Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP2/443-637/08-2/SJ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2008-10-10
Teza: Nie jest możliwe wystawienie faktury korekty w formie papierowej do faktur pierwotnie wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-wystawienie faktury; Unia Europejska (Wspólnota Europejska)-dyrektywa Unii Europejskiej
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz.770) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o. reprezentowanej przez pełnomocnika Doradcę Podatkowego, przedstawione we wniosku z dnia 8 lipca 2008 r. (data wpływu 10 lipca 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

1.  wystawiania faktury korekty w formie papierowej do faktur pierwotnie wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej – **jest nieprawidłowe,**
2.  dobrowolnego sposobu wyboru przechowywania faktur elektronicznych oraz danych zamieszczonych na fakturach wystawianych w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 10 lipca 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania faktury korekty w formie papierowej do faktur pierwotnie wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej, w zakresie dobrowolnego sposobu wyboru przechowywania faktur elektronicznych oraz w zakresie danych zamieszczonych na fakturach wystawianych w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca planuje wdrożenie systemu EDI, umożliwiającego przesyłanie między kontrahentami e-faktur oraz innych dokumentów drogą elektroniczną. System informatyczny Spółki nie ma możliwości wygenerowania faktur korygujących do faktur pierwotnie wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej, ze względu na ograniczenia techniczne. W takiej sytuacji Zainteresowany zamierza wystawiać swoim kontrahentom faktury korekty w formie papierowej. W przyszłości planuje rozszerzenie systemu o możliwość przechowywania i przesyłania korekt do e-faktur w formie elektronicznej.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy możliwe jest wystawienie faktury korekty w formie papierowej do faktur pierwotnie wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej, w przypadku braku możliwości wygenerowania przez system informatyczny faktur korygujących?
2.  Czy Spółka może wybrać dowolnie sposób przechowywania faktur elektronicznych?
3.  Jakie elementy musi zawierać treść e-faktury?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1

Przyczyna techniczna opisana w stanie faktycznym, spełnia przesłanki § 5 rozporządzenia i skutkuje możliwością wystawienia faktury korygującej w formie papierowej.

Tak jak w przypadku zwykłych faktur, faktury elektroniczne mogą być korygowane i posiadać swoje duplikaty. W przypadku, gdy Spółka przekazuje faktury kontrahentom w formie elektronicznej, wówczas takie faktury muszą spełniać wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. Zgodnie z treścią rozporządzenia faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur elektronicznych powinny mieć, co do zasady, formę elektroniczną.

W myśl § 2 rozporządzenia, faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Stosownie do § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Zgodnie z § 5 ust. 1, faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie.

W przypadku gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesłanie dokumentu, o którym mowa w ust. 1, w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Ustawodawca nie określił dokładnie jakiego rodzaju przeszkody formalne lub techniczne są dopuszczalne, nie wprowadził również żadnych ograniczeń zarówno, co do przyczyn powstania tych trudności, jak i co do okresu ich powstania. Ograniczył się jedynie do stwierdzenia, że przeszkoda taka wystąpi w razie cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich otrzymanie. Wobec braku dokładnej definicji należy odnieść się do tej, zawartej w Słowniku Języka Polskiego PWN. Zgodnie z tą definicją „przeszkoda” oznacza „to, co utrudnia lub uniemożliwia zrealizowanie czegoś”.

Ponadto, przeszkody dzieli się na materialne (gdy przepis prawny zakazuje dokonania pewnej czynności) oraz przeszkody pozostałe, które podzielić można na przeszkody formalne oraz techniczne. „Formalny” oznacza „odnoszący się do formy a nie do treści czegoś; zgodny z przepisami”, natomiast „techniczny” oznacza „dotyczący techniki wykonywania jakichś czynności lub sposobu realizacji czegoś”. Wobec powyższego przeszkody techniczne, które wynikają z ograniczeń funkcjonującego w Spółce systemu informatycznego w zakresie wystawiania faktur korygujących, spełniają przesłanki przeszkody technicznej, o której mowa w § 5 ust. 2 rozporządzenia. Są one bowiem spowodowane technicznymi brakami funkcjonującego w Spółce systemu informatycznego.

