Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.128.2021.3.LM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-06-18
Teza: prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych i archiwizowanych w formie elektronicznej, oraz przechowywanie dokumentów do WDT w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; dostawa-dostawa wewnątrzwspólnotowa towarów; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 24 lutego 2021 r. (data wpływu 2 marca 2021 r.) uzupełnionym pismem z 9 kwietnia 2021 r. (data wpływu 19 kwietnia 2021 r.) w odpowiedzi na wezwanie Organu z 1 kwietnia 2021 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.128.2021.2.LM (doręczone Stronie 7 kwietnia 2021 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT w związku z przechowywaniem dokumentów w formie elektronicznej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 2 marca 2021 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, uzupełniony pismem z dnia 4 kwietnia 2021 r. (data wpływu 19 kwietnia 2021 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie Organu z dnia 1 kwietnia 2021 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.128.2021.2.LM (doręczone 7 kwietnia 2021 r.), dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT w związku z przechowywaniem dokumentów w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

(…) (dalej jako Wnioskodawca, Spółka) jest niemiecką spółką (…), z siedzibą w Niemczech zajmującą się produkcją i sprzedażą komponentów techniki strumieniowej, usługami technicznymi oraz międzynarodowym eksportem i importem. Spółka jest zarejestrowana w Polsce do celów rozliczeń podatku VAT, posiada również w tym kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej oraz zakład podatkowy.

Wnioskodawca jest zarejestrowany w Polsce jako podatnik VAT UE. Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi. Z uwagi na fakt, że ww. zakupy są przez Nią wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług na terytorium kraju, co do zasady przysługuje Jej prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących te zakupy.

Wydatki powyższe ponoszone są w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodów, w związku z czym, co do zasady, Spółka jest uprawniona do ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych.

Spółka sprzedaje swoje towary zarówno do odbiorców krajowych, jak i zagranicznych. W ramach dokonywanych transakcji dochodzi zarówno do dostaw krajowych, wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów czy eksportu, a także do świadczenia usług opodatkowanych w kraju.

Jednocześnie Spółka nabywa od kontrahentów krajowych jak i zagranicznych towary i usługi. W chwili obecnej część faktur jest otrzymywanych i wystawianych przez Spółkę w formie papierowej. Niemniej, celem minimalizacji kosztów, a także ograniczenia ryzyka utraty i zniszczenia dokumentów źródłowych, Spółka (a także inne spółki z grupy) rozważa zmianę praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej.

Podobnie wygląda sytuacja w wypadku dokumentów potwierdzających WDT. Dokumenty są otrzymywane jedynie w formie elektronicznej. Należy przyjąć również założenie, że część dokumentów potwierdzających wywóz towarów z terytorium kraju na terytorium innego kraju członkowskiego w ramach WDT Wnioskodawca w dalszym ciągu będzie otrzymywać od kontrahentów w formie papierowej. Wnioskodawca zamierza (tę część dokumentów) skanować i archiwizować je wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z poniżej opisaną procedurą.

Planowana procedura w odniesieniu do faktur zakupowych.

Spółka otrzymuje faktury zakupowe zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Dokumenty elektroniczne wpływają na dedykowany adres e-mail. Dostęp do tego adresu mailowego mają tylko wyznaczone osoby z działu księgowości. Faktury wysyłane przez kontrahentów na adres Spółki odbierane są przez upoważnionych pracowników sekretariatu i następnie przekazywane do działu księgowości. Faktury otrzymane w formie elektronicznej, jak otrzymywane w formie papierowej są skanowane do systemu księgowego, a po zaksięgowaniu przechowywane w formie papierowej. Planuje się niszczenie dokumentów papierowych po ich prawidłowym zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu księgowego. Dokumenty po zeskanowaniu będą przechowywane w systemie SAP, aż do upływu okresu przedawnienia.

Kontrola otrzymywanych dokumentów jest dwustopniowa. Pod względem merytorycznym jest sprawdzana i akceptowana przez osobę wystawiająca zapotrzebowanie na zakup - czyli bezpośredniego konsumenta usługi lub materiału. Pod względem formalno-rachunkowym jest sprawdzana przez pracownika księgowości.

Dokumenty są przechowywane w formacie PDF w systemie SAP. Serwer znajduje się w centrum danych w … - Niemcy. Takie rozwiązanie archiwizacyjne ma obejmować wszystkie lokalizacje ….

Serwery znajdują się w centrum komputerowym 1 (…) w … - Niemcy. Serwery są zabezpieczone przez zasilacze awaryjne (bezprzerwowe). Dostęp do centrum komputerowego mają tylko wyznaczone osoby. Niemożliwe jest uzyskanie dostępu do serwerów przez osobę nieupoważnioną.

Dokumenty przechowywane w archiwum nie mogą być modyfikowane. Dostęp jest chroniony przez określone formy autoryzacji zaimplementowane w SAP.

Codziennie tworzona jest kopia zapasowa serwera. Po zapełnieniu nośniki Blue-Ray są przenoszone do innego pomieszczenia w oddzielnym budynku (nie w centrach danych).

Obecnie realizowany jest projekt konwersji systemu archiwizacji z OpenText do KGS. Po przejściu kopie zapasowe będą przechowywane na dyskach twardych. Kopie zapasowe na dyskach twardych będą tworzone w dwóch przestrzennie oddzielonych centrach komputerowych w lokalizacji Spółki matki …- Niemcy.

Dostęp do dokumentów jest możliwy w przypadku kontroli. Dane te można przeglądać i wyszukiwać on-line. Gdyby w przypadku kontroli zewnętrznej konieczne było dostarczenie inspektorom wybranych dokumentów, nie stanowiłoby to problemu. Dokumenty mogą być wyszukane w każdej chwili i przesłane na przykład do urzędu skarbowego. Należy podkreślić, że zastosowane rozwiązanie archiwizacyjne jest certyfikowane zgodnie z normą IDW PS 880.

