Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/2/423-765/09/PC
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2009-09-28
Teza: Spółka zwraca się z pytaniem czy należności wypłacane pracownikowi w związku odbywaniem przez niego podróży służbowej do Polski do siedziby Spółki, są dla Spółki kosztem uzyskania przychodu?
Słowa kluczowe: delegacja; delegacja-delegacja służbowa; delegacja-delegacja zagraniczna; zarząd
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 23 czerwca 2009 r. (data wpływu do Organu 29 czerwca 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z podróżami służbowymi Prezesa Zarządu - **jest prawidłowe.**

****

UZASADNIENIE

W dniu 29 czerwca 2008 r. wpłynął do Organu wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z podróżami służbowymi Prezesa Zarządu.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka z pracownikiem zatrudnionym na podstawie umowy o prace, podpisała aneks do umowy zawartej na czas nieokreślony, w którym zmieniono miejsce wykonywania pracy - od dnia 14 sierpnia 2007r. miejscem wykonywania pracy jest Szwecja. Zadaniem pracownika jest wyłącznie zbieranie informacji dla Spółki w zakresie zapotrzebowania rynku szwedzkiego na usługi programowania robotów przemysłowych oraz nawiązywania bezpośrednich kontaktów z potencjalnymi klientami.

Pracownik może wykonywać zadania służbowe w różnych miejscach na terytorium Szwecji i za granicą (w tym na terenie Polski). Działalność operacyjna polega na rozmowach telefonicznych z klientami, poszukiwaniu nowych klientów. Wszelkie umowy są podpisywane w siedzibie firmy w Polsce.

Pracownik przyjeżdża do siedziby Spółki przynajmniej raz w miesiącu na 3-7 dni w celu dokonania rozliczeń, złożenia podpisów oraz udziału w spotkaniach z klientami.

Na okoliczność przyjazdu w/w pracownika wystawiane są polecenie wyjazdu służbowego. Pracownik podczas pobytu w Polsce otrzymuje należności wynikające z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r. Nr 236 poz. 1990 z późn. zm.).

Podróż służbowa rozpoczyna się od momentu opuszczenia adresu zameldowania w Szwecji w drodze do Polski, a kończy w momencie dotarcia do adresu zameldowania w Szwecji w drodze powrotnej.

Do momentu przekroczenia granicy polskiej w drodze do Polski, a także od momentu przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do Szwecji, pracownik otrzymuje diety, a także inne należności wynikające z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002 r. Nr 236 poz. 191 z późn. zm.).

Spółka nie posiada oddziału (zakładu), ani przedstawicielstwa na terenie Szwecji. W/w pracownik nie posiada innego stosunku pracy, ani na terenie Polski, ani na terenie Szwecji.

Dnia 15 sierpnia 2007 roku w/w pracownik wymeldował sie z dotychczasowego polskiego adresu i zameldował się w Szwecji oraz uzyskał szwedzki numer personalny, potwierdzony wyciągiem z rejestru ludności (Extract of The Population Register) wydanym przez szwedzki urząd podatkowy (Swedish Tax Agency). Przeniósł ośrodek życia do Szwecji. Założył w Szwecji konto bankowe. Pracownikowi przekazywane jest wynagrodzenie za pośrednictwem rachunku bankowego w Polsce i w Szwecji (część wynagrodzenia przekazywane jest na polski rachunek bankowy, a część na szwedzki w zależności od ustaleń z pracownikiem).

Spółka nadmienia, że w/w pracownik jest jednocześnie większościowym udziałowcem Spółki i Prezesem Zarządu.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy należności wypłacane pracownikowi w związku odbywaniem przez niego podróży służbowej do Polski do siedziby Spółki, są dla niej kosztem uzyskania przychodu?

Zdaniem Spółki, należności wypłacane pracownikowi w związku odbywaniem przez niego podróży służbowej do Polski do siedziby Spółki, są dla niej kosztem uzyskania przychodu. Spółka uważa, iż przy kwalifikowaniu podróży jako „podróży służbowej" należy rozważyć czy dany stan formalno-prawny można zakwalifikować jako podróż służbową w rozumieniu postanowień Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 775 § 1. K.p. „Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową".

Na temat charakteru podróży służbowych wypowiedział się Naczelny Sąd Administracyjny. W wyroku z 2 grudnia 1999 r. (sygn. akt SA/Sz 2045/98) stwierdził: „O podróży służbowej oraz o przysługujących z tytułu jej odbywania należnościach (dietach, kosztach podróży) decyduje to, że określone zadanie w ramach świadczonej pracy wykonywane jest poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejsce jej wykonywania". W uzasadnieniu wyroku z 7 stycznia 1999 r. (sygn. akt SA/Sz 793/98) stwierdzono: „Wykonywanie przez pracownika pracy poza granicami kraju może być uznane za wykonywanie zadań w ramach podróży służbowej jedynie wówczas, gdy wykonywanie tego zadania odbywa się w miejscu, które nie jest - według umowy o pracę - miejscem stałego jej wykonywania". Skoro pracownik zamieszkujący w Szwecji ma jako miejsce wykonywania pracy określony ten kraj, w związku z tym przyjazd do Polski związany z koniecznością wykonania czynności służbowych mieści się w zakresie definicji podróży służbowej.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia o podróżach krajowych z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Zgodnie natomiast z § 2 Rozporządzenia o podróżach służbowych poza granicami kraju pracownikowi z tytułu podróży, odbywanej w terminie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety, zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W obydwóch rozporządzeniach do kosztów przejazdów i dojazdów zalicza się cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje. W zakresie podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju lub poza granicami kraju środek transportu właściwy do odbywania podróży wybiera pracodawca, przy czym na wniosek pracownika może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (j.t. Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2088, z późn. zm).

