Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB1/415-742/13-4/IM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2013-09-13
Teza: 1) Czy prawidłowo są naliczane koszty przejazdu pracownikom, którzy wykorzystują samochody prywatne jako środek transportu w podróżach służbowych? 2) Czy świadczenia, które wypłacane są pracownikom z tytułu takich przejazdów, są zwolnione od podatku dochodowego, jeśli stawka za 1 km przebiegu w zależności od pojemności skokowej silnika wynosi 0,5214 zł lub 0,8358 zł?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; działalność-działalność gospodarcza; koszt-koszty uzyskania przychodów; spółki-spółka jawna
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko x z dnia 21 czerwca 2013 r. (data wpływu 24 czerwca 2013 r.), uzupełnionym w dniu 12 września 2013 r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 24 czerwca 2013 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów oraz dotyczącej kwestii prawidłowości naliczania kosztów przejazdu pracownikom w podróżach służbowych oraz podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.

Wniosek uzupełniono w dniu 12 września 2013 r.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący zaistniały stan faktyczny.

Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wykonywania usług transportowych na terenie kraju i za granicą. W celu pozyskiwania nowych klientów oraz załatwiania innych spraw służbowych pracownicy wysyłani są w delegacje służbowe. Podróże odbywają swoimi prywatnymi samochodami, po wcześniejszym podpisaniu umowy między pracownikiem a pracodawcą odnośnie używania samochodu do celów służbowych. Miejsce docelowe podróży służbowej jest zawsze poza siedzibą firmy.

W związku z wyjazdami delegowanym pracownikom zwracany jest koszt użytkowania swojego samochodu do celów służbowych na podstawie tzw. kilometrówki. Koszt ten liczony jest przez przemnożenie liczby faktycznie przejechanych kilometrów (wykazanych w ewidencji przebiegu pojazdu) i stawki za jeden kilometr przebiegu:

*   0,5214 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
*   0,8358 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy prawidłowo są naliczane koszty przejazdu pracownikom, którzy wykorzystują samochody prywatne jako środek transportu w podróżach służbowych?
2.  Czy świadczenia, które wypłacane są pracownikom z tytułu takich przejazdów, są zwolnione od podatku dochodowego, jeśli stawka za 1 km przebiegu w zależności od pojemności skokowej silnika wynosi 0,5214 zł lub 0,8358 zł?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie nr 2, natomiast wniosek w zakresie pytania nr 1 został rozstrzygnięty w dniu 13 września 2013 r. odrębnym pismem nr ILPB1/415-742/13-3/IM.

Zdaniem Wnioskodawcy, w zakresie pytania pierwszego, zgodnie z § 3 ust. 4 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. „pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym”. Pracownik nie musi przedstawiać pracodawcy ani załączać do rozliczenia wyjazdu faktur, rachunków na zakupione paliwo do użytkowanego w czasie podróży służbowej auta.

Warunkiem niezbędnym do zwolnienia od podatku dochodowego zwracanych pracownikowi kosztów przejazdu prywatnym samochodem w celach służbowych jest odbycie przez tę osobę podróży służbowej w rozumieniu Kodeksu pracy. Jeżeli natomiast przejazd pracownika prywatnym samochodem nie spełnia przesłanek do uznania za podróż służbową, to co do zasady, w takim przypadku zwrot kosztów podlega opodatkowaniu.

Zgodnie z ogólną definicją podróży służbowej sformułowaną w art. 77 Kodeksu pracy, pracownik odbywa podróż służbową wówczas, gdy otrzymał od pracodawcy polecenie wykonania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem wykonywania pracy. Podstawę formalną podróży służbowej stanowi polecenie wyjazdu, które powinno określać konkretne zadanie służbowe oraz termin i miejsce jego realizacji.

Jeżeli pracownik przebywał w podróży służbowej to na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas tej podróży do wysokości określonej w przepisach. W przypadku Spółki do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 stycznia 2013 r., czyli do wysokości iloczynu przejechanych kilometrów przez maksymalnej stawki za 1 km przebiegu. Stawki za kilometr wynoszą:

*   0,5214 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
*   0,8358 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania. W myśl tej zasady, wyrażonej w treści art. 9 ust. 1 ww. ustawy, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy stanowi, iż wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

1.  podróży służbowej pracownika,
2.  podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Definicję podróży służbowej zawiera art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). Wynika z niego, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Zasady rozliczania podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).

Zgodnie z przepisem § 2 ww. rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1.  diety;
2.  zwrot kosztów:
    1.  przejazdów,
    2.  dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
    3.  noclegów,
    4.  innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Stosownie do treści § 4 ust. 1 cytowanego rozporządzenia, pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

W rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej stwierdzono w § 5 ust. 2, iż do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Ze stanu faktycznego przedstawionego we wniosku wynika, iż Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wykonywania usług transportowych na terenie kraju i za granicą. W celu pozyskiwania nowych klientów oraz załatwiania innych spraw służbowych pracownicy wysyłani są w delegacje służbowe. Podróże odbywają swoimi prywatnymi samochodami, po wcześniejszym podpisaniu umowy między pracownikiem a pracodawcą odnośnie używania samochodu do celów służbowych. Miejsce docelowe podróży służbowej jest zawsze poza siedzibą firmy. W związku z wyjazdami delegowanym pracownikom zwracany jest koszt użytkowania swojego samochodu do celów służbowych na podstawie tzw. kilometrówki.

Z § 3 ust. 1 przywołanego powyżej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej wynika, iż środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

W myśl § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

Natomiast zgodnie z § 3 ust. 4 powołanego rozporządzenia w przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21).

Na podstawie ww. art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym minister właściwy do spraw transportu w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw finansów publicznych określa, w drodze rozporządzenia, warunki ustalania oraz sposób dokonywania zwrotu kosztów używania pojazdów, o których mowa w ust. 1 tego artykułu, uwzględniając rodzaj pojazdu mechanicznego, jego pojemność oraz limit kilometrów w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, właściwych ze względu na miejsce zatrudnienia pracownika.

Rozporządzenie, o którym mowa w art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym zostało wydane przez Ministra Infrastruktury z dnia 25 maja 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.).

Zgodnie z § 2 tego rozporządzenia koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1.  dla samochodu osobowego:
    1.  o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
    2.  o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,
2.  dla motocykla - 0,2302 zł,
3.  dla motoroweru - 0,1382 zł.

Wobec powyższego, stwierdzić zatem należy, że zwracane pracownikom koszty przejazdu prywatnym samochodem w celach służbowych będą korzystały ze zwolnienia przedmiotowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do wysokości określonej w powołanych przepisach.

To oznacza, że kwota zwrotu tych wydatków nie rodzi obowiązku opodatkowania, a co za tym idzie na Wnioskodawcy nie ciąży obowiązek pobrania od ww. kwot zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Reasumując, stanowisko Wnioskodawcy uznano za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim, ul. Dąbrowskiego 13, 66-400 Gorzów Wielkopolski po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.