Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB1-3.4010.390.2017.1.JKT
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2017-11-24
Teza: Czy wypłacane lub zwracane Menadżerowi koszty noclegu, diety, zwrot kosztów przejazdu, w tym własnym samochodem - będą dla Spółki stanowiły koszt uzyskania przychodów oraz czy Spółka jest zobowiązana do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu? (pytanie oznaczone we wniosku nr 7)
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; kontrakt-kontrakt menedżerski; koszt-koszty uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 201 z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 15 września 2017 r. (data wpływu 26 września 2017 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie:

*   możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na noclegi, diety oraz zwrot kosztów przejazdu wypłacanych Menadżerowi - **jest prawidłowe,**
*   obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu - **jest nieprawidłowe.**

(pytanie oznaczone we wniosku nr 7)

UZASADNIENIE

W dniu 26 września 2017 r., wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie:

*   możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na noclegi, diety oraz zwrot kosztów przejazdu wypłacanych Menadżerowi, oraz
*   obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny/zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, gdzie jedynym udziałowcem jest Gmina Miasta W. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”). Funkcję Prezesa Zarządu Dyrektora (dalej: „Menadżer”) pełni osoba fizyczna. Do czasu wejścia w życie ustawy z dnia 9 czerwca 2016 r. - o zasadach kształtowania wynagrodzeń osób kierujących niektórymi spółkami (Dz.U. z 2016 r. poz. 1202 z późn. zm., dalej: „Ustawa Kominowa”), Menadżer był w niej zatrudniony na podstawie umowy o pracę. W związku z wejściem w życie Ustawy Kominowej stosunek pracy został rozwiązany. Pełniąc funkcję jak wyżej oraz w związku z wejściem w życie Ustawy Kominowej - Menadżer zawarł ze Spółką Umowę o Świadczenie Usług Zarządzania (dalej: „Kontrakt Menadżerski”), o następującej treści:

„Mając na uwadze, że:

1.  Spółka jest objęta zakresem podmiotowym Ustawy Kominowej,
2.  Zgromadzenie Wspólników Spółki podjęło uchwałę numer (…) z dnia 28 czerwca 2017 r. w sprawie zasad kształtowania wynagrodzeń Członków Zarządu,
3.  Rada Nadzorcza Spółki podjęła uchwałę numer (…) z dnia 28 czerwca 2017 r. w sprawie kształtowania wynagrodzeń Członków Zarządu.
4.  Prezes Zarządu legitymuje się kwalifikacjami, doświadczeniem i predyspozycjami niezbędnymi do zarządzania Spółką.
5.  Pan XXXXXX został powołany do pełnienia funkcji Prezesa Zarządu Spółki na czteroletnią kadencję na podstawie uchwały Rady Nadzorczej Spółki numer (…) podjętej w dniu 28 czerwca 2017 r.,

Strony zgodnie postanowiły zawrzeć niniejszą umowę /\`(...)\`/”.

W paragrafie pierwszym (§ 1) strony postanowiły co następuje

1.  „Spółka zleca, a Pan XXXXX przyjmuje zlecenie świadczenia usług zarządzania na czas pełnienia funkcji Prezesa Zarządu, w tym przyjmuje do wykonania wszelkie obowiązki związane z pełnieniem tej funkcji (dalej także zwane „Usługami”, na zasadach określonych w niniejszej umowie (dalej zwanej „Umową”) i Kodeksie spółek handlowych.
2.  Prezes Zarządu zobowiązany jest do osobistego świadczenia Usług, do których zobowiązał się na podstawie Umowy, bez względu na to czy działa w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, i nie jest uprawniony do powierzania ich wykonywania osobie trzeciej.
3.  Prezes Zarządu zobowiązuje się świadczyć Usługi oraz wykonywać powierzone mu obowiązki sumiennie, profesjonalnie, ponadto z zachowaniem najwyższej staranności i wiedzy zawodowej na poziomie wymaganym od profesjonalnego menadżera, przy uwzględnieniu charakteru i zakresu działalności Spółki oraz w sposób odpowiadający najwyższym standardom etyki biznesowej, z zachowaniem lojalności wobec Spółki oraz troski o interesy materialne i niematerialne Spółki, jak również o jej rozwój, w szczególności poprzez osiągnięcie celów postawionych Spółce, w tym planowanych wyników gospodarczych, a także kreowanie pozytywnego wizerunku Spółki.
4.  Pan XXXXX zobowiązuje się jako Prezes Zarządu kierować Spółką i prowadzić jej sprawy, świadczyć Usługi, do których zobowiązał się na podstawie Umowy oraz wykonywać powierzone obowiązki, na warunkach i w zgodzie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności przepisami Kodeksu spółek handlowych, postanowieniami umowy Spółki, a także uchwałami organów Spółki oraz innymi aktami i dokumentami wewnętrznymi Spółki.
5.  Prezes Zarządu oświadcza, że dysponuje wiedzą, doświadczeniem, kwalifikacjami niezbędnymi do należytego wywiązywania się z zobowiązań wynikających z Umowy, i że nie istnieją żadne przeszkody prawne i faktyczne uniemożliwiające lub utrudniające Jej wykonywanie tychże zobowiązań.
6.  Prezes Zarządu swoje Usługi świadczyć będzie w każdym miejscu niezbędnym do prawidłowego wykonywania Umowy, w szczególności w siedzibie Spółki, a także poza nią, a w razie zaistnienia takiej potrzeby również w innym miejscu, w innej miejscowości lub poza granicami kraju. Prezesowi Zarządu nie wyznacza się stałego miejsca i stałych godzin świadczenia Usług, a ponadto Usługi winien świadczyć samodzielnie, bez bezpośredniego kierownictwa ze strony Spółki, przy czym Prezes Zarządu zobowiązuje się świadczyć Usługi w taki sposób, w takim miejscu i w takim czasie, by zapewnić ich terminową i prawidłową realizację, mając na uwadze najlepszy interes Spółki.”

