Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-1.4012.379.2017.1.JP
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2017-09-18
Teza: Prawidłowość przechowywania w formie elektronicznej otrzymywanych faktur, prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tak przechowywanych faktur
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; faktura-wystawienie faktury; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201 z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 17 lipca 2017 r. (data wpływu 18 lipca 2017 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

*   prawidłowości przechowywania w formie elektronicznej otrzymywanych faktur,
*   prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tak przechowywanych faktur

– **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 18 lipca 2017 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przechowywania w formie elektronicznej otrzymywanych faktur oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tak przechowywanych faktur.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe:

B Sp. z o.o. z siedzibą w K (dalej: Wnioskodawca) jest przedsiębiorstwem działającym w branży budowlanej. Wnioskodawca jest podmiotem zarejestrowanym na potrzeby VAT jako podatnik VAT czynny. Wnioskodawca korzysta z usług zewnętrznej kancelarii rachunkowej (dalej: Kancelaria), świadczącej na rzecz Wnioskodawcy usługi księgowe. Dokumentacja związana z rozliczeniami podatkowymi Wnioskodawcy (w tym rozliczeniami podatku VAT - przygotowanie deklaracji VAT) sporządzana jest przez Kancelarię po dostarczeniu przez Wnioskodawcę wymaganych dokumentów i informacji dotyczących przeprowadzonych transakcji. Siedziba Kancelarii została wskazana we właściwym dla Wnioskodawcy urzędzie skarbowym jako miejsce przechowywania rejestrów VAT oraz wszelkich dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT w Polsce przez Wnioskodawcę. Obecnie Wnioskodawca otrzymuje od swoich kontrahentów faktury zarówno w formie elektronicznej (np. format PDF), jak i w formie papierowej. Faktury otrzymane przez Wnioskodawcę w formie papierowej są obecnie skanowane, a następnie, ich skany wraz z fakturami otrzymanymi w formie elektronicznej, dostarczane do Kancelarii za pomocą informatycznego systemu księgowego e.figures. Aktualnie faktury otrzymane w formie papierowej Wnioskodawca przechowuje w formie papierowej. Dodatkowo skany tych faktur przechowywane są w systemie e.figures. Faktury otrzymane elektronicznie Wnioskodawca zamieszcza w systemie e.figures, w formie w jakiej je otrzymał oraz archiwizuje je na własnych serwerach (wraz z korespondencją e-mailową, do której dołączone były te faktury). Ewentualne dokumenty pobierane z systemów elektronicznych dostawców wprowadzane są bezpośrednio do systemu e.figures. Wnioskodawca planuje wdrożyć elektroniczny system przechowywania otrzymanych faktur (dalej: elektroniczny obieg dokumentów). Procedura przechowywania faktur w ramach elektronicznego obiegu dokumentów będzie wyglądała następująco:

*   faktury otrzymane w formie elektronicznej będą zamieszczane w systemie e.figures, w formie, w jakiej zostały wystawione,
*   faktury otrzymane w formie papierowej będą skanowane przez Wnioskodawcę do formatu PDF lub innego nieedytowalnego formatu przy wykorzystaniu sprzętu (skanera) zapewniającego wysoką jakość skanu i czytelność - wersja elektroniczna faktury (skan faktury) będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej,
*   zeskanowane faktury w formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie, jak również faktury otrzymane w formie elektronicznej (dalej łącznie: e-faktury) będą następnie wprowadzone przez upoważnioną do tego osobę do systemu e.figures, wykorzystywanego przez Kancelarię,
*   w systemie e.figures, umieszczane będą także dane faktury, w tym data wpływu faktury do Wnioskodawcy,
*   podczas wprowadzania danych, osoba upoważniona dokonywać będzie weryfikacji w zakresie danych umieszczonych na e-fakturze - specyfikacja, dane nabywcy/dostawcy,
*   specyfikacja faktur podlegać będzie akceptacji przez osobę odpowiedzialną w zakresie zgodności z zamówieniem, zleceniem, umową,
*   weryfikacja taka pozwoli powiązać daną fakturą i zrealizowaną na rzecz Wnioskodawcy przez kontrahenta dostawę towarów lub świadczoną usługę,
*   każdej e-fakturze zostaje nadany unikalny numer wewnętrzny (tzw. Workflow), za pomocą którego uprawniona do podglądu danej faktury osoba będzie mogła szybko odszukać daną fakturę w systemie e.figures,
*   e-faktury umieszczone w systemie e.figures. podlegać będą weryfikacji i księgowaniu przez osoby odpowiedzialne za prowadzenie księgowości Wnioskodawcy w Kancelarii,
*   e-faktury będą archiwizowane w systemie e.figures - w specjalnie przeznaczonych do tego folderach umożliwiających wyfiltrowanie e-faktur np. według okresów rozliczeniowych, których poszczególne e-faktury będą dotyczyć; taki sposób przechowywania zapewni łatwe i szybkie odszukanie e-faktur,
*   e-fakturę można będzie odszukać w systemie e.figures. nie tylko po numerze faktury lub numerze Workflow, ale również po nazwie dostawcy lub po okresie rozliczeniowym którego e-faktura dotyczy,
*   tylko upoważniona przez Wnioskodawcę grupa osób będzie miała dostęp do e-faktur i będzie mogła je wyświetlić w systemie e.figures,
*   ani pracownicy Kancelarii ani osoby upoważnione przez Wnioskodawcę nie będą miały możliwości ingerencji w treść e-faktur ani zmiany danych w nich zawartych,
*   otrzymanych faktur papierowych Wnioskodawca po zeskanowaniu nie będzie już archiwizować w formie papierowej. Faktury te będą niszczone przez Wnioskodawcę, po zeskanowaniu i umieszczeniu w systemie e.figures.
*   Wszystkie przechowywane e-faktury (zeskanowane oraz otrzymane w formacie elektronicznym) będą miały formę elektroniczną i będą zawierały elementy wymagane przepisami ustawy o VAT, w szczególności dane wymagane dla uznania dokumentu za fakturę dla potrzeb VAT.
*   Wszystkie e-faktury będą archiwizowane przez Kancelarię wyłącznie w sposób elektroniczny w systemie e.figures, na serwerze wykorzystywanym przez Kancelarię, znajdującym się w Polsce, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
*   Na żądanie organów podatkowych Kancelaria będzie mogła wydrukować e-faktury oraz zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści (format PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur) lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami.
*   Wszystkie e-faktury otrzymane przez Wnioskodawcę dokumentują nabycie towarów oraz usług, które będą wykorzystywane do wykonywania przez Wnioskodawcę czynności opodatkowanych VAT.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

*   Czy opisana w zdarzeniu przyszłym procedura elektronicznego obiegu dokumentów jest zgodna z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelności faktur?
*   Czy Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie e-faktur przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym w opisie zdarzenia przyszłego?

**Stanowisko Wnioskodawcy:**

1.  Opisana w zdarzeniu przyszłym procedura elektronicznego obiegu dokumentów jest zgodna z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelności faktur.
2.  Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie e-faktur przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym w opisie zdarzenia przyszłego.

Pytanie nr 1

Przepisy art. 112 oraz 112a ustawy o VAT, zawierają następujące warunki dotyczące terminów oraz sposobu przechowywania dokumentów, cyt.:

Art. 112:

„Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszelkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…)”

Art. 112a:

„1. Podatnicy przechowują:

*   wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
*   otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
*   w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2\. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. 3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. 4. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.”

Jednocześnie w myśl art. 70 § 1 ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U.2015.613 j.t. z późn. zm) wskazuje, że, cyt.: „Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.”

Przytoczone wyżej przepisy ustawy o VAT:

*   w części bezpośrednio wskazują wymagania dotyczące zasad przechowywania faktur w formie elektronicznej,
*   w części zaś nie precyzują jakiej formy przechowywania faktur dotyczą.

W efekcie w drugim przypadku warunki dotyczące przechowywania faktur muszą być spełnione zarówno w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie papierowej jak i do faktur przechowywanych w formie elektronicznej.

