Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB1-1.4010.591.2025.1.KM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2026-01-05
Teza: Dotyczy ustalenia czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do
zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków
poniesionych przez Spółkę w związku z rozliczeniem przez
Pracowników zakupów w ramach wykonywanych obowiązków
służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w
oparciu o raport wydatków złożony przez Pracownika zgodnie
z wewnętrzną polityką opisaną we wniosku z załączonymi
dokumentami, które to dokumenty wraz z raportem
wydatków potwierdzać będą zakup towaru lub usługi dla
celów Spółki i spełniać wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT (z
wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).
Słowa kluczowe: dowód-dowód poniesienia wydatku
koszt-koszty uzyskania przychodów
pracownik
wydatek
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada
zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3-art. 15-ust. 1

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

dłowe
    Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

4 listopada 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 3 listopada 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej dotyczący podatku dochodowego od osób prawnych.
    Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego
    A Sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest spółką z ograniczona
    odpowiedzialnością posiadającą siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej,
    podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: „CIT”), podlegającym w
    Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.
    Wnioskodawca jest częścią grupy podmiotów powiązanych X (dalej: „Grupa”)
    prowadzących działalność gospodarczą w zakresie (...).
    Spółka outsourcuje usługi księgowe od podmiotu z Grupy Y Sp. z o.o. (dalej: „Y”). Y jest
    podmiotem w Grupie, który posiada (...) tzw. Q (dalej: „Q”) za pośrednictwem, której
    świadczy usługi księgowe na rzecz innych podmiotów z Grupy. Y poprzez Q świadczy na
    rzecz Spółki usługi związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, ksiąg podatkowych i
    innych ewidencji do celów podatkowych oraz udziela wsparcia w zakresie sporządzania w
    imieniu Spółki zeznań i deklaracji podatkowych oraz sprawozdań finansowych.
    Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca nabywa różnego
    rodzaju towary i usługi. W związku z tym Spółka ponosi szereg kosztów.
    W szczególności zatrudnieni przez Spółkę pracownicy (dalej: „Pracownicy”) w związku z
    wykonywanymi zadaniami służbowymi dokonują szeregu zakupów na rzecz Spółki, które
    związane są m.in. z podróżami służbowymi, utrzymaniem i korzystaniem z pojazdów
    służbowych, organizacją spotkań (m.in. spotkań z kontrahentami/potencjalnymi
    kontrahentami, spotkań zespołowych), szkoleniami oraz podnoszeniem kwalifikacji
    zgodnie z zasadami wewnętrznej polityki przyjętej w Spółce. Część z Pracowników, jako
    miejsce pracy ma wskazany obszar kraju - są to głównie Pracownicy związani ze sprzedażą
    (np. przedstawiciele handlowi), którzy z racji rodzaju pracy generują więcej wydatków
    pracowniczych.

    Ponoszone przez Pracowników wydatki regulowane są na rzecz dostawców ze środków
    prywatnych danego Pracownika bądź ze środków Spółki poprzez służbowe karty płatnicze,
    tj. karty kredytowe (karty, których dysponentami są Pracownicy, a Spółka zabezpiecza
    limity i gwarantuje spłaty ze środków Spółki). Spółka posiada procedurę dla służbowych
    kart płatniczych (kart kredytowych) wykorzystywanych przez Pracowników. Zgodnie z nią,
    to na Pracowniku Spółki spoczywa pierwszeństwo w obowiązku spłaty salda karty
    służbowej jeżeli dokonał On płatności taką kartą służbową i to Pracownik ponosi
    odpowiedzialność za terminowe rozliczanie/spłatę służbowej karty płatniczej. W
    przypadku nieterminowej spłaty salda karty służbowej, koszty związane z nieterminową
    spłatą spoczywają na Pracowniku. Spółka ma także możliwość obciążenia wynagrodzenia
    Pracownika w związku z niespłaconym w terminie saldem karty służbowej. Zgodnie z
    procedurą karta służbowa powinna być wykorzystywana przez Pracownika wyłącznie do
    celów służbowych.
    Wyjątkowo mogą się zdarzyć sytuacje, gdy Pracownik zapłaci kartą służbową za wydatek
    będący jego wydatkiem osobistym. Wydatek na cele osobiste Pracownika wyłączany jest z
    procedury rozliczania opisanej poniżej i nie jest przedmiotem niniejszego wniosku.
    Pracownik w procesie rozliczania wydatków służbowych ma kategoryczny zakaz
    wykazywania wydatków osobistych.
    Proces rozliczania wydatków służbowych odbywa się w następujący sposób. Zgodnie z
    obowiązującą Pracowników procedurą rozliczania wydatków służbowych (wewnętrzną
    polityką), Pracownicy każdorazowo tworzą tzw. rozliczenie wydatków służbowych w
    przeznaczonym do tego systemie finansowo-księgowym Spółki. Niezależnie od sposobu
    regulowania wydatków na rzecz dostawców w ramach rozliczenia wydatków służbowych,
    Pracownicy uzupełniają w systemie podstawowe dane dotyczące danego zakupu (m.in. typ
    wydatku, opis wydatku, nazwę dostawcy, uzasadnienie biznesowe poniesionego wydatku)
    oraz załączają dokument zewnętrzny potwierdzający poniesienie danego wydatku (w
    przypadku dokumentów papierowych - załączają zdjęcie/skan takiego dokumentu, a w
    przypadku dokumentów elektronicznych - załączają je bezpośrednio do systemu).
    Następnie, tak uzupełniony raport przekazywany jest do akceptacji uprawnionych do tego
    osób.
    Najczęściej dla celów udokumentowania powyższych wydatków pracowniczych,
    Pracownicy pozyskują faktury krajowe i zagraniczne wystawione na Spółkę lub wystawione
    na dane imienne Pracownika. Mogą się również zdarzyć sytuacje, że dany wydatek
    Pracownika jest dokumentowany innym dokumentem krajowym czy zagranicznym np.
    paragonem fiskalnym (bez danych Spółki, w tym bez NIP Spółki jak i danych Pracownika),
    paragonem zagranicznym (bez danych Spółki, w tym bez NIP Spółki jak i danych
    Pracownika); notą księgową (gdzie mogą być wskazane dane nabywcy - Spółki albo dane
    imienne Pracownika). W wyjątkowych sytuacjach gdy okaże się, że dokument zakupu
    został zagubiony/zniszczony przez Pracownika, a Pracownik opłacił wydatek kartą

