Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL3.4012.222.2022.2.NS
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2022-08-17
Teza: Możliwość archiwizowania faktur i dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu archiwizowania na prawo do odliczenia.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; przechowywanie
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Stosowanie faktur elektronicznych; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 4. Terminy przechowywania dokumentów -Sposób przechowywania faktur ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 4. Terminy przechowywania dokumentów -Termin przechowywania ewidencji i dokumentów
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112aa

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe


=======================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

9 czerwca 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 9 czerwca 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie możliwości archiwizowania faktur i dokumentów księgowych uprawniających do odliczenia podatku VAT wyłącznie w formie elektronicznej oraz braku wpływu takiego sposobu archiwizowania na prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 5 sierpnia 2022 r. (wpływ 5 sierpnia 2022 r.).

Treść wniosku jest następująca:

### Opis zdarzenia przyszłego

Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest członkiem międzynarodowej grupy dostawców produktów i usług dla przemysłu rolno-spożywczego.

Wnioskodawca jest zarejestrowanym w Polsce czynnym podatnikiem podatku VAT.

W celu usprawnienia obowiązujących w Spółce procedur dot. rozliczania wydatków służbowych poniesionych przez pracowników Spółki, Wnioskodawca planuje wdrożenie systemu (…) (dalej: System), który będzie umożliwiał ich elektroniczne rozliczanie.

Pracownicy dokonują zakupu różnego rodzaju towarów i usług (np. podczas podróży służbowych ale również w innych okolicznościach), które są dokumentowane przez dostawców fakturami i innymi dokumentami księgowymi wystawianymi na rzecz Spółki. Wprowadzenie Systemu ma ułatwić kontrolę Spółki nad poniesionymi przez pracowników wydatkami, ograniczenie trudności logistycznych (związanych m.in. z koniecznością dostarczania papierowych wersji tych dokumentów) oraz ograniczenie kosztów związanych z archiwizacją dokumentów w formie papierowej.

System działa na zasadzie serwera danych w formie tzw. internetowej chmury i ma na celu umożliwienie kompleksowego zarządzania w Spółce procesem rozliczania przez pracowników poniesionych przez nich wydatków służbowych i rozliczenia ich w formie elektronicznej. System ma zapewnić pełną digitalizację procesu dokumentowania przez danego pracownika poniesionych wydatków tj. brak konieczności przekazania faktur, w tym wydrukowanych faktur elektronicznych oraz ewentualnie innych dokumentów zrównanych z fakturami uprawniających do odliczenia podatku VAT w wersji papierowej do działu księgowości Spółki (dalej: Dokumenty Księgowe).

Spółka zamierza archiwizować i przechowywać Dokumenty Księgowe będące podstawą rozliczenia wydatków służbowych pracowników po ich digitalizacji (zeskanowaniu/zobrazowaniu za pomocą smartfona) i zapisaniu w Systemie wyłącznie w wersji elektronicznej, podczas gdy papierowe wersje tych dokumentów będą podlegały utylizacji. Archiwizacja dokumentów w wersji elektronicznej może dotyczyć także faktur otrzymanych przez Spółkę w wersji elektronicznej (w szczególności faktury te nie będą drukowane ani archiwizowane w wersji papierowej).

Pracownik dokonujący rozliczenia wydatków służbowych w Systemie będzie tworzył raport oraz dokonywał digitalizacji (zeskanowania/zobrazowania za pomocą smartfona) Dokumentów Księgowych potwierdzających poniesienie przez niego wydatków służbowych. Pracownik dokonując rozliczenia wydatku służbowego będzie wprowadzał do Systemu informacje odnoszące się do dokonanej transakcji udokumentowanej Dokumentem Księgowym, w tym również rodzaju poniesionego wydatku.

Spółka wskazuje, że w procesie digitalizacji Dokumentów Księgowych będzie zachowana odpowiednia jakość elektronicznego dokumentu, tj. będzie on wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej.

Spółka wskazuje, że możliwe jest również, że podstawą rozliczenia przez danego pracownika wydatków służbowych będzie także faktura w wersji elektronicznej, która będzie przesyłana przez dostawcę towaru lub usługi na adres e-mail danego pracownika w formacie PDF lub innym podobnym, który ze swej istoty technicznej będzie uniemożliwiał modyfikacje jej treści.

W przypadku faktur w wersji elektronicznej, pracownik dokonujący rozliczenia będzie wgrywał fakturę w wersji elektronicznej (plik) do Systemu, bez konieczności dokonania jej digitalizacji lub zobrazowania. Charakter transakcji udokumentowanej fakturą elektroniczną, a także opisany w dalszej części wniosku proces kontroli biznesowej będzie pozwalał na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy wystawioną fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Należy podkreślić, że raport wygenerowany przez pracownika będzie zawierał informacje w zakresie szczegółów poniesionych wydatków służbowych, a także będzie poddawany weryfikacji:

· merytorycznej (przez przełożonego pracownika lub w wybranych przypadkach osobę z działu (…) Spółki) oraz

· formalnej (przez dział kontroli wydatków/dział księgowości).

Dokument Księgowy będzie wprowadzany do Systemu przez pracownika dokonującego elektronicznego rozliczenia wydatków służbowych z wprowadzeniem danych odnoszących się do udokumentowanej transakcji.

