Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB5/423-206/11-4/JC
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2011-05-12
Teza: Czy w stanie prawnym obowiązującym od 01.01.2011 r. dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych Spółki na podstawie wydrukowanej i przechowywanej w formie papierowej faktury VAT przesłanej od Kontrahenta za pośrednictwem maila albo faksu na zasadach i w okolicznościach opisanych w przedstawionym stanie faktycznym (m.in. jest to koszt spełniający przesłanki z art. 15 ust. 1 updop do zaliczenia go w koszty podatkowe) można uznać za dzień poniesienia kosztu w rozumieniu art. 15 ust. 4e updop?
Słowa kluczowe: dokumentacja-dokumentacja księgowa; dokumentowanie; dowód-dowód księgowy; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT; faktura-wystawienie faktury; rachunkowość-ustawa o rachunkowości
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 1-art. 9

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 28.02.2011 r. (data wpływu 10.03.2011 r.) oraz piśmie z dnia 11.04.2011 r. (data nadania 13.04.2011 r., data wpływu 15.04.2011 r.) stanowiącym odpowiedź na wezwanie Nr IPPB5/423-206/11-2/JC oraz IPPP1-443-429/11-2/IGo z dnia 04.04.2011 r. (data nadania 05.04.2011 r., data doręczenia 08.04.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie uznania za dzień poniesienia kosztu w rozumieniu art. 15 ust. 4e ustawy dnia, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych Spółki na podstawie faktury VAT przesłanej od Kontrahenta za pośrednictwem maila albo faksu - **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 10.03.2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie uznania za dzień poniesienia kosztu w rozumieniu art. 15 ust. 4e ustawy dnia, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych Spółki na podstawie faktury VAT przesłanej od Kontrahenta za pośrednictwem maila albo faksu.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe:

Zaistniały stan faktyczny.

W 2011 r. Sp. z o.o. (dalej: Spółka) nabywa usługi/towary od przedsiębiorcy (dalej: Kontrahent). Strony ustaliły ze sobą, że faktury wystawione przez Kontrahenta będą przesyłane w formie elektronicznej w formacie PDF na wskazany przez Spółkę należący do niej adres poczty elektronicznej. Spółka wyraziła w zawartej w formie pisemnej umowie zgodę na taki sposób przesyłania do niej faktur. Dostęp do komputera, na którym jest odbierana poczta elektroniczna od Kontrahenta jest ograniczony dla osób postronnych, gdyż komputer ten użytkuje konkretny pracownik Spółki. W Spółce funkcjonuje szereg procedur i regulaminów mających na celu wyeliminowanie przypadków dostępu do jej komputerów przez nieuprawnione osoby.

Spółka identyfikuje każdorazowo tożsamość Kontrahenta jako osoby wysyłającej maila z załączoną fakturą poprzez weryfikację adresu, spod którego wysłano maila, gdyż adres ten jest ściśle przypisany do osoby Kontrahenta. Dodatkowo, weryfikacji tożsamości Kontrahenta służy szczegółowa analiza przez Spółkę treści faktury i porównanie zawartych w niej danych (np. zakres wykonanych usług/sprzedanych towarów, kwota netto, brutto, data sprzedaży, dane identyfikujące Kontrahenta takie jak firma, NIP) z rzeczywiście wykonanymi na jej rzecz świadczeniami przez Kontrahenta w ramach łączącej strony umowy. Zdarza się, że w przypadku wystąpienia wątpliwości co do jakiejś pozycji faktury, Spółka kontaktuje się bezpośrednio z Kontrahentem, w celu wyjaśnienia tych wątpliwości. Tylko w przypadku, gdy Spółka ma pewność co do tożsamości wystawcy faktury oraz analiza treści faktury potwierdza, że odzwierciedla ona rzeczywiste zdarzenie gospodarcze, to wówczas Spółka uznaje, że dana faktura została jej przesłana zgodnie z warunkami określonymi w umowie.

Spółka nie ingeruje w treść otrzymanych od Kontrahenta maili oraz załączonych do nich faktur w formacie PDF, tzn. nie dokonuje w nich żadnych zmian/poprawek. Po otrzymaniu przez Spółkę maila zawierającego fakturę od Kontrahenta, jest ona drukowana przez uprawnionego pracownika Spółki, opisywana oraz ujmowana w jej księgach rachunkowych. Także w wydrukowanej fakturze nie są wprowadzane przez Spółkę żadne zmiany. Wydrukowane faktury w formie papierowej są przechowywane przez strony transakcji.

