Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0115-KDIT1-3.4012.545.2019.2.AT
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2019-10-11
Teza: Przechowywanie faktur w formie elektronicznej. Odliczenie podatku od towarów i usług.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-odliczenie podatku od towarów i usług; podatek-podatek naliczony
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-Rozdział 1-art. 15; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 88; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 88a (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 22 lipca 2019 r. (data wpływu 13 sierpnia 2019 r.), uzupełnionym w dniu 4 października 2019 r. (data wpływu), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

*   sposobu przechowywania otrzymanych lub wystawianych w formie papierowej faktur – **jest prawidłowe;**
*   prawa do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych faktur – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 13 sierpnia 2019 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek, uzupełniony w dniu 4 października 2019 r., o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu przechowywania otrzymanych lub wystawianych w formie papierowej faktur oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych faktur.

We wniosku oraz jego uzupełnieniu przedstawiono następujące zdarzenia przyszłe.

Wnioskodawca (dalej: „Spółka”, „Wnioskodawca”) (zarejestrowany czynny podatnik VAT) prowadzi krajową i wykraczającą poza granice Polski działalność w zakresie produkcji …, …, w tym …, … oraz … i …, …, … oraz …, produkcji …, wyrobów … oraz wyrobów …, w tym …, …, …. Ponadto, prowadzi działalność w zakresie gospodarki …, … oraz ….

Spółka jest na etapie wdrażania elektronicznego systemu obiegu dokumentacji źródłowej w Spółce (dalej: „System”), mającego na celu zastąpienie obecnego obiegu dokumentów w Spółce - papierowego, w oryginalnej formie. W przypadku wdrożenia Systemu dokumenty źródłowe, dokumentujące sprzedaż lub nabycie przez Spółkę towarów i usług, bądź wydatki ponoszone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, wliczając w to podróże służbowe pracowników Spółki (zarówno od podmiotów krajowych jak i również zagranicznych), a więc wszystkie wystawione oraz otrzymane faktury, faktury korygujące, rachunki, paragony, bilety, opłaty w formie papierowej, będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, tj. poprzez zeskanowanie ww. dokumentów źródłowych otrzymanych w formie papierowej oraz umieszczenie jej na elektronicznym nośniku danych w formacie pozwalającym na ich odczyt (np. pdf).

Taka forma archiwizacji wspomnianych dokumentów źródłowych, pozwoli Wnioskodawcy na zminimalizowanie ryzyka utraty lub zniszczenia dokumentu (w tym np. degradacji treści zawartych w fakturze poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania dokumentów w tradycyjnej formie papierowej), lecz również wyeliminuje możliwość modyfikacji danych zawartych w treści faktury (modyfikacja treści dokumentów księgowych po ich zeskanowaniu i zapisaniu w docelowym miejscu będzie niemożliwa - możliwość zapisu dokumentu będą posiadali wyznaczeni pracownicy Kancelarii Spółki, odpowiedzialni za wprowadzenie dokumentu do Systemu, zaś dostęp do ich przeglądania i generowania kopii będzie szerszy od wyżej wymienionego, acz również ograniczony do wyraźnie wyspecyfikowanych osób wg przyznanych im uprawnień).

Dodatkowo, w stosunku do dokumentów źródłowych, które Wnioskodawca wystawi lub otrzyma oraz będzie przechowywał w formie elektronicznej, będzie istniała należyta pewność co do tożsamości podmiotów będących wystawcami i odbiorcami tychże dokumentów (dokonujących dostaw towarów i usługodawców).

Podkreślenia także wymaga, że dokumenty źródłowe po ich zeskanowaniu, będą w niezmienionej (tj. odpowiadającej oryginałowi dokumentu) formie archiwizowane w rzeczonym wyżej Systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp, a także zostanie zapewniony wyraźny odczyt danych zawartych w ich treści.

