Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL3.4012.335.2025.2.MS
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-07-24
Teza: Możliwość przechowywania faktur dokumentujących zakupy
towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej. Prawo do
odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur
przechowywanych w postaci elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów
odliczenia-prawo do odliczenia
przechowywanie
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie
i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1.
Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku
naliczonego-Odliczenie podatku naliczonego z tytułu
nabycia towarów i usług
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 4. Terminy przechowywania
dokumentów -Sposób przechowywania faktur
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-
Rozdział 1-art. 86-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-
Rozdział 1-art. 86-ust. 2
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-
Rozdział 1-art. 88-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-
Rozdział 1-art. 88-ust. 3a-pkt 2
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 2
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 3
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 4
1

[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112aa-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112aa-ust. 2

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

3 czerwca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 3 czerwca 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej w zakresie:
    · możliwości przechowywania faktur dokumentujących zakupy towarów i usług wyłącznie
      w postaci elektronicznej,
    · prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w
      postaci elektronicznej.
    Uzupełnili go Państwo pismami z 8 lipca 2025 r. (wpływ 10 i 11 lipca 2025 r.) i 22 lipca 2025
    r. (wpływ 23 lipca 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.
    Treść wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca (...) Spółka komandytowa (zwany dalej „Spółką”) prowadzi działalność w
    zakresie świadczenia usług rachunkowo-księgowych i doradztwa podatkowego.
    Jest polskim rezydentem, zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny.
    Spółka otrzymuje faktury zakupowe/paragony/dokumenty zakupowe uznawane za fakturę
    zakupową wg odrębnych przepisów (zwane dalej dokumentami zakupowymi/kosztowymi
    bądź dokumentami) od swoich kontrahentów, zarówno w formie elektronicznej
    (najczęściej w formacie pliku PDF lub JPG przesyłanego na skrzynkę e-mail Wnioskodawcy),
    jak i w formie papierowej.
    Dokumenty zakupowe związane są z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Spółkę.
    Dotyczą nabycia towarów i usług, zarówno od kontrahentów mających siedzibę na
    terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz
    innych krajów.

    Spółka prowadzi księgi rachunkowe, a więc także ewidencjonuje dokumenty księgowe w
    formie elektronicznej – zgodnie z odrębnymi przepisami (tj. ustawą z dnia 29 września
    1994 r. o rachunkowości). W tym celu Spółka korzysta z systemu informatycznego z
    obszaru finansowo -księgowego (...) oraz będzie korzystać z systemu do elektronicznego
    obiegu dokumentacji (...) (dostarczane przez zewnętrznego dostawcę). Elementami
    wykorzystywanego oprogramowania jest system obiegu dokumentów oraz księgi
    rachunkowe i ewidencje prowadzone dla celów podatkowych.
    Zgodnie ze stosowanym sposobem postępowania, każdy dokument zakupowy oraz inny
    dokument księgowy trafiający do Spółki jest weryfikowany, opisywany, akceptowany i
    archiwizowany w systemie do elektronicznego obiegu dokumentacji (...), a następnie
    ewidencjonowany (księgowany) w systemie informatycznym z obszaru finansowo-
    księgowego (...).
    Do tej pory dokumenty zakupowe wpływające do Spółki w formie papierowej są
    archiwizowane w formie, w której zostały otrzymane, a więc jako dokumenty fizyczne
    (papierowe), a w celach archiwizacji przekazywane do zewnętrznego archiwum (...) z
    siedzibą w miejscowości (...). Z uwagi na skalę działalności, ilość dokumentów kosztowych
    otrzymywanych przez Spółkę, w tym w formie papierowej, jest znacząca. Ich
    przechowywanie w formie papierowej wiąże się z uciążliwościami i dodatkowymi kosztami
    (m.in. ze względu na konieczność zapewnienia odpowiednich powierzchni archiwum).
    Spółka zatrudnia pracowników oraz kadrę wyższego szczebla (zwani dalej pracownicy),
    którzy to w ramach prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej ponoszą wydatki
    służbowe, które w większości dokumentowane są w formie papierowego dokumentu
    zakupu. Miejscem pracy ze względu na posiadanie biur w różnych lokalizacjach ww. osób
    jest teren całej Polski.
    Dla szybszego obiegu dokumentacji pracownicy Ci wyposażeni są przez Spółkę w telefony
    komórkowe, za pomocą których mogą zeskanować lub sfotografować dokumenty i
    przekazać je do obiegu firmowego.
    Do tej pory dokument zakupowy w wersji papierowej był dosyłany przez pracowników
    pocztą/kurierem na adres siedziby Spółki w (...), gdzie znajduje się biuro główne i siedziba
    księgowości Spółki. Pracownik księgowości upewniwszy się, iż posiada wersję
    elektroniczną dokumentu dokonywał archiwizacji ww. dokumentów w wersji papierowej.
    Spółka wprowadziła pełną digitalizację dokumentów zakupowych, dzięki czemu chciałaby
    odstąpić od ich fizycznej archiwizacji jako dokumentów papierowych. Dotyczy to także
    dokumentów otrzymywanych w formie papierowej. Zatem, dokumenty kosztowe, choć
    otrzymywane jako dokumenty papierowe, będą archiwizowane wyłącznie w formie
    elektronicznej na serwerze głównym Spółki oraz w programie księgowym (...) jako
    załącznik do zaksięgowanego dokumentu.
    Celem Spółki jest wyeliminowanie praktyki przechowywania ich w formie papierowej
    (pełna elektroniczna archiwizacja dokumentów zakupowych). Sposób postępowania z
    dokumentami kosztowymi, otrzymywanymi przez Spółkę w formie papierowej, a
    przechowywanymi (archiwizowanymi) w formie elektronicznej (po poddaniu ich
    digitalizacji), będzie przedstawiać się w sposób opisany poniżej (dla lepszego
    zobrazowania opisu wyodrębniono umowne etapy obiegu dokumentów jako kolejne
    „kroki”).
    · Krok 1: Dokument papierowy, jako oryginalny dokument, otrzymywany jest przez
      Spółkę pocztą bądź otrzymuje go do rąk własnych pracownik Spółki.
    · Krok 2: Dokument jest „rejestrowany” w systemie (...), już niedługo będzie to (...)
      wspomagający obieg dokumentu w firmie. W tym celu dokument zakupu otrzymany
      pocztą jest skanowany, a dane z dokumentu są przenoszone do systemu. Skanowanie
      następuje do formatu PDF lecz nie można wykluczyć, iż może to być także np. format
      JPG lub BMP. Dokumentom otrzymywanym do rąk własnych, przez pracownika Spółki

