Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP3-2.4011.319.2022.1.MJ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2022-05-09
Teza: PIT - w zakresie możliwości przekazywania przez płatnika pracownikom oraz zleceniobiorcom informacji PIT-11 pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Słowa kluczowe: obowiązek-obowiązek płatnika
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Pobór podatku lub zaliczek na podatek przez płatników.-Informacje dla podatników rozliczających się samodzielnie.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 39-ust. 1

**Interpretacja indywidualna**

**– stanowisko w części prawidłowe oraz w części nieprawidłowe**

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych przedstawionego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest:

‒ **prawidłowe** – w zakresie możliwości przekazywania przez płatnika pracownikom i współpracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z Modelem I (pyt. Nr 1) oraz

‒ **nieprawidłowe** - w zakresie możliwości przekazywania przez płatnika pracownikom i współpracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z Modelem II (pyt. Nr 2 i Nr 3 ).

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

8 marca 2022 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika związanych z przekazywaniem pracownikom i współpracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Treść wniosku jest następująca:

### Opis zdarzenia przyszłego

Prowadzicie Państwo działalność gospodarczą i posiadacie miejsce efektywnego zarządu na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, w związku z czym podlegacie nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce.

W ramach prowadzonej działalności współpracujecie Państwo z pracownikami (wykonującymi pracę na jego rzecz na podstawie umów o pracę) oraz współpracownikami (wykonującymi usługi na Waszą rzecz na podstawie umów o świadczenie usług, do których stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu) (przy czym osoby współpracujące z Państwem na podstawie umów o pracę, jak i osoby współpracujące z Państwem na podstawie umów o świadczenie usług będą dalej łącznie zwane „Współpracownikami”).

Posiadacie Państwo system kadrowo-płacowy, którego zadaniem jest obsługa Współpracowników (dalej „Platforma”).

Zamierzacie Państwo opracować i wdrożyć nową funkcjonalność (zastosowanie) Platformy i przy jej wykorzystaniu udostępniać informację podatkową PIT-11 (dalej jako „PIT-11”) Współpracownikom w formie elektronicznej, zgodnie z następującą procedurą:

1) wygenerowanie dokumentu PIT-11 w formie nieedytowalnych plików w wersji PDF, zgodnie z obowiązującym wzorem deklaracji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów,

2) PIT-11 zostaną podpisane przez odpowiednio umocowanego Państwa przedstawiciela - elektronicznie z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego,

3) na PIT-11 naniesiony zostanie znak graficzny informujący, że dokument został podpisany cyfrowo,

4) na adres e-mail Współpracownika (obecnego lub byłego) wysłana zostanie wiadomość e- mail zawierająca link, pod którym możliwe będzie pobranie danego PIT-11. Dostęp do danego PIT-11 będzie indywidualnie przypisany do Współpracownika i tylko dla niego dostępny,

5) Współpracownik po kliknięciu na wymieniony powyżej link przekierowujący rozpocznie proces pobierania PIT-11 na swoje urządzenie elektroniczne, na którym powyższy link został uruchomiony,

6) Platforma będzie zapisywać godzinę i datę wysłania wiadomości e-mail z linkiem oraz kolejne wejścia na link dostępowy Współpracownika do udostępnionego PIT-11.

Bierzecie Państwo pod uwagę dwie możliwości.

Pierwsza możliwość zakłada, że od Współpracowników będą pobierane imienne zgody w formie dokumentowej, z których będzie wynikać, że dany Współpracownik wyraża zgodę na przekazywanie mu PIT-11 w formie elektronicznej opisanej powyżej (dalej jako „Model I”). Na formularzu obejmującym wyrażenie zgody Współpracownika, Współpracownik będzie podawał adres e-mail, na który będzie mu przesyłany PIT-11 zgodnie z procedurą opisaną w powyżej. Formularz będzie również obejmował informację, zgodnie z którą: (i) na podany przez Współpracownika adres e-mail będziecie Państwo doręczali Współpracownikom PIT- 11, (ii) Współpracownik pozostaje zobowiązany do niezwłocznego poinformowania Państwa o każdej zmianie adresu e-mail.