Ponadto, rzeczone wyżej dokumenty źródłowe zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe oraz przechowywane co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób umożliwiający odtworzenie ich treści w formie czytelnej dla odbiorcy, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez wnioskodawcę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie). Wnioskodawca zakłada, iż System umożliwi bezzwłoczny dostęp do przechowywanych dokumentów źródłowych, a w razie konieczności udostępnienie ich treści, np. organom podatkowym w wersji elektronicznej lub poprzez wydruk skanu dokumentu, tj. de facto w wersji papierowej, co znacznie usprawni działalność operacyjną Spółki.

Nabycie towarów i usług przez Wnioskodawcę, zawsze dokumentowane jest stosownymi ww. dokumentami źródłowymi (w tym fakturami, paragonami etc.). Dokumenty źródłowe, będące przedmiotem zapytania wniosku, dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

W związku z powyższym opisem postawiono następujące pytania:

1.  Czy Wnioskodawca będzie miał prawo przechowywać otrzymywane lub wystawione przez niego w formie papierowej dokumenty źródłowe, dokumentujące sprzedaż lub ponoszenie wydatków (zarówno od/do krajowych podmiotów gospodarczych, jak również podmiotów posiadających siedzibę na terytorium innych państw członkowskich Unii Europejskiej, a także państw trzecich), będących podstawą do rozliczenia podatku od towarów u usług, wyłącznie w formie elektronicznej, tj. poprzez zeskanowanie oryginałów tychże dokumentów źródłowych otrzymanych lub wystawionych w formie papierowej?
2.  Czy Wnioskodawca, przy spełnieniu określonych przepisami prawa (w tym w szczególności przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług) warunków oraz z uwzględnieniem wyłączeń zawartych w tych przepisach, będzie miał prawo do odliczenia naliczonego podatku od towarów i usług, wykazanego na otrzymanych dokumentach źródłowych (w szczególności fakturach, fakturach korygujących), przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznego zapisu?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Zgodnie z art. 86 ust. 1-2 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej „ustawa”), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z faktur otrzymanych przed podatnika, a dokumentujących nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem odliczenia jest zatem otrzymanie faktury, natomiast przepisy nie uzależniają prawa obniżenia podatku należnego od sposobu przechowywania faktur dokumentujących podatek naliczony.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży, z uwzględnieniem treści przepisów kolejnych. Art. 106m ust. 1 stanowi, iż podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Natomiast, w kolejnych ustępach cytowanego przepisu zdefiniowano również pojęcia autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury (odpowiednio ust. 3 i 4 art. 106m ustawy). Stosownie zaś do ust. 5 przepisu art. 106m, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Kwestię terminu przechowywania dokumentów statuuje Rozdział 4 ustawy. I tak, na podstawie przepisu art. 112 określono okres przechowywania dokumentów, w ten sposób, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Kolejny przepis art. 112a stanowi o obowiązku przechowywania faktur, zgodnie z którym:

1\. Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2\. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

3\. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

4\. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Żaden z przepisów ustawy nie narzuca konieczności przechowywania dokumentów źródłowych wytworzonych z formie papierowej z zachowaniem tejże ich pierwotnej formy (postaci); a zatem żaden przepis ustawy nie zakazuje ich digitalizacji i przechowywania w formie elektronicznej.

Mając na względzie powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, regulacje prawne w zakresie podatku od towarów i usług, dopuszczają możliwość wyłącznego przechowywania wystawionych i otrzymanych dokumentów źródłowych będących podstawą naliczenia podatku od towarów i usług (w tym faktur, faktur korygujących) w dowolny sposób, w tym również w formie elektronicznej, o ile tylko sposób przechowywania spełni określone przepisami ustawy warunki. Mianowicie, sposób ten ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz okresy rozliczeniowe, a ponadto w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tychże faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W podsumowaniu zatem, jeśli wyżej opisane wymagania sposobu przechowywania dokumentacji zostanie przez Wnioskodawcę zapewniony (jak to ma mieć miejsce w stanie faktycznym opisanym w niniejszym wniosku) to jest on uprawniony tak do przechowywania ww. dokumentów źródłowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności archiwizowania dokumentów w wersji papierowej), jak również odliczenia na podstawie przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej dokumentów źródłowych naliczonego podatku od towarów i usług.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych zdarzeń przyszłych jest:

*   prawidłowe – w zakresie sposobu przechowywania otrzymanych lub wystawianych w formie papierowej faktur;
*   prawidłowe – w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych faktur.

