Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-3.4012.347.2025.1.EP
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-07-30
Teza: Dotyczy przechowywania dokumentów sprzedażowych, faktur
i dokumentów zrównanych z fakturami wyłącznie w formie
elektronicznej oraz kwestii zachowania prawa do odliczenia
podatku naliczonego.
Słowa kluczowe: dokumentacja
dokumenty-przechowywanie dokumentów
faktura-faktura elektroniczna
faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur
elektronicznych
odliczenia
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-
art. 2-pkt 31
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-
art. 2-pkt 32
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106b-ust. 1-pkt 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106e
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106e-ust. 5-pkt 3
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106g-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106h-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m-ust. 1
1
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I. Przepisy
ogólne-Definicje
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 1. Faktury
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 1. Faktury -Autentyczność
pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 1. Faktury -Stosowanie faktur
elektronicznych
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 1. Faktury -Stosowanie faktur
ustrukturyzowanych
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m-ust. 2
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m-ust. 3
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m-ust. 4
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m-ust. 5
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 2
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 3
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 4
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112aa-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112aa-ust. 2

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

dłowe
    Szanowni Państwo,

    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek z 28 maja 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej
    podatku od towarów i usług w zakresie dopuszczalności przechowywania przez Państwa
    dokumentów sprzedażowych, faktur i dokumentów zrównanych z fakturami wyłącznie w
    formie elektronicznej oraz kwestii zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego
    VAT, wpłynął 30 maja 2025 r.
    Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego
    (X.) (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest podmiotem prowadzącym działalność
    gospodarczą w branży medycznej. Wnioskodawca jest podmiotem leczniczym wpisanym
    do Rejestru Podmiotów wykonujących działalność leczniczą. Wnioskodawca jest
    zarejestrowany jako podatnik VAT czynny.
    W ramach swojej działalności gospodarczej Spółka świadczy m.in. usługi zwolnione z
    opodatkowania VAT (co do zasady w ramach prowadzonych przez ten podmiot szpitali i
    przychodni specjalistycznych). Spółka wykonuje również wybrane czynności podlegające
    opodatkowaniu VAT (np. wydawanie wybranych zaświadczeń medycznych, itp.). Spółka w
    celu udokumentowania powyższych transakcji wystawia na rzecz nabywców w
    szczególności faktury, faktury korygujące oraz paragony fiskalne (dalej: „Dokumenty
    sprzedażowe” lub „Dokumentacja sprzedażowa”).
    Spółka wystawia i przechowuje faktury/faktury korygujące w formie elektronicznej. W
    zależności od wyboru kontrahenta, dokumenty sprzedażowe wysyłane są elektronicznie
    (w formie dokumentu pdf) bądź w formie papierowej (w szczególności w przypadku
    wystawienia paragonów fiskalnych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności
    gospodarczej). Spółka nie przechowuje kopii faktur w wersji papierowej, pozostawiając w
    swoim systemie archiwizującym wersję elektroniczną.
    W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa również towary i usługi.
    W związku ze znaczną ilością otrzymywanych przez Spółkę dokumentów w formie
    papierowej oraz elektronicznej, w szczególności faktur dokumentujących nabycie towarów
    i usług, faktur korygujących, duplikatów faktur, załączników do faktur, paragonów z NIP
    oraz innych dokumentów zakupowych, w tym dokumentów potwierdzających nabywane
    przez pracowników Spółki w ramach obowiązków służbowych, towary i usługi, które są
    otrzymywane w formie papierowej (dalej łącznie jako: „Dokumenty zakupowe” lub
    „Dokumentacja zakupowa”), w celu usprawnienia procesu obiegu i archiwizacji
    Dokumentów zakupowych Spółka planuje ujednolicić procedury w zakresie przetwarzania
    i przechowywania tych dokumentów oraz ograniczyć archiwizację wyłącznie do
    dokumentów w formie elektronicznej.

    Poniżej Spółka prezentuje generalne procedury związane z procesem obiegu i archiwizacji
    Dokumentacji zakupowej oraz Dokumentacji Sprzedażowej, obowiązujące w grupie
    kapitałowej (...) do której należy Spółka (dalej również: Grupa).
    I. Opis obiegu dokumentacji sprzedażowej
    Jak zasygnalizowano powyżej, Spółka wystawia Dokumenty sprzedażowe w wersji
    elektronicznej. W zależności od wyboru kontrahenta, dokumenty sprzedażowe wysyłane
    są w formie dokumentu pdf bądź w formie papierowej. Spółka nie przechowuje kopii
    faktur w wersji papierowej, pozostawiając w swoim systemie archiwizującym wersję
    elektroniczną.
    II. Procedura obiegu i akceptacji dokumentacji zakupowej
    Opis postępowania dla dokumentów w obiegu elektronicznym
    Zgodnie z obowiązującą procedurą obiegu dokumentów, w przypadku otrzymania
    Dokumentu zakupowego w formie papierowej wysłanego przez kontrahenta
    bezpośrednio na adres Spółki lub Centrum Usług Wspólnych (dalej opisywane również
    jako „CUW”), dokument ten jest wstępnie procesowany przez CUW i przekazany firmie
    zewnętrznej, która rejestruje dokumenty elektronicznie i archiwizuje oryginały w wersji
    papierowej. W przypadku dokumentów wysłanych bezpośrednio do Spółki, Spółka
    przekazuje te dokumenty do CUW, skąd są odbierane przez firmę zewnętrzną.
    Po zarejestrowaniu danego dokumentu przez firmę zewnętrzną w systemie
    archiwizującym wykorzystywanym w ramach Grupy, dany dokument zakupowy w wersji
    elektronicznej (wraz z ewentualnymi załącznikami) jest procesowany przez odpowiedniego
    pracownika Spółki lub CUW pod kątem merytorycznym (tj. pracownik opisuje czego
    dotyczy zakup wraz z podaniem miejsca powstania wydatku (centrum kosztu) oraz daty
    otrzymania Dokumentu zakupowego). W kolejnym kroku dokument jest procesowany
    przez CUW, gdzie następuje jego akceptacja merytoryczna oraz formalno-rachunkowa w
    systemie archiwizującym oraz dalsze wprowadzenie Dokumentu do systemu księgowo-
    finansowego.
    W przypadku otrzymania Dokumentu zakupowego w formie elektronicznej, zapewniającej
    zachowanie czytelności, integralności oraz autentyczności (otrzymanego, przykładowo w
    formie pdf, zarówno drogą mailową na adres CUW bądź adres e-mail pracownika Spółki,
    jak i wygenerowanego przez pracownika Spółki za pomocą udostępnionego portalu
    dostawcy) dokument ten wraz z załącznikami jest przekazywany przez Centrum Usług
    Wspólnych firmie zewnętrznej w celu rejestracji w elektronicznym archiwum Grupy.
    Podobnie jak w przypadku dokumentacji papierowej archiwizowanej elektronicznie, przed
    zaksięgowaniem dokumenty zakupowe w wersji elektronicznej są poddawane analizie
    merytorycznej określonego pracownika i dalszej akceptacji merytorycznej oraz
    formalnorachunkowej przez CUW oraz wprowadzane są do systemu finansowo-
    księgowego.
    Zdarzają się również sytuacje, w których Spółka otrzymuje Dokumenty zakupowe w formie
    skanu/lub zdjęcia (tj. w formie nieedytowalnej), a następnie ten sam Dokument zakupowy
    otrzymuje od kontrahenta w formie papierowej. W takich przypadkach procedury
    przewidują analogiczne postępowanie jak dla obiegu dokumentów w formie papierowej
    tzn. otrzymany Dokument Zakupowy jest ostatecznie przekazywany firmie zewnętrznej dla

