Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-271/14/WN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2014-06-27
Teza: przechowywanie kopii faktur w wersji elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 13 marca 2014r. (data wpływu 17 marca 2014r.), uzupełnionym pismem z 12 czerwca 2014r. (data wpływu 17 czerwca 2014r.), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w wersji elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 17 marca 2014r. wpłynął do tut. organu ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w wersji elektronicznej.

Wniosek ten został uzupełniony pismem z 12 czerwca 2014r. (data wpływu 17 czerwca 2014r.) będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z 3 czerwca 2014r. znak: IBPP2/443-271/14/WN.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej również Bank) jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Świadczenie usług oraz dostawę towarów dokumentuje i będzie dokumentował wystawianymi fakturami, w rozumieniu art. 106a i nast. ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn.zm.). Bank również wystawia i będzie wystawiał faktury korygujące, duplikaty faktur oraz noty korygujące.

Faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur oraz noty korygujące sporządzane są w systemie finansowo-księgowym (aplikacja S.) oraz ujmowane w rejestrze sprzedaży VAT i księgowane w ewidencji rachunkowej Banku. Bank po sporządzeniu dokumentu faktury w aplikacji S. drukuje ją w dwóch egzemplarzach, z których:

*   jeden (oryginał faktury) przesyłany jest, drogą pocztową, do nabywcy
*   drugi (kopia faktury) jest przechowywany w archiwum wewnętrznym Banku albo w archiwum prowadzonym, na zlecenie Banku, przez podmiot zewnętrzny, przez okres wymagany przepisami.

W celu usprawnienia procesu fakturowania oraz zminimalizowania kosztów związanych z drukowaniem oraz przechowywaniem faktur w wersji papierowej – Bank zamierza drukować ww. dokumenty, w formie papierowej, tylko w jednym egzemplarzu - przeznaczonym dla odbiorców, natomiast zrezygnować z drukowania drugiego egzemplarza, dla Banku i w jego miejsce wdrożyć proces przechowywania dokumentu wyłącznie w formie elektronicznej.

Do archiwizacji w/w dokumentów zostanie utworzona nowa funkcjonalność w aplikacji S., dzięki której możliwe będzie przesyłanie - uprzednio wygenerowanej w formacie PDF i wydrukowanej w jednym egzemplarzu dla odbiorcy - faktury, z systemu S. do aplikacji I. za pośrednictwem dedykowanego interfejsu. Dla uproszczenia procesu zrezygnowano z oznaczenia na fakturze Oryginał/Kopia (elementy te nie są już wymagane przepisami prawa).

W aplikacji I. zostaną utworzone odrębne repozytorium, w którym przechowywane będą faktury.

W piśmie z 12 czerwca 2014r. Wnioskodawca uzupełnił opis sprawy, odnosząc się do pytań zadanych w wezwaniu w następujący sposób:

Ad. 1.

Faktury będą przekazywane z aplikacji finansowo-księgowej do aplikacji archiwizacyjnej za pomocą mechanizmów informatycznych (w systemie księgowym użytkownik będzie wskazywał dokumenty do archiwizacji). Dostęp do archiwum faktur będzie przysługiwał użytkownikom (pracownikom Banku), mającym odpowiednie uprawnienia.

W przypadku opisanej we wniosku sytuacji dostęp do archiwum będzie kontrolowany poprzez:

*   nazwę użytkownika
*   hasło użytkownika

Nie będzie możliwości uzyskania dostępu do archiwum bez wcześniejszego uwierzytelnienia osoby korzystającej z archiwum. Innymi słowy, faktura będzie chroniona przed dostępem osób niepowołanych, a w konsekwencji - przed zniszczeniem czy uszkodzeniem. Faktura zostanie zapisywana w postaci obrazu, w formacie PDF, co uniemożliwi wprowadzanie jakichkolwiek zmian w treści faktury, a zarazem zapewni czytelność dokumentu. Treść archiwizowanej faktury będzie identyczna z treścią faktury przesłanej kontrahentowi w formie papierowej.