Druga opcja rozważana przez Państwa zakłada natomiast, że ze względu na dużą liczbę Współpracowników do przepisów wewnątrzzakładowych (w przypadku pracowników do regulaminu pracy, natomiast w przypadku osób współpracujących z Państwem na podstawie umów prawa cywilnego zarządzeniem Zarządu) zostaną wprowadzone regulacje, w których zostanie zaznaczone, iż każdy Współpracownik pozostaje zobowiązany do wskazania adresu e-mail, na który zostanie przesłany PIT-11 (dalej jako „Model II”). Regulacje te będą również obejmowały informacje, zgodnie z którymi: (i) na podany przez Współpracownika adres e-mail będziecie Państwo doręczać Współpracownikom PIT-11, (ii) Współpracownik pozostaje zobowiązany do niezwłocznego poinformowania Państwa o każdej zmianie adresu e-mail.

Bez względu na wybór modelu, tj. czy zastosujecie Państwo Model I, czy też Model II, jeżeli dany Współpracownik złoży oświadczenie, zgodnie z którym nie dysponuje adresem e- mail, wówczas PIT-11 zostanie mu przesłany w formie tradycyjnej.

### Pytania

1) Czy Państwo przekazując Współpracownikom informację PIT-11, w sposób wskazany w opisie stanu faktycznego w Modelu I, realizujecie swój ustawowy obowiązek wynikający z art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT?

2) Czy Państwo przekazując Współpracownikom informację PIT-11, w sposób wskazany w opisie stanu faktycznego w Modelu II, realizujecie Państwo swój ustawowy obowiązek wynikający z art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT?

3) Jeżeli odpowiedź na pytanie zawarte w punkcie 2 powyżej byłaby negatywna, to czy konieczne będzie uzyskanie zgody Współpracownika na przekazanie informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, a jeżeli tak, to czy konieczna będzie zgoda w formie pisemnej czy też wystarczająca będzie zgoda wyrażona w formie dokumentowej?

### Państwa stanowisko w sprawie

Ad. 1

Państwo przekazując Współpracownikom informację PIT-11 w sposób wskazany w opisie stanu faktycznego w Modelu I zrealizuje swój ustawowy obowiązek wynikający z art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT.

Ad. 2

Państwo przekazując Współpracownikom informację PIT-11 w sposób wskazany w opisie stanu faktycznego w Modelu II zrealizuje swój ustawowy obowiązek wynikający z art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT.

Ad. 3

W Państwa ocenie nie ma potrzeby uzyskania od Współpracowników imiennej zgody, czy to w formie dokumentowej, czy to w formie pisemnej.

Uzasadnienie

A. W odniesieniu do Modelu I

Zgodnie z art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru \[podkreślenie własne\], z zastrzeżeniem ust. 5 (dalsza część przepisu zostaje pominięta jako nieistotna dla niniejszego wniosku).

Z przywołanej regulacji wynika, że Ustawodawca uregulował jedynie formę imiennej informacji PIT-11, tj. powinna ona zostać sporządzona według ustalonego wzoru, który wynika z aktu wykonawczego do Ustawy o PIT. Państwo jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych (dalej również jako „PIT”) do określonego wzoru będzie się stosować.

Reasumując, przepisy Ustawy o PIT nie określają sposobu przekazania informacji PIT-11 pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi.

Z uwagi na fakt, że prawo podatkowe jest prawem nakładającym obowiązki na podmioty niebędące podmiotami publicznymi, a przez to jest to dziedzina prawa wysoce ingerencyjna, wszelkie obostrzenia muszą być wprost wprowadzone w przepisach prawa materialnego.

W przypadku ich braku, zgodnie z klauzulą rozstrzygania wątpliwości na korzyść podatnika oraz utrwaloną w orzecznictwie zasadą in dubio pro tributario_,_ należy uznać, że organ nie może wymagać od płatnika więcej, aniżeli to wynika z przepisów prawa.

