Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.80.2017.1.ISZ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2017-06-07
Teza: w zakresie uznania, czy Spółka uprawniona będzie do odliczenia podatku naliczonego z faktur, które zostaną przez Kontrahentów wystawione w formie papierowej a następnie po ich zdygitalizowaniu zostaną przesłane do Spółki w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura; odliczenia-odliczenie podatku; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 12 kwietnia 2017 r. (data wpływu 12 kwietnia 2017 r.), uzupełnionym pismem z dnia 12 kwietnia 2017 r. (data wpływu 20 kwietnia 2017 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania, czy Spółka uprawniona będzie do odliczenia podatku naliczonego z faktur, które zostaną przez Kontrahentów wystawione w formie papierowej a następnie po ich zdygitalizowaniu zostaną przesłane do Spółki w formie elektronicznej – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 12 kwietnia 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy Spółka uprawniona będzie do odliczenia podatku naliczonego z faktur, które zostaną przez Kontrahentów wystawione w formie papierowej a następnie po ich zdygitalizowaniu zostaną przesłane do Spółki w formie elektronicznej.

Wniosek uzupełniony został w dniu 13 kwietnia 2017 r., (data wpływu 20 kwietnia 2017 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka S.A. (dalej jako: Spółka lub Wnioskodawca) jest polskim rezydentem podatkowym prowadzącym działalność w zakresie usług środowiskowych, utrzymania infrastruktury, kompleksowej obsługi nieruchomości, (tzw. Total Facility Management).

Wnioskodawca jest zarejestrowanym w Polsce czynnym podatnikiem podatku VAT.

W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa towary i usługi od szeregu podmiotów (dalej: Kontrahenci). Realizowane dostawy oraz świadczone usługi dokumentowane są przez Kontrahentów poprzez wystawianie odpowiednich dokumentów, w tym faktur VAT. Wnioskodawca otrzymuje faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej.

Z uwagi na ilość przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie ilość otrzymywanych przez Spółkę faktur i innych dokumentów księgowych, np. biletów, paragonów za przejazdy autostradą itp., w wersji papierowej (dalej łącznie zwane: dokumentami księgowymi), Spółka zamierza wdrożyć przechowywanie dokumentów księgowych wyłącznie w systemie elektronicznym (dalej: System).

Wykorzystywany przez Spółkę System pozwalać będzie na przechowywanie dokumentów księgowych otrzymywanych w formie elektronicznej.

Spółka wprowadzając dany dokument księgowy do Systemu będzie dokonywać, kontroli danych dotyczących danego Kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami.

Weryfikacja taka pozwalać będzie na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy danym dokumentem księgowym, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W konsekwencji Spółka będzie miała każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymała dany dokument księgowy, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt. W przypadku użycia systemu, wyeliminowana będzie możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z dokumentu księgowego.

Dokumenty księgowe zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu będą sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe.

System przechowywać będzie dokumenty księgowe z zachowaniem następujących zasad:

*   każdy dokument księgowy będzie zapisywany do bazy danych w postaci oddzielnego pliku, który zawierać będzie dane pozwalające na określenie dnia jego wprowadzenia do systemu oraz powiązanie wprowadzonego dokumentu księgowego z cyfrowym dokumentem systemowym, który będzie odwzorowany w księdze głównej i księgach pomocniczych,
*   pliki zawierające dokumenty księgowe, po przeprowadzeniu procesu księgowania dokumentów powstałych na ich podstawie, będą chronione przed usunięciem oraz będą oznaczone datą wprowadzenia informacji dotyczącej danego dokumentu księgowego do ksiąg Spółki,
*   po zaksięgowaniu plik zawierający dane zeskanowanego dokumentu księgowego nie będzie udostępniony użytkownikom do edycji i usuwania,
*   każdy z użytkowników systemu będzie posiadał indywidualny identyfikator użytkownika oraz precyzyjnie określony zakres uprawnień systemowych,
*   baza danych zawierająca dane o elektronicznych dokumentach księgowych będzie podlegać procesowi archiwizacji.

