Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/4512-406/16-4/MT
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2016-08-19
Teza: Przechowywanie otrzymanych przez Wnioskodawcę faktur (a także faktur korygujących oraz duplikatów faktur i faktur korygujących) wyłącznie w wersji elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy - przedstawione we wniosku z dnia 25 maja 2016 r. (data wpływu 30 maja 2016 r.), uzupełnionym pismem z dnia 26 lipca 2016 r. (data wpływu 28 lipca 2016 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie tut. Organ z dnia 14 lipca 2016 r. nr IPPP2/4512-406/16-2/MT (doręczone 19 lipca 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymanych przez Wnioskodawcę faktur (a także faktur korygujących oraz duplikatów faktur i faktur korygujących) wyłącznie w wersji elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 30 maja 2016 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymanych przez Wnioskodawcę faktur (a także faktur korygujących oraz duplikatów faktur i faktur korygujących) wyłącznie w wersji elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawca wystawia i przesyła swoim kontrahentom faktury sprzedażowe zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej. Również faktury zakupowe są wystawiane przez kontrahentów Wnioskodawcy zarówno w wersji papierowej jak elektronicznej (w tym ostatnim przypadku Wnioskodawca wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w tej formie).

Faktury zakupowe w wersji papierowej Wnioskodawca otrzymuje wówczas, gdy kontrahenci nie są zainteresowani wystawianiem faktur w wersji elektronicznej bądź z powodów obiektywnych możliwe jest uzyskanie faktury jedynie w wersji papierowej (np. w przypadku delegacji).

Wnioskodawca otrzymał w przeszłości interpretację z dnia 13 czerwca 2011 r. (znak: IPPP2/443-323/11-2/IG) potwierdzającą, że co do zasady możliwe jest przechowywanie w wersji elektronicznej faktur otrzymanych papierowo. Interpretacja oparta była na ówcześnie obowiązujących przepisach prawa podatkowego, a w szczególności na treści nieobowiązującego już rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.). Wnioskodawca występuje ponownie z wnioskiem o interpretację z uwagi na zmianę przepisów prawnych regulujących omawianą tu kwestię.

Wnioskodawca chciałby uzyskać potwierdzenie, że w świetle aktualnie obowiązujących przepisów prawa podatkowego otrzymane w wersji papierowej faktury (a także faktury korygujące oraz duplikaty faktur i faktur korygujących) oraz pozostałe dokumenty istotne z punktu widzenia przepisów u.p.t.u. może zdigitalizować, następnie zutylizować i przechowywać je wyłącznie w wersji elektronicznej. Przechowywane faktury spełniać będą wymogi określone w art. 112a u.p.t.u., tj. będą one przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Digitalizacja polegać będzie na nadaniu powyższym dokumentom formy elektronicznej (poprzez zeskanowanie) w sposób uniemożliwiający ingerencję w treść ich pierwotnych zapisów a jednocześnie umożliwiający każdorazowe odtworzenie formy papierowej (poprzez wydruk) na żądanie organu podatkowego. Natomiast utylizacja polegać będzie na fizycznym zniszczeniu pierwotnie otrzymanych w formie papierowej dokumentów. W efekcie Wnioskodawca przechowywałby powyższe dokumenty wyłącznie w wersji elektronicznej w sposób spełniający wymogi określone w art. 112a u.p.t.u.

