Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-1046/13-5/ISZ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2013-12-17
Teza: w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, a następnie zeskanowanych i archiwizowanych w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura; odliczenia-odliczenie podatku
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 88; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 88a (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 9.11.2013 r. (data wpływu 11.10.2013 r.) uzupełnionym pismem z dnia 21.11.2013 r. (data wpływu 25.11.2013 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 15.11.2013 r. (skutecznie doręczone w dniu 20.11.2013 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, a następnie zeskanowanych i archiwizowanych w formie elektronicznej **\- jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 11.10.2013 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, a następnie zeskanowanych i archiwizowanych w formie elektronicznej.

Wniosek uzupełniony został pismem z dnia 21.11.2013 r., złożonym w dniu 22.11.2013 r. (data wpływu 25.11.2013 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie Organu z dnia 15.11.2013 r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej „Spółka”, „Wnioskodawca”) prowadzi na terytorium Polski działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży detalicznej produktów kosmetycznych poprzez sieć perfumerii. Spółka jest czynnym podatnikiem VAT. Zdarzenia przyszłe opisane poniżej dotyczyć będą zakupów towarów i usług służących czynnościom opodatkowanym.

W ramach prowadzonej działalności Spółka miesięcznie otrzymuje od kontrahentów znaczącą ilość faktur kosztowych. Obecnie Wnioskodawca procesuje w księgach jedynie faktury otrzymane w wersji papierowej. Mając na uwadze usprawnienie procesu obiegu dokumentów, w tym skrócenie czasu na dostarczenie faktur przez kontrahentów, Spółka rozważa księgowanie faktur, które byłyby przesyłane drogą mailową w postaci plików PDF. Z uwagi na brak odpowiedniego oprogramowania do archiwizacji dokumentów elektronicznych, Wnioskodawca rozważa możliwość archiwizacji otrzymanych dokumentów elektronicznych w postaci wydruków papierowych, analogicznie do otrzymywanych faktur papierowych.

W przyszłości, w przypadku zakupu odpowiedniego oprogramowania do archiwizacji dokumentów elektronicznych, Spółka zastanawia się nad ograniczeniem ilości przechowywanych papierowych faktur zakupowych. Ponieważ nie jest możliwe zupełne wyeliminowanie dokumentów papierowych (nie wszyscy kontrahenci korzystają z elektronicznej formy wystawiania faktur), Wnioskodawca rozważa możliwość skanowania faktur papierowych i przechowywania ich tylko w postaci obrazu w formacie PDF, co uniemożliwi zmianę ich treści. Równocześnie dokumenty papierowe po ich zeskanowaniu byłyby niszczone.

Na podstawie zarówno faktur elektronicznych przechowywanych w formie wydruków papierowych jak i skanów pierwotnie otrzymanych faktur papierowych przechowywanych w formie plików PDF, Spółka zamierza uwzględniać VAT naliczony z tych dokumentów w deklaracjach VAT za miesiąc, w którym faktury zostały otrzymane lub w jednym z dwóch kolejno następujących po sobie miesiącach.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie oznaczone we wniosku numerem 2:

Czy w przypadku wprowadzenia oprogramowania do archiwizacji dokumentów elektronicznych, Wnioskodawca uprawniony będzie do prowadzenia archiwum faktur wyłącznie w formie elektronicznej, między innymi w postaci skanów dokumentów oraz zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej?

Czy możliwe byłoby zeskanowanie i zarchiwizowanie w formacie PDF, a następnie zniszczenie także faktur otrzymywanych przed wdrożeniem oprogramowania do archiwizacji dokumentów elektronicznych?

Czy zeskanowane faktury papierowe przechowywane w wersji elektronicznej będą uprawniać do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w tych fakturach?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania dokumentów, będzie możliwe archiwizowanie dokumentów papierowych w formie skanów bez konieczności dalszego przetrzymywania ich w postaci papierowej.

Przepisy prawa polskiego nie nakładają na Wnioskodawcę obowiązku przechowywania faktur w określonej formie. Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości stwierdza, że „ Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtwarzanie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej”. Wdrożenie systemu do archiwizacji dokumentów wypełni powyższy warunek.

Rozporządzenia wykonawcze do ustawy o podatku od towarów i usług wyraźnie wskazują na możliwość archiwizacji dokumentów w dowolnej wersji, w tym elektronicznej.

Na swobodę w wyborze formy archiwizacji dokumentów wskazuje także ewolucja treści § 21 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Do 31.12.2010 r. ust. 1-2 § 21 w/w rozporządzenia wskazywały, że:

1.  „Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2.  Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie”.

Wprowadzone od 1.01.2011 r. zmiany nie przewidują już wymogu przechowywania faktur, faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów w oryginalnej postaci.

Obecnie obowiązujące przepisy § 21 ust. 1-2 rozporządzenia stanowią:

1.  „Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych”.

Pamiętając o zasadzie racjonalnego pracodawcy, należy uznać, że zmiany w treści § 21 w/w rozporządzenia były zamierzone przez pracodawcę, a ich celem było ograniczenie obciążeń podatników związanych z przechowywaniem dokumentów księgowych oraz przyznanie podatnikom swobody wyboru najbardziej dla nich dogodnej formy archiwizacji.

Sp. z o.o., w przypadku wdrożenia archiwum elektronicznego do przechowywania zeskanowanych dokumentów otrzymywanych oryginalnie w wersji papierowej, ma zamiar dostosować istniejący system kontroli biznesowej z wykorzystaniem funkcjonujących w Spółce procedur i procesów obiegu i akceptacji dokumentów, który ustali wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Zapewni to autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur otrzymanych w formie papierowej i przechowywanych w formie elektronicznej, w myśl § 20a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

W celu przechowywania faktur w wersji elektronicznej Spółka ma zamiar wykorzystać oprogramowanie informatyczne, które umożliwi przechowywanie faktur elektronicznych w sposób chronologiczny i systematyczny, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dodatkowo Spółka będzie mogła zapewnić organowi podatkowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, zgodnie z § 21 w/w rozporządzenia.

Powyższe stanowisko potwierdza m.in. indywidualna interpretacja ITPP3/443-16a/13/MD.

W uzupełnieniu dodano, że zdaniem Spółki jest możliwe zeskanowanie i zarchiwizowanie w formacie PDF, a następnie zniszczenie także faktur otrzymanych w wersji papierowej przed wdrożeniem oprogramowania do archiwizacji dokumentów elektronicznych. Faktury te po zeskanowaniu, będą przechowywane z wykorzystaniem w/w oprogramowania do archiwizacji dokumentów elektronicznych, w sposób zapewniający; autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, oraz umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stanowisko to potwierdził m.in. WSA we Wrocławiu, w wyroku z dnia 28 stycznia 2011 r., sygn. akt I SA/Wr 1342/10, stwierdzając; „Firmy mogą do przechowywania faktur VAT stosować system mieszany. Faktury papierowe mogą przechowywać w formie elektronicznej. Ważne, aby w razie potrzeby był do nich dostęp”.

W innym wyroku z dnia 15 marca 2011r., sygn. akt I SA/Po 899/10, WSA w Poznaniu orzekł; „Faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach, ale nie oznacza to, że przechowywana faktura ma być identyczna w zakresie formy, co faktura przesłana nabywcy. Faktura przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, odnoszących się do przeprowadzonej transakcji”.

Zdaniem Spółki faktury papierowe zostały zrównane z ich elektronicznymi obrazami, dzięki czemu nabywca ma prawo przechowywać jedynie elektroniczne wersje przesłanych m.in. papierowych faktur.

Wnioskodawca stoi również na stanowisku, że zeskanowane i przechowywane w wersji elektronicznej (plik PDF) faktury otrzymane pierwotnie w formie papierowej dalej będą uprawniać Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w tych fakturach.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego, w zakresie pytania oznaczonego we wniosku numerem 2, uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 177 poz. 1054 ze zm.), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18 (ust. 10 pkt 1 ww. artykułu).

Przepisy art. 86 ust. 11 i ust. 13 cyt. ustawy wskazują dodatkowe terminy obniżenia podatku należnego o podatek naliczony w sytuacji, gdy podatnik nie dokonał tego obniżenia w terminie otrzymania faktury.

I tak, stosownie do ust. 11 ww. artykułu, jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Natomiast, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 11, 12, 16 i 18, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego – art. 86 ust. 13 ustawy o VAT.

Cytowane powyżej przepisy wskazują, że podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także niezaistnienie przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 cyt. ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w ust. 8 powołanego artykułu, szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68 poz. 360 ze zm.).

W myśl § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z treścią § 21 ust. 1 cyt. rozporządzenia, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur - w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie ust. 2 ww. przepisu, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 21 ust. 3 cyt. rozporządzenia).

Stosownie do § 21 ust. 4 powołanego rozporządzenia, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

§ 20a ust. 1 rozporządzenia stanowi z kolei, iż podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - § 20a ust. 2 rozporządzenia.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przechowywania faktur VAT, przy czym z przepisów tych wynika dowolność sposobu przechowywania faktury, pod warunkiem jednakże spełnienia określonych przesłanek.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. § 20a cyt. rozporządzenia, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z opisu sprawy przedstawionego w złożonym wniosku wynika, że w ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa towary i usługi od dostawców. Nabywane towary i usługi wykorzystywane są do czynności opodatkowanych. W przyszłości, w przypadku zakupu odpowiedniego oprogramowania do archiwizacji dokumentów elektronicznych, Spółka zastanawia się nad ograniczeniem ilości przechowywanych papierowych faktur zakupowych. Ponieważ nie jest możliwe zupełne wyeliminowanie dokumentów papierowych (nie wszyscy kontrahenci korzystają z elektronicznej formy wystawiania faktur), Wnioskodawca rozważa możliwość skanowania faktur papierowych i przechowywania ich tylko w postaci obrazu w formacie PDF, co uniemożliwi zmianę ich treści. Równocześnie dokumenty papierowe po ich zeskanowaniu byłyby niszczone.

Na podstawie zarówno faktur elektronicznych przechowywanych w formie wydruków papierowych jak i skanów pierwotnie otrzymanych faktur papierowych przechowywanych w formie plików PDF, Spółka zamierza uwzględniać VAT naliczony z tych dokumentów w deklaracjach VAT za miesiąc, w którym faktury zostały otrzymane lub w jednym z dwóch kolejno następujących po sobie miesiącach.

W uzupełnieniu własnego stanowiska w sprawie Wnioskodawca wskazał, że faktury te po zeskanowaniu, będą przechowywane z wykorzystaniem w/w oprogramowania do archiwizacji dokumentów elektronicznych, w sposób zapewniający; autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, oraz umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

W odniesieniu do przedstawionej sytuacji wątpliwości Wnioskodawcy powstały w kwestii przechowywania otrzymanych w formie papierowej faktur wyłącznie w formie elektronicznej, między innymi w postaci skanów dokumentów w przypadku wprowadzenia oprogramowania do archiwizacji dokumentów elektronicznych, otrzymanych przed i po wdrożeniu oprogramowania do archiwizacji dokumentów elektronicznych oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z takich faktur.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz mając na uwadze fakt, że - jak wskazał Wnioskodawca - proponowana przez Spółkę metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w § 20a oraz w § 21 powołanego rozporządzenia Ministra Finansów, oraz pozwala na ich łatwe odszukanie i bezzwłoczny dostęp, a także umożliwia organom również przetwarzanie danych w nich zawartych - należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu, przechowywanie w formie elektronicznej otrzymanych w formie papierowej faktur, jest zgodne z powyższymi przepisami.

Z uwagi na to, że faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w § 21 cyt. rozporządzenia - Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego - faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej. Ponadto, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów służących do wykonywania czynności opodatkowanych z faktur, które Spółka otrzyma, gdyż sposób archiwizacji otrzymanych faktur papierowych w formie elektronicznej z zachowaniem ww. regulacji prawnych w tym zakresie nie pozbawi Spółki prawa do odliczenia z nich podatku naliczonego.

Wskazać zatem należy, że opisany przez Spółkę sposób archiwizacji faktur otrzymanych w wersji papierowej, jedynie w wersji elektronicznej (zeskanowany dokument) spełnia wymogi przewidziane w § 21 ust. 4 rozporządzenia. Organy podatkowe w przypadku kontroli podatkowej, będą miały zapewnioną bezzwłoczną możliwość poboru i przetwarzania danych zawartych w fakturach przechowywanych przez Spółkę w wersji elektronicznej, co potwierdzi prawo Strony do odliczenia podatku naliczonego VAT wykazanego na przedmiotowych dokumentach.

Mając powyższe na względzie, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że ocena prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, gdyż postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji przepisów prawa podatkowego. Przepisy te – jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W związku z tym, że niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie zakresu podatku od towarów i usług, w części pytania nr 2, tj. prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, a następnie zeskanowanych i archiwizowanych w formie elektronicznej, w części dotyczącej pytania 1, tj. prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF, a następnie wydrukowanych przez Spółkę, przechowywanych w formie papierowej, zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2012r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.