Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.136.2020.4.JF
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-06-15
Teza: Prawo do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej dokumentów wystawianych i otrzymywanych w formie papierowej oraz prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych w formie papierowej przechowywanych w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-odliczenie podatku; odliczenia-odliczenie podatku od towarów i usług; podatek-podatek naliczony
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 26 lutego 2020 r. (data wpływu 2 marca 2020 r.) uzupełnionym pismem z dnia 2 marca 2020 r. (data wpływu 6 marca 2020 r.) oraz pismem z dnia 27 maja 2020 r. (data wpływu 28 maja 2020 r.) w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu z dnia 12 maja 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.136.2020.1.JF (doręczone Stronie w dniu 18 maja 2020 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej dokumentów wystawianych i otrzymywanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych w formie papierowej przechowywanych w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 2 marca 2020 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej dokumentów wystawianych i otrzymywanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych w formie papierowej przechowywanych w formie elektronicznej. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 27 maja 2020 r. (data wpływu 28 maja 2020 r.) w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu z dnia 12 maja 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.136.2020.1.JF (doręczone Stronie w dniu 18 maja 2020 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, który w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmuje się produkcją piwa i napojów bezalkoholowych oraz sprzedażą hurtową tych produktów.

Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności wykonuje transakcje dokumentowane fakturami, a w szczególności sprzedaje oraz nabywa towary i usługi. Obecnie Wnioskodawca wysyła do kontrahentów i otrzymuje od nich faktury oraz pozostałe zewnętrzne dokumenty księgowe stwierdzające sprzedaż i zakup towarów lub usług: rachunki, paragony, noty korygujące, dowody wykonania i weryfikacji wykonania przedmiotu transakcji, dowody dostaw towarów, protokoły, zamówienia, faktury proforma, żądania wpłaty zaliczki („zewnętrzne dokumenty źródłowe”) w formie papierowej i/lub elektronicznej, a następnie przechowuje część z nich zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej, a część z nich wyłącznie w formie papierowej.

Poza zewnętrznymi dokumentami źródłowymi, Wnioskodawca w toku działalności gospodarczej wystawia wewnętrzne dokumenty źródłowe nie przekazywane kontrahentom a dokumentujące sprzedaż lub zakup towarów lub usług (np. dokumenty związane z operacjami magazynowymi, produkcyjnymi, dokumenty rozliczeniowe, polecenia księgowania, dokumenty związane z budową i tworzeniem aktywów trwałych np. OT, OT+). Dokumenty źródłowe zewnętrzne (przekazywane lub otrzymywane od kontrahentów) oraz dokumenty źródłowe wewnętrzne - zarówno zakupowe jak i sprzedażowe, zwane są dalej łącznie „dokumenty źródłowe”.

Dokumenty źródłowe przechowywane są obecnie zarówno w formie elektronicznej, jak i w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami archiwizacji i obsługi tych dokumentów. Celem minimalizacji kosztów, Wnioskodawca zamierza zmienić praktykę w zakresie przechowywania części lub całości dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych w ten sposób, że planuje wdrożyć praktykę przechowywania dokumentów źródłowych sprzedażowych i zakupowych zarówno wystawionych przez siebie jak i otrzymanych od kontrahentów od razu w formie elektronicznej, jak i wystawionych przez siebie lub otrzymanych od kontrahentów pierwotnie w formie papierowej - obligatoryjnie wyłącznie w formie elektronicznej (fakultatywnie wybrana przez Wnioskodawcę część tych dokumentów może być również przechowywana w wersji papierowej).

Powyższa - wyłącznie elektroniczna - forma przechowywania dokumentów źródłowych sprzedażowych i zakupowych działająca jako obligatoryjna forma ich przechowywania - ma być stosowana zarówno w odniesieniu do tych z nich, które były wystawione i otrzymane przez Wnioskodawcę w przeszłości, jak i do tych, które na bieżąco będą wystawione lub otrzymywane przez Wnioskodawcę.

