Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT1-3.4012.413.2021.3.ALN
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-09-27
Teza: Przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie oddruku z faktur. Prawo do odliczenia podatku.
Słowa kluczowe: faktura-kopia faktury; odliczenia-prawo do odliczenia
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku naliczonego
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

**INTERPRETACJA INDYWIDUALNA**

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r., poz. 1540, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 13 maja 2021 r. (data wpływu 28 maja 2021 r.),uzupełnionego pismem z 30 sierpnia 2021 r. (data wpływu) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania dokumentów wyłącznie w formie oddruku z faktur przechowywanych elektronicznie a także prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur – **jest nieprawidłowe.**

**UZASADNIENIE**

28 maja 2021 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej od towarów i usług w zakresie przechowywania dokumentów wyłącznie w formie oddruku z faktur przechowywanych elektronicznie a także prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur oraz podatku dochodowego od osób prawnych.

Wniosek uzupełniono pismem z 30 sierpnia 2021 r. o opis sprawy.

**We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.**

**(ostatecznie przedstawione w uzupełnieniu wniosku)**

Sp. z o.o. \[dalej: Wnioskodawca lub Spółka\] jest polską spółką kapitałową. Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług \[dalej: VAT\]. Podstawowym przedmiotem działalności Spółki jest działalność związana z pakowaniem produktów konsumpcyjnych i przemysłowych.

Pracownicy Spółki \[dalej łącznie jako: Posiadacz karty\] dysponują firmowymi kartami płatniczymi, których używają w celu realizacji wydatków związanych z wykonywaniem nałożonych na nich zadań w ramach stosunku pracy. Obecnie sposób rozliczeń delegacji bądź wydatków poniesionych z firmowej karty płatniczej odbywa się poprzez „papierowe” rozliczenie wydatków, tj. każdy z Posiadaczy karty wypełnia stosowny formularz, dołącza otrzymane faktury \[dalej: Faktury\] lub paragony \[dalej: łącznie Dokumenty księgowe\], następnie dokumenty te są podpisywane i zatwierdzane przez upoważnione przez Spółkę osoby. Po ich zatwierdzeniu, wydatek udokumentowany w ten sposób podlega księgowaniu i rozliczeniu.

W celu uproszczenia ww. systemu rozliczania płatności przy użyciu firmowych kart płatniczych Spółka zamierza wprowadzić elektroniczny system rozliczeń kart płatniczych, tak aby docelowo zrezygnować z papierowego obiegu Dokumentów księgowych.

Platforma elektroniczna, której wdrożenie rozważa Spółka, ma na celu uproszczenie procesu dokumentowania wydatków przez Posiadacza karty \[dalej: Platforma\]. Platforma umożliwi generowanie kompleksowych raportów i precyzyjnie zintegruje dane o zakupach każdego Posiadacza karty z oprogramowaniem księgowym Spółki.

Dane odnośnie do poniesionych przez Posiadacza karty wydatków będą importowane z karty płatniczej danego Posiadacza karty i zamieszczane wprost na Platformie. Dzięki Platformie Spółka uzyska dostęp do szczegółowych sprawozdań i analiz wydatków ponoszonych przy użyciu karty płatniczej, a także będzie miała możliwość je przeglądać i zatwierdzać.

Każdy z Posiadaczy karty będzie miał dostęp do Platformy, tak aby mógł wprowadzić lub uzupełnić dane dotyczące poniesionego wydatku, tj. wprowadzić informacje odnośnie kwoty poniesionego wydatku, daty jego poniesienia, a także dodać krótki opis czego dany wydatek dotyczył. Każdy z Posiadaczy karty będzie miał również możliwość dodania załącznika w postaci obrazu (np. zdjęcia/skanu Dokumentu księgowego) przy każdym z rejestrowanych wydatków. Dodatkowo, każdy Posiadacz karty będzie miał możliwość dodania do platformy wydatków poniesionych w gotówce, w przypadku gdy niemożliwe było zapłacenie za wydatek kartą płatniczą.

Skan lub zdjęcie Dokumentu księgowego będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem jego wersji papierowej. Zarówno Spółka, jak i Posiadacz karty nie będą mieli możliwości jakiejkolwiek modyfikacji jego treści na etapie skanowania/fotografowania lub po jego wprowadzeniu na Platformę. Posiadacz karty po umieszczeniu skanu lub zdjęcia Dokumentu księgowego na Platformie nie będzie dostarczał do Spółki już ich papierowych wersji (najpewniej ulegną one utylizacji).

Wszystkie niezbędne dane, dokumenty potwierdzające poniesienie danego wydatku będą zachowane na Platformie - Spółka będzie dysponowała w szczególności takimi informacjami jak: (i) danymi Posiadacza karty, który dokonał zakupu, (ii) kwotą poniesionego wydatku (w tym kwotą podatku VAT), (iii) datą poniesienia wydatku, (iv) datą wprowadzenia wydatku na Platformę, (v) krótkim opisem zamieszczonym przez Posiadacza karty co do charakteru poniesionego wydatku, a także (vi) zdjęciem lub skanem Dokumentu księgowego potwierdzającego zakup.

