Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/2/423-472/12/PP
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2012-07-30
Teza: Czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego Spółce przysługuje prawo do zaliczenia w koszty uzyskania przychodu wydatków związanych z fakturami otrzymanymi w formacie pdf. jako załącznik do wiadomości e-mail i przechowywanymi w formacie pdf.? (pytanie oznaczone we wniosku Nr 9) Czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego Spółce przysługuje prawo do zaliczenia w koszty uzyskania przychodu wydatków związanych z fakturami i paragonami otrzymanymi od dostawców w formacie tradycyjnym i przechowywanymi w formacie pdf.? (pytanie oznaczone we wniosku Nr 10)
Słowa kluczowe: dokumentowanie; dowód-dowód księgowy; faktura; faktura-faktura elektroniczna
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 20 kwietnia 2012r. (data wpływu do tut. BKIP 30 kwietnia 2012r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie:

*   dokumentowania wydatków związanych z fakturami otrzymanymi w formacie pdf. jako załącznik do wiadomości e-mail i przechowywanymi w formacie pdf. (pytanie oznaczone we wniosku Nr 9) – **jest prawidłowe,**
*   dokumentowania wydatków związanych z fakturami i paragonami otrzymanymi od dostawców w formacie tradycyjnym i przechowywanymi w formacie pdf. (pytanie oznaczone we wniosku Nr 10) – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 30 kwietnia 2012r. wpłynął do tut. Biura wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie:

*   dokumentowania wydatków związanych z fakturami otrzymanymi w formacie pdf. jako załącznik do wiadomości e-mail i przechowywanymi w formacie pdf.,
*   dokumentowania wydatków związanych z fakturami i paragonami otrzymanymi od dostawców w formacie tradycyjnym i przechowywanymi w formacie pdf.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

W związku z treścią obowiązującego od 1 stycznia 2011r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), dalej: „Rozporządzenie”, Wnioskodawca rozważa rozpoczęcie procesu przesyłania i przechowywania faktur w wersji elektronicznej zgodnie z przepisami Rozporządzenia.

Wnioskodawca rozważa wprowadzenie rozwiązania polegającego na:

1.  generowaniu, przesyłaniu i przechowywaniu faktur VAT w formacie elektronicznym,
2.  przyjmowaniu i przechowywaniu faktur od kontrahentów w formacie elektronicznym,
3.  digitalizowaniu otrzymywanych od kontrahentów dokumentów rozliczeniowych w formacie papierowym i przechowywaniu ich w zdigitalizowanej (elektronicznej) formie.

Wnioskodawca wprowadzi zatem rozwiązanie polegające na generowaniu, przesyłaniu i przechowywaniu faktur VAT (a także faktur korygujących oraz duplikatów faktur i faktur korygujących) za świadczone przez Wnioskodawcę usługi, w systemie informatycznym Wnioskodawcy i przesyłaniu ich do kontrahenta za pośrednictwem poczty elektronicznej jako załącznika do wiadomości elektronicznej. Faktura elektroniczna zostanie zapisana w pliku w formacie uniemożliwiającym jego modyfikację (format pdf.).

Wnioskodawca ma zamiar także przyjmować od kontrahentów faktury VAT wystawione w wersji elektronicznej (pdf.). Wnioskodawca będzie otrzymywał faktury w postaci załącznika do wiadomości e-mail.

Zarówno w sytuacji wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej pdf., jak i w sytuacji odbioru faktur w formacie pdf. odbiorca faktury będzie musiał udzielić wystawcy zgody (akceptacji) na sporządzanie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Akceptacja będzie w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Akceptacje udzielane przez Wnioskodawcę jak i przez jego kontrahentów będą wyraźne i udzielane przez osoby uprawnione do reprezentacji odbiorcy lub osoby upoważnione do wyrażania akceptacji w imieniu firmy. Zgoda (akceptacja) będzie wskazywać dane identyfikujące zarówno odbiorcę, jak i wystawcę faktur - nazwa, adres, nr KRS, NIP, adresy e-mail z jakich będą wysłane i na jakie będą odbierane faktury w formacie pdf.

Faktury będą przechowywane w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Pliki zawierające faktury VAT będą umożliwiały odczytanie ich w dowolnym momencie oraz ewentualne wydrukowanie. Wnioskodawca jako wystawca faktur będzie posiadać kopie faktur pdf. oraz ewentualne maile zwrotne zawierające potwierdzenie otrzymania faktury przez odbiorcę.

Wnioskodawca jako odbiorca będzie przechowywać faktury w formacie elektronicznym (pdf.) w sposób:

1.  pozwalający na powiązanie ich z zakupionymi towarami lub usługami,
2.  dający pewność co do tożsamości dostawcy usług lub towarów.

Ewentualnie jeżeli organ podatkowy uzna to za konieczne, faktury zakupowe będą przechowywane wraz z całymi wiadomościami e-mail z którymi je otrzymano. Faktury będą przesyłane między stronami jedynie z adresów e-mail i na adresy e-mail wskazane w akceptacji. Wnioskodawca, w związku z wprowadzeniem systemu dokumentowania transakcji gospodarczych poprzez faktury w formie elektronicznej ustali właściwe zasady przechowywania (archiwizowania) tych faktur w postaci elektronicznej i zasady te zapisze w polityce rachunkowości. Pliki faktur elektronicznych będą więc przechowywane w ustalonym porządku, systematycznym i chronologicznym.

Wnioskodawca będzie zapisywać faktury, ewentualne potwierdzenia odbioru faktur korygujących, dodatkowo całe wiadomości e-mail w razie faktur zakupowych. Na serwerze spółki utworzone zostaną katalogi z podziałem na podkatalogi, np. „Faktury elektroniczne - sprzedaż – zakup”, podkatalog „2010”, „2011”, etc; niższe podkatalogi „styczeń”, „luty”, etc. oraz dodatkowo katalogi zawierające w danym katalogu miesięcznym faktury korekty wraz z potwierdzeniem odbioru per mail, albo np. faktury anulowane. Nazwa pliku będzie zawierała numer faktury i nazwę kontrahenta. Zastosowany przez Wnioskodawcę system przechowywania faktur pozwoli na szybkie wyszukiwanie dokumentu źródłowego, np. poprzez datę wystawienia, numer faktury, kontrahenta itd., co zapewnieni Wnioskodawcy oraz organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej szybki dostęp do dokumentów w razie konieczności.

Spółka zgodnie z możliwościami stworzonymi przez ustawę o rachunkowości zastosuje własne rozwiązania dotyczące dekretacji dokumentów księgowych, tzn. dekrety księgowe będą umieszczone poza dokumentem, tj. będą zapisane w sposób elektroniczny w systemie księgowo-finansowym a nie bezpośrednio na dokumencie. Spółka będzie posiadać program pozwalający na wydrukowanie dekretu dla poszczególnych dowodów księgowych oraz informacje, które wiążą dekret z tym dokumentem księgowym. Pliki te będą przetrzymywane np. na dysku komputera w osobnym, bezpiecznym, chronionym katalogu. Wnioskodawca będzie sporządzać okresowe kopie bezpieczeństwa tak zapisanych danych.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytania:

Czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego Spółce przysługuje prawo do zaliczenia w koszty uzyskania przychodu wydatków związanych z fakturami otrzymanymi w formacie pdf. jako załącznik do wiadomości e-mail i przechowywanymi w formacie pdf.? (pytanie oznaczone we wniosku Nr 9)

Czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego Spółce przysługuje prawo do zaliczenia w koszty uzyskania przychodu wydatków związanych z fakturami i paragonami otrzymanymi od dostawców w formacie tradycyjnym i przechowywanymi w formacie pdf.? (pytanie oznaczone we wniosku Nr 10)

Ad. 9

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. Zatem jedynymi negatywnymi przesłankami zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest to, iż został on wymieniony w art. 16 ust. 1 ustawy oraz fakt braku powiązania z przychodem wedle art. 15 ustawy.

W konsekwencji oznacza to, iż ustawodawca nie określił wymogów formalnych odnośnie dokumentacji poniesionych kosztów. W związku z tym każdy wydatek, który został udokumentowany w taki sposób, iż możliwe jest zweryfikowanie przesłanek z art. 15 ust. 1 ustawy, może być przez podatnika zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Bez znaczenia w świetle przywołanej regulacji art. 15 ust. 1 ustawy pozostaje więc forma dowodu uzasadniającego poniesienie danego wydatku. Zgodnie z art. 9 ustawy podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (\`(...)\`).

W kontekście tej regulacji wskazuje się, iż wydatki, które stanowić mają koszty uzyskania przychodów spełniać powinny wymogi, jakie stawia dowodom księgowym art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Te zaś - co do zasady - zawierać muszą szereg danych, w tym podpis wystawcy dowodu, co wydaje się być największą komplikacją jeśli chodzi o możliwość przesyłania danego dokumentu drogą elektroniczną. Jednakże istnieje możliwość skorzystania z ustawowego wyjątku w tej kwestii, opierając się na regulacji art. 21 ust. 4 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którą, jeżeli dowód księgowy nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, wspomniany powyżej podpis może zostać zastąpiony znakami zapewniającymi ustalenie tej osoby. Wobec powyższego, rachunki bez podpisów również mogą stanowić prawidłowe dowody księgowe, a w konsekwencji prawidłowo dokumentują ponoszone wydatki - co z kolei oznacza, że wydatki te można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Tak więc otrzymanie przez podatnika faktur drogą elektroniczną stanowi należytą podstawę, by kwotę wypłaconą na ich podstawie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Dopuszczalność przesyłania faktur drogą elektroniczną, a zatem możliwość zaliczenia kwot z nich wynikających do kosztów uzyskania przychodów, przesądzona została na mocy Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, tym samym otrzymane i przechowywane w zgodzie z tą regulacją dokumenty stanowiące podstawę do odliczenia podatku VAT naliczonego będą jednocześnie stanowić podstawę do zaliczenia w koszty uzyskania przychodu dokumentowanych nimi wydatków.

Ad. 10

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. Zatem jedynymi negatywnymi przesłankami zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest to, iż został on wymieniony w art. 16 ust. 1 ustawy oraz fakt braku powiązania z przychodem wedle art. 15 ustawy.

W konsekwencji oznacza to, iż ustawodawca nie określił wymogów formalnych odnośnie dokumentacji poniesionych kosztów. W związku z tym każdy wydatek, który został udokumentowany w taki sposób, iż możliwe jest zweryfikowanie przesłanek z art. 15 ust. 1 ustawy, może być przez podatnika zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Bez znaczenia w świetle przywołanej regulacji art. 15 ust. 1 ustawy pozostaje więc forma dowodu uzasadniającego poniesienie danego wydatku.

Zgodnie z art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (\`(...)\`). W kontekście tej regulacji wskazuje się, iż wydatki które stanowić mają koszty uzyskania przychodów spełniać powinny wymogi, jakie stawia dowodom księgowym art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Poza tym, rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług nie precyzuje wprost czy możliwe jest przechowywanie w wersji elektronicznej faktur VAT otrzymanych (przesłanych) pierwotnie w wersji papierowej.

Przepisy ww. rozporządzenia w § 21 pkt 1 określają, że podatnicy zobowiązani są przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także ich duplikaty do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast § 21 pkt 2 ww. rozporządzenia określa, że podatnicy zobowiązani są do przechowywania faktur, faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

W ocenie Wnioskodawcy dopuszczalność digitalizacji faktur VAT dopuszcza wskazana wyżej regulacja. Zatem jeżeli nie będzie kwestionowane prawo do odliczania podatku naliczonego w związku z wdrożeniem systemu dokumentowania i przechowywania faktur poprzez faktury w formacie pdf., to tym bardziej, w ocenie Wnioskodawcy, nie powinno być kwestionowane prawo do zaliczenia tak dokumentowanych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Ad. 9

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2011r., Nr 74, poz. 397 ze zm., dalej „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 updop, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Prócz tego, uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony.

Tak więc, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza istnienie związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu. Ponadto, zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od tego, czy nie znajduje się on w art. 16 ust. 1 updop, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:

1.  został poniesiony przez podatnika,
2.  jest definitywny (rzeczywisty),
3.  pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
4.  poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
5.  został właściwie udokumentowany,
6.  nie został wyłączony z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 updop.

Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Powołany na wstępie art. 15 należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 updop, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a - 16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z dnia 29 września o rachunkowości (Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Przepisy tejże ustawy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Zapis księgowy, zgodnie z art. 23 ust. 2 tej ustawy powinien zawierać co najmniej:

1.  datę dokonania operacji gospodarczej,
2.  określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
3.  zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,
4.  kwotę i datę zapisu,
5.  oznaczenie kont, których dotyczy.

Art. 21 ust. 1 ww. ustawy określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przepisy art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo - skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne poniesienie kosztu, podatnik ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Ponadto podatnik powinien rozważyć, czy dany dokument będzie spełniał warunki dowodu księgowego, o których mowa w art. 21 ustawy o rachunkowości, a zatem czy może być przedmiotem zapisów księgowych oraz czy stanowi dowód będący podstawą do prawidłowego ustalenia dochodu (a zatem przychodów i kosztów) – w trybie art. 9 ust. 1 i art. 15 ust. 1 updop. Zwrócić przy tym należy także uwagę na istotę dowodów w postępowaniu kontrolnym i podatkowym. Stosownie bowiem do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka rozważa wprowadzenie rozwiązania polegającego m.in. na:

1.  generowaniu, przesyłaniu i przechowywaniu faktur VAT w formacie elektronicznym,
2.  przyjmowaniu i przechowywaniu faktur od kontrahentów w formacie elektronicznym.

Wątpliwości Wnioskodawcy budzi możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów kwot wynikających z faktur wystawionych w formacie pdf. i przekazywanych za pośrednictwem poczty elektronicznej jako załącznika do wiadomości e-mail.

Należy zauważyć, iż ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera definicji „faktury” oraz regulacji dotyczących wystawiania oraz formy faktur VAT, a zatem kierując się dyrektywami stosowania wykładni systemowej zewnętrznej należy sięgnąć do uregulowań dotyczących zasad opodatkowania podatkiem od towarów i usług.

Kwestię przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej od 1 stycznia 2011r. reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT. Ww. rozporządzenie uchyla rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) - § 10 rozporządzenia.

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej normują odrębne przepisy. A zatem, jeżeli faktury wystawione i przesyłane/udostępniane przez kontrahentów będą spełniały wymogi formalne, o których mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług oraz wydanych na jej podstawie rozporządzeniach, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie uprawnienia Spółki do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów w myśl regulacji zawartych w art. 15 i 16 updop należy uznać za prawidłowe.

Reasumując, mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz powołane przepisy należy stwierdzić, iż w przypadku otrzymywania przez Spółkę faktur VAT w formacie pdf. za pośrednictwem poczty elektronicznej, przy założeniu, że faktury te spełniają wymogi formalne, o których mowa powyżej, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów w myśl regulacji zawartych w art. 15 i 16 updop.

Jednocześnie na uwagę zasługuje okoliczność, iż pełna weryfikacja prawidłowości udokumentowania poszczególnych wydatków Wnioskodawcy do kosztów uzyskania przychodów może być dokonana jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej, do której zastosowanie mają przepisy określone w art. 14h Ordynacji podatkowej. Dokonując interpretacji indywidualnej organ podatkowy działający z upoważnienia Ministra Finansów przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji). Procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego w trybie art. 14b Ordynacji podatkowej nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego czy kontrolnego.

Stanowisko Wnioskodawcy należy zatem uznać za prawidłowe.

Ad. 10

Zgodnie z art. 15 ust. 1 updop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

W myśl tego przepisu, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, iż wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

1.  został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
2.  jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
3.  pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
4.  poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
5.  został właściwie udokumentowany,
6.  nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 updop. Zaznaczyć należy, iż to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, w oparciu o zgromadzony przez tychże podatników materiał dowodowy. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo – skutkowego pomiędzy kosztami a przychodami Spółki.

Powołany przepis art. 15 ust. 1 updop, należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 updop, w myśl którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a – 16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie o rachunkowości. Z przepisów tej ustawy wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych, w myśl art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 tej ustawy).

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Zgodnie z art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1.  zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2.  korygujące poprzednie zapisy;
3.  zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4.  rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Art. 21 ust. 1 powyższej ustawy określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przepisy art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości, ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, choć niejednokrotnie dokumentem niewystarczającym. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa bowiem ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo – skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne wykonanie świadczenia Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Należy zatem rozważyć czy przedmiotowe dokumenty, w których posiadaniu jest Wnioskodawca, spełniają warunki dowodu księgowego, o których mowa w art. 21 ustawy o rachunkowości, a zatem czy mogą być przedmiotem zapisów księgowych oraz czy stanowią dowód będący podstawą do prawidłowego ustalenia kosztów uzyskania przychodów – w trybie art. 9 ust. 1 i art. 15 ust. 1 updop.

Zwrócić przy tym należy uwagę na istotę dowodów w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie bowiem do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Należy zaznaczyć, iż zgodnie z ugruntowanym w orzecznictwie poglądem, dokumenty potwierdzające dokonanie konkretnej transakcji, które nie spełniają wszystkich wymagań określonych w art. 21 ustawy o rachunkowości, nie mogą być automatycznie pominięte jako dowody świadczące o poniesionych kosztach. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy uchybienia formalne są niewielkie np. brak jest elementów, które mogą być uzupełnione, a fakt dokonania transakcji nie budzi wątpliwości i może być potwierdzony przez kontrahenta.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka rozważa wprowadzenie rozwiązania polegającego m.in. na digitalizowaniu otrzymywanych od kontrahentów dokumentów rozliczeniowych w formacie papierowym i przechowywaniu ich w zdigitalizowanej (elektronicznej) formie.

W świetle powyższego, stwierdzić należy, że jeżeli posiadane przez Spółkę zdigitalizowane dokumenty rozliczeniowe spełniają wymogi dowodu księgowego zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, to Spółka będzie uprawniona do zaliczenia poniesionych wydatków, na podstawie art. 15 ust. 1 updop, do kosztów uzyskania przychodów.

Jednocześnie na uwagę zasługuje okoliczność, iż pełna weryfikacja prawidłowości udokumentowania poszczególnych wydatków Wnioskodawcy do kosztów uzyskania przychodów może być dokonana jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej, do której zastosowanie mają przepisy określone w art. 14h Ordynacji podatkowej. Dokonując interpretacji indywidualnej organ podatkowy działający z upoważnienia Ministra Finansów przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji). Procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego w trybie art. 14b Ordynacji podatkowej nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego czy kontrolnego.

Stanowisko Wnioskodawcy jest zatem prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji.

Nadmienia się, iż w zakresie pytań oznaczonych we wniosku nr 1 – 8 wydano odrębne rozstrzygnięcia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z dnia 14 marca 2012r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.