    potrzeb archiwizacji fizycznego oryginału oraz digitalizacji i umieszczeniu w systemie
    archiwizującym Grupy. Po zarchiwizowaniu dokumentu w programie, dokument jest
    procesowany przez pracownika tj. pracownik opisuje czego dotyczy zakup wraz z
    podaniem miejsca powstania wydatku (centrum kosztu) oraz daty otrzymania Dokumentu
    zakupowego). W kolejnym kroku dokument jest procesowany przez CUW, gdzie następuje
    jego akceptacja merytoryczna oraz formalno-rachunkowa w systemie archiwizującym oraz
    dalsze wprowadzenie Dokumentu do systemu księgowo-finansowego.
    Opis postępowania dla dokumentów w obiegu papierowym
    W ramach procedur wewnętrznych obowiązujących w Grupie, przewidziany jest również
    tryb postępowania dla dokumentów w obiegu papierowym.
    W ramach tego trybu co do zasady wykonywane są analogiczne czynności, jak w
    przypadku obiegu elektronicznego, przy czym dokumentacja archiwizowana jest wyłącznie
    w wersji papierowej przez podmiot zewnętrzny (tj. nie jest archiwizowana w systemie
    archiwizującym) po uprzedniej weryfikacji dokumentacji po stronie Spółki oraz księgowego
    CUW i wprowadzeniu ich do systemu finansowo-księgowego.
    III. Opis planowanych zmian procedur archiwizacji dokumentacji
    Biorąc pod uwagę obciążenia administracyjne oraz koszty związane z archiwizacją
    dokumentacji w wersji papierowej, Spółka rozważa zmianę polityki obiegu dokumentacji,
    ograniczając jej przechowywanie do wersji elektronicznej (po przeprowadzeniu cyfryzacji
    otrzymywanej w wersji papierowej).
    W ramach aktualizacji procedury obiegu dokumentów/elektronicznego przechowywania
    dokumentów Spółka planuje zrezygnować z archiwizowania dokumentów w formie
    papierowej. Spółka w związku z tym planuje utylizować dokumenty otrzymywane od
    kontrahentów w papierze po ich uprzednim skanowaniu oraz wprowadzeniu do systemu
    archiwizującego oraz systemu finansowo-księgowego przez podmiot zewnętrzny.
    Po wdrożeniu zmian w procedurach, dokumenty nadal będą dostępne w systemie
    informatycznym w formie elektronicznej do której Spółka będzie miała w każdym czasie i
    miejscu dostęp. Jednocześnie Spółka wskazuje, że w przypadku potencjalnej kontroli
    podatkowej będzie ona w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do dokumentów
    przechowywanych w formie elektronicznej, które będą jednocześnie w pełni czytelne i
    łatwe do odszukania.
    W ramach systemu informatycznego dla celów powyżej opisanej archiwizacji, Spółka jest
    zabezpieczona przed ryzykiem utraty dokumentów i informacji przechowywanych w
    formie elektronicznej, w szczególności w przypadku awarii systemu.
    System informatyczny zapewnia natychmiastowy dostęp do dowodów księgowych za dany
    okres rozliczeniowy. W przypadku ewentualnej kontroli podatkowej, celno-skarbowej bądź
    czynności sprawdzających, Spółka jest i będzie w stanie niezwłocznie przedstawić
    odpowiednie dowody organom podatkowym za wybrany okres rozliczeniowy, bazując na
    danych z systemu informatycznego w zakresie objętym procedurą.
    Opisana wyżej planowana nowa procedura obiegu dokumentów z wyłącznie elektroniczną
    archiwizacją dokumentacji realizowana będzie w sposób umożliwiający zachowanie
    autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności dokumentacji,
    w tym w szczególności faktur. Treści zamieszczone na elektronicznym obrazie nie

    odbiegają i nie będą odbiegać w żaden sposób od treści zawartych na ich papierowych
    odpowiednikach (wierna elektroniczna kopia), a sposób zabezpieczenia tak sporządzonej
    dokumentacji (nieedytowalne skany) uniemożliwia ingerencję w ich treść przez cały okres
    począwszy od momentu zeskanowania dokumentu, aż do upływu terminu przedawnienia
    zobowiązania podatkowego.
    Okres archiwizacji dokumentów zapewniany przez system informatyczny gwarantuje, że
    dowody księgowe będą każdorazowo przechowywane co najmniej do chwili upływu
    terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Spółka, pragnie podkreślić w szczególności, że:
    a) Dokumenty sprzedażowe oraz Dokumenty zakupowe w formie elektronicznej są
      przechowywane w systemie informatycznym w podziale na okresy rozliczeniowe, w
      sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia,
      integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu
      upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Powyższe zapewnione
      jest m.in. poprzez funkcjonujące kontrole biznesowe, które są wykonywane przez
      pracowników odpowiedzialnych merytorycznie za dany wydatek oraz przez
      pracowników CUW.
    b) Wnioskodawca zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do ww. faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich
      zawartych.
    c) w przypadku, gdy potencjalnie dokumenty te będą przechowywane poza terytorium
      kraju w formie elektronicznej, sposób ich przechowywania umożliwi naczelnikowi
      urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby
      administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą
      środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny, Spółka chciałaby potwierdzić
    wybrane implikacje podatkowe związane z wprowadzeniem opisanej procedury obiegu
    dokumentów z elektroniczną archiwizacją dokumentów.
    Zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami opisanymi we wniosku służą/będą
    służyć zarówno czynnościom opodatkowanym, jak również czynnościom zwolnionym z
    podatku VAT. W przypadku skorzystania z prawa do odliczenia, Wnioskodawca
    odpowiednio przyporządkuje dany zakup do działalności opodatkowanej. W przypadku
    braku możliwości tzw. alokacji bezpośredniej, Wnioskodawca zastosuje odpowiednią
    proporcję odliczenia.
    Inne dokumenty zakupowe na podstawie których Wnioskodawca będzie korzystał z prawa
    do odliczenia będą zawierać stosowne elementy faktury, w tym faktury uproszczonej, o
    których mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U.
    z 2024 r. poz. 361 ze zm.).

