Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-549/12/ICz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2012-09-04
Teza: Przechowywanie kopii faktur wystawianych w formie papierowej oraz przechowywanie faktur VAT wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: akceptacja; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-wystawienie faktury; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 108

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 749) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 23 maja 2012r. (data wpływu 5 czerwca 2012r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur wystawianych w formie papierowej oraz przechowywania faktur VAT wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 5 czerwca 2012r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur wystawianych w formie papierowej oraz przechowywania faktur VAT wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności dokonuje czynności sprzedaży (odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług) w tym sprzedaży hurtowej i detalicznej paliw na terenie Polski.

Sprzedaż Wnioskodawca dokumentuje między innymi wystawiając faktury VAT.

Faktury te mogą być:

1.  generowane przez kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii,
2.  generowane przez odpowiedni system (program) do fakturowania oraz,
3.  faktury VAT w wersjach elektronicznych (np. w formacie PDF, z podpisem certyfikowanym, w formacie EDI) dla klientów, z którymi Spółka posiada odpowiednie umowy, oświadczenia.

W chwili obecnej Wnioskodawca, po wygenerowaniu (wystawieniu) faktury VAT (pkt 1 i 2 powyżej), dokonuje wydruku faktury w dwóch egzemplarzach przy czym jeden egzemplarz przekazywany jest nabywcy, zaś drugi egzemplarz faktury podlega archiwizacji.

Specyfika działalności Wnioskodawcy (między innymi handel detaliczny paliwami) sprawia, że ilość wystawianych dziennie faktur przekracza niejednokrotnie kilka tysięcy sztuk. Uwzględniając koszty drukowania faktur na nośniku papierowym jak też aspekt dotyczący miejsca składowania faktur, Wnioskodawca zamierza zaniechać drukowania faktur w dwóch egzemplarzach drukując je jedynie w jednym egzemplarzu, który otrzymywać będzie nabywca. Faktura zapisem kopii po wydrukowaniu jednego egzemplarza (przekazywanego nabywcy) będzie zapisywana w systemie (programie) jak też w kasie rejestrującej. Wydruk faktury zapisanej w systemie (programie) jak też faktury zapisanej w kasie rejestrujące będzie możliwy w każdym momencie, zaś dokonany wydruk nie będzie się różnił w żaden sposób od wydruku, który byłby dokonany w chwili drukowania egzemplarza faktury otrzymanej przez nabywcę. Używany przez Wnioskodawcę system (program) nie daje możliwości zmiany raz wygenerowanej i zaksięgowanej faktury, ma możliwość archiwizacji transakcji, której dotyczy faktura (tj. źródła danych, które mogą posłużyć do ponownego wydrukowania egzemplarza faktury na żądanie). Należy jednocześnie wspomnieć, że sposób przechowywania wystawionych faktur VAT w systemie (programie) spełnia wymogi określone w art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 roku w sprawie wspólnego podatku od wartości dodanej tj. autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur oraz ich czytelność.

Faktury VAT w wersjach elektronicznych (np. w formacie PDF, z podpisem certyfikowanym, w formacie EDI) wysyłane do nabywców, z którymi Wnioskodawca posiada odpowiednie umowy, oświadczenia, też będą przechowywane w wersji elektronicznej bez drukowania w formie papierowej ich treści.

Wnioskodawca otrzymuje też faktury dokumentujące nabycie towarów lub usług. Faktury te otrzymywane są w wersjach elektronicznych od sprzedawców, z którymi Wnioskodawca posiada odpowiednie umowy, oświadczenia. Wnioskodawca zamierza przechowywać niniejsze faktury (dokumentujące nabycie) w wersji elektronicznej bez drukowania w formie papierowej ich treści. Faktury dokumentujące sprzedaż Wnioskodawcy przesyłane w wersji elektronicznej jak też otrzymane w wersji elektronicznej przez Wnioskodawcę, faktury dokumentujące nabycie towarów i usług są wysyłane i otrzymywane przez Wnioskodawcę po spełnieniu wymogów określonych w § 3 ust. 1, 2 § 4, § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy Wnioskodawca może przechowywać wystawione (wygenerowane) faktury VAT oraz wystawione (wygenerowane) faktury korygujące w systemie (programie) (archiwizacja danych źródłowych faktury z możliwością wydruku egzemplarza faktury na żądanie) bez konieczności ich wydruku w chwili wydrukowania egzemplarza faktury VAT przekazywanego nabywcy?
2.  Czy Wnioskodawca może przechowywać wystawione (wygenerowane), przez kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii, faktury VAT bez konieczności dokonywania ich wydruku w chwili wydrukowania egzemplarza faktury VAT przekazywanego nabywcy?
3.  Czy Wnioskodawca ma prawo przechowywać w wersji elektronicznej faktury VAT przesyłane odbiorcy w wersji elektronicznej bez konieczności dokonywania ich wydruku?
4.  Czy Wnioskodawca ma prawo przechowywać w wersji elektronicznej faktury otrzymane w wersji elektronicznej bez konieczności dokonywania ich wydruku?

