Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT1-2.4012.890.2020.4.JS
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-04-02
Teza: prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie wyłącznie jako Dokumenty Cyfrowe
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-odliczenie podatku; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 21 grudnia 2020 r. (data wpływu 28 grudnia 2020 r.), uzupełnionym pismami z 15 marca 2021 r. (data wpływu 15 marca 2021 r.), 22 marca 2021 r. (data wpływu 22 marca 2021 r.) oraz 23 marca 2021 r. (data wpływu 29 marca 2021 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur, przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie wyłącznie jako Dokumenty Cyfrowe (pytanie oznaczone we wniosku nr 2 i nr 3 pkt ii) – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 28 grudnia 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur, przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie wyłącznie jako Dokumenty Cyfrowe oraz podatku dochodowego od osób prawnych.

Przedmiotowy wniosek został uzupełniony o doprecyzowanie opisu sprawy oraz kwestie związane z pełnomocnictwem.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

1.  Wnioskodawca jest: (i) spółką akcyjną z siedzibą i miejscem zarządu na terytorium Polski, podlegającą w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w podatku CIT oraz (ii) czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT w Polsce („Wnioskodawca”).
2.  Wnioskodawca jest również pracodawcą dla osób fizycznych („Pracownicy”) z miejscem zamieszkania na terytorium Polski i podlegających w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w podatku dochodowym od osób fizycznych („podatek PIT”).

III.1 W związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą i transakcjami z udziałem Wnioskodawcy, Wnioskodawca otrzymuje od innych podmiotów (kontrahentów) dowody źródłowe (dowody księgowe w rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. Poz. 351 ze zm.), („ustawa o rachunkowości”)), takie jak faktury, rachunki, paragony, noty obciążeniowe, noty uznaniowe i inne, dokumentujące określone zdarzenie gospodarcze (nabycie towarów lub usług od innych podmiotów) w formie papierowej, stanowiące podstawę do dokonywania zapisów w księgach rachunkowych Wnioskodawcy („Dokumenty”).

III.2 Obecnie Wnioskodawca – w celu uproszczenia sposobu przechowywania Dokumentów, jak również w celu usprawnienia obiegu Dokumentów oraz ich archiwizacji – planuje wdrożyć system elektronicznego przechowywania Dokumentów („System”).

III.3 Dedykowani Pracownicy będą wykonywali skany lub zdjęcia Dokumentów, wpływających do Spółki (odwzorowanie cyfrowe Dokumentów, dalej jako „Dokumenty Cyfrowe”) i następnie będą umieszczali Dokumenty Cyfrowe w Systemie. Po umieszczeniu Dokumentów Cyfrowych w Systemie, Dokumenty Cyfrowe będą przesyłane do elektronicznego procesu akceptacji przez dedykowanych Pracowników, a papierowe oryginały Dokumentów będą niszczone i nie będą dalej przechowywane przez Wnioskodawcę.

III.4 Dokumenty po zeskanowaniu zapisane zostaną w formacie elektronicznym z takimi danymi, jak były na dokumencie papierowym (pierwotnym). Wersja elektroniczna zeskanowanego Dokumentu będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej.

III.5 Dokumenty Cyfrowe będą przechowywane w Systemie w dedykowanym repozytorium dokumentów, gdzie będą odpowiednio zabezpieczone przed skasowaniem lub jakąkolwiek ingerencją w ich treść (co zapewni autentyczność pochodzenia, integralność Dokumentów i czytelność zawartych w nim danych). Co więcej, Dokumenty Cyfrowe przechowywane w Systemie będą również automatycznie powiązane z odpowiednim zapisem w księgach rachunkowych Wnioskodawcy. Dokumenty Cyfrowe będą przechowywane w Systemie przez czas wymagany przepisami prawa dla poszczególnych Dokumentów, z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwy i natychmiastowy dostęp do nich.

III.6 W Systemie odnotowana będzie data wpływu poszczególnych Dokumentów do Wnioskodawcy. Każdy Dokument będzie miał nadany numer wewnętrzny.

