Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPP3/443-224/12/MD
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2013-02-06
Teza: Możliwość archiwizowania jedynie w formie skanów, faktur VAT otrzymanych w formie papierowej.
Słowa kluczowe: faktura-kopia faktury; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 29 października 2012 r. (data wpływu 9 listopada 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania jedynie w formie skanów, faktur VAT otrzymanych w formie papierowej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 9 listopada 2012 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania jedynie w formie skanów, faktur VAT otrzymanych w formie papierowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka (czynny podatnik VAT) w ramach swojej działalności współpracuje z wieloma dostawcami i usługodawcami, którzy wystawiają na Jej rzecz faktury VAT. Z uwagi na duży rozmiar działalności prowadzonej przez Spółkę, ilość faktur VAT otrzymywanych przez nią jest znaczna. Faktury VAT otrzymywane są w wersji papierowej i w takiej postaci Spółka dokonuje ich archiwizacji. W związku z ciągle rosnącą ilością faktur VAT, Spółka planuje - ze względów organizacyjnych - dokonać zmiany sposobu ich archiwizacji na sposób elektroniczny. W ramach nowego systemu archiwizacji, faktury VAT po otrzymaniu i zaksięgowaniu będą w pierwszej kolejności skanowane. Następnie dokonany będzie ich zapis w formacie pliku uniemożliwiającym jakąkolwiek zmianę danych, które faktury zawierają. Faktury w wersji elektronicznej będą identyczne w zakresie treści z otrzymanymi fakturami VAT. Faktury VAT zapisane w ten sposób, Spółka przechowywać będzie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Stworzy również warunki umożliwiające łatwe odszukanie konkretnych faktur VAT. Możliwy będzie także bezzwłoczny do nich dostęp oraz ich wydrukowanie w celu przetwarzania danych w nich zawartych, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej. Papierowe wersje faktur VAT podlegać będą zniszczeniu.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy po wprowadzeniu elektronicznego systemu archiwizowania faktur VAT, Spółka będzie uprawniona do prowadzenia archiwum tychże faktur wyłącznie w formie elektronicznej i zaniechania gromadzenia faktur w formie papierowej?

Zdaniem Spółki, jest ona uprawniona do archiwizowania faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej, z pominięciem prowadzenia archiwum w tradycyjnej formie papierowej.

Zasady archiwizowania faktur VAT określa rozporządzenie ministra finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur; sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług \[rozporządzenie\].

Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

W rozporządzeniu wskazuje się, iż autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Spółka stwierdziła, iż minister finansów we wskazanym przepisie rozporządzenia wyraźnie zaznaczył, że przechowywanie faktur może odbywać się w sposób dowolny, o ile sposób ten będzie zapewniał zachowanie szczegółowych unormowań co do warunków przechowywania faktur, wskazanych w § 21 rozporządzenia. Spółka podniosła, że przepisy rozporządzenia w żadnym miejscu nie wskazują formy papierowej jako jedynej możliwej dla archiwizowania faktur. Zgodnie z literalnym brzmieniem przepisu możliwym jest zatem przechowywanie faktur w formie dowolnej, także elektronicznej. Niezwykle istotny wydaje się także fakt, iż obecnie wprowadzona treść rozporządzenia zasadniczo różni się w stosunku do tej, która obowiązywała przed dniem 1 stycznia 2011 r. Ówczesny § 21 rozporządzenia wskazywał, iż faktury „przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie”. Porównanie dotychczasowej i obecnej wersji przepisów wskazuje na zliberalizowanie podejścia prawodawcy do zagadnienia sposobu przechowywania faktur. Wiąże się to z faktem zaimplementowania Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r., zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. U. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.), która miała na celu m.in. zmianę standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób. Wcześniej obowiązująca treść przepisów rozporządzenia mogła wskazywać (przeciwnie do przepisów będących obecnie w mocy, które mówią o możliwości przechowywania faktur w sposób dowolny), iż wyłącznie oryginalnie otrzymane papierowe faktury podlegały archiwizacji i służyły do rozliczeń.