    Wnioskodawca potwierdza, iż dokumenty w formie papierowej będą utylizowane po
    dokonaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności oraz autentyczności
    pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w systemach
    Spółki. Dokumenty papierowe będą odbierane i utylizowane przez podmiot zewnętrzny w
    ustalonych z nim terminach. Spółka nie wyklucza, iż może dojść do sytuacji, w której
    papierowy dokument zostanie odebrany w celu utylizacji jeszcze przed terminem
    rozliczenia podatku VAT. Tym niemniej, w ocenie Spółki nie powinno mieć to wpływu na
    prawidłowość rozliczeń podatkowych, pod warunkiem wcześniejszego zapewnienia przez
    Spółkę, iż archiwizowany elektronicznie dokument spełnia odpowiednie wymogi określone
    w przepisach art. 106m oraz 112a ustawy VAT.
    W ramach kontroli biznesowych, Wnioskodawca weryfikuje m.in. prawidłowość informacji
    dotyczących swoich danych oraz danych sprzedawcy zawartych na fakturach, w tym
    wskazanych kont bankowych, jak również weryfikuje przedmiot zamówienia (przykładowo
    poprzez sprawdzenie numeru zamówienia lub potwierdza zgodności nabywanych usług
    lub towarów z treścią zawartej umową), a także kwoty ujęte na fakturze. Przed
    archiwizacją elektroniczną, papierowy dokument zostaje oznaczony odpowiednim
    „wewnętrznym” numerem dokumentu oraz naklejką z kodem kreskowym, zeskanowany
    (w sposób zapewniający czytelność oraz integralność treści wersji elektronicznej) oraz
    odpowiednio opisany w systemie dla potrzeb dalszego procesowania przez Centrum
    Usług Wspólnych.
    Pytania
    1. Czy archiwizowanie/przechowywanie Dokumentów sprzedażowych przez Spółkę
      wyłącznie w formie elektronicznej w opisany we Wniosku sposób oraz zgodnie z
      przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego
      przechowywania dokumentów (bez konieczności przechowywania w formie
      papierowej) będzie zgodne z wymogami przewidzianymi w art. 112a ustawy o VAT?
    2. Czy w świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o
      VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie/przechowywanie Dokumentów zakupowych
      wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie
      papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą
      elektronicznego przechowywania dokumentów?
    3. Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie
      Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają wpływ na
      odliczenie podatku naliczonego (zawierających kwoty VAT) otrzymanych od
      kontrahentów w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w
      formie elektronicznej (a także otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej
      w postaci skanu/zdjęcia, niezależnie od tego czy dokument zostanie dostarczony przez
      kontrahenta w późniejszym okresie w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w
      ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania
      dokumentów?
    Państwa stanowisko w sprawie
    1. Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż w świetle ustawy o VAT, archiwizowanie
      /przechowywanie Dokumentów sprzedażowych przez Spółkę wyłącznie w formie
      elektronicznej w opisany we Wniosku sposób oraz zgodnie z przedstawioną w ramach

      niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania dokumentów (bez
      konieczności przechowywania w formie papierowej) będzie spełniało warunki
      przewidziane w art. 112a ustawy o VAT;
    2. W świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o
      VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie/przechowywanie Dokumentów zakupowych
      wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie
      papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą
      elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych;
    3. Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie
      Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają wpływ na
      odliczenie podatku naliczonego (zawierających kwoty VAT) otrzymanych od
      dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w
      formie elektronicznej (a także otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej
      w postaci skanu/zdjęcia, niezależnie od tego czy dokument zostanie dostarczony przez
      kontrahenta w późniejszym okresie w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w
      ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania
      Dokumentów zakupowych.
    Uzasadnienie
    Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania 1 i 2
    a) Regulacje z zakresu przepisów prawa podatkowego
      Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT: „Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje
      prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w
      szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu
      przedawnienia zobowiązania podatkowego (...).”
      Art. 112a ustawy o VAT wskazuje natomiast, iż:
    „1. Podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
          ponownie,
        2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
          - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich
          odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność
          tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu
          terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w
      formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego,
      naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej
      lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych,
      dostęp on-line do tych faktur.
    4. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny

      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych”.
    Dodatkowo, zgodnie z art. 106m ustawy o VAT:
    1. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści
      i czytelności faktury.
    2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości
      dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
    3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które
      powinna zawierać faktura.
    4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można
      zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną
      ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    5. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność
      pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w
      szczególności, w przypadku wykorzystania:
    1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
    2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego
      modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej
      wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność
      pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
    3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych
      otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur”.
      Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy Ordynacja Podatkowa: „Podatnicy obowiązani do
      prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem
      dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
      chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej”.
      Zgodnie natomiast z art. 70 § 1 OP: „Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z
      upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin
      płatności podatku”.
    b) Warunki przechowywania Dokumentacji zakupowej oraz sprzedażowej
      Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca pragnie wskazać, iż przepisy podatkowe,
      w szczególności regulacje ustawy o VAT, nie precyzują formy przechowywania
      dokumentów (tj. formy papierowej bądź elektronicznej), o których mowa w
      przytoczonych powyżej przepisach. Regulacje ustawy o VAT nie wskazują również
      żadnych szczegółowych zasad w przedmiotowym zakresie dla dokumentów (w tym w
      szczególności faktur) przechowywanych elektronicznie (poza sytuacją, w której
      faktury elektroniczne przechowywane są poza terytorium kraju).

      W konsekwencji, w ocenie Spółki należy uznać, iż wskazane powyżej regulacje
      dotyczące przechowywania dokumentów, w tym faktur, muszą być spełnione
      zarówno w odniesieniu do dokumentów przechowywanych w formie papierowej, jak
      i elektronicznej.
    Mając na uwadze powyższe, dla stwierdzenia, iż w ramach procedury elektronicznego
    przechowywania dokumentów, o której mowa w niniejszym wniosku, Dokumenty
    sprzedażowe oraz Dokumenty zakupowe w formie elektronicznej będą przechowywane
    zgodnie z przepisami ustawy o VAT, konieczne jest łączne spełnienie następujących
    warunków:
    1) Dokumentacja przechowywana będzie do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego tj. co najmniej do czasu upływu 5 lat, licząc od końca
      roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
    2) Dokumentacja przechowywana będzie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób
      zapewniający łatwe ich odszukanie;
    3) zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych
      dokumentów (w szczególności faktur) od momentu ich otrzymania do końca
      wymaganego okresu przechowywania;
    4) w przypadku podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej na
      terytorium kraju, faktury przechowywane będą na terytorium kraju. Spełnienie
      przedmiotowego warunku nie jest wymagane w przypadku faktur przechowywanych
      poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi
      urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby
      administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą
      środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur;
    5) zapewniony zostanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich
      żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych elektronicznie, ich pobór
      oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.
    Mając na uwadze powyższe, w ocenie Spółki, w świetle ustawy o VAT dopuszczalne jest
    archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów sprzedażowych oraz Dokumentów
    zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach
    niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania dokumentów z uwagi na
    fakt, iż łącznie spełnione zostaną wszystkie wymienione powyżej warunki wynikające z
    ustawy o VAT.
    W szczególności należy wskazać, iż:
    Ad 1