Przechowywanie przez Spółkę faktur w formie papierowej, które są na bieżąco ujmowane w jej księgach, opisywane i podpisywane (wraz z podaniem daty) przez upoważnionych do tego pracowników stanowi dodatkową gwarancję, że treść faktury od momentu jej przesłania przez Kontrahenta do chwili wydrukowania i zarchiwizowania nie mogła ulec i nie uległa żadnym modyfikacjom.

Zaznaczyć należy, że przesłane w opisany wyżej sposób faktury nie są zaopatrzone w bezpieczny podpis elektroniczny, zaś ich przesłanie nie następuje poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI). Przesłanie faktur następuje zwykłym mailem.

W przypadku, gdy przesłana w formie elektronicznej faktura (co do której Spółka ma pewność, że pochodzi od Kontrahenta i potwierdza faktycznie wykonane świadczenia) jest związana z zakupami wykorzystywanymi do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, to Spółka odlicza podatek VAT naliczony ujęty w takiej fakturze - art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy VAT. Jednocześnie, jeżeli faktura taka potwierdza poniesienie kosztu, który wykazuje związki określone w art. 15 ust. 1 updop z przychodami Spółki, to wówczas kierując się art. 15 ust. 4e updop taki koszt może zostać uznany za poniesiony w dniu, na który ujęto ten koszt w księgach rachunkowych Spółki na podstawie przesłanej faktury w formacie PDF od Kontrahenta.

Zdarzenie przyszłe.

Spółka zamierza wprowadzić nowe (obok funkcjonujących obecnie) zasady dotyczące obiegu faktur VAT pomiędzy nią a jej Kontrahentami. W myśl tych nowych zasad dopuszczalne będzie przesyłanie przez Kontrahentów do Spółki faktur VAT za pomocą faksu. Taki sposób dostarczania Spółce faktur będzie przewidziany w umowie podpisanej z Kontrahentem, co oznacza, że Spółka wyrazi na jego stosowanie pisemną akceptację. Strony umowy określą zasady przesyłania faktur za pośrednictwem faksu, w celu zagwarantowania możliwości zweryfikowania, czy dany faks pochodzi od Kontrahenta i czy Spółka go otrzymała.

Spółka zamierza stosować wobec faktur przesłanych faksem następujące zasady weryfikacji tożsamości Kontrahenta. Spółka będzie identyfikowała każdorazowo tożsamość Kontrahenta jako osoby wysyłającej faks poprzez weryfikację numeru telefonu, spod którego wysłano faks, gdyż numer ten będzie ściśle przypisany do osoby Kontrahenta. Dodatkowo, weryfikacji tożsamości Kontrahenta będą służyły: szczegółowa analiza przez Spółkę treści faktury i porównanie zawartych w niej danych (np. zakres wykonanych usług/sprzedanych towarów, kwota netto, brutto, data sprzedaży, dane identyfikujące Kontrahenta takie jak firma, NIP) z rzeczywiście wykonanymi na jej rzecz świadczeniami przez Kontrahenta w ramach łączącej strony umowy. W przypadku wystąpienia wątpliwości co do jakiś pozycji faktury, Spółka skontaktuje się bezpośrednio z Kontrahentem, w celu wyjaśnienia tych wątpliwości. Tylko w przypadku, gdy Spółka będzie miała pewność co do tożsamości wystawcy faktury oraz analiza treści faktury potwierdza, że odzwierciedla ona rzeczywiste zdarzenie gospodarcze, to wówczas Spółka uzna, że dana faktura została jej przesłana zgodnie z warunkami określonymi w umowie.

Spółka nie będzie ingerowała w treść otrzymywanych od Kontrahenta faktur za pośrednictwem faksu, tzn. nie będzie dokonywała w nich żadnych zmian/poprawek. Po otrzymaniu przez Spółkę faksu zawierającego fakturę od Kontrahenta, będzie ona drukowana (jeżeli odbiór faksowy nastąpi w formacie dokumentu elektronicznego zapisywanego w specjalnie przeznaczonym do tego folderze na komputerze Spółki) albo odbierana w formie papierowej z faksu przez uprawnionego pracownika Spółki, opisywana oraz ujmowana w jej księgach rachunkowych. Także w przechowywanej w formie papierowej fakturze nie będą wprowadzane przez Spółkę żadne zmiany. Wydrukowane faktury w formie papierowej będą - przechowywane przez strony transakcji.