Planowana procedura w odniesieniu do faktur sprzedażowych.

Faktury sprzedażowe wystawiane są w formie elektronicznej i papierowej. Faktury elektroniczne są wysyłane do klientów automatycznie przez SAP za pomocą … (specjalna aplikacja wysyłkowa). Księgowość nie uczestniczy w procesie. Faktury papierowe wysyłane są na adres pocztowy kontrahenta. Kontrola dokumentów jest automatyczna i odbywa się w SAP. Dokument zapotrzebowania od klienta jest podstawą do założenia wysyłki, na podstawie której następuje wyksięgowanie odpowiednich pozycji z magazynu i wykreowanie faktury. Ceny są zaciągane z tabel z cenami dla poszczególnych produktów i odbiorców wpisanych do SAP. Księgowość kontroluje prawidłowość wystawienia faktur pod kątem przepisów o podatku VAT.

Planuje się rezygnację z faktur papierowych i wystawianie dokumentów tylko w formie elektronicznej. Dotychczas wystawione dokumenty, dotyczące lat nieprzedawnionych planuje się zeskanować do programu SAP i zniszczyć ich wersje papierowe.

Dokumenty (zarówno te wystawione w formie elektronicznej, jak i wskazane skany dokumentów wystawionych w formie papierowej) mają być przechowywane w formacie PDF w systemie SAP. Serwer znajduje się w centrum danych w … - Niemcy. Takie rozwiązanie archiwizacyjne obejmuje wszystkie lokalizacje spółek z grupy. Serwery znajdują się w centrum komputerowym 1 (…) w … - Niemcy. Serwery są zabezpieczone przez zasilacze awaryjne (bezprzerwowe). Dostęp do centrum komputerowego mają tylko wyznaczone osoby. Niemożliwe jest uzyskanie dostępu do serwerów przez osobę nieupoważnioną. Dokumenty przechowywane w archiwum nie mogą być modyfikowane. Dostęp jest chroniony przez określone formy autoryzacji zaimplementowane w SAP. Codziennie tworzona jest kopia zapasowa serwera. Po zapełnieniu nośniki Blue-Ray są przenoszone do innego pomieszczenia w oddzielnym budynku (nie w centrach danych).

Obecnie realizowany jest projekt konwersji systemu archiwizacji z OpenText do KGS. Po przejściu kopie zapasowe będą przechowywane na dyskach twardych. Te twarde dyski są odzwierciedlone w dwóch przestrzennie oddzielonych centrach komputerowych w … - Niemcy.

Dostęp do dokumentów jest możliwy w przypadku kontroli. Dane te można przeglądać i wyszukiwać On-line. Gdyby w przypadku kontroli zewnętrznej konieczne było dostarczenie inspektorom wybranych dokumentów, nie stanowiłoby to problemu. Dokumenty mogą być wyszukane w każdej chwili i przesłane na przykład do urzędu skarbowego.

Należy podkreślić, że zastosowane rozwiązanie archiwizacyjne jest certyfikowane zgodnie z normą IDW ….

Procedura w odniesieniu do dokumentów WDT

Spółka dokonuje i zmierza dokonywać w przyszłości transakcji wewnątrzwspólnotowych. Dokumenty służące do potwierdzania dokonania WDT otrzymuje w formie elektronicznej, sporadycznie może się zdarzyć, że dokumenty zostaną dodatkowo przesłane pocztą. Dokumenty elektroniczne wpływają na adres e-mail danego pracownika logistyki, który opiekuje się klientem i dostawami.

Spółka dysponuje dokumentami spedycyjnymi oraz potwierdzeniami odbioru towarów potwierdzonymi przez odbiorcę towaru.

Dokumenty pozyskane w formie elektronicznej są przekazywane do systemu księgowego SAP i przechowywane w formie elektronicznej. Planuje się niszczenie dokumentów papierowych po ich prawidłowym zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu księgowego. Dokumenty po zeskanowaniu będą przechowywane w systemie SAP aż do upływu okresu przedawnienia. Dokumenty będą weryfikowane pod kątem ich kompletności i zgodności z przepisami ustawy o VAT.

Proces związany z przechowywaniem dokumentów w formie elektronicznej jest analogiczny jak w wypadku faktur. Dokumenty są przechowywane w formacie PDF w systemie SAP. Serwer znajduje się w … - Niemcy. Takie rozwiązanie archiwizacyjne ma obejmować wszystkie lokalizacje ….

Serwery znajdują się w centrum komputerowym 1 (…) w … - Niemcy. Serwery są zabezpieczone przez zasilacze awaryjne (bezprzerwowe). Dostęp do centrum komputerowego mają tylko dla wyznaczone osoby. Niemożliwe jest uzyskanie dostępu do serwerów przez osobę nieupoważnioną.

Dokumenty przechowywane w archiwum nie mogą być modyfikowane. Dostęp jest chroniony przez określone formy autoryzacji zaimplementowane w SAP.

Codziennie tworzona jest kopia zapasowa serwera. Po zapełnieniu nośniki Blue-Ray są przenoszone do innego pomieszczenia w oddzielnym budynku (nie w centrach danych).

Obecnie realizowany jest projekt konwersji systemu archiwizacji z OpenText do KGS. Po przejściu jeszcze w tym roku) kopie zapasowe będą przechowywane na dyskach twardych. Kopie zapasowe na dyskach twardych będą tworzone w dwóch przestrzennie oddzielonych centrach komputerowych w … - Niemcy.

