Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB1/415-1108/11-2/TW
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2011-12-14
Teza: Czy kwota naliczonego zwrotu kosztów używania przez pracownika samorządowego swojego prywatnego samochodu w celach służbowych w jazdach lokalnych jest wolna od opodatkowania?
Słowa kluczowe: koszt-zwrot kosztów; opodatkowanie; podatek-podatek dochodowy-podatek dochodowy od osób fizycznych; pracownik; ryczałt; samochód-samochód prywatny
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wójta Gminy, przedstawione we wniosku z dnia 12 września 2011 r. (data wpływu 19 września 2011 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie opodatkowania zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu w celach służbowych – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 19 września 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie opodatkowania zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu w celach służbowych.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca wypłaca zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych pracownikom samorządowym używającym własnych samochodów osobowych w celach służbowych w postaci miesięcznego ryczałtu w oparciu o przepis § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury. Wójt gminy zawarł z pracownikami wykonującymi prace w terenie umowy cywilnoprawne w sprawie przyznania limitu kilometrów, przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy kwota naliczonego zwrotu kosztów używania przez pracownika samorządowego swojego prywatnego samochodu w celach służbowych w jazdach lokalnych jest wolna od opodatkowania?

Zdaniem Wnioskodawcy, specyfika pracy w gminie wymaga poruszania się po terenie całej jednostki podziału terytorialnego. Pracownik jest zatrudniony i pracuje na rzecz całej gminy nie zaś na rzecz jednej miejscowości w której znajduje się siedziba gminy. Każdorazowa konieczność uzyskiwania poleceń służbowych w formie pisemnej i rozliczanie delegacji służbowych jest istotnym obciążeniem biurokratycznym, zajmującym znaczną część czasu pracownika i służb finansowych rozliczających każdorazowo delegacje.

Zainteresowany podaje, że wolne od podatku zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 są diety i inne należności za czas:

1.  podróży służbowych pracownika,
2.  podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Pracownicy wykorzystują prywatne pojazdy do celów wykonywania obowiązków służbowych, ponoszą koszty (zakup paliwa i inne) zwracane przez pracodawcę w formie ryczałtu wyliczonego na podstawie oświadczenia pracownika wg otrzymanego limitu kilometrów i obowiązujących stawek za km, zmniejszając kwoty ryczałtu o 1/22 za każdy dzień nieobecności w pracy. Ryczałt ten nie stanowi przychodu pracownika, a jedynie zwrot wcześniej poniesionych przez niego wydatków. Jeśli zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym wolne od podatku są ekwiwalenty za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność – to samochód osobowy pracownika należy porównać z narzędziem pracy, a zwrot kosztów używania swojego samochodu w celach służbowych jest wolny od opodatkowania.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zostały określone źródła przychodów, gdzie między innymi wymienia się: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkowstwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, pracę nakładczą, emeryturę lub rentę.

Zgodnie z przepisem art. 12 ust. 1 ww. ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przepis art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, na który m.in. powołuje się Wnioskodawca, stanowi, iż wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Rozważając zakres przytoczonego zwolnienia przedmiotowego, należy ustalić znaczenie pojęć „narzędzie” i „sprzęt”. Z definicji słownikowych wynika, iż za „narzędzie” uważa się urządzenie umożliwiające ręczne wykonanie jakiejś czynności lub pracy, natomiast „sprzęt” to przedmiot używany do jakichś prac lub w jakichś okolicznościach. Pojęcia te należy interpretować ściśle i nie można uznać, że przepis ten dotyczy także używania przez pracowników samochodów osobowych. Powyższe znajduje także potwierdzenie w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. z 1999 r. Nr 112, poz. 1317 ze zm.), gdzie samochód został sklasyfikowany w grupie 7 jako środek transportu, zaś narzędzia, wyposażenia czy inne przyrządy – w grupie 8.

