Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP2/443-475/10-2/AK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2010-05-27
Teza: 1. Czy podany wyżej sposób tworzenia pliku faktury z systemu ERP firmy z wykorzystaniem programu tworzącego format x faktury do pliku i wysłanie takiego pliku poprzez aplikacje x, a następnie jego archiwizacja w systemie serwerowym firmy będzie zgodne z wymogiem zachowania autentyczności i integralności w wymianie EDI faktur elektronicznych? 2. Dodatkowo czy sposób przechowywania w lokalnym systemie plików z uwzględnieniem ustawienia odpowiednich uprawnień zarówno dla samych plików faktur jak i możliwości uruchomienia programu autorskiego jaki programu x spełnią wymagania co do procesu archiwizacji i dostępu do tych dokumentów zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r.?
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; podatek-podatek od towarów i usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 16 marca 2010 r. (data wpływu do Izby Skarbowej w Warszawie Biuro KIP w Płocku 22 marca 2010 r., data wpływu do Biura KIP w Lesznie 29 marca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania oraz archiwizowania faktur w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 22 marca 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania oraz archiwizowania faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca sprzedaje swoje wyroby klientom sieciowym, jest płatnikiem podatku VAT. Klienci sieciowi pragną wymieniać faktury drogą elektroniczną w formie komunikacji EDI. Operatorem pośredniczącym jest firma C. S.A. Generalnie wygląda to tak: w systemie Wnioskodawcy wystawiana jest faktura, która następnie jest kodowana przy użyciu programu autorskiego, do formatu x lub y (formaty używany w elektronicznej wymianie dokumentacji EDI). Proces tworzenia pliku elektronicznego faktury z danych z systemu ERP Zainteresowanego odbywa się w sposób programowy. Program autorski pobierający dane z baz programu ERP tworzy z nich pliki w formacie x, y zgodne ze specyfikacją formatu przyjętego do komunikacji EDI. Plik taki jest przesyłany następnie do firmy C. S.A. przy użyciu programu x – to jest program firmy C. S.A., którego zadaniem jest przesłanie dokumentów z systemu plików Wnioskodawcy do systemu firmy C. S.A. i dalej do systemu firmy klientów sieciowych. Tak więc zarówno w przypadku pliku źródła powstającego w firmie dostawcy, jak i dokumentu wysłanego do klienta sieciowego Zainteresowany ma ten sam format i de facto jest to ten sam plik faktury. W systemie x widoczne są statusy dotyczące poprawności przesyłu dokumentu faktury, to znaczy kiedy został on przesłany i czy dotarł do systemu odbiorcy, czyli sytemu klienta sieciowego oraz czy jest poprawny co do formatu EDI (x lub y), stosowanego w wymianie elektronicznej i łącznie z datami wystąpienia tych zdarzeń. Dokumenty faktur przechowywane są na serwerze Zainteresowanego w katalogach zabezpieczonych do których dostęp jest autoryzowany poprzez login i hasło. Zmiana plików faktur jest niemożliwa, gwarantuje to odpowiednie serwerowe uprawnienie, oraz generowane