Dokumenty księgowe w ww. formie będą przechowywane przez Spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie), tj. np. w formacie PDF, JPG, GIF, TIFF.

System umożliwiać będzie niezwłoczny dostęp do przechowywanych dokumentów księgowych, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym, także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Dla usprawnienia kontaktów z Kontrahentami Spółka zamierza wprowadzić rozwiązanie, w ramach którego dokumenty księgowe wystawione będą przez kontrahentów w formie papierowej, ale będą przesyłane i odbierane w formie np. PDF, JPG, GIF, TIFF.

W przypadku tym Spółka wyrazi zgodę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej przez Kontrahentów.

Tym samym, Kontrahent będzie wystawiał fakturę w formie papierowej. Następnie faktura będzie dygitalizowana, np. skanowana lub fotografowana do pliku np. PDF, JPG, GIF, TIFF i wysyłana pocztą elektroniczną (e-mail).

Spółka pragnie podkreślić, że otrzymane dokumenty księgowe w formie elektronicznej nie będą dodatkowo otrzymywane w formie papierowej od Kontrahentów, tj. ww. dokumenty księgowe w formie papierowej nie zostaną wprowadzone do obrotu.

Faktury wystawione przez Kontrahentów w formie elektronicznej będą przechowywane w Spółce wyłącznie w tej formie.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy Spółka uprawniona będzie do odliczenia podatku naliczonego z faktur, które zostaną przez Kontrahentów wystawione w formie papierowej, a następnie po ich zdygitalizowaniu zostaną przesłane do Spółki w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku, faktur które zostaną wystawione w formie papierowej przez Kontrahentów, a następnie po ich zdygitalizowaniu zostaną przesłane do Spółki w formie elektronicznej, Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.

1.  Prawo do odliczenia podatku VAT.

Zdaniem Spółki w przedmiotowym przypadku sporządzanie faktur w formie papierowej przez Kontrahentów, a następnie zdygitalizowanie ich np. skanowanie lub fotografowanie do pliku PDF, JPG, GIF, TIFF i przesłane do Spółki w formie elektronicznej w żaden sposób nie wpływa na zakres prawa do odliczenia VAT w nich wykazanego.

Zdaniem Spółki również wpływu na prawo do odliczenia podatku VAT nie ma sam sposób archiwizacji otrzymanych od Kontrahentów faktur, tj. przechowywanie ich wyłącznie w postaci otrzymanego pliku elektronicznego.

Zdaniem Spółki realizacja prawa do odliczenia VAT nie jest bowiem w żaden sposób uzależniona od formy, w jakiej przesyłane oraz przechowywane są dokumenty (faktury) dające prawo do odliczenia VAT.

Zgodnie bowiem z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zdaniem Spółki z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Tym samym, zdaniem Spółki ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, pozbawiających podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Stosownie do art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

W myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Biorąc powyższe pod uwagę, co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik (Wnioskodawca) posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Tym samym, należy podkreślić że przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa czy elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Mając na uwadze powyższe zdaniem Spółki należy stwierdzić, że przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, tj. w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z przepisami, a w szczególności z art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

Ponadto w świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy zdaniem Spółki należy uznać, że faktury przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej (w ramach opisanej we wniosku procedury przechowywania dokumentów) przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów potwierdzać będą prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego w zakresie w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, przy uwzględnieniu przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Na tle powyższych uwag uznać należy - przy założeniu zagwarantowania przez Spółkę autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych - że faktury otrzymywane w formie elektronicznej w formacie np. PDF, JPG, GIF, TIFF (jako faktury elektroniczne w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy o VAT) uprawniają Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur.

Zdaniem Spółki prawo do odliczenia VAT jest zasadne w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie występują okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy. Otrzymywanie faktur w formacie np. PDF, JPG, GIF, TIFF, stanowiących załącznik do przesłanego przez Kontrahenta e-mail jest bowiem równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie tradycyjnej (papierowej).

Powyższe stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie m.in. w następujących pismach organów podatkowych:

*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 15 lutego 2017, sygn. 2461-IBPP2.4512.945.2016.2.EJu: „Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy jest prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach, które Wnioskodawca otrzymał lub będzie otrzymywał drogą elektroniczną poprzez przesłanie mailowo w formie skanu lub fotografii.

Z przywołanych wcześniej przepisów art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 niezbędnym jest wcześniejsze otrzymanie przez niego faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług.

Należy jednocześnie zauważyć, że dla realizacji tego prawa faktury otrzymywane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie muszą zachować wymogi wynikające z przepisu art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

Jak wynika z wniosku Wnioskodawca na podstawie wewnętrznych procedur kontrolnych jest w stanie potwierdzić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych faktur, a także jest w stanie zapewnić organom podatkowym lub organom kontroli bezzwłoczny pobór faktur z systemu do archiwizacji faktur otrzymywanych w formie elektronicznej.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że w sytuacji gdy Wnioskodawca na podstawie wewnętrznych procedur kontrolnych jest w stanie potwierdzić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych faktur, a także jest w stanie zapewnić organom podatkowym lub organom kontroli bezzwłoczny pobór faktur z systemu do archiwizacji faktur otrzymywanych w formie elektronicznej to przysługuje/ będzie przysługiwało mu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w fakturach, których dotyczy jego zapytanie, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.”

*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 12 grudnia 2016 roku, sygn. 3063-ILPP1-3.4512.i33.2016.1.JNa:

„Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie VAT) wynikającego z Zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą.”

*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 23 czerwca 2014 r., sygn. ITPP3/443-173/14/MD:

„Na tym tle Wnioskodawca powziął wątpliwość dotyczącą prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych w formie elektronicznej.

Na wstępie tej części uzasadnienia interpretacji indywidualnej podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim bowiem, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści (i jako przykład procedur zapewniających zachowanie tych przymiotów podał stosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektroniczną wymianę danych), to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przesyłania (przechowywania) faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Tutejszy organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez Spółkę systemu przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej ostatecznej weryfikacji może dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej.

Na tle powyższych uwag uznać należy - przy założeniu zagwarantowania przez Spółkę autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych - że faktury otrzymywane w formacie PDF (jako faktury elektroniczne w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy) uprawniają Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur. Prawo to jest zasadne w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie występują okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy. Otrzymywanie faktur w formacie PDF stanowiących załącznik do e-maila jest bowiem równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie tradycyjnej (papierowej). Bez znaczenia przy tym pozostaje fakt drukowania przez Wnioskodawcę faktur otrzymywanych w formie elektronicznej.”

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r., poz. 710 ze zm.), zwanej dalej „ustawą” lub „ustawą o VAT” – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Art. 88 ustawy, określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 ustawy o VAT – jest faktura w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 ustawy, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy o VAT, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej. Wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 1 ustawy).

Wnioskodawca we wniosku wskazał, że jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT. Spółka otrzymuje faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Z uwagi na ilość otrzymywanych przez Spółkę faktur i innych dokumentów księgowych, np. biletów, paragonów za przejazdy autostradą itp., w wersji papierowej (dokumenty księgowe), Spółka zamierza wdrożyć przechowywanie dokumentów księgowych wyłącznie w systemie elektronicznym (System). Wykorzystywany przez Spółkę System pozwalać będzie na przechowywanie dokumentów księgowych otrzymywanych w formie elektronicznej. Spółka wprowadzając dany dokument księgowy do Systemu będzie dokonywać, kontroli danych dotyczących danego Kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwalać będzie na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy danym dokumentem księgowym, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji Spółka będzie miała każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymała dany dokument księgowy, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt. W przypadku użycia systemu, wyeliminowana będzie możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z dokumentu księgowego. Dokumenty księgowe zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu będą sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe.

System przechowywać będzie dokumenty księgowe z zachowaniem następujących zasad:

*   każdy dokument księgowy będzie zapisywany do bazy danych w postaci oddzielnego pliku, który zawierać będzie dane pozwalające na określenie dnia jego wprowadzenia do systemu oraz powiązanie wprowadzonego dokumentu księgowego z cyfrowym dokumentem systemowym, który będzie odwzorowany w księdze głównej i księgach pomocniczych,
*   pliki zawierające dokumenty księgowe, po przeprowadzeniu procesu księgowania dokumentów powstałych na ich podstawie, będą chronione przed usunięciem oraz będą oznaczone datą wprowadzenia informacji dotyczącej danego dokumentu księgowego do ksiąg Spółki,
*   po zaksięgowaniu plik zawierający dane zeskanowanego dokumentu księgowego nie będzie udostępniony użytkownikom do edycji i usuwania,
*   każdy z użytkowników systemu będzie posiadał indywidualny identyfikator użytkownika oraz precyzyjnie określony zakres uprawnień systemowych,
*   baza danych zawierająca dane o elektronicznych dokumentach księgowych będzie podlegać procesowi archiwizacji.

Dokumenty księgowe w ww. formie będą przechowywane przez Spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie), tj. np. w formacie PDF, JPG, GIF, TIFF. System umożliwiać będzie niezwłoczny dostęp do przechowywanych dokumentów księgowych, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym, także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Dla usprawnienia kontaktów z Kontrahentami Spółka zamierza wprowadzić rozwiązanie, w ramach którego dokumenty księgowe wystawione będą przez kontrahentów w formie papierowej, ale będą przesyłane i odbierane w formie np. PDF, JPG, GIF, TIFF. W przypadku tym Spółka wyrazi zgodę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej przez Kontrahentów. Kontrahent będzie wystawiał fakturę w formie papierowej. Następnie faktura będzie dygitalizowana, np. skanowana lub fotografowana do pliku np. PDF, JPG, GIF, TIFF i wysyłana pocztą elektroniczną (e-mail). Otrzymane dokumenty księgowe w formie elektronicznej nie będą dodatkowo otrzymywane w formie papierowej od Kontrahentów, tj. ww. dokumenty księgowe w formie papierowej nie zostaną wprowadzone do obrotu. Faktury wystawione przez Kontrahentów w formie elektronicznej będą przechowywane w Spółce wyłącznie w tej formie.

Wnioskodawca ma wątpliwości, czy Spółka uprawniona będzie do odliczenia podatku naliczonego z faktur, które zostaną przez Kontrahentów wystawione w formie papierowej a następnie po ich zdygitalizowaniu zostaną przesłane do Spółki w formie elektronicznej.

Z przywołanych wcześniej przepisów art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 niezbędnym jest wcześniejsze otrzymanie przez niego faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług.

Jak wynika z cyt. przepisów ustawy, regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymanych w formie papierowej lub elektronicznej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Jak wskazała Spółka, planowane rozwiązanie w zakresie archiwizowania otrzymywanych od Kontrahentów faktur i innych dokumentów księgowych (np. biletów, paragonów za przejazdy autostradą itp.), zapewni pewność co do podmiotu, od którego Spółka otrzymała dany dokument. Wnioskodawca wprowadzając dokument do Systemu będzie dokonywać, kontroli danych dotyczących danego Kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. W przypadku użycia systemu, wyeliminowana będzie możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z tego dokumentu.

Tym samym należy uznać, że w związku z planowanym postępowaniem Spółki w zakresie archiwizowania faktur zapewniona będzie autentyczność pochodzenia faktury.

Spółka wskazała również, że faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu będą sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe i będą one przechowywane przez Spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie), tj. np. w formacie PDF, JPG, GIF, TIFF. System umożliwiać będzie niezwłoczny dostęp do przechowywanych fakur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym, także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Jednocześnie Wnioskodawca wskazał na zasady przechowywania dokumentów. Tym samym zostanie zapewniona integralność ich treści oraz czytelność.

Mając na uwadze powyższe okoliczności należy stwierdzić, że planowane przechowywanie skanów/fotografii faktur papierowych oraz faktur elektronicznych wyłącznie w formie elektronicznej, tj. w Systemie Spółki będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że Spółka uprawniona będzie do odliczenia podatku naliczonego z faktur, które zostaną przez Kontrahentów wystawione w formie papierowej, a następnie po ich zdygitalizowaniu zostaną przesłane do Spółki w formie elektronicznej, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.