Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB1/4511-1-275/16-2/SŚ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2016-05-05
Teza: Podatek dochodowy od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku z wprowadzeniem informatycznego systemu obsługi wniosków dla Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Słowa kluczowe: fundusz-Zakładowy Fundusz  Świadczeń Socjalnych; przychód; przychód-przychody z innych źródeł; płatnik; świadczenie
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 5 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przedstawione we wniosku z dnia 8 marca 2016 r. (data wpływu 14 marca 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku z wprowadzeniem informatycznego systemu obsługi wniosków dla Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 14 marca 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku z wprowadzeniem informatycznego systemu obsługi wniosków dla Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca – (dalej: „Spółka”, „Pracodawca” lub „Wnioskodawca”) – realizuje politykę socjalną poprzez utworzony w Spółce Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (dalej: „Fundusz”). Zasady wydatkowania środków Funduszu określone są w Regulaminie Gospodarowania Środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Spółce (dalej: „Regulamin”), który został stworzony w oparciu o przepisy ustawy z dnia 4 marca 1994 o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 111) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 9 marca 2009 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2009 r., Nr 43, poz. 349).

Zgodnie z zapisami Regulaminu, środki Funduszu przeznaczone są na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, wskazanych w § 3 Regulaminu. Przyznanie osobom uprawnionym świadczeń finansowanych ze środków Funduszu odbywa się na podstawie decyzji zarządu Spółki lub osoby (osób) przez niego wyznaczonej, uzgodnionej z przedstawicielem pracowników Wnioskodawcy oraz Komisją Socjalną.

Przyznanie i wysokość świadczenia ze środków Funduszu uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, a w przypadku pomocy mieszkaniowej również od sytuacji mieszkaniowej, osoby uprawnionej do korzystania ze środków Funduszu oraz od wartości zasobów Funduszu.

Co do zasady, w przypadku świadczeń indywidualnych finansowanych ze środków Funduszu przyznawane są one na wniosek osoby uprawnionej. Wyjątkiem są świadczenia obejmujące bony świąteczne dla pracowników Spółki, które mogą być przyznawane (w przypadku podjęcia przez Pracodawcę decyzji o takim gospodarowaniu środkami Funduszu) wszystkim pracownikom.

Zarząd Spółki w terminie do 15 kwietnia każdego roku ustala roczny preliminarz dochodów i wydatków Funduszu, w którym określa szczegółowe warunki, jakie muszą zostać spełnione, by osoba uprawniona mogła uzyskać dofinansowanie z Funduszu oraz maksymalną kwotę dopłat do poszczególnych rodzajów działalności socjalnej. Zasady udzielania pomocy ze środków Funduszu obowiązujące w Spółce w danym roku kalendarzowym w tym informacje o świadczeniach finansowanych ze środków Funduszu w danym roku oraz o wysokości poszczególnych świadczeń możliwych do uzyskania przez pracowników w zależności od ich sytuacji materialnej, określa Załącznik nr 1 do Regulaminu.

Sytuacja materialna osób uprawnionych do świadczeń finansowanych ze środków Funduszu jest weryfikowana w oparciu o składane przez pracowników oświadczenie dotyczące średniego miesięcznego przychodu brutto za okres trzech miesięcy poprzedzających złożenie wniosku przypadającego na osobę w rodzinie osoby uprawnionej. Zgodnie z postanowieniami Regulaminu, Spółka ma prawo weryfikacji poprawności danych wskazanych w oświadczeniu, mogąc żądać przedstawienia dokumentów potwierdzających prawdziwość zawartych w nim informacji.

