Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-905/14-2/MP
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2014-09-30
Teza: prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych droga elektroniczną;
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa ( Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 6 sierpnia 2014 r. (data wpływu 8 sierpnia 2014 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach otrzymywanych drogą elektroniczną lub pobranych ze strony internetowej kontrahenta - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 8 sierpnia 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturach otrzymywanych drogą elektroniczną lub pobranych ze strony internetowej kontrahenta .

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe :

Sp. z o.o. (zwana dalej „Spółką") zajmuje się produkcją, dystrybucją i sprzedażą napojów bezalkoholowych, soków owocowych i warzywnych, wód oraz nektarów opatrzonych zastrzeżonymi znakami towarowymi. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Spółka dokonuje zakupów towarów i usług zarówno od dostawców krajowych, jak i zagranicznych (dalej: Kontrahent). Nabywane przez Spółkę towary i usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. W wyniku zawieranych transakcji Spółka otrzymuje faktury VAT w formie papierowej, przesyłane drogą tradycyjną tj. pocztą lub kurierem, od których dokonuje odliczenia podatku naliczonego.

W związku z licznymi zapytaniami Kontrahentów o możliwość dostarczania faktur za pomocą środków komunikacji elektronicznej, Spółka rozważa rozszerzenie możliwości dostarczania faktur o formę elektroniczną według poniżej wymienionych zasad:

1.  odbiór faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej - faktury byłyby wysyłane przez Kontrahenta w formie załącznika w formacie PDF, TIF, JPG na wcześniej ustalony pomiędzy stronami adres mailowy;
2.  pobieranie faktur za pośrednictwem zabezpieczonej strony internetowej wskazanej przez Kontrahenta, na której zostaną udostępnione faktury wystawione dla Spółki. Pobranie faktur nastąpi po wcześniejszym logowaniu zabezpieczonym hasłem.

Faktury otrzymywane według powyżej opisanych metod będą następnie drukowane przez upoważnionych pracowników Spółki i przechowywane w formie papierowej do czasu upływu okresu przedawnienia przewidzianego w odrębnych przepisach. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Każda faktura będzie podlegać procesowi akceptacji przez upoważnione do tego osoby. Spółka uwzględni VAT naliczony wynikający z ww. faktur w deklaracji VAT za okres, w którym otrzymano fakturę/ pobrano fakturę z zabezpieczonej strony Kontrahenta lub w jednym z dwóch kolejno następujących po sobie okresów. Za datę otrzymania faktury Spółka będzie uznawała w takim przypadku datę wpływu faktury do Spółki drogą elektroniczną lub datę pobrania faktury z zabezpieczonej strony internetowej Kontrahenta. Tożsamość Kontrahenta będzie każdorazowo weryfikowana poprzez identyfikację adresu, spod którego został wysłany e-mail z fakturą lub faktury będą pobierane tylko z zabezpieczonej i wskazanej przez Kontrahenta strony internetowej.

Ponadto w celu dodatkowej weryfikacji tożsamości kontrahenta Spółka będzie poddawać otrzymane faktury szczegółowej analizie. Dane z faktur będą porównywane z treścią zamówienia uprzednio wystawionego w zintegrowanym systemie zarządzania stosowanym w Spółce (system finansowo-księgowy SAP), na podstawie którego realizowana będzie dostawa towaru lub świadczona będzie usługa. Zgodnie z zawartymi umowami Kontrahenci zobowiązani są do umieszczenia na fakturze indywidualnego numeru zamówienia otrzymanego uprzednio od Spółki. W przypadku dostawy mediów (energia, gaz, woda, ścieki) faktury po wydrukowaniu będą wysyłane poprzez system finansowo-księgowy do pracowników Spółki odpowiedzialnych za rozliczenia mediów w danych lokacjach, w celu sprawdzenia zgodności danych na fakturze z odbiorem zamówienia w systemie finansowo-księgowym Spółki oraz ich akceptacji.

