Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPB-2-1/4511-171/15/BD
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2015-08-20
Teza: Czy kwota zapłaconych za pracownika lub zwróconych pracownikowi wydatków na wyżywienie (udokumentowanych fakturami/rachunkami wystawionymi na Wnioskodawcę w wysokości przekraczającej przysługujące limity diet określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; dieta; wyżywienie; zwolnienie-zwolnienie przedmiotowe
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770, ze zm.) w zw. z § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U., poz. 643) – Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 18 maja 2015 r. (data wpływu do Biura – 26 maja 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych sfinansowania przez pracodawcę kosztów wyżywienia z tytułu odbywanej przez pracownika podróży służbowej

*   w części dotyczącej zaliczenia nadwyżki ponad limit do przychodu pracownika – **jest prawidłowe,**
*   w części dotyczącej zastosowania do nadwyżki zwolnienia z treści art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 26 maja 2015 r. wpłynął do Biura ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych sfinansowania przez pracodawcę kosztów wyżywienia z tytułu odbywanej przez pracownika podróży służbowej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca deleguje swoich pracowników w zagraniczną bądź krajową podróż służbową w celu realizacji zadań służbowych, uczestnictwa w różnego rodzaju szkoleniach, konferencjach, warsztatach lub kursach.

Pracownikowi z tytułu odbywanej podróży służbowej wypłacane są diety, a także zwracane koszty: przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych wydatków – odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Przysługujące pracownikowi podczas podróży służbowej należności, Wnioskodawca określa zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, uzależniając ich wysokość od czasu trwania podróży służbowej.

Delegowanemu pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową wypłacana jest zaliczka na pokrycie diet i innych należności. W przypadku pracownika odbywającego podróż służbową krajową, zaliczka wypłacana jest na wniosek pracownika.

Często, pracownikowi odbywającemu podróż służbową, Wnioskodawca pokrywa całodzienne wyżywienie na podstawie dokumentu (faktury, rachunku) wystawionego na Wnioskodawcę. Niejednokrotnie koszt pokrywanego całodziennego wyżywienia przekracza określone w rozporządzeniu limity przysługujących diet. W przypadku gdy pracodawca lub zapraszający zapewnia pracownikowi bezpłatne całodzienne wyżywienie, wówczas pracownikowi dieta na wyżywienie nie przysługuje.

Wydatki za nocleg zwracane są pracownikowi na podstawie faktury/rachunku wystawionego przez hotel lub inny obiekt świadczący usługi hotelarskie w wysokości stwierdzonej fakturą/rachunkiem, jednak nie wyższej niż określone w rozporządzeniu limity. Jedynie w uzasadnionych przypadkach, pracownikowi wyrażana jest zgoda na zwrot kosztów za nocleg w wysokości przekraczającej określone w rozporządzeniu limity.

Po zakończeniu delegacji służbowej, pracownik dokumentuje faktycznie poniesione koszty (z wyjątkiem diet i wydatków objętych ryczałtami) fakturą/rachunkiem. Rachunki/faktury wystawione są na Wnioskodawcę.

W wielu przypadkach przedłożona przez pracownika faktura/rachunek za nocleg, obejmuje nocleg i śniadanie, przy czym na dokumencie tym:

*   nie ma wyodrębnionej kwoty na śniadanie, ale pracodawca posiada informację, że pracownikowi w ramach tej ceny śniadanie zostało zapewnione (w przypadku rezygnacji przez pracownika ze śniadania cena nie ulega obniżeniu), wówczas usługa hotelowa traktowana jest kompleksowo a przysługująca pracownikowi dieta jest pomniejszana odpowiednio o 15% w przypadku podróży służbowej zagranicznej lub o 25% w przypadku podróży służbowej krajowej, lub
*   faktura/rachunek w odrębnych pozycjach wyszczególnia koszty noclegu oraz koszty spożytego śniadania, przy czym często koszt śniadania przekracza przysługujący limit diet określony w rozporządzeniu, wówczas przysługująca pracownikowi dieta jest pomniejszana odpowiednio o 15% w przypadku podróży służbowej zagranicznej lub 25% w przypadku podróży służbowej krajowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy kwota zapłaconych za pracownika lub zwróconych pracownikowi wydatków na wyżywienie (udokumentowanych fakturami/rachunkami wystawionymi na Wnioskodawcę w wysokości przekraczającej przysługujące limity diet określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

