Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP2/443-623/08-2/ISN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2008-10-07
Teza: Przechowywanie faktur sprzedażowych w formie skanu.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; podatek-podatek od towarów i usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o, przedstawione we wniosku z dnia 2 lipca 2008 r. (data wpływu 7 lipca 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu przechowywania faktur wystawionych w formie papierowej – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 7 lipca 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu przechowywania faktur wystawionych w formie papierowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka prowadzi działalność handlową poprzez sieć 11 marketów, zlokalizowanych w różnych miastach Polski. W ramach tej działalności wystawia swoim klientom faktury VAT. Z uwagi na charakter działalności i realizowane znaczne obroty, w ciągu roku uczestniczy w bardzo dużej liczbie transakcji, które są dokumentowane fakturami VAT (około 300.000 sztuk miesięcznie). W efekcie, przechowuje ogromną liczbę faktur sprzedażowych.

W związku z powyższym, Spółka chce obniżyć wysokie koszty przechowywania faktur w formie papierowej. W tym celu planuje, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok, przechowywać faktury wyłącznie w formie zapisu elektronicznego (jako pliki zapisane na cyfrowych nośnikach danych - faktury papierowe zostaną zniszczone). Operacja tworzenia zapisu elektronicznego będzie polegała na wykonaniu skanowania w kolorze każdej z faktur. Faktury sprzedażowe będą skanowane na bieżąco w ciągu roku. Skan faktury zostanie zapisany w formie pliku elektronicznego o rozszerzeniu „pdf”, możliwego do odczytania z wykorzystaniem powszechnie dostępnego programu komputerowego. Skan będzie wykonywany przy pomocy skanera pozwalającego na zachowanie kolorowego obrazu dokumentu, co pozwoli stwierdzić, że wykonano go z oryginalnego dokumentu, a nie np. z kserokopii lub faksu faktury.

Zapis elektroniczny faktur sprzedażowych w formie plików o rozszerzeniu „pdf” będzie gwarantował niezmienność zapisanych na nośnikach elektronicznych danych, ponieważ dokumenty te będą zapisane z funkcją uniemożliwiającą kopiowanie lub zmianę zapisanych treści faktur. Zbiory wszystkich zapisów elektronicznych faktur będą przechowywane na nośnikach danych znajdujących się w siedzibie Spółki, w związku z czym będzie możliwe natychmiastowe ich udostępnienie w formie wydruku.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Spółka będzie miała prawo po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok, przechowywać faktury sprzedażowe za okres sprawozdania w formie zapisu elektronicznego (w formie skanu faktury) dla potrzeb kontroli rozliczeń podatku od towarów i usług?

Zdaniem Wnioskodawcy, wystawione faktury sprzedażowe mogą być przechowywane po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego w formie zapisu elektronicznego (w formie „skanu”). Na gruncie ustawy VAT ustawodawca obowiązek przechowywania dokumentów określił w art. 112, zgodnie z którym podatnik jest zobowiązany przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczenia podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Tym samym, w ocenie Spółki ustawodawca nie zastrzegł w treści ustawy obowiązku przechowywania tych faktur w pierwotnej, papierowej postaci.

Ze względu na fakt, że faktury sprzedażowe powodują obowiązek zapłaty podatku VAT Zainteresowany uważa, że ich przechowywanie w formie zapisu elektronicznego (w formie „skanu”) powinno być akceptowalne.

Konieczność zapłaty podatku VAT należnego wiąże się z powstaniem obowiązku podatkowego w VAT, który wynika z dokonanej przez Wnioskodawcę dostawy towarów na rzecz klienta. Co więcej, sam fakt wystawienia faktury powoduje po jego stronie obowiązek zapłaty podatku.

Przechowywanie faktur VAT po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego w formie skanów w żaden sposób nie wpłynie negatywnie na wywiązywanie się Spółki z jej obowiązków jako podatnika VAT. W momencie sporządzania i składania deklaracji VAT Zainteresowany zawsze będzie w posiadaniu kompletu kopii wystawionych faktur sprzedażowych. Co więcej, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego możliwa będzie kontrola prawidłowości i kompletności zadeklarowanego podatku VAT należnego, gdyż wszystkie niezbędne dane będą w równym stopniu uwidocznione na skanach faktur i dostępne w postaci wydruków tych skanów, jak byłoby to w sytuacji przetrzymywania papierowych kopii wystawionych faktur.

