Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB5/4510-45/15-2/KS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2015-04-02
Teza: Czy Spółka ma prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione przez pracowników na zakup okularów przeznaczonych do pracy przy monitorach ekranowych?
Słowa kluczowe: koszt-koszty uzyskania przychodów; okulary; pracownik
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 19 stycznia 2015 r. (data wpływu 26 stycznia 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zwrot kosztów nabycia okularów korekcyjnych – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 26 stycznia 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zwrot kosztów nabycia okularów korekcyjnych.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. (dalej zwana Spółką) jest czynnym podatnikiem VAT.Uchwałą Zarządu ustalono zasady rozliczania kosztów zakupu okularów korygujących wzrok dla pracowników obsługujących monitory ekranowe. Spółka pokrywa koszty okularów korygujących wzrok zakupionych przez pracowników obsługujących monitory ekranowe, w ustalonej Uchwałą Zarządu maksymalnej kwocie (obecnie do 226,28 zł).

Spółka, zgodnie z Uchwałą Zarządu pokrywa koszty okularów korygujących wzrok zakupionych przez pracowników obsługujących monitory ekranowe nie częściej niż raz na dwa lata, z tym że w myśl § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148, poz. 973 z 1998), pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Dlatego w sytuacji, gdy lekarz medycyny pracy wystawi zaświadczenie o konieczności wymiany okularów (szkieł) z uwagi na pogorszenie wzroku pracownika, Spółka dopuszcza dokonanie refundacji częściej niż raz na dwa lata.

Refundację mogą otrzymać pracownicy, którzy spełniają warunki:

*   co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy obsługują monitory ekranowe,

*   wyniki okresowych badań okulistycznych, wykazują potrzebę stosowania okularów podczas pracy przy monitorze.

Refundacji kosztów zakupu okularów korygujących wzrok dla pracowników obsługujących monitory ekranowe, Spółka dokonuje na podstawie dostarczonych do Spółki łącznie dokumentów:

*   podania pracownika, w którym wyszczególniono czynności wykonywane przy pomocy komputera oraz określono średni dobowy wymiar czasu pracy przeznaczonego na te czynności,

*   zaświadczenia lekarskiego o konieczności stosowania okularów podczas pracy przy monitorze ekranowym,

*   oryginału faktury za zakupione okulary wystawionej na M. Sp. z o. o., potwierdzonej przez kierownika komórki organizacyjnej zatrudniającej pracownika, odnośnie charakteru i czasu pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Pod względem merytorycznym, faktura musi zostać potwierdzona przez kierownika Działu ds. BHP. Dział ds. BHP prowadzi ewidencję ilościową okularów zakupionych przez pracowników, którzy skorzystali z refundacji.

Spółka w kwocie refundacji (obecnie 226,26 zł) planuje obliczyć, metodą „w stu”, kwotę VAT naliczonego (dla stawki VAT 23% jest to wartość 42,29 zł) a następnie ująć tę kwotę do odliczenia w deklaracji VAT w dacie wpływu faktury do Spółki. Pozostałą kwotę (183,97 zł) zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

1.  Czy Spółka ma prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione przez pracowników na zakup okularów przeznaczonych do pracy przy monitorach ekranowych? Spółka zalicza do kosztów uzyskania przychodów wydatki do kwoty ustalonej Uchwałą Zarządu na podstawie dokumentów wymienionych w opisie stanu faktycznego, w tym faktury wystawionej na dane Spółki.
2.  Czy Spółka ma prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego VAT wyliczonego metodą „w stu” od kwoty refundowanej pracownikowi z tytułu zakupu okularów przeznaczonych do pracy przy monitorach ekranowych. Podstawą odliczenia kwoty VAT naliczonego byłaby dostarczona przez pracownika faktury wystawiona na dane Spółki.

Przedmiotem interpretacji jest odpowiedź na pytanie oznaczone numerem 1 w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie pytania nr 2 dotyczącego podatku od towarów i usług wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1

Ujęcie wydatków na zakup okularów korygujących wzrok dla pracowników obsługujących monitory ekranowe w kosztach uzyskania przychodów Spółki.

