Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/4512-73/15-4/RR
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2015-04-28
Teza: Możliwość stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z takich faktur.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-odliczenie podatku; podatek-podatek naliczony
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Strony  przedstawione we wniosku z dnia 28 stycznia 2015 r. (data wpływu 30 stycznia 2015 r.), uzupełnionym pismem z dnia 14 kwietnia 2015 r. (data wpływu 16 kwietnia 2015 r.) w odpowiedzi na wezwanie tutejszego Organu z dnia 1 kwietnia 2015 r. nr IPPP2/4512-73/15-2/RR o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z takich faktur – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 30 stycznia 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z takich faktur. Złożony wniosek został uzupełniony został uzupełniony pismem z dnia 14 kwietnia 2015 r. (data wpływu 16 kwietnia 2015 r.) w odpowiedzi na wezwanie tutejszego Organu z dnia 1 kwietnia 2015 r. nr IPPP2/4512-73/15-2/RR (skutecznie doręczonym w dniu 7 kwietnia 2015 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest podmiotem należącym do międzynarodowej grupy kapitałowej (dalej: „Grupa”) działającej w branży farmaceutycznej (działalność Grupy obejmuje m.in. badania dotyczące leków oraz innych produktów leczniczych, produkcję oraz rejestrację leków jak również dystrybucję leków oraz produktów leczniczych).

Działalność Wnioskodawcy będzie skoncentrowana na świadczeniu usług marketingowych dotyczących produktów leczniczych tzw. markowych leków odtwórczych (ang. established pharmaceiilicals) sprzedawanych w Polsce przez inne podmioty z Grupy.

W ramach prowadzonej działalności Spółka będzie nabywała towary oraz usługi od dostawców mających siedzibę na terytorium Polski oraz dostawców mających siedzibę na terytorium krajów Unii Europejskiej oraz innych krajów. Z uwagi na skalę działalności, Spółka będzie otrzymywać dużą ilość faktur w formie papierowej dokumentujących nabycie towarów lub usług. Zaś w odniesieniu do części transakcji zakupowych Spółka będzie otrzymywała faktury elektroniczne. Nabywane towary i usługi będą wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

W celu uproszczenia systemu przechowywania faktur (faktur korygujących, duplikatów faktur) oraz rachunków otrzymywanych w formie papierowej, Spółka zamierza przechowywać je wyłącznie w wersji elektronicznej.

Procedurę przechowywania faktur oraz paragonów można podzielić na dwa procesy dotyczące (i) wydatków pracowniczych oraz (ii) innych zakupów.

1.  W ramach pierwszego procesu pracownicy będą zobowiązani do zeskanowania dokumentów zakupowych (faktur oraz paragonów), a następnie będą wprowadzać je do elektronicznego systemu obiegu dokumentów tworząc raport wydatków pracowniczych. Raport wydatków pracowniczych będzie zawierał sporządzony przez pracownika opis, czego dany zakup dotyczy. Zeskanowane dokumenty będą zapisywane w formacie PDF lub innym, np. jpg, tif. Oryginały powyższych dokumentów zakupowych po ich zeskanowaniu nie będą przechowywane przez Spółkę.
2.  W ramach procesu dokumentowania innych zakupów niż wyżej wymienione, Spółka - po otrzymaniu faktur w wersji papierowej - będzie oznaczać każdą fakturę datą wpływu oraz specjalnym, unikalnym kodem kreskowym. Następnie faktura będzie skanowana i zachowywana w systemie obiegu dokumentów w wersji elektronicznej również w formacie PDF lub innym, np. jpg, tif. Oryginały powyższych dokumentów zakupowych po ich zeskanowaniu będą przechowywane zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej. Jednakże Spółka nie wyklucza też sytuacji, że oryginały powyżej opisanych faktur po ich zeskanowaniu nie będą przechowywane przez Spółkę.

Zeskanowane dokumenty będą podlegały w obu procesach kontroli formalnej oraz merytorycznej przez odpowiednich pracowników Spółki, a następnie będą podstawą do dokonywania zapisów w systemie księgowym Spółki oraz zatwierdzenia płatności.

