Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/4512-857/15-2/AS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2015-10-08
Teza: Przechowywanie kopii faktur.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 12 sierpnia 2015 r. (data wpływu 17 sierpnia 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur –**jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 17 sierpnia 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej Spółka) jest developerem. Głównym przedmiotem działalności Spółki jest realizacja projektów budowy i sprzedaży lokali w nowobudowanych osiedlach mieszkaniowych. Spółka zawiera ze swoimi klientami umowy developerskie zgodnie z Ustawą o Ochronie Praw Nabywcy Lokalu Mieszkalnego Lub Domu Jednorodzinnego z dnia 16 września 2011 r. (Dz.U. nr 232, poz. 1377). Na podstawie tych umów klienci dokonują zaliczkowych płatności na poczet nabycia lokali. W znacznej większości sprzedaż Spółki dokonywana jest na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej.

Dotychczas faktury i ich kopie były drukowane, przy czym oryginał przekazywany był klientowi za pośrednictwem poczty, natomiast kopia archiwizowana była w postaci papierowej.

Rosnące obroty oraz zmiana oferty w zakresie sposobu finansowania zakupu (wpłaty ratalne zamiast stosowanego dotychczas systemu 10/90) spowodowały znaczne zwiększenie ilości wystawianych faktur. Rosnące wydatki, będące tego konsekwencją skłaniają Spółkę do podjęcia działań mających na celu zredukowanie kosztów wydruków, przechowywania i archiwizacji faktur.

Stosowany przez Spółkę system komputerowy umożliwia gromadzenie odpowiednich danych o klientach i wystawienie faktur VAT. Po wystawieniu faktur w systemie obsługi sprzedaży dokument w postaci obrazu faktury /pdf/ jest zapisany w pamięci programu a Spółka ma możliwość wydrukowania oryginału, kopii oraz duplikatów. Jednocześnie po wystawieniu nie ma możliwości ingerencji w treść faktury, system zapewnia bezpieczeństwo zawartych na fakturze danych. System informatyczny oraz sposób przechowywania plików zapewnia bezpośrednią dostępność do przechowywanych informacji. Wystawienie faktury jest równoznaczne z jej zaewidencjonowaniem w systemie finansowo-księgowym oraz wprowadzeniem do rejestru VAT. Ze względu na powiązanie modułu wystawiającego faktury z Rejestrem VAT oraz łatwą dostępność do faktur, które archiwizowane będą przez system w podziale na okresy rozliczeniowe z możliwością wyszukiwania i ich grupowania wg zadanych kluczy np. miesiąca, kontrahenta etc., Spółka zamierza zrezygnować z drukowania kopii faktur i ich archiwizowania w postaci papierowej. Oryginały faktur papierowych przekazywane będą klientom za pośrednictwem poczty.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy Spółka w opisanym stanie faktycznym może przechowywać kopie faktur, nie będących fakturami elektronicznymi, w innej formie innej niż papierowa – w postaci obrazu faktury tradycyjnej /pdf/?

Zdaniem Wnioskodawcy, zasady odnoszące się do dokumentowania sprzedaży fakturami zawarte zostały w art. 106 ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 (Dz.U. 54 poz. 535 z późniejszymi zmianami) zwanej dalej Ustawą.

Zgodnie z art. 112a

1.  Podatnicy przechowują:
    1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
    2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2.  Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
3.  Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
4.  Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Natomiast art. 106m ustawy wskazuje, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przy czym:

*   przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
*   przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
*   autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Analizując powyższe przepisy stwierdzić należy, że nie nakładają one obowiązku przechowywania faktur, bez względu na to czy są to faktury tradycyjne czy elektroniczne, w formie papierowej. Tym samym należy domniemywać, że brak jest przeciwwskazań dla przechowywania kopii wystawionych faktur w formie elektronicznego obrazu faktury tradycyjnej pozwalającego na ich odtworzenie na każde żądanie organu podatkowego. Sposób przechowywania musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur oraz ich łatwe odszukanie i dostęp. Przywołane przepisy nie wskazują jednak na formę czy też rozwiązanie techniczne jakie musi być zastosowane dla zachowania wyżej wskazanych kryteriów. Tak więc dla prawidłowego wystawienia i późniejszego przechowywania zgodnie z przepisami nie jest niezbędne wydrukowanie kopii faktury w formie papierowej a jedynie spełnienie odpowiednich kryteriów ich przechowywania. Zaznaczyć należy, że system zapewnia możliwość odtworzenia formy papierowej faktury przez jej wydrukowanie niezwłocznie i na każde żądanie organu podatkowego. Istotne jest również, że z chwilą wystawienia faktury nie jest możliwa ingerencja w zapis danych i treść faktury. Po wystawieniu faktury system automatycznie blokuje i uniemożliwia wprowadzanie jakichkolwiek zmian w dokumencie oraz zapewnia jego czytelność i autentyczność. Integralność treści faktury zostaje zachowana i zabezpieczona. Dodatkowo sposób archiwizacji faktur w systemie komputerowym w podziale na okresy rozliczeniowe umożliwia łatwe i szybkie ich odszukanie oraz wydrukowanie w każdym momencie na żądanie osób zainteresowanych, w tym także organu podatkowego. System pozwala na wyszukiwanie i grupowanie faktur wg zadanych kluczy np. okresu którego dotyczą kontrahent etc.

