Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP2/443-500/08-2/SJ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2008-09-02
Teza: Spółka obowiązana jest przechowywać kopie faktur VAT w oryginalnej postaci w jakiej powstały (czyli papierowej), nie jest możliwe przechowywanie tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; faktura-kopia faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o. Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji, przedstawione we wniosku z dnia 29 maja 2008 r. (data wpływu 2 czerwca 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 2 czerwca 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Podstawową działalnością Wnioskodawcy jest produkcja wody, odprowadzanie i oczyszczanie ścieków. Na rynku lokalnym jest monopolistą w zakresie produkcji wody i oczyszczania ścieków i w związku z tym ma kilka tysięcy odbiorców, z którymi ma podpisane stosowne umowy. Rozliczeń z tytułu zużycia wody i odprowadzania ścieków Spółka dokonuje w cyklach miesięcznych, stąd też co miesiąc wystawia kilka tysięcy faktur. Zainteresowany świadczy także inne usługi, tj.: czyszczenie kanalizacji, wywóz szamba, wynajem sprzętu specjalistycznego i pomieszczeń, naprawy pojazdów mechanicznych. Wystawione faktury trafiają do odbiorców (oryginały), a kopie faktur w formie papierowej przechowywane są w archiwum do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe.

W 2005 r. Spółka zakupiła i wdrożyła Zintegrowany System Informatyczny (ZSI). W systemie tym, wszystkie dane gromadzone są na serwerze – centralnym komputerze, który przechowuje i przetwarza dane pochodzące z całego przedsiębiorstwa. Ma to wiele zalet, a mianowicie: raz wprowadzone dane są natychmiast widoczne i dostępne dla każdego modułu wchodzącego w skład systemu – nie ma ani nadmiarowości danych, ani wielokrotnego wprowadzania tych samych danych, wszystkie dane są przechowywane w jednym miejscu – sporządzenie kopii bezpieczeństwa jest prostsze i tańsze.

Jeśli chodzi o procedurę fakturowania, to wykorzystywany przez Wnioskodawcę Zintegrowany System Informatyczny umożliwia w łatwy i szybki sposób dotarcie do wskazanej faktury lub zakresu faktur, ich podglądu oraz wydruku. System jest tak opracowany, że wydruk faktury (oryginał-kopia) jest możliwy tylko wówczas, gdy zostanie ona zadekretowana. Dekretacja faktury uniemożliwia już swobodną jej edycję, nie ma możliwości dokonania jakichkolwiek zmian bezpośrednio na tym samym dokumencie.

Zapis elektroniczny stanowiący kopię faktury, nie może być zmieniony w inny sposób niż poprzez fakturę VAT „korekta”. Zintegrowany System Informatyczny zapewnia także natychmiastowy wydruk kopii faktur. Wszystkie dane przechowywane w tym systemie są we właściwy sposób zabezpieczone, gdyż codziennie tworzone są kopie zapasowe, a dodatkowo w cyklach miesięcznych są one zapisywane na nośnikach zewnętrznych typu DVD ROM.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Jeżeli działający w Spółce Zintegrowany System Informatyczny gwarantuje zachowanie wymogów odnoszących się do kopii faktur w formie elektronicznej, to czy Spółka może przechowywać kopie faktur tylko w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy, działający w firmie Zintegrowany System Informatyczny spełnia wszystkie wymogi dotyczące przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, jakie zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 maja 2005 r.

Skoro Zintegrowany System Informatyczny gwarantuje zachowanie wymogów odnoszących się do kopii faktur w formie elektronicznej, a żaden przepis nie zakazuje aby przechowywać kopie faktur tylko w tej formie, to wystawianie i przechowywanie przez Spółkę kopii faktur w drodze elektronicznej powinno być dozwolone.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 ze zm.) podatnicy, o których mowa w art. 15 ust. 1 tejże ustawy, czyli osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na cel lub rezultat takiej działalności, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawianych faktur, tzw. papierową i elektroniczną.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2005 r. Nr 75, poz. 798 ze zm.).

Stosownie do przepisu § 21 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 21 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Zgodnie z przepisem § 23 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ww. dokumenty przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 23 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119).

Stosownie do § 2 cyt. rozporządzenia, faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

W myśl § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruk, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

Zgodnie z ust. 5 i 6 tego paragrafu, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępnianie organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Z okoliczności przedstawionych we wniosku wynika, że Wnioskodawca wystawia faktury VAT w formie papierowej. Oryginały faktur przekazuje nabywcom, zaś kopie tych faktur zamierza przechowywać w formie elektronicznej, z wykorzystaniem Zintegrowanego Systemu Informatycznego oraz nośników zewnętrznych – DVD ROM.

W świetle powołanych wyżej przepisów, należy stwierdzić, iż Spółka obowiązana jest przechowywać faktury VAT w oryginalnej postaci w jakiej powstały. Nie jest więc możliwe, ani wystawianie oryginału i kopii faktur w różnej formie, ani też wysyłanie i przechowywanie tych dokumentów w innej postaci niż ta, w której zostały wystawione.

Oznacza to, że Wnioskodawca nie może przechowywać kopii faktur wyłącznie w formie elektronicznej, nawet jeżeli system, za pomocą którego są przechowywane, uniemożliwia dokonywanie zmian w pierwotnych dokumentach i daje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku.

Możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej umożliwiają przepisy omawianego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r., dotyczy to jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) – nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.