Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP2-2.4010.211.2023.1.IN
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2023-06-19
Teza: Uczelnia będzie uprawniona do zaliczenia w całości wydatków stanowiących zwrot kosztów przejazdów w ramach odbywanej przez pracownika podróży służbowej jego prywatnym pojazdem elektrycznym, hybrydowym lub napędzanym wodorem. Do kosztów uzyskania przychodów uczelnia może zaliczyć zwrot ww. wydatków naliczonych zgodnie ze stawką określoną dla samochodu osobowego o pojemności skokowej do 900 cm3 tj. 0,89 zł za 1km, jeżeli pracownik każdorazowo udokumentuje w ewidencji wydatki z tytułu używania samochodu.
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; koszt-koszty uzyskania przychodów; pojazdy-pojazd samochodowy
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Pozostałe koszty uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15-ust. 1; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16-ust. 1-pkt 30; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16-ust. 4; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16-ust. 5

**Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe**

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

**Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej**

25 kwietnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 18 kwietnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia czy wydatki z tytułu wypłacanych przez Uczelnię zwrotów kosztów przejazdów z tytułu podróży służbowych odbywanych przez pracowników ich własnym pojazdem elektrycznym, hybrydowym lub o napędzie wodorowym w wysokości przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego, mogą stanowić dla Uczelni koszty uzyskania przychodów. Treść wniosku jest następująca:

**Opis zdarzenia przyszłego**

Uczelnia (dalej jako Uczelnia lub Wnioskodawca) jest akademicką uczelnią publiczną posiadającą osobowość prawną, zgodnie z ustawą z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz.U. z 2022 poz. 574 z późn. zm.)

Pracownicy Uczelni mogą wykonywać zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Uczelni lub poza stałym miejscem pracy (dalej jako: „podróż służbowa”). W takich okolicznościach, pracownikom zgodnie z regulacjami Kodeksu pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wnioskodawca wskazuje, że przedmiotem niniejszego wniosku są wyłącznie wyjazdy pracowników stanowiące podróże służbowe, w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.

Uczelnia planuje umożliwić pracownikom (na ich własny wniosek) odbywanie podróży służbowych ich prywatnymi pojazdami (niebędącymi własnością Uczelni) elektrycznymi, hybrydowymi lub też napędzanymi wodorem. Definicje wskazanych rodzajów pojazdów zostały określone w ustawie z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (t.j. Dz.U. z 2022 poz. 1083 z późn. zm.) - odpowiednio: w art. 2 pkt 12 (pojazd elektryczny), art. 2 pkt 13 (pojazd hybrydowy) oraz art. 2 pkt 15 (pojazd napędzany wodorem). Zgodnie z wiedzą Wnioskodawcy, w przypadku pojazdów elektrycznych oraz napędzanych wodorem, pojazdy takie nie posiadają pojemności skokowej silnika (lub silników, w przypadku pojazdów elektrycznych wielosilnikowych) danego pojazdu a jedynie jego moc (ich łączną moc, w przypadku pojazdów wielosilnikowych).

Z kolei, pojazd hybrydowy ma silnik, w którym można określić jego pojemność skokową oraz silnik elektryczny o określonej mocy.

Mając na uwadze powyższe, Uczelnia podjęła prace w celu dostosowania obowiązujących obecnie aktów wewnętrznych oraz dokumentów w ten sposób, aby umożliwić zwrot kosztów przejazdów pracownikom odbywającym podróż służbową prywatnym samochodem o napędzie innym niż spalinowy - tj. pojazdem elektrycznym, hybrydowym lub napędzanym wodorem.

