Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPB3/423-741a/09/MK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2010-02-18
Teza: 1. Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami zarówno w siedzibie spółki, jak i poza granicami kraju, ponoszone na kawę, herbatę, słodycze,napoje stanowią koszty uzyskania przychodów spółki? 2. Czy zakup ciepłego posiłku na koszt Spółki w bufecie na terenie Spółki w związku z organizacją spotkań z kontrahentami stanowi koszt uzyskania przychodów spółki? 3. Czy wydatki poniesione na zorganizowanie spotkań biznesowych na terenie miasta mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, jako wydatek niezwiązany z reprezentacją, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?
Słowa kluczowe: artykuły-artykuły spożywcze; catering; ciastka; kontrahent; koszt-koszty uzyskania przychodów; napoje; poczęstunki; posiłki; reprezentacja; usługi-usługi gastronomiczne; wydatek; zakup-zakup żywności
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej, w Bydgoszczy, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 17 listopada 2009 r. (data wpływu 20 listopada 2009 r.) uzupełnionym w dniu 9 lutego 2009 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na organizowanie spotkań z kontrahentami poza siedzibą firmy **\- jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 20 listopada 2009 r. wpłynął do tut. organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia przez Jednostkę do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na organizowanie spotkań z kontrahentami - na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów (kawa, słodycze, napoje) w toku prowadzonych spotkań handlowych, zarówno w siedzibie spółki, jak i poza nią, (np. w restauracji).

Z uwagi na stwierdzone we wniosku braki formalne, wezwano Wnioskodawcę pismem z dnia 3 lutego 2009 r. ITPB3/423-741/09-02/MK do ich uzupełnienia. Wniosek uzupełniony został w dniu 9 lutego 2009 r.

W przedmiotowym wniosku przedstawiony został następujący stan faktyczny.

Spółka organizuje w swojej siedzibie spotkania z kontrahentami, partnerami biznesowymi, mające na celu indywidualne ustalenie warunków współpracy, podtrzymywanie dobrych stosunków handlowych. Podczas wyżej wymienionych spotkań oferuje kontrahentom kawę, herbatę, napoje oraz drobne słodycze.

Niejednokrotnie z uwagi na przedłużające się negocjacje spotkanie z kontrahentami odbywające się w siedzibie spółki kończy się na ciepłym posiłku na koszt Jednostki, np. lunchu lub obiedzie serwowanym w bufecie znajdującym się na terenie Spółki, prowadzonym przez odrębny podmiot gospodarczy. Poczęstunek taki nie ma znamion wystawności czy okazałości, o czym świadczy przede wszystkim koszt zamawianego posiłku.

Zdarzają się też sytuacje, w których sale konferencyjne w siedzibie spółki przeznaczone do prowadzenia negocjacji handlowych, są zajęte lub sam kontrahent proponuje spotkanie w restauracji zamiast w biurze spółki z uwagi na łatwiejszy dojazd, albo chęć odbycia spotkania na "neutralnym" gruncie. Wówczas spotkanie z kontrahentami musi odbywać się na terenie miasta w restauracji.

W związku z wykonywanymi przez pracowników Jednostki pracami serwisowymi poza granicami kraju, które wynikają z zawieranych kontraktów, Spółka ponosi również szereg wydatków na zakup nieokazałych posiłków, a także kawy, herbaty, napojów, słodyczy. Powyższe zakupy usług gastronomicznych oraz artykułów spożywczych są dokonywane celem zorganizowania spotkań roboczych z kontrahentami poza granicami kraju. Poniesione wydatki poza granicami kraju zawsze udokumentowane są fakturą bądź paragonem. Każdorazowo paragony w celu prawidłowego udokumentowania poniesionego kosztu, uzupełniane są o dane wymagane zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami zarówno w siedzibie spółki, jak i poza granicami kraju, ponoszone na kawę, herbatę, słodycze, napoje stanowią koszty uzyskania przychodów spółki?
2.  Czy zakup ciepłego posiłku na koszt Spółki w bufecie na terenie Spółki w związku z organizacją spotkań z kontrahentami stanowi koszt uzyskania przychodów spółki?
3.  Czy wydatki poniesione na zorganizowanie spotkań biznesowych na terenie miasta mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, jako wydatek niezwiązany z reprezentacją, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Przedmiot niniejszej interpretacji indywidualnej odnosi się do stanu faktycznego w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na poczęstunek kontrahentów poza siedzibą firmy.

Wniosek Spółki w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na poczęstunek kontrahentów w siedzibie firmy zostanie rozpatrzony odrębną interpretacją indywidualną.

Zdaniem Spółki zaproponowanie kontrahentowi poczęstunku w postaci kawy, herbaty, napojów, słodyczy ma na celu zachowanie obowiązujących standardów w kontaktach handlowych, nie świadczy o okazałości oraz nie nosi znamion wystawności. Stanowi jedynie zwyczajowy poczęstunek, świadczący o dobrych manierach gospodarza.

Jednocześnie wydatki ponoszone podczas spotkań roboczych z kontrahentami poza granicami kraju również nie mają charakteru reprezentacyjnego, lecz należą do powszechnie obowiązujących kanonów kultury. Zatem wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań roboczych z kontrahentami poza granicami kraju na zakup nieokazałych posiłków a także kawy, herbaty, napojów, słodyczy zdaniem Spółki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Zdaniem Spółki również nie wszystkie wydatki na usługi gastronomiczne poniesione w związku ze spotkaniami z kontrahentami w lokalach na terenie miasta wiążą się z tworzeniem i utrwaleniem pozytywnego wizerunku firmy. Decydujące znaczenie dla stwierdzenia, tego czy wydatki związane z danym spotkaniem mogą być kwalifikowane jako koszty reprezentacji, ma charakter spotkania jak również koszt za omawianego posiłku. Zgodnie z definicją zawartą w Słowniku języka polskiego pod red. Mieczysława Szymczaka termin "okazały" definiowany jest jako "wspaniały, imponujący wygląd, obfitość, wystawność, przepych, wspaniałość", natomiast termin "wystawny" definiowany jest jako "świadczący o zamożności, okazale urządzony, zorganizowany, bogaty, wspaniały, suty".

W ocenie Wnioskodawcy wydatki poniesione na podstawowe dania obiadowe nie zawierające cech wystawności podczas spotkań z kontrahentami, które mają charakter typowo roboczy, lub biznesowy, należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ zdaniem Spółki powyższe wydatki nie noszą znamion reprezentacji określonej w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, ze zm.) – dalej: ustawa – kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Przywołana regulacja wskazuje, iż definicja kosztów uzyskania przychodów – dla celów podatku dochodowego – składa się z dwóch podstawowych elementów, które łącznie tworzą swego rodzaju normatywną klauzulę generalną.

Pierwszy z tych elementów określić można mianem przesłanki pozytywnej, zakładającej spełnienie łączne dwóch warunków, tj.:

*   konieczność faktycznego, co do zasady, poniesienia wydatku,

*   poniesienie wydatku musi nastąpić w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Tak więc dany podmiot gospodarczy ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków po wyłączeniu tych, których możliwość odliczenia jest wprost ograniczona w ustawie – zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami – pod warunkiem, że ich poniesienie ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ustawy. Z powyższego przepisu wynika, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione nakłady i wydatki związane bezpośrednio lub pośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest poprawienie wyniku finansowego oraz osiągnięcie przychodu, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy.

Natomiast stosownie do treści art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje pojęcia reprezentacji, wobec czego należy uznać, że pojęcie to powinno być w kontekście analizowanego przepisu rozumiane w sposób przyjęty w języku potocznym. Na gruncie języka polskiego słowo „reprezentacja” to „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną” (Nowy Słownik Języka Polskiego, PWN, Warszawa, 2003).

Przenosząc definicję słownikową na grunt ustaw podatkowych, zgodnie z przyjętym od lat poglądem doktryny prawa podatkowego, za reprezentację uznaje się „występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością i wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy. Reprezentacja to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów” (Brzeziński B., Kalinowski M., Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz, Warszawa 1997, str. 159).

W odniesieniu do działalności gospodarczej, reprezentacja jest rozumiana jako działania, które polegają na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi i które mają na celu kształtowanie oraz utrwalanie korzystnego, pozytywnego wizerunku firmy poprzez, np. sposób podejmowania kontrahentów, poczęstunek, wręczanie upominków. Z powyższego wynika, że o reprezentacji można mówić w odniesieniu do działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami. Obejmuje ona zarówno działania zmierzające do:

*   stworzenia oczekiwanego wizerunku, pozycji podatnika jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, jak i

*   stworzenia korzystnych warunków w celu nawiązania nowych lub też podtrzymania (rozszerzenia) dotychczasowych kontaktów.

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego należy zauważyć, że podstawowym problemem w przedmiotowej sprawie jest rozstrzygnięcie czy wydatki na organizowanie, poza siedzibą spółki, spotkań z kontrahentami (zakup żywności i napojów herbaty, kawy, napojów, drobnych słodyczy) oraz zakup usług gastronomicznych w toku prowadzonych spotkań handlowych, ukierunkowane są na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (reprezentacja), czy też nie mają tego charakteru a służą wyłącznie na celu zachęcanie potencjalnych klientów do nawiązania bądź utrzymania kontaktów oraz nabywania oferowanych usług.

Wskazane przez Spółkę we wniosku wydatki dotyczące zakupu usług gastronomicznych poza siedzibą firmy (w kraju i za granicą) związane z tzw. spotkaniami biznesowymi z kontrahentami (ich przedstawicielami) Spółki służą tworzeniu oraz utrwaleniu jej pozytywnego wizerunku na zewnątrz. Pracownicy kontrahentów w trakcie spotkań, negocjacji handlowych reprezentują bowiem kontrahenta Wnioskodawcy, a sfinansowanie spotkania poza siedzibą firmy, w lokali gastronomicznym, np. w restauracji i opłacenie kontrahentom posiłków i napojów (w tym napojów alkoholowych) ma bezsprzecznie cechy wydatków na reprezentację. W konsekwencji wydatki takie nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Powszechność podejmowania kontrahentów posiłkami i napojami w lokalach gastronomicznych, i wskazywanie na bliżej nieokreśloną nieokazałość posiłków, nie zmienia reprezentacyjnego charakteru takich wydatków. Zapewnienie posiłków wpływa na lepsze postrzeganie przez nich Spółki i utrwalanie Jej pozytywnego obrazu na zewnątrz, są to więc typowe wydatki reprezentacyjne, które, wolą ustawodawcy, wyłączone zostały na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z kosztów uzyskania przychodów.

Natomiast wydatki ponoszone przez Spółkę na nabycie, poza lokalami gastronomicznymi, produktów spożywczych w postaci kawy, herbaty, drobnych słodyczy, napoi bezalkoholowych, itp. pozostawionych do dyspozycji kontrahentów, podawanych podczas spotkań roboczych z kontrahentami poza granicami kraju - co do zasady - nie noszą jednoznacznych znamion reprezentacji. Co prawda koszty te dotyczą oficjalnych kontaktów utrzymywanych przez Wnioskodawcę, jednak z uwagi na zwyczajowy, nie związany z okazałością, charakter oferowanego poczęstunku i przyjmując ich nieznaczny koszt jednostkowy (na przykład równowartości kilku-, kilkunastu-złotych), nie stanowią one kosztów reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Spółka może zatem zaliczyć te wydatki – jako ogólne kosztów funkcjonowania – do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 tej ustawy, o ile przedmiotowe wydatki nie mają charakteru kosztów reprezentacji.

Na marginesie sprawy tut. organ zauważa, że ocena podatkowa poszczególnych kosztów ponoszonych na organizowanie spotkań z kontrahentami dla kontrahentów, w każdym przypadku winna być dokonywana indywidualnie i całościowo. W celu wykazania związku pomiędzy kosztem, a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. W myśl art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Z tak udokumentowanych wydatków winno ponadto wynikać, że mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez podatnika przychodów. W zakresie obowiązków podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy, ul. Jana Kazimierza 5, 85-035 Bydgoszcz, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.