Jednocześnie Wnioskodawca w piśmie z dnia 14 kwietnia 2015 r., stanowiącym uzupełnienie do złożonego wniosku oświadczył, że przedstawiona w opisie zdarzenia przyszłego procedura przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej będzie zapewniać:

1.  przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe,
2.  łatwe odszukanie,
3.  autentyczność pochodzenia,
4.  integralność treści i
5.  czytelność - od momentu otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
6.  Wnioskodawca zapewni bezzwłoczny dostęp do tych faktur na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Pracownicy odpowiedzialni za archiwizację faktur VAT w formie elektronicznej są poinstruowani jak działa elektroniczny system obiegu dokumentów, w którym będą zapisywane zeskanowane faktury VAT. System do archiwizacji dokumentów posiada właściwości umożliwiające przechowywanie dokumentów w sposób bezpieczny i trwały oraz pozwalający na to, aby procedura przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej spełniała wymagania przepisane prawem.

Faktury VAT przechowywane w formie elektronicznej będą posegregowane. Bowiem podczas skanowania fakturze VAT nadawany będzie indywidualny numer edok uwzględniający rok, za który faktura została wystawiona. Indywidualne numery przypisane poszczególnym fakturom VAT przechowywanym w formie elektronicznej będą zapisywane w rejestrze VAT. Księgowanie dokumentów będzie odbywać się na bieżąco.

Obraz dokumentu źródłowego (papierowa faktura VAT) zarchiwizowanego w systemie elektronicznym może być w łatwy sposób odnaleziony za pomocą numeru konkretnej faktury, a także za pomocą indywidualnego numeru, który jest przypisywany fakturom podczas ich skanowania. Dane te umożliwiają przyporządkowanie każdego dokument do właściwego okresu rozliczeniowego. Ponadto, funkcjonalność systemu obiegu dokumentów pozwala na łatwe połączenie faktury ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą lub usługą. Do systemu wprowadzane są bowiem szczegółowe dane dotyczące danej faktury, kontrahenta, a także inne ewentualne dokumenty źródłowe w sprawie takie jak, np. umowa czy zamówienie.

W elektronicznym archiwum będą znajdowały się tylko czytelne dokumenty. Zeskanowany dokument będzie zapisywany w formacie PDF lub innym, np. jpg, tif. W konsekwencji papierowa faktura VAT zapisana w elektronicznym systemie obiegu dokumentów nie będzie mogła być w żaden sposób modyfikowana, a jej elektroniczny obraz nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do faktury otrzymanej w formie papierowej, przez co będzie zapewniona integralność i autentyczność tych dokumentów.

Dostęp do faktur VAT przechowywanych w formie elektronicznej będzie zapewniony w każdym czasie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W przypadku zaistnienia potrzeby wyciągnięcia dokumentów faktur VAT przechowywanych w formie elektronicznej za konkretny okres rozliczeniowy, możliwe są dwa rozwiązania: (i) udostępnienie osobie przeprowadzającej kontrolę ograniczonego dostępu do elektronicznego systemu przechowywania dokumentów Wnioskodawcy w celu wyszukania dokumentów według przypisanych im indywidualnych numerów (edok) lub (ii) pobór z elektronicznego systemu i wydruk faktur VAT przez pracownika Wnioskodawcy.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy przedstawiona przez Spółkę procedura przechowywania faktur VAT polegająca na prowadzeniu archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej i niszczeniu dokumentów w wersji papierowej po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej spełnia warunki przewidziane w przepisach ustawy o VAT w zakresie dotyczącym przechowywania faktur?
2.  Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego w momencie otrzymania faktur VAT w formie papierowej, które będą niszczone po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznej bazy danych?

Zdaniem Wnioskodawcy,

Ad. 1

Przedstawiona przez Spółkę procedura przechowywania faktur VAT polegająca na prowadzeniu archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej i niszczeniu dokumentów w wersji papierowej po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej spełnia warunki przewidziane w przepisach ustawy o VAT w zakresie dotyczącym przechowywania faktur.

Uzasadnienie w zakresie pytania nr 1

Opisana w niniejszym wniosku procedura przechowywania faktur VAT spełnia wszelkie wymogi przewidziane w przepisach prawa podatkowego w zakresie dotyczącym przechowywania faktur.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT (w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2014 r.): „podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

W stanie prawnym obowiązującym od dnia 1 stycznia 2015 r. powyższy przepis stosuje się z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3 ustawy o VAT, które nie będą miały jednak zastosowania w stosunku do Spółki.

