Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-719/12/WN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2012-09-26
Teza: Przechowywanie kopii faktury w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-kopia faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012r. poz. 749) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, w związku z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 9 maja 2012r. sygn. akt I FSK 1245/11 oraz wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z dnia 26 października 2010r. sygn. akt III SA/Gl 1279/10 (data wpływu prawomocnego orzeczenia 12 lipca 2012r.), stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 21 grudnia 2009r. (data wpływu 28 grudnia 2009r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktury w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 28 grudnia 2009r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w kwestii przechowywania kopii faktury w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący zaistniały stan faktyczny:

Wnioskodawca (dalej również – Spółka) zajmuje się detalicznym i hurtowym handlem wyrobami hutniczymi na rzecz znacznej liczby odbiorców. Ilość wystawianych faktur systematycznie się zwiększa. Ewidencja danych i sporządzanie faktury odbywa się w systemie komputerowym, który posiada wymagane zabezpieczenia i umożliwia pełną archiwizację danych, w tym przechowywanie kopii faktur i ich korekt oraz duplikatów w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, przez wymagany prawnie okres przechowywania. Wydatki na przechowywanie tak dużej ilości kopii faktur, korekt i duplikatów w wersji papierowej stanowi znaczny koszt dla Spółki.

W celu obniżenia kosztów związanych z archiwizacją i przechowywaniem dokumentów Spółka chciałaby zastosować rozwiązanie polegające na tym, że drukowane będą jedynie oryginały faktur, natomiast ich kopie, korekty oraz duplikaty będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej przy użyciu profesjonalnego archiwum elektronicznego. System ten zintegrowany będzie z systemem ERP, w którym wystawiane są faktury sprzedaży w taki sposób, że przy wydruku oryginału automatycznie tworzony będzie obraz elektroniczny kopii faktury w formacie PDF, który uniemożliwiał będzie dalszą edycję. Wdrażane archiwum elektroniczne posiada najlepszej jakości zabezpieczenia uniemożliwiające jakąkolwiek ingerencję w zarchiwizowane dokumenty, jednocześnie pozwala na ich ergonomiczne i szybkie wyszukiwanie oraz udostępnianie w każdej formie.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w przypadku wystawiania faktur sprzedaży Spółka ma prawo do drukowania jedynie oryginałów dokumentów i przechowywania ich kopii zarchiwizowanych w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy, istnieje możliwość archiwizacji elektronicznej kopii faktur sprzedaży, korekt oraz ich duplikatów pod pewnymi warunkami. Spółka, uważa, że nie ma w prawie podatkowym przepisu, który nakazywałby wystawianie albo przechowywanie kopii faktury w formie papierowej. Ponadto, z § 19 i § 21 rozporządzenia wykonawczego Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. ("rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług") nie wynika, iż oba egzemplarze faktury mają być wystawione w tej samej formie. Tym bardziej przepis ten nie nakazuje wystawiania oryginałów lub kopii w formie papierowej.

Spółka uważa, że może przechowywać kopie faktur papierowych w formie elektronicznej, ale przechowywane w ten sposób kopie dokumentów muszą spełniać pewne warunki.

Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009r. (sygn. I FSK 1169/08) – jeżeli format, w jakim mają być przechowywane kopie faktur, korekty, duplikaty uniemożliwiają jakąkolwiek modyfikację oraz przechowywane dokumenty mają jasno określony status tzn. zapisana elektronicznie kopia faktury zawiera słowo "kopia" oraz brak jest pól do ręcznego wypełnienia po wydrukowaniu oraz system komputerowy, w którym będą przechowywane kopie faktur umożliwia ich wydrukowanie na każde żądanie organów podatkowych, to Spółka ma prawo do przechowywania w formie elektronicznej kopii faktur sprzedaży, korekt oraz ich duplikatów.

W interpretacji indywidualnej z dnia 29 stycznia 2010r. znak: IBPP2/443-1072/09/WN uznano stanowisko Spółki za nieprawidłowe.

Nie zgadzając się z treścią wydanej interpretacji Spółka, po uprzednim wezwaniu do usunięcia naruszenia prawa, złożyła skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach, po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 26 października 2010r. przedmiotowej skargi, wyrokiem z dnia 26 października 2010r. sygn. akt III SA/Gl 1279/10 uchylił ww. interpretację indywidualną znak: IBPP2/443-1072/09/WN.

