Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-959/14-2/MPe
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2014-11-04
Teza: W zakresie uznania czy przedstawiona metoda wystawiania, przesyłania i przechowywania przez Spółkę faktur VAT spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 7 sierpnia 2014 r. (data wpływu 22 sierpnia 2014 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy przedstawiona metoda wystawiania, przesyłania i przechowywania przez Spółkę faktur VAT spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 22 sierpnia 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy przedstawiona metoda wystawiania, przesyłania i przechowywania przez Spółkę faktur VAT spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. \[dalej: Spółka lub Wnioskodawca\] prowadzi sprzedaż towarów i usług w sieci sklepów zlokalizowanych na terenie całego kraju (sklepy stacjonarne) oraz za pomocą serwisów internetowych (sklepy internetowe). Spółka rejestruje całą sprzedaż realizowaną w sklepach stacjonarnych oraz za pomocą serwisów internetowych na urządzeniach fiskalnych i rozlicza podatek VAT na podstawie raportów fiskalnych. W sklepach stacjonarnych na żądanie klientów Spółka wystawia faktury VAT w formie papierowej. W przypadku sprzedaży za pomocą serwisów internetowych Spółka wystawia i przekazuje w formie papierowej wszystkim klientom faktury VAT. Aktualnie wszystkie faktury sprzedaży są przechowywane w archiwum Spółki w formie papierowej.

Spółka planuje dla sprzedaży realizowanej przez sklepy internetowe wprowadzić faktury elektroniczne dla zamówień, przy składaniu których klienci nie zaznaczą wymogu otrzymania faktur w formie papierowej. Ponadto Spółka planuje dla wszystkich faktur sprzedaży sklepów internetowych, niezależnie czy klient otrzyma fakturę elektroniczną czy w formie papierowej, zrezygnować z przechowywania faktur sprzedaży w formie papierowej i przejść na archiwizację w formie elektronicznej. Planowane zmiany są podyktowane bardzo dużą ilością faktur wystawianych dla transakcji sprzedaży sklepów internetowych i mają na celu ograniczenie kosztów Spółki oraz usprawnienie realizacji dostaw i poprawę jakości obsługi klientów sklepów internetowych, dla których komunikacja drogą elektroniczną wydaje się najlepszym rozwiązaniem.

W celu realizacji wyżej opisanych zmian Spółka zamierza:

1.  Wprowadzić do regulaminu sklepów internetowych informację o wystawianiu faktur sprzedaży i przesyłaniu ich do klientów w formie elektronicznej. Akceptacja regulaminu jest warunkiem złożenia zamówienia na towar bądź usługę w sklepie internetowym.
Klienci mogą uzyskać dostęp do regulaminu w każdym czasie za pośrednictwem odesłania internetowego (tj. linku) zamieszczonego na stronie głównej sklepu internetowego oraz sporządzić jego wydruk.

