Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB1/415-1316/13-5/AA
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2014-03-11
Teza: 1. Czy i w jakiej wysokości diety z tytułu podróży służbowych wypłacanych pracownikom stanowią koszt uzyskania przychodu? 2. Czy i w jakiej wysokości diety z tytułu podróży służbowych Wnioskodawcy (osoby prowadzącej działalność gospodarczą) stanowią koszt uzyskania przychodu?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; dieta; koszt-koszty uzyskania przychodów; pracownik; zwolnienie-zwolnienie przedmiotowe
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 27 listopada 2013 r. (data wpływu 28 listopada 2013 r.), uzupełnionym w dniu 18 lutego 2014 r., o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 28 listopada 2013 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania diety wypłaconej Wnioskodawcy, w zakresie kosztów uzyskania przychodów oraz w zakresie opodatkowania przychodów u pracowników.

W związku z tym, że wniosek nie spełniał wymogów formalnych, o których mowa w art. 14b § 1, § 3, art. 14f § 1 i § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, pismem z dnia 6 lutego 2014 r., znak ILPB1/415-1316/13-2/AA, na podstawie art. 169 § 1 i § 2 tej ustawy wezwano Wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania.

Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 10 lutego 2014 r., w dniu 18 lutego 2014 r. wpłynęło uzupełnienie wniosku (nadano w polskiej placówce pocztowej w dniu 17 lutego 2014 r.).

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca prowadzi jako osoba fizyczna działalność gospodarczą obejmującą m.in. przewóz towarów w kraju i za granicą. Usługi realizuje osobiście oraz poprzez pracowników zatrudnionych na umowach o pracę jako kierowcy. Z powyższego tytułu Wnioskodawca na podstawie art. 2 pkt 7 w zw. z art. 21a ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. 2012 r. poz. 1155 z późn. zm.) wypłaca diety na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w przepisach art. 775 § 3-5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy. Wysokość diet, dla pracowników ustala się na podstawie przyjętego regulaminu w wysokości wyższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

1.  Czy i w jakiej wysokości diety z tytułu podróży służbowych wypłacanych pracownikom stanowią koszt uzyskania przychodu?
2.  Czy i w jakiej wysokości diety z tytułu podróży służbowych Wnioskodawcy (osoby prowadzącej działalność gospodarczą) stanowią koszt uzyskania przychodu?

Zdaniem Wnioskodawcy, należności wypłacane pracownikom z tytułu diet za podróże służbowe stanowią koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy pdof. Wydatek ten ma bezpośredni związek z uzyskaniem przychodu. Równocześnie ponieważ wyłączenie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy pdof odnosi się wyłącznie do „podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą” wydatki związane z dietami wypłaconymi zatrudnionym pracownikom, będą stanowiły koszt uzyskania przychodów niezależnie od ich wysokości.

Tak więc, z punktu widzenia kwalifikowania tego typu wydatków do kosztów uzyskania przychodów bez znaczenia pozostaje fakt, czy diety wypłacane kierowcom są określane w ramach limitów wynikających z przepisów wydanych przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju i poza granicami kraju. Niezależnie od tego, czy należność dla kierowcy została wypłacona w wysokości limitu niepowodującego obowiązku odprowadzenia podatku dochodowego, czy też w kwocie wyższej - to jeżeli pracodawca poniósł na rzecz pracownika tego typu wydatki, rozumiane jako diety z tytułu podróży służbowych, mogą one być zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów. Tak więc w przypadku podróży służbowych pracowników, wypłacone diety mogą w pełni stanowić koszty pracodawcy, jednak tylko w granicach określonych w odpowiednich przepisach, będą podlegały zwolnieniu z podatku dochodowego u pracowników.

Zdaniem Wnioskodawcy, osoby prowadzące działalność gospodarczą odbywające z tego tytułu podróże służbowe związane bezpośrednio lub pośrednio z działalnością w zakresie diet mogą je zaliczać w koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy pdof. Wydatek ten ma bezpośredni związek z uzyskaniem przychodu.

