Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL2-1.4011.287.2024.2.MKA
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2024-05-27
Teza: Obowiązki płatnika – wykorzystywanie samochodów służbowych do celów prywatnych.
Słowa kluczowe: obowiązek-obowiązek płatnika; paliwo; praca-stosunek pracy; pracodawca; pracownik-świadczenia na rzecz pracowników; przychód-przychód ze stosunku pracy; płatnik; samochód-eksploatacja samochodu; samochód-samochody osobowe; samochód-samochód służbowy; użytkowanie (używanie)-użytkowanie samochodów
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Źródła przychodów.-Przychody z wykonywanej pracy.-Ustalanie wartości świadczenia z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych.; Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Źródła przychodów.-Specyfika źródeł przychodów.-Stosunek pracy.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 10-ust. 1-pkt 1; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 12-ust. 1; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 12-ust. 2a

Interpretacja indywidualna
==========================

– stanowisko prawidłowe
=======================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanych zdarzeń przyszłych w podatku dochodowym od osób fizycznych w odniesieniu do pytań nr 1, 2 i 9 jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

19 marca 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 11 marca 2024 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 22 maja 2024 r. (wpływ 22 maja 2024 r.). Treść wniosku jest następująca:

### Opis zdarzeń przyszłych

Wnioskodawca jest podmiotem zarejestrowanym i działającym w Polsce, wchodzącym skład Grupy (\`(...)\`), która działa na rynku międzynarodowym.

W Grupie (\`(...)\`) została wprowadzona tzw. Dyrektywa Grupy dotycząca Samochodów Służbowych (…).

Dyrektywa Grupy dotycząca Samochodów Służbowych zawiera ogólne wytyczne co do sposobu korzystania przez pracowników z pojazdów służbowych.

Wnioskodawca, korzystając z upoważnienia wskazanego w Dyrektywie Grupy dotyczącej Samochodów Służbowych zamierza wprowadzić tzw. Polski Dodatek do Globalnej Polityki Samochodowej („Dodatek”), który skonkretyzuje postanowienia Dyrektywy Grupy dotyczącej Samochodów Służbowych.

Zgodnie z postanowieniami Dodatku, samochody służbowe mają przysługiwać dwóm grupom pracowników:

1\. pracownikom uprawnionym ze względu na specyfikę pracy, jeżeli charakter wykonywanych obowiązków powoduje min. 50% czasu pracy w terenie/podróżach;

2\. pracownikom zidentyfikowanym i zakwalifikowanym przez Wnioskodawcę, wykonującym określone obowiązki, związane z zakresem odpowiedzialności i charakterem danego stanowiska pracy, o oczekiwanej dyspozycyjności.

Zgodnie z postanowieniami Dodatku, samochody służbowe mają być narzędziami pracy. Korzystanie z samochodu służbowego nie będzie stanowić części warunków zatrudnienia.

Wnioskodawca umożliwi pracownikom, którym przysługują samochody służbowe, korzystanie z nich do celów prywatnych.

W przypadku korzystania przez pracownika z samochodu służbowego do celów prywatnych Wnioskodawca ustali miesięczny ryczałt, który będzie doliczony do wynagrodzenia pracownika w wysokości:

1) 250 zł miesięcznie – dla samochodów o mocy silnika do 60kW oraz dla samochodów w pełni elektrycznych i wodorowych,

2) 400 zł miesięcznie – dla pozostałych samochodów.

Dochód uzyskany z używania samochodu służbowego do celów prywatnych będzie podlegał podatkowi dochodowemu i składkom na ubezpieczenie społeczne zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Pracownicy będą mogli korzystać z samochodów służbowych przypisanych do jednej z 5 klas, w zależności od pozycji zajmowanej u Wnioskodawcy.

Samochody będą różniły się rodzajem pobieranego paliwa (benzyna, diesel, samochody w pełni elektryczne), pojemnością silnika oraz ilością emitowanego CO2 i średnim spalaniem.

Wnioskodawca udostępni pracownikom karty paliwowe, na których będą zapisane środki pieniężne na pokrycie przez pracowników kosztów tankowania pojazdów służbowych w ramach użytku prywatnego.

Wysokość zapisanych środków będzie zróżnicowana w zależności od odległości miejsca zamieszkania podanego przez pracowników od zakładu pracy, w którym pracownicy świadczą pracę i będzie wynosić:

1) odległość dom/zakład pracy (jedną stronę) 0-29 km - limit paliwowy wynosi 450 zł;

2) odległość dom/zakład pracy (jedną stronę) 30-49 km - limit paliwowy wynosi 750 zł;

3) odległość dom/zakład pracy (jedną stronę) 50-100 km - limit paliwowy wynosi 950 zł;

4) odległość dom/zakład pracy (jedną stronę) powyżej 100 km - limit paliwowy będzie ustalany indywidualnie;

5) w przypadku stanowisk pracy wykonujących czynności sprzedażowe w terenie limit paliwowy będzie bez ograniczeń;

6) w przypadku pojazdów w pełni elektrycznych limit paliwowy będzie bez ograniczeń;

7) w przypadku stanowisk, na których pracownicy będą wykonywać pracę zdalną w pełnym zakresie, powyższe regulacje nie będą miały zastosowania.

Wnioskodawca nie będzie pokrywał kosztów paliwa przeznaczonego do prywatnego użytkowania pojazdów służbowych przez pracowników ponad kwoty zapisane na kartach paliwowych.

W przypadku pojazdów elektrycznych, Wnioskodawca będzie ponosił koszty ich ładowania bez limitu na dedykowanych do tego celu stacjach ładowania.

Wnioskodawca nie przewiduje możliwości ładowania pojazdów elektrycznych przez pracowników w ich domu, z wykorzystaniem infrastruktury niezapewnionej przez Wnioskodawcę a wyłącznie na dedykowanych do tego celu ładowarkach.

Pracownicy będą odpowiadać za utrzymanie pojazdów w czystości zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz.

Wnioskodawca będzie pokrywał koszty do 18 myć pojazdów rocznie, które będą rozliczane w dedykowanym narzędziu informatycznym, po przedstawieniu przez pracownika odpowiednich faktur.

