Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/443-581/12-6/RR
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2012-09-20
Teza: Możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; faktura-wystawienie faktury; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 19.06.2012 r. (data wpływu 21.06.2012 r.) uzupełnione pismem z dnia 7.09.2012 r. (data wpływu 13.09.2012 r.) na wezwanie nr IPPP2/443-580/12-2/RR z dnia 30.08.2012 r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 21.06.2012 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej. Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z dnia 7.09.2012 r. (data wpływu 13.09.2012 r.) na wezwanie nr IPPP2/443-580/12-2/RR z dnia 30.08.2012 r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka planuje wystawianie i przesłanie faktur w formie elektronicznej w różnych formatach i trybach m.in.: (w formacie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej) czy też w formacie XML (za pośrednictwem systemu EDI). Ponadto Spółka planuje drukowanie a następnie wprowadzanie do obrotu prawnego wydrukowanych faktur poprzez m.in.: przesyłanie faktur droga pocztową, za pośrednictwem kuriera, firmy transportowej lub bezpośrednie przekazywanie kontrahentom wydrukowanych faktur.

Aktualnie do wystawiania faktur Spółka wykorzystuje oprogramowanie Q\`(...)\`, którego dystrybutorem jest firma Q. Sp. z o.o. Spółka wdroży procedurę, zgodnie z którą faktury będą mogły być wystawiane tylko i wyłącznie poprzez upoważnione osoby (uprawnione do obsługi systemu MRP). Wystawianie i przechowywanie faktur sprzedaży będzie się mogło odbywać tylko i wyłącznie w ramach użytkowanego w Spółce systemu MRP.

Faktury wystawiane za pomocą ww. oprogramowania mogą być konwertowane m. in. do formatu XML lub formatu PDF; mogą też być drukowane. Natomiast zgodnie z wprowadzoną procedurą nie ma możliwości dokonywania w fakturach wprowadzonych do obrotu prawnego zmian danych, które faktura powinna zawierać. Spółka wykonuje także kopie bezpieczeństwa danych sytemu MRP aby dysponować danymi do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka planuje wdrożenie przechowywania faktur w formie elektronicznej (bez zachowania formy papierowej).

Wszystkie dane niezbędne do wygenerowania faktury do pliku XML, PDF lub wydrukowania faktury są/będą przechowywane w bazie danych systemu MRP. Spółka jest w stanie udostępniać przechowywane w formie elektronicznej faktury m.in.:

*   w postaci ponownego wygenerowania do pliku XML czy PDF
*   w postaci wydruku.

Na podstawie zarchiwizowanych danych oraz poprzez wdrożenie właściwej procedury Spółka jest w stanie ponownie wygenerować daną fakturę (m.in. do formatu XML, PDF lub wydrukować) z tożsamymi danymi, jakie znajdują się na fakturze wprowadzonej do obrotu prawnego. Zarchiwizowane faktury/dane składające się na treść faktury są łatwe do odszukania, a także istnieje możliwość ich przetwarzania (wyszukiwania, sortowania, kopiowania na dowolny nośnik).

W uzupełnieniu do złożonego wniosku Strona wskazała, że proponowana przez Spółkę metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej, szczegółowo opisana we wniosku o wydanie interpretacji, spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w § 2 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie faktur elektronicznych oraz pozwala na zapewnienie wymogów określonych w § 6 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie faktur elektronicznych, w szczególności ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp właściwym organom, a także umożliwiając tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych w myśl § 21 ust. 2 pkt 3 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie (oznaczone nr 2 w złożonym wniosku):

Czy w opisanym stanie przyszłym, przechowywanie wszystkich faktur w formie elektronicznej (w bazie danych systemu MRP), jest zgodne z § 21 ust. 1, 2, 3, 4, § 22, § 24 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur oraz § 6, § 7, § 8 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie faktur elektronicznych)?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zgodnie z § 21 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wysławiania faktur, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na podstawie ust. 2 wskazanej regulacji podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur; a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organ om również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur „autentyczność pochodzenia” definiuje jako pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. „Integralność treści”, oznacza natomiast, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Analogiczne kryteria przechowywania faktur a także definicje „autentyczności pochodzenia” oraz „integralności treści”, zawiera Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie faktur elektronicznych.