Za zastosowaniem zasady in dubio pro tributario szeroko opowiedziała się zarówno doktryna prawa podatkowego, jak również sądy administracyjne (dla przykładu można wskazać na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 20 maja 2016 roku, sygn. akt II FSK 1249/14; wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z dnia 19 stycznia 2016 roku, sygn. akt I SA/Gd 1348/15; wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 9 marca 2016 roku, sygn. akt II FSK 1423/14). W świetle przedstawionych okoliczności jest jasne, że w przypadku braku odpowiedniego uregulowania, należy przyjąć interpretację najbardziej korzystną dla podatnika.

W związku z powyższym, całkowicie uzasadniony jest wniosek, że formy bezpośredniego doręczenia PIT-11, czy też przez operatora pocztowego nie są obligatoryjne. Przekazanie podatnikowi informacji PIT-11 może nastąpić także za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w tym poprzez przesłanie PIT-11 w formie wiadomości e-mail.

W świetle przytoczonych przepisów, stoicie Państwo na stanowisku, że doręczenie podatnikowi deklaracji PIT-11 przez płatnika za pomocą środków komunikacji elektronicznej w sposób wskazany w Modelu I wypełni obowiązek przekazania podatnikowi stosownej informacji przez płatnika.

Stanowisko Państwa w tym zakresie znajduje, poza orzecznictwem wskazanym przez Państwa, potwierdzenie w wydawanych indywidualnych interpretacjach podatkowych:

‒ z dnia 13 stycznia 2012 roku, znak: IPPB4/415-791/11-3/MP wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie;

‒ z dnia 7 lipca 2011 roku, znak: IBPBII/1/415-388/11/MK wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach;

‒ z dnia 7 maja 2014 roku, znak: IPTPB1/415-163/13-8/14-S/KSU wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi;

‒ z dnia 18 grudnia 2019 roku, znak: 0115-KDIT2.4011.9.2019.1.HD, wydanej przez Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej.

Organy podatkowe w każdej ze wskazanych interpretacji wyjaśniły, że przekazanie informacji PIT-11 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem jednak, że zachowany zostanie wzór informacji PIT-11 i będzie ona zawierać wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa (w tym podpis elektroniczny lub tradycyjny).

W kwestii możliwości przesłania przez płatnika podatnikowi imiennej informacji PIT-11 drogą elektroniczną wypowiedział się także Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z dnia 22 października 2010 roku (sygn. akt I SA/Po 486/10). W omawianym orzeczeniu Sąd stwierdził, że „w przepisach prawa nie można doszukać się też przeszkód w uznaniu, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji, gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika podanym w tym celu) pod warunkiem, że zachowano wzór deklaracji”. Również Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy w wyroku z dnia 25 sierpnia 2015 roku (sygn. akt I SA/Bd 505/15) stwierdził, że „płatnik może sporządzać PIT-11 w formie elektronicznej i wysyłać je pracownikom za pośrednictwem e-maila, gdyż obowiązujące przepity stanowią jedynie o obowiązku przesłania informacji pracownikowi. Niewątpliwie przesłanie informacji PTT-11 e-mailem jest jednym z rodzajów przysłania w ogóle”.

Uzasadnione wydaje się ponadto podniesienie argumentacji wynikającej z wykładni prakseologicznej przepisów prawa podatkowego. Naczelnym celem informacji PIT-11 jest otrzymanie przez danego podatnika od płatnika informacji, które pozwolą mu na prawidłowe wypełnienie swojego zeznania rocznego. Z tego względu, sposób jego przesyłania do podatnika jest całkowicie nieistotny, jeśli otrzyma on informację i będzie w stanie z niej skorzystać.

