Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL1-3.4012.191.2018.1.IT
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-05-16
Teza: Przechowywanie w formie elektronicznej dokumentów zdigitalizowanych przez kontrahenta oraz prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z dokumentów zdigitalizowanych otrzymanych od kontrahenta.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 16 marca 2018 r. (data wpływu 22 marca 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej dokumentów zdigitalizowanych przez kontrahenta oraz w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z dokumentów zdigitalizowanych otrzymanych od kontrahenta – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 22 marca 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej dokumentów zdigitalizowanych przez kontrahenta oraz w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z dokumentów zdigitalizowanych otrzymanych od kontrahenta.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenia przyszłe.

Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: ,,VAT”). W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, nabywa ona towary i usługi od dostawców mających siedzibę na terytorium Polski oraz dostawców mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów.

Spółka prowadzi działalność gospodarczą, w szczególności w zakresie udzielania leasingu operacyjnego oraz finansowego samochodów osobowych i dostawczych, maszyn i urządzeń, sprzętu elektronicznego oraz nieruchomości. Spółka posiada również rozległą sieć oddziałów rozlokowanych na terytorium całego kraju.

W związku ze skalą prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej, ilość otrzymywanych przez nią faktur oraz innych dokumentów księgowych jest znacząca. Biorąc pod uwagę wynikające z obowiązujących przepisów prawa podatkowego okresy przez jakie podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, to ich archiwizacja w postaci papierowej skutkuje wysokimi kosztami dla Spółki. Koszty te wynikają z konieczności zapewnienia odpowiednich warunków lokalowych oraz logistycznych niezbędnych do prowadzenia archiwizacji papierowych dokumentów.

W celu ograniczenia kosztów związanych z przesyłką oraz z archiwizacją wskazanych uprzednio dokumentów księgowych, Spółka zamierza wprowadzić proces odbioru i przechowywania dokumentów księgowych w wersji elektronicznej. Proces ten będzie polegał na:

1.  przyjmowaniu i przechowywaniu dokumentów księgowych (m.in. faktur, faktur korygujących, not księgowych oraz not korygujących) wystawionych i otrzymanych od kontrahentów w formie dokumentu elektronicznego (dalej: „dokumenty elektroniczne”);
2.  przyjmowaniu i przechowywaniu dokumentów księgowych (m.in. faktur, faktur korygujących, not księgowych oraz not korygujących) wystawionych w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych przez kontrahentów oraz wysłanych Spółce w formie elektronicznej (dalej: „dokumenty zdigitalizowane przez kontrahenta”);
3.  digitalizowaniu dokumentów księgowych (m.in. faktur, faktur korygujących, not księgowych oraz not korygujących) otrzymywanych od kontrahentów w formie papierowej i przechowywaniu ich w zdigitalizowanej formie dokumentu elektronicznego (dalej: „dokumenty zdigitalizowane”).

Spółka będzie przyjmować od kontrahentów dokumenty elektroniczne wystawione w postaci plików w nieedytowalnych formatach (np. PDF, TIFF), zapewniających brak możliwości ingerencji w ich treść. Dokumenty elektroniczne będą stanowić załączniki do wiadomości e-mail przesyłanych na dedykowaną do tego skrzynkę elektroniczną Spółki, bądź poprzez dedykowany do tego specjalny portal internetowy Spółki. W przypadku dokumentów elektronicznych przesyłanych jako załączniki do wiadomości e-mail, Spółka będzie dokonywać wstępnej ich weryfikacji pod kątem zgodności adresu e-mail, z którego będą one faktycznie wysyłane z adresem e-mail uzgodnionym z kontrahentem, ujętym w porozumieniu dotyczącym akceptacji faktur w formie elektronicznej lub umowie na dostawę towarów i świadczenie usługi zawartej pomiędzy Spółką a jej kontrahentem, zawierającej stosowne postanowienia dotyczące przesyłania faktur w formie elektronicznej. W określonych przypadkach, w których zamówienie będzie realizowane bez podpisywania stosownej umowy z dostawcą lub odrębnego porozumienia co do akceptacji faktur elektronicznych (np. za pośrednictwem sklepu internetowego i platformy internetowej lub na podstawie kontaktu osobistego lub telefonicznego z kontrahentem), Spółka będzie dokonywać weryfikacji zgodności adresu e-mail z którego wysyłane będą dokumenty elektroniczne z adresem e-mail, który zostanie podany przy składaniu zamówienia lub będzie podany na stronie internetowej kontrahenta.

