Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB2-1.4010.366.2025.2.AS
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-12-03
Teza: W zakresie ustalenia, czy:; w opisanym stanie faktycznym, w którym Spółka z o.o.
opodatkowana ryczałtem od dochodów spółek (estońskim CIT)
dokonuje płatności za wydatki prywatne wspólnika, a
następnie – zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości –
wspólnik zobowiązany jest do zwrotu poniesionego wydatku
do kasy Spółki najpóźniej tego samego dnia, powstaje po
stronie Spółki obowiązek rozpoznania dochodu do
opodatkowania w ryczałcie od dochodów spółek, w
szczególności czy taki wydatek należy traktować jako ukryty
zysk lub wydatek niezwiązany z działalnością gospodarczą,; w przypadku, gdy Spółka na estońskim CIT ponosi wydatki
związane z pobytem pracowników w hotelach rezerwowanych
za pośrednictwem platformy Booking.com, ale nie otrzymuje
(od czasu od czasu) faktury dokumentującej ten pobyt (co jest
częstą praktyką właścicieli hoteli zagranicznych), a jedynymi
dowodami poniesienia wydatku są potwierdzenie płatności
bankowej oraz potwierdzenie dokonania rezerwacji/pobytu,
należy uznać taki wydatek za niezwiązany z działalnością
gospodarczą, wyłącznie z tego powodu, że Spółka nie
dysponuje fakturą.
Słowa kluczowe: cel-cel służbowy
koszt-koszty uzyskania przychodów
podatek-podatek ryczałtowy-ryczałt od dochodów spółek
– CIT estoński
podróż
pracownik
zwrot
1
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 5, 5a, 5b, 6b. Podstawa opodatkowania i
wysokość podatku-Stawka podatku-Ryczałt od dochodów
spółek kapitałowych-Dochód podlegający
opodatkowaniu ryczałtem od dochodów spółek
kapitałowych
Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 5, 5a, 5b, 6b. Podstawa opodatkowania i
wysokość podatku-Stawka podatku-Ryczałt od dochodów
spółek kapitałowych-Ukryte zyski
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 1-art. 9-ust. 1
[CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 6b-Oddział 3-art. 28m-ust. 1
[CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 6b-Oddział 3-art. 28m-ust. 3
[CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 6b-Oddział 3-art. 28m-ust. 4
[CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 6b-Oddział 3-art. 28m-ust. 5

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

łowe
    Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

21 sierpnia 2025 r. za pośrednictwem platformy ePUAP wpłynął Państwa wniosek z tego
    samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej w podatku dochodowym od osób
    prawnych w zakresie konieczności uznania wskazanych we wniosku wydatków za ukryty
    zysk lub wydatki niezwiązane z działalnością gospodarczą.
    Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z 19 września 2025 r.
    Znak: 0111-KDIB2-1.4010.366.2025.1.AS, wezwano do jego uzupełnienia, co też nastąpiło 2
    października 2025 r.
    Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego
    Spółka z o.o. opodatkowana jest ryczałtem od dochodów spółek (tzw. estońskim CIT).
    Spółka posiada rachunek bankowy, z którego dokonywane są płatności zarówno za

    wydatki związane z prowadzoną działalnością, jak i – sporadycznie – za wydatki prywatne
    wspólników (np. opłaty za karnet sportowy, pobyt w hotelu). W przypadku poniesienia
    wydatku prywatnego przez spółkę, wspólnik dokonuje zwrotu środków tego samego dnia
    do kasy spółki. W polityce rachunkowości spółki przewidziano zapis, iż w przypadku
    wystąpienia tego typu zdarzeń gospodarczych wspólnik ma obowiązek zwrócić kwotę do
    kasy najpóźniej w dniu dokonania płatności.
    Spółka finansuje noclegi pracowników w związku z wyjazdami służbowymi. Rezerwacje
    noclegów dokonywane są za pośrednictwem portalu Booking.com. Właściciele
    apartamentów/hoteli nie zawsze wystawiają fakturę dokumentującą pobyt. W takiej
    sytuacji spółka posiada potwierdzenie płatności z rachunku bankowego, potwierdzenie
    rezerwacji albo rachunek/kwit hotelowy wydany przez obiekt noclegowy (jeżeli jest
    dostępny).
