Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-926/11/ASz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-11-10
Teza: prawidłowość wysyłania oraz przechowywania kopii faktur elektronicznych.
Słowa kluczowe: akceptacja; faktura-faktura elektroniczna; towar-wymiana (towarów)
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 3 sierpnia 2011r. (data wpływu 12 sierpnia 2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości wysyłania oraz przechowywania kopii faktur elektronicznych – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 12 sierpnia 2011r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości wysyłania oraz przechowywania kopii faktur elektronicznych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca zamierza w przyszłości stosować wysyłanie i otrzymywanie faktur drogą elektroniczną, za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail), w formie załączonego pliku - tylko do odczytu. Przesłany plik będzie posiadał odpowiednie zabezpieczenia tj. w trakcie procesu przekazywania nie będą możliwe zmiany jego treści lub poddania go edycji.

Wystawienie e-faktury dla Klienta następowałoby po uprzednim podpisaniu porozumienia (akceptacji) które będzie zawierać: dane pozwalające zidentyfikować Klienta, sposób przesyłania faktur, format w jakim będą przesyłane, treść poczty elektronicznej z jaką będą przesyłane faktury, oraz własnoręczny podpis osoby upoważnionej do reprezentacji Klienta. Wygenerowane e-faktury wysyłane z poczty elektronicznej Wnioskodawcy będą dostarczone z nagłówkiem oraz treścią poczty elektronicznej ustalonymi między stronami. Wnioskodawca wszystkie wygenerowane i przesłane drogą elektroniczną faktury będzie archiwizować w formie papierowej przez ustawowy okres tj. do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego - zgodnie z § 6 obowiązującego od 01.01.2011 roku RMF z dnia 17.12.2010 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania, oraz trybu udostępniania organom kontroli skarbowej.

Otrzymanie e-faktury za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) następowałoby również po - uprzednim podpisaniu porozumienia - akceptacji dotyczącej otrzymywania faktur w formie elektronicznej w formacie - tylko do odczytu. Porozumienie będzie zawierać: dane pozwalające zidentyfikować klienta, sposób przesyłania faktur, format w jakim będą przesyłane, treść poczty elektronicznej z jaką będą przesyłane faktury oraz własnoręczny podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Klienta. Otrzymane drogą elektroniczną faktury będą drukowane i przekazywane do wprowadzenia do ewidencji księgowej i archiwizowania w formie papierowej zgodnie z obowiązującymi przepisami tj. do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy przedstawione zdarzenie przyszłe polegające na wysyłaniu (zaakceptowanej uprzednio) e-faktury, jako plik elektroniczny - tylko do odczytu za pośrednictwem poczty (e-maila) oraz archiwizowaniu w formie papierowej uprzednio przesłanej za pomocą poczty elektronicznej faktury jest zgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17.12.2010 w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661)?

Stanowisko Wnioskodawcy: przedstawione wyżej zdarzenie przyszłe jest zgodne z obowiązującym Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17.12.2010 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010r. Nr 249 poz. 1661 )

Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury jest zapewniona z uwagi na fakt przesłania faktury za pomocą poczty elektronicznej w formie pliku - tylko do odczytu, po uprzednim podpisaniu porozumienia (akceptacji) przez osobę upoważnioną do reprezentacji. Sposób archiwizowania w formie papierowej dokumentów przesłanych i otrzymanych w formie elektronicznej jest zgodny z § 6 RMF z dnia 17.12.2010 roku Dz.U.249, poz. 1661.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W myśl z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W dniu 17 grudnia 2010r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Zgodnie z § 3 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Pojęcie autentyczności pochodzenia faktury – w myśl § 2 ust. 1 pkt 1 cyt. rozporządzenia - oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury - w myśl § 2 ust. 1 pkt 2 cyt. rozporządzenia - rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 cyt. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PDF.

W myśl § 6 cyt. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zgodnie z § 9 cyt. rozporządzenia, akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów, zachowuje ważność na potrzeby stosowania § 3 ust. 1.

W myśl § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360):

1.  Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2.  Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
    1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
    2.  łatwe ich odszukanie,
    3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
3.  Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
4.  Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca zamierza w przyszłości stosować wysyłanie i otrzymywanie faktur drogą elektroniczną, za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail), w formie załączonego pliku - tylko do odczytu. Przesłany plik będzie posiadał odpowiednie zabezpieczenia tj. w trakcie procesu przekazywania nie będą możliwe zmiany jego treści lub poddania go edycji. Wystawienie e-faktury dla Klienta następowałoby po uprzednim podpisaniu porozumienia (akceptacji) które będzie zawierać: dane pozwalające zidentyfikować Klienta, sposób przesyłania faktur, format w jakim będą przesyłane, treść poczty elektronicznej z jaką będą przesyłane faktury, oraz własnoręczny podpis osoby upoważnionej do reprezentacji Klienta. Wygenerowane e-faktury wysyłane z poczty elektronicznej Wnioskodawcy będą dostarczone z nagłówkiem oraz treścią poczty elektronicznej ustalonymi między stronami. Wnioskodawca wszystkie wygenerowane i przesłane drogą elektroniczną faktury będzie archiwizować w formie papierowej przez ustawowy okres tj. do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego - zgodnie z § 6 obowiązującego od 1 stycznia 2011r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r.

Otrzymanie e-faktury za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) następowałoby również po - uprzednim podpisaniu porozumienia - akceptacji dotyczącej otrzymywania faktur w formie elektronicznej w formacie - tylko do odczytu. Porozumienie będzie zawierać: dane pozwalające zidentyfikować klienta, sposób przesyłania faktur, format w jakim będą przesyłane, treść poczty elektronicznej z jaką będą przesyłane faktury oraz własnoręczny podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Klienta. Otrzymane drogą elektroniczną faktury będą drukowane i przekazywane do wprowadzenia do ewidencji księgowej i archiwizowania w formie papierowej zgodnie z obowiązującymi przepisami tj. do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenia przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania, w tym udostępniania faktur w dowolnym formacie elektronicznym.

Ustawodawca w obowiązujących przepisach nie określił również formy przechowywania faktur VAT przesyłanych drogą elektroniczną, wprowadził natomiast dowolność sposobu przechowywania tych dokumentów, faktury mogą być przechowywane w takiej formie jak proponuje Wnioskodawca, pod warunkiem jednak zapewnienia:

*   autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
*   łatwego ich odszukania;
*   organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur.

Zatem przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a wystawca i nabywca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego.

Odnosząc przytoczone wyżej przepisy do przedstawionego zdarzenia przyszłego, należy stwierdzić, że sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej i przechowywania ich kopii przez Wnioskodawcę w formie papierowej, będzie zgodny z obowiązującymi przepisami podatku od towarów i usług.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Zaznaczyć przy tym należy bezwzględny wymóg zachowania przez Wnioskodawcę autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Należy także zauważyć, iż faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych obowiązującymi przepisami może być zweryfikowana tylko w toku prowadzonego postępowania kontrolnego lub podatkowego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

W zakresie prawidłowości postępowania z otrzymanymi fakturami elektronicznymi oraz archiwizowania ich w formie papierowej, zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.