Zgodnie natomiast z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury:

*   w podziale na okresy rozliczeniowe,

*   w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz

*   w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy zostali zobowiązani również do zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Regulacje prawa unijnego również nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347, str. 1 ze zm., dalej: „Dyrektywa”), każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

Zgodnie z art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Polski ustawodawca nie skorzystał jednakże z tej opcji. Oznacza to, że faktury mogą być przechowywane przez polskich podatników w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od jej oryginalnej postaci, pod warunkiem spełnienia wymogów wskazanych w art. 112a ustawy o VAT m.in. w zakresie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa art. 106m ustawy o VAT.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT). Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

Przez pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami.

W przedmiotowej sprawie wymogi związane z zapewnieniem autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury zostaną zachowane w związku z wprowadzeniem opisanego systemu archiwizacji dokumentów.

Przede wszystkim, papierowa faktura VAT zapisana w elektronicznej bazie danych nie będzie mogła być w żaden sposób modyfikowana, a jej elektroniczny obraz nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do faktury otrzymanej w formie papierowej.

Ponadto, obraz dokumentu źródłowego zarchiwizowanego w systemie może być w łatwy sposób odnaleziony za pomocą numeru konkretnej faktury a także za pomocą indywidualnego numeru, który jest przypisywany fakturom podczas ich skanowania. Dane te umożliwiają przyporządkowanie każdego dokumentu do właściwego okresu rozliczeniowego. Dostęp do dokumentu źródłowego oraz możliwość jego wydruku będzie zatem zapewniony w każdym czasie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W elektronicznym archiwum będą znajdowały się jedynie czytelne dokumenty. Funkcjonalność systemu obiegu dokumentów pozwala na łatwe połączenie faktury ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą lub usługą. Do systemu wprowadzane są szczegółowe dane dotyczące danej faktury, kontrahenta, a także inne ewentualne dokumenty źródłowe w sprawie takie jak np. zamówienie czy umowa. Ponadto, każda faktura będzie poddana kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników Spółki odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe. Tylko faktura, która pozytywnie przejdzie proces weryfikacji będzie podstawą zapisów w systemie księgowym Spółki stanowiących podstawę do rozliczeń podatkowych.

System do archiwizacji dokumentów posiada właściwości umożliwiające przechowywanie dokumentów w sposób bezpieczny i trwały.

Powyższe przesądza, że sposób archiwizacji dokumentów opisany przez Spółkę spełni wymogi określone w art. 106m i art. 112a ustawy o VAT, bowiem Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Nie wyklucza to jednak możliwości przechowywania określonego rodzaju faktur wyłącznie w formie papierowej.

Elektroniczne wersje faktur zawierają dokładnie taką samą zawartość jak wersja papierowa - po zeskanowaniu faktury nie ma możliwości dokonywania modyfikacji jej treści. Przechowanie dokumentów w wersji elektronicznej obejmie okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego.

W przypadku potencjalnej kontroli podatkowej Spółka będzie w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej. Zeskanowane dokumenty będą w pełni czytelne, łatwe do odszukania i przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe (tj. w sposób zapewniający ich segregację na okresy rozliczeniowe). Systemy informatyczne używane przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruków.

W związku z implementacją opisanej wyżej procedury Spółka zamierza, po zeskanowaniu dokumentów i wprowadzeniu ich do elektronicznego archiwum, niszczyć papierowe wersje otrzymanych dokumentów.

Jednocześnie, może zdarzyć się, że określona kategoria faktur nadal będzie przechowywana przez Spółkę w wersji papierowej.

Stanowisko Spółki dotyczące możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymywanych w formie papierowej znajduje potwierdzenie w praktyce organów podatkowych.

Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 2 kwietnia 2013 r., nr ITPP3/443-16a/13/MD, stwierdził, że „w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania faktur, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków, Spółka będzie uprawniona do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w postaci skanów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej. Ponadto - jak słusznie zauważyła Spółka - brak jest materialnoprawnych przeszkód, aby część faktur, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków była archiwizowana w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (tzw. system mieszany)”.