1.  Podczas składania zamówienia na stronie sklepu internetowego klient będzie akceptował regulamin sklepu internetowego i będzie miał możliwość zaznaczenia checkboxa oznaczającego, że chce otrzymać fakturę w wersji papierowej. Brak zaznaczonego checkboxa przy jednoczesnej akceptacji regulaminu sklepu internetowego będzie oznaczać, że klient zaakceptował otrzymywanie faktur elektronicznych do danego zamówienia. Taka zgoda będzie obejmować fakturę, fakturę korygującą, duplikat faktury, duplikat faktury korygującej wystawionych do danego zamówienia. W przypadku gdy zamówienie dotyczące sprzedaży sklepu internetowego klient składa drogą telefoniczną za pośrednictwem konsultanta Centrum Obsługi Klienta (COK) Spółki klient będzie w rozmowie telefonicznej informowany, że sklep wystawia faktury elektroniczne oraz będzie mógł wyrazić wolę otrzymania faktury w wersji papierowej. Na podstawie uzyskanej informacji od klienta konsultant COK zaznaczy wyżej opisany checkbox lub nie. Rozmowy COK z klientami składającymi zamówienia są nagrywane oraz przechowywane. Regulamin sklepu internetowego ma zastosowanie również do zamówień składanych drogą telefoniczną.
2.  Wszystkie faktury sklepów internetowych Spółki będą zapisywane w formacie plików PDF, niezależnie od tego czy będą to faktury elektroniczne tj. wystawione i przekazane do klientów w formie elektronicznej czy też będą to faktury wystawione elektronicznie ale przekazane do klientów w formie papierowej. Spółka nie będzie już przechowywać faktur sklepów internetowych w formie papierowej. Faktury te będą przechowywane na terytorium kraju w formie elektronicznych plików w formacie PDF na nośnikach danych do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych w podziale na sklepy internetowe, lata i miesiące, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Format plików PDF zapewnia zarówno czytelność faktury jak również integralność (niezmienność) treści przechowywanych faktur. Dostęp do przechowywanych faktur w formacie PDF będzie możliwy również z poziomu sytemu sprzedażowo-magazynowego, w którym są wystawiane zamówienia oraz powiązane z nimi faktury sprzedaży i dokumenty dostawy towarów, co umożliwi wykorzystanie elastycznego i szybkiego sposobu wyszukiwania faktur oraz pozwoli na prześledzenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą sprzedaży towarów i usług a zamówieniem klienta na sprzedawane towary bądź usługi i dokumentem dostawy towarów. W każdej chwili na żądanie organu podatkowego lub kontroli skarbowej będzie możliwy dostęp tych organów do faktur przechowywanych elektronicznie w formacie PDF oraz ich pobór w formie pliku PDF bądź wydrukowanie na nośnik papierowy i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Paragony dotyczące faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą przechowywane przez Spółkę do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Paragony poza numerem paragonu mają numery systemowe, które pozwalają na identyfikację faktury wystawionej do każdego z paragonów, zatem w każdej chwili będzie można w systemie sprzedażowo-magazynowym odnaleźć fakturę wystawioną do danego paragonu, zamówienia

1.  W przypadku zamówień, dla których klienci zaakceptowali otrzymywanie faktur elektronicznych w sposób opisany w pkt 1 i 2 powyżej, faktury, w tym ich korekty i duplikaty będą wysyłane w formie elektronicznej w formacie pliku PDF z adresu e-mailowego sklepu internetowego na adres e-mailowy podany przez klientów przy składaniu zamówień i/lub zapisany w koncie klienta w witrynie sklepu internetowego. Taki sposób przekazania faktury zapewnia autentyczność pochodzenia faktury, integralność (niezmienność) treści faktury oraz jej czytelność.
2.  W przypadku zamówień, dla których klienci zaznaczyli checkbox, że chcą otrzymać fakturę w wersji papierowej, faktury, faktury korygujące i ich duplikaty będą drukowane w jednym egzemplarzu i przekazywane/przesyłane do klientów w formie papierowej.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy opisany we wniosku sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych jest poprawny w świetle ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.?
2.  Czy opisany we wniosku sposób przechowywania faktur sprzedaży w formie elektronicznej, w przypadku gdy faktury przekazywane są klientom w formie papierowej jest poprawny w świetle ustawy z. dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.?

Zdaniem Wnioskodawcy:

1.  Zdaniem Spółki, opisany we wniosku sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych jest poprawny w świetle ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.
2.  Zdaniem Spółki opisany we wniosku sposób przechowywania faktur sprzedaży w formie elektronicznej, w przypadku gdy faktury przekazywane są klientom w formie papierowej jest poprawny w świetle ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.

