Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-415/09/ICz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2009-08-05
Teza: Procedury gwarantujące zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności faktur elektronicznych.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-wystawienie faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm. ) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 27 maja 2009r. (data wpływu 3 czerwca 2009r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie procedur gwarantujących zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności faktur elektronicznych - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 3 czerwca 2009r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie procedur gwarantujących zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności faktur elektronicznych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca pragnie podpisać z kontrahentami umowę w sprawie wymiany danych elektronicznych (EDI), by rozpocząć przesyłanie faktur w drodze elektronicznej. Umowa będzie zawierała procedury określające i gwarantujące autentyczność pochodzenia faktury i integralność zawartych w niej danych. Określi także procedury dotyczące poufności przesyłania i dostępu do danych kontrahenta. Opisane w niej zostaną parametry techniczne, zgodnie z którymi dane będą formatowane i przesyłane. Znajdą się w niej także zapisy dotyczące sposobu komunikacji, testowania systemu i monitorowania błędów. Po podpisaniu umowy Spółka rozpocznie przesyłanie faktur drogą elektroniczną.

System EDI będzie współtworzony przez:

1.  aplikację do zamieszczania faktur na serwerze Wnioskodawcy i monitorowania stanu ich poboru przez Klienta, w sposób szyfrowany, autoryzowany indywidualnym dla każdego Klienta hasłem i zabezpieczony certyfikatem bezpieczeństwa, oraz
2.  system komunikatów informujących klienta o fakcie wystawienia faktury, przesyłanych drogą e-mailową.

Na serwerze Wnioskodawcy, do którego dostęp posiadają wyłącznie wybrani pracownicy Spółki, zostanie zamieszczona aplikacja służąca do zamieszczania i przechowywania faktur.

Każdy kontrahent, który podpisze umowę, otrzyma indywidualny kod dostępu do aplikacji wraz z hasłem. Logowanie będzie zabezpieczone certyfikatem bezpieczeństwa.

Po wystawieniu faktury Spółka prześle kontrahentowi emailem, na wskazany w umowie adres poczty elektronicznej, informację zawierającą datę wystawienia faktury, jej numer i nabywcę. Email opatrzony będzie prośbą o pobranie faktury z serwera Kancelarii w sposób przewidziany w podpisanej umowie o wymianie danych elektronicznych.

Po zalogowaniu kontrahent zobaczy listę wystawionych dla niego faktur, które są mu udostępnione w zablokowanym przed możliwością wprowadzania zmian formacie PDF. W takim też formacie spółka będzie przechowywać faktury na potrzeby Kontroli skarbowej.

Faktur raz zamieszczonych na chronionym certyfikatem bezpieczeństwa serwerze, nie będzie się dało ze względów technicznych obrabiać ani wprowadzać do nich jakichkolwiek zmian. Nie będzie także można usuwać zamieszczonych raz dokumentów.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy przedstawione warunki wymiany danych elektronicznych można uznać za spełniające wymagania § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania uraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z dnia 20 lipca 2005r. Dz. U. nr 133, poz. 1119), oraz za spełniające kryteria umowy w sprawie europejskiego modelu EDI, opisane w zaleceniach Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28.12.1994r.)?
2.  Czy spółka korzystająca z wymiany danych EDI może także, poza obligatoryjnym przechowywaniem faktur w formie elektronicznej gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, przechowywać i archiwizować faktury w formie papierowej, na potrzeby budżetowania, controllingu i księgowania dokumentów?

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawione warunki techniczne, regulowane umową z klientami, spełniają w opinii Wnioskodawcy warunki EDI przedstawione w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiana oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, a także kryteria umowy w sprawie europejskiego modelu EDI, opisane w zaleceniach Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28 grudnia 1994r.), gdyż:

*   zapewniają bezpieczeństwo danych – dostęp do danych będzie możliwy jedynie poprzez logowanie do panelu zabezpieczonego certyfikatem bezpieczeństwa, przy użyciu autoryzowanego, zaszyfrowanego, zabezpieczonego indywidualnym hasłem kodu dostępu. Hasło będzie znane wyłącznie klientowi i/lub wskazanym przez niego osobom, zaś po stronie Kancelarii – wyłącznie osobom przez nią wskazanym. W konsekwencji przesyłane dane będą chronione na poziomie wyższym, niż Kancelaria może zagwarantować dokumentom nadawanym metodami tradycyjnymi (np. listem poleconym), z uwagi na ograniczenie liczby tzw. ”osób trzecich” przez których ręce dokument przechodzi, bądź które mają tymczasowy dostęp do dokumentu;
*   Kryterium autentyczności – zostanie spełnione, gdyż wyłącznie spółka i wskazani przez nią pracownicy będą mieli dostęp do serwera na którym dokumenty będą zamieszczane i przechowywane, a tym samym tylko oni, będą mogli zamieścić dokument udostępniony następnie do pobrania przez klienta. Dostęp ten zaś będzie dodatkowo chroniony certyfikatem bezpieczeństwa, wymagającym uwierzytelnionego logowania do aplikacji, dzięki czemu nie będzie istniała, możliwość podszycia się pod wystawcę faktury ani pod jej odbiorcę/nabywcę.
*   Kryterium integralności – zostanie spełnione, jako że nienaruszalność danych zawartych w fakturze będzie gwarantowana formatem jej zapisu. Plik zablokowany zostanie przed możliwością wprowadzenia zmian na poziomie formatu PDF. Wyjściowe dane będą przedstawiane w formacie bitowym lub rastowym, który da się wydrukować, jednak nie ma możliwości wprowadzania do niego zmian.

Mając powyższe na uwadze, w opinii Kancelarii, przesyłanie dokumentu spełniającego wszelkie niezbędne cechy faktury, określone § 9 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 ze zm.), w sposób zgodny i na podstawie umowy zawartej z kontrahentem w sprawie wymiany danych elektronicznych EDI, można uznać za spełnienie wymogów § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów 14 lipca 2005r.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. § 2 oraz § 6 ust. 2 zobowiązuje do przesyłania, udostępniania i przechowywania w wersji elektronicznej faktur, które w takiej formie zostały wystawione. Nie wyklucza jednak możliwości wydruku i przechowywania faktur VAT także w wersji tradycyjnej. Dlatego w opinii Wnioskodawcy, drukowanie i przechowywanie faktur także w wersji papierowej jest dopuszczalne.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.) podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy faktur, tzw.: papierową i elektroniczną. Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), wydanego na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ww. ustawy.

Obowiązek dopuszczenia możliwości wystawiania przez podatników faktur w formie elektronicznej wynika z regulacji art. 232 – 237 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE. L. Nr 347, poz. 1 ze zm.).

Zgodnie z § 2 cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r., faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Stosownie do treści § 4 tego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Możliwość zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności faktur daje podpisanie z kontrahentem umowy określającej warunki wymiany danych elektronicznych (EDI). Umowa ta musi przewidywać stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została przy tym opisana w art. 1 Zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28 grudnia 1994r.).

Mając na uwadze powyższy zapis należy wyjaśnić, że systemy Electronic Data Interchange (EDI) są od lat 80 ubiegłego wieku standardem w zakresie elektronicznej komunikacji biznesowej. Stanowią one swego rodzaju język elektroniczny, umożliwiający przedsiębiorstwom stosującym różne technologie komunikacyjne i informatyczne swobodną oraz bezpieczną wymianę danych handlowych. Celem wdrożenia systemu EDI jest umożliwienie przesyłania danych elektronicznych (np. elektronicznych faktur - „e-faktur") pomiędzy różnymi, zasadniczo niekompatybilnymi systemami informatycznymi. Zasadniczą cechą systemów EDI jest to, że przedsiębiorcy wdrażający taki system przyjmują dla celów wzajemnej komunikacji elektronicznej określony standard zapisu danych. Główną cechą systemów EDI jest więc tłumaczenie komunikatów z różnych systemów na komunikaty zakodowane za pomocą jednego, ustalonego wcześniej i zrozumiałego dla wszystkich uczestników komunikacji standardu zapisu danych. Systemy EDI co do zasady integrują różne systemy informatyczne, między którymi występują (zasadniczo nieusuwalne) różnice techniczne, np. w zakresie przechowywania i prezentacji przesłanych danych.

Ten rodzaj transmisji opisany jest stosownymi standardami i normami międzynarodowymi. Jako najważniejszy wskazuje się przyjęty przez ONZ standard UN/EDIFACT. Zawiera on około 200 dokumentów biznesowych.

Do stosowania wymiany dokumentów w systemie EDI niezbędna jest specjalna skrzynka EDI wraz z numerem lokalizacyjnym, adres kontrahenta lub jego kod lokalizacyjny, a także typy dokumentów, jakie dany kontrahent wymienia. W praktyce konieczne jest podłączenie do sieci operatora EDI, co dopiero umożliwia sprawną obsługę dokumentów elektronicznych. Korzystanie z EDI powinno opierać się na umowie między stronami, która szczegółowo określa warunki techniczne oraz formalne na jakich przebiegać będzie elektroniczna wymiana informacji.

