Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB1-2.4010.371.2021.4.DP
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-11-22
Teza: Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków z tytułu zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu Członka Zarządu w celu odbycia podróży służbowych
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; kontrakt-kontrakt menedżerski; koszt-koszty uzyskania przychodów; koszt-wyłączenie z kosztów; samochód-samochód prywatny
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów; Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

**INTERPRETACJA INDYWIDUALNA**

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r., poz. 1540 ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 2 sierpnia 2021 r. (data wpływu do Organu) uzupełnionym 17 listopada 2021 r., o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków z tytułu zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu Członka Zarządu w celu odbycia podróży służbowych – **jest prawidłowe.**

**UZASADNIENIE**

W dniu 2 sierpnia 2021 r. wpłynął do Organu wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych. Wniosek nie spełniał wymogów formalnych dlatego też pismem z 26 października 2021 r. znak: 0113-KDIPT2-3.4011.705.2021.2.MS; 0111-KDIB1-2.4010.371.2021.3.DP wezwano do jego uzupełnienia. Wnioskodawca pismem z 10 listopada 2021 r. uzupełnił wniosek.

**We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku):**

Spółka prowadzi działalność energetyczną (…). Wszystkie dochody opodatkowuje w Polsce.

Spółka ma podpisane Umowy o świadczenie usług zarządzania (managerskie) z członkami Zarządu (zwane dalej Umowami). Z tytułu wykonywania obowiązków określonych w Umowie Członkowi Zarządu przysługuje stałe miesięczne wynagrodzenie oraz wynagrodzenie zmienne uzależnione od realizacji celów zarządczych. Wynagrodzenie Zarządzających z tytułu wykonania Umowy Spółka kwalifikuje do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, w związku z czym na Spółce ciąży obowiązek prawidłowego ustalenia podstawy opodatkowania oraz wysokości podatku dochodowego od osób fizycznych (dalej: PDOF), który jako płatnik powinna pobrać i odprowadzić do właściwego urzędu skarbowego.

Zgodnie z Umową Spółka w ramach obowiązujących przepisów, w tym zgodnie z podjętymi przez Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy i Radę Nadzorczą uchwałami regulującymi zasady kształtowania wynagrodzeń członków Zarządu Spółki zobowiązała się współdziałać z Członkiem Zarządu przy wykonywaniu Umowy, w tym ma zapewniać Członkowi Zarządu możliwość korzystania przez niego z urządzeń technicznych i zasobów stanowiących mienie Spółki niezbędnych do realizacji Umowy, w tym:

*   ­ środków transportu, poprzez udostępnienie Członkowi Zarządu przez Spółkę samochodu służbowego.

Członek Zarządu jest zobowiązany używać urządzeń i zasobów stanowiących mienie Spółki, w interesie Spółki i zgodnie z zasadami kształtowania wynagrodzeń członków Zarządu Spółki, wynikającymi z uchwał właściwych organów Spółki oraz Umowy.

Jednocześnie, w ramach Umowy Spółka zobowiązała się do ponoszenia kosztów wynikających z wykorzystania przez Członka Zarządu, w związku z wykonywaniem przez niego Umowy, urządzeń technicznych i zasobów stanowiących mienie Spółki, o których mowa powyżej, jak również zobowiązała się do ponoszenia m.in. _(kosztów)_ transportu (podróży w kraju i za granicą) w tym kosztów ponoszonych w związku z przejazdem pomiędzy miejscem zamieszkania a miejscem wykonywania usług (i z powrotem) w każdym przypadku, kiedy Członek Zarządu odbywa podróż lub spotkanie w celu realizacji Umowy.

Niezależnie od powyższego, Zwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki podjęło uchwałę w ramach której przyjęto, że Członek Zarządu może korzystać z samochodu służbowego do celów prywatnych odpłatnie, w oparciu o stawki rynkowe i na zasadach określonych w obowiązującym w Spółce Zarządzeniu w sprawie korzystania z samochodów służbowych, które to Zarządzenie reguluje zasady korzystania z samochodów służbowych przez pracowników jak i członków Zarządu, zarówno do celów służbowych jak i prywatnych.

Zgodnie z ww. Zarządzeniem Członkowi Zarządu przysługuje prawo korzystania z samochodu służbowego pozostającego do jego wyłącznej dyspozycji również do celów prywatnych. Zasady, na jakich Członek Zarządu może wykorzystywać samochód służbowy do celów prywatnych zostały opisane w ww. Zarządzeniu. Na chwilę obecną brak jest regulacji wewnętrznych w Spółce, które określałyby ewentualne zasady zwrotu przez Spółkę Członkom Zarządu kosztów używania przez nich pojazdów prywatnych Członków Zarządu do celów służbowych.

