Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP4/443-821/11-6/ISN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2012-03-21
Teza: 1. Czy opisana Procedura 1 otrzymywania i przechowywania faktur elektronicznych spełnia warunki określone w Rozporządzeniu, w związku z czym Spółka będzie miała prawo do obniżenia należnego podatku VAT o podatek naliczony wykazany na fakturach elektronicznych, na takich samych zasadach, jak w przypadku faktur papierowych? 2. Czy opisana Procedura 2 otrzymywania i przechowywania faktur elektronicznych spełnia warunki określone w Rozporządzeniu, w związku z czym Spółka będzie miała prawo do obniżenia należnego podatku VAT o podatek naliczony wykazany na fakturach elektronicznych, na takich samych zasadach, jak w przypadku faktur papierowych? 3. Czy Spółka może uznać, iż datą otrzymania faktury elektronicznej w Procedurze 1, 2 jest data wpływu wiadomości e-mail wraz z załączoną do niej fakturą (fakturami) na adres e-mail Spółki?
Słowa kluczowe: czynności-czynności opodatkowane podatkiem od towarów i usług; faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia; podatek-podatek naliczony; podatek-podatek od towarów i usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 1-art. 5; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 2-art. 8; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej, przedstawione we wniosku z dnia 14 listopada 2011 r. (data wpływu 22 grudnia 2011 r.) uzupełnionym pismem z dnia 20 lutego 2012 r. (data wpływu 28 lutego 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie daty otrzymania faktury elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 22 grudnia 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie daty otrzymania faktury elektronicznej. Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z dnia 20 lutego 2012 r. (data wpływu 28 lutego 2012 r.) o informacje doprecyzowujące opis sprawy.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

X S.A. (dalej: „Spółka”), z uwagi na skalę prowadzonej działalności, otrzymuje od swoich kontrahentów bardzo dużą ilość faktur zakupowych oraz faktur korygujących (dalej: „faktury”). Dla usprawnienia przepływu faktur, jak również w celu skrócenia okresu oczekiwania przez nią na faktury, Spółka oraz część jej kontrahentów planują zmianę sposobu fakturowania i zastąpienie faktur papierowych fakturami elektronicznymi.

W celu spełnienia warunków określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661, dalej: „Rozporządzenie”), Spółka wdroży specjalną procedurę (lub dwie procedury, tj. odrębne procedury dla poszczególnych kontrahentów lub grup kontrahentów), która określać będzie zasady otrzymywania oraz przechowywania faktur elektronicznych. Wdrożona procedura (lub procedury) będzie miała na celu zapewnienie autentyczności pochodzenia faktur oraz integralności ich treści, zapewnienie czytelności faktur w trakcie ich przechowywania, w podziale na okresy rozliczeniowe, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwienie łatwego odszukiwania poszczególnych faktur oraz zapewnienie organom podatkowym i/lub organom kontroli skarbowej bezzwłocznego dostępu do nich.

Założenia wspólne dla wszystkich opracowanych przez Spółkę procedur (Procedura 1, Procedura 2) otrzymywania oraz przechowywania faktur elektronicznych zostały wskazane poniżej:

1.  Spółka posiada bazę kontrahentów, która pozwala na formalną kwalifikację danego dostawcy/usługodawcy. W przypadku zawarcia umowy z nowym dostawcą/usługodawcą, Spółka dokona wpisu nowego kontrahenta do tej bazy. Wpis będzie dokonywany np. na podstawie otrzymanych przez Spółkę kopii dokumentów rejestracyjnych nowego kontrahenta (np. potwierdzenie nadania numeru NIP);
2.  zgodnie z § 3 Rozporządzenia, Spółka dostarczy swoim kontrahentom pisemną lub elektroniczną akceptację elektronicznego sposobu fakturowania. Alternatywnie, akceptacja taka zostanie dodana (np. w formie aneksu) do umów istniejących pomiędzy Spółką i jej kontrahentami;
3.  faktury elektroniczne będą otrzymywane przez Spółkę za pośrednictwem poczty elektronicznej;
4.  dla celów otrzymywania faktur elektronicznych Spółka utworzy niezależny, specjalny adres poczty elektronicznej, który będzie używany wyłącznie do odbierania faktur (dalej: „adres e mail”). Dostęp do adresu e-mail będzie zabezpieczony hasłem, udostępnianym wyłącznie zamkniętej grupie upoważnionych pracowników;
5.  adres e-mail służący do otrzymywania faktur elektronicznych zostanie przesłany kontrahentom Spółki. Natomiast, każdy z kontrahentów Spółki dostarczy jej swój stały adres poczty elektronicznej, z którego będą wysyłane faktury elektroniczne wystawiane na rzecz Spółki przez danego kontrahenta. Nazwa adresu poczty elektronicznej nadawcy (kontrahenta) będzie pełną nazwą lub skrótem nazwy firmy danego kontrahenta;
6.  adres e-mail Spółki, na który będą przesyłane faktury elektroniczne będzie sprzężony z dyskiem głównym znajdującym się na serwerze Spółki. Umożliwi to automatyczne zapisywanie oraz elektroniczne archiwizowanie otrzymywanych faktur. Faktury będą automatycznie zapisywane na dysku i na nim przechowywane. Przy czym, na dysku zapisywane i przechowywane będą całe wiadomości e-mail otrzymywane od kontrahentów wraz z załącznikami (tj. fakturami) oraz informacjami w nich zawartymi, np. adres nadawcy, czas otrzymania maila itd. Zapis treści e-maili wraz z fakturami zapewni autentyczność pochodzenia tych faktur, jako że razem z treścią przesyłki e-mail oraz jej załącznikami zapisywana będzie data wysłania/otrzymania, adres e-mail i nazwa nadawcy (tj. kontrahenta), które będą mogły być następnie porównane z treścią faktury. Ponadto, ten sposób przechowywania i archiwizowania faktur zapewni możliwość szybkiego powiązania danej faktury z zamówieniem, umową czy innym dokumentem, co będzie stanowiło dodatkowy środek weryfikacji autentyczności pochodzenia faktury. Spółka wdroży dodatkowo rozwiązanie całkowicie gwarantujące autentyczność pochodzenia jak i niemodyfikowalność treści zarówno samych e-maili, jak i ich załączników (tj. faktur). Rozwiązanie to będzie polegało na stworzeniu przez kontrahenta certyfikatu poświadczającego jego tożsamość. Kontrahent będzie podpisywał korespondencję mailową częścią prywatną tego certyfikatu, natomiast Spółka będzie odczytywała tę wiadomość przy użyciu certyfikatu publicznego udostępnionego jej przez danego kontrahenta. Zapisanie treści maila zabezpieczonego certyfikatem wraz z załączonymi do niego fakturami na dysku Spółki sprawi, iż załączniki, tj. faktury, staną się całkowicie niemodyfikowalne;
7.  dostęp do dysku i znajdującej się na nim bazy faktur będzie udostępniany wyłącznie upoważnionym pracownikom, co pozwoli na odpowiednie zabezpieczenie i zachowanie integralności treści faktur elektronicznych;
8.  faktury elektroniczne będą otrzymywane i przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej, na dysku (w tzw. bazie faktur), w podziale na okresy rozliczeniowe, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób zapewniający czytelność faktur, a także umożliwiający łatwe odszukiwanie poszczególnych faktur i bezzwłoczny dostęp do nich organom podatkowym i/lub organom kontroli skarbowej.

Opracowane przez Spółkę procedury są oparte o powyższe założenia. Procedura 1 oraz Procedura 2 otrzymywania oraz przechowywania faktur elektronicznych różnią się jedynie formatem faktur, w jakim będą one otrzymywane i przechowywane.