Równocześnie wyłączenie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustaw pdof ogranicza wysokość takich kosztów do limitów przewidzianych rozporządzeniem wydanym przez Ministra Pracy Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju i poza granicami kraju.

Tak więc, diety wypłacone Wnioskodawcy stanowią koszty uzyskania przychodów tylko do wysokości limitu wyznaczonego przez wspomniane rozporządzenia. Kwota przekraczająca te limity nie może być kosztem podatkowym. Inne wydatki poniesione w ramach podróży służbowej mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem ich odpowiedniego udokumentowania, np. fakturami VAT. Do takich wydatków należą między innymi koszty zakwaterowania w hotelu, podczas podróży służbowej, koszty przejazdu autostradą, koszty opłat parkingowych. Jeżeli podróż odbywa się prywatnym samochodem, to kosztem mogą być także wartość wynikająca z iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu (Izba Skarbowa w Rzeszowie, 27 października 2005 r., IS.I/3-4231/8/05).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Kosztami uzyskania przychodu są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów, należy zatem ocenić jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz możliwość osiągnięcia przychodu. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu – w okresie ponoszenia kosztów lub w przyszłości. W związku z tym, kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim.

Dla zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, określony wydatek nie może być również wyszczególniony w katalogu negatywnym – wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, ujętych w art. 23 ww. ustawy oraz musi być należycie udokumentowany.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy, nie uznaje się za koszt uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Powyższe oznacza, że osoby prowadzące działalność gospodarczą mają prawo zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów wartość diet związanych z własnymi podróżami służbowymi oraz osób współpracujących do wysokości nieprzekraczającej wysokości diet określonych dla wskazanej grupy pracowników, w odrębnych przepisach.

Jednocześnie należy wyjaśnić, że w katalogu przepisu art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia, co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez pracodawcę na diety, bądź z innego tytułu w związku z odbywaniem podróży służbowych pracowników.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167) – obowiązujące od 1 marca 2013 r.

Wskazać przy tym należy, iż zgodnie § 2 ww. rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1.  diety;
2.  zwrot kosztów:
    1.  przejazdów,
    2.  dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
    3.  noclegów,
    4.  innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W zakresie zaliczania do kosztów uzyskania przychodów diet wypłacanych pracownikom należy wskazać, że w katalogu przepisu art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez pracodawcę na wypłatę diet, bądź z innego tytułu z związku z odbywaniem podróży służbowych pracowników.

A zatem kosztami podatkowymi są między innymi tzw. koszty pracownicze, jeżeli spełniają wskazane kryteria, określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Koszty te obejmują zatem również wydatki w postaci wypłaconych diet oraz zwrotów kosztów podróży służbowych. Są one związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.

Obowiązek wypłaty przez pracodawcę należności przysługujących pracownikowi wykonującemu na jego polecenie zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową wynika z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).

Zatem zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z Kodeksu pracy, pracodawcę obciążają wszystkie niezbędne koszty poniesione przez pracownika w związku z podróżą służbową. Równocześnie w definicji podróży służbowej istotne jest wykonywanie zadań poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy na służbowe polecenie pracodawcy związane z wykonywaniem zadania służbowego. Zatem pracodawca, który zleca wyjazd służbowy swojemu pracownikowi w celu wykonania przez niego zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałym miejscem pracy tego pracownika, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów diety oraz poniesione wydatki związane z odbywaniem przez tego pracownika podróży służbowej.

Mając na względzie cytowane powyżej przepisy stwierdzić należy, że wartość diet związanych z podróżami służbowymi osoby prowadzącej działalność gospodarczą do wysokości diet przysługujących pracownikom, wskazanej w ww. rozporządzeniu, oraz należności wypłacane pracownikom z tytułu diet, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Jednocześnie należy wyjaśnić, że w dniu 11 marca 2014 r. wniosek w części dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania diety wypłaconej Wnioskodawcy został rozstrzygnięty odrębną interpretacją indywidualną nr ILPB1/415-1316/13-4/AA, natomiast w zakresie opodatkowania przychodów u pracowników postanowieniem o umorzeniu postępowania nr ILPB1/415-1316/13-6/AA.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.