Na chwilę obecną oświadczenia dotyczące wysokości przychodów przypadających na członka rodziny pracownika (oraz pozostała dokumentacja dotycząca możliwości ubiegania się i otrzymania wsparcia z Funduszu) składane są Wnioskodawcy w formie papierowej. Jednakże, w celu poprawy efektywności przepływu dokumentacji w ramach wewnętrznej struktury organizacyjnej Wnioskodawcy oraz w celu usprawnienia zasad archiwizowania dokumentacji pracowników, Wnioskodawca planuje unowocześnienie dotychczasowego systemu składania wniosków o przyznanie świadczeń finansowanych ze środków Funduszu, oświadczeń o wysokości przychodów w rodzinie pracownika oraz pozostałej dokumentacji dotyczącej finansowania świadczeń ze środków pochodzących z Funduszu na rzecz uprawnionych pracowników, poprzez wykorzystanie stworzonego w tym celu informatycznego systemu zarządzania (dalej: „System”). System ten przeznaczony jest m.in. do obsługi, dokumentowania i zatwierdzania wniosków o przyznanie świadczeń finansowanych z Funduszu w formie elektronicznej, składania i archiwizowania oświadczeń dotyczących wysokości przychodów w rodzinie pracownika (od których uzależniona jest ewentualna wysokość świadczenia, które pracownik może otrzymać ze środków Funduszu), a także przekazywania Wnioskodawcy oraz archiwizowania pozostałej dokumentacji mogącej mieć wpływ na przyznanie pracownikom Wnioskodawcy świadczeń finansowanych z Funduszu.

Dostęp do Systemu będzie możliwy za pośrednictwem powszechnie dostępnej dla pracowników sieci intranetowej stworzonej przez Pracodawcę. Dla każdego z pracowników zostanie w ramach Systemu stworzone indywidualne konto, do którego dostęp zostanie zabezpieczony osobistym hasłem pracownika, za pośrednictwem którego pracownik składał będzie w formie elektronicznej stosowne wnioski oraz oświadczenia, od których uzależnione jest otrzymanie określonych świadczeń finansowanych ze środków Funduszu oraz ich wysokość (w tym oświadczenia dotyczące sytuacji materialnej pracownika). Pracownicy będą wypełniać stosowne wnioski oraz oświadczenia bezpośrednio w Systemie, a po ich akceptacji dokonanej przez pracowników za pośrednictwem Systemu, dokumenty zostaną przekazane do procesowania do poszczególnych osób odpowiedzialnych za ich akceptację, w ramach ich kompetencji wynikających z ról przypisanych im w Systemie (o czym mowa poniżej). Przy okazji akceptacji wypełnionych w systemie wniosków i oświadczeń pracownicy je składający zostaną pouczeni o ciążącej na nich odpowiedzialności karnej w przypadku poświadczenia w składanych wnioskach i oświadczeniach nieprawdy. Dokonanie akceptacji wniosku lub oświadczenia w Systemie będzie dla Wnioskodawcy równoznaczne z jego podpisaniem przez pracownika.

Rozpatrzenie złożonych w formie elektronicznej wniosków należeć będzie wyłącznie do kompetencji Wnioskodawcy. Potwierdzenie rozpatrzenia wniosków będzie odbywać się przez zatwierdzenie bądź odrzucenie złożonych dokumentów wyrażone w formie elektronicznej w Systemie przez osobę uprawnioną do tego przez Pracodawcę. Każdy pracownik będzie miał też dostęp do informacji o regulaminach i zasadach związanych z udzielaniem pomocy ze środków Funduszu poprzez swoje indywidualne konto utworzone w Systemie. W Systemie widoczna będzie także informacja o wysokości świadczeń przyznanych mu w ramach środków Funduszu, w związku ze złożonymi wnioskami oraz dokonaną przez Pracodawcę, na podstawie złożonych przez niego oświadczeń, weryfikacją jego sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej.

System zakłada wykorzystanie funkcjonalności dodawania nowych ról, w których uprawnienia poszczególnych użytkowników zostaną rozgraniczone ze względu na rodzaj zatrudnienia i pełnioną funkcję, tj. w ramach ścieżki obiegu wniosków na poszczególnych etapach akceptacji, istnieć będzie podział na następujące role merytoryczne:

*   Pracownik (uprawniony do składania wniosków, uzupełniania dokumentów, dodawania komentarzy),
*   Administratorzy (uprawnieni do podglądu wszystkich wniosków i ich weryfikacji), dodawania komentarzy, administrowania zakładką dotyczącą regulaminów i zasad),
*   Obserwator (uprawniony do dodawania komentarzy),
*   Członek Komisji Socjalnej (uprawniony do akceptacji wybranych wniosków).

