Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL3.4012.505.2022.1.MBN
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2023-02-09
Teza: Podatek od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu archiwizowania na prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z tych dokumentów księgowych.
Słowa kluczowe: dokumenty-dokumenty dostawy; dokumenty-dokumenty elektroniczne; dokumenty-dokumenty handlowe; dokumenty-przechowywanie dokumentów; dokumenty-zniszczenie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; faktura-faktura korygująca; faktura-faktura VAT; faktura-kopia faktury; faktura-oryginał faktury; odliczenia-odliczenie od podatku; odliczenia-odliczenie podatku naliczonego od zakupu; odliczenia-odliczenie podatku od towarów i usług; odliczenia-prawo do odliczenia
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku naliczonego; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 4. Terminy przechowywania dokumentów -Sposób przechowywania faktur 
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86-ust. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 88; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g (uchylony od 1.07.2024); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
==================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

14 grudnia 2022 r. wpłynął Państwa wniosek sygnowany datą 13 wrzesień 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości archiwizowania dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu archiwizowania na prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z tych dokumentów księgowych. Treść wniosku jest następująca:

### Opis zdarzenia przyszłego

(…) Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) prowadzi działalność na terenie Specjalnej Strefy Ekonomicznej polegającą na realizacji kompleksowych rozwiązań drogowych.

Są Państwo zarejestrowanym w Polsce czynnym podatnikiem podatku VAT.

Obecnie Spółka prowadzi archiwizację dokumentów księgowych w formie papierowej, ale w celu usprawnienia obowiązujących w Spółce procedur, Spółka chciałaby rozpocząć archiwizację dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka chciałaby, aby wszystkie otrzymywane jak i wystawiane przez Spółkę dokumenty księgowe, takie jak faktury, faktury korygujące, faktury sprzedaży, wyciągi bankowe, noty korygujące, noty obciążeniowe, rachunki, paragony i tym podobne (zwane dalej „Dokumentami”) otrzymane lub wystawione w formie papierowej skanować i przechowywać tylko w formie elektronicznej.

Spółka chciałaby w głównej mierze wystawiać faktury elektroniczne, które miałyby być archiwizowane wyłącznie elektronicznie. Dokumenty otrzymane i wystawione w formie papierowej miałyby być skanowane do formy elektronicznej i tak archiwizowane, natomiast forma papierowa miałaby być niszczona.

Planowana procedura przechowywania dokumentów papierowych w wersji elektronicznej realizowana będzie według zasad opisanych poniżej.

Dokumenty otrzymywane i przygotowywane/wystawiane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu elektronicznego – w nieedytowalnym formacie (PDF lub jpg) będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału.

Wszystkie pliki będą zapisywane osobno z podziałem na miesięczne okresy rozliczeniowe na podstawie daty sprzedaży w rozumieniu ustawy o VAT. Nazwa pliku będzie unikatowa dla każdego dokumentu i będzie zawierać numer NIP kontrahenta oraz numer dokumentu.

Zeskanowane Dokumenty będą zapisywane na dysku sieciowym Spółki w dedykowanej bezpiecznej lokalizacji lub wczytywane do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego Spółki. Wybrane dokumenty (w tym np. faktury przelewowe) dodatkowo będą zapisywane w systemie finansowo-księgowym.

Dokumenty otrzymane oraz przygotowane/wystawione oryginalnie w wersji elektronicznej będą zapisywane na dysku sieciowym Spółki w dedykowanej bezpiecznej lokalizacji lub wczytywane do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego Spółki.

Na etapie digitalizowania Dokumentu, a także po jego zapisaniu na dysku sieciowym nie będzie możliwa jakakolwiek modyfikacja jego treści. Digitalizacja Dokumentów będzie pozwalać także na zapobieganie ich degradacji poprzez zacieranie elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania takich dokumentów w formie papierowej.

Dokumenty archiwizowane elektronicznie będzie można odszukać bezpośrednio na dysku sieciowym po numerze dokumentu, numerze NIP lub okresie rozliczeniowym. Dokumenty archiwizowane elektronicznie będzie można odszukać również pośrednio dzięki numerowi dokumentu odnotowanemu w systemie finansowo-księgowym, który odnaleźć będzie można po zadanych parametrach właściwych ze względu na rodzaj Dokumentu, m.in. nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu, dacie transakcji, kwocie transakcji.

