Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP3-2.4011.713.2025.1.JK3
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-10-03
Teza: Obowiązki płatnika; prezenty dla pracowników oraz zwrot
koszów noclegu.
Słowa kluczowe: nocleg
obowiązek-obowiązek płatnika
podróż
prezent
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Zwolnienia przedmiotowe.-Zwolnienia od podatku
dochodowego.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 2-art. 11-ust. 1
[PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 2-art. 12-ust. 1
[PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 3-art. 21-ust. 1-pkt 16-lit. a

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

4 sierpnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który
    dotyczy obowiązków płatnika. Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu fatycznego
    Jesteście Państwo spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w (...), wpisaną do
    rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd
    Rejonowy (...), (...) Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego (dalej jako:
    „Spółka”, „Pracodawca”, „Płatnik”).
    Przedmiotem przeważającej działalności Spółki jest sprzedaż hurtowa wyrobów
    farmaceutycznych i medycznych. Spółka prowadzi również działalność m.in. w zakresie
    sprzedaży hurtowej perfum i kosmetyków oraz badań naukowych i prac rozwojowych w
    dziedzinie pozostałych nauk przyrodniczych i technicznych.
    Spółka jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, o którym mowa w
    ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z
    2023 r. poz. 2805 z późn. zm.) i podlega w Rzeczypospolitej Polskiej nieograniczonemu
    obowiązkowi podatkowemu. Spółka jest również zarejestrowanym czynnym podatnikiem
    podatku od towarów i usług.
    Spółka zatrudnia pracowników na podstawie umów o pracę i jest pracodawcą w
    rozumieniu ustawy dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z
    późn. zm.; dalej: Kodeks pracy). W związku z wypłatą wynagrodzeń na rzecz zatrudnionych
    pracowników, Spółka występuje w roli płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych,
    o którym mowa w ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób
    fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 z późn. zm. dalej: Ustawa o PIT).
    Działalność Spółki ma charakter międzynarodowy. W związku z tym, pracownicy Spółki
    odbywają liczne zagraniczne podróże służbowe do wielu państw, uczestnicząc w
    konferencjach naukowych i spotkaniach biznesowych.
    Jednocześnie Spółka dba o relacje z pracownikami, oferując im drobne podarunki z okazji
    ważnych okoliczności życiowych. W związku z pełnioną rolą Płatnika podatku
    dochodowego od osób fizycznych wobec pracowników, Spółka ma pewne wątpliwości, w
    zakresie których chciałaby uzyskać interpretację indywidualną prawa podatkowego.
    Uzyskanie interpretacji indywidualnej pozwoli Spółce na prawidłowe wypełnianie
    obowiązków podatkowych oraz zapewni zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.
    Przedmiot wniosku związany jest z następującymi kwestiami:
    1) wręczaniem okazjonalnych, drobnych prezentów rzeczowych Pracownikom przez
      Pracodawcę i sposobu opodatkowania tej czynności;
    2) opodatkowania zwrotu kosztów noclegu Pracowników podczas zagranicznych podróży
      służbowych.
    Ad. 1
    W celu budowania dobrych relacji z pracownikami, Spółka przekazuje pracownikom
    zatrudnionym na umowę o pracę różnego rodzaju prezenty z okazji różnych życiowych
    okoliczności - np. ślubu, narodzin dziecka, sukcesu naukowego, przejścia na emeryturę itp.
    Prezenty stanowią i będą stanowić świadczenia rzeczowe, w szczególności są to: książki,
    żywe kwiaty, drobna biżuteria. Spółka nie wyklucza, że w przyszłości drobne rzeczowe
    prezenty okolicznościowe mogą mieć również inną postać (związaną z okolicznością ich
    wręczenia). Prezenty nie mogą mieć charakteru pieniężnego, w tym postaci bonów.
    W organizacji, w której Państwo działają, istnieją wewnętrzne polityki dotyczące
    postępowania w określonych kwestiach, mające na celu zapewnienie zgodności z prawem
    i zapewnienie wysokich standardów etycznych. Jedna z tych polityk reguluje wręczanie
    prezentów okazjonalnych dla pracowników, w tym limit wartości takich prezentów.

    Zgodnie z jej postanowieniami, decyzję o zakupie prezentu podejmuje menedżer, który
    ma prawo kupować prezenty dla swoich bezpośrednich podwładnych. Prezenty mogą być
    nabywane przez innych pracowników, jednak ich wartość musi mieścić się w określonych
    limitach. Decyzje dotyczące wręczania prezentów z okazji przejścia na emeryturę są
    podejmowane w porozumieniu z członkami zarządu. Polityka dopuszcza również
    wręczenie podarunku w przypadku np. w przypadku choroby lub śmierci członka rodziny
    pracownika (w przypadku śmierci są to zwykle okolicznościowe wiązanki nagrobne).
    Pracownicy nie mają żadnego roszczenia z tytułu podarunku, nie mogą domagać się jego
    wydania na podstawie żadnych regulacji wewnętrznych.
    Prezenty są finansowane ze środków obrotowych Spółki. Upominek dla konkretnego
    pracownika jest zakupywany przez innego pracownika, który dokonuje płatności kartą
    służbową lub z własnych środków (które są mu zwracane przez Spółkę), a następnie
    rozlicza ten wydatek w systemie (...), zgodnie z obowiązującymi zasadami w organizacji
    Spółki. Wydatki na prezenty urodzinowe nie podlegają zwrotowi.
    Zajmowane przez Pracownika stanowisko nie ma wpływu na wartość prezentu. Prezent
    jest formą gratulacji i podziękowania dla pracownika z uwagi na daną okoliczność życiową
    oraz ma na celu budowanie i podtrzymywanie dobrych relacji z pracownikami.
    Podkreślić należy, że prezenty nie stanowią dla pracowników dodatkowej formy
    gratyfikacji za wykonaną pracę. Przekazanie prezentów nie zależy od osiąganych w pracy
    wyników, ocen rocznych czy wskaźników absencji.
    W umowie o pracę oraz w innych aktach wewnętrznych nie ma informacji o
    przekazywaniu prezentów. Pracownik nie może dochodzić wydania prezentu na
    podstawie żadnego stosunku prawnego ani roszczenia, ponieważ wręczanie prezentów
    nie jest uregulowane pisemnie w obowiązujących przepisach wewnątrzzakładowych,
    uchwałach oraz w umowach o pracę.
    Przekazywane prezenty nie są elementem wynagrodzenia, do zapłaty którego
    zobowiązana jest Spółka na podstawie zawartej umowy o pracę lub uchwały. Jest to zatem
    dobrowolne świadczenie ze strony Pracodawcy, do którego nie jest zobowiązany na
    podstawie zapisów umownych lub postanowień uchwały. Celem Spółki jest sprawienie
    pracownikom przyjemności, a prezenty stanowią formę gratulacji, docenienia,
    uhonorowania danej osoby z okazji istotnego dla niej dnia. Przekazanie prezentu nie ma
    związku z wykonywaną przez pracowników pracą, czy jej rezultatami. Pracownik również w
    żaden sposób nie będzie zobowiązany przez Spółkę do przyjęcia prezentu.
    Gdyby pracownicy nie otrzymali od Spółki prezentu prawdopodobieństwo, że sami
    wykupiliby określony prezent rzeczowy jest znikome.
    Ad. 2
    Międzynarodowy charakter działalności Spółki wiąże się z koniecznością odbywania przez
    jej pracowników zagranicznych podróży służbowych. Najczęściej pracownicy są wysyłani
    za granicę w celu uczestniczenia w konferencjach naukowych organizowanych dla branży
    farmaceutycznej. Miejsca noclegowe podczas tych konferencji, w których pracownicy
    Spółki uczestniczą w ramach podróży służbowych, są zazwyczaj z góry narzucone przez
    organizatorów. W efekcie pracownicy nie mają możliwości wyboru innego miejsca
    zakwaterowania.
    Zdarza się, że z uwagi na znaczną liczbę przybywających uczestników, ceny hoteli w
    danym miejscu ulegają okresowo dużej podwyżce. Z dotychczasowej praktyki wynika, że
    ceny hoteli wskazanych przez organizatorów znacznie przekraczają średnią cenę noclegów
    w danym miejscu. Jednak, co ważne, pracownicy polegają na rekomendacjach
    organizatorów konferencji co do miejsc noclegowych również ze względów
    bezpieczeństwa. Z uwagi na podróże zagraniczne do różnych państw na wszystkich
    kontynentach, o różnych kulturach i poziomie bezpieczeństwa, pracownicy Spółki starają
    się korzystać z hoteli w stosunkowo jak najbezpieczniejszych lokalizacjach - na przykład w

    centrach miast, gdzie noclegi są droższe niż w innych rejonach (co jednak wiąże się z
    ograniczeniem innych wydatków, np. wydatków na dojazd do miejsca odbywania
    konferencji). Koszty noclegów pokrywane są przez pracowników z użyciem kart
    służbowych lub z własnych środków, które następnie są przez nich rozliczane w systemie
    (...).
    Pracownicy odbywają kilkudniowe podróże służbowe regularnie w trakcie roku. Wysyłając
    pracowników w podróż służbową, Spółka pokrywa należności takie jak diety,
    zakwaterowanie, a także inne udokumentowane wydatki związane z podróżą. Z uwagi na
    opisany powyżej stan faktyczny, zdarzyć się jednak może, że wysokość kosztów noclegu
    przekroczy kwotę wynikającą z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia
    29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
    państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.
    U. z 2023 r. poz. 2190; dalej jako: Rozporządzenie).
    W związku z powyższym, mają Państwo wątpliwości dotyczące opodatkowania
    ewentualnej nadwyżki, w sytuacji gdy wyrazi on zgodę na zwiększone koszty noclegu.
    Wyjaśnienie tych kwestii jest kluczowe dla prawidłowego rozliczenia kosztów podróży
    służbowych i uniknięcia potencjalnych problemów podatkowych.
    Pytania
    1. Czy prawidłowe jest Państwa stanowisko, zgodnie z którym prezenty (w postaci
      rzeczowej), z tytułu okoliczności życiowych takich jak ślub, urodzenie dziecka, sukces
      naukowy itp., niestanowiące dodatkowego wynagrodzenia za pracę, nie będą
      stanowiły dla pracowników przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12
      ust. 1 Ustawy o PIT?
    2. Czy koszty noclegu w wysokości przekraczającej limit wskazany w rozporządzeniu
      Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności
      przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej
      jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej w przypadku wyrażenia na nie
      zgody przez Pracodawcę będą stanowiły o konieczności obliczenia, pobrania i
      odprowadzenia przez Pracodawcę zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych
      Pracowników?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Ad. 1) Państwa zdaniem, w związku z przekazaniem pracownikom prezentów (w postaci
    rzeczowej) z tytułu okoliczności życiowych takich jak ślub, urodzenie dziecka, sukces
    naukowy itd., niestanowiących dla nich dodatkowego wynagrodzenia za pracę, nie
    powstanie u nich przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 Ustawy o
    PIT. Wręczane przez Pracodawcę prezenty (w postaci rzeczowej) stanowić będą przedmiot
    darowizny podlegający opodatkowaniu zgodnie z przepisami ustawy o podatku od
    spadków i darowizn. Obowiązek podatkowy wynikający z powyższej ustawy spoczywa na
    nabywcy własności rzeczy i praw majątkowych, tj. na Pracowniku.
    Ad. 2) Państwa zdaniem, w świetle przedstawionego stanu faktycznego, koszty noclegu w
    wysokości przekraczającej limit wskazany w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki
    Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi
    zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu
    podróży służbowej w przypadku wyrażenia na nie zgody przez Pracodawcę, nie będą
    stanowiły o konieczności obliczenia, pobrania i odprowadzenia przez Pracodawcę zaliczek
    na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia Pracownika.
    Uzasadnienie
    Zagadnienia ogólne
    Podstawową zasadą zawartą w przepisach Ustawy o PIT jest powszechność
    opodatkowania, która oznacza, że wszystkie rodzaje dochodów są objęte podatkiem

    dochodowym od osób fizycznych, z wyjątkiem tych wymienionych w artykułach 21 , 52,
    52a i 52c, oraz dochodów, od których zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej
    zrezygnowano z poboru podatku (art. 9 ust. 1 Ustawy o PIT).
    Z powyższego wynika, że co do zasady opodatkowaniu podlegają wszystkie dochody
    uzyskane przez podatnika, z wyjątkiem tych, które zostały wymienione w katalogu
    zwolnień zawartym w Ustawie o PIT lub w przypadku których zaniechano poboru podatku.
    Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 Ustawy o PIT, źródłami przychodów są: stosunek służbowy,
    stosunek pracy (w tym spółdzielczy), członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub
    innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
    Warto podkreślić, że Ustawa o PIT wyraźnie rozróżnia źródła przychodów oraz metody
    opodatkowania dochodów z tych źródeł. Artykuł 2 Ustawy o PIT definiuje ogólne pojęcie
    przychodu. Zgodnie z art. 11 ust. 1, przychodami, z zastrzeżeniem niektórych artykułów,
    są pieniądze i wartości pieniężne otrzymane lub udostępnione podatnikowi w danym roku
    kalendarzowym, a także wartość świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
    Jak wynika z art. 11 ust. 1, przychodem jest każde przysporzenie majątkowe o konkretnym
    wymiarze finansowym, otrzymane jako świadczenie pieniężne, rzeczowe lub nieodpłatne.
    O tym, czy dane przysporzenie należy zaliczyć do przychodów podatnika, decyduje jego
    definitywny charakter, co oznacza, że faktycznie zwiększa aktywa tej osoby. Przyjmuje się,
    że tylko te przychody, które nie mają charakteru zwrotnego, mogą być uznane za
    przychody podatkowe. Aby określić, co stanowi przychód podatnika, należy
    zidentyfikować prawny związek leżący u podstaw danej czynności.
    Zgodnie z art. 12 ust. Ustawy o PIT, przychodami ze stosunku służbowego, pracy, pracy
    nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy są wszelkie wypłaty pieniężne oraz wartość
    świadczeń w naturze, niezależnie od źródła ich finansowania. Obejmuje to wynagrodzenia
    zasadnicze, wynagrodzenia za nadgodziny, różne dodatki, nagrody, ekwiwalenty za
    niewykorzystany urlop oraz inne kwoty, niezależnie od ustalonej wysokości, a także
    świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika oraz wartość innych nieodpłatnych lub
    częściowo odpłatnych świadczeń.
    Należy zauważyć, że użyty w przepisie zwrot „W szczególności” oznacza, że wymienione
    kategorie przychodów są jedynie przykładowe, co czyni katalog otwartym. Przychodem ze
    stosunku pracy i pokrewnych są wszelkie wypłaty i świadczenia, które prowadzą do
    przysporzenia majątkowego u podatnika, wynikające z relacji między pracownikiem a
    pracodawcą.
    Ponadto, z treści tego przepisu wynika, że do przychodów pracownika zalicza się
    praktycznie wszystkie świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Obejmuje to
    nie tylko wynagrodzenia wynikające z umowy o pracę, ale także inne przychody
    (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, o ile są związane z wykonywaniem
    pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko
    pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze oraz nieodpłatnych świadczeń
    otrzymanych od pracodawcy.
    Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym
    przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, powstaje obowiązek zwiększenia jego
    przychodu, z wyjątkiem świadczeń wymienionych w katalogu zwolnień zawartych w art. 21
    Ustawy o PIT. Ustawodawca zalicza do przychodów ze stosunku pracy nie tylko otrzymane
    pieniądze, ale także świadczenia w postaci rzeczy, usług lub udostępnienia rzeczy lub praw.
    Należy również zaznaczyć, że na pracodawcy, który dokonuje tych świadczeń, spoczywają
    obowiązki płatnika, określone w art. 32 ust. 1 Ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem,
    zakłady pracy, będące osobami fizycznymi, prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi
    bez osobowości prawnej, są zobowiązane jako płatnicy do obliczania i pobierania zaliczek
    na podatek dochodowy od osób, które uzyskują przychody ze stosunku służbowego,
    pracy, pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, a także zasiłków pieniężnych

    z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w
    nadwyżce bilansowej wypłacanej W spółdzielniach pracy.
    Wobec powyższego, Spółka pragnie uzyskać potwierdzenie zaprezentowanego przez
    siebie stanowiska, które ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego stosowania przepisów
    Ustawy o PIT. Spółka ma zatem uzasadniony interes w uzyskaniu jasnych i precyzyjnych
    wytycznych w formie interpretacji indywidualnej, zawierającej potwierdzenie
    przedstawionych kwestii.
    Ad. 1
    Warto podkreślić, że w Ustawie o PIT, w artykule 2, przewidziano okoliczności, w których
    uzyskanie korzyści majątkowej, klasyfikowanej jako przychód, nie wiąże się z obowiązkiem
    podatkowym w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. Zgodnie z art. 2 ust. 1
    pkt 3 Ustawy o PIT, przepisy dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych nie
    mają zastosowania do przychodów objętych regulacjami ustawy o podatku od spadków i
    darowizn (Ustawa z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn, Dz. U. z 2024
    r. poz. 1837; dalej: ustawa o podatku od spadków i darowizn).
    Ten przepis odnosi się do sytuacji, w których podatnicy uzyskują dochód (przychód), który
    zasadniczo mógłby być opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a
    który został zdobyty w sposób nieodpłatny, na podstawie jednego z tytułów wymienionych
    w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn. Jego celem jest zapobieżenie
    podwójnemu opodatkowaniu tego samego przysporzenia majątkowego. Należy jednak
    zaznaczyć, że wyłączenie to dotyczy jedynie nabycia na podstawie jednego z tytułów
    wskazanych w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn, które rzeczywiście miało
    miejsce.
    Zgodnie z art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od spadków i darowizn, podatek od
    spadków i darowizn, zwany dalej „podatkiem”, dotyczy nabycia przez osoby fizyczne
    własności rzeczy znajdujących się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub praw
    majątkowych wykonywanych na tym terytorium, tytułem darowizny lub na podstawie
    polecenia darczyńcy. Stosowanie do art. 888 § 1 Kodeksu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2024 r.
    poz. 1061 z późn. zm.; dalej: Kodeks cywilny), umowa darowizny polega na tym, że
    darczyńca zobowiązuje się do bezpłatnego świadczenia na rzecz obdarowanego z
    własnego majątku.
    Mając na uwadze powyższe rozważania, należy stwierdzić, że przekazywane prezenty (w
    formie rzeczowej), które nie są traktowane jako dodatkowe wynagrodzenie za pracę, nie
    będą stanowiły dla pracowników przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12
    ust. 1 Ustawy o PIT. Należy podkreślić, że otrzymanie upominków nie jest dodatkową
    formą wynagrodzenia dla pracownika, nie jest związane z jego wynikami w pracy i nie
    wynika z żadnych umów o pracę ani wewnętrznych dokumentów obowiązujących w
    firmie. Pracownicy nie mają żadnych roszczeń wobec pracodawcy dotyczących otrzymania
    upominku. Z dużym prawdopodobieństwem pracownicy nie kupiliby z własnych środków
    otrzymanych prezentów, ponieważ przede wszystkim mają one wartość symboliczną.
    Celem wręczania upominków pracownikom jest sprawienie im przyjemności, a same
    upominki stanowią formę gratulacji, podziękowania lub symbolicznego docenienia pracy
    pracowników/ wyrażenia współczucia w związku z trudnym zdarzeniem życiowym (np.
    śmiercią rodzica).
    W związku z tym, Państwa zdaniem wręczenie upominków okazjonalnych przez
    pracodawcę (mające charakter jednostronny, bez ekwiwalentnego świadczenia od
    pracownika) należy traktować jako darowiznę, która nie stanowi przychodu w rozumieniu
    podatku dochodowego od osób fizycznych, ponieważ podlega opodatkowaniu podatkiem
    od spadków i darowizn.
    Powyższe znajduje potwierdzenie w wielu interpretacjach indywidualnych wydanych w
    analogicznych stanach faktycznych. Przykładem może być Pismo Dyrektora Krajowej
    Informacji Skarbowej z 25 czerwca 2024 r., sygn. 0112-KDIL2-1.4011.494.2024.1.DJ, w

    której stwierdzono: „Biorąc pod uwagę przedstawiony we wniosku opis sprawy
    przywołane przepisy prawa podatkowego oraz wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca
    2014 r., sygn. akt K 7/13, uznać należy, że planowane przekazywanie pracowników
    prezentów, voucherów, czy bonów (o których mowa we wniosku), a które nie będą
    stanowić elementu wynagrodzenia wynikającego z zawartej umowy o pracę, ale będą dla
    pracowników formą podziękowania za lata pracy w Spółce, czy uhonorowania pracownika
    w ważnym dla niego dniu oraz będą miały na celu budowanie/podtrzymywanie dobrych
    relacji z pracownikiem, co do zasady będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem od
    spadków i darowizn.
    W konsekwencji, w uwagi na wyłączenie z opodatkowania na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 3
    ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wartość wręczonych pracownikom
    ww. prezentów, voucherów czy bonów - w okolicznościach wskazanych we wniosku nie
    będzie stanowić dla nich przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o podatku
    dochodowym od osób fizycznych. Zatem z ww. tytułu nie będą na Państwu ciążyć
    obowiązki płatnika związane z obliczeniem, pobraniem i odprowadzeniem zaliczki na
    podatek dochodowy od osób fizycznych na podstawie art. 32 ust. 1 ww. ustawy. "
    Analogiczne stanowisko zajął m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji
    indywidualnej z dnia 20 września 2024, sygn. 0111-KDlB2-2.4015.116.2024.4.PB czy też z
    dnia 23 września 2024 r. sygn. 0111-KDlB2-2.4015.118.2024.5.DR; 0112-KDlL21.
    4011.574.2024.4.DJ.
    Mając na uwadze powyższe rozważania, należy stwierdzić, że Spółka nie będzie pełniła
    funkcji płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, o którym mowa w art. 32 ust.
    1 Ustawy o PIT. Ewentualne obowiązki związane z rozliczeniem podatku od spadków i
    darowizn należnego z tytułu otrzymanego upominku spoczywać będą na pracowniku.
    Ad. 2
    W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są diety i
    inne należności za czas:
    a) podróży służbowej pracownika,
    b) podróży osoby niebędącej pracownikiem
    - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez
    ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania
    należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
    samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju
    oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.
    Odrębnymi przepisami, których mowa powyżej, są przepisy Rozporządzenia Ministra
    Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi
    zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu
    podróży służbowej z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz. U. 2023.2190.; dalej jako:
    „Rozporządzenie”).
    Dla prawidłowego rozstrzygnięcia przedmiotowego zagadnienia konieczne jest przede
    wszystkim ustalenie pojęcia „podróży służbowej" ujętego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a)
                                  5Ustawy o PIT. Pojęcie podróży służbowej wynika z art. 77 § 1 Kodeksu pracy, który to
    przepis stanowi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie
    służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym
    miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą
    służbową. W konsekwencji, podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy
    zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub
    poza stałym miejscem pracy pracownika.
    Podróż służbowa realizowana jest w ramach stosunku pracy, którego definicję zawiera art.
    22 Kodeksu pracy. Przepis ten w § 1 stanowi, że: „przez nawiązanie stosunku pracy

    pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz
    pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez
    pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem”.
    Umówione miejsce świadczenia pracy jest więc istotnym elementem stosunku pracy, zaś
    jej wykonywanie poza wyznaczonym miejscem odbywa się na polecenie pracodawcy.
    Zasady rozliczania podróży krajowych oraz zagranicznych reguluje ww. Rozporządzenie.
    Zgodnie z § 2 powołanego Rozporządzenia - z tytułu podróży krajowej oraz podróży
    zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę,
    pracownikowi przysługują:
    1) diety;
    2) zwrot kosztów:
    a) przejazdów,
    b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
    c) noclegów,
    d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez
      pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
    Zgodnie z § 16 ust. 1 cytowanego Rozporządzenia.
    Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w
    wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych
    państwach w załączniku do Rozporządzenia.
    W myśl § 16 ust. 2 ww. Rozporządzenia, w razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg,
    pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt
    ten nie przysługuje za czas przejazdu.
    Na podstawie § 16 ust. 3 powołanego Rozporządzenia: W uzasadnionych przypadkach
    pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem,
    w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.
    W świetle zaś § 16 ust. 4 Rozporządzenia: Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli
    pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.
    Biorąc pod uwagę powyżej zaprezentowane przepisy, w świetle zaistniałego stanu
    faktycznego zwrot kosztów za nocleg podczas podróży służbowych Państwa pracowników,
    stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit z § 16 ust. 1 Rozporządzenia
    będzie korzystał ze zwolnienia przedmiotowego z podatku dochodowego od osób
    fizycznych (art. 21 ust. 1 pkt 16 Ustawy o PIT). Pracodawca bowiem uznaje za uzasadnione
    ponoszenie większych kosztów zakwaterowania w danym miejscu odbywania podróży
    służbowych, z uwagi przede wszystkim na bezpieczeństwo pracowników, a także wymogi
    co do miejsca zakwaterowania narzucone przez organizatorów wydarzeń, w których
    uczestniczą pracownicy.
    W związku z powyższym Wnioskodawca stoi na stanowisku, że koszty noclegu w wysokości
    przekraczającej limit wskazany w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia
    29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
    państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, w
    przypadku wyrażenia na nie zgody przez Pracodawcę, nie będą stanowiły o konieczności
    obliczenia, pobrania i odprowadzenia przez Pracodawcę zaliczek na podatek dochodowy
    od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia Pracownika.
    Podobne stanowisko zostało potwierdzone m.in. przez Dyrektora Krajowej Informacji
    Skarbowej w interpretacji z dnia 23 listopada 2022 r., oznaczonej sygnaturą 0114-KDIP3-

    2.4011.838.2022.4.JM, w której stwierdzono, iż w przypadku uznania za zasadne i
    zaakceptowania wydatku na nocleg przekraczający limit, to ze zwolnienia od podatku
    dochodowego będzie korzystała cała kwota wydatku na nocleg wynikająca z rachunku.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z =
    2025 r. poz. 111 ze zm.):
      Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca
      osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do
      obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie
      organowi podatkowemu.
    Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku
    dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 226 ze zm.) jest zasada
    powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy.
    Zgodnie z treścią art. 9 ust. 1 ustawy:
      Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z
      wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od
      których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
    Treść powyższego przepisu wskazuje, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym od
    osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody uzyskane przez podatnika, z
    wyjątkiem tych, które zostały enumeratywnie wymienione w katalogu zwolnień
    przedmiotowych zawartym w powyższej ustawie bądź, od których zaniechano poboru
    podatku.
    Ogólne pojęcie przychodu ustawodawca zdefiniował w art. 11 ustawy o podatku
    dochodowym od osób fizycznych. Definicja przychodu zawarta w art. 11, jak również
    określone w nim zasady ustalania wartości tego przychodu (w tym świadczeń w naturze
    lub innych nieodpłatnych świadczeń) mają charakter ogólny, a zatem mają zastosowanie
    wówczas, gdy nie występują regulacje szczegółowe, inaczej normujące danego rodzaju
    przychód lub zasady jego ustalania.
    Jak stanowi art. 11 ust. 1 cytowanej ustawy:
      Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie
      realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art.
      19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji
      podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość
      otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
    Przy czym, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyraźnie rozróżnia źródła
    przychodów oraz sposób opodatkowania dochodów z poszczególnych źródeł.
    Stosownie do przepisów tej ustawy odrębnymi źródłami przychodów są m.in. określone w
    art. 10 ust. 1 pkt 1:
      Stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo
      w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją
      rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
    Zgodnie z art. 12 ust. 1 ww. ustawy:
      Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz
      spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz
      wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło
      finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze,

      wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody,
      ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy
      ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za
      pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń
      częściowo odpłatnych.
    Użyty w ww. przepisie zwrot „w szczególności” oznacza, że wymieniane kategorie
    przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków
    pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika
    powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z
    pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu
    wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane
    przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie
    tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale
    również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty,
    jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do
    przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość
    świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.
    Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym
    przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie powstawał obowiązek zwiększenia
    jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień
    przedmiotowych, zawartych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
    Ustawodawca do przychodów ze stosunku pracy zalicza bowiem nie tylko otrzymane
    pieniądze, ale i świadczenia, które przybrały postać rzeczy (produktu), wykonania usługi,
    bądź udostępnienia rzeczy lub praw.
    Na podmiocie dokonującym ww. świadczeń (pracodawcy) ciążą natomiast obowiązki
    płatnika, wynikające z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
    zgodnie z którym:
      Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami
      organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy
      obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które
      uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z
      pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z
      ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w
      nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
    Niezależnie od powyższego wyjaśnić należy, że w ustawie o podatku dochodowym od
    osób fizycznych, w art. 2, przewidziane zostały sytuacje, w których uzyskanie korzyści
    majątkowej mieszczącej się w definicji przychodu nie spowoduje powstania obowiązku
    podatkowego w podatku dochodowym od osób fizycznych. Wśród wyłączeń wskazanych
    w tym przepisie w ust. 1 pkt 3 wskazane zostały:
      Przychody podlegające przepisom o podatku od spadków i darowizn.
    Przepis ten dotyczy sytuacji podatników osiągających dochód (przychód), który co do
    zasady może podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a
    który uzyskany został przez nich w sposób nieodpłatny, na podstawie jednego z tytułów
    wymienionych w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn. Jego rolą jest
    zapobieżenie sytuacji, w której to samo przysporzenie majątkowe powodowałoby
    powstanie obowiązku podatkowego w dwóch podatkach, czego skutkiem byłoby
    podwójne opodatkowanie tego samego przysporzenia majątkowego.
    Na mocy art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i
    darowizn (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 596):
      Podatkowi od spadków i darowizn, zwanemu dalej „podatkiem”, podlega nabycie
      przez osoby fizyczne własności rzeczy znajdujących się na terytorium

      Rzeczypospolitej Polskiej lub praw majątkowych wykonywanych na terytorium
      Rzeczypospolitej Polskiej, tytułem darowizny, polecenia darczyńcy.
    Umowa darowizny zdefiniowana natomiast została w art. 888 § 1 ustawy z dnia 23
    kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1610 ze zm.), w myśl którego:
      Przez umowę darowizny darczyńca zobowiązuje się do bezpłatnego świadczenia na
      rzecz obdarowanego kosztem swego majątku.
    Kwestia opodatkowania nieodpłatnych świadczeń otrzymywanych przez pracowników od
    pracodawców budziła wątpliwości po stronie pracowników oraz pracodawców i
    prowadziła do sporów interpretacyjnych. Orzecznictwo sądów administracyjnych w tej
    materii również było niejednolite. Zagadnienie to zostało ostatecznie rozstrzygnięte przez
    Trybunał Konstytucyjny, w wyroku z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13. W wyroku tym
    Trybunał Konstytucyjny wskazał, że nie wszystkie świadczenia otrzymywane przez
    pracowników od pracodawców można uznać za przychód w rozumieniu ustawy.
      „W ocenie Trybunału jest oczywiste, że pracodawcy (poza wyjątkowymi sytuacjami)
      nie dokonują darowizn na rzecz swoich pracowników. Jednocześnie jest oczywiste, że
      wynagrodzenie za pracę może przybierać nie tylko pieniężną postać lecz także
      postać różnego rodzaju świadczeń, które - nawet nieujęte w umowie o pracę - w
      praktyce są postrzegane jako jego element. Gdyby się zdarzyło, że pracodawca
      rzeczywiście chce obdarować konkretnego pracownika, np. z okazji jubileuszu
      zatrudnienia wręcza mu zegarek, wówczas korzyść tę należałoby potraktować jako
      podlegającą ustawie z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn (Dz. U.
      z 2016 r., poz. 205). A zatem to nie zamiar obdarowania stanowi kryterium
      odróżnienia świadczeń pracodawcy, o których wartość należy podnieść podlegający
      opodatkowaniu dochód pracownika, od tych, które jego dochodu nie zwiększają.
      Kryterium tym musi być obiektywna ocena, czy świadczenie leżało w interesie
      pracownika, a jest tak wtedy, gdy stanowi ono realne przysporzenie majątkowe
      (korzyść), którego efekt jest uchwytny w jego majątku”.
    Biorąc pod uwagę przedstawiony we wniosku opis sprawy, powołane przepisy prawa
    podatkowego oraz wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13,
    uznać należy, że przekazywanie pracownikom prezentów w postaci rzeczowej (o których
    mowa we wniosku), a które nie będą stanowić elementu wynagrodzenia wynikającego z
    zawartej umowy o pracę, ale będą dla pracownika formą uhonorowania z tytułu
    okoliczności życiowych takich jak ślub, urodzenie dziecka, sukces naukowy, co do zasady
    będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn.
    W konsekwencji, z uwagi na wyłączenie z opodatkowania na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 3
    ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wartość wręczonych pracownikom
    ww. prezentów, - w okolicznościach wskazanych we wniosku, nie będzie stanowić dla nich
    przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych. Zatem z ww. tytułu nie będą na Państwu ciążyć obowiązki płatnika związane z
    obliczeniem, pobraniem i odprowadzeniem zaliczki na podatek dochodowy od osób
    fizycznych na podstawie art. 32 ust. 1 ww. ustawy.
    Stanowisko Państwa w tej kwestii jest prawidłowe.
    Państwa wątpliwości dotyczą także opodatkowania zwrotu kosztów noclegu Pracowników
    podczas zagranicznych podróży służbowych.
                                                    5W tym miejscu wskazać należy, że definicja podróży służbowej została zawarta w art. 77§
    1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465), który
    stanowi, iż:
      Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza
      miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem
      pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

            5W myśl art. 77§ 2 ww. ustawy:
      Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz
      warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w
      państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży
      służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w
      szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w
      przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i
      limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów
      przejazdów, noclegów i innych wydatków.
                  5Stosownie do ww. art. 77§ 3 Kodeksu pracy:
      Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi
      zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w układzie
      zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli
      pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do
      ustalenia regulaminu wynagradzania.
              5Jak wynika z art. 77§ 5 Kodeksu pracy:
      W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o
      pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują
      należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów,
      o których mowa w § 2.
    Mając zatem na uwadze powyższe, stwierdzić należy, że podróżą służbową jest taki
    wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy
    poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem
    wykonywania pracy.
    Jednocześnie, w niniejszej sprawie należy odnieść się do art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy
    o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:
      Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży
      służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w
      przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie
      wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi
      zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z
      tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z
      zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.
    Art. 21 ust. 13 ww. ustawy stanowi, że:
      Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały
      zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:
      1) w celu osiągnięcia przychodów lub
      2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na
      podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
      3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej
      oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
      4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w
      związku z wykonywaniem tych funkcji.
    Z art. 21 ust. 15c tejże ustawy wynika, że:

      Zwolnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 16 i 20, nie mają zastosowania do
      przychodów otrzymanych przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych
      przewozów drogowych na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia, o której
      mowa w art. 13 pkt 8.
    W konsekwencji, warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w
    art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie
    przez pracownika podróży służbowej - co ma miejsce w przedmiotowej sprawie.
    Natomiast zasady rozliczania zagranicznych podróży służbowych reguluje rozporządzenie
    Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności
    przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej
    jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).
    Zgodnie z § 2 powołanego rozporządzenia:
      Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu
      określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
      1) diety;
      2) zwrot kosztów:
      a) przejazdów,
      b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
      c) noclegów,
      d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych
      przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
    Stosownie do § 3 ust. 1-4 ww. rozporządzenia:
      1. Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży
      zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.
      2. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości
      udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka
      transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami,
      z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez
      względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.
      3. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży
      krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub
      motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
      4.W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów
      przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę
      za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa
      niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6
      września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2022 r. poz. 2201, z późn. zm.).
    Natomiast § 4 ust. 1-2 rozporządzenia stanowi, że:
      1. Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł
      inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez
      pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.
      2. Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami
      płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe
      oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży
      krajowej lub podróży zagranicznej.
    W myśl § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia:

      Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów
      wyżywienia i inne drobne wydatki.
    Na podstawie § 13 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:
      Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży
      zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej
      państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
    Z § 13 ust. 3 tego rozporządzenia wynika, że:
      Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:
      1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
      2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:
      a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
      b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
      c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
    Na mocy § 13 ust. 4 ww. rozporządzenia:
      Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest
      określona w załączniku do rozporządzenia.
    Jednocześnie z § 14 ust. 1-4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie
    należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
    samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej wynika, że:
      1. Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne,
      całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.
      2. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia,
      przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
      1) śniadanie - 15% diety;
      2) obiad - 30% diety;
      3) kolacja - 30% diety.
      3. W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której
      zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.
      4. Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną
      na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety,
      pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.
    Ponadto, odnosząc się do wydatków na zakwaterowanie wskazać należy, że stosownie do
    § 16 ust. 1, 2 i 3 ww. rozporządzenia:
      1. Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów
      w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w
      poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.
      2. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w
      wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas
      przejazdu.
      3. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów
      za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym
      mowa w ust. 1.
    Stosownie do § 16 ust. 4 ww. rozporządzenia:

      Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna
      zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.
    Z ww. przepisów wynika, że pracownik w zagranicznej podróży służbowej może uzyskać
    zwrot poniesionych i stwierdzonych rachunkiem wydatków za noclegi do wysokości limitu
    hotelowego obowiązującego dla poszczególnych państw. Powyższy zwrot przysługuje tylko
    wówczas, gdy pracodawca lub strona zagraniczna nie zapewniają pracownikowi
    bezpłatnego noclegu. W uzasadnionych przypadkach jednakże pracodawca może wyrazić
    zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości
    przekraczającej ww. limit.
    Zatem, jeśli pracownik pokrywa wydatki na noclegi oraz posiada rachunki potwierdzające
    poniesienie wydatków, to wówczas kwota zwrotu tych wydatków do wysokości limitu
    obowiązującego w poszczególnych państwach (określonego w załączniku do
    rozporządzenia) lub w wysokości stwierdzonej rachunkiem i przekraczającej limit w
    uzasadnionym przypadku, gdy pracodawca wyrazi na to zgodę - skorzysta ze zwolnienia
    wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych.
    Reasumując, skoro Państwa pracownicy otrzymują polecenia służbowe wyjazdu poza
    granicę Polski, które wiążą się z wykonywaniem przez tych pracowników obowiązków w
                                5ramach podróży służbowej, o której mowa w art. 77 Kodeksu pracy i w związku z tym
    otrzymują należności w postaci zwrotu kosztów za nocleg w wysokości nieprzekraczającej
    kwot wynikających z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia
    2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
    państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - to
    świadczenia te stanowią dla pracowników przychód w rozumieniu przepisów ustawy o
    podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże podlegający zwolnieniu od podatku
    na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) tej ustawy. Tym samym, od ww. kwot nie mają
    Państwo obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy
    od osób fizycznych.
    Jednocześnie wskazać należy, że zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) przysługuje
    również w odniesieniu do zwrotu kosztów noclegów pracownikom odbywającym
    zagraniczną podróż służbową w wysokości przekraczającej limit określony w
    poszczególnych państwach w ww. załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
    Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w uzasadnionych przypadkach, gdy Państwo wyrażą
    na to zgodę w wysokości stwierdzonej przedstawionymi przez tych pracowników
    rachunkami za nocleg. Zatem, w niniejszej sprawie, skoro Państwo uznali uzasadnienie
    pracownika za zasadne i zaakceptowali wydatek na nocleg przekraczający limit, w
    uzasadnionych przypadkach, gdy Państwo jako pracodawca wyrażą na to zgodę a także w
    wysokości stwierdzonej przedstawionymi przez tego pracownika rachunkami za ten
    nocleg - to ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy może skorzystać cała kwota
    wydatku za nocleg wynikająca z rachunku. W konsekwencji, z tego tytułu na Państwu nie
    ciąży obowiązek obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od
    osób fizycznych.
    Państwa stanowisko w tej części należało uznać również za prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
    Odnosząc się do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych stwierdzam, że
    rozstrzygnięcia te dotyczą tylko spraw konkretnych podatników i nie są wiążące dla
    organu wydającego niniejszą interpretację.

    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
        Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb
        ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz.
        111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa
        sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia
        przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
        Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
        Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego w (...), ul. (...), (...). Zasady zaskarżania interpretacji
    indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed
    sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę
    do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy
    wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 §
    1 PPSA):
        w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
        Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
        w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na
        adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS
        /SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.