Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 1462-IPPP2.4512.839.2016.1.DG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2016-12-01
Teza: w zakresie archiwizacji w formie elektronicznej otrzymywanych papierowych faktur i innych dokumentów
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2015 r., poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy - przedstawione we wniosku z 21 października 2016 r. (data wpływu 31 października 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizacji w formie elektronicznej otrzymywanych papierowych faktur i innych dokumentów - **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 31 października 2016 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizacji w formie elektronicznej papierowych faktur i innych dokumentów.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

X sp. z o.o. (dalej: „X”, „Spółka”, „Wnioskodawca”) spółka prawa polskiego z siedzibą w A, jest członkiem międzynarodowej grupy kapitałowej D (dalej: Grupa), wiodącego światowego leadera branży motoryzacyjnej i właściciela kilkunastu marek samochodów osobowych, autobusów, ciężarówek oraz motocykli. X jest zarejestrowana jako czynny podatnik podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”) w Polsce.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka dokonuje nabycia różnego rodzaju towarów i usług, które co do zasady dokumentowane są fakturami VAT, wystawianymi przez dostawców Wnioskodawcy.

W chwili obecnej wszelkie faktury oraz dokumenty finansowe takie jak przykładowo faktury korygujące, noty korygujące, noty księgowe, związane z nabyciem towarów lub usług przez Wnioskodawcę, otrzymane przez X od dostawców i związane z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą są przechowywane w wersji papierowej w siedzibie Spółki w Polsce.

Jednocześnie, ze względu na ogólnoświatowe trendy w zakresie cyfryzacji stosunków gospodarczych, jak również w celu ograniczenia kosztów, Wnioskodawca rozważa zmianę praktyki przechowywania wybranych rodzajów dokumentów otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej oraz zlecenie tego typu zadań, jak i innych czynności księgowych, europejskiemu centrum usług wspólnych Grupy (dalej: S), które prowadzi podmiot zagraniczny z siedzibą w Hiszpanii - spółka D M.

W odniesieniu do dokumentów otrzymywanych pierwotnie w formie papierowej planowane jest wprowadzenie procedury polegającej na zeskanowaniu ich treści i archiwizacji w formie elektronicznych plików w nieedytowalnym formacie TIFF w systemie zarządzania dokumentami elektronicznymi i archiwizacją IXOS, współpracującym z systemem SAP. Rozwiązanie takie pozwoli na sprawniejsze wykonywanie obowiązków przez pracowników korzystających na co dzień z dokumentacji, co z kolei ograniczy koszty związane z procesem archiwizacji i przechowywania dokumentacji w formie papierowej.

Procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej będzie wyglądała w następujący sposób:

1.  Wysyłka faktury

*   Faktury wystawiane przez polskich dostawców będą wysyłane do dedykowanej skrzynki pocztowej zlokalizowanej w A lub w Madrycie (dostawca będzie miał wybór). Skrzynka krajowa będzie regularnie opróżniana przez profesjonalną firmę świadczącą usługi kurierskie. Firma kurierska nie będzie uprawniona do wglądu w korespondencję znajdującą się w skrytce pocztowej, jej zadanie ograniczy się wyłącznie do przesłania zawartości skrytki do skrzynki pocztowej zlokalizowanej w Hiszpanii lub bezpośrednio do biura S.. Faktury, które zamiast na adres podanej skrytki pocztowej w A omyłkowo trafią na adres jednej z lokalizacji X w Polsce, będą wysyłane przez X do S również za pośrednictwem firmy kurierskiej. Natomiast faktury wystawiane przez dostawców zagranicznych będą - co do zasady - wysyłane przez nich bezpośrednio do skrzynki pocztowej w Madrycie.

*   Wyjątkiem będą faktury wystawiane przez dostawców części dostarczanych do E (magazyn centralny części zamiennych X), dostawców pojazdów używanych lub usług z nimi związanych (punkty handlowe Truckstore) oraz dostawców usług logistycznych związanych z zakupem i sprzedażą samochodów nowych, które to faktury po doręczeniu do danej lokalizacji X będą przesyłane kurierem lub pocztą zwykłą do S.

1.  Skanowanie faktur

*   Sam proces skanowania faktur dostarczonych do S będzie koordynowany przez partnera i dostawcę usług skanowania, firmę B. (dostawcę profesjonalnego oprogramowania do celów księgowych i finansowych), która powierzy samą czynność skanowania podwykonawcy - firmie P.

