Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP1/443-929/11-2/KG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2011-09-29
Teza: Dokumentowanie nadpłat wynikających z rozliczenia rocznego opłat dodatkowych związanych z usługą najmu.
Słowa kluczowe: dokumentowanie; faktura; korekta; media; najem; opłata; rozliczanie (rozliczenia)
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej, przedstawione we wniosku z dnia 24 czerwca 2011 r. (data wpływu 30 czerwca 2011 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie dokumentowania nadpłat wynikających z rozliczenia rocznego opłat dodatkowych – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 30 czerwca 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie dokumentowania nadpłat wynikających z rozliczenia rocznego opłat dodatkowych.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca – S.A. (dalej: „Spółka”) jest właścicielem budynku biurowego (dalej: „budynek”) oraz użytkownikiem wieczystym nieruchomości gruntowej, na której budynek ten jest posadowiony.

Około 3% powierzchni budynku jest wykorzystywana na potrzeby Spółki (siedziba zarządu, służby administracyjno-księgowe, działy związane z obsługą nieruchomości, działy świadczące usługi inne niż związane z nieruchomościami). Pozostała część budynku (około 97%) jest wynajmowana osobom trzecim.

Począwszy od roku 2010 Spółka świadczy usługi najmu według następującego schematu:

1.  najemca jest zobowiązany do zapłaty czynszu, opłat dodatkowych (w tym ewentualnie wyrównania różnicy wynikającej z rozliczenia rocznego opłat dodatkowych), a także - opcjonalnie - wynagrodzenia za zamówione usługi dodatkowe (usługi telefoniczne, dostęp do Internetu, usługi konserwatorskie lub informatyczne);
2.  wszystkie tytuły wskazane w pkt 1, z formalnego punktu widzenia, mają swoje źródło w jednej umowie najmu. odrębnej dla każdego najemcy (umowa wskazuje przedmiot najmu, opłaty związane z najmem, a także zakres świadczeń dodatkowych, które najemca może wybrać fakultatywnie), wszystkie świadczenia dodatkowe, takie jak np. usługi telefoniczne, czy dostęp do Internetu - mają na celu umożliwienie najemcy prowadzenia działalności na zajętej powierzchni biurowej;
3.  wynagrodzenia za poszczególne usługi wskazane w pkt 1 są rozliczane w okresach miesięcznych, a termin płatności przypada na 10 dzień okresu rozliczeniowego, z zastrzeżeniem poniższych uwag dotyczących opłat dodatkowych;
4.  opłaty dodatkowe w ciągu roku (dwanaście miesięcznych rat) są płacone przez najemców w wysokości 1/12 szacowanych rocznych kosztów funkcjonowania budynku (patrz pkt 5) - rata miesięczna jest zwana w umowie „zaliczką na opłaty dodatkowe” Następnie po zakończeniu roku następuje ustalenie faktycznej wartości kosztów utrzymania budynku a najemcy są uznawani lub obciążani różnicą między zapłaconymi łącznie „zaliczkami na opłaty dodatkowe” a wartością faktycznych rocznych kosztów funkcjonowania budynku przypadających na zajmowaną przez nich powierzchnię. Kwota rozliczenia jest zwana dalej „rozliczeniem rocznym opłat dodatkowych”;
5.  opłaty dodatkowe, które wnoszą najemcy (zarówno zaliczki, jak i kwota rozliczenia rocznego), służą pokryciu kosztów funkcjonowania budynku, utrzymania odpowiedniego standardu jakości świadczonej usługi najmu i zarządzania nieruchomością. Koszty te obejmują między innymi: usługi serwisów technicznych, ochronę mienia, ubezpieczenie budynku od ognia, wynagrodzenie personelu obsługującego nieruchomość, koszty związane z utrzymaniem tzw. powierzchni wspólnych: usługi porządkowe, energia, ogrzewanie, zużycie wody i ścieków, utrzymanie terenów zielonych. Koszty funkcjonowania budynku są wskazane i zdefiniowane w umowach najmu. Znaczna część tych usług jest wykonywana własnymi zasobami, dlatego w wartości opłat dodatkowych Spółka ujmuje również wartość wynagrodzenia tych pracowników Spółki, których praca przyczynia się do realizacji wymienionych usług;
6.  Spółka, jako właściciel nieruchomości i zarządca, jest stroną umów o dostawy towarów i usług kwalifikowanych jako koszty funkcjonowania budynku (a więc na fakturach VAT zakupu tych towarów i usług Spółka występuje jako nabywca), ponadto po stronie Spółki jest dbałość, aby dostarczone towary i usługi miały odpowiednią jakość, a dostawy były wykonywane w sposób optymalny z punktu widzenia najemców, w sposób ciągły i możliwie nie kolidujący z organizacją pracy (godzinami świadczenia usług) najemców, Spółka odpowiada za odbiór dostarczonych towarów i usług;
7.  „rozliczenie roczne opłat dodatkowych”, wskazane w pkt 4, jest dokonywane w terminie trzech miesięcy po zakończeniu roku (jest to czas potrzebny na zebranie pełnej informacji o kosztach funkcjonowania budynku, bo znaczna cześć dowodów zakupu towarów i usług kwalifikowanych jako koszty funkcjonowania budynku, w szczególności dotycząca ostatniego miesiąca roku, jest wystawiana lub wpływa do Spółki w roku następnym);
8.  wartość „rozliczenia rocznego opłat dodatkowych” jest dokumentowana fakturami VAT korektami, z tym, że w przypadku wystąpienia:
    1.  niedopłaty - Spółka wystawia fakturę VAT korektę na kwotę, którą zobowiązany jest dopłacić najemca, jako okres korygowany wskazuje się, zgodnie z umową, ostatni okres rozliczeniowy roku, którego rozliczenie dotyczy (grudzień), termin płatności określony w umowie wynosi 14 dni od daty otrzymania faktury,
    2.  nadpłaty - Spółka wystawia fakturę VAT korektę, korygując w pierwszej kolejności wartość zaliczki na opłaty dodatkowe za ostatni okres roku, którego rozliczenie dotyczy (grudzień), a jeżeli wartość zaliczki na opłaty dodatkowe za ten okres jest mniejsza niż wartość nadpłaty, koryguje się następnie okres przedostatni (listopad), itd., Spółka jest zobowiązana zwrócić nadpłatę w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury VAT korekty.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy prawidłowe jest następujące stanowisko Spółki: Spółka może, zgodnie z § 13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), udokumentować nadpłatę wynikającą z „rocznego rozliczenia opłat dodatkowych” - należną konkretnemu najemcy - jedną „fakturą VAT korektą”, wskazując w dokumencie:

