Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 2461-IBPP2.4512.1013.2016.3.BW
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2017-03-08
Teza: - Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów), wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów? - Czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami) zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej?
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) oraz art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. – Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1948 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 14 grudnia 2016 r. (data wpływu 20 grudnia 2016 r.), uzupełnionym pismem z 9 lutego 2017r. (data wpływu 20 lutego 2017r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia:

1.  czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę faktur wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów,
2.  czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami) zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej

\-**jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 20 grudnia 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej m.in. podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę faktur wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów oraz czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami) zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z 9 lutego 2017r. (data wpływu 20 lutego 2017r.), przesłanym w związku z wezwaniem tut. organu z 7 lutego 2017r. znak: 2461-IBPB-1-3.4510.1096.2016.1.PC, 2461-IBPP2.4512.1013.2016.1.BW.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (Spółka) jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, prowadzi działalność w zakresie świadczenia usług telewizji kablowej.

Spółka współpracuje z liczną grupą dostawców, co skutkuje dużą ilością faktur i innych dokumentów księgowych otrzymywanych od kontrahentów (m. in.: faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów, rozliczeń podróży służbowych itd.).

Na dzień dzisiejszy Spółka otrzymuje część w/w dokumentów przesyłanych przez kontrahentów w formie papierowej a część w formie elektronicznej (w formacie pdf), które są wysyłane przez kontrahentów na dedykowany do tego celu adres email.

Stosowana przez Wnioskodawcę kontrola biznesowa gwarantuje w każdym przypadku pełną identyfikowalność otrzymanego przez Spółkę dokumentu (niezależnie od sposobu jego przesłania) z konkretną, dokumentowaną nim transakcją. Wyłącznie dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez wyznaczonych pracowników są księgowane i rozliczane dla celów podatkowych Spółki.

Obecnie w/w dokumenty są przechowywane przez Spółkę w formie papierowej.

W celu minimalizacji kosztów przechowania dokumentów Spółka rozważa zmianę praktyki przechowywania faktur i paragonów i innych wymienionych powyżej dokumentów otrzymywanych w wersji papierowej poprzez ich przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej.

Planowana procedura przechowywania dokumentów papierowych w wersji elektronicznej realizowana będzie według następujących zasad:

1.  Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będą wyznaczeni pracownicy Spółki;
2.  Digitalizacją zostaną objęte wszystkie dokumenty, które Spółka otrzymuje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą w wersji papierowej takie jak: faktury, faktury korygujące, noty księgowe, paragony, rachunki, noty odsetkowe, wyciągi bankowe, itp.;
3.  Dokumenty po ich opisaniu, sprawdzeniu i zaakceptowaniu będą skanowane do poszczególnych folderów i będą przechowywane na serwerze Spółki w podziale na miesiące, w którym zostały ujęte w księgach;
4.  Każdy dokument będzie skanowany osobno i będzie mu nadawany odrębny numer;
5.  Zeskanowane dokumenty będzie można łatwo odszukać zarówno po numerze własnym dokumentu, numerze NIP wystawcy lub dacie wystawienia itp.;
6.  Zeskanowane dokumenty będą przechowywane w formacie PDF;
7.  Zeskanowane dokumenty będą wczytywane do wewnętrznego programu Spółki;
8.  Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane przez wymagany przepisami prawa czas;
9.  Dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie zapewniony na każde żądanie organów skarbowych zarówno w formie elektronicznej a także papierowej - poprzez wydrukowanie wskazanego dokumentu;
10.  W stosunku do zdigitalizowanych dokumentów zachowana zostanie autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tak jak w przypadku dokumentów papierowych;
11.  Zdigitalizowane dokumenty pozwolą na zidentyfikowanie tożsamości sprzedawcy (autentyczność);
12.  Procedury, jakie będą przez Spółkę zastosowane oraz sposób przechowywania plików uniemożliwią jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych dokumentach, zapewniona zostanie tym samym ich integralność;
13.  Zeskanowane dokumenty będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na dokumentach (czytelność);
14.  Dokumenty papierowe, które zostaną wcześniej zeskanowane, zostaną zniszczone po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.