Również Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 20 listopada 2013 r., nr ILPP4/443-397/13-2/EWW podkreślił, że „z obecnie obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur wynika, że co do zasady nie ma przeszkód aby faktury wystawione w formie papierowej przechowywać w formie elektronicznej”.

Podobne stanowisko zostało zaprezentowane również w:

*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 23 czerwca 2014 r. (nr IPPP1/443-56/14-2/MPe),

*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 15 maja 2014 r. (nr IPPP1/443-458/14-2/AS),

*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 4 lutego 2014 r. (nr IBPP2/443-1036/13/ICz),

*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 29 stycznia 2013 r.(nr ILPP4/443-504/12-2/EWW),

*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 2 września 2014 r. (nr IPPP2/443-598/14-2/MT/MM).

Powyższe interpretacje zostały wydane w stanie prawnym obowiązującym odpowiednio do 31 grudnia 2013 r. oraz do 31 grudnia 2014 r., jednakże zasady wynikające z przepisów w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2015 r. są analogiczne.

Reasumując, przedstawiona przez Spółkę procedura przechowywania faktur VAT polegająca na prowadzeniu archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej i niszczeniu dokumentów w wersji papierowej po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej spełnia warunki przewidziane w przepisach ustawy o VAT w zakresie dotyczącym przechowywania faktur.

Ad. 2

Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego w momencie otrzymania faktur VAT w formie papierowej, które będą niszczone po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznej bazy danych.

Uzasadnienie w zakresie pytania nr 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Według art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikająca z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przed podatnika towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy. Jednakże, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przy spełnieniu tych warunków, podstawą do odliczenia podatku naliczonego są faktury.

W ocenie Spółki na przysługujące jej prawo do odliczenia podatku VAT nie będzie miał wpływu fakt, że faktura zakupowa będzie przechowywana wyłącznie w formie elektronicznej przy zastosowaniu opisanej w niniejszym wniosku procedury. Jak zostało wykazane wyżej, przepisy dopuszczają możliwość przechowywania przez podatników faktur w formie elektronicznej, których papierowa wersja po zeskanowaniu jest niszczona.

Skoro tak, to faktura VAT zakupu przechowywana w formie obrazu elektronicznego, ale otrzymana w formie papierowej, będzie stanowić podstawę odliczenia podatku naliczonego.

Stanowisko Spółki w tym zakresie znajduje potwierdzenie również w orzecznictwie organów podatkowych.

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 20 listopada 2013 r. (nr ILPP4/443-397/13-2/EWW) podkreślił, że „przechowywany w formie obrazu elektronicznego zapis otrzymanej w formie papierowej faktury VAT zakupu będzie stanowić podstawę odliczenia podatku naliczonego, a w przypadku kontroli podatkowej będzie dowodem potwierdzającym prawo do odliczenia VAT. Reasumując, jeżeli Zainteresowany spełnia warunki zawarte w art. 86 ust. 1 ustawy to będzie przysługiwało mu prawo do odliczenia podatku naliczonego w momencie otrzymania faktur VAT w wersji papierowej, mimo że zgodnie z wdrożoną procedurą faktury te przechowywane będą w wersji elektronicznej”.

Ten sam organ (Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu) w interpretacji indywidualnej z dnia 29 stycznia 2013 r. (nr ILPP4/443-504/12-2/EWW) podkreślił, że ustawodawca nie różnicuje zastosowania prawa do odliczenia w zależności od tego, czy faktury są przechowywane w formie papierowej czy elektronicznej.

Powyższe stanowisko potwierdził również w:

*   interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 23 czerwca 2014 r. (nr IPPP1/443-56/14-2/MPe),

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 15 maja 2014 r. (nr IPPP1/443-458/14-2/AS),

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 20 maja 2014 r. (nr IPPP3/443-290/14-2/MKw),

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 8 października 2013 r. (nr ILPP4/443-337/13-2/EWW),

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 18 grudnia 2012 r. (nr IPPP2/443-1148/12-3/DG).

