Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-3.4013.281.2022.1.MAZ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2023-02-14
Teza: Prowadzenie elektronicznej ewidencji energii elektrycznej oraz nabywanych wewnątrzwspólnotowo wyrobów akcyzowych
Słowa kluczowe: ewidencja-prowadzenie ewidencji; ewidencjonowanie; nabycie-nabycie wewnątrzwspólnotowe; obowiązek-obowiązek ewidencyjny; wyroby-wyroby energetyczne-energia elektryczna
Zagadnienia: Podatek akcyzowy- Ewidencje i inne dokumentacje- Podmioty prowadzące ewidencję wyrobów nabywanych wewnątrzwspólnotowo; Podatek akcyzowy- Przepisy ogólne- Objaśnienie pojęć ustawowych; Podatek akcyzowy- Przepisy ogólne- Zakres przedmiotowy; Podatek akcyzowy-Ewidencje i inne dokumentacje.-Ewidencja ilościowa energii elektrycznej
Przepisy: [AKCYZA] Ustawa o podatku akcyzowym-Dział I-art. 1-ust. 1; [AKCYZA] Ustawa o podatku akcyzowym-Dział I-art. 2.-ust. 1-pkt 1; [AKCYZA] Ustawa o podatku akcyzowym-Dział I-art. 2.-ust. 1-pkt 9; [AKCYZA] Ustawa o podatku akcyzowym-Dział VIa-art. 138c-ust. 1; [AKCYZA] Ustawa o podatku akcyzowym-Dział VIa-art. 138h-ust. 1; [AKCYZA] Ustawa o podatku akcyzowym-Dział VIa-art. 138p; [AKCYZA] Ustawa o podatku akcyzowym-Dział VIa-art. 138q-ust. 1 ; [AKCYZA] Ustawa o podatku akcyzowym-Dział VIa-art. 138s

**Interpretacja indywidualna**

**– stanowisko prawidłowe**

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku akcyzowym jest prawidłowe.

**Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej**

Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który wpłynął 19 grudnia 2022 r., dotyczy możliwości prowadzenia elektronicznej ewidencji energii elektrycznej oraz nabywanych wewnątrzwspólnotowo wyrobów akcyzowych w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego. Treść wniosku jest następująca:

**Opis zdarzenia przyszłego**

Spółka jest zarejestrowana dla celów podatku akcyzowego. Wnioskodawca zamierza rozpocząć prowadzenie:

\- ewidencji ilościowej energii elektrycznej, o której mowa w art. 138h ust. 1 ustawy akcyzowej \[ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (t.j. Dz.U. z 2022 r., poz. 143, ze zm.)\],

\- ewidencji wyrobów akcyzowych nabywanych wewnątrzwspólnotowo, o której mowa w art. 138c ust. 1 ustawy akcyzowej,

w formie elektronicznej, z wykorzystaniem rozwiązania opartego o program Microsoft® Excel® z zaimplementowanymi funkcjonalnościami napisanymi w języku programowania VBA – dalej jako: „rozwiązanie”.

Rozwiązanie będzie oparte o odpowiednio skonfigurowane i połączone ze sobą pliki w formacie .xlsm (format .xlsm umożliwia rozbudowanie standardowych arkuszy kalkulacyjnych w programie Microsoft® Excel® o programowanie VBA oraz makropolecenia, tj. umożliwia implementację algorytmów.). Baza danych w formacie .xlsm zostanie zainstalowana w określonej lokalizacji sieciowej i będzie stanowiła bazę danych (dalej jako: „Baza danych”), w której ewidencjonowane będą wymagane przez ustawę akcyzową i akty wykonawcze do niej dane. Wszystkie elementy składowe rozwiązania zostaną zabezpieczone hasłem, co uniemożliwi jakąkolwiek ingerencję w dane wprowadzone już w Bazę danych, w szczególności niemożliwe będzie ich trwałe usunięcie. Hasło zostanie zdefiniowane przez zewnętrzny podmiot lub określone losowe – będzie to stanowiło dalsze zabezpieczenie wprowadzonych do ewidencji danych przed ich zniekształceniem lub utratą.