Elektroniczną archiwizacją Dokumentów zajmować się będą, co do zasady, wyznaczeni pracownicy Spółki. Korzystanie z dedykowanej lokalizacji na dysku sieciowym oraz dostęp do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego Spółki lub systemu finansowo-księgowego będą umożliwione wybranym pracownikom, po uprzednim zalogowaniu się do zasobów informatycznych Spółki przy wykorzystaniu unikalnego loginu oraz hasła lub certyfikatu wystawionego dla danego użytkownika oraz po otrzymaniu odpowiednich uprawnień.

Dodatkowo, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów, świadczeniem usług lub inną transakcją gospodarczą. Uprawnione osoby przeprowadzą kontrolę merytoryczną, czyli potwierdzenie zawartości Dokumentu z treścią transakcji i formalną, czyli czy Dokument jest prawidłowo wypełniony, kompletny, zawiera prawidłowe dane kontrahenta, etc., zgodnie z procedurami przyjętymi i stosowanymi w Spółce. Każdy Dokument, który nie przejdzie w prawidłowy sposób procesu weryfikacji merytorycznej i formalnej, zostanie oznaczony jako nieprawidłowy wraz ze wskazaniem powodu rozbieżności. Wszelkie rozbieżności będą wyjaśniane przez odpowiednich pracowników Spółki. W przypadku błędów, które wymagają działania ze strony kontrahentów (w szczególności ewentualnego wystawienia faktury korygującej), nieprawidłowa faktura będzie do nich przesyłana ze wskazaniem wykrytych nieprawidłowości, które powinny zostać poprawione. Spółka będzie więc dokonywać szczegółowej kontroli danych dotyczących danego kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą lub innym Dokumentem, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji będą Państwo mieli każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymali Państwo daną fakturę lub inny Dokument oraz ich zgodności z treścią transakcji, oraz będą Państwo w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.

Po dokonaniu wymaganej weryfikacji merytorycznej i formalnej, zdarzenie gospodarcze opisane na Dokumencie będzie podlegało ujęciu w księgach rachunkowych Spółki oraz odpowiedniemu zakwalifikowaniu dla celów podatkowych. Dostęp do Dokumentów zarchiwizowanych elektronicznie będzie zapewniony na każde żądanie organów w trybie wymienionym w art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, w formie elektronicznej, a także będzie zapewniona możliwość bezzwłocznego ich poboru oraz przetwarzania danych w nich zawartych zgodnie z przepisami podatkowymi.

Zapewnią Państwo autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Dokumentów przechowywanych w sposób elektroniczny. Autentyczność pochodzenia zostanie zapewniona na etapie kontroli biznesowej. Dokumenty zarchiwizowane w formie elektronicznej będą objęte odpowiednią ochroną zapewniającą ich niezmienność (w tym m.in. poprzez zapis w nieedytowalnym formacie elektronicznym) przez okres wymagany przepisami prawa do przechowywania danego rodzaju Dokumentów, co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Zapewniona zostanie tym samym ich integralność. Zarówno Dokumenty otrzymane oraz przygotowane/wystawione oryginalnie w formie elektronicznej, jak i Dokumenty zeskanowane będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych (czytelność). Przechowywanie otrzymanych oraz przygotowanych/wystawionych papierowych dokumentów będzie dokonywane jedynie w formie obrazów elektronicznych. Dokumenty te, bezpośrednio po ich archiwizacji w postaci obrazu elektronicznego będą niszczone (po uprzednim przeprowadzeniu kontroli biznesowej). Archiwizacja dokumentów w wersji elektronicznej dotyczyć będzie także faktur otrzymanych przez Spółkę w wersji elektronicznej jak i faktur przygotowanych/wystawionych przez Spółkę w wersji elektronicznej (w szczególności faktury te nie będą drukowane, ani archiwizowane w wersji papierowej).

Faktury będą przechowywane w formie elektronicznej na terytorium kraju.

Towary i usługi, których nabycie dokumentują opisane we wniosku faktury będą używane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

### Pytanie

Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, że w świetle przepisów ustawy o VAT jest dopuszczalne, aby Spółka, prowadząca działalność na terenie Specjalnej Strefy Ekonomicznej, przechowywała Dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej, na zasadach opisanych powyżej, zachowując jednocześnie prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT zgodnie z ustawą o VAT, biorąc pod uwagę, że po przeprowadzeniu procedury archiwizacji Dokumentów w formie elektronicznej, ich papierowe wersje zostaną zniszczone?

