Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-560/14-2/MPe
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2014-06-23
Teza: w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych w formie papierowej oraz ich archiwizowania w sposób elektroniczny
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-odliczenie od podatku; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 14 maja 2014 r. (data wpływu 19 maja 2014 r.), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych w formie papierowej oraz ich archiwizowania w sposób elektroniczny **– jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 19 maja 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych w formie papierowej oraz ich archiwizowania w sposób elektroniczny.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka S.A. (dalej: Spółka) jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie hurtowej sprzedaży towarów na terenie całej Polski. W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa towary i usługi od bardzo wielu dostawców będących podatnikami podatku VAT w Polsce (dalej: Dostawcy).

W związku z tym, miesięcznie Spółka otrzymuje ogromną ilość faktur zakupowych VAT w formie papierowej i elektronicznej.

W celu uproszczenia systemu przechowywania otrzymywanych faktur VAT w formie papierowej, Spółka zamierza zobowiązać inny podmiot (dalej: Podwykonawca), do m.in. skanowania i wprowadzania do systemu księgowego faktur VAT wystawianych na Spółkę celem poprawnego ich przechowywania w okresie wymaganym przepisami prawnymi. Zgodnie z zawartą umową faktury VAT otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej przechowywane będą w wersji elektronicznej.

Procedura przechowywania faktur VAT będzie przebiegała w następujący sposób:

1.  Sprzedawca/Dostawca towarów/usług nabywanych przez Spółkę wysyła fakturę VAT w formie papierowej na adres Spółki (wówczas Spółka przesyła papierową fakturę VAT na adres Podwykonawcy) albo bezpośrednio na adres Podwykonawcy.
2.  Oryginalna faktura VAT (otrzymana w formie papierowej) będzie stemplowana właściwą datą otrzymania jej przez Spółkę albo przez Podwykonawcę.
3.  Podwykonawca zeskanuje każdą otrzymaną fakturę VAT posiadającą stempel z oznaczeniem daty wpływu faktury VAT, przy czym wersja elektroniczna faktury VAT będzie zawierała dokładnie taką samą zawartość jak forma papierowa (łącznie z datą otrzymania faktury VAT).
4.  Zeskanowana faktura VAT zostanie wprowadzona do systemu księgowego SAP, przy czym Spółka chciałaby podkreślić, iż obraz faktury będzie również zapisywany w systemie SAP. Pliki zawierające obrazy przesłanych przez Spółkę faktur będą przechowywane w podziale na miesięczne okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie. Zarchiwizowane faktury w systemie SAP nie będą mogły być edytowane, tj. niemożliwe będzie dokonanie zmian w obrazie otrzymanej faktury VAT.
5.  Po wprowadzeniu faktury VAT do systemu księgowego SAP, faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona.

Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur.

W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania. Podwykonawca będzie posiadał upoważnienie Spółki do otrzymywania faktur VAT oraz innych dokumentów w imieniu Spółki.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy przedstawiona przez Spółkę procedura przechowywania faktur VAT spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego obowiązujących od 1 stycznia 2014 roku?
2.  Czy w związku z planowanym wprowadzeniem wyżej opisanej procedury przechowywania faktur VAT w wersji elektronicznej, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego w momencie otrzymania faktur VAT przez Spółkę lub Podwykonawcę, które będą niszczone po uprzednim wprowadzeniu do elektronicznej bazy danych faktur VAT zgodnie z przepisami prawa podatkowego obowiązującymi od 1 stycznia 2014 roku?

Zdaniem Wnioskodawcy.

Na wstępie, Spółka chciałaby poinformować, iż jest w posiadaniu interpretacji indywidualnej wydanej na rzecz Spółki przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie o sygn. IPPP2/443-829/13-2/RR, wydanej na podstawie stanu prawnego obowiązującego do dnia 31 grudnia 2013 roku.

Zdaniem Spółki, przedstawiona przez Spółkę w stanie faktycznym proponowana procedura przechowywania faktur VAT będzie spełniała wszelkie wymogi przewidziane w przepisach prawa podatkowego obowiązującego od 1 stycznia 2014 roku w zakresie dotyczącym przechowywania faktur papierowych.

Jednocześnie, opisana procedura przechowywania faktur VAT pozwala na pełne odliczenie podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur VAT, niszczonych po uprzednim wprowadzeniu ich do elektronicznej bazy danych. Zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art, 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśi art. 86 ust. 10 Ustawy (w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2014 roku), prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Z kolei ust. 11 wskazanego przepisu stanowi, iż jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

W myśl art. 86 ust 10 Ustawy (w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2014 roku), prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Z kolei ust. 11 wskazanego przepisu stanowi, iż jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Od 1 stycznia 2014 roku kwestię wystawiania, przechowywania faktur papierowych, regulują wprost przepisy Ustawy.

Zgodnie z art. 112a Ustawy, Podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

1.  Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
2.  Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
3.  Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle powołanych wyżej przepisów, należy uznać, iż kluczowym warunkiem dla odliczenia podatku naliczonego jest otrzymanie przez podatnika faktury zakupowej (o ile zakupione towary czy usługi są wykorzystywane przez podatnika do czynności opodatkowanych VAT). Zatem, o ile Spółka otrzyma fakturę dokumentującą dokonanie zakupu towarów i usług i spełni pozostałe warunki wynikające z przepisów podatkowych, będzie miała prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Odnosząc się natomiast do regulacji dotyczących przechowywania faktur, zdaniem Spółki przepisy Ustawy w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2014 roku, podobnie jak przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, nie określają sposobu przechowywania faktur VAT.

Zdaniem Spółki, sposób przechowywania, ograniczony jest wyłącznie kilkoma warunkami.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 Ustawy, Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przy czym zgodnie z art. 106m ust. 4 Ustawy, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zatem, zdaniem Spółki podstawowym warunkiem przechowywania faktur, bez względu na wybór formy przechowywania, jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności, od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. O ile zatem sposób przechowywania faktur będzie odpowiadał wymogom przepisów, Spółka będzie miała prawo do pełnego odliczenia VAT z otrzymanych faktur.

W ocenie Spółki, prawidłowość prezentowanego przez nią stanowiska w powyższej sprawie potwierdza także art. 112a ust. 3 Ustawy. W myśl tego przepisu, faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W związku z powyższym, należy stwierdzić, iż Ustawodawca przewidział możliwość przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej. Jednakże, w przypadku przechowywania ich za granicą wprowadzono dodatkowe obwarowania. Spółka pragnie zaznaczyć, iż papierowa faktura VAT zapisana w systemie księgowym SAP, nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do faktury otrzymanej w formie papierowej.

W świetle przedstawionych okoliczności faktycznych, zdaniem Spółki, proponowana przez Spółkę procedura przechowywania faktur VAT jest prawidłowa, gdyż spełnia wszystkie wymogi prawno-podatkowe.

W konsekwencji zatem należy uznać, iż Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczania podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – tekst jednolity Dz. U. z 2012 r. poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.