Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL2-1.4011.124.2025.2.MKA
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-03-19
Teza: Obowiązki płatnika w zakresie stosowania kosztów uzyskania przychodów dotyczących świadczeń niepieniężnych dla pracowników.
Słowa kluczowe: dochód; koszt-koszty uzyskania przychodów; praca-stosunek pracy; pracodawca; pracownik-świadczenia na rzecz pracowników; zaliczka-zaliczka na podatek; świadczenie-świadczenie niepieniężne
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Koszty uzyskania przychodów.-Koszty uzyskania przychodów.-Koszty w z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej.; Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Źródła przychodów.-Specyfika źródeł przychodów.-Stosunek pracy.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 10-ust. 1-pkt 1; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22-ust. 2-pkt 1; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22-ust. 2-pkt 2; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22-ust. 2-pkt 3; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22-ust. 2-pkt 4; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 32-ust. 1; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 32-ust. 2; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 32-ust. 4

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

5 lutego 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 31 stycznia 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 6 marca 2025 r. (wpływ 10 marca 2025 r.)
    – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego
    Zgodnie ze wprowadzonym, Regulaminem Wynagradzania w (...) S.A., Spółka jest
    obowiązana przekazywać zatrudnionym przez siebie Pracownikom różnego rodzaju
    świadczenia o charakterze pieniężnym i niepieniężnym (dalej zwane świadczeniami).
    Wartość przekazanych świadczeń niepieniężnych jest traktowana przez Spółkę jako
    przychód ze stosunku pracy pracowników, którzy otrzymali te świadczenia (w stosunku do
    przedmiotowych świadczeń nie ma możliwości skorzystania z któregokolwiek zwolnienia
    określonego przez przepisy prawa podatkowego), a w konsekwencji Spółka oblicza i
    pobiera od kwoty tego świadczenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
    Zgodnie z postanowieniami Regulaminu Wynagradzania powyższe świadczenia
    przysługują także Pracownikom Spółki (dalej zwanym Pracownikami), którzy w określonym
    okresie czasu nie świadczą na rzecz Spółki pracy (np. przebywają na długotrwałych
    zasiłkach chorobowych, urlopach macierzyńskich czy rodzicielskich, świadczeniach
    rehabilitacyjnych itp.) a w konsekwencji oprócz świadczeń nie otrzymują w danym
    miesiącu innego wynagrodzenia ze stosunku pracy.

## Pytanie

Czy Spółka w związku z przekazywaniem świadczeń niepieniężnych Pracownikom
    przebywającym na długotrwałych zasiłkach chorobowych, urlopach macierzyńskich i tym
    podobnej absencji, ma prawo w miesiącu przekazania tych świadczeń pomniejszyć
    podstawę opodatkowania (w tym przypadku podstawą opodatkowania będzie wyłącznie
    świadczenie niepieniężne przysługujące Pracownikowi) o zryczałtowane koszty uzyskania
    przychodu określone w art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
    W kwocie nie wyższej niż wysokość przyznanego świadczenia oraz nie wyższej niż próg
    wskazany przez Pracownika we wniosku PIT-2 przez niego złożonym?
    Państwa stanowisko w sprawie

