Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP2-2.4010.379.2025.1.AS
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-10-21
Teza: Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w
świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wydatków na podstawie
wskazanych we wniosku zagranicznych obcych dowodów
źródłowych.
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja zagraniczna
dokumentacja-dokumentacja księgowa
wydatek
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada
zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3-art. 15-ust. 1

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

23 lipca czerwca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 22 lipca 2025 r. o wydanie
    interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w
    zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w świetle art. 15 ust. 1
    ustawy o CIT wydatków na podstawie wskazanych we wniosku zagranicznych obcych
    dowodów źródłowych.

    Treść wniosku jest następująca.
    Opis stanu faktycznego
    A. sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca”) jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością
    posiadającą siedzibę na terytorium Polski oraz podlegającą w Polsce obowiązkowi
    podatkowemu od całości swoich przychodów.
    Wnioskodawca jest wyłącznym dystrybutorem sprzętu budowlanego, agregatów
    prądotwórczych i silników przemysłowych spółki B. (dalej: „B.”). Zakres oferty obejmuje
    zarówno:
        sprzedaż maszyn budowlanych nowych, jak i używanych, a także ich wynajem,
        projekt oraz budowę instalacji na bazie silników oraz agregatów prądotwórczych.
    Dodatkowo, Wnioskodawca świadczy usługi serwisowe dystrybuowanych maszyn
    budowlanych, agregatów prądotwórczych i silników przemysłowych.
    Spółka posiada swoich klientów zarówno w Polsce, jak i za granicą. Dodatkowo poza
    granicami Polski znajdują się centra szkoleniowe B., w których prowadzone są szkolenia
    dedykowane dla dystrybutorów urządzeń B., w których kilka razy do roku uczestniczą
    pracownicy Wnioskodawcy. Ponadto za granicą odbywają się różnego rodzaju targi/eventy
    reklamujące sprzedawane przez Wnioskodawcę maszyny. W związku z takimi
    zagranicznymi służbowymi podróżami nabywane są m.in. usługi hotelowe,
    gastronomiczne, cateringowe (np. na potrzeby organizowanych targów), usługi przewozu
    osób, ponoszone są opłaty parkingowe, opłaty za przejazd autostradami, czy innego
    rodzaju wydatki związane z uczestniczeniem we wskazanych wyżej wydarzeniach
    związanych z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą.
    W związku z powyższym w ramach działalności gospodarczej Wnioskodawca ponosi
    wydatki zarówno na terytorium kraju - w Polsce, jaki i za granicą.
    W przypadku wydatków ponoszonych przez Spółkę za granicą, Wnioskodawca otrzymuje
    zagraniczne obce dowody źródłowe - najczęściej paragony, faktury uproszczone czy
    faktury, wystawiane zgodnie z przepisami obowiązującymi w państwie wystawcy. Z uwagi
    na fakt, iż zakup ma miejsce za granicą, otrzymywane paragony, faktury uproszczone czy
    faktury wystawione są w walucie obcej na podstawie przepisów obowiązujących w kraju
    wystawcy dokumentu. Wystawione dokumenty zawierają między innymi: datę
    wystawienia dokumentu, dane identyfikujące przedsiębiorcę dokonującego dostawy
    towarów/ świadczenia usługi i wystawiającego dokument (nazwa, adres, numer, za
    pomocą którego wystawca dokumentu jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od
    wartości dodanej), ilość i rodzaj dostarczonych towarów/zakres wyświadczonych usług,
    kwotę transakcji i związaną z nią kwotę podatku oraz stawkę podatkową.
    Wątpliwości Spółki związane są przede wszystkim z faktem, iż opisane powyżej dokumenty
    niekiedy nie zawierają żadnych danych identyfikujących nabywcę towarów/usług, tj.
    Wnioskodawcę.
    Uzyskanie dokumentów spełniających wymóg faktur uproszczonych lub faktur w ujęciu
    prawa podatkowego obowiązującego na terytorium Polski jest niemożliwe z uwagi na
    tłumaczenia kontrahentów zagranicznych, że wystawiony przez nich dokument sprzedaży
    spełnia wszelkie warunki narzucone przez obowiązujące ich przepisy. Wielokrotnie
    kontrahenci zagraniczni podkreślają również, że ich system do wystawiania dokumentów
    dokumentujących sprzedaż nie pozwala na ingerencje czy zmiany przyjętego wzorca
    dokumentu.
    Jednocześnie Wnioskodawca wskazuje, iż zapłata za dokonane wydatki odbywa się albo w
    formie bezgotówkowej za pomocą karty służbowej albo na podstawie pobranej uprzednio
    przez pracownika zaliczki przelanej przez Wnioskodawcę na konto pracownika. W związku
    z powyższym Spółka jest w posiadaniu dowodów zapłaty za poszczególne transakcje