Dostęp do dokumentów jest możliwy w przypadku kontroli. Dane te można przeglądać i wyszukiwać on-line. Gdyby w przypadku kontroli zewnętrznej konieczne było dostarczenie inspektorom wybranych dokumentów, nie stanowiłoby to problemu.

Dokumenty mogą być wyszukane w każdej chwili i przesłane na przykład do urzędu skarbowego. Należy podkreślić, że zastosowane rozwiązanie archiwizacyjne jest certyfikowane zgodnie z normą IDW ….

Opisane procedury są obecnie stosowane przez Spółkę. W SAP przechowywane są elektroniczne wersje dokumentów uzyskiwanych w tej formie. W wypadku dokumentów CMR (potwierdzających odbiór towarów przez kierowcę) przechowuje się wersje papierowe. Wnioskodawca planuje zaprzestać przechowywanie papierowych dokumentów i niszczyć je po zeskanowaniu do systemu. Ponadto Wnioskodawca planuje zniszczyć dokumenty znajdujące się w archiwum - po ich prawidłowym zeskanowaniu i wprowadzeniu w archiwum systemu SAP, zgodnie z wyżej opisanymi procedurami.

W uzupełnieniu do wniosku wskazano, że Spółka zapewni funkcjonowanie stosownych kontroli biznesowych.

Procedura w odniesieniu do faktur zakupowych.

Spółka otrzymuje faktury zakupowe zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Dokumenty elektroniczne wpływają na dedykowany adres e-mail.

Dostęp do tego adresu mailowego mają tylko wyznaczone osoby z działu księgowości. Faktury wysyłane przez kontrahentów na adres Spółki odbierane są przez upoważnionych pracowników sekretariatu i następnie przekazywane do działu księgowości.

Faktury otrzymane w formie elektronicznej, jak otrzymywane w formie papierowej są skanowane do systemu księgowego, a po zaksięgowaniu przechowywane w formie papierowej. Planuje się niszczenie dokumentów papierowych po ich prawidłowym zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu księgowego. Dokumenty po zeskanowaniu będą przechowywane w systemie SAP, aż do upływu okresu przedawnienia.

Kontrola otrzymywanych dokumentów jest dwustopniowa:

*   Pod względem merytorycznym jest sprawdzana i akceptowana przez osobę wystawiająca zapotrzebowanie na zakup - czyli bezpośredniego konsumenta usługi lub materiału, w porozumieniu z działem zakupu. Ponadto przychodzące materiały są rejestrowane przez pracownika działu odpowiedzialnego za odbiór towarów za pomocą dowodów dostawy, które można zidentyfikować z fakturą
*   Pod względem formalno-rachunkowym jest sprawdzana przez pracownika księgowości.

Zastosowanie wskazanych powyżej kontroli pozwala na zapewnienie autentyczności faktur - weryfikacja dokonywana przez bezpośredniego konsumenta usługi, który sprawdza, czy faktura odzwierciedla rzeczywisty przebieg transakcji - czy zafakturowane dobra i usługi rzeczywiście zostały nabyte we wskazanej ilości i dacie, od podmiotu wskazanego jako wystawca faktury.

Faktury sprzedażowe wystawiane są w formie elektronicznej i papierowej. Faktury elektroniczne są wysyłane do klientów automatycznie przez SAP za pomocą joba (specjalna aplikacja wysyłkowa), wysyłki są przypisane do adresu email kierownika logistyki. Księgowość nie uczestniczy w procesie. Faktury papierowe wysyłane są na adres pocztowy kontrahenta.

Kontrola dokumentów jest automatyczna i odbywa się w SAP. Dokument zapotrzebowania od klienta jest podstawą do założenia wysyłki, na podstawie której następuje wyksięgowanie odpowiednich pozycji z magazynu i wykreowanie faktury. Ceny są zaciągane z tabel z cenami dla poszczególnych produktów i odbiorców wpisanych do SAP.

Księgowość kontroluje prawidłowość wystawienia faktur pod kątem przepisów o podatku VAT.

Powyższa kontrola zapewnia autentyczność faktur sprzedażowych - faktura jest wystawiana na podstawie złożonego zamówienia oraz wyksięgowania towarów z magazynu - dzięki takiej kontroli odpowiada rzeczywistemu przebiegowi transakcji, odzwierciedla faktyczną ilość sprzedanych dóbr, a także odnosi się do nabywcy, który kupuje dobra.

Ponadto wszystkie faktury, zarówno zakupowe jak i sprzedażowe są skanowane systemu SAP – w systemie są przechowywane w formacie PDF, są w odniesieniu do nich zastosowane zabezpieczania uniemożliwiające ich modyfikowanie.

Zeskanowany dokument w formacie PDF może jedynie zostać odtworzony w celu jego podglądu, nie będzie możliwe ingerowanie w jego treść. W związku z tym zostanie zachowana integralność przedmiotowych dokumentów.

Czytelność zeskanowanych dokumentów zostanie zapewniona poprzez zastosowanie sprzętu elektronicznego dobrej jakości. Ponadto sam format PDF pozwala na przechowywanie obrazu faktury w stanie niezmienionym, czytelnej.

Każdorazowo będzie istniała możliwość wywołania czytelnego obrazu zeskanowanej faktury - obraz taki będzie odzwierciedlał formę papierową dokumentu.

Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego, każdorazowo w razie potrzeby będzie możliwe wywołanie obrazu faktur oraz przyporządkowanie ich do odpowiednich zdarzeń gospodarczych.

Faktury zakupowe - będą niszczone po zastosowaniu opisanych wyżej kontroli biznesowych i ich zeskanowaniu do systemu SAP.

Faktury sprzedażowe - po uzyskaniu zgody od odbiorców na tę formę faktur, w ogóle nie istniałaby ich forma papierowa. W wypadku wystawienia faktur w formie papierowej - niszczone by były po zastosowaniu kontroli biznesowych i ich zeskanowaniu do systemu SAP.