1.  łączną wartość „zaliczek na opłaty dodatkowe” pobranych w okresie rozliczeniowym (rocznym) na podstawie wystawionych przez Spółkę faktur VAT,
2.  wartość faktycznie poniesionych w okresie rozliczeniowym wydatków na utrzymanie budynku (kwalifikujących się do rozliczenia z „opłatami dodatkowymi”),
3.  wartość nadpłaty (kwota ujemna, ponieważ wartość pkt 1 jest większa niż w pkt 2),
4.  kwotę obniżenia podatku,
5.  pozostałe dane wskazane w § 13 ust. 2 lub 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r.?

Zdaniem Wnioskodawcy, wynikiem ustalenia wartości „rozliczenia rocznego opłat dodatkowych” może być stwierdzenie nadpłaty. Najemca, zgodnie z umową jest wtedy uznawany jej kwotą. Spółka wystawia w takim przypadku „fakturę VAT korektę”, zgodnie z umową i zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. Rozporządzenie w § 13 wskazuje przypadki, kiedy podatnik jest uprawniony do wystawienia „faktury VAT korekty” dotyczącej kilku okresów rozliczeniowych. Zgodnie ze wskazanym przepisem Spółka ma prawo udokumentować zwrot nadpłaconych zaliczek na „opłaty dodatkowe”, dotyczących konkretnego roku, jedną taką fakturą, wskazując albo:

1.  dane faktur korygowanych, albo
2.  okres do którego odnosi się zmniejszenie podstawy opodatkowania podatku (okresem rozliczenia „opłat dodatkowych” jest konkretny rok).

Ponadto taka „faktura VAT korekta” zawiera także pozostałe dane wskazane w § 13 ust. 2 lub 3 ww. rozporządzenia.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podstawą opodatkowania jest obrót, z zastrzeżeniem ust. 2-21, art. 30-32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5. Obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy lub osoby trzeciej. Obrót zwiększa się o otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze mające bezpośredni wpływ na cenę (kwotę należną) towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika, pomniejszone o kwotę należnego podatku.