    W Państwa ocenie, Spółka na mocy przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku
    dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. Nr 14 z 2000 r., poz. 176 ze zm.), dalej zwanej
    u.p.d.o.f., ma prawo zastosować w miesiącu przekazania świadczeń Pracownikom
    zryczałtowane koszty uzyskania przychodu w sytuacji, gdy Pracownik ze względu na swoją
    absencję otrzymał wyłącznie przyznane świadczenie niepieniężne.
    W myśl art. 12 u.p.d.o.f. za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju
    wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez
    względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:
    wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju
    dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie
    od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne
    ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub
    świadczeń częściowo odpłatnych. Zgodnie z art. 31 u.p.d.o.f. pracodawca działając jako
    płatnik jest obowiązany obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy
    od pracowników uzyskujących od Spółki przychody ze stosunku pracy. W myśl art. 32 ust.
    2 u.p.d.o.f. podstawę obliczenia tych zaliczek stanowi przychód ze stosunku pracy po
    odliczeniu kosztów uzyskania przychodu określonych w art. 22 ust. 2 u.p.d.o.f. Zgodnie z
    tym przepisem koszty uzyskania przychodu z tytułu stosunku pracy wynoszą miesięcznie
    250 zł (300 zł). Jak wynika z powyższych przepisów, świadczenia uzyskiwane od Spółki
    przez Pracowników są przychodem ze stosunku pracy, od którego Spółka jest obowiązana
    obliczać zaliczki na podatek dochodowy. Biorąc pod uwagę brzmienie art. 22 ust. 2 u.p.d.o.
    f., Spółka - jako płatnik - każdorazowo w związku z przekazaniem w danym miesiącu
    Świadczeń pracownikom powinna uwzględnić miesięczne koszty uzyskania przychodu ze
    stosunku pracy w wysokości określonej przez przepisy u.p.d.o.f., ale nie większym niż
    samo świadczenie. Przedmiotowe koszty uzyskania przychodu mają charakter ryczałtowy,
    a zgodnie ze sformułowaniem powołanego wyżej przepisu warunkiem ich uwzględnienia
    jest uzyskanie przez Pracownika w danym miesiącu przychodu ze stosunku pracy.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób
    fizycznych (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163):
      Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z
      wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od
      których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
    W myśl art. 11 ust. 1 ww. ustawy:
      Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie
      realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art.
      19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji
      podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość
      otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
    Przepis art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy stanowi, że:
      Źródłami przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy
      stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni
      zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
    Stosownie do art. 12 ust. 1 ww. ustawy:
      Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz
      spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz
      wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło
      finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze,

      wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody,
      ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy
      ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za
      pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń
      częściowo odpłatnych.
    Użyte w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych sformułowanie
    „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog
    otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego
    rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia
    majątkowego, mające źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub
    stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów
    pracownika zaliczyć należy właściwie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia od
    pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost
    wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody
    (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z
    faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca
    zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń
    nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.
    Zgodnie z art. 32 ust. 1 ww. ustawy:
      Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami
      organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy
      obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które
      uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z
      pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z
      ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w
      nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
    W świetle art. 32 ust. 2 tej ustawy:
      Zaliczki za miesiące od stycznia do grudnia wynoszą:
        1) za miesiące, w których dochód podatnika uzyskany od początku roku od danego
          płatnika nie przekroczył kwoty 120 000 zł - 12% dochodu uzyskanego w danym
          miesiącu;
        2) za miesiąc, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku od danego
          płatnika przekroczył kwotę 120 000 zł - 12% od tej części dochodu uzyskanego w
          tym miesiącu, która nie przekroczyła tej kwoty, i 32% od nadwyżki ponad kwotę
          120 000 zł;
        3) za miesiące następujące po miesiącu, o którym mowa w pkt 2 - 32% dochodu
          uzyskanego w danym miesiącu od danego płatnika.
    Zgodnie z art. 32 ust. 4 ustawy:
      Za dochód, o którym mowa w ust. 2 i 3, uważa się uzyskane w ciągu miesiąca
      przychody, o których mowa w ust. 1, po odliczeniu kosztów uzyskania w wysokości
      określonej w art. 22 ust. 2 pkt 1 albo 3 lub ust. 9 pkt 1-3 oraz po odliczeniu
      potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenie społeczne,
      o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b lub pkt 2a.
    Koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy potrąca się co do zasady według
    miesięcznych zryczałtowanych kwot określonych w treści art. 22 ust. 2 ustawy o podatku
    dochodowym od osób fizycznych.
    W myśl art. 22 ust. 2 ustawy:
      Koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy,
      spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

