Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-619/12-2/PR
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2012-10-02
Teza: sposób ewidencji zakupów na cele podatku od towarów i usług oraz prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z zaewidencjonowanych w ten sposób zakupów.
Słowa kluczowe: ewidencja-ewidencja podatku od towarów i usług; odliczenia-prawo do odliczenia; oprogramowanie; podatek-podatek naliczony; zakup
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 88; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 88a (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 2-art. 109

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 12.07.2012 r. (data wpływu 17.07.2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu ewidencji zakupów na cele podatku od towarów i usług oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z zaewidencjonowanych w ten sposób zakupów – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 17.07.2012 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu ewidencji zakupów na cele podatku od towarów i usług oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z zaewidencjonowanych w ten sposób zakupów.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. zajmuje się hurtową sprzedażą produktów farmaceutycznych oraz reklamą leków. Reklama ta prowadzona jest poprzez Przedstawicieli Medycznych bezpośrednio kontaktujących się z lekarzami na terenie całego kraju. Przedstawiciele na ponoszone w imieniu Spółki wydatki otrzymują zaliczki lub dokonują płatności przy użyciu kart kredytowych, a dokonując tych wydatków otrzymują stosowne faktury VAT. W celu automatyzacji rozliczeń z pracownikami, którzy nabywają towary i usługi w imieniu i na rzecz Wnioskodawcy, planowana jest modyfikacja sposobu księgowania ponoszonych wydatków. W wyniku tej zmiany zamiast danych dostawcy w systemie księgowym widoczne będzie imię i nazwisko pracownika, natomiast w miejscu, gdzie standardowo umieszczany jest numer faktury, zamieszczany będzie numer rozliczenia wydatków. Konsekwencją tej modyfikacji będzie zakres danych w rejestrze zakupów dla celów VAT, generowany z systemu komputerowego.

Prowadzona przez Wnioskodawcę w powyższy sposób ewidencja zakupów będzie zawierała:

1.  Numer wewnętrzny.
2.  Numer konta rozrachunkowego pracownika.
3.  Imię i nazwisko pracownika.
4.  Numer rozliczenia wydatków.
5.  Data księgowania rozliczenia wydatków (data ujęcia wydatków w rejestrze VAT).
6.  Sumę netto, brutto oraz sumę podatku naliczonego (w podziale na stawki VAT) wynikającego z wszystkich zakupów, w stosunku do których zgodnie z ustawą przysługuje prawo do odliczenia, wpisanych w jednym rozliczeniu wydatków.

Po zmianie sposobu księgowania wydatków związanych z rozliczeniami zaliczek pracowników, rejestr zakupów nie będzie zawierał następujących pozycji: nazwy, adresu i numeru NIP dostawcy (usługodawcy), numerów faktur zakupu towarów i usług, daty wystawienia faktur oraz rozbitych kwot wynikających z poszczególnych faktur.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy przedstawiony sposób prowadzenia ewidencji zakupów na cele podatku od towarów i usług jest prawidłowy i czy Spółka jest uprawniona do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z zaewidencjonowanych w ten sposób zakupów, o ile prawo do odliczenia nie zostało wyłączone na podstawie art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług ?

Zdaniem Wnioskodawcy, zaprezentowany sposób prowadzenia ewidencji jest prawidłowy. Spółka zaś ma pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tak zaewidencjonowanych zakupów, jeżeli prawo do odliczenia nie zostało wyłączone na podstawie art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług (zwanej dalej ustawą). Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy, podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Ustawodawca, wprowadzając w art. 109 ust. 3 ustawy wymóg prowadzenia ewidencji, nie określił szczegółowych wymogów co do formy jej prowadzenia, dlatego też każdy podatnik sam może wybrać taki sposób jej prowadzenia, który umożliwi terminowe i prawidłowe sporządzenie deklaracji podatkowej na podstawie zgromadzonych w ewidencji danych.

W odniesieniu do ewidencji zakupów, wymagane są, w świetle powyżej przywołanego przepisu, dane pozwalające na wskazanie kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego oraz dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

W opinii wnioskodawcy nie ma żadnego znaczenia, czy określone w ustawie wymogi dotyczące obowiązku zamieszczenia informacji dotyczących kwot podatku naliczonego obniżających kwotę podatku należnego zawarte zostaną w jednym, czy w dwóch zestawieniach (w tym przypadku w ewidencji zakupów uzupełnionej o dodatkowe zestawienie sporządzone przez spółkę), jeżeli zestawienia te zawierają dane (np. numer rozliczenia wydatków) umożliwiające powiązanie w każdej chwili zamieszczonych w nich informacji. Tym samym, prowadzona w opisany sposób ewidencja zakupów zawierająca dane z rozliczeń zaliczek w pełni odpowiada art. 109 ust. 3 ustawy, pozwalając jednocześnie na prawidłowe sporządzenie deklaracji podatkowych.

