Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB2-1.4010.255.2025.2.AG
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-08-05
Teza: Dokumenty w formie elektronicznej a koszty uzyskania
przychodu.
Słowa kluczowe: dokumenty-dokumenty elektroniczne
koszt-koszty uzyskania przychodów
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada
zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 1-art. 9-ust. 1
[CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3-art. 15-ust. 1

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

5 czerwca 2025 r. za pośrednictwem platformy e-Doręczenia wpłynął Państwa wniosek z
    tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. podatku
    dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy posiadanie przez Spółkę
    elektronicznych skanów dokumentów źródłowych (faktur i innych dokumentów
    potwierdzających poniesienie wydatków) otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej,

    stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku, uprawniające do
    zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.
    Treść wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

(...) Sp. z o.o. jest spółką mającą siedzibę na terytorium Polski, prowadzącą działalność
    gospodarczą. Wnioskodawca jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym.
    Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą m.in. w przedmiocie sprzedaży
    hurtowej komputerów, urządzeń peryferyjnych i oprogramowania, sklasyfikowaną w poz.
    46.51.Z Polskiej Klasyfikacji Działalności.
    Spółka, w ramach prowadzonej działalności, nabywa towary oraz usługi, których zakup
    jest dokumentowany fakturami. W ciągu miesiąca Spółka otrzymuje dużą ilość faktur
    papierowych, które obecnie przechowywane są w tej samej formie (papierowej), co wiąże
    się z wysokimi kosztami i trudnościami natury organizacyjnej. Faktury są podstawą do
    odliczenia VAT oraz rozpoznania kosztów uzyskania przychodów. Faktury te (i faktury
    korygujące) dokumentują nabycie towarów lub usług, zarówno w kraju, jak i za granicą.
    Poza fakturami Spółka gromadzi również inne papierowe dokumenty istotne dla celów
    podatkowych: rachunki, paragony i wyciągi bankowe (dalej łącznie jako: Dokumenty).
    Celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę
    praktyki w zakresie przechowywania papierowych Dokumentów. Planowana zmiana
    polegałaby na przechowywaniu Dokumentów w formie elektronicznej.
    Procedura przechowywania w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco:
    1) Po otrzymaniu Dokumentu, zostanie on odpowiednio oznaczony w sposób
      umożliwiający jego identyfikację, szybkie odszukanie i łatwy dostęp;
    2) Następnie Dokument będzie skanowany i bez modyfikacji treści wprowadzany do
      systemu archiwizacji dokumentów, w którym przechowywany będzie na
      elektronicznych nośnikach danych;
    3) Dalsza akceptacja pod względem rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzenie
      Dokumentu będzie następować w systemie archiwizacji dokumentów drogą
      elektroniczną;
    4) Papierowe Dokumenty po wprowadzeniu do systemu będą niszczone.
    System archiwizacji dokumentów, w którym przechowywane będą faktury i inne
    Dokumenty w formie elektronicznej, będzie pozwalał na szybkie odnalezienie konkretnej
    faktury (np. po nazwie dostawcy/klienta, numerze dokumentu, numerze księgowym) lub
    innego Dokumentu. Dostęp do systemu archiwizacji dokumentów będzie możliwy tylko po
    zalogowaniu przy użyciu unikalnego loginu i hasła.
    Faktury w systemie będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. W
    odniesieniu do formy elektronicznej zachowana będzie również taka sama autentyczność
    pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w
    formie papierowej, ponieważ faktury zapisywane będą w formacie pliku
    uniemożliwiającym formatowanie i ingerencję treściową. Spółka będzie mogła
    zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze
    wymagane przepisami nie zostaną zmienione (integralność), a skan będzie miał
    odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych (czytelność).
    Analogicznie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność będzie
    zagwarantowana także dla pozostałych Dokumentów (innych niż faktury). Wersja
    elektroniczna każdej faktury zakupowej i pozostałych Dokumentów (skan) będzie wiernym
    odzwierciedleniem wersji papierowej. Przechowywanie będzie odbywać się w sposób
    umożliwiający swobodny dostęp dla organów podatkowych w razie konieczności
    przeprowadzenia czynności z ich wykorzystaniem.

    Nabyte przez (...) Sp. z o.o. towary i usługi, udokumentowane fakturami przechowywanymi
    w formie dokumentów elektronicznych, będą służyły czynnościom opodatkowanym Spółki
    oraz nie będą one dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o VAT. Spółka w
    odniesieniu do faktur (faktur korygujących) i innych dokumentów zrównanych z fakturami
    zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu
    faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego.
    Otrzymane przez Spółkę faktury w formie papierowej będą niszczone dopiero po
    zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności
    pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Faktury w formie
    elektronicznej (skany) będą przez Spółkę przechowywane od momentu ich otrzymania,
    przynajmniej, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Opisane we wniosku faktury będą przechowywane na serwerach znajdujących się w
    Polsce. Spółka zapewni przy tym Naczelnikowi Urzędu Skarbowego, Naczelnikowi Urzędu
    Celno-Skarbowego, Dyrektorowi Izby Administracji Skarbowej lub Szefowi Krajowej
    Administracji Skarbowej na ich żądanie, bezzwłoczny dostęp do tych faktur oraz ich pobór
    i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury nie będą przechowywane poza
    terytorium kraju.
    Przedmiotowy wniosek o interpretację przepisów prawa podatkowego dotyczy zatem
    dwóch zagadnień, znajdujących się w zakresie dwóch ustaw podatkowych, jednakże
    zbliżonych do siebie tematycznie oraz posiadających podobne uzasadnienie:
    - Pierwsze dotyczy możliwości zachowania przez Wnioskodawcę prawa do odliczenia
      podatku naliczonego na gruncie przepisów ustawy o VAT na podstawie faktur oraz
      Dokumentów im równoważnych przechowywanych w formie elektronicznych skanów.
    - Drugie z nich dotyczy możliwości potwierdzenia poniesienia wydatku, w formie skanu
      faktury lub innego dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku
      przechowywanego w formacie elektronicznym, uprawniającego do zachowania prawa
      do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.
    Pytanie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych
    Czy w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, posiadanie
    przez Spółkę elektronicznych skanów dokumentów źródłowych (faktur i innych
    dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków) otrzymanych pierwotnie w wersji
    papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku,
    uprawniające do zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu
    uzyskania przychodów? (pytanie oznaczone we wniosku Nr 2)
    Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych
    Zdaniem Spółki, w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych,
    posiadanie przez Spółkę dokumentów w postaci skanów, otrzymanych pierwotnie w wersji
    papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia przez Spółkę wydatku.
    W konsekwencji, nawet w przypadku utylizacji papierowej wersji dokumentów, Spółka
    zachowa prawo do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.
    Uzasadnienie
    Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
    prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia
    przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów
    wymienionych w art. 16 ust. 1.
    Co do zasady zatem dany wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodów, gdy
    spełnia on łącznie następujące przesłanki:

    - został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia
      źródła przychodów;
    - wydatek ten został poniesiony i jest definitywny – przez co należy rozumieć, że w
      ostatecznym rozrachunku musi on być pokryty z zasobów majątkowych podatnika;
    - nie został wymieniony wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania
      przychodów zawartych w zamkniętym katalogu takich wydatków wskazanym w art. 16
      ust. 1 ustawy o CIT.
    Przepisy ustawy o CIT nie zawierają regulacji dotyczących sposobu dokumentowania faktu
    poniesienia kosztu. Jednak dla celów wykazania związku pomiędzy kosztem a osiąganym
    przez podatnika przychodem powinien on jednak być w posiadaniu stosownych dowodów.
    Zgodnie z art. 9 ustawy o CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji
    rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie
    wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za
    rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości
    niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów
    amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
    W przedmiotowej sprawie istotne znaczenie ma brzmienie art. 73 ust. 2 UoR, zgodnie z
    którym z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do
    nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i
    innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu
    sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na
    informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość
    dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie
    urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile przepisy nie
    stanowią inaczej.
    Mając na uwadze powyższe, dowód księgowy będący dokumentem dającym podstawę do
    wprowadzenia danego zdarzenia do ksiąg rachunkowych, jest także stosownym
    dokumentem potwierdzającym fakt poniesienia kosztu, dla celów podatku dochodowego.
    Spółka zwraca również uwagę na fakt, iż definiując koszt uzyskania przychodów w art. 15
    ustawy o CIT, ustawodawca nie uwarunkował możliwości uznania danego wydatku za
    koszt uzyskania przychodów, od sposobu jego udokumentowania, w szczególności nie
    zawarł również w tym przepisie odesłania do art. 9 ustawy o CIT, stanowiącego o
    konieczności prowadzenia ewidencji zgodnie z odrębnymi przepisami. W konsekwencji,
    nawet gdyby uznać, że Wnioskodawca nie dysponuje wystarczającym dowodem
    księgowym, spełniającym wszystkie warunki formalne określone w UoR, możliwe jest
    zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem
    udokumentowania związku poniesionego wydatku z osiąganymi przychodami w inny
    sposób.
    Podsumowując, Wnioskodawca pragnie wskazać, iż planowany elektroniczny sposób
    archiwizacji faktur nie stawowi przesłanki wykluczającej zasadność kwalifikacji wydatków
    jako kosztów uzyskania przychodów. Zdaniem Wnioskodawcy, o nabyciu i zachowaniu
    prawa do zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów decydują
    wyłącznie przesłanki wskazane w art. 15 ustawy o CIT. Biorąc pod uwagę, że wśród tych
    przesłanek ustawodawca nie wymienił konieczności przechowywania dokumentacji w
    formie papierowej, w konsekwencji, w przypadku archiwizowania przez Spółkę
    dokumentów źródłowych w formie elektronicznej, Spółka zachowa prawo do rozpoznania
    danego wydatku, spełniającego warunki określone w art. 15 ustawy o CIT, jako kosztu
    uzyskania przychodu.
    Stanowisko takie prezentowane jest również w interpretacjach indywidualnych prawa
    podatkowego wydawanych przez Ministra Finansów (winno być: Dyrektorów Izb
    Skarbowych oraz Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej), m in.:

    - Znak: IPPB5/423-490/13-2/IŚ z 25 września 2013 r.
    - Znak: IBPB-1-3/4510-23/15/PC z 14 lipca 2015 r.,
    - Znak: IPTPB3/4510-79/15-4/GG z 12 czerwca 2015 r.,
    - Znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG z 12 maja 2020 r.,
    - Znak: 1462-IPPB3.4510.903.2016.10.S/KW z 10 grudnia 2021 r.,
    - Znak: 0114-KDIP2-2.4010.70.2020.12.S/RK z 25 kwietnia 2022 r.,
    - Znak: 0114-KDIP2-2.4010.66.2020.13.S/AS z 14 października 2022 r.,
    - Znak: 0111-KDIB2-3.4010.312.2018.8.BB z 24 października 2022 r.,
    - Znak: 0114-KDIP2-1.4010.352.2018.12.S/KS z 2 listopada 2022 r.,
    - Znak: 0111-KDIB2-3.4010.349.2018.10.APA z 1 grudnia 2022 r.
    Niektóre ze wskazanych wyżej interpretacji indywidualnych DKIS zostały wydane po
    prawomocnych wyrokach sądów administracyjnych stwierdzających zasadność pytania o
    kwestię przechowywania dokumentacji w kontekście ustawy o CIT.
    Przykładowo – zgodnie z uzasadnieniem wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego
    (dalej: „NSA”) z 19 października 2021 r. o sygn. akt II FSK 783/21, będącego podstawą do
    wydania ponownie interpretacji indywidualnej DKIS z 25 kwietnia 2022 r., Znak: 0114-
    KDIP2-2.4010.70.2020.12.S/RK, do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów
    istotne jest prawidłowe ich udokumentowanie:
    „Dlatego też sposób ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych i dokumentowania
    wydatków ma zasadnicze znaczenie dla rachunku podatkowego, rozumianego jako
    określenie podstawy opodatkowania, warunkuje bowiem możliwość pomniejszenia
    przychodów o koszty ich uzyskania. Skoro z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym
    od osób prawnych wynika, że podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych
    obowiązani są do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w
    sposób zapewniający określenie wysokości podatku (straty), podstawy opodatkowania i
    należnego podatku za rok podatkowy, ocena prawidłowości stosowania tych odrębnych
    przepisów - przede wszystkim ustawy o rachunkowości - ma znaczenie dla
    prawnopodatkowej kwalifikację zdarzeń, z zaistnieniem których ustawa podatkowa wiąże
    powinność przymusowego świadczenia pieniężnego; regulacje zawarte w tych przepisach
    podlegają zatem wykładni w toku postępowania interpretacyjnego, o tyle, o ile wpływają
    na interpretację przepisów prawa podatkowego.”
    W podobnym tonie co do uznawania przepisów ustawy o rachunkowości, w zakresie
    dotyczącym przedmiotu niniejszego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, jako
    prawa podatkowego, utrzymany jest wyrok NSA z 10 sierpnia 2022 r. o sygn. akt II FSK
    1758/20, w wyniku którego DKIS wydał interpretację indywidualną z 9 listopada 2022 r.,
    Znak: 0114-KDIP2-1.4010.352.2018.12.S/KS:
    „W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego w składzie rozpatrującym niniejszą skargę
    kasacyjną dopuszczalne jest w postępowaniu interpretacyjnym dokonanie wykładni
    innych aniżeli przepisy prawa podatkowego przepisów prawa, które współtworzą normę
    konstrukcyjną dotyczącą danego podatku. Nie tylko bowiem w ustawach podatkowych
    uregulowano kwestie, od których zależy opodatkowanie i jego wysokość, zaś pod
    pojęciem prawa podatkowego należy rozumieć wszelkie normy prawne, które regulują
    elementy konstrukcyjne, czyli przedmiotowe i podmiotowe podatku, a zatem także normy
    prawne nieznajdujące się w ustawach podatkowych. (...) regulacja z art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p.
    zobowiązuje podatników do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi
    przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy
    opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Tym samym przepis ten
    odnosi się także do prawidłowej ewidencji kosztów uzyskania przychodów, o których
    stanowi z kolei art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Zatem sposób gromadzenia i przechowywania

    dokumentacji księgowej, szczegółowo opisany we wniosku o wydanie interpretacji
    indywidualnej dotyczy w istocie zasad prowadzenia ewidencji rachunkowej wynikającej z
    przepisu art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p. w związku z przepisami ustawy o rachunkowości, do
    których odsyła regulacja wynikająca wprost z ustawy podatkowej. Odwoływanie się do
    zasad rachunkowości w art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p. nie odnosi się jedynie do ustalenia, czy też
    oceny zastosowania zasad rachunkowości z punktu widzenia prawa bilansowego, lecz
    zawsze służy ocenie prawidłowości wymiaru podatku.”
    Analogiczne stanowisko zostało przedstawione w wyroku NSA z 9 czerwca 2022 r. o sygn.
    akt II FSK 2799/19, zmieniającym interpretację indywidualną (winno być: dotyczącym
    interpretacji indywidualnej) Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 1 grudnia 2022 r.,
    Znak: 0111-KDIB2-3.4010.349.2018.10.APA: „dopuszczalne jest w postępowaniu
    interpretacyjnym dokonanie wykładni innych aniżeli przepisy prawa podatkowego
    przepisów prawa, które współtworzą normę konstrukcyjną dotyczącą danego podatku.
    Nie tylko bowiem w ustawach podatkowych uregulowano kwestie, od których zależy
    opodatkowanie i jego wysokość, zaś pod pojęciem prawa podatkowego należy rozumieć
    wszelkie normy prawne, które regulują elementy konstrukcyjne, czyli przedmiotowe i
    podmiotowe podatku, a zatem także normy prawne nie znajdujące się w ustawach
    podatkowych.”
    W świetle powyższego organ interpretacyjny jest zobowiązany do dokonania interpretacji
    wskazanych przepisów dotyczących dokumentowania wydatków, tj. art. 15 ust. 1 w zw. z
    art. 9 ustawy o CIT, w kontekście przepisów ustawy o rachunkowości, w postępowaniu
    prowadzonym zgodnie z art. 14b Ordynacji podatkowej. Przepisy te współkształtują
    bowiem instytucję podatkowego prawa materialnego, jaką jest rozpoznanie kosztu
    podatkowego, co w konsekwencji wpływa na wysokość zobowiązania podatkowego.
    Biorąc powyższe pod uwagę, stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym w świetle art.
    15 ust. 1 w związku z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT jest on uprawniony do zaliczenia do
    kosztów uzyskania przychodów Wydatków pracowniczych (winno być: wydatków) ujętych
    w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których
    oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej, należy
    uznać za słuszne i uzasadnione. Wnioskodawca wnosi o wydanie indywidualnej
    interpretacji odnoszącej się do tej kwestii.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
    prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”):
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów
      ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła
      przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (...)
    Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu
    każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej
    analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy
    ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów
    lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach
    należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu
    a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź
    też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
    W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt
    uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

    - został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
      pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu
      podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby
      inne niż podatnik),
    - jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi
      w jakikolwiek sposób zwrócona,
    - pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
    - poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub
      może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
    - został właściwie udokumentowany,
    - nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy
      nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
    Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi
    przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały
    w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z
    obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.
    Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia
    określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na
    podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem
    przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z
    dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ
    podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania
    przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału
    dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-
    skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.
    Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy posiadanie przez Spółkę elektronicznych
    skanów dokumentów źródłowych (faktur i innych dokumentów potwierdzających
    poniesienie wydatków) otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie
    prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku, uprawniające do zachowania prawa do
    rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.
    Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku
    dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń
    gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma
    zastosowanie w sprawie jest więc art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.
    Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:
      Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z
      odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu
      (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy,
      a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości
      niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów
      amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
    Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów
    księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r.
    poz. 120 ze zm.).
    Stosownie do art. 20 ust. 2 ww. ustawy:
      Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające
      dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":
      1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

      2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
      3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
    Z przepisu art. 20 ust. 2 pkt 1 cyt. ustawy wynika, że każdy wykazany w księgach
    rachunkowych wydatek powinien być udokumentowany odpowiednim dowodem.
    Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego
    przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa
    zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.
    W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i
    usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775, dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki
    sposób powinny być przechowywane faktury VAT.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:
      Podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
      ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
      oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
      momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.
    Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:
      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju
      w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego,
      naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
      Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych,
      dostęp on-line do tych faktur.
    W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:
      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Odnosząc się do pozostałych dokumentów kosztowych, należy wskazać na regulacje art.
    73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) z których wynika, że
    jednostka może treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących
    przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za
    składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez
    kierownika jednostki) przenieść na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w
    trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.
    Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich
    urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy
    nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji
    przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4
    ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie
    dowodów księgowych.

    W opisie sprawy wskazali Państwo, że będą spełniali wymagania przepisów podatkowych
    co do przechowywania i dostępności dokumentów, tj.:
    1) Faktury w systemie będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe;
    2) System archiwizacji dokumentów, w którym przechowywane będą faktury i inne
      Dokumenty (rachunki, paragony, wyciągi bankowe) w formie elektronicznej, będzie
      pozwalał na szybkie odnalezienie konkretnej faktury (np. po nazwie dostawcy/klienta,
      numerze dokumentu, numerze księgowym) lub innego Dokumentu;
    3) W odniesieniu do formy elektronicznej zachowana będzie również taka sama
      autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur
      przechowywanych w formie papierowej;
    4) Analogicznie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność będzie
      zagwarantowana także dla pozostałych Dokumentów (innych niż faktury). Wersja
      elektroniczna każdej faktury zakupowej i pozostałych Dokumentów (skan) będzie
      wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Przechowywanie będzie odbywać się w
      sposób umożliwiający swobodny dostęp dla organów podatkowych w razie
      konieczności przeprowadzenia czynności z ich wykorzystaniem.
    5) Spółka zapewni przy tym naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do tych faktur oraz ich
      pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych;
    6) Faktury w formie elektronicznej (skany) będą przez Spółkę przechowywane od
      momentu ich otrzymania, przynajmniej, do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego;
    7) Faktury będą przechowywane na serwerach znajdujących się w Polsce;
    A zatem, archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów (faktur oraz innych
    dokumentów istotnych dla celów podatkowych), w formie elektronicznej w sposób
    opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności
    treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie
    organom podatkowym – jest zgodne z przytoczonymi przepisami.
    Mając na względzie powyższe, należy zgodzić się z Państwa stanowiskiem (w zakresie
    pytania oznaczonego we wniosku Nr 2), że posiadanie przez Spółkę dokumentów w
    postaci skanów, otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie
    prawidłowe potwierdzenie poniesienia przez Spółkę wydatku. W konsekwencji, nawet w
    przypadku utylizacji papierowej wersji dokumentów, Spółka zachowa prawo do
    rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.
    Należy jednak poczynić zastrzeżenie, że Spółka zachowa prawo do rozpoznania danego
    wydatku jako kosztu uzyskania przychodów pod warunkiem, że wydatek ten będzie
    spełniał definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy wyłącznie podatku dochodowego od osób prawnych (

## Pytanie

oznaczone we wniosku Nr 2), natomiast w zakresie podatku od towarów i usług wydane
    zostanie odrębne rozstrzygnięcie.
    Z uwagi na zakres niniejszej interpretacji przywołano powyżej tę część Państwa
    stanowiska, która odnosi się do zagadnień dotyczących podatku dochodowego od osób
    prawnych.
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

    Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy
    rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie
    z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z
    powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku
    opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
    Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać
    należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani
    konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też
    zdarzenia przyszłego. Odnosząc się natomiast do przywołanych przez Państwa wyroków
    należy zaznaczyć, że orzeczenia sądowe są wiążące jedynie w sprawach, w których
    zapadły. Natomiast Organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje
    się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów, to nie ma możliwości
    zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy
      z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
      Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
      zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się
      Państwo do interpretacji.
    - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element
      czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za
    pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie
    trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
    - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.