W paragrafie drugim (§ 2) strony Kontraktu Menadżerskiego ustaliły, co następuje:

1.„Prezesowi Zarządu powierza się w szczególności następujące obowiązki

1.  prowadzenie całokształtu spraw związanych z działalnością Spółki,
2.  zarządzanie majątkiem Spółki,
3.  zarządzanie zasobami ludzkimi Spółki,
4.  osobiste zarządzanie działalnością Spółki,
5.  reprezentowanie Spółki na zewnątrz,
6.  organizowanie pracy Spółki poprzez wdrażanie właściwych struktur i procesów, prowadzenia efektywnego zarządzania,
7.  wytyczanie i realizację strategii działania Spółki oraz kierunków rozwoju,
8.  realizację obowiązków nałożonych umową Spółki i uchwałami Zgromadzenia Wspólników oraz Rady Nadzorczej,
9.  realizację Celów Zarządczych określonych w uchwałach Zgromadzenia Wspólników lub Rady Nadzorczej dotyczących zasad kształtowania lub kształtowania wynagrodzeń Członków Zarządu Spółki,
10.  współdziałanie z pozostałymi organami Spółki na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w tym przepisach Kodeksu spółek handlowych, postanowieniach Umowy Spółki, uchwałach organów Spółki, a także innych aktach i dokumentach wewnętrznych Spółki.

2.Spółka zobowiązuje się współpracować i współdziałać z Prezesem Zarządu w zakresie powszechnie obowiązujących przepisów prawa w celu prawidłowej realizacji Umowy, ponadto terminowo regulować zobowiązania wynikające z Umowy, w szczególności terminowo wypłacać Prezesowi Zarządu należne mu wynagrodzenie.

3.Prezes Zarządu nie może pobierać wynagrodzenia z tytułu pełnienia funkcji członka organu w podmiotach zależnych od Spółki w ramach grupy kapitałowej w rozumieniu art. 4 pkt 14) ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów.

4.Prezes Zarządu zobowiązany jest do informowania Rady Nadzorczej (poprzez wysłanie pisemnej informacji do Przewodniczącego Rady Nadzorczej), z co najmniej czternastodniowym wyprzedzeniem, o zamiarze pełnienia funkcji w organach innej spółki handlowej oraz organach innych podmiotów, jak również o zamiarze nabycia akcji lub udziałów w spółce prawa handlowego wraz z wnioskiem o wyrażenie zgody na dokonanie czynności lub objecie funkcji.”

Paragraf trzeci Kontraktu (§ 3) stanowi

1.  „Prezes Zarządu będzie wykonywał obowiązki samodzielnie, w sposób ciągły w wymiarze zapewniającym ich właściwe wykonanie oraz prawidłowe i nieprzerwane funkcjonowanie Spółki.
2.  Prezes Zarządu ma prawo także do przerwy w świadczeniu Usług, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, w wymiarze nieprzekraczającym 26 dni roboczych w roku kalendarzowym, niezależnie od sobót i dni ustawowo wolnych od pracy. Prezesowi Zarządu, który rozpoczął świadczenie Usług w trakcie roku kalendarzowego przerwa w świadczeniu Usług, o której mowa w zdaniu poprzednim, przysługuje w wymiarze proporcjonalnym do okresu świadczenia Usług w tym roku. Termin rozpoczęcia oraz czas trwania przerwy w świadczeniu Usług Prezes Zarządu uzgodni z Przewodniczącym Rady Nadzorczej lub wskazanym przez niego członkiem Rady Nadzorczej, z uwzględnieniem potrzeb operacyjnych Spółki, z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem. W związku z nagłym zdarzeniem powodującym konieczność obecności Prezesa Zarządu w siedzibie Spółki, Prezes Zarządu nie będzie mógł rozpocząć przerwy w świadczeniu Usług w ustalonym wcześniej terminie lub będzie zmuszony do świadczenia Usług po rozpoczęciu korzystania z tej przerwy, w szczególności w siedzibie Spółki, i będzie uprawniony do zwrotu wszelkich udokumentowanych wydatków poniesionych przez niego w związku z zaplanowaną przerwą w świadczeniu Usług.
3.  Prezes Zarządu ma prawo do przerwy w świadczeniu Usług w razie całkowitej niezdolności do świadczenia Usług na skutek choroby, nieszczęśliwego wypadku lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, bez prawa do wynagrodzenia za ten czas, z zastrzeżeniem ust. 7 niniejszego paragrafu, lecz z zachowaniem prawa do zasiłku chorobowego. Prezes Zarządu bezzwłocznie, o ile będzie zdolny do dokonania takiej czynności, lub za pośrednictwem osób trzecich powiadomi Spółkę o tym fakcie pisemnie, a także dostarczy do Spółki zwolnienie lekarskie.

4.Prezes Zarządu ma prawo do dwóch dni przerwy w świadczeniu Usług w roku kalendarzowym, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, wskutek wystąpienia ważnych okoliczności, o czym winien powiadomić Spółkę najdalej w pierwszym dniu takiej absencji.

5.Niewykorzystane w danym roku kalendarzowym dni przerwy w świadczeniu Usług, o których mowa w § 3 ust. 2 Umowy. Prezes Zarządu ma prawo wykorzystać w kolejnym roku kalendarzowym do końca III kwartału.

6.W czasie przerw w świadczeniu Usług, o których mowa w ust. 2-4 niniejszego paragrafu Prezes Zarządu jest zobowiązany zapewnić, w porozumieniu z Przewodniczącym Rady Nadzorczej, ciągłość wykonywania obowiązków, poprzez wskazanie zasad komunikacji oraz osób odpowiedzialnych za realizację zadań w danych obszarach spośród osób zatrudnionych przez Spółkę.

7.Prezes Zarządu jest objęty dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym i wypadkowym oraz ubezpieczeniem emerytalno-rentowym. W razie całkowitej niezdolności Prezesa Zarządu do świadczenia Usług na skutek choroby, nieszczęśliwego wypadku lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, zachowuje prawo do części Wynagrodzenia Stałego w wysokości stanowiącej różnicę pomiędzy 80% Wynagrodzenia Stałego a zasiłkiem chorobowym a w przypadku gdy przepisy prawa określają, że za czas niezdolności do pracy z powodu choroby zasiłek wynosi 100% to prawo do wynagrodzenia stałego stanowi różnicę pomiędzy 100 % Wynagrodzenia Stałego a zasiłkiem chorobowym.

8.Prezes Zarządu zachowuje prawo do wynagrodzenia w okresie zawieszenia w wykonywaniu funkcji.”.