Powyższy sposób postrzegania metody prowadzenia ewidencji potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie. W decyzji w sprawie interpretacji prawa podatkowego 1401/PH-II/4407/14-13/07/MZ z dnia 18 czerwca 2007 roku twierdził, że: „W świetle powołanego wyżej przepisu art. 109 ust. 3 ustawy o podatku VAT, zgodzić się należy z poglądem wyrażonym zarówno przez Stronę we wniosku jak i przez Naczelnika Urzędu w zaskarżonym postanowieniu, iż przepisy ustawy o VAT nie narzucają określonej formy prowadzenia ewidencji. Istotne jest wyłącznie to, aby zawierała ona wszystkie te elementy, które wymienione zostały powyżej, a także inne dane, które są niezbędne do prawidłowego wypełnienia deklaracji VAT. Ustawodawca nie określił wymogów co do formy prowadzenia ewidencji, dlatego też, każdy z podatników sam powinien wybrać taki sposób jej prowadzenia, który umożliwi terminowe i prawidłowe sporządzenie deklaracji podatkowej na podstawie zgromadzonych w ewidencjach danych. Oczywiście ewidencja powinna być prowadzona z podziałem na okresy rozliczeniowe, tj. co do zasady za okresy miesięczne.”

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w odpowiedzi na zapytanie przedstawione we wniosku numer IPPP1/443-367/07-4/AP z dnia 28 listopada 2007 roku stwierdził, że „Całość ewidencji powinna być dostosowana do potrzeb podatnika. To od sytuacji podatnika zależy, jak bardzo rozbudowana będzie ewidencja VAT. Ponadto nie jest wymagane wpisywanie wszelkich danych z faktury, wraz z adresem i NIP kontrahenta.”

Dodał również, że: „ … z uwagi na fakt, iż przepisy podatkowe nie określają jednolitego, powszechnie obowiązującego wzoru ewidencji sprzedaży i ewidencji zakupu dla potrzeb rozliczenia podatku od towarów i usług, dopuszczalne jest prowadzenie tych ewidencji w dowolnej formie opracowanej przez podatnika pod warunkiem, że będzie ona zwierała wszystkie elementy, jakie określone zostały w treści cyt. wyżej art. 109 ust. 3 ustawy. Natomiast w momencie, gdy prawo do odliczenia nie zostało wyłączone na podstawie art. 88 ustawy, wnioskodawca zachowuje pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z wystawionych faktur w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi wykorzystywane są do prowadzenia działalności opodatkowanej.”

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 Nr 177, poz. 1054.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 i 82 ust. 3 oraz zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, 134, 138 - dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

W świetle przywołanego wyżej przepisu art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług, należy zgodzić się z poglądem wyrażonym przez wnioskodawcę we wniosku, iż przepisy ustawy nie narzucają określonej formy prowadzenia ewidencji. Istotne jest wyłącznie to, aby zawierała ona wszystkie te elementy, które zostały wymienione powyżej, a także inne dane, które są niezbędne do prawidłowego wypełnienia deklaracji VAT. Dane, które podatnik wpisuje do deklaracji składanej w urzędzie skarbowym, stanowią odzwierciedlenie danych wynikających z prowadzonych przez niego ewidencji sprzedaży i ewidencji zakupu VAT. W ewidencji zakupu VAT powinny znaleźć się wszystkie zakupy, od których podatnik w całości lub w części odliczy podatek VAT.

Całość ewidencji powinna być dostosowana do potrzeb podatnika. To od sytuacji podatnika zależy, jak bardzo rozbudowana będzie ewidencja VAT. Ponadto nie jest wymagane wpisywanie wszelkich danych z faktury, wraz z adresem i NIP kontrahenta. Należy jednak uznać to za przydatne w przypadku zaginięcia dokumentacji – wtedy możliwe będzie uzyskanie duplikatu na podstawie danych zawartych w ewidencji VAT.

W ewidencji powinny być jednak zawarte też „inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji VAT”. Mogą to być np. daty otrzymania faktur, dokumentujących dokonane zakupy. Jest to ważne, gdyż informacje te warunkują moment powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Jeśli chodzi o prawo do odliczeń to na podstawie art. 86 ust. 1 i 2 pkt 1 ustawy, w zakresie, jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika.

Z powyższego wynika, iż odliczyć można w całości podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatkiem należnym (tj. powstaniem zobowiązania podatkowego). Wskazana zasada wyłącza więc możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które są wykorzystywane do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz nie podlegających temu podatkowi.

Realizacja prawa podatnika do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony przy nabyciu towarów i usług została obwarowana ograniczeniami ustawowymi określonymi w art. 88 ustawy. Z przywołanych powyżej przepisów wynika, że do zachowania prawa do odliczenia podatku muszą być spełnione zarówno warunki pozytywne, czyli wykorzystanie towarów i usług do czynności opodatkowanych, jak również musi zaistnieć brak wystąpienia przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług.

Reasumując, z uwagi na fakt, iż przepisy podatkowe nie określają jednolitego, powszechnie obowiązującego wzoru ewidencji sprzedaży i ewidencji zakupu dla potrzeb rozliczenia podatku od towarów i usług, dopuszczalne jest prowadzenie tych ewidencji w dowolnej formie opracowanej przez podatnika pod warunkiem, że będzie ona zawierała wszystkie elementy, jakie określone zostały w treści cyt. wyżej art. 109 ust. 3 ustawy. Natomiast w momencie, gdy prawo do odliczenia nie zostało wyłączone na podstawie art. 88 ustawy, wnioskodawca zachowuje pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z wystawionych faktur w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi wykorzystywane są do prowadzenia działalności opodatkowanej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – tekst jednolity Dz. U. z 2012 r. poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.