Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/1/415-210/09/KB
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2009-06-01
Teza: obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu
Słowa kluczowe: ewidencja-ewidencja przebiegu pojazdu; kilometrówka; koszt-koszty uzyskania przychodów; najem; samochód
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112 poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku opatrzonego datą 05 kwietnia 2009r. (data wpływu do Organu – 09 marca 2009r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 09 marca 2009r. wpłynął do Organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Przedmiotem działalności wnioskodawcy będzie świadczenie usług przewozu osób i rzeczy samochodami osobowymi na terenie miasta. Na świadczenie tych usług wnioskodawca posiadać będzie licencję przyznaną przez właściwy organ. Zatrudniać będzie około 15 pracowników na umowę zlecenia bądź na umowę o pracę. Każdy pracownik świadczyć będzie usługi przewozu osób lub rzeczy własnym samochodem. Firma zatrudniająca podpisywać będzie z każdym zatrudnionym pracownikiem umowę najmu pojazdu i ponosić będzie koszty zakupu benzyny i napraw samochodów używanych do usług transportowych. Planowana ilość kursów jednego samochodu na dobę kształtować się będzie w ilości od 10 do 20 a kursy świadczone będą głównie na terenie miasta na odległościach od 2 do 10 kilometrów. Sprzedaż swoich usług wnioskodawca będzie ewidencjonować na kasach fiskalnych zainstalowanych w każdym pojeździe oraz prowadzić będzie podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz ewidencję nabycia i dostaw dla celów rozliczania podatku od towarów i usług. Firma nie będzie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od powyższych pojazdów gdyż tytułem prawnym do pojazdów będzie umowa najmu (dzierżawy).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Mając na uwadze treść art. 23 § 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych czy wnioskodawca będzie zobligowany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu dla każdego pojazdu?

Zdaniem wnioskodawcy biorąc pod uwagę celowość przepisu, podstawą do uznania za koszt uzyskania przychodów będzie faktura VAT na zakup paliwa. Każdy samochód będzie wykonywał usługi transportowe w różnych miejscach (dojazd do klienta a następnie zawiezienie na umówione miejsce) a do tego liczba wykonanych usług na dobę spowoduje znaczne utrudnienia związane z prowadzeniem ewidencji przebiegu pojazdów. Posiadanie faktury na zakup paliwa stanowić będzie podstawę do uznania za koszt uzyskania przychodu.

Na tle przedstawionego zdarzenia przyszłego stwierdzam co następuje:

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby zatem dany wydatek mógł zostać zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

*   musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu;
*   nie może być wymieniony w art. 23 ww. ustawy, wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów;
*   musi być należycie udokumentowany.

Generalnie należy przyjąć, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tychże kosztów.

W myśl art. 22 ust. 8 ww. ustawy, kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane wyłącznie zgodnie z art. 22a - 22o, z uwzględnieniem art. 23.

Zgodnie z art. 22a ust. 1 ww. ustawy amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

1.  budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
2.  maszyny, urządzenia i środki transportu,
3.  inne przedmioty

\- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane środkami trwałymi.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż wnioskodawca będzie używał w prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej samochody osobowe należące do osób trzecich (pracowników) na podstawie umów najmu. Samochody te nie będą zatem własnością wnioskodawcy, a tym samym i środkiem trwałym w prowadzonej przez niego pozarolniczej działalności gospodarczej. Wobec powyższego nie będzie on miał również podstaw prawnych do dokonywania odpisów amortyzacyjnych od ww. samochodów.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 36 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

1.  w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
2.  w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Przebieg pojazdu, o którym mowa w cyt. powyżej przepisach, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 23 ust. 7 ww. ustawy ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 5, powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Z powyższych przepisów wynika, iż w przypadku używania przez podatnika w prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej samochodów osobowych, będących własnością osób trzecich, na podstawie umowy najmu, wysokość wydatków możliwych do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu tej działalności ograniczona jest do wysokości wynikającej z prowadzonej dla tych samochodów ewidencji przebiegu pojazdu. W przypadku braku tej ewidencji, wydatki poniesione w związku z używaniem ww. samochodów w ogóle nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. Podobnie do tychże kosztów nie może zostać zaliczony zwrot wydatków poniesionych w związku z używaniem ww. samochodów ponad kwotę wynikającą z prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu. Zauważyć jednocześnie należy, iż podatnik winien dysponować dokumentami potwierdzającymi fakt poniesienia wydatków związanych z eksploatacją takiego samochodu np. fakturami VAT za paliwo, czy naprawę samochodów.

Powyższe zasady nie dotyczą sytuacji, w której pracownik używa swojego prywatnego samochodu dla celów służbowych w jazdach lokalnych i otrzymuje zwrot wydatków z tego tytułu w postaci miesięcznego ryczałtu pieniężnego.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż wnioskodawca zamierza wykorzystywać w prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej samochody osobowe, które będzie wynajmować od swoich pracowników lub zleceniobiorców. Z zawartych umów najmu wynikać będzie zobowiązanie wnioskodawcy do pokrywania kosztów zakupu benzyny i napraw samochodów. Biorąc pod uwagę ww. przepisy stwierdzić należy, iż aby wnioskodawca mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wydatki związane z eksploatacją ww. samochodów zobowiązany będzie do prowadzenia ewidencji przebiegu każdego pojazdu oraz do posiadania dowodów potwierdzających wysokość poniesionych wydatków (np. faktur VAT). Do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności będzie mógł zaliczać wyłącznie wydatki do wysokości kwoty wynikającej z prowadzonej ewidencji. Brak tej ewidencji spowoduje, iż wnioskodawca nie będzie mógł zaliczyć poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej działalności.

Jednocześnie zauważyć należy, iż ewidencjonowanie świadczonych usług za pomocą kas fiskalnych zainstalowanych w każdym z przedmiotowych samochodów nie może zastępować prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów. Wystawiane paragony nie zawierają bowiem wszystkich niezbędnych elementów właściwych dla tej ewidencji, określonych w ww. art. 23 ust. 7 ww. ustawy.

Z uwagi na powyższe stanowisko wnioskodawcy przedstawione we wniosku o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego jest nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.