Spółka uważa że, poniesione przez nią koszty związane z podróżą służbową pracownika do Polski ze Szwecji i z powrotem, będą stanowiły koszty uzyskania przychodu. W art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), ustanowiono generalną zasadę, iż kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Treść powyższego przepisu wskazuje, że kosztami uzyskania przychodów są wydatki, które łącznie spełniają określone warunki. Mianowicie pozostają w związku przyczynowo-skutkowym ze źródłem przychodów (zatem zostały poniesione w celu jego osiągnięcia) a także nie zostały wymienione w treści art. 16 ust. 1 ustawy oraz poniesienie tych wydatków zostało udokumentowane w sposób nie budzący wątpliwości. Zatem kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim. W związku z tym, iż pracownik przyjeżdża do Polski w celach niezbędnych dla realizowania działań spółki, przekazuje raporty dotyczące działalności oraz podpisuje umowy, zatem należy stwierdzić, że wydatki poniesione przez spółkę na pokrycie kosztów przejazdu, zakwaterowania, diet, etc. pracownika mają pośredni wpływ na osiągniecie przez spółkę przychodu i w związku z tym - mogą zostać zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez spółkę działalności.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania, ustawodawca wyróżnia przy tym koszty podatkowe:

*   bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód) oraz
*   inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Kosztami uzyskania przychodów będą zatem takie koszty, które spełniają łącznie następujące warunki:

*   zostały poniesione przez podatnika,
*   pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą,
*   ich poniesienie miało na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
*   nie zostały wyłączone z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Co więcej, dla możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu, konieczne jest jego właściwie udokumentowanie. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie reguluje sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów. Mocą art. 9 ust. 1 nakłada ona jednak na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (…), przy czym odrębnymi przepisami dotyczącymi prowadzenia ewidencji rachunkowej spółek kapitałowych są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.).

W przedstawionym stanie faktycznym Wnioskodawca ponosi wydatki dotyczące kosztów podróży Prezesa Zarządu, odbywanych pomiędzy miejscem jego zamieszkania (Szwecja) a siedzibą Spółki w celu dokonania rozliczeń, złożenia podpisów oraz udziału w spotkaniach z klientami.

Na okoliczność przyjazdu w/w pracownika wystawiane są polecenia wyjazdu służbowego.

Ponadto w/w pracownik jest jednocześnie większościowym udziałowcem Spółki.

Z uwagi na fakt, że w analizowanym przypadku Prezes Zarządu jest jednocześnie udziałowcem Spółki, ocena prawna przedmiotowych wydatków wymaga odniesienia się do postanowień art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego.

Istotne znaczenie dla kwalifikacji prawnej świadczeń wypłacanych Prezesowi Zarządu ma również unormowanie art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Na jego mocy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji. Tworząc ten przepis, ustawodawca świadomie nie uwzględnił w jego treści wydatków na rzecz osób wchodzących w skład organów zarządzających osób prawnych, pozwalając tym samym na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów również innych niż wynagrodzenie z tytułu pełnionej funkcji wydatków ponoszonych na rzecz tych osób, przy zachowaniu ogólnych warunków wynikających z treści art. 15 ust. 1 omawianej ustawy.

Należy ponadto podkreślić, że decyzja o uznaniu danego wydatku za koszt uzyskania przychodów należy do podatnika. Dokonując jego kwalifikacji prawnej, powinien uwzględnić okoliczności poniesienia tego wydatku i treść art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Podatnik musi przy tym mieć świadomość, że na etapie ewentualnych późniejszych postępowań podatkowych lub kontrolnych, może pojawić się konieczność przedstawienia dowodów potwierdzających prawidłowość tej operacji. Zgodnie natomiast z ogólną zasadą prawa, ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie wywodzącej z tego faktu skutki prawne. Oznacza to, że podatnik będzie musiał wykazać spełnienie przesłanek zaliczenia tego wydatku za koszt uzyskania przychodów.

Odnosząc powyższe do omawianego stanu faktycznego, dla potwierdzenia prawa uznania przedmiotowych wydatków za koszty podatkowe, Wnioskodawca musi w szczególności, dysponować odpowiednimi dowodami potwierdzającymi fakt poniesienia i wysokość kosztów przejazdów, a także wykazać cel każdej z podróży odbywanych przez Prezesa Zarządu do siedziby Spółki.

Podsumowując, świadczenia wypłacane przez Wnioskodawcę - na rzecz pracownika-Prezesa Zarządu tytułem pokrycia kosztów jego podróży służbowych, związanych z wykonywaną pracą mogą stanowić koszt uzyskania przychodów Spółki, o ile spełniają przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Nadmienia się, że rozstrzygnięcie kwestii dotyczących powinności pracodawcy w kwestii wypłacania pracownikom diet i innych należności za czas podróży, uregulowane zostało przepisami prawa pracy, których interpretacja nie leży w kompetencji organu podatkowego.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.

****