Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.233.2021.1.KF
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-06-09
Teza: prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 3-art. 11; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 15 kwietnia 2021 r. (data wpływu drogą elektroniczną e-PUAP 15 kwietnia 2021 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 15 kwietnia 2021 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

(…) S.A. działa w branży farmaceutycznej. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT.

Stosowany obecnie przez Spółkę program archiwizowania dokumentów sprzedażowych i zakupowych (przez co należy rozumieć faktury, faktury korygujące, rachunki i duplikaty) oparty jest na przechowywaniu dokumentów w formie pierwotnie otrzymanej (dokumenty zakupowe)/wystawionej (dokumenty sprzedażowe). Oznacza to, że dokumenty wystawione lub otrzymane w wersji papierowej przechowywane są w wersji papierowej, a wystawione lub otrzymane w wersji elektronicznej, przechowywane są w wersji elektronicznej.

Spółka zamierza wprowadzić dla większości dokumentów księgowych wystawianych i otrzymywanych w formie papierowej, wyłącznie archiwum elektroniczne. Do prowadzenia archiwum elektronicznego dedykowany będzie specjalny program do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów.

Papierowe dokumenty przeznaczone do archiwum elektronicznego, Spółka zamierza skanować i zapisywać w jednym z popularnych formatów (np. pdf, JPG, tiff) w sposób uniemożliwiający zmianę danych zawartych w tych dokumentach. Obrazy dokumentów będą przechowywane przez Spółkę do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego na serwerze informatycznym. Baza archiwum zapisywana będzie dodatkowo na kopiach bezpieczeństwa. Każdy z dokumentów wprowadzonych do archiwum elektronicznego otrzyma unikalny numer. Do każdego dokumentu w archiwum przyporządkowanych będzie wiele dodatkowych informacji, umożliwiających jego identyfikację i łatwe odszukanie, takich m.in. jak: nazwa dostawcy w przypadku dokumentów zakupowych, nazwa nabywcy w przypadku dokumentów sprzedażowych, data wystawienia dokumentu, numer dokumentu nadany przez wystawcę, kwota netto, kwota brutto, kwota podatku VAT.

Program do elektronicznego obiegu dokumentów umożliwiać będzie wyszukiwanie dokumentów według wybranego kryterium, co umożliwi szybką i łatwą identyfikację wprowadzonych dokumentów oraz bezproblemowe odszukanie konkretnych treści dotyczących poszczególnych dokumentów, jak również samego ich obrazu w postaci skanu. Po zeskanowaniu dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu ich wersji elektronicznej w programie informatycznym, papierowe wersje dokumentów będą niszczone.

Elektroniczne dokumenty otrzymywane przez Spółkę (np. jako załączniki do maili) przenoszone będą zaś poprzez program do archiwum elektronicznego w taki sposób, że albo będą drukowane w wersji papierowej i dopiero potem skanowane i zapisywane w archiwum elektronicznym, albo będą bezpośrednio zapisywane w archiwum elektronicznym z wersji pierwotnie otrzymanej przez Spółkę, bez drukowania pośredniej wersji papierowej. Po zapisaniu dokumentów elektronicznych w archiwum elektronicznym, oryginalne pliki otrzymane przez Spółkę, które zawierały elektroniczne dokumenty będą kasowane (np. mail z załącznikiem, w postaci faktury elektronicznej).

Wnioskodawca będzie przechowywał dokumenty w archiwum elektronicznym w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, jak również zapewniający łatwe ich odszukanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Dokumenty w archiwum elektronicznym przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe. Należy przez to rozumieć możliwość wyszukiwania żądanych faktur po zadanych kryteriach wyszukiwania (w tym określonych zakresów dat przypisanych do dokumentów).

Archiwum elektroniczne będzie również utrzymywane dla dokumentów rozliczeniowych związanych z wydatkami pracowniczymi, delegacjami pracowniczymi.