Stosownie do art. 29 ust. 4 ustawy, podstawę opodatkowania zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4b.

W myśl art. 29 ust. 4a ustawy, w przypadku gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Przepis ust. 4a stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia korekty faktury do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna – art. 29 ust. 4c ustawy.

Przepis art. 106 ust. 1 ustawy określa, iż podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W praktyce w obrocie gospodarczym zdarzają się sytuacje, w których należy skorygować uprzednio wystawiony i wprowadzony do obrotu prawnego dokument.

Zgodnie z art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powyższym przepisie, Minister Finansów wydał obowiązujące od dnia 1 kwietnia 2011 r. rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwane dalej rozporządzeniem, regulujące m. in. zagadnienia związane z wystawianiem faktur korygujących.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

Elementy, jakie co najmniej powinna zawierać faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży, zostały określone w § 5 ust. 1 rozporządzenia i są to:

1.  imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
2.  numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;
3.  numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”;
4.  dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również data sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;
5.  nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;
6.  miara i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
7.  cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);
8.  wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
9.  stawki podatku;
10.  suma wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
11.  kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
12.  kwota należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

W myśl § 9 ust. 1 rozporządzenia, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem § 10-12.

W przypadku gdy podatnik określa w fakturze, zgodnie z § 5 ust. 1 pkt 4, wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży (vide § 9 ust. 2 rozporządzenia).

Jak stanowi § 11 ust. 1 rozporządzenia, w przypadkach określonych w art. 19 ust. 10, ust. 13 pkt 1-4 i 7-11, ust. 16a i 16b oraz ust. 19a ustawy fakturę wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego. Faktury, o których mowa w ust. 1, nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego (ust. 2 cyt. przepisu).

Przepis ust. 2 nie dotyczy wystawiania faktur w zakresie dostaw energii elektrycznej i cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy, jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy (§ 11 ust. 3 rozporządzenia).

W myśl § 13 ust. 1 rozporządzenia, w przypadku gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatów określonych w art. 29 ust. 4 ustawy, podatnik udzielający rabatu wystawia fakturę korygującą.

Stosownie do § 13 ust. 2 rozporządzenia, w przypadku gdy podatnik udziela rabatu w odniesieniu do jednej lub więcej dostaw towarów lub usług, faktura korygująca powinna zawierać co najmniej:

1.  numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
2.  dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
    1.  określone w § 5 ust. 1 pkt 1-4,
    2.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych rabatem;
3.  kwotę i rodzaj udzielonego rabatu;
4.  kwotę zmniejszenia podatku należnego.

Jak stanowi § 13 ust. 3 rozporządzenia, w przypadku gdy podatnik udziela rabatu w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych dla jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca powinna zawierać co najmniej:

1.  numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
2.  dane określone w § 5 ust. 1 pkt 1 i 2;
3.  okres, do którego odnosi się udzielny rabat;
4.  kwotę udzielonego rabatu oraz kwotę zmniejszenia podatku należnego.

Zgodnie z § 13 ust. 4 rozporządzenia, jeżeli rabat dotyczy sprzedaży opodatkowanej różnymi stawkami, kwotę rabatu oraz kwotę zmniejszenia podatku należnego, o których mowa w ust. 2 i 3, podaje się w podziale na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio w przypadku:

1.  zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwrotu nabywcy kwot nienależnych, o których mowa w art. 29 ust. 4 ustawy (§ 13 ust. 5 pkt 1 rozporządzenia);
2.  zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, podlegających opodatkowaniu (§ 13 ust. 5 pkt 2 rozporządzenia).

Zgodnie z § 13 ust. 6 rozporządzenia, przepis § 5 ust. 5-7 i § 7 stosuje się odpowiednio do faktury korygującej, o której mowa w ust. 2.

Stosownie do § 13 ust. 8 rozporządzenia, faktury korygujące powinny zawierać wyraz „KOREKTA” albo wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA”.

Faktury korygujące są specyficznym rodzajem faktur. Z przywołanych uregulowań wynika, iż celem ich wystawienia, jest doprowadzenie faktury pierwotnej do stanu odpowiadającego rzeczywistości.