W Spółce, autentyczność pochodzenia czyli pewność co do tożsamości wystawcy faktur jest zapewniona dzięki systemowi MRP i jego parametrom, ponieważ w przypadku wystawienia faktury przez Spółkę nie ma wątpliwości co do tożsamości jej wystawcy. Autentyczność jest zapewniona również poprzez wdrożenie procedury zgodnie, z którą faktury mogą być wystawione tylko i wyłącznie poprzez upoważnione osoby (uprawnione do obsługi systemu MRP). Wystawianie i przechowywanie faktur sprzedaży może odbywać się bowiem tylko i wyłącznie w ramach użytkowanego w Spółce sytemu MRP. Integralność treści jest z kolei zapewniona poprzez niemożność zmiany przechowywanych danych w zakresie faktur wprowadzonych do obrotu prawnego. W sytuacji wystawienia faktury i jej wprowadzenia do obrotu, zgodnie z wprowadzoną procedurą nie ma możliwości dokonywania w fakturze zmian danych, które faktura powinna zawierać. Faktury wystawione w systemie MRP i w nim archiwizowane są czytelne i w każdej chwili mogą być konwertowane do formatu pdf lub xml.

Autentyczność pochodzenia jest nakierowana wyłącznie na identyfikację dostawcy, a nie na autentyczność samego dokumentu czy transakcji, która jest dokumentowana fakturą. Integralność treści natomiast dotyczy niezmienności danych wymaganych na mocy Dyrektywy, czyli obowiązkowych elementów faktury, podczas gdy inne dane (jak np. format faktury) mogą ulec zmianie. Konwersja faktury, np. z formatu XML na PDF albo z PDF na PDF/A (który został zaprojektowany jako format przeznaczony do długoterminowej archiwizacji danych elektronicznych), w świetle tej definicji nie narusza integralności treści faktury elektronicznej. Również dodanie elementów nieobowiązkowych, takich jak znaczniki czy komentarze nie powoduje zmiany danych faktury wymaganych na mocy dyrektywy, nie powoduje więc złamania zasady integralności” (Komentarz do dyrektywy Rady 2006/112/WE Władysław Varga s. \`(...)\`.).

Zauważyć należy, że art. 233 Dyrektywy Rady 2006/112/WE (w brzmieniu wynikającym ze zmian wprowadzonych Dyrektywą 2010/45/UE) przewiduje, iż każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Spółki planowane przechowywanie wszystkich faktur w formie elektronicznej (w bazie danych systemu MRP), w sposób przedstawiony w stanie przyszłym, zapewnia „autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur” zgodnie z § 6 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie faktur elektronicznych oraz § 22 ust. 2 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur. Spółka pragnie również wskazać, że system M zapewnia łatwe odszukanie zarchiwizowanych faktur oraz bezzwłoczny do nich dostęp oraz umożliwia przetwarzanie zawartych w nich danych (konwersja do formatu pdf lub xml).

W związku z powyższym, w przypadku Spółki spełnione są wszystkie przesłanki decydujące o możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej. W celu oceny czy w opisanym stanie przyszłym, przechowywanie wszystkich faktur w formie elektronicznej (w bazie danych systemu MRP), jest zgodne z obowiązującymi przepisami należy przeanalizować czy planowany system elektronicznego przechowywania będzie zapewniać wymagane kryteria: autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności przechowywanych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwego odszukania oraz bezzwłocznego dostępu do faktur a także przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak już Spółka uzasadniała planowany system elektronicznego przechowywania faktur będzie spełniać wskazane powyżej kryteria. Autentyczność pochodzenia czyli pewność co do tożsamości wystawcy faktur jest zapewniona poprzez wdrożenie procedury zgodnie, z którą faktury mogą być wystawione tylko i wyłącznie poprzez upoważnione osoby. Wystawianie i przechowywanie faktur sprzedaży może odbywać się tylko i wyłącznie w ramach użytkowanego w Spółce sytemu M. Integralność treści jest z kolei zapewniona poprzez niemożność zmiany przechowywanych danych w zakresie faktur wprowadzonych do obrotu prawnego. Spółka wykonuje także kopie bezpieczeństwa danych sytemu M, aby dysponować danymi do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zarchiwizowane faktury/dane składające się na treść faktury są łatwe do odszukania, a także istnieje możliwość ich przetwarzania (wyszukiwania, sortowania, kopiowania na dowolny nośnik). Wygenerowane ze zarchiwizowanych danych wydruki lub dokumenty w formacie PDF lub xml są czytelne.