Spółka rozważa w przyszłości możliwość wprowadzenia w tym zakresie rozliczeń polegających na tym, że zwracane będą Członkowi Zarządu koszty używania jego prywatnego samochodu osobowego w podróżach służbowych związanych z załatwianiem spraw Spółki oraz jej reprezentowaniem, co z kolei powodowałoby też, że Spółka nie będzie udostępniać Członkowi Zarządu samochodu służbowego do jego wyłącznej dyspozycji. Zasady rozliczania i zwrotu kosztów wykorzystywania przez Członka Zarządu jego prywatnego samochodu do celów służbowych, mających związek z działalnością Spółki, zostałyby określone w Umowie o świadczeniu usług zarządzania.

Spółka zamierza wówczas zwracać koszty używania samochodu prywatnego na potrzeby Spółki w wysokości tzw. kilometrówki tj. kwoty stanowiącej iloczyn przejechanych na cele służbowe samochodem prywatnym przez Członka Zarządu kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu w wysokości określonej w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27 poz. 271 z późn. zm). Członek Zarządu zostanie w tym wypadku obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, zgodnie z art. 16 ust. 5 Ustawy z dnia 15 lutego 1992 r o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: PDOP), na podstawie której będą mu zwracane przez Spółkę koszty używania samochodu prywatnego do celów służbowych. Na podstawie prowadzonej przez Członka Zarządu ewidencji, Spółka raz w miesiącu dokona rozliczenia kosztów używania samochodu prywatnego na potrzeby Spółki i wewnętrznym dowodem księgowym zakwalifikuje do ujęcia w księgach rachunkowych.

Wydatki poniesione przez Spółkę z tytułu zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu Członka Zarządu na cele podróży służbowych Spółka zamierza zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w ograniczonym zakresie (75%), gdyż zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy PDOP ustawodawca wyłączył 25 % poniesionych wydatków z tytułu używania samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej - jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością prowadzoną przez podatnika.

Spółka doliczy Członkowi Zarządu do przychodów podlegających opodatkowaniu PDOF, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b oraz art. 21 ust. 13 tejże ustawy, 75% zwróconych wydatków za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych wyliczonych w ww. sposób

W przypadku, gdy Spółka zdecyduje się na dodatkowy zwrot wydatków za płatne parkingi oraz autostrady, to wydatków tych nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów PDOP, gdyż wydatki te zostały skalkulowane w ww. stawce za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Nie doliczy tych wydatków Członkowi Zarządu do przychodów podlegających opodatkowaniu PDOF, gdyż zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b oraz art. 21 ust. 30 tejże ustawy, przychody te są zwolnione z opodatkowania.

W piśmie z 10 listopada 2021 r. będącym uzupełnieniem wniosku, Spółka doprecyzowała opis sprawy wskazując, że:

Członkowie Zarządu zostali powołani do składu Zarządu Spółki na podstawie Uchwały Rady Nadzorczej Spółki - zgodnie ze statutem Spółki. Z Członkami Zarządu została podpisana Umowa o świadczenie usług zarządzania (kontrakt menedżerski).

Wniosek dotyczy zwrotu wydatków przez Spółkę z tytułu używania samochodu prywatnego przez Członka Zarządu w celu odbycia podróży służbowej związanej z działalnością Spółki w jazdach lokalnych i zamiejscowych. Spółka zamierza zwracać koszty używania samochodu prywatnego na potrzeby Spółki w wysokości tzw. kilometrówki tj. kwoty stanowiącej iloczyn przejechanych na cele służbowe samochodem prywatnym przez Członka Zarządu kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu w wysokości określonej w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27 poz. 271 z późn. zm.). Powyższa stawka będzie stosowana zarówno w przypadku jazd lokalnych, jak i jazd pozamiejscowych. Oprócz tego Spółka rozważa dokonywanie Członkowi Zarządu dodatkowo zwrotu poniesionych przez Członka Zarządu opłat parkingowych i opłat za przejazdy autostradami w przypadku wyjazdów służbowych realizowanych samochodem prywatnym.