    udokumentowane zagranicznymi dowodami sprzedaży. Dodatkowo pracownicy
    zobligowani są do szczegółowego opisywania w systemie do rozliczania delegacji
    wszystkich poniesionych wydatków związanych z odbywaną podróżą służbową - kiedy,
    gdzie dana podróż służbowa miała miejsce i w jakim celu.

## Pytanie

Czy w świetle art. 15 ust. 1 ustawy CIT Wnioskodawca jest uprawniony do zaliczenia do
    kosztów uzyskania przychodów wydatków na podstawie wskazanych we wniosku
    zagranicznych obcych dowodów źródłowych nie zawierających żadnych danych nabywcy?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Zdaniem Wnioskodawcy, działanie polegające na zaliczeniu do kosztu uzyskania
    przychodów wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych na podstawie
    zagranicznych obcych dowodów źródłowych niezawierających danych nabywcy (tj.
    Wnioskodawcy) będzie prawidłowe.
    Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione
    w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia
    źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.
    Mając na uwadze wskazany powyżej przepis, jak również utrwaloną linię interpretacyjną i
    orzeczniczą kosztem uzyskania przychodów może być więc tylko taki wydatek, który
    spełnia łącznie następujące warunki:
    a) został poniesiony przez podatnika, tj. został on (w ostatecznym rozrachunku) pokryty z
      zasobów majątkowych podatnika,
    b) jest definitywny, tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w
      jakikolwiek sposób zwrócona,
    c) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
    d) poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła
      przychodów,
    e) nie znajduje się w grupie wydatków wskazanych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.
    Powyższe warunki determinują możliwość uznania danego wydatku za koszt uzyskania
    przychodów zgodnie z przepisami ustawy CIT, nie określają one jednak zasad
    dokumentowania takich wydatków.
    Wnioskodawca wskazuje, iż w tym zakresie pomocne mogłoby być odwołanie się do art. 9
    ust. 1 ustawy CIT. Zgodnie z przywołaną regulacją:
    „Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi
    przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy
    opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do
    uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
    informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z
    przepisami art. 16a-16m”.
    W celu ustalenia wymogów związanych z prowadzeniem ewidencji konieczne jest
    odwołanie się do ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Z przepisu art. 20
    ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2023 r., poz. 120 ze
    zm., dalej: „Ustawa o rachunkowości”) wynika, że podstawą zapisów w księgach
    rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej,
    zwane „dowodami źródłowymi”:
    1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
    2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
    3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

