Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP4/443-337/13-2/EWW
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2013-10-08
Teza: Prawo do odliczenia podatku z faktur otrzymanych w formie papierowej a przechowywanych w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumentacja; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przedstawione we wniosku z dnia 17 czerwca 2013 r. (data wpływu 19 lipca 2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku z faktur otrzymanych w formie papierowej a przechowywanych w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 19 lipca 2013 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku z faktur otrzymanych w formie papierowej a przechowywanych w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

„A” Sp. z o.o. (dalej: Spółka) jest podmiotem posiadającym siedzibę na terytorium Polski. Spółka prowadzi w Polsce działalność gospodarczą i jest zarejestrowana na terytorium kraju jako podatnik VAT czynny.

W ramach prowadzonej działalności Spółka nabywa towary/usługi od dostawców mających siedzibę na terytorium Polski oraz od dostawców mających siedzibę na terenie innych krajów Unii Europejskiej (dalej: Dostawcy). Nabywane towary i usługi wykorzystywane są przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Otrzymane od dostawców w formie papierowej faktury lub rachunki są obecnie przechowywane w formie papierowej w terminach wymaganych przepisami prawa podatkowego.

Dodatkowo w celu ułatwienia dostępu do zbioru dokumentów Spółka wdrożyła system skanowania i elektronicznego przechowywania dokumentów powiązany z systemem finansowo księgowym (SAP). Dokumenty otrzymane od Dostawców oznaczane są unikalnym kodem paskowym i księgowane są w systemie SAP. Następnie dokumenty są skanowane i przechowywane w elektronicznej bazie danych na serwerach znajdujących się na terenie Niemiec. Usługa przechowania dokumentów świadczona jest odpłatnie przez podmiot powiązany (dalej: Kontrahent) w ramach kompleksowej obsługi informatycznej Spółki. Na podstawie unikalnych kodów paskowych nadanych dokumentom, skany dokumentów zostają przyporządkowane do zaksięgowanych dokumentów, dzięki czemu Spółka ma możliwość dostępu do zeskanowanych dokumentów bezpośrednio z systemu finansowo-księgowego SAP. Dodatkowo Spółka ma również możliwość dostępu do zeskanowanych dokumentów bezpośrednio z systemu archiwizacyjnego.

Elektroniczna wersja faktury zawiera dokładnie taką samą zawartość jak wersja papierowa  po zeskanowaniu faktury nie ma możliwości dokonywania modyfikacji jej treści. Przechowanie dokumentów w wersji elektronicznej obejmie okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego. W przypadku potencjalnej kontroli podatkowej Spółka jest w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej. Zeskanowane dokumenty będą w pełni czytelne, łatwe do odszukania i przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

W związku z wdrożeniem opisanego powyżej systemu skanowania i archiwizacji dokumentów Spółka zamierza zrezygnować z przechowywania dokumentów w formie papierowej. Otrzymane od dostawców dokumenty (w szczególności faktury i rachunki) byłyby po zaksięgowaniu i zeskanowaniu natychmiast niszczone.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego:

1.  określonego w otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej fakturach;
2.  określonego i rozliczonego na podstawie otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej rachunków, faktur lub innych dokumentów handlowych podatku należnego z tytułu:
    *   świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 lub 8 ustawy o VAT podatnikiem jest ich usługobiorca;
    *   dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 lub 7 ustawy o VAT podatnikiem jest ich nabywca;
    *   wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 9 ustawy o VAT;
    *   wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 11 ustawy o VAT?

Spółka nie wystawia faktur wewnętrznych, o których mowa w art. 106 ust. 7 ustawy o VAT  rozliczenie podatku należnego od transakcji wyszczególnionych powyżej w punkcie b następuje na podstawie otrzymanych przez Spółkę rachunków, faktur lub innych dokumentów handlowych ujmowanych odpowiednio w rejestrze VAT.

