Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPP1/443-143/13/AP
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2013-05-07
Teza: Sposób dokumentowania czynności obciążania kosztami ryczałtowymi za wysyłanie listem poleconym wezwania do zapłaty.
Słowa kluczowe: dokumentowanie; koszt-zwrot kosztów; obciążenia; wezwanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 1-art. 5; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 2-art. 7.; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 2-art. 8; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 8 lutego 2013 r. (data wpływu 12 lutego 2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu dokumentowania czynności obciążania kosztami ryczałtowymi za wysyłanie listem poleconym wezwania do zapłaty - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 12 lutego 2013 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej m.in. podatku od towarów i usług w zakresie sposobu dokumentowania czynności obciążania kosztami ryczałtowymi za wysyłanie listem poleconym wezwania do zapłaty.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Spółka jest czynnym podatnikiem VAT, zajmuje się m.in. wynajmem kontenerów biurowo-socjalnych, magazynowych, chłodniczych, które są wykorzystywane przede wszystkim przez klientów Spółki jako zaplecze socjalne na budowach oraz transportu towarów. W przypadku transakcji wynajmu, Spółka podpisuje z klientem umowę wynajmu wraz z „ogólnymi warunkami umów najmu” (owun). Zgodnie z postanowieniami umowy Spółka za każdy miesiąc wystawia fakturę za usługę wynajmu kontenerów. Zarówno w umowie, jak i na fakturze wpisywany jest termin zapłaty za świadczone usługi. Często zdarza się, że klienci nie płacą terminowo za faktury. W takiej sytuacji Spółka wysyła do klientów wezwanie do zapłaty listem. Zgodnie z postanowieniami „owun”, Spółka ma prawo obciążyć swojego klienta kosztami ryczałtowymi w wysokości 25 zł, w przypadku wysłania do tego klienta wezwania do zapłaty, jeżeli klient spóźnia się z płatnością.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy obciążanie klienta kosztami ryczałtowymi za wysłanie listem wezwania do zapłaty – w przypadku, gdy klient spóźnia się z płatnością – powinno być dokumentowane notą obciążeniową bez naliczania podatku od towarów i usług?
2.  Czy powinno być udokumentowane fakturą i czy powinien być naliczony podatek od towarów i usług ze stawką podstawową , tj. 23% VAT?

Zdaniem Spółki w sytuacji, gdy Spółka wysyła do swojego klienta wezwanie do zapłaty, gdy spóźnia się on z płatnością, ma ona prawo obciążyć klienta ryczałtowymi kosztami w wysokości 25 zł. Zdaniem Spółki wysłanie wezwania do zapłaty i obciążenie kosztami ryczałtowymi nie jest świadczeniem usług, ani też nie wchodzi w zakres usługi wynajmu, którą świadczy Spółka na rzecz swojego klienta. Zatem Wnioskodawca uważa, że obciążenie klienta kosztami ryczałtowymi jest pewnego rodzaju karą, a nie świadczeniem usług i nie należy do tej czynności naliczać podatku od towarów i usług. Czynność ta nie podlega przepisom ustawy o podatku od towarów i usług i powinna być udokumentowana notą obciążeniową bez VAT.

Zgodnie bowiem z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy, rozumie się zasadniczo przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel, w tym również czynności wymienione w tym przepisie (art. 7 ust. 1 ustawy). Natomiast stosownie do przepisu art. 8 ust. 1 ustawy, przez świadczenie usług, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej mniemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów, w rozumieniu art. 7, w tym również:

1.  przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;
2.  zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;
3.  świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

Wnioskodawca zauważył, że pod pojęciem usługi (świadczenia) należy rozumieć każde zachowanie, na które składać się może zarówno działanie (uczynienie, wykonanie czegoś na rzecz innej osoby), jak i zaniechanie (nieczynienie bądź też tolerowanie). Przy ocenie charakteru świadczenia jako usługi należy mieć na względzie, że ustawa zalicza do grona usług każde świadczenie, które nie jest dostawą w myśl art. 7 ustawy. Zauważyć jednak należy, iż usługą będzie tylko takie świadczenie, w przypadku którego istnieje bezpośredni konsument, odbiorca świadczenia odnoszący korzyść o charakterze majątkowym. W związku z powyższym czynność podlega opodatkowaniu jedynie wówczas, gdy wykonywana jest w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta tej czynności, przy czym związek pomiędzy otrzymywaną płatnością a świadczeniem na rzecz dokonującego płatności musi mieć charakter bezpośredni i na tyle wyraźny, aby można powiedzieć, że płatność następuje w zamian za to świadczenie.

