Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB6/4510-66/15-4/AG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2015-08-24
Teza: Czy koszty paliwa na podstawie zawartej umowy dostawy będą stanowić koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?
Słowa kluczowe: dostawa; ewidencja-ewidencja przebiegu pojazdu; karta; koszt; koszt-koszty uzyskania przychodów; paliwo; przedstawiciel-przedstawiciel handlowy; samochód-samochód osobowy; samochód-samochód prywatny; umowa; umowa-umowa najmu
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 28 maja 2015 r. (data wpływu 1 czerwca 2015 r.) uzupełnionym pismem z dnia 12 sierpnia 2015 r. (data nadania 13 sierpnia 2015 r., data wpływu 17 sierpnia 2015 r.) na wezwanie z dnia 10 sierpnia 2015 r., Nr IPPB6/4510-66/15-2/AG (data nadania 10 sierpnia 2015 r., data odbioru 12 sierpnia 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia kosztów paliwa do kosztów uzyskania przychodów – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 1 czerwca 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia kosztów paliwa do kosztów uzyskania przychodów.

We wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka w ramach prowadzonej działalności dokonuje sprzedaży paliwa dla polskich podatników. W celu pozyskiwania klientów zatrudnia pracowników na stanowiskach przedstawicieli handlowych. Z racji charakteru pracy, wykonują oni swoje obowiązki służbowe w terenie. Ich miejsce pracy zostało oznaczone w umowie o pracę i obejmuje obszar całej Polski. Taki charakter pracy wymaga ponoszenia dodatkowych kosztów które nie mieszczą się w granicach ryczałtu pieniężnego, o którym mowa w art. 16 ust. 30 UPDOP. Koszty związane są z ciągłym przemieszczaniem się pracowników nie są jednak ponoszone w ramach podróży służbowej. W związku z prowadzoną działalnością i w celu zwiększenia dochodowości spółka zamierza zawrzeć umowę z siecią stacji paliw na dostawę paliwa przy użyciu kart paliwowych dla pojazdów przedstawicieli handlowych. Na podstawie umowy najmu Spółka będzie wypłacała czynsz najmu za używanie tych pojazdów. Pojazdy będące przedmiotem umowy najmu, do których wykorzystywane będą karty paliwowe, są samochodami osobowymi w rozumieniu art. 4a pkt 9a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Jest to niezbędne, ponieważ pracownicy świadczą pracę na terenie całego kraju i wiąże się to z ponoszeniem przez nich wydatków na zakup paliwa do celów służbowych. Pracownikom zostaną wydane karty paliwowe z przypisaniem numeru rejestracyjnego pojazdu. Na karcie zostanie ustawiona blokada tankowań w dni wolne od pracy, a także w czasie urlopu lub innej nieobecności w pracy. W sytuacji naprawy pojazdu, do którego będzie przypisana karta, pracownik za zgodą pracodawcy będzie mógł użyć karty do tankowania innego pojazdu który wskaże, a numer rejestracyjny tego pojazdu zostanie przypisany do karty na czas określony. Pracownik będzie zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu zgodnie z art. 86a ust. 7 Ustawy o VAT z dnia 11 marca 2004 r. z późniejszymi zmianami. Dodatkowo na początek i na koniec okresu rozliczeniowego będzie sprawdzany stan licznika pojazdu. Pracownik do ewidencji przebiegu pojazdu dodatkowo załączy raport, w którym zawrze szczegółową informację o celu wyjazdu i wynikach pracy. Spółka zawrze umowę usług monitoringu GPS. Na służbowych telefonach przedstawicieli handlowych zostanie zainstalowana aplikacja umożliwiająca, po zalogowaniu na konto klienta, kontrolę położenia pracownika, sprawdzenie trasy i ilości przejechanych kilometrów przez dany pojazd, a także możliwość wyliczenia ilości i norm zużycia paliwa z uwzględnieniem parametrów technicznych pojazdu. Usługa monitoringu umożliwi dodatkowo tworzenie raportów podsumowujących czas pracy poszczególnych pracowników, oraz archiwizację danych. Dane będą porównywane z ewidencją przebiegu pojazdu. W sytuacji zatankowania większej ilości paliwa niż faktycznie wynikająca z ilości przejechanych kilometrów, Spółka wystawi refakturę kosztów na pracownika, z wyłączeniem niewielkiej ilości, która na koniec miesiąca może pozostać w baku i z której również pracownik będzie miał obowiązek się rozliczyć w następnym okresie rozliczeniowym.

W związku ze stwierdzonymi brakami formalnymi wniosku ORD-IN Wnioskodawca został wezwany pismem z dnia 10 sierpnia 2015 r. Nr IPPB6/4510-66/15-2/AG – w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

Wezwanie odebrano w dniu 12 sierpnia 2015 r., zatem termin do jego uzupełnienia mijał z dniem 19 sierpnia 2015 r.