Zdaniem Wnioskodawcy, możliwym jest przechowywanie wystawionej faktury VAT oraz wystawionej faktury korygującej w systemie (programie) (archiwizacja danych źródłowych faktury z możliwością wydruku egzemplarza faktury na żądanie) bez konieczności dokonywania jej wydruku w chwili wystawiania (wydrukowania) egzemplarza faktury VAT przekazywanego nabywcy.

Możliwym jest też przechowywanie wystawionej, przez kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii, faktury VAT bez konieczności dokonywania jej wydruku w chwili wystawienia (wydrukowania) egzemplarza faktury VAT przekazywanego nabywcy.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6. Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów, między innymi, do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur.

Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, dnia 28 marca 2011r. wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. W ust. 2 § 19 rozporządzenia określono, że przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej gdyż w tym przypadku sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji. W myśl § 21 rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przy czym ust. 3 tegoż paragrafu wyjaśnia, iż autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś ust. 4, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W § 22 rozporządzenia stwierdzono, że faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zdaniem Wnioskodawcy przepisy rozporządzenia zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. U. UE L z dnia 22 lipca 2010r.), która to miała na celu m.in. liberalizację standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.

Należy zauważyć, że w przepisach obowiązujących w chwili sporządzania wniosku odstąpiono od oznaczania w sposób szczególny egzemplarza faktury przekazywanej nabywcy i faktury pozostającej u sprzedawcy tak jak było to wymagane w stanie prawnym obowiązującym do dnia 31 grudnia 2010r. W stanie prawnym do dnia 31 grudnia 2010r. obowiązywało rozporządzenie 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.) gdzie w § 19 ust. 2 określono, że oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA". W chwili obecnej egzemplarz faktury przekazywanej nabywcy jak też archiwizowanej (przechowywanej) przez wystawcę ma taki sam obraz (wygląd) i praktycznie trudno, a wręcz niemożliwym jest określenie, który egzemplarz jest oryginałem a który kopią. Nie bez znaczenia jest odejście od wymogu, obowiązującego do 31 grudnia 2010r. a określonego w rozporządzeniu z 28 listopada 2008r., który nakazywał przechowanie faktur „w oryginalnej postaci” (§ 21 ust. 2 rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008r. obowiązujący do dnia 31 grudnia 2010r.). Przepis § 21 ust. 2 rozporządzenia 28 marca 2011r. określa, że przechowywanie faktur może następować w „dowolny sposób”. Analiza powyższych przepisów jednoznacznie prowadzi do wniosku, że egzemplarz faktury przechowywanej przez wystawcę nie musi mieć taką samą formę jak egzemplarz wydrukowanej faktury przekazywanej nabywcy. Potwierdzeniem tej tezy jest § 22 rozporządzenia z dnia 28 marca 2011r., który określa możliwość przechowywania faktur nie wskazując, że winny to być faktury przesyłane w formie elektronicznej. W paragrafie tym określono, że faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. O ile więc podatnik ma prawo do przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju (pod warunkiem spełnienia określonej w tym przepisie przesłanki) to tym bardziej w takiej formie może przechowywać faktury na terytorium kraju pod warunkiem spełnienia przesłanek określonych w § 21 ust. 2 rozporządzenia z dnia 28 marca 2011r. mimo, że nabywca otrzymał ją w formie papierowej.

