Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.41.2020.2.JF/PRM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-03-20
Teza: prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 17 stycznia 2020 r. (data wpływu 21 stycznia 2020 r.) uzupełniony pismem w dniu 12 lutego 2020 r. (data wpływu 18 lutego 2020 r.) w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu z dnia 3 lutego 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.41.2020.1.JF (doręczone Stronie w dniu 5 lutego 2020 r.), oraz uzupełniony pismem z dnia 19 marca 2020 r. (data wpływu drogą elektroniczną e-PUAP 19 marca 2020 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 21 stycznia 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, uzupełniony pismem w dniu 12 lutego 2020 r. (data wpływu 18 lutego 2020 r.) w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu z dnia 3 lutego 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.41.2020.1.JF (doręczone Stronie w dniu 5 lutego 2020 r.), oraz uzupełniony pismem z dnia 19 marca 2020 r. (data wpływu drogą elektroniczną e-PUAP 19 marca 2020 r.) dotyczący podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Wnioskodawczyni jest spółką akcyjną - podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych.

Spółka posiada status podmiotu leczniczego i świadczy przede wszystkim zwolnione z VAT usługi w zakresie opieki medycznej, ale również opodatkowane VAT usługi medycyny estetycznej.

Skala działalności Wnioskodawczyni jest bardzo duża - prowadzi działalność na terenie całej Polski i posiada placówki w wielu miastach, a tam gdzie nie posiada placówek, zleca wykonywanie usług swoim partnerom. Wnioskodawczyni sprzedaje swoje usługi również za pośrednictwem sklepu internetowego. Stopień zorganizowania oraz rozmiar działalności pozwalają stwierdzić, że Spółka jest jednym z największych w Polsce podmiotów świadczących usługi w zakresie opieki medycznej.

Z uwagi na ww. bardzo dużą skalę działalności Wnioskodawczyni wystawia i otrzymuje bardzo dużą liczbę dokumentów typu: faktury, faktury korygujące, rachunki, noty księgowe, ale także zamówienia, umowy itp.

Z końcem sierpnia 2019 r. Spółka wdrożyła elektroniczny obieg dokumentów (system …). Od tego momentu znaczna część dokumentów jest skanowana. Elektronicznym obiegiem dokumentów są objęte u Wnioskodawczyni:

1.  faktury kosztowe, dokumentujące ponoszone przez Spółkę koszty najmu, mediów, serwisów, reklamy, szkoleń, ubezpieczeń itp.,
2.  faktury dokumentujące zakup środków trwałych,
3.  faktury dokumentujące usługi leasingowe,
4.  faktury od podwykonawców za usługi medyczne.

Elektronicznym obiegiem dokumentów nie są zaś objęte w szczególności:

1.  faktury magazynowe, dokumentujące zakup materiałów medycznych na magazyn,
2.  dokumenty potwierdzające dokonane przez pracowników/współpracowników Wnioskodawczyni rozliczenia gotówkowe (w tym rozliczenia kart płatniczych) z tytułu zakupów robionych przez nich na rzecz Spółki,
3.  dokumenty niezbędne do rozliczenia delegacji pracowników/współpracowników Wnioskodawczyni.

Wnioskodawczyni planuje w przyszłości objąć elektronicznym obiegiem dokumentów również niektóre bądź wszystkie kategorie dokumentów, które na dzień składania niniejszego wniosku nie są nim objęte.

Proces w systemie … inicjują wyznaczeni pracownicy Wnioskodawczyni, którzy skanują faktury. Każda zeskanowana faktura otrzymuje kod kreskowy wraz z numerem, który jest widoczny w …. Na każdą papierową fakturę przyklejany jest kod kreskowy. Oryginały faktur papierowych objętych elektronicznym obiegiem dokumentów są archiwizowane przez pracowników w segregatorach według numerów kodów kreskowych. Jeden raz w tygodniu segregatory z oryginałami faktur są przekazywane do Działu Księgowości. Wyjątek w tym zakresie stanowią oryginały faktur od podwykonawców za usługi medyczne, które po wprowadzeniu przez pracowników do systemu … są przekazywane na bieżąco do Działu Obsługi Klienta i to pracownicy tego działu archiwizują je w wersji papierowej w segregatorach, a następnie przekazują do Działu Księgowości, w sposób opisany powyżej.

Faktury, które Wnioskodawczyni otrzymuje drogą elektroniczną (za pośrednictwem poczty elektronicznej) są przechowywane wyłącznie w formacie PDF - to znaczy nie są drukowane.

Pliki z fakturami z systemu … są przechowywane w postaci PDF lokalnie na dysku serwera, który znajduje się w serwerowni w Warszawie. Pliki te są powiązane z wpisem z … poprzez odpowiednie rekordy w bazie danych. Wszystkie pliki PDF znajdują się aktualnie w jednym katalogu. Istnieje możliwość dodawania kolejnych katalogów do przechowywania plików. Jeden raz dziennie (każdego dnia) jest wykonywana kopia serwera. Taka kopia aktualnie jest przechowywana do maksymalnie tygodnia, a następnie zastępowana jest kolejnymi kopiami wykonywanymi w późniejszych dniach.

Oryginały faktur niepodlegających pod elektroniczny obieg dokumentów archiwizowane są w segregatorach wg numeru systemowego nadawanego przez system finansowo-księgowy podczas księgowania faktury. Numer ten jest umieszczany przez księgową na fakturze.

Wnioskodawczyni rozważa przyjęcie rozwiązania polegającego na rezygnacji z archiwizowania papierowych oryginałów faktur objętych elektronicznym obiegiem dokumentacji. Faktury te byłyby wówczas przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w plikach PDF, a ich papierowe oryginały byłyby niszczone.

Ponadto w pismach z dnia 12 i 19 marca 2020 r. Spółka wskazała, że:

1.  jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT,
2.  nabywane towary i usługi udokumentowane fakturami wykorzystuje do dwóch rodzajów czynności:
    1.  opodatkowanych podatkiem VAT - usługi medycyny estetycznej,
    2.  zwolnionych z VAT - usługi w zakresie opieki medycznej. W odniesieniu do każdego z nabytych towarów i każdej z nabytych usług jest możliwe przypisanie do jednego z dwóch powyższych rodzajów działalności. Każdy nabyty towar lub usługa są zatem wykorzystywane wyłącznie do działalności opodatkowanej podatkiem VAT albo wyłącznie do działalności zwolnionej z VAT. Wnioskodawczyni odlicza VAT wyłącznie w zakresie, w jakim wykorzystuje nabyte towary i usługi do działalności opodatkowanej, czyli do działalności w zakresie medycyny estetycznej,
3.  w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami Wnioskodawczyni zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które w jej ocenie ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Będzie to wyglądało w następujący sposób - wszystkie faktury, które wpływają na recepcję i przechodzą przez system … (…), są w pierwszej kolejności rozsyłane do osób merytorycznie odpowiedzialnych za zakup. Osoby te weryfikują daną fakturę (sprawdzają jej zasadność, cenę, ilości) i opisują specjalnym nośnikiem kosztowym (NK) i stanowiskiem kosztowym (SK). Jest lista osób upoważnionych do akceptacji faktur i tylko osoby z tej listy mogą akceptować faktury w …. Poszczególne osoby na tej liście są upoważnione do akceptacji faktur dla danego NK i SK. Dopiero faktury zaakceptowane w … trafiają do Działu Księgowości. Tutaj są sprawdzane pod względem księgowym i rachunkowym przez księgowe i księgowane w systemie księgowo-finansowym …. Do niektórych faktur w … są dołączane skany dodatkowych dokumentów takich jak: mail z wyjaśnieniem, umowa, agenda szkolenia/spotkania,
4.  dokumenty będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, a także, co do zasady po ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu VAT za okres rozliczeniowy, w którym powinny zostać rozliczone. Może się jednak zdarzyć, w wyjątkowych przypadkach, że dokumenty papierowe zostaną zniszczone po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, jednak przed ich zaewidencjonowaniem i przed rozliczeniem VAT z uwzględnieniem tych faktur. Może się to zdarzyć w przypadkach, gdy faktura zostanie zweryfikowana zgodnie z opisaną powyżej procedurą i wprowadzona do systemu elektronicznego, a następnie zniszczona, jednak przez przeoczenie nie zostanie ujęta w rozliczeniu VAT za dany okres,
5.  zdigitalizowane dokumenty, w tym zdigitalizowane faktury VAT, będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
6.  zdigitalizowane faktury VAT są przechowywane w sposób zapewniający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Informacji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w zakresie, w jakim Wnioskodawczyni nabywa towary i usługi na potrzeby działalności opodatkowanej VAT, będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych od kontrahentów w sytuacjach, kiedy Wnioskodawczyni będzie tymi fakturami dysponowała jedynie w formie elektronicznej utworzonej zgodnie z procedurą opisaną w opisie stanu faktycznego, zaś nie będzie posiadała papierowego oryginału otrzymanej od kontrahenta faktury?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124 ustawy.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, a także dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Jednocześnie zgodnie z art. 86 ust. 10b ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Warunkami przysługiwania podatnikowi prawa do odliczenia podatkiem VAT są zatem:

*   status podatnika VAT,

*   powstanie obowiązku podatkowego w odniesieniu do nabytych towarów lub usług,

*   wykorzystywanie przez podatnika nabytych towarów lub usług do czynności opodatkowanych VAT,

*   otrzymanie przez podatnika faktury lub dokumentu celnego dokumentującego transakcję,

*   brak wystąpienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy o VAT.

Przepisy ustawy o VAT nie uzależniają zatem prawa do odliczenia ani od tego, w jakiej formie podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny, ani od tego, w jakiej formie go przechowuje.

Prawidłowość stanowiska Wnioskodawczyni potwierdzają aktualnie wydawane indywidualne interpretacje przepisów prawa podatkowego. Tytułem przykładu Wnioskodawczyni wskazuje na interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 października 2018 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.438.2018.1.JF.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106) zwanej dalej ustawą, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

*   sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem,
*   otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a powstanie obowiązku podatkowego ust. 5 pkt 4

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei na podstawie § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

1.  numer i datę wystawienia,
2.  imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4.  informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
5.  kwotę podatku,
6.  kwotę należności ogółem.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak wynika z opisu sprawy Wnioskodawczyni (spółka akcyjna, czynny podatnik podatku VAT) świadczy usługi w zakresie opieki medycznej oraz usługi medycyny estetycznej.

Spółka nabywa towary i usługi - udokumentowane fakturami - do czynności opodatkowanych podatkiem VAT (usługi medycyny estetycznej) oraz zwolnione z VAT (usługi w zakresie opieki medycznej). Każdy nabyty towar lub usługa są wykorzystywane wyłącznie do jednej z ww. czynności.

Z uwagi na bardzo dużą skalę działalności Wnioskodawczyni wystawia i otrzymuje dużą liczbę dokumentów (faktury, faktury korygujące, rachunki, noty księgowe, zamówienia, umowy itp.).

Z końcem sierpnia 2019 r. Spółka wdrożyła elektroniczny obieg dokumentów – system ….

Systemem tym objęte są:

1.  faktury kosztowe, dokumentujące ponoszone przez Spółkę koszty najmu, mediów, serwisów, reklamy, szkoleń, ubezpieczeń itp.,
2.  faktury dokumentujące zakup środków trwałych,
3.  faktury dokumentujące usługi leasingowe,
4.  faktury od podwykonawców za usługi medyczne.

Elektronicznym obiegiem dokumentów nie są zaś objęte w szczególności:

1.  faktury magazynowe, dokumentujące zakup materiałów medycznych na magazyn,
2.  dokumenty potwierdzające dokonane przez pracowników/współpracowników Wnioskodawczyni rozliczenia gotówkowe (w tym rozliczenia kart płatniczych) z tytułu zakupów robionych przez nich na rzecz Spółki,
3.  dokumenty niezbędne do rozliczenia delegacji pracowników/współpracowników Wnioskodawczyni.

W przyszłości elektronicznym obiegiem mogą zostać objęte wszystkie lub niektóre z ww. dokumentów.

Proces elektronicznego obiegu dokumentów inicjują wyznaczeni przez Wnioskodawczynię pracownicy, którzy skanują faktury. Każda z zeskanowanych faktur otrzymuje kod kreskowy wraz z numerem widocznym w …. Na wersję papierową faktury kod kreskowy jest naklejany. Oryginał faktury jest archiwizowany przez pracowników w segregatorach wg numeru kodu kreskowego. Segregatory wraz z papierowymi fakturami są przekazywane do Działu Księgowości raz w tygodniu.

Oryginały faktur otrzymane od podwykonawców za usługi medyczne, po wprowadzeniu do systemu …, są przekazywane do Działu Obsługi Klienta, następnie są archiwizowane w segregatorach i raz w tygodniu dostarczane do Działu Księgowości.

Faktury, które Spółka otrzymuje w formie elektronicznej nie są drukowane, a przechowywane wyłącznie w formacie PDF.

Pliki z fakturami z systemu … przechowywane są w postaci PDF na dysku w serwerowni w …. Każdy plik powiązany jest z wpisem w systemie … poprzez odpowiedni rekord w bazie danych. Każdego dnia, jeden raz dziennie, wykonywana jest kopia serwera, która jest przechowywana do tygodnia, a następnie zastępowana jest kopiami wykonanymi w kolejnych dniach.

Oryginały faktur, które nie podlegają pod elektroniczny obieg dokumentów archiwizowane są w segregatorach wg numeru systemowego umieszczonego przez księgową na dokumencie.

Wnioskodawczyni w odniesieniu do dokumentów opisanych we wniosku zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które w jej ocenie ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towaru lub świadczeniem usługi. Faktury przechodzące przez system … są rozsyłane do osób merytorycznie odpowiedzialnych za zakup. Wyznaczone osoby poddają fakturę weryfikacji, opisują nośnikiem kosztowym (NK) i stanowiskiem kosztowym (SK). Akceptacji faktury w systemie … mogą dokonać wybrane osoby. Po akceptacji faktury trafiają do Działu Księgowości. Zostają sprawdzone a następnie zaksięgowane w systemie księgowo-finansowym …. Do wybranych faktur w systemie … dołączane są dodatkowe dokumenty np. mail z wyjaśnieniem, umowa, agenda szkoleniowa/spotkania.

Wnioskodawczyni rozważa rezygnację z archiwizowania papierowych oryginałów faktur objętych elektronicznym obiegiem dokumentacji. Papierowe wersje tych faktur byłyby niszczone po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, a także, co do zasady po ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku VAT za okres, w którym powinny zostać rozliczone. Mogą się zdarzyć sytuacje, gdy faktura ulegnie zniszczeniu po wprowadzeniu do systemu …, lecz przed ujęciem w rozliczeniu VAT za dany okres.

Ponadto Wnioskodawczyni zdigitalizowane faktury VAT, będzie przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, oraz zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Informacji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wątpliwości Wnioskodawczyni dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych od kontrahentów, przechowywanych w formie elektronicznej, w sytuacji gdy ich wersje papierowe zostaną zniszczone.

Jak wynika z powołanych powyżej przepisów prawa, aby Wnioskodawczyni miała prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług należy przeanalizować sposób:

1.  prawidłowego przechowywania faktur w formie elektronicznej zgodnie z obowiązującą ustawą oraz
2.  wykorzystywania nabycia towarów i usług do wykonania czynności opodatkowanych podatkiem VAT przez podatnika podatku VAT na podstawie otrzymanej faktury.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka pod koniec sierpnia 2019 r. wdrożyła elektroniczny obieg dokumentów. Od tego momentu część faktur dotycząca:

1.  faktur kosztowych, dokumentujących ponoszone przez Spółkę koszty najmu, mediów, serwisów, reklamy, szkoleń, ubezpieczeń itp.,
2.  faktur dokumentujących zakup środków trwałych,
3.  faktur dokumentujących usługi leasingowe,
4.  faktur od podwykonawców za usługi medyczne,

została objęta systemem …. Wnioskodawczyni zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które w jej ocenie ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Wszystkie faktury przechodzące przez system … są rozsyłane do osób merytorycznie odpowiedzialnych za zakup. Na fakturę naklejany jest kod kreskowy z numerem, który jest widoczny w systemie …. Wyznaczone osoby weryfikują daną fakturę (sprawdzają jej zasadność, cenę i ilość), opisują nośnikiem kosztowym (NK) i stanowiskiem kosztowym (SK). Akceptacji faktury w systemie … dokonują wybrane osoby. Po akceptacji faktury trafiają do Działu Księgowości, gdzie zostają sprawdzone a następnie zaksięgowane w systemie księgowo-finansowym …. Do wybranych faktur w systemie … dołączane są dodatkowe dokumenty np. mail z wyjaśnieniem, umowa, agenda szkoleniowa/spotkania. Dokumenty ww. zostaną zniszczone po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz w większości przypadków po zaewidencjonowaniu i rozliczeniu VAT w odpowiednim okresie, poza wyjątkowymi sytuacjami gdy faktura zostanie zniszczona przed rozliczeniem VAT za dany okres. Zaksięgowanie faktury w sposób opisany powyżej oraz dołączenie jej do systemu spełnia przesłanki wynikające z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Jak wynika z opisu sprawy Wnioskodawczyni będzie przechowywać faktury, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, poprzez zawarty we wniosku sposób zapewnienia kontroli biznesowych oraz wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub nabyciem usług. Wnioskodawczyni zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Informacji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając powyższe na uwadze należy uznać, że archiwizowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112 i art. 112a ustawy, a także warunki określone w art. 106m ustawy.

Odnośnie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

W myśl art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Zgodnie z art. 86 ust. 13 ustawy, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, z zastrzeżeniem ust. 13a.

Stosownie do art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Wnioskodawczyni, jako czynny podatnik podatku VAT, prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług medycyny estetycznej – opodatkowanej podatkiem VAT - oraz usług w zakresie opieki medycznej – zwolnionej z VAT. Spółka nabywa towary i usługi, które przypisane są do jednego z dwóch ww. usług. Każdy towar lub usługa jest wykorzystywana zatem do działalności opodatkowanej podatkiem VAT albo do działalności zwolnionej z VAT. Wnioskodawczyni, jak opisano we wniosku, odlicza podatek VAT wyłącznie z faktur związanych z usługami w zakresie medycyny estetycznej zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy.

Ponadto należy zauważyć, że w stosunku do faktur zaewidencjonowanych w elektronicznym obiegu dokumentów, po zniszczeniu oryginalnej ich wersji papierowej, Wnioskodawczyni będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zgodnie z art. 86. ust. 1, ust. 2, ust. 10b i nast. ustawy, przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT.

W świetle przytoczonych przepisów oraz zgodnie ze stanem faktycznym wniosku, faktury potwierdzające nabycie towarów i usług związane z działalnością gospodarczą Wnioskodawczyni dotyczące usług medycyny estetycznej są przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, zgodnie z art. 106m ust.1-4 ustawy. Archiwizowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, z zachowaniem terminu, o którym mowa w art. 112 ustawy, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112a ustawy.

Podsumowując, Spółka ma prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach opisanych we wniosku, w myśl art. 86 ust. 1 ustawy przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, (…), za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.