Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT1-3.4012.460.2022.1.MK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2022-10-05
Teza: Stwierdzenie czy w przedstawionym stanie faktycznym są Państwo uprawnieni do przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę faktur oraz faktur korygujących, duplikatów faktur, not księgowych i wystawionych przez Wnioskodawcę faktur w ramach „samofakturowania", jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej; Stwierdzenie, czy w przedstawionym stanie faktycznym, Wnioskodawca będzie uprawniony do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą i sposobem postępowania Spółki.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-prawo do odliczenia
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku naliczonego-Odliczenie podatku naliczonego z tytułu nabycia towarów i usług  ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Stosowanie faktur elektronicznych
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 4; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 5

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
==================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

W dniu 22 sierpnia 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 12 sierpnia 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie:

• stwierdzenia czy w przedstawionym stanie faktycznym są Państwo uprawnieni do przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę faktur oraz faktur korygujących, duplikatów faktur, not księgowych i wystawionych przez Wnioskodawcę faktur w ramach „samofakturowania", jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej;

• stwierdzenia, czy w przedstawionym stanie faktycznym, Wnioskodawca będzie uprawniony do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą i sposobem postępowania Spółki.

Treść wniosku jest następująca:

**Opis stanu faktycznego:**

Wnioskodawca \`(...)\`S. A. z siedzibą w \`(...)\` prowadzi jako osoba prawna działalność w zakresie importu i dystrybucji …. Wnioskodawca prowadzi platformę sprzedaży, głównie kanałami elektronicznymi oraz logistyki dostaw … w trybie just-in-time do rozproszonych klientów, do których należą przede wszystkim \`(...)\`. Wnioskodawca działa w oparciu o zintegrowane narzędzia IT zarządzające całym łańcuchem dostaw oraz infrastrukturą logistyczną, a także siatką transportową umożliwiającą dostawę towaru do klienta końcowego z częstościowością 3-5 razy dziennie. Wnioskodawca współpracuje z blisko 150 dostawcami …, jak również z dostawcami … (dalej: kontrahenci).

Realizowane dostawy oraz świadczone usługi dokumentowane są przez kontrahentów poprzez wystawianie odpowiednich dokumentów, w tym faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, not księgowych. Wnioskodawca otrzymuje faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Dodatkowo, Wnioskodawca wystawia faktury na podstawie art. 106d ustawy o VAT, w imieniu i na rzecz firm transportowych, z którymi Spółka ma stałe umowy współpracy w zakresie świadczenia usług transportowych.

Dotychczas Spółka przechowuje otrzymane faktury w formie papierowej i jednocześnie częściowo elektronicznej. W sytuacji, gdy Wnioskodawca otrzyma faktury w formie elektronicznej, drukuje je i przechowuje w formie papierowej. Faktury są przechowywane chronologicznie, w osobnych segregatorach w zależności od typu arkusza faktury.

Wnioskodawca planuje wdrożyć proces przechowywania dokumentów księgowych wyłącznie w wersji elektronicznej (Archiwum elektroniczne). W szczególności, proces ten będzie polegać na:

1\. przyjmowaniu i przechowywaniu w formie elektronicznej dokumentów księgowych (w tym: faktur, duplikatów faktur, faktur korygujących, not księgowych) wystawionych i otrzymanych od kontrahentów w formacie elektronicznym (dalej: "faktury elektroniczne"),

2\. digitalizowaniu dokumentów księgowych (w tym: faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, not księgowych) otrzymywanych od kontrahentów w formacie papierowym i przechowywaniu ich w zdigitalizowanej (elektronicznej) formie (dalej: "dokumenty zdigitalizowane").

