Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB2-1.4010.548.2020.10.AR
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2024-02-14
Teza: W zakresie możliwości uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu wydatków spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu, wynikających z dokumentów cyfrowych: - przechowywanych jedynie w systemie elektronicznym, których papierowa wersja będzie zniszczona, - dokumentujących wydatki poniesione przez Pracowników w ramach podróży służbowych, których papierowa wersja będzie zniszczona.
Słowa kluczowe: dokumenty; dokumenty-przechowywanie dokumentów; koszt; podróż
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15-ust. 1

Interpretacja indywidualna po wyroku sądu – stanowisko prawidłowe
=================================================================

Szanowni Państwo,

1) ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z 21 grudnia 2020 r., który wpłynął do tut. Organu 28 grudnia 2020 r., o wydanie interpretacji indywidualnej, w części dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych – uwzględniam przy tym wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 10 sierpnia 2021 r. sygn. akt I SA/Gd 874/21 oraz Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 9 sierpnia 2023 r. sygn. akt II FSK 1337/21,

2) i stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych, w zakresie możliwości uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu wydatków spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu, wynikających z dokumentów cyfrowych:

\- przechowywanych jedynie w systemie elektronicznym, których papierowa wersja będzie zniszczona (pytanie oznaczone we wniosku Nr 1),

\- dokumentujących wydatki poniesione przez Pracowników w ramach podróży służbowych, których papierowa wersja będzie zniszczona (część pytania oznaczonego we wniosku Nr 3)

– jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

21 grudnia 2020 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu wydatków spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu, wynikających z dokumentów cyfrowych:

\- przechowywanych jedynie w systemie elektronicznym, których papierowa wersja będzie zniszczona (pytanie oznaczone we wniosku Nr 1),

\- dokumentujących wydatki poniesione przez Pracowników w ramach podróży służbowych, których papierowa wersja będzie zniszczona (część pytania oznaczonego we wniosku Nr 3)

Treść wniosku jest następująca:

### Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest spółką akcyjną z siedzibą i miejscem zarządu na terytorium Polski, podlegającą w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w podatku CIT oraz czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT w Polsce („Wnioskodawca”).

Wnioskodawca jest również pracodawcą dla osób fizycznych („Pracownicy”) z miejscem zamieszkania na terytorium Polski i podlegających w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w podatku dochodowym od osób fizycznych („podatek PIT”).

W związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą i transakcjami z udziałem Wnioskodawcy, Wnioskodawca otrzymuje od innych podmiotów (kontrahentów) dowody źródłowe (dowody księgowe w rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. Poz. 351 ze zm. – dalej: „ustawa o rachunkowości”), takie jak: faktury, rachunki, paragony, noty obciążeniowe, noty uznaniowe i inne, dokumentujące określone zdarzenie gospodarcze (nabycie towarów lub usług od innych podmiotów) w formie papierowej, stanowiące podstawę do dokonywania zapisów w księgach rachunkowych Wnioskodawcy („Dokumenty”).

Obecnie Wnioskodawca - w celu uproszczenia sposobu przechowywania Dokumentów, jak również w celu usprawnienia obiegu Dokumentów oraz ich archiwizacji - planuje wdrożyć system elektronicznego przechowywania Dokumentów („System”).

Dedykowani Pracownicy będą wykonywali skany lub zdjęcia Dokumentów, wpływających do Spółki (odwzorowanie cyfrowe Dokumentów, dalej jako „Dokumenty Cyfrowe”) i następnie będą umieszczali Dokumenty Cyfrowe w Systemie. Po umieszczeniu Dokumentów Cyfrowych w Systemie, Dokumenty Cyfrowe będą przesyłane do elektronicznego procesu akceptacji przez dedykowanych Pracowników, a papierowe oryginały Dokumentów będą niszczone i nie będą dalej przechowywane przez Wnioskodawcę.

Dokumenty po zeskanowaniu zapisane zostaną w formacie elektronicznym z takimi danymi, jakie były na dokumencie papierowym (pierwotnym). Wersja elektroniczna zeskanowanego Dokumentu będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej.

Dokumenty Cyfrowe będą przechowywane w Systemie w dedykowanym repozytorium dokumentów, gdzie będą odpowiednio zabezpieczone przed skasowaniem lub jakąkolwiek ingerencją w ich treść (co zapewni autentyczność pochodzenia, integralność Dokumentów i czytelność zawartych w nim danych). Co więcej, Dokumenty Cyfrowe przechowywane w Systemie będą również automatycznie powiązane z odpowiednim zapisem w księgach rachunkowych Wnioskodawcy. Dokumenty Cyfrowe będą przechowywane w Systemie przez czas wymagany przepisami prawa dla poszczególnych Dokumentów, z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwy i natychmiastowy dostęp do nich.