Z danych przedstawionych we wniosku wynika, że Spółka jest właścicielem budynku biurowego oraz użytkownikiem wieczystym nieruchomości gruntowej, na której budynek ten jest posadowiony. Około 3% powierzchni budynku jest wykorzystywana na potrzeby Spółki, pozostała część budynku (około 97%) jest wynajmowana osobom trzecim.

Począwszy od roku 2010 Spółka świadczy usługi najmu według następującego schematu:

1.  najemca jest zobowiązany do zapłaty czynszu, opłat dodatkowych (w tym ewentualnie wyrównania różnicy wynikającej z rozliczenia rocznego opłat dodatkowych), a także - opcjonalnie - wynagrodzenia za zamówione usługi dodatkowe (usługi telefoniczne, dostęp do Internetu, usługi konserwatorskie lub informatyczne);
2.  wszystkie tytuły wskazane w pkt 1, z formalnego punktu widzenia, mają swoje źródło w jednej umowie najmu. odrębnej dla każdego najemcy (umowa wskazuje przedmiot najmu, opłaty związane z najmem, a także zakres świadczeń dodatkowych, które najemca może wybrać fakultatywnie), wszystkie świadczenia dodatkowe, takie jak np. usługi telefoniczne, czy dostęp do Internetu - mają na celu umożliwienie najemcy prowadzenia działalności na zajętej powierzchni biurowej;
3.  wynagrodzenia za poszczególne usługi wskazane w pkt 1 są rozliczane w okresach miesięcznych, a termin płatności przypada na 10 dzień okresu rozliczeniowego, z zastrzeżeniem poniższych uwag dotyczących opłat dodatkowych;
4.  opłaty dodatkowe w ciągu roku (dwanaście miesięcznych rat) są płacone przez najemców w wysokości 1/12 szacowanych rocznych kosztów funkcjonowania budynku (patrz pkt 5) - rata miesięczna jest zwana w umowie „zaliczką na opłaty dodatkowe” Następnie po zakończeniu roku następuje ustalenie faktycznej wartości kosztów utrzymania budynku a najemcy są uznawani lub obciążani różnicą między zapłaconymi łącznie „zaliczkami na opłaty dodatkowe” a wartością faktycznych rocznych kosztów funkcjonowania budynku przypadających na zajmowaną przez nich powierzchnię. Kwota rozliczenia jest zwana dalej „rozliczeniem rocznym opłat dodatkowych”;
5.  opłaty dodatkowe, które wnoszą najemcy (zarówno zaliczki, jak i kwota rozliczenia rocznego), służą pokryciu kosztów funkcjonowania budynku, utrzymania odpowiedniego standardu jakości świadczonej usługi najmu I zarządzania nieruchomością. Koszty te obejmują między innymi: usługi serwisów technicznych, ochronę mienia, ubezpieczenie budynku od ognia, wynagrodzenie personelu obsługującego nieruchomość, koszty związane z utrzymaniem tzw. powierzchni wspólnych: usługi porządkowe, energia, ogrzewanie, zużycie wody i ścieków, utrzymanie terenów zielonych. Koszty funkcjonowania budynku są wskazane i zdefiniowane w umowach najmu Znaczna część tych usług jest wykonywana własnymi zasobami, dlatego w wartości opłat dodatkowych Spółka ujmuje również wartość wynagrodzenia tych pracowników Spółki, których praca przyczynia się do realizacji wymienionych usług;
6.  Spółka, jako właściciel nieruchomości zarządca, jest stroną umów o dostawy towarów i usług kwalifikowanych jako koszty funkcjonowania budynku (a więc na fakturach VAT zakupu tych towarów i usług Spółka występuje jako nabywca), ponadto po stronie Spółki jest dbałość, aby dostarczone towary i usługi miały odpowiednią jakość, a dostawy były wykonywane w sposób optymalny z punktu widzenia najemców, w sposób ciągły i możliwie nie kolidujący z organizacją pracy (godzinami świadczenia usług) najemców, Spółka odpowiada za odbiór dostarczonych towarów i usług;
7.  „rozliczenie roczne opłat dodatkowych”, wskazane w pkt 4, jest dokonywane w terminie trzech miesięcy po zakończeniu roku (jest to czas potrzebny na zebranie pełnej informacji o kosztach funkcjonowania budynku, bo znaczna cześć dowodów zakupu towarów i usług kwalifikowanych jako koszty funkcjonowania budynku, w szczególności dotycząca ostatniego miesiąca roku, jest wystawiana lub wpływa do Spółki w roku następnym);
8.  wartość „rozliczenia rocznego opłat dodatkowych” jest dokumentowana fakturami VAT korektami, z tym, że w przypadku wystąpienia:
    1.  niedopłaty - Spółka wystawia fakturę VAT korektę na kwotę, którą zobowiązany jest dopłacić najemca, jako okres korygowany wskazuje się, zgodnie z umową, ostatni okres rozliczeniowy roku, którego rozliczenie dotyczy (grudzień), termin płatności określony w umowie wynosi 14 dni od daty otrzymania faktury,
    2.  nadpłaty - Spółka wystawia fakturę VAT korektę, korygując w pierwszej kolejności wartość zaliczki na opłaty dodatkowe za ostatni okres roku, którego rozliczenie dotyczy (grudzień), a jeżeli wartość zaliczki na opłaty dodatkowe za ten okres jest mniejsza niż wartość nadpłaty, koryguje się następnie okres przedostatni (listopad), itd., Spółka jest zobowiązana zwrócić nadpłatę w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury VAT korekty.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, iż jeżeli pobrane przez Wnioskodawcę od najemców miesięczne opłaty związane ze świadczeniem usług najmu, obejmujące również opłaty dodatkowe obejmujące między innymi: usługi serwisów technicznych, ochronę mienia, ubezpieczenie budynku od ognia, wynagrodzenie personelu obsługującego nieruchomość, koszty związane z utrzymaniem tzw. powierzchni wspólnych, usługi porządkowe, energię, ogrzewanie, zużycie wody i ścieków, utrzymanie terenów zielonych, nie odpowiadają rzeczywistym kosztom ich zużycia w danym okresie rozliczeniowym – wykazano nadpłatę, to na podstawie powołanego wyżej przepisu § 13 rozporządzenia, Zainteresowany zobowiązany jest do wystawienia stosownych faktur korygujących odnoszących się do faktur pierwotnych dokumentujących przedmiotowe opłaty miesięczne, uwzględniając wymogi wynikające z § 13 ust. 2 rozporządzenia.

