Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPB1/415-656/13-7/14-S/PSZ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2014-10-24
Teza: Czy podróże pracowników wykonywane na polecenie Wnioskodawcy w związku koniecznością wykonania zadań służbowych, polegających w szczególności na prowadzeniu i obsłudze pojazdów trakcyjnych w miejscach innych niż węzeł kolejowy w miejscowości stanowiącej miejsce pracy danego Pracownika, mogą zostać uznane za podróż służbową? Czy w przedmiotowym stanie faktycznym diety i inne należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży odbywanych w ramach pracy podlegają zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych? Czy Wnioskodawca działający jako płatnik jest zwolniony od obowiązku obliczania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wypłaconych diet i innych należności?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; dieta; obowiązek-obowiązek płatnika
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działający w imieniu Ministra Finansów – uwzględniając wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Białymstoku z dnia 17 kwietnia 2014 r. sygn. akt I SA/Sz 1524/13 (data wpływu prawomocnego orzeczenia 7 sierpnia 2014 r.) – stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 5 czerwca 2013 r. (data wpływu 10 czerwca 2013 r.) uzupełnionym pismem z dnia 6 września 2013 r. (data wpływu 12 września 2013 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zastosowania zwolnienia przedmiotowego – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 10 czerwca 2013 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zastosowania zwolnienia przedmiotowego.

Wniosek uzupełniono pismem z dnia 6 września 2013 r. (data wpływu 12 września 2013 r.).

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zatrudnia pracowników, którzy wykonują prace polegające w szczególności na prowadzeniu i obsłudze pojazdów trakcyjnych zarówno na trasach krajowych jak i międzynarodowych. W umowach o pracę zawieranych z pracownikami jako miejsce wykonywania pracy wskazana jest miejscowość, w której znajduje się węzeł kolejowy. Miejscowość wskazana w umowie z reguły nie jest miejscowością w której siedzibę ma Spółka. W wielu wypadkach również pracownicy nie mają miejsca zamieszkania w miejscowości wskazanej w umowie. Pracownicy nie zawsze wykonują zadania służbowe na terenie wskazanego w umowie węzła kolejowego. Dlatego w zależności od potrzeb, Spółka może wydawać pracownikom polecenia wykonywania przez nich pracy w innych miejscach. Do takich sytuacji dochodzi w szczególności, jeżeli konieczne jest przeprowadzenie pojazdu trakcyjnego na obszar innego węzła kolejowego lub dokonanie przejazdu tym pojazdem pomiędzy dwiema miejscowościami w związku z realizacją konkretnego zamówienia. Z tytułu wykonywania przedmiotowych zadań służbowych poza miejscem pracy wskazanym w umowie, Spółka oprócz przewidzianego w umowie wynagrodzenia wypłaca należności, które obejmują diety oraz zwrot kosztów dojazdu, noclegów oraz innych wydatków określonych odpowiednio do uzasadnionych potrzeb pracownika.

W związku z powyższym zdarzeniem zadano następujące pytania.

1.  Czy podróże pracowników wykonywane na polecenie Wnioskodawcy w związku koniecznością wykonania zadań służbowych, polegających w szczególności na prowadzeniu i obsłudze pojazdów trakcyjnych w miejscach innych niż węzeł kolejowy w miejscowości stanowiącej miejsce pracy danego Pracownika, mogą zostać uznane za podróż służbową?
2.  Czy w przedmiotowym stanie faktycznym diety i inne należności przysługujące pracownikom z tytułu podróży odbywanych w ramach pracy podlegają zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych?
3.  Czy Wnioskodawca działający jako płatnik jest zwolniony od obowiązku obliczania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wypłaconych diet i innych należności?

Zdaniem Wnioskodawcy, diety i inne należności otrzymywane przez pracowników, mające na celu rekompensatę kosztów utrzymania związanych z wykonywaniem pracy poza miejscem zamieszkania pracownika, winny zostać uznane za zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych (dalej: podatek dochodowy). W konsekwencji ich wypłata nie powoduje powstania obowiązku odprowadzenia zaliczki na przedmiotowy podatek.

Zgodnie z art. 77(5) § 1 ustawy dnia 26 czerwca 1976 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Miejsce pracy musi zostać wskazane w umowie o pracę (art. 29 § 1 Kodeksu pracy).

Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych diety i inne należności przysługujące pracownikowi za czas podróży służbowej są zwolnione od podatku dochodowego do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub rozporządzeniach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Aktem prawnym, do którego odwołuje się art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167 ze zm.).

Z powołanego powyżej art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że niezbędnym warunkiem dla skorzystania ze zwolnienia podatkowego, o którym mowa w tym przepisie jest odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje pojęcia „podróży służbowej”.

Dla określenia zakresu przedmiotowego terminu pomocne mogą się zatem okazać inne przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz postanowienia Kodeksu pracy. Pojęcie „podróży służbowej” jest przy tym, stwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku z 10 sierpnia 2011 r., sygn. I SA/Gl 272/11, zasadniczym elementem konstrukcji przedmiotowego zwolnienia podatkowego, a więc - określonego stanu podatkowo-prawnego, z którym ustawa podatkowa łączy skutki prawne. Aby zatem ocenić zasadność zastosowania zwolnienia, należy ustalić czy w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wyjazdy pracowników mogą zostać uznane za podróż służbową.

Sądy administracyjne dokonując wykładni art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy dla celów opodatkowania podatkiem dochodowym, przyjmują, że: „podróż służbową odbywa ten pracownik, który wyjeżdża w celu załatwienia konkretnej sprawy służbowej wyraźnie poleconej mu przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejsce jej wykonywania:. (tak: WSA w Warszawie w prawomocnym wyroku z 3 marca 2011 r., sygn. III SA/Wa 1358/10). Uznanie, że dana podróż jest podróżą służbową determinują zatem dwa czynniki: fakt wydania przez pracodawcę polecenia służbowego realizacji konkretnego zadania oraz to, że przedmiotowe zadanie realizowane jest poza siedzibą pracodawcy lub poza miejscem wykonywania pracy.

Nie budzi wątpliwości spełnienie pierwszej z wymienionych przesłanek. Pracownicy odbywają bowiem podróże jedynie na wyraźne polecenie Spółki, które związane jest z koniecznością realizacji konkretnego zadania (np. naprawy pojazdu uszkodzonego w wyniku awarii lub przejazdu związanego z realizacją konkretnego zamówienia złożonego przez kontrahenta Spółki).

Ponieważ pracownicy co do zasady nie wykonują pracy w siedzibie Spółki, to za miejsce pracy dla potrzeb art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych powinno być uznane miejsce pracy pracownika. Z art. 29 Kodeksu pracy wynika z kolei, że miejscem pracy jest miejscowość wskazana w zawartej na piśmie umowie o pracę (w tym wypadku miejscowość odpowiadającą lokalizacji węzła kolejowego). Jak wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie z 11 stycznia 2010 r., sygn. IPPB1/415-830/09-5/EC: „zwolnienie z podatku dochodowego (\`(...)\`) diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika uzależnione jest od określenia w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy”. W konsekwencji postanowienia Umowy determinują kwalifikację danej miejscowości jako miejsca pracy pracownika.

Przedmiotowe ograniczenie powoduje, że pracownik nie znajduje się w podróży służbowej w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podczas wykonywania pracy na terenie węzła kolejowego w miejscowości wskazanej w Umowie, nawet jeżeli miejscowość ta nie jest jego miejscem zamieszkania i Pracownik ponosi dodatkowe koszty związane do dojazdem do tej miejscowości. Jeżeli jednak na polecenie Spółki pracownik odbędzie podróż w celu wykonania zadania służbowego (np. w celu dokonania naprawy pojazdu lub przeprowadzenia go w określone miejsce) poza miejscowość wskazaną w Umowie, to odbyta podróż winna być traktowana jako podróż służbowa, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Biorąc powyższe pod uwagę, należy odpowiedzieć twierdząco na pytanie Wnioskodawcy dotyczące kwalifikacji podróży pracowników jako podróży służbowych w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Uznanie danej podróży pracownika za podróż służbową powoduje, że należności wypłacane z tego tytułu przez pracodawcę, podlegają zwolnieniu podatkowemu do wysokości określonej w Rozporządzeniu.

Mechanizm wykładni art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 7 października 2009 r., sygn. II FSK 757/08. W ocenie Sądu w sytuacji, w której: „miejscem wykonywania pracy przez zatrudnionych pracowników (\`(...)\`) jest siedziba firmy. Pracownicy wykonują pracę polegającą na stałych wyjazdach krajowych i zagranicznych. (\`(...)\`)”, a jednocześnie: „z tytułu odbytych wyjazdów służbowych przysługują im diety i inne należności z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju lub poza granicami kraju”, to: „Należności te korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego, (\`(...)\`)”. Podobne stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 4 października 2010 r., sygn. IPPB4/415-549/10-4/MP, w której stwierdził, że: „jeżeli pracownik wykonuje czynności na podstawie polecenia wyjazdu służbowego i wyjazdy te są podróżą służbową w rozumieniu powołanego art. 77(5) Kodeksu pracy, tzn. odbywane są w celu wykonania zadania służbowego poza miejscowością, gdzie znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, to zostaną zachowane przesłanki do spełnienia warunków do zwolnienia”.

Powołana interpretacja znajduje zastosowanie w stosunku do maszynistów i innych pracowników kolei. W uzasadnieniu powołanego powyżej wyroku WSA w Warszawie z 3 marca 2011 r. czytamy: „wyjazdy maszynistów poza miejscowość wskazaną w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy stanowią podróż służbową, zaś diety i inne należności za czas tych podróży służbowych podlegają zwolnieniu od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) u.p.d.o.p., oczywiście do wysokości limitów wskazanych w tym przepisie”. O zasadności objęcia zwolnieniem podatkowym diet pracowników kolei wypowiedział się również WSA w Krakowie w prawomocnym wyroku z 4 października 2007 r., sygn. akt I SA/Kr 1552/04.

W ocenie Wnioskodawcy interpretacja przedstawiona przez sądy administracyjne i organy podatkowe znajdzie zastosowanie do pracowników w sytuacji, w której będą oni musieli odbyć podróż poza miejsce pracy wskazane w zawartej przez nich umowie o pracę, o ile podróż ta będzie związana z wykonaniem ściśle określonym obowiązków służbowych (np. naprawy danego pojazdu trakcyjnego lub przeprowadzenia go do wskazanego miejsca przeznaczenia). Ponieważ diety i inne należności wypłacane pracownikom stanowią należności przysługujące za czas podróży służbowej w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to stosownie do dyspozycji przedmiotowego przepisu winny one zostać zwolnione od opodatkowania podatkiem dochodowym do wysokości określonej na podstawie przepisów Rozporządzenia.

Z uwagi na zastosowanie przedmiotowego zwolnienia, Spółka nie jest w tym zakresie zobowiązana do obliczania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od wypłacanych Pracownikom diet i innych należności do wysokości wynikającej z Rozporządzenia.

W związku z powyższym w ocenie Wnioskodawcy, należy odpowiedzieć twierdząco pytania numer 2 i 3 zadane w punkcie 69 niniejszego wniosku.

W dniu 13 września 2013 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, działający w imieniu Ministra Finansów, wydał postanowienie nr ITPB1/415-656/13/IG (doręczone w dniu 16 września 2013 r.) o odmowie wszczęcia postępowania, stwierdzając, że przedmiotowej sprawy nie można rozpatrzeć w trybie postępowania o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego.

Zażalenie na ww. postanowienie wniesiono w dniu 26 września 2013 r. (data wpływu). W odpowiedzi na ww. zażalenie, Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy podtrzymał stanowisko wyrażone w postanowieniu o odmowie wszczęcia postępowania, postanowieniem z dnia 5 listopada 2013 r. nr ITPB1/415Z-53/13/PSZ.

Skarga na przedmiotowe postanowienie wpłynęła w dniu 3 grudnia 2013 r.

Wyrokiem z dnia 17 kwietnia 2014 r. sygn. akt I SA/Sz 1524/13 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie uchylił postanowienie nr ITPB1/415Z-53/13/PSZ z dnia 5 listopada 2013 r., oraz postanowienie nr ITPB1/415-656/13/IG z dnia 13 września 2013 r.

W dniu 7 sierpnia 2014 r. tutejszy organ uzyskał odpis prawomocnego wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z dnia 17 kwietnia 2014 r. sygn. akt I SA/Sz 1524/13.

W świetle powyższego tut. organ dokonując merytorycznej oceny złożonego wniosku uznaje stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego za prawidłowe.

Jak stanowi art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 12 ust. 1 ww. ustawy za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie z art. 31 ustawy osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej "zakładami pracy", są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) powołanej ustawy wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Powyższe zwolnienie od podatku obejmuje zatem diety i inne świadczenia otrzymane przez pracownika za czas podróży służbowej do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Warunkiem niezbędnym do skorzystania ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej. Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej.

Dlatego w kwestii tej należy posłużyć się definicją zawartą w art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 ze zm.).

Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy, przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności: rodzaj pracy (pkt 1), miejsce wykonywania pracy (pkt 2), wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia (pkt 3), wymiar czasu pracy (pkt 4), termin rozpoczęcia pracy (pkt 5), o czym stanowi art. 29 § 1 Kodeksu pracy.

W art. 775 § 1 Kodeksu pracy ustawodawca określił, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Stosownie do art. 775 § 2 Kodeksu pracy minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

W myśl art. 775 § 3 Kodeksu pracy warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Natomiast zgodnie z art. 775 § 4 Kodeksu pracy postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, o którym mowa w § 2.

Problematyka wzajemnej korelacji przepisów art. 775 § 1 i art. 29 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy w zakresie określeń „stałe miejsce pracy” i „miejsce wykonywania pracy” i wynikających z tego obowiązków stron stosunku pracy była wielokrotnie przedmiotem analizy i oceny Sądu Najwyższego. W uzasadnieniu do uchwały składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 r., sygn. II PZP 11/08 (OSNP 2009 nr 13-14, poz. 166), Sąd uznał, iż nie jest sprzeczne z prawem wskazanie w umowie o pracę pewnego obszaru geograficznego jako miejsca wykonywania pracy. Takie ukształtowanie miejsca świadczenia pracy jest możliwe, bowiem nie wyklucza tego żaden przepis prawa. Użyte w art. 29 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy określenie „miejsce wykonywania pracy” należy utożsamiać z zamieszczonym w art. 775 § 1 Kodeksu pracy określeniem „stałe miejsce pracy” bowiem to rozróżnienie nie ma doniosłości normatywnej. Użyta w art. 775 § 1 Kodeksu pracy wzmianka o stałym miejscu pracy wskazuje przy tym, że za punkt odniesienia należy przyjąć właśnie miejsce wykonywania pracy określone w umowie o pracę zgodnie z art. 29 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy. Pracownik, który ma wskazany w umowie o pracę określony obszar jako miejsce wykonywania pracy, nie jest w podróży służbowej, jeżeli tego obszaru nie opuszcza.

O podróży służbowej oraz należnych z tytułu jej odbywania należnościach decyduje zatem to, że określone zadanie w ramach świadczonej pracy wykonywane jest przez pracownika poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako stałe miejsce jej wykonywania. A zatem, jeżeli pracownik wykonuje zadania związane ze stosunkiem pracy poza stałym miejscem pracy wskazanym w umowie o pracę, przysługują mu należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Sam fakt wykonywania pracy w innym miejscu niż przewidziane w umowie o pracę musi wynikać z polecenia wyjazdu służbowego. Pracownicy odbywają więc „podróż służbową” wówczas, gdy otrzymali od pracodawcy polecenie wykonania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem wykonywania pracy określonym w umowie o pracę. W przypadku świadczenia przez pracownika pracy poza określonym terenem może być ono uznane za wykonywanie zadań w ramach „podróży służbowej” jedynie wówczas, gdy wykonywanie tego zadania odbywa się w miejscu, które nie jest według umowy o pracę miejscem stałego jej wykonywania.

Zgodnie z § 2 rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1.  diety;
2.  zwrot kosztów:

1.  przejazdów,
2.  dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
3.  noclegów,
4.  innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Regulacje dotyczące wysokości i zasad naliczania przysługującej diety zawierają postanowienia § 7 cyt. rozporządzenia.

W myśl § 8 ust. 1 i 3 ww. rozporządzenia za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.

Stosownie natomiast do treści § 3 ust. 1 i 2 cyt. rozporządzenia środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Na podstawie § 5 ust. 2 omawianego rozporządzenia, do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zatrudnia pracowników, którzy wykonują prace polegające w szczególności na prowadzeniu i obsłudze pojazdów trakcyjnych zarówno na trasach krajowych jak i międzynarodowych. W umowach o pracę zawieranych z pracownikami jako miejsce wykonywania pracy wskazana jest miejscowość, w której znajduje się węzeł kolejowy. Miejscowość wskazana w umowie z reguły nie jest miejscowością w której siedzibę ma Spółka. W wielu wypadkach również pracownicy nie mają miejsca zamieszkania w miejscowości wskazanej w umowie. Pracownicy nie zawsze wykonują zadania służbowe na terenie wskazanego w umowie węzła kolejowego. Dlatego w zależności od potrzeb, Spółka może wydawać pracownikom polecenia wykonywania przez nich pracy w innych miejscach. Do takich sytuacji dochodzi w szczególności, jeżeli konieczne jest przeprowadzenie pojazdu trakcyjnego na obszar innego węzła kolejowego lub dokonanie przejazdu tym pojazdem pomiędzy dwiema miejscowościami w związku z realizacją konkretnego zamówienia. Z tytułu wykonywania przedmiotowych zadań służbowych poza miejscem pracy wskazanym w umowie, Spółka oprócz przewidzianego w umowie wynagrodzenia wypłaca należności, które obejmują diety oraz zwrot kosztów dojazdu, noclegów oraz innych wydatków określonych odpowiednio do uzasadnionych potrzeb pracownika.

Odnosząc tak przedstawione zdarzenie przyszłe do przywołanych przepisów należy stwierdzić, iż w niniejszej sprawie do diet i innych należności wypłacanych zgodnie z cyt. przepisami będzie miało zastosowanie zwolnienie określone w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracownicy, wyjeżdżający – na polecenie pracodawcy – do pracy poza miejsce wskazane w umowie znajdują się bowiem w podróży służbowej. Jak wynika z treści wniosku – zgodnie z zawartą umową o pracę – miejsce pracy zatrudnionych pracowników to miejscowość w której znajduje się węzeł kolejowy. Tym samym każdy wyjazd poza tę miejscowość wykonywany na zlecenie pracodawcy powoduje, że zgodnie z omawianym przepisem 775 § 1 Kodeksu pracy w powiązaniu z art. 29 Kodeksu pracownik znajduje się w podróży służbowej. To oznacza, że wypłacane pracownikom w podróży diety oraz należności z tytułu kosztów podróży będą korzystać ze zwolnienia z opodatkowania na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W konsekwencji z tego tytułu na Wnioskodawcy nie spoczywa obowiązek obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy.

Jeżeli jednak należności wypłacone przez Wnioskodawcę będą wyższe od limitów określonych w przepisach ww. rozporządzenia, to nadwyżki ponad te limity będą stanowiły podlegający opodatkowaniu przychód ze stosunku pracy, od którego Wnioskodawca będzie miał obowiązek obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul. Staromłyńska 10, 70-561 Szczecin, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.