Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL1-2.4012.505.2023.2.KM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2023-12-21
Teza: Możliwość skanowania i przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku wynikającego z faktur archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I. Przepisy ogólne; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III. Podatnicy, płatnicy i przedstawiciele podatkowi-Rozdział 1. Podatnicy i płatnicy; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku naliczonego; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku-Zwrot różnicy podatku ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 4. Terminy przechowywania dokumentów 
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-Rozdział 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 88; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
==================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług – **jest prawidłowe**

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

16 października 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 12 października 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy:

· możliwości przechowywania otrzymywanych przez Spółkę papierowych faktur wyłącznie w formie elektronicznej (pytanie nr 1 we wniosku);

· prawa do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z otrzymanych faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej (pytanie nr 2 we wniosku).

Uzupełniliście go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 8 grudnia 2023 r. (wpływ 12 grudnia 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

### Opis zdarzenia przyszłego

### (…) Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w (…) (dalej jako Spółka lub Wnioskodawca) jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT.

### Spółka prowadzi działalność w zakresie świadczenia usług merchandisingowych oraz outsourcingu sił sprzedaży.

### W związku z prowadzoną działalnością Wnioskodawca otrzymuje od kontrahentów faktury VAT dotyczące nabycia towarów i usług. Faktury dostarczane są przez kontrahentów, współpracowników oraz pracowników pionu handlowego (pracowników terenowych) w formie papierowej i elektronicznej a Spółka dokonuje rozliczeń na podstawie otrzymywanych faktur w obu formach. Poprzez swoich współpracowników oraz pracowników terenowych – Spółka dokonuje wydatków gotówkowych – wtedy faktura również jest w formie papierowej (dotyczy to również paragonów z NIP Spółki). Dokumenty te są dostarczane przez uprawnione osoby do Spółki.

### Aktualnie Spółka archiwizuje faktury w formie papierowej. Faktury otrzymywane w wersji elektronicznej – są drukowane i przechowywane w formie papierowej. Obecnie faktury otrzymywane w wersji papierowej są archiwizowane i przechowywane w specjalnie do tego przeznaczonych pomieszczeniach.

### Wnioskodawca prowadzi księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami ustawy o rachunkowości. W tym celu Spółka korzysta z systemu informatycznego z obszaru finansowo-księgowego oraz systemu do elektronicznego obiegu dokumentacji, dostarczanych przez zewnętrznych dostawców. Elementami wykorzystywanego oprogramowania jest system obiegu dokumentów oraz księgi rachunkowe i ewidencje prowadzone dla celów podatkowych.

### Zgodnie ze stosowanym sposobem ewidencjonowania, każdy dokument zakupowy oraz inny dokument księgowy trafiający do Spółki jest weryfikowany, opisywany, akceptowany i archiwizowany w systemie do elektronicznego obiegu dokumentacji, a następnie ewidencjonowany (księgowany) w systemie informatycznym z obszaru finansowo-księgowego.

### Jak wskazano, Spółka otrzymuje dokumenty kosztowe zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Dotychczas dokumenty zakupowe wpływające do Spółki w formie papierowej były archiwizowane w formie, w której zostały otrzymane, a więc jako dokumenty fizyczne (papierowe). Z uwagi jednak na skalę działalności Wnioskodawcy, ilość dokumentów kosztowych otrzymywanych przez Spółkę, w tym w formie papierowej, związana jest z uciążliwościami i powoduje powstanie dodatkowych kosztów.

### Zauważyć przy tym należy, że dokumenty papierowe ze względu na specyfikę materiałową muszą być przechowywane w optymalnych warunkach tak, aby nie doszło do ich zniszczenia lub przedwczesnego rozkładu. Pomieszczenia pełniące funkcję archiwum wyposażone muszą być m.in. w odpowiednią wentylację oraz w dodatkowe zabezpieczenia przeciwpożarowe z uwagi na łatwopalność materiału, co niesie za sobą dodatkowe koszty (jak np. niezbędne przeglądy urządzeń oraz ich serwis).

### Z uwagi na wysokość ponoszonych wydatków na utrzymanie archiwów Spółka rozważa wprowadzenie działań mających doprowadzić do zoptymalizowania budżetu w tym zakresie. Jednym z rozpatrywanych rozwiązań jest wdrożenie systemu, który będzie dawał możliwość, że faktury otrzymywane w formie papierowej będą przechowywane (archiwizowane) wyłącznie w formie elektronicznej (skan w formacie PDF lub/i zdjęcie w formacie JPG lub BMP).