W pierwszym przypadku, Wnioskodawca przyjmuje od kontrahentów faktury elektroniczne wystawione w PDF i w plikach pomocniczych (format XML, xls, csv), które ułatwiają wprowadzenie danych z faktury do systemu ERP. Bez względu na fakt czy Dostawca wysyła Wnioskodawcy fakturę w formacie PDF czy dodaje do tego pliki pomocnicze (xml, xls, csv), to do systemu zawsze musi trafić nieedytowalny dokument PDF, który stanowi wizualny podgląd faktury. Nie ma możliwości technicznych, aby w systemie znalazły się jedynie pliki pomocnicze (xml, xls, csv). Przy czym, pliki pomocnicze nie mogą być obsługiwane bez pliku nadrzędnego faktury PDF, co zapewnia brak możliwości ingerencji w treść faktury. Faktury elektroniczne są przyjmowane przez Wnioskodawcę po udzieleniu uprzedniej zgody (akceptacji) na sporządzanie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej.

W drugim przypadku, Wnioskodawca wprowadził digitalizowanie dokumentów księgowych (w tym: faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, not księgowych) otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej.

Digitalizacja otrzymanych dokumentów odbywać się będzie poprzez przeniesienie ich treści 1:1 do wersji elektronicznej, a konkretnie: poprzez zeskanowanie oryginału papierowego dokumentu księgowego przez pracownika Wnioskodawcy do pliku w formacie PDF, niezwłocznie po jego otrzymaniu przez Wnioskodawcę zapisanie go w tej formie przez pracownika Wnioskodawcy w bazie danych celem jego składowania, co ma zapewnić brak możliwości ingerencji osób trzecich w treść oryginału dokumentu na etapie jego skanowania i zapisywania w wersji elektronicznej, jak również brak możliwości ingerencji osób trzecich w treść wersji elektronicznej dokumentu na etapie jego składowania przez Wnioskodawcę. W zakresie drugiego przypadku, w stosunku do Wnioskodawcy została wydana interpretacja indywidualna przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w dniu 11 marca 2019 r. o sygn. 0111-KDIB3-3.4012.6.2019.1.MAZ, która potwierdziła prawidłowość jego stanowiska.

Otrzymane w postaci papierowej oryginały dokumentów, po ich zdigitalizowaniu, będą trwale niszczone, jednak dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w systemie, w którym prowadzone są księgi rachunkowe Wnioskodawcy. Przekazania do utylizacji dokonuje wyznaczona osoba u Wnioskodawcy. Utylizacja polega na przepuszczeniu faktury w niszczarce do dokumentów. Utylizacji będzie dokonywać także uprawniona osoba.

Natomiast faktury wystawiane przez Wnioskodawcę na podstawie art. 106d ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - dalej u.p.t.u., w imieniu i na rzecz firm transportowych, po ich wystawieniu w systemie codziennie w nocy poprzez ustawiony mechanizm są automatycznie wysyłane w pliku PDF do Archiwum elektronicznego i tam są przechowywane w formie elektronicznej.

We wszystkich powyższych przypadkach, tj. w przypadku faktur przyjmowanych w formie elektronicznej, jak w przypadku digitalizowanych faktur papierowych Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Elektroniczny zapis dokumentów będzie miał formę nieedytowalnych plików, dzięki czemu zapewniona zostanie integralność dokumentów, co oznacza, że dane zawarte w dokumentach nie będą zmieniane. Elektroniczny zapis dokumentów będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych zawartych na dokumentach przez cały okres ich przechowywania w systemie Wnioskodawcy. Spełniony więc będzie wymóg czytelności dokumentów. Dokumenty będą przechowywane w sposób, który zapewni również pewność, co do tożsamości podmiotu, który wystawił dany dokument (w szczególności dostawcy towarów/usług) na rzecz Wnioskodawcy. Wnioskodawca zastosuje następujące zasady przechowywania oraz zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur poprzez odpowiedną kontrolę biznesową, tj.:

1\. Faktury przechowywane będą w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2\. Faktury będą przechowywane w sposób zapewniający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

3\. Faktury będą wprowadzane do systemu w odpowiednich arkuszach wyłącznie przez osoby do tego upoważnione. Upoważnieniem, jest nadanie użytkownikowi odpowiednich uprawnień w systemie, pod kontrolą osób sprawujących nadzór nad danym użytkownikiem.

4\. Odpowiednie systemowe procesy służące ewidencji faktur.

5\. Faktury zakupowe są zatwierdzane przez osobę odpowiedzialną. Weryfikacja pod względem formalno-prawnym oraz zasadność merytoryczna jest potwierdzana poprzez nadzór, który sprawują Dyrektorzy/Kierownicy poszczególnych Działów a w oddziałach Dyrektor/Kierownik oddziału lub inna wyznaczona do tego osoba. Faktura musi być opisana co do określenia rodzaju wydatku oraz naniesienia odpowiedniego numeru. Powyższa kontrola daje zapewnienie tożsamości dokonujących dostaw towarów, usługodawców oraz wystawców faktur.

6\. Faktury materiałowe co do zasady musi posiadać w systemie zamówienie zakupu do dostawcy, wyjątkiem są zakupy interwencyjne (głównie dokonywane na oddziałach drobne zakupy).

Nadzór nad prawidłowością procesu księgowania dostaw, kontroli i weryfikacji dokumentacji oraz rozbieżności między zamówieniem, dokumentem a fizyczną dostawą sprawuje Dyrektor Działu Zakupu, Produkt Manager oraz osoba odpowiedzialna za wprowadzenie i zaksięgowanie dostawy w systemie, zgodnie z obowiązującą instrukcją. W oddziałach, w przypadku zakupów interwencyjnych, niewymagających zamówienia do dostawcy, nadzór ten sprawuje Dyrektor/Kierownik oddziału. Powyższa kontrola daje zapewnienie tożsamości dokonujących dostaw towarów, usługodawców oraz wystawców faktur.

7\. Wszystkie faktury posiadają odpowiednią jakość, by móc zapewnić pełną możliwość odczytu danych na fakturze - czytelność.

8\. System ewidencyjny dokonuje walidacji, który weryfikuje dostawców na Białej Liście (VAT i numer rachunku bankowego) oraz w VIES (VAT UE).

9\. Faktury oprócz numeru własnego posiadają numer wewnętrzny nadany przez system.

10\. Spółka w zakresie stałej współpracy ma podpisane z kontrahentami umowy handlowe, tj. faktury wystawiane są w oparciu o podpisane umowy.

Wprowadzone przez Wnioskodawcę procedury z zakresu kontroli biznesowej, ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (w szczególności obejmujące weryfikację: danych wystawcy dokumentów, zgodności nabywanego towaru lub usługi z zamówieniem lub umową, zgodności kwoty wskazanej na fakturze z zamówieniem lub umową, momentu realizacji usługi lub dostawy towaru). Stosowana przez Wnioskodawcę kontrola biznesowa zagwarantuje w każdym przypadku pełną identyfikowalność otrzymanego przez Wnioskodawcę dokumentu (niezależnie od sposobu jego przesłania) z konkretną dokumentowaną nim transakcją. Wyłącznie dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez wyznaczonych pracowników są księgowane i rozliczane dla celów podatkowych Wnioskodawcy. Spełniony również zatem będzie wymóg autentyczności pochodzenia dokumentów.

W obu powyższych przypadkach, tj. w przypadku faktur przyjmowanych w formie elektronicznej i w przypadku digitalizowanych faktur papierowych Wnioskodawca stosował będzie następujące zasady ich przechowywania w Archiwum elektronicznym:

1\. dokumenty będą przechowywane:

‒ z podziałem na okresy rozliczeniowe,

‒ co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

‒ w sposób zapewniający łatwy i natychmiastowy dostęp do nich w formie on-line oraz szybkie wyszukanie danego dokumentu, np. według daty jego wystawienia, daty zaksięgowania, numeru, danych kontrahenta, itd. Łatwy dostęp do całości dokumentacji, bez konieczności ciągłego zaglądania do segregatorów,

2\. skrócenie czasu poświęcanego na wyszukiwanie pojedynczego dokumentu, dzięki zaawansowanej możliwości filtrowania i sortowania w systemie,

3\. możliwość podłączenia umowy lub innych ważnych załączników z poziomu faktury - co daje komplet niezbędnych informacji potrzebnych podczas procesu akceptacji faktury,

4\. przechowywanie dokumentów bez konieczności zapisywania ich na dysku, a tym samym w razie potrzeby możliwość wygenerowania pliku PDF, czy też wydruku kopii dokumentacji,

5\. elastyczne i sprawne zarządzanie uprawnieniami związanymi z dostępem do załączonych dokumentów.

6\. dokumenty będą przechowywane przez Wnioskodawcę w postaci plików elektronicznych w Archiwum elektronicznym na serwerach Wnioskodawcy na terenie Polski. Kopia zapasowa Archiwum elektronicznego jest zlokalizowana na nośniku fizycznym w siedzibie Wnioskodawcy, a także w serwerowni na terytorium Polski.

7\. specyfikacja przekazanych dokumentów księgowych do Archiwum elektronicznego znajduje się w wyodrębnionym na OneDnve folderze, do którego dostęp mają tylko uprawnione osoby.

**Pytania:**

1\. Czy w świetle przepisów podatkowych dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę faktur oraz faktur korygujących, duplikatów faktur, not księgowych i wystawionych przez Wnioskodawcę faktur w ramach „samofakturowania", jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą i sposobem postępowania Spółki?

2\. Czy Spółce będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na podstawie faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą i sposobem postępowania Spółki?

**Państwa stanowisko w sprawie:**

Zasady przechowywania faktur w formie elektronicznej uregulowane zostały w przepisach ustawy o VAT.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - dalej u.p.t.u.

‒ podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

‒ w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 u.p.t.u. podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Z kolei art. 106m ust. 2 u.p.t.u. stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 u.p.t.u.).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 u.p.t.u.).

Stosownie do art. 106m ust. 5 u.p.t.u - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Na podstawie art. 112a ust. 2 u.p.t.u. - podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 u.p.t.u.).Stosownie do art. 112a ust. 4 u.p.t.u. - podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W konsekwencji regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób, w tym w formie elektronicznej, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W ocenie Spółki, opisana przez nią procedura przechowywania dokumentów księgowych w wersji elektronicznej (Archiwum elektroniczne) spełnia wymogi, o których mowa w art. 112a ustawy o VAT.

a. Przechowywanie faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego

Jak wskazywano w opisie stanu faktycznego, wszystkie faktury, w tym także faktury korygujące, duplikaty faktur, noty księgowe oraz wystawione przez Wnioskodawcę faktury w ramach „samofakturowania" będą przez nią przechowywane co najmniej przez okres wymagany przepisami prawa, a więc do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego wynikającego z danego dokumentu zakupowego. Dodatkowo regularnie będą wykonywane również kopie zapasowe obrazu przedmiotowych faktur wprowadzonych do Archiwum elektronicznego, co gwarantuje, że nawet w przypadku utraty dostępu do Archiwum elektronicznego, wszystkie faktury (ich obrazy) zostaną zachowane w stanie nienaruszonym do upływu okresu przedawnienia, o którym mowa wyżej. Spółka spełnia zatem niniejszy warunek dotyczący minimalnego okresu przechowywania dokumentów.

b. Przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie

Wnioskodawca pragnie wskazać, że - jak opisywano w stanie faktycznym - wszystkie faktury, w tym faktury korygujące, duplikaty faktur, noty księgowe oraz wystawione przez Wnioskodawcę faktury w ramach „samofakturowania" przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe (tzn. każda faktura oznaczona jest jako przyporządkowana do określonego okresu rozliczeniowego).

Każda faktura wprowadzana do Archiwum elektronicznego oprócz numeru własnego posiada numer wewnętrzny nadany przez system oraz jest wprowadzana przez upoważnionego pracownika Spółki za pomocą dedykowanego arkusza. Powyższe czynności umożliwiają łatwe odszukanie konkretnej faktury poprzez wskazanie okresu rozliczeniowego, którego dana faktura dotyczy lub określonych danych, za pomocą których każdy dokument zakupowy znajdujący się w Archiwum elektronicznym można wyszukać i zidentyfikować (przykładowo, według daty jego wystawienia, daty zaksięgowania, numeru, danych kontrahenta, itd.)

W świetle powyższego należy stwierdzić, że stosowana przez Spółkę procedura przechowywania dokumentów księgowych w wersji elektronicznej (Archiwum elektroniczne) spełnia również warunek dotyczący przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

c. Przechowywanie faktur w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur

Wnioskodawca pragnie wskazać, że - zgodnie z art. 106m ust. 1 u.p.t.u.- podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury Przepisy ustawy o VAT nie wskazują natomiast precyzyjnie, w jaki sposób podatnik winien zagwarantować spełnienie powyższych warunków.

•autentyczność pochodzenia faktur

W ocenie Wnioskodawcy, zapewnia on autentyczność pochodzenia dokumentów zakupowych. Spółka każdorazowo weryfikuje bowiem faktury otrzymane w formie papierowej oraz elektronicznej pod kątem prawidłowości danych dostawcy towarów lub usług oraz zgodności specyfikacji towaru/usługi wskazanej na fakturze z danymi uwidocznionymi na właściwym zamówieniu, co pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Należy wskazać również, że Archiwum elektroniczne zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz dokumentów, które są w nim przechowywane. Dostęp do Archiwum elektronicznego posiadają wyłącznie określone, wybrane osoby, których zakres obowiązków służbowych dotyczy zagadnień finansowo-księgowych. Dostęp do Archiwum elektronicznego jest również zabezpieczony hasłem. W konsekwencji, biorąc pod uwagę okoliczności przytoczone powyżej, stwierdzić należy, że Spółka każdorazowo może mieć pewność, że podmiot, od którego otrzymała fakturę papierową bądź fakturę elektroniczną rzeczywiście jest jej kontrahentem. Spółka zapewnia zatem autentyczność pochodzenia dokumentów zakupowych.

•integralność treści faktur

W ocenie Wnioskodawcy, zapewnia on także integralność treści dokumentów zakupowych. Faktury otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą bowiem skanowane, wprowadzane do Archiwum elektronicznego i przechowywane jako cyfrowy zapis ich obrazu w formacie PDF. Również dokumenty zakupowe, które Spółka otrzymuje w formie elektronicznej, posiadają format PDF. Format ten, ze swej istoty technicznej, uniemożliwia modyfikowanie zapisanych za jego pomocą treści. Bez względu na fakt czy Dostawca wysyła Wnioskodawcy fakturę w formacie PDF czy dodaje do tego pliki pomocnicze (xml,xls,csv), to do systemu zawsze musi trafić nieedytowalny dokument PDF, który stanowi wizualny podgląd faktury. Nie ma możliwości technicznych, aby do w systemie znalazły się jedynie pliki pomocnicze (xml,xls,csv). W efekcie, z uwagi na przechowywanie faktur - zarówno tych, które wpłyną do Wnioskodawcy jako dokumenty elektroniczne, jak i tych, które zostaną dostarczono Spółce w formie papierowej - w nieedytowalnym formacie PDF, Spółka nie ma możliwości modyfikowania ich treści.

•czytelność faktur

Zdaniem Wnioskodawcy, zapewnia on czytelność faktur. Wszystkie faktury posiadają odpowiednią jakość, by móc zapewnić pełną możliwość odczytu danych na fakturze - czytelność.

W efekcie, biorąc pod uwagę przedstawione wyżej okoliczności, Wnioskodawca spełnia zatem warunek dotyczący przechowywania faktur w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych Faktur.

d. Przechowywanie faktur na terytorium kraju (serwery w Polsce),

e. Zapewnienie organowi na żądanie bezzwłocznego dostępu do faktur przechowywanych elektronicznie

Jak wskazywano w opisie stanu faktycznego, przechowywanie faktur w ramach Archiwum elektronicznego prowadzone jest w podziale na okresy rozliczeniowe, co umożliwia odszukanie i dostęp do wybranego dokumentu zakupowego. Co więcej, poszczególne dokumenty zakupowe mogą być w łatwy sposób wyszukane na podstawie kilku różnych parametrów dostępnych w Archiwum, tj.m.in. według daty jego wystawienia, daty zaksięgowania, numeru, danych kontrahenta, itd. Możliwy jest także wydruk każdego z dokumentów zakupowych.

W efekcie, w każdym momencie możliwe jest niezwłoczne udostępnienie dokumentów zakupowych, których obrazy przechowywane są w Archiwum elektronicznym, właściwym organom (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) np. w razie potencjalnej kontroli podatkowej.

W świetle powyższego należy uznać, że przedmiotowy warunek dostępu przedstawicieli właściwych organów do faktur jest możliwy do spełnienia w ramach wprowadzonej przez Spółkę procedury przechowywania dokumentów księgowych w wersji elektronicznej (Archiwum elektroniczne), będącej przedmiotem niniejszego wniosku.

•Przechowywanie faktur na gruncie Ordynacji podatkowej

Wnioskodawca pragnie również odnieść się do regulacji wynikającej z Ordynacji podatkowej. W szczególności, zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Zgodnie z treścią powyższego przepisu, przechowywanie ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów stanowi bezwzględny obowiązek Spółki. Konieczne jest więc, aby dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi przechowywane były do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy czym ustawa nie reguluje, w jakiej formie przedmiotowe przechowywanie dokumentacji winno się odbywać (elektronicznej czy papierowej).

W konsekwencji, zdaniem Spółki, nie tylko przepisy ustawy o VAT, ale również regulacje wynikające z Ordynacji podatkowej, jak i rozporządzeń wykonawczych do niej, nie stoją na przeszkodzie, aby zarówno faktury, jak i rachunki oraz pozostałe dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi, otrzymane przez podatnika zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej, były przez niego archiwizowane elektronicznie. W efekcie, postępowanie Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

W odniesieniu do pytania nr 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z tytułu nabycia towarów lub usług w zakresie, w jakim są one wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Kwotę podatku VAT naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikająca z otrzymanych przez podatnika faktur, dokumentujących nabycie przez niego towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a).

Jednocześnie, zgodnie z przepisem art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. W myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT natomiast, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Zgodnie z powołanymi powyżej przepisami, prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego powstaje zasadniczo w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy dla danej transakcji, pod warunkiem że nabywca otrzymał fakturę.

Ponadto, przepisy art. 88 ustawy o VAT wskazują czynności/faktury, w stosunku do których podatnikowi nie przysługuje prawo od odliczenia naliczonego podatku VAT.

W świetle powyższych przepisów, podatnik jest uprawniony do odliczenia podatku VAT naliczonego, jeżeli następujące warunki zostaną spełnione łącznie:

a. nabyte towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania działalności opodatkowanych VAT,

b. w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał po stronie sprzedawcy obowiązek podatkowy,

c. nabywca posiada fakturę dokumentującą nabycie przedmiotowych towarów lub usług,

d. czynność/faktura nie została wskazana w przepisie art. 88 ustawy o VAT.

Z powyższego wynika, iż przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku VAT naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna) zakupowej, ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Należy uznać zatem, iż faktury przechowywane w formie elektronicznej dają podatnikowi pełne prawo do odliczenia wykazanego na nich podatku VAT, o ile wszystkie ogólne warunki - konieczne do dokonania odliczenia - pozostają spełnione.

W przedstawionym stanie faktycznym:

‒ faktury otrzymane przez Spółkę w formie elektronicznej oraz papierowej dokumentują nabycie towarów i usług, wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania przez nią czynności opodatkowanych VAT;

‒ Spółka będzie przechowywać faktury w ramach opisanej procedury w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur (co zostało już wykazane wyżej);

‒ Faktury otrzymane w formie elektronicznej lub papierowej, w przypadku których Spółka dokona odliczenia podatku VAT naliczonego na nich uwidocznionego, nie należą do kategorii zakupów wymienionych w przepisie art. 88 ustawy o VAT

W konsekwencji, w świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że Spółce będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej i elektronicznej przechowywanych w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury .

Wnioskodawca pragnie wskazać, że przedstawione przez niego stanowisko, zgodnie z którym dopuszczalne jest przechowywanie dokumentów otrzymanych zarówno w wersji elektronicznej, jak i w wersji papierowej wyłącznie w formie elektronicznej oraz jednocześnie Wnioskodawcy przysługuje podatnikowi prawo do odliczenia podatku VAT wynikającego z faktur archiwizowanych w formie elektronicznej, znajduje odzwierciedlenie w interpretacjach indywidualnych organów podatkowych, m.in. w:

• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia z dnia 16 września 2020 r., sygn. 0114-KDIP4-2.4012.281.2020.1.KS, w której organ potwierdził stanowisko podatnika, zgodnie z którym "Zatem należy uznać, że opisany przez Wnioskodawcę sposób przechowywania dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT, w tym faktur, faktur korygujących i duplikatów faktur jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy. Z uwagi na powołane wyżej przepisy oraz uwzględniając, że proponowana przez Wnioskodawcę procedura przechowywania faktur w formie elektronicznej będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy o VAT w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktury i pozwala na ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp, należy stwierdzić, że opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej, jest prawidłowy i zgodny z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego. Wnioskodawca nie ma więc obowiązku przechowywania papierowych wersji faktur i po ich zeskanowaniu i zapisaniu w bazie danych może je zniszczyć. Zatem, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z dokumentów przechowywanych elektronicznie, w myśl art. 86 ust. 1 ustawy przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT.”;

• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 czerwca 2018 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.389.2018.2.JSO, w której organ stwierdził, że "Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. (\`(...)\`) Zatem stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym archiwizowanie faktur zakupowych w sposób wskazany w opisie zdarzenia przyszłego (w formie elektronicznej - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur) nie będzie stanowić przeszkody do skorzystania przez Spółkę z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, a opisany sposób archiwizacji faktur jest zgodny z przepisami ustawy VAT, należało uznać za prawidłowe";

• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 10 maja 2018 r., sygn. nr 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT, w której organ stwierdził, że "Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie Faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych Faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych Faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom) - jest zgodne z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy".;

• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 marca 2018 r., sygn. nr 0114-KDIP1-3.4012.542.2017.2.JF, w której organ uznał, że "W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie dokumentów (faktur, faktur korygujących) przez Spółkę w formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego będzie zgodne z powołanymi przepisami. Zatem przechowywanie faktur i faktur korygujących w elektronicznej formie (pliki PDF) spełni warunki określone w art. 106m ust. 1-4, art. 112 oraz art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy".;

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2022 r., poz. 931, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”):

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 pkt 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Jak stanowi art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Przepis art. 106m ust. 5 ustawy stanowi, że:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy:

Podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Mając na uwadze okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług należy uznać, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej tj. niszczenie papierowych oryginałów) faktur otrzymanych w formie papierowej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej wymienionych przez Wnioskodawcę Dokumentów niebędących fakturami w rozumieniu ustawy, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

W związku z tym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 1 należało uznać za prawidłowe.

W kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie faktur jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT, w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika faktur oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w związku z nabywanymi towarami i usługami.

W świetle przytoczonych przepisów stwierdzić należy, że w okolicznościach niniejszej sprawy Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na Dokumentach będących fakturami w rozumieniu ustawy, przechowywanych przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą. Warunkami, które muszą być spełnione, aby to odliczenie było dopuszczalne jest po pierwsze – zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, po drugie – nabyte towary i usługi będą wykorzystywane – przez czynnego zarejestrowanego podatnika podatku VAT – do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

W konsekwencji wskazać należy, że Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z otrzymanymi fakturami, gdy są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą, pod warunkiem wykorzystywania zakupów do czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Wobec powyższego, oceniając stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 2 należało uznać je za prawidłowe.

**Dodatkowe informacje**

**Informacja o zakresie rozstrzygnięcia**

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zapytania). Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

**Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji**

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r., poz. 1540, ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

**Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację**

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego \`(...)\`.. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2022 r., poz. 329, ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), za pośrednictwerm systemu teleinformatycznego e-Urząd Skarbowy na stronie: https://www.podatki.gov.pl/e-urzad-skarbowy/ (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA) będąc użytkownikiem/wyznaczając użytkownika konta w e-Urzędzie Skarbowym

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

**Podstawa prawna dla wydania interpretacji**

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).