    Ustawodawca w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości wskazał natomiast, jakie dane
    powinny zawierać dowody księgowe:
    1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
    2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
    3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
      naturalnych;
    4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę
      sporządzenia dowodu;
    5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
      aktywów;
    6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
      rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
      rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
    W ocenie Wnioskodawcy, mając na uwadze przywołane powyżej regulacje, wymogi
    stawiane wobec dokumentów, które mogą być uznane za dowody księgowe zmierzają w
    istocie do określenia w tych dowodach księgowych wszelkich danych, które umożliwiają
    zgodne z rzeczywistością odzwierciedlenie istotnych cech zdarzenia gospodarczego, w tym
    oznaczenia stron takiego zdarzenia (transakcji).
    Na zasadność tego stanowiska wskazuje również brzmienie art. 22 ust. 1 ustawy o
    rachunkowości, zgodnie z którym: „Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne
    z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne,
    zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych”.
    Mając na uwadze powyższe, nie można uznać, że już sam brak danych nabywcy może
    odbierać takiemu dokumentowi walor dokumentu księgowego, a w konsekwencji
    odbierać nabywcy możliwości zaliczenia wydatków (uzasadnionych, celowych,
    zmierzających do osiągnięcia przychodu) w ciężar kosztów podatkowych. Zagraniczne
    dokumenty źródłowe niezawierające danych nabywcy (tj. Wnioskodawcy) stanowią
    dokumenty potwierdzające przeprowadzenie danej operacji gospodarczej.
    Z punktu widzenia klasyfikacji dokumentów księgowych dokumenty takie są dokumentami
    zewnętrznymi obcymi. Fakt, iż paragon nie zawiera nazwy nabywcy, nie dyskwalifikuje go
    jako dowodu zewnętrznego. Paragon wskazuje bowiem na zasadnicze cechy świadczenia,
    czyli jego rodzaj, wartość, datę zakupu, a także wskazuje podmiot dokonujący sprzedaży i
    może być podstawą ujęcia kosztu w ewidencji bilansowej.
    Niezależnie od powyższego, zdaniem Wnioskodawcy, przepisy o rachunkowości nie mogą
    tworzyć i modyfikować obowiązków podatkowych. Kwestia uznania danego dowodu jako
    dowodu księgowego nie może bowiem przesądzać o możliwości/ braku możliwości
    zaklasyfikowania danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
    Jak zauważył Naczelny Sąd Administracyjny (do 2003.12.31) w Łodzi w wyroku z dnia 17
    czerwca 2003 r., sygn. akt I SA/Łd 1653/02:
    „Nie budzi przy tym wątpliwości Sądu, że przepisów o rachunkowości nie należy stosować
    wprost do rozstrzygnięcia spraw podatkowych, a zakres obowiązku podatkowego może
    być określony tylko ustawami podatkowymi”.
    Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają tylko i
    wyłącznie przepisy ustawy CIT, tj. art. 15 oraz art. 16.
    Definicja sformułowana przez ustawodawcę w art. 15 ustawy CIT ma charakter ogólny.
    Każdy zatem wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej
    analizie czy można uznać go za koszt podatkowy czy też nie.

    Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wprost wyłącza możliwość zaliczenia danego
    wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki, które nie mogą stanowić kosztu
    uzyskania przychodów enumeratywnie zostały wskazane w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.
    Kosztami uzyskania przychodów są zatem wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione
    wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie
    przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów. Związek
    przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodu bądź
    zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła, należy oceniać indywidualnie w stosunku
    do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek
    obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub
    zabezpieczeniu źródła przychodów.
    Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma
    cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów,
    jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością
    powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o
    wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W
    związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem
    wniosku (Państwa zapytania). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego
    stanowiska, nieobjęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.
    Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
    prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów
      ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
      z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).
    Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu
    każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej
    analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy
    ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów
    lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach
    należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu
    a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też
    zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
    Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma
    cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów,
    jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością
    powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.
    Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT podatnik ma możliwość odliczenia dla celów
    podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z
    prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na
    wielkość osiągniętego przychodu.
    W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt
    uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
        został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
        pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania

        przychodu, podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika
        przez osoby inne niż podatnik),
        jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została
        podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
        pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
        poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła
        przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
        został właściwie udokumentowany,
        nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy
        o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
    Powyższe oznacza, że każdy wydatek celowo poniesiony z zamiarem uzyskania przychodu,
    poza wyraźnie wskazanymi w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, powinien być uznany za koszt
    uzyskania przychodów.
    Powołany art. 15 ust. 1 ustawy należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT,
    zgodnie z którym:
      Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z
      odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty),
      podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także
      do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i
      prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych
      zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
    Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z 29 września
    1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm., dalej: „UoR”).
    Zgodnie z art. 20 ust. 1 UoR:
      Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci
      zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
    Natomiast stosownie do art. 20 ust. 2 UoR:
      Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające
      dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
      1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
      2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
      3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
    Zgodnie natomiast z art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości:
      Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
      1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych,
        które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
      2) korygujące poprzednie zapisy;
      3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
        źródłowego;
      4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów
        klasyfikacyjnych.
    W myśl art. 20 ust. 4 ww. ustawy:

      W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych
      dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie
      operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych
      przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji
      gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od
      towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
    Z kolei jak stanowi art. 22 ust. 1 UoR:
    Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem
    operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane
    określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest
    dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
    W myśl art. 24 ust. 1 ww. ustawy:
      Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i
      bieżąco.
    Z powyższych przepisów wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są
    dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Księgi rachunkowe
    powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco, a transakcje
    udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi.
    W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów
    źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji
    gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby
    dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których
    przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali
    nieżelaznych od ludności.
    Jak z kolei stanowi art. 21 ust. 1 UoR:
      Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
      1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
      2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
      3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
        naturalnych;
      4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także
        datę sporządzenia dowodu;
      5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
        aktywów;
      6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
        rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
        rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
    Powyższe przepisy ustawy o rachunkowości ustalają warunki, jakim powinny odpowiadać
    dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle
    tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym
    przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów
    rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.
    Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych,
    będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, przy czym podkreślić
    należy, że dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie danej
    operacji gospodarczej i nie można na jego podstawie przesądzać o spełnianiu wszystkich
    przesłanek umożliwiających zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów
    na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