Ponadto Spółka umożliwi bezzwłoczny dostęp on-line do faktur naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, w związku z przechowywaniem faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju. Dostęp do dokumentów jest możliwy w przypadku kontroli dokonywanej przez organy skarbowe. Dane te można przeglądać i wyszukiwać on-line. Gdyby w przypadku kontroli zewnętrznej konieczne było dostarczenie inspektorom wybranych dokumentów, nie stanowiłoby to problemu. Dokumenty mogą być wyszukane w każdej chwili i przesłane na przykład do urzędu skarbowego

Spółka, zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1 art. 112a ustawy, również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Dostęp do dokumentów jest możliwy w przypadku kontroli dokonywanej przez organy skarbowe. Dane te można przeglądać i wyszukiwać on-line. Gdyby w przypadku kontroli zewnętrznej konieczne było dostarczenie inspektorom wybranych dokumentów, nie stanowiłoby to problemu. Dokumenty mogą być wyszukane w każdej chwili i przesłane na przykład do urzędu skarbowego - dzięki czemu zostanie zapewniony ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Spółka posiada zgodę nabywcy do otrzymywania przez niego faktur wyłącznie w formie elektronicznej.

Faktury będą przechowywane w zbiorach danych, które można odszukać zarówno po dacie wystawienia, numerze rachunku czy partnerze biznesowym. Dokumenty są przechowywane z uwzględnieniem roku i okresu rozliczeniowego (podział na okresy rozliczeniowe) - każdorazowo istnieje możliwość uzyskania dostępu do dokumentów z danego okresu rozliczeniowego. Przyjęta forma przechowywania dokumentów zapewnia ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływy terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania (oznaczone we wniosku kolejno jako 1,2,4):

1.  Czy planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej - w szczególności utylizacja papierowych dokumentów po ich zeskanowaniu (faktur VAT) - będzie zgodne z przepisami podatkowymi?
2.  Czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej?
3.  Czy Spółka ma prawo stosować stawkę 0% VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeżeli dokumenty potwierdzające wywóz oraz dostarczenie towarów z terytorium kraju na terytorium innego kraju członkowskiego (uprawniające do zastosowania 0% stawki VAT w WDT), będą otrzymane przez Spółkę w formie papierowej, następnie będą skanowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, a otrzymane dokumenty w formie papierowej będą niszczone po ich zeskanowaniu?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 1 Zdaniem Wnioskodawcy, opisany sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów jest zgodny z wymaganiami dotyczącymi przechowywania faktur wynikającymi z ustawy o podatku od towarów i usług (dalej jako ustawa o VAT), w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

Ad 2 W kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej na podstawie faktur przechowywanych i archiwizowanych w systemie elektronicznym Spółka stoi na stanowisku, że przy zachowaniu autentyczności tych dokumentów oraz integralności treści i ich czytelności, będzie miała prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi, zgodnie z art. 86 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Ad 3 Zdaniem Spółki, ma ona prawo do zastosowania stawki 0% w wypadku WDT udokumentowanego dokumentami otrzymanymi pierwotnie w formie papierowej, a następnie zeskanowanymi i przechowywanymi jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisana powyżej procedurą.

Uzasadnienie stanowiska nr 1 Przepis art. 112a ustawy o VAT wymienia warunki dotyczące sposobu przechowywania dokumentów. W myśl tego przepisu podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast, zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelności faktury. Przepis art. 106m w dalszej części stanowi, iż przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Z powołanych wyżej przepisów nie wynika zatem, by ustawodawca wskazywał jedną, właściwą formę przechowywania faktur. Przepisy ustawy o VAT precyzują jedynie warunki przechowywania faktur. Oznacza to, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Określone w ustawie warunki ich przechowywania muszą być jednak spełnione w obu przypadkach, a więc dokumenty muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka zauważa, że procedura, jaką stosuje w zakresie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, zapewnia dopełnienie wyżej wskazanych wymogów. Procedura opisana w stanie faktycznym pozwala bowiem na zapewnienie integralności danych. Proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną (skanowanie dokumentów i zapisywanie w programie SAP), ani też samo ich przechowywanie w formie elektronicznej (w archiwum programu SAP na odpowiednio do tego przygotowanych nośnikach danych) nie będą skutkowały żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura. Dokument jest przechowywany w systemie SAP w formacie PDF. Dostęp do dokumentów jest ograniczony do wybranych osób, zastosowane są środki zewnętrzne mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa w tym zakresie.

Dokumenty są przechowywane w formacie PDF w systemie SAP, który uniemożliwia modyfikację przechowywanych nim dokumentów. Ponadto autentyczność pochodzenia będzie realizowana poprzez stosowną kontrolę wewnętrzną - faktura pod względem merytorycznym jest sprawdzana i akceptowana przez osobę wystawiającą zapotrzebowanie na zakup, a w sytuacji wystawienia zamówienia - dokonuje się dodatkowej weryfikacji dokumentu z zamówieniem.

Czytelność faktury zostanie natomiast zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur.

Zniszczenie faktur w formie papierowej nie spowoduje, że faktura zostanie utracona, bowiem będzie przechowywana w formie elektronicznej, tym samym warunek, o którym mowa w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT zostanie spełniony.

Ponadto należy zaznaczyć, że ustawa o VAT wskazuje, że co do zasady faktury powinny być przechowywane na terytorium Polski, jednakże w wypadku dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej dopuszcza się przechowywanie ich na serwerach poza Polską, konieczne jest jedynie umożliwienie dostępu on-line do dokumentów w razie kontroli. Taki dostęp w badanym wypadku będzie zapewniony na każde wezwanie organów skarbowych.