W ocenie Wnioskodawcy, przepisy dotyczące VAT, nie zawierają warunku, aby dla wystawienia faktury, jak również dla przechowywania kopii faktury przez sprzedawcę niezbędne było jej wydrukowanie. Wydrukowanie faktury niezbędne jest wyłącznie do przesłania jej do kontrahenta - nabywcy, chyba że podatnik dokonuje przesłania faktury drogą elektroniczną, zgodnie z przepisami rozporządzenia o fakturach elektronicznych. Przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a Wnioskodawca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego.

Zdaniem Wnioskodawcy ma on prawo przechowywać w wersji elektronicznej faktury VAT przesyłane odbiorcy w wersji elektronicznej bez konieczności dokonywania ich wydruku jak też ma prawo przechowywać w wersji elektronicznej faktury otrzymane w wersji elektronicznej bez konieczności dokonywania ich wydruku. Poza przepisami przywołanymi powyżej należy przywołać przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej. W § 6 tego rozporządzenia jak też w § 7 sformułowano zasady przechowywania faktur przesyłanych w formie elektronicznej, które to zasady są wiernym powtórzeniem przepisów § 21 ust. 2 i § 22 rozporządzenia z dnia 23 marca 2011r. Zdaniem Wnioskodawcy spełnienie przesłanek określonych w § 3 i 4 a następnie w § 6 daje możliwość przechowywania faktur przesłanych w formie elektronicznej bez potrzeby ich wydruku. Możliwość określona w zdaniu uprzednim odnosi do faktur wystawionych przez Wnioskodawcę jak też otrzymanych przez Wnioskodawcę.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Działalność gospodarcza w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zgodnie z art. 106 ust. 10. ww. ustawy Minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1.  konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2.  potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3.  konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4.  stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

W dniu 17 grudnia 2010r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Zgodnie z § 3 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Pojęcie autentyczności pochodzenia faktury – w myśl § 2 ust. 1 pkt 1 cyt. rozporządzenia - oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury - w myśl § 2 ust. 1 pkt 2 cyt. rozporządzenia - rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 cyt. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PDF.

W myśl § 6 cyt. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zgodnie z § 9 cyt. rozporządzenia, akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów, zachowuje ważność na potrzeby stosowania § 3 ust. 1.

W myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórych podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Stosownie do § 19 ust. 2 powołanego wyżej rozporządzenia, przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Jednocześnie w myśl § 21 powołanego wyżej rozporządzenia:

1.  Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2.  Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
    *   autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
    *   łatwe ich odszukanie,
    *   organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
3.  Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
4.  Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Udostępniając fakturę poprzez pocztę elektroniczną, podatnik-sprzedawca niewątpliwie dokonuje elektronicznego przekazu treści tego dokumentu zapisanej w języku informatycznym.

W związku z tym, faktury takie muszą spełniać wymogi określone w cytowanym wyżej rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Z uwagi zaś na specyfikę tego rodzaju faktur, ustawodawca nakazał - w przypadku ich wystawiania - dochowanie wymogu autentyczności i integralności, które zostały również przewidziane regulacjami dotyczącymi faktur papierowych.

Zgodnie z cytowanymi przepisami faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zagwarantowania autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści.

W powołanym rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010r. brak jest wymogu aby faktury wystawione i przesłane w formie elektronicznej były wystawione i przesyłane tylko w tej formie zatem dopuszczalna jest forma mieszana wystawiania i przechowywania faktur VAT.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności dokonuje czynności sprzedaży (odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług) w tym sprzedaży hurtowej i detalicznej paliw na terenie Polski.

Sprzedaż, Wnioskodawca dokumentuje między innymi wystawiając faktury VAT.

Faktury te mogą być:

1.  generowane przez kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii,
2.  generowane przez odpowiedni system (program) do fakturowania oraz,
3.  faktury VAT w wersjach elektronicznych (np. w formacie PDF, z podpisem certyfikowanym, w formacie EDI) dla klientów, z którymi Spółka posiada odpowiednie umowy, oświadczenia.

W chwili obecnej Wnioskodawca, po wygenerowaniu (wystawieniu) faktury VAT (pkt 1 i 2 powyżej), dokonuje wydruku faktury w dwóch egzemplarzach przy czym jeden egzemplarz przekazywany jest nabywcy, zaś drugi egzemplarz faktury podlega archiwizacji.

