Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/1/415-1053/14/ŚS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2014-12-22
Teza: dot. możliwości uznania wskazanych (dołączonych do) we wniosku dokumentów za dowód księgowy, stanowiący podstawę ujęcia określonego w nim wydatku w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów
Słowa kluczowe: dowód; koszt-koszty uzyskania przychodów; rachunki
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawczyni przedstawione we wniosku z 4 września 2014 r. (data wpływu do tut. Biura 12 września 2014 r.), uzupełnionym 9 września 2014 r. o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych, w zakresie możliwości uznania wskazanych (dołączonych do) we wniosku dokumentów za dowód księgowy, stanowiący podstawę ujęcia określonego w nim wydatku w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 12 września 2014 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych, w zakresie możliwości uznania wskazanych (dołączonych do) we wniosku dokumentów za dowód księgowy, stanowiący podstawę ujęcia określonego w nim wydatku w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Wniosek powyższy nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z 24 listopada 2014 r. Znak: IBPBI/1/415-1053/14/ŚS wezwano do jego uzupełnienia, co też nastąpiło 9 grudnia 2014 r.

We wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Od 10 października 2012 r. Wnioskodawczyni prowadzi działalność gospodarczą na terytorium Polski w zakresie handlu artykułami chemicznymi, przemysłowymi, chemią gospodarczą i kosmetykami. Działalność jest opodatkowana wg skali, a zdarzenia gospodarcze związane z nią są ujmowane w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Często zdarza się, że Wnioskodawczyni kupuje w Niemczech towary handlowe i sprzedaje je w Polsce. Jako dowód zakupu (zależy to od sklepu w jakim kupuje towar) otrzymuje faktury, jak również rachunek opatrzony datą i numerem, do którego dołączony jest odrębny wydruk („wydanie”) z magazynu.

W uzupełnieniu wniosku, ujętym w piśmie z 3 grudnia 2014 r. Wnioskodawczyni wskazała, że:

*   na rachunku określono wystawcę, numer identyfikacji podatkowej firmy jest na dowodzie zakupu, nabywcą jest Wnioskodawczyni, gdzie jest jej pieczątka,
*   rachunek posiada datę operacji gospodarczej oraz nr rachunku,
*   rachunek określa w języku niemieckim przedmiot operacji gospodarczej, jego wartość i ilość sztuk,
*   rachunek nie zawiera podpisów, ponieważ zarówno w Niemczech, jak i w naszym kraju nie ma obowiązku podpisywania rachunków, czy faktur.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy otrzymany rachunek spełnia wymogi dowodu księgowego i czy tym samym stanowi podstawę księgowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

Zdaniem Wnioskodawczyni, rachunek taki po przeliczeniu kwoty po kursie euro na złotówki, może księgować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Zarówno Polska jak i Niemcy należą do Unii Europejskiej, więc skoro market niemiecki może wystawić taki rachunek, to w Polsce powinien on być akceptowany i stanowić podstawę zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam co następuje:

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Powyższe oznacza, że kosztami uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Wydatki te muszą być zatem związane z wykonywaną działalnością gospodarczą i muszą zostać poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności; równocześnie nie mogą być wymienione w ustawowym katalogu wydatków nie uznawanych za taki koszt. Niespełnienie którejkolwiek z wyżej wskazanych przesłanek wyklucza możliwość zaliczenia określonego wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej. Zwrócić także należy uwagę na konieczność właściwego udokumentowania przedmiotowych wydatków. Przy czym, sposób ich dokumentowania uzależniony jest od rodzaju prowadzonych przez podatnika ksiąg podatkowych.

Jak wynika z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego, Wnioskodawczyni prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą, a zdarzenia gospodarcze związane z tą działalnością ewidencjonuje w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Wskazać zatem należy, że w myśl art. 24a ust. 1 ww. ustawy, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczania wysokości odpisów amortyzacyjnych, zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Szczegółowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w tym także warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę ujęcia wydatku jako koszt w tej księdze, określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 1037).

Stosownie do § 12 ust. 3 powołanego rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1.faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

1a.dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów (zwiększenie przychodów) na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym, (dowody zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów), zawierające co najmniej:

1.  datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów),
2.  wskazanie faktury (rachunku), a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury (rachunku) - wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów) zgodnie z art. 24d ustawy o podatku dochodowym,
3.  wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów (zwiększa przychody),
4.  podpis osoby sporządzającej dokument, lub

1b.dokumenty określające zwiększenie kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym, (dowody zwiększenia kosztów), zawierające co najmniej:

1.  datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zwiększenia kosztów uzyskania przychodów,
2.  wskazanie faktury (rachunku), a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury (rachunku) - wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów) zgodnie z art. 24d ustawy o podatku dochodowym,
3.  wskazanie kwoty, o którą podatnik zwiększa koszty uzyskania przychodów,
4.  wskazanie dowodu potwierdzającego uregulowanie zobowiązania, o które podatnik zwiększa koszty uzyskania przychodów,
5.  podpis osoby sporządzającej dokument, lub

2.inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

1.  wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
2.  datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3.  przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4.  podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

\-oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej (§ 12 ust. 4 ww. rozporządzenia).