Przedstawiona w niniejszym wniosku wyłącznie elektroniczna forma przechowywania dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych jako forma obligatoryjna, będzie dotyczyć zarówno tych, które będą stanowić dokumenty źródłowe zewnętrzne (przekazywane lub otrzymywane od kontrahentów), jak i tych, które będą stanowić dokumenty źródłowe wewnętrzne (tj. które będą wystawiane przez Wnioskodawcę i nie będą przekazywane kontrahentom).

W ramach wdrożenia ww. systemu przechowywania dokumentów źródłowych wyłącznie w formie elektronicznej, Wnioskodawca zamierza w odniesieniu do dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych:

1.  digitalizować papierowe dokumenty źródłowe zakupowe i sprzedażowe (tj. otrzymane w formie papierowej od kontrahentów lub wystawione przez siebie w formie papierowej) i przechowywać je w zdigitalizowanej formie;
2.  przechowywać w formie elektronicznej dokumenty źródłowe zakupowe i sprzedażowe wystawione przez siebie w formie elektronicznej, jak i otrzymane od kontrahentów od razu w formie elektronicznej.

Papierowe dokumenty źródłowe zakupowe i sprzedażowe będą digitalizowane w formie skarnów i zdjęć w formatach PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP i innych zapewniających niezmienność digitalizowanego dokumentu. Za dokładność, czytelność i prawidłowość skanu (zdjęcia) odpowiadać będą pracownicy Wnioskodawcy odpowiedzialni i uprawnieni do ich akceptacji w świetle wewnętrznych procedur na etapie księgowania dokumentu, którzy wdrożą w tym zakresie stosowane procedury i sposób przechowywania plików, który ma za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność) oraz zapewnić odpowiednią jakość skanu (zdjęcia digitalizowanego dokumentu źródłowego, aby zapewnić wyraźny odczyt (czytelność) danych na takim dokumencie. W wyniku powyższej digitalizacji papierowych dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych, papierowe oryginały nie będą podlegały obowiązkowej archiwizacji w formie papierowej do celów rozliczeń podatkowych i mogą podlegać po ich zdigitalizowaniu bieżącemu lub okresowemu niszczeniu przed upływem terminów przedawnienia zobowiązań podatkowych, natomiast do ewentualnych kontroli i postępowań podatkowych używane będą wyłącznie elektroniczne obrazy tychże dokumentów źródłowych.

Zarówno zdigitalizowane jak i elektroniczne dokumenty źródłowe zakupowe i sprzedażowe będą:

*   przechowywane w elektronicznych systemach spełniających funkcje elektronicznych archiwów dokumentów, zapewniających bezpieczeństwo przechowywania i nienaruszalność, integralność przechowywanych dokumentów. Dokumenty te przechowywane będą na serwerach będących własnością Wnioskodawcy lub na serwerach wynajętych przez Wnioskodawcę na ten cel lub na serwerach usługodawców świadczących na rzecz Wnioskodawcy usługi EDI oraz usługi EDI archiwum, znajdujących się Polsce lub w innym kraju Unii Europejskiej;

*   będą przechowywane w formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, między innymi w formatach PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP, XML i innych zapewniających niezmienność dokumentu.

W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów źródłowych przechowywanych w formie elektronicznej będzie wspomagane poprzez wewnętrzne kontrole biznesowe, wykonywane najpierw w zakresie merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za weryfikację merytoryczną danego dokumentu źródłowego poprzez, m.in. weryfikację kontrahentów, gromadzenie dokumentów uzupełniających takich jak korespondencja handlowa i wewnętrzna, umowy i inne źródłowe dokumenty potwierdzające wykonania usługi lub dostawę towarów dokumentowaną fakturą itp.

Na zakończenie procesu weryfikacji, transakcja sprzedaży lub zakupu potwierdzona dokumentem źródłowym jest zatwierdzana pod względem formalnym (w tym rachunkowym) przez pracowników Wnioskodawcy odpowiedzialnych i uprawnionych do ich akceptacji w świetle wewnętrznych procedur na etapie formalnej weryfikacji, opisu, zatwierdzania i księgowania dokumentu. W efekcie zastosowanych procedur wewnętrznych dotyczących przechowywania dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych w formie elektronicznej oraz ich wewnętrznych kontroli biznesowych, Wnioskodawca będzie mógł zidentyfikować tożsamość sprzedawcy/kupującego (autentyczność), dane pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentu źródłowego nie będą mogły być zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych w nim zawartych (czytelność).

