Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP4/443-519/11-9/EWW
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2011-11-07
Teza: Podatek od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie papierowej faktur otrzymanych w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; noty-nota korygująca; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 1-art. 5; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. u. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. u. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o., przedstawione we wniosku z dnia 20 lipca 2011 r. (data wpływu 26 lipca 2011 r.) uzupełnionym pismem z dnia 20 października 2011 r. (data wpływu 24 października 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie papierowej faktur otrzymanych w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 26 lipca 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie papierowej faktur otrzymanych w formie elektronicznej. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 20 października 2011 r. (data wpływu 24 października 2011 r.) o doprecyzowanie opisu sprawy.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Zainteresowany jest producentem oraz dystrybutorem produktów spożywczych na polskim rynku. w ramach prowadzonej działalności dostarcza produkty i towary do sieci handlowych, jak również do pojedynczych punktów sprzedaży. Obecnie Spółka wystawia, przesyła i archiwizuje faktury oraz faktury korygujące dokumentujące sprzedaż produktów i towarów, jak również ich duplikaty, wyłącznie w formie papierowej.

Z uwagi na zgłaszane oczekiwania ze strony kontrahentów, Wnioskodawca rozważa możliwość wprowadzenia elektronicznej wymiany danych (EDI), a także innych form wymiany elektronicznej dokumentów z kontrahentami, dotyczących zarówno faktur dokumentujących jego sprzedaż, jak również faktur zakupowych generowanych przez dostawców sprzedających towary i wykonujących usługi na jego rzecz. Dodatkowo Spółka rozważa wprowadzenie archiwizacji faktur w wersji elektronicznej, w celu zoptymalizowania procesu archiwizacji dokumentów.

Jednocześnie, w oparciu o art. 14b § 4 Ordynacji podatkowej (Dziennik Ustaw z 2005 r. nr 8, poz. 60), Zainteresowany wskazuje, że elektroniczna wymiana danych (EDI) była już w poprzednich latach przedmiotem zapytań do Izby Skarbowej, na które uzyskał on interpretacje indywidualne. z uwagi jednak na zmianę przepisów będących podstawą interpretacji podatkowej, tj. wprowadzenie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dziennik Ustaw z 2010 r. nr 249, poz. 1661), stanowiącego w § 10, iż cyt.: „traci moc rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dziennik Ustaw z 2010 r. nr 133, poz. 1119)”, wydane wcześniej interpretacje podatkowe utraciły swoją ważność.

W uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca doprecyzował opis sprawy informując, iż w związku z oczekiwaniami niektórych klientów (nabywców jego produktów), zamierza on wprowadzić system elektronicznej wymiany danych – EDI, umożliwiający przesyłanie tym klientom faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur i faktur korygujących, a także not korygujących, w formie elektronicznej. Przesłanie ww. dokumentów będzie się odbywać przy pomocy systemu ECOD udostępnionego przez firmę C. Przesyłanie wskazanych dokumentów w formie elektronicznej nastąpi na podstawie zapisów umownych pomiędzy Spółką a jej klientami, zawierającymi m.in. akceptację przez klienta takiej formy przesyłu dokumentów.

Spółka planuje utrzymanie archiwizowana faktur w wersji papierowej, które ma miejsce obecnie, również w odniesieniu do tych klientów, którym faktury będą wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy faktury przesłane w formie elektronicznej można przechowywać w formie papierowej?

Zdaniem Wnioskodawcy, przepis § 21 poprzedniego rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r., nakazywał przechowywanie oryginałów i kopii faktur, faktur korygujących i duplikatów w „oryginalnej postaci”, czyli de facto wprowadzał zasadę, że wskazane dokumenty przesyłane w formie papierowej winny być przechowywane w formie papierowej, natomiast dokumenty przesyłane w formie elektronicznej winny być przechowywane w formie elektronicznej. Aktualnie ogólne zasady przechowywania (archiwizacji) faktur zostały określone w § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dziennik Ustaw z 2011 r. nr 68, poz. 360).

Przepis § 21 nowego rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r. odchodzi od zasady jednolitej formy przesyłu i przechowywania (archiwizacji), na rzecz wprowadzenia dowolności w formie przechowywania dokumentów, jednakże pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści, łatwego odszukania dokumentów, a także zapewnienia organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej bezzwłocznego dostępu do archiwizowanych dokumentów oraz w przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej umożliwienia przetwarzania danych w nich zawartych. Tak więc forma przesłania dokumentu nie ma już w intencji nowych przepisów wpływu na formę jego przechowywania (archiwizacji).