*   Każda z faktur zostanie zeskanowana oddzielnie oraz zostanie opatrzona unikalnym numerem - na papierowej wersji faktury zostanie naklejona naklejka z numerem kodem („Barcode”). Zeskanowana faktura nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do dokumentu w formie papierowej. Po zeskanowaniu dokumenty będą automatycznie przypisywane do właściwego miejsca w systemie IXOS (system zarządzany jest przez inną spółkę z Grupy). Skanowanie będzie się odbywało bez zbędnej zwłoki. Może się zdarzyć, że faktury będą skanowane innego dnia niż nastąpiło ich dostarczenie do S.

1.  Przechowywanie faktur

*   Zeskanowane faktury będą przechowywane w uporządkowany sposób, umożliwiający ich odnalezienie za pomocą numeru kodu „Barcode” (kod kreskowy). Ponadto, system archiwizacji będzie współpracował z systemem księgowym SAP, który umożliwi dostęp do faktur w porządku opartym o okresy rozliczeniowe.

*   Faktury wystawione w formie papierowej, będące przedmiotem skanowania zgodnie z regułami opisanymi powyżej, będą przechowywane w innym kraju Unii Europejskiej (Hiszpania) do momentu zakończenia okresu umownego wynikającego z umowy pomiędzy X a spółką z Madrytu, a następnie będą niszczone, przy zachowaniu przepisów wynikających z ustawy o rachunkowości.

*   System archiwizacji umożliwi jednocześnie natychmiastowy elektroniczny dostęp do wszystkich zeskanowanych faktur. Faktury będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu podatkowego na dwa sposoby: poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z elektronicznego archiwum.

*   System przechowywania zeskanowanych faktur zapewni standardy bezpieczeństwa przyjęte w grupie D oraz przewidziane przez system księgowy SAP.

Proces archiwizacji elektronicznej dokumentów opisany powyżej będzie dotyczył - poza fakturami - również faktur korygujących, not korygujących i not księgowych związanych z nabyciem towarów lub usług przez Wnioskodawcę.

Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w świetle opisu zdarzenia przyszłego, prawidłowe będzie podejście Wnioskodawcy, zgodnie z którym będzie on przechowywał zeskanowane faktury zakupowe, faktury korygujące, noty korygujące i noty księgowe związane z nabyciem towarów lub usług przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej poza granicami kraju, a przedmiotowe dokumenty w formie papierowej będą niszczone po upływie okresu umownego (przy zachowaniu zasad wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości)?

Zdaniem Wnioskodawcy:

W ocenie Wnioskodawcy, podejście zgodnie z którym będzie on przechowywał zeskanowane faktury zakupowe, faktury korygujące, noty korygujące i noty księgowe związane z nabyciem towarów lub usług przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej poza granicami kraju, a przedmiotowe dokumenty w formie papierowej będą niszczone po upływie okresu umownego (przy zachowaniu zasad wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości), jest prawidłowe.

UZASADNIENIE STANOWISKA WNIOSKODAWCY

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2016 r. poz. 710; dalej: „ustawa o VAT”), ilekroć jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3 ustawy o VAT.

W myśl z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Jednocześnie, art. 112a ust. 3 wyjaśnia, że powyższego przepisu nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Art. 112a ust. 4 ustawy o VAT nakłada na podatników obowiązek zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur, o których mowa w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Zatem w myśl przywołanych powyżej przepisów ustawy o VAT, faktury oraz inne dokumenty związane z rozliczaniem podatku VAT powinny być przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z zachowaniem następujących warunków:

*   w podziale na okresy rozliczeniowe,

*   w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,

*   w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność,

*   w taki sposób, aby możliwe było zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie bezzwłocznego dostępu do faktur.

Ustawodawca przewidział dodatkowe obowiązki dla podatników mających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski. Są one uzależnione od formy przechowywania faktur tj. tego, czy faktury przechowywane są w formie papierowej, czy elektronicznej:

*   faktury papierowe powinny być przechowywane na terytorium kraju;

*   faktury w formie elektronicznej mogą być przechowywane zarówno na terytorium kraju, jak i poza nim; jeśli zaś są przechowywane poza Polską, sposób archiwizacji powinien umożliwiać organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

Podatnik ma swobodę wyboru rozwiązań zapewniających przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe oraz w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Ustawa o VAT tej kwestii nie reguluje.

Podatnik ma również pewną swobodę co do sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, co zostało zagwarantowane w art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, aczkolwiek w tym przypadku Ustawodawca wskazuje, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić między innymi za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT).

Zauważyć należy, że w myśl praktyki prezentowanej przez organy podatkowe, pojęcie:

„(\`(...)\`) "kontrole biznesowe" użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. \[…\]

Z kolei, pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu", również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce.” (interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11 marca 2016 r., sygn. IPPP3/4512-165/16- 2/ISZ).

