Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.175.2020.2.JG
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-06-09
Teza: prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura-akceptacja faktury; faktura-faktura elektroniczna; kontrola; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 9 marca 2020 r. (data wpływu 17 marca 2020 r.) uzupełnionym pismem z dnia 29 maja 2020 r. (data wpływu 29 maja 2020 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 5 maja 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.175.2020.1.JG (doręczone Stronie w dniu 6 maja 2020 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w wersji elektronicznej i zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tak archiwizowanych faktur – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 17 marca 2020 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w wersji elektronicznej i zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tak archiwizowanych faktur. Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 29 maja 2020 r. (data wpływu 29 maja 2020 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 5 maja 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.175.2020.1.JG.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka lub Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą, głównie w zakresie sprzedaży detalicznej towarów na terytorium Polski. Działalność handlowa Wnioskodawcy jest prowadzona przeważnie w sklepach stacjonarnych, znajdujących się w lokalach handlowych stanowiących własność Spółki lub też wynajmowanych od innych podmiotów.

W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa towary oraz usługi od szeregu podmiotów \[dalej: Kontrahenci\]. Zakupy te są dokumentowane przez Kontrahentów za pomocą faktur, które stanowią dla Spółki podstawę do odliczenia podatku naliczonego. W związku z bardzo dużą ilością transakcji zakupu towarów i usług, Spółka otrzymuje od Kontrahentów znaczną ilość faktur, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Równolegle z tradycyjnym sposobem przechowywania faktur w formie papierowej, każdorazowo po otrzymaniu od Kontrahenta faktury w wersji papierowej, jest ona niezwłocznie skanowana, zaś skan faktury jest umieszczany w bazie danych Spółki. Wnioskodawca wskazuje, że wprowadzane do bazy danych skany faktur są wiernym odzwierciedleniem oryginałów, tj. zawierają wszelkie elementy swoich odpowiedników w wersji papierowej, a Spółka nie ma możliwości jakiejkolwiek modyfikacji ich treści, zarówno na etapie skanowania, jak i po wprowadzeniu ich do bazy danych. Każda otrzymana od Kontrahenta faktura jest skanowana i wprowadzana do bazy danych w postaci oddzielnego, nieedytowalnego pliku (np. PDF). Dostęp do bazy danych, w której przechowywane są skany faktur, jest ograniczony wyłącznie do upoważnionych pracowników Spółki, w ten sposób, że każda z tych osób posiada indywidualny, zabezpieczony hasłem kod dostępu do bazy danych.

W celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy otrzymaną fakturą papierową i zrealizowaną przez Kontrahenta na rzecz Spółki dostawą towarów lub wykonaną usługą, wprowadzane do bazy danych faktury są przez pracowników Spółki poddawane odpowiedniej weryfikacji. W szczególności, faktury sprawdzane są pod kątem zgodności i prawidłowości zawartych w nich danych z odpowiadającymi im zamówieniem/zleceniami (o ile takie zamówienia/zlecenia były wcześniej składane) oraz są akceptowane przez odpowiednich pracowników Spółki. Dodatkowo, otrzymane od Kontrahentów i wprowadzane do bazy danych skany faktur są również sprawdzane pod kątem kompletności zawartych w nich danych oraz tego czy po wprowadzeniu do bazy danych są one możliwe do odczytania.

Opisane powyżej warunki przechowywania skanów faktur papierowych w formie elektronicznej oraz sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, Spółka zamierza stosować również w przyszłości.

W celu zmniejszenia obciążeń administracyjnych związanych z przechowywaniem faktur otrzymywanych od Kontrahentów, Spółka zamierza zrezygnować z przechowywania papierowych wersji tych faktur na rzecz ich archiwizacji wyłącznie w formie skanów. System ten zakładać będzie przechowywanie faktur otrzymywanych przez Spółkę pierwotnie w wersji papierowej, poprzez ich zapis w formie skanów w formacie elektronicznym.

