Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB1/415-1188/09-4/AA
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2010-01-25
Teza: Czy wystarczającym dowodem poniesienia kosztów uzyskania przychodu przez właściciela lokalu użytkowego prowadzącego działalność gospodarczą jest „zawiadomienie" od zarządcy wspólnoty mieszkaniowej o wysokości ustalonej zaliczki na poczet kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej i za dostawę mediów do jego lokalu wraz z załączonym dowodem wpłaty?
Słowa kluczowe: dowód-dowód księgowy; księgi-księgi przychodów i rozchodów; podatek-podatek dochodowy-podatek dochodowy od osób fizycznych; wspólnoty-wspólnota mieszkaniowa
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. u. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. u. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 30 października 2009 r. (data wpływu 3 listopada 2009 r.), uzupełnionym pismem z dnia 11 grudnia 2009 r. (data wpływu 15 grudnia 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie dowodów księgowych – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 3 listopada 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie dowodów księgowych.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych określonych w art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, w związku z czym pismem z dnia 8 grudnia 2009 r. nr ILPB1/415-1188/09-2/AA wezwano Zainteresowaną do usunięcia braków w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania pod rygorem pozostawienia podania bez rozpatrzenia.

Wnioskodawczyni uzupełniła ww. wniosek w dniu 15 grudnia 2009 r.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawczyni jest podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą, polegającą m. in. na wynajmowaniu lokali użytkowych, których jest właścicielką. Zainteresowana w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzi ewidencję zdarzeń gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Lokale stanowią część wspólnoty mieszkaniowej, którą zarządza w imieniu wspólnoty Zarządca.

Do końca sierpnia 2009 r. Wnioskodawczyni otrzymywała od zarządcy wspólnoty rachunki, jako dowody kosztów z tytułu opłat na poczet kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej we wspólnocie i kosztów na rzecz wyodrębnionych lokali (media), które stanowiły dowód kosztów uzyskania przychodu dla celów prowadzonej przez Zainteresowaną działalności gospodarczej.

Na początku września 2009 r. Wnioskodawczyni otrzymała od zarządcy drogą mailową informację, że odstępuje On od wystawiania rachunków.

Zainteresowana wysłała pismo do zarządcy powołując się na art. 87 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. u. Nr 137, poz. 926 ze zm.) wzywające zarządcę do wystawienia rachunków za zarząd i eksploatację lokali, których Wnioskodawczyni jest właścicielką.

W październiku 2009 r. Zainteresowana otrzymała od zarządcy pismo informujące, że odstępuje od wystawiania comiesięcznych rachunków, jako dowodów kosztów z tytułu ww. opłat. Powołując się na bliżej nieokreślone przepisy ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. u. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 ze zm.) oraz Ordynacji podatkowej (Dz. u. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) zarządca poinformował Wnioskodawczynię, że wystarczającym dowodem ponoszenia kosztów przez właściciela lokalu użytkowego prowadzącego działalność gospodarczą jest „zawiadomienie" o wysokości ustalonej zaliczki na poczet kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej i za dostawę mediów do jego lokalu, w połączeniu z dowodem wpłaty w postaci przelewu na wyciągu bankowym. Wobec niejednoznacznych stanowisk Izb Skarbowych:

1.  Naczelnik Izby Skarbowej Kraków –Prądnik, sygn. PP 443/8/05/ZM,
2.  Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, sygn. ITPP2/443-250A/08/RS
3.  Urząd Skarbowy w Jeleniej Górze, sygn. PD III 423/1/9/06

oraz braku woli ze strony zarządcy wspólnoty co do wystawiania rachunków z tytułu opłat na poczet kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej we wspólnocie i kosztów na rzecz wyodrębnionych lokali (media) Wnioskodawczyni występuje z pytaniem poniżej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wystarczającym dowodem poniesienia kosztów uzyskania przychodu przez właściciela lokalu użytkowego prowadzącego działalność gospodarczą jest „zawiadomienie" od zarządcy wspólnoty mieszkaniowej o wysokości ustalonej zaliczki na poczet kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej i za dostawę mediów do jego lokalu wraz z załączonym dowodem wpłaty?

Zdaniem Wnioskodawczyni, wobec stanowisk Izb Skarbowych, które w wydanych interpretacjach indywidualnych uznają za nieprawidłowe wystawianie przez wspólnoty rachunków lub faktur VAT, wydaje się logiczne by umożliwić podatnikowi uznanie za dowód poniesienia kosztów uzyskania przychodu zawiadomienie przez wspólnotę w wysokości zaliczek na poczet zarządu nieruchomością wspólną oraz kosztów na rzecz wyodrębnionych lokali (media). Dla podatników podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, koszt użytkowania lokalu użytkowego stanowi koszt uzyskania przychodu w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z 26 lipca 1991 r. (Dz. u. 1991 r. Nr 80, poz. 35O ze zm.).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. u. Nr 14, poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowymz uzyskaniem (zwiększeniem) przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wskazania owego związku spoczywa na Wnioskodawcy, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

*   pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
*   nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
*   być właściwie udokumentowany.

