Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPTPP4/443-652/13-4/ALN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2013-12-10
Teza: Faktury elektroniczne
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 14 sierpnia 2013 r. (data wpływu 9 września 2013 r.) uzupełnionym pismem, które wpłynęło w dniu 2 grudnia 2013 r. o wydanie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT wykazanego na fakturach otrzymanych pocztą elektroniczną bądź też fax-em w postaci zeskanowanego dokumentu (w formacie PDF) oraz wygenerowanych w formacie PDF i przesłanych mailem jako załącznik nieopatrzonych bezpiecznym (certyfikowanym) podpisem elektronicznym na podstawie przepisów obowiązujących od 1 stycznia 2013 r.– **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 9 września 2013 r. został złożony ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT wykazanego na fakturach otrzymanych pocztą elektroniczną bądź też fax-em w postaci zeskanowanego dokumentu (w formacie PDF) oraz wygenerowanych w formacie PDF i przesłanych mailem jako załącznik nieopatrzonych bezpiecznym (certyfikowanym) podpisem elektronicznym:

*   na podstawie przepisów obowiązujących od 1 stycznia 2013 r.

*   na podstawie przepisów obowiązujących od 1 stycznia 2014 r.

Wniosek został uzupełniony o podpis Wnioskodawcy oraz opłatę.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Firma X S.A. jest producentem elementów plastikowych dla branży RTV oraz Automotive. Transakcje zakupu surowców do produkcji odbywają się na podstawie zawartych z kontrahentami umów, które każdorazowo finalizowane są poprzez wystawienie faktury przez dostawców. Wszystkie faktury otrzymane od kontrahentów krajowych księgowane są dopiero po otrzymaniu oryginałów faktur pocztą.

Wnioskodawca - firma X S.A. jest czynnym podatnikiem podatku od towaru i usług. W myśl Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20.12.2012 r. § 4.1. faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm. 3) weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.Lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych 4), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Faktury przesłane w formie skanu ,maila lub faksu będą zapewniały:

*   autentyczność pochodzenia, czyli pewność co do tożsamości dostawców materiałów oraz usług,

*   integralność treści, czyli żadne dane w przesłanej fakturze nie były i nie zostaną zmienione

*   czytelność faktury, czyli wszystkie wymagane elementy jakie powinna zawierać faktura będą wyraźnie czytelne na papierze jak i na ekranie monitora.

Wszystkie te cechy zostaną spełnione od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Wszystkie faktury przesyłane drogą elektroniczną w formacie PDF, w formie skanu, maila lub faksem będą przechowywane w podziale na okresy w ten sam sposób co faktury przesłane pocztą czyli będą drukowane i wpinane do segregatorów które są podzielone i opisane na okresy. E-faktury będą również przechowywane na dysku komputera i dzielone na okresy przy pomocy opisanych folderów np. maj 2013. Taki podział zapewni autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz ich łatwe i szybkie odszukanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami.

Dokonane zakupy towarów i usług udokumentowane fakturami, które Wnioskodawca otrzyma drogą elektroniczną w formacie PDF, w formie skanu, maila lub faksem będą wykorzystywane wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Wnioskodawca zastanawia się czy w 2013 r. tylko faktury opatrzone bezpiecznym (certyfikowanym) podpisem elektronicznym lub przesłane za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI) można uznać za e-faktury. Wątpliwość budzi uznanie za fakturę elektroniczną np. skanu oryginału faktury przesłanego pocztą mailową lub faktura wygenerowana w formacie PDF bezpośrednio z systemu informatycznego, ale bez certyfikowanego podpisu. W związku z powyższym – czy Wnioskodawca może pomniejszyć podatek VAT należny o podatek naliczony wykazany w fakturach przesłanych w ww. sposób?

W związku ze zmianami dotyczącymi e-faktur, które będą obowiązywać od 01.01.2014 -w ustawie z dnia 11 marca 2004r o podatku od towarów i usług w art. 2 dodaje się pkt 31 i 32.