W Państwa ocenie na zasadność przedmiotowego stanowiska nie wpływa również fakt, że oświadczenia Współpracowników obejmujące wyrażenie zgody na przesłanie informacji PIT-11 są wyrażane w formie dokumentowej. W orzecznictwie prawidłowo przyjmuje się, że „brak jest obowiązku uzyskania pisemnej zgody na przesyłanie podatnikom deklaracji PIT-11 za pośrednictwem komunikacji elektronicznej, a dostarczając pracodawcy adres swojej skrzynki pocztowej (\`(...)\`) pracownik niejako sam zgadza się na ich otrzymywanie w tej postaci” (tak m.in. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w wyroku z dnia 15 listopada 2013 roku, sygn. akt I SA/Łd 1097/13).

Ze względu na powyższą argumentację Państwa stanowisko pozostaje uzasadnione i zasługuje na uwzględnienie.

B. W odniesieniu do Modelu II

W Państwa ocenie także Model II pozwala na stwierdzenie, że spełnione zostaną warunki, które przewidziane zostały w art. 39 ust. 1 Ustawy o PIT dla płatnika.

Różnica pomiędzy Modelem I a Modelem II, polega na tym, że o ile w Modelu I Współpracownik wyraża indywidualnie zgodę na przesłanie mu PIT-11 w formie elektronicznej, o tyle w Modelu II taka zgoda nie jest pozyskiwana, natomiast Współpracownik pozyskuje wszelkie niezbędne informacje dotyczące zasad przekazania mu PIT-11. W pozostałym zakresie zasady przekazywania PIT-11 pozostaną niezmienione.

Podkreślenia wymaga, że w Modelu II z dokumentów wewnątrzzakładowych (Regulaminu Pracy lub uchwał Państwa Zarządu) będzie jednoznacznie wynikać procedura przekazywania PIT-11. Ponadto, dokumenty wewnątrzzakładowe będą zobowiązywać danego Współpracownika do wskazania danych; które pozwolą mu na przesłanie PIT-11.

Dla Państwa Model II może okazać się łatwiejszy w implementacji, ponieważ nie będzie konieczne zbieranie indywidualnych zgód od każdego ze Współpracowników, z uwagi na fakt, że zagadnienie to zostanie uregulowane na poziomie Państwa dokumentacji wewnątrzzakładowej. Ma to szczególnie znaczenie jeżeli zostanie uwzględnione, że Państwo współpracujecie z szeregiem Współpracowników, co może uniemożliwić implementację Modelu I w praktyce.

Z uwagi na okoliczność, że jedyna różnica pomiędzy Modelem I a Modelem II została opisana powyżej, w pozostałym zakresie rozważania zawarte w punkcie A powyżej pozostają aktualne.

C. W odniesieniu do wymogu uzyskania zgody Współpracownika w Modelu II

Zdaniem Państwa w Modelu II nie ma obowiązku uzyskiwania zgód Współpracowników na opisany w powyżej sposób przekazywania im PIT-11.

W pierwszej kolejności należy przypomnieć, co było już podkreślane w niniejszym wniosku, że żaden z przepisów ustaw podatkowych nie nakazuje uzyskania od podatnika zgody (w jakiejkolwiek formie) na otrzymanie przez niego PIT-11 drogą elektroniczną.

Po drugie zauważenia także wymaga, że regulamin pracy zgodnie z art. 9 § 1 Kodeksu Pracy jest źródłem prawa pracy, z którego dla stron stosunku pracy (to jest zarówno pracodawcy, jak i pracownika) wynikają prawa i obowiązki stanowiące podstawę roszczeń w indywidualnych sprawach pracowniczych. Co więcej, zgodnie z art. 1043 § 2 Kodeksu Pracy pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem danego pracownika do pracy, co — zgodnie z § 3 w zw. z § 6 ust. 2 pkt 2 ppkt b rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z dnia 28 maja 1996 roku (tekst jednolity z dnia 7 kwietnia 2017 roku, Dz.U. z 2017, poz. 894) - zostaje potwierdzone pisemnym oświadczeniem pracownika zapoznania się z treścią tego regulaminu, które jest następnie przechowywane w aktach osobowych pracownika. W literaturze przedmiotu podkreśla się, że od chwili zapoznania pracownika z przepisami regulaminu pracy postanowienia regulaminu — od dnia ich wejścia w życie - są dla niego wiążące \[tak Ł. Prasołek, Kodeks pracy. Komentarzy red. dr hab. Krzysztof Walczak, Legalis 2018, komentarz do art. 1043 Kodeksu Pracy\]. O istotności regulacji wynikających z regulaminu pracy dla stron stosunku pracy świadczy chociażby fakt, że w orzecznictwie Sądu Najwyższego powszechnie przyjmuje się, że odmowa pracownika przestrzegania postanowień regulaminu pracy stanowi uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę \[tak między innymi Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 3 kwietnia 1997 roku, sygn. akt I PKN 77/97\].