W Systemie odnotowana będzie data wpływu poszczególnych Dokumentów do Wnioskodawcy. Każdy Dokument będzie miał nadany numer wewnętrzny.

Wnioskodawca będzie przechowywał Dokumenty w formie elektronicznej na terytorium kraju przy wykorzystaniu wewnętrznych serwerów, odpowiednio zabezpieczonych przed dostępem nieupoważnionych osób.

Na żądanie organów podatkowych, Wnioskodawca będzie mógł wydrukować Dokumenty Cyfrowe oraz zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści Dokumentów Cyfrowych lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami.

Wszystkie nabywane przez Wnioskodawcę towary i usługi udokumentowane Dokumentami (w tym fakturami VAT), o których mowa we Wniosku, będą związane z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT.

Na dzień sporządzania Wniosku, System nie jest jeszcze wdrożony u Wnioskodawcy (Wnioskodawca nie określił jeszcze daty wdrożenia Systemu).

Wnioskodawca wskazuje, iż System byłby także wykorzystywany przez Wnioskodawcę do automatycznego rozliczania wydatków Pracowników, ponoszonych przez nich w czasie podróży służbowej w rozumieniu art. 77 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 2020 r. Poz. 1320 ze zm.), („Kodeks Pracy”).

Wydatki Pracowników, ponoszone przez Pracowników w czasie podróży służbowej byłyby rozliczane w ten sposób, że Pracownicy przekazywaliby - bezpośrednio do Systemu - skany lub zdjęcia Dokumentów (tj. dowodów źródłowych, dokumentujących poniesione przez Pracowników wydatki w czasie podróży służbowej), bez fizycznego przekazywania Dokumentów (w wersji papierowej) do Wnioskodawcy. Następnie, Dokumenty Cyfrowe, umieszczone w Systemie przez Pracowników, będą przesyłane do elektronicznego procesu akceptacji przez dedykowanych Pracowników, a papierowe oryginały Dokumentów będą niszczone przez Pracowników i nie będą dalej przechowywane przez Pracowników albo przez Wnioskodawcę. Na podstawie skanów lub zdjęć Dokumentów, dostarczanych przez Pracowników Wnioskodawca będzie dokonywał odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych Wnioskodawcy.

### Pytania

1) Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we wniosku, Wnioskodawca ma prawo do uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu w podatku CIT wydatków spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT na podstawie Dokumentów Cyfrowych, przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji Dokumentów w sytuacji, gdy papierowa wersja Dokumentów została zniszczona przez Wnioskodawcę?

(Pytanie oznaczone we wniosku Nr 1).

2) W przypadku odpowiedzi twierdzącej na pytanie nr 1, czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we wniosku, Wnioskodawca ma prawo do uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu w podatku CIT Wnioskodawcy wydatków na podstawie Dokumentów Cyfrowych, dokumentujących wydatki poniesione przez Pracowników w ramach podróży służbowych, spełniających ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które to Dokumenty będą zniszczone przez Pracowników bez fizycznego przekazania Dokumentów na rzecz Wnioskodawcy?

(Część pytania oznaczonego we wniosku Nr 3).

### Państwa stanowisko w sprawie

Ad. 1

Zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest stanowisko, iż w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we wniosku, Wnioskodawca ma prawo do uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu wydatków spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT na podstawie Dokumentów Cyfrowych, przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji Dokumentów w sytuacji, gdy papierowa wersja Dokumentów została zniszczona przez Wnioskodawcę.

Art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy z dnia 15 lutego 192 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1406 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”) wskazuje, iż kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Wskazana definicja „kosztu uzyskania przychodu” ma charakter ogólny. Na podstawie przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, w doktrynie prawa podatkowego doprecyzowano, iż kosztem uzyskania przychodu w podatku CIT może być wydatek, który:

1) został poniesiony przez podatnika, tj. został pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

2) jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

3) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

4) poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

5) został właściwie udokumentowany,

6) nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Przy czym, kosztami uzyskania przychodu w podatku CIT są zarówno wydatki, poniesione przez podatnika i pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami (vide art. 15 ust. 4 ustawy o CIT, zgodnie z którym koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącane w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4b i 4c ustawy o CIT - tzw. bezpośrednie koszty uzyskania przychodu), jak i wydatki pozostające jedynie w związku pośrednim z przychodami uzyskiwanymi przez podatnika (vide art. 15 ust. 4d ustawy o CIT, zgodnie z którym koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą - tzw. pośrednie koszty uzyskania przychodu).

Biorąc pod uwagę ww. brzmienie przepisów ustawy o CIT należy wskazać, iż określony wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu w podatku CIT Wnioskodawcy wyłącznie w przypadku, gdy m.in. zostanie prawidłowo udokumentowany przez Wnioskodawcę.

