Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-954/11/RSz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-08-24
Teza: czy opisany sposób archiwizacji e-faktur spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 12 maja 2011r. (data wpływu 24 maja 2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia, czy opisany sposób archiwizacji e-faktur spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 24 maja 2011r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie m.in. ustalenia, czy opisany sposób archiwizacji e-faktur spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe (oznaczone we wniosku jako stan faktyczny nr 3).

Wnioskodawca (dalej również: Spółka) zamierza wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 17 grudnia 2010r. Archiwizowanie e-faktur następować będzie na platformie Elektronicznego Centrum Obsługi Dokumentów C. za pomocą systemu E. Archiwum Dokumentów będącego częścią oprogramowania E..

Spółka zawarła umowę na korzystanie z oprogramowania Elektronicznego Centrum Obsługi Dokumentów C.. E. Archiwum Dokumentów zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur wystawianych, przesyłanych, archiwizowanych w formie elektronicznej, zgodnie z zaleceniem Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994r. nr 1994/820/WE poprzez zastosowanie następujących procedur:

1.  nadawca każdego Dokumentu EDI przyjmowanego przez Oprogramowanie E. i przechowywanego w E. Archiwum Dokumentów jest uprzednio uwierzytelniany, ponadto identyfikator nadawcy zawarty w przekazywanym od niego dokumencie weryfikowany jest z identyfikatorem uwierzytelnionego nadawcy;
2.  oprogramowanie E. i E. Archiwum Dokumentów, jako system spełniający rygorystyczne normy bezpieczeństwa nie pozwala na modyfikację przesyłanych dokumentów poprzez nieuprawniony dostęp,
3.  w przypadku przesyłania przez Oprogramowanie E. lub przechowywania w E. Archiwum Dokumentów, dokumentów w standardzie XXX weryfikowane są przewidziane w standardzie XXX sumy kontrolne zawarte w segmentach kopertowych (envelope) Dokumentu EDI.

Funkcjonalność E. Archiwum polegała będzie na:

*   archiwizacji faktur i innych dokumentów w wersji elektronicznej,
*   możliwości podglądu zawartości dokumentu w postaci czytelnej (graficzna prezentacja) oraz w oryginalnym formacie wystawcy,
*   możliwości wygenerowania wydruku dokumentu,
*   możliwości szybkiego wyszukiwania dokumentów według ustalonych kryteriów,
*   rejestrowaniu każdego wydruku (kto, kiedy, który dokument)
*   rejestrowaniu każdego pobrania pliku,
*   dostępie on-line do archiwum elektronicznego dla osób trzecich, np. Urząd Skarbowy.

Dostęp do e-faktur będzie realizowany przez stronę \`(...)\`.pl po zalogowaniu się na niej za pomocą dedykowanego loginu i hasła. Po zalogowaniu można będzie wybrać partnera oraz faktury wg zadanego okresu. Przedstawiony, więc schemat archiwizacji e-faktur spełnia wymogi § 6 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie archiwizowania i udostępniania e-faktur dla organów podatkowych i kontrolnych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie (oznaczone we wniosku jako pytanie nr 1 do stanu faktycznego nr 3):

Czy opisany schemat archiwizacji e-faktur spełnia wymogi określone w rozporządzeniu o fakturach elektronicznych dotyczące archiwizacji i udostępniania dla organów podatkowych i kontrolnych?

Stanowisko Wnioskodawcy.

E.Archiwum Dokumentów gwarantuje Spółce przechowywanie e-faktur w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Wystawione faktury w formie elektronicznej przechowywane będą na terytorium kraju w sposób umożliwiający organom skarbowym i kontrolnym ich dostęp. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej będą przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur (§ 6 rozporządzenia). Dostęp do e-faktur będzie realizowany przez stronę \`(...)\`.pl po zalogowaniu się na niej za pomocą dedykowanego loginu i hasła. Po zalogowaniu można będzie wybrać partnera oraz faktury wg zadanego okresu. Przedstawiony, więc schemat archiwizacji e-faktur spełnia wymogi § 6 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie archiwizowania i udostępniania e-faktur dla organów podatkowych i kontrolnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego (oznaczonego we wniosku jako stan faktyczny nr 3), uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku do towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 106 ust. 1 cyt. ustawy o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT regulują przepisy rozdziału 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

Stosownie do § 21 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r., podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 21 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Natomiast, integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (ust. 4 ww. § 21).

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 cyt. ustawy o VAT, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010r., autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PDF.

Stosownie do § 6-8 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r., faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca zamierza wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 17 grudnia 2010r. Archiwizowanie e-faktur następować będzie na platformie Elektronicznego Centrum Obsługi Dokumentów C. za pomocą systemu E. Archiwum Dokumentów będącego częścią oprogramowania E..

Wnioskodawca zawarł umowę na korzystanie z oprogramowania Elektronicznego Centrum Obsługi Dokumentów C.. E. Archiwum Dokumentów zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur wystawianych, przesyłanych, archiwizowanych w formie elektronicznej, zgodnie z zaleceniem Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994r. nr 1994/820/WE poprzez zastosowanie następujących procedur:

1.  nadawca każdego Dokumentu EDI przyjmowanego przez Oprogramowanie E. i przechowywanego w E. Archiwum Dokumentów jest uprzednio uwierzytelniany, ponadto identyfikator nadawcy zawarty w przekazywanym od niego dokumencie weryfikowany jest z identyfikatorem uwierzytelnionego nadawcy;
2.  oprogramowanie E. i E Archiwum Dokumentów, jako system spełniający rygorystyczne normy bezpieczeństwa nie pozwala na modyfikację przesyłanych dokumentów poprzez nieuprawniony dostęp,
3.  w przypadku przesyłania przez Oprogramowanie E. lub przechowywania w E. Archiwum Dokumentów, dokumentów w standardzie XXX weryfikowane są przewidziane w standardzie XXX sumy kontrolne zawarte w segmentach kopertowych (envelope) Dokumentu EDI.

Funkcjonalność E. Archiwum polegała będzie na:

*   archiwizacji faktur i innych dokumentów w wersji elektronicznej,
*   możliwości podglądu zawartości dokumentu w postaci czytelnej (graficzna prezentacja) oraz w oryginalnym formacie wystawcy,
*   możliwości wygenerowania wydruku dokumentu,
*   możliwości szybkiego wyszukiwania dokumentów według ustalonych kryteriów,
*   rejestrowaniu każdego wydruku (kto, kiedy, który dokument)
*   rejestrowaniu każdego pobrania pliku,
*   dostępie on-line do archiwum elektronicznego dla osób trzecich, np. Urząd Skarbowy.

Dostęp do e-faktur będzie realizowany przez stronę \`(...)\`.pl po zalogowaniu się na niej za pomocą dedykowanego loginu i hasła. Po zalogowaniu można będzie wybrać partnera oraz faktury wg zadanego okresu.

Wnioskodwca stwierdził, iż przedstawiony, schemat archiwizacji e-faktur spełnia wymogi § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r.

Wnioskodawca we własnym stanowisku stwierdził, iż E. Archiwum Dokumentów gwarantuje