Tym samym należy uznać, że wskutek wprowadzenia do regulaminu pracy regulacji zobowiązujących Współpracowników mających status pracowników do wskazania adresu e-mail (oraz każdorazowego aktualizowania tych informacji), postanowienia te będą wiążące dla obu stron stosunku pracy, Współpracownik będzie miał pełną świadomość ich obowiązywania, a także gwarancję otrzymania PIT-11 w ustalony sposób. Powoduje to jednocześnie, że w Państwa ocenie nie istnieją inne cele, które mogłyby być realizowane w wyniku odbierania od tych Współpracowników indywidualnych zgód, co przesądza o bezprzedmiotowości tego działania.

Powyższe rozważania odnoszą się również do Współpracowników świadczących na rzecz Państwa usługi na podstawie umów cywilnoprawnych. Co prawda w stosunku do nich nie prowadzi się akt osobowych, tym niemniej przy zawieraniu umowy z Państwem zobowiązują się oni do przestrzegania wszelkich regulacji wewnątrzzakładowych obowiązujących u Państwa, co powoduje, że - podobnie jak regulamin pracy — determinują one treść stosunku cywilnoprawnego pomiędzy Współpracownikami a Państwem. Tym samym, także Współpracownicy współpracujący z Państwem na podstawie umów cywilnoprawnych będą dysponowali nie tylko pełną świadomością co do sposobu w jakim zostanie im przekazany PIT-11, ale także gwarancją ich otrzymania w ten sposób. Powoduje to, że analogicznie jak w przypadku Współpracowników mających status pracowników, w Państwa przekonaniu nie istnieją inne cele, które byłyby realizowane w wyniku odbierania indywidualnych zgód.

Powyższe powoduje, iż prowadzenie rozważań co do formy wyrażenia zgody przez Współpracowników (a więc czy zgoda ta powinna być wyrażona w formie dokumentowej, czy też pisemnej) pozostaje bezprzedmiotowe.

Na zakończenie niniejszych rozważań należy wskazać, że każde nałożenie obowiązków lub ograniczenie praw powinno następować w zgodzie z zasadami poprawnej legislacji, stanowiącej element demokratycznego państwa prawa, statuowanej w art. 2 Konstytucji RP.

Zasada ta - jak wskazał Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 27 lipca 2006 r., sygn. akt SK 43/04, publ. OTK-A 2006/7/89) — była już wielokrotnie przedmiotem rozważań Trybunału (m.in. w uchwale z dnia 8 marca 1995 roku, sygn. W 13/94 oraz w wyrokach z dni: 11 stycznia 2000 roku , sygn. K. 7 /99; 21 marca 2001 roku , sygn. K. 24/00; 30 października 2001 roku, sygn. K 33/00; 9 kwietnia 2002 roku, sygn. K 21/01; 24 lutego 2003 roku, sygn. K 28/02 oraz z dnia 21 lutego 2006 roku, sygn. K 1/05).