Od 1 stycznia 2014 r. definicje faktury i faktury elektronicznej zawiera art. 2 pkt 31 i 32 ustawy o VAT wg których:

*   faktura to dokument w formie papierowej lub formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie,
*   faktura elektroniczna to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Faktura elektroniczna, dokładnie tak samo jak faktura w formie papierowej, musi zawierać elementy wymagane przepisami ustawy o VAT. Dodatkowo, aby faktura została uznana za fakturę elektroniczną, musi zostać wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak czytamy w uzasadnieniu do nowelizacji ustawy o VAT „(\`(...)\`) Wyboru formatu dokonują podatnicy. Obejmowałby on faktury w formie ustrukturyzowanych komunikatów (jak np. XML) lub inne rodzaje formatu elektronicznego (jak np. wiadomości e-mail z załącznikiem w PDF lub faks otrzymany w formacie elektronicznym, a nie papierowym). Faktury utworzone w formacie elektronicznym poprzez, przykładowo, programy księgowe lub edytory tekstu, które zostały wysłane lub otrzymane na papierze, choć będą fakturami w rozumieniu projektowanych przepisów ustawy o VAT, nie będą uznane za faktury elektroniczne w rozumieniu zaproponowanej w pkt 32 definicji.

Z drugiej strony faktury sporządzone w formie papierowej, które zostały zeskanowane, wysłane i otrzymane w formie wiadomości e-mail, mogą zostać uznane za faktury elektroniczne – pod warunkiem, że wersja papierowa nie została wprowadzona do obiegu.

(\`(...)\`.) rodzaj formatu elektronicznego faktury pozostawał będzie bez znaczenia, ważny powinien być jedynie fakt, że faktura jest w formacie elektronicznym w momencie jej wystawienia oraz otrzymania (\`(...)\`)".

Możliwość przesyłania faktur elektronicznych w formacie PDF drogą e-mail do kontrahentów, którzy zaakceptowali taką formę faktury, potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w indywidualnej interpretacji z 13 lipca 2012 r. nr IPTPP4/443-262/12-6/JM.

W świetle powyżej przytoczonych przepisów oraz uzasadnienia do ich wprowadzenia planowane przez Spółkę wysyłanie faktur elektronicznych w formacie pliku PDF z adresu e-mailowego sklepu internetowego na adres e-mailowy podany przez klientów przy składaniu zamówień i/lub zapisany w koncie klienta w witrynie sklepu internetowego, jest poprawny w świetle ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.

Art. 106n ustawy o VAT zawiera zapis mówiący o tym, że stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Aktualne przepisy nie wymagają aby akceptacja miała określoną formę pisemną bądź elektroniczną.

W świetle powyższego planowane działania Spółki zawarte w opisie zdarzenia przyszłego, polegające na pozyskaniu akceptacji klientów otrzymywania faktur elektronicznych poprzez zaakceptowanie przez klientów regulaminu sklepów internetowych, zawierających zapis, że sklepy wystawiają faktury elektroniczne, z dodatkową możliwością wyboru przez klientów formy papierowej faktury, podczas składania zamówienia, spełniają kryteria art. 106n ustawy o VAT, a więc są poprawne w świetle ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.

Wszystkie faktury niezależnie czy są to faktury elektroniczne czy papierowe powinny spełniać kryteria autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ustawy o VAT mówi, że to sam podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury oraz że mogą one być zapewnione za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Komisja Europejska w wyjaśnieniach opublikowanych do dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmienionej z dniem 1 stycznia 2013 r. dyrektywę 2006/112/WE określiła pojęcie „kontroli biznesowych" jako proces stworzony, wdrożony i stale aktualizowany przez osoby odpowiedzialne w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania finansów, rachunkowości i sprawozdawczości w firmie oraz przestrzegania wymogów prawnych. W szczególności w kontekście art. 233 dyrektywy 206/112/WE, należy go rozumieć jako proces stworzony, wdrażany i uaktualniany przez podatnika, który na rozsądnym poziomie daje pewność co do tożsamości dostawcy lub wystawcy faktury, że treść faktury nie została zmieniona (integralność treści) oraz zapewnia czytelność faktury od momentu wydania do końca okresu przedawnienia. Przykładem kontroli biznesowej jest dopasowanie dodatkowych dokumentów.