Uzupełnianie danych w Bazie danych następować będzie przez powiązany z nim plik w formacie .xlsm (dalej jako: „Interfejs użytkownika”). Spółka określi użytkowników ewidencji elektronicznej, których identyfikacja następować będzie poprzez ich login do systemu operacyjnego komputerów osobistych każdego z użytkowników. Próba komunikacji z Bazą danych przez użytkownika niewskazanego uprzednio przez administratora zakończy się niepowodzeniem, co zabezpieczy ewidencję akcyzową przed dostępem (dodawaniem wpisów, podglądem istniejących wpisów) przez osoby nieupoważnione.

Prawidłowo określony użytkownik będzie mógł – poprzez Interfejs użytkownika – komunikować się z Bazą danych. Zakres czynności, które będzie mógł wykonywać użytkownik obejmie:

1\. dodawanie wpisów do Bazy danych w zakresie wymaganym przez ustawę akcyzową i akty wykonawcze do niej, w szczególności rozporządzenie ws. ewidencji;

2\. korygowanie wpisów już dokonanych – niemożliwym będzie trwałe usunięcie wpisów w ewidencji, natomiast możliwa będzie korekta wpisów już istniejących, w odniesieniu do których przed dokonaniem korekty wskazana będzie data dokonania korekty, jej przyczyna oraz osoba użytkownika, który jej dokonał;

3\. wgląd w treść dokonywanych wpisów poprzez wygenerowanie raportu (podglądu ewidencji) według zdefiniowanych kryteriów (np. kodu CN, daty), wygenerowanie raportu w formacie .pdf oraz jego wydrukowanie.

Rozwiązanie będzie pozwalało na drukowanie wpisów i raportów z ewidencji we wskazanym zakresie i za wskazane okresy (dni, miesiące, lata), w porządku chronologicznym. Rozwiązanie dodatkowo będzie umożliwiać identyfikację podmiotu zobowiązanego do prowadzenia ewidencji akcyzowej oraz miejsca prowadzenia działalności, której ta dokumentacja dotyczy.

Dodatkowo każde uruchomienie i zamknięcie Interfejsu użytkownika spowoduje stworzenie i zapisanie kopii zapasowej Bazy danych (ewidencji) w określonej lokalizacji sieciowej. Wszystkie elementy składowe rozwiązania zostaną zabezpieczone hasłem, co uniemożliwi jakąkolwiek ingerencję w dane zapisane już w kopii zapasowej Bazy danych, w szczególności niemożliwe będzie ich trwale usunięcie. Hasło zostanie zdefiniowane przez zewnętrzny podmiot lub określone losowo – będzie to stanowiło dalsze zabezpieczenie wprowadzonych do ewidencji danych przed ich zniekształceniem lub utratą.

Tak przygotowane rozwiązanie oparte o arkusze Excel miałoby składać się na ewidencję akcyzową prowadzoną w formie elektronicznej. Ponadto zostanie ona uzupełniona o pisemną instrukcję obsługi rozwiązania.

**Pytanie**

Czy prowadzenie przez Spółkę ewidencji ilościowej energii elektrycznej, o której mowa w art. 138h ust. 1, ewidencji wyrobów akcyzowych nabywanych wewnątrzwspólnotowo, o której mowa w art. 138c ust. 1 ustawy akcyzowej, zgodnie z opisem przedstawionym w zdarzeniu przyszłym, będzie można uznać za prowadzenie ewidencji akcyzowej w formie elektronicznej w rozumieniu ustawy akcyzowej, tj. zgodnie z treścią art. 138p ust. 1 oraz art. 138s ustawy akcyzowej?

