Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP3/443-62/09/PK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2009-03-20
Teza: Możliwości wystawiania faktur wewnętrznych i ich przechowywania w formacie pliku PDF.
Słowa kluczowe: dokumentacja; dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura wewnętrzna
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 14 stycznia 2009r. (data wpływu 20 stycznia 2009r.), uzupełnionym pismem z dnia 12 lutego 2009r. (data pływu 23 lutego 2009r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie sposobu wystawiania i przechowywania faktur wewnętrznych - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 20 stycznia 2009r., uzupełnionym pismem z dnia 12 lutego 2009r., został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie sposobu wystawiania i przechowywania faktur wewnętrznych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca planuje rozpocząć wystawiać faktury wewnętrzne z tytułu wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów w formie elektronicznej. Faktury wewnętrznie wystawiane elektroniczne nie będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Sposób przechowywania będzie umożliwiał na żądanie organu pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do tych faktur, oraz w szczególności udokumentowanie poboru i wykorzystanie tych faktur obraz faktury wewnętrznej byłby zapamiętany, jako plik w formacie PDF zabezpieczającym przed dokonaniem zmian w tym pliku. Faktura więc bezpośrednio z programu do fakturowania jako obraz w formacie PDF zapisywana byłaby w pliku PDF. Procedura przechowywania faktur nie doprowadziłaby do zmiany formatu na inny niż ten w którym była wystawiona. Faktura cały czas byłaby w formacie PDF w tym w którym została wystawiona.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy taka forma wystawiania i przechowywania faktur wewnętrznych jest dopuszczalna w świetle przepisów?

Zdaniem Wnioskodawcy, wystawienie i przechowywanie faktur wewnętrznych w formie elektronicznej w formie pliku PDF jest prawidłowe.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 7 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, w przypadku czynności wymienionych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, oraz importu usług wystawiane są faktury wewnętrzne; za dany okres rozliczeniowy podatnik może wystawić jedną fakturę dokumentującą te czynności dokonane w tym okresie. Faktury wewnętrzne są wystawiane także dla udokumentowania zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Zgodnie z § 21 ust. 1 i ust. 2 rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337) podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

W myśl § 23 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia przepisy § 5, 9-14, 16, 17 i 21 stosuje się odpowiednio do faktur wewnętrznych, o których mowa w art. 106 ust. 7 ustawy, w tym wystawianych w formie elektronicznej, (…). Faktury, o których mowa w ust. 1, można wystawić w 1 egzemplarzu i należy przechowywać wraz z całą dokumentacją dotyczącą podatku.

Należy zauważyć, iż w myśl § 23 ust. 1 ww. rozporządzenia przepisy w zakresie wystawiania i przechowywania faktur „zwykłych” stosuje się odpowiednio w zakresie wystawiania faktur wewnętrznych, a zatem aby móc odpowiedzieć na pytanie w jakiej formie należy wystawiać oraz przechowywać faktury wewnętrzne, jak również co należy rozumieć przez pojęcie „wystawić” konieczne jest odniesienie do kwestii w jaki sposób wystawia się i przechowuje faktury „zwykłe”.

W pierwszej kolejności należy zauważyć, że czasownik „wystawić” według słownika jest wyrazem bliskoznacznym do czasownika sporządzić a także wydać. W odniesieniu do przepisów dotyczących wystawiania faktur wiąże się on z dokonaniem obu tych czynności, czyli sporządzeniem dokumentu, w formie papierowej lub elektronicznej, oraz wręczeniem faktury kontrahentowi, czy w formie dostarczenia pocztowego czy wręczenia bezpośredniego. Istotne jest natomiast, aby wręczeniu podlegał dokument, który został stworzony przez wystawcę i to w takiej formie w jakiej został on sporządzony czyli w papierowej lub elektronicznej.

Ze względu na fakt, iż w analizowanej sprawie nie mamy do czynienia z fakturą elektroniczną w rozumieniu rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. Nr 133, poz.1119), w niniejszej interpretacji tut. organ odniesie się wyłącznie do faktur wystawianych w formie papierowej.

Warto w tym miejscu przywołać art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 i pkt 4 ustawy o VAT zgodnie z którym w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Kwotę podatku naliczonego stanowi, z zastrzeżeniem ust. 3-7:

\- suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika (…). a) z tytułu nabycia towarów i usług, b) potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego, c) od komitenta z tytułu dostawy towarów będącej przedmiotem umowy komisu (…) - (…) kwota podatku należnego z ytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów.

Jak wykazano wyżej przez wystawienie należy rozumieć sporządzenie faktury oraz wręczenie kontrahentowi oryginału faktury. Taki pogląd jest również reprezentowany zarówno w orzecznictwie krajowym (por. wyroki NSA: z dnia 22 września 2000r. sygn. I SA/Lu 483/99 i z dnia 9 grudnia 2004r. sygn. FSK 620/04) jak i w orzecznictwie Europejskiego trybunału Sprawiedliwość (por. wyrok C-152/02, C-895/95). Taki sposób rozumienia wystawienia faktury jest podyktowany funkcją jaką pełni faktura, a mianowicie jest dokumentem uprawniającym podatnika do odliczenia podatku naliczonego i aby podatnik mógł korzystać z ww. prawa konieczne jest aby był w posiadaniu faktury.

Odnosząc powyższe do faktur wewnętrznych należałoby stwierdzić, iż fakturę wewnętrzną należy sporządzić oraz wręczyć ją „samemu sobie” gdyż w tym przypadku brak jest odbiorcy zewnętrznego. Oczywiście takie rozumowanie, a mianowicie wymóg wręczenia faktury „samemu sobie”, przeczyłoby niewątpliwej racjonalności ustawodawcy.

Należy zauważyć, że faktura wewnętrzna dokumentująca wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, w odróżnieniu od faktury „zwykłej”, nie stanowi dokumentu uprawniającego do odliczenia podatku naliczonego, a pełni głównie rolę dokumentu o charakterze ewidencyjnym. Ponadto faktura wewnętrzna w odróżnieniu od faktury „zwykłej”, służy jedynie podmiotowi który ją wystawia. A zatem odnosząc odpowiednio przepisy w zakresie wystawiania faktur do faktur wewnętrznych należy stwierdzić, iż w tym przypadku pojęcie „wystawić fakturę” należy rozumieć jako samo jej sporządzenie i oczywiście jej zachowanie.

Należy zauważyć, że przepisy w sprawie faktur nie określają w jakiej formie należy sporządzić fakturę wewnętrzną oraz w jakiej formie ją przechowywać. W § 23 ust. 1 ww. rozporządzenia stwierdza się jedynie, iż faktury wewnętrzne należy wystawić w 1 egzemplarzu i należy przechowywać wraz z całą dokumentacją dotyczącą podatku. Warto zauważyć, że fakturę wewnętrzną należy przechowywać wraz z całą dokumentacją dotyczącą podatku, tym samym również w formie w jakie są przechowywane pozostałe dokumenty, a co za tym idzie faktura wewnętrzna również winna być wystawiona w takiej samej formie w jakiej w jakiej będzie przechowywana.

Sposób przechowywania dokumentacji podatkowej został określony w ustawie o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. (tj. z 2002r. Dz. U. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Zgodnie z art. 71 ust. 1 ww. ustawy dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także "zbiorami", należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Stosownie do art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi", w tym, wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki. Tym samym za dowody księgowe należy uznać również faktury wewnętrzne.

W myśl art. 73 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie jednostki lub oddziałów (zakładów), z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze. Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

Przenosząc powyższe na grunt rozpatrywanej sprawy należy stwierdzić, że w przypadku gdy Wnioskodawca zdecyduje się na przechowywanie dokumentów w formie zapisu elektronicznego, wtedy również fakturę wewnętrzną będzie zobowiązany do przechowywania w takiej formie wraz z pozostałą dokumentacją. Zatem w sytuacji gdy przepisy pozwalają przechowywać fakturę wewnętrzną w formie zapisu elektronicznego, a regulacje w zakresie wystawiania faktur wewnętrznych nie przeciwstawiają się wystawianiu przedmiotowych faktur w formie zapisu elektronicznego w formacie PDF, należy stwierdzić, że w sytuacji gdyby Wnioskodawca przechowywał dokumentację podatkową w formie elektronicznej to również faktury wewnętrzne może wystawiać i przechowywać w tej formie.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy, przy uwzględnieniu powyższych zastrzeżeń należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania niniejszej interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Nadmienia się, iż zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016), skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.