Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP2/443-802/10-2/AK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2010-08-04
Teza: Przez jaki okres przechowywać kopie paragonów fiskalnych z kas rejestrujących za okres 29 styczeń 2002 – 30 listopad 2008, tj. okres obowiązywania rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. nr 108, poz. 948, z 2003 r. nr 152, poz. 1481 oraz z 2004 r. nr 85, poz. 798)?
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; kasa-kasa rejestrująca; paragon-paragon fiskalny; termin
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 25 maja 2010 r. (data wpływu 2 czerwca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych na nośniku papierowym – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 2 czerwca 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych na nośniku papierowym.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca (dalej: Spółka) prowadzi ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz prowadzi księgowość zgodnie z Ustawą o rachunkowości.

Zgodnie z § 5 ust.1 pkt 7 i 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. Nr 108, poz. 948, z 2003 r. nr 152, poz. 1481 oraz z 2004 r. nr 85, poz. 798), podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani do:

*   dokonywania wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i ich kopii na taśmie papierowej z rolki,
*   przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137 ze zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz.694) z zastrzeżeniem § 6.

W art. 74 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości został określony okres przechowywania dowodów księgowych – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątku objęte sprzedażą detaliczną.

Kopie paragonów fiskalnych z kasy rejestrującej (tzw. rolki) zaliczane są do dowodów księgowych dotyczących wpływów ze sprzedaży detalicznej.

Oznacza to, że po okresie wskazanym art. 74 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości rolki mogą być zniszczone.

Natomiast raporty dobowe i okresowe, które zaliczane są do dowodów objętych postępowaniem podatkowym, zgodnie z art. 74 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości należy przechowywać przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje transakcje i postępowanie, zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione oraz zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a w myśl postanowień art. 70 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Przez jaki okres należy przechowywać kopie paragonów fiskalnych z kas rejestrujących za okres 29 styczeń 2002 r. – 30 listopad 2008 r., tj. okres obowiązywania rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. Nr 108, poz. 948, z 2003 r. nr 152, poz. 1481 oraz z 2004 r. nr 85, poz. 798)?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z przedstawionym stanowiskiem może on dokonać zniszczenia rolek kasowych po okresie wskazanym art. 74 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Na mocy art. 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zwanej dalej Ordynacja podatkowa, zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego.

Zgodnie z art. 21 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem:

1.  zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiąże powstanie takiego zobowiązania;
2.  doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania.

Stosownie do art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zgodnie z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 111 ust. 1 ustawy, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338), zwanym dalej rozporządzeniem.

Ilekroć w ww. rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym - rozumie się przez to wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży (§ 2 pkt 11 rozporządzenia).

Zgodnie z § 5 ust. 1 pkt 3 i 6 rozporządzenia, kasy z zastrzeżeniem ust. 2-5, muszą odpowiadać następującym warunkom technicznym:

*   sporządzać równocześnie wydruki oryginałów i kopii paragonów fiskalnych dla każdej sprzedaży, z zastrzeżeniem § 6, wydruki raportów fiskalnych dobowych i raportów fiskalnych okresowych oraz mogą sporządzać faktury VAT i ich kopie;
*   paragon fiskalny drukowany przez kasę musi zawierać następujące informacje:
    1.  imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika,
    2.  numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP),
    3.  numer kolejny wydruku,
    4.  datę i czas (godzinę i minutę) sprzedaży,
    5.  nazwę towaru lub usługi i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
    6.  cenę jednostkową towaru lub usługi,
    7.  ilość i wartość sprzedaży,
    8.  wartość sprzedaży i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku,
    9.  wartość sprzedaży zwolnionej od podatku,
    10.  łączną kwotę podatku,
    11.  łączną kwotę należności,
    12.  kolejny numer paragonu fiskalnego,
    13.  kolejny numer kasy i oznaczenia kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym,
    14.  logo fiskalne, zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia, oraz numer unikatowy kasy,
    15.  oznaczenie waluty przynajmniej przy łącznej kwocie należności, o której mowa w lit. k, w której dokonywana jest rejestracja sprzedaży.

Mocą § 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani do dokonywania ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy.

Podkreślić należy, że zgodnie z § 2 pkt 20 rozporządzenia, przez sprzedaż rozumie się czynności, o których mowa w art. 2 pkt 22 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Na podstawie § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących obowiązani są również do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

Natomiast w myśl § 19 rozporządzenia, kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2011 r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca przechowuje kopie wszystkich paragonów w formie papierowej zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Zgodnie z § 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. Nr 108, poz. 948 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem z 2002 r. obowiązującego do dnia 30 listopada 2008 r., przez paragon fiskalny - rozumie się przez to wydrukowany dla nabywcy przez kasę rejestrującą w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży.

Zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 3 i 6 rozporządzenia, kasy rejestrujące, z zastrzeżeniem ust. 2-5, muszą spełniać następujące warunki niezbędne do ich stosowania:

*   sporządzać równocześnie wydruki oryginałów i kopii paragonów dla każdej sprzedaży, wydruki raportów fiskalnych dobowych i raportów fiskalnych okresowych oraz mogą sporządzać faktury VAT i ich kopie;
*   paragon fiskalny drukowany przez kasę musi zawierać następujące informacje:
    1.  imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby podatnika,
    2.  numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP),
    3.  numer kolejny wydruku,
    4.  datę i czas (godzinę i minutę) sprzedaży,
    5.  nazwę towaru lub usługi,
    6.  cenę jednostkową towaru lub usługi,
    7.  ilość i wartość sprzedaży,
    8.  wartość sprzedaży i kwoty podatku według poszczególnych stawek,
    9.  wartość sprzedaży zwolnionej od podatku,
    10.  łączną kwotę podatku,
    11.  łączną kwotę należności,
    12.  kolejny numer paragonu fiskalnego,
    13.  kolejny numer kasy i oznaczenia kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym,
    14.  logo fiskalne, zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia, oraz numer unikatowy pamięci kasy.