    służbową/osobistą lub bezpośrednio z konta osobistego, Pracownik dokumentuje zakup
    potwierdzeniem płatności (potwierdzeniem płatności z terminalna płatniczego nie
    zawierającego danych Spółki, w tym NIP Spółki jak i danych Pracownika lub wyciągiem
    bankowym/potwierdzeniem płatności z rachunku bankowego właściwego dla karty
    służbowej lub rachunku bankowego Pracownika - wyciąg bankowy/potwierdzenie
    płatności zawiera dane nabywcy tj. Spółki (bez NIP) lub dane Pracownika) oraz
    oświadczeniem. W takiej sytuacji Pracownik musi wskazać w oświadczeniu, że dokument
    zakupu został zagubiony/zniszczony a wydatek został poniesiony w związku z
    wykonywanymi obowiązkami służbowymi przez Pracownika na rzecz Spółki. Oświadczenie
    sporządzane jest przez Pracownika bezpośrednio w systemie finansowo - księgowym
    dedykowanym do rozliczeń wydatków i jest załączane do tego rozliczenia wydatków. W
    sporadycznych sytuacjach może się także okazać, że dokument zakupu został zagubiony
    /zniszczony przez Pracownika, a Pracownik opłaci wydatek gotówką. W takim przypadku
    Pracownik dokumentuje zakup poprzez wyłączne złożenie oświadczenia w sposób opisany
    powyżej w tym akapicie. Na dalsze potrzeby wniosku, opisane w tym akapicie dokumenty
    inne niż faktura służące dokumentowaniu ponoszonych wydatków przez Pracowników
    Spółki będą nazywane przez Spółkę „Innym Dokumentem”.
    Faktury i Inne Dokumenty wprowadzane do wewnętrznego systemu rozliczeniowego
    Spółki są analizowane pod kątem poprawności ich rozliczenia zgodnie z politykami
    obowiązującymi w Spółce. W tym celu dokonywana jest podwójna weryfikacja:
    1. Weryfikacja formalno-merytoryczna - dokonywana jest przez pracowników (...) i polega
      m.in. na:
        a) sprawdzeniu zgodności poniesionych wydatków z procedurami Spółki i
          przepisami - w ramach dokonywanych czynności weryfikowane jest
          przykładowo: czy faktury i Inne dokumenty zawierają prawidłowe dane, daty
          oraz nazwy usługodawców/dostawców; czy wydatki powinny się kwalifikować
          jako koszty uzyskania przychodu dla Spółki - dokonywana jest weryfikacja pod
          kątem spełnienia przesłanek uznania danego wydatku za koszt uzyskania
          przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku
          dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze. zm., dalej:
          „ustawa CIT”), w tym dokonywana jest ocena, czy przedmiotowy wydatek
          poniesiony przez Spółkę nie stanowi jednego z kosztów wymienionych w art. 16
          ust. 1 ustawy CIT; czy faktury i Inne dokumenty umożliwiają odliczenia VAT; czy
          daty na fakturach i Innych dokumentach są spójne z datami podróży służbowej;
          czy Pracownik nie rozlicza kosztów, które powinny być pokryte bezpośrednio
          przez Spółkę; czy wydatek ma uzasadnienie biznesowe; dokonywana jest
          weryfikacja limitów wydatków oraz kompletności przekazanych informacji
          przez Pracownika w rozliczeniu;
        b) weryfikacja danych finansowych - w ramach dokonywanych czynności
          weryfikowane jest przykładowo: czy kwoty na fakturach i Innych dokumentach

