Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPB-1-2/4510-489/16/MW
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2016-06-30
Teza: w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów wyżywienia i noclegów w związku z organizowanymi szkoleniami i spotkaniami podsumowującymi działalność spółki
Słowa kluczowe: kontrahent; koszt-koszty uzyskania przychodów; usługi; usługi-usługi gastronomiczne
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.) oraz § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 16 maja 2016 r. (data wpływu do tut. BKIP 31 maja 2016 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów wyżywienia i noclegów w związku z organizowanymi szkoleniami i spotkaniami podsumowującymi działalność spółki - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 31 maja 2016 r. wpłynął do tut. BKIP wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów wyżywienia i noclegów w związku z organizowanymi szkoleniami i spotkaniami podsumowującymi działalność spółki.

We wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka (dalej również: „Wnioskodawca”) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie handlu opaskami kablowymi i metalowymi wykorzystywanymi m.in. w samochodach, instalacjach gazowych. W celu realizowania sprzedaży Spółka zatrudnia pracowników w tym przedstawicieli handlowych. Przedstawiciele handlowi zamieszkują w różnych częściach Polski i mają przydzielone odrębne obszary działania. Z uwagi na wprowadzanie do oferty coraz to nowych produktów, nowych sposobów raportowania sprzedaży Spółka regularnie organizuje swoim pracownikom szkolenia wewnętrzne. Celem tych szkoleń jest opanowanie przez pracowników nowych produktów i tym samym umożliwienie im prawidłowego wykonywania obowiązków pracowniczych, co bezpośrednio przekłada się na przychody. Dzięki takim szkoleniom pracownicy mogą realizować cele sprzedażowe i przynosić Spółce zyski. Dodatkowo Spółka organizuje w określonych odstępach czasu (np. co miesiąc/kwartał - w zależności od potrzeb) spotkania służbowe kadry kierowniczej z pracownikami, w szczególności z przedstawicielami handlowymi, mające na celu dokonanie biznesowego podsumowania pewnego okresu czasu (np. miesiąca, kwartału, roku), omówienie dokonań Spółki, wskazanie i wyznaczenie pracownikom nowych celów biznesowych na kolejny okres czasu.

Z opisanych wyżej sytuacji wyłaniają się dwie okoliczności, które budzą wątpliwości Spółki:

1.  Spółka zorganizowała spotkanie podsumowujące (np. kwartał) poza swoją siedzibą. W spotkaniu wzięła udział kadra kierownicza oraz wszyscy handlowcy. Miejsce spotkania znajduje się w obszarze pracy dwóch z pośród czterech handlowców. Koszty tego spotkania - m.in. koszt usługi gastronomicznej, wyżywienia, obiadu pokrywa Spółka. Posiłki te nie mają charakteru wystawowego, są to podstawowe posiłki. Wydatki na osobę związane z wyżywieniem przekroczyły wysokość diety.
2.  Spółka zorganizowała spotkanie podsumowujące oraz szkolenie w swojej siedzibie. W spotkaniu wzięła udział kadra kierownicza oraz wszyscy handlowcy. Miejsce spotkania znajduje się w obszarze pracy jednego z pośród czterech handlowców. Koszty tego spotkania - m.in. koszt usługi gastronomicznej, wyżywienia, obiadu oraz noclegu pokrywa Spółka. Posiłki te nie mają charakteru wystawowego, są to podstawowe posiłki. Z noclegu korzystali tylko handlowcy, którzy nie znajdowali się w swoim obszarze pracy, natomiast z usług gastronomicznych korzystali wszyscy uczestnicy. Wydatki na osobę związane z wyżywieniem przekroczyły wysokość diety. Po szkoleniu, po godzinach pracy odbyło się spotkanie sfinansowane przez Spółkę, w którym brali udział handlowcy znajdujący się poza obszarem swojej pracy.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w obu przypadkach Spółka może zaliczyć koszty wyżywienia i noclegów do kosztów uzyskania przychodu?

Zdaniem Spółki, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W ocenie Spółki istnieje przyczynowo - skutkowy związek między kosztem organizacji takich spotkań a korzyścią w postaci bardziej wyedukowanej, zgranej i lepiej zmotywowanej załogi. Dodatkowo, ponoszenie wydatków na organizację szkoleń, spotkań wewnętrznych z elementami integracyjnymi, stanowi inwestycję Spółki w rozwój zasobów ludzkich i prowadzi do uzyskania spodziewanego efektu w postaci wzrostu efektywności pracy pracowników, a w konsekwencji wzrostu przychodów Spółki.

Analizowanych wydatków nie należy rozpatrywać w kategoriach kosztów na reprezentację, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Reprezentacja to przede wszystkim działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych klientów podatnika w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku, wykreowania swojego profesjonalizmu. Zatem wydatki, które są omawiane nie mogą być traktowane jako „reprezentacja”.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

O możliwości obciążenia podatkowych kosztów uzyskania przychodów wydatkami ponoszonymi przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych decydują przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851, ze zm., dalej także: „updop”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 updop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (nie wymienionych w art. 16 ust. 1 updop), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Przez koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami należy rozumieć te koszty, których poniesienie wpływa bezpośrednio na uzyskanie przychodu z danego źródła. Są to więc wszelkie koszty, których poniesienie jest niezbędne, aby określone źródło przychodów przyniosło konkretne przychody. Aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów nie jest konieczne w każdym przypadku wykazanie między nim a przychodem bezpośredniego związku. Należy zaznaczyć, że kosztami uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, w tym również w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. Wobec powyższego, kosztami będą również koszty pośrednie związane z uzyskiwanymi przychodami, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej.