      wykonywane jest zdjęcie telefonem służbowym, które za pośrednictwem służbowej
      poczty zostanie przekazane do działu księgowości. W każdym przypadku formaty
      dokumentów są nieedytowalne, m.in. PDF, JPG lub BMP. Gwarantuje to, iż
      zdigitalizowane dokumenty kosztowe są chronione przed możliwością dokonywania w
      nich zmian. Po zeskanowaniu/zrobieniu zdjęcia dokumentu papierowego, jego wersja
      elektroniczna będzie wiernym i czytelnym (skany/zdjęcia będą mieć odpowiednią
      jakość) odzwierciedleniem wersji papierowej (oryginalnej) dokumentu. Na tym etapie
      przeprowadzana jest także wstępna weryfikacja dokumentu pod względem
      formalnym. Obejmuje ona w szczególności sprawdzenie, czy dokument kosztowy jest
      wystawiony na Spółkę oraz czy zawiera poprawne dane Spółki. Dokonywana w ten
      sposób „rejestracja” dokumentu w systemie (...), już niedługo w (...), nie jest natomiast
      jeszcze tożsama z ujęciem go w księgach rachunkowych i w ewidencjach
      prowadzonych dla celów podatkowych (podatku od towarów i usług oraz podatku
      dochodowego). Stanowi wyłącznie wprowadzenie go do systemu obiegu dokumentacji
      celem zainicjowania dalszego jego obiegu.
    · Krok 3: Dokument zakupowy (jego elektroniczny obraz; ponadto system od tego
      momentu umożliwia w dowolnym momencie prezentację danych z dokumentu)
      kierowany jest do osoby, która odpowiedzialna jest za weryfikację merytoryczną
      danego dokumentu. Osoba ta dokonuje akceptacji merytorycznej dokumentu, tj. z
      punktu widzenia jej zasadności (rzetelności) oraz dokonuje jego opisu
      merytorycznego. Weryfikowane jest w szczególności, czy dokument zakupowy
      odzwierciedla faktyczny przebieg transakcji (operacji gospodarczej), a więc między
      innymi czy tożsamość dostawcy towarów/usługodawcy oraz przedmiot transakcji są
      zgodne z rzeczywistością. W tym celu dokumenty są w szczególności porównywane z
      zamówieniem. Ponadto, z ich opisu dokonywanego na tym etapie w systemie wynika,
      czego dotyczy zakup oraz kto jest za niego odpowiedzialny. Bez tak rozumianej
      akceptacji merytorycznej dokument nie jest poddawany dalszemu obiegowi. Wszelkie
      powstałe wątpliwość powinny zostać wyjaśnione na tym etapie. Warunkiem dalszego
      obiegu dokumentu kosztowego jest zaakceptowanie go przez osobę dokonującą jego
      weryfikacji merytorycznej, jako „poprawny”. Etap ten obejmuje dokonanie dekretacji
      dokumentu dla celów bilansowych i podatkowych.
    · Krok 4: Dokument zakupowy (jako dokument w systemie odpowiedzialnym za obieg
      dokumentów) trafia do działu księgowości. Na tym etapie następuje jego weryfikacja
      pod względem podatkowym i bilansowym. W szczególności wyznaczona osoba
      sprawdza dokument zakupowy pod względem formalnym, tj. czy nie jest wadliwy, a
      więc m.in. czy posiada dane wymagane przepisami prawa podatkowego, czy może
      stanowić dowód księgowy dla celów bilansowych (rachunkowych) i podatku
      dochodowego oraz dokument będący podstawą do ujęcia w ewidencji prowadzonej
      dla celów VAT. Etap ten obejmuje weryfikację dekretacji dokumentu dla celów
      bilansowych i podatkowych, a więc sprawdzenie, w jaki sposób dany dokument został
      ujęty (rozliczony) dla celów podatku dochodowego, w przypadku niejasności, może być
      on odesłany do poprzedniego kroku, w celu uzyskania odpowiedzi na zadane pytania
      wyjaśniające. Na tym etapie następuje decyzja o tym, w jaki sposób dany dokument
      zostaje ujęty (rozliczony) dla celów podatku VAT.
    · Krok 5: Na tym etapie następuje weryfikacja i dekretacja dokumentu przez dział
      księgowości.
    Po przeprowadzeniu całego procesu dokument w postaci cyfrowej, jako plik (najczęściej w
    formacie PDF) będzie zarchiwizowany – zapisany jako nieedytowalny plik w elektronicznej
    bazie danych (na serwerze) i dodany jako załącznik do programu księgowego. Natomiast
    jego papierowa (oryginalna) wersja jest trwale niszczona (utylizowana), a więc nie będzie
    archiwizowana (jako dokument papierowy).
    W niektórych przypadkach opisany powyżej sposób postępowania może podlegać
    nieznacznej modyfikacji, co do przebiegu (kolejności) opisanych powyżej „kroków”.