Faktury otrzymane pierwotnie od Kontrahentów w formie papierowej, które zostały następnie zeskanowane i umieszczone w bazie danych, będą przez Spółkę przechowywane w formie elektronicznej co najmniej do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego za okres w którym Spółka dokonała odliczenia podatku z tych faktur. Faktury przechowywane będą w bazie danych w podziale na okresy rozliczeniowe, a funkcjonalność tego rozwiązania pozwoli na bezzwłoczny do nich dostęp w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W razie ewentualnej potrzeby, np. na żądanie organów podatkowych, będzie istniała możliwość niezwłocznego udostępnienia przechowywanych w bazie danych faktur w formie elektronicznych plików źródłowych lub też ich wydruków.

Mając na uwadze fakt, iż treść faktur otrzymanych pierwotnie od Kontrahentów w wersji papierowej będzie się znajdowała w postaci elektronicznej, Wnioskodawca planuje niszczenie faktur papierowych. W efekcie, Wnioskodawca przechowywać będzie wyłącznie faktury w formie elektronicznej. Spółka zakłada, że niszczone będą zarówno faktury, z których Spółka odliczyła już podatek naliczony, jak również te, z których podatek naliczony zostanie dopiero odliczony.

Ponadto w uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca wskazał, że Spółka potwierdza, że jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT. Jednocześnie Spółka wskazuje, że potwierdzenie posiadania statusu zarejestrowanego czynnego podatnika VAT możliwe jest do sprawdzenia w wykazie podatników na stronie internetowej https://www.podatki.gov.pl/wykaz- podatnikow-vat-wyszukiwarka.

Spółka wyjaśnia, że w odniesieniu do otrzymywanych od kontrahentów faktur, Wnioskodawca będzie podejmował działania mające na celu zapewnienie funkcjonowania kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów. Kontrole biznesowe będą polegały na przeprowadzeniu przez pracowników Spółki odpowiedniej weryfikacji. W szczególności, faktury będą sprawdzane pod kątem zgodności i prawidłowości zawartych w nich danych z odpowiadającymi im zamówieniem/zleceniami (o ile takie zamówienia/zlecenia były wcześniej składane) oraz będą akceptowane przez odpowiednich pracowników Spółki. Dodatkowo, otrzymane od Kontrahentów i wprowadzane do bazy danych skany faktur sprawdzane będą również pod kątem kompletności zawartych w nich danych oraz tego czy po wprowadzeniu do bazy danych, będą one możliwe do odczytania.

Spółka przedstawia szczegółowy sposób postępowania związany z otrzymywanymi fakturami w formie papierowej, które będą skanowane i niszczone tj.:

1.  po otrzymaniu faktur przez Spółkę są one odpowiednio segregowane według wewnętrznych typów dokumentów (koszty, inwestycje, towary);
2.  następnie po segregacji następuje przekazanie dokumentów do firmy skanującej, która zajmuje się skanowaniem, nadawaniem fakturom odpowiednich oznaczeń (tzw. barcodów) indeksowaniem oraz przesyłaniem zeskanowanych faktur do systemu informatycznego obiegu dokumentów w Spółce, który to system stanowi archiwum dla zeskanowanych faktur;
3.  w dalszej kolejności faktury w formie papierowej będą przekazywane z powrotem do Spółki;
4.  w Spółce odbywa się weryfikacja poprawności znajdujących się w wyżej wymienionym archiwum zeskanowanych faktur (kontrola formalna), tj. sprawdzana jest czytelność dokumentów, autentyczność oraz integralność, a także czy dokumenty prawidłowo zaindeksowano;
5.  na kolejnym etapie następuje kontrola merytoryczna faktur, tj. faktury będą sprawdzane pod kątem zgodności i prawidłowości zawartych w nich danych z odpowiadającymi im zamówieniem/zleceniami (o ile takie zamówienia/zlecenia były wcześniej składne);
6.  jeżeli ww. weryfikacja formalna i merytoryczna potwierdzi prawidłowość faktur, następuje akceptacja faktury i przekazanie faktur do księgowania w systemach księgowych Spółki;
7.  na podstawie zaksięgowanych dokumentów, następuje odpowiednie ujęcie faktur do rozliczeń podatkowych;
8.  w końcowym etapie, po dokonaniu ww. rozliczenia, faktury w formie papierowej będą podlegać niszczeniu (po kilku miesiącach).