Na potwierdzenie powyższego należy przytoczyć treść art. 247 ust. 2 dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Zgodnie z tym przepisem „aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233 (dotyczących autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury), państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. (\`(...)\`)”.

W związku z tym skoro przepisy ustawy o VAT wprost nie przewidują obowiązku przechowywania faktur w oryginalnej postaci, należy uznać, że Polska nie skorzystała z możliwości przewidzianej w przedmiotowej dyrektywie i dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur, które zostały przesłane lub udostępnione w formie papierowej.

Zatem przyjęcie na gruncie prawa podatkowego założenia, że przechowywanie dokumentów w postaci oryginalnej dotyczy tylko dokumentów w postaci papierowej stanowiłoby nieuzasadnione obostrzenie, dodatkowo nie znajdujące potwierdzenia w przepisach podatkowych.

Ponadto należy zauważyć, że sformułowania „oryginalna postać” nie należy utożsamiać tylko z pojęciem formy papierowej. Oryginalna postać powinna być utożsamiana z oryginalną treścią dokumentu zawartą na dokumencie, a nie z formą, w jakiej ten dokument występuje.

W ocenie Spółki, przechowywanie dokumentów w formie niemodyfikowalnego pliku, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego w jej oryginalnej postaci jest dopuszczalne, co więcej taki sposób przechowywania jeszcze lepiej zabezpiecza dokumentację podatkową przed ryzykiem utraty i uszkodzenia.

Przytoczony na początku wniosku sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów przez Spółkę spełnia warunki wskazane powyżej w ustawie, a ponadto Spółka zapewnia autentyczność i integralność treści faktur w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W konsekwencji wskazane w stanie faktycznym dokumenty, zdaniem Spółki mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto dokumenty dotyczące lat nieprzedawnionych mogą zostać zniszczone (wersje papierowe) i przechowywane jedynie w formie elektronicznej, w ww. opisanym systemie.

Ponadto taka forma przechowywania faktur daje Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary i usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko znajduje potwierdzenie w aktualnej linii interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, wypowiadającego się w podobnych stanach faktycznych. Zgodnie z interpretacjami organu, przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne, a ponadto daje podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Przykładowo można wskazać na następujące interpretacje:

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 7 kwietnia 2020 r. 0114-KDIP1-3.4012.169.2020.1.PRM;
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 stycznia 2020 r. nr 0112-KDIL2-2.4012.25.2019.2.EW;
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 16 stycznia 2020 r. nr 0112-KDIL2-2.4012.24.2019.2.AG;
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 10 stycznia 2020 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.474.2019.1.MAZ.

Uzasadnienie stanowiska nr 2 Jak wskazywano, opisany we wniosku sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów przez Spółkę spełnia warunki wskazane w ustawie stawiane fakturom, a ponadto Spółka zapewnia autentyczność i integralność treści faktur w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W konsekwencji wskazane w stanie faktycznym dokumenty, zdaniem Spółki mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto dokumenty dotyczące lat nieprzedawnionych mogą zostać zniszczone (wersje papierowe) i przechowywane jedynie w formie elektronicznej, w ww. opisanym systemie. Taka forma przechowywania faktur daje Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary i usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Takie stanowisko było potwierdzane niejednokrotnie przez organy skarbowe, m.in. w powołanych wyżej interpretacjach indywidualnych.

Brak jest negatywnych przesłanek, które w badanym przypadku mogłyby doprowadzić do ograniczenia prawa Spółki do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych.

Podsumowując należy stwierdzić, że planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej – w szczególności utylizacja papierowych dokumentów po ich zeskanowaniu (faktur VAT) – będzie zgodne z przepisami podatkowymi. Planowana procedura zapewni spełnienie wymagań co do faktur wynikających z ustaw podatkowych.

W związku z tym, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowych, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej. Powyższe uwagi dotyczą zarówno faktur otrzymywanych w przeszłości, jak i faktur, które obecnie Spółka przechowuje w wersji papierowej, które jednak planuje się zniszczyć po uzyskaniu potwierdzenia prawidłowości przedstawionego stanowiska.

Uzasadnienie stanowiska nr 3 Zdaniem Spółki, ma ona prawo do zastosowania stawki 0% w wypadku WDT udokumentowanego dokumentami otrzymanymi pierwotnie w formie papierowej, a następnie zeskanowanymi i przechowywanymi jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisana powyżej procedurą.

Zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o VAT, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki 0%, pod warunkiem że:

1.  podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej;
2.  podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju. 3. podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.

Dowodami, o których mowa w art. 42 ust 1 pkt 2, zgodnie z ust. 3 tego artykułu, są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju:

1.  dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towaru z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju w przypadku, gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi);
2.  specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku.

Zgodnie z art. 42 ust. 4 ustawy o VAT, w przypadku wywozu towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów bezpośrednio przez podatnika dokonującego takiej dostawy lub przez ich nabywcę, przy użyciu własnego środka transportu podatnika lub nabywcy, podatnik oprócz dokumentu, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, powinien posiadać dokument zawierający co najmniej:

1.  imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby działalności gospodarczej lub miejsca zamieszkania podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz nabywcy tych towarów;
2.  adres pod który są przewożone towary, w przypadku gdy jest inny niż adres siedziby działalności gospodarczej lub miejsca zamieszkania nabywcy;
3.  określenie towarów i ich ilości;
4.  potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę do miejsca, o którym mowa w pkt 1 lub 2, znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;
5.  rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary, lub numer lotu - w przypadku gdy towary przewożone są środkami transportu lotniczego.

