Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBII/1/415-1079/11/ASz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2012-03-30
Teza: Czy kwota otrzymana przez pracownika będącego w zagranicznej lub krajowej podróży służbowej w celu sfinansowania jego całodziennego wyżywienia przewyższająca wysokość diet wskazanych w ustawie i właściwych rozporządzeniach wykonawczych bądź w formie zaliczki otrzymanej od pracodawcy przed rozpoczęciem podróży, bądź też w formie kwoty zarezerwowanej dla pracownika na karcie służbowej, udostępnionej mu przed rozpoczęciem podróży służbowej czy też w formie zwrotu wydatków na wyżywienie wstępnie poniesionych przez pracownika jest zwolniona z opodatkowania w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; dieta; faktura; wyżywienie
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 27 grudnia 2011r. (data wpływu do tut. Biura – 30 grudnia 2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zwolnienia z opodatkowania zwrotu kosztów wyżywienia poniesionych w trakcie podróży służbowej – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 30 grudnia 2011r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zwolnienia z opodatkowania zwrotu kosztów wyżywienia poniesionych w trakcie podróży służbowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca działający w formie spółki akcyjnej zatrudnia pracowników, którzy odbywają podróże służbowe na terenie kraju i za granicą. Dotychczas Wnioskodawca wypłacał swoim pracownikom diety z tytułu odbywanych przez nich podróży służbowych, jednak aktualnie Wnioskodawca planuje wprowadzić nowy system rozliczania wydatków na wyżywienie ponoszonych przez pracowników w czasie odbywanych przez nich podróży służbowych. Wnioskodawca zamierza zapewniać pracownikom całodzienne bezpłatne wyżywienie i nie wypłacać diet, na co pozwalają odpowiednie przepisy Kodeksu pracy i odpowiednich rozporządzeń wykonawczych. Zapewnienie całodziennego wyżywienia będzie mogło następować:

1.  poprzez wypłacenie zaliczki na poczet wydatków na wyżywienie, albo
2.  poprzez wyposażenie pracownika w kartę służbową ze wskazaniem w przepisach wewnątrzzakładowych maksymalnej kwoty przeznaczonej na wyżywienie, albo
3.  poprzez zwrot pracownikowi wydatków poniesionych przez niego na wyżywienie w czasie podróży służbowej, które będą udokumentowane fakturami lub rachunkami wystawionymi na Spółkę albo – jeśli nie jest to możliwe – paragonami fiskalnymi.

Wnioskodawca wskazał, iż zazwyczaj kwota przeznaczona na całodzienne wyżywienie będzie wyższa niż dieta przysługująca pracownikowi na podstawie przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowej na terytorium kraju oraz na podstawie przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.), dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowej poza terytorium kraju.

Po zakończeniu przez pracownika podróży służbowej Wnioskodawca – w zależności od formy zapewnienia pracownikowi całodziennego wyżywienia będzie:

1.  rozliczać zaliczkę wypłaconą pracownikowi na podstawie przedłożonych przez pracownika faktur lub rachunków wystawionych na Wnioskodawcę albo paragonów fiskalnych albo
2.  rozliczać stan na karcie służbowej, z pomocą której pracownik dokonywał zapłaty za wyżywienie, albo
3.  zwracać pracownikowi poniesione przez niego wydatki na wyżywienie na podstawie przedłożonych przez pracownika faktur lub rachunków wystawionych na Wnioskodawcę albo paragonów fiskalnych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy kwota otrzymana przez pracownika będącego w zagranicznej lub krajowej podróży służbowej w celu sfinansowania jego całodziennego wyżywienia przewyższająca wysokość diet wskazanych w ustawie i właściwych rozporządzeniach wykonawczych bądź w formie zaliczki otrzymanej od pracodawcy przed rozpoczęciem podróży, bądź też w formie kwoty zarezerwowanej dla pracownika na karcie służbowej, udostępnionej mu przed rozpoczęciem podróży służbowej czy też w formie zwrotu wydatków na wyżywienie wstępnie poniesionych przez pracownika jest zwolniona z opodatkowania w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

