Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT1-2.4012.797.2018.2.KT
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2019-01-07
Teza: w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 16 października 2018 r. (data wpływu 2 listopada 2018 r.), uzupełnionym pismem z dnia 6 grudnia 2018 r. (data wpływu 12 grudnia 2018 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej **– jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 2 listopada 2018 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z dnia 6 grudnia 2018 r. poprzez doprecyzowanie opisu sprawy.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

… Sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) wchodząca w skład międzynarodowej grupy … jest polskim rezydentem podatkowym, podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych i podmiotem zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny.

Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności nabywa towary oraz usługi poprzez dedykowane do tego zespoły lub konkretnych pracowników dokonujących nabyć w imieniu Spółki. Wielkość firmy oraz ilość pracowników (ponad 3000 osób) powoduje, iż u Wnioskodawcy funkcjonuje rozbudowana wewnętrzna polityka określająca procedury postępowania w przypadku dokonywania zakupów, składania zamówień, podpisywania umów, weryfikacji dostawców, zakupionych towarów i usług, kontroli biznesowej, sporządzania rozliczeń pracowniczych a także sformalizowane ścieżki akceptacji i dekretacji kosztów, które poprzedzają fakt zaksięgowania i opłacenia danego dokumentu kosztowego lub dokonania zwrotu dla pracownika za poniesiony wcześniej wydatek. Reguły te wynikają z globalnej polityki stosowanej w obrębie grupy \`(...)\`, ale są także aktualizowane i dostosowywane do polskich realiów prawnych oraz wytycznych organów skarbowych. W Spółce obowiązują, w zależności od wartości dokonywanego zakupu, zasady składania sformalizowanych zamówień i sporządzania pisemnych umów z kontrahentami, a dokumenty te przechodzą wewnętrzną ścieżkę analizy i akceptacji. Zatem w dużej części przypadków Spółka już przed sfinalizowaniem transakcji osiąga wysoki poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy. Dokonany zakup jest także weryfikowany co do samego faktu dostarczenia towaru czy wykonania usługi, zgodności z umową, zamówieniem i odzwierciedleniem tego na fakturze. W ramach wdrażanych procedur bezpieczeństwa i kontroli biznesowej Wnioskodawca podpisał z większością stałych dostawców umowy, dzięki którym wystawiane na Spółkę faktury przesyłane są w formacie pdf wyłącznie z ustalonego przez strony adresu poczty elektronicznej wyłącznie na ustalony przez strony adres poczty elektronicznej wraz z informacjami dodatkowymi jak powołanie się na umowę, zamówienie i osobę odpowiedzialną ze strony Spółki. Stosowane procedury weryfikacji i gromadzenia dokumentów pozwalają zatem Spółce na wykazanie związku pomiędzy fakturami, dokumentami uzupełniającymi, korespondencją handlową a realizowanymi transakcjami ustalając tym samym wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a nabyciem towarów lub usług.

Dokonywane przez Wnioskodawcę nabycia towarów i usługi ze względu na sposób udokumentowania kosztów, rozliczenia, procesowania i obiegu dokumentów można podzielić na dwie kategorie:

1.  Faktury kosztowe przysyłane przez dostawców w formie elektronicznej lub papierowej i opłacane przez Spółkę za pośrednictwem przelewu bankowego po przejściu sformalizowanej ścieżki weryfikacji i akceptacji. Wszystkie faktury otrzymane w formie elektronicznej są dodatkowo drukowane, natomiast pozostałe, nieliczne, faktury dostarczone w formie papierowej są skanowane i digitalizowane przez pracowników Wnioskodawcy w formacie pdf. W efekcie końcowym dochodzi do sytuacji, gdy każda faktura kosztowa jest przechowywana przez Spółkę i archiwizowana w dwóch formach. Proces akceptacji i dekretacji odbywa się przy pomocy wyspecjalizowanej do tego celu aplikacji \`(...)\`, w której faktury dostępne są w formie elektronicznej (tak wytworzone i otrzymane lub zeskanowane obrazy papierowych wersji). System \`(...)\` każdej wczytanej fakturze nadaje indywidualny numer pozwalający uprawnionym do tego pracownikom na łatwe odnalezienie faktury w systemie lub wprost na serwerze. Ponadto, system \`(...)\` umożliwia wymianę i podgląd informacji między uprawnionymi pracownikami, związanych z tokiem weryfikacji, akceptacji i ustaleniem prawidłowego ujęcia wydatku w księgach rachunkowych. Co więcej używany system księgowy \`(...)\` jest integralnie skonfigurowany z systemem \`(...)\` i pozwala na łatwe przekierowanie z poziomu widoku dekretacji w systemie księgowym do skanu na serwerze. Odnalezienie prawidłowego skanu dokumentu jest zatem prostą i szybką czynnością.
2.  Koszty ponoszone w imieniu Spółki przez pracowników, procesowane w ramach rozliczeń pracowniczych i pokrywane przez Wnioskodawcę poprzez wypłacane pracownikom zaliczki lub zwroty wydatków. Do tej grupy kosztów zaliczają się głównie rozliczenia wyjazdów służbowych oraz szkolenia związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Rozliczenia pracownicze sporządzane są aktualnie w formie papierowej i wraz z papierowymi dowodami poniesienia wydatków (faktury, rachunki, bilety itp.) tworzą komplet, który przechodzi sformalizowaną ścieżkę weryfikacji i akceptacji. Rozliczenia delegacji i koszty z nimi związane są sprawdzane także pod kątem zasadności i zgodności z poleceniem wyjazdu służbowego a koszty szkoleń weryfikowane są z poprzedzającymi je wnioskami lub skierowaniami. Trzeba podkreślić, że pracownik otrzymujący fakturę lub inny dokument związany z poniesieniem kosztu w imieniu Spółki, jeszcze przed dokonaniem rozliczenia pracowniczego zobowiązany jest do przeprowadzenia kontroli biznesowej i zweryfikowania czy zakupiona usługa została faktycznie wykonana, czy jest prawidłowo wykazana na dokumencie co do zakresu, opisu, daty wykonania, wartości oraz danych dostawcy i odbiorcy. Nie zmienia to faktu, iż po przygotowaniu przez pracownika rozliczenia pracowniczego przechodzi ono dalszy, częściowo powtórny, proces weryfikacji.

W związku ze stałym wzrostem liczby pracowników i dużą ilością podróży służbowych, oprócz funkcjonującego systemu \`(...)\`, Wnioskodawca planuje wdrożyć platformę \`(...)\` \`(...)\` (\`(...)\`), która jest globalnym w obrębie grupy \`(...)\`, narzędziem wykorzystywanym w celu procesowania rozliczeń pracowniczych takich jak rozliczenia delegacji, koszty szkoleń związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych a także inne wydatki służbowe, o których zwrot występuje pracownik. Narzędzie obejmuje swym zakresem pracownicze wydatki gotówkowe (poczynione z otrzymanej od Spółki zaliczki) lub opłacone przez pracownika z wykorzystaniem imiennej korporacyjnej karty kredytowej. Platforma \`(...)\` \`(...)\`, która z powodzeniem działa w innych, zagranicznych jednostkach grupy \`(...)\`, została przystosowana do polskich warunków prawnych jak i obowiązujących u Wnioskodawcy procedur wewnętrznych. Dzięki temu, po wdrożeniu, będzie umożliwiała każdemu pracownikowi bezpieczny i uwierzytelniony dostęp online, podczas którego będzie miał możliwość sporządzenia i złożenia rozliczenia pracowniczego zgodnie z wewnętrznymi regulacjami Spółki a w przypadku rozliczeń delegacji także z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Procedura rozliczeń obejmować będzie także konieczność zeskanowania przez pracownika w formacie pdf i załączenia na platformie kompletu dokumentów będących podstawą rozliczenia (faktury, rachunki, bilety, potwierdzenia zapłat, wyciągi z karty korporacyjnej itp.). Tak przygotowane rozliczenie pracownicze wraz z załącznikami dostępne będzie online dla przełożonych pracownika, którzy zgodnie z przyjętą w Spółce hierarchią akceptacji będą mogli je zweryfikować i zatwierdzić. Każde rozliczenie pracownicze wraz z załącznikami w formie skanów poddawane będzie też analizie przez dedykowane do tego zespoły z działu zgodności i działu finansów, które dokonują kontroli formalnej, merytorycznej i rachunkowej (tak jak obecnie robią to przy papierowych wersjach rozliczeń). Po pomyślnym przejściu analizy i akceptacji rozliczenie zaksięgowane zostanie w systemie \`(...)\` a ewentualny zwrot pieniędzy wynikający z niego kierowany będzie do płatności. Proces przeprowadzenia płatności ma z kolei swoją dodatkową procedurę weryfikacji i zatwierdzenia.

System \`(...)\` oraz platforma \`(...)\` \`(...)\` zapewniają pełną integralność i autentyczność treści sporządzanych rozliczeń i załączonych dokumentów. Autoryzowany dostęp uniemożliwia osobom trzecim wgląd czy tym bardziej ingerencję w dokonane rozliczenie a każde działanie osób uprawionych do weryfikacji i akceptacji danego rozliczenia czy dokumentu kosztowego jest identyfikowalne, zostawiając ślad co do czasu, zakresu czynności a także tożsamości.

Aktualnie Wnioskodawca przechowuje wszystkie dokumenty podwójnie – w formie papierowej i elektronicznej. Biorąc jednak pod uwagę stały wzrost liczby dokumentów oraz kosztów ich obsługi i archiwizacji Spółka rozważa zmianę stosowanej dotąd praktyki w zakresie przechowywania faktur procesowanych w systemie \`(...)\`, a po wdrożeniu systemu \`(...)\` \`(...)\`, również rozliczeń pracowniczych oraz faktur i innych dokumentów będących załącznikami i podstawą sporządzenia tych rozliczeń. Wnioskodawca planuje przechowywać te dokumenty tylko w postaci plików elektronicznych (otrzymanych od dostawców w takiej formie lub powstałych w wyniku zeskanowania dokumentu papierowego przez pracownika). Stosowane w Spółce procedury, oprogramowanie oraz sam fakt zapisu dokumentów w formacie PDF zapewni ich autentyczność, niezmienność, integralność treści i czytelność na takim samym poziomie jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność pochodzenia), żadne dane na fakturach czy innych dokumentach nie będą mogły być zmienione (brak technicznej możliwości dokonywania zmian) na żadnym etapie procesowania począwszy od czynności zeskanowania dokumentu papierowego lub wprowadzenia dokumentu otrzymanego w formie elektronicznej do systemu \`(...)\` lub \`(...)\` \`(...)\`. Stosowane procedury i sposób przechowywania plików uniemożliwiający modyfikację danych pozwalają na zachowanie integralności dokumentu. Dzięki funkcjonalności systemów i jakości sprzętów technicznych używanych przez Spółkę zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość zapewniającą wyraźny odczyt danych z faktury lub innego dokumentu (zapewnienie czytelności).

Trzeba zaznaczyć, że system \`(...)\` oraz platforma \`(...)\` \`(...)\`, w razie ewentualnego żądania organów kontrolnych i skarbowych, dają możliwość bezzwłocznego dostępu do zarchiwizowanych dokumentów, ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych. Wnioskodawca będzie w stanie sprawnie odszukać konkretne faktury, rozliczenia i inne dokumenty przechowywane w formie elektronicznej a następnie udostępnić je w takiej postaci lub jako wydruki.

Dokumenty te przechowywane będą na serwerach będących własnością Spółki lub/oraz na serwerach wynajętych na ten cel od innych jednostek w obrębie grupy \`(...)\`. Trzeba podkreślić, że we wszystkich spółkach grupy \`(...)\`, działającej globalnie w branży bankowej i finansowej, obowiązują najwyższe światowe standardy bezpieczeństwa przechowywania i przetwarzania danych obejmujące cykliczne tworzenie kopi zapasowych i rozbudowany system autoryzacji dostępu.

W razie potwierdzenia przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej poprawności proponowanego rozwiązania, co do formy przechowywania dokumentów i jej konsekwencji dla ujęcia podatkowego, Spółka planuje wprowadzić do swojego systemu obiegu i procesowania dokumentów zmiany, które uwzględnią niszczenie faktur i innych dokumentów kosztowych otrzymanych w papierowej wersji oraz zaprzestanie drukowania tych otrzymanych w wersji elektronicznej. Niszczenie papierowych dokumentów odbywać będzie się po przeprowadzeniu kontroli biznesowej, po ich zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu \`(...)\` lub \`(...)\` \`(...)\`. Spółka będzie przechowywała dokumenty w formie elektronicznej co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wnioskodawca w uzupełnieniu wskazał, że nabywane przez Zainteresowanego towary i usługi udokumentowane fakturami, o których mowa w opisie sprawy oraz objętymi zakresem postawionego we wniosku pytania będą wykorzystywane do czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego. \`(...)\` Sp. z o.o. prowadzi bowiem działalność jako wyspecjalizowane centrum usług wspólnych międzynarodowej grupy \`(...)\` i w związku z tym, dla innych spółek i jednostek grupy (przede wszystkim zagranicznych, ale także krajowych będących czynnymi podatnikami VAT), świadczy usługi takie jak przetwarzanie danych, wsparcie administracyjne, analiza i raportowanie ryzyka. Sprzedaż ta, w zależności od statusu odbiorcy, dzieli się zatem na świadczenie usług poza terytorium kraju oraz opodatkowane podatkiem od towarów i usług świadczenie usług na terytorium kraju. Trzeba zaznaczyć, że usługi świadczone poza terytorium kraju byłyby usługami opodatkowanymi stawką 23%, gdyby były świadczone na terytorium kraju. Z tego powodu, Wnioskodawcy, co do zasady, zgodnie z art. 86 ust. 8 ustawy o VAT przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2 tejże ustawy, gdyż importowane lub nabyte towary i usługi, nawet jeżeli dotyczą tylko świadczenia usług poza terytorium kraju, to kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy Wnioskodawcy, w sytuacji gdy nie mają zastosowania wyłączenia wskazane w art. 88 i przy wypełnieniu innych warunków określonych w ustawie o VAT, będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wskazanego na zeskanowanych lub otrzymanych w formacie pdf fakturach dokumentujących poniesione przez Spółkę lub w jej imieniu wydatki, jeżeli faktury te przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy, opisana procedura otrzymywania, procesowania, digitalizowania i przechowywania faktur oraz innych dokumentów kosztowych dokumentujących poniesione przez Spółkę lub w jej imieniu wydatki jest akceptowalna w świetle obowiązujących przepisów prawa, przez co Spółka zachowa na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur a sam fakt przechowywania dokumentów w formie elektronicznej nie będzie wpływał negatywnie na możliwość realizacji tego prawa.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy:

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124), przy czym zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku, określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Natomiast stosownie do art. 86 ust. 10 oraz l0b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Dodatkowo przepis art. 88 ustawy o VAT zawiera katalog towarów i usług oraz sytuacji, w stosunku do których nie stosuje się obniżenia podatku VAT należnego. Z kolei art. 106m odnosi się do samej faktury zobowiązując podatnika do zapewnienia jej autentyczności pochodzenia (pewności co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralności treści (niezmienności danych, które powinna zawierać faktura) i czytelności. Natomiast art. 112 tejże ustawy wskazuje, iż podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W świetle analizy ustawy o VAT i wspomnianych przepisów można stwierdzić, iż prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego jest przede wszystkim uzależnione od łącznego spełnienia następujących przesłanek:

*   towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane przez nabywcę do czynności opodatkowanych;

*   nabywca jest podatnikiem podatku od towarów i usług;

*   faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia;

*   podatnik dysponuje fakturą dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług;

*   w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy;

*   nie mają zastosowania wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy o VAT;

*   zapewniona jest autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, której dotyczy odliczenie.

Zdaniem Wnioskodawcy, jeżeli spełnione zostaną powyższe warunki, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych. Należy przy tym podkreślić, iż forma, w jakiej przechowywane są faktury (papierowa lub elektroniczna), nie będzie czynnikiem determinującym możliwość i zakres prawa do odliczenia oraz sposób jego realizacji, o ile. co do samej faktury, zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Powyższy pogląd znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe, np.:

*   interpretacja wydana 5 września 2018 r. przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.344.2018.2.JF „(\`(...)\`) należy stwierdzić, że skoro przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej faktury dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych, to faktury te uprawniają/będą uprawniały Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy”;

*   interpretacja wydana 20 sierpnia 2018 r. przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.346.2018.2.JG „Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w odniesieniu do faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej”;

*   interpretacja wydana 15 lutego 2016 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, sygn. ILPP4/4512-1-16/16-2/KM „(\`(...)\`) regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawionych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”;

*   interpretacja wydana 29 stycznia 2016 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP3/4512-1069/15-2/RD „Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznana za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność jej treści”;

*   interpretacja wydana 20 września 2013 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, sygn. IPPP1/443-755/13-2/EK „z uwagi na to, że faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w 112a ustawy – Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego – zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej. Ponadto, Wnioskodawcy będzie przysługiwało również prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów służących do wykonywania czynności opodatkowanych z faktur, które Spółka otrzyma, bowiem sposób archiwizacji otrzymanych faktur papierowych w formie elektronicznej z zachowaniem ww. regulacji prawnych w tym zakresie nie pozbawi Spółki prawa do odliczenia z nich podatku naliczonego”.

Obowiązujące przepisy ustawy o VAT nie uzależniają powstania i możliwości realizacji prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od formy powstania faktury zakupowej (wersja papierowa lub elektroniczna), ani od sposobu w jaki nabywca przechowuje faktury zakupowe (forma papierowa lub elektroniczna). Stąd też w opinii Wnioskodawcy na prawo do odliczenia nie ma żadnego wpływu fakt, że faktura zakupowa wystawiona i przesłana przez dostawcę w formie papierowej będzie przechowywana przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, bowiem przy zastosowaniu wskazanych w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego procedur weryfikacji, digitalizacji i archiwizacji dokumentów, Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność przechowywanych faktur. W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, należy uznać, iż Spółka, po spełnieniu wspomnianych warunków określonych w ustawie o VAT, będzie uprawniona do odliczenia podatku VAT wskazanego na fakturach przechowywanych w formie elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”, opodatkowaniu ww. podatkiem podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

–w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na mocy art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Jak stanowi art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Z kolei zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi wykazane na tych fakturach będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Jednocześnie, w myśl przepisu art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy, podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

Powyższe przepisy wskazują, iż podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego jedynie w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Przy czym aby odliczyć kwoty związane z czynnościami, których miejsce świadczenia znajduje się poza granicami kraju, konieczne jest, aby kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju.

Warunkiem do odliczenia podatku naliczonego od towarów i usług związanych z usługami świadczonymi poza terytorium kraju, jest to, aby – hipotetycznie – w przypadku wykonywania tych samych usług w kraju, podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego. Co do zasady zatem, usługi świadczone poza terytorium kraju powinny mieć charakter sprzedaży opodatkowanej.

Przepisy wymagają ponadto, aby podatnik miał dokumenty, z których wynikać będzie związek odliczonego podatku z czynnościami wykonywanymi poza terytorium kraju. Powinny to być przede wszystkim dokumenty potwierdzające dokonanie określonych czynności poza terytorium kraju, które będą jednocześnie opisywać te czynności.

Ponadto co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Odnosząc się do kwestii objętej zakresem postawionego we wniosku pytania należy zauważyć, że skoro przechowywanie faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej, jak wynika z okoliczności sprawy, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom), to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami.

Mając zatem na uwadze powyższe uznać należy, że faktury dokumentujące zakupy towarów i usług, przechowywane przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanej wyżej procedury archiwizowania, zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, będą potwierdzały prawo Wnioskodawcy do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w nich, bowiem – jak wskazał Zainteresowany – nabyte towary i usługi udokumentowane otrzymywanymi fakturami będą służyć czynnościom opodatkowanym VAT na terytorium Polski lub opodatkowanym poza terytorium kraju, wykonywanym przez Wnioskodawcę, tj. czynnościom, w odniesieniu do których Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach przewidzianych w ustawie.

W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał negatywnego wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy, co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.