        1) wynoszą 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3000 zł - w
          przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku
          służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy
          nakładczej;
        2) nie mogą przekroczyć łącznie 4500 zł za rok podatkowy - w przypadku gdy
          podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku
          służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy
          nakładczej;
        3) wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł - w
          przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest
          położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie
          uzyskuje dodatku za rozłąkę;
        4) nie mogą przekroczyć łącznie 5400 zł za rok podatkowy - w przypadku gdy
          podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku
          służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy
          nakładczej, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest
          położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie
          uzyskuje dodatku za rozłąkę.
    Z przedstawionego we wniosku zdarzenia wynika, że Pracownikom Spółki, którzy w
    określonym okresie czasu nie świadczą na rzecz Spółki pracy (np. przebywają na
    długotrwałych zasiłkach chorobowych, urlopach macierzyńskich czy rodzicielskich,
    świadczeniach rehabilitacyjnych itp.) Spółka jest obowiązana przekazywać różnego
    rodzaju świadczenia o charakterze pieniężnym i niepieniężnym. Pracownicy ci oprócz
    świadczeń nie otrzymują w danym miesiącu innego wynagrodzenia ze stosunku pracy.
    W związku z powyższym, powzięli Państwo wątpliwość czy Spółka ma prawo w miesiącu
    przekazania świadczeń niepieniężnych pomniejszyć podstawę opodatkowania (w tym
    przypadku podstawą opodatkowania będzie wyłącznie świadczenie niepieniężne
    przysługujące Pracownikowi) o zryczałtowane koszty uzyskania przychodu określone w
    art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
    Zgodnie z ogólną zasadą stosowania kosztów uzyskania przychodów z tytułu stosunku
    pracy, wyrażoną w powyższych przepisach, zakład pracy obowiązany jest odliczyć
    miesięczną kwotę kosztów uzyskania przychodów przy obliczaniu zaliczki na podatek
    dochodowy, w sytuacji, gdy wypłaca przychody określone w art. 12 ust. 1 ustawy o
    podatku dochodowym od osób fizycznych. Dlatego, aby dokonać rozstrzygnięcia, czy przy
    ustalaniu dochodu w odniesieniu do określonych wypłat i świadczeń stosuje się koszty
    uzyskania przychodów z tytułu stosunku pracy należy ustalić, czy przychody te stanowią
    przychód ze stosunku pracy. Decydującym warunkiem zakwalifikowania określonego
    przychodu do przychodów ze stosunku pracy, jest osiągnięcie przychodu z tytułu
    istniejącego stosunku pracy. Natomiast nie ma przy tym znaczenia faktyczne świadczenie
    pracy. Tym samym, do przychodów ze stosunku pracy zalicza się każde świadczenie, które
    podatnik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z danym
    pracodawcą. Ponadto, z definicji przychodów ze stosunku pracy wynika wprost, że do tych
    przychodów zalicza się wszelkie wypłaty i świadczenia uzyskane od pracodawcy bez
    względu na źródło ich finansowania, o ile źródłem przekazania tegoż świadczenia jest
    stosunek pracy.
    Zatem, otrzymane przez pracowników różnego rodzaju świadczenia o charakterze
    pieniężnym i niepieniężnym (w przedmiotowej sprawie o charakterze niepieniężnym),
    stanowią przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku
    dochodowym od osób fizycznych. Jednocześnie bez znaczenia dla ich kwalifikacji pozostaje
    fakt, że zostały one wypłacone pracownikom, którzy przebywają na długotrwałych
    zasiłkach chorobowych, urlopach macierzyńskich i podobnej absencji, i nie uzyskują od
    pracodawcy innych przychodów ze stosunku pracy.

    Podsumowując w przedmiotowej sprawie, w konsekwencji przekazania przez Spółkę
    świadczenia niepieniężnego pracownikom przebywającym na długotrwałych zasiłkach
    chorobowych, urlopach macierzyńskich i tym podobnej absencji, po stronie tych
    pracowników powstanie przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu
    podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Przy ustalaniu dochodu winni Państwo
    zastosować koszty uzyskania przychodu określone w art. 22 ust. 2 ustawy o podatku
    dochodowym od osób fizycznych, w wysokości jaka przysługuje pracownikowi.
    Jednocześnie Spółka ma obowiązek uwzględnić koszty uzyskania przychodu do wysokości
    osiągniętego przychodu, jeżeli wartość przychodu w postaci świadczenia niepieniężnego
    jest niższa niż wysokość przysługujących pracownikowi zryczałtowanych kosztów
    uzyskania przychodów. Jeżeli wartość świadczenia niepieniężnego będzie równa lub
    wyższa od kosztów uzyskania przychodów przysługujących pracownikowi, Spółka winna
    uwzględnić koszty uzyskania przychodów w kwocie przysługującego pracownikowi
    ryczałtu, wynikającego z art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
    Interpretacja indywidualna został wydana w zakresie określonym Państwa pytaniem, tj.
    prawa pomniejszenia podstawy opodatkowania o zryczałtowane koszty uzyskania
    przychodu.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy
      z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
      Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
      zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się
      Państwo do interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa
    z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):

    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.