Tak samo jak w przypadku papierowej formy przechowywania, wyłącznie dokumenty źródłowe sprzedażowe i zakupowe przechowywane w formie elektronicznej, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji i akceptacji:

*   będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych;

*   będą przechowywane z możliwością raportowania w podziale na okresy rozliczeniowe, przy zachowaniu możliwości łatwego ich odszukania. Odszukanie informacji dotyczących poszczególnych faktur oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System elektroniczny używany przez Wnioskodawcę oraz posiadane przez niego urządzenia pozwalają na odtworzenie tych dokumentów w postaci wydruku;

*   dokumenty źródłowe sprzedażowe i zakupowe w opisany powyżej we wniosku sposób, będą przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a po zarchiwizowaniu w postaci elektronicznej, papierowe wersje tych dokumentów według wyboru Wnioskodawcy będą mogły być zniszczone.

Docelowo Wnioskodawca zamierza do wszelkich postępowań i kontroli podatkowych używać wyłącznie elektronicznej formy dokumentów źródłowych, zakupowych i sprzedażowych powstałej w wyniku digitalizacji papierowych oryginałów lub w której dokumenty te od razu zostały wystawione i przekazane.

W odpowiedzi na wezwanie wskazano, że Wnioskodawca zakłada, że nabyte towary i usługi będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych.

Poza tym jeśli Wnioskodawca będzie przechowywał faktury w formie elektronicznej poza terytorium kraju, to sposób przechowywania tych faktur będzie umożliwiał naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celnoskarbowego, dyrektorowi izby skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy w świetle przepisów podatkowych (ustawy o VAT, Ordynacji podatkowej) dopuszczalne jest przechowywanie przez Wnioskodawcę dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych, zarówno wystawionych przez siebie lub otrzymanych od kontrahentów od razu w formie elektronicznej, jak i wystawionych przez siebie lub otrzymanych od kontrahentów pierwotnie w formie papierowej i zdigitalizowanych do formy elektronicznej, wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego oraz zniszczenie papierowej wersji tych dokumentów po zarchiwizowaniu ich w formie elektronicznej?
2.  Czy Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo obniżenia podatku należnego VAT o kwotę do podatku naliczonego VAT wynikającego z faktur zarówno otrzymanych od razu w formie elektronicznej jak i otrzymanych pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 1

Dopuszczalne jest przechowywanie przez Wnioskodawcę dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych, zarówno tych wystawionych przez siebie lub otrzymanych od kontrahentów od razu w formie elektronicznej jak i tych wystawionych przez siebie lub otrzymanych od kontrahentów pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego oraz zniszczenie papierowej wersji tych dokumentów po zarchiwizowaniu ich w formie elektronicznej.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl art. 2 pkt 32 - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury do końca okresu przechowywania.

Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę z dostawą bądź usługą stanowiące podstawę jej wystawienia. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce.

Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Z przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zatem z punktu widzenia przepisów ustawy o VAT i rozliczeń w podatku VAT, przechowywanie dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych, w tym szczególności faktur sprzedażowych i zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej) w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przepisami ustawy o VAT.

Z kolei zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r., poz. 351 z późn.zm.) do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Stosownie do art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto, w art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości wskazano, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1.  zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2.  korygujące poprzednie zapisy;
3.  zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4.  rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Przepis art. 20 ustawy o rachunkowości, wskazuje, jakie dokumenty mogą stanowić podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zatem, dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia zapisu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Stosownie zaś do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty.

Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego. Ustawa o rachunkowości nie zawiera przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem, dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie braku możliwości wprowadzenia do ksiąg rachunkowych zapisu o dokonaniu operacji gospodarczej udokumentowanej tym dowodem, a także niemożliwości potraktowania takiego dokumentu źródłowego jako dowodu do celów podatkowych.

Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta. Wobec powyższego, przedstawiony we wniosku sposób przechowywania dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych, w tym szczególności faktur sprzedażowych i zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu (spełnienia ogólnie przewidzianych prawem wymogów odnośnie przechowywania tych dokumentów) - jest wystarczający również do dokonywania rozliczeń podatkowych na gruncie Ordynacji podatkowej, bez konieczności przechowywania tych dokumentów w formie papierowej. Powyższe stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach podatkowych (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 4 lutego 2016 r. sygn. ILPP1-3.4512.71.2016.1.JN, interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 października 2018 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.438. 2018.1.JF).

Ad 2

Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo obniżenia podatku należnego VAT o kwotę do podatku naliczonego VAT wynikającego z faktur zarówno otrzymanych od razu w formie elektronicznej jak i otrzymanych pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej, na zasadach przewidzianych w przepisach ustawy o VAT, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124). Stosownie do art. 86 ust. 10 oraz 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Zatem, nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma miejsce, gdy spełnione zostaną następujące warunki:

*   w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy,

*   faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia,

*   odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,

*   towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,

*   nie mają zastosowania wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Należy zauważyć, że czynnikiem determinującym możliwość czy zakres prawa do odliczenia nie jest forma, w jakiej została otrzymana ani też jest przechowywana faktura stanowiąca podstawę odliczenia podatku naliczonego, tj. papierowej czy elektronicznej. W konsekwencji, forma przechowywania faktur dokumentujących nabywanie towarów i usługi, w związku z którymi Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego, nie powinna mieć znaczenia.

Zgodnie z powyższym:

*   przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w postaci papierowej jest dopuszczalne na gruncie ustawy o VAT - o ile dopełnione zostaną warunki wskazane w art. 106m ustawy o VAT;

*   procedura, którą Spółka zamierza stosować w zakresie przechowywania Dokumentów, a także do innych dokumentów dokumentujących poniesienie wydatków przez Spółkę, zapewnia dopełnienie wymogów w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur.

W świetle powyższego, prawo Wnioskodawcy do odliczenia VAT naliczonego uzależnione powinno być od tego czy:

*   w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy,

*   Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT;

*   Wnioskodawca otrzymał fakturę VAT dokumentującą tę transakcję,

*   nabyte towary lub usługi, w związku z nabyciem których VAT został naliczony, służą Wnioskodawcy do wykonywania czynności opodatkowanych VAT,

*   w analizowanej sytuacji nie znajdą zastosowania negatywne przesłanki zawarte w art. 88 ustawy o VAT.

Natomiast forma przechowywania faktur przez Wnioskodawcę nie powinna mieć wpływu dla celów powstania, realizacji oraz zachowania prawa do odliczenia VAT. W konsekwencji, przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej faktur, na zasadach opisanych w zdarzeniu przyszłym, daje Wnioskodawcy prawo do odliczenia VAT naliczonego z otrzymanych faktur (przy założeniu spełnienia powyższych przesłanek).

Powyżej prezentowane stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe, np.:

*   interpretacja wydana 4 września 2018 r. przez Dyrektora Informacji Skarbowej, 0115-KDIT1-3.4012.419.2018.1.BJ;

*   interpretacja wydana 3 lipca 2018 r. przez Dyrektora Informacji Skarbowej, 0111-KDIB3-3.4012.102.2018.3.PK;

*   interpretacja wydana 28 lutego 2018 r. przez Dyrektora Informacji Skarbowej, 0112-KDIL2-2.4012.572.2017.1.AKR;

*   interpretacja wydana 9 lutego 2018 r. przez Dyrektora Informacji Skarbowej, 0112-KDIL1-3.4012.660.2017.1 IT;

*   interpretacja wydana 5 września 2018 r. przez Dyrektora Informacji Skarbowej, 0112 KDIL1-3.4012.470.2018.2.KBr;

*   interpretacja wydana 15 lutego 2016 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, sygn. ILPP4/4512-1-16/16-2/KM;

