Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-880/11-2/AW
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2011-06-17
Teza: przekazywanie i przechowywanie faktury w formacie PDF oraz prawo do odliczenia podatku VAT
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 01.06.2011 r. (data wpływu 03.06.2011 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przekazywania i przechowywania faktur w formacie PDF oraz prawa do odliczenia podatku VAT - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 25.03.2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przekazywania i przechowywania faktur w formacie PDF oraz prawa do odliczenia podatku VAT

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Spółka”) jest przedsiębiorcą, którego głównym przedmiotem prowadzonej działalności gospodarczej jest działalność leasingowa w rozumieniu art. 709(1) kc. Spółka z uwagi na ciążące na niej jako leasingodawcy obowiązki, wystawia w przeciągu miesiąca około 30.000 (słownie: trzydzieści tysięcy) faktur VAT oraz faktur korygujących VAT dokumentujących otrzymywanie opłat z tytułu zawartych umów leasingu.

Na dzień sporządzenia niniejszego wniosku kopie faktur VAT oraz kopie faktur korygujących VAT, po ich wystawieniu i wysłaniu w wersji papierowej drogą pocztową do kontrahenta, są przechowywane w formie papierowej w siedzibie Spółki. Zasada powyższa odnosi się do faktur VAT, które zostały wystawione w bieżącym roku podatkowym. Natomiast faktury VAT z lat ubiegłych znajdują się w archiwum prowadzonym przez podmiot, z którym M. sp. z o.o. zawarła stosowną umowę cywilnoprawną. Sam proces wystawiania faktur VAT, (wydruku jednego egzemplarza w celu przesłania kontrahentom, wydruku na potrzeby archiwizacji dokumentacji dla celów podatkowych, a także ich zapisywanie do pliku elektronicznego w celach organizacyjnych z wykorzystaniem narzędzia technicznego, jakim jest lub będzie każdy system elektroniczny posiadający tę funkcjonalność, zwany dalej: „Bazą faktur VAT”), realizowany jest przez specjalnie w danym celu powołaną do istnienia jednostkę organizacyjną działającą w ramach Spółki. Baza faktur VAT, oprócz możliwości wskazanych powyżej, a w szczególności posiadając opcję przechowywania, archiwizowania i łatwego dostępu do bazy wystawionych przez Spółkę faktur VAT w formie elektronicznej, umożliwia również ich przesyłanie właśnie w wersji elektronicznej poszczególnym kontrahentom, jak i dokonywanie wydruków faktur VAT lub ich udostępnianie również w wersji elektronicznej na każde żądanie osoby dokonującej kontroli skarbowej lub podatkowej. Format zapisu przedmiotowych faktur VAT („pdf”) pozwala nie tylko na pełen do nich dostęp (przysługujący oczywiście wyłącznie upoważnionym do tego pracownikom Spółki), lecz także uniemożliwia modyfikację treści zapisów kopii wystawionej faktury również po jej wysłaniu.

Przedmiotowe faktury niezwłocznie po ich wystawieniu i zapisaniu w systemie są drukowane i wysyłane do kontrahentów Spółki. Niestety z uwagi na sposób funkcjonowania podmiotów zajmujących się profesjonalnym przesyłaniem korespondencji na terytorium kraju, a w szczególności często zdarzające się opóźnienia sięgające kilkunastu dni, czy też nawet zagubienia przesyłek, kontrahenci Spółki otrzymują faktury już po terminie ich płatności. Specyfika działalności M. sp. z o.o. natomiast uniemożliwia osobiste dostarczanie przedmiotowych faktur VAT kontrahentom, z uwagi na ich ilość oraz fakt rozmieszczenia ich siedzib na terytorium całego kraju.

Analogiczne utrudnienia Spółka napotyka w ramach swojej działalności gospodarczej, otrzymując faktury VAT wystawione na jej rzecz przez kontrahentów z kilkunastodniowym nawet opóźnieniem, co pociąga za sobą konieczność korygowania deklaracji na podatek VAT.