W konsekwencji należy uznać, że przepisy ustawy o VAT zawierają następujące warunki dotyczące przechowywania faktur w formie elektronicznej:

1.  podatnicy są zobowiązani przechowywać faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez okres 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku,
2.  podatnicy są zobowiązani przechowywać wystawione oraz otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
3.  podatnicy są zobowiązani do zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania,
4.  podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju co do zasady są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju,
5.  podatnicy mogą przechowywać faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków elektronicznych dostępu on-line do faktur,
6.  podatnicy są zobowiązani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zdaniem Wnioskodawcy opisana w zdarzeniu przyszłym procedura elektronicznego obiegu dokumentów spełnia wszystkie wskazane powyżej warunki.

Ad. a) Okres przechowywania dokumentów

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, wszystkie e-faktury będą archiwizowane w systemie e.figures wykorzystywanym przez Kancelarię, przez okres wymagany przepisami prawa.

Ponadto, system informatyczny stosowany przez Kancelarię przeprowadza zapis wszystkich folderów, w których przechowywane będą e-faktury, poprzez tworzenie kopii zapasowych, co zagwarantuje, że wszystkie faktury przechowywane na serwerze Kancelarii zostaną zachowane w stanie nienaruszonym do upływu okresu przedawnienia.

Wniosek:

Należy zatem uznać, że warunek dotyczący okresu przechowywania dokumentów będzie spełniony.

Ad. b) Podział na okresy rozliczeniowe i możliwość łatwego odszukania faktur

Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego, e-faktury będą przechowywane przez Kancelarię w systemie e.figures wyłącznie elektronicznie, w formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie, w specjalnie przeznaczonych do tego folderach umożliwiających wyfiltrowanie e-faktur np. według okresów rozliczeniowych, których dana e-faktura dotyczy, według nazw kontrahentów lub według unikatowych oznaczeń każdego z dokumentów, co zapewni łatwe odszukanie konkretnej e-faktury.

Każda e-faktura będzie otrzymywać unikalny numer wewnętrzny (tzw. Workflow), za pomocą którego uprawniona do podglądu danej faktury osoba w Spółce i w Kancelarii będzie mogła szybko odszukać daną e-fakturę.

Wniosek:

Wobec powyższego warunek dotyczący przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie należy uznać za spełniony.

Ad. c) Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność

Zgodnie z art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT:

*   autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dostawcy/usługodawcy albo wystawcy faktury,
*   integralność treści faktury to pewność co do faktu, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Przepisy ustawy o VAT nie wskazują natomiast co należy rozumieć przez czytelność faktury. Zgodnie natomiast z potocznym rozumieniem pojęcia „czytelny” wskazanym w słowniku języka polskiego słowo to oznacza: 1. „łatwy do odczytania”, 2. „zrozumiały” (sjp.pwn.pl/szukaj/czytelny). W świetle powyższego czytelność faktury oznacza możliwość zrozumiałego odczytania wszystkich danych zawartych na fakturze.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT). Przepisy ustawy o VAT nie wskazują precyzyjnie w jaki sposób podatnik ma zagwarantować spełnienie tych warunków. Przepisy wskazują jedynie, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). W przypadku faktur elektronicznych przepisy ustawy o VAT zawierają również przykładowe metody, z których podatnik może w tym zakresie skorzystać, tj. wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz elektronicznej wymiany danych (art. 106m ust. 5 ustawy o VAT).

Za kontrole biznesowe można uznać takie rozwiązania biznesowe, które dają możliwość powiązania wystawionej/otrzymanej faktury z dokonaną dostawą w dowolny sposób, np. poprzez posiadanie przez podatnika dokumentów takich jak np. umowa, zamówienie, dokumenty transportowe, które towarzyszą dokonywanym transakcjom, oraz wprowadzenie procedur i dyscyplin służbowych w tym zakresie. Kontrole biznesowe powinny być dostosowane do indywidualnych warunków poszczególnych podatników. Za wiarygodną ścieżkę audytu należy natomiast uznać łatwy i przejrzysty sposób powiązania posiadanych przez podatnika dokumentów z dokonaną transakcją, który potwierdza fakt, że dana dostawa miała miejsce/usługa została wykonana na warunkach określonych w dokumentacji.

Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego:

*   każdorazowo Wnioskodawca będzie miał pewność co do podmiotu, od którego otrzymał fakturę elektroniczną. Wnioskodawca będzie mógł zweryfikować ten fakt poprzez sprawdzenie, czy faktura elektroniczna została wysłana z adresu e-mail należącego do dostawcy oraz czy została przesłana przez osobę upoważnioną do przesyłania faktur elektronicznych przez kontrahenta,
*   otrzymane faktury będą weryfikowane przez wyznaczone osoby należące do organizacji Wnioskodawcy oraz przez Kancelarię, pod kątem prawidłowości danych dostawcy usług lub towarów oraz zgodności specyfikacji towaru/usługi wskazanej na fakturze z danymi na zamówieniu - co pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Wnioskodawcy dostawą towarów lub świadczeniem usług - Wnioskodawca będzie miał pewność co do tożsamości dostawcy/usługodawcy,
*   e-faktury będą umieszczane w systemie e.figures, do którego dostęp ma tylko określona grupa pracowników Wnioskodawcy oraz Kancelarii,
*   zarówno po stronie Wnioskodawcy jak i po stronie Kancelarii krąg osób mających dostęp do e-faktur przechowanych w formie elektronicznej będzie ograniczony; sam dostęp będzie zabezpieczony indywidualnym hasłem do systemu e.figures, które znane będzie tylko upoważnionej osobie,
*   system ograniczeń w dostępie oraz poziomie uprawnień do systemu e.figures zapewniać będzie wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz dokumentów, które będą w nim przechowywane,
*   stosowany przez Wnioskodawcę nieedytowalny format elektroniczny, m.in. PDF uniemożliwia modyfikację danych na e-fakturach, przez co gwarantuje niezmienność i integralność treści zawartych w e-fakturach. Format ten prezentuje odbiorcy treść e-faktury w postaci niezmienionej wobec tej utworzonej przez wystawcę, zapewnia również czytelność wygenerowanego obrazu faktury, w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie na każdym systemie komputerowym,
*   czytelność e-faktur zostanie zapewniona poprzez wykorzystywanie wysokiej jakości skanera do skanowania faktur gwarantującego wysoką jakość obrazu,
*   przechowywanie otrzymanych w wersji papierowej faktur w formacie elektronicznym (w postaci jej skanu) zapobiega ich degradacji poprzez zacieranie się ich elementów/treści, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.

Wniosek:

Wskazana powyżej procedura, którą wprowadzi Wnioskodawca, gwarantująca m.in.:

*   autoryzację dostępu do przechowywanych e-faktur,
*   dostęp do e-faktur ograniczonej grupy osób z odpowiednim poziomem uprawnień,
*   ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu, tj. prześledzenie faktycznego przebiegu transakcji poprzez połączenie dodatkowych dokumentów z fakturami,

pozwoli Wnioskodawcy zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur elektronicznych zgodnie z przepisami 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT ustawy o VAT.

Ad. d) Przechowywanie faktur na terytorium kraju

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, Wnioskodawca posiada siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju (K). Zgodnie z planowaną procedurą elektronicznego obiegu dokumentów, wszystkie e-faktury przechowywane będą wyłącznie w formacie elektronicznym, w systemie e.figures na serwerze wykorzystywanym przez Kancelarię, znajdującym się w Polsce.

Wniosek:

Biorąc pod uwagę powyższe, przedmiotowy warunek dotyczący miejsca przechowywania faktur będzie spełniony.

Ad. e) Dostęp on-line do faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju

Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego, system e.figures, w którym przechowywane będą dokumenty, znajduje się na serwerach wykorzystywanych przez Kancelarię, znajdujących się w Polsce.

Wniosek:

W związku z powyższym, Wnioskodawca nie ma obowiązku spełniać warunku dot. zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostępu on-line do e- faktur w ramach elektronicznego obiegu dokumentów.