    W uzupełnieniu wniosku ujętym w piśmie z 26 września 2025 r. wskazali Państwo, że:
    1. Wydatki na pobyt pracowników w hotelach związane są wyłącznie z realizacją
      obowiązków służbowych – pracownicy delegowani są (...). Udział w targach (...) jest
      kluczowym elementem działalności gospodarczej Spółki, gdyż umożliwia prezentację
      oferty handlowej, nawiązywanie kontaktów oraz zabezpieczenie źródła przychodów.
    2. Wydatki obejmują wyłącznie koszty usług hotelowych, zakwaterowania pracowników w
      czasie wykonywania obowiązków służbowych. Spółka nie ponosi wydatków na
      dodatkowe usługi rekreacyjne, turystyczne czy wypoczynkowe.
    3. Z usług hotelowych korzystają wyłącznie osoby zatrudnione w Spółce i oddelegowane
      do wykonania określonych obowiązków służbowych. Dotyczy to zarówno pracowników
      etatowych, jak i wspólników Spółki, którzy – będąc jednocześnie zatrudnieni w Spółce –
      pełnią obowiązki pracownicze (...). W takich sytuacjach wspólnicy ci, wykonując zadania
      służbowe, korzystają z zakwaterowania wspólnie z pozostałymi pracownikami i
      występują w roli pracowników.
    4. Usługi hotelowe rezerwowane są wyłącznie w miejscowościach, w których odbywają się
      targi lub w bezpośrednim sąsiedztwie miejsc realizacji usług związanych z działalnością
      gospodarczą kontrahentów. Należy zaznaczyć, że targi branżowe często odbywają się
      w miejscowościach atrakcyjnych turystycznie, jednak wybór lokalizacji hotelu
      podyktowany jest wyłącznie miejscem wykonywania obowiązków służbowych, a nie
      względami wypoczynkowymi.
    Pytania
    1. Czy w opisanym stanie faktycznym, w którym Spółka z o.o. opodatkowana ryczałtem od
      dochodów spółek (estońskim CIT) dokonuje płatności za wydatki prywatne wspólnika, a
      następnie – zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości – wspólnik zobowiązany jest do
      zwrotu poniesionego wydatku do kasy Spółki najpóźniej tego samego dnia, powstaje
      po stronie Spółki obowiązek rozpoznania dochodu do opodatkowania w ryczałcie od
      dochodów spółek, w szczególności czy taki wydatek należy traktować jako ukryty zysk
      lub wydatek niezwiązany z działalnością gospodarczą?
    2. Czy w przypadku, gdy Spółka na estońskim CIT ponosi wydatki związane z pobytem
      pracowników w hotelach rezerwowanych za pośrednictwem platformy Booking.com,
      ale nie otrzymuje (od czasu od czasu) faktury dokumentującej ten pobyt (co jest częstą
      praktyką właścicieli hoteli zagranicznych), a jedynymi dowodami poniesienia wydatku
      są potwierdzenie płatności bankowej oraz potwierdzenie dokonania rezerwacji/pobytu,
      należy uznać taki wydatek za niezwiązany z działalnością gospodarczą, wyłącznie z tego
      powodu, że Spółka nie dysponuje fakturą?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Ad 1.

    Zdaniem Wnioskodawcy, w sytuacji gdy Spółka poniesie wydatek prywatny wspólnika,
    który nie jest związany z działalnością gospodarczą Spółki, a następnie w tym samym dniu
    wspólnik zwróci Spółce równowartość poniesionego kosztu, nie powstaje obowiązek
    rozpoznania takiego wydatku jako wydatku niezwiązanego z działalnością gospodarczą w
    rozumieniu art. 28m ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT ani jako ukrytego zysku w rozumieniu art.
    28m ust. 3 ustawy o CIT. W celu zapewnienia przejrzystości i jednolitości praktyki
    księgowej, Wnioskodawca planuje uregulowanie powyższej sytuacji w przyjętej polityce
    rachunkowości Spółki poprzez wprowadzenie zasady, zgodnie z którą tego rodzaju
    wydatki – zwrócone w tym samym dniu do kasy Spółki – nie są kwalifikowane jako
    niezwiązane z działalnością gospodarczą.
    Ad 2.
    Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku gdy Spółka ponosi wydatki związane z pobytem
    pracowników w hotelach rezerwowanych za pośrednictwem platformy Booking.com, a
    właściciele hoteli zagranicznych – co stanowi częstą praktykę – nie wystawiają faktur
    dokumentujących taki pobyt, sam brak faktury nie powinien automatycznie skutkować
    uznaniem wydatku za niezwiązanego z działalnością gospodarczą w rozumieniu art. 28m
    ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT. Kluczowe znaczenie ma bowiem charakter wydatku oraz fakt, że
    Spółka dysponuje innymi dokumentami potwierdzającymi jego poniesienie, tj.
    potwierdzeniem płatności bankowej oraz potwierdzeniem rezerwacji i realizacji pobytu.
    Dokumenty te, zdaniem Wnioskodawcy, spełniają wymogi dowodu księgowego w
    rozumieniu art. 20 ust. 2 w zw. z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytania przedstawione przez Państwa we wniosku o
    wydanie interpretacji indywidualnej wyznaczają zakres przedmiotowy tego wniosku. W
    związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem
    wniosku (Państwa zapytań). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego
    stanowiska, nieobjęte pytaniami nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.
    Zgodnie z art. 28m ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
    prawnych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 2785 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”)
        Opodatkowaniu ryczałtem podlega dochód odpowiadający:
        1) wysokości zysku netto wypracowanego w okresie opodatkowania ryczałtem w
        części, w jakiej zysk ten został uchwałą o podziale lub pokryciu wyniku
        finansowego netto przeznaczony:
        a) do wypłaty udziałowcom, akcjonariuszom albo wspólnikom (dochód z tytułu
        podzielonego zysku) lub
        b) na pokrycie strat powstałych w okresie poprzedzającym okres opodatkowania
        ryczałtem (dochód z tytułu zysku przeznaczonego na pokrycie strat);
        2) wysokości ukrytych zysków (dochód z tytułu ukrytych zysków);
        3) wysokości wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą (dochód z
        tytułu wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą);
        4) nadwyżce wartości rynkowej składników przejmowanego majątku lub
        wniesionego w drodze wkładu niepieniężnego ponad wartość podatkową tych
        składników (dochód z tytułu zmiany wartości składników majątku) - w przypadku
        łączenia, podziału, przekształcenia podmiotów lub wniesienia w drodze wkładu
        niepieniężnego przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części;

        5) sumie zysków netto osiągniętych w każdym roku podatkowym stosowania
        opodatkowania ryczałtem w części, w jakiej te zyski nie były zyskami podzielonymi
        lub nie zostały przeznaczone na pokrycie straty (dochód z tytułu zysku netto) - w
        przypadku podatnika, który zakończył opodatkowanie ryczałtem;
        6) wartości przychodów i kosztów podlegających zgodnie z przepisami o
        rachunkowości zarachowaniu w roku podatkowym i uwzględnieniu w zysku
        (stracie) netto, które nie zostały uwzględnione w tym zysku (stracie) netto (dochód
        z tytułu nieujawnionych operacji gospodarczych).
    Stosownie art. 28m ust. 3 ustawy o CIT:
        Przez ukryte zyski, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rozumie się świadczenia
        pieniężne, niepieniężne, odpłatne, nieodpłatne lub częściowo odpłatne, wykonane
        w związku z prawem do udziału w zysku, inne niż podzielony zysk, których
        beneficjentem, bezpośrednio lub pośrednio, jest udziałowiec, akcjonariusz albo
        wspólnik lub podmiot powiązany bezpośrednio lub pośrednio z podatnikiem lub z
        tym udziałowcem, akcjonariuszem albo wspólnikiem, w szczególności:
        1) kwotę pożyczki (kredytu) udzielonej przez podatnika udziałowcowi,
        akcjonariuszowi albo wspólnikowi, w tym za pośrednictwem tworzonych z zysku
        funduszy, lub podmiotowi powiązanemu z udziałowcem, akcjonariuszem lub
        wspólnikiem oraz odsetki, prowizje, wynagrodzenia i opłaty od pożyczki (kredytu)
        udzielonej przez te podmioty podatnikowi;
        2) świadczenia wykonane na rzecz:
        a) fundacji prywatnej lub rodzinnej, podmiotu równoważnego takiej fundacji lub
        przedsiębiorstwa prowadzonego przez taką fundację albo taki podmiot, lub na
        rzecz beneficjentów takiej fundacji lub takiego podmiotu,
        b) trustu lub innego podmiotu albo stosunku prawnego o charakterze
        powierniczym;
        3) nadwyżkę wartości rynkowej transakcji określoną zgodnie z art. 11c ponad
        ustaloną cenę tej transakcji;
        4) nadwyżkę zwróconej kwoty dopłaty, wniesionej do spółki zgodnie z odrębnymi
        przepisami, ponad kwotę wniesionej dopłaty, przy czym jeżeli dopłata została
        wniesiona w walucie obcej, przeliczenia tej kwoty na złote dokonuje się według
        średniego kursu waluty obcej ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na dzień
        odpowiednio zwrócenia dopłaty i faktycznego jej wniesienia;
        5) wypłacone z zysku wynagrodzenie z tytułu umorzenia udziału (akcji), ze
        zmniejszenia wartości udziału (akcji), z wystąpienia wspólnika ze spółki, ze
        zmniejszenia udziału kapitałowego wspólnika w spółce;
        6) równowartość zysku przeznaczonego na podwyższenie kapitału zakładowego;
        7) darowizny, w tym prezenty i ofiary wszelkiego rodzaju;
        8) wydatki na reprezentację;
        9) dopłaty wypłacone w przypadku połączenia lub podziału podmiotów;
        10) odsetki od udziału kapitałowego, wypłacane na rzecz wspólnika przez spółkę;
        11) zysk przeznaczony na uzupełnienie udziału kapitałowego wspólnika spółki;
        12) świadczenia pieniężne i niepieniężne wypłacone w przypadku zmniejszenia
        udziału kapitałowego wspólnika w spółce.
    W myśl art. 28m ust. 4 ustawy o CIT:
        Do ukrytych zysków, o których mowa w ust. 1 pkt 2, nie zalicza się:

        1) wynagrodzeń z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 oraz art. 13 pkt 7, 8 i 9
        ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz
        zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłaconych osobie fizycznej -
        w części, w jakiej suma tych wynagrodzeń i zasiłków wypłacona w danym miesiącu
        tej osobie nie przekracza pięciokrotności średniego miesięcznego wynagrodzenia
        wypłacanego przez podatnika z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 oraz art.
        13 pkt 7, 8 i 9 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób
        fizycznych, nie więcej jednak niż pięciokrotności przeciętnego miesięcznego
        wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw, przy czym średnie i przeciętne
        miesięczne wynagrodzenie ustala się za miesiąc poprzedzający miesiąc dokonania
        wypłat osobie fizycznej;
        2) wydatków i odpisów amortyzacyjnych oraz odpisów z tytułu trwałej utraty
        wartości, związanych z używaniem samochodów osobowych, środków transportu
        lotniczego, taboru pływającego oraz innych składników majątku:
        a) w pełnej wysokości - w przypadku składników majątku wykorzystywanych
        wyłącznie na cele działalności gospodarczej,
        b) w wysokości 50% - w przypadku składników majątku, które nie są
        wykorzystywane wyłącznie na cele działalności gospodarczej;
        3) kwoty pożyczki (kredytu) zwróconej przez podatnika udziałowcowi
        akcjonariuszowi lub wspólnikowi lub podmiotowi powiązanemu, z wyłączeniem
        odsetek, prowizji, wynagrodzeń i opłat.
    Z kolei art. 28m ust. 5 ustawy o CIT, stanowi, że:
        W przypadkach, o których mowa w ust. 4 pkt 2 lit. a oraz ust. 4a pkt 1, ciężar
        dowodu, że składnik majątku jest wykorzystywany wyłącznie na cele działalności
        gospodarczej, spoczywa na podatniku.
    Zgodnie z treścią powołanego wyżej art. 28m ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT, opodatkowaniu
    ryczałtem podlega m.in. dochód odpowiadający wysokości ukrytych zysków (dochód z
    tytułu ukrytych zysków).
    Jak wskazano powyżej, definicję ukrytych zysków zawiera art. 28m ust. 3 ustawy o CIT,
    zgodnie z którym przez ukryte zyski rozumie się świadczenia pieniężne, niepieniężne,
    odpłatne, nieodpłatne lub częściowo odpłatne, wykonane w związku z prawem do udziału
    w zysku, inne niż podzielony zysk, których beneficjentem, bezpośrednio lub pośrednio,
    jest udziałowiec albo akcjonariusz lub podmiot powiązany bezpośrednio lub pośrednio z
    podatnikiem lub z tym udziałowcem lub akcjonariuszem.
    Dochód z tytułu ukrytego zysku powstaje w wyniku wszelkich świadczeń związanych z
    funkcjonowaniem podatnika w grupie podmiotów powiązanych, których beneficjentem
    jest wspólnik lub inny podmiot powiązany (bezpośrednio lub pośrednio) z podatnikiem
    (spółką) lub z jego wspólnikiem. Aby świadczenie uznane było za ukryty zysk powinno być
    związane z wywieraniem wpływu na działanie i decyzje spółki będącej podatnikiem
    ryczałtu. Innymi słowy, świadczenie powinno bezpośrednio lub pośrednio wynikać z
    uzgodnień pomiędzy podmiotami powiązanymi, niezależnie od ich formy. Świadczenie
    uznane za ukryty zysk, w przypadku którego stroną jest wspólnik spółki opodatkowanej
    ryczałtem, może być ocenianie w kontekście świadczenia ekwiwalentnego dywidendzie.
    Takie świadczenie powstanie m.in. w sytuacji, kiedy podatnik dokonując czynności
    prawnej (jednej lub wielu) osiąga taki sam efekt ekonomiczny, jaki osiągnąłby poprzez
    wypłatę zysku w formie dywidendy.
    W katalogu dochodów do opodatkowania w systemie ryczałtu ustawodawca w art. 28m
    ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT wymienił również dochód z tytułu wydatków niezwiązanych z
    działalnością gospodarczą. Dochód z tytułu wydatków niezwiązanych z działalnością
    gospodarczą podatnika odpowiada wysokości takich wydatków.

    Dochody niezwiązane z działalnością gospodarczą mogą częściowo pokrywać się z
    dochodami stanowiącymi ukryte zyski. W przypadku jednak wydatków niezwiązanych z
    działalnością gospodarczą nie jest konieczne i wymagane badanie powiązań z podmiotem
    na rzecz którego dokonywana jest wypłata lub z którym dokonuje się transakcji.
    Ustawa nie zawiera definicji pojęcia ,,wydatek niezwiązany z działalnością gospodarczą”.
    Tutaj, jednakże, w pewnym stopniu pomocny może być wydany przez Ministerstwo
    Finansów „Przewodnik do Ryczałtu od dochodów spółek” z dnia 23 grudnia 2021 r., w
    którym zaznaczono, iż „Sposób kwalifikacji tego dochodu uzależniony jest od
    indywidualnego stanu faktycznego, w jakim pozostaje spółka. W ocenie wydatków
    kwalifikujących się do tego rodzaju dochodów można się posiłkować kwalifikacją
    wydatków do kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art.
    15 ust. 1, wynikającą z praktyki podmiotu jak również bogatego orzecznictwa sądowo-
    administracyjnego. Wprawdzie pojęcie „wydatki niezwiązane z działalnością gospodarczą”
    nie jest tożsame z pojęciem „wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów”,
    jednak należy zwrócić uwagę na podobieństwo, jakie może je cechować. Podobieństwa
    pomiędzy wydatkami niezwiązanymi z działalnością gospodarczą a wydatkami
    niestanowiącymi kosztów uzyskania przychodu, należy upatrywać przede wszystkim w
    celu ich poniesienia. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu
    osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia
    źródła przychodów. Te same cele powinny realizować wydatki związane z działalnością
    gospodarczą Należy bowiem zwrócić uwagę, że jedną z immanentnych cech działalności
    gospodarczej, która wyróżnia ją od innego rodzaju aktywności, jest jej zarobkowy
    charakter”.
    Z przedstawionego opisu sprawy wynika m.in., że są Państwo opodatkowani ryczałtem od
    dochodów spółek, tzw. estońskim CIT. Spółka posiada rachunek bankowy, z którego
    dokonywane są płatności zarówno za wydatki związane z prowadzoną działalnością, jak i –
    sporadycznie – za wydatki prywatne wspólników (np. opłaty za karnet sportowy, pobyt w
    hotelu). W przypadku poniesienia wydatku prywatnego przez spółkę, wspólnik dokonuje
    zwrotu środków tego samego dnia do kasy spółki. W polityce rachunkowości spółki
    przewidziano zapis, iż w przypadku wystąpienia tego typu zdarzeń gospodarczych
    wspólnik ma obowiązek zwrócić kwotę do kasy najpóźniej w dniu dokonania płatności.
    Przedmiotem Państwa wątpliwości jest w pierwszej kolejności kwestia ustalenia czy Spółka
    opodatkowana ryczałtem od dochodów spółek (estońskim CIT), dokonując płatności za
    wydatki prywatne wspólnika, które następnie wspólnik zobowiązany jest zwrócić do kasy
    Spółki najpóźniej tego samego dnia, zobowiązana jest do rozpoznania dochodu do
    opodatkowania w ryczałcie od dochodów spółek, w szczególności czy taki wydatek należy
    traktować jako ukryty zysk lub wydatek niezwiązany z działalnością gospodarczą.
    Odnosząc się do Państwa wątpliwości zauważyć należy, że samo opłacenie prywatnego
    wydatku wspólnika może formalnie wyglądać jak świadczenie na rzecz wspólnika, czyli
    potencjalny ukryty zysk. Jednak decydujące jest to, że wspólnik dokonuje zwrotu środków
    Spółce w pełnej kwocie tego samego dnia, więc Spółka ostatecznie nie ponosi
    ekonomicznego ciężaru przeprowadzonej transakcji. Transakcja taka ma charakter
    techniczny i nie skutkuje trwałym uszczupleniem majątku spółki. Tym samym w opisanej
    sytuacji nie powstanie ani ukryty zysk, ani wydatek nie związany z działalnością
    gospodarczą. Kluczowe jest jednak odpowiednie udokumentowanie zwrotu – przelewem
    tego samego dnia lub w kasie z KP/KW, aby nie było wątpliwości, że to nie była forma
    dofinansowania wspólnika.
    W świetle powyższego, Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku
    Nr 1 należało uznać za prawidłowe.
    Z przedstawionego opisu sprawy i jego uzupełnienia wynika również, że Spółka finansuje
    noclegi pracowników w związku z wyjazdami służbowymi. Rezerwacje noclegów
    dokonywane są za pośrednictwem portalu Booking.com. Właściciele apartamentów/hoteli
    nie zawsze wystawiają fakturę dokumentującą pobyt. W takiej sytuacji spółka posiada

    potwierdzenie płatności z rachunku bankowego, potwierdzenie rezerwacji albo rachunek
    /kwit hotelowy wydany przez obiekt noclegowy (jeżeli jest dostępny). Wydatki na pobyt
    pracowników w hotelach związane są wyłącznie z realizacją obowiązków służbowych (...).
    Udział w targach (...) jest kluczowym elementem działalności gospodarczej Spółki, gdyż
    umożliwia prezentację oferty handlowej, nawiązywanie kontaktów oraz zabezpieczenie
    źródła przychodów. Wydatki obejmują wyłącznie koszty usług hotelowych,
    zakwaterowania pracowników w czasie wykonywania obowiązków służbowych. Spółka nie
    ponosi wydatków na dodatkowe usługi rekreacyjne, turystyczne czy wypoczynkowe. Z
    usług hotelowych korzystają wyłącznie osoby zatrudnione w Spółce i oddelegowane do
    wykonania określonych obowiązków służbowych. Dotyczy to zarówno pracowników
    etatowych, jak i wspólników Spółki, którzy – będąc jednocześnie zatrudnieni w Spółce –
    pełnią obowiązki pracownicze (...). W takich sytuacjach wspólnicy ci, wykonując zadania
    służbowe, korzystają z zakwaterowania wspólnie z pozostałymi pracownikami i występują
    w roli pracowników. Usługi hotelowe rezerwowane są wyłącznie w miejscowościach, w
    których odbywają się targi lub w bezpośrednim sąsiedztwie miejsc realizacji usług
    związanych z działalnością gospodarczą kontrahentów.
    Przedmiotem Państwa wątpliwości jest również kwestia ustalenia, czy ponosząc wydatki
    związane z pobytem pracowników w hotelach rezerwowanych za pośrednictwem
    platformy Booking.com, ale nie otrzymując faktury dokumentującej ten pobyt, gdzie
    jedynymi dowodami poniesienia wydatku są potwierdzenie płatności bankowej oraz
    potwierdzenie dokonania rezerwacji/pobytu, zobowiązani są Państwo uznać taki wydatek
    za niezwiązany z działalnością gospodarczą, wyłącznie z tego powodu, że Spółka nie
    dysponuje fakturą.
    Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:
        Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z
        odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu
        (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok
        podatkowy, a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości
        niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości
        odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
    Powyższy przepis wskazuje, że wydatki, które stanowić mają wydatki związane z
    działalnością gospodarczą spełniać powinny wymogi, jakie stawia dowodom księgowym
    ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.,
    dalej: „UoR”). Zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności
    warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w
    księgach rachunkowych wskazują art. 20, art. 21 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości.
    Zgodnie z art. 20 ust. 1 UoR:
        Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci
        zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
    Natomiast stosownie do art. 20 ust. 2 UoR:
        Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające
        dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
        1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
        2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
        3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
    Z przepisów tej ustawy wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych – w myśl
    art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości – są dowody księgowe stwierdzające dokonanie
    operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”. Księgi rachunkowe powinny być

    prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o
    rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22
    tej ustawy).
    Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o
    rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.
    Według art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości:
        W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych
        dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie
        operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych,
        sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak
        dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane
        podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
    Stosownie do art. 21 ust. 1 UoR:
        Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
        1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
        2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
        3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
        naturalnych;
        4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także
        datę sporządzenia dowodu;
        5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto
        składniki aktywów;
        6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
        rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
        rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
    Zgodnie z art. 21 ust. 1a UoR:
        Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
        1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
        2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
    Zgodnie z art. 21 ust. 1a UoR można zaniechać zamieszczania na dowodzie wymaganych
    danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 5 i 6. Dokument taki powinien być opisany
    (przez uprawnioną osobę) poprzez umieszczenie na nim danych i podpisu osoby, która
    dokonała opłat oraz opisu operacji gospodarczej, przy zastosowaniu ogólnie ustalonych,
    przez Spółkę zasad. Zaznaczyć należy, że potwierdzenie dokonania wydatku powinno
    znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym, tj.
    dokumentującym poniesiony wydatek, jego cel i związek z funkcjonowaniem podmiotu.
    Przywołane przepisy art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości ustalają zasady
    dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny
    odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.
    W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne – to jest zgodne z
    rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne
    od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.
    W myśl art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z
    2025 r. poz. 111 ze zm.):
        Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia
        sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

    Zgodnie z art. 181 ww. ustawy:
        Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi
        podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych,
        materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz
        inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej
        Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub
        kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania
        karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub
        wykroczenia skarbowe.
    W tym miejscu należy zwrócić uwagę, że postępowanie w sprawie wydawania interpretacji
    indywidualnych jest postępowaniem szczególnym, odrębnym i w tym sensie
    ograniczonym np. w stosunku do postępowania podatkowego i kontrolnego, że nie może
    obejmować postępowania dowodowego.
    Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia wydatku do ksiąg
    rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.
    Podejmując decyzję o poniesieniu określonych wydatków, podatnik winien w oparciu o
    racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek wydatku z prowadzoną działalnością
    gospodarczą.
    Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatki związane z pobytem
    pracowników w hotelach rezerwowanych za pośrednictwem platformy Booking.com,
    udokumentowane w sposób wskazany we wniosku, nie będą stanowić ukrytych zysków,
    ani wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą, nie będą zatem podlegać
    opodatkowaniu ryczałtem.
    Jak wynika z informacji wskazanych we wniosku i jego uzupełnieniu, wydatki te są
    wydatkami niezbędnymi, związanymi wyłącznie z realizacją obowiązków służbowych.
    Pracownicy delegowani są (...). Udział w targach (...) jest kluczowym elementem
    działalności gospodarczej Spółki, gdyż umożliwia prezentację oferty handlowej,
    nawiązywanie kontaktów oraz zabezpieczenie źródła przychodów. Wydatki obejmują
    wyłącznie koszty usług hotelowych, zakwaterowania pracowników w czasie wykonywania
    obowiązków służbowych. Spółka nie ponosi wydatków na dodatkowe usługi rekreacyjne,
    turystyczne, czy wypoczynkowe.
    Mając na uwadze powyższe, stwierdzić należy, że potwierdzenie rezerwacji hotelu oraz
    potwierdzenie płatności z rachunku bankowego jako niespełniające wszystkich warunków
    określonych przepisem art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, mogą być także
    zakwalifikowane jako dowody księgowe. Powyższe wynika z faktu, że zgodnie z art. 21 ust.
    1a ww. ustawy można zaniechać zamieszczania na dowodzie wymaganych danych, o
    których mowa w art. 21 ust. w pkt 5 i 6 ustawy o rachunkowości. Dokumenty takie
    powinny być opisane (przez uprawnioną osobę poprzez umieszczenie na nim danych i
    podpisu osoby, która dokonała opłat oraz opisu operacji gospodarczej, przy zastosowaniu
    ogólnie ustalonych przez Spółkę zasad). Zaznaczyć należy, że opisane przez Państwa
    potwierdzenia operacji dokonanych wydatków powinny znaleźć potwierdzenie w
    pozostałym posiadanym materiale dowodowym, tj. dokumentującym podróże służbowe,
    ich cel i związek z funkcjonowaniem podmiotu.
    Zatem zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do
    wydatków związanych z działalnością gospodarczą na podstawie opisanych dowodów
    księgowych, jednakże ostateczna ocena, czy wydatki zostały prawidłowo
    udokumentowane, leży w kompetencjach organów podatkowych właściwych dla Państwa
    w danej sprawie w toku odpowiedniego postępowania. Organ wydający interpretację
    indywidualną nie może natomiast dokonać takiej oceny, albowiem postępowanie o
    wydanie interpretacji indywidualnej wyklucza analizę materiału dowodowego w sprawie.
    Zatem, przedstawione przez Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we
    wniosku Nr 2, z powyższym zastrzeżeniem, należało uznać zatem za prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
    Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy
    rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie
    ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym
    wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu
    przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z
    dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
    Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
    zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się
    Państwo do interpretacji.
    - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
        Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe
        będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności
        będących przedmiotem decyzji wydanej:
        1) z zastosowaniem art. 119a;
        2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5
        ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
        3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
        Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
        decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
        praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.