### Państwa stanowisko w sprawie

W Państwa ocenie, w świetle przepisów ustawy o VAT, jest dopuszczalne, aby Spółka, prowadząca działalność na terenie Specjalnej Strefy Ekonomicznej, przechowywała Dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej, na zasadach opisanych we wniosku, zachowując jednocześnie prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT zgodnie z ustawą o VAT, biorąc pod uwagę, że po przeprowadzeniu procedury archiwizacji Dokumentów w formie elektronicznej, ich papierowe wersje zostaną zniszczone.

Zgodnie z art. 2 pkt 31) ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Nie ma określonej formy dla akceptacji odbiorcy faktury elektronicznej, ale sprzeciw odbiorcy i brak zgody na fakturowanie elektroniczne oznaczają, że sprzedawca powinien stosować faktury tradycyjne (papierowe). Akceptacja może być wyrażona w sposób dorozumiany, przez co należy rozumieć np. przyjmowanie faktur elektronicznych bez zastrzeżeń, opłacanie ich w terminie na rachunek na nich wskazany oraz inne okoliczności wskazujące na brak sprzeciwu nabywcy na taką formę obiegu dokumentów.

W związku z powyższym należy podkreślić, że faktury będące przedmiotem złożonego wniosku będą przesyłane nabywcom towarów lub usług w formie elektronicznej po uprzedniej akceptacji takiej formy dokumentu (w przyjętej formie opisanej powyżej).

Warunki, jakie powinien zapewnić podatnik co do faktur (zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej), sprowadzają się do trzech kwestii określonych w art. 112a ust. 1 w zw. z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT:

1) zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury,

2) integralności treści faktury,

3) czytelności faktury.

Stosownie do wspomnianego przepisu art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Jak wynika z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 3 ustawy o VAT przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Pojęcie czytelności faktury nie zostało zdefiniowane w ustawie, przyjmuje się jednak, że oznacza ona możliwość odczytania danych zawartych w dokumencie w sposób zrozumiały przez człowieka.

Państwa zdaniem, wystawianie i przesyłanie faktur dla nabywców towarów lub usług w formie elektronicznej, przyjmowanie przez Spółkę faktur elektronicznych oraz ich archiwizowanie w formie wyłącznie elektronicznej, a także archiwizowanie otrzymanych i wystawionych przez Spółkę faktur w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej oraz następnie niszczenie oryginalnych wersji papierowych spełnia warunki określone w art. 106m ust. 1-3 ustawy o VAT. Zdaniem Spółki, w omawianym przypadku zapewniona jest bowiem autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury.

Celem zawartego w ustawie o VAT wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje. Zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury powinno polegać na takim zorganizowaniu procesu przesyłania faktur elektronicznie, aby odbiorca miał pewność, że wystawcą faktury jest ten podmiot, który rzeczywiście powinien wystawić fakturę.

W planowanej przez Państwa procedurze archiwizacji podkreślono, że uprawnione przez Spółkę osoby przeprowadzą kontrolę mającą na celu weryfikację czy dany Dokument odpowiada faktycznie zrealizowanej transakcji. W przypadku rozbieżności, będą one wyjaśniane, aby zapewnić autentyczność pochodzenia każdej faktury.

Odnosząc się do integralności treści faktury, należy przez to rozumieć, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Konieczność zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji. Zapewnienie integralności treści faktury winno zatem polegać na takim zorganizowaniu procesu przesyłania faktur elektronicznie, aby żaden podmiot trzeci nie ingerował w treść faktury.

W Państwa ocenie, w procedurze archiwizacji elektronicznej dokumentów, opisanej we wniosku, zostanie zapewniona integralności treści faktury. Dokumenty otrzymywane i wystawiane w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu elektronicznego − w nieedytowalnym formacie (PDF lub jpg) będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału. Zeskanowane dokumenty będą zapisywane w dedykowanej bezpiecznej lokalizacji lub wczytywane do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego Spółki, do którego dostęp otrzymają tylko uprawnieni pracownicy. Z zachowaniem takich samych procedur będą archiwizowane dokumenty otrzymane i wystawione w formie elektronicznej. Na etapie digitalizowania Dokumentu, a także po jego zapisaniu na dysku sieciowym nie będzie możliwa jakakolwiek modyfikacja jego treści.

