Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP3-443-816/10-2/JF
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2010-11-04
Teza: Wnioskodawca ma obowiązek faktury VAT wystawić w wersji papierowej co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje kontrahent, a kopię zatrzymuje Wystawca – zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia. Wnioskodawca będzie zobowiązany do przechowywania kopii faktur oraz faktur korygujących, a także duplikatów dokumentów w oryginalnej postaci, w której dokumenty te zostały wystawione.
Słowa kluczowe: dokumentacja; dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-wystawienie faktury; podatek-podatek od towarów i usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 27.07.2010 r. (data wpływu 24.08.2010r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania i przechowywania kopii faktur w formacie pliku PDF kiedy oryginał faktury ma formę papierową - **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 24.08.2010 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania i przechowywania kopii faktur w formacie pliku PDF kiedy oryginał faktury ma formę papierową.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka prowadzi działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży sprzętu elektronicznego. Spółka dokumentuje świadczenie powyższych czynności wystawiając faktury, o których mowa w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT (podkreślenia wymaga przy tym fakt, iż nie są to faktury elektroniczne, o których mowa w art. 106 ust. 10 ustawy o VAT). Powyższe faktury, tj. zarówno oryginały, jak i kopie wystawiane są przy pomocy informatycznego systemu księgowego, który pozwala na drukowane ich w papierowej wersji. Z chwilą utworzenia faktury w systemie finansowo-księgowym, jest ona rejestrowana w księgach rachunkowych i podatkowych (w tym rejestrze prowadzonym dla celów rozliczenia VAT).

W chwili obecnej Spółka niezwłocznie drukuje faktury opatrzone oznaczeniem „ORYGINAŁ”, które są przekazywane klientom - nabywcom towarów Spółki. Odpowiadające im faktury oznaczone jako „KOPIA” Spółka przechowuje w swojej dokumentacji.

Obecnie Spółka planuje wdrożyć nowy system wystawiania faktur. Egzemplarza oznaczone jako „ORYGINAŁ” będą w dalszym ciągu drukowane oraz przekazywane klientom. Natomiast w stosunku do „KOPII” faktur - ponieważ system informatyczny Spółki pozwala na generowanie ich w elektronicznej wersji, a następnie na zapis na dysku Spółki w nieedytowalnym formacie PDF, w sposób trwały, bezpieczny i czytelny - Spółka zamierza nie drukować tych dokumentów jednocześnie z wydrukiem „ORYGINAŁU”. Kopie przechowywane w takim formacie zarówno przed, jak i po ich ewentualnym wydrukowaniu zawierać będą wszystkie elementy przewidziane w Rozporządzeniu o wysławianiu faktur, w tym oznaczenie „KOPIA”. W każdym momencie, np. w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, Spółka zapewniłaby dostęp do zarchiwizowanej w formie elektronicznej wersji kopii faktur w formacie PDF jak również możliwość natychmiastowego ich wydrukowania.

Spółka jest w stanie stworzyć niezbędną infrastrukturę do archiwizacji kopii faktur. System komputerowy używany przez Spółkę do wystawiania faktur, posiadałby stosowne zabezpieczenia i umożliwiałby pełną archiwizację danych, w tym przechowywanie kopii faktur, ich korekt oraz duplikatów w sposób pozwalający na ich łatwe zlokalizowanie. Możliwe jest ponadto wykorzystanie zasobów europejskiego centrum przetwarzania danych, które mogłoby zapewnić konieczną przestrzeń dyskową, system tworzenia kopii zapasowych oraz odzyskiwania danych po awarii, jak również system do zarządzanie tym archiwum. Alternatywnie Spółka rozważa również skorzystanie z usług firm zewnętrznych wyspecjalizowanych w archiwizacji faktur elektronicznych.