Trybunał Konstytucyjny konsekwentnie reprezentuje stanowisko, że wyrażonej w art. 2 Konstytucji zasady państwa prawnego wynika nakaz przestrzegania przez ustawodawcę zasad poprawnej legislacji. Nakaz ten jest funkcjonalnie powiązany z zasadami pewności i bezpieczeństwa prawnego oraz ochrony zaufania do państwa i stanowionego prze nie prawa. Zasady te nakazują, aby przepisy prawa były formułowane w sposób precyzyjny i jasny oraz poprawny pod względem językowym. Warunek jasności oznacza obowiązek tworzenia przepisów klarownych i zrozumiałych dla ich adresatów, którzy od racjonalnego ustawodawcy mogą oczekiwać stanowienia norm prawnych niebudzących wątpliwości co do treści nakładanych obowiązków i przyznawanych praw. Związana z jasnością precyzja przepisu winna przejawiać się w konkretności nakładanych obowiązków i przyznawanych praw, tak by ich treść była oczywista i pozwalała na ich wyegzekwowanie. Z zasady określoności wynika, że każdy przepis prawny powinien być skonstruowany poprawnie z punktu widzenia językowego i logicznego - dopiero spełnienie tego warunku podstawowego pozwala na jego ocenę w aspekcie pozostałych kryteriów”.

Tymczasem, ponieważ żaden z przepisów ustaw podatkowych nie nakazuje uzyskania od podatnika zgody (w jakiejkolwiek formie) na otrzymanie przez niego PIT-11 drogą elektroniczną, to nie ma podstaw do wywodzenia obowiązku uzyskania takich zgód przez Państwa.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawiliście Państwo we wniosku jest :

‒ **prawidłowe** – w zakresie możliwości przekazywania przez płatnika pracownikom i współpracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z Modelem I (pyt. Nr 1) oraz

‒ **nieprawidłowe** - w zakresie możliwości przekazywania przez płatnika pracownikom i współpracownikom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z Modelem II (pyt. Nr 2 i Nr 3 ).

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.):

Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Na podstawie art. 31 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.):

Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Na mocy art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74, 148 i 152-154. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Natomiast na podstawie art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Stosownie do treści art. 42 ust. 2 ww. ustawy:

Płatnicy, o których mowa w ust. 1, są obowiązani przesłać podatnikom, o których mowa:

1) w art. 3 ust. 1, oraz urzędom skarbowym przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi według miejsca zamieszkania podatnika wykonują swoje zadania – imienne informacje o wysokości dochodu, o którym mowa w art. 41 ust. 1, sporządzone według ustalonego wzoru;

2) w art. 3 ust. 2a, oraz urzędom skarbowym, przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonują swoje zadania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym – imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, również gdy płatnik w roku podatkowym sporządzał i przekazywał informacje w trybie przewidzianym w ust. 4.

Zgodnie z art. 42g ust. 1 ww. ustawy:

Płatnicy oraz podmioty, o których mowa w art. 42a, przesyłają roczne obliczenie podatku, o którym mowa w art. 34 ust. 7, oraz informacje, o których mowa w art. 34 ust. 8, art. 35 ust. 10, art. 39 ust. 1 i 3, art. 42 ust. 2 pkt 1, art. 42a ust. 1 oraz art. 42e ust. 6:

1) urzędowi skarbowemu – w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym;

2) podatnikowi – w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

Z opis sprawy wynika, że:

1\. Prowadzicie Państwo działalność gospodarczą i posiadacie miejsce efektywnego zarządu na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, w związku z czym podlegacie nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce.

2\. W ramach prowadzonej działalności współpracujecie Państwo z pracownikami (wykonującymi pracę na jego rzecz na podstawie umów o pracę) oraz współpracownikami (wykonującymi usługi na waszą rzecz na podstawie umów o świadczenie usług, do których stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu) (przy czym osoby współpracujące z Państwem na podstawie umów o pracę, jak i osoby współpracujące z Państwem na podstawie umów o świadczenie usług będą dalej łącznie zwane „Współpracownikami”).

3\. Posiadacie Państwo system kadrowo-płacowy, którego zadaniem jest obsługa Współpracowników (dalej „Platforma”).

