Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.617.2019.8.S.RMA
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-02-04
Teza: Przechowywanie w formie elektronicznej dokumentów papierowych wymaganych dla zastosowania stawki 0% przy dostawie wewnątrzwspólnotowej.
Słowa kluczowe: dokumenty; dokumenty-dokumenty elektroniczne; dokumenty-przechowywanie dokumentów; dostawa-dostawa wewnątrzwspólnotowa; przechowywanie
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VIII. Wysokość opodatkowania -Rozdział 1. Stawki-Stawka podatku 0% - wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VIII. Wysokość opodatkowania -Rozdział 1. Stawki-Stawka podatku 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów -  dokumenty; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VIII. Wysokość opodatkowania -Rozdział 1. Stawki-Warunki zastosowania stawki podatku 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VIII. Wysokość opodatkowania -Rozdział 1. Stawki-Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów - dokumentowanie; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 4. Terminy przechowywania dokumentów -Termin przechowywania ewidencji i dokumentów
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VIII-Rozdział 1-art. 42-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VIII-Rozdział 1-art. 42-ust. 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VIII-Rozdział 1-art. 42-ust. 4; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

11 października 2019 r. wpłynął Państwa wniosek z 8 października 2019 r. o wydanie
    interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. podatku od towarów i usług w zakresie
    przechowywania w formie elektronicznej dokumentów dotyczących stosowania stawki
    0%. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 4 grudnia 2019 r.
    (wpływ 11 grudnia 2019 r.). Treść wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

A. S.A. S.K.A. (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) jest polskim podmiotem, prowadzącym
    działalność gospodarczą (...) Polski, a także całej Europy. Spółka jest czynnym podatnikiem
    VAT, zarejestrowanym dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych.
    W związku z dokonywanymi dostawami towarów, po stronie Spółki zachodzi obowiązek
    zaewidencjonowania transakcji dla potrzeb VAT i CIT oraz wystawienia i przesłania
    nabywcy towarów faktury potwierdzającej sprzedaż.
    Również z tytułu nabywanych towarów i usług Spółka otrzymuje szereg faktur zakupowych
    w formie papierowej oraz elektronicznej. Faktury te są podstawą do odliczenia VAT oraz
    rozpoznania kosztów uzyskania przychodów. Oprócz faktur Spółka otrzymuje inne niż
    faktury dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków, tj. m.in. paragony, rachunki lub
    inne dowody.
    W przyszłości w odniesieniu do faktur oraz innych dokumentów potwierdzających
    poniesienie wydatków otrzymanych w formie papierowej, planowane jest skanowanie ich

    do pliku elektronicznego, który nie podlega edycji (np. pliku w formacie pdf), który będzie
    umieszczany na serwerze dedykowanym do przechowywania zeskanowanych
    dokumentów. Zeskanowane faktury oraz inne dokumenty potwierdzające poniesienie
    wydatków w formacie pdf będą przez Spółkę przechowywane w formie elektronicznej.
    Dokumenty w formacie pdf będą dokumentami nieedytowalnymi. Jednocześnie wersja
    papierowa oryginalnej faktury zakupowej lub innego dokumentu potwierdzającego
    poniesienie wydatku ma być niszczona, aby nie dublować posiadanej dokumentacji. Pliki
    elektroniczne zawierające skany faktur zakupowych i innych dokumentów
    potwierdzających poniesienie kosztów w formacie pdf będą przez Spółkę przechowywane
    z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich natychmiastowe
    udostępnienie, ale bez możliwości edycji. Zapewniona będzie autentyczność pochodzenia,
    integralność treści i czytelność faktur.
    Również otrzymywane faktury w formie elektronicznej nie będą przez Spółkę drukowane,
    ale będą podlegały archiwizacji w formie elektronicznej.
    Spółka, jako podmiot prowadzący działalność na rynku (...) międzynarodowego, poza
    fakturami sprzedaży uzyskuje dodatkowo dokumenty, których posiadanie jest koniecznie
    w celu udokumentowania prawa do stosowania stawki 0% podatku VAT, w stosunku do
    wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (dalej: „WDT”).
    Na dokumenty te składają się:
      a) międzynarodowe dokumenty CMR, które potwierdzają zawarcie i wykonanie umowy
        przewozu, oraz określają dokładnie warunki jego realizacji; oraz
      b) faktura sprzedaży;
      c) dokument magazynowy wydania ze składu podatkowego lub inny dokument
        potwierdzający wydanie towarów ze składu podatkowego;
      d) dokument akcyzowy „e-AD” (ewentualnie dokument zastępujący e-AD, gdy system
        jest niedostępny);
      e) wiadomości e-mail od kontrahenta potwierdzającej otrzymanie towarów
        wynikających z wykazu faktur dokumentujących dostawy zrealizowane w danym
        miesiącu.
    W związku z ilością otrzymywanych przez Wnioskodawcę dokumentów, przechowywanie
    ich w formie fizycznej stanowi dla Spółki trudność, ze względu na ilość koniecznego do
    poświęcenia miejsca i czasu pracy pracowników, które to są niezbędne do bezpiecznego
    składowania otrzymywanych listów przewozowych i innych dokumentów. Z tego względu
    Spółka planuje archiwizowanie dokumentów otrzymywanych w formie papierowej oraz
    elektronicznej na serwerze w formie elektronicznej. Podobnie jak w przypadku faktur,
    powyższe dokumenty w formie papierowej będą skanowane do pliku elektronicznego,
    który nie podlega edycji (np. pliku w formacie pdf), który będzie umieszczany na serwerze
    Spółki. Dokumenty w formacie pdf będą dokumentami nieedytowalnymi. Jednocześnie
    wersja papierowa ma być niszczona, aby nie dublować posiadanej dokumentacji. Pliki
    elektroniczne zawierające skany dokumentów potwierdzających dostawę towaru do
    odbiorcy w formacie pdf będą przez Spółkę przechowywane z podziałem na okresy
    rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich natychmiastowe udostępnienie i
    przyporządkowanie do faktur których dotyczą, ale bez możliwości edycji. Zapewniona
    będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów.
    Tak przygotowane faktury oraz dokumenty przewozowe i inne dowody, potwierdzające
    prawo do zastosowania stawki 0% podatku VAT, przeznaczone są wyłącznie do odczytu,
    niemożliwe jest nanoszenie na nie zmian.