Spółka zamierza zwracać koszty używania samochodu prywatnego na potrzeby Spółki w wysokości tzw. kilometrówki tj. kwoty stanowiącej iloczyn przejechanych na cele służbowe samochodem prywatnym przez Członka Zarządu kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu w wysokości określonej w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27 poz. 271 z późn. zm.). Członek Zarządu zostanie zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu przy odpowiednim zastosowaniu wymagań z art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, w związku z przejazdami samochodem prywatnym na cele służbowe związane z działalnością Spółki. Ewidencja będzie zawierała następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd, numer rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu opis trasy (skąd-dokąd), liczbę przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr, podpis Członka Zarządu oraz osoby uprawnionej do zaakceptowania ewidencji w imieniu Spółki i jej dane. Na podstawie tak prowadzonej przez Członka Zarządu ewidencji, Spółka raz w miesiącu rozliczy koszty używania samochodu prywatnego na potrzeby Spółki, dokona zwrotu wydatków Członkowi Zarządu oraz wewnętrznym dowodem księgowym zakwalifikuje wydatki te do ujęcia w księgach rachunkowych.

Zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych, Spółka zamierza wyliczyć przy zastosowaniu stawki za 1 km przebiegu pojazdu, dla danego typu pojazdu, ogłoszonej w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Jak wynika z ukazujących się wyjaśnień, stawka za jeden kilometr została ustalona w w/w Rozporządzeniu w oparciu o koszty eksploatacji samochodu w zależności od pojemności skokowej pojazdu, które obejmują:

*   wydatki na paliwo;
*   koszty przeglądów;
*   koszty związane z naprawą pojazdu;
*   zakup opon;
*   opłaty za autostrady i parkingi;
*   wydatki na części związane z eksploatacją, jak np.: zakup wycieraczek, żarówek, lamp;
*   wydatki na zakup ubezpieczenia, OC i AC.

Członkowie Zarządu nie prowadzą działalności gospodarczej zarejestrowanej w CEiDG. Źródłem przychodów Członków Zarządu uzyskiwanych od Spółki jest działalność wykonywana osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dlatego też Członkowie Zarządu nie zaliczają tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Spółka zamierza, w zawartej z Członkami Zarządu Umowie o świadczeniu usług zarządzania (kontrakcie menedżerskim) i uchwałach organów Spółki określających zasady wynagradzania Członków Zarządu, ująć sposób rozliczania się Spółki z Członkami Zarządu w przypadku używania przez nich samochodu prywatnego w celu odbycia podróży związanej z działalnością Spółki.

**W związku z powyższym opisem zadano m.in. następujące pytanie:**

Czy Spółka wydatki z tytułu zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu Członka Zarządu w celu odbycia podróży służbowych związanych z działalnością Spółki, wyliczone w oparciu o stawkę za jeden kilometr ogłoszoną w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27 poz. 271 z późn. zm.) oraz ewidencję przebiegu pojazdu na cele służbowe prowadzoną przez Członka Zarządu, będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w wysokości 75% zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych? (pytanie oznaczone we wniosku nr 1)

**Zdaniem Wnioskodawcy,** nie ma przeszkód, aby Spółka przyjęła do rozliczeń z członkami Zarządu, z którymi są zawarte umowy o świadczenie usług zarządzania, którzy wykorzystywaliby pojazdy prywatne do celów realizacji ww. Umowy zasady określone w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych, do rozliczania Członka Zarządu Spółki, jeżeli nie pełni on swej funkcji na podstawie stosunku pracy.

Przepisy tego rozporządzenia przewidują, że w przypadku używania w podróży służbowej samochodu niebędącego własnością pracodawcy przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiących iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę. Spółka zamierza do rozliczenia Członka Zarządu wykorzystywać stawki określone w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy oraz zobowiązać Członka Zarządu do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu przewidzianej w art. 16 ust. 5 ustawy PDOP.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy PDOP, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródeł przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tejże ustawy.

W tym przypadku, zdaniem Spółki zastosowanie będzie miał art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy PDOP, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej - jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Przywołany w powyższym przepisie art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy PDOP nie będzie mieć tutaj zastosowania, gdyż przepis ten dotyczy wyłącznie wydatków na rzecz pracowników, a Członek Zarządu, z którym podpisana jest Umowa o świadczenie usług zarządzania, statusu pracownika nie ma.

Dlatego też naszym zdaniem Spółka właściwie postąpi jeżeli zaliczy do kosztów uzyskania przychodów jedynie 75% wydatków poniesionych na zwrot Członkowi Zarządu kosztów w związku z używaniem przez Członka Zarządu samochodu prywatnego osobowego do celów związanych z działalnością Spółki.

