Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.405.2025.2.KP
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-08-13
Teza: Korekta podstawy opodatkowania oraz podatku należnego z
tytułu zwrotu towaru i ewidencjonowanie na kasie.
Słowa kluczowe: kasa-kasa rejestrująca
paragon-paragon fiskalny
protokół
towar-zwrot towarów
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI. Podstawa
opodatkowania-Obniżenie podstawy opodatkowania
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-
art. 29a-ust. 10-pkt 2

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 maja 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 15 maja 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej w zakresie:
        zgodności z § 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas przedstawionych w zdarzeniu
        przyszłym zasad ewidencji zwrotów towarów przy użyciu kas samoobsługowych i
        kas tradycyjnych (obsługiwanych przez pracowników sklepu), dokonywanych przez

        Zidentyfikowanych klientów, przez tzw. „zwykłych” klientów, którzy podadzą swoje
        dane kontaktowe (adres email i/lub numer telefonu) oraz/lub wybiorą formę
        zwrotu środków na kartę płatniczą, a także przez tzw. „zwykłych” klientów, którzy
        nie podadzą swoich danych kontaktowych (adres email i/lub numer telefonu) oraz
        wybiorą gotówkową formę zwrotu środków;
        uprawnienia do korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego w związku z
        ww. zwrotami towarów;
        uprawnienia do dokonania obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku
        należnego w miesiącu dokonania/zaewidencjonowania ww. zwrotu towaru.
    Uzupełnili go Państwo pismem z 10 czerwca 2025 r. (data wpływu 10 czerwca 2025 r.) – w
    odpowiedzi na wezwanie.
    Treść wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

A. Sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) wchodzi w skład międzynarodowej Grupy
    B. (dalej: „Grupa”) zajmującej się sprzedażą odzieży oraz akcesoriów. Spółka prowadzi
    sprzedaż za pośrednictwem licznych sklepów stacjonarnych zlokalizowanych na
    terytorium całej Polski oraz sklepu internetowego.
    Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT.
    W przypadku sprzedaży w sklepach stacjonarnych na rzecz osób fizycznych
    nieprowadzących działalności gospodarczej, sprzedaż każdorazowo jest ewidencjonowana
    na kasie rejestrującej zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku
    od towarów i usług (dalej: „Ustawa o VAT”).
    Analogicznie ewidencjonowana jest sprzedaż dokonywana na rzecz konsumentów (tj.
    osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) za pośrednictwem sklepu
    internetowego Spółki.
    Obecnie wszystkie kasy rejestrujące używane przez Spółkę w sklepach stacjonarnych są
    kasami on-line, natomiast w przypadku sklepu internetowego używane są jeszcze kasy z
    elektronicznym zapisem kopii, które w przyszłości Spółka planuje wymienić na kasy on-line.
    Ze względu na postęp technologiczny i chęć usprawnienia obsługi klienta w sklepach
    stacjonarnych, Spółka wdrożyła dwie alternatywne możliwości dokonywania zakupów:
    · przy standardowej (tradycyjnej) kasie rejestrującej obsługiwanej przez sprzedawcę,
      który ewidencjonuje sprzedaż lub
    · przy kasie samoobsługowej, gdzie klient samodzielnie ewidencjonuje sprzedaż (przy
      czym do sekcji kas samoobsługowych w danym sklepie stacjonarnym zawsze
      przydzielony jest co najmniej jeden pracownik, który asystuje klientom przy
      dokonywaniu zakupów na kasach samoobsługowych i udziela im wsparcia,
      przykładowo w przypadku braku możliwości zeskanowania towarów, dokonania
      płatności lub innych problemów).
    Klientom Wnioskodawcy przysługuje również możliwość dokonywania w sklepach
    stacjonarnych zwrotów towarów nabytych
    (a) za pośrednictwem sklepu internetowego Spółki lub
    (b) w sklepach stacjonarnych Spółki (zwrot może zostać dokonany w dowolnym sklepie
      stacjonarnym Spółki, niezależnie od tego, w którym sklepie stacjonarnym dokonano
      zakupu).

    Podstawowy czas, który klient ma na dokonanie zwrotu to 30 dni od daty zakupu (lub
    odpowiednio od daty wysyłki, przy zakupach internetowych), przy czym termin ten może
    okresowo ulegać zmianie (przykładowo w okresach świątecznych, kiedy znacząco wzrasta
    ilość dokonywanych zakupów, Spółka, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom i potrzebom
    klientów, może wprowadzać dłuższe terminy zwrotu).
    Spółka nie wyklucza także, że w przyszłości podstawowy czas na dokonanie zwrotu może
    ulec zmianie.
    Dotychczasowo klienci mogli (i nadal mogą) dokonywać zwrotów towarów Spółki w Jej
    sklepach stacjonarnych przy standardowych kasach rejestrujących obsługiwanych przez
    sprzedawców.
    W takim przypadku zwrot towaru dokonywany był/jest (oraz będzie) przede wszystkim na
    podstawie:
    a) oryginalnego papierowego paragonu fiskalnego wydanego w sklepie stacjonarnym
      Spółki przy dokonywaniu zakupu lub
    b) elektronicznej wizualizacji paragonu fiskalnego wydanego w sklepie stacjonarnym
      Spółki przy dokonywaniu zakupu (opisanej szerzej poniżej), lub
    c) „elektronicznego biletu”, tzw. e-ticket, stanowiącego elektroniczne potwierdzenie
      zakupów dokonanych w sklepie internetowym (opisanej szerzej poniżej), lub
    d) faktury papierowej lub elektronicznej wystawionej do paragonu – na życzenie klienta
      za zakupy w sklepie stacjonarnym lub wydanej przy zakupach w sklepie internetowym
      (zgodnie z przyjętą praktyką, do czasu wprowadzenia paragonów elektronicznych w
      rozumieniu ustawy o VAT – a ściśle na gruncie art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b) ustawy o VAT
      oraz niżej powołanych przepisów wykonawczych – Spółka wystawia i przesyła faktury
      elektroniczne do każdej sprzedaży zrealizowanej w sklepie internetowym) - łącznie
      nazywanych „dokumentem sprzedaży”.
    Ponadto Spółka podkreśla, że chcąc maksymalnie ułatwić klientom procedurę zwrotu
    towarów, w sporadycznych przypadkach dopuszcza (i będzie dopuszczać) przyjęcie zwrotu
    towarów również na podstawie innych dowodów potwierdzających dokonanie zakupu w
    sklepie Spółki, przykładowo na podstawie potwierdzenia płatności kartą płatniczą (które
    umożliwia zidentyfikowanie konkretnej transakcji i paragonu w systemie Spółki).
    Jednocześnie Spółka wskazuje, że:
    Ad b). Dokument sprzedaży z lit. b) dostępny jest wyłącznie dla tzw. zidentyfikowanych
    klientów, tj. osób posiadających konto na platformie internetowej Spółki (dostępnej w
    przeglądarce internetowej lub aplikacji mobilnej) – dalej: „Zidentyfikowany klient /
    Zidentyfikowani klienci”.
    Zidentyfikowani klienci po zalogowaniu na własne konto na platformie Spółki mają dostęp
    do historii zakupów oraz zwrotów dokonanych w sklepie internetowym (pod warunkiem,
    że zakup został dokonany po zalogowaniu na własne konto, a nie jako „gość”) oraz w
    sklepach stacjonarnych Spółki (pod warunkiem, że przy dokonywaniu zakupu klient podał
    swój numer telefonu, adres email lub zeskanował swój indywidualny kod QR dostępny w
    aplikacji mobilnej Spółki).
    Spółka udostępnia Zidentyfikowanym klientom elektroniczne wizualizacje paragonów
    fiskalnych jako dodatkowy dokument sprzedaży (niefiskalne potwierdzenie zakupu), poza
    papierowym paragonem fiskalnym wydawanym w sklepie stacjonarnym (takie rozwiązanie
    ma na celu ułatwienie Zidentyfikowanym klientom gromadzenie dokumentów sprzedaży i
    wyeliminować ryzyko, że ze względu na zgubienie papierowego paragonu fiskalnego, nie
    będzie on mógł ustalić daty zakupu towaru, dokonać zwrotu nabytego towaru, etc.).
    Powyższe rozwiązanie nie dotyczy klientów, którzy dokonują zakupów w sklepach
    stacjonarnych, ale nie czynią tego jako Zidentyfikowany klient (nie posiadają konta na

    platformie Spółki lub nie podali przy zakupie danych identyfikujących ich konto). W takim
    przypadku klientom wydawany jest wyłącznie papierowy paragon fiskalny.
    Ad c). Dokument sprzedaży z lit. c) jest przesyłany nabywcy dokonującemu zakupów
    internetowych wraz z potwierdzeniem wysyłki, dzięki czemu jest dostępny zarówno dla
    klientów nieposiadających konta na platformie Spółki (poprzez otrzymany link), jak i dla
    Zidentyfikowanych klientów (w ich przypadku e-ticket jest zachowywany także na ich
    koncie na tym portalu i w aplikacji Spółki).
    Dla dokonania zwrotu towaru, klient może okazać e-ticket w formie elektronicznej na
    telefonie bądź w formie wydruku.
    Żaden z ww. dokumentów sprzedaży nie jest paragonem elektronicznym w rozumieniu
    art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b) ustawy o VAT oraz § 2 pkt 1-3 rozporządzenia Ministra
    Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (dalej: „rozporządzenie o
    kasach”).
    Niemniej, w przyszłości Spółka zamierza wystawiać paragony elektroniczne w rozumieniu
    ww. przepisów (początkowo na rzecz klientów dokonujących zakupy w sklepie
    internetowym, a w dalszej kolejności również w sklepach stacjonarnych).
    Po wprowadzeniu niniejszych zmian, Spółka umożliwi klientom dokonywanie zwrotów
    towarów na podstawie paragonu elektronicznego w rozumieniu ustawy o VAT
    (stanowiącego rodzaj „dokumentu sprzedaży” w rozumieniu przedstawionym powyżej).
    Jednocześnie Spółka wskazuje, że w przypadku zwrotów na podstawie paragonów
    elektronicznych, będzie każdorazowo przechowywała w pamięci kasy rejestrującej i
    systemie sprzedażowym Spółki numer paragonu i numer unikatowy kasy.
    Spółka wyjaśnia, że używając we wniosku sformułowania „pamięć kasy” referuje do
    pamięci kasy w rozumieniu ustawy o VAT oraz przepisów rozporządzenia o kasach, tj.
    odpowiednio pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej kasy.
    Po okazaniu dokumentu sprzedaży, sprzedawca weryfikuje zwracany towar (zgodnie z
    regulaminem Spółki zwracany towar musi być nienaruszony i posiadać metkę) i po
    pozytywnej weryfikacji ewidencjonuje zwrot zgodnie z wymaganiami § 3 ust. 3
    rozporządzenia o kasach.
    W tym celu wystawiane są za pomocą kasy rejestrującej dwa papierowe dokumenty
    niefiskalne (zawierające obligatoryjne elementy dokumentów niefiskalnych zgodnie z § 30
    ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w
    sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących; dalej: „rozporządzenie MRPiT”), tj.:
    1) Pokwitowanie zwrotu – dokument podpisywany odręcznie przez klienta (niezależnie
      czy jest to Zidentyfikowany klient, czy nie) i przechowywany przez Spółkę w wersji
      papierowej w ewidencji zwrotów jako protokół przyjęcia zwrotu, o którym mowa w § 3
      ust. 3 pkt 7 rozporządzenia o kasach
    2) Dokument zwrotu – dokument wydawany klientowi jako potwierdzenie dokonania
      zwrotu.
    Jak wskazano powyżej obydwa dokumenty stanowią dokumenty niefiskalne, tym samym
    zawierają jako jeden z obligatoryjnych elementów oznaczenie kasjera (zgodnie z § 30 ust.
    1 pkt 10 rozporządzenia MRPiT).
    W efekcie, na obydwu dokumentach znajdują się zaszyfrowane, unikatowe dane,
    pozwalające na identyfikację konkretnego sprzedawcy (kasjera), który przyjął zwrot.
    Oznacza to, że na papierowym pokwitowaniu zwrotu przechowywanym przez
    Wnioskodawcę jako protokół przyjęcia zwrotu znajdują się zarówno dane identyfikacyjne
    konkretnego sprzedawcy przyjmującego i zatwierdzającego zwrot, jak i dane nabywcy
    (podpis).

    Spółka zaznacza, że aktualne zasady ewidencjonowania zwrotów towarów nie są
    przedmiotem niniejszego wniosku o interpretację, lecz zostały przedstawione wyłącznie w
    celu dokładniejszego wyjaśnienia planowanych zmian, objętych poniżej zadanymi
    pytaniami.
    Chcąc wyjść naprzeciw oczekiwaniom klientów, dążąc do maksymalnego usprawnienia
    procesu obsługi klienta, zapewnienia jego większej automatyzacji oraz ograniczenia ilości
    generowanych i przechowywanych dokumentów papierowych, Wnioskodawca planuje
    wdrożenie rozwiązania umożliwiającego dokonywanie zwrotów towarów nabytych w
    sklepach stacjonarnych oraz w sklepie internetowym Spółki również za pośrednictwem
    kas samoobsługowych zlokalizowanych w sklepach Spółki.
    Jednocześnie ze względu na chęć ograniczenia gromadzenia papierowej dokumentacji i w
    miarę możliwości przechowywania wszystkich dokumentów/dowodów itp. wyłącznie w
    wersji elektronicznej (co wynika zarówno ze względów praktycznych, tj. ograniczona
    przestrzeń na gromadzenie papierowej dokumentacji, jak i ekologicznych, mających
    istotne znaczenie przy skali działalności Wnioskodawcy), Spółka planuje modyfikację zasad
    ewidencjonowania zwrotów w sklepach stacjonarnych.
    Mając na uwadze powyższe, Spółka rozważa:
    (i) wprowadzenie możliwości dokonywania zwrotu towarów za pośrednictwem kas
      samoobsługowych (jako alternatywa dla zwrotów dokonywanych przy tradycyjnych
      kasach rejestrujących obsługiwanych przez sprzedawcę, zgodnie z wyżej opisanym
      procesem) oraz
    (ii) modyfikacje zasad dokumentowania przyjęcia zwrotu towarów – zarówno w
      odniesieniu do zwrotów dokonywanych przy kasie standardowej z udziałem
      sprzedawcy, jak i na kasie samoobsługowej – poprzez:
    1) zastąpienie dotychczas stosowanych dwóch drukowanych dokumentów fiskalnych
      (opisanych powyżej) wyłącznie jednym papierowym potwierdzeniem / pokwitowaniem
      zwrotu (dokument niefiskalny z pkt 1 powyżej), który będzie wydawany klientowi (i nie
      będzie zawierał odręcznych podpisów sprzedawcy ani nabywcy), przy czym
    · Wnioskodawca nie będzie przechowywał we własnej ewidencji zwrotów żadnych
      dokumentów w wersji papierowej, niemniej każdy zwrot (zarówno przyjęty przy kasie
      tradycyjnej, jak i samoobsługowej) będzie odpowiednio zapisywany w pamięci kasy
      rejestrującej, pozwalając na identyfikację zarówno konkretnego sprzedawcy (kasjera),
      który przyjmie/zatwierdzi zwrot towarów, jak i dane identyfikujące klienta (o czym
      szerzej poniżej).
    Poniżej Spółka prezentuje planowane zasady dokonywania zwrotów w sklepach
    stacjonarnych z podziałem na kasy samoobsługowe oraz kasy tradycyjne obsługiwane
    przez sprzedawcę.
    Jednocześnie podkreśla, że kasy samoobsługowe i kasy tradycyjne będą takimi samymi
    urządzeniami (kasami on-line), a różnić je będzie w zasadzie tylko sposób obsługi (rodzaj
    czynności wykonywanych przez nabywcę i sprzedawcę).
    I. Zwrot towaru na kasie samoobsługowej
    Klient, chcąc dokonać zwrotu towaru, będzie zobowiązany do wybrania opcji „zwrot” na
    ekranie dotykowym kasy samoobsługowej i w następnej kolejności, określenia czy
    dokonuje zwrotu jako:
    a) Zidentyfikowany klient – w takim przypadku konieczne będzie zeskanowanie
      indywidualnego kodu QR z aplikacji Spółki, podanie nr telefonu lub adresu email, lub
      dokumentu sprzedaży aby system mógł „połączyć” dokonywany zwrot z kontem
      Zidentyfikowanego klienta na platformie Spółki; albo