W związku z faktem, iż Spółka wystawia w roku obrotowym ok. 88 tys. faktur, przechowywanie kopii wystawianych faktur w postaci materialnej (papierowej) wiąże się z dodatkowymi kosztami dla Spółki oraz powoduje problemy z magazynowaniem ogromnej ilości dokumentów, a w konsekwencji może znacznie opóźnić proces przedkładania władzom skarbowym dokumentacji podatkowej w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy w sytuacji gdy oryginał faktury sporządzany jest w formie papierowej, jej kopię można uznać za prawidłowo wystawioną w przypadku, gdy Spółka zgromadzi informacje niezbędne do jej sporządzenia w swym systemie finansowo-księgowym i sporządzi ją oraz utrwali w formie pliku elektronicznego PDF i dokona zaksięgowania faktury w księgach rachunkowych oraz podatkowych (w tym w rejestrze VAT)?
2.  Czy możliwe jest przechowywanie przez Spółkę kopii, faktur o których mowa w pytaniu 1 w formie elektronicznej w formacie PDF bez ich drukowania?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad.1. W sytuacji, gdy oryginał faktury sporządzany jest w formie papierowej, jej kopię można uznać za prawidłowo wystawioną. W przypadku, gdy Spółka zgromadzi informacje niezbędne do jej sporządzenia w swym systemie finansowo-księgowym sporządzi ją oraz utrwali w formie pliku elektronicznego PDF i dokona zaksięgowania faktury w księgach rachunkowych oraz podatkowych (w tym w rejestrze VAT).

Spółka pragnie zwrócić uwagę, iż zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży. Co więcej, na gruncie § 19 ust. 1 rozporządzenia o wystawianiu faktur, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Jak widać przepisy te nie definiują pojęcia wystawiania faktury VAT, tym bardziej nie wskazują one, iż wystawienie faktury oznacza sporządzenie jej na ściśle określonym nośniku (np. papierowym). Z oczywistych względów, aby dopełnić obowiązku dostarczenia faktury nabywcy towaru/usługi, podatnik zobowiązany jest umieścić treść faktury na nośniku papierowym (ewentualnie, w przypadku korzystania z możliwości wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, przesłanie faktury może nastąpić za pośrednictwem łącza elektronicznego). Niemniej jednak, w ocenie Spółki, wystawienie faktury następuje już w momencie, w którym jako plik elektroniczny zostaje ona utworzona w jej systemie finansowo-księgowym, umieszczona w rejestrach prowadzonych dla celów księgowych i podatkowych (w tym w rejestrze VAT), a następnie utrwalona w formacie PDF i zapisana w pamięci komputera. Wydruk oryginału faktury ma jedynie charakter techniczny, wtórny w stosunku do samego utworzenia (wystawienia) w systemie finansowym. To na tym bowiem etapie następuje określenie wszystkich najistotniejszych elementów, jakie kształtują prawnopodatkowy stan faktyczny dokumentowanej transakcji, takich jak:

1.  określanie przedmiotu transakcji,
2.  ustalenie ilości i ceny sprzedawanego towaru,
3.  określenie stawki i kalkulacji kwoty VAT należnego,
4.  określenie daty wystawienia faktury.

Elementy te, po utworzeniu faktury w formacie zapisu na dysku twardym Spółki są automatycznie umieszczane w odpowiednim rejestrze VAT. Niezależnie od tego, plik jest drukowany i jako oryginał faktury VAT, wysyłany jest do nabywcy towarów Spółki.

W ocenie Spółki można więc uznać, iż wystawienie faktury następuje w momencie utworzenia jej w systemie finansowo-księgowym Spółki jako pliki elektroniczne oraz odpowiedniego jej zaksięgowania w tym systemie (w tym rejestrze VAT). Następująca po utworzeniu pliku czynność druku w formacie papierowym i wysyłki oryginału faktury do nabywcy jest już czynnością techniczną, która jednak nie ma tak doniosłego charakteru (dla wystawcy faktury) jak określenie w systemie finansowo – księgowym wszystkich istotnych elementów i zaksięgowanie odpowiednich kwot (w tym VAT) jako należnych. W tym miejscu Spółka pragnie zwrócić uwagę na fakt, iż analiza orzecznictwa sądowo-administracyjnego wskazuje na doniosłość faktu utworzenia faktury w systemie finansowo-księgowym i równocześnie jej zaksięgowania.

