Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT2-3.4011.653.2025.2.KKA
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-10-30
Teza: Obowiązki płatnika z tytułu używania przez Prezesa zarządu
samochodu prywatnego do celów służbowych.
Słowa kluczowe: cel-cel służbowy
samochód-samochód prywatny
zarząd-prezes zarządu
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Zwolnienia przedmiotowe.-Zwolnienia od podatku
dochodowego.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 2-art. 10-ust. 1-pkt 2
[PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 2-art. 13-pkt 7
[PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 2-art. 13-pkt 9
[PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 3-art. 21-ust. 1-pkt 16-lit. b
[PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 3-art. 21-ust. 13

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

4 sierpnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 24 lipca 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych.
    Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego
    Rada Nadzorcza Spółki X Sp. z o.o. z siedzibą w .... Uchwałą nr ....z dnia 31 grudnia 2024 r.
    powołała na Prezesa Zarządu osobę mającą miejsce zamieszkania poza miejscem siedziby
    Spółki.
    Zgromadzenie Wspólników Spółki ustaliło zasady kształtowania wynagrodzeń Członków
    Zarządu. W związku z jej wykonaniem, w dniu (....) została z Prezesem Zarządu zawarta
    umowa o świadczenie usług zarządzania. Umowa o świadczenie usług zarządzania określa
    między innymi przysługujące Zarządzającemu świadczenia dodatkowe, wśród których
    posiada on prawo do zwrotu kosztów użytkowania samochodu prywatnego do celów
    służbowych, w tym zwrotu kosztów dojazdów do siedziby Spółki z miejsca zamieszkania.
    Zwrot kosztów używania przez Prezesa Zarządu pojazdu do celów służbowych i zwrotu
    kosztów dojazdu do siedziby Spółki z miejsca zamieszkania następuje według stawki za 1
    kilometr przebiegu pojazdu zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25
    marca 2002 r. (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.). Należna kwota jest wypłacana za każdy
    miesiąc do 10-go dnia następnego miesiąca i pobierana jest od niej zaliczka na podatek
    dochodowy od osób fizycznych.
    Członek Zarządu posiada nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium Polski.
    Zwrot kosztów odbywa się na podstawie zawartej umowy, do której Wnioskodawca nie
    stosuje przepisów Kodeksu pracy.
    Zdaniem Wnioskodawcy, otrzymywane przez Prezesa Zarządu kwoty, tytułem zwrotu
    kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych oraz zwrotu kosztów
    dojazdu do siedziby Spółki z miejsca zamieszkania prowadzą do powstania u Prezesa
    Zarządu przychodu z zawartej umowy.

## Pytanie

Czy zwrot wypłacanego Członkowi Zarządu w oparciu o umowę cywilnoprawną kosztu z
    tytułu używania pojazdu będącego jego własnością do celów służbowych, w tym zwrotu
    kosztów dojazdów do siedziby Spółki z miejsca zamieszkania, stanowi jego przychód w
    rozumieniu ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.
    U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.) i jest opodatkowany podatkiem dochodowym od osób
    fizycznych, czy też jest od tego podatku zwolniony, a w konsekwencji, czy w
    przedstawionym stanie faktycznym Spółka jako płatnik, powinna pobierać zaliczkę na
    podatek dochodowy od osób fizycznych?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Zgodnie z art. 8 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz.
    111 ze zm.), płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna
    niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego
    do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie
    organowi podatkowemu.
    Na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
    opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z
    wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na
    podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