    Dokumentacja Sprzedażowa oraz Dokumentacja zakupowa w formie elektronicznej
    przechowywana będzie przez Spółkę w sposób uniemożliwiający ingerencję w ich treść
    przez cały okres począwszy od momentu zarchiwizowania, aż do upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku
    kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
    Ad 2
    Rozważany przez Spółkę sposób archiwizacji przewiduje przechowywanie Dokumentów
    Sprzedażowych oraz Dokumentów zakupowych w formie elektronicznej w sposób
    umożliwiający ich szybką lokalizację i dostęp do dokumentów, przykładowo za wybrany
    okres rozliczeniowy. Spółka będzie mieć możliwość szybkiego zlokalizowania i pobrania
    elektronicznej formy Dokumentów Sprzedażowych oraz Dokumentów zakupowych
    dotyczących danego okresu rozliczeniowego.
    Ad 3
    Zgodnie z przytoczonym powyżej art. 106m ust. 2 ustawy o VAT: „Przez autentyczność
    pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy
    towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury”.
    Natomiast w myśl art. 106m ust. 3 ustawy o VAT: „Przez integralność treści faktury
    rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura”.
    Z uwagi na fakt, iż regulacje ustawy o VAT nie definiują pojęcia czytelności faktury, istotne
    w tym zakresie pozostaje odwołanie się do jej słownikowej definicji. I tak, zgodnie ze
    Słownikiem Języka Polskiego Wydawnictwa Naukowego PWN (https://sjp.pwn.pl/szukaj
    /czytelny.html), „czytelny” oznacza:
    1. „łatwy do odczytania”,
    2. „zrozumiały”.
    Mając na uwadze powyższe, czytelność faktury należy rozumieć jako łatwość jej odczytania
    i zrozumiałość.
    Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT: „Autentyczność pochodzenia,
    integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli
    biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą
    towarów lub świadczeniem usług”.
    Spółka pragnie wskazać, iż, jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego oraz
    zdarzenia przyszłego, treści zamieszczone na Dokumencie zakupowym archiwizowanym
    elektronicznie nie będą w żaden sposób odbiegać od treści zawartych na ich papierowych
    odpowiednikach, a planowany przez Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej
    dokumentacji (np. nieedytowalny format plików takich jak PDF lub inne podobne)
    uniemożliwi ingerencję w treść Dokumentów Zakupowych przez cały okres ich

    przechowywania (tj. pozwoli na zachowanie integralności ich treści). Zdaniem Spółki,
    powyższe dotyczyć będzie również skanów/zdjęć dokumentów otrzymywanych od
    kontrahentów.
    Ponadto, wykorzystywane w tym celu oprogramowanie uniemożliwiać będzie nanoszenie
    jakichkolwiek zmian w treści zeskanowanego dokumentu tworząc tym samym wierną
    elektroniczną wersję danego Dokumentu zakupowego.
    Dodatkowo dzięki prowadzonym kontrolom biznesowym Spółka dokonuje i będzie
    dokonywać w szczególności kontroli i weryfikacji danych wynikających z otrzymywanych
    Dokumentów zakupowych z posiadanymi informacjami dotyczącymi danego kontrahenta
    wystawiającego dany Dokument zakupowy oraz informacjami o zrealizowanej dostawie
    lub usłudze (czym zagwarantuje autentyczność ich pochodzenia).
    Ponadto, w każdym przypadku zeskanowane Dokumenty zakupowe będą miały
    odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych (czytelność). Elektroniczna
    forma Dokumentów zakupowych będzie stanowić każdorazowo wierne i wyraźne
    odzwierciedlenie ich wersji papierowych i będzie możliwa do odczytu i wydrukowania w
    każdym czasie.
    Proces skanowania zapewniony odbywać się będzie zatem w sposób umożliwiający
    zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności
    Dokumentów zakupowych, w tym w szczególności faktur.
    Ad 4
    Spółka pragnie wskazać, iż Dokumentacja sprzedażowa oraz Dokumentacja zakupowa w
    formie elektronicznego archiwum przechowywana będzie na serwerach znajdujących się
    na terytorium Polski. W przypadku potencjalnego przechowywania przedmiotowej
    dokumentacji poza granicami Polski w przyszłości, Spółka zapewni, iż sposób jej
    przechowywania w formie elektronicznej umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego,
    naczelnikowi urzędu celnoskarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub S
    zefowi Krajowej Administracji Skarbowej, dostęp on-line do tej dokumentacji za pomocą
    środków elektronicznych.
    Ad 5
    Planowany sposób archiwizacji przewiduje przechowywanie Dokumentów sprzedażowych
    oraz Dokumentów zakupowych w formie elektronicznej (skanów/zdjęć) w sposób
    umożliwiający ich szybką lokalizację i dostęp do dokumentów, przykładowo za wybrany
    okres rozliczeniowy. W tym zakresie Spółka będzie mieć możliwość szybkiego
    zlokalizowania i pobrania Dokumentów sprzedażowych oraz Dokumentów zakupowych
    dotyczących danego okresu rozliczeniowego. W konsekwencji, na żądanie organu
    podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka będzie w stanie zapewnić
    bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej Dokumentów
    sprzedażowych oraz Dokumentów zakupowych, a także danych z nich wynikających.
    Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy w świetle ustawy o VAT
    dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów sprzedażowych oraz
    Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności
    przechowywania w formie papierowej), o ile spełnione zostaną wskazane powyżej warunki
    wynikające z art. 112a oraz w art. 106m ustawy o VAT. Zdaniem Wnioskodawcy, warunki te
    zostaną przez niego spełnione, co Spółka wykazała powyżej.

    Dopuszczalność na gruncie przepisów o VAT elektronicznej archiwizacji dokumentów
    otrzymywanych w formie papierowej została potwierdzona wielokrotnie w wydawanych
    interpretacjach indywidualnych, przykładowo:
  - w interpretacji indywidualnej z 30 września 2019 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.329.2019.4.
    RMA, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że: „Jak wynika z
    wniosku, rozważana przez Wnioskodawcę elektroniczna archiwizacja faktur i powiązane
    z nią procedury będą zapewniały przyporządkowanie faktur do okresów
    rozliczeniowych, w sposób umożliwiający ich odszukanie, będą zapewniały również
    integralność treści faktur oraz ich czytelność, przez okres co najmniej równy okresowi
    przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki. Jednocześnie sposób zbierania i
    przetwarzania faktur będzie zapewniał weryfikację autentyczności ich pochodzenia.
    Ponadto wszystkie uprawnione organy podatkowe, w tym naczelnik urzędu
    skarbowego i naczelnik urzędu celno-skarbowego, będą mogły uzyskać dostęp do tych
    faktur oraz możliwość pobrania i przetwarzania danych w nich gromadzonych.
    Wnioskodawca wypełni zatem wskazane w art. 112a ustawy warunki przechowywania
    otrzymanych faktur. Wdrożona będzie również kontrola biznesowa, pozwalająca na
    ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów, co wypełni
    zapisy art. 106m ustawy. Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia (Spółka
    będzie dokonywać szczegółowej kontroli danych dotyczących danego kontrahenta oraz
    zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi informacjami), integralność
    treści (m.in. poprzez zapis w nieedytowalnym formacie elektronicznym) i czytelność
    faktur (poprzez zapewnienie odpowiedniej jakości, aby dokonać wyraźnego odczytu
    danych) zarchiwizowanych elektronicznie. Biorąc pod uwagę przedstawione
    okoliczności sprawy oraz powołane przepisy prawa należy uznać, że planowany sposób
    przechowywania oraz archiwizowania przez Wnioskodawcę faktur wyłącznie w formie
    elektronicznej będzie spełniał wymogi stawiane przez przepisy w zakresie
    autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, zarówno dla
    dokumentów otrzymanych pierwotnie w formie papierowej (zeskanowanych), jak i
    otrzymanych w formie elektronicznej”.
  - w interpretacji indywidualnej z 23 sierpnia 2018 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.432.2018.1.
    MN, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, iż „(...) obowiązujące
    regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w
    formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak
    wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy
    rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność
    pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia
    lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie,
    zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur
    przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i
    przetwarzanie danych w nich zawartych”.
  - w interpretacji indywidualnej z 8 maja 2018 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.168.2018.1.KB, w
    której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, iż: „(...) przechowywanie
    wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie
    papierowej) faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez
    Wnioskodawcę, czyli do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy
    zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur,