Uczelnia zamierza ustalić wysokość stawki za 1 km przebiegu pojazdu dla podróży służbowych odbywanych przez pracowników prywatnymi samochodami o napędzie elektrycznym, hybrydowym lub wodorowym. Jednocześnie, określona przez Uczelnię w aktach wewnętrznych wysokość stawki nie przekroczy wartości określonej w § 2 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 z późn. zm., dalej jako Rozporządzenie z dnia 25 marca 2002 r.) - tj. dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 (na dzień złożenia wniosku wynoszącej 0,89 zł). Tym samym, pracownicy odbywający podróż służbową prywatnymi samochodami o napędzie elektrycznym, hybrydowym lub wodorowym otrzymają zwrot kosztów przejazdów w ramach podróży służbowej, w wysokości stanowiącej iloczyn liczby kilometrów przebiegu do miejsca docelowego i z powrotem oraz określonej w aktach wewnętrznych Uczelni stawki, która nie przekroczy wartości określonej w Rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r. dla pojazdów spalinowych o pojemności skokowej do 900 cm3. Pracownicy mogą odbywać podróże służbowe zarówno w kraju, jak i poza granicami Polski.

**Pytanie**

Czy wydatki z tytułu wypłacanych przez Uczelnię zwrotów kosztów przejazdów z tytułu podróży służbowych odbywanych przez pracowników ich własnym pojazdem elektrycznym, hybrydowym lub o napędzie wodorowym w wysokości przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego, mogą stanowić dla niej koszty uzyskania przychodów?

### Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy, wydatki z tytułu wypłat dokonywanych przez Uczelnię na rzecz pracowników z tytułu zwrotu kosztów przejazdów w ramach odbywanych przez nich podróży służbowych prywatnymi pojazdami elektrycznymi, hybrydowymi lub o napędzie wodorowym, w wysokości przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego, mogą w całości stanowić dla Uczelni koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. W konsekwencji, za koszt uzyskania przychodów uznaje się wydatek, w odniesieniu do którego, spełnione są łącznie poniższe warunki:

a) został faktycznie poniesiony przez podatnika (z zasobów majątkowych podatnika),

b) jest definitywny (rzeczywisty),

c) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

d) został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

e) został właściwie udokumentowany,

f) nie został wymieniony w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych, zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP.

W ramach odbywanych podróży służbowych (krajowych i zagranicznych) pracownicy wykonują zadania związane z działalnością Uczelni. W konsekwencji, bez wątpienia zwroty wydatków z tytułu przejazdów pracowników w ramach podróży służbowej, spełniają przesłanki do uznania ich za koszty podatkowe w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP.

Jednocześnie - w świetle art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a ustawy o PDOP - nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika (Uczelni) w celu odbycia podróży służbowej w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

W przypadku odbywania przez pracownika podróży służbowej własnym środkiem transportu, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.

Powyższa regulacja odsyła do postanowień Rozporządzenia z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zgodnie z § 2 pkt 1 tego rozporządzenia, koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż dla samochodu osobowego:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,89 zł,

b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 -1,15 zł.

Uczelnia ustali wysokość stawki za 1 kilometr przebiegu w przypadku przejazdów w ramach podróży służbowej pojazdem elektrycznym, hybrydowym lub napędzanym wodorem należącym do pracownika, na poziomie nie wyższym niż wartość określona dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika do 900 cm3. Następnie, po pomnożeniu wartości wspomnianej stawki przez ilość przejechanych kilometrów w ramach odbywania podróży służbowej - określona zostanie kwota zwrotu kosztów przejazdu na rzecz pracownika.

W konsekwencji - zdaniem Wnioskodawcy - Uczelnia będzie uprawniona do zaliczenia w całości wydatków stanowiących zwrot kosztów przejazdów w ramach odbywanej przez pracownika podróży służbowej jego prywatnym pojazdem elektrycznym, hybrydowym lub napędzanym wodorem, w wysokości określonej według zasad przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Kwestię kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów normują przepisy art. 15 i art. 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 2587 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT:

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (nie wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy o CIT.

Jednocześnie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie mogą być uwzględnione w rachunku podatkowym, jeżeli zostały ujęte w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.