Natomiast w piśmie z 9 lutego 2017r. Wnioskodawca wskazał:

Ad 1. W zadanym przez Spółkę pytaniu nr 1 jest mowa o „innych dokumentach” przez które Spółka rozumie:

*   faktury oraz faktury korygujące sprzedaż,
*   paragony,
*   rachunki,
*   rozliczenia kosztów podróży służbowej,
*   wyciągi bankowe,
*   dowody wpłat i wypłat (KP. KW) zarówno własne jak i obce,
*   decyzje urzędowe,
*   tabele amortyzacyjne

oraz wszelkie inne dokumenty stanowiące dowód poniesienia kosztów, które Spółka otrzyma od swoich kontrahentów.

Ad 2. Faktury, o których mowa w pytaniu nr 2, mogą być wykorzystywane zarówno do sprzedaży zwolnionej jak i opodatkowanej. Niemniej jednak dla spółki oczywisty jest fakt, iż zgodnie z art. 86 Ustawy o podatku od towarów i usług, spółce przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych z zastrzeżeniem art. 111, art. 110 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W związku z powyższym w zakresie podatku od towarów i usług Wnioskodawca zadał następujące pytania (oznaczone jak we wniosku):

1.  Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów), wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów?
2.  Czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami) zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Ad 1.

Zdaniem Spółki, w świetle obowiązujących przepisów, dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupowych oraz innych dokumentów (m.in.: faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów, rozliczeń podróży służbowych itd.) otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej.

Zgodnie bowiem z przepisem art. 86 § 1 ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

W świetle powyższego przepisu przechowywanie ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów stanowi bezwzględny obowiązek Spółki.

Powyższy przepis nie określa jednak sposobu przechowywania dokumentacji, w szczególności nie wskazuje, aby dokumentacja ta miała być przechowywana w formie papierowej.

Podobnie przepisy ustawy o CIT nie regulują formy przechowania dokumentacji podatkowej.

Zgodnie natomiast z przepisem art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktur, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ad 2.

Z przytoczonych wyżej przepisów w żaden sposób nie wynika aby istniały jakiekolwiek przeszkody w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej.

Przepisy ustawy o VAT wymagają jedynie zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności oraz przechowywanie ich w podziale na okresy rozliczeniowe i zapewnienie łatwego odszukiwania poszczególnych faktur - od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia.

Zagadnienie autentyczności i integralności treści faktur zostało uregulowane w art. 106m ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem:

*   podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury;
*   przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
*   przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura;
*   autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Archiwizowanie faktur w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego zapewni integralność ich danych (nie będą dokonywane żadne modyfikacje danych, które powinna zawierać faktura), natomiast autentyczność pochodzenia będzie przejawiała się tym, że Spółka będzie miała każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę oraz będzie w stanie zweryfikować ten fakt. Jednocześnie, dzięki odpowiedniej jakości sprzętu technicznego wykorzystywanego do skanowania faktur, będą one czytelne.

W konsekwencji powyższego, Spółka będzie uprawniona do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur i innych zrównanych z nimi dokumentów przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, w zakresie, w jakim będą one odnosić się do zakupów towarów/usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Bowiem zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124).

Stosownie do art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę (art. 86 ust. l0b pkt 1 i 2).