    a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich i ich poboru zapewniającego
    możliwość odczytu obrazu oraz zapewnienia możliwości przetwarzania danych w nich
    zawartych na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi
    przepisami”.
  - w interpretacji indywidualnej z 26 kwietnia 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.69.2021.2.
    MAZ, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że: „(...) Mając
    powyższe na uwadze należy stwierdzić, że przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego
    sposób archiwizacji w formie elektronicznej faktur sprzedażowych (także korekt faktur
    oraz ich duplikatów) będzie spełniał wymogi w zakresie przechowywania faktur
    sprzedażowych, zawarte w art. 106m i art. 112a ustawy. Nie będzie zatem konieczności
    przechowywania wersji papierowych tych faktur (także korekt faktur oraz ich
    duplikatów).(...)”.
  - w interpretacji indywidualnej z 9 sierpnia 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.320.2023.4.KF,
    w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że: „(...) W związku z
    powyższym, przechowując faktury w sposób przedstawiony we wniosku, zachowają
    Państwo (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i niezaistnieniu
    przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do odliczenia podatku
    naliczonego z faktur, potwierdzających wydatki ponoszone przez Państwa,
    przechowywanych i archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach
    przedstawionej w niniejszej sprawie procedury”.
  - w interpretacji indywidualnej z 22 marca 2024 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.54.2024.4.JG, w
    której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że: „(...) Mając na uwadze
    powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania przez
    Państwa faktur oraz innych dokumentów zrównanych z fakturami, zapewni
    autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność oraz umożliwi dostęp
    do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i 4
    ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi
    przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112
    oraz art. 112a ustawy (...)”.
  - w interpretacji indywidualnej z 25 kwietnia 2024 sygn. 0114-KDIP1-3.4012.185.2024.1.
    AMA, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że: „(...) Mając na
    uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro do faktur, faktur korygujących, duplikatów
    faktur, paragonów oraz innych dokumentów z fakturami zrównanych
    przechowywanych w archiwum elektronicznym na zasadach opisanych powyżej,
    zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność,
    oraz Spółka umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie (również on-line), odpowiednim
    organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, przy jednoczesnym niszczeniu
    papierowych oryginałów po zastosowaniu przez Spółkę rzetelnych procedur w ramach
    kontroli biznesowej, to opisany sposób ich przechowywania będzie zgodny z
    powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art.
    106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy (...)”.
    Mając na uwadze przedstawioną powyżej argumentacje oraz stanowiska organów
    podatkowych, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż w świetle ustawy o VAT, w
    szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT dopuszczalne jest
    archiwizowanie/przechowywanie Dokumentów sprzedażowych oraz Dokumentów

    zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w
    formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą
    elektronicznego przechowywania dokumentów.
    W ocenie Spółki wymieniony powyżej przepis tj. art. 112a ustawy o VAT, który dotyczy
    obowiązku przechowywania przez podatników m.in. wystawionych przez siebie lub w
    swoim imieniu faktur, w tym faktur wystawionych ponownie, nie wyszczególnia formy
    przechowywania faktur przez m.in. podatników mających siedzibę działalności
    gospodarczej na terytorium kraju (tj. Polski), a jedynie wskazuje w art. 112a ust. 1 ustawy
    o VAT na obowiązek przechowywania powyższych dokumentów. Dodatkowo art. 112a ust.
    2 ustawy o VAT określa jedynie miejsce przechowywania tych dokumentów tj. na
    terytorium kraju niemniej nie wskazuje formy w jakiej taka dokumentacja powinna być
    przechowywana.
    Co prawda, zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, „Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli
    faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób
    umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego,
    dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za
    pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur”, niemniej w ocenie Spółki
    przepis ten odnosi się wyłącznie do przechowywania dokumentów w formie
    elektronicznej poza terytorium kraju. Ponadto zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT
    „Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
    skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
    Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o
    których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej -
    również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych”.
    W związku z tym, iż ustawodawca wprost nie wskazuje ani nie wyszczególnia formy
    przechowywania przedmiotowych dokumentów na terenie Polski (acz generalnie
    dopuszcza formę elektroniczną - patrz np. art. 112a ust. 3 ustawy o VAT), to forma
    elektroniczna przechowywania faktur jest zdaniem Wnioskodawcy zgodna z przepisami, a
    tym samym archiwizowanie/przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej jest
    dopuszczalne, co wypełnia warunki art. 112a ustawy o VAT.
    Wobec powyższego w ocenie Spółki, archiwizowanie/przechowywanie Dokumentów
    sprzedażowych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej w opisany we Wniosku
    sposób oraz zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą
    elektronicznego przechowywania dokumentów (bez konieczności przechowywania w
    formie papierowej) będzie spełniało obowiązek przewidziany w art. 112a ustawy o VAT.
    Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania 3
    Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT: „W zakresie, w jakim towary i usługi są
    wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym
    mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę
    podatku naliczonego” (z zastrzeżeniami niebędącymi przedmiotem niniejszego wniosku).
    Z kolei w świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT: „Kwotę podatku naliczonego stanowi:
    1) suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu
      nabycia towarów i usług lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem
      towaru lub wykonaniem usługi,

    Natomiast w świetle art. 86 ust. 10 ustawy o VAT: „Prawo do obniżenia kwoty podatku
    należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w
    odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał
    obowiązek podatkowy”.
    Art. 86 ust. 10b ustawy o VAT wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o
    kwotę podatku naliczonego co do zasady powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za
    okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.
    Analiza powyższych przepisów wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego
    o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi w sytuacji, gdy spełnione zostaną
    określone warunki tj.:
    (i) odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
    (ii) nabywane towary i usługi w odniesieniu do których został naliczony podatek są
        wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych,
    (iii) w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, oraz
    (iv) podatnik otrzymał fakturę dokumentującą dany zakup.
    Poza wskazanymi powyżej przesłankami pozytywnymi dającymi prawo do odliczenia VAT
    naliczonego, konieczny jest również brak wystąpienia przesłanek negatywnych
    określonych przez ustawodawcę w art. 88 ustawy o VAT.
    Po spełnieniu powyższych warunków, w ocenie Spółki, będzie Ona uprawniona do
    odliczenia kwoty VAT wynikającej z otrzymanych Dokumentów zakupowych, które zgodnie
    z przepisami, dają prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach ogólnych.
    Zdaniem Spółki, sposób przechowywania faktur zakupowych oraz innych Dokumentów
    zakupowych w formie elektronicznej, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia
    podatku naliczonego dokumentujących dokonane zakupy pozwoli na przyjęcie konkluzji, iż
    Spółka spełnia wszystkie warunki uprawniające do odliczenia podatku naliczonego.
    W ocenie Spółki, nie ma przy tym znaczenia, iż Dokument zakupowy, który zgodnie z
    przepisami daje prawo do odliczenia podatku naliczonego będzie przechowywany przez
    Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu wskazanej w stanie
    faktycznym procedury elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych.
    Spółka pragnie wskazać również, iż analiza przepisów ustawy o VAT przedstawiona przez
    Wnioskodawcę w ramach uzasadnienia do pytania nr 2 wskazuje, iż przepisy ustawy o VAT
    nie określają, w jakiej formie faktury zakupowe oraz inne Dokumenty zakupowe, które
    zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego muszą być
    przechowywane. Co więcej, z analizy ww. przepisów należy wywieść, iż podatnik ma
    dowolność co do wyboru formy przechowywania Dokumentów zakupowych, które
    zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego - tj. może
    zdecydować się na archiwizację wyłącznie w formie elektronicznej.
    Skoro bowiem podatnicy uprawnieni są (po spełnieniu dodatkowego warunku
    odnoszącego się do zapewnienia dostępu do dokumentów, o którym mowa w art. 112a
    ust. 3 ustawy o VAT) do przechowywania poza terytorium kraju otrzymanych przez siebie
    faktur w formie elektronicznej, przy czym przepis nie ogranicza swojej dyspozycji
    wyłącznie do faktur otrzymanych w takiej formie, to analogicznie należy wnioskować, iż
    faktury oraz inne Dokumenty zakupowe, które zgodnie z przepisami dają prawo do