W paragrafie czwartym (§ 4) postanowiono

1.„Umowa zawarta jest na czas oznaczony, tj. na czas pełnienia funkcji Prezesa Zarządu. W przypadku wygaśnięcia mandatu Prezesa Zarządu, w szczególności z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji Prezesa Zarządu, a także wskutek śmierci, odwołania lub złożenia rezygnacji. Umowa rozwiązuje się automatycznie z ostatnim dniem pełnienia funkcji bez okresu wypowiedzenia i konieczności składania dalszych oświadczeń woli czy dokonywania dodatkowych czynności.

2.Prezes Zarządu rozpocznie świadczenie Usług na warunkach określonych mniejszą umową od dnia 1 lipca 2017 r. w ramach czteroletniej kadencji, która upłynie z dniem odbycia Zgromadzenia Wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za rok obrotowy 2021.

3.W trakcie trwania Umowy każdej ze Stron przysługuje prawo jej wypowiedzenia z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

4.Spółka może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w sytuacji, gdy Prezes Zarządu

1.  działa na szkodę Spółki lub jego postępowanie zagraża interesom Spółki,
2.  poprzez umyślne działanie lub zaniechanie czy zaniedbanie swoich obowiązków naraził Spółkę na straty,
3.  popełnił przestępstwo stwierdzone prawomocnym wyrokiem sądu. uniemożliwiające mu wykonywanie obowiązków wynikających z Umowy,
4.  naruszył zakaz konkurencji określony w Umowie,
5.  nie świadczy Usług dłużej niż przysługujące mu prawo do przerw, o których mowa w § 3 Umowy.
6.  przekazał, ujawnił lub wykorzystał tajemnicę przedsiębiorstwa lub informację poufną bez wymaganej zgody,
7.  rażąco naruszył powszechnie obowiązuje przepisy prawa lub postanowienia Umowy,
8.  utracił zdolności do czynności prawnych lub została mu ona ograniczona,
9.  ma przerwę w świadczeniu Usług, o której mowa w § 3 ust. 3 Umowy trwającą dłużej niż 6 miesięcy,
10.  naruszył obowiązek informacyjny, o którym mowa w § 2 ust. 4 Umowy.

5.Prezes Zarządu może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w sytuacji, gdy Spółka rażąco narusza postanowienia Umowy, w szczególności dopuszcza się zwłoki w wypłacie należnego mu wynagrodzenia przez okres dłuższy niż 3 miesiące.

6.Wypowiedzenie, o którym mowa w ust. 4 pkt 1), pkt 5) lub w ust. 5 niniejszego paragrafu może nastąpić po uprzednim wezwaniu drugiej strony do usunięcia przyczyny będącej podstawą wypowiedzenia i wyznaczeniu jej odpowiedniego, co najmniej 14 dniowego terminu.

7.Umowa może ulec rozwiązaniu na skutek zgodnego porozumienia Stron - w terminie i na zasadach określonych w tym porozumieniu.

8.Oświadczenia, o których mowa w ust. 3-7 niniejszego paragrafu, wymagają zachowania formy pisemnej zastrzeżonej pod rygorem nieważności.

9.O ile Strony nie postanowią inaczej, Prezes Zarządu zobowiązany jest przekazać Spółce wszystkie przedmioty, dokumenty oraz inne dane dotyczące Spółki lub do niej należące, w tym powierzone Prezesowi Zarządu do prawidłowego wykonywania Umowy urządzania techniczne oraz zasoby, będące w jego posiadaniu:

1.  w razie złożenia przez którąkolwiek ze Stron oświadczenia o wypowiedzeniu Umowy za wypowiedzeniem - w terminie wskazanym przez Spółkę, nie później jednak niż w dniu ustania Umowy,
2.  w razie złożenia przez którąkolwiek ze Stron oświadczenia o wypowiedzeniu Umowy bez zachowania terminu wypowiedzenia - niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu ustania Umowy,
3.  w razie rozwiązania Umowy na mocy porozumienia Stron - w terminie wskazanym przez Spółkę, nie później jednak niż w dniu rozwiązania Umowy,
4.  w razie wygaśnięcia Umowy - w terminie wskazanym przez Spółkę, nie później jednak niż w dniu wygaśnięcia Umowy,
5.  na każde żądanie Spółki, nie później niż następnego dnia roboczego od dnia zgłoszenia żądania zwrotu.

10.Przekazanie Prezesowi Zarządu oraz zwrot Spółce mienia o którym mowa w ust. 9 niniejszego paragrafu, następuje na podstawie protokołu zdawczo - odbiorczego.

11.W przypadku rozwiązania/wygaśnięcia Umowy Prezes Zarządu zobowiązany jest:

1.  przekazać swoje obowiązki osobie do tego upoważnionej,
2.  do osobistego stawiennictwa na każde żądanie Spółki w sprawach związanych z przygotowywaniem sprawozdania zarządu z działalności Spółki i sprawozdania finansowego, obejmującego okres pełnienia przez mego funkcji Prezesa Zarządu,
3.  składać wyjaśnienia w trakcie przygotowywania sprawozdania zarządu z działalności Spółki i sprawozdania finansowego, obejmującego okres pełnienia przez mego funkcji Prezesa Zarządu,
4.  stawić się na Zgromadzeniu Wspólników zatwierdzającym sprawozdania, o których mowa w pkt 3) niniejszego ustępu, chyba że Strony postanowią inaczej.

12.W razie rozwiązania albo wypowiedzenia Umowy przez Spółkę, z innych przyczyn niż naruszenie podstawowych obowiązków przez Prezesa Zarządu wynikających z tej Umowy. Prezes Zarządu otrzyma odprawę pieniężną w wysokości trzykrotności Wynagrodzenia Stałego, pod warunkiem pełnienia przez mego funkcji przez okres co najmniej dwunastu miesięcy przed rozwiązaniem tej Umowy.

13.Odprawa, o której mowa w ust. 12 niniejszego paragrafu, zostanie wypłacona w terminie 30 dni od dnia ustania Umowy wskutek rozwiązania albo wypowiedzenia Umowy.

14.Odprawa, o której mowa w ust. 12 niniejszego paragrafu, nie przysługuje Prezesowi Zarządu w przypadku zmiany przez niego funkcji pełnionej w składzie Zarządu Spółki lub powołania Prezesa Zarządu na kolejną kadencję.

