Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.73.2019.2.JG
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2019-03-14
Teza: prawo do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-kopia faktury; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 6 lutego 2019 r. (data wpływu 15 lutego 2019 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 15 lutego 2019 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka prowadzi działalność w głównej mierze w zakresie handlu hurtowego i detalicznego wyposażenia łazienek i szkła budowlanego. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej jest zarejestrowana jako czynny podatnik podatku VAT.

Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności, nabywa i sprzedaje towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów. Z uwagi na skalę działalności Spółka otrzymuje dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków, paragonów, itp. Oprócz faktur otrzymywanych od dostawców w postaci elektronicznej, Spółka otrzymuje również faktury w formie papierowej, które przechowywane i archiwizowane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami i niedogodnościami. Ponadto, Spółka przechowuje w formie papierowej również rozliczenia podróży służbowych bilety kolejowe, bilety za przejazd autostradą, które dokumentują wydatki poniesione przez pracowników Spółki m.in. podczas podróży służbowych, zapłaconych przy pomocy kart płatniczych lub gotówką. Spółka stosuje zasady zwrotu faktycznie poniesionych wydatków pracownikom przebywającym w podróży służbowej. W związku z powyższym do rozliczenia podróży służbowej pracownik załącza faktury, rachunki, bilety m.in. kolejowe lub za przejazd autostradą. Wydatki poniesione przez pracowników w czasie podróży służbowych podlegają kontroli pod względem ich zasadności i właściwego udokumentowania przez pracowników Spółki, odpowiedzialnych za akceptację wydatków.

Jak wspomniano powyżej, niektóre dokumenty przechowywane są przez Spółkę w formie papierowej. Celem minimalizacji kosztów, usprawnienia procesu archiwizacji i obiegu dokumentów, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości faktur oraz innych podobnych dokumentów kosztowych (np. biletów kolejowych oraz biletów na przejazd autostradą) i dowodów wykonania usług otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest wprowadzenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów i w efekcie przechowywanie tych dokumentów w formie elektronicznej (w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania dokumentów). W tym celu dowody uzyskane w formie papierowej podlegałyby digitalizacji tj. wprowadzeniu do systemu księgowego w postaci danych cyfrowych (w formie skanu). Dokumenty te przechowywane byłyby przez Spółkę wyłącznie we wskazanej formie elektronicznej, zgodnie z procedurą przewidzianą dla elektronicznego obiegu dokumentów, a otrzymane wersje papierowe dokumentów byłyby niszczone. Procedura przesyłania i przechowywania dokumentów kosztowych w ramach elektronicznego obiegu dokumentów będzie wyglądała następująco:

*   elektroniczne przechowywanie dotyczy faktur VAT otrzymywanych w formie papierowej i elektronicznej, faktur korygujących oraz paragonów, biletów i innych podobnych dokumentów, służących za podstawę zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników Spółki oraz do dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków przez Spółkę,

*   odnośnie faktur elektronicznych, są one księgowane w systemie Spółki. W systemie księgowym odnotowana jest data wpływu faktury do Spółki (w przypadku otrzymanych faktur zakupowych). Każdej e-fakturze zostaje nadany unikalny numer wewnętrzny (tzw. numer księgowy lub numer faktury), za pomocą którego uprawniona do podglądu danej faktury osoba może szybko odszukać daną e-fakturę,

*   otrzymane od nabywców i wystawiane przez Spółkę dokumenty kosztowe w formie papierowej i dokumenty otrzymane od pracowników Spółki będą skanowane w formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie przy wykorzystaniu sprzętu (skanera) zapewniającego wysoką jakość skanu i czytelność. Zarówno w przypadku faktur zakupowych jak i sprzedażowych, wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej,

*   w odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy, żadne dane na zeskanowanych fakturach VAT, biletach kolejowych, biletach na przejazd autostradą i innych podobnych dokumentach otrzymywanych w formie papierowej, wymagane przepisami, nie będą mogły być zmienione. Stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność),

*   w każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku zeskanowanych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także bezzwłocznego dostępu do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego,