    Spółka wskazuje również, że z dniem 1 stycznia 2020 r. wejdą w życie przepisy
    rozporządzenia Rady (UE) 2018/1911 z dnia 4 grudnia 2018 r. zmieniającego
    rozporządzenie (UE) 282/2011 w odniesieniu do niektórych zwolnień związanych z
    transakcjami wewnątrzwspólnotowymi.
    Rozporządzenie UE zmienia obowiązki dokumentacyjne w zakresie zastosowania
    preferencyjnej stawki VAT. Zmiany opierają się na wprowadzeniu dwóch grup
    dokumentów, które mają być akceptowane jako dowód wysyłki lub transportu:
      a) dokumenty odnoszące się do wysyłki lub transportu towarów (podpisany list
        przewozowy CMR, konosament, faktura za towarowy przewóz lotniczy lub faktura
        od przewoźnika towarów);
      b) dokumenty nieodnoszące się do wysyłki (polisy ubezpieczeniowe, dokumenty
        bankowe, dokumenty urzędowe wydane przez organ władzy publicznej,
        poświadczenie odbioru).
    Również po wejściu w życie powyższych zmian, Spółka zamierza przechowywać
    dokumenty CMR oraz oświadczenia kontrahentów lub nabywców potwierdzające, że
    określony towar został otrzymany przez nabywcę na terenie innego państwa
    członkowskiego niż Polska, w formie elektronicznej, i za ich pośrednictwem
    dokumentować prawo do stosowania stawki 0% podatku VAT w odniesieniu do
    dokonywanych przez siebie transakcji WDT.
    Przedmiotowy wniosek o interpretację przepisów prawa podatkowego dotyczy zatem
    trzech zagadnień, znajdujących się w zakresie dwóch ustaw podatkowych, jednakże
    zbliżonych do siebie tematycznie oraz posiadających podobne uzasadnienie:
      1) Pierwsze zagadnienie dotyczy możliwości przechowywania w formie elektronicznej
        faktur zakupowych i sprzedażowych otrzymywanych oraz wystawianych w formie
        papierowej lub elektronicznej;
      2) Drugie zagadnienie odnosi się do przechowywania przez Spółkę w formie
        elektronicznej dokumentów służących udokumentowaniu prawa do stosowania
        stawki 0% podatku VAT w stosunku do transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy
        towarów, w szczególności dokumenty CMR, oświadczenia kontrahentów oraz inne
        dokumenty potwierdzające drogę towaru, w formie elektronicznej,
      3) Trzecie z nich dotyczy możliwości potwierdzenia poniesienia wydatku, w formie
        skanu faktury lub innego dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku w
        formacie pdf, uprawniającego do zachowania prawa do rozpoznania danego
        wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.
    Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego
    Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które pozwolą na ustalenie ścieżki
    audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    Dla potrzeb przepisów o VAT w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe”
    należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz
    aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy
    albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono
    danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury
    od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola
    biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę
    ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Jednocześnie
    kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju
    podatnika oraz powinny uwzględniać liczbę i wartość transakcji, jak również liczbę i rodzaj
    dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.
    Natomiast pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” użyte w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT
    oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi

    transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla
    powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz
    odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów VAT
    powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą
    towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura
    odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług faktycznie miało miejsce.
    Przy czym należy jednak podkreślić, że dobór środków, przy wykorzystaniu których
    podatnik może wykazać powyższy związek nie został wskazany wprost przez
    ustawodawcę, a więc pozostawiony został uznaniu podatnika.
    Aby zapewnić spełnienie powyższych wymogów Spółka ustanowiła i wdraża następujące
    procedury w zakresie faktur zakupowych oraz sprzedażowych.
    Spółka ustanowiła procedurę otrzymywania, akceptacji, przetwarzania oraz
    archiwizowania faktur oraz innych dokumentów związanych z fakturami zakupowymi oraz
    sprzedażowymi. Dostęp do archiwum dokumentów jest ograniczony do pracowników
    posiadających odpowiednie uprawnienia. Również w zakresie akceptacji i przetwarzania
    faktur oraz pozostałych dokumentów towarzyszących (m.in. skanowania ich do postaci
    nieedytowalnych plików PDF) czynności te wykonywane są przez pracowników
    posiadających w tym zakresie odpowiednie upoważnienia.
    Jak zostało to wskazane w treści wniosku Spółka otrzymuje faktury i inne dokumenty
    towarzyszące w formie papierowej oraz elektronicznej i do obu tych kategorii wdrożone
    zostaną odpowiednie procedury.
    W przypadku faktur i innych dokumentów papierowych:
        Faktury oraz inne dokumenty papierowe objęte wnioskiem są obecnie przesyłane
        pocztą bezpośrednio do siedziby Spółki lub też przywożone przez pracowników
        Spółki lub dostawców. Faktury papierowe oraz inne dokumenty, po ich otrzymaniu
        w siedzibie Spółki są niezwłocznie skanowane przez upoważnionych pracowników.
        Do procesu skanowania używane jest profesjonalne oprogramowanie. Zapewnia to
        integralność faktury oraz innych dokumentów, albowiem dane na nich zawarte nie
        mogą być zmienianie czy uzupełnianie. Dokumenty są zapisywane i archiwizowane
        w nieedytowalnym formacie PDF, uniemożliwiającym wprowadzanie zmian do ich
        treści.
        Uprawnieni pracownicy są odpowiedzialni za sprawdzenie wysokiej jakości
        zeskanowanych dokumentów (obrazu) umożliwiającej ich pełną czytelność. Wersja
        elektroniczna zeskanowanej faktury i pozostałych dokumentów, stanowi wierne i
        wyraźne odzwierciedlenie wersji papierowej.
        Każdy plik PDF (skan dokumentu) zawiera zeskanowany obraz jednej faktury lub
        jednego dokumentu w wersji papierowej.
    Oprócz faktur i innych dokumentów w postaci papierowej, Spółka otrzymuje faktury i inne
    dokumenty elektroniczne drogą e-mail w formacie PDF. W zakresie faktur otrzymywanych
    w formie elektronicznej, Spółka udziela akceptacji dostawcom na stosowanie faktur
    elektronicznych.
    W przypadku faktur i innych dokumentów elektronicznych:

        Faktury i inne dokumenty elektroniczne są przesyłane na wskazany dedykowany
        adres e-mail Spółki. W praktyce zdarzają się również sytuacje, w których Dostawcy
        przesyłają fakturę elektroniczną na adres e-mail pracownika Spółki, który ją
        niezwłocznie przekierowuje na adres e-mail dedykowany do faktur elektronicznych.
        Każda wiadomość e-mail zawierająca fakturę, jest sprawdzana pod względem jej
        zgodności z polityką Spółki, a więc weryfikowana jest ich zgodność z przedmiotem
        transakcji, zgodność z umową, weryfikowana jest poprawność formalna oraz
        okoliczność, czy została wystawiona oraz przesłana przez osobę uprawnioną.
    Wszystkie faktury i inne dokumenty trafiają do systemu księgowego Spółki. W celu
    zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz
    Spółki przez dostawcę dostawą towarów lub świadczeniem usług, dokumenty są
    poddawane procesowi weryfikacji. Są one sprawdzane pod kątem zgodności i
    prawidłowości danych zawartych na fakturze z odpowiadającym jej zamówieniem, bądź (w
    przypadku braku formalnego zamówienia) jest zatwierdzana przez pracowników
    odpowiedzialnych za daną transakcję. W ramach tych czynności, otrzymane faktury i
    pozostałe dokumenty są sprawdzane pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych
    w nich danych dotyczących transakcji.
    W systemie księgowym Spółki faktury otrzymują dodatkowe numery referencyjne dla
    celów księgowych. Ostatecznie faktury można wyszukiwać poprzez numery referencyjne
    dla celów księgowych oraz dane dostawcy, co zapewnia ich łatwe i szybkie zlokalizowanie
    oraz możliwość weryfikacji. Jednocześnie faktury oraz pozostałe dokumenty towarzyszące
    umieszczone są na serwerze w odpowiednich folderach odpowiadających okresom, w
    których faktury zostały rozliczone dla potrzeb podatkowych oraz księgowych.
    Procedura wprowadzona przez Spółkę obejmuje również kwestię archiwizowania faktur i
    innych dokumentów:
        Archiwizacji podlegają między innymi: wiadomości e-mail, faktury i inne dokumenty
        (w formacie PDF, w przypadku faktur otrzymywanych w wersji papierowej lub
        faktur otrzymanych na dedykowany adres e-mail), załączniki do faktur.
        Dokumenty są przechowywane przynajmniej do czasu upływu terminu
        przedawnienia zobowiązania podatkowego.
        Jednocześnie jak wskazano wyżej, faktury i pozostałe dokumenty są
        przechowywane w nieedytowalnym formacie PDF, a odpowiedniej jakości sprzęt
        oraz weryfikacja otrzymywanych dokumentów przez upoważnionych do tego
        pracowników, zapewnia wysoką jakość obrazu każdego dokumentu.
        Dostęp do systemu obiegu, weryfikacji i archiwizowania faktur i pozostałych
        dokumentów jest ograniczony do pracowników z odpowiednimi upoważnieniami.
    Spółka wskazuje, że analogiczne zasady będą stosowane do faktur sprzedażowych
    wystawianych przez Spółkę oraz dokumentów towarzyszących dostawom realizowanych
    przez Spółkę, które również będą odpowiednio archiwizowane oraz będą podlegały
    kontroli pozwalającej na łatwy do prześledzenia związek pomiędzy fakturami sprzedaży i
    dokumentami uzupełniającymi potwierdzającymi realizację transakcji.
    Spółka wskazuje, że otrzymane dokumenty w formie papierowej będą niszczone dopiero
    po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności
    pochodzenia, integralności treści i czytelności skanów oraz ich zaewidencjonowaniu i
    rozliczeniu podatku. Jednocześnie dokumenty te będą archiwizowane do czasu

    przedawnienia zobowiązania na dedykowanym serwerze w folderach umożliwiających ich
    łatwe odnalezienie.
    Pytanie (numeracja zgodna z przedstawioną we wniosku)
    2.  Czy wskazane w opisie zdarzenia przyszłego dokumenty, wykorzystywane przez
      Spółkę do potwierdzenia możliwości stosowania stawki 0% podatku VAT w stosunku
      do transakcji WDT, tj. skan CMR, potwierdzenie od nabywcy zawarte w
      korespondencji e-mail oraz inne dokumenty potwierdzające transport towarów,
      mogą być skanowane i przechowywane na serwerach Spółki w formie elektronicznej,
      bez konieczności przechowywania przez Spółkę ww. dokumentów w formie fizycznej?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Ad 2
    W zakresie możliwości archiwizowania w formie elektronicznej dokumentów
    uprawniających do zastosowania art. 42 ust. 1 ustawy o VAT w odniesieniu do WDT Spółka
    wskazuje, że przepisy podatkowe nie zawierają wyłączenia, uniemożliwiającego
    wykorzystywanie oraz archiwizowanie tych dokumentów w formie elektronicznej. W opinii
    Wnioskodawcy, w razie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, nie jest on
    zobligowany do archiwizowania ww. dokumentów również w formie papierowej.
    Zgodnie z treścią art. 42 ust. 1 ustawy o VAT, WDT podlega opodatkowaniu według stawki
    podatku 0%, pod warunkiem że:
      1) podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer
        identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo
        członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla
        podatku od wartości dodanej;
      2) podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres
        rozliczeniowy posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące
        przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium
        kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż
        terytorium kraju;
      3) podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów,
        jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.
    Dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, są następujące dokumenty, jeżeli łącznie
    potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem WDT do nabywcy
    znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju (art.
    42 ust. 3 ustawy o VAT):
        dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego
        za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary
        zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium innego kraju UE –
        w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi), oraz
        specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku.
    Jednocześnie, stosownie do treści art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, w przypadku gdy powyższe
    dokumenty nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towaru do nabywcy w innym
    kraju UE, dowodami dokonania WDT mogą być również inne dokumenty, w szczególności:
        korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie,
        dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu,