Wnioskodawca zamierza wprowadzić system we wszystkich wewnętrznych jednostkach organizacyjnych Pracodawcy.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym, po wprowadzeniu przez Wnioskodawcę informatycznego systemu obsługi wniosków, oświadczeń oraz innej dokumentacji związanej z korzystaniem przez Pracowników Wnioskodawcy ze świadczeń finansowanych ze środków Funduszu, wartość otrzymanych przez pracowników Spółki świadczeń finansowanych ze środków Funduszu może korzystać ze zwolnień przedmiotowych określonych w art. 21 ust. 1 Ustawy o PIT (przy uwzględnieniu odpowiednich limitów kwotowych) mających zastosowanie do niektórych świadczeń finansowanych ze środków Funduszu, a na Wnioskodawcy, w odniesieniu do tych świadczeń, nie będą ciążyły obowiązki płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych?

Zdaniem Wnioskodawcy, wprowadzenie informatycznego systemu obsługi wniosków, oświadczeń oraz innej dokumentacji związanej z korzystaniem przez Pracowników Wnioskodawcy ze świadczeń finansowanych ze środków Funduszu nie będzie miało wpływu na możliwość skorzystania ze zwolnień przedmiotowych, o których mowa w art. 21 Ustawy o PIT, Tym samym, w ocenie Wnioskodawcy, po wprowadzeniu przedstawionego w stanie faktycznym systemu informatycznego, świadczenia otrzymane przez uprawnione osoby, sfinansowane ze środków Funduszu powinny być zwolnione z opodatkowania do wysokości i na zasadach wynikających z art. 21 Ustawy o PIT (tj. pod warunkiem spełnienia wymogów uprawniających do skorzystania ze zwolnienia).

Zgodnie z art. 9 ust. 1 Ustawy o PIT, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a, 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W świetle art. 11 ust. 1 Ustawy o PIT, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 25b i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 Ustawy o PIT, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyte w powyższym przepisie sformułowanie „w szczególności” oznacza, iż przepis ten zawiera tylko przykładowe wyliczenie przychodów, ze stosunku pracy, za które uważa się nie tylko wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne dokonane przez pracodawcę, ale również świadczenia, które przybrały postać rzeczy, wykonywania usług, bądź udostępniania rzeczy lub praw (świadczenia nieodpłatne bądź częściowo odpłatnie).

Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 67 Ustawy o PIT, wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika, w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Skorzystanie z powyższego zwolnienia możliwe jest zatem, jeżeli łącznie spełnione są następujące przesłanki:

*   świadczenie ma charakter świadczenia rzeczowego lub świadczenia pieniężnego (z zastrzeżeniem, że świadczeniami rzeczowymi nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi),
*   świadczenie ma związek z finansowaniem działalności socjalnej określonej w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
*   źródłem finansowania są w całości środki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych,
*   wartość tych świadczeń nie przekracza w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Z kolei, zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 67a) Ustawy o PIT, wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczenia otrzymanego z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, związanego z pobytem dzieci osób uprawnionych do tych świadczeń w żłobkach, klubach dziecięcych lub przedszkolach.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 pkt 26 Ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280 zł, z zastrzeżeniem pkt 40 i 79.

W świetle zaś art. 21 ust. 1 pkt 78 Ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18:

1.  z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra niezależnie od ich wysokości,
2.  z innych źródeł do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł.

Wyżej wymienione zwolnienia przedmiotowe określone w art. 21 ust. 1 Ustawy o PIT dotyczą świadczeń rzeczowych i pieniężnych otrzymywanych przez osoby uprawnione na podstawie Ustawy o ZFŚS w związku z finansowaniem działalności socjalnej.

Wnioskodawca realizuje politykę socjalną poprzez utworzony w Spółce Fundusz. Zasady tworzenia przez pracodawcę Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i zasady gospodarowania środkami tego Funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych określa Ustawa o ZFŚS.

Zgodnie z art. 2 pkt 1 Ustawy o ZFŚS, działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawcę na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej, rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Jak wskazano powyżej, celem wprowadzenia Systemu jest w szczególności usprawnienie i uporządkowanie zasad dokumentowania i archiwizowania składanych przez pracowników Spółki wniosków i oświadczeń oraz przyspieszenie ich rozpatrywania, co jest niezbędne z uwagi na znaczną liczbę zatrudnionych przez Wnioskodawcę pracowników. Rezygnacja z papierowej formy składania stosowanej dokumentacji wynika z konieczności podnoszenia standardów obiegu dokumentów u Pracodawcy oraz zamiaru archiwizowania dokumentacji w jednym miejscu, w sposób ułatwiający odtworzenie dotychczas złożonych wniosków.

