Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB1/415-885/11-5/AMN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2011-10-11
Teza: 1. Czy Wnioskodawczyni ma prawo do stosowania kosztów w wysokości faktycznie poniesionych wydatków? 2. W jaki sposób Wnioskodawczyni ma je dokumentować (czy wystarczą faktury za zakup paliwa, naprawy samochodu itd.)? 3. Czy Wnioskodawczyni ma stosować tzw. kilometrówkę i prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu? 4. W jaki sposób Wnioskodawczyni powinna rozliczać te koszty w zeznaniu rocznym?
Słowa kluczowe: koszt-koszty uzyskania przychodów; koszt-poniesienie kosztów w czasie; umowa-umowa zlecenia
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pani, przedstawione we wniosku z dnia 8 lipca 2011 r. (data wpływu 11 lipca 2011 r.), uzupełnionym w dniach: 7 i 10 października 2011 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów w części dotyczącej:

*   stosowania tzw. kilometrówki – **jest nieprawidłowe,**
*   w pozostałej części – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 11 lipca 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, o których mowa w art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, w związku z czym pismem z dnia 22 września 2011 r. znak ILPB1/415-885/11-2/AMN na podstawie art. 169 § 1 tej ustawy wezwano Wnioskodawczynię do usunięcia braków w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 29 września 2011 r., a w dniach: 7 i 10 października 2011 r. wniosek uzupełniono (nadano w polskiej placówce pocztowej w dniu 6 października 2011 r.).

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawczyni zgodnie z zawartą w dniu 5 stycznia 2011 r. umową ze starostą, wykonuje usługę dla powiatu polegają na doręczeniu przesyłek ustawowych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na terenie miasta z wyłączeniem usług zastrzeżonych w rozumieniu art. 47 ustawy prawo pocztowe z dnia 12 czerwca 2003 r. (Dz. U. Nr 130 poz. 1188 ze zm.).

Praca Zainteresowanej polega na codziennym odbiorze przesyłek listowych z siedziby starostwa i rozwiezieniu ich po terenie całego miasta. Za oddaną (dostarczoną) przesyłkę Wnioskodawczyni otrzymuje wynagrodzenie brutto w kwocie 3,10 zł (trzy złote 10/100). Termin dostarczenia przesłanek do adresata wynosi jedynie dwa dni robocze nie licząc dnia, w którym Zainteresowana odbiera korespondencję. O ile w tym okresie przesyłka nie zostanie doręczona, to po dwukrotnym siedmiodniowym ich awizowaniu podlegają one zwrotowi do zleceniodawcy. Ponieważ za przesyłki nie doręczone Zainteresowana nie otrzymuje wynagrodzenia, faktyczne awizowanie w okresie dwóch tygodni niejednokrotnie wynosi kilka razy, a bywa również i tak, że z bardzo trudnymi Wnioskodawczyni musi przyjeżdżać w sobotę lub w niedzielę. Średnia przejechanych dziennie kilometrów po terenie miasta wynosi około 40. Wynika z tego, że w jednym miesiącu w ciągu dni roboczych Zainteresowana przejeżdża w mieście około 880 km.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawczyni podała, że świadczy usługi doręczania przesyłek na terenie miejscowości poza stałym miejscem zamieszkania w ramach zawartej umowy cywilno-prawnej. Każda doręczona przesyłka pokwitowana jest przez odbiorcę. Następnie pokwitowania te Zainteresowana przekazuje zleceniobiorcy, jako potwierdzenie doręczenia. W celu sprawnego wykonywania pracy Wnioskodawczyni wykorzystuje prywatny samochód osobowy, który nie stanowi składnika majątku zleceniodawcy oraz nie został zaliczony do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy Wnioskodawczyni ma prawo do stosowania kosztów w wysokości faktycznie poniesionych wydatków?
2.  W jaki sposób Wnioskodawczyni ma je dokumentować (czy wystarczą faktury za zakup paliwa, naprawy samochodu itd.)?
3.  Czy Wnioskodawczyni ma stosować tzw. kilometrówkę i prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?
4.  W jaki sposób Wnioskodawczyni powinna rozliczać te koszty w zeznaniu rocznym?

Zdaniem Wnioskodawczyni, ma Ona prawo do stosowania kosztów uzyskania w wysokości kosztów faktycznie poniesionych oraz do stosowania tzw. kilometrówki. Koszty te ma prawo uwzględnić w zeznaniu rocznym.

Zgodnie z art. 22 ust. 9 pkt 4 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów z tytułów określonych w art. 13 pkt 2, 4, 6 i 8 określa się w wysokości 20% uzyskanego przychodu, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz chorobowe, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b) i których podstawę wymiaru stanowi ten przychód. Natomiast w myśl art. 22 ust. 10 cytowanej ustawy, jeżeli podatnik udowodni, że koszty uzyskania przychodów były wyższe niż wynikające z zastosowania normy procentowej określonej w ust. 9 pkt 1-4, koszty przyjmuje się w wysokości kosztów faktycznie poniesionych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa sposobu dokumentowania ponoszonych wydatków, jednakże w myśl generalnej zasady ustalania kosztów faktycznie poniesionych, kosztami z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W odniesieniu do pytania dotyczącego dokumentowania kosztów faktycznie poniesionych, Wnioskodawczyni uważa, że dokumentem potwierdzającym używanie własnego auta w celu realizacji umowy zlecenia jest posiadanie np. faktury za zakup paliwa, za dokonaną naprawę czy za zakup części do samochodu. Dodatkowo Wnioskodawczyni posiada zwrotne potwierdzenie odbioru, które potwierdza dostarczenie przesyłki a tym samym potwierdza dojazd Zainteresowanej do miejsca, w którym została ona doręczona. Dlatego też Wnioskodawczyni uważa, że dla celów dowodowych konieczne jest posiadanie przez Wnioskodawczynię dowodów poniesienia wydatków np. na zakup paliwa. Mając takie dokumenty Zainteresowana jest zdania, że w zeznaniu rocznym ma prawo zastosować koszty uzyskania przychodów w wysokości więcej niż 20% uzyskanego przychodu, zaliczając do poniesionych kosztów uzyskania przychodu koszty przejazdu prywatnym samochodem w wysokości iloczynu liczby przejechanych kilometrów i stawki za 2 km przebiegu, tym bardziej, że przepisy ustawy PIT nie zabraniają takiej możliwości uwzględniania wydatków.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego w zakresie kosztów uzyskania przychodów w części dotyczącej:

*   stosowania tzw. Kilometrówki – uznaje się **za nieprawidłowe,**
*   w pozostałej części – uznaje się **za prawidłowe.**

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji Podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy, źródłem przychodów jest działalność wykonywana osobiście.

Katalog przychodów zaliczanych do tego źródła przychodów określa art. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Stosownie do treści art. 13 pkt 8 ww. ustawy, za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:

1.  osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej,
2.  właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora - jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością

\- z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej oraz przychodów, o których mowa w pkt 9.

Zgodnie z ogólną definicją kosztów uzyskania przychodów zawartą w art. 22 ust. 1 cytowanej ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Wskazany art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zawiera katalog wydatków definitywnie wyłączonych z kosztów uzyskania oraz wydatków, co do których istnieją szczególne uregulowania.

Aby zatem dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

*   musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
*   nie może być wymieniony w art. 23 ww. ustawy, wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów,
*   musi być należycie udokumentowany.

Stosownie do treści art. 22 ust. 9 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów z tytułów określonych w art. 13 pkt 2, 4, 6 i 8 określa się w wysokości 20% uzyskanego przychodu, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.

Jednakże w świetle art. 22 ust. 10 ww. ustawy, jeżeli podatnik udowodni, że koszty uzyskania przychodów były wyższe niż wynikające z zastosowania normy procentowej określonej w ust. 9 pkt 1-4 i pkt 6, koszty uzyskania przyjmuje się w wysokości kosztów faktycznie poniesionych.

Powyższy przepis stanowi o udowodnieniu poniesienia kosztów, a więc udowodnieniu poniesienia wydatków w związku z uzyskaniem przychodu (realizacją umowy), przy czym takich wydatków, które zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Jeśli dla prawidłowego wykonania zleconych usług oraz ze względu na ich charakter niezbędne jest przemieszczanie się, związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkami związanymi z używaniem prywatnego samochodu (zakup paliwa, dokonywanie niezbędnych napraw) a uzyskanymi przychodami jest oczywisty, to w konsekwencji prowadzi do uznania tego rodzaju wydatków za uzasadnione i związane z danym przychodem.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz wydane do niej przepisy wykonawcze nie określają, w jaki sposób podatnicy uzyskujący przychody z działalności wykonywanej osobiście winni wykazywać, dokumentować ponoszone w związku z wykonywanymi usługami wydatki.

W przedmiotowej sprawie poniesienie wydatków dla potrzeb wykonywanych przez Wnioskodawczynię usług, należy udokumentować za pomocą środków, które potwierdzą fakt, wywołają pewność wystąpienia zdarzeń, zgodnie z rzeczywistością.

Należy zauważyć, że w przypadku kosztów używania samochodu dla celów działalności określonej w art. 13 pkt 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przepisy cytowanej ustawy nie przewidują możliwości rozliczania tych wydatków według ryczałtów na dojazdy czy stawek za kilometr przebiegu pojazdu na potrzeby tej działalności. Nie ma też zastosowania ograniczenie związane z tzw. kilometrówką, wynikające z przepisu art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z przepisem art. 23 ust. 1 pkt 46 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Powołany przepis odnosi się wyłącznie do podatników prowadzących działalność gospodarczą oraz potrzeb związanych z działalnością gospodarczą. Nie ma on odniesienia do podatników uzyskujących przychody z działalności wykonywanej osobiście określonej w art. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wobec powyższego poniesienie wydatków z tytułu używania (eksploatacji) samochodu osobowego dla celów wskazanej działalności należy udowodnić zgodnie z ogólną regułą. W tej sytuacji należałoby wykazać nabycie towarów czy usług związanych z eksploatacją pojazdu podczas wyjazdów (np. zużyte paliwo, naprawy) - fakturą bądź rachunkiem od sprzedawcy tych towarów czy usług.

Należy jednak mieć na uwadze konieczność wykazania, w jakim celu dany koszt eksploatacyjny samochodu został poniesiony. To zaś prowadzi do wniosku, że ze względów dowodowych przejazdy samochodem w związku z wykonywaniem usług powinny być dokumentowane w sposób pozwalający określić cel i związek z osiąganymi przychodami.

Jednocześnie zauważyć należy, że stosownie do treści art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnicy są obowiązani składać urzędom skarbowym zeznanie, według ustalonego wzoru, o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym, w terminie do dnia 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem ust. 7 i 8.

Mając powyższe na uwadze należy wskazać, iż Wnioskodawczyni w związku ze świadczeniem usług doręczania przesyłek w ramach zawartej umowy zlecenia ma prawo do stosowania kosztów uzyskania przychodów od uzyskanych przychodów z działalności wykonywanej osobiście w wysokości faktycznie poniesionych wydatków, jeżeli udowodni, że koszty uzyskania przychodów były wyższe niż wynikające z zastosowania normy procentowej określonej w art. 22 ust. 9 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wydatki te Zainteresowana winna dokumentować fakturami lub rachunkami potwierdzającymi nabycie towarów czy usług związanych z eksploatacją pojazdu wykorzystywanego do świadczenia ww. usług, nie stosując tzw. kilometrówki, gdyż przepisy ww. ustawy nie przewidują możliwości rozliczania kosztów używania samochodu dla celów działalności określonej w art. 13 pkt 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, według ryczałtów na dojazdy czy stawek za kilometr przebiegu pojazdu. Tym samym w zeznaniu rocznym Wnioskodawczyni może wykazać koszty uzyskania przychodów określone na podstawie art. 22 ust. 10 ww. ustawy, tj. w wysokości faktycznie poniesionych, jednakże tylko w przypadku udowodnienia przez Wnioskodawczynię, że koszty te były wyższe niż przewidziane we wskazanej normie procentowej.

Końcowo należy podkreślić, że to na podatniku spoczywa ciężar dowodu poniesionych wydatków i istnienia związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem bądź związek ze źródłem przychodu, jeżeli z faktu tego wywodzi skutki prawne. Do organu podatkowego zaś należeć będzie ocena, czy fakty te zostały w wystarczający sposób udowodnione i udokumentowane.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim, ul. Dąbrowskiego 13, 66-400 Gorzów Wielkopolski po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.