    odliczenia podatku naliczonego, mogą być w formie elektronicznej przechowywane także
    w sytuacji, gdy zostały otrzymane w formie papierowej, a dopiero następnie nadano im
    formę elektroniczną dla potrzeb archiwizacji.
    W konsekwencji, zdaniem Spółki, skoro ustawa o VAT jest podstawowym aktem prawnym
    regulującym kwestie zawartości, formy i sposobu przechowywania faktur i ustawa ta
    dopuszcza wprost możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej
    (analogicznie również innych Dokumentów zakupowych), to nie powinno budzić
    wątpliwości, iż w takiej formie dozwolone jest przechowywanie Dokumentów zakupowych,
    które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego, otrzymanych
    przez podatnika pierwotnie w formie papierowej.
    Na poparcie swojego stanowiska Spółka pragnie wskazać, iż także sądy wielokrotnie
    orzekały, że przechowywanie egzemplarzy papierowych faktur w formie elektronicznej jest
    dopuszczalne i nie narusza prawa wspólnotowego. W powyższej kwestii wypowiadał się
    również Naczelny Sąd Administracyjny (dalej: „NSA”):
    - w wyroku z 7 marca 2013 r., o sygn. I FSK 681/12 NSA przywołał ugruntowane już
      orzecznictwo odwołujące się do sytuacji przedstawionej w opisie stanu faktycznego
      /zdarzenia przyszłego i stwierdził: „(...) w sytuacji gdy ustawodawca krajowy nie
      skorzystał z opcji przewidzianej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE, nie ma
      normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i
      przechowywania faktur. Istotne jest bowiem przede wszystkim to, by zapewnić
      autentyczność pochodzenia i integralność treści przechowywanych faktur”.
    - w wyroku z 3 listopada 2009 r. o sygn. I FSK 1169/08 sąd uznał: „Naczelny Sąd
      Administracyjny nie podziela zapatrywania Sądu I instancji o istnieniu w dyrektywie
      112 bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie w
      jakiej są wysyłane. Jedyne co można w tej materii wywnioskować z dyrektywy to to, że
      kopia faktury może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej. (...)
      Rozważania powyższe prowadzą do wniosku, że nie ma normatywnych
      przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania
      faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu
      jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie
      uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe,
      jak ekologiczne czy ekonomiczne”.
    W świetle powyższego, nie powinno budzić wątpliwości, że opisana przez Spółkę
    procedura elektronicznego przechowywania dokumentów jest zgodna z obowiązującymi
    przepisami prawa. Spółka pragnie również podkreślić, iż - jak w wskazano w uzasadnieniu
    do pytania nr 2 niniejszego wniosku - opisany przez Nią system przechowywania
    Dokumentów zakupowych w formie elektronicznej pozwoli na bezzwłoczne udostępnienie
    ich organom podatkowym i organom kontroli skarbowej, a także pozwoli na ich
    bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W konsekwencji, tak
    zarchiwizowane Dokumenty zakupowe będą wystarczającym dowodem w przypadku
    ewentualnej kontroli podatkowej/celno-skarbowej.
    Podsumowując, w opinii Wnioskodawcy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia
    podatku naliczonego na podstawie faktur zakupowych oraz innych Dokumentów
    zakupowych, otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej, które następnie będą

    przechowywane jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną w ramach
    niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów
    zakupowych.
    W ocenie Spółki, powyższe prawo będzie przysługiwać również w przypadku otrzymania
    od kontrahentów dokumentów w formie elektronicznej w postaci skanu/zdjęcia (przy
    zachowaniu ich czytelności, integralności oraz autentyczności), niezależnie od tego czy
    dokument zostanie dostarczony przez kontrahenta w późniejszym okresie w formie
    papierowej.
    Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w wydanych interpretacjach
    indywidualnych, przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji
    Skarbowej z dnia 25 kwietnia 2024, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.185.2024.1.AMA, w
    interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 22 marca 2024
    r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.54.2024.4.JG, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej
    Informacji Skarbowej z 9 sierpnia 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.320.2023.4.KF, w
    interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 marca 2019 r.,
    sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.62.2019.1.MK, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej
    Informacji Skarbowej z 11 stycznia 2019 r., sygn.0112-KDIL1-3.4012.672.2018.3.PR.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j.
    Dz. U. z2025 r. poz. 775, ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument
      w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane
      ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
    Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się
      przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym
      formacie elektronicznym.
    Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:
      Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także
      dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2,
      dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości
      dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej
      niebędącej podatnikiem.
    Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:
      Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje
      nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
    Artykuł 106g ust. 3 pkt 1 ustawy stanowi, że:
    W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:
      1) podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania
        faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.
    Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy:

    W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu
    kasy rejestrującej:
      1) do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w
        postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży albo
      2) pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy
        rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.
    W myśl art. 106h ust. 2 ustawy:
    Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy
    zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku
    są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
    Jak stanowi art. 106h ust. 3 ustawy:
    W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży
    zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w
    dokumentacji:
      1) paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży z danymi
        identyfikującymi tę fakturę albo
      2) numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na
        paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.
    Na podstawie art. 106h ust. 4 ustawy:
      Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę
      wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.
    Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.
    W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:
      Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie
      przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro -
      danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust.
      1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla
      poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
    Ponadto, Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie
    wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których
    faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.
    Wyjaśnić zatem należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na
    równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.
    Jeżeli zatem wystawiony/otrzymywany przez Państwa dokument księgowy zawiera dane
    określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i
    stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia
    wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww.
    danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania
    regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.
    W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:
      Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności
      treści i czytelności faktury.
    Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:
      Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości
      dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

    Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:
      Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych,
      które powinna zawierać faktura.
    Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:
      Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można
      zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną
      ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako
    proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny
    poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury
    (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących
    podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu
    wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna
    dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą
    podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być
    odpowiednie co do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać
    ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz
    nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być
    także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów
    uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie
    do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
    Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że
    związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest
    łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania
    dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla
    procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna
    zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub
    świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że
    dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy
    wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu
    podatnika.
    Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie
    elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność
    pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
    Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:
    Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność
    pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności,
    w przypadku wykorzystania:
      1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
      2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego
        modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej
        wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność
        pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
      3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych
        otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
    Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej,
    które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność
    pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych.

