Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL2-2.4011.794.2024.2.AA
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-02-21
Teza: Możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań.
Słowa kluczowe: kara-kara umowna; koszt-koszty uzyskania przychodów; odszkodowania
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Koszty uzyskania przychodów.-Koszty uzyskania przychodów.; Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Koszty uzyskania przychodów.-Koszty uzyskania przychodów.-Definicja kosztów.; Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Koszty uzyskania przychodów.-Wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22-ust. 1; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 23

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

W dniu 12 listopada 2024 r. wpłynął Pani wniosek z 8 listopada 2024 r. o wydanie
    interpretacji indywidualnej. Uzupełniła go Pani pismem z 17 grudnia 2024 r. (wpływ 17
    grudnia 2024 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego
    Wnioskodawczyni jest polską rezydentką podatkową i podlega opodatkowaniu w Polsce
    od całości osiąganych przez siebie dochodów niezależnie od miejsca ich uzyskania.
    Wnioskodawczyni prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrowaną w
    Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalność Gospodarczej (dalej jako: CEiDG), z tytułu
    której uzyskuje przychody zaliczane do źródła przychodów w oparciu o art. 10 ust. 1 pkt 3
    ustawy o PIT. Głównym przedmiotem prowadzonej działalności gospodarczej jest
    działalność rachunkowo-księgowa, zarejestrowana w CEiDG pod kodem PKD 69.20.Z.
    Ze względu na specyfikę tego rodzaju działalności oraz czynnik ludzki odgrywający
    wiodące znaczenie przy jej wykonywaniu zdarza się, iż mimo dochowania należytej
    staranności nie sposób uniknąć błędów lub pomyłek przy poszczególnych czynnościach
    wchodzących w zakres świadczonych usług.
    Do takich przypadków Wnioskodawczyni zalicza sytuację, w której informatyk dokonał
    nieprawidłowego zdefiniowania jednej z funkcjonalności oprogramowania kadrowo-
    płacowego, wykorzystywanego przez Wnioskodawczynię przy świadczeniu usług.
    Konsekwencją tego działania było błędne naliczanie przez pewien czas wynagrodzeń
    pracowników dla jednego z klientów Wnioskodawczyni, a w efekcie wypłaty tych kwot w
    zawyżonej wysokości (tj. nieuwzględniającej potrącanej przez pracodawcę częściowej
    odpłatności ponoszonej przez pracowników za przyznane im benefity). Po
    zidentyfikowaniu przedmiotowego uchybienia Wnioskodawczyni zobowiązała się zwrócić
    klientowi kwotę odpowiadającą sumie błędnie naliczonych wynagrodzeń pracowników.
    Wnioskodawczyni próbowała pozyskać te środki w ramach wykupionej polisy
    ubezpieczeniowej, jednak ubezpieczyciel odmówił ich wypłaty.
    Kolejny przypadek obejmuje sytuację, w której były pracownik Wnioskodawczyni nie
    dopilnował przekroczenia ustawowych progów kwotowych warunkujących korzystanie ze
    zwolnienia podmiotowego w podatku od towarów i usług przez jednego z klientów.
    Skutkiem tego przeoczenia było powstanie zaległości podatkowej wraz z odsetkami po
    stronie klienta. Kwota odpowiadająca sumie zaległości podatkowej oraz odsetek została
    klientowi zwrócona przez Wnioskodawczynię. Połowę wypłaconych środków
    Wnioskodawczyni odzyskała następnie od ubezpieczyciela w związku z wykupioną polisą
    ubezpieczeniową.
    Oba opisane wyżej przypadki nie zostały zdefiniowane w zawartych przez
    Wnioskodawczynię z klientami umowach jako zdarzenia skutkujące koniecznością zapłaty
    kar umownych bądź odszkodowań. Wypłacone na rzecz klientów kwoty Wnioskodawczyni
    klasyfikuje jako swoistego rodzaju naprawę szkód powstałych w związku z realizacją usług.
    Wnioskodawczyni ponosi te koszty dla zachowania dobrych relacji biznesowych z
    klientami oraz w celu kontynuowania współpracy. Tym samym, Wnioskodawczyni
    powzięła wątpliwość odnośnie podatkowej kwalifikacji wypłaconych kwot pieniężnych
    tytułem naprawy szkód powstałych w następstwie świadczenia usług.
