Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPB-1-1/4510-40/16/WRz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2016-04-08
Teza: w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wskazanych we wniosku wydatków dokumentowanych w formie elektronicznej?
Słowa kluczowe: dokumentacja-dokumentacja podatkowa; koszt-koszty uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.) oraz § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r. poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku 29 stycznia 2016 r. (data wpływu do tut. Biura 5 lutego 2016 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wskazanych we wniosku wydatków - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 5 lutego 2016 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wskazanych we wniosku wydatków.

We wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca - Sp. z o.o. (dalej: „Spółka”) prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług transportowych, zarówno w transporcie krajowym jak i zagranicznym. W ramach i na potrzeby prowadzonej działalności Spółka zatrudnia pracowników na umowę o pracę, którzy wykonują pracę w charakterze kierowców. Spółka w związku z podróżami służbowymi kierowców planuje zakupić program komputerowy, który zautomatyzuje proces rozliczania kierowców z przebytych podroży służbowych wykonywanych w ramach prowadzonej przez spółkę działalności (wystawienia druku rozliczenia delegacji). Każdy z pracowników Spółki posiadać będzie w systemie indywidualne konto umożliwiające rozliczenie przebytej podróży służbowej i wysłanie rozliczenia celem akceptacji do siedziby Spółki za pośrednictwem systemu. Po akceptacji przesłanego w formie elektronicznej przez pracownika rozliczenia Spółka dokonuje zaksięgowania rozliczenia i płatności do pracownika. Na każdym etapie, począwszy od rozliczenia przez pracownika do zaksięgowania, dokument sporządzany jest w wersji elektronicznej. Dla celów dowodowych jako dokument księgowy przyjmuje się wydruk z systemu rozliczającego delegacje (druk rozliczenia delegacji, ze wskazaniem, że został on sporządzony w wersji elektronicznej przez pracownika dokonującego rozliczenia), zawierający imię i nazwisko pracownika w miejscu podpisu i ze względu na elektroniczny charakter druku - niezawierający własnoręcznego podpisu pracownika.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy opisane w niniejszym wniosku wydatki, które Wnioskodawca ponosi w związku z wysyłaniem swoich pracowników w podróż służbową można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Zdaniem Wnioskodawcy, ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki wynikające z rozliczenia podróży służbowych sporządzonych w wersji elektronicznej przez pracowników odbywających tę podróż i potwierdzonych wydrukiem z systemu z danymi umożliwiającymi identyfikację osoby dokumentującej rozliczenie i zawierającym wszystkie niezbędne informacje związane z odbytą podróżą służbową.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Powyższe oznacza, że każdy racjonalny wydatek poniesiony przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, jeżeli nie jest wymieniony w katalogu wyłączeń w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, może być uznany za koszt podatkowy. Wskazać trzeba, że koszty, które będą poniesione przez Spółkę w związku z podróżą służbową pracowników i współpracowników, poniesione zostaną w celu osiągnięcia przychodu.

Warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

*   wydatek został poniesiony przez podatnika,
*   jest definitywny a więc bezzwrotny,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Mając na uwadze powyższe stwierdzenie jeżeli, zgodnie z funkcjonującymi w Spółce zasadami, pracownik rozlicza odbytą podróż służbową w dedykowanym do tego systemie komputerowym a dowodem ujęcia rozliczenia jest wydruk z tego systemu zapewniający identyfikację pracownika, który go w systemie elektronicznym sporządził, należy ponad wszelką wątpliwość stwierdzić, że wydatki związane z odbywaną przez pracownika podróżą służbową mogą stanowić dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodu w miesiącu w którym pracownik przedstawił to rozliczenie. Wydatki te mają bowiem bezpośredni związek z uzyskaniem przychodu ze świadczonych usług transportowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Koszty ponoszone przez podatnika należy ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

Dla zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów konieczne jest właściwe i odpowiednie udokumentowanie danego zdarzenia gospodarczego. W tym kontekście należy jednak zauważyć, że przepisy prawa podatkowego nie regulują sposobu/wymogów formalnych odnośnie prawidłowego dokumentowania wydatków. Obowiązek właściwego dokumentowania wydatków, wynikający z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT - należy odczytywać w związku z art. 9

ust. 1 tej ustawy.

Zgodnie z normą ostatniego z powołanych przepisów, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, regulującymi zasady prowadzenia ewidencji rachunkowej są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 tej ustawy).

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Zgodnie z art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1.  zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2.  korygujące poprzednie zapisy;
3.  zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4.  rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Art. 21 ust. 1 powyższej ustawy określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przepisy art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości, ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, choć niejednokrotnie dokumentem niewystarczającym. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo – skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne wykonanie świadczenia Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Należy zatem rozważyć czy przedmiotowe dokumenty, w których posiadaniu jest Wnioskodawca, spełniają warunki dowodu księgowego, o których mowa w art. 21 ustawy o rachunkowości, a zatem czy mogą być przedmiotem zapisów księgowych oraz czy stanowią dowód będący podstawą do prawidłowego ustalenia kosztów uzyskania przychodów – w trybie art. 9 ust. 1 i art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Należy także zwrócić uwagę na istotę dowodów w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288

§ 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Należy zaznaczyć, że zgodnie z ugruntowanym w orzecznictwie poglądem, dokumenty potwierdzające dokonanie konkretnej wypłaty (np. określonego składnika wynagrodzenia pracownika), które nie spełniają wszystkich wymagań określonych w ustawie o rachunkowości, nie mogą być automatycznie pominięte jako dowody świadczące o poniesionych kosztach. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy uchybienia formalne są niewielkie np. brak jest elementów, które mogą być uzupełnione, a fakt dokonania wypłaty nie budzi wątpliwości i może być potwierdzony przez pracownika (kierowcę).

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca w związku z podróżami służbowymi zatrudnionych kierowców planuje zakupić program komputerowy, który zautomatyzuje proces rozliczania ich z przebytych podroży służbowych wykonywanych w ramach prowadzonych przez spółkę działalności gospodarczej. Każdy

z pracowników Spółki posiadać będzie w systemie indywidualne konto umożliwiające rozliczenie przebytej podróży służbowej w formie elektronicznej. Na sporządzonym z systemu wydruku, brak jednakże własnoręcznego podpisu pracownika.

W świetle powyższego, stwierdzić należy, że o ile posiadane przez Wnioskodawcę wydruki sporządzone z nośników danych, zapisanych w formie elektronicznej wraz z innymi dokumentami (np. wyciągami z rachunków bankowych potwierdzającymi dokonane wypłaty), spełniają wymogi dowodu księgowego zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości (niebędącymi przepisami prawa podatkowego, a tym samym nie mogącymi być przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej), to Spółka będzie uprawniona do zaliczenia poniesionych wydatków, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, do kosztów podatkowych.

Z ww. zastrzeżeniem przedstawione we wniosku stanowisko Wnioskodawcy uznano za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie nadmienić należy, że stosownie do zadanego pytania (wyznaczającego zakres rozpatrzenia wniosku) przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej nie jest kwestia dotycząca momentu zaliczenia wskazanych we wniosku wydatków do kosztów podatkowych.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu, ul. Kośnego 70 45-372 Opole, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.