Z powyższego wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. 1) powstał obowiązek podatkowy, 2) faktura została otrzymana, 3) odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług i 4) towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Wszystkie te warunki będą spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Odliczenie nie jest zróżnicowane względem przechowywania faktur w formie papierowej czy elektronicznej. Innymi słowy, forma przechowywania faktur nie jest jednym z warunków posiadania, realizacji oraz pozytywnej weryfikacji (w toku ewentualnej kontroli) prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Reasumując, jeżeli otrzymane przez Spółkę faktury bądź zrównane z nimi dokumenty w formie papierowej będą przechowywane w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury, to wówczas będą dawały prawo do odliczenia (pod ogólnymi warunkami, wskazanymi powyżej), niezależnie od okoliczności, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna. Ustawodawca nie uzależnił możliwości odliczania podatku VAT od formy faktury, jak również formy jej przechowywania. Niedostępność (wskutek zniszczenia) formy papierowej nie powoduje, że faktura w sensie materialnym została utracona, ponieważ pozostaje przechowywana w formie elektronicznej. Zatem, co do zasady, Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku wykazanego na Dokumentach przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w zakresie objętym pytaniem nr 1 i nr 2 jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2016r., poz. 710 ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, prowadzi działalność w zakresie świadczenia usług telewizji kablowej. Wnioskodawca współpracuje z liczną grupą dostawców, co skutkuje dużą ilością faktur i innych dokumentów księgowych otrzymywanych od kontrahentów (m in.: faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów, rozliczeń podróży służbowych itd.).

Na dzień dzisiejszy Wnioskodawca otrzymuje część w/w dokumentów przesyłanych przez kontrahentów w formie papierowej a część w formie elektronicznej (w formacie pdf), które są wysyłane przez kontrahentów na dedykowany do tego celu adres email.

Stosowana przez Wnioskodawcę kontrola biznesowa gwarantuje w każdym przypadku pełną identyfikowalność otrzymanego przez Spółkę dokumentu (niezależnie od sposobu jego przesłania) z konkretną, dokumentowaną nim transakcją. Wyłącznie dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez wyznaczonych pracowników są księgowane i rozliczane dla celów podatkowych Spółki.

Obecnie w/w dokumenty są przechowywane przez Spółkę w formie papierowej.

W celu minimalizacji kosztów przechowania dokumentów Spółka rozważa zmianę praktyki przechowywania faktur i paragonów i innych wymienionych powyżej dokumentów otrzymywanych w wersji papierowej poprzez ich przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej.

Planowana procedura przechowywania dokumentów papierowych w wersji elektronicznej realizowana będzie według następujących zasad:

1.  Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będą wyznaczeni pracownicy Spółki;
2.  Digitalizacją zostaną objęte wszystkie dokumenty, które Spółka otrzymuje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą w wersji papierowej takie jak: faktury, faktury korygujące, noty księgowe, paragony, rachunki, noty odsetkowe, wyciągi bankowe, itp.;
3.  Dokumenty po ich opisaniu, sprawdzeniu i zaakceptowaniu będą skanowane do poszczególnych folderów i będą przechowywane na serwerze Spółki w podziale na miesiące, w którym zostały ujęte w księgach;
4.  Każdy dokument będzie skanowany osobno i będzie mu nadawany odrębny numer;
5.  Zeskanowane dokumenty będzie można łatwo odszukać zarówno po numerze własnym dokumentu, numerze NIP wystawcy lub dacie wystawienia itp.;
6.  Zeskanowane dokumenty będą przechowywane w formacie PDF;
7.  Zeskanowane dokumenty będą wczytywane do wewnętrznego programu Spółki;
8.  Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane przez wymagany przepisami prawa czas;
9.  Dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie zapewniony na każde żądanie organów skarbowych zarówno w formie elektronicznej a także papierowej - poprzez wydrukowanie wskazanego dokumentu;
10.  W stosunku do zdigitalizowanych dokumentów zachowana zostanie autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tak jak w przypadku dokumentów papierowych;
11.  Zdigitalizowane dokumenty pozwolą na zidentyfikowanie tożsamości sprzedawcy (autentyczność);
12.  Procedury, jakie będą przez Spółkę zastosowane oraz sposób przechowywania plików uniemożliwią jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych dokumentach, zapewniona zostanie tym samym ich integralność;
13.  Zeskanowane dokumenty będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na dokumentach (czytelność);
14.  Dokumenty papierowe, które zostaną wcześniej zeskanowane, zostaną zniszczone po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.

