Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/1/415-1215/13/JS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2014-02-18
Teza: możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Wnioskodawcę pozarolniczej działalności gospodarczej, wydatków na zakup zużytych palet drewnianych, udokumentowanych dowodem zastępczym, w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Słowa kluczowe: dokumentowanie; dowód-dowody wewnętrzne; koszt-koszty uzyskania przychodów; towar
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 15 listopada 2013 r. (data wpływu do tut. Biura 19 listopada 2013 r.), uzupełnionym 29 stycznia 2014 r., o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Wnioskodawcę pozarolniczej działalności gospodarczej, wydatków na zakup zużytych palet drewnianych, udokumentowanych dowodem zastępczym, w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych (pytanie oznaczone we wniosku Nr 2) – **jest nieprawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 19 listopada 2013 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Wnioskodawcę pozarolniczej działalności gospodarczej, wydatków na zakup zużytych palet drewnianych, udokumentowanych dowodem zastępczym, w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wniosek powyższy nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z 22 stycznia 2014 r. Znak: IBPBI/1/415-1154/13/JS wezwano do jego uzupełnienia, co też nastąpiło 29 stycznia 2014 r.

We wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży opakowań drewnianych (palet), opodatkowaną podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach ogólnych. W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca zamierza dokonywać skupu palet drewnianych, które nie odpowiadają normom jakościowym (zużytych). Palety skupowane będą od osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej. Palety zakupione przez Wnioskodawcę jako nienadające się do użytku będą przez niego naprawiane, w wielu przypadkach z kilku palet robiona będzie jedna - zdatna do użytku. Po dokonaniu naprawy i modernizacji, palety te (jako towary handlowe) będą podlegały dalszej odsprzedaży podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w sytuacji prowadzenia ksiąg handlowych, Wnioskodawca będzie miał prawo zaliczyć w koszty uzyskania przychodu wydatki na zakup uszkodzonych palet, udokumentowane dowodem zastępczym, o którym mowa w art. 20 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, niezawierającym danych sprzedawcy? (pytanie oznaczone we wniosku Nr 2)

Zdaniem Wnioskodawcy, w sytuacji prowadzenia ksiąg handlowych, będzie miał prawo udokumentować dowodem zastępczym niezawierającym danych sprzedawcy, poniesione wydatki na zakup palet od ludności i zaliczyć je do kosztów podatkowych. Stanowisko Wnioskodawcy poparte jest przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, definiującymi koszty uzyskania przychodów.

W ocenie Wnioskodawcy, wydatek na zakup palet można udokumentować oraz zaliczyć w koszty na podstawie zastępczego dowodu księgowego, który stanowi podstawę zapisów w księgach handlowych, o czym mowa w art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Dowody te, skoro nie dokumentują operacji gospodarczych opodatkowanych podatkiem VAT oraz skupu metali nieżelaznych od ludności, mogą być w związku z trudnościami uzyskania danych sprzedawcy dokumentowane dowodami zastępczymi, które nie zawierają danych sprzedawcy, a zawierają wszelkie dane osoby dokonującej zakupu oraz dane dotyczące ilości i ceny produktów.

Na tle przedstawionego zdarzenia przyszłego stwierdzam, co następuje:

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki – wydatek winien:

*   być poniesiony, w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
*   nie znajdować się wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów wskazanych w art. 23 ww. ustawy,
*   być właściwie udokumentowany.

Powyższe oznacza, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Wydatki te muszą być zatem związane z wykonywaną działalnością gospodarczą i poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności, nie mogą być równocześnie wymienione w katalogu wydatków nie uznawanych za taki koszt. Niespełnienie którejkolwiek z wyżej wskazanych przesłanek wyklucza możliwość zaliczenia określonego wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

Wydatki związane z zakupem towarów handlowych i materiałów są bezsprzecznie związane z uzyskiwaniem przychodów z działalności gospodarczej i jednocześnie nie znajdują się w katalogu wydatków nie stanowiących kosztów podatkowych. O ile zatem ich zakup jest prawidłowo udokumentowany, stosownie do rodzaju prowadzonych ksiąg podatkowych, stanowią (co do zasady) koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

W myśl art. 24a ust. 1 ww. ustawy, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczania wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Tymi odrębnymi przepisami, o których mowa w powołanym przepisie są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U z 2013 r., poz. 330).

Art. 20 ust. 2 tej ustawy stanowi, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
2.  zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
3.  wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności (art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

Przepis ten ma zastosowanie w sytuacji, gdy dowód obcy dokumentujący określoną operację nie może być otrzymany na czas. Kierownik jednostki może wówczas wyrazić zgodę na wystawienie dokumentu zastępczego dla odzwierciedlenia tej operacji. W momencie otrzymania dowodu obcego należy porównać go z treścią dowodu zastępczego, aby sprawdzić, czy nie występują rozbieżności. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy dokonać zapisów korygujących, doprowadzających do poziomu zgodnego ze stanem wynikającym z dowodu obcego.

Brak możliwości otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego może dotyczyć również sytuacji, gdy podatnik dokonuje zakupu towaru od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Osoba taka nie ma bowiem możliwości wystawienia faktury.

Za pomocą dowodów zastępczych nie można jednak dokumentować operacji zawiązanych z zakupami opodatkowanymi podatkiem VAT oraz skupu metali nieżelaznych od ludności.

Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określaną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacji), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W myśl art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości, można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów.

Przepisy art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem.

W świetle przedstawionego zdarzenia przyszłego oraz w oparciu o obowiązujący stan prawny należy stwierdzić, że dowody zastępcze wystawione w związku z zakupem (skupem) palet od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, nie będą stanowiły dowodów księgowych dokumentujących poniesienie wydatku. Ww. dowody nie spełniają bowiem wszelkich niezbędnych wymagań określonych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, czyli nie zawierają danych – określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, pozwalających uznać dany dokument za dowód księgowy.

Nieuznanie dokumentów (które zamierza sporządzać Wnioskodawca) za dowody księgowe, nie oznacza automatycznie kwalifikowania kosztów udokumentowanych tym dowodem, za nie mogące stanowić kosztów uzyskania przychodów. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta. Brak oznaczenia kontrahenta, jest jednak taką wadliwością, która nie może być w żaden sposób konwalidowana ani uzupełniona innymi dowodami, a co za tym idzie dokument, który nie zawiera oznaczenia stron transakcji nie może być uznany za dowód, na podstawie którego Wnioskodawca mógłby zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów.

W konsekwencji, skoro dokument ten nie może być uznany za dowód księgowy, poniesione przez Wnioskodawcę wydatki nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

Stanowisko Wnioskodawcy należy zatem uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Nadmienić należy, że w zakresie pytania oznaczonego we wniosku Nr 1 wydane zostało odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie, ul. Kraszewskiego 4a, 35-016 Rzeszów, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z dnia 14 marca 2012 r., poz. 270 ze. zm). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.