Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPB3/423-725a/09/PS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2010-02-11
Teza: Dotyczy możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na zakup artykułów spożywczych na potrzeby sekretariatu.
Słowa kluczowe: artykuły-artykuły spożywcze; koszt-koszty uzyskania przychodów; reprezentacja; zakup-zakup żywności
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 4 listopada 2009 r. (data wpływu 16 listopada 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych między innymi w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na zakup artykułów spożywczych na potrzeby sekretariatu – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 16 listopada 2009 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych między innymi w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na zakup artykułów spożywczych na potrzeby sekretariatu.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.

Spółka organizuje spotkania o charakterze biznesowym z kontrahentami oraz potencjalnymi kontrahentami. W trakcie takich spotkań omawiane są różnego rodzaju sprawy związane z bieżącą działalnością przedsiębiorstwa, m.in. kontrahenci przedstawiają aktualne oferty handlowe, ustalane są zasady bieżącej i przyszłej kooperacji czy negocjowane postanowienia umów. Ponadto z uwagi na to, iż Spółka należy do grupy kapitałowej i ściśle współpracuje ze spółkami powiązanymi, często mają miejsce narady i spotkania robocze pracowników Spółki z pracownikami spółek powiązanych. Spotkania te mają na celu ustalenie zasad współpracy, omówienie zgłoszonych wątpliwości, problemów, jak również dotyczą prac zespołów utworzonych do realizacji określonych celów. Spotkania tego typu odbywają się zwykle na terenie firmy. Wówczas Wnioskodawca proponuje osobom biorącym udział w spotkaniu, np.: kawę, herbatę, napoje lub słodycze. Artykuły spożywcze zakupywane są głównie na potrzeby sekretariatu i wykorzystywane są zwłaszcza w trakcie narad wewnętrznych pracowników, spotkań z doradcami niebędącymi pracownikami firmy, jak również podczas spotkań biznesowych z kontrahentami oraz narad i spotkań roboczych z pracownikami spółek powiązanych. Jeśli spotkania przedłużają się, to w celu sprawnego ich przeprowadzenia kontrahentowi proponowany jest inny drobny poczęstunek (np. przekąski, kanapki) nabywany w formie usługi cateringowej.

Zdarzają się również spotkania biznesowe w restauracjach lub hotelach, gdzie proponuje się kontrahentowi np. kawę, herbatę, mieszczący się w granicach uznanego zwyczaju lunch, obiad czy kolację. Niejednokrotnie do spotkań poza siedzibą Spółki dochodzi przy okazji podróży służbowych, które umożliwiają wybór dogodniejszego miejsca, zarówno z punktu widzenia Spółki jak i kontrahenta. Ponadto zaznaczyć należy, iż tego typu spotkania dotyczą w głównej mierze kadry zarządzającej i są powszechnie spotykaną praktyką w tym środowisku.

Tego rodzaju wydatki związane ze spotkaniami biznesowymi ponoszone są przez Spółkę na bieżąco, jak również będą ponoszone w przyszłości.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy ponoszone przez Spółkę wydatki na:

1.  zakup artykułów spożywczych na potrzeby sekretariatu, np.: kawa, herbata, napoje, ciastka, owoce, przekazanych w formie zwyczajowego poczęstunku kontrahentom czy innym osobom odwiedzającym Spółkę w trakcie spotkań biznesowych, czy też narad roboczych pracowników, również z udziałem doradców w ramach świadczonych usług,
2.  drobny poczęstunek nabywany w formie usług cateringowych oraz artykuły spożywcze (np. kawa, herbata, napoje, słodycze) przeznaczone na spotkania o charakterze biznesowym na terenie firmy,
3.  zwyczajowe posiłki spożywane w trakcie spotkań biznesowych odbywających się w restauracjach lub hotelach,
stanowią koszty uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jako koszty ogólne działalności i nie są kosztami reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 tej ustawy?

Przedmiot niniejszej interpretacji indywidualnej stanowi odpowiedź w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na zakup artykułów spożywczych na potrzeby sekretariatu. Wniosek Spółki w części dotyczącej możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów pozostałych wydatków będzie przedmiotem odrębnych rozstrzygnięć.

Spółka stoi na stanowisku, iż wydatki na zakup produktów spożywczych przekazanych na potrzeby sekretariatu, usług cateringowych czy posiłków w restauracjach lub hotelach podczas spotkań o charakterze biznesowym, nie mieszczą się w kategorii wydatków na reprezentację w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, a tym samym stanowią koszty uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 tej ustawy, zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Oznacza to, że jeżeli określony wydatek nie został ustawowo wyłączony z kosztów, poprzez wymienienie go w katalogu wydatków zawartych w art. 16 ust. 1 ustawy, jako nie stanowiący kosztów uzyskania przychodów - a podatnik udokumentuje, że jego poniesienie miało na celu osiągnięcie, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów, to stanowi on koszt podlegający uwzględnieniu w rachunku podatkowym. Reasumując, stwierdzić należy, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione nakłady i wydatki związane bezpośrednio lub pośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest poprawienie wyniku finansowego oraz osiągnięcie przychodu, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. Zaznaczyć jednak należy, iż przepis art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera wyraźnego stwierdzenia, że pomiędzy poniesionym wydatkiem, a osiągniętym przychodem musi zachodzić skonkretyzowany i bezpośredni związek przyczynowo-skutkowy ponieważ nie wszystkie koszty ponoszone przez podatników są bezpośrednio związane z osiągnięciem przychodu. Związek ten może mieć również charakter pośredni (art. 15 ust. 4d ustawy).

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 28, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Podkreślenia wymaga, iż wymienienie przez ustawodawcę jako przykładowych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te nigdy nie będą kosztami. Jedynie wówczas stwierdzić można, iż nie są one kosztami, gdy mają charakter reprezentacyjny. Przepisy prawa podatkowego nie definiują pojęcia „reprezentacji". W tej sytuacji, według zasad wykładni przepisów prawa, należy odnieść się do definicji słownikowej, zgodnie z którą termin „reprezentacja" oznacza okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Z powyższego wynika jednoznacznie, iż nie wszystkie działania podejmowane na zewnątrz w kierunku kontrahentów muszą być potraktowane jako reprezentacja. Nie można również przypisać ustawodawcy intencji wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów określonych wydatków tylko z tego powodu, iż dotyczą one działań, którym towarzyszy budowanie pozytywnego wizerunku.

Spółka ponosi wydatki na zakup artykułów spożywczych, takich jak kawa, herbata czy słodycze, które są produktami o małej wartości. Przekazywane są one na potrzeby sekretariatów poszczególnych pionów czy zarządu i wydawane w formie zwyczajowego poczęstunku kontrahentom, pracownikom spółek powiązanych, zarówno w trakcie spotkań biznesowych, jak również narad roboczych. W przypadku gdy spotkania dotyczące zasad wzajemnej współpracy przedłużają się, nabywany jest poczęstunek również w formie usług cateringowych. Jednak zdaniem Spółki wydatków tych nie można zaliczyć do kosztów reprezentacji, gdyż ponoszone są w celu zwiększenia efektywności pracowników oraz kontrahentów, a nie w celu okazania przepychu czy wystawności. Pośrednio przekładają się na jakość realizowanych wzajemnych kontraktów oraz przedsięwzięć, a co za tym idzie, na przychody Spółki.

Natomiast spotkania biznesowe odbywające się poza siedzibą Spółki, w kawiarniach czy hotelowych restauracjach, mają charakter okazjonalny i dotyczą w zasadzie spotkań kadry zarządzającej. Zdarza się, że dogodniejsze logistycznie jest organizowanie spotkań biznesowych przy okazji podróży służbowych. Wyjazdy tego typu uzasadnione są między innymi dużym obszarem działania Spółki, obejmującym znaczną część kraju, czy też strukturą oddziałową firmy. Spotkania poza siedzibą nie mają na celu zaimponowania wytwornością ani promowania działalności prowadzonej przez Spółkę, a podyktowane są przede wszystkim ekonomiką działania. Ponadto są powszechnie stosowaną praktyką omawiania spraw związanych z bieżącą działalnością przedsiębiorstwa. Pracownik Spółki zapraszając kontrahenta do restauracji ma na celu przede wszystkim przeprowadzenie rozmów biznesowych, a nie okazywanie przepychu.

Zarówno organizowanie spotkań biznesowych w biurze Spółki, połączonych z drobnym, niewystawnym poczęstunkiem, jak również zaproszenie kontrahenta w ramach tego rodzaju spotkania do restauracji na kawę lub „zwykły" obiad, nie świadczy o wystawności lub okazałości przedsiębiorcy, natomiast jest wyrazem przyjętego standardu spotkań biznesowych czy wręcz dobrych manier. W związku z powyższym, zdaniem Spółki wydatki poniesione w ramach takich spotkań winny być uznane za stanowisko Spółki znajduje poparcie między innymi w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie nr IPPB5/4240-24/09-2/AM z dnia 27 sierpnia 2009 r., w której stwierdzono, iż „niektóre z wydatków ponoszonych na zakup artykułów spożywczych, czy usług gastronomicznych nie powinny być rozpatrywane jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym lecz jako „zwykłe" koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. (\`(...)\`) Zaproszenie kontrahenta na kawę, „zwykły" lunch, czy obiad do restauracji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym. Jest to powszechnie spotykana praktyka". Ponadto zgodnie ze stanowiskiem przedstawionym w interpretacji nr IPPB5/423-520/09-2/JC z dnia 23 września 2009 r. „wydatki ponoszone przez Spółkę dla potrzeb sekretariatu stanowią zwyczajowy poczęstunek kontrahentów, klientów i jako należące do powszechnie obowiązujących kanonów kultury (nie mające charakteru okazałości) mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych".

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Z przepisu tego wynika zatem, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami (tzn. wydatki takie są uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia, ponieważ w rezultacie ich poniesienia podatnik może oczekiwać zwiększenia swoich przychodów), w tym służą zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Co istotne również, muszą być to wydatki, dzięki którym podatnik może osiągnąć przychód podlegający opodatkowaniu.

Obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ustawy podatkowej.

Ponadto, dla możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu, konieczne jest jego właściwe udokumentowanie. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie reguluje sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów. Mocą art. 9 ust. 1 nakłada ona jednak na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (…), przy czym odrębnymi przepisami dotyczącymi prowadzenia ewidencji rachunkowej są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.).

Z przedstawionych we wniosku okoliczności wynika, iż Spółka organizuje spotkania o charakterze biznesowym z kontrahentami oraz potencjalnymi kontrahentami. W trakcie takich spotkań omawiane są różnego rodzaju sprawy związane z bieżącą działalnością przedsiębiorstwa, m.in. kontrahenci przedstawiają aktualne oferty handlowe, ustalane są zasady bieżącej i przyszłej kooperacji czy negocjowane postanowienia umów. Ponadto z uwagi na to, iż Spółka należy do grupy kapitałowej i ściśle współpracuje ze spółkami powiązanymi, często mają miejsce narady i spotkania robocze pracowników Spółki z pracownikami spółek powiązanych. Spotkania te mają na celu ustalenie zasad współpracy, omówienie zgłoszonych wątpliwości, problemów, jak również dotyczą prac zespołów utworzonych do realizacji określonych celów. Spotkania tego typu odbywają się zwykle na terenie firmy. Wówczas Wnioskodawca proponuje osobom biorącym w nim udział, np.: kawę, herbatę, napoje lub słodycze. Artykuły spożywcze zakupywane są głównie na potrzeby sekretariatu i wykorzystywane są zwłaszcza w trakcie narad wewnętrznych pracowników, spotkań z doradcami niebędącymi pracownikami firmy, jak również podczas spotkań biznesowych z kontrahentami oraz narad i spotkań roboczych z pracownikami spółek powiązanych.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwalifikacji prawnej wydatków na zakup artykułów spożywczych na potrzeby sekretariatu, np.: kawy, herbaty, napojów, ciastek, owoców, przekazywanych w formie zwyczajowego poczęstunku kontrahentom czy innym osobom odwiedzającym Spółkę w trakcie spotkań biznesowych, czy też narad roboczych pracowników, również z udziałem doradców w ramach świadczonych usług, tj. oceny, czy mają one charakter wydatków na reprezentację, czy też ogólnych kosztów funkcjonowania Spółki.

Stosownie bowiem do treści art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Przenosząc definicję słownikową na grunt ustaw podatkowych, zgodnie z przyjętym od lat poglądem doktryny prawa podatkowego, za reprezentację uznaje się „występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością i wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy. Reprezentacja to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów (Brzeziński B., Kalinowski M., Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz, Warszawa 1997, str. 159)”.

W ocenie tut. organu wydatki ponoszone przez Spółkę na nabycie ww. produktów spożywczych (kawy, herbaty, napojów, ciastek, owoców itp.), przekazywanych w formie zwyczajowego poczęstunku kontrahentom czy innym osobom odwiedzającym Spółkę w trakcie spotkań biznesowych, czy też narad roboczych pracowników, również z udziałem doradców w ramach świadczonych usług, nie noszą znamion reprezentacji. Co prawda koszty te dotyczą między innymi oficjalnych kontaktów biznesowych utrzymywanych przez Wnioskodawcę, jednak z uwagi na zwyczajowy, nie związany z okazałością charakter oferowanego poczęstunku, nie stanowią one kosztów reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Spółka może zatem zaliczać te wydatki – jako ogólne kosztów funkcjonowania – do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 tej ustawy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.