Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB1-2.4010.554.2025.4.BD
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-12-29
Teza: Ustalenie, czy na podstawie faktur przechowywanych jedynie
w formie elektronicznej Spółka zachowa prawo do odliczania
kosztów uzyskania przychodów za zakupy związane z
prowadzoną działalnością gospodarczą zgodnie z art. 15
ustawy CIT.
Słowa kluczowe: dokumenty-dokumenty elektroniczne
dokumenty-przechowywanie dokumentów
faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur
elektronicznych
koszt-koszty uzyskania przychodów
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada
zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 1-art. 9-ust. 1
[CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3-art. 15-ust. 1

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

27 października 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 21 października 2025 r. o wydanie
    interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych.
    Uzupełnili go Państwo pismem z 5 grudnia 2025 r. – w odpowiedzi na wezwanie. Treść
    wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

A Sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest osobą prawną mającą siedzibę na
    terytorium Rzeczpospolitej Polskiej i podlega w Polsce opodatkowaniu podatkiem
    dochodowym od osób prawnych (dalej: CIT) od całości swoich dochodów bez względu na
    miejsce ich osiągania (nieograniczony obowiązek podatkowy), jest również czynnym
    podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: VAT).
    Spółka należy do międzynarodowej grupy B (dalej: Grupa B) prowadzącej działalność w
    obszarze (...). Grupa B zaopatruje w (...).
    Grupa B działa na zasadzie synergii, łącząc wiedzę i zasoby poszczególnych jednostek -
    przedsiębiorstw wchodzących w jej skład, aby móc działać kompleksowo w całym
    łańcuchu (...).
    Wnioskodawca jest spółką celową umieszczoną w strukturze Grupy B, która zajmuje się
    obsługą (...). Spółka zajmuje się również (...).
    W związku z dokonywanymi dostawami usług, po stronie Spółki zachodzi obowiązek
    zaewidencjonowania transakcji dla potrzeb VAT i CIT oraz wystawienia i przesłania
    nabywcy towarów lub usług świadczonych przez Spółkę faktur potwierdzających
    dokonane transakcje. Również z tytułu nabywanych towarów i usług Spółka otrzymuje od
    swoich dostawców szereg faktur w formie papierowej oraz elektronicznej. Faktury te są
    podstawą do odliczenia VAT oraz rozpoznania kosztów uzyskania przychodów.
    Zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami służą wyłącznie czynnościom
    opodatkowanym podatkiem VAT. Spółka otrzymuje faktury zarówno w formie papierowej,
    jak i w formie elektronicznej, w każdym przypadku dokonując ich archiwizacji, z tym, że
    faktury w formie elektronicznej są celem archiwizacji dodatkowo drukowane.
    Rozliczaniem i archiwizacją faktur zajmuje się na zlecenie Spółki profesjonalny
    usługodawca, przy czym faktury za okres do końca czerwca 2025 roku przechowywane są
    w zewnętrznym archiwum prowadzonym przez profesjonalnego usługodawcę, natomiast
    faktury za okres od lipca 2025 roku włącznie przechowywane są w biurze Wnioskodawcy.
    Z racji tego, że faktury dotyczą często środków trwałych, są wówczas przechowywane
    przez okres przekraczający pięć lat podatkowych.
    Kierując się chęcią obniżenia kosztów działalności, zapewnienia większego
    bezpieczeństwa archiwizowanym dokumentom, chęcią podjęcia bardziej
    proekologicznych zachowań również w zakresie działań administracyjnych Spółki oraz
    biorąc pod uwagę spodziewane wejście w życie regulacji o Krajowym Systemie e-Faktur,
    Spółka chciałaby dokonywać archiwizacji faktur jedynie w formie scyfryzowanej.
    Spółka zamierza zrezygnować zatem z przechowywania faktur w formie papierowej
    dokonując ich zniszczenia po wcześniejszym zeskanowaniu lub innym utrwaleniu w
    nieedytowalnej formie elektronicznej. Faktury papierowe będą niszczone dopiero po
    dokonaniu pełnej kontroli poprawności dokumentu, zapewnieniu autentyczności
    pochodzenia i integralności ich treści oraz zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku.
    Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli faktur od momentu ich otrzymania (faktury
    zakupowe) lub wystawienia (faktury sprzedażowe) do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków/sprzedaży
    dokumentowanych tymi fakturami potwierdzającymi zakup lub sprzedaż towarów i usług.

    Kontrola i weryfikacja autentyczności pochodzenia dokumentów będzie polegać na
    weryfikacji poprawności danych przez osobę, której koszt dotyczy, osobę przyjmującą
    dokumenty w księgowości, osobę księgującą i osobę kontrolującą poprawność rozliczeń
    danych kosztów.
    Pliki elektroniczne zawierające skany faktur będą przez Spółkę przechowywane z
    podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich natychmiastowe
    udostępnienie, ale bez możliwości edycji. Zapewniona będzie autentyczność pochodzenia,
    integralność treści i czytelność faktur. Również otrzymywane faktury w formie
    elektronicznej nie będą przez Spółkę drukowane, ale będą podlegały archiwizacji w formie
    elektronicznej.
    Zgodnie z opisanym powyżej sposobem postępowania Spółka zapewni funkcjonowanie
    kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu dokumentów kosztowych
    od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego - w odniesieniu do dokumentów zakupowych, które są przedmiotem
    złożonego wniosku. Zaznaczyć należy przy tym, iż opisany sposób postępowania zakłada,
    iż dokumenty w oryginalnej papierowej postaci będą niszczone dopiero po zastosowaniu
    kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia,
    integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.
    Spółka wskazuje jednocześnie, iż opisany powyżej sposób działania obejmujący
    zniszczenie faktur po wcześniejszym zeskanowaniu lub innym utrwaleniu w
    nieedytowalnej formie elektronicznej będzie przez nią stosowany zarówno wobec faktur
    wystawianych/otrzymywanych w przyszłości, jak również wystawionych/otrzymanych
    dotychczas faktur dotyczących nieprzedawnionych okresów.
    W związku z zamiarem archiwizowania faktur wyłącznie w formie elektronicznej po
    dokonaniu zniszczenia ich formy papierowej po stronie Spółki pojawiły się jednak
    wątpliwości co do zgodności takiego przechowywania dokumentów z przepisami ustawy
    CIT i ustawy VAT, w szczególności w zakresie możliwości zachowania prawa do obniżania
    VAT należnego o VAT naliczony wynikający z faktur zakupowych oraz w zakresie
    możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodów w zakresie CIT.
    W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, że:
    1) Spółka potwierdza możliwość udostępnienia faktur naczelnikowi urzędu skarbowego,
      naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
      Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, na żądanie, w przypadku faktur
      przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie
      danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i
      usług;
    2) Spółka planuje przechowywać faktury w formie elektronicznej również poza terytorium
      Polski. W takim przypadku, faktury te będą przechowywane w sposób umożliwiający
      naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi
      izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą
      środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur;
    3) Zakupione przez Spółkę towary i usługi udokumentowane fakturami nie będą dotyczyć
      wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od
      towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 775 ze zm.);
    4) Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, polityka rachunkowości Spółki
      zostanie zaktualizowana i uzupełniona o informacje dotyczące systemu służącego
      ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych w formie elektronicznej,
      ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich
      zapisów.

## Pytanie

Czy na podstawie faktur przechowywanych jedynie w formie elektronicznej Spółka
    zachowa prawo do odliczania kosztów uzyskania przychodów za zakupy związane z
    prowadzoną działalnością gospodarczą zgodnie z art. 15 ustawy CIT? (pytanie oznaczone
    we wniosku nr 3)
    Państwa stanowisko w sprawie
    Zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie faktur zakupowych jedynie w formie
    elektronicznej, po uprzednim ich zeskanowaniu (lub innej formie ich scyfryzowania) i
    zniszczeniu faktur w formie papierowej, nie pozbawi Spółki działającej w oparciu o faktury
    elektroniczne prawa do obniżania przychodów o koszty ich uzyskania, co oznacza
    możliwość zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z
    prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, w tym dokonywania
    odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
    Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy.
    Zdaniem Wnioskodawcy, z obowiązujących przepisów ustawy CIT nie wynika obowiązek
    archiwizowania dokumentów zakupowych w formie papierowej; przepisy nie wskazują
    jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania takich dokumentów, ani nie
    formułują zakazu ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej.
    Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT w związku z art. 9 ust. 1 tejże ustawy: z wyjątkiem
    kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT, koszty poniesione przez podatnika w
    celu osiągnięcia przychodów lub zachowania lub zabezpieczenia ich źródła stanowią dla
    podatnika koszty uzyskania przychodów. Aby skorzystać z prawa do ich odliczenia od
    przychodów, podatnik musi posiadać dokumenty potwierdzające poniesienie takich
    kosztów, przy czym nie ma znaczenia forma przechowywanych dokumentów, a ich treść,
    autentyczność i dokumentowanie rzeczywistych czynności gospodarczych.
    Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy CIT, podatnicy obowiązani są do prowadzenia ewidencji
    rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, tj. przepisami UoR, w sposób
    zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i
    wysokości należnego podatku za rok podatkowy (...).
    Zgodnie zaś z art. 20 ust. 5 UoR, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu
    komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach
    rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności,
    informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na
    podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas
    rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
    1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów
      księgowych;
    2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej
      za ich wprowadzenie;
    3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych
      danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
    4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób
      zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego
      rodzaju dowodów księgowych.
    Przepisy UoR pozwalają zatem (poza wyjątkami dotyczącymi dokumentów enumeratywnie
    w UoR wskazanych) na przechowywanie dowodów źródłowych w formie elektronicznej,
    jeżeli ich treść będzie mogła zostać przechowana w trwałej oraz niezmienionej postaci na
    informatycznych nośnikach danych, w porównaniu z papierowym oryginałem.

    Zdaniem Wnioskodawcy oznacza to, że dowody poniesienia kosztów przechowywane w
    formie elektronicznej mogą stanowić podstawę ich uwzględnienia w kosztach uzyskania
    przychodów w rozumieniu przepisów UoR.
    Zdaniem Spółki, digitalizacja faktur, a następnie zniszczenie ich papierowych egzemplarzy,
    nie spowoduje przez Spółkę utraty prawa do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów
    kosztów udokumentowanych tymi dokumentami zakupowymi, a dokumenty takie są
    uznawane za dowody księgowe dla celów rachunkowych, powinny być również uznane za
    dowody dla celów podatkowych.
    Ponadto, zgodnie z art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa
    (dalej: OP), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia
    sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem, zaś katalog dowodów wskazany w art. 181 OP ma
    charakter otwarty. W szczególności dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być
    księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych,
    materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne
    dokumenty.
    Na podstawie powyższego Spółka uważa, że za dowód należy także uznać kopie
    dokumentów przechowywane w formie elektronicznej, jeżeli dokumentują one fakt
    zaistnienia określonych zdarzeń gospodarczych. W tym kontekście, w ocenie Spółki, jeśli
    posiadany przez nią dowód księgowy w postaci dokumentu zakupowego jest
    wystarczający do zaewidencjonowania kosztu w księgach rachunkowych, będzie on także
    wystarczający dla celów podatku dochodowego od osób prawnych, zatem wydatek tak
    udokumentowany będzie mógł stanowić koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15
    ust. 1 ustawy CIT.
    Zdaniem Wnioskodawcy, archiwizacja faktur w sposób elektroniczny daje pewność ich
    bezpiecznego przechowywania większą niż ma to miejsce w przypadku faktur
    papierowych, które mogą zostać w łatwy sposób zniszczone. Jest to zdaniem Spółki istotne
    zwłaszcza przy fakturach zakupowych środków trwałych, które ze względu na zachowanie
    prawa do odpisów amortyzacyjnych (zgodnie z art. 16a-16 m ustawy CIT) powinny być
    przechowywane przez okres przekraczający zazwyczaj 5 lat podatkowych.
    Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko znajduje potwierdzenie w aktualnych
    indywidualnych interpretacjach podatkowych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej,
    np. 27 marca 2025 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.51.2025.3.PK czy interpretacja z dnia 5
    sierpnia 2025 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.255.2025.2.AG.
    Zgodnie z powyższym, Spółka uważa, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie
    elektronicznej, przy zachowaniu pewności co do ich autentyczności i źródła pochodzenia,
    nie spowoduje utraty przez Spółkę prawa do obniżania przychodów o koszty poniesione
    przez Spółkę w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o
    wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W
    związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem
    wniosku (Państwa zapytania). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego
    stanowiska, nieobjęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.
    W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
    prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):
    Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów
    ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z
    wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (...)

    Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu,
    każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej
    ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy
    ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów
    lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach
    należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu
    a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu
    podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.
    Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma
    cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów,
    jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością
    powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.
    W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt
    uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
    - wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on
      zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania
      przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez
      osoby inne niż podatnik),
    - jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi
      w jakikolwiek sposób zwrócona,
    - pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
    - poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów
      lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
    - został właściwie udokumentowany,
    - nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania
      przychodów.
    Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie
    wymienionych w stosownych przepisach ustawy o CIT, mogą stanowić koszt uzyskania
    przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi
    przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła
    przychodów.
    Art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania
    przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z
    pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania
    przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.
    Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów
    niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie oznacza automatycznie,
    że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy
    bowiem badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania
    albo zabezpieczenia źródła przychodu).
    Obowiązkiem podatników jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia
    określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na
    podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem
    przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z
    dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ
    podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania
    przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału
    dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-
    skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

    Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy na podstawie faktur przechowywanych jedynie
    w formie elektronicznej Spółka zachowa prawo do odliczania kosztów uzyskania
    przychodów za zakupy związane z prowadzoną działalnością gospodarczą zgodnie z art.
    15 ustawy CIT.
    Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o CIT nie
    regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też
    archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9
    ust. 1 ustawy o CIT.
    Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:
    Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi
    przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy
    opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do
    uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
    informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z
    przepisami art. 16a-16m.
    Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) zawiera
    przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy dowodów księgowych zapisów
    zawartych w księgach w tym zapisów dotyczących wydatków. Przepisami tymi są art. 20
    ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości.
    Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są
    dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o
    rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie,
    sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje
    udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).
    Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
    Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające
    dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
    1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
    2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
    3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
    W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:
    Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
    1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych,
      które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
    2) korygujące poprzednie zapisy;
    3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
      źródłowego;
    4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów
      klasyfikacyjnych.
    Według art. 20 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości:
    4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych
    dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie
    operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych
    przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji
    gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów
    i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

    5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z
    dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane
    automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników
    danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych
    już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną
    spełnione co najmniej następujące warunki:
    1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów
    księgowych;
    2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby
    odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
    3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych
    danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
    4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób
    zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego
    rodzaju dowodów księgowych.
    Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1-5 ustawy o rachunkowości:
    1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
    1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
    2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
    3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
    naturalnych;
    4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę
    sporządzenia dowodu;
    5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
    aktywów;
    6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
    rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
    rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
    7) (uchylony)
    1a. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
    1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
    2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
    2. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w
    rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena,
    potwierdzona stosownym wydrukiem.
    3. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich
    wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia
    operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie,
    chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut
    obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.
    4. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów,
    przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest
    dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być
    zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach
    ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone
    mechanicznie.

    5. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne
    przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych
    w języku obcym.
    Na podstawie art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości:
    1. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem
    operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane
    określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest
    dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
    2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować
    jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego
    sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią
    inaczej.
    3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej
    treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie
    treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o
    ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub
    cyfr.
    4. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden
    egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i
    wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.
    Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w
    szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące
    podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe
    powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej,
    którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione
    wyżej elementy.
    Na mocy art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości:
    Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z
    zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do
    sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w
    sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i
    dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz
    symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
    Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
    Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do
    nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących
    umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść
    dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych
    pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.
    Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń
    pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie
    stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z
    którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
    Natomiast stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości:
    Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez
    nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu służącego
    ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i
    innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

    Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego
    przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa
    zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.
    W przepisach art. 112a ust. 1-4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i
    usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w
    jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:
    Podatnicy przechowują:
    1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
    ponownie,
    2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
    - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz
    autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich
    wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego.
    Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:
    Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
    obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:
    Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w
    formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego,
    naczelnikowi urzędu celno -skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
    Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp
    on-line do tych faktur.
    W myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT:
    Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
    skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
    Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
    dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w
    formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich
    zawartych.
    Z opisu sprawy wynika, że w związku z dokonywanymi dostawami usług, po stronie Spółki
    zachodzi obowiązek zaewidencjonowania transakcji dla potrzeb CIT oraz wystawienia i
    przesłania nabywcy towarów lub usług świadczonych przez Spółkę faktur
    potwierdzających dokonane transakcje. Również z tytułu nabywanych towarów i usług
    Spółka otrzymuje od swoich dostawców szereg faktur. Spółka otrzymuje faktury zarówno
    w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, w każdym przypadku dokonując ich
    archiwizacji z tym, że faktury w formie elektronicznej są celem archiwizacji dodatkowo
    drukowane.
    Spółka zamierza zrezygnować z przechowywania faktur w formie papierowej dokonując
    ich zniszczenia po wcześniejszym zeskanowaniu lub innym utrwaleniu w nieedytowalnej
    formie elektronicznej. Faktury papierowe będą niszczone dopiero po dokonaniu pełnej
    kontroli poprawności dokumentu, zapewnieniu autentyczności pochodzenia i
    integralności ich treści oraz zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku.
    Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli faktur od momentu ich otrzymania lub
    wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w
    odniesieniu do wydatków/sprzedaży dokumentowanych tymi fakturami potwierdzającymi
    zakup lub sprzedaż towarów i usług.

    Ponadto, w uzupełnieniu wniosku Spółka potwierdziła możliwość udostępnienia faktur
    naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi
    izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w
    przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz
    przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o podatku
    od towarów i usług.
    Powyższe dotyczy również przypadku, w którym Spółka planuje przechowywać faktury w
    formie elektronicznej poza terytorium Polski. W takim przypadku Spółka udostępni
    właściwym organom dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.
    Ponadto Wnioskodawca przyjął politykę rachunkowości, która zostanie zaktualizowana i
    uzupełniona o informacje dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w
    tym dowodów księgowych w formie elektronicznej, ksiąg rachunkowych i innych
    dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
    W tym miejscu należy wskazać na regulacje art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z
    art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) z których wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych
    (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do
    nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i
    innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na
    informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci
    zawartość dowodów.
    Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich
    urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy
    nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji
    przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4
    ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie
    dowodów księgowych.
    Z opisu sprawy wynika, że spełniają Państwo wymagania przepisów podatkowych co do
    przechowywania i dostępności dokumentów.
    Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych,
    będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.
    Należy przy tym zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w
    postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.
    Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.
    U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.):
    Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a
    nie jest sprzeczne z prawem.
    Zgodnie z art. 181 ww. ustawy:
    Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe,
    deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i
    informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty
    zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej,
    czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz
    materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach
    o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.
    Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog
    dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego
    postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających
    zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

    Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów
    normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości
    opisane przez Państwa dowody potwierdzają poniesione przez Państwa wydatki i
    stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg
    rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający
    również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który
    będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również
    stosownym dokumentem dla celów podatkowych.
    Takie stanowisko potwierdza również odpowiedź na interpelację poselską nr 21954 w
    sprawie rozliczania w kosztach uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych
    dokumentami przechowywanymi w formie elektronicznej Ministerstwo Finansów
    wskazało m.in.: „W konsekwencji, zarchiwizowane dokumenty, przechowywane wyłącznie
    w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów (tj. po zeskanowaniu ich
    papierowych oryginałów, zarchiwizowaniu w formie elektronicznej oraz zniszczeniu
    papierowej wersji dokumentu) mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako
    koszty uzyskania przychodów. Dokumentowanie wydatków za pomocą skanów
    dokumentów papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej
    nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów
    uzyskania przychodów. Przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej można
    zatem uznać za dopuszczalne na potrzeby ustawy o podatku dochodowym od osób
    prawnych”.
    Zatem w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków na zakupy związane z prowadzoną
    działalnością gospodarczą spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT warunki
    uznania ich za koszt uzyskania przychodu, w przypadku których dokumenty księgowe
    poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej,
    Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów
    Spółki.
    Archiwizowanie i przechowywanie dowodów księgowych potwierdzających poniesienie
    wydatków, które będą przechowywane w formie elektronicznej w sposób opisany przez
    Państwa, a także umożliwienie dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest
    zgodne z przytoczonymi przepisami. Fakt rezygnacji Spółki z przechowywania
    dokumentów dotyczących poniesionych wydatków nie implikuje niemożliwości zaliczenia
    dokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
    W konsekwencji w przedmiotowej sprawie spełnione zostały opisane powyżej wymagania,
    zatem Państwa stanowisko należy uznać za prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
    Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać
    należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani
    konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też
    zdarzenia przyszłego.
    W zakresie podatku od towarów i usług zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z
    dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
    Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
    zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się
    Państwo do interpretacji.

    - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe
      będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących
      przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z
      dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki
      interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa
    z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.