Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP2/443-131/10-3/EN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2010-04-13
Teza: Czy w celu zagwarantowania w okresie przechowywania faktury VAT jej autentyczności pochodzenia i integralności jej treści, przez cały okres przechowywania faktury, wystarczy podpisanie faktury bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.) weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu art. 3 pkt 12 ww. ustawy o podpisie elektronicznym – w okresie ważności tego certyfikatu. Natomiast po wygaśnięciu ważności kwalifikowanego certyfikatu służącego do weryfikacji podpisu elektronicznego, którym podpisana jest faktura do upływu wymaganego okresu przechowywania faktury – wystarczy przechowywanie list certyfikatów unieważnionych CRL sporządzonych i poświadczonych elektronicznie przez centrum certyfikacji, bez potrzeby stosowania jakiegokolwiek dodatkowego mechanizmu, np. kwalifikowanego znacznika czasu?
Słowa kluczowe: certyfikaty; dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; podpis-podpis elektroniczny
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 20 stycznia 2010 r. (data wpływu 27 stycznia 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 27 stycznia 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca ma zamiar przechowywać faktury VAT w formie elektronicznej. Zainteresowany zamierza zagwarantować autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu art. 3 pkt 12 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym – w okresie ważności tego certyfikatu. Natomiast po wygaśnięciu ważności kwalifikowanego certyfikatu Wnioskodawca zagwarantuje ww. cechy przechowywanych faktur VAT poprzez przechowywanie list certyfikatów unieważnionych CRL sporządzanych i poświadczanych elektronicznie przez centrum certyfikacji.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w celu zagwarantowania w okresie przechowywania faktury VAT jej autentyczności pochodzenia i integralności jej treści, przez cały okres przechowywania faktury, wystarczy podpisanie faktury bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.) weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu art. 3 pkt 12 ww. ustawy o podpisie elektronicznym – w okresie ważności tego certyfikatu. Natomiast po wygaśnięciu ważności kwalifikowanego certyfikatu służącego do weryfikacji podpisu elektronicznego, którym podpisana jest faktura do upływu wymaganego okresu przechowywania faktury – wystarczy przechowywanie list certyfikatów unieważnionych CRL sporządzonych i poświadczonych elektronicznie przez centrum certyfikacji, bez potrzeby stosowania jakiegokolwiek dodatkowego mechanizmu, np. kwalifikowanego znacznika czasu?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119), faktury przesyłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Zgodnie z § 6 pkt 6 ww. rozporządzenia, dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

W celu zagwarantowania w okresie przechowywania faktury VAT jej autentyczności pochodzenia i integralności jej treści, przez cały okres przechowywania faktury, wystarczy podpisanie faktury bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu art. 3 pkt 12 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym – w okresie ważności tego certyfikatu. Natomiast po wygaśnięciu ważności kwalifikowanego certyfikatu służącego do weryfikacji podpisu elektronicznego, którym podpisana jest faktura do upływu wymaganego okresu przechowywania faktury – wystarczy przechowywanie list certyfikatów unieważnionych CRL sporządzanych i poświadczanych elektronicznie przez centrum certyfikacji, bez potrzeby stosowania jakiegokolwiek dodatkowego mechanizmu, np. kwalifikowanego znacznika czasu. W powyższych przepisach wymienione są wszystkie wymogi, których wypełnienie niezbędne jest dla prawidłowości przechowywania faktur elektronicznych. Zgodnie z nim dodatkowe elementy, jak np. kwalifikowany znacznik czasu, nie są wymagane podczas okresu przechowywania faktury.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Stosownie do art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny. Natomiast jak wynika z art. 3 pkt 2 powołanej wyżej ustawy, bezpieczny podpis elektroniczny to podpis elektroniczny, który:

1.  jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
2.  jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
3.  jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Na mocy art. 3 pkt 12 ustawy o podpisie elektronicznym, kwalifikowany certyfikat to certyfikat spełniający warunki określone w ustawie, wydany przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, spełniający wymogi określone w ustawie.

W myśl art. 5 ust. 1 ustawy o podpisie elektronicznym, bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu wywołuje skutki prawne określone ustawą, jeżeli został złożony w okresie ważności tego certyfikatu. Bezpieczny podpis elektroniczny złożony w okresie zawieszenia kwalifikowanego certyfikatu wykorzystywanego do jego weryfikacji wywołuje skutki prawne z chwilą uchylenia tego zawieszenia.

W ust. 2 powołanego wyżej artykułu wskazano, iż dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu zapewnia integralność danych opatrzonych tym podpisem i jednoznaczne wskazanie kwalifikowanego certyfikatu, w ten sposób, że rozpoznawalne są wszelkie zmiany tych danych oraz zmiany wskazania kwalifikowanego certyfikatu wykorzystywanego do weryfikacji tego podpisu, dokonane po złożeniu podpisu (art. 5 ust. 3 ustawy o podpisie elektronicznym).

Na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o podpisie elektronicznym, certyfikat jest ważny w okresie w nim wskazanym.

Podmiot świadczący usługi certyfikacyjne może unieważnić certyfikat kwalifikowany przed upływem okresu jego ważności, w przypadkach określonych w art. 21 ust. 2 ustawy o podpisie elektronicznym.

W myśl § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur (…).

Ponadto, w ust. 2 ww. paragrafu postanowiono, iż wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej faktury mogą być przechowywane na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, pod warunkiem uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, o miejscu ich przechowywania (adresie, a w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu niż podmiot, który wystawił lub otrzymał fakturę – również o nazwie tego podmiotu). Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

Zgodnie z § 6 ust. 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, zmiany dotyczące miejsca przechowywania faktur w formie elektronicznej, o których mowa w ust. 2, mogą być dokonywane pod warunkiem poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany.

Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania (§ 6 ust. 5 rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej).

W myśl § 6 ust. 6 rozporządzenia, dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Dokonując analizy powyższych regulacji prawa podatkowego stwierdzić należy, iż miejscem przechowywania faktur elektronicznych może być zarówno terytorium kraju lub terytorium kraju członkowskiego. Ponadto, przedmiotowe faktury powinny być przechowywane w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres przechowywania. Dodatkowo ważne jest, aby zgodnie z odrębnymi przepisami, na żądanie stosownych organów w sposób natychmiastowy, ciągły i pełny można było zapewnić dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur.

Faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury VAT w formie papierowej. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. wskazuje jedynie zasady wystawiania, przechowywania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Natomiast wszelkie inne zasady dotyczące tzw. „zwykłych” faktur VAT, które stosuje się odpowiednio do faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.).

I tak, w myśl § 21 ust. 1 ww. rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie – § 21 ust. 2 powołanego rozporządzenia.

Zgodnie z § 21 ust. 3 cyt. rozporządzenia, przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca planuje przechowywać faktury VAT w formie elektronicznej. Zainteresowany zamierza zagwarantować autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu art. 3 pkt 12 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym – w okresie ważności tego certyfikatu. Natomiast po wygaśnięciu ważności kwalifikowanego certyfikatu Wnioskodawca zagwarantuje ww. cechy przechowywanych faktur VAT poprzez przechowywanie list certyfikatów unieważnionych CRL sporządzanych i poświadczanych elektronicznie przez centrum certyfikacji.

Odnosząc przedstawiony powyżej stan prawny do opisanego zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, iż zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym certyfikat jest ważny w okresie w nim wskazanym, a bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu na mocy art. 5 ust. 1 ww. ustawy wywołuje skutki prawne określone ustawą, jeżeli został złożony w okresie ważności tego certyfikatu.

Z powyższego wynika, iż ważność certyfikatu określa się na dzień jego użycia (tj. w momencie podpisywania faktury). Obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa nie nakładają na podatników obowiązku powtórnego opatrywania faktur wystawionych wcześniej i opatrzonych ważnym – w dniu wystawienia faktury – podpisem elektronicznym, w przypadku utraty ważności kwalifikowanego certyfikatu. Podatnik nie ma obowiązku ponownego podpisania wystawionych wcześniej faktur używając nowego, obecnie aktywnego kwalifikowanego certyfikatu (po wygaśnięciu poprzedniej licencji).

W świetle powyższego za prawidłowe należy uznać stanowisko Zainteresowanego, iż po wygaśnięciu ważności kwalifikowanego certyfikatu służącego do weryfikacji podpisu elektronicznego, którym podpisana jest faktura do upływu wymaganego okresu przechowywania faktury (tj. do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego) – wystarczy przechowywanie list certyfikatów unieważnionych sporządzanych i poświadczanych elektronicznie przez centrum certyfikacji, bez potrzeby stosowania jakiegokolwiek dodatkowego mechanizmu, np. kwalifikowanego znacznika czasu.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W niniejszej interpretacji załatwiono wniosek w zakresie przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej. Natomiast w zakresie wystawiania faktur w formie elektronicznej została wydana w dniu 13 kwietnia 2010 r. odrębna interpretacja Nr ILPP2/443-131/10-2/EN.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.