Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPB3/423-88/07/AM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2007-12-18
Teza: Czy prawidłowym będzie przechowywanie w siedzibie jedynie kserokopii dokumentów dotyczących kosztów związanych z Przedstawicielstwem i dostarczanie oryginałów na żądanie Urzędu?
Słowa kluczowe: dowód-dowód księgowy; faktura-kopia faktury; koszt-koszty uzyskania przychodów; kserokopia
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 1-art. 9

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770), w związku ze złożonym wnioskiem z dnia 3 października 2007 r. (data wpływu 10 października 2007 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zasad i sposobu dokumentowania wydatków

stwierdzam, co następuje:

W dniu 10 października 2007 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie sposobu dokumentowania wydatków.

**W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.**

Spółka powołała w M. swoje Przedstawicielstwo, którego zadaniem jest jej reprezentowanie i marketing, jak również zbieranie informacji dotyczących analizy sytuacji ekonomicznej pod kątem potencjalnych inwestycji w Rosji, w sektorach gospodarki będących w zainteresowaniu Spółki.

Przedstawicielstwo nie będzie prowadziło w Rosji działalności gospodarczej i nie będzie osiągało przychodów. Działalność Przedstawicielstwa ma służyć działalności gospodarczej Spółki, w związku z tym to Spółka pokrywa koszty realizacji zadań postawionych przed Przedstawicielstwem.

Koszty te dokumentowane będą oryginałami zewnętrznych dowodów źródłowych, zgodnie z przepisami podatkowymi miejsca wystawienia. Biorąc jednakże pod uwagę przepisy prawa Federacji Rosyjskiej, Przedstawicielstwo musi przechowywać oryginały wszystkich dokumentów dotyczących wydatków przez nie ponoszonych i prowadzić jednocześnie ewidencje księgową w zgodzie z prawem rosyjskim.

**W związku z powyższym Spółka zadała pytanie**

Czy prawidłowym będzie przechowywanie w siedzibie jedynie kserokopii dokumentów dotyczących kosztów związanych z Przedstawicielstwem i dostarczanie oryginałów na żądanie Urzędu?

Zdaniem wnioskodawcy, przedstawione rozwiązanie nie stoi w sprzeczności z art. 15 ust. 1 ustawy ponieważ wydatek jest udokumentowany prawidłowo, natomiast fakt przechowywania dokumentacji w innym miejscu, z uwagi na przepisy obowiązujące w Federacji Rosyjskiej, nie ma wpływu na ocenę wydatku jako poniesionego w celu uzyskania przychodu.

W ocenie Spółki, wystarczającym w przedmiotowej sprawie jest udokumentowanie poniesionych wydatków przelewami bankowymi i kopiami dokumentów źródłowych, przechowywanymi w siedzibie Spółki.

**W świetle obowiązującego stanu prawnego Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy wskazuje, że:**

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, ze zm.) – dalej: ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

W myśl art. 9 ust. 1 ustawy, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Ustawa odwołuje się więc do norm prawa bilansowego, co oznacza, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych – w myśl art. 20 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, ze zm.) – są dowody stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi, wśród nich zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów.

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i terminowo, a transakcje udokumentowane w sposób wskazany w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który to artykuł enumeratywnie określa, jakie elementy winny znajdować się na dowodzie księgowym.

Ustawodawca nie narzuca żadnych technicznych rozwiązań co do sposobu dokumentowania kosztów, podkreśla natomiast, że prowadzona ewidencja rachunkowa ma zapewnić określenie dochodu i podstawy opodatkowania oraz należnego podatku.

Jednocześnie, regulacje ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, ze zm.) nakazują, dla ustalenia stanu faktycznego, oprzeć się na wszystkich dowodach – oczywiście nie pozostających w sprzeczności z prawem. Dowody te zaś winny potwierdzić faktyczne wykonanie świadczenia oraz celowość i racjonalność poniesionego wydatku z punktu widzenia prowadzonej działalności gospodarczej oraz w kontekście jego związków przyczynowo-skutkowych z osiąganymi lub oczekiwanymi przychodami. Zatem na samym podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.