Spółka będzie otrzymywać także dokumenty zdigitalizowane przez kontrahenta. Dokumenty te będą wystawione w postaci dokumentów papierowych, a następnie przenoszone będą przez kontrahenta do postaci plików elektronicznych w nieedytowalnych formatach (np. PDF, TIFF), zapewniających brak możliwości ingerencji w treść dokumentów zdigitalizowanych. Spółka nie będzie posiadać informacji, czy dokumenty w papierowej postaci będą przechowywane przez kontrahenta po ich zdigitalizowaniu, czy może będą one przez niego niszczone. Następnie dokumenty te będą przesyłane do Spółki oraz będą przez nią sprawdzane zgodnie z wyżej wskazanymi procedurami dotyczącymi dokumentów elektronicznych. Dodatkowo w przypadku otrzymania dokumentów zdigitalizowanych przez kontrahenta w postaci uniemożliwiającej odczytanie całości bądź części wymaganych przez Ustawę o VAT danych, Spółka będzie wymagała przesłania ich także w formie papierowej, bądź dokonania przez kontrahenta ponownych ich digitalizacji i wysyłki do Spółki.

Spółka nie wyklucza także, że może się zdarzyć sytuacja wysłania przez kontrahenta dokumentów elektronicznych, bądź dokumentów zdigitalizowanych przez kontrahenta na skrzynkę elektroniczną osoby upoważnionej przez Spółkę do prowadzenia z nim negocjacji handlowych. W takim przypadku osoba upoważniona przez Spółkę do prowadzenia z nim negocjacji handlowych poinformuje kontrahenta o konieczności przesłania dokumentów elektronicznych bądź dokumentów zdigitalizowanych przez kontrahenta na dedykowaną do tego skrzynkę elektroniczną Spółki bądź poprzez dedykowany do tego specjalny portal internetowy Spółki. Po otrzymaniu wyżej wskazanych dokumentów na dedykowaną do tego skrzynkę elektroniczną Spółki bądź na dedykowany do tego specjalny portal internetowy Spółki, dokonywana będzie ich weryfikacja według wcześniej wskazanych procedur.

W wyjątkowych sytuacjach, może się zdarzyć także sytuacja wysłania przez kontrahenta dokumentów elektronicznych bądź dokumentów zdigitalizowanych przez kontrahenta, na skrzynkę elektroniczną pracownika Spółki bądź osoby upoważnionej przez nią do prowadzenia z nim negocjacji handlowych, które następnie zostaną poddane weryfikacji według wcześniej wskazanych procedur, mimo braku wysyłki dokumentów na dedykowaną do tego skrzynkę elektroniczną Spółki bądź na dedykowany do tego specjalny portal internetowy Spółki. Dotyczy to w szczególności faktur otrzymywanych na skutek nabycia danego towaru/usługi o relatywnie niewielkiej dla Spółki wartości przez jej poszczególne jednostki organizacyjne. Przykładowo taka sytuacja może wynikać z nabycia usług transportowych, praw do uczestnictwa w zawodach, czy szkoleń nabywanych w ramach inicjatyw pro pracowniczych przez departament polityki HR Spółki.

Digitalizacja przez Spółkę dokumentów otrzymanych w formie papierowej odbywać się będzie poprzez zapis ich treści i wyglądu w nieedytowalnym formacie (np. PDF lub TIFF) przy pomocy skanowania otrzymanych dokumentów księgowych. Dokumenty księgowe otrzymane w formie papierowej będą następnie niszczone po uprzednim ich zdigitalizowaniu.

Jednocześnie, w okresie przejściowym, w przypadku określonych typów dokumentów otrzymanych w formie papierowej, utrzymywana będzie papierowa forma obiegu i archiwizacji. W szczególności dotyczyć to będzie faktur zapłaconych gotówką lub kartą służbową.

W związku z powyższym dokumenty księgowe będą przechowywane przez Spółkę w formie:

1.  dokumentów elektronicznych;
2.  dokumentów zdigitalizowanych przez kontrahenta;
3.  dokumentów zdigitalizowanych;
4.  dokumentów papierowych.

W odniesieniu do wszystkich wymienionych wyżej rodzajów i form dokumentów Spółka stosować będzie procedury z zakresu kontroli biznesowej, ustalające wiarygodną ścieżkę audytu między dokumentem a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W szczególności wyznaczone przez Spółkę osoby weryfikować będą m.in.:

1.  dane identyfikujące dostawcę;
2.  zgodność zamówionego towaru lub usługi z zamówieniem lub umową;
3.  zasadność kwoty wykazanej na fakturze i jej zgodność z zamówieniem lub umową;
4.  datę realizacji usługi lub datę dostawy towaru.

Kontrola biznesowa stosowana przez Spółkę gwarantować będzie pełną identyfikowalność otrzymanego przez Spółkę dokumentu księgowego, niezależnie od formy w jakiej zostanie wysłany, z konkretną udokumentowaną za jego pomocą transakcją. Wyłącznie pozytywna weryfikacja dokumentu księgowego i jego akceptacja przez upoważnione przez Spółkę osoby, umożliwiać będzie skierowanie dokumentu księgowego do księgowania i rozliczenia.

Dla dokumentów elektronicznych, dokumentów zdigitalizowanych przez kontrahenta i dokumentów zdigitalizowanych, Spółka będzie stosować elektroniczny obieg dokumentów zapewniający dostęp do informacji osobie weryfikującej czy akceptującej dokument księgowy. Dokumenty elektroniczne, dokumenty zdigitalizowane przez kontrahentów oraz dokumenty zdigitalizowane będą przechowywane przez Spółkę w formie nieedytowalnych plików elektronicznych. Przechowywane przez Spółkę pliki elektroniczne umożliwiać będą odczytanie ich oraz ewentualne ich wydrukowanie. System, w którym będą one przechowywane umożliwiać będzie szybkie wyszukanie konkretnego dokumentu księgowego, przykładowo na podstawie daty wystawienia, danych wystawcy, numeru dokumentu itp. Dokumenty te będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Co więcej, w celu zabezpieczenia dostępu do dokumentów otrzymywanych drogą mailową, Spółka dokonywać będzie w ramach wykorzystywanych systemów informatycznych także dodatkowej archiwizacji wiadomości e-mail wraz z załączonymi do nich dokumentami.

Spółka przechowywać będzie otrzymane dokumenty elektroniczne, dokumenty zdigitaizowane przez kontrahentów oraz dokumenty zdigitalizowane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dodatkowo, dla celów bezpieczeństwa danych, Spółka sporządzać będzie okresowo kopie zapasowe plików z wyżej wymienionymi dokumentami.

Spółka posiadać będzie także możliwość dostępu do przechowywanych wyżej wymienionych dokumentów, a w razie konieczności będzie mieć możliwość udostępnienia ich treści organom podatkowym.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy przedstawiony przez Spółkę sposób przechowywania w formie elektronicznej dokumentów zdigitalizowanych przez kontrahenta jest zgodny z przepisami ustawy VAT?
2.  Czy Spółce przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych dokumentów zdigitalizowanych przez kontrahenta?

Zdaniem Wnioskodawcy:

1.  przedstawiony przez niego sposób przechowywania w formie elektronicznej dokumentów zdigitalizowanych przez kontrahenta jest zgodny z przepisami ustawy o VAT;
2.  przysługiwać mu będzie prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych dokumentów zdigitalizowanych przez kontrahenta.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ww. ustawy, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jednocześnie zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a Ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Dodatkowo, według art. 86 ust. 10b pkt 1 Ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Natomiast według art. 86 ust. 10b pkt 2 lit. a Ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje pod warunkiem otrzymania przez nabywcę faktury dokumentującej dostawę towarów, która stanowi u niego wewnątrzwspólnotowe nabycie.

Zgodnie z powyższym prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje czynny podatnik VAT na podstawie otrzymanych faktur oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 w zw. z art. 106a Ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży, a także dostawy towarów i świadczenia usług na rzecz innego podatnika zobowiązani są wystawić fakturę dokumentującą dane zdarzenie gospodarcze.

Jednocześnie zgodnie z art. 106g Ustawy o VAT:

1.  Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach. z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
2.  W przypadku, o którym mowa w art. 106c, faktura jest wystawiana w trzech egzemplarzach,

z których jeden jest wydawany nabywcy, drugi – podmiot ją wystawiający pozostawia w swojej dokumentacji, a trzeci – przekazuje dłużnikowi.

Należy podkreślić, że wyżej wskazane przepisy oraz inne przepisy Ustawy o VAT nie nakładają szczególnych obowiązków odnośnie sposobu przesyłania wystawionych faktur do nabywcy. Dodatkowo przepisy Ustawy o VAT nie określają obowiązku wystawienia oraz przesyłania faktur w jednakowej formie. W konsekwencji należy przyjąć, że przesyłanie faktur papierowych z wykorzystaniem drogi elektronicznej jest dozwolone według przepisów Ustawy o VAT.

Co więcej Wnioskodawca zwraca także uwagę na art. 106g ust. 3 Ustawy o VAT, zgodnie z którym:

3\. W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

1.  podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,
2.  nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1, przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
3.  nabywca, o którym mowa w art. 106k ust. 1, przesyła je lub udostępnia wystawcy faktury,
4.  podmiot, o którym mowa w art. 106c, przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi.

Użyte przez ustawodawcę w art. 106g ust. 3 ustawy o VAT wyrażenie „faktur przesyłanych w formie elektronicznej” wyraźnie odbiega od pojęcia „faktury elektronicznej” używanego w innych jednostkach redakcyjnych Ustawy o VAT. Zdaniem Wnioskodawcy biorąc pod uwagę koncepcję racjonalnego ustawodawcy zastosowanie tego przepisu należy interpretować szerzej niż tylko do faktur elektronicznych, które wystawiane i wysyłane są w postaci pliku elektronicznego. W konsekwencji użycie takiego sformułowania przez ustawodawcę wskazuje na możliwość przesyłania drogą elektroniczną faktur wystawionych m.in. w formie papierowej.

Za dopuszczalne rozwiązanie na gruncie obowiązujących przepisów Ustawy o VAT, należy więc uznać przesłanie faktury kontrahentowi z wykorzystaniem poczty elektronicznej, mimo pierwotnego jej wystawienia w formie papierowej.

Wnioskodawca podkreśla także, że przechowywanie dokumentów zdigitalizowanych przez kontrahentów w formie elektronicznej jest zgodne z przepisami Ustawy o VAT oraz nie stanowi przesłanki uniemożliwiającej zastosowanie prawa do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych dokumentów zdigitalizowanych przez kontrahenta.

Zasady dotyczące sposobu i terminów przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniami w zakresie VAT zostały wprowadzone w art. 112 i 112a Ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 112 Ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Z kolei art. 112a Ustawy o VAT wprowadza dodatkowe warunki, jakie mają być spełnione przez podatników VAT w zakresie przechowywania faktur. Zgodnie z ust. 1 powyższego przepisu podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie;
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

− w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dodatkowo, zgodnie z art. 112a ust. 2 Ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Jednakże zgodnie z art. 112a ust. 3 Ustawy o VAT, art. 112a ust. 2 Ustawy o VAT nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Finalnie, art. 112a ust. 4 Ustawy o VAT wprowadza wymóg, zgodnie z którym podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Spółka zwraca także uwagę na art. 106m Ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnik winien zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury.

Autentyczność faktury

W opinii Spółki, opisane przez nią w złożonym wniosku procedury związane z otrzymywaniem i przechowywaniem dokumentów zdigitalizowanych przez kontrahenta zagwarantują autentyczność dokumentów, tj. pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentów.

W szczególności, w opinii Spółki, stosowane przez nią procedury weryfikacji pochodzenia dokumentów oraz ich zgodności z zamówieniem i realizowaną transakcją opisane w złożonym wniosku zagwarantują pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu. Stosowane przez Spółkę procedury angażują bowiem w procesie weryfikacji i autoryzacji osoby, które posiadają niezbędną wiedzę o realizowanych przez nią transakcjach oraz kontrahentach. Jednocześnie, wdrożona przez Spółkę procedura wymaga, aby w ramach weryfikacji dokumentów przed ich zaksięgowaniem sprawdzona została prawidłowość danych ujętych na dokumencie oraz ich zgodność z realizowaną przez Spółkę transakcją. Co więcej, system ewidencjonuje, kto i kiedy dokonał weryfikacji danego dokumentu.

Integralność treści faktury

W opinii Spółki, opisane przez nią w złożonym wniosku procedury związane z otrzymywaniem i przechowywaniem dokumentów zdigitalizowanych przez kontrahenta zagwarantują integralność treści dokumentów, tj. pewność, że po otrzymaniu dokumentów nie zmieniono w nich danych, które powinny zawierać według Ustawy o VAT.

W szczególności, powyższe będzie możliwe m.in. dzięki otrzymywaniu powyższych dokumentów w nieedytowalnych formatach plików, takich jak np. PDF, czy TIFF. Dodatkowo, system Spółki będzie zapamiętywał wszelkie operacje związane z procesem weryfikacji i akceptacji danego dokumentu, wskazując osoby, które były zaangażowane w dany proces oraz daty i godziny dokonywanych przez nich operacji związanych z danym dokumentem.

Czytelność faktury

W opinii Spółki, opisane przez nią w złożonym wniosku procedury związane z otrzymywaniem i przechowywaniem dokumentów zdigitalizowanych przez kontrahenta zagwarantują ich czytelność.

W szczególności, w przypadku otrzymania dokumentów zdigitalizowanych przez kontrahenta w postaci uniemożliwiającej odczytanie całości bądź części wymaganych przez Ustawę o VAT danych, Spółka będzie wymagała przesłania ich także w formie papierowej, bądź dokonania przez kontrahenta ponownych ich digitalizacji i wysyłki do Spółki.

W ten sposób Spółka ma pewność, że dokumenty te będą otrzymywane w należytej jakości, umożliwiającej odczytanie wszystkich informacji zawartych w ich treści. Dodatkowo, dokumenty zdigitalizowane przez kontrahenta będą w formatach plików, takich jak np. PDF lub TIFF, które są formatami na tyle popularnymi, że możliwe będzie ich odczytanie praktycznie na każdym komputerze.

Finalnie, w przypadku takiej konieczności, możliwe będzie dokonanie wydruku przechowywanych przez Spółkę dokumentów zdigitalizowanych przez kontrahenta. Spółka będzie także w stanie zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, dostęp do dokumentów, ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle powyższej analizy, w opinii Spółki przedstawiony przez nią sposób przechowywania w formie elektronicznej dokumentów zdigitalizowanych przez kontrahenta, jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.

W konsekwencji, biorąc pod uwagę sposób dokonywania kontroli biznesowej Spółki spełnione powinny być warunki autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności otrzymywanych dokumentów zdigitalizowanych przez kontrahenta oraz spełnione powinny być wymogi przechowywania faktur określone w art. 112 oraz art. 112a Ustawy o VAT w wyniku czego, zdaniem Spółki będzie ona uprawniona do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z powyższych dokumentów, w zakresie, w jakim będą one odnosić się do zakupów towarów lub usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Wnioskodawca podkreśla także, że otrzymał pozytywną interpretację indywidualną wydaną w dniu 16 lutego 2016 r. (sygn. (…)) przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, w analogicznym stanie faktycznym, zgodnie z którą w rozumieniu ustawy o VAT sposób przechowywania przez Spółkę dokumentów elektronicznych oraz dokumentów zdigitalizowanych, których pierwotna forma papierowa została zniszczona, jest zgodny z przepisami ustawy o VAT. Zgodnie z ww. interpretacją Spółce przysługuje także prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającą z tych dokumentów.

W świetle przedstawionej powyżej argumentacji, Spółka stoi na stanowisku, iż:

1.  przedstawiony przez Spółkę sposób przechowywania w formie elektronicznej dokumentów zdigitalizowanych przez kontrahenta, jest zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, oraz
2.  Spółce przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych dokumentów zdigitalizowanych przez kontrahenta.

W związku z powyższym, Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości zaprezentowanego stanowiska.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych zdarzeń przyszłych jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzeń przyszłych podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzeń przyszłych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.