15.W przypadku nabycia przez Prezesa Zarządu uprawnień do przejścia na rentę inwalidzką lub emeryturę, Prezes Zarządu otrzyma odprawę pieniężną w wysokości 3 (trzykrotności) miesięcznego Wynagrodzenia Stałego. Odprawa wypłacana jest w terminie 30 (trzydziestu) dni od daty nabycia przez Prezesa Zarządu prawomocnych decyzji organów uprawnionych do ich wydawania.”

W paragrafie piątym (§ 5) Kontraktu postanowiono, co następuje:

1.„Z tytułu należytego świadczenia Usług oraz wykonywania obowiązków objętych Umową, a także z tytułu przeniesienia wszelkich praw i udzielenia zgód określonych w § 6 Umowy, Prezes Zarządu otrzymywać będzie wynagrodzenie miesięczne podstawowe (zwane dalej „wynagrodzeniem Stałym”) określone w uchwale Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników Spółki Nr (…) z dnia 28 czerwca 2017 r. w sprawie zasad kształtowania wynagrodzeń Członków Zarządu Spółki oraz w uchwale Rady Nadzorczej Spółki Nr (…) z dnia 28 czerwca 2017 r. w sprawie kształtowania wynagrodzeń Członków Zarządu Spółki, ewentualnie na podstawie późniejszych uchwał tych organów.

2.Wynagrodzenie Stałe wynosi (…) złotych (słownie (…) złotych) i płatne będzie z dołu w terminie do 7 dnia następnego miesiąca, przelewem na rachunek bankowy Prezesa Zarządu, na podstawie rachunku wystawionego najpóźniej z ostatnim dniem okresu rozliczeniowego.

3.W przypadku, gdy miesięczny okres rozliczeniowy, o którym mowa w ust. 1 mniejszego paragrafu, nie obejmuje pełnego miesiąca ze względu na datę rozpoczęcia świadczenia Usług lub rozwiązania/wygaśnięcia Umowy Wynagrodzenie Stałe za ten miesiąc przysługuje w kwocie, o której mowa w ust. 2 mniejszego paragrafu, podzielonej przez ilość dni kalendarzowych jakie ma dany miesiąc i pomnożonej przez ilość dni od rozpoczęcia świadczenia Usług do końca tego miesiąca, a w przypadku miesiąca, w którym rozwiązano Umowę bądź Umowa wygasła - pomnożona przez ilość dni tego miesiąca do daty rozwiązania/wygaśnięcia Umowy.

4.Prezes Zarządu będzie otrzymywał ponadto wynagrodzenie uzupełniające za rok obrotowy Spółki (zwane dalej „Wynagrodzeniem Zmiennym”) na zasadach i warunkach określonych w uchwale Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników Spółki Nr (…) z dnia 28 czerwca 2017 r. w sprawie zasad kształtowania wynagrodzeń Członków Zarządu Spółki oraz w uchwale Rady Nadzorczej Spółki Nr (…) z dnia 28 czerwca 2017 r. w sprawie kształtowania wynagrodzeń Członków Zarządu Spółki, ewentualnie na podstawie późniejszych uchwał tych organów.

5.Wynagrodzenie Zmienne nie może przekroczyć 8,5% wynagrodzenia Stałego za poprzedni rok obrotowy.

6.Wynagrodzenie Zmienne przysługuje Prezesowi Zarządu po spełnieniu następujących warunków:

1.  zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz sprawozdania Zarządu z działalności Spółki za rok obrotowy, za który Wynagrodzenie Zmienne przysługuje,
2.  udzieleniu przez Zgromadzenie Wspólników Spółki Prezesowi Zarządu absolutonum z wykonania przez niego obowiązków w danym roku obrotowym,
3.  przedłożeniu przez Prezesa Zarządu sprawozdania z wykonania Celów Zarządczych,
4.  podjęciu przez Radę Nadzorczą uchwały w sprawie wykonania Celów Zarządczych i ustaleniu wysokości należnej wypłaty wynagrodzenia Zmiennego.

7.Ustala się następujące Cele Zarządcze:

1.  wskaźnik osiągnięcia poziomu zysku netto - waga wskaźnika 40%,
2.  stopień realizacji zleconych Spółce zadań przewozowych w komunikacji miejskiej - waga wskaźnika 30%,
3.  wskaźnik realizacji inwestycji związanych z zakupem taboru autobusowego - waga wskaźnika 30%.

8.Sposób oceny stopnia realizacji Celów Zarządczych w roku 2017 w proporcji do okresu obowiązywania Umowy, w szczególności określenie wskaźników określających realizację celów sposób mierzenia poszczególnych wartości, oraz wykaz dokumentów niezbędnych do wykazania realizacji Celów Zarządczych i wysokości wypłaty części zmiennej wynagrodzenia określać będzie każdorazowo uchwała Rady Nadzorczej w sprawie kształtowania wynagrodzeń Członków Zarządu Spółki.

9.W przypadku odwołania Pana XXXX z funkcji Prezesa Zarządu w trakcie roku obrotowego albo jego rezygnacji z pełnionej funkcji, będzie mu przysługiwać Wynagrodzenie Zmienne ustalone proporcjonalnie do liczby dni pełnienia funkcji Prezesa Zarządu.

10.Wypłata Wynagrodzenia Zmiennego będzie następować w terminie 14 dni od podjęcia przez Radę Nadzorczą uchwały w sprawie wykonania Celów Zarządczych i ustalenia wysokości należnej wypłaty Wynagrodzenia Zmiennego, o której mowa w ust. 6 pkt 4 niniejszego paragrafu.

11.Spółka zobowiązuje się zgłosić Prezesa Zarządu do ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego z tytułu wykonywania Umowy oraz pobierać i opłacać składki na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe oraz emerytalno-rentowe, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami dla umów zlecenia.

12.Spółka ponosi koszty podróży Prezesa Zarządu oraz inne koszty, związane ze świadczeniem Usług oraz wykonywaniem obowiązków objętych Umową na niżej ustalonych warunkach:

1.  w przypadku wykonywania umowy poza (…) Spółka zobowiązuje się do zwrotu kosztów noclegu oraz diet w wysokościach przysługujących przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 r. poz. 167) oraz kosztów przejazdu do wysokości ceny biletu za podróż określonym przez Spółkę środkiem transportu. Stosownie do okoliczności dopuszcza się możliwość odbycia podróży służbowej samochodem prywatnym Prezesa Zarządu. Rozliczenie kosztów związanych z korzystaniem z prywatnego samochodu będzie dokonywane na podstawie oświadczenia Prezesa Zarządu złożonego wraz z rachunkiem o jakim mowa w § 5 ust. 2 umowy, natomiast zwrot pozostałych kosztów podróży będzie następował w terminie 7 dni od przedłożenia przez Prezesa Zarządu „Polecenia wyjazdu służbowego”, faktur lub rachunków oraz innych dokumentów potwierdzających poniesione wydatki - na wskazany rachunek bankowy,
2.  W przypadku użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych Prezesowi Zarządu przysługuje zwrot kosztów wyliczanych zgodnie z powołanym wyżej rozporządzeniem MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. z zastrzeżeniem, że dla jazd lokalnych ustala się limit zwrotu kosztów do kwoty 250,00 (słownie: dwieście pięćdziesiąt złotych) miesięcznie. Za jazdy lokalne uznaje się przejazdy służbowe niewymagające uzyskania „Polecenia wyjazdu służbowego”. Rozliczenie kosztów związanych z korzystaniem z prywatnego samochodu w ramach wyżej wskazanego limitu będzie dokonywane na podstawie oświadczenia Prezesa Zarządu złożonego wraz z rachunkiem o jakim mowa w § 5 ust. 2 umowy,
3.  Prezesowi Zarządu przysługuje prawo uczestnictwa w płatnych szkoleniach organizowanych przez firmy zewnętrzne za zgodą Przewodniczącego Rady Nadzorczej a w przypadku niemożności dokonania tego z przyczyn obiektywnych za zgodą innego upoważnionego członka Rady Nadzorczej,
4.  kwota zwrotu kosztów podróży służbowych oraz koszt szkoleń nie stanowią wynagrodzenia Prezesa Zarządu ustalonego mniejszą umową,
5.  czas podróży służbowej zalicza się do czasu pracy Prezesa Zarządu.

13.W zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonywania Umowy Prezes Zarządu uprawniony jest do nieodpłatnego korzystania z urządzeń technicznych oraz zasobów stanowiących mienie Spółki na niżej ustalonych warunkach:

a.Prezesowi Zarządu udostępnia się do nieodpłatnego korzystania w zakresie niezbędnym do wykonywania usług urządzenia techniczne oraz inne zasoby stanowiące mienie Spółki, w szczególności:

*   postawione do jego dyspozycji pomieszczenia biurowe wraz z wyposażeniem,
*   wyposażenie techniczne (drukarka, ksero, faks, skaner),
*   telefon komórkowy z Internetem i telefon stacjonarny,
*   komputer przenośny z Internetem bezprzewodowym wraz z niezbędnym wyposażeniem.

b.udostępnienie Prezesowi Zarządu do korzystania mienia Spółki nastąpi na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego podpisanego przez obie Strony,

c.Prezes Zarządu jest zobowiązany do udostępniania Spółce powierzonego mu mienia na każde jej zadanie w szczególności z powodu konieczności serwisu, konserwacji, naprawy, wymiany, przeglądu, uaktualnienia oprogramowania, konieczności zainstalowania aplikacji. Każde przekazanie mienia wymaga protokołu zdawczo-odbiorczego. Koszty związane z utrzymaniem konserwacją, serwisowaniem czy wymianą sprzętu obciążają w pełnej wysokości Spółkę,

d.Prezes Zarządu zobowiązuje się do korzystania z przekazanych zasobów Spółki wyłącznie w celu wykonywania niniejszej umowy i nie udostępniania ich osobom trzecim,

e.korzystanie przez Prezesa Zarządu z telefonu stacjonarnego i komórkowego udostępnionego przez Spółkę w związku z wykonywaniem usług zarządzania nie jest ograniczone limitem, a koszty z tego tytułu ponosi Spółka.

13.Spółka ponosi koszty ubezpieczenia Prezesa Zarządu od odpowiedzialności cywilnej związanej z wykonywaniem przez niego niniejszej umowy oraz umowy ubezpieczenia na wypadek śmierci. Zakres i sumę ubezpieczenia opiniuje Rada Nadzorcza.

14.Wynagrodzenie ustalone w ust. 2 i 4 jest wynagrodzeniem bez podatku VAT. W przypadku ustalenia przez Prezesa Zarządu obowiązku podatkowego w podatku VAT Spółka zobowiązuje się do jego poniesienia od dnia powstania tego obowiązku.

15.Za dzień wypłaty uważany będzie dzień obciążania rachunku Spółki.

Z paragrafu szóstego (§ 6) Kontraktu, wynikają następujące ustalenia:

1.„Prezes Zarządu zobowiązany jest ujawnić Spółce wszelkie koncepcje, pomysły, plany działań stworzone przez niego w okresie obowiązywania Umowy związane z działalnością Spółki, w tym wszelkie opracowania mogące być przedmiotem ochrony własności intelektualnej.

2.W ramach wynagrodzenia określonego w § 5 ust. 1 Umowy, wszelkie wynalazki, znaki towarowe nazwy handlowe, wzory użytkowe, wzory przemysłowe, projekty racjonalizatorskie, know-how lub prawa autorskie do jakichkolwiek utworów opracowanych lub stworzonych przez Prezesa Zarządu w okresie obowiązywania Umowy, w związku z wykonywaniem zobowiązań wynikających z Umowy, będą własnością Spółki.

3.W ramach wynagrodzenia określonego w § 5 ust. 1 Umowy, z chwilą dostarczenia utworu Spółce majątkowe prawa autorskie do niego zostaną w całości przeniesione na Spółkę bez konieczności składania jakichkolwiek dodatkowych pisemnych oświadczeń przez Spółkę, na następujących polach eksploatacji:

1.  w zakresie utrwalania i reprodukowania utworu w całości lub w części przy użyciu jakichkolwiek środków, w szczególności: przy pomocy pisma odręcznego lub rysunku, w formie drukowanej, reprograficznej, poprzez wprowadzenie do i przechowywanie w pamięci komputera, na magnetycznym nośniku informacji (w tym na taśmie magnetycznej, w pamięci bębnowej, na dyskietce lub twardym dysku), z wykorzystaniem technologii cyfrowej, na nośniku optycznym (CD, DVD, nośniku cyfrowym HD), na nośniku magnetyczno-optycznym, na nośniku półprzewodnikowym (w tym na karcie pamięci lub pamięci USB);
2.  w zakresie korzystania z utworu zgodnie z jego przeznaczeniem, w dowolnym zakresie, na dowolnym terytorium i w nieograniczonym czasie;
3.  w zakresie publicznego udostępniania utworu, w szczególności poprzez jego wystawienie, nadanie, ponowne nadanie, udostępnienie w Internecie lub udostępnienie utworu w inny sposób tak, ze każdy może mieć do niego dostęp w wybranym przez siebie czasie i miejscu;
4.  w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono - wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy;
5.  w zakresie rozpowszechniania utworu w sposób inny niż określony w pkt 4 - publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowame, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym;
6.  wykonywanie praw zależnych do utworu.

4.Spółka będzie upoważniona do dokonywania wszelkich modyfikacji utworu, w taki sposób, jaki uzna za stosowny. Spółce przysługuje wyłączne prawo do udzielania upoważnienia na wykonanie opracowań oraz udzielanie licencji na wykorzystanie utworów na dowolnym terytorium.

5.W okresie obowiązywania Umowy oraz po Dacie Rozwiązania, Prezes Zarządu na żądanie Spółki, podpisze wszystkie dokumenty niezbędne do rozporządzania majątkowymi prawami autorskimi, do których Spółka jest uprawniona zgodnie z Umową, przy czym Spółka będzie odpowiedzialna za wydatki każdej ze Stron związane z podpisaniem powyższych dokumentów. W odniesieniu do wynalazków, wzorów użytkowych i przemysłowych, znaków towarowych i projektów racjonalizatorskich, wynagrodzenie Prezesa Zarządu z tego tytułu objęte jest Wynagrodzeniem Stałym i Prezesowi Zarządu nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie z tego tytułu. Spółka będzie miała wyłączne prawo do ubiegania się o udzielenie na jej rzecz patentu na wynalazek, praw ochronnych do wzorów użytkowych, praw z rejestracji wzorów przemysłowych oraz praw ochronnych na znaki towarowe, przy czym w odniesieniu do wynalazków, wzorów użytkowych i wzorów przemysłowych Prezes Zarządu zachowuje prawo do wymieniania go jako twórcy. Odnośnie praw własności intelektualnej, w szczególności praw autorskich do wszystkich rodzajów wykorzystania, wynagrodzenie Prezesa Zarządu z tego tytułu objęte jest Wynagrodzeniem Stałym i Prezesowi Zarządu me przysługuje dodatkowe wynagrodzenie z tego tytułu.

6.Prezes Zarządu zobowiązuje się do nie wykonywania autorskich praw osobistych do Utworu.

7.Wraz z przejściem autorskich praw majątkowych na Spółkę przechodzi własność egzemplarza lub nośnika Utworu.

8.W razie zaistnienia takiej konieczności Prezes Zarządu zobowiązuje się zawrzeć ze Spółką dodatkowe umowy przeniesienia praw majątkowych do utworów, o których mowa w niniejszym paragrafie, na polach eksploatacji wskazanych w ust. 3 powyżej w ramach wynagrodzenia określonego w § 5 ust. 1 Umowy.”

Z brzmienia paragrafu siódmego (§ 7) Kontraktu wynika, co następuje:

1.  „Prezes Zarządu zobowiązuje się do wykonywania swoich obowiązków zgodnie z treścią Umowy, sumiennie i odpowiedzialnie oraz w sposób odpowiadający ogólnie przyjętym zasadom staranności profesjonalnego menadżera oraz do niepodejmowania działań na niekorzyść Spółki.
2.  Prezesowi Zarządu nie wolno wykorzystywać powierzonej mu funkcji lub uzyskanych podczas i w związku z jej sprawowaniem informacji do osiągania prywatnych korzyści.
3.  Prezes Zarządu ponosi odpowiedzialność wobec Spółki za szkody wyrządzone w czasie świadczenia Usług, będące w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem obowiązków Prezesa Zarządu wynikających z Umowy lub powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
4.  W związku z tym, że Prezes Zarządu posiada dostęp do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Spółkę na szkodę, Strony zgodnie oświadczają, że zobowiązany On jest do powstrzymywania się od prowadzenia działalności konkurencyjnej w rozumieniu ust. 6 poniżej w okresie obowiązywania Umowy. Strony uzgadniają, że brak jest możliwości wypowiedzenia lub odstąpienia od tego postanowienia, przez którąkolwiek ze Stron, co nie wyłącza możliwości zawarcia stosownego porozumienia pomiędzy Stronami o rozwiązaniu zakazu konkurencji.
5.  Prezes Zarządu nie ma prawa prowadzić działalności konkurencyjnej wobec Spółki, w jakiejkolwiek formie w kraju lub zagranicą na podstawie jakiegokolwiek tytułu prawnego.
6.  Prezes Zarządu ma prawo podejmować, prowadzić oraz uczestniczyć, w jakiejkolwiek formie, w dodatkowej działalności zarobkowej i niezarobkowej o niekonkurencyjnym charakterze wyłącznie po uzyskaniu na to zgody Rady Nadzorczej i tylko w zakresie ściśle określonym w tej zgodzie. Przez dodatkową działalność rozumie się w szczególności odpłatne i nieodpłatne pełnienie funkcji lub świadczenie pracy/usług w kraju lub zagranicą na podstawie jakiegokolwiek tytułu prawnego.
7.  Z tytułu zakazu prowadzenia działalności konkurencyjnej, w okresie trwania umowy o której mowa wyżej, Prezesowi Zarządu nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie.”

W paragrafie ósmym (§ 8) Kontraktu postanowiono, co następuje:

1.  „W czasie trwania Umowy jak również po jej rozwiązaniu, Prezes Zarządu zobowiązany jest zapewnić zachowanie w tajemnicy wszelkich informacji i wiadomości dotyczących działalności Spółki, które mają charakter poufny, w szczególności choć nie wyłącznie informacje techniczne, technologiczne, handlowe, finansowe i organizacyjne (zwane dalej „Informacjami Poufnymi”). Za Informacje Poufne uznaje się jakiekolwiek informacje dotyczące Spółki, jej wspólników, kontrahentów (niezależnie od rodzaju stosunku łączącego ich ze Spółką), nabyte w czasie trwania Umowy, w szczególności dotyczące działalności, spraw finansowych, postanowień umownych, własności intelektualnej, systemów, usług, zatrudnienia, technologii, know-how, planów działalności, strategii oraz techniki handlowej i inwestycyjnej, transakcji na rynku kapitałowym, oprogramowania komputerowego, bazy danych.
2.  Postanowienie wskazane w ust. 1 nie obejmuje przypadków, gdy Informacje Poufne zostały rozpowszechnione do publicznej wiadomości pod warunkiem, że nie doszło do tego na skutek naruszenia powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub muszą być przekazane lub ujawnione na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, przy czym Prezes Zarządu zobowiązany jest do bezzwłocznego powiadomienia Spółki o skierowanym do niego żądaniu ujawnienia Informacji Poufnych.
3.  Wszelkie dokumenty Spółki, w szczególności korespondencja, umowy, analizy, opinie, kalkulacje, procedury, instrukcje itp., bez względu na to, czy są w oryginale, kopii, projekcie, szkicu, oraz bez względu na sposób ich utrwalenia, mogą być używane przez Prezesa Zarządu wyłącznie w celach służbowych objętych przedmiotem Umowy.
4.  Postanowienia Umowy dotyczące Informacji Poufnych nie naruszają obowiązków zachowania tajemnic wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
5.  Obowiązek zachowania poufności zgodnie z postanowieniami Umowy jest nieograniczony w czasie i pozostaje w mocy również po jej rozwiązaniu.”

Z brzmienia paragrafu dziewięć (§ 9) wynika, co następuje:

1.  „Prezes Zarządu niniejszym wyraża zgodę na przetwarzanie przez Spółkę jego danych osobowych dla celów kadrowych, administracyjnych i raportowania i na udostępnianie tych danych (na zasadzie poufności), gdy jest to konieczne dla wyżej wymienionych celów, odpowiednim osobom reprezentującym wspólników, doradcom Spółki, osobom dostarczającym Spółce produkty i/lub usługi (w tym, między innymi, dostawcom systemów komputerowych, dostawcom usług medycznych i administratorom listy płac), organom administracji publicznej (w tym urzędowi skarbowemu), potencjalnym nabywcom Spółki lub jej przedsiębiorstwa, a w każdym wypadku również podmiotom i organom administracji publicznej w tym spoza UE/EOG oraz zgodnie z wymogami prawa.
2.  Dla uniknięcia wątpliwości, powyższe postanowienie nie ogranicza prawa Spółki do przetwarzania danych osobowych Prezesa Zarządu na podstawie innych niż zgoda przesłanek przetwarzania danych osobowych, określonych w odpowiednich przepisach prawa.”.

W treści paragrafu dziesiątego (§ 10) Strony zastrzegły, co następuje:

1.„Żadna ze Stron nie może przenieść całości ani części swoich praw lub obowiązków wynikających z Umowy, z wyłączeniem wymagalnych wierzytelności pieniężnych, na jakąkolwiek osobę trzecią bez uprzedniej pisemnej zgody pozostałych Stron.

2.Wszelkie zmiany lub uzupełnienia Umowy dla swej skuteczności wymagają formy pisemnego aneksu pod rygorem nieważności.

3.Jeżeli jakiekolwiek postanowienie Umowy będzie nieważne lub bezskuteczne, w całości lub w części, pozostaje to bez wpływu na ważność lub skuteczność pozostałych postanowień Umowy. Strony niezwłocznie podejmą niezwłocznie w dobrej wierze negocjacje celem zastąpienia takiego nieważnego lub bezskutecznego postanowienia postanowieniem ważnym lub skutecznym oddającym zamiar Stron, ich cele komercyjne oraz przyjmowaną równowagę kontraktową z chwili zawarcia Umowy.

4.W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają właściwe przepisy Kodeksu cywilnego. Kodeksu spółek handlowych i innych ustaw dotyczących przedmiotu Umowy.

5.Wszelką korespondencję, pisma i druki Strony mają obowiązek doręczać sobie nawzajem pod następujące adresy

1.  Prezes Zarządu: (…),
2.  Spółka: (…). .

6.Strony zobowiązują się do niezwłocznego pisemnego zawiadomienia drugiej strony o każdorazowej zmianie swojego adresu wskazanego w ust. 5 niniejszego paragrafu. Brak zawiadomienia powoduje, ze doręczenia dokonane na adres wskazany w Umowie, uważane będą za skuteczne.

7.W przypadku sporów wynikłych w trakcie wykonywania Umowy Strony zobowiązują się dążyć do ich polubownego rozwiązania.

8.Sądem właściwym do rozstrzygania sporów wynikłych lub powstałych w związku z Umową jest sąd właściwy dla siedziby Spółki.

9.Umowę sporządzono w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.”

W międzyczasie Spółka zawarła umowę ubezpieczenia szkód mogących ewentualnie powstać dla pracowników, członków organów Spółki, prokurentów, oraz ich bliskich (np. małżonek, spadkobierca, prawny przedstawiciel zmarłego członka organów Spółki lub pracownika) lub głównego księgowego - w następstwie roszczeń skierowanych przez osoby trzecie, a pozostających w związku z czynnościami służbowymi pracownika lub członka organu Spółki („tylko wtedy gdy i tylko w takim zakresie w jakim Ubezpieczony działał na rzecz i w imieniu Spółki w każdej z wyżej wymienionych możliwości”). Jako ubezpieczającego wskazano Spółkę. Spółka także opłaciła roczną składkę. Tak samo będzie czynić w następnych latach. Wyżej wskazane osoby zostały wskazane jako ubezpieczeni. Polisa ma charakter grupowy, co oznacza, że żaden ubezpieczony nie został wymieniony z imienia oraz nazwiska. Ochroną objęte są wszystkie osoby, które są, były lub będą członkiem zarządu, rady nadzorczej, prokurentem lub pracownikiem, etc. - w trakcie obowiązywania polisy.

Pomimo, że w Umowie zapisano, że Spółka pokryje koszty ubezpieczenia Menadżera w zakresie składek na wypadek śmierci (vide: § 5 ust. 14 Umowy), to takie ubezpieczenie nigdy nie zostanie przez Spółkę zakupione ani koszty nie zostaną zwrócone - gdyż Menadżer oświadczył Spółce, że nie jest i nie będzie tym zainteresowany. Zapis umowny jest konsekwencją tego, że taki szablon umowny jest stosowany w odniesieniu do wszelkich spółek miejskich.

W tym miejscu należy wskazać, że Menadżer formalnie nie zgłosił prowadzenia działalności gospodarczej do CEiDG. Nie jest także czynnym podatnikiem VAT.

W związku z powyższym opisem zadano m.in. następujące pytanie.

Czy wypłacane lub zwracane Menadżerowi koszty noclegu, diety, zwrot kosztów przejazdu, w tym własnym samochodem - będą dla Spółki stanowiły koszt uzyskania przychodów oraz czy Spółka jest zobowiązana do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu? (pytanie oznaczone we wniosku nr 7)

Zdaniem Wnioskodawcy, koszty wskazane będą stanowiły koszt uzyskania przychodów. Wydatki tego typu spełniają bowiem warunki określone przez ustawodawcę podatkowego w art. 15 ust. 1 PdopU, a także warunki sformułowane przez doktrynę prawa podatkowego i orzecznictwo na tle wykładni tegoż przepisu, o czym była już mowa przy okazji przedstawienia stanowiska odnośnie pytania nr 5 i 6, które to wywody stanowią część integralną własnego stanowiska w zakresie pytania nr 7.

Przepis art. 16 ust. 1 (winno być art. 16 ust. 1 pkt 51) PdofU, stanowi, że nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika

1.  w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy stosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
2.  w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pobieżnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Wykładnia gramatyczna tego przepisu me budzi wątpliwości, że dotyczy on wyłącznie pracowników. Zatem w odniesieniu do Menadżera - nie będzie on miał zastosowania.

Stosownie do brzmienia art. 16 ust. 1 pkt 51 PdopU, nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Zapisy Kontraktu Menadżerskiego przewidują, że Spółka będzie zwracała Menadżerowi koszty przejazdu samochodem prywatnym Menadżera. Dotyczy to zarówno wyjazdów służbowych Menadżera poza W. (vide: § 5 ust. 12 lit. a), jak też jazd lokalnych odbywanych w celach służbowych. W obu przypadkach Kontrakt przewiduje, że podstawą zwrotu będzie oświadczenie Menadżera. Nadto, w jazdach lokalnych wprowadzono limit miesięczny do 250 zł.

Zdaniem Spółki, zwracane koszty wykorzystania samochodu prywatnego, tak w jazdach lokalnych, jak i poza W., będą kosztem uzyskania przychodów. Jednocześnie Spółka stoi na stanowisku, że nie stosuje się tutaj ograniczenia przewidzianego w art. 16 ust. 1 pkt 51 PdopU. To nie Spółka używa samochód osobowy, ale Menadżer a Spółka jedynie zwraca mu umówione kwoty. Konsekwencją powyższego jest, że Spółka nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Także Menadżer nie ma obowiązku prowadzenia takiej ewidencji. Podstawą zwrotu będzie bowiem jego oświadczenie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego uznaje się części za prawidłowe, a w części za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 1888 z późn. zm., dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów. Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w tym celu, nawet wówczas gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć
*   wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów, względnie zostały poniesione w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Katalog wyłączeń z kategorii kosztów uzyskania przychodów zawarty w art. 16 ust. 1 updop, ma charakter zamknięty. Wśród wydatków nieuważnych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił m.in. wydatki z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdów dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach określonych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy).

Z przedstawionego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego wynika, że na mocy Kontraktu Menadżerskiego, Spółka będzie zwracała Menadżerowi koszty noclegów, diety oraz przejazdu samochodem prywatnym Menadżera. Dotyczy to zarówno wyjazdów służbowych Menadżera poza W., jak też jazd lokalnych odbywanych w celach służbowych.

Rozważając kwestię kwalifikacji podatkowej przedmiotowych wydatków należy zauważyć, że mimo tego, że wykonywane przez Prezesa Zarządu zadania nie mogą być powiązane z konkretnym przychodem uzyskiwanym przez Wnioskodawcę, przejawiają jednak związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością. Stąd też wydatki wynikające z realizacji obowiązków Prezesa Zarządu Spółki należy zakwalifikować do kosztów podatkowych, przy spełnieniu wszystkich wyżej wymienionych warunków ustawowych, jako wypełniające dyspozycję art. 15 ust. 1 updop.

Możliwość uznania za koszty uzyskania przychodów wydatków dot. Prezesa Zarządu uzależniona jest również od łączącego go ze Spółką stosunku (pracy lub inny). W przypadku, gdy Prezes Zarządu nie jest pracownikiem Spółki, konieczność ponoszenia przez Spółkę wydatków na jego rzecz winna wynikać z prawidłowo zawartych umów (np. cywilnoprawnych), a w przypadku ich braku z uchwał wspólników podjętych zgodnie z prawem albo mieć podstawę w umowie Spółki, czy też wynikać z postanowień regulaminów lub statutu spółki, przewidujących zwrot należności z tytułu wydatków na rzecz osób niebędących pracownikami Spółki.

Dodatkowo wskazać należy, że z treści wniosku wynika, że Spółka zwracając Prezesowi Zarządu wydatki dotyczące kosztów podróży prywatnym samochodem na cele służbowe ponosi wydatki, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51 updop, zatem w przedmiotowym przypadku zastosowanie przy obliczaniu ww. limitów będzie miało Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz warunków dokonywania zwrotu kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Tym samym zwrot kosztów używania samochodu prywatnego przez Prezesa Zarządu, niebędącego pracownikiem, może być rozpoznawany pod kątem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 updop, z uwzględnieniem art. 16 ust. 1 pkt 51 tej ustawy.

Zgodnie ze wskazanym przepisem ustawy nie stanowią kosztu uzyskania przychodu wydatki z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdów dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach określonych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję pojazdu. Przez wskazaną stawkę za jeden kilometr przebiegu należy rozumieć stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika (art. 16 ust. 4 ww. ustawy).

Spełnione muszą przy tym być wymogi określone w art. 16 ust. 5 updop. Przepis ten stanowi, że przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51, powinien być z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemności silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z pomnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (zleceniodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

W związku z powyższym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie:

*   możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na noclegi, diety oraz zwrot kosztów przejazdu wypłacanych Menadżerowi - jest prawidłowe,
*   obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu - jest nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

*   z zastosowaniem art. 119a;
*   w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym a w przypadku interpretacji dotyczącej zdarzenia przyszłego stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ponadto należy dodać, ze wniosek w części dotyczącej podatku od towarów i usług oraz pytań oznaczonych numerami 5, 6 i 8 został rozpatrzony odrębnymi rozstrzygnięciami.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 1369 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.