Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB1/415-273/11-4/AO
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2011-05-27
Teza: Czy na postawie przesłanego potwierdzenia zawarcia umowy przez serwis X można dokonać ujęcia owych kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?
Słowa kluczowe: aukcja; dokumentowanie; dokumentowanie-dokumentowanie wydatków; dowód-dowód księgowy; dowód-dowód zakupu; internet; koszt-koszty uzyskania przychodów; księgi-księgi przychodów i rozchodów
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana, przedstawione we wniosku z dnia 2 marca 2011 r. (data wpływu 7 marca 2011 r.), uzupełnionym w dniu 23 maja 2011 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie sposobu dokumentowania kosztów uzyskania przychodów - **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 7 marca 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie sposobu dokumentowania kosztów uzyskania przychodów.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych określonych w art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, w związku z czym pismem z dnia 12 maja 2011 r. nr ILPB1/415-273/11-2/AO wezwano Wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania pod rygorem pozostawienia podania bez rozpatrzenia.

Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 17 maja 2011 r., natomiast w dniu 23 maja 2011 r. Wnioskodawca uzupełnił ww. wniosek (nadano w polskiej placówce pocztowej w dniu 19 maja 2011 r.).

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest przedsiębiorcą prowadzącym własne biuro rachunkowe. Często dokonuje zakupów na potrzeby działalności gospodarczej za pomocą serwisu X. Wśród takich zakupów trafiają się również zakupy od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Wiąże się to głównie z uzyskaniem efektu ekonomiczności prowadzonej działalności gospodarczej (Zainteresowany niejednokrotnie spotykał się podczas kontroli swoich klientów z kwestią poruszaną przez organy kontroli podatkowej, iż przedsiębiorcy kupują zbyt drogie rzeczy na potrzeby działalności gospodarczej). Dlatego Wnioskodawca stara się kupować w miarę tanio. Sprzedający nie chcą na tą okoIiczność sporządzać dodatkowych umów kupna-sprzedaży. Pojawia się zatem kwestia dokumentowania takich operacji.

W uzupełnieniu wniosku Zainteresowany wskazał, iż dowodem, który dokumentowałby przebieg transakcji byłby dokument o nazwie „powiadomienie”, który to dokument zawiera następujące dane:

1.  określenie stron uczestniczących w operacji gospodarczej,
2.  datę dokonania operacji gospodarczej,
3.  przedmiot umowy, jego określenie ilościowe oraz wartościowe,
4.  aby ów dokument został wygenerowany konieczne jest wprowadzenie do systemu na stronie internetowej danych autoryzacyjnych sprzedawcy oraz nabywcy (sprzedawca wprowadza je w momencie wystawienia przedmiotu na aukcję, a nabywca w momencie zakupu przedmiotu). Wówczas dochodzi do zawarcia umowy cywilnoprawnej, a dowodem tego jest właśnie dokument o nazwie „potwierdzenie”. W ocenie Wnioskodawcy, treść rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest z 2003 roku i od tej daty nastąpił postęp w zakresie techniki, dlatego Zainteresowany uważa, że użyte w rozporządzeniu słowo „podpisy osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczych” należy rozumieć w szerszym znaczeniu aniżeli tylko podpis tradycyjny. Zdaniem Wnioskodawcy, może to być autoryzacja za pomocą haseł i loginów, czy też w innych przypadkach nie poruszonych w niniejszym wniosku, za pomocą podpisu elektronicznego.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy na postawie przesłanego potwierdzenia zawarcia umowy przez serwis X można dokonać ujęcia owych kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

Zdaniem Wnioskodawcy, zakupy takie można uznać za koszty uzyskania przychodów przy dokumentowaniu tego na podstawie powiadomienia przesłanego przez X, którego wydruk przesyła w załączeniu.

Bezspornym pozostaje fakt, iż zawarcie transakcji za pośrednictwem serwisu X jest równoznaczne z zawarciem umowy cywilnoprawnej (vide Urzędy Skarbowe egzekwują na tej podstawie podatek PCC). Również sądy cywilne w tej kwestii stoją na stanowisku, iż „zalicytowanie” przez kupującego oznacza zawarcie umowy cywilnoprawnej. Kupujący jest zobowiązany do zapłaty za przedmiot umowy, natomiast sprzedający jest zobowiązany do wydania kupującemu przedmiotu umowy.

Zatem jest rozstrzygnięta tutaj kwestia do merytoryczności i autentyczności przebiegu operacji gospodarczej. Jeśli zatem zakup, w taki sposób, dokonany był na potrzeby działalności gospodarczej będzie można uznać go za koszt uzyskania przychodu (za wyjątkiem kosztów enumeratywnie wymienianych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Jeśli zatem na opisywanym przykładzie zakup będzie dotyczył tonera do drukarki, wówczas zgodnie z literą prawa będzie to koszt uzyskania przychodu z działalności gospodarczej.

