Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP2/443-543/10/12-S/AK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2012-04-26
Teza: Czy Spółka jest uprawniona do zastosowania opisanego wyżej systemu generowania faktur, faktur korygujących ich kopii i drukowania tylko faktur, faktur korygujących a drukowania kopii tych faktur wyłącznie gdyby z takim żądaniem wystąpił organ podatkowy, przy założeniu, że system ten zapewni ochronę kopii tych dokumentów przed modyfikacjami i że będą one jednoznacznie opisane w swojej treści jako kopie faktur i kopie faktur korygujących a wprowadzony system umożliwi wydrukowanie dowolnej kopii faktury lub faktury korygującej na każde żądanie organów podatkowych?
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; ewidencja; ewidencja-prowadzenie ewidencji; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT; faktura-kopia faktury; rejestry
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów – uwzględniając wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 16 listopada 2010 r., sygn. akt I SA/Po 655/10 oraz wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 29 listopada 2011 r. sygn. akt I FSK 278/11– stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 7 kwietnia 2010 r. (data wpływu 13 kwietnia 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 13 kwietnia 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca (dalej jako: Spółka) wystawia miesięcznie blisko 6 tys. faktur i 1,5 tys. korekt. Z uwagi na brak dostatecznej własnej powierzchni archiwizacyjnej, Spółka zleca archiwizowanie dokumentów firmie zewnętrznej, w związku z tym przechowywanie papierowych wersji wystawionych faktur i faktur korygujących wiąże się dla Spółki ze znacznymi kosztami. Kopie tych dokumentów wygenerowane przez system będą dostępne w każdej chwili w postaci możliwości wydrukowania kopii dowolnej faktury lub faktury korygującej. W założeniu wprowadzony system będzie gwarantował ochronę wygenerowanych w nim faktur i faktur korygujących przed modyfikacją. Wspomniane faktury i faktury korygujące będą opisane w swojej treści jako kopie i możliwe będzie na każde żądanie organów podatkowych wydrukowanie tych dokumentów z systemu księgowego Spółki.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Spółka jest uprawniona do zastosowania opisanego wyżej systemu generowania faktur, faktur korygujących i ich kopii i drukowania tylko faktur i faktur korygujących, a drukowania kopii tych faktur wyłącznie gdyby z takim żądaniem wystąpił organ podatkowy, przy założeniu, że system ten zapewni ochronę kopii tych dokumentów przed modyfikacjami i że będą one jednoznacznie opisane w swojej treści jako kopie faktur i kopie faktur korygujących a wprowadzony system umożliwi wydrukowanie dowolnej kopii faktury lub faktury korygującej na każde żądanie organów podatkowych?

Zdaniem Wnioskodawcy, przepis § 19 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z dnia 1 grudnia 2008 r.) nie stawia wymogu, by dla faktur i faktur korygujących wystawionych przez podatnika w formie papierowej ich kopie były przechowywane także w wersji papierowej. Nie stoi temu na przeszkodzie treść § 19 ust. 1 powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów mówiącego o wystawianiu faktur i faktur korygujących w co najmniej dwóch egzemplarzach oraz o zatrzymywaniu kopii przez sprzedawcę. Przepis § 19 ust. 1 powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów nie określa, w jakiej formie ma być przechowywana faktura zatrzymana przez sprzedawcę ale stanowi jedynie o zatrzymywaniu kopii wystawionych faktur i faktur korygujących przez sprzedawcę.

W sytuacji więc, gdy wraz z wygenerowaniem przez system księgowy faktury, faktury korygującej pozostanie w tym systemie kopia faktury lub faktury korygującej z jednoznacznym oznaczeniem w ich treści, że chodzi o kopię, Spółka uważa, że będzie to wystarczające dla spełnienia wymogu zatrzymania kopii faktur lub faktur korygujących przez sprzedawcę. W każdym bowiem czasie, gdyby tylko zażądał tego organ podatkowy, Wnioskodawca może wydrukować z systemu zarchiwizowaną w nim kopię faktury lub faktury korygującej. Kopia faktury lub faktury korygującej nie będzie więc kopią wystawioną w formie elektronicznej ale będzie przechowywana w systemie księgowym Spółki (czyli zachowana przez sprzedawcę) a wydrukowywana tylko gdy zajdzie taka potrzeba w związku z żądaniem organu podatkowego w tym zakresie. Nie mają tu więc zastosowania przepisy rozporządzenia Ministra Finansów dotyczące faktur wystawionych w formie elektronicznej. Istotą planowanych działań Spółki jest wprowadzenie takich rozwiązań systemowych, które doprowadzą do sytuacji gdy kopia faktury lub faktury korygującej będzie przechowywana w systemie księgowym Spółki i przybierze postać papierową, gdy organ zażąda przedłożenia wersji papierowej.