Otrzymane przez Spółkę w wersji papierowej dokumenty stanowiące podstawę do określenia podatku naliczonego (bezpośrednio wykazanego na fakturze lub odpowiadającego ustalonemu na ich podstawie podatku należnemu) będą następnie przechowywane na rzecz Spółki przez Kontrahenta wyłącznie w formie elektronicznej poza Polską (dokument papierowy będzie niszczony po zeskanowaniu) zgodnie z opisanym procesem.

Zdaniem Wnioskodawcy, w świetle przepisów ustawy o VAT oraz rozporządzenia MF nie ma przeszkód, aby Spółka odliczyła podatek VAT naliczony wykazany na fakturach otrzymanych w formie papierowej i następnie przechowywanych w formie elektronicznej (dokument papierowy będzie niszczony), zgodnie z procedurą opisaną powyżej.

Nie ma również przeszkód dla dokonania odliczenia podatku VAT naliczonego odpowiadającego podatkowi należnemu z tytułu importu usług, dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca oraz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, który to podatek należny ustalony został na podstawie otrzymanych w formie papierowej i następnie przechowywanych w formie elektronicznej rachunków, faktur lub innych dokumentów handlowych (dokumenty papierowe będą niszczone), zgodnie z opisaną procedurą.

Prawo do odliczenia podatku VAT

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Z kolei w świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów usług.

Natomiast zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny (poza określonymi wyjątkami określonymi w ustawie).

W konsekwencji należy uznać, że podstawowym warunkiem dla odliczenia podatku VAT naliczonego jest otrzymanie przez podatnika faktury VAT (oczywiście przy założeniu, że zakupione towary lub usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych VAT).

Spółka dokonując zakupu towarów lub usług od Dostawców otrzymuje od nich faktury VAT dokumentujące zrealizowane transakcje (faktury te są wystawiane i przesyłane w formie papierowej). W konsekwencji należy uznać, że spełniony jest formalny warunek do odliczenia podatku VAT naliczonego, o którym mowa w art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a oraz ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, tj. otrzymanie faktury przez podatnika dokonującego odliczenia VAT. Tym samym Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT wykazanego na fakturze otrzymanej od Dostawcy (przy założeniu, że spełnione są wszelkie inne warunki dla odliczenia VAT opisane w przepisach ustawy o VAT).

W opinii Spółki, na przysługujące Spółce prawo do odliczenia podatku VAT nie będzie miał wpływu fakt, że faktura zakupowa będzie przechowywana wyłącznie w formie elektronicznej przy zastosowaniu procedury określonej w opisie sprawy  polskie przepisy w zakresie VAT dopuszczają bowiem możliwość przechowywania przez podatników faktur w formie elektronicznej, których papierowa wersja po zeskanowaniu jest niszczona.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi również kwota podatku należnego z tytułu:

1.  świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 lub 8 ustawy o VAT podatnikiem jest ich usługobiorca;
2.  dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 lub 7 ustawy o VAT podatnikiem jest ich nabywca;
3.  wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 9;
4.  wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 11.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 2 ustawy o VAT, w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 4, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy w podatku należnym u nabywcy lub usługobiorcy odpowiednio od świadczenia usług, dla którego podatnikiem jest usługobiorca, od wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca.

W konsekwencji należy uznać, że podstawowym warunkiem dla odliczenia podatku VAT naliczonego jest w tym przypadku rozliczenie podatku należnego w związku z powstałym obowiązkiem podatkowym. Samo otrzymanie i przechowywanie dokumentów dokumentujących transakcję nie ma zatem znaczenia dla prawa do odliczenia podatku.

W opinii Spółki, możliwe jest zatem przechowywanie dokumentów związanych z transakcją (faktur, rachunków, innych dokumentów handlowych) wyłącznie w formie elektronicznej przy zastosowaniu procedury określonej w opisie sprawy.

Zasady przechowywania faktur

Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.) podatnicy są obowiązani przechowywać otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl § 21 ust. 2 rozporządzenia MF, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju, z tym że (zgodnie z ust. 3) przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Dodatkowo (§ 21 ust. 4) podatnicy zobowiązani są zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej bezzwłoczny dostęp do dokumentów, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W § 24 rozporządzenia MF uregulowano stosowanie zasad przechowania faktur w odniesieniu do faktur wewnętrznych. Ponieważ Spółka nie wystawia faktur wewnętrznych, przepis ten nie znajdzie w przedmiotowej sprawie zastosowania.