Odnosząc się do czytelności faktury oznacza to, że musi być ona czytelna dla człowieka, tj. powinna mieć postać, w której wszystkie dane dotyczące podatku VAT zawarte na fakturze będą wyraźnie czytelne, na papierze lub na ekranie, bez potrzeby przeprowadzania nadmiernej analizy lub interpretacji.

W Państwa opinii, procedura archiwizacji elektronicznej opisana we wniosku zapewnia czytelność faktur. Zarówno Dokumenty otrzymane oraz przygotowane/wystawione oryginalnie w formie elektronicznej, jak i Dokumenty zeskanowane będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych. Ponadto digitalizacja dokumentów papierowych pozwoli na zapobieganie ich degradacji poprzez zacieranie elementów, czy też blaknięcie.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Na podstawie art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

To w jaki sposób taka kontrola będzie przeprowadzona, zależy wyłącznie od przedsiębiorcy, warunkiem jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury. Kontrola biznesowa ma pozwolić na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Przez kontrolę biznesową należy rozumieć proces, który jest tworzony, wdrażany i aktualizowany przez przedsiębiorcę i wyznaczonych pracowników, którzy odpowiedzialni są za uzyskanie pewności w kwestii zgodności faktur z regulacjami prawnymi i w zakresie sprawozdawczości finansowej, rachunkowej i nadzorczej. W odniesieniu do faktury elektronicznej, oznacza to, że tworzone i wdrażane są procedury, które dają pewność co do tego:

1) przez kogo został wystawiony dokument,

2) że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT,

3) o tym, że prawidłowo odczytano dane z dokumentu.

Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym wybór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Jak wskazało Ministerstwo Finansów, kontrola biznesowa nie podlega obowiązkowi dokumentowania. Nie jest konieczne tworzenie odrębnych regulaminów, czy pisemnych wytycznych. Ważne jedynie, aby dzięki niej móc powiązać fakturę elektroniczną z wykonaną usługą lub dostarczonym towarem.

W ocenie Spółki, w opisanym zdarzeniu przyszłym zostanie zapewniona wiarygodna ścieżka audytu, która pozwala na weryfikacje związku pomiędzy fakturą w wersji elektronicznej, a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje.

Wynikiem wdrożonej procedury będzie zapewnienie, że faktura nie będzie dokumentem autonomicznym i niezależnym, a będzie powiązana z innymi dokumentami pozwalającymi na weryfikację jej pochodzenia. Powyższe zostanie zapewnione w wyniku przeprowadzenia procesu weryfikacji merytorycznej oraz formalnej każdego dokumentu. Każdy dokument, który nie przejdzie weryfikacji będzie oznaczony jako nieprawidłowy, a rozbieżności będą wyjaśniane. W razie potrzeby, uprawnieni pracownicy zgłoszą się do kontrahentów z informacją o wykrytej nieprawidłowości oraz w celu poprawienia danego dokumentu (w szczególności poprzez wystawienie faktury korygującej). Spółka będzie więc dokonywać szczegółowej kontroli danych dotyczących danego kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy danym Dokumentem, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji, Wnioskodawca będzie miał każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymał dany Dokument oraz ich zgodności z treścią transakcji, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.

Ponadto procedura opisana przez Spółkę będzie spełniała również wymóg przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie uregulowany w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT.

Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Będą to te okresy rozliczeniowe, które w danym momencie (w którym Dokumenty zostały otrzymane) stosował podatnik (miesiąc albo kwartał). Elektroniczna archiwizacja Dokumentów i powiązane z nią procedury ma zapewniać przyporządkowanie faktur do okresów rozliczeniowych, w sposób umożliwiający ich odszukanie.

W zaplanowanej przez Państwa procedurze wszystkie pliki będą zapisywane osobno z podziałem na obowiązujące w danym czasie w Spółce okresy rozliczeniowe na podstawie daty sprzedaży w rozumieniu ustawy o VAT. Nazwa pliku będzie unikatowa dla każdego dokumentu i będzie zawierać numer NIP kontrahenta oraz numer dokumentu. Dokumenty archiwizowane elektronicznie będzie można odszukać bezpośrednio na dysku sieciowym po numerze dokumentu, numerze NIP lub okresie rozliczeniowym. Dokumenty archiwizowane elektronicznie będzie można odszukać również pośrednio dzięki numerowi dokumentu odnotowanemu w systemie finansowo-księgowym, który odnaleźć będzie można po zadanych parametrach właściwych ze względu na rodzaj Dokumentu, m.in. nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu, dacie transakcji, kwocie transakcji.

Powyższe pozwoli jednocześnie na udostępnienie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej kopii zarchiwizowanych plików.

Ponadto poprzez łatwy system wyszukiwania Dokumentów zapewnione będzie jednocześnie spełnienie wymogu z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT. Powyższy wymóg oznacza, że podatnik powinien zapewnić, aby w każdej chwili istniała możliwość wydruku zeskanowanych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a zatem zapewnienie bezzwłocznego dostępu do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organów podatkowych i kontroli skarbowej.

Odnosząc się do okresu przechowywania Dokumentów, zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnik ma obowiązek przechowywać faktury od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zasadniczo dokumenty na potrzeby VAT należy przechowywać do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, które wynosi, co do zasady, 5 lat, licząc od końca roku, w którym upływa termin płatności podatku.

Zgodnie natomiast z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Powyższe regulacje są zasadą, od której istnieje wiele wyjątków. Jednym z nich jest ten związany z prowadzeniem działalności na terenie Specjalnej Strefy Ekonomicznej. W związku z prowadzeniem działalności na tym terenie, przedsiębiorca może być poddany różnego rodzaju kontrolom (jedynie tym dotyczącym danego przedsiębiorcy), w ramach których wyróżnić można:

1) kontrolę prawidłowości korzystania z pomocy publicznej udzielanej w formie zwolnienia podatkowego (prowadzoną przez organy podatkowe oraz urzędy kontroli skarbowej),

2) kontrolę wypełnienia warunków zezwolenia (prowadzoną z upoważnienia Ministra Gospodarki przez podmiot zarządzający daną strefą), oraz

3) kontrolę zgodności pomocy z zasadami wspólnego rynku (prowadzoną przez Komisję Europejską).

Tak szeroki obszar podlegający kontroli powoduje w praktyce, że podmioty prowadzące działalność na terenach Specjalnych Stref Ekonomicznych mogą być zobowiązane do przechowywania dokumentów przez znacznie dłuższe okresy, niż podmioty prowadzące działalność gospodarczą poza obszarem SSE. W zależności od rodzaju kontroli przedsiębiorca może być obowiązany do przechowywania dokumentów księgowych nawet do 10 lat zgodnie z art. 12c ustawy o specjalnych strefach ekonomicznych (w przypadku korzystania z pomocy publicznej udzielanej w formie zwolnienia podatkowego).

Należy wskazać, że Spółka, planując procedurę elektronicznej archiwizacji Dokumentów, miała na uwadze także regulacje związane z prowadzeniem działalności na terenie Specjalnej Strefy Ekonomicznej. W odniesieniu do elektronicznej archiwizacji dokumentów, nie ma przeszkód, aby przedsiębiorca prowadzący działalność na terenie Specjalnej Strefy Ekonomicznej w ten sposób archiwizował faktury. Planowana przez Spółkę procedura zapewni możliwość przechowywania Dokumentów przez okres wymagany wobec przedsiębiorców prowadzących działalność na terenie Specjalnej Strefy Ekonomicznej, tj. zgodnie z art. 12c ustawy o specjalnych strefach ekonomicznych.

Powyższe potwierdza stanowisko Dyrektora KIS wyrażone w piśmie z dnia 23 listopada 2018 r., 0112-KDIL1-3.4012.573.2018.3.JN, w którym Dyrektor KIS uznał za prawidłowe stanowisko wnioskodawcy, który prowadził działalność na terenie Specjalnej Strefy Ekonomicznej oraz planował przejście na wyłącznie elektroniczne archiwizowanie faktur. Dyrektor KIS wskazał następująco: „(…) skoro przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej, jak wskazał Wnioskodawca, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom), to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy”.

Potwierdzenie słuszności stanowiska o możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej dokumentów wystawionych przez podatnika w formie papierowej, potwierdzają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych przepisów prawa podatkowego. Przykładowo należy wskazać na następujące interpretacje indywidualne Dyrektora KIS:

1) interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 11 marca 2019 r. (sygn. 0111-KDIB3-3.4012.6.2019.1.MAZ), w której organ zgodził się z podatnikiem, twierdzącym, że: „Wnioskodawca ma prawo do wyłącznego przechowywania dokumentów (faktur) w formie elektronicznej, w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania dokumentów (faktur papierowych), które otrzyma Wnioskodawca od dostawców towaru, usługodawców albo wystawców faktur, bez konieczności przechowywania tych faktur w formie papierowej (\`(...)\`)”;

2) interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 6 marca 2019 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.742.2018.2.KP), w której organ zgodził się z podatnikiem, twierdzącym, że: „(\`(...)\`) stosownie do przepisów Ustawy o VAT dopuszczalne jest by obieg i przechowywanie Dokumentów źródłowych (w postaci faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów) odbywało się w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej”;

3) interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 22 czerwca 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.173.2017.1.JG), w której organ zgodził się z podatnikiem, twierdzącym, że: „obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich) w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Jednocześnie informujemy, że niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie wystawiania i przechowywania w formie elektronicznej dokumentów (w szczególności faktur) dla celów rozliczania podatku od towarów i usług, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r., poz. 931, ze zm.; dalej jako: „ustawa”):

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Fakturą elektroniczną – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ustawy:

1\. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

2\. W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:

1\. Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Na podstawie art. 106h ust. 1 ustawy:

W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Według art. 106h ust. 2 ustawy:

Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

Natomiast art. 106h ust. 3 stanowi, że:

W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Zgodnie z art. 106h ust. 4 ustawy:

Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Jak stanowi art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia, dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

W oparciu o art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Odnosząc się do podniesionych we wniosku kwestii innych dokumentów księgowych, wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy składowe faktury wystawionej przez podatnika.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy:

Faktura powinna zawierać:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10)kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11)wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12)stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;

13)sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14)kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15)kwotę należności ogółem (\`(...)\`).

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1) konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;

2) niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Z kolei Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem, otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument źródłowy, potwierdzający poniesione wydatki na zakup towarów i usług, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast, jeżeli dokument potwierdzający zakup nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur, zawarte w ustawie.

Państwa wątpliwości w analizowane sprawie dotyczą ustalenia, czy w świetle przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest, aby Spółka, prowadząca działalność na terenie Specjalnej Strefy Ekonomicznej, przechowywała Dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej, na zasadach opisanych we wniosku, zachowując jednocześnie prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT zgodnie z ustawą o VAT, biorąc pod uwagę, że po przeprowadzeniu procedury archiwizacji Dokumentów w formie elektronicznej, ich papierowe wersje zostaną zniszczone.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli wszystkie pliki będą zapisywane osobno z podziałem na miesięczne okresy rozliczeniowe na podstawie daty sprzedaży w rozumieniu ustawy o VAT – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Nazwa pliku będzie unikatowa dla każdego dokumentu i będzie zawierać numer NIP kontrahenta oraz numer dokumentu, w sposób zapewniający łatwe odszukanie po numerze dokumentu, numerze NIP, okresie rozliczeniowym lub po numerze dokumentu przypisanym w systemie finansowo-księgowym, który odnaleźć będzie można po zadanych parametrach właściwych ze względu na rodzaj Dokumentu, m.in. nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu, dacie transakcji, kwocie transakcji. Zapewnią Państwo autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Dokumentów. Dostęp do Dokumentów zarchiwizowanych elektronicznie będzie zapewniony na każde żądanie organów w trybie wymienionym w art. 112a ust. 4 ustawy, w formie elektronicznej, a także będzie zapewniona możliwość bezzwłocznego ich poboru oraz przetwarzania danych w nich zawartych zgodnie z przepisami podatkowymi.