W przypadku, gdy przesłana faksem faktura (co do której Spółka będzie miała pewność, że pochodzi od Kontrahenta potwierdza faktycznie wykonane świadczenia) będzie związana z zakupami wykorzystywanymi do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, to Spółka odliczy podatek VAT naliczony ujęty w takiej fakturze - art. 86 ust. 2 pkt lit. a) ustawy VAT. Jednocześnie, jeżeli faktura taka potwierdzi poniesienie kosztu, który wykazuje związki określone w art. 15 ust. 1 updop z przychodami Spółki, to wówczas kierując się art. 15 ust. 4e updop taki koszt będzie można uznać za poniesiony w dniu, na który ujęto ten koszt w księgach rachunkowych Spółki na podstawie przesłanej faktury od Kontrahenta za pośrednictwem faksu.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Zaistniały stan faktyczny.

Czy faktura VAT przesłana w okresie od 01.01.2011 r. Spółce przez Kontrahenta w formacie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej (mail), która została przez nią wydrukowana i jest przechowywana w formie papierowej, uprawnia Spółkę do dokonania odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego w takiej fakturze?

1.  Zdarzenie przyszłe.

Czy w stanie prawnym obowiązującym od 01.01.2011 r. faktura VAT przesłana Spółce przez Kontrahenta za pośrednictwem faksu, która będzie przechowywana w formie papierowej, będzie uprawniała Spółkę do dokonania odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego w takiej fakturze?

1.  Zaistniały stan faktyczny i zdarzenie przyszłe.

Czy w stanie prawnym obowiązującym od 01.01.2011 r. dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych Spółki na podstawie wydrukowanej i przechowywanej w formie papierowej faktury VAT przesłanej od Kontrahenta za pośrednictwem maila albo faksu na zasadach i w okolicznościach opisanych w przedstawionym stanie faktycznym (m.in. jest to koszt spełniający przesłanki z art. 15 ust. 1 updop do zaliczenia go w koszty podatkowe) można uznać za dzień poniesienia kosztu w rozumieniu art. 15 ust. 4e updop?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie pytań dotyczących podatku od towarów i usług wniosek został rozpatrzony odrębną interpretacją indywidualną z dnia 28 kwietnia 2011 r. Nr IPPP1-443-429/11-4/IGo.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Przy prezentowaniu własnego stanowiska w sprawie Spółka na początku poczyniła pewne uwagi ogólne, które dotyczą wspólnie wszystkich pytań stawianych przez Spółkę. Odnoszą się one do charakteru obowiązujących począwszy od 01.01.2011 r. zmian przepisów prawa, które dotyczą m. in. zasad wystawiania i przesyłania faktur.

Od 2011 r. uległo zmianie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.11.2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz.1337 z późn. zm. - zwane „rozporządzeniem w sprawie faktur”). Zmiana zawarta w rozporządzeniu zmieniającym z 09.12.2010 r. (Dz. U. Nr 244, poz. 1627) opublikowanym 23.12.2010 r. dotyczyła następujących kwestii (istotnych dla niniejszej sprawy):

*   zlikwidowano - poprzez uchylenie § 19 ust. 2 - obowiązek określania wystawionych faktur jako „kopia” bądź „oryginał”;
*   zmienione zostało brzmienie § 21 dotyczącego zasad przechowywania faktur (w tym faktur elektronicznych).

Ww. zmiany należy rozpatrywać w kontekście opisanych niżej zmian, które mają na celu zliberalizowanie zasad przesyłania faktur.

Najistotniejsze znaczenie dla niniejszej sprawy ma obowiązujące od 01.01.2011 r. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17.12.2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661 - zwane dalej „rozporządzeniem dot. faktur elektronicznych”), które zastąpiło dotychczasowe rozporządzenie regulujące tę tematykę, tj. rozporządzenie Ministra Finansów z 14.07.2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119, z późn. zm. - dalej „uchylone rozporządzenie”).

Rozporządzenie dot. faktur elektronicznych wprowadza nowe zasady - odmienne od dotychczasowych - w zakresie przesyłania i przechowywania faktur sporządzonych w formie elektronicznej. Przede wszystkim zliberalizowane zostały zasady przesyłania tych faktur. Obecnie można je przesyłać bez zachowania szczególnych wymagań jakie były do końca 2010 r. przewidziane w uchylonym rozporządzeniu, tzn. nie obowiązuje już zasada, że przesłanie w formie elektronicznej jest dopuszczalne tylko i wyłącznie przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego albo poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI).

Począwszy od 2011 r. można nadal przesyłać faktury przy użyciu wspomnianych wyżej metod, a dodatkowo można to robić w każdej innej formie elektronicznej (e-mail, faksu) i dowolnym formacie elektronicznym (np. PDF) - mówi o tym wprost § 3 ust. 1 i 4 rozporządzenia dot. faktur elektronicznych przy czym dowolność co do formy i formatu jest ograniczona warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia (pewność co do tożsamości wystawcy faktury) i integralności treści faktury (w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura). Prawo do stosowania elektronicznej metody przesyłania faktur zostało uzależnione od wyrażenia uprzedniej akceptacji na to w formie pisemnej lub elektronicznej przez odbiorcę faktur - § 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia dot. faktur elektronicznych.