Warunki przechowywania faktur, jakie muszą być spełnione zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi, nie wskazują na postać w jakiej faktury te muszą być przechowywane a jedynie kładą nacisk na zagwarantowanie spełnienia odpowiednich warunków zawartych w Ustawie. Nie należy zawężać tu możliwości technicznych które pozwalają na spełnienie wyżej wspomnianych warunków tylko i wyłącznie do wydruku na papierze. Ustawodawca wprost takiego zawężenia nie dokonał, dlatego też domniemywać należy, że każdy sposób który pozwoli na zachowanie integralności, autentyczności faktury oraz szybki i łatwy do nich dostęp będzie, w świetle przepisów dopuszczalny, a więc dopuszczalne jest przechowywanie faktur jako ich obrazu w postaci pliku elektronicznego przy zastosowaniu systemu komputerowego.

Wspomniane w art . 106m pkt 4 kontrole biznesowe za pomocą których zapewniana jest autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność rozumiane powinny być jako ogół działań i procesów jak również uwarunkowań technicznych w ramach organizacji dzięki którym zapewniony zostaje dostateczny poziom pewności co do tożsamości wystawcy faktury /autentyczność pochodzenia/, niezmienności treści /integralność treści/ oraz czytelności.

Zdaniem Spółki stosowany system obsługi sprzedaży zapewnia przechowywanym fakturom wszystkie z powyższych atrybutów i przy braku dodatkowych wymagań prawno-podatkowych pozwala na archiwizację faktur papierowych tylko w postaci zapisu elektronicznego – obrazu faktury z formacie pliku pdf.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ww. ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r., nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie, natomiast przez fakturę elektroniczną – w myśl pkt 32 – rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z ust. 5 cyt. artykułu, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Ponadto, stosownie do art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 cyt. ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (ust. 3 ww. artykułu).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z okoliczności sprawy przedstawionych w złożonym wniosku wynika, że Wnioskodawca planuje podjęcie działań mających na celu zredukowanie kosztów wydruków, przechowywania i archiwizacji faktur. Stosowany przez Spółkę system komputerowy umożliwia gromadzenie odpowiednich danych o klientach i wystawienie faktur. Po wystawieniu faktur w systemie obsługi sprzedaży dokument w postaci obrazu faktury /pdf/ jest zapisany w pamięci programu a Spółka ma możliwość wydrukowania oryginału, kopii oraz duplikatów. Jednocześnie po wystawieniu nie ma możliwości ingerencji w treść faktury, system zapewnia bezpieczeństwo zawartych na fakturze danych. System informatyczny oraz sposób przechowywania plików zapewnia bezpośrednią dostępność do przechowywanych informacji. Wystawienie faktury jest równoznaczne z jej zaewidencjonowaniem w systemie finansowo-księgowym oraz wprowadzeniem do rejestru VAT. Ze względu na powiązanie modułu wystawiającego faktury z Rejestrem VAT oraz łatwą dostępność do faktur, które archiwizowane będą przez system w podziale na okresy rozliczeniowe z możliwością wyszukiwania i ich grupowania wg zadanych kluczy np. miesiąca, kontrahenta etc., Spółka zamierza zrezygnować z drukowania kopii faktur i ich archiwizowania w postaci papierowej. Oryginały faktur papierowych przekazywane będą klientom za pośrednictwem poczty.

W odniesieniu do przedstawionej sytuacji, wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości przechowywania kopii faktur, niebędących fakturami elektronicznymi w formie innej niż papierowa w postaci obrazu faktury w formacie pdf.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak wskazała Spółka, opisany system przechowywania faktur zapewnia bezpieczeństwo danych zawartych na fakturze oraz ich czytelność i autentyczność. Ponadto archiwizacja prowadzona jest w podziale na okresy rozliczeniowe oraz umożliwia łatwe i szybkie odszukanie faktur i wydrukowanie w każdym momencie.

Zatem z uwagi na fakt, że proponowany przez Spółkę sposób archiwizacji faktur spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w art. 106m ustawy oraz pozwala na łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp w przypadku kontroli, należy stwierdzić, że faktury papierowe mogą być archiwizowane w postaci zapisu elektronicznego, tj. obrazu faktury w formacie pliku pdf.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.