    Z informacji przedstawionych przez Państwa w treści wniosku wynika, że pracownicy
    Spółki kilka razy do roku uczestniczą w szkoleniach zagranicznych. Ponadto za granicą
    odbywają się różnego rodzaju targi/eventy reklamujące sprzedawane przez Państwa
    maszyny. W związku z takimi zagranicznymi służbowymi podróżami nabywane są m.in.
    usługi hotelowe, gastronomiczne, cateringowe (np. na potrzeby organizowanych targów),
    usługi przewozu osób, ponoszone są opłaty parkingowe, opłaty za przejazd autostradami,
    czy innego rodzaju wydatki związane z uczestniczeniem we wskazanych wyżej
    wydarzeniach związanych z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą. Z tego
    tytułu otrzymują Państwo zagraniczne obce dowody źródłowe - najczęściej paragony,
    faktury uproszczone czy faktury, wystawiane zgodnie z przepisami obowiązującymi w
    państwie wystawcy.
    Z uwagi na fakt, że zakup ma miejsce za granicą, otrzymywane paragony, faktury
    uproszczone czy faktury wystawione są w walucie obcej na podstawie przepisów
    obowiązujących w kraju wystawcy dokumentu.
    Wystawione dokumenty zawierają m.in.: datę wystawienia dokumentu, dane
    identyfikujące przedsiębiorcę dokonującego dostawy towarów/ świadczenia usługi i
    wystawiającego dokument (nazwa, adres, numer, za pomocą którego wystawca
    dokumentu jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej), ilość i rodzaj
    dostarczonych towarów/zakres wyświadczonych usług, kwotę transakcji i związaną z nią
    kwotę podatku oraz stawkę podatkową. Ww. dokumenty niekiedy nie zawierają żadnych
    danych identyfikujących nabywcę towarów/usług, tj. Spółkę.
    Uzyskanie dokumentów spełniających wymóg faktur uproszczonych lub faktur w ujęciu
    prawa podatkowego obowiązującego na terytorium Polski jest niemożliwe z uwagi na
    tłumaczenia kontrahentów zagranicznych, że wystawiony przez nich dokument sprzedaży
    spełnia wszelkie warunki narzucone przez obowiązujące ich przepisy. Wielokrotnie
    kontrahenci zagraniczni podkreślają również, że ich system do wystawiania dokumentów
    dokumentujących sprzedaż nie pozwala na ingerencje czy zmiany przyjętego wzorca
    dokumentu.
    Jednocześnie wskazali Państwo, że zapłata za dokonane wydatki odbywa się albo w formie
    bezgotówkowej za pomocą karty służbowej albo na podstawie pobranej uprzednio przez
    pracownika zaliczki przelanej przez Państwa na konto pracownika.
    W związku z powyższym są Państwo w posiadaniu dowodów zapłaty za poszczególne
    transakcje udokumentowane zagranicznymi dowodami sprzedaży. Dodatkowo,
    pracownicy zobligowani są do szczegółowego opisywania w systemie do rozliczania
    delegacji wszystkich poniesionych wydatków związanych z odbywaną podróżą służbową -
    kiedy, gdzie dana podróż służbowa miała miejsce i w jakim celu.
    Państwa wątpliwości związane są z możliwością zaliczenia do kosztów uzyskania
    przychodów w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wydatków na podstawie wskazanych we
    wniosku zagranicznych obcych dowodów źródłowych nie zawierających żadnych danych
    nabywcy.
    Jak wyjaśniono wyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują
    odrębne przepisy. Przepisy ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania
    operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody
    księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych
    przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem
    operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych.
    Dowody księgowe powinny również zawierać elementy wymienione w art. 21 ust. 1 tej
    ustawy.
    W myśl art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości:
      Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
      1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