Dodatkową kwestią pozostaje dokumentowanie owej transakcji w księdze przychodów i rozchodów. W § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zapisano, iż podstawą zapisu w księdze są dowody księgowe inne, które zawierają co najmniej:

1.  wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej,
2.  datę wystawienia dowodu i datę dokonania operacji gospodarczej,
3.  przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4.  podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Zdaniem Wnioskodawcy, załączone „powiadomienie” wyczerpuje punkty a)-c). Natomiast pkt d), czyli podpisy na dowodzie są określone w sposób elektroniczny, czyli za pomocą haseł i loginów. Dotyczy to zarówno sprzedającego jak i kupującego. Sądy cywilne wydając wyroki w sprawach umów zawartych poprzez X uważają również, iż podpisem (autoryzacją) jest w takim przypadku wprowadzenie hasła i loginu. Wypłata pieniędzy z bankomatu polega również na tym, iż podpisujemy zlecenie wprowadzając numer PlN. Rozporządzenie nic nie mówi, aby to był podpis złożony w sposób tradycyjny, czyli za pomocą długopisu. Wnioskodawca pragnie również nadmienić, iż powyższe pytanie dotyczy tylko i wyłączne zarejestrowanych użytkowników serwisu X (bowiem serwis umożliwia również korzystanie z niego dla osób niezarejestrowanych).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określa art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.), zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem (zwiększeniem) przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wskazania owego związku spoczywa na podatniku, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Kosztami uzyskania przychodu są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

*   pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
*   nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
*   być właściwie udokumentowany.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa sposobu dokumentowania poniesionych wydatków, odsyłając w tym zakresie do odrębnych przepisów.

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Natomiast art. 24a ust. 7 ww. ustawy zawiera delegację dla Ministra właściwego do spraw finansów publicznych do określenia - w drodze rozporządzenia - sposobu prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, szczegółowych warunków, jakim powinna odpowiadać ta księga, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem, a także terminy zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi.

Przepisami, do których odsyła ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, dla podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.). Wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów został określony w załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia.

W myśl § 12 ust. 1 cyt. rozporządzenia, zapisy w księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą być wyłącznie dowody księgowe spełniające warunki określone w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zgodnie z § 12 ust. 3 powołanego rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1.  faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej „fakturami”, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2.  inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
    1.  wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
    2.  datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
    3.  przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
    4.  podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

\- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Cytowany powyżej przepis § 12 ust. 3 pkt 2 lit. d) stanowi, że dowód księgowy winien być podpisany przez strony umowy, tj. sprzedającego i kupującego.

Natomiast z treści § 13 cyt. rozporządzenia wynika, iż za dowody księgowe uważa się również:

1.  dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2.  noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3.  dowody przesunięć;
4.  dowody opłat pocztowych i bankowych;
5.  inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Ponadto, w myśl § 14 ust. 1 powołanego rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Natomiast § 14 ust. 2 cyt. rozporządzenia zawiera zamknięty katalog dokumentów, jakie mogą zostać uznane za dowody wewnętrzne.

W zamkniętym katalogu zakupów, których udokumentowanie może odbyć się na zasadzie wskazanej w § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia, nie zawarto zakupów na aukcjach internetowych, zatem przepis ten nie ma zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Z informacji zawartych we wniosku wynika, że Zainteresowany dokonuje zakupów na potrzeby działalności gospodarczej za pomocą serwisu X. Wśród takich zakupów trafiają się również zakupy od osób fizycznych, które nie prowadzącą działalności gospodarczej. Sprzedający nie chcą na tą okoIiczność sporządzać dodatkowych umów kupna-sprzedaży. Wnioskodawca podał, iż dowodem, który dokumentowałby przebieg powyżej transakcji byłby dokument, który zawiera: określenie stron uczestniczących w operacji gospodarczej, datę dokonania operacji gospodarczej oraz przedmiot umowy, jego określenie ilościowe i wartościowe. Aby ów dokument został wygenerowany konieczne jest wprowadzenie do systemu na stronie internetowej danych autoryzacyjnych sprzedawcy oraz nabywcy. Wówczas dochodzi do zawarcia umowy cywilnoprawnej.

Mając na uwadze powyższe uregulowania prawne, stwierdzić należy, że dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być, co do zasady, faktura, bądź rachunek, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jeżeli jednak osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą dokonuje zakupów na potrzeby działalności gospodarczej od osób fizycznych, które działalności gospodarczej nie prowadzą, to dokumentami stanowiącym podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą być umowy sprzedaży, a więc dokumenty o których mowa w § 13 pkt 5 ww. rozporządzenia zawierające dane wymienione w § 12 ust. 3 pkt 2 tego rozporządzenia.

Z uwagi na powyższe, sporządzony przez Wnioskodawcę wydruk z internetowych serwisów aukcyjnych określany jako „powiadomienie” lub „potwierdzenie”, który potwierdza zawarcie transakcji, ale nie zawiera podpisów osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczych, nie odpowiada wymaganiom określonym w cytowanym wyżej rozporządzeniu i nie może stanowić dowodu księgowego, będącego podstawą zapisu kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Za podpis nie można bowiem uznać autoryzacji za pomocą haseł i loginów.

Reasumując, na postawie przesłanego potwierdzenia zawarcia umowy przez serwis X nie można dokonać ujęcia kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, bowiem taki dokument nie będzie zawierał wszystkich niezbędnych elementów zawartych w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów do uznania go za dowód księgowy, czyli podpisów osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.