Na etapie digitalizowania Dokumentu Księgowego, a także po jego wprowadzeniu do Systemu nie będzie możliwa jakakolwiek modyfikacja jego treści. Należy podkreślić, że wszelkie czynności dot. wygenerowania raportu w tym również jego zatwierdzenia będą widoczne w systemie w sposób pozwalający na identyfikacje osoby dokonującej rozliczenia i jego weryfikacji merytorycznej oraz formalno-księgowej.

Raport z wydatków służbowych pracownika będzie poddawany kontroli merytorycznej przez przełożonego danego pracownika lub w wybranych przypadkach przez osobę z działu HR, która będzie miała na celu potwierdzenie, że doszło do nabycia określonej usługi lub towaru, które pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością. Kontrola merytoryczna będzie obejmowała również weryfikację poprawności zadeklarowanego przez pracownika wydatku udokumentowanego w Systemie zdigitalizowanym Dokumentem Księgowym.

Wprowadzony do Systemu Dokument Księgowy wraz z raportem będzie podlegał także weryfikacji formalno-księgowej przez osoby z działu księgowości Spółki w zakresie poprawności rachunkowej a także prawidłowości księgowania rozliczeń pracowniczych. W ramach kontroli formalno-księgowej, przeprowadzana będzie kontrola poprawności danych wprowadzonych do Systemu z danymi wynikającymi ze zdigitalizowanego Dokumentu Księgowego.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości merytorycznych lub formalnych, raport będzie zwracany pracownikowi w celu wyjaśnienia/usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

Kompleksowa weryfikacja (merytoryczna i formalna) będzie miała na celu ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy dokumentem księgowym, a zrealizowaną na rzecz Spółki dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W konsekwencji wprowadzenie procedury weryfikacji raportu przez Spółkę ma każdorazowo pozwolić na uzyskanie pewności co do tożsamości podmiotu będącego wystawcą dokumentu a także na zweryfikowanie i potwierdzenie zgodności dokumentu księgowego ze stanem faktycznym. W przypadku użycia Systemu – po dokonaniu zatwierdzenia raportu w wyniku przeprowadzenia kontroli merytorycznej oraz formalnej – wyeliminowana będzie możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z dokumentu księgowego.

Sposób przechowywania Dokumentów Księgowych w postaci zdigitalizowanej ma na celu wyłączenie możliwości edycji treści zeskanowanego dokumentu. Po digitalizacji Dokumenty Księgowe będą w niezmienionej formie archiwizowane w Systemie wraz z raportem z rozliczenia wydatku służbowego, wygenerowanym przez danego pracownika w sposób zapewniający do nich dostęp dla Spółki.

Zgodnie z przepisami podatkowymi zdigitalizowane dokumenty księgowe zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie.

Dokumenty Księgowe, po dokonaniu ich digitalizacji oraz utylizacji formy papierowej, będą przechowywane w Systemie z zachowaniem następujących zasad:

• każdy zdigitalizowany Dokument Księgowy będzie zapisywany w postaci oddzielnego pliku (raportu), który zawierać będzie kopię zdigitalizowanego obrazu oraz umożliwiał powiązanie wprowadzonego Dokumentu Księgowego z poleceniem księgowania/zapisem księgowym którego wartość będzie odwzorowana w księdze głównej i księgach pomocniczych. Odwzorowanie, o którym mowa powyżej, nastąpi w wyniku transferu danych z Systemu (…) do księgi głównej i ksiąg pomocniczych Spółki;

• Dokument Księgowy po zdigitalizowaniu będzie sprawdzany pod względem merytorycznym i akceptowany w Systemie;

• pliki zawierające Dokumenty Księgowe, po przeprowadzeniu procesu ich digitalizacji i księgowania, będą chronione przed usunięciem oraz będą oznaczone datą wprowadzenia informacji dotyczącej danego dokumentu księgowego do ksiąg Spółki;

• po zaksięgowaniu plik (raport) zawierający dane zdigitalizowanego Dokumentu Księgowego, nie będzie udostępniony użytkownikom Systemu do edycji i usuwania;

• każdy z użytkowników Systemu będzie posiadał indywidualny identyfikator użytkownika oraz precyzyjnie określony zakres uprawnień systemowych;

• baza danych Systemu zawierająca dane o zdigitalizowanych Dokumentach Księgowych będzie podlegać procesowi archiwizacji.

Dokumenty Księgowe w ww. formie będą przechowywane w Systemie (na serwerze zlokalizowanym poza granicami kraju), co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający odtworzenie ich obrazu w formacie czytelnym, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę. Digitalizacja Dokumentów Księgowych w ramach Systemu będzie pozwalać także na zapobieganie ich degradacji poprzez zacieranie elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania takich dokumentów w formie papierowej.

System umożliwiać będzie dostęp on-line do przechowywanych Dokumentów Księgowych, a w szczególności dostęp on-line do ich treści organom wymienionym w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, a także bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych zgodnie z przepisami podatkowymi.

Spółka wskazuje, że zakupione towary i usługi udokumentowane Dokumentami Księgowymi będą służyć zarówno czynnościom opodatkowanym Spółki jak i niepodlegających opodatkowaniu VAT.

W uzupełnieniu na zadane przez Organ pytania:

\- Spółka informuje, że przedmiotem zapytania są inne niż faktury dokumenty, takie jak np. bilety na przejazd autostradą płatną, bilety na przejazdy koleją.

\- Spółka potwierdza, że otrzymane faktury w formie papierowej oraz inne dokumenty będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

\- Spółka potwierdza, że faktury i inne dokumenty po digitalizacji będą spełniały warunki autentyczności, pochodzenia, integralności treści i czytelności.

\- Spółka potwierdza, że zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur i innych dokumentów od momentu ich otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami potwierdzającymi zakup różnego rodzaju towarów i usług.

Kontrola biznesowa realizowana jest poprzez weryfikację faktur i innych dokumentów zamieszczonych w Systemie z dokumentami wymaganymi przez obowiązujące w Spółce procedury dotyczące rozliczania podróży służbowych, takie jak: zlecenie podróży służbowej, akceptacja przełożonego, weryfikacja poniesionych kosztów pod kątem ich kwalifikacji dla celów CIT/odliczenia VAT itp. Jest to standardowy tryb działania, stosowany również przed wdrożeniem Systemu, który ma na celu ustalenie, czy dokumenty otrzymywane przez Spółkę są prawidłowo wystawione i czy odzwierciedlają faktyczny przebieg transakcji.

W odniesieniu do weryfikacji autentyczności pochodzenia dokumentów Spółka informuje, iż w ramach standardowego działania stosowane są w niej systemowe procedury weryfikacji kontrahentów (system sprawdza, czy dany NIP należy do dostawcy będącego czynnym podatnikiem VAT i czy jego rachunek figuruje na tzw. „białej liście”). Dodatkowo, w przypadku każdego nowego kontrahenta wyznaczeni pracownicy Spółki zobowiązani są zweryfikować jego dane teleadresowe oraz numer rachunku bankowego poprzez bezpośredni kontakt telefoniczny. Z założenia zatem wszyscy kontrahenci i klienci Spółki są zweryfikowani poprzez ww. procedury.

Zdaniem Spółki funkcjonujące w jej ramach procedury związane z rozliczaniem kosztów podróży służbowych oraz weryfikacji kontrahentów umożliwiają ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu faktur oraz weryfikację autentyczności ich pochodzenia.

Końcowo Spółka nadmienia, iż z identycznym zapytaniem występował podmiot powiązany (…), gdzie również wdrażany jest System, która otrzymała dwie pozytywne interpretacje (z dnia 13 lipca 2022 r.).

### Pytanie

Czy w przypadku przechowywania przez Spółkę otrzymanych w formie papierowej faktur oraz innych dokumentów księgowych uprawniających do odliczenia podatku VAT wyłącznie w formie elektronicznej i braku posiadania papierowych oryginałów tych dokumentów, które po procesie digitalizacji będą poddane utylizacji, Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych dokumentów na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT (w szczególności przy założeniu, że zostaną spełnione warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT)?

### Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Spółki w przypadku przechowywania przez Spółkę otrzymanych w formie papierowej faktur oraz innych dokumentów księgowych uprawniających do odliczenia podatku VAT wyłączenie w formie elektronicznej i braku posiadania papierowych oryginałów tych dokumentów, które po procesie digitalizacji będą poddane utylizacji, Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych dokumentów na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT (w szczególności, przy założeniu, że zostaną spełnione warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT).

UZASADNIENIE STANOWISKA SPÓŁKI

1\. Forma przechowywania otrzymanych dokumentów

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy o VAT faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3. ustawy o VAT.

Według zaś art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

− w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle art. 112a ust. 2 ustawy o VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Powyższego przepisu ust. 2 w myśl art. art. 112a ust. 3 ustawy o VAT nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Na mocy art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

W świetle art. 106m ust. 2 ustawy o VAT przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast zgodnie z art. 106m ust. 3 ustawy o VAT przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na mocy zaś art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy o VAT poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego, lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zdaniem Spółki pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o VAT należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania.

Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym (tak m.in.: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 24 maja 2018 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.73.2018.3.JF).

Zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych, wyrażonym przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 3 lipca 2018 r., nr 0111-KDIB3-3.4012.101.2018.3.PK Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, termin „kontroli biznesowej” należy intepretować jako:

„proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą”.

Co więcej, jak wskazują organy podatkowe, kontrole biznesowe należy dostosować do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny one uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce.

Co do zasady, ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Powyższe określenie „wiarygodna ścieżka audytu” znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 14 maja 2018 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT, w której stwierdzono, że:

„związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika”.

Biorąc powyższe pod uwagę, zdaniem Spółki, należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, zgodnie z powyższymi regulacjami podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

W tym miejscu należy, zdaniem Spółki, dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, dla celów dyrektywy, państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 – Pojęcie faktury). Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur.

W myśl art. 244 ww. Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

W przedmiotowym przypadku, zdaniem Spółki, również należy zwrócić uwagę na normę wyrażoną w art. 247 ust. 2 ww. Dyrektywy, zgodnie z którą aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwo członkowskie może także wymagać, by za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, zgodnie z art. 233 Dyrektywy.

W myśl art. 233 ust. 1 ww. Dyrektywy, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu jej przechowywania. Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług. „Autentyczność pochodzenia” oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. „Integralność treści” oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy niniejszej Dyrektywy.

Jednocześnie należy, zdaniem Spółki, podkreślić fakt, że krajowy ustawodawca odstąpił – na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów – od tego opcjonalnego dla niego wymogu tj. przechowywania faktur zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych.

Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto Spółka zobowiązana jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Z powyższych przepisów, zdaniem Spółki, wynika, iż ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymywanych w formie papierowej. Odmienna wykładnia, zdaniem Spółki, prowadziłaby do tego, iż bezprzedmiotowe stałyby się postanowienia wskazanego powyżej art. 112a ust. 4 ustawy o VAT określającego warunki dostępu organów podatkowych do faktur przechowywanych w formie elektronicznej. Jednocześnie z treści tych przepisów nie wynika, aby przechowywanie faktur w formie elektronicznej miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu.

Tym samym, w ocenie Spółki również z treści przepisów ustawy o VAT nie wynika, aby wykluczone było przechowywanie dokumentów księgowych (w szczególności faktur) wyłącznie w formie elektronicznej. Przyjąć należy, że o ile zachowane zostaną ogólne warunki przechowywania faktur zawarte w art. 112 ust. 1 ustawy o VAT oraz zapewniony zostanie do nich dostęp na żądanie organów podatkowych w sposób, o którym mowa w art. 112 ust. 4 ustawy o VAT, podatnik (Wnioskodawca) jest uprawniony do przechowywania przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej faktur oraz innych dokumentów księgowych uprawniających do odliczenia podatku VAT otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej.

Jednocześnie zdaniem Spółki brak jest materialnoprawnych przeszkód, aby część faktur oraz dokumentów księgowych była archiwizowana w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (tzw. system mieszany), jeżeli Spółka zagwarantuje autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność ww. dokumentów od momentu ich wystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz zapewni ich przechowywanie w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jednocześnie, zdaniem Spółki, opisana procedura elektronicznego rozliczania wydatków służbowych przez pracowników Spółki w ramach Systemu powinna zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność zdigitalizowanych Dokumentów Księgowych od momentu ich otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2\. Prawo do odliczenia podatku VAT

Zmiana sposobu archiwizacji otrzymanych faktur tj. przechowywanie ich wyłącznie w postaci pliku elektronicznego (w wyniku odwzorowania cyfrowego), w żaden sposób nie wpływa na zakres prawa do odliczenia VAT w nich wykazanego. Zdaniem Spółki realizacja prawa do odliczenia VAT nie jest bowiem w żaden sposób uzależniona od formy, w jakiej przechowywane są dokumenty (faktury i inne dokumenty księgowe) dające prawo do odliczenia VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zdaniem Spółki z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Tym samym, zdaniem Spółki ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, pozbawiających podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Stosownie do art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

W myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Biorąc powyższe pod uwagę, co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik (Wnioskodawca) posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Tym samym, należy podkreślić, że przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa czy elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Mając na uwadze powyższe zdaniem Spółki należy stwierdzić, że przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę tj. w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami, a w szczególności z art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

Ponadto w świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy zdaniem Spółki należy uznać, że faktury przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w Systemie (w ramach opisanej we wniosku procedury) przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów potwierdzać będą prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego w zakresie w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, przy uwzględnieniu przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Zdaniem Spółki, zmiana sposobu przechowywania części faktur (wprowadzenie elektronicznego sposobu przechowywania dokumentów) nie będzie miało wpływu na zrealizowane w sposób prawidłowy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z przedmiotowych faktur.

Tym samym, zdaniem Spółki, w przypadku utylizacji papierowej postaci faktur i innych dokumentów księgowych pierwotnie ujętych w przyjętych okresach rozliczeniowych, a dysponując tylko ich elektronicznymi obrazami (skanami), które to dokumenty będą dokumentowały wydatki na nabycie towarów i usług dających prawo do odliczenia podatku VAT zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wskazanego w ww. dokumentach.

Powyższe stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie m.in. w następujących pismach organów podatkowych:

• Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 16 maja 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.99.2019.2.AK:

„Z uwagi na liczbę przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie liczbę otrzymywanych i wystawianych przez Wnioskodawcę faktur, planuje on wdrożyć elektroniczny system przechowywania dokumentów (dalej: „System”). System pozwala na przeprowadzenie digitalizacji i archiwizacji faktur wystawionych oraz otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej, to jest ich skanowanie, zapisywanie i przechowywanie w formacie pliku elektronicznego, który nie podlega edycji (np. pliku w formacie pdf). Elektroniczny plik z fakturą zakupową lub sprzedażową będzie umieszczany w pierwszej kolejności w Systemie, a następnie na serwerze dedykowanym do przechowywania zdigitalizowanych faktur. Dostęp do Systemu możliwy będzie tylko dla zarejestrowanego użytkownika poprzez podanie prawidłowego loginu i hasła. Jednocześnie posiadana przez Spółkę wersja papierowa oryginalnej faktury będzie niszczona.

Wnioskodawca będzie przechowywał wystawione i otrzymane faktury z podziałem na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur (do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego).

Wnioskodawca będzie także zapewniał dostęp organowi podatkowemu do wskazanych faktur na żądanie, a także bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawianych zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich, również ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.”

• Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 września 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.320.2019.2.KS, w której uznano za prawidłowe poniższe stanowisko:

„Biorąc pod uwagę cytowane powyżej regulacje, należy uznać, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od ich oryginalnej postaci (a więc polski ustawodawca podjął decyzję, iż nie będzie ograniczał formy przechowywania faktur, pomimo, iż miał taką możliwość na podstawie art. 247 ust. 2 Dyrektywy). W konsekwencji, obowiązujące od dnia 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, niezależnie od formy ich przesłania lub udostępnienia (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych) pod warunkiem, że sposób ten, jak wymaga ustawodawca, zapewnia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT).

(…)

Spółka pragnie zaznaczyć, że w jej ocenie pojęcie „dostęp on-line” nie powinien być rozumiany, jako stały dostęp do faktur (tj. przez 365 dni w roku i przez 24 godziny na dobę, nawet bez zgłoszenia żądania przez organy właściwe w sprawach podatkowych), w ramach którego faktury mogą być w każdej chwili pobrane. Wymóg udzielenia dostępu on-line do faktur należy, zdaniem Spółki, rozumieć jako obowiązek udzielenia dostępu do faktur w przypadku zgłoszenia takiego żądania przez organ właściwy w sprawach podatkowych i na okres, którego to żądanie dotyczy. Ponadto, zdaniem Spółki, powyższy wymóg może być spełniony zarówno poprzez udzielenie organowi bezpośredniego dostępu online do bazy faktur przechowywanych w formie elektronicznej, jak również poprzez udzielenie dostępu do tych danych za pośrednictwem innych, przekazanych organowi za jego zgodą nośników elektronicznych, np. DVD, CD czy też pamięci USB.

Jak wskazano w przedstawionym powyżej zdarzeniu przyszłym, zdaniem Spółki, stosowany przez niego Dysk oraz Systemy pozwalają na zachowanie oryginalnej postaci faktur wystawionych przez Kontrahentów, a także Raportów w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność. Dysk oraz Systemy umożliwiają niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur oraz Raportów, a także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych w razie konieczności udostępnienia ich treści organom właściwym w sprawach podatkowych.

W ocenie Spółki, w odniesieniu do formy elektronicznej zachowana zostanie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur i Raportów przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione – stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość zapewniającą wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność).

(…)

W świetle powyżej przytoczonych przepisów oraz istniejącej praktyki należy uznać, że Spółka ma prawo do przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznego zapisu (skanu) w Systemie oraz nieodwracalnego zniszczenia otrzymanej papierowej wersji faktury. Ustawodawca nie zastrzegł bowiem formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów.

Jednocześnie ze względu na stosowanie elektronicznej formy przechowywania faktur, Spółka jest uprawniona do udostępniania ich wszelkim organom właściwym w sprawach podatkowych wyłącznie w formie elektronicznej.”

• Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 1 kwietnia 2019 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.53.2019.2.ISK, w której uznano za prawidłowe poniższe stanowisko:

„Mając na względzie powołane powyżej przepisy, zdaniem Wnioskodawcy może on przechowywać faktury zakupu i ich korekty wraz z załącznikami wyłącznie w formie elektronicznej bez utraty prawa do odliczenia podatku wynikającego z takich dokumentów, bez względu na to, czy zostały one pierwotnie wystawione w takiej formie, czy też zostały one wystawione w formie papierowej, a następnie zeskanowane, a ich papierowa wersja zniszczona. Żadne bowiem przepisy ustawy o VAT nie uzależniają od formy, w jakiej jest wystawiona dana faktura VAT lub jej korekta, prawa do odliczenia wynikającego z niej podatku naliczonego. Prawo takie jest uwarunkowane powstaniem obowiązku podatkowego, posiadaniem faktury VAT lub jej korekty, jak również istnieniem związku pomiędzy nabywanymi przez Wnioskodawcę towarami i usługami, a wykonywanymi przez Spółkę czynnościami opodatkowanymi. Spółka w opisie stanu faktycznego wskazała, że nabywane towary i usługi wykorzystuje wyłącznie do czynności opodatkowanych, w związku z tym spełnia wymagania dotyczące odliczenia podatku naliczonego. Ustawa o VAT, co zostało wykazane powyżej, wymaga natomiast określonych warunków dla przechowywania dokumentów. Spółka, opisując zdarzenie przyszłe wykazała, że spełnia ustawowe wymogi nałożone na podatnika dotyczące archiwizacji faktur poprzez zapewnienie ich przechowywania w podziale na okresy rozliczeniowe, zapewnienie autentyczności ich pochodzenia, integralności ich treści i czytelności oraz zapewnienie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych dokumentów (w przypadku przechowywania ich na serwerach poza terytorium kraju), jak również zapewnienie na żądanie bezzwłocznego dostępu do tych dokumentów, a także bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

W związku z powyższym, Spółka stoi na stanowisku, że może przechowywać faktury VAT i ich korekty wraz z załącznikami wyłącznie w formie elektronicznej bez utraty prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur i ich korekt, bez względu na to, w jakiej formie otrzymała te dokumenty od kontrahentów (papierowej czy elektronicznej).”

• Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 22 czerwca 2017 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.83.2017.2.KT:

„W świetle powyższych ustaleń należy stwierdzić, że faktury dokumentujące zakupy dokonane przez pracowników Spółki (w tym dokumenty, które mogą być uznane za fakturę w rozumieniu ustawy, zawierające wszystkie wymagane dane), przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu, będą potwierdzały jej prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach – przy jednoczesnym spełnieniu innych wymogów nałożonych ustawą w odniesieniu do odliczenia VAT. Fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia wynikającego z nich podatku naliczonego.

Zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, z wyłączeniem wydatków określonych w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy, tj. usług noclegowych i gastronomicznych.”

Jednocześnie, w celu uniknięcia wątpliwości Spółka potwierdza, że przedmiotem odliczenia będzie podatek VAT wynikający z faktur lub ewentualnie innych dokumentów zrównanych z fakturami uprawniających do odliczenia podatku VAT , które spełniają wymogi określone w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT tj. podatek odliczany będzie w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Mając powyższe na uwadze, Wnioskodawca wnosi jak na wstępie.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”:

Przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy,

Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

I tak w § 3 pkt 4 ww. rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur wskazano, że:

Faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

a) numer i datę wystawienia,

b) imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

c) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

d) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

e) kwotę podatku,

f) kwotę należności ogółem;

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez ustawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosowanie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca jest zarejestrowanym w Polsce czynnym podatnikiem podatku VAT. W celu usprawnienia obowiązujących w Spółce procedur dotyczących rozliczania wydatków służbowych poniesionych przez pracowników Spółki, Wnioskodawca planuje wdrożenie systemu (…) (dalej: System), który będzie umożliwiał ich elektroniczne rozliczanie. Pracownicy dokonują zakupu różnego rodzaju towarów i usług (np. podczas podróży służbowych ale również w innych okolicznościach), które są dokumentowane przez dostawców fakturami i innymi dokumentami księgowymi wystawianymi na rzecz Spółki. Wprowadzenie Systemu ma ułatwić kontrolę Spółki nad poniesionymi przez pracowników wydatkami, ograniczenie trudności logistycznych (związanych m.in. z koniecznością dostarczania papierowych wersji tych dokumentów) oraz ograniczenie kosztów związanych z archiwizacją dokumentów w formie papierowej. System działa na zasadzie serwera danych w formie tzw. internetowej chmury i ma na celu umożliwienie kompleksowego zarządzania w Spółce procesem rozliczania przez pracowników poniesionych przez nich wydatków służbowych i rozliczenia ich w formie elektronicznej. System ma zapewnić pełną digitalizację procesu dokumentowania przez danego pracownika poniesionych wydatków tj. brak konieczności przekazania faktur, w tym wydrukowanych faktur elektronicznych oraz ewentualnie innych dokumentów zrównanych z fakturami uprawniających do odliczenia podatku VAT w wersji papierowej do działu księgowości Spółki (dalej: Dokumenty Księgowe). Spółka zamierza archiwizować i przechowywać Dokumenty Księgowe będące podstawą rozliczenia wydatków służbowych pracowników po ich digitalizacji (zeskanowaniu/zobrazowaniu za pomocą smartfona) i zapisaniu w Systemie wyłącznie w wersji elektronicznej, podczas gdy papierowe wersje tych dokumentów będą podlegały utylizacji. Archiwizacja dokumentów w wersji elektronicznej może dotyczyć także faktur otrzymanych przez Spółkę w wersji elektronicznej (w szczególności faktury te nie będą drukowane ani archiwizowane w wersji papierowej).

Pracownik dokonujący rozliczenia wydatków służbowych w Systemie będzie tworzył raport oraz dokonywał digitalizacji (zeskanowania/zobrazowania za pomocą smartfona) Dokumentów Księgowych potwierdzających poniesienie przez niego wydatków służbowych. Pracownik dokonując rozliczenia wydatku służbowego będzie wprowadzał do Systemu informacje odnoszące się do dokonanej transakcji udokumentowanej Dokumentem Księgowym, w tym również rodzaju poniesionego wydatku. Spółka wskazuje, że w procesie digitalizacji Dokumentów Księgowych będzie zachowana odpowiednia jakość elektronicznego dokumentu, tj. będzie on wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Raport wygenerowany przez pracownika będzie zawierał informacje w zakresie szczegółów poniesionych wydatków służbowych, a także będzie poddawany weryfikacji: merytorycznej (przez przełożonego pracownika lub w wybranych przypadkach osobę z działu (…) Spółki) oraz formalnej (przez dział kontroli wydatków/dział księgowości). Dokument Księgowy będzie wprowadzany do Systemu przez pracownika dokonującego elektronicznego rozliczenia wydatków służbowych z wprowadzeniem danych odnoszących się do udokumentowanej transakcji. Na etapie digitalizowania Dokumentu Księgowego, a także po jego wprowadzeniu do Systemu nie będzie możliwa jakakolwiek modyfikacja jego treści. Należy podkreślić, że wszelkie czynności dotyczące wygenerowania raportu w tym również jego zatwierdzenia będą widoczne w systemie w sposób pozwalający na identyfikacje osoby dokonującej rozliczenia i jego weryfikacji merytorycznej oraz formalno-księgowej. Raport z wydatków służbowych pracownika będzie poddawany kontroli merytorycznej przez przełożonego danego pracownika lub w wybranych przypadkach przez osobę z działu HR, która będzie miała na celu potwierdzenie, że doszło do nabycia określonej usługi lub towaru, które pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością. Kontrola merytoryczna będzie obejmowała również weryfikację poprawności zadeklarowanego przez pracownika wydatku udokumentowanego w Systemie zdigitalizowanym Dokumentem Księgowym. Wprowadzony do Systemu Dokument Księgowy wraz z raportem będzie podlegał także weryfikacji formalno-księgowej przez osoby z działu księgowości Spółki w zakresie poprawności rachunkowej, a także prawidłowości księgowania rozliczeń pracowniczych. W ramach kontroli formalno-księgowej, przeprowadzana będzie kontrola poprawności danych wprowadzonych do Systemu z danymi wynikającymi ze zdigitalizowanego Dokumentu Księgowego. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości merytorycznych lub formalnych, raport będzie zwracany pracownikowi w celu wyjaśnienia/usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Kompleksowa weryfikacja (merytoryczna i formalna) będzie miała na celu ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy dokumentem księgowym, a zrealizowaną na rzecz Spółki dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji wprowadzenie procedury weryfikacji raportu przez Spółkę ma każdorazowo pozwolić na uzyskanie pewności co do tożsamości podmiotu będącego wystawcą dokumentu, a także na zweryfikowanie i potwierdzenie zgodności dokumentu księgowego ze stanem faktycznym. W przypadku użycia Systemu – po dokonaniu zatwierdzenia raportu w wyniku przeprowadzenia kontroli merytorycznej oraz formalnej – wyeliminowana będzie możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z dokumentu księgowego. Sposób przechowywania Dokumentów Księgowych w postaci zdigitalizowanej ma na celu wyłączenie możliwości edycji treści zeskanowanego dokumentu. Po digitalizacji Dokumenty Księgowe będą w niezmienionej formie archiwizowane w Systemie wraz z raportem z rozliczenia wydatku służbowego wygenerowanym przez danego pracownika w sposób zapewniający do nich dostęp dla Spółki. Zgodnie z przepisami podatkowymi zdigitalizowane dokumenty księgowe zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie. Dokumenty Księgowe, po dokonaniu ich digitalizacji oraz utylizacji formy papierowej, będą przechowywane w Systemie z zachowaniem następujących zasad: każdy zdigitalizowany Dokument Księgowy będzie zapisywany w postaci oddzielnego pliku (raportu), który zawierać będzie kopię zdigitalizowanego obrazu oraz umożliwiał powiązanie wprowadzonego Dokumentu Księgowego z poleceniem księgowania/zapisem księgowym którego wartość będzie odwzorowana w księdze głównej i księgach pomocniczych. Odwzorowanie, o którym mowa powyżej, nastąpi w wyniku transferu danych z Systemu (…) do księgi głównej i ksiąg pomocniczych Spółki; Dokument Księgowy po zdigitalizowaniu będzie sprawdzany pod względem merytorycznym i akceptowany w Systemie; pliki zawierające Dokumenty Księgowe, po przeprowadzeniu procesu ich digitalizacji i księgowania, będą chronione przed usunięciem oraz będą oznaczone datą wprowadzenia informacji dotyczącej danego dokumentu księgowego do ksiąg Spółki; po zaksięgowaniu plik (raport) zawierający dane zdigitalizowanego Dokumentu Księgowego nie będzie udostępniony użytkownikom Systemu do edycji i usuwania; każdy z użytkowników Systemu będzie posiadał indywidualny identyfikator użytkownika oraz precyzyjnie określony zakres uprawnień systemowych; baza danych Systemu zawierająca dane o zdigitalizowanych Dokumentach Księgowych będzie podlegać procesowi archiwizacji. Dokumenty Księgowe w ww. formie będą przechowywane w Systemie (na serwerze zlokalizowanym poza granicami kraju), co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający odtworzenie ich obrazu w formacie czytelnym, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę. Digitalizacja Dokumentów Księgowych w ramach Systemu będzie pozwalać także na zapobieganie ich degradacji poprzez zacieranie elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania takich dokumentów w formie papierowej. System umożliwiać będzie dostęp on-line do przechowywanych Dokumentów Księgowych, a w szczególności dostęp on-line do ich treści organom wymienionym w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT a także bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych zgodnie z przepisami podatkowymi. Spółka wskazuje, że zakupione towary i usługi udokumentowane Dokumentami Księgowymi będą służyć zarówno czynnościom opodatkowanym Spółki jak i niepodlegających opodatkowaniu VAT.

Ponadto Spółka informuje, że przedmiotem zapytania są inne niż faktury dokumenty, takie jak np. bilety na przejazd autostradą płatną, bilety na przejazdy koleją. Otrzymane faktury w formie papierowej oraz inne dokumenty będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Faktury i inne dokumenty po digitalizacji będą spełniały warunki autentyczności, pochodzenia, integralności treści i czytelności. Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur i innych dokumentów od momentu ich otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami potwierdzającymi zakup różnego rodzaju towarów i usług.

Kontrola biznesowa realizowana jest poprzez weryfikację faktur i innych dokumentów zamieszczonych w Systemie z dokumentami wymaganymi przez obowiązujące w Spółce procedury dotyczące rozliczania podróży służbowych, takie jak: zlecenie podróży służbowej, akceptacja przełożonego, weryfikacja poniesionych kosztów pod kątem ich kwalifikacji dla celów CIT/odliczenia VAT itp. Jest to standardowy tryb działania, stosowany również przed wdrożeniem Systemu, który ma na celu ustalenie, czy dokumenty otrzymywane przez Spółkę są prawidłowo wystawione i czy odzwierciedlają faktyczny przebieg transakcji. W odniesieniu do weryfikacji autentyczności pochodzenia dokumentów Spółka informuje, iż w ramach standardowego działania stosowane są w niej systemowe procedury weryfikacji kontrahentów (system sprawdza, czy dany NIP należy do dostawcy będącego czynnym podatnikiem VAT i czy jego rachunek figuruje na tzw. „białej liście”). Dodatkowo, w przypadku każdego nowego kontrahenta wyznaczeni pracownicy Spółki zobowiązani są zweryfikować jego dane teleadresowe oraz numer rachunku bankowego poprzez bezpośredni kontakt telefoniczny. Z założenia zatem wszyscy kontrahenci i klienci Spółki są zweryfikowani poprzez ww. procedury. Zdaniem Spółki funkcjonujące w jej ramach procedury związane z rozliczaniem kosztów podróży służbowych oraz weryfikacji kontrahentów umożliwiają ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu faktur oraz weryfikację autentyczności ich pochodzenia.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą ustalenia czy w przypadku przechowywania przez Spółkę otrzymanych w formie papierowej faktur oraz innych dokumentów księgowych uprawniających do odliczenia podatku VAT wyłącznie w formie elektronicznej i braku posiadania papierowych oryginałów tych dokumentów, które po procesie digitalizacji będą poddane utylizacji, Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych dokumentów na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT (w szczególności, przy założeniu, że zostaną spełnione warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT).

Wnioskodawca w treści wniosku wskazał, że poza fakturami pracownicy Wnioskodawcy dokumentują również ponoszone wydatki innymi dokumentami księgowymi – odnosząc się do tej kwestii wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w ww. art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy, które powinny znajdować się w fakturze wystawionej przez podatnika. Treść § 3 pkt 1-5 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur określa przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wobec tego dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę, za pośrednictwem Jego pracowników, dokument, potwierdzający poniesione wydatki na zakup towarów i usług, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego.

Odnosząc się do wątpliwości Wnioskodawcy, w pierwszej kolejności należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Biorąc pod uwagę opisany sposób przechowywania dokumentów w formie elektronicznej należy stwierdzić, że zachowana będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz ich czytelność. Przy tym Wnioskodawca, od strony technicznej, uniemożliwia ingerencję użytkownika oraz administratora systemu księgowego w treść zeskanowanych dokumentów. Opisane wersje elektroniczne, będą przechowywane w sposób umożliwiający łatwą ich identyfikację, odszukanie i odtworzenie obrazu, do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca w każdym momencie może zapewnić dostęp do elektronicznego archiwum organowi podatkowemu, na jego żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób umożliwiający pobór i wydruk dokumentów na potrzeby postępowania podatkowego lub kontroli.

We wniosku wskazano również, że elektroniczny system archiwizacyjny Wnioskodawcy będzie zapewniał dostęp do umieszczonych w nim dokumentów wraz z możliwością ich przyporządkowania do konkretnego okresu rozliczeniowego. Zarchiwizowane dokumenty będą mogły zostać udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej jak i elektronicznej.

Faktury i dokumenty zrównane z nimi, w ramach stosowanych przez Wnioskodawcę procedur, będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, co jest zgodnie z art. 112 ustawy.

Ponadto, system archiwizacji Wnioskodawcy będzie umożliwiał naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, bezzwłoczny dostęp on-line do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy.

Tym samym należy uznać, że Wnioskodawca określił sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz zachowania czytelności faktur i dokumentów z nimi zrównanych, spełniając przesłanki wynikające z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy, należy stwierdzić, że w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania faktur i dokumentów zrównanych z fakturami, dokumentujących zakupy towarów i usług, dotyczących wydatków pracowniczych, wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie do niszczenia oryginalnych papierowych wersji tych dokumentów.

Z kolei w kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy,

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Wnioskodawca wskazał we wniosku, że przedmiotem odliczenia będzie podatek VAT wynikający z faktur lub ewentualnie innych dokumentów zrównanych z fakturami uprawniających do odliczenia podatku VAT , które spełniają wymogi określone w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, tj. podatek odliczany będzie w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Zatem jeśli Wnioskodawca, czynny podatnik podatku od towarów i usług będzie wykorzystywał nabywane towary i usługi dokumentowane ww. fakturami lub innymi dokumentami zrównanymi z fakturami, do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

**Podsumowując, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów opisanych we wniosku potwierdzających nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych wersji tych dokumentów. Tym samym Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami (zrównanymi z fakturami) dającymi prawo do odliczenia, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą. Prawo to przysługuje pod warunkiem niezaistnienia pozostałych przesłanek negatywnych wynikających z art. 88 ustawy.**

Tym samym Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje
--------------------

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).