W tym czasie Wnioskodawca pismem z dnia 12 sierpnia 2015 r. doprecyzował opisane we wniosku zdarzenie przyszłe wskazując, że pojazdy będące przedmiotem umowy najmu do których wykorzystywane będą karty paliwowe, są samochodami osobowymi w rozumieniu art. 4a pkt 9a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy koszty paliwa na podstawie zawartej umowy dostawy będą stanowić koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?
2.  Czy powstanie przychód u pracownika z tytułu nabycia paliwa przez spółkę do pojazdów nie stanowiących składników majątku Spółki w takiej części, jaka zostanie zużyta wyłącznie do celów prowadzenia działalności w rozumieniu Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
3.  Czy Spółka może od 1 lipca 2015 r. odliczyć 50% VAT od zakupu paliw silnikowych nabywanych do wynajmowanych samochodów osobowych, które są wykorzystywane przez podatnika do działalności gospodarczej, oraz przez pracownika do celów prywatnych, z wyłączeniem kwot refakturowanych na pracownika z przyczyn uznania przez Spółkę otrzymania przez nich korzyści?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie nr 1, dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia kosztów paliwa do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast w części dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych (pytanie nr 2) oraz podatku od towarów i usług (pytanie nr 3) wydane zostaną odrębne rozstrzygnięcia.

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 15 ust. 1 UPDOP, paliwo zakupione na stacji paliwowej do pojazdów nie stanowiących składników majątku spółki może uznać za koszty uzyskania przychodów, ponieważ ma ono służyć wyłącznie do wykonywania służbowych obowiązków pracownika. Jest to niezbędne w celu prowadzenia działalności gospodarczej polegającej w głównej mierze na poszukiwaniu potencjalnych klientów na całym obszarze Polski. Zużyte paliwo do wynajmowanych samochodów osobowych pośrednio ma wpływ na osiągnięcie przychodów Spółki. Spółka wprowadzi szczegółową ewidencję zużycia paliwa, która umożliwi ustalenie kosztów poniesionych w celu osiągnięcia przychodów i kosztów, nie związanych z prowadzoną działalnością, które będą refakturowane na pracowników. Przy takim systemie ewidencji, zdaniem Spółki, wydatki na zakup paliw silnikowych będą kosztami uzyskania przychodów. Ponadto Spółka uważa, że art. 16 ust. 30 i ust. 51 UPDOP w którym jest mowa o wydatkach ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika oraz z tytułu takich kosztów użytkowania, jak między innymi za przejazdy autostradą, zakup paliwa, dokonywanych na potrzeby działalności gospodarczej, nie ma zastosowania do przedstawionego zdarzenia przyszłego, ponieważ wyżej wymienione wydatki nie są ponoszone na rzecz pracowników, a wyłącznie na rzecz Spółki.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego – jest nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r., poz. 851, z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Kosztami uzyskania przychodów są zatem wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów.

Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zostaną na mocy ustawy uznane za koszty uzyskania przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

*   został właściwie udokumentowany,

*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W tym miejscu należy stwierdzić, że wydatki związane z użytkowanymi w prowadzonej działalności gospodarczej samochodami osobowymi stanowią koszt uzyskania przychodów. Niemniej jednak przepisy zawierają w tej kwestii kilka ograniczeń. W ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych dotyczą one m.in. kosztów używania samochodów niebędących własnością podatnika.

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Przywołany przepis ogranicza możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całości wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych na podstawie umowy najmu, dzierżawy, użyczenia i innych umów związanych z używaniem dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika. Ograniczenie to wynika z określenia przez ustawodawcę limitu wydatków wyznaczonego iloczynem liczby kilometrów i stawki za jeden kilometr. Wymaga to od podatnika prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Sposób prowadzenia ewidencji – w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika – został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z jego treścią, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Z powyższego przepisu wynika więc, że warunkiem zaliczenia wydatków z tytułu kosztów używania samochodów niestanowiących składników majątku podatnika do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie przez podatnika, według obowiązującego wzoru, ewidencji przebiegu pojazdu. Brak tej ewidencji lub też jej prowadzenie w sposób nie spełniający ww. wymogów powoduje, że wydatki poniesione z tytułu używania samochodu osobowego, niestanowiącego jednocześnie składnika majątku podatnika, nie mogą zostać zaliczone w poczet kosztów uzyskania przychodów, pomimo iż wydatki te spełniają przesłanki wskazane w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Z opisanego zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca zawarł umowę najmu ze swoimi pracownikami, zatrudnionymi na stanowiskach przedstawicieli handlowych, w ramach której będą oni mogli używać swoich prywatnych samochodów do celów służbowych w zakresie działalności gospodarczej Spółki.

Zatem art. 16 ust. 1 pkt 51 ma w powyższej sprawie zastosowanie, gdyż z racji wykonywania obowiązków służbowych w terenie, wydatki na paliwo do samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika będą przeznaczane dla potrzeb działalności gospodarczej Spółki.

Podsumowując, koszty paliwa na podstawie zawartej umowy dostawy będą stanowić koszty uzyskania przychodów tylko do wysokości limitów, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zatem, stanowisko Spółki w zakresie możliwości zaliczenia kosztów paliwa do kosztów uzyskania przychodów jest nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.