W ocenie Spółki - w świetle wyżej przytoczonych regulacji - podatnicy mają prawo przechowywać faktury zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Przepisy w zakresie VAT wskazują bowiem wspólne zasady dotyczące przechowania faktur papierowych oraz elektronicznych (§ 21 ust. 1 rozporządzenia MF), zwalniają podatników z obowiązku przechowania faktur na terytorium kraju w przypadku faktur elektronicznych i definiują dodatkowe obowiązki związane z elektronicznym przechowaniem faktur: dostęp on-line, możliwość bezzwłocznego poboru i przetwarzania danych zawartych w fakturach elektronicznych.

Jak wskazano w opisie sprawy, wdrożona procedura przechowywania faktur i innych dokumentów przez Kontrahenta na rzecz Spółki w formie skanów zamieszczonych w elektronicznej bazie danych gwarantuje, że dane będą identyczne ze zbiorem danych papierowych, skanowane dokumenty nie będą mogły być zmienione a elektroniczny obraz lub ewentualny wydruk będzie możliwy w każdym czasie, możliwe będzie zatem spełnienie warunku dostępu on-line oraz bezzwłocznego poboru i przetwarzania danych faktury.

W konsekwencji powyższego nie ulega wątpliwości, że Spółka będzie miała pełne prawo do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych od Dostawców. Nie ulega również wątpliwości, że Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego odpowiadającego podatkowi należnemu z tytułu importu usług, dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca oraz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, który to podatek należny ustalony został na podstawie otrzymanych w formie papierowej i następnie przechowywanych w formie elektronicznej rachunków, faktur lub innych dokumentów handlowych.

Interpretacje organów podatkowych

Stanowisko Spółki dotyczące możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymywanych w formie papierowej znajduje potwierdzenie w praktyce organów podatkowych.

W interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 14 lutego 2011 r. (nr IPPP1-443-1119/10-4/AS) organ podatkowy uznał, że „począwszy od dnia 1 stycznia 2011 r. dopuszczono przechowywanie faktur w dowolnej postaci, tj. papierowej lub elektronicznej niezależnie od sposobu wystawienia faktury z uwzględnieniem warunków określonych w § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.”.

Na możliwość elektronicznej archiwizacji faktur wskazuje również Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 25 lutego 2011 r. (nr IPPP1-143-1182/10 4/IGo) stwierdzając, że „Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania) (\`(...)\`)”.

Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach VAT otrzymanych od Dostawców w wersji papierowej w sytuacji, gdy faktura VAT zostanie następnie zeskanowana oraz zachowana w elektronicznej bazie danych (wersja papierowa nie będzie przechowywana, a niszczona) potwierdzono również w indywidualnej interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 27 października 2011 r. (nr ILPP4/443-534/11-2/EWW).

Podsumowanie

Mając na uwadze że Spółka spełnia formalne warunki do odliczenia podatku VAT wskazane w przepisach ustawy o VAT oraz rozporządzenia MF, przepisy rozporządzenia MF dopuszczają możliwość elektronicznej archiwizacji dokumentów otrzymanych w formie papierowej a organy podatkowe potwierdzają możliwość przechowania takich dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, w ocenie Spółki przysługuje jej prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego:

1.  określonego w otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej fakturach;
2.  określonego i rozliczonego na podstawie otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej rachunków, faktur lub innych dokumentów handlowych podatku należnego z tytułu:
    *   świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 lub 8 ustawy o VAT podatnikiem jest ich usługobiorca;
    *   dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 lub 7 ustawy o VAT podatnikiem jest ich nabywca;
    *   wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 9 ustawy o VAT;
    *   wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 11 ustawy o VAT

w sytuacji gdy dokumenty (faktury, rachunki, inne dokumenty handlowe) zostaną zeskanowane oraz zachowane elektronicznie, a ich papierowe wersje zostaną zniszczone.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.