Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-1036/13/ICz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2014-02-04
Teza: Czy przedstawiona przez Spółkę procedura przechowywania faktur VAT spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego?
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-wystawienie faktury; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 25 października 2013r. (data wpływu 5 listopada 2013r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy przedstawiona przez Spółkę procedura przechowywania faktur VAT spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 5 listopada 2013r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług m.in. w zakresie uznania czy przedstawiona przez Spółkę procedura przechowywania faktur VAT spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie produkcji kontraktowej elektroniki, usług projektowych i wdrożeniowych elektroniki. W ramach tej działalności nabywa usługi i towary zarówno od kontrahentów zagranicznych, jak i od bardzo wielu dostawców będących podatnikami VAT w Polsce (dalej: Dostawcy). W związku z tym Spółka otrzymuje miesięcznie dużą ilość faktur „zakupowych” w formie papierowej i elektronicznej.

W celu uproszczenia systemu przechowywania faktur VAT otrzymywanych w formie papierowej, Spółka zamierza przechowywać je w wersji elektronicznej.

Procedura przechowywania faktur VAT będzie przebiegała w następujący sposób:

1.  sprzedawca/dostawca usług i towarów nabywanych przez Spółkę będzie wysyłał na adres Spółki fakturę VAT w formie papierowej,
2.  oryginalna faktura VAT (otrzymana w formie papierowej) będzie skanowana w dniu otrzymania jej przez Spółkę,
3.  skan faktury będzie potwierdzany za zgodność z wersją papierową przez zarząd lub osobę upoważnioną, przy użyciu podpisu elektronicznego oraz znacznika czasu,
4.  wersja elektroniczna (skan) przechowywana będzie na serwerze,
5.  po wprowadzeniu faktury VAT na serwer, faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona.

Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany sposób przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie (oznaczone we wniosku jako nr 1):

Czy przedstawiona przez Spółkę procedura przechowywania faktur VAT spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego?

Stanowisko Wnioskodawcy (odnośnie pytania nr 1):

Opisana procedura przechowywania faktur VAT spełnia wszelkie wymogi przewidziane w przepisach prawa podatkowego w zakresie dotyczącym przechowywania faktur papierowych.

Zgodnie z treścią § 20a ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.), podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 20a ust. 2 rozporządzenia). Według § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

\-w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (§ 21 ust. 4 rozporządzenia).

Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.), każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

W art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Przy czym podkreślić należy, że ustawodawca krajowy nie skorzystał z tej opcji.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w zakresie pytania nr 1 uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie należy zaznaczyć, iż ocena stanowiska Wnioskodawcy w niniejszej interpretacji została dokonana przez organ w oparciu o przepisy prawa podatkowego dotyczące podatku od towarów i usług obowiązujące od 1 stycznia 2014r. bowiem Wnioskodawca we wniosku wskazał, iż oczekuje interpretacji przepisów prawa podatkowego w zdarzeniu przyszłym.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Działalność gospodarcza w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, ilekroć mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast ilekroć mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym – pkt 33 art. 2 ww. ustawy.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązania do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, iż dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie produkcji kontraktowej elektroniki, usług projektowych i wdrożeniowych elektroniki. W celu uproszczenia systemu przechowywania faktur VAT otrzymywanych w formie papierowej, Wnioskodawca zamierza przechowywać je w wersji elektronicznej.

Procedura przechowywania faktur VAT będzie przebiegała w następujący sposób:

1.  sprzedawca/dostawca usług i towarów nabywanych przez Spółkę będzie wysyłał na adres Spółki fakturę VAT w formie papierowej,
2.  oryginalna faktura VAT (otrzymana w formie papierowej) będzie skanowana w dniu otrzymania jej przez Spółkę,
3.  skan faktury będzie potwierdzany za zgodność z wersją papierową przez zarząd lub osobę upoważnioną, przy użyciu podpisu elektronicznego oraz znacznika czasu,
4.  wersja elektroniczna (skan) przechowywana będzie na serwerze,
5.  po wprowadzeniu faktury VAT na serwer, faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona.

Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany sposób przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz mając na uwadze fakt, że proponowana przez Wnioskodawcę metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w art. 106m ustawy o VAT, oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp w przypadku kontroli, należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym, przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej, jest zgodne z powyższymi przepisami. Z uwagi na to, że faktury będą przez Wnioskodawcę przechowywane w sposób określony w art. 106m – Wnioskodawca zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego – zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej.

Wobec powyższego, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ponadto informuje się, że ocena stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 będzie przedmiotem odrębnego rozstrzygnięcia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.