Archiwizacja w formie elektronicznej faktur wprowadzonych do obrotu prawnego w formie elektronicznej nie budzi wątpliwości. Powyższa teza znajduje bezpośrednie potwierdzenie w treści § 21 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur, który wprost wskazuje, że przechowywanie dokumentów księgowych może odbywać się w sposób dowolny, przy spełnieniu określonych warunków. Pewne wątpliwości może budzić jedynie elektroniczne przechowywanie faktur wprowadzonych do obrotu prawnego w formie papierowej. Natomiast w ocenie Spółki, przepisy będące przedmiotem interpretacji w żaden sposób nie sprzeciwiają się takiej formie archiwizacji. Taki sposób przechowywania faktur wprowadzonych do obrotu prawnego w formie papierowej jest także powszechnie akceptowany przez organy podatkowe. Przykładowo w interpretacji Ministra Finansów (organ upoważniony do wydania interpretacji: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy) z 19 marca 2012 r. (ITPP3/443-56/10/12-S/JK); organ stwierdził, że w świetle obowiązującego stanu prawnego - biorąc pod uwagę rozstrzygnięcie zawarte w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z dnia 5 stycznia 2011 r. sygn. akt I SA/Gd 1075/10 spółka, która nie planuje drukować kopii wystawionych faktur jest uprawniona do ich pozostawienia na nośniku elektronicznym z możliwością wydrukowania w dowolnym momencie.

W przywołanym wyroku WSA, sąd uznał, że „Dyrektywa 2006/112/WE nie uzależnia obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysyłane, gdyż jedynie uprawnia ona sama państwa członkowskie do wprowadzenia w prawie krajowym takich obostrzeń, co do uzależnienia formy przechowywania faktury od tego, w jakiej została ona wysłana lub udostępniona, jak również - że z przepisu § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia nie wynika, aby ograniczenie co do formy, w jakiej mają być przechowywane faktury VAT związane było ze sposobem ich przesłania do nabywcy czy też udostępnienia. Literalne odczytanie tego przepisu nie prowadzi do konkluzji, że skoro wystawiona została faktura w formie papierowej, to w tej samej formie musi być przechowywana jej kopia. Wymogiem przechowywania kopii faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, t.j. niemodyfikowanego pliku tekstowego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci” (analogicznie interpretacja Ministra Finansów (organ upoważniony do wydania interpretacji: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu) z 21 maja 2012 r. (ILPP2/443-355/10/12-S/MN); interpretacja Ministra Finansów (Organ upoważniony do wydania interpretacji: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie) z 7 marca 2012 r. (IPPP3/443-1560/11-2/JK).

Mając na uwadze powyższe Spółka stoi na stanowisku, iż przechowywanie wszystkich faktur w formie elektronicznej (w bazie danych systemu M), jest zgodne z obowiązującymi przepisami znajdującymi zastosowanie w sprawie.

Mając na uwadze całokształt przedstawionej argumentacji, Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości przedstawionego stanowiska.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur. Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, dnia 28 marca 2011 r. wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) – dalej zwane jako rozporządzenie wykonawcze.

W myśl § 21 ust. 1 wyżej powołanego rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych - § 21 ust. 2 rozporządzenia wykonawczego.

Zgodnie z ust. 3 § 21 rozporządzenia wykonawczego - autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś ust. 4, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl § 22 rozporzadzenia wykonawczego - faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Za podstawie § 24 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego - przepisy § 5, 9-14, 16, 17, 21 i 22 stosuje się odpowiednio do faktur wewnętrznych, o których mowa w art. 106 ust. 7 ustawy, z tym że w przypadku:

1.  czynności określonych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy, gdy brak jest konkretnego nabywcy towaru lub usługi, faktura nie zawiera danych dotyczących tego nabywcy oraz kwoty należnej z tytułu wykonania tych czynności;
2.  wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, oraz świadczenia usług, dla którego podatnikiem jest ich usługobiorca, faktury mogą nie zawierać numeru identyfikacji podatkowej kontrahenta.