Po wprowadzeniu Systemu, Pracodawca zamierza zrezygnować z dotychczasowego sposobu składania wniosków i oświadczeń niezbędnych do gospodarowania środkami Funduszu w sposób zgodny z zasadami wskazanymi w Regulaminie tj. z dokumentacji składanej w formie papierowej. Całość dokumentacji związanej ze składaniem przez pracowników Spółki Wniosków przetwarzana będzie w formie elektronicznej w Systemie.

Wnioskodawca podkreśla, że weryfikacja wniosków oraz oświadczeń dokonywana z wykorzystaniem System będzie odbywać się z taką samą starannością i wnikliwością, jaka miała miejsce przy papierowym obiegu dokumentów, oraz, że zmiana systemu składania i archiwizacji dokumentów związanych z finansowaniem świadczeń dla pracowników ze środków pochodzących z Funduszu nie będzie miała wpływu na merytoryczną ocenę wniosków, ani w szczególności na istnienie oraz konstrukcję kryterium socjalnego, mającego wpływ na zakres wsparcia ze środków z Funduszu, możliwy do uzyskania przez poszczególnych pracowników.

Końcowo Wnioskodawca wskazuje, że po wprowadzeniu Systemu stosowane zmiany dotyczące sposobu składania wniosków w sprawie świadczeń finansowanych ze środków Funduszu oraz oświadczeń w sprawie sytuacji materialnej pracownika zostaną odzwierciedlone w Regulaminie. W szczególności Wnioskodawca wskaże w zmienionych przepisach Regulaminu, iż akceptacja przez pracowników wniosków i oświadczeń za pośrednictwem Systemu jest dla Pracodawcy równoznaczna z ich podpisaniem, a w przypadku poświadczenia nieprawdy (przez akceptację za pośrednictwem Systemu wniosków i oświadczeń zawierających dane niezgodne ze stanem faktycznym) na pracowniku ciążyć będzie odpowiedzialność karna.

Natomiast, w myśl art. 8 ust. 1 Ustawy o ZFŚS, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Ust. 2 omawianego artykułu stanowi z kolei, że zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2015 r.. poz. 1881 j. t.), przy czym – w przypadku braku działającej zakładowej organizacji związkowej – pracodawca uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (zgodnie z art. 8 ust. 2 Ustawy o ZFŚS).

Zgodnie z zapisami Regulaminu obowiązującego w zakładzie pracy Wnioskodawcy, środki Funduszu przeznaczone są na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, wskazanych w § 3 Regulaminu. Przyznanie osobom uprawnionym świadczeń finansowanych ze środków Funduszu odbywa się na podstawie decyzji zarządu Spółki lub osoby (osób) przez niego wyznaczonej, uzgodnionej z przedstawicielem pracowników Wnioskodawcy oraz Komisją Socjalną.

Przyznanie i wysokość świadczenia ze środków Funduszu uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, a w przypadku pomocy mieszkaniowej również od sytuacji mieszkaniowej, osoby uprawnionej do korzystania ze środków Funduszu oraz od wartości zasobów Funduszu. W rozdziale IV Regulaminu wskazane są kategorie świadczeń, które mogą być finansowane ze środków Funduszu. Jednocześnie w Załączniku nr 1 do Regulaminu, wskazano świadczenia ze środków Funduszu podlegające zwolnieniu od podatku na mocy art. 21 ust. 1 Ustawy o PIT. Są nimi:

1.  Pomoc rzeczowa i finansowa w całości sfinansowana ze środków Funduszu nieprzekraczająca łącznie kwoty 380 zł w danym roku podatkowym, z wyłączeniem bonów, talonów i innych znaków, uprawniających do ich wymiany na towar lub usługi,
2.  Dofinansowanie zorganizowanego wypoczynku dzieci oferowanego przez uprawnione do tego podmioty (zgodnie z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania),
3.  Zapomogi losowe otrzymywane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280 zł, z zastrzeżeniem pkt 40 i 79 w art. 21 ust. 1 Ustawy o PIT.
4.  Pożyczki zwrotne na cele mieszkaniowe,
5.  Dofinansowanie do żłobków i klubów dziecięcych (na postawie ustawy z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3).