Z przepisów rozporządzenia dot. faktur elektronicznych nie wynika obowiązek przechowywania ich w tej samej formie, tj. można je drukować i przechowywać w formie papierowej. Dla przypomnienia, w uchylonym, rozporządzeniu obowiązywała zasada, że faktury przesłane w formie elektronicznej przechowuje się również w ten sposób - § 6 ust. 5 tego rozporządzenia.

Minister Finansów wydał swój akt prawny w celu implementacji postanowień dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347 z 11.12.2006, str. 1, z późn. zm.), szczególnie koncentrując się na zmianie do ww. dyrektywy wprowadzonej dyrektywą Rady 2010/45/UE z dnia 13.07.2010 r.

Nowe rozporządzenie dopuszcza więc w praktyce możliwość stosowania tzw. kontroli biznesowej - przewidzianej w art. 233 ust. 1 dyrektywy 2006/112/WE, a więc zasad, które pozwolą na spełnienie postulatu autentyczności i integralności faktury w oparciu o dostępne powszechnie metody niewymagające sięgania po zaawansowane techniki, do których zalicza się stosowanie bezpiecznego podpisu albo wykorzystania transmisji danych EDl przy przesyłaniu dokumentów.

Ocena ww. obowiązujących od 01.01.2011 r. przepisów prowadzi do wniosku, że w każdym wypadku, gdy odbiorca faktury przesłanej mailem albo faksem będzie stosował procedury mające na celu weryfikację wystawcy faktury (badanie autentyczności pochodzenia faktury) oraz nie będzie zmieniał w żadnym zakresie danych ujętych w treści otrzymanej faktury (zapewnienie integralności treści faktury), to wówczas przesłanie takiej faktury nastąpi w zgodzie z przepisami rozporządzenia dot. faktur elektronicznych.

Nawiązując do trzeciego pytania sformułowanego przez Spółkę (dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych), należy podkreślić, że jej pytanie dotyczy formalnego aspektu związanego z ustalaniem momentu poniesienia kosztu podatkowego. Spółka przyjmuje założenie, że koszt, którego dotyczy faktura przesłana mailem albo faksem odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie gospodarcze i wykazuje związek z przychodami, o jakim jest mowa w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r., Nr 54, poz. 654 ze zm.).

Pytanie Spółki ma na celu uzyskanie potwierdzenia, że zaksięgowanie wydrukowanej faktury przesłanej w omawiany wyżej sposób, wywoła skutek określony w art. 15 ust. 4e updop, tj. pozwoli ustalić dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu.

Spółka uważa, że przesłana do niej za pośrednictwem maila albo faksu faktura VAT, którą następnie wydrukuje i będzie przechowywała w formie papierowej, będzie mogła zostać ujęta w jej księgach rachunkowych, zaś dzień, na który ujęto koszt wynikający z tej faktury wyznaczy jednocześnie dzień poniesienia przez Spółkę kosztu uzyskania przychodu.

W opinii Spółki, pomiędzy przepisami ustawy VAT a updop nie zachodzi korelacja tego rodzaju, że tylko przesłanie faktury w zgodzie z przepisami dotyczącymi podatku VAT warunkuje możliwość uznania tej faktury jako dokumentu, do którego odwołuje się art. 15 ust. 4e updop. Tym bardziej więc nie powinno być wątpliwości, że jeżeli faktura zostaje przesłana Spółce zgodzie z przepisami rozporządzenia dot. faktur elektronicznych, to powinna być ona uznana za fakturę, której zaksięgowanie rodzi konsekwencje opisane w przytoczonym wyżej przepisie updop.

Zdaniem Spółki, w stanie prawnym obowiązującym od 01.01.2011 r. za dzień poniesienia kosztu w rozumieniu art. 15 ust. 4e updop można uznać dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych Spółki na podstawie wydrukowanej i przechowywanej w formie papierowej faktury VAT przesłanej od Kontrahenta za pośrednictwem maila albo faksu, oczywiście jeśli zostały spełnione inne materialnoprawne przesłanki warunkujące prawo do zaliczenia kosztu do kosztów podatkowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Jednocześnie należy poinformować, iż w obwieszczeniu marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z 9 marca 2011 r. opublikowanym w Dzienniku Ustaw z 8 kwietnia 2011 r., Nr 74, poz. 397 - został ogłoszony jednolity tekst ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.