Ponadto obowiązujące w Banku procedury i system kontroli dają możliwość powiązania faktury z dokumentami uzupełniającymi (np. umowa, potwierdzenie płatności etc), potwierdzającymi istnienie rzeczywistej transakcji, stanowiących podstawę do wystawienia faktury. Tym samym są zachowane mechanizmy bieżącej weryfikacji, mającej na celu ustalenie, czy dana faktura odzwierciedla faktycznie dokonane dostawy towarów lub świadczenie usług.

Konkludując, w ocenie Banku opisany we wniosku sposób przechowywania faktur gwarantuje spełnienie warunku integralności treści faktury i autentyczności jej pochodzenia, jak również czytelności faktury.

Ad. 2.

Elektroniczny system archiwizacji, opisany we wniosku umożliwia natychmiastowy dostęp do faktur. Będzie istniała możliwość odtworzenia dokumentu np. w postaci wydruku papierowego i udostępnienia organowi podatkowemu/organowi kontroli skarbowej. Tym samym Bank zapewni ww. organom możliwość przetwarzania danych zawartych na fakturze.

Ad.3

Przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, w przypadku faktur papierowych, oznacza, że faktury dotyczące danego okresu rozliczeniowego będą przechowywane razem i wyraźnie oddzielone od faktur z innego okresu (np. w odrębnym segregatorze). W przypadku faktur przechowywanych w formie zdigitalizowanej, czyli w sposób przedstawiony wnioskiem Banku, faktury zostaną opisane zestawem identyfikatorów, które umożliwią łatwe wyszukiwanie z archiwum dokumentów dotyczących danego okresu rozliczeniowego.

Faktury z danego okresu rozliczeniowego zaprezentowane będą:

*   w formie obrazu dokumentu (PDF) (poszczególne faktury)
*   listy, którą będzie można zapisać w formie pliku csv (wszystkie faktury z danego okresu rozliczeniowego).

Tym samym, w ocenie Banku opisany we Wniosku sposób przechowywania faktur odpowiadać będzie wymogom określonym w art. 112a ust. l ustawy o podatku od towarów i usług.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy faktury wystawiane przez Bank i przesyłane kontrahentom w formie papierowej mogą być przechowywane przez Bank wyłącznie w wersji elektronicznej, a tym samym czy Bank może zrezygnować z drukowania w wersji papierowej egzemplarza faktury przeznaczonej dla Banku?

Stanowisko Wnioskodawcy.

Zgodnie z art. 106b ust.1 ustawy o podatku od towarów i usług - podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Następne przepisy ustawy w sposób szczegółowy regulują wymogi formalne oraz zasady i terminy wystawiania faktur.

Stosownie do art. 106g ustawy - faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Na wystawcy faktury, stosownie do art. 106m ustawy, ciąży również obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury. Przy czym:

*   przez autentyczność pochodzenia faktury - rozumie się pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy
*   przez integralność faktury - rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto, zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy, w wersji obowiązującej od 1 stycznia 2014 r. - na podatniku ciąży obowiązek przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast stosownie do ust. 4 w/w artykułu - podatnik zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, na jego żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Opisany, w przedstawionym stanie faktycznym, planowany proces przechowywania faktur (faktur korygujących, duplikatów faktur i not korygujących), polegający na rezygnacji z papierowej archiwizacji egzemplarza faktury przeznaczonego dla Banku, na rzecz przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej - gwarantuje spełnienie w/w wymogów normatywnych.