W katalogu tym znajdują się m.in. wydatki dotyczące używania przez podatnika samochodu osobowego.

myśl art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT: za koszty uzyskania przychodów nie uważa się:

wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości **przekraczającej** kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

b) w jazdach lokalnych - w wysokości **przekraczającej** wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, **określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra**;

Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT są przepisy - wydanego na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym - rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r., Nr 27, poz. 271 ze zm.).

Jak wynika z art. 16 ust. 4 ustawy o CIT:

Ilekroć w ust. 1 jest mowa o stawce za jeden kilometr przebiegu pojazdu, rozumie się przez to stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika.

Możliwość zastosowania powyższego przepisu uzależniona jest od tego, czy prowadzona jest właściwa ewidencja (ewidencja przebiegu pojazdu).

Z kolei sposób prowadzenia ewidencji - w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika - został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o CIT:

Przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, **udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu**, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i **pojemność silnika**, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. **W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów**.

W związku z powyższym, przepisy ograniczają możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całości wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika. Ograniczenie to wynika z określenia przez ustawodawcę limitu wydatków wyznaczonego iloczynem liczby kilometrów i stawki za jeden kilometr. Wymaga to prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

W tym miejscu wskazać należy, że definicja samochodu osobowego zawarta została w art. 4a ust. 9a ustawy o CIT, zgodnie z którą jest to pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem:

a) pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:

*   klasyfikowanego na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
*   z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,

b) pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,

c) pojazdu specjalnego, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym, i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:

*   agregat elektryczny/spawalniczy,
*   do prac wiertniczych,
*   koparka, koparko-spycharka,
*   ładowarka,
*   podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
*   żuraw samochodowy,

d) pojazdu samochodowego określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 16 ustawy o podatku od towarów i usług;

Należy zauważyć, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiują pojęcia „wydatków z tytułu używania samochodów”. Przyjęty w orzecznictwie sposób interpretacji tego pojęcia, którego istotą jest wyjaśnienie znaczenia terminu „używanie”, wobec nieistnienia jego legalnej definicji, wskazuje na konieczność odwołania się do dyrektywy interpretacyjnej języka potocznego. Według „Uniwersalnego słownika języka polskiego” pod redakcją S. Dubisza (Warszawa 2008, tom IV, s. 322-323) „używać” to „posługiwać się, stosować coś, korzystać, brać, przyjmować, robić z czegoś użytek, wykorzystywać”. Przytoczona definicja wskazuje zatem na aspekt czynny, skutek w postaci posługiwania się czymś lub robienia z czegoś użytku, wynikający z posiadania czegoś lub brania czegoś w posiadanie, nie odnosi się natomiast do przyczyn, podstaw uzyskania możliwości posługiwania się czymś, wykorzystywania czegoś.

Tym samym, wydatki związane z używaniem samochodu osobowego to wydatki na posługiwanie się tym samochodem, wykorzystywanie go. Oznacza to, że do kosztów z tytułu używania dla potrzeb pracowników w celu odbycia podróży służbowej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika zaliczane są wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne (koszty zakupu paliwa, oleju napędowego, gazu), jak również inne koszty wynikające z używania samochodu do celów podróży służbowej jak np. opłaty za przejazd autostradami, mostami, opłaty parkingowe, opłaty za przeprawy promowe.

Zatem wskazać należy, że powołany wcześniej art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT, ma zastosowanie do wydatków ponoszonych na rzecz pracowników. W świetle art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r., poz. 1510 ze zm.):

Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Pracownicy uczelni mogą wykonywać zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Uczelni. Uczelnia planuje umożliwić pracownikom odbywanie podróży służbowych na ich własny wniosek. Podróże te będą odbywały się prywatnymi pojazdami pracowników tj. elektrycznymi, hybrydowymi lub też napędzanymi wodorem. W związku z tym uczelnia podjęła prace w celu dostosowania obowiązujących obecnie aktów wewnętrznych w taki sposób, aby umożliwić zwrot kosztów przejazdów pracownikom odbywającym podróż służbową prywatnym samochodem o napędzie innym niż spalinowy – tj. pojazdem elektrycznym, hybrydowym lub napędzanym wodorem. Tym samym w dokumentach wewnętrznych uczelnia umieści stawkę w wysokości 0,89 zł przysługującą ww. pojazdom, która jest odpowiednia dla pojazdów spalinowych o pojemności skokowej do 900 cm3.

Przedmiotem Państwa wątpliwości jest kwestia ustalenia czy wydatki z tytułu wypłacanych przez Uczelnie zwrotów kosztów przejazdów z tytułu podróży służbowych odbywanych przez pracowników ich własnym pojazdem elektrycznym, hybrydowym lub o napędzie wodorowym w wysokości przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego, mogą stanowić dla uczelni koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Wskazać należy, że legalną definicję pojazdu elektrycznego, wprowadzono ustawą z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz.U. 2022 poz. 1083. ze zm.), dalej jako ustawa o elektromobilności.

Zgodnie z art. 2 pkt 12 ustawy o elektromobilności:

pojazd elektryczny, to pojazd samochodowy w rozumieniu art. 2 pkt 33 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym, wykorzystujący do napędu wyłącznie energię elektryczną, akumulowaną przez podłączenie do zewnętrznego źródła zasilania.

Stosownie do art. 2 pkt 13 ustawy o elektromobilności:

pojazd hybrydowy – pojazd samochodowy w rozumieniu art. 2 pkt 33 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym, o napędzie spalinowo- -elektrycznym, w którym energia elektryczna jest akumulowana przez podłączenie do zewnętrznego źródła zasilania.

W myśl art. 2 pkt 15 ustawy o elektromobilności:

pojazd napędzany wodorem – pojazd silnikowy w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym, pojazd szynowy lub jednostkę pływającą, wykorzystujące do napędu energię elektryczną wytworzoną z wodoru w zainstalowanych w nich ogniwach paliwowych.

Przepisy Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.), nie regulują w sposób odrębny określenia kwoty kosztów używania pojazdów do celów służbowych dla samochodów elektrycznych, hybrydowych i napędzanych wodorem. **W związku z powyższym stawka ta nie może być wyższa niż określona w powyższym rozporządzeniu.**

Jak wynika z treści § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia:

W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która **nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym** (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21).

Natomiast zgodnie z § 2 pkt 1 ww. rozporządzenia:

stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla samochodu osobowego nie może być wyższa niż:

**a)** **0,89 zł,– w przypadku samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,**

b) 1,15 zł,– w przypadku samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.

Możliwość zwrotu za poniesione koszty związane z podróżą służbową regulowana jest przez odpowiednim aktem prawnym. Dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.). Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy:

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Ta generalna zasada - wykluczająca przerzucenie na pracownika kosztów podróży służbowej - wynika z przepisów ustawowych, tj. z art. 775 § 1 Kodeksu pracy. Jest to przepis bezwzględnie obowiązujący, stąd pracodawca nie może odmówić zwrotu kosztów przejazdów w podróży służbowej odbytej prywatnym samochodem elektrycznym pracownika.

Za podróż służbową uznaje się zatem wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, bądź stałe miejsce pracy pracownika.

Podróżą służbową jest więc taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

W świetle wyżej wymienionych przepisów prawa podatkowego oraz przestawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że uczelnia będzie uprawniona do zaliczenia w całości wydatków stanowiących zwrot kosztów przejazdów w ramach odbywanej przez pracownika podróży służbowej jego prywatnym pojazdem elektrycznym, hybrydowym lub napędzanym wodorem. Do kosztów uzyskania przychodów uczelnia może zaliczyć zwrot ww. wydatków naliczonych zgodnie ze stawką określoną dla samochodu osobowego o pojemności skokowej do 900 cm3 tj. 0,89 zł za 1km, jeżeli pracownik każdorazowo udokumentuje w ewidencji wydatki z tytułu używania samochodu.

**Zatem, Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.**

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

*   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
*   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

*   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

*   w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
*   w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).