Pracownicy otrzymają zwrot kosztów mycia pojazdów po ich rozliczeniu w sposób wskazany powyżej.

Pracownicy, którzy będą myć pojazdy służbowe częściej, będą samodzielnie ponosić koszty takiego działania.

Dodatkowo karty paliwowe będą uzupełniane co miesiąc o koszty średniego zużycia olejów i płynów eksploatacyjnych, zróżnicowanych w zależności od silnika zamontowanego w pojeździe:

1) silnik diesla – 40 zł miesięcznie;

2) silnik benzynowy – 25 zł miesięcznie;

3) samochód z silnikiem w pełni elektrycznym -15 zł miesięcznie.

W przypadku samochodów hybrydowych, kluczowe będzie główne paliwo zasilające silnik spalinowy.

Wnioskodawca będzie ponosił koszty podróży służbowych odbywanych pojazdami służbowymi, w tym koszty paliwa.

Pracownicy będą tankować paliwo wykorzystywane w trakcie podróży służbowych płacąc za nie dedykowanymi kartami paliwowymi, służbową kartą kredytową lub pokrywając jego koszt ze środków prywatnych.

Te same karty paliwowe, które będą mogły zostać wykorzystywane do tankowania paliwa (ładowania pojazdów elektrycznych) w celach odbycia podróży służbowej będą również zawierały środki, które pracownicy mogą wykorzystać w celach tankowania paliw (ładowania pojazdów elektrycznych) w ramach prywatnego korzystania z pojazdów służbowych.

Pojazdy elektryczne będą ładowane na dedykowanych do tego celu stacjach ładowania, co również będzie finansowane z wykorzystaniem kart paliwowych.

W przypadku pokrycia kosztów paliwa wykorzystywanego w ramach podróży służbowych ze środków prywatnych pracownika, zwrot będzie następował w formie przelewu dokonanego na konto wskazane przez pracownika po rozliczeniu podróży przez pracownika w dedykowanym do tego systemie informatycznym i na podstawie faktury przedstawionej przez pracownika, dokumentującej ilość zatankowanego paliwa i jego cenę.

W przypadku pokrycia kosztów paliwa wykorzystywanego w ramach podróży służbowych ze środków zapisanych na służbowej karcie kredytowej pracownika. Wnioskodawca będzie ponosił koszty zakupu takiego paliwa, co będzie wymagało rozliczenia podróży służbowej i dokonanych wydatków w dedykowanym systemie elektronicznym. W przypadku nieautoryzowanych wydatków, pracownik będzie musiał dokonać ich zwrotu na rzecz Wnioskodawcy.

W przypadku pokrycia kosztów paliwa z wykorzystaniem karty paliwowej, pracownik będzie wykorzystywał zapisane na niej środki, które pierwotnie były przeznaczone na zakup przez pracownika paliwa do wykorzystania w ramach prywatnego korzystania z samochodu służbowego.

Wnioskodawca nie jest w stanie w sposób dokładny i w 100% pewny obliczyć ilości paliwa, jaką pracownik wykorzysta rzeczywiście w trakcie podróży służbowych odbywanych pojazdami służbowymi. Wnioskodawca rozważa następujące scenariusze obliczania ilości paliwa, jaką pracownicy zużyją w trakcie odbywania podróży służbowych:

1) na podstawie odległości przejechanej przez pracownika samochodem służbowym oraz średniego spalania na danej trasie, wynikającego ze wskazań komputera pokładowego w samochodzie, w przypadku samochodów elektrycznych średnie zużycie energii będzie wynikało z danych podawanych przez komputer pokładowy w pojeździe;

2) na podstawie odległości przejechanej przez pracownika samochodem służbowym oraz średniego spalania wynikającego ze specyfikacji podanej przez producenta samochodu dla cyklu mieszanego, w przypadku samochodów elektrycznych średnie zużycie energii będzie wynikało ze specyfikacji podawanej przez producenta dla cyklu mieszanego.

Powyższe planowane działanie wynika z faktu, że nie jest możliwe wprowadzenie fizycznego rozdziału pomiędzy paliwem, jakie pracownicy zużyli w celu odbycia podroży służbowej odbywanej na polecenie Wnioskodawcy od tego, które zatankowali z przeznaczeniem na wykorzystanie w ramach użytku prywatnego.

Pracownicy mogą dotankować pojazd w celu odbycia podróży służbowej, przy czym w baku pojazdu może znajdować się już paliwo, które pracownik zatankował i pokrył jego koszt środkami przeznaczonymi do użytku prywatnego pojazdu służbowego, zapisanymi na karcie paliwowej lub sfinansowanymi przez pracownika z własnych środków.

Określenie ilości paliwa, jaka ma być wykorzystana w podróży służbowej pracownika jest niezbędne do określenia kwoty, jaką pracownik może otrzymać w ramach zwrotu przy pokrywaniu kosztów paliwa z własnych środków oraz jaką będzie mógł zaakceptować pracodawca przy tankowaniu pojazdu z wykorzystaniem służbowej karty kredytowej przez pracownika.

Jeżeli z obliczeń dokonanych z wykorzystaniem ww. metodologii wyniknie, że pracownik zatankował większą ilość paliwa niż powinien zużyć w ramach podróży służbowej, to Wnioskodawca zwróci pracownikowi wartość odpowiednio mniejszej ilości paliwa (jeżeli pracownik pokrywał jego zakup z własnych środków) lub wezwie pracownika do zwrotu odpowiedniej kwoty (jeżeli pracownik pokrył zakup paliwa ze środków zapisanych na służbowej karcie kredytowej).

Przyjęte powyżej kalkulacje obarczone są marginesem błędu, który będzie powodował, że pracownicy mogą otrzymać kwotę przewyższająca lub niższą niż rzeczywista wartość paliwa, jakie wykorzystali w trakcie podróży służbowych odbywanych pojazdami służbowymi w przypadkach pokrywania kosztów paliwa wykorzystywanego w ramach podróży służbowych ze środków prywatnych pracownika.

Jeżeli pokrywali koszt zakupu paliwa z wykorzystaniem służbowej karty kredytowej, to mogą zostać wezwani do zwrotu zbyt dużej lub zbyt małej kwoty tytułem rozliczeń kosztów zakupu paliwa wykorzystanego w podróży służbowej.

Alternatywnie, do ich dyspozycji po zakończeniu podróży służbowej może pozostać większa lub mniejsza ilość paliwa niż ta, która została sfinansowana w ramach zakupu paliwa w celu odbycia podróży służbowych ze środków zapisanych na służbowej karcie kredytowej pracownika.

W przypadku pokrycia kosztów paliwa z wykorzystaniem karty paliwowej i w ramach dostępnych tam środków, pracownicy będą wydawać środki, jakie wcześniej dobrowolnie udostępnił im Wnioskodawca w celu tankowania pojazdów służbowych wykorzystywanych do użytku prywatnego, przy czym możliwe jest, że mimo teoretycznego pokrycia kosztów paliwa w celu odbycia podróży służbowej, po jej zakończeniu pracownicy będą mogli korzystać z tego samego paliwa, ale już do celów prywatnych.

### Pytania

1) Czy koszty ponoszone przez pracowników za każde kolejne mycie pojazdu, ponad 18 rocznie, będą zmniejszały kwotę ryczałtu doliczanego do wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym zostaną poniesione przez pracownika?

2) Czy koszty zużycia olejów i płynów eksploatacyjnych ponoszonych przez pracowników w związku z wykorzystaniem pojazdu służbowego do celów prywatnych, przewyższające kwoty, o które Wnioskodawca uzupełnia karty paliwowe będą zmniejszały kwotę ryczałtu doliczanego do wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym zostaną poniesione przez pracownika?

3) Czy w świetle braku możliwości dokładnego obliczenia ilości paliwa, jaką pracownik wykorzystał w trakcie podróży służbowych odbywanych pojazdami służbowymi, prawidłowe będzie dokonanie obliczeń ilości paliwa wykorzystanego w ramach podróży służbowej z wykorzystaniem informacji o średnim spalaniu, wynikającym ze wskazań komputera pokładowego w samochodzie a w przypadku samochodów elektrycznych według informacji o średnim zużyciu energii, wynikających ze wskazań komputera pokładowego w samochodzie?

4) Czy w świetle braku możliwości dokładnego obliczenia ilości paliwa, jaką pracownik wykorzystał w trakcie podróży służbowych odbywanych pojazdami służbowymi, prawidłowe będzie dokonanie obliczeń ilości paliwa wykorzystanego w ramach podróży służbowej z wykorzystaniem informacji o średnim spalaniu, wynikającym ze specyfikacji podanej przez producenta samochodu dla cyklu mieszanego a w przypadku samochodów elektrycznych ze specyfikacji podawanej przez producenta dla cyklu mieszanego?

5) Czy w przypadku, w którym pracownik pokrył koszty paliwa wykorzystanego w ramach podróży służbowej ze środków własnych i Wnioskodawca z wykorzystaniem zaprezentowanej metodologii zwrócił pracownikowi koszty paliwa w wysokości większej niż zużyta w rzeczywistości można uznać, że pracownik otrzymał od Wnioskodawcy dodatkowe środki na pokrycie kosztów paliwa, w tym na użytek prywatny, które nie będą stanowiły po stronie pracownika przychodu ze stosunku pracy?

6) Czy w przypadku, w którym pracownik pokrył koszty paliwa wykorzystanego w ramach podróży służbowej ze środków własnych i Wnioskodawca z wykorzystaniem zaprezentowanej metodologii zwrócił pracownikowi koszty paliwa w wysokości mniejszej niż zużyta w rzeczywistości można uznać, że koszty paliwa zostały wprawdzie pokryte ze środków własnych pracownika, jednak ich wyrównanie nastąpi z puli środków, udostępnionych przez Wnioskodawcę pracownikom na kartach paliwowych na użytek przejazdów prywatnych?

7) Czy w przypadku, w którym pracownik pokrył koszty paliwa wykorzystanego w ramach podróży służbowej ze środków zapisanych na służbowej karcie kredytowej i z wykorzystaniem zaprezentowanej metodologii Wnioskodawca obliczył, że pracownik powinien zużyć w ramach podróży służbowej mniejszą ilość paliwa niż zatankowana, to czy można uznać, że pracownik otrzymał od Wnioskodawcy dodatkowe środki na pokrycie kosztów paliwa, w tym na użytek prywatny, które nie będą stanowiły po stronie pracownika przychodu ze stosunku pracy?

8) Czy w przypadku, w którym pracownik pokrył koszty paliwa wykorzystanego w ramach podróży służbowej ze środków zapisanych na służbowej karcie kredytowej a z wykorzystaniem zaprezentowanej metodologii Wnioskodawca obliczył, że pracownik powinien zużyć w ramach podróży służbowej większą ilość paliwa niż zatankowana, można uznać, że koszty paliwa zostały wprawdzie pokryte ze środków własnych pracownika, jednak ich wyrównanie nastąpi z puli środków, udostępnionych przez Wnioskodawcę pracownikom na kartach paliwowych na użytek przejazdów prywatnych?

9) Czy w przypadku, w którym pracownik poniesie koszty paliwa związane z użytkowaniem prywatnym samochodu służbowego w wysokości odpowiadającej lub przekraczającej wysokość ryczałtu doliczanego do wynagrodzenia pracownika, to pomimo rzeczywistego korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych nie poniesie on efektywnie żadnych kosztów z tym związanych w postaci doliczenia ryczałtu do wynagrodzenia pracownika?

Ta interpretacja indywidualna stanowi rozstrzygnięcie w zakresie pytań nr 1,2 i 9, w odniesieniu do pytań nr 3-8 zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

### Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedmiocie pytania 1: koszty ponoszone przez pracowników za każde kolejne mycie pojazdu, ponad 18 rocznie, będą zmniejszały kwotę ryczałtu doliczanego do wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym zostaną poniesione przez pracownika.

Zgodnie ze stanowiskiem wynikającym z interpretacji ogólnej Ministra Finansów nr DD3.8201.1.2020 z 11 września 2020 r. oraz z przywołanego w niej orzecznictwa „należy stwierdzić, że ryczałtowo określona w tym przepisie wartość nieodpłatnego świadczenia obejmuje ponoszone przez pracodawcę koszty związane z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, przykładowo takie jak: paliwo, ubezpieczenie, wymiana opon, bieżące naprawy, okresowe przeglądy, które zakład pracy - jako właściciel samochodu - musi ponieść, aby samochód był sprawny i mógł uczestniczyć w ruchu drogowym".

Środki przyznane przez Wnioskodawcę na pokrycie kosztów mycia pojazdów służbowych udostępnionych do użytku prywatnego przez pracowników będą mieściły się w zryczałtowanym przychodzie, jaki Wnioskodawca doliczy do wynagrodzenia pracowników w wysokości 250 zł/400 zł.

Mycie pojazdu mieści się w kosztach związanych z jego eksploatacją, pozwala na zachowanie prawidłowego stanu wizualnego pojazdu i zabezpiecza go przed zużyciem i zniszczeniem elementów zewnętrznych pojazdu. Co więcej, zapewnienie czystej powierzchni szyb i karoserii w samochodzie pozwala na zwiększenie widoczności z pojazdu oraz samego pojazdu w ruchu ulicznym i zwiększa poziom bezpieczeństwa osób korzystających z pojazdu.

Jeżeli pracownik poniesie dodatkowe koszty związane z myciem pojazdu służbowego, z którego pracownik może korzystać prywatnie, przekraczające pulę 18 myć w roku i dodatkowe mycie nie zostanie pokryte ze środków zapisanych na karcie paliwowej, to wartość takiego dodatkowego mycia pomniejszy wysokość ryczałtu doliczanego do wynagrodzenia pracownika.

Pomniejszenie wysokości ryczałtu powinno nastąpić w odniesieniu do miesiąca, w którym pracownik poniósł koszty, które nie będą podlegały zwrotowi

Stanowisko Wnioskodawcy w przedmiocie pytania 2: koszty zużycia olejów i płynów eksploatacyjnych ponoszonych przez pracowników w związku z wykorzystaniem pojazdu służbowego do celów prywatnych, przewyższające kwoty, o które Wnioskodawca uzupełnia karty paliwowe będą zmniejszały kwotę ryczałtu doliczanego do wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym zostaną poniesione przez pracownika.

Zgodnie przytoczoną w stanowisku dotyczącym pytania nr 1 interpretacją ogólną Ministra Finansów nr DD3.8201.1.2020 z 11 września 2020 r. oraz z przywołanego w niej orzecznictwa „Należy natomiast opowiedzieć się za trafnością wniosku, że ryczałtowo określana wartość analizowanych nieodpłatnych świadczeń obejmuje wszelkie koszty eksploatacji samochodu, w tym paliwo, ale także - tytułem przykładu - płyn do spryskiwaczy.”

Środki przyznane przez Wnioskodawcę na pokrycie kosztów zużycia olejów i płynów eksploatacyjnych pojazdów służbowych udostępnionych do użytku prywatnego przez pracowników będą mieściły się w zryczałtowanym przychodzie, jaki Wnioskodawca doliczy do wynagrodzenia pracowników w wysokości 250zł/400 zł.

Koszty eksploatacji samochodu zostały wskazane w interpretacji ogólnej Ministra Finansów nr DD3.8201.1.2020 z 11 września 2020 r. przykładowo. Biorąc pod uwagę argumentację celowościową, oleje i płyny eksploatacyjne powinny znaleźć się w tej samej kategorii co wskazane wprost w interpretacji ogólnej płyny do spryskiwaczy.

Jeżeli pracownik poniesie dodatkowe koszty związane z zakupem olejów i płynów eksploatacyjnych w pojeździe i nie zostaną one pokryte przez Wnioskodawcę, to wartość zakupu olejów i płynów eksploatacyjnych pomniejszy wysokość ryczałtu doliczanego do wynagrodzenia pracownika.

Pomniejszenie wysokości ryczałtu powinno nastąpić w odniesieniu do miesiąca, w którym pracownik poniósł koszty, które nie będą podlegały zwrotowi.

Stanowisko Wnioskodawcy w przedmiocie pytania 3: w świetle braku możliwości dokładnego obliczenia ilości paliwa, jaką pracownik wykorzystał w trakcie podróży służbowych odbywanych pojazdami służbowymi, prawidłowe będzie dokonanie obliczeń ilości paliwa wykorzystanego w ramach podróży służbowej z wykorzystaniem informacji o średnim spalaniu, wynikającym ze wskazań komputera pokładowego w samochodzie a w przypadku samochodów elektrycznych według informacji o średnim zużyciu energii, wynikających ze wskazań komputera pokładowego w samochodzie.

Z uwagi na ograniczenia techniczne nie jest możliwe jednoznaczne wskazanie ilości paliwa, jakie pracownik zużył w trakcie konkretnej podróży służbowej ani określenie ilości paliwa jeszcze przed zakończeniem podróży służbowej.

Co do zasady przed rozpoczęciem podróży służbowej, w baku pojazdu służbowego będzie znajdowało się już paliwo, które wcześniej zostało zatankowane np. w celu zużycia w trakcie przejazdów prywatnych realizowanych przez pracownika.

Określenie ilości zużytego paliwa będzie mogło nastąpić po zakończeniu podróży służbowej, ale i tak nie będzie to rozliczenie idealnie odnoszące się do konkretnego wolumenu paliwa z uwagi na brak możliwości technicznych.

W szczególności nie zawsze pracownik będzie musiał zatankować pojazd do pełna przed rozpoczęciem podróży i taka podróż nie będzie musiała zaczynać się ze stacji benzynowej po zatankowaniu do pełna oraz nie będzie musiała kończyć się na stacji benzynowej w celu ponownego dotankowania do pełna tak, by obliczyć ile paliwa zużyto w podróży służbowej.

Obowiązkiem Wnioskodawcy jest prawidłowe zakwalifikowanie z punktu widzenia skutków podatkowych paliwa zapewnianego pracownikom w celu odbycia podróży służbowej oraz reszty paliwa, które zatankowali i którego nie zużyli w celu odbycia podróży służbowej.

W tym celu Wnioskodawca musi przyjąć jasną i weryfikowalną metodologię dokonywania obliczeń zużycia paliwa w ramach podróży służbowej.

Obowiązkiem pracowników rozpoczynających podróż służbową byłoby resetowanie komputera pokładowego w pojeździe tak, by zaczynał on liczyć odległość oraz średnie zużycie paliwa na trasie. Po zakończeniu podróży służbowej, wskazania odległości i średniego zużycia paliwa byłyby sczytywane przez pracowników i przekazywane Wnioskodawcy w celu obliczenia ilości zużytego paliwa.

Zaproponowany sposób działania odnosiłby się do warunków panujących na trasie i do konkretnego pojazdu, co zapewniałoby bardziej dokładny i spersonalizowany wynik obliczeń.

Uzyskiwane wyniki byłyby wprawdzie obarczone ryzykiem błędów pomiarowych i niedokładnością wskazań komputera pokładowego w samochodzie, jednak Wnioskodawca nie dysponuje innym gospodarczo uzasadnionym sposobem dokonywania obliczeń.

Stanowisko Wnioskodawcy w przedmiocie pytania 4: w świetle braku możliwości dokładnego obliczenia ilości paliwa, jaką pracownik wykorzystał w trakcie podróży służbowych odbywanych pojazdami służbowymi, prawidłowe będzie dokonanie obliczeń ilości paliwa wykorzystanego w ramach podróży służbowej z wykorzystaniem informacji o średnim spalaniu, wynikającym ze specyfikacji podanej przez producenta samochodu dla cyklu mieszanego a w przypadku samochodów elektrycznych ze specyfikacji podawanej przez producenta dla cyklu mieszanego.

Z uwagi na ograniczenia techniczne nie jest możliwe jednoznaczne wskazanie ilości paliwa, jakie pracownik zużył w trakcie konkretnej podróży służbowej ani określenie ilości paliwa jeszcze przed zakończeniem podróży służbowej.

Co do zasady przed rozpoczęciem podróży służbowej, w baku pojazdu służbowego będzie znajdowało się już paliwo, które wcześniej zostało zatankowane np. w celu zużycia w trakcie przejazdów prywatnych realizowanych przez pracownika.

Obowiązkiem Wnioskodawcy jest prawidłowe zakwalifikowanie z punktu widzenia skutków podatkowych paliwa zapewnianego pracownikom w celu odbycia podróży służbowej oraz reszty paliwa, które zatankowali i którego nie zużyli w celu odbycia podróży służbowej.

W tym celu Wnioskodawca musi przyjąć jasną i weryfikowalną metodologię dokonywania obliczeń zużycia paliwa w ramach podróży służbowej.

W specyfikacji pojazdów służbowych, którymi pracownicy mają odbywać podróże służbowe znajdują się informacje dotyczące średniego spalania danego pojazdu w cyklu miejskim, mieszanym i na trasie. Informacje te zostały opracowane przez producenta pojazdu w oparciu o wewnętrzne badania i testy. Wnioskodawca nie dysponuje możliwością przeprowadzenia tak dokładnej weryfikacji średniego spalania jak producenci pojazdów.

Przyjęcie punktu odniesienia w postaci spalania w cyklu mieszanym pozwoli na zastosowanie elastycznego scenariusza, w którym podróże służbowe pracowników odbywają się zarówno na trasach jak i w miastach lub innych obszarach o wzmożonym ruchu ulicznym.

Uzyskiwane wyniki byłyby obarczone ryzykiem w postaci rozbieżności pomiędzy zadeklarowanym przez producenta pojazdu spalaniem w cyklu mieszanym a rzeczywistymi warunkami panującymi w trakcie odbywania konkretnej podróży służbowej.

Do określenia odległości, jaką pracownik przejechał w ramach danej podróży służbowej. Wnioskodawca wykorzystywałby dane z licznika pojazdu (początek i koniec podróży służbowej, spisane i zgłoszone przez pracownika).

Mimo to, Wnioskodawca uznaje, że uzyskane w ten sposób wyniki byłyby miarodajne i mogłyby stanowić punkt wyjścia do kwalifikacji określonej ilości paliwa jako wykorzystanej do odbycia podróży służbowej.

Stanowisko Wnioskodawcy w przedmiocie pytania 5: w przypadku, w którym pracownik pokrył koszty paliwa wykorzystanego w ramach podróży służbowej ze środków własnych i Wnioskodawca z wykorzystaniem zaprezentowanej metodologii zwrócił pracownikowi koszty paliwa w wysokości większej niż zużyta w rzeczywistości można uznać, że pracownik otrzymał od Wnioskodawcy dodatkowe środki na pokrycie kosztów paliwa, w tym na użytek prywatny, które nie będą stanowiły po stronie pracownika przychodu ze stosunku pracy.

Wnioskodawca wprowadził wewnętrzne regulacje, zgodnie z którymi zapewnia pracownikom środki na pokrycie kosztów paliwa wykorzystywanego w ramach prywatnego korzystania z samochodów służbowych, jednak tylko do określonej wartości.

Jeżeli pracownik zatankował pojazd, jednak nie zużył w trakcie podróży służbowej całego paliwa, to pozostała część pozostaje do jego dyspozycji np. w celu wykorzystania w trakcie jazd prywatnych.

Wnioskodawca, który zwrócił pracownikowi koszty całego tankowania pojazdu w istocie zapewnił pracownikowi paliwo, którego część zostanie przez pracownika wykorzystana do użytku prywatnego, co jest zgodne ze stanowiskiem wynikającym z interpretacji ogólnej Ministra Finansów nr DD3.8201.1.2020 z 11 września 2020 r. oraz z przywołanego w niej orzecznictwa „należy stwierdzić, że ryczałtowo określona w tym przepisie wartość nieodpłatnego świadczenia obejmuje ponoszone przez pracodawcę koszty związane z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, przykładowo takie jak: paliwo (..)”.

Stanowisko Wnioskodawcy w przedmiocie pytania 6: w przypadku, w którym pracownik pokrył koszty paliwa wykorzystanego w ramach podróży służbowej ze środków własnych i Wnioskodawca z wykorzystaniem zaprezentowanej metodologii zwrócił pracownikowi koszty paliwa w wysokości mniejszej niż zużyta w rzeczywistości można uznać, że koszty paliwa zostały wprawdzie pokryte ze środków własnych pracownika, jednak ich wyrównanie nastąpi z puli środków, udostępnionych przez Wnioskodawcę pracownikom na kartach paliwowych na użytek przejazdów prywatnych.

Wnioskodawca ponosi koszty podróży służbowych odbywanych przez pracowników pojazdami służbowymi, w tym koszty paliwa.

Jeżeli w trakcie podróży służbowej pracownik zużyje realnie więcej paliwa niż będzie to wynikało z obliczeń poczynionych przez Wnioskodawcę, za które pracownik otrzyma zwrot pieniędzy, to Wnioskodawca powinien formalnie zwrócić różnicę pracownikowi.

Z uwagi na brak obiektywnej możliwości poczynienia dokładnych obliczeń zużytego paliwa, może okazać się jednak, że kwota do zwrotu wynikająca z powyższego założenia nie będzie możliwa do obliczenia.

Wnioskodawca będzie udostępniał co miesiąc pracownikom ściśle określoną kwotę zapisaną na kartach paliwowych z przeznaczeniem na tankowanie paliwa do użytku prywatnego. Przyznanie tej kwoty nie jest obowiązkiem Wnioskodawcy.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w przypadku, w którym na podstawie dokonanych obliczeń powinien zwrócić pracownikom bliżej nieokreśloną kwotę tytułem wyrównania pomiędzy wartością paliwa rzeczywiście zużytego w trakcie podróży służbowej a wartością paliwa, która została zwrócona przez Wnioskodawcę pracownikowi, kwota ta będzie podlegać pokryciu ze środków udostępnionych na kartach paliwowych, mimo braku możliwości dokonania oddzielnych i dokładnych rozliczeń w tym zakresie.

Pracownicy nie będą ponosić konsekwencji finansowych związanych z brakiem obiektywnej możliwości poczynienia dokładnych obliczeń zużytego paliwa, będą jedynie efektywnie otrzymywać mniejszą kwotę do tankowania pojazdów służbowych w ramach użytku prywatnego. Kwota ta i tak będzie zróżnicowana w ramach populacji pracowników, w zależności od odległości miejsca ich zamieszkania od zakładu pracy.

Wnioskodawca dopuszcza zatem różnicowanie wysokości tej kwoty w zależności od stylu jazdy pracowników, którzy jeżdżąc mniej ekonomicznie efektywnie będą mogli korzystać z mniejszej wysokości środków na jazdy prywatne samochodem służbowym.

Stanowisko Wnioskodawcy w przedmiocie pytania 7: przypadku, w którym pracownik pokrył koszty paliwa wykorzystanego w ramach podróży służbowej ze środków zapisanych na służbowej karcie kredytowej i z wykorzystaniem zaprezentowanej metodologii Wnioskodawca obliczył, że pracownik powinien zużyć w ramach podróży służbowej mniejszą ilość paliwa niż zatankowana, to czy można uznać, że pracownik otrzymał od Wnioskodawcy dodatkowe środki na pokrycie kosztów paliwa, w tym na użytek prywatny, które nie będą stanowiły po stronie pracownika przychodu ze stosunku pracy.

Wnioskodawca wprowadził wewnętrzne regulacje, zgodnie z którymi zapewnia pracownikom środki na pokrycie kosztów paliwa wykorzystywanego w ramach prywatnego korzystania z samochodów służbowych, jednak tylko do określonej wartości.

Jeżeli pracownik zatankował pojazd, jednak nie zużył w trakcie podróży służbowej całego paliwa, to pozostała część pozostaje do jego dyspozycji np. w celu wykorzystania w trakcie jazd prywatnych.

Wnioskodawca, który zwrócił pracownikowi koszty całego tankowania pojazdu w istocie zapewnił pracownikowi paliwo, którego część zostanie przez pracownika wykorzystana do użytku prywatnego, co jest zgodne ze stanowiskiem wynikającym z interpretacji ogólnej Ministra Finansów nr DD3.8201.1.2020 z 11 września 2020 r. oraz z przywołanego w niej orzecznictwa „należy stwierdzić, że ryczałtowo określona w tym przepisie wartość nieodpłatnego świadczenia obejmuje ponoszone przez pracodawcę koszty związane z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, przykładowo takie jak: paliwo (…)”.

Stanowisko Wnioskodawcy w przedmiocie pytania 8: w przypadku, w którym pracownik pokrył koszty paliwa wykorzystanego w ramach podróży służbowej ze środków zapisanych na służbowej karcie kredytowej a z wykorzystaniem zaprezentowanej metodologii Wnioskodawca obliczył, że pracownik powinien zużyć w ramach podróży służbowej większą ilość paliwa niż zatankowana, można uznać, że koszty paliwa zostały wprawdzie pokryte ze środków własnych pracownika, jednak ich wyrównanie nastąpi z puli środków, udostępnionych przez Wnioskodawcę pracownikom na kartach paliwowych na użytek przejazdów prywatnych.

Wnioskodawca ponosi koszty podróży służbowych odbywanych przez pracowników pojazdami służbowymi, w tym koszty paliwa.

Jeżeli w trakcie podróży służbowej pracownik zużyje realnie więcej paliwa niż będzie to wynikało z obliczeń poczynionych przez Wnioskodawcę, za które pracownik otrzyma zwrot pieniędzy, to Wnioskodawca powinien formalnie zwrócić różnicę pracownikowi.

Z uwagi na brak obiektywnej możliwości poczynienia dokładnych obliczeń zużytego paliwa, może okazać się jednak, że kwota do zwrotu wynikająca z powyższego założenia nie będzie możliwa do obliczenia.

Wnioskodawca będzie udostępniał co miesiąc pracownikom ściśle określoną kwotę zapisaną na kartach paliwowych z przeznaczeniem na tankowanie paliwa do użytku prywatnego. Przyznanie tej kwoty nie jest obowiązkiem Wnioskodawcy.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w przypadku, w którym na podstawie dokonanych obliczeń powinien zwrócić pracownikom bliżej nieokreśloną kwotę tytułem wyrównania pomiędzy wartością paliwa rzeczywiście zużytego w trakcie podróży służbowej a wartością paliwa, która została zwrócona przez Wnioskodawcę pracownikowi, kwota ta będzie podlegać pokryciu ze środków udostępnionych na kartach paliwowych, mimo braku możliwości dokonania oddzielnych i dokładnych rozliczeń w tym zakresie.

Pracownicy nie będą ponosić konsekwencji finansowych związanych z brakiem obiektywnej możliwości poczynienia dokładnych obliczeń zużytego paliwa, będą jedynie efektywnie otrzymywać mniejszą kwotę do tankowania pojazdów służbowych w ramach użytku prywatnego. Kwota ta i tak będzie zróżnicowana w ramach populacji pracowników, w zależności od odległości miejsca ich zamieszkania od zakładu pracy.

Wnioskodawca dopuszcza zatem różnicowanie wysokości tej kwoty w zależności od stylu jazdy pracowników, którzy jeżdżąc mniej ekonomicznie efektywnie będą mogli korzystać z mniejszej wysokości środków na jazdy prywatne samochodem służbowym.

Stanowisko Wnioskodawcy w przedmiocie pytania 9: w przypadku, w którym pracownik poniesie koszty paliwa związane z użytkowaniem prywatnym samochodu służbowego w wysokości odpowiadającej lub przekraczającej wysokość ryczałtu doliczanego do wynagrodzenia pracownika, to pomimo rzeczywistego korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych nie poniesie on efektywnie żadnych kosztów z tym związanych w postaci doliczenia ryczałtu do wynagrodzenia pracownika.

Wnioskodawca zapewnia pracownikom korzystającym z pojazdów służbowych do celów prywatnych karty paliwowe, na których zapisane będą ograniczone środki, z których pracownicy będą mogli korzystać między innymi w celu tankowania pojazdów służbowych w ramach użytku prywatnego.

Z uwagi na ograniczenie wysokości środków zapisanych na kartach paliwowych Wnioskodawca przewiduje sytuacje, w których pracownicy poza środkami na kartach paliwowych wydadzą na paliwo wykorzystywane w ramach przejazdów prywatnych kwoty przewyższające wysokość ryczałtu doliczanego do ich wynagrodzenia (250 zł/400 zł).

Zgodnie ze stanowiskiem zawartym w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 maja 2022 r. nr 0115-KDIT2.4011.75.2022.1.KC: „Należy jednak mieć na uwadze, że skoro wartość nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustalona ryczałtowo w wysokości określonej w art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym osób fizycznych obejmuje także wydatki na zakup paliwa, to w sytuacji obciążenia pracownika kosztami paliwa zużytego do jazd prywatnych jako płatnik powinni Państwo pomniejszyć wysokość ryczałtu określonego w art. 12 ust. 2a ustawy o PIT o wartość kosztów paliwa zużytego do jazd prywatnych".

Pracownicy powinni informować Wnioskodawcę o wysokości kosztów, jakie ponieśli na tankowanie pojazdów służbowych do użytku prywatnego w danym miesiącu oraz przekazywać na to dowody, np. w postaci rachunków za paliwo.

Jeżeli pracownicy paliwowych wydadzą na paliwo wykorzystywane w ramach przejazdów prywatnych kwoty przewyższające wysokość ryczałtu doliczanego do ich wynagrodzenia, to taka kwota ryczałtu nie będzie doliczana i w efekcie pracownicy nie będą ponosić żadnych dodatkowych kosztów związanych ściśle z faktem udostępnienia im przez Wnioskodawcę pojazdów służbowych do użytku prywatnego.

Nie będzie tu miała zastosowanie regulacja art. 12 ust 1 ustawy o PIT „za przychody ze (\`(...)\`) stosunku pracy (\`(...)\`) uważa się (\`(...)\`) wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych" z uwagi na fakt, iż regulacje art. 12 ust. 2a i 2c ustawy o PIT stanowią regulację szczegółową.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w odniesieniu do pytań nr 1, 2 i 9 jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W myśl art. 11 ust. 2 ww. ustawy:

Wartość pieniężną świadczeń w naturze, z zastrzeżeniem ust. 2c oraz art. 12 ust. 2-2c, określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.

Zgodnie z art. 11 ust. 2a cytowanej ustawy:

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:

1) jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia - według cen stosowanych wobec innych odbiorców;

2) jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu;

3) jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku - według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku;

4) w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Na mocy art. 11 ust. 2b cytowanej ustawy:

Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń, ustaloną według zasad określonych w ust. 2 lub 2a, a odpłatnością ponoszoną przez podatnika.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawierają definicji pojęcia „nieodpłatnego świadczenia”. Dokonując więc wykładni gramatycznej, za „nieodpłatne świadczenie” uznać należy świadczenie „niewymagające opłaty, takie za które się nie płaci, bezpłatne”. Zatem należy przyjąć, że nieodpłatnym świadczeniem jest takie zdarzenie, którego skutkiem (następstwem) jest nieodpłatne przysporzenie majątku jednej osobie, kosztem majątku innej osoby, innego podmiotu.

Dla celów podatkowych przyjmuje się – co znajduje potwierdzenie w orzecznictwie – że pojęcie nieodpłatnego świadczenia ma szerszy zakres niż w prawie cywilnym. Obejmuje ono bowiem wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku danej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Zgodnie zaś art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Źródłem przychodów jest stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Z uregulowań prawnych zawartych w art. 12 ust. 1 ww. ustawy wynika, że:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Na podstawie art. 12 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wartość pieniężną świadczeń w naturze przysługujących pracownikom na podstawie odrębnych przepisów ustala się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców - jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy.

Stosownie do art. 12 ust. 2a ww. ustawy:

Wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:

1) 250 zł miesięcznie - dla samochodów:

a) mocy silnika do 60 kW,

b) stanowiących pojazd elektryczny w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 875, 1394, 1506 i 1681) lub pojazd napędzany wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy;

2) 400 zł miesięcznie - dla samochodów innych niż wymienione w pkt 1

W myśl art. 12 ust. 2b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot określonych w ust. 2a.

Zgodnie z art. 12 ust. 2c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością określoną w ust. 2a albo ust. 2b i odpłatnością ponoszoną przez pracownika.

Stosownie do art. 12 ust. 3 powołanej ustawy

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych ustala się według zasad określonych w art. 11 ust. 2-2b..

Zgodnie z art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Z opisanego we wniosku zdarzenia wynika, że Spółka wdrożyła wewnętrzną procedurę, zgodnie z którą pracownicy Spółki mogą korzystać z samochodów służbowych zarówno w celach służbowych, jak również prywatnych. W przypadku korzystania przez pracownika z samochodu służbowego do celów prywatnych Spółka ustaliła miesięczny ryczałt, który będzie doliczony do wynagrodzenia pracownika:

1) 250 zł miesięcznie – dla samochodów o mocy silnika do 60kW oraz dla samochodów w pełni elektrycznych i wodorowych,

2) 400 zł miesięcznie – dla pozostałych samochodów.

Procedura określa zasady ponoszenia kosztów eksploatacji pojazdu, zgodnie z którymi m.in.:

\- Spółka udostępni pracownikom karty paliwowe, na których będą zapisane środki pieniężne na pokrycie przez pracowników kosztów tankowania pojazdów służbowych w ramach użytku prywatnego,

\- Spółka nie będzie pokrywała kosztów paliwa przeznaczonego do prywatnego użytkowania pojazdów służbowych przez pracowników ponad kwoty zapisane na kartach paliwowych,

\- Spółka będzie pokrywała koszty do 18 myć pojazdów rocznie, które będą rozliczane w dedykowanym narzędziu informatycznym, po przedstawieniu przez pracownika odpowiednich faktur,

\- pracownicy, którzy będą myć pojazdy służbowe częściej, będą samodzielnie ponosić tego koszty,

\- karty paliwowe będą uzupełniane co miesiąc o koszty średniego zużycia olejów i płynów eksploatacyjnych, zróżnicowanych w zależności od silnika zamontowanego w pojeździe.

W związku z powyższym powzięli Państwo wątpliwość, czy

\- koszty ponoszone przez pracowników za każde kolejne mycie pojazdu, ponad 18 rocznie oraz koszty zużycia olejów i płynów eksploatacyjnych ponoszonych przez pracowników w związku z wykorzystaniem pojazdu służbowego do celów prywatnych, przewyższające kwoty, o które Wnioskodawca uzupełnia karty paliwowe będą zmniejszały kwotę ryczałtu doliczanego do wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym zostaną poniesione przez pracownika,

\- poniesienie kosztów paliwa przez pracownika związanych z użytkowaniem prywatnym samochodu służbowego w wysokości odpowiadającej lub przekraczającej wysokość ryczałtu doliczanego do wynagrodzenia pracownika, spowoduje, że nie poniesie on efektywnie żadnych kosztów z tym związanych w postaci doliczenia ryczałtu do wynagrodzenia pracownika.

Mając na uwadze powyższe wskazać należy, że w interpretacji ogólnej z 11 wrzenia 2020 r. znak DD3.8201.1.2020 dotyczącej stosowania art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w zakresie ujmowania w zryczałtowanym przychodzie pracownika świadczenia polegającego na finansowaniu przez pracodawcę kosztów eksploatacyjnych, w tym również paliwa, do samochodu służbowego wykorzystywanego przez pracownika do celów prywatnych Minister Finansów stwierdził, że ryczałtowo określona w tym przepisie wartość nieodpłatnego świadczenia obejmuje ponoszone przez pracodawcę koszty związane z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, przykładowo takie jak: paliwo, ubezpieczenie, wymiana opon, bieżące naprawy, okresowe przeglądy, które zakład pracy – jako właściciel samochodu – musi ponieść, aby samochód był sprawny i mógł uczestniczyć w ruchu drogowym.

Używanie tak udostępnionego samochodu czasami wiąże się z dodatkowymi kosztami, takimi jak opłaty parkingowe, czy opłaty za przejazdy autostradą, które nie mogą być uznawane za świadczenia objęte kwotą określoną w art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ustawodawca wskazał bowiem wyraźnie, że chodzi o świadczenie związane z wykorzystaniem samochodu służbowego (czyli z oddaniem do używania – bezpłatnie – dla celów prywatnych), a nie wszelkimi pochodnymi kosztami związanymi z podróżą samochodem udostępnionym do wykorzystywania w celach prywatnych.

Uwzględniając przedstawione uregulowania prawne stwierdzić należy, że art. 12 ust. 2a ustawy o PIT (i inne przepisy podatkowe) określają jedynie skutki podatkowe korzystania z samochodów służbowych dla celów prywatnych. Przepisy te nie nakładają na pracodawcę obowiązku finansowania ponoszonych przez pracownika kosztów związanych z eksploatacją samochodu oraz kosztów paliwa w związku z wykorzystywaniem samochodu do celów prywatnych.

Należy jednak mieć na uwadze, że skoro wartość nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustalona ryczałtowo w wysokości określonej w art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym osób fizycznych obejmuje także koszty związane z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu oraz wydatki na zakup paliwa, to w sytuacji gdy pracownik poniesie koszty mycia pojazdu, olejów i płynów eksploatacyjnych oraz paliwa zużytego do jazd prywatnych jako płatnik powinni Państwo pomniejszyć wysokość ryczałtu określonego w art. 12 ust. 2a ustawy o PIT o wartość tych kosztów w miesiącu, w którym zostały one poniesione.

Jednocześnie, jeżeli wartość o jaką Państwo pomniejszą ryczałt, będzie równa lub większa od kwoty ryczałtu, nie będą Państwo zobowiązani do doliczenia ryczałtu za wykorzystywanie samochodu służbowego dla celów prywatnych. Zatem pracownik nie będzie zobowiązany do poniesienia kosztu podatku dochodowego w związku z otrzymanym świadczeniem w postaci możliwości wykorzystywania samochodu służbowego dla celów prywatnych.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzeń przyszłych, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).