Powyższe stanowisko potwierdza:

*   Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 2 października 2007 r., sygn. akt III SA/Wa 1054/07 – „stan faktyczny opisany przez Skarżącą, dotyczy niemożności wystawienia przez system stosowany przez Skarżącą e-faktury korygującej w formacie elektronicznej, tylko w papierowej, jest przeszkodą techniczną o której mowa w § 5 ust. 2 rozporządzenia (\`(...)\`). Taką przeszkodą techniczną jest niewątpliwie brak opracowanego standardowego komunikatu informatycznego w systemie EDI. Zatem Skarżąca jest uprawniona do wystawiania tego dokumentu w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że dotyczy on faktury wystawionej w formie elektronicznej”.
*   Interpretacja prawa podatkowego Izby Skarbowej w Rzeszowie z dnia 21 maja 2007 r., sygn. akt IS.II/2-443/33/07, która stwierdza, iż „za przeszkody formalne uznać zatem należy niewypełnienie warunków wymaganych przez normy prawne regulujące zasady wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych, natomiast przeszkodami technicznymi będą wszelkie przeszkody wynikające z ograniczeń techniki, wpływających na wykonanie i przeprowadzenie danej czynności”. Wskazywane przez podatnika przeszkody wynikające z ograniczeń systemowych (informatycznych) do wystawiania korekt w formie elektronicznej spełniają przesłanki przeszkody technicznej (o której mowa w § 5 ust. 2 rozporządzenia), bowiem dotyczą technicznych braków systemu komputerowego w zakresie wystawiania faktury korygującej. Zdaniem tut. organu podatkowego, zakres pojęć „przeszkody formalne lub techniczne” obejmie zarówno awarię systemu, wycofanie zgody na elektroniczną wymianę danych przez kontrahenta jak również ograniczenia systemowe. Zatem, skoro te ograniczenia uniemożliwiają podatnikowi w elektronicznej wymianie danych wystawienie faktury korygującej, to podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej oraz zamieszcza na niej adnotację, że faktura korygująca dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

W związku z powyższym, braki systemu komputerowego uniemożliwiające wystawienie w formie elektronicznej faktury korekty spełniają przesłanki zawarte w § 5 ust. 2 rozporządzenia i stanowią przeszkodę techniczną, która z kolei jest podstawą do wystawienia faktury korekty w formie papierowej. Wystawiając fakturę korygującą do faktury elektronicznej należy umieścić adnotację, że została ona wystawiona do faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Ad. 2

Podatnik może wybrać dowolnie sposób przechowywania faktur elektronicznych z zachowaniem zasad i norm ustawy o podpisie elektronicznym lub umową w sprawie europejskiego modelu EDI. Faktura elektroniczna może być przechowywana w innym formacie niż została wysłana pod warunkiem, iż format ten umożliwia zachowanie jej integralności, autentyczności pochodzenia, czytelność i możliwość wydruku.

Warunki dotyczące sposobu przechowywania faktur elektronicznych określa rozporządzenie. W myśl § 6 ust. 1, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

Ponadto, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Możliwym jest przechowywanie faktur elektronicznych w formacie innym niż zostały wysłane w przypadku gdy przechowywanie w formacie pierwotnym uniemożliwia ich wydruk i wizualizacje w postaci zrozumiałej dla człowieka.

Powyższe potwierdził przywołany wyrok WSA w Warszawie twierdząc, iż „e-faktury mogą być dla celów podatkowych przechowywane w innym formacie niż zostały wysłane pod warunkiem, iż format ten umożliwia zachowanie ich integralności, autentyczności pochodzenia, czytelności oraz możliwości wydruku”.

Zasadniczo faktury elektroniczne muszą być przechowywane na terytorium kraju w taki sposób, aby na żądanie organów podatkowych był możliwy pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną. W szczególności, należy zapewnić organom możliwość udokumentowanego poboru i wykorzystania faktur elektronicznych w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności faktur. Dopuszczalne jest również przechowywanie faktur elektronicznych na terytorium państwa członkowskiego. W tym celu należy poinformować w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego.

Zawiadomienie musi zawierać informacje o miejscu przechowywania faktur, przede wszystkim o adresie. Faktury przechowywane w innych krajach EU muszą spełniać wymogi dotyczące dostępności, jakie zastrzeżono dla tych przechowywanych w kraju. Podatnik jest obowiązany przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wszystkie faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane w formie elektronicznej. E-faktura musi być zachowana, w zasadzie w takim formacie, w jakim została przesłana, tak aby zagwarantować autentyczność jej pochodzenia, integralność treści jak również możliwość odczytu. Rozporządzenie nie narzuca konkretnego sposobu w jaki faktury powinny być przechowywane, pozostawiając tym samym możliwość wyboru, z którego z nich podatnik będzie korzystał. Stosowane formy przechowywania oraz zapewniania dostępu do ww. faktur muszą być zgodne z ustawą z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 13, poz. 1450 ze zm.) lub umową w sprawie europejskiego modelu EDI, opisaną w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE, odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z dnia 28 grudnia 1994 r.).

Reasumując, powyższe faktury elektroniczne należy przechowywać zgodnie z zasadami określonymi rozporządzeniem. Możliwym jest jednak przechowywanie faktur elektronicznych w formacie innym niż zostały wysłane w przypadku, gdy przechowywanie w formacie pierwotnym uniemożliwia ich wydruk i wizualizacje w postaci zrozumiałej dla człowieka.

Ponadto, podatnik może wybrać sposób w jaki będzie przechowywał faktury elektroniczne, ważne aby był on zgodny z normami i zasadami ustawy o podpisie elektronicznym lub umową w sprawie europejskiego modelu EDI.

Ad. 3

Treść e-faktur musi spełniać wymogi określone przepisami Dyrektywy 2006/112/WE, nie musi spełniać wymagań określonych wobec faktury papierowej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798).

Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych nie zawiera odrębnej regulacji, co powinna zawierać treść e-faktury i faktury korygującej. W związku z tym należy uznać, iż faktura elektroniczna jak i faktura korygująca do faktury elektronicznej powinny spełniać wymogi przewidziane dla zwykłych faktur. Szczegółowe zasady odnoszące się do treści faktur zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Jednym z elementów, który powinna zawierać faktura zwykła (papierowa) jest wyraz Oryginał albo wyraz Kopia.

W przypadku faktur elektronicznych warunek ten z przyczyn technicznych, nie jest możliwy do spełnienia. W tym miejscu należy podkreślić, iż zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 226 Dyrektywy 2006/112/WE, unijna faktura powinna zawierać następujące elementy:

„Bez uszczerbku dla przepisów szczególnych przewidzianych w niniejszej dyrektywie, faktury wystawione zgodnie z przepisami art. 220 i 221, do celów VAT, zawierają wyłącznie następujące dane:

1.  datę wystawienia faktury;
2.  kolejny numer, nadany w ramach jednej lub kilku serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3.  numer identyfikacyjny VAT, o którym mowa w art. 214, pod którym podatnik dostarczył towary lub świadczył usługi;
4.  numer identyfikacyjny VAT nabywcy lub usługobiorcy, o którym mowa w art. 214, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z tytułu których jest zobowiązany do zapłaty VAT, lub też otrzymał towary, o których mowa w art. 138;
5.  pełną nazwę (nazwisko) i adres podatnika oraz nabywcy lub usługobiorcy;
6.  ilość i rodzaj dostarczonych towarów lub zakres i rodzaj wykonanych usług;
7.  datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usług lub datę dokonania wpłaty zaliczki, o której mowa w art. 220 pkt 4 i 5, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
8.  podstawę opodatkowania dla każdej stawki podatku lub zwolnienia, cenę jednostkową z wyłączeniem VAT, a także wszelkie upusty lub rabaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej;
9.  zastosowaną stawkę VAT;
10.  kwotę VAT do zapłaty, chyba że zastosowano procedurę szczególną, która zgodnie z niniejszą dyrektywą wyklucza podawanie takiej informacji;
11.  w przypadku zwolnienia albo gdy nabywca lub usługobiorca jest zobowiązany do zapłaty VAT, odesłanie do właściwego przepisu niniejszej dyrektywy lub odpowiedniego przepisu krajowego lub każde inne odesłanie wskazujące, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia lub podlega procedurze odwrotnego obciążenia;
12.  w przypadku dostawy nowych środków transportu dokonanej na warunkach przewidzianych w art. 138 ust. 112 lit. a), dane wymienione w art. 2 ust. 2 lit. b);
13.  w przypadku stosowania procedury szczególnej dla biur podróży, odesłanie do art. 306 lub do odpowiednich przepisów krajowych lub każde inne odesłanie wskazujące, że procedura ta została zastosowana;
14.  w przypadku stosowania procedur szczególnych dla towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, odesłanie do art. 313, 326 lub 333 lub do odpowiednich przepisów krajowych lub każde inne odesłanie wskazujące, że zastosowano jedną z tych procedur;
15.  w przypadku gdy osoba zobowiązana do zapłaty VAT jest przedstawicielem podatkowym w rozumieniu art. 204 – numer identyfikacyjny VAT, o którym mowa w art. 214, tego przedstawiciela podatkowego oraz jego pełną nazwą (nazwisko) i adres”.

Wobec powyższego brak jest zapisu, z którego wynika konieczność zamieszczenia na fakturze słowa Oryginał bądź Kopia. Zasady te obowiązują w przypadku faktur papierowych, jak i elektronicznych. Ponadto, zgodnie z art. 234 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, „Państwa członkowskie nie mogą nakładać na podatników dostarczających towary lub świadczących usługi na ich terytorium żadnych innych obowiązków ani formalności związanych z przesyłaniem lub udostępnianiem faktur drogą elektroniczną”.

Przepisy Dyrektywy 2006/112/WE, wyszczególniają obowiązkowe elementy faktury, zastrzegając jednocześnie, że podane wymogi są jedynymi, jakie państwa członkowskie mogą wymagać od podatników. Wymogi te są w świetle przepisów prawa europejskiego wiążące, zarówno w kontekście faktur papierowych, jak i elektronicznych.

Stanowisko takie potwierdza również powołany wyrok WSA w Warszawie, w którym stwierdzono, iż „e-faktura spełniająca wymogi określone art. 22 ust. 3 lit b VI Dyrektywy (obecnie art. 226 Dyrektywy 2006/112/WE), nie musi spełniać wymagań określonych wobec faktury papierowej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. W sytuacji bowiem, gdy przepisy dyrektywy są, jeżeli chodzi o ich treść, bezwarunkowo i dostatecznie precyzyjne, w sytuacji braku jej implementacji lub niewłaściwej implementacji w określonym terminie do krajowego systemu prawnego obywatel może powoływać na jej postanowienia, przeciwko jakimkolwiek przepisom prawa krajowego, które są sprzeczne z dyrektywą, lub w takim zakresie w jakim przepisy dyrektywy określają, jakich praw jednostki mogą dochodzić od państwa (wyrok Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości z dnia 19 stycznia 1982 r. w sprawie C-8/81 Ursula Becker przeciw Finanzamt Munster - Innenstadt)”.

Reasumując powyższe Zainteresowany stwierdził, iż faktura elektroniczna odnośnie elementów jakie powinna zawierać, musi spełniać wymogi określone w art. 226 Dyrektywy 2006/112/WE i w związku z tym nieuzasadniony jest wymóg umieszczania na fakturze elektronicznej oznaczenia oryginał/kopia czy kwoty faktury wyrażonej słownie. Są to bowiem oznaczenia, które nie są wymagane przez przepisy prawa europejskiego.

Mając na uwadze wyżej przywołaną argumentację Spółka wnosi o potwierdzenie stanowiska zgodnie, z którym :

1.  Przyczyna techniczna opisana w stanie faktycznym spełnia przesłanki § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2007 r. i skutkuje możliwością wystawienia faktury korygującej w formie papierowej.
2.  Podatnik może wybrać dowolnie sposób przechowywania faktur elektronicznych z zachowaniem zasad i norm ustawy o podpisie elektronicznym lub umową w sprawie europejskiego modelu EDI. Faktura elektroniczna może być przechowywana w innym formacie niż została wysłana pod warunkiem, iż format ten umożliwia zachowanie jej integralności, autentyczności pochodzenia, czytelność i możliwość wydruku.
3.  Treść e-faktury musi spełniać wymogi określone przepisami Dyrektywy 2006/112/WE, nie musi spełniać wymagań dotyczących treści określonych wobec faktury papierowej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe – w zakresie wystawiania faktury korekty w formie papierowej do faktur pierwotnie wystawianych i przesłanych w formie elektronicznej oraz za prawidłowe – w zakresie dobrowolnego sposobu wyboru przechowywania faktur elektronicznych oraz w zakresie danych zamieszczonych na fakturach wystawianych w formie elektronicznej.

Ad. 1

Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), zwanego dalej rozporządzeniem, faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie.

W myśl § 5 ust. 2 rozporządzenia, w przypadkach gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesłanie dokumentu, o którym mowa w ust. 1, w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Z powyższych przepisów wynika, iż wystawianie faktur w formie elektronicznej pociąga za sobą analogiczną formę wystawiania ewentualnych faktur korygujących. Jest bowiem zasadą, że faktury korygujące wystawione do faktur wystawionych i przesłanych elektronicznie wystawia się i przesyła w tej samej formie. Możliwość wystawienia faktury korygującej w formie papierowej do faktury wystawionej w formie elektronicznej, dotyczy sytuacji nadzwyczajnych, takich kiedy system informatyczny używany przez podatnika umożliwiał mu wystawianie i przesyłanie faktur korygujących w formie elektronicznej, jednak z przyczyn technicznych, czy też formalnych w danym momencie nie jest możliwe wystawianie i przesyłanie faktur korygujących w formie elektronicznej. Oznacza to, iż wystawianie faktur korygujących i duplikatów e-faktur w formie papierowej, powinno mieć charakter incydentalny. Taką przeszkodą techniczną może być np.: przejściowa awaria komputera, serwera, systemu. Natomiast korzystający z systemu informatycznego, nie może wystawić faktury korygującej e-fakturę w formie papierowej w sytuacji, w której z założenia, system informatyczny wystawcy faktur nie jest przystosowany do wygenerowania korekt w formie elektronicznej. Niedopuszczalne jest przyjęcie z góry zasady wystawiania faktur korygujących i duplikatów w formie papierowej do wystawianych wcześniej faktur w formie elektronicznej.

Z przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca planuje wdrożenie systemu EDI, umożliwiającego przesyłanie między kontrahentami e-faktur oraz innych dokumentów drogą elektroniczną. W obecnej chwili, system informatyczny Spółki, nie ma możliwości wygenerowania faktur korygujących w formie elektronicznej do faktur pierwotnie wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej, tylko w formie papierowej, ze względu na ograniczenia techniczne systemu. Jednak w przyszłości, Zainteresowany planuje rozszerzyć system o możliwość przesyłania i przechowywania korekt e-faktur w formie elektronicznej.

Biorąc powyższe pod uwagę należy stwierdzić, iż wskazane przez Spółkę przeszkody wynikające z ograniczeń technicznych systemu, nie spełniają przesłanki przeszkody technicznej, o której mowa w § 5 ust. 2 rozporządzenia. Konstrukcja tego przepisu, mówi „o dokumencie, o którym mowa w ust. 1”, tj. fakturze korygującej lub duplikacie faktury – czyli w liczbie pojedynczej, a nie w liczbie mnogiej – o dokumentach. Wystawianie przez Wnioskodawcę faktury korygującej e-fakturę w formie papierowej, powinno mieć charakter incydentalny, sporadyczny. Korzystający z systemu informatycznego, nie ma prawa do wystawiania faktury korygującej e-fakturę w formie papierowej w sytuacji, w której z założenia w użytkowanym systemie nie jest możliwe wystawianie ww. faktur w formie elektronicznej.

Ad. 2

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur , (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Stosownie do treści § 4 rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

W myśl § 6 ust. 1 rozporządzenia, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur (…).

Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania – § 6 ust. 5 rozporządzenia.

Z uwagi na specyfikę dokumentu, jakim jest faktura elektroniczna należy stwierdzić, iż faktura elektroniczna, po przesłaniu drogą elektroniczną do kontrahenta ma być tym samym elektronicznym zestawem danych, co faktura zachowana w systemie wystawcy.

Biorąc powyższe pod uwagę należy stwierdzić, iż faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez wystawcę oraz odbiorcę, w formacie w którym zostały przesłane.

Reasumując, Wnioskodawca może wybrać sposób w jaki będzie wystawiał, przesyłał oraz przechowywał ww. faktury, jednak jedynie zgodnie z wymogami, zawartymi w § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Ad. 3

Zgodnie z przepisem art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.) podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (…).

W myśl art. 106 ust. 10 ustawy o VAT, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej (…).

Rozporządzeniem z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), które zaczęło obowiązywać od dnia 4 sierpnia 2005 r., przedmiotowe zagadnienia zostały uregulowane.

Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych nie określa jednak danych, które powinna zawierać faktura VAT. Dane takie określa rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur.

I tak, zgodnie z § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 ze zm.), faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1.  imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
2.  numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;
3.  dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT"; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym;
4.  nazwę towaru lub usługi;
5.  jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług;
6.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
7.  wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
8.  stawki podatku;
9.  sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
10.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
11.  wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu;
12.  kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.

Treść oraz skutki prawne wystawienia oraz otrzymania faktury w formie elektronicznej są identyczne, jak w przypadku faktury papierowej. W rozporządzeniu w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, brak jest stosownych definicji, odnoszących się do zawartości faktur. Dlatego też w zakresie danych, jakie powinna zawierać każda faktura (w tym faktura elektroniczna), należy odwołać się do treści powyżej powołanego art. 106 ustawy o podatku VAT oraz odnoszących się do zawartości faktur przepisów rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. Nie ma żadnych podstaw do przyjęcia, że wymogi w zakresie danych, które powinna zawierać faktura, określone w art. 106 ust. 1 ustawy oraz w przepisach rozporządzenia w sprawie faktur, nie dotyczą faktur wystawianych w formie elektronicznej.

Odnośnie wymogu umieszczania na fakturze oznaczenia oryginał/kopia i kwoty należności ogółem wyrażoną słownie stwierdzić należy, iż dopuszczalne jest wystawianie e-faktur bez oznaczenia oryginał/kopia oraz kwoty należności wyrażonej słownie. Należy jednak podkreślić, iż kopia winna odzwierciedlać zapisy zawarte w oryginale faktury oraz powinna być zapewniona czytelność i niezmienność (integralność) kwot wyrażonych liczbowo oraz nie budząca wątpliwości identyfikacja elementów e-faktury wyrażanych słownie (np. nazw stron transakcji i przedmiotu transakcji).

Tut. Organ zauważa, że przepis art. 226 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE. L. Nr 347.1 i L 384.92), a wcześniej art. 22(3)b VI Dyrektywy określa katalog obowiązkowych elementów faktury VAT. Przepis ten został implementowany do ustawy o podatku od towarów i usług do art. 106 ust. 1. Katalog danych określony w § 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur ma natomiast charakter doprecyzowujący.

Należy zauważyć, że powołany przez Wnioskodawcę wyrok oraz postanowienie są rozstrzygnięciami w indywidualnych sprawach, osadzonych w określonych stanach faktycznych i tylko do nich się zawężają, w związku z tym nie mają mocy powszechnie obowiązującego prawa.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Nadmienia się, iż zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016), rozpoznawanie spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych dotyczących wydawania w indywidualnych sprawach pisemnych interpretacji przepisów prawa podatkowego (interpretacje indywidualne), o których mowa w art. 14b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), przekazuje się wojewódzkim sądom administracyjnym, na których obszarze właściwości strona skarżąca zamieszkuje lub ma siedzibę. Powyższe rozporządzenie, zgodnie z brzmieniem § 3, wchodzi w życie po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia, tj. z dniem 11 października 2008 r.

W związku z powyższym tut. Organ informuje, że jeżeli skarga na niniejszą interpretację będzie składana po dniu 10 października 2008 r., właściwym do jej rozpoznania będzie Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.