W ocenie Wnioskodawcy, nadwyżka rzeczywistych kosztów wyżywienia za czas podróży służbowej pracownika pokrytych przez pracodawcę ponad wysokość diety, określonych w ww. rozporządzeniach w sprawie podróży służbowej, nie stanowi dla pracownika przychodu w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zdaniem Wnioskodawcy bez znaczenia jest forma przekazania pracownikowi środków pieniężnych w celu zapewnienia mu bezpłatnego całodziennego wyżywienia. Zgodnie z treścią art. 12 ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, iż wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Na podstawie § 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej na terytorium kraju, z tytułu podróży służbowej na terytorium kraju, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, przy czym ta ostatnia kategoria nie jest ograniczona co do wysokości. Zgodnie z § 4 pkt 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej na terytorium kraju dieta przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 23 zł za dobę podróży, natomiast § 4 pkt 3 stanowi, że dieta nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Z kolei w odniesieniu do zagranicznych podróży służbowych, rozporządzenie w sprawie podróży służbowej poza terytorium kraju stanowi w § 2, że z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują:

1.  diety;
2.  zwrot kosztów:
    *   przejazdów i dojazdów,
    *   noclegów
    *   innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Z kolei § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej poza terytorium kraju stanowi, że dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Natomiast zgodnie z § 5 ust. 1 pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 4 ust. 4. Ponadto pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety (§ 5 ust. 3 rozporządzenia o podróży służbowej poza granicami kraju).

Zdaniem Wnioskodawcy z powyższego wynika, że pracodawca może albo zapewnić pracownikowi bezpłatne całodzienne wyżywienie (albo ekwiwalent w przypadku zagranicznych podróży służbowych) albo wypłacić mu dietę. Przepisy obu rozporządzeń w sprawie podróży służbowych nie ograniczają przy tym w żaden sposób kosztów całodziennego wyżywienia, zapewnianego pracownikowi.

W ocenie Wnioskodawcy zapewnienie pracownikowi całodziennego wyżywienia podczas podróży służbowej, bez względu na formę (zaliczka, karta służbowa czy też zwrot wydatków) powinno być uznane za „inne należności za czas podróży służbowej pracownika”, które są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z przedmiotowym artykułem wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Ponieważ kwoty całodziennego wyżywienia pracownika kwalifikują się do tzw. „innych należności za czas podróży służbowej” i nie są limitowane ani w Kodeksie pracy ani w ww. rozporządzeniach wykonawczych należy uznać, że są one zwolnione od opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych w pełnej wysokości.

Wnioskodawca ponadto wskazuje, że wszystkie wskazane powyżej formy zapewnienia pracownikowi całodziennego wyżywienia (tj. zaliczka, udostępnienie karty służbowej czy też zwrot wydatków) świadczą o tym, że to pracodawca w istocie zapewnia pracownikowi całodzienne wyżywienie, gdyż koszty owego wyżywienia są ponoszone bezpośrednio przez pracodawcę (faktury i rachunki będą wystawiane bezpośrednio na Wnioskodawcę).

Na potwierdzenie swojego stanowiska Wnioskodawca wskazał interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 23 lutego 2010r. znak: IPPB1/415-934/09-5/KS.

Na tle przedstawionego zdarzenia przyszłego stwierdzam co następuje:

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010r. Nr 51, poz. 307 ze zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają zatem wszelkie dochody osiągane przez podatnika, z wyjątkiem tych dochodów, które zostały enumeratywnie wymienione przez ustawodawcę jako zwolnione od podatku, bądź od których zaniechano poboru podatku, w drodze rozporządzenia wydanego przez Ministra Finansów.

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodami z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Mając na uwadze wyżej przywołane uregulowania prawne należy zaznaczyć, że przepis art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wymienia jedynie przykładowo przychody ze stosunku pracy. Świadczy o tym użycie słowa „w szczególności” co oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Oznacza to, że przychodami ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

1.  podróży służbowej pracownika
2.  podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy:

*   rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.),
*   rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Zatem diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika na obszarze kraju i poza nim zwolnione są z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości określonej w wyżej cytowanych rozporządzeniach.

