Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP2/443-675/09-3/SJ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2009-08-13
Teza: Czy dopuszczalne jest posiadanie dwóch odrębnych archiwów faktur wystawionych w formie elektronicznej dla wydzielonych dwóch grup odbiorców, np. osobne archiwum dla klientów będących podmiotami z grupy P, a osobne dla pozostałych klientów lub też osobne dla klientów krajowych, a osobne dla zagranicznych?
Słowa kluczowe: faktura-duplikat faktury; faktura-faktura elektroniczna; faktura-wystawienie faktury; podatek-zwrot podatku
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej, przedstawione we wniosku z dnia 19 maja 2009 r. (data wpływu 25 maja 2009 r.) uzupełnionym pismem z dnia 19 czerwca 2009 r. (data wpływu 22 czerwca 2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur przesyłanych drogą elektroniczną **– jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 25 maja 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Przedmiotowy wniosek zostały uzupełniony pismem z dnia 19 czerwca 2009 r. (data wpływu 22 czerwca 2009 r.), w którym Zainteresowany uzupełnił wniosek o drugi brakujący podpis.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca (dalej: Spółka), zamierza wdrożyć projekt pozwalający na wystawianie faktur elektronicznych w rozumieniu rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (dalej: Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych). Faktury elektroniczne będą wystawiane i przesyłane w systemie wymiany danych elektronicznych (EDI). Z uwagi na fakt, iż Spółka należy do międzynarodowego koncernu P, projekt będzie realizowany na szczeblu centralnym. Niemniej jednak, w związku z pilną biznesową potrzebą wprowadzenia faktury elektronicznej dla dwóch z lokalnych klientów Spółki, tj. podmiotów mających siedzibę na terytorium Polski, podjęła ona decyzję o wdrożeniu elektronicznego fakturowania dla tych klientów lokalnie, tj. w Polsce. Po podpisaniu umowy z dostawcą usług polegających na obsłudze e-faktury dla wskazanych przez Spółkę klientów lokalnych, dostawca usług będzie m.in. prowadził dla niej archiwum faktur elektronicznych, zgodnie z § 6 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Niezależnie od tego, w rezultacie wdrożenia projektu centralnego dotyczącego elektronicznych faktur dla pozostałych klientów Spółki, usługi w tym zakresie może świadczyć dla niej inny dostawca. W związku z tym, może zaistnieć taka sytuacja, że Spółka będzie korzystała z usług dwóch różnych podmiotów świadczących usługi w zakresie obsługi elektronicznego fakturowania, co oznacza m.in., że będzie ona posiadała dwa odrębne archiwa faktur elektronicznych, w których jednak będą przechowywane e-faktury dla różnych klientów. Spółka posiada informacje, że ze względów technicznych usługodawcy mogą nie obsługiwać wystawiania faktur korygujących oraz duplikatów faktur w formacie elektronicznym, co oznacza, że do e-faktury będzie ona wystawiała fakturę korygującą w wersji papierowej.

Dodatkowo Spółka wskazała, iż w chwili obecnej stosuje decentralizację w zakresie fakturowania, tj. faktury dotyczące sprzedaży realizowanej z oddziałów wystawiane są w tych oddziałach, a jako sprzedawca wskazywana jest P oddział w P lub oddział w K. Takie rozwiązanie Spółka zamierza utrzymać także po wprowadzeniu e-faktury. Realizując projekt wdrożenia e-faktury dla dwóch klientów w Polsce Spółka chciałaby ograniczyć wystawianie tego rodzaju faktur tylko do centrali w P, co oznacza, że nie miałyby możliwości wystawiania faktur elektronicznych jej oddziały znajdujące się w K i P. Podyktowane jest to tym, że stosowane w oddziałach finansowo-księgowe systemy informatyczne różnią się od systemu informatycznego stosowanego w centrali. Objęcie oddziałów projektem e-faktury spowodowałoby dodatkowe koszty dla Spółki polegające na dostosowaniu używanych w oddziałach systemów informatycznych do obsługi e-faktur, z czego oddziały te nie korzystałyby w codziennej działalności, gdyż sprzedaż na rzecz tych dwóch klientów nie jest, co do zasady, dokonywana z oddziałów. Potencjalnie mogłoby się jednak zdarzyć, że któryś z oddziałów dokonałby transakcji z którymkolwiek z tych klientów i wówczas oddział ten dokumentując daną transakcję wystawiłby fakturę w formie papierowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy dopuszczalne jest posiadanie dwóch odrębnych archiwów faktur wystawionych w formie elektronicznej dla wydzielonych dwóch grup odbiorców, np. osobne archiwum dla klientów będących podmiotami z grupy P, a osobne dla pozostałych klientów lub też osobne dla klientów krajowych, a osobne dla zagranicznych?

Zdaniem Spółki, dopuszczalne jest posiadanie wielu archiwów faktur elektronicznych. Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych, precyzuje jakie wymogi powinno spełnić przechowywanie faktur elektronicznych, w tym ich przechowywanie poza granicami Polski (§ 6.1 i § 6.2 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych), nie ogranicza natomiast liczby archiwów, w których faktury te będą przechowywane. Oznacza to, że Spółka może posiadać odrębne archiwum dla faktur elektronicznych wystawianych na rzecz klientów lokalnych prowadzone przez jednego usługodawcę oraz odrębne archiwum dla faktur wystawionych na rzecz klientów spoza Polski prowadzone przez innego usługodawcę. Dopuszczalne jest też zorganizowanie przechowywania faktur elektronicznych w taki sposób, iż jeden usługodawca będzie przechowywał faktury wystawione na rzecz podmiotów należących do grupy P, a inny usługodawca na rzecz podmiotów spoza grupy P.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), zwanym dalej rozporządzeniem, faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych,z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Stosownie do treści § 4 rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

W myśl § 6 ust. 1 rozporządzenia, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur (…).

Ponadto, zgodnie z § 6 ust. 2 rozporządzenia, wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej faktury mogą być przechowywane na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, pod warunkiem uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, o miejscu ich przechowywania (adresie, a w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu niż podmiot, który wystawił lub otrzymał fakturę - również o nazwie tego podmiotu). Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

Zmiany dotyczące miejsca przechowywania faktur w formie elektronicznej, o których mowa w ust. 2, mogą być dokonywane pod warunkiem poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany (§ 6 ust. 4 rozporządzenia).

Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania – § 6 ust. 5 rozporządzenia.

Zgodnie z § 6 ust. 6 rozporządzenia, dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Dokonując analizy powyższych regulacji prawa podatkowego stwierdzić należy, iż miejscem przechowywania faktur elektronicznych może być zarówno terytorium kraju lub terytorium kraju członkowskiego. Ponadto, przedmiotowe faktury powinny być przechowywane w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres przechowywania. Dodatkowo ważne jest, aby zgodnie z odrębnymi przepisami, na żądanie stosownych organów w sposób natychmiastowy, ciągły i pełny można było zapewnić dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur.

Faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury VAT w formie papierowej. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. wskazuje jedynie zasady wystawiania, przechowywania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Natomiast wszelkie inne zasady dotyczące tzw. „zwykłych” faktur VAT, które stosuje się odpowiednio do faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337),

I tak, w myśl § 21 ust. 1 ww. rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie – § 21 ust. 2 powołanego rozporządzenia.

Zgodnie z § 21 ust. 3 cyt. rozporządzenia, przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Z opisu sprawy wynika, iż Spółka zamierza wdrożyć projekt pozwalający na wystawianie faktur elektronicznych. Faktury te będą wystawiane i przesyłane w systemie wymiany danych elektronicznych (EDI). Zainteresowany podpisze umowę z dostawcą usług polegającą na obsłudze e-faktur dla wskazanych przez Zainteresowanego klientów, dla których dostawca usług będzie m.in. prowadził archiwum faktur elektronicznych, zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych. Przedmiotowe usługi może świadczyć dla Wnioskodawcy również inny dostawca. Wobec powyższego, może zaistnieć sytuacja, w której Spółka będzie korzystała z usług dwóch różnych podmiotów świadczących usługi w zakresie obsługi elektronicznego fakturowania. Oznacza to, iż Wnioskodawca będzie posiadał dwa odrębne archiwa faktur elektronicznych, w których będą przechowywane e-faktury dla różnych klientów.

Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz powołane przepisy prawa stwierdzić należy, iż dopuszczalne będzie posiadanie dwóch odrębnych archiwów faktur wystawianych w formie elektronicznej dla wydzielonych dwóch grup odbiorców. Jednakże ważne jest aby podmioty świadczące usługi w zakresie obsługi elektronicznego fakturowania, były wyspecjalizowanymi i uprawnionymi jednostkami do świadczenia tego typu usług oraz pod warunkiem spełnienia przez firmy świadczące usługi archiwizacji faktur wystawianych w formie elektronicznej wymogów zawartych w § 6 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Wniosek w zakresie zdarzenia przyszłego dotyczącego wystawiania faktury korygującej oraz duplikatu faktury do faktury wystawionej w formie elektronicznej został rozstrzygnięty w interpretacji indywidualnej z dnia 13 sierpnia 2009 r. nr ILPP2/443-675/09-4/SJ.

Natomiast kwestie dotyczące sposobu wystawiania faktur elektronicznych zostały rozstrzygnięte w interpretacji indywidualnej z dnia 13 sierpnia 2009 r. ILPP2/443-675/09-5/SJ.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.