Zgodnie z przepisem art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym - art. 2 pkt 32 ustawy.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży – art. 106g ust. 1 ustawy.

W myśl art. 106m ust. 1-5 ustawy:

1.  Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
2.  Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
3.  Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
4.  Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
5.  Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą, bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy, czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Również użyte w ww. przepisie pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym wybór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Stosownie do art. 112a ust. 1-4 ustawy:

1\. Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2\. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

3\. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

4\. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność od momentu wystawienia lub otrzymania, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom przez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Kwestie dotyczące prawa do odliczenia podatku VAT regulują przepisy art. 86 ustawy. Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten zawiera listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Między innymi, stosownie do art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b) ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W złożonym wniosku poinformowano, że Wnioskodawca (zarejestrowany czynny podatnik VAT) jest na etapie wdrażania elektronicznego systemu obiegu dokumentacji źródłowej (System), mającego na celu zastąpienie obecnego obiegu dokumentów - papierowego, w oryginalnej formie. W przypadku wdrożenia Systemu dokumenty źródłowe, dokumentujące sprzedaż lub nabycie towarów i usług, bądź wydatki ponoszone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, wliczając w to podróże służbowe pracowników Spółki (zarówno od podmiotów krajowych jak i również zagranicznych), a więc wszystkie wystawione oraz otrzymane faktury, faktury korygujące, rachunki, paragony, bilety, opłaty w formie papierowej, będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, tj. poprzez zeskanowanie ww. dokumentów źródłowych otrzymanych w formie papierowej oraz umieszczenie jej na elektronicznym nośniku danych w formacie pozwalającym na ich odczyt (np. pdf).

Taka forma archiwizacji wspomnianych dokumentów źródłowych, pozwoli Wnioskodawcy na zminimalizowanie ryzyka utraty lub zniszczenia dokumentu (w tym np. degradacji treści zawartych w fakturze poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania dokumentów w tradycyjnej formie papierowej), lecz również wyeliminuje możliwość modyfikacji danych zawartych w treści faktury (modyfikacja treści dokumentów księgowych po ich zeskanowaniu i zapisaniu w docelowym miejscu będzie niemożliwa - możliwość zapisu dokumentu będą posiadali wyznaczeni pracownicy Kancelarii Spółki, odpowiedzialni za wprowadzenie dokumentu do Systemu, zaś dostęp do ich przeglądania i generowania kopii będzie szerszy od wyżej wymienionego, acz również ograniczony do wyraźnie wyspecyfikowanych osób wg przyznanych im uprawnień).

Dodatkowo, w stosunku do dokumentów źródłowych, które Wnioskodawca wystawi lub otrzyma oraz będzie przechowywał w formie elektronicznej, będzie istniała należyta pewność co do tożsamości podmiotów będących wystawcami i odbiorcami tychże dokumentów (dokonujących dostaw towarów i usługodawców).

Podkreślenia także wymaga, że dokumenty źródłowe po ich zeskanowaniu, będą w niezmienionej (tj. odpowiadającej oryginałowi dokumentu) formie archiwizowane w rzeczonym wyżej Systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp, a także zostanie zapewniony wyraźny odczyt danych zawartych w ich treści.

