Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL1-3.4012.50.2021.2.JK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-04-16
Teza: Podatek od towarów i usług w zakresie przechowywania i archiwizacji dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
Słowa kluczowe: dokumentacja-dokumentacja księgowa; dokumenty-przechowywanie dokumentów; ewidencja-ewidencja podatku od towarów i usług; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 10 lutego 2021 r. (data wpływu 15 lutego 2021 r.) uzupełnionym pismami z 1 marca 2021 r. (data wpływu 9 marca 2021 r.), z 23 marca 2021 r. (data wpływu 23 marca 2021 r.) oraz z 12 kwietnia 2021 r. (data wpływu 12 kwietnia 2021 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania i archiwizacji dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 15 lutego 2020 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania i archiwizacji dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Przedmiotowy wniosek uzupełniono: 9 marca 2021 r. o zmianę pełnomocnika szczególnego, 23 marca 2021 r. o przeformułowanie pytania oznaczonego we wniosku nr 3 oraz przedstawiono własne stanowisko w sprawie do przeformułowanego pytania oraz 12 kwietnia 2021 r. o doprecyzowanie opisu sprawy.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest polskim rezydentem podatkowym, podlegającym w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Pozostaje czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą pod firmą: „A” (dalej jako: „Wnioskodawca” albo „Spółka”). Spółka (…). W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą sprzedaje towary (\`(...)\`), a także usługi (\`(...)\`). Wskazane transakcje są dokumentowane fakturami.

W chwili obecnej znakomita większość faktur jest wystawiana w formie papierowej oraz w takiej formie przechowywana przez okres wymagany przepisami prawa. W związku ze stosunkowo wysokim obciążeniem finansowym i organizacyjnym związanym z utrzymywaniem archiwum dokumentów w formie papierowej, Spółka rozważa wprowadzenie dla wystawianych dokumentów księgowych (w tym faktur, faktur korygujących, not księgowych), elektronicznej archiwizacji dokumentów. Spółka zamierza również zwiększyć ilość faktur wystawianych w formie elektronicznej. Tym niemniej będą się zdarzały faktury wystawiane w formie papierowej.

Do prowadzenia elektronicznego archiwum opracowany zostanie program do obsługi archiwizacji, przeglądania i wyszukiwania dokumentów Spółki. (…) (zwanym dalej jako: „B”) będzie sterowane z poziomu systemu (…) w Spółce, zwanym dalej jako: „C”.

Elektroniczne dokumenty utworzone w istniejącym programie w formie elektronicznej będą automatycznie zapisywane w elektronicznym archiwum. Natomiast papierowe dokumenty, które będą miały być przechowywane w archiwum elektronicznym, Spółka zamierza skanować i zapisywać w określonym formacie (np. pdf) w sposób uniemożliwiający zmianę danych zawartych w tychże dokumentach. Uniemożliwienie zmiany danych dokumentów przechowywanych w B będzie dodatkowo wynikało z funkcjonalności programu, który nie będzie umożliwiać edycji dokumentów w B. System pozwalający na przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej będzie funkcjonował w sposób poniżej przedstawiony.

Dostęp do B będzie uzależniony od posiadania loginu i hasła oraz licencji do zalogowania się w C. Każdemu użytkownikowi zostaną przypisane odpowiednie uprawnienia w systemie.

Architektura B będzie przewidywać, że pliki będą dodawane do konkretnych obiektów w systemie C (np. (…)). Oznacza to, że dany plik będzie na stałe powiązany z konkretnym obiektem w systemie C. Pliki do B będą dodawane automatycznie lub ręcznie. Pliki dodawane automatycznie to:

*   obraz wydruku dokumentu w C odkładany w B w momencie każdorazowego wygenerowania wydruku,
*   obraz dokumentu w C odkładany w B w momencie generowania dokumentu elektronicznego (głównie faktury elektroniczne),
*   obraz dokumentu w C odkładany w B w momencie zatwierdzenia dokumentu.

Powyższe sposoby dodawania dokumentów do archiwum będą uwzględniały ostatnią wersję dokumentu (każdy kolejny wydruk dokumentu będzie powodował zarchiwizowanie tego wydruku w B. Przy czym archiwizacja kolejnych wydruków raz już zatwierdzonego dokumentu w C nie będzie powodowała zmiany danych tego dokumentu w C (np. data sprzedaży, numer dokumentu, kwota dokumentu), a będzie jedynie obrazem tego dokumentu na moment jego wydruku). W dedykowanym programie zostaną określone konfiguracje, które zapewnią, że zapisanie dokumentu będzie się odbywać w odpowiednim momencie, np. archiwizacja elektronicznej faktury zostanie dokonana przy wystawieniu faktury elektronicznej i wygenerowaniu jej ostatniej wersji.

W sytuacji, w której zostanie wystawiony dokument wymagający podpisu lub późniejszego dodania do archiwum w postaci zeskanowanej wersji papierowej, to taka konieczność ręcznego dodania dokumentu do B będzie wynikała z oznaczenia takiego wydruku w konfiguracji programu (dostępna będzie opcja „wymagaj skanu” dla dokumentów wymagających podpisu).

Pliki mogą być również dodawane ręcznie, np. poprzez zeskanowanie określonego dokumentu, zapisanie pliku pobranego z poczty lub z dysku. W takim przypadku dodawanie dokumentów będzie dokonywane w sposób uniemożliwiający zmianę danych zawartych w tychże dokumentach. Uniemożliwienie zmiany danych dokumentów przechowywanych w B będzie dodatkowo wynikało z funkcjonalności programu, który nie będzie umożliwiać edycji dokumentów w B. Po zeskanowaniu dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu ich w wersji elektronicznej w B, papierowe wersje dokumentów będą niszczone.