Do Platformy będzie miała dostęp, poza Posiadaczami kart, także Spółka, w tym w szczególności managerowie oraz dział finansów Spółki w celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy danym Dokumentem księgowym a zrealizowanym przez Posiadacza karty zakupem. Managerowie będą bowiem weryfikować i akceptować wydatki wykazane przez podległego każdemu z nich Posiadacza karty. Po akceptacji i zatwierdzeniu wydatków na Platformie dział finansów Spółki będzie oddrukowywał dane odnośnie do poniesionych przez Posiadaczy karty wydatków w celu ich ostatecznej weryfikacji, księgowania i rozliczenia. Oddrukowanie będzie polegało na wydrukowaniu papierowej kopii Dokumentu księgowego wprowadzonego na Platformę.

Dokument księgowy będzie zatem jeszcze przed oddrukowaniem sprawdzany pod kątem zgodności i prawidłowości zawartych w nim danych, m.in. z zamieszczonym przez Posiadacza karty opisem, a następnie zatwierdzany. W ramach tych czynności otrzymane Dokumenty księgowe będą sprawdzane w szczególności pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji.

W rezultacie powyższych działań, Spółka w przypadku każdego z wprowadzonych na Platformę wydatków będzie miała pewność co do tożsamości podmiotu, od którego otrzymany został dany Dokument księgowy oraz będzie dokonywać weryfikacji i potwierdzenia zgodności Dokumentu księgowego ze stanem faktycznym.

Platforma będzie przechowywać Dokumenty księgowe z zachowaniem następujących zasad:

\- każdy zeskanowany/sfotografowany Dokument księgowy będzie zapisywany do bazy danych Platformy w postaci oddzielnego pliku, który będzie zawierać wierną kopię danych zeskanowanego obrazu oraz inne dane pozwalające na określenie dnia jego wprowadzenia na Platformę oraz powiązanie wprowadzonego Dokumentu księgowego z cyfrowym dokumentem systemowym, który będzie odwzorowany w księdze głównej i księgach pomocniczych,

\- Dokument księgowy po zeskanowaniu/sfotografowaniu i wprowadzeniu na Platformę będzie sprawdzany pod względem merytorycznym i akceptowany na Platformie przez uprawnione do tego osoby;

po zaksięgowaniu plik zawierający dane zeskanowanego Dokumentu księgowego nie będzie udostępniony do edycji i usuwania,

\- każdy z użytkowników Platformy będzie posiadać indywidualny identyfikator użytkownika oraz precyzyjnie określony zakres uprawnień systemowych.

Dane na Platformie (w tym zeskanowane/sfotografowane Dokumenty księgowe) będą przechowywane przez okres 36 miesięcy, niemniej zgodnie z planowaną procedurą każdy Dokument księgowy - po jego zeskanowaniu/sfotografowaniu i sprawdzeniu pod względem merytorycznym/formalnym (akceptacji) - będzie jak wyżej wskazano drukowany z kopii elektronicznej zarchiwizowanej na Platformie i następnie przechowywany w formie papierowej. Limitowany okres przechowania Dokumentów księgowych w formie elektronicznej na Platformie (36 miesięcy) jest niezależny od Spółki, wynika z uwarunkowań dostawcy systemu.

Niemniej, wszystkie Dokumenty księgowe wprowadzone na Platformę będą przechowywane jako oddrukowane kopie papierowe co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty księgowe (w tym Faktury) będą przechowywane na terytorium kraju.

Oddrukowane Dokumenty księgowe będą, poza przypisaniem ich do konkretnego Posiadacza karty, który dokonał zakupu, sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe, co pozwoli na niezwłoczny dostęp do przechowywanych Dokumentów księgowych, w razie konieczności na udostępnienie ich treści organom podatkowym w wersji papierowej (wydruk skanu).

Oryginalne wersje papierowe Faktur, z których VAT naliczony zostanie przez Spółkę odliczony, zostaną zutylizowane niezwłocznie po wprowadzeniu na Platformę przez Posiadacza karty, który nie będzie ich przekazywał Spółce.

Niniejszy wniosek dotyczy Dokumentów księgowych dokumentujących koszty związane z przychodami Spółki, o których mowa w art. 15 ustawy CIT.

W uzupełnieniu wniosku wskazano:

1) Czy wydatki ponoszone przez Spółkę, udokumentowane na fakturach VAT, będące przedmiotem wniosku, będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług?

Wydatki ponoszone przez Spółkę, udokumentowane na fakturach VAT będących przedmiotem wniosku, zasadniczo nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Jednocześnie Spółka wyjaśnia, że mogą wystąpić przypadki nabycia usług gastronomicznych lub hotelowych, jednakże Spółka nie będzie z ich tytułu odliczać podatku VAT. Faktury w zakresie tych usług mogą być jednak księgowane dla celów podatku CIT.

2) Na kogo będą wystawione faktury o których mowa we wniosku?

Faktury o których mowa we wniosku, będą wystawione na Spółkę.

3) Czy otrzymywane skany lub zdjęcia faktury VAT w sytuacji, gdy papierowa wersja faktur VAT została/zostanie zniszczona będą przechowywane w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego?

Każda zeskanowana/sfotografowana faktura VAT będzie zapisywana do baz danych Platformy w postaci oddzielnego pliku, który będzie zawierać wierną kopię danych zeskanowanego obrazu oraz inne dane pozwalające na określenie dnia jego wprowadzenia na Platformę. W ocenie Spółki opisany we Wniosku proces oznacza, że skany lub zdjęcia faktury VAT będą przechowywane w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przy czym kwestia ta powinna zostać oceniona przez Organ w ramach opisanego zdarzenia przyszłego. Oczywiście Spółka jest gotowa udzielić wszelkich informacji koniecznych do wydania interpretacji, jeśli jeszcze jakiekolwiek elementy opisu zdarzenia przyszłego byłyby w ocenie Organu niezbędne do przedstawienia.

4) Z jakiego powodu zamierzają Państwo niszczyć oryginały faktur, po wprowadzeniu na Platformę, skoro zamierzają Państwo je drukować z Platformy po 36 miesiącach?

Powodem takiego działania jest chęć ograniczenia procesów administracyjnych w ramach Spółki. Przedstawiony przez Spółkę schemat działania wyeliminuje obowiązek dostarczania przez pracowników do siedziby Spółki faktur papierowych, dokumentujących nabycie przez nich usług/towarów.

5) Z jakimi czynnościami będą związane towary i usługi udokumentowane fakturami VAT, będącymi przedmiotem wniosku, tj. czy z:

\- czynnościami opodatkowanymi podatkiem od towarów i usług,

\- zwolnionymi z opodatkowania podatkiem od towarów i usług,

\- niepodlegającymi opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług?

Towary i usługi udokumentowane fakturami VAT, będącymi przedmiotem wniosku, będą związane z czynnościami opodatkowanymi podatkiem od towarów i usług.

**W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.**

1.  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że wskazany w zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania Faktur jest zgodny z polskimi przepisami podatkowymi ustawy VAT, w szczególności, czy Faktury mogą być przechowywane jedynie w postaci papierowej, uzyskanej na podstawie oddruku Faktury z kopii elektronicznej zamieszczonej w Platformie? (pytanie oznaczone we wniosku nr 2)
2.  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że w przypadku przechowywania otrzymywanych przez Posiadacza karty, a następnie rozliczanych przez Spółkę faktur, uprawniających do odliczenia podatku VAT, wyłącznie w formie oddrukowanych kopii i braku posiadania papierowych oryginałów tych dokumentów, Spółka uprawniona będzie do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur? (pytanie oznaczone we wniosku nr 3)

**Zdaniem Wnioskodawcy**

Odpowiedź na pytanie oznaczone we wniosku jako Ad 2

Zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym wskazany w zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania Faktur jest zgodny z polskimi przepisami podatkowymi ustawy VAT, w szczególności, czy Faktury mogą być przechowywane jedynie w postaci papierowej, uzyskanej na podstawie oddruku Faktury z kopii elektronicznej zamieszczonej w Platformie.

Odpowiedź na pytanie oznaczone we wniosku jako Ad pytanie 3

Zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym w przypadku przechowywania otrzymywanych przez Posiadacza karty, a następnie rozliczanych przez Spółkę faktur, uprawniających do odliczenia podatku VAT, wyłącznie w formie oddrukowanych kopii i braku posiadania papierowych oryginałów tych dokumentów, Spółka uprawniona będzie do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy na pytanie oznaczone we wniosku jako Ad 2

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Przy czym, przez fakturę, stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy VAT, rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Z kolei art. 106g ust. 1 ustawy VAT stanowi, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 112 ustawy VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3. ustawy VAT.

Jak stanowi natomiast art. 112a ust. 1 ustawy VAT podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle art. 112a ust. 2 ustawy VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Powyższego przepisu ust. 2 w myśl art. art. 112a ust. 3 ustawy VAT nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Na mocy art. 112a ust. 4 ustawy VAT podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy VAT). Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy VAT). Przesłanka czytelności faktury nie jest zdefiniowana w ustawie VAT. Jednak zgodnie z zasadą wykładni językowej i definicją wskazaną w słowniku języka polskiego, należy przyjąć że „czytelność" oznacza możliwość łatwego i zrozumiałego odczytania wszystkich danych zawartych na fakturze.

Przepisy ustawy VAT nie określają wyczerpująco, w jaki sposób podatnik ma zagwarantować spełnienie wskazanych powyżej warunków. Przepisy wskazują jedynie, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy VAT). Dodatkowo, zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy VAT poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe" użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy VAT należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy wskazać, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewnić:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur,
2.  przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
3.  przechowywanie od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
4.  bezzwłoczny dostęp do faktur odpowiednim organom na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W kontekście powyższych uwag należy zdaniem Spółki stwierdzić, że przechowywanie, w opisanej w opisie zdarzenia przyszłego Faktur w formie oddruku z Platformy będzie spełniało wskazane powyżej warunki, a tym samym pozwoli na rezygnację z przechowywania oryginałów tych dokumentów w wersji papierowej/elektronicznej.

W pierwszej kolejności należy bowiem wskazać, że skany lub zdjęcia Faktur będą umieszczane na Platformie wraz ze wszystkimi niezbędnymi danymi dotyczącymi Faktury oraz związanej z nią transakcji, dzięki czemu Spółka będzie w posiadaniu takich danych jak:

1.  danych Posiadacza karty, który dokonał zakupu,
2.  kwoty poniesionego wydatku (w tym kwoty podatku VAT),
3.  daty poniesienia wydatku,
4.  daty wprowadzenia wydatku na Platformę,
5.  krótkiego opisu zamieszczonego przez Posiadacza karty odnośnie do charakteru poniesionego wydatku, a także
6.  zdjęcia lub skanu Dokumentu księgowego potwierdzającego zakup.

Powyższe zapewni zatem możliwość skontrolowania związku pomiędzy daną Fakturą, a dostawą towarów i świadczeniem usług. Dodatkowo, w celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną Fakturą, a zrealizowanym przez Posiadacza karty zakupu, Faktury będą poddawane procesowi weryfikacji. Faktura będzie najpierw weryfikowana i akceptowana przez managera, a następnie dział finansów Spółki będzie eksportował dane odnośnie do poniesionych przez Posiadaczy karty wydatków w celu ich ostatecznej weryfikacji i akceptacji, po czym będzie dokonywał ich księgowania i rozliczenia. W ramach tych czynności otrzymane Faktury będą sprawdzane pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji.

W rezultacie powyższych działań, Spółka analizując i akceptując wprowadzony przez Posiadacza karty wydatek na Platformę będzie każdorazowo miała pewność co do tożsamości podmiotu, od którego otrzymana została dana Faktura oraz dokona weryfikacji i potwierdzenia zgodności faktury ze stanem faktycznym.

Zachowana zostanie zatem autentyczność pochodzenia, integralność treści Faktur, jak również ich pełna czytelność. Skan lub zdjęcie Faktury będzie bowiem wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem jej wersji papierowej. Zarówno Posiadacz karty, jak i Spółka nie będą mieli możliwości jakiejkolwiek modyfikacji jej treści na etapie skanowania/fotografowania lub po jej umieszczeniu na Platformie. Tym bardziej późniejszy, papierowy oddruk danej Faktury z kopii elektronicznej umieszczonej w Platformie nie będzie umożliwiał jakiejkolwiek modyfikacji, czy też ingerencji w treść Faktury. Opisane powyżej czynności wskazują, że w Spółce będzie funkcjonować kontrola biznesowa służąca zapewnianiu autentyczności pochodzenia faktur, czytelności oraz integralności treści Faktury - co oznacza spełnienie pierwszego ze wskazanych powyżej warunków.

Dodatkowo, jak wskazano, oddrukowane z Platformy Faktury będą sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe, co pozwoli na niezwłoczny dostęp do przechowywanych Faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym w papierowej - co oznacza spełnienie drugiego oraz czwartego ze wskazanych warunków.

Trzeci z przywołanych powyżej warunków również należy uznać za spełniony, gdyż jak wskazał Wnioskodawca, Faktury w ww. formie będą przechowywane przez Spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający ich niezwłoczne udostępnienie w przypadku ewentualnej kontroli.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Spółki należy stwierdzić, że przechowywanie Faktur w formie papierowego oddruku z Platformy w sposób opisany przez Spółkę, tj. w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami, a w szczególności z art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy VAT, a tym samym pozwoli na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowych.

Możliwość przechowywania dokumentów oddrukowanych (w formie papierowej kopii) z faktur przechowywanych początkowo w formie elektronicznej potwierdzały również same organy podatkowe. Przykładowo w interpretacji indywidualnej wydanej w dniu 23 października 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach znak IBPP2/4512-688/15/ICz wskazano, że;

„Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, iż obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania w formie papierowej faktur otrzymanych za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik zobowiązany jest do przechowywania faktur na terytorium kraju oraz zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego", a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie w papierowej formie faktur przesłanych wcześniej pocztą elektroniczną.”

Organy wielokrotnie również podkreślały, że przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest przy spełnieniu wskazanych powyżej przesłanek zgodne z przepisami ustawy o VAT. Potwierdza to, że czynności Spółki związane z początkową archiwizacją Faktur na Platformie – w szczególności kontrola biznesowa, zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, jak również ich pełnej czytelności - są zgodne z wymogami określonymi w ustawie o VAT.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych organów podatkowych, w tym m.in. w interpretacji indywidualnej wydanej przez DKIS 28 lipca 2020 r. (sygn. 0112-KDIL1- 3.4012.191.2020.3.AKS), w której DKIS wskazał, że:

„Przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego obieg i przechowywanie wersji elektronicznych dokumentów wskazuje, że Spółka wypełni wymienione w art. 112a ustawy warunki w zakresie przechowywania tych dokumentów: system archiwizacji dokumentów będzie zapewniał elektronizację i automatyzację pracy, gdyż wszystkie dokumenty księgowe będą przechowywane w postaci skanu oryginalnego dokumentu papierowego lub będą oryginalną fakturą elektroniczną. System pozwala na bezproblemową identyfikację transakcji, przyporządkowanie do tej transakcji faktury, określenie stron tej transakcji, jej przedmiotu, wartości oraz zabezpieczenie integralności treści faktury. Wnioskodawca zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Elektroniczna baza danych umożliwiać będzie przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe oraz umożliwiać będzie przeszukiwanie według poszczególnych danych znajdujących się na dokumencie, jak również według przypisanego do dokumentu numeru sprawy.

Zatem postępując tak, jak zostało to przedstawione w opisie sprawy, Spółka wypełni wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane w wersji elektronicznej."

Również w interpretacji indywidualnej z 24 października 2019 r. (sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.515.2019.1.AM), DKIS odstępując od uzasadnienia swojego stanowiska, uznał za prawidłowe stanowisko wnioskodawcy, zgodnie z którym:

„(\`(...)\`) przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, tj. w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z przytoczonymi przepisami, a w szczególności z art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy VAT, a tym samym pozwoli na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji, przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowych.”

Analogiczne stanowisko zajął DKIS w interpretacji indywidualnej z 23 października 2018 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.473.2018.2.JF), wskazując, że:

„W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie Faktur w tym faktur związanych z wydatkami służbowymi pracowników Spółki w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami, a zatem pozwala na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji.

(\`(...)\`)

Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy. Wobec tego należy podzielić zdanie Spółki, że przedstawiony sposób przechowywania Faktur zakupowych, w tym faktur związanych z wydatkami służbowymi pracowników Spółki, polegający na ich przechowywaniu jedynie w formie elektronicznej - podczas gdy wersje fizyczne (papierowe) zostaną niszczone - jest zgodny z art. 112a ustawy.”

Analogiczne stanowisko do powyższych, zostało również potwierdzone w innych interpretacjach organów podatkowych, w tym m.in.:

\- DKIS w interpretacji indywidualnej z 24 października 2019 r., sygn. 0113-KDIPT1- 2.4012.520.2019.1.SM,

\- DKIS w interpretacji indywidualnej z 30 października 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.471.2019.1.AP,

\- DKIS w interpretacji indywidualnej z 30 października 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.469.2019.1.JN,

\- DKIS w Interpretacji indywidualnej z 25 października 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.454.2018.2.JF,

\- DKIS w interpretacji indywidualnej z 31 stycznia 2018 r., sygn. 0114-KDIP1- 3.4012.512.2017.1.JF.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy na pytanie oznaczone we wniosku jako Ad pytanie 3

Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy VAT, jak i niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Według art. 88 ust. 4 ustawy VAT obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7 ustawy VAT.

Stosownie natomiast do art. 86 ust. 10 ustawy VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

W myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Jak wynika z powyższego, na gruncie obowiązujących przepisów ustawy VAT, prawo do odliczenia podatku VAT jest uzależnione od tego, czy:

1) nabyte towary i usługi są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności opodatkowanych,

2) w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy,

3) podatnik dysponuje fakturą dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług,

4) nie znajdują zastosowania negatywne przesłanki skutkujące brakiem możliwości odliczenia podatku naliczonego wymienione w art. 88 ustawy VAT.

Oczywiście przedmiotem niniejszego wniosku jest jedynie kryterium wskazane w pkt 3), a punkty 1), 2) oraz 4) nie są przedmiotem analizy, gdyż zakłada się, że dla celów niniejszego wniosku pozostają one spełnione.

Jak zatem wskazano powyżej, jednym z warunków, od którego spełnienia zależy prawo podatnika do odliczenia VAT naliczonego, jest posiadanie faktury dokumentującej dokonany przez niego zakup towarów lub usług. Przy czym ustawa VAT nie zawiera regulacji, które uzależniałyby istnienie prawa do odliczenia VAT naliczonego od tego, w jakiej formie faktura zostanie otrzymana lub udostępniona (wersja papierowa lub elektroniczna), ani także od tego, w jakiej formie będzie przechowywana.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca planuje przechowywanie Faktur w formie papierowych oddruków kopii elektronicznych zamieszczanych początkowo na Platformie, przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowych.

W ocenie Wnioskodawcy brak jest przeszkód, aby Faktury były przechowywane w opisany powyżej sposób. Taki sposób przechowywania Faktur nie powinien powodować utraty prawa do odliczenia VAT naliczonego. Oddruk (kopia) papierowej Faktury powinien być bowiem uznawany za dokument dający prawo do odliczenia VAT. Podkreślenia również wymaga, że papierowe oddruki Faktur będą wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem ich oryginalnej wersji. Zarówno Posiadacz karty, jak i Spółka nie będą mieli możliwości jakiejkolwiek modyfikacji jej treści na etapie skanowania/fotografowania i umieszczenia na Platformie, jak również na późniejszym etapie oddrukowania Faktury w wersji papierowej.

Wobec powyższego, w ocenie Spółki, w świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy, należy uznać, że Faktury przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie oddrukowanych kopii, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, będą potwierdzać prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Zatem, w ocenie Wnioskodawcy, w przypadku przechowywania otrzymywanych przez Posiadacza karty, a następnie rozliczanych przez Spółkę faktur, uprawniających do odliczenia podatku VAT, wyłącznie w formie oddrukowanych kopii i braku posiadania papierowych oryginałów tych dokumentów, Spółka uprawniona będzie do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur - przy spełnieniu ogólnych warunków z ustawy VAT wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy VAT oraz przy braku zaistnienia przesłanek negatywnych wskazanych w art. 88 ustawy VAT.

Powyższe znajduje potwierdzenie we wspomnianej już interpretacji indywidualnej wydanej w dniu 23 października 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach znak IBPP2/4512-688/15/ICz, dotyczącej możliwości przechowywania dokumentów oddrukowanych (w formie papierowej kopii) z faktur przechowywanych początkowo w formie elektronicznej.

**W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest nieprawidłowe.**

Na wstępie należy wskazać, że niniejsza interpretacja dotyczy kwestii przechowywania dokumentów wyłącznie w formie oddruku z faktur przechowywanych elektronicznie a także prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r., poz. 685, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”, przez fakturę rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast przez fakturę elektroniczną, w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Dokonując analizy przepisów art. 106a – 106q oraz art. 112a ustawy o VAT należy dojść do wniosku, że ustawodawca nie narzucił podatnikom konkretnej formy przechowywania faktur. Zobowiązał jedynie do zachowania pewnych wymagań w zakresie integralności, czytelności i autentyczności. Tak więc podatnik może w sposób swobodny wybrać odpowiadającą jemu formę przechowywania faktur.

Stosownie do art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej, podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Stosownie do § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485, z późn. zm.), faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

1.  numer i datę wystawienia,
2.  imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4.  informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
5.  kwotę podatku,
6.  kwotę należności ogółem.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia, rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Natomiast przez integralność treści faktury, rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą, bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT, powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jaki wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. W celu uproszczenia systemu rozliczania płatności przy użyciu firmowych kart płatniczych Spółka zamierza wprowadzić elektroniczny system rozliczeń kart płatniczych, tak aby docelowo zrezygnować z papierowego obiegu Dokumentów księgowych. Dane odnośnie do poniesionych przez Posiadacza karty wydatków będą importowane z karty płatniczej danego Posiadacza karty i zamieszczane wprost na Platformie. Skan lub zdjęcie Dokumentu księgowego będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem jego wersji papierowej. Zarówno Spółka, jak i Posiadacz karty nie będą mieli możliwości jakiejkolwiek modyfikacji jego treści na etapie skanowania/fotografowania lub po jego wprowadzeniu na Platformę. Posiadacz karty po umieszczeniu skanu lub zdjęcia Dokumentu księgowego na Platformie nie będzie już dostarczał do Spółki ich papierowych wersji (najpewniej ulegną one utylizacji).

Wszystkie niezbędne dane, dokumenty potwierdzające poniesienie danego wydatku będą zachowane na Platformie - Spółka będzie dysponowała w szczególności takimi informacjami jak: (i) danymi Posiadacza karty, który dokonał zakupu, (ii) kwotą poniesionego wydatku (w tym kwotą podatku VAT), (iii) datą poniesienia wydatku, (iv) datą wprowadzenia wydatku na Platformę, (v) krótkim opisem zamieszczonym przez Posiadacza karty co do charakteru poniesionego wydatku, a także (vi) zdjęciem lub skanem Dokumentu księgowego potwierdzającego zakup.

Do Platformy będzie miała dostęp, poza Posiadaczami kart, także Spółka, w tym w szczególności managerowie oraz dział finansów Spółki w celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy danym Dokumentem księgowym a zrealizowanym przez Posiadacza karty zakupem. Managerowie będą bowiem weryfikować i akceptować wydatki wykazane przez podległego każdemu z nich Posiadacza karty. Po akceptacji i zatwierdzeniu wydatków na Platformie dział finansów Spółki będzie oddrukowywał dane odnośnie do poniesionych przez Posiadaczy karty wydatków w celu ich ostatecznej weryfikacji, księgowania i rozliczenia. Oddrukowanie będzie polegało na wydrukowaniu papierowej kopii Dokumentu księgowego wprowadzonego na Platformę.

Dokument księgowy będzie zatem jeszcze przed oddrukowaniem sprawdzany pod kątem zgodności i prawidłowości zawartych w nim danych, m.in. z zamieszczonym przez Posiadacza karty opisem, a następnie zatwierdzany. W ramach tych czynności otrzymane Dokumenty księgowe będą sprawdzane w szczególności pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji.

W rezultacie powyższych działań, Spółka w przypadku każdego z wprowadzonych na Platformę wydatków będzie miała pewność co do tożsamości podmiotu, od którego otrzymany został dany Dokument księgowy oraz będzie dokonywać weryfikacji i potwierdzenia zgodności Dokumentu księgowego ze stanem faktycznym.

Dane na Platformie (w tym zeskanowane/sfotografowane Dokumenty księgowe) będą przechowywane przez okres 36 miesięcy, niemniej zgodnie z planowaną procedurą każdy Dokument księgowy - po jego zeskanowaniu/sfotografowaniu i sprawdzeniu pod względem merytorycznym/formalnym (akceptacji) - będzie jak wyżej wskazano drukowany z kopii elektronicznej zarchiwizowanej na Platformie i następnie przechowywany w formie papierowej. Limitowany okres przechowania Dokumentów księgowych w formie elektronicznej na Platformie (36 miesięcy) jest niezależny od Spółki, wynika z uwarunkowań dostawcy systemu.

Niemniej, wszystkie Dokumenty księgowe wprowadzone na Platformę będą przechowywane jako oddrukowane kopie papierowe co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty księgowe (w tym Faktury) będą przechowywane na terytorium kraju.

Oddrukowane Dokumenty księgowe będą, poza przypisaniem ich do konkretnego Posiadacza karty, który dokonał zakupu, sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe, co pozwoli na niezwłoczny dostęp do przechowywanych Dokumentów księgowych, w razie konieczności na udostępnienie ich treści organom podatkowym w wersji papierowej (wydruk skanu).

Oryginalne wersje papierowe Faktur, z których VAT naliczony zostanie przez Spółkę odliczony, zostaną zutylizowane niezwłocznie po wprowadzeniu na Platformę przez Posiadacza karty, który nie będzie ich przekazywał Spółce.

W tak przedstawionym opisie sprawy wątpliwości Wnioskodawcy, dotyczą przechowywania dokumentów wyłącznie w formie oddruku z faktur przechowywanych elektronicznie a także prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego jest podstawowym i fundamentalnym prawem każdego podatnika VAT i nie można go odmawiać lub ograniczać podatnikowi, poza szczególnymi przewidzianymi przez prawo przypadkami.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z kolei art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych

i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a) (uchylona),

b) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,

c) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur, w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT.

W tym miejscu należy wskazać, że Wnioskodawca może dokonać odliczenia podatku naliczonego jedynie w oparciu o faktury (oryginały lub duplikaty), z jakich wynikają kwoty podatku naliczonego, których suma daje podstawę do obniżenia podatku należnego. W tym zakresie podatek naliczony nie może być uwzględniony przez organy podatkowe w sytuacji braku takich faktur. Ustalenie przez organy skarbowe faktu, czy w momencie korzystania – w ramach składanej deklaracji podatkowej - z prawa do odliczenia podatku Wnioskodawca dysponował stosownymi oryginałami faktur dokumentującymi podatek naliczony, możliwe jest jedynie w procesie kontrolnym, mającym miejsce po skorzystaniu z tego uprawnienia. Brak w chwili kontroli stosownych faktur (oryginałów lub ich duplikatów) nie pozwala kontrolującemu organowi na stwierdzenie, czy podatnik prawidłowo – w momencie składnia deklaracji – wypełnił dyspozycję art. 86 ust. 2 ustawy, a więc czy w tym czasie faktycznie dysponował prawidłowym dokumentem fakturowym dającym mu uprawnienie do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wykazany w tym dokumencie.

Powyższe zostało potwierdzone wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 18 czerwca 2019 sygnatura akt. I FSK 427/17. W ww. wyroku Sąd wskazał również, że jeżeli tak faktycznie było, a z jakichś powodów doszło do utraty oryginału takiego dokumentu źródłowego, ciężar wykazania prawidłowości dokonanego odliczenia spoczywa na podatniku, poprzez pozyskanie przede wszystkim duplikatu takiej faktury i nie może być przerzucany na organy podatkowe (por. wyrok WSA w Rzeszowie z 7 sierpnia 2014 r., sygn. akt I SA/Rz 277/14; wyroki NSA: z 21 czerwca 2011 r., sygn. akt I FSK 1091/10; z 5 listopada 2010 r., sygn. akt I FSK 1566/09; z 24 lutego 2016 r., sygn. akt I FSK 153/15. W orzeczeniu tym Sąd zauważył, że „Jak wskazuje bowiem Komisja Europejska w swoich uwagach na temat fakturowania: "Zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury stanowi obowiązek podatnika będącego nabywcą towarów lub usługobiorcą, jak również podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczenia usług. Oba podmioty mogą niezależnie od siebie zapewnić autentyczność pochodzenia". W żadnym zatem zakresie obowiązki w tym przedmiocie nie spoczywają na organie podatkowym.

5.11. Podatnik będący nabywcą towarów lub usługobiorcą musi być w stanie zapewnić, że otrzymana faktura pochodzi od dostawcy towarów lub usługodawcy albo od wystawcy faktury. Jeżeli jednak nie dysponuje fakturą, nie jest w stanie wykazać powyższych przymiotów odnoszących się ściśle do faktury, a nie jej kserokopii. Przepisy prawa w tym zakresie są jednoznaczne: jeżeli nabywca nie dysponuje fakturą, z uwagi np. na jej zniszczenie bądź zagubienie, na jego wniosek podatnik, który wystawił pierwotnie fakturę, wystawia ją nabywcy ponownie, w formie duplikatu. Skoro kserokopia nie jest duplikatem faktury, nie daje prawa do odliczenia podatku.”