**Państwa stanowisko w sprawie**

Spółka stoi na stanowisku, iż prowadzenie ewidencji ilościowej energii elektrycznej, o której mowa w art. 138h ust. 1, ewidencji wyrobów akcyzowych nabywanych wewnątrzwspólnotowo, o której mowa w art. 138c ust. 1 ustawy akcyzowej, zgodnie z opisem przedstawionym w zdarzeniu przyszłym, będzie można uznać za prowadzenie ewidencji energii elektrycznej w rozumieniu ustawy akcyzowej, tj. zgodnie z treścią art. 138p ust. 1 oraz art. 138s ustawy akcyzowej.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

W pierwszej kolejności Wnioskodawca pragnie zaznaczyć, iż celem niniejszego wniosku nie jest dokonanie przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej oceny technicznej poprawności zastosowanych przez Wnioskodawcę makr i innych rozwiązań technologicznych. Opis techniczny stanowi element zdarzenia przyszłego, które Wnioskodawca obowiązany jest przedstawić w sposób wyczerpujący. Przedmiotem wniosku jest natomiast ocena rozwiązania pod kątem spełnienia przedstawionych w rozporządzeniu ws. ewidencji wymogów technicznych, przy założeniu, iż poszczególne elementy składające się na rozwiązanie funkcjonują w taki sposób jak przedstawił to Wnioskodawca, a tym samym określenie, czy ewidencja akcyzowa prowadzona z wykorzystaniem rozwiązania może zostać uznana za ewidencję prowadzoną w sposób elektroniczny w rozumieniu ustawy akcyzowej.

Jak stanowi art. 138p ust. 1 ustawy akcyzowej, ewidencje i inne dokumentacje, o których mowa w art. 138a-138l i art. 138o, tj.:

1\. ewidencja składów podatkowych;

2\. ewidencja zarejestrowanych wysyłających;

3\. ewidencja wyrobów nabywanych wewnątrzwspólnotowo;

4\. księgi kontroli nad produkcją alkoholu etylowego, obrotem nim i jego zużyciem;

5\. ewidencja dokumentów handlowych;

6\. ewidencja wyrobów akcyzowych zwolnionych od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie;

7\. ewidencja suszu tytoniowego;

8\. ewidencja energii elektrycznej;

9\. ewidencja wyrobów węglowych;

10\. ewidencja wyrobów gazowych;

11\. ewidencje rodzaju, ilości i wartości wyrobów akcyzowych określonych w art. 118 ust. 1 pkt 1-3 i 6 u.p.a.;

12\. ewidencja znaków akcyzy;

13\. dokumentacja podmiotów z branży winiarskiej i browarniczej,

mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej. Ponadto, na gruncie art. 2 ustawy o z dnia 29 października 2021 o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2021 r. poz. 2313) oraz § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2021 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (Dz.U. 2021 r. poz. 2475) z dniem 1 stycznia 2023 r. powyższe ewidencje będzie można prowadzić wyłącznie w formie elektronicznej.

Na podstawie delegacji ustawowej z art. 138s ustawy akcyzowej wydane zostało rozporządzenie ws. ewidencji, określające m.in. sposób prowadzenia ewidencji, o których mowa w art. 138a ust. 1, art. 138b, art. 138c, art. 138e, art. 138f i art. 138h-138i, uwzględniając przy tym konieczność zapewnienia właściwej kontroli nad wyrobami akcyzowymi oraz wydanymi znakami akcyzy, a także właściwego poboru akcyzy od wyrobów akcyzowych i funkcjonowania zwolnień od akcyzy.

Zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia ws. ewidencji, do prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej może być wykorzystywany więcej niż jeden program komputerowy.

Jak Spółka wskazała w opisie zdarzenia przyszłego, rozwiązanie miałoby się opierać o współpracujące ze sobą pliki .xlsm (obsługiwane przez program Microsoft® Excel®), w związku z czym Spółka wykorzystywałaby więc jeden program komputerowy odpowiednio uzupełniony o skonfigurowane pliki. W konsekwencji Wnioskodawca posługiwałby się programem komputerowym skonfigurowanym do prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej, zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia ws. ewidencji.

W myśl § 7 ust. 2 rozporządzenia ws. ewidencji, dokumentacja w formie elektronicznej prowadzona jest zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej dokumentacji.