      2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
    Jak wskazali Państwo w opisie stanu faktycznego w analizowanej sprawie - wystawione
    dokumenty zawierają m.in.: datę wystawienia dokumentu, dane identyfikujące
    przedsiębiorcę dokonującego dostawy towarów/ świadczenia usługi i wystawiającego
    dokument (nazwa, adres, numer, za pomocą którego wystawca dokumentu jest
    zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej), ilość i rodzaj dostarczonych
    towarów/zakres wyświadczonych usług, kwotę transakcji i związaną z nią kwotę podatku
    oraz stawkę podatkową; ww. dokumenty niekiedy nie zawierają żadnych danych
    identyfikujących nabywcę towarów/usług, tj. Spółkę - a więc elementu wskazanego w pkt 2
    art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
    Zauważyć należy, że ustawa o rachunkowości pozwala na nieumieszczanie na dowodzie
    zakupu ww. danych, ale wyłącznie w przypadku, gdy wynika to z odrębnych przepisów.
    Ww. odrębne przepisy stanowi m.in. ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od
    towarów i usług (t.j. Dz. U z 2025 r. poz. 775 ze zm.).
    Zgodnie z art. 2 pkt 3 ww. ustawy:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w
      formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i
      przepisami wydanymi na jej podstawie.
    W myśl art. 106e ust. 1 ww. ustawy:
      Faktura powinna zawierać:
      1) datę wystawienia;
      2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób
      jednoznaczny identyfikuje fakturę;
      3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
      4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z
      zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
      5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na
      potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary
      lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
      6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę
      otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest
      określona i różni się od daty wystawienia faktury;
      7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
      8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
      9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
      10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu
      wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
      11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez
      kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
      12) stawkę podatku;
      13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi
      stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
      14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące
      poszczególnych stawek podatku;
      15) kwotę należności ogółem;

      16) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
      a) obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
      b) w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania
      obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty
      - wyrazy ,,metoda kasowa'';
      17) w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 - wyraz ,,
      samofakturowanie'';
      18) w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do
      rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest
      nabywca towaru lub usługi - wyrazy „odwrotne obciążenie”;
      18a) w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000
      zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz
      podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr
      15 do ustawy - wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”, przy czym do przeliczania
      na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot
      stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania;
      19) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na
      podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art.
      82 ust. 3 - wskazanie:
      a) przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego
      podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
      b) przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów
      lub takie świadczenie usług, lub
      c) innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie
      usług korzysta ze zwolnienia;
      20) w przypadku, o którym mowa w art. 106c - nazwę i adres organu egzekucyjnego
      lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla
      podatnika - imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
      21) w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego
      przedstawiciela podatkowego - nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela
      podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na
      potrzeby podatku;
      22) w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki
      transportu - datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
      a) przebieg pojazdu - w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10
      lit. a,
      b) liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu - w przypadku
      jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków
      powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;
      23) w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym
      mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej
      (procedurze uproszczonej) - dane określone w art. 136;
      24) w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
      a) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
      poprzedzony kodem PL,
      b) numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na
      potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający

      dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla
      tego państwa członkowskiego.
    Z kolei godnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ww. ustawy:
      Faktura może nie zawierać:
      3) w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty
      100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3
      dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że
      zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
    Z powyższego przepisu wynika zatem, że faktury, które dotyczą niskich kwotowo
    należności (w których kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty
    100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro) mogą nie zawierać m.in. imienia i nazwiska
    /nazwy nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu. Powyższy przepis nie zwalnia jednak
    z obowiązku umieszczania na takich fakturach (zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy o
    podatku od towarów i usług) numeru za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest
    zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym
    otrzymał on towary lub usługi.
    W omawianej sprawie należy również powołać art. 87 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.
    Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2025 poz. 111 ze zm.), zgodnie z którym:
      Jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy
      prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub
      usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie
      usługi.
    Zgodnie z art. 87 § 5 ww. ustawy:
      Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia,
      zakres informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, uwzględniając w
      szczególności dane identyfikujące sprzedawcę i kupującego, wykonawcę i odbiorcę
      usług oraz oznaczenie wartości i rodzaju transakcji.
    Wskazane w powyższym przepisie rozporządzenie również uznać należy za „odrębne
    przepisy”, o których mowa jest w art. 21 ust. 1a pkt 1 ustawy o rachunkowości.
    Jak stanowi § 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie
    naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które
    muszą być zawarte w rachunkach (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 703, dalej: „Rozporządzenie”),
      1. Rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi zawiera co
      najmniej:
      1) imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź
      wykonawcy i odbiorcy usługi;
      2) datę wystawienia i numer kolejny rachunku;
      3) (uchylony)
      4) określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;
      5) ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.
      6) (uchylony)
      2. W przypadku gdy oryginał rachunku uległ zniszczeniu albo zaginął, ponownie
      wystawiony rachunek zawiera również wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jego ponownego
      wystawienia.
      3. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się do faktur wystawianych przez podatników
      podatku od towarów i usług.