    Wykorzystując jedną z powyższych metod, podatnik może mieć pewność, że zapewnia on
    spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko
    przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne
    środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.
    Stosownie do art. 112 ustawy:
      Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania
      podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym
      rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z
      zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art.
      138i ust. 8.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:
    1. Podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
        ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
          - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich
          odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność
          tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu
          terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:
      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium
      kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
      skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
      skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
      elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:
      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Art. 112aa ust. 1 stanowi, że:
      Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez
      okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i
      art. 112a nie stosuje się.
    Na podstawie art. 112aa ust. 2 ustawy
      Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik
      przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu
      upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art.
      112a stosuje się odpowiednio.
    Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają
    możliwość przechowywania faktur wystawionych/otrzymanych w formie elektronicznej

    lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma
    zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób
    zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i
    czytelność tych faktur od momentu otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
    zobowiązania podatkowego.
    Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie,
    zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur
    przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i
    przetwarzanie danych w nich zawartych.
    W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej
    podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi
    urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
    Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych
    faktur.
    Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy dopuszczalne jest archiwizowanie
    /przechowywanie Dokumentów sprzedażowych oraz Dokumentów zakupowych przez
    Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej w opisany we Wniosku sposób oraz zgodnie z
    przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego
    przechowywania dokumentów (bez konieczności przechowywania w formie papierowej)
    oraz czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na
    podstawie Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają
    wpływ na odliczenie podatku naliczonego otrzymanych od kontrahentów w formie
    papierowej, bądź otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej w postaci skanu
    /zdjęcia, które będą przechowywane elektronicznie.
    Odnosząc się zatem do Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności należy
    przeanalizować, czy sposób przechowywania faktur sprzedażowych i zakupowych jest
    zgodny z przepisami ustawy o VAT.
    W tym miejscu należy wskazać, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami
    ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do
    tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny
    skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony
    podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania
    podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego
    autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy
    podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było
    uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający
    poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności
    pochodzenia faktury.
    Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków
    zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania
    nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym
    zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia
    informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad
    wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).
    Z opisu sprawy wynika, że w ramach prowadzonej działalności świadczą Państwo m.in.
    usługi zwolnione z opodatkowania VAT oraz wykonują Państwo czynności podlegające
    opodatkowaniu VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa
    również towary i usługi.
    W celu udokumentowania powyższych transakcji Państwa Spółka wystawia na rzecz
    nabywców w szczególności faktury, faktury korygujące oraz paragony fiskalne.

    W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa również towary i usługi.
    W związku ze znaczną ilością otrzymywanych przez Spółkę dokumentów w formie
    papierowej oraz elektronicznej, w szczególności faktur dokumentujących nabycie towarów
    i usług, faktur korygujących, duplikatów faktur, załączników do faktur, paragonów z NIP
    oraz innych dokumentów zakupowych, w tym dokumentów potwierdzających nabywane
    przez pracowników Spółki w ramach obowiązków służbowych, towary i usługi, które są
    otrzymywane w formie papierowej („Dokumenty zakupowe” lub „Dokumentacja
    zakupowa”), w celu usprawnienia procesu obiegu i archiwizacji Dokumentów zakupowych
    Spółka planuje ujednolicić procedury w zakresie przetwarzania i przechowywania tych
    dokumentów oraz ograniczyć archiwizację wyłącznie do dokumentów w formie
    elektronicznej.
    Spółka wystawia i przechowuje faktury/faktury korygujące w formie elektronicznej. W
    zależności od wyboru kontrahenta, dokumenty sprzedażowe wysyłane są elektronicznie
    (w formie dokumentu pdf) bądź w formie papierowej (w szczególności w przypadku
    wystawienia paragonów fiskalnych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności
    gospodarczej). Spółka nie przechowuje kopii faktur w wersji papierowej, pozostawiając w
    swoim systemie archiwizującym wersję elektroniczną.
    Spółka rozważa zmianę polityki obiegu dokumentacji, ograniczając jej przechowywanie do
    wersji elektronicznej (po przeprowadzeniu cyfryzacji otrzymywanej w wersji papierowej).
    W ramach aktualizacji procedury obiegu dokumentów/elektronicznego przechowywania
    dokumentów Spółka planuje zrezygnować z archiwizowania dokumentów w formie
    papierowej. Spółka w związku z tym planuje utylizować dokumenty otrzymywane od
    kontrahentów w papierze po ich uprzednim skanowaniu oraz wprowadzeniu do systemu
    archiwizującego oraz systemu finansowo-księgowego przez podmiot zewnętrzny.
    Po wdrożeniu zmian w procedurach, dokumenty nadal będą dostępne w systemie
    informatycznym w formie elektronicznej do której Spółka będzie miała w każdym czasie i
    miejscu dostęp. Jednocześnie Spółka wskazuje, że w przypadku potencjalnej kontroli
    podatkowej będzie ona w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do dokumentów
    przechowywanych w formie elektronicznej, które będą jednocześnie w pełni czytelne i
    łatwe do odszukania.
    W ramach systemu informatycznego dla celów powyżej opisanej archiwizacji, Spółka jest
    zabezpieczona przed ryzykiem utraty dokumentów i informacji przechowywanych w
    formie elektronicznej, w szczególności w przypadku awarii systemu. System informatyczny
    zapewnia natychmiastowy dostęp do dowodów księgowych za dany okres rozliczeniowy.
    W przypadku ewentualnej kontroli podatkowej, celno-skarbowej bądź czynności
    sprawdzających, Spółka jest i będzie w stanie niezwłocznie przedstawić odpowiednie
    dowody organom podatkowym za wybrany okres rozliczeniowy, bazując na danych z
    systemu informatycznego w zakresie objętym procedurą.
    Planowana nowa procedura obiegu dokumentów z wyłącznie elektroniczną archiwizacją
    dokumentacji realizowana będzie w sposób umożliwiający zachowanie autentyczności
    pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności dokumentacji, w tym w
    szczególności faktur. Treści zamieszczone na elektronicznym obrazie nie odbiegają i nie
    będą odbiegać w żaden sposób od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach
    (wierna elektroniczna kopia), a sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji
    (nieedytowalne skany) uniemożliwia ingerencję w ich treść przez cały okres począwszy od
    momentu zeskanowania dokumentu, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego.
    Okres archiwizacji dokumentów zapewniany przez system informatyczny gwarantuje, że
    dowody księgowe będą każdorazowo przechowywane co najmniej do chwili upływu
    terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