Ad. f) Dostęp i możliwość poboru faktur

W razie konieczności (na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami), przedstawiciele naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej będą mieli możliwość przy wykorzystaniu komputerów pracowników Kancelarii obejrzeć e-faktury, wydrukować je oraz zapisać pliki zawierające obraz e-faktury na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści e-faktur.

Prawidłowość powyższego stanowiska potwierdzają liczne interpretacje indywidualne wydane przez Ministra Finansów oraz Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, przykładowo:

*   interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 kwietnia 2017 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.17.2017.1.PR oraz interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 kwietnia 2017 r. sygn. 3063-ILPP1-3.4512.65.2017.1.PR, wydane w analogicznych stanach faktycznych, w których Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że cyt. „Odnosząc się do wątpliwości Spółki związanych z prawidłowością przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej jak i elektronicznej należy stwierdzić, że przechowywanie tych faktur w sposób opisany przez nią, czyli w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z przytoczonymi przepisami.Podsumowując, opisany elektroniczny system przechowywania otrzymanych oraz wystawionych faktur jest/będzie zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.”

*   interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 grudnia 2016 r. sygn. 3063-ILPP1-3.4512.133.2016.1JNa, cyt. „Procedura przechowywania obejmowała będzie przesianie w formacie PDF Zeskanowanych dokumentów do usługodawcy, który wprowadzi je do systemu DFM Wnioskodawcy (wraz z kluczowymi informacjami stanowiącymi „metrykę” np. nazwa kontrahenta, numer faktury, data sprzedaży, data dokumentu, etc.). Następnie wprowadzone do systemu DFM Zeskanowane dokumenty poddane zostaną, określonym przez Wnioskodawcę, procedurom weryfikacji a zatwierdzenie Skanu równoznaczne będzie z zaksięgowaniem i ujęciem dokumentu w stosowanym przez Spółkę systemie finansowo-księgowym SAP. Odpowiedzialni będą za to wyznaczeni pracownicy Wnioskodawcy. Zeskanowane dokumenty będą przechowywane w formacie PDF, przy czym dla każdego Skanu zostanie nadany numer, umieszczony również w treści pliku PDF, odpowiadający numerowi transakcji ujętej w systemie SAP. Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po zeskanowaniu faktur papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym, papierowe wersje faktur będą niszczone (\`(...)\`). Te same procedury będą miały zastosowanie do faktur otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej (\`(...)\`). Zatem przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie elektronicznej oraz faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę (\`(...)\`) będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.”
*   interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 8 września 2016 r. sygn. IBPP2/4512-402/16-1/ICz cyt. „Przesyłane przez Sprzedawców faktury w formie papierowej są opatrywane datą otrzymania, a następnie skanowane, przy czym zachowana jest odpowiednia jakość skanu (…). Skan faktury jest wprowadzany do systemu księgowego Spółki wraz z określonymi danymi odnoszącymi się do dokumentu oraz związanego z nim zamówienia, takimi, jak w szczególności: data faktury (\`(...)\`). Sposób przechowywania faktur papierowych w postaci skanów ma na celu wyłączenie możliwości edycji treści zeskanowanego dokumentu. Po ich zeskanowaniu faktury są w niezmienionej formie archiwizowane w Systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu mogą być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe (\`(...)\`) Przechowywanie faktur w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę (\`(...)\`) jest zgodne z powyższymi przepisami.”

Podsumowanie:

Mając na uwadze wskazane powyżej przepisy ustawy o VAT, uzasadnienie oraz stanowisko organów podatkowych należy uznać, że opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

Pytanie nr 2

W myśl art. 86 ust.1 ustawy o VAT podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z tytułu nabycia towarów lub usług w zakresie w jakim są one wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Kwotę podatku VAT naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikająca z otrzymanych przez podatnika faktur, dokumentujących nabycie przez niego towarów i usług lub dokonanie całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi (art. 86 ust. 2 pkt 1). Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, cyt. „Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.”

Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, cyt.: „10b. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w:

1.  ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.”

Zgodnie z powołanymi powyżej przepisami prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego powstaje zasadniczo w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy dla danej transakcji, pod warunkiem że nabywca otrzymał fakturę.