    Zgodnie z opisanym powyżej sposobem postępowania Spółka zapewnia funkcjonowanie
    kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu dokumentów kosztowych
    od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego – w odniesieniu do dokumentów zakupowych, które są przedmiotem
    złożonego wniosku.
    Zaznaczyć należy przy tym, iż opisany sposób postępowania zakłada, iż dokumenty w
    oryginalnej papierowej postaci będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli
    biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności
    treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.
    Każdy zarchiwizowany w systemie do elektronicznego obiegu dokumentacji dokument
    zakupowy będzie miał przypisany swój odrębny, indywidualny numer. Na jego podstawie
    możliwe jest odtworzenie w systemie „ścieżki” księgowania dokumentu, a więc także
    kolejnych etapów jego obiegu (opisanych powyżej) oraz sposobu jego ujęcia w
    ewidencjach prowadzonych dla celów rachunkowych i podatkowych.
    System do elektronicznego obiegu dokumentacji umożliwia przeglądanie
    zarchiwizowanych dokumentów w formacie, w którym zostały do niego wprowadzone.
    Elektroniczna baza danych, służąca do archiwizacji dokumentów zakupowych, umożliwia
    ich przeszukiwanie według określonych danych znajdujących się na dokumencie, jak
    również według przypisanego indywidualnego numeru.
    Dokumenty zakupowe będą przechowywane w powyższy sposób co najmniej do czasu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego. Także dłużej, gdy jest to wymagane. Zatem,
    przechowywanie dokumentów zakupowych w wersji elektronicznej będzie obejmowało
    wymagany przepisami okres. Dostęp do dokumentów przechowywanych w formie
    elektronicznej będą miały upoważnione do tego osoby.
    W uzupełnieniu do wniosku z 22 lipca 2025 r., wskazali Państwo że:
    1. Spółka (...) sp. k., zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, umożliwi bezzwłocznie
      naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego,
      dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
      Skarbowej dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej w przypadku
      wystąpienia takiej potrzeby.
    2. Spółka (...) sp. k., faktury będące przedmiotem wniosku o wydanie interpretacji
      indywidualnej będzie przechowywać w formie elektronicznej wyłącznie na terytorium
      kraju.
    3. Faktury przechowywane w postaci elektronicznej będą w podziale na okresy
      rozliczeniowe.
    4. Zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami, o których mowa we wniosku,
      służą wyłącznie czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT.
    Pytania
    1) Czy Spółka będzie uprawniona do przechowywania faktur dokumentujących zakupy
      towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia
      oryginalnych dokumentów papierowych?
    2) Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego
      wynikającego z faktur przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji, gdy
      oryginalne, papierowe faktury zostaną zniszczone?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Zdaniem Wnioskodawcy:
    Ad. 1

