Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP3/443-743/12/UH
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2012-10-12
Teza: Czy kopie faktur VAT, dokumentujących dokonaną sprzedaż, muszą być przechowywane w wersji papierowej?
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-kopia faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012r. poz. 749) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), w związku z wyrokami Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 26 kwietnia 2012r. sygn. akt I FSK 1018/11 oraz Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 9 lutego 2011r. sygn. akt I SA/Kr 2042/10 (data wpływu do tut. organu prawomocnego wyroku w dniu 13 lipca 2012r.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 25 maja 2010r. (data wpływu 27 maja 2010r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia, czy kopie faktur VAT, dokumentujących dokonaną sprzedaż usług, muszą być przechowywane w wersji papierowej – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 27 maja 2010r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia, czy kopie faktur VAT, dokumentujących dokonaną sprzedaż usług muszą być przechowywane w wersji papierowej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący opis zdarzenia przyszłego:

Wnioskodawca obecnie wystawia w ciągu miesiąca około 14 tysięcy faktur sprzedaży. Faktury wystawiane są w dwóch egzemplarzach w formie papierowej - na jednym egzemplarzu widnieje opis: ORYGINAŁ, a na drugim: KOPIA. System komputerowy z którego korzysta Wnioskodawca jest tak zaprogramowany, iż można wydrukować tylko jeden egzemplarz faktury oznaczony jako oryginał i jeden egzemplarz oznaczony jako kopia. Ze względu na ciągły wzrost swoich obrotów, Wnioskodawca zamierza odrukowywać z sytemu komputerowego tylko egzemplarz faktury, oznaczony jako ORYGINAŁ i przesyłać do kontrahentów, natomiast egzemplarz oznaczony KOPIA pozostawałby w systemie, przy czym w każdym czasie można go będzie wydrukować. Posiadany przez Wnioskodawcę system gwarantuje nienaruszalność treści/danych wystawionych faktur.

Narastająca ilość kopii faktur jakie przechowuje Wnioskodawca staje się dla niego bardzo poważnym utrudnieniem w prowadzeniu działalności gospodarczej. Z jednej strony Wnioskodawca ponosi ogromne koszty zakupu papieru i wydruku kopii, a z drugiej wynikające z przepisów prawa podatkowego koszty archiwizowania dokumentów księgowych.

Obecnie Wnioskodawca jest zmuszony do korzystania z usług archiwum zewnętrznego, co znacznie podraża koszty jego działalności.

Ponadto Wnioskodawca informuje, iż próbował wdrożyć system e-faktur, lecz niestety jego kontrahenci nie wyrazili zgody na otrzymywanie faktur w ten sposób.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy kopie faktur VAT wystawianych przez Wnioskodawcę, dokumentujących dokonaną sprzedaż, muszą być przechowywane w wersji papierowej?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Art. 86 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) zobowiązuje podatników do przechowywania dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. (Dz. U. Nr 212, poz. 1337) w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia z podatku od towarów i usług mówi:

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Nie ma więc przepisu prawa, który zabraniałby przechowywania faktur w formie elektronicznej.

Ponadto, żaden też przepis nie wymaga nośnika papierowego do ich przechowywania. W myśl art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług, oraz zgodnie z treścią cytowanego już wyżej rozporządzenia z 2008r., podpis wystawcy nie jest obligatoryjnym elementem faktury. Wydruk kopii faktury bez podpisu wystawcy nie różni się, więc niczym od kopii faktury przedstawiającej te same dane w formie elektronicznej. Zdaniem Wnioskodawcy, wystawienie i przechowywanie kopii faktury VAT w formie elektronicznej będzie zatem spełniało wymagania § 21 rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008r.

W dniu 13 sierpnia 2010r. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający z upoważnienia Ministra Finansów, wydał dla Wnioskodawcy indywidualną interpretację znak: IBPP2/443-471/10/UH uznając, że stanowisko przedstawione we wniosku jest nieprawidłowe.

Pismem z dnia 30 sierpnia 2010r. złożonym na podstawie art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.) Wnioskodawca wezwał tut. organ do usunięcia naruszenia prawa poprzez zmianę indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego z dnia 13 sierpnia 2010r. znak: IBPP2/443-471/10/UH, uznając, iż stanowisko zaprezentowane w przedmiotowym wniosku jest prawidłowe.

W odpowiedzi na ww. wezwanie Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach pismem z dnia 28 września 2010r. znak: IBPP2/443W-52/10/UH podtrzymał swoje stanowisko przedstawione w interpretacji indywidualnej z dnia 13 sierpnia 2010r. znak: IBPP2/443-471/10/UH.

Pełnomocnik Wnioskodawcy na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego z dnia 13 sierpnia 2010r. znak: IBPP2/443-471/10/UH złożył skargę z dnia 29 października 2010r. (data wpływu 3 listopada 2010r.), w której wniósł o uchylenie w całości zaskarżonej interpretacji.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie, wyrokiem z dnia 9 lutego 2011r. sygn. akt I SA/Kr 2042/10 uchylił ww. interpretację indywidualną z dnia 13 sierpnia 2010r. znak: IBPP2/443-471/10/UH.

Sąd uznał, iż skarga Spółki zasługuje na uwzględnienie, gdyż zaskarżona interpretacja wydana została z naruszeniem § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.).

Sąd pierwszej instancji, dążąc do rozstrzygnięcia spornej w sprawie kwestii, która jego zdaniem sprowadza się do odpowiedzi na pytanie tj. czy Spółka wystawiając kontrahentom faktury w formie papierowej uprawniona jest do przechowywania kopii tych faktur w formie elektronicznej, pod warunkiem zagwarantowania nienaruszalności treści faktur, zauważył, iż użyte w § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. sformułowanie „przechowuje się w oryginalnej postaci” wskazuje, że polski prawodawca zamierzał skorzystać z przewidzianej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347 s. 1 ze zm.), możliwości ustalenia zasad przechowywania faktur.