przez program autorski sumy kontrolne związane z każdym wysłanym plikiem. Każda zmiana w pliku źródła faktury jest z automatu możliwa do wykrycia z uwagi na niezgodność z pierwotną sumą kontrolną wygenerowaną dla pliku faktury w momencie jej wysłania. Generalnie pliki faktur oraz sumy kontrolnych są zapisywane także na nośniku CD tylko do odczytu, zapewniając dodatkowe zabezpieczenie przed jakimikolwiek ich zmianami w siedzibie firmy Wnioskodawcy. Aplikacja x zapewnia w momencie przesyłu autentyczność pochodzenia dokumentu, jak również jego niezmienność na drodze od systemu plików firmy Zainteresowanego do systemu informatycznego klienta, czyli integralność danych. Dostęp do plików faktur w systemie Wnioskodawcy byłby możliwy z poziomu innej aplikacji odczytującej faktury wraz informacjami o statusach przekazania, pobieranymi i z programu x, jak również informacją o sumie kontrolnej (generowanej przez program autorski firmy Zainteresowanego), pliku niejako potwierdzającego integralność danych, dodatkowo zapisanych plików faktur na nośnikach CD tylko do odczytu. Dostęp zdalny do tego programu jest możliwy, zabezpieczony hasłem i loginem. Program umożliwia także czytelną wizualizację faktur na ekranie monitora z możliwością ich wydruku. Pliki faktur wysłanych są oprócz zapisywania ich na nośnikach CD także codziennie archiwizowane na nośnikach strimerowych, czyli taśmowych i przechowywane w bezpiecznym sejfie.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy podany wyżej sposób tworzenia pliku faktury z systemu ERP firmy Zainteresowanego z wykorzystaniem programu tworzącego odpowiedni format EDI pliku faktury i wysłanie takiego pliku poprzez aplikacje x, a następnie jego archiwizacja w systemie serwerowym Wnioskodawcy, oraz nośnikach CD wraz z plikami sum kontrolnych i informacją o statusach dotarcia plików do systemu informatycznego klienta, są zgodne z wymogiem zachowania autentyczności i integralności w wymianie EDI faktur elektronicznych?
2.  Dodatkowo, czy sposób przechowywania w lokalnym systemie plików z uwzględnieniem ustawienia odpowiednich uprawnień zarówno dla samych plików faktur, jak i możliwości uruchomienia programu autorskiego jak i programu x spełnią wymagania co do procesu archiwizacji i dostępu do tych dokumentów zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 lica 2005 r.?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z rozporządzeniem z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, przedstawiony sposób generowania, przesyłania, a następnie co dla Zainteresowanego w tym momencie najważniejsze, archiwizowania wysłanych faktur, spełnia wymagania ww. rozporządzenia. Firmy pośredniczące w komunikacji EDI każą sobie płacić ok. 1.200 zł. na miesiąc za archiwizacje faktur elektronicznych. Przy uwzględnieniu rocznych umów firmy, przy ewentualnym nie podpisaniu umowy na kolejne lata i tak firma musiałaby przechowywać wystawione faktury przez okres 5 lat, ponosząc koszty archiwizacji. Aby uniezależnić się od pośrednika Spółka pragnie częściowo, wykorzystać swoje systemy i oprogramowanie aby taki proces komunikacji EDI przeprowadzić.

