwalały na zrealizowanie obowiązków
    Spółki jako płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
    Państwa stanowisko jest prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu
    prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
    Jednocześnie wskazuję, że w zakresie podatku od towarów i usług oraz podatku
    dochodowego od osób prawnych, zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
        Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb
        ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz.
        111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa
        sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego (zdarzenia
        przyszłego) i zastosujecie się Państwo do interpretacji.
        Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z
        dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
        Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki
      interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa
    z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za
    pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).
    Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji
    indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
        w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
        Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
        w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na
        adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS
        /SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.