Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-1.4012.382.2025.2.AKA
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-07-23
Teza: Kary umowne za sprzęt, który po rozwiązaniu umowy nie
został przez Najemcę oddany Wnioskodawcy, pełnią funkcję
odszkodowawczą za poniesione straty i nie stanowią
wynagrodzenia za czynności podlegające opodatkowaniu,
wymienione w art. 5 ust. 1 ustawy. W związku z powyższym z
tego tytułu Wnioskodawca nie jest zobowiązany do
wystawienia faktury, o której mowa w art. 106b ust. 1 ustawy.
Słowa kluczowe: kara-kara umowna
najem-najem na cele działalności
usługi-usługa wypożyczenia
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II. Zakres
opodatkowania-Rozdział 2. Dostawa towarów i
świadczenie usług -Dostawa towarów
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 1. Faktury -Brak obowiązku
wystawienia faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-
Rozdział 1-art. 5-ust. 1-pkt 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-
Rozdział 2-art. 8-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106b-ust. 1

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

9 maja 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który
    dotyczy braku opodatkowania podatkiem od towarów i usług należności otrzymywanych
    tytułem kar umownych za Sprzęt, który po rozwiązaniu umowy nie został oddany przez
    Najemcę oraz sposobu ich udokumentowania.
    Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 20 czerwca 2025 r. (wpływ
    25 czerwca 2025 r.).
    Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego
    A. sp. z o.o. w ramach prowadzonej działalności jako przedmiot, który stanowi
    przeważającą działalność A. sp. z o.o., zajmuje się wynajmem i dzierżawą maszyn i
    urządzeń budowlanych (77.32.Z), a w pozostałej działalności A. sp. z o.o. m.in. sprzedaje
    hurtowo drewno, materiały budowlane i wyposażenie sanitarne i pozostałe półprodukty.
    A. sp. z o.o. jest czynnym, zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług.
    A. sp. z o.o. zawiera umowy najmu, których przedmiotem jest najem elementów (...)
    systemowych - Sprzętu niezbędnych do wykonania prac budowlanych, sprzedaż Sprzętu w
    przypadku jego zwrotu lub zniszczeń nienaprawialnych przez Najemcę oraz sprzedaż
    akcesoriów towarzyszących przy wykorzystywaniu Sprzętu na budowie w celu
    zabezpieczenia prawidłowego wykonania robót budowlanych i efektywnego
    wykorzystania najmowanego Sprzętu.
    Zgodnie z umową najmu Najemca z tytułu świadczonych na rzecz Najemcy usług najmu
    Sprzętu, ma płacić umówiony czynsz na podstawie cen wskazanych w cenniku załączonym
    do umowy najmu, a także ma zapłacić za czyszczenie, naprawę elementów uszkodzonych,
    elementów zniszczonych i elementów niezwróconych na podstawie cen wskazanych w
    załącznikach do umowy. W umowie widnieje zapis, który stanowi, że wszelkie należności
    będą każdorazowo powiększone o podatek od towarów i usług (VAT) w obowiązującej
    stawce w dniu wystawienia faktury. Przedstawione powyższej zapisy umowy najmu
    dotyczą wystawiania faktur VAT w czasie obowiązywania umowy.
    Ponadto w umowie najmu są zawarte zapisy dotyczące sytuacji, w której Sprzęt nie został
    przez Najemcę oddany po rozwiązaniu umowy najmu. W takim przypadku, zgodnie z
    treścią umowy najmu Najemca bez względu na przyczynę braku zwrotu Sprzętu jest
    zobowiązany do zapłaty kary umownej w wysokości 200% ceny najmu za każdy dzień
    opóźnienia w zwrocie Sprzętu, a kara umowna jest liczona do dnia fizycznego zwrotu
    całości Sprzętu albo zapłaty 100% jego wartości.
    W takim przypadku A. sp. z o.o. wystawia noty księgowe bez doliczania podatku VAT,
    kierując się zasadą co do opodatkowania podatkiem VAT, że opodatkowaniu podlegają
    określone w ustawie czynności związane z prowadzoną działalnością gospodarczą:
    świadczenie usług czy dostawa towarów, bowiem w myśl art. 5 ust. 1 ustawy o podatku od
    towarów i usług opodatkowaniu podatkiem VAT podlegają: odpłatna dostawa towarów i
    odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów, import towarów na
    terytorium kraju, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na
    terytorium kraju, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

    A. sp. z o.o. zapłatę za nie oddany Sprzęt, po rozwiązaniu umowy najmu, traktuje jako
    formę odszkodowania, stąd wystawia noty księgowe zamiast faktur VAT.
    A. sp. z o.o. nie ma wiedzy, dlaczego po rozwiązaniu umowy najmu Sprzęt nie jest oddany
    przez Najemcę.
    Ponadto, zgodnie z treścią umowy najmu, we wszelkich sprawach nieuregulowanych
    umową i załącznikach obowiązują przepisy Kodeksu cywilnego.
    Uzupełnienie opisu stanu faktycznego
    Na pytanie Organu: „Czy z zapisów umowy najmu zawartej między Państwem a Najemcą
    wynikają np. warunki, sposób, termin zwrotu przez Najemcę Sprzętu (prosimy wskazać
    ustalenia umowy w tym zakresie)?” Wnioskodawca wskazał:
    „W treści umowy najmu są zawarte zapisy dotyczące zwrotu Sprzętu, które stanowią że:
    „zwrot Sprzętu następować będzie w magazynie A. w (...), awizacja zwrotu Sprzętu
    powinna następować w terminie 3 dni roboczych przed planowanym terminem dostawy
    przy założeniu, że magazyn A. w (...) pracuje w godzinach od (...) do (...) od poniedziałku do
    piątku za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, zaś rozładunek Sprzętu powinien
    być rozpoczęty nie później niż o godzinie (...). Awizacja zwrotu Sprzętu musi mieć formą
    pisemną: e mail. Przyjęcie terminu awizacji wymaga potwierdzenia przez A. w formie
    pisemnej: e mail. W wyjątkowych sytuacjach dopuszcza się ustalenie terminu zwrotu
    Sprzętu telefonicznie. Dalej w umowie czytamy: „Ocena jakościowa oraz ilościowa
    zwracanego Sprzętu odbywa się w dniu rozładunku i w wyjątkowych przypadkach może
    być przedłużona do (...) dni roboczych. A. może odmówić odbioru Sprzętu, gdy ten jest
    niepoukładany w pakietach, albo w koszach siatkowych czy też stojakach albo jego
    rozładunek nie może nastąpić za pomocą wózka widłowego (niezgodny z instrukcją
    określoną w Załączniku nr (...)). Załadunek i Transport Sprzętu powrotny powinien
    odbywać się w tożsamych warunkach jak Załadunek i Transport Sprzętu na budowę.
    Zwrot Sprzętu jest potwierdzany Protokołem Zwrotu. Brak przedstawiciela Najemcy przy
    sporządzaniu protokołu zwrotu nie powoduje wstrzymania czynności odbiorowych. A. ma
    prawo sporządzić jednostronny protokół zwrotu Sprzętu oraz oceny stanu
    przyjmowanego Sprzętu co do jego czyszczenia, napraw i dalszej eksploatacji. W chwili
    zwrotu Sprzętu - Sprzęt powinien być czysty. Jeśli okaże się, że cały Sprzęt nie był
    czyszczony A. obciąży Najemcę kosztami czyszczenia w wysokości ryczałtowej kwoty 2%
    wartości netto ceny Sprzętu obowiązującego w dacie zwrotu Sprzętu. Gdy Sprzęt będzie
    nieoczyszczony w mniejszym stopniu niż jego całość, A. obciąży Najemcę kosztami
    czyszczenia w wysokości określonej w załączniki nr (...). Jeśli okaże się, że Sprzęt jest
    uszkodzony i wymaga naprawy albo wymiany elementów - A. obciąży Najemcę kosztami
    przywrócenia rzeczy do stanu poprzedniego - wedle cen i zasad określonych w załączniku
    nr (...) do Umowy. Jeśli okaże się, że Sprzęt nie podlega naprawie z uwagi na stan
    zniszczeń, A. obciąży Najemcę kosztami likwidacji Sprzętu poprzez jego sprzedaż jako
    Sprzętu zużytego wedle cen i zasad określonych w załączniki nr (...) oraz załącznik nr (...).
    Wartość elementów nie ujętych w załączniku nr (...) jest określana na podstawie protokołu
    wydania Sprzętu. Koszt obsługi magazynowej określa załącznik nr (...). Zlecenie transportu
    opierać się będzie na indywidualnych warunkach uzgodnionych przez Strony i firmę
    transportową.”
    Na pytanie Organu: „Jak dokładnie umowa najmu, o której mowa we wniosku, reguluje
    sytuację, w której Sprzęt nie został/nie zostaje oddany przez Najemcę po rozwiązaniu
    umowy najmu?” Wnioskodawca wskazał:
    „Zapis umowy najmu co do sytuacji, w której Sprzęt nie został oddany przez Najemcę po
    rozwiązaniu umowy najmu brzmi: „W przypadku nie oddania Sprzętu po rozwiązaniu
    Umowy Najmu, bez względu na przyczynę braku zwrotu - Najemca jest zobowiązany do
    zapłaty kary umownej w wysokości 200% ceny najmu za każdy dzień opóźnienia w zwrocie
    Sprzętu. Kara umowna jest liczona do dnia fizycznego zwrotu całości Sprzętu albo zapłaty
    100% jego wartości.

    Z tytułu kar umownych Wynajmujący wystawi notę księgową, stanowiącą dokument
    księgowy, z wartością należności wyliczonej w sposób wyżej określony, przy czy czym
    obciążenie Najemcy z tytułu kary umownej w razie nie oddania Sprzętu, nie wyłącza
    dochodzenia odszkodowania, które będzie przewyższało wartość zastrzeżonych kar
    umownych.”
    Na pytanie Organu: „Czy podejmują Państwo próby ustalenia, co jest powodem braku
    zwrotu Sprzętu przez Najemcę po rozwiązaniu umowy najmu np. czy nie został on
    zniszczony na budowie Najemcy, zgubiony przez Najemcę bądź np. ukradziony z placu
    budowy Najemcy? Jakie działania Państwo podejmują, żeby wyjaśnić z Najemcą powody
    braku zwrotu Sprzętu?” Wnioskodawca wskazał:
    „A. sp. z o.o. za każdym razem, kiedy Sprzęt nie wraca do magazynu A. sp. z o.o.
    podejmuje czynności polegające na kontakcie z Najemcą celem ustalenia, dlaczego Sprzęt
    nie zostaje zwrócony po rozwiązaniu umowy najmu i kiedy zostanie zwrócony. Kontakt ten
    odbywa się poprzez rozmowy telefoniczne bądź kontakt mailowy. Najczęściej Najemca nie
    zwraca Sprzętu, bo fizycznie nie ma Sprzętu już na budowie. Zazwyczaj Najemcy nie
    potrafią wyjaśnić, co jest powodem braku w zwrotach z wynajmu. A. nie dochodzi, co było
    przyczyną braków, choć zazwyczaj jest to zagubienie w trakcie budowy albo jego całkowite
    zniszczenie (Sprzęt fizycznie nie istnieje). Powyższe podyktowane jest zapisem umownym,
    gdzie czytamy, że w przypadku nie oddania Sprzętu po rozwiązaniu Umowy Najmu, bez
    względu na przyczynę braku zwrotu - Najemca jest zobowiązany do zapłaty kary umownej
    w wysokości 200% ceny najmu za każdy dzień opóźnienia w zwrocie Sprzętu. Kara
    umowna jest liczna do dnia fizycznego zwrotu całości Sprzętu albo zapłaty 100% jego
    wartości.
    A. sp. z o.o. wykazuje Najemcy listę elementów nierozliczonych po wynajmie, a Najemca
    oświadcza, że na budowie nie posiada tych elementów i wtedy zostaje obciążony notą
    księgową zgodnie z umową i kwota ta traktowana jest jako odszkodowanie, gdyż fizycznie
    Sprzętu nie ma”.
    Na pytanie Organu: „Czy jeśli np. posiadają Państwo informację, że Sprzęt został
    skradziony z placu budowy Najemcy, to zgłaszają Państwo ten fakt na policję?”
    Wnioskodawca wskazał:
    „A. sp. z o.o. w sytuacji, gdy poweźmie wiadomość od Najemcy, że Sprzęt został skradziony
    z budowy, zawsze dokonuje stosownego zgłoszenia na Policję. W umowie najmu jest
    zapis, że Najemca jest zobowiązany do starannego zabezpieczenia Sprzętu przed
    kradzieżą”.
    Na pytanie Organu: „Czy monitują Państwo Najemcę, że termin na zwrot Sprzętu został
    przekroczony wzywając jednocześnie do jego niezwłocznego zwrotu, w jaki sposób -
    proszę opisać?” Wnioskodawca wskazał:
    „Umowa najmu z Najemcą nie wskazuje konkretnego terminu, do którego Najemca
    powinien zwrócić Sprzęt. Jednak pomimo tego, wynika to z zapisu umowy i odesłania do
    Kodeksu cywilnego, a mianowicie umowa w postanowieniach końcowych stanowi, że we
    wszystkich sprawach nieuregulowanych umową i załącznikami obowiązują przepisy
    Kodeksu cywilnego. Stąd zastosowanie ma art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego, który brzmi, że
    po zakończeniu najmu najemca obowiązany jest zwrócić rzecz w stanie niepogorszonym;
    jednakże nie ponosi odpowiedzialności za zużycie rzeczy będące następstwem
    prawidłowego używania.
    Jeżeli umowa jest terminowa to po jej zakończeniu, w sytuacji chęci dalszego
    wynajmowania Sprzętu, z uwagi na upływ terminu sporządzana jest nowa umowa lub
    podpisywany aneks o przedłużenie terminu wynajmu. A. sp. z o.o. zawiera także umowy
    na czas nieokreślony. Do obydwóch umów, czy to zawartej na czas określony czy
    nieokreślony, zastosowanie mają powyżej wskazane uregulowania umowne i kodeksowe.

    Także nie ma znaczenia dla A. sp. z o.o. czy umowa jest czasowa, czy na czas nieokreślony
    przy monitowaniu Najemcy co do przekroczenia terminu zwrotu Sprzętu. Najemca
    powinien oddać Sprzęt zgodnie z treścią art. 675 § 1 Kodeksu cywilnego, czyli po
    zakończonym najmie. Najemca zostaje wezwany do niezwłocznego zwrotu tylko wówczas,
    gdy ma duże zaległości w uregulowaniu płatności z tytułu faktur za wynajem, czego
    skutkiem jest rozwiązanie umowy najmu w trybie natychmiastowym bez zachowania
    terminu wypowiedzenia umowy, który zgodnie z umową wynosi 14 dni. W umowie najmu
    oczywiście widnieje zapis, że rozwiązanie umowy następuje w sytuacji opóźnienia w
    zapłacie jakiejkolwiek należności wobec Wynajmującego. W takim przypadku, gdy po kilku
    wezwaniach Najemca nadal nie zwraca Sprzętu, zgłaszamy sprawę na policję jako
    kradzież”.
    Na pytanie Organu: „Jak jest kalkulowane wynagrodzenie za usługę najmu Sprzętu?”
    Wnioskodawca wskazał:
    „Czynsz za wynajem jest obliczany wartością procentową od wartości wynajmowanego
    Sprzętu”.
    Na pytanie Organu: „Czy w sytuacji ponownie zawieranej umowy najmu Sprzętu z
    Najemcą, który ówcześnie nie zwrócił najmowanego Sprzętu, wartość wynagrodzenia za
    usługę najmu Sprzętu uwzględnia możliwość ponownego braku zwrotu Sprzętu przez
    Najemcę?” Wnioskodawca wskazał:
    „A. sp. z o.o. nigdy nie bierze pod uwagę możliwości podwyższenia czynszu za wynajem w
    sytuacji, gdy dochodzi do podpisania umowy z Najemcą, który w przeszłości został
    obciążony za niezwrócony Sprzęt”.

## Pytanie

Czy A. sp. z o.o. prawidłowo wystawia noty księgowe zamiast faktur VAT za Sprzęt, który
    po rozwiązaniu umowy nie został oddany przez Najemcę do A. sp. z o.o., skoro karę
    umowną taktuje jako formę odszkodowania?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Zdaniem Wnioskodawcy, opodatkowaniu podatkiem VAT podlegają określone w ustawie
    czynności związane z prowadzoną działalnością gospodarczą: świadczenie usług czy
    dostawa towarów.
    W myśl art. 5 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług opodatkowaniu podatkiem VAT
    podlegają:
    1) odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;
    2) eksport towarów;
    3) import towarów na terytorium kraju;
    4) wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;
    5) wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.
    W ocenie A. Sp. z o.o., wśród wymienionych czynności nie wskazano wartości przyznanego
    odszkodowania, nawet jeśli podatnik, któremu zostało ono przyznane, prowadzi
    działalność gospodarczą opodatkowaną. Otrzymane odszkodowanie, czyli kara umowna z
    noty księgowej, nie podlega zatem pod podatek VAT. W rezultacie tylko te działania, które
    podchodzą pod czynności opodatkowane mogą generować konieczność zapłaty podatku.
    Należy wskazać, że nie oddanie Sprzętu przez Najemcę nie stanowi żadnej z powyższych
    czynności. Zarówno w przypadku dostawy towarów, jak i świadczenia usług musi bowiem
    wystąpić nabywca, czyli druga strona transakcji. Natomiast, w sytuacji gdy dochodzi do nie
    oddania Sprzętu, po pierwsze brak jest beneficjenta świadczenia, a po drugie nie można
    takiej czynności przypisać cechy odpłatności.

    Nota księgowa to dokument, który zastępuje fakturę VAT w sytuacji, gdy transakcje nie
    podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. W związku z tym zwykle nie chodzi o typową
    sprzedaż, a chodzi o konieczność odzyskania należności.
    Wnioskodawca uważa, że wystawiona przez A. sp. z o.o. nota księgowa to odszkodowanie i
    zawiera ona określoną kwotę pieniędzy, które stanowią wynagrodzenia za szkodę
    wyrządzoną A. sp. z o.o. Wartość wskazana w nocie księgowej służyć ma zadośćuczynieniu
    poniesionym przez A. sp. z o.o. strat.
    Za powyższym przemawiają także regulacje dotyczące odszkodowań, które znajdują się w
    Kodeksie cywilnym, a zgodnie z umową to przepisy Kodeksu cywilnego mają zastosowanie
    do umowy najmu zawartej pomiędzy A. sp. z o.o., a Najemcą. W świetle art. 361 § 1
    Kodeksu cywilnego, zobowiązany do odszkodowania ponosi odpowiedzialność tylko za
    normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego szkoda wynikła. Tym samym,
    dokonując obliczania wysokości odszkodowania, A. sp. z o.o. uwzględnia wartość strat,
    które poniósł, a także korzyści, które mógłby osiągnąć, gdyby nie wyrządzono mu szkody.
    Na podstawie art. 363 § 1 Kodeksu cywilnego naprawienie szkody powinno nastąpić,
    według wyboru poszkodowanego, bądź przez przywrócenie stanu poprzedniego, bądź
    przez zapłatę odpowiedniej sumy pieniężnej. W większości jednak przypadków rozliczenie
    polega na świadczeniu w pieniądzu, co czyni A. Sp. z o.o. wystawiając notę księgową
    zamiast faktury VAT.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
    (Dz. U. z 2025 r. poz. 775), zwanej dalej ustawą:
      Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa
      towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.
    Stosownie do art. 2 pkt 6 ustawy:
      Przez towary rozumie się rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.
    W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:
      Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się
      przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (...).
    Na podstawie art. 8 ust. 1 ustawy:
      Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde
      świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej
      niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu
      art. 7 (...).
    Należy zauważyć, że generalnie - poza wyjątkami wskazanymi w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2
    ustawy - opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają czynności odpłatne.
    Co do zasady, dla uznania, że dostawa towarów oraz świadczenie usługi podlega
    opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, warunkiem jest „odpłatność” za daną
    czynność, co wynika z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy.
    Odpłatność oznacza wykonanie czynności (dostawy towarów oraz świadczenia usług) za
    wynagrodzeniem. W znaczeniu potocznym wynagrodzenie to zapłata za pracę, należność.
    Natomiast odpłatny to taki, który wymaga zapłacenia, zwrotu kosztów, płatny.
    Powyższa analiza prowadzi do wniosku, że istotną cechą wynagrodzenia jest istnienie
    bezpośredniego związku pomiędzy dostawą towarów lub świadczeniem usług i otrzymaną
    zapłatą.

    Kwestia odpłatności była wielokrotnie przedmiotem rozstrzygnięć Trybunału
    Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Przykładowo, w wyroku z 1 kwietnia 1982 r. w sprawie C-
    89/81 Hong-Kong Trade Development Council, TSUE stwierdził, że wskazane w sprawie
    czynności podlegają opodatkowaniu jedynie wtedy, gdy zostały wykonane odpłatnie.
    Analizując głębiej ten problem TSUE w wyroku z 8 marca 1988 r. w sprawie C-102/86 Apple
    and Pear Development Council stwierdził, że czynność można uznać za dokonaną
    odpłatnie, gdy istnieje bezpośrednia i jasno zindywidualizowana korzyść po stronie
    dostawcy towaru lub usługi, a ponadto odpłatność za otrzymane świadczenie (towar lub
    usługę) pozostaje w bezpośrednim związku z czynnością, która miałaby być
    opodatkowana tym podatkiem.
    W orzeczeniu z 3 marca 1994 r w sprawie C-16/93 pomiędzy R. J. Tolsma a Inspecteur der
    Omzetbelasting Leeuwarden (Holandia), Trybunał wskazał, że czynność:
      „Podlega opodatkowaniu wyłącznie wtedy, gdy istnieje związek prawny między
      usługodawcą i usługobiorcą, w ramach którego następuje świadczenie wzajemne,
      przy czym wynagrodzenie otrzymane przez usługodawcę stanowi wartość faktycznie
      przekazaną w zamian za usługi świadczone na rzecz usługobiorcy”.
    W związku z powyższym czynność podlega opodatkowaniu jedynie wówczas, gdy
    wykonywana jest w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna ze stron transakcji może
    zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta tej czynności.
    Bezpośredni związek pomiędzy dostawą towarów lub świadczeniem usług, a otrzymanym
    wynagrodzeniem istnieje wówczas, gdy jest możliwe zidentyfikowanie bezpośredniej i
    jasno zindywidualizowanej korzyści na rzecz dostawcy towaru lub świadczącego usługę
    oraz gdy świadczenie wzajemne pozostaje w bezpośrednim związku z dokonaną
    czynnością.
    Należy wskazać, że dostawa towarów, o której mowa w art. 7 ust. 1 ustawy rozumiana jest
    przez ustawodawcę jako przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel.
    W określeniu „jak właściciel” zawiera się możliwość uznania za dostawę faktycznego
    przeniesienia władztwa nad rzeczą. W rozumieniu ustawy „dostawa” oznacza bowiem
    wszelkiego rodzaju rozporządzanie towarem (sprzedaż, zamiana, darowizna, oraz każdą
    inną transakcję, która w aspekcie ekonomicznym będzie prowadziła do podobnego
    rezultatu).
    Państwa wątpliwości dotyczą kwestii braku opodatkowania podatkiem od towarów i
    usług należności otrzymywanych tytułem kar umownych za Sprzęt, który po
    rozwiązaniu umowy nie został oddany przez Najemcę oraz sposobu ich
    udokumentowania.
    W odniesieniu do powyższych wątpliwości należy zauważyć, że termin odszkodowania nie
    został zdefiniowany w ustawie. Regulacje dotyczące odszkodowania zostały zawarte w
    ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.).
    Z art. 361 § 1 Kodeksu cywilnego wynika, że:
      Zobowiązany do odszkodowania ponosi odpowiedzialność tylko za normalne
      następstwa działania lub zaniechania, z którego szkoda wynikła.
    W myśl art. 361 § 2 Kodeksu cywilnego:
      W powyższych granicach, w braku odmiennego przepisu ustawy lub postanowienia
      umowy, naprawienie szkody obejmuje straty, które poszkodowany poniósł, oraz
      korzyści, które mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono.
    Zgodnie z art. 471 Kodeksu cywilnego:

      Dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub
      nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte
      wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie
      ponosi.
    Podobnie kary umowne, stosowane na podstawie art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego, nie
    stanowią zapłaty za usługę, lecz pełnią funkcję odszkodowawczą (sankcyjną). Zgodnie z
    tym przepisem:
      Można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub
      nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę
      określonej sumy (kara umowna).
    Kara ta ma charakter czynności jednostronnej i nie wiąże się z otrzymaniem
    jakiegokolwiek świadczenia. Zapłata tej kary nie jest też związana ze zobowiązaniem się
    otrzymującego daną kwotę do wykonania czynności, powstrzymania się od dokonania
    czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji.
    Ważne jest ustalenie czy płatność stanowi zapłatę za konkretne świadczenie podlegające
    opodatkowaniu VAT, czy też jest odszkodowaniem za poniesione straty wbrew woli
    poszkodowanego.
    Ustalanie statusu wypłacanej kary, jako podlegającej bądź nie opodatkowaniu podatkiem
    od towarów i usług, należy oceniać w kontekście związku z konkretnym świadczeniem.
    Zatem, w przypadku gdy płatności o charakterze odszkodowawczym (kary) nie mają
    bezpośredniego związku z żadną czynnością mającą charakter świadczenia ze strony
    podmiotu zobowiązanego, wtedy kwota otrzymanych kar nie mieści się w katalogu
    czynności wymienionych w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług i nie
    podlega opodatkowaniu tym podatkiem.
    Na podstawie art. 106b ust. 1 ustawy:
      Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
      1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art.
      106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku
      od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby
      prawnej niebędącej podatnikiem;
      2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik
      korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
      3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany
      w pkt 1;
      4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o
      których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
      a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
      b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5
      pkt 4,
      c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a
      ust. 1b.
    Jak wynika z powyższego fakturę wystawia się w celu udokumentowania czynności
    opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.
    Z opisu sprawy wynika, że przedmiotem Państwa działalności jest m.in. wynajem i
    dzierżawa maszyn oraz urządzeń budowlanych. Spółka zawiera umowy najmu, których
    przedmiotem jest najem elementów (...) systemowych niezbędnych do wykonywania prac
    budowlanych, sprzedaż Sprzętu w przypadku jego zwrotu lub zniszczeń nienaprawialnych
    przez Najemcę oraz sprzedaż akcesoriów towarzyszących przy wykorzystywaniu Sprzętu

    na budowie w celu zabezpieczenia prawidłowego wykonania robót budowlanych i
    efektywnego wykorzystywania najmowanego Sprzętu.
    Zgodnie z umową najmu Najemca ma płacić umówiony czynsz na podstawie cen
    wskazanych w cenniku załączonym do umowy najmu, a także ma zapłacić za czyszczenie,
    naprawę elementów uszkodzonych, zniszczonych i niezwróconych na podstawie cen
    wskazanych w załącznikach do umowy. Czynsz za wynajem jest obliczany wartością
    procentową od wartości wynajmowanego Sprzętu.
    W umowie najmu są zawarte zapisy dotyczące sytuacji, w której Sprzęt nie został przez
    Najemcę oddany po rozwiązaniu umowy najmu. Zgodnie z treścią umowy najmu Najemca
    bez względu na przyczynę braku zwrotu Sprzętu jest zobowiązany do zapłaty kary
    umownej w wysokości 200% ceny najmu za każdy dzień opóźnienia w zwrocie Sprzętu, a
    kara umowna jest liczona do dnia fizycznego zwrotu całości Sprzętu albo zapłaty 100%
    jego wartości. Za każdym razem kiedy Sprzęt nie wraca do Państwa magazynu kontaktują
    się Państwo z Najemcą w celu ustalenia, dlaczego Sprzęt nie zostaje zwrócony po
    rozwiązaniu umowy najmu i kiedy zostanie zwrócony. Kontakt ten odbywa się poprzez
    rozmowy telefoniczne bądź kontakt mailowy. Najczęściej Najemca nie zwraca Sprzętu, bo
    fizycznie nie ma Sprzętu już na budowie. Zazwyczaj Najemcy nie potrafią wyjaśnić, co jest
    powodem braku w zwrotach z wynajmu. Nie dochodzą Państwo, co było przyczyną
    braków, choć zazwyczaj jest to zagubienie w trakcie budowy albo jego całkowite
    zniszczenie (Sprzęt fizycznie nie istnieje). W sytuacji, gdy mają Państwo wiadomość od
    Najemcy, że Sprzęt został skradziony z budowy, zawsze dokonują Państwo stosownego
    zgłoszenia na policję. W umowie najmu jest zapis, że Najemca jest zobowiązany do
    starannego zabezpieczenia Sprzętu przed kradzieżą. Zapłatę za nieoddany Sprzęt po
    rozwiązaniu umowy najmu traktują Państwo jako formę odszkodowania.
    Wskazać należy, że aby mówić o dostawie towarów, w rozumieniu art. 7 ust. 1 ustawy
    musi nastąpić czynność polegająca na przeniesieniu prawa do rozporządzania
    (dysponowania) towarem jak właściciel. Powyższe wiąże się z możliwością faktycznego
    dysponowania rzeczą przez nabywcę, co jest niemożliwe w przypadku Sprzętu - tak jak to
    zostało wskazane w opisie sprawy - zagubionego w trakcie budowy, całkowicie
    zniszczonego na budowie czy wręcz przypadków kradzieży Sprzętu z budowy.
    W analizowanej sprawie nie dochodzi do przekazania ekonomicznego władztwa nad
    towarami. W rozpatrywanym przypadku nie mamy do czynienia z transakcją ekwiwalentną
    - świadczeniem w zamian za wynagrodzenie, gdyż należność obciążająca Najemcę nie
    wiąże się z żadnym świadczeniem na rzecz Spółki. Ma ona charakter jednostronny i jest
    ściśle związana z rozliczeniem zawartej umowy najmu oraz odpowiedzialnością Najemcy
    wynikającą z przepisów prawa i przyjętych przez strony postanowień umownych. Stanowi
    ona rodzaj rekompensaty za poniesione przez Państwa straty, nie zaś wynagrodzenie
    bezpośrednio związane z dostawą towarów, definiowaną w art. 7 ust. 1 ustawy o VAT, jako
    przeniesienie prawa do rozporządzania towarem jak właściciel. Pokreślić należy, że aby
    dana czynność została uznana za opodatkowaną dostawę towarów konieczne jest
    stwierdzenie przeniesienia prawa do rozporządzania towarem jak właściciel na inny
    podmiot, które to przeniesienie skutkuje tym, że podmiot ten uzyskuje możliwość
    korzystania z rzeczy jak właściciel. Taka sytuacja nie ma miejsca w przypadku braku
    zwrócenia Sprzętu przez Najemcę po zakończonej umowie najmu, a opłaty uiszczane w
    tym przypadku na rzecz Spółki stanowiące równowartość towarów zagubionych
    /utraconych nie są wynagrodzeniem za dostawę towarów, lecz rekompensatą za
    poniesioną szkodę.
    Jednocześnie czynności będące przedmiotem wniosku nie spełniają przesłanek
    pozwalających uznać je za świadczenie usług, w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy. Jak
    wskazano, aby uznać dane świadczenie za odpłatne świadczenie usług, musi istnieć
    stosunek zobowiązaniowy pomiędzy świadczącym usługę a jej odbiorcą, a w zamian za
    wykonanie usługi powinno zostać wypłacone wynagrodzenie. Musi więc istnieć
    bezpośredni związek pomiędzy świadczoną usługą i przekazanym za nią wynagrodzeniem.

    Oznacza to, że z danego stosunku prawnego, na podstawie którego wykonywana jest
    usługa, musi wynikać wyraźna, bezpośrednia korzyść dla świadczącego usługę. Zatem
    odpłatne świadczenie usług może zostać opodatkowane wtedy, gdy pomiędzy
    świadczącym usługę i jej beneficjentem istnieje stosunek prawny, w ramach którego
    spełniane są świadczenia wzajemne. W przedstawionych okolicznościach sprawy elementy
    powyższe nie występują. Pomiędzy Państwem i Najemcą nie powstaje żaden stosunek
    prawny, z którego wynikałoby zobowiązanie do jakichkolwiek świadczeń wzajemnych, w
    zamian za wykonanie których powinno zostać wypłacone wynagrodzenie. Tym samym w
    niniejszej sprawie nie dochodzi również do świadczenia usług, w rozumieniu art. 8 ust. 1
    ustawy.
    Zatem opłaty, którymi Państwo obciążają Najemcę za Sprzęt, który po rozwiązaniu umowy
    nie został oddany, mają charakter czynności jednostronnej i nie wiążą się z otrzymaniem
    przez Najemcę świadczenia wzajemnego w postaci dostawy towarów czy świadczenia
    usługi. Oznacza to, że nie jest spełniona przesłanka istnienia związku pomiędzy zapłatą
    przez Najemcę określonej kwoty pieniężnej a otrzymaniem świadczenia wzajemnego, co
    jest warunkiem koniecznym do uznania, że zapłata tych kwot stanowi wynagrodzenia za
    dostawę towaru bądź świadczenie usług, o których mowa w art. 7 ust. 1 i art. 8 ust. 1
    ustawy.
    Ponieważ kary umowne za Sprzęt, który po rozwiązaniu umowy nie został przez Najemcę
    Państwu oddany, pełnią funkcję odszkodowawczą za poniesione straty, to nie stanowią
    wynagrodzenia za czynności podlegające opodatkowaniu, wymienione w art. 5 ust. 1
    ustawy. W związku z powyższym z tego tytułu nie są Państwo zobowiązani do wystawienia
    faktury, o której mowa w art. 106b ust. 1 ustawy. Obciążenie Najemcy za Sprzęt, który po
    rozwiązaniu umowy nie został Państwu oddany może zostać udokumentowane - tak jak
    Państwo wskazali - notą księgową. Przy czym należy wskazać, że noty księgowe stanowią
    dokument księgowy na podstawie ustawy o rachunkowości, a nie przepisów dotyczących
    podatku VAT.
    W związku z powyższym Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
    Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej:
      Składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do
      wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia
      przyszłego oraz do przedstawienia własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej
      tego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego.
    Jestem ściśle związany z przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem
    zdarzenia przyszłego). Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub
    nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia
    przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy,
    gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się
    będzie z opisem stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w
    złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na
    wynikającym z treści wniosku opisie zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku
    postępowania podatkowego, kontroli podatkowej bądź celno-skarbowej zostanie
    określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków
    prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w
    opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

        Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb
        ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz.
        111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa
        sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia
        przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
        Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
        Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
        w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
        Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
        w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na
        adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS
        /SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.