    Ponadto w uzupełnieniu do wniosku udzieliła Pani odpowiedzi na następujące pytania:
    Jaki rodzaj ksiąg podatkowych (podatkową księgę przychodów i rozchodów, księgi
    rachunkowe) Pani prowadzi oraz jaką formę opodatkowania dochodów z działalności
    gospodarczej Pani wybrała (np. zasady ogólne, podatek liniowy)?

    Wnioskodawczyni prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, a uzyskiwane
    dochody z działalności gospodarczej są obecnie opodatkowane podatkiem liniowym.
    Czy zarówno kwota odpowiadająca sumie błędnie naliczonych wynagrodzeń
    pracowników, jak i zaległość podatkowa oraz odsetki stanowią karę umowną bądź
    odszkodowanie?
    Wnioskodawczyni traktuje kwotę odpowiadającą sumie błędnie naliczonych wynagrodzeń
    pracowników jak zaległość podatkową wraz z odsetkami jako swoistego rodzaju naprawę
    powstałych szkód. W ocenie Wnioskodawczyni przedmiotowe kwoty nie stanowią kary
    umownej ani odszkodowania.
    Czy w Pani firmie ustalono procedury postępowania przeciwdziałające popełnianiu
    błędów i pomyłek przy poszczególnych czynnościach wchodzących w zakres świadczonych
    usług?
    Nie. Ze względu na rozmiar prowadzonej działalności gospodarczej oraz niewielką skalę
    pojawiających się błędów i pomyłek przy poszczególnych czynnościach wchodzących w
    zakres świadczonych usług, ustalenie sformalizowanych procedur postępowania
    przeciwdziałających ich popełnianiu nie było konieczne.
    Czy i kiedy pracownikom zostały przedstawione te procedury; jeżeli tak – to czy pracownik
    się do tej procedury zastosował; a jeżeli nie – to jakie były tego powody?
    Procedury nie zostały przedstawione pracownikom, gdyż nie zostały one formalnie
    ustalone.
    Czy pracownik, który nie dopilnował przekroczenia ustawowych progów kwotowych
    warunkujących korzystanie ze zwolnienia podmiotowego w podatku od towarów i usług
    przez jednego z klientów, był zatrudniony na podstawie umowy o pracę?
    Tak, pracownik ten był zatrudniony na podstawie umowy o pracę.
    Czy niedopilnowanie przekroczenia ustawowych progów kwotowych warunkujących
    korzystanie ze zwolnienia podmiotowego nastąpiło z nieumyślnego działania pracownika?
    Tak, niedopilnowanie przekroczenia ustawowych progów kwotowych warunkujących
    korzystanie ze zwolnienia podmiotowego było wynikiem pomyłki pracownika i nie
    stanowiło działania umyślnego.
    Czy na okoliczność spłat, o których mowa we wniosku, zawarła Pani jakąkolwiek umowę?
    Wnioskodawczyni zawarła ustne porozumienia z klientami na okoliczność spłaty
    przedmiotowych kwot.
    Czy czynności podejmowane przez pracowników są przez Panią lub innego pracownika
    weryfikowane; jeżeli – nie proszę wyjaśnić dlaczego?
    Wnioskodawczyni dokonuje ograniczonej (tj. wyrywkowej) weryfikacji podejmowanych
    czynności, polegając na wiedzy oraz doświadczeniu swoich pracowników – ze względu na
    liczbę oraz charakter wykonywanych czynności Wnioskodawczyni nie jest w stanie
    zweryfikować ich samodzielnie w pełnym zakresie.
    Czy informatyk jest/był u Pani zatrudniony na podstawie umowy o pracę, czy wykonuje
    /wykonywał swoje czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej?
    Informatyk był pracownikiem zewnętrznej firmy, z którą Wnioskodawczyni nawiązała
    współpracę w ramach dostarczenia i obsługi oprogramowania kadrowo-płacowego.
    Czy przed wprowadzeniem funkcjonalności oprogramowania kadrowo-płacowego została
    ona zweryfikowana pod względem poprawności działania?
    Tak, funkcjonalność oprogramowania została zweryfikowana pod względem poprawności
    działania.

    Czy domagała się Pani od informatyka odszkodowania za nieprawidłowe zdefiniowanie
    jednej z funkcjonalności oprogramowania kadrowo-płacowego?