Ponadto, jak wynika z wniosku, Dokumenty otrzymywane i przygotowywane/wystawiane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu elektronicznego – w nieedytowalnym formacie (PDF lub jpg) będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału. Dodatkowo, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów, świadczeniem usług lub inną transakcją gospodarczą. Uprawnione osoby przeprowadzą kontrolę merytoryczną, czyli potwierdzenie zawartości Dokumentu z treścią transakcji i formalną, czyli czy Dokument jest prawidłowo wypełniony, kompletny, zawiera prawidłowe dane kontrahenta, etc., zgodnie z procedurami przyjętymi i stosowanymi w Spółce. Zarówno Dokumenty otrzymane oraz przygotowane/wystawione oryginalnie w formie elektronicznej, jak i Dokumenty zeskanowane będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych (czytelność). Przechowywanie otrzymanych oraz przygotowanych/wystawionych papierowych dokumentów będzie dokonywane jedynie w formie obrazów elektronicznych. Dokumenty te, bezpośrednio po ich archiwizacji w postaci obrazu elektronicznego będą niszczone (po uprzednim przeprowadzeniu kontroli biznesowej). Archiwizacja dokumentów w wersji elektronicznej dotyczyć będzie także faktur otrzymanych przez Spółkę w wersji elektronicznej jak i faktur przygotowanych/wystawionych przez Spółkę w wersji elektronicznej (w szczególności faktury te nie będą drukowane, ani archiwizowane w wersji papierowej). Na etapie digitalizowania Dokumentu, a także po jego zapisaniu na dysku sieciowym nie będzie możliwa jakakolwiek modyfikacja jego treści.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania wystawianych i otrzymywanych przez Spółkę faktur oraz dokumentów stanowiących faktury zgodnie z § 3 pkt 1-5 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur, a także umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej innych niż faktury dokumentów księgowych, w tym paragonów, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur, zawartych w ustawie. Przy czym z punktu widzenia przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje, że wypełnią Państwo, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur (oraz innych dokumentów spełniających definicję faktury) dokumentujących zakup towarów i usług. Spółka wypełni również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej, a ich papierowe oryginały będą niszczone.

**Podsumowując, należy stwierdzić, że dopuszczalne jest dla celów podatkowych przechowywanie wystawianych i otrzymanych Dokumentów, związanych z rozliczeniem podatku od towarów i usług, wyłącznie w formie elektronicznej.**

W odniesieniu natomiast do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i dokumentów z nimi zrównanych, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej według procedury opisanej we wniosku, należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy.

W kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi:

1) suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;

2) w przypadku importu towarów - kwota podatku:

a) wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,

b) należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a,

c) wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b,

d) wynikająca z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2-3 i art. 34;

3) zryczałtowany zwrot podatku, o którym mowa w art. 116 ust. 6;

4) kwota podatku należnego z tytułu:

a) świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca,

b) dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 podatnikiem jest ich nabywca,

c) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 9,

d) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 11;

5) (uchylony)

6) różnica podatku, o której mowa w art. 30c ust. 2;

7) u podatnika, o którym mowa w art. 16, kwota stanowiąca równowartość 22% kwoty należnej z tytułu dostawy nowego środka transportu, nie wyższa jednak niż kwota podatku zawartego w fakturze stwierdzającej nabycie tego środka lub dokumencie celnym, albo podatku zapłaconego przez tego podatnika od wewnątrzwspólnotowego nabycia tego środka.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Ponadto, kwotę podatku naliczonego stanowi wyłącznie kwota podatku wykazana na dokumentach wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy.

W świetle art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a) (uchylona)

b) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,

c) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący,

b) (uchylona)

2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3) (uchylony)

4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,

b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6) (uchylony)

7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zatem jeśli Wnioskodawca, czynny podatnik podatku od towarów i usług, będzie wykorzystywał nabywane towary i usługi dokumentowane ww. fakturami do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

**W konsekwencji, przechowując Dokumenty uprawniające do odliczenia podatku od towarów i usług, wyłącznie w formie elektronicznej, Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego, określonego na podstawie tych Dokumentów i na zasadach przewidzianych w ustawie. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.**

Tym samym Państwa stanowisko, w zakresie zadanego pytania, jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zadanego pytania), w odniesieniu do opisanego zdarzenia przyszłego. Zauważyć bowiem należy, że to wyłącznie Państwo, w treści składanego wniosku, kształtują jego zakres przedmiotowy. Zatem kwestie, które nie zostały objęte pytaniem wskazanym we wniosku, nie mogą być rozpatrzone – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej, w szczególności dokumentów stosowanych przy imporcie usług, wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów oraz innych dokumentów dających Państwu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w powyższym zakresie.

Odnosząc się do faktu, że na poparcie własnej argumentacji powołali się Państwo na funkcjonujące w obrocie prawnym interpretacje indywidualne, Organ zauważa, że zostały one wydane w indywidualnej sprawie i odnoszą się wyłącznie do okoliczności przedstawionych w inicjujących te sprawy wnioskach. Podkreślenia w tym miejscu bowiem wymaga, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podmiotów w wyniku rozstrzygnięć, dotyczących konkretnych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych. Interpretacje indywidualne nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego, co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).