Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP3/443-290/11-4/JK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2011-05-24
Teza: Sposób przechowywania oświadczeń wynikających z art. 89 ust. 5 ustawy akcyzowej w przypadku faktur wystawianych w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; oświadczenia; podatek-podatek akcyzowy
Przepisy: [AKCYZA] Ustawa o podatku akcyzowym-Dział IV-Rozdział 1-art. 89

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia z dnia 16.02.2011 r. (data wpływu 21.02.2011 r.), uzupełnionym pismem z dnia 24.03.2011 r. (data wpływu 25.03.2011 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie tut. Organu nr IPPP3/443-290/11-2/JK z dnia 21.03.2011 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku akcyzowego w zakresie sposobu przechowywania oświadczeń wynikających z art. 89 ust. 5 ustawy w przypadku faktur wystawianych w formie elektronicznej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 21.02.2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku akcyzowego w zakresie sposobu przechowywania oświadczeń wynikających z art. 89 ust. 5 ustawy w przypadku faktur wystawianych w formie elektronicznej.

Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 24.03.2011 r. (data wpływu 25.03.2011 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie tut. Organu nr IPPP3/443-290/11-2/JK z dnia 21.03.2011 r.

W przedmiotowym wniosku zostały przedstawione następujące zdarzenia przyszłe.

Spółka w ramach optymalizacji funkcji administracyjnych w Spółce zamierza wdrożyć funkcjonalność wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej. Wdrażana funkcjonalność spełniać będzie wszystkie normy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133 poz. 1119). (dalej: Rozporządzenie w sprawie e-faktur).

Rozporządzenie w sprawie e-faktur określa zasady wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur nie precyzuje natomiast zasad ewidencji, przesyłania oraz przechowywania dokumentów nie będących fakturami, a które zgodnie z odrębnymi przepisami prawa w tym ustawy o podatku akcyzowym, powinny być załączone do kopii faktury.

Zgodnie z art. 89 ust. 5 ustawy o podatku akcyzowym (Dz. U. z 2009 r. Nr 3 poz. 11 zwana dalej: ustawa akcyzowa) sprzedawca wyrobów akcyzowych nieobjętych zwolnieniem od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, określonych w art. 89 ust. 1 pkt 9, 10 i 15, jest obowiązany w przypadku sprzedaży:

1.  osobom prawnym, jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej oraz osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą - do uzyskania od nabywcy oświadczenia (dalej: Oświadczenie), że nabywane wyroby są przeznaczone do celów opałowych lub będą sprzedane z przeznaczeniem do celów opałowych, uprawniających do stosowania stawek akcyzy określonych w ust. 1 pkt 9, 10 i 15;
2.  osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej - do uzyskania od nabywcy oświadczenia, że nabywane wyroby są przeznaczone do celów opałowych, uprawniających do stosowania stawek akcyzy określonych w ust. 1 pkt 9, 10 i 15; oświadczenie to powinno być załączone do kopii paragonu lub kopii innego dokumentu sprzedaży wystawionego nabywcy, a w przypadku braku takiej możliwości sprzedawca jest obowiązany wpisać na oświadczeniu numer i datę wystawienia dokumentu potwierdzającego tę sprzedaż.

Zgodnie z art. 89 ust. 6 ustawy akcyzowej otrzymane od nabywcy Oświadczenie, powinno być dołączone do kopii faktury.

Zasady wystawiania faktur oraz faktur korygujących VAT reguluje przepis § 19 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337 ze zm.: dalej Rozporządzenie w sprawie faktur).

Przywołany przepis stanowi, że faktury oraz faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Powyższe zasady wystawiania faktur VAT nie dotyczą faktur wystawianych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 3 rozporządzenia w sprawie faktur).

Chcąc wypełnić zawarte w art. 89 ust. 5 i 6 ustawy akcyzowej warunki Spółka rozważa dwie alternatywne metody ich spełnienia:

1.  Poprzez pozyskiwanie i przechowywanie Oświadczeń bez fizycznego ich załączania do wydruku obrazu faktury, przy zapewnieniu pełnej ich identyfikacji oraz możliwości przypisania do faktur, których dotyczą.
2.  Poprzez załączenie Oświadczenia w formie papierowej do wydruku z systemu obrazu faktury wystawionej w formie elektronicznej.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy wobec faktu, że w przypadku faktur wystawianych w formie elektronicznej, ustawodawca nie przewiduje wystawiania kopii faktur ( § 19 ust. 3 rozporządzenia w sprawie faktur) odrębne od faktur pozyskiwanie i przechowywanie Oświadczeń w formie papierowej wraz z ich precyzyjnym przypisaniem do faktur wystawionych w formie elektronicznej wypełnia dyspozycje przepisów art. 89 ust. 5 i 6 ustawy akcyzowej?
2.  Czy wydruk wystawionej w formie elektronicznej faktury VAT stanowi kopię faktury w rozumieniu art. 89 ust. 6 ustawy akcyzowej?

Zdaniem Wnioskodawcy, wszystkie przedstawione przez nią metody pozyskiwania i przechowywania Oświadczeń należy uznać za prawidłowe.

Przedstawiona w pkt 1 metoda przechowywania Oświadczeń jako dokumentów nie dołączonych do kopii faktur, wynika z faktu, że przepisy Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur oraz względy techniczne nie przewidują wystawiania kopii faktur dla faktur wystawianych w formie elektronicznej.

Zatem w takim przypadku, dokonując wykładni przepisu art. 89 ust. 6 ustawy akcyzowej należy kierować się wyłącznie wykładnią systemową oraz celowością tegoż przepisu. Przyjęcie wyłącznie wykładni językowej oznaczałoby bowiem niemożność powiązania Oświadczeń z fakturami VAT, potwierdzającymi sprzedaż wyrobów akcyzowych nieobjętych zwolnieniem od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, określonych w art. 89 ust. 1 pkt 9 i 15 ustawy akcyzowej.

Zdaniem Spółki celem przepisu art. 89 ust. 6 ustawy akcyzowej jest zapewnienie ścisłej ewidencji Oświadczeń pozyskanych od nabywców wyrobów akcyzowych wraz z ich przypisaniem do konkretnych dostaw tych wyrobów, potwierdzonych fakturami wystawionymi przez Spółkę.

Opisana przez Spółkę metoda pozyskiwania i przechowywania Oświadczeń oraz fakturowania dostaw wyrobów akcyzowych, w sposób jednoznaczny pozwala na przypisanie Oświadczeń do konkretnych dostaw. Wystawiana faktura VAT, potwierdzająca dostawę wyrobów akcyzowych, dla której obligatoryjne jest Oświadczenie nabywcy, każdorazowo zawiera w swej treści numer i datę złożonego Oświadczenia, a Oświadczenie zawiera nr faktury dokumentującej sprzedaż.

Tym samym Spółka, stosując opisany powyżej wariant spełni wymogi art. 89 ust. 5 i 6 ustawy akcyzowej.

Dołączenie Oświadczenia do kopii faktury nie musi zdaniem Spółki oznaczać fizycznego połączenia obu dokumentów, lecz oznacza możliwość ich pełnej wzajemnej identyfikacji i powiązania.

§ 19 ust. 3 Rozporządzenia w sprawie faktur stanowi, iż w przypadku faktur wystawianych w formie elektronicznej sprzedawca przesyła je nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Jako zachowanie faktury wystawionej w formie elektronicznej Spółka rozumie zachowanie jej w systemie informatycznym, zgodnie z wymogami § 6 Rozporządzenia w sprawie e-faktur.

Zdaniem Spółki wydrukowany obraz faktury VAT wystawionej w formie elektronicznej stanowić może kopię faktury w rozumieniu art. 89 ust. 6 ustawy akcyzowej.

Dołączenie Oświadczenia w formie papierowej do wydrukowanego obrazu faktury stanowi tym samym spełnienie wymogów art. 89 ust. 6 ustawy akcyzowej.

Warto nadmienić, iż identyczne stanowisko w sprawie opisanego wyżej sposobu przechowywania oświadczeń zajął w wydanej w imieniu Ministra Finansów indywidualnej interpretacji prawa podatkowego Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie – nr IPPP3-443-309/10-4/JK z 30 czerwca 2010r.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych zdarzeń przyszłych uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z uregulowaniem art. 89 ust. 5 ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (Dz. U. z 2009 r. Nr 3, poz. 11 ze zm.), zwanej dalej ustawą, sprzedawca wyrobów akcyzowych nieobjętych zwolnieniem od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, określonych w ust. 1 pkt 9, 10 i 15, jest obowiązany w przypadku sprzedaży:

1.  osobom prawnym, jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej oraz osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą - do uzyskania od nabywcy oświadczenia, że nabywane wyroby są przeznaczone do celów opałowych lub będą sprzedane z przeznaczeniem do celów opałowych, uprawniających do stosowania stawek akcyzy określonych w ust. 1 pkt 9, 10 i 15;
2.  osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej - do uzyskania od nabywcy oświadczenia, że nabywane wyroby są przeznaczone do celów opałowych, uprawniających do stosowania stawek akcyzy określonych w ust. 1 pkt 9, 10 i 15; oświadczenie to powinno być załączone do kopii paragonu lub kopii innego dokumentu sprzedaży wystawionego nabywcy, a w przypadku braku takiej możliwości sprzedawca jest obowiązany wpisać na oświadczeniu numer i datę wystawienia dokumentu potwierdzającego tę sprzedaż.

Z kolei zgodnie z ust. 6 cytowanego artykułu oświadczenie, o którym mowa w ust. 5 pkt 1, z zastrzeżeniem ust. 7, powinno być dołączone do kopii faktury oraz powinno zawierać:

1.  dane dotyczące nabywcy, w tym nazwę oraz adres siedziby lub zamieszkania, a także NIP lub REGON;
2.  określenie ilości i rodzaju oraz przeznaczenia nabywanych wyrobów;
3.  wskazanie rodzaju, typu oraz liczby posiadanych urządzeń grzewczych oraz miejsca (adresu), gdzie znajdują się te urządzenia;
4.  datę i miejsce złożenia oświadczenia;
5.  czytelny podpis składającego oświadczenie.

Przy czym w świetle ust. 7 art. 89 ustawy oświadczenie, o którym mowa w ust. 5 pkt 1, jeżeli jest czytelnie podpisane, może być również złożone na wystawianej fakturze, ze wskazaniem rodzaju, typu oraz liczby posiadanych urządzeń grzewczych oraz miejsca (adresu), gdzie znajdują się te urządzenia.

Powyższe przepisy dotyczące oświadczeń o przeznaczeniu oleju opałowego do celów opałowych wprowadzono w celu zapewnienia właściwej kontroli w zakresie obrotu wyrobami energetycznymi korzystającymi z preferencyjnych stawek akcyzy ze względu na przeznaczenie. Na sprzedawców olejów opałowych przeznaczonych do celów opałowych nałożono szczególne obowiązki w zakresie uzyskiwania od nabywców oświadczeń o przeznaczeniu wyrobów, których wypełnienie uprawnia do zastosowania stawek akcyzy właściwych dla paliw opałowych oraz szczegółowo określono zakres danych jakie powinny zawierać oświadczenia. Przy czym oświadczenie o przeznaczeniu wyrobów powinno być dołączone do kopii faktury, bądź - jeżeli jest czytelnie podpisane - może być złożone na wystawianej fakturze.

Z treści wniosku wynika, iż Spółka, zamierza wdrożyć funkcjonalność wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej.

W związku z niniejszym Spółka rozważa dwie alternatywne metody wypełnienia warunków zawartych w art. 89 ust. 5 i 6 ustawy o podatku akcyzowym:

1.  poprzez pozyskiwanie i przechowywanie oświadczeń bez fizycznego ich załączania do wydruku obrazu faktury, przy zapewnieniu pełnej ich identyfikacji oraz możliwości przypisania do faktur, których dotyczą,
2.  poprzez załączenie oświadczenia w formie papierowej do wydruku z systemu obrazu faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Należy zauważyć, iż zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy faktura oznacza fakturę w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług.

Szczegółowe zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT, od 1 kwietnia 2011 r., reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), które zastąpiło rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 z późn. zm.).

Zgodnie z dyspozycją wyrażoną w § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r., faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Stosownie do ust. 2 ww. paragrafu, przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl § 21 ust. 1 ww. rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do ust. 2 tego paragrafu, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Kwestię przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej od dnia 1 stycznia 2011 r. reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i ust. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.).

Sposób przechowywania faktur elektronicznych został określony w § 6-8 ww. rozporządzenia.

Zgodnie z § 6 tego rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Stosownie do § 8 rozporządzenia z 17 grudnia 2010 r. faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zatem zgodnie z przepisami regulującymi podatek od towarów i usług faktur przesyłanych w formie elektronicznej nie wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach. W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji. Przy czym faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie, organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Wobec powyższych, mając na uwadze, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie przewidują w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej wystawiania ich co najmniej w dwóch egzemplarzach, tak aby oryginał otrzymywał nabywca, a kopię zatrzymywał sprzedawca należy stwierdzić, iż Spółka poprzez pozyskiwanie i przechowywanie oświadczeń bez fizycznego ich załączania do wydruku obrazu faktury, przy zapewnieniu pełnej ich identyfikacji oraz możliwości przypisania do faktur, których dotyczą bądź poprzez załączenie oświadczenia w formie papierowej do wydruku z systemu obrazu faktury wystawionej w formie elektronicznej wypełni warunki zawarte w art. 89 ust. 5 i 6 ustawy o podatku akcyzowym przy założeniu, iż oświadczenie, w zakresie swojej treści będzie dokumentem kompletnym, tj. dokumentem zwierającym wszystkie wymagane elementy.

Interpretacja dotyczy zdarzeń przyszłych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.