Innymi słowy, opisany proces elektronicznego przechowywania wystawionych przez Bank faktur pozwoli na:

*   łatwy i szybki dostęp do konkretnej faktury, tym samym zostaną spełnione wymogi, o których mowa w art. 112a ust. 1 i 4 ustawy;
*   zachowanie, w niezmienionej postaci, treści faktury, przesłanej w wersji papierowej kontrahentowi; innymi słowy wykorzystane do archiwizacji narzędzia techniczne nie pozwalają na jakąkolwiek modyfikację w treści faktury; tym samym zostanie spełniony wymóg integralności faktury, o którym mowa w art. 106m ust. 3 ustawy;
*   fakt, iż przechowania dokonuje sam wystawca faktury (Bank), z wykorzystaniem narzędzi technicznych i serwerów używanych na potrzeby prowadzonej działalności, jak również to, że faktura została sporządzona/wystawiona w zachowaniem wewnętrznych procedur kontroli biznesowych, których celem jest zagwarantowanie zgodności danych zawartych na fakturze z rzeczywistym przebiegiem i zakresem operacji gospodarczych - stanowi gwarancje zachowania autentyczności pochodzenia faktury w procesie jej przechowywania; tym samym zostanie spełniony wymóg autentyczności pochodzenia faktury, o którym mowa w art. 106m ust. 2 ustawy.

Należy podkreślić, że powołane wyżej przepisy określają sposób i warunki przechowywania faktur, natomiast nie doprecyzowują technicznych szczegółów realizacji tychże wymogów. W związku z powyższym, jak również mając na względzie przedstawioną powyżej argumentację - w opinii Banku planowany sposób wyłącznie elektronicznego przechowywania wystawionych przez Bank faktur (faktur korygujących, duplikatów faktur oraz not korygujących) należy uznać za prawidłowy.

Zaprezentowane przez Bank stanowisko znajduje potwierdzenie w wydanych interpretacjach podatkowych - np. interpretacje Izby Skarbowej w Warszawie: z dnia 11 marca 2013 r., znak: IPPP1/443-121/13-4/IGo oraz z dnia 4 marca 2013 r., znak: IPPP1/443-1244/12-2/AP.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054, ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Działalność gospodarcza w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, ilekroć mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast ilekroć mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym – pkt 33 art. 2 ustawy.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z opisu sprawy wynika, że Bank świadczenie usług i dostawę towarów dokumentuje i będzie dokumentował wystawianymi fakturami, w rozumieniu art. 106a i nast. ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarowi usług. Bank również wystawia i będzie wystawiał faktury korygujące, duplikaty faktur oraz noty korygujące.

Faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur oraz noty korygujące sporządzane są w systemie finansowo-księgowym (aplikacja S.) oraz ujmowane w rejestrze sprzedaży VAT i księgowane w ewidencji rachunkowej Banku. Bank po sporządzeniu dokumentu faktury w aplikacji S. drukuje ją w dwóch egzemplarzach, z których:

*   jeden (oryginał faktury) przesyłany jest, drogą pocztową, do nabywcy
*   drugi (kopia faktury) jest przechowywany w archiwum wewnętrznym Banku albo w archiwum prowadzonym, na zlecenie Banku, przez podmiot zewnętrzny, przez okres wymagany przepisami.

W celu usprawnienia procesu fakturowania oraz zminimalizowania kosztów związanych z drukowaniem oraz przechowywaniem faktur w wersji papierowej – Bank zamierza drukować ww. dokumenty, w formie papierowej, tylko w jednym egzemplarzu - przeznaczonym dla odbiorców, natomiast zrezygnować z drukowania drugiego egzemplarza, dla Banku i w jego miejsce wdrożyć proces przechowywania dokumentu wyłącznie w formie elektronicznej.

Do archiwizacji ww. dokumentów zostanie utworzona nowa funkcjonalność w aplikacji S., dzięki której możliwe będzie przesyłanie - uprzednio wygenerowanej w formacie PDF i wydrukowanej w jednym egzemplarzu dla odbiorcy - faktury, z systemu S. do aplikacji I. za pośrednictwem dedykowanego interfejsu. Dla uproszczenia procesu zrezygnowano z oznaczenia na fakturze Oryginał/Kopia (elementy te nie są już wymagane przepisami prawa).

W aplikacji I. zostaną utworzone odrębne repozytorium, w którym przechowywane będą faktury.

Faktury będą przekazywane z aplikacji finansowo-księgowej do aplikacji archiwizacyjnej za pomocą mechanizmów informatycznych (w systemie księgowym użytkownik będzie wskazywał dokumenty do archiwizacji). Dostęp do archiwum faktur będzie przysługiwał użytkownikom (pracownikom Banku), mającym odpowiednie uprawnienia. W przypadku opisanej we wniosku sytuacji dostęp do archiwum będzie kontrolowany poprzez:

*   nazwę użytkownika
*   hasło użytkownika.

Nie będzie możliwości uzyskania dostępu do archiwum bez wcześniejszego uwierzytelnienia osoby korzystającej z archiwum. Innymi słowy, faktura będzie chroniona przed dostępem osób niepowołanych, a w konsekwencji - przed zniszczeniem czy uszkodzeniem. Faktura zostanie zapisywana w postaci obrazu, w formacie PDF, co uniemożliwi wprowadzanie jakichkolwiek zmian w treści faktury, a zarazem zapewni czytelność dokumentu. Treść archiwizowanej faktury będzie identyczna z treścią faktury przesłanej kontrahentowi w formie papierowej.

Ponadto obowiązujące w Banku procedury i system kontroli dają możliwość powiązania faktury z dokumentami uzupełniającymi (np. umowa, potwierdzenie płatności etc), potwierdzającymi istnienie rzeczywistej transakcji, stanowiących podstawę do wystawienia faktury. Tym samym są zachowane mechanizmy bieżącej weryfikacji, mającej na celu ustalenie, czy dana faktura odzwierciedla faktycznie dokonane dostawy towarów lub świadczenie usług.

Konkludując, z treści wniosku wynika, że sposób przechowywania faktur gwarantuje spełnienie warunku integralności treści faktury i autentyczności jej pochodzenia, jak również czytelności faktury.

Elektroniczny system archiwizacji, opisany we wniosku umożliwia natychmiastowy dostęp do faktur. Będzie istniała możliwość odtworzenia dokumentu np. w postaci wydruku papierowego i udostępnienia organowi podatkowemu/organowi kontroli skarbowej. Tym samym Bank zapewni ww. organom możliwość przetwarzania danych zawartych na fakturze.

Przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, w przypadku faktur papierowych, oznacza, że faktury dotyczące danego okresu rozliczeniowego będą przechowywane razem i wyraźnie oddzielone od faktur z innego okresu (np. w odrębnym segregatorze). W przypadku faktur przechowywanych w formie zdigitalizowanej, czyli w sposób przedstawiony Wnioskiem Banku, faktury zostaną opisane zestawem identyfikatorów, które umożliwią łatwe wyszukiwanie z archiwum dokumentów dotyczących danego okresu rozliczeniowego.

Faktury z danego okresu rozliczeniowego zaprezentowane będą:

*   w formie obrazu dokumentu (PDF) (poszczególne faktury)
*   listy, którą będzie można zapisać w formie pliku csv (wszystkie faktury z danego okresu rozliczeniowego).

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz mając na uwadze fakt, że proponowana przez Wnioskodawcę metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej spełnia warunki autentyczności, integralności i czytelności, o których mowa w art. 106m ustawy oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp w przypadku kontroli, należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym, przechowywanie faktur w formie elektronicznej, jest zgodne z powyższymi przepisami. Z uwagi na to, że faktury będą przez Wnioskodawcę przechowywane w sposób określony w art. 106m – Wnioskodawca zapewni autentyczność, integralność treści i czytelność tych faktur w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego – zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Końcowo wskazać należy, że oceny prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności wystawianych faktur będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz.U. Nr 163, poz. 1016), skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.