Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB5/423-374/11-2/RS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2011-05-17
Teza: Czy wydatki poniesione przez przedstawicieli handlowych związane z wyjazdami, których konieczność wynika z ich obowiązków z racji zatrudnienia, będą stanowić dla Spółki koszt uzyskania przychodu na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?
Słowa kluczowe: eksploatacja; faktura; koszt-koszty uzyskania przychodów; posiłki; pracownik; przedstawiciel-przedstawiciel handlowy; samochód-samochód służbowy; umowa-umowa o pracę; zwrot-zwrot wydatków
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 15.04.2011 r. (data wpływu 18.04.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez przedstawicieli handlowych w ramach wykonywania zadań służbowych na terenie określonych województw – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 18.04.2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez przedstawicieli handlowych w ramach wykonywania zadań służbowych na terenie określonych województw.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka na podstawie umowy o pracę zatrudni przedstawicieli handlowych wskazując jako miejsce wykonywania pracy obszar kilku województw. W związku z charakterem pracy nieuniknione będą stałe wizyty, przejazdy oraz spotkania z aktualnymi i przyszłymi klientami. Wykonywanie obowiązków służbowych przez ww. pracowników w miejscu pracy wskazanym w umowie o pracę, spółka nie będzie traktować jako podróży służbowych w rozumieniu kodeksu pracy i w związku z tym nie będzie wypłacać diet.

Przedstawiciele handlowi podczas świadczenia pracy ponosić będą wydatki niezbędne dla prawidłowego wywiązywania się z zakresu powierzonych mu obowiązków. Wydatki te będą głównie dotyczyć kosztów noclegów w trasie, paliwa do samochodu służbowego czy też opłat przejazdowych i parkingowych. Wydatki ponoszone w związku z wykonywaniem pracy będą potwierdzane fakturami wystawianymi na spółkę jako na nabywcę lub paragonami. Po przedłożeniu ww. dokumentów księgowych i na ich podstawie spółka będzie dokonywać pracownikom zwrotu równowartości poniesionych wydatków.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy zwrot przedstawicielom handlowym wydatków poniesionych przez nich w związku z wykonywaniem pracy Spółka powinna traktować jako przychód ze stosunku pracy oraz pobierać i odprowadzać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych?
2.  Czy wydatki poniesione przez przedstawicieli handlowych związane z wyjazdami, których konieczność wynika z ich obowiązków z racji zatrudnienia, będą stanowić dla Spółki koszt uzyskania przychodu na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Odpowiedź na pytanie oznaczone w przedmiotowym wniosku nr 2 w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych stanowi przedmiot niniejszej interpretacji. Przedmiotowy wniosek w zakresie pytania oznaczonego nr 1 tj. podatku dochodowego od osób fizycznych zostanie rozpatrzony odrębną interpretacją

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 2.

Celem powyższych wyjazdów jest wyłącznie zabezpieczenie już istniejących lub pozyskanie dla Spółki nowych źródeł przychodów. W związku z tym wszelkie koszty poniesione z tego tytułu i temu służące (o ile nie zostały enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) będą stanowić dla Spółki koszt uzyskania przychodu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Podstawę prawną kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów stanowi przepis art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397), zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych enumeratywnie w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy. Kosztami tymi będą zarówno koszty uzyskania przychodów pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (pozostające w związku pośrednim) - jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

W związku z powyższym należy stwierdzić, iż kosztami uzyskania przychodów będą więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

*   został właściwie udokumentowany,

*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za nie stanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zaznaczyć należy, iż to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, w oparciu o zgromadzony przez tychże podatników materiał dowodowy. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo – skutkowego pomiędzy kosztami a przychodami Spółki.

Należy podkreślić także, iż dla możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu, konieczne jest jego właściwie udokumentowanie. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie reguluje sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów. Mocą art. 9 ust. 1 nakłada ona jednak na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (…), przy czym odrębnymi przepisami dotyczącymi prowadzenia ewidencji rachunkowej są przepisy ustawy z dnia 02 września 2009 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. Nr 152, poz. 1223).

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Spółka zatrudnia na podstawie umów o pracę przedstawicieli handlowych. Jako miejsce pracy w ich umowach o pracę wskazany jest obszar kilku województw. Przedstawiciele ci faktycznie wykonują pracę na terenie przypisanych sobie w umowie o pracę województw, z czym związane są w sposób nieodłączny stałe przejazdy, wizyty i spotkania z klientami oraz potencjalnymi klientami.