Podobne stanowisko wyraził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 2 kwietnia 2014 r. nr IPPP1/443-274/14-2/EK, gdzie wyjaśnił, iż pod pojęciem „kontroli biznesowych" należy rozumieć proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.

Przykładem kontroli biznesowej – jego zdaniem – jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym. Z kolei jak czytamy w wyjaśnieniu "(\`(...)\`) pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu" (\`(...)\`) oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika (\`(...)\`)".

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Autentyczność pochodzenia faktury ma gwarantować, że wskazany na niej sprzedawca zrealizował transakcję udokumentowaną tą fakturą. Zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury stanowi obowiązek podatnika będącego nabywcą towarów lub usług jak również podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczenia usług i może być realizowane przez dowolne kontrole biznesowe, w tym przez dopasowanie dodatkowych dokumentów do faktury. Powiązanie faktur ujętych w księgach z zamówieniami, do których zostały wystawione, z dowodami zapłaty za te faktury oraz dokumentami przewozowymi i dokumentami wydania towarów przez sprzedającego lub odbioru przez odbiorcę jest więc spełnieniem wymogu ustalenia wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Dodatkowo tożsamość dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury jest zapewniana w przypadku faktur elektronicznych w formacie PDF przesyłanych e-mailem dzięki potwierdzaniu zamówienia oraz wysyłaniu faktury na podane przez strony transakcji adresy e-mail.

Przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Przez to pojęcie należy zatem rozumieć takie zorganizowanie procesu przesyłania faktur elektronicznie, aby żaden podmiot trzeci nie ingerował w treść faktury. Chodzi tu zwłaszcza o zagwarantowanie niezmienności danych wymaganych dla danego rodzaju faktury, czyli obowiązkowych elementów faktury. Natomiast sam format faktury nie jest - co do zasady - elementem, który wpływa na integralność treści faktury. Możliwa jest zatem konwersja faktury z jednego formatu na inny, np. na etapie jej archiwizowania, pod warunkiem że taka konwersja nie wpłynie na jej treść. Również dodanie elementów nieobowiązkowych, a związanych z konwersją (np. znaczników właściwych dla danego formatu pliku), o ile nie powoduje zmiany danych faktury - nie narusza wymogu zachowania integralności faktury.

Podobnie jak w przypadku wymogu zachowania autentyczności pochodzenia faktury - zgodnie z art. 106m ustawy o VAT - sposób zapewnienia integralności treści faktury określa podatnik i może w tym celu korzystać w szczególności z pomocy:

1.  dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, lub
2.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy o podpisie elektronicznym, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
3.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Przykładowy katalog jest analogiczny do tych dotyczących zachowania autentyczności pochodzenia faktury, zatem również dla celów zachowania integralności treści faktury można wykorzystać jedno z ww. rozwiązań. Zatem dla zachowania wymogu autentyczności pochodzenia i integralności faktury mogła wygrać stosowanie dowolnych kontroli biznesowych.

W ustawie o VAT brak jest definicji pojęcia „czytelność faktury". Wydaje się jednak, że intencją ustawodawcy wspólnotowego (a w ślad za nim Ministra Finansów) przy wprowadzaniu tego wymogu było zapewnienie, aby fakturę przesłaną elektronicznie dało się odczytać, a co za tym idzie, aby było możliwe zweryfikowanie jej treści ze stanem faktycznym. Należy zakładać że chodzi tu o możliwość odczytania treści faktury bez stosowania specjalnych zabiegów informatycznych. Wydaje się zasadne przyjęcie, że faktura powinna być przesyłana w taki sposób, aby przy zachowaniu standardowych warunków (powszechnie dostępnych technologii, w tym plików PDF wysłanych pocztą e-mailową) możliwe było zapoznanie się przez odbiorcę z jej treścią. Zatem przesyłanie faktur elektronicznych w formacie PDF na adres e-mailowy podany przez klienta oznacza, że zarówno wystawca faktury jak i odbiorca będą mogli odczytać treść faktury. Należy zakładać, że gdyby odbiorca nie miał takiej możliwości to wybrałby formę papierową faktury.