Bez problemów możliwe będzie też stwierdzenie, w razie ewentualnej kontroli, że wszystkie obroty z tytułu sprzedaży towarów oraz wszystkie faktury sprzedażowe zostały ujęte w deklaracjach, gdyż możliwa będzie kontrola, np. dat wystawienia i numerów kolejnych faktur. Dane te po zeskanowaniu nie będą mogły zostać przez Spółkę zmienione, jako że skany będą zabezpieczone przed kopiowaniem i zapisem.

Na potwierdzenie zaprezentowanego stanowiska, Spółka powołała interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną przez Naczelnika Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu z dnia 1 kwietnia 2005 r. nr ZP/443-8/05, w której Naczelnik wyjaśnił, że jeżeli stosowany przez podatnika system przechowywania faktur gwarantuje niezmienność zapisanych na nośnikach informatycznych danych i umożliwia natychmiastowe udostępnienie tych faktur, to przechowywanie kopii wystawionych faktur sprzedażowych w formie zapisu elektronicznego (w formie „skanu”) nie jest zabronione przez polskie prawo podatkowe.

Spółka uważa, że zgodnie z przepisami obowiązującej ustawy VAT wystawione faktury sprzedażowe po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego mogą być przechowywane w formie zapisu elektronicznego, który polegałby na wykonaniu skanowania w kolorze każdej z faktur, które następnie zostałyby zapisane w formie dokumentu o rozszerzeniu „pdf” na nośnikach danych znajdujących się w jej siedzibie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na mocy art. 106 ust 1 ustawy podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (…).

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawianych faktur, tzw. papierową i elektroniczną.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy, szczegółowe zasady dotyczące wystawiania faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2005 r. Nr 75, poz. 798 ze zm.).

Stosownie do przepisu § 21 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 21 ust. 2 rozporządzenia).

W myśl przepisu § 23 ust. 1 ww. rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ww. dokumenty przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 23 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119).

Mocą § 2 ww. rozporządzenia, faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Zgodnie z § 6 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruk, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

§ 6 ust. 5 i 6 powołanego wyżej rozporządzenia stanowi, iż faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępnianie organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Z okoliczności przedstawionych we wniosku wynika, że Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności handlowej, wystawia swoim klientom faktury VAT (około 300.000 sztuk miesięcznie). W efekcie przechowuje ogromną liczbę faktur sprzedażowych. W związku z powyższym, Zainteresowany planuje obniżyć wysokie koszty przechowywania faktur w formie papierowej w taki sposób, iż po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok, chce przechowywać faktury wyłącznie w formie zapisu elektronicznego, jako pliki zapisane na cyfrowych nośnikach danych, a faktury papierowe zostaną zniszczone.

W świetle powołanych wyżej przepisów, należy stwierdzić, iż Spółka obowiązana jest przechowywać faktury VAT w takiej postaci w jakiej powstały. Nie jest więc możliwe, ani wystawianie oryginału i kopii faktur w różnej formie, ani też wysyłanie i przechowywanie tych dokumentów w innej postaci niż ta, w której zostały wystawione.

Oznacza to, że Wnioskodawca nie może przechowywać faktur sprzedażowych wyłącznie w formie zapisu elektronicznego po wcześniejszym zeskanowaniu, nawet jeżeli system, za pomocą którego są przechowywane, uniemożliwia dokonywanie zmian w pierwotnych dokumentach i daje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku.

Zatem w przedmiotowej sprawie Zainteresowany nie będzie miał prawa do przechowywania faktur sprzedażowych w formie zapisu elektronicznego (skanu) dla potrzeb kontroli rozliczeń podatku od towarów i usług, jeżeli dokumenty te w momencie wystawienia miały postać drukowaną (papierową).

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie z dnia 7 października 2008 r. nr ILPB3/423-439/08-2/MC.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Nadmienia się, iż zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016), rozpoznawanie spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych dotyczących wydawania w indywidualnych sprawach pisemnych interpretacji przepisów prawa podatkowego (interpretacje indywidualne), o których mowa w art. 14b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, ze zm.), przekazuje się wojewódzkim sądom administracyjnym, na których obszarze właściwości strona skarżąca zamieszkuje lub ma siedzibę. Powyższe rozporządzenie, zgodnie z brzmieniem § 3, wchodzi w życie po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia, tj. z dniem 11 października 2008 r.

W związku z powyższym tut. Organ informuje, że jeżeli skarga na niniejszą interpretację będzie składana po dniu 10 października 2008 r., właściwym do jej rozpoznania będzie Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.