Spółka wyjaśnia, że wydatki dokumentowane otrzymywanymi od kontrahentów fakturami, od których Spółka będzie dokonywać odliczenia podatku naliczonego będą związane z czynnościami opodatkowanymi VAT. Jednocześnie, Wnioskodawca zaznacza, że pytanie nr 2 wniosku z dnia 9 marca 2020 r. o wydanie interpretacji, dotyczy tylko faktur, które zawierają podatek naliczony, innych niż dokumentujące wydatki wymienione w art. 88 ustawy o VAT, które wyłączone są z możliwości odliczenia VAT.

Spółka informuje, że obecnie nie planuje przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju. Jednocześnie, Spółka nie wyklucza, że przyszłości faktury w formie elektronicznej mogą być przechowywane poza terytorium kraju. Niemniej, w takiej sytuacji zapewniony będzie dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych, na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania wyłącznie w postaci elektronicznej faktur otrzymanych pierwotnie od Kontrahentów w wersji papierowej, przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowych?
2.  Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawca będzie uprawiony do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawianych przez Kontrahentów, które pierwotnie zostały otrzymane w wersji papierowej, a które następnie zostały zeskanowane i wprowadzone w postaci elektronicznej do bazy danych, przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowej?

Zdaniem Wnioskodawcy:

1.  W przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania wyłącznie w postaci elektronicznej faktur otrzymanych pierwotnie od Kontrahentów w wersji papierowej, przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowych;
2.  W przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawca będzie uprawiony do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawianych przez Kontrahentów, które pierwotnie zostały otrzymane w wersji papierowej, a które następnie zostały zeskanowane i wprowadzone w postaci elektronicznej do bazy danych, przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowej.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy.

Ad 1

1.  Uwagi ogólne

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.) zwaną dalej ustawą o VAT, przez fakturę, rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Z art. 112 ustawy o VAT wynika, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury związane z tym rozliczaniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3 ustawy o VAT.

Jak stanowi natomiast art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

*   wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

*   otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie.

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Powyższego przepisu, w myśl art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

Na mocy art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy VAT).

Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy VAT).

Przesłanka czytelności faktury nie jest zdefiniowana w ustawie o VAT, jednak zgodnie z wykładnią językową oraz definicją wskazaną w słowniku języka polskiego, należy przyjąć że „czytelność” oznacza możliwość łatwego i zrozumiałego odczytania wszystkich danych zawartych na fakturze (źródło: https://sjp.pwn.pl).

Przepisy ustawy o VAT nie określają wyczerpująco, w jaki sposób podatnik ma zagwarantować spełnienie wskazanych powyżej warunków. Ustawodawca wskazuje jedynie, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

Dodatkowo, zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy o VAT, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

*   kwalifikowanego podpisu elektronicznego, lub

*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcia „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, o których mowa w treści powyższego przepisu nie zostały zdefiniowane w ustawie o VAT. Niemniej, zgodnie z ugruntowaną praktyką organów podatkowych przez „kontrole biznesowe” należy rozumieć proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu jej przechowywania.

Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, zgodnie z praktyką podatkową należy odczytywać, jako związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami, który jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów VAT powinna również zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, że dostawa towarów lub świadczenie usług, udokumentowane daną fakturą, miały faktycznie miejsce.

1.  Faktury skanowane przez Spółkę.

W kontekście powyższych uwag, zdaniem Wnioskodawcy, należy stwierdzić, że opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania w bazie danych faktur w formie elektronicznej, będzie spełniał wskazane powyżej warunki, tj. faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W rezultacie, spełnienie ww. wymogów umożliwiać będzie rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowych.

W pierwszej kolejności należy bowiem wskazać, że skany faktur są wprowadzane do bazy danych wraz ze wszystkimi niezbędnymi danymi dotyczącymi faktur oraz związanych z nimi zamówieniami, tj. w szczególności: datą faktury, numerem faktury, wartością brutto, wartością VAT oraz ewentualnie numerem zamówienia i datą wprowadzenia go do bazy danych. Zapewnia to, zdaniem Wnioskodawcy, możliwość skontrolowania związku pomiędzy daną fakturą a dostawą towarów i świadczeniem usług.

Dodatkowo, w celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą a zrealizowaną na rzecz Spółki przez Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług, faktury są poddawane procesowi weryfikacji. Faktura jest sprawdzana pod kątem zgodności i prawidłowości zawartych w niej danych z odpowiadającym jej zamówieniem, o ile takie zamówienie było składane, a następnie jest zatwierdzana przez pracowników odpowiedzialnych za daną transakcję. W ramach tych czynności otrzymane faktury są także sprawdzane pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji.

W rezultacie powyższych działań Spółka, wprowadzając fakturę do bazy danych, każdorazowo ma pewność co do tożsamości podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę oraz dokonuje weryfikacji i potwierdzenia zgodności faktury ze stanem faktycznym.

W związku z powyższym, zachowana zostaje zatem autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur, jak również ich pełna czytelność. Skan faktury jest bowiem wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem jej wersji papierowej. Spółka nie ma możliwości jakiejkolwiek modyfikacji treści faktury na etapie skanowania lub po jej wprowadzeniu do bazy danych.

Opisane powyżej czynności wskazują, że w Spółce funkcjonują kontrole biznesowe służące zapewnianiu autentyczności pochodzenia faktur, czytelności oraz integralności ich treści - co oznacza spełnienie warunków wskazanych w treści art. 106m ustawy o VAT.

Dodatkowo, faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu bazy danych są sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe, co pozwala na niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności, na udostępnienie ich treści organom podatkowym w wersji elektronicznej lub papierowej (wydruk skanu), jak również pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych - co oznacza spełnienie warunku z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Spółki należy stwierdzić, że przechowywanie faktur w formie elektronicznej, tj. w postaci skanów, jest zgodne z przytoczonymi ww. przepisami, a w szczególności z art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, a tym samym pozwala na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej, jak również stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji, przy jednoczesnym niszczeniu ich wersji papierowych.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych organów podatkowych, w tym m.in. w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej \[dalej: DKIS\] z dnia 25 października 2018 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.454.2018.2.JF, w której DKIS uznał, że: „Opisane czynności wskazują, że w Spółce funkcjonuje kontrola biznesowa służąca zapewnianiu autentyczności pochodzenia faktur, czytelności oraz integralności treści faktury. Poza tym - jak wskazano faktury i inne dokumenty zakupowe przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich czytelność, możliwość wydrukowania oraz łatwe odszukanie w sposób umożliwiający dostęp do nich on-line (za pomocą środków elektronicznych). Tym samym spełnione zostaną warunki określone n art. 106m, art. 112 112 oraz art. 112a ustawy. Wobec tego należy podzielić zdanie Spółki, że przedstawiony sposób przechowywania otrzymywanych przez Spółkę w formie papierowej Faktur zakupowych, w tym faktur związanych z wydatkami służbowymi pracowników Spółki, polegający na ich przechowywaniu jedynie w formie elektronicznej - podczas gdy wersje fizyczne (papierowe) będą niszczone - jest zgodny z art. 112a ustawy”.

Podobnie wypowiedział się DKIS w:

*   interpretacji indywidualnej z dnia 31 października 2019 r., (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.471.2019.l.AP),

*   interpretacji indywidualnej z dnia 24 października 2019 r., (sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.515.2019.1.AM),

*   interpretacji indywidualnej z 23 października 2018 r., (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.473.2018.2.JF),

*   interpretacji indywidualnej z dnia 31 stycznia 2018 r., (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.512.2017.JF).