        dokument potwierdzający zapłatę za towar,
        dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium innego kraju
        UE.
    Z brzmienia wskazanych przepisów ustawy o VAT wynika, iż prawo podatnika do
    zastosowania preferencyjnej stawki podatku w wysokości 0% przy realizacji WDT
    uzależnione jest m.in. od posiadania dokumentów potwierdzających, że doszło do
    wywozu towaru z terytorium kraju i dostarczenia go na terytorium innego kraju UE.
    Spółka pragnie wskazać, że żadna z regulacji ustawy o VAT oraz rozporządzenia
    wykonawczego nie określa formy dokumentów przewozowych, w jakiej podatnik powinien
    dysponować takimi dokumentami, aby był on uprawniony do stosowania stawki 0% do
    świadczonych przez siebie usług. W szczególności przepisy te nie stanowią, że dokumenty
    potwierdzające wewnątrzwspólnotową dostawę towarów muszą posiadać wyłącznie
    formę tradycyjnego dokumentu papierowego dla zachowania swojej mocy dowodowej.
    Ograniczenie prawa podatnika do zastosowania preferencyjnego opodatkowania WDT do
    przypadków, gdy możliwe jest przedstawienie dowodów dokonania takiej dostawy w
    konkretnej formie, nie znajdowałoby uzasadnienia w świetle Dyrektywy 2006/112/WE
    Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości
    dodanej (Dz. U. UE L 2006.347.1 ze zm., dalej: Dyrektywa VAT). W myśl art. 131 Dyrektywy
    VAT, zwolnienia przewidziane w rozdziałach 2-9 (w tym zwolnienia dla WDT przewidziane
    w art. 138 ust. 1 Dyrektywy VAT) stosuje się na warunkach ustalanych przez państwa
    członkowskie w celu zapewnienia prawidłowego i prostego stosowania tych zwolnień oraz
    zapobieżenia wszelkim możliwym przypadkom uchylania się od opodatkowania, unikania
    opodatkowania i nadużyć. Zatem Dyrektywa VAT, nie określając rodzaju dokumentów
    potwierdzających fakt wywozu towarów (ich ustalenie pozostawione zostało w gestii
    poszczególnych krajów członkowskich), jednocześnie podkreśla konieczność takiego
    określenia warunków formalnych dla preferencyjnego opodatkowania WDT, aby
    umożliwić możliwie proste ich stosowanie i aby rezultaty nie były sprzeczne z celami
    sprecyzowanymi w przepisach omawianej dyrektywy. W ocenie Spółki, w świetle tych
    regulacji nie można uznać, że jedynie posiadanie konkretnych dowodów dokonania
    dostawy uprawnia podatnika do zastosowania stawki 0% w odniesieniu do WDT.
    Przyjęcie takiej zasady byłoby nadmiernie restrykcyjne i w nieuprawniony sposób
    ograniczałoby dostęp podatnikom do preferencji podatkowych zagwarantowanych
    przepisami Dyrektywy VAT. W związku z powyższym Spółka stoi na stanowisku, że w
    świetle brzmienia przepisów w zakresie VAT należy uznać, że dokumenty przewozowe
    oraz inne dokumenty potwierdzające dostawę towaru w formie elektronicznej mają taką
    samą moc dowodową jak tradycyjne, papierowe dokumenty przewozowe dla celów
    stosowania stawki 0% VAT.
    Reasumując, zgodnie z prawidłową wykładnią przepisów ustawy o VAT dotyczących
    dokumentacji WDT, dla udowodnienia prawa podatnika do stosowania stawki 0% VAT
    wystarczające jest posiadanie dokumentów łącznie potwierdzających, że dostawa
    wewnątrzwspólnotowa faktycznie nastąpiła. Fakt, że dokumenty te przedstawione mają
    być w formie elektronicznej, nie wpływa w ocenie Spółki na możliwość wykorzystywania
    ich jako dokumentów upoważniających do stosowania stawki 0% VAT w odniesieniu do
    WDT. Archiwizowanie dokumentów potwierdzających wewnątrzwspólnotową dostawę
    towarów w formie elektronicznej jest w ocenie Spółki równoznaczne z brakiem obowiązku
    przechowywania tychże w formie fizycznej.
    Stanowisko takie prezentowane jest również w interpretacjach indywidualnych prawa
    podatkowego wydawanych przez Ministra Finansów, m.in. interpretacja indywidualna
    Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 grudnia 2017 r., znak: 0112-KDIL1-
    3.4012.481.2017.2.AP, interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie
    z 30 sierpnia 2012 r., znak: IPPP3/443-724/12-2/KC, interpretacja indywidualna Dyrektora

    Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13 czerwca 2017 r., znak: 0112-KDIL1-
    3.4012.94.2017.1.AP, interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
    z dnia 31 stycznia 2019 r., znak: 0114-KDIP1-2.4012.828.2018.1.RM oraz interpretacja
    indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 grudnia 2018 r., znak:
    0111-KDIB3-2.4012.715.2018.1.ASZ.
    Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania
    Rozpatrzyłem Państwa wniosek – 23 grudnia 2019 r. wydałem postanowienie nr 0114-
    KDIP1-3.4012.617.2019.2.RMA o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie wniosku
    z 8 października 2019 r. (data wpływu 11 października 2019 r.) o wydanie interpretacji
    przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie
    przechowywania w formie elektronicznej dokumentów potwierdzających możliwość
    stosowania stawki 0%.
    Postanowienie doręczono Państwu 2 stycznia 2020 r.
    9 stycznia 2020 r. wnieśli Państwo zażalenie na postanowienie o odmowie wszczęcia
    postępowania (data wpływu 10 stycznia 2020 r.).
    5 marca 2020 r. wydałem postanowienie nr 0114-KDIP1-3.4012.617.2019.3.RMA/IG, w
    którym utrzymałem w mocy ww. postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania.
    Postanowienie doręczono Państwu 10 marca 2020 r.
    Skarga na postanowienie
    9 kwietnia 2020 r. wnieśli Państwo skargę (data wpływu 14 kwietnia 2020 r.) na
    postanowienie z 5 marca 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.617.2019.3.RMA/IG o
    utrzymaniu w mocy postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania.
    Wnieśli Państwo o:
      1) uchylenie w całości postanowienia Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wraz
        z poprzedzającym je postanowieniem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z
        dnia 23 grudnia 2019 r., zgodnie z art. 145 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 sierpnia
        2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2019 r.
        poz. 2325 z późn. zm.; dalej: „Ppsa”;
      2) zasądzenie od strony przeciwnej kosztów postępowania wraz z kosztami
        zastępstwa procesowego według norm prawem przepisanych.
    Postępowanie przed sądami administracyjnymi
    Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie oddalił skargę – wyrokiem z 30 czerwca
    2020 r. sygn. akt III SA/Wa 1084/20.
    Wnieśli Państwo skargę kasacyjną od tego wyroku do Naczelnego Sądu Administracyjnego.
    Naczelny Sąd Administracyjny – wyrokiem z 7 sierpnia 2024 r. sygn. akt I FSK 1695/20
    uchylił zaskarżony wyrok WSA w Warszawie z 30 czerwca sygn. akt III SA/WA 1084/20 oraz
    postanowienie z 5 marca 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.617.2019.3.RMA/IG i
    poprzedzające je postanowienie z 23 grudnia 2019 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.617.2019.2.
    RMA.
    11 grudnia 2024 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zwrócił akta sprawy po
    prawomocnym rozstrzygnięciu przez Naczelny Sąd Administracyjny.
    Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku
    Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed
    sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.):

      Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu
      sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe
      prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że
      przepisy prawa uległy zmianie.
    Wykonuję obowiązek, który wynika z tych przepisów, tj.:
          uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził
          Naczelny Sąd Administracyjny w ww. wyroku;
          ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej –
          stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie
          przechowywania w formie elektronicznej dokumentów dotyczących stosowania
          stawki 0% jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j.
    Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
      Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (...) podlegają:
      1) odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;
      2) eksport towarów;
      3) import towarów na terytorium kraju;
      4) wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;
      5) wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.
    Na mocy art. 7 ust. 1 ustawy:
      Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się
      przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (...).
    W myśl art. 2 pkt 6 i 22 ustawy:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:
      6) towarach – rozumie się przez to rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie
      energii;
      22) sprzedaży - rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne
      świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową
      dostawę towarów.
    Stosownie do art. 13 ust. 1 ustawy:
      Przez wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 5,
      rozumie się wywóz towarów z terytorium kraju w wykonaniu czynności określonych
      w art. 7 na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, z
      zastrzeżeniem ust. 2-8.
    Dla uznania danej czynności za wewnątrzwspólnotową dostawę towarów musi zaistnieć
    wywóz towarów z terytorium kraju na terytorium innego państwa członkowskiego, w
    wyniku dokonania dostawy tych towarów (przeniesienia prawa do rozporządzania
    towarami jak właściciel).
    Zgodnie z art. 13 ust. 2 ustawy:
      Przepis ust. 1 stosuje się pod warunkiem, że nabywca towarów jest:

      1) podatnikiem podatku od wartości dodanej zidentyfikowanym na potrzeby
        transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego
        innym niż terytorium kraju;
      2) osobą prawną niebędącą podatnikiem podatku od wartości dodanej, która jest
        zidentyfikowana na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium
        państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;
      3) podatnikiem podatku od wartości dodanej lub osobą prawną niebędącą
        podatnikiem podatku od wartości dodanej, działającymi w takim charakterze na
        terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju,
        niewymienionymi w pkt 1 i 2, jeżeli przedmiotem dostawy są wyroby akcyzowe,
        które, zgodnie z przepisami o podatku akcyzowym, są objęte procedurą
        zawieszenia poboru akcyzy lub procedurą przemieszczania wyrobów akcyzowych
        z zapłaconą akcyzą;
      4) podmiotem innym niż wymienione w pkt 1 i 2, działającym (zamieszkującym) w
        innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim, jeżeli przedmiotem
        dostawy są nowe środki transportu.
    Na podstawie art. 13 ust. 6 ustawy:
      Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów występuje, jeżeli dokonującym dostawy
      jest podatnik, o którym mowa w art. 15, u którego sprzedaż nie jest zwolniona od
      podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, z zastrzeżeniem ust. 7.
    Stosownie do art. 41 ust. 3 ustawy:
      W wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawka podatku wynosi 0%, z
      zastrzeżeniem art. 42.
    Zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy:
      Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki
      podatku 0%, pod warunkiem że:
      1) podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny
        numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez
        państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod
        stosowany dla podatku od wartości dodanej;
      2) podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres
        rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące
        przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium
        kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż
        terytorium kraju;
      3) podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów,
        jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.
    Warunki te muszą być spełnione łącznie. Spełnienie pierwszego z nich ma zagwarantować,
    że czynność zostanie potraktowana jako wewnątrzwspólnotowe nabycie w kraju odbiorcy
    i zostanie tam faktycznie opodatkowana, a drugi wskazuje, że istotnie nastąpił wywóz
    towarów z jednego państwa członkowskiego (z kraju) i jego transport (przemieszczenie) do
    innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju. Istotą transakcji
    wewnątrzwspólnotowych jest faktyczne opodatkowanie dostawy towaru w państwie
    przeznaczenia (do którego towar jest docelowo przemieszczany). Dostawa, która
    następuje na terytorium państwa dostawcy towarów, jest opodatkowana stawką 0%, a w
    państwie nabywcy następuje opodatkowanie tej dostawy według stawki podatku tam
    właściwej. Transakcja opodatkowana w ten sposób ma na celu uniknięcie zakłócania
    konkurencji, powodowanego podwójnym opodatkowaniem lub brakiem opodatkowania.
    Natomiast zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy:

      Dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2 są następujące dokumenty, jeżeli łącznie
      potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej
      dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa
      członkowskiego innym niż terytorium kraju:
      1) dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora)
        odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie
        wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na
        terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju – w przypadku gdy
        przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),
      2) (uchylony)
      3) specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku
      4) (uchylony)
      – z zastrzeżeniem ust. 4 i 5.
    Jak stanowi art. 42 ust. 4 ustawy:
      W przypadku wywozu towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej
      dostawy towarów bezpośrednio przez podatnika dokonującego takiej dostawy lub
      przez ich nabywcę, przy użyciu własnego środka transportu podatnika lub nabywcy,
      podatnik oprócz dokumentu, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, powinien posiadać
      dokument zawierający co najmniej:
      1) imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby działalności gospodarczej lub
        miejsca zamieszkania podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy
        towarów oraz nabywcy tych towarów;
      2) adres, pod który są przewożone towary, w przypadku gdy jest inny niż adres
        siedziby działalności gospodarczej lub miejsca zamieszkania nabywcy;
      3) określenie towarów i ich ilości;
      4) potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę do miejsca, o którym mowa w pkt
        1 lub 2, znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż
        terytorium kraju;
      5) rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary,
        lub numer lotu – w przypadku gdy towary przewożone są środkami transportu
        lotniczego.
    W myśl art. 42 ust. 11 ustawy:
      W przypadku gdy dokumenty, o których mowa w ust. 3-5, nie potwierdzają
      jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa
      członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami, o których mowa w
      ust. 1 pkt 2, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa
      wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:
      1) korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;
      2) dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;
      3) dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa
        ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w
        takim przypadku inny – dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;
      4) dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa
        członkowskiego innym niż terytorium kraju.
    W kwestii dokumentacji uprawniającej do zastosowania stawki podatku w wysokości 0%
    dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów od dnia 1 stycznia 2020 r. zastosowanie
    mają przepisy rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) 2018/1912 z dnia 4 grudnia 2018

    r. zmieniającego rozporządzenie wykonawcze (UE) nr 282/2011 w odniesieniu do
    niektórych zwolnień związanych z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi (Dz. Urz. UE L Nr
    311 z 7 grudnia 2018 r. s. 10), zwanego dalej „rozporządzeniem 2018/1912”.
    Rozporządzenie 2018/1912 ma zasięg ogólny, wiąże w całości i jest bezpośrednio
    stosowane we wszystkich państwach członkowskich.
    Zgodnie z art. 45a rozporządzenia 2018/1912:
        1. Do celów stosowania zwolnień ustanowionych w art. 138 dyrektywy 2006/112/WE
        domniemywa się, że towary zostały wysłane lub przetransportowane z państwa
        członkowskiego do miejsca przeznaczenia znajdującego się poza jego
        terytorium, ale na terytorium Wspólnoty, w którymkolwiek z następujących
        przypadków:
        a) sprzedawca wskazuje, że towary zostały wysłane lub przetransportowane przez
        niego lub przez osobę trzecią działającą na jego rzecz, oraz sprzedawca jest w
        posiadaniu co najmniej dwóch niebędących ze sobą w sprzeczności dowodów, o
        których mowa w ust. 3 lit. a), które zostały wydane przez dwie różne strony,
        które są niezależne od siebie nawzajem, od sprzedawcy i od nabywcy, albo
        sprzedawca jest w posiadaniu jakichkolwiek pojedynczych dowodów, o których
        mowa w ust. 3 lit. a), wraz z jakimikolwiek pojedynczymi niebędącymi ze sobą w
        sprzeczności dowodami, o których mowa w ust. 3 lit. b), potwierdzających
        wysyłkę lub transport, które zostały wydane przez dwie różne strony, które są
        niezależne od siebie nawzajem, od sprzedawcy i od nabywcy;
        b) sprzedawca jest w posiadaniu następujących dokumentów:
        (i) pisemnego oświadczenia nabywcy potwierdzającego, że towary zostały wysłane
        lub przetransportowane przez nabywcę lub przez osobę trzecią działającą na
        rzecz nabywcy, oraz wskazującego państwo członkowskie przeznaczenia
        towarów; takie pisemne oświadczenie określa: datę wystawienia; nazwę lub imię
        i nazwisko oraz adres nabywcy; ilość i rodzaj towarów; datę i miejsce przybycia
        towarów; w przypadku dostawy środków transportu, numer identyfikacyjny
        środków transportu; oraz identyfikację osoby przyjmującej towary na rzecz
        nabywcy; oraz
        (ii) co najmniej dwóch niebędących ze sobą w sprzeczności dowodów, o których
        mowa w ust. 3 lit. a), które zostały wydane przez dwie różne strony, które są
        niezależne od siebie nawzajem, od sprzedawcy i nabywcy, lub jakichkolwiek
        pojedynczych dowodów, o których mowa w ust. 3 lit. a), wraz z jakimikolwiek
        pojedynczymi niebędącymi ze sobą w sprzeczności dowodami, o których mowa
        w ust. 3 lit. b), potwierdzających transport lub wysyłkę, które zostały wydane
        przez dwie różne strony, które są niezależne od siebie nawzajem, od
        sprzedawcy i od nabywcy.
    Nabywca dostarcza sprzedawcy pisemne oświadczenie, o którym mowa w lit. b) ppkt (i),
    do dziesiątego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła dostawa.
    2. Organ podatkowy może obalić domniemanie przyjęte na podstawie ust. 1.
    3. Do celów ust. 1 następujące dokumenty są akceptowane jako dowód wysyłki lub
      transportu:
    a) dokumenty odnoszące się do wysyłki lub transportu towarów, takie jak podpisany list
      przewozowy CMR, konosament, faktura za towarowy przewóz lotniczy lub faktura od
      przewoźnika towarów;
        b) następujące dokumenty:
        (i) polisa ubezpieczeniowa w odniesieniu do wysyłki lub transportu towarów lub
        dokumenty bankowe potwierdzające zapłatę za wysyłkę lub transport towarów;

