Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/1/415-98/12/WRz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2012-04-20
Teza: Czy do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wartość diet przedsiębiorcy?
Słowa kluczowe: dieta; koszt-koszty uzyskania przychodów
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 16 stycznia 2012r. (data wpływu do tut. Biura 27 stycznia 2012r.), uzupełnionym w dniu 2 kwietnia 2012r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wartości diet z tytułu podróży służbowych - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 27 stycznia 2012r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych m.in. w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wartości diet z tytułu podróży służbowych. Wniosek powyższy nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z dnia 26 marca 2012r. Znak: IBPBI/1/415-97/12/WRz wezwano do jego uzupełnienia, co też nastąpiło w dniu 2 kwietnia 2012r.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca zawarł umowę długoterminową na wdrażanie systemu informatycznego. Realizacja umowy wiąże się z koniecznością wyjazdów do siedziby kontrahenta (miejsca świadczenia usługi) oddalonej znacznie od stałego miejsca zamieszkania Wnioskodawcy. Wyjazdy są liczne i zazwyczaj kilkudniowe, gdyż możliwość dojazdu do kontrahenta i powrotu do miejsca zamieszkania w tym samym dniu jest raczej wykluczona ze względu na koszty i czas podróży. Ze względu na te okoliczności przy każdym wyjeździe Wnioskodawca zmuszony jest do zapewnienia sobie noclegu w miejscowości siedziby kontrahenta. Celem zaś racjonalizacji ponoszonych w tym względzie wydatków Wnioskodawca wynajął od osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej lokal mieszkalny. Przeprowadzona kalkulacja wykazała bowiem, że opłacany miesięcznie czynsz jest niższy, niż każdorazowe zapewnienie noclegu w takich placówkach jak hotel, czy motel. Ponadto wynajęcie stałego lokalu mieszkalnego przyniosło dodatkowe korzyści, gdyż możliwe jest pozostawienie części związanych ze świadczoną usługą materiałów „na miejscu", bez konieczności ich ciągłego wożenia z miejsca stałego zamieszkania Wnioskodawcy. Uzyskiwane z działalności gospodarczej dochody Wnioskodawca opodatkowuje podatkiem dochodowym od osób fizycznych, ustalając podstawę opodatkowania w oparciu o prowadzoną podatkową księgę przychodów i rozchodów.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytania:

Czy do podatkowych kosztów uzyskania przychodów mogą zostać zaliczone diety z tytułu podróży służbowych odbywanych do miejsca siedziby kontrahenta (miejsca świadczenia usługi) w wysokości przysługującej pracownikom na podstawie § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.)?

W jaki sposób diety takie powinny być dokumentowane?

(pytanie wymienione we wniosku jako drugie)

Zdaniem Wnioskodawcy, diety odpowiadają określonym w sposób ryczałtowy kosztom poniesionym w związku z odbyciem podróży służbowej. Stanowią one swego rodzaju ekwiwalent za ponoszony w tym względzie ogół kosztów. Odnotować więc trzeba, że skoro odbywane do siedziby kontrahenta kilkudniowe wyjazdy pozostają w związku z uzyskiwanymi przychodami, to co do zasady istnieje możliwość zaliczenia wartości diet w poczet podatkowych kosztów uzyskania przychodów. Identyfikowane w tym przypadku koszty ulegają jednak stosownemu ograniczeniu, jako że zgodnie z art. 23 ust 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W konsekwencji do podatkowych kosztów uzyskania przychodów zaliczyć można jedynie diety do wysokości obliczonej zgodnie z § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Natomiast, jeśli chodzi o dokumentowanie odbywanych podróży służbowych i przysługujących w związku z nimi diet, to kwestię tę reguluje § 14 ust. 1 i ust. 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie zaś z tym przepisem wartość diet może być zaliczana w poczet podatkowych kosztów uzyskania przychodów na podstawie dowodu wewnętrznego, zaopatrzonego w datę, podpis i informację o odbytej podróży służbowej, w tym jej celu i ilości należnych diet.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowiska Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2012r. poz. 361 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Aby zatem dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

*   musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
*   nie może być wymieniony w art. 23 ww. ustawy, wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów,
*   musi być należycie udokumentowany.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy, nie uznaje się za koszt uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Powyższe oznacza, że osoby prowadzące działalność gospodarczą mają prawo zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów, wartość diet związanych z własnymi podróżami służbowymi do wysokości nieprzekraczającej wysokości diet określonych dla wskazanej grupy pracowników w przypadku podróży krajowych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 Nr 236, poz. 1990 ze zm.),

Z treści wniosku wynika m.in., że Wnioskodawca zawarł umowę długoterminową na wdrażanie systemu informatycznego. Realizacja umowy wiąże się z koniecznością wyjazdów do siedziby kontrahenta (miejsca świadczenia usługi) oddalonej znacznie od stałego miejsca zamieszkania.

Mając na względzie cyt. wyżej przepisy stwierdzić należy, iż jeżeli usługi, o których mowa we wniosku, wykonywane będą przez Wnioskodawcę w ramach odbywanych przez niego podróży służbowych, do miejscowości w której na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej wynajął mieszkanie, to do kosztów uzyskania przychodów tej działalności będzie mógł On zaliczać wartości diet za czas tych podróży, do wysokości wskazanej w ww. rozporządzeniu.

Wyjaśnić przy tym należy, iż pojęcie „podróży służbowej”, unormowane jest w przepisach prawa pracy, tj. w art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) oraz w przepisach wykonawczych do tej ustawy, a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii, czy wyjazdy Wnioskodawcy odbywane do ww. miejscowości, w celu wdrażania systemu informatycznego są podróżami służbowymi, nie leży w kompetencji organów podatkowych. Nadmienić także należy, iż w myśl § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia z 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podroży i wynosi 23 zł. za dobę podróży. Wbrew zatem stwierdzeniu zawartemu we wniosku, nie stanowi „swego rodzaju ekwiwalentu za ponoszony (…) ogół kosztów” związanych z odbyciem podróży służbowej. Kwestia powyższa nie ma jednak wpływu na ocenę stanowiska Wnioskodawcy w zakresie będącym przedmiotem złożonego wniosku.

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Natomiast szczegółowe warunki prowadzenia ww. księgi, określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Stosownie do treści § 12 ust. 3 powołanego rozporządzenia, dowodami księgowymi są:

1.  faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2.  inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
    *   wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
    *   datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
    *   przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
    *   podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Przy czym, przepis § 13 ww. rozporządzenia stanowi, iż za dowody księgowe uważa się również:

1.  dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2.  noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3.  dowody przesunięć;
4.  dowody opłat pocztowych i bankowych;
5.  inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Ponadto, zgodnie z § 14 ww. rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające przy zakupie: nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) ograniczając jednak tę możliwość do enumeratywnie wskazanych wydatków.

W myśl § 14 ust. 2 ww. rozporządzenia, dowodami wewnętrznymi można udokumentować jedynie koszty wskazane w tym przepisie, w tym m.in. wymienione w jego pkt 5 koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących.

Przeto opierając się na brzmieniu cytowanego powyżej § 14 ust. 1 i ust. 2 pkt 5 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, stwierdzić należy, iż koszty diet z tytułu podróży służbowych mogą być udokumentowane dowodami wewnętrznymi.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Nadmienia się, iż w zakresie pytania wymienionego we wniosku jako pierwsze, wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-100 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270 ). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.