Ewidencja, którą zamierza prowadzić Wnioskodawca, prowadzona będzie zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego – pakietu Microsoft® Excel® oraz pisemną wewnętrzną instrukcją obsługi Bazy danych oraz Interfejsu użytkownika.

W związku z powyższym Spółka uważa, iż dokumentacja w formie elektronicznej – w myśl § 7 ust. 2 rozporządzenia ws. ewidencji – będzie prowadzona zgodnie ze sporządzoną do tego pisemną instrukcją programu komputerowego.

§ 7 ust. 2 rozporządzenia ws. ewidencji wskazuje także, że dokumentacja w formie elektronicznej prowadzona jest w taki sposób, aby:

1\. umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;

2\. umożliwiała dokonywanie korekty danych, identyfikację osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;

3\. umożliwiała wygenerowanie i wydruk, w porządku chronologicznym:

a) wpisów do dokumentacji,

b) zestawień danych określonych w § 8-20, § 22-25, § 27-33, § 36, § 39 i § 40 rozporządzenia ws. ewidencji oraz podsumowanie ilości odpowiednio wyrobów akcyzowych, w tym suszu tytoniowego, oraz banderol podatkowych,

c) raportów, o których mowa w § 6 rozporządzenia ws. ewidencji;

4\. uniemożliwiała usuwanie wpisów.

Rozwiązanie, którego wdrożenie rozważa Spółka, spełnia zadość wszystkim wymogom określonym w przywołanym przepisie. W szczególności Interfejs użytkownika pozwala zdefiniowanym użytkownikom uzyskać wgląd w dokonane wpisy, jednocześnie zapewniając ochronę wpisów przed utratą lub zniekształceniem – ani użytkownik, ani administrator nie jest w stanie trwale usunąć wpisów znajdujących się w Bazie danych. Wszystkie elementy składowe rozwiązania zostaną zabezpieczone hasłem, co uniemożliwi jakąkolwiek ingerencję w dane wprowadzone już w Bazę danych, w szczególności niemożliwe będzie ich trwałe usunięcie. Hasło zostanie zdefiniowane przez zewnętrzny podmiot lub określone losowo – będzie to stanowiło dalsze zabezpieczenie wprowadzonych do ewidencji danych przed ich zniekształceniem lub utratą. Nadto korekta wpisów już dokonanych możliwa będzie jedynie po wskazaniu przyczyny korekty, a data zmiany oraz użytkownik jej dokonujący będzie automatycznie uzupełniany przez Interfejs użytkownika. Ponadto będzie możliwy podgląd wpisów w brzmieniu przed ich korektą. Spółka określi użytkowników ewidencji elektronicznej, których identyfikacja następować będzie poprzez ich login do systemu operacyjnego. Próba komunikacji z Bazą danych przez użytkownika niewskazanego uprzednio przez administratora zakończy się niepowodzeniem, co zabezpieczy ewidencję akcyzową przed dostępem (dodawaniem wpisów, podglądem istniejących wpisów) przez osoby nieupoważnione. W konsekwencji, mając na uwadze zastosowane działania, w ocenie Wnioskodawcy rozważane rozwiązanie do prowadzenia ewidencji energii elektrycznej w formie elektronicznej będzie umożliwiało wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniało ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą zgodnie z § 7 ust. 2 pkt 1 oraz umożliwiało dokonywanie korekty danych, identyfikację osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania, zgodnie § 7 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia ws. ewidencji.

Interfejs użytkownika umożliwi wyświetlenie wpisów w porządku chronologicznym, jak również według innych, zdefiniowanych kryteriów, a następnie ich wydrukowanie.

Ponadto, zgodnie z § 7 ust. 3 rozporządzenia w sprawie ewidencji, kopię dokumentacji w formie elektronicznej podmiot przechowuje na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, lub w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe.

Mając powyższe na uwadze Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż spełnione zostaną wymagania określone w § 7 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia ws. ewidencji.