III.7 Wnioskodawca będzie przechowywał Dokumenty w formie elektronicznej na terytorium kraju przy wykorzystaniu wewnętrznych serwerów, odpowiednio zabezpieczonych przed dostępem nieupoważnionych osób.

III.8 Na żądanie organów podatkowych, Wnioskodawca będzie mógł wydrukować Dokumenty Cyfrowe oraz zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści Dokumentów Cyfrowych lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami.

III.10 Wszystkie nabywane przez Wnioskodawcę towary i usługi udokumentowane Dokumentami (w tym fakturami VAT), o których mowa we Wniosku, będą związane z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT.

1.  Na dzień sporządzania Wniosku, System nie jest jeszcze wdrożony u Wnioskodawcy (Wnioskodawca nie określił jeszcze daty wdrożenia Systemu).

V.1. Wnioskodawca wskazuje, iż System byłby także wykorzystywany przez Wnioskodawcę do automatycznego rozliczania wydatków Pracowników, ponoszonych przez Pracowników w czasie podróży służbowej w rozumieniu art. 775 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.), („Kodeks Pracy”).

V.2. Wydatki Pracowników, ponoszone przez Pracowników w czasie podróży służbowej byłyby rozliczane w ten sposób, że Pracownicy przekazywaliby – bezpośrednio do Systemu – skany lub zdjęcia Dokumentów (tj. dowodów źródłowych, dokumentujących poniesione przez Pracowników wydatki w czasie podróży służbowej), bez fizycznego przekazywania Dokumentów (w wersji papierowej) do Wnioskodawcy. Następnie, Dokumenty Cyfrowe, umieszczone w Systemie przez Pracowników, będą przesyłane do elektronicznego procesu akceptacji przez dedykowanych Pracowników, a papierowe oryginały Dokumentów będą niszczone przez Pracowników i nie będą dalej przechowywane przez Pracowników albo przez Wnioskodawcę.

V.3. Na podstawie skanów lub zdjęć Dokumentów, o których mowa w pkt V.2. powyżej, Wnioskodawca będzie dokonywał odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych Wnioskodawcy.

Ponadto Wnioskodawca wskazał, że:

1.  Wszystkie faktury, dokumentujące wydatki poniesione przez Pracowników w czasie podróży służbowej, będą wystawiane na Spółkę.
2.  W związku z pytaniem tut. Organu o następującej treści: „Czy ww. wydatki poniesione przez Pracowników będą służyły Wnioskodawcy do czynności opodatkowanych podatkiem VAT?” Zainteresowany udzielił odpowiedzi, że jak Spółka wskazała we Wniosku, wszystkie nabywane przez Spółkę (Wnioskodawcę) towary i usługi udokumentowane Dokumentami (w tym fakturami VAT), o których mowa we Wniosku, będą związane z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT. Tak więc można wskazać, iż wydatki poniesione przez Pracowników w czasie podróży służbowej, o których mowa we Wniosku, będą służyły Wnioskodawcy do czynności opodatkowanych podatkiem VAT (tak również w pkt III.10 opisu zdarzenia przyszłego Wniosku).
3.  Na pytanie tut. Organu o następującej treści: „Czy w stosunku do faktur dokumentujących nabycie przez Pracownika w czasie podróży służbowej towarów lub usług, przechowywanych w Systemie, o którym mowa w opisie sprawy będzie zapewniona weryfikacja autentyczności ich pochodzenia, integralności treści faktur oraz ich czytelności?” Wnioskodawca odpowiedział, że jak Spółka wskazała we Wniosku, po umieszczeniu Dokumentów Cyfrowych w Systemie (tj. cyfrowego odwzorowania dokumentów papierowych, tj. Dokumentów), dokumenty te będą przesyłane do elektronicznego procesu akceptacji przez dedykowanych Pracowników. Zeskanowane Dokumenty zapisane zostaną w formacie elektronicznym z dokładnie takimi samymi (identycznymi) danymi, jakie znajdowały się na dokumencie papierowym (Dokumencie), tzn. Dokument Cyfrowy będzie dokładnym odwzorowaniem Dokumentu, a w toku zmiany formatu dokumentu (z dokumentu papierowego na Dokument Cyfrowy) nie dojdzie do ingerencji w treść Dokumentu. Wersja elektroniczna (Dokument Cyfrowy) zeskanowanego Dokumentu będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej Dokumentu.

Zdaniem Spółki więc, biorąc pod uwagę powyższe oraz informacje, przekazane przez Spółkę we Wniosku:

1.  po utworzeniu Dokumentu Cyfrowego, będzie istniała pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (Dokumentu), zostanie więc zapewniona autentyczność faktury (vide art. 106m ust. 2 ustawy o VAT);
2.  po utworzeniu Dokumentu Cyfrowego będzie istniała pewność, iż w fakturze (Dokumencie) nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (Dokument), zostanie więc zapewniona integralność faktury (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT);
3.  po utworzeniu Dokumentu Cyfrowego, zostanie zapewniona jego czytelność.

2.  Biorąc pod uwagę informacje, wskazane przez Spółkę we Wniosku, iż:
    1.  Dokumenty Cyfrowe będą przechowywane w Systemie w dedykowanym repozytorium dokumentów, gdzie będą odpowiednio zabezpieczone przez skasowaniem lub jakąkolwiek ingerencją w ich treść (co zapewni autentyczność pochodzenia, integralność dokumentu i czytelność zawartego w nim danych);
    2.  Dokumenty Cyfrowe przechowywane w Systemie będą również automatycznie powiązane z odpowiednim zapisem w księgach rachunkowo-podatkowych Wnioskodawcy z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwy i natychmiastowy dostęp do nich;
    3.  Dokumenty Cyfrowe będą przechowywane w Systemie przez czas wymagany przepisami prawa dla poszczególnych Dokumentów;
    4.  w przypadku faktur VAT, otrzymanych przez Wnioskodawcę od kontrahentów (w tym przekazanych przez Pracowników w związku z wydatkami poniesionymi w czasie podróży służbowej), wersja elektroniczna (tj. Dokument Cyfrowy) zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej faktury; w systemie księgowym odnotowana będzie data wpływu faktury do Wnioskodawcy (w przypadku otrzymanych faktur zakupowych), każdy Dokument Cyfrowy będzie miał nadany numer wewnętrzny;
    5.  Wnioskodawca będzie przechowywał Dokumenty Cyfrowe na terytorium kraju przy wykorzystaniu wewnętrznych serwerów, odpowiednio zabezpieczonych przed dostępem nieupoważnionych osób,

to, zdaniem Spółki, powyższe czynności mogą zostać uznane za ‘kontrolę biznesową’. Tym samym, zdaniem Spółki, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we Wniosku:

1.  fakturami dokumentującymi nabycie towarów lub usług w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą oraz
2.  fakturami dokumentującymi nabycie przez Pracownika w czasie podróży służbowej towarów lub usług w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą.

1.  Na zadane przez tut. Organ pytanie o treści: „Czy otrzymane ww. faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu?” Zainteresowany udzielił odpowiedzi, że jak Spółka wskazała w opisie zdarzenia przyszłego Wniosku „III.3. Dedykowani Pracownicy będą wykonywali skany lub zdjęcia Dokumentów, wpływających do Spółki (odwzorowanie cyfrowe Dokumentów, dalej jako „Dokumenty Cyfrowe”) i następnie będą umieszczali Dokumenty Cyfrowe w Systemie. Po umieszczeniu Dokumentów Cyfrowych w Systemie, Dokumenty Cyfrowe będą przesyłane do elektronicznego procesu akceptacji przez dedykowanych Pracowników, a papierowe oryginały Dokumentów będą niszczone i nie będą dalej przechowywane przez Wnioskodawcę. (\`(...)\`) V.2. Wydatki Pracowników, ponoszone przez Pracowników w czasie podróży służbowej byłyby rozliczane w ten sposób, że Pracownicy przekazywaliby – bezpośrednio do Systemu – skany lub zdjęcia Dokumentów (tj. dowodów źródłowych, dokumentujących poniesione przez Pracowników wydatki w czasie podróży służbowej), bez fizycznego przekazywania Dokumentów (w wersji papierowej) do Wnioskodawcy. Następnie, Dokumenty Cyfrowe, umieszczone w Systemie przez Pracowników, będą przesyłane do elektronicznego procesu akceptacji przez dedykowanych Pracowników, a papierowe oryginały Dokumentów będą niszczone przez Pracowników i nie będą dalej przechowywane przez Pracowników albo przez Wnioskodawcę. V.3. Na podstawie skanów lub zdjęć Dokumentów, o których mowa w pkt V.2. powyżej, Wnioskodawca będzie dokonywał odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych Wnioskodawcy.”

Spółka, w opisie zdarzenia przyszłego Wniosku nie wskazała wprost, czy faktury w wersji papierowej (tj. Dokumenty) będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Niemniej jednak, Spółka potwierdza, iż zgodnie z założeniami Spółki co do funkcjonowania Systemu, faktury w wersji papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Proces będzie przebiegał bowiem w ten sposób, iż:

1.  Pracownicy będą wykonywali skany lub zdjęcia Dokumentów, wpływających do Spółki i następnie będą umieszczali Dokumenty Cyfrowe w Systemie albo w drugim przypadku, opisanym we Wniosku
2.  Pracownicy będą przekazywali – bezpośrednio do Systemu – czytelne skany lub zdjęcia Dokumentów (tj. dowodów źródłowych, dokumentujących poniesione przez Pracowników wydatki w czasie podróży służbowej).

Następnie, Dokumenty Cyfrowe, umieszczone w Systemie przez Pracowników, będą przesyłane do elektronicznego procesu akceptacji przez dedykowanych Pracowników. Dopiero po sprawdzeniu przez dedykowanego pracownika poprawności przesłanych dokumentów papierowe oryginały Dokumentów będą niszczone i nie będą dalej przechowywane przez Pracowników ani przez Wnioskodawcę. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości na etapie akceptacji dokumentów, delegowany Pracownik przekaże dokumenty (w wersji papierowej) do dedykowanego Pracownika.

Delegowany Pracownik lub Pracownik wprowadzający Dokumenty do Systemu będzie miał obowiązek przechowywania oryginałów papierowych dokumentów do momentu akceptacji, tj. do momentu poinformowania tego Pracownika o zastosowaniu w odniesieniu do Dokumentu kontroli biznesowych, sprawdzeniu jego poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz jego zaewidencjonowaniu.

1.  Na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej (w tym więc na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej), Wnioskodawca będzie mógł zapewnić tym organom bezzwłoczny pobór Dokumentów Cyfrowych oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, w tym poprzez, jak to zostało wskazane we Wniosku, wydrukowanie Dokumentów Cyfrowych oraz zapisanie ich na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści Dokumentów lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami prawa (vide także pkt III.8. opisu zdarzenia przyszłego Wniosku).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we Wniosku, Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku VAT z faktur VAT, dokumentujących nabycie towarów lub usług w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie wyłącznie jako Dokumenty Cyfrowe, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji faktur VAT w sytuacji, gdy papierowa wersja faktur VAT została zniszczona przez Wnioskodawcę? (pytanie oznaczone we wniosku nr 2).
2.  W przypadku odpowiedzi twierdzącej na pytania nr 1) i nr 2) we Wniosku, czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we Wniosku, Wnioskodawca ma prawo do:
    1.  uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu w podatku CIT Wnioskodawcy wydatków na podstawie Dokumentów Cyfrowych, dokumentujących wydatki poniesione przez Pracowników w ramach podróży służbowych, spełniających ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które to Dokumenty będą zniszczone przez Pracowników bez fizycznego przekazania Dokumentów na rzecz Wnioskodawcy oraz
    2.  odliczenia podatku VAT z faktur VAT, dokumentujących nabycie przez Pracownika w czasie podróży służbowej towarów lub usług w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie wyłącznie jako Dokument Cyfrowy, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji faktur VAT w sytuacji, gdy papierowa wersja faktur VAT została zniszczona przez Pracownika bez fizycznego przekazania faktur VAT Wnioskodawcy? (pytanie oznaczone we wniosku nr 3).

Zdaniem Wnioskodawcy:

ad. pytanie nr 1) (oznaczone we wniosku nr 2)

Prawidłowe jest stanowisko Zainteresowanego, iż w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we Wniosku, Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku VAT z faktur VAT, dokumentujących nabycie towarów lub usług w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie wyłącznie jako Dokumenty Cyfrowe, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji faktur VAT w sytuacji, gdy papierowa wersja faktur VAT została zniszczona przez Wnioskodawcę.

II.1. \[Ustawa o VAT\]

II.1.1 Ustawa o VAT zawiera przepisy regulujące zasady zastosowania prawa do odliczenia podatku VAT. Jak wynika z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi podatku VAT przysługuje, co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym, kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1) lit. a) ustawy o VAT). W myśl art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

II.1.2 Jednocześnie, z art. 112 ustawy o VAT wynika, iż podatnicy podatku VAT są zobowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku VAT oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem, co do zasady, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przy czym, stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 2) ustawy o VAT, podatnicy podatku VAT przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

II.1.3 Ustawa o VAT, w definicji ‘faktury’ z art. 2 pkt 31) ustawy o VAT wskazuje, iż fakturą jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Przy czym, inny przepis ustawy o VAT definiuje pojęcie ‘faktury elektronicznej’ (art. 2 pkt 32) ustawy o VAT).

II.1.4 Ustawa o VAT nakłada też na podatnika podatku VAT obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia (tj. pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – art. 106m ust. 2 ustawy o VAT), integralności treści (tj. zapewnienie, iż w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – art. 106m ust. 3 ustawy o VAT) i czytelności faktury (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT) – za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

Ustawa o VAT nie definiuje pojęcia ‘kontrole biznesowe’ oraz ‘wiarygodna ścieżka audytu’. Jak wskazano w interpretacji indywidualnej „pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 \[ustawy o VAT\] należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika” (vide interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 14 lipca 2020 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.343.2020.2.MK).

II.2 \[Stanowisko Wnioskodawcy\]

II.2.1 Zdaniem Wnioskodawcy, z ww. przepisów ustawy o VAT wynika, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania przez podatnika podatku VAT faktur VAT otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób – przy uwzględnieniu ww. przepisów ustawy o VAT, tj. w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

II.2.2 Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego Wniosku:

1.  Wnioskodawca ma zamiar wdrożyć System, umożliwiający przechowywanie w Systemie skanów/zdjęć dokumentów (tj. Dokumentów Cyfrowych) otrzymywanych przez Wnioskodawcę w formie papierowej od kontrahentów przy jednoczesnym zniszczeniu wersji papierowych Dokumentów;
2.  Dokumenty Cyfrowe będą przechowywane w Systemie w dedykowanym repozytorium dokumentów, gdzie będą odpowiednio zabezpieczone przed skasowaniem lub jakąkolwiek ingerencją w ich treść (co zapewni autentyczność pochodzenia, integralność dokumentu i czytelność zawartego w nim danych);
3.  Dokumenty Cyfrowe przechowywane w Systemie będą również automatycznie powiązane z odpowiednim zapisem w księgach rachunkowo-podatkowych Wnioskodawcy z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwy i natychmiastowy dostęp do nich;
4.  Dokumenty Cyfrowe będą przechowywane w Systemie przez czas wymagany przepisami prawa dla poszczególnych Dokumentów;
5.  w przypadku faktur VAT, otrzymanych przez Wnioskodawcę od kontrahentów, wersja elektroniczna (tj. Dokument Cyfrowy) zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej faktury; w systemie księgowym odnotowana będzie data wpływu faktury do Wnioskodawcy (w przypadku otrzymanych faktur zakupowych), każdy Dokument Cyfrowy będzie miał nadany numer wewnętrzny;
6.  Wnioskodawca będzie przechowywał Dokumenty Cyfrowe na terytorium kraju przy wykorzystaniu wewnętrznych serwerów, odpowiednio zabezpieczonych przed dostępem nieupoważnionych osób;
7.  na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, Wnioskodawca będzie mógł wydrukować Dokumenty Cyfrowe oraz zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści Dokumentów lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami;
8.  wszystkie nabywane towary i usługi udokumentowane fakturami, o których mowa we Wniosku będą dotyczyły wykonywania przez Wnioskodawcę czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

II.2.3 Jak wynika z przepisów ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku VAT oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przy czym, przepisy ustawy o VAT nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Mając powyższe na uwadze należy uznać, że archiwizowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Wnioskodawcę we Wniosku (tj. jako Dokumentów Cyfrowych), czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu (oraz w sposób szczegółowo wskazany w pkt II.2.2. powyżej) – jest zgodne z przytoczonymi przepisami ustawy o VAT.

Z uwagi na powyższe, zdaniem Wnioskodawcy prawidłowe jest stanowisko Zainteresowanego, iż w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we Wniosku, Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku VAT z faktur VAT, dokumentujących nabycie towarów lub usług w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie wyłącznie jako Dokumenty Cyfrowe, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji faktur VAT w sytuacji, gdy papierowa wersja faktur VAT została zniszczona przez Wnioskodawcę.

II.2.4 Stanowisko zgodne ze stanowiskiem Wnioskodawcy jest również prezentowane przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych. Jak wskazano w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 14 lipca 2020 r. (nr 0113-KDIPT1- 3.4012.343.2020.2.MK): „Mając powyższe na uwadze należy uznać, że archiwizowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112 i art. 112a \[ustawy o VAT\], a także warunki określone w art. 106m \[ustawy o VAT\]. W świetle przytoczonych przepisów oraz zgodnie ze stanem faktycznym wniosku, faktury potwierdzające nabycie towarów i usług związane z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy będą przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, zgodnie z art. 106m ust. 1-4 \[ustawy o VAT\]. Archiwizowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, z zachowaniem terminu, o którym mowa w art. 112 \[ustawy o VAT\], a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami \[ustawy o VAT\]. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112a \[ustawy o VAT\]. Zatem, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 1, ust. 2, ust. 10b i nast. \[ustawy o VAT\], przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT. Podsumowując, Spółka ma prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach opisanych we wniosku, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 \[ustawy o VAT\].”

Także, jak wskazano w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 19 czerwca 2020 r. (nr 0111-KDIB3-3.4012.198.2020.1.MAZ): „Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom przez treść art. 106m ust. 1 \[ustawy o VAT\]. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.”

ad. pytanie nr 2) (oznaczone we wniosku nr 3)

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku odpowiedzi twierdzącej na pytania nr 1) i nr 2) we Wniosku, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż w zdarzeniu przyszłym, przedstawionym we Wniosku, Wnioskodawca ma prawo do:

1.  uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu w podatku CIT Wnioskodawcy wydatków na podstawie Dokumentów Cyfrowych, dokumentujących wydatki poniesione przez Pracowników w ramach podróży służbowych, spełniających ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które to Dokumenty będą zniszczone przez Pracowników bez fizycznego przekazania Dokumentów na rzecz Wnioskodawcy oraz
2.  odliczenia podatku VAT z faktur VAT, dokumentujących nabycie przez Pracownika w czasie podróży służbowej towarów lub usług w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie wyłącznie jako Dokument Cyfrowy, bez przechowywania przez Wnioskodawcę papierowej wersji faktur VAT w sytuacji, gdy papierowa wersja faktur VAT została zniszczona przez Pracownika bez fizycznego przekazania faktur VAT Wnioskodawcy.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Zdaniem Wnioskodawcy, w zakresie pytania nr 3) Wniosku, zastosowanie znajduje uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1) oraz pytania nr 2) Wniosku. Wnioskodawca wskazuje, iż prawidłowości stanowiska Wnioskodawcy co do: możliwości uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu w podatku CIT wydatków na podstawie Dokumentów Cyfrowych oraz prawa do odliczenia podatku VAT z faktur VAT w formie Dokumentów Cyfrowych – wyłącznie z tego względu, iż skany albo zdjęcia tych Dokumentów będą przekazywane przez Pracownika bez fizycznego dostarczania Dokumentów Wnioskodawcy i nie zmienia to konkluzji wniosku w tym zakresie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Na wstępie należy wskazać, że niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług, tj. pytania oznaczonego we wniosku nr 2 i nr 3 pkt (ii).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W świetle art. 2 pkt 31 ustawy, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym – art. 2 pkt 32 ustawy.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży – art. 106g ust. 1 ustawy.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy – faktura powinna zawierać m.in:

1.  datę wystawienia;
2.  kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3.  imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5.  numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6.  datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8.  miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10.  kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11.  wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12.  stawkę podatku;
13.  sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15.  kwotę należności ogółem.

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy – minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1.  konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
2.  niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Według art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą, bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy, czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei użyte w ww. przepisie pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym wybór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy – podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju

w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy)

Ponadto zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom przez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca jest czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT w Polsce. Zainteresowany jest również pracodawcą dla osób fizycznych („Pracownicy”) z miejscem zamieszkania na terytorium Polski. W związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą i transakcjami z udziałem Wnioskodawcy, Wnioskodawca otrzymuje od innych podmiotów (kontrahentów) dowody źródłowe takie jak faktury, rachunki, paragony, noty obciążeniowe, noty uznaniowe i inne, dokumentujące określone zdarzenie gospodarcze (nabycie towarów lub usług od innych podmiotów) w formie papierowej, stanowiące podstawę do dokonywania zapisów w księgach rachunkowych Wnioskodawcy („Dokumenty”).

Obecnie Wnioskodawca – w celu uproszczenia sposobu przechowywania Dokumentów, jak również w celu usprawnienia obiegu Dokumentów oraz ich archiwizacji – planuje wdrożyć system elektronicznego przechowywania Dokumentów („System”). System byłby także wykorzystywany przez Wnioskodawcę do automatycznego rozliczania wydatków Pracowników, ponoszonych przez Pracowników w czasie podróży służbowej. Wszystkie faktury, dokumentujące wydatki poniesione przez Pracowników w czasie podróży służbowej, będą wystawiane na Spółkę. Proces będzie przebiegał w ten sposób, że Pracownicy będą wykonywali skany lub zdjęcia Dokumentów, wpływających do Spółki i następnie będą umieszczali Dokumenty Cyfrowe w Systemie albo Pracownicy będą przekazywali – bezpośrednio do Systemu – czytelne skany lub zdjęcia Dokumentów (tj. dowodów źródłowych, dokumentujących poniesione przez Pracowników wydatki w czasie podróży służbowej). Następnie, Dokumenty Cyfrowe, umieszczone w Systemie przez Pracowników, będą przesyłane do elektronicznego procesu akceptacji przez dedykowanych Pracowników. Dopiero po sprawdzeniu przez dedykowanego pracownika poprawności przesłanych dokumentów papierowe oryginały Dokumentów będą niszczone i nie będą dalej przechowywane przez Pracowników ani przez Wnioskodawcę. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości na etapie akceptacji dokumentów, delegowany Pracownik przekaże dokumenty (w wersji papierowej) do dedykowanego Pracownika. Delegowany Pracownik lub Pracownik wprowadzający Dokumenty do Systemu będzie miał obowiązek przechowywania oryginałów papierowych dokumentów do momentu akceptacji, tj. do momentu poinformowania tego Pracownika o zastosowaniu w odniesieniu do Dokumentu kontroli biznesowych, sprawdzeniu jego poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz jego zaewidencjonowaniu.

Zeskanowane Dokumenty zapisane zostaną w formacie elektronicznym z dokładnie takimi samymi (identycznymi) danymi, jakie znajdowały się na dokumencie papierowym (Dokumencie), tzn. Dokument Cyfrowy będzie dokładnym odwzorowaniem Dokumentu, a w toku zmiany formatu dokumentu (z dokumentu papierowego na Dokument Cyfrowy) nie dojdzie do ingerencji w treść Dokumentu. Wersja elektroniczna (Dokument Cyfrowy) zeskanowanego Dokumentu będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej Dokumentu. Zdaniem Spółki:

1.  po utworzeniu Dokumentu Cyfrowego, będzie istniała pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (Dokumentu), zostanie więc zapewniona autentyczność faktury (vide art. 106m ust. 2 ustawy o VAT);
2.  po utworzeniu Dokumentu Cyfrowego będzie istniała pewność, iż w fakturze (Dokumencie) nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (Dokument), zostanie więc zapewniona integralność faktury (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT);
3.  po utworzeniu Dokumentu Cyfrowego, zostanie zapewniona jego czytelność.

Dokumenty Cyfrowe będą przechowywane w Systemie przez czas wymagany przepisami prawa dla poszczególnych Dokumentów, z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwy i natychmiastowy dostęp do nich. W Systemie odnotowana będzie data wpływu poszczególnych Dokumentów do Wnioskodawcy. Każdy Dokument będzie miał nadany numer wewnętrzny.

Wnioskodawca będzie przechowywał Dokumenty w formie elektronicznej na terytorium kraju przy wykorzystaniu wewnętrznych serwerów, odpowiednio zabezpieczonych przed dostępem nieupoważnionych osób. Na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej (w tym więc na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej), Wnioskodawca będzie mógł zapewnić tym organom bezzwłoczny pobór Dokumentów Cyfrowych oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy, w tym poprzez, wydrukowanie Dokumentów Cyfrowych oraz zapisanie ich na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści Dokumentów lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami prawa.

Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we Wniosku fakturami dokumentującymi nabycie towarów lub usług w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą oraz fakturami dokumentującymi nabycie przez Pracownika w czasie podróży służbowej towarów lub usług w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą.

Zgodnie z założeniami Spółki co do funkcjonowania Systemu, faktury w wersji papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Wszystkie nabywane przez Wnioskodawcę towary i usługi udokumentowane Dokumentami (w tym fakturami VAT) oraz wydatki ponoszone przez Pracowników w czasie podróży służbowej, będą związane z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT.

Analiza okoliczności sprawy w kontekście ww. przepisów prowadzi do stwierdzenia, że Wnioskodawca wypełni, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur, bowiem – jak wynika z treści wniosku – zachowany będzie podział na okresy rozliczeniowe; możliwy będzie łatwy i natychmiastowy dostęp do nich; zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność Dokumentów i czytelność zawartych w nim danych. Dokumenty Cyfrowe będą przechowywane w Systemie przez czas wymagany przepisami prawa dla poszczególnych Dokumentów. Również na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej (w tym naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej), Wnioskodawca będzie mógł zapewnić tym organom bezzwłoczny pobór Dokumentów Cyfrowych oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym uznać należy, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Tym samym należy wskazać, że dopuszczalne jest przechowywanie przez Wnioskodawcę faktur wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów po ich zeskanowaniu i umieszczeniu w Systemie.

Odnosząc się natomiast do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego należy zauważyć, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury dokumentujące nabycie towarów lub usług w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą oraz wydatki ponoszone przez Pracownika w czasie podróży służbowej, przechowywane przez Wnioskodawcę w Systemie wyłącznie jako Dokumenty Cyfrowe w ramach opisanej wyżej procedury archiwizowania, będą potwierdzały prawo Wnioskodawcy do odliczenia podatku naliczonego w nich wykazanego. Jak wynika bowiem z treści wniosku – Wnioskodawca jest czynnym, zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT oraz wszystkie nabywane przez Wnioskodawcę i Pracowników w czasie podróży służbowej towary i usługi udokumentowane fakturami VAT będą związane z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT. Przy czym prawo to będzie przysługiwało Wnioskodawcy pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jednocześnie należy zaznaczyć, że fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał negatywnego wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 i nr 3 pkt (ii) należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Jednocześnie podkreślić należy, iż tut. Organ wydając interpretację przepisów prawa podatkowego na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy. Niniejsza interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia pisemnej informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (zdarzeniem przyszłym). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Niniejszą interpretacją załatwiono wniosek w części dotyczącej podatku od towarów i usług, tj. pytania oznaczonego we wniosku nr 2 i nr 3 pkt (ii). Natomiast odnośnie wniosku w części dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, który ją wydał (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.