    Tak, Wnioskodawczyni domagała się rekompensaty od firmy zatrudniającej informatyka,
    jednak ta odmówiła jej wypłaty z powodu braku możliwości udowodnienia przez
    Wnioskodawczynię nieprawidłowego działania po stronie informatyka.
    Dlaczego w przypadku kwoty odpowiadającej sumie błędnie naliczonych wynagrodzeń
    pracowników ubezpieczyciel odmówił Pani wypłaty z polisy ubezpieczeniowej środków?
    Ubezpieczyciel odmówił wypłaty środków z polisy ubezpieczeniowej ze względu na
    nierozszerzenie jej o dodatkowe (opcjonalne) ubezpieczenie obejmujące świadczenie
    usług kadrowo-płacowych.
    Czy i jak zostały udokumentowane poniesione przez Panią wydatki?
    Poniesione przez Wnioskodawczynię wydatki zostały udokumentowane notą księgową
    wystawioną przez klienta (w zakresie dotyczącym sumy błędnie naliczonych wynagrodzeń
    pracowników) oraz potwierdzeniem dokonania przelewu bankowego (w zakresie
    zaległości podatkowej oraz odsetek).

## Pytanie

Czy poniesione przez Wnioskodawczynię koszty będące następstwem opisanych w stanie
    faktycznym zdarzeń mieszczą się w dyspozycji art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT, w związku
    z czym nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 22
    ust. 1 ustawy o PIT?
    Pani stanowisko w sprawie
    W ocenie Wnioskodawczyni – poniesione przez Wnioskodawczynię koszty będące
    następstwem opisanych w stanie faktycznym zdarzeń nie mieszczą się w dyspozycji art. 23
    ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT, w związku z czym mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania
    przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.
    Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione
    w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z
    wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
    Stosownie natomiast do art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT nie uważa się za koszty
    uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych
    towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad
    lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.
    Przede wszystkim należy mieć na uwadze, iż drugi z powołanych wyżej przepisów referuje
    jedynie do kategorii kar umownych oraz odszkodowań. Nie obejmuje on więc swoim
    zakresem świadczeń innego rodzaju, w tym wydatków poniesionych tytułem naprawy
    szkody powstałej w związku ze świadczeniem usług. Stanowisko takie zaprezentował
    Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w przykładowych interpretacjach indywidualnych
    wydanych dnia 8 grudnia 2023 r. (nr 0114-KDIP2-2.4010.547.2023.1.KW) oraz 7 kwietnia
    2023 r. (nr 0111-KDIB1-3.4010.66.2023.2.PC): Ustawodawca nie ograniczył możliwości
    zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z naprawą
    powstałej w trakcie wykonywania usług na rzecz klienta szkody, które są nierozerwalnie
    związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.
    Ponadto, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów w oparciu o art. 23 ust. 1 pkt 19
    ustawy o PIT są kary umowne oraz odszkodowania wyłącznie za:
    - wady dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług;
    - zwłokę w dostarczeniu towaru wolnego od wad;
    - zwłokę w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

    Powyższe oznacza, iż kary umowne oraz odszkodowania wypłacane z innych tytułów mogą
    zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem że zostały poniesione w
    celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
    Podejście takie potwierdził również Naczelny Sąd Administracyjny chociażby w wyroku z
    dnia 21 sierpnia 2019 r. (sygn. akt II FSK 3067/17):
    Jeżeli jednak kara umowna lub odszkodowanie przysługuje wierzycielowi z innego tytułu
    niż ww. wymienione, może ona stanowić u ponoszącego wydatek koszt uzyskania
    przychodów, o ile spełniona będzie zasadnicza przesłanka wynikająca z art. 22 ust. 1 u.p.d.
    o.f., warunkująca zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów – poniesiony
    wydatek musi być związany z uzyskaniem przychodu, bądź z zachowaniem lub
    zabezpieczeniem źródła przychodu.
    Ustalając zakres przedmiotowy art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT, warto mieć na uwadze,
    że ustawodawca nie precyzuje, co należy rozumieć poprzez zwrot „wady dostarczonych
    towarów, wykonanych robót i usług”. Praktyka interpretacyjna odwołuje się w tym
    zakresie do wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 21
    grudnia 2016 r. (sygn. akt III SA/Wa 2631/15). Tak też uczynił Dyrektor Krajowej Informacji
    Skarbowej w przykładowej interpretacji indywidualnej z dnia 17 maja 2023 r. (nr 0113-
    KDIPT2-1.4011.217.2023.1.MZ):
    Przechodząc do wyjaśnienia, co należy rozumieć pod pojęciem „wad dostarczonych
    towarów, wykonanych robót i usług”, o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o
    podatku dochodowym od osób fizycznych, należy odwołać się do wyroku WSA w
    Warszawie z 21 grudnia 2016 r., sygn. akt III SA/Wa 2631/15, w którym sąd stwierdził, że u.
    p.d.p. nie definiuje pojęcia „wadliwy”, zatem słowo to należy tłumaczyć w sposób przyjęty
    w języku polskim. Zgodnie z Nowym Słownikiem Języka Polskiego (PWN, Warszawa, 2003
    r.) słowo to oznacza: mający wady, usterki, defekty, wskazujące braki, błędy, niewłaściwy,
    nieprawidłowy, niepoprawny. Zatem należy przyjąć, że wadliwie wykonana usługa, to taka,
    która została wykonana w sposób niepełny, tj. nie zostały spełnione wszelkie obowiązki
    ciążące na podatniku zgodnie z umową oraz przepisami prawa.
    Przenosząc powyższe uwagi na grunt zaistniałego stanu faktycznego, należy wskazać, iż
    powstałe po stronie klientów szkody będące następstwem opisanych, niezawinionych
    zdarzeń nie skutkowały ostatecznie niewykonaniem bądź wadliwym wykonaniem usługi
    przez Wnioskodawczynię. Usługa została bowiem w pełni wykonana, a zidentyfikowane
    następnie szkody w postaci błędnie naliczonych wynagrodzeń oraz powstania zaległości
    podatkowej wraz z odsetkami Wnioskodawczyni naprawiła na własny koszt, przekazując
    klientom równowartość odpowiednich kwot.
    Co jednak najistotniejsze, przedmiotowe uchybienia nie zostały ujęte w zawartych przez
    Wnioskodawczynię z klientami umowach jako sytuacje dające podstawę do wypłaty kar
    umownych bądź odszkodowań z tytułu wadliwie wykonanych usług. Wypłacone przez
    Wnioskodawczynię na rzecz klientów kwoty tytułem naprawy powstałych u klientów szkód
    nie mają więc charakteru kar umownych ani odszkodowań, o których mowa w art. 23 ust.
    1 pkt 19 ustawy o PIT. Określone wydatki na naprawę powstałych szkód nierozerwalnie
    związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawczyni poniosła dla
    zachowania dobrych relacji biznesowych z klientami oraz kontynuowania współpracy,
    stwarzając tym samym możliwość dalszego uzyskiwania przychodów z tytułu
    świadczonych usług.
    Biorąc pod uwagę powyższe, Wnioskodawczyni stoi na stanowisku, iż wydatki poniesione
    na naprawę szkód powstałych u klientów nie mieszczą się w dyspozycji art. 23 ust. 1 pkt
    19 ustawy o PIT, w związku z czym mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, gdyż
    zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia
    źródła przychodów.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku, jest nieprawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od
    osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163):
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów
      lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów
      wymienionych w art. 23.
    Oznacza to, że podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich
    wydatków, pod warunkiem że nie zostały one wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o
    podatku dochodowym od osób fizycznych oraz że wykaże ich związek z prowadzoną
    działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania
    przychodów (w tym zachowania lub zabezpieczenia przychodów). Przepis ten wskazuje, że
    między kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek
    przyczynowo-skutkowy.
    Kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki koszt, który spełnia łącznie następujące
    warunki:
    · został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
      pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
    · jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi
      w jakikolwiek sposób zwrócona,
    · pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
    · poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła
      przychodów,
    · został właściwie udokumentowany,
    · nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o
      podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania
      przychodów.
    Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Dlatego każdorazowy
    wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu
    dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie
    wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza
    możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy
    zbadać istnienie związku przyczynowo-skutkowego między poniesieniem kosztu a
    powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też
    zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
    Z przepisu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że
    aby wydatki poczynione przez podatnika można było uznać za koszt uzyskania
    przychodów, muszą być one poniesione w sposób celowy. Podatnik więc, podejmując
    decyzję o dokonaniu wydatku, musi być przeświadczony o racjonalności, z punktu
    widzenia prowadzonej przez niego działalności, wydatkowania środków finansowych.
    Jednocześnie obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu
    zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest
    wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu
    a uzyskaniem przychodów (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła
    przychodów).
    Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z
    prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że
    jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem, to podatnik jest zobowiązany

    wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.
    Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów nie można uznać za koszt wydatków,
    których charakter budzi wątpliwości.
    Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że prowadzi Pani działalność
    gospodarczą, której głównym przedmiotem jest działalność rachunkowo-księgowa. Ze
    względu na specyfikę tego rodzaju działalności oraz czynnika ludzkiego odgrywającego
    wiodące znaczenie przy jej wykonywaniu zdarza się, że mimo dochowania należytej
    staranności nie sposób uniknąć błędów lub pomyłek przy poszczególnych czynnościach
    wchodzących w zakres świadczonych usług. Jak wynika z opisu sprawy, do takich
    przypadków zalicza Pani sytuację, w której informatyk dokonał nieprawidłowego
    zdefiniowania jednej z funkcjonalności oprogramowania kadrowo-płacowego,
    wykorzystywanego przez Panią przy świadczeniu usług. Konsekwencją tego działania było
    błędne naliczanie przez pewien czas wynagrodzeń pracowników dla jednego z Pani
    klientów, a w efekcie wypłaty tych kwot w zawyżonej wysokości (tj. nieuwzględniającej
    potrącanej przez pracodawcę częściowej odpłatności ponoszonej przez pracowników za
    przyznane im benefity). Po zidentyfikowaniu tego uchybienia zobowiązała się Pani zwrócić
    klientowi kwotę odpowiadającą sumie błędnie naliczonych wynagrodzeń pracowników.
    Kolejny opisany przez Panią przypadek obejmuje sytuację, w której były Pani pracownik
    nie dopilnował przekroczenia ustawowych progów kwotowych warunkujących korzystanie
    ze zwolnienia podmiotowego w podatku od towarów i usług przez jednego z klientów.
    Skutkiem tego przeoczenia było powstanie zaległości podatkowej wraz z odsetkami po
    stronie klienta. Kwota odpowiadająca sumie zaległości podatkowej oraz odsetek została
    klientowi zwrócona przez Panią.
    Oba opisane przez Panią przypadki zostały przez Panią zdefiniowane jako swoistego
    rodzaju naprawa powstałych szkód. Przedmiotowe kwoty nie stanowią – jak Pani wskazała
    – kary umownej ani odszkodowania.
    Wskazała Pani, że ze względu na rozmiar prowadzonej działalności gospodarczej oraz
    niewielką skalę pojawiających się błędów i pomyłek przy poszczególnych czynnościach
    wchodzących w zakres świadczonych usług, ustalenie sformalizowanych procedur
    postępowania przeciwdziałających ich popełnianiu nie było konieczne. Niedopilnowanie
    przekroczenia ustawowych progów kwotowych warunkujących korzystanie ze zwolnienia
    podmiotowego było wynikiem pomyłki pracownika i nie stanowiło działania umyślnego.
    Zawarła Pani ustne porozumienia z klientami na okoliczność spłaty przedmiotowych kwot.
    Dokonuje Pani ograniczonej (tj. wyrywkowej) weryfikacji podejmowanych czynności,
    polegając na wiedzy oraz doświadczeniu swoich pracowników – ze względu na liczbę oraz
    charakter wykonywanych czynności nie jest Pani w stanie zweryfikować ich samodzielnie
    w pełnym zakresie. Natomiast funkcjonalność oprogramowania została zweryfikowana
    pod względem poprawności działania.
    Pani wątpliwości w sprawie budzi kwestia ustalenia, czy do wydatków na pokrycie szkód
    opisanych we wniosku znajdzie zastosowanie art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku
    dochodowym od osób fizycznych i czy w konsekwencji wydatki z tego tytułu będą mogły
    zostać uznane za koszt uzyskania przychodów.