W przedstawionymi we wniosku schemacie prowadzenia dokumentacji Wnioskodawca przechowuje ewidencję w formie Bazy danych na dysku sieciowym. Dodatkowo na bieżąco tworzone są jej kopie zapasowe. Każde uruchomienie i zamknięcie Interfejsu użytkownika spowoduje stworzenie i zapisanie kopii zapasowej Bazy danych (ewidencji) w określonej lokalizacji sieciowej. Wszystkie elementy składowe rozwiązania zostaną zabezpieczone hasłem, co uniemożliwi jakąkolwiek ingerencję w dane zapisane już w kopii zapasowej Bazy danych, w szczególności niemożliwe będzie ich trwałe usunięcie. Hasło zostanie zdefiniowane przez zewnętrzny podmiot lub określone losowo – będzie to stanowiło dalsze zabezpieczenie wprowadzonych do ewidencji danych przed ich zniekształceniem lub utratą. Należy zatem uznać, iż spełniony jest warunek, o którymi mowa w § 7 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia ws. ewidencji.

Mając na uwadze powyżej przedstawione argumenty należy uznać, iż prowadzenie ewidencji akcyzowej z wykorzystaniem rozwiązania będzie można uznać za prowadzenie ewidencji w sposób elektroniczny w rozumieniu ustawy akcyzowej.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, ściśle względem sformułowanego pytania, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (t.j. Dz.U. z 2022 r., poz. 143, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o podatku akcyzowym”):

Ustawa określa opodatkowanie podatkiem akcyzowym, zwanym dalej „akcyzą”, wyrobów akcyzowych oraz samochodów osobowych, organizację obrotu wyrobami akcyzowymi, a także oznaczanie znakami akcyzy.

Stosownie do art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy:

Wyroby akcyzowe to wyroby energetyczne, energia elektryczna, napoje alkoholowe, wyroby tytoniowe, susz tytoniowy, płyn do papierosów elektronicznych oraz wyroby nowatorskie, określone w załączniku nr 1 do ustawy.

Jak stanowi art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawy:

Nabycie wewnątrzwspólnotowe oznacza przemieszczenie wyrobów akcyzowych lub samochodów osobowych z terytorium państwa członkowskiego na terytorium kraju.

W myśl art. 138c ust. 1 ustawy:

Ewidencję wyrobów akcyzowych nabywanych wewnątrzwspólnotowo prowadzą:

1) zarejestrowany odbiorca, z wyłączeniem zarejestrowanego odbiorcy posiadającego zezwolenie na jednorazowe nabycie wyrobów akcyzowych jako zarejestrowany odbiorca;

2) podatnik nabywający wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe wymienione w załączniku nr 2 do ustawy, znajdujące się poza procedurą zawieszenia poboru akcyzy, na potrzeby wykonywanej działalności gospodarczej na terytorium kraju;

3) podatnik nabywający wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe niewymienione w załączniku nr 2 do ustawy, które są objęte na terytorium kraju stawką akcyzy inną niż stawka zerowa.

Stosownie do art. 138h ust. 1 ustawy o podatku akcyzowym:

Ewidencję ilościową energii elektrycznej prowadzą:

1) podatnik dokonujący sprzedaży energii elektrycznej nabywcy końcowemu;

2) podatnik zużywający energię elektryczną w przypadku, o którym mowa w art. 9 ust. 1 pkt 3 i 4;

3) podmiot reprezentujący, o którym mowa w art. 13 ust. 5;

4) podmiot dokonujący dostawy wewnątrzwspólnotowej lub eksportu energii elektrycznej.

Zgodnie z art. 138p ustawy:

1\. Ewidencje i inne dokumentacje, o których mowa w art. 138a-138l i art. 138o, prowadzi się w postaci papierowej lub elektronicznej.

2\. Ewidencje, o których mowa w art. 138a-138c i art. 138e-138l, mogą zostać zastąpione dokumentacją prowadzoną na podstawie przepisów prawa podatkowego innych niż przepisy o akcyzie, albo na podstawie przepisów o rachunkowości, pod warunkiem że dokumentacja ta zawiera wszystkie dane wymagane dla danej ewidencji.