Stanowisko Spółki znajduje potwierdzenia w objaśnieniach podatkowych Ministra Finansów z 9 kwietnia 2019 r. „Wykorzystanie samochodu osobowego w prowadzonej działalności - zmiany w podatkach dochodowych od 2019 r. (\`(...)\`) przepis art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT nie wskazuje jednoznacznie, że jego brzmienie ma zastosowanie jedynie do samochodów osobowych stanowiących składnik majątkowy podatnika, należy uznać, że ma zastosowanie do każdego samochodu osobowego używanego, czy to na podstawie umowy leasingu, najmu, dzierżawy, czy też każdej innej umowy cywilno-prawnej, w tym również członka zarządu, zleceniobiorcy, udziałowca używanego przez niego w celu odbycia podróży służbowej. Zwrot wydatków powinien być uregulowany aktem, z którego wynikałby obowiązek ponoszenia kosztów z tytułu używania samochodu. Obowiązek taki może być np. przewidziany w uchwale zgromadzenia wspólników powołujących członka zarządu do pełnienia funkcji, zawartej umowy cywilno-prawnej o używanie samochodu na potrzeby podatnika, umowie najmu/dzierżawy lub użyczenia samochodu na rzecz spółki. Podstawą zaliczenia przez spółkę do kosztów podatkowych wydatków poniesionych na używanie samochodu osobowego powinny być faktury lub inne dokumenty będące podstawą zapisu w księgach, w myśl ustawy o rachunkowości, wystawione na spółkę (\`(...)\`).”

**W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.**

Na wstępie należy wskazać, że niniejsza interpretacja wydana została wyłącznie w oparciu o przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1800, dalej: „ustawa o CIT”). W zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych wydane zostanie odrębne rozstrzygniecie. Ponadto, przedmiotem niniejszej interpretacji – zgodnie z treścią sformułowanego pytania wyznaczającego jej zakres – jest wyłącznie kwestia możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków tytułu zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu Członka Zarządu w celu odbycia podróży służbowych związanych z działalnością Spółki. Nie jest przedmiotem oceny stanowiska Wnioskodawcy zagadnienie odnoszące się do innych opisanych we wniosku wydatków.

Kwestię kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów normują przepisy art. 15 i 16 ustawy o CIT. Zgodnie więc z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

W myśl tego przepisu, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodów. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodów odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodów. Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy o CIT.

Jednocześnie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie mogą być uwzględnione w rachunku podatkowym, jeżeli zostały ujęte w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów. W katalogu tym znajdują się m.in. wydatki dotyczące używania przez podatnika samochodu osobowego.

I tak, stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej - jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

W związku z powyższym, przepisy ograniczają możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całości wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych dla potrzeb działalności gospodarczej oraz dla potrzeb pracowników w celu odbycia podróży służbowej samochodów osobowych.

Powyższe ma zastosowanie do wydatków z tytułu używania samochodu osobowego wykorzystywanego dla tzw. celów mieszanych, do kosztów podatkowych. Dotyczy to samochodów osobowych wpisanych do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ale również używanych przez podatnika np. na podstawie umowy leasingu czy umowy najmu. Podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów 75% poniesionych wydatków, jeżeli wykorzystuje ten samochód również do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością, czyli również do celów prywatnych. Okoliczność, że samochód jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą powoduje, że z kosztów podatkowych wyłączono 25% poniesionych wydatków.

Należy zauważyć, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiują pojęcia „wydatków z tytułu używania samochodów”.

Przyjęty w orzecznictwie sposób interpretacji tego pojęcia, którego istotą jest wyjaśnienie znaczenia terminu „używanie”, wobec nieistnienia jego legalnej definicji, wskazuje na konieczność odwołania się do dyrektywy interpretacyjnej języka potocznego. Według „Uniwersalnego słownika języka polskiego” pod redakcją S. Dubisza (Warszawa 2008, tom IV, s. 322-323) „używać” to „posługiwać się, stosować coś, korzystać, brać, przyjmować, robić z czegoś użytek, wykorzystywać”. Przytoczona definicja wskazuje zatem na aspekt czynny, skutek w postaci posługiwania się czymś lub robienia z czegoś użytku, wynikający z posiadania czegoś lub brania czegoś w posiadanie, nie odnosi się natomiast do przyczyn, podstaw uzyskania możliwości posługiwania się czymś, wykorzystywania czegoś.

Tym samym, wydatki związane z używaniem samochodu osobowego to wydatki na posługiwanie się tym samochodem, wykorzystywanie go. Oznacza to, że do kosztów z tytułu używania dla potrzeb pracowników w celu odbycia podróży służbowej samochodu osobowego zaliczane są wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne (koszty zakupu paliwa, oleju napędowego, gazu), jak również inne koszty wynikające z używania samochodu do celów podróży służbowej jak np. opłaty za przejazd autostradami, mostami, opłaty parkingowe.

Z przedstawionego przez Spółkę opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka ma podpisane Umowy o świadczenie usług zarządzania (managerskie) z Członkami Zarządu. Spółka rozważa w przyszłości możliwość wprowadzenia rozliczeń polegających na tym, że zwracane będą Członkowi Zarządu koszty używania jego prywatnego samochodu osobowego w podróżach służbowych związanych z załatwianiem spraw Spółki oraz jej reprezentowaniem, co z kolei powodowałoby też, że Spółka nie będzie udostępniać Członkowi Zarządu samochodu służbowego do jego wyłącznej dyspozycji. Zasady rozliczania i zwrotu kosztów wykorzystywania przez Członka Zarządu jego prywatnego samochodu do celów służbowych, mających związek z działalnością Spółki, zostałyby określone w Umowie o świadczeniu usług zarządzania. Spółka zamierza wówczas zwracać koszty używania samochodu prywatnego na potrzeby Spółki w wysokości tzw. kilometrówki tj. kwoty stanowiącej iloczyn przejechanych na cele służbowe samochodem prywatnym przez Członka Zarządu kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu w wysokości określonej w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27 poz. 271 z późn. zm). Członek Zarządu zostanie w tym wypadku obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o CIT, na podstawie której będą mu zwracane przez Spółkę koszty używania samochodu prywatnego do celów służbowych. Na podstawie prowadzonej przez Członka Zarządu ewidencji, Spółka raz w miesiącu dokona rozliczenia kosztów używania samochodu prywatnego na potrzeby Spółki i wewnętrznym dowodem księgowym zakwalifikuje do ujęcia w księgach rachunkowych.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą ustalenia, czy Spółka wydatki z tytułu zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu Członka Zarządu w celu odbycia podróży służbowych związanych z działalnością Spółki, wyliczone w oparciu o stawkę za jeden kilometr ogłoszoną w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy oraz ewidencję przebiegu pojazdu na cele służbowe prowadzoną przez Członka Zarządu, będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w wysokości 75% zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT.

Biorąc pod uwagę przedstawiony opis zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że możliwość uznania za koszty uzyskania przychodów zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu Członka Zarządu uzależniona jest od łączącego go ze Spółką stosunku (pracy lub inny). W przypadku, gdy Członek Zarządu nie jest pracownikiem Spółki, konieczność ponoszenia przez Spółkę wydatków na jego rzecz winna wynikać z prawidłowo zawartych umów (np. cywilnoprawnych), a w przypadku ich braku z uchwał wspólników podjętych zgodnie z prawem albo mieć podstawę w umowie Spółki, czy też wynikać z postanowień regulaminów lub statutu spółki, przewidujących zwrot należności z tytułu wydatków na rzecz osób niebędących pracownikami Spółki. Należy przy tym podkreślić, że ciężar, co do prawidłowego udokumentowania ww. wydatków, jak i wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem tych wydatków, a uzyskaniem przychodu spoczywa na Spółce, bowiem musi wykazać, że poniosła koszt zasadny z punktu widzenia prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. Jak wynika z opisu sprawy Spółka zamierza, w zawartej z Członkami Zarządu Umowie o świadczeniu usług zarządzania (kontrakcie menedżerskim) i uchwałach organów Spółki określających zasady wynagradzania Członków Zarządu, ująć sposób rozliczania się Spółki z Członkami Zarządu w przypadku używania przez nich samochodu prywatnego w celu odbycia podróży związanej z działalnością Spółki.

Dodatkowo wskazać należy, że z treści wniosku wynika, że Spółka zwracając Członkowi Zarządu wydatki dotyczące używania prywatnego samochodu na cele służbowe ponosi wydatki, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT, zatem w przedmiotowym przypadku zastosowanie przy obliczaniu ww. limitów będzie miało Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz warunków dokonywania zwrotu kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Tym samym w przedstawionym zdarzeniu przyszłym zwrot kosztów używania samochodu prywatnego przez Członka Zarządu, niebędącego pracownikiem do celów służbowych, stanowi koszt uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, z uwzględnieniem art. 16 ust. 1 pkt 51 tej ustawy.

Stanowisko Wnioskodawcy należało więc uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny (zdarzenie przyszłe) sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (zdarzeniem przyszłym) podanym przez wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.