    b) „zwykły” klient – w takim przypadku konieczne będzie zeskanowanie dokumentu
      sprzedaży (papierowego paragonu fiskalnego, jego wizualizacji, a docelowo paragonu
      elektronicznego, bądź faktury lub e-ticketu).
    Zarówno w przypadku a), jak i b) klienci będą mogli dokonywać łącznych zwrotów towarów
    z odrębnych zakupów (udokumentowanych odrębnymi dokumentami sprzedaży).
    Wnioskodawca zastrzega jednak, że nie przewiduje możliwości łącznego dokonywania
    zwrotów towarów zakupionych przez kilku różnych Zidentyfikowanych klientów (każdy
    Zidentyfikowany klient będzie zobowiązany do przejścia przez odrębną procedurę zwrotu
    towaru).
    Podobnie każdy posiadacz paragonu, niebędący Zidentyfikowanym klientem, będzie mógł
    dokonywać zwrotu indywidualnie.
    Następnym etapem po zidentyfikowaniu przez kasę samoobsługową jako Zidentyfikowany
    klient lub zeskanowaniu dokumentu sprzedaży przez „zwykłego” klienta będzie wybór
    towarów do zwrotu.
    Zgodnie z komunikatem wyświetlającym się na ekranie, klient zostanie poproszony o
    włożenie towarów do zwrotu do specjalnego kosza znajdującego się przy kasie
    samoobsługowej.
    W przypadku towarów:
    1) posiadających wszyty / naklejony tzw. RFID tag (znacznik/etykietę współpracujący(ą) z
      nowym systemem alarmowym pozwalającym na identyfikację konkretnego
      egzemplarza artykułu za pomocą fal radiowych i bramek rozmieszczonych na terenie
      sklepu) lub „soft tag” (etykietę miękką zawierającą kod kreskowy wszytą przy metce,
      zapobiegającą kradzieżom), dezaktywowane przy zakupie – kasa samoobsługowa
      automatycznie zeskanuje towar;
    2) zabezpieczonych poprzez uprzednio wczepiony „hard tag” (plastikowy klips
      antykradzieżowy, zdejmowany przy zakupie) – klient będzie zobowiązany do
      samodzielnego zeskanowania metek towarów, aby uwzględnić je w dokonywanym
      zwrocie.
    Jednocześnie w przypadku wystąpienia błędów w systemie uniemożliwiających
    zeskanowanie towarów do zwrotu, klient będzie mógł samodzielnie, wybierając
    odpowiednie przyciski, wybrać towary, które mają podlegać zwrotowi (na ekranie pojawią
    się towary dostępne do zwrotu dla klienta – na podstawie zeskanowanego dokumentu
    sprzedaży w przypadku „zwykłego” klienta lub na indywidualnym koncie
    Zidentyfikowanego klienta na platformie Spółki). W takim przypadku klient samodzielnie
    zaznaczy na ekranie towary, które podlegają zwrotowi.
    Następnym etapem zwrotu będzie dokonanie weryfikacji zwrotu przez pracownika Spółki
    wyznaczonego do asystowania przy kasach samoobsługowych – takie osoby co do zasady
    na stałe przebywają i będą przebywały w sekcji kas samoobsługowych, przy czym
    dodatkowo, aby zapewnić bieżącą pomoc, będą oni wyposażeni w specjalnie
    zaprogramowane urządzenia iPOD, które będą alarmowały ich o konieczności podejścia
    do konkretnej kasy samoobsługowej w celu zaakceptowania zwrotu towaru.
    Wnioskodawca podkreśla, że do dokonania zwrotu na kasie samoobsługowej
    każdorazowo konieczna będzie fizyczna obecność asystenta, który zweryfikuje i
    zaakceptuje dokonywany zwrot. Tym samym klient nie będzie mógł całkowicie
    samodzielnie dokonać zwrotu na kasie rejestrującej bez udziału pracownika sklepu Spółki.
    Po wybraniu przez klienta na ekranie kasy samoobsługowej towarów podlegających
    zwrotowi i wybraniu opcji „kontynuuj” na ekranie kasy samoobsługowej wyświetli się
    komunikat informujący o wymaganym wpisaniu numeru identyfikującego pracownika
    sklepu oraz zatwierdzeniu przez niego transakcji zwrotu poprzez podanie specjalnego
    przypisanego mu kodu PIN.

    Znajdujący się w pobliżu asystent będzie podchodził do kasy samoobsługowej,
    weryfikował stan zwracanych towarów i wpisywał swój własny, indywidualny i unikatowy
    numer, pozwalający na zidentyfikowanie go w systemie kasy (i zachowywany w pamięci
    kasy) jako sprzedawcy, który przyjął dany zwrot. Następnie asystent wpisze kod PIN,
    zatwierdzając zwrot towaru.
    Tym samym każdorazowo zwrot towaru na kasie samoobsługowej będzie autoryzowany
    przez pracownika sklepu, którego indywidualny numer będzie wpisywany na kasie
    samoobsługowej, a następnie zapisywany w jej pamięci, umożliwiając przypisanie danego
    sprzedawcy do konkretnego zwrotu.
    Następnie w przypadku towarów posiadających wszyty nowy system alarmowy lub „soft
    tag” system automatycznie ponownie „zakoduje” towar.
    W przypadku towarów uprzednio zabezpieczonych „hard tag” na ekranie pojawi się
    informacja o konieczności ponownego zabezpieczenia towaru wyżej opisanym klipsem
    przez pracownika Sklepu (następnie na ekranie pojawi się informacja, czy dany towar
    znajduje się aktualnie w asortymencie danego sklepu czy jego sprzedaż została
    zablokowana i powinien zostać przekierowany do magazynu Spółki).
    Zgodnie z „Procedurą bezpieczeństwa kasowego” opracowaną przez Spółkę i wdrożoną
    we wszystkich Jej sklepach, kasjer jest (i będzie) zobowiązany do dokładnego
    zweryfikowania zwracanego towaru oraz prawidłowego zabezpieczenia produktu podczas
    transakcji zwrotu. Ostatnim etapem będzie informacja o sposobie zwrotu płatności za
    zwracane towary.
    Co do zasady zwrot będzie dokonywany w ten sam sposób, w jaki dokonano zapłaty za
    towar, czyli w przypadku zakupów za pomocą karty zwrot zostanie dokonany na kartę
    płatniczą użytą do zapłaty za towar przy zakupie, a w przypadku płatności gotówkowej,
    kasa samoobsługowa będzie wydawała zwrot w gotówce.
    Po zakończeniu całego procesu na ekranie pojawi się informacja o skutecznym
    zakończeniu procedury zwrotu. Jednocześnie kasa samoobsługowa wydrukuje jeden
    dokument niefiskalny – pokwitowanie zwrotu, które będzie stanowiło potwierdzenie
    skutecznego zwrotu towaru dla klienta (nie będzie ono podpisywane odręcznie przez
    żadną ze stron).
    Jednocześnie Zidentyfikowani klienci będą mogli otrzymać potwierdzenie zwrotu do
    aplikacji i/lub na telefon lub email przypisany do ich konta na platformie Spółki, a „zwykli”
    klienci potwierdzenie zwrotu na telefon lub email, pod warunkiem, że został on
    udostępniony przy dokonywaniu zwrotu.
    Natomiast Wnioskodawca nie zamierza przechowywać żadnych papierowych
    dokumentów dotyczących zwrotu, bowiem w pamięci kasy samoobsługowej zostaną co do
    zasady zachowane wszystkie dane dotyczące zwrotu), w tym przede wszystkim informacje
    wskazane w § 3 ust. 3 rozporządzenia o kasach, obejmujące:
    1) datę sprzedaży,
    2) nazwę towaru,
    3) termin dokonania zwrotu towaru,
    4) kwotę brutto oraz wysokość podatku należnego dotyczące zwróconego towaru,
    5) informację o dokumencie sprzedaży (paragonie fiskalnym),
    6) informację o przyjęciu/zatwierdzeniu zwrotu towaru przez konkretnego sprzedawcę
      (kasjera), wraz z informacją identyfikującą nabywcę.
    Wnioskodawca podkreśla bowiem, że przechodząc przez procedurę zwrotu towaru na
    kasie samoobsługowej, klient – wybierając, iż dokonuje zwrotu jako:

    - Zidentyfikowany klient – będzie podawał informacje (nr telefonu, adres email, kod QR
      aplikacji, skan paragonu dotyczącego sprzedaży przypisanej do konta konkretnego
      klienta), które pozwolą na jego identyfikację w systemie (czyli powiązanie zwrotu
      towaru z konkretną osobą, zarejestrowaną na platformie Spółki, przez podanie
      imienia, nazwiska, adresu itp.),
    - „zwykły” klient – będzie miał możliwość wpisania danych kontaktowych (jak adres email,
      nr telefonu), które również pozwolą na powiązanie ich z konkretną osobą
      (zindywidualizowanym nabywcą) oraz/lub dokonanie wyboru zwrotu środków za
      towary na kartę płatniczą klienta (co również pozwoli Spółce i/lub organom
      podatkowym) na jego zindywidualizowanie/identyfikację poprzez uzyskanie informacji
      o numerze karty/ konta bankowego tego klienta).
    Spółka zaznacza, że w odniesieniu do płatności dokonywanych kartą, informacja o takim
    sposobie płatności widnieje na dokumencie sprzedaży oraz na niefiskalnym potwierdzeniu
    zakupu, które jest generowane z systemu Spółki oraz w nim przechowywane jako
    załącznik do transakcji sprzedaży – dokument ten referuje do konkretnego dokumentu
    sprzedaży i danych na nim zawartych (a w przypadku Zidentyfikowanych klientów, także
    do numeru ID klienta w systemie Spółki) oraz zawiera informacje o numerze karty
    płatniczej, przy użyciu której dokonano płatności (zapisywane są: pierwszych sześć i cztery
    ostatnie cyfry z numeru karty).
    Analogicznie generowany i przechowywany jest dokument niefiskalny dotyczący zwrotu
    towaru, który również zawiera informacje o karcie, na którą dokonano zwrotu środków za
    zwrócony towar (ze wskazaniem pierwszych sześciu i czterech ostatnich cyfr numeru
    karty).
    W efekcie, Spółka ma możliwość wyfiltrowania w systemie danego rodzaju transakcji (np.
    dotyczących zwrotów) dokonanych w konkretnym sklepie w określonym dniu oraz
    podglądu lub wydruku ww. dokumentów i informacji o poszczególnych, indywidulanych
    transakcjach, w tym o danych karty płatniczej użytej do zapłaty za towar i dokonania
    zwrotu płatności.
    Informacje te są przechowywane w systemie wewnętrznym Spółki przez okres 6 miesięcy,
    po czym dane o płatnościach kartą / na kartę są archiwizowane w formacie
    umożliwiającym odczyt danych, pozostając dostępne dla Wnioskodawcy przez 6 lat (tj.
    przez okres nieobjęty przedawnieniem w rozumieniu ustawy Ordynacja Podatkowa).
    Zatem w obydwu wyżej wskazanych przypadkach (tj. zwrotów dokonywanych przez
    Zidentyfikowanych klientów oraz „zwykłych” klientów), dane dotyczące zwrotu towarów
    ewidencjonowane w pamięci kasy i systemie sprzedażowym Spółki oraz przechowywane
    przez nią w formie elektronicznej będą obejmowały dane wrażliwe nabywcy (oraz dane
    identyfikujące sprzedawcę, który przyjął/zatwierdził zwrot, w postaci jego kodu).
    Dodatkowo, w przypadku zwrotu towaru, do którego wystawiona została faktura
    sprzedaży, Spółka będzie posiadała informacje o danych klienta, na rzecz którego
    wystawiono fakturę (niezależnie od tego czy jest to Zidentyfikowany klient czy „zwykły
    klient”).
    Również w przypadku „zwykłych” klientów, którzy podczas dokonywania zwrotu na kasie
    samoobsługowej nie wyrażą woli podania żadnych danych identyfikacyjnych oraz wybiorą
    opcję zwrotu płatności gotówką, drukowany będzie wyłącznie jeden dokument –
    potwierdzenie zwrotu wydawane klientowi (bez dokumentu dla Spółki podpisywanego
    przez nabywcę).
    Brak podania danych identyfikacyjnych przez klienta nie wpłynie w żaden sposób na
    możliwość zidentyfikowania przez Spółkę w Jej systemie konkretnej sprzedaży i
    konkretnego egzemplarza towaru, którego dotyczy zwrot.

    W takich przypadkach, klienci w dalszym ciągu będą zobowiązani do przedstawienia
    dokumentu sprzedaży, na podstawie którego identyfikowana będzie konkretna sprzedaż,
    której dotyczy zwrot.
    Jednocześnie stosowane (opisane powyżej) systemy zabezpieczające, antykradzieżowe, m.
    in. za pomocą technologii RFiD, umożliwiają ustalenie, czy zwracany artykuł jest dokładnie
    tym samym egzemplarzem towaru, który został wskazany na dokumencie sprzedaży.
    W konsekwencji, Spółka jest i będzie w stanie „prześledzić” całą historię pojedynczej sztuki
    towaru – obejmującą jej sprzedaż i zwrot, bez żadnych wątpliwości co do tego jaka
    transakcja sprzedażowa zostaje „anulowana” (w potocznym rozumieniu) wskutek
    przyjmowanego zwrotu – przy czym dane dotyczące tych transakcji (sprzedaży i zwrotu
    towaru) będą przechowywane w postaci elektronicznej.
    II. Zwrot towaru na kasie tradycyjnej (obsługiwanej przez pracownika sklepu)
    Klient w dalszym ciągu będzie mógł wybrać dokonanie zwrotu w sposób tradycyjny, tj.
    poprzez podejście do kasy rejestrującej obsługiwanej przez kasjera. W takim przypadku
    proces zwrotu towaru będzie przebiegał analogicznie jak w przypadku zwrotu na kasach
    samoobsługowych, z tą różnicą, że wszelkie działania w tym zakresie (związane z
    uzupełnieniem danych klienta, zeskanowaniem dokumentu sprzedaży, zeskanowaniem
    zwracanych towarów, wyborem sposobu zwrotu płatności za towary) będzie dokonywane
    przez sprzedawcę.
    Również w tym przypadku klient będzie miał możliwość dokonania zwrotu towarów jako:
    a) Zidentyfikowany klient, którego dane osobowe zostaną powiązane w systemie z
      dokonywanym zwrotem towarów, lub
    b) „zwykły” klient, który poda sprzedawcy swoje dane (jak nr telefonu lub adres email)
      oraz/lub wybierze formę zwrotu środków na kartę płatniczą, umożliwiając jego
      identyfikację w systemie i ewidencji Spółki (analogicznie jak zostało to opisane
      powyżej), lub
    c) „zwykły” klient, który odmówi podania sprzedawcy jakichkolwiek danych, ograniczając
      się do okazania dokumentu sprzedaży i zwrotu towarów oraz wybierze gotówkową
      formę zwrotu środków za towary, przy czym każdy zwrot będzie wymagał
      zatwierdzenia przez kasjera przyjmującego ten zwrot i zalogowanego na obsługiwanej
      kasie.
    I podobnie jak w razie zwrotów na kasach samoobsługowych, także przy kasie tradycyjnej
    obsługiwanej przez kasjera:
    - do dokonania zwrotu towaru konieczne będzie okazanie przez klienta dokumentu
      sprzedaży, pozwalającego na „odszukanie” w systemie Spółki konkretnej transakcji
      sprzedażowej dotyczącej zwracanego towaru,
    - we wszystkich ww. przypadkach (tj. a), b) i c)) wydany zostanie klientowi dokument
      papierowy (potwierdzenie zwrotu) bez podpisów (a w przypadku klientów, którzy
      udostępnili Spółce swój nr telefonu lub adres email możliwe będzie również wysłanie
      potwierdzenia zwrotu na telefon, email lub dodatkowo do aplikacji w przypadku
      Zidentyfikowanych klientów),
    - przy czym sama Spółka nie będzie gromadzić żadnych dokumentów potwierdzających
      zwrot w formie papierowej, zważywszy, że w pamięci kasy i elektronicznym systemie
      sprzedażowym Spółki przechowywane będą informacje o każdym takim zwrocie
      towarów, obejmujące ww. dane wskazane w § 3 ust. 3 rozporządzenia o kasach, w tym
      informacje pozwalające na identyfikację kasjera, który przyjął zwrot (poprzez
      indywidualnie przypisany mu unikatowy numer kasjera, uwidoczniony w systemie i na
      dokumencie zwrotu) oraz (w przypadkach a) i b)) dane wrażliwe nabywcy, który zwrotu
      dokonał,