Wnioskodawca ma wątpliwości czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez niego faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów), wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów, a także czy zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami) zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Odnosząc się do powyższego należy na wstępie wskazać, że według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia przechowywanie faktury w formie papierowej.

Ze względu na wskazane we wniosku okoliczności sprawy, w świetle ww. przepisów należy stwierdzić, że przechowywanie dokumentów wskazanych przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego – jest zgodne z powyższymi przepisami, a zatem pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy, w kwestii objętej pytaniem oznaczonym we wniosku jako nr 1 (ww.) jest prawidłowe.

Trzeba przy tym podkreślić, ze niniejsza interpretacja, a co za tym idzie zawarta w niej ocena prawidłowości stanowiska Wnioskodawcy w zakresie objętym pytaniem nr 1, odnosi się ściśle do zakresu stanowiska Wnioskodawcy przedstawionego we wniosku. Stąd też nie jest przedmiotem interpretacji, czy dopuszczalne jest niszczenie papierowych oryginałów otrzymywanych przez Wnioskodawcę faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych dokumentów), gdyż w tym zakresie Wnioskodawca nie przedstawił własnego stanowiska.

Odnosząc się do objętej pytaniem nr 2 kwestii czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami) zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z przywołanych wcześniej przepisów art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 niezbędnym jest wcześniejsze otrzymanie przez niego faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług.

Należy jednocześnie zauważyć, że dla realizacji tego prawa faktury otrzymywane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie muszą zachować wymogi wynikające z przepisu art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

Jak wynika z wniosku proponowana przez Wnioskodawcę metoda przechowywania i otrzymywanych faktur w systemie elektronicznym będzie spełniała warunki autentyczności i integralności przechowywanych faktur, o których mowa w art. 106m ustawy o VAT oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp na żądanie organów skarbowych.

Wnioskodawca, jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT. Ponadto Wnioskodawca wskazał, że znany jest mu fakt, że zgodnie z art. 86 ust. 1 przysługuje mu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie w jakim towary są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury VAT przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach

opisanej procedury archiwizowania – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów – będą stanowiły prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy, w kwestii objętej pytaniem nr 2 jest prawidłowe.

Podkreślić przy tym należy, że interpretacja w kwestii objętej pytaniem nr 2 odnosi się ściśle do stanowiska Wnioskodawcy, gdzie wskazano, że Spółka będzie uprawniona do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur i innych zrównanych z nimi dokumentów przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, w zakresie, w jakim będą one odnosić się do zakupu towarów/usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Stąd też interpretacja nie rozstrzyga czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na dowolnych dokumentach zakupowych.

Interpretacja nie rozstrzyga też kwestii, kiedy należy dokonywać odliczenia podatku, gdyż nie była ona przedmiotem zapytania Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Podkreślić należy, że wydając interpretację indywidualną przepisów prawa podatkowego w trybie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej organ nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy, gdyż do prowadzenia takiego postępowania dowodowego nie jest uprawniony. Interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach przedstawionych we wniosku przez wnioskodawcę. Z uwagi na powyższe w przedmiotowej interpretacji nie rozstrzygano kwestii czy w proponowanym przez Wnioskodawcę Systemie zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur. Zawarte w opisie sprawy stwierdzenia Wnioskodawcy w tym zakresie potraktowano jako element przedstawionego we wniosku opisu sprawy bez dokonywania oceny jego prawidłowości.

Nadmienia się, że niniejsza interpretacja indywidualna traci swoją ważność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego zdarzenia przyszłego lub zmiany stanu prawnego.

Tut. Organ pragnie jednocześnie wskazać, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie nr 3) zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Ponadto tut. Organ informuje, że zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 718 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.