Zdaniem Spółki znamienne jest, iż nawet jeszcze przed zmianą przepisów Naczelny Sąd Administracyjny wskazywał na możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. W uzasadnieniu wyroku w sprawie o sygn. akt I FSK 1169/08, który dotyczył możliwości przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej, dostarczanych jednak kontrahentom nadal w formie papierowej, wskazał, że (\`(...)\`) Nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia «mieszanego» systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne.”

W ocenie Spółki, analogicznie w kwestii przechowywania elektronicznych wersji faktur wypowiedział się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu w wyroku z dnia 22 września 2010 r. (sygn. akt I SA/Op 217/10) stwierdzając, że „(\`(...)\`) Wymogiem przechowywania kopii faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. niemodyfikowanego pliku tekstowego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci”.

Biorąc pod uwagę przytoczone przepisy prawa oraz orzecznictwo sądów administracyjnych, Spółka uznała, że będzie uprawniona do archiwizowania faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej, po wprowadzeniu systemu archiwizacji, o którym mowa powyżej.

Na taką interpretację obowiązujących przepisów prawa podatkowego wskazują – Jej zdaniem - także organy podatkowe w swoim piśmiennictwie (np. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 12 grudnia 2011 r. znak ILPP4/443-643/11-4/EWW, a także Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 6 lutego 2012 r. znak IPPP2/443-75/12-2/KOM). W pierwszej z powołanych interpretacji organ stwierdził, iż „(\`(...)\`) Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż spółka będzie uprawniona do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej (w postaci skanu) faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej (i zaprzestania archiwizacji faktur papierowych) (\`(...)\`)”.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.) - zwanej dalej ustawy - podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.) – dalej rozporządzenie.

Zgodnie z treścią § 19 ust. 1 rozporządzenia (w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2012 r.), faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu tego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Natomiast w myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia (w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2012 r.), podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto według § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast, integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Z kolei z dniem 1 stycznia 2013 r. na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2012, poz. 1428), powyższe przepisy otrzymały następujące brzmienie:

*   § 19 ust. 1 - faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży;

*   § 21 ust. 1 - podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur - w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

*   § 21 ust. 2 - podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Należy w tym miejscu dodatkowo wskazać, iż stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.) - dalej jako Dyrektywa - dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje).

Na gruncie przepisów unijnych na każdym podatniku ciążą szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

Na uwagę zasługuje także norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy zgodnie, z którą aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246 Dyrektywy (zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności) państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

Z treści złożonego wniosku wynika, że ze względów organizacyjnych Spółka planuje dokonać zmiany w sposobie archiwizacji faktur VAT „na sposób elektroniczny”. W ramach nowego systemu archiwizacji faktury VAT po otrzymaniu i zaksięgowaniu, będą w pierwszej kolejności skanowane. Następnie dokonany będzie ich zapis w formacie pliku uniemożliwiającym jakąkolwiek zmianę danych. Faktury w wersji elektronicznej będą identyczne w zakresie treści z otrzymanymi fakturami VAT. Faktury VAT zapisane w pamięci elektronicznej, Spółka przechowywać będzie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Stworzy również warunki umożliwiające łatwe odszukanie konkretnych faktur VAT. Papierowe wersje faktur VAT podlegać będą zniszczeniu.

Na tym tle Spółka powzięła wątpliwość dotyczącą możliwości archiwizowania tylko w formie skanów, faktur VAT otrzymanych w formie papierowej.

Mając na uwadze przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powołane regulacje z zakresu podatku od towarów i usług stwierdzić należy, że Spółka będzie mogła przechowywać faktury otrzymane w formie papierowej tylko w postaci elektronicznej (skany) pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych. Potwierdzeniem powyższego jest fakt, że krajowy ustawodawca nie skorzystał z opcji zawartej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, tj. ustanowienia wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione.

Niemniej jednak ocena prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tutejszy organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby zweryfikować prawidłowość rozwiązań stosowanych przez dany podmiot.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy, ul. Jana Kazimierza 5, 85-035 Bydgoszcz, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 270 ze zm.) . Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.