    Zdaniem Spółki, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych w formie papierowej
    dokumentów zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego
    (podatku VAT) wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie ich papierowych oryginałów.
    Zgodnie z art. 112a ustawy o VAT, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w
    swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, otrzymane faktury, w tym
    faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób
    zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i
    czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu
    terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Jak wynika z analizowanego przepisu, warunki stawiane przez przepisy w zakresie
    przechowywania faktur ograniczają się do konieczności przechowywania ich w podziale na
    okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający: łatwe ich odszukanie, autentyczność
    pochodzenia – tj. pewność co do tożsamości podmiotu dokonującego dostawy towarów
    lub usługodawcy albo wystawcy faktury, integralność treści – tj. brak możliwości zmiany
    danych, które powinna zawierać faktura oraz czytelności – tj. zapewniona jest możliwość
    odczytu danych z faktury.
    Przy czym ustawa nie wprowadza szczegółowych wytycznych co do sposobu realizacji
    powyższych wymogów, co oznacza, że podatnik ma swobodę w doborze metod
    przechowywania faktur, o ile spełnione są omawiane przesłanki.
    W ocenie Spółki, warunki te będą spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym
    przedstawionym we wniosku. Każda faktura zostanie zeskanowana w wysokiej
    rozdzielczości i zapisana w formacie PDF, który co do zasady uniemożliwia jakąkolwiek
    edycję pliku. Jednocześnie wprowadzone w Spółce procedury obiegu dokumentów
    powodują, iż zapewniona jest pewność co do tożsamości podmiotu wystawiającego i
    przekazującego fakturę, jak również pewność, iż zakupione towary i usługi zostały w
    rzeczywistości nabyte lub wykonane. Ponadto, wszystkie faktury będą na serwerach Spółki
    pogrupowane miesiącami i latami, co umożliwi ich łatwe odszukanie.
    Podsumowując powyższe, Wnioskodawca uważa, iż przechowywanie zeskanowanych
    faktur papierowych i przechowywanie ich w formie elektronicznej w formacie PDF, z
    jednoczesnym zniszczeniem fizycznych egzemplarzy faktur w warunkach określonych
    przez Spółkę spełnia przesłanki z art. 112a ustawy o VAT.
    Ad. 2
    W związku z pytaniem nr 2 Wnioskodawca uważa, że Spółka zachowuje prawo do
    odliczenia podatku naliczonego wynikającego z dokumentów zakupowych, o których
    mowa powyżej, jeżeli są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z
    opisanym sposobem postępowania Spółki.
    Na poparcie powyższej tezy pragniemy przytoczyć treść przepisów art. 112 i 112a ustawy
    o VAT, które poświęcone zostały zagadnieniu przechowywania dokumentów (w tym
    również faktur zakupowych). Przepisy te zobowiązują podatników do przechowywania
    wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wskazują miejsce oraz sposób
    przechowywania dokumentów (wystawianych i otrzymywanych). Co istotne, z treści
    wskazanych przepisów wynika wprost, że dopuszcza się przechowywanie dokumentów w
    formie elektronicznej, w tym poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi
    podatkowemu za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych dokumentów
    (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Z przepisów tych wynika dalej, iż podatnicy są
    zobowiązani zapewnić organowi podatkowemu na jego żądanie, bezzwłoczny dostęp do
    dokumentów, w tym dla dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej –
    również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4)
    ustawy o VAT.

