Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT2-3.4011.403.2023.2.SJ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2023-09-05
Teza: Obowiązki płatnika w związku z wypłatą diet i zwrotu kosztów noclegu pracownikowi będącemu w podróży służbowej.
Słowa kluczowe: dieta; obowiązek-obowiązek płatnika; pracownik; zwolnienie-zwolnienie przedmiotowe
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Zwolnienia przedmiotowe.-Zwolnienia od podatku dochodowego.-Diety i inne należności za czas podróży.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3-art. 21-ust. 1-pkt 16-lit. a

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
==================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwo stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

26 maja 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 12 maja 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku z wypłatą diet i zwrotu kosztów noclegu pracownikowi będącemu w podróży służbowej. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 31 sierpnia 2023 r. (wpływ 1 września 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

**Opis stanu faktycznego**

Wnioskodawca \`(...)\` kwietnia 2018 r. podpisał z p. Y umowę o pracę na stanowisku Menedżer Produktów. Dnia \`(...)\` stycznia 2023 r. podpisano porozumienie zmieniające umowę o pracę. Zgodnie z treścią umowy o pracę, miejscem pracy pracownika jest siedziba pracodawcy oraz każdorazowe miejsce zamieszkania pracownika. Pracownik, co do zasady, pracuje stacjonarnie w jednym z ww. miejsc wykonywania pracy oznaczonych w umowie o pracę. Wnioskodawca jest producentem wyposażenia wnętrz profesjonalnych samochodów dostawczych. Do głównych obowiązków pracowniczych ww. pracownika należy w szczególności poszukiwanie klientów oraz sprzedaż produktów Wnioskodawcy. Niekiedy, wykonanie pracy wymaga odbycia podróży służbowych krajowych lub zagranicznych do miejscowości znajdujących się na obszarze podlegającym ww. pracownikowi, który został opisany w zakresie obowiązków tego pracownika. Wnioskodawca, jako pracodawca, wydaje polecenia odbycia wyjazdu służbowego (najczęściej celem wyjazdów służbowych jest spotkanie z klientem). W związku z podróżami służbowymi, Wnioskodawca ponosi koszty związane z noclegami, a także z należnymi ww. pracownikowi dietami przewidzianymi dla krajowych i zagranicznych podróży służbowych. Wnioskodawca ponosi koszty w wysokościach przewidzianych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 167; dalej: rozporządzenie). Kwoty wypłacane pracownikowi tytułem diety i zwrotu kosztów noclegu stanowią przychód pracownika korzystający ze zwolnienia z opodatkowania. Wobec tego, Wnioskodawca pomniejsza przychód pracownika o ww. kwoty, od którego odprowadza zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Wypłacane pracownikowi świadczenia z tytułu odbywania podróży służbowych są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Wnioskodawca \`(...)\` maja 2015 r. podpisał z p. \`(...)\`. umowę o pracę na stanowisku Kierownik Sprzedaży. Umowa o pracę na okres próbny przekształciła się w umowę o pracę na czas nieokreślony zgodnie z treścią umowy o pracę. Dnia \`(...)\` stycznia 2023 r. podpisano porozumienie zmieniające umowę o pracę. Zgodnie z treścią umowy o pracę, miejscem pracy pracownika jest siedziba pracodawcy oraz każdorazowe miejsce zamieszkania pracownika. Pracownik, co do zasady, pracuje stacjonarnie w jednym z ww. miejsc wykonywania pracy oznaczonych w umowie o pracę. Wnioskodawca jest producentem wyposażenia wnętrz profesjonalnych samochodów dostawczych. Do głównych obowiązków pracowniczych ww. pracownika należy w szczególności sprzedaż produktów Wnioskodawcy oraz nadzorowanie pracy zespołu sprzedażowego. Niekiedy, wykonanie pracy wymaga odbycia podróży służbowych krajowych lub zagranicznych do miejscowości znajdujących się na obszarze podlegającym ww. pracownikowi, który został opisany w zakresie obowiązków tego pracownika. Wnioskodawca, jako pracodawca, wydaje polecenia odbycia wyjazdu służbowego (najczęściej celem wyjazdów służbowych jest spotkanie z klientem). W związku z podróżami służbowymi, Wnioskodawca ponosi koszty związane z noclegami, a także z należnymi ww. pracownikowi dietami przewidzianymi dla krajowych i zagranicznych podróży służbowych. Wnioskodawca ponosi koszty w wysokościach przewidzianych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j.: Dz. U. z 2013 r., poz. 167; dalej: rozporządzenie). Kwoty wypłacane pracownikowi tytułem diety i zwrotu kosztów noclegu stanowią przychód pracownika korzystający ze zwolnienia z opodatkowania. Wobec tego, Wnioskodawca pomniejsza przychód pracownika o ww. kwoty, od którego odprowadza zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Wypłacane pracownikowi świadczenia z tytułu odbywania podróży służbowych są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Wnioskodawca \`(...)\` września 2021 r. podpisał z p. X umowę o pracę na stanowisku Kierownik ds. Kluczowych Klientów. Dnia \`(...)\` stycznia 2023 r. podpisano porozumienie zmieniające umowę o pracę. Zgodnie z treścią umowy o pracę, miejscem pracy pracownika jest siedziba pracodawcy oraz każdorazowe miejsce zamieszkania pracownika. Pracownik, co do zasady, pracuje stacjonarnie w jednym z ww. miejsc wykonywania pracy oznaczonych w umowie o pracę. Wnioskodawca jest producentem wyposażenia wnętrz profesjonalnych samochodów dostawczych. Do głównych obowiązków pracowniczych ww. pracownika należą w szczególności pozyskiwanie nowych klientów oraz dbanie o tzw. klientów strategicznych. Niekiedy, wykonanie pracy wymaga odbycia podróży służbowych krajowych lub zagranicznych do miejscowości znajdujących się na obszarze podlegającym ww. pracownikowi, który został opisany w zakresie obowiązków tego pracownika. Wnioskodawca, jako pracodawca, wydaje polecenia odbycia wyjazdu służbowego (najczęściej celem wyjazdów służbowych jest spotkanie z klientem). W związku z podróżami służbowymi, Wnioskodawca ponosi koszty związane z noclegami, a także z należnymi ww. pracownikowi dietami przewidzianymi dla krajowych i zagranicznych podróży służbowych. Wnioskodawca ponosi koszty w wysokościach przewidzianych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j.: Dz. U. z 2013 r., poz. 167; dalej: rozporządzenie). Kwoty wypłacane pracownikowi tytułem diety i zwrotu kosztów noclegu stanowią przychód pracownika korzystający ze zwolnienia z opodatkowania. Wobec tego, Wnioskodawca pomniejsza przychód pracownika o ww. kwoty, od którego odprowadza zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Wypłacane pracownikowi świadczenia z tytułu odbywania podróży służbowych są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

