Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPB2/415-439/11/MM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2011-07-20
Teza: Czy u pracownika odbywającego zagraniczną podróż służbową zwrócone kwoty kosztów za przejazdy taksówkami korzystają ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
Słowa kluczowe: delegacja; delegacja-delegacja służbowa; koszt-zwrot kosztów; pracodawca; pracownik; przychód; płatnik; ryczałt; taksówki
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 1-art. 9; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 10; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 12; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 19 kwietnia 2011 r. (data wpływu 26 kwietnia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zastosowania zwolnienia przedmiotowego - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 26 kwietnia 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zastosowania zwolnienia przedmiotowego.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca jest spółką prawa handlowego zatrudniającą pracowników. Ze względu na prowadzoną działalność gospodarczą pracownicy Wnioskodawcy odbywają zagraniczne podróże służbowe. W miastach, w których pracownicy wykonują zadania służbowe poruszają się taksówkami – część przejazdów dotyczy jazd lokalnych (np. z miejsca zamieszkania do miejsca spotkań, z lotniska lub z dworca kolejowego do miejsca zamieszkania), a część korzysta z usług taksówkowych jako usług transportowych, np. w celu przewiezienia materiałów przeznaczonych dla kontrahentów lub materiałów koniecznych do prezentacji na spotkaniach.

Na podstawie przedłożonych rachunków Wnioskodawca zwraca pracownikom poniesione wydatki, w tym wydatki na przejazdy taksówkami, które obywają się w celach powyżej opisanych.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy u pracownika odbywającego zagraniczną podróż służbową zwrócone kwoty kosztów za przejazdy taksówkami korzystają ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
2.  Czy ww. wydatki stanowią dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodów w pełnej wysokości?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest udzielenie odpowiedzi na pytanie 1. W zakresie pytania 2 zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zdaniem Wnioskodawcy stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych korzystają diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych przepisach, t.j. w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Z § 2 pkt 2 lit. a) ww. rozporządzenia, wynika natomiast, iż pracownikowi w podróży służbowej przysługuje zwrot kosztów przejazdów i dojazdów. Z przepisu § 10 ust. 1 tego rozporządzenia wynika zaś, że pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu, m.in. z portu lotniczego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz każdej innej miejscowości, w której pracownik korzysta z noclegu. Ponadto na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (do której należy również zaliczyć przejazd taksówką) pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży.

Ryczałty, o których mowa powyżej nie przysługują jeżeli:

1.  pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym),
2.  strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy,
3.  pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty.

W przedmiotowej sprawie powyższe wyłączenia nie mają zastosowania, co według Wnioskodawcy oznacza, że za przejazd taksówką z lotniska do hotelu, a następnie do siedziby kontrahenta - zgodnie z ww. rozporządzeniem – przysługuje pracownikowi zwrot wydatków w formie ryczałtu.

Co do zasady, do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to jednak diet oraz wydatków objętych ryczałtami. W ocenie Wnioskodawcy, z powyższego można wysnuć wniosek, że pracownik nie ma obowiązku dołączania do rozliczenia delegacji rachunku za przejazd taksówką, gdyż wysokość poniesionych wydatków nie ma w tym przypadku żadnego znaczenia (przysługuje bowiem ryczałtowy zwrot wydatków).

Odnosząc powyższe regulacje do art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - zdaniem Wnioskodawcy – można by stwierdzić, że zwrot wydatków za przejazd taksówką korzysta ze zwolnienia z opodatkowania tylko do wysokości przysługującego ryczałtu, a wypłata ponad ten limit powoduje po stronie pracownika powstanie przychodu podatkowego.

Jednakże Wnioskodawca uważa, że taka sytuacja nie będzie miała miejsca, gdy pracownik nie może dowolnie dokonać wyboru środka komunikacji miejskiej lecz zmuszony jest skorzystać z przejazdu taksówką (w przypadku braku innych środków komunikacji miejskiej lub np. w przypadku, gdy wymaga tego bezpieczeństwo pracownika lub przewożonych przez niego dokumentów (np. przejazd w godzinach nocnych z lotniska położonego poza miastem do miejscowości, w której znajduje się miejsce noclegu).

Przepis § 2 pkt 2 lit. c) ww. rozporządzenia stanowi, iż z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługuje zwrot innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Za uzasadnioną potrzebę – w ocenie Wnioskodawcy – należy uznać przejazd taksówką do lub z lotniska, dworca kolejowego lub inne jazdy lokalne w sytuacji, gdy pracownik nie może swobodnie dokonać wyboru środka komunikacji miejskiej ze względów bezpieczeństwa lub wobec braku innych środków komunikacji, a także w sytuacji gdy jedynie przejazd taksówką gwarantuje terminową obecność na spotkaniach, które odbywają się w ramach podróży służbowej (opóźniony przyjazd pociągu, opóźniony przylot samolotu, zbyt krótki czas między przyjazdem /przylotem/, a rozpoczęciem spotkania z kontrahentami).

W opisanych sytuacjach – zdaniem Wnioskodawcy – spełnione są przesłanki opisane w § 2 pkt 2 lit. c) ww. rozporządzenia, a ponadto pracownik nie uzyskuje żadnego przysporzenia majątkowego.

W związku z powyższym Wnioskodawca uważa, że w sytuacji, gdy pracownikowi w związku z zagraniczną podróżą służbową dokonano – na podstawie rachunków za przejazdy taksówkami – zwrotu poniesionych kosztów dojazdu z dworca (lotniska) i do dworca (lotniska) oraz komunikacji miejscowej w kwocie przekraczającej ryczałty, jakie przysługiwałyby mu na podstawie ww. rozporządzenia kwota stanowiąca równowartość poniesionych przez pracownika kosztów nie stanowi dla niego przychodu podlegającego opodatkowaniu.

W przypadku, gdy pracownik ponosi wydatki na przejazd taksówkami z powodów innych niż dojazd do/ z dworca lub kontrahenta, np. wydatek poniesiony w celu przetransportowania materiałów, próbek towarów lub z innych przyczyn różnych, od tzw. jazd lokalnych i dojazdów do dworców zasadność takiego wydatku ocenia Wnioskodawca. Jeżeli wydatek ma związek z podróżą służbową i kosztami uzyskania przychodów, to nie powinien być uwzględniany w ramach ryczałtów, nie stanowi dla pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2010 r., Nr 51, poz. 307 ze zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W art. 10 ust. 1 powołanej ustawy zostały określone źródła przychodów, do których należy między innymi, wymieniony w pkt 1 stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

W myśl postanowień art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zatem do przychodów ze stosunku pracy zalicza się każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą. Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się więc zarówno otrzymane przez pracownika pieniądze, wartość pieniężną świadczeń w naturze, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Jednocześnie jednak na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 tej ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

1.  podróży służbowej pracownika,
2.  podróży osoby niebędacej pracownikiem

*   do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Należy zauważyć, że przepisy ustawy o podatku dochodowym nie precyzują pojęcia „inne należności za czas podróży służbowej pracownika”. W związku z powyższym definicji tego pojęcia należy szukać w przepisach prawa pracy. Z treści art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) wynika, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługuje zwrot kosztów związanych z podróżą służbową.

W myśl natomiast § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.), z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1.  diety;
2.  zwrot kosztów:

1.  przejazdów i dojazdów,
2.  noclegów,
3.  innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Stosownie do treści § 8 ust. 1 ww. rozporządzenia, środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca.

W myśl § 10 ust. 1. cyt. rozporządzenia, pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży (ust. 2).

Ryczałty, o których mowa w ust. 1 i 2, nie przysługują, jeżeli:

1.  pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym);
2.  strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy;
3.  pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty – (ust. 3 § 10 ww. rozporządzenia).

Jednocześnie na podstawie § 13 ust. 4 ww. rozporządzenia, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Ze stanu faktycznego przedstawionego we wniosku wynika, że ze względu na prowadzoną przez Wnioskodawcę działalność gospodarczą Jego pracownicy odbywają zagraniczne podróże służbowe. W miastach, w których pracownicy wykonują zadania służbowe poruszają się taksówkami – część przejazdów dotyczy jazd lokalnych (np. z miejsca zamieszkania do miejsca spotkań, z lotniska lub z dworca kolejowego do miejsca zamieszkania), a część korzysta z usług taksówkowych np. w celu przewiezienia materiałów przeznaczonych dla kontrahentów lub materiałów koniecznych do prezentacji na spotkaniach.

Na podstawie przedłożonych rachunków Wnioskodawca zwraca pracownikom poniesione wydatki, w tym wydatki na przejazdy taksówkami, które obywają się w celach powyżej opisanych.

Przepis § 2 pkt 2 lit. c) ww. rozporządzenia nie wymienia natomiast o jakie inne udokumentowane wydatki chodzi, nie ogranicza również ich wysokości pozostawiając to w gestii pracodawcy. To pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, które nie są limitowane i które muszą mieć związek z wykonaną podróżą służbową, a ponadto muszą zostać prawidłowo udokumentowane.

W sytuacji zatem, gdy pracownicy odbywający zagraniczną podróż służbową w związku z potrzebą określoną przez pracodawcę za uzasadnioną korzystali z taksówek i na poniesione wydatki przedstawili Wnioskodawcy rachunki, otrzymany zwrot poniesionych ww. wydatków w wysokości określonej na ww. rachunkach stanowi dla tych pracowników przychód zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji Wnioskodawca nie pobiera zaliczki na podatek od zwróconych pracownikom kwot za przejazdy taksówkami w trakcie zagranicznej podróży służbowej.

Jednocześnie jednak w niniejszej sprawie podkreślić należy, iż zwolnienie przedmiotowe przysługuje wyłącznie pod warunkiem, że pracownik otrzymuje należności z tytułu podróży służbowej w rozumieniu cytowanych przepisów prawa pracy, co w konsekwencji skutkuje tym, iż ocenie przez tutejszy organ nie może podlegać kwestia dotycząca obowiązku czy zasadności wypłacania przez Wnioskodawcę tzw. innych należności za czas podróży służbowej.

Upoważnienie do wydawania indywidualnych interpretacji obejmuje bowiem jedynie przepisy prawa podatkowego, natomiast nie obejmuje przepisów prawa pracy.

Zgodnie z art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, Minister właściwy do spraw finansów publicznych, na pisemny wniosek zainteresowanego, wydaje w jego indywidualnej sprawie, pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną). Artykuł 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej stanowi, że ilekroć w ustawie jest mowa o przepisach prawa podatkowego – rozumie się przez to przepisy m.in. ustaw podatkowych oraz przepisy wydanych na ich podstawie aktów wykonawczych. Natomiast poprzez ustawy podatkowe, zgodnie z art. 3 pkt 1 Ordynacji podatkowej należy rozumieć ustawy dotyczące podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych określające podmiot, przedmiot opodatkowania, powstanie obowiązku podatkowego, podstawę opodatkowania, stawki podatkowe oraz regulujące prawa i obowiązki organów podatkowych, podatników, płatników i inkasentów, a także ich następców prawnych oraz osób trzecich.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, ul. Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.