Kwestie związane z archiwizacją faktur, w tym faktur elektronicznych, regulują również przepisy Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm., dalej „Dyrektywa”). W myśl art. 218 Dyrektywy, państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w Rozdziale 3 („Fakturowanie” art. 217-240). Zaś w myśl art. 244 Dyrektywy, podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą Środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

Co szczególnie istotne, zgodnie z art. 247 ust. 2 Dyrektywy, aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233 Dyrektywy, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Podkreślenia wymaga fakt, że polski ustawodawca na gruncie ustawy o VAT odstąpił od tego opcjonalnego wymogu. Co za tym idzie - polski podatnik może każdorazowo wybierać pomiędzy papierową a elektroniczną archiwizacją.

W ocenie Wnioskodawcy należy stwierdzić, że przywołane powyżej przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej w formie elektronicznej w dowolny sposób, jeśli tylko zapewnią przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, w takiej sytuacji podatnik zobowiązany jest zapewnić bezzwłoczny dostęp do faktur odpowiednim organom na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, oraz zapewnić dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

Nie ma bowiem w ustawie o VAT ani w innym powszechnie obowiązującym akcie normatywnym (w szczególności w Ordynacji podatkowej) przepisu, który ograniczałby możliwość elektronicznej archiwizacji wyłącznie do tych faktur, które podatnik otrzymał od dostawcy w formie elektronicznej. Nie ma również przepisu, który obligowałby podatnika do przechowywania otrzymanych faktur papierowych wyłącznie w archiwum w formie papierowej.

W ocenie Spółki, podatnik zachowuje w takiej sytuacji prawo wyboru pomiędzy papierową a elektroniczną archiwizacją.

Co więcej, należy zwrócić uwagę na sposób, w jaki ustawodawca zdefiniował odpowiednio fakturę oraz fakturę elektroniczną w art. 2 pkt 31 i 32 ustawy o VAT:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

1.  fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;

1.  fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W ocenie Wnioskodawcy, analiza powyższych definicji powinna prowadzić do wniosku, że nawet jeśli faktura nie została wystawiona i otrzymana w formacie elektronicznym (faktura elektroniczna), to późniejsze utrwalenie ujętych na niej danych w formie elektronicznej nie będzie miało wpływu na charakter i ważność dokumentu (wciąż będzie się on mieścił w definicji faktury).

Podkreślić należy również fakt, że w art. 106m ust. 1 ustawy o VAT ustawodawca przesądza, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Co prawda, art. 106m ust. 2 i 3 precyzuje, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, pozostawia jednak otwarty katalog metod i procedur przechowywania faktur z zapewnieniem autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności.

W opisanym zdarzeniu przyszłym, Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur w następujący sposób:

*   umożliwiający dostęp do faktur w porządku opartym o okresy rozliczeniowe - każda faktura będzie bowiem zeskanowana oddzielnie oraz zidentyfikowana na podstawie unikalnego numeru kodu „Barcode”, a dostęp do faktur będzie możliwy poprzez specjalistyczne oprogramowanie archiwizujące, współpracujące z systemem SAP;

*   zapewniający łatwe odszukanie faktur elektronicznych - każda faktura będzie miała swój indywidualny numeru kodu „Barcode”, który umożliwi precyzyjne i sprawne dotarcie do poszukiwanego dokumentu;

*   zapewniający autentyczność pochodzenia faktur - proces obiegu faktur oraz ich skanowania da Wnioskodawcy pewność co do tożsamości podmiotu dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury; na każdym etapie obiegu i archiwizacji dokumentów Wnioskodawca powierza przesyłanie i skanowanie faktur profesjonalnym usługobiorcom - firmie kurierskiej (przesyłanie faktur) oraz firmie wyspecjalizowanej w dostarczaniu rozwiązań w zakresie archiwizacji dokumentów finansowych;

*   zapewniający integralność treści faktur - proces obiegu i skanowania faktur, w szczególności powierzenie zadań w tym zakresie profesjonalnym usługobiorcom i za pomocą specjalistycznego sprzętu i oprogramowania zapewni, że na każdym etapie archiwizacji żaden podmiot niezaangażowany w proces, nie będzie w stanie ingerować w treść i zmieniać danych wskazanych na fakturze; jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, system przechowywania zeskanowanych faktur zapewni standardy bezpieczeństwa przyjęte w grupie D oraz przewidziane przez system księgowy SAP;

*   zapewniający czytelność faktur - korzystanie z usług podmiotów profesjonalnie zajmujących się procesami archiwizacji elektronicznej, jak również użycie odpowiedniego sprzętu oraz oprogramowania zapewni, że zeskanowane dokumenty będą miały odpowiednią jakość graficzną;

*   umożliwiający zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, ich pobór i przetwarzanie przez organy.