Stąd też przepis art. 21 ust. 1 pkt 13 ww. ustawy nie ma zastosowania do zwrotu kosztów używania przez pracowników samochodów dla potrzeb zakładu pracy.

Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

W związku z powyższym należy stwierdzić, iż jeżeli pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę wykonuje czynności na podstawie polecenia wyjazdu służbowego i wyjazdy te są podróżą służbową, to zostaną zachowane przesłanki do spełnienia warunków zastosowania zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy. W niniejszej sprawie natomiast pracownicy nie uzyskują od Zainteresowanego (pracodawcy) polecenia wyjazdu służbowego i nie są rozliczane z tego tytułu delegacje służbowe. W takim przypadku niemożliwym jest zastosowanie w przedmiotowej sprawie zwolnienia określonego w ww. artykule.

Z kolei na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nie przekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Z powyższego wynika, iż zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw.

Powyższe zwolnienie dotyczy np. listonoszy, pracowników służby leśnej, pracowników socjalnych, gdyż uprawnienia w tym zakresie przyznają im przepisy wspomnianych powyżej odrębnych ustaw, tj:

*   ustawy z dnia 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” (Dz. U. Nr 180, poz. 1109),
*   ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 12, poz. 59 ze zm.),
*   ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t. j. Dz. U z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 ze zm.).

W pozostałych przypadkach ryczałt samochodowy za tzw. jazdy lokalne jest opodatkowany.

Zatem brak przepisów odrębnych ustaw, które gwarantowałyby pracownikom Wnioskodawcy możliwość przyznania prawa do zwrotu poniesionych kosztów z tytułu korzystania z prywatnych samochodów do celów służbowych w jazdach lokalnych, oznacza iż przyznany zwrot nie mieści w dyspozycji cytowanego przepisu art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Stosownie do postanowień art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t. j. Dz. U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874 ze zm.) na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, dla celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery nie będące własnością pracodawcy.

A zatem zwolnienie określone w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie ma zastosowania w odniesieniu do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania własnych pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych w oparciu o przepis art. 34a ust. 1 ustawy o transporcie drogowym, ponieważ możliwość przyznania prawa do tego zwrotu nie wynika wprost z przepisów tej ustawy, lecz następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm.).

Zgodnie z § 1 ust. 1 ww. rozporządzenia, zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy – następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Natomiast § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia stanowi, iż zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, o której mowa w § 2, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w § 3, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Ze zwolnienia od podatku dochodowego określonego w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych korzystają zatem podatnicy, którym przepisy odrębnych ustaw gwarantują możliwość przyznania prawa do zwrotu poniesionych kosztów, bądź nakładają na pracodawcę obowiązek zwrotu pracownikowi tych kosztów – co w sprawie będącej przedmiotem wniosku nie występuje.

Ponadto należy wskazać, że w myśl art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy", są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

W świetle przytoczonych przez Wnioskodawcę informacji oraz powołanych przepisów zakwalifikowanie wypłacanego pracownikom świadczenia z tytułu używania przez nich samochodów prywatnych w celach służbowych do jazd lokalnych jako ekwiwalentu w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 13 jak i w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe. Brak jest również przepisów odrębnych ustaw, które gwarantowałyby Wnioskodawcy zatrudniającemu pracowników możliwość przyznania prawa do zwrotu poniesionych kosztów, albo nakładających na Niego obowiązek ich zwrotu. Wobec tego przyznany zwrot nie mieści w dyspozycji cytowanego przepisu art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy.

Mając na uwadze informacje przedstawione we wniosku oraz powołane przepisy zasadnym jest uznać, iż kwota wypłacanego przez Wnioskodawcę pracownikom świadczenia stanowiącego ekwiwalent z tytułu używania przez nich samochodów prywatnych w celach służbowych do jazd lokalnych, stanowi przychód pracownika w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który winien być opodatkowany wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy, a na Zainteresowanym z tytułu dokonywania ww. świadczeń, ciążą obowiązki płatnika określone w art. 31, 32 i 38 ww. ustawy.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.