W odniesieniu do faktur otrzymywanych od kontrahentów Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostaw towarów lub świadczeniem usług. Kontrole te będą polegać na określonej ścieżce akceptacji faktur w systemie przechowywania i archiwizowania dokumentów. Faktury będą wprowadzane do systemu przez upoważnione osoby, w kolejnych etapach nastąpi weryfikacja i akceptacja merytoryczna przez osobę odpowiedzialną za złożenie zamówienia, a następnie - po weryfikacji elementów formalnych dokumentu - akceptacja księgowa. Opisany proces akceptacji faktury będzie odbywał się zgodnie z obowiązującym w Spółce schematem autoryzacji. Ponadto, do systemu elektronicznego przechowywania dokumentów wraz z fakturami możliwe będzie dołączenie dokumentów uzupełniających, potwierdzających dostawę towarów lub wykonanie usługi np. umów, protokołów, aktów notarialnych, korespondencji handlowej. Kontrahenci Spółki są weryfikowani za pomocą dostępnych źródeł weryfikacji, a przesyłanie faktur w formie elektronicznej odbywa się za zgodą stron.

Otrzymywane w wersji papierowej faktury po wprowadzeniu i zapisaniu w systemie elektronicznego obiegu, przechowywania i archiwizowania dokumentów i weryfikacji ich czytelności, poprawności, oraz integralności treści będą niszczone. Dalsze kontrole biznesowe, ewidencjonowanie i rozliczenie podatku odbywać się będą na podstawie umieszczonych w systemie plików zawierających faktury.

Opisana procedura dotyczy również dokumentów otrzymywanych w formie elektronicznej.

Spółka planuje wprowadzić system elektronicznego obiegu i przechowywania dokumentów dla wszystkich otrzymywanych dokumentów. Jednocześnie Spółka informuje, że dokonuje odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach wyłącznie od wydatków służących czynnościom opodatkowanym zgodnie z art. 86 ustawy o VAT i niewymienionych w art. 88 ustawy o VAT.

Faktury w formie elektronicznej nie będą przechowywane poza terytorium kraju.

W związku z powyższym Wnioskodawca chciałby potwierdzić czy będzie przysługiwało mu prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT), zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane i archiwizowane w sposób opisany we wniosku —przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT), zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane i archiwizowane w sposób opisany we wniosku - przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy:

W przedstawionym zdarzeniu przyszłym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej - przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT.

Zgodnie z definicją z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Art. 112a ust. 1 ustawy o VAT stanowi natomiast, że podatnicy przechowują wystawione oraz otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur w momencie wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy są również zobowiązani do zapewnienia bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, również do bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych. Pojęcia autentyczności i integralności treści faktur zostały określone w art. 106m ustawy o VAT. Zgodnie z wskazanym przepisem przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Integralność treści została natomiast określona jako brak zmian w danych, które zawiera faktura. Art. 106m ust. 4 ustawy o VAT wskazuje, że elementy te (integralność treści, autentyczność pochodzenia oraz czytelność faktury) można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodna ścieżkę audytu między faktura, a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Brzmienie powyższych przepisów nie nakłada na podatnika obowiązku przechowywania otrzymanej faktury w postaci materialnej. Mając na uwadze powyższe, zdaniem Spółki, przechowywanie jedynie w formie elektronicznej kopii dokumentów przez Spółkę jest dopuszczalne na gruncie przepisów ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

W konsekwencji, nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma miejsce, gdy spełnione zostaną następujące warunki: w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy, faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia, odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług, towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, w stosunku do nabywanych towarów lub usług nie ma zastosowania katalog wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu.

W konsekwencji, należy podkreślić, iż forma, w jakiej przechowywane są faktury (papierowa czy elektroniczna) pozostaje bez wpływu na możliwość czy zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe.

Przykładowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, w interpretacji z dnia 20 września 2017 r. nr 0112-KDIL1-3.4012.376.2017.1.KM:

„Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawianych zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawców, czyli w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich, również ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami .”

Stanowisko to potwierdza również m.in.:

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 22 marca 2017 r. nr 1462-IPPP2.4512.92.2017.1.KOM,

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 13 marca 2017 r. nr 2461-IBPP2.4512.1034.2016.3.WN,

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 26 czerwca 2017 r. nr 0111-KDIB3-2.4012.151.2017.2.SR.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685), zwanej dalej „ustawą”, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną, w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Stosownie do § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

1.  numer i datę wystawienia,
2.  imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4.  informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
5.  kwotę podatku,
6.  kwotę należności ogółem.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jaki wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Stosowany obecnie przez Spółkę program archiwizowania dokumentów sprzedażowych i zakupowych oparty jest na przechowywaniu dokumentów w formie pierwotnie otrzymanej/wystawionej. Oznacza to, że faktury wystawione lub otrzymane w wersji papierowej przechowywane są w wersji papierowej, a wystawione lub otrzymane w wersji elektronicznej, przechowywane są w wersji elektronicznej.

Spółka zamierza wprowadzić dla większości dokumentów księgowych wystawianych i otrzymywanych w formie papierowej, wyłącznie archiwum elektroniczne. Do prowadzenia archiwum elektronicznego dedykowany będzie specjalny program do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów.

Papierowe faktury i dokumenty zrównane z nimi przeznaczone do archiwum elektronicznego, Spółka zamierza skanować i zapisywać w jednym z popularnych formatów (np. pdf, JPG, tiff) w sposób uniemożliwiający zmianę danych zawartych w tych dokumentach. Obrazy faktur będą przechowywane przez Spółkę do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego na serwerze informatycznym. Baza archiwum zapisywana będzie dodatkowo na kopiach bezpieczeństwa. Każdy z dokumentów wprowadzonych do archiwum elektronicznego otrzyma unikalny numer. Do każdej faktury w archiwum przyporządkowanych będzie wiele dodatkowych informacji, umożliwiających jej identyfikację i łatwe odszukanie, takich m.in. jak nazwa dostawcy w przypadku faktur zakupowych, nazwa nabywcy w przypadku faktur sprzedażowych, data wystawienia dokumentu, numer dokumentu nadany przez wystawcę, kwota netto, kwota brutto, kwota podatku VAT.

Program do elektronicznego obiegu dokumentów umożliwiać będzie wyszukiwanie faktur według wybranego kryterium, co umożliwi szybką i łatwą identyfikację wprowadzonych dokumentów oraz bezproblemowe odszukanie konkretnych treści dotyczących poszczególnych dokumentów, jak również samego ich obrazu w postaci skanu. Po zeskanowaniu dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu ich wersji elektronicznej w programie informatycznym, papierowe wersje dokumentów będą niszczone.

Elektroniczne faktury i dokumenty zrównane z nimi otrzymywane przez Spółkę (np. jako załączniki do maili) przenoszone będą poprzez program do archiwum elektronicznego w taki sposób, że albo będą drukowane w wersji papierowej i dopiero potem skanowane i zapisywane w archiwum elektronicznym, albo będą bezpośrednio zapisywane w archiwum elektronicznym z wersji pierwotnie otrzymanej przez Spółkę, bez drukowania pośredniej wersji papierowej. Po zapisaniu dokumentów elektronicznych w archiwum elektronicznym, oryginalne pliki otrzymane przez Spółkę, które zawierały elektroniczne dokumenty będą kasowane.

Wnioskodawca będzie przechowywał faktury w archiwum elektronicznym w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, jak również zapewniający łatwe ich odszukanie organowi podatkowemu i pozostałym organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Dokumenty w archiwum elektronicznym przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe. Należy przez to rozumieć możliwość wyszukiwania żądanych faktur po zadanych kryteriach wyszukiwania (w tym określonych zakresów dat przypisanych do dokumentów).

Archiwum elektroniczne będzie również utrzymywane dla dokumentów zrównanych z fakturami związanych z wydatkami pracowniczymi, delegacjami pracowniczymi.

W odniesieniu do faktur otrzymywanych od kontrahentów Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Kontrole te będą polegać na określonej ścieżce akceptacji faktur w systemie przechowywania i archiwizowania dokumentów. Faktury będą wprowadzane do systemu przez upoważnione osoby, w kolejnych etapach nastąpi weryfikacja i akceptacja merytoryczna przez osobę odpowiedzialną za złożenie zamówienia, a następnie - po weryfikacji elementów formalnych dokumentu - akceptacja księgowa. Opisany proces akceptacji faktury będzie odbywał się zgodnie z obowiązującym w Spółce schematem autoryzacji. Ponadto, do systemu elektronicznego przechowywania faktur możliwe będzie dołączenie dokumentów uzupełniających, potwierdzających dostawę towarów lub wykonanie usługi np. umów, protokołów, aktów notarialnych, korespondencji handlowej. Kontrahenci Spółki są weryfikowani za pomocą dostępnych źródeł weryfikacji, a przesyłanie faktur w formie elektronicznej odbywa się za zgodą stron.

Otrzymywane w wersji papierowej faktury po wprowadzeniu i zapisaniu w systemie elektronicznego obiegu, przechowywania i archiwizowania dokumentów i weryfikacji ich czytelności, poprawności, oraz integralności treści będą niszczone. Dalsze kontrole biznesowe, ewidencjonowanie i rozliczenie podatku odbywać się będą na podstawie umieszczonych w systemie plików zawierających faktury.

Opisana procedura dotyczy również dokumentów otrzymywanych w formie elektronicznej.

Spółka planuje wprowadzić system elektronicznego obiegu i przechowywania dokumentów dla wszystkich otrzymywanych dokumentów. Jednocześnie Spółka informuje, że dokonuje odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach wyłącznie od wydatków służących czynnościom opodatkowanym zgodnie z art. 86 ustawy o VAT i niewymienionych w art. 88 ustawy o VAT.

Faktury w formie elektronicznej nie będą przechowywane poza terytorium kraju.

W tak przedstawionym opisie sprawy wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur i dokumentów zrównanych z nimi, przechowywanych w formie elektronicznej.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak wskazał Wnioskodawca zarchiwizowane faktury będą mogły być udostępnione do wglądu uprawnionym osobom w dowolnym momencie. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na żądanie odpowiedniego organu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony dostęp do zarchiwizowanych faktur oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak z wniosku wynika, papierowe faktury przeznaczone do archiwum elektronicznego będą wykonywane poprzez skanowanie i zapisywane w formatach takich jak: pdf, JPG i tiff. Ponadto Wnioskodawca wskazał, że żadne dane na dokumentach nie mogą być zmienione. W odniesieniu do faktur otrzymywanych od klientów Wnioskodawca zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur oraz dokumentów zrównanych z nimi, zarówno wystawionych jak i otrzymywanych przez Spółkę, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, a także umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i dokumentów z nimi zrównanych wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z kolei art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

1.  (uchylona),
2.  nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,
3.  usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT.

Zgodnie z opisem sprawy, Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka dokonuje odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach wyłącznie od wydatków służących czynnościom opodatkowanym zgodnie z art. 86 ustawy o VAT i niewymienionych w art. 88 ustawy.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Analizując okoliczności faktyczne sprawy na tle przedstawionych przepisów prawa wskazać należy, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach dokumentujących zakup towarów i usług służących wyłącznie do działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Powyższe wynika z faktu, że w analizowanym przypadku będą spełnione – wskazane w art. 86 ust. 1 ustawy – przesłanki warunkujące prawo do odliczenia podatku naliczonego. Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, nabyte towary i usługi będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Zatem należy zgodzić się ze Spółką, że faktury mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur pozwala zachować Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania w formie elektronicznej przez Spółkę w wersji papierowej faktur i dokumentów zrównanych z fakturami. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują kwestii przechowywania w sposób elektroniczny innych dokumentów. Zatem niniejsza interpretacja nie dotyczy elektronicznego przechowywania pozostałych dokumentów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawcy.

Zaznaczenia wymaga, że Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 2193 ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.