Ponadto, Wnioskodawca chciałby uzyskać potwierdzenie, że w świetle aktualnie obowiązujących przepisów prawa podatkowego przechowywane w powyższy sposób faktury (a także faktury korygujące oraz duplikaty faktur i faktur korygujących) oraz pozostałe dokumenty istotne z punktu widzenia odliczenia VAT naliczonego, będą dawały Wnioskodawcy prawo do odliczenia VAT naliczonego na ogólnie obowiązujących zasadach wynikających z u.p.t.u. W sytuacji zatem gdy przepisy u.p.t.u. będą dawały Wnioskodawcy prawo do odliczenia VAT naliczonego (w całości bądź według współczynnika określonego w art. 90 u.p.t.u.) to prawo będzie mu przysługiwało niezależnie od tego w jakiej formie Wnioskodawca przechowywać będzie otrzymane od kontrahentów faktury i pozostałe dokumenty dające prawo do odliczenia. Natomiast w sytuacji, gdy przepisy u.p.t.u. nie będą dawały Wnioskodawcy prawa do odliczenia VAT naliczonego (np. z powodów określonych w art. 88 ust. 1 pkt 4 u.p.t.u.) to prawo to nie będzie Wnioskodawcy przysługiwało również niezależnie od sposobu przechowywania otrzymanych od kontrahentów faktur i pozostałych dokumentów.

Wnioskodawca chciałby także uzyskać potwierdzenie, że w świetle aktualnie obowiązujących przepisów prawa podatkowego sposób przechowywania faktur (a także faktury korygujące oraz duplikaty faktur i faktur korygujących) oraz innych dowodów poniesienia kosztów uzyskania przychodów nie będzie rzutował na prawo do rozpoznania kosztu uzyskania przychodów zgodnie z przepisami u.p.d.o.p. niezależnie od tego w jakiej formie dokumenty te zostały pierwotnie dostarczone do Wnioskodawcy.

W piśmie uzupełniającym z dnia 26 lipca 2016 r. (data wpływu 28 lipca 2016 r.) Zainteresowany wskazał, co następuje:

Bank jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Z uwagi na specyfikę działalności wykonywanej przez Bank, nabywane towary lub usługi w większości będą wykorzystywane do wykonywania przez Bank czynności zwolnionych przedmiotowo z podatku od towarów i usług (przede wszystkim na postawie art. 43 ust. 1 pkt 37 - 41 u.p.t.u.), w pozostałej zaś części - czynności zwolnionych przedmiotowo na podstawie innych przepisów, czynności opodatkowanych podatkiem do towarów i usług bądź niepodlegąjących opodatkowaniu tym podatkiem.

Niezależnie od powyższego Bank zwraca uwagę, że stosownie do art. 90 ust. 2 u.p.t.u. Bank odlicza VAT naliczony tzw. współczynnikiem sprzedaży w przypadku, gdy nie jest w stanie bezpośrednio przyporządkować nabytych towarów bądź usług do czynności dających bądź niedających prawa do odliczenia.

1.  Zacytowane sformułowania użyte w treści pytania nr 2 (tj.: „innych dokumentów dających prawo do odliczenia”, oraz „pozostałych dokumentów istotnych z punktu widzenia prawa do odliczenia”) należy rozumieć w sposób tożsamy, tj. jako dokumenty niebędące fakturami, ale będące podstawą do odliczenia VAT naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 2 u.p.t.u. Bank uważa, że przysługiwać mu będzie prawo do odliczenia VAT naliczonego w sytuacji gdy dokumenty, o których mowa powyżej, wpłyną do Banku w wersji papierowej a następnie Bank zdigitalizuje je, zutylizuje i będzie je przechowywał w sposób opisany w pytaniu nr 1.
2.  Niezależnie od powyższego Bank zwraca uwagę, że przez pojęcie „faktury” Bank rozumie zarówno dokumenty, o których mowa w przepisach rozdziału 1 Działu XI u.p.t.u. jak również dokumenty określone w § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. poz. 1485).
3.  Jeśli natomiast chodzi o pojęcie „pozostałych dokumentów istotnych z punktu widzenia przepisów ustawy o VAT” użyte w opisie zdarzenia przyszłego, to pojęcie to oprócz zakresu wskazanego w pkt A powyżej obejmuje także paragony fiskalne w rozumieniu art. 111 u.p.t.u.