          zgadzają się z tymi w systemie; czy Pracownik prawidłowo naliczył diety,
          kilometrówki; czy nie występują błędy matematyczne w rozliczeniu; czy nie ma
          prób rozliczania prywatnych kosztów jako służbowych;
        c) kontrola zgodności z polityką wewnętrzną i kontrolą wewnętrzna - w ramach
          dokonywanych czynności weryfikowane jest przykładowo: czy faktury i Inne
          dokumenty pod względem formalnym i rachunkowym są zgodne z
          obowiązującymi procedurami w Spółce, polityką podróży służbowych oraz
          wymaganiami kontroli wewnętrznej Spółki; sprawdzanie kompletności
          dokumentów; czy zachowana jest spójność danych między fakturami i Innymi
          dokumentami a raportem Pracownika;
    2. weryfikacja merytoryczna - dokonywana jest przez osobę uprawnioną do akceptacji
      kosztów danego działu w Spółce i polega na ocenie zasadności poniesionego przez
      Pracownika wydatku. Oznacza to, że każdy wydatek jest zatwierdzany do rozliczenia
      po zbadaniu zasadności jego poniesienia oraz powiązania wydatku z działalnością
      Spółki.
    W ramach weryfikacji wydatków służbowych Pracowników Spółka i (...) Q wspiera się
    wykorzystywanym systemem finansowo-księgowy do rozliczania wydatków służbowych,
    który weryfikuje i sprawdza dostarczone przez Pracownika dokumenty pod kątem
    ewentualnego ryzyka istnienia duplikatów faktur, przekroczenia limitów wydatków
    przypisanych na Pracownika, czy limitów poszczególnych wydatków (np. na lunche z
    klientem).
    Raporty wydatkowe (rozliczenie wydatków służbowych) Pracowników powinny zostać
    złożone w terminach określonych w wewnętrznej polityce Spółki i są archiwizowane wraz z
    dostarczoną przez Pracownika dokumentacją (opisaną powyżej) w bazie Spółki
    (dedykowanym systemie finansowo-księgowym).
    Po akceptacji raportu wydatków (rozliczenia wydatków służbowych) w systemie, kwota jest
    zwracana Pracownikowi na konto bankowe wskazane przez tego Pracownika niezależnie
    od tego czy wydatek został zapłacony z jego własnych środków czy środków z konta
    służbowego za pośrednictwem karty służbowej. W przypadku, gdy wydatek został/był
    opłacony przez Pracownika kartą służbową, Pracownik po otrzymaniu zwróconej kwoty
    (jeżeli zwrot został dokonany przez Spółkę na inny rachunek niż rachunek bankowy
    właściwy dla karty służbowej wykorzystywanej przez tego Pracownika) jest zobowiązany
    do uregulowania kwoty na rzecz dostawcy obsługującego karty służbowe Spółki.
    Po zakończonym pozytywnie etapie weryfikacyjnym i akceptacji danego wydatku,
    dochodzi do zaksięgowania przez Spółkę operacji na podstawie wygenerowanego raportu
    wydatków (rozliczenia wydatków służbowych) i rozpoznawane jest prawo do zaliczenia
    wydatku poniesionego przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy
    o CIT.

    Dla celów rozliczenia podatku dochodowego Spółki, po zaksięgowaniu operacji na
    podstawie wygenerowanego raportu wydatków (rozliczenia wydatków służbowych),
    pracownicy Q w ramach kontroli wewnętrznej dokonują ponownej analizy
    zakwalifikowania wydatków pod kątem spełnienia przesłanek uznania danego wydatku za
    koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, w tym oceny, czy
    przedmiotowy wydatek poniesiony przez Spółkę nie stanowi jednego z kosztów
    wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT. Ponowna analiza w ramach kontroli
    wewnętrznej dokonywana jest na wytypowanej próbie raportów wydatków (rozliczeniach
    wydatków służbowych).
    Analiza uznania wydatków Pracowniczych na podstawie raportu wydatków (rozliczenia
    wydatków służbowych) za koszt uzyskania przychodu jest więc dwuetapowa w Spółce:
    1. Pracownicy Q dokonują analizy każdego wydatku każdorazowo w ramach weryfikacji
      formalno-merytorycznej (przed zaksięgowanie raportu wydatków), oraz
    2. Pracownicy Q dokonują ponownej analizy wydatków na wytypowanej próbie
      zaksięgowanych raportów wydatków (po zaksięgowaniu raportu) w ramach kontroli
      wewnętrznej.
    Podwójne badanie wydatków udokumentowanych raportem wydatków ma na celu
    wyeliminowanie z kosztów uzyskania przychodów wydatków, które nie mogą stanowić
    kosztów uzyskania przychodów dla Spółki.
    Dla celów niniejszego wniosku Spółka przyjmuje, że wszystkie omawiane wydatki
    pracownicze zostaną pokryte z majątku Spółki, będą rzeczywiste i definitywne i nie będą
    wymienione w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

