Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/2/423-1299/13/MS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2014-01-07
Teza: Czy koszty podróży związane przejazdami/przelotami na trasie Niemcy-Polska-Niemcy, o których mowa w pkt 3 stanu faktycznego, są dla Spółki kosztami uzyskania przychodów?
Słowa kluczowe: członkowie-członkowie zarządu; delegacja-delegacja służbowa; samochód; udziałowiec; zarząd-prezes zarządu; świadczenie
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z 2 października 2013 r. (data wpływu do tut. BKIP 4 października 2013 r.), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia czy koszty podróży Prezesa związane przejazdami/przelotami na trasie Niemcy-Polska-Niemcy, są dla Spółki kosztami uzyskania przychodów (pytanie oznaczone we wniosku Nr 5) - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 4 października 2013 r. wpłynął do tut. BKIP wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia czy koszty podróży Prezesa związane przejazdami/przelotami na trasie Niemcy-Polska-Niemcy, są dla Spółki kosztami uzyskania przychodów.

We wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji ciepła i energii elektrycznej. Rada Nadzorcza Spółki (dalej: „Rada Nadzorcza”) zgodnie z przysługującymi jej uprawnieniami uchwałą z 20 marca 2013 r. i uchwałą z 25 czerwca 2013 r. powołała na stanowisko prezesa zarządu Spółki osobę fizyczną będącą obywatelem Niemiec (dalej: „Prezes”), która na stałe mieszka w Niemczech.

Prezes wykonuje swoje obowiązki wyłącznie na podstawie powołania w myśl przepisów art. 368 § 4 Kodeksu spółek handlowych. Spółka nie zawarła z Prezesem żadnej umowy o pracę ani innej umowy o świadczenie usług/pracy. Prezes nie jest akcjonariuszem Spółki.

Zgodnie z uchwałą Rady Nadzorczej z 17 kwietnia 2013 r. i uchwałą z 25 czerwca 2013 r. ustalono warunki wykonywania działalności prezesa zarządu Spółki.

Z powołanych uchwał Rady Nadzorczej wynikają następujące, poza zryczałtowanym wynagrodzeniem z tytułu pełnienia funkcji prezesa zarządu, określonych w Kodeksie spółek handlowych i akcie założycielskim Spółki, dodatkowe ustalenia dotyczące świadczeń Spółki na rzecz Prezesa. Otóż (dalej wyciąg z uchwały):

Za wykonywanie obowiązków prezesa zarządu Spółki, \[Prezes\] otrzyma następujące dodatkowe świadczenia w naturze w wysokości brutto i przyznane na koszt Spółki:

*   Samochód służbowy, który \[Prezes\] może używać również na cele prywatne. Szczegóły z tym związane regulują wewnętrzne dyrektywy Spółki. Opodatkowanie użytku prywatnego obciąża \[Prezesa\].
*   Spółka zawrze dla \[Prezesa\], na okres czynnej działalności, odpowiednie ubezpieczenie wypadkowe. O upoważnieniu osoby, której przypadnie prawo do świadczeń w wypadku śmierci decyduje \[Prezes\].
*   Wydatki, które \[Prezes\] poniesie w ramach wykonywania swojej działalności członka zarządu w interesie Spółki łącznie z kosztami podróży i reprezentacji, zwracane będą zgodnie z przedłożonymi rachunkami lub ryczałtem według dopuszczalnych podatkowo najwyższych stawek i zgodnie z aktualnymi wytycznymi Spółki.
*   Spółka przejmuje na okres kadencji \[Prezesa\] koszty noclegu wynikłe z potrzeb służbowych. Te koszty należy udowodnić wobec Spółki.
*   Urządzenia telekomunikacyjne, które udostępnione zostaną \[Prezesowi\] w ramach wykonywania swojej działalności członka zarządu w interesie Spółki.

Wobec powyższego Spółka ponosi (poza zryczałtowanym wynagrodzeniem, o którym mowa powyżej) następujące koszty związane z powołaniem Prezesa na prezesa zarządu Spółki:

1.  koszty związane z samochodem stanowiącym środek trwały Spółki, który Prezes używa do celów wykonywania obowiązków prezesa zarządu, ale może używać również na cele prywatne, stosownie do uchwały Rady Nadzorczej,
2.  koszty związane z noclegiem Prezesa w Polsce w trakcie jego przyjazdów/przylotów do Polski,
3.  koszty podróży (przejazdy/przeloty) Prezesa z Niemiec do siedziby Spółki i z powrotem,
4.  należności za czas innych podróży krajowych i zagranicznych.