Na podstawie art. 775 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, Wnioskodawca jest zobowiązany pokryć koszty związane z podróżą służbową pracownikowi, który wykonuje zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Zgodnie z § 2 ww. rozporządzenia pracownikowi z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, przysługują:

1.diety;

2.zwrot kosztów:

1.  przejazdów,
2.  dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
3.  noclegów,
4.  innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W tym miejscu swojego stanowiska Wnioskodawca przywołał treść art. 9 ust. 1 oraz art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle przywołanych przepisów, Wnioskodawca rozlicza faktycznie poniesione koszty podróży pracownika odbywającego podróż służbową.

W przypadku gdy z opłaconej przez Wnioskodawcę lub przedłożonej przez pracownika po zakończeniu podróży służbowej faktury/rachunku za wyżywienie (wystawionej na Wnioskodawcę), w której koszt wyżywienia stanowi odrębną pozycję, wynika, że kwoty opłaconego wyżywienia przekraczają określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podroży limity diet, wówczas nadwyżka kosztów wyżywienia ponad limit diet, stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy. Od nadwyżki, Wnioskodawca jako płatnik jest zobowiązany pobrać zaliczkę na podatek dochodowy na zasadach określonych w art. 32 w związku z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W sytuacji, gdy faktura/rachunek wystawiona przez hotel lub inny obiekt świadczący usługi hotelarskie (wystawiona na Wnioskodawcę) dotyczy zapłaty za nocleg ze śniadaniem, ale cena za śniadanie nie jest wyszczególniona w odrębnej pozycji na fakturze/rachunku, wówczas Wnioskodawca traktuje taką usługę kompleksowo. Ponieważ cena wyszczególniona na fakturze jest w całości opłatą za nocleg w hotelu (w tym z gwarantowanym w ramach tej ceny śniadaniem a rezygnacja ze śniadania nie powoduje obniżenia ceny za nocleg), to w konsekwencji, zwrot pracownikowi kosztów za tego rodzaju nocleg, jeżeli mieści się w granicach limitu określonego w § 8 (podróż służbowa krajowa) lub w § 16 (podróż służbowa zagraniczna) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, korzysta w całości ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W związku z pojawiającymi się wątpliwościami co do zasadności opodatkowania nadwyżki kosztów wyżywienia ponad kwotę diety określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, w przypadku gdy pracownik nie otrzymuje diet a koszt wyżywienia pokrywany jest na podstawie faktury/rachunku wystawionej na Wnioskodawcę zamierza nadwyżkę traktować jako przychód zwolniony od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, został wprowadzony limit diet, który zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest zwolniony od podatku. W przypadku gdy pracownik ma zapewnione wyżywienie, wówczas dieta na wyżywienie mu nie przysługuje. W związku z powyższym, Wnioskodawca uważa, że nie można w takim przypadku mówić o limicie diet.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w zaistniałej sytuacji nie może być mowy o limicie diet, gdyż diet tych pracownik nie otrzymuje, a wydatek dotyczący kosztów wyżywienia w całości ponoszony jest przez Wnioskodawcę.

Zdaniem Wnioskodawcy w przypadku pokrycia przez pracodawcę kosztów wyżywienia (pracownik wówczas nie otrzymuje diet na wyżywienie) limit nie powinien mieć zastosowania a kwota wynikająca z faktury/rachunku powinna korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego w całości. Uzasadnieniem tego stanowiska, jest również brak wyboru sposobu wyżywienia ze strony pracownika, który oddelegowany służbowo nie ma możliwości rezygnacji z posiłków, które bardzo często są zapewnione przez organizatorów np. szkoleń, konferencji, na które pracownik został oddelegowany. W przypadku braku zwolnienia, pracownik delegowany, który realizuje zadania Wnioskodawcy, a nie własne, musiałby ponosić konsekwencje podatkowe.

