Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB3/423-729/08-4/MC
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2009-01-30
Teza: Czy w przedstawionym stanie faktycznym, tj. w sytuacji, gdy ponoszone przez Spółkę wydatki dokumentowane są na podstawie paragonów fiskalnych, a ponadto Spółka posiada inne dokumenty potwierdzające poniesienie przez nią danego wydatku, możliwe jest zaliczenie przez Spółkę ponoszonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; dokumentowanie-dokumentowanie wydatków; dowód-dowód księgowy; koszt-koszty uzyskania przychodów; paragon-paragon fiskalny; pracownik
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością reprezentowanej przez Pełnomocnika, przedstawione we wniosku z dnia 29.10.2008 r. (data wpływu 03.11.2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracowników, udokumentowanych paragonami fiskalnymi – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 03 listopada 2008 r. został złożony ww. wniosek, uzupełniony pismem z dnia 22 stycznia 2009 r. (data wpływu 26.01.2009 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracowników, udokumentowanych paragonami fiskalnymi.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca prowadzi działalność w zakresie produkcji i sprzedaży odzieży.

W ramach swojej działalności Spółka ponosi szereg wydatków w Polsce i poza granicami kraju, które są dokumentowane na podstawie paragonów fiskalnych.

W przeważającej części wydatki powyższe ponoszone są przez pracowników Spółki, którzy odbywają podróże. Ponoszone wydatki, takie jak np. wydatki na paliwo, usługi gastronomiczne, opłaty za autostrady lub też parkingi, posiadają zatem ścisły związek z odbywanymi podróżami służbowymi. Paragony fiskalne pracownik przekazuje Spółce wraz z rozliczeniem podróży służbowej.

Po weryfikacji tych paragonów, Spółka dokonuje rozliczenia podróży służbowej pracownika oraz ujmuje wydatki udokumentowane dołączonymi do rozliczenia podróży służbowych paragonami w księgach rachunkowych Spółki.

W innych przypadkach, udokumentowanie wydatków na podstawie paragonów fiskalnych dotyczy nabyć dokonywanych przez pracowników Spółki, wykonujących swoje obowiązki w sklepach Spółki. W takim przypadku rozliczenie ponoszonych wydatków pomiędzy Spółką a pracownikiem następuje w ramach rozliczeń z kasą Spółki lub też w drodze przelewów bankowych.

Spółka podkreśla, iż rozliczeniom pomiędzy Spółką a pracownikami w związku z wydatkami udokumentowanymi paragonami fiskalnymi towarzyszą inne dokumenty, tj. polecenie wypłaty z kasy lub odpowiednio polecenie przelewu oraz wyciąg bankowy, które pozwalają potwierdzić fakt poniesienia danego wydatku przez Spółkę.

Pismem z dnia 22 stycznia 2009 r. Spółka doprecyzowała stan faktyczny informując, iż dokonując zakupu będzie otrzymywała paragony fiskalne, a zatem dokumenty, które zgodnie z przepisami prawa powinny posiadać wszystkie dane wymagane w art. 21 ust. 1, z zastrzeżeniem art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Zgodnie z treścią powyższego przepisu „można zaniechać zamieszczenia na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy o rachunkowości, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych”.

Ponadto Spółka wyjaśniła, iż stwierdzenie „w przeważającej części wydatki ponoszone są przez pracowników Spółki” odnosi się do wydatków, które mają ścisły związek z odbywanymi podróżami służbowymi. Ponieważ Spółka obok pracowników (umowa o pracę) zatrudnia również na umowy zlecenia, w naprawdę wyjątkowych sytuacjach mogą wystąpić przypadki, gdy w podróży służbowej jest osoba zatrudniona na umowę zlecenia.

Spółka wskazała również, iż wydatki dotyczące nabyć dokonywanych przez pracowników Spółki, wykonujących swoje obowiązki w sklepach Spółki odnoszą się do rzeczy, które są niezbędne do prowadzenia sklepu (prowadzenia działalności), np. środki czystości.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w sytuacji, gdy ponoszone przez Spółkę wydatki dokumentowane są na podstawie paragonów fiskalnych, a ponadto Spółka posiada inne dokumenty potwierdzające poniesienie przez nią danego wydatku, możliwe jest zaliczenie przez Spółkę ponoszonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym stanie faktycznym, Spółce przysługuje prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wydatków ponoszonych przez Spółkę i udokumentowanych paragonami fiskalnymi.

O prawie zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów decyduje fakt, iż zostały one poniesione w celu uzyskania przychodów, a Spółka potrafi fakt ten udowodnić na podstawie paragonów fiskalnych wraz z dodatkowymi dokumentami.

Istotnym dla sprawy jest fakt posiadania przez Spółkę dokumentów potwierdzających poniesienie przez nią danego wydatku oraz związek danego wydatku z prowadzoną przez nią działalnością i osiąganymi przychodami.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, „kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1”.

Jak z powyższego wynika, zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od tego, aby wydatek ten był poniesiony przez podatnika w celu uzyskania przez niego przychodu. Ponadto, dany podatnik zaliczając wydatek do kosztów uzyskania przychodów powinien posiadać dowody potwierdzające związek tego wydatku z przychodami. Koniecznym jest zatem posiadanie odpowiednich dokumentów potwierdzających ten fakt.

1\. Wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu.

Zdaniem Spółki, nie ulega wątpliwości, iż w przedmiotowym stanie faktycznym pierwszy z przytoczonych powyżej warunków jest spełniony. Spółka pragnie podkreślić, iż nabywa ona poprzez swoich pracowników towary i usługi, które są niezbędne dla wykonania przez nich powierzonych im zadań, np. podczas podróży służbowych.

W świetle powyższego, bezspornym jest zdaniem Spółki fakt, iż ponoszone przez Spółkę poprzez pracowników wydatki mają charakter kosztów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

2\. Obowiązek udowodnienia poniesionych wydatków.

Spółka stoi na stanowisku, iż również drugi z przytoczonych powyżej warunków jest w przedmiotowym stanie faktycznym spełniony.

Spółka posiadając bowiem paragony fiskalne oraz dokumenty potwierdzające rozliczenia pomiędzy Spółką i pracownikami w związku z ponoszonymi wydatkami, w szczególności rozliczenia podróży służbowych, potrafi wskazać:

*   jakie, co do rodzaju towary lub usługi Spółka nabyła,
*   kiedy Spółka je nabyła oraz
*   jaką kwotę Spółka wydatkowała na nabycie tych towarów lub usług.

3\. Pisma organów podatkowych oraz orzecznictwo.

Spółka na potwierdzenie swojego stanowiska przytacza poniżej znane jej pisma organów podatkowych oraz orzecznictwo.

Spółka podkreśla, iż poniższe przykłady odnoszą się w szczególności do kwestii dowodu w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, za pomocą których podatnik może potwierdzić poniesienie wydatku związanego z osiąganymi przez niego przychodami. W tym zakresie zastosowanie mają w szczególności:

*   art. 180 Ordynacji podatkowej – „jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem” oraz
*   art. 181 Ordynacji podatkowej – „dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2 oraz materiały zgromadzone w toku prawomocnie zakończonego postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe”.

a) Pisma organów podatkowych

*   Pismo Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z dnia 5 czerwca 2007 r. (sygn. 1472/ROP1/423-129/07/KUKM). „Fakt posiadania prawidłowych dowodów księgowych, np. w postaci faktur VAT z pewnością stanowi prawidłową dokumentację kosztów, jednakże nie posiadanie prawidłowego dowodu księgowego nie jest wystarczającą przesłanką do wykluczenia wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli podatnik posiada oprócz paragonu z kasy rejestrującej taksówkarza lub biletu parkingowego także inne dowody, które mogą wykazać poniesienie kosztu w celu uzyskania przychodu, to ma prawo zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodu. W tym przypadku mamy do czynienia z wewnętrznymi dokumentami, których wystawienie związane jest z określonymi procedurami obowiązującymi w Spółce. Należy zauważyć, że pracownik w swoim oświadczeniu zobowiązany jest dokładnie określić okoliczności, w jakich poniesiony został wydatek oraz cel odbytej podróży, w związku z którą go poniesiono. Tym samym stwierdzić należy, że dokumentacja wewnętrzna oraz przyjęta w Spółce procedura pozwala powiązać paragon fiskalny z konkretną usługą świadczoną przez Spółkę i wskazuje, iż wydatek potwierdzony paragonem fiskalnym poniesiony został w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą”.
*   Pismo Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu z dnia 22 czerwca 2005 r. (sygn. ZD/406-78/CIT/05). „Spółka informuje, iż na posiadanym przez nią paragonie zostanie opisany (przez uprawnioną osobę) charakter wydatków, ich przeznaczenie, potwierdzone zostanie także sprawdzenie pod kątem formalnym i rachunkowym oraz przeliczenie waluty obcej na krajową. W tej sytuacji, tak uzupełniony paragon stanowić może podstawę kwalifikowania wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Zaznaczyć należy, iż paragon dodatkowo opisany przez Spółkę winien znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym, na przykład dokumentującym podróże służbowe, ich cel i związek z funkcjonowaniem Podmiotu”.
*   Pismo Urzędu Skarbowego Warszawa-Ursynów z dnia 28 maja 2004 r. (sygn. US38/DP/423/325/BJ/2004). „Jednocześnie należy zwrócić uwagę, iż przepis art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa dopuszcza jako dowód wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Stąd dowód poniesienia wydatku, udokumentowany jedynie wydrukiem biletu z bankomatu lub paragonem fiskalnym może być uznany za koszt uzyskania przychodu w Spółce, jeżeli inne dowody i ustalenia dokonane w całokształcie materiału dowodowego zgromadzonego w sprawie pozwolą na wykazanie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy oznaczonym wydatkiem a uzyskanym w Spółce przychodem”.
*   Pismo Urzędu Skarbowego Poznań-Jeżyce z dnia 24 stycznia 2006 r. (sygn. TD/423-17/05). „Odnosząc się do stanu faktycznego w przedmiotowej sprawie, należy stwierdzić, iż dowód wystawiony za wykonanie usługi transportowej (przewóz osób), po uzupełnieniu o brakujące dane zawarte w art. 21 ustawy o rachunkowości, stanowić może podstawę kwalifikowania wydatku do kosztów uzyskania przychodu w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 15 ust. 1), pod warunkiem zaistnienia związku przyczynowo - skutkowego z uzyskanym przychodem. Ponadto wydatek ten winien znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym, na przykład dokumentującym podróże służbowe, ich cel i związek z funkcjonowaniem Podmiotu”.
*   Pismo Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu z dnia 21 czerwca 2005 r. (sygn. ZD/406-68/CIT/05). „Tutejszy organ podatkowy pragnie podkreślić, iż jedynie w sytuacji, gdy Wnioskująca oprócz paragonu na zakup towaru lub usługi posiada inne dowody pozwalające na powiązanie Jej z wymienioną na paragonie wykonaną usługą i wskazujące na związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkiem a osiąganiem przychodów (funkcjonowaniem Podatnika), to wówczas nie będzie przeszkody do uznania danego wydatku za koszt podatkowy”.

b) Orzecznictwo

*   Wyrok NSA z dnia 17 kwietnia 1998 r. (sygn. SA/Rz 130/97). „Wystawienie wadliwego dowodu księgowego nie niweczy samego faktu poniesienia wydatku, jeżeli służył osiągnięciu przychodów, a podatnik wykazuje innymi dowodami zaistnienie zdarzenia gospodarczego uzasadniającego ten wydatek”.
*   Wyrok NSA z dnia 27 stycznia 1998 r. (sygn. SA/Łd 1056/97). „Dokumenty potwierdzające dokonanie konkretnych transakcji, nie spełniające wszystkich wymagań określonych w art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591), mogą być uznane za dowody świadczące o poniesionych kosztach, jednakże może to dotyczyć tylko niewielkich uchybień formalnych, np. braku niektórych elementów, które mogą być uzupełnione, a fakt dokonania danej transakcji może być potwierdzony u kontrahenta”.
*   Wyrok NSA z dnia 20 maja 1998 r. (sygn. I SA/Kr 1100/96). „Poniesienie kosztu uzyskania przychodu może być udowodnione każdym dowodem odpowiadającym warunkom art. 75 kpa”.
*   Wyrok WSA w Warszawie z dnia 13 marca 2001 r. (sygn. III SA 68/00). „Nie można podzielić stanowiska organów, że podatnik, który wprawdzie poniósł faktycznie koszty, lecz nie posiada dowodów potwierdzających ich poniesienie, nie będzie miał prawa zaliczyć tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Należy przy tym zwrócić uwagę, że przepisy ustawy w zakresie kosztów uzyskania przychodów nie określają zasad, w myśl których powinno być udokumentowane poniesienie kosztów”.

Mając na uwadze powyżej przedstawiony stan faktyczny, a także stanowisko Spółki, potwierdzone orzecznictwem oraz pismami organów podatkowych, Spółka wnosi o potwierdzenie, iż w przedstawionym stanie faktycznym, tj. w sytuacji, gdy ponoszone przez Spółkę wydatki dokumentowane są na podstawie paragonów fiskalnych, a ponadto Spółka posiada inne dokumenty potwierdzające poniesienie przez nią danego wydatku, Spółka ma prawo do zaliczenia ponoszonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

Zgodnie z tymi uregulowaniami, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, iż wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Ponoszone koszty należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

Zatem, każdy wydatek celowo poniesiony z zamiarem uzyskania przychodu, poza wyraźnie wskazanymi w art. 16 ust. 1 ww. ustawy, powinien być uznany za koszt uzyskania przychodów. Do tak zdefiniowanych kosztów ustawodawca zalicza zarówno takie wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów w danym momencie, w związku z art. 12 ust. 1 lub art. 12 ust. 3 ww. ustawy, jak i te, których nie można w ten sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Zaznaczyć należy, iż to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, w oparciu o zgromadzony przez tychże podatników materiał dowodowy. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy kosztami a przychodami Spółki.

Powołany przepis art. 15 ust. 1 tejże ustawy należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 ww. ustawy, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.).

Z przepisów tej ustawy wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych – w myśl art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości – są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 tej ustawy).

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ww. ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Zgodnie z przepisem art. 20 ust. 4 ww. ustawy, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przepisy art. 20 i art. 21 tejże ustawy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem.

Zwrócić przy tym należy uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Z opisanego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż pracownicy Spółki w ramach czynności służbowych ponoszą różnego rodzaju wydatki podczas podróży służbowych w kraju i za granicą, które są dokumentowane na podstawie paragonów fiskalnych. Są to wydatki na paliwo, usługi gastronomiczne, opłaty za autostrady lub parkingi. Pracownik przekazuje Spółce paragony fiskalne wraz z rozliczeniem podróży służbowej.

Po weryfikacji tych paragonów, Spółka rozlicza podróż służbową pracownika, ujmując wydatki udokumentowane dołączonymi do rozliczenia podróży służbowych paragonami w księgach rachunkowych Spółki.

Ponadto pracownicy, wykonujący obowiązki służbowe w sklepach Spółki, nabywają rzeczy niezbędne do prowadzenia sklepu, np. środki czystości na podstawie paragonów fiskalnych. Rozliczenie ponoszonych wydatków pomiędzy Spółką a pracownikiem następuje w ramach rozliczeń z kasą Spółki lub też w drodze przelewów bankowych.

Paragon, jako zewnętrzny dowód obcy otrzymany od kontrahenta, niespełniający wszystkich warunków określonych przepisem art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, może być jednak zakwalifikowany jako dowód księgowy będący podstawą do ujęcia go w kosztach uzyskania przychodów, gdyż zgodnie z art. 21 ust. 1a cytowanej ustawy można zaniechać zamieszczania na dowodzie wymaganych danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 5 i 6, a więc między innymi podpisu wystawcy dowodu, jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Paragon taki powinien być opisany (przez uprawnioną osobę) poprzez umieszczenie na nim danych i podpisu osoby, która dokonała opłat oraz opisu operacji gospodarczej, przy zastosowaniu ogólnie ustalonych, przez Spółkę zasad. Zaznaczyć należy, że paragon dodatkowo opisany przez Spółkę winien znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym, tj. dokumentującym podróże służbowe czy nabycie rzeczy niezbędnych do prowadzenia sklepu, ich cel i związek z funkcjonowaniem podmiotu.

W oparciu o obowiązujący stan prawny stwierdzić należy, iż paragony oraz inne dokumenty, potwierdzające poniesienie przez Spółkę przedmiotowych wydatków, uzupełnione o dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości mogą stanowić podstawę zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów tylko w przypadku niemożliwości uzyskania od zbywcy towarów i usług faktury VAT lub rachunku.

Jednocześnie informuje się, iż w zakresie opisu zdarzenia przyszłego została wydana odrębna interpretacja w dniu 30 stycznia 2009 r. nr ILPB3/423-729/08-5/MC.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.