Faktury, o których mowa w ust. 1, można wystawić w 1 egzemplarzu i należy przechowywać wraz z całą dokumentacją dotyczącą podatku – ust. 2 § 24 rozporządzenia wykonawczego.

Zasady regulujące kwestie faktur elektronicznych zawarte zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych, wydanym na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy.

Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych określa sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej faktur przesyłanych tą formą.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, przez autentyczność pochodzenia faktury, rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast w § 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych wskazano, że przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

W myśl § 7 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych faktury przesłane w formie elektronicznej mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur.

Na podstawie § 8 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Prawodawca zdefiniował co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury. Jako przykład systemów zapewniających zachowanie ww. warunków podał bezpieczny podpis elektroniczny oraz elektroniczną wymianę danych (EDI). Przy czym jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody przesyłania faktur drogą elektroniczną, gwarantujące autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury.

Konieczne zatem jest stworzenie metod gwarantujących spełnienie powyższych wymogów, które jednak ma określić sam podatnik. Rozporządzenie nie określa, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury).

Należy zauważyć, iż powyższe zmiany zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz.U.UE L z dnia 22 lipca 2010 r.), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca planuje wystawianie i przesłanie faktur w formie elektronicznej w różnych formatach i trybach m. in: (w formacie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej) czy też w formacie XML (za pośrednictwem systemu EDI). Ponadto Spółka planuje drukowanie a następnie wprowadzanie do obrotu prawnego wydrukowanych faktur poprzez m.in.: przesyłanie faktur droga pocztową, za pośrednictwem kuriera, firmy transportowej lub bezpośrednie przekazywanie kontrahentom wydrukowanych faktur. Spółka wdroży procedurę, zgodnie z którą faktury będą mogły być wystawiane tylko i wyłącznie poprzez upoważnione osoby. Faktury wystawiane za pomocą ww. oprogramowania mogą być konwertowane m. in. do formatu XML lub formatu PDF; mogą też być drukowane. Natomiast zgodnie z wprowadzoną procedurą nie ma możliwości dokonywania w fakturach wprowadzonych do obrotu prawnego zmian danych, które faktura powinna zawierać. Spółka wykonuje także kopie bezpieczeństwa danych sytemu M aby dysponować danymi do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka planuje wdrożenie przechowywania faktur w formie elektronicznej (bez zachowania formy papierowej). Wszystkie dane niezbędne do wygenerowania faktury do pliku XML, PDF lub wydrukowania faktury są/będą przechowywane w bazie danych systemu M. Proponowana przez Spółkę metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej, spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w § 2 ust. 1 Rozporządzenia MF w sprawie faktur elektronicznych oraz pozwala na zapewnienie wymogów określonych w § 6 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie faktur elektronicznych, w szczególności ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp właściwym organom, a także umożliwiając tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych w myśl § 21 ust. 2 pkt 3 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur.

Podkreślić należy, iż faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury VAT w formie papierowej. Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych wskazuje jedynie zasady wystawiania, przechowywania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Natomiast wszelkie inne zasady dotyczące tzw. „zwykłych” faktur VAT, które stosuje się odpowiednio do faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie.

Zatem przechowywanie faktur VAT w formie elektronicznej w formacie plików PDF czy XML jest równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem ww. faktur w formie papierowej, ale musi być zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz mając na uwadze fakt, że – jak wskazał Wnioskodawca - proponowana przez Spółkę metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w § 2 ust. 1 Rozporządzenia MF w sprawie faktur elektronicznych oraz pozwala na zapewnienie wymogów określonych w § 6 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie faktur elektronicznych, w szczególności ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp właściwym organom, a także umożliwiając tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych w myśl § 21 ust. 2 pkt 3 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur - należy stwierdzić, iż w opisanym stanie przyszłym, przechowywanie wszystkich faktur w formie elektronicznej (w bazie danych systemu M), jest zgodne z § 21 ust. 1, 2, 3, 4, § 22, § 24 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur oraz § 6, § 7, § 8 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie faktur elektronicznych.

Wskazać należy, że w zakresie pytania nr 1 zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.