    Dokonując rozpoznania kosztowego charakteru określonego wydatku, podatnik musi
    również zbadać, czy wydatek ten nie jest objęty wyłączeniem z art. 23 ust. 1 ustawy o
    podatku dochodowym od osób fizycznych, co definitywnie pozbawia go charakteru kosztu
    podatkowego.
    I tak, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z
      tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w
      dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo
      wykonanych robót i usług.

    W zawartym w tym przepisie zamkniętym katalogu wydatków niezaliczanych do kosztów
    uzyskania przychodów ustawodawca uwzględnił kary umowne i odszkodowania z tytułu:
    · wad dostarczonych towarów,
    · wad wykonanych robót,
    · wad wykonanych usług,
    · zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,
    · zwłoki w usunięciu wad towarów,
    · zwłoki w usunięciu wad wykonanych usług.
    Wymienione w tym przepisie kary umowne i odszkodowania wiążą się z nienależytym
    wykonaniem zobowiązań. Celem tego przepisu jest zatem uniemożliwienie pomniejszenia
    podstawy opodatkowania o koszty poniesione w związku z nienależytym wykonaniem
    zobowiązania.
    Wszystkie wskazane wyżej kary umowne i odszkodowania wiążą się z nienależytym
    wykonaniem zobowiązań. Ustawodawca wyłącza je spod kosztów uzyskania przychodów,
    nie chcąc „premiować” przypadków nienależytego wykonania zobowiązania.
    W tym miejscu zauważam, że uregulowania dotyczące odszkodowań i kar umownych
    zawarte są w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz.
    1061 ze zm.).
    W myśl art. 471 Kodeksu cywilnego:
      Dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub
      nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte
      wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie
      ponosi.
    Zgodnie natomiast z art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego:
      Można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub
      nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę
      określonej sumy (kara umowna).
    W myśl art. 484 § 1 Kodeksu cywilnego:
      W razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania kara umowna
      należy się wierzycielowi w zastrzeżonej na ten wypadek wysokości bez względu na
      wysokość poniesionej szkody. Żądanie odszkodowania przenoszącego wysokość
      zastrzeżonej kary nie jest dopuszczalne, chyba że strony inaczej postanowiły.
    Zapisy ustanawiające karę umowną stanowią powszechnie stosowaną praktykę przy
    zawieraniu zobowiązań kontraktowych i stanowią realizację zasady swobody umów. W
    szczególności w tzw. umowach rezultatu, kary umowne są zastrzegane na rzecz obu stron
    umowy na wypadek wielu okoliczności dotyczących przedmiotu umowy (np. opóźnienie,
    nieprawidłowe wykonanie przedmiotu umowy, odstąpienie od umowy). Stanowią one
    zabezpieczenie realizacji postanowień kontraktu, bez którego podmioty gospodarcze, nie
    podejmują współpracy.
    Odnosząc powyższe rozważania do regulacji prawa podatkowego, zauważam, że art. 23
    ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych odnosi się do kategorii
    odszkodowań i kar umownych.
    Jak wynika z wniosku, powstałe szkody nie mają wpływu na ostatecznie niewykonanie lub
    wadliwe wykonanie usługi, które miałyby stanowić podstawę do wypłaty właśnie z tego
    tytułu odszkodowań czy kar umownych na rzecz kontrahentów.
    W świetle powyższego wskazuję, że wydatki poniesione z własnych środków przez Panią
    na naprawę szkody – niezależnie, czy otrzyma Pani odszkodowanie czy też nie – nie mają

    charakteru ani kar umownych, ani odszkodowań wskazanych w art. 23 ust. 1 pkt 19
    ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
    Jednak zwracam uwagę, że niewymienienie danego wydatku w negatywnym katalogu
    zawartym w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie oznacza,
    że automatycznie można go uznać za koszt podatkowy. Wydatek przede wszystkim
    powinien spełniać ogólną definicję kosztów wskazaną w art. 22 ust. 1 tej ustawy. Pomiędzy
    poniesionym kosztem a potencjalnym przychodem musi zaistnieć związek przyczynowo-
    skutkowy, ponieważ musi być to wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodów,
    zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Możliwość kwalifikowania danego
    wydatku jako kosztu podatkowego jest uzależniona od obiektywnej i całościowej oceny
    tego, czy na podstawie wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu
    należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien
    przewidzieć, że poniesiony wydatek przysporzy mu spodziewanych przychodów lub
    przyczyni się do zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów.