Jest to istotne z tego względu, że Bank rozważa digitalizowanie i przechowywanie wyłącznie elektronicznie (po ówczesnym zutylizowaniu) także wszelkich dokumentów związanych np. z delegacjami służbowymi. W przypadku natomiast delegacji służbowych możliwe są sytuacje, gdy pracownik rozliczając z pracodawcą taką delegację przedstawi wystawiony przez dostawcę paragon fiskalny dokumentujący zakup usługi bądź towaru związanych z takim wyjazdem służbowym.

Powyższe pojęcie ma jednak znaczenie w kontekście pytania nr 1, mającego odpowiedzieć na pytanie, czy generalnie Bank może przechowywać wyłącznie w wersji elektronicznej wszelkie dokumenty wystawione przez dostawców na podstawie przepisów u.p.t.u. w wersji papierowej.

W związku z powyższym, Bank wyjaśnia też, że pojęcie „inne dokumenty istotne dla rozliczenia podatku od towarów i usług” użyte w treści pytania nr 1 należy rozumieć w sposób tożsamy do pojęcia „pozostałych dokumentów istotnych z punktu widzenia przepisów ustawy o VAT” użyte w opisie zdarzenia przyszłego.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy otrzymane w wersji papierowej faktury (a także faktury korygujące oraz duplikaty faktur i faktur korygujących) oraz inne dokumenty istotne dla rozliczenia podatku od towarów i usług Wnioskodawca może zdigitalizować, następnie zutylizować i przechowywać je wyłącznie w wersji elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego?
2.  Czy prawo do odliczenia VAT naliczonego będzie przysługiwało Wnioskodawcy niezależnie od sposobu przechowywania faktur i innych dokumentów dających prawo do odliczenia, a w szczególności prawo to będzie przysługiwało, gdy faktury zakupowe i pozostałe dokumenty istotne z punktu widzenia prawa do odliczenia wpłynęły do Wnioskodawcy w wersji papierowej, a następnie Wnioskodawca je zdigitalizuje, zutylizuje i przechowywać będzie w sposób opisany w pytaniu nr 1?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Pytanie 1

W ocenie Wnioskodawcy możliwe jest otrzymane w wersji papierowej faktury (a także faktury korygujące oraz duplikaty faktur i faktur korygujących) oraz inne dokumenty istotne dla rozliczenia podatku od towarów i usług zdigitalizować, następnie zutylizować i przechowywać je wyłącznie w wersji elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z art. 112 u.p.t.u. wynika, że podatnicy zobowiązani są przechowywać m.in. faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast z art. 112a ust. 1 u.p.t.u. wynika, że podatnicy przechowują m.in. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przepisy powyższe nie precyzują wprost czy możliwe jest przechowywanie w wersji elektronicznej faktur VAT otrzymanych (przesłanych) pierwotnie w wersji papierowej (oraz analogicznie faktur korygujących bądź duplikatów faktur i faktur korygujących) czy też pozostałych rodzajów dokumentów istotnych dla rozliczenia podatku od towarów i usług (jak np. dokumentów celnych). Określa jedynie warunki jakie muszą być spełnione, aby przechowywanie faktur było zgodne z przepisami prawa. Oznacza to w ocenie Wnioskodawcy, że podatnik może przechowywać faktury VAT w dowolnej formie, pod warunkiem, że spełnione będą określone w powyższym przepisie wymogi. Możliwe jest zatem zdigitalizowanie faktur VAT otrzymanych (przesłanych) w formie papierowej do wersji elektronicznej i następnie przechowywanie ich w wersji elektronicznej. Dotyczy to również faktur korygujących oraz duplikatów faktur, a także pozostałych rodzajów dokumentów istotnych dla rozliczenia podatku od towarów i usług.

Powyższe stanowisko jest potwierdzane w interpretacjach podatkowych, np. w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 16 czerwca 2014 r. (znak: IPPP1/443-382/14-2/AP) gdzie zostało stwierdzone, że: „wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci”. Podobnie stwierdził ten sam organ interpretacyjny w interpretacji z dnia 2 października 2014 r. (znak: IPPP1 /443-785/14-2/AS).