    Z przepisów ustawy o VAT wynika wobec powyższego wprost, że ustawodawca dopuszcza
    możliwość przechowywania dokumentów w formie elektronicznej. Nie uzależnia przy tym
    dopuszczalności tej formy przechowywania dokumentów od tego w jakim formacie
    sporządzone zostały oryginały tych dokumentów. Jednocześnie z treści przepisów nie
    wynika także, aby przechowywanie w formie elektronicznej dokumentów otrzymanych
    jako papierowe miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie
    papierowego dokumentu.
    Z powyższego wynika, że obowiązujące regulacje w zakresie prawa podatkowego
    dopuszczają możliwość archiwizacji dokumentów zakupowych otrzymanych przez Spółkę
    w dowolny sposób, co do formy (formatu) ich przechowywania, a więc także w formie
    elektronicznej (jako zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych). Taka forma
    ich archiwizacji umożliwia znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów
    gospodarczych.
    Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są
    wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym
    mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę
    podatku naliczonego. W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego
    stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu
    nabycia towarów i usług oraz dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru
    lub wykonaniem usługi.
    Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, zgodnie z
    art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do
    nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek
    podatkowy, a jednocześnie w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, nie może powstać
    wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę zakupową.
    W kontekście analizowanych przepisów ustawy o VAT należy zauważyć, że prawo do
    odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione od sposobu przechowywania faktur
    przez podatnika.
    Zdaniem Spółki, przepisy dotyczące dokumentów uprawniających do odliczenia podatku
    VAT zawarte w art. 86 Ustawy VAT należy interpretować wespół z art. 112a ustawy VAT.
    W konsekwencji, o ile otrzymywane faktury są przechowywane z zachowaniem
    autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności, nawet, jeśli mowa o
    dokumentach, które zostały wystawione w formie tradycyjnej (papierowej), a
    przechowywane są wyłącznie w formie elektronicznej (w postaci wiernego skanu),
    wówczas nie ma przeszkód dla odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich
    faktur, przy założeniu, że nie zachodzą inne okoliczności uniemożliwiające odliczenie
    podatku, o których mowa w art. 88 ustawy VAT, a co za tym idzie Spółce przysługuje
    prawo do odliczenia podatku VAT.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j.
    Dz. U. z 2025 r. poz. 775), zwanej dalej „ustawą”:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument
      w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane
      ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
    Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się
      przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym
      formacie elektronicznym.
    Na mocy art. 106b ust. 1 ustawy:
      Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
    1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a
      pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od
      wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej
      niebędącej podatnikiem;
    2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z
      procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
    3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w
      pkt 1;
    4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o
      których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
    a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
    b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
    c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust.
      1b.
    Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:
      Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje
      nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
    W świetle art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:
      W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący
      sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia
      przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej
      dokumentacji.
    Według art. 106h ust. 1 ustawy:
      W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu
      kasy rejestrującej:
    1) do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w
      postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży albo
    2) pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy
      rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.
    Stosownie do art. 106h ust. 2 ustawy:
      Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy
      zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota
      podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
    Na podstawie art. 106h ust. 3 ustawy:
      W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży
      zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w
      dokumentacji:
    1) paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży z danymi
      identyfikującymi tę fakturę albo

    2) numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie
      fiskalnym w postaci elektronicznej.
    W myśl art. 106h ust. 4 ustawy:
      Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę
      wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.
    Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.
    W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:
      Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie
      przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro –
      danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust.
      1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla
      poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
    Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania
    faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979 ze zm.) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury
    mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.
    Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z
    fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.
    Jeżeli otrzymywany przez Państwa dokument zawiera dane określone w przytoczonych
    powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie
    regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku
    naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany
    za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania
    faktur zawarte w ustawie.
    Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego
    wykazanego na fakturze powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego
    zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury.
    Przepisy dotyczące określenia autentyczności pochodzenia faktury zostały uregulowane w
    art. 106m ustawy.
    W świetle art. 106m ust. 1 ustawy:
      Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności
      treści i czytelności faktury.
    Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:
      Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości
      dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.
    Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:
      Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych,
      które powinna zawierać faktura.
    Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:
      Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można
      zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną
      ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako
    proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny
    poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury
    (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących
    podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu
    wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna

    dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą
    podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być
    odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość
    i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz
    nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być
    także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów
    uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie
    do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
    Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że
    związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest
    łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania
    dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla
    procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna
    zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub
    świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że
    dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy
    wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu
    podatnika.
    Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie
    elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność
    pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
    Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:
      Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność
      pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w
      szczególności, w przypadku wykorzystania:
    1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
    2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego
      modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej
      wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność
      pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
    3) Krajowego Systemu e-Faktur – w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych
      otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
    Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej,
    które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność
    pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z
    powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww.
    przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym
    wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia
    autentyczności i integralności faktury.
    Stosownie do art. 112 ustawy:
      Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania
      podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym
      rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z
      zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art.
      138i ust. 8.
    Według art. 112a ust. 1 ustawy:
      Podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
      ponownie,

      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
      oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
      momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.
    W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:
      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium
      kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
      skarbowego, naczelnikowi urzędu celno -skarbowego, dyrektorowi izby administracji
      skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
      elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:
      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:
      Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez
      okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i
      art. 112a nie stosuje się.
    W świetle art. 112aa ust. 2 ustawy:
      Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik
      przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu
      upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art.
      112a stosuje się odpowiednio.
    Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają
    możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w
    dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać
    przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe
    ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych
    faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić
    odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp
    do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również
    bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku
    przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik
    obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
    skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
    Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy dopuszczalne jest przechowywanie faktur
    dokumentujących zakupy towarów i usług wyłącznie w formie elektronicznej (bez
    konieczności przechowywania w formie papierowej) oraz czy mają Państwo prawo do
    odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tak przechowywanych faktur
    zakupowych.

