Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPB3/423-121/09/MT
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2009-05-20
Teza: Czy wydatki na przejazd taksówkami, za parkowanie samochodów podczas wykonywania obowiązków służbowych, i zakup drobnych materiałów biurowych, udokumentowane paragonami fiskalnymi, uzupełnionymi o wymagane przepisami ustawy o rachunkowości informacje, stanowią koszty uzyskania przychodów Spółki?
Słowa kluczowe: dokumentowanie; dokumentowanie-dokumentowanie wydatków; dowód-dowód księgowy; koszt-koszty uzyskania przychodów; paragon-paragon fiskalny; parking-opłata parkingowa; pracownik-przejazdy pracowników; taksówki
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 3 marca 2009 r. (data wpływu 9 marca 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kwalifikacji podatkowej wydatków na przejazdy taksówkami, opłaty parkingowe oraz zakup drobnych materiałów biurowych - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 9 marca 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kwalifikacji podatkowej wydatków na przejazdy taksówkami, opłaty parkingowe oraz zakup drobnych materiałów biurowych.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe.

Pracownicy Spółki w ramach wykonywania obowiązków służbowych (m.in. w związku ze spotkaniami z kontrahentami, potencjalnymi kontrahentami) korzystają z usług przedsiębiorstw taksówkowych. Zdarza się, że koszt takiej usługi jest potwierdzany jedynie wydrukiem z kasy fiskalnej (paragon). Paragon zawiera informacje dotyczące podmiotu świadczącego usługę, jego numer NIP, datę i czas zawarcia transakcji, kwotę brutto oraz netto i kwotę naliczonego podatku VAT. W czasie realizacji zadań służbowych pracownicy korzystają również często z samochodów poza miejscem pracy i w związku z tym ponoszą koszty opłat parkingowych. Zdarza się, iż z powodu niemożności wyegzekwowania od pracowników parkingów potwierdzenia opłaty za usługę w postaci rachunku lub faktury, otrzymują jedynie paragony fiskalne. Pracownicy Spółki nabywają ponadto incydentalnie w punktach sprzedaży prasę lub drobne materiały biurowe, wykorzystywane w działalności gospodarczej Spółki. Wydatek ten udokumentowany jest paragonem z kasy fiskalnej. Przedmiotowe paragony są dokładnie opisywane przez pracownika, który na jego odwrocie zapisuje sprawę, w związku z którą są związane poniesione koszty, przejechaną trasę, cel podróży (w przypadku nabycia usług taksówkowych) lub załącza do niego oświadczenie zawierające takie same dane. W analogiczny sposób są opisywane paragony potwierdzające poniesienie kosztów parkingu oraz innych drobnych wydatków.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wydatki na przejazd taksówkami, za parkowanie samochodów podczas wykonywania obowiązków służbowych, i zakup drobnych materiałów biurowych, udokumentowane paragonami fiskalnymi, uzupełnionymi o wymagane przepisami ustawy o rachunkowości informacje, stanowią koszty uzyskania przychodów Spółki?

Zdaniem Wnioskodawcy, ma on prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów przedmiotowych wydatków, udokumentowanych paragonami fiskalnymi, uzupełnionymi oświadczeniami pracowników. W jego opinii, paragon fiskalny, dokumentujący wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, uzupełniony opisem i oświadczeniem pracownika jest dostatecznym potwierdzeniem poniesienia wydatku i uznania go za koszt uzyskania przychodu.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, każdy racjonalny wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia przychodu, a nie wymieniony w katalogu negatywnym, zawartym w artykule 16 ust. 1, stanowi koszt uzyskania przychodu. Interpretacja pojęcia „koszty uzyskania przychodów” zawartego w tym przepisie, prowadzi do wniosku, że podatnik ma prawo zaliczenia do tej kategorii wszelkich wydatków, pod warunkiem że:

*   są to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów,

*   są to koszty poniesione w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

*   nie są kosztami wymienionymi w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Spółka uważa, że ponoszone przez nią wydatki, opisane we wniosku spełniają powyższe warunki. Ponosząc wydatki ewidentnie powiązane z uzyskaniem przychodów, ma zatem pełne prawo do zaliczenia ich w poczet kosztów podatkowych.

W ocenie Jednostki, nieposiadanie faktury czy rachunku za zakupioną usługę nie oznacza, że wydatek nie został poniesiony i nie wyklucza możliwości uznania go za koszt podatkowy. Zaznacza ona ponadto, że w § 5 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania, określono jakie dane musi spełniać paragon fiskalny wydrukowany z kasy rejestrującej. Jednym z tych warunków jest data i godzina rozpoczęcia i zakończenia usługi. Pozwala to na stwierdzenie czy posiadany paragon rzeczywiście został wystawiony w terminie, w którym pracownik wykonywał czynności służbowe, co dodatkowo potwierdza okoliczności poniesienia wydatku.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają zasad dokumentowania zdarzeń gospodarczych. W art. 9 ust. 1 tej ustawy, nakazuje się prowadzenie ewidencji księgowej na podstawie odrębnych przepisów. Powyższy przepis oznacza, iż o ile możliwe jest zarachowanie wydatku jako kosztu zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, dany koszt może zostać rozpoznany jako koszt podatkowy (o ile spełnia przesłanki określone w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Ustawa o rachunkowości określa dokładnie, czym jest dowód księgowy. W art. 21 ust. 1a tego aktu prawnego, ustawodawca uznał, że można zaniechać w dowodzie pewnych danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki księgowania. W myśl przepisów ustawy o rachunkowości, aby dokument mógł zostać zakwalifikowany jako dowód księgowy, musi zawierać następujące dane:

*   określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego.

*   określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej.

*   opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

*   datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

*   podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

*   stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (art. 21 tej ustawy).

Spółka podkreśla, że paragony uzupełnione oświadczeniem jej pracowników „spełniają wymogi informacyjne zawarte w ustawie o rachunkowości”. A zatem, paragon wraz z załączonym oświadczeniem, które zawiera dane nie wymienione na paragonie są dowodem księgowym w rozumieniu ustawy o rachunkowości.

Wnioskodawca podnosi, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie uzależnia powstania kosztu podatkowego od posiadania określonego dokumentu na potwierdzenie jego poniesienia. Powołuje przy tym orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 13 marca 2001 r. (sygn. akt III SA 68/00), w którym stwierdzono, że nie można uznać, iż podatnik który poniósł faktyczne koszty, ale nie posiada dowodów na ich poniesienie, nie ma prawa zaliczyć tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Stwierdzono również, że nakaz przestrzegania przepisów ustawy o rachunkowości nie oznacza, że podatnik nie posiadający dowodu (w myśl tej ustawy) może być pozbawiony prawa do odliczeń poniesionych wydatków jako kosztu uzyskania przychodu. Spółka zaznacza ponadto, że Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 5 marca 2004 r. (sygn. akt III SA 1240/2002) orzekł: „wydatki faktycznie poczynione, a jedynie wadliwie czy też w sposób niepełny udokumentowane, nie mogą być tylko z tego powodu w całości pominięte przy określaniu podstawy opodatkowania, jeżeli mogą być udowodnione dowodami zasługującymi na wiarę”.

Jednostka wskazuje, że prezentowane przez nią stanowisko potwierdzają organy podatkowe, m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 21 lutego 2008 r. (sygn. IBPB3/423-334/07/AP) oraz interpretacji ze stycznia 2008 r. (sygn. IBPI33/423-224/07/AP), Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie oraz Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego, w postanowieniu z dnia 5 czerwca 2007 r. (sygn. 1472/ROPI/423-129/07/KUKM).

W związku z powyższym Spółka, stoi na stanowisku, że ma prawo do zaliczenia wydatków udokumentowanych paragonami fiskalnymi, uzupełnionymi oświadczeniami pracowników do kosztów uzyskania przychodu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania, ustawodawca wyróżnia przy tym koszty podatkowe:

*   bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód) oraz

*   inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Kosztami uzyskania przychodów będą zatem takie koszty, które spełniają łącznie następujące warunki:

*   zostały poniesione przez podatnika,

*   pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą,

*   ich poniesienie miało na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,

*   nie zostały wyłączone z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Co więcej, dla możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu, konieczne jest jego właściwie udokumentowanie. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie reguluje sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów. Mocą art. 9 ust. 1 nakłada ona jednak na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a - 16m.

Zasady prowadzenia tej ewidencji przez podatników określa ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Przepis art. 20 ust. 1 tej ustawy stanowi, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą takich zapisów są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki (art. 20 ust. 2 wskazanej ustawy).

Podstawą zapisów mogą być również dowody księgowe sporządzone przez jednostkę, wymienione w art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Ponadto, w szczególnym przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności (art. 20 ust. 4 tej ustawy).

Dowód księgowy – zgodnie z art. 21 ust. 1 tej ustawy o rachunkowości – powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można przy tym zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 ust.1a tej ustawy).

W stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, przedstawionych we wniosku, Spółka ponosi i będzie ponosiła wydatki na:

*   usługi taksówkarskie dla pracowników, odbywających spotkania służbowe z klientami i potencjalnymi kontrahentami Spółki, poza jej siedzibą,

*   opłaty parkingowe, związane z realizowaniem przez pracowników zadań służbowych poza siedzibą Spółki,

*   zakup prasy i drobnych materiałów biurowych.

Przedmiotowe koszty dotyczą działalności gospodarczej prowadzonej przez Spółkę. Są one w sposób pośredni związane z jej przychodami. Co do zasady, mogą zatem stanowić koszty uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, o ile zostaną prawidłowo udokumentowane przez podatnika.

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. A zatem, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości, paragony fiskalne potwierdzające przedmiotowe wydatki, opisane przez pracowników w sposób wskazany przez Wnioskodawcę, stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych.

Podsumowując, w analizowanej sytuacji, koszty przejazdów taksówkami, opłat parkingowych oraz zakupu drobnych materiałów biurowych, udokumentowane w sposób wymagany przepisami o rachunkowości, stanowią koszty uzyskania przychodów Spółki.

Należy jednocześnie wyjaśnić, że zgodnie z art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), przedmiotem interpretacji indywidualnej są przepisy prawa podatkowego. Wobec tego, tutejszy organ nie dokonał oceny prawnej stanowiska Wnioskodawcy w części dotyczącej uznania paragonu fiskalnego, uzupełnionego opisem dokonanym przez pracownika, za dowód księgowy, stanowiący podstawę ujmowania wydatku w księgach rachunkowych. Kwestia ta jest bowiem regulowana przepisami o rachunkowości.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu jej datowania.

Złożenie przez Wnioskodawcę fałszywego oświadczenia, że elementy stanu faktycznego objęte wnioskiem o wydanie interpretacji w dniu złożenia wniosku nie są przedmiotem toczącego się postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, postępowania kontrolnego organu kontroli skarbowej oraz że w tym zakresie sprawa nie została rozstrzygnięta co do jej istoty w decyzji lub postanowieniu organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej powoduje, iż niniejsza interpretacja indywidualna nie wywołuje skutków prawnych (art. 14b § 4 Ordynacji podatkowej).

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, al. Zwycięstwa 16/17, 80 - 219 Gdańsk po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.