Również orzecznictwo sądowe zwraca uwagę, że w świetle przepisów u.p.t.u. identyczność formy przechowywania dokumentu nie jest bezwzględnie wymagana, zwrócił uwagę NSA w wyroku z 16 grudnia 2011 r., sygn. akt I FSK 376/11 stwierdzając, że: „nie można stwierdzić, że przechowywana faktura ma być identyczna w zakresie formy, co faktura przesłana kontrahentowi. Faktura przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę ma posiadać oryginalną postać, co oznacza charakteryzowanie się autentycznością pochodzenia i integralnością treści, a także czytelnością, niekoniecznie jednak identycznością formy.” Podobne stanowisko zajął NSA w wyroku z dnia 28 września 2011 r., sygn. akt I FSK 1283/10.

Pytanie 2

W ocenie Wnioskodawcy prawidłowe jest stanowisko, że prawo do odliczenia VAT naliczonego będzie przysługiwało Wnioskodawcy niezależnie od sposobu przechowywania faktur i innych dokumentów dających prawo do odliczenia. Oznacza to, że prawo to przysługiwać mu będzie także wówczas, gdy faktury zakupowe i pozostałe dokumenty istotne z punktu widzenia prawa do odliczenia wpłynęły do Wnioskodawcy w wersji papierowej, a następnie Wnioskodawca je zdigitalizuje, zutylizuje i przechowywać będzie w sposób opisany w pytaniu nr 1.

Powyższe stanowisko jest konsekwencją dowolności sposobu przechowywania faktur. Skoro jak wynika z wcześniej przywołanych interpretacji i orzeczeń podatnik może wybrać sposób przechowywania faktur to ten wybór nie może rzutować na przysługujące mu na podstawie ogólnych przepisów prawo do odliczenia VAT naliczonego.

Zwrócił na to uwagę np. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 4 marca 2013 r. (znak: IPPP1/443-52/13-2/IGo). Wprawdzie interpretacja to dotyczyła innej sytuacji niż ta opisana w niniejszym wniosku (chodziło o możliwość przechowywania w formie papierowej faktur zakupowych otrzymanych w formie elektronicznej) to jednak także może być wykorzystana jako argument za stanowiskiem Wnioskodawcy. Organ interpretujący potwierdził bowiem, że sposób przechowywania faktur nie rzutuje na prawo do odliczenia VAT naliczonego.

W konsekwencji przechowywane w sposób określony w pytaniu nr 1 faktury (a także faktury korygujące oraz duplikaty faktur i faktur korygujących) i pozostałe dokumenty istotne z punktu widzenia rozliczenia VAT będą dawały Wnioskodawcy prawo do odliczenia VAT naliczonego na ogólnie obowiązujących zasadach wynikających z u.p.t.u. W sytuacji zatem gdy przepisy u.p.t.u. będą dawały Wnioskodawcy prawo do odliczenia VAT naliczonego (w całości bądź według współczynnika określonego w art. 90 u.p.t.u.) to prawo będzie mu przysługiwało niezależnie od tego w jakiej formie Wnioskodawca przechowuje otrzymane od kontrahentów faktury i pozostałe dokumenty. Natomiast w sytuacji, gdy przepisy u.p.t.u. nie będą dawały Wnioskodawcy prawa do odliczenia VAT naliczonego (np. z powodów określonych w art. 88 ust. 1 pkt 4 u.p.t.u.) to prawo to nie będzie Wnioskodawcy przysługiwało również niezależnie od sposobu przechowywania otrzymanych od kontrahentów faktur i pozostałych dokumentów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710 z późn. zm.) zwanej dalej „ustawą o VAT”, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Minister Finansów w rozporządzeniu z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zakupowy – paragon oraz inny podobny dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument zakupowy (paragon oraz inny dokument) nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie o podatku VAT.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy o VAT, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojecie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawca wystawia i przesyła swoim kontrahentom faktury sprzedażowe zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej. Faktury zakupowe są wystawiane przez kontrahentów Wnioskodawcy zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej (w tym ostatnim przypadku Wnioskodawca wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w tej formie). Faktury zakupowe w wersji papierowej Wnioskodawca otrzymuje wówczas, gdy kontrahenci nie są zainteresowani wystawianiem faktur w wersji elektronicznej bądź z powodów obiektywnych możliwe jest uzyskanie faktury jedynie w wersji papierowej (np. w przypadku delegacji). Przechowywane faktury spełniać będą wymogi określone w art. 112a ustawy o VAT, tj. będą one przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Digitalizacja polegać będzie na nadaniu powyższym dokumentom formy elektronicznej (poprzez zeskanowanie) w sposób uniemożliwiający ingerencję w treść ich pierwotnych zapisów, a jednocześnie umożliwiający każdorazowe odtworzenie formy papierowej (poprzez wydruk) na żądanie organu podatkowego. Natomiast utylizacja polegać będzie na fizycznym zniszczeniu pierwotnie otrzymanych w formie papierowej dokumentów. Wnioskodawca przechowywałby powyższe dokumenty wyłącznie w wersji elektronicznej w sposób spełniający wymogi określone w art. 112a ustawy o VAT.