W związku z powyższym, w przypadku gdy pracownik nie otrzymuje diet a koszt wyżywienia pokrywa Wnioskodawca, wówczas Wnioskodawca zamierza ewentualną nadwyżkę kosztów wyżywienia ponad określony w rozporządzeniu limit diet, traktować jako przychód, który korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dla zastosowania powyższego zwolnienia, nie ma znaczenia czy płatność dokonywana jest przelewem przez Wnioskodawcę na podstawie faktury/rachunku, czy też zwrot następuje poprzez zwrot pracownikowi poniesionych kosztów, czy też środkami pieniężnymi wypłaconymi pracownikowi w formie zaliczki przed wyjazdem służbowym.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam, co następuje:

Na wstępie należy zaznaczyć, że niniejsza interpretacja indywidualna z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych dotyczy przedstawionego we wniosku stanu faktycznego w zakresie objętym sformułowanym pytaniem.

W zakresie zdarzenia przyszłego wydane zostało odrębne rozstrzygnięcie znak: IBPB-2-1/4511-318/15/BD.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r., poz. 361, ze zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ww. ustawy przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3 i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Przepis art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy stanowi, iż źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ww. ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Mając na uwadze wyżej przywołane uregulowania prawne należy zaznaczyć, że przepis art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wymienia jedynie przykładowo przychody ze stosunku pracy. Świadczy o tym użycie słowa „w szczególności” co oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Oznacza to, że przychodami ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy.

Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy, wolne od podatku są diety i inne należności za czas:

1.  podróży służbowej pracownika,
2.  podróży osoby niebędącej pracownikiem

\-do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Na podstawie ww. przepisu przysługujące pracownikom z tytułu odbytych podróży służbowych, w terminie i w miejscu określonym przez pracodawcę, diety oraz zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych.

Podstawowym warunkiem zwolnienia z opodatkowania diet, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest niewątpliwie odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Definicja podróży służbowej została zawarta w art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2014 r., poz. 1502, ze zm.), który stanowi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Mając na uwadze powyższe, stwierdzić należy, że podróżą służbową jest taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

W myśl art. 775 § 2 Kodeksu pracy, minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

Ze stanu faktycznego przedstawionego we wniosku wynika, że pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową wypłacana jest zaliczka na pokrycie diet i innych należności. W przypadku pracownika odbywającego podróż służbową krajową, zaliczka wypłacana jest na wniosek pracownika. Często, pracownikowi odbywającemu podróż służbową, Wnioskodawca pokrywa całodzienne wyżywienie na podstawie dokumentu (faktury, rachunku) wystawionego na Wnioskodawcę. Niejednokrotnie koszt pokrywanego całodziennego wyżywienia przekracza określone w rozporządzeniu limity przysługujących diet. W przypadku gdy pracodawca lub zapraszający zapewnia pracownikowi bezpłatne całodzienne wyżywienie, wówczas pracownikowi dieta na wyżywienie nie przysługuje. Po zakończeniu delegacji służbowej, pracownik dokumentuje faktycznie poniesione koszty (z wyjątkiem diet i wydatków objętych ryczałtami) fakturą/rachunkiem. Rachunki/faktury wystawione są na Wnioskodawcę.

W wielu przypadkach przedłożona przez pracownika faktura/rachunek za nocleg, obejmuje nocleg i śniadanie, przy czym na dokumencie tym:

*   nie ma wyodrębnionej kwoty na śniadanie, ale pracodawca posiada informację, że pracownikowi w ramach tej ceny śniadanie zostało zapewnione (w przypadku rezygnacji przez pracownika ze śniadania cena nie ulega obniżeniu), wówczas usługa hotelowa traktowana jest kompleksowo a przysługująca pracownikowi dieta jest pomniejszana odpowiednio o 15% w przypadku podróży służbowej zagranicznej lub o 25% w przypadku podróży służbowej krajowej, lub
*   faktura/rachunek w odrębnych pozycjach wyszczególnia koszty noclegu oraz koszty spożytego śniadania, przy czym często koszt śniadania przekracza przysługujący limit diet określony w rozporządzeniu, wówczas przysługująca pracownikowi dieta jest pomniejszana odpowiednio o 15% w przypadku podróży służbowej zagranicznej lub 25% w przypadku podróży służbowej krajowej.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167).

W myśl § 2 pkt 1 powołanego powyżej rozporządzenia z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety.

Stosownie do § 7 ust. 1 ww. rozporządzenia dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.