    - ewentualny brak podania danych identyfikacyjnych przez klienta (co może mieć miejsce
      w przypadku c)) nie wpłynie w żaden sposób na możliwość zidentyfikowania przez
      Spółkę w jej systemie konkretnej sprzedaży i konkretnego egzemplarza towaru,
      którego dotyczy zwrot (zgodnie z uwagami przedstawionymi powyżej).
    Podsumowując, Wnioskodawca wskazuje, że zarówno w odniesieniu do zwrotów towarów
    na kasach samoobsługowych, jak i przy kasach tradycyjnych, niezależnie od statusu
    klienta dokonującego zwrotu, dane przechowywane przez Spółkę w postaci elektronicznej
    będą pozwalały na ustalenie m.in.
    (a) jaki konkretnie towar został Spółce zwrócony,
    (b) której konkretnej transakcji sprzedażowej ten zwrot dotyczył (m.in. odstąpienia od
      której umowy zakupu dokonano), a także
    (c)że faktycznie Spółka dokonała na rzecz klienta zwrotu ceny za zwrócony towar.
    Co istotne, zasady przyjmowania zwrotów towarów, w tym dotyczące weryfikacji i
    zatwierdzania zwrotów przez pracowników Spółki są regulowane w procedurach
    wewnętrznych, takich jak wspomniana powyżej „Procedura bezpieczeństwa kasowego”,
    która zostanie zaktualizowana o procedury zwrotów na kasach samoobsługowych, i która
    jest/będzie stosowana we wszystkich sklepach Spółki, mając na celu zapewnienie, że
    obsługa transakcji na kasach (w tym samoobsługowych) jest i będzie realizowana z
    zachowaniem wysokich standardów ostrożności i bezpieczeństwa oraz przeciwdziałania
    ewentualnym nadużyciom (ze strony klientów, jak i pracowników Spółki).
    W konsekwencji, wszelkie zwroty towarów przyjmowane i ewidencjonowane przez Spółkę
    będą rzetelnie zweryfikowane jako transakcje o rzeczywistym charakterze.
    W przypadku zwrotu towarów, których sprzedaż została udokumentowana fakturą, Spółka
    będzie niezwłocznie wystawiała fakturę korygującą na rzecz klienta.
    Informacje/dane o zwrotach towarów, ewidencjonowanych przez Spółkę, będą przez Nią
    przechowywane (i będą pozostawały dostępne do okazania na żądanie organów
    podatkowych) przez okresy wynikające z przepisów obowiązującego prawa.
    Pytania
    1) Czy przedstawione w zdarzeniu przyszłym zasady ewidencjonowania zwrotów
      towarów dokonywanych przez Zidentyfikowanych klientów przy użyciu kas
      samoobsługowych będą zgodne z zasadami ewidencji zwrotów towarów z § 3 pkt 3)
      rozporządzenia o kasach i będą uprawniały Spółkę do korekty podstawy
      opodatkowania i podatku należnego?
    2) Czy przedstawione w zdarzeniu przyszłym zasady ewidencjonowania zwrotów
      towarów dokonywanych przez „zwykłych” klientów przy użyciu kas samoobsługowych,
      którzy podadzą swoje dane kontaktowe (adres email i/lub numer telefonu) oraz/lub
      wybiorą formę zwrotu środków na kartę płatniczą będą zgodne z zasadami ewidencji
      zwrotów towarów z § 3 pkt 3) rozporządzenia o kasach i będą uprawniały Spółkę do
      korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego?
    3) Czy przedstawione w zdarzeniu przyszłym zasady ewidencjonowania zwrotów
      towarów dokonywanych przez „zwykłych” klientów przy użyciu kas samoobsługowych,
      którzy nie podadzą swoich danych kontaktowych (adres email i/lub numer telefonu)
      oraz wybiorą gotówkową formę zwrotu środków będą zgodne z zasadami ewidencji
      zwrotów towarów z § 3 pkt 3) rozporządzenia o kasach i będą uprawniały Spółkę do
      korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego?
    4) Czy przedstawione w zdarzeniu przyszłym zasady ewidencjonowania zwrotów
      towarów dokonywanych przez Zidentyfikowanych klientów przy kasach tradycyjnych

      (obsługiwanych przez pracowników sklepu) będą zgodne z zasadami ewidencji
      zwrotów towarów z § 3 pkt 3) rozporządzenia o kasach i będą uprawniały Spółkę do
      korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego?
    5) Czy przedstawione w zdarzeniu przyszłym zasady ewidencjonowania zwrotów
      towarów dokonywanych przez „zwykłych” klientów przy kasach tradycyjnych
      (obsługiwanych przez pracowników sklepu), którzy podadzą swoje dane kontaktowe
      (adres email i/lub numer telefonu) oraz/lub wybiorą formę zwrotu środków na kartę
      płatniczą będą zgodne z zasadami ewidencji zwrotów towarów z § 3 pkt 3)
      rozporządzenia o kasach i będą uprawniały Spółkę do korekty podstawy
      opodatkowania i podatku należnego?
    6) Czy przedstawione w zdarzeniu przyszłym zasady ewidencjonowania zwrotów
      towarów dokonywanych przez „zwykłych” klientów przy kasach tradycyjnych
      (obsługiwanych przez pracowników sklepu), którzy nie podadzą swoich danych
      kontaktowych (adres email i/lub numer telefonu) oraz wybiorą gotówkową formę
      zwrotu środków będą zgodne z zasadami ewidencji zwrotów towarów z § 3 pkt 3)
      rozporządzenia o kasach i będą uprawniały Spółkę do korekty podstawy
      opodatkowania i podatku należnego?
    7) Czy zdarzenia opisane w pkt 1-6 powyżej będą uprawniały Spółkę do dokonania
      obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w miesiącu dokonania /
      zaewidencjonowania zwrotu towaru?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawione w zdarzeniu przyszłym zasady ewidencjonowania
    zwrotów towarów we wszystkich przypadkach, tj. w odniesieniu do zwrotów
    dokonywanych przez:
    1) Zidentyfikowanych klientów przy użyciu kas samoobsługowych (pytanie 1),
    2) „zwykłych” klientów przy użyciu kas samoobsługowych, którzy podadzą swoje dane
      kontaktowe (adres email i/lub numer telefonu) oraz/lub wybiorą formę zwrotu
      środków na kartę płatniczą (pytanie 2),
    3) „zwykłych” klientów przy użyciu kas samoobsługowych, którzy nie podadzą swoich
      danych kontaktowych (adres email i/lub numer telefonu) oraz wybiorą gotówkową
      formę zwrotu środków (pytanie 3),
    4) Zidentyfikowanych klientów przy kasach tradycyjnych (obsługiwanych przez
      pracowników sklepu) (pytanie 4),
    5) „zwykłych” klientów przy kasach tradycyjnych (obsługiwanych przez pracowników
      sklepu), którzy podadzą swoje dane kontaktowe (adres email i/lub numer telefonu)
      oraz/lub wybiorą formę zwrotu środków na kartę płatniczą (pytanie 5),
    6) „zwykłych” klientów przy kasach tradycyjnych, którzy nie podadzą swoich danych
      kontaktowych (adres email i/lub numer telefonu) oraz wybiorą gotówkową formę
      zwrotu środków (pytanie 6),
    - będą zgodne z zasadami ewidencji zwrotów towarów z § 3 pkt 3) rozporządzenia o
      kasach oraz będą uprawniały Spółkę do korekty podstawy opodatkowania i podatku
      należnego zadeklarowanych z tytułu sprzedaży zwróconego towaru.
    Zgodnie z ostatnim pytaniem (nr 7), w ocenie Spółki, ww. korekta powinna być
    dokonywana w miesiącu dokonania zaewidencjonowania zwrotu towaru.
    Poniżej Wnioskodawca prezentuje szczegółowe uzasadnienie powyższego stanowiska:
    Jak stanowi art. 29a ust. 10 pkt 2) ustawy o VAT, podstawę opodatkowania obniża się o
    wartość zwróconych towarów i opakowań.

    W sytuacji zatem gdy podatnik zrealizuje i zadeklaruje dla celów VAT transakcję sprzedaży
    towaru, rozliczając z tego tytułu podatek należny, a następnie towar zostanie podatnikowi
    zwrócony (na skutek odstąpienia przez nabywcę od umowy), w związku z czym podatnik
    zwróci nabywcy cenę zakupu, to podatnik ten ma prawo do tego, aby odpowiednio obniżyć
    a) podstawę opodatkowania (o wartość netto zwróconego mu towaru) oraz
    b) kwotę podatku należnego z tytułu wcześniej wykazanej transakcji sprzedaży.
    W tym celu podatnik powinien zadbać o prawidłowe udokumentowanie zwrotu towaru.
    Dotyczy to także sytuacji, gdy zakup i następnie zwrot towaru dokonywany jest/będzie (jak
    w opisanym zdarzeniu przyszłym) przez osobę fizyczną występującą w roli konsumenta.
    Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób
    fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej mają obowiązek prowadzenia
    ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
    Szczegółowe regulacje prawne w zakresie sposobu prowadzenia ewidencji na kasach
    rejestrujących określa rozporządzenie o kasach (wydane przez Ministra Finansów na
    podstawie delegacji ustawowej z art. 111 ust. 7a ustawy o VAT). I tak,:
        zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia o kasach: „Podatnicy prowadzą ewidencję
        każdej sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej, wyłącznie przy użyciu kas, które
        mają potwierdzenie, że kasa spełnia funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy
        oraz kryteria i warunki techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie
        art. 111 ust. 9 ustawy”,
        jednocześnie w ust. 2 powyższego przepisu wskazano, że: „Nie ewidencjonuje się
        zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług,”
        zasady prowadzenia ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i
        usług zawarte zostały w § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia – zgodnie z tym przepisem
        podatnik jest zobowiązany do prowadzenia odrębnej ewidencji zwrotów i
        reklamacji zawierającej:
        „1) datę sprzedaży;
        2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i
        ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
        3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
        4) wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi
        będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego - w
        przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
        5) zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego - w
        przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
        6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku, gdy dokonanie
        sprzedaży potwierdza paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej -
        numer tego paragonu lub tej faktury oraz numer unikatowy;
        7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany
        przez sprzedawcę i nabywcę albo notatkę służbową lub protokół z nabycia
        sprawdzającego.”
    Powyższy przepis rozporządzenia o kasach zawiera listę elementów, które powinna
    zawierać ewidencja zwrotów towarów prowadzona przez podatnika.

    Jednocześnie Wnioskodawca pragnie zauważyć, że ustawa o VAT ani żaden z aktów
    wykonawczych, w szczególności rozporządzenie o kasach oraz rozporządzenie MRPiT nie
    zawierają przepisów zobowiązujących do prowadzenia ewidencji zwrotów towarów (w tym
    protokołu przyjęcia zwrotu towaru) w postaci papierowej.
    Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT: „Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje
    prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności
    faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia
    zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust.
    3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.”
    Tym samym, w ocenie Spółki, w dobie postępującej cyfryzacji i elektronizacji wszystkich
    procesów, niezasadne i nieznajdujące potwierdzenia w żadnym z przepisów prawa byłoby
    wymaganie od podatników gromadzenia i przechowywania elementów ewidencji zwrotów
    towarów wyłącznie w postaci papierowej.
    W konsekwencji Wnioskodawca stoi na stanowisku, że ewidencja zwrotów i uznanych
    reklamacji z § 3 ust. 3 rozporządzenia o kasach może być prowadzona zarówno w formie
    papierowej, jak i (wyłącznie) w formie elektronicznej.
    Powyższy wniosek potwierdza również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w
    interpretacji indywidualnej z 27 marca 2023 r. nr 0112-KDIL3.4012.535.2022.1.MS,
    wskazując, że: „W związku z powyższym, na podstawie art. 112 ustawy o podatku od
    towarów i usług należy przyjąć, że dopuszczalne jest prowadzenie „ewidencji zwrotów i
    uznanych reklamacji” wyłącznie w formie elektronicznej. Za dopuszczalne należy również
    uznać przechowywanie wyłącznie w wersji elektronicznej protokołu przyjęcia zwrotu lub
    reklamacji towaru zarówno w sytuacji, gdy ww. protokoły zostały sporządzone
    elektroniczne, jak i w sytuacji, gdy zostały sporządzone papierowo i będą przechowywane
    w formie skanu tych dokumentów. W konsekwencji na podstawie tak prowadzonej
    ewidencji Wnioskodawca będzie uprawniony do obniżenia podstawy opodatkowania
    podatkiem VAT o kwotę zwróconej płatności za towar.”
    Tym samym Spółka stoi na stanowisku, że w sytuacji, gdy dane zgromadzone w systemach
    elektronicznych podatnika obejmują wszystkie elementy ewidencji zwrotów towarów i
    uznanych reklamacji wymienione w § 3 ust. 3 rozporządzenia o kasach, to należy uznać, że
    ewidencja ta jest prowadzona w sposób prawidłowy i zgodny z przepisami niniejszego
    rozporządzenia.
    Odnosząc powyższe do opisanego we wniosku zdarzenia przyszłego, zdaniem Spółki, dane
    gromadzone i przechowywane przez Nią w formie elektronicznej – tj. w pamięci kasy
    rejestrującej (samoobsługowej lub tradycyjnej, obsługiwanej przez pracownika sklepu, w
    zależności od wybranego sposobu zwrotu) oraz w systemie sprzedażowym Spółki – przy
    każdym zwrocie towarów będą stanowiły dane z § 3 ust. 3 pkt 1-5 rozporządzenia o
    kasach.
    Niezależnie bowiem od osoby dokonującej zwrotu towarów (Zidentyfikowany klient lub
    „zwykły” klient) oraz od wybranej formy zwrotu środków, w ewidencji zwrotów
    prowadzonej przez Spółkę będą zachowane szczegółowe dane dotyczące konkretnego
    zwrotu towarów, tj.:
    1) data sprzedaży,
    2) nazwa towaru,
    3) termin dokonania zwrotu towaru,
    4) kwota brutto oraz wysokość podatku należnego dotyczące zwróconego towaru.
    Poza powyższymi zapisami, w pamięci kasy rejestrującej oraz systemie sprzedażowym
    Wnioskodawca będzie również gromadził informacje o dokumencie sprzedaży (paragonie
    fiskalnym).

    Wnioskodawca pragnie zwrócić uwagę, że zgodnie z § 3 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia o
    kasach podatnik ma obowiązek ująć w ewidencji zwrotów: „dokument potwierdzający
    dokonanie sprzedaży, a w przypadku, gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon
    fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej - numer tego paragonu lub tej faktury oraz
    numer unikatowy”.
    Tym samym powyższy przepis wskazuje jedynie na obowiązek gromadzenia dokumentu
    potwierdzającego dokonanie sprzedaży, co do zasady nie wskazując konkretnych
    dokumentów i form ich przechowywania.
    Wyjątek stanowią paragony fiskalne i faktury w postaci elektronicznej (rozumiane zgodnie
    z § 2 pkt 3 i 16 rozporządzenia o kasach jako, w uproszczeniu, dokumenty fiskalne
    tworzone przez kasę on-line w postaci zbioru ustrukturyzowanych i uporządkowanych
    danych), w przypadku których podatnik powinien ująć w ewidencji zwrotów numer tego
    paragonu/faktury oraz numer unikatowy (czyli indywidualny i niepowtarzalny numer
    nadany pamięci fiskalnej) – i te warunki będą przez Spółkę spełnione po wprowadzeniu
    paragonów elektronicznych.
    Niemniej, żadna część ww. przepisu nie wskazuje na obowiązek gromadzenia
    dokumentów potwierdzających sprzedaż wyłącznie w formie paragonów fiskalnych lub
    faktur elektronicznych, a tym bardziej nie ogranicza pojęcia „dokumentu
    potwierdzającego dokonanie sprzedaży” (w sytuacji gdy nie wystawiono paragonu ani
    faktury elektronicznej w powyższym rozumieniu) jedynie do paragonów fiskalnych i/lub
    faktur w postaci papierowej.
    Dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży ma stanowić potwierdzenie, dowód na to,
    że dany zwrot towaru dotyczy konkretnej sprzedaży dokonanej przez sprzedawcę w
    danym dniu. Celem wprowadzenia niniejszego wymogu jest zatem zapewnienie
    możliwości powiązania zwrotu towaru z jego sprzedażą – tym samym, nie byłoby zasadne
    wprowadzenie w tym zakresie sztywnych ograniczeń. W efekcie, prawodawca zostawił
    podatnikom pewną dowolność w wyborze dokumentu potwierdzającego dokonanie
    sprzedaży i jego formy przechowywania (papierowo/elektronicznie) w ewidencji zwrotów
    towarów.
    Co istotne, powyższy wniosek potwierdzają również organy podatkowe. W interpretacjach
    indywidualnych wskazują bowiem, że: „W praktyce podatnicy mogą mieć wątpliwości, co
    należy rozumieć pod pojęciem "dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży".
    Bezsprzecznie dokumentem takim będzie paragon fiskalny otrzymany w chwili zakupu, ale
    w przypadku jego braku, dopuszczalne jest np. odszukanie na rolce kasy (lub w pamięci
    fiskalnej) danych konkretnej operacji sprzedaży i ich czytelne wydrukowanie. Innym
    dopuszczalnym rozwiązaniem jest zastąpienie oryginału paragonu fiskalnego wydrukiem z
    terminala (w przypadku płatności bezgotówkowych), czy też przedstawieniem przez
    klienta dowodu zapłaty kartą kredytową, dowodu dokonania przelewu na konto
    sprzedawcy, bądź przedłożenie karty gwarancyjnej. Dowody te potwierdzają i dowodzą, że
    towar został zakupiony w danym dniu, u danego sprzedawcy. W związku z powyższymi
    okolicznościami, udowodnienie nabycia u Wnioskodawcy zwracanego towaru na
    podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w
    sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego.” – tak
    przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 28
    lutego 2018 r., nr 2461-IBPP3.4512.79.2017.1.EJ, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w
    interpretacji indywidualnej z 19 stycznia 2022 r., nr 0112-KDIL1-1.4012.780.2021.1.JKU.
    Organy podatkowe wprost dopuszczają więc możliwość okazania jako „dowodu
    dokonania sprzedaży” dokumentów różnego rodzaju, w tym w postaci ich wydruków, ale
    nie tylko.
    Mając przy tym na uwadze przedstawione powyżej stanowisko Spółki o prawie do
    prowadzenia ewidencji zwrotów towarów w całości w formie elektronicznej (co jest
    traktowane jako zgodne z przepisami prawa także przez organy podatkowe – zgodnie z

