Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-146/14/WN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2014-05-14
Teza: odliczenie podatku naliczonego, wynikającego z faktur otrzymanych od kontrahenta w formacie PDF, wydrukowanych i przechowywanych w postaci papierowej
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-Rozdział 1-art. 15; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 29 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 29a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 30b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 30c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 10 lutego 2014r. (data wpływu 14 lutego 2014r.), uzupełnionym pismem z 7 maja 2014r. (data wpływu 12 maja 2014r.) oraz pismem z 12 maja 2014r. (data wpływu), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z faktur otrzymanych od kontrahenta w formacie PDF, wydrukowanych i przechowywanych w postaci papierowej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 14 lutego 2014r. został złożony ww. wniosek, uzupełniony pismem z 7 maja 2014r. (data wpływu 12 maja 2014r.) oraz pismem z 12 maja 2014r. (data wpływu), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z faktur otrzymanych od kontrahenta w formacie PDF, wydrukowanych i przechowywanych w postaci papierowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe (uzupełnione pismami z 7 maja 2014r. oraz z 12 maja 2014r.):

Spółka (zwana dalej „Wnioskodawcą”) będąc podatnikiem podatku od towarów i usług rozważa, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, wprowadzenie procesu przyjmowania za pośrednictwem poczty elektronicznej wystawianych przez kontrahentów faktur.

Proces kontroli biznesowej mającej za zadanie ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów albo świadczeniem usług wyglądałby następująco.

Wyrażana byłaby zgoda na przesyłanie faktur przez kontrahentów za pomocą poczty elektronicznej na adres wskazany przez Wnioskodawcę. Zgodę wyrażanoby mailowo przed wpłynięciem lub niezwłocznie po wpłynięciu faktur. Akceptowane byłyby jedynie faktury przesłane w formacie PDF.

Faktury zakupowe wpływałyby na adres poczty elektronicznej wskazany przez Wnioskodawcę, po czym dokonywanoby weryfikacji ich czytelności, która polegałaby na tym iż po otwarciu faktury otrzymanej za pośrednictwem poczty elektronicznej jak również po jej wydrukowaniu upewniono by się, że elementy jakie powinna zawierać faktura będą możliwe do zidentyfikowania bez przeprowadzania nadmiernej analizy lub interpretacji pól uznanych jako mało wyraźne bądź niewyraźne, przy czym czytelności faktury zapewniona byłaby przez cały okres przechowywania faktury.

Następnie weryfikowana byłaby tożsamości wystawcy faktury poprzez identyfikację adresu poczty elektronicznej, z którego wysłano fakturę, kolejnym etapem weryfikacji byłoby sprawdzenie poprawności informacji zawartych na fakturze dotyczących dostawcy towarów albo usługodawcy, nabywcy, przedmiotu i wartości transakcji oraz, w razie konieczności, innych istotnych elementów faktury poprzez skonfrontowanie jej treści, w szczególności z treścią utworzonego zamówienia bądź też z danymi uzyskanymi w trakcie procesu zatwierdzania określonego wydatku.

Po weryfikacji, otrzymane za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF faktury byłyby drukowane przy czym wersja po wydrukowaniu będzie stanowiła dokładne i kompletne odzwierciedlenie obrazu faktury otrzymanej za pośrednictwem poczty elektronicznej. Faktury będą przechowywane w formie papierowej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób uporządkowany, biorąc pod uwagę nadane przez system księgowy i naniesione na wydrukowane faktury numery księgowe, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto Spółka pragnie wskazać, iż towary i usługi, których nabycie będzie udokumentowane fakturami otrzymanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Reasumując, wymogi dotyczące autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego zostaną spełnione za pomocą zastosowania omówionych wcześniej kontroli biznesowych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wystawiane przez kontrahentów faktury, które przesyłanoby na adres poczty elektronicznej wskazany przez Wnioskodawcę w formacie elektronicznym PDF, zaakceptowane, zweryfikowane, wydrukowane i przechowywane w formie papierowej, zgodnie z przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego, będą stanowiły faktury otrzymane w rozumieniu:

*   art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług dotyczącego faktur dokumentujących nabycia krajowe,
*   art. 86 ust. 10b pkt 2 lit. a ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług dotyczącego dostaw towarów, stanowiących u Wnioskodawcy wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów

uprawniające Wnioskodawcę do dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, spełniając tym samym wymogi nałożone ustawą z 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług?