Przykładowo, w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 28 lutego 2008 r. (sygn. III SA/Wa 1940/07) Sąd potwierdził stanowisko organu podatkowego, iż „faktury te (chodziło o faktury wewnętrzne — przyp. Spółki) zostały wprowadzone do obrotu prawnego, ponieważ Skarżąca na podstawie błędnie wystawionych faktur wewnętrznych sporządziła ewidencje prowadzone dla potrzeb podatku VAT, na podstawie których sporządziła deklaracje VAT - 7, a tym samym traktowała te wewnętrzne faktury jako dokumenty istniejące w obrocie prawnym i wywołujące skutki w zakresie prawa podatkowego, oraz stanowiące legalną podstawę do ujęcia wynikających z nich należności”.

W wyroku tym Sąd wyraził stanowisko, iż faktury wewnętrzne, które co do zasady nie podlegają obowiązkowi dostarczenia do nabywcy wywołują skutki prawne (tj. zostały wprowadzone do obrotu prawnego), ponieważ zostały one wprowadzone do ewidencji VAT. W opisywanym wyroku, Sąd nie uzależnił możliwości wywoływania skutków prawnych przez fakturę od jej wydrukowania na nośniku papierowym.

Powyższe wnioski można również odnieść do kopii faktur, które – zgodnie z przepisami Rozporządzenia o wystawianiu faktur – są (podobnie jak faktury wewnętrzne) zatrzymywane przez sprzedawcę. Należałoby stwierdzić, iż faktury (zarówno oryginał jak i kopia) zostały wystawione już na skutek samego utworzenia ich w systemie finansowo-księgowym Spółki i wprowadzenia ich do odpowiednich rejestrów księgowych i VAT. W ocenie Spółki fakt niewydrukowania kopii faktur papierowych (przy jednoczesnym utworzeniu ich w formacie PDF) nie powinien być równoznaczny z ich niewystawieniem, niezależnie od faktu, iż oryginał został na takim nośniku umieszczony. W ocenie Spółki, możliwa jest sytuacja, w której oryginał faktury naniesiony jest na nośnik papierowy, natomiast kopia wystawiona jest w jej systemie finansowo – księgowym jako zapis elektroniczny, który w każdej chwili (np. w przypadku kontroli podatkowej) może zostać przeniesiony na nośnik papierowy. Tym samym, w przypadku sporządzenia oryginału faktury na nośniku papierowym, a kopii – w formacie elektronicznym – spełniony będzie obowiązek przedstawiony w § 19 ust. 1 Rozporządzenia o wystawianiu faktur, zgodnie z którym faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach. W tej sytuacji oryginał będzie miał formę papierową, a kopia – elektroniczną, tj. pliku w formacie PDF.

Ad.2. Możliwe jest przechowywanie przez Spółkę kopił faktur, o których mowa w pytaniu 1 w formie elektronicznej, w formie PDF bez ich drukowania.

Zasady wystawiania oraz przechowywania faktur zostały w sposób szczegółowy określone w rozporządzeniu o wystawianiu faktur. Zgodnie z § 21 tego rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopia faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawniania zobowiązania podatkowego.

Ponadto, jak stanowi ust. 2 powyższej regulacji, dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Spółka zauważa, iż powyższe regulacje wprawdzie odnoszą się do określonych aspektów przechowywania kopii faktur (tj. terminu i sposobu ich przechowywania) nie precyzują jednak kwestii, w jakiej formie podatnik może kopię tę przechowywać. Przepis § 21 ust. 2 Rozporządzania o wystawianiu faktur wskazuje jednak na obowiązek przechowywania faktur w ich oryginalnej postaci. W ocenie Spółki, przyjmując, iż kopia faktury sporządzona będzie w formie pliku elektronicznego, przechowywanie jej w takiej formie na dysku Spółki będzie czynić zadość wymogowi przechowywania faktury w oryginalnej postaci.

Jednocześnie, zdaniem Spółki uznać należy, iż przepisy Rozporządzenia o wystawianiu faktur nie zabraniają przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej, tj. w sposób, w jaki umożliwia to informatyczny system księgowy Spółki. W konsekwencji, o ile powyższy sposób zapewni spełnienie przesłanek określonych w Rozporządzeniu o wystawianiu faktur (odnośnie treści kopii faktur, terminu i sposobu ich przechowywania, etc.). w opinii Spółki, przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne.

Jednocześnie, w opinii Spółki, przechowywanie kopii faktur w formacie elektronicznym nie jest uzależnione od spełnienia warunków przewidzianych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawienia oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (dalej: Rozporządzenie o fakturach elektronicznych). W opinii Spółki, wymogi wymienione w § 4 Rozporządzenia o fakturach elektronicznym (tj. konieczność zabezpieczenia autentyczności pochodzenia i integralności faktur poprzez zastosowanie podpisu elektronicznego lub systemu EDI) dotyczą sytuacji, w których faktury są jednocześnie: wystawiane, przesyłane i przechowywane (przez nabywcę) w formie elektronicznej. Stosowanie tych zabezpieczeń jest uzasadnione w sytuacji, gdy:

*   faktura po jej wystawieniu w systemie księgowym jest wysyłana do klienta łączami elektronicznymi (w trakcie tego przesyłu może nastąpić zakłócenie/uszkodzenie formy i treści faktury),

*   oryginał faktury ma być przechowywany przez klienta w formie elektronicznej i podatnik ma korzystać z prawa do odliczenia VAT naliczonego na podstawie takiego elektronicznego dokumentu.

W sytuacji Spółki, która zamierza przechowywać jedynie kopię faktury w formie elektronicznej, zabezpieczenia określone w § 4 Rozporządzenia o fakturach elektronicznych nie są potrzebne, jako że:

*   oryginał każdej faktury sporządzony w formie papierowej, a więc autentyczność elektronicznej kopii będzie można każdorazowo sprawdzić przez kontrolę oryginału,

*   faktury nie będą wysyłane do klientów w formie elektronicznej, a więc nie ma potrzeby wykorzystywania systemu EDI (tj. europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych), ani też potwierdzania autentyczności faktury podpisem elektronicznym (stosowanie tego podpisu jest uzasadnione w celu udowodnienia autentyczności faktury w przypadku jej przesyłu do klienta drogą elektroniczną).

Spółka podkreśla, iż proponowane przez Nią rozwiązanie polegające na przechowywaniu kopii faktur w formie elektronicznej nie oznacza, iż Spółka zaniedbałaby obowiązek ich wystawiania. Należy bowiem dokonać rozróżnienia pomiędzy wystawieniem kopii faktury (co zdaniem Spółki ma miejsce z chwilą jej wygenerowania w informatycznym systemie księgowym), a jej ewentualnym, późniejszym drukowaniem (co jest jedynie czynnością wyłącznie techniczną i może nastąpić wielokrotnie). Ponadto, zdaniem Spółki „wystawienie” faktury jest pojęciem szerszym od „wydrukowania” faktury, biorąc zaś pod wzgląd racjonalność ustawodawcy przyjąć należy, iż gdyby jego intencją było nałożenie na podatników obowiązku drukowania kopii faktury i faktur korygujących, odpowiedni zapis zawarty zostałby wprost w treści aktu prawnego.

Powyższy wniosek dodatkowo podkreśla oczywiste rozróżnienie pomiędzy oryginałami i kopiami faktury. Pierwsze wprowadzane są do obrotu prawnego, podczas gdy drugie mają jedynie walor dowodowy i stanowią dokument wewnętrzny.

Zaprezentowany przez Spółkę sposób przechowywania kopii faktur jest ponadto o tyle uzasadniony, iż przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej okazuje się w praktyce rozwiązaniem bardziej efektywnym.