    W związku z powyższym stwierdzić należy, że - co do zasady - dokumentem będącym
    podstawą do ujęcia operacji gospodarczych powinna być faktura, bądź rachunek, o
    których mowa w § 14 Rozporządzenia. Z tym, że faktury powinny zawierać dane
    wymagane ustawą o podatku od towarów i usług, natomiast rachunki powinny zawierać
    dane wymagane rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie naliczania odsetek za
    zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w
    rachunkach.
    Uwzględniając powyższe, stwierdzić należy, że dokument niezawierający żadnych danych
    identyfikujących nabywcę towarów nie stanowi dowodu księgowego, o jakim mowa w art.
    21 ust. 1 ustawy o rachunkowości (nie zawiera bowiem wszystkich wymaganych
    przepisami informacji zarówno dla faktury jak i rachunku) i tym samym nie może stanowić
    podstawy do zaewidencjonowania jako koszt uzyskania przychodów (koszt podatkowy)
    zakupu towarów handlowych w księgach rachunkowych.
    Faktura (również uproszczona dotycząca należności do 100 Euro) musi bowiem zawierać
    informację o numerze, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest
    zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym
    otrzymał on towary lub usługi (art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy o podatku od towarów i
    usług), natomiast rachunek - nazwę albo firmę kupującego (§ 14 ust. 1 pkt 1
    Rozporządzenia).
    Zatem wskazane w opisie sprawy dokumenty dotyczące zakupu przez Państwa
    pracowników w związku z zagranicznymi podróżami służbowymi usług hotelowych,
    gastronomicznych, cateringowych (np. na potrzeby organizowanych targów), usług
    przewozu osób, opłat parkingowych, opłat za przejazd autostradami, czy innego rodzaju
    wydatków związanych z uczestniczeniem w targach/eventach w postaci zagranicznych
    obcych dowodów źródłowych nie zawierających żadnych danych nabywcy - nie mogą
    zostać uznane za dowody księgowe, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o
    rachunkowości, a tym samym stanowić podstawę do uznania wydatków nimi
    udokumentowanych za koszty podatkowe.
    Opisany we wniosku taki „anonimowy” sposób dokumentowania, w ocenie organu, nie
    zasługuje na uwzględnienie. Wydatki, aby mogły zostać zaliczone w poczet kosztów
    podatkowych muszą być właściwie udokumentowane, a nie zadeklarowane. Trudno
    przyjąć za Wnioskodawcą, że tłumaczenia kontrahentów zagranicznych co do warunków
    narzuconych przez obowiązujące ich przepisy są wiarygodne. Pracownik korzystający w
    trakcie służbowego pobytu za granicą winien zadbać o dobór kontrahentów, którzy
    wystawią prawidłowe dokumenty źródłowe - a więc zawierające informacje wymagane
    przepisami prawa krajowego - jeśli oczekują Państwo skutków na gruncie tego prawa.
    Podsumowując, w świetle art. 15 ust. 1 ustawy CIT nie są Państwo uprawnieni do
    zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podstawie wskazanych we
    wniosku zagranicznych obcych dowodów źródłowych nie zawierających żadnych danych
    nabywcy.
    Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania
    przychodów w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wydatków na podstawie wskazanych we
    wniosku zagranicznych obcych dowodów źródłowych należy uznać za nieprawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu
    prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.
    Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe wyłącznie wobec Państwa i
    tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji
    pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku.
    W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego

    we wniosku opisu stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, udzielona odpowiedź traci
    swą aktualność.
    Odnosząc się do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych oraz wyroków
    sądów administracyjnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych
    sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego
    innego stanu faktycznego, czy też zdarzenia przyszłego.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
        Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb
        ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz.
        111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa
        sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia
        przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
        Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element
      czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z
        dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
        Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki
      interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
        w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
        Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
        w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na
        adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS
        /SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.