M. sp. z o.o. wykorzystując możliwości, jakie niesie za sobą funkcjonująca Baza faktur VAT, planuje, w oparciu o zapisy art. 106 ustawy o podatku VAT, § 3 ust 1 Rozporządzenia oraz art. 218, 219, 232 i 233 ust. 1 Dyrektywy, i po uzyskaniu uprzedniej zgody od kontrahentów, odejść od wysyłania im przedmiotowych faktur VAT drogą pocztową w formie papierowej, w zamian przekazując je im drogą elektroniczną za pośrednictwem poczty elektronicznej w plikach zapisanych w formacie „.pdf”. Dodatkowo Spółka zamierza zastąpić proces archiwizacji faktur VAT z dotychczas obowiązującej wersji papierowej, na archiwum elektroniczne z fakturami VAT zapisanymi w plikach o formacie „.pdf” z wyłączoną możliwością modyfikacji jej treści po wysłaniu kontrahentowi zarówno przez Spółkę, jak i przez kontrahentów poprzez zablokowanie możliwości ich edycji i z pełnym dostępem upoważnionych do tego osób, na zasadach opisanych powyżej i zapewnionych przez Bazę faktur VAT.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy mając na uwadze brzmienie przepisu art. 106 ust. 1 ustawy o podatku VAT, przepisów art. 218, 219, 232, 233 ust. 1 i 247 ust. 2 Dyrektywy, § 19 i § 21 Rozporządzenia o fakturach, a także § 3 ust. 1 i 2 Rozporządzenia, Spółka postąpi zgodnie z ich dyspozycją przesyłając swoim kontrahentom faktury VAT i faktury korygujące VAT, wystawione z wykorzystaniem Bazy faktur VAT, w wersji elektronicznej, jako pliki zapisane w formacie „.pdf” (z wyłączoną możliwością modyfikacji jej treści po wysłaniu kontrahentowi zarówno przez Spółkę, jak i przez kontrahentów poprzez zablokowanie możliwości ich edycji), po uzyskaniu uprzedniej akceptacji kontrahentów Spółki na otrzymywanie faktur VAT i faktur korygujących VAT we wskazany powyżej sposób, przy jednoczesnej rezygnacji z dotychczas praktykowanej w Spółce metody wystawiania faktur VAT w wersji papierowej i wysyłania ich drogą pocztową poszczególnym kontrahentom?
2.  Czy po uprzednim wyrażeniu przez Spółkę zgody na otrzymywanie faktur od kontrahentów drogą elektroniczną w formacie „.pdf” (z wyłączoną możliwością modyfikacji jej treści po wysłaniu kontrahentowi zarówno przez Spółkę, jak i przez kontrahentów poprzez zablokowanie możliwości ich edycji) Spółce będzie przysługiwać prawo do odliczenia od podatku należnego podatku naliczonego przez jej kontrahentów i wykazanego na wskazanych fakturach VAT w wersji elektronicznej?
3.  Czy mając na uwadze brzmienie przepisu art. 106 ust. 1 ustawy o podatku VAT, przepisów art. 218, 219, 232 i 233 ust. 1 Dyrektywy, § 19, § 20 i § 21 Rozporządzenia o fakturach, a także § 6 i § 8 Rozporządzenia, Spółka postąpi zgodnie z ich dyspozycją archiwizując faktury VAT i faktury korygujące VAT, wystawione z wykorzystaniem Bazy faktur VAT w wersji elektronicznej (po uzyskaniu uprzedniej akceptacji kontrahentów Spółki na otrzymywanie faktur VAT i faktur korygujących VAT we wskazany powyżej sposób) jak i faktury VAT wystawione przez Spółkę w formie papierowej - jako pliki zapisane w formacie „.pdf” (a więc z zasady nieedytowalne i zabezpieczone hasłem), a także, czy prawidłowym będzie archiwizowanie faktur VAT wystawionych na rzecz Spółki przez kontrahentów zarówno w wersji elektronicznej w formacie „.pdf” (po uprzednim udzieleniu kontrahentom przez Spółkę zgody na otrzymywanie faktur VAT i faktur korygujących VAT we wskazany powyżej sposób), a także faktur VAT otrzymanych w formie papierowej - jako pliki zapisane w formacie .pdf”, przy jednoczesnej rezygnacji z dotychczas praktykowanej w Spółce metody przechowywania faktur VAT (zarówno wystawionych, jak i otrzymanych) w wersji papierowej?

Stanowisko Wnioskodawcy

Ad. 1

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.; dalej: „Ustawa o podatku VAT”) podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Natomiast § 19 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360; dalej: „Rozporządzenie o fakturach”) stanowi, że faktury VAT i faktury korygujące VAT są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym jeden z nich otrzymuje nabywca, a drugi zatrzymuje sprzedawca.

Od dnia 1 stycznia 2011 r. sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej regulują normy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661; zwane dalej: „Rozporządzeniem”), które uchyliło rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

Zgodnie z § 3 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia faktury, co do zasady, mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej, od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni. Dodatkowo w § 4 ustawodawca wprowadził wymóg, zgodnie z którym faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Pojęcie „autentyczność pochodzenia faktury” na potrzeby Rozporządzenia należy rozumieć jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 2 pkt 1). Natomiast „integralność treści faktury należy rozumieć przez to, że w fakturze nie zmieniono danych które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130 poz. 1450 ze zm.) weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych) jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż użycie sformułowania w szczególności otwiera katalog metod których zastosowanie przez podatnika zagwarantuje autentyczność pochodzenia i integralność treści wystawianej przez siebie faktury i wysłanej kontrahentowi drogą elektroniczną. Wskazane powyżej metody (EDI i podpis elektroniczny) są jedynie wyliczeniem przykładowym. To podatnik może wybrać samodzielnie metodę wykorzystując dowolne środki za pomocą których zabezpieczy autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury i przekazywać faktury VAT i faktury korygujące VAT swoim kontrahentom zabezpieczone wybraną przez siebie metodą, oczywiście po uprzednim otrzymaniu od nich zgody na przekazywanie wskazanych powyżej dokumentów zabezpieczonych we wskazany sposób.

Spółka zwraca uwagę na fakt, iż kwestia wyboru formy fakturowania i sposobu dostarczania danych dowodów księgowych zgodnie z postanowieniami Dyrektywy została pozostawiona w gestii podatników. Wprowadzono w art. 232 Dyrektywy ogólną zasadę zgodnie z którą stosowanie faktury elektronicznej podlega akceptacji odbiorcy. W związku z powyższym, uzyskawszy uprzednio zgodę od kontrahenta podatnik może wysyłać fakturę VAT również w wersji elektronicznej jedynym warunkiem technicznym jaki stawia w danej sytuacji Dyrektywa jest ciążący na wystawcy i na odbiorcy faktury VAT obowiązek zachowania autentyczności pochodzenia i integralności treści i czytelności faktury niezależnie od formy jej wystawienia począwszy od momentu jej wystawienia aż do końca okresu jej przechowywania. Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i jej czytelności poddany jest wyborowi podatników a w art. 233 Dyrektywy wskazane są przykładowe metody działania w celu realizacji wskazanych powyżej wymogów wśród których naczelną regułą jest zastosowanie dowolnych kontroli biznesowych które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Poza wykorzystaniem rodzajów kontroli biznesowej opisanych powyżej przedstawiono przykłady technologii zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej - zaawansowany podpis elektroniczny oraz elektroniczną wymianę danych (EDI).

Przedstawione powyżej brzmienie przepisu art. 233 Dyrektywy zostało nadane Dyrektywą Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz.U.UE.L.10.189.1) i obowiązuje od dnia 11 sierpnia 2010 r. Porównując brzmienie poprzednie wskazanej normy i jej treść po zmianach Spółka zwraca uwagę na fakt, iż usunięty został obowiązek potwierdzania ważności faktury elektronicznej zaawansowanym podpisem elektronicznym lub EDI. Unijny ustawodawca zlikwidował wszelkie obwarowania dotyczące sposobu i formy zabezpieczania przesyłania i wystawiania faktury elektronicznej pozostawiając podatnikom szeroką w tej kwestii swobodę wyboru metody w celu zachowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Spółka stoi zatem na stanowisku, iż funkcjonujący w ramach Bazy faktur VAT system zapisu faktur VAT w formacie pdf gwarantuje wypełnienie wszystkich obowiązków przewidzianych w postanowieniach Dyrektywy o których mowa powyżej.

Dodatkowo wnioskodawca zaznacza, iż stoi na stanowisku iż obraz faktury VAT (faktury korygującej VAT) zapisany w pliku pdf zapewnia integralność treści danego dokumentu z uwagi na fakt, iż pliki zapisane w danym formacie są nieedytowalne. Nie można bowiem zmienić ich treści ponieważ niemożliwym (przy zastosowaniu ogólnodostępnego standardowego i legalnego oprogramowania służącego do otwierania plików danego typu np. programu Acrobat Reader) jest wprowadzenie jakichkolwiek zmian w treści faktury VAT zapisanej jako obraz pdf (będącym plikiem bazowym) a w szczególności w jej numerze dacie wystawienia czy też kwotach na niej widniejących (w tym w wartościach netto kwotach podatku) bez utworzenia nowego pliku w formacie powszechnie traktowanym jako edytowalny, z wykorzystaniem Informacji składających się na fakturę VAT (np. jako plik w formacie Word, Excel, HTML, RTF, TXT, Docx, PowerPoint). Plik bazowy jakim będzie obraz faktury VAT zapisany w formacie pdf nie ulegnie zatem zmianie. Dodatkowo wystawiane przez Spółki faktury VAT (w formacie pdf jako plik bazowy) zostaną zabezpieczone hasłem które będzie znane tylko i wyłącznie określonej grupie pracowników Spółki. Wprowadzenie hasła pozwoli na zabezpieczenie pliku pdf będącego obrazem faktury VAT przed wykorzystaniem jego treści do stworzenia nowego pliku (w formacie edytowalnym, np. jednym ze wskazanych powyżej). Należy również podkreślić, iż z uwagi na format pliku („pft”) nawet znajomość hasła zabezpieczającego plik bazowy z zapisaną fakturą VAT nie daje możliwości edycji danych zawartych w wystawionej fakturze VAT i to zarówno przez kontrahentów Spółki jak i przez jej pracowników.

Wskazane powyżej okoliczności pozwolą zdaniem Wnioskodawcy na spełnienie warunku zapewnienia integralności treści w rozumieniu przepisów Rozporządzenia. Autentyczność pochodzenia faktury wystawionej przez Spółkę potwierdzi dowód (potwierdzenie) transmisji danych - wysłanie wiadomości na wskazany przez kontrahenta adres e-mail z załączonym obrazem faktury VAT (plikiem bazowym).

Należy również zauważyć, że w Rozporządzeniu ustawodawca nie odniósł się do faktur korygujących. W związku z tym należy zwrócić uwagę na § 19 ust. 1 i ust. 3 Rozporządzenia o fakturach, zgodnie z którym faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu powyższego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji. Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że gdy jest mowa w Rozporządzeniu o fakturach należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno „fakturę pierwotną” jak też „fakturę korygującą” albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustala normę prawnopodatkową, zgodnie z którą w formie elektronicznej można przyjąć zarówno „fakturę pierwotną” jak też „fakturę korygującą”. Z tego też względu, uzyskawszy uprzednio zgodę na przekazywanie kontrahentom przez Spółkę faktur korygujących VAT, a także przy jednoczesnym zachowaniu wobec faktur korygujących VAT opisanych powyżej warunków w przedmiocie zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści odnoszących się do faktur VAT, pozwala w ocenie Spółki na udzielenie odpowiedzi twierdzącej na zadane pytanie również w odniesieniu do faktury korygującej VAT.

Ad. 2.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o podatku VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Wnioskodawca zamierza wystawiać faktury sprzedaży w systemie komputerowym a następnie przesyłać je drogą e-mailową w formacie: „.pdf”, jak również otrzymywać faktury zakupu drogą elektroniczną, wyrażając stosowną zgodę swoim kontrahentom na otrzymywanie faktur zapisanych w danym formacie elektronicznym. Proponowana przez Spółkę metoda przesyłania i otrzymywania w formie elektronicznej (w formacie „.pdf”) pozwala na zapewnienie wymogów określonych w § 4 i § 6 Rozporządzenia, czego potwierdzeniem jest argumentacja zawarta w pkt 1 przedmiotowego wniosku. Wnioskodawca stoi na stanowisku, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur VAT z wykorzystaniem poczty elektronicznej w postaci pliku „.pdf”, który to format gwarantuje zapewnienie integralności treści i autentyczności pochodzenia w rozumieniu norm prawnopodatkowych krajowych jak i wspólnotowych. Zatem przesyłanie jak i otrzymanie faktur w formie pliku „.pdf, stanowiącego załącznik do e-maila skierowanego do odbiorcy faktury (potwierdzeniem czego jest dowód z przeprowadzonej transmisji danych - wiadomość e-mail z załączonym do niej obrazem faktury VAT) jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, albo zabezpieczonej podpisem elektronicznym lub EDl. Tym samym Wnioskodawca będzie mógł dokonać odliczenia podatku na podstawie otrzymanych faktur VAT w formie plików „.pdf” w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ad.3.

Zgodnie z § 21 ust. 1 Rozporządzenia o fakturach podatnik zobligowany jest przechowywać oryginały i kopie faktur VAT oraz faktur korygujących VAT, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a zatem w okresie 5 lat licząc od końca roku, w którym dokumenty te zostały wystawione. Jednocześnie § 21 ust. 2 Rozporządzenia o fakturach nakazuje przechowywać wskazane dokumenty w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie i bezzwłoczne udostępnienie organowi podatkowemu lub skarbowemu na ich żądanie, z zachowaniem autentyczności pochodzenia i integralności treści, w dowolny sposób i z podziałem na okresy rozliczeniowe. Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż z treści § 21 ust. 1 Rozporządzenia o fakturach (implementującego do polskiego porządku prawnego regulację zawartą w art. 247 Dyrektywy) wynika jednoznacznie, iż ustawodawca dopuszcza zastosowanie dowolnej metody archiwizacji faktur VAT (w tym faktur korygujących VAT), bez konieczności zachowania oryginalnej postaci, w jakiej zostały otrzymane lub udostępnione. Wnioskodawca może zatem faktury VAT otrzymane w formie papierowej przechowywać w wersji elektronicznej i odwrotnie, faktury wystawione w wersji elektronicznej przechowywać w formie papierowej. W związku z powyższym Spółka postąpi zgodnie z dyspozycją obowiązujących norm prawnopodatkowych, archiwizując faktury VAT i faktury korygujące VAT, wystawione z wykorzystaniem Bazy faktur VAT w wersji elektronicznej (po uzyskaniu uprzedniej akceptacji kontrahentów Spółki na otrzymywanie faktur VAT i faktur korygujących VAT we wskazany powyżej sposób) jak i faktury VAT wystawione przez Spółkę w formie papierowej (zarówno do dnia złożenia przedmiotowego wniosku, jak i po tej dacie) - jako pliki zapisane w formacie „.pdf” (a więc z zasady nieedytowalne i zabezpieczone hasłem), a także archiwizując faktury VAT wystawione na rzecz Spółki przez kontrahentów zarówno w wersji elektronicznej w formacie „.pdf” (po uprzednim udzieleniu kontrahentom przez Spółkę zgody na otrzymywanie faktur VAT i faktur korygujących VAT we wskazany powyżej sposób), a także faktur VAT otrzymanych w formie papierowej - jako pliki zapisane w formacie „.pdf”, przy jednoczesnej rezygnacji z dotychczas praktykowanej w Spółce metody przechowywania faktur VAT (zarówno wystawionych, jak i otrzymanych) w wersji papierowej. Skoro zarówno przepisy Rozporządzenia jak i Dyrektywy zakładają możliwość archiwizacji faktur VAT w dowolnej formie, to przechowywanie faktur VAT ( w tym faktur korygujących VAT) w wersji elektronicznej w formacie „.pdf” z wykorzystaniem Bazy faktur VAT (zarówno wystawionych przez Spółkę jak i przez nią otrzymanych), spełnia wymogi określone w § 21 ust. 2 Rozporządzenia o fakturach, z uwagi na fakt, iż powyższa metoda:

1.  Zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego(co zostało wykazane w pkt 1 i 2 niniejszego wniosku);
2.  Umożliwia łatwe ich odszukanie;
3.  Umożliwia bezzwłoczny dostęp do faktur VAT organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej na ich żądanie, jak i ich przetwarzanie przez ww. podmioty (np. poprzez zapisanie ich kopii na płycie CD lub DVD, jak i w pamięci przenośnej z wykorzystaniem portu USB).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.