Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-836/10/BW
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2010-10-15
Teza: Czy proponowany przez spółkę sposób przechowywania i archiwizacji faktur elektronicznych jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa?
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 2 lipca 2010r. (data wpływu do tut. organu 9 lipca 2010r.), uzupełnionym pismem z dnia 4 października 2010r. (data wpływu do tut. organu 7 października 2010r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy proponowany przez Wnioskodawcę sposób przechowywania i archiwizacji faktur elektronicznych jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 9 lipca 2010r. wpłynął do tut. organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług, m.in. w zakresie uznania czy proponowany przez Wnioskodawcę sposób przechowywania i archiwizacji faktur elektronicznych jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.

Ww. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 4 października 2010r. (data wpływu do tut. organu 7 października 2010r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z dnia 24 września 2010r. znak: IBPP2/443-578/10/BW.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca zamierza wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej.

Warunkiem skorzystania przez Klienta z możliwości otrzymywania faktur elektronicznych będzie:

1.  złożenie przez Klienta oświadczenia o akceptacji faktur w formie elektronicznej
2.  zainstalowanie następujących programów:
    1.  programu , który umożliwia:
        *   podpis elektroniczny
        *   weryfikację podpisu elektronicznego ­
        *   zarządzanie dokumentami (dodawanie, usuwanie, wydruk, przesłanie, wyszukiwanie, klasyfikację) ­
        *   wysyłanie maili z żądaniem/przypomnieniem o konieczności potwierdzenia odbioru korekty ­
        *   rejestrację potwierdzenia odbioru faktury i korekty ­
        *   pobieranie dokumentów z serwerów dostawców
        *   zapisywanie w bazie danych faktów wykonywania wszelkich operacji realizowanych na dokumentach
        *   archiwizację dokumentów
        *   rejestrację dokumentów potwierdzających zgodę na wymianę faktur elektronicznych z kontrahentami
        *   zarządzanie użytkownikami i kontrolę dostępu do poszczególnych funkcji systemu.

Autentyczność pochodzenia faktur elektronicznych i integralność ich treści będą zagwarantowane bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym. Wnioskodawca zamierza uzyskać pisemną akceptację od odbiorcy faktury, na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej.

Faktura w formie elektronicznej będzie wygenerowana w systemie sprzedażowym, wykorzystywanym u Wnioskodawcy, w formacie XML (ang. Extensible Markup Language, w wolnym tłumaczeniu Rozszerzalny Język Znaczników - uniwersalny język formalny przeznaczony do reprezentowania różnych danych w strukturalizowany sposób), a następnie zostanie przekazana do wspomnianego wyżej systemu w celu jej podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Od tego momentu, będzie ona dostępna na serwerze Wnioskodawcy do pobrania przez Klienta. Dla każdego Klienta stworzone zostanie na serwerze Wnioskodawcy dedykowane konto elektroniczne, zabezpieczone hasłem. Rozwiązanie to gwarantuje, że wystawiona faktura/korekta trafi do właściwego adresata. Serwer Wnioskodawcy rejestruje w bazie danych fakt pobrania dokumentu przez Klienta.

Korekta faktury elektronicznej potwierdzana będzie przez Klienta mailowo, e-mail wysyłany będzie do Wnioskodawcy z konta pocztowego wymagającego zalogowania, co pozwala na weryfikację tożsamości osoby wysyłającej. Za datę potwierdzenia korekty przyjmuje się datę wysłania e-maila. W momencie podpisywania akceptacji klient określa z jakiego konta pocztowego będę wysyłane potwierdzenia.

Wnioskodawca planuje rozwój systemu w zakresie automatycznego potwierdzania przyjęcia korekty w momencie pobrania tego dokumentu do systemu, poprzez wysłanie komunikatu elektronicznego (nie e-mall).

Faktury elektroniczne będą przechowywane na serwerze Wnioskodawcy w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Aby zagwarantować bezpieczeństwo przechowywanych faktur administratorzy Wnioskodawcy skonfigurują mechanizmy automatycznej archiwizacji wszystkich danych w cyklu dobowym. Oznacza to, że w przypadku awarii serwera dane zostaną odzyskane z kopii zapasowych. Prawdopodobieństwo utraty danych jest znikome.

W związku z powyższym zadano (m. in.) następujące pytanie:

Czy proponowany przez spółkę sposób przechowywania i archiwizacji faktur elektronicznych jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005r, Nr 133, poz. 1119) art. 6 ust. 5 wskazuje, że: Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Wnioskodawca stwierdził, że spełnia te wymagania, tak więc przechowywanie jest zgodne z obowiązującymi przepisami.

Ponadto Wnioskodawca wyjaśnił, że rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej przewiduje dwa sposoby wymiany elektronicznych dokumentów:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu,
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych (która opiera się głównie na zaleceniach Komisji Europejskiej nr 1994/820/WE), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Wnioskodawca dokonuje wymiany elektronicznych dokumentów przy pomocy programu , który zapewnia integralność (nienaruszalność danych zawartych na fakturze), autentyczność (uniemożliwienie podszycia się pod nabywcę lub wystawcę faktury) za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym.

Z uwagi na powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, nie ma potrzeby aby program gwarantował równocześnie wymianę danych zgodnie z umową europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Wstępnie Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach zauważa, iż w ww. piśmie z dnia 4 października 2010r. Wnioskodawca przeredagował opis zdarzenia przyszłego i własne stanowisko w sprawie w porównaniu do treści zawartych we wniosku o interpretację indywidualną z dnia 2 lipca 2010r. Ponieważ ww. pismo Wnioskodawcy z dnia 4 października 2010r. było konsekwencją wezwania tut. organu z dnia 24 września 2010r. znak: IBPP2/443-578/10/BW do uzupełnienia przedmiotowego wniosku, przyjęto, że opis zdarzenia przyszłego oraz własne stanowisko Wnioskodawcy, uwzględniające zmiany wprowadzone ww. pismem, są ostateczne i w tej wersji zostały one przywołane powyżej.

Zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Stosownie do art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny.

Natomiast jak wynika z art. 3 pkt 2 powołanej wyżej ustawy, bezpieczny podpis elektroniczny to podpis elektroniczny, który:

1.  jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
2.  jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
3.  jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

W myśl art. 5 ust. 1 ustawy o podpisie elektronicznym, bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu wywołuje skutki prawne określone ustawą, jeżeli został złożony w okresie ważności tego certyfikatu./…/.

W ust. 2 powołanego wyżej artykułu wskazano, iż dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

W myśl § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur (…).

Ponadto, w ust. 2 ww. paragrafu postanowiono, iż wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej faktury mogą być przechowywane na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, pod warunkiem uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, o miejscu ich przechowywania (adresie, a w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu niż podmiot, który wystawił lub otrzymał fakturę – również o nazwie tego podmiotu). Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

Z kolei zgodnie z § 6 ust. 4 ww. rozporządzenia w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej /…/, zmiany dotyczące miejsca przechowywania faktur w formie elektronicznej, o których mowa w ust. 2, mogą być dokonywane pod warunkiem poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany.

Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania (§ 6 ust. 5 ww. rozporządzenia).

Natomiast w myśl § 6 ust. 6 ww. rozporządzenia, dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Dokonując analizy powyższych regulacji prawa podatkowego stwierdzić należy, iż miejscem przechowywania faktur elektronicznych może być zarówno terytorium kraju lub terytorium kraju członkowskiego. Ponadto, przedmiotowe faktury powinny być przechowywane w formie elektronicznej, w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres przechowywania. Dodatkowo ważne jest, aby zgodnie z odrębnymi przepisami, na żądanie stosownych organów w sposób natychmiastowy, ciągły i pełny można było zapewnić dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur.

Faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury VAT w formie papierowej. Ww. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, wskazuje jedynie zasady wystawiania, przechowywania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Natomiast wszelkie inne zasady dotyczące tzw. „zwykłych” faktur VAT, które stosuje się odpowiednio do faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.).

I tak, w myśl § 21 ust. 1 ww. rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie – § 21 ust. 2 powołanego rozporządzenia.

Zgodnie z § 21 ust. 3 cyt. rozporządzenia, przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Stosownie zaś do art. 70 § 1 ww. ustawy Ordynacja podatkowa, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca planuje przechowywać faktury VAT w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Aby zagwarantować bezpieczeństwo przechowywanych faktur administratorzy Wnioskodawcy skonfigurują mechanizmy automatycznej archiwizacji wszystkich danych w cyklu dobowym. Oznacza to, że w przypadku awarii serwera dane zostaną odzyskane z kopii zapasowych.

Odnosząc wyżej przedstawiony stan prawny do opisanego zdarzenia przyszłego należy uznać, iż proponowany przez Wnioskodawcę sposób przechowywania i archiwizacji faktur elektronicznych jest zgodny z przepisami prawa.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku, jest prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zauważa się, iż ocena prawna stanowiska Wnioskodawcy w zakresie proponowanego przez Wnioskodawcę:

*   sposobu dostarczania faktur elektronicznych,
*   sposobu potwierdzenia otrzymania korekty e-mailem oraz
*   sposobu potwierdzania otrzymania korekty za pośrednictwem komunikatu elektronicznego (nie e-mail)

będzie przedmiotem odrębnych rozstrzygnięć.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.