Ustawodawca w ustawie o CIT nie wskazuje warunków prawidłowego udokumentowania wydatków. W tym zakresie warto odnieść się do brzmienia przepisu art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym podatnicy podatku CIT są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych, zgodnie z przepisami art. 16a - art. 16m ustawy o CIT. Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.).

Ustawa o rachunkowości wskazuje wprost, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane w ustawie o rachunkowości „dowodami źródłowymi” (vide art. 20 ust. 2 i ust. 3 ustawy o rachunkowości, do których zalicza się m.in.: dowody zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów).

Przy czym, zgodnie z art. 20 ust. 5 ustawy o rachunkowości, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;

2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Dalej ustawa o rachunkowości wskazuje: wymogi formalne (art. 21 ustawy o rachunkowości) oraz wymogi materialne (art. 22 ustawy o rachunkowości) co do dowodów księgowych. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).

Powyższe przepisy ustawy o rachunkowości wskazują więc warunki, jakie powinny spełniać dowody księgowe, dokumentujące operacje gospodarcze. Przy czym, dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Wnioskodawca wskazuje, iż ustawa o rachunkowości nie zabrania dokumentowania określonych wydatków dowodami księgowymi, stanowiącymi cyfrowe odwzorowania dokumentów w wersji papierowej w przypadku, gdy dowody te zawierają wszystkie niezbędne elementy, wskazane w ustawie o rachunkowości, a dokument w wersji papierowej został zniszczony. Co więcej, ustawa o CIT również nie zawiera w tym zakresie żadnych szczegółowych regulacji - poza wskazaniem, iż kosztem uzyskania przychodu w podatku CIT - może być wyłącznie wydatek, spełniający ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT.

Powyższe oznacza, zdaniem Wnioskodawcy, iż w przypadku wydatków, poniesionych przez Wnioskodawcę, spełniających ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które to wydatki będą udokumentowane za pomocą cyfrowego odwzorowania Dokumentów, których papierowa wersja zostanie zniszczona, w sposób zapewniający połączenie danego wydatku z zapisami w księgach rachunkowo-podatkowych Wnioskodawcy, Wnioskodawca będzie mógł uwzględnić takie wydatki w kosztach uzyskania przychodu w podatku CIT Wnioskodawcy. Analogiczne stanowisko jest prezentowane w interpretacjach indywidualnych, wydawanych przez organy podatkowe. Jak wskazano w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 maja 2020 r., Znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG: „należy stwierdzić, że wydatek poniesiony, spełniający przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, udokumentowany w sposób wymagany przepisami o rachunkowości może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawcy. Reasumując, stanowisko Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej jest prawidłowe. ”

Także w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 13 lipca 2016 r., Znak: IBPB-1-3/4510-479/16/MO organ zgodził się w całości ze stanowiskiem wnioskodawcy i odstąpił od uzasadnienia prawnego: „Każdy wydatek poniesiony przez Spółkę podlega indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji podatkowej oraz wykazania racjonalnego i gospodarczego uzasadnienia poniesienia w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z powyżej przywołanych regulacji wynika, że prawodawca nie wymaga przechowywania faktur w ich oryginalnej postaci. Przyjmując podstawową w systemie prawnym zasadę racjonalnego prawodawcy, należy uznać, że celem ustawodawcy było ograniczenie obciążeń podatników związanych z przechowywaniem dokumentów księgowych i umożliwienie podatnikom przechowywania dokumentów w innej, dogodnej dla podatników formie, o ile zapewnia ona spełnienie wymogów określonych w przepisach prawa podatkowego oraz rachunkowego. Spółka stoi na stanowisku, że faktury, rachunki oraz inne dokumenty księgowe przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanu oryginału dokumentu, zapisanego i przechowywanego w formie PDF w elektronicznym archiwum będą mogły stanowić dowody księgowe pod ogólnymi warunkami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, wskazanymi powyżej, a w rezultacie będą mogły być podstawą formalną zaliczenia wydatków do kosztów w rozumieniu ustawy o CIT. Niedopuszczalność przechowywania dokumentów podatkowych w postaci innej niż papierowa (np. w postaci skanu dokumentu papierowego) leżałaby w sprzeczności z regulacjami prawa podatkowego oraz przyjętym stanowiskiem sądów administracyjnych i organów podatkowych.”

Także jak wskazano w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 19 stycznia 2016 r., Znak: IBPB-1-3/4510-541/15/SK: „Biorąc pod uwagę powyższe stwierdzić należy, że ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy. Zatem, w przypadku otrzymania od kontrahenta lub pracownika faktury lub innego dokumentu księgowego w formie papierowej, to on stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Natomiast, zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem, dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta. Wobec powyższego, przedstawiony we wniosku sposób przechowywania dokumentów w formie elektronicznej jest wystarczającym dla potrzeb kwalifikacji wydatków spełniających definicję art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, bez konieczności przechowywania tych dokumentów w formie papierowej.”