Zdaniem Sądu jednak w § 21 ust. 2, rozporządzenia Minister Finansów zastrzegł obowiązek przechowywania oryginałów i kopii faktur „w oryginalnej postaci”, nie zastrzegając jednocześnie, tak jak to uczynił prawodawca wspólnotowy, że chodzi o postać, w jakiej dokumenty zostały przesłane lub udostępnione. Nie została też zastrzeżona w tym przepisie przez Ministra Finansów forma przechowywania faktur: papierowa lub elektroniczna. W konsekwencji w ocenie WSA taki zapis prawa krajowego nie pozwala na stwierdzenie, że pojęcie „oryginalna postać” mieści w sobie również pojęcie „formy” faktury: papierowej lub elektronicznej, zwłaszcza że pojęcie „forma” występuje w innych przepisach rozporządzenia. O elektronicznej „formie” faktury mowa jest w § 19 ust. 3, § 20 ust. 2 i ust. 5 oraz w § 21 ust. 3 rozporządzenia i przy zachowaniu jednolitości terminologii występującej w danym akcie prawnym należałoby używać określenia „forma” zarówno elektroniczna, jak i papierowa.

Sąd, podzielił poglądy wyrażone w powoływanym przez Stronę wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009r., sygn. akt I FSK 1169/08 (publ.: http://orzeczenia.nsa.gov.pl), w którym Sąd kasacyjny stwierdził m.in., że nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur. Ponadto NSA w orzeczeniu tym uznał, że obowiązek przechowywania faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów art. 246 Dyrektywy 112, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza zasadę proporcjonalności.

W konsekwencji Wojewódzki Sąd Administracyjny uznał, że Dyrektywa 112 nie wprowadziła obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysyłane. Również z § 21 ust. 2 rozporządzenia nie wynika, aby ograniczenie co do formy, w jakiej mają być przechowywane faktury VAT związane było ze sposobem ich przesłania do nabywcy czy też udostępnienia nabywcy. Zatem faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach, ale nie oznacza to, że przechowywana faktura ma być identyczna w zakresie formy, jak faktura przesłana nabywcy.

Mając na uwadze ocenę prawną wyrażoną w wyrokach WSA z dnia 9 lutego 2011r. sygn. akt I SA/Kr 2042/10 i NSA z dnia 26 kwietnia 2012r. sygn. akt I FSK 1018/11 oraz stan prawny mający w sprawie zastosowanie, stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337, ze zm.).

Zgodnie z § 19 ust. 1 i 2 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuję sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA”.

Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej - w liczbie, co najmniej dwóch egzemplarzy - dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz „KOPIA”.

Tak wystawione dokumenty w formie materialnej (oryginały i kopie faktur), w myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na szczególną uwagę zasługuje przepis § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia, w którym wskazano, że dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Należy w tym miejscu także wskazać, iż stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.), określanej dalej jako Dyrektywa 112, dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje). Na gruncie przepisów unijnych na każdym podatniku ciążą szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 112 każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 in fine Dyrektywy 112). Na uwagę zasługuje także norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 zgodnie, z którą aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246 ww. Dyrektywy (zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności) państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca obecnie wystawia w ciągu miesiąca około 14 tysięcy faktur sprzedaży. Faktury wystawiane są w dwóch egzemplarzach w formie papierowej - na jednym egzemplarzu widnieje opis: ORYGINAŁ, a na drugim: KOPIA. System komputerowy, z którego korzysta Wnioskodawca, jest tak zaprogramowany, iż można wydrukować tylko jeden egzemplarz faktury oznaczony jako oryginał i jeden egzemplarz oznaczony jako kopia. Ze względu na ciągły wzrost swoich obrotów Wnioskodawca zamierza drukować z sytemu komputerowego tylko egzemplarz faktury oznaczony jako ORYGINAŁ i przesyłać do kontrahentów, natomiast egzemplarz oznaczony KOPIA pozostawałby w systemie, przy czym w każdym czasie można go będzie wydrukować. Posiadany przez Wnioskodawcę system gwarantuje nienaruszalność treści (danych) w wystawionych fakturach.

Należy wskazać, że w świetle ww. wyroku WSA w Krakowie z dnia 9 lutego 2011r., sygn. akt I SA/Kr 2042/10 oraz wyroku NSA z dnia 26 kwietnia 2012r. sygn. akt I FSK 1018/11, z przepisu § 21 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, nie wynika, aby ograniczenie co do formy w jakiej mają być przechowywane faktury VAT związane było ze sposobem ich przesłania do nabywcy czy też udostępnienia nabywcy.

Faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach, ale nie oznacza to, że przechowywana faktura ma być identyczna w zakresie formy, co faktura przesłana nabywcy. Faktura przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze odnoszących się do przeprowadzonej transakcji.

Mając na uwadze przedstawiony przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku opis sprawy, treść powołanych przepisów oraz ocenę prawną wyrażoną w ww. orzeczeniach WSA w Krakowie oraz NSA należy stwierdzić, że możliwe jest przechowywanie faktur w formie elektronicznej, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania kopii faktur w formie papierowej.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego na dzień wydania interpretacji uchylonej wyrokiem WSA w Krakowie z dnia 9 lutego 2011r. sygn. akt I SA/Kr 2042/10, tj. na dzień 13 sierpnia 2010r.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w … , po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.