    Stosownie do art. 10 ust. 1 ww. ustawy, źródłami przychodów są:
      stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo
      w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją
      rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta (pkt 1),
      działalność wykonywana osobiście (pkt 2).
    Stosownie do art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
    przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9,10 w zakresie realizacji
    praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art.
    30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku
    kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w
    naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
    Według art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku
    pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju
    wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez
    względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:
    wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju
    dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie
    od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne
    ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub
    świadczeń częściowo odpłatnych.
    Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów
    stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są
    więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem
    przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą
    stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.
    Tak szeroko zdefiniowane pojęcie przychodu pracownika wskazuje, że w każdym
    przypadku, w którym uzyska on od pracodawcy realną korzyść mającą wymiar finansowy,
    będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu z wyjątkiem świadczeń
    określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c
    ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
    Art. 12 ust. 4 powołanej ustawy stanowi, że za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się
    osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub
    spółdzielczym stosunku pracy.
    Zgodnie z przepisem art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za
    przychody o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2 uważa się przychody otrzymywane przez
    osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad
    nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych.
    W myśl przepisu art. 13 pkt 9 ww. ustawy, za przychody o których mowa w art. 10 ust. 1
    pkt 2 uważa się przychody uzyskane na podstawie umów o zarządzanie
    przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w
    tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika
    pozarolniczej działalności gospodarczej – z wyjątkiem przychodów, o których mowa w pkt
    7.
    W przypadku zawarcia umowy powierzającej zarząd przedsiębiorstwem występuje duża
    dowolność nazewnictwa. Przepis art. 13 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych dotyczy nie tylko przychodów uzyskanych na podstawie umów o zarządzanie,
    kontraktu menadżerskiego, lecz wszelkich umów o podobnym charakterze, z których
    wynika, że podatnikowi, w drodze umowy cywilnoprawnej, zostało zlecone sprawowanie
    zarządu przedsiębiorstwem, spółką, czy instytucją. Wyjątek, o którym mowa w art. 13 pkt

    7 ww. ustawy, dotyczy sytuacji, gdy podatnik powołany został np. do składu zarządu, rady
    nadzorczej, komisji lub innych organów stanowiących osoby prawne.
    W takiej sytuacji uzyskane przez niego przychody będą przychodami w rozumieniu art. 13
    pkt 7, a nie art. 13 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Powołanie
    bowiem podatnika np. do składu zarządu, bez względu na sposób jego powołania, stanowi
    okoliczność, która powoduje zmianę kwalifikacji przychodu, jednakże nie wpływa na
    zmianę źródła przychodu, są to również przychody z działalności wykonywanej osobiście.
    W związku z powyższym, przychody uzyskane przez Prezesa Zarządu na podstawie
    umowy o świadczenie usług w zakresie zarządzania dla celów podatku dochodowego od
    osób fizycznych, będą przychodami w rozumieniu art. 13 pkt 7 ustawy o podatku
    dochodowym od osób fizycznych (stanowi o tym „wyłączenie” określone w art. 13 pkt 9
    ww. ustawy).
    Na mocy art. 38 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnicy, o
    których mowa w art. 32-35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych
    zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym
    pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu
    skarbowego właściwy dla miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli
    płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności,
    gdy płatnik nie posiada siedziby. Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą
    wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w
    ust. 1a.
    W myśl art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne
    prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz
    jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z
    tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w
    art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na
    podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o
    miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o
    potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2
    lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1 tej
    ustawy.
    Zwrot kosztów używania samochodu prywatnego stanowi dodatkowe świadczenie
    pieniężne niezależnie, czy Prezes Zarządu jedzie załatwić sprawę służbową, czy jedzie z
    miejsca zamieszkania do siedziby Spółki, a w konsekwencji przychód w rozumieniu art. 13
    pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dla Prezesa Zarządu.
    Gdyby wolą ustawodawcy nie było zaliczenie omawianych świadczeń do przychodów, to
    nie zawarłby w katalogu zwolnień przepisu określonego w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o
    podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym wolny od podatku
    dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania
    pojazdów stanowiących własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy w jazdach
    lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość
    przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw – do
    wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty
    ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w
    odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z
    wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu
    pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.
    Powyższa regulacja ogranicza krąg podatników mogących skorzystać z omawianego
    zwolnienia do tych, którym przepisy odrębnych ustaw gwarantują możliwość przyznania
    prawa do zwrotu poniesionych kosztów, bądź nakładają na pracodawcę obowiązek zwrotu
    pracownikowi tych kosztów. Odrębnymi ustawami do których odsyła art. 21 ust. 1 pkt 23b
    ww. ustawy są:

      ustawa z 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa
      użyteczności publicznej „....” (Dz. U. z 2020 r. poz. 2064);
      ustawa z 28 września 1991 r. o lasach (Dz. U. z 2021 r. poz. 1275);
      ustawa z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2020 r. poz. 1876 ze zm.).
    Zwrot kosztów poniesionych przez Prezesa Zarządu z tytułu używania pojazdów
    stanowiących własność tego Prezesa dla potrzeb zakładu pracy – jest wolny od podatku
    dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek
    ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu
    tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw. W pozostałych przypadkach
    zwrot taki stanowi przychód pracownika/Prezesa Zarządu podlegający opodatkowaniu
    wraz z innymi przychodami z danego stosunku.
    Stosownie do postanowień art. 34a ust. 1 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie
    drogowym (Dz. U. z 2021 r. poz. 919 ze zm.), na podstawie umów cywilnoprawnych mogą
    być używane do celów służbowych samochody osobowe, motocykle i motorowery
    niebędące własnością pracodawcy.
    Natomiast § 1 ust. 1 rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków
    ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych
    samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy
    stanowi, że zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych samochodów
    osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej
    „pojazdami do celów służbowych”, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej,
    zawartej między pracodawcą, a pracownikiem o używanie pojazdu do celów służbowych,
    na warunkach określonych w rozporządzeniu.
    Mając na uwadze powyższe, wypłacone przez Spółkę kwoty z tytułu zwrotu kosztów
    użytkowania pojazdu prywatnego stanowi dla Prezesa Zarządu przychód z działalności
    wykonywanej osobiście. Spółka jako płatnik powinna pobrać zaliczkę na podatek
    dochodowy od osób fizycznych.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest nieprawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z treścią art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od
    osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
      Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z
      wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od
      których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
    Pojęcie przychodu
    Ogólne pojęcie przychodu ustawodawca zdefiniował w art. 11 ustawy o podatku
    dochodowym od osób fizycznych. Definicja przychodu zawarta w art. 11, jak również
    określone w nim zasady ustalania wartości tego przychodu (w tym świadczeń w naturze
    lub innych nieodpłatnych świadczeń) mają charakter ogólny, a zatem mają zastosowanie
    wówczas, gdy nie występują regulacje szczegółowe, inaczej normujące danego rodzaju
    przychód lub zasady jego ustalania.
    Jak stanowi art. 11 ust. 1 cytowanej ustawy:
      Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie
      realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art.
      19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji
      podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość
      otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

    Za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę
    pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez Prezesa
    Zarządu, tj. zwrot lub pokrycie kosztów podróży, powołanych w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b
    ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych związanych z wykonywaniem
    obowiązków Prezesa Zarządu na podstawie umowy o świadczenie usług zarządzania.
    Źródła przychodów
    Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy:
      Źródłem przychodów jest działalność wykonywana osobiście.
    Przychody uzyskane przez Członka Zarządu (Prezesa Zarządu)
    Stosownie do art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1
      pkt 2, uważa się przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich
      powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych
      organów stanowiących osób prawnych.
    W myśl art. 13 pkt 9 cyt. ustawy:
      Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1
      pkt 2, uważa się przychody uzyskane na podstawie umów o zarządzanie
      przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze,
      w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez
      podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej – z wyjątkiem przychodów, o
      których mowa w pkt 7.
    Przychody członka zarządu spółki w przypadku zawarcia umowy o zarządzanie
    przedsiębiorstwem, kontraktu menedżerskiego lub umowy o podobnym charakterze (w
    tym również umowy o świadczenie usług zarządzania zawartej na czas pełnienia funkcji
    członka zarządu) stanowią przychody zaliczone do źródła określonego w art. 13 pkt 7
    ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (stanowi o tym „wyłączenie” określone
    w powołanym art. 13 pkt 9 tej ustawy). W spółkach kapitałowych zawarcie kontraktu
    menedżerskiego z członkiem zarządu kreuje wtórną podstawę powiązania menedżera ze
    spółką, bowiem podstawowe znaczenie ma powołanie go na członka zarządu tworzące
    stosunek członkostwa w zarządzie spółki regulowany przepisami Kodeksu spółek
    handlowych i innymi przepisami wewnętrznymi spółki.
    Obowiązki płatnika
    Konsekwencją zakwalifikowania przychodów uzyskanych przez Członka Zarządu (Prezesa
    Zarządu) jako z tytułu przychodów z działalności wykonywanej osobiście jest ich
    opodatkowanie za pośrednictwem płatnika – na zasadach określonych w art. 41 i art. 42
    ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
    I tak, stosownie do art. 41 ust. 1 ww. ustawy:
      Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki
      organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które
      dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art.
      18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z
      zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego
      świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w
      wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym
      miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę
      podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.
    W myśl natomiast art. 42 ust. 1 powołanej ustawy:

      Płatnicy, o których mowa w art. 41, przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek
      oraz kwoty zryczałtowanego podatku w terminie do 20 dnia miesiąca następującego
      po miesiącu, w którym pobrano zaliczki (podatek) – na rachunek urzędu skarbowego,
      przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca
      zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą
      fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie
      posiada siedziby. Jednakże w przypadku gdy podatek został pobrany zgodnie z art.
      30a ust. 2a, płatnicy, o których mowa w art. 41 ust. 10, przekazują kwotę tego
      podatku na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu
      skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje
      swoje zadania.
    Zwolnienie przedmiotowe
    Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.:
      Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
        a) podróży służbowej pracownika,
        b) podróży osoby niebędącej pracownikiem
      - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez
      ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania
      należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
      samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze
      kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.
    Według art. 21 ust. 13 ww. ustawy:
      Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały
      zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:
        1) w celu osiągnięcia przychodów lub
        2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na
          podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
        3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej
          oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
        4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w
          związku z wykonywaniem tych funkcji.
    Oznacza to, że aby świadczenia otrzymywane w związku z odbywaną podróżą mogły
    skorzystać ze zwolnienia, o którym mowa w ww. przepisie kwoty te nie mogą być zaliczone
    do kosztów uzyskania przychodów. W przypadku potraktowania ich jako kosztów
    uzyskania przychodów osoby niebędącej pracownikiem będą stanowiły przychód
    podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
    Postanowienia rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności
    przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej
    jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
    Odrębnym przepisem, o którym mowa powyżej jest rozporządzenie Ministra Pracy i
    Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących
    pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
    budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).
    Zgodnie z treścią § 2 ww. rozporządzenia:
      Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu
      określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

        1) diety;
        2) zwrot kosztów:
        a) przejazdów,
        b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
        c) noclegów,
        d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych
          przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
    W myśl § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia:
      Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a
      także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.
    Stosownie do ust. 2 § 3 ww. rozporządzenia:
      Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej
      biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze
      związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem
      posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z
      jakiego tytułu ulga przysługuje.
    Przy czym, zgodnie z § 3 ust. 3 tego rozporządzenia:
      Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży
      krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub
      motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
    Natomiast, jak wynika z treści § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia:
      W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów
      przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę
      za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa
      niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6
      września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r.
      poz. 21).
    Z § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków
    ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych
    samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy
    (Dz. U. Nr 27 poz. 271 ze zm.): wynika, że:
      Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według
      stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
        1) dla samochodu osobowego:
                                3a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm – 0,89 zł,
                                    3b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm – 1,15 zł,
        2) dla motocykla – 0,69 zł,
        3) dla motoroweru – 0,42 zł.
    Jak stanowi § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie
    należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
    samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:
      Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne
      niezbędne wydatki związane z tą podróżą określone lub uznane przez pracodawcę,
      zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

    Na podstawie § 4 ust. 2 rozporządzenia:
      Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami
      płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe
      oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży
      krajowej lub podróży zagranicznej.
    Zgodnie z § 5 ust. 1 powołanego rozporządzenia:
      Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej
      nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.
    Stosownie zaś do § 5 ust. 2 ww. rozporządzenia:
      Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza
      dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające
      poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli
      przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne
      oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
    Jak wynika z § 7 ust. 1 ww. rozporządzenia:
      Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych
      kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.
    Z kolei, jak stanowi § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia:
      Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu)
      do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
        1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
        a. mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
        b. od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
        c. ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
        2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej
          wysokości, a za niepełną ale rozpoczętą dobę:
        a. do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
        b. ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
    Stosownie do § 7 ust. 3 rozporządzenia:
      Dieta nie przysługuje:
        1. za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika
          oraz w przypadkach, o których mowa w § 10;
        2. jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
    Zgodnie z § 7 ust. 4 ww. rozporządzenia:
      Kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego
      bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
        1. śniadanie – 25% diety;
        2. obiad – 50% diety;
        3. kolacja – 25% diety.
    W myśl § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia:

      Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie
      pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem,
      jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.
    Jak wynika z ust. 2 § 8 ww. rozporządzenia:
      W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów
      noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym
      mowa w ust. 1.
    Według § 8 ust. 3 rozporządzenia:
      Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu, i który nie przedłożył
      rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości
      150% diety.
    W myśl § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia:
      Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów
      wyżywienia i inne drobne wydatki.
    Na podstawie § 13 ust. 2 ww. rozporządzenia:
      Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży
      zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej
      państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
    Jak stanowi § 13 ust. 4 ww. rozporządzenia:
      Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest
      określona w załączniku do rozporządzenia.
    Stosownie do treści § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia:
      Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne,
      całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.
    Natomiast w myśl § 14 ust. 2 powołanego rozporządzenia:
      Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując
      że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
        1) śniadanie – 15% diety;
        2) obiad – 30% diety;
        3) kolacja – 30% diety.
    § 14 ust. 4 ww. rozporządzenia stanowi, że:
      Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną
      na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety,
      pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.
    Zgodnie z § 16 ust. 1 cytowanego rozporządzenia:
      Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w
      wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w
      poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.
    W myśl § 16 ust. 2 ww. rozporządzenia,
      W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w
      wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas
      przejazdu.
    Na podstawie § 16 ust. 3 powołanego rozporządzenia:

      W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za
      nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym
      mowa w ust. 1.
    W świetle zaś § 16 ust. 4 rozporządzenia:
      Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna
      zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.
    Pojęcie „podróży”
    Z wyżej wymienionych przepisów wynika, że dla skorzystania ze zwolnienia z
    opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od
    osób fizycznych, ważnym jest otrzymanie świadczeń w związku z odbywaniem podróży
    oraz aby podróż odbywana była w celu osiągnięcia przychodów i aby wydatki z tego tytułu
    nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
    Dlatego koniecznym jest przede wszystkim ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie
    „podróży” ujęte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych.
    Ustawodawca w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
    wyodrębnił dwa rodzaje podróży: „podróż służbową” oraz „podróż osoby niebędącej
    pracownikiem”. Według jednej z dyrektyw wykładni językowej, tj. zakazu wykładni
    synonimicznej, zakłada się, że różnym zwrotom nie należy nadawać tego samego
    znaczenia. Nie można zatem uznać za poprawną takiej wykładni, która prowadzi do
    ustalenia, że zwroty „podróż służbowa” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem”
    będą miały to samo znaczenie.
    Pojęcie „podróż” zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od
    osób fizycznych, nie zostało zdefiniowane ani w ustawie podatkowej ani w innych
    przepisach. Zatem właściwą metodą odkodowania jego znaczenia jest sięgnięcie do reguł
    wykładni językowej. Według internetowego Słownika Języka Polskiego (www.sjp.pl) –
    podróż to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów;
    podróżowanie. Efektem zastosowania wykładni językowej jest więc ustalenie, że podróż to
    przebycie drogi do jakiegoś odległego miejsca, bez dookreślenia tego pojęcia przez takie
    elementy jak czas odbywania, częstotliwość czy też przez zdefiniowanie kierunku podróży.
    Stąd też przedmiotowe zwolnienie nie obejmuje zwrotu kosztów za jazdy lokalne, bowiem
    nie spełniają definicji „podróży”.
    Zatem podróżą, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym
    od osób fizycznych jest dojazd Członka Zarządu (Prezesa Zarządu) do siedziby Spółki z
    miejsca jego zamieszkania.
    Podsumowanie
    Uwzględniając powyższe stwierdzam, że wypłacany Członkowi Zarządu w oparciu o
    umowę cywilnoprawną zwrot kosztów z tytułu używania samochodu prywatnego do celów
    służbowych (w tym z tytułu dojazdów do siedziby Spółki z miejsca zamieszkania
    znajdującego się w innej miejscowości niż ta siedziba) stanowi dla niego przychód w
    rozumieniu przepisów art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
    Jednakże przychód ten, w oparciu o przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b, z zastrzeżeniem art.
    21 ust. 13 ww. ustawy może korzystać ze zwolnienia z opodatkowania do wysokości limitu
    określonego w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
    W konsekwencji Państwo nie powinni pobierać zaliczki na podatek dochodowy od osób
    fizycznych z ww. tytułu.
    Natomiast ewentualna nadwyżka wypłacanych przez Państwa świadczeń – ponad kwotę
    objętą zwolnieniem przedmiotowym – będzie podlegała opodatkowaniu jako przychód w
    rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który należy zaliczyć do

    przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o których mowa w art. 13 pkt 7 ustawy
    o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z tego tytułu na Państwu będzie ciążył
    obowiązek pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu
    prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb
      ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz.
      111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa
      sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się
      Państwo do interpretacji.
      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa
    z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS
      /SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.