Stosownie natomiast do art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, w przypadku gdy dokumenty, o których mowa w ust. 3-5, nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

1.  korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;
2.  dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;
3.  dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny - dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;
4.  dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Z powyższych regulacji wynika, że dla zastosowania 0% stawki VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów podatnik zobowiązany jest do posiadania właściwej dokumentacji potwierdzającej wywóz towarów z terytorium kraju na terytorium innego kraju członkowskiego. Przepisy te nie uzależniają jednak prawa do zastosowania stawki 0% dla WDT od posiadania takich dokumentów w formie papierowej. Skoro zatem przepisy nie wskazują formy, w jakiej te dokumenty powinien otrzymać i przechowywać podatnik, zatem należy uznać, że każda forma otrzymania i przechowywania tych dokumentów będzie uprawniała do zastosowania stawki 0%.

Dla zastosowania zatem stawki 0% w WDT nie ma znaczenia, czy listy przewozowe CMR lub inne dokumenty potwierdzające wewnątrzwspólnotową dostawę towarów będą otrzymywane w formie papierowej czy w formie elektronicznej oraz czy dokumenty te będą przechowywane w formie papierowej czy elektronicznej. Wnioskodawca może zatem zastosować stawkę 0% dla transakcji WDT, jeżeli otrzymane dokumenty w formie papierowej będzie skanował i przechowywał w formie elektronicznej, a dokumenty papierowe będą niszczone od razu po zeskanowaniu. Prawo do zastosowania stawki 0% w WDT będzie także przysługiwało, gdy dokumenty potwierdzające WDT będą otrzymywane w formie elektronicznej i przechowywane w formie elektronicznej.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w wielu orzeczeniach Sądów Administracyjnych oraz interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe:

*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 1 lutego 2017 r., (sygn. 3063-ILPP1-3.4512.191.2016.2.KM),
*   Interpretacja Indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 8 lipca 2015 r. (sygn. IPPP3/4512-470/15-2/RD),
*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 5 maja 2016 r. (sygn. ILPP4/4512-1-76/16-2/JN),
*   Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 2 lutego 2018 sygn. 0112-KDIL1-3.4012.614.2017.3.IT

Reasumując, należy stwierdzić, że Wnioskodawca jest uprawniony do zastosowania stawki 0% w wypadku WDT w sytuacji, kiedy dokumentacja potwierdzająca dokonaną dostawę będzie przechowywana jedynie w formie elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną, w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Przepis art. 106e usatwy wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone

w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jaki wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Spółka jest niemiecką spółką, z siedzibą w Niemczech zajmującą się produkcją i sprzedażą komponentów techniki strumieniowej, usługami technicznymi oraz międzynarodowym eksportem i importem. Spółka jest zarejestrowana w Polsce do celów rozliczeń podatku VAT, posiada również w tym kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej oraz zakład podatkowy. Wnioskodawca jest zarejestrowany w Polsce jako podatnik VAT UE.

W ramach dokonywanych transakcji dochodzi zarówno do dostaw krajowych, wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów czy eksportu, a także do świadczenia usług opodatkowanych w kraju.

Spółka nabywa od kontrahentów krajowych jak i zagranicznych towary i usługi. W chwili obecnej część faktur jest otrzymywanych i wystawianych przez Spółkę w formie papierowej. Niemniej, Spółka rozważa zmianę praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej. Spółka zapewni funkcjonowanie stosownych kontroli biznesowych. Zarówno do faktur zakupowych jak i do faktur sprzedażowych.

*   Planowana procedura w odniesieniu do faktur zakupowych.
    *   Spółka otrzymuje faktury zakupowe zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Dokumenty elektroniczne wpływają na dedykowany adres e-mail. Faktury wysyłane przez kontrahentów na adres spółki odbierane są przez upoważnionych pracowników sekretariatu i następnie przekazywane do działu księgowości. Faktury otrzymane w formie elektronicznej, jak i otrzymywane w formie papierowej są skanowane do systemu księgowego, a po zaksięgowaniu przechowywane w formie papierowej. Planuje się niszczenie dokumentów papierowych po ich prawidłowym zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu księgowego. Dokumenty po zeskanowaniu będą przechowywane w systemie SAP aż do upływu okresu przedawnienia. Zastosowanie wskazanych powyżej kontroli pozwala na zapewnienie autentyczności faktur - weryfikacja dokonywana przez bezpośredniego konsumenta usługi, który sprawdza, czy faktura odzwierciedla rzeczywisty przebieg transakcji.
*   Planowana procedura w odniesieniu do faktur sprzedażowych.
    *   Faktury sprzedażowe wystawiane są w formie elektronicznej i papierowej. Faktury elektroniczne są wysyłane do klientów automatycznie przez SAP za pomocą specjalnej aplikacji wysyłkowej. Faktury papierowe wysyłane są na adres pocztowy kontrahenta. Księgowość kontroluje prawidłowość wystawienia faktur pod kątem przepisów o podatku VAT. Dotychczas wystawione dokumenty, dotyczące lat nieprzedawnionych Spółka planuje zeskanować do programu SAP i zniszczyć ich wersje papierowe. Dokumenty mają być przechowywane w formacie PDF w systemie SAP. Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Kontrola dokumentów jest automatyczna i odbywa się w SAP. Powyższa kontrola zapewnia autentyczność faktur sprzedażowych.

Dokumenty są przechowywane w formacie PDF w systemie SAP. Serwer znajduje się w centrum danych w Niemczech. Dostęp do centrum komputerowego mają tylko wyznaczone osoby. Niemożliwe jest uzyskanie dostępu do serwerów przez osobę nieupoważnioną. Dokumenty przechowywane w archiwum nie mogą być modyfikowane. Dostęp jest chroniony przez określone formy autoryzacji zaimplementowane w SAP.

