Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB1-2.4010.193.2024.2.BD
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2024-06-05
Teza: Ustalenie, czy ponoszone przez Spółkę wydatki związane z noclegami i przejazdami zleceniobiorców oraz podwykonawców stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów
Słowa kluczowe: koszt-koszty uzyskania przychodów; nocleg; podwykonawstwo; przejazdy; zleceniobiorca
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15-ust. 1

Interpretacja indywidualna
==========================

– stanowisko prawidłowe
=======================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

9 kwietnia 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 8 kwietnia 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia, czy ponoszone przez Spółkę wydatki związane z noclegami i przejazdami zleceniobiorców oraz podwykonawców stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów.

Uzupełnili go Państwo w odpowiedzi na wezwanie pismem z 22 maja 2024 r. (wpływ tego samego dnia oraz 24 maja 2024 r.).

Treść wniosku jest następująca:

### Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

W dniu (…) Spółka dominująca oraz Spółki Grupy zawarły umowę o utworzeniu PGK (dalej: „Umowa”). Umowa ta została zawarta na okres 3 lat podatkowych (2024-2026). Rokiem podatkowym wybranym przez PGK jest rok kalendarzowy, przy czym pierwszy rok podatkowy rozpoczął się z dniem 1 stycznia 2024 r. W związku z koniecznością zgłoszenia i rejestracji Umowy przez naczelnika urzędu skarbowego, spółka dominująca, przedłożyła wcześniej wymienioną Umowę - zgodnie z art. 1a ust. 4 Ustawy o CIT - do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

W konsekwencji dnia 22 grudnia 2023 r. naczelnik urzędu skarbowego wydał decyzję o rejestracji PGK. A jest podmiotem reprezentującym PGK i spółką dominującą w rozumieniu art. 1a ust. 2 pkt 1 lit. b Ustawy o CIT.

W związku z tym, że PGK funkcjonuje jako podatnik podatku dochodowego od osób prawnych począwszy od 1 stycznia 2024 r., wniosek składany jest w imieniu PGK dotyczy natomiast transakcji ewidencjonowanych w księgach A.

A - Spółka dominująca Wnioskodawcy w ramach prowadzonej działalności operacyjnej realizuje różne projekty, angażując do nich zleceniobiorców i podwykonawców, z którymi zawiera umowy o współpracy. Wymienione czynności świadczone są zarówno w siedzibie firmy jak i w lokalizacjach poza biurem centrali w Polsce i zagranicą.

Spółka przy realizacji określonych projektów korzysta zatem z pracy własnych pracowników, osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (zleceniobiorcy), jak również firm podwykonawców działających w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. Zleceniobiorcy i podwykonawcy wykonują na rzecz Spółki czynności pomocnicze z różnych obszarów aktywności Spółki dominującej, między innymi działów (…).

Z uwagi na konieczność szybkiego i sprawnego wykonania zleconych prac, oraz z uwagi na umowy podpisane z operatorami organizującymi rezerwacje hoteli oraz komunikację krajową i zagraniczną, zdarzają się sytuacje, w których Spółka bezpośrednio ponosi wydatki związane z noclegami oraz przejazdami do miejsca wykonywania czynności zleceniobiorców oraz podwykonawców (np. bilety komunikacji autobusowej, kolejowej lub lotniczej). Ww. koszty nie są przenoszone przez Spółkę na zleceniobiorców oraz podwykonawców.

Ponoszenie przez Spółkę wydatków związanych z noclegami oraz przejazdami do miejsca wykonywania prac zgodne jest z oczekiwaniami rynku. Spółka pragnąc zaangażować zleceniobiorców lub podwykonawców do przedmiotowych prac w miejscach znacznie oddalonych od miejsca zamieszkania i siedziby zleceniobiorców/podwykonawców musi zobowiązać się do pokrycia kosztów noclegów oraz dojazdów.