Reasumując, stwierdzić należy, iż Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego w momencie otrzymania faktur VAT w formie papierowej, które będą niszczone po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznej bazy danych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ww. ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojecie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionej treści wniosku wynika, że Wnioskodawca działający w branży farmaceutycznej z uwagi na skalę działalności, będzie otrzymywać dużą ilość faktur w formie papierowej dokumentujących nabycie towarów lub usług oraz do części transakcji zakupowych faktury elektroniczne. Nabywane towary i usługi będą wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. W celu uproszczenia systemu przechowywania faktur (faktur korygujących, duplikatów faktur) oraz rachunków otrzymywanych w formie papierowej, Spółka zamierza przechowywać je wyłącznie w wersji elektronicznej. Procedurę przechowywania faktur oraz paragonów można podzielić na dwa procesy dotyczące (i) wydatków pracowniczych oraz (ii) innych zakupów. W ramach pierwszego procesu pracownicy będą zobowiązani do zeskanowania dokumentów zakupowych (faktur oraz paragonów), a następnie będą wprowadzać je do elektronicznego systemu obiegu dokumentów tworząc raport wydatków pracowniczych. Raport wydatków pracowniczych będzie zawierał sporządzony przez pracownika opis, czego dany zakup dotyczy.

Zeskanowane dokumenty będą zapisywane w formacie PDF lub innym, np. jpg, tif. Oryginały powyższych dokumentów zakupowych po ich zeskanowaniu nie będą przechowywane przez Spółkę. W ramach procesu dokumentowania innych zakupów niż wyżej wymienione, Spółka - po otrzymaniu faktur w wersji papierowej - będzie oznaczać każdą fakturę datą wpływu oraz specjalnym, unikalnym kodem kreskowym. Następnie faktura będzie skanowana i zachowywana w systemie obiegu dokumentów w wersji elektronicznej również w formacie PDF lub innym, np. jpg, tif. Oryginały powyższych dokumentów zakupowych po ich zeskanowaniu będą przechowywane zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej. Jednakże Spółka nie wyklucza też sytuacji, że oryginały powyżej opisanych faktur po ich zeskanowaniu nie będą przechowywane przez Spółkę.

Zeskanowane dokumenty będą podlegały w obu procesach kontroli formalnej oraz merytorycznej przez odpowiednich pracowników Spółki, a następnie będą podstawą do dokonywania zapisów w systemie księgowym Spółki oraz zatwierdzenia płatności.

Przedstawiona w opisie zdarzenia przyszłego procedura przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej będzie zapewniać: przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność - od momentu otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca zapewni również bezzwłoczny dostęp do tych faktur na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wobec prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej i elektronicznej należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Ponadto w art. 112 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług został przewidziany dodatkowy warunek dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju. Dotyczy on umożliwienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych dostępu on-line do tych faktur.

W niniejszych okolicznościach wskazano, że przedstawiona procedura przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej będzie zapewniać: przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność - od momentu otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca zapewni również bezzwłoczny dostęp do tych faktur na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury VAT przechowywane w formie elektronicznej będą posegregowane. Podczas skanowania fakturze VAT nadawany będzie indywidualny numer edok uwzględniający rok, za który faktura została wystawiona. Dane te umożliwiają przyporządkowanie każdego dokument do właściwego okresu rozliczeniowego. W elektronicznym archiwum będą znajdowały się tylko czytelne dokumenty. Zeskanowany dokument będzie zapisywany w formacie PDF lub innym, np. jpg, tif. W konsekwencji papierowa faktura VAT zapisana w elektronicznym systemie obiegu dokumentów nie będzie mogła być w żaden sposób modyfikowana, a jej elektroniczny obraz nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do faktury otrzymanej w formie papierowej, przez co będzie zapewniona integralność i autentyczność tych dokumentów. Dostęp do faktur VAT przechowywanych w formie elektronicznej będzie zapewniony w każdym czasie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Tak więc, ze względu na wskazane okoliczności w świetle przywołanych przepisów należy stwierdzić, że przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej jak również w formie elektronicznej w formie elektronicznej archiwizacji faktur – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur zakupowych na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji i umożliwia niszczenie dokumentów otrzymanych w wersji papierowej, niezależnie od formy, w jakiej Spółka otrzymała bądź będzie otrzymywać faktury zakupowe (tj. jako faktury papierowe lub jako faktury elektroniczne).

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych należało uznać za prawidłowe.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy.

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/ elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności należy uznać, że faktury zakupowe przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur zakupowych, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania ( art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.