    powołaną powyżej przykładową interpretacją indywidualną z 2023 r.), Wnioskodawca stoi
    na stanowisku, że również jakikolwiek dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży w
    rozumieniu § 3 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia o kasach (także inny niż paragon elektroniczny
    lub faktura elektroniczna) nie musi być przechowywany przez Spółkę w postaci papierowej.
    Mając na uwadze powyższe Spółka wskazuje, że w Jej ocenie, przyjęcie zwrotu towaru na
    podstawie któregokolwiek ze wskazanych we wniosku dokumentów sprzedaży, będzie
    działaniem prawidłowym i zgodnym z przepisami regulującymi zasady ewidencjonowania
    zwrotu towarów.
    W każdym przypadku Spółka będzie bowiem miała możliwość powiązania zwrotu
    konkretnego towaru z konkretną sprzedażą. Tym samym, informacje o dokumencie
    sprzedaży (paragonie fiskalnym) przechowywane przez Wnioskodawcę w formie
    elektronicznej w pamięci kas rejestrujących i systemie sprzedażowym Spółki będą
    stanowiły element ewidencji zwrotów towarów zgodny z § 3 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia o
    kasach.
    Ponadto, w pamięci kasy rejestrującej Spółka będzie przechowywała również informację o
    przyjęciu/zatwierdzeniu zwrotu towaru przez konkretnego sprzedawcę (kasjera), wraz z
    informacją identyfikującą nabywcę/zwracany towar (w postaci elektronicznej).
    Zdaniem Wnioskodawcy, powyższa informacja, niezależnie od formy, będzie spełniała
    przesłanki uznania za „protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi
    podpisany przez sprzedawcę i nabywcę” w rozumieniu § 3 ust. 3 pkt 7 rozporządzenia o
    kasach.
    Zgodnie z powyższym przepisem, protokół zwrotu towarów powinien zostać podpisany
    przez obydwie strony transakcji, tj. sprzedawcę oraz nabywcę. Jednocześnie
    rozporządzenie o kasach ani ustawa o VAT nie zawierają definicji „podpisu”, w
    szczególności nie wskazano formy w jakiej powinien zostać złożony podpis.
    Zdaniem Spółki, obowiązek zawarcia w ewidencji protokołu zwrotu towarów, podpisanego
    przez sprzedawcę i nabywcę, ma na celu zagwarantowanie, że zwrot zostanie
    zweryfikowany i zatwierdzony przez obydwie strony transakcji – tak aby zminimalizować
    ryzyko uchybień, nieuczciwych praktyk zarówno ze strony sprzedawcy (przykładowo
    ewidencjonowanie zwrotów, które faktycznie nie miały miejsca), jak i nabywcy
    (przykładowo dokonywanie zwrotów towarów niespełniających określonych wymogów –
    zniszczonych, zużytych, itd.).
    Tak sporządzony protokół stanowi jednocześnie potwierdzenie przyjęcia zwrotu towarów
    przez sprzedawcę oraz potwierdzenie dokonania zwrotu środków na rzecz nabywcy.
    Jak Wnioskodawca wskazał w opisie zdarzenia przyszłego, niezależnie czy zwrot towarów
    będzie dokonywany przy kasie samoobsługowej, czy kasie tradycyjnej obsługiwanej przez
    pracownika sklepu, przyjęcie zwrotu będzie każdorazowo wymagało autoryzacji,
    zatwierdzenia przez pracownika sklepu:
    · przy kasie samoobsługowej – przez podejście pracownika sklepu do kasy
      samoobsługowej i wpisanie indywidualnego numeru identyfikującego tego pracownika
      w systemie sprzedażowym Spółki, a po pozytywnej weryfikacji zwracanych towarów,
      zatwierdzenie zwrotu indywidualnym, przypisanym mu kodem PIN,
    · przy kasie tradycyjnej – przez kasjera uprzednio zalogowanego na danej kasie do
      systemu sprzedażowego Spółki, przyjmującego i zatwierdzającego zwrot towarów na
      podstawie jego pozytywnej weryfikacji.
    Tym samym, niezależnie od osoby dokonującej zwrotu towarów oraz wybranego sposobu
    zwrotu (przy kasie samoobsługowej lub przy kasie tradycyjnej) w pamięci kasy
    rejestrującej oraz w systemie sprzedażowym Spółki będą znajdowały się indywidualne,
    niepowtarzalne dane pracownika, pozwalające na powiązanie go za pośrednictwem
    systemu sprzedaży Spółki z konkretnym zwrotem towarów.

    Powyższe rozwiązanie, zdaniem Spółki, spełnia przesłanki „podpisu” sprzedawcy, bowiem
    zapisy w pamięci kasy rejestrującej (prowadzonej ewidencji zwrotów) będą stanowiły
    unikatowe potwierdzenie faktycznej obecności konkretnego pracownika sklepu Spółki
    przy przyjmowaniu i zatwierdzaniu zwrotu towaru.
    Tym samym bez znaczenia pozostanie okoliczność, że:
    · w przypadku zwrotu towarów przy kasach tradycyjnych i samoobsługowych niezależnie
      od rodzaju klienta i wybranej formy zwrotu – Spółka będzie przechowywała wyłącznie
      elektroniczny zapis danych pozwalających na identyfikację pracownika, który przyjął
      konkretny zwrot – bowiem § 3 ust. 3 pkt 7 rozporządzenia o kasach nie wskazuje w
      jakiej formie sprzedawca powinien złożyć podpis.
    Zgodnie z powyższym, zdaniem Spółki, elektroniczne zapisy potwierdzające przyjęcie,
    autoryzację i zatwierdzenie zwrotu przez konkretnego pracownika Spółki będą spełniały
    ww. warunki w zakresie ewidencjonowania zwrotów określone w przepisach
    rozporządzenia o kasach.
    Wnioskodawca zwraca uwagę, że również organy podatkowe w wydawanych
    interpretacjach indywidualnych potwierdzają, że elektroniczny zapis indywidualnych,
    niepowtarzalnych danych pracownika, który przyjął zwrot towaru należy traktować jako
    formę elektronicznego podpisu tego pracownika – przykładowo: „(...) brak jest podpisu
    sprzedawcy na protokole lecz osoba przyjmująca zwrot towaru jest użytkownikiem
    systemu sprzedażowego (za pomocą, którego wystawiane są protokoły zwrotu), do
    którego posiada swoje osobiste i niepowtarzalne hasło, które służy jej do logowania się do
    tego systemu, w takim przypadku można uznać, że ów login (hasło) jest niejako
    elektronicznym podpisem tego pracownika, zatem w takim przypadku Wnioskodawca
    będzie uprawniony do dokonania obniżenia podstawy opodatkowania i podatku
    należnego pomimo braku podpisu sprzedawcy na protokole zwrotu.” – interpretacja
    indywidualna Izby Administracji Skarbowej w Katowicach z 15 lipca 2016 r., nr IBPP1/4512-
    292/16/LSz.
    Spółka podkreśla, że dla celów zarządczych dane identyfikacyjne pracownika
    przyjmującego zwrot towarów, przechowywane w systemie Spółki, będą posiadały
    dokładnie takie samo znaczenie i wartość, jak złożenie podpisu (elektronicznego
    /odręcznego), tj. będą one potwierdzały fizyczną obecność konkretnego pracownika, który
    zweryfikował zwracany towar (pod kątem spełnienia warunków znajdujących się w
    regulaminie Spółki, w szczególności nienaruszony stan, posiadanie metki) oraz
    zaakceptował, przyjął zwracany towar, zaewidencjonowany w systemie Spółki.
    Tym samym Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w każdym z opisanych w zdarzeniu
    przyszłym wariantów ewidencja zwrotu towarów będzie zawierała protokół zwrotu z
    podpisem sprzedawcy w rozumieniu § 3 ust. 3 pkt 7 rozporządzenia o kasach.
    Drugim elementem protokołu przyjęcia zwrotu wynikającym z § 3 ust. 3 pkt 7
    rozporządzenia o kasach jest podpis nabywcy.
    Analogicznie jak w przypadku podpisu sprzedawcy, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że
    ze względu na brak jednoznacznego zdefiniowania podpisu w przepisach rozporządzenia
    o kasach lub ustawy o VAT, dopuszczalne powinno być szerokie rozumienie tego pojęcia,
    jako oznaczenia pozwalającego na identyfikację konkretnego nabywcy dokonującego
    zwrotu towarów.
    Tym samym Spółka wskazuje, że w przypadku zwrotów towarów dokonywanych przez:
        Zidentyfikowanych klientów zarówno przy kasie samoobsługowej, jak i kasie
        tradycyjnej, klient będzie podawał indywidualne dane (adres email, nr telefonu) lub
        unikatowy kod QR przypisany do konta Zidentyfikowanego klienta lub dokument
        sprzedaży, które pozwolą na przypisanie dokonywanego zwrotu do osobistego

        konta Zidentyfikowanego klienta w sklepie internetowym Spółki – tym samym w
        pamięci kasy rejestrującej oraz systemie Spółki będzie przechowywany unikatowy
        zapis pozwalający na identyfikację Zidentyfikowanego klienta, który dokonał zwrotu
        towarów. Ponadto, w przypadku zwrotu środków na kartę płatniczą, w pamięci kasy
        rejestrującej zostaną również zawarte dane karty płatniczej, na którą dokonano
        zwrotu (tym samym w razie potrzeby, organy podatkowe będą miały możliwość
        ustalenia właściciela karty płatniczej, który dokonał zwrotu towarów na podstawie
        danych bankowych).
        „Zwykłych” klientów zarówno przy kasie samoobsługowej, jak i kasie tradycyjnej,
        klienci mogą podać swoje dane kontaktowe (nr telefonu i/lub adres email) oraz/lub
        otrzymają zwrot środków na kartę płatniczą – tym samym w pamięci kasy
        rejestrującej (prowadzonej ewidencji) zostanie zawarty unikatowy zapis
        identyfikujący klienta, który dokonał zwrotu, w postaci jego danych kontaktowych i
        /lub danych o karcie płatniczej, na którą dokonano zwrotu (tym samym jak
        wykazano powyżej możliwe będzie ustalenie właściciela karty płatniczej, który
        dokonał zwrotu towarów).
    Tym samym, w przypadku Zidentyfikowanych klientów oraz „zwykłych” klientów, którzy
    podadzą swoje dane kontaktowe i/lub wybiorą zwrot środków na kartę płatniczą, w
    ewidencji Spółki każdorazowo będzie znajdował się zapis pozwalający na identyfikację
    klienta, który dokonał zwrotu towarów (w postaci zapisu elektronicznego w pamięci kasy
    rejestrującej i systemie Spółki).
    W konsekwencji, zdaniem Spółki, opisane powyżej formy ewidencji zwrotów będą
    spełniały warunki protokołu podpisanego przez nabywcę w rozumieniu § 3 ust. 3 pkt 7
    rozporządzenia o kasach, jako oświadczenia woli o odstąpieniu od umowy sprzedaży i
    potwierdzenia faktycznego zwrotu towarów.
    Wnioskodawca wskazuje, że także organy podatkowe potwierdzają stanowisko Spółki,
    zgodnie z którym nie tylko odręcznie podpisany przez klienta papierowy dokument może
    stanowić protokół zwrotu podpisany przez nabywcę w rozumieniu ww. przepisu, lecz
    także elektroniczny zapis zawierający unikatowe dane pozwalające na identyfikację
    konkretnego nabywcy, który dokonał zwrotu towarów. Przykładowo:
        interpretacja indywidualna Izby Skarbowej w Poznaniu z 27 stycznia 2017 r., nr
        3063-ILPP2-2.4512.256.2016.1.MR: „Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest
        /będzie w posiadaniu oświadczenia o odstąpieniu od umowy, które stanowi/będzie
        stanowić dowód zwrotu towaru oraz nastąpi faktyczny zwrot towaru przez klienta.
        W konsekwencji powyższego, należy uznać, że czynność zwrotu towaru zostanie
        udokumentowana i potwierdzona przez klienta. Zatem Wnioskodawca, pomimo
        braku podpisu klienta na "protokole przyjęcia zwrotu towaru", będzie mógł
        dokonać korekty danych zapisanych w pamięci kasy rejestrującej poprzez ujęcie
        tego zwrotu w odrębnej ewidencji, o której mowa w § 3 ust. 4 rozporządzenia w
        sprawie kas rejestrujących [Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca
        2013 r. w sprawie kas rejestrujących zastąpione przez analogiczny przepis w § 3 ust.

        3 pkt 7 rozporządzenia o kasach – przyp. Wnioskodawcy], zawierającej wymagane
        ww. przepisem elementy i na tej podstawie dokonać obniżenia podstawy
        opodatkowania podatkiem VAT o kwotę zwróconej płatności za towar.”
        interpretacja indywidualna Izby Skarbowej w Warszawie z 15 stycznia 2016 r., nr
        IPPP2/4512-1007/15-2/DG: „Jak wskazał Wnioskodawca klient będzie mógł dokonać
        zwrotu/reklamacji towaru (zgodnie z wymogami prawa konsumentów) poprzez:
          wypełnienie formularza elektronicznego zamieszczonego na stronie
          internetowej
          z podaniem danych identyfikujących klienta oraz reklamowany/zwracany
          towar, przesłanie wiadomości elektronicznej na podany przez Spółkę adres
          mailowy
          z podaniem danych identyfikujących klienta oraz reklamowany/zwracany
          towar, rozmowę telefoniczną z centrum telefonicznym Spółki
          z podaniem danych identyfikujących klienta oraz reklamowany/zwracany
          towar, rozmowa z klientem będzie zapisywana i przechowywana na
          cyfrowym nośniku danych oraz sporządzenie przez klienta odręcznej notatki
          o zwrocie/reklamacji i dołączenie jej do zwracanego towaru.
    W ocenie tut. Organu wymóg sporządzenia protokołu przyjęcia zwrotu towaru
    podpisanego przez nabywcę i sprzedawcę ma na celu udowodnienie, że towar został
    faktycznie zwrócony przez klienta i przyjęty przez nabywcę. W przypadku sprzedaży
    wysyłkowej nie jest możliwe z oczywistych względów podpisanie protokołu przyjęcia
    zwrotu towaru przez nabywcę - co wskazał także Wnioskodawca. Funkcję taką mógłby
    pełnić wypełniony przez kupującego elektroniczny formularz zwrotu towaru, jednakże
    od wypełnienia i przesłania takiego formularza Wnioskodawca zgodnie z przepisami
    ustawy o prawach konsumenta nie może uzależniać przyjęcia zwrotu/reklamacji towaru
    i w konsekwencji zwrotu zapłaconej należności za ten towar. Przedstawione wyżej
    cztery formy wyrażenia przez nabywcę woli odstąpienia od zakupu danego towaru
    bezsprzecznie potwierdzają fakt odstąpienia od tej umowy, skutkiem czego jest
    dokonanie zwrotu/reklamacji towaru. Ponadto zwracany towar oraz odstępujący od
    umowy konsument będą identyfikowane m.in. na podstawie dokumentów pocztowych,
    adresu nadawcy, kodów na metkach na towarze, potwierdzenia przyjęcia zwrotu
    towaru na magazyn sporządzonego przez firmę zewnętrzną obsługującą magazyn,
    potwierdzenia dokonania płatności, potwierdzenia zwrotu zapłaconej ceny, kopii
    dokumentów potwierdzających odbiór zwracanego towaru.”
    Ponadto, organy podatkowe oraz sądy administracyjne prezentują stanowisko
    potwierdzające, że przy zwrocie środków na kartę płatniczą sprzedawca posiada
    indywidualne dane bankowe nabywcy, który dokonał zwrotu towarów, pozwalające na
    jego jednoznaczną identyfikację, które można uznać za formę podpisu potwierdzającego
    dokonanie zwrotu towarów. Przykładowo:
        Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 grudnia 2015 r., sygn. I FSK 1511
        /14: „Należy zaznaczyć, że możliwość zindywidualizowania konsumenta na
        podstawie danych karty płatniczej, na którą nastąpił zwrot pieniędzy, pozwala
        precyzyjnie zweryfikować fakt odstąpienia przez konkretnego nabywcę od umowy
        sprzedaży. (...) Zgodzić się zatem należy ze stanowiskiem, że do spornej sytuacji
        znajdzie zastosowanie art. 29 ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, w
        którym ustawodawca przewidział możliwość obniżenia podstawy opodatkowania w

        przypadku, gdy konsument (nabywca zidentyfikowany na podstawie danych
        wynikających z karty płatniczej, pomimo nie złożenia przez niego podpisu na
        protokole zwrotu) zwraca zakupiony towar, odzyskując w zamian zapłaconą cenę”,
        interpretacja indywidualna Izby Skarbowej w Katowicach z 15 lipca 2016 r., nr IBPP1
        /4512-292/16/LSz wydana po ww. wyroku NSA: „(...) pod warunkiem, że zwrot
        należności za zwracany towar został zwrócony za pośrednictwem karty płatniczej -
        w takim przypadku należy uznać, że zwrot towaru jest prawidłowo
        udokumentowany, bowiem z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca posiada w
        swoich sklepach dokumenty wewnętrzne - "protokoły zwrotu" zawierające m.in.
        imię i nazwisko lub imię, nazwisko i adres nabywcy. Dokumenty te zawierają także
        informacje o sposobie zwrotu należności klientowi (gotówka lub za pośrednictwem
        karty płatniczej). Na podstawie przyjętych przez Wnioskodawcę protokołów zwrotu
        można ustalić dane personalne nabywców, którym za zwrócony towar zwracane są
        należności za pośrednictwem karty płatniczej (po uzyskaniu od operatora systemu
        kart danych identyfikujących posiadacza karty).”
    Wobec powyższego, Spółka stoi na stanowisku, że w opisanych powyżej przypadkach
    zwrotu towarów będzie Ona uprawniona do dokonywania obniżenia podstawy
    opodatkowania oraz kwoty podatku należnego o wartość przyjętych zwrotów.
    Zdaniem Spółki, powyższe prawo będzie Jej przysługiwało także w odniesieniu do zwrotów
    dokonywanych na kasie samoobsługowej lub przy kasie tradycyjnej przez „zwykłych”
    klientów, którzy odmówią podania swoich danych osobowych/kontaktowych i wybiorą
    zwrot środków w formie gotówkowej.
    Pomimo bowiem, że w takim przypadku Spółka nie będzie posiadała informacji
    indywidualizujących klienta (poza przypadkami, gdy do sprzedaży została wystawiona
    faktura z danymi klienta), to w dalszym ciągu będzie Ona miała możliwość
    zidentyfikowania i zachowania w pamięci kasy rejestrującej oraz systemie sprzedażowym
    informacji o konkretnej transakcji sprzedaży, której dotyczy zwrot (na podstawie
    dokumentu sprzedaży, którego okazanie będzie każdorazowo wymagane od klienta
    dokonującego zwrotu).
    Jednocześnie Spółka będzie miała możliwość prześledzenia w systemie całej historii
    transakcji dotyczącej konkretnego egzemplarza towaru, w celu potwierdzenia, że
    zwracany jest ten sam egzemplarz towaru, którego dotyczy okazany dokument sprzedaży.
    Zatem, także w przypadku zwrotów przy kasach samoobsługowych lub kasach
    tradycyjnych przez „zwykłych” klientów, którzy nie podadzą swoich danych
    identyfikacyjnych, dzięki stosowanym systemom zabezpieczającym, antykradzieżowym i
    ściśle określonej procedurze przyjmowania i zatwierdzania zwrotów, Spółka będzie:
        „dokonywać powiązania” zwrotu towaru z odpowiadającymi mu danymi o
        sprzedaży zapisanymi w systemie sprzedażowym i pamięci kasy rejestrującej Spółki
        – poprzez przyporządkowanie zwrotu do konkretnej sprzedaży,
        przechowywać informacje potwierdzające, której faktycznie transakcji sprzedaży (z
        którego sklepu, z jakiej daty, w odniesieniu do jakiego towaru i o jakiej wartości)
        dotyczyło odstąpienie od umowy zakupu dokonywane przez klienta wraz ze
        zwrotem towaru,

        ewidencjonować informację o faktycznie dokonanym zwrocie zapłaty za towar,
        zapobiegając tym samym jakimkolwiek potencjalnym nadużyciom lub
        nieprawidłowościom po stronie klienta (takim jak ewentualne próby dokonania
        zwrotu towaru nabytego z innego źródła przy użyciu dokumentu sprzedaży
        dotyczącego podobnego towaru), jak i samej Spółki (wszystkie przyjęte zwroty
        towarów, będące podstawą do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku
        należnego, będą bowiem miały charakter rzeczywisty, powiązany z faktycznym
        zwrotem środków na rzecz klienta oraz precyzyjną referencją do poprzedzającej
        zwrot transakcji sprzedaży towaru).
    W takiej sytuacji brak identyfikacji osoby klienta, który dokonał zwrotu towaru nie
    powinien rodzić po stronie Spółki negatywnych konsekwencji podatkowych. Należy
    bowiem zwrócić uwagę, że w sytuacji gdy zwroty towarów dokonywane są przez
    konsumentów (osoby nieprowadzące działalności gospodarczej, niebędące podatnikami
    VAT), dane nabywcy nie mają faktycznie znaczenia dla rozliczeń w podatku VAT. Nie ma tu
    ryzyka, że zwracając towar nabywca nie skoryguje odliczonego podatku naliczonego i brak
    możliwości jego zidentyfikowania narazi Skarb Państwa na uszczuplenie. Konsument nie
    odlicza podatku VAT, a w konsekwencji, właściwe udokumentowanie zwrotów towarów
    dokonywanych przez konsumentów ma znaczenie przede wszystkim (a nawet wyłącznie)
    dla zapewnienia prawidłowego rozliczenia VAT należnego przez sprzedawcę.
    Jeżeli zatem, zgodnie z przedstawionym opisem, ewidencja Spółki będzie zawierała dane
    potwierdzające rzeczywisty charakter zwrotu towaru (odstąpienia przez klienta od
    konkretnej umowy zakupu), to w ocenie Spółki, kwestionowanie Jej prawa do obniżenia
    podstawy opodatkowania i podatku należnego wyłącznie na podstawie braku protokołu
    zwrotu z danymi/podpisem nabywcy stanowiłoby środek nieproporcjonalny do
    zamierzonego celu.
    Innymi słowy, jeżeli cel, jakiemu służą przepisy o ewidencjonowaniu zwrotu towarów (tj.
    przeciwdziałanie nadużyciom w zakresie VAT) może być osiągnięty przez Spółkę w inny
    sposób (poprzez zastosowanie własnych procedur), to działania te powinny zostać uznane
    za wystarczające do korekty rozliczeń VAT.
    W tym zakresie Wnioskodawca pragnie zwrócić uwagę, że także w orzecznictwie sądowym
    wskazuje się, że przepisy rozporządzenia o kasach stanowią jedynie swoiste wytyczne w
    zakresie sposobu dokumentowania zwrotu towarów i same organy podatkowe
    dopuszczają odstępstwo od stosowania tych przepisów, akceptując całkowity brak
    protokołów zwrotu w niektórych sytuacjach, np. w przypadku zwrotów w sprzedaży
    online, gdzie sprzedawca jest w stanie w inny sposób bezdyskusyjnie potwierdzić, że z
    inicjatywy nabywcy doszło do „anulowania” konkretnej transakcji sprzedaży uprzednio
    zadeklarowanej na potrzeby podatku VAT i faktycznego zwrotu środków na rzecz osoby,
    która uprzednio dokonała zapłaty za towar. Tak np.:
        Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z 3 kwietnia 2014 r., sygn. I
        SA/Kr 195/14, w którym sąd zwrócił uwagę, iż: „dokumentowanie zwrotów towarów
        pierwotnie ewidencjonowanych poprzez kasy rejestrujące zostało określone w § 3
        ust. 4 ww. rozporządzenia wykonawczego. Jak wynika nawet ze stanowiska organu
        w rozpatrywanej sprawie, powołane przepisy nie mogą być rygorystycznie
        stosowane - np. w przypadku gdy klient pocztą zwraca samodzielnie towar z
        pominięciem sklepu. W konsekwencji Sąd przyjął, że w praktyce nawet organy

        traktują treść § 3 ust. 4 rozporządzenia wykonawczego jako kierunkowe wytyczne w
        dokumentowaniu zwrotów towarów i uwzględniają "określone uzasadnione
        przypadki", w których dopuszczalne jest odstępstwo od tych zasad”.
        Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 10 grudnia 2015 r., sygn. I FSK 1511/14, w
        którym sąd wprost stwierdził, że: „Zgodzić się należy w tym miejscu z sądem I
        instancji, że zbyt rygorystyczne, a więc opierające się na interpretatio restrictiva
        podejście do spełnienia wymogów wynikających z rozporządzenia [o kasach –
        przypis własny] stanowi swoiste naruszenie zasady proporcjonalności i zasady
        neutralności podatku VAT. Celnie w tym aspekcie Wojewódzki Sąd Administracyjny
        wskazał na rozstrzygnięcia Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (wyrok w
        sprawie C-588/10, pkt 44 in fine, z 18 grudnia 1997 r. w sprawach połączonych C-
        286/94, C -340/95, C-401/95 i C-47/96 Garage Molenheide i in. czy z 12 stycznia
        2006 r., w sprawie C - 504/04 Agrarproduktion Staebelow GmbH), z których wynika,
        że dokumentacja zwrotów towarów (która w rzeczywistości sprzedaży detalicznej,
        konsumenckiej, jest dokumentacją rozwiązania umowy) nie powinna z jednej
        strony wiązać się z nadmiernymi, nieproporcjonalnymi wymogami stawianymi
        podatnikom, a z drugiej powinna umożliwiać organom państwa członkowskiego
        kontrolę prawidłowości rozliczeń podatkowych. Trybunał Sprawiedliwości wskazuje
        bowiem, że przyznane państwu członkowskiemu środki administracyjne powinny
        być stosowane proporcjonalnie (por. dotyczący zasad zwrotów podatku wyrok
        TSUE). Z kolei zasada neutralności podatku VAT gwarantuje, że podatek płacony
        przez podatnika VAT przy nabyciu towarów i usług wykorzystywanych w działalności
        opodatkowanej nie będzie stanowił dla niego faktycznego kosztu (obciążenia
        finansowego). W konsekwencji podatnicy VAT nie powinni ponosić ciężaru podatku
        w sytuacji, w której nie mogą przenieść jego ciężaru na konsumenta, ponieważ do
        faktycznej dostawy towaru nie doszło”.
    Uwzględniając powyższe, Wnioskodawca wskazuje, że skoro w praktyce dopuszczalne są
    przypadki, w których sprzedawca może w ogóle nie posiadać protokołu zwrotu, to tym
    bardziej za prawidłowe powinny być uznane opisane we wniosku zasady
    ewidencjonowania zwrotów towarów przez Spółkę, obejmujące zachowanie w formie
    elektronicznej informacji identyfikujących przyjęty zwrot i „anulowaną” nim konkretną
    transakcję sprzedaży – także w sytuacji, gdy Spółka nie będzie posiadać danych osobowych
    /kontaktowych klienta dokonującego zwrotu towaru (stanowiących odpowiednik podpisu
    na protokole w rozumieniu § 3 ust. 3 pkt 7 rozporządzenia o kasach).
    Podsumowując, zdaniem Spółki, przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego zasady
    ewidencjonowania zwrotu towarów dokonywanych przez:
        Zidentyfikowanych klientów przy kasie tradycyjnej lub kasie samoobsługowej oraz
        „zwykłych” klientów przy kasie tradycyjnej lub kasie samoobsługowej, którzy
        podadzą swoje dane kontaktowe i/lub wybiorą zwrot środków na kartę płatniczą,
        oraz
        „zwykłych” klientów przy kasie tradycyjnej lub kasie samoobsługowej, którzy nie
        podadzą swoich danych kontaktowych i wybiorą gotówkową formę zwrotu środków
        – będą zgodne z zasadami prowadzenia ewidencji zwrotów towarów wyrażonymi w

        § 3 ust. 3 pkt 1-7 rozporządzenia o kasach oraz będą uprawniały Spółkę do
        obniżenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku należnego o wartości
        wynikające z przyjętych zwrotów.
    Odnosząc się z kolei do momentu obniżenia podstawy opodatkowania i podatku
    należnego z tytułu zwrotu towarów, Spółka wskazuje, że:
        Przepisy ustawy o VAT regulują wyłącznie przypadek zwrotu towaru, którego
        sprzedaż została udokumentowana fakturą – art. 29a ust. 13 tej ustawy stanowi
        bowiem, iż: „W przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy
        opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z
        wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik
        wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że z posiadanej przez tego podatnika
        dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki
        obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług
        określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest
        zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w
        którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji,
        o której mowa w zdaniu pierwszym, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje
        za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał”.
        Obowiązujące przepisy prawa nie przewidują natomiast wprost możliwości ani
        momentu skorygowania podstawy o opodatkowania i podatku należnego
        zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej. Niemniej, brak regulacji
        prawnych w tym zakresie nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania
        korekty, jeżeli dokonano zwrotu zakupionego towaru. W związku z tym, że kasa
        rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po
        wydrukowaniu paragonu), zwroty towarów są ujmowane w odrębnej ewidencji
        zwrotów. Z tego też względu Spółka przyjmuje, że w przypadku zwrotu towaru
        przez konsumenta, ewidencja zwrotu zastępuje niejako fakturę korygującą oraz
        dokumentację potwierdzającą dokonanie uzgodnień z klientem w zakresie
        odstąpienia od umowy sprzedaży.
        W konsekwencji, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w każdym z opisanych
        powyżej przypadków zwrotu towarów, Spółka będzie miała prawo do obniżenia
        podstawy opodatkowania VAT oraz kwoty podatku należnego z tytułu dokonanego
        zwrotu w okresie rozliczeniowym, w którym zwrot ten zostanie przyjęty
        /zaewidencjonowany.
    Mając powyższe na uwadze Spółka wnosi jak na wstępie.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od
    towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775), zwanej dalej „ustawą”:

      Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”,
      podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium
      kraju.
    Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży - rozumie się przez to odpłatną
      dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport
      towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
    Na podstawie art. 2 pkt 6 ustawy:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o towarach - rozumie się przez to rzeczy
      oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.
    W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:
      Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się
      przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (...).
    Zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy:
      Podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2, 3 i 5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119
      oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy
      towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy,
      usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i
      innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę
      towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.
    W świetle art. 29 ust. 10 ustawy:
      Podstawę opodatkowania obniża się o:
      1) kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;
      2) wartość zwróconych towarów i opakowań;
      3) zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem
        sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;
      4) wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym
        charakterze, o których mowa w ust. 1.
    Na podstawie art. 29a ust. 13 ustawy:
      W przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy
      opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z
      wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik
      wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że z posiadanej przez tego podatnika
      dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki
      obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług
      określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest
      zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w
      którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji,
      o której mowa w zdaniu pierwszym, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje
      za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał.
    Stosownie do art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:
      Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także
      dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2,
      dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości
      dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej
      niebędącej podatnikiem.
    Według art. 106b ust. 3 ustawy:

      Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę
      dokumentującą:
      1) czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie
        wynika z ust. 1, z wyjątkiem:
        a) czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4,
        b) czynności, o których mowa w art. 106a pkt 3 i 4,
        1a) otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem czynności, o których
        mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z
        wyjątkiem:
        a) przypadku, gdy zapłata dotyczy czynności, o których mowa w art. 19a ust. 1b i
        ust. 5 pkt 4 oraz art. 106a pkt 3 i 4,
        b) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
        2) sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art.
        118 - jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy,
        licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę
        bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
    Elementy jakie powinna zawierać faktura określa przepis art. 106e ust. 1 ustawy.
    W myśl art. 106j ust. 1 pkt 2 ustawy:
      W przypadku, gdy po wystawieniu faktury dokonano zwrotu podatnikowi towarów i
      opakowań, podatnik wystawia fakturę korygującą.
    Faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze
    dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym
    wymiarze podatku od towarów i usług, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe
    oznaczenie wszystkich elementów faktury. Faktura korygująca wystawiana jest w celu
    podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych,
    decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu.
    Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów - co do zasady - podatnik VAT jest
    zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego
    podatnika. Celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego
    przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i
    podmiotów biorących w niej udział. Ustawodawca nie nakłada jednak na podatników
    obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż realizowaną na rzecz
    podmiotów niebędących podatnikami. Niemniej jednak, stosownie do art. 106b ust. 3 pkt
    1 ustawy, na zgłoszone w odpowiednim terminie żądanie nabywcy niebędącego
    podatnikiem, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż.
    Natomiast w myśl art. 111 ust. 1 ustawy:
      Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących
      działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić
      ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
    Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia
    ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników,
    którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych
    nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem
    podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas
    rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Jeżeli
    nabywcą danej usługi jest podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1, to taka sprzedaż
    nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej.
    Zgodnie z art. 111 ust. 1b ustawy:

      W ewidencji, o której mowa w ust. 1, wykazuje się dane o sprzedaży, zawarte w
      dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym
      określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i
      podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym
      numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo
      podatku od wartości dodanej.
    W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:
      Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są
      obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej
      sprzedaży:
        a) w postaci papierowej lub
        b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób
        z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa
        Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów
        fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego
        danych osobowych.
    Według art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy:
      Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są
      obowiązani wystawiać przy zastosowaniu kas rejestrujących dokumenty inne niż
      określone w pkt 1 dotyczące sprzedaży lub pracy tych kas.
    Na podstawie art. 111a ust. 3 ustawy:
      Kasy rejestrujące łączą się z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci
      telekomunikacyjnej w sposób, który zapewnia:
        1) przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w
        sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej
        Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze
        logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej;
        2) przesyłanie poleceń z Centralnego Repozytorium Kas do kas rejestrujących,
        dotyczących pracy kas, i ich odbiór przez te kasy:
        a) związanych z fiskalizacją kasy rejestrującej,
        b) obejmujących określenie:
        - sposobu i zakresu przesyłania danych z tej kasy,
        - sposobu pracy kasy rejestrującej,
        c) zapewniających prawidłowość pracy kasy rejestrującej.
    Na podstawie art. 111 ust. 6a ustawy:
      Kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie,
      przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne
      nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą
      rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3. Pamięć
      fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze
      czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów
      publicznych.
    Ewidencja prowadzona w kasie rejestrującej dotyczy tej części sprzedaży podatnika, która
    dokonywana jest na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej
    oraz rolników ryczałtowych.
    W myśl art. 106h ust. 1 ustawy:

      W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu
      kasy rejestrującej:
        1) do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny
        w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży albo
        2) pozostawia się w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy
        rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.
    W myśl art. 106h ust. 2 ustawy:
      Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy
      zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota
      podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.
    W myśl art. 106h ust. 3 ustawy:
      W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży
      zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w
      dokumentacji:
        1) paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży z danymi
        identyfikującymi tę fakturę albo
        2) numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na
        paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej.
    W myśl art. 106h ust. 4 ustawy:
      Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę
      wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.
    Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas
    rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w
    sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 845), zwanego dalej „rozporządzeniem
    w sprawie kas rejestrujących”.
    W świetle § 2 pkt 7 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:
      Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o kasie on-line - rozumie się przez to kasę, o
      której mowa w art. 111 ust. 6a ustawy.
    Zgodnie z § 2 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących
      Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o dokumencie fiskalnym - rozumie się przez to
      dokument wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i
      numer unikatowy obejmujący w przypadku kas on-line - paragon fiskalny, paragon
      fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną i raport fiskalny.
    W myśl § 2 pkt 17 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących
      Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym albo fakturze – rozumie
      się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy i wydawany nabywcy
      podczas sprzedaży, potwierdzający dokonanie sprzedaży.
    Jak stanowi § 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:
      Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o dokumencie niefiskalnym - rozumie się przez
      to dokument wystawiany przy użyciu kasy, inny niż dokument fiskalny, zawierający w
      szczególności oznaczenie „NIEFISKALNY” oraz niezawierający logo fiskalnego.
    Zgodnie z § 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12
    września 2021 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą
    odpowiadać kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii (Dz. U. z 2024 r. poz. 1654):

      Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o dokumencie niefiskalnym - rozumie się przez
      to dokument wystawiany przy użyciu kasy, inny niż dokument fiskalny, zawierający w
      szczególności oznaczenie "NIEFISKALNY" i niezawierający logo fiskalnego;
    Ponadto, stosownie do § 30 ust. 1 ww. rozporządzenia:
      Kasa wystawia dokumenty niefiskalne w postaci papierowej i w postaci
      elektronicznej albo zgodnie z wyborem użytkownika tylko w postaci elektronicznej,
      zawierające kolejno pozycje:
      1) element graficzny, o ile występuje;
      2) imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży
      prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania
      podatnika; w przypadku gdy dokument jest wystawiany bezpośrednio po paragonie
      fiskalnym, pozycja nie jest obowiązkowa;
      3) numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;
      4) numer kolejny dokumentu;
      5) oznaczenie "NIEFISKALNY";
      6) oznaczenie "WYDRUK Z TERMINALA PŁATNICZEGO", o ile jest to wynik współpracy
      kasy z terminalem płatniczym;
      7) zawartość tekstową dokumentu niefiskalnego mogącą zawierać elementy
      graficzne, w tym kody kreskowe i dwuwymiarowe, o ile występują; elementy
      graficzne zapisuje się w pamięci chronionej, a kody kreskowe i dwuwymiarowe dla
      postaci elektronicznej zapisuje się w postaci tekstowej;
      8) oznaczenie "NIEFISKALNY";
      9) numer kasy;
      10) oznaczenie kasjera;
      11) datę i czas wystawienia dokumentu niefiskalnego;
      12) podpis cyfrowy dokumentu złożony przy użyciu klucza prywatnego kasy;
      drukowane jest tylko pierwsze 40 cyfr w kodzie szesnastkowym (20 bajtów);
      13) kod graficzny podpisu cyfrowego dokumentu, o ile występuje;
      14) numer unikatowy;
      15) określoną przez użytkownika kasy treść reklamową i informacyjną, o ile
      występuje, mogącą zawierać elementy graficzne, pod warunkiem ich zapisu w
      pamięci chronionej.
    Według § 2 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:
      Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o dokumencie w postaci elektronicznej -
      rozumie się przez to utworzony przez kasę on-line zbiór ustrukturyzowanych i
      uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, zapisywanych w
      pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, w formacie określonym w protokole
      komunikacyjnym przesyłania danych w przypadku dokumentów fiskalnych.
    Stosownie natomiast do § 2 pkt 14 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:
      Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o pamięci chronionej – rozumie się przez to
      urządzenie trwale zawarte w kasie on-line, zawierające elektroniczny nośnik danych,
      umożliwiające zapis i odczyt dokumentów fiskalnych i niefiskalnych wystawianych
      przy użyciu tej kasy i innych danych związanych z używaniem kasy pod bezpośrednią
      kontrolą programu pracy kasy, w sposób uniemożliwiający ich zmianę bez wykrycia
      tego zdarzenia podczas sprawdzenia zapisów z zawartością pamięci fiskalnej.

    Jak stanowi § 2 pkt 15 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:
      Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o pamięci fiskalnej – rozumie się przez to
      urządzenie trwale zawarte w kasie, zawierające elektroniczny nośnik danych,
      umożliwiające:
      a) jednokrotny i niezmienialny zapis danych pod bezpośrednią kontrolą programu
      pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia,
      b) wielokrotny odczyt tych danych.
    W myśl § 2 pkt 16 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:
      Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o pamięci operacyjnej – rozumie się przez to
      pamięć wielokrotnego zapisu zawartą w kasie, pracującą pod bezpośrednią kontrolą
      programu pracy kasy, w której są przechowywane dane pochodzące z bieżącej
      czynności kasowej, do czasu zapisu danych z tej czynności, bezpośrednio po jej
      zakończeniu, w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, albo na informatycznym
      nośniku danych, albo do czasu ich usunięcia przez procedurę awaryjnego zerowania
      pamięci operacyjnej, niedostępną dla użytkownika kasy.
    Jak stanowi § 2 pkt 34 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:
      Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o trybie fiskalnym – rozumie się przez to tryb
      pracy kasy obejmujący nieprzerwany okres od czasu dokonania fiskalizacji do czasu
      wystawienia raportu fiskalnego rozliczeniowego albo łącznego raportu fiskalnego
      rozliczeniowego.
    Zgodnie z § 20 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:
      Podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy on-line, wystawiają dokumenty
      niefiskalne w postaci papierowej i w postaci elektronicznej albo tylko w postaci
      elektronicznej – zawierające kolejno dane określone w przepisach o wymaganiach
      technicznych (kryteriach i warunkach) dla kas.
    Jak stanowi natomiast § 32 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:
      W przypadku zakończenia używania kas on-line podatnik zapewnia odczyt i zapis
      danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych.
    Wskazania wymaga również, że w myśl § 34 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:
      W przypadku zakończenia przez kasę on-line pracy w trybie fiskalnym, podatnik nie
      może prowadzić ewidencji przy użyciu tej kasy.
    Stosownie do § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:
      Podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży
      zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie
      obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w
      art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i
      warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po
      dokonaniu jej fiskalizacji.
    W myśl § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:
      W ewidencji nie ujmuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.
    Zasady dotyczące zwrotów towarów, których sprzedaż została zaewidencjonowana na
    kasie rejestrującej zostały określone w § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas
    rejestrujących, gdzie wskazano że:
      Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem
      całości albo części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej
      ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji zawierającej:

      1) datę sprzedaży;
      2) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i
      ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
      3) termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
      4) wartość z podatkiem (brutto) zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub
      usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego – w
      przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
      5) wysokość zwracanej należności (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku
      należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
      6) dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, a w przypadku gdy dokonanie
      sprzedaży potwierdza paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej – numer
      tego paragonu lub tej faktury oraz numer unikatowy;
      7) protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany
      przez sprzedawcę i nabywcę albo notatkę służbową lub protokół z nabycia
      sprawdzającego.
    Na podstawie powyższego przepisu, Podatnik ma obowiązek odpowiednio
    udokumentować zwrot towaru lub reklamację.
    Z treści ww. przepisów wynika możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania i
    podatku należnego m.in. o kwoty odpowiadające wartości bądź części wartości
    zwróconych towarów lub reklamowanych towarów lub usług. Możliwość ta istnieje pod
    warunkiem, że zwrot towaru lub reklamacja towaru lub usługi są prawnie dopuszczalne i
    zwrot towaru lub reklamacja towaru lub usługi zostały udokumentowane. Obowiązkiem
    podatnika jest więc w rozumieniu ww. przepisów odpowiednie udokumentowanie zwrotu
    towaru lub reklamacji towaru oraz zwrotu ich wartości bądź części wartości, w wyniku
    odstąpienia od umowy sprzedaży.
    Należy zauważyć, że w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących
    działalności gospodarczej ewidencjonowanej na kasie rejestrującej, paragon fiskalny
    stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu (z którym wiążą się m.in. uprawnienia
    rękojmi i gwarancji), natomiast dla sprzedawcy bezsporne potwierdzenie tożsamości
    towaru w przypadku np. jego zwrotu. Jednakże paragon fiskalny nie jest jedynym
    dokumentem przesądzającym o stanie faktycznym, który znajduje odzwierciedlenie w
    rzeczywistości. Dowodzenie zwrotu towaru, będącego podstawą dokonania korekty, na
    podstawie innych dokumentów aniżeli paragon fiskalny, nie stoi w sprzeczności z
    obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W tym przypadku, ciężar
    dowodu znajduje się po stronie sprzedawcy, który w prowadzonej przez siebie
    dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób
    niebudzący wątpliwości wykazać to, że zwracany towar został zakupiony właśnie u niego.
    W myśl art. 109 ust. 3 ustawy:
      Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od
      podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82
      ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie
      art. 113 ust. 1 lub 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane
      pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji
      podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:
      1) rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku
        należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;
      2) kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym
        korekty podatku naliczonego;
      3) kontrahentów;

      4) dowodów sprzedaży i zakupów.
    Przytoczona regulacja wskazuje zatem, na konieczność prowadzenia przez podatnika
    ewidencji, służącej prawidłowemu sporządzeniu JPK_VAT z deklaracją.
    Jak stanowi art. 112 ustawy:
      Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania
      podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym
      rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z
      zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art.
      138i ust. 8.
    W myśl art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy:
      Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są
      obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w
      art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o
      rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598);
    Należy zauważyć, że na podatniku spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania
    prowadzonych transakcji w urządzeniach księgowych, tak by odzwierciedlały faktyczny ich
    przebieg. Prowadzone przez podatnika urządzenia księgowe powinny w sposób rzetelny
    odzwierciedlać przebieg zaistniałych zdarzeń związanych z prowadzoną działalnością
    gospodarczą, w tym zawierać między innymi dane niezbędne do ustalenia przyczyn
    zaistniałej korekty zapisów w prowadzonych wcześniej ewidencjach.
    Są Państwo zarejestrowaną jako czynnym podatnikiem VAT Spółką z o.o., wchodzącą w
    skład międzynarodowej Grupy zajmującej się sprzedażą odzieży oraz akcesoriów.
    Prowadzą Państwo sprzedaż za pośrednictwem licznych sklepów stacjonarnych
    zlokalizowanych na terytorium całej Polski oraz sklepu internetowego.
    W przypadku sprzedaży w sklepach stacjonarnych na rzecz osób fizycznych
    nieprowadzących działalności gospodarczej, sprzedaż każdorazowo ewidencjonują
    Państwo na kasie rejestrującej zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy. Analogicznie
    ewidencjonują Państwo sprzedaż dokonywaną na rzecz konsumentów (tj. osób fizycznych
    nieprowadzących działalności gospodarczej) za pośrednictwem Państwa sklepu
    internetowego. Obecnie wszystkie kasy rejestrujące używane przez Państwa w sklepach
    stacjonarnych są kasami on-line, natomiast w przypadku sklepu internetowego używane
    są jeszcze kasy z elektronicznym zapisem kopii, które w przyszłości planują Państwo
    wymienić na kasy on-line.
    Ze względu na postęp technologiczny i chęć usprawnienia obsługi klienta w sklepach
    stacjonarnych, wdrożyli Państwo dwie alternatywne możliwości dokonywania zakupów:
    · przy standardowej (tradycyjnej) kasie rejestrującej obsługiwanej przez sprzedawcę,
      który ewidencjonuje sprzedaż lub
    · przy kasie samoobsługowej, gdzie klient samodzielnie ewidencjonuje sprzedaż (przy
      czym do sekcji kas samoobsługowych w danym sklepie stacjonarnym zawsze
      przydzielony jest co najmniej jeden pracownik, który asystuje klientom przy
      dokonywaniu zakupów na kasach samoobsługowych i udziela im wsparcia,
      przykładowo w przypadku braku możliwości zeskanowania towarów, dokonania
      płatności lub innych problemów).
    Państwa klientom przysługuje również możliwość dokonywania w sklepach stacjonarnych
    zwrotów towarów nabytych
    (a) za pośrednictwem Państwa sklepu internetowego lub
    (b) w Państwa sklepach stacjonarnych (zwrot może zostać dokonany w dowolnym
      Państwa sklepie stacjonarnym, niezależnie od tego, w którym sklepie stacjonarnym
      dokonano zakupu).

    Dotychczasowo klienci mogli (i nadal mogą) dokonywać zwrotów towarów w Państwa
    sklepach stacjonarnych przy standardowych kasach rejestrujących obsługiwanych przez
    sprzedawców.
    W takim przypadku zwrot towaru dokonywany był/jest (oraz będzie) przede wszystkim na
    podstawie:
    a) oryginalnego papierowego paragonu fiskalnego wydanego w Państwa sklepie
      stacjonarnym przy dokonywaniu zakupu;
    b) elektronicznej wizualizacji paragonu fiskalnego wydanego w Państwa sklepie
      stacjonarnym przy dokonywaniu zakupu, dostępnej wyłącznie dla tzw.
      „Zidentyfikowanych klientów”, tj. osób posiadających konto na Państwa platformie
      internetowej (dostępnej w przeglądarce internetowej lub aplikacji mobilnej).
      Udostępniają Państwo Zidentyfikowanym klientom elektroniczne wizualizacje
      paragonów fiskalnych jako dodatkowy dokument sprzedaży (niefiskalne potwierdzenie
      zakupu), poza papierowym paragonem fiskalnym wydawanym w sklepie stacjonarnym
      (takie rozwiązanie ma na celu ułatwienie Zidentyfikowanym klientom gromadzenie
      dokumentów sprzedaży i wyeliminowanie ryzyka, że ze względu na zgubienie
      papierowego paragonu fiskalnego, nie będzie On mógł ustalić daty zakupu towaru,
      dokonać zwrotu nabytego towaru, etc.). Zidentyfikowani klienci po zalogowaniu na
      własne konto na Państwa platformie mają dostęp do historii zakupów oraz zwrotów
      dokonanych w:
          Państwa sklepie internetowym - pod warunkiem, że zakup został dokonany po
          zalogowaniu na własne konto, a nie jako „gość”,
          Państwa sklepach stacjonarnych - pod warunkiem, że przy dokonywaniu
          zakupu klient podał swój numer telefonu, adres email lub zeskanował swój
          indywidualny kod QR dostępny w Państwa aplikacji mobilnej Spółki;
    c) „elektronicznego biletu”, tzw. e-ticket, stanowiącego elektroniczne potwierdzenie
      zakupów dokonanych w sklepie internetowym, który jest przesyłany nabywcy
      dokonującemu zakupów internetowych wraz z potwierdzeniem wysyłki, dzięki czemu
      jest dostępny zarówno dla klientów nieposiadających konta na Państwa platformie
      (poprzez otrzymany link), jak i dla Zidentyfikowanych klientów (w ich przypadku e-
      ticket jest zachowywany także na ich koncie na tym portalu i w Państwa aplikacji); dla
      dokonania zwrotu towaru, klient może okazać e-ticket w formie elektronicznej na
      telefonie bądź w formie wydruku;
    d) faktury papierowej lub elektronicznej wystawionej do paragonu - na życzenie klienta za
      zakupy w sklepie stacjonarnym lub wydanej przy zakupach w sklepie internetowym
      (zgodnie z przyjętą praktyką, do czasu wprowadzenia paragonów elektronicznych - w
      rozumieniu art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy oraz § 2 pkt 1-3 rozporządzenia w
      sprawie kas rejestrujących - wystawiają i przesyłają Państwo faktury elektroniczne do
      każdej sprzedaży zrealizowanej w sklepie internetowym) - łącznie nazywanych
      „dokumentem sprzedaży”.
    W przyszłości zamierzają Państwo wystawiać paragony elektroniczne w rozumieniu ww.
    przepisów (początkowo na rzecz klientów dokonujących zakupy w sklepie internetowym, a
    w dalszej kolejności również w sklepach stacjonarnych). Po wprowadzeniu tych zmian,
    umożliwią Państwo klientom dokonywanie zwrotów towarów na podstawie paragonu
    elektronicznego w rozumieniu ustawy o VAT (stanowiącego rodzaj „dokumentu sprzedaży”
    w rozumieniu przedstawionym powyżej).

