Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL1-1.4012.232.2025.2.EB
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-06-18
Teza: Przechowywania faktur w formie elektronicznej i prawa do
odliczenia z nich wynikających w sytuacji, gdy oryginalne,
papierowe faktury zostaną zniszczone.
Słowa kluczowe: dokumenty-dokumenty elektroniczne
dokumenty-przechowywanie dokumentów
faktura
odliczenia-odliczenie podatku
spółki
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie
i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1.
Odliczenie i zwrot podatku
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 1. Faktury -Autentyczność
pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury
1

Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 1. Faktury -Stosowanie faktur
elektronicznych
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 4. Terminy przechowywania
dokumentów -Sposób przechowywania faktur
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-
Rozdział 1-art. 86-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106a
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 4

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

dłowe
    Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

11 kwietnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 7 kwietnia 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej w podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie
    elektronicznej i prawa do odliczenia z nich wynikających w sytuacji, gdy oryginalne,
    papierowe faktury zostaną zniszczone. Uzupełnili go Państwo pismami: z 23 maja 2025 r.
    (wpływ 23 maja 2025 r.), z 11 czerwca 2025 r. (wpływ 11 czerwca 2025 r.), 12 czerwca 2025
    r. (wpływ 12 czerwca 2025 r.), 13 czerwca 2025 r. (wpływ 13 czerwca 2025 r.) oraz wpływ
    16 czerwca 2025 r. – w odpowiedzi na wezwanie.
    Treść wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

(...) Spółka Akcyjna (zwany dalej .Spółką ) prowadzi działalność w zakresie świadczenia
    usług rachunkowo-księgowych i doradztwa podatkowego. Jest polskim rezydentem,
    zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny.
    Spółka otrzymuje faktury zakupowe/paragony/dokumenty zakupowe uznawane za fakturę
    zakupową wg odrębnych przepisów (zwane dalej dokumentami zakupowymi/kosztowymi
    bądź dokumentami) od swoich kontrahentów, zarówno w formie elektronicznej
    (najczęściej w formacie pliku PDF lub JPG przesyłanego na skrzynkę e-mail Wnioskodawcy),
    jak i w formie papierowej. Dokumenty zakupowe związane są z działalnością gospodarczą
    prowadzoną przez Spółkę. Dotyczą nabycia towarów i usług, zarówno od kontrahentów
    mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na
    terytorium UE oraz innych krajów.
    Spółka jest zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami
    ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2021 r. poz. 217 z
    późn. zm.), co oznacza, że ewidencjonuje dokumenty księgowe w formie elektronicznej -
    zgodnie z odrębnymi przepisami (tj. ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości).
    W tym celu Spółka korzysta z systemu informatycznego z obszaru finansowo-księgowego
    (...) w którym prowadzi księgi rachunkowe i ewidencje dla celów podatkowych. W
    przyszłości planuje też korzystać z systemu do elektronicznego obiegu dokumentacji (...).
    Oba systemy są dostarczane przez zewnętrznego dostawcę.
    Celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę
    praktyki w zakresie przechowywania papierowych faktur dokumentujących nabycie
    towarów lub usług, w tym faktur dotyczących zakupów krajowych, zakupów zagranicznych
    (import usług) oraz faktur korygujących – ogólnie wszelkich faktur zakupowych.

    Do tej pory dokumenty zakupowe wpływające do Spółki w formie papierowej są
    archiwizowane w formie, w której zostały otrzymane, a więc jako dokumenty fizyczne
    (papierowe), a w celach archiwizacji przekazywane do zewnętrznego archiwum (...) z
    siedzibą w miejscowości (...). Z uwagi na skalę działalności, ilość dokumentów kosztowych
    otrzymywanych przez Spółkę, w tym w formie papierowej, jest znacząca. Ich
    przechowywanie w formie papierowej wiąże się z uciążliwościami i dodatkowymi kosztami
    (m.in. ze względu na konieczność zapewnienia odpowiednich powierzchni archiwum).
    Spółka zatrudnia pracowników oraz kadrę wyższego szczebla (zwanych dalej
    pracownikami), którzy to w ramach prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej
    ponoszą wydatki służbowe, które w większości dokumentowane są w formie papierowego
    dokumentu zakupu. Miejscem pracy ze względu na posiadanie biur w różnych
    lokalizacjach ww. osób jest teren całej Polski. Dla szybszego obiegu dokumentacji
    pracownicy Ci wyposażeni są przez Spółkę w telefony komórkowe za pomocą których
    mogą zeskanować lub sfotografować dokumenty i przekazać je do obiegu firmowego. Do
    tej pory dokument zakupowy w wersji papierowej był dosyłany przez pracowników pocztą
    /kurierem na adres siedziby Spółki w (...), gdzie znajduje się biuro główne i siedziba
    księgowości Spółki. Pracownik księgowości upewniwszy się, iż posiada wersję
    elektroniczną dokumentu dokonywał archiwizacji ww. dokumentów w wersji papierowej.
    Rozważana zmiana polegałaby na przechowywaniu tych faktur i dokumentów tylko w
    formie elektronicznej. Dowody w formie papierowej podlegałyby digitalizacji, tj.
    wprowadzeniu do pamięci komputera w postaci danych cyfrowych metodą skanowania
    przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur,
    faktur korygujących i innych dokumentów z nimi zrównanych.
    Spółka planuje wprowadzić pełną digitalizację dokumentów zakupowych, dzięki czemu
    chciałaby odstąpić od ich fizycznej archiwizacji jako dokumentów papierowych. Dotyczy to
    także dokumentów otrzymywanych w formie papierowej. Zatem dokumenty kosztowe,
    choć otrzymywane jako dokumenty papierowe, będą archiwizowane wyłącznie w formie
    elektronicznej na serwerze głównym Spółki oraz w programie księgowym (...) jako
    załącznik do zaksięgowanego dokumentu. Celem Spółki jest wyeliminowanie praktyki
    przechowywania ich w formie papierowej (pełna elektroniczna archiwizacja dokumentów
    zakupowych). Sposób postępowania z dokumentami kosztowymi, otrzymywanymi przez
    Spółkę w formie papierowej, a przechowywanymi (archiwizowanymi) w formie
    elektronicznej (po poddaniu ich digitalizacji), będzie przedstawiać się w sposób opisany
    poniżej (dla lepszego zobrazowania opisu wyodrębniono umowne etapy obiegu
    dokumentów jako kolejne „kroki”).
    Krok 1: Dokument papierowy, jako oryginalny dokument, otrzymywany jest przez Spółkę
    pocztą bądź otrzymuje ją do rąk własnych pracownik Spółki.
    Krok 2: Dokument jest „rejestrowany” w systemie (...), (w przyszłości będzie to (...) jako
    system wspomagający obieg dokumentu w firmie). W tym celu dokument zakupu
    otrzymany pocztą jest skanowany, a dane z dokumentu są przenoszone do systemu.
    Skanowanie następuje do formatu PDF lecz nie można wykluczyć, iż może to być także np.
    format JPG lub BMP. Dokumentom otrzymywanym do rąk własnych, przez pracownika
    Spółki wykonywane jest zdjęcie telefonem służbowym, które za pośrednictwem służbowej
    poczty zostanie przekazane do działu księgowości. W każdym przypadku formaty
    dokumentów są nieedytowalne, m.in. PDF. JPG lub BMP. Gwarantuje to, iż zdigitalizowane
    dokumenty kosztowe są chronione przed możliwością dokonywania w nich zmian. Należy
    przy tym zaznaczyć, iż po zeskanowaniu/zrobieniu zdjęcia dokumentu papierowego, jego
    wersja elektroniczna będzie wiernym i czytelnym (skany/zdjęcia będę mieć odpowiednią
    jakość) odzwierciedleniem wersji papierowej (oryginalnej) dokumentu.
    Na tym etapie przeprowadzana jest także wstępna weryfikacja dokumentu pod względem
    formalnym. Obejmuje ona w szczególności sprawdzenie, czy dokument kosztowy jest
    wystawiony na Spółkę oraz czy zawiera poprawne dane Spółki. Dokonywana w ten sposób

    „rejestracja” dokumentu w systemie, nie jest natomiast jeszcze tożsama z ujęciem go w
    księgach rachunkowych i w ewidencjach prowadzonych dla celów podatkowych (podatku
    od towarów i usług oraz podatku dochodowego). Stanowi wyłącznie wprowadzenie go do
    systemu obiegu dokumentacji celem zainicjowania dalszego jej obiegu.
    Krok 3: Dokument zakupowy (jego elektroniczny obraz) kierowany jest do osoby, która
    odpowiedzialna jest za weryfikację merytoryczną danego dokumentu. Osoba ta dokonuje
    akceptacji merytorycznej dokumentu, tj. z punktu widzenia jej zasadności (rzetelności)
    oraz dokonuje jej opisu merytorycznego. Weryfikowane jest w szczególności, czy
    dokument zakupowy odzwierciedla faktyczny przebieg transakcji (operacji gospodarczej),
    a więc między innymi czy tożsamość dostawcy towarów/usługodawcy oraz przedmiot
    transakcji są zgodne z rzeczywistością. W tym celu dokumenty są w szczególności
    porównywane z zamówieniem. Ponadto z ich opisu dokonywanego na tym etapie w
    systemie wynika, czego dotyczy zakup oraz kto jest za niego odpowiedzialny. Bez tak
    rozumianej akceptacji merytorycznej dokument nie jest poddawany dalszemu obiegowi.
    Wszelkie powstałe wątpliwość powinny zostać wyjaśnione na tym etapie. Warunkiem
    dalszego obiegu dokumentu kosztowego jest zaakceptowanie go przez osobę dokonującą
    jego weryfikacji merytorycznej, jako „poprawny”. Etap ten obejmuje dokonanie dekretacji
    dokumentu dla celów bilansowych i podatkowych.
    Krok 4: Dokument zakupowy (jako dokument w systemie odpowiedzialnym za obieg
    dokumentów) trafia do działu księgowości. Na tym etapie następuje jego weryfikacja pod
    względem podatkowym i bilansowym. W szczególności wyznaczona osoba sprawdza
    dokument zakupowy pod względem formalnym, tj. czy nie jest wadliwy, a więc m.in. czy
    posiada dane wymagane przepisami prawa podatkowego, czy może stanowić dowód
    księgowy dla celów bilansowych (rachunkowych) i podatku dochodowego oraz dokument
    będący podstawą do ujęcia w ewidencji prowadzonej dla celów VAT. Etap ten obejmuje
    weryfikację dekretacji dokumentu dla celów bilansowych i podatkowych, a więc
    sprawdzenie w jaki sposób dany dokument został ujęty (rozliczony) dla celów podatku
    dochodowego, w przypadku niejasności, może być on odesłany do poprzedniego kroku, w
    celu uzyskania odpowiedzi na zadane pytania wyjaśniające. Na tym etapie następuje
    decyzja o tym w jaki sposób dany dokument zostaje ujęty (rozliczony) dla celów podatku
    VAT.
    Krok 5: Na tym etapie następuje weryfikacja i dekretacja dokumentu przez dział
    księgowości. Po przeprowadzeniu całego procesu to dokument w postaci cyfrowej, jako
    plik (najczęściej w formacie PDF) będzie zarchiwizowany – zapisany jako nieedytowalny
    plik w elektronicznej bazie danych (na serwerze) i dodany jako załącznik do programu
    księgowego. Natomiast jego papierowa (oryginalna) wersja jest trwale niszczona
    (utylizowana), a więc nie będzie archiwizowana (jako dokument papierowy).
    W niektórych przypadkach opisany powyżej sposób postępowania może podlegać
    nieznacznej modyfikacji, co do przebiegu (kolejności) opisanych powyżej „kroków”.
    Zgodnie z opisanym powyżej sposobem postępowania Spółka zapewnia funkcjonowanie
    kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu dokumentów kosztowych
    od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego – w odniesieniu do dokumentów zakupowych, które są przedmiotem
    złożonego wniosku. Zaznaczyć należy przy tym, iż opisany sposób postępowania zakłada,
    iż dokumenty w oryginalnej papierowej postaci będą niszczone dopiero po zastosowaniu
    kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia,
    integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Każdy zarchiwizowany w
    systemie do elektronicznego obiegu dokumentacji dokument zakupowy będzie miał
    przypisany swój odrębny, indywidualny numer. Na jego podstawie możliwe jest
    odtworzenie w systemie „ścieżki” księgowania dokumentu, a więc także kolejnych etapów
    jego obiegu (opisanych powyżej) oraz sposobu jego ujęcia w ewidencjach prowadzonych
    dla celów rachunkowych i podatkowych.

    System do elektronicznego obiegu dokumentacji umożliwia przeglądanie
    zarchiwizowanych dokumentów w formacie, w którym zostały do niego wprowadzone.
    Elektroniczna baza danych, służąca do archiwizacji dokumentów zakupowych, umożliwia
    ich przeszukiwanie według określonych danych znajdujących się na dokumencie, jak
    również według przypisanego indywidualnego numeru. Dokumenty zakupowe będą
    przechowywane w powyższy sposób co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego. Także dłużej, gdy jest to wymagane.
    Zatem przechowywanie dokumentów zakupowych w wersji elektronicznej będzie
    obejmowało wymagany przepisami okres.
    Dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej będą miały
    upoważnione do tego osoby.
    Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu sprawy
    1. Zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami, o których mowa we wniosku
      służą wyłącznie czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT.
    2. Spółka (...) Spółka Akcyjna, zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT umożliwi
      bezzwłocznie naczelnikowi urzędu skarbowemu, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej w
      przypadku wystąpienia takiej potrzeby.
    3. Faktury, o których mowa we wniosku, przechowywane w formie elektronicznej, będą
      zachowywały swoją autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych
      faktur od momentu ich wystawienia, czy otrzymania do czasu upływu terminu
      przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    4. Faktury papierowa będą niszczone dopiero po dokonaniu pełnej kontroli poprawności
      dokumentu, zapewnieniu autentyczności pochodzenia i integralności ich treści oraz
      zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku.
    5. Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli faktur od momentu ich otrzymania
      wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w
      odniesieniu do wydatków, sprzedaży dokumentowanych opisanymi we wniosku
      fakturami dokumentującymi zakup sprzedaż towarów usług. Kontrola i weryfikacja
      autentyczności pochodzenia dokumentów będzie polegać na weryfikacji poprawności
      danych przez osoby, której koszt dotyczy; osobę przyjmującą dokumenty w
      księgowości, osobę księgującą i osobę kontrolującą poprawność rozliczeń danych
      kosztów na szczeblu wyższym.
    Pytania
    1. Czy Spółka będzie uprawniona do przechowywania faktur dokumentujących zakupy
      towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia
      oryginalnych dokumentów papierowych?
    2. Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego
      wynikającego z faktur przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji, gdy
      oryginalne, papierowe faktury zostaną zniszczone?
    Państwa stanowisko w sprawie
    W Państwa ocenie:
    Ad. 1
    Zdaniem Spółki, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych w formie papierowej
    dokumentów zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego
    (podatku VAT) wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie ich papierowych oryginałów.

    Zgodnie z art. 112a ustawy o VAT podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w
    swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, otrzymane faktury, w tym
    faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób
    zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i
    czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu
    terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jak wynika z analizowanego przepisu,
    warunki stawiane przez przepisy w zakresie przechowywania faktur ograniczają się do
    konieczności przechowywania ich w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób
    zapewniający: łatwe ich odszukanie, autentyczność pochodzenia – tj. pewność co do
    tożsamości podmiotu dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy
    faktury, integralność treści - tj. brak możliwości zmiany danych, które powinna zawierać
    faktura oraz czytelności – tj. zapewniona jest możliwość odczytu danych z faktury.
    Przy czym ustawa nie wprowadza szczegółowych wytycznych co do sposobu realizacji
    powyższych wymogów, co oznacza, że podatnik ma swobodę w doborze metod
    przechowywania faktur, o ile spełnione są omawiane przesłanki.
    W ocenie Spółki, warunki te będą spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym
    przedstawionym we wniosku. Każda faktura zostanie zeskanowana w wysokiej
    rozdzielczości i zapisana w formacie PDF, który co do zasady uniemożliwia jakąkolwiek
    edycję pliku. Jednocześnie wprowadzone w Spółce procedury obiegu dokumentów
    powodują, iż zapewniona jest pewność co do tożsamości podmiotu wystawiającego i
    przekazującego fakturę, jak również pewność, iż zakupione towary i usługi zostały w
    rzeczywistości nabyte lub wykonane. Ponadto, wszystkie faktury będą na serwerach Spółki
    pogrupowane miesiącami i latami, co umożliwi ich łatwe odszukanie.
    Podsumowując, Spółka zapewnia kontrole biznesową polegająca na sprawdzeniu
    poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz
    zaewidencjonowania wszelkich faktur zakupowych oraz gwarantuje wiarygodną ścieżkę
    audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
    zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych tymi
    fakturami.
    Mając wiec na uwadze powyższe argumenty uważamy, iż przechowywanie zeskanowanych
    faktur papierowych i przechowywanie ich w formie elektronicznej w formacie PDF, z
    jednoczesnym zniszczeniem fizycznych egzemplarzy faktur w warunkach określonych
    przez Spółkę spełnia przesłanki z art. 112a ustawy o VAT.
    Ad. 2
    W związku z pytaniem nr 2 uważają Państwo, że Spółka zachowuje prawo do odliczenia
    podatku naliczonego wynikającego z dokumentów zakupowych, o których mowa powyżej,
    jeżeli są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym
    sposobem postępowania Spółki.
    Na poparcie powyższej tezy pragną Państwo przytoczyć treść przepisów art. 112 i 112a
    ustawy o VAT, które poświęcone zostały zagadnieniu przechowywania dokumentów (w
    tym również faktur zakupowych). Przepisy te zobowiązują podatników do przechowywania
    wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wskazują miejsce oraz sposób
    przechowywania dokumentów (wystawianych i otrzymywanych). Co istotne, z treści
    wskazanych przepisów wynika wprost, że dopuszcza się przechowywanie dokumentów w
    formie elektronicznej, w tym poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi
    podatkowemu za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych dokumentów
    (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Z przepisów tych wynika dalej, iż podatnicy są
    zobowiązani zapewnić organowi podatkowemu na jego żądanie, bezzwłoczny dostęp do
    dokumentów, w tym dla dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej –
    również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4)
    ustawy o VAT. Z przepisów ustawy o VAT wynika wobec powyższego wprost, że

    ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania dokumentów w formie
    elektronicznej. Nie uzależnia przy tym dopuszczalności tej formy przechowywania
    dokumentów od tego w jakim formacie sporządzone zostały oryginały tych dokumentów.
    Jednocześnie z treści przepisów nie wynika także, aby przechowywanie w formie
    elektronicznej dokumentów otrzymanych jako papierowe miało następować równolegle z
    przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu. Z powyższego wynika, że
    obowiązujące regulacje w zakresie prawa podatkowego dopuszczają możliwość
    archiwizacji dokumentów zakupowych otrzymanych przez Spółkę w dowolny sposób, co
    do formy (formatu) ich przechowywania, a więc także w formie elektronicznej (jako zapis
    elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych). Taka forma ich archiwizacji
    umożliwia znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów gospodarczych.
    Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są
    wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym
    mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę
    podatku naliczonego. W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego
    stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu
    nabycia towarów i usług oraz dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru
    lub wykonaniem usługi. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku
    naliczonego, zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, powstaje w rozliczeniu za okres, w
    którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług
    powstał obowiązek podatkowy, a jednocześnie w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT,
    nie może powstać wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał
    fakturę zakupową.
    W kontekście analizowanych przepisów ustawy o VAT należy zauważyć, że prawo do
    odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione od sposobu przechowywania faktur
    przez podatnika. Zdaniem Spółki, przepisy dotyczące dokumentów uprawniających do
    odliczenia podatku VAT zawarte w art. 86 Ustawy VAT należy interpretować wespół z art.
    112a Ustawy VAT.
    W konsekwencji należałoby dojść do wniosku, że o ile otrzymywane faktury są
    przechowywane z zachowaniem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i
    czytelności, nawet jeśli mowa o dokumentach, które zostały wystawione w formie
    tradycyjnej (papierowej), a przechowywane są wyłącznie w formie elektronicznej (w
    postaci wiernego skanu), wówczas nie ma przeszkód dla odliczenia podatku naliczonego
    wynikającego z takich faktur, przy założeniu, że nie zachodzą inne okoliczności
    uniemożliwiające odliczenie podatku, o których mowa w art. 88 Ustawy VAT, a co za tym
    idzie Spółce przysługiwało by prawo do odliczenia podatku VAT.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j.
    Dz. U. z 2025 r. poz. 775), zwanej dalej „ustawą”:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument
      w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane
      ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
    Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez
      to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie
      elektronicznym.
    W myśl art. 106n ust. 1 ustawy:

      Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
    Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:
      Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także
      dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2,
      dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości
      dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej
      niebędącej podatnikiem.
    Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:
      Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje
      nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
    W myśl art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:
      W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący
      sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia
      przesyła je lub udostępnia nabywcy - zachowując je jednocześnie w swojej
      dokumentacji.
    Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy:
      W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu
      kasy rejestrującej:
      1) do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w
        postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży albo
      2) pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy
        rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.
    W myśl art. 106h ust. 2 ustawy:
      Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy
      zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota
      podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
    Jak stanowi art. 106h ust. 3 ustawy:
      W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży
      zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w
      dokumentacji:
      1) paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży z danymi
        identyfikującymi tę fakturę albo
      2) numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie
        fiskalnym w postaci elektronicznej.
    Na podstawie art. 106h ust. 4 ustawy:
      Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę
      wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.
    Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.
    W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:
      Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza
      kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych
      określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8,
      9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych
      stawek podatku kwotę podatku.

    Ponadto, Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie
    wystawiania faktur (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1979 ze zm.) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w
    których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.
    Wyjaśnić zatem należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na
    równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.
    Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument księgowy zawiera dane określone w
    przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do
    niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w
    nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może
    zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące
    przechowywania faktur zawarte w ustawie.
    Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego
    wykazanego na fakturze powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego
    zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury.
    W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:
      Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności
      treści i czytelności faktury.
    Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:
      Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości
      dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
    Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:
      Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych,
      które powinna zawierać faktura.
    Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:
      Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można
      zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną
      ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako
    proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny
    poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury
    (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących
    podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu
    wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna
    dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą
    podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być
    odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość
    i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz
    nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być
    także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów
    uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie
    do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
    Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że
    związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest
    łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania
    dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla
    procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna
    zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub
    świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że
    dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy

    wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu
    podatnika.
    Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie
    elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność
    pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
    Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:
      Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność
      pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w
      szczególności, w przypadku wykorzystania:
      1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
      2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego
        modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej
        wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność
        pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
      3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych
        otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
    Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej,
    które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność
    pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z
    powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww.
    przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym
    wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia
    autentyczności i integralności faktury.
    Stosownie do art. 112 ustawy:
      Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania
      podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym
      rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z
      zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art.
      138i ust. 8.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:
      Podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
      ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
      oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
      momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.
    W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:
      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju
      w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego,
      naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
      Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych,
      dostęp on-line do tych faktur.

    Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:
      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:
      Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez
      okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i
      art. 112a nie stosuje się.
    W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:
      Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik
      przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu
      upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art.
      112a stosuje się odpowiednio.
    Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają
    możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w
    dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać
    przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe
    ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych
    faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić
    odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp
    do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również
    bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku
    przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik
    obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
    skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
    Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy Spółka będzie uprawniona do przechowywania
    faktur dokumentujących zakupy towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej i
    jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych oraz czy mają Państwo
    prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w
    postaci elektronicznej.
    Odnosząc się zatem do Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności należy
    przeanalizować, czy sposób przechowywanie faktur dokumentujących zakup towarów i
    usług jest zgodny z przepisami ustawy.
    W odniesieniu do Państwa wątpliwości należy również wskazać, że autentyczność
    pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć
    jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury.
    Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury
    może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku
    postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu
    regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do
    stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby
    obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby
    osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania
    autentyczności pochodzenia faktury.
    Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków
    zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania

    nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym
    zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia
    informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad
    wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).
    Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa
    powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia
    autentyczności pochodzenia faktur.
    Z opisu sprawy wynika, że zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami, o
    których mowa we wniosku służą wyłącznie czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT.
    Spółka otrzymuje faktury zakupowe/paragony/dokumenty zakupowe uznawane za fakturę
    zakupową wg odrębnych przepisów (zwane dalej dokumentami zakupowymi/kosztowymi
    bądź dokumentami) od swoich kontrahentów, zarówno w formie elektronicznej
    (najczęściej w formacie pliku PDF lub JPG przesyłanego na skrzynkę e-mail Wnioskodawcy),
    jak i w formie papierowej. Dokumenty zakupowe związane są z działalnością gospodarczą
    prowadzoną przez Spółkę. Dotyczą nabycia towarów i usług, zarówno od kontrahentów
    mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na
    terytorium UE oraz innych krajów. Do tej pory dokumenty zakupowe wpływające do Spółki
    w formie papierowej są archiwizowane w formie, w której zostały otrzymane, a więc jako
    dokumenty fizyczne (papierowe), a w celach archiwizacji przekazywane do zewnętrznego
    archiwum. Z uwagi na skalę działalności, ilość dokumentów kosztowych otrzymywanych
    przez Spółkę, w tym w formie papierowej, jest znacząca. Ich przechowywanie w formie
    papierowej wiąże się z uciążliwościami i dodatkowymi kosztami. Spółka rozważa zmianę,
    która polegałaby na przechowywaniu tych faktur i dokumentów tylko w formie
    elektronicznej. Spółka planuje wprowadzić pełną digitalizację dokumentów zakupowych,
    dzięki czemu chciałaby odstąpić od ich fizycznej archiwizacji jako dokumentów
    papierowych. Dotyczy to także dokumentów otrzymywanych w formie papierowej. Celem
    Spółki jest wyeliminowanie praktyki przechowywania ich w formie papierowej (pełna
    elektroniczna archiwizacja dokumentów zakupowych). Spółka zapewnia funkcjonowanie
    kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu dokumentów kosztowych
    od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego – w odniesieniu do dokumentów zakupowych, które są przedmiotem
    niniejszego wniosku. Spółka, zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy umożliwi bezzwłocznie
    naczelnikowi urzędu skarbowemu, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi
    izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp do
    faktur przechowywanych w formie elektronicznej w przypadku wystąpienia takiej
    potrzeby. Faktury, o których mowa we wniosku, przechowywane w formie elektronicznej,
    będą zachowywały swoją autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych
    faktur od momentu ich wystawienia czy otrzymania do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury papierowa będą niszczone dopiero
    po dokonaniu pełnej kontroli poprawności dokumentu, zapewnieniu autentyczności
    pochodzenia i integralności ich treści oraz zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku.
    Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli faktur. Kontrola i weryfikacja autentyczności
    pochodzenia dokumentów będzie polegać na weryfikacji poprawności danych przez
    osoby, której koszt dotyczy; osobę przyjmującą dokumenty w księgowości, osobę
    księgującą i osobę kontrolującą poprawność rozliczeń danych kosztów na szczeblu
    wyższym.
    Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma
    przechowywania przez Państwa faktur dokumentujących zakupy towarów i usług, zapewni
    autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność oraz umożliwi dostęp do
    tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to
    opisany sposób przechowywania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym
    samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.
    W związku z powyższym, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

    Wątpliwości Spółki dotyczą także kwestii czy Spółce będzie przysługiwało prawo do
    odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w postaci
    elektronicznej, w sytuacji, gdy oryginalne, papierowe faktury zostaną zniszczone.
    W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:
      W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności
      opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo
      do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z
      zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
    Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:
      Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur
      otrzymanych przez podatnika z tytułu:
      a) nabycia towarów i usług,
      b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem
      usługi.
    Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod
    warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że
    zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz
    niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa
    listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego
    o kwotę podatku naliczonego. Ponadto, kwotę podatku naliczonego stanowi wyłącznie
    kwota podatku wykazana na dokumentach wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy.
    Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy:
      Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do
      nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:
      a) (uchylona)
      b) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników
        świadczących usługi przewozu osób,
      c) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego
        podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.
    Z powyższego przepisu wynika, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego
    nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych.
    Wyjątek dotyczy jedynie podatników świadczących usługi przewozu osób, kupujących
    gotowe posiłki dla pasażerów oraz usług noclegowych nabytych przez podatników
    wyłącznie w celu ich odprzedaży, tj. po nabyciu usługi w celu przeniesienia jej na kolejnego
    nabywcę (tj. w związku z tzw. refakturą usługi).
    Jak wynika z treści art. 88 ust. 3a ustawy:
      Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy
      podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku
      gdy:
      1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:
      a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący,
      b) (uchylona)
      2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest
        zwolniona od podatku;
      3) (uchylony)
      4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

      a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych
        czynności,
      b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla
        których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
      c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83
        Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;
      5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi
        przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;
      6) (uchylony)
      7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do
        czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na
        fakturze – w części dotyczącej tych czynności.
    Z powołanych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o
    kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone
    warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy
    towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do
    wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest
    określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
    Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku
    naliczonego jest niewątpliwy i bezsporny związek zakupów z wykonywanymi czynnościami
    opodatkowanymi.
    Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego
    powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik
    posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do
    wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do
    odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od
    formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.
    Należy jednak zaznaczyć, że prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do
    tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w
    przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4
    ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w
    sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc
    weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie
    przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do
    obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.
    Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku
    VAT. Zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami, o których mowa we wniosku
    służą wyłącznie czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT. Ponadto z odpowiedzi na
    pytanie oznaczone we wniosku nr 1 wynika, że w odniesieniu do faktur przechowywanych
    w formie elektronicznej spełnione zostaną przesłanki określone w art. 106m, art. 112 oraz
    art. 112a ustawy. Zachowają więc Państwo (przy spełnieniu warunków wynikających z art.
    86 ust. 1 ustawy i niezaistnieniu przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy)
    prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących zakupy towarów i
    usług, przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionej w
    niniejszej sprawie procedury.
    Podsumowując należy stwierdzić, że przy założeniu spełnienia ogólnych warunków
    uprawniających do odliczenia VAT, w szczególności wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy,
    będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z
    faktur przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji, gdy oryginalne, papierowe
    faktury zostaną zniszczone.

    Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 jest
    prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
    Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie
    interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia
    zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany
    przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego).
    Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym
    przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego).
    Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy
    rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem
    zdarzenia przyszłego podanym przez Pana w złożonym wniosku. W związku z powyższym,
    w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu
    sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.
    Podkreślam, że przedmiotowa interpretacja została wydana na podstawie
    przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku
    postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie
    określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków
    prawnych.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy
      z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
      Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
      zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do
      interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.