Podstawowe znaczenie w tym zakresie ma przepis art. 168 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE seria L z 2006 r. Nr 347/1 ze zm., dalej: dyrektywa VAT) stanowiący, że jeżeli towary i usługi wykorzystywane są na potrzeby opodatkowanych transakcji podatnika, to jest on uprawniony w państwie członkowskim, w którym dokonuje tych transakcji do odliczenia od szeregu kwot (lit. a-e) kwoty VAT jaką ma zapłacić. Wymogi warunkujące skorzystanie z ustanowionej w cytowanym przepisie zasady neutralności podatku VAT zawarte zostały w art. 178 dyrektywy VAT. I tak w art. 178 lit. a tej dyrektywy postanowiono, że w celu skorzystania z prawa do odliczenia o którym mowa w art. 168 lit. a, podatnik musi posiadać fakturę sporządzoną zgodnie z art. 220-236 i art. 238-240 dyrektywy. Przepis ten wprowadza więc formalny warunek do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego, tj. posiadanie przez podatnika faktury (jej oryginału lub duplikatu), zawierającej dane umożliwiające organom sprawowanie odpowiedniego nadzoru. W wyroku z 14 lipca 1988 r. w sprawie C-123/87 \[\`(...)\`\] Europejski Trybunał Sprawiedliwości wskazał, że art. 18 ust. 1 lit. a), art. 22 ust. 3 lit. a) i b) oraz art. 22 ust. 8 VI Dyrektywy zezwalają Państwom Członkowskim na wprowadzenie wymogu, zgodnie z którym prawo do odliczenia VAT uzależnione jest od posiadania faktury, która - oprócz spełnienia minimalnych warunków wymienionych w VI Dyrektywie - musi zawierać określone dane niezbędne do tego, by zapewnić stosowanie VAT i umożliwić organom skarbowym sprawowanie nadzoru. Liczba tych danych ani ich rodzaj nie może uniemożliwiać lub nadmiernie utrudniać korzystanie z prawa do odliczenia. W wyroku z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie C-151/02, \[\`(...)\`\], Trybunał wskazał, że dla celów odliczenia podatku naliczonego, o którym mowa w art. 17 ust. 2 lit. a) akapit pierwszy i art. 18 ust. 2 VI Dyrektywy należy interpretować w ten sposób, że prawo do odliczenia należy realizować w stosunku do okresu rozliczeniowego, w którym obydwa warunki przewidziane w tym przepisie są spełnione, tj. towary zostały dostarczone lub usługi wykonane oraz podatnik jest w posiadaniu faktury lub dokumentu, który na podstawie kryteriów ustalonych przez dane Państwo Członkowskie, może pełnić rolę faktury (w prawie polskim nie wprowadzono jednak odstępstwa od obowiązku posiadania faktury lub jej duplikatu dla wykazania kwoty podatku naliczonego i są to jedyne dokumenty, na podstawie których jego wysokość może zostać obliczona). Wymóg, aby prawo do odliczenia było realizowane dopiero w okresie rozliczeniowym, w którym spełnione są obydwa warunki określone w art. 18 VI Dyrektywy (tj. towary zostały dostarczone lub usługi wykonane oraz podatnik jest w posiadaniu faktury lub dokumentu, który na podstawie kryteriów ustalonych przez dane Państwo Członkowskie, może pełnić rolę faktury) nie narusza zasady proporcjonalności (publ. A. Bącal, D. Dominik, M. Militz, M. Bącal, Orzecznictwo ETS a polska ustawa o VAT, Unimex 2010, s. 471-472).

Z opisu sprawy wynika, że dane na Platformie będą przechowywane przez okres 36 miesięcy. Limitowany okres przechowania Dokumentów księgowych w formie elektronicznej na Platformie (36 miesięcy) jest niezależny od Spółki, wynika z uwarunkowań dostawcy systemu.

Zgodnie z planowaną procedurą każdy Dokument księgowy - po jego zeskanowaniu/sfotografowaniu i sprawdzeniu pod względem merytorycznym/formalnym (akceptacji) - będzie drukowany z kopii elektronicznej zarchiwizowanej na Platformie i następnie przechowywany w formie papierowej.

Tym samym po okresie 36 miesięcy Wnioskodawca nie będzie przechowywał faktur elektronicznie. Zatem przepisy dotyczące przechowywania faktur w formie elektronicznej nie będą miały zastosowania. Po okresie 36 miesięcy Wnioskodawca nie będzie dysponował oryginałami faktur ani duplikatami. Wnioskodawca będzie dysponował wyłącznie oddrukami faktur.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT, w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Należy stwierdzić, że co do zasady, faktury i dokumenty z nimi zrównane mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej i taka forma przechowywania faktur, pozwala na obniżenie kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, jeśli nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Jednakże jak wskazał Wnioskodawca dane na Platformie (w tym zeskanowane/sfotografowane Dokumenty księgowe) będą przechowywane przez okres 36 miesięcy. Każdy dokument księgowy będzie drukowany z kopii elektronicznej zarchiwizowanej na Platformie i następnie przechowywany w formie papierowej.

Zatem należy stwierdzić, że przedstawiony przez Wnioskodawcę sposób przechowywania dokumentów, tj. przechowywanie wyłącznie wersji papierowej uzyskanej na podstawie oddruku Faktury z kopii elektronicznej zamieszczonej na Platformie nie jest zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług i tym samym Wnioskodawca nie zachowa prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Dodatkowo należy zauważyć, że system, który Wnioskodawca zamierza stosować to elektroniczny system rozliczania kart płatniczych, co wskazuje, że zasadniczo jest to system mający na celu rozliczanie wydatków ponoszonych przez pracowników, którym udostępniono firmowe karty płatnicze, a niejako przy okazji ma umożliwiać wprowadzanie i przechowywanie skanów/zdjęć dokumentów (faktur). Jak już wskazano planowany przez Wnioskodawcę do wdrożenia system elektroniczny nie spełnia warunków wskazanych w ustawie, gdyż nie zapewnia przechowywania faktur do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Skoro więc Wnioskodawca zamierza przechowywać dokumenty w formie papierowej, a oryginały faktur są otrzymywane przez Wnioskodawcę właśnie w postaci papierowej, to stosując także papierowy system przechowywania faktur, należy przechowywać ich oryginały, a nie oddruki z systemu elektronicznego. Dla spełnienia zatem przesłanki wynikającej z art. 86 ust. 2 ustawy o VAT, wskazującej, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika, brak jest podstaw do niszczenia oryginałów faktur.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania w formie elektronicznej otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej faktur i dokumentów zrównanych z fakturami uprawniających do odliczenia podatku VAT. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują kwestii przechowywania w sposób elektroniczny innych dokumentów. Zatem niniejsza interpretacja nie dotyczy elektronicznego przechowywania pozostałych dokumentów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawcy.

Niniejsza interpretacja dotyczy kwestii przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a także prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur. Natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniem wskazanym we wniosku – nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej– rozpatrzone.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, który ją wydał (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.