Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP3/443-480/12-2/JK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2012-07-26
Teza: przechowywanie faktur papierowych w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-odliczenie podatku; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Strony, przedstawione we wniosku z dnia 18.04.2012 r. (data wpływu 30.04.2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 30.04.2012 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest dystrybutorem mebli, wyposażenia i pokrewnych produktów do dekoracji domów. Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej otrzymuje od dostawców faktury oraz faktury korygujące dokumentujące zakup towarów bądź usług (zwane dalej: fakturami). Na dzień złożenia niniejszego wniosku Spółka otrzymuje faktury w formie papierowej i przechowuje je również w takiej formie.

Faktury otrzymywane przez Wnioskodawcę spełniają warunki formalne określone w Rozporządzeniu, dokumentują zakup towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz nie zachodzą przesłanki wyłączenia prawa do obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego, w tym w szczególności przesłanki określone w art. 88 oraz art. 88a ustawy o VAT.

Na podstawie otrzymywanych faktur Spółka, zgodnie z art. 86 ustawy o VAT, dokonuje obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w otrzymywanych fakturach.

Wnioskodawca planuje wprowadzić elektroniczny system przechowywania faktur (zwany dalej: elektroniczną bazą faktur). W powyższej bazie przechowywane będą faktury zakupowe otrzymane przez Spółkę od dostawców, jak również dokumentujące zakupy towarów bądź usług dokonywane przez pracowników Wnioskodawcy, w imieniu i na rzecz Spółki.

W procesie wprowadzania faktur do bazy oraz zarządzania tą bazą będzie uczestniczyła również zewnętrzna firma prowadząca profesjonalną działalność w powyższym zakresie (zwana dalej: Usługodawcą).

Wprowadzanie faktur do elektronicznego systemu przechowywania będzie przebiegało w opisany poniżej sposób.

Faktury zakupowe otrzymywane w formie papierowej będą skanowane, w efekcie czego powstanie dokument elektroniczny w postaci PDF. Przedmiotowy dokument elektroniczny będzie wprowadzany do elektronicznej bazy faktur w sposób uniemożliwiający dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści faktury, natomiast faktura w postaci papierowej będzie wyrzucana/niszczona.

Sposób i zasady przechowywania faktur w elektronicznej bazie faktur zostaną szczegółowo uregulowane w ramach procedur wewnętrznych obowiązujących w Spółce.

Faktury będą przechowywane w elektronicznej bazie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, przez okres 6 lat od wprowadzenia do bazy. Wprowadzona elektroniczna baza faktur będzie spełniała warunki autentyczności pochodzenia oraz integralności treści przechowywanych faktur, o których mowa w Rozporządzeniu.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Spółka będzie uprawniona do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach zakupowych przechowywanych w elektronicznej bazie faktur?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka będzie uprawniona do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach zakupowych przechowywanych w elektronicznej bazie faktur.

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Z kolei w myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ww. ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi zasadniczo, suma kwot podatku określonych na fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ww. ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Jak Spółka wskazywała w stanie faktycznym, otrzymywane przez nią faktury zakupowe, których dotyczy zapytanie Spółki, spełniają pozytywne przesłanki odliczenia podatku VAT naliczonego, tj. w szczególności:

*   spełniają wymogi formalne określone w § 5 Rozporządzenia;

*   dokumentują nabycie towarów i usług, które wykorzystywane są do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT.

Jednocześnie, w odniesieniu do wspomnianych faktur zakupowych nie zachodzą negatywne przesłanki wyłączające prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, w szczególności przesłanki określone w art. 88 oraz art. 88a ustawy o VAT.

W związku z powyższym Spółka jest, uprawniona do odliczenia podatku VAT naliczonego ujętego na przedmiotowych fakturach zakupowych otrzymywanych przez Spółkę.

Jak Wnioskodawca wskazywał w stanie faktycznym, otrzymane przez Spółkę faktury zakupowe w postaci papierowej są następnie skanowane oraz wprowadzane do elektronicznej bazy faktur w sposób uniemożliwiający dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści faktury, natomiast faktura w postaci papierowej będzie wyrzucana/niszczona.

Przekazanie faktury do elektronicznej bazy faktur jest kolejnym, po otrzymaniu faktury, etapem obiegu tego dokumentu w Spółce. Wnioskodawca pragnie podkreślić, iż prawo do obniżenia podatku VAT należnego o VAT naliczony wskazany na fakturze przysługuje Wnioskodawcy w momencie otrzymania faktury (tj. wpływu do Spółki faktury w formie papierowej). Archiwizacja następuje już po otrzymaniu faktury w formie papierowej, jako kolejny etap zarządzania obiegiem dokumentów w Spółce.

W ocenie Wnioskodawcy, metoda archiwizacji otrzymywanych faktur papierowych nie powinna mieć wpływu na prawo Spółki do odliczenia podatku VAT w nich wykazanego, o ile spełnione zostaną wymogi dotyczące przechowywania faktur określone w Rozporządzeniu.

W ocenie Spółki, w opisanym stanie faktycznym zostaną spełnione wymogi przechowywania faktur określone w Rozporządzeniu.

Na mocy § 21 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

W § 21 ust. 3 Rozporządzenia wprowadzono definicje „autentyczności pochodzenia” i „integralność treści” faktury, zgodnie z którymi, przez autentyczność pochodzenia należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność treści faktury to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Należy zauważyć, iż powyższe przepisy przewidują możliwość przechowywania faktur papierowych również w formie elektronicznej (jako alternatywę dla archiwum papierowego). Prezentowane stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach podatkowych, m.in. w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 9 listopada 2011 r. (sygn. IBPP2/443-915/11/RSz), w której stwierdzono, iż: „\[..\] Mając na uwadze przedstawiony we wniosku opis zdarzenia przyszłego oraz treść powołanych przepisów należy stwierdzić, że jeżeli w istocie, prowadzony przez Wnioskodawcę komputerowy system przechowywania kopii faktur oraz kopii faktur korygujących gwarantuje autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego jak również łatwość ich odszukania oraz dostęp do tych faktur za pomocą środków elektronicznych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, to Wnioskodawca może przechowywać (archiwizować) kopie wystawionych faktur VAT i faktur korygujących w formie elektronicznej, mimo że oryginały mają postać papierową (drukowaną).”

Aby uznać więc, iż system elektronicznego archiwizowania faktur zakupowych gwarantuje przechowywanie faktur zgodnie z przepisami w zakresie VAT (tj. ustawy o VAT oraz Rozporządzenia), powinien on zapewniać:

1.  Przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe. Wnioskodawca pragnie podkreślić, że faktury zakupowe będą przechowywane w elektronicznej bazie faktur wprowadzanej przez Wnioskodawcę w taki sposób, aby umożliwić użytkownikowi wgląd do faktur z poszczególnych okresów rozliczeniowych (np. do faktur otrzymanych w danym miesiącu). Tym samym, zostanie spełniony pierwszy z warunków przechowywania faktur.
2.  Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność przechowywanych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jak Spółka wskazywała w stania faktycznym, Spółka wprowadziła stosowne procedury i kontrole biznesowe, w związku z czym wprowadzany przez nią sposób przechowywania faktur (w elektronicznej bazie faktur) spełnia warunek autentyczności pochodzenia oraz integralności treści przechowywanych faktur, jak również okresu, przez który te faktury muszą być przechowywane.
3.  Łatwe odszukanie przechowywanych faktur. Wnioskodawca pragnie podkreślić, że elektroniczna baza danych jest tak skonstruowana, aby zapewnić uporządkowany dostęp do archiwizowanych w niej faktur, w szczególności z uwagi na przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe. Ponadto, baza jest zaopatrzona w funkcję wyszukiwarki, ułatwiającej odnalezienie poszczególnych faktur.
4.  Bezzwłoczny dostęp do faktur dla organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej (na żądanie). Jak Spółka wskazywała powyżej, elektroniczna baza faktur pozwala na wgląd do faktur z wybranych okresów rozliczeniowych. Tym samym, Spółka ma możliwość zapewnić, na żądanie organów, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w elektronicznej bazie faktur.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, Spółka będzie miała prawo do obniżenia kwot podatku VAT należnego o kwoty podatku VAT naliczonego wykazanego w fakturach papierowych otrzymanych przez Spółkę, które następnie zostaną zeskanowane i będą przechowywane, w formie elektronicznej, tj. w elektronicznej bazie faktur.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054) zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwane dalej rozporządzeniem, które m.in. określa szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania.

W myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca (§ 20 ust. 4 rozporządzenia).

Stosownie do § 21 ust. 1 powołanego rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - § 21 ust. 3 rozporządzenia.

Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 21 ust. 4 rozporządzenia).

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania kopii faktur wystawionych w formie papierowej, w formie elektronicznej. Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. wyżej rozporządzeniu Ministra Finansów.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej otrzymuje od dostawców faktury oraz faktury korygujące dokumentujące zakup towarów bądź usług w formie papierowej i w takiej formie je przechowuje. Faktury otrzymywane przez Wnioskodawcę spełniają warunki formalne określone w rozporządzeniu, dokumentują zakup towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz nie zachodzą przesłanki wyłączenia prawa do obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego, w tym w szczególności przesłanki określone w art. 88 oraz art. 88a ustawy.

Obecnie Wnioskodawca planuje wprowadzić elektroniczny system przechowywania faktur zwany elektroniczną bazą faktur. W niniejszej bazie przechowywane będą faktury zakupowe otrzymane przez Spółkę od dostawców, jak również dokumentujące zakupy towarów bądź usług dokonywane przez pracowników Wnioskodawcy, w imieniu i na rzecz Spółki. W procesie wprowadzania faktur do bazy oraz zarządzania tą bazą będzie uczestniczyła zewnętrzna firma prowadząca profesjonalną działalność w powyższym zakresie zwana Usługodawcą.

Jak wskazuje Wnioskodawca faktury zakupowe otrzymywane w formie papierowej będą skanowane, w efekcie czego powstanie dokument elektroniczny w postaci PDF. Przedmiotowy dokument elektroniczny będzie wprowadzany do elektronicznej bazy faktur w sposób uniemożliwiający dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści faktury, natomiast faktura w postaci papierowej będzie wyrzucana/niszczona. Faktury będą przechowywane w elektronicznej bazie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, przez okres 6 lat od wprowadzenia do bazy. Wprowadzona elektroniczna baza faktur będzie spełniała warunki autentyczności pochodzenia oraz integralności treści przechowywanych faktur, o których mowa w rozporządzeniu.

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż Spółka przechowując wyłącznie w formie elektronicznej (w postaci scanu) faktury zakupowe otrzymane w formie papierowej (i zaprzestania archiwizacji faktur papierowych), będzie spełniała warunki, o których mowa w § 21 rozporządzenia. W konsekwencji przedmiotowe faktury przechowywane w elektronicznej bazie stanowiły będą dla Wnioskodawcy, jako podatnika podatku od towarów i usług, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, podstawę do pomniejszenia kwot podatku należnego o kwoty podatku naliczonego na zasadach analogicznych do tych, które odnoszą się do faktur przechowywanych w formie papierowej w zakresie, w jakim nabywane towary i usługi, będące przedmiotem faktur wykorzystywane będą do czynności opodatkowanych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.