    Zatem w pierwszej kolejności należy przeanalizować, czy sposób przechowywania faktur
    sprzedażowych i zakupowych jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.
    Wskazać należy również, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy
    oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości
    dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury.
    Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury
    może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku
    postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu
    regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do
    stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby
    obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby
    osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania
    autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez
    podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury
    bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do
    spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną
    (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy
    fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne
    wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z
    prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu
    dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.
    Z opisu sprawy wynika, że otrzymują Państwo faktury zakupowe/paragony/dokumenty
    zakupowe uznawane za fakturę zakupową wg odrębnych przepisów (zwane dalej
    dokumentami zakupowymi/kosztowymi bądź dokumentami) od swoich kontrahentów,
    zarówno w formie elektronicznej (najczęściej w formacie pliku PDF lub JPG przesyłanego
    na skrzynkę e-mail Wnioskodawcy), jak i w formie papierowej. Dotychczas dokumenty
    zakupowe wpływające do Spółki w formie papierowej są archiwizowane w formie, w której
    zostały otrzymane, a więc jako dokumenty fizyczne (papierowe), a w celach archiwizacji
    przekazywane do zewnętrznego archiwum (...) z siedzibą w miejscowości (...). Wprowadzili
    Państwo pełną digitalizację dokumentów zakupowych, dzięki czemu chcieliby Państwo
    odstąpić od ich fizycznej archiwizacji jako dokumentów papierowych. Dotyczy to także
    dokumentów otrzymywanych w formie papierowej. Dokumenty kosztowe, choć
    otrzymywane jako dokumenty papierowe, będą archiwizowane wyłącznie w formie
    elektronicznej na serwerze głównym Spółki oraz w programie księgowym (...) jako
    załącznik do zaksięgowanego dokumentu. W Spółce wyodrębniono umowne etapy obiegu
    dokumentów:
    · Krok 1: Dokument papierowy, jako oryginalny dokument, otrzymywany jest przez
      Spółkę pocztą bądź otrzymuje jego do rąk własnych pracownik Spółki.
    · Krok 2: Dokument jest „rejestrowany” w systemie (...), już niedługo będzie to (...)
      wspomagający obieg dokumentu w firmie. W tym celu dokument zakupu otrzymany
      pocztą jest skanowany, a dane z dokumentu są przenoszone do systemu. Skanowanie
      następuje do formatu PDF lecz nie można wykluczyć, iż może to być także np. format
      JPG lub BMP. Dokumentom otrzymywanym do rąk własnych, przez pracownika Spółki
      wykonywane jest zdjęcie telefonem służbowym, które za pośrednictwem służbowej
      poczty zostanie przekazane do działu księgowości. W każdym przypadku formaty
      dokumentów są nieedytowalne, m.in. PDF, JPG lub BMP. Gwarantuje to, iż
      zdigitalizowane dokumenty kosztowe są chronione przed możliwością dokonywania w
      nich zmian. Po zeskanowaniu/zrobieniu zdjęcia dokumentu papierowego, jego wersja
      elektroniczna będzie wiernym i czytelnym (skany/zdjęcia będą mieć odpowiednią
      jakość) odzwierciedleniem wersji papierowej (oryginalnej) dokumentu. Na tym etapie
      przeprowadzana jest także wstępna weryfikacja dokumentu pod względem
      formalnym. Obejmuje ona w szczególności sprawdzenie, czy dokument kosztowy jest
      wystawiony na Spółkę oraz czy zawiera poprawne dane Spółki. Dokonywana w ten