Wnioskodawca wskazał, że jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Z uwagi na specyfikę działalności wykonywanej przez Bank, nabywane towary lub usługi w większości będą wykorzystywane do wykonywania przez Bank czynności zwolnionych przedmiotowo z podatku od towarów i usług, w pozostałej zaś części - czynności zwolnionych przedmiotowo na podstawie innych przepisów, czynności opodatkowanych podatkiem do towarów i usług bądź niepodlegąjących opodatkowaniu tym podatkiem. Bank odlicza VAT naliczony tzw. współczynnikiem sprzedaży w przypadku, gdy nie jest w stanie bezpośrednio przyporządkować nabytych towarów bądź usług do czynności dających bądź niedających prawa do odliczenia. Wnioskodawca wskazał, że „inne dokumenty dające prawo do odliczenia”, oraz „pozostałe dokumenty istotne z punktu widzenia prawa do odliczenia” należy rozumieć w sposób tożsamy, tj. jako dokumenty niebędące fakturami, ale będących podstawą do odliczenia VAT naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy o VAT. Natomiast pod pojęciem „pozostałych dokumentów istotnych z punktu widzenia przepisów ustawy o VAT” Wnioskodawca rozumie oprócz ww. dokumentów niebędących fakturami, ale będących podstawą do odliczenia VAT naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy o VAT, także paragony fiskalne.

Ad. 1.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą przechowywania wyłącznie w wersji elektronicznej otrzymanych w wersji papierowej faktur (a także faktur korygujących oraz duplikatów faktur i faktur korygujących) oraz innych dokumentów istotnych dla rozliczenia podatku VAT, tj. dokumentów niebędących fakturami, ale będących podstawą do odliczenia VAT naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy o VAT oraz paragonów fiskalnych.

Wobec prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur w formie papierowej, należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

W niniejszych okolicznościach warunki zawarte w ustawie o VAT dotyczące sposobu przechowywania faktur (a także faktur korygujących oraz duplikatów faktur i faktur korygujących) zostały spełnione. Jak wynika z opisu sprawy faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Digitalizacja polegać będzie na nadaniu powyższym dokumentom formy elektronicznej (poprzez zeskanowanie) w sposób uniemożliwiający ingerencję w treść ich pierwotnych zapisów, a jednocześnie umożliwiający każdorazowe odtworzenie formy papierowej (poprzez wydruk) na żądanie organu podatkowego. Natomiast utylizacja polegać będzie na fizycznym zniszczeniu pierwotnie otrzymanych w formie papierowej dokumentów. Wnioskodawca wskazał, że przechowywałby ww. dokumenty wyłącznie w wersji elektronicznej w sposób spełniający wymogi określone w art. 112a ustawy o VAT.

W analizowanej sprawie należy stwierdzić, że przechowywanie w wersji elektronicznej otrzymanych w wersji papierowej faktur (a także faktur i faktur korygujących), w sposób opisany przez Wnioskodawcę, tj. w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a jednocześnie umożliwiający każdorazowe odtworzenie formy papierowej (poprzez wydruk) na żądanie organu podatkowego, jest zgodne z ww. przepisami art. 112 ustawy o VAT.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych dokumentów, tj. dokumentów niebędących fakturami, ale będących podstawą do odliczenia podatku VAT naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy o VAT oraz paragonów fiskalnych, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Ad. 2.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy faktury zakupowe i dokumenty niebędące fakturami, ale będące podstawą do odliczenia podatku VAT naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy o VAT, wpłynęły do Wnioskodawcy w wersji papierowej, a następnie Wnioskodawca je zdigitalizuje i przechowywać będzie w wersji elektronicznej.

Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi:

1.  suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
    1.  nabycia towarów i usług,
    2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;
2.  w przypadku importu towarów - kwota podatku:
    1.  wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,
    2.  należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a,
    3.  wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b;
3.  zryczałtowany zwrot podatku, o którym mowa w art. 116 ust. 6;
4.  kwota podatku należnego z tytułu:
    1.  świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 lub 8 podatnikiem jest ich usługobiorca,
    2.  dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 lub 7 podatnikiem jest ich nabywca,
    3.  wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 9,
    4.  wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 11;
5.  (uchylony)
6.  różnica podatku, o której mowa w art. 30c ust. 2 i art. 37;
7.  u podatnika, o którym mowa w art. 16, kwota stanowiąca równowartość 22% kwoty należnej z tytułu dostawy nowego środka transportu, nie wyższa jednak niż kwota podatku zawartego w fakturze stwierdzającej nabycie tego środka lub dokumencie celnym, albo podatku zapłaconego przez tego podatnika od wewnątrzwspólnotowego nabycia tego środka.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, pozbawiających podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Stosownie do art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny (art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT).

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Wnioskodawca wskazał, że jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług oraz z uwagi na specyfikę działalności wykonywanej przez Wnioskodawcę, nabywane towary lub usługi w większości będą wykorzystywane do wykonywania czynności zwolnionych przedmiotowo z podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 37-41 ustawy o VAT, w pozostałej części – czynności zwolnionych przedmiotowo na podstawie innych przepisów, czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług bądź niepodlegających opodatkowaniu tym podatkiem.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury (a także faktury korygujące oraz duplikaty faktur i faktur korygujących) i inne dokumenty niebędące fakturami, ale zgodnie ze wskazaniem Wnioskodawcy będące podstawą do odliczenia podatku VAT naliczonego zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy o VAT przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów potwierdzają prawo Wnioskodawcy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT. Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku wykazanego na ww. dokumentach w całości (jeśli istnieje możliwość bezpośredniego powiązania danego zakupu z konkretną czynnością opodatkowaną) albo stosując aktualny współczynnik struktury sprzedaży, o którym mowa w art. 90 ust. 2 ustawy o VAT (jeśli Wnioskodawca nie ma możliwości bezpośredniego powiązania danego zakupu z konkretną czynnością opodatkowaną).

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Tut. Organ informuje, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wydane zostało odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2016 r., poz. 718). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym, a ponadto zawierać: wskazanie zaskarżonej decyzji, postanowienia, innego aktu lub czynności; oznaczenie organu, którego działania, bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania skarga dotyczy; określenie naruszenia prawa lub interesu prawnego; w przypadkach, o których mowa w art. 52 § 3 i 4, dowód, że skarżący wezwał właściwy organ do usunięcia naruszenia prawa (art. 57 § 1 pkt 1 - 4 ww. ustawy). Skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.