Stanowisko Wnioskodawcy:

W ocenie Wnioskodawcy faktury przesyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie elektronicznym PDF, zaakceptowane, zweryfikowane, wydrukowane i przechowywane w formie papierowej, będą stanowiły faktury otrzymane w rozumieniu art. 86 ust. 10b pkt 1 oraz art. 86 ust. 10b pkt 2 lit. a ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług \[dalej: ustawa o VAT\] stanowiące podstawę do dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, spełniające wymogi nałożone ustawą o VAT.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT w przypadku dokonywania nabyć krajowych kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika. Natomiast art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Art. 86 ust. 2 pkt 4 lit. c ustawy o VAT stwierdza, iż przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju kwotę podatku naliczonego stanowi kwota podatku należnego. Według art. 86 ust. 10b pkt 2 lit. a ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje pod warunkiem posiadania przez nabywcę faktury dokumentującej dostawę towarów, która stanowi u niego wewnątrzwspólnotowe nabycie.

Z uwagi na brak w ustawie o VAT przepisu zakazującego należy uznać, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym. Podatnik winien jednak zgodnie z art. 106m ustawy o VAT zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury. Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Wymienione cechy faktury przesłanej za pośrednictwem poczty elektronicznej można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Alternatywą dla zastosowania kontroli biznesowych stanowi wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 sierpnia 2001r. o podpisie elektronicznym, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub wykorzystanie elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie odpowiednich procedur.

W art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT znajdują się definicje legalne pojęć autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury. Autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast, integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Żaden przepis ustawy o VAT nie nakłada obowiązku przesyłania faktur w określonym formacie elektronicznym, co oznacza, że odbiorca faktury ma prawo otrzymać ją w akceptowalnym przez niego formacie elektronicznym. Nie ma jednak tutaj całkowitej dowolności ponieważ winno zostać zapewnione spełnienie trzech wymienionych w przepisie warunków, którymi są autentyczność pochodzenia faktury, integralność treści faktury oraz czytelność faktury.

Pierwszym z wymienionych warunków jest zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury, którego można dochować poprzez zastosowanie dowolnych kontroli biznesowych. W ramach kontroli biznesowej mającej za zadanie ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów albo świadczeniem usług, odbiorca faktury może każdorazowo weryfikować tożsamość wystawcy faktury oraz dostawcy albo usługodawcy upewniając się, że wskazany na fakturze dostawca albo usługodawca dokonał w rzeczywistości dostawy towarów albo świadczenia usług udokumentowanych fakturą.

Warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury zostałby spełniony poprzez sprawdzanie tożsamości wystawcy faktury jak również poprawności informacji zawartych na fakturze odnośnie dostawcy towarów albo usługodawcy, nabywcy, przedmiotu i wartości transakcji oraz, w razie konieczności, innych istotnych elementów faktury poprzez porównanie jej treści z dokumentami źródłowymi, w szczególności z treścią utworzonego zamówienia bądź też z danymi uzyskanymi w trakcie procesu zatwierdzania określonego wydatku.

Drugi z wymienionych wymogów dotyczy zapewnienia integralności treści faktury rozumianej jako zabezpieczenie faktury przed dokonywaniem w niej zmian od momentu jej wystawienia do momentu wygaśnięcia zobowiązania podatkowego, przy czym nie narusza integralności treści faktury konwersja faktury do innego formatu elektronicznego bądź jej archiwizacja w wersji papierowej.

Po otrzymaniu faktury za pośrednictwem poczty elektronicznej jedynie w formacie PDF nie będzie możliwości dokonania zmian informacji na nich zawartych. Otrzymana faktura będzie drukowana, przy czym wersja po wydrukowaniu będzie stanowiła dokładne i kompletne odzwierciedlenie obrazu faktury otrzymanej za pośrednictwem poczty elektronicznej. Na wydrukowaną wersję faktury, przed jej archiwizacją, zostanie naniesiony jedynie numer nadany przez system księgowy, który z uwagi na przyjęty sposób archiwizowania faktur umożliwia łatwe jej zidentyfikowanie i odnalezienie. Powyższe działanie zapewni spełnienie warunku dotyczącego integralności treści faktury.

Trzeci z wymienionych warunków odnosi się do zapewnienia czytelności faktury. Pojęcie czytelności faktury nie posiada definicji legalnej. Zgodnie z rozumieniem potocznym, słowo czytelny oznacza łatwy do odczytania, dający się odczytać, zrozumiały. Powyższe, prowadzi do wniosku, że z perspektywy nabywcy czytelność faktury zostanie zapewniona, gdy po otwarciu faktury otrzymanej za pośrednictwem poczty elektronicznej jak również po jej wydrukowaniu upewni się, że elementy jakie powinna zawierać faktura będą możliwe do zidentyfikowania bez przeprowadzania nadmiernej analizy lub interpretacji pól uznanych jako mało wyraźne bądź niewyraźne. Zapewnienie czytelności faktury dotyczy całego okresu przechowywania faktury. Powyższy warunek zostanie spełniony poprzez weryfikację czytelności faktur zaraz po otwarciu wersji otrzymanej za pośrednictwem poczty elektronicznej jak również po dokonaniu wydruku.

Zgodnie z art. 112a ustawy o VAT otrzymane faktury winny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

*   autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
*   łatwe ich odszukanie,
*   bezzwłoczny dostęp do faktur, na żądanie, organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Ponadto, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zobowiązani są do przechowywania faktur na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Wskazany przepis uprawnia podatników otrzymujących faktury drogą elektroniczną do przechowywania ich zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Podatnicy winni jednak zapewnić spełnienie wymienionych w omawianym przepisie warunków.

Wymogi dotyczące autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego zostaną spełnione za pomocą zastosowania omówionych wcześniej kontroli biznesowych. Z uwagi na to, że otrzymane za pośrednictwem poczty elektronicznej faktury będą drukowane, a następnie przechowywane w formie papierowej w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób uporządkowany, mając na uwadze nadane przez system księgowy i naniesione na wydrukowane faktury numery księgowe, zostaną spełnione również wymogi zapewnienia łatwego odszukania i bezzwłocznego dostępu do faktur. Ze względu na fakt, iż Wnioskodawca posiada siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej faktury będą przechowywane w formie papierowej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Reasumując, Wnioskodawca wprowadzając proces przyjmowania za pośrednictwem poczty elektronicznej wystawianych przez kontrahentów faktur, które następnie będą drukowane i przechowywane w formie papierowej, po zastosowaniu opisanych wyżej kontroli biznesowych ustalających wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów albo świadczeniem usług zapewni spełnienie wymogów nałożonych ustawą o VAT.

Mając na uwadze zaprezentowany opis zdarzenia przyszłego oraz przedstawione argumenty Wnioskodawca stoi na stanowisku, że otrzymywane faktury będą stanowiły podstawę do dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zarówno w przypadku faktur dokumentujących nabycia krajowe jak i faktur dokumentujących wewnątrzwspólnotowe nabycia towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju. Wydaje się, iż niezrównanie w omawianym przypadku statusu faktur otrzymywanych od podatników z innych niż Rzeczpospolita Polska państw członkowskich z fakturami otrzymywanymi od podatników krajowych mogłoby stanowić przejaw dyskryminacji co godziłoby w fundamentalne wartości unii europejskiej.

Prawidłowość stanowiska zgodnie, z którym możliwe jest drukowanie i przechowywanie w formie papierowej otrzymywanych drogą elektroniczną faktur została potwierdzona przykładowo w poniżej wymienionych interpretacjach indywidualnych:

*   IPTPP4/443-29/13-4/BM z 24 kwietnia 2013r., IPTPP4/443-863/12-4/BM z 26 marca 2013r. oraz IPPP2/443-1158/12-4/RR z 13 lutego 2013r. wydanych przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi,
*   IPPP1/443-52/13-2/IGo z 4 marca 2013r. wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Kwestię prawa do odliczenia podatku naliczonego regulują przepisy działu XI „Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe.” ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT.

I tak, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Jak stanowi art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 4 lit. c ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi kwota podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 9.

Natomiast w myśl art. 86 ust. 10b tej ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w:

1.ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny;

2.ust. 2 pkt 4 lit. c - powstaje zgodnie z ust. 10, pod warunkiem że podatnik:

1.  otrzyma fakturę dokumentującą dostawę towarów, stanowiącą u niego wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, w terminie trzech miesięcy od upływu miesiąca, w którym w odniesieniu do nabytych towarów powstał obowiązek podatkowy,
2.  uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów w deklaracji podatkowej, w której jest on obowiązany rozliczyć ten podatek.

3.ust. 2 pkt 4 lit. a, b i d - powstaje zgodnie z ust. 10, pod warunkiem że podatnik uwzględni kwotę podatku należnego z tytułu tych transakcji w deklaracji podatkowej, w której jest on obowiązany rozliczyć ten podatek.

Nadmienić należy, że art. 88 ustawy zawiera katalog obostrzeń ograniczających realizację prawa do odliczenia podatku.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje tylko czynnym podatnikom podatku od towarów i usług w takim przypadku, gdy dokonywane zakupy mają związek z czynnościami opodatkowanymi. Odliczyć zatem można podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego. Wskazana norma prawna wyraża zasadę neutralności podatku od towarów i usług, w następstwie której podatnicy realizujący czynności zwolnione, są w podobnej sytuacji jak ostateczny nabywca (konsument) towaru lub usługi, z wyjątkiem przypadków jednoznacznie wskazanych w ustawie o podatku od towarów i usług. Ustawa wyłącza zatem możliwość dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu.

Zgodnie art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

W myśl art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Natomiast zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Jak stanowi art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Zgodnie z art. 106m ust. 3 ustawy, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Natomiast w myśl art. 106m ust. 4 ustawy, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Na mocy art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Przykładowo, za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika otrzymanej w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. Te techniczne wymogi powinny być ustalone, aby móc odbierać faktury w formie elektronicznej, z czym nie mamy do czynienia w zakresie faktur w formie papierowej.

W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 tej ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Należy w tym miejscu także wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.), określanej dalej jako Dyrektywa 112, dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje). Na gruncie przepisów unijnych na każdym podatniku ciążą szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 112, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 in fine Dyrektywy 112).

Na uwagę zasługuje także norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112, zgodnie z którą aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 233 ww. Dyrektywy (zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności) państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 233 akapit pierwszy.

Na podstawie art. 233 ust. 1 Dyrektywy, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania.

Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

„Autentyczność pochodzenia” oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

„Integralność treści” oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy niniejszej dyrektywy.

Zgodnie z art. 233 ust. 2 Dyrektywy, poza wykorzystaniem rodzajów kontroli biznesowej opisanych w ust. 1 poniżej przedstawiono przykłady technologii zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej:

1.  zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu art. 2 pkt 2 dyrektywy 1999/93/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych, na podstawie certyfikatu kwalifikowanego i utworzony za pomocą bezpiecznego urządzenia służącego do składania podpisów, w rozumieniu art. 2 pkt 6 i 10 dyrektywy 1999/93/WE;
2.  elektroniczna wymiana danych (EDI) zgodnie z definicją zawartą w art. 2 załącznika 1 do zalecenia Komisji 1994/820/WE z dnia 19 października 1994 r. dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, w przypadku gdy porozumienie dotyczące takiej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.

Z treści wniosku wynika, że Spółka rozważa, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, wprowadzenie procesu przyjmowania za pośrednictwem poczty elektronicznej wystawianych przez kontrahentów faktur.

Spółka we wniosku przedstawiła proces kontroli biznesowej mającej za zadanie ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów albo świadczeniem usług.

Reasumując, dodała, że wymogi dotyczące autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego zostaną spełnione za pomocą zastosowania omówionych wcześniej kontroli biznesowych.

Ponadto Spółka wskazała, że towary i usługi, których nabycie będzie udokumentowane fakturami otrzymanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Sposób przechowywania faktur powinien zostać zapewniony przez Wnioskodawcę w szczególności z uwzględnieniem przepisów art. 106m i 106n ust. 1 ustawy o VAT. Tym samym, przy założeniu, że takie warunki zostaną spełnione, Wnioskodawca uprawniony będzie do przechowywania w postaci papierowej wydrukowanych faktur otrzymanych uprzednio w formie elektronicznej w formacie PDF.

W ocenie Spółki, w okolicznościach przywołanych we wniosku, można uznać, że zapewniona jest czytelność i integralność treści faktury oraz autentyczność jej pochodzenia. W szczególności Spółka nie będzie ingerowała w treść faktury VAT, jak też w każdym przypadku będzie sprawdzała, czy w fakturze jako sprzedawca widnieje ten sam podmiot, z którym została zawarta umowa na dane świadczenie.

Nabyte towary i usługi, udokumentowane fakturami otrzymywanymi przez Spółkę za pośrednictwem poczty elektronicznej, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Wskazać należy, że faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury w formie papierowej. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznaną za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność.

W konsekwencji faktury VAT w formacie PDF otrzymywane przez Wnioskodawcę z wykorzystaniem opisanej we wniosku techniki udostępniania faktur drogą elektroniczną, zapewniającej, zdaniem Wnioskodawcy, czytelność, autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktur, będą stanowiły faktury otrzymane w rozumieniu art. 86 ust. 10b pkt 1 i pkt 2 lit. a ustawy o VAT uprawniające Wnioskodawcę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur w zakresie wskazanym w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, tj. w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, o ile nie wystąpią okoliczności wskazane w art. 88 tej ustawy.

Wskazać przy tym należy na bezwzględny wymóg prawny zapewnienia czytelności, autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz akceptacji sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

Mając powyższe na względzie, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Zmiana któregokolwiek z elementów przedstawionego zdarzenia przyszłego lub zmiana stanu prawnego powoduje, że niniejsza interpretacja traci swoją ważność.

Ponadto na ocenę prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie papierowej po uprzednim ich wydrukowaniu oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści oraz czytelności przechowywanych faktur będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Podkreśla się także, że tutejszy Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie takiego postępowania.

Podkreślić należy, że niniejsza interpretacja rozstrzyga ściśle w zakresie objętym zapytaniem Wnioskodawcy. Stąd też nie rozstrzyga kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego w okolicznościach przedstawionych we wniosku, gdyż nie było to przedmiotem zapytania Wnioskodawcy jak również w tym zakresie nie sformułował on własnego stanowiska.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.