Przez sprzedaż, w myśl art. 2 pkt 22 ustawy, rozumie się odpłatną dostawę towarów, i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Z kolei, zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zobowiązanie do uiszczenia kosztów ryczałtowych, ponoszonych przez Wnioskodawcę w związku z wysłaniem wezwania do uregulowania zaległości w opłatach, nie dotyczy świadczenia mającego charakter usługi, lecz jest świadczeniem pieniężnym mającym postać zwrotu ustalonych kosztów ryczałtowych. Pomiędzy Wnioskodawcą a klientami Spółki zwracającymi ww. koszty nie istnieje świadczenie wzajemne, gdyż Wnioskodawca w zamian za wpłaconą kwotę stanowiącą zwrot kosztów ryczałtowych nie wykonuje na rzecz wskazanych osób żadnego świadczenia. W konsekwencji stwierdzić należy, iż obciążanie kosztami ryczałtowymi za wysłanie listem wezwania do zapłaty, w przypadku, gdy klient spóźnia się z płatnością, nie stanowi ani dostawy towarów, w rozumieniu art. 7 ust. 1 ustawy, ani świadczenia usług, w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy. A zatem, zdaniem Wnioskodawcy, zwrot kosztów nie stanowi czynności podlegającej opodatkowaniu, określonej w art. 5 ust. 1 ustawy, którą należałoby udokumentować fakturą VAT. W związku z tym Wnioskodawca może wystawić w przedmiotowej sprawie notę obciążeniową.

Podobne stanowisko przedstawiono w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 18 lipca 2012 r. nr ILPP1/443-390/12-2/AI.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…) – art. 7 ust. 1 ustawy.

Natomiast przez świadczenie usług, stosownie do treści art. 8 ust. 1 powołanej ustawy, należy rozumieć każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7, w tym również:

1.  przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;
2.  zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;
3.  świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

Należy wyjaśnić, iż pod pojęciem usługi (świadczenia) należy rozumieć każde zachowanie, na które składać się może zarówno działanie (uczynienie, wykonanie czegoś na rzecz innej osoby), jak i zaniechanie (nieczynienie bądź też tolerowanie). Przy ocenie charakteru świadczenia jako usługi należy mieć na względzie, że ustawa zalicza do grona usług każde świadczenie, które nie jest dostawą w myśl art. 7 ustawy. Zauważyć jednak należy, iż usługą będzie tylko takie świadczenie, w przypadku którego istnieje bezpośredni konsument, odbiorca świadczenia odnoszący korzyść o charakterze majątkowym. W związku z powyższym czynność podlega opodatkowaniu jedynie wówczas, gdy wykonywana jest w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron transakcji może zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta tej czynności, przy czym związek pomiędzy otrzymywaną płatnością a świadczeniem na rzecz dokonującego płatności musi mieć charakter bezpośredni i na tyle wyraźny, aby można powiedzieć, że płatność następuje w zamian za to świadczenie.

Przez sprzedaż, w myśl art. 2 pkt 22 ustawy, rozumie się odpłatną dostawę towarów, i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Z kolei, zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Z opisanego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT i zajmuje się m. in. wynajmem kontenerów biurowo-socjalnych, magazynowych i chłodniczych, które są wykorzystywane przede wszystkim przez klientów Spółki jako zaplecze socjalne na budowach oraz do transportu. W przypadku transakcji wynajmu Spółka podpisuje z klientem umowę wynajmu wraz z „ogólnymi warunkami wynajmu” (owun). Zgodnie z postanowieniami umowy, Spółka za każdy miesiąc wystawia fakturę VAT za usługę wynajmu kontenerów. Zarówno w umowie, jak i na fakturze VAT wpisywany jest termin zapłaty za świadczone usługi. Niestety często zdarza się, że klienci nie płacą za faktury VAT. W takiej sytuacji Spółka wysyła do klientów wezwanie do zapłaty listem poleconym. Zgodnie z postanowieniami „owun”, Spółka ma prawo obciążyć swojego klienta kosztami ryczałtowymi, w przypadku wysłania do tego klienta wezwania do zapłaty listem poleconym, jeżeli klient spóźnia się z płatnością.

Wątpliwości Spółki dotyczą kwestii sposobu dokumentowania obciążania klienta kosztami ryczałtowymi za wysłanie listem poleconym wezwania do zapłaty - w przypadku, gdy klient spóźnia się z płatnością.

Odnosząc się do powołanych przepisów prawa podatkowego w kontekście opisanego stanu faktycznego stwierdzić należy, iż zobowiązanie do uiszczenia kosztów ryczałtowych, ponoszonych przez Wnioskodawcę w związku z wysłaniem wezwania do uregulowania zaległości w opłatach, nie dotyczy świadczenia mającego charakter usługi, lecz jest świadczeniem pieniężnym mającym postać zwrotu ustalonych kosztów ryczałtowych. Pomiędzy Spółką a jej klientami zwracającymi ww. koszty nie istnieje świadczenie wzajemne, gdyż Spółka w zamian za wpłaconą kwotę, stanowiącą zwrot kosztów ryczałtowych nie wykonuje na rzecz wskazanych osób żadnego świadczenia.

W konsekwencji stwierdzić należy, iż obciążanie kosztami ryczałtowymi za wysłanie listem poleconym wezwania do zapłaty - w przypadku, gdy klient spóźnia się z płatnością - nie stanowi ani dostawy towarów, w rozumieniu art. 7 ust. 1 ustawy, ani świadczenia usług, w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy. A zatem zwrot kosztów nie stanowi czynności podlegającej opodatkowaniu, określonej w art. 5 ust. 1 ustawy, którą należałoby udokumentować fakturą VAT. W związku z tym Spółka może wystawić w przedmiotowej sprawie notę obciążeniową.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy ul. Jana Kazimierza 5, 85-035 Bydgoszcz, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi– t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.