Wystawienie faktury lub faktury korygującej w dwóch egzemplarzach nie jest tożsame z wydrukowaniem zarówno oryginału, jak i kopii. Wystawienie należy raczej rozumieć jako wygenerowanie w sposób, który uniemożliwia modyfikację wystawionej faktury, faktury korygującej czy ich kopii. Skoro więc wygenerowane zostaną w systemie księgowym Spółki faktury i faktury korygujące, z czego oryginały faktur i faktur korygujących będą drukowane i wysyłane kontrahentom a kopie pozostaną po wygenerowaniu w systemie księgowym Spółki i będą mogły zostać wydrukowane gdy zajdzie taka potrzeba, to uznać można że tego rodzaju postępowanie będzie zgodne z przepisami prawa podatkowego, w szczególności nie naruszy § 19 powołanego rozporządzenia Ministra Finansów.

Potwierdzenie słuszności takiego rozumowania znaleźć można w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. akt I FSK 1169/08.

Na tle przedstawionego opisu sprawy oraz własnego stanowiska Zainteresowanego, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, działając z upoważnienia Ministra Finansów, wydał w dniu 1 czerwca 2010 r. interpretację indywidualną nr ILPP2/443-543/10-2/AK, w której stanowisko Wnioskodawcy uznał za nieprawidłowe.

W ocenie tut. Organu, nie jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur tylko w formie elektronicznej, nawet jeżeli program, za pomocą którego są przechowywane uniemożliwia dokonywanie zmian w pierwotnych dokumentach i daje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku. Zatem, Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Pismem z dnia 14 czerwca 2010 r. (data wpływu 17 czerwca 2010 r.) Zainteresowana, wezwała Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu działającego w imieniu Ministra Finansów do usunięcia naruszenia prawa w interpretacji indywidualnej z dnia 1 czerwca 2010 r. nr ILPP2/443-543/10-2/AK.

W wyniku ponownej analizy sprawy, w piśmie z dnia 13 lipca 2010 r. nr ILPP2/443/W-58/10 -2/SJ Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu odpowiadając na powyższe wezwanie stwierdził brak podstaw do zmiany interpretacji w przedmiotowej sprawie.

W związku z powyższym, Zainteresowana, wniosła w dniu 2 sierpnia 2010 r. skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu. Po rozpoznaniu sprawy Sąd wydał wyrok w dniu 16 listopada 2010 r., sygn. akt I SA/Po 655/10, w którym uchylił zaskarżoną interpretację.

Pismem z dnia 3 stycznia 2011 r. Minister Finansów złożył skargę kasacyjną od wyżej powołanego wyroku WSA.

Wyrokiem z dnia 29 listopada 2011 r., sygn. akt I FSK 278/11 Naczelny Sąd Administracyjny oddalił skargę kasacyjną.

W świetle obowiązującego stanu prawnego – biorąc pod uwagę rozstrzygnięcie zawarte w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 16 listopada 2010 r., sygn. akt l SA/Po 655/10 oraz w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 29 listopada 2011 r., sygn. akt I FSK 278/11 – stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Jak stanowi § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

W myśl § 5 ust. 1 rozporządzenia, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1.  imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
2.  numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;
3.  numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”;
4.  dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;
5.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
6.  miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
7.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
8.  wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
9.  stawki podatku;
10.  sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
11.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
12.  kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Na mocy § 9 ust. 1 rozporządzenia, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem § 10-12.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – § 21 ust. 1 rozporządzenia.

Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

W § 21 ust. 3 rozporządzenia postanowiono, iż przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawiania faktur, tzw. papierową i elektroniczną. Faktury te wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) oraz przechowuje się w oryginalnej postaci, w której zostały wystawione, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 247 ust. 1 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L z 2006 r. Nr 347.1 ze zm.), zwanej dalej Dyrektywą, każde państwo członkowskie ustala okres, przez który podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur dotyczących dostaw towarów lub świadczenia usług na jego terytorium oraz faktur otrzymanych przez podatników mających siedzibę na jego terytorium.

Według art. 247 ust. 2 Dyrektywy, aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca wystawia miesięcznie blisko 6 tys. faktur i 1,5 tys. korekt. Z uwagi na brak dostatecznej własnej powierzchni archiwizacyjnej, Spółka zleca archiwizowanie dokumentów firmie zewnętrznej, w związku z tym przechowywanie papierowych wersji wystawionych faktur i faktur korygujących wiąże się dla Spółki ze znacznymi kosztami. Kopie tych dokumentów wygenerowane przez system będą dostępne w każdej chwili w postaci możliwości wydrukowania kopii dowolnej faktury lub faktury korygującej. W założeniu wprowadzony system będzie gwarantował ochronę wygenerowanych w nim faktur i faktur korygujących przed modyfikacją. Wspomniane faktury i faktury korygujące będą opisane w swojej treści jako kopie i możliwe będzie na każde żądanie organów podatkowych wydrukowanie tych dokumentów z systemu księgowego Spółki.

Zdaniem Zainteresowanego, dopuszczalne jest aby podatnik wystawiał fakturę i drukował jej oryginał przeznaczony dla kontrahenta, natomiast kopię przechowywał w systemie księgowym bez możliwości modyfikacji treści jej zapisów, z możliwością jej wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

Z uzasadnienia wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 16 listopada 2010 r. sygn. akt I SA/Po 655/10 wynika, iż „Sąd podziela adekwatną ocenę prawną zawartą w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009 r. sygn. akt I FSK 1169/08, która odrzuca zapatrywania o istnieniu w Dyrektywie 112 bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysyłane i że polski normodawca podatkowy nie recypował dokładnie Dyrektywy. Właśnie pominięcie zwrotu „w jakiej zostały przesłane lub udostępnione” otworzyło pole do niejednoznacznej wykładni językowej. Nie ma jednak normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur”.

Ponadto, powołując się na uzasadnienie wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu z dnia 23 czerwca 2010 r. sygn. akt I SA/Op 177/10, Sąd w analizowanej sprawie stwierdził, że z § 21 ust. 2 rozporządzenia nie wynika, aby ograniczenie co do formy, w jakiej mają być przechowywane faktury VAT związane było ze sposobem ich przesłania do nabywcy czy też udostępnienia. Literalne odczytanie tego zapisu nie prowadzi zaś do prezentowanej w skarżonej interpretacji konkluzji, że skoro wystawiona została faktura w określonej formie papierowej, to w tej samej formie musi być też przechowywana jej kopia.

W konsekwencji w przedmiotowym wyroku Sąd podtrzymał dotychczasową linię orzeczniczą wyrażoną np. w sprawach I SA/Po 547/10, I SA/Po 443/10, I SA/Po 444/10 i stwierdził, że Dyrektywa nie wprowadziła obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysyłane do nabywcy.

Wobec powyższego, biorąc pod uwagę opis sprawy przedstawiony we wniosku z dnia 7 kwietnia 2010 r., powołane przepisy oraz ocenę prawną wyrażoną w wyroku WSA w Poznaniu z dnia 16 listopada 2010 r. sygn. akt I SA/Po 655/10 stwierdzić należy, iż w przypadku wystawiania przez Zainteresowanego faktur i faktur korygujących możliwe jest przechowywanie kopii tych faktur w systemie księgowym Spółki, w którym dokumenty te zostały wystawione, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych kopii faktur, jeśli system ten zapewni ochronę kopii tych dokumentów przed modyfikacjami i umożliwi wydrukowanie dowolnej kopii faktury lub faktury korygującej na każde żądanie organów podatkowych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania pierwszej interpretacji, tj. w dniu 1 czerwca 2010 r.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.