Ponieważ wspomniane wyjazdy odbywają się w ramach obszaru wskazanego w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy przez pracownika i są nieodłącznym oraz stałym elementem wykonywania pracy przez pracownika wynikającym z charakteru i treści zawartej umowy o pracę, Wnioskodawca zaznaczył, że Spółka nie traktuje ich jako podróży służbowych w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Z tego względu też Spółka nie wypłaca pracownikom diet i innych należności przysługujących pracownikom zgodnie z Kodeksem pracy w przypadku podróży służbowych. W trakcie wykonywania pracy zatrudnieni przedstawiciele handlowi ponoszą jednak wydatki związane z wykonywaną pracą. Do wydatków tych należą głównie wydatki na noclegi w trasie, zakup paliwa do samochodu służbowego, opłaty przejazdowe i parkingowe. Przedstawiciele handlowi zbierają na potwierdzenie dokonania powyższych wydatków faktury, rachunki lub paragony, które następnie przedstawiają Spółce. Spółka zwraca pracownikom równowartość poniesionych wydatków na podstawie przedłożonych do rozliczenia dokumentów. Wspomniane dokumenty wystawiane są na Spółkę, która figuruje na fakturach i rachunkach jako Nabywca.

Przyjmując za Wnioskodawcą, że opisane we wniosku wyjazdy przedstawicieli handlowych na terenie przypisanych w umowie o pracę województw nie są traktowane przez Spółkę jako podróż służbowa w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy zauważyć należy, że niewątpliwie koszty związane z wydatkami przedstawicieli handlowych zatrudnionych w Spółce na noclegi w trasie, zakup paliwa do samochodu służbowego, czy opłaty przejazdowe i parkingowe nie mogą być powiązane z konkretnym przychodem uzyskanym przez Wnioskodawcę, wiążą się jednakże z prowadzoną przez niego działalnością.

Odnosząc przedstawione zdarzenie przyszłe do dyspozycji powołanego powyżej art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych należy stwierdzić, że pomiędzy opisany we wniosku kosztami związanymi z pracą wykonywaną przez zatrudnionych w Spółce przedstawicieli handlowych istnieje niewątpliwie związek przyczynowo-skutkowy tego typu, że koszty te mają wpływ na osiągane przez Spółkę przychody. Jak zaznaczył Wnioskodawca, wyjazdy odbywają się w ramach obszaru wskazanego w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy przez pracownika i są nieodłącznym oraz stałym elementem wykonywania pracy przez pracownika wynikającym z charakteru i treści zawartej umowy o pracę.

Stwierdzić zatem należy, że koszty związane z pracą przedstawicieli handlowych w terenie ponoszone są przez Spółkę jako podatnika podatku dochodowego od osób prawnych, ponieważ w ostatecznym rozrachunku są one pokrywane z zasobów majątkowych Spółki. Potwierdzeniem powyższego są dowody księgowe w postaci faktur, rachunków lub paragonów wystawiane na Spółkę jako Nabywcę.

W związku z powyższym, rozpatrując zasadność zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków Spółki ponoszonych w związku z pracą przedstawicieli handlowych takich jak: wydatki na noclegi w trasie, zakup paliwa do samochodu służbowego, czy opłaty przejazdowe i parkingowe należy stwierdzić, iż ponoszone są przez Spółkę w celu osiągnięcia przychodów, jak również zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Przedmiotowe wydatki nie zostały również wyłączone z kosztów uzyskania przychodów w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zatem, wydatki te uznać należy za związane z uzyskiwanymi przychodami z prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej.

Reasumując, mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, iż zwrot wydatków poniesionych na terenie określonych województw przez przedstawicieli handlowych zatrudnionych w Spółce takich jak: noclegi w trasie, zakup paliwa do samochodu służbowego, czy opłaty przejazdowe i parkingowe a pozostających w związku z wykonywanymi przez nich zadaniami służbowymi, po spełnieniu warunków wynikających z art. 15 ust. 1 w zw. z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, będzie stanowił koszt uzyskania przychodów Spółki.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w przedmiotowej sprawie należy uznać za prawidłowe.

Końcowo należy zwrócić uwagę na to, że postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnych jest postępowaniem szczególnym i w tym sensie ograniczonym, np. w stosunku do postępowania podatkowego i kontrolnego, w związku z czym nie może obejmować postępowania dowodowego. Powyższe wynika wprost z unormowania zawartego w art. 14h ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym w sprawach dotyczących interpretacji indywidualnej stosuje się odpowiednio przepisy art. 120, art. 121 § 1, art. 125, art. 129, art. 130, art. 135-137, art. 140, art. 143, art. 165a, art. 169 § 1-2, art. 170 i art. 171 oraz przepisy rozdziału 5, 6, 10 i 23 działu IV.

W powołanym przepisie ustawodawca nie wymienia postępowania dowodowego, które regulują przepisy rozdziału 11 działu IV Ordynacji podatkowej.

Z tego powodu ocena uznania konkretnego wydatku za koszt uzyskania przychodów, może być dokonana tylko przez organ podatkowy prowadzący postępowanie dowodowe, w którym organ ten sprawdzi spełnienie wszystkich przesłanek pozwalających na uznanie konkretnego wydatku za koszt podatkowy na gruncie odpowiednich przepisów, w szczególności ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r., Nr 74, poz. 397), ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.), a także ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r., Nr 165, poz. 1316 ze zm.).

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku ul.1-ego Maja 10, 09-402 Płock.