## Pytanie

Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów
    wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z rozliczeniem przez Pracowników
    zakupów w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca
    zamierza księgować w oparciu o raport wydatków złożony przez Pracownika zgodnie z
    wewnętrzną polityką opisaną we wniosku z załączonymi:
    a) zdjęciami/skanami dokumentów lub dokumentami w formie elektronicznej opisanymi
      we wniosku, wystawionymi na Pracownika (tj. faktura imienna, nota księgowa
      zawierająca dane imienna Pracownika), lub
    b) zdjęciami/skanami Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie
      elektronicznej opisanymi we wniosku, które nie będą zawierały danych Pracownika
      (tj. paragon bez danych imiennych Pracownika jak także bez NIP Spółki), lub
    c) zdjęciami/skanami Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie
      elektronicznej opisanymi we wniosku, które stanowić będą potwierdzenie płatności
      dokonane przez Pracownika (tj. potwierdzenie płatności z terminalna płatniczego nie
      zawierające danych Spółki jak i danych Pracownika lub potwierdzenie płatności
      /wyciąg bankowy, które zostaną wygenerowane z aplikacji banku właściwej dla

      rachunku osobistego Pracownika i będą zawierały dane imienne Pracownika) oraz
      oświadczenie Pracownika - w przypadku gdyby doszło do zgubienia/zniszczenia
      dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił kartą osobistą lub z
      rachunku osobistego, lub
    d) Innym dokumentem w formie elektronicznej opisanym we wniosku, który stanowić
      będzie oświadczenie Pracownika w przypadku gdyby doszło do zgubienia
      dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił za wydatek gotówką,
      które to dokumenty (opisane w lit. od a-d) wraz z raportem wydatków potwierdzać
      będą zakup towaru lub usługi dla celów Spółki i spełniać wymagania z art. 15 ust. 1
      ustawy CIT (z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT)?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Zdaniem Wnioskodawcy, Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów
    uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z rozliczeniem
    przez Pracowników zakupów w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które
    Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport wydatków złożony przez
    Pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką z załączonymi:
    a) zdjęciami/skanami dokumentów lub dokumentami w formie elektronicznej opisanymi
      we wniosku, wystawionymi na Pracownika (tj. faktura imienna, nota księgowa
      zawierająca dane imienna Pracownika), lub
    b) zdjęciami/skanami Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie
      elektronicznej opisanymi we wniosku, które nie będą zawierały danych Pracownika
      (tj. paragon bez danych imiennych Pracownika jak także bez NIP Spółki), lub
    c) zdjęciami/skanami Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie
      elektronicznej opisanymi we wniosku, które stanowić będą potwierdzenie płatności
      dokonane przez Pracownika (tj. potwierdzenie płatności z terminalna płatniczego nie
      zawierające danych Spółki jak i danych Pracownika lub potwierdzenie płatności
      /wyciąg bankowy, które zostaną wygenerowane z aplikacji banku właściwej dla
      rachunku osobistego Pracownika i będą zawierały dane imienne Pracownika) oraz
      oświadczenie Pracownika - w przypadku gdyby doszło do zgubienia/zniszczenia
      dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił kartą osobistą lub z
      rachunku osobistego, lub
    d) Innym dokumentem w formie elektronicznej opisanym we wniosku, który stanowić
      będzie oświadczenie Pracownika w przypadku gdyby doszło do zgubienia
      dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił za wydatek gotówką,
      które to dokumenty (opisane w lit. od a-d) wraz z raportem wydatków potwierdzać
      będą zakup towaru lub usługi dla celów Spółki i spełniać wymagania z art. 15 ust. 1
      ustawy CIT (z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).
    Uzasadnienie
    Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione
    w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo
    zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1

    ustawy CIT, przy czym koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według
    kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego
    poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
    Decydujące dla zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest
    poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła
    przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga
    indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności
    działania podmiotu.
    W świetle powyższego, aby dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być
    spełnione następujące warunki:
      1) został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
        pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
      2) jest definitywny (rzeczywisty),
      3) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
      4) został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich
        źródła,
      5) został właściwie udokumentowany,
      6) nie został wymieniony w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.
    Zatem, jak wynika z powyższego, co do zasady wszystkie poniesione wydatki, a więc
    bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków
    wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o
    ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą
    zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Zdaniem
    Wnioskodawcy, powyższe warunki w przypadku Spółki są spełnione. Wnioskodawca
    wskazuje, iż co do zasady kosztami podatkowymi są bowiem między innymi tzw. koszty
    pracownicze, jeżeli spełniają wskazane kryteria, określone w powyższym przepisie.
    Powszechnie uznaje się, że koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie
    zasadnicze, wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, jak
    również mogą obejmować inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników.
    Spółka każdorazowo po opłaceniu wydatku za usługę lub towar przez Pracownika z jego
    środków osobistych bądź za pośrednictwem karty służbowej zwraca mu przedmiotową
    sumę po spełnieniu odpowiedniej procedury związanej z rozliczeniem i zatwierdzeniem
    wydatku firmowego na rachunek bankowy wskazany przez Pracownika. W przypadku, gdy
    wydatek został opłacony przez Pracownika kartą służbową Pracownik po otrzymaniu
    zwróconej kwoty (jeżeli zwrot został dokonany przez Spółkę na inny rachunek niż

    rachunek bankowy właściwy dla karty służbowej wykorzystywanej przez tego Pracownika)
    jest zobowiązany do uregulowania kwoty na rzecz dostawcy obsługującego karty służbowe
    Spółki.
    Z powyższego wynika, że warunki rozpoznania kosztu podatkowego dotyczące poniesienia
    go przez podatnika (Spółkę) oraz definitywności wydatku zostają spełnione, ponieważ to
    Spółka ponosi ekonomiczny ciężar wydatku oraz nie jest on w żaden sposób Spółce
    zwracany. Wydatki te mają ścisły związek z wykonywanymi przez Pracowników
    obowiązkami wynikającym ze stosunku pracy, co świadczy o tym, że pozostają w związku z
    prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą oraz zostały poniesione w celu
    uzyskania przychodów lub zabezpieczenia ich źródła.
    Spółka, podkreśla, że każdy wydatek pracowniczy, jest weryfikowany w zakresie celu jego
    poniesienia (czy jest związany z działalnością gospodarczą Spółki oraz czy został
    poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła) oraz
    czy nie jest wydatkiem wymienionym w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy
    CIT. Dla celów niniejszego wniosku Spółka przyjmuje, że wszystkie wydatki pracownicze
    będą spełniać warunki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
    Co zaś się dotyczy udokumentowania wydatków, przepisy ustawy o CIT nie zawierają
    regulacji wskazujących zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Jednak w tym
    miejscu warto przytoczyć art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym podatnicy są
    obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w
    sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i
    wysokości należnego podatku za rok podatkowy.
    Powyższy przepis odnosi się do reguł zawartych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o
    rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze. zm. dalej: „UoR”). Ustawa ta reguluje zasady
    dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny
    odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.
    Zgodnie z art. 20 ust. 1 UoR, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy
    wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie
    sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z ust. 2
    cytowanego przepisu są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.
    Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 UoR, aby dokument mógł zostać zakwalifikowany jako
    dowód księgowy, musi zawierać następujące dane:
    1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
    2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
    3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
      naturalnych,

    4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę
      sporządzenia dowodu,
    5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
      aktywów,
    6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
      rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
      rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
    Z kolei, zgodnie z art. 21 ust. 1a UoR, można zaniechać w dowodzie pewnych danych,
    jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.
    Z powyższego należy wywnioskować, że dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z
    rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych, które dokumentują, nie zawierające
    błędów oraz kompletne, tj. zawierające wykazane w przepisach elementy.
    W tym miejscu należy również przytoczyć art. 180 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. -
    Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm., dalej: „OP”) zgodnie z którym
    jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a
    nie jest sprzeczne z prawem. Natomiast, w oparciu o art. 181 OP dowodami w
    postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje
    złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane
    w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku
    działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających,
    kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku
    postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub
    wykroczenia skarbowe.
    Katalog ten jest katalogiem otwartym, co sprawia, że zasadne jest posiadanie wszelkich
    dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
    Co ważne, dowód księgowy wykorzystywany dla celów wprowadzenia danego kosztu do
    ksiąg rachunkowych, właściwy będzie również dla celów podatkowych.
    Mając powyższe na uwadze, w ocenie Wnioskodawcy, wydatki ponoszone przez
    Pracowników, które będą dokumentowane w ramach opisanej we wniosku polityki
    rozliczenia wydatków w postaci raportu wydatków (rozliczenie wydatków służbowych) i
    archiwizowane w systemie Spółki wraz z dokumentami (w formie skanów/zdjęć
    dokumentów, dokumentów elektronicznych) stanowiącymi załączniki do raportu
    wydatków (rozliczenia wydatków służbowych) będą spełniać warunki wskazane w ustawie
    o rachunkowości, a tym samym Spółce będzie przysługiwać prawo do rozpoznania kosztu
    uzyskania przychodu (prawo do rozpoznania kosztu będzie poprzedzone analizą pod
    kątem spełnienia przesłanek z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, oraz analizą, że nie będą to
    wydatki wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).

    Co więcej, należy wskazać, że UoR, tak jak i ustawa o CIT, nie wprowadza szczególnych
    wymogów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Oznacza to, że,
    zdaniem Spółki, dokumenty te mogą być przechowywane w dowolnej formie, w tym
    również w formie elektronicznej (pod warunkiem, że spełnione zostaną pozostałe wymogi
    wynikające z powyższych przepisów).
    Podsumowując, biorąc pod uwagę powyższe, Spółka stoi na stanowisku, że ma prawo
    zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w
    związku z rozliczeniem przez Pracowników zakupów w ramach wykonywanych
    obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport
    wydatków (rozliczenie wydatków służbowych) złożony przez Pracownika zgodnie z
    wewnętrzną polityką z załączonymi:
    a) zdjęciami/skanami dokumentów lub dokumentami w formie elektronicznej opisanymi
      we wniosku, wystawionymi na Pracownika (tj. faktura imienna, nota księgowa
      zawierająca dane imienna Pracownika), lub
    b) zdjęciami/skanami Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie
      elektronicznej opisanymi we wniosku, które nie będą zawierały danych Pracownika
      (tj. paragon bez danych imiennych Pracownika jak także bez NIP Spółki), lub
    c) zdjęciami/skanami Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie
      elektronicznej opisanymi we wniosku, które stanowić będą potwierdzenie płatności
      dokonane przez Pracownika (tj. potwierdzenie płatności z terminalna płatniczego nie
      zawierające danych Spółki jak i danych Pracownika lub potwierdzenie płatności
      /wyciąg bankowy, które zostaną wygenerowane z aplikacji banku właściwej dla
      rachunku osobistego Pracownika i będą zawierały dane imienne Pracownika) oraz
      oświadczenie Pracownika - w przypadku gdyby doszło do zgubienia/zniszczenia
      dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił kartą osobistą lub z
      rachunku osobistego, lub
    d) Innym dokumentem w formie elektronicznej opisanym we wniosku, który stanowić
      będzie oświadczenie Pracownika w przypadku gdyby doszło do zgubienia
      dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił za wydatek gotówką,
    które to dokumenty (opisane w lit. od a-d) wraz z raportem wydatków potwierdzać będą
    zakup towaru lub usługi dla celów Spółki i spełniać wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT (z
    wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).
    Co ważne opisany przez Spółkę sposób postępowania odpowiada dotychczasowej
    praktyce interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej i jest powszechnie
    stosowaną na rynku metodą dokumentowania wydatków służbowych pracowników w
    dużych organizacjach.
    Przykładowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia
    30 maja 2025 r., Znak: 0111-KDIB1-1.4010.213.2025.1.BS: wskazał, że „Zatem skoro

    zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1
    ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz
    udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez
    złożony przez Pracownika raport w przeznaczonym do tego systemie finansowo
    księgowym Spółki, w ramach którego załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu
    źródłowego/dokument elektroniczny wystawiony imiennie na Pracownika, to zasadne jest
    uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania
    przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych.”
    Stanowisko Wnioskodawcy znajduje również potwierdzenie w interpretacji indywidualnej
    wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dnia 23 września 2024 r., Znak:
    0111-KDIB1-1.4010. 381.2024.1.BS, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
    wskazał, że: „W opisie sprawy wskazali Państwo, że zwracane Pracownikom wydatki będą
    spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz udokumentowane będą w
    sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport
    w przeznaczonym do tego systemie finansowo księgowym Spółki, w ramach którego
    załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu źródłowego/dokument elektroniczny
    wystawiony na Pracownika. Zatem zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do
    zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we
    wniosku dowodów księgowych.”
    Przykładowo Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia
    13 stycznia 2025 r., Znak: 0114-KDIP2-1.4010.644.2024.1.PK wskazał „Z wniosku wynika, że
    dla celów udokumentowania powyższych wydatków, Pracownicy pozyskują:
    - faktury wystawione na Spółkę,
    - faktury wystawione na dane imienne Pracownika,
    - paragony (bez określenia numeru NIP odbiorcy).
    Jak wskazali Państwo w opisie zdarzenia, każdorazowo, faktury i inne dokumenty
    wprowadzane do wewnętrznego systemu są analizowane pod kątem poprawności ich
    rozliczenia zgodnie z politykami obowiązującymi w spółce. Po zakończonym pozytywnie
    etapie weryfikacyjnym i akceptacji danego wydatku, dochodzi do zaksięgowania operacji
    na podstawie załączonego dokumentu oraz potwierdzenia opłacenia zaakceptowanego
    wydatku.
    Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów
    normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości
    opisane przez Państwa dowody potwierdzają poniesione wydatki stanowią dowody
    księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki
    sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów
    podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do

    wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem
    dla celów podatkowych.
    Odnosząc się do Państwa wątpliwości wskazać należy, że opisane przez Państwa wydatki
    poniesione przez Państwa w związku z wykonywanymi zadaniami służbowymi, które
    jednakże nie mieszą się w katalogu art. 16 ustawy o CIT, poniesione zostały w celu
    osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła Państwa
    przychodów. Jednocześnie jak wynika z wniosku raport sporządzany przez Pracowników
    wraz z załącznikami po odpowiedniej weryfikacji dokonanej przez upoważnione osoby,
    jest podstawą ujęcia kosztu w Państwa księgach rachunkowych.
    Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny, przy spełnieniu przez Państwa wymagań
    przepisów co do przechowywania i dostępności dokumentów, poniesione przez Państwa
    wydatki w związku z wykonywanymi przez Państwa pracowników zadaniami służbowymi,
    które nie mieszą się w katalogu art. 16 ustawy o CIT i które zamierzają Państwo księgować
    w oparciu o raport złożony przez pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką z załączonym
    zdjęciem/skanem dokumentu, mają Państwo prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania
    przychodów.”
    Analogicznie stanowisko wyrażone zostało również m.in. w poniższych interpretacjach:
    - z dnia 23 czerwca 2025 r., znak: 0114-KDIP2-2.4010.230.2025.1.PK,
    - z dnia 23 września 2024 r., znak: 0111-KDIB1-1.4010.381.2024.1.BS,
    - z dnia 4 lipca 2023 r., znak: 0114-KDIP2-1.4010.179.2021.12.S.KW,
    - z dnia 24 marca 2023 r., znak: 0111-KDIB1-3.4010.217.2021.10.MBD,
    - z dnia 30 grudnia 2022 r., znak: 0111-KDIB1-1.4010.45.2021.10.MF,
    - z dnia 12 maja 2020 r., znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG,
    - z dnia 12 maja 2020 r., znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG.
    Wnioskodawca zaznacza, że ma świadomość, iż powołane w niniejszym Wniosku
    interpretacje indywidualne wydane w podobnych stanach faktycznych lub zdarzeniach
    przyszłych nie wywierają mocy ochronnej w jego indywidualnej sprawie, zgodnie z OP.
    Niemniej jednak, przedstawione orzeczenia interpretacyjne mają istotne znaczenie dla
    zobrazowania utrwalonej linii interpretacyjnej oraz kierunku wykładni przepisów prawa
    podatkowego dokonywanej przez organy Krajowej Administracji Skarbowej. Wypracowany
    przez organy podatkowe kierunek interpretacyjny powinien być brany pod uwagę podczas
    rozpoznawania niniejszego Wniosku, zwłaszcza w sytuacji, gdy nie nastąpiła zmiana
    przepisów prawa ani nie wystąpiły inne przesłanki, które mogłyby uzasadniać odejście od
    dotychczasowego stanowiska. Powołane rozstrzygnięcia, choć nie mają formalnej mocy
    wiążącej dla Wnioskodawcy, stanowią bowiem przejaw jednolitej praktyki interpretacyjnej
    organów podatkowych, której respektowanie służy realizacji zasady zaufania obywateli do
    organów władzy publicznej oraz zasadzie pewności i przewidywalności prawa.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
    prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia
      przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia
      źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (...)
    Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu
    każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej
    analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy
    ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów
    lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach
    należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu
    a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź
    też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
    W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt
    uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
    - został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
      pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu
      podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby
      inne niż podatnik),
    - jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi
      w jakikolwiek sposób zwrócona,
    - pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
    - poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub
      może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
    - został właściwie udokumentowany,
    - nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy
      nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
    Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi
    przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały
    w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z
    obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.
    Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia
    określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na
    podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem
    przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z
    dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ
    podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania
    przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału
    dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo -
    skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.
    Państwa wątpliwości budzi kwestia ustalenia, czy przysługuje Państwu prawo do zaliczenia
    do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z
    rozliczeniem przez Pracowników zakupów w ramach wykonywanych obowiązków
    służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport wydatków

    złożony przez Pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką opisaną we wniosku z
    załączonymi:
    a) zdjęciami/skanami dokumentów lub dokumentami w formie elektronicznej opisanymi
      we wniosku, wystawionymi na Pracownika (tj. faktura imienna, nota księgowa
      zawierająca dane imienna Pracownika), lub
    b) zdjęciami/skanami Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie
      elektronicznej opisanymi we wniosku, które nie będą zawierały danych Pracownika
      (tj. paragon bez danych imiennych Pracownika jak także bez NIP Spółki), lub
    c) zdjęciami/skanami Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie
      elektronicznej opisanymi we wniosku, które stanowić będą potwierdzenie płatności
      dokonane przez Pracownika (tj. potwierdzenie płatności z terminalna płatniczego nie
      zawierające danych Spółki jak i danych Pracownika lub potwierdzenie płatności
      /wyciąg bankowy, które zostaną wygenerowane z aplikacji banku właściwej dla
      rachunku osobistego Pracownika i będą zawierały dane imienne Pracownika) oraz
      oświadczenie Pracownika - w przypadku gdyby doszło do zgubienia/zniszczenia
      dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił kartą osobistą lub z
      rachunku osobistego, lub
    d) Innym dokumentem w formie elektronicznej opisanym we wniosku, który stanowić
      będzie oświadczenie Pracownika w przypadku gdyby doszło do zgubienia
      dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił za wydatek gotówką,
    które to dokumenty (opisane w lit. od a-d) wraz z raportem wydatków potwierdzać będą
    zakup towaru lub usługi dla celów Spółki i spełniać wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT (z
    wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).
    Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku
    dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania
    zdarzeń gospodarczych. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9
    ust. 1 ustawy o CIT.
    Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:
      Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z
      odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu
      (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy,
      a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości
      niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości
      odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
    Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów
    księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz.
    120 ze zm.).
    Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
    Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające
    dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
    1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
    2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
    3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
    W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:
    Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
    1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które
        muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

    2) korygujące poprzednie zapisy;
    3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
        źródłowego;
    4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów
        klasyfikacyjnych.
    Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:
    Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
    1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
    2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
    3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
      naturalnych;
    4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę
      sporządzenia dowodu;
    5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
      aktywów;
    6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
      rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
      rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
    Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:
    Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
      1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
      2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
    Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w
    szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące
    podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody
    księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji
    gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych,
    zawierające wymienione wyżej elementy.
    Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg
    rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.
    Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne
    korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania.
    Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie
    racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na
    podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-
    skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na
    podstawie dokumentów, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do
    kosztów uzyskania przychodów.
    Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego
    przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa
    zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.
    W przepisach art. 112a ust. 1 - 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i
    usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w
    jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:
    Podatnicy przechowują:

      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
        ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
        - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
          oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
          momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu
          przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:
      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium
      kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
      skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
      skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
      elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    W myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT:
      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Dowodami księgowymi, jak wskazano na wstępie, są również dowody wewnętrzne,
    sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości.
    Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić
    koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie
    prawidłowo udokumentowany przez Spółkę.
    Zatem skoro zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15
    ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe
    oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez
    złożony przez Pracownika raport zgodnie z wewnętrzną polityką Spółki, w ramach którego
    załączone będą:
    a) zdjęcia/skany dokumentów lub dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we
      wniosku, wystawionymi na Pracownika (tj. faktura imienna, nota księgowa
      zawierająca dane imienna Pracownika), lub
    b) zdjęcia/skany Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie elektronicznej
      opisanymi we wniosku, które nie będą zawierały danych Pracownika (tj. paragon bez
      danych imiennych Pracownika jak także bez NIP Spółki), lub
    c) zdjęcia/skany Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie elektronicznej
      opisanymi we wniosku, które stanowić będą potwierdzenie płatności dokonane
      przez Pracownika (tj. potwierdzenie płatności z terminalna płatniczego nie
      zawierające danych Spółki jak i danych Pracownika lub potwierdzenie płatności
      /wyciąg bankowy, które zostaną wygenerowane z aplikacji banku właściwej dla
      rachunku osobistego Pracownika i będą zawierały dane imienne Pracownika) oraz

      oświadczenie Pracownika - w przypadku gdyby doszło do zgubienia/zniszczenia
      dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił kartą osobistą lub z
      rachunku osobistego, lub
    d) Inny dokument w formie elektronicznej opisanym we wniosku, który stanowić będzie
      oświadczenie Pracownika w przypadku gdyby doszło do zgubienia dokumentu
      źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił za wydatek gotówką,
    to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów
    uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych.
    Wobec powyższego Państwa stanowisko jest prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu
    prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie
    faktycznym.
    Odnosząc się natomiast do powołanych przez Państwa we wniosku interpretacji
    indywidualnych, wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach
    innych podmiotów i nie wiążą Organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku. Zostały
    wydane w określonym stanie faktycznym/zdarzenie przyszłym i w tych sprawach
    rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące. Nie mogą one zatem przesądzać o niniejszym
    rozstrzygnięciu. Natomiast organy podatkowe mimo, że w ocenie indywidualnych spraw
    podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami organów podatkowych, to nie mają
    możliwości zastosowania ich wprost, z tego powodu, że nie stanowią materialnego prawa
    podatkowego. Każdą sprawę tut. Organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
  - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z
    dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
    Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
    zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się
    Państwo do interpretacji.
  - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
    Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe
    będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących
    przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
        z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
  - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

    Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
    decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki
    interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).
    Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji
    indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
    - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS
      /SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.