Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.169.2020.1.PRM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-04-07
Teza: prawo do przechowywania faktur wystawianych i otrzymywanych wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawo do odliczenia podatku naliczonego
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia; podatek-podatek naliczony
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 4 marca 2020 r. (data wpływu 10 marca 2020 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania faktur wystawianych i otrzymywanych wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 10 marca 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczący podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania faktur wystawianych i otrzymywanych wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca („Spółka”) jest spółką zależną, należącą do grupy, zajmującą się przede wszystkim tworzeniem innowacyjnych rozwiązań laboratoryjnych, produkcją urządzeń medycznych oraz produktów i wyrobów medycznych. Spółka jest zarejestrowana na terytorium kraju jako czynny podatnik podatku od towarów i usług.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi. Z uwagi na fakt, że ww. zakupy są przez nią wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, co do zasady przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących te zakupy.

W chwili obecnej Spółka w ramach prowadzonej działalności otrzymuje od dostawców faktury, które mają postać zarówno papierową, jak i elektroniczną. Spółka jako odbiorca faktur elektronicznych wyraża oraz będzie wyrażała zgodę na ich stosowanie.

W odniesieniu do faktur otrzymywanych i wystawianych pierwotnie w formie papierowej obecnie obowiązuje procedura polegająca na zeskanowaniu ich treści i archiwizacji w formie elektronicznych plików w formacie pdf. W tym celu Wnioskodawca korzysta z elektronicznego systemu przechowywania i archiwizowania dokumentów. Jednocześnie każdorazowo wersja papierowa faktury jest przesyłana i przechowywana w oryginalnej postaci w archiwum Spółki.

W przyszłości Spółka chciałaby przekazać faktury źródłowe (uprzednio zeskanowane) do zniszczenia. Rozwiązanie takie pozwoli na sprawniejsze wykonywanie obowiązków przez pracowników korzystających z dokumentacji na co dzień, co ograniczy koszty związane z procesem archiwizacji i przechowywania dokumentacji w formie papierowej oraz ograniczy ryzyko utraty i zniszczenia dokumentów źródłowych.

Procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej będzie wyglądała w następujący sposób:

*   Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będą wyznaczone osoby.

*   Dokumenty będą skanowane po przeprowadzeniu weryfikacji formalnej (tj. po sprawdzeniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy) oraz weryfikacji (tj. po sprawdzeniu czy informacje zamieszczone na dokumencie są rzetelne).

*   Proces przeniesienia treści dokumentów na nośniki elektroniczne będzie dotyczył wszystkich dokumentów, które Spółka otrzymuje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą w zakresie podatku VAT, czyli faktur, faktur korygujących, not korygujących, paragonów.

*   Każdy dokument będzie skanowany oddzielnie, tak aby zachować jego autentyczność, a plik zawierający zeskanowany dokument nazwany będzie zgodnie z oryginalnym numerem tego dokumentu.

*   Treść papierowego dokumentu zapisanego w wersji elektronicznej w formie nieedytowalnego pliku w formacie pdf, nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do dokumentu oryginalnego otrzymanego w formie papierowej.

*   Autentyczność pochodzenia faktur będzie zapewniona przez Wnioskodawcę na podstawie przyjętej u niego procedury akceptacji wydatków, dzięki której każdorazowo będzie miał on pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę i będzie w stanie zweryfikować wykonanie świadczenia przez wystawcę faktury.

*   Otrzymane w formie papierowej dokumenty będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

*   System będzie pozwalał na wyszukiwanie dokumentów po określonych parametrach takich jak np. nazwa kontrahenta, numer dokumentu, data wystawienia dokumentu. Dodatkowo wykorzystane oprogramowanie będzie pozwalać na wyszukiwanie dokumentów po okresach do celów rozliczania podatku VAT.

*   Czytelność faktury zostanie zaś zapewniona poprzez wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania dokumentów.

*   Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność od momentu ich otrzymania co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Spółka zapewnia i będzie zapewniała organowi podatkowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. faktur oraz możliwość ich wydrukowania, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy korzystanie z elektronicznego systemu do przechowywania i archiwizowania dokumentów pozwala spełnić warunki określone w art. 112a ust. 1 i art. 106m ustawy o VAT, dzięki czemu Spółka mogłaby prowadzić archiwum dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowych wersji dokumentów, oraz czy taka forma archiwizacji, a więc przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, daje Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zdaniem Wnioskodawcy, opisany sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów jest zgodny z art. 112a ust. 1 i z art. 106m ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

W kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej w oparciu o faktury przechowywane i archiwizowane w systemie elektronicznym. Spółka stoi na stanowisku, że przy zachowaniu autentyczności tych dokumentów oraz integralności treści i ich czytelności, będzie miała prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi, zgodnie z art. 86 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Przepis art. 112a ust. 1 ustawy o VAT wymienia warunki dotyczące sposobu przechowywania dokumentów. W myśl tego przepisu podatnicy przechowują:

1.  Wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  Otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast, zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelności faktury. Przepis art. 106m w dalszej części stanowi, iż przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, „w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124”.

Z powołanych wyżej przepisów nie wynika zatem, by ustawodawca wskazywał jedną, właściwą formę przechowywania faktur. Przepisy ustawy o VAT precyzują jedynie warunki przechowywania faktur. Oznacza to, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Określone w ustawie warunki ich przechowywania muszą być jednak spełnione w obu przypadkach, a więc dokumenty muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka zauważa, że procedura, jaką zamierza wprowadzić w zakresie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, zapewni dopełnienie wyżej wskazanych wymogów. Procedura opisana w stanie faktycznym pozwala bowiem na zapewnienie integralności danych (ani proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną, ani też samo ich przechowywanie w formie elektronicznej, nie będą skutkowały żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura).

Ponadto autentyczność pochodzenia faktura będzie zrealizowana poprzez to, że Wnioskodawca każdorazowo będzie miał pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę i będzie w stanie zweryfikować ten fakt. Czytelność faktury zostanie natomiast zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur.

Zniszczenie faktur w formie papierowej nie spowoduje, że faktura zostanie utracona, bowiem będzie przechowywana w formie elektronicznej, tym samym warunek, o którym mowa w art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT zostanie spełniony.

Na potwierdzenie powyższego należy przytoczyć treść art. 247 ust. 2 dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Zgodnie z tym przepisem „aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233 (dotyczących autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury), państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. (…)”.

W związku z tym skoro przepisy ustawy o VAT wprost nie przewidują obowiązku przechowywania faktur w oryginalnej postaci, należy uznać, że Polska nie skorzystała z możliwości przewidzianej w przedmiotowej dyrektywie i dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur, które zostały przesłane lub udostępnione w formie papierowej.

Zatem przyjęcie na gruncie prawa podatkowego założenia, że przechowywanie dokumentów w postaci oryginalnej dotyczy tylko dokumentów w postaci papierowej stanowiłoby nieuzasadnione obostrzenie, dodatkowo nie znajdujące potwierdzenia w przepisach podatkowych.

Ponadto należy zauważyć, że sformułowania „oryginalna postać” nie należy utożsamiać tylko z pojęciem formy papierowej. Oryginalna postać powinna być utożsamiana z oryginalną treścią dokumentu zawartą na dokumencie, a nie z formą, w jakiej ten dokument występuje.

W ocenie Spółki, przechowywanie dokumentów w formie niemodyfikowanego pliku, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego w jej oryginalnej postaci jest dopuszczalne, co więcej taki sposób przechowywania jeszcze lepiej zabezpiecza dokumentację podatkową przed ryzykiem utraty i uszkodzenia.

Przytoczony na początku wniosku sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów przez Spółkę spełnia warunki wskazane powyżej w ustawie, a ponadto Spółka zapewnia autentyczność i integralność treści faktur w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W konsekwencji wskazane w stanie faktycznym dokumenty, zdaniem Spółki mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto taka forma przechowywania faktur daje Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary i usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko znajduje potwierdzenie w aktualnej linii interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, wypowiadającego się w podobnych stanach faktycznych. Zgodnie z interpretacjami organu, przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne, a ponadto daje podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Przykładowo można wskazać na następujące interpretacje:

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 stycznia 2020 r. nr 0112-KDSL2-2.4012.25.2019.2.EW
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 16 stycznia 2020 r. nr 0112-KDSL2-2.4012.24.2019.2.AG
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 10 stycznia 2020 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.474.2019.1.MAZ

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106) zwanej dalej ustawą, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

*   sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem,
*   otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak wynika z opisu sprawy Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie tworzenia innowacyjnych rozwiązań laboratoryjnych, produkcji urządzeń medycznych oraz produktów i wyrobów medycznych. Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik podatku od towarów i usług.

Wnioskodawca nabywa towary i usługi, które są wykorzystywane do czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT.

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej otrzymuje faktury zarówno w postaci papierowej jak i elektronicznej.

W odniesieniu do faktur otrzymywanych w formie papierowej w Spółce obecnie obowiązuje procedura polegająca na zeskanowaniu ich treści i archiwizacji w formie elektronicznej plików w formacie pdf. Jednocześnie oryginał faktury jest przechowywany w archiwum Spółki.

Wnioskodawca w przyszłości chciałby przekazać faktury papierowe do zniszczenia i przechowywać je w postaci elektronicznej.

Do archiwizacji dokumentów elektronicznych wyznaczone zostaną wybrane osoby. Dokumenty będą skanowane po przeprowadzeniu weryfikacji formalnej i merytorycznej. Procesowi przechowywania w postaci elektronicznej podlegać będą wszystkie dokumenty związane z działalnością gospodarczą Spółki w zakresie podatku VAT tzn. faktury, faktury korygujące, noty korygujące, paragony. Każdy dokument skanowany będzie oddzielnie aby zachować jego autentyczność i rzetelność w stosunku do wersji papierowej. Plik, w postaci nieedytowalnego zapisu w formacie pdf, nazwany będzie zgodnie z numerem z oryginalnego dokumentu. Autentyczność pochodzenia faktury zostanie zapewniona na postawie przyjętej procedury akceptacji kosztów. Czytelność faktury Spółka zapewni dzięki odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania dokumentów. Wnioskodawca faktury otrzymane w wersji papierowej będzie przekazywał do zniszczenia dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu poprawności i ich zaewidencjonowaniu. Faktury przechowywane elektronicznie będzie można sortować według wybranych parametrów oraz wyszukiwać po okresach rozliczeniowych. Dokumenty te będą przechowywane w wersji elektronicznej przez okres co najmniej lat 5 od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zobowiązania podatkowego. Spółka zapewni organom podatkowym na żądanie bezzwłoczny dostęp, pobór oraz możliwość ich przetwarzania.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do elektronicznego sposobu przechowywania faktur po ich uprzednim zeskanowaniu oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w wersji papierowej, przechowywanych w formie elektronicznej, w sytuacji gdy ich wersje oryginalne zostaną zniszczone.

Jak wynika z powołanych powyżej przepisów prawa, aby Spółka miała prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług należy przeanalizować sposób:

1.  prawidłowego przechowywania faktur w formie elektronicznej zgodnie z obowiązującą ustawą oraz
2.  wykorzystywania nabycia towarów i usług do wykonania czynności opodatkowanych podatkiem VAT przez podatnika podatku VAT na podstawie otrzymanej faktury.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka zamierza przechowywać dokumenty związane z działalnością gospodarczą w formie elektronicznej. Wnioskodawca zamierza zapewnić autentyczność pochodzenia faktury dzięki przyjętej procedurze akceptacji kosztów. Pozwoli to na zachowanie pewności co do danych kontrahenta oraz co do weryfikacji wykonania świadczenia przez wystawcę faktury. Integralność treści faktury Wnioskodawca zapewni poprzez zapis otrzymanego dokumentu w postaci nieedytowalnego pliku w formacie pdf. Faktury związane z działalnością gospodarczą Spółki zostaną przekazane do zniszczenia po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności oraz zaewidencjonowaniu. Przechowanie dokumentów otrzymanych w formie papierowej, w sposób opisany powyżej spełni przesłanki wynikając z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Jak wynika z opisu sprawy Spółka zamierza przechowywać faktury, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania przez co najmniej 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, poprzez zapewnienie kontroli biznesowych. Wnioskodawca zapewni organom podatkowym na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, oraz możliwość ich wydrukowania, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając powyższe na uwadze należy uznać, że archiwizowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Spełnione są zatem przesłanki wynikające z art. 112 i art. 112a ustawy, a także warunki określone w art. 106m ustawy.

Odnośnie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

W myśl art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Stosownie do art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Wnioskodawca, jako czynny podatnik podatku VAT, prowadzi działalność gospodarczą w zakresie tworzenia innowacyjnych rozwiązań laboratoryjnych, produkcji urządzeń medycznych oraz produktów i wyrobów medycznych. Spółka nabywa towary i usługi, które są wykorzystywane do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. Wnioskodawcy jak opisano we wniosku, przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących te zakupy, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy.

W świetle przytoczonych przepisów oraz zgodnie z opisem sprawy należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że zmiana sposobu przechowywania otrzymanych faktur, tj. przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji, w żaden sposób nie wpłynie na zakres prawa do odliczenia podatku VAT w nich wykazanego w porównaniu do systemu papierowego. Przepisy nie uzależniają bowiem prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury.

Podsumowując, korzystanie z elektronicznego systemu do przechowywania i archiwizowania dokumentów, pozwoli spełnić warunki określone w art. 112a ust. 1 i art. 106m ustawy, dzięki czemu Wnioskodawca będzie mógł przechowywać faktury w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowych wersji dokumentów. Taka forma archiwizacji, a więc przechowywanie faktur w formie elektronicznej, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy, będzie dawała Wnioskodawcy prawo do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Bieg powyższego terminu nie rozpoczyna się do dnia zakończenia okresu stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID (art. 15zzs ust. 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID - 19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374 i 567) dodany przez art. 1 ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 568)).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.