**Pytanie**

Czy przychód otrzymywany przez pracowników z tytułu diet i innych należności w związku z odbyciem podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej) przez pracowników (mających rezydencję podatkową w Polsce) w wysokości wynikającej z rozporządzenia Ministra Pracy Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b (winno być lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

**Państwa stanowisko w sprawie**

Zgodnie z przepisem art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j.: Dz. U. z 2021 r., poz. 1128; dalej ustawa), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. W oparciu zaś o przepis art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy, źródłem przychodu jest stosunek pracy. Zgodnie zaś z art. 12 ust. 1 ustawy, za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Zasadniczo, więc, do przychodów ze stosunku pracy zalicza się każde świadczenie, które zostało uzyskane w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą, a którego beneficjentem jest pracownik. Jednocześnie, przyznanie określonych świadczeń może skutkować brakiem obowiązku rozpoznania przychodu podlegającego opodatkowaniu.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem art. 21 ust. 13 ustawy (ustęp 13 nie dotyczy pracowników). Odrębne przepisy, o których mowa powyżej, to rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej, w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, przysługują diety oraz zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, które to świadczenia podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy.

Konsekwentnie przyjmuje się, że w myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Powyższe zwolnienie obejmuje diety i inne świadczenia otrzymane przez pracownika za czas podróży służbowej, do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Zwolnienie przysługuje wyłącznie pod warunkiem, że pracownik odbywa podróż służbową w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy (do tego Wnioskodawca odniesie się poniżej). Pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową zobowiązany jest wypłacić pracownikowi dietę oraz inne należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową w wysokości określonej w odrębnych przepisach (aktualnie - w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej). Ww. zwolnienie obejmuje diety i inne należności wypłacone do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Natomiast, ewentualna nadwyżka wypłacanych świadczeń ponad limit określony w ww. rozporządzeniu podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Jak zostało wskazane wyżej, warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego powyżej jest odbycie przez pracownika podróży służbowej. Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Podróż służbowa jest instytucją uregulowaną w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy. Zgodnie z art. 775 k.p. podróż służbową odbywać mogą tylko pracownicy, zatem stosuje się wprost ww. przepis w opisanych stanach faktycznych. Jak stanowi art. 775 § 1 k.p., pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zgodnie z ww. definicją podróży służbowej, aby mieć do czynienia z podróżą służbową, musi być spełnionych kilka warunków, w tym przede wszystkim łącznie:

1) pracownik musi otrzymać polecenie wyjazdu służbowego,

2) pracownik musi wykonywać w trakcie wyjazdu zadanie służbowe,

3) zadanie musi być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Elementy definicji podróży służbowej odnoszą się, ze szczególnym naciskiem, do miejsca wykonywania pracy, a nie rodzaju wykonywanych przez pracownika zadań. Jeśli więc pracownik, który, na polecenie pracodawcy, wykonuje zadanie służbowe poza ustalonym umownie miejscem pracy, zasadne jest przyjęcie, że przebywa on w podróży służbowej. O wysłaniu w podróż służbową decyduje polecenie służbowe udania się poza określone w umowie o pracę miejsce wykonywania pracy (por. art. 29 § 1 pkt 2 k.p.; wyroku SN z dnia 8 listopada 2012 r., II UK 87/12). Pracownicy Wnioskodawcy odbywają podróże służbowe do miejsc znajdujących się poza umówionymi miejscami pracy. Ponadto, o podróży służbowej można mówić, jeśli w ramach wyjazdu służbowego wykonywane jest zadanie odmienne od świadczonych czynności pracowniczych. Tak wynika m.in. z wyroku SA we Wrocławiu z dnia 9 stycznia 2018 r., III AUa 981/17. Polecone pracownikowi do wykonania w podróży służbowej zadanie służbowe różni się od pracy „określonego rodzaju”, do wykonywania której pracownik zobowiązuje się w stosunku pracy (art. 22 § 1 k.p.). Przepis art. 775 § 1 k.p. wskazuje na incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały charakter podróży służbowej. Istotnym elementem oceny w sprawie jest zatem to, czy pracownik ma do wykonania polecone zadanie w podróży służbowej (art. 775 § 1 k.p.), która to w kompleksie jego obowiązków stanowi zjawisko nietypowe, okazjonalne, czy też wykonuje pracę przez dłuższy czas w innym miejscu (nawet za granicą), niż zapisane w umowie o pracę lub innym dokumencie (wyrok SA w Poznaniu z dnia 14 grudnia 2017 r., III AUa 2237/16). Pracownicy Wnioskodawcy sporadycznie (maksymalnie kilka razy w miesiącu) odbywają podróże służbowe, których celem jest spotkanie z klientami (potencjalnymi lub obecnymi). Spotkania z klientami są związane z zakresem obowiązków każdego z pracowników, niemniej, żaden z ww. pracowników nie ma obowiązku osobistego odbywania spotkań w celu wykonywania powierzonych zadań pracowniczych. Do zakresu obowiązków nie należy permanentne przemieszczanie się w celu odbywania spotkań z klientami (potencjalnymi lub obecnymi). Dodatkowo, pracodawca wydaje polecenie wyjazdu służbowego, a więc odbywanie podróży służbowych jest sformalizowane.

Organy podatkowe przykładają szczególną uwagę do ustalenia, czy pracownik odbywa podróż służbową. Przykładowo, jak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 28 września 2021 r., nr 0113-KDIPT2-1.4011.71.2021.4.MAP: „Zauważyć należy, że warunkiem niezbędnym do skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej. \[\`(...)\`\] W wyroku WSA w Warszawie z dnia 24 lutego 2016 r., sygn. akt III SA/Wa 1006/15, Sąd powołując się na wyrok Sądu Najwyższego z dnia 17 lutego 2012 r., sygn. akt III UK 54/11 oraz uchwałę siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08 (OSNP 2009, nr 13- 14, poz. 166) stwierdził m.in., że (\`(...)\`) elementem charakteryzującym podróż służbową jest okoliczność, że pobyt w miejscu wykonywania zadania służbowego jest z założenia tymczasowy, podstawę formalną podróży służbowej stanowi polecenie wyjazdu, zaś sama podróż ma charakter incydentalny w stosunku do pracy wykonywanej zwykle przez pracownika w ramach jego obowiązków wynikających z zawartej umowy o pracę (\`(...)\`)”. W niniejszej interpretacji zostało wykazane, że pracownicy odbywają podróże służbowe w rozumieniu ustawy - Kodeks pracy. Wobec powyższego, w sytuacji gdy wypłacane pracownikom kwoty (diety i inne należności) z tytułu odbywania podróży służbowych nie przekroczą wysokości określonej w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej na Wnioskodawcy, jako płatniku, nie będzie ciążyć w myśl art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych obowiązek poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy w związku z wypłaceniem pracownikom ww. kwot.