    Dlatego też inaczej na gruncie podatkowym należy potraktować wydatki, których
    przyczyną są nieprawidłowości rozpoznane po Pani stronie, a więc opisane we wniosku
    błędy, tj. sytuację, kiedy informatyk dokonał nieprawidłowego zdefiniowania jednej z
    funkcjonalności oprogramowania kadrowo-płacowego, wykorzystywanego przez Panią
    przy świadczeniu usług oraz sytuację, w której były Pani pracownik nie dopilnował
    przekroczenia ustawowych progów kwotowych warunkujących korzystanie ze zwolnienia
    podmiotowego w podatku od towarów i usług przez jednego z klientów. Problemy i błędy
    wynikające z czynnika ludzkiego i technicznego, skutkujące koniecznością poniesienia
    przez Panią dodatkowych wydatków, nie mogą stanowić podstawy pomniejszenia
    dochodu do opodatkowania. Przyjęcie przeciwnego założenia prowadziłoby do sytuacji, w
    ramach której część odpowiedzialności za nieprawidłowości w prowadzeniu działalności
    gospodarczej przejmowałby na siebie Skarb Państwa przez zmniejszenie wysokości
    przysługującej mu daniny.
    Wydatki związane z nieprawidłowym działaniem systemu czy błędami popełnionymi przez
    pracowników stanowią ryzyko gospodarcze wynikające z profilu Pani działalności. Nie
    oznacza to jednak, że wydatki z tym związane powinny stanowić koszty podatkowe.
    Jeszcze raz podkreślam, że - rozpoznając koszty uzyskania przychodów na podstawie art.
    22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - podatnicy pomniejszają
    podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Skutki
    nieprawidłowości w prowadzeniu przez Panią działalności nie mogą być przenoszone na
    Skarb Państwa w postaci zmniejszenia dochodu do opodatkowania.
    Analiza opisanych przez Panią wydatków związanych z nieprawidłowościami (błędy
    techniczne i błędy popełnione przez Pani pracowników) prowadzi do wniosku, że wydatki
    poniesione na skutek wystąpienia tych sytuacji mają charakter działań negatywnych.
    Poniesienie wydatku będącego rezultatem nieprawidłowego działania systemów czy też
    funkcjonowania samej firmy nie wpływa wprost na osiągnięcie przychodów, nie chroni
    jego źródła i tym bardziej nie zabezpiecza go przed uszczerbkiem. Są to bowiem wydatki
    stanowiące konsekwencję negatywnego działania, którego źródło znajduje się w błędach
    popełnianych w toku prowadzonej przez Panią działalności.
    Uznanie za koszt uzyskania przychodów wydatków poniesionych w wyniku błędów
    technicznych i błędów popełnionych przez Pani pracowników, a poniesionych przez Panią
    jest sprzeczne z analizowanymi przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych, ich brzmieniem, jak i wyraźnie i jasno sprecyzowanym celem prawodawcy. Nie
    ulega wątpliwości, że ratio legis art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych nie obejmuje przenoszenia na Skarb Państwa konsekwencji, które z tego tytułu
    zarówno w sferze faktów gospodarczych, jak i skutków prawnych, wynikają dla podatnika.

    Zatem, nie można zgodzić się z Panią, że skoro wydatki poniesione na naprawę szkód
    powstałych u klientów nie mieszczą się w dyspozycji art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku
    dochodowym od osób fizycznych, to w związku z tym mogą one stanowić koszty uzyskania
    przychodów.
    Podsumowanie: poniesione przez Panią koszty będące następstwem opisanych w stanie
    faktycznym zdarzeń nie mieszczą się w dyspozycji art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku
    dochodowym od osób fizycznych. Jednocześnie, ponieważ wydatki opisane we wniosku
    zostały poniesione w wyniku problemów i błędów wynikających z czynnika ludzkiego i
    technicznego, nie mogą one zostać zaliczone przez Panią do kosztów uzyskania
    przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pani przedstawiła, i stanu prawnego, który
    obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
    W odniesieniu do powołanych przez Panią interpretacji stwierdzam, że zapadły one w
    indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego tę interpretację.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy
      z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
      Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna
      (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pani do interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu
    Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z
    dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.