Natomiast § 13 ww. rozporządzenia stanowi, że za dowody księgowe uważa się również:

1.  dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2.  noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3.  dowody przesunięć;
4.  dowody opłat pocztowych i bankowych;
5.  inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Ponadto, zgodnie z § 14 ww. rozporządzenia na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające przy zakupie: nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku) ograniczając jednak tę możliwość do enumeratywnie wskazanych wydatków.

W myśl bowiem § 14 ust. 2 ww. rozporządzenia, dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:

1.zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

2.zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);

3.wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;

4.zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;

5.kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;

6.zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;

7.wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;

8.opłat sądowych i notarialnych;

8a.opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;

9.wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Z przedstawionego we wniosku oraz jego uzupełnieniu stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawczyni prowadzi działalność gospodarczą na terytorium Polski w zakresie handlu artykułami chemicznymi, przemysłowymi, chemią gospodarczą i kosmetykami. Działalność jest opodatkowana wg skali, a zdarzenia gospodarcze związane z nią są ujmowane w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Często zdarza się, że Wnioskodawczyni kupuje w Niemczech towary handlowe i sprzedaje je w Polsce. Jako dowód zakupu (zależy to od sklepu w jakim kupuje towar) otrzymuje faktury, jak również rachunek opatrzony datą i numerem, do którego dołączony jest odrębny wydruk („wydanie”) z magazynu. W związku z wezwaniem tut. Organu do uzupełnienia opisu stanu faktycznego poprzez wskazanie czy dokumenty, o których mowa we wniosku zawierają elementy, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów Wnioskodawczyni wskazała, że na rachunkach określono wystawcę, numer identyfikacji podatkowej firmy jest na dowodzie zakupu, nabywcą jest Wnioskodawczyni, gdzie jest jej pieczątka; rachunek posiada datę operacji gospodarczej oraz nr rachunku; rachunek nie zawiera podpisów, ponieważ zarówno w Niemczech, jak i w naszym kraju nie ma obowiązku podpisywania rachunków, czy faktur; rachunek określa w języku niemieckim przedmiot operacji gospodarczej, jego wartość i ilość sztuk.

Mając na uwadze powyższe uregulowania prawne, stwierdzić należy, że dokumentem będącym podstawą do ujęcia kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być (co do zasady) faktura, bądź rachunek, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Koszty te mogą być także udokumentowane innymi dowodami, o których mowa w cyt. § 13 i 14 ww. rozporządzenia, o ile zawierają one wszystkie elementy wymienione w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia. Oznacza to, że w przedstawionym we wniosku stanie faktycznym rachunek wraz z dołączonym do niego odrębnym wydrukiem („wydaniem”) z magazynu nie stanowią w świetle ww. przepisów rozporządzenia, dowodów księgowych, na podstawie których możliwe jest dokonanie zapisu kosztowego w prowadzonej dla celów ewidencyjnych podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Dokumenty te nie spełniają bowiem wszystkich wymogów określonych w tym rozporządzeniu, w szczególności dotyczących podpisów osoby uprawnionej do udokumentowania transakcji (wystawcy dokumentów). Z tej też przyczyny na podstawie wskazanego we wniosku rachunku i wydruku otrzymanych ze sklepu niemieckiego, nie można dokonać ujęcia kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Zauważyć jednakże należy, że prowadzenie ewidencji księgowej przez podmiot gospodarczy ma w szczególności na celu umożliwić ustalenie w sposób rzetelny wysokości przychodów działalności gospodarczej oraz kosztów ich uzyskania, a w konsekwencji również prawidłowości wywiązania się z obowiązków podatkowych w tym zakresie. Analizując dokumenty, w toku ewentualnego postępowania podatkowego, właściwy organ podatkowy bierze pod uwagę nie tylko przedłożoną przez stronę księgę podatkową i dokumenty które stanowiły podstawę ujęcia zapisów w tej księdze, lecz również wyjaśnienia i inne dokumenty przedłożone w trakcie tego postępowania. W myśl bowiem art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodem w postępowaniu podatkowym może być zatem również rachunek wraz z dołączonym do niego odrębnym wydrukiem („wydaniem”) z magazynu. Tym samym ustalając podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym podatnik może uwzględnić nie tylko zapisy dokonane w ewidencji księgowej; lecz także inne dowody i dokumenty, z których jednoznacznie i bezspornie wynikać będzie fakt poniesienia wydatków w celu uzyskania przychodów i ich wysokość.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Do wniosku dołączono dokumenty źródłowe. Należy jednak zauważyć, że wydając interpretacje w trybie art. 14b Ordynacji podatkowej Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, nie przeprowadza postępowania dowodowego w związku z czym nie jest obowiązany, ani uprawniony do ich oceny; jest związany wyłącznie opisem stanu faktycznego przedstawionym przez Wnioskodawcę i jego stanowiskiem.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.