Wnioskodawca pragnie wskazać, że powyższe świadczenia uznane przez Wnioskodawcę za zwolnione z podatku PIT spełniają wszystkie wymogi oraz ograniczenia warunkujące możliwość zastosowania w odniesieniu do tych świadczeń zwolnień z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 26, 67, 67a i 78. W rezultacie zdaniem Wnioskodawcy, zapewnienie pracownikom świadczeń wskazanych wyżej powoduje u pracowników powstanie przychodu zwolnionego z opodatkowania, o ile warunki przyznawania tych świadczeń będą zgodne z przepisami Ustawy o ZFŚS.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, zgodnie z wymogami Ustawy o ZFŚS, przyznanie świadczeń finansowanych ze środków Funduszu i ich wysokość uzależniona jest o określonych przez Wnioskodawcę kryteriów socjalnych (wynikających z Załącznika nr 1 do Regulaminu). Wnioskodawca weryfikuje spełnienie kryterium socjalnego u pracowników poprzez składane przez pracowników oświadczenia dotyczące wysokości przychodów przypadających na członka rodziny pracownika (oraz pozostałej dokumentacji dotyczącej możliwości ubiegania się i otrzymania wsparcia z Funduszu) tak, że ostateczna decyzja o przyznaniu świadczenia i jego ostatecznej wysokości uzależniona jest od wysokości tego przychodu (im przychód na członka rodziny niższy tym wyższa wartość świadczeń sfinansowanych z Funduszu) Dotychczas wnioski i oświadczenia dotyczące wysokości przychodów na członka rodziny pracownika składane były Wnioskodawcy w formie papierowej. Jednakże, w celu poprawy efektywności przepływu dokumentacji w ramach wewnętrznej struktury organizacyjnej Wnioskodawcy oraz w celu usprawnienia zasad archiwizowania dokumentacji pracowników Wnioskodawca planuje zastąpić aktualną dokumentację papierową dokumentacją w formie elektronicznej, gromadzoną i archiwizowaną za pośrednictwem Systemu. Po dokonaniu odpowiednich zmian, całość dokumentacji związanej ze składaniem przez pracowników Spółki wniosków i oświadczeń dotyczących uprawnień do otrzymania świadczeń z Funduszu przetwarzana będzie w formie elektronicznej w Systemie.

W ocenie Wnioskodawcy, skoro przepisy prawa pracy, Ustawa o ZFŚS oraz Ustawa o PIT nie wskazują konkretnych wymogów w zakresie formy weryfikacji kryterium socjalnego u pracowników ubiegających się o przyznanie świadczeń finansowanych ze środków Funduszu. ani też w odniesieniu do formy złożenia wniosku o przyznanie świadczeń indywidualnych finansowanych ze środków Funduszu, a w szczególności nie wprowadzają wymogu zachowania formy pisemnej, wprowadzenie przez Wnioskodawcę procedury zakładającej składanie i akceptację wniosków w formie elektronicznej, nie będzie stanowiło negatywnej przesłanki do zastosowania zwolnień z art. 21 ust. 1 Ustawy o PIT.

W świetle braku regulacji zawartych w przepisach prawa pracy, na podstawie art. 300 ustawy Kodeks pracy zastosowanie znajduje art. 60 ustawy Kodeks cywilny, który stanowi, że z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).

W świetle powyższego, brak ustawowych zastrzeżenia, co do obowiązku zachowania formy pisemnej dla dokumentacji dotyczącej wydatkowania środków z Funduszu, wypełniania warunków dotyczących kryterium socjalnego oraz składania i weryfikacji wniosków o przyznanie określonych świadczeń finansowanych ze środków Funduszu w ocenie Wnioskodawcy oznacza, że tego rodzaju dokumentacja może być prowadzona i archiwizowana w formie elektronicznej.