Dokumenty źródłowe zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe oraz przechowywane co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób umożliwiający odtworzenie ich treści w formie czytelnej dla odbiorcy, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez wnioskodawcę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie). Wnioskodawca zakłada, iż System umożliwi bezzwłoczny dostęp do przechowywanych dokumentów źródłowych, a w razie konieczności udostępnienie ich treści, np. organom podatkowym w wersji elektronicznej lub poprzez wydruk skanu dokumentu, tj. de facto w wersji papierowej, co znacznie usprawni działalność operacyjną Spółki.

Nabycie towarów i usług przez Wnioskodawcę, zawsze dokumentowane jest stosownymi ww. dokumentami źródłowymi (w tym fakturami, paragonami etc.). Dokumenty źródłowe, będące przedmiotem zapytania wniosku, dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Stanowisko organu w zakresie pytania 1.

Jak wynika z wniosku, rozważana przez Wnioskodawcę elektroniczna archiwizacja faktur i powiązane z nią procedury będą zapewniały przyporządkowanie faktur do okresów rozliczeniowych, w sposób umożliwiający ich odszukanie, będą zapewniały również integralność treści faktur oraz ich czytelność, przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki. Jednocześnie sposób zbierania i przetwarzania faktur będzie zapewniał weryfikację autentyczności ich pochodzenia. Ponadto organy podatkowe będą mogły uzyskać dostęp do tych faktur.

Wnioskodawca wypełni zatem wskazane w art. 112a ustawy warunki przechowywania otrzymanych faktur.

Z okoliczności sprawy wynika, że będzie istniała należyta pewność co do tożsamości podmiotów będących wystawcami i odbiorcami tychże dokumentów (dokonujących dostaw towarów i usługodawców). Dokumenty źródłowe po ich zeskanowaniu będą w niezmienionej formie archiwizowane, co wpisuje się w dyspozycję art. 106m ustawy. Wnioskodawca zapewni integralność treści (poprzez zapis w nieedytowalnym formacie elektronicznym) i czytelność faktur (przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Wnioskodawcę) zarchiwizowanych elektronicznie.

Biorąc pod uwagę przedstawione okoliczności sprawy oraz powołane przepisy prawa należy uznać, że Wnioskodawca ma prawo przechowywać otrzymywane lub wystawione przez niego w formie papierowej dokumenty źródłowe, dokumentujące sprzedaż lub ponoszenie wydatków (zarówno od/do krajowych podmiotów gospodarczych, jak również podmiotów posiadających siedzibę na terytorium innych państw członkowskich Unii Europejskiej, a także państw trzecich), będące podstawą do rozliczenia podatku od towarów i usług, wyłącznie w formie elektronicznej, tj. poprzez zeskanowanie oryginałów tychże dokumentów źródłowych otrzymanych lub wystawionych w formie papierowej, o ile wskazany we wniosku System będzie faktycznie zapewniał wymogi stawiane przez przepisy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

W rezultacie stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 1 uznano za prawidłowe.

Stanowisko organu w zakresie pytania 2.

Odnosząc się do kwestii odliczenia podatku naliczonego wskazać należy, że podstawowym warunkiem, którego spełnienie należy analizować w tym aspekcie jest związek dokonywanych nabyć towarów i usług ze sprzedażą uprawniającą do dokonywania takiego odliczenia, czyli sprzedażą opodatkowaną. Zasada ta wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które są wykorzystywane do wykonywania czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Jak wskazał Wnioskodawca, dokumenty źródłowe potwierdzają nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

W rezultacie Wnioskodawcy będzie przysługiwało w tym przypadku stosowne prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur, o których mowa we wniosku, na zasadach wskazanych w art. 86 ust. 1, pod warunkiem niewystąpienia przesłanek negatywnych podanych w dyspozycji art. 88 ustawy.

W rezultacie stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 2 uznano za prawidłowe.

W świetle powyższego zaznacza się, że niniejsza interpretacja została wydana w oparciu o przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe. Oznacza to, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan faktyczny, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zdarzeń przyszłych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem.

Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.