Spółka stoi na stanowisku, że ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup okularów korygujących wzrok dla pracowników obsługujących monitory ekranowe. Wydatek potwierdzony jest fakturą wystawioną na dane Spółki, dodatkowo do faktury dołączane jest podanie pracownika, w którym wyszczególnia się czynności wykonywane przy pomocy komputera oraz określono średni dobowy wymiar czasu pracy przeznaczonego na te czynności, a także do faktury dołącza się zaświadczenie lekarskie o konieczności stosowania okularów podczas pracy przy monitorze.

Pod względem merytorycznym, faktura jest potwierdzana przez kierownika Działu ds. BHP. Dział ds. BHP prowadzi również ewidencję ilościową okularów zakupionych przez pracowników, którzy skorzystali z refundacji, co zapobiega możliwościom skorzystania przez pracowników z refundacji częściej niż co 2 lata (nie dotyczy sytuacji, gdy z powodu nagłego pogorszenia się wzroku pracownik otrzyma od lekarza medycyny pracy zaświadczenie o konieczności wyrobienia nowych okularów).

Zakup okularów stanowi koszt podatkowy pośrednio związany z uzyskaniem przychodu lub utrzymania źródła przychodów przez Spółkę. Taki wydatek nie został wymieniony w art. 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. Nr 74 poz. 397 z 2011 r., z późn. zm.), dlatego też może być uznany za koszt uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Podstawę prawną kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów stanowi przepis art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 851, z późn. zm.), zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem a powstaniem przychodu lub zabezpieczeniem źródła uzyskiwania przychodów.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego związek z przychodem lub zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za nie stanowiące kosztów uzyskania przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

*   został właściwie udokumentowany,

*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Koszty ponoszone przez podatnika należy ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

Kosztami będą zarówno koszty uzyskania przychodów pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (pozostające w związku pośrednim) - jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Kosztami podatkowymi mogą być również tzw. „koszty pracownicze”, gdyż wydatki ponoszone na rzecz pracowników, co do zasady stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów, jeśli tylko spełniają wymóg art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, a także wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety wypłacane przez pracodawcę na rzecz pracowników oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników jako inne należności wynikające ze stosunku pracy.

Co istotne, nie każde świadczenie na rzecz pracownika, które stanowi dla niego przychód, może być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy. Pracodawca może bowiem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko te wydatki na rzecz pracowników, które pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i z uzyskiwanymi przez niego przychodami, a jednocześnie wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Należy wskazać, ze zgodnie z art. 207 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r., poz. 1502, z późn. zm.), pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy.

Na podstawie art. 2376 § 1 ww. ustawy, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami. W myśl § 3 tego przepisu, pracodawca jest obowiązany dostarczać pracownikowi środki ochrony indywidualnej, które spełniają wymagania dotyczące oceny zgodności określone w odrębnych przepisach.

Zgodnie z art. 23715 § 1 Kodeksu pracy, Minister Pracy i Polityki Socjalnej w porozumieniu z Ministrem Zdrowia i Opieki Społecznej określi, w drodze rozporządzenia, ogólnie obowiązujące przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczące prac wykonywanych w różnych gałęziach pracy. Z kolei § 2 tego przepisu wskazuje, że Ministrowie właściwi dla określonych gałęzi pracy lub rodzajów prac w porozumieniu z Ministrem Pracy i Polityki Socjalnej oraz Ministrem Zdrowia i Opieki Społecznej określą, w drodze rozporządzenia, przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczące tych gałęzi lub prac.

W myśl § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe z dnia 1 grudnia 1998 r. (Dz. U. Nr 148, poz. 973), pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Zgodnie z § 8 ust. 2 ww. rozporządzenia pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w ust. 1, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Obowiązek ten ma zastosowanie łącznie z przepisem § 2 ust. 4 rozporządzenia, a zatem dotyczy pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Pracodawca określa formę zapewnienia okularów korygujących wzrok. Kwestią zasadniczą jest, aby pracownik został zaopatrzony w okulary korekcyjne lub szkła kontaktowe, które spełniają ten sam cel co okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza. Zapewnienie pracownikowi okularów korekcyjnych/szkieł kontaktowych poprzez zakupienie ich przez pracownika (w porozumieniu z pracodawcą) i następnie dokonanie zwrotu poniesionych wydatków na podstawie przedstawionej pracodawcy faktury stanowi - podobnie jak poniesienie tegoż wydatku przez pracodawcę, na podstawie faktury wystawionej na niego - spełnienie obowiązku jaki spoczywa na pracodawcy na podstawie art. 8 ust. 2 ww. rozporządzenia.