Otrzymywane w powyżej opisany sposób faktury nie będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, a ich przesyłanie nie będzie następować poprzez elektroniczną wymianę danych (EDI).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy faktura otrzymana od Kontrahenta za pomocą poczty elektronicznej w formie załącznika PDF, TIF, JPG lub pobrana z zabezpieczonej strony internetowej Kontrahenta, a następnie wydrukowana przez Spółkę spełnia wymogi faktury, o której mowa w ustawie o VAT i w konsekwencji uprawnia do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartego na tej fakturze ?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zdaniem Spółki, forma w jakiej faktura została dostarczona do Spółki nie ma wpływu na możliwość zaewidencjonowania faktury w rejestrach Spółki i nie wpływa tym samym na możliwość obniżenia podatku należnego.

Zgodnie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art, 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Podatkiem naliczonym podlegającym odliczeniu, jest podatek wynikający z otrzymanych przez podatnika faktur. Prawo do odliczenia nie zostało zatem uzależnione od formy w jakiej podatnik otrzyma fakturę. Katalog sytuacji, w których otrzymana faktura nie stanowi prawa do odliczenia zawarty został w art. 88 ust. 3a ustawy o VAT i nie przewiduje on możliwości pozbawienia podatnika prawa do odliczenia podatku VAT z uwagi na formę w jakiej otrzymał on fakturę.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą m.in. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju (\`(...)\`), wewnątrzwspólnotową dostawę towarów itp. Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, ilekroć mowa jest o fakturze, rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast ilekroć jest mowa o fakturze elektronicznej, rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy. Podatnik jest zobowiązany zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury. Art. 106m ust. 2 ustawy o VAT stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się gwarancję, że na fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT). Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

W analizowanym stanie faktycznym Spółka zamierza wdrożyć w stosunku do faktur dostarczanych w wersji elektronicznej sformalizowaną ścieżkę aprobat i akceptacji wewnętrznych polegającą m.in. na każdorazowej weryfikacji źródła otrzymanej faktury oraz potwierdzenia jej zgodności z zamówieniem/umową oraz danymi znajdującymi się w systemie SAP. Niewątpliwie więc obowiązek zachowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury zostanie zagwarantowany. W świetle powołanych przepisów prawa oraz przedstawionego opisu sprawy należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość otrzymywania faktur drogą elektroniczną, nie narzucając przy tym podatnikom żadnej szczególnej technologii za pomocą, której faktury mają być dostarczane. Mając na uwadze powyżej opisany stan faktyczny oraz w związku z tym, że Spółka poprzez swoje działania zapewni autentyczność, integralność treści i czytelność faktur, należy uznać że przedstawiony przez nią sposób otrzymywania oraz archiwizowania faktur będzie zgodny z przepisami prawa. Forma przekazywania faktur VAT nie będzie miała też wpływu na możliwość odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez Spółkę zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m. in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT (por. interpretacja indywidualna nr IPPP1/443-468/14-2/AW oraz IPPP1/443 622/10/12-5/S/PR). W związku z powyższym, jednoznacznie należy wskazać, że faktury przesłane w formie elektronicznej traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury w formie papierowej.

Za elektroniczną formą przesyłania faktur przemawiają również względy racjonalności i sprawności funkcjonowania obrotu gospodarczego, a także postępu technologicznego oraz upowszechnienia się elektronicznych środków komunikacji oraz przesyłania danych. Posługiwanie się fakturami sporządzanymi i przekazywanymi w formie elektronicznej znacznie przyspiesza obrót gospodarczy oraz pozwala na znaczne oszczędności. Posługiwanie się fakturami drukowanymi przez strony transakcji na papierze i w tej formie przechowywanymi, nie zmniejsza przy tym bezpieczeństwa obrotu prawnego w porównaniu z sytuacją, w której faktury od samego początku mają postać papierową i w takiej formie są przekazywane nabywcy (por. wyrok NSA z 20.05.2010 syg, akt I FSK 1444/09).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy − kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższej cytowanych regulacji wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m. in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 2 pkt 31 ustawy – ilekroć mowa jest o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast ilekroć jest mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym – art. 2 pkt 32 ustawy.