W myśl art. 1 pkt 53 ustawy z dnia 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r., poz. 694, ze zm.; dalej jako: „ustawa zmieniająca”):

W ustawie z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (Dz.U. z 2020 r. poz. 722, 1747, 2320 i 2419 oraz z 2021 r. poz. 72 i 255) wprowadza się następujące zmiany:

53) w art. 138p ust. 1 otrzymuje brzmienie:

Ewidencje i inne dokumentacje, o których mowa w art. 138a-138l i art. 138o, prowadzi się w postaci elektronicznej.

W art. 39 pkt 6 ustawy zmieniającej, w stanie prawnym z dnia jej uchwalenia, wskazano:

Ustawa wchodzi w życie z dniem 1 maja 2021 r., z wyjątkiem art. 1 pkt 53, który wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2022 r.

Następnie na mocy art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r., poz. 2313), w ustawie zmieniającej wprowadzone zostało kolejne przesunięcie daty wprowadzenia ewidencji w postaci elektronicznej:

W ustawie z dnia 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 694 i 1642) wprowadza się następujące zmiany:

2) w art. 39 w pkt 6 wyrazy ,,1 stycznia 2022 r.” zastępuje się wyrazami ,,1 stycznia 2023 r.”.

Wreszcie kolejna zmiana terminu wprowadzenia ewidencji w postaci elektronicznej nastąpiła w myśl art. 13 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U z 2022 r., poz. 2707):

W ustawie z dnia 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 694, 1642, 2313 i 2427) wprowadza się następujące zmiany:

w art. 39 w pkt 6 wyrazy ,,1 stycznia 2023 r.” zastępuje się wyrazami ,,1 lutego 2024 r.”.

Powyższe oznacza, że art. 138p ust. 1 ustawy, w brzmieniu nadanym ustawą zmieniającą, w zakresie wprowadzenia ewidencji wyłącznie w postaci elektronicznej, będzie obowiązywał od 1 lutego 2024 r.

Zgodnie z art. 138q ust. 1 ustawy:

Ewidencje i inne dokumentacje, o których mowa w art. 138a-138o, powinny być przechowywane do celów kontroli przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały sporządzone.

Stosownie do art. 138s ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia:

1) szczegółowy zakres danych, które powinny znajdować się w ewidencjach, o których mowa w art. 138a ust. 1, art. 138b, art. 138c, art. 138e-138g i art. 138l, oraz protokołach, o których mowa w art. 138m ust. 1,

2) sposób prowadzenia ewidencji, o których mowa w art. 138a ust. 1, art. 138b, art. 138c, art. 138e-138l,

3) wzory protokołów, o których mowa w art. 138m ust. 1 pkt 2-4,

4) rodzaje dokumentacji, o których mowa w art. 138d ust. 1 i art. 138o, szczegółowy zakres danych, które powinny znajdować się w tych dokumentacjach, a także sposób ich prowadzenia,

5) (_uchylony)_

\- uwzględniając konieczność zapewnienia właściwej kontroli nad wyrobami akcyzowymi oraz wydanymi znakami akcyzy, a także właściwego poboru akcyzy od wyrobów akcyzowych i funkcjonowania zwolnień od akcyzy.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 138s ustawy, wydanie zostało rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 11 czerwca 2021 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (Dz.U. z 2021 r., poz. 1150, ze zm.; dalej jako: „rozporządzenie w sprawie ewidencji”).

W myśl § 1 rozporządzenia w sprawie ewidencji:

Rozporządzenie określa:

1) szczegółowy zakres danych, które powinny znajdować się w ewidencjach, o których mowa w art. 138a ust. 1, art. 138b, art. 138c, art. 138e-138g i art. 138l ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym, zwanej dalej „ustawą”, oraz protokołach, o których mowa w art. 138m ust. 1 ustawy;

2) sposób prowadzenia ewidencji, o których mowa w art. 138a ust. 1, art. 138b, art. 138c, art. 138e-138l ustawy;

3) wzory protokołów, o których mowa w art. 138m ust. 1 pkt 2-4 ustawy;

4) rodzaje dokumentacji, o których mowa w art. 138d ust. 1 i art. 138o ustawy, szczegółowy zakres danych, które powinny znajdować się w tych dokumentacjach, a także sposób ich prowadzenia.