*   odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili,

*   dostęp do zeskanowanych dokumentów jest ograniczony do pracowników odpowiedzialnych za współpracę z danym kontrahentem oraz ich przełożonych, a także w zależności od potrzeby - osób z innych działów Spółki np. Działu Księgowego. W odniesieniu do dokumentów przedłożonych przez pracowników dostęp jest ograniczony dla danego pracownika, osób mogących aprobować jego wydatki, oraz w zależności od potrzeby - osób z określonych działów Spółki,

*   plik powstały w wyniku zeskanowania ww. dokumentów będzie podlegał podstawowej weryfikacji i aprobacie przez wyznaczonych pracowników Spółki pod kątem danych, które się w niej znajdują (m.in. specyfikacji produktu - masy, ilości ceny, wartości, danych dotyczących nabywcy i dostawcy). Informacje te będą porównywane z danymi wskazanymi w zamówieniu. Odnośnie pliku dotyczącego rozliczenia wydatku poniesionego przez pracownika Spółki, dokument będzie podlegał weryfikacji przez tego pracownika Spółki. Weryfikacja ma na celu ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą lub innym dokumentem potwierdzającym poniesione wydatki, a dostawą towarów lub świadczeniem usług,

*   po zakończeniu procesu aprobaty zwrotu kosztów i rozliczenia delegacji, faktury papierowe (a także paragony oraz inne podobne dokumenty) są niszczone,

*   czynności polegające na zniszczeniu dokumentu oraz rozliczeniu podatku VAT mogą być zamienne, ponieważ obie te czynności nastąpią po dokonaniu kontroli biznesowej oraz zeskanowaniu dokumentu, tak więc odliczenie podatku będzie dokonywane już po zakończeniu procesu aprobaty przez pracownika Spółki,

*   każdy dokument otrzyma swoją unikalną sygnaturę (numer dokumentu) umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu. Każdy dokument będzie opisany i indeksowany w systemie za pomocą następujących informacji: numer dokumentu i datę wpływu, faktury dodatkowo będą zawierały: numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto, co umożliwi wyszukiwanie dokumentów według powyższych kryteriów. Obrazy dokumentów w dalszym ciągu przechowywane będą na serwerze. System używany przez Spółkę, korzystając z danych, przy pomocy których każdy dokument jest opisany i indeksowany, umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego,

*   oprogramowanie do przechowywania dokumentów w formie elektronicznej będzie umożliwiało odszukanie informacji dotyczących poszczególnych dokumentów oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie (pytanie nr 1 wniosku).

Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT, zawartego na zeskanowanych dokumentach oraz innych dokumentach potwierdzających poniesione wydatki przez Spółkę, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą?

Zdaniem Wnioskodawcy:

W ocenie Spółki, opisana procedura archiwizowania i przechowywania zeskanowanych dokumentów kosztowych oraz innych dokumentów dokumentujących poniesione wydatki przez Spółkę jest dopuszczalna w świetle obowiązujących przepisów prawa, a Spółka zachowa na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z otrzymanych dokumentów, które zostały zeskanowane, a także od innych zeskanowanych dokumentów dokumentujących poniesienie wydatków przez Spółkę.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124).

Stosownie do art. 86 ust. 10 oraz 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Zatem, nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma miejsce, gdy spełnione zostaną następujące warunki:

*   w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy;
*   faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia;
*   odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług;
*   towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych;
*   nie mają zastosowania wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Należy zauważyć, iż czynnikiem determinującym możliwość czy zakres prawa do odliczenia nie jest forma, w jakiej przechowywane są faktury tj. papierowa lub elektroniczna.

Zgodnie z tym co zostało powiedziane we wcześniejszych fragmentach niniejszego wniosku:

*   przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w postaci papierowej jest dopuszczalne na gruncie ustawy o VAT - o ile dopełnione zostaną warunki wskazane w art. 106m ustawy o VAT;
*   procedura, którą Spółka zamierza stosować w zakresie przechowywania dokumentów, a także do innych dokumentów dokumentujących poniesienie wydatków przez Spółkę, zapewnia dopełnienie wymogów w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur.