Tworząc plik faktury zgodny z formatem EDI (x lub y), następnie wysyłając ten plik przy użyciu aplikacji x firmy C. S.A. do systemu odbiorcy i archiwizując w serwerowym systemie plików oraz na nośnikach CD tylko do odczytu z informacjami o sumie kontrolnej pliku faktury oraz statusami dotarcia dokumentu do odbiorcy. Program x jest wykorzystany m.in. jako program dostępu do informacji na temat przetworzenia danego pliku faktury tzn. jego statusu dodarcia do systemu odbiorcy, jak i możliwości podglądu zawartości pliku faktury z możliwością jego wydruku. W programie widoczne są daty wysłania dokumentu oraz jego odbioru przez system odbiorcy.

Pliki faktur wysłane tym programem są przechowywane w systemie plików serwera i odpowiednio zabezpieczone przed możliwością ich zmian (uprawnienia tylko do odczytu, hasła i loginy dostępu do folderu z plikami faktur dla użytkowników). Pliki te są codziennie archiwizowane w napędzie taśmowymi i przechowywane w bezpiecznym sejfie.

Zakładając zastosowanie serwerowych mechanizmów uprawnień dostępu zarówno do programu x, jak i samych plików faktur, także dodatkowe zabezpieczenia sumą kontrolną wyliczana dla każdego wysłanego pliku faktury, oraz podpisując umowę z firmą C. S.A. gwarantującą zapewnienie zgodnej z rozporządzeniem technologii przesyłu danych, Wnioskodawca uważa, iż spełniony zostanie wymóg autentyczności i integralności danych przesłanych w pliku faktury oraz ich archiwizacji w jego siedzibie. Ze względu na sposób tworzenia, jak i transmisji pliku EDIFACT faktury, z użyciem jedynie programów, brak jest tutaj czynnika ludzkiego, pliki tworzy system na podstawie wprowadzonych do niego danych sprzedażowych przy wystawianiu w systemie ERP faktury.

Oprogramowanie również takie pliki wysyła i przechowuje z uwzględnieniem możliwości zabezpieczenia dostępu poprzez login i hasło, bez możliwości zmian w plikach już przesyłanych.

Wnioskodawca uważa, iż taki mechanizm zapewni zgodność z rozporządzeniem Ministra z dnia 14 lipca 2005 r., pozwala na zachowanie autentyczności, integralności oraz wymóg archiwizacji takich dokumentów z możliwością dostępu do nich poprzez udzielenie uprawnień, oraz ich wydruku.

Dokumenty są dostępne do wglądu dla uprawnionych użytkowników i przechowywane w serwerowym systemie plików firmy Zainteresowanego. Dostęp do plików przesłanych, jest możliwy jedynie w siedzibie firmy lub poprzez przekazanie nośników z plikami faktur, w przypadku kontroli skarbowej lub innej kontroli finansowej. Oczywiście za odpowiednim potwierdzeniem ich poboru.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133 poz. 1119), faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Stosownie do treści § 4 cytowanego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Natomiast w myśl § 6 ust. 5 ww. rozporządzenia, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Stosownie do § 6 ust. 6 rozporządzenia, dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Z powyższego wynika, że rozporządzenie wprowadza jako dozwoloną formę fakturowania elektronicznego poza bezpiecznym podpisem elektronicznym także wymianę danych elektronicznych (EDI). Elektroniczna wymiana danych (z ang. EDI – Electronic Data Interchange) została określona w rozporządzeniu jedynie poprzez odniesienie do umowy w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. Umowa ta została opisana w art. 1 zaleceń Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszących się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z dnia 28 grudnia 1994 r.). Zgodnie z definicją zawartą w omawianych zaleceniach Komisji Europejskiej, EDI powinna być rozumiana jako elektroniczna wymiana danych handlowych i administracyjnych, sformatowanych według uzgodnionych wcześniej standardów pomiędzy różnymi systemami informatycznymi. Wiadomość przesłana w formacie EDI składa się z odpowiednio zestandaryzowanych komunikatów przygotowanych w czytelnym dla systemu informatycznego formacie, które mogą być automatycznie i jednoznacznie przetwarzane. Kontrahenci mający zamiar korzystać z tej formy przesyłania danych mają obowiązek zawrzeć dwustronną umowę regulującą wymianę danych elektronicznych. Zgodnie z par. 4 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, zawarta pomiędzy kontrahentami umowa dotycząca elektronicznej wymiany danych (w formie EDI) powinna zawierać zapisy przewidujące stosowanie procedur, które będą gwarantowały autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych w niej zawartych. Zagwarantowanie autentyczności pochodzenia oznacza natomiast możliwość jednoznacznej identyfikacji nadawcy wiadomości, tj. wystawcy faktury. Z kolei procedury zapewniające integralność danych zapewniają, że faktura przesłana drogą elektroniczną dotarła do adresata kompletna i w niezmienionej formie. Biorąc pod uwagę zawarte w Rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych odesłanie do zaleceń Komisji Europejskiej należy przyjąć, że system spełniający wymogi EDI powinien zapewniać także rekomendowane przez Komisję Europejską standardy. Zgodnie z postulatami Komisji Europejskiej, w przypadku przesyłania wiadomości w systemie zgodnym z założeniami EDI, zaangażowane strony powinny zagwarantować przestrzeganie procedur między innymi w zakresie bezpieczeństwa. Oznacza to wprowadzenie procedur weryfikacji pochodzenia i integralności wiadomości EDI. Dodatkowo odbiorca takiej wiadomości ma obowiązek poinformowania (w czasie określonym w umowie) nadawcy o jakichkolwiek zaistniałych nieprawidłowościach. Zalecenia Komisji Europejskiej nakładają także obowiązek zapewnienia przynajmniej takiego poziomu poufności, jaki jest przyjęty w odniesieniu do dokumentów wystawianych w formie papierowej. Zgodnie z zaleceniami, umowa powinna ponadto określać zakres odpowiedzialności każdej ze stron i sposób rozwiązywania ewentualnych sporów.