Art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Natomiast – na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treść i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Przykładowo, za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika otrzymanej w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. Te techniczne wymogi powinny być ustalone, aby móc odbierać faktury w formie elektronicznej, z czym nie mamy do czynienia w zakresie faktur w formie papierowej.

W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy – przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca rozważa rozszeżenie możliwości dostarczania faktur o formę elektroniczną według poniżej wymienionych zasad:

1.  odbiór faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej - faktury byłyby wysyłane przez Kontrahenta w formie załącznika w formacie PDF, TIF, JPG na wcześniej ustalony pomiędzy stronami adres mailowy;
2.  pobieranie faktur za pośrednictwem zabezpieczonej strony internetowej wskazanej przez Kontrahenta, na której zostaną udostępnione faktury wystawione dla Spółki. Pobranie faktur nastąpi po wcześniejszym logowaniu zabezpieczonym hasłem.

Faktury otrzymywane według powyżej opisanych metod będą następnie drukowane przez upoważnionych pracowników Spółki i przechowywane w formie papierowej do czasu upływu okresu przedawnienia przewidzianego w odrębnych przepisach. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Każda faktura będzie podlegać procesowi akceptacji przez upoważnione do tego osoby. Spółka uwzględni VAT naliczony wynikający z ww. faktur w deklaracji VAT za okres, w którym otrzymano fakturę/ pobrano fakturę z zabezpieczonej strony Kontrahenta lub w jednym z dwóch kolejno następujących po sobie okresów. Za datę otrzymania faktury Spółka będzie uznawała w takim przypadku datę wpływu faktury do Spółki drogą elektroniczną lub datę pobrania faktury z zabezpieczonej strony internetowej Kontrahenta. Tożsamość Kontrahenta będzie każdorazowo weryfikowana poprzez identyfikację adresu, spod którego został wysłany e-mail z fakturą lub faktury będą pobierane tylko z zabezpieczonej i wskazanej przez Kontrahenta strony internetowej.

Ponadto w celu dodatkowej weryfikacji tożsamości kontrahenta Spółka będzie poddawać otrzymane faktury szczegółowej analizie. Dane z faktur będą porównywane z treścią zamówienia uprzednio wystawionego w zintegrowanym systemie zarządzania stosowanym w Spółce , na podstawie którego realizowana będzie dostawa towaru lub świadczona będzie usługa. Zgodnie z zawartymi umowami Kontrahenci zobowiązani są do umieszczenia na fakturze indywidualnego numeru zamówienia otrzymanego uprzednio od Spółki.

Otrzymywane w powyżej opisany sposób faktury nie będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, a ich przesyłanie nie będzie następować poprzez elektroniczną wymianę danych (EDI).

W świetle powołanych przepisów prawa oraz przedstawionego opisu sprawy należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość otrzymywania faktur drogą elektroniczną, nie narzucając przy tym podatnikom żadnej szczególnej technologii ich przechowywania.

Zatem w związku z tym, że Spółka poprzez swoje działania zapewni autentyczność, integralność treści i czytelność faktur, to przedstawiony przez nią sposób otrzymywania oraz archiwizowania faktur będzie zgodny z przepisami ustawy.

Wskazać należy, że faktury przesłane w formie elektronicznej traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury w formie papierowej. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznaną za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność.

Z uwagi na przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że spełnione zostaną warunki uprawniające Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, ponieważ Spółka jest zarejestrowana dla potrzeb podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny, a nabywane przez nią towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Zatem, faktury otrzymane drogą elektroniczną w formacie PDF, TIF lub JPG bądź pobrane z zabezpieczonej strony internetowej kontrahenta, a następnie drukowane i przechowywane w wersji papierowej, będą uprawniały do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.