W ww. wyroku Sąd przyjął, że z przepisów obowiązujących w okresie objętym wydaną interpretacją podatkową (i w chwili obecnej) nie wynikały przeszkody do stosowania systemu mieszanego, tzn. takiego, gdzie faktura była wystawiana w formie papierowej, a jej kopia w formie elektronicznej. Wymogiem przechowywania kopii faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. niemodyfikowanego pliku tekstowego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Zdaniem Sądu, w przedmiotowej sprawie Minister Finansów wydając interpretację podatkową naruszył prawo poprzez błędną wykładnię wyżej opisanych przepisów prawa krajowego i wspólnotowego i uznanie, że stanowisko Wnioskodawcy było nieprawidłowe w ramach opisanego we wniosku stanu faktycznego i postawionego pytania. W związku z tym Sąd uchylił zaskarżoną interpretację indywidualną.

Od ww. wyroku WSA z dnia 26 października 2010r. sygn. akt III SA/Gl 1279/10 Minister Finansów wniósł skargę kasacyjną.

Wyrokiem z dnia 9 maja 2012r. sygn. akt I FSK 2145/11 Naczelny Sąd Administracyjny oddalił skargę kasacyjną Ministra Finansów od ww. wyroku.

Mając na uwadze ocenę prawną wyrażoną przez Sąd obu instancji oraz stan prawny mający w sprawie zastosowanie, stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zaistniałego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337, ze zm.).

Zgodnie z § 19 ust. 1 i 2 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuję sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA”.

Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej – w liczbie, co najmniej dwóch egzemplarzy – dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA”.

Tak wystawione dokumenty w formie materialnej (oryginały i kopie faktur), w myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na szczególną uwagę zasługuje przepis § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia, w którym wskazano, że dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Należy w tym miejscu także wskazać, iż stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.), określanej dalej jako Dyrektywa 112, dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 – definicje). Na gruncie przepisów unijnych na każdym podatniku ciążą szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 112 każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 in fine Dyrektywy 112). Na uwagę zasługuje także norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 zgodnie, z którą aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246 ww. Dyrektywy (zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności) państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca zajmuje się detalicznym i hurtowym handlem wyrobami hutniczymi na rzecz znacznej liczby odbiorców. Ilość wystawianych faktur systematycznie się zwiększa. Ewidencja danych i sporządzanie faktury odbywa się w systemie komputerowym, który posiada wymagane zabezpieczenia i umożliwia pełną archiwizację danych, w tym przechowywanie kopii faktur i ich korekt oraz duplikatów w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, przez wymagany prawnie okres przechowywania. Wydatki na przechowywanie tak dużej ilości kopii faktur, korekt i duplikatów w wersji papierowej stanowi znaczny koszt dla Spółki.

W celu obniżenia kosztów związanych z archiwizacją i przechowywaniem dokumentów Spółka chciałaby zastosować rozwiązanie polegające na tym, że drukowane będą jedynie oryginały faktur, natomiast ich kopie, korekty oraz duplikaty będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej przy użyciu profesjonalnego archiwum elektronicznego. System ten zintegrowany będzie z systemem ERP, w którym wystawiane są faktury sprzedaży w taki sposób, że przy wydruku oryginału automatycznie tworzony będzie obraz elektroniczny kopii faktury w formacie PDF, który uniemożliwiał będzie dalszą edycję. Wdrażane archiwum elektroniczne posiada najlepszej jakości zabezpieczenia uniemożliwiające jakąkolwiek ingerencję w zarchiwizowane dokumenty, jednocześnie pozwala na ich ergonomiczne i szybkie wyszukiwanie oraz udostępnianie w każdej formie.

Wnioskodawca ma wątpliwości czy w przypadku wystawiania faktur sprzedaży Spółka ma prawo do drukowania jedynie oryginałów dokumentów i przechowywania ich kopii zarchiwizowanych w formie elektronicznej.

Odnosząc się do powyższego należy wskazać, iż w świetle ww. wyroku WSA w Gliwicach z dnia 26 października 2010r., sygn. akt III SA/Gl 1279/10 oraz NSA z dnia 9 maja 2012r. sygn. akt I FSK 1245/11, nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu "mieszanego" tzn. takiego, gdzie faktura była wystawiana w formie papierowej, a jej kopia w formie elektronicznej. Wymogiem przechowywania kopii faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. niemodyfikowanego pliku tekstowego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Mając zatem na uwadze przedstawiony przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku opis sprawy, treść powołanych przepisów oraz ocenę prawną wyrażoną w ww. orzeczeniach WSA w Gliwicach oraz NSA w Warszawie należy stwierdzić, że możliwe jest przechowywanie faktur w formie elektronicznej, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania kopii faktur, jednakże system informatyczny, w ramach którego będzie faktura przechowywana musi gwarantować ogólne wymogi, co do autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.