Tym samym, prowadzenie dokumentacji dotyczącej szeroko rozumianego gospodarowania środkami Funduszu, w tym wymóg składania wniosków o przyznanie świadczeń indywidualnych finansowanych ze środków Funduszu oraz oświadczeń dotyczących spełniania kryterium socjalnego przez pracowników Wnioskodawcy za pośrednictwem Systemu, który umożliwia szybką weryfikację oraz uporządkowaną archiwizację wszystkich dokumentów związanych z przyznaniem świadczeń finansowanych z Funduszu, nie stoi w sprzeczności z wymogami warunkującymi zastosowanie zwolnień z art. 21 ust. 1 Ustawy o PIT, skoro System (dzięki zindywidualizowanym hasłom dostępu oraz indywidualnym kontom) gwarantuje identyfikację poszczególnych osób składających za jego pośrednictwem stosowne oświadczenia woli.

W świetle powyższego, zdaniem Wnioskodawcy, wprowadzenie przez Spółkę procedury zakładającej składanie i weryfikację dokumentacji związanej z możliwością przyznania określonych świadczeń finansowanych ze środków Funduszu w formie elektronicznej w zdarzeniu przyszłym opisanym we wniosku, nie będzie stanowiło negatywnej przesłanki do zastosowania zwolnień z art. 21 ust. 1 Ustawy o PIT w odniesieniu do Świadczeń ze środków Funduszu spełniających kryteria wskazane odpowiednio w art. 21 ust. 1 pkt 26, 67, 67a i 78 Ustawy o PIT. Tym samym, o ile spełnione zostaną warunki uprawniające od otrzymania świadczeń z Funduszu wskazane w stosownych regulacjach, omówionych powyżej, Świadczenia te będą zwolnione z opodatkowania w wysokości i na zasadach wynikających z art. 21 Ustawy o PIT a Wnioskodawca, jako płatnik, nie będzie zobowiązany do poboru od wartości tych świadczeń zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a, 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 25b i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyte w powyższym przepisie sformułowanie „w szczególności” oznacza, że przepis ten zawiera tylko przykładowe wyliczenie przychodów, ze stosunku pracy, za które uważa się nie tylko wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne dokonane przez pracodawcę, ale również świadczenia, które przybrały postać rzeczy, wykonywania usług, bądź udostępniania rzeczy lub praw (świadczenia nieodpłatne bądź częściowo odpłatnie).

Biorąc powyższe pod uwagę do przychodów ze stosunku pracy zalicza się każde świadczenie, które zostało otrzymane w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą. Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się zarówno otrzymane przez pracownika pieniądze, jak wartość pieniężną świadczeń w naturze, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych – mające swe źródło w stosunku pracy.

W myśl natomiast art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Na mocy art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.), płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Przepis art. 32 ust. 1 ww. ustawy stanowi, że zaliczki, o których mowa w art. 31, za miesiące od stycznia do grudnia, z zastrzeżeniem ust. 1a, wynoszą:

1.  za miesiące od początku roku do miesiąca włącznie, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali – 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu;
2.  za miesiące następujące po miesiącu, w którym dochód uzyskany od początku roku przekroczył kwotę, o której mowa w pkt 1 – 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.

Zgodnie z postanowieniami zawartymi w art. 38 ust. 1 cyt. ustawy, płatnicy, o których mowa w art. 31 i 33-35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a.

Natomiast przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zawarte w art. 21 ust. 1, omawianej ustawy, wskazują w jakich przypadkach następują zwolnienia przedmiotowe z podatku dochodowego od osób fizycznych.

W związku z art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280 zł, z zastrzeżeniem pkt 40 i 79.

Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika, w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

W związku z powyższym, od wartości wypłaconego świadczenia w wysokości przewyższającej kwotę 380 zł Wnioskodawca, jako płatnik, winien naliczyć i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy, zgodnie z postanowieniami zawartymi w ww. art. 31 ust. 1, art. 32 i art. 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Natomiast zgodnie z art. 12 ust. 4 za pracownika w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

Z kolei, zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 67a ustawy o PIT, wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczenia otrzymanego z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, związanego z pobytem dzieci osób uprawnionych do tych świadczeń w żłobkach, klubach dziecięcych lub przedszkolach.

W świetle zaś art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18:

1.  z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra niezależnie od ich wysokości,
2.  z innych źródeł do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł.

Wskazać należy, że zasady tworzenia przez pracodawcę zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zasady gospodarowania środkami z tego funduszu określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 111).