W świetle powyższego planowane działania Spółki zawarte w opisie zdarzenia przyszłego spełniają kryteria art. 106m ustawy o VAT, a więc są poprawne w świetle ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.

Art. 112a ustawy o VAT zawiera zapis mówiący o tym, że podatnicy przechowują faktury wystawione przez siebie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy posiadający siedzibę na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Poza terytorium kraju mogą być przechowywane tylko faktury w formie elektronicznej i to w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powyższego wynika, że nie ma obowiązku przechowywania faktur w określonej formie czy to papierowej czy elektronicznej. Nawet faktury elektroniczne nie muszą być przechowywane w formie elektronicznej. Art. 112a ustawy o VAT wymaga jedynie dla faktur przechowywanych poza terytorium kraju przechowywanie ich w formie elektronicznej.

W wyroku z 3 listopada 2009 r. (sygn. Akt I FSK 1169/08) NSA orzekł, że obowiązujące przepisy nie zabraniają przechowywania kopii „papierowych” faktur VAT w systemie komputerowym. Sąd stwierdził, że jeżeli system komputerowy pozwala na wydrukowanie kopii faktur na żądanie kontrolującego, to funkcja dokumentacyjna i kontrolna, której służy wystawianie i przechowywanie faktur VAT zostanie spełniona. Podobnie orzekł NSA w wyroku z 31 maja 2012 r. (sygn. Akt I FSK 1232/11), w którym Sąd stwierdził, że nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktur w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu oraz że faktura przechowywana przez wystawcę i otrzymywana przez nabywcę ma posiadać oryginalną postać, co oznacza charakteryzowanie się autentycznością pochodzenia i integralnością treści, a także czytelnością, niekoniecznie jednak identycznością formy. Podobne stanowiska NSA spotkamy w innych wyrokach NSA np. w wyroku z 12 października 2011 r. I FSK 1512/10, z 6 października 2011 r. I FSK 1682/10, z 28 września 2011 r. I FSK 1283/10).

Podobne stanowisko co do „mieszanego” systemu przechowywania faktur zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 9 kwietnia 2014 r. nr IPTPP4/443-25/14-4/JM, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 28 czerwca 2013 r. nr IPPP1/443-448/13-2/AS czy Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 31 stycznia 2014 r. nr IBPP2/443-1012/13/AB. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 9 września 2013 r. nr IPPP1/443-617/13-4/JL potwierdził, że wystawca może zachować w swojej dokumentacji fakturę w formacie PDF bez konieczności drukowania własnego egzemplarza faktury.

Art. 106h ust. 3 w przypadku faktury w formie elektronicznej dotyczącej sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, nakazuje pozostawienie w dokumentacji podatnika paragonu dotyczącego tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę. Na paragonach drukowanych przez Spółkę na drukarkach fiskalnych poza numerem paragonu znajdują się numery systemowe nadawane przez moduł kasowy systemu sprzedażowo-magzynowego Spółki. Numer systemowy pozwala na jednoznaczną identyfikację faktury wystawionej do każdego z paragonów. Numer ten pozwala również odnaleźć w systemie wszystkie pozostałe dokumenty powiązane z transakcją sprzedaży, w szczególności zamówienie, wydanie towaru. W każdej chwili będzie można w systemie sprzedażowo-magazynowym odnaleźć fakturę wystawioną do danego paragonu a więc dotrzeć do faktury przechowywanej w formie elektronicznej.

W świetle powyższego planowane działania Spółki zawarte w opisie zdarzenia przyszłego dotyczące przechowywania w formie plików PDF wszystkich faktur sklepów internetowych, niezależnie od tego czy będą to faktury elektroniczne tj. wystawione i przekazane do klientów w formie elektronicznej czy też będą to faktury wystawione elektronicznie ale przekazane do klientów w formie papierowej, spełniają kryteria art. 112a oraz art. 106h ust. 3 ustawy o VAT, a więc są poprawne w świetle ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tekst jednolity Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.