Analogiczna konkluzja wynika, przykładowo, z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 14 marca 2019 r., nr 0114-KDIP3-3.4011.545.2018.2.JM, względem stanu faktycznego, w którym: „Spółka realizuje usługi polegające m.in. na montażu i podłączaniu do instalacji tzw. rolotoków służących przemieszczaniu towarów m.in. w centrach logistycznych (dalej Usługi). W celu wykonania Usług Spółka zatrudnia pracowników. Miejscem pracy pracowników według umowy o pracę jest W. W części przypadków Usługi są wykonywane przez pracowników Spółki poza siedzibą Spółki, w miejscach działalności klientów, na terenie Polski, krajów UE lub krajów spoza UE. Realizacja pojedynczej Usługi zajmuje od kilku dni do kilku tygodni. W związku z powyższym, pracownicy Spółki odbywają podróże służbowe na terenie Polski i za granicą. W przypadku części pracowników realizujących Usługi, suma dni podróży służbowych danego pracownika w pojedynczym roku kalendarzowym przekracza 90 dni, ale żadna pojedyncza podróż służbowa pracownika nie przekracza 90 dni. \[\`(...)\`\] Zatem, przyjmując za Wnioskodawcą, że pracownicy nie mają pracy o charakterze mobilnym polegającej na ciągłym przemieszczaniu się oraz przebywają w podróży służbowej, zgodnie z art. 775 Kodeksu pracy w celu wykonywania swojej pracy, należy stwierdzić, że wypłacane diety do wysokości limitu określonego w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, bez względu na czas trwania delegacji służbowej, będą korzystać ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Od tej kwoty Wnioskodawca nie będzie miał obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy. Nadwyżka ponad limit określony w ww. rozporządzeniu stanowi przychód pracownika w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, od którego Wnioskodawca jako płatnik będzie obowiązany obliczyć, pobrać i odprowadzić do właściwego urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy na zasadach wynikających z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.

W konsekwencji, skoro Wnioskodawca wypłaca świadczenia z tytułu podróży służbowych w wysokości nieprzekraczającej kwot wynikających z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, są one wolne od opodatkowania. Wnioskodawca nie ma obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Zgodnie z przepisem art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.):

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ww. ustawy:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Art. 12 ust. 4 powołanej ustawy stanowi:

Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

Użyty w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwrot „w szczególności” oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

Zgodnie natomiast z art. 32 ust. 1 ww. ustawy:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Jednakże, jak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13;

Zwolnienie, przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przysługuje do wysokości limitów określonych w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

W myśl § 2 powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W myśl § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia, dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Na podstawie § 13 ust. 2 ww. rozporządzenia,

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia (§ 13 ust. 4 ww. rozporządzenia).

Stosownie do treści § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia,

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.

Zgodnie z § 16 ust. 1 cytowanego rozporządzenia,

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

Należy wskazać, że otrzymane przez pracowników należności z tytułu podróży służbowej mogą zostać objęte zwolnieniem od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o ile zostaną spełnione warunki związane z korzystaniem z tej preferencji. Kluczowym jest jednak użyty przez ustawodawcę zwrot „podróż służbowa”.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.). Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy:

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Podróżą służbową jest zatem taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

W opisie stanu faktycznego wskazali Państwo, że pracownicy otrzymują polecenie służbowe wyjazdu poza siedzibę pracodawcy i w związku z tym wypłacacie im Państwo należności z tytułu podróży służbowych w wysokościach przewidzianych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Mając na względzie powołane przepisy prawa podatkowego oraz przedstawiony opis stanu faktycznego należy stwierdzić, że wypłacane pracownikom – Menedżerowi Produktów, Kierownikowi Sprzedaży, Kierownikowi ds. Kluczowych Klientów – diety i inne należności w związku z odbyciem podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej) w wysokości nieprzekraczającej kwot wynikających z ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej stanowią dla nich przychód, w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże podlegający zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) tej ustawy.

Wobec powyższego, nie mają Państwo obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

W odniesieniu powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych przepisów prawa podatkowego należy wskazać, że zostały wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do Państwa sprawy, ani do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).