4\. Zamierzacie Państwo opracować i wdrożyć nową funkcjonalność (zastosowanie) Platformy i przy jej wykorzystaniu udostępniać informację podatkową PIT-11 (dalej jako „PIT-11”) Współpracownikom w formie elektronicznej, zgodnie z następującą procedurą:

‒ wygenerowanie dokumentu PIT-11 w formie nieedytowalnych plików w wersji PDF, zgodnie z obowiązującym wzorem deklaracji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów,

‒ PIT-11 zostaną podpisane przez odpowiednio umocowanego Państwa przedstawiciela - elektronicznie z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego,

‒ na PIT-11 naniesiony zostanie znak graficzny informujący, że dokument został podpisany cyfrowo,

‒ na adres e-mail Współpracownika (obecnego lub byłego) wysłana zostanie wiadomość e- mail zawierająca link, pod którym możliwe będzie pobranie danego PIT-11. Dostęp do danego PIT-11 będzie indywidualnie przypisany do Współpracownika i tylko dla niego dostępny,

‒ Współpracownik po kliknięciu na wymieniony powyżej link przekierowujący rozpocznie proces pobierania PIT-11 na swoje urządzenie elektroniczne, na którym powyższy link został uruchomiony,

‒ Platforma będzie zapisywać godzinę i datę wysłania wiadomości e-mail z linkiem oraz kolejne wejścia na link dostępowy Współpracownika do udostępnionego PIT- 11.

5\. Bierzecie Państwo pod uwagę dwie możliwości:

‒ Pierwsza możliwość zakłada, że od Współpracowników będą pobierane imienne zgody w formie dokumentowej, z których będzie wynikać, że dany Współpracownik wyraża zgodę na przekazywanie mu PIT-11 w formie elektronicznej opisanej powyżej (dalej jako „Model I”). Na formularzu obejmującym wyrażenie zgody Współpracownika, Współpracownik będzie podawał adres e-mail, na który będzie mu przesyłany PIT-11 zgodnie z procedurą opisaną w powyżej. Formularz będzie również obejmował informację, zgodnie z którą: (i) na podany przez Współpracownika adres e-mail będziecie Państwo doręczali Współpracownikom PIT- 11, (ii) Współpracownik pozostaje zobowiązany do niezwłocznego poinformowania Państwa o każdej zmianie adresu e-mail.

‒ Druga opcja rozważana przez Państwa zakłada natomiast, że ze względu na dużą liczbę Współpracowników do przepisów wewnątrzzakładowych (w przypadku pracowników do regulaminu pracy, natomiast w przypadku osób współpracujących z Państwem na podstawie umów prawa cywilnego zarządzeniem Zarządu) zostaną wprowadzone regulacje, w których zostanie zaznaczone, iż każdy Współpracownik pozostaje zobowiązany do wskazania adresu e-mail, na który zostanie przesłany PIT-11 (dalej jako „Model II”). Regulacje te będą również obejmowały informacje, zgodnie z którymi: (i) na podany przez Współpracownika adres e-mail będziecie Państwo doręczać Współpracownikom PIT-11, (ii) Współpracownik pozostaje zobowiązany do niezwłocznego poinformowania Państwa o każdej zmianie adresu e-mail.

6\. Bez względu na wybór modelu, tj. czy zastosujecie Państwo Model I, czy też Model II, jeżeli dany Współpracownik złoży oświadczenie, zgodnie z którym nie dysponuje adresem e- mail, wówczas PIT-11 zostanie mu przesłany w formie tradycyjnej.

W kontekście ww. zagadnienia w pierwszej kolejności wskazać należy, że niewywiązanie się przez płatnika z obowiązku przekazania podatnikowi i organowi podatkowemu przewidzianych prawem informacji stanowi przesłankę do pociągnięcia go do odpowiedzialności karno-skarbowej.

Zgodnie bowiem z art. 80 § 2 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2021 r. poz. 408 ze zm.):

Płatnik oraz podmiot, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, niepełniący funkcji płatnika, który wbrew obowiązkowi nie składa w terminie podatnikowi lub właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej lub informacji, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 2 powołanej ustawy, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Konieczne jest, aby w przypadku wystawienia informacji PIT-11 w formie elektronicznej:

‒ informacja taka sporządzona była według ustalonego wzoru;

‒ podatnicy wyrazili zgodę na otrzymanie informacji w formie elektronicznej;

‒ informacja ta opatrzona była bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę wyznaczoną do obliczenia i pobrania podatku.