Specyfika działalności Wnioskodawcy (między innymi handel detaliczny paliwami) sprawia, że ilość wystawianych dziennie faktur przekracza niejednokrotnie kilka tysięcy sztuk. Uwzględniając koszty drukowania faktur na nośniku papierowym jak też aspekt dotyczący miejsca składowania faktur, Wnioskodawca zamierza zaniechać drukowania faktur w dwóch egzemplarzach drukując je jedynie w jednym egzemplarzu, który otrzymywać będzie nabywca. Faktura zapisem kopii po wydrukowaniu jednego egzemplarza (przekazywanego nabywcy) będzie zapisywana w systemie (programie) jak też w kasie rejestrującej. Wydruk faktury zapisanej w systemie (programie) jak też faktury zapisanej w kasie rejestrujące będzie możliwy w każdym momencie, zaś dokonany wydruk nie będzie się różnił w żaden sposób od wydruku, który byłby dokonany w chwili drukowania egzemplarza faktury otrzymanej przez nabywcę. Używany przez Wnioskodawcę system (program) nie daje możliwości zmiany raz wygenerowanej i zaksięgowanej faktury, ma możliwość archiwizacji transakcji, której dotyczy faktura (tj. źródła danych, które mogą posłużyć do ponownego wydrukowania egzemplarza faktury na żądanie).

Sposób przechowywania wystawionych faktur VAT w systemie (programie) spełnia wymogi określone w art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 roku w sprawie wspólnego podatku od wartości dodanej tj. autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur oraz ich czytelność.

Faktury VAT w wersjach elektronicznych (np. w formacie PDF, z podpisem certyfikowanym, w formacie EDI) wysyłane do nabywców, z którymi Wnioskodawca posiada odpowiednie umowy, oświadczenia, też będą przechowywane w wersji elektronicznej bez drukowania w formie papierowej ich treści.

Wnioskodawca otrzymuje też faktury dokumentujące nabycie towarów lub usług. Faktury te otrzymywane są w wersjach elektronicznych od sprzedawców, z którymi Wnioskodawca posiada odpowiednie umowy, oświadczenia. Wnioskodawca zamierza przechowywać niniejsze faktury (dokumentujące nabycie) w wersji elektronicznej bez drukowania w formie papierowej ich treści. Faktury dokumentujące sprzedaż Wnioskodawcy przesyłane w wersji elektronicznej jak też otrzymane w wersji elektronicznej przez Wnioskodawcę, faktury dokumentujące nabycie towarów i usług są wysyłane i otrzymywane przez Wnioskodawcę po spełnieniu wymogów określonych w § 3 ust. 1, 2 § 4, § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania, przechowywania w tym udostępniania, faktur w dowolnym formacie elektronicznym.

Ustawodawca w obowiązujących przepisach nie określił formy przechowywania faktur VAT wystawianych w formie papierowej oraz przesyłanych drogą elektroniczną, wprowadził natomiast dowolność sposobu przechowywania tych dokumentów.

Zatem należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej, w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych (np. kasa rejestrująca), jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, musi zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie, bezzwłoczny dostęp do faktur oraz faktury te winny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

Podkreślić należy, iż faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury VAT w formie papierowej. Przywołane rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. wskazuje jedynie zasady wystawiania, przechowywania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Natomiast wszelkie inne zasady dotyczące tzw. „zwykłych” faktur VAT, które stosuje się odpowiednio do faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, iż skoro jak wskazał Wnioskodawca, w sytuacjach opisanych we wniosku, zostaną zapewnione autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, rozważane przez Wnioskodawcę rozwiązania dotyczące:

*   przechowywania wystawionych (wygenerowanych) faktur VAT oraz wystawionych (wygenerowanych) faktur korygujących w systemie (programie) (archiwizacja danych źródłowych faktury z możliwością wydruku egzemplarza faktury na żądanie) bez konieczności ich wydruku w chwili wydrukowania egzemplarza faktury VAT przekazywanego nabywcy,
*   przechowywania wystawionych (wygenerowanych), przez kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii, faktur VAT baz konieczności dokonywania ich wydruku w chwili wydrukowania egzemplarza faktury VAT przekazywanego nabywcy,
*   przechowywania w wersji elektronicznej faktur VAT przesyłanych odbiorcy w wersji elektronicznej bez konieczności dokonywania ich wydruku,
*   przechowywania w wersji elektronicznej faktur otrzymanych w wersji elektronicznej bez konieczności dokonywania ich wydruku

będą prawidłowe z punktu widzenia przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.