Procedura 1

Faktury elektroniczne będą otrzymywane przez Spółkę w formacie PDF. Format PDF zagwarantuje nienaruszalność danych zawartych w fakturze (tj. integralność treści faktury), gdyż z zasady nie jest formatem przeznaczonym do edytowania i utrudnia lub wręcz uniemożliwia modyfikację treści faktury załączonej do podpisanego cyfrowo przez certyfikat maila. Otrzymane na adres e-mail faktury będą zapisywane na dysku a następnie na nim przechowywane w niezmienionym formacie (tj. formacie PDF).

Procedura 2

Faktury elektroniczne będą otrzymywane przez Spółkę w formatach: PDF, TIF, GIF, JPG oraz/lub innym, jako że znowelizowane przepisy Rozporządzenia umożliwiają wystawianie i przesyłanie faktur w dowolnym formacie elektronicznym. Faktury będą otrzymywane w formie załączników do podpisywanych cyfrowo przez certyfikat maili, dzięki czemu będą nieedytowalne. Otrzymane na adres e-mail faktury będą zapisywane na dysku a następnie na nim przechowywane w niezmienionym formacie (tj. formacie PDF, TIF, GIF, JPG oraz/lub innym).

Spółka, w zależności od potrzeb, wdroży jedną lub obie wskazane powyżej procedury przechowywania i archiwizowania otrzymywanych od kontrahentów faktur elektronicznych.

W uzupełnieniu do wniosku Spółka poinformowała, że jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług oraz, że otrzymywane przez nią faktury elektroniczne będą dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez nią do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Spółka może uznać, iż datą otrzymania faktury elektronicznej w Procedurze 1, 2 jest data wpływu wiadomości e-mail wraz z załączoną do niej fakturą (fakturami) na adres e-mail Spółki?

Zdaniem Wnioskodawcy, prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktury zakupu powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał tę fakturę (zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn.zm.).

Zatem, data otrzymania faktury jest niezwykle istotna dla prawidłowej realizacji podstawowego prawa podatnika – obniżenia podatku należnego o podatek naliczony. W przypadku faktur papierowych, za datę otrzymania faktury uznaje się, co do zasady, datę fizycznego wpływu faktury do firmy danego podatnika, potwierdzaną zazwyczaj umieszczeniem na fakturze stempla wskazującego datę jej otrzymania. W przypadku faktur otrzymywanych drogą elektroniczną, w postaci załączników do wiadomości e-mail, rolę takiego stempla będzie pełniła data wpływu danego maila na adres poczty elektronicznej Spółki, wskazana w sposób trwały w nagłówkach otrzymywanych maili, które jak już wskazano, będą przechowywane wraz z otrzymanymi fakturami elektronicznymi, na dysku Spółki.

Data wpływu danej wiadomości e-mail wraz z załączoną do niej fakturą (fakturami) jest rzeczywistym i udokumentowanym momentem otrzymania danej faktury elektronicznej przez Spółkę. Ponadto, daty wpływu wiadomości e-mail będą zapisywane i przechowywane wraz z fakturami i w dowolnej chwili będzie można sprawdzić lub zweryfikować tak określoną datę otrzymania danej faktury.

Prawidłowość powyższego stanowiska potwierdzają również organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych, m.in. w interpretacji z dnia 20 maja 2011 r., sygn. IPPP2 443-225/11-3/IZ, Minister Finansów działający za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, uznał, iż: „za datę otrzymania faktury przesłanej drogą elektroniczną należy uznać datę wpływu maila na adres poczty Wnioskodawcy”.

Ponadto, możliwość natychmiastowego prześledzenia dat wpływu na adres e-mail Spółki, maili od jej kontrahentów wraz załączonymi do nich fakturami elektronicznymi (tj. możliwość prześledzenia dat otrzymania poszczególnych faktur) będzie zagwarantowana poprzez specjalne oprogramowanie nadzorujące/monitorujące bazę faktur znajdującą się na dysku Spółki.

W świetle powyższej argumentacji, Spółka wnosi o potwierdzenie, iż zarówno Procedura 1, jak i Procedura 2 spełniają warunki otrzymywania i przechowywania faktur elektronicznych określone w Rozporządzeniu. Procedury te gwarantują, iż otrzymywane od kontrahentów faktury w formie elektronicznej będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe (na dysku głównym Spółki w tzw. bazie faktur), w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, Procedury 1, 2 umożliwią łatwe odszukiwanie poszczególnych faktur oraz bezzwłoczny dostęp do tych faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W związku z powyższym, faktury elektroniczne otrzymywane i przechowywane przez Spółkę według Procedury 1, Procedury 2 będą stanowiły podstawę do obniżenia należnego podatku VAT o podatek naliczony z nich wynikający, na takich samych zasadach, jak w przypadku faktur papierowych.

Natomiast za datę otrzymania danej faktury elektronicznej, należy uznać datę wpływu wiadomości e-mail wraz z załączoną do niej przedmiotową fakturą na skrzynkę elektroniczną (tj. adres e-mail) Spółki.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1.  konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2.  potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3.  konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4.  stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych – art. 106 ust. 11 ustawy.

Na podstawie powyższych delegacji, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem, które weszło w życie dnia 1 stycznia 2011 r. i ma zastosowanie do sytuacji przedstawionej w przedmiotowej sprawie.

W myśl § 3 ust. 1 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 1 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury – rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI)). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Podkreślić należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Stosownie do § 6 rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych – § 8 rozporządzenia.

Konieczne zatem jest stworzenie metod gwarantujących spełnienie powyższych wymogów, które jednak ma określić sam podatnik. Rozporządzenie nie określa, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury).

Powyższe zmiany zostały wprowadzone w związku z przyjęciem Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej Dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L nr 189), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób. Nowa redakcja art. 233 Dyrektywy 112 regulująca ww. kwestie, została dokonana w taki sposób, aby kwestie techniczne wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur całkowicie pozostawić w gestii podatnika, ograniczając rolę państw członkowskich jedynie do funkcji weryfikatora przyjętych przez podatników procedur umożliwiających kontrolę prawidłowości rozliczania podatku VAT. Ocena „prawidłowości” faktury jako dowodu ma być dokonywana z perspektywy „autentyczności” jej pochodzenia, zachowania „integralności treści” oraz jej „czytelności”. Kontrolę faktury pod tym kątem ma zapewnić sam podatnik, przy czym Dyrektywa 112 podpowiada podatnikowi, że można ten efekt uzyskać za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Jedynie jako przykład tego typu systemów kontroli podaje się rozwiązania oparte na bezpiecznym (zaawansowanym) podpisie elektronicznym lub systemie elektronicznej wymiany informacji (EDI).

Z opisu sprawy wynika, że Zainteresowany jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Z uwagi na skalę prowadzonej działalności, otrzymuje od swoich kontrahentów bardzo dużą ilość faktur zakupowych oraz faktur korygujących (dalej: „faktury”). Dla usprawnienia przepływu faktur, jak również w celu skrócenia okresu oczekiwania przez nią na faktury, Spółka oraz część jej kontrahentów planują zmianę sposobu fakturowania i zastąpienie faktur papierowych fakturami elektronicznymi.

W celu spełnienia warunków określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, Spółka wdroży specjalne Procedury 1 i 2, które określać będą zasady otrzymywania oraz przechowywania faktur elektronicznych. Wdrożone procedury będą miały na celu zapewnienie autentyczności pochodzenia faktur oraz integralności ich treści, zapewnienie czytelności faktur w trakcie ich przechowywania, w podziale na okresy rozliczeniowe, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwienie łatwego odszukiwania poszczególnych faktur oraz zapewnienie organom podatkowym i/lub organom kontroli skarbowej bezzwłocznego dostępu do nich.

W Procedurze 1 faktury elektroniczne będą otrzymywane przez Spółkę w formacie PDF. Format PDF zagwarantuje nienaruszalność danych zawartych w fakturze (tj. integralność treści faktury), gdyż z zasady nie jest formatem przeznaczonym do edytowania i utrudnia lub wręcz uniemożliwia modyfikację treści faktury załączonej do podpisanego cyfrowo przez certyfikat maila. Otrzymane na adres e-mail faktury będą zapisywane na dysku a następnie na nim przechowywane w niezmienionym formacie (tj. formacie PDF). Z kolei w Procedurze 2 faktury elektroniczne będą otrzymywane przez Wnioskodawcę w formatach: PDF, TIF, GIF, JPG oraz/lub innym, jako że znowelizowane przepisy rozporządzenia umożliwiają wystawianie i przesyłanie faktur w dowolnym formacie elektronicznym. Faktury będą otrzymywane w formie załączników do podpisywanych cyfrowo przez certyfikat maili, dzięki czemu będą nieedytowalne. Otrzymane na adres e-mail faktury będą zapisywane na dysku a następnie na nim przechowywane w niezmienionym formacie (tj. formacie PDF, TIF, GIF, JPG oraz/lub innym).

W tym miejscu wskazać należy, iż w interpretacjach indywidualnych z dnia 21 marca 2012 r. nr ILPP4/443-821/11-4/ISN i ILPP4/443-821/11-5/ISN, tut. Organ stwierdził, iż faktury elektroniczne otrzymywane i przechowywane w opisanej Procedurze 1 i Procedurze 2, będą spełniały warunki wynikające z powołanych przepisów rozporządzenia. W ww. interpretacjach tut. Organ wskazał także, że otrzymywane przez Spółkę faktury elektroniczne, będą jej dawać prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w tych fakturach.

Zainteresowany ma wątpliwości, czy datą otrzymania faktury elektronicznej w Procedurze 1, 2 jest data wpływu wiadomości e-mail wraz załączoną do niej fakturą (fakturami) na jego adres e mail.

Na mocy art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny (…).

Należy podkreślić, iż ustawodawca w ustawie o podatku od towarów i usług oraz w aktach wykonawczych do ustawy, nie określił pojęć moment wystawienia i otrzymania faktury elektronicznej. W konsekwencji, konieczne jest odwołanie się do gramatycznej wykładni obu pojęć. Zgodnie z „Małym Słownikiem Języka Polskiego” pod red. E. Sobol (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa, 1995, s. 1079 oraz s. 587) „wystawić” oznacza wydobyć, wyjąć, wydostać coś skąd, wyłożyć na zewnątrz, ale również wypisać, wypełnić, wydać. Z kolei, „otrzymać” oznacza stać się odbiorcą czegoś, dostać coś.

Należy zatem stwierdzić, iż powyżej opisane pojęcia wiążą się z czynnościami faktycznymi, a nie prawnymi.

Jak wskazał Wnioskodawca, data wpływu danej wiadomości e-mail wraz z załączoną do niej fakturą (fakturami) jest rzeczywistym i udokumentowanym momentem otrzymania danej faktury elektronicznej przez niego. Ponadto, daty wpływu wiadomości e-mail będą zapisywane i przechowywane wraz z fakturami i w dowolnej chwili będzie można sprawdzić lub zweryfikować tak określoną datę otrzymania danej faktury.

Mając powyższe na uwadze stwierdzić należy, iż w przedmiotowej sprawie datą otrzymania faktury w formie elektronicznej przez Spółkę będzie data wpływu wiadomości e-mail z załączoną do niej fakturą (fakturami elektronicznymi) na jej adres e-mail.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści otrzymywanych i przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy rozporządzenia – jak wskazano wyżej – nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Tut. Organ zwraca uwagę na fakt, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

W niniejszej interpretacji indywidualnej rozstrzygnięto wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w zakresie daty otrzymania faktury elektronicznej. Natomiast pozostałe kwestie zostały rozstrzygnięte w odrębnych interpretacjach indywidualnych z dnia 21 marca 2012 r. nr ILPP4/443-821/11-4/ISN i ILPP4/443-821/11-5/ISN.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.