Jednocześnie wskazać należy, że przepisy prawa podatkowego nie określają sposobu udokumentowania zakupu okularów korekcyjnych, tj. nie określają na kogo powinna być wystawiona faktura za okulary - na pracodawcę czy powinna być to faktura imienna wystawiona na nazwisko pracownika. Zdaniem tutejszego organu podatkowego dopuszczalna jest możliwość zaliczenia w koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z zakupem ww. okularów na podstawie faktury zakupu wystawionej zarówno na Spółkę, jak i na pracownika.

Z opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę wynika, że Spółka pokrywa koszty okularów korygujących wzrok zakupionych przez pracowników obsługujących monitory ekranowe, w ustalonej Uchwałą Zarządu maksymalnej kwocie (obecnie do 226,28 zł). Uchwałą Zarządu ustalono zasady rozliczania kosztów zakupu okularów korygujących wzrok dla pracowników obsługujących monitory ekranowe.

Zgodnie z Uchwałą Zarządu, Spółka pokrywa koszty okularów korygujących wzrok zakupionych przez pracowników obsługujących monitory ekranowe nie częściej niż raz na dwa lata, z tym że myśl § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Wnioskodawca podaje, że w sytuacji, gdy lekarz medycyny pracy wystawi zaświadczenie o konieczności wymiany okularów (szkieł) z uwagi na pogorszenie wzroku pracownika, Spółka dopuszcza dokonanie refundacji częściej niż raz na dwa lata.

Refundację mogą otrzymać pracownicy, którzy spełniają warunki:

1.  co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy obsługują monitory ekranowe,
2.  wyniki okresowych badań okulistycznych, wykazują potrzebę stosowania okularów podczas pracy przy monitorze.

Refundacji kosztów zakupu okularów korygujących wzrok dla pracowników obsługujących monitory ekranowe, Spółka dokonuje na podstawie dostarczonych do Spółki łącznie dokumentów:

1.  podania pracownika, w którym wyszczególniono czynności wykonywane przy pomocy komputera oraz określono średni dobowy wymiar czasu pracy przeznaczonego na te czynności,
2.  zaświadczenia lekarskiego o konieczności stosowania okularów podczas pracy przy monitorze ekranowym,
3.  oryginału faktury za zakupione okulary wystawionej na M. Sp. z o. o., potwierdzonej przez kierownika komórki organizacyjnej zatrudniającej pracownika, odnośnie charakteru i czasu pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Pod względem merytorycznym, faktura musi zostać potwierdzona przez kierownika Działu ds. BHP. Dział ds. BHP prowadzi ewidencję ilościową okularów zakupionych przez pracowników, którzy skorzystali z refundacji.

Z uwagi na nałożony przez ustawodawcę obowiązek dostarczenia pracownikowi nieodpłatnie środków ochrony indywidualnej zabezpieczającej przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy, i zasady ich przyznawania uregulowane Uchwałą Zarządu Spółki, a także fakt, że refundacja kosztów zakupu okularów korekcyjnych dokonywana jest na podstawie podania pracownika złożonego łącznie z zaświadczeniem lekarskim o konieczności stosowania okularów podczas pracy przy monitorze ekranowym i oryginałem faktury za zakupione okulary potwierdzonej przez kierownika Działu ds. BHP, należy stwierdzić, że wydatki te mają charakter „kosztów pracowniczych” i mogą stanowić dla Spółki podatkowe koszty uzyskania przychodów.

Mając na uwadze powyższe, stanowisko Spółki odnośnie możliwości zaliczenia do podatkowych kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na refundację kosztów nabycia przez pracowników Spółki okularów korekcyjnych wypłacanych zgodnie z zasadami opisanymi w zdarzeniu przyszłym jest prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r. poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi ( art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.