W przypadku przechowywania (archiwizowania) w formie papierowej faktur przesłanych w formie elektronicznej, niezbędnym warunkiem do uznania takiej formy za prawidłową jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści. Czyli faktury już na etapie przesłania kontrahentowi w formie elektronicznej muszą mieć zapewnioną autentyczność pochodzenia i integralność treści, tak aby mogły być następnie wydrukowane i przechowywane w formie papierowej.

Przechowywanie natomiast dokumentów w wersji papierowej gwarantuje autentyczność pochodzenia i integralność treści. Potwierdzenie takiego stanowiska można odnaleźć w interpretacji indywidualnej nr IPPP2/443-120/11 z dnia 11 maja 2011 r. wydanej przez Izbę Skarbową w Warszawie, gdzie spółka wnioskująca o wydanie interpretacji uzyskała potwierdzenie swojego stanowiska, iż może przechowywać w dowolny sposób, w tym jako papierowe wydruki faktur z plików elektronicznych, faktury przesyłane jej jako odbiorcy, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym.

Podsumowując, zdaniem Spółki, faktury przesłane w formie elektronicznej można przechowywać w formie papierowej, gdyż archiwizacja dokumentów w formie papierowej spełnia wymagania § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. u. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca jest producentem oraz dystrybutorem produktów spożywczych na polskim rynku. w ramach prowadzonej działalności dostarcza produkty i towary do sieci handlowych, jak również do pojedynczych punktów sprzedaży. Obecnie Spółka wystawia, przesyła i archiwizuje faktury oraz faktury korygujące dokumentujące sprzedaż produktów i towarów, jak również ich duplikaty, wyłącznie w formie papierowej.

Przedmiotem pytania Zainteresowanego jest możliwość przechowywania w formie papierowej faktur przesłanych w formie elektronicznej.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1.  konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2.  potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3.  konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4.  stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych - art. 106 ust. 11 ustawy.

Na podstawie delegacji zawartych w powołanych przepisach, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. u. Nr 68, poz. 360 ze zm.) oraz rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. u. Nr 249, poz. 1661).

Stosownie do treści przepisu § 21 ust. 1 rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r., podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl § 21 ust. 2 cyt. rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 21 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Przepis § 21 ust. 4 tego rozporządzenia wskazuje, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zaznaczyć jednak należy, że w sytuacji przekazywania faktur drogą elektroniczną stosuje się przepisy rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, które weszło w życie 1 stycznia 2011 r.

Zgodnie z § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

W myśl § 3 ust. 2 cyt. rozporządzenia, akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zaznaczyć należy jednak, iż zgodnie z treścią § 4 tego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 2 rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r. stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. u. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej - bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zaznaczyć należy, że już na etapie wystawiania i przesyłania faktur muszą zostać spełnione powyższe warunki, aby faktury można było uznać za faktury przesyłane w formie elektronicznej.

Stosownie do treści § 6 cyt. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Mając na uwadze powyższe stwierdzić należy, że obecnie obowiązujące przepisy przewidują możliwość przechowywania m.in. kopii faktur sprzedaży wystawionych w formie elektronicznej, w innej postaci niż zostały wystawione.

Zatem, jeżeli Wnioskodawca spełni warunki, o których mowa w powołanym przepisie rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r., należy uznać, iż będzie mógł on przechowywać w formie papierowej faktury przesłane w formie elektronicznej.

Wskazać należy, że stanowisko Zainteresowanego uznane zostało za prawidłowe, jednakże na podstawie innej podstawy prawnej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 oraz art. 14f § 2 Ordynacji podatkowej rozpatrzone.

Niniejszy wniosek został rozpatrzony w zakresie przechowywania w formie papierowej faktur otrzymanych w formie elektronicznej. Natomiast w pozostałych zakresach wydane zostały w dniu 7 listopada 2011 r. odrębne interpretacje indywidualne nr ILPP4/443 519/11-4/EWW, nr ILPP4/443-519/11-5/EWW, nr ILPP4/443-519/11-6/EWW, nr ILPP4/443-519/11 7/EWW, nr ILPP4/443-519/11-8/EWW, nr ILPP4/443-519/11-10/EWW.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. u. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.