W pierwszej kolejności wskazać należy, iż zabezpieczenia informatyczne pozwalają na zachowanie integralności, tj. wykluczają możliwość ingerencji w treść przechowywanych kopii faktur. Ponadto, przechowywanie faktur elektronicznej jest rozwiązaniem bardziej bezpiecznym, gdyż znacznie ogranicza ryzyko związane z ich nieodwracalnym, fizycznym zniszczeniem (spaleniem, zalaniem, wyblaknięciem, etc.) czy zagubieniem. Zabezpieczenia informatyczne, kopiowanie elektronicznych nośników danych dysków oraz możliwość ich ponownego pozyskiwania w przypadku ewentualnych awarii przemawiają w tym względzie na korzyść elektronicznej formy przechowywania kopii faktur.

Podkreślenia wymaga również fakt, iż bezwzględny obowiązek przechowania kopii faktur w formie papierowej prowadziłby do istotnych utrudnień dla podatników, którzy muszą pozyskiwać dodatkowe miejsca/pomieszczenia na ich przechowywanie, co z kolei wiąże się dodatkowymi kosztami oraz nakładem pracy.

Spółka podkreśla, iż zaprezentowane przez nią stanowisko znajduje potwierdzenie w wyroku NSA z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. I FSK 1169/08.

W wyroku tym, wydanym w niemal identycznym stanie faktycznym, NSA stwierdza m.in., iż: „w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania”. Co więcej jak zauważa NSA „nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia ”mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne”.

Ponadto, jak stwierdza NSA w niniejszym wyroku, wykładnia przepisów, zgodnie z którą możliwe jest przechowywanie faktur w trwałym, czytelnym i nieedytowanym formacie elektronicznym, zapewnia wypełnienie obowiązków dokumentacyjnych wynikających z art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE Rady w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej: Dyrektywa VAT). Spółka przypomina, iż zgodnie z tym przepisem, przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność.

Odnosząc się do tej kwestii, we wspomnianym wyroku NSA stwierdził, iż w zadanym pytaniu strona skarżąca gwarantuje wymagane w art. 246 Dyrektywy cechy kopii faktur oraz zobowiązuje się drukować je na każde żądanie uprawnionego organu, przy jednoczesnym zachowaniu wymogu oznaczania kopii faktury wyrazem ”KOPIA”. Zatem z punktu widzenia funkcji, jakie ma spełniać przechowywanie kopii faktur nie ma przeciwwskazań do proponowanej przez stronę skarżącą wykładni omawianych przepisów.

W analizowanej sytuacji, sposób wystawiania i przechowywania kopii faktur – podobnie jak w cytowanym wyroku NSA – również pozwala na wypełnienie warunków, o których mowa w art. 246. Dyrektywy VAT, bowiem przechowywane przez nią kopie faktur w formacie PDF zapewnią autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Co więcej, Spółka deklaruje gotowość drukowania kopii faktur na każde żądanie kontrolujących. Tym samym, wnioski zaprezentowane w wyroku NSA z dnia 3 listopada 2009 r. winny w ocenie Spółki znaleźć zastosowanie również w omawianym przypadku.

Powyższy wyrok zapadł wprawdzie na gruncie nieobowiązującego już rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r., ze względu jednak na identyczne brzmienie odpowiednich regulacji, zachowuje on aktualność również w obecnym stanie prawnym.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Z powyższych przepisów wynika, iż podatnicy dokonujący sprzedaży winni wystawiać faktury, dokumentujące wykonane czynności. W aspekcie rozpatrywanej sprawy istotne jest rozstrzygnięcie co należy rozumieć pod pojęciem „wystawić”. Zgodnie z Słownikiem Języka Polskiego (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1994 r.) termin wystawić należy rozumieć jako: wypisać, wypełnić, wydać, np. wystawić czek, rachunek, dokument. A zatem pojęcie "wystawiać" oznacza sporządzenie dokumentu, w tym przypadku faktury, na użytek kontrahenta - odbiorcy towaru lub usługi. Sporządzenie takiej faktury polega na ujęciu w dokumencie o tej nazwie, niezbędnych danych, w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Nie ulega wątpliwości, że byt prawny wystawionej faktury sprowadza się do wprowadzenia jej do obrotu, tj. wręczenia (doręczenia) przedmiotowej faktury kontrahentowi.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. u. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwanym dalej rozporządzeniem.