*   interpretacja wydana 29 stycznia 2016 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/4512-1069/15-2/RD;

*   interpretacja wydana 19 października 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPP2/4512-718/15/BW;

*   interpretacja wydana 31 lipca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/4512-560/15-2/KP;

*   interpretacja wydana 16 lipca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/4512-477/15-2/KP;

*   interpretacja wydana 15 lipca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/4512-509/15-3/KP,

*   interpretacja wydana 10 lipca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPP3/4512-328.1.5/AŚ;

*   interpretacja wydana 12 marca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPB1/2/1423-1433/14/KP;

*   interpretacja wydana 27 lutego 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, sygn. IBPB1/2/423-1429/14/JP;

*   interpretacja wydana 3 września 2014 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/443-705/14-2/RD;

*   interpretacja wydana 20 września 2013 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP1/443-755/13-2/EK.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego następujące jest prawidłowe.

Ad 1

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106n ust. 1 ustawy stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na podstawie art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Powołany przepis zobowiązuje podatnika do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT. Ustawodawca w szczególności wskazuje na faktury będące podstawowym dokumentem rozliczenia podatku od towarów i usług przez podatnika tego podatku.

Definicja dowodu oraz katalog środków dowodowych w postępowaniu podatkowym zawarte zostały w przepisach Ordynacji podatkowej w Rozdziale 11 Działu IV regulującego postępowanie podatkowe. I tak, na podstawie art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Z kolei zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Należy zwrócić uwagę, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług regulując przechowywanie dokumentów odnoszą się wprost do faktur, które – jak wyżej wskazano – są dokumentem w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierającym dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na podstawie ustawy. Zatem ustawa VAT nie reguluje przechowywania innych dokumentów niż zostały w niej wymienione.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 112a ust. 2 ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy)

Ponadto zgodnie z art. 112b ust. 4 ustawy podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 i 3 ustawy:

*   przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,

*   przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Jak stanowi art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca wysyła do kontrahentów i otrzymuje faktury oraz inne dokumenty źródłowe: zewnętrzne dokumenty księgowe (rachunki, paragony, noty korygujące, dowody wykonania i weryfikacji wykonania przedmiotu transakcji, dowody dostaw towarów, protokoły, zamówienia, faktury proforma, żądania wpłaty zaliczki) oraz wewnętrzne dokumenty źródłowe (dokumenty związane z operacjami magazynowymi, produkcyjnymi, dokumenty rozliczeniowe, polecenia księgowania, dokumenty związane z budową i tworzeniem aktywów trwałych np. OT, OT+). Wnioskodawca zamierza wdrożyć praktykę przechowywania dokumentów źródłowych sprzedażowych i zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (fakultatywnie wybrana przez Wnioskodawcę część tych dokumentów może być również przechowywana w wersji papierowej). Przedstawiona wyłącznie elektroniczna forma przechowywania dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych będzie dotyczyć dokumentów źródłowych zewnętrznych oraz dokumentów źródłowych wewnętrznych. Papierowe dokumenty źródłowe zakupowe i sprzedażowe będą digitalizowane w formatach PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP i innych zapewniających niezmienność digitalizowanego dokumentu. Za dokładność, czytelność i prawidłowość skanu/zdjęcia odpowiadać będą pracownicy Wnioskodawcy odpowiedzialni i uprawnieni do ich akceptacji w świetle wewnętrznych procedur na etapie księgowania dokumentu, którzy wdrożą w tym zakresie stosowane procedury i sposób przechowywania plików, który ma za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność) oraz zapewnić odpowiednią jakość skanu/zdjęcia digitalizowanego dokumentu źródłowego, aby zapewnić wyraźny odczyt (czytelność) danych na takim dokumencie. W wyniku digitalizacji papierowych dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych, papierowe oryginały będą podlegały niszczeniu przed upływem terminów przedawnienia zobowiązań podatkowych, natomiast do kontroli i postępowań podatkowych używane będą wyłącznie elektroniczne obrazy tychże dokumentów źródłowych. Dokumenty źródłowe zakupowe i sprzedażowe będą przechowywane w elektronicznych systemach spełniających funkcje elektronicznych archiwów dokumentów, zapewniających bezpieczeństwo przechowywania i nienaruszalność, integralność przechowywanych dokumentów. Dokumenty te przechowywane będą na serwerach znajdujących się Polsce lub w innym kraju Unii Europejskiej. Dokumenty te będą przechowywane w formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, między innymi w formatach PDF, TIF, JPG, JPEG, PNG, BMP, XML i innych zapewniających niezmienność dokumentu. Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów źródłowych przechowywanych w formie elektronicznej będzie wspomagane poprzez wewnętrzne kontrole biznesowe, wykonywane najpierw w zakresie merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za weryfikację merytoryczną danego dokumentu źródłowego poprzez weryfikację kontrahentów, gromadzenie dokumentów uzupełniających takich jak korespondencja handlowa i wewnętrzna, umowy i inne źródłowe dokumenty potwierdzające wykonanie usługi lub dostawę towarów dokumentowaną fakturą itp. W efekcie zastosowanych procedur wewnętrznych dotyczących przechowywania dokumentów źródłowych zakupowych i sprzedażowych w formie elektronicznej oraz ich wewnętrznych kontroli biznesowych, Wnioskodawca będzie mógł zidentyfikować tożsamość sprzedawcy/kupującego (autentyczność), nie będą mogły być zmienione dane pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentu źródłowego - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych w nim zawartych (czytelność).

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do przechowywania dokumentów zakupowych i sprzedażowych w formie elektronicznej na opisanych zasadach oraz prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę do podatku naliczonego wynikającego z faktur zarówno otrzymanych w formie elektronicznej jak i otrzymanych w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach opisanych przez Wnioskodawcę.

Przedstawione zdarzenie przyszłe wskazuje, że Wnioskodawca wypełni, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur: przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe, z możliwością łatwego ich odszukania, raportowania i wydruku do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Również organy podatkowe będą miały zapewniony dostęp do wskazanych faktur przechowywanych w wersji elektronicznej oraz możliwość ich poboru, drukowania i przetwarzania.

Wskazano, że zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia i otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego zarówno w odniesieniu do faktur pierwotnie papierowych i następnie zdigitalizowanych, jak i faktur posiadających postać elektroniczną od momentu ich wystawienia. Poza tym faktury przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnosząc się do podniesionej we wniosku kwestii innych dokumentów dotyczących sprzedaży oraz nabycia towarów i usług (rachunki, paragony, noty korygujące, dowody wykonania i weryfikacji wykonania przedmiotu transakcji, dowody dostaw towarów, protokoły, zamówienia, faktury proforma, żądania wpłaty zaliczki oraz dokumenty związane z operacjami magazynowymi, produkcyjnymi, dokumenty rozliczeniowe, polecenia księgowania, dokumenty związane z budową i tworzeniem aktywów trwałych np. OT, OT+), to wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy, które powinny się znajdować w fakturze wystawionej przez podatnika. Z kolei Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, określił w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem wystawiony czy też otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument potwierdzający sprzedaż bądź zakup zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, to stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur. Natomiast jeżeli dokument potwierdzający sprzedaż lub zakup nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur, zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług, zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Ad 2

Odnośnie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

W myśl art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Na podstawie art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Stosownie do art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Nabyte towary i usługi będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych.

Należy zatem stwierdzić, że zgodnie z art. 86. ust. 1 ustawy, przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego VAT o kwotę do podatku naliczonego VAT wynikającego z faktur zarówno otrzymanych od razu w formie elektronicznej jak i otrzymanych pierwotnie w formie papierowej i następnie zdigitalizowanych do formy elektronicznej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie podatku od towarów i usług należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Niniejsza interpretacja została wydana w zakresie podatku od towarów i usług, natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych w dniu 14 maja 2020 r. zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie nr 0114-KDIP2-2.4010.70.2020.2.AS/RK.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…) za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemiologicznego i stanu epidemii, jako najwłaściwszy, proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP. W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.