1.Koszty związane z samochodem stanowiącym środek trwały Spółki.

W wykonaniu uchwały Rady Nadzorczej Spółka udostępniła Prezesowi samochód stanowiący jej środek trwały. Samochód ten jest używany przez Prezesa do celów wykonywania obowiązków członka zarządu w trakcie podróży w związku z pełnioną funkcją, o których mowa w dalszej części wniosku (por. pkt 3 i 4), Prezes może jednak używać przedmiotowy samochód na cele prywatne, co przewiduje ww. uchwała. Spółka ponosi koszty z tytułu odpisów amortyzacyjnych ww. samochodu, koszty remontów oraz koszty eksploatacyjne, takie jak paliwo etc. Spółka na bieżąco ustala zakres i cel wykorzystywania ww. samochodu, tj. czy jest on używany przez Prezesa do celów związanych z działalnością Spółki, czy też do celów prywatnych Prezesa.

2.Koszty związane z noclegiem Prezesa w Polsce.

Prezes najmuje w sposób ciągły zespół pokoi (dalej: „Apartament”) w hotelu na zasadzie najmu długoterminowego. Hotel wystawia faktury na rzecz Prezesa (który widnieje na nich jako nabywca). Następnie faktury są przekazywane do Spółki celem ich zapłaty (przez Spółkę). Hotel położony jest kilka kilometrów nieopodal siedziby Spółki. Prezes nie przebywa/nocuje w Apartamencie cały czas, lecz tylko podczas pobytu/pobytów w Polsce (w siedzibie Spółki) w związku z przyjazdem z Niemiec (gdzie stale mieszka) do Polski w celu faktycznego wykonywania w siedzibie Spółki czynności związanych z pełnieniem funkcji prezesa zarządu. Przyjazdy Prezesa z Niemiec do siedziby Spółki odbywają się ad hoc/w razie potrzeby. Zwykle są to pobyty trwające kilkanaście dni w miesiącu. W pozostałych dniach, w których Prezes nie przebywa/nocuje w Apartamencie (w związku z nieprzebywaniem w Polsce bądź też w związku z podróżami na terytorium Polski związanymi z działalnością Spółki), pomieszczenie to nie jest zajmowane przez inne osoby, lecz pozostaje w dyspozycji Prezesa na takiej mianowicie zasadzie, że w każdym momencie Prezes może przybyć i skorzystać z Apartamentu. Ponadto Prezes pozostawia w Apartamencie na czas swojej nieobecności pewne rzeczy osobiste (ubrania etc). Z uwagi na taki model najmu wynegocjowano korzystną ofertą (cenę).

3.Koszty podróży Prezesa z Niemiec do siedziby Spółki i z powrotem.

Mimo pełnienia funkcji prezesa zarządu Spółki Prezes nie przeprowadził się na stałe do Polski, lecz nadal stale mieszka w Niemczech. W celu wykonywania czynności faktycznych w siedzibie Spółki, związanych z pełnieniem funkcji jako prezesa zarządu, Prezes przyjeżdża lub przylatuje (w zależności od środka transportu) z Niemiec do Polski (do siedziby Spółki). Spółka ponosi koszty tych przejazdów/przelotów tam i z powrotem (to jest z Niemiec do Polski i z Polski do Niemiec). Chodzi tutaj ściśle o koszty przejazdów samochodem osobowym stanowiącym środek trwały Spółki (koszty z tytułu odpisów amortyzacyjnych, paliwa, etc.), o którym mowa w pkt 1 powyżej (lub - co Spółka rozważa - samochodem osobowym najmowanym przez Spółkę, względnie samochodem osobowym najmowanym przez Prezesa - koszty czynszu, paliwa etc.), oraz koszty przelotów samolotami (bilety lotnicze są wystawiane na Prezesa), jak również koszty przejazdów taksówkami (np. z lotniska/na lotnisko).

4.Należności za czas innych podróży krajowych i zagranicznych.

Analogiczne koszty przejazdów/przelotów oraz koszty noclegów Spółka ponosi również w związku z podróżami Prezesa na terytorium Polski, jak i poza jej terytorium, w celu wykonywania obowiązków prezesa zarządu Spółki, w tym prowadzenia spraw Spółki.

Z tytułu powyższych podróży Spółka wypłaca Prezesowi należności za czas podróży krajowych i zagranicznych (w zależności do rodzaju podróży) zgodnie z uregulowaniami wewnętrznymi Spółki (tj. zarządzeniem, które reguluje tego rodzaju podróże związane z realizacją zadań wynikających z funkcji pełnionej na podstawie aktu powołania), które określają w takim przypadku przysługujące należności za czas podróży krajowej i zagranicznej na warunkach i w wysokości odpowiadających przepisom rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167). Chodzi tutaj ściśle o dietę i zwrot kosztów podróży związanych z realizacją obowiązków prezesa zarządu Spółki, wypłacane Prezesowi na warunkach i do wysokości wynikających z przepisów ww. rozporządzenia. Wyjaśnić przy tym należy, że Spółka nie wypłaca Prezesowi diet podczas jego pobytu w Apartamencie lub w siedzibie Spółki.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy koszty podróży związane przejazdami/przelotami na trasie Niemcy-Polska-Niemcy, o których mowa w pkt 3 stanu faktycznego, są dla Spółki kosztami uzyskania przychodów? (pytanie oznaczone we wniosku Nr 5)

Zdaniem Spółki, ww. koszty są ponoszone w związku z podróżą/podróżami Prezesa w celu realizacji obowiązków członka zarządu Spółki.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy. W art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP nie wymieniono kosztów podróży członka zarządu (prezesa).

Za koszty uzyskania przychodów należy uznać koszty przejazdów/przelotów Prezesa z Niemiec do Polski i z powrotem w związku z wykonywaniem w siedzibie Spółki czynności w ramach obowiązków członka jej zarządu, o których mowa w pkt 3 stanu faktycznego (z zastrzeżeniem art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o PDOP). Istotne jest również to, że ww. koszty znajdują umocowanie w treści uchwały Rady Nadzorczej, zgodnie z którą wydatki, które Prezes poniesie w ramach wykonywania swojej działalności członka Zarządu w interesie Spółki łącznie z kosztami podróży i reprezentacji, zwracane będą zgodnie z przedłożonymi rachunkami lub ryczałtem według dopuszczalnych podatkowo najwyższych stawek i zgodnie z aktualnymi wytycznymi Spółki.

Dodać wypada, że analogiczny pogląd w odniesieniu do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z przylotami do Polski i noclegami członków zarządów polskich spółek, którzy zamieszkują na stałe poza granicami Polski i nie są pracownikami tych spółek, jest reprezentowany szeroko przez organy podatkowe (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 października 2009 r., znak IPPB5/423-441/09-4/DG, interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 22 stycznia 2008 r., znak ILPB3/423-178/07-2/MC, interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 11 stycznia 2011 r., znak ILPB3/423-838/10-2/JG).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm. – dalej: „updop”) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Konstrukcja tego przepisu daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 updop), pod warunkiem, że wykaże istnienie związku przyczynowego pomiędzy ich poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu. Dotyczy to zarówno takich wydatków, które bezpośrednio przekładają się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i tych, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione, jako zmierzające do ich osiągnięcia.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej.

Kosztem uzyskania przychodów jest wyłącznie taki koszt, który spełnia kumulatywnie warunki określone w cytowanym art. 15 ust. 1 updop, czyli:

*   został poniesiony przez podatnika,
*   jest definitywny, a więc bezzwrotny,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   jego poniesienie miało na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów, tj. istnieje związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania; w momencie ponoszenia wydatku podatnik mógł, obiektywnie oceniając, oczekiwać skutku w postaci osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenie ich źródła,
*   nie został wyłączony z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 updop,
*   został właściwie udokumentowany.

Przepisy updop różnicują przy tym zasady ujmowania kosztów dla celów podatkowych.

W oparciu o kryterium stopnia powiązania istniejącego pomiędzy kosztem a celem, jakiemu ma służyć, ustawodawca wprowadził kategorie:

*   kosztów uzyskania przychodów bezpośrednio związanych z przychodami,
*   innych niż bezpośrednio związane z przychodami (tzw. kosztów pośrednich),

odrębnie regulując moment ich potrącalności (art. 15 ust. 4, ust. 4b-4d updop).

Te pierwsze dają się powiązać z konkretnie określonym przychodem, jaki osiągnął podatnik, natomiast te drugie wiążą się z całokształtem działalności prowadzonej przez podatnika i ogólnie określonymi przychodami osiąganymi z tytułu prowadzenia tej działalności.

W odniesieniu do podatników prowadzących działalność gospodarczą należy przy tym podkreślić, że sam fakt poniesienia danego wydatku w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nie jest decydujący dla uznania, że spełnia on przesłankę celowości wynikającą z art. 15 ust. 1 updop. Nie każdy bowiem wydatek ponoszony w ramach prowadzonej działalności gospodarczej ma na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła. W odniesieniu do kosztów nieobjętych wyłączeniem z art. 16 ust. 1 updop można stwierdzić, że kwestia ich związku z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika stanowi jeden z istotnych elementów, które powinny być uwzględniane przy ocenie ich celowości – nie przesądza jednak samoistnie o możliwości zaliczenia tych kosztów do kategorii kosztów podatkowych.

Katalog wyłączeń z kategorii kosztów uzyskania przychodów zawarty w art. 16 ust. 1 ustawy ma charakter zamknięty. Wśród wydatków nieuważnych za koszty uzyskania przychodów, ustawodawca wymienił m.in.:

*   w art. 16 ust. 1 pkt 38 omawianej ustawy - wydatki związane z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów;
*   w art. 16 ust. 1 pkt 38a omawianej ustawy - wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Jak wynika z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego, Rada Nadzorcza powołała na stanowisko prezesa zarządu Spółki osobę fizyczną będącą obywatelem Niemiec (dalej „Prezes”). Prezes Spółki wykonuje swoje obowiązki wyłącznie na podstawie powołania. Spółka nie zawarła z Prezesem żadnej umowy o pracę ani innej umowy o świadczenie usług/pracy. Prezes nie jest akcjonariuszem Spółki. Mimo pełnienia funkcji prezesa zarządu Spółki, Prezes nie przeprowadził się na stałe do Polski, lecz nadal na stałe mieszka w Niemczech. W celu wykonywania czynności w siedzibie Spółki związanych z pełnieniem funkcji jako prezesa zarządu, przyjeżdża lub przylatuje (w zależności od środka transportu) z Niemiec do Polski (do siedziby Spółki). Spółka ponosi koszty tych przejazdów/przelotów tam i z powrotem. Są to koszty przejazdów samochodem osobowym stanowiącym środek trwały Spółki (koszty z tytułu odpisów amortyzacyjnych, paliwa, etc.), lub - co Spółka rozważa - samochodem osobowym najmowanym przez Spółkę, względnie samochodem osobowym najmowanym przez Prezesa (koszty czynszu, paliwa etc.) oraz koszty przelotów samolotami, jak również koszty przejazdów taksówkami (np. z lotniska/na lotnisko).

Zatem przepisy art. 16 ust. 1 pkt 38 i pkt 38a updop nie będą miały zastosowania w niniejszej sprawie; Prezes Spółki nie jest bowiem akcjonariuszem, a ponadto nie dochodzi do jednostronności świadczeń, gdyż funkcja Prezesa jest bezspornie związana z wykonywaniem określonych czynności na rzecz Spółki.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, wydatków z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Powyższy przepis ogranicza możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całości wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych na podstawie umowy najmu, dzierżawy, użyczenia i innych umów związanych z używaniem, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika. Ograniczenie to wynika z określenia przez ustawodawcę limitu wydatków wyznaczonego iloczynem liczby kilometrów i stawki za jeden kilometr.

Rozważając kwestię kwalifikacji podatkowej przedmiotowych wydatków należy zauważyć, że pomimo tego, że wykonywane przez Prezesa zadania nie mogą być powiązane z konkretnym przychodem uzyskiwanym przez Wnioskodawcę, przejawiają jednakże związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością. Stąd też wydatki wynikające z realizacji obowiązków Prezesa (członka zarządu) Spółki należy zakwalifikować, jako wypełniające dyspozycję art. 15 ust. 1 updop, przy spełnieniu wszystkich wyżej wymienionych warunków ustawowych, do kosztów podatkowych.

Odnosząc powyższe uwarunkowania do przedstawionego stanu faktycznego należy stwierdzić, że wydatki jakie ponosi Spółka w związku z przelotami czy przejazdami Prezesa Spółki z Niemiec do Polski i z powrotem stanowią koszty uzyskania przychodów. W przypadku samochodów najmowanych należy mieć na uwadze ograniczenie wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 51 updop, zgodnie z którym koszty eksploatacyjne mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z uwzględnieniem limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu.

Reasumując, stanowisko Spółki w zakresie pytania Nr 5 należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Nadmienia się, że w zakresie pytania Nr 1, 2, 3, 4, 6, 7 i 8 wydano odrębne rozstrzygnięcia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.