Zniszczenie faktur, które nastąpi po upływie okresu umownego (z uwzględnieniem przepisów ustawy o rachunkowości), nie spowoduje utraty dokumentów, ponieważ będą one w trwały sposób zapisane w formie elektronicznej.

W ocenie Wnioskodawcy, tak archiwizowane i przechowywane dokumenty będą wciąż miały charakter i moc dowodową faktur, o których mowa w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, a zatem ich przechowywanie będzie stanowiło realizację obowiązków przewidzianych w art. 112 ustawy o VAT. Dodatkowo, w ocenie Spółki, sposób przechowywania faktur będzie spełniał wymogi dla archiwizacji, w tym archiwizacji elektronicznej, przewidziane w art. 112a ustawy o VAT.

W świetlne powyższej argumentacji Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej, będzie on uprawniony do ich archiwizacji w formie elektronicznej, w postaci skanów, oraz przechowywania skanów na serwerze zlokalizowanym w innym niż Polska państwie Unii Europejskiej (Hiszpanii), podczas gdy dokumentacja papierowa będzie niszczona po upływie okresu umownego, z zachowaniem przepisów ustawy o rachunkowości.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć jest mowa w przepisach ustawy o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych (art. 106m ust. 5 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca - spółka prawa polskiego z siedzibą w A, jest członkiem międzynarodowej grupy kapitałowej (Grupa), wiodącego światowego leadera branży motoryzacyjnej. X jest zarejestrowana jako czynny podatnik podatku od towarów i usług w Polsce.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka dokonuje nabycia różnego rodzaju towarów i usług, które są dokumentowane są fakturami VAT, wystawianymi przez dostawców Wnioskodawcy. Obecnie wszelkie faktury oraz dokumenty finansowe takie jak np. faktury korygujące, noty korygujące, noty księgowe, związane z nabyciem towarów lub usług przez Wnioskodawcę, otrzymane od dostawców są przechowywane w wersji papierowej w siedzibie Spółki w Polsce.

Wnioskodawca rozważa zmianę praktyki przechowywania wybranych rodzajów dokumentów otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej oraz zlecenie tego typu zadań, jak i innych czynności księgowych, europejskiemu centrum usług wspólnych Grupy (S), które prowadzi podmiot zagraniczny z siedzibą w Hiszpanii - spółka D M.

W odniesieniu do dokumentów otrzymywanych w formie papierowej planowane jest wprowadzenie procedury polegającej na zeskanowaniu ich treści i archiwizacji w formie elektronicznych plików w nieedytowalnym formacie TIFF w systemie zarządzania dokumentami elektronicznymi i archiwizacją IXOS, współpracującym z systemem SAP. Rozwiązanie takie pozwoli na sprawniejsze wykonywanie obowiązków przez pracowników korzystających na co dzień z dokumentacji, co z kolei ograniczy koszty związane z procesem archiwizacji i przechowywania dokumentacji w formie papierowej.

Procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej będzie wyglądała w następujący sposób:

*   Faktury wystawiane przez polskich dostawców będą wysyłane do skrzynki pocztowej zlokalizowanej w A lub w Madrycie. Firma kurierska po opróżnieniu skrytki prześle zawartość skrytki do skrzynki pocztowej zlokalizowanej w Hiszpanii lub bezpośrednio do biura S. Faktury, które zamiast na adres podanej skrytki pocztowej w A omyłkowo trafią na adres jednej z lokalizacji X w Polsce, będą wysyłane przez X do S również za pośrednictwem firmy kurierskiej. Natomiast faktury wystawiane przez dostawców zagranicznych będą - co do zasady - wysyłane przez nich bezpośrednio do skrzynki pocztowej w Madrycie.

*   Wyjątkiem będą faktury wystawiane przez dostawców części dostarczanych do E (magazyn centralny części zamiennych X), dostawców pojazdów używanych lub usług z nimi związanych (punkty handlowe Truckstore) oraz dostawców usług logistycznych związanych z zakupem i sprzedażą samochodów nowych, które to faktury po doręczeniu do danej lokalizacji X będą przesyłane kurierem lub pocztą zwykłą do S.

*   Skanowanie faktur dostarczonych do S zostanie przeprowadzona przez inny podmiot. Każda z faktur zostanie zeskanowana oddzielnie oraz zostanie opatrzona unikalnym numerem - na papierowej wersji faktury zostanie naklejona naklejka z numerem kodem („Barcode”). Zeskanowana faktura nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do dokumentu w formie papierowej. Po zeskanowaniu dokumenty będą automatycznie przypisywane do właściwego miejsca w systemie IXOS.