Z opisu stanu faktycznego wynika, że w celu realizowania sprzedaży Spółka zatrudnia przedstawicieli handlowych, którzy zamieszkują w różnych częściach Polski i mają przydzielone odrębne obszary działania. Z uwagi na wprowadzanie do oferty coraz to nowych produktów, nowych sposobów raportowania sprzedaży Spółka regularnie organizuje swoim pracownikom szkolenia wewnętrzne. Celem tych szkoleń jest opanowanie przez pracowników nowych produktów i tym samym umożliwienie im prawidłowego wykonywania obowiązków pracowniczych, co bezpośrednio przekłada się na przychody. Dzięki takim szkoleniom pracownicy mogą realizować cele sprzedażowe i przynosić Spółce zyski. Dodatkowo Spółka organizuje w określonych odstępach czasu (np. co miesiąc/kwartał - w zależności od potrzeb) spotkania służbowe kadry kierowniczej z pracownikami, w szczególności z przedstawicielami handlowymi, mające na celu dokonanie biznesowego podsumowania pewnego okresu czasu (np. miesiąca, kwartału, roku), omówienie dokonań Spółki, wskazanie i wyznaczenie pracownikom nowych celów biznesowych na kolejny okres czasu.

Spółka organizowała dwa rodzaje spotkań:

1.  Spotkanie podsumowujące (np. kwartał) poza swoją siedzibą, w którym wzięła udział kadra kierownicza oraz wszyscy handlowcy. Miejsce spotkania znajduje się w obszarze pracy dwóch z pośród czterech handlowców. Koszty tego spotkania - m.in. koszt usługi gastronomicznej, wyżywienia, obiadu pokrywa Spółka. Posiłki te nie mają charakteru wystawowego, są to podstawowe posiłki. Wydatki na osobę związane z wyżywieniem przekroczyły wysokość diety.
2.  Spotkanie podsumowujące oraz szkolenie w swojej siedzibie, w którym wzięła udział kadra kierownicza oraz wszyscy handlowcy. Miejsce spotkania znajduje się w obszarze pracy jednego z pośród czterech handlowców. Koszty tego spotkania - m.in. koszt usługi gastronomicznej, wyżywienia, obiadu oraz noclegu pokrywa Spółka. Posiłki te nie mają charakteru wystawowego, są to podstawowe posiłki. Z noclegu korzystali tylko handlowcy, którzy nie znajdowali się w swoim obszarze pracy, natomiast z usług gastronomicznych korzystali wszyscy uczestnicy. Wydatki na osobę związane z wyżywieniem przekroczyły wysokość diety. Po szkoleniu, po godzinach pracy odbyło się spotkanie sfinansowane przez Spółkę, w którym brali udział handlowcy znajdujący się poza obszarem swojej pracy.

W uzasadnieniu własnego stanowiska Wnioskodawca wskazał, że istnieje przyczynowo-skutkowy związek między kosztem organizacji takich spotkań a korzyścią w postaci bardziej wyedukowanej, zgranej i lepiej zmotywowanej załogi. Zdaniem Wnioskodawcy ponoszenie wydatków na organizację szkoleń, spotkań wewnętrznych z elementami integracyjnymi, stanowi inwestycję Spółki w rozwój zasobów ludzkich i prowadzi do uzyskania spodziewanego efektu w postaci wzrostu efektywności pracy pracowników, a w konsekwencji wzrostu przychodów Spółki.

O tym, co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności gospodarczej, decyduje podmiot prowadzący tę działalność, lecz należy zauważyć, że nie każdy wydatek ponoszony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą stanowić będzie koszt uzyskania przychodu i jako taki podlegać odliczeniu od podstawy opodatkowania. Takimi kosztami bowiem mogą być – co do zasady – wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 updop.

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wymienienie w przepisach podatkowych jako przykładowych kosztów reprezentacji, wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Dla kwalifikacji danych wydatków jako wydatków na reprezentację wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków, czy świadczenia usług gastronomicznych, tj. nie bierze się pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią. Dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków. Za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań. Poniesione wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych powinny spełniać wymogi zawarte w art. 15 ust. 1 updop, czyli muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie pozostają zatem w jakimkolwiek związku z przychodami podatnika wydatki np. na „obiady dla rodziny”, „fundowane przyjęcia dla znajomych”, „na usługi rozrywkowe”. Zasadne jest w tym miejscu odwołanie się do etymologii terminu „reprezentacja”, który pochodzi od łacińskiego słowa „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że ,,reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji, wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości, czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia. Ponadto, dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy należy posłużyć się również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej.

W ten sam sposób, co koszty poniesione na usługi gastronomiczne, należy kwalifikować również koszty poniesione w związku z noclegami handlowców. Koszty te poniesione w związku ze zorganizowanymi szkoleniami i spotkaniami podsumowującymi Spółka może kwalifikować do kosztów uzyskania przychodów, gdyż wypełniają przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 updop.

Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.

Podsumowując, jeżeli koszty usług gastronomicznych, wyżywienia, obiadu jak i koszty noclegu ponoszone przez Spółkę w celu osiągnięcia przychodów pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami stanowią koszty uzyskania przychodów tej działalności, pod warunkiem należytego ich udokumentowania. Zatem stanowisko Wnioskodawcy, iż koszty te w obu przypadkach (tj. ponoszone w trakcie szkoleń i spotkań podsumowujących organizowanych w siedzibie jak i poza siedzibą) mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-100 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.