Jak wskazano w § 2 ust. 1-4 rozporządzenia w sprawie ewidencji:

1\. Ewidencje, o których mowa w art. 138a ust. 1, art. 138b, art. 138c i art. 138e-138l ustawy, i dokumentacje, o których mowa w art. 138d ust. 1 i art. 138o ustawy, zwane w niniejszym rozdziale łącznie „dokumentacją”, są prowadzone w sposób ciągły, odpowiednio dla prowadzonej działalności, a także poszczególnych rodzajów wyrobów akcyzowych oraz podlegających wpisaniu czynności lub stanów faktycznych związanych z wyrobami akcyzowymi, znakami akcyzy lub dokumentami handlowymi towarzyszącymi przemieszczaniu wyrobów akcyzowych.

2\. Dokumentacja powinna umożliwiać identyfikację podmiotu zobowiązanego do jej prowadzenia i miejsca prowadzenia działalności, której ta dokumentacja dotyczy.

3\. Wpisów do dokumentacji dokonuje się w porządku chronologicznym, niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego podlegających wpisaniu, nie później jednak niż następnego dnia roboczego.

4\. W przypadku:

1) zużycia energii elektrycznej, użycia wyrobów gazowych albo wyrobów węglowych - wpisów do dokumentacji prowadzonej odpowiednio przez podatnika zużywającego energię elektryczną, o którym mowa w art. 9 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy, pośredniczący podmiot gazowy albo pośredniczący podmiot węglowy dokonuje się nie rzadziej niż raz w miesiącu;

2) informacji dotyczących zużywanych wyrobów zwolnionych od podatku akcyzowego ze względu na ich przeznaczenie, których ilość jest ustalana na podstawie współczynnikowo określonego poziomu ich zużycia przez poszczególne urządzenia, wskazanego w dokumentacji prowadzonej przez podmiot zużywający - wpisów do ewidencji, o której mowa w art. 138f ustawy, prowadzonej przez podmiot zużywający, dokonuje się raz w miesiącu, po zweryfikowaniu ilości podczas dokładnej i rzeczywistej kontroli zużycia.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia w sprawie ewidencji:

W ewidencji, o której mowa w art. 138h ust. 1 pkt 1 ustawy, ilość energii elektrycznej, o której mowa w art. 138h ust. 5 pkt 2 i 3 ustawy, wynikająca z faktur, jest ujmowana zgodnie z datą dokonania lub zakończenia dostawy wykazaną na fakturze.

Stosownie do § 6 rozporządzenia w sprawie ewidencji:

Podmiot prowadzący dokumentację przekazuje na żądanie właściwego naczelnika urzędu celno-skarbowego lub naczelnika urzędu skarbowego raport z dokumentacji we wskazanym zakresie i za wskazane miesiące, w terminie 14 dni od dnia doręczenia żądania.

W myśl § 7 rozporządzenia w sprawie ewidencji:

1\. Do prowadzenia dokumentacji może być wykorzystywany więcej niż jeden program komputerowy.

2\. Dokumentacja jest prowadzona zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej dokumentacji i w taki sposób, aby:

1) umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;

2) umożliwiała dokonywanie korekty danych, identyfikację osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;

3) umożliwiała wygenerowanie i wydruk, w porządku chronologicznym:

a) wpisów do dokumentacji,

b) zestawień danych określonych w § 8-20, § 22-25, § 27-33, § 36, § 39 i § 40 oraz podsumowanie ilości odpowiednio wyrobów akcyzowych, w tym suszu tytoniowego, oraz banderol podatkowych,

c) raportów, o których mowa w § 6;

4) uniemożliwiała usuwanie wpisów.