Dokumenty przechowywane w B będą uporządkowane w wielu aspektach, pozwalających na przeglądanie i przeszukiwanie archiwum po określonych filtrach, np. numerze rejestracyjnym, kontrahencie, numerze dokumentu. Z uwagi na okoliczność, że dokumenty będą dodawane do konkretnych obiektów w C (np. (…)) będzie również możliwe wyszukanie wszystkich zarchiwizowanych dokumentów według konkretnego dokumentu (np. numer faktury) lub według danych powiązanych w C (np. wszystkie dokumenty w B dla konkretnego kontrahenta w określonym przedziale czasowym) lub według dokumentów powiązanych między sobą w C (np. dokument zamówienia z dokumentem faktury).

B będzie przewidywało również funkcję zbiorczego eksportu dokumentów z archiwum. Podatnik będzie przechowywał dokumenty w B w sposób, który zapewni:

1.  autentyczność pochodzenia, ponieważ dostęp do B będą miały wyłącznie osoby posiadające uprawnienie w określonym i niezbędnym zakresie, a nadto dokumenty podlegające zarchiwizowaniu będą wystawiane oraz wprowadzane przez upoważnionych pracowników Spółki,
2.  integralność treści, ponieważ zarchiwizowane dokumenty będą przechowywane w sposób uniemożliwiający dokonanie zmiany treści dokumentu,
3.  czytelności przechowywanych dokumentów, ponieważ dokumenty w postaci elektronicznej będą czytelne, a skany dokumentów będą dokonywane w odpowiedniej jakości.

Dokumenty zarchiwizowane w B będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Przez podział na okresy rozliczeniowe należy rozumieć możliwość wyszukiwania określonych dokumentów (faktury, dokumenty magazynowe, dokumenty zakupu) po żądanych kryteriach wyszukiwania (w tym określonych dat przypisanych do dokumentów).

Ponadto dla dokumentów zarchiwizowanych w B możliwe będzie ich wyszukiwanie według dodatkowej cechy przewidzianej w C dla dokumentów sprzedaży (faktur), magazynowych i zakupu, zwanej w C jako „data okresu sprawozdawczego”. Oznaczenie to będzie przypisywane automatycznie do wystawianego dokumentu na podstawie ustalonej konfiguracji mapowań dat, np. daty sprzedaży na datę „okresu sprawozdawczego”. Z uwagi na okoliczność, że okres sprawozdawczy jest finalnie przypisywany po stronie systemu księgowego, mogą wystąpić rozbieżności pomiędzy przypisaną automatycznie datą w systemie C a finalnym zaklasyfikowaniem dokumentu do okresu sprawozdawczego w systemie księgowym. W takim przypadku operator będzie posiadał możliwość ręcznego poprawienia w systemie C przypisanej automatycznie daty na datę zgodną z przypisaną w systemie księgowym. Niezależnie od powyższego dokument będzie mógł zostać odszukany po pozostałych kryteriach wyszukiwania.

Dokumenty (obrazy dokumentów) będą przechowywane w B przynajmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Do każdego z dokumentów zarchiwizowanego w B przyporządkowanych będzie wiele dodatkowych informacji umożliwiających jego identyfikację i łatwe odszukanie. B będzie umożliwiało wyszukiwanie dokumentów według wybranego kryterium, co umożliwi szybką i łatwą identyfikację wprowadzonych dokumentów, a także odszukanie konkretnych treści dotyczących poszczególnych dokumentów, jak również samego obrazu dokumentu w formie elektronicznej (albo skanu dokumentu papierowego).

Bezpieczeństwo danych zgromadzonych w ramach B będzie wynikało z kilku aspektów:

1.  Spółka będzie systematycznie dokonywała kopii bezpieczeństwa bazy danych,
2.  Spółka zadba o ograniczony dostęp do serwera (fizycznego oraz systemowego), który uniemożliwi nieuprawnionym podmiotom dostęp do zgromadzonych danych czy ich zniszczenie, a także zapewni bezpieczeństwo stacji roboczej,
3.  dostęp do dokumentów zarchiwizowanych w B będą miały określone osoby według nadanego zakresu uprawnień.

W piśmie z 12 kwietnia 2021 r. Wnioskodawca udzielił odpowiedzi na zadane pytania zawarte w wezwaniu z 7 kwietnia 2021 r.:

1.  Czy Spółka zapewni odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, przechowywanych w formie elektronicznej jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych? Projektowany system archiwizacji dokumentów (system B) został tak skonstruowany, żeby umożliwić dostęp do dokumentów księgowych od momentu ich archiwizacji do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób zarówno umożliwiający otworzenie ich obrazu w czytelnym formacie, jak i w sposób pozwalający na przetwarzanie danych zawartych w archiwizowanych dokumentach. Dodatkowo, dokumentacja będzie przechowywana w taki sposób, aby wyłącznie uprawniony do korzystania z sytemu B pracownik, miał do niej dostęp pozwalający na wyeksportowanie wybranych dokumentów (np. na dysk, na osobny nośnik danych) lub ich wydruk. Obie czynności (pobranie i wydruk) zapewnią możliwość odczytania danego dokumentu oraz możliwość przetwarzania danych w nim zawartych i jednocześnie pozostaną bez wpływu na jego treść (jakakolwiek modyfikacja treści dokumentu elektronicznego w systemie B nie będzie możliwa). Każda kluczowa operacja w systemie B, w tym eksport zarchiwizowanych dokumentów na dysk, będą zalogowane w systemie. Podsumowując, zarówno na potrzeby Spółki, jak również w szczególności w sytuacji uzasadnionej żądaniem organu podatkowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, Spółka będzie miała możliwość i zapewni bezzwłoczny dostęp do faktur w formie elektronicznej, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
2.  Czy w odniesieniu do dokumentów (w tym faktur) przechowywanych w formie elektronicznej Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; jeśli tak, to na czym będą polegały kontrole i weryfikacja autentyczności pochodzenia tych dokumentów? Dokumenty generowane przez Spółkę w systemie C, w tym faktury, a więc te dokumenty, które będą miały automatycznie wersję cyfrową (elektroniczną), zostaną – bez wcześniejszego wydruku do formy papierowej – zarchiwizowane w określonym formacie (np. pdf) w sposób uniemożliwiający zmianę danych w systemie B. System B nie będzie posiadał funkcjonalności pozwalającej na edycję danych zawartych zarówno w plikach zarchiwizowanych z wersji cyfrowej, jak i plikach zarchiwizowanych z wersji zeskanowanego dokumentu papierowego (zeskanowany dokument będzie w skali 1:1 stanowił odzwierciedlenie dokumentu papierowego). Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich wystawienia i zarchiwizowania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Kontrola biznesowa, będąca procesem, dzięki któremu można będzie powiązać fakturę z usługą lub produktem stanowiącym podstawę jej wystawienia, będzie polegała na możliwości weryfikacji każdej faktury lub faktury korygującej w ramach procesu:
    *   technicznego i merytorycznego (na etapie generowania dokumentu – w tym faktury – w systemie C, czy na etapie wprowadzania skanu dokumentu papierowego i dodawania go do konkretnego obiektu, jak np. (…));
    *   księgowego (indywidulanie – na etapie kwalifikowania danej faktury dla celów podatkowych, czy zbiorczo – po zakończeniu okresu rozliczeniowego – na etapie weryfikacji sald za dany okres sprawozdawczy pomiędzy systemem finansowo-księgowym a systemem B);
    *   finansowym (np. na etapie akceptacji zapłaty do kontrahenta);
    *   dokumentacyjnym (każda faktura będzie odpowiednio powiązania z innymi informacjami oraz dokumentami związanymi z procesem sprzedażowym, czy zakupowym).Możliwość wyszukania, po wybranych parametrach, faktury i powiązanych z nią dokumentów uzupełniających, jak np.: zamówienie/umowa, zlecenie, dokument PZ, faktura zaliczkowa, nota, rezerwacja, dokumenty WZ, protokół odbioru, zlecenie wewnętrzne, list przewozowy – zapewni, że istnieć będzie łatwe do zweryfikowania powiązanie pomiędzy wystawioną/otrzymaną przez Spółkę fakturą (fakturą korygującą) oraz pozostałymi dokumentami uzupełniającymi. Powiązanie pomiędzy fakturą a dokumentami uzupełniającymi pozwoli na kontrolne sprawdzenie – na wspomnianych wcześniej etapach procesu (w tym w okresie do przedawnienia zobowiązania podatkowego), czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Realizacja wyżej wskazanych działań pozwoli na uzyskanie pewności co do tożsamości podmiotu, z którym Spółka współpracuje, czy też od którego Spółka otrzymała dany dokument księgowy, oraz zweryfikowanie i potwierdzenie zgodności dokumentu księgowego ze stanem faktycznym. W celu zachowania autentyczności poszczególnych dokumentów, będą one skanowane oddzielnie. Niepodlegającym w systemie B edycji/modyfikacji plikom w formacie pdf przydzielane zostaną: nazwa i oznaczenie przypisujące dany dokument do wybranego (po merytorycznym i formalnym etapie procesu) obiektu. W przypadku skanowanych dokumentów papierowych, poza odpowiednio skonfigurowanym oprogramowaniem, Spółka posiadać będzie odpowiedni sprzęt, dzięki któremu zapewniona zostanie czytelność poszczególnych dokumentów. Odpowiednio przeszkoleni pracownicy, na podstawie przypisanych w systemie B uprawnień, będą mogli dokonywać bieżącej weryfikacji prawidłowości przebiegu procesu kontroli biznesowej. Weryfikacja danych dokonywana będzie również przez pracowników działu księgowego na etapie porównywania danych z systemu finansowo-księgowego z danymi z systemu B za wybrany okres rozliczeniowy.
3.  Czy dokumenty (w tym faktury) w wersji papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku? Dokumenty, w tym faktury związane z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą, będą niszczone dopiero po zastosowaniu opisanych wcześniej kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych i rozliczeniu dla celów podatkowych. Po utylizacji dokumentów księgowych w formie papierowej, dokumenty księgowe będą przechowywane w formie elektronicznej, z zachowaniem stosownych zasad. Zniszczenie faktur w formie papierowej nie spowoduje, że faktura zostanie utracona, bowiem będzie przechowywana w formie elektronicznej, tym samym warunek, o którym mowa w art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, zostanie spełniony.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania (ostatecznie sformułowane w piśmie z 23 marca 2021 r.).

1.  Czy prawidłowe jest stanowisko Spółki, zgodnie z którym przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania dokumentów (w tym faktur) wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi?
2.  Czy w świetle przepisów podatkowych dopuszczalne będzie przechowywanie faktur wystawianych przez Spółkę w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej?
3.  Czy przedstawiona w zdarzeniu przyszłym forma archiwizacji dokumentów – w tym faktur VAT dotyczących sprzedaży opodatkowanej – wyłącznie w formie elektronicznej będzie wystarczająca dla udokumentowania transakcji gospodarczych w okresie do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych związanych z dokonywaną przez Wnioskodawcę sprzedażą?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 1.

Przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania dokumentów (w tym faktur) wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Ad 2.

W świetle przepisów podatkowych dopuszczalne będzie przechowywanie faktur wystawianych przez Spółkę w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Ad 3.

Przechowywanie dokumentów, w tym faktur VAT dotyczących sprzedaży opodatkowanej, wyłącznie w formie elektronicznej – na zasadach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego – stanowić będzie wystarczające udokumentowanie transakcji gospodarczych w okresie do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych związanych z dokonywaną przez Wnioskodawcę sprzedażą.

Uzasadnienie własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej zdarzenia przyszłego

Zasady przechowywania faktur VAT zostały uregulowane przede wszystkim w przepisach ustawy o VAT.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, pod pojęciem faktura rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Stosownie do punktu 32 powyższego przepisu za fakturę elektroniczną uznaje się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę w każdym przypadku dokonania sprzedaży. Stosownie do art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Zgodnie z art. 112 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują: wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (ust. 2). Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (ust. 3). Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (ust. 4).

Wnioskodawca wskazał, że stosownie do opisu zdarzenia przyszłego, że dla dokumentów zarchiwizowanych w B możliwe będzie ich wyszukiwanie według dodatkowej cechy przewidzianej w C dla dokumentów sprzedaży (faktur), magazynowych i zakupu, zwanej w C jako „data okresu sprawozdawczego”. Oznaczenie to będzie przypisywane automatycznie do wystawianego dokumentu na podstawie ustalonej konfiguracji mapowań dat, np. daty sprzedaży na datę „okresu sprawozdawczego”. Z uwagi na okoliczność, że okres sprawozdawczy jest finalnie przypisywany po stronie systemu księgowego, mogą wystąpić rozbieżności pomiędzy przypisaną automatycznie datą w systemie C a finalnym zaklasyfikowaniem dokumentu do okresu sprawozdawczego w systemie księgowym. W takim przypadku operator poprawi ręcznie w systemie C przypisaną automatycznie datę na datę zgodną z przypisaną w systemie księgowym. W konsekwencji powyższego należy uznać, że powyższe czynności umożliwiają łatwe odszukanie konkretnego dokumentu (faktury) poprzez wskazanie daty okresu sprawozdawczego, którego dana faktura dotyczy lub określonych danych, za pomocą których każdy dokument znajdujący się w B można wyszukać i zidentyfikować, np. po numerze kontrahenta, numerze zamówienia etc. oraz, że powyższe uzasadnia spełnienie warunku przechowywania dokumentów z podziałem na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich wyszukiwanie.

Pojęcie autentyczności i integralności treści faktur zostały określone w art. 106m ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (ust. 2). Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (ust. 3). Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (ust. 4). Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania: kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych (ust. 5).

Zgodnie z powyżej przytoczonymi przepisami autentyczność pochodzenia faktury to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Faktura, której autentyczność pochodzenia zapewniono, to faktura, co do której nie ma wątpliwości, że podmiot widniejący na niej jako sprzedawca (i najczęściej będący także wystawcą faktury) zrealizował transakcję dokumentowaną fakturą. W ocenie Wnioskodawcy, opisany sposób archiwizacji dokumentów w B zapewnia autentyczność pochodzenia, ponieważ dostęp do B będą miały wyłącznie osoby posiadające uprawnienie w określonym i niezbędnym zakresie, a nadto dokumenty podlegające zarchiwizowaniu będą wystawiane oraz wprowadzane przez upoważnionych pracowników Spółki.

Integralność treści faktury jest zdefiniowana jako okoliczność, że na fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Oznacza to, że faktura od samego początku jej wystawienia do danego momentu w czasie (najpóźniej do końca przedawnienia zobowiązania podatkowego, z którym jest związana) miała taką samą treść. Nie dokonano w niej zmian. Nie jest naruszeniem integralności treści faktury (w formie elektronicznej) jej konwersja do innego formatu albo jej zarchiwizowanie. Na gruncie przedmiotowej sprawy wskazuje się, że dokumenty będą przechowywane w sposób uniemożliwiający dokonanie zmiany treści dokumentu. Będą bowiem przechowywane w formie skanu odzwierciedlającego dokładne brzmienie dokumentu (faktury) w formie papierowej albo będzie przechowywana tożsama wersja dokumentu (faktury) wystawionego w formie elektronicznej.

Podatnik powinien również zapewnić czytelność faktury. Należy przez to rozumieć, że zapewniona jest możliwość odczytania danych zawartych na fakturze elektronicznej przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń. Wydaje się ponadto, że w odniesieniu do faktur w formie papierowej powinny być one wystawiane oraz przechowywane w taki sposób, aby zapisy naniesione na dokument faktury w normalnym stanie rzeczy nie ulegały niszczeniu, zacieraniu, blaknięciu. W ocenie Wnioskodawcy również ten warunek należy uznać za spełniony, ponieważ dokumenty (faktury) w postaci elektronicznej będą czytelne, a skany dokumentów będą dokonywane w odpowiedniej jakości.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, protokół odbioru, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego dokumenty przechowywane w B będą uporządkowane w wielu aspektach, pozwalających na przeglądanie i przeszukiwanie archiwum po określonych filtrach, np. (…). Z uwagi na okoliczność, że dokumenty będą dodawane do konkretnych obiektów w C (np. (…)) będzie również możliwe wyszukanie wszystkich zarchiwizowanych dokumentów według konkretnego dokumentu (np. numer faktury) lub według danych powiązanych w C (np. wszystkie dokumenty w B dla konkretnego kontrahenta w określonym przedziale czasowym) lub według dokumentów powiązanych między sobą w C (np. dokument zamówienia z dokumentu faktury). W konsekwencji powyższego należy uznać, że możliwe będzie powiązanie faktury z innymi dokumentami dotyczącymi danej transakcji.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika. Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego dedykowany program będzie umożliwiał odnalezienie innych dokumentów dotyczących transakcji, dla której wystawiono określoną fakturę.

Z przytoczonych przepisów wynika, że ustawa o VAT dopuszcza możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewnić przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto konieczne jest zapewnienie wskazanym organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego powyższą możliwość zapewnia B, ponieważ możliwe będzie zbiorcze wyszukiwanie oraz pobieranie (drukowanie) dokumentów według wskazanego klucza.

Jednocześnie należy podkreślić, że obowiązujące regulacje nie przewidują jakiejkolwiek szczególnej formy, w której wystawiane faktury powinny być przechowywane. W szczególności obowiązujące przepisy nie nakładają na podatnika obowiązku, aby wystawiane faktury były przechowywane w oryginalnej postaci (formie, której zostały wystawione). Należy uznać, że gdyby ustawodawca chciał nałożyć na podatnika obowiązek przechowywania dokumentów w oryginalnej postaci, to skorzystałby z możliwości wskazanej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L z 2006 r., nr 347, poz. 1 ze zm., dalej jako: „Dyrektywa VAT”). Zgodnie ze wskazanym przepisem, aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwo członkowskie może także wymagać, by za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, zgodnie z art. 233. Powyższa regulacja nie została implementowana do polskiego porządku prawnego. W konsekwencji powyższego, w ocenie Spółki dopuszczalny pozostaje każdy sposób przechowywania faktur, o ile zostaną spełnione warunki określone powyżej (art. 112a ustawy o VAT), w szczególności za zgodne z przepisami należy uznać archiwizację faktur wyłącznie w postaci elektronicznej nawet w przypadku wystawienia faktury w formie papierowej.

Jak wynika z powyższego, nie ma przeszkód prawnych, aby wszystkie dokumenty, w tym faktury wystawiane w formie papierowej albo elektronicznej były archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej. W konsekwencji, faktury mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w formie papierowej.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w następujących rozstrzygnięciach:

*   „faktury mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej” (interpretacja indywidualna z dnia 19 sierpnia 2020 r., 0114-KDIP1-3.4012.362.2020.2.JG, por. interpretacja indywidualna z dnia 8 listopada 2019 r., 0111-KDIB3-2.4012.638.2019.1.AZ),
*   „dopuszczalne jest by obieg i przechowywanie Dokumentów odbywało się w formie elektronicznej (przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia dokumentów źródłowych, ich integralności oraz czytelność zawartych treści, z podziałem na okresy rozliczeniowe), bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. (\`(...)\`) przepisy Ordynacji podatkowej jak i rozporządzeń wykonawczych do niej nie stoją na przeszkodzie, aby zarówno faktury rachunki jak również pozostałe dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi, otrzymane przez podatnika zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej były przez niego archiwizowane w wersji elektronicznej” (interpretacja indywidualna z dnia 3 października 2018 r., 0114-KDIP1-3.4012.438.2018.1.JF, w której organ potwierdził stanowisko podatnika, por. interpretacja indywidualna z dnia 2 lipca 2020 r., 0114-KDIP1-3.4012.188.2020.2.KK, interpretacja indywidualna z dnia 13 grudnia 2019 r., 0112-KDIL4.4012.542.2019.1.EB),
*   „przechowywanie Faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych Faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych Faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom) – jest zgodne z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy” (interpretacja indywidualna z dnia 10 maja 2018 r., 0112-KDIL1-3. 4012.167.2018.1.IT),
*   „w świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie dokumentów (faktur, faktur korygujących) przez Spółkę w formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego będzie zgodne z powołanymi przepisami. Zatem przechowywanie faktur i faktur korygujących w elektronicznej formie (pliki PDF) spełni warunki określone w art. 106m ust. 1-4, art. 112 oraz art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy” (interpretacja indywidualna z dnia 8 marca 2018 r., 0114-KDIP1-3.4012.542.2017.2.JF),
*   „w świetle przywołanych przepisów i ze względu na wskazane okoliczności należy stwierdzić, że Wnioskodawca przy wypełnieniu warunków przechowywania dokumentów określonych w art. 112a ustawy, tj. przechowując elektroniczne obrazy Dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego a także przy zapewnieniu łatwości ich odszukania oraz dostępu online do tych dokumentów naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków elektronicznych i bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych wymienionym wyżej Organom na żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami, to wprowadzając elektroniczny system archiwizowania otrzymanych w formie papierowej Dokumentów spełniający określone wyżej warunki, będzie uprawniony do ich archiwizacji w sposób elektroniczny. Sposób przechowywania Dokumentów określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji” (interpretacja indywidualna z dnia 8 maja 2017 r., 0114-KDIPI-2.4012.120.2017.1.RD),
*   „przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej) – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów przez wymagany przepisami okres, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami (\`(...)\`) sposób przechowywania dokumentów określony w przywołanych przepisach w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu przechowywania, pomimo otrzymywania i wystawiania dokumentów w formie papierowej (faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, not księgowych, rachunków i paragonów)” (interpretacja indywidualna z dnia 14 kwietnia 2017 r., 0112-KDIL1-3.4012.6.2017.1.AP),
*   przechowywanie (\`(...)\`), faktur oraz dokumentów z nimi zrównanych, otrzymanych w formie papierowej, a przechowywanych w formie elektronicznej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych dokumentów na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z cyt. przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji (i umożliwia niszczenie dokumentów zakupowych oraz dokumentów zakupowych będących podstawą rozliczeń pracowniczych otrzymanych w wersji papierowej). W odniesieniu natomiast do pozostałych dokumentów zakupowych, do których nie stosuje się przepisów dotyczących faktur, zawartych w ustawie o VAT, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów” (interpretacja indywidualna z dnia 3 kwietnia 2017 r., 2461-IBPP2.4512.1008.2016.2.JCz).

Wnioskodawca nadmienił również, że zaprezentowany sposób przechowywania dokumentów (faktur) wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodny z Ordynacją podatkową. Stosownie do art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Na podstawie powyższego przepisu, przechowywanie ksiąg podatkowych i związanych z ich prowadzeniem dokumentów stanowi obowiązek Spółki. Konieczne jest więc, aby dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi przechowywane były do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy czym Ordynacja podatkowa nie reguluje, w jakiej formie przedmiotowe przechowywanie dokumentacji powinno się odbywać (elektronicznej czy papierowej).

Co więcej, inne przepisy podatkowe nie wskazują na formę archiwizowania dokumentów wystawionych na rzecz kontrahentów. W konsekwencji, zdaniem Spółki, nie tylko przepisy ustawy o VAT, ale również przepisy Ordynacji podatkowej nie stoją na przeszkodzie, aby dokumenty (faktury) związane z rozliczeniami podatkowymi, wystawione przez Podatnika zarówno w formie elektronicznej, jak i w formie papierowej, były przez niego przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie dokumentów (faktur) wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodne z obowiązującymi przepisami prawa. Podsumowując, w ocenie Wnioskodawcy jego stanowisko zasługuje na potwierdzenie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325, z późn. zm.), podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Powyższy przepis odnosi się do przechowywania prowadzonych ksiąg podatkowych i związanych z ich prowadzeniem dokumentów, wskazując wyłącznie termin ich przechowywania (do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego) i nie odnosząc się do formy ich przechowywania. Ponadto zauważyć należy, że jest to przepis ogólny i odsyłający do ustaw podatkowych, które mogą w inny sposób regulować tę materię.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r., poz. 685) – zwanej dalej ustawą – stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy, faktura powinna zawierać:

1.  datę wystawienia;
2.  kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3.  imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5.  numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6.  datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8.  miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10.  kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11.  wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12.  stawkę podatku;
13.  sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15.  kwotę należności ogółem;
16.  w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
    1.  obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
    2.  w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty– wyrazy „metoda kasowa”;
17.  w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”;
18.  w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”;

*   18a) w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy – wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”, przy czym do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania;

1.  w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 – wskazanie:
    1.  przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
    2.  przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
    3.  innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;
2.  w przypadku, o którym mowa w art. 106c – nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
3.  w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
4.  w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
    1.  przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,
    2.  liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;
5.  w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136;
6.  w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
    1.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
    2.  numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy, czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Odnosząc się do pozostałych dokumentów, o których mowa we wniosku, wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy, które powinny się znajdować w fakturze wystawionej przez podatnika.

Ponadto, jak stanowi art. 106o ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1.  konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
2.  niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca, jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Spółka pozostaje (…). W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawca sprzedaje towary (\`(...)\`), a także usługi (\`(...)\`). Wskazane transakcje są dokumentowane fakturami.

W chwili obecnej znakomita większość faktur jest wystawiana w formie papierowej oraz w takiej formie przechowywana przez okres wymagany przepisami prawa. W związku ze stosunkowo wysokim obciążeniem finansowym i organizacyjnym związanym z utrzymywaniem archiwum dokumentów w formie papierowej, Spółka rozważa wprowadzenie dla wystawianych dokumentów księgowych (w tym faktur, faktur korygujących, not księgowych), elektronicznej archiwizacji dokumentów. Spółka zamierza również zwiększyć ilość faktur wystawianych w formie elektronicznej. Tym niemniej będą się zdarzały faktury wystawiane w formie papierowej.

Do prowadzenia elektronicznego archiwum opracowany zostanie program do obsługi archiwizacji, przeglądania i wyszukiwania dokumentów Spółki. (…) (zwanym dalej jako: „B”) będzie sterowane z poziomu systemu (…) funkcjonującego w Spółce, zwanym dalej jako: „C”.

Elektroniczne dokumenty utworzone w istniejącym programie w formie elektronicznej będą automatycznie zapisywane w elektronicznym archiwum. Natomiast papierowe dokumenty, które będą miały być przechowywane w archiwum elektronicznym. Spółka zamierza skanować i zapisywać w określonym formacie (np. pdf) w sposób uniemożliwiający zmianę danych zawartych w tychże dokumentach. Uniemożliwienie zmiany danych dokumentów przechowywanych w B będzie dodatkowo wynikało z funkcjonalności programu, który nie będzie umożliwiać edycji dokumentów w B. System pozwalający na przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej będzie funkcjonował w sposób poniżej przedstawiony. Dostęp do B będzie uzależniony od posiadania loginu i hasła oraz licencji do zalogowania się w C. Każdemu użytkownikowi zostaną przypisane odpowiednie uprawnienia w systemie. Architektura B będzie przewidywać, że pliki będą dodawane do konkretnych obiektów w systemie C (np. (…)). Oznacza to, że dany plik będzie na stałe powiązany z konkretnym obiektem w systemie C. Pliki do B będą dodawane automatycznie lub ręcznie. Pliki dodawane automatycznie to:

*   obraz wydruku dokumentu w C odkładany w B w momencie każdorazowego wygenerowania wydruku,
*   obraz dokumentu w C odkładany w B w momencie generowania dokumentu elektronicznego (głównie faktury elektroniczne),
*   obraz dokumentu w C odkładany w B w momencie zatwierdzenia dokumentu.

Powyższe sposoby dodawania dokumentów do archiwum będą uwzględniały ostatnią wersję dokumentu (każdy kolejny wydruk dokumentu będzie powodował zarchiwizowanie tego wydruku w B. Przy czym archiwizacja kolejnych wydruków raz już zatwierdzonego dokumentu w C nie będzie powodowała zmiany danych tego dokumentu w C (np. data sprzedaży, numer dokumentu, kwota dokumentu), a będzie jedynie obrazem tego dokumentu na moment jego wydruku). W dedykowanym programie zostaną określone konfiguracje, które zapewnią, że zapisanie dokumentu będzie się odbywać w odpowiednim momencie, np. archiwizacja elektronicznej faktury zostanie dokonana przy wystawieniu faktury elektronicznej i wygenerowaniu jej ostatniej wersji.

W sytuacji, w której zostanie wystawiony dokument wymagający podpisu lub późniejszego dodania do archiwum w postaci zeskanowej wersji papierowej, to taka konieczność ręcznego dodania dokumentu do B będzie wynikała z oznaczenia takiego wydruku w konfiguracji programu (dostępna będzie opcja „wymagaj skanu” dla dokumentów wymagających podpisu).

Pliki mogą być również dodawane ręcznie, np. poprzez zeskanowanie określonego dokumentu, zapisanie pliku pobranego z poczty lub z dysku. W takim przypadku dodawanie dokumentów będzie dokonywane w sposób uniemożliwiający zmianę danych zawartych w tychże dokumentach. Uniemożliwienie zmiany danych dokumentów przechowywanych w B będzie dodatkowo wynikało z funkcjonalności programu, który nie będzie umożliwiać edycji dokumentów w B. Po zeskanowaniu dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu ich w wersji elektronicznej w B, papierowe wersje dokumentów będą niszczone.

Dokumenty przechowywane w B będą uporządkowane w wielu aspektach, pozwalających na przeglądanie i przeszukiwanie archiwum po określonych filtrach, np. numerze rejestracyjnym, kontrahencie, numerze dokumentu. Z uwagi na okoliczność, że dokumenty będą dodawane do konkretnych obiektów w C (np. (…)) będzie również możliwe wyszukanie wszystkich zarchiwizowanych dokumentów według konkretnego dokumentu (np. numer faktury) lub według danych powiązanych w C (np. wszystkie dokumenty w B dla konkretnego kontrahenta w określonym przedziale czasowym) lub według dokumentów powiązanych między sobą w C (np. dokument zamówienia z dokumentu faktury).

B będzie przewidywało również funkcję zbiorczego eksportu dokumentów z archiwum. Podatnik będzie przechowywał dokumenty w B w sposób, który zapewni:

1.  autentyczność pochodzenia, ponieważ dostęp do B będą miały wyłącznie osoby posiadające uprawnienie w określonym i niezbędnym zakresie, a nadto dokumenty podlegające zarchiwizowaniu będą wystawiane oraz wprowadzane przez upoważnionych pracowników Spółki,
2.  integralność treści, ponieważ zarchiwizowane dokumenty będą przechowywane w sposób uniemożliwiający dokonanie zmiany treści dokumentu,
3.  czytelności przechowywanych dokumentów, ponieważ dokumenty w postaci elektronicznej będą czytelne, a skany dokumentów będą dokonywane w odpowiedniej jakości.

Dokumenty zarchiwizowane w B będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Przez podział na okresy rozliczeniowe należy rozumieć możliwość wyszukiwania określonych dokumentów (faktury, dokumenty magazynowe, dokumenty zakupu) po żądanych kryteriach wyszukiwania (w tym określonych dat przypisanych do dokumentów).

Ponadto dla dokumentów zarchiwizowanych w B możliwe będzie ich wyszukiwanie według dodatkowej cechy przewidzianej w C dla dokumentów sprzedaży (faktur), magazynowych i zakupu, zwanej w C jako „data okresu sprawozdawczego”. Oznaczenie to będzie przypisywane automatycznie do wystawianego dokumentu na podstawie ustalonej konfiguracji mapowań dat, np. daty sprzedaży na datę „okresu sprawozdawczego”. Z uwagi na okoliczność, że okres sprawozdawczy jest finalnie przypisywany po stronie systemu księgowego, mogą wystąpić rozbieżności pomiędzy przypisaną automatycznie datą w systemie C a finalnym zaklasyfikowaniem dokumentu do okresu sprawozdawczego w systemie księgowym. W takim przypadku operator będzie posiadał możliwość ręcznego poprawienia w systemie C przypisanej automatycznie daty na datę zgodną z przypisaną w systemie księgowym. Niezależnie od powyższego dokument będzie mógł zostać odszukany po pozostałych kryteriach wyszukiwania.

Dokumenty (obrazy dokumentów) będą przechowywane w B przynajmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Do każdego z dokumentów zarchiwizowanego w B przyporządkowanych będzie wiele dodatkowych informacji umożliwiających jego identyfikację i łatwe odszukanie. B będzie umożliwiało wyszukiwanie dokumentów według wybranego kryterium, co umożliwi szybką i łatwą identyfikację wprowadzonych dokumentów, a także odszukanie konkretnych treści dotyczących poszczególnych dokumentów, jak również samego obrazu dokumentu w formie elektronicznej (albo skanu dokumentu papierowego).

Bezpieczeństwo danych zgromadzonych w ramach B będzie wynikało z kilku aspektów:

1.  Spółka będzie systematycznie dokonywała kopii bezpieczeństwa bazy danych,
2.  Spółka zadba o ograniczony dostęp do serwera (fizycznego oraz systemowego), który uniemożliwi nieuprawnionym podmiotom dostęp do zgromadzonych danych czy ich zniszczenie, a także zapewni bezpieczeństwo stacji roboczej,
3.  dostęp do dokumentów zarchiwizowanych w B będą miały określone osoby według nadanego zakresu uprawnień.

Dokumenty zarchiwizowane w B będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

Ponadto, Wnioskodawca wskazał, że projektowany system archiwizacji dokumentów (system B) został tak skonstruowany, żeby umożliwić dostęp do dokumentów księgowych od momentu ich archiwizacji do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób zarówno umożliwiający otworzenie ich obrazu w czytelnym formacie, jak i w sposób pozwalający na przetwarzanie danych zawartych w archiwizowanych dokumentach. Dodatkowo, dokumentacja będzie przechowywana w taki sposób, aby wyłącznie uprawniony do korzystania z sytemu B pracownik, miał do niej dostęp pozwalający na wyeksportowanie wybranych dokumentów (np. na dysk, na osobny nośnik danych) lub ich wydruk. Obie czynności (pobranie i wydruk) zapewnią możliwość odczytania danego dokumentu oraz możliwość przetwarzania danych w nim zawartych i jednocześnie pozostaną bez wpływu na jego treść (jakakolwiek modyfikacja treści dokumentu elektronicznego w systemie B nie będzie możliwa). Każda kluczowa operacja w systemie B, w tym eksport zarchiwizowanych dokumentów na dysk, będą zalogowane w systemie. Zatem, zarówno na potrzeby Spółki, jak również w szczególność w sytuacji uzasadnionej żądaniem organu podatkowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, Spółka będzie miała możliwość i zapewni bezzwłoczny dostęp do faktur w formie elektronicznej, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Dokumenty generowane przez Spółkę w systemie C, w tym faktury, a więc te dokumenty, które będą miały automatycznie wersję cyfrową (elektroniczną), zostaną – bez wcześniejszego wydruku do formy papierowej – zarchiwizowane w określonym formacie (np. pdf) w sposób uniemożliwiający zmianę danych w systemie B. System B nie będzie posiadał funkcjonalności pozwalającej na edycję danych zawartych zarówno w plikach zarchiwizowanych z wersji cyfrowej, jak i plikach zarchiwizowanych z wersji zeskanowanego dokumentu papierowego (zeskanowany dokument będzie w skali 1:1 stanowił odzwierciedlenie dokumentu papierowego).

Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich wystawienia i zarchiwizowania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Kontrola biznesowa, będąca procesem, dzięki któremu można będzie powiązać fakturę z usługą lub produktem stanowiącym podstawę jej wystawienia, będzie polegała na możliwości weryfikacji każdej faktury lub faktury korygującej w ramach procesu:

*   technicznego i merytorycznego (na etapie generowania dokumentu – w tym faktury – w systemie C, czy na etapie wprowadzania skanu dokumentu papierowego i dodawania go do konkretnego obiektu, jak np. (…)),
*   księgowego (indywidulanie – na etapie kwalifikowania danej faktury dla celów podatkowych, czy zbiorczo – po zakończeniu okresu rozliczeniowego – na etapie weryfikacji sald za dany okres sprawozdawczy pomiędzy systemem finansowo-księgowym a systemem B),
*   finansowym (np. na etapie akceptacji zapłaty do kontrahenta),
*   dokumentacyjnym (każda faktura będzie odpowiednio powiązania z innymi informacjami oraz dokumentami związanymi z procesem sprzedażowym, czy zakupowym).

Możliwość wyszukania, po wybranych parametrach, faktury i powiązanych z nią dokumentów uzupełniających, jak np.: zamówienie/umowa, zlecenie, dokument PZ, faktura zaliczkowa, nota, rezerwacja, dokumenty WZ, protokół odbioru, zlecenie wewnętrzne, list przewozowy – zapewni, że istnieć będzie łatwe do zweryfikowania powiązanie pomiędzy wystawioną/otrzymaną przez Spółkę fakturą (fakturą korygującą) oraz pozostałymi dokumentami uzupełniającymi.

Powiązanie pomiędzy fakturą a dokumentami uzupełniającymi pozwoli na kontrolne sprawdzenie – na wspomnianych wcześniej etapach procesu (w tym w okresie do przedawnienia zobowiązania podatkowego), czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce.

Realizacja wyżej wskazanych działań pozwoli na uzyskanie pewności co do tożsamości podmiotu, z którym Spółka współpracuje, czy też od którego Spółka otrzymała dany dokument księgowy, oraz zweryfikowanie i potwierdzenie zgodności dokumentu księgowego ze stanem faktycznym.

W celu zachowania autentyczności poszczególnych dokumentów, będą one skanowane oddzielnie. Niepodlegającym w systemie B edycji/modyfikacji plikom w formacie pdf przydzielane zostaną: nazwa i oznaczenie przypisujące dany dokument do wybranego (po merytorycznym i formalnym etapie procesu) obiektu. W przypadku skanowanych dokumentów papierowych, poza odpowiednio skonfigurowanym oprogramowaniem, Spółka posiadać będzie odpowiedni sprzęt, dzięki któremu zapewniona zostanie czytelność poszczególnych dokumentów.

Odpowiednio przeszkoleni pracownicy, na podstawie przypisanych w systemie B uprawnień, będą mogli dokonywać bieżącej weryfikacji prawidłowości przebiegu procesu kontroli biznesowej. Weryfikacja danych dokonywana będzie również przez pracowników działu księgowego na etapie porównywania danych z systemu finansowo-księgowego z danymi z systemu B za wybrany okres rozliczeniowy.

Wnioskodawca wskazał, że dokumenty, w tym faktury związane z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą, będą niszczone dopiero po zastosowaniu opisanych wcześniej kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych i rozliczeniu dla celów podatkowych. Po utylizacji dokumentów księgowych w formie papierowej, dokumenty księgowe będą przechowywane w formie elektronicznej, z zachowaniem stosownych zasad. Zniszczenie faktur w formie papierowej nie spowoduje, że faktura zostanie utracona, bowiem będzie przechowywana w formie elektronicznej, tym samym warunek, o którym mowa w art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT zostanie spełniony.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii, możliwości przechowywania i archiwizacji dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych

Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie należy uznać, że przechowywanie faktur – w sposób przedstawiony przez Wnioskodawcę w opisie sprawy – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów oraz przechowywanie ich w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, a także gwarantujący odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów, ich bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych – jest zgodny z powołanymi przepisami prawa. Zatem planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania oraz archiwizowania ww. faktur będzie spełniało wymogi określone w art. 112a ustawy, w zakresie w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania (archiwizowania) dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych dokumentów, tj. dokumentów innych niż faktury, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur, zawartych w ustawie. Zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Podsumowując, przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej pozostaje zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Ponadto, dopuszczalne będzie również przechowywanie faktur wystawianych przez Wnioskodawcę w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Jednocześnie, przedstawiona w zdarzeniu przyszłym forma archiwizacji ww. dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej będzie wystarczająca dla udokumentowania transakcji gospodarczych w okresie do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych związanych z dokonywaną przez Wnioskodawcę sprzedażą.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1, 2 i 3 jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…) za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP. W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.