Zagadnienia dotyczące dokumentowania wydatków przez podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. u. Nr 152, poz.1475 ze zm.).

W myśl § 12 ust. 3 tego rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1.  faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2.  inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
    1.  wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
    2.  datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
    3.  przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli - przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
    4.  podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych -oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie

W myśl § 13 ww. rozporządzenia za dowody księgowe uważa się również:

1.  dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2.  noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3.  dowody przesunięć;
4.  dowody opłat pocztowych i bankowych;
5.  inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Zgodnie z przepisem § 14 ust. 1 wyżej wymienionego rozporządzenia na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

W § 14 ust. 2 ww. rozporządzenia wymienia się przypadki, w których mogą być wystawiane dowody wewnętrzne. Mogą one dotyczyć między innymi wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; postawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele (§ 14 ust. 2 pkt 7 ww. rozporządzenia).

Na podstawie art. 6 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t. j. Dz. u. z 2000 r. Nr 80, poz. 903 ze zm.), ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości, tworzy wspólnotę mieszkaniową, która może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozwana. Przepis ten nie daje wspólnocie mieszkaniowej przymiotu osoby prawnej, lecz przymiot jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.

Jednostka, która powstała w oparciu o powyższy przepis art. 6 ustawy o własności lokali, posiada określoną strukturę organizacyjną, w skład której wchodzą (tworzą ją) właściciele lokali, zobowiązani do określonych zachowań i czynności wynikających z ustawy. Za zobowiązania dotyczące nieruchomości wspólnej wspólnota odpowiada bez ograniczenia, a każdy właściciel lokalu w części odpowiadającej jego udziałowi w tej nieruchomości.

W celu reprezentacji interesów wspólnoty, zobowiązana jest ona w trybie przepisów ustawy o własności lokali ustanowić zarząd, który może być sprawowany bezpośrednio przez członków wspólnoty lub pośrednio przez podmiot z zewnątrz.

Ponadto na gruncie ustawy o własności lokali należy rozróżnić pojęcia zarządu i zarządcy. o zarządzie mówimy w przypadku, gdy mamy na myśli organ wspólnoty (art. 20 ustawy), a o zarządcy w przypadku gdy zarządzanie (administrowanie) nieruchomością wspólną zostało powierzone osobie fizycznej lub prawnej na zasadzie umowy zlecenia (art. 18 ust. 1 ustawy). Mając na uwadze powyższe należy jednoznacznie stwierdzić, że wspólnota stanowi wspólnotę interesów właścicieli lokali, zorganizowanych w formie i na zasadach określonych w powołanej wyżej ustawie o własności lokali.

W celu należytego utrzymania lokali, ich właściciele zobowiązani są do ponoszenia wydatków na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością. Koszty te można podzielić na koszty zarządu częściami wspólnymi nieruchomości i koszty związane z utrzymaniem poszczególnych wyodrębnionych lokali. z powyższych tytułów na rzecz wspólnoty właściciele zobowiązani są do uiszczania zaliczek w celu pokrycia kosztów utrzymania poszczególnych lokali i części wspólnych.

Zgodnie z treścią art. 87 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Natomiast art. 3 pkt 9 ww. ustawy stanowi, że ilekroć w ustawie jest mowa o działalności gospodarczej - rozumie się przez to każdą działalność zarobkową w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także każdą inną działalność zarobkową wykonywaną we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność - do przedsiębiorców.

Zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t. j. z 2007 r. Dz. u. Nr 155, poz. 1095 ze zm.) działalnością gospodarczą jest zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły.

W świetle powyższego tylko podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawiać rachunki potwierdzające dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi a wspólnota mieszkaniowa nie prowadzi działalności gospodarczej i nie wykonuje czynności, które powinna potwierdzić rachunkiem.

Reasumując, należy stwierdzić, iż w przypadku gdy zarządca wspólnoty mieszkaniowej nie ma obowiązku wystawienia faktury czy rachunku potwierdzającego wysokość ustalonej zaliczki na poczet kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej i za dostawę mediów do lokalu Zainteresowanej, wówczas wystarczającym dowodem poniesienia przedmiotowych kosztów przez Wnioskodawczynię będzie „zawiadomienie”, którym mowa we wniosku wraz z załączonym dowodem wpłaty, mając na uwadze treść powołanego wyżej § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. u. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.