Na mocy § 5 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia z 2002 r., podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących, z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani do dokonywania rejestracji każdej sprzedaży przy zastosowaniu kasy i dokonywania wydruku z każdej sprzedaży paragonu fiskalnego lub faktury VAT oraz do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy.

Zgodnie z § 7. ust. 1 rozporządzenia z 2002 r., producenci krajowi i importerzy kas rejestrujących są obowiązani przed wprowadzeniem ich do obrotu uzyskać decyzję ministra właściwego do spraw finansów publicznych o spełnieniu wszystkich wymogów dotyczących warunków i kryteriów technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące.

Stosownie do § 1 pkt 5 rozporządzenia z 2002 r., przez sprzedaż - rozumie się przez to czynności, o których mowa w art. 2 ust. 1 i 3 ustawy.

W myśl § 5 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia z 2002 r., podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących, z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 i Nr 160, poz. 1083, z 1998 r. Nr 106, poz. 668, z 1999 r. Nr 11, poz. 95 i Nr 92, poz. 1062, z 2000 r. Nr 94, poz. 1037, Nr 116, poz. 1216, Nr 120, poz. 1268 i Nr 122, poz. 1315, z 2001 r. Nr 16, poz. 166, Nr 39, poz. 459, Nr 42, poz. 475, Nr 110, poz. 1189, Nr 125, poz. 1368 i Nr 130, poz. 1452 oraz z 2002 r. Nr 89, poz. 804) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694), z zastrzeżeniem § 6.

Należy przypomnieć, że do dnia 30 listopada 2008 r. wszelkie kopie dokumentów kasowych należało przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednocześnie przepisy dotyczące kas rejestrujących nie przewidywały żadnych możliwości skrócenia tego okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych.

Z powołanego wyżej przepisu § 5 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia z 2002 r. podobnie jak z § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia z 2008 r. jasno wynika, iż w odniesieniu do okresu przechowywania kopii dokumentów kasowych stosuje się przepisy Ordynacji podatkowej, natomiast przepisy ustawy o rachunkowości odnoszą się do warunków przechowywania.

Ze względu jednak na techniczne trudności w realizacji powyższego wymogu dopuszcza się możliwość sporządzania i przechowywania kopii dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych. Z tej możliwości mogli skorzystać podatnicy, którzy posiadali sprawne urządzenia do odtworzenia treści zawartych na tych nośnikach w postaci wydruków oraz zgłosili do właściwego urzędu skarbowego numery ewidencyjne kas rejestrujących i datę rozpoczęcia stosowania systemu sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych, a ponadto w roku 2007 wydali więcej niż 100 tysięcy paragonów fiskalnych dokumentujących dokonaną przez nich sprzedaż. Szczegółowe wymogi dotyczące tej formy przechowywania dokumentów kasowych określone są w § 6 rozporządzenia.

Z zapisu § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia z 2008 r., wynika, że kopie dokumentów kasowych należy przechowywać przez okres 5 lat. Przepis ten jednak nie dotyczy dokumentów kasowych sporządzanych w formie papierowej, lecz sporządzanych na nośniku informatycznym.

Archiwizowanie papierowych kopii dokumentów kasowych przez 5 lat to dla niektórych podatników nie tylko obciążenie finansowe, ale również problem natury technicznej.

Dlatego też, jak wynika z § 19 ust. 1 rozporządzenia, kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2011 r. podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Przy czym należy zwrócić uwagę, że przepis ten nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W związku z powyższym, pięcioletni okres przechowywania nie obejmuje paragonów w formie papierowej.

Biorąc pod uwagę przytoczone przepisy prawa podatkowego oraz przedstawiony opis zdarzenia przyszłego, stwierdzić należy, że kopie dokumentów sporządzanych przez kasę rejestrującą na nośniku papierowym dokumentujące sprzedaż dokonaną przed 1 grudnia 2008 r. (t.j. przed dniem wejścia w życie ww. rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania) Wnioskodawca winien przechowywać nie krócej niż przez 2 lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż udokumentowana paragonem, pamiętając jednocześnie, że ww. uregulowania dotyczą tych dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2011 r.

Oznacza to, że paragony dokumentujące sprzedaż w 2002 r. należało przechowywać do końca 2004 r., paragony dokumentujące sprzedaż w 2003 r. należało przechowywać do końca roku 2005, paragony dokumentujące sprzedaż w 2004 r. należało przechowywać do końca roku 2006, paragony dokumentujące sprzedaż w 2005 r. należało przechowywać do końca roku 2007, paragony dokumentujące sprzedaż w 2006 r. należało przechowywać do końca roku 2008, paragony dokumentujące sprzedaż w 2007 r. należało przechowywać do końca roku 2009, natomiast paragony dotyczące sprzedaży w 2008 r. należy przechowywać do końca 2010 r.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, ul. Piotrkowska 135, 90-434 Łódź po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.