Ponadto wszystkie faktury, zarówno zakupowe jak i sprzedażowe są skanowane do systemu SAP – w systemie są przechowywane w formacie PDF, są w odniesieniu do nich zastosowane zabezpieczania uniemożliwiające ich modyfikowanie. Zeskanowany dokument w formacie PDF może jedynie zostać odtworzony w celu jego podglądu, nie będzie możliwe ingerowanie w jego treść. W związku z tym zostanie zachowana integralność przedmiotowych dokumentów.

Czytelność zeskanowanych dokumentów zostanie zapewniona poprzez zastosowanie sprzętu elektronicznego dobrej jakości. Ponadto sam format PDF pozwala na przechowywanie obrazu faktury w stanie niezmienionym, czytelnej. Każdorazowo będzie istniała możliwość wywołania czytelnego obrazu zeskanowanej faktury - obraz taki będzie odzwierciedlał formę papierową dokumentu.

Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego, każdorazowo w razie potrzeby będzie możliwe wywołanie obrazu faktur oraz przyporządkowanie ich do odpowiednich zdarzeń gospodarczych.

Faktury zakupowe - będą niszczone po zastosowaniu opisanych powyżej kontroli biznesowych i ich zeskanowaniu do systemu SAP.

Faktury sprzedażowe - po uzyskaniu zgody od odbiorców na tę formę faktur, w ogóle nie istniałaby ich forma papierowa. W wypadku wystawienia faktur w formie papierowej - niszczone by były po zastosowaniu kontroli biznesowych i ich zeskanowaniu do systemu SAP.

Ponadto Spółka umożliwi bezzwłoczny dostęp on-line do faktur naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, w związku z przechowywaniem faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju. Dokumenty mogą być wyszukane w każdej chwili i przesłane na przykład do urzędu skarbowego - dzięki czemu zostanie zapewniony ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Faktury będą przechowywane w zbiorach danych, które można odszukać zarówno po dacie wystawienia, numerze rachunku czy partnerze biznesowym. Dokumenty są przechowywane z uwzględnieniem roku i okresu rozliczeniowego (podział na okresy rozliczeniowe) - każdorazowo istnieje możliwość uzyskania dostępu do dokumentów z danego okresu rozliczeniowego. Przyjęta forma przechowywania dokumentów zapewnia ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływy terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W tak przedstawionym opisie sprawy wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości przechowywania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do odliczenia z faktur przechowywanych w takiej formie.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak wskazał Wnioskodawca, zarchiwizowane faktury będą mogły być udostępnione do wglądu uprawnionym osobom w dowolnym momencie. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z alokacją do odpowiednich okresów rozliczeniowych. Na żądanie organu podatkowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony dostęp do zarchiwizowanych faktur, a także ich pobór i odczyt danych w nich zawartych. W odniesieniu do faktur przechowywanych poza granicami kraju, Spółka zapewni odpowiednim organom dostęp on-line do tych faktur. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112a ustawy.

Jak z wniosku wynika, w odniesieniu do faktur sprzedażowych jak i do faktur zakupowych Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury po zeskanowaniu będą przechowywane w systemie SAP w formacie PDF, aż do upływu okresu przedawnienia. Wszystkie faktury zostaną zniszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Kontrola otrzymywanych faktur jest dwustopniowa: Pod względem merytorycznym jest sprawdzana i akceptowana przez osobę wystawiająca zapotrzebowanie na zakup, pod względem formalno-rachunkowym jest sprawdzana przez pracownika księgowości.

Wszystkie faktury, zarówno zakupowe jak i sprzedażowe są skanowane do systemu SAP – w systemie są przechowywane w formacie PDF, w odniesieniu do nich zastosowane są zabezpieczania uniemożliwiające ich modyfikowanie. Zeskanowany dokument w formacie PDF może jedynie zostać odtworzony w celu jego podglądu, nie będzie możliwe ingerowanie w jego treść. Sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej, pozwala na szybkie odnalezienie konkretnej faktury. Faktury będą przechowywane w zbiorach danych, które można odszukać zarówno po dacie wystawienia, numerze rachunku czy partnerze biznesowym. Dokumenty są przechowywane z uwzględnieniem roku i okresu rozliczeniowego (podział na okresy rozliczeniowe) - każdorazowo istnieje możliwość uzyskania dostępu do dokumentów z danego okresu rozliczeniowego. Przyjęta forma przechowywania dokumentów zapewnia ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływy terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto Spółka w przypadku żądania organu podatkowego lub organu kontroli celno-skarbowej będzie w stanie zapewnić dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i odczyt danych w nich zawartych.

Zatem opisane okoliczności sprawy wskazują na zastosowanie przez Wnioskodawcę kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Tym samym należy stwierdzić, że Wnioskodawca określił sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz zachowania czytelności faktur. Potwierdza to spełnienie przesłanek wynikających z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z kolei, zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 2 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi w przypadku importu towarów - kwota podatku:

1.  wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,
2.  należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a,
3.  wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z kolei art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

1.  (uchylona),
2.  nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,
3.  usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT.

