Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-452/10/ICz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2010-08-13
Teza: Czy z uwagi na fakt użytkowania przez Wnioskodawcę elektronicznego systemu informatycznego, spełniającego warunki określone w rozporządzeniu tzn. wydruk dokumentu źródłowego w oryginalnej formie, pozwala mu na przechowywanie kopii faktur VAT w formie zapisu elektronicznego i nie nakłada obowiązku drukowania kopii dokumentu w formie papierowej?
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-wystawienie faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 13 maja 2010r. (data wpływu 20 maja 2010r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia czy z uwagi na fakt użytkowania przez Wnioskodawcę elektronicznego systemu informatycznego, spełniającego warunki określone w rozporządzeniu tzn. wydruk dokumentu źródłowego w oryginalnej formie, pozwala mu na przechowywanie kopii faktur VAT w formie zapisu elektronicznego i nie nakłada obowiązku drukowania kopii dokumentu w formie papierowej – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 20 maja 2010r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia czy z uwagi na fakt użytkowania przez Wnioskodawcę elektronicznego systemu informatycznego, spełniającego warunki określone w rozporządzeniu tzn. wydruk dokumentu źródłowego w oryginalnej formie, pozwala mu na przechowywanie kopii faktur VAT w formie zapisu elektronicznego i nie nakłada obowiązku drukowania kopii dokumentu w formie papierowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest podatnikiem podatku VAT. Świadczy usługi o charakterze ciągłym, polegające na rozprowadzeniu wody i odbiorze ścieków. Usługi te są świadczone dla ponad 12 tysięcy odbiorców, w głównej mierze na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Biorąc pod uwagę zapisy art. 6 ustawy z dnia 7 czerwca 2001r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzeniu ścieków (Dz. U. nr 72, poz. 747), stanowi iż przedsiębiorstwo wodociągowe jest zobowiązane zawierać umowę nie tylko z właścicielem, czy zarządcą budynków wielolokalowych lub budynków wielolokalowych z osobą korzystającą z lokalu, ilość potencjalnych odbiorców usług Wnioskodawcy ciągle wzrasta.

Zgodnie z postanowieniami § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 marca 2002r. w sprawie określenia taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzenie ścieków (Dz. U. nr 26, poz. 257) odbiorca dokonuje zapłaty za dostarczoną wodę i odprowadzone ścieki w terminie określonym w fakturze, a zatem dla wszystkich odbiorców usług wystawiana jest faktura VAT, generowana przez system elektroniczny. Wystawione faktury VAT w formie papierowej (oryginały) trafiają do odbiorców, natomiast kopie faktur VAT w ilości rocznie ok. 85 tysięcy sztuk przechowywane są w archiwum przedsiębiorstwa. Jednak narastające ilości przechowywanych kopii faktur VAT stają się dla Wnioskodawcy poważnym utrudnieniem w prowadzeniu działalności zarówno w warunkach technicznych, jak i fizyczne przechowywanie wymaga konieczności zachowania faktur w stanie umożliwiającym ich odczyt. Co naraża Wnioskodawcę na rosnące koszty związane z ich wydrukiem i odpowiednią segregacją. Możliwość przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej np. w postaci skanu wystawionego dokumentu, bądź generowanie kopii dokumentu bezpośrednio ze zintegrowanego systemu informatycznego, bez możliwości jego modyfikacji oraz w sposób zapewniający wydruk odpowiednich kopii, w każdym czasie pozwoliłoby na ograniczenie w istotny sposób kosztów działalności firmy.

Mając zatem na uwadze § 21 rozporządzenia w sprawie przechowywania kopii faktur VAT - zapis nie precyzuje dokładnie użytego określenia „w oryginalnej postaci”.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy z uwagi na fakt użytkowania przez Wnioskodawcę elektronicznego systemu informatycznego, spełniającego warunki określone w rozporządzeniu tzn. wydruk dokumentu źródłowego w oryginalnej formie, pozwala mu na przechowywanie kopii faktur VAT w formie zapisu elektronicznego jest prawidłowe i nie wymaga obowiązku drukowania kopii dokumentu w formie papierowej?

Zdaniem Wnioskodawcy, mając na uwadze rozporządzenie, przechowuje kopie faktur VAT oraz kopie faktur VAT korygujące w formie papierowej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zdaniem Wnioskodawcy wyżej wymienione rozporządzenie nie reguluje wprost kwestii przechowywania kopii faktur VAT, można więc przechowywać je w formie elektronicznej, umożliwiającej każdorazowe wydrukowanie faktury bez możliwości dokonania zmiany w okresie ich przechowywania. Zgodnie bowiem z art. 106 ustawy VAT, podatnicy są zobowiązani, co do zasady, do wystawienia faktur VAT stwierdzających w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Ponadto zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia faktury VAT i faktury VAT korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia). Oryginał w formie papierowej- otrzymuje nabywca usługi, a kopia w formie elektronicznej znajduje się w spółce Wnioskodawcy. Zatem zakres obowiązków prawnych nakładanych na podatnika, wynikających z przepisów ustawy VAT oraz rozporządzenia jest wyczerpany już w chwili wystawienia faktury (oryginał oraz kopia). Natomiast żaden inny przepis ustawy VAT oraz rozporządzenia nie nakłada na podatnika obowiązku przechowywania kopii faktur VAT w formie papierowej.

Wnioskodawca nadmienia, iż prezentowany przez Wnioskodawcę sposób prezentacji ustawy VAT oraz rozporządzenia znalazł już swoje potwierdzenie w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009r. Sygn. Akt I FSK 1169/08.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337, ze zm.).

Zgodnie z § 19 ust. 1 i 2 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuję sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA”.

Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej - w liczbie, co najmniej dwóch egzemplarzy - dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz „KOPIA”.