    Jednocześnie, w przypadku zwrotów na podstawie paragonów elektronicznych, będą
    Państwo każdorazowo przechowywali w pamięci kasy rejestrującej (tj. w pamięci fiskalnej
    lub pamięci chronionej kasy) i w Państwa systemie sprzedażowym numer paragonu i
    numer unikatowy kasy.
    W tym celu wystawiane są za pomocą kasy rejestrującej dwa papierowe dokumenty
    niefiskalne tj.:
    1. Pokwitowanie zwrotu - dokument podpisywany odręcznie przez klienta (niezależnie czy
      jest to Zidentyfikowany klient, czy nie) i przechowywany przez Spółkę w wersji
      papierowej w ewidencji zwrotów jako protokół przyjęcia zwrotu, o którym mowa w § 3
      ust. 3 pkt 7 rozporządzenia o kasach,
    2. Dokument zwrotu - dokument wydawany klientowi jako potwierdzenie dokonania
      zwrotu.
    Obydwa dokumenty stanowią dokumenty niefiskalne i zawierają jako jeden z
    obligatoryjnych elementów oznaczenie kasjera. W efekcie, na obydwu dokumentach
    znajdują się zaszyfrowane, unikatowe dane, pozwalające na identyfikację konkretnego
    sprzedawcy (kasjera), który przyjął zwrot.
    Oznacza to, że na papierowym pokwitowaniu zwrotu, przechowywanym przez Państwa
    jako protokół przyjęcia zwrotu, znajdują się zarówno dane identyfikacyjne konkretnego
    sprzedawcy przyjmującego i zatwierdzającego zwrot, jak i dane nabywcy (podpis).
    Chcąc wyjść naprzeciw oczekiwaniom klientów, dążąc do maksymalnego usprawnienia
    procesu obsługi klienta, zapewnienia jego większej automatyzacji oraz ograniczenia ilości
    generowanych i przechowywanych dokumentów papierowych, planują Państwo
    wdrożenie rozwiązania umożliwiającego dokonywanie zwrotów towarów nabytych w
    sklepach stacjonarnych oraz w sklepie internetowym również za pośrednictwem kas
    samoobsługowych zlokalizowanych w Państwa sklepach.
    Jednocześnie ze względu na chęć ograniczenia gromadzenia papierowej dokumentacji i w
    miarę możliwości przechowywania wszystkich dokumentów/dowodów itp. wyłącznie w
    wersji elektronicznej (co wynika zarówno ze względów praktycznych, tj. ograniczona
    przestrzeń na gromadzenie papierowej dokumentacji, jak i ekologicznych, mających
    istotne znaczenie przy skali Państwa działalności), planują Państwo modyfikację zasad
    ewidencjonowania zwrotów w sklepach stacjonarnych.
    Rozważają Państwo wprowadzenie możliwości dokonywania zwrotu towarów za
    pośrednictwem kas samoobsługowych (jako alternatywa dla zwrotów dokonywanych przy
    tradycyjnych kasach rejestrujących obsługiwanych przez sprzedawcę) oraz modyfikacje
    zasad dokumentowania przyjęcia zwrotu towarów - zarówno w odniesieniu do zwrotów
    dokonywanych przy kasie standardowej z udziałem sprzedawcy, jak i na kasie
    samoobsługowej – poprzez zastąpienie dotychczas stosowanych dwóch drukowanych
    dokumentów fiskalnych (Pokwitowania zwrotu i Dokumentu zwrotu) wyłącznie jednym
    papierowym potwierdzeniem/pokwitowaniem zwrotu (dokument niefiskalny), który
    będzie wydawany klientowi (i nie będzie zawierał odręcznych podpisów sprzedawcy ani
    nabywcy). Nie będą Państwo przy tym przechowywali we własnej ewidencji zwrotów
    żadnych dokumentów w wersji papierowej, niemniej każdy zwrot (zarówno przyjęty przy
    kasie tradycyjnej, jak i samoobsługowej) będzie odpowiednio zapisywany w pamięci kasy
    rejestrującej, pozwalając na identyfikację zarówno konkretnego sprzedawcy (kasjera),
    który przyjmie/zatwierdzi zwrot towarów, jak i dane identyfikujące klienta.
    Planowane przez Państwa zasady dokonywania zwrotów w sklepach stacjonarnych
    dotyczą kas samoobsługowych oraz kas tradycyjnych, obsługiwanych przez sprzedawcę.
    Jednocześnie kasy samoobsługowe i kasy tradycyjne będą takimi samymi urządzeniami
    (kasami on-line), a różnić je będzie w zasadzie tylko sposób obsługi (rodzaj czynności
    wykonywanych przez nabywcę i sprzedawcę).

    Państwa wątpliwości dotyczą kwestii czy przedstawione w zdarzeniu przyszłym zasady
    ewidencjonowania zwrotów towarów dokonywanych przez:
    1) Zidentyfikowanych klientów przy użyciu kas samoobsługowych,
    2) „zwykłych” klientów przy użyciu kas samoobsługowych, którzy podadzą swoje dane
      kontaktowe (adres email i/lub numer telefonu) oraz/lub wybiorą formę zwrotu
      środków na kartę płatniczą,
    3) „zwykłych” klientów przy użyciu kas samoobsługowych, którzy nie podadzą swoich
      danych kontaktowych (adres email i/lub numer telefonu) oraz wybiorą gotówkową
      formę zwrotu środków,
    4) Zidentyfikowanych klientów przy kasach tradycyjnych (obsługiwanych przez
      pracowników sklepu),
    5) „zwykłych” klientów przy kasach tradycyjnych (obsługiwanych przez pracowników
      sklepu), którzy podadzą swoje dane kontaktowe (adres email i/lub numer telefonu)
      oraz/lub wybiorą formę zwrotu środków na kartę płatniczą;
    6) „zwykłych” klientów przy kasach tradycyjnych (obsługiwanych przez pracowników
      sklepu), którzy nie podadzą swoich danych kontaktowych (adres email i/lub numer
      telefonu) oraz wybiorą gotówkową formę zwrotu środków
    - będą zgodne z zasadami ewidencji zwrotów towarów z § 3 pkt 3 rozporządzenia w
    sprawie kas i będą uprawniały Państwa do korekty podstawy opodatkowania i podatku
    należnego, a także czy zdarzenia opisane w pkt 1-6 powyżej będą uprawniały Państwa do
    dokonania obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w miesiącu
    dokonania/zaewidencjonowania zwrotu towaru.
    Z opisu sprawy wynika, że Państwa klient, chcąc dokonać zwrotu towaru nabytego
    uprzednio za pośrednictwem Państwa sklepu internetowego bądź w Państwa sklepie
    stacjonarnym, będzie miał możliwość użycia w tym celu dwóch rodzajów kas.
    Zwracając towar na kasie samoobsługowej, klient będzie zobowiązany do wybrania opcji
    „zwrot” na ekranie dotykowym kasy samoobsługowej i w następnej kolejności, określenia
    czy dokonuje zwrotu jako:
    a) Zidentyfikowany klient - w takim przypadku konieczne będzie zeskanowanie
      indywidualnego kodu QR z Państwa aplikacji, podanie nr telefonu lub adresu email,
      lub dokumentu sprzedaży aby system mógł „połączyć” dokonywany zwrot z kontem
      Zidentyfikowanego klienta na Państwa platformie; albo
    b) „zwykły” klient - w takim przypadku konieczne będzie zeskanowanie dokumentu
      sprzedaży (papierowego paragonu fiskalnego, jego wizualizacji, a docelowo paragonu
      elektronicznego, bądź faktury lub e-ticketu).
    W oby ww. przypadkach klienci będą mogli dokonywać łącznych zwrotów towarów z
    odrębnych zakupów (udokumentowanych odrębnymi dokumentami sprzedaży)
    indywidualnie.
    Następnym etapem, po zidentyfikowaniu przez kasę samoobsługową jako
    Zidentyfikowany klient lub zeskanowaniu dokumentu sprzedaży przez „zwykłego” klienta,
    będzie wybór towarów do zwrotu.
    Zgodnie z komunikatem wyświetlającym się na ekranie, klient zostanie poproszony o
    włożenie towarów do zwrotu do specjalnego kosza znajdującego się przy kasie
    samoobsługowej.
    Następnie kasa samoobsługowa automatycznie zeskanuje towar albo klient będzie
    zobowiązany do samodzielnego zeskanowania metek towarów, aby uwzględnić je w
    dokonywanym zwrocie.

    Jednocześnie w przypadku wystąpienia błędów w systemie, uniemożliwiających
    zeskanowanie towarów do zwrotu, klient będzie mógł samodzielnie, wybierając
    odpowiednie przyciski, wybrać towary, które mają podlegać zwrotowi (na ekranie pojawią
    się towary dostępne do zwrotu dla klienta - na podstawie zeskanowanego dokumentu
    sprzedaży w przypadku „zwykłego” klienta lub na indywidualnym koncie
    Zidentyfikowanego klienta na Państwa platformie). W takim przypadku klient
    samodzielnie zaznaczy na ekranie towary, które podlegają zwrotowi.
    Następnym etapem zwrotu będzie dokonanie weryfikacji zwrotu przez Państwa
    pracownika wyznaczonego do asystowania przy kasach samoobsługowych - takie osoby
    co do zasady na stałe przebywają i będą przebywały w sekcji kas samoobsługowych, przy
    czym dodatkowo, aby zapewnić bieżącą pomoc, będą oni wyposażeni w specjalnie
    zaprogramowane urządzenia iPOD, które będą alarmowały ich o konieczności podejścia
    do konkretnej kasy samoobsługowej w celu zaakceptowania zwrotu towaru.
    Do dokonania zwrotu na kasie samoobsługowej każdorazowo konieczna będzie fizyczna
    obecność asystenta, który zweryfikuje i zaakceptuje dokonywany zwrot. Tym samym,
    klient nie będzie mógł całkowicie samodzielnie dokonać zwrotu na kasie rejestrującej bez
    udziału pracownika Państwa sklepu.
    Po wybraniu przez klienta na ekranie kasy samoobsługowej towarów podlegających
    zwrotowi i wybraniu opcji „kontynuuj” na ekranie kasy samoobsługowej wyświetli się
    komunikat informujący o wymaganym wpisaniu numeru identyfikującego pracownika
    sklepu oraz zatwierdzeniu przez niego transakcji zwrotu poprzez podanie specjalnego
    przypisanego mu kodu PIN.
    Znajdujący się w pobliżu asystent będzie podchodził do kasy samoobsługowej,
    weryfikował stan zwracanych towarów i wpisywał swój własny, indywidualny i unikatowy
    numer, pozwalający na zidentyfikowanie go w systemie kasy (i zachowywany w pamięci
    kasy) jako sprzedawcy, który przyjął dany zwrot. Następnie asystent wpisze kod PIN,
    zatwierdzając zwrot towaru.
    Tym samym, każdorazowo zwrot towaru na kasie samoobsługowej będzie autoryzowany
    przez pracownika sklepu, którego indywidualny numer będzie wpisywany na kasie
    samoobsługowej, a następnie zapisywany w jej pamięci, umożliwiając przypisanie danego
    sprzedawcy do konkretnego zwrotu.
    Zgodnie z „Procedurą bezpieczeństwa kasowego” opracowaną przez Państwa i wdrożoną
    we wszystkich Państwa sklepach, kasjer jest (i będzie) zobowiązany do dokładnego
    zweryfikowania zwracanego towaru oraz prawidłowego zabezpieczenia produktu podczas
    transakcji zwrotu.
    Ostatnim etapem będzie informacja o sposobie zwrotu płatności za zwracane towary. Co
    do zasady, zwrot będzie dokonywany w ten sam sposób, w jaki dokonano zapłaty za
    towar, czyli w przypadku zakupów za pomocą karty zwrot zostanie dokonany na kartę
    płatniczą użytą do zapłaty za towar przy zakupie, a w przypadku płatności gotówkowej,
    kasa samoobsługowa będzie wydawała zwrot w gotówce.
    Po zakończeniu całego procesu na ekranie pojawi się informacja o skutecznym
    zakończeniu procedury zwrotu. Jednocześnie kasa samoobsługowa wydrukuje jeden
    dokument niefiskalny - pokwitowanie zwrotu, które będzie stanowiło potwierdzenie
    skutecznego zwrotu towaru dla klienta (nie będzie ono podpisywane odręcznie przez
    żadną ze stron).
    Jednocześnie, Zidentyfikowani klienci będą mogli otrzymać potwierdzenie zwrotu do
    aplikacji i/lub na telefon lub email przypisany do ich konta na Państwa platformie, a
    „zwykli” klienci potwierdzenie zwrotu na telefon lub email, pod warunkiem, że został on
    udostępniony przy dokonywaniu zwrotu.

    Państwa klient w dalszym ciągu będzie mógł wybrać także dokonanie zwrotu w sposób
    tradycyjny, tj. poprzez podejście do kasy rejestrującej obsługiwanej przez kasjera.
    W takim przypadku proces zwrotu towaru będzie przebiegał analogicznie jak w przypadku
    zwrotu na kasach samoobsługowych, z tą różnicą, że wszelkie działania w tym zakresie
    (związane z uzupełnieniem danych klienta, zeskanowaniem dokumentu sprzedaży,
    zeskanowaniem zwracanych towarów, wyborem sposobu zwrotu płatności za towary)
    będzie dokonywane przez sprzedawcę.
    Podobnie jak w przypadku zwrotów na kasach samoobsługowych, także przy kasie
    tradycyjnej obsługiwanej przez kasjera:
        do dokonania zwrotu towaru konieczne będzie okazanie przez klienta dokumentu
        sprzedaży, pozwalającego na „odszukanie” w Państwa systemie konkretnej
        transakcji sprzedażowej dotyczącej zwracanego towaru,
        każdemu zwracającemu towar klientowi wydany zostanie dokument papierowy
        (potwierdzenie zwrotu) bez podpisów (a w przypadku klientów, którzy udostępnili
        Państwu swój nr telefonu lub adres email możliwe będzie również wysłanie
        potwierdzenia zwrotu na telefon, email lub dodatkowo do aplikacji w przypadku
        Zidentyfikowanych klientów).
    Zasady przyjmowania zwrotów towarów, w tym dotyczące weryfikacji i zatwierdzania
    zwrotów przez Państwo pracowników są regulowane w procedurach wewnętrznych,
    takich jak wspomniana powyżej „Procedura bezpieczeństwa kasowego”, która zostanie
    zaktualizowana o procedury zwrotów na kasach samoobsługowych, i która jest/będzie
    stosowana we wszystkich Państwa sklepach, mając na celu zapewnienie, że obsługa
    transakcji na kasach (w tym samoobsługowych) jest i będzie realizowana z zachowaniem
    wysokich standardów ostrożności i bezpieczeństwa oraz przeciwdziałania ewentualnym
    nadużyciom (ze strony klientów, jak i Państwa pracowników).
    Wszelkie zwroty towarów przyjmowane i ewidencjonowane przez Państwa, będą rzetelnie
    zweryfikowane jako transakcje o rzeczywistym charakterze.
    W przypadku zwrotu towarów, których sprzedaż została udokumentowana fakturą, będą
    Państwo niezwłocznie wystawiali fakturę korygującą na rzecz klienta.
    W świetle obowiązujących przepisów uprawnione jest skorygowanie podstawy
    opodatkowania i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej
    w sytuacji kiedy możliwe jest wykazanie, że dokonano zwrotu zakupionego towaru lub
    reklamacji towaru lub usługi.
    Zauważyć należy, że z brzmienia art. 29 ust. 10 ustawy wynika, że możliwość
    pomniejszenia podstawy opodatkowania m.in.: o kwoty odpowiadające wartości
    zwróconych towarów i uznanych reklamacji może nastąpić pod warunkiem, że zwrot
    towaru lub reklamacja są prawnie dopuszczalne i zwroty te zostały udokumentowane.
    Skoro więc zwrot towaru ma być udokumentowany, a o udokumentowaniu mówi obecnie
    § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas, to należy uznać, że nieprawidłowe
    udokumentowanie takiej czynności uniemożliwia dokonanie obniżenia podstawy
    opodatkowania z tego tytułu.
    Obowiązkiem podatnika jest więc, w rozumieniu tego przepisu, odpowiednie
    udokumentowanie zwrotu wartości towaru w wyniku bądź odstąpienia od umowy
    sprzedaży, bądź to w wyniku uznania reklamacji (postępowanie w przypadku obniżenia
    obrotu o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów w wyniku ich reklamacji
    bądź też zwrotu powinno być takie samo).

    W świetle przedstawionych unormowań prawnych, kasa rejestrująca, a w szczególności
    pamięć fiskalna kasy, zostały skonstruowane w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek
    ingerencję podatnika (również podmiotów wykonujących serwis techniczny kas
    rejestrujących), co oznacza, że dane raz wprowadzone do kasy (transakcja zakończona
    wydrukowaniem paragonu) nie podlegają już modyfikacji.
    Korekta danej transakcji (treści paragonu fiskalnego) jest możliwa jedynie przed
    wydrukowaniem paragonu, czyli zapisaniem danych w pamięci fiskalnej. Jednakże zakaz
    ingerencji w pamięć fiskalną nie oznacza zakazu korekty samej transakcji sprzedaży, gdyż
    to dokumentacja kasowa transakcji nie podlega korekcie, a nie sama transakcja sprzedaży
    (w istocie obowiązuje jedynie zakaz zmiany treści paragonu fiskalnego). Dotyczy to
    zarówno kas z elektroniczną lub papierową kopią paragonu, jak i kas fiskalnych on-line.
    Obowiązujące przepisy prawa nie przewidują więc możliwości skorygowania sprzedaży i
    podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej (tak jak jest to w
    przypadku sprzedaży udokumentowanej fakturą), jednak brak regulacji prawnych w tym
    zakresie nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli możliwe jest
    wykazanie, że wartość danej transakcji była inna niż kwota figurująca na paragonie bądź
    dokonano zwrotu zakupionego towaru lub reklamacji towaru lub usługi. Podstawą
    opodatkowania, zgodnie z zasadą wynikającą z art. 29 ust. 1 ustawy, jest bowiem kwota
    rzeczywiście należna od nabywcy.
    W związku z tym, że kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w
    pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu) to zwroty towarów i uznanych
    reklamacji towarów powinny być ujmowane w odrębnych ewidencjach. Ewidencja ta musi
    zawierać elementy wymienione w powołanym wyżej § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie
    kas rejestrujących.
    Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej
    dane niezbędne do ustalenia przyczyny zaistniałej korekty wymienione w § 3 ust. 3 w pkt
    od 1 do 7 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, a zapisy widniejące w ewidencji
    pozwalały na określenie prawidłowej kwoty sprzedaży i podatku należnego.
    Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, ze zamierzają Państwo prowadzić ww.
    ewidencję zwrotów i uznanych reklamacji w formie zbioru dokumentów niefiskalnych na
    wykorzystywanych w Państwa sklepach stacjonarnych kasach on-line (zarówno
    samoobsługowych jak i tradycyjnych).
    Jak Państwo wskazali, nie zamierzają Państwo przechowywać żadnych papierowych
    dokumentów dotyczących zwrotu dokonanego przy użyciu kasy samoobsługowej,
    ponieważ w pamięci tej kasy zostaną, co do zasady, zachowane wszystkie dane dotyczące
    zwrotu, w tym przede wszystkim informacje wskazane w § 3 ust. 3 rozporządzenia w
    sprawie kas, obejmujące:
    1) datę sprzedaży,
    2) nazwę towaru,
    3) termin dokonania zwrotu towaru,
    4) kwotę brutto oraz wysokość podatku należnego dotyczące zwróconego towaru,
    5) informacje o dokumencie sprzedaży (paragonie fiskalnym);
    6) informacje o przyjęciu/zatwierdzeniu zwrotu towaru przez konkretnego sprzedawcę
      (kasjera), wraz z informacją identyfikującą nabywcę.
    Sformułowanie „pamięć kasy” referują Państwo do pamięci kasy w rozumieniu ustawy
    oraz przepisów rozporządzenia o kasach, tj. odpowiednio pamięci fiskalnej lub pamięci
    chronionej kasy.
    Ponadto, przechodząc przez procedurę zwrotu towaru na kasie samoobsługowej, klient -
    wybierając, że dokonuje on zwrotu jako:

        Zidentyfikowany klient - będzie podawał informacje (nr telefonu, adres email, kod
        QR aplikacji, skan paragonu dotyczącego sprzedaży przypisanej do konta
        konkretnego klienta), które pozwolą na jego identyfikację w systemie (czyli
        powiązanie zwrotu towaru z konkretną osobą, zarejestrowaną na platformie Spółki,
        przez podanie imienia, nazwiska, adresu itp.);
        „zwykły” klient - będzie miał możliwość wpisania danych kontaktowych (jak adres
        email, nr telefonu), które również pozwolą na powiązanie ich z konkretną osobą
        (zindywidualizowanym nabywcą) oraz/lub dokonanie wyboru zwrotu środków za
        towary na kartę płatniczą klienta (co również pozwoli Spółce i/lub organom
        podatkowym) na jego zindywidualizowanie/identyfikację poprzez uzyskanie
        informacji o numerze karty/konta bankowego tego klienta).
    W odniesieniu do płatności dokonywanych kartą, informacja o takim sposobie płatności
    widnieje na dokumencie sprzedaży oraz na niefiskalnym potwierdzeniu zakupu, które jest
    generowane z Państwa systemu oraz w nim przechowywane jako załącznik do transakcji
    sprzedaży - dokument ten referuje do konkretnego dokumentu sprzedaży i danych na
    nim zawartych (a w przypadku Zidentyfikowanych klientów, także do numeru ID klienta w
    Państwa systemie) oraz zawiera informacje o numerze karty płatniczej, przy użyciu której
    dokonano płatności (zapisywane są: pierwszych sześć i cztery ostatnie cyfry z numeru
    karty).
    Analogicznie, generowany i przechowywany jest dokument niefiskalny dotyczący zwrotu
    towaru, który również zawiera informacje o karcie, na którą dokonano zwrotu środków za
    zwrócony towar (ze wskazaniem pierwszych sześciu i czterech ostatnich cyfr numeru
    karty).
    W efekcie, jak wynika z treści wniosku, mają Państwo możliwość wyfiltrowania w systemie
    danego rodzaju transakcji (np. dotyczących zwrotów) dokonanych w konkretnym sklepie w
    określonym dniu oraz podglądu lub wydruku ww. dokumentów i informacji o
    poszczególnych, indywidulanych transakcjach, w tym o danych karty płatniczej użytej do
    zapłaty za towar i dokonania zwrotu płatności. Informacje te są przechowywane w
    Państwa systemie wewnętrznym przez okres 6 miesięcy, po czym dane o płatnościach
    kartą/na kartę są archiwizowane w formacie umożliwiającym odczyt danych, pozostając
    dostępne dla Państwa przez 6 lat.
    Zatem w obydwu wyżej wskazanych przypadkach (tj. zwrotów dokonywanych przez
    Zidentyfikowanych klientów oraz „zwykłych” klientów), dane dotyczące zwrotu towarów
    ewidencjonowane w pamięci kasy samoobsługowej i w Państwa systemie sprzedażowym
    oraz przechowywane przez Państwa w formie elektronicznej będą obejmowały dane
    wrażliwe nabywcy (oraz dane identyfikujące sprzedawcę, który przyjął/zatwierdził zwrot, w
    postaci jego kodu).
    Dodatkowo, w przypadku zwrotu towaru, do którego wystawiona została faktura
    sprzedaży, będą Państwo posiadali informacje o danych klienta, na rzecz którego
    wystawiono fakturę (niezależnie od tego czy jest to Zidentyfikowany klient czy „zwykły
    klient”).
    Również w przypadku „zwykłych” klientów, którzy podczas dokonywania zwrotu na kasie
    samoobsługowej nie wyrażą woli podania żadnych danych identyfikacyjnych oraz wybiorą
    opcję zwrotu płatności gotówką, drukowany będzie wyłącznie jeden dokument -
    potwierdzenie zwrotu wydawane klientowi (bez dokumentu dla Spółki podpisywanego
    przez nabywcę).

    Brak podania danych identyfikacyjnych przez klienta nie wpłynie w żaden sposób na
    możliwość zidentyfikowania przez Państwa w Państwa systemie konkretnej sprzedaży i
    konkretnego egzemplarza towaru, którego dotyczy zwrot.
    W takich przypadkach, klienci w dalszym ciągu będą zobowiązani do przedstawienia
    dokumentu sprzedaży, na podstawie którego identyfikowana będzie konkretna sprzedaż,
    której dotyczy zwrot.
    Jak Państwo wskazali – są i będą Państwo w stanie „prześledzić” całą historię pojedynczej
    sztuki towaru - obejmującą jej sprzedaż i zwrot, bez żadnych wątpliwości co do tego jaka
    transakcja sprzedażowa zostaje „anulowana wskutek przyjmowanego zwrotu - przy czym
    dane dotyczące tych transakcji (sprzedaży i zwrotu towaru) będą przechowywane w
    postaci elektronicznej.
    W przypadku zwrotu towaru na kasie tradycyjnej (obsługiwanej przez pracownika sklepu),
    klient będzie miał również możliwość dokonania zwrotu towarów jako:
        Zidentyfikowany klient, którego dane osobowe zostaną powiązane w systemie z
        dokonywanym zwrotem towarów lub
        „zwykły” klient, który poda sprzedawcy swoje dane (jak nr telefonu lub adres email)
        oraz/lub wybierze formę zwrotu środków na kartę płatniczą, umożliwiając jego
        identyfikację w Państwa systemie i ewidencji (analogicznie jak zostało to opisane
        powyżej), lub
        „zwykły” klient, który odmówi podania sprzedawcy jakichkolwiek danych,
        ograniczając się do okazania dokumentu sprzedaży i zwrotu towarów, oraz
        wybierze gotówkową formę zwrotu środków za towary, przy czym każdy zwrot
        będzie wymagał zatwierdzenia przez kasjera przyjmującego ten zwrot i
        zalogowanego na obsługiwanej kasie.
    Nie będą Państwo gromadzić żadnych dokumentów potwierdzających zwrot w formie
    papierowej, zważywszy, że w pamięci kasy i Państwa elektronicznym systemie
    sprzedażowym przechowywane będą informacje o każdym takim zwrocie towarów,
    obejmujące ww. dane wskazane w § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas, w tym
    informacje pozwalające na identyfikację kasjera, który przyjął zwrot (poprzez
    indywidualnie przypisany mu unikatowy numer kasjera, uwidoczniony w systemie i na
    dokumencie zwrotu) oraz dane wrażliwe nabywcy, który zwrotu dokonał, i który podał
    tego rodzaju dane dobrowolnie.
    Jak państwo wskazali, ewentualny brak podania danych identyfikacyjnych przez klienta nie
    wpłynie w żaden sposób na możliwość zidentyfikowania w Państwa systemie konkretnej
    sprzedaży i konkretnego egzemplarza towaru, którego dotyczy zwrot.
    Zarówno w odniesieniu do zwrotów towarów na kasach samoobsługowych, jak i przy
    kasach tradycyjnych, niezależnie od statusu klienta dokonującego zwrotu, dane
    przechowywane przez Państwa w postaci elektronicznej, będą pozwalały na ustalenie m.in.
    (a) jaki konkretnie towar został Państwu zwrócony,
    (b) której konkretnej transakcji sprzedażowej ten zwrot dotyczył (m.in. odstąpienia od
      której umowy zakupu dokonano), a także
    (c) że faktycznie dokonali Państwo na rzecz klienta zwrotu ceny za zwrócony towar.
    Mając na uwadze powyższe wskazać należy, że cecha pamięci fiskalnej, wynikająca z § 2
    pkt 15 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, powoduje brak możliwości
    zarejestrowania na kasie fiskalnej zwrotu bądź reklamacji towarów, co zostało również
    potwierdzone zapisem § 3 ust. 2 tego rozporządzenia. Kasa rejestrująca nie pozwala więc

    na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu
    fiskalnego).
    Co istotne, w przypadku kas on-line dokumenty niefiskalne wystawiane przy użyciu tej
    kasy są zapisywane w pamięci chronionej, o której mowa w § 2 pkt 15 rozporządzenia w
    sprawie kas rejestrujących. Stanowi ona niejako kopię elektroniczną zapisywanych na
    bieżąco danych dotyczących transakcji w sposób trwały i nienaruszalny. Dane w tej
    pamięci są gromadzone i przechowywane przez cały okres pracy kasy on-line oraz
    regularnie wysyłane bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas. Wystawiane przez
    Państwa zarówno przy zastosowaniu kas samoobsługowych jak też tradycyjnych
    dokumenty niefiskalne – pokwitowania/potwierdzenia zwrotu, które będą wydawane
    klientowi, będą także zawierały obligatoryjne elementy dokumentów niefiskalnych
    zgodnie z § 30 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas
    rejestrujących i będą zapisywane w pamięci ww. kas on-line. Wskazali Państwo także, że
    informacje/dane o zwrotach towarów, ewidencjonowanych przez Państwa, będą przez
    Państwa przechowywane (i będą pozostawały dostępne do okazania na żądanie organów
    podatkowych) przez okresy wynikające z przepisów obowiązującego prawa.
    W tym konkretnym przypadku, mają Państwo prawo do dokonywania tego rodzaju
    zapisów na kasie on-line (samoobsługowej bądź tradycyjnej) skoro możliwe będzie na ich
    podstawie wykazanie, że dokonano zwrotu zakupionego towaru. Tym samym, nie sposób
    nie uznać zaprezentowanej przez Państwa w opisie zdarzenia przyszłego ewidencji zwrotu
    towarów za odrębną ewidencję zwrotu towarów, o której mowa w § 3 ust. 3
    rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
    Zwrócić jednak należy uwagę, że powyższy przepis rozporządzenia w sprawie kas
    rejestrujących wymienia także listę elementów, które powinna zawierać ewidencja
    zwrotów towarów i uznanych reklamacji prowadzona przez podatnika. Stanowi ona
    potwierdzenie zwrotu towaru w sytuacji prowadzenia sprzedaży za pomocą kasy
    rejestrującej.
    Zaznaczyć należy, że jednym z warunków dokonania korekty podstawy opodatkowania i
    podatku należnego z tytułu zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi, w
    prowadzonej ewidencji oprócz odpowiednich zapisów i dołączenia dokumentu
    potwierdzającego dokonanie sprzedaży, konieczne jest sporządzenie protokołu na tę
    okoliczność.
    Wymóg sporządzenia protokołu przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi
    podpisanego przez nabywcę i sprzedawcę ma na celu udowodnienie, że nastąpił zwrot
    wartości bądź części wartości zwróconego towaru lub reklamowanego towaru lub usługi
    oraz że towar został faktycznie zwrócony przez klienta i przyjęty przez sprzedawcę.
    Prowadząc ww. ewidencję zwrotu towarów przy zastosowaniu samoobsługowych i
    tradycyjnych kas on-line, będą w posiadaniu następujących danych:
        daty sprzedaży,
        nazwy towaru (pozwalającej na jednoznaczną jego identyfikację i ewentualnie opis
        towaru stanowiący rozwinięcie tej nazwy),
        wartości brutto zwracanego towaru oraz wysokości podatku należnego (w
        przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży),
        terminu dokonania zwrotu towaru;
        zwracanej kwoty (brutto) oraz odpowiadającej jej wysokość podatku należnego – w
        przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;

        dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży, a w przypadku gdy dokonanie
        sprzedaży potwierdza paragon fiskalny lub faktura w postaci elektronicznej -
        numeru tego paragonu lub tej faktury oraz numeru unikatowego.
    Powyższe dane będą Państwu znane w związku z dokonywaniem zwrotu w Państwa
    sklepach stacjonarnych osobiście przez klientów i z przedstawianiem Państwu
    każdorazowo przez klienta dokumentu potwierdzającego nabycie zawracanego towaru.
    Dane te będą potwierdzane przygotowywanymi na tą okoliczność dokumentami
    niefiskalnymi na kasach on-line, zarówno poprzez samodzielne wprowadzanie i/lub
    skanowanie przez klienta wymaganych danych na kasie samoobsługowej, jak też poprzez
    dokonywanie tych czynności na kasie tradycyjnej przez Państwa pracowników. Informacje
    o dokumencie sprzedaży (paragonie fiskalnym) przechowywane będą przez Państwa w
    formie elektronicznej w pamięci kas rejestrujących i w Państwa systemie sprzedażowym.
    Nie będą Państwo jednak w posiadaniu protokołu przyjęcia zwrotu towaru, który będzie
    podpisany przez nabywcę (zwracającego dany towar).
    Z okoliczności sprawy wynika, że w przypadku Państwa pracowników, asystujących przy
    każdej transakcji zwrotu, podczas każdej takiej czynności będą oni wpisywali na kasie
    rejestrującej (samoobsługowej i tradycyjnej) swój indywidualny numer, zapisywali go w
    pamięci kasy i będzie on przypisywany do danego zwrotu towaru. Biorąc pod uwagę
    zakres i specyfikę Państwa działalności oraz Państwa chęć maksymalizacji usprawnienia
    procesu obsługi klienta, opisany we wniosku sposób identyfikacji Państwa pracowników,
    weryfikujących i potwierdzających dokonanie każdego zwrotu towaru w Państwa sklepach
    stacjonarnych, należy uznać za złożenie przez nich na protokole zwrotu podpisu
    sprzedawcy, zgodnie z § 3 ust. 3 pkt 7 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.
    Należy jednak zauważyć, że w każdym z opisanych przypadków dokonywanych przez
    klientów zwrotów towarów będą Państwo mieli możliwość otrzymania podpisu od
    każdego z Państwa klientów na wystawianym przy użyciu z kasy on-line dokumencie
    niefiskalnym – potwierdzeniu zwrotu. Dokonując opisanego we wniosku zwrotu towarów
    w Państwa sklepach stacjonarnych nie sposób znaleźć żadnych przeszkód, które mogłyby
    utrudnić podpisanie ww. dokumentu przez będące w bezpośrednim kontakcie z Państwa
    pracownikami osoby.
    Zatem, brak podpisu nabywcy na protokole zwrotu towaru, wymagany przez § 3 ust. 3 pkt
    7 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, nie można uznać za dopuszczalny.
    Jakkolwiek potwierdzenia wymaga, że planowana przez Państwa modyfikacja zasad
    ewidencjonowania zwrotów towarów pozwoli na powiązanie tych towarów z konkretnymi
    klientami (Zidentyfikowanymi bądź tzw. „zwykłymi”) w przypadku dobrowolnego podania
    przez nich informacji (nr telefonu, adres email, kod QR aplikacji, skan paragonu
    dotyczącego sprzedaży przypisanej do konta konkretnego klienta, podanie imienia,
    nazwiska, adresu oraz/lub numer karty/konta bankowego klienta).
    W omawianej sprawie, zwrot przez Państwa klientów towarów – każdorazowo w
    bezpośrednim kontakcie z Państwa pracownikami w sklepach stacjonarnych - wymaga
    spełnienia również warunku posiadania podpisu nabywcy dla bezsprzecznego
    udowodnienia i udokumentowania tej czynności.
    W konsekwencji uznać należy, że w omawianym zdarzeniu przyszłym brak będzie podpisu
    nabywcy na protokole zwrotu, wynikającego jednoznacznie z § 3 ust. 3 pkt 7
    rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, a tym samym warunek ten nie zostanie
    spełniony.
    Zatem posiadana przez Państwa dokumentacja, z powodu braku protokołu zwrotu
    towarów z podpisem klienta przy jednoczesnej możliwości otrzymania takiego podpisu w

    każdym z opisanych przypadków – nie będzie uprawniała Państwa do dokonania
    obniżenia podstawy opodatkowania o wartość zwróconych towarów – zgodnie z art. 29a
    ust. 10 pkt 2 ustawy.
    Państwa stanowisko uznaję zatem za nieprawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
    W odniesieniu do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych i wyroków, należy
    zwrócić uwagę na to, że rozstrzygają one w odmiennych stanach faktycznych od sytuacji
    przedstawionej we wniosku. Zatem z uwagi na różnorodność i odmienność okoliczności
    występujących w każdej z indywidualnych spraw, powołane przez Państwa interpretacje
    indywidualne nie mogą stanowić podstawy do rozstrzygnięcia w tej sprawie.
    Potraktowano je jako element Państwa argumentacji.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
        Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb
        ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz.
        111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa
        sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się
        Państwo do interpretacji.
        Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
        Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
        w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
        Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

        w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na
        adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS
        /SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.