Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-226/14/RSz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2014-03-10
Teza: prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur otrzymywanych w formacie PDF przez Spółkę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z 28 listopada 2013 r. (wpływ do tut. organu 9 grudnia 2013 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług m.in. w zakresie prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur otrzymywanych w formacie PDF przez Spółkę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 9 grudnia 2013 r. do tut. organu wpłynął wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie m.in. prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur otrzymywanych w formacie PDF przez Spółkę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej Spółka), zarejestrowany dla potrzeb podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą dokonuje sprzedaży i zakupów towarów i usług. Przedmiotowe transakcje dokumentowane są fakturami VAT, wystawianymi oraz przesyłanymi w formie papierowej. W celu usprawnienia przesyłu faktur, Spółka oraz jej kontrahenci rozważają w 2014 roku zmianę stosowanego dotychczas sposobu przesyłania faktur poprzez odstąpienie od ich wystawiania i przesyłania w formie papierowej i zastąpienie ich fakturami elektronicznymi przesyłanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF lub za pośrednictwem poczty elektronicznej z linkiem do adresu strony www, na której faktury są udostępnione kontrahentom w formacie PDF.

W związku z dostawą towarów i świadczeniem usług przez Spółkę, faktury sprzedaży wystawiane będę w systemie finansowo-księgowym przez uprawnionych pracowników Spółki, a następnie automatycznie generowane do pliku PDF. Pracownicy wystawiający faktury zobligowani będę na mocy odpowiednich regulacji obowiązujących w Spółce do odpowiedniego zabezpieczenia sprzętu informatycznego przed nieupoważnionym dostępem osób trzecich do systemu finansowo-księgowego. Spółka będzie przesyłać faktury w formie elektronicznej pod warunkiem wyrażenia uprzedniej zgody przez odbiorców na taki sposób otrzymywania faktur. W treści zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych wskazane zostaną adresy e-mail Spółki (z wykorzystaniem tego adresu będzie przesyłana faktura przez Spółkę) jak i adresy e-mail nabywców towarów i usług (na ten adres będzie wyłącznie wysyłana wiadomość zawierająca faktury w formie elektronicznej). Korespondencja za pośrednictwem tych adresów obsługiwana będzie wyłącznie przez osoby wytypowane po stronie Spółki i jej kontrahentów. Wystawione faktury zostaną automatycznie przesłane za pośrednictwem poczty elektronicznej jako załącznik do wiadomości na wskazany przez nabywcę adres poczty elektronicznej. Wiadomość - e-mail wraz z załącznikiem w postaci faktury w formacie pdf będzie automatycznie zapisywana w archiwum elektronicznym faktur i przechowywana w tym archiwum do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Uprawnienia do odczytu plików zapisanych w archiwum elektronicznym będą mieli wyłącznie uprawnieni pracownicy działu księgowego oraz pracownicy Działu IT Spółki, odpowiedzialni za techniczną obsługę systemu. Dowodem dostarczenia wiadomości zawierającej fakturę sprzedaży na wskazany przez nabywcę adres poczty elektronicznej będzie automatyczne potwierdzenie doręczenia wygenerowane przez serwer pocztowy nabywcy. Potwierdzenie to będzie automatycznie zapisywane w archiwum elektronicznym Spółki. Faktury w archiwum elektronicznym przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe. Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej zostanie zapewniony dostęp do faktur oraz ich pobór.

Faktury sprzedaży wystawiane będą w systemie księgowym przez Spółkę na podstawie utworzonego w nim zlecenia sprzedaży. Z kolei zlecenie sprzedaży zostanie utworzone w oparciu o zawartą z kontrahentem umowę, w niektórych przypadkach na podstawie złożonego przez kontrahenta zamówienia. Po dokonaniu przez kontrahenta płatności wynikającej z faktury, możliwe jest dotarcie poprzez system finansowo-księgowy do księgowego dokumentu rozliczeniowego (dotyczącego płatności) bezpośrednio z pozycji dokumentu księgowego dotyczącego danej faktury.

Spółka zamierza również przesyłać w formie elektronicznej faktury korygujące do faktur dokumentujących dostawę towarów i świadczenie usług. Zasady wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur korygujących będą identyczne jak omówione powyżej. W szczególności, dowodem otrzymania wiadomości zawierającej fakturę korygującą na wskazany przez nabywcę adres poczty elektronicznej będzie automatyczne potwierdzenie otrzymania/przeczytania wiadomości za pomocą komunikatu e-mailowego wysłanego po kliknięciu przez kontrahenta w okno z żądaniem potwierdzenia. Komunikaty z potwierdzeniem otrzymania/przeczytania wiadomości zawierającej fakturę korygującą na wskazany przez nabywcę adres poczty elektronicznej będą automatycznie archiwizowane w archiwum elektronicznym faktur. W przypadku, gdy kontrahent nie potwierdzi otrzymania/przeczytania wiadomości elektronicznej zawierającej fakturę korygującą, spółka mailowo będzie zwracać się z prośbą o potwierdzenie odbioru danej faktury korygującej. Wiadomość mailowa z potwierdzeniem otrzymania faktury korekty również będzie zapisywana w archiwum elektronicznym faktur.

W zakresie faktur dokumentujących dokonany przez Spółkę zakup towarów i usług, Spółka i jej kontrahenci ustalą dedykowane adresy poczty elektronicznej e-mail, z których (i na które), wyłącznie mogą być przesyłane wiadomości zawierające faktury zakupu w formacie PDF lub wiadomości e-mail z linkiem do strony www, przez którą kontrahent udostępnia faktury. Forma otrzymywania faktur w formie elektronicznej od danego kontrahenta zostanie zaakceptowana przez Spółkę. Każdorazowo, po otrzymaniu wiadomości mailowej wraz z załącznikiem w postaci faktury w formie PDF lub wiadomości e-mail z linkiem do strony www przez którą kontrahent udostępnia faktury w formacie PDF, dokonywana będzie automatyczna weryfikacja poprawności adresu poczty elektronicznej, z którego wysłano fakturę. Otrzymane faktury lub też faktury pobrane ze strony www zakupu będą automatycznie zapisywane w archiwum elektronicznym w formacie PDF. Dowodem otrzymania wiadomości zawierającej fakturę (link do strony www, na której udostępniana jest faktura) zakupu na wskazany przez Spółkę adres mailowy będzie zarchiwizowana wiadomość otrzymana od kontrahenta.

Faktury elektroniczne dotyczące zakupionych towarów i usług przechowywane będą w archiwum elektronicznym w podziale na okresy rozliczeniowe. Dostęp do nich oraz ich pobór będzie zapewniony na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej. Uprawnienia do odczytu plików zapisanych w archiwum elektronicznym będą mieli pracownicy Spółki uprawnieni do obsługi faktur oraz dział IT Spółki, odpowiedzialny za techniczną obsługę systemu. Na mocy odpowiednich regulacji wewnętrznych, pracownicy zobligowani będą do odpowiedniego zabezpieczenia sprzętu informatycznego przed nieupoważnionym dostępem osób trzecich do systemu finansowo-księgowego. Zasady otrzymywania i przechowywania faktur korygujących będą identyczne jak omówione powyżej.

Księgowanie faktur dotyczących zakupionych towarów i usług dla potrzeb VAT jest uwarunkowane istnieniem potwierdzenia realizacji dostawy towaru/wykonania usługi, przy czym w zależności od wariantu owo potwierdzenie realizacji dostawy/wykonania usługi utworzone jest:

1.  albo w systemie finansowo księgowym (wariant 1)
2.  albo w odrębnym systemie, który dedykowany jest dla organizacji logistyki dostaw niektórych kategorii towarów, dostarczanych w oparciu o harmonogram określony w umowie (wariant 2).
3.  albo w formie papierowej z autoryzacją osób odpowiedzialnych merytorycznie za odbiór towaru/usługi, którego scan w PDF stanowi integralną część dokumentu księgowego (wariant 3).

W przypadku wariantu 2 potwierdzenie realizacji dostawy/wykonania usługi utworzone w systemie finansowym księgowym następuje na podstawie potwierdzenia realizacji dostawy/wykonania usługi utworzonego w tym odrębnym systemie. W przypadku faktur otrzymywanych przez Spółkę (wariant 1,2,3) możliwym zatem będzie zestawienie otrzymanej faktury co najmniej z potwierdzeniem wykonania usługi/dostarczenia towaru. Zestawienie tych dwóch dokumentów pozwala na ocenę, czy dane dotyczące transakcji uwidocznione na fakturze są zgodne pod kątem przedmiotowym i podmiotowym z potwierdzeniem realizacji dostawy/wykonania usługi.

Uzgodniona z potwierdzeniem realizacji dostawy/wykonaniem usługi faktura jest księgowana, a następnie jest podstawą do realizacji przelewu. Po dokonaniu na rzecz kontrahenta płatności wynikającej z faktury, możliwe jest też dotarcie poprzez system finansowo księgowy do dokumentu rozliczeniowego (dotyczącego płatności) bezpośrednio z pozycji dokumentu księgowego dotyczącego danej faktury.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie (oznaczone we wniosku Nr 2):

Czy faktury w formacie PDF otrzymywane przez Spółkę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą uprawniały Spółkę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur?

Zdaniem Wnioskodawcy, faktury w formacie PDF otrzymywane przez Wnioskodawcę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą uprawniały Spółkę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur, przy założeniu, że spełnione będą ogólne przesłani prawa do odliczenia z art. 86 ustawy. Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Stosownie zaś do ust. 2 przywołanego przepisu, podatkiem naliczonym podlegającym odliczeniu jest m. in. podatek wynikający z otrzymanych przez podatnika faktur. Pojęcie faktury i faktury elektronicznej zostało zdefiniowane przez ustawodawcę w art. 2 pkt 31 i pkt 32 ustawy. Zgodnie z tymi przepisami pod pojęciem faktury rozumie się dokument w formie papierowej lub formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Przez fakturę elektroniczną rozumieć należy fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Wobec powyższego Spółka stoi na stanowisku, że faktury w formacie PDF otrzymywane przez Spółkę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego należy uznać za faktury elektroniczne, które stanowić będą podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur, przy założeniu, iż będą one dotyczyły nabycia towarów/usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego, w zakresie pytania oznaczonego we wniosku jako nr 2, uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Na podstawie art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w których podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny (art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy).

Cytowane powyżej przepisy wskazują, że co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także niezaistnienie przesłanek określonych w art. 88 ustawy. Prawo do odliczenia podatku powstaje zatem w związku z powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu czynności będącej źródłem podatku naliczonego. Zaznaczyć należy, że jeżeli podatnik nie dysponuje fakturą bądź dokumentem celnym w chwili powstania obowiązku podatkowego, moment powstania prawa do odliczenia u nabywcy przesuwa się na moment otrzymania faktur bądź dokumentu celnego.

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, ilekroć mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast ilekroć mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym – pkt 33 art. 2 ww. ustawy.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 i 2 ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Oznacza to, że faktura musi dotrzeć do nabywcy, nabywca musi potwierdzić ten fakt, by wystawca miał możliwość obniżenia podatku należnego w związku z wystawieniem tej faktury.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast w myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 tej ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Należy zauważyć, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności, jednakże autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur można gwarantować wg metody określonej przez podatnika.

Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak i elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zatem jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie metody gwarantujące spełnienie powyższych wymogów. Ww. przepisy nie precyzują, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury).

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca, w celu usprawnienia przesyłu faktur, rozważa w 2014 roku zmianę stosowanego dotychczas sposobu przesyłania faktur poprzez odstąpienie od ich wystawiania i przesyłania w formie papierowej i zastąpienie ich fakturami elektronicznymi przesyłanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF lub za pośrednictwem poczty elektronicznej z linkiem do adresu strony www, na której faktury są udostępnione kontrahentom w formacie PDF.

W zakresie faktur dokumentujących dokonany przez Spółkę zakup towarów i usług, Spółka i jej kontrahenci ustalą dedykowane adresy poczty elektronicznej e-mail, z których (i na które), wyłącznie mogą być przesyłane wiadomości zawierające faktury zakupu w formacie PDF lub wiadomości e-mail z linkiem do strony www, przez którą kontrahent udostępnia faktury. Forma otrzymywania faktur w formie elektronicznej od danego kontrahenta zostanie zaakceptowana przez Spółkę. Każdorazowo, po otrzymaniu wiadomości mailowej wraz z załącznikiem w postaci faktury w formie PDF lub wiadomości e-mail z linkiem do strony www, przez którą kontrahent udostępnia faktury w formacie PDF, dokonywana będzie automatyczna weryfikacja poprawności adresu poczty elektronicznej, z którego wysłano fakturę. Otrzymane faktury lub też faktury pobrane ze strony www zakupu będą automatycznie zapisywane w archiwum elektronicznym w formacie PDF. Dowodem otrzymania wiadomości zawierającej fakturę (link do strony www, na której udostępniana jest faktura) zakupu na wskazany przez Spółkę adres mailowy będzie zarchiwizowana wiadomość otrzymana od kontrahenta.

Faktury elektroniczne dotyczące zakupionych towarów i usług przechowywane będą w archiwum elektronicznym w podziale na okresy rozliczeniowe. Dostęp do nich oraz ich pobór będzie zapewniony na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej. Uprawnienia do odczytu plików zapisanych w archiwum elektronicznym będą mieli pracownicy Spółki uprawnieni do obsługi faktur oraz dział IT Spółki, odpowiedzialny za techniczną obsługę systemu. Na mocy odpowiednich regulacji wewnętrznych, pracownicy zobligowani będą do odpowiedniego zabezpieczenia sprzętu informatycznego przed nieupoważnionym dostępem osób trzecich do systemu finansowo-księgowego.

Księgowanie faktur dotyczących zakupionych towarów i usług dla potrzeb VAT jest uwarunkowane istnieniem potwierdzenia realizacji dostawy towaru/wykonania usługi, przy czym w zależności od wariantu owo potwierdzenie realizacji dostawy/wykonania usługi utworzone jest:

1.  albo w systemie finansowo księgowym (wariant 1)
2.  albo w odrębnym systemie, który dedykowany jest dla organizacji logistyki dostaw niektórych kategorii towarów, dostarczanych w oparciu o harmonogram określony w umowie (wariant 2).
3.  albo w formie papierowej z autoryzacją osób odpowiedzialnych merytorycznie za odbiór towaru/usługi, którego scan w PDF stanowi integralną część dokumentu księgowego (wariant 3).

W przypadku wariantu 2 potwierdzenie realizacji dostawy/wykonania usługi utworzone w systemie finansowym księgowym następuje na podstawie potwierdzenia realizacji dostawy/wykonania usługi utworzonego w tym odrębnym systemie. W przypadku faktur otrzymywanych przez Spółkę (wariant 1, 2, 3) możliwym zatem będzie zestawienie otrzymanej faktury co najmniej z potwierdzeniem wykonania usługi/dostarczenia towaru. Zestawienie tych dwóch dokumentów pozwala na ocenę, czy dane dotyczące transakcji uwidocznione na fakturze są zgodne pod kątem przedmiotowym i podmiotowym z potwierdzeniem realizacji dostawy/wykonania usługi.

Uzgodniona z potwierdzeniem realizacji dostawy/wykonaniem usługi faktura jest księgowana, a następnie jest podstawą do realizacji przelewu. Po dokonaniu na rzecz kontrahenta płatności wynikającej z faktury, możliwe jest też dotarcie poprzez system finansowo księgowy do dokumentu rozliczeniowego (dotyczącego płatności) bezpośrednio z pozycji dokumentu księgowego dotyczącego danej faktury.

Wnioskodawca wniósł o rozstrzygnięcie, czy faktury w formacie PDF otrzymywane przez Spółkę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą uprawniały Spółkę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur.

Z przywołanych wcześniej przepisów art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 niezbędnym jest wcześniejsze otrzymanie przez niego faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług.

Należy jednocześnie zauważyć, że powyższe przepisy nie wymagają aby dla realizacji tego prawa, oraz ewentualnej jego prawidłowości faktura otrzymana w określonej formie (np. w formie papierowej) musiała przechowywana w tej samej formie. Uzasadnionym jest zatem przyjęcie, że może być ona przechowywana w innej formie np. w formie elektronicznej. W takiej jednak sytuacji muszą zostać zachowane wymogi wynikające z przepisu art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że regulacje prawne obowiązujące na dzień 1 stycznia 2014 r. dopuszczają możliwość otrzymywania faktur w formacie PDF od kontrahentów, z autoryzacją osób odpowiedzialnych merytorycznie za odbiór towaru/usługi.

Aby jednak faktury te stanowiły podstawę do obniżenia podatku należnego, muszą być zachowane wymogi wynikające z przepisu art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, do których należą m.in. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Sposób zapewnienia powyższych wymagań określa sam podatnik.

W konsekwencji faktury VAT w formacie PDF otrzymywane przez Wnioskodawcę z wykorzystaniem opisanej we wniosku techniki, pod warunkiem, ze technika ta zapewni spełnienie wymogów określonych w przepisie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, będą uprawniać do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur potwierdzających realizację dostawy/wykonanie usługi w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, pod warunkiem, że nie wystąpią przesłanki negatywne wymienione w art. 88 ustawy.

Wobec powyższego, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji.

W niniejszej interpretacji rozpatrzono wniosek w zakresie pytania nr 2. W zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1, 3 i 4 wydano odrębne rozstrzygnięcia.

Niniejsza interpretacja skierowana jest tylko do Wnioskodawcy i nie odnosi się do kontrahentów Spółki, bowiem każdą czynność, z którą mogą być związane skutki podatkowo-prawne należy rozstrzygać indywidualnie.

Końcowo wskazać należy, że oceny prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności otrzymywanych faktur będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy ustawy – jak wskazano wyżej – nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz.U. Nr 163, poz. 1016). Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.