Umowa, na podstawie której partnerzy handlowi wprowadzą między sobą elektroniczną wymianę danych, musi zawierać tzw. załącznik techniczny (Technical Anneks), który powinien określać m.in.: ustalone standardy formatowania danych, używany sprzęt, środki komunikacji oraz procedury przeprowadzania testów próbnych w celu monitorowania i ustalenia specyfikacji i wymogów technicznych.

Zalecenia Komisji Europejskiej w znacznej części pozostawiają stronom umowy pewną swobodę w określaniu poszczególnych zapisów umowy. Jednakże wspomniana umowa pomiędzy kontrahentami powinna zawierać zapisy określające, oprócz powyższych wymogów wprost wskazanych w rozporządzeniu, także zalecenia rekomendowane przez Komisję Europejską.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca stał się uczestnikiem systemu, który pozwala na wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI). Zarówno plik źródła powstającego w firmie dostawcy, jak i dokument wysyłany do klientów będzie posiadał ten sam format używany w elektronicznej dokumentacji EDI, zmiana pliku nie jest możliwa, niemożliwe jest również dokonanie zmian w utworzonych i przesłanych już plikach faktur. Możliwe jest jedynie wyświetlanie i wydrukowanie faktury przez uprawnione osoby. Ponadto pliki wysyłanych faktur oprócz zapisywania ich na nośnikach CD są także codziennie archiwizowane na nośnikach strimerowych, czyli taśmowych i przechowywane w bezpiecznym sejfie. Operator pośredniczący, tj. firma C. S.A. przekazuje dane elektroniczne w formie komunikacji EDI. Pomiędzy Wnioskodawcą a firmą pośredniczącą została podpisana umowa gwarantująca zapewnienie zgodnej z rozporządzeniem technologii przesyłu danych.

Reasumując, należy uznać, iż o ile opisane procedury przesyłania, wystawiania i przechowywania faktur w przedstawionym stanie faktycznym, zawarte są w umowie i zapewniają autentyczność i integralność faktur, to spełnione są wymogi zawarte w § 4 pkt 2 cytowanego wyżej rozporządzenia. Podkreśla się, że procedury gwarantujące zachowanie wymogów przepisów prawa podatkowego winny wynikać z zawartej umowy o świadczenie usług EDI.

Ponadto zaznacza się, iż techniczne rozwiązania gwarantujące spełnienie wymogów autentyczności pochodzenia faktury i integralności danych nie były przedmiotem oceny tut. Organu, bowiem postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnej stosownie do treści art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej ogranicza się jedynie do interpretacji przepisów prawa podatkowego. Przepisy te – jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Wskazuje się także, że organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, określonymi w Dziale IV Ordynacji podatkowej umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe, o ile opisane procedury przesyłania faktur w przedstawionym stanie faktycznym, zawarte są w umowie i zapewnią autentyczność i integralność faktur. Natomiast, jeśli faktury przesłane w formie elektronicznej są przechowywane przez ich wystawcę, czyli Zainteresowanego w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania to spełnią wymagania co do procesu archiwizacji i dostępu do tych dokumentów.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, ul. Piotrkowska 135, 90-434 Łódź po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.