    Dokumenty sprzedażowe oraz Dokumenty zakupowe w formie elektronicznej są
    przechowywane w systemie informatycznym w podziale na okresy rozliczeniowe, w
    sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność
    treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego. Powyższe zapewnione jest m.in. poprzez
    funkcjonujące kontrole biznesowe, które są wykonywane przez pracowników
    odpowiedzialnych merytorycznie za dany wydatek oraz przez pracowników CUW.
    Ponadto, zapewnią Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
    skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
    Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww.
    faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
    W przypadku, gdy potencjalnie dokumenty te będą przechowywane poza terytorium kraju
    w formie elektronicznej, sposób ich przechowywania umożliwi naczelnikowi urzędu
    skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
    skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
    elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Dokumenty w formie papierowej będą utylizowane po dokonaniu kontroli biznesowych,
    sprawdzeniu ich poprawności oraz autentyczności pochodzenia, integralności treści i
    czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w systemach Spółki. Dokumenty papierowe
    będą odbierane i utylizowane przez podmiot zewnętrzny w ustalonych z nim terminach.
    Spółka nie wyklucza, iż może dojść do sytuacji, w której papierowy dokument zostanie
    odebrany w celu utylizacji jeszcze przed terminem rozliczenia podatku VAT. Tym niemniej,
    w ocenie Spółki nie powinno mieć to wpływu na prawidłowość rozliczeń podatkowych,
    pod warunkiem wcześniejszego zapewnienia przez Spółkę, iż archiwizowany
    elektronicznie dokument spełnia odpowiednie wymogi określone w przepisach art. 106m
    oraz 112a ustawy VAT.
    W ramach kontroli biznesowych, weryfikują Państwo m.in. prawidłowość informacji
    dotyczących swoich danych oraz danych sprzedawcy zawartych na fakturach, w tym
    wskazanych kont bankowych, jak również weryfikuje przedmiot zamówienia (przykładowo
    poprzez sprawdzenie numeru zamówienia lub potwierdza zgodności nabywanych usług
    lub towarów z treścią zawartej umową), a także kwoty ujęte na fakturze. Przed
    archiwizacją elektroniczną, papierowy dokument zostaje oznaczony odpowiednim
    „wewnętrznym” numerem dokumentu oraz naklejką z kodem kreskowym, zeskanowany
    (w sposób zapewniający czytelność oraz integralność treści wersji elektronicznej) oraz
    odpowiednio opisany w systemie dla potrzeb dalszego procesowania przez Centrum
    Usług Wspólnych.
    Zatem, w stosunku do faktur przechowywanych/archiwizowanych przez Państwa w
    sposób opisany powyżej, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność
    treści i ich czytelność oraz umożliwiony zostanie dostęp do tych faktur, na żądanie
    (również on-line), odpowiednim organom wskazanym wart. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy,
    przy jednoczesnym niszczeniu papierowych oryginałów po zastosowaniu przez Państwa
    rzetelnych procedur w ramach kontroli biznesowej. Zatem opisany sposób ich
    przechowywania jest/będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, w odniesieniu
    do opisanej procedury przechowywania zarówno dokumentów sprzedażowych jak i
    zakupowych, zostaną spełnione warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a
    ustawy.
    Zatem Państwa stanowisko w zakresie pytań 1 i 2 jest prawidłowe.
    W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:

      W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności
      opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo
      do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z
      zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
    Wyrażoną w cytowanym powyżej art. 86 ust. 1 ustawy generalną zasadę uprawniającą do
    odliczenia podatku naliczonego, uzupełniają regulacje zawarte w art. 86 ust. 2a i następne
    ustawy.
    Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy,
      prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego
      powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub
      importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.
    W myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy,
      prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w
      przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej
      niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.
    Z konstrukcji podatku od towarów i usług wynika, że podatnik, który wykonuje czynności
    podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, zobowiązany jest opodatkować daną
    czynność w momencie powstania obowiązku podatkowego.
    W art. 86 ust. 10 ustawy określono, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o
    kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do
    nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek
    podatkowy.
    Stosownie do art. 86 ust. 10b ustawy, prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje
    jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub
    dokument celny, a w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów pod
    warunkiem, że podatnik otrzyma fakturę dokumentującą dostawę towarów, stanowiącą u
    niego wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, w terminie trzech miesięcy od upływu
    miesiąca, w którym w odniesieniu do nabytych towarów powstał obowiązek podatkowy.
    Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod
    warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że
    zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz
    niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa
    listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego
    o kwotę podatku naliczonego. Ponadto, kwotę podatku naliczonego stanowi wyłącznie
    kwota podatku wykazana na dokumentach wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy.
    Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty
    podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które
    nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich
    wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu
    podatkowi.
    Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego
    powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik
    posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do
    wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do
    odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od
    formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.
    Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie
    utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej
    kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą
    mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie.

    Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez
    organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów
    oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z
    nabywanymi towarami i usługami.
    Zatem jeśli Spółka, czynny podatnik podatku od towarów i usług, będzie wykorzystywała
    nabywane towary i usługi dokumentowane ww. fakturami do czynności opodatkowanych
    podatkiem VAT, będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.
    Przy czym istotne jest, aby otrzymywane przez Państwa Faktury nie dotyczyły wydatków
    wymienionych w art. 88 ustawy, co będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki
    negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.
    Są Państwo czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. Zatem, co do zasady,
    zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, będą Państwo mieli prawo do odliczenia podatku VAT z
    otrzymanych faktur i innych dokumentów z nimi zrównanych, przy założeniu, że faktury i
    dokumenty zrównane z fakturami będą dokumentować zakup towarów i usług
    wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.
    Tym samym, nie utracą Państwo nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku
    naliczonego w związku z dokonanymi zakupami towarów i usług, udokumentowanych
    fakturami lub dokumentami zrównanymi z fakturami, otrzymanych w wersji papierowej
    bądź elektronicznej, a przechowywanych przez Państwa wyłącznie w formie elektronicznej
    (korzystając z elektronicznego archiwum faktur) w zakresie w jakim faktury te
    dokumentują nabycia związane z Państwa działalnością opodatkowana podatkiem VAT.
    Istotne jest przy tym, aby otrzymywane ww. faktury nie dotyczyły wydatków wymienionych
    w art. 88 ustawy. Będzie to oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie
    prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.
    Zatem Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 3 jest prawidłowe.
    Wskazać należy, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania w
    formie elektronicznej wystawionych/otrzymanych przez Państwa w wersji papierowej lub
    elektronicznej faktur i dokumentów zrównanych z fakturami. Przepisy ustawy o podatku
    od towarów i usług nie regulują kwestii przechowywania w sposób elektroniczny innych
    dokumentów. Zatem niniejsza interpretacja nie dotyczy elektronicznego przechowywania
    pozostałych dokumentów związanych z prowadzoną przez Państwa działalnością
    gospodarczą.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego i stanu
    prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
    Zaznaczenia wymaga, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek
    o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia
    zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle
    związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego.
    Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym
    przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego.
    Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe
    tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się
    będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w
    przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona
    odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania

    podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony
    odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
  - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z
    dnia 29sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz.111, ze zm.).
    Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
    zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
  - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
    Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
    zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
    czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
        z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
  - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
    Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
    decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki
    interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego w (...).
    Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002
    r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935,
    ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).
    Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji
    indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
    - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS
      /SkrytkaESP (art. 47 § 3 iart.54§ 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art.57aPPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej