Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP3-2.4011.626.2022.2. AC
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2022-08-25
Teza: 1. Czy zwrot kosztów biletów za przejazd opiekunki z miejsca pracy (siedziby pracodawcy)/zamieszkania do miejsca wykonywania pracy podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i stanowi przychód ze stosunku pracy i w związku z tym, czy należy potrącać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, czy też świadczenie to nie jest opodatkowane? 2. Czy zwrot kosztów używania samochodu prywatnego w celach służbowych do jazd lokalnych na podstawie zawartej umowy cywilnoprawnej i rozliczanych na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka) do przejazdu opiekunki z miejsca pracy (siedziby pracodawcy)/zamieszkania do miejsca wykonywania pracy podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i stanowi przychód ze stosunku pracy i w związku z tym, czy należy potrącać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, czy też świadczenie to nie jest opodatkowane?
Słowa kluczowe: bilety; kilometrówka; koszt-zwrot kosztów; obowiązek-obowiązek płatnika; pracownik; zwolnienie-zwolnienie przedmiotowe
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Zwolnienia przedmiotowe.-Zwolnienia od podatku dochodowego.-Diety i inne należności za czas podróży.-Pracownika
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 12-ust. 1

**Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe**

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

**Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej**

17 czerwca 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 13 czerwca 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązku płatnika przy pobieraniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od miesięcznych zwrotów kosztów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych i zwrotów kosztów za bilety opiekunom niebędącym pracownikami socjalnymi oraz czy ww. zwrot kosztów przejazdu stanowi przychód pracownika. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 29 lipca 2022 r. Treść wniosku jest następująca:

**Opis stanu faktycznego**

Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w A. realizuje zadania na podstawie ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2021 r. poz. 2268).

Jednym z zadań jest realizacja usług opiekuńczych przez opiekunki. Miejscem pracy opiekunki jest teren Gminy A., zaś miejscem czynności zawodowych jest miejsce zamieszkania lub pobytu pacjenta. Opiekunki wykonują swoje czynności: higieniczne, pielęgnacyjne, gospodarcze w miejscu zamieszkania klienta MOPS. Zarówno zakres jak i ilość świadczonych usług opiekuńczych określona jest w decyzji administracyjnej. Obszarem który obejmuje swoim zasięgiem Ośrodek to zarówno miasto, jak i wsie wchodzące w skład gminy. Opiekunka nie jest pracownikiem specjalnym w rozumieniu art. 116 ustawy o pomocy społecznej. Jednak przedmiotowa ustawa określa zakres jej obowiązków, a świadczenie usług opiekuńczych jest zadaniem gminy o charakterze obowiązkowym.

Dojazdy opiekunki do miejsc wykonywania czynności zawodowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, w opisanym kształcie nie wynikają z polecenia służbowego, tj. nie odbywają się w ramach podróży służbowej, o której mowa w art. 775 Kodeksu pracy. Obowiązek ponoszenia przez zakład pracy kosztów dojazdu opiekunki do podopiecznych (jako obowiązek pracodawcy wyposażenia pracownika w narzędzia i materiały niezbędne do prawidłowego wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku pracy) wynika z postanowień Kodeksu pracy oraz Regulaminu Pracy Ośrodka Pomocy Społecznej.

Ośrodek Pomocy Społecznej nie dysponuje środkiem transportu, który byłby wykorzystywany do przejazdu pomiędzy klientami. Jedyną formą zabezpieczenia zwrotu kosztów przejazdów mogą być:

1.  bilety jednorazowe - nabywane przez pracownika bilety jednorazowe, których koszt zakupu zwracany jest na podstawie przedstawionych skasowanych biletów i potwierdzenia wyjazdu w stosownym rejestrze. Rozliczenie z tytułu wykorzystanych w powyższy sposób biletów dokonywane jest raz w miesiącu;
2.  zwrot kosztów używania samochodu prywatnego stanowiącego własność pracownika, w jazdach lokalnych - zwrot dokonywany jest na podstawie umowy cywilnoprawnej i tzw. "kilometrówki". Pracownik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu i na tej podstawie ma zwracane koszty dojazdów raz w miesiącu, wg stawek określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27 poz. 271 ze zm.).

Wątpliwości budzi to, czy zwrot kosztów przejazdu do miejsc wykonywania przez opiekunkę czynności zawodowych ustalony na podstawie skasowanych biletów jednorazowych oraz "kilometrówki" stanowi przychód pracownika opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

**Uzupełnienie opisu stanu faktycznego**

Wypłata kilometrówki ma miejsce począwszy od maja 2022 roku, zwrot za bilety wypłacany jest od 2014 roku.

Zwrot kosztów używania samochodu prywatnego stanowiącego własność pracownika, w jazdach lokalnych dokonywany jest na podstawie umowy cywilnoprawnej i tzw. "kilometrówki". Pracownik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu i otrzymuje kwotę stanowiącą iloczyn przejechanych kilometrów i stawek określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27 poz. 271 ze zm.). Nie jest to forma ryczałtu miesięcznego. Zwrot następuje za bilety jednorazowe nabywane przez pracownika, których koszt zakupu zwracany jest na podstawie przedstawionych skasowanych biletów i potwierdzenia wyjazdu w stosownym rejestrze. Rozliczenie z tytułu wykorzystanych w powyższy sposób biletów dokonywane jest raz w miesiącu. Pracownik przedstawia zestawienie wykorzystanych biletów, które zakupił z własnych środków i otrzymuje zwrot wartości tych biletów przelewem na konto.

Od wypłacanych "kilometrówek" pobierają Państwo podatek dochodowy, od biletów dopiero od maja 2022. W związku z rozbieżnymi interpretacjami co do obowiązku opodatkowania tego typu świadczeń, obecnie pobierają Państwo od nich podatek, nie mając pewności co do prawidłowości takiego postępowania.

Opiekunka nie jest pracownikiem socjalnym w rozumieniu art. 116 ustawy o pomocy społecznej.

**Pytanie**

1\. Czy zwrot kosztów biletów za przejazd opiekunki z miejsca pracy (siedziby pracodawcy)/zamieszkania do miejsca wykonywania pracy podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i stanowi przychód ze stosunku pracy i w związku z tym, czy należy potrącać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, czy też świadczenie to nie jest opodatkowane?

2\. Czy zwrot kosztów używania samochodu prywatnego w celach służbowych do jazd lokalnych na podstawie zawartej umowy cywilnoprawnej i rozliczanych na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka) do przejazdu opiekunki z miejsca pracy (siedziby pracodawcy)/zamieszkania do miejsca wykonywania pracy podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i stanowi przychód ze stosunku pracy i w związku z tym, czy należy potrącać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, czy też świadczenie to nie jest opodatkowane?

**Państwa stanowisko w sprawie**

Jeżeli pracownik poniesie koszty, a następnie koszty te zostaną mu zwrócone, to kwoty te nie mogą być uznane za przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, gdyż nie powodują one przysporzenia majątkowego po stronie pracownika.

Stosownie do postanowień art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Ad. 1.

Zwrot kosztów za zakupione bilety to jedynie rekompensata poniesionych kosztów, a nie korzyść majątkowa. Państwa zdaniem, jeżeli pracownik poniesie koszty, a następnie koszty te zostaną mu zwrócone, to kwoty te nie mogą być uznane za przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, gdyż nie powodują one przysporzenia majątkowego po stronie pracownika. Pracownik nie wykorzystuje przejazdów do własnych celów, tylko w celu realizacji zadań służbowych i musi z własnych środków zakupić bilety, zatem zwrot nie stanowi dla niego przychodu ze stosunku pracy i nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Jeśli nie stanowi przychodu, to nie powinni Państwo potrącać zaliczki na podatek dochodowy, gdyż to świadczenie nie jest opodatkowane.

Ad. 2.

W Państwa ocenie świadczenie pieniężne wypłacane przez Pracodawcę Pracownikowi z tytułu poniesionych kosztów, w związku z używaniem pojazdu stanowiącego własność Pracownika na potrzeby zakładu pracy, w jazdach lokalnych stanowi jedynie zwrot wydatków związanych z używaniem prywatnego samochodu dla celów służbowych i nie przynosi Pracownikowi korzyści majątkowych.

Zatem, wypłacanego na rzecz Pracownika powyższego świadczenia pieniężnego nie można uznać za przychód ze stosunku pracy, w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie jest ono bowiem świadczeniem uzyskanym za wykonywanie zadań służbowych, a jedynie pracownik otrzymuje zwrot kosztów za używanie prywatnego samochodu, na zakup paliwa i eksploatację samochodu. Jazdy lokalne są realizowane w interesie pracodawcy, a nie pracownika, który nie uzyskuje żadnego przysporzenia z tego tytułu zatem zwrot nie stanowi dla niego przychodu ze stosunku pracy i nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych a co za tym idzie nie powinni Państwo potrącać zaliczki na podatek dochodowy, gdyż to świadczenie nie jest opodatkowane.

**Ocena stanowiska**

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w przedmiocie podatku dochodowego od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

**Uzasadnienie interpretacji indywidualnej**

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.):

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Przepis art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, stanowi, że:

Źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Następnie art. 11 ust. 2-2b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, że:

2\. Wartość pieniężną świadczeń w naturze, z zastrzeżeniem ust. 2c oraz art. 12 ust. 2-2c, określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.

2a. Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:

1) jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia - według cen stosowanych wobec innych odbiorców;

2) jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu;

3) jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku - według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku;

4) w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

2b. Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń, ustaloną według zasad określonych w ust. 2 lub 2a, a odpłatnością ponoszoną przez podatnika.

Stosownie do art. 12 ust. 1 omawianej ustawy:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów zostały wskazane jedynie przykładowo. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on od pracodawcy realną korzyść mającą wymiar finansowy, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

O uzyskaniu przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych można mówić w każdej sytuacji, gdy podatnik czy to na skutek otrzymania określonych wartości majątkowych (środków pieniężnych, świadczeń w naturze, czy też innych nieodpłatnych świadczeń), czy też gdy na skutek określonego zdarzenia powodującego zmniejszenie jego zobowiązań wobec innych podmiotów, uzyskuje określone przysporzenie majątkowe.

W świetle art. 31 ww. ustawy:

Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Z kolei art. 38 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi:

Płatnicy, o których mowa w art. 31 i art. 33-35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a.

Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 112 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

zwrot kosztów dojazdu pracownika do zakładu pracy, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy wynika wprost z przepisów innych ustaw;

Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Z § 2 powołanego rozporządzenia wynika, że:

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Na podstawie § 3 ust. 1 rozporządzenia:

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Natomiast w myśl § 3 ust. 2 rozporządzenia:

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Jak stanowi § 3 ust. 3 tego rozporządzenia:

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

W odniesieniu do § 3 ust. 4 rozporządzenia:

W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21).

W tym zakresie obowiązują przepisy Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.).

Wątpliwości Państwa budzi kwestia powstania przychodu i poboru zaliczek w sytuacji zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego w celach służbowych do jazd lokalnych rozliczanych na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka) do przejazdu opiekunki z miejsca pracy (siedziby pracodawcy)/zamieszkania do miejsca wykonywania pracy.

W opisie stanu faktycznego wskazali Państwo, że:

1) opiekunki niebędące pracownikami socjalnymi (w rozumieniu art. 116 ustawy o pomocy społecznej) wykonują czynności w miejscu zamieszkania klienta Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej, tj. na obszarze obejmującym swoim zasięgiem miasto, jak i wsie wchodzące w skład gminy;

2) dojazdy opiekunki do miejsc wykonywania czynności zawodowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, w opisanym kształcie nie wynikają z polecenia służbowego, tj. nie odbywają się w ramach podróży służbowej, o której mowa w art. 775 Kodeksu pracy;

3) obowiązek ponoszenia przez zakład pracy kosztów dojazdu opiekunki do podopiecznych (jako obowiązek pracodawcy wyposażenia pracownika w narzędzia i materiały niezbędne do prawidłowego wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku pracy) wynika z postanowień Kodeksu pracy oraz Regulaminu Pracy Ośrodka Pomocy Społecznej;

4) Ośrodek Pomocy Społecznej nie dysponuje środkiem transportu, który byłby wykorzystywany do przejazdu pomiędzy klientami;

5) formami zabezpieczenia zwrotu kosztów przejazdów może być zwrot kosztów używania samochodu prywatnego stanowiącego własność pracownika, w jazdach lokalnych - zwrot dokonywany jest na podstawie umowy cywilnoprawnej i tzw. "kilometrówki". Pracownik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu i na tej podstawie ma zwracane koszty dojazdów raz w miesiącu, wg stawek określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27 poz. 271 ze zm.).

6) od maja 2022 r. pobierają Państwo podatek dochodowy od wypłacanych "kilometrówek”, nie jest to forma ryczałtu miesięcznego.

Stosownie do postanowień art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2021 r. poz. 919 ze zm.):

Na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy.

Ponadto § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.) stanowi, że:

Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej „pojazdami do celów służbowych”, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu. Wobec powyższego, kwota przedmiotowego zwrotu wydatków za jazdy lokalne stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy.

Obowiązujące przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku zrekompensowania pracownikowi ww. wydatku, tak jak ma to miejsce w przypadku podróży służbowej zgodnie z art. 775 Kodeksu pracy (Dz.U. z 2022 r. poz. 1510). To z kolei prowadzi do wniosku, że w sytuacji nieotrzymania zwrotu poniesionych kosztów przez pracownika, byłby on zobowiązany do ich pokrycia z własnych środków. Zatem przyjęcie dodatkowego świadczenia oferowanego przez pracodawcę leży w interesie pracownika, gdyż jest równoznaczne z uniknięciem przez niego wydatku jaki musiałby ostatecznie ponieść, gdyby pracodawca nie dokonał jego zwrotu. Jazdy lokalne nie są podróżami służbowymi.

Wobec tego zwrot kosztów poniesionych przez pracownika tytułem wykorzystywania, na podstawie właściwej umowy, prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych – stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy, a w konsekwencji stanowi przychód w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Gdyby wolą ustawodawcy nie było zaliczenie omawianych świadczeń do przychodów, to nie zawarłby w katalogu zwolnień przepisu określonego w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie, z którym:

Wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

Powyższa regulacja ogranicza krąg podatników mogących skorzystać z omawianego zwolnienia do tych, którym przepisy odrębnych ustaw gwarantują możliwość przyznania prawa do zwrotu poniesionych kosztów, bądź nakładają na pracodawcę obowiązek zwrotu pracownikowi tych kosztów.

Odrębnymi ustawami, do których odsyła art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy są:

\- ustawa z dnia 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” (Dz. U. z 2020 r. poz. 2064),

\- ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach (Dz. U. z 2021 r. poz. 1275),

\- ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2020 r. poz. 1876 ze zm.).

Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw. W pozostałych przypadkach zwrot taki stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy.

Zatem ww. zwolnienie swoją dyspozycją obejmuje określone kategorie osób, o których mowa w odrębnych ustawach, do których odwołał się ustawodawca.

W myśl art. 121 ust. 3c ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2021 r. poz. 2268 ze zm.):

Pracownikowi socjalnemu, do którego obowiązków należy świadczenie pracy socjalnej w środowisku lub przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych poza siedzibą jednostki, przysługuje zwrot kosztów przejazdów z miejsca pracy do miejsc wykonywania przez niego czynności zawodowych, w przypadku braku możliwości zapewnienia dojazdu środkami pozostającymi w dyspozycji zatrudniającego go pracodawcy.

Zacytowany powyżej przepis ustawy o pomocy społecznej odnosi się do zwrotu kosztów przejazdów związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Przewiduje on możliwość przyznania takiego zwrotu w sytuacji, gdy pracodawca nie ma możliwości zapewnienia dojazdu środkami transportu będącymi w jego dyspozycji. Należy zatem stwierdzić, że jest to przepis ustawowy, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Powyższy przepis obejmuje swoją dyspozycją wyłącznie pracowników socjalnych, o których mowa w ustawie o pomocy społecznej.

Natomiast wskazane we wniosku opiekunki nie są pracownikami socjalnymi w myśl powołanej ustawy o pomocy społecznej, a tym samym zacytowany art. 121 ust. 3c ustawy o pomocy społecznej nie znajduje do nich zastosowania.

W tym miejscu należy wyraźnie zaakcentować, że na gruncie konstrukcji i systematyki ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wprowadzenie przez ustawodawcę powyższego zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy dowodzi, że każdy zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych stanowi przychód tegoż pracownika. Aby dane świadczenie wymienione w katalogu zwolnień z art. 21 ust. 1 ww. ustawy w ogóle mogło korzystać ze zwolnienia od podatku, najpierw musiałoby stanowić przychód.

Dodatkowo należy wyjaśnić, że sam fakt zawarcia odrębnej umowy z pracownikiem, co do kwestii wykorzystania prywatnego samochodu pracownika nie ma znaczenia, gdyż zatrudniony wykorzystuje swój samochód celem świadczenia pracy na rzecz pracodawcy. Wykorzystywanie samochodu prywatnego do celów służbowych pracownika jest niewątpliwie związane z pozostawaniem przez niego w stosunku pracy.

Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych opiekunkom, stanowi dla nich przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychód ten nie korzysta ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Prawo do takiego zwrotu przysługuje wyłącznie pracownikowi socjalnemu na podstawie art. 121 ust. 3c ustawy o pomocy społecznej.

Dlatego ciążą na Państwu obowiązki płatnika wynikające z art. 31 i 38 ww. ustawy, tj. potrącanie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od miesięcznych zwrotów kosztów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych przez opiekunki niebędące pracownikami socjalnymi.

Wątpliwości Państwa budzi kwestia powstania przychodu i poboru zaliczek w sytuacji zwrotu kosztów biletów za przejazd opiekunek niebędących pracownikami socjalnymi z miejsca pracy (siedziby pracodawcy)/zamieszkania do miejsca wykonywania pracy.

W opisie stanu faktycznego wskazali Państwo, że:

a) bilety jednorazowe - nabywane przez pracownika bilety jednorazowe, których koszt zakupu zwracany jest na podstawie przedstawionych skasowanych biletów i potwierdzenia wyjazdu w stosownym rejestrze. Rozliczenie z tytułu wykorzystanych w powyższy sposób biletów dokonywane jest raz w miesiącu;

b) od maja 2022 r. pobierają Państwo podatek dochodowy od wypłacanych od biletów, nie jest to forma ryczałtu miesięcznego.

Zatem, pracownicy otrzymują świadczenie od swojego pracodawcy, które nie zostało objęte jakimkolwiek ze zwolnień przedmiotowych ujętych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji zwrot kosztów za zakup biletów wypłacany przez Państwa osobom niebędącym pracownikami socjalnymi będzie stanowił dla tych pracowników przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychód uzyskany z tego tytułu, nie będzie korzystał ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 23b, art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a czy art. 21 ust. 1 pkt 112 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, bowiem wskazane przepisy nie przewidują takiego zwolnienia dla ww. pracowników.

W związku z tym, będą Państwo zobowiązani do obliczenia, pobrania i odprowadzenia do właściwego urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od wypłaconego zwrotów kosztów za bilety (za dojazdy do miejsca wykonywania pracy) opiekunkom niebędącym pracownikami socjalnymi.

**Dodatkowe informacje**

**Informacja o zakresie rozstrzygnięcia**

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

**Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji**

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

**Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację**

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…).

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.) dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

**Podstawa prawna dla wydania interpretacji**

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).