Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB3/423-825/09-2/KK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2010-02-11
Teza: 1. Czy w przypadku kiedy delegowanemu pracownikowi towarzyszy druga osoba (nie delegowana) do kosztów uzyskania przychodu należy zaliczyć koszt hotelu w wysokości połowy należności wykazanej w fakturze za pokój dwuosobowy, czy też w wysokości ceny za pokój jednoosobowy, jeżeli ta cena jest znana z innych faktur wystawionych przez ten hotel lub z korespondencji z hotelem? W obu przypadkach wysokość kosztów zaliczonych do kosztów uzyskania przychodu nie przekracza limitu określonego w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U.Nr 236, poz. 1951 z poźn zm).? 2. Czy faktura wystawiona przez hotel za noclegi w pozycji „nabywca” musi zawierać dane pracodawcy, czy może to być faktura wystawiona na delegowanego pracownika?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; faktura; hotel; koszt-koszty uzyskania przychodów; nocleg; pracownik
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 18.11.2009 r. (data wpływu 24.11.2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 24.11.2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny .

Pracownicy Wnioskodawcy biorą udział w konferencjach naukowych tak krajowych jak i zagranicznych. Konferencje naukowe są forum wymiany doświadczeń i osiągnięć naukowych w danej dziedzinie. Wymiana informacji naukowych i upowszechnianie wyników badań należy do statutowych celów działania jednostek badawczo-rozwojowych. Udział w takich konferencjach odbywa się w ramach podróży służbowych (delegacji). W jednej takiej konferencji uczestniczył pracownik naukowy Instytutu wraz z żoną. Instytut pokrywał wyłącznie koszty związane z podróżą służbową delegowanego pracownika. Układ Zbiorowy Pracy obowiązujący u Wnioskodawcy nie zawiera postanowień regulujących zasady rozliczania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowych, a zatem zgodnie z art. 77 z indeksem 5 Kodeksu pracy zastosowanie mają przepisy obowiązujące pracowników sfery budżetowej. Powstał jednak problem rozliczenia kosztów hotelu. Pracownik delegowany zajmował bowiem wspólny pokój dwuosobowy wraz z osobą towarzyszącą. Pracodawca rozliczył koszty hotelu w ten sposób, że z kwoty faktury za hotel zaliczył do kosztów uzyskania przychodu kwotę odpowiadającą należności za pokój jednoosobowy w danym hotelu. Różnicę pomiędzy ceną pokoju jednoosobowego a pokoju dwuosobowego – pokrył delegowany pracownik. Cena pokoju jednoosobowego była znana, ponieważ w tej samej konferencji brali udział inni pracownicy, zakwaterowani w pokojach jednoosobowych i udokumentowali poniesione wydatki fakturami za pokój jednoosobowy.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy w przypadku kiedy delegowanemu pracownikowi towarzyszy druga osoba (nie delegowana) do kosztów uzyskania przychodu należy zaliczyć koszt hotelu w wysokości połowy należności wykazanej w fakturze za pokój dwuosobowy, czy też w wysokości ceny za pokój jednoosobowy, jeżeli ta cena jest znana z innych faktur wystawionych przez ten hotel lub z korespondencji z hotelem? W obu przypadkach wysokość kosztów zaliczonych do kosztów uzyskania przychodu nie przekracza limitu określonego w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U.Nr 236, poz. 1951 z poźn zm).?
2.  Czy faktura wystawiona przez hotel za noclegi w pozycji „nabywca” musi zawierać dane pracodawcy, czy może to być faktura wystawiona na delegowanego pracownika?

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) oraz § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1951 z późn zm), zagraniczna podróż służbowa pracownika, jest związana z działalnością prowadzoną przez Instytut, a zatem należności wypłacone pracownikowi tytułem zwrotu kosztów poniesionych na noclegi w hotelu są dla Instytutu kosztem uzyskania przychodów. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy. Powyższe oznaczą iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo — skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Przy czym kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem Instytutu, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

W przypadku, gdy układ zbiorowy, regulamin pracy lub umowa o pracę nie określa warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracowników należy stosować postanowienia rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Pracownikowi oddelegowanemu służbowo za granicę, na podstawie § 2 ww. rozporządzenia, przysługują:

*   diety
*   zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów i innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zgodnie z § 9 ust. 1 ww. rozporządzenia za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. A zatem w przypadku kiedy pracownik delegowany korzystał z pokoju dwuosobowego, pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu 50% wydatku poniesionego za pokój dwuosobowy. Ten sposób rozliczenia, zdaniem Wnioskodawcy jest poprawny, ponieważ wysokość poniesionych wydatków jest udokumentowana fakturą/rachunkiem. Przyjęcie innej metody, a mianowicie różnicy pomiędzy ceną pokoju dwuosobowego a pokoju jednoosobowego w sytuacji kiedy te ceny nie są udokumentowane nie jest możliwe (brak dokumentów źródłowych). Poniesione przez podatnika koszty, które są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów muszą być udokumentowane.

Odnosząc się do drugiego z pytań, zdaniem Wnioskodawcy faktury dokumentujące poniesione wydatki w tym za usługi hotelowe z których korzystali pracownicy, musza być wystawione na Wnioskodawcę a nie pracownika. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy pdop, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.).

Z przepisów ustawy o rachunkowości wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych - w myśl art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości - są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ww. ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

A zatem ponieważ stroną operacji gospodarczej jest Wnioskodawca (pokrywa wydatki i zalicza do kosztów cenę noclegu), faktura wystawiana przez hotel powinna zawierać dane wnioskodawcy a nie pracownika, który nocował w czasie podróży służbowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy..

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.