Tak wystawione dokumenty w formie materialnej (oryginały i kopie faktur), w myśl § 21 ust. 1 tego rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na szczególną uwagę zasługuje przepis § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia, w którym wskazano, że dokumenty o których mowa w ust. 1 przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Zatem nie ma możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktury, którą przekazano kontrahentowi w formie papierowej. Powyższe przepisy nie przewidują, aby podatnicy mogli przechowywać dokumenty, kopie faktur sprzedaży wystawianych w formie papierowej, w postaci elektronicznej, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.

Ponadto wskazać należy, iż nie istnieje podstawa prawna do zastosowania takiego trybu mieszanego, w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie faktur byłyby przechowywane na zasadach właściwych dla faktur elektronicznych.

Z przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca świadczy usługi o charakterze ciągłym, polegające na rozprowadzeniu wody i odbiorze ścieków. Usługi te są świadczone dla ponad 12 tysięcy odbiorców, w głównej mierze na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Biorąc pod uwagę zapisy art. 6 ustawy z dnia 7 czerwca 2001r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzeniu ścieków (Dz. U. nr 72, poz. 747), stanowi iż przedsiębiorstwo wodociągowe jest zobowiązane zawierać umowę nie tylko z właścicielem, czy zarządcą budynków wielolokalowych lub budynków wielolokalowych z osobą korzystającą z lokalu, ilość potencjalnych odbiorców usług Wnioskodawcy ciągle wzrasta.

Zgodnie z postanowieniami § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 marca 2002r. w sprawie określenia taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzenie ścieków (Dz. U. nr 26, poz. 257) odbiorca dokonuje zapłaty za dostarczoną wodę i odprowadzone ścieki w terminie określonym w fakturze, a zatem dla wszystkich odbiorców usług wystawiana jest faktura VAT, generowana przez system elektroniczny. Wystawione faktury VAT w formie papierowej (oryginały) trafiają do odbiorców, natomiast kopie faktur VAT w ilości rocznie ok. 85 tysięcy sztuk przechowywane są w archiwum przedsiębiorstwa. Jednak narastające ilości przechowywanych kopii faktur VAT stają się dla Wnioskodawcy poważnym utrudnieniem w prowadzeniu działalności zarówno w warunkach technicznych, jak i fizyczne przechowywanie wymaga konieczności zachowania faktur w stanie umożliwiającym ich odczyt. Co naraża Wnioskodawcę na rosnące koszty związane z ich wydrukiem i odpowiednią segregacją. Możliwość przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej np. w postaci skanu wystawionego dokumentu, bądź generowanie kopii dokumentu bezpośrednio ze zintegrowanego systemu informatycznego, bez możliwości jego modyfikacji oraz w sposób zapewniający wydruk odpowiednich kopii, w każdym czasie pozwoliłoby na ograniczenie w istotny sposób kosztów działalności firmy.

Mając zatem na uwadze § 21 rozporządzenia w sprawie przechowywania kopii faktur VAT - zapis nie precyzuje dokładnie użytego określenia „w oryginalnej postaci”.

Mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz powołane wyżej przepisy, należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez drukowania wersji papierowej), nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, jeżeli oryginały faktur miały postać drukowaną (papierową). Wnioskodawca zobowiązany jest zatem do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci. Wyżej wskazane przepisy nakładają bowiem na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych faktur. Nie jest więc możliwe, ani wystawienie oryginału i kopii faktur w różnej formie, ani też wysyłanie i przechowywanie tych dokumentów w innej postaci niż ta, w której zostały wystawione. W świetle powołanych wyżej przepisów, należy stwierdzić, iż Spółka obowiązana będzie przechowywać faktury VAT w takiej postaci, w jakiej powstały.

Oznacza to, że w sytuacji gdy oryginały faktur miały postać drukowaną (papierową) i w takiej formie zostały przekazane kontrahentom, Wnioskodawca nie może przechowywać kopii faktur wyłącznie w formie elektronicznej, nawet jeżeli system komputerowy umożliwia w każdej chwili wydrukowanie dokumentu źródłowego.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za nieprawidłowe.

Ponadto tut. Organ informuje, że możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury, od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania, zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) – nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Warto także wskazać, iż stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.), określanej dalej jako Dyrektywa 112, dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje). Na gruncie przepisów unijnych na każdym podatniku ciążą szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 112 każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych. (art. 245 in fine Dyrektywy 112). Na uwagę zasługuje także norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 zgodnie, z którą aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246 ww. Dyrektywy (zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności) państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

Powyższe przepisy wskazują wprost na możliwość wprowadzenia w przepisach krajowych przez państwa członkowskie własnych warunków dotyczących m.in. sposobu przechowywania faktur, które miałyby na celu zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności.

W związku z powyższym uznać należy, iż przepisy cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, wprowadzające obowiązek przechowywania kopii faktur w oryginalnej (papierowej) postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, nie są sprzeczne z normami wspólnotowymi.

Końcowo stwierdzić należy, że powołane we wniosku orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009r. sygn. akt I FSK 1169/08, nie ma mocy powszechnie obowiązującej. Sąd wyrokiem lub postanowieniem rozstrzyga wyłącznie konkretną sprawę co do stwierdzenia naruszenia prawa i skutków prawnych tego naruszenia i jedynie w tej sprawie ma moc wiążącą. Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie ten sąd oraz organ, którego działanie lub bezczynność było przedmiotem zaskarżenia, o czym stanowi art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270, z późn. zm.).

Zatem powołany wyrok nie posiada waloru wykładni powszechnej, co w praktyce oznacza, że nie stanowi on podstawy dla analogicznego rozstrzygnięcia przez organy podatkowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.