Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/2/423-1154/12/MS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2012-12-06
Teza: Czy pracownik może dokumentować wydatki poniesione podczas podróży służbowej krajowej lub zagranicznej bądź też w trakcie dokonywania bieżących wydatków - paragonem, biletem lub blankietem opłaty np. parkingowej, uzupełnionymi o brakujące dane wymagane przez przepisy ustawy o rachunkowości (niezbędne dla uznania dokumentu księgowego za prawidłowy) i czy zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o pdop wydatki tak udokumentowane będą stanowić koszty uzyskania przychodu?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; paragon; parking; pracownik
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z dnia 3 lipca 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 27 sierpnia 2012 r. (data wpływu do tut. BKIP 10 września 2012 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków, które nie zostaną prawidłowo udokumentowane – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 10 września 2012 r. wpłynął do tut. BKIP wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków, które nie zostaną prawidłowo udokumentowane.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest spółką akcyjną i prowadzi działalność gospodarczą w zakresie produkcji i dostawy nowoczesnych systemów nawierzchni szynowych. Pracownicy Spółki w ramach wykonywania swoich obowiązków służbowych, związanych z jej działalnością, dokonują zakupu różnych towarów i usług (w tym m.in. usług taksówkowych oraz parkingowych). Część z tych zakupów nie jest dokumentowane fakturą VAT, a wystawianymi przez dostawców paragonami fiskalnymi. Jednocześnie nabywane przez pracowników Spółki usługi parkingowe są dokumentowane biletami parkingowymi. Zdarzają się również sytuacje, głównie podczas podróży zagranicznych, że podmiot np. prowadzący hotel wystawia fakturę, ale nie na Spółkę lecz na pracownika, wpisując w rubryce nabywcy jego imię i nazwisko. Wskazane wydatki są dokonywane przez pracowników Spółki w trakcie podróży służbowych, zarówno krajowych, jak i zagranicznych.

Ponadto, niezależnie od podróży służbowych, w toku wykonywania bieżących obowiązków, pracownicy dokonują wyjazdów np. do banków, instytucji publicznych, klientów, celem zakupu materiałów biurowych i spożywczych, w trakcie których ponoszą wydatki udokumentowane paragonami fiskalnymi (usługi taksówkowe) lub biletami parkingowymi (usługi parkingowe). Wskazane wyżej dowody źródłowe dostarczane przez pracowników do Spółki nie są fakturami VAT i nie mogą również zostać uznane za fakturę VAT na podstawie § 17 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług z dnia 28 marca 2011 r. (Dz. U. Nr 68, poz. 360). W efekcie, w Spółce występują dwie grupy wydatków udokumentowanych dowodami źródłowymi innymi niż faktura VAT. Pierwszą stanowią wydatki dokonywane w trakcie podróży służbowych, drugą grupą zaś są wydatki dokonywane w toku bieżącej działalności.

Ponieważ mogą zaistnieć wątpliwości co do sposobu rozliczenia wyżej wymienionych wydatków, Spółka zamierza przyjąć standardowy sposób postępowania prowadzący do ujęcia tych wydatków w księgach rachunkowych Spółki oraz ich uznania za koszt uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm. – winno być Dz. U. z 2011 r. Nr 74 poz. 397 ze zm.). Rozliczenie dokonywane w oparciu o paragony fiskalne lub bilety parkingowe będzie dokonywane w tych przypadkach, w których nie jest możliwe uzyskanie faktur VAT.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy pracownik może dokumentować wydatki poniesione podczas podróży służbowej krajowej lub zagranicznej bądź też w trakcie dokonywania bieżących wydatków - paragonem, biletem lub blankietem opłaty np. parkingowej, uzupełnionymi o brakujące dane wymagane przez przepisy ustawy o rachunkowości (niezbędne dla uznania dokumentu księgowego za prawidłowy) i czy zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o pdop wydatki tak udokumentowane będą stanowić koszty uzyskania przychodu?

Zdaniem Spółki, stosownie do przepisów art. 20 i 21 ustawy o rachunkowości, podstawą wpisu do księgi jest dowód księgowy, który poza innymi koniecznymi warunkami musi wskazywać przedmiot operacji, wiarygodne określenie stron uczestniczących w tej operacji, określenie wartości i innych danych pozwalających na zidentyfikowanie tego zdarzenia gospodarczego. Regulacja powyższych przepisów w powiązaniu z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wskazuje na to, że dla celów podatku dochodowego wprowadzona została zasada szczegółowego dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Zgodnie jednak z utrwaloną linią orzecznictwa Naczelnego Sądu Administracyjnego (wyrok NSA z dnia 14 lipca 1995 r. Sygn. akt SA/Rz 151/94, wyrok NSA z dnia 28 listopada 1996 r. Sygn. akt SA/Ka 1646/98) samo uchybienie przepisom o rachunkowości nie pozbawia podatnika możliwości wykazania, że wadliwie udokumentowane wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów, dlatego też, jeżeli wydatki poniesione przez Spółkę miały faktycznie miejsce, mają związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą, poniesione zostały w celu osiągnięcia przychodów i nie mają do nich zastosowania wyłączenia z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm., określanej w dalszej części skrótem „ustawa o pdop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (nie wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o pdop), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem, a przychodem musi istnieć związek przyczynowo – skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Nie w każdym oczywiście wypadku związek ten jest wyraźny, co powoduje, iż każdą sytuację należy oceniać odrębnie. Ustawa o pdop nie uzależnia uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu od skutku w postaci powstania lub powiększenia konkretnego przychodu lub jego zachowania oraz zabezpieczenia. Należy podkreślić, że koszt uzyskania przychodów jest kosztem działalności gospodarczej, który ze swej istoty zmierza do osiągnięcia przychodów. W związku z tym, może się zdarzyć, że podatnik ponosi określony koszt, który ma niewątpliwy związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, jednak nie spowoduje on powstania lub powiększenia przychodów.

Co więcej, dla możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu, istotne jest jego właściwie udokumentowanie.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż pracownicy Spółki w ramach wykonywania swoich obowiązków służbowych, związanych z jej działalnością, dokonują zakupu różnych towarów i usług (w tym m.in. usług taksówkowych oraz parkingowych). Część z tych zakupów jest dokumentowana wystawianymi przez dostawców paragonami fiskalnymi. Jednocześnie nabywane przez pracowników Spółki usługi parkingowe są dokumentowane biletami parkingowymi. Zdarzają się również sytuacje, głównie podczas podróży służbowych zagranicznych, że podmiot np. prowadzący hotel wystawia fakturę, ale nie na Spółkę lecz na pracownika. Ponadto, w toku wykonywania bieżących obowiązków, pracownicy dokonują różnego rodzaju wyjazdów, w trakcie których ponoszą wydatki udokumentowane paragonami fiskalnymi (usługi taksówkowe) lub biletami parkingowymi (usługi parkingowe).

W ocenie tut. Organu, przedmiotowe wydatki, co do zasady mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o pdop, o ile zostaną prawidłowo udokumentowane przez Spółkę.

Istotną wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów ustawodawca zawarł w art. 9 ust. 1 ustawy o pdop, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a - 16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule, zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Z przepisów tej ustawy wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi” (art. 20 ust. 2 ustawy). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy).

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1.  zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
2.  korygujące poprzednie zapisy,
3.  zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
4.  rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 ust. 1a ww. ustawy).

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo - skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne wykonanie usługi, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Zwrócić przy tym należy uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości, przedmiotowe dowody potwierdzające opisane przez Spółkę wydatki, stanowią dowody księgowe będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Odnosząc powyższe uregulowania do przedstawionego we wniosku opisu sprawy, należy stwierdzić, iż wydatki poniesione przez pracowników Spółki w ramach wykonywanych czynności związanych z działalnością gospodarczą Spółki, w tym w czasie podróży służbowych krajowych i zagranicznych, udokumentowane w sposób wymagany przepisami o rachunkowości – mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki, na podstawie art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

Jednocześnie nadmienia się, iż postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnych jest postępowaniem szczególnym i w tym sensie ograniczonym np. w stosunku do postępowania podatkowego i kontrolnego, że nie może obejmować postępowania dowodowego. Powyższe wynika wprost z unormowania zawartego w art. 14h ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), który stanowi, iż w sprawach dotyczących interpretacji indywidualnej stosuje się odpowiednio przepisy art. 120, art. 121 § 1, art. 125, art. 129, art. 130, art. 135-137, art. 140, art. 143, art. 165a, art. 168, art. 169 § 1-2, art. 170 i art. 171 oraz przepisy rozdziału 5, 6, 10 i 23 działu IV. W powołanym przepisie ustawodawca nie wymienia postępowania dowodowego, które regulują przepisy rozdziału 11 działu IV Ordynacji podatkowej.

W przedmiotowym wniosku, Spółka wnosi m.in. o potwierdzenie, że przy zastosowaniu opisanych procedur prawidłowe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków poniesionych przez pracowników Spółki w ramach wykonywanych czynności związanych z działalnością gospodarczą Spółki, w tym w czasie podróży służbowych krajowych i zagranicznych udokumentowanych w sposób określony w przedstawionym opisie sprawy. Pytanie Spółki dotyczy zatem m.in. potwierdzenia mocy dowodowej wymienionych kategorii dokumentów, do czego, jak wyżej wskazano, organ podatkowy w trybie wydawania interpretacji indywidualnych na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie jest ani zobowiązany ani uprawniony.

Powyższe przesądza o tym, że odpowiedź tut. Organu na pytania Spółki o prawidłowość dokumentowania wydatków z uwagi na wskazany charakter postępowania o wydanie interpretacji może mieć jedynie charakter ogólny, zaś ocena, czy dla uznania konkretnego wydatku za koszt uzyskania przychodów wystarczające jest jego udokumentowanie w sposób opisany we wniosku może być dokonana tylko przez organ podatkowy prowadzący postępowanie dowodowe, w którym organ ten sprawdzi spełnienie wszystkich przesłanek pozwalających na uznanie konkretnego wydatku za koszt podatkowy na gruncie odpowiednich przepisów, w szczególności ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), a także ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Stanowisko Spółki należy zatem uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy opisanego zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 14 marca 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.