Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/1/415-449/09/AB
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2009-08-31
Teza: Możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków poniesionych na zakup usług hotelowych w celu odbycia delegacji służbowej.
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja zagraniczna; działalność-działalność gospodarcza; koszt-koszty uzyskania przychodów; nocleg
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki Jawnej, przedstawione we wniosku z dnia 25 maja 2009 r. (data wpływu do tut. Biura 2 czerwca 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w części dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków poniesionych w związku z zagraniczną podróżą służbową – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 2 czerwca 2009 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków poniesionych w związku z zagraniczną podróżą służbową.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą na zasadach ogólnych w formie ksiąg rachunkowych i w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą wysyła pracowników na delegacje służbowe zagraniczne, jak również sami właściciele udają się w zagraniczne podróże służbowe. Właściciele podczas delegacji zagranicznej do USA skorzystali z pośrednictwa osoby prywatnej mieszkającej na terenie USA (niebędącej w żaden sposób powiązanej ze Spółką), która dokonała w imieniu Spółki rezerwacji hotelu za pośrednictwem Internetu oraz dokonała płatności swoją osobistą kartą kredytową również przez Internet (płatność za hotele została zwrócona osobie prywatnej). Wnioskodawca posiada elektroniczne potwierdzenie dokonanej rezerwacji, która zawiera: numer rezerwacji, imię i nazwisko osoby dla której jest rezerwacja (imię i nazwisko jednego za właścicieli który przebywał na delegacji), nazwę hotelu, daty pobytu w danym hotelu, sumaryczne podliczenie kosztów pobytu oraz imię i nazwisko osoby prywatnej dokonującej rezerwacji dla właścicieli oraz informacje o płatności, którą dokonała wspomniana wyżej osoba prywatna własną kartą kredytową.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy potwierdzona i opłacona rezerwacja na pobyt w USA właścicieli w sposób opisany powyżej może stanowić koszt uzyskania przychodu?

Zdaniem wnioskodawcy, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów z poszczególnych źródeł są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Niewątpliwie koszty poniesione na zakup usług hotelowych w celu odbycia delegacji służbowej są takimi kosztami.

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej:

1.  zewnętrzne obce – otrzymywane od kontrahentów,
2.  zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
3.  wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym stanem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych oraz zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ww. ustawy o rachunkowości.

Spółka posiada inne dokumenty i dowody potwierdzające odbytą podróż służbową (bilety lotnicze, przejazdy taksówkami w USA, rachunki za korzystanie z dostępu do sieci Internet w hotelach itp.). Zdaniem Wnioskodawcy wszystkie te wydatki są kosztami uzyskania przychodów ponieważ pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami są one bezpośrednio jak i pośrednio związane z uzyskiwanym przychodem oraz związane z całokształtem działalności Spółki. Istotnym zagadnieniem dla celów podatkowych jest prawidłowe udokumentowanie kosztów uzyskania przychodów. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa sposobów dokumentowania poniesionych wydatków. Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, spółki jawne są zgodnie z odrębnymi przepisami zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, w sposób zapewniający ustalenie dochodu i podstawy opodatkowania oraz należnego podatku.

Jednocześnie, regulacja ustawy – Ordynacja podatkowa nakazuje dla ustalenia stanu faktycznego oprzeć się na wszystkich dowodach oczywiście nie pozostających w sprzeczności z prawem. Spółka na podstawie przedstawionych wyżej wyjaśnień może stwierdzić, iż dokument będący internetową potwierdzoną rezerwacją usługi hotelowej uzupełniona o dane wymagane w art. 21 ust. 2 ustawy o rachunkowości może stanowić podstawę kwalifikowania wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Zdaniem Wnioskodawcy może w całości zakwalifikować jako koszty uzyskania przychodu wydatki związane z wykonaniem delegacji służbowej posiadając dokumentację wymienioną w pytaniu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby zatem dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

*   musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu;
*   nie może być wymieniony w art. 23 ww. ustawy, wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów;
*   musi być należycie udokumentowany.

Aby podatnik mógł określony wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, winien wykazać związek tego wydatku nie tylko z prowadzoną działalnością, ale przede wszystkim to, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego w roku podatkowym przychodu, bądź zachowania źródła przychodów. Oznacza to, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wymienionych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, jeżeli pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami, w tym służą zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Są to więc koszty bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwanym przychodem oraz koszty dotyczące całokształtu działalności podatnika, czyli związane z funkcjonowaniem firmy. Istotne jest, aby dany wydatek poniesiony został w związku z prowadzoną działalnością oraz był należycie udokumentowany.

Należy podkreślić, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa jednak obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, iż ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, bądź też zmierza do zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółka w celu odbycia podróży służbowej jej wspólników do USA poniosła wydatki na zakup usług hotelowych. Z zawartego we wniosku stanowiska wynika także, iż w związku z ww. podróżą służbową poniesiono również wydatki na zakup biletów lotniczych, usług taxi oraz usług dostępu do internetu w hotelach.

Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z cyt. powyżej przepisu art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych prawidłowo udokumentowane i rzeczywiście poniesione wydatki na zakup usług hotelowych oraz innych związanych z podróżą służbową mogą w wysokości faktycznie poniesionej stanowić koszt uzyskania przychodów pozarolniczej działalności gospodarczej, pod warunkiem ich należytego udokumentowania w sposób stosowny do rodzaju prowadzonych ksiąg podatkowych.

Jednocześnie, należy zauważyć, że udokumentowanie wydatków poniesionych na zakup usług związanych z podróżą służbową nie może ograniczyć się wyłącznie do dokumentu stwierdzającego jedynie wysokość poniesionych przez wnioskodawcę z tego tytułu wydatków. Niezbędnym jest również posiadanie dowodów, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami lub źródłem przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza.

Jak wskazano we wniosku, wnioskodawca dla celów prowadzonej działalności gospodarczej prowadzi księgi rachunkowe, które winien prowadzić zgodnie z obowiązującymi zasadami rachunkowości, określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Wykładnia przepisów ustawy o rachunkowości nie może być przedmiotem interpretacji indywidualnej, bowiem przepisy tej ustawy nie są przepisami prawa podatkowego w rozumieniu art. 3 pkt 2 w związku z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Jeżeli więc poniesione wydatki spełniają wymienione powyżej warunki i zostaną udokumentowane w sposób wymagany przez przepisy ustawy o rachunkowości, to mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Zważywszy na fakt, iż wnioskodawcą jest Spółka Jawna niniejsza interpretacja stosownie do postanowień m. in. art. 14k Ordynacji podatkowej jest wiążąca tylko dla tego podmiotu co oznacza, iż nie wywołuje bezpośrednio skutków dla wspólników tej Spółki.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.