1.  fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;
2.  fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;

Przepisy nie określają precyzyjnie w jaki sposób faktura jest traktowana jako elektroniczna. Wnioskodawca zastanawia się czy za e-fakturę może uznać zeskanowaną oryginalną fakturę i wysłaną mailem lub faxem która zostanie wydrukowana, w firmie jak również: czy za e-fakturę może uznać fakturę wyłącznie wygenerowaną w formacie PDF i przesłaną mailem jako złącznik? Pkt 32 jest rozumiany przez Wnioskodawcę w ten sposób, iż zeskanowanie faktury pierwotnej i wysłanie mailem (ale nie wygenerowanej przy pomocy PDF) można uznać za e-fakturę, jak również faktura wygenerowana przy pomocy programu PDF jest e-fakturą.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie. (pytanie oznaczone w wniosku jak nr 1)

Czy w myśl przepisów obowiązujących od 01.01.2013 r. (ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług art. 106 ust. l 0 i 11 oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej) Wnioskodawca może pomniejszyć podatek VAT należny o kwotę podatku naliczonego wykazanego na fakturach od dostawców otrzymanych pocztą elektroniczną bądź też fax-em w postaci zeskanowanego dokumentu (w formacie PDF) oraz wygenerowane w formacie PDF i przesłane mailem jako załącznik nie opatrzone bezpiecznym (certyfikowanym) podpisem elektronicznym? Wnioskodawca dodaje, iż tak przesłane faktury będą zapewniały autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur a także będą podzielone na okresy oraz przechowywane w sposób łatwy do odnalezienia (zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej - na dysku serwera).

Zdaniem Wnioskodawcy:

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą z dużymi kontrahentami od 2011 r. Nie istnieje zatem ryzyko nieuczciwych transakcji, bowiem firmy tę są czynnymi podatnikami VAT, co na bieżąco firma weryfikuje.

Ponadto przed zaksięgowaniem faktury dostawy są weryfikowane przez Dział Zakupów, co potwierdza dokonanie transakcji zakupu/sprzedaży pomiędzy Spółką a jej dostawcami.

Wg Wnioskodawcy faktury przesłane drogą mailową (format PDF) jako zeskanowany dokument oraz wygenerowanie faktury przy pomocy programu PDF (a następnie wysłanie jako załącznik w poczcie mailowej lub też fax-em) – są dokumentami o takiej samej wiarygodności jak faktury przesłane za pośrednictwem Poczty Polskiej. Przesłane w ten sposób faktury będą zapewniały autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur a także będą podzielone na okresy oraz przechowywane w sposób łatwy do odnalezienia (zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej - na dysku serwera).

Firma będzie mogła również - przy pomocy kontroli wewnętrznej - sprawdzić czy przesłane faktury spełniają cechy: autentyczności pochodzenia, integralność treści oraz czytelności. Dostawcy towarów oraz usług Wnioskodawcy są firmami wiarygodnymi, z którymi Wnioskodawca współpracuje od ponad roku, więc nie ma podstaw aby wątpić w wiarygodność przesłanych przez nich faktur zarówno drogą pocztową (w kopercie), mailową (format PDF) czy też fax-em (w formie scanu).

Otrzymanie skanu faktury pozwala na szybszą weryfikację dostawy towaru przez Dział Zakupów oraz szybsze ujęcie w księgach. Ponadto nie powstaje ryzyko opóźnienia w zapłacie za towar, jeśli faktura zostanie przesłana zaraz po wysyłce w ww. sposób.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Natomiast w myśl art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymywanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych – art. 86 ust. 11 ustawy.

W myśl art. 86 ust. 13 jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 11, 12, 16 i 18, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego.

Stosownie do treści art. 87 ust. 1 ustawy, w przypadku gdy kwota podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, podatnik ma prawo do obniżenia o tę różnicę kwoty podatku należnego za następne okresy lub do zwrotu różnicy na rachunek bankowy.

Art. 88 ust. 4 ustawy stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 20 (przypadek ten nie ma zastosowania w przedmiotowej sprawie).

Z powyższych przepisów wynika, że zasadniczymi warunkami umożliwiającymi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest dokonanie odliczenia przez czynnego, zarejestrowanego podatnika podatku od towarów i usług oraz niewątpliwy i bezsporny związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi. W konsekwencji odliczyć można jedynie podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika, tzn. których następstwem jest powstanie zobowiązania podatkowego i określenie podatku należnego.

Przedstawiona powyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego przez podmiot niebędący czynnym, zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT oraz podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych (wykorzystanie do czynności zwolnionych od podatku i niepodlegających temu podatkowi).

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Kwestię wystawiania i przechowywania faktur reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360, z późn. zm.).

