Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-3.4012.567.2022.3.AM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2023-01-04
Teza: Prawidłowość przechowywania dokumentów wyłącznie w systemie elektronicznym; prawo do odliczenia podatku naliczonego; prawo do zastosowania stawki 0% przy WDT.
Słowa kluczowe: dokumenty-dokumenty elektroniczne; dokumenty-przechowywanie dokumentów; odliczenia-prawo do odliczenia; transakcja-transakcja wewnątrzwspólnotowa-transakcja wewnątrzwspólnotowej dostawy (WDT)
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku naliczonego; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VIII. Wysokość opodatkowania -Rozdział 1. Stawki-Stawka podatku 0% - wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VIII. Wysokość opodatkowania -Rozdział 1. Stawki-Stawka podatku 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów -  dokumenty; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VIII. Wysokość opodatkowania -Rozdział 1. Stawki-Warunki zastosowania stawki podatku 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VIII. Wysokość opodatkowania -Rozdział 1. Stawki-Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów - dokumentowanie; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 4. Terminy przechowywania dokumentów -Sposób przechowywania faktur 
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86-ust. 2-pkt 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VIII-Rozdział 1-art. 41-ust. 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VIII-Rozdział 1-art. 42-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VIII-Rozdział 1-art. 42-ust. 1a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VIII-Rozdział 1-art. 42-ust. 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 4; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 1 -pkt 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 4

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
==================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w zakresie podatku od towarów i usług (we wniosku część pytania 1 oraz pytania 2 i 4) jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

Państwa wniosek z (…) o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania faktur dokumentujących zakup towarów i usług wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenia ich papierowych oryginałów, co będzie dawało Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z tych faktur, wpłynął (…). Wniosek został uzupełniony pismem z (…)., stanowiącym odpowiedź na wezwanie z (…), sygn. 0111-KDIB3-3.4012.567.2022.1.AM.

Treść wniosku jest następująca:

### Opis zdarzenia przyszłego

Jesteście Państwo (dalej również „Spółka”) czynnym, zarejestrowanym podatnikiem od towarów i usług, prowadzącym działalność gospodarczą głównie w zakresie spedycji, transportu i logistyki, obsługi celnej, a także magazynowania towarów.

Państwa działalność gospodarcza obejmuje obsługę bardzo dużej ilości zleceń, organizowanych w formie numerowanych tzw. teczek spedycyjnych, posiadających postać elektroniczną. Do tego celu Spółka aktualnie wykorzystuje specjalistyczne oprogramowanie.

Zakres usług Spółki obejmuje również pełnienie funkcji przedstawiciela podatkowego, o którym mowa w art. 18d ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Tym samym Spółka jest podatnikiem podatku od towarów i usług z tytułu wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów realizowanych jako przedstawiciel podatkowy, na mocy art. 17 ust. 1b ustawy o podatku od towarów i usług. Nabywcami towarów transportowanych w ramach tych operacji logistycznych są podatnicy podatku od wartości dodanej, posiadający właściwe i ważne numery identyfikacyjne dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadane przez państwa członkowskie właściwe dla nabywców, zawierające dwuliterowe kody stosowane dla podatku od wartości dodanej, który nabywcy podali dostawcom towarów.

Począwszy od (…) roku Spółka wprowadzi system elektronicznego obiegu dokumentów wewnątrz swojego przedsiębiorstwa, a w miarę możliwości również z kontrahentami. W ramach tego systemu dokumenty będą organizowane w dedykowanym do tego celu oprogramowaniu (system …).

Spółka będzie otrzymywać faktury zakupu w formie elektronicznej, na dedykowany adres poczty elektronicznej, jednakże w niektórych przypadkach faktury zakupu nadal będą wpływać do Spółki w formie papierowej.

W tych samych formach do Spółki będą wpływały również dokumenty transportowe, potwierdzające faktyczny przewóz towarów do miejsc ich przeznaczenia w innych niż Polska krajach członkowskich Unii Europejskiej, a tym samym uprawniające Spółkę do zastosowania 0% stawki podatku na podstawie art. 42 ust. 1 pkt 2 i ust. 3 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

Faktury i dokumenty transportowe otrzymywane w formie elektronicznej będą pobierane ze skrzynki e-mail, a następnie wprowadzane do systemu (…). Dokumenty te będą zapisywane w tym systemie w formacie pdf, co uniemożliwi zmianę danych zawartych w tychże dokumentach.

Faktury i dokumenty transportowe otrzymywane w formie papierowej będą przez Sekretariat lub wyznaczoną osobę z Działu Księgowości Spółki oznaczane datą wpływu, przy użyciu pieczęci, a następnie skanowane i zamieszczane w systemie (…). Również skany dokumentów papierowych będą załączane do systemu w formacie pdf lub jpg, co uniemożliwi zmianę danych zawartych w tychże dokumentach.

Wszystkie powyższe dokumenty będą archiwizowane w postaci elektronicznej, na serwerze zainstalowanym w siedzibie Spółki, przez wyznaczonych pracowników Działu Księgowości Spółki. Każdy dokument będzie posiadał unikalny numer, nadany automatycznie przez system (…). Przy użyciu tego numeru będzie można łatwo zidentyfikować dokument i odszukać jego dane, a także pobrać z systemu jego obraz w formie pliku w formacie pdf.

Administracją serwera, który będzie zawierał archiwum ww. dokumentów, zajmują się administratorzy systemów informatycznych (Dział IT Spółki). Posiadane oprogramowanie do skanowania i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej będzie powiązane z systemem finansowo-księgowym, to znaczy księgi rachunkowe Spółki (obejmujące również ewidencje prowadzone dla celów podatku od towarów i usług) będą zawierały numery poszczególnych dowodów księgowych nadane im przez system (…). W ten sposób odszukanie informacji z poszczególnych dokumentów oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili.

Spółka rozważa przechowywanie obrazów ww. faktur zakupu i dokumentów transportowych, otrzymywanych w formie papierowej, wyłącznie przy wykorzystaniu systemu (…). Tym samym papierowe wersje tychże dokumentów nie byłyby gromadzone, lecz podlegałyby zniszczeniu.

Dokumenty Spółki będą przechowywane w systemie (…) w podziale na miesięczne okresy rozliczeniowe, których będą dotyczyły, do upływu okresów przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki.

Pracownicy Krajowej Administracji Skarbowej będą na żądanie otrzymywali bezzwłoczny dostęp do faktur zakupu i faktur sprzedaży w systemie (…), a także możliwość bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych. Dostęp ten będzie udzielany poprzez przekazanie danych do logowania do dedykowanego profilu użytkownika systemu. Po otwarciu plików w formacie PDF możliwe będzie wydrukowanie ich zawartości w lokalu stanowiącym siedzibę Spółki lub w innym miejscu, w którym znajdować się będzie komputer posiadający dostęp do Internetu oraz do drukarki.

Opis stanu faktycznego uzupełnili Państwo pismem z (…), udzielając twierdzących odpowiedzi na następujące pytania:

1) Czy zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki oraz czy nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.U. z 2022 r., poz. 931)?

2) Czy zapewnią Państwo funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku:

a) dokumentami zakupu (fakturami) dotyczącymi prowizji za sprzedaż usług turystyki dla agentów współpracujących ze Spółką;

b) fakturami dokumentującymi wszystkie pozostałe koszty Spółki?

Jeśli tak, to na czym będą polegały kontrola i weryfikacja autentyczności pochodzenia tych dokumentów?

3) Czy otrzymane faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu?

4) Czy w ramach stosowanego obiegu i przechowywania faktur zapewnicie Państwo autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności tych dokumentów?

5) Czy w przypadku, gdy dojdzie do realizacji przez Spółkę transakcji WDT, nabywcy będą Państwu podawali właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej?

6) Czy będą Państwo składali terminowo informacje podsumowujące, zawierające prawidłowe dane dotyczące wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, a w przypadku uchybień, należycie na piśmie wyjaśnią Państwo te uchybienia naczelnikowi urzędu skarbowego?

Ponadto, w odpowiedzi na pytanie nr 2) poinformowali Państwo, że kontrola i weryfikacja autentyczności i pochodzenia faktur zakupu będzie polegała na wykonywaniu następujących czynności:

a) Porównanie danych wystawcy faktury z danymi nadawcy przesyłki listowej – w przypadku faktur papierowych otrzymywanych pocztą,

b) Porównanie dawnych wystawcy faktury z danymi kontrahenta w rejestrze adresów e-mail, z których otrzymywane są faktury elektroniczne - w przypadku faktur elektronicznych,

c) Weryfikacja numeru rachunku bankowego wystawcy faktury w wykazie podatników VAT - https://www.podatku.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka/

Pytania (we wniosku część pytania 1 oraz pytania 2 i 4):

1\. Czy przechowywanie przez Spółkę dokumentów wyłącznie w systemie (…), w sposób wyżej opisany, będzie stanowiło prawidłowe wykonywanie obowiązku wynikającego z art. 112 i art 112a ust. 1, 2 i 4 ustawy o podatku od towarów i usług?

2\. Czy Spółka zachowa prawo do odliczenia naliczonego podatku od towarów i usług, wynikające z otrzymania faktur zakupu, których treść będzie dostępna wyłącznie w systemie (…)?

3\. Czy w sytuacji posiadania kopii dokumentów przewozowych zarchiwizowanych wyłącznie w systemie (…), potwierdzających dostarczenie towarów do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju, Spółka zachowa prawo do zastosowania 0% stawki podatku od towarów i usług w odniesieniu do wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, z tytułu których Spółka jest podatnikiem jako przedstawiciel podatkowy?

### Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1.

Przechowywanie przez Spółkę dokumentów wyłącznie w systemie (…) będzie stanowiło prawidłowe wykonywanie obowiązku wynikającego z art. 86 § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa oraz z art. 112 i art 112a ust. 1, 2 i 4 ustawy o podatku od towarów i usług.

Wyżej wskazane przepisy prawa nakładają na podatników, w tym podatników podatku od towarów i usług, obowiązek przechowywania dokumentów związanych z prowadzeniem ksiąg podatkowych, jak również z rozliczaniem podatku od towarów i usług. Przepisy te należy interpretować z uwzględnieniem upowszechniania technik informatycznych w działalności podatników oraz organów Krajowej Administracji Skarbowej (wykładnia dynamiczna). Z treści przepisów art. 112a i art. 112aa ustawy o podatku od towarów i usług wynika bowiem dążenie ustawodawcy do cyfryzacji obrotu dokumentowego, w szczególności odnoszącego się do podatku od towarów i usług. Zbliżone ratio legis skłoniło ustawodawcę do nałożenia na podatników obowiązku przesyłania ewidencji prowadzonej dla celów podatku od towarów i usług w formie jednolitego pliku kontrolnego. W nieodległej przyszłości obligatoryjna cyfryzacja obejmie również wystawianie i przekazywanie faktur, w ramach Krajowego Systemu e-Faktur.

Stosowana powszechnie technologia w zakresie skanowania dokumentów zapewnia wierne odzwierciedlenie treści faktury czy dokumentu transportowego, otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej, w postaci pliku komputerowego zapisanego w formacie PDF (ang. portable document format). Właścicielem praw autorskich do tego formatu jest amerykańska spółka (…), która udostępnia sam format oraz oprogramowanie umożliwiające jego odczytywanie (w wersji podstawowej), bez pobierania opłat z tego tytułu (freeware).

Dostępne współcześnie techniki zabezpieczania danych, w szczególności wykonywanie kopii zapasowych zbiorów danych, będą zabezpieczać zawartość systemu (…) przed choćby częściową jej utratą (usunięciem z pamięci, uszkodzeniem plików).

Opieranie ustaleń na dowodach zapisanych w formie elektronicznej przyczynia się do zwiększenia efektywności ewentualnej kontroli podatkowej, co skraca czas takiej kontroli, co leży w interesie Krajowej Administracji Skarbowej.

Zgodnie z art. 180 § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa dowodem w postępowaniu podatkowym może być wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Tym samym dane w postaci elektronicznej należy uznać za podstawę ustalenia stanu faktycznego na równi z dokumentami papierowymi.

Ad 2.

Posiadany przez Spółkę plik w formacie PDF, zawierający określoną datę jego utworzenia, będzie stanowił wystarczające potwierdzenie otrzymania przez Spółkę faktury zakupu, zawierającej konkretną kwotę naliczonego podatku od towarów i usług.

Przepis art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług uzależnia prawo podatników do odliczenia podatku naliczonego od otrzymania faktury, potwierdzającej nabycie towaru lub usługi, albo dokonanie zapłaty przed takim nabyciem. Z przepisem tym koresponduje art. 86 ust. 10b pkt 1 tej ustawy, gdzie ustawodawca wskazał, iż odliczenie podatku dopuszczalne jest najwcześniej w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał taką fakturę, w formie papierowej albo elektronicznej.

Skan faktury zakupu otrzymanej w formie papierowej, z naniesioną datą otrzymania (wpływu), utrwalony w formie pliku komputerowego w formacie PDF, zawierającego konkretną datę jego utworzenia, będzie stanowił wystarczające potwierdzenie nabycia przez Spółkę prawa do odliczenia naliczonego podatku od towarów i usług. Taki plik będzie zarazem stanowił dowód w sprawie podatkowej, w rozumieniu art. 180 § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa.

Zgodnie z art. 247 ust. 2 Dyrektywy Rady (UE) nr 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej państwa członkowskie mogą wymagać, aby faktury były przechowywane w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, czyli zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Polska nie zdecydowała się na wprowadzenie takiego wymogu do krajowego porządku prawnego, a tym samym dopuszczalne jest przechowywanie faktur papierowych w formie elektronicznej.

Ad 3.

Spółka zachowa prawo do zastosowania 0% stawki podatku od towarów i usług w odniesieniu do wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, z tytułu których Spółka jest podatnikiem na podstawie art. 17 ust. 1b ustawy o podatku od towarów i usług. Art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług wymaga od podatników przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczaniem tego podatku, w tym dokumentów transportowych, jednakże pozostawia podatnikom prawo wyboru formy tego przechowywania - papierowej lub elektronicznej.

Skan dokumentu transportowego, potwierdzającego faktyczny przewóz towarów do miejsca przeznaczenia na terytorium Unii Europejskiej, będzie stanowił dowód, w rozumieniu art. 180 § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, iż Spółka otrzymała oryginalny dokument transportowy przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy. Data otrzymania tegoż dokumentu będzie wynikała zarówno z opieczętowania dokumentu datą wpływu, jak i z daty zapisania pliku zawierającego skan dokumentu w systemie (…), używanym przez Spółkę.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.U. z 2022 r., poz. 931, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”):

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 pkt 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Jak stanowi art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy:

Podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Państwa wątpliwości dotyczą prawidłowości wykonywania obowiązku wynikającego z art. 112 i 112a ust 1, 2 i 4 ustawy o VAT w przypadku przechowywania przez Spółkę dokumentów wyłącznie w systemie (…).

Wersje papierowe otrzymywanych przez Spółkę faktur i dokumentów transportowych będą przez Sekretariat lub wyznaczoną osobę z Działu Księgowości Spółki oznaczane datą wpływu przy użyciu pieczęci, a następnie skanowane, zapisane w formacie PDF lub JPG i zamieszczone w systemie (…). Zastosowanie formatu PDF lub JPG uniemożliwi zmianę danych w tychże dokumentach. Faktury i dokumenty transportowe przechowywane będą w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia i czytelność, a także łatwe ich odszukanie, od momentu ich otrzymania do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka zapewni organom podatkowym, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych elektronicznie faktur, umożliwi ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zatem przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje, że Spółka wypełni, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur dokumentujących zakup towarów i usług. Spółka wypełni również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej, a ich papierowe oryginały będą niszczone.

Zatem należy stwierdzić, że Państwa stanowisko w zakresie części pytania 1 jest prawidłowe.

W kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie faktur jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT, w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika faktur oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w związku z nabywanymi towarami i usługami.

W opisanym we wniosku zdarzeniu przyszłym oraz w piśmie stanowiącym odpowiedź na wezwanie, Spółka wskazała, że zakupione towary i usługi, dokumentowane fakturami przechowywanymi w formie elektronicznej, będą służyć czynnościom opodatkowanym. Ponadto Spółka podała, że faktury te nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, co oznacza, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie. Tym samym Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej, a otrzymanych oryginalnie w wersji papierowej. W tym wypadku bez wpływu na prawo do odliczenia pozostanie okoliczność zniszczenia przez Spółkę faktur otrzymanych w wersji papierowej.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania numer 2 należy uznać za prawidłowe.

Zgodnie z art. 41 ust. 3 ustawy:

W wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawka podatku wynosi 0%, z zastrzeżeniem art. 42.

Stosownie do art. 42 ust. 1 ustawy

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, pod warunkiem że:

1) podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, który nabywca podał podatnikowi;

2) podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju;

3) podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.

Zgodnie z art. 42 ust. 1a ustawy o VAT:

Stawka podatku, o której mowa w ust. 1, nie ma zastosowania, jeżeli:

1\. podatnik nie dopełnił obowiązku, o którym mowa w art. 100 ust. 1 pkt 1 lub ust. 3 pkt 1, lub

2\. złożona informacja podsumowująca nie zawiera prawidłowych danych dotyczących wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów zgodnie z wymogami, o których mowa w art. 100 ust. 8

\- chyba, że podatnik należycie na piśmie wyjaśnił uchybienie naczelnikowi urzędu skarbowego.

Warunki te muszą być spełnione łącznie. Spełnienie pierwszego z nich ma zagwarantować, że czynność zostanie potraktowana jako wewnątrzwspólnotowe nabycie w kraju odbiorcy i zostanie tam faktycznie opodatkowana, a drugi wskazuje że istotnie nastąpił wywóz towarów z jednego państwa członkowskiego (z kraju) i jego transport (przemieszczenie) do innego państwa członkowskiego. Istotą transakcji wewnątrzwspólnotowych jest faktyczne opodatkowanie dostawy towaru w państwie przeznaczenia (do którego towar jest docelowo przemieszczany). Dostawa, która następuje na terytorium państwa dostawcy towarów, jest opodatkowana stawką 0%, a w państwie nabywcy następuje opodatkowanie tej dostawy według stawki podatku tam właściwej. Transakcja opodatkowana w ten sposób ma na celu uniknięcie zakłócania konkurencji, powodowanego podwójnym opodatkowaniem lub brakiem opodatkowania. Jednak zastosowanie stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów uzależnione jest także od zarejestrowania podatnika jako podatnika VAT UE, najpóźniej w momencie składania deklaracji uwzględniającej daną dostawę.

Stosownie do art. 42 ust. 3 ustawy

Dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju:

1) dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju - w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),

2) (uchylony),

3) specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku

4) (uchylony)

\- z zastrzeżeniem ust. 4 i 5.

Dla udokumentowania takiej dostawy podatnik może także posiadać inne dowody w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2022 r., poz. 2651 ze zm.), zgodnie z którym:

Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Istotne jest zatem to, aby dokumenty, w których posiadaniu jest dokonujący dostawy, zawierały informacje, z których wynika, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego. Ponadto, dokumenty, o których mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, mają łącznie potwierdzać określony fakt – co oznacza, że zebrane razem mają dać jednoznaczną informację, której wymaga ten przepis.

Kluczowe jest to, aby posiadane przez podatnika dokumenty zawierały informacje, z których wynika, że określony towar został wywieziony z terytorium kraju oraz został faktycznie dostarczony do innego państwa członkowskiego. Istotą wskazanych wyżej przepisów dotyczących wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów jest zobowiązanie podatnika do udowodnienia, ze względu na korzystniejsze niż w odniesieniu do dostaw krajowych skutki podatkowe, że towary będące przedmiotem dostawy rzeczywiście opuściły terytorium kraju.

Odnosząc się do powołanych wyżej przepisów zauważyć należy, że prawo podatnika do zastosowania przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawki podatku w wysokości 0% uzależnione jest od posiadania dokumentów potwierdzających jednoznacznie, że doszło do wywozu towarów poza terytorium Polski i dostarczenia ich do nabywcy w innym kraju UE. Istotą przywołanych przepisów jest przede wszystkim zobowiązanie podatnika do udowodnienia, że towary będące przedmiotem dostawy rzeczywiście opuściły terytorium kraju i zostały dostarczone do ich nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego. Zasadniczą kwestią jest zatem, aby posiadane przez Spółkę dokumenty łącznie, jednoznacznie potwierdzały, że towary te były przedmiotem WDT.

Należy wskazać, że przepisy ustawy nie uzależniają zastosowania stawki 0% od posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, stąd można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka jest podatnikiem VAT czynnym, jak również Spółka jest podatnikiem VAT z tytułu wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów realizowanych jako przedstawiciel podatkowy.

Ponadto, jak Państwo wskazali, w formie elektronicznej, jak i niekiedy papierowej, będą do Państwa wpływać dokumenty transportowe, potwierdzające faktyczny przewóz towarów do miejsc ich przeznaczenia w innych niż Polska krajach członkowskich Unii Europejskiej.

Z pisma, będącego odpowiedzią na wezwanie, wynika również, że Spółka będzie składała w urzędzie skarbowym informacje podsumowujące o dokonanych wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów zawierające prawidłowe dane, o których mowa w art. 100 ust. 8.

Analiza przedstawionego wariantu gromadzenia dokumentacji pozwala na stwierdzenie, że przy spełnieniu warunków określonych w art. 42 ust. 1 i 1a ustawy, Spółka zachowa prawo do opodatkowania WDT stawką podatku od towarów i usług w wysokości 0% w sytuacji przechowywania dokumentów przewozowych wyłącznie w formie elektronicznej.

W związku z powyższym, należy uznać Państwa stanowisko w zakresie pytania 3 (oznaczonego we wniosku numerem 4) za prawidłowe.

Tym samym, oceniając łącznie, Państwa stanowisko w zakresie części pytania 1 oraz pytań 2 i 4 (we wniosku) należy uznać za prawidłowe.

Ponadto informuję, że w zakresie Ordynacji oraz podatkowej podatku dochodowego od osób prawnych (część pytania 1 i pytanie 3) wydanie zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zadanych pytań) Wnioskodawcy, w odniesieniu do opisanego zdarzenia przyszłego. Zauważyć bowiem należy, że to wyłącznie Wnioskodawca, w treści składanego wniosku, kształtuje jego zakres przedmiotowy. Zatem kwestie, które nie zostały objęte pytaniami wskazanymi we wniosku, nie mogą być rozpatrzone – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2022 r., poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanów faktycznych i zdarzeń przyszłych i zastosują się Państwo do interpretacji.

W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz.U. z 2022 r., poz. 329, ze zm.; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒ w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒ w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).