Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPTPP4/4512-10/15-4/JM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2015-04-13
Teza: Ewidencja przebiegu pojazdu.
Słowa kluczowe: ewidencja-ewidencja przebiegu pojazdu; samochód
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 2 stycznia 2015 r. (data wpływu 5 stycznia 2015 r.), uzupełnionym pismem z dnia 30 marca 2015 r. (data wpływu 1 kwietnia 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

*   terminu podpisania ewidencji przebiegu pojazdu – **jest prawidłowe;**

*   możliwości dokonywania wpisów w ewidencji przebiegu pojazdu przez osobę prowadzącą ewidencję za pomocą programu A – **jest prawidłowe;**

*   sposobu dokonywania wpisów w ewidencji przebiegu pojazdu – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 5 stycznia 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie terminu podpisania ewidencji przebiegu pojazdu, możliwości dokonywania wpisów w ewidencji przebiegu pojazdu przez osobę prowadzącą ewidencję za pomocą programu A oraz sposobu dokonywania wpisów w ewidencji przebiegu pojazdu.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z dnia 30 marca 2015 r. (data wpływu 1 kwietnia 2015 r.) w zakresie doprecyzowania opisu stanu faktycznego oraz przedstawienia stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny (ostatecznie przedstawiony w uzupełnieniu wniosku).

Zakład sp. z o.o. prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu w formie elektronicznej za pomocą programu A od 01-05-2014 r. dla pojazdów, dla których złożyła informację na formularzu VAT-26. Do prowadzenia tej ewidencji Dyrektor Zarządu wyznaczył osobę odpowiedzialną za prowadzenie tej ewidencji wg regulaminu zatwierdzonego przez zarząd Spółki. Odpowiedzialność za prowadzenie tej ewidencji została wpisana do zakresu obowiązków. Nadzór nad prawidłowym sporządzeniem ewidencji sprawuje kierownik działu realizacji. Ewidencja jest prowadzona w formie elektronicznej za pomocą programu A autorstwa firmy. Ewidencję prowadzi osoba wyznaczona przez Dyrektora Zarządu i ona wpisuje cel wyjazdu na podstawie karty drogowej, która zawiera również takie pozycje jak: skąd-dokąd, stan licznika przy wyjeździe, godzina przyjazdu, godzina przyjazdu stan licznika przy powrocie, przebieg kilometrów. Nazwisko i imię osoby kierującej pojazdem (danym pojazdem może w danym dniu kierować nawet kilka osób a w miesiącu maksymalnie 29 osób) wpisywana jest automatycznie, ponieważ każda osoba kierująca pojazdem ma odpowiedni chip. Ewidencja jest podpisywana przez Dyrektora Zarządu lub prokurenta Spółki w razie nieobecności Dyrektora Zarządu w następny dzień po zakończeniu miesiąca a w przypadku dnia wolnego od pracy w najbliższy dzień roboczy w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, ponieważ wyjazdy służbowe trwają do godziny 24 00, ponieważ Spółka ze względu na specyfikę działalności pracuje 24h na dobę.

Spółka założyła do ewidencji przebiegu legendę do każdego miesiąca, gdzie dokładnie jest opisany cel wyjazdu, co rozumie się np. pod hasłem wpisane hasłowo w ewidencji przebiegu pojazdu np. zaopatrzenie. Legenda zawiera również szczegółowe adresy celów wyjazdu.

Użyte w pytaniu nr 1 określenie „pracodawca” oraz w pytaniu określenie „podatnik” oznacza Wnioskodawcę.

Informacje, o których mowa w art. 86a ust. 7 ustawy z dnia 11 marca 2004 r o podatku od towarów i usług są bezpośrednio wskazane w ewidencji przebiegu pojazdu:

*   numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

*   dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

*   stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;

*   wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

*   kolejny numer wpisu,

*   datę i cel wyjazdu,

*   opis trasy (skąd - dokąd),

*   liczbę przejechanych kilometrów,

*   imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem

*   potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

*   liczbę przejechanych kilometrów na koniec okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

W karcie drogowej wpisów dokonuje każdorazowo aktualny kierowca (osoba kierująca pojazdem) po wykonaniu danego kursu w wierszu dotyczącym danego kursu.

Wpisu do karty drogowej dokonuje aktualnie kierująca pojazdem osoba dla danego kursu. Następna osoba kierująca pojazdem dokonuje kolejnego wpisu w kolejnym wierszu właściwym dla swojego kursu.