Zgodnie z opisem sprawy, Wnioskodawca jest niemiecką spółką kapitałową, z siedzibą w Niemczech zajmującą się produkcją i sprzedażą komponentów techniki strumieniowej, usługami technicznymi oraz międzynarodowym eksportem i importem. Spółka jest zarejestrowana w Polsce do celów rozliczeń podatku VAT, posiada również w tym kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej oraz zakład podatkowy. Wnioskodawca jest zarejestrowany w Polsce jako podatnik VAT UE. Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi. Zakupy są przez Spółkę wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług na terytorium kraju.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Analizując okoliczności faktyczne sprawy na tle przedstawionych przepisów prawa wskazać należy, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach dokumentujących zakup towarów i usług służących wyłącznie do działalności opodatkowanej podatkiem VAT, jeśli nie są to czynności o których mowa w art. 88 ustawy. Powyższe wynika z faktu, że w analizowanym przypadku będą spełnione – wskazane w art. 86 ust. 1 ustawy – przesłanki warunkujące prawo do odliczenia podatku naliczonego. Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, a nabyte towary i usługi będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Zatem należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że faktury mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur pozwala zachować Wnioskodawcy prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

W tym miejscu należy odnieść się do wątpliwości Wnioskodawcy dotyczących kwestii czy Spółka ma prawo zachować preferencyjną stawkę 0% VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeżeli dokumenty potwierdzające wywóz oraz dostarczenie towarów z terytorium kraju na terytorium innego kraju członkowskiego (uprawniające do zastosowania 0% stawki VAT w WDT), będą otrzymane przez Spółkę w formie papierowej, następnie będą skanowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, a otrzymane dokumenty w formie papierowej będą niszczone po ich zeskanowaniu.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Spółka dokonuje i zmierza dokonywać w przyszłości transakcji wewnątrzwspólnotowych. Dokumenty służące do potwierdzania dokonania WDT Wnioskodawca otrzymuje w formie elektronicznej, sporadycznie może się zdarzyć, że dokumenty zostaną dodatkowo przesłane pocztą. Spółka dysponuje dokumentami spedycyjnymi oraz potwierdzeniami odbioru towarów, potwierdzonymi przez odbiorcę towaru. W związku z tym, Spółka do tych transakcji stosuje stawkę 0%. Jak wskazuje Wnioskodawca dokumenty które posiada i uprawniają Go do zastosowania preferencyjnej stawki 0% zostały zgromadzone również w formie papierowej. Spółka planuje niszczenie dokumentów papierowych po ich prawidłowym zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu księgowego. Dokumenty po zeskanowaniu będą przechowywane w systemie SAP, aż do upływu okresu przedawnienia. Następnie będą weryfikowane pod kątem ich kompletności i zgodności z przepisami ustawy o VAT. Dokumenty przechowywane w archiwum nie mogą być modyfikowane, a dostęp jest chroniony przez określone formy autoryzacji zaimplementowane w SAP w podziale na okresy rozliczeniowe i łatwe do odszukania. Proces związany z przechowywaniem tych dokumentów w formie elektronicznej jest analogiczny jak w przypadku faktur.

W tym miejscu wskazać należy że do zastosowania przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawki podatku w wysokości 0% uzależnione jest od posiadania dokumentów, potwierdzających jednoznacznie, że doszło do wywozu towarów poza terytorium Polski i dostarczenia ich do nabywcy w innym kraju UE. Istotą jest przede wszystkim zobowiązanie podatnika do udowodnienia, że towary będące przedmiotem dostawy rzeczywiście opuściły terytorium kraju i zostały dostarczone do ich nabywcy, na terytorium innego państwa członkowskiego. Zatem zastosowanie preferencyjnej stawki 0% dla WDT nie zależy od formy w jakiej te dokumenty będą przechowywane. Przepisy ustawy nie stanowią o formie lub formacie dokumentów.

W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentom przechowywanym w formie elektronicznej. Jeżeli są to dokumenty przechowywane w formie elektronicznej, niebudzące wątpliwości co do ich autentyczności, mogą one stanowić dowody potwierdzające realizowane przez Wnioskodawcę transakcje wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów. Okoliczność, że zgromadzone w formie papierowej dokumenty uprawniające Wnioskodawcę do zastosowania stawki 0% będą przez Niego przechowywane w formie elektronicznej, nie wpłyną na prawo do zastosowania stawki obniżonej w odniesieniu do danych transakcji, pod warunkiem, że zostanie zapewniona autentyczność tych dokumentów. Należy zwrócić uwagę, że żaden przepis ustawy o podatku od towarów i usług nie wskazuje w jaki sposób podatnicy powinni tego typu dokumenty przechowywać aby ich autentyczność była zapewniona. A zatem, sposób przechowywania pozostaje w gestii podatnika. Dopiero organy podatkowe w trakcie przeprowadzonych kontroli i postępowań podatkowych mogą stwierdzić, czy dokumenty przechowywane przez podatnika w przyjęty przez niego sposób potwierdzają zrealizowane uprzednio prawo do zastosowania stawki podatku VAT w wysokości 0%.

Zatem odnosząc się do wątpliwości Wnioskodawcy w zakresie możliwości przechowywania w formie elektronicznej dokumentów otrzymanych przez Wnioskodawcę na potwierdzenie prawa do zastosowania stawki 0% z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów wskazać należy, że żaden przepis ustawy o podatku od towarów i usług nie odnosi się do tej kwestii. Zatem można wnioskować, że każda ich forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów zostanie uprawdopodobniona.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać w całości za prawidłowe.

Jednocześnie zaznaczyć należy, że niniejsza interpretacja rozstrzyga jedynie w zakresie możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej dokumentów potwierdzających wywóz towarów poza terytorium Polski. Natomiast niniejsza interpretacja nie rozstrzyga czy posiadane przez Wnioskodawcę dokumenty jednoznacznie potwierdzają, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.

Ponadto należy zaznaczyć, że przechowywanie dokumentów, na podstawie których Wnioskodawca zastosował stawkę 0% może mieć znaczenie jedynie jako dowód w trakcie ewentualnego postępowania kontrolnego prowadzonego przez organy podatkowe, które mogłyby zakwestionować Wnioskodawcy prawidłowe rozliczenie transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Nadmienia się, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygniecie.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 2193 ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego …, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.