Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.510.2020.2.KK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-11-16
Teza: Prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 13 sierpnia 2020 r. (data wpływu 18 sierpnia 2020 r.) uzupełnionym pismem z dnia 20 października 2020 r. (data wpływu 20 października 2020 r.) w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu z dnia 12 października 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.510.2020.1.KK (doręczone Stronie w dniu 13 października 2020 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 14 sierpnia 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, uzupełniony pismem z dnia 20 października 2020 r. (data wpływu 20 października 2020 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie tut. z dnia 12 października 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.510.2020.1.KK (doręczone Stronie w dniu 13 października 2020 r.) dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca („Spółka”) jest częścią międzynarodowej grupy (…) („Grupa”) prowadzącej działalność w sektorze ochrony zdrowia, w szczególności zajmując się produkcją i dystrybucją szerokiej gamy produktów, jak również działalnością w obszarze diagnostyki klinicznej i badań naukowych.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka nabywa różnego rodzaju towary oraz usługi od dostawców mających siedzibę zarówno na terytorium Polski, jak i poza jej granicami („Kontrahenci”).

Kontrahentami Spółki są m.in. uniwersytety, instytuty badawcze oraz laboratoria komercyjne. Spółka posiada siedzibę na terytorium Polski oraz jest zarejestrowana na terytorium kraju, jako podatnik podatku od towarów i usług („VAT”).

Co do zasady, towary oraz usługi nabywane przez Spółkę wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Jednocześnie, koszty ponoszone przez Spółkę w związku z nabyciem ww. towarów i usług związane są z działalnością gospodarczą Spółki. Zakupy towarów i usług, o których mowa powyżej, są dokumentowane fakturami VAT wystawianymi przez Kontrahentów w formie papierowej lub elektronicznej (faktury elektroniczne) - w tym fakturami otrzymywanymi pocztą elektroniczną i dostępnymi Online za pośrednictwem zewnętrznych systemów do wystawiania faktur elektronicznych.

Spółka przechowuje również dokumenty, na podstawie których dokonywane są z pracownikami rozliczenia wydatków poniesionych przez nich podczas wykonywania obowiązków służbowych, m.in. podczas podróży służbowej. Dokumentami takimi są w szczególności paragony, faktury, rachunki, bilety czy ewidencje przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki). Do 31 marca 2020 roku wymienione dokumenty Spółka przechowywała w formie papierowej.

Zgodnie z procedurami obiegu dokumentów obowiązującymi w Spółce przed 1 kwietnia 2020 r., wszystkie otrzymywane dokumenty potwierdzające zakup wprowadzane były do systemu odpowiadającego za kompleksowe zarządzanie przedsiębiorstwem (system SAP).

Faktury wysyłane przez Kontrahentów na adres siedziby Spółki oznaczane były datą wpływu w momencie ich otrzymania przez Spółkę. Faktury były następnie skanowane przez pracowników działu finansowego oraz przekazywane (w formie skanu oryginalnego dokumentu) do zewnętrznego systemu archiwizującego, który jest wykorzystywany na potrzeby Grupy. Oryginały faktur przechowywane były przez Spółkę lokalnie w siedzibie firmy.

Zgodnie z dotychczasowym modelem archiwizacji faktur zakupu opisanym powyżej, przechowywanie faktur otrzymanych od Kontrahentów w wersji papierowej odbywało się zatem dwupoziomowo: w wersji papierowej - w siedzibie Spółki oraz w wersji elektronicznej - w formie skanu oryginalnego dokumentu przechowywanego na zagranicznym serwerze centrum rozliczeniowego obsługującego płatności Grupy.

Ze względu na dużą skalę prowadzonej działalności oraz, co się z tym wiąże, bardzo dużą ilością otrzymywanych faktur i mając na uwadze konieczność ciągłego zwiększania powierzchni niezbędnej do przechowywania dokumentów, koszty ponoszone przez Spółkę w związku z obiegiem dokumentów w wersji papierowej sukcesywnie rosły.

W celu ograniczenia kosztów związanych z archiwizacją ww. dokumentów oraz usprawnienia procesu przechowywania, Spółka zdecydowała się na uproszczenie procedury archiwizacji otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupowych. Jedno z usprawnień, o których mowa powyżej, polegało na rezygnacji z przechowywania faktur w oryginalnej formie. W rezultacie, faktury otrzymywane od Kontrahentów archiwizowane i przechowywane są wyłącznie w wersji elektronicznej (w formie skanów oryginalnych dokumentów).

Założenia przyjętego przez Spółkę modelu archiwizacji i przechowywania dokumentów zakupowych są następujące.

1.  Kontrahenci Wnioskodawcy mają możliwość przekazywania faktur dokumentujących zakupy dokonane przez Spółkę w postaci faktury elektronicznej lub faktury papierowej. Dokumenty w formie skanów są każdorazowo oznaczane datą ich otrzymania przez Spółkę w systemie SAP.
2.  W przypadku faktur elektronicznych, Kontrahenci mają możliwość logowania się do systemu zarządzającego danymi finansowymi („Program do e-faktur”) w celu bezpośredniego wprowadzenia danych i wygenerowania przez siebie faktur elektronicznych. Program do e-faktur w dalszej kolejności łączy wprowadzone faktury z wystawionymi przez Spółkę zamówieniami i przekazuje je dalej do systemu SAP. W oparciu o tak wprowadzone dokumenty, Spółka może dokonać odpowiednich księgowań dla celów podatkowych.
3.  W przypadku faktur papierowych, są one wysyłane przez Kontrahentów na adres Spółki, która następnie przekazuje je do firmy zewnętrznej zajmującej digitalizacją („Firma digitalizująca”). Kontrahenci mają też możliwość kierowania faktur papierowych pocztą bezpośrednio do Firmy digitalizującej lub samodzielnego skanowania faktur i przekazywania tych skanów do Firmy digitalizującej.
4.  Firma digitalizująca zajmuje się skanowaniem otrzymanych faktur a na dalszym etapie wprowadzaniem dokumentów do systemu SAP, również tych otrzymanych drogą mailową w formie skanu od Kontrahenta. Na tym etapie odbywa się także wprowadzenie do systemu SAP danych zawartych na fakturze oraz dodatkowa weryfikacja i identyfikacja potencjalnych błędów, w sytuacji gdyby proces skanowania lub przesyłania danych został zaburzony.
5.  Poszczególnym fakturom nadawany jest jednocześnie odpowiedni numer dokumentu. Skany są również przekazywane do odpowiedniego centrum rozliczeniowego obsługującego płatności Grupy w celu wprowadzenia ich do odpowiednich systemów finansowych Grupy.
6.  Za datę otrzymania faktury przez Spółkę, przyjęto dzień wprowadzenia skanu dokumentu do systemu SAP, biorąc pod uwagę fakt, że w tym momencie Spółka po raz pierwszy ma możliwość zapoznania się z treścią faktury.
7.  System umożliwia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz przeszukiwanie zbioru faktur m.in. według numeru dokumentu lub poszczególnych pozycji wymienionych na fakturze. Faktury archiwizowane są w formie nieedytowalnej (w formacie danych PDF), co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów do systemu nie ma możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości lub treści. Serwery Spółki, na których przechowywane są faktury zakupowe w wersjach elektronicznych, znajdują się w Stanach Zjednoczonych. Za ich utrzymanie odpowiedzialny jest departament wewnętrzny IT Wnioskodawcy.
8.  Po wprowadzeniu skanów dokumentów do systemu Spółki oryginalne wersje faktur nie są dłużej przechowywane przez Spółkę i podlegają zniszczeniu przez Firmę digitalizującą. Dokumenty archiwizowane są w systemie, do którego dostęp mają tylko wskazane osoby - krąg osób mających dostęp do przechowanych faktur w formie elektronicznej jest zatem ograniczony.
9.  W przypadku faktur otrzymywanych od innych podmiotów z Grupy (faktury intercompany), obieg dokumentów ogranicza się jedynie do wersji elektronicznej, tj. Spółka nie otrzymuje wersji papierowych faktur. Wszelkie dane dotyczące transakcji oraz faktur - są umieszczane w systemie księgowym oraz na serwerze.
10.  Za pośrednictwem systemu SAP zapewniony jest bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli.

Ponadto, Spółka objęła opisanym powyżej modelem archiwizacji i przechowywania dokumentów również dokumenty inne niż faktury, takie jak np. zestawienia wydatków pracowniczych (w tym m.in. rachunki dokumentujące poniesione koszty w trakcie podróży służbowych), dokumenty przewozowe itp.

Zgodnie z założeniami przyjętego przez Spółkę modelu archiwizacji i przechowywania dokumentów pracowniczych:

1.  Elektroniczne przechowywanie dotyczy faktur VAT, paragonów i innych podobnych dokumentów otrzymywanych w formie papierowej, służących, co do zasady, za podstawę zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników Spółki.
2.  Plik powstały w wyniku zeskanowania ww. dokumentów przechowywany jest w formacie PDF.
3.  Plik powstały w wyniku zeskanowania ww. dokumentów jest załączany przez pracownika do elektronicznego wniosku o rozliczenie poniesionego wydatku w momencie raportowania wydatku w systemie wewnętrznym Spółki (wniosek taki podlega następnie rozpatrzeniu przez pracownika Spółki odpowiedzialnego za rozliczenie wydatków służbowych). Pracownik jest odpowiedzialny za kompletność oraz jakość przekazywanych dokumentów.
4.  W każdej chwili istnieje możliwość wydruku zeskanowych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych. Dodatkowo, w razie zaistnienia takiej potrzeby, Wnioskodawca może zapewnić organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej dostęp do zarchiwizowanych dokumentów.
5.  Skany dokumentów są archiwizowane jako załączniki do wniosków o zwrot wydatków raportowanych w wewnętrznym systemie Spółki przez okres wymagany przepisami prawa w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.
6.  Zeskanowane dokumenty mogą być wyszukiwane po numerze referencyjnym lub numerze indywidualnym pracownika składającego wniosek.
7.  Dostęp do zeskanowanych dokumentów jest ograniczony do wybranych pracowników Spółki, w tym pracownika składającego wniosek o zwrot wydatków służbowych, osób odpowiedzialnych za proces rozliczania wydatków oraz, w zależności od potrzeby, osób z określonych działów Spółki (np. z Działu Podatków).
8.  Ustawienia systemowe uniemożliwiają usunięcie załączników po zaaprobowaniu wydatków.
9.  Po zakończeniu procesu aprobaty zwrotu kosztów, faktury papierowe (a także paragony czy bilety) są niszczone.
10.  Pozostała dokumentacja pracownicza przekazywana jest w formie papierowej drogą pocztową do firmy zajmującej się obsługą płac Wnioskodawcy („Firma outsourcingowa”). Dokumenty przekazywane są również skanem za co odpowiedzialny jest dział finansowy Spółki.

W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana jest autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Spółka może zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), stosowane przez Wnioskodawcę procedury w zakresie sposobu przechowywania plików mają za zadanie zapobiegać modyfikacji danych (integralność), a zeskanowany dokument ma odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na nim zawartych (czytelność). Dodatkowo, dokumenty są zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami (na nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu), jak również przed uszkodzeniem oraz całkowitym zniszczeniem.

Dokumenty przechowywane są w wersji elektronicznej przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Spółka zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur przez cały okres ich elektronicznej archiwizacji.

W uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca wskazał, że zgodnie z wymaganiami wskazanymi w art. 106m ustawy o podatku od towarów i usług („ustawa o VAT”) autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury podatnik może zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Jednocześnie, przepisy prawa nie wskazują konkretnie w jaki sposób kontrole biznesowe powinny zostać prowadzone, w związku z czym podatnik posiada w tym zakresie pewną dowolność. Przykładowo, otrzymana przez podatnika faktura może zostać powiązana z daną dostawą lub świadczoną usługą poprzez posiadanie dokumentów takich jak umowa, zamówienie, dokumenty transportowe, które towarzyszą dokonywanym transakcjom, czy wprowadzenie procedur i dyscyplin służbowych w tym zakresie.

Zgodnie ze stanowiskiem przedstawionym przez Wnioskodawcę we wniosku, przyjęta przez Spółkę procedura elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które umożliwiają ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury wprowadzone do systemu SAP podlegają weryfikacji i badaniu w zakresie poprawności zawartych w nich danych. Przede wszystkim, weryfikowana jest prawidłowość danych dostawcy towarów lub usług oraz zgodność towaru/usługi wskazanej na fakturze z danymi uwidocznionymi na właściwym zamówieniu. Poszczególnym fakturom nadawany jest jednocześnie odpowiedni numer dokumentu. Skany są również przekazywane do odpowiedniego centrum rozliczeniowego obsługującego płatności Grupy w celu wprowadzenia ich do odpowiednich systemów finansowych Grupy. Dodatkowo, istnieje możliwość przyporządkowania do poszczególnej faktury dokumentów innych niż faktury, w tymi m.in. dokument zamówienia czy dokumenty przewozowe.

Wynikiem wdrożonej procedury jest zatem zapewnienie, że faktura zakupu podlega należytej kontroli podczas wprowadzania do systemu i możliwe będzie jej odpowiednie powiązanie z innymi informacjami oraz dokumentami uzupełniającymi. Procedura ta umożliwia Spółce potwierdzenie przebiegu transakcji nie tylko w oparciu o dokumenty wewnętrzne (zamówienie) ale także o dokumenty otrzymane od kontrahenta oraz osoby trzecie (np. firma transportowa).

Podobnie Spółka archiwizuje również faktury VAT, paragony i inne podobne dokumenty otrzymywane w formie papierowej, służące, co do zasady, za podstawę zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników Spółki. Plik powstały w wyniku zeskanowania ww. dokumentów jest załączany przez pracownika do elektronicznego wniosku o rozliczenie poniesionego wydatku w momencie raportowania wydatku w systemie wewnętrznym Spółki.

W konsekwencji, Spółka pragnie wskazać, że zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w tym między innymi poprzez weryfikację treści zawartej na fakturze czy możliwość przyporządkowania poszczególnych faktur do innych dokumentów znajdujących się w systemie SAP.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania (pytanie nr 1 i 2 z wniosku):

1.  Czy opisany w stanie faktycznym elektroniczny obieg dokumentów jest zgodny z przepisami art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur?
2.  Przy założeniu, że spełnione są standardowe warunki odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, tj. w szczególności nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, oraz nie zostały wymienione w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartym w art. 88 powołanej ustawy, a transakcja jest udokumentowana fakturą - Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanu oryginalnego dokumentu?

Zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest stanowisko, zgodnie z którym:

1.  Opisany w stanie faktycznym elektroniczny obieg dokumentów jest zgodny z przepisami art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur zgodnie z powołanymi przepisami o VAT.
2.  Przy założeniu, że spełnione są standardowe warunki odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, tj. w szczególności nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, oraz nie zostały wymienione w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartym w art. 88 powołanej ustawy, a transakcja zostanie udokumentowana fakturą - Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanu oryginalnego dokumentu.

W zakresie pytania 1.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać dokumenty, w szczególności faktury, związane z rozliczaniem podatku VAT do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury otrzymane oraz wystawione przez podatnika powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Co do zasady, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Niemniej, ograniczenie powyższe nie ma zastosowania w stosunku do faktur, które przechowywane są poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający właściwym organom dostęp on-line do tych faktur. W takim przypadku, podatnicy mają obowiązek zapewnić organom (na ich żądanie) bezzwłoczny dostęp do faktur oraz możliwość ich bezzwłocznego poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Jednocześnie należy wskazać, że przepisy ustawy o VAT nie zawierają wprost uregulowań odnoszących się do możliwości przechowywania faktur wyłącznie w formie cyfrowego skanu faktury. Niemniej jednak, obowiązujące regulacje nie przewidują żadnej zastrzeżonej formy, w jakiej dokumenty takie powinny być przechowywane - w szczególności z obowiązujących przepisów nie wynika obowiązek przechowywania faktur w postaci, w której zostały one wystawione i otrzymane (tj. w oryginalnej postaci). Tym samym, należy uznać, że przepisy nie wykluczają możliwości przechowywania w wersji elektronicznej (w tym w formie skanów oryginalnych dokumentów) faktur otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej - o ile spełnione zostaną wymogi archiwizowania dokumentów określone w cytowanych powyżej przepisach.

Z uwagi na fakt, iż przepisy nie precyzują jakiej formy (papierowej czy elektronicznej) przechowywania dokumentów dotyczą opisane w ww. przepisach warunki przechowywania dokumentów, należy uznać, że powinny być one spełnione zarówno w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie papierowej, jak i elektronicznej.

W konsekwencji, w oparciu o aktualne brzmienie przepisów ustawy o VAT w zakresie zasad przechowywania faktur, należy uznać, że dopuszczalny jest każdy sposób przechowywania faktur, o ile spełnione są łącznie następujące warunki:

1.  faktury przechowywane są do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku;
2.  faktury przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie;
3.  zapewniona jest autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania;
4.  faktury przechowywane są w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur, w tym ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zdaniem Spółki opisana w stanie faktycznym procedura elektronicznego obiegu dokumentów spełnia wskazane powyżej warunki, co zostało szczegółowo opisane poniżej.

Ad a) Przechowywanie dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia.

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego, wszystkie faktury są archiwizowane na serwerach Spółki przez okres wymagany przepisami prawa. Należy zatem uznać, że warunek dotyczący okresu przechowywania dokumentów jest przez Spółkę spełniony.

Ad b) Przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

W przyjętym modelu, faktury przechowywane są wyłącznie w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, których dana faktura dotyczy.

Wykorzystywany do ww. celów system informatyczny umożliwia użytkownikowi wgląd do faktur z poszczególnych okresów rozliczeniowych, w tym np. do dokumentów dotyczących określonego miesiąca.

Tym samym w ocenie Spółki, przyjęty przez nią model archiwizacji dokumentów spełnia warunek przechowywania dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe.

Ponadto, również warunek przechowywania dokumentów w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie należy uznać za spełniony.

W szczególności, łatwość odszukania i zapoznania się z konkretnymi fakturami lub ich zbiorami gwarantowana jest przez wykorzystanie osobnych folderów i oznaczeń dokumentów, jak również z uwagi na istniejącą funkcjonalność systemu pozwalającą na automatyczne wyszukiwanie danych i dokumentów według żądanego kryterium (np. kryterium dostawcy).

Każda zeskanowana wersja faktury otrzymuje unikatowy numer wewnętrzny (tzw. numer księgowy lub nr faktury). Uprawniona do podglądu danej faktury osoba może szybko odszukać daną fakturę przede wszystkim na podstawie numeru dostawcy lub okresu rozliczeniowego.

W świetle powyższego należy uznać, iż opisany w stanie faktycznym elektroniczny obieg dokumentów spełnia warunki przechowywania faktur:

*   w podziale na okresy rozliczeniowe, oraz
*   w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

Ad c) Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania.

Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT:

1.  podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury;
2.  przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
3.  przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura;
4.  autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług;
5.  poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
    *   kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
    *   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Przenosząc wymogi wskazane w ustawie o VAT na grunt niniejszej sprawy stwierdzić należy, że Spółka przechowuje faktury zakupowe zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Faktury przechowywane przez Spółkę są bowiem cyfrowym zapisem faktur otrzymanych od Kontrahentów, dostępne są w siedzibie Spółki oraz możliwe jest ich wyszukanie po wybranych argumentach (a w szczególności po dacie faktury, czy nazwie kontrahenta). Bez znaczenia w tym zakresie pozostaje fakt, że faktury te są zapisywane na serwerze zlokalizowanym w Stanach Zjednoczonych, gdyż - jak już podkreślono - są one dostępne on-line, więc organy podatkowe mają możliwość dostępu do tych faktur np. w siedzibie Spółki.

Należy podkreślić, że w ramach opisanej procedury archiwizacji faktur zapewniona jest także:

*   autentyczność pochodzenia faktury, gdyż faktury przechowywane przez Spółkę są cyfrowym zapisem obrazu faktury - co przekłada się na pewność co do tożsamości dostawcy;

*   integralność treści faktury, ponieważ faktury po ich przesłaniu do systemu SAP (faktury otrzymane w formie elektronicznej) lub zeskanowaniu i przesłaniu do systemu SAP (faktury otrzymane w formie papierowej) nie są modyfikowane (nie jest zmieniana ich treść - faktury przechowywane przez Spółkę są cyfrowym zapisem ich obrazu w postaci nieedytowalnego pliku PDF).

Przepisy ustawy o VAT nie wskazują natomiast co należy rozumieć przez czytelność faktury. Zgodnie z potocznym rozumieniem pojęcia „czytelny” wskazanym w słowniku języka polskiego, słowo to oznacza: „łatwy do odczytania”, „zrozumiały” (sjp.pwn.pl/szukaj/czytelny).

W świetle powyższego czytelność faktury oznacza możliwość zrozumiałego odczytania wszystkich danych zawartych na fakturze.

Mając na uwadze taką interpretację, w ocenie Spółki zapewniona jest czytelność faktur, m.in. przez użycie skanera o odpowiednich parametrach technicznych pozwalających na zapis obrazu cyfrowego o wysokiej rozdzielczości zapewniającej odpowiednią jakość obrazu.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT). Przepisy ustawy o VAT nie wskazują precyzyjnie, w jaki sposób podatnik ma zagwarantować spełnienie tych warunków. Przepisy wskazują jedynie, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). W przypadku faktur elektronicznych, przepisy ustawy o VAT zawierają również przykładowe metody, z których podatnik może w tym zakresie skorzystać. Są to m.in. wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz elektronicznej wymiany danych (art. 106m ust. 5 ustawy o VAT).

Za kontrole biznesowe można uznać takie rozwiązania biznesowe, które dają możliwość powiązania wystawionej/otrzymanej faktury z dokonaną dostawą w dowolny sposób, np. poprzez posiadanie przez podatnika dokumentów takich jak umowa, zamówienie, dokumenty transportowe, które towarzyszą dokonywanym transakcjom, oraz wprowadzenie procedur i dyscyplin służbowych w tym zakresie. Kontrole biznesowe powinny być dostosowane do indywidualnych warunków poszczególnych podatników. Za wiarygodną ścieżkę audytu należy natomiast uznać łatwy i przejrzysty sposób powiązania posiadanych przez podatnika dokumentów z dokonaną transakcją, który potwierdza fakt, że dana dostawa miała miejsce na warunkach określonych w dokumentacji.

Jak wynika z opisu stanu faktycznego, w analizowanej sytuacji:

*   po przeprowadzonej weryfikacji dokumenty są skanowane, a stosowany przez Spółkę nieedytowalny format PDF uniemożliwia modyfikację informacji na nich zawartych, co gwarantuje niezmienność i integralność ich treści. Format PDF (skan) prezentuje treść faktury oraz innych dowodów księgowych w postaci niezmienionej wobec tej utworzonej przez wystawcę, zapewniając jednocześnie czytelność obrazu i możliwość otworzenia plików w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie w każdym systemie komputerowym;

*   elektroniczny obraz faktury, który jest możliwy do odczytu i wydrukowania w każdym czasie jest zatem tożsamy z oryginalną, pierwotnie otrzymaną fakturą;

*   dokumenty archiwizowane są w systemie, do którego dostęp mają tylko wskazane osoby będące pracownikami Spółki - krąg osób mających dostęp do przechowanych faktur w formie elektronicznej jest zatem ograniczony;

*   przechowywanie otrzymanych faktur wyłącznie w formacie elektronicznym poprzez zeskanowanie faktury zapobiega utracie czytelności faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.

Wskazana powyżej procedura elektronicznego obiegu dokumentów, którą Spółka wprowadziła, gwarantująca m.in.:

*   autoryzację dostępu do przechowywanych faktur,

*   dostęp do faktur ograniczonej grupy osób z odpowiednim poziomem uprawnień,

*   ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu, tj. prześledzenie faktycznego przebiegu transakcji poprzez połączenie dodatkowych dokumentów z fakturami,

*   stosowanie w elektronicznym fakturowaniu nieedytowalnego i czytelnego formatu PDF,

\- pozwala Spółce zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur zgodnie z przepisami art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT.

Ad d) Przechowywanie faktur w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur, w tym ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przepis art. 112a ust. 2 ustawy o VAT przewiduje, że podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju (tak jak Wnioskodawca) są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (tj. Polski). Jednakże ust. 3 powyższej regulacji przewiduje wyjątek od powyższej zasady wskazując, iż przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Ponadto, art. 112a ust. 4 ustawy o VAT precyzuje dodatkowy wymóg, iż podatnicy przechowujący faktury w formie elektronicznej muszą zapewnić, na żądanie organu podatkowego, bezzwłoczny dostęp do faktur, bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W tym zakresie Wnioskodawca pragnie wskazać, że przyjęty system archiwizacji faktur umożliwia dostęp on-line do przechowywanych faktur, na wypadek pojawienia się takiego żądania ze strony organów podatkowych.

W ocenie Wnioskodawcy, pojęcie „dostęp on-line” nie powinno być rozumiane jako stały dostęp do faktur (tj. przez 365 dni w roku i przez 24 godziny na dobę, nawet bez zgłoszenia żądania przez organ podatkowy/organ kontroli skarbowej), w ramach którego faktury mogą być w każdej chwili pobrane. Wymóg udzielenia dostępu on-line do faktur należy, zdaniem Spółki, rozumieć jako obowiązek udzielenia dostępu on-line do faktur w przypadku zgłoszenia takiego żądania przez organ podatkowy/kontroli skarbowej i na okres, którego to żądanie dotyczy.

Ponadto, zdaniem Spółki, powyższy wymóg może być spełniony zarówno poprzez udzielenie organowi bezpośredniego dostępu on-line do bazy faktur przechowywanych w formie elektronicznej, jak również poprzez udzielenie dostępu do tych danych za pośrednictwem innych, przekazanych organowi za jego zgodą nośników elektronicznych, np. DVD, CD, pamięci USB (tzw. pendrive), w zgodzie z obowiązującymi w tym zakresie regulacjami proceduralnymi Ordynacji Podatkowej

Biorąc pod uwagę przywołane powyżej regulacje, Wnioskodawca pragnie wskazać, że przyjęty model archiwizacji i przechowywania dokumentów zakłada, że za pośrednictwem systemu Spółki zapewniony jest bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe jest każdorazowo niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej.

Stanowisko, zgodnie z którym przechowywanie faktur w formie skanów dokumentów spełnia warunki zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur w podobnych do Spółki stanach faktycznych potwierdza jednolita linia interpretacyjna Ministra Finansów, przykładowo:

*   interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 grudnia 2016 r. sygn. 3063-ILPP1-3.4512.133.2016.1.JNa, cyt.: „Procedura przechowywania obejmowała będzie przesłanie w formacie PDF Zeskanowanych dokumentów do usługodawcy, który wprowadzi je do systemu DFM Wnioskodawcy (wraz z kluczowymi informacjami stanowiącymi „metrykę” np. nazwa kontrahenta, numer faktury, data sprzedaży, data dokumentu, etc.). Następnie wprowadzone do systemu DFM Zeskanowane dokumenty poddane zostaną, określonym przez Wnioskodawcę, procedurom weryfikacji, a zatwierdzenie Skanu równoznaczne będzie z zaksięgowaniem i ujęciem dokumentu w stosowanym przez Spółkę systemie finansowo-księgowym SAP. Odpowiedzialni będą za to wyznaczeni pracownicy Wnioskodawcy: Zeskanowane dokumenty będą przechowywane w formacie PDF, przy czym dla każdego Skanu zostanie nadany numer, umieszczony również w treści pliku PDF, odpowiadający numerowi transakcji ujętej w systemie SAP. Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po zeskanowaniu faktur papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym, papierowe wersje faktur będą niszczone (\`(...)\`) Te same procedury będą miały zastosowanie do faktur otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej (\`(...)\`) Zatem przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie elektronicznej oraz faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę (\`(...)\`) będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.”

*   interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 października 2017 r. sygn. 0112-KDIL2-3.4012.349.2017.2.BC, cyt.: „faktury zeskanowane, które dotyczą sprzedaży będą przechowywane w formacie PDF w podziale na miesiące kalendarzowe. W stosunku do tych faktur zachowana zostanie autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tak jak w przypadku dokumentów papierowych. Należy zatem uznać, że Wnioskodawca spełni wszelkie wymogi ustawowe w zakresie przechowywania wystawianych faktur.”

Mając na uwadze powyższe w ocenie Wnioskodawcy należy uznać, że opisany w stanie faktycznym elektroniczny system archiwizacji dokumentów w postaci skanów oryginalnych dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

W zakresie pytania 2.

Zdaniem Spółki, jeżeli spełnione zostaną standardowe warunki odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, tj. w szczególności nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, oraz nie zostały wymienione w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartym w art. 88 powołanej ustawy, a transakcja jest udokumentowana fakturą - Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej (w tym w formie skanów oryginalnych dokumentów).

Zgodnie z brzmieniem przepisu art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 tej ustawy, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Zgodnie natomiast z przepisem art. 86 ust. 2 pkt 1 przywoływanej ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku, określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Ponadto, w myśl z art. 86 ust. 10 przedmiotowej ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Natomiast w przypadku gdy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług oraz dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi, to zgodnie z art. 86 ust. l0b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Dodatkowo, art. 88 ustawy o VAT zawiera katalog towarów i usług, w stosunku do których nie stosuje się obniżenia podatku VAT należnego.

Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego jest zatem na gruncie obowiązujących regulacji VAT uzależnione od łącznego spełnienia trzech podstawowych przesłanek:

*   dysponowania przez podatnika fakturą dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług;

*   wykorzystywania przez podatnika zakupionych towarów i usług do wykonywania czynności opodatkowanych (tj. do prowadzenia działalności opodatkowanej VAT);

*   nabywane towary i usługi nie zostały wymienione w katalogu wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu.

Przepisy ustawy o VAT nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. W szczególności, w tym zakresie na równi traktowane są zarówno faktury papierowe jak i faktury w postaci zdematerializowanej (faktury elektroniczne).

Na prawo do odliczenia nie ma, w ocenie Wnioskodawcy, żadnego wpływu fakt, że faktura zakupowa wystawiona i przesłana przez Kontrahenta w formie papierowej lub wprowadzona do systemu przez inny podmiot z Grupy (w przypadku faktur intercompany) jest przechowywana przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu procedury archiwizacji, wskazanej w opisie stanu faktycznego. Jak Spółka wskazywała w uzasadnieniu do pytania 1, w opinii Spółki, polskie regulacje VAT pozwalają na przechowywanie przez podatników faktur papierowych w formie elektronicznej i nie ograniczają z tego powodu prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur.

W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, za poprawne należy uznać stanowisko, zgodnie z którym, przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki odliczenia podatku na gruncie ustawy o VAT, Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zarówno w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie papierowej, jak i elektronicznej – w tym na podstawie faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w elektronicznym archiwum (tj. formie elektronicznych skanów oryginalnych dokumentów).

Stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie znajduje poparcie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Ministra Finansów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy o VAT - przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Wszelkie dane jakie powinna zawierać faktura wymienione zostały w art. 106e ustawy.

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy – minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1.  konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
2.  niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa znaczne ilości towarów i usług, których zakup jest udokumentowany fakturami VAT, wystawianymi przez Kontrahentów w formie papierowej lub elektronicznej (faktury elektroniczne) - w tym fakturami otrzymywanymi pocztą elektroniczną i dostępnymi Online za pośrednictwem zewnętrznych systemów do wystawiania faktur elektronicznych.

Spółka przechowuje również dokumenty, na podstawie których dokonywane są z pracownikami rozliczenia wydatków poniesionych przez nich podczas wykonywania obowiązków służbowych, m.in. podczas podróży służbowej. Dokumentami takimi są m.in.; paragony, faktury, rachunki, bilety.

Spółka zamierza przechowywać faktury, dokumentujące zakup towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą wyłącznie w formie elektronicznej.

Wnioskodawca zamierza stosować procedury zapewniające autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Spółka może zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), stosowane przez Wnioskodawcę procedury w zakresie sposobu przechowywania plików mają za zadanie zapobiegać modyfikacji danych (integralność), a zeskanowany dokument ma odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na nim zawartych (czytelność). Dodatkowo, dokumenty są zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami (na nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu), jak również przed uszkodzeniem oraz całkowitym zniszczeniem. Dokumenty przechowywane są w wersji elektronicznej przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego.

Ponadto Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które umożliwiają ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury wprowadzone do systemu SAP podlegają weryfikacji i badaniu w zakresie poprawności zawartych w nich danych. Przede wszystkim, weryfikowana jest prawidłowość danych dostawcy towarów lub usług oraz zgodność towaru/usługi wskazanej na fakturze z danymi uwidocznionymi na właściwym zamówieniu. Poszczególnym fakturom nadawany jest jednocześnie odpowiedni numer dokumentu. Skany są również przekazywane do odpowiedniego centrum rozliczeniowego obsługującego płatności Grupy w celu wprowadzenia ich do odpowiednich systemów finansowych Grupy. Dodatkowo, istnieje możliwość przyporządkowania do poszczególnej faktury dokumentów innych niż faktury, w tymi m.in. dokument zamówienia czy dokumenty przewozowe.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej skanów Faktur oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z nich wynikającego.

Jak wynika z powołanych powyżej przepisów prawa, aby Spółka miała prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług należy przeanalizować sposób:

1.  prawidłowego przechowywania faktur w formie elektronicznej zgodnie z obowiązującą ustawą oraz
2.  wykorzystywania nabycia towarów i usług do wykonania czynności opodatkowanych podatkiem VAT przez podatnika podatku VAT na podstawie otrzymanej faktury.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka zamierza przechowywać Faktury, dokumentujące zakup towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą wyłącznie w formie elektronicznej. Wnioskodawca zamierza stosować procedury zapewniające autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Spółka może zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), stosowane przez Wnioskodawcę procedury w zakresie sposobu przechowywania plików mają za zadanie zapobiegać modyfikacji danych (integralność), a zeskanowany dokument ma odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na nim zawartych (czytelność). Dodatkowo, dokumenty są zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami (na nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu), jak również przed uszkodzeniem oraz całkowitym zniszczeniem. Dokumenty przechowywane są w wersji elektronicznej przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Ponadto Spółka zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur przez cały okres ich elektronicznej archiwizacji. Wnioskodawca zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które umożliwiają ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury wprowadzone do systemu SAP podlegają weryfikacji i badaniu w zakresie poprawności zawartych w nich danych. Przede wszystkim, weryfikowana jest prawidłowość danych dostawcy towarów lub usług oraz zgodność towaru/usługi wskazanej na fakturze z danymi uwidocznionymi na właściwym zamówieniu. Poszczególnym fakturom nadawany jest jednocześnie odpowiedni numer dokumentu. Skany są również przekazywane do odpowiedniego centrum rozliczeniowego obsługującego płatności Grupy w celu wprowadzenia ich do odpowiednich systemów finansowych Grupy. Dodatkowo, istnieje możliwość przyporządkowania do poszczególnej faktury dokumentów innych niż faktury, w tymi m.in. dokument zamówienia czy dokumenty przewozowe. Wynikiem wdrożonej procedury jest zatem zapewnienie, że faktura zakupu podlega należytej kontroli podczas wprowadzania do systemu i możliwe będzie jej odpowiednie powiązanie z innymi informacjami oraz dokumentami uzupełniającymi. Procedura ta umożliwia Spółce potwierdzenie przebiegu transakcji nie tylko w oparciu o dokumenty wewnętrzne (zamówienie) ale także o dokumenty otrzymane od kontrahenta oraz osoby trzecie (np. firma transportowa).

W odniesieniu zaś do wątpliwości Wnioskodawcy odnośnie elektronicznego obiegu dokumentów należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że w opisanej sprawie planowany przez Wnioskodawcę system obiegu dokumentów w tym archiwizacji i przechowywania dokumentów (faktury i dokumenty zrównane z nimi) w postaci elektronicznej będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktury oraz pozwala, jak wskazuje Spółka na ich łatwe odszukanie. Dodatkowo, dokumenty są zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami (na nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu), jak również przed uszkodzeniem oraz całkowitym zniszczeniem. Ponadto faktury w ramach elektronicznego obiegu dokumentów będą archiwizowane aż do momentu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zatem należy stwierdzić, że opisany elektroniczny sposób przechowywania faktur i dokumentów zrównanych z nimi będzie zgodny z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego, o których mowa w art. 106m ustawy oraz art. 112 i art. 112a ustawy.

Odnośnie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

W myśl art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Na podstawie art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Ponadto należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Stosownie do art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc oceniana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Jak wynika z opisu sprawy Wnioskodawca jest czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT oraz nabyte towary i usługi będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych VAT, a koszty ponoszone przez Spółkę w związku z nabyciem ww. towarów i usług związane są z działalnością gospodarczą Spółki. Ponadto transakcje nabywania towarów i usług dokumentowane są fakturami.

Podsumowując, przechowywanie i archiwizowanie faktur zgodnie z procedurami opisanymi we wniosku, pozwoli spełnić warunki określone w art. 112, art. 112a i art. 106m ust. 1-4 ustawy. Należy również stwierdzić, że w stosunku do faktur, które Spółka planuje przechowywać i archiwizować wyłącznie w sposób elektroniczny, Wnioskodawca nie utraci nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w związku z dokonanymi zakupami towarów i usług, zgodnie z art. 86. ust. 1 ustawy, przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania faktur, faktur korygujących i duplikatów tych faktur. Nie dotyczy natomiast innych dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie VAT w szczególności rachunków, not księgowych, not obciążeniowych, dokumentów typu CMR, delivery notes, komunikaty celne xml, itp. czy też wskazanych przez Spółkę zestawień wydatków pracowniczych (w tym m.in. rachunków dokumentujących poniesione koszty w trakcie podróży służbowych), dokumentów przewozowych itp.

Jednocześnie tut. Organ informuje, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4 0/0, 00-013 Warszawa za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP. W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.