3\. Podmiot prowadzący dokumentację przechowuje kopię dokumentacji zapisaną na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, lub w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe.

Państwa wątpliwości dotyczą możliwości prowadzenia elektronicznej ewidencji energii elektrycznej oraz nabywanych wewnątrzwspólnotowo wyrobów akcyzowych, w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego.

Wnioskodawca podał w opisie zdarzenia, że zamierza rozpocząć prowadzenie, w formie elektronicznej z wykorzystaniem wskazanego programu komputerowego, ewidencji ilościowej energii elektrycznej, o której mowa w art. 138h ust. 1 ustawy oraz ewidencji wyrobów akcyzowych nabywanych wewnątrzwspólnotowo, o której mowa w art. 138c ust. 1 ustawy. Zainstalowana zostanie baza danych, zapewniająca ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, w której ewidencjonowane będą dane wymagane przez ustawę i akty wykonawcze do niej. Przygotowana zostanie pisemna instrukcja obsługi rozwiązania przyjętego w Spółce. Prowadzona ewidencja, poza dokonywaniem wpisów do bazy danych w zakresie określonym przez ustawę i przepisy wykonawcze, będzie umożliwiała użytkownikowi posiadającemu odpowiednie uprawnienia, i identyfikowalnemu przez nadany login do systemu oraz stosowane hasło, dokonywanie korekt wpisów oraz wglądu w treść już wprowadzonych wpisów. Możliwe będzie drukowanie wpisów i raportów z ewidencji we wskazanym zakresie, w porządku chronologicznym. Niemożliwe będzie natomiast trwałe usunięcie wpisów. Tworzona będzie i zapisywana kopia zapasowa bazy danych (ewidencji) w określonej lokalizacji sieciowej, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą.

Przepisy art. 138c ust. 1 oraz art. 138h ust. 1 ustawy wskazują na obowiązek prowadzenia ewidencji wyrobów akcyzowych nabywanych wewnątrzwspólnotowo oraz energii elektrycznej. Wnioskodawca przedstawił w opisie zdarzenia przyszłego planowany mechanizm prowadzenia tej ewidencji z wykorzystaniem programu komputerowego. Opisane okoliczności sprawy wskazują, że ewidencja będzie prowadzona w sposób zgodny z wymaganiami określonymi w § 7 rozporządzenia w sprawie ewidencji. Powyższe prowadzi zatem do konkluzji, że przedstawiony w zdarzeniu przyszłym sposób ewidencji nabywanych wewnątrzwspólnotowo wyrobów akcyzowych oraz energii elektrycznej będzie oznaczał prowadzenie tej ewidencji w postaci elektronicznej, na podstawie art. 138p ust. 1 ustawy.

Ponadto należy zauważyć, że wbrew twierdzeniu Spółki, zawartemu w stanowisku własnym w sprawie, obowiązek prowadzenia ewidencji wyłącznie w postaci elektronicznej wejdzie w życie 1 lutego 2024 r., a nie od 1 stycznia 2023 r. Powyżej Organ przedstawił, na podstawie jakich przepisów zmieniany był wskazany termin obowiązywania ewidencji wyłącznie w postaci elektronicznej, co pozostaje bez wpływu na ocenę stanowiska Wnioskodawcy.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie zadanego pytania jest prawidłowe.

**Dodatkowe informacje**

**Informacja o zakresie rozstrzygnięcia**

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zadanego pytania) Wnioskodawcy, w odniesieniu do opisanego zdarzenia przyszłego. Zauważyć bowiem należy, że to wyłącznie Wnioskodawca, w treści składanego wniosku, kształtuje jego zakres przedmiotowy. Zatem kwestie, które nie zostały objęte pytaniem wskazanym we wniosku, nie mogą być rozpatrzone – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

**Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji**

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2022 r., poz. 2651, ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

**Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację**

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2022 r., poz. 329, ze zm.; dalej jako: „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

\- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

\- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

**Podstawa prawna dla wydania interpretacji**

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2022 r., poz. 2651, ze zm.).