Ad 2

Jak wynika z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

W tym miejscu wskazać należy, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje podatnikowi pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zgodnie z art. 88 ust. 4 ustawy o VAT, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7 ustawy o VAT.

Stosownie natomiast do art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

W myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Jak wynika z powyższego, na gruncie obowiązujących przepisów ustawy o VAT, prawo do odliczenia VAT przysługuje podatnikowi, po spełnieniu następujących okoliczności:

*   nabyte towary i usługi są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności opodatkowanych,

*   w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy,

*   podatnik dysponuje fakturą dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług,

*   nie znajdują zastosowania negatywne przesłanki skutkujące brakiem możliwości odliczenia podatku naliczonego, wymienione w art. 88 ustawy VAT.

Jak zatem wskazano powyżej, jednym z warunków, od którego spełnienia zależy prawo podatnika do odliczenia VAT naliczonego jest posiadanie faktury dokumentującej dokonany przez niego zakup towarów lub usług. Ustawa nie zawiera jednocześnie regulacji, która uzależniałyby istnienie prawa do odliczenia VAT naliczonego od tego, w jakiej formie faktura zostanie otrzymana lub udostępniona (wersja papierowa lub elektroniczna), ani także od tego, w jakiej formie będzie przechowywana.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca zamierza korzystać z bazy danych, w ramach której będzie miał możliwość przechowywania faktur, zarówno otrzymanych przez Spółkę pierwotnie w wersji elektronicznej, jak również zapisanych w formacie elektronicznym faktur otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, przechowywanych w formie skanu.

W ocenie Wnioskodawcy, brak jest przeszkód, aby faktury otrzymane w wersji papierowej były przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w szczególności, taki sposób przechowywania faktur nie spowoduje utraty prawa do odliczenia VAT naliczonego. Wnioskodawca wskazuje bowiem, że ustawodawca nie obliguje podatników do przechowywania faktur w wersji papierowej oraz nie uzależnia prawa do odliczenia podatku naliczonego od formy, w jakiej przechowuje on otrzymane faktury.

Wobec powyższego, w ocenie Spółki, w świetle przytoczonych powyżej przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy, należy uznać, że faktury przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej (w ramach opisanej we wniosku procedury przechowywania dokumentów w bazie danych) przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, pomimo zniszczenia ich wersji papierowych, potwierdzają i będą potwierdzać prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych dokumentach, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są/będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych organów podatkowych, w tym m.in. w interpretacji indywidualnej DKIS z 18 września 2017 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.379.2017.1.JP), w której uznał on, że: „W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury dokumentujące nabycie towarów i usług, przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury elektronicznego obiegu dokumentów - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur - będą potwierdzały jej prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego.”

Podobnie wypowiedział się DKIS w interpretacji indywidualnej z 23 października 2018 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.473.2018.2.JF), wskazując, że: „w konsekwencji zgodzić się należy, że Spółce będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach VAT, w tym na fakturach VAT dotyczących wydatków służbowych pracowników (zakładając, że będą one dokumentowały wydatki dające prawo do odliczenia VA T naliczonego w sytuacji, gdy będą one przechowywane przez Spółkę jedynie w formie elektronicznej - podczas gdy ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone - zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzenia przyszłego”.

Analogiczne stanowisko, zostało również zaprezentowane w:

*   interpretacji indywidualnej DKIS z dnia 31 października 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.471.2019.l.AP,

*   interpretacji indywidualnej DKIS z dnia 18 stycznia 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.691.2017.1.RD,

*   interpretacji indywidualnej DKIS z dnia 12 stycznia 2018 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.845.2017.1.IK.

Reasumując, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawca będzie uprawiony do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez Kontrahentów, które pierwotnie zostały otrzymane w wersji papierowej a które następnie zostały zeskanowane i wprowadzone w postaci elektronicznej do bazy danych, przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenie przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…) za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP(art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.