Na mocy § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

Co prawda, zarówno ustawa jak i ww. rozporządzenie, nie określa wprost formy w jakiej faktura ma być wystawiona. Należy jednak zauważyć, iż według § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 21 ust. 2 rozporządzenia).

Taki sposób regulacji kwestii wystawiania faktur, wystawienie dwóch egzemplarzy oraz wydanie jednego nabywcy a zatrzymanie drugiego dla siebie, jednoznacznie nakłada na wystawcę faktury sporządzenie jej w formie papierowej. W konsekwencji taka faktura VAT jest dokumentem wystawionym zgodnie z obowiązującymi przepisami. Faktura taka uprawnia nabywcę towarów i usług do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z przedmiotowych faktur.

Poza tradycyjną formą papierową przepisy podatkowe przewidują wystawianie faktur w formie elektronicznej. Wystawiane faktur w takiej formie zostało uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119).

Przepisy powyższego rozporządzenia pozwalają również na możliwość przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej. Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci). W związku z powyższym, skoro ustawodawca uwzględnił możliwość wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej, a także uregulował tę kwestię odrębnymi przepisami, które nie mają one zastosowania do przechowywania faktur wystawianych w formie innej niż elektroniczna.

W związku z powyższym należy uznać, że nie ma możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktury, której jeden z egzemplarzy w formie papierowej przekazano kontrahentowi. Wystawienie faktury w formie papierowej oznacza dokonanie wyboru formy wystawionej faktury. Dokonany wybór kwalifikuje również sposób przechowywania tych dokumentów.

Ponadto wskazać należy, iż nie istnieje podstawa prawna do zastosowania takiego trybu mieszanego, w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie faktur byłyby przechowywane na zasadach właściwych dla faktur elektronicznych.

Wskazać również należy, że faktura zawierająca wyraz „KOPIA” jest drugim egzemplarzem tego samego dokumentu o nazwie „ORYGINAŁ”. Tym samym „KOPIA” faktury nie stanowi odrębnego dokumentu od „ORYGINAŁU” faktury i jest jej integralną częścią. Nazewnictwo użyte jest dla wskazania, że oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. W związku z tym wystawienie jednego egzemplarza faktury w postaci papierowej wskazuje na wybór formy papierowej faktury i taką formę należy przyjąć za oryginalną formę wystawienia, o której mowa w § 21 ust. 2 rozporządzenia i jednocześnie przechowywania tych dokumentów.

Przeprowadzona analiza prawna wskazuje, nie powyższe przepisy nie przewidują, aby podatnicy mogli przechowywać w postaci elektronicznej kopie faktur sprzedaży w sytuacji gdy „ORYGINAŁ” faktury wystawiano w formie papierowej, nawet jeśli jest możliwość ich wydruku w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, iż Wnioskodawca miesięcznie wystawia dużą ilość faktur sprzedaży. Wnioskodawca rozważa możliwość wystawiania faktury VAT oznaczonej jako „ORYGINAŁ” (przeznaczonej dla nabywcy) w postaci papierowej. Drugi egzemplarz oznaczony jako „KOPIA” miałby być wystawiony w wersji elektronicznej i przechowywany w tej samej elektronicznej formie, jednocześnie z możliwością ich wydruku w razie konieczności.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne wystawianie przez Wnioskodawcę faktur w postaci „mieszanej”, tj. oryginału w postaci papierowej, natomiast kopii w formie elektronicznej a następnie przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, jeżeli oryginał tego dokumentów miały postać drukowaną (papierową). W sytuacji kiedy Wnioskodawca nie wystawia faktur elektronicznych w rozumieniu przepisów rozporządzenia o fakturach elektronicznych, zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Ponadto zauważyć należy, że obowiązek posiadania faktury VAT spełniającej wymogi prawa nie jest tylko wymogiem technicznym. Sam fakt zaistnienia zdarzenia gospodarczego i wystawienia faktury przez dostawcę nie jest jedynym obowiązkiem podatnika. Na Podatniku spoczywa bowiem ciężar obowiązku udokumentowania do czasu upływu przedawnienia dokonanej sprzedaży i posiadania (przechowywania) w tym celu zgodnego z prawem dokumentu. Wystawiona faktura posiada zatem znaczenie dowodowe.

Ponadto nie ma racji Podatnik, że faktura jaką dysponują sprzedawca (KOPIA) jest dokumentem wewnętrznym a wprowadzone do obrotu są tylko faktury opatrzone nazwą ORYGINAŁ. Takie stwierdzenie nie jest zgodne z przepisem § 19 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur, bowiem egzemplarz faktury zawierający wyraz „ORYGINAŁ”, a drugi egzemplarz faktury – wyraz „KOPIA” faktury są to co najmniej dwa egzemplarze tego samego dokumentu. Nazewnictwo użyte jest dla wskazania, że oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymał Wnioskodawca.

Zatem w sytuacji, gdy oryginał faktury sporządzany jest w formie papierowej, jej kopii nie można uznać za prawidłowo wystawioną w przypadku, gdy Spółka tylko zgromadzi informacje niezbędne do jej sporządzenia w swym systemie finansowo-księgowym i sporządzi ją oraz utrwali w formie pliku elektronicznego PDF. Nie jest możliwe również przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej, w formacie PDF bez ich drukowania, jeżeli faktura oznaczona jako ORYGINAŁ miała postać papierową.

Reasumując, w analizowanej sprawie kiedy Wnioskodawca nie korzysta z możliwości wystawiania faktur elektronicznych w rozumieniu przepisów o fakturach elektronicznych, ma obowiązek dokumentując wykonywane czynności za pomocą faktur VAT wystawić je w wersji papierowej co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje kontrahent, a kopię zatrzymuje Wystawca – zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia. Wnioskodawca będzie również zobowiązany - na podstawie § 21 ust. 1 i 2 rozporządzenia - do przechowywania kopii faktur oraz faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w oryginalnej postaci, w której dokumenty te zostały wystawione.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za nieprawidłowe.

Powołany przez Skarżącą wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 03 listopada 2009 r., sygn. akt I FSK 1169/08 nie może wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Nie negując tego orzeczenia jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego należy zwrócić uwagę, iż organ podatkowy jest zobowiązany traktować indywidualnie każdą sprawę, natomiast rozstrzygnięcia sądów podejmowane są w oparciu o zebrany w danej sprawie materiał dowodowy. Ponadto wskazać należy, iż z wyroku tego nie należy wyciągać wniosku o ukształtowaniu się określonej linii orzeczniczej. Kształtowanie się orzecznictwa jest procesem rozłożonym w czasie i co do zasady wymaga większej liczby wyroków poszczególnych składów orzekających. Wskazany wyrok dotyczy stanu prawnego obowiązującego do dnia 1 grudnia 2008 r. a ponadto, stanowi jedno z nielicznych orzeczeń sądowych jakie zapadły w analizowanej sprawie.

Na uwagę zasługuje również fakt, iż Sąd I instancji orzekł „iż przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie wystawiania i przechowywania faktur wprowadzające obowiązek przechowywania kopii faktur w oryginalnej (papierowej) postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie nie są sprzeczne z normami wspólnotowymi”. Dopiero Naczelny Sąd Administracyjny zakwestionował niezgodność zapisu § 23 ust. 2 rozporządzenia z art. 247 ust. 2 Dyrektywy. W związku z powyższym nie można powiedzieć, iż w przedmiotowej sprawie ukształtowana jest jednolita linia orzecznicza.

Organ podatkowy wskazuje również, że powołany przez Wnioskodawcę wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 28.02.2008 r. sygn. akt III SA/Wa 1940/07 zapadł w odniesieniu do faktur wewnętrznych, nie dotyczy tożsamej sprawy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Biuro Krajowej Informacji Podatkowej, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.