Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT1-3.4012.946.2024.2.MWJ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-02-17
Teza: Ustalenie, czy dopuszczalne jest archiwizowanie/przechowywanie dokumentów sprzedażowych i zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej). Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; faktura-faktura VAT; odliczenia-prawo do odliczenia; pracownik
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 2. Odliczenie częściowe podatku oraz korekta podatku naliczonego -Częściowe odliczenie podatku - proporcja; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Stosowanie faktur elektronicznych
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 88; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 2 -art. 90-ust. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

dłowe
    Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

12 listopada 2024 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który
    dotyczy:
    • ustalenia, czy dopuszczalne jest archiwizowanie/przechowywanie dokumentów
    sprzedażowych i zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności
    przechowywania w formie papierowej),
    • prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych.
    Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 3 lutego 2025 r. (wpływ).
    Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
    Sp. z.o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest podmiotem prowadzącym działalność
    gospodarczą w branży medycznej. Wnioskodawca jest podmiotem leczniczym wpisanym
    do Rejestru Podmiotów wykonujących działalność leczniczą. Wnioskodawca jest
    zarejestrowany jako podatnik VAT czynny.
    W ramach swojej działalności gospodarczej Spółka świadczy m.in. usługi zwolnione z
    opodatkowania VAT (co do zasady w ramach prowadzonego przez ten podmiot szpitala).
    Spółka wykonuje również wybrane czynności podlegające opodatkowaniu VAT (np. najem
    powierzchni, wydawanie wybranych zaświadczeń medycznych, itp.). Spółka w celu
    udokumentowania powyższych transakcji wystawia na rzecz nabywców w szczególności
    faktury, faktury korygujące oraz paragony fiskalne (dalej: „Dokumenty sprzedażowe” lub
    „Dokumentacja sprzedażowa”). Spółka wystawia i przechowuje faktury / faktury
    korygujące w formie elektronicznej. W zależności od wyboru kontrahenta, dokumenty
    sprzedażowe wysyłane są elektronicznie (w formie dokumentu pdf) bądź w formie
    papierowej (w szczególności w przypadku wystawienia paragonów fiskalnych osobom
    fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej). Spółka nie przechowuje kopii
    faktur w wersji papierowej, pozostawiając w swoim systemie archiwizującym wersję
    elektroniczną.
    W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa również towary i usługi.
    W związku ze znaczną ilością otrzymywanych przez Spółkę dokumentów w formie
    papierowej oraz elektronicznej, w szczególności faktur dokumentujących nabycie towarów
    i usług, faktur korygujących, duplikatów faktur, załączników do faktur, paragonów z NIP
    oraz innych dokumentów zakupowych, w tym dokumentów potwierdzających nabywane
    przez pracowników Spółki w ramach obowiązków służbowych, towary i usługi, które są
    otrzymywane w formie papierowej (dalej łącznie jako: „Dokumenty zakupowe” lub

    „Dokumentacja zakupowa”), w celu usprawnienia procesu obiegu i archiwizacji
    Dokumentów zakupowych Spółka planuje ujednolicić procedury w zakresie przetwarzania
    i przechowywania tych dokumentów oraz ograniczyć archiwizację wyłącznie do
    dokumentów w formie elektronicznej.
    Poniżej Spółka prezentuje generalne procedury związane z procesem obiegu i archiwizacji
    Dokumentacji zakupowej oraz Dokumentacji Sprzedażowej, obowiązujące w Grupie, do
    której należy Spółka (dalej również: Grupa).
    I. Opis obiegu dokumentacji sprzedażowej
    Jak zasygnalizowano powyżej, Spółka wystawia Dokumenty sprzedażowe w wersji
    elektronicznej. W zależności od wyboru kontrahenta, dokumenty sprzedażowe wysyłane
    są w formie dokumentu pdf bądź w formie papierowej. Spółka nie przechowuje kopii
    faktur w wersji papierowej, pozostawiając w swoim systemie archiwizującym wersję
    elektroniczną.
    II. Procedura obiegu i akceptacji dokumentacji zakupowej
    Opis postępowania dla dokumentów w obiegu elektronicznym
    Zgodnie z obowiązującą procedurą obiegu dokumentów, w przypadku otrzymania
    Dokumentu zakupowego w formie papierowej wysłanego przez kontrahenta
    bezpośrednio na adres Spółki lub X (dalej opisywane również jako „X”), dokument ten jest
    wstępnie procesowany przez X i przekazany firmie zewnętrznej, która rejestruje
    dokumenty elektronicznie i archiwizuje oryginały w wersji papierowej. W przypadku
    dokumentów wysłanych bezpośrednio do Spółki, Spółka przekazuje te dokumenty do X,
    skąd są odbierane przez firmę zewnętrzną.
    Po zarejestrowaniu danego dokumentu przez firmę zewnętrzną w systemie
    archiwizującym wykorzystywanym w ramach Grupy, dany dokument zakupowy w wersji
    elektronicznej (wraz z ewentualnymi załącznikami) jest procesowany przez odpowiedniego
    pracownika Spółki lub X pod kątem merytorycznym (tj. pracownik opisuje czego dotyczy
    zakup wraz z podaniem miejsca powstania wydatku (centrum kosztu) oraz daty
    otrzymania Dokumentu zakupowego). W kolejnym kroku dokument jest procesowany
    przez X, gdzie następuje jego akceptacja merytoryczna oraz formalno-rachunkowa w
    systemie archiwizującym oraz dalsze wprowadzenie Dokumentu do systemu księgowo-
    finansowego.
    W przypadku otrzymania Dokumentu zakupowego w formie elektronicznej, zapewniającej
    zachowanie czytelności, integralności oraz autentyczności (otrzymanego, przykładowo w
    formie pdf, zarówno drogą mailową na adres X bądź adres e-mail pracownika Spółki, jak i
    wygenerowanego przez pracownika Spółki za pomocą udostępnionego portalu dostawcy)
    dokument ten wraz z załącznikami jest przekazywany przez X firmie zewnętrznej w celu
    rejestracji w elektronicznym archiwum Grupy. Podobnie jak w przypadku dokumentacji
    papierowej archiwizowanej elektronicznie, przed zaksięgowaniem dokumenty zakupowe
    w wersji elektronicznej są poddawane analizie merytorycznej określonego pracownika i
    dalszej akceptacji merytorycznej oraz formalno-rachunkowej przez X oraz wprowadzane
    są do systemu finansowo-księgowego.
    Zdarzają się również sytuacje, w których Spółka otrzymuje Dokumenty zakupowe w formie
    skanu/lub zdjęcia (tj. w formie nieedytowalnej), a następnie ten sam Dokument zakupowy
    otrzymuje od kontrahenta w formie papierowej. W takich przypadkach procedury
    przewidują analogiczne postępowanie jak dla obiegu dokumentów w formie papierowej
    tzn. otrzymany Dokument zakupowy jest ostatecznie przekazywany firmie zewnętrznej dla
    potrzeb archiwizacji fizycznego oryginału oraz digitalizacji i umieszczeniu w systemie
    archiwizującym Grupy. Po zarchiwizowaniu dokumentu w programie, dokument jest

    procesowany przez pracownika tj. pracownik opisuje czego dotyczy zakup wraz z
    podaniem miejsca powstania wydatku (centrum kosztu) oraz daty otrzymania Dokumentu
    zakupowego). W kolejnym kroku dokument jest procesowany przez X, gdzie następuje
    jego akceptacja merytoryczna oraz formalno-rachunkowa w systemie archiwizującym oraz
    dalsze wprowadzenie Dokumentu do systemu księgowo-finansowego.
    Opis postępowania dla dokumentów w obiegu papierowym
    W ramach procedur wewnętrznych obowiązujących w Grupie, przewidziany jest również
    tryb postępowania dla dokumentów w obiegu papierowym.
    W ramach tego trybu co do zasady wykonywane są analogiczne czynności, jak w
    przypadku obiegu elektronicznego, przy czym dokumentacja archiwizowana jest wyłącznie
    w wersji papierowej przez podmiot zewnętrzny (tj. nie jest archiwizowana w systemie
    archiwizującym) po uprzedniej weryfikacji dokumentacji po stronie Spółki oraz księgowego
    X i wprowadzeniu ich do systemu finansowo-księgowego.
    III. Opis planowanych zmian procedur archiwizacji dokumentacji
    Biorąc pod uwagę obciążenia administracyjne oraz koszty związane z archiwizacją
    dokumentacji w wersji papierowej, Spółka rozważa zmianę polityki obiegu dokumentacji,
    ograniczając jej przechowywanie do wersji elektronicznej (po przeprowadzeniu cyfryzacji
    otrzymywanej w wersji papierowej).
    W ramach aktualizacji procedury obiegu dokumentów/elektronicznego przechowywania
    dokumentów Spółka planuje zrezygnować z archiwizowania dokumentów w formie
    papierowej. Spółka w związku z tym planuje utylizować dokumenty otrzymywane od
    kontrahentów w papierze po ich uprzednim skanowaniu oraz wprowadzeniu do systemu
    archiwizującego oraz systemu finansowo-księgowego przez podmiot zewnętrzny.
    Po wdrożeniu zmian w procedurach, dokumenty nadal będą dostępne w systemie
    informatycznym w formie elektronicznej, do której Spółka będzie miała w każdym czasie i
    miejscu dostęp. Jednocześnie Spółka wskazuje, że w przypadku potencjalnej kontroli
    podatkowej będzie ona w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do dokumentów
    przechowywanych w formie elektronicznej, które będą jednocześnie w pełni czytelne i
    łatwe do odszukania.
    W ramach systemu informatycznego dla celów powyżej opisanej archiwizacji, Spółka jest
    zabezpieczona przed ryzykiem utraty dokumentów i informacji przechowywanych w
    formie elektronicznej, w szczególności w przypadku awarii systemu.
    System informatyczny zapewnia natychmiastowy dostęp do dowodów księgowych za dany
    okres rozliczeniowy. W przypadku ewentualnej kontroli podatkowej, celno-skarbowej bądź
    czynności sprawdzających, Spółka jest i będzie w stanie niezwłocznie przedstawić
    odpowiednie dowody organom podatkowym za wybrany okres rozliczeniowy, bazując na
    danych z systemu informatycznego w zakresie objętym procedurą.
    Opisana wyżej planowana nowa procedura obiegu dokumentów z wyłącznie elektroniczną
    archiwizacją dokumentacji realizowana będzie w sposób umożliwiający zachowanie
    autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności dokumentacji,
    w tym w szczególności faktur. Treści zamieszczone na elektronicznym obrazie nie
    odbiegają i nie będą odbiegać w żaden sposób od treści zawartych na ich papierowych
    odpowiednikach (wierna elektroniczna kopia), a sposób zabezpieczenia tak sporządzonej
    dokumentacji (nieedytowalne skany) uniemożliwia ingerencję w ich treść przez cały okres
    począwszy od momentu zeskanowania dokumentu, aż do upływu terminu przedawnienia
    zobowiązania podatkowego.

    Okres archiwizacji dokumentów zapewniany przez system informatyczny gwarantuje, że
    dowody księgowe będą każdorazowo przechowywane co najmniej do chwili upływu
    terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Spółka, pragnie podkreślić w szczególności, że:
    a) Dokumenty sprzedażowe oraz Dokumenty zakupowe w formie elektronicznej są
      przechowywane w systemie informatycznym w podziale na okresy rozliczeniowe, w
      sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia,
      integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu
      upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Powyższe zapewnione
      jest m.in. poprzez funkcjonujące kontrole biznesowe, które są wykonywane przez
      pracowników odpowiedzialnych merytorycznie za dany wydatek oraz przez
      pracowników X.
    b) Wnioskodawca zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do ww. faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich
      zawartych.
    c) w przypadku, gdy potencjalnie dokumenty te będą przechowywane poza terytorium
      kraju w formie elektronicznej, sposób ich przechowywania umożliwi naczelnikowi
      urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby
      administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą
      środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny, Spółka chciałaby potwierdzić
    wybrane implikacje podatkowe związane z wprowadzeniem opisanej procedury obiegu
    dokumentów z elektroniczną archiwizacją dokumentów.
    Uzupełnienie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
    1. Czy zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami opisanymi we wniosku służą
    wyłącznie czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT?
    Zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami opisanymi we wniosku służą/będą
    służyć zarówno czynnościom opodatkowanym, jak również czynnościom zwolnionym z
    podatku VAT. W przypadku skorzystania z prawa do odliczenia, Wnioskodawca
    odpowiednio przyporządkuje dany zakup do działalności opodatkowanej. W przypadku
    braku możliwości tzw. alokacji bezpośredniej, Wnioskodawca zastosuje odpowiednią
    proporcję odliczenia.
    2. Czy „inne dokumenty zakupowe” potwierdzające nabycie towarów i usług, o których
    mowa we wniosku, zawierają elementy faktury, faktury uproszczonej, o których mowa w
    ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz.
    361 ze zm.)?
    Inne dokumenty zakupowe na podstawie których Wnioskodawca będzie korzystał z prawa
    do odliczenia będą zawierać stosowne elementy faktury, w tym faktury uproszczonej, o
    których mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U.
    z 2024 r. poz. 361 ze zm.).
    3. Czy faktury papierowe będą niszczone dopiero po dokonaniu kontroli biznesowych,
    sprawdzaniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i
    czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku?
    Wnioskodawca potwierdza, iż dokumenty w formie papierowej będą utylizowane po
    dokonaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności oraz autentyczności
    pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w systemach

    Spółki. Dokumenty papierowe będą odbierane i utylizowane przez podmiot zewnętrzny w
    ustalonych z nim terminach. Spółka nie wyklucza, iż może dojść do sytuacji, w której
    papierowy dokument zostanie odebrany w celu utylizacji jeszcze przed terminem
    rozliczenia podatku VAT. Tym niemniej, w ocenie Spółki nie powinno mieć to wpływu na
    prawidłowość rozliczeń podatkowych, pod warunkiem wcześniejszego zapewnienia przez
    Spółkę, iż archiwizowany elektronicznie dokument spełnia odpowiednie wymogi określone
    w przepisach art. 106m oraz 112a ustawy VAT.
    4. Na czym będą polegały kontrole biznesowe i weryfikacja autentyczności pochodzenia
    faktur, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów od
    momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego (proszę dokładnie opisać)?
    W ramach kontroli biznesowych, Wnioskodawca weryfikuje m.in. prawidłowość informacji
    dotyczących swoich danych oraz danych sprzedawcy zawartych na fakturach, w tym
    wskazanych kont bankowych, jak również weryfikuje przedmiot zamówienia (przykładowo
    poprzez sprawdzenie numeru zamówienia lub potwierdza zgodności nabywanych usług
    lub towarów z treścią zawartej umowy ), a także kwoty ujęte na fakturze. Przed
    archiwizacją elektroniczną, papierowy dokument zostaje oznaczony odpowiednim
    „wewnętrznym” numerem dokumentu oraz naklejką z kodem kreskowym, zeskanowany
    (w sposób zapewniający czytelność oraz integralność treści wersji elektronicznej) oraz
    odpowiednio opisany w systemie dla potrzeb dalszego procesowania przez X.
    Pytania
    1. Czy w świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o
    VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie/przechowywanie Dokumentów sprzedażowych
    wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie
    papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą
    elektronicznego przechowywania dokumentów?
    2. Czy w świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o
    VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie/przechowywanie Dokumentów zakupowych
    wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie
    papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą
    elektronicznego przechowywania dokumentów?
    3. Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie
    Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają wpływ na
    odliczenie podatku naliczonego(zawierających kwoty VAT) otrzymanych od kontrahentów
    w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie
    elektronicznej (a także otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej w postaci
    skanu/zdjęcia, niezależnie od tego czy dokument zostanie dostarczony przez kontrahenta
    w późniejszym okresie w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach
    niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania dokumentów?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż:

    1. w świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT,
    dopuszczalne jest archiwizowanie/przechowywanie Dokumentów sprzedażowych
    wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie
    papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą
    elektronicznego przechowywania dokumentów;
    2. w świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT,
    dopuszczalne jest archiwizowanie/przechowywanie Dokumentów zakupowych wyłącznie
    w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) zgodnie
    z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego
    przechowywania Dokumentów zakupowych;
    3. Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie
    Dokumentów zakupowych, które zgodnie z przepisami dają prawo lub mają wpływ na
    odliczenie podatku naliczonego (zawierających kwoty VAT) otrzymanych od dostawców w
    formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej
    (a także otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej w postaci skanu/zdjęcia,
    niezależnie od tego czy dokument zostanie dostarczony przez kontrahenta w późniejszym
    okresie w formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku
    procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych.
    Uzasadnienie
    Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania 1 i 2
    a) Regulacje z zakresu przepisów prawa podatkowego
    Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT: „Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje
    prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności
    faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia
    zobowiązania podatkowego (...).”
    Art. 112a ustawy o VAT wskazuje natomiast, iż:
    1. Podatnicy przechowują:
    1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
      ponownie,
    2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
    -w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz
    autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich
    wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego.
    2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
    obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

    3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w
    formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego,
    naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
    Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-
    line do tych faktur.
    4. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
    skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
    Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o
    których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej -
    również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
    Dodatkowo, zgodnie z art. 106m ustawy o VAT:
    1. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i
    czytelności faktury.
    2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości
    dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
    3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które
    powinna zawierać faktura.
    4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można
    zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę
    audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    5. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność
    pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w
    przypadku wykorzystania:
    1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
    2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego
      modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej
      wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność
      pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
    3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych
      otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
    Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy Ordynacja Podatkowa:
    Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z
    ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.
    Zgodnie natomiast z art. 70 § 1 OP:

    Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku
    kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
    b) Warunki przechowywania Dokumentacji zakupowej oraz sprzedażowej
    Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca pragnie wskazać, iż przepisy podatkowe, w
    szczególności regulacje ustawy o VAT, nie precyzują formy przechowywania dokumentów
    (tj. formy papierowej bądź elektronicznej), o których mowa w przytoczonych powyżej
    przepisach. Regulacje ustawy o VAT nie wskazują również żadnych szczegółowych zasad w
    przedmiotowym zakresie dla dokumentów (w tym w szczególności faktur)
    przechowywanych elektronicznie (poza sytuacją, w której faktury elektroniczne
    przechowywane są poza terytorium kraju).
    W konsekwencji, w ocenie Spółki należy uznać, iż wskazane powyżej regulacje dotyczące
    przechowywania dokumentów, w tym faktur, muszą być spełnione zarówno w odniesieniu
    do dokumentów przechowywanych w formie papierowej, jak i elektronicznej.
    Mając na uwadze powyższe, dla stwierdzenia, iż w ramach procedury elektronicznego
    przechowywania dokumentów, o której mowa w niniejszym wniosku, Dokumenty
    sprzedażowe oraz Dokumenty zakupowe w formie elektronicznej będą przechowywane
    zgodnie z przepisami ustawy o VAT, konieczne jest łączne spełnienie następujących
    warunków:
    1. Dokumentacja przechowywana będzie do czasu upływu terminu przedawnienia
    zobowiązania podatkowego tj. co najmniej do czasu upływu 5 lat, licząc od końca roku
    kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
    2. Dokumentacja przechowywana będzie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób
    zapewniający łatwe ich odszukanie;
    3. zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych
    dokumentów (w szczególności faktur) od momentu ich otrzymania do końca wymaganego
    okresu przechowywania;
    4. w przypadku podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej na
    terytorium kraju, faktury przechowywane będą na terytorium kraju. Spełnienie
    przedmiotowego warunku nie jest wymagane w przypadku faktur przechowywanych poza
    terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
    skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
    skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
    elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur;
    5. zapewniony zostanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich
    żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych elektronicznie, ich pobór oraz
    przetwarzanie danych w nich zawartych.
    Mając na uwadze powyższe, w ocenie Spółki, w świetle ustawy o VAT dopuszczalne jest
    archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów sprzedażowych oraz Dokumentów
    zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach
    niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania dokumentów z uwagi na

    fakt, iż łącznie spełnione zostaną wszystkie wymienione powyżej warunki wynikające z
    ustawy o VAT.
    W szczególności należy wskazać, iż:
    Ad 1
    Dokumentacja Sprzedażowa oraz Dokumentacja zakupowa w formie elektronicznej
    przechowywana będzie przez Spółkę w sposób uniemożliwiający ingerencję w ich treść
    przez cały okres począwszy od momentu zarchiwizowania, aż do upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku
    kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
    Ad 2
    Rozważany przez Spółkę sposób archiwizacji przewiduje przechowywanie Dokumentów
    Sprzedażowych oraz Dokumentów zakupowych w formie elektronicznej w sposób
    umożliwiający ich szybką lokalizację i dostęp do dokumentów, przykładowo za wybrany
    okres rozliczeniowy. Spółka będzie mieć możliwość szybkiego zlokalizowania i pobrania
    elektronicznej formy Dokumentów Sprzedażowych oraz Dokumentów zakupowych
    dotyczących danego okresu rozliczeniowego.
    Ad 3
    Zgodnie z przytoczonym powyżej art. 106m ust. 2 ustawy o VAT:
    Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości
    dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
    Natomiast w myśl art. 106m ust. 3 ustawy o VAT:
    Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które
    powinna zawierać faktura.
    Z uwagi na fakt, iż regulacje ustawy o VAT nie definiują pojęcia czytelności faktury, istotne
    w tym zakresie pozostaje odwołanie się do jej słownikowej definicji. I tak, zgodnie ze
    Słownikiem Języka Polskiego Wydawnictwa Naukowego PWN (https://sjp.pwn.pl/szukaj
    /czytelny.html), „czytelny” oznacza:
    1. „łatwy do odczytania”,
    2. „zrozumiały”.
    Mając na uwadze powyższe, czytelność faktury należy rozumieć jako łatwość jej odczytania
    i zrozumiałość.
    Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT:
    Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić
    za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu
    między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    Spółka pragnie wskazać, iż, jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego oraz
    zdarzenia przyszłego, treści zamieszczone na Dokumencie zakupowym archiwizowanym
    elektronicznie nie będą w żaden sposób odbiegać od treści zawartych na ich papierowych
    odpowiednikach, a planowany przez Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej
    dokumentacji (np. nieedytowalny format plików takich jak PDF lub inne podobne)
    uniemożliwi ingerencję w treść Dokumentów Zakupowych przez cały okres ich

    przechowywania (tj. pozwoli na zachowanie integralności ich treści). Zdaniem Spółki,
    powyższe dotyczyć będzie również skanów / zdjęć dokumentów otrzymywanych od
    kontrahentów.
    Ponadto, wykorzystywane w tym celu oprogramowanie uniemożliwiać będzie nanoszenie
    jakichkolwiek zmian w treści zeskanowanego dokumentu tworząc tym samym wierną
    elektroniczną wersję danego Dokumentu zakupowego.
    Dodatkowo dzięki prowadzonym kontrolom biznesowym Spółka dokonuje i będzie
    dokonywać w szczególności kontroli i weryfikacji danych wynikających z otrzymywanych
    Dokumentów zakupowych z posiadanymi informacjami dotyczącymi danego kontrahenta
    wystawiającego dany Dokument zakupowy oraz informacjami o zrealizowanej dostawie
    lub usłudze (czym zagwarantuje autentyczność ich pochodzenia).
    Ponadto, w każdym przypadku zeskanowane Dokumenty zakupowe będą miały
    odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych (czytelność). Elektroniczna
    forma Dokumentów zakupowych będzie stanowić każdorazowo wierne i wyraźne
    odzwierciedlenie ich wersji papierowych i będzie możliwa do odczytu i wydrukowania w
    każdym czasie.
    Proces skanowania zapewniony odbywać się będzie zatem w sposób umożliwiający
    zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności
    Dokumentów zakupowych, w tym w szczególności faktur.
    Ad 4
    Spółka pragnie wskazać, iż Dokumentacja sprzedażowa oraz Dokumentacja zakupowa w
    formie elektronicznego archiwum przechowywana będzie na serwerach znajdujących się
    na terytorium Polski. W przypadku potencjalnego przechowywania przedmiotowej
    dokumentacji poza granicami Polski w przyszłości, Spółka zapewni, iż sposób jej
    przechowywania w formie elektronicznej umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego,
    naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
    Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, dostęp on-line do tej dokumentacji za pomocą
    środków elektronicznych.
    Ad 5
    Planowany sposób archiwizacji przewiduje przechowywanie Dokumentów sprzedażowych
    oraz Dokumentów zakupowych w formie elektronicznej (skanów/zdjęć) w sposób
    umożliwiający ich szybką lokalizację i dostęp do dokumentów, przykładowo za wybrany
    okres rozliczeniowy. W tym zakresie Spółka będzie mieć możliwość szybkiego
    zlokalizowania i pobrania Dokumentów sprzedażowych oraz Dokumentów zakupowych
    dotyczących danego okresu rozliczeniowego. W konsekwencji, na żądanie organu
    podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka będzie w stanie zapewnić
    bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej Dokumentów
    sprzedażowych oraz Dokumentów zakupowych, a także danych z nich wynikających.
    Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy w świetle ustawy o VAT
    dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów sprzedażowych oraz
    Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności
    przechowywania w formie papierowej), o ile spełnione zostaną wskazane powyżej warunki
    wynikające z art. 112a oraz w art. 106m ustawy o VAT. Zdaniem Wnioskodawcy, warunki te
    zostaną przez niego spełnione, co Spółka wykazała powyżej.
    Dopuszczalność na gruncie przepisów o VAT elektronicznej archiwizacji dokumentów
    otrzymywanych w formie papierowej została potwierdzona wielokrotnie w wydawanych
    interpretacjach indywidualnych, przykładowo:

    • w interpretacji indywidualnej z 30 września 2019 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.329.2019.4.
    RMA, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że: „Jak wynika z
    wniosku, rozważana przez Wnioskodawcę elektroniczna archiwizacja faktur i powiązane
    z nią procedury będą zapewniały przyporządkowanie faktur do okresów
    rozliczeniowych, w sposób umożliwiający ich odszukanie, będą zapewniały również
    integralność treści faktur oraz ich czytelność, przez okres co najmniej równy okresowi
    przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki. Jednocześnie sposób zbierania i
    przetwarzania faktur będzie zapewniał weryfikację autentyczności ich pochodzenia.
    Ponadto wszystkie uprawnione organy podatkowe, w tym naczelnik urzędu
    skarbowego i naczelnik urzędu celno-skarbowego, będą mogły uzyskać dostęp do tych
    faktur oraz możliwość pobrania i przetwarzania danych w nich gromadzonych.
    Wnioskodawca wypełni zatem wskazane w art. 112a ustawy warunki przechowywania
    otrzymanych faktur. Wdrożona będzie również kontrola biznesowa, pozwalająca na
    ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów, co wypełni
    zapisy art. 106m ustawy. Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia (Spółka
    będzie dokonywać szczegółowej kontroli danych dotyczących danego kontrahenta oraz
    zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi informacjami), integralność
    treści (m.in. poprzez zapis w nieedytowalnym formacie elektronicznym) i czytelność
    faktur (poprzez zapewnienie odpowiedniej jakości, aby dokonać wyraźnego odczytu
    danych) zarchiwizowanych elektronicznie. Biorąc pod uwagę przedstawione
    okoliczności sprawy oraz powołane przepisy prawa należy uznać, że planowany sposób
    przechowywania oraz archiwizowania przez Wnioskodawcę faktur wyłącznie w formie
    elektronicznej będzie spełniał wymogi stawiane przez przepisy w zakresie
    autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, zarówno dla
    dokumentów otrzymanych pierwotnie w formie papierowej (zeskanowanych), jak i
    otrzymanych w formie elektronicznej.”
    • w interpretacji indywidualnej z 23 sierpnia 2018 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.432.2018.1.
    MN, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, iż „(...) obowiązujące
    regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w
    formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak
    wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy
    rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność
    pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia
    lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie,
    zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur
    przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i
    przetwarzanie danych w nich zawartych.”
    • w interpretacji indywidualnej z 8 maja 2018 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.168.2018.1.KB, w
    której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, iż: „(...) przechowywanie
    wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie
    papierowej) faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez
    Wnioskodawcę, czyli do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy
    zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a
    także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich i ich poboru zapewniającego
    możliwość odczytu obrazu oraz zapewnienia możliwości przetwarzania danych w nich
    zawartych na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi
    przepisami.”
    • W interpretacji indywidualnej z 26 kwietnia 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.69.2021.2.
    MAZ, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że: „(...) Mając
    powyższe na uwadze należy stwierdzić, że przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego
    sposób archiwizacji w formie elektronicznej faktur sprzedażowych (także korekt faktur
    oraz ich duplikatów) będzie spełniał wymogi w zakresie przechowywania faktur

    sprzedażowych, zawarte w art. 106m i art. 112a ustawy. Nie będzie zatem konieczności
    przechowywania wersji papierowych tych faktur (także korekt faktur oraz ich
    duplikatów).(...)”
    • w interpretacji indywidualnej z 9 sierpnia 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.320.2023.4.
    KF, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że: „(...) W związku z
    powyższym, przechowując faktury w sposób przedstawiony we wniosku, zachowają
    Państwo (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i niezaistnieniu
    przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do odliczenia podatku
    naliczonego z faktur, potwierdzających wydatki ponoszone przez Państwa,
    przechowywanych i archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach
    przedstawionej w niniejszej sprawie procedury.”
    • w interpretacji indywidualnej z 22 marca 2024 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.54.2024.4.JG,
    w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że: „(...) Mając na uwadze
    powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania przez
    Państwa faktur oraz innych dokumentów zrównanych z fakturami, zapewni
    autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność oraz umożliwi dostęp do
    tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i 4 ustawy,
    to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym
    samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a
    ustawy. (...)”
    • w interpretacji indywidualnej z 25 kwietnia 2024 sygn. 0114-KDIP1-3.4012.185.2024.1.
    AMA, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że: „(...) Mając na
    uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro do faktur, faktur korygujących, duplikatów
    faktur, paragonów oraz innych dokumentów z fakturami zrównanych
    przechowywanych w archiwum elektronicznym na zasadach opisanych powyżej,
    zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność,
    oraz Spółka umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie (również on-line), odpowiednim
    organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, przy jednoczesnym niszczeniu
    papierowych oryginałów po zastosowaniu przez Spółkę rzetelnych procedur w ramach
    kontroli biznesowej, to opisany sposób ich przechowywania będzie zgodny z
    powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art.
    106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy. (...)”
    Mając na uwadze przedstawioną powyżej argumentacje oraz stanowiska organów
    podatkowych, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż w świetle ustawy o VAT, w
    szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT dopuszczalne jest
    archiwizowanie/przechowywanie Dokumentów sprzedażowych oraz Dokumentów
    zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w
    formie papierowej) zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą
    elektronicznego przechowywania dokumentów.
    Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania 3
    Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT:
    W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności
    opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia
    kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniami niebędącymi
    przedmiotem niniejszego wniosku).
    Z kolei w świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT:
    Kwotę podatku naliczonego stanowi: 1) suma kwot podatku wynikających z faktur
    otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub dokonania całości lub
    części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi,
    Natomiast w świetle art. 86 ust. 10 ustawy o VAT:

    Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w
    rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez
    podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.
    Art. 86 ust. 10b ustawy o VAT wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o
    kwotę podatku naliczonego co do zasady powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za
    okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.
    Analiza powyższych przepisów wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego
    o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi w sytuacji, gdy spełnione zostaną
    określone warunki tj.:
    i. odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
    ii. nabywane towary i usługi w odniesieniu do których został naliczony podatek są
      wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych,
    iii. w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, oraz
    iv. podatnik otrzymał fakturę dokumentującą dany zakup.
    Poza wskazanymi powyżej przesłankami pozytywnymi dającymi prawo do odliczenia VAT
    naliczonego, konieczny jest również brak wystąpienia przesłanek negatywnych
    określonych przez ustawodawcę w art. 88 ustawy o VAT.
    Po spełnieniu powyższych warunków, w ocenie Spółki, będzie Ona uprawniona do
    odliczenia kwoty VAT wynikającej z otrzymanych Dokumentów zakupowych, które zgodnie
    z przepisami, dają prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach ogólnych.
    Zdaniem Spółki, sposób przechowywania faktur zakupowych oraz innych Dokumentów
    zakupowych w formie elektronicznej, które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia
    podatku naliczonego dokumentujących dokonane zakupy pozwoli na przyjęcie konkluzji, iż
    Spółka spełnia wszystkie warunki uprawniające do odliczenia podatku naliczonego.
    W ocenie Spółki, nie ma przy tym znaczenia, iż Dokument zakupowy, który zgodnie z
    przepisami daje prawo do odliczenia podatku naliczonego będzie przechowywany przez
    Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu wskazanej w stanie
    faktycznym procedury elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych.
    Spółka pragnie wskazać również, iż analiza przepisów ustawy o VAT przedstawiona przez
    Wnioskodawcę w ramach uzasadnienia do pytania nr 2 wskazuje, iż przepisy ustawy o VAT
    nie określają, w jakiej formie faktury zakupowe oraz inne Dokumenty zakupowe, które
    zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego muszą być
    przechowywane. Co więcej, z analizy ww. przepisów należy wywieść, iż podatnik ma
    dowolność co do wyboru formy przechowywania Dokumentów zakupowych, które
    zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego - tj. może
    zdecydować się na archiwizację wyłącznie w formie elektronicznej.
    Skoro bowiem podatnicy uprawnieni są (po spełnieniu dodatkowego warunku
    odnoszącego się do zapewnienia dostępu do dokumentów, o którym mowa w art. 112a
    ust. 3 ustawy o VAT) do przechowywania poza terytorium kraju otrzymanych przez siebie
    faktur w formie elektronicznej, przy czym przepis nie ogranicza swojej dyspozycji
    wyłącznie do faktur otrzymanych w takiej formie, to analogicznie należy wnioskować, iż
    faktury oraz inne Dokumenty zakupowe, które zgodnie z przepisami dają prawo do
    odliczenia podatku naliczonego, mogą być w formie elektronicznej przechowywane także
    w sytuacji, gdy zostały otrzymane w formie papierowej, a dopiero następnie nadano im
    formę elektroniczną dla potrzeb archiwizacji.

    W konsekwencji, zdaniem Spółki, skoro ustawa o VAT jest podstawowym aktem prawnym
    regulującym kwestie zawartości, formy i sposobu przechowywania faktur i ustawa ta
    dopuszcza wprost możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej
    (analogicznie również innych Dokumentów zakupowych), to nie powinno budzić
    wątpliwości, iż w takiej formie dozwolone jest przechowywanie Dokumentów zakupowych,
    które zgodnie z przepisami dają prawo do odliczenia podatku naliczonego, otrzymanych
    przez podatnika pierwotnie w formie papierowej.
    Na poparcie swojego stanowiska Spółka pragnie wskazać, iż także sądy wielokrotnie
    orzekały, że przechowywanie egzemplarzy papierowych faktur w formie elektronicznej jest
    dopuszczalne i nie narusza prawa wspólnotowego. W powyższej kwestii wypowiadał się
    również Naczelny Sąd Administracyjny (dalej: „NSA”):
    • w wyroku z 7 marca 2013 r., o sygn. I FSK 681/12 NSA przywołał ugruntowane już
    orzecznictwo odwołujące się do sytuacji przedstawionej w opisie stanu faktycznego
    /zdarzenia przyszłego i stwierdził: „(...) w sytuacji gdy ustawodawca krajowy nie
    skorzystał z opcji przewidzianej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE, nie ma
    normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i
    przechowywania faktur. Istotne jest bowiem przede wszystkim to, by zapewnić
    autentyczność pochodzenia i integralność treści przechowywanych faktur.”
    • w wyroku z 3 listopada 2009 r. o sygn. I FSK 1169/08 sąd uznał: „Naczelny Sąd
    Administracyjny nie podziela zapatrywania Sądu I instancji o istnieniu w dyrektywie 112
    bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie w jakiej
    są wysyłane. Jedyne co można w tej materii wywnioskować z dyrektywy to to, że kopia
    faktury może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej. (...)
    Rozważania powyższe prowadzą do wniosku, że nie ma normatywnych przeciwwskazań
    do istnienia „mieszanego” przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z
    gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką
    wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne.”
    W świetle powyższego, nie powinno budzić wątpliwości, że opisana przez Spółkę
    procedura elektronicznego przechowywania dokumentów jest zgodna z obowiązującymi
    przepisami prawa. Spółka pragnie również podkreślić, iż - jak w wskazano w uzasadnieniu
    do pytania nr 2 niniejszego wniosku - opisany przez Nią system przechowywania
    Dokumentów zakupowych w formie elektronicznej pozwoli na bezzwłoczne udostępnienie
    ich organom podatkowym i organom kontroli skarbowej, a także pozwoli na ich
    bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W konsekwencji, tak
    zarchiwizowane Dokumenty zakupowe będą wystarczającym dowodem w przypadku
    ewentualnej kontroli podatkowej/celno-skarbowej.
    Podsumowując, w opinii Wnioskodawcy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia
    podatku naliczonego na podstawie faktur zakupowych oraz innych Dokumentów
    zakupowych, otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej, które następnie będą
    przechowywane jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną w ramach
    niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów
    zakupowych.
    W ocenie Spółki, powyższe prawo będzie przysługiwać również w przypadku otrzymania
    od kontrahentów dokumentów w formie elektronicznej w postaci skanu/zdjęcia (przy
    zachowaniu ich czytelności, integralności oraz autentyczności), niezależnie od tego czy
    dokument zostanie dostarczony przez kontrahenta w późniejszym okresie w formie
    papierowej.
    Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w wydanych interpretacjach
    indywidualnych, przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji
    Skarbowej z dnia 25 kwietnia 2024, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.185.2024.1.AMA, w

    interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 22 marca 2024
    r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.54.2024.4.JG, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej
    Informacji Skarbowej z 9 sierpnia 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.320.2023.4.KF, w
    interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 marca 2019 r.,
    sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.62.2019.1.MK, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej
    Informacji Skarbowej z 11 stycznia 2019 r., sygn. 0112-KDIL1- 3.4012.672.2018.3.PR.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j.
    Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument
      w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane
      ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
    Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się
      przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym
      formacie elektronicznym.
    Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:
      Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
      1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art.
        106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku,
        podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz
        osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
      2. wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik
        korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
      3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany
        w pkt 1;
      4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o
        których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
      a. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
      b. czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt
        4,
      c. dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a
        ust. 1b.
    Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:
      Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje
      nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
    W myśl art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:
      W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący
      sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia
      przesyła je lub udostępnia nabywcy - zachowując je jednocześnie w swojej
      dokumentacji.

    Zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy:
      W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu
      kasy rejestrującej:
      1. do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny w
        postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży albo
      2. pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy
        rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.
    W myśl art. 106h ust. 2 ustawy:
      Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy
      zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota
      podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
    Jak stanowi art. 106h ust. 3 ustawy:
      W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży
      zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w
      dokumentacji:
      1. paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży z danymi
        identyfikującymi tę fakturę albo
      2. numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie
        fiskalnym w postaci elektronicznej.
    Na podstawie art. 106h ust. 4 ustawy:
      Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę
      wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.
    Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.
    W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:
      Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie
      przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro –
      danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust.
      1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla
      poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
    Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania
    faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą
    zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.
    Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z
    fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.
    Jeżeli otrzymywany przez Państwa dokument zawiera dane określone w przytoczonych
    powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie
    regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku
    naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany
    za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania
    faktur zawarte w ustawie.
    Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego
    wykazanego na fakturze powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego
    zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury. Przepisy dotyczące określenia
    autentyczności pochodzenia faktury zostały uregulowane w art. 106m ustawy.
    W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

      Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności
      treści i czytelności faktury.
    Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:
      Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości
      dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.
    Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:
      Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych,
      które powinna zawierać faktura.
    Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:
      Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można
      zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną
      ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako
    proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny
    poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury
    (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących
    podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu
    wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna
    dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą
    podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być
    odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość
    i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz
    nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być
    także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów
    uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie
    do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
    Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że
    związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest
    łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania
    dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla
    procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna
    zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub
    świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że
    dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy
    wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu
    podatnika.
    Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie
    elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność
    pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
    Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:
      Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność
      pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w
      szczególności, w przypadku wykorzystania:
      1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

      2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego
        modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej
        wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność
        pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
      3. Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych
        otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
    Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej,
    które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność
    pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z
    powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww.
    przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym
    wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia
    autentyczności i integralności faktury.
    Stosownie do art. 112 ustawy:
      Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania
      podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym
      rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z
      zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art.
      138i ust. 8.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:
      Podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
      ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
      oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
      momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.
    W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:
      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium
      kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
      skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
      skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
      elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:
      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

      Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez
      okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i
      art. 112a nie stosuje się.
    W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:
      Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik
      przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu
      upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art.
      112a stosuje się odpowiednio.
    Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają
    możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w
    dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać
    przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe
    ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych
    faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić
    odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp
    do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również
    bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku
    przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik
    obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
    skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
    Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy dopuszczalne jest archiwizowanie
    /przechowywanie dokumentów sprzedażowych i zakupowych wyłącznie w formie
    elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) oraz czy mają
    Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tak
    przechowywanych faktur zakupowych.
    Zatem w pierwszej kolejności należy przeanalizować, czy sposób przechowywania
    faktur sprzedażowych i zakupowych jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.
    Wskazać należy również, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy
    oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do
    tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury.
    Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury
    może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku
    postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu
    regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do
    stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby
    obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego,
    aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu
    zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega
    zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność
    pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych
    lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać
    zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i
    organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania
    faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy
    podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien
    dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności
    pochodzenia faktur.
    Z opisu sprawy wynika, że:

    • w ramach prowadzonej działalności wystawiają Państwo na rzecz nabywców faktury
    („Dokumenty sprzedażowe” lub „Dokumentacja sprzedażowa”),
    • otrzymują Państwo również faktury dokumentujące nabycie towarów i usług, faktury
    korygujące, duplikaty faktur, załączniki do faktur, paragony z NIP oraz inne dokumenty
    zakupowe, w tym dokumenty potwierdzające nabywane przez Państwa pracowników w
    ramach obowiązków służbowych, towary i usługi („Dokumenty zakupowe” lub
    „Dokumentacja zakupowa”),
    • obecnie rozważają Państwo zmianę polityki obiegu dokumentacji, ograniczając jej
    przechowywanie do wersji elektronicznej,
    • po wdrożeniu zmian w procedurach, dokumenty nadal będą dostępne w systemie
    informatycznym w formie elektronicznej, do której będą mieli Państwo w każdym czasie
    i miejscu dostęp,
    • w przypadku potencjalnej kontroli podatkowej będą Państwo w stanie zapewnić pełny,
    bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej, które
    będą jednocześnie w pełni czytelne i łatwe do odszukania,
    • jesteście Państwo zabezpieczeni przed ryzykiem utraty dokumentów i informacji
    przechowywanych w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku awarii
    systemu,
    • system informatyczny zapewnia natychmiastowy dostęp do dowodów księgowych za
    dany okres rozliczeniowy,
    • w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej, celno-skarbowej bądź czynności
    sprawdzających, są i będą Państwo w stanie niezwłocznie przedstawić odpowiednie
    dowody organom podatkowym za wybrany okres rozliczeniowy, bazując na danych z
    systemu informatycznego w zakresie objętym procedurą,
    • w przypadku, gdy potencjalnie dokumenty będą przechowywane poza terytorium kraju
    w formie elektronicznej, sposób ich przechowywania umożliwi naczelnikowi urzędu
    skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
    skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
    elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur,
    • nowa procedura obiegu dokumentów z wyłącznie elektroniczną archiwizacją
    dokumentacji realizowana będzie w sposób umożliwiający zachowanie autentyczności
    pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności dokumentacji. Treści
    zamieszczone na elektronicznym obrazie nie odbiegają i nie będą odbiegać w żaden
    sposób od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach (wierna elektroniczna
    kopia), a sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji (nieedytowalne skany)
    uniemożliwia ingerencję w ich treść przez cały okres począwszy od momentu
    zeskanowania dokumentu, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego,
    • w ramach kontroli biznesowych weryfikują Państwo m.in. prawidłowość informacji
    dotyczących swoich danych oraz danych sprzedawcy zawartych na fakturach, w tym
    wskazanych kont bankowych, jak również weryfikują Państwo przedmiot zamówienia
    (przykładowo poprzez sprawdzenie numeru zamówienia lub potwierdzenia zgodności
    nabywanych usług lub towarów z treścią zawartej umowy), a także kwoty ujęte na
    fakturze. Przed archiwizacją elektroniczną, papierowy dokument zostaje oznaczony
    odpowiednim „wewnętrznym” numerem dokumentu oraz naklejką z kodem
    kreskowym, zeskanowany (w sposób zapewniający czytelność oraz integralność treści
    wersji elektronicznej) oraz odpowiednio opisany w systemie dla potrzeb dalszego
    procesowania przez X;
    • okres archiwizacji dokumentów zapewniany przez system informatyczny gwarantuje, że
    dowody księgowe będą każdorazowo przechowywane co najmniej do chwili upływu
    terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

    • dokumenty w formie papierowej będą utylizowane po dokonaniu kontroli biznesowych,
    sprawdzeniu ich poprawności oraz autentyczności pochodzenia, integralności treści i
    czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w systemach Spółki.
    Jak już wspomniano powyżej prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do
    tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w
    przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy.
    Stwierdzam, że skoro do faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, paragonów z NIP
    oraz innych dokumentów zrównanych z fakturami archiwizowanych/przechowywanych
    wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku
    procedurą, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich
    czytelność, przy założeniu, że umożliwiony zostanie dostęp do tych faktur, na żądanie
    (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy,
    przy jednoczesnym niszczeniu papierowych oryginałów po zastosowaniu przez Państwa
    rzetelnych procedur w ramach kontroli biznesowej, to opisany sposób ich
    przechowywania jest/będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione są
    /będą warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.
    W związku z powyższym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 i nr 2 uznaję za
    prawidłowe.
    Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w
    art. 86 ust. 1 ustawy. W myśl tego przepisu:
      W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności
      opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo
      do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z
      zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
    W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy:
      Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur
      otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.
    Z art. 87 ust. 1 ustawy wynika, że:
      W przypadku, gdy kwota podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, jest w
      okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, podatnik ma prawo do
      obniżenia o tę różnicę kwoty podatku należnego za następne okresy lub do zwrotu
      różnicy na rachunek bankowy.
    Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje,
    gdy są spełnione warunki:
    • podatek odlicza podatnik podatku od towarów i usług,
    • towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do
    takich czynności, których następstwem jest określenie podatku należnego.
    Nie można obniżyć kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z
    towarami i usługami, które:
    • nie służą do czynności opodatkowanych podatkiem VAT,
    • służą do czynności zwolnionych od tego podatku,
    • służą do czynności niepodlegających temu podatkowi.
    Art. 86 ust. 1 ustawy, nie uzależnia prawa do odliczenia od związku zakupu z obecnie
    wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Wystarczy, że podatnik nabywa towary i
    usługi w celu ich wykorzystania do czynności opodatkowanych.
    Podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, gdy:
    • spełni przesłanki pozytywne, wynikające z art. 86 ust. 1 ustawy i
    • nie zaistnieją przesłanki negatywne, określone w art. 88 ustawy.

    Art. 88 ustawy określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia
    kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
    Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z
    którym:
      Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy
      podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku
      gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest
      zwolniona od podatku.
    Oznacza to, że podatnik nie może odliczyć podatku, który jest należny tylko dlatego, że
    został wykazany na fakturze. W sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo
    jest zwolniona od podatku podatnik nie może odliczyć podatku.
    W myśl art. 15 ust. 1 ustawy:
      Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości
      prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o
      której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
    Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy:
      Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców
      lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz
      rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność
      gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu
      towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów
      zarobkowych.
    W przypadku wykonywania w ramach działalności gospodarczej czynności
    opodatkowanych podatkiem od towarów i usług oraz zwolnionych od podatku, należy
    uwzględnić uregulowania zawarte w art. 90 ustawy, które stanowią uzupełnienie regulacji
    art. 86 ustawy.
    W świetle art. 90 ust. 1 ustawy:
      W stosunku do towarów i usług, które są wykorzystywane przez podatnika do
      wykonywania czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty
      podatku należnego, jak i czynności, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje,
      podatnik jest obowiązany do odrębnego określenia kwot podatku naliczonego
      związanych z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo
      do obniżenia kwoty podatku należnego.
    W myśl art. 90 ust. 2 ustawy:
      Jeżeli nie jest możliwe wyodrębnienie całości lub części kwot, o których mowa w ust.
      1, podatnik może pomniejszyć kwotę podatku należnego o taką część kwoty podatku
      naliczonego, którą można proporcjonalnie przypisać czynnościom, w stosunku do
      których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, z
      zastrzeżeniem ust. 10.
    Zgodnie z art. 90 ust. 3 ustawy:
      Proporcję, o której mowa w ust. 2, ustala się jako udział rocznego obrotu z tytułu
      czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku
      należnego, w całkowitym obrocie uzyskanym z tytułu czynności, w związku z którymi
      podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, oraz
      czynności, w związku z którymi podatnikowi nie przysługuje takie prawo.
    W świetle art. 90 ust. 4 ustawy wynika, że:

      Proporcję, o której mowa w ust. 3, określa się procentowo w stosunku rocznym na
      podstawie obrotu osiągniętego w roku poprzedzającym rok podatkowy, w
      odniesieniu do którego jest ustalana proporcja. Proporcję tę zaokrągla się w górę do
      najbliższej liczby całkowitej.
    W myśl art. 90 ust. 5 ustawy:
      Do obrotu, o którym mowa w ust. 3, nie wlicza się obrotu uzyskanego z dostawy
      towarów i usług, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane
      przez podatnika do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
      podlegających amortyzacji, oraz gruntów i praw wieczystego użytkowania gruntów,
      jeżeli są zaliczane do środków trwałych podatnika - używanych przez podatnika na
      potrzeby jego działalności.
    Zgodnie z art. 90 ust. 6 ustawy:
      Do obrotu, o którym mowa w ust. 3, nie wlicza się obrotu z tytułu transakcji
      dotyczących:
      1. pomocniczych transakcji w zakresie nieruchomości i pomocniczych transakcji
        finansowych;
      2. usług wymienionych w art. 43 ust. 1 pkt 7, 12 i 38-41, w zakresie, w jakim
        transakcje te mają charakter pomocniczy.
    Na podstawie art. 90 ust. 8 ustawy:
      Podatnicy, którzy w poprzednim roku podatkowym nie osiągnęli obrotu, o którym
      mowa w ust. 3, lub u których obrót ten w poprzednim roku podatkowym był niższy
      niż 30 000 zł, do obliczenia kwoty podatku naliczonego podlegającej odliczeniu od
      kwoty podatku należnego przyjmują proporcję wyliczoną szacunkowo. Podatnicy są
      obowiązani zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego o przyjętej proporcji w
      terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ta proporcja
      została zastosowana po raz pierwszy, nie później jednak niż w dniu przesłania
      ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3.
    Stosownie do treści art. 90 ust. 9 ustawy:
      Przepis ust. 8 stosuje się również, gdy podatnik uzna, że w odniesieniu do niego
      kwota obrotu, o której mowa w tym przepisie, byłaby niereprezentatywna.
    Zgodnie z art. 90 ust. 9a ustawy:
      Przy ustalaniu proporcji zgodnie z ust. 2-6 do obrotu nie wlicza się kwoty podatku
    W myśl art. 90 ust. 10 ustawy:
      W przypadku gdy proporcja określona zgodnie z ust. 2-8:
      1. przekroczyła 98% oraz kwota podatku naliczonego niepodlegająca odliczeniu,
        wynikająca z zastosowania tej proporcji, w skali roku, była mniejsza niż 10 000 zł -
        podatnik ma prawo uznać, że proporcja ta wynosi 100%;
      2. nie przekroczyła 2% - podatnik ma prawo uznać, że proporcja ta wynosi 0%.
    Z uregulowań zawartych w art. 90 ustawy wynika, że podatnik w momencie nabycia
    towarów lub usług powinien dokonać ich przyporządkowania do określonych rodzajów
    czynności, uprawniających do odliczenia podatku naliczonego oraz nieuprawniających do
    odliczenia.
    Zatem, odliczyć można w całości podatek naliczony, który jest związany z transakcjami
    opodatkowanymi podatnika. Wskazana zasada wyłącza jednocześnie możliwość
    dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie

    są w ogóle wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku świadczenia
    czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi. Ponadto z
    zasady tej wynika, że odliczenie podatku naliczonego, może być częściowe, tzn. w tej
    części, w jakiej dane towary lub usługi, z którymi związany jest podatek naliczony, są
    wykorzystywane do realizacji czynności opodatkowanych, z pominięciem tej części
    podatku, w jakiej towary te (usługi) są wykorzystywane do wykonywania czynności
    zwolnionych od podatku lub niepodlegających opodatkowaniu. Podatnik w momencie
    nabycia towarów lub usług powinien dokonać ich kwalifikacji do określonych rodzajów
    sprzedaży, z którymi zakupy te są związane. Najistotniejszym bowiem warunkiem,
    umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego, jest
    związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi.
    Podkreślić jednocześnie należy, że prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego
    nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w
    jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie
    dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej
    prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów
    podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp
    do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie,
    niezależnie od tego, czy serwery, na których przechowywane są faktury znajdują się w
    Polsce lub poza jej terytorium. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc
    weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie
    przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy
    do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.
    Z opisu sprawy wynika, że:
    • prowadzą Państwo działalność gospodarczą, z tytułu której jesteście zarejestrowani jako
    czynny podatnik podatku VAT;
    • w ramach prowadzonej działalności otrzymują Państwo m.in. faktury dokumentujące
    nabycie towarów i usług, faktury korygujące, duplikaty faktur, paragony z NIP oraz inne
    dokumenty zakupowe;
    • inne dokumenty zakupowe potwierdzające nabycie towarów i usług przez Państwa
    pracowników w ramach obowiązków służbowych zawierają elementy faktury, faktury
    uproszczonej, o których mowa w ustawie o podatku od towarów i usług;
    • zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami służą/będą służyć zarówno
    czynnościom opodatkowanym, jak również czynnościom zwolnionym z podatku VAT;
    • w przypadku skorzystania z prawa do odliczenia, odpowiednio przyporządkują Państwo
    dany zakup do działalności opodatkowanej. W przypadku braku możliwości tzw. alokacji
    bezpośredniej, zastosują Państwo odpowiednią proporcję odliczenia.
    W przypadku gdy zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami będą służyć
    zarówno czynnościom opodatkowanym, jak również czynnościom zwolnionym z podatku
    VAT, to Państwa obowiązkiem w pierwszej kolejności jest przypisanie konkretnych
    wydatków do określonych rodzajów sprzedaży, z którymi wydatki te są związane. Mają
    /będą mieli Państwo zatem obowiązek odrębnego określenia, czy podatek wynikający z
    otrzymanych faktur związany jest/będzie z czynnościami opodatkowanymi czy też
    zwolnionymi, czyli dokonania tzw. bezpośredniej alokacji. Jeżeli takie wyodrębnienie jest
    /będzie możliwe, przysługuje Państwu pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego
    przy nabyciu towarów i usług związanych ze sprzedażą opodatkowaną, brak jest/będzie
    natomiast takiego prawa w stosunku do towarów i usług wykorzystywanych do
    wykonywania czynności zwolnionych od podatku.
    Jeżeli dokonanie bezpośredniej alokacji nie jest/nie będzie możliwe, czyli w przypadku gdy
    dokonany wydatek służy/służyć będzie obu rodzajom działalności, mogą/będą mogli
    Państwo odliczyć tylko tę część podatku naliczonego, którą można proporcjonalnie

    przypisać czynnościom dającym prawo do odliczenia. A zatem zasada proporcjonalnego
    odliczania podatku ma/będzie miała zastosowanie do tej kategorii wydatków, których nie
    da się jednoznacznie przypisać do konkretnego rodzaju sprzedaży, czyli do wydatków
    związanych ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną.
    Stwierdzam, że w przypadku, gdy zakupione towary i usługi udokumentowane fakturami
    służą/będą służyć zarówno czynnościom opodatkowanym, jak również czynnościom
    zwolnionym z podatku VAT, a Państwo:
    • odpowiednio przyporządkują dany zakup do czynności opodatkowanych, to mają
    /zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych,
    duplikatów, paragonów i innych dokumentów z nimi zrównanych, przechowywanych
    elektronicznie;
    • nie mają/nie będą mieć możliwości bezpośredniej alokacji kwot podatku naliczonego
    związanego z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT i czynnościami
    zwolnionymi od podatku VAT, to mają/zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku
    naliczonego z faktur zakupowych, duplikatów, paragonów i innych dokumentów z nimi
    zrównanych przechowywanych elektronicznie przy zastosowaniu proporcji, o której
    mowa w art. 90 ust. 2 i następne ustawy o podatku od towarów i usług.
    Przy czym istotne jest, aby otrzymywane przez Państwa faktury, oraz inne dokumenty
    spełniające definicję faktury, nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy, co
    będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia
    podatku, wymienione w tym przepisie.
    Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 3 uznaję za prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu
    prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie
    faktycznym oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego
    obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
    Odnośnie natomiast powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych, należy
    zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w
    indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych
    podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych
    stanów faktycznych i należy je traktować indywidualnie.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb
    ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz.
    111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja
    będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego i
    zastosują się Państwo do interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
        z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa
    z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie
      ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z
    dnia 29 sierpnia 1997 r.