Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP4/443-1323/11/KG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-11-16
Teza: Termin przechowywania kopii paragonów fiskalnych na nośniku papierowym.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; kasa-kasa rejestrująca; paragon-paragon fiskalny; termin
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 26 sierpnia 2011r. (data wpływu 31 sierpnia 2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych na nośniku papierowym – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 31 sierpnia 2011r. złożono ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych na nośniku papierowym.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, Spółka komandytowa prowadzi działalność w zakresie detalicznej sprzedaży towarów handlowych poprzez sieć sklepów. Każda transakcja sprzedaży detalicznej jest rejestrowana w kasie rejestrującej. W związku z tym Spółka boryka się z problemem przechowywania ogromnej ilości rolek kasowych. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dzienne raporty sprzedaży sporządzane na podstawie fiskalnych raportów dobowych.

Obecnie rozważana jest możliwość zniszczenia rolek kasowych, w stosunku do których nie istnieje już obowiązek ich przechowywania.

Aktualnie, zachowując ostrożność w stosunku do różnych interpretacji przepisów podatkowych, w odniesieniu do kopii paragonów fiskalnych dokumentujących sprzedaż dokonaną przed wejściem w życie Rozporządzenia MF z dnia 28 listopada 2008r., tj. przed 1 grudnia 2008r. Spółka stosuje okres przechowywania określony w Ordynacji Podatkowej, czyli do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w odniesieniu do sprzedaży dokonanej przez Wnioskodawcę przy zastosowaniu kas rejestrujących przed wejściem w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (tj. sprzedaży dokonanej przed 1 grudnia 2008r.) może stosować okres przechowywania kopii paragonów fiskalnych na nośniku papierowym wskazany w § 19 ust. 1 rozporządzenia, tj. okres dwóch lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Przepis § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w spawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania, oraz jego treść zmieniona rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2011r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania definiuje tylko górną granicę okresu, w którym może mieć miejsce sprzedaż dokumentowana paragonami fiskalnymi, które podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 2 lat – obecnie do dnia 31 grudnia 2012r.

Treść rozporządzenia nie zawiera przepisu przejściowego ograniczającego zastosowanie zasady dwuletniego okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych tylko do tych wystawionych po wejściu rozporządzenia w życie.

W związku z tym Wnioskodawca stoi na stanowisku, że przepis § 19 ust. 1 rozporządzenia dotyczy kopii wszystkich dokumentów kasowych sporządzonych na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2012r., również tych dokumentujących sprzedaż dokonaną przed dniem 1 grudnia 2008r.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Na mocy art. 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zwanej dalej Ordynacją podatkową, zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego.

Zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem:

1.  zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiąże powstanie takiego zobowiązania;
2.  doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania (art. 21 § 1 Ordynacji podatkowej).

Stosownie do art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zgodnie z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t. j. z 2011r. Dz. U. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Powołana powyżej regulacja określa terminy przechowywania dokumentacji podatkowej związanej z podatkiem VAT. Obowiązek ten został wprowadzony, aby możliwe było sprawowanie nadzoru i kontroli nad wykonywaniem zobowiązań podatkowych, które się jeszcze nie przedawniły.

Na podstawie niniejszego przepisu podatnicy mają obowiązek przechowywania następujących ewidencji:

*   ewidencji sprzedaży, prowadzonej przez podatników zwolnionych podmiotowo (art. 109 ust. 1),
*   pełnej ewidencji VAT (w tym również prowadzonej w formach szczególnych przez podatników opodatkowanych w ramach procedur szczególnych) – w przypadku podatników VAT czynnych (art. 109 ust. 3).

Oznacza to, iż dokumenty związane z ww. ewidencjami są jednocześnie dokumentami związanymi z rozliczeniem podatku od towarów i usług.

W świetle art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zgodnie z art. 111 ust. 3 lit. a pkt 1, 6 i 8 ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:

*   dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy;
*   przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.);
*   dokonywać wydruku emitowanych przez kasę rejestrującą dokumentów i ich kopii na nośniku papierowym.

Powyższa zasada znajduje potwierdzenie w treści § 7 ust. 1 pkt 1, 7 i 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338 ze zm.) w sprawie spełniania warunków przy prowadzeniu ewidencji przy zastosowaniu kas.

Ilekroć w ww. rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym – rozumie się przez to wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży (§ 2 pkt 11 rozporządzenia). Natomiast przez pojęcie raport fiskalny (dobowy, miesięczny, okresowy lub rozliczeniowy) rozumie się dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku (§ 2 pkt 18 rozporządzenia).

Podkreślić należy, że zgodnie z § 2 pkt 20 ww. rozporządzenia, przez sprzedaż rozumie się czynności, o których mowa w art. 2 pkt 22 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca prowadzi ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Kasy rejestrujące posiadane przez Spółkę sporządzają dokumenty kasowe na nośniku papierowym. W konsekwencji, kopie paragonów fiskalnych są przechowywane przez Spółkę w formie papierowej.

Aktualnie Spółka stosuje okres przechowywania określony w Ordynacji podatkowej, czyli do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Należy przypomnieć, że dotychczas wszelkie kopie dokumentów kasowych należało przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednocześnie przepisy dotyczące kas rejestrujących nie przewidywały żadnych możliwości skrócenia tego okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych. Ze względu jednak na techniczne trudności w realizacji powyższego wymogu dopuszczało się i dopuszcza obecnie możliwość sporządzania i przechowywania kopii dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych. Szczegółowe wymogi dotyczące tej formy przechowywania dokumentów kasowych określone są w § 6 rozporządzenia. Z zapisu § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia, wynika, że kopie dokumentów kasowych należy przechowywać przez okres 5 lat. Przepis ten jednak nie dotyczy dokumentów kasowych sporządzanych w formie papierowej, lecz sporządzanych na nośniku informatycznym. Z § 19 ust. 1 rozporządzenia wynika, że kopie dokumentów kasowych sporządzonych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2012r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać niekrócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż (z wyjątkiem kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących).

Biorąc pod uwagę przytoczone przepisy prawa podatkowego oraz przedstawiony opis zdarzenia przyszłego, stwierdzić należy, że kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym dokumentujące sprzedaż dokonaną przed 1 grudnia 2008r. (tj. przed dniem wejścia w życie ww. rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunki ich stosowania) Wnioskodawca winien przechowywać nie krócej niż przez 2 lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż udokumentowana paragonem, pamiętając jednocześnie, że ww. uregulowania dotyczą tych dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2012r.

Mając na uwadze powyższe, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja traci ważność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego zdarzenia przyszłego (w szczególności gdyby Wnioskodawca sporządzał i przechowywał kopie dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych) lub zmiany stanu prawnego.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.