Wnioskodawca realizuje politykę socjalną poprzez utworzony w Spółce Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (dalej: ZFŚS). Zasady wydatkowania środków z Funduszu sprecyzowane są w Regulaminie Gospodarowania Środkami Funduszu Świadczeń Socjalnych, który wg Wnioskodawcy, został stworzony w oparciu o przepisy ww. ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz na mocy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 9 marca 2009 r., w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2009 r., Nr 43, poz. 349).

Z analizy wniosku wynika, że Spółka zamierza wdrożyć specjalnie stworzony informatyczny system zarządzania, przeznaczony do obsługi, dokumentowania i zatwierdzania wniosków o przyznanie świadczeń finansowanych z Funduszu ZFŚS w formie elektronicznej, składania i archiwizowania oświadczeń dotyczących wysokości przychodów w rodzinie pracownika, a także przekazywania Wnioskodawcy oraz archiwizowania pozostałej dokumentacji mogącej mieć wpływ na przyznanie pracownikom świadczeń finansowanych z ZFŚS. Dokonanie akceptacji wniosku lub oświadczenia w Systemie będzie dla Wnioskodawcy równoznaczne z jego podpisaniem przez pracownika. Przy okazji akceptacji pracownicy zostaną pouczeni o odpowiedzialności karnej w przypadku poświadczenia w składanym wniosku i oświadczeniach nieprawdy.

W związku z opisem zdarzenia przyszłego powstała wątpliwość czy Wnioskodawca po wprowadzeniu informatycznego systemu obsługi wniosków, oświadczeń oraz innej dokumentacji związanej z korzystaniem przez pracowników Wnioskodawcy ze świadczeń finansowanych ze środków ZFŚS może korzystać ze zwolnień przedmiotowych określonych w art. 21 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (przy uwzględnieniu odpowiednich limitów kwotowych) mających zastosowanie do niektórych świadczeń finansowanych ze środków Funduszu, a na Wnioskodawcy, w odniesieniu do tych świadczeń, nie będą ciążyły obowiązki płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

W kwestii dotyczącej wprowadzenia, przez Spółkę, systemu informatycznego, do obsługi wniosków i oświadczeń, w celu usprawnienia i uporządkowania zasad dokumentowania i archiwizowania składanych przez pracowników Spółki, wniosków w celu korzystania z środków Funduszu przez pracowników Spółki – tut. Organ stwierdza, że wprowadzenie systemu informatycznego w celu administrowania ZFŚS wewnątrz Spółki, nie jest sprzeczne z przepisami prawa podatkowego zawartymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, która jest przedmiotem tej interpretacji.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie regulują kwestii dotyczących sposobu obsługi Funduszu działającego w utworzonym w Spółce ZFŚS. Stąd też wiadomo, że nie można wykluczyć zastosowania przepisów art. 21 ust. 1 ustawy o PIT w sytuacji wprowadzenia informatycznego systemu prowadzenia, przez Spółkę, dokumentacji dla ZFŚS.

W nawiązaniu do pytania Wnioskodawcy, należy stwierdzić, że po wprowadzeniu przez Wnioskodawcę informatycznego systemu obsługi ZFŚS, wartość otrzymanych przez pracowników Spółki świadczeń finansowych zawartych w art. 21 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przy spełnieniu przesłanek zawartych w tych przepisach, mających zastosowanie do niektórych świadczeń finansowych ze środków Funduszu – na Wnioskodawcy, w odniesieniu do tych świadczeń nie będą ciążyły obowiązki płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Odpowiadając wprost na pytanie, po wprowadzeniu przez Wnioskodawcę informatycznego systemu obsługi wniosków, oświadczeń oraz innej dokumentacji związanej z korzystaniem przez pracowników Wnioskodawcy ze świadczeń finansowych ze środków Funduszu, wartość otrzymanych przez pracowników Spółki świadczeń finansowych ze środków Funduszu może korzystać ze zwolnień przedmiotowych określonych w art. 21 ust. 1 Ustawy o PIT (przy uwzględnieniu odpowiednich limitów kwotowych) mających zastosowanie do niektórych świadczeń finansowanych ze środku Funduszu, a na Wnioskodawcy, w odniesieniu do tych świadczeń, nie będą ciążyły obowiązki płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

W związku z powyższym przedstawione przez wnioskodawcę stanowisko odnoszące się do przedstawionego we wniosku pytania, uznać należy za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań , po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.