Zgodnie z dyspozycją wyrażoną w § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do § 19 ust. 3 ww. rozporządzenia, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

1.  podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy,
2.  nabywca, o którym mowa w § 6 ust. 1, przesyła je, w tym udostępnia, podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
3.  nabywca, o którym mowa w § 15 ust. 1, przesyła je, w tym udostępnia, wystawcy faktury,
4.  podmiot, o którym mowa w § 23, przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy i dłużnikowi

\- zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Sposób i warunki przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 1528).

Przepis § 2 ww. rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury – rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej podlega akceptacji ich odbiorcy (§ 3 ww. rozporządzenia).

Przy czym nie ma obowiązku wyrażania formalnej zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej, pozostawiając te kwestie całkowicie w gestii umownej stron. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji. Zatem szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażania lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktury w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Zgodnie z § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 4 ust. 3 ww. rozporządzenia).

W myśl § 4 ust. 4 ww. rozporządzenia, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.) weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Stosownie do § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur, o których mowa w ust. 1, na terytorium kraju (§ 6 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 6 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Odnosząc się do pojęcia kontrola biznesowa, o którym mowa w § 4 ust. 3 ww. rozporządzenia należy wyjaśnić, iż jest to pojęcie szerokie. Jest to proces tworzony, wdrażany i aktualizowany przez osoby odpowiedzialne (zarząd, pracowników i właścicieli) za uzyskanie dostatecznej pewności w zakresie sprawozdawczości finansowej, rachunkowej i nadzorczej oraz w zakresie ich zgodności z wymogami prawnymi.

Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest producentem elementów plastikowych dla branży RTV oraz Automotive. Transakcje zakupu surowców do produkcji odbywają się na podstawie zawartych z kontrahentami umów, które każdorazowo finalizowane są poprzez wystawienie faktury przez dostawców. Wszystkie faktury otrzymane od kontrahentów krajowych księgowane są dopiero po otrzymaniu oryginałów faktur pocztą.

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towaru i usług.

Faktury przesłane w formie skanu, maila lub faksu będą zapewniały:

*   autentyczność pochodzenia, czyli pewności co do tożsamości dostawców materiałów oraz usług,

*   integralność treści, czyli żadne dane w przesłanej fakturze nie były i nie zostaną zmienione

*   czytelność faktury, czyli wszystkie wymagane elementy jakie powinna zawierać faktura będą wyraźnie czytelne na papierze jak i na ekranie monitora.

Wszystkie te warunki zostaną spełnione od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Wszystkie faktury przesyłane drogą elektroniczną w formacie PDF, w formie skanu, maila lub faksem będą przechowywane w podziale na okresy w ten sam sposób co faktury przesłane pocztą czyli będą drukowane i wpinane do segregatorów które są podzielone i opisane na okresy. E-faktury będą również przechowywane na dysku komputera i dzielone na okresy przy pomocy opisanych folderów np. maj 2013. Taki podział zapewni autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz ich łatwe i szybkie odszukanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami.

Dokonane zakupy towarów i usług udokumentowane fakturami, które Wnioskodawca otrzyma drogą elektroniczną w formacie PDF, w formie skanu, maila lub faksem będą wykorzystywane wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość otrzymywania faktur w formacie PDF, w formie skanu lub faksem. Zatem otrzymanie faktur w formacie PDF, w formie skanu, faksem lub wygenerowanych w formacie PDF i przesłanych mailem jako załącznik spełnia wymogi rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, o ile od momentu wystawienia faktur do końca okresu przechowywania będzie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur.

Tym samym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT wykazanego na fakturach otrzymanych pocztą elektroniczną bądź też fax-em w postaci zeskanowanego dokumentu (w formacie PDF) oraz wygenerowanych w formacie PDF i przesłanych mailem jako załącznik nie opatrzonych bezpiecznym (certyfikowanym) podpisem elektronicznym w zakresie, w jakim towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, pod warunkiem, że nie wystąpią przesłanki negatywne wymienione w art. 88 ustawy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Końcowo wskazać należy, że oceny prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności otrzymywanych faktur będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy rozporządzenia – jak wskazano wyżej – nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

W niniejszej interpretacji rozpatrzono wniosek w zakresie pytania nr 1. W zakresie pytania nr 2 wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.