Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB2-1.4010.662.2022.13.ED
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-02-28
Teza: Dokumenty księgowe przechowywane po ich zeskanowaniu z dokumentów papierowych wyłącznie w formie elektronicznej i po zniszczeniu oryginalnych dokumentów papierowych mogą w świetle art. 9 ust. 1 w zw. z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych dokumentować wydatki celem uznania tych wydatków za koszty uzyskania przychodów (przy założeniu, że pozostałe warunki rozpoznawalności kosztów są spełnione).
Słowa kluczowe: dokumenty-dokumenty elektroniczne; dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; koszt-koszty uzyskania przychodów
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 1-art. 9-ust. 1; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15-ust. 1

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

18 października 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 14 października 2022 r. o wydanie
    interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. podatku dochodowego od osób prawnych
    w zakresie ustalenia, czy dokumenty księgowe przechowywane po ich zeskanowaniu z
    dokumentów papierowych wyłącznie w formie elektronicznej i po zniszczeniu
    oryginalnych dokumentów papierowych mogą w świetle art. 9 ust. 1 w zw. z art. 15 ust. 1
    ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych dokumentować wydatki celem
    uznania tych wydatków za koszty uzyskania przychodów (przy założeniu, że pozostałe
    warunki rozpoznawalności kosztów są spełnione).
    Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 22 stycznia 2025 r. (data
    wpływu 27 stycznia 2025 r.).
    Treść wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych i czynnym
    podatnikiem podatku od towarów i usług. Prowadzi działalność gospodarczą w zakresie
    (...). Prowadzi samodzielnie księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy z 29 września
    1994 roku o rachunkowości. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą
    Wnioskodawca otrzymuje i wystawia faktury VAT oraz otrzymuje i wystawia inne
    dokumenty księgowe związane z ponoszonymi kosztami/uzyskanymi przychodami (w tym
    m.in. noty uznaniowe i obciążeniowe, paragony, rachunki i inne dokumenty konieczne dla
    prawidłowego wykazania zobowiązań podatkowych, w tym w zakresie podatku
    dochodowego, a także inne dokumenty potwierdzające zasadność i prawidłowość
    wystawionej lub otrzymanej faktury (np. WZ, CMR, zamówienie, PZ, itp.) („Dokumenty
    księgowe”).
    Obecnie faktury VAT otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej
    przechowywane są w takiej samej formie (papierowej) co najmniej do momentu upływu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego. W celu minimalizacji kosztów
    przechowywania dokumentów i usprawnienia obiegu i dostępu do dokumentów
    Wnioskodawca zamierza wdrożyć rozwiązanie informatyczne polegające na
    archiwizowaniu i przechowywaniu otrzymanych w postaci papierowej Dokumentów
    księgowych (krajowych i zagranicznych) wyłącznie w formie elektronicznej (po
    zeskanowaniu z dokumentów papierowych).
    Procedura archiwizowania, przechowywania i księgowania Dokumentów księgowych w
    formie elektronicznej przychodzących do spółki w formie papierowej (po zeskanowaniu z
    dokumentów papierowych) będzie przedstawiać się następująco:
      a. Skanowanie Dokumentów (każdy Dokument księgowy wpływający do Wnioskodawcy
        w formie papierowej będzie skanowany i zapisywany w formacie pdf, tif, jpg lub
        podobnym, uniemożliwiającym dokonywanie zmian w obrazie cyfrowym
        dokumentu).
      b. Zeskanowana faktura będzie podlegała akceptacji merytorycznej, formalnej,
        rachunkowej oraz akceptacji końcowej do zapłaty przez upoważnione do tego
        osoby w procesie elektronicznego obiegu dokumentów.

      c. Plik/dokument akceptacji z przypisanym do każdej faktury numerem sprawy będzie
        również przechowywany w elektronicznej bazie danych.
      d. Po wprowadzeniu skanów faktur do elektronicznej bazy danych, faktury w formie
        papierowej nie będą dłużej przechowywane, będą niszczone.
      e. Dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą miały wyłącznie
        specjalnie do tego upoważnione osoby.
    Procedura archiwizowania, przechowywania i księgowania Dokumentów księgowych
    dotyczących podróży służbowych (np. kosztów delegacji służbowych, zakupu drobnych
    materiałów i usług itp., w tym poniesione przez pracownika i które mają być zwrócone
    przez Wnioskodawcę), będzie wyglądać w sposób następujący:
      a. Pracownicy odbywający podróże służbowe celem zaoszczędzenia czasu i
        przyspieszenia rozliczenia wydatków, w dedykowanej aplikacji do obsługi podróży
        służbowych, dołączają zeskanowane w formacie pdf, tif, jpg lub podobnym,
        uniemożliwiającym dokonywanie zmian w obrazie cyfrowym dokumentu, dowody
        poniesienia wydatków (tj. faktury, rachunki itp.) oraz potwierdzają ich zasadność.
      b. Po zatwierdzeniu rozliczenia przez przełożonego, następować będzie weryfikacja
        formalna, rachunkowa dokumentu oraz księgowanie do systemu finansowo-
        księgowego Wnioskodawcy. W systemie finansowo-księgowym kompletne
        rozliczenie danej podróży służbowej w formacie pdf zarchiwizowane zostanie w
        postaci załącznika do zapisów księgowych.
      c. Pracownicy nie przekazują papierowego, wcześniej zeskanowanego lub
        sfotografowanego dokumentu do działu księgowości a ujęcie w księgach następuje
        na podstawie elektronicznych dokumentów zamieszczonych w archiwum aplikacji.
      Umieszczone na serwerze dokumenty księgowe wraz z załącznikami (tj. dokumentami,
      w tym fakturami lub innymi dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatku oraz
      protokołami weryfikacji merytorycznej lub rozliczeniem/zestawieniem wydatków) będą
      przechowywane co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego z
      tytułu VAT i podatku dochodowego od osób prawnych.
    Dodatkowo w uzupełnieniu wniosku, ujętym w piśmie z 22 stycznia 2025 r. wskazali
    Państwo, że:
    1. Zapewnicie funkcjonowanie kontroli biznesowych, które zapewniają wiarygodną ścieżkę
      audytu faktur oraz innych dokumentów, o których mowa we wniosku od momentu ich
      otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
      podatkowego:
      - W przypadku faktur otrzymywanych przez Spółkę w formie papierowej każdy
        dokument po zeskanowaniu podlega kontroli merytorycznej, formalnoprawnej i
        rachunkowej w procesie elektronicznego obiegu dokumentów. W procesie
        elektronicznego obiegu dokumentów każdorazowo występuje możliwość
        identyfikacji osoby dokonującej akceptacji oraz daty tej akceptacji. Każdy
        dokument oprócz akceptacji merytorycznej i formalnorachunkowej podlega
        również akceptacji do zapłaty poprzez upoważnione do tego osoby. Akceptacja
        taka odbywa się zgodnie z wewnętrznymi procedurami Spółki. Powyższe
        działanie pozwala ująć wydatek w systemie finansowo-księgowym spółki.
      - W przypadku faktur i innych dokumentów księgowych dotyczących podróży
        służbowych - akceptacja odbywa się zgodnie z przyjętymi przez Spółkę
        procedurami w zakresie procesu podróży służbowych. Każdy pracownik, w celu
        dokonania rozliczenia poniesionych wydatków, zobligowany jest do uprzedniego
        zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego dokumentu oraz zapisania
        go w formacie elektronicznym (cyfrowym) obsługiwanym przez System
        uniemożliwiający ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego
        (przykładowo w formacie PDF). Wykonywane skany lub zdjęcia muszą posiadać
        również określoną jakość zapewniającą pełną czytelność. W konsekwencji,
        powstanie wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego. Mają Państwo

        możliwość zidentyfikowania tożsamości sprzedawcy (autentyczność). Akceptacja
        merytoryczna dokonywana jest przez pracownika, który poniósł wydatek
        służbowy. Po jej wykonaniu następuje akceptacja formalno-rachunkowa. W tym
        procesie również każdorazowo występuje możliwość identyfikacji osoby
        dokonującej akceptacji oraz daty tej akceptacji.
    2. W przypadku faktur otrzymywanych przez Państwa spółkę w formie papierowej
      niszczenie dokumentu będzie się odbywać po sprawdzeniu ich poprawności,
      autentyczności pochodzenia i integralności treści i czytelności oraz po ich
      zaewidencjonowaniu, tj. po zaksięgowaniu faktury do systemu finansowo-księgowego
      Spółki. W przypadku systemu dotyczącego podróży służbowych - niszczenie odbywa się
      po zastosowaniu kontroli biznesowej - pracownik weryfikuje poprawności
      poniesionego wydatku i dokona zniszczenia papierowej wersji dokumentów.
    3. Na pytanie, czy umożliwią Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi
      urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi
      Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur i innych wskazanych
      we wniosku dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej,
        - poza terytorium kraju, dostęp on-line do tych faktur i dokumentów,
        - na serwerach znajdujących się (fizycznie) na terytorium kraju, bezzwłoczny ich
          pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych,
        odpowiedzieli Państwo, twierdząco oraz wskazali, że serwery znajdują się fizycznie
        na terytorium Polski.
    4. Na pytanie, czy w ramach stosowanego obiegu i przechowywania faktur i innych
      dokumentów, o których mowa we wniosku, zapewnicie Państwo autentyczność
      pochodzenia, integralność treści i czytelności tych dokumentów, udzielili Państwo
      odpowiedzi twierdzącej.
    5. Dysponujecie Państwo systemem informatycznym umożliwiającym przechowywanie,
      archiwizowanie oraz łatwe wyszukiwanie (w tym także w podziale na okresy
      rozliczeniowe) skanów faktur VAT oraz faktur korygujących VAT w formie
      elektronicznej, zapisywanych do pliku i przechowywanych na serwerze. System ten
      pozwala również na wydruk kopii faktur z elektronicznego pliku w każdym czasie, w
      tym na każde żądanie kontrolującego w razie kontroli podatkowej. System
      jednocześnie uniemożliwia modyfikację treści zapisów kopii faktur.

## Pytanie

Czy Dokumenty księgowe przechowywane po ich zeskanowaniu z dokumentów
    papierowych wyłącznie w formie elektronicznej i po zniszczeniu oryginalnych
    dokumentów papierowych mogą w świetle art. 9 ust. 1 w zw. z art. 15 ust. 1 ustawy o
    podatku dochodowym od osób prawnych dokumentować wydatki celem uznania tych
    wydatków za koszty uzyskania przychodów (przy założeniu, że pozostałe warunki
    rozpoznawalności kosztów są spełnione)? (pytanie oznaczone we wniosku nr 2)
    Państwa stanowisko w sprawie
    Państwa zdaniem, przepisy prawa podatkowego nie regulują wymogów formalnych
    (technicznych) odnośnie do prawidłowego udokumentowania wydatków zaliczanych do
    kosztów uzyskania przychodu podatku dochodowego od osób prawnych, w szczególności
    nie regulują sposobu, w jaki powinna być przechowywana dokumentacja podatkowa.
    Wobec tego, zdaniem Wnioskodawcy, każda zgodna z prawem forma przechowywania
    takiej dokumentacji powinna być możliwa. Dotyczy to zwłaszcza przypadku, gdy sposób
    archiwizacji dokumentów księgowych przeprowadzony będzie w sposób dokładny, według
    określonych procedur archiwizowania, przechowywania i księgowania, uniemożliwiający
    wprowadzenie zmian w treści oraz strukturze dokumentów księgowych. Zgodnie z ustawą
    o CIT, podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu takich
    wydatków, które mają związek z osiąganiem przychodów przez tego podatnika, nie
    precyzując jednak, w jaki sposób koszty te powinny być dokumentowane od strony
    technicznej. Wobec tego wdrożenie opisanych procedur polegających na archiwizowaniu i

    przechowywaniu dokumentów księgowych, opisanych szczegółowo wyżej i
    przechowywanie dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej
    (zeskanowanych z dokumentów papierowych) nie ma wpływu na prawidłowość rozliczania
    podatku dochodowego od osób prawnych przez Wnioskodawcę. Zatem Wnioskodawca
    będzie mógł zaliczyć wydatki dokumentowane dokumentami księgowymi w formie
    elektronicznej (zeskanowanymi z dokumentów papierowych) do kosztów uzyskania
    przychodów w takim samym zakresie, w jakim Wnioskodawcy przysługiwałoby to prawo
    na podstawie dokumentów księgowych przechowywanych w formie papierowej, przy
    spełnieniu pozostałych warunków uznawania wydatków za koszty uzyskania przychodu w
    podatku dochodowym od osób prawnych. Należyte udokumentowanie operacji
    gospodarczej, która powoduje poniesienie wydatku w celu uzyskania przychodów, jest
    warunkiem uznania takiego wydatku za koszt uzyskania przychodów (por. wyrok NSA z 27
    kwietnia 2016 r., II FSK 2818/14). Dlatego też sposób ewidencjonowania zdarzeń
    gospodarczych i dokumentowania wydatków ma zasadnicze znaczenie dla rachunku
    podatkowego, rozumianego jako określenie podstawy opodatkowania, warunkuje bowiem
    możliwość pomniejszenia przychodów o koszty ich uzyskania. Skoro z art. 9 ustawy o CIT
    wynika, że podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych obowiązani są do
    prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób
    zapewniający określenie wysokości podatku (straty), podstawy opodatkowania i należnego
    podatku za rok podatkowy, ocena prawidłowości stosowania tych odrębnych przepisów -
    przede wszystkim ustawy o rachunkowości - ma znaczenie dla prawnopodatkowej
    kwalifikacji zdarzeń, z zaistnieniem których ustawa podatkowa wiąże powinność
    przymusowego świadczenia pieniężnego; regulacje zawarte w tych przepisach podlegają
    zatem wykładni w toku postępowania interpretacyjnego, o tyle, o ile wpływają na
    interpretację przepisów prawa podatkowego.
    Prawidłowość stanowiska Wnioskodawcy potwierdza szereg interpretacji indywidualnych
    wydanych przez organy podatkowe, np.:
      - z 23 października 2017 roku nr 0113-KDIPT1-2.4012.523.2017.2.WL;
      - z 11 maja 2017 roku nr 1462-IPPP1.4512.135.2017.1.BS;
      - z 28 września 2017 roku nr 0114-KDIP1-1.4012.434.2017.2.IZ;
      - z 23 października 2017 roku nr 0113-KDIPT1-2.4012.524.2017.2.KT;
      - z 20 grudnia 2016 roku nr 3063-ILPP1-3.4512.150.2016.1.JNa;
      - z 31 sierpnia 2017 roku nr 0115-KDIT1-1.4012.426.2017.1;
      - z 7 listopada 2017 roku nr 0111-KDIB2-1.4010.208.2017.2.MJ.
    Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania
    Postanowieniem z 2 stycznia 2023 r. znak 0111-KDIB2-1.4010.662.2022.2.MKO w zakresie
    podatku dochodowego od osób prawnych odmówiłem wszczęcia postępowania w
    związku z Państwa wnioskiem.
    Wnieśli Państwo zażalenie na to postanowienie.
    Postanowieniem z 17 marca 2023 r. znak 0111-KDIB2-1.4010.662.2022.3.DD w zakresie
    podatku dochodowego od osób prawnych Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
    utrzymał w mocy skarżone postanowienie I instancji.
    Skarga na postanowienie o utrzymaniu w mocy zaskarżonego postanowienia
    24 kwietnia 2023 r. wnieśli Państwo skargę na postanowienie II instancji do
    Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi.
    Wnieśli Państwo o uchylenie zaskarżonego postanowienia.
    Postępowanie przed sądami administracyjnymi
    Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi uchylił zaskarżone postanowienie oraz
    poprzedzające je postanowienie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 stycznia
    2023 r., znak 0111-KDIB2-1.4010.662.2022.2.MKO – wyrokiem z 27 lipca 2023 r., sygn. akt I
    SA/Łd 407/23.

    Pismem z 14 września 2023 r. wniosłem skargę kasacyjną od tego wyroku do Naczelnego
    Sądu Administracyjnego, którą następnie wycofałem pismem z 8 listopada 2024 r.
    Naczelny Sąd Administracyjny – postanowieniem z 22 listopada 2024 r. sygn. akt. II FSK
    2021/23 umorzył postępowanie kasacyjne.
    23 grudnia 2024 r. wpłynęło do Organu prawomocne orzeczenie WSA z 27 lipca 2023 r.
    sygn. akt I SA/Łd 407/23. Wyrok ten stał się prawomocny od 22 listopada 2024 r.
    Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku
    Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami
    administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.):
      Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu
      sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe
      prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że
      przepisy prawa uległy zmianie.
    Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:
    - uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania w zakresie podatku
    dochodowego od osób prawnych (pytanie nr 2), które wyraził Wojewódzki Sąd
    Administracyjny w Łodzi w ww. wyroku;
    - ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie
    podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie nr 2) – stwierdzam, że stanowisko,
    które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku dochodowego od osób
    prawnych odnośnie ustalenia, czy dokumenty księgowe przechowywane po ich
    zeskanowaniu z dokumentów papierowych wyłącznie w formie elektronicznej i po
    zniszczeniu oryginalnych dokumentów papierowych mogą w świetle art. 9 ust. 1 w zw. z
    art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych dokumentować
    wydatki celem uznania tych wydatków za koszty uzyskania przychodów (przy założeniu,
    że pozostałe warunki rozpoznawalności kosztów są spełnione) – jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie wskazać należy, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o
    wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych
    wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana
    interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa pytania).
    Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem
    nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.
    W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
    prawnych
    (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”):
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów
      ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła
      przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (...)
    Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu
    każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej
    analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy
    ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów
    lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach
    należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu
    a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź
    też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
    W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt
    uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

      - został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
        pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania
        przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika
        przez osoby inne niż podatnik),
      - jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została
        podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
      - pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
      - poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub
        może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
      - został właściwie udokumentowany,
      - nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww.
        ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
    Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi
    przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały
    w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z
    obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.
    Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia
    określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na
    podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem
    przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z
    dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ
    podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania
    przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału
    dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo
    - skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.
    Państwa wątpliwości budzi m.in. kwestia ustalenia, czy dokumenty księgowe
    przechowywane po ich zeskanowaniu z dokumentów papierowych wyłącznie w formie
    elektronicznej i po zniszczeniu oryginalnych dokumentów papierowych mogą w świetle
    art. 9 ust. 1 w zw. z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych
    dokumentować wydatki celem uznania tych wydatków za koszty uzyskania przychodów
    (przy założeniu, że pozostałe warunki rozpoznawalności kosztów są spełnione).
    Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku
    dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń
    gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma
    zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.
    Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:
      Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z
      odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu
      (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy,
      a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości
      niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów
      amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
    Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.)
    zawiera przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy dowodów księgowych zapisów
    zawartych w księgach w tym zapisów dotyczących wydatków. Przepisami tymi są art. 20
    ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości.
    Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
    Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające
    dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":
    1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
    2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

    3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
    Z przepisu art. 20 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości wynika, że każdy wykazany w
    księgach rachunkowych wydatek powinien być udokumentowany odpowiednim dowodem.
    W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:
    Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
    1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które
    muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
    2) korygujące poprzednie zapisy;
    3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
    źródłowego;
    4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów
    klasyfikacyjnych.
    Według art. 20 ust. 4 i 5 cyt. ustawy:
    4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych
    dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji
    gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby
    dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których
    przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali
    nieżelaznych od ludności.
    5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z
    dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane
    automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych
    lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w
    księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co
    najmniej następujące warunki:
    1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów
    księgowych;
    2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby
    odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
    3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych
    danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
    4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób
    zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego
    rodzaju dowodów księgowych.
    W świetle art. 21 ust. 1-5 ustawy o rachunkowości:
    1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
    1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
    2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
    3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
    naturalnych;
    4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę
    sporządzenia dowodu;
    5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
    aktywów;

    6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
    rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
    rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
    2. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w
    rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena,
    potwierdzona stosownym wydrukiem.
    3. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich
    wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia
    operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie,
    chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut
    obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.
    4. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów,
    przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest
    dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być
    zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach
    ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone
    mechanicznie.
    5. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne
    przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych
    w języku obcym.
    Na podstawie art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości:
    1. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem
    operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane
    określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest
    dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
    2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować
    jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego
    sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią
    inaczej.
    3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej
    treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie
    treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o
    ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub
    cyfr.
    4. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden
    egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i
    wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.
    Na mocy art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości:
    Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z
    zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do
    sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w
    sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i
    dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz
    symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
    Art. 73 ust. 2 ww. ustawy stanowi, że:
    Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do
    nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów
    i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów
    księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające

    zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania
    tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na
    odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.
    Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została
    przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
    Natomiast stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości:
      Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte
      przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu
      służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg
      rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich
      zapisów.
    Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego
    przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa
    zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.
    W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i
    usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w
    jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:
      Podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
      ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
      oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
      momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.
    Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:
      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju
      w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego,
      naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
      Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych,
      dostęp on-line do tych faktur.
    W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:
      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Z opisu sprawy wynika, że prowadzicie Państwo samodzielnie księgi rachunkowe zgodnie
    z przepisami ustawy o rachunkowości, a w związku z prowadzoną działalnością
    gospodarczą otrzymujecie i wystawiacie faktury VAT oraz otrzymujecie i wystawiacie inne
    dokumenty księgowe związane z ponoszonymi kosztami/uzyskanymi przychodami (w tym
    m.in. noty uznaniowe i obciążeniowe, paragony, rachunki i inne dokumenty konieczne dla
    prawidłowego wykazania zobowiązań podatkowych, w tym w zakresie podatku
    dochodowego, a także inne dokumenty potwierdzające zasadność i prawidłowość

    wystawionej lub otrzymanej faktury (np. WZ, CMR, zamówienie, PZ, itp.). Obecnie faktury
    VAT otrzymywane przez Państwa w formie papierowej przechowywane są w takiej samej
    formie (papierowej) co najmniej do momentu upływu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego. W celu minimalizacji kosztów przechowywania dokumentów i usprawnienia
    obiegu i dostępu do dokumentów, zamierzacie Państwo wdrożyć rozwiązanie
    informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu otrzymanych w postaci
    papierowej Dokumentów księgowych (krajowych i zagranicznych) wyłącznie w formie
    elektronicznej (po zeskanowaniu z dokumentów papierowych).
    Przechodząc na grunt niniejszej sprawy, dokumenty księgowe przechowywane po ich
    zeskanowaniu z dokumentów papierowych, wyłącznie w formie elektronicznej i po
    zniszczeniu oryginalnych dokumentów papierowych, będą mogły w świetle art. 9 ust. 1 w
    zw. z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych dokumentować
    Państwa wydatki celem uznania tych wydatków za koszty uzyskania przychodów, jeśli ww.
    dowody księgowe będą spełniać wymagania przepisów podatkowych, co do
    przechowywania i dostępności tych dokumentów (art. 112a ust. 1-4 ustawy o VAT).
    Odnosząc się zaś do pozostałych dokumentów księgowych, należy wskazać na regulacje
    art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) z których
    wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów
    dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia
    odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych
    dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na informatyczne
    nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość
    dowodów.
    Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie
    odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o
    ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w
    dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10
    ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące
    ochronie dowodów księgowych.
    Archiwizowanie i przechowywanie dowodów księgowych potwierdzających poniesienie
    wydatków na zakup towarów i usług związanych z podróżami służbowymi oraz rozliczenia
    należności związanych z podróżami służbowymi, które będą przechowywane w formie
    elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności
    pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu
    dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest zgodne z przytoczonymi
    przepisami. Fakt rezygnacji Spółki z przechowywania dokumentów dotyczących zakupu
    towarów i usług związanych z podróżami służbowymi oraz rozliczenia należności
    związanych z podróżami służbowymi w formie papierowej na rzecz formy elektronicznej
    nie implikuje niemożliwości zaliczenia dokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania
    przychodów.
    Mając na względzie, iż w przedmiotowej sprawie spełnione zostały opisane wyżej
    wymagania należy zgodzić się z Państwem, że będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do
    kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania
    przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które udokumentowane będą e-
    fakturami wykazanymi w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, w
    przypadku gdy e-faktury będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie
    z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym przez Państwa we wniosku.
    Wobec powyższego, Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku Nr
    2 jest prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Przedmiotem niniejszej interpretacji jest ocena Państwa stanowiska jedynie w zakresie
    podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie oznaczone we wniosku nr 2). W
    pozostałym zakresie wniosku, wydane zostało odrębne rozstrzygnięcie.
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązywał w dacie wydania pierwotnego rozstrzygnięcia.
    Dodatkowo należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o
    wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku.
    Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy
    rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie
    ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w
    złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek
    elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją
    aktualność.
    Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać
    należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani
    konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też
    zdarzenia przyszłego. Odnosząc się natomiast do przywołanego przez Państwa wyroku
    należy zaznaczyć, że orzeczenia sądowe są wiążące jedynie w sprawach, w których
    zapadły. Natomiast organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje
    się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów, to nie ma możliwości
    zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb
    ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz.
    111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja
    będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i
    zastosują się Państwo do interpretacji.
    - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi
      elementem czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
        z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami
    administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie
      ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie
    naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej
    oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami
    skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z
    dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.