Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0115-KDIT2.4011.244.2023.3.ENB
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2023-08-07
Teza: Możliwość skorzystania ze zwolnienia przedmiotowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w związku z wypłacaniem przez spółkę zwrotu kosztów podróży
Słowa kluczowe: koszt-zwrot kosztów; podróż; samolot; Zjednoczone Emiraty Arabskie; zwolnienie-zwolnienie przedmiotowe
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Zwolnienia przedmiotowe.-Zwolnienia od podatku dochodowego.-Diety i inne należności za czas podróży.-Osoby niebędącej pracownikiem.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3-art. 21-ust. 1-pkt 16-lit. b

Interpretacja indywidualna
==========================

– stanowisko prawidłowe
=======================

Szanowny Panie,
===============

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

8 maja 2023 r. wpłynął Pana wniosek z 27 kwietnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości skorzystania ze zwolnienia przedmiotowego. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – 7 lipca 2023 r. (data wpływu 17 lipca 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

### Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Pełni Pan funkcję Prezesa Zarządu polskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (Spółka), na podstawie stosunku powołania, dokonanego na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników Spółki.

Posiada Pan obecnie czasowe miejsce pobytu poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej - zamieszkuje na terytorium Zjednoczonych Emiratów Arabskich. Jednocześnie przez część czasu przebywa Pan na terytorium RP. W związku z powyższym, odbywa Pan, a także będzie odbywał w przyszłości regularne podróże zagraniczne, korzystając z transportu lotniczego. Obowiązki wynikające ze stosunku powołania będzie wykonywał Pan niezależnie od miejsca, w którym się znajduje - w przypadku przebywania na terytorium RP, obowiązki wykonywane będą osobiście, zaś w okresie odbywania podróży, obowiązki wykonywane będą zdalnie. Podróże odbywane przez Pana każdorazowo będą miały związek z funkcją pełnioną przez niego w Spółce. W trakcie przebywania poza terytorium RP, będzie Pan podejmował normalne czynności związane z działalnością Spółki, w tym utrzymywał będzie kontakt i relacje biznesowe z kontrahentami i klientami Spółki, dbał o jej należyte funkcjonowanie, a także decydował o kierunku i sposobach jej działalności.

W przyszłości (Zdarzenie przyszłe), Pana zagraniczne podróże odbywać się będą także w związku z Pana uczestnictwem w spotkaniach biznesowych, targach, konferencjach itp.

Pomimo tymczasowej zmiany miejsca Pana pobytu, wolą wspólników Spółki jest, aby nadal pełnił Pan w Spółce dotychczasową funkcję, niezależnie od ograniczeń związanych z jego podróżami. W związku z powyższym zgromadzenie wspólników Spółki podjęło uchwałę w przedmiocie ustalenia sposobu finansowania Pana podróży zagranicznych. W myśl tej uchwały, Spółka wyodrębniła ze swoich środków specjalny fundusz, określony kwotowo górną granicą, który przeznaczony zostanie na refinansowanie Pana podróży w danym roku obrotowym. W celu każdorazowego odbycia podróży, samodzielnie dokonuje Pan zakupu biletów lotniczych w klasie ekonomicznej, biznes lub first, opłacając te bilety z prywatnych środków. Do każdego zakupu wystawiana jest przez przewoźnika faktura VAT dokumentująca koszt zakupu biletów, w której jako nabywca, wskazywana jest Spółka. W celu każdorazowego uzyskania zwrotu kosztów poniesionych przez Pana, będzie Pan zobowiązany do przedstawienia Spółce wystawionej przez przewoźnika faktury VAT. Następnie koszty te będą Panu zwracane przez Spółkę wyłącznie do rzeczywistej i udokumentowanej wysokości wynikającej z faktury VAT wystawionej przez przewoźnika, na wskazany przez Pana rachunek bankowy. Spółka będzie zwracać na Pana rzecz koszt zakupu biletów lotniczych wyłącznie do kwoty stanowiącej cenę biletu lotniczego w klasie ekonomicznej. Samodzielnie, z własnych środków, będzie Pan pokrywał różnicę w cenie pomiędzy biletem w klasie biznes lub first, a biletem w klasie ekonomicznej i ta różnica nie będzie zwracana na Pana rzecz przez Spółkę.

Nie zalicza Pan ani nie będzie zaliczał zwrotu otrzymanych środków do kosztów uzyskania przychodu. Koszty są i będą ponoszone w celu osiągnięcia przychodów przez Spółkę.

**Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego**

Podróże te były oraz będą związane z Pana przemieszczaniem się pomiędzy miejscem wykonywania obowiązków w Polsce i miejscem zamieszkania w Zjednoczonych Emiratach Arabskich, gdzie wykonuje Pan swoje obowiązki zdalnie (Podróże w relacji PL- ZEA).

Obok ww. podróży w relacji Polska - Zjednoczone Emiraty Arabskie, odbywał oraz będzie Pan odbywał także inne podróże służbowe. Te inne podróże służbowe były oraz będę realizowane przez Pana w celach związanych z kierowaniem przez Pana Spółką. Podkreśla Pan, że podróże - inne niż te odbywane pomiędzy Polską gdzie siedzibę ma Spółka, a Zjednoczonymi Emiratami Arabskimi gdzie Pan zamieszkuje, każdorazowo będą miały związek z funkcją pełnioną przez niego w Spółce, były oraz będę odbywane w celu prowadzenia spraw Spółki, rozwoju jej działalności, utrzymywania relacji z kontrahentami. W trakcie przebywania poza terytorium RP (w jakimkolwiek państwie), będzie Pan podejmował normalne czynności związane z działalnością Spółki, w tym utrzymywał będzie kontakt i relacje biznesowe z kontrahentami i klientami Spółki, dbał o jej należyte funkcjonowanie, a także decydował o kierunku i sposobach jej działalności (Podróże inne).

Koszty podróży, które wskazał Pan w ww. odpowiedzi, były oraz będą ponoszone w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów dla Spółki.

Podróże w relacji PL - ZEA będą odbywać się pomiędzy siedzibą Spółki (Polska) a miejscem Pana zamieszkania (ZEA).

Na terytorium ZEA nie odbywa Pan spotkań służbowych - spotkania te realizowane są przez Pana w A., ponieważ w tym miejscu znajduje się biuro Spółki oraz w tym miejscu zlokalizowane są przeważnie biura kontrahentów Spółki na rzecz których Spółka świadczy swoje usługi. Specyfika działalności gospodarczej prowadzonej przez Spółkę oraz wymagania stawiane przez jej kontrahentów powodują konieczność odbywania przez Prezesa Zarządu Podróży w relacji PL - ZEA. W Pana ocenie podróże odbywane przez Pana w relacji PL - ZEA można de facto przyrównać do dojazdów do pracy przy użyciu służbowego środka transportu (z reguły - samochodu osobowego) z tym jednym wyjątkiem, że w niniejszym przypadku, z uwagi na odległość dzielącą Polskę i ZEA nie może Pan skorzystać z samochodu osobowego (firmowego), zaś jedynym rozsądnym ekonomicznie środkiem transportu pozostaje samolot. Tym samym, skoro co do zasady koszty korzystania przez kadrę zarządzającą podmiotów gospodarczych z samochodów osobowych (stanowiących własność przedsiębiorstwa lub wykorzystywanych w oparciu o umowy leasingu) mogą stanowić koszty uzyskania przychodu po stronie tegoż przedsiębiorcy, to brak jest uzasadnionych powodów aby takiej klasyfikacji odmówić wydatkom na podróże do miejsca wykonywania pracy realizowane przy pomocy innego środka transportu (samolotu).

Podróże inne Prezesa Zarządu będą odbywać się m.in. w związku z jego uczestnictwem w spotkaniach biznesowych, targach, konferencjach itp. w trakcie których to wydarzeń będzie on reprezentował Spółkę. Tym samym stoi Pan na stanowisku, że właśnie na tym polega związek tychże podróży innych z uzyskiwaniem przez Spółkę przychodów.

Koszty ww. podróży nie były oraz nie będą zaliczane przez Pana do kosztów uzyskania przychodów, gdyż nie prowadzi Pan własnej jednoosobowej działalności gospodarczej w związku z powyższym nie ma możliwości zaliczenia ww. kosztów do tzw. kosztów uzyskania przychodu.

Koszty podróży związane z uczestnictwem w spotkaniach biznesowych, targach, konferencjach itp. będą ponoszone w celu osiągnięcia przychodów przez Spółkę. Koszt te nie będą zaliczane przez Pana do jego kosztów uzyskania przychodów.

**Pytanie**

Czy w świetle wyżej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego udokumentowane koszty Pana zagranicznych podróży zwracane przez Spółkę zwolnione będą w całości od podatku dochodowego od osób fizycznych w myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy o PIT?

### Pana stanowisko w sprawie

Pana zdaniem w przedstawionym stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym udokumentowane koszty zagranicznych podróży, zwracane Panu przez Spółkę, podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych w myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy o PIT, gdyż odpowiadają dyspozycji § 3 ust. 2 w zw. z § 4 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167 z późn. zm.), tj. zwracane są wyłącznie do wysokości udokumentowanej fakturami, stanowią wyłącznie zwrot wcześniej poniesionych przez niego kosztów. Ww. rozporządzenie nie przewiduje górnej granicy zwrotu takich kosztów, a otrzymane świadczenia nie są zaliczane do Pana kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów przez Spółkę.

W Pana ocenie, koszty zagranicznych podróży, które ponosi Pan z prywatnych środków, a które są mu następnie zwracane przez Spółkę wyłącznie do udokumentowanej wysokości, podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego w myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b Ustawy o PIT.

Zgodnie z końcową częścią ww. przepisu, należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem, zwolnione są z podatku dochodowego do wysokości określonych w odrębnych przepisach i ustawach. Aktem prawnym regulującym tę kwestię jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167 z późn. zm.). Dokument ten, w jego § 3 ust. 2, stanowi o tym, że zwrot kosztów przejazdu (podróży) przysługuje do wysokości udokumentowanej fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu. Wskazane rozporządzenie reguluje górne limity diety za czas podróży, czy też limity zwrotu kosztów noclegu. Odmiennie zaś, w zakresie kosztów samej podróży, a więc np. zakupu biletów lotniczych, ustawodawca nie przewidział takiego ograniczenia, wskazując, że są one zwracane do udokumentowanej wysokości.

W sytuacji zatem kiedy wewnętrzne akty korporacyjne Spółki przewidują zarówno podstawę, jak i sposób finansowania Pana zagranicznych podróży - koszty poniesione przez Pana będą mu zwracane na podstawie wystawionej na Spółkę przez przewoźnika faktury VAT, wyłącznie do wysokości z niej wynikającej (tzw. „czysty zwrot kosztów”), wydatki ponoszone przez Spółkę z tego tytułu znajdują umocowanie w uchwale wspólników Spółki i mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółki, są ponoszone w celu osiągnięcia przychodu oraz nie zostały przez Pana zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, należności te, w całym ich zakresie, nie powinny podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Należy podkreślić, że takie świadczenie na Pana rzecz nie stanowi jego wynagrodzenia w ramach pełnionej w Spółce funkcji. Pana wynagrodzenie określone jest w odrębnej uchwale wspólników Spółki, która określa zarówno kwotę tego wynagrodzenia i zasady jego przyznawania.

Pana stanowisko wyrażone we wniosku znajduje odzwierciedlenie w pismach wydawanych przez organy podatkowe. Tak przykładowo z pisma Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Warszawie, znak IPPB2/415-1326/08-3/MK, wynika, że:

„Ustalenie przez Wnioskodawcę planowanego zwrotu kosztów podróży uczestników międzynarodowej konferencji musi być zgodne z zapisami znajdującymi się w rozporządzeniach tj. wysokość zwrotu kosztów podróży powinna wynikać z ceny biletu określonego środka transportu.

Jeżeli z umowy lub innych dokumentów wynika, że osoba nie będąca pracownikiem otrzyma zwrot wydatków związanych z wykonaniem określonego zadania, wówczas otrzymane przez niego diety i inne należności za czas podróży będą wolne od podatku no podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

W związku z powyższym zwracane przez Wnioskodawcę zaproszonym uczestnikom koszty zakupu biletu ponoszone przez uczestników konferencji będą podlegały zwolnieniu od podatku dochodowego na podstawie ww. przepisu.

Tym samym Wnioskodawca w przedstawionym zdarzeniu przyszłym dotyczącym zwrotu kosztów przejazdu uczestników międzynarodowej konferencji, nie będzie obowiązany do sporządzenia Informacji PIT-8C.”

Co oczywiste, pomimo częściowo odmiennych okoliczności towarzyszących ww. sprawie, ustalenia organu podatkowego należałoby przyjąć również za właściwe dla sprawy niniejszej. Zgromadzenie wspólników Spółki podjęło bowiem uchwałę w przedmiocie ustalenia sposobu finansowania Pana podróży zagranicznych. Istnieje zatem dokument z którego wynika, że osoba niebędąca pracownikiem otrzyma zwrot wydatków związanych z zagraniczną podróżą, co prowadzi do wniosku, że otrzymane przez nią należności w związku z zakupem biletów lotniczych będą wolne od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W sprawie dotyczącej zwrotu przez spółkę członkom jej rady nadzorczej kosztów przejazdu na posiedzenia tej rady, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w piśmie z dnia 17 lutego 2023 r., znak 0113-KDIPT2-3.4011.929.2022.2.JŚ, wskazał, że „mając na uwadze przedstawiony opis stanu faktycznego oraz powołane wyżej przepisy wskazać należy, że przychody członka Rady Nadzorczej Spółki z tytułu zwrotu przez Państwo kosztów przejazdu na posiedzenia Rady Nadzorczej, które odbywają się w innej miejscowości niż miejscowość ich zamieszkania, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, mogą korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a Państwo jako płatnik nie są zobowiązani z tego tytułu do pobrania zaliczek na podatek dochodowy zgodnie z art. 41 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.”

W sytuacji zatem kiedy ww. rozporządzenie nie wskazuje limitu do jakiego koszty samej podróży zagranicznej (przelotu) mogą być zwracane osobie niebędącej pracownikiem, zaś wskazuje, że powinny być zwracane do wysokości udokumentowanej fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, uznać należy Pana zdaniem, że Pana stanowisko w niniejszej sprawie jest zasadne i całość zwracanych mu kosztów podróży korzystać będzie ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT. W tym miejscu zaznaczyć wypada, że jak wynika z powyższego opisu, Spółka będzie zwracać na Pana rzecz koszt zakupu biletów lotniczych wyłącznie do kwoty stanowiącej cenę biletu lotniczego w klasie ekonomicznej. Samodzielnie, z własnych środków, będzie Pan pokrywał różnicę w cenie pomiędzy biletem w klasie biznes lub first, a biletem w klasie ekonomicznej i ta różnica nie będzie zwracana na jego rzecz przez Spółkę.

Zgodnie ze stanowiskiem NSA wyrażonym w wyroku z dnia 14 grudnia 2017 r., sygn. akt II FSK 3337/17, „Zakres zwolnienia nie został ograniczony jedynie do podróży służbowych w rozumieniu art. 775 § 1 Kodeksu pracy, ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami, przy spełnieniu warunków z art. 21 ust. 13 u.p.d.o.f.”.

Odnośnie ograniczeń przewidzianych w art. 21 ust. 13 Ustawy o PIT należy wskazać, że przesłankami do zastosowania zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ww. ustawy są: niezaliczenie otrzymanych świadczeń do kosztów uzyskania przychodów wnioskodawcy oraz poniesienie ich w celu osiągnięcia przychodów lub w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Odnośnie pierwszego z ww. warunków, jak wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 11 października 2011 r., nr IPPB2/415-1541/08/09/11-13/S/AK, oznacza to, że: „aby świadczenia otrzymywane w związku z odbywaną podróżą mogły skorzystać ze zwolnienia, kwoty te nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. W przypadku potraktowania ich jako kosztów uzyskania przychodów będą stanowiły przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.” W przedstawionym stanie faktycznym, a także zdarzeniu przyszłym, nie będzie Pan zaliczał ww. świadczeń do kosztów uzyskania przychodu. Uznać zatem należy, że przesłanka ta została spełniona.

Odnośnie drugiego z warunków oznaczonych w katalogu zawartym w art. 21 ust. 13 pkt 1-4 ustawy o PIT, w niniejszej sprawie znajdzie zastosowanie ten oznaczony w pkt 1 (poniesienie kosztów w celu osiągnięcia przychodów). Jak wskazał bowiem Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w piśmie z dnia 21 września 2021 r., znak 0113-KDIPT2-3.4011.546.2021.2.ID: „w tym wypadku przyjmuje się z reguły, że chodzi o cel podatnika dokonującego wypłaty świadczeń, tj. diet i innych należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem”. Celem wypłaty świadczeń przez Spółkę, jest właśnie osiągnięcie przychodu, będącego wynikiem Pana zagranicznych podróży. Wyrażenie zgody przez wspólników Spółki na wykonywanie obowiązków przez Pana także spoza granic kraju, stanowi przejaw aprobaty dla jego dotychczasowych działań, a także woli kontynuowania trwającego między Panem, a Spółką stosunku prawnego. Bezsprzecznie uznać zatem należy, że zgoda Spółki na finansowanie Pana podróży zagranicznych, powiązana jest z celem osiągnięcia przez nią przychodu.

W przedstawionym stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym nie zachodzą zatem żadne przesłanki wyłączające stosowanie zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT.

Pana zdaniem uznać należy, że całość świadczeń otrzymywanych przez Pana w ramach zwrotu poniesionych przez niego środków, w granicach opisanych powyżej, zwolniona będzie z obowiązku zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych w myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o PIT.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku w zakresie możliwości zastosowania zwolnienia przedmiotowego jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z jego treścią:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Z ogólnej definicji przychodów zawartej w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, iż przychodami są w szczególności otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Zatem do przychodu należy zaliczyć każdy rodzaj świadczenia, które dana osoba (podatnik) otrzymuje kosztem majątku innej osoby.

Z opisu zdarzenia wynika, że pełni Pan funkcję Prezesa Zarządu polskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (Spółka), na podstawie stosunku powołania, dokonanego na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników Spółki. Posiada Pan obecnie czasowe miejsce pobytu poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej - zamieszkuje na terytorium Zjednoczonych Emiratów Arabskich. Jednocześnie przez część czasu przebywa Pan na terytorium RP. W związku z powyższym, odbywa Pan, a także będzie odbywał w przyszłości regularne podróże zagraniczne, korzystając z transportu lotniczego. Obowiązki wynikające ze stosunku powołania będzie wykonywał Pan niezależnie od miejsca, w którym się znajduje – w przypadku przebywania na terytorium RP, obowiązki wykonywane będą osobiście, zaś w okresie odbywania podróży, obowiązki wykonywane będą zdalnie. Podróże odbywane przez Pana każdorazowo będą miały związek z funkcją pełnioną przez niego w Spółce. W trakcie przebywania poza terytorium RP, będzie Pan podejmował normalne czynności związane z działalnością Spółki, w tym utrzymywał będzie kontakt i relacje biznesowe z kontrahentami i klientami Spółki, dbał o jej należyte funkcjonowanie, a także decydował o kierunku i sposobach jej działalności.

W przyszłości (Zdarzenie przyszłe), Pana zagraniczne podróże odbywać się będą także w związku z Pana uczestnictwem w spotkaniach biznesowych, targach, konferencjach itp.

Pomimo tymczasowej zmiany miejsca Pana pobytu, wolą wspólników Spółki jest, aby nadal pełnił Pan w Spółce dotychczasową funkcję, niezależnie od ograniczeń związanych z jego podróżami. W związku z powyższym zgromadzenie wspólników Spółki podjęło uchwałę w przedmiocie ustalenia sposobu finansowania Pana podróży zagranicznych. W myśl tej uchwały, Spółka wyodrębniła ze swoich środków specjalny fundusz, określony kwotowo górną granicą, który przeznaczony zostanie na refinansowanie Pana podróży w danym roku obrotowym. W celu każdorazowego odbycia podróży, samodzielnie dokonuje Pan zakupu biletów lotniczych w klasie ekonomicznej, biznes lub first, opłacając te bilety z prywatnych środków. Do każdego zakupu wystawiana jest przez przewoźnika faktura VAT dokumentująca koszt zakupu biletów, w której jako nabywca, wskazywana jest Spółka. W celu każdorazowego uzyskania zwrotu kosztów poniesionych przez Pana, będzie Pan zobowiązany do przedstawienia Spółce wystawionej przez przewoźnika faktury VAT. Następnie koszty te będą Panu zwracane przez Spółkę wyłącznie do rzeczywistej i udokumentowanej wysokości wynikającej z faktury VAT wystawionej przez przewoźnika, na wskazany przez Pana rachunek bankowy. Spółka będzie zwracać na Pana rzecz koszt zakupu biletów lotniczych wyłącznie do kwoty stanowiącej cenę biletu lotniczego w klasie ekonomicznej. Samodzielnie, z własnych środków, będzie Pan pokrywał różnicę w cenie pomiędzy biletem w klasie biznes lub first, a biletem w klasie ekonomicznej i ta różnica nie będzie zwracana na Pana rzecz przez Spółkę.

Nie zalicza Pan ani nie będzie zaliczał zwrotu otrzymanych środków do kosztów uzyskania przychodu. Koszty są i będą ponoszone w celu osiągnięcia przychodów przez Spółkę.

Podróże te były oraz będą związane z Pana przemieszczaniem się pomiędzy miejscem wykonywania obowiązków w Polsce i miejscem zamieszkania w Zjednoczonych Emiratach Arabskich, gdzie wykonuje Pan swoje obowiązki zdalnie (Podróże w relacji PL- ZEA).

Obok ww. podróży w relacji Polska - Zjednoczone Emiraty Arabskie, odbywał oraz będzie Pan odbywał także inne podróże służbowe. Te inne podróże służbowe były oraz będę realizowane przez Pana w celach związanych z kierowaniem przez Pana Spółką. Podkreśla Pan, że podróże - inne niż te odbywane pomiędzy Polską gdzie siedzibę ma Spółka, a Zjednoczonymi Emiratami Arabskimi gdzie Pan zamieszkuje każdorazowo będą miały związek z funkcją pełnioną przez niego w Spółce, były oraz będę odbywane w celu prowadzenia spraw Spółki, rozwoju jej działalności, utrzymywania relacji z kontrahentami. W trakcie przebywania poza terytorium RP (w jakimkolwiek państwie), Prezes Zarządu będzie podejmował normalne czynności związane z działalnością Spółki, w tym utrzymywał będzie kontakt i relacje biznesowe z kontrahentami i klientami Spółki, dbał o jej należyte funkcjonowanie, a także decydował o kierunku i sposobach jej działalności (Podróże inne).

Koszty podróży, które wskazał Pan w ww. odpowiedzi, były oraz będą ponoszone w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów dla Spółki.

Podróże w relacji PL - ZEA będą odbywać się pomiędzy siedzibą Spółki (Polska) a miejscem Pana zamieszkania (ZEA).

Na terytorium ZEA nie odbywa Pan spotkań służbowych - spotkania te realizowane są przez Pana w A., ponieważ w tym miejscu znajduje się biuro Spółki oraz w tym miejscu zlokalizowane są przeważnie biura kontrahentów Spółki na rzecz których Spółka świadczy swoje usługi. Specyfika działalności gospodarczej prowadzonej przez Spółkę oraz wymagania stawiane przez jej kontrahentów powodują konieczność odbywania przez Prezesa Zarządu Podróży w relacji PL - ZEA. Inne podróże będą odbywać się m.in. w związku z jego uczestnictwem w spotkaniach biznesowych, targach, konferencjach itp. w trakcie których to wydarzeń będzie on reprezentował Spółkę. Tym samym stoi Pan na stanowisku, że właśnie na tym polega związek tychże podróży innych z uzyskiwaniem przez Spółkę przychodów.

Koszty ww. podróży nie były oraz nie będą zaliczane przez Pana do kosztów uzyskania przychodów, gdyż nie prowadzi Pan własnej jednoosobowej działalności gospodarczej w związku z powyższym nie ma możliwości zaliczenia ww. kosztów do tzw. kosztów uzyskania przychodu.

Koszty podróży związane z uczestnictwem w spotkaniach biznesowych, targach, konferencjach itp. będą ponoszone w celu osiągnięcia przychodów przez Spółkę. Koszt te nie będą zaliczane przez Pana do jego kosztów uzyskania przychodów.

W kontekście powyższego wyjaśnić należy, że systematyka ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zakłada, że przychody osób fizycznych podlegające opodatkowaniu przyporządkowane są źródłom przychodów wymienionych w art. 10 tej ustawy. Każde źródło przychodów ma przypisane zasady opodatkowania.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych źródłem przychodu jest działalność wykonywana osobiście.

Stosownie do art. 13 pkt 7 ustawy:

Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych;

Tym samym, za Pana przychód należy uznać każde świadczenie – nie tylko wynagrodzenie z tytułu wykonywania funkcji Prezesa Zarządu – ale także inne świadczenia pieniężne i nieodpłatne świadczenia otrzymywane w związku z pełnieniem obowiązków niezależnie od sposobu powołania.

Jednakże zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy:

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

W myśl art. 21 ust. 13 ustawy:

Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1) w celu osiągnięcia przychodów lub

2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub

3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

W konsekwencji aby osoba niebędąca pracownikiem mogła skorzystać z ww. zwolnienia przedmiotowego konieczne jest odbycie przez nią podróży oraz ustalenie, że celem tej podróży jest osiągnięcie przychodu. Ponadto otrzymane świadczenie nie może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Wskazać przy tym należy, że o ile w przypadku pracowników nie ma wątpliwości, że zwolnieniem objęte są wyłącznie diety i inne należności za czas podróży służbowej to w przypadku osób niebędących pracownikami uwzględnić należy świadczenia otrzymane w związku z szeroko rozumianą podróżą (podatek dochodowy od osób fizycznych – komentarz pod redakcją J. Marciniuka Warszawa 2014). Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 12 stycznia 2018 r., sygn. akt II FSK 3509/15 wyjaśnił, że pojęcia „podróży” nie należy utożsamiać z „podróżą służbową” – pojęciem zdefiniowanym w Kodeksie pracy. Przy braku zaś ustawowej definicji „podróży” należy przyjąć, że chodzi tu zarówno o podróż odbytą w związku z załatwianiem cudzych spraw, jak również o dojazd na miejsce wykonywania określonych czynności. Według internetowego Słownika Języka Polskiego (www.sjp.pl) – podróż to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów; podróżowanie. Efektem zastosowania wykładni językowej jest więc ustalenie, że podróż to przebycie drogi do jakiegoś odległego miejsca, bez dookreślenia tego pojęcia przez takie elementy jak czas odbywania, częstotliwość czy też przez zdefiniowanie kierunku podróży.

Przedstawione przez Pana okoliczności pozwalają na uznanie, że podróże wykonywane z miejsca czasowego pobytu w Zjednoczonych Emiratach Arabskich do Polski w celu wykonywania obowiązków w siedzibie Spółki, realizowania spotkań służbowych w A., oraz inne zagraniczne podróże związane m.in. z uczestnictwem w spotkaniach biznesowych, targach, konferencjach są podróżami, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Mając zatem na uwadze, że skoro otrzymywany przez Pana zwrot kosztów ww. podróży był/będzie ponoszony w celu osiągnięcia przychodów przez Spółkę, a otrzymane świadczenia nie będą przez Pana zaliczane do kosztów uzyskania przychodu to zgodzić się z Panem należy, że zwrot ten może korzystać ze zwolnienia przedmiotowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ponadto zauważyć należy, że ww. zwolnienie przedmiotowe jest limitowane do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167 ze zm.).

Zgodnie z § 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej:

1) na obszarze kraju, zwanej dalej „podróżą krajową”;

2) poza granicami kraju, zwanej dalej „podróżą zagraniczną”.

W myśl § 2 przywołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Stosownie do § 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia:

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Mając na uwadze, że na podstawie podjętej przez Spółkę uchwały otrzymuje Pan zwrot kosztów przelotów udokumentowanych fakturami VAT wystawionymi przez przewoźnika uznać należy, że otrzymywane zwroty udokumentowanych kosztów podróży w całości korzystają ze zwolnienia przedmiotowego.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

– stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia, oraz

– zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329; (dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).