W świetle powyższego, zdaniem Spółki należy uznać, iż Spółka będzie uprawniona do odliczenia (na zasadach określonych w ustawie o VAT) podatku naliczonego zawartego na zeskanowanych dokumentach, a także na innych dokumentach dokumentujących poniesienie wydatki przez Spółkę, jeżeli będą one przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą, niezależnie od okoliczności, iż pierwotna forma papierowa tych faktur będzie już niedostępna.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe, które prezentują obecnie jednolitą linię potwierdzającą prawidłowość stanowiska Spółki np.:

*   interpretacja wydana 5 listopada 2018 r. przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-3.4012.256.2018.1.PK;

*   interpretacja wydana 17 lipca 2017 r. przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-2.4012.155.2017.2.MGO;

*   interpretacja wydana 18 listopada 2016 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. 2461-IBPB-1-3.4510.951.2016.1.KB;

*   interpretacja wydana 15 lutego 2016 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, sygn. ILPP4/4512-1-16/16-2/KM;

*   interpretacja wydana 29 stycznia 2016 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/4512-1069/15-2/RD;

*   interpretacja wydana 19 października 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPP2/4512-718/15/BW;

*   interpretacja wydana 31 lipca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/4512-560/15-2/KP;

*   interpretacja wydana 16 lipca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/4512-477/15-2/KP;

*   interpretacja wydana 15 lipca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/4512-509/15-3/KP;

*   interpretacja wydana 10 lipca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPP3/4512-328/15/AŚ;

*   interpretacja wydana 12 marca 2015r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPB1/2/423-1433/14/KP;

*   interpretacja wydana 27 lutego 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPB1 /2/423-1429/14/JP;

*   interpretacja wydana 3 września 2014 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/443-705/14-2/RD;

*   interpretacja wydana 20 września 2013 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP1/443-755/13-2/EK.

Podsumowując, Spółka wnosi o potwierdzenie, iż będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach określonych w ustawie o VAT) wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei na podstawie § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

1.  numer i datę wystawienia,
2.  imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4.  informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
5.  kwotę podatku,
6.  kwotę należności ogółem.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka w ramach prowadzonej działalności nabywa towary i usługi, od kontrahentów mających siedzibę w Polsce, jak również na terytorium UE oraz innych krajów. Oprócz faktur otrzymywanych od dostawców w postaci elektronicznej, Spółka otrzymuje również faktury w formie papierowej, które przechowywane i archiwizowane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami i niedogodnościami.

Celem minimalizacji kosztów, usprawnienia procesu archiwizacji i obiegu dokumentów, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości faktur oraz innych podobnych dokumentów kosztowych (np. biletów kolejowych oraz biletów na przejazd autostradą) i dowodów wykonania usług otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest wprowadzenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów i w efekcie przechowywanie tych dokumentów w formie elektronicznej (w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania dokumentów). W tym celu dowody uzyskane w formie papierowej podlegałyby digitalizacji tj. wprowadzeniu do systemu księgowego w postaci danych cyfrowych (w formie skanu). Dokumenty te przechowywane byłyby przez Spółkę wyłącznie we wskazanej formie elektronicznej, zgodnie z procedurą przewidzianą dla elektronicznego obiegu dokumentów, a otrzymane wersje papierowe dokumentów byłyby niszczone. Procedura przesyłania i przechowywania dokumentów kosztowych w ramach elektronicznego obiegu dokumentów będzie wyglądała następująco: elektroniczne przechowywanie dotyczy faktur VAT otrzymywanych w formie papierowej i elektronicznej, faktur korygujących oraz paragonów, biletów i innych podobnych dokumentów, służących za podstawę zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników Spółki oraz do dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków przez Spółkę, otrzymane od nabywców i wystawiane przez Spółkę dokumenty kosztowe w formie papierowej i dokumenty otrzymane od pracowników Spółki będą skanowane w formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie przy wykorzystaniu sprzętu (skanera) zapewniającego wysoką jakość skanu i czytelność. Zarówno w przypadku faktur zakupowych jak i sprzedażowych, wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej, w odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy, żadne dane na zeskanowanych fakturach VAT, biletach kolejowych, biletach na przejazd autostradą i innych podobnych dokumentach otrzymywanych w formie papierowej, wymagane przepisami, nie będą mogły być zmienione. Stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność), w każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku zeskanowanych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także bezzwłocznego dostępu do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili, plik powstały w wyniku zeskanowania ww. dokumentów będzie podlegał podstawowej weryfikacji i aprobacie przez wyznaczonych pracowników Spółki pod kątem danych, które się w niej znajdują (m.in. specyfikacji produktu - masy, ilości ceny, wartości, danych dotyczących nabywcy i dostawcy). Informacje te będą porównywane z danymi wskazanymi w zamówieniu. Odnośnie pliku dotyczącego rozliczenia wydatku poniesionego przez pracownika Spółki, dokument będzie podlegał weryfikacji przez tego pracownika Spółki. Weryfikacja ma na celu ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą lub innym dokumentem potwierdzającym poniesione wydatki, a dostawą towarów lub świadczeniem usług, po zakończeniu procesu aprobaty zwrotu kosztów i rozliczenia delegacji, faktury papierowe (a także paragony oraz inne podobne dokumenty) są niszczone, czynności polegające na zniszczeniu dokumentu oraz rozliczeniu podatku VAT mogą być zamienne, ponieważ obie te czynności nastąpią po dokonaniu kontroli biznesowej oraz zeskanowaniu dokumentu, tak więc odliczenie podatku będzie dokonywane już po zakończeniu procesu aprobaty przez pracownika Spółki, każdy dokument otrzyma swoją unikalną sygnaturę (numer dokumentu) umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu. Każdy dokument będzie opisany i indeksowany w systemie za pomocą następujących informacji: numer dokumentu i datę wpływu, faktury dodatkowo będą zawierały: numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto, co umożliwi wyszukiwanie dokumentów według powyższych kryteriów. Obrazy dokumentów w dalszym ciągu przechowywane będą na serwerze. System używany przez Spółkę, korzystając z danych, przy pomocy których każdy dokument jest opisany i indeksowany, umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą tego, czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT, zawartego na zeskanowanych dokumentach oraz innych dokumentach potwierdzających poniesione wydatki przez Spółkę, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą.

Archiwizowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak wskazał Wnioskodawca na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zeskanowane dokumenty będą mogły być udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej. Odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwolą na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112a ustawy.

Pracownik otrzymujący fakturę rozliczającą delegacje będzie dokonywał kontroli biznesowej, która będzie polegała na weryfikacji (m.in. specyfikacji produktu – masy, ilości, ceny, wartości, danych dotyczących nabywcy i dostawcy). Informacje te będą porównywane z danymi wskazanymi w zamówieniu. Odnośnie pliku dotyczącego rozliczenia wydatku poniesionego przez pracownika Spółki, dokument będzie podlegał weryfikacji przez tego pracownika Spółki. Weryfikacja ma na celu ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą lub innym dokumentem potwierdzającym poniesione wydatki, a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Opisane okoliczności wskazują na zastosowanie przez Spółkę kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Należy również stwierdzić, że Spółka określiła sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz zachowania czytelności faktur. Potwierdza to spełnienie przesłanek wynikających z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Przepisy prawa regulują wyłącznie przechowywanie w formie elektronicznej faktur, faktur korygujących i duplikatów faktur, jak również biletów jednorazowych spełniających wymogi wynikające z § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur. Wskazać jednakże należy, że nie ma przeciwwskazań do przechowywania w formie elektronicznej innych dokumentów dotyczących wydatków pracowniczych ponoszonych w trakcie podróży służbowych, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie.

Odnośnie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wskazać należy, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

W rozpatrywanej sprawie Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT nabywającym od swoich kontrahentów towary i usługi podlegające opodatkowaniu VAT dokumentowane fakturami. Ponadto Spółka stosuje zasady zwrotu faktycznie poniesionych wydatków pracownikom przebywającym w podróży służbowej. W związku z powyższym do rozliczenia podróży służbowej pracownik załącza faktury, rachunki, bilety m.in. kolejowe lub za przejazd autostradą. Wydatki poniesione przez pracowników w czasie podróży służbowych podlegają kontroli pod względem ich zasadności i właściwego udokumentowania przez pracowników Spółki, odpowiedzialnych za akceptację wydatków.

Wobec tego należy stwierdzić, że skoro przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej faktury dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych, to faktury te uprawniają/będą uprawniały Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy.

Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w odniesieniu do faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej.

Spółka ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego w zeskanowanych fakturach jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany z przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Stosownie do § 2 ww. artykułu przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Nadmienia się, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, ze zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego.

Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.