Z opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku wynika, iż Wnioskodawca pragnie podpisać z kontrahentami umowę w sprawie wymiany danych elektronicznych (EDI), by rozpocząć przesyłanie faktur w drodze elektronicznej. Umowa będzie zawierała procedury określające i gwarantujące autentyczność pochodzenia faktury i integralność zawartych w niej danych. Określi także procedury dotyczące poufności przesyłania i dostępu do danych kontrahenta. Opisane w niej zostaną parametry techniczne, zgodnie z którymi dane będą formatowane i przesyłane. Znajdą się w niej także zapisy dotyczące sposobu komunikacji, testowania systemu i monitorowania błędów. Po podpisaniu umowy Spółka rozpocznie przesyłanie faktur drogą elektroniczną.

System EDI będzie współtworzony przez:

1.  aplikację do zamieszczania faktur na serwerze Wnioskodawcy i monitorowania stanu ich poboru przez klienta, w sposób szyfrowany, autoryzowany indywidualnym dla każdego Klienta hasłem i zabezpieczony certyfikatem bezpieczeństwa, oraz
2.  system komunikatów informujących klienta o fakcie wystawienia faktury, przesyłanych drogą e-mailową.

Na serwerze Wnioskodawcy, do którego dostęp posiadają wyłącznie wybrani pracownicy Spółki, zostanie zamieszczona aplikacja służąca do zamieszczania i przechowywania faktur.

Każdy kontrahent, który podpisze umowę, otrzyma indywidualny kod dostępu do aplikacji wraz z hasłem. Logowanie będzie zabezpieczone certyfikatem bezpieczeństwa.

Po wystawieniu faktury Spółka prześle kontrahentowi emailem, na wskazany w umowie adres poczty elektronicznej, informację zawierającą datę wystawienia faktury, jej numer i nabywcę. Email opatrzony będzie prośbą o pobranie faktury z serwera Wnioskodawcy w sposób przewidziany w podpisanej umowie o wymianie danych elektronicznych.

Po zalogowaniu kontrahent zobaczy listę wystawionych dla niego faktur, które są mu udostępnione w zablokowanym przed możliwością wprowadzania zmian formacie PDF. W takim też formacie spółka będzie przechowywać faktury na potrzeby Kontroli skarbowej.

Faktur raz zamieszczonych na chronionym certyfikatem bezpieczeństwa serwerze, nie będzie się dało ze względów technicznych obrabiać ani wprowadzać do nich jakichkolwiek zmian. Nie będzie także można usuwać zamieszczonych raz dokumentów.

Reasumując należy uznać, iż o ile opisane procedury przesyłania faktur w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, zawarte będą w umowie i zapewnią autentyczność i integralność faktur, to spełnione będą wymogi zawarte w § 4 pkt 2 cytowanego wyżej rozporządzenia.

W tym miejscu zaznacza się, iż techniczne rozwiązania gwarantujące spełnienie wymogów autentyczności pochodzenia faktury i integralności danych nie były przedmiotem oceny tut. organu, bowiem postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnej stosownie do treści art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej ogranicza się jedynie do interpretacji przepisów prawa podatkowego. Przepisy te – jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Wskazuje się także, że organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, określonymi w Dziale IV Ordynacji podatkowej umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Ponadto należy zauważyć, iż drukowanie każdej faktury wprost z systemu EDI, która następnie jest przenoszona do archiwum w formie papierowej nie jest czynnością, która jest wymagana przez wyżej cytowane przepisy. Jeżeli zatem Wnioskodawca zdecyduje się na dodatkowe przechowywanie dokumentów w formie papierowej należy zauważyć, iż cytowane przepisy nie przeciwstawiają się archiwizowaniu faktur w takiej formie.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe, o ile opisane procedury przesyłania faktur w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, zawarte będą w umowie i zapewnią autentyczność i integralność faktur.

Dodatkowo informuje się, iż szczegółowe zasady wystawiania faktur od dnia 1 grudnia 2008r. regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337).

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ponadto informuje się, iż w zakresie pytania czy kontrahenci korzystający z wymiany danych EDI mogą także, poza obligatoryjnym przechowywaniem faktur w formie elektronicznej gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, przechowywać i archiwizować faktury w formie papierowej, na potrzeby budżetowania, controllingu i księgowania dokumentów, zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.