W sytuacji, gdy wykazana w rozliczeniu rocznym nadpłata z tytułu czynszu najmu obejmującego również opłaty dodatkowe dotyczy usług dokonanych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, Zainteresowany może udokumentować powyższe jedną zbiorczą fakturą korygującą pod warunkiem jednak, że faktura ta będzie zawierać co najmniej elementy wskazane w § 13 ust. 3 rozporządzenia, tj.:

*   numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
*   imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
*   numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem § 5 ust. 10 i 11;
*   okres, do którego odnosi się udzielny rabat;
*   kwotę udzielonego rabatu oraz kwotę zmniejszenia podatku należnego.

Należy zaznaczyć, że ww. przepisy § 13 ust. 2 i ust. 3 rozporządzenia zawierają pewne minimum jakie powinny spełniać faktury korygujące aby były prawidłowo wystawione. Wszelkie pozostałe informacje umieszczone na fakturze przez wystawcę w celu uszczegółowienia transakcji mogą wystąpić, ale nie są wymagane przez przepisy w zakresie podatku od towarów i usług.

W świetle powyższego należy stwierdzić, że prawidłowy jest przedstawiony we wniosku sposób dokumentowania powstałych nadpłat związanych z usługami najmu, obejmującymi opłaty dodatkowe, a polegający na wystawieniu zbiorczej faktury korygującej zawierającej

*   łączną wartość „zaliczek na opłaty dodatkowe” pobranych w okresie rozliczeniowym (rocznym) na podstawie wystawionych przez Spółkę faktur VAT,
*   wartość faktycznie poniesionych w okresie rozliczeniowym wydatków na utrzymanie budynku (kwalifikujących się do rozliczenia z „opłatami dodatkowymi”),
*   wartość nadpłaty (kwota ujemna, ponieważ wartość pkt 1 jest większa niż w pkt 2),
*   kwotę obniżenia podatku,
*   pozostałe dane wskazane w § 13 ust. 2 lub 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.