      sposób „rejestracja” dokumentu w systemie (...), już niedługo w (...), nie jest natomiast
      jeszcze tożsama z ujęciem go w księgach rachunkowych i w ewidencjach
      prowadzonych dla celów podatkowych (podatku od towarów i usług oraz podatku
      dochodowego). Stanowi wyłącznie wprowadzenie go do systemu obiegu dokumentacji
      celem zainicjowania dalszego jego obiegu.
    · Krok 3: Dokument zakupowy (jego elektroniczny obraz; ponadto system od tego
      momentu umożliwia w dowolnym momencie prezentację danych z dokumentu)
      kierowany jest do osoby, która odpowiedzialna jest za weryfikację merytoryczną
      danego dokumentu. Osoba ta dokonuje akceptacji merytorycznej dokumentu, tj. z
      punktu widzenia jej zasadności (rzetelności) oraz dokonuje jego opisu
      merytorycznego. Weryfikowane jest w szczególności, czy dokument zakupowy
      odzwierciedla faktyczny przebieg transakcji (operacji gospodarczej), a więc między
      innymi czy tożsamość dostawcy towarów/usługodawcy oraz przedmiot transakcji są
      zgodne z rzeczywistością. W tym celu dokumenty są w szczególności porównywane z
      zamówieniem. Ponadto, z ich opisu dokonywanego na tym etapie w systemie wynika,
      czego dotyczy zakup oraz kto jest za niego odpowiedzialny. Bez tak rozumianej
      akceptacji merytorycznej dokument nie jest poddawany dalszemu obiegowi. Wszelkie
      powstałe wątpliwość powinny zostać wyjaśnione na tym etapie. Warunkiem dalszego
      obiegu dokumentu kosztowego jest zaakceptowanie go przez osobę dokonującą jego
      weryfikacji merytorycznej, jako „poprawny”. Etap ten obejmuje dokonanie dekretacji
      dokumentu dla celów bilansowych i podatkowych.
    · Krok 4: Dokument zakupowy (jako dokument w systemie odpowiedzialnym za obieg
      dokumentów) trafia do działu księgowości. Na tym etapie następuje jego weryfikacja
      pod względem podatkowym i bilansowym. W szczególności wyznaczona osoba
      sprawdza dokument zakupowy pod względem formalnym, tj. czy nie jest wadliwy, a
      więc m.in. czy posiada dane wymagane przepisami prawa podatkowego, czy może
      stanowić dowód księgowy dla celów bilansowych (rachunkowych) i podatku
      dochodowego oraz dokument będący podstawą do ujęcia w ewidencji prowadzonej
      dla celów VAT. Etap ten obejmuje weryfikację dekretacji dokumentu dla celów
      bilansowych i podatkowych, a więc sprawdzenie, w jaki sposób dany dokument został
      ujęty (rozliczony) dla celów podatku dochodowego, w przypadku niejasności, może być
      on odesłany do poprzedniego kroku, w celu uzyskania odpowiedzi na zadane pytania
      wyjaśniające. Na tym etapie następuje decyzja o tym, w jaki sposób dany dokument
      zostaje ujęty (rozliczony) dla celów podatku VAT.
    · Krok 5: Na tym etapie następuje weryfikacja i dekretacja dokumentu przez dział
      księgowości.
    Po przeprowadzeniu całego procesu to dokument w postaci cyfrowej, jako plik (najczęściej
    w formacie PDF) będzie zarchiwizowany – zapisany jako nieedytowalny plik w
    elektronicznej bazie danych (na serwerze) i dodany jako załącznik do programu
    księgowego. Natomiast jego papierowa (oryginalna) wersja jest trwale niszczona
    (utylizowana), a więc nie będzie archiwizowana (jako dokument papierowy). Zgodnie z
    opisanym powyżej sposobem postępowania zapewniają Państwo funkcjonowanie kontroli
    biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu dokumentów kosztowych od
    momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego – w odniesieniu do dokumentów zakupowych, które są przedmiotem
    złożonego wniosku. Dokumenty w oryginalnej papierowej postaci będą niszczone dopiero
    po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności
    pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Każdy
    zarchiwizowany w systemie do elektronicznego obiegu dokumentacji dokument zakupowy
    będzie miał przypisany swój odrębny, indywidualny numer. Na jego podstawie możliwe
    jest odtworzenie w systemie „ścieżki” księgowania dokumentu, a więc także kolejnych
    etapów jego obiegu (opisanych powyżej) oraz sposobu jego ujęcia w ewidencjach
    prowadzonych dla celów rachunkowych i podatkowych. System do elektronicznego

    obiegu dokumentacji umożliwia przeglądanie zarchiwizowanych dokumentów w formacie,
    w którym zostały do niego wprowadzone. Elektroniczna baza danych, służąca do
    archiwizacji dokumentów zakupowych, umożliwia ich przeszukiwanie według określonych
    danych znajdujących się na dokumencie, jak również według przypisanego
    indywidualnego numeru. Dokumenty zakupowe będą przechowywane w powyższy
    sposób co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Także dłużej,
    gdy jest to wymagane. Zatem, przechowywanie dokumentów zakupowych w wersji
    elektronicznej będzie obejmowało wymagany przepisami okres. Dostęp do dokumentów
    przechowywanych w formie elektronicznej będą miały upoważnione do tego osoby.
    Spółka, zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, umożliwi bezzwłocznie naczelnikowi
    urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby
    administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp do faktur
    przechowywanych w formie elektronicznej w przypadku wystąpienia takiej potrzeby.
    Faktury Spółka będzie przechowywać w formie elektronicznej wyłącznie na terytorium
    kraju. Faktury przechowywane w postaci elektronicznej będą w podziale na okresy
    rozliczeniowe.
    Jak już wspomniano powyżej prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do
    tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w
    przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy.
    Stwierdzam, że skoro do otrzymywanych dokumentów zakupowych przechowywanych
    wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach złożonego wniosku
    procedurą, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich
    czytelność, przy założeniu, że umożliwiony zostanie dostęp do tych faktur, na żądanie
    (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy,
    przy jednoczesnym niszczeniu papierowych oryginałów po zastosowaniu przez Państwa
    rzetelnych procedur w ramach kontroli biznesowej, to opisany sposób ich
    przechowywania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione będą
    warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.
    W związku z powyższym, Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego nr 1 uznaję
    za prawidłowe.
    Kolejne Państwa wątpliwości dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego
    wynikającego z faktur przechowywanych w postaci elektronicznej.
    Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w
    art. 86 ust. 1 ustawy. W myśl tego przepisu:
      W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności
      opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do
      obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem
      art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
    W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy:
      Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur
      otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.
    Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje,
    gdy są spełnione warunki:
    · podatek odlicza podatnik podatku od towarów i usług,
    · towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do
      takich czynności, których następstwem jest określenie podatku należnego.
    Nie można obniżyć kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z
    towarami i usługami, które:
    · nie służą do czynności opodatkowanych podatkiem VAT,