Tylko bowiem w przypadku spełnienia wszystkich wskazanych wyżej warunków możliwe jest uznanie, że płatnik w sposób prawidłowy wykonał ciążący na nim obowiązek przekazania pracownikowi lub zleceniobiorcy informacji PIT-11.

Warto zauważyć, że w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 22 października 2010 r., sygn. akt I SA/Po 486/10, Sąd wskazał, że w przepisach prawa nie można doszukać się przeszkód w uznaniu, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika) podanym w tym celu, pod warunkiem że zachowano wzór deklaracji. Ze słów „na adres podatnika (pracownika) podany w tym celu” można wywodzić, że Sąd założył, że płatnik uzyskał zgodę podatnika na przesłanie informacji PIT-11 w wersji elektronicznej, bowiem w przeciwnym wypadku podatnik nie podałby w tym celu swojego adresu.

Z powołanych powyżej przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że do obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych należy:

‒ obliczenie podatku,

‒ pobranie od podatnika podatku,

‒ wpłacenie podatku we właściwym terminie organowi podatkowemu,

‒ sporządzenie we właściwej formie informacji o wysokości osiągniętych dochodów i przekazanie jej podatnikowi i organowi podatkowemu.

Dokonując zatem interpretacji art. 39 ust. 1 oraz art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należy stwierdzić, że nakładają one na płatników obowiązek przesłania/przekazania podatnikom i odpowiednim urzędom skarbowym – imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru (PIT-11).

Jednocześnie przepisy te nie określają zasad przekazywania podatnikom (tj. pracownikom oraz zleceniobiorcom) informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników, tj. nie regulują zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisach tych ustawodawca wprowadził jedynie wymóg sporządzenia takich informacji według ustalonego wzoru i przekazania ich podatnikom przez płatników. Również przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają – tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej). Z tych względów należy uznać, że przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (podany w tym celu).

Jeżeli Państwo faktycznie zapewnicie, że wymienione powyżej warunki opisane w Modelu I dotyczące wystawienia informacji PIT-11 w formie elektronicznej zostaną spełnione w przypadku wysyłania Współpracownikom informacji PIT-11 w formie elektronicznej w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym (w tym pracownicy oraz zleceniobiorcy wyrażą zgodę na przekazywanie PIT-11 w formie elektronicznej), to wówczas stanowić to będzie wykonanie przez Państwa obowiązków płatnika, wynikających z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Stanowisko Państwa w zakresie odpowiedzi na pytanie Nr 1 należało uznać za **prawidłowe.**

Natomiast samo poinformowanie Współpracowników przez Państwa w jakiej formie będzie przesłana informacja PIT-11 (w formie elektronicznej), nie będzie stanowić o realizacji obowiązku przez płatnika, zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, gdyż do tego wymagana jest jeszcze zgoda pracownika/zleceniobiorcy na przekazanie informacji PIT-11 drogą elektroniczną. Bez znaczenia pozostaje forma zgody. Może to być zarówno pisemna, jak i ustna.

Wobec powyższego Państwa stanowisko uznano za nieprawidłowe, gdyż nie można przyjąć, że nie będzie potrzeby uzyskania zgody (jeżeli kwestie te zostaną uregulowane na poziomie dokumentów wewnątrzzakładowych) na przekazanie w formie elektronicznej informacji PIT-11 w celu zrealizowania ustawowego Państwa obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Stanowisko Państwa w zakresie odpowiedzi na pytania Nr 2 oraz Nr 3 należało uznać za **nieprawidłowe.**

Dodatkowe informacje
--------------------

W odniesieniu do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych oraz wyroków, tut. Organ informuje, że zostały one wydane w indywidualnej sprawie i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

‒ Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Pani sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i musi się Pani zastosować do interpretacji.

‒ Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒ w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒ w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).