Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPP3/443-123/10/12-S/JK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2012-04-27
Teza: Zakres wystawiania, przesyłania faktur oraz przechowywania kopii faktur.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-kopia faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów – uwzględniając wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z dnia 11 maja 2012 r., sygn. akt I SA/Sz 79/11 – stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 13 lipca 2010 r. (data wpływu 26 lipca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania, przesyłania faktur oraz przechowywania kopii faktur – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 26 lipca 2010 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania, przesyłania faktur oraz przechowywania kopii faktur.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka prowadzi sprzedaż sprzętu komputerowego i usług w 112 punktach sprzedaży. Obecnie Wnioskodawca dokumentuje sprzedaż drukując oryginały i kopie faktur lub paragony fiskalne. Kopie faktur przechowywane są w formie papierowej w archiwum zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), to jest przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Zainteresowany wskazuje, iż drukowanie kopii faktur oraz ich przechowywanie w formie papierowej jest dla Spółki kosztowne i uciążliwe. Wnioskodawca w systemie informatycznym, opartym o relacyjną bazę danych, zapisuje wszystkie transakcje sprzedaży towarów i usług. Sposób przechowywania danych pozwala na wydrukowanie w każdym czasie kopii faktur. Kopie faktur wydrukowane w okresie późniejszym z systemu informatycznego są zgodne z oryginałami w sposób nie budzący wątpliwości pod względem danych dotyczących stron transakcji, przedmiotu transakcji, danych ilościowych i wartościowych oraz danych osoby wystawiającej fakturę.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Spółka może nie drukować kopii faktur w dacie dokonania sprzedaży tylko przechowywać je w systemie informatycznym?

W ocenie Spółki, zgodnie z przepisami podatkowymi i dysponując odpowiednimi systemami informatycznymi można przechowywać kopie faktur w postaci elektronicznej w relacyjnej bazie danych. Spółka prowadzi działalność handlową poprzez sieć sklepów. Na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości oraz przepisów podatkowych spółka wystawia faktury VAT lub paragony fiskalne na potwierdzenie dokonania transakcji sprzedaży towarów i usług. Klient otrzymuje oryginał faktury, natomiast kopia faktury jest drukowana i przechowywana w postaci papierowej przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Spółka korzysta z systemów informatycznych, które zapisują informacje zawarte w wystawianych fakturach oraz zapisują dane w systemie finansowo-księgowym w sposób wymagany przepisami podatkowymi w zakresie podatku dochodowego oraz podatku od towarów i usług. Systemy informatyczne stosowane przez Spółkę zapewniają prawidłowe przechowywanie danych zawartych w fakturach. Spółka w dowolnym momencie może wydrukować kopię faktury, która zawiera słowo „kopia" i wszystkie dane występujące na oryginale faktury. Ponadto system umożliwia wydrukowanie duplikatu oryginału i kopii faktury z podaniem daty sporządzenia dokumentów. Spółka wskazuje, że zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.) podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6. Szczegółowe zasady dotyczące wystawiania faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.). Zgodnie z § 19 ust. 1 i 2 cytowanego rozporządzenia faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuję sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz oryginał, a kopia faktury i faktury korygującej wyraz kopia. Z powyższego nie wynika, że oryginał i kopia faktury muszą być sporządzone w formie papierowej. Spółka, zgodnie z przepisami, wystawiałaby w formie papierowej fakturę zawierającą słowo „oryginał" przekazywaną klientowi (pierwszy egzemplarz faktury), natomiast wystawiona faktura zawierająca słowo „kopia” zapisana by była w systemie informatycznym (drugi egzemplarz faktury). Stosownie do zapisu § 21 ust. 1 powołanego rozporządzenia, Spółka jest obowiązana przechowywać kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty, o których mowa w § 21 ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 21 ust. 2). Natomiast w § 21 ust. 3 dodano, że przepisy § 21 ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej. Stosowany przez Spółkę system informatyczny zapewnia spełnienie warunków podanych w rozporządzeniu.

Zdaniem Spółki, zgodnie z wykładnią prawa podatkowego w zakresie podatku od towarów i usług, w przypadku, gdy polskie przepisy jednoznacznie nie określają co należy rozumieć przez zapis „faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca” należy skorzystać z przepisów prawa ujętych w dyrektywie 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Spółka wskazuje, że w Dyrektywie obowiązki szczególne dotyczące przechowywania wszystkich faktur są zawarte w przepisach art. 244-247. Ponadto Spółka wskazuje, że w art. 241 Dyrektywy stwierdza się, iż przez „przechowywanie faktury w formie elektronicznej” rozumie się przechowywanie danych przy wykorzystaniu urządzeń elektronicznych do przetwarzania (w tym cyfrowej kompresji) i przechowywania oraz przy wykorzystaniu środków przewodowych, radiowych, optycznych lub innych środków elektromagnetycznych.

W ocenie Spółki, z przytoczonych przepisów nie wynika, że kopie wystawionych faktur powinny być przechowywane w postaci papierowej. Warunki wymagane przy przechowywaniu faktur ograniczają się do bezzwłocznego udostępnienia na żądanie właściwych organów wszystkich wystawionych faktur, przechowywania przez cały okres faktur w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność, zabezpieczenia przed zmianami danych umieszczonych na fakturach przez cały okres przechowywania, zapewnienia czytelności danych na fakturach przez cały okres przechowywania, przechowywaniu danych przy wykorzystaniu urządzeń elektronicznych do przetwarzania.

Spółka wskazuje, że wykorzystywany system informatyczny zapewnia spełnienie powyższych warunków. Z zastrzeżeniem, iż integralność treści faktur zapewniona jest przez ograniczenie dostępu użytkowników systemu do modyfikacji faktur.

Zdaniem Spółki, w podobnej sprawie wypowiedział się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 8 kwietnia 2010 r. sygn. akt III SA/Wa 396/10 wskazując, że porównanie zapisu § 23 ust. 2 rozporządzenia (obecnie § 21 ust. 2 rozporządzenia) z art. 247 ust. 2 Dyrektywy prowadzi do wniosku, że polski normodawca nie recypował dokładnie zapisu tej normy. Pominięcie zwrotu „w jakiej zostały przesłane lub udostępnione” otwiera pole do niejednoznacznej wykładni językowej. A to prowadzi do wniosku o konieczności poszukiwania treści normy prawnej przy zastosowaniu innych wykładni. Sąd zwrócił uwagę, że w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury, co oznacza, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania. Za istotną przesłankę wykładania omawianych przepisów, należy uznać funkcję jaką pełni konieczność przechowywania kopii faktury. Jest to funkcja kontrolna, zatem wykładnia winna ją uwzględniać.

Spółka stwierdza, że w zadanym pytaniu gwarantuje wymagane w art. 246 Dyrektywy cechy kopii faktur oraz zobowiązuje się drukować je na każde żądanie uprawnionego organu, przy jednoczesnym zachowaniu wymogu oznaczania kopii faktury wyrazem „kopia”.

Spółka wskazuje także, że zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego, który odniósł się do wykładni § 21 i § 23 rozporządzenia ministra finansów z dnia 25 maja 2005 r., nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne. Podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur. Istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji. Jeśli więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie.

W interpretacji indywidualnej z dnia 11 października 2010 r. znak ITPP1/443-123/10/JK oceniono stanowisko Spółki za nieprawidłowe.

Nie zgadzając się z treścią wydanej interpretacji, po uprzednim wezwaniu do usunięcia naruszenia prawa, Spółka złożyła skargę.

Wyrokiem wydanym przez Wojewódzki Sąd Administracyjnego w Szczecinie z dnia 11 maja 2012 r., sygn. akt I SA/Sz 79/11, zaskarżona interpretacja została uchylona.

Minister Finansów kwestionując stanowisko Sądu pierwszej instancji, złożył w dniu 17 czerwca 2011 r. skargę kasacyjną, która następnie pismem z dnia 27 stycznia 2012 r. została wycofana, z uwagi, iż stanowisko WSA zawarte w zaskarżonym wyroku było zgodne z ugruntowaną i jednolitą linią orzeczniczą sądów administracyjnych, w tym również Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Postanowieniem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 21 lutego 2012 r. sygn. akt I FSK 1215/11 postępowanie kasacyjne zostało umorzone.

W dniu 26 marca 2012 r. wpłynął do tut. organu prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z dnia 11 maja 2012 r., sygn. akt I SA/Sz 79/11. Odnosząc się do przedmiotu sporu Sąd w wyroku dokonał przede wszystkim analizy treści § 21 ust. 2 rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), na tle regulacji zawartej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347 str. 1 ze zm.). Sąd powołując się na orzecznictwo sądowoadministracyjne w tym zakresie stwierdził, iż w przepisach rozporządzenia ustawodawca nie wskazuje na drukowaną kopie faktury VAT, a tym samym nie skorzystał z przewidzianego w art. 247 ust. 2 Dyrektywy uprawnienia, do wprowadzenia szczególnych, krajowych uregulowań w zakresie sposobu przechowywania faktur i nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej formy do przechowywania. Sąd stwierdził ponadto, iż brak ograniczenia w zakresie metod przechowywania faktur zapewnia realizację celów art. 246 Dyrektywy oraz jest zgodne z zasadą proporcjonalności.

W świetle obowiązującego stanu prawnego – biorąc pod uwagę rozstrzygnięcie zawarte w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z dnia 11 maja 2012 r., sygn. akt I SA/Sz 79/11 - stanowisko Spółki w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego na dzień złożenia wniosku.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul. Staromłyńska 10, 70-561 Szczecin po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153 poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.