        (ii) dokumenty urzędowe wydane przez organ władzy publicznej, na przykład
        notariusza, potwierdzające przybycie towarów do państwa członkowskiego
        przeznaczenia;
        (iii) poświadczenie odbioru wystawione przez prowadzącego magazyn w państwie
        członkowskim przeznaczenia, potwierdzające składowanie towarów w tym
        państwie członkowskim.
    W myśl art. 112 ustawy:
      Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania
      podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym
      rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z
      zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art.
      138i ust. 8.
    Państwa wątpliwości dotyczą potwierdzenia, czy wskazane dokumenty wykorzystywane
    przez Państwa do potwierdzenia możliwości stosowania stawki 0% podatku VAT w
    stosunku do transakcji WDT, tj. skan CMR, potwierdzenie od nabywcy zawarte w
    korespondencji e#mail oraz inne dokumenty potwierdzające transport towarów, mogą
    być skanowane i przechowywane na Państwa serwerach w formie elektronicznej bez
    konieczności przechowywania ich w formie fizycznej.
    Jak wyżej wyjaśniono, dla zastosowania stawki podatku w wysokości 0% podatnik musi
    posiadać w swojej dokumentacji dowody, które łącznie potwierdzą fakt wywiezienia z
    terytorium kraju i dostarczenia towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej
    dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż
    terytorium kraju.
    Należy wskazać, że przepisy ustawy nie uzależniają zastosowania stawki 0% od posiadania
    oryginałów dokumentów w formie papierowej. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie,
    każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów
    została uprawdopodobniona. W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma
    podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentowi sporządzonemu i przesłanemu w
    formie elektronicznej. Jeżeli zatem jest to dokument udostępniony w formie
    elektronicznej, e-mail, ksero, skan lub faks dokumentu, niebudzący wątpliwości co do jego
    autentyczności, może on stanowić dowód, o którym mowa w powołanych przepisach
    ustawy.
    Przedstawione okoliczności sprawy na tle obowiązujących przepisów prawa pozwalają na
    stwierdzenie, że w opisanej sytuacji zapewniona będzie autentyczność pochodzenia,
    integralność treści i czytelność dokumentów wykorzystywanych przez Państwa do
    potwierdzenia możliwości stosowania stawki 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy
    towarów.
    Jak wynika z wniosku, planują Państwo archiwizowanie dokumentów otrzymywanych w
    formie papierowej oraz elektronicznej na serwerze w formie elektronicznej. Podobnie jak
    w przypadku faktur, powyższe dokumenty w formie papierowej będą skanowane do pliku
    elektronicznego, który nie podlega edycji (np. pliku w formacie pdf), który będzie
    umieszczany na Państwa serwerze. Dokumenty w formacie pdf będą dokumentami
    nieedytowalnymi. Jednocześnie wersja papierowa ma być niszczona, aby nie dublować
    posiadanej dokumentacji. Pliki elektroniczne zawierające skany dokumentów
    potwierdzających dostawę towaru do odbiorcy w formacie pdf będą przez Państwa
    przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich
    natychmiastowe udostępnienie i przyporządkowanie do faktur których dotyczą, ale bez
    możliwości edycji.
    Tak przygotowane faktury oraz dokumenty przewozowe i inne dowody, potwierdzające
    prawo do zastosowania stawki 0% podatku VAT, przeznaczone są wyłącznie do odczytu,
    niemożliwe jest nanoszenie na nie zmian.

    Również po wejściu w życie od 1 stycznia 2020 r. zmian wynikających z rozporządzenia
    Rady (UE) 2018/1912 z dnia 4 grudnia 2018 r. zmieniającego rozporządzenie (UE) 282/2011
    w odniesieniu do niektórych zwolnień związanych z transakcjami
    wewnątrzwspólnotowymi, które zmienia obowiązki dokumentacyjne w zakresie
    zastosowania preferencyjnej stawki VAT, zamierzają Państwo przechowywać dokumenty
    CMR oraz oświadczenia kontrahentów lub nabywców potwierdzające, że określony towar
    został otrzymany przez nabywcę na terenie innego państwa członkowskiego niż Polska w
    formie elektronicznej i za ich pośrednictwem dokumentować prawo do stosowania stawki
    0% podatku VAT w odniesieniu do dokonywanych przez Państwa transakcji WDT.
    Jednocześnie wskazują Państwo, że zapewnią funkcjonowanie kontroli biznesowych, które
    pozwolą ma ustalenie ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub
    świadczeniem usług. Ustanowili Państwo procedurę otrzymywania, akceptacji,
    przetwarzania oraz archiwizowania faktur oraz innych dokumentów związanych z
    fakturami zakupowymi oraz sprzedażowymi.
    Dostęp do archiwum dokumentów jest ograniczony do pracowników posiadających
    odpowiednie uprawnienia. Również w zakresie akceptacji i przetwarzania faktur oraz
    pozostałych dokumentów towarzyszących (m.in. skanowania ich do postaci
    nieedytowalnych plików PDF) czynności te wykonywane są przez pracowników
    posiadających w tym zakresie odpowiednie upoważnienia.
    W przypadku faktur i innych dokumentów papierowych:
        Faktury oraz inne dokumenty papierowe są obecnie przesyłane pocztą
        bezpośrednio do Państwa siedziby lub też przywożone przez Państwa pracowników
        lub dostawców. Faktury papierowe oraz inne dokumenty, po ich otrzymaniu w
        siedzibie Państwa są niezwłocznie skanowane przez upoważnionych pracowników.
        Do procesu skanowania używane jest profesjonalne oprogramowanie. Zapewnia to
        integralność faktury oraz innych dokumentów, albowiem dane na nich zawarte nie
        mogą być zmienianie czy uzupełnianie. Dokumenty są zapisywane i archiwizowane
        w nieedytowalnym formacie PDF, uniemożliwiającym wprowadzanie zmian do ich
        treści.
        Uprawnieni pracownicy są odpowiedzialni za sprawdzenie wysokiej jakości
        zeskanowanych dokumentów (obrazu) umożliwiającej ich pełną czytelność. Wersja
        elektroniczna zeskanowanej faktury i pozostałych dokumentów, stanowi wierne i
        wyraźne odzwierciedlenie wersji papierowej.
        Każdy plik PDF (skan dokumentu) zawiera zeskanowany obraz jednej faktury lub
        jednego dokumentu w wersji papierowej.
    Oprócz faktur i innych dokumentów w postaci papierowej, otrzymują Państwo faktury i
    inne dokumenty elektroniczne drogą e-mail w formacie PDF. W zakresie faktur
    otrzymywanych w formie elektronicznej, udzielają Państwo akceptacji dostawcom na
    stosowanie faktur elektronicznych.
    W przypadku faktur i innych dokumentów elektronicznych:
      Faktury i inne dokumenty elektroniczne są przesyłane na wskazany dedykowany
      Państwa adres e-mail. W praktyce zdarzają się również sytuacje, w których Dostawcy
      przesyłają fakturę elektroniczną na adres e-mail Państwa pracownika, który ją
      niezwłocznie przekierowuje na adres e-mail dedykowany do faktur elektronicznych.
      Każda wiadomość e-mail zawierająca fakturę, jest sprawdzana pod względem jej
      zgodności z polityką Państwa, a więc weryfikowana jest ich zgodność z przedmiotem
      transakcji, zgodność z umową, weryfikowana jest poprawność formalna oraz
      okoliczność, czy została wystawiona oraz przesłana przez osobę uprawnioną.