*   Zeskanowane faktury będą przechowywane w uporządkowany sposób, umożliwiający ich odnalezienie za pomocą numeru kodu „Barcode” (kod kreskowy). Ponadto, system archiwizacji będzie współpracował z systemem księgowym SAP, który umożliwi dostęp do faktur w porządku opartym o okresy rozliczeniowe.

*   Faktury wystawione w formie papierowej, będące przedmiotem skanowania będą przechowywane w innym kraju Unii Europejskiej (Hiszpania) do momentu zakończenia okresu umownego wynikającego z umowy pomiędzy X a spółką z Madrytu, a następnie będą niszczone, przy zachowaniu przepisów wynikających z ustawy o rachunkowości.

*   System archiwizacji umożliwi jednocześnie natychmiastowy elektroniczny dostęp do wszystkich zeskanowanych faktur. Faktury będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu podatkowego na dwa sposoby: poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z elektronicznego archiwum.

Ponadto Strona wskazała, że będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur w sposób:

*   umożliwiający dostęp do faktur w porządku opartym o okresy rozliczeniowe;

*   zapewniający łatwe odszukanie faktur elektronicznych;

*   zapewniający autentyczność pochodzenia faktur;

*   zapewniający integralność treści faktur;

*   zapewniający czytelność faktur;

*   umożliwiający zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, ich pobór i przetwarzanie przez organy.

Zniszczenie faktur, które nastąpi po upływie okresu umownego (z uwzględnieniem przepisów ustawy o rachunkowości), nie spowoduje utraty dokumentów, ponieważ będą one w trwały sposób zapisane w formie elektronicznej. Wnioskodawca wskazał, że będzie przechowywał ww. dokumenty w sposób elektroniczny do czasu upływu terminu ich przedawnienia.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii, czy Strona może stosować opisany wyżej sposób archiwizowania faktur, faktur korygujących, not korygujących i not księgowych wystawionych dla Wnioskodawcy w formie papierowej oraz zniszczenia dokumentów papierowych po ich zeskanowaniu.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W kontekście prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur, w tym należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci. Przy czym należy wskazać, że podmiot posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski może przechowywać dokumenty poza terytorium kraju wyłącznie w formie elektronicznej, a sposób ich archiwizacji będzie umożliwiał organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W świetle przywołanych przepisów i ze względu na wskazane okoliczności należy stwierdzić, że skoro Wnioskodawca wypełni warunki przechowywania dokumentów określone w art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług przechowując elektroniczne obrazy faktur i pozostałych dokumentów wymienionych we wniosku w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego a także przy zapewnieniu łatwości ich odszukania oraz dostępu on-line do tych dokumentów organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej za pomocą środków elektronicznych i bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami, to wprowadzając elektroniczny system archiwizowania otrzymanych w formie papierowej faktur i innych dokumentów spełniający określone wyżej warunki, Wnioskodawca będzie uprawniony do ich archiwizacji w sposób elektroniczny. Sposób przechowywania ww. dokumentów określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji. Zatem Wnioskodawca będzie mógł archiwizować otrzymane papierowe faktury i inne dokumenty wymienione we wniosku jedynie w formie elektronicznej, co pozwala zaprzestać ich archiwizacji w postaci papierowej z uwagi na spełnienie warunków przechowywania dokumentów, zawartych w art. 112a ustawy o VAT.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania niniejszej interpretacji.

Ponadto tut. Organ informuje, że zgodnie z art. 14na pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, przepisów art. 14k-14n dotyczących ochrony prawnej wynikającej z zastosowania się Wnioskodawcy do otrzymanej interpretacji nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe przedstawione we wniosku stanowią element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. czynności dokonanych w ramach transakcji, które pomimo spełnienia warunków formalnych ustanowionych w przepisach ustawy, miały zasadniczo na celu osiągnięcie korzyści podatkowych, których przyznanie byłoby sprzeczne z celem, któremu służą te przepisy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2016 r. poz. 718 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym, a ponadto zawierać: wskazanie zaskarżonej decyzji, postanowienia, innego aktu lub czynności; oznaczenie organu, którego działania, bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania skarga dotyczy; określenie naruszenia prawa lub interesu prawnego; w przypadkach, o których mowa w art. 52 § 3 i 4, dowód, że skarżący wezwał właściwy organ do usunięcia naruszenia prawa (art. 57 § 1 pkt 1 - 4 ww. ustawy). Skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.