Ponadto, przepisy art. 88 ustawy o VAT wskazują czynności/faktury, w stosunku do których podatnikowi nie przysługuje prawo od odliczenia naliczonego podatku VAT.

W świetle powyższych przepisów, podatnik jest uprawniony do odliczenia podatku VAT naliczonego, jeżeli następujące warunki zostaną spełnione łącznie:

*   nabyte towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania działalności opodatkowanych VAT,
*   w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał po stronie sprzedawcy obowiązek podatkowy,
*   nabywca posiada fakturę dokumentującą nabycie przedmiotowych towarów lub usług,
*   czynność/faktura nie została wskazana w przepisie art. 88 ustawy o VAT.

Z powyższych przepisów wynika, iż ustawodawca nie różnicuje prawa do odliczenia ze względu na typ otrzymanej przez nabywcę faktury lub też od sposobu przechowywania przez niego faktur.

Należy zatem uznać, iż faktury przechowywane w formie elektronicznej dają podatnikowi pełne prawo do odliczenia wykazanego na nich podatku VAT, o ile spełnione są powyższe warunki.

Podsumowanie:

Mając na uwadze, że w opisanym zdarzeniu przyszłym:

*   faktury otrzymane w formie elektronicznej lub papierowej dokumentują nabycie towarów i usług, które będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT,
*   w systemie e.figures zostanie odnotowana i zachowana informacja dotycząca daty wpływu do Wnioskodawcy e-faktury w formie papierowej lub w formie elektronicznej (data wpływu elektronicznej faktury na adres e-mail osób upoważnionych przez Wnioskodawcę przesłanych od dostawców),
*   elektroniczny obieg dokumentów, zapewnia warunki określone w art. 106m ustawy o VAT w stosunku do wszystkich archiwizowanych dokumentów, w szczególności autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur,
*   faktury otrzymane w formie elektronicznej lub papierowej nie należą do kategorii dokumentów wymienionych w przepisie art. 88 ustawy o VAT,
*   Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów.

Prawidłowość powyższego stanowiska potwierdzają liczne interpretacje indywidualne, przykładowo interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 kwietnia 2017 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.17.2017.1.PR oraz interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 kwietnia 2017 r. sygn. 3063-ILPP1-3.4512.65.2017.1.PR, wydane w analogicznych stanach faktycznych, w których Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że cyt. „W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury dokumentujące nabycie towarów i usług, przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury elektronicznego obiegu dokumentów - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur - będą potwierdzały jej prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego.

Podsumowując, Spółce przysługuje/będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie e-faktur przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów.”

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć jest mowa w przepisach ustawy o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Ponadto, na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

*   w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy – w brzmieniu obowiązującym do dnia 28 lutego 2017 r. – podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Od dnia 1 marca 2017 r. art. 112a ust. 4 ustawy stanowi, że podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że obecnie Wnioskodawca jest podmiotem zarejestrowanym na potrzeby VAT jako podatnik VAT czynny. Wnioskodawca korzysta z usług zewnętrznej kancelarii rachunkowej, świadczącej na rzecz Wnioskodawcy usługi księgowe. Dokumentacja związana z rozliczeniami podatkowymi Wnioskodawcy (w tym rozliczeniami podatku VAT - przygotowanie deklaracji VAT) sporządzana jest przez Kancelarię po dostarczeniu przez Wnioskodawcę wymaganych dokumentów i informacji dotyczących przeprowadzonych transakcji. Siedziba Kancelarii została wskazana we właściwym dla Wnioskodawcy urzędzie skarbowym jako miejsce przechowywania rejestrów VAT oraz wszelkich dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT w Polsce przez Wnioskodawcę. Obecnie Wnioskodawca otrzymuje od swoich kontrahentów faktury zarówno w formie elektronicznej (np. format PDF), jak i w formie papierowej. Faktury otrzymane przez Wnioskodawcę w formie papierowej są obecnie skanowane, a następnie, ich skany wraz z fakturami otrzymanymi w formie elektronicznej, dostarczane do Kancelarii za pomocą informatycznego systemu księgowego e.figures. Aktualnie faktury otrzymane w formie papierowej Wnioskodawca przechowuje w formie papierowej. Dodatkowo skany tych faktur przechowywane są w systemie e.figures. Faktury otrzymane elektronicznie Wnioskodawca zamieszcza w systemie e.figures, w formie w jakiej je otrzymał oraz archiwizuje je na własnych serwerach (wraz z korespondencją e-mailową, do której dołączone były te faktury). Ewentualne dokumenty pobierane z systemów elektronicznych dostawców wprowadzane są bezpośrednio do systemu e.figures. Wnioskodawca planuje wdrożyć elektroniczny system przechowywania otrzymanych faktur. Faktury otrzymane w formie elektronicznej będą zamieszczane w systemie e.figures, w formie, w jakiej zostały wystawione. Faktury otrzymane w formie papierowej będą skanowane przez Wnioskodawcę do formatu PDF lub innego nieedytowalnego formatu przy wykorzystaniu sprzętu (skanera) zapewniającego wysoką jakość skanu i czytelność - wersja elektroniczna faktury (skan faktury) będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. E-faktury będą archiwizowane w systemie e.figures - w specjalnie przeznaczonych do tego folderach umożliwiających wyfiltrowanie e-faktur np. według okresów rozliczeniowych, których poszczególne e-faktury będą dotyczyć; taki sposób przechowywania zapewni łatwe i szybkie odszukanie e-faktur. Wszystkie przechowywane e-faktury (zeskanowane oraz otrzymane w formacie elektronicznym) będą miały formę elektroniczną i będą zawierały elementy wymagane przepisami ustawy o VAT, w szczególności dane wymagane dla uznania dokumentu za fakturę dla potrzeb VAT. Wszystkie e-faktury będą archiwizowane przez Kancelarię wyłącznie w sposób elektroniczny w systemie e.figures, na serwerze wykorzystywanym przez Kancelarię, znajdującym się w Polsce, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na żądanie organów podatkowych Kancelaria będzie mogła wydrukować e-faktury oraz zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści (format PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur) lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami. Wszystkie e-faktury otrzymane przez Wnioskodawcę dokumentują nabycie towarów oraz usług, które będą wykorzystywane do wykonywania przez Wnioskodawcę czynności opodatkowanych VAT. Wskazana powyżej procedura, którą wprowadzi Wnioskodawca, gwarantująca m.in. autoryzację dostępu do przechowywanych e-faktur, dostęp do e-faktur ograniczonej grupy osób z odpowiednim poziomem uprawnień, ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu, tj. prześledzenie faktycznego przebiegu transakcji poprzez połączenie dodatkowych dokumentów z fakturami, pozwoli Wnioskodawcy zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur elektronicznych zgodnie z przepisami 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT ustawy o VAT.

Odnosząc się do wątpliwości Spółki związanych z prawidłowością przechowywania w formie elektronicznej otrzymywanych faktur w formie papierowej jak i elektronicznej należy stwierdzić, że przechowywanie tych faktur w sposób opisany przez nią, czyli według okresów rozliczeniowych w sposób umożliwiający łatwe i szybkie ich odszukanie, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów w okresie od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organu podatkowego – jest zgodne z przytoczonymi przepisami.

Podsumowując, opisany elektroniczny system przechowywania otrzymanych faktur jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej jak i elektronicznej dokumentujących nabycie towarów i usług przechowywanych w formie elektronicznej, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Według art. 88 ust. 4 ustawy – obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Z powyższych regulacji wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje zarejestrowany, czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Natomiast przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Nabywane przez Spółkę – zarejestrowanego, czynnego podatnika podatku od towarów i usług – towary i usługi dokumentowane fakturami, które będą przechowywane w formie elektronicznej, wykorzystywane będą do wykonywania czynności opodatkowanych.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury dokumentujące nabycie towarów i usług, przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury elektronicznego obiegu dokumentów – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur – będą potwierdzały jej prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego.

Podsumowując, Wnioskodawcy przysługuje/będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie e-faktur przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym, a w przypadku interpretacji dotyczącej zdarzenia przyszłego – stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.