Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP4/443-412/12/BP
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2012-12-28
Teza: Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur oraz faktur korygujących przesłanych drogą mailową w formacie PDF, które przechowywane będą w formie papierowej lub elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura korygująca; odliczenia-odliczenie od podatku; podatek-podatek naliczony
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012r. poz. 749)oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 13 września 2012r. (data wpływu 25 września 2012r.), uzupełnionym w dniu 18 grudnia 2012r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur oraz faktur korygujących przesłanych drogą mailową w formacie PDF, które następnie będą drukowane i przechowywane w formie papierowej - **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 25.09.2012 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur oraz faktur korygujących przesłanych drogą mailową w formacie PDF, które następnie będą drukowane i przechowywane w formie papierowej. W/w wniosek został uzupełniony pismem z dnia 18 grudnia 2012 r. będący odpowiedzą na wezwanie tut. organu.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka Jawna jako podmiot zarejestrowany dla celów VAT - będąca czynnym podatnikiem podatku VAT - prowadzi działalność gospodarczą w zakresie handlu materiałami budowlanymi. W związku z tym nabywa towary od dostawców i sprzedaje je nabywcom. Jeden z dostawców towarów do Wnioskodawcy planuje przesyłać faktury VAT oraz faktury VAT korygujące za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mailem) w formacie PDF. W tym celu zostanie podpisane przez Spółkę jako odbiorcę oświadczenie zawierające akceptację tego sposobu przesyłania faktur. W oświadczeniu określone zostaną między innymi adresy poczty elektronicznej dostawcy i odbiorcy pomiędzy, którymi będą przesyłane faktury VAT elektroniczne w formacie PDF - tylko do odczytu - nie będzie zatem możliwości dokonywania w nich zmian. Elektroniczne faktury będą następnie drukowane w siedzibie Spółki i ujmowane w dokumentacji księgowej oraz w rejestrze zakupów prowadzonym dla potrzeb podatku VAT naliczonego jako oryginały faktur VAT i faktur VAT korygujących. Elektroniczne faktury będą drukowane w tym samym dniu w jakim plik PDF pojawi się na poczcie elektronicznej Spółki. Po wydrukowaniu faktury na jej papierowy egzemplarz będzie naniesiona data wydruku będąca datą otrzymania oryginału faktury VAT lub faktury VAT korygującej. Papierowa postać elektronicznej faktury VAT (i faktury korygującej) będzie przechowywana w siedzibie Spółki tak jak inne dokumenty księgowe w podziale na okresy rozliczeniowe.

Ponadto w uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca poinformował, iż:

*   faktury VAT i faktury VAT korygujące będą przesyłane, drukowane i przechowywane w sposób zapewniający:
    1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
    2.  łatwe ich odszukanie;
    3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, gdzie przez:
        1.  autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewnoś

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, gdzie przez:
    1.  autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
    2.  integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia faktury będzie zapewniona przez określenie w oświadczeniu zawierającym akceptację tego sposobu przesyłania faktur VAT i faktur VAT korygujących – adresów mailowych – dostawcy z którego będą wysyłanie pliki PDF zawierające faktury VAT i faktury VAT korygujące oraz odbiorcy – na którym będą otwierane pliki PDF zawierające faktury Vat i faktury VAT korygujące. Dostęp do adresów poczty elektronicznej zarówno po stronie dostawcy jak i nabywcy jest zabezpieczony hasłami i loginem. Ponadto każda faktura VAT dokumentuje rzeczywistą transakcję – zakupu kostki brukowej w określonym rodzaju, cenie jednostkowej oraz ilości. Na okoliczność tej dostawy zostanie sporządzony dokument magazynowy PZ, który będzie powiązany z fakturą VAT dokumentującą to zdarzenie. Wydrukowana w ten sposób faktura będzie podlegać czynnościom sprawdzającym (weryfikacji formalnej, merytorycznej i rachunkowej), dołączony do niej wydruk dokumentu PZ opatrzony zostanie numerem porządkowym wynikającym z kontroli wewnętrznej przeprowadzonej w okresach miesięcznych na potrzeby rzetelnego deklarowania podatku VAT naliczonego. Przechowywanie tych faktur również podlega obowiązującym w Firmie procedurom opisanym w Polityce Rachunkowości – czyli faktury są podzielone ze względu na typ zdarzenia, które dokumentują (zakup towaru, bądź zakup kosztowy) ponadto ze względu na okres jakiego dotyczą zarówno miesiąc jak i rok. Z tego względu nie ma problemu z ich łatwym odszukanie oraz udostępnieniem organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie – dostępu do tych faktur VAT lub faktur VAT korygujących. Faktury te będą przechowywane w pomieszczeniach przeznaczonych do tego – w budynkach stanowiących własność Spółki.

Integralność treści przesyłanych w formie elektronicznej w formacie pliku PDF będzie zapewniona poprzez przesyłanie tych faktur w plikach tylko do odczytu. Treść tej faktury będzie konfrontowana z dokumentem PZ (ilość, ceny i rodzaj towaru będącego przedmiotem dostawy) – a więc z rzeczywistą transakcją dostawy towarów. Po wydrukowaniu faktury, połączeniu jej z dokumentem przyjęcia magazynowego, naniesieniem numeru porządkowego określającego pozycję w rejestrze miesiąc i rok dostawy integralność treści faktury będzie zabezpieczona do zakończenia okresu przedawnienia.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy przesyłane w formie elektronicznej w formacie pliku PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej - e-mailem na umówiony adres poczty elektronicznej Spółki - faktury VAT i faktury VAT korygujące dokumentujące zakup towarów (po uprzednim wyrażeniu zgody na ten sposób przesyłania faktur) zawierające oznaczenie "Faktura VAT – oryginał” lub "Faktura VAT korygująca oryginał", a następnie wydrukowane w siedzibie Spółki z naniesioną datą otrzymania stanowią dla Spółki oryginały faktur VAT i faktur VAT korygujących w rozumieniu rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.03.2011r. (Dz.U. nr. 68 poz. 360) powołanego w pkt. D3, a tym samym upoważniają Spółkę jako nabywcę towaru do odliczenia podatku VAT naliczonego zawartego w tych fakturach i fakturach korygujących?

Zdaniem Wnioskodawcy faktury VAT i faktury VAT korygujące przesyłane drogą elektroniczną w formacie pliku PDF, po uprzednim wyrażeniu zgody Spółki na ten sposób przesyłania faktur - na umówiony adres poczty elektronicznej Spółki e-mailem - a następnie wydrukowane w siedzibie Spółki, posiadające oznaczenie "faktura VAT - oryginał" lub "faktura VAT korygująca - oryginał, z naniesioną datą otrzymania - stanowią oryginały faktur VAT i faktur VAT korygujących w rozumieniu przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.03.2011r. i jako takie uprawniają Spółkę do odliczenia podatku VAT w nich zawartego z zastrzeżeniem, że zakup związany jest wyłącznie ze sprzedaż opodatkowaną. Zdaniem Wnioskodawcy e-faktura przesłana w formie elektronicznej, a następnie wydrukowana i mająca postać papierową stanowi oryginał faktury VAT lub faktury VAT korygującej i może być przechowywana w formie papierowej.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego będzie zapewniona między innymi za pomocą:

1.  określenia adresów poczty elektronicznej dostawcy i odbiorcy służących do przesyłania tych faktur,
2.  przesyłania plików PDF zawierających te faktury jako pliki tylko do odczytu,
3.  archiwizowanie tych faktur w formie papierowej tak jak innych dokumentów księgowych w podziale na okresy rozliczeniowe, zapewniając łatwe ich odszukanie i bezzwłoczny do nich dostęp organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177 poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT.

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. § 2 ust. 1 rozporządzenia definiuje pojęcia: autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści. I tak przez :

*   autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
*   integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 cyt. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych2), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Prawodawca zdefiniował co należy rozumieć przez autentyczne pochodzenie faktury oraz integralność treści faktury. Jako przykład systemów zapewniających zachowanie ww. warunków podał bezpieczny podpis elektroniczny oraz elektroniczną wymianę danych (EDI). Przy czym jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody przesyłania faktur drogą elektroniczną gwarantujące autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność takich faktur.

Koniecznym zatem jest stworzenie metod gwarantujących spełnienie powyższych wymogów, które jednak ma określić sam podatnik. Ww. rozporządzenie nie określa czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w formie procedur).

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę przesyłaną w formie elektronicznej należy uznać taki dokument co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość otrzymywania faktur i faktur korygujących za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mailem) w formacie pliku PDF a następnie drukowanie otrzymanych drogą elektroniczną faktur oraz faktur korygujących i przechowywanie w formie papierowej. Zatem otrzymywanie faktur i faktur korygujących w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila po ich wydrukowaniu jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r.

Tym samym Wnioskodawca będzie mógł dokonać odliczenia podatku na podstawie otrzymanych faktur VAT i faktur VAT korygujących w formie plików PDF po ich wydrukowaniu w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia (np. zawarte w art. 88 ustawy o VAT). Wskazać przy tym należy na bezwzględny wymóg prawny zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz akceptacji sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

Dodatkowo należy nadmienić, iż proponowany przez Wnioskodawcę sposób przechowywania np. w formie papierowej faktur przesłanych drogą elektroniczną winien uwzględniać papierowe wydruki wiadomości elektronicznych, zawierające datę odbioru korespondencji mailowej z otrzymaną fakturą VAT w postaci pliku PDF.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Należy jednak podkreślić, iż zadaniem tut. Organu w postępowaniu w przedmiocie wydania interpretacji jest ocena prawna przedstawionego zdarzenia przyszłego, a nie dokonywanie jakichkolwiek własnych ustaleń faktycznych związanych z postępowaniem podatkowym, o którym mowa w Dziale IV Ordynacji podatkowej. Bowiem wniosek strony o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza granice rozpoznawania danej sprawy i jest rozpatrywany zgodnie z Rozdziałem 1a Działu II Ordynacji podatkowej, który nie przewiduje w tym trybie prowadzenia postępowania podatkowego zmierzającego do ustalenia stanu faktycznego.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji. Interpretacja traci ważność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego zdarzenia przyszłego lub zmiany stanu prawnego.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 14 marca 2012r., poz. 270), Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.