W przypadku wdrożenia rozważanego przez Spółkę modelu podzielony on zostałby na następujące etapy:

Etap 1:

· dokumentom papierowym (fakturom, paragonom z NIP-em), otrzymywanym przez pracownika Spółki wykonywane będzie zdjęcie za pomocą wgranej w telefonie służbowym aplikacji mobilnej, które następnie przekazane będzie do systemu elektronicznego obiegu dokumentacji z zachowaniem odpowiedniej jakości skanu, tj. wersja elektroniczna będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej;

· dokumentom papierowym (fakturom, paragonom z NIP-em), otrzymywanym bezpośrednio przez Spółkę, wykonywany będzie skan, który następnie przekazany zostanie do systemu elektronicznego obiegu dokumentacji z zachowaniem jego odpowiedniej jakości, tj. wersja elektroniczna będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej;

· faktury zakupu towaru/usługi z odroczonym terminem zapłaty (przelew), będą wprowadzane do systemu w wersji elektronicznej z dwóch źródeł: otrzymywane bezpośrednio od kontrahentów na dedykowany adres mailowy lub otrzymywane przez pracowników w wersji elektronicznej lub papierowej. W przypadku wersji papierowej, faktura będzie skanowana lub fotografowana do nieedytowalnej wersji cyfrowe.

Etap 2:

· pracownik wysyłający plik z dokumentem kosztowym (fakturą, paragonem z NIP-em), będzie weryfikował prawidłowość odczytanych przez aplikację mobilną danych a następne w przypadku faktur lub innych dokumentów kosztowych będzie opisywał wydatek i zatwierdzał przed wprowadzeniem i zapisaniem pliku w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. Pracownik poza opisaniem wydatku potwierdzi również jego zgodność ze stanem faktycznym oraz załączy dokumentację potwierdzającą zasadność wydatku zgodnie z wewnętrznymi procedurami Spółki. Przy czym cyfrowy obraz dowodu księgowego poniesionych wydatków będzie dostępny w nieedytowalnej wersji elektronicznej w Systemie (po zeskanowaniu nie będzie możliwa modyfikacja ich treści);

· pracownik wykonujący skan dokumentu kosztowego (faktury paragonu z NIP-em) będzie weryfikował prawidłowość danych zawartych w obrazie cyfrowym a następne będzie opisywał wydatek i zatwierdzał przed wprowadzeniem i zapisaniem piku w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. Pracownik poza opisaniem wydatku potwierdzi również jego zgodność ze stanem faktycznym oraz załączy dokumentacje potwierdzającą zasadność wydatku zgodnie z wewnętrznymi procedurami Spółki. Przy czym cyfrowy obraz dowodu księgowego poniesionych wydatków będzie dostępny w nieedytowalnej wersji elektronicznej w Systemie (po zeskanowaniu nie będzie możliwa modyfikacja ich treści).

Etap 3

· w przypadku faktur kosztowych przesyłanych poprzez aplikację mobilną przez pracowników terenowych przełożony dokona weryfikacji oraz akceptacji wydatków;

· w Systemie, na podstawie dołączonych przez pracownika cyfrowych wersji dowodów księgowych. Weryfikacja dokonywana przez przełożonego będzie miała na celu potwierdzenie, że dany zakup miał miejsce i jest związany z prowadzoną przez Spółkę działalnością (w szczególność w zakresie miejsca, czasu, uczestników i charakteru wydarzenia, kosztu, dostawcy itp.). Przełożony będzie również weryfikował wpisany wydatek z załączonym cyfrowym obrazem dokumentu;

· zgodnie z wewnętrzną procedurą dokonywania, rozliczania i autoryzacji wydatków służbowych faktura przelewowa lub rozliczenie wydatku będzie dodatkowo akceptowane przez przełożonego wyższego szczebla i osobę odpowiedzialną na zarządzenie daną kategorią kosztów w Spółce.

Etap 4

· po akceptacji przełożonego, zespół odpowiedzialny za obsługę księgową faktur przelewowych i rozliczeń pracowniczych dokona kontroli formalno-rachunkowej wydatków oraz ich księgowania przy pomocy systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Sprawowana kontrola wydatków będzie obejmować weryfikację czytelności załączników oraz prawidłowość wprowadzenia danych do systemu księgowo-rachunkowego.

