Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 1462-IPPP2.4512.788.2016.1.BH
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2016-12-09
Teza: w zakresie prawidłowości przechowywania faktur
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 28 września 2016 r. (data wpływu 13 października 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przechowywania faktur - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 13 października 2016 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przechowywania faktur.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

M. jest spółką prawa polskiego, zarejestrowaną dla celów VAT (jest czynnym podatnikiem podatku VAT) oraz posiadającą siedzibę w Polsce. Spółka jest autoryzowanym dilerem samochodów marki M. oraz wchodzi w skład międzynarodowego koncernu D. sprzedającego głównie samochody marki M.. Oprócz sprzedaży samochodów działalność Spółki obejmuje również sprzedaż usług związanych ze sprzedażą samochodów i sprzedaż części samochodowych. M. dokonuje sprzedaży towarów i usług na rzecz różnych kontrahentów na terenie Polski oraz poza terytorium RP (głównie kraje Unii Europejskiej). Obecnie wszystkie faktury sprzedaży dla swoich odbiorców, wystawia i archiwizuje w formie papierowej oraz wysyła do odbiorców za pośrednictwem tradycyjnej poczty. Ze względu na oczekiwania niektórych kontrahentów, w przyszłości zamierza wysyłać je elektronicznie w wersji pdf za pomocą poczty elektronicznej (poprzez e-maile).

Spółka zamierza uzyskać akceptację od części swoich odbiorców na otrzymywanie przez nich faktur w formie elektronicznej, jeśli otrzyma potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska przedstawionego we wniosku o interpretację.

Ponadto dla faktur przesyłanych w pdf M. zamierza ustalić uzgodnioną z odbiorcą drogę przesyłania faktur oraz zapewnić stałe miejsce wysyłania faktur przez upoważnione osoby.

Faktury sprzedaży wystawiane przez M. zawierają elementy niezbędne, wynikające z art. 106e ustawy o VAT. Utworzenie wersji papierowej bądź elektronicznej (format pdf) wymaga od osoby wystawiającej fakturę dokonania wyboru drukarki (fizycznej - wydruk papierowy, drukarki PDF-wydruk do pliku pdf). Wydruk faktury do formatu pdf nie zmienia jej zawartości ani treści w stosunku do wersji papierowej, system fakturowy zapewnia jej autentyczność, integralność treści i czytelność.

Egzemplarz faktury (kopia), wystawionej w formacie pdf, który winien być zachowany w dokumentacji podatnika, zgodnie z art. 106g, byłby drukowany i przechowywany w formie papierowej w M. (archiwizacja papierowa). Odbiorca faktury otrzyma tylko elektroniczną postać faktury (plik pdf wysłany pocztą elektroniczną jako załącznik), nie będzie wysyłana do niego forma papierowa.

Faktury zarchiwizowane do formy papierowej będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy przechowywanie w postaci papierowej faktur elektronicznych, wystawionych zgodnie z art. 106g w formacie pdf i wysłanych do kontrahenta pocztą elektroniczną, będzie zgodne z art. 106g, art. l12 i art. 112a Ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zdaniem Spółki przechowywanie w postaci papierowej faktur elektronicznych, wysłanych do odbiorców w formacie pdf pocztą elektroniczną będzie zgodnie z art. 106g, art. 112 i art. 112a Ustawy o VAT.

Możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej wynika z przepisów Ustawy o VAT, które w art. 2 pkt 31 i 32 ją definiują. Przepisy nie zabraniają stosowania systemu mieszanego w zakresie wystawionych faktur sprzedaży, tzn. faktura wysłana elektronicznie może być archiwizowana papierowo pod warunkiem zapewnienia możliwości łatwego odszukania, autentyczności, integralności i czytelności do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 poz. 710, z późn. zm.) zwanej dalej ustawą, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

W świetle art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 ustawy, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojecie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Co do zasady, zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Natomiast zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej, podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Z powyższych przepisów wynika, że w przypadku wystawiania faktur w formie papierowej, faktury wystawiane są w co najmniej dwóch egzemplarzach, z których jeden sprzedawca zachowuje w swojej dokumentacji. W sytuacji wystawiania faktur w formie elektronicznej sprzedawca również musi pozostawić fakturę w swojej dokumentacji.

Zasady przechowywania faktur zarówno przez sprzedawcę jak i nabywcę reguluje art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3 ustawy.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnicy przechowują wystawione przez siebie faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2).

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112 ust. 4).

Z wniosku wynika, że Spółka dokonuje sprzedaży towarów i usług na rzecz różnych kontrahentów na terenie Polski oraz poza terytorium RP (głównie kraje Unii Europejskiej). Obecnie wszystkie faktury sprzedaży dla swoich odbiorców, wystawia i archiwizuje w formie papierowej oraz wysyła do odbiorców za pośrednictwem tradycyjnej poczty. Ze względu na oczekiwania niektórych kontrahentów, w przyszłości zamierza wysyłać je elektronicznie w wersji pdf za pomocą poczty elektronicznej (poprzez e-maile). Spółka zamierza uzyskać akceptację od części swoich odbiorców na otrzymywanie przez nich faktur w formie elektronicznej, jeśli otrzyma potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska przedstawionego we wniosku o interpretację. Ponadto dla faktur przesyłanych w pdf Spółka zamierza ustalić uzgodnioną z odbiorcą drogę przesyłania faktur oraz zapewnić stałe miejsce wysyłania faktur przez upoważnione osoby. Faktury sprzedaży wystawiane przez Spółkę zawierają elementy niezbędne, wynikające z art. 106e ustawy o VAT. Utworzenie wersji papierowej bądź elektronicznej (format pdf) wymaga od osoby wystawiającej fakturę dokonania wyboru drukarki (fizycznej - wydruk papierowy, drukarki PDF-wydruk do pliku pdf). Wydruk faktury do formatu pdf nie zmienia jej zawartości ani treści w stosunku do wersji papierowej, system fakturowy zapewnia jej autentyczność, integralność treści i czytelność. Egzemplarz faktury (kopia), wystawionej w formacie pdf, który powinien być zachowany w dokumentacji podatnika, zgodnie z art. 106g, byłby drukowany i przechowywany w formie papierowej w Spółce (archiwizacja papierowa). Odbiorca faktury otrzyma tylko elektroniczną postać faktury (plik pdf wysłany pocztą elektroniczną jako załącznik), nie będzie wysyłana do niego forma papierowa. Faktury zarchiwizowane do formy papierowej będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wnioskodawca powziął wątpliwości czy przechowywanie w postaci papierowej faktur elektronicznych, wystawionych zgodnie z art. 106g w formacie pdf i wysłanych do kontrahenta pocztą elektroniczną, w przedstawionych we wniosku okolicznościach, będzie zgodne z art. 106g, art. 112 i art. 112a ustawy o VAT.

Należy zauważyć, że ustawa o VAT, oprócz wymogów zawartych w art. 112 i 112a ustawy nie wymienia żadnych dodatkowych warunków co do przechowywania faktur, w tym formy ich przechowywania. A zatem dopuszczalna jest sytuacja, kiedy to podatnik - sprzedawca sporządza i przesyła faktury w formie niepapierowej (elektronicznej), ale są one przy tym drukowane i przechowywane w formie papierowej, a nie elektronicznej.

Uwzględniając przedstawione we wniosku okoliczności sprawy, biorąc pod uwagę przepisy ustawy o VAT, należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość wystawiania e-faktur, przesyłania ich w formie elektronicznej do nabywcy, a następnie drukowania obrazu tej faktury i przechowywania w formie papierowej faktur wystawionych w formie elektronicznej. Sposób ten, jak wymaga ustawodawca, powinien zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik zobowiązany jest do przechowywania faktur na terytorium kraju oraz zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie w papierowej formie faktur przesłanych wcześniej pocztą elektroniczną.

W konsekwencji, na pytanie Wnioskodawcy należy odpowiedzieć, że przechowywanie w postaci papierowej faktur elektronicznych, wystawionych zgodnie art. 106g w formacie pdf i wysłanych do kontrahenta pocztą elektroniczną, w przedstawionych we wniosku okolicznościach, będzie zgodne z art. 106g, art. 112 i art. 112a ustawy o VAT.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku oraz stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ponadto tut. Organ informuje, że zgodnie z art. 14na pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, przepisów art. 14k-14n dotyczących ochrony prawnej wynikającej z zastosowania się Wnioskodawcy do otrzymanej interpretacji nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe przedstawione we wniosku stanowią element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. czynności dokonanych w ramach transakcji, które pomimo spełnienia warunków formalnych ustanowionych w przepisach ustawy, miały zasadniczo na celu osiągnięcie korzyści podatkowych, których przyznanie byłoby sprzeczne z celem, któremu służą te przepisy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U z 2016 r. poz. 718).

Skargę do WSA wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcie naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ustawy).

Skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym, a ponadto zawierać: wskazanie zaskarżonej decyzji, postanowienia innego aktu lub czynności, oznaczenie organu, którego działania, bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania skarga dotyczy, określenie naruszenia prawa lub interesu prawnego, w przypadkach, o których mowa w art. 52 § 3 i 4, dowód, że skarżący wezwał właściwy organ do usunięcia naruszenia prawa (art. 57 § 1 pkt 1 - 4 ww. ustawy).

Skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Administracji Skarbowej w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.