    · służą do czynności zwolnionych od tego podatku,
    · służą do czynności niepodlegających temu podatkowi.
    Art. 86 ust. 1 ustawy, nie uzależnia prawa do odliczenia od związku zakupu z obecnie
    wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Wystarczy, że podatnik nabywa towary i
    usługi w celu ich wykorzystania do czynności opodatkowanych.
    Podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, gdy:
    · spełni przesłanki pozytywne, wynikające z art. 86 ust. 1 ustawy
    · i nie zaistnieją przesłanki negatywne, określone w art. 88 ustawy.
    Art. 88 ustawy określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia
    kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
    Jedno z ograniczeń wynika z art. 88 ust. 1 ustawy:
      Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do
      nabywanych przez podatnika:
        1) (uchylony),
        2) (uchylony),
        3) (uchylony),
        4) usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:
        a) (uchylona),
        b) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników
        świadczących usług przewozu osób,
        c) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego
        podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.
        5) (uchylony)
    Kolejne z ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym:
      Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy
      podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku
      gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest
      zwolniona od podatku.
    Oznacza to, że podatnik nie może odliczyć podatku, który jest należny tylko dlatego, że
    został wykazany na fakturze. W sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo
    jest zwolniona od podatku podatnik nie może odliczyć podatku.
    W myśl art. 15 ust. 1 ustawy:
      Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości
      prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o
      której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
    Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy:
      Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców
      lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz
      rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność
      gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu
      towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów
      zarobkowych.
    Zatem, odliczyć można w całości podatek naliczony, który jest związany z transakcjami
    opodatkowanymi podatnika. Wskazana zasada wyłącza jednocześnie możliwość
    dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie
    są w ogóle wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku świadczenia
    czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

    Podkreślić jednocześnie należy, że prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego
    nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w
    jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów
    jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia
    podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w
    art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika
    faktur, w sposób wskazany w tym przepisie, niezależnie od tego, czy serwery, na których
    przechowywane są faktury znajdują się w Polsce lub poza jej terytorium. Prawidłowość
    przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe,
    które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy
    podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi
    towarami i usługami.
    Z opisu sprawy wynika, że prowadzą Państwo działalność w zakresie świadczenia usług
    rachunkowo -księgowych i doradztwa podatkowego. Są Państwo polskim rezydentem,
    zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny. Otrzymywane dokumenty zakupowe
    związane są z prowadzoną Państwa działalnością gospodarczą. Zakupione towary i usługi
    udokumentowane fakturami, o których mowa we wniosku, służą wyłącznie czynnościom
    opodatkowanym podatkiem VAT.
    Podsumowując należy stwierdzić, że przy założeniu spełnienia ogólnych warunków
    uprawniających do odliczenia VAT, w szczególności wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy,
    będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z
    faktur przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji, gdy oryginalne, papierowe
    faktury zostaną zniszczone. Przy czym prawo to będzie przysługiwało Państwu pod
    warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych wynikających z treści art. 88 ustawy.
    Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego nr 2 uznaję za prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego
    obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
    Informuję, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku
    (zapytania). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie
    mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa – rozpatrzone.
    Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie
    interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia
    zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany
    przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Ponoszą
    Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem
    we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe
    tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji
    pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym
    wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu
    przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swoją aktualność.
    Jednocześnie podkreślam, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie
    przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku
    postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie
    określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków
    prawnych.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k–14nb ustawy
      z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).

      Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
      zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do
      interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa
    z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43–300 Bielsko–Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.