Etap 5

· forma papierowa faktur (oryginały); zostanie zniszczona po zaakceptowaniu i zarchiwizowaniu obrazu oraz dokonaniu kontroli biznesowej po określonym czasie.

Wnioskodawca pragnie wskazać, że w przypadku wdrożenia systemu:

· nie będzie możliwości ręcznego modyfikowana danych z faktury, rozumianych jako ingerencji w treść pierwotnej i oryginalnej faktury;

· dokumenty będą całkowitym i autentycznym odzwierciedleniem wersji papierowych faktur;

· po zeskanowaniu/przesłaniu zdjęcia faktury będą w niezmienionej formie archiwizowane w systemie elektronicznego obiegu dokumentów w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp poprzez nadawane fakturze indywidualnego numeru systemowego, dzięki któremu łatwo będzie można ją odszukać, w tym zaznaczając, iż w przypadku:

· faktur gotówkowych – będą one rozliczane w systemie elektronicznego obiegu dokumentów przez pracowników jako jedno zbiorcze zestawienie (za dany okres/ miesiąc), do których będzie przypisany jeden zbiorczy numer systemowy, jednak nie będzie problemu z odszukaniem pojedynczej faktury, ponieważ każda z faktur dotycząca danego rozliczenia wydatków pracownika będzie zapisana jako oddzielna pozycja z danym identyfikacyjnymi, takimi jak: NIP, nr faktury, data, kwota;

· faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu systemu będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe;

· zarchiwizowane w systemie elektronicznego obiegu dokumentacji faktury będą przechowywane przez spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

· sposób przechowywania faktur będzie umożliwiał ich otwarcie w czytelnym formacie możliwym do weryfikacji przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie);

· eliminowane jest ryzyko uszkodzenia faktury poprzez zacierane jej elementów czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywana faktur w formie papierowej.

Elektroniczny system obiegu dokumentacji umożliwiał będzie niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym – w wersji elektronicznej lub papierowej (wydruk skanu).

Wnioskodawca wskazuje również, że weryfikacja dokumentów pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz ich zatwierdzanie przez autoryzujące osoby, dokonywana będzie w całości elektronicznie, umożliwiając sprawne przeprowadzenie kontroli biznesowych.

Spółka zamierza przy użyciu systemu nie tylko archiwizować faktury otrzymywane w formie papierowej, ale również noty księgowe, paragony z nr NIP Spółki, rachunki, umowy zlecenia, umowy o dzieło umowy z kontrahentami, załącznik do umów i faktur, dokumenty magazynowe, dokumenty potwierdzające wykonanie usługi.

Zastosowane systemu elektronicznego obiegu dokumentacji nie tyko pozwoli zaoszczędzić Spółce wydatków na najem i wyposażenie powierzchni przeznaczonych do archiwizacji ale również da możliwość przeprowadzenia sprawnych kontroli audytorskich, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami zakupowymi. Dzięki temu jak wskazano wyżej dokumenty otrzymywane do tej pory przez Spółkę w formie papierowej będą przetwarzane w formie elektronicznej, znacznie trwalszej, tańszej i łatwiejszej w obsłudze niż dotychczas stosowany system.

Faktury, których dotyczy wniosek będą przechowywane w formie elektronicznej tyko na terytorium kraju.

Otrzymane w formie papierowej faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Zakupy udokumentowane fakturami przechowywanymi w sposób opisany we wniosku, będą służyć czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT. Spółka będzie dokonywać odliczenia podatku VAT naliczonego wyłączne zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, biorąc pod uwagę przepisy ujęte w art. 88 ustawy.

Spółka na podstawa tak zarchiwizowanych dokumentów chce dokonywać odliczana VAT na zasadach ogólnych.

### Uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego

### Spółka zgodnie z odrębnymi przepisami będzie zapewniała na żądanie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej zarówno no terytorium kraju, jak i poza terytorium kraju, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Jak bowiem wskazano we wniosku „Elektroniczny system obiegu dokumentacji umożliwiał będzie niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym w wersji elektronicznej lub papierowej (wydruk skanu)” i będzie to jedna z kluczowych funkcji wdrażanego systemu, bez ograniczeń w kwestii możliwości udostępnienia przez Spółkę dokumentów na terytorium kraju jak i poza nim.

### Każda faktura w systemie elektronicznego obiegu dokumentów ma nadany indywidulany numer porządkowy, a sposób filtrowania umożliwi odszukanie jej po jej zawartości (takich jak między innymi: numer faktury, data wystawienia, kontrahent etc.), co daje łatwą możliwość w odszukaniu konkretnego dokumentu lub dokumentów. Ponadto, zeskanowane i dodane do systemu elektronicznego obiegu dokumentów faktury, będą podlegały dodatkowej weryfikacji pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym przez przełożonego, co również umożliwi sprawne przeprowadzenie kontroli biznesowych, a w efekcie, w opinii Spółki, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentu do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

### Pytania

### 1\. Czy dla celów ustawy prawidłowym będzie skanowanie i przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę papierowych faktur i ich udostępnianie organom wyłącznie w formie elektronicznej jako skan dokumentu, przy zastosowaniu przez Spółkę w sposób przedstawiony w opisie sprawy?

### 2\. Czy Spółka będzie miała prawo na zasadach ogólnych do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług?

### Państwa stanowisko w sprawie

Ad pytania nr 1
---------------

W opinii Spółki dla celów ustawy o VAT prawidłowym będzie skanowanie i przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę papierowych faktur i ich udostępnianie organom wyłącznie w formie elektronicznej, jako skan dokumentu, przy zastosowaniu przez Wnioskodawcę zasad zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie sprawy.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ad pytania nr 2
---------------

Zdaniem Wnioskodawcy Spółka będzie miała prawo, na zasadach ogólnych, do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy.
-------------------------------------

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570):
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:
--------------------------------------

Fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:
----------------------------------

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
--------------------------------------------------------

1\. sprzedaż a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem,
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2\. wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość chyba, że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a,
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

3\. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1,
--------------------------------------------------------------------------------------

4\. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2 z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
----------------------------------------

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
---------------------------------------------------------------------------------------

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
---------------------------------------------------------------------------------------

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:
------------------------------------

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.
-----------------------------------------------------------------------------

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:
----------------------------------------

Faktura może nie zawierać w przypadku, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14 pod warunkiem, że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:
-------------------------------

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:
-------------------------------------

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:
--------------------------------------------

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Jak stanowi art. 106m ust 4 ustawy:
-----------------------------------

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawa towarów lub świadczeniem usług.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:
----------------------------------

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych określonych w ust. 4. autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1\. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych,
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2\. jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych,
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

3\. lub Krajowego Systemu e-Faktur – w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Stosownie do art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7; art. 130d ust. 3; art. 134 ust. 3; art. 138h ust. 3 i art 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1\. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2\. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie:

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na zadanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosowanie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1. podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Ponadto Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wnioskodawca oświadcza, że znane mu są powyższe przepisy oraz, że je stosuje, tzn. podczas procesu weryfikacji za fakturę uznaje jedynie dokumenty, które zawierają wszystkie wymagane prawem elementy.

Przytoczone przepisy określają również technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą Ustawy o VAT uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod Wnioskodawca może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur.

Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, ze podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, jako fakturę traktować można jedynie dokumenty zawierające dane określone w przytoczonych powyżej przepisach tzn. tylko takie, które są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego.

W przypadku gdy dokument nie zawiera ww. danych, nie powinien zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie o VAT.

W opinii Wnioskodawcy pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem, którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności, co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania.

Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce.

Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z powołanych w niniejszym piśmie przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób.

Jednakże sposób ten, zdaniem Wnioskodawcy, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto w opinii Spółki podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosownie do treści art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy:

Podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Przepis ten stanowi de iure implementację art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.U.UE.L.2006.347.1 ze zm.; dalej Dyrektywa):

Dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale.

Z kolei art. 244 Dyrektywy wskazuje jakie obowiązki ciążą na podatniku zobowiązanemu do przechowywania faktur:

Każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub tez w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecie, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

Ponadto, Dyrektywa w art. 247 wskazuje, że aby zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

W Polsce nigdy nie zostały wprowadzone przepisy dot. ewentualnego wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane. W konsekwencji należy stwierdzić, że obowiązujące regulacje prawne ustawy o VAT dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten ma zapewniać:

· przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,

· autentyczność pochodzenia,

· integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W opinii Spółki, Wnioskodawca przy pomocy swoich pracowników, wykonując skany lub zdjęcia papierowych faktur i dokonując ich elektronicznej archiwizacji wypełnia ustawowe przesłanki w zakresie przechowywanie faktur, gdyż:

· nastąpi zachowanie oryginalnej postaci otrzymywanych faktur, gwarantując ich autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność,

· spółka zapewni dostęp do archiwizowanych/przechowywanych faktur.

W opinii Wnioskodawcy, w odniesieniu do formy elektronicznej, zostanie zachowana taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej.

Spółka wskazuje, iż prezentowane przez nią stanowisko podzielone zostało m in. przez:

Ø Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 7 listopada 2018 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.587.2018.1.AK,

Ø Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 11 stycznia 2021 r. sygn. 0111-KDIB3-3.4012.670.2020 1.MAZ,

Ø Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 9 lutego 2021 r. sygn. 0114-KDIP1-1.4012.719.2020.2.KOM

Podsumowując, nawiązując do pytania nr 1, w opinii Spółki, w świetle powyżej przytoczonych przepisów oraz stanowiska organów podatkowych należy uznać, że Wnioskodawca ma prawo do przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznego zapisu w Systemie, natomiast ze względu na stosowanie elektronicznej formy przechowywania faktur, Spółka jest uprawniona do udostępniania ich organom podatkowym wyłącznie w formie elektronicznej.

Z kolei w odniesieniu do pytania nr 2 dotyczącego prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur Wnioskodawca uważa, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4 art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W konsekwencji należy uznać, że przepis ten nie uzależnia prawa do odliczenia podatku naliczonego od sposobu przechowywania faktur.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu: nabycia towarów i usług; dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa i elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku – **jest prawidłowe**.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.; dalej jako: „ustawa”):

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Fakturą elektroniczną – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106n ustawy:

1\. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

2\. W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Na podstawie art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy stanowi:

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Odnosząc się do podniesionych we wniosku kwestii innych dokumentów, wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy składowe faktury wystawionej przez podatnika.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy:

Faktura powinna zawierać:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12) stawkę podatku;

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15) kwotę należności ogółem (…).

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1) konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;

2) niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Z kolei Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem, otrzymywane przez Państwa dokumenty zawierają dane określone w przytoczonych powyżej przepisach są one fakturami w rozumieniu ustawy i stosuje się do nich wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nich podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokumenty nie zawierają ww. danych, to nie mogą zostać uznane za faktury i nie znajdują do nich zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Natomiast art. 106m ust. 5 ustawy wskazuje, że:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur – w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia, dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na podstawie art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Jak stanowi art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur i innych dokumentów mogących mieć potencjalnie znaczenie dla rozliczeń z tytułu podatku VAT w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności przechowywanych dokumentów – jest zgodny z przytoczonymi przepisami.

Państwa Wątpliwości, w pierwszej kolejności, dotyczą możliwości przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę papierowych faktur i ich udostępnianie organom wyłącznie w formie elektronicznej, jako skan dokumentu (pytanie oznaczone we wniosku nr 1).

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności przechowywanych dokumentów – jest zgodny z przytoczonymi przepisami.

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Polsce. Spółka jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług.

W związku z prowadzoną działalnością otrzymujecie Państwo od kontrahentów faktury VAT dotyczące nabycia towarów i usług. Faktury dostarczane są przez kontrahentów, współpracowników oraz pracowników w formie papierowej i elektronicznej a Spółka dokonuje rozliczeń na podstawie otrzymywanych faktur w obu formach.

Aktualnie Spółka archiwizuje faktury w formie papierowej. Faktury otrzymywane w wersji elektronicznej – są drukowane i przechowywane w formie papierowej. Obecnie faktury otrzymywane w wersji papierowej są archiwizowane i przechowywane w specjalnie do tego przeznaczonych pomieszczeniach.

Z uwagi na wysokość ponoszonych wydatków na utrzymanie archiwów Spółka rozważa wprowadzenie działań mających doprowadzić do zoptymalizowania budżetu w tym zakresie. Jednym z rozpatrywanych rozwiązań jest wdrożenie systemu, który będzie dawał możliwość, że faktury otrzymywane w formie papierowej będą przechowywane (archiwizowane) wyłącznie w formie elektronicznej (skan w formacie PDF lub/i zdjęcie w formacie JPG lub BMP).

Elektroniczny system obiegu dokumentacji umożliwiał będzie niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie koniecznością udostępnienia ich treści organom podatkowym w wersji elektronicznej lub papierowej (wydruk skanu).

Wskazujecie Państwo również, że weryfikacja dokumentów pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz ich zatwierdzanie przez autoryzujące osoby, dokonywana będzie w całości elektronicznie, umożliwiając sprawne przeprowadzenie kontroli biznesowych.

Zastosowanie systemu elektronicznego obiegu dokumentacji nie tyko pozwoli zaoszczędzić Spółce wydatków na najem i wyposażenie powierzchni przeznaczonych do archiwizacji ale również da możliwość przeprowadzenia sprawnych kontroli audytorskich, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami zakupowymi. Dzięki temu jak wskazano wyżej dokumenty otrzymywane do tej pory przez Spółkę w formie papierowej będą przetwarzane w formie elektronicznej, znacznie trwalszej, tańszej i łatwiejszej w obsłudze niż dotychczas stosowany system.

Faktury, których dotyczy wniosek będą przechowywane w formie elektronicznej tyko na terytorium kraju.

Otrzymane w formie papierowej faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Spółka zgodnie z odrębnymi przepisami będzie zapewniała na żądanie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej zarówno no terytorium kraju, jak i poza terytorium kraju, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Każda faktura w systemie elektronicznego obiegu dokumentów ma nadany indywidulany numer porządkowy, a sposób filtrowania umożliwi odszukanie jej po jej zawartości (takich jak między innymi: numer faktury, data wystawienia, kontrahent etc.), co daje łatwą możliwość w odszukaniu konkretnego dokumentu lub dokumentów. Ponadto zeskanowane i dodane do systemu elektronicznego obiegu dokumentów faktury, będą podlegały dodatkowej weryfikacji pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym przez przełożonego, co również umożliwi sprawne przeprowadzenie kontroli biznesowych, a w efekcie, w opinii Spółki, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentu do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego**.**

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania wystawianych i otrzymywanych przez Spółkę faktur oraz dokumentów stanowiących faktury zgodnie z § 3 pkt 1-5 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur, a także umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje, że wypełnią Państwo, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur (oraz innych dokumentów spełniających definicję faktury) dokumentujących zakup towarów i usług. Spółka wypełni również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej, a ich papierowe oryginały będą niszczone.

**W świetle powyższego dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę papierowych faktur** **wyłącznie w postaci elektronicznej, przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów dokumentów w formie papierowej.**

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1 jest prawidłowe.

Kolejno, Państwa wątpliwości dotyczą wskazania, czy Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług.

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy, który stanowi, że:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi:

1) suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;

2) w przypadku importu towarów - kwota podatku:

a) wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,

b) należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a,

c) wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b,

d) wynikająca z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2-3 i art. 34;

3) zryczałtowany zwrot podatku, o którym mowa w art. 116 ust. 6;

4) kwota podatku należnego z tytułu:

a) świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca,

b) dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 podatnikiem jest ich nabywca,

c) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 9,

d) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 11;

5) (uchylony)

6) różnica podatku, o której mowa w art. 30c ust. 2;

7) u podatnika, o którym mowa w art. 16, kwota stanowiąca równowartość 22% kwoty należnej z tytułu dostawy nowego środka transportu, nie wyższa jednak niż kwota podatku zawartego w fakturze stwierdzającej nabycie tego środka lub dokumencie celnym, albo podatku zapłaconego przez tego podatnika od wewnątrzwspólnotowego nabycia tego środka.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Ponadto, kwotę podatku naliczonego stanowi wyłącznie kwota podatku wykazana na dokumentach wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy.

W świetle art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a) (uchylona)

b) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,

c) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący,

b) (uchylona)

2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3) (uchylony)

4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,

b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;

5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6) (uchylony)

7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zatem jeśli Spółka, czynny podatnik podatku od towarów i usług, będzie wykorzystywała nabywane towary i usługi dokumentowane ww. fakturami do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

**W konsekwencji powyższego zachowają Państwo (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i niezaistnienia przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli będą one archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.**

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

W świetle art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej:

Składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego oraz do przedstawienia własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej tego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego.

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zatem, należy zaznaczyć, że interpretacja indywidualna opiera się na wynikającym z treści wniosku opisie zdarzenia przyszłego. W konsekwencji w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan faktyczny, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa interpretacji należy wskazać, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach, w których indywidualnie oceniano stan faktyczny/zdarzenie przyszłe i stanowisko wnioskodawcy. Powołane interpretacje nie stanowią źródła prawa i tutejszy organ nie jest nimi związany.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosujecie się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383).