Przedstawiony sposób rozliczania kosztów noclegów oraz przejazdów podyktowany jest również faktem, że Spółka jest organizatorem i koordynatorem całości prowadzonych projektów. Ze względu na specyfikę funkcjonowania Spółki jako dostawcy nowoczesnych rozwiązań struktury (…), konieczna jest właściwa koordynacja. W związku z tym, że Spółka jest odpowiedzialna za uzyskanie efektu poszczególnych projektów, przygotowując harmonogram prac Wnioskodawca posiadać musi pełną wiedzą o terminach, w których muszą być wykonane poszczególne etapy prac (w tym prace zleceniobiorców i podwykonawców), dlatego też to Spółka dokonuje większości rezerwacji noclegów oraz organizuje przejazdy dla większości osób zaangażowanych w dany projekt. Takie działanie pozwala z jednej strony ograniczyć koszty (rezerwacja noclegów dla większej ilości osób pozwala uzyskać korzystniejsze ceny i w ostatecznym rozrachunku ograniczyć koszty realizacji projektów od wskazanych powyżej operatorów usług zapewniających rezerwację hoteli i przejazdów), jak również w istotny sposób ograniczyć ryzyko niedotrzymania terminów przez zleceniobiorców oraz podwykonawców. Wyjazdy zleceniobiorców i podwykonawców są integralnie powiązane z rozwojem sieci (…), tworzonej i rozwijanej przez Wnioskodawcę.

W takich sytuacjach jak opisano powyżej, wartość ponoszonych przez Spółkę wydatków związanych z noclegami oraz przejazdami zleceniobiorców oraz podwykonawców do miejsca wykonywania prac nie zwiększa wartości wynagrodzenia zleceniobiorcy i podwykonawcy.

W związku z tym Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie, czy prawidłowo są przez niego interpretowane przepisy prawa podatkowego, pozwalające na uznanie ww. wydatków, ponoszonych przez Spółkę, związanych z noclegami i przejazdami zleceniobiorców i podwykonawców za koszty uzyskania przychodu Spółki.

W uzupełnieniu wniosku wskazaliście Państwo również, że:

Pokrycie kosztów noclegów i podróży zleceniobiorców i podwykonawców przyczynia się do skutecznej realizacji projektów przez nich realizowanych. Celem pokrywania przez Spółkę wydatków związanych z noclegami i transportem podwykonawców i zleceniobiorców jest usprawnienie organizacji wspólnych projektów i zwiększenie motywacji podwykonawców oraz zleceniobiorców, co z kolei przekłada się na poprawę jakości wykonywanej pracy oraz sprawną i szybką realizację zadań, a w konsekwencji wysokość uzyskiwanych przez Spółkę przychodów. Wnioskodawca stoi na stanowisku, że ponoszenie wymienionych we wniosku wydatków jest w związku z powyższym niezbędne do osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Wydatki będące przedmiotem wniosku o interpretację indywidualną dokumentowane są fakturami i rachunkami wystawionymi na Spółkę.

W opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym osoba odbywająca podróż nie jest pracownikiem Spółki, nie może być zatem mowy o podróży służbowej, a jedynie o podróży w celu realizacji usługi.

W przypadku umów zawieranych z podwykonawcami lub zleceniobiorcami brak jest określonego miejsca świadczenia usług.

Zadania podwykonawców i zleceniobiorców nie odbywają się pod nadzorem, zatem Spółka nie wydaje każdorazowo poleceń przed odbyciem podróży w jej interesach. To pragmatyka skutecznej i optymalnej realizacji projektów przez podwykonawcę lub zleceniobiorcę określa zapotrzebowanie na odbycie podróży, w taki sposób, aby zlecenie realizowane było w sposób możliwie skuteczny i przynoszący najwięcej korzyści. Powierzone zleceniobiorcy i podwykonawcy usługi wymagają odbycia podróży.

Podróże, o których mowa we wniosku odbywały/odbywają się/będą się odbywały wyłącznie w celu realizacji poszczególnych zadań w ramach realizowanych projektów i świadczonych usług, które wykonywane są dla Spółki przez podwykonawców i zleceniobiorców.

Spółka podpisuje z podwykonawcami działającymi w formie jednoosobowej działalności gospodarczej umowy o świadczenie usług.

Wymienieni w treści wniosku zleceniobiorcy to osoby, które wykonują zadania w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

W zakresie stanu faktycznego co do zasady w treści zawieranych umów brak jest zobowiązania zapewnienia podwykonawcom i zleceniobiorcom noclegów oraz transportu w czasie współpracy. W zakresie zdarzenia przyszłego, Spółka zakłada wprowadzenie ww. zapisu do wszystkich zawieranych umów z podwykonawcami i zleceniobiorcami.

Podwykonawcy i zleceniobiorcy jako podmioty prowadzące samodzielnie działalność gospodarczą dobrowolnie wybierają miejsca opisanych we wniosku noclegów oraz środek transportu. Pokrycie tych wydatków przez Spółkę odbywa się w sposób zorganizowany. Spółka zapewnia transport oraz noclegi, przyjmując wystawione na siebie rachunki i faktury, w celu usprawnienia organizacji pracy.

### Pytanie

Czy w świetle przepisów ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r., poz. 2805.; dalej: u.p.d.o.p.), ponoszone przez Spółkę, wydatki związane z noclegami oraz przejazdami zleceniobiorców oraz podwykonawców stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów?

### Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, ponoszone przez Spółkę dominującą Wnioskodawcy wydatki związane z noclegami oraz przejazdami zleceniobiorców oraz podwykonawców powinny stanowić koszty uzyskania przychodów Wnioskodawcy.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Zgodnie z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

W świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, w celu zaliczenia określonych wydatków do kosztów podatkowych wymagane jest spełnienie następujących przesłanek:

\- wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione przez osoby inne niż podatnik),

\- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

\- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

\- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

\- został właściwie udokumentowany,

\- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Odnosząc powyższe do przedstawionego opisu stanu faktycznego, w pierwszej kolejności zauważyć należy, że wydatki związane z noclegami oraz przejazdami zleceniobiorców oraz podwykonawców ponoszone przez Spółkę nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 u.p.d.o.p.

Ponadto, jak wynika z przedstawionych informacji, w niektórych sytuacjach Spółka ponosi koszty związane z noclegami, oraz przejazdami zleceniobiorców oraz podwykonawców i nie są one przenoszone przez Spółkę na zleceniobiorców oraz podwykonawców. W konsekwencji, stwierdzić należy, że przedmiotowe wydatki ponoszone są przez Spółkę, oraz że mają charakter definitywny.

Równocześnie, w świetle zawartych w opisie stanu faktycznego informacji związanych ze specyfiką działalności Spółki, stwierdzić należy, że poniesione przez Spółkę wydatki związane z noclegami oraz przejazdami zleceniobiorców oraz podwykonawców niewątpliwie przyczyniają się do osiągnięcia przychodów, jak również ponoszone są w celu zabezpieczenia źródła przychodów, jakim jest zbudowanie wysokiej renomy rynkowej sieci (…). Ponoszone wydatki na noclegi i przejazdy zleceniobiorców i podwykonawców należą zatem do wydatków powiązanych integralnie z rozwojem sieci (…) i przychodami Wnioskodawcy.

Pomiędzy ponoszonymi wydatkami związanymi z noclegami oraz przejazdami zleceniobiorców oraz podwykonawców oraz przychodami uzyskiwanymi przez Spółkę występuje związek przyczynowo-skutkowy. Spółka, korzystając ze świadczonych przez zleceniodawców usług podlega stałemu rozwojowi. Organizacja przejazdów oraz noclegów pozwala zachować kontrolę nad wydatkami generowanymi w poszczególnych projektach, co w konsekwencji skutkuje prawidłowym zarządzaniem strukturą ponoszonych wydatków. Spółka ponosi tylko te wydatki związane z noclegami oraz przejazdami zleceniobiorców oraz podwykonawców, które są ściśle związane z pracami wykonywanymi przez zleceniobiorców oraz podwykonawców na rzecz Spółki. Ponoszenie takich kosztów bezpośrednio przez Spółkę prowadzi również do uproszczenia rozliczeń ze zleceniobiorcami oraz podwykonawcami.

Działanie Spółki jest również racjonalne z ekonomicznego punktu widzenia, gdyż pozwala ograniczyć koszty związane z noclegami oraz przejazdami poprzez uzyskanie cen, które nie byłyby osiągalne dla poszczególnych zleceniobiorców oraz podwykonawców i w ostatecznym rozrachunku ograniczyć koszty i zwiększyć zysk Spółki. Tym samym, wydatki będące przedmiotem niniejszego wniosku umożliwiają Spółce prawidłowe i optymalne kosztowo funkcjonowanie. Związane są zatem z podstawową działalnością Spółki i przyczyniają się do osiągnięcia przychodów przez Spółkę. W świetle powyższego, ponoszone przez Spółkę wydatki związane z przejazdami oraz noclegami zleceniobiorców oraz podwykonawców (jako definitywne) uznać należy za racjonalne i gospodarczo uzasadnione.

W ocenie Wnioskodawcy, wydatki związane z noclegami oraz przejazdami zleceniobiorców oraz podwykonawców ponoszone bezpośrednio przez Spółkę spełniają podstawową przesłankę wynikającą z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. oraz nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p. W konsekwencji, Wnioskodawca powinien być uprawniony do zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Wnioskodawca pragnie zwrócić także uwagę na powszechność tego typu sytuacji w relacjach między firmami. Firmy coraz częściej korzystają z zewnętrznych podwykonawców, którzy wykonują określone usługi wchodzące w skład całości świadczenia realizowanego na rzecz ostatecznego klienta. W związku z tym, powstaje coraz więcej podmiotów gospodarczych świadczących usługi outsourcingu, które w przypadku branży, w której działa Spółka, wymagają obecności w miejscu wyznaczonym przez Wnioskodawcę. Celem poniesienia określonych wydatków przez Spółkę jest ułatwienie lub umożliwienie zleceniobiorcy/podwykonawcy wyświadczenia zamówionej usługi w sposób, który przyczyni się do wygenerowania po stronie zamawiającego (Spółki) przychodu lub zachowania, czy zabezpieczenia jego źródła. Z tej też przyczyny wydatki na tego typu świadczenia, pomimo, że nie korzysta z nich bezpośrednio podmiot, który je nabywa (Spółka), są niewątpliwie związane z jego przychodem. Co więcej, ustalając cenę w transakcjach, strony zakładają ponoszenie tego typu wydatków przez Spółkę i mając to w świadomości odpowiednio kalkulują należne zleceniobiorcy/podwykonawcy wynagrodzenie.

Przedstawione powyżej stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia wydatków związanych z noclegami oraz przejazdami zleceniobiorców oraz podwykonawców w kosztach uzyskania przychodów zgodne jest ze stanowiskiem prezentowanym przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych.

Przykładowo przywołać można interpretację Dyrektora Krajowej Informacja Skarbowej z dnia 2 sierpnia 2023 r. (0111-KDIB2-1.4010.169.2023.3.BJ), powołując się na treść interpretacji indywidualnej z dnia 12 czerwca 2020 r. (0111-KDIB2-1.4010.120.2020.1.AP), w której stwierdzono, że: „\`(...)\`wskazane we wniosku wydatki ponoszone przez Spółkę na zapewnienie wyżywienia i zakwaterowania podwykonawcom mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Tego rodzaju wydatki są bowiem kosztami wnioskodawcy, gdyż wiążą się z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie są także wydatkami wymienionymi w art. 16 ustawy o CIT - wyłączonymi z kosztów podatkowych”.

Podobnie w zakresie wydatków związanych z przejazdami i noclegami zleceniobiorców organy podatkowe potwierdzają, że przedmiotowe wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Tak np. uznał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 1 dnia 20 lipca 2022 r. (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.295.2022.EJ), w której stwierdzono, że: „mając zatem na uwadze treść art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stwierdzić należy, że ponoszone przez Spółkę wydatki związane z przejazdami i noclegami osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie i umowy o dzieło mogą stanowić koszt uzyskania przychodu dla Wnioskodawcy”.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz art. 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 2805 ze zm., dalej: „updop”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 updop:

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Na podstawie art. 15 ust. 1 updop podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

\- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

\- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

\- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

\- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

\- został właściwie udokumentowany,

\- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Właściwa i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:

\- przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu) oraz

\- potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

a. „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

b. „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

c. „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Podatnik, oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik, uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.

Zgodnie z utrwalonym poglądem judykatury: „Warunkiem uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest łączne spełnienie następujących warunków: faktycznego (rzeczywistego) poniesienia wydatku przez podatnika, istnienie związku z prowadzoną przez podatnika działalnością oraz poniesienie go w celu uzyskania przychodu, jego zwiększenia bądź zachowania źródła przychodu. Nie każdy zatem wydatek, nawet związany z prowadzoną działalnością gospodarczą jest kosztem podatkowym, zmniejszającym podstawę opodatkowania, ale tylko taki, który realizuje cel wskazany w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Cel ten musi być widoczny, a ponoszone koszty winny go realizować bądź co na najmniej zakładać realnie możliwość jego osiągnięcia”. (por. wyrok NSA z 2 sierpnia 2012 roku, sygn. akt II FSK 41/11, uchwała NSA z 24 stycznia 2011 r., sygn. akt II FPS 6/10, oraz uchwała z 12 grudnia 2011 roku, sygn. akt II FPS 2/11). Poza tym, „przy ustaleniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek - poza wyraźnie wskazanymi w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego lub pośredniego związku z przychodem i racjonalnością działania dla osiągnięcia tego przychodu. Sytuacje, w których ów związek przyczynowy nie jest jednoznaczny, należy rozwiązywać według zasad racjonalnego rozumowania, odrębnie w odniesieniu do każdego przypadku” (por. wyrok NSA z 9 września 2011 roku, sygn. akt II FSK 1118/10). Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u konkretnego podatnika musi uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego kosztu (por. wyrok NSA z 1 marca 2016 roku, sygn. akt II FSK 4009/13).

Z treści wniosku i jego uzupełnienia wynika, że przy realizacji projektów korzystają Państwo z pracy własnych pracowników, osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych oraz podwykonawców działających w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. Z uwagi na konieczność szybkiego i sprawnego wykonania zleconych prac i dążenia do skutecznej realizacji projektów ponoszą Państwo wydatki związane z noclegami i przejazdami do miejsca wykonywania czynności zleceniobiorców oraz podwykonawców. Ponoszone koszty mają na celu usprawnienie organizacji wspólnych projektów, zwiększenie motywacji podwykonawców i zleceniobiorców, co ma przełożenie na jakość wykonywanej pracy oraz wpływa na sprawną i szybką realizację zadań, a w konsekwencji wysokość uzyskiwanych przez Spółkę przychodów.

Wydatki poniesione na noclegi i przejazdy dokumentowane są fakturami i rachunkami wystawionymi na Spółkę, które nie są przenoszone na zleceniobiorców i podwykonawców.

Odbywanie podróży i korzystanie z noclegów przez podwykonawców oraz zleceniobiorców uzależnione jest od konieczności skutecznej i optymalnej realizacji projektów, a ma na celu szybką i sprawną ich realizację. Podwykonawcy wykonują powierzone im zadania na podstawie stosownych umów o świadczenie usług podpisanych ze Spółką.

Mając na uwadze powyższe zauważyć zatem należy, że celem zapewnienia transportu oraz noclegów na rzecz zleceniobiorców i podwykonawców jest usprawnienie organizacji pracy, w tym szybkie i sprawne wykonanie zleconych prac, a tym samym skuteczna realizacja projektów. Ponadto, jak wskazano w uzupełnieniu wniosku Spółka zamierza wprowadzić do zawieranych umów zapisy dotyczące zobowiązania do zapewnienia podwykonawcom i zleceniobiorcom noclegów oraz transportu w czasie współpracy ze Spółką. Zatem, rozwiązanie to będzie w przyszłości wynikało z zapisów zawartych umów.

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego stwierdzić zatem należy, że wskazane we wniosku wydatki poniesione/ponoszone przez Spółkę spełniają/będą spełniały wynikające z art. 15 ust. 1 updop przesłanki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu. Ponadto, wydatki te nie zostały wyłączone z kosztów na podstawie art. 16 updop. W świetle powyższego, należy więc uznać, że wydatki związane z podróżami, tj. koszty transportu oraz noclegów osób wykonujących usługi na rzecz Spółki, stanowić będą dla Państwa koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 updop.

Przemawiają za tym następujące okoliczności:

\- koszty ponosi/będzie ponosić Spółka i nie są/będą one Państwu zwracane,

\- wydatki te poniesione/ponoszone są/będą w celu szybkiej i sprawnej realizacji zleceń,

\- wydatki udokumentowane są/będą odpowiednimi fakturami i rachunkami,

\- wydatki nie znajdują się w katalogu wyłączeń zawartych w art. 16 ust. 1 updop.

Wobec powyższego, Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa we wniosku interpretacji indywidualnych stwierdzić należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów w odmiennych stanach faktycznych/zdarzenia przyszłych od omawianego i nie wiążą Organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

\- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383, ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

\- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

\- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1634, ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

\- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

\- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa.