Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-927/12-4/AW
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2012-12-12
Teza: przechowywanie faktur papierowych w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 23.08.2012 r. (data wpływu 24.09.2012r.), uzupełnione pismem z dnia 03.12.2012r. (data wpływu 06.12.2012r.) nadesłane w odpowiedzi na wezwanie z dnia 13.11.2012r. (doręczone w dniu 27.11.2012r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 24.09.2012 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej.

Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z dnia 03.12.2012r. (data wpływu 06.12.2012r.) nadesłanym w odpowiedzi na wezwanie Organu z dnia 13.11.2012r. - doręczone Wnioskodawcy w dniu 27.11.2012r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka wystawia faktury za pomocą programu komputerowego. Tak przygotowane faktury zostają wydrukowane a następnie wysyłane do klientów w wersji materialnej (papierowej) listem poleconym. Archiwizację kopii faktur prowadzi się w wersji papierowej. Spółka chciałaby prowadzić archiwizację tych kopii w wersji elektronicznej. Utworzone dokumenty chciałaby zapisywać w pliku w formacie pdf/A-la. Taki plik zostałby sporządzony zgodnie z normą ISO19005-1, dokumenty pozostałyby niezmienione w czasie, niezależnie od narzędzi i systemu służących do przeglądania dokumentów. Plik zostałby także opatrzony imieniem i nazwiskiem osoby, która go utworzyła a także datą utworzenia dokumentów. Tak przygotowany zostałby umieszczony w folderach z podziałem na poszczególne miesiące. Foldery znajdowałyby się na zabezpieczonym serwerze lokalnym należącym do spółki.

W nadesłanym uzupełnieniu Spółka wskazała, iż proponowana metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej zapewni autentyczność ich pochodzenia, czytelność oraz integralność treści niezależnie od używanego oprogramowania, czasu oraz miejsca przeglądania dokumentów.

Faktury zapisane będą w odrębnym folderze, który zapewni ich łatwość odszukania, ponadto organy podatkowe oraz organy kontroli skarbowej, na żądanie uzyskają bezzwłoczny dostęp do faktur, niezależnie od miejsca przebywania inspektorów. Na żądanie inspektorzy będą mogli uzyskać zdalny dostęp do folderu zawierającego zapisane faktury. Forma przechowywania faktur, zapewni organom przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Czy ze względów ekonomicznych jak i ekologicznych Spółka mogłaby prowadzić archiwizacje kopii faktur w wersji elektronicznej? Czy takie kopie musiałyby zostać podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym?

Stanowisko Wnioskodawcy

Zastosowanie powyższej metody przechowywania faktur, jest dopuszczalne, gdyż zapewni czytelność treści, umożliwi zdalne przekazywanie dokumentacji organom kontroli skarbowej, integralność treści. Format przechowywania dokumentacji zapewni łatwość zapisu, autentyczność pochodzenia, łatwość odszukania. Ponadto zaproponowana forma jest zgodna z wytycznymi Ministra Finansów zawartymi w Rozporządzeniu z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawienia faktury, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług Dz. U. Nr 680, poz. 360 z 2011r. art. 21 ust. 2.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W oparciu o dyspozycję art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT i innych dokumentów z nimi zrównanych uregulowane zostały w przepisach obowiązującego od dnia 1 kwietnia 2011 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

W myśl § 19 ust. 1 tego rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Zgodnie z treścią § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, stosownie do treści § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, o czym stanowi § 21 ust. 3 rozporządzenia.

Natomiast, integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 21 ust. 4 rozporządzenia).

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przechowywania kopii faktury w postaci elektronicznej w przypadku wystawienia oryginału dokumentu w sposób tradycyjny w postaci papierowej, a następnie przekazania go w tej postaci kontrahentowi Spółki. Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność sposobu przechowywania kopii faktury. Wskazać jednakże należy, że co do zasady, faktury wystawione w postaci papierowej mogą być przechowywane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Powyższe przepisy nie wprowadzają wymogu podpisania takich faktur podpisem elektronicznym.

Z okoliczności sprawy wynika, iż Spółka za pośrednictwem systemu komputerowego generuje faktury. Faktura oryginał w wersji papierowej wysłana jest do odbiorcy, a kopia przechowywana jest w wersji papierowej. Spółka chciałaby prowadzić archiwizację kopii faktur w wersji elektronicznej. Utworzone dokumenty zapisywane byłyby w formacie PDF/A-1a. Sporządzony plik pozostałby niezmienny w czasie, niezależnie od narzędzi i systemu służącego do przeglądania. Plik zostałby opatrzony imieniem i nazwiskiem osoby, która go utworzyła oraz datą wygenerowania. Tak przygotowane pliki byłyby umieszczane w folderach z podziałem na miesiące. Foldery znajdowałyby się na zabezpieczonym serwerze lokalnym należącym do Spółki. Opisane faktury będą przechowywane w sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w powiązaniu z przedstawionym we wniosku opisem sprawy, stwierdzić należy, że Spółka będzie mogła przechowywać kopię wydrukowanych i przesłanych pocztą faktur w postaci elektronicznej opisanej we wniosku bez konieczności opatrzenia ich podpisem elektronicznym.

Tutejszy organ wskazuje, że oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Zatem należy uznać, iż Wnioskodawca zaprezentował prawidłowe stanowisko w sprawie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.