    Wszystkie faktury i inne dokumenty trafiają do Państwa systemu księgowego. W celu
    zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na
    Państwa rzecz przez dostawcę dostawą towarów lub świadczeniem usług, dokumenty są
    poddawane procesowi weryfikacji. Są one sprawdzane pod kątem zgodności i
    prawidłowości danych zawartych na fakturze z odpowiadającym jej zamówieniem, bądź (w
    przypadku braku formalnego zamówienia) jest zatwierdzana przez pracowników
    odpowiedzialnych za daną transakcję. W ramach tych czynności, otrzymane faktury i
    pozostałe dokumenty są sprawdzane pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych
    w nich danych dotyczących transakcji.
    W Państwa systemie księgowym faktury otrzymują dodatkowe numery referencyjne dla
    celów księgowych. Ostatecznie faktury można wyszukiwać poprzez numery referencyjne
    dla celów księgowych oraz dane dostawcy, co zapewnia ich łatwe i szybkie zlokalizowanie
    oraz możliwość weryfikacji. Jednocześnie faktury oraz pozostałe dokumenty towarzyszące
    umieszczone są na serwerze w odpowiednich folderach odpowiadających okresom, w
    których faktury zostały rozliczone dla potrzeb podatkowych oraz księgowych.
    Procedura wprowadzona przez Państwa obejmuje również kwestię archiwizowania faktur
    i innych dokumentów:
      Archiwizacji podlegają między innymi: wiadomości e-mail, faktury i inne dokumenty
      (w formacie PDF, w przypadku faktur otrzymywanych w wersji papierowej lub faktur
      otrzymanych na dedykowany adres e-mail), załączniki do faktur.
      Dokumenty są przechowywane przynajmniej do czasu upływu terminu
      przedawnienia zobowiązania podatkowego.
      Jednocześnie jak wskazano wyżej, faktury i pozostałe dokumenty są przechowywane
      w nieedytowalnym formacie PDF, a odpowiedniej jakości sprzęt oraz weryfikacja
      otrzymywanych dokumentów przez upoważnionych do tego pracowników, zapewnia
      wysoką jakość obrazu każdego dokumentu.
      Dostęp do systemu obiegu, weryfikacji i archiwizowania faktur i pozostałych
      dokumentów jest ograniczony do pracowników z odpowiednimi upoważnieniami.
    Analogiczne zasady będą stosowane do faktur sprzedażowych wystawianych przez
    Państwa oraz dokumentów towarzyszących dostawom realizowanych przez Państwa,
    które również będą odpowiednio archiwizowane oraz będą podlegały kontroli
    pozwalającej na łatwy do prześledzenia związek pomiędzy fakturami sprzedaży i
    dokumentami uzupełniającymi potwierdzającymi realizację transakcji.
    Otrzymane dokumenty w formie papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu
    kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia,
    integralności treści i czytelności skanów oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu
    podatku. Jednocześnie dokumenty te będą archiwizowane do czasu przedawnienia
    zobowiązania na dedykowanym serwerze w folderach umożliwiających ich łatwe
    odnalezienie.
    Skoro jak Państwo wskazują, opisany we wniosku sposób przechowywania dokumentów
    w formie elektronicznej zapewni ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i
    czytelność, a przepisy obowiązujące w tym zakresie nie stanowią, że podatnik ma
    posiadać wyłącznie papierowe oryginały dokumentów należy przyjąć, że opisana we
    wniosku elektroniczna forma przechowywania dokumentów określonych w ww.
    przepisach jest dopuszczalna.
    W konsekwencji należy uznać, że wskazane przez Państwa dokumenty wykorzystywane do
    potwierdzenia możliwości stosowania stawki 0% do transakcji wewnątrzwspólnotowej
    dostawy towarów, tj. skan CMR, potwierdzenie od nabywcy zawarte w korespondencji

    e#mail oraz inne dokumenty potwierdzające transport towarów, mogą być skanowane i
    przechowywane na Państwa serwerach w formie elektronicznej bez konieczności
    przechowywania ww. dokumentów w formie fizycznej.
    Stanowisko w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu
    prawnego, który obowiązywał w dniu wydania postanowienia o odmowie wszczęcia
    postępowania, tj. 23 grudnia 2019 r.
    Jednocześnie zastrzegamy, że rozstrzygnięcie, czy dokumenty, którymi będzie
    dysponować podatnik, rzeczywiście potwierdzają dokonanie wewnątrzwspólnotowej
    dostawy towarów może być stwierdzone ostatecznie jedynie w toku postępowania
    podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej, przeprowadzonej
    przez właściwy organ podatkowy, a nie w postępowaniu dotyczącym wydania
    interpretacji indywidualnej.
    W niniejszej interpretacji dokonano rozstrzygnięcia wyłącznie w zakresie pytania nr 2
    przedstawionego we wniosku, tj. w podatku od towarów i usług w kwestii dotyczącej
    możliwości przechowywania w formie elektronicznej dokumentów potwierdzających
    możliwość stosowania stawki 0%.
    W zakresie pytania nr 1 przedstawionego we wniosku, dotyczącego podatku od
    towarów i usług w kwestii dotyczącej możliwości przechowywania w formie
    elektronicznej faktur zakupowych i sprzedażowych otrzymywanych oraz wystawianych
    w formie papierowej lub elektronicznej oraz pytania nr 3 w zakresie podatku
    dochodowego od osób prawnych dotyczącego możliwości potwierdzenia poniesienia
    wydatku, w formie skanu faktury lub innego dokumentu potwierdzającego poniesienie
    wydatku w formacie pdf, uprawniającego do zachowania prawa do rozpoznania danego
    wydatku jako kosztu uzyskania przychodów, zostały wydane odrębne rozstrzygnięcia.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
        Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb
        ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz.
        111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja
        będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i
        zastosują się Państwo do interpretacji.
        Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
        Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
        w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
        Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
        w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na
        adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS
        /SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.