Z uwagi na powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest stanowisko, iż w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we wniosku, Wnioskodawca ma prawo do uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu w podatku CIT wydatków spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT na podstawie Dokumentów Cyfrowych, przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji Dokumentów w sytuacji, gdy papierowa wersja Dokumentów została zniszczona przez Wnioskodawcę.

Ad. 2

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku odpowiedzi twierdzącej na pytanie nr 1, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we Wniosku, Wnioskodawca ma prawo do uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu w podatku CIT wydatków na podstawie Dokumentów Cyfrowych, dokumentujących wydatki poniesione przez Pracowników w ramach podróży służbowych, spełniających ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które to Dokumenty będą zniszczone przez Pracowników bez fizycznego przekazania Dokumentów na rzecz Wnioskodawcy.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy.

Zdaniem Wnioskodawcy, w zakresie pytania nr 3, zastosowanie znajduje uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1. Wnioskodawca wskazuje, iż prawidłowość stanowiska Wnioskodawcy co do możliwości uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu w podatku CIT wydatków na podstawie Dokumentów Cyfrowych - wyłącznie z tego względu, iż skany albo zdjęcia tych Dokumentów będą przekazywane przez Pracownika bez fizycznego dostarczania Dokumentów Wnioskodawcy i nie zmienia to konkluzji wniosku w tym zakresie.

Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania
----------------------------------------------

Rozpatrzyłem Państwa wniosek – 25 lutego 2021 r. wydałem postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania, Znak: 0111-KDIB2-1.4010.548.2020.2.AH. Postanowienie doręczono Państwu 5 marca 2021 r.

Pismem z 10 marca 2021 r., które w tym samym dniu wpłynęło do Organu za pośrednictwem e-puap, złożyliście Państwo w wymaganym przepisami prawa terminie – zażalenie na ww. postanowienie.

7 maja 2021 r. wydałem postanowienie Znak: 0111-KDIB2-1.4010.548.2020.3.AT, którym utrzymałem w mocy postanowienie organu pierwszej instancji. Postanowienie doręczono 10 maja 2021 r.

Skarga na postanowienie
-----------------------

Pismem z 21 maja 2021 r. wnieśli Państwo skargę na ww. postanowienie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku. Skarga wpłynęła do mnie za pośrednictwem e-puap 21 maja 2021 r.

Wnieśli Państwo o uchylenie zaskarżonego Postanowienia w całości oraz uchylenie poprzedzającego go postanowienia z 25 lutego 2021 r., Znak: 0111-KDIB2-1.4010.548.2020.2.AH.

**Postępowanie przed sądami administracyjnymi**

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku wyrokiem z 10 sierpnia 2021 r. sygn. akt I SA/Gd 874/21 uchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie z dnia 25 lutego 2021 r., Znak: 0111-KDIB2-1.4010.548.2020.2.AH.

Wniosłem skargę kasacyjną od tego wyroku do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Naczelny Sąd Administracyjny – wyrokiem z 9 sierpnia 2023 r. sygn. akt II FSK 1337/21 oddalił wniesioną przeze mnie skargę kasacyjną.

12 grudnia 2023 r. wpłynął do Organu prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu administracyjnego w Gdańsku.

**Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku**

Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.):

Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że przepisy prawa uległy zmianie.

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

\- uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraziły Wojewódzki Sąd Administracyjny oraz Naczelny Sąd Administracyjny w ww. wyrokach;

\- ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, w części dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych – stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie możliwości uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu wydatków spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu, wynikających z dokumentów cyfrowych:

\- przechowywanych jedynie w systemie elektronicznym, których papierowa wersja będzie zniszczona (pytanie oznaczone we wniosku Nr 1),

\- dokumentujących wydatki poniesione przez Pracowników w ramach podróży służbowych, których papierowa wersja będzie zniszczona (część pytania oznaczonego we wniosku Nr 3)

\- jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego oceny Państwa stanowiska w sprawie.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego, który obowiązywał w dniu wydania postanowienia z 25 lutego 2021 r., Znak 0111-KDIB2-1.4010.548.2020.2.AH.

Interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie wskazanym w sformułowanych przez Państwa we wniosku pytaniach dotyczących podatku dochodowego od osób prawnych.

Odnosząc się do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych wskazać należy, że rozstrzygnięcia w nich zawarte nie są wiążące dla tutejszego Organu. Interpretacje organów podatkowych dotyczą tylko konkretnych, indywidualnych spraw podatników, osadzonych w określonym stanie faktycznym lub zdarzeniu przyszłym i tylko w tych sprawach rozstrzygnięcia w każdej z nich zawarte są wiążące.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

\- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.

\- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

\- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

\- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.