Z przepisu § 7 ust. 3 tego rozporządzenia wynika, że dieta nie przysługuje:

1.  za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w § 10;
2.  jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Natomiast zgodnie z § 7 ust. 4 rozporządzenia, kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1.  śniadanie – 25% diety;
2.  obiad – 50% diety;
3.  kolacja – 25% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 4 stosuje się odpowiednio (§ 7 ust. 5 rozporządzenia).

Powyższe przepisy dotyczą diet pracowników odbywających krajową podróż służbową.

Natomiast przepisami dotyczącymi diet pracowników odbywających zagraniczną podróż służbową, to następujące przepisy wskazanego powyżej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Zgodnie z § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Z § 13 ust. 2 ww. rozporządzenia wynika, że dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. (…).

Stosownie do § 13 ust. 4 rozporządzenia wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia.

Natomiast z § 14 ust. 1 rozporządzenia wynika, że pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.

Z § 14 ust. 2 rozporządzenia wynika, że kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1.  śniadanie - 15% diety;
2.  obiad - 30% diety;
3.  kolacja - 30% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio (§ 14 ust. 3 rozporządzenia).

Zgodnie z § 14 ust. 4 rozporządzenia pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Odnosząc powyższe przepisy do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego należy zauważyć, iż ustawodawca ograniczył wysokość zwolnienia od podatku wyłącznie do wysokości diety i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, określonych w przepisach ustaw, bądź w przywołanym powyżej rozporządzeniu. Wobec tego w sytuacji pokrycia przez pracodawcę kosztów wyżywienia (pracownik nie otrzymuje diety) zwolnieniem objęta jest kwota za wyżywienie wynikająca z faktury bądź innego dokumentu ale tylko do wysokości limitu wynikającego z przepisów rozporządzenia (w przypadku krajowej podróży służbowej – 30 zł za dobę podróży; w przypadku zagranicznej podróży służbowej – w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej). Nadwyżka nad ustalone w ww. rozporządzeniu limity podlegać będzie opodatkowaniu, jako przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w powołanym art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W konsekwencji ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy korzysta tylko ta część otrzymanego świadczenia związanego z wyżywieniem, która nie przekracza wysokości diety określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Zatem pracodawca od kwot zapłaconych za pracownika lub zwróconych pracownikowi wydatków na wyżywienie, które przekraczają limity określone we wskazanym powyżej rozporządzeniu, winien pobrać zaliczkę na podatek dochodowy zgodnie z art. 32 w związku z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przy czym wskazać należy – wbrew twierdzeniu Wnioskodawcy – że również w sytuacji gdy pracodawca pokrywa koszty wyżywienia pracownika bądź dokonuje ich zwrotu w trakcie odbywanych przez pracowników podróży służbowych krajowych i zagranicznych należy stosować zasady określone w powołanych powyżej przepisach § 7 oraz § 14 ww. rozporządzenia.

Niniejsza interpretacja stanowi ocenę stanowiska Wnioskodawcy tylko wyłącznie adekwatnie do zadanego pytania (czyli kwot zapłaconych za pracownika lub zwróconych pracownikowi wydatków na wyżywienie w ramach odbywanej podróży służbowej). Tutejszy organ nie dokonywał oceny stanowiska Wnioskodawcy odnośnie pozostałych kosztów podróży, gdyż nie było to przedmiotem interpretacji indywidualnej.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie skutków podatkowych sfinansowania przez pracodawcę kosztów wyżywienia z tytułu odbywanej przez pracownika podróży służbowej w części dotyczącej zaliczenia do przychodu pracownika nadwyżki ponad limit należało uznać za prawidłowe. Natomiast zastosowania do ww. nadwyżki zwolnienia z treści art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) stanowisko Wnioskodawcy uznano za nieprawidłowe.

Na marginesie należy jedynie zauważyć, że w sytuacji, gdy pracownik oddelegowany jest na szkolenie – dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i koszty szkolenia spełniają warunki do zwolnienia uzyskanych świadczeń na podstawie tegoż przepisu a w kosztach szkolenia zawiera się wyżywienie (czyli szkolenie udokumentowane jest jedną fakturą), to wówczas do całego świadczenia należy zastosować zwolnienie, o którym mowa w tym przepisie, jeżeli spełnione są warunki do tego zwolnienia.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.