Warunkiem niezbędnym do skorzystania ze zwolnienia określonego w powołanym powyżej przepisie jest odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Z uwagi na brak definicji podróży służbowej na gruncie prawa podatkowego, do wyjaśnienia tej kwestii należy posłużyć się treścią art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), zgodnie z którym, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej krajowej, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1.  przejazdów,
2.  noclegów,
3.  dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
4.  innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży krajowej pracownikowi przysługuje dieta obliczona w wysokości i na zasadach określonych w § 4 ww. rozporządzenia.

W myśl § 4 ust. 1 cytowanego rozporządzenia, dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 23 zł za dobę podróży. Dieta m. in. nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie (§ 4 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia).

Zgodnie natomiast z przepisem § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1.  diety;
2.  zwrot kosztów:
    *   przejazdów i dojazdów
    *   noclegów,
    *   innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb

Stosownie natomiast do § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia (§ 4 ust. 2 ww. rozporządzenia).

W myśl § 4 ust. 3 cytowanego rozporządzenia, dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży.

Zgodnie z § 5 ww. rozporządzenia, pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 4 ust. 4.

Zatem należności wypłacone pracownikom odbywającym podróż służbową w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, obejmujące m.in. diety oraz zwrot kosztów za przejazdy, noclegi, dojazdy, a także inne udokumentowane wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego do wysokości określonej ww. rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Powyższe przepisy nie zawierają wykazu „innych udokumentowanych wydatków”, nie ograniczają również co do zasady ich wysokości, pozostawiając to w gestii pracodawcy. To pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, które nie są limitowane i które muszą mieć związek z wykonaną podróżą, a ponadto być prawidłowo udokumentowane.

W rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, stwierdzono bowiem w § 8a ust. 3, iż do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Natomiast w myśl § 13 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca działający w formie spółki akcyjnej zatrudnia pracowników, którzy odbywają podróże służbowe na terenie kraju i za granicą. Dotychczas Wnioskodawca wypłacał swoim pracownikom diety z tytułu odbywanych przez nich podróży służbowych, jednak aktualnie planuje wprowadzić nowy system rozliczania wydatków na wyżywienie ponoszonych przez pracowników w czasie odbywanych przez nich podróży służbowych. Wnioskodawca zamierza zapewniać pracownikom całodzienne bezpłatne wyżywienie i nie wypłacać diet. Zapewnienie całodziennego wyżywienia będzie mogło następować:

1.  poprzez wypłacenie zaliczki na poczet wydatków na wyżywienie, albo
2.  poprzez wyposażenie pracownika w kartę służbową ze wskazaniem w przepisach wewnątrzzakładowych maksymalnej kwoty przeznaczonej na wyżywienie, albo
3.  poprzez zwrot pracownikowi wydatków poniesionych przez niego na wyżywienie w czasie podróży służbowej, które będą udokumentowane fakturami lub rachunkami wystawionymi na Spółkę albo – jeśli nie jest to możliwe – paragonami fiskalnymi.

W ocenie Wnioskodawcy zapewnienie pracownikowi całodziennego wyżywienia podczas podróży służbowej, bez względu na formę (zaliczka, karta służbowa czy też zwrot wydatków) powinno być uznane za „inne należności za czas podróży służbowej pracownika”, które są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle powołanych powyżej przepisów należy stwierdzić, że zapewnienie pracownikowi całodziennego wyżywienia podczas podróży służbowej, bez względu na formę (zaliczka, karta służbowa czy też zwrot wydatków) nie może być uznane za „inne należności za czas podróży służbowej pracownika”, które są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jak wykazano powyżej do innych należności za czas podróży służbowej pracownika należy zaliczyć zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zapewnienie pracownikowi całodziennego wyżywienia podczas podróży służbowej nie mieści się w regulacji przepisu dotyczącego zwrotu kosztów innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, tj. odpowiednio przepisów § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz § 2 pkt 2 lit. c) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Przedmiotowe regulacje odnoszą się bowiem do należności pieniężnych innych niż diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów oraz noclegów, tj. np. do zwrotu kosztów: przejazdu taksówką, opłaty za parking lub przejazd autostradą, zakupu upominków lub biletu na imprezę kulturalną, telefonicznych rozmów służbowych. Zasady zwrotu kosztów wyżywienia zostały szczegółowo określone w innych przepisach powoływanych rozporządzeń, tym samym bezpodstawnym jest aby do tego rodzaju kosztów stosować regulacje „dotyczące innych wydatków”.

Jednocześnie należy zauważyć, iż zgodnie z art. 775 § 3-4 Kodeksu pracy, pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą określać warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju w drodze postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania, z tym jednakże, że nie mogą oni ustalać diet za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż diety z tytułu podróży służbowej zarówno na obszarze kraju, jak i poza granicami określonej dla pracownika sfery budżetowej.

Co do zasady zatem, obowiązujące u pracodawcy zakładowe regulacje mogą przewidywać bardziej korzystne warunki zwrotu należności za podróże służbowe niż wynikające z przepisów wydanych na podstawie art. 775 § 2 Kodeksu pracy. W takiej sytuacji pracownik będzie uprawniony do otrzymania zwrotu poniesionych przez siebie wydatków na warunkach określonych w regulacjach zakładowych, bądź określonych w umowie o pracę.

Nie zmienia to jednak faktu, iż na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ze zwolnienia od podatku będzie korzystała wyłącznie ta część otrzymanego zwrotu, która nie przekroczy diety z tytułu podróży służbowych określonych w ww. rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego należy zauważyć, iż ustawodawca ograniczył wysokość zwolnienia od podatku wyłącznie do wysokości diety i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, określonych w przepisach ustaw, bądź w przywołanych powyżej rozporządzeniach.

W przypadku kosztów wyżywienia w podróżach służbowych krajowych aktualnie będzie to kwota w wysokości 23 zł za dobę podróży służbowej przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia (§ 4 ust. 1 ww. rozporządzenia), natomiast w podróżach służbowych zagranicznych – dieta zagraniczna, w wysokości zróżnicowanej odpowiednio do podróży w danym państwie, przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki (§ 4 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia).

Zatem zapewnienie pracownikowi całodziennego wyżywienia podczas podróży służbowej, bez względu na formę (zaliczka, karta służbowa czy też zwrot wydatków) powyżej tego limitu, udokumentowanych fakturami VAT, bądź rachunkami wystawionymi na Wnioskodawcę skorzysta z przedmiotowego zwolnienia wyłącznie do wysokości ustalonej w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podróży służbowych na obszarze kraju i poza granicami kraju. Nadwyżka podlegać będzie opodatkowaniu, jako przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w powołanym art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W konsekwencji Wnioskodawca, jako płatnik podatku dochodowego będzie miał obowiązek poboru zaliczki na podatek dochodowy od nadwyżki poniesionych przez pracowników kosztów wyżywienia podczas podróży służbowych (zarówno krajowych, jak i zagranicznych), prawidłowo udokumentowanych fakturami i rachunkami wystawionymi na Wnioskodawcę, ponad ustalone limity diet określone odpowiednio w rozporządzeniach w sprawie delegacji krajowych i zagranicznych.

W świetle powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za nieprawidłowe.

Końcowo – odnosząc się do powołanej przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnej organu podatkowego – wskazać należy, iż orzeczenie to nie jest wiążące dla tutejszego organu. Interpretacja organu podatkowego dotyczy tylko konkretnej, indywidualnej sprawy, osadzonej w określonym stanie faktycznym i tylko w tej sprawie rozstrzygnięcie w niej zawarte jest wiążące. Natomiast organy podatkowe mimo, że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów podatkowych, to nie mają możliwości zastosowania ich wprost, z tego powodu, iż nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.