Karta drogowa zawiera kolejno poniższe dane:

*   Nr kolejny wpisu

*   Nazwisko kierującego (jadącego)

*   Opis trasy (skąd-dokąd)

*   Godzinę wyjazdu

*   Stan licznika przy wyjeździe

*   Godzinę przyjazdu

*   Stan licznika przy powrocie

*   Przebieg kursu w km (liczba przejechanych kilometrów)

*   Podpis jadącego (kierującego pojazdem)

*   Dodatkowo na pierwszej stronie karty drogowej znajduje się data dla danej karty drogowej, nr rejestracyjny pojazdu, nazwa pojazdu rodzaj paliwa, pojemność pojazdu, nazwisko głównego kierowcy, dane do rozliczenia karty drogowej (stan paliwa przy wydaniu karty i przy zdaniu karty drogowej, stan licznika pojazdu przy wyjeździe i przy zdaniu karty drogowej, przebieg pojazdu i zużycie paliwa).

Dla zobrazowania powyższego opisu załączono przykładową kratę drogową.

Karta drogowa stanowi załącznik do ewidencji przebiegu pojazdu.

Legenda stanowiąca załącznik do ewidencji przebiegu pojazdu. W legendzie opisany szczegółowo cel wyjazdu z podaniem szczegółowego opisu danych dotyczących przebiegu pojazdu, które w ewidencji przebiegu pojazdu zostały podane w sposób skrótowy. Do tych danych w legendzie zaliczają się trzy grupy informacji, dla najczęściej występujących celów wyjazdów służbowych. Pierwsza grupa dotyczy tzw. „Legendy obiektów” i obejmuje cel wyjazdu w rozbiciu na węzły cieplne, kotłownie, sieci cieplne i obiekty handlowe czy instytucje. Druga grupa dotyczy tzw. „Legendy opisów” i obejmuje zgrupowanie celów wyjazdów pod względem najczęściej występujących przyczyn wyjazdów pojazdów służbowych. Do tej grupy zalicza się m. in. wyjazdy dotyczące administracji, eksploatacji, awarii urządzeń, kontroli obiektów i ludzi, spraw serwisowych i szkoleniowych, tankowania pojazdu i spraw związanych z zaopatrzeniem. Trzecia grupa danych dotyczy szczegółowego wykazu wszystkich celów wyjazdów dla danego pojazdu w miesiącu z podaniem szczegółowych danych m. in. liczba porządkowa, oznaczenie obiektu eksploatowanego przez Spółkę, adres obiektu, lokalizacja obiektu – celu wyjazdu (miasto lub inne miasto), oraz uwagi precyzujące przeznaczenie danego obiektu.

Dla zobrazowania powyższego opisu załączono przykładowe rozliczenie ewidencji danego pojazdu oraz legendę dla tego pojazdu dla tego rozliczenia.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Kiedy powinna być podpisana przez pracodawcę ewidencja przebiegu pojazdu czy koniecznie w następującym dniu po zakończeniu miesiąca jako okresu rozliczeniowego dla Spółki?
2.  Czy wpisu w ewidencji przebiegu pojazdu obejmujący:
    1.  kolejny numer wpisu,
    2.  datę i cel wyjazdu,
    3.  opis trasy (skąd - dokąd),
    4.  liczbę przejechanych kilometrów,
    5.  imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem

\- potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem, może dokonać osoba prowadząca ewidencję przebiegu pojazdu za pomocą programu A?

1.  Czy ewidencja przebiegu pojazdu w rubryce cel wyjazdu może to być prowadzone w takiej formie legendy do celu wyjazdu gdzie cel wyjazdu wpisany jest w ewidencji skrótowo np. zaopatrzenie a szczegółowo w legendzie oznaczeń?

Zdaniem Wnioskodawcy (ostatecznie przedstawionym w uzupełnieniu wniosku).

Ad. 1.

Art. 86a ust. 7 pkt 4 VATU zawiera następujący zapis, odnoszący się do poszczególnych wpisów (tras): „(\`(...)\`) potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem”.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna być podpisywana na koniec każdego okresu rozliczeniowego, ewentualnie potwierdzona w inny sposób (np. elektronicznie). Chodzi przy tym o okres rozliczeniowy właściwy z tytułu rozliczeń dla celów podatku VAT, tj. w zależności od tego, jak rozlicza się podatnik, będzie to miesiąc lub kwartał. Ustawa o VAT nie precyzuje, co należy rozumieć przez „okres rozliczeniowy” na potrzeby ww. regulacji. Ministerstwo Finansów w broszurze pt. „Nowe zasady odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi” wyjaśniło jednak, że chodzi tu o okres rozliczeniowy właściwy dla podatnika z tytułu rozliczeń dla celów podatku VAT, czyli w zależności od tego jak rozlicza się podatnik-miesiąc lub kwartał. W przypadku Spółki będzie to każdy miesiąc. Ewidencja musi być sporządzoną do końca okresu rozliczeniowego a kiedy musi być podpisana przepisy tego ściśle nie precyzują dlatego powstaje problem z odpowiedzią na pytanie. Zdaniem Spółki ewidencja przebiegu pojazdu powinna być przez Dyrektora Zarządu w następny dzień po zakończeniu miesiąca a w przypadku dnia wolnego od pracy we najbliższy dzień roboczy w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem.

Ad. 2.

Nie ma więc przeszkód, aby ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona dla celów VAT była prowadzona w formie elektronicznej, a jej poszczególne wpisy - by były potwierdzane również w formie elektronicznej, przy czym potwierdzenie to byłoby przekazywane na koniec każdego miesiąca (niekoniecznie codziennie).

Innymi słowy, czym innym jest wpis (który może mieć formę elektroniczną) od podpisu, który rzeczywiście kojarzony jest głównie z podpisem własnoręcznym (chociaż od kilku lat także może mieć formę elektroniczną). Ministerstwo Finansów w broszurze pt. „Nowe zasady odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi” (dostępnej na stronie internetowej www.finanse.mf.gov.pl) wyjaśniło jednak, że chodzi tu o okres rozliczeniowy właściwy dla podatnika z tytułu rozliczeń dla celów podatku VAT, czyli w zależności od tego jak rozlicza się podatnik – miesiąc lub kwartał.

Ponadto, zgodnie z informacjami zawartymi w ww. broszurze ewidencja przebiegu pojazdu może być prowadzona również w formie elektronicznej. W takim przypadku – zdaniem Ministerstwa Finansów: „(\`(...)\`) dokonywanie w niej wpisów oraz potwierdzenie autentyczności tych wpisów – jeśli wpisów dokonuje kierujący pojazdem niebędący podatnikiem – może być dokonywane w formie elektronicznej. (\`(...)\`)”.

Jeśli zatem podatnik dla celów VAT prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu w formie elektronicznej, potwierdzenia autentyczności tych wpisów może również dokonywać w takiej formie na koniec każdego okresu rozliczeniowego tj. z końcem każdego miesiąca lub kwartału (jeśli podatnik rozlicza się kwartalnie). Przykładowo, jak czytamy w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 3.9.2014 (ITPP2/443-671/14/KT)”.

„(\`(...)\`) Ewidencja przebiegu pojazdu może być prowadzona również w formie elektronicznej. W takim przypadku dokonywanie w niej wpisów oraz potwierdzenie autentyczności tych wpisów – jeśli wpisów dokonuje kierujący pojazdem niebędący podatnikiem – może być dokonywane w formie elektronicznej.

Nawiasem mówiąc, jak niekiedy się zauważa, art. 86a VATU nie wyklucza także takich form prowadzenia ewidencji przebiegu, które opierałyby się na systemie GPS (wykorzystanym od dawna przez wiele przedsiębiorstw, monitorujących wykorzystanie pojazdów przez swoich pracowników).

Pozwoliłoby to na pewne odciążenie pracowników od zadań o charakterze administracyjnym, związanych z prowadzeniem ww. ewidencji.

Wpisu może więc dokonać osoba prowadząca ewidencję przebiegu pojazdu.

Ad. 3.

W pozycji dotyczącej „celu wyjazdu” powinny się znaleźć szczegółowe informacje odnoszące się do poszczególnych punktów (miejsc) zaopatrzenia (określenie „celu wyjazdu” tylko jako „zaopatrzenie” jest zdaniem redakcji niewystarczające). Nie jest jednak błędem, aby bardziej szczegółowe informacje dotyczące „celu wyjazdu” były zawarte w załączonym przez podatnika opisie (legendzie), o którym mowa w pytaniu.

Zdaniem spółki w rubryce „cel wyjazdu” wystarczy umieścić krótki opis – nie ma potrzeby wyszczególniania, przykładowo, towarów zakupionych w sklepie (np.: papier do drukarki, kawa dla gości itp.)

W przypadku ewentualnego postępowania podatkowego (kontroli itp.), istniałaby możliwość potwierdzenia celu wyjazdu, na przykład poprzez przedłożenie faktur zakupu (z datami i adresami zgodnymi z tymi, które znajdują się w ewidencji przebiegu).

Legenda, objaśniająca pełne znaczenie (z konieczności) krótkich wpisów „cel wyjazdu”, jest zgodna z funkcją, która ma pełnić ewidencja przebiegu pojazdów. Wpisy, w połączeniu z legendą, powinny potwierdzać, że samochód był wykorzystywany wyłącznie na cele, odnoszące się do działalności gospodarczej (przedsiębiorstwa), nie na cele prywatne pracowników, członków zarządu lub innych osób.

Taki sposób opisu nie powinien być kwestionowany zdaniem Spółki w przypadku ewentualnego postępowania kontrolnego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego w zakresie:

*   terminu podpisania ewidencji przebiegu pojazdu – **jest prawidłowe;**

*   możliwości dokonywania wpisów w ewidencji przebiegu pojazdu przez osobę prowadzącą ewidencję za pomocą programu A –**jest prawidłowe;**

*   sposobu dokonywania wpisów w ewidencji przebiegu pojazdu – **jest prawidłowe.**

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Działalność gospodarcza – ust. 2 powołanego artykułu – obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy, w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika.

Stosownie do treści art. 86a ust. 2 ustawy, do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, o których mowa w ust. 1, zalicza się wydatki dotyczące:

1.  nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;
2.  używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3;
3.  nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

Na podstawie art. 2 pkt 34 ustawy przez pojazdy samochodowe należy rozumieć pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.

W myśl art. 86a ust. 3 ustawy, przepis ust. 1 nie ma zastosowania:

1.  w przypadku gdy pojazdy samochodowe są:
    1.  wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub
    2.  konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie;
2.  do towarów montowanych w pojazdach samochodowych i do związanych z tymi towarami usług montażu, naprawy i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

Zgodnie z art. 86a ust. 4 ustawy, pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

1.  sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
2.  konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Na podstawie art. 86a ust. 5 ustawy, warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych:

1.  przeznaczonych wyłącznie do:
    1.  odprzedaży,
    2.  sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,
    3.  oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze

\- jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika;

1.  w odniesieniu do których:
    1.  kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych podatnik oblicza zgodnie z ust. 1 lub
    2.  podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.

Ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności (art. 86a ust. 6 ustawy).

W myśl art. 86a ust. 7 ustawy, ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1.  numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2.  dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3.  stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
4.  wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
    1.  kolejny numer wpisu,
    2.  datę i cel wyjazdu,
    3.  opis trasy (skąd - dokąd),
    4.  liczbę przejechanych kilometrów,
    5.  imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem

\- potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

1.  liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

W przypadku wadliwości prowadzonej ewidencji (np. niepełne zapisy, luki w poszczególnych pozycjach, sprzeczne zapisy, niezgodności w zakresie stanu licznika ze stanem rzeczywistym, itp.) nie będzie spełniona jedna z przesłanek warunkujących uznanie pojazdu za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Może to oznaczać, że podatnikowi przysługiwać będzie w takim przypadku jedynie prawo do ograniczonego odliczenia podatku VAT od wszystkich wydatków ponoszonych od początku używania tego pojazdu.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu w formie elektronicznej od 01-05-2014 r. dla pojazdów, dla których złożył informację na formularzu VAT-26. Do prowadzenia tej ewidencji Dyrektor Zarządu wyznaczył osobę odpowiedzialną za prowadzenie tej ewidencji wg regulaminu zatwierdzonego przez zarząd Spółki. Odpowiedzialność za prowadzenie tej ewidencji została wpisana do zakresu obowiązków. Ewidencja jest podpisywana przez Dyrektora Zarządu lub prokurenta Spółki w razie nieobecności Dyrektora Zarządu w następny dzień po zakończeniu miesiąca a w przypadku dnia wolnego od pracy w najbliższy dzień roboczy w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, ponieważ wyjazdy służbowe trwają do godziny 24.00. Spółka ze względu na specyfikę działalności pracuje 24h na dobę.

Prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu musi potwierdzać brak użytku prywatnego pojazdu. Ewidencja ta musi być prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu w ten sposób.

Z powołanych przepisów wynika, że podatnicy wykorzystujący pojazdy samochodowe, o których mowa w art. 2 pkt 34 ustawy wyłącznie do celów działalności gospodarczej są obowiązani m.in. prowadzić dla tych pojazdów ewidencję przebiegu pojazdu, wykluczającą ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Ww. ewidencja winna zawierać wszystkie elementy wymienione w art. 86a ust. 7 ustawy. Wśród tych elementów ustawodawca w pkt 4 cyt. artykułu wymienił wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący: kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem. Ww. wpis winien być potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem.

Przez okres rozliczeniowy należy rozumieć okres rozliczeniowy właściwy dla podatnika z tytułu rozliczeń dla celów podatku VAT czyli w zależności od tego jak rozlicza się podatnik – miesiąc lub kwartał. Potwierdzenie przez podatnika wpisu osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczącym każdego wykorzystania tego pojazdu odnosi się do konkretnego, zamkniętego już okresu rozliczeniowego. W związku z powyższym potwierdzenie przez podatnika w ewidencji przebiegu pojazdu wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym musi uwzględniać stan faktyczny z niej wynikający w momencie zamknięcia okresu rozliczeniowego. Stąd też potwierdzenie przez podatnika wpisu osoby kierującej w ewidencji przebiegu pojazdu dotyczy zdarzeń z minionego miesiąca.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz opisany przez Wnioskodawcę stan faktyczny należy stwierdzić, że podatnicy podpisują ewidencję przebiegu pojazdu za okresy rozliczeniowe, które w momencie jej podpisania są już okresami zamkniętymi. Podpisane ewidencje muszą opierać się zatem na stanie faktycznym istniejącym na dzień zamknięcia okresu rozliczeniowego, którego ewidencja dotyczy. Z uwagi na okoliczność, że Spółka ze względu na specyfikę działalności pracuje 24h na dobę, należy stwierdzić, że ewidencja przebiegu pojazdu może być podpisana przez Wnioskodawcę w dniu następnym po zakończeniu miesiąca, a w przypadku, gdy dniem następnym po zakończeniu miesiąca jest sobota lub dzień ustawowo wolny od pracy, to Wnioskodawca może podpisać ww. ewidencję w dniu następnym po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Zatem oceniając stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.

Wnioskodawca powziął również wątpliwość w zakresie możliwości dokonywania wpisów w ewidencji przebiegu pojazdu przez osobę prowadzącą ewidencję za pomocą programu A oraz w zakresie sposobu dokonywania wpisów w ewidencji przebiegu pojazdu.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu w formie elektronicznej za pomocą programu od 01-05-2014 r. dla pojazdów, dla których złożył informację na formularzu VAT-26. Do prowadzenia tej ewidencji Dyrektor Zarządu wyznaczył osobę odpowiedzialną za prowadzenie tej ewidencji wg regulaminu zatwierdzonego przez zarząd Spółki. Odpowiedzialność za prowadzenie tej ewidencji została wpisana do zakresu obowiązków. Nadzór nad prawidłowym sporządzeniem ewidencji sprawuje kierownik działu realizacji. Ewidencja jest prowadzona w formie elektronicznej za pomocą programu A. Ewidencję prowadzi osoba wyznaczona przez Dyrektora Zarządu i ona wpisuje cel wyjazdu na podstawie karty drogowej, która zawiera również takie pozycje jak: skąd-dokąd, stan licznika przy wyjeździe, godzina przyjazdu, godzina przyjazdu stan licznika przy powrocie, przebieg kilometrów. Nazwisko i imię osoby kierującej pojazdem (danym pojazdem może w danym dniu kierować nawet kilka osób a w miesiącu maksymalnie 29 osób) wpisywana jest automatycznie, ponieważ każda osoba kierująca pojazdem ma odpowiedni chip. Ewidencja jest podpisywana przez Dyrektora Zarządu lub prokurenta Spółki w razie nieobecności Dyrektora Zarządu w następny dzień po zakończeniu miesiąca a w przypadku dnia wolnego od pracy w najbliższy dzień roboczy w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, ponieważ wyjazdy służbowe trwają do godziny 24.00, ponieważ Spółka ze względu na specyfikę działalności pracuje 24h na dobę. Spółka założyła do ewidencji przebiegu legendę do każdego miesiąca, gdzie dokładnie jest opisany cel wyjazdu, co rozumie się np. pod hasłem wpisane hasłowo w ewidencji przebiegu pojazdu np. zaopatrzenie. Legenda zawiera również szczegółowe adresy celów wyjazdu.

Informacje, o których mowa w art. 86a ust. 7 ustawy z dnia 11 marca 2004 r o podatku od towarów i usług są bezpośrednio wskazane w ewidencji przebiegu pojazdu:

*   numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

*   dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

*   stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;

*   wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

*   kolejny numer wpisu,

*   datę i cel wyjazdu,

*   opis trasy (skąd - dokąd),

*   liczbę przejechanych kilometrów,

*   imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem

*   potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

*   liczbę przejechanych kilometrów na koniec okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

W karcie drogowej wpisów dokonuje każdorazowo aktualny kierowca (osoba kierująca pojazdem) po wykonaniu danego kursu w wierszu dotyczącym danego kursu.

Wpisu do karty drogowej dokonuje aktualnie kierująca pojazdem osoba dla danego kursu. Następna osoba kierująca pojazdem dokonuje kolejnego wpisu w kolejnym wierszu właściwym dla swojego kursu.

Karta drogowa zawiera kolejno poniższe dane:

*   Nr kolejny wpisu

*   Nazwisko kierującego (jadącego)

*   Opis trasy (skąd-dokąd)

*   Godzinę wyjazdu

*   Stan licznika przy wyjeździe

*   Godzinę przyjazdu

*   Stan licznika przy powrocie

*   Przebieg kursu w km (liczba przejechanych kilometrów)

*   Podpis jadącego (kierującego pojazdem)

*   Dodatkowo na pierwszej stronie karty drogowej znajduje się data dla danej karty drogowej, nr rejestracyjny pojazdu, nazwa pojazdu rodzaj paliwa, pojemność pojazdu, nazwisko głównego kierowcy, dane do rozliczenia karty drogowej (stan paliwa przy wydaniu karty i przy zdaniu karty drogowej, stan licznika pojazdu przy wyjeździe i przy zdaniu karty drogowej, przebieg pojazdu i zużycie paliwa).

Karta drogowa stanowi załącznik do ewidencji przebiegu pojazdu. Dodatkowo Wnioskodawca opracował załącznik do ewidencji przebiegu pojazdu w postaci „legendy”.

W legendzie opisany jest szczegółowo cel wyjazdu z podaniem szczegółowego opisu danych dotyczących przebiegu pojazdu, które w ewidencji przebiegu pojazdu zostały podane w sposób skrótowy. Do tych danych w legendzie zaliczają się trzy grupy informacji, dla najczęściej występujących celów wyjazdów służbowych. Pierwsza grupa dotyczy tzw. „Legendy obiektów” i obejmuje cel wyjazdu w rozbiciu na węzły cieplne, kotłownie, sieci cieplne i obiekty handlowe czy instytucje. Druga grupa dotyczy tzw. „Legendy opisów” i obejmuje zgrupowanie celów wyjazdów pod względem najczęściej występujących przyczyn wyjazdów pojazdów służbowych. Do tej grupy zalicza się m. in. wyjazdy dotyczące administracji, eksploatacji, awarii urządzeń, kontroli obiektów i ludzi, spraw serwisowych i szkoleniowych, tankowania pojazdu i spraw związanych z zaopatrzeniem. Trzecia grupa danych dotyczy szczegółowego wykazu wszystkich celów wyjazdów dla danego pojazdu w miesiącu z podaniem szczegółowych danych m. in. liczba porządkowa, oznaczenie obiektu eksploatowanego przez Spółkę, adres obiektu, lokalizacja obiektu – celu wyjazdu, oraz uwagi precyzujące przeznaczenie danego obiektu.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy, należy stwierdzić, że ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona przez pracownika za pomocą systemu zawiera wszystkie wymagane elementy określone przepisami prawa Karty drogowe wraz z legendą stanowiące załącznik do ewidencji przebiegu pojazdu zawierają wpisy dokładnie oznaczające trasę oraz zawierają inne elementy, których nie zawiera bezpośrednio ewidencja W rezultacie ewidencja zawiera elementy określone w art. 86a ust.7 ustawy.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytań nr 2 i 3 należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.