Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/443-887/12-4/IZ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2012-12-20
Teza: dotyczy prawidłowości prowadzonych rejestrów
Słowa kluczowe: ewidencja; faktura; rejestry
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 2-art. 109

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 13.09.2012 r. (data wpływu 17.09.2012 r.), uzupełnionym pismem z dnia 05.12.2012 r. (data wpływu 10.12.2012 r.), stanowiącym odpowiedź na wezwanie Organu z dnia 28.11.2012 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie potwierdzenia prawidłowości prowadzonych rejestrów– **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 17.09.2012 r. wpłynął ww. wniosek, uzupełniony pismem z dnia 05.12.2012 r. (data wpływu 10.12.2012 r.) .), stanowiącym odpowiedź na wezwanie Organu z dnia 28.11.2012 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie potwierdzenia prawidłowości prowadzonych rejestrów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca jest zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. 2011 Nr, 177, poz. 1054 z późn. zm. dalej - „Ustawa VAT”) zobowiązanym do prowadzenia ewidencji, z której będą wynikały kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwoty podatku podlegające wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Na dzień dzisiejszy Wnioskodawca prowadzi dwa rejestry: sprzedaży i zakupu w dwóch odrębnych modułach: sprzedażowym i zakupowym.

W rejestrze sprzedaży rejestrowane są poszczególne faktury, w podziale na stawki i zawierają m.in. następujące dane:

*   numer kolejny,
*   numer faktury, data podatku,
*   data faktury,
*   nazwa kontrahenta,
*   data sprzedaży,
*   data Księgi Głównej,
*   numer identyfikacji podatkowej kontrahenta (NIP),
*   waluta,
*   wartość transakcji,
*   stawka podatku,
*   kwota brutto,
*   kwota netto,
*   kwota podatku

Rejestr zakupów zawiera następujące dane:

*   liczba porządkowa;
*   numer faktury (jest to numer dokumentu nadany przez wystawcę);
*   data podatku (dzień, na który podatek naliczony VAT zostaje rozliczony w rejestrze VAT);
*   data faktury (data wystawienia dokumentu przez dostawcę);
*   nazwa dostawcy;
*   NIP;
*   data KG;
*   stawka podatku;
*   waluta;
*   kwota transakcji (jest to kwota w walucie takiej, jak na oryginalnym dokumencie);
*   kwota w walucie podstawowej (kwota przeliczona na PLN);
*   kwota podlegająca opodatkowaniu (wartość netto dokumentu);
*   kwota podatku;
*   podatek podlegający potrąceniu (odliczeniu);
*   podatek niepodlegający potrąceniu.

Jeden z elementów rejestru sprzedaży tj. „data podatku” oznacza dzień, na który podatek VAT należny ujęty w danej fakturze zostanie uwzględniony w rejestrze sprzedaży.

W przypadku zmiany nazwy kontrahenta, gdy NIP pozostaje ten sam, w systemie stare dane zastępowane są nowymi. Ponieważ nie ma możliwości zaznaczenia daty, od której obowiązują nowe dane, powoduje to sytuację, że w rejestrach nie zamkniętych (rejestry zamyka się, jednocześnie blokując możliwość dokonania jakichkolwiek zmian dopiero po sporządzeniu deklaracji za dany miesiąc) pojawia się już nowa nazwa, gdy tymczasem faktury były wystawione na nazwę wcześniej obowiązującą. W niektórych sytuacjach kontrahenci są jednocześnie dostawcami i odbiorcami, będąc jednak dla systemu jednym kontrahentem. W celu wystawienia prawidłowej faktury sprzedaży (z nową nazwa) Wnioskodawca musi zmienić nazwę kontrahenta, niezależnie od tego, czy została już sporządzona deklaracja podatkowa za poprzedni miesiąc i zablokowana możliwość zamian zawartych w niej danych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w przypadku prezentacji nowej nazwy kontrahenta w rejestrze sprzedaży i zakupu (numer NIP pozostaje bez zmian) można uznać, że rejestr jest prawidłowy?

Zdaniem Wnioskodawcy, przepis art. 109 ust. 3 Ustawy VAT wprowadza obowiązek prowadzenia przez podatników ewidencji według zasad określonych w tym przepisie, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 i 82 ust 3 oraz zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9. Należy podkreślić, że przepisy nie określają jednego obowiązującego wzoru ewidencji dla potrzeba podatku VAT, niemniej jednak art. 109 ust. 3 Ustawy VAT wskazuje minimalną zawartość jaką powinna zawierać ewidencja. Podatnik może więc prowadzić ewidencję w dowolnej formie o ile zawiera elementy niezbędne. Niezbędnymi elementami ewidencji są:

*   kwoty określone w art. 90 ustawy o VAT w myśl którego, w stosunku do towarów i usług, które są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, jak i czynności, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje, podatnik jest obowiązany do odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego. Podział taki ma na celu ustalenie kwoty podatku naliczonego, który może być odliczony od podatku należnego,
*   dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,
*   wysokość podatku należnego,
*   kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego,
*   kwotę podatku podlegającego wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu,
*   inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Rejestr prowadzony przez Wnioskodawcę zawiera wskazane w stanie faktycznym elementy, w tym nazwę kontrahenta. Z uwagi na to, że ewidencja jest wyłącznie narzędziem niezbędnym do prawidłowego wyliczenia zobowiązania podatkowego, trudno uznać również nazwę kontrahenta jako - inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej. Zgodnie z doktryną- inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej to np. wartość zakupów netto (także z podziałem na zakupy środków trwałych i pozostałe zakupy), wartość sprzedaży „niepodlegającej opodatkowaniu, jeżeli podatek naliczony z nią związany podlega odliczeniu, wartość sprzedaży objętej zaniechaniem poboru podatku, wartość wydatków poniesionych na nabycie kasy rejestrującej ect. Przepis ten ma charakter otwarty o tyle, iż zakłada możliwość zmiany deklaracji podatkowej ( (T. Michalik, VAT 2010, wydanie 7, 5. 995).

Ponadto należy wskazać, że Ustawa wskazuje także na pewne szczególne sytuacje, w przypadku których ewidencja powinna zawierać inny zakres informacji niezbędnych do sporządzenia deklaracji podatkowej. Są one warunkowane specyfiką sposobu opodatkowania niektórych rodzajów czynności. Dotyczy to następujących przypadków:

1.  gdy podatnik stosujący szczególne zasady opodatkowania dla dostaw towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich lub antyków (polegające na opodatkowaniu samej marży), stosuje również ogólne zasady opodatkowania, wówczas jest on obowiązany prowadzić ewidencję VAT z uwzględnieniem podziału w zależności od sposobu opodatkowania. W odniesieniu do dostaw opodatkowanych na szczególnych zasadach (opodatkowanie samej marży), ewidencja musi zawierać w szczególności kwoty nabycia towarów niezbędne do określenia kwoty marży, będącej podstawą opodatkowania;
2.  ewidencja prowadzona przez podatników dokonujących dostaw złota inwestycyjnego powinna zawierać także dane dotyczące nabywcy, które umożliwiają jego identyfikację;
3.  podmioty zagraniczne zidentyfikowane zgodnie z art . 132 ust. 5 na potrzeby VAT (są to podmioty zagraniczne świadczące na terytorium Wspólnoty usługi elektroniczne osobom niepodlegającym opodatkowaniu, które zarejestrowały się w Polsce) są obowiązane prowadzić ewidencję w postaci elektronicznej, zawierającą dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, kwoty VAT do zapłaty w państwie członkowskim konsumpcji, całkowitej kwoty VAT do zapłaty w państwie członkowskim identyfikacji oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji VAT;
4.  podatnik dokonujący dostaw trójstronnych, odbywających się w ramach procedur uproszczonych, jest obowiązany, oprócz danych określonych w art . 109 ust. 3, podać wprowadzonej ewidencji następujące informacje:
    1.  w przypadku gdy jest drugim w kolejności podatnikiem - ustalone wynagrodzenie za dostawy w ramach procedury uproszczonej oraz nazwę i adres ostatniego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej (osoby prawnej niebędącej podatnikiem podatku od wartości dodanej, obowiązanej do rozliczenia VAT z tytułu tej transakcji),
    2.  w przypadku gdy jest ostatnim w kolejności podatnikiem:
        *   obrót z tytułu dokonanej na jego rzecz dostawy oraz kwotę podatku przypadającą na tę dostawę, która stanowi u niego wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,
        *   nazwę i adres drugiego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej.” (Lex Omega, A. Bartosiewicz, R Kubacki, Komentarz do art . 109 ustawy o podatku od towarów i usług).

Do chwili obecnej Wnioskodawca nie prowadził wskazanych wyżej rodzajów czynności.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy zauważyć, że co do zasady, nazwa kontrahenta nie jest elementem zaliczanym przez ustawę do obligatoryjnego minimum ewidencji. Jest więc wyłącznie dodatkowym elementem nie wymaganym przez ustawę. W niniejszym przypadku nie występuje również żadna ze szczególnych okoliczności obligujących do umieszczania nazwy kontrahenta w rejestrze. Z tej też przyczyny wyłączna zamiana nazwy kontrahenta, którą system księgowy samoistnie przypisuje do niezamkniętych rejestrów, dla faktur wystawionych ze starą nazwą kontrahenta, nie ma wpływu na dane zawarte w rejestrze, które stanowią jego minimalną zawartość określoną w ustawie. W konsekwencji, przypisanie w ten sposób nazwy kontrahenta przez system księgowy do niezamkniętych rejestrów nie ma wpływu na poprawne określenie zobowiązania podatkowego a tym samym sporządzenie deklaracji podatkowej. Zmianie nie ulegają bowiem dane niezbędne do prawidłowych wyliczeń podatku.

Wnioskodawca stoi więc na stanowisku, że zmiana nazwy kontrahenta wprowadzona do systemu księgowego, a jednocześnie przypisana przez system również do tegoż samego kontrahenta, ale funkcjonującego jeszcze pod starą nazwą w rejestrach nie zamkniętych nie ma wpływu na prawidłowe określenie zobowiązania.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz.1054 ze zm.) w rozdziale 2 działu XI zawiera przepisy dotyczące ewidencji prowadzonej dla potrzeb podatku od towarów i usług.

W myśl art. 109 ust. 3 ustawy, podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 i 82 ust. 3 oraz zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej, a w przypadkach określonych w art. 120 ust. 15, art. 125, 134, 138 – dane określone tymi przepisami niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Stosowanie do zapisu art. 109 ust. 3a ustawy, podatnicy świadczący usługi, których miejscem świadczenia nie jest terytorium kraju, są obowiązani w prowadzonej ewidencji podać nazwę usługi, wartość usługi bez podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, uwzględniając moment powstania obowiązku podatkowego określany dla tego rodzaju usług świadczonych na terytorium kraju. W przypadku usług, do których stosuje się art. 28b, stosuje się odpowiednio przepisy art. 19 ust. 19a i 19b.

Stosowanie do zapisu ust. 9 powyższego artykułu, w przypadku, o którym mowa w art. 12 ust. 1 pkt 6, podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję otrzymywanych towarów zawierającą w szczególności datę ich otrzymania, dane pozwalające na identyfikację towarów oraz datę wydania towaru po wykonaniu usługi przez podatnika.

W przypadkach, o których mowa w art. 12 ust. 1 pkt 7 i 8, podatnicy podatku od wartości dodanej są obowiązani prowadzić ewidencję przemieszczanych towarów zawierającą w szczególności datę ich przemieszczenia na terytorium kraju oraz dane pozwalające na identyfikację towarów - art. 109 ust. 9a ustawy.

Zgodnie z ust. 10 art. 109 ustawy, przepis ust. 9 stosuje się odpowiednio do towarów przemieszczanych przez podatnika na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, jeżeli na tych towarach mają być wykonane usługi na rzecz podatnika, a po wykonaniu tych usług towary te są wysyłane lub transportowane z powrotem do tego podatnika na terytorium kraju.

W myśl ust. 10a art. 109 ustawy, przepis ust. 9a stosuje się odpowiednio do towarów przemieszczanych przez podatnika w przypadkach, o których mowa w art. 13 ust. 4 pkt 7 i 8.

Stosowanie do zapisu art. 109 ust. 11 ustawy, podmioty, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, są obowiązane prowadzić ewidencję, na podstawie której można określić wartość nabywanych przez nie towarów z innych państw członkowskich; prowadzenie ewidencji powinno zapewnić wskazanie dnia, w którym wartość nabywanych przez te podmioty towarów z innych państw członkowskich przekroczy kwotę 50 000 zł, z uwzględnieniem wartości towarów określonych w art. 10 ust. 3.

Z analizy powyższego wynika zatem, iż czynni podatnicy podatku od towarów i usług winni prowadzić ewidencję dla potrzeb tego podatku, co wynika wprost z art. 109 ust. 3 ustawy. W tym miejscu zwrócić należy uwagę, iż zapisy art. 109 ust. 3a - ust. 11 ustawy wskazują jednocześnie, iż podatnicy dokonując wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, wewnątrzwspolnotowej dostawy towarów bądź dokonujących czynności niepodlegających opodatkowaniu na terytorium kraju obowiązani są prowadzić ewidencje z uwzględnieniem danych istotnych dla rozliczenia tych transakcji.

Powołany wyżej przepis art. 109 ust. 3 ustawy zawiera katalog danych, które winny znaleźć się prawidłowo prowadzonej ewidencji. Katalog ten nie ma charakteru zamkniętego co oznacza, że podatnik może dla własnych potrzeb zawrzeć tam również inne dane, niż wynikające bezpośrednio z brzmienia art. 109 ust. 3 ustawy.

Wątpliwość Wnioskodawcy związane są z tym czy prezentacja nowej nazwy kontrahenta w rejestrze sprzedaży i zakupu (numer NIP pozostaje bez zmian) pozwala uznać, że rejestr jest prawidłowy.

Ze złożonego wniosku wynika, że Spółka jest zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług, zobowiązanym do prowadzenia ewidencji zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług. Na dzień dzisiejszy Spółka prowadzi dwa rejestry: sprzedaży i zakupu w dwóch odrębnych modułach: sprzedażowym i zakupowym.

W rejestrze sprzedaży rejestrowane są poszczególne faktury, w podziale na stawki i zawierają m.in. następujące dane: numer kolejny, numer faktury, data podatku (oznacza dzień, na który podatek VAT należny ujęty w danej fakturze zostanie uwzględniony w rejestrze sprzedaży), data faktury, nazwa kontrahenta, - data sprzedaży, data Księgi Głównej, numer identyfikacji podatkowej kontrahenta (NIP), waluta, wartość transakcji, stawka podatku, kwota brutto, kwota netto, kwota podatku

Rejestr zakupów zawiera następujące dane: liczba porządkowa; numer faktury (jest to numer dokumentu nadany przez wystawcę); data podatku (dzień, na który podatek naliczony VAT zostaje rozliczony w rejestrze VAT); data faktury (data wystawienia dokumentu przez dostawcę); nazwa dostawcy; NIP; data KG; stawka podatku; waluta; kwota transakcji (jest to kwota w walucie takiej, jak na oryginalnym dokumencie); kwota w walucie podstawowej (kwota przeliczona na PLN); kwota podlegająca opodatkowaniu (wartość netto dokumentu); kwota podatku; podatek podlegający potrąceniu (odliczeniu); podatek niepodlegający potrąceniu.

Z okoliczności przedstawionych we wniosku wynika, że zdarzają się sytuacje, że kontrahent zmienia nazwę, przy czyn NIP pozostaje ten sam, wówczas w systemie Spółki stare dane zastępowane są nowymi. Ponieważ nie ma możliwości zaznaczenia daty, od której obowiązują nowe dane, powoduje to sytuację, że w rejestrach nie zamkniętych (rejestry zamyka się, jednocześnie blokując możliwość dokonania jakichkolwiek zmian dopiero po sporządzeniu deklaracji za dany miesiąc) pojawia się już nowa nazwa, gdy tymczasem faktury były wystawione na nazwę wcześniej obowiązującą. W niektórych sytuacjach kontrahenci Spółki są jednocześnie dostawcami i odbiorcami, będąc jednak dla systemu jednym kontrahentem. W celu wystawienia prawidłowej faktury sprzedaży (z nową nazwa) Spółka musi zmienić nazwę kontrahenta, niezależnie od tego, czy została już sporządzona deklaracja podatkowa za poprzedni miesiąc i zablokowana możliwość zamian zawartych w niej danych.

Wątpliwość Wnioskodawcy związane są z tym czy prezentacja nowej nazwy kontrahenta w rejestrze sprzedaży i zakupu (numer NIP pozostaje bez zmian) pozwala uznać, że rejestr jest prawidłowy.

Dokonując oceny przedstawionego stanu faktycznego stwierdzić należy, iż dane zawarte w ewidencjach prowadzonych przez Wnioskodawcę zawierającą dane niezbędne do określenia kwoty, o której w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

W ocenie tut. Organu sytuacja, gdy następuje zmiana nazwy kontrahenta i zostaje to odnotowane w systemie księgowym Spółki, a w rejestrach prowadzonych przez Spółkę kontrahent figuruje pod nazwą jeszcze nie zmienioną, nie powoduje nieprawidłowości prowadzonych przez Spółkę rejestrów. Należy bowiem zauważyć, że wyżej wymieniony art. 109 ust. 3 ustawy nie wymienia nazwy kontrahenta jako elementu niezbędnego, który winien znaleźć się w ewidencji prowadzonej dla potrzeb podatku od towarów i usług.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.