Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/443-84/10-2/JW
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2010-03-19
Teza: Termin przechowywania kopii paragonów fiskalnych sporządzanych przez kasy rejestrujące na nośniku papierowym (rolki).
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; kasa-kasa rejestrująca; paragon-paragon fiskalny; termin
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 11.02.2010r. (data wpływu 17.02.2010r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku przechowywania kopii paragonów fiskalnych na nośniku papierowym - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 17.02.2010r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku przechowywania kopii paragonów fiskalnych na nośniku papierowym.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o., wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem (dalej „Spółka”), jest właścicielem sieci sklepów zajmujących się sprzedażą materiałów budowlanych, dekoracyjnych, narzędzi, produktów do aranżacji i wyposażenia wnętrz, itp. Sprzedaż towarów dokonywana jest przede wszystkim na rzecz osób fizycznych, dlatego też Spółka prowadzi ewidencję obrotu i kwot podatku od towarów i usług (dalej: podatku VAT) przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Kasy rejestrujące posiadane przez Spółkę sporządzają dokumenty kasowe na nośniku papierowym. W konsekwencji, kopie paragonów fiskalnych są przechowywane przez Spółkę w formie papierowej. Papierowe kopie dokumentów kasowych przechowywane są obecnie przez okres przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka pragnie wyjaśnić, że przedmiot niniejszego zapytania nie dotyczy faktur wystawianych przy użyciu kas.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy Spółka może - po upływie 2 lat licząc do końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż zarejestrowana za pośrednictwem kasy rejestrującej - zniszczyć w sposób trwały kopie papierowych paragonów (tj. rolek kasowych) dokumentujących transakcje sprzedaży detalicznej?
2.  Spółka prosi o informację, czy kopie paragonów fiskalnych, sporządzone w formie papierowej, dokumentujące sprzedaż dokonaną przed 1 grudnia 2008r. mogą być przechowywane przez okres wskazany w § 19 ust.1 Rozporządzenia, tj. nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż?
3.  Innymi słowy, czy Spółka może obecnie zniszczyć w sposób trwały kopie dokumentów kasowych (papierowych rolek kasowych) dokumentujących sprzedaż, która została zaewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej do dnia 31 grudnia 2007r. i czy Spółka - po dniu 1 stycznia 2011r. - będzie mogła zniszczyć rolki kasowe zawierające kopie paragonów fiskalnych z 2008r.?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad.1. Spółka uważa, że może w sposób trwały niszczyć kopie papierowych dokumentów sporządzanych przez kasy rejestrujące (tj. rolek kasowych zawierających kopie paragonów fiskalnych), po upływie 2 lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła transakcja zarejestrowana za pośrednictwem kasy rejestrującej (zakładając, że dokument kasowy potwierdza transakcję dokonaną do 31 grudnia 2011r.).

Ad.2. Spółka uważa, że termin określony w § 19 ust.1 Rozporządzenia dotyczy również papierowych dokumentów sporządzonych przez kasy rejestrujące, dokumentujących transakcje zarejestrowane przy użyciu kas przed dniem 1 grudnia 2008r.

Ad.3. Spółka uważa, że może już zniszczyć rolki kasowe zawierające kopie paragonów fiskalnych, dokumentujące transakcje dokonane w 2007r. i latach wcześniejszych, a po dniu 1 stycznia 2011 roku Spółka będzie miała prawo do zniszczenia rolek kasowych, zawierających kopie paragonów fiskalnych z roku 2008.

Uzasadnienie stanowiska Spółki:

Na podstawie § 7 ust.1 pkt 8 Rozporządzenia Spółka obowiązana jest do przechowywania kopii dokumentów kasowych (paragonów fiskalnych) przez okres wymagany w ustawie o podatku od towarów i usług oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Z zapisu § 7 ust.1 pkt 8 Rozporządzenia wynika zatem, że - co do zasady - kopie dokumentów kasowych należy przechowywać przez okres 5 lat licząc od końca roku, w którym powstał termin zapłaty podatku (okres przedawnienia). Przepis § 7 ust.1 pkt 8 Rozporządzenia nie dotyczy jednak dokumentów kasowych sporządzanych w formie papierowej. W § 19 Rozporządzenia postanowiono bowiem, że kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2011 r. sprzedaży, podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. (Zasada ta nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas). Zdaniem Spółki, § 19 ust. 1 Rozporządzenia pełni funkcję lex specialis w odniesieniu do ogólnych zasad przechowywania dokumentów kasowych, do których odwołuje się § 7 ust.1 pkt 8 Rozporządzenia.

Spółka uważa, że hipotezą przepisu § 19 ust.1 Rozporządzenia objęte są także paragony fiskalne, dokumentujące sprzedaż dokonaną przed wejściem w życie Rozporządzenia, tj. przed dniem 1 grudnia 2008 r. Z wykładni językowej § 19 ust.1 Rozporządzenia wynika bowiem, że przepis ten odnosi się do dokumentów sporządzanych przez kasy na nośnikach papierowych, jeśli potwierdzają one transakcje sprzedaży dokonane przed dniem 31 grudnia 2011 r. Transakcjami dokonanymi przed dniem 31 grudnia 2011 r. są zarówno transakcje dokonane przed wejściem w życie znowelizowanych przepisów Rozporządzenia (tj. przed dniem 1 grudnia 2008 r.), jak i transakcje dokonane od momentu wejścia w życie ww. Rozporządzenia (tj. od dnia 1 grudnia 2008 r., ale przed dniem 31 grudnia 2011 r.).

Stanowisko Spółki potwierdzają interpretacje organów podatkowych, przykładowo interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29.10.2009r., znak IPPP2/443-903/09-2/AZ. W interpretacji tej organ podatkowy stwierdził, że „kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym dokumentujące sprzedaż dokonaną przed 1 grudnia 2008 r. Wnioskodawca winien przechowywać nie krócej niż przez 2 lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż udokumentowana paragonem, pamiętając jednocześnie, że dotyczy to sprzedaży dokonanej do dnia 31 grudnia 2011 r.”

Podobne stanowisko zaprezentowane zostało w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 6.10.2009r., znak ILPP2/443-1066/09-2/MN i w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 1.07.2009r., znak IPPP2/443-421/09-2/AZ.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Na mocy art. 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego.

Zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem:

1.  zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiąże powstanie takiego zobowiązania;
2.  doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania (art. 21 § 1 Ordynacji podatkowej).

Stosownie do art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zgodnie z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 111 ust. 1 ustawy, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Obecnie, zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338), zwanym dalej rozporządzeniem, obowiązującym od dnia 1 grudnia 2008r.

Zgodnie z § 2 pkt 11 ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym - rozumie się przez to wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży.

Mocą § 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani do dokonywania ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy.

Podkreślić należy, że zgodnie z § 2 pkt 20 rozporządzenia, przez sprzedaż rozumie się czynności, o których mowa w art. 2 pkt 22 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Na podstawie § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących obowiązani są również przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

Natomiast w myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia, kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2011 r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Przepis ust. 1 nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca ewidencjonuje obrót i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Kopie paragonów fiskalnych są sporządzane i przechowywane w formie papierowej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zdaniem Wnioskodawcy, sporządzane na nośniku papierowym kopie paragonów fiskalnych (rolki kasowe zwierające kopie paragonów fiskalnych), dokumentujące sprzedaż dokonaną przed dniem 1 grudnia 2008 r. mogą być przechowywane przez okres wskazany w § 19 ust.1 rozporządzenia, t.j. nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Należy przypomnieć, że do 30 listopada 2008r. wszelkie kopie dokumentów kasowych należało przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednocześnie przepisy dotyczące kas rejestrujących nie przewidywały żadnych możliwości skrócenia tego okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych. Ze względu jednak na techniczne trudności w realizacji powyższego wymogu dopuszczało się i dopuszcza obecnie możliwość sporządzania i przechowywania kopii dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych. Szczegółowe wymogi dotyczące tej formy przechowywania dokumentów kasowych określone są w § 6 rozporządzenia.

Z zapisu § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia, wynika, że kopie dokumentów kasowych należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepis ten jednak nie dotyczy dokumentów kasowych sporządzanych w formie papierowej, lecz sporządzanych na nośniku informatycznym.

Z § 19 ust. 1 rozporządzenia wynika, że kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2011 r. podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż (z wyjątkiem kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących).

Biorąc pod uwagę przytoczone przepisy prawa podatkowego oraz przedstawiony opis zdarzenia przyszłego, stwierdzić należy, że kopie dokumentów sporządzanych przez kasę rejestrującą na nośniku papierowym dokumentujące sprzedaż dokonaną przed 1 grudnia 2008r. (t.j. przed dniem wejścia w życie w/w rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania) Wnioskodawca winien przechowywać nie krócej niż przez 2 lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż udokumentowana paragonem, pamiętając jednocześnie, że w/w uregulowania dotyczą tych dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2011 r.

Reasumując, Spółka w 2010 roku nie będzie zobowiązana do przechowywania (dokonując ich trwałego zniszczenia) kopii paragonów fiskalnych na nośnikach papierowych z 2007 roku i lat wcześniejszych, skoro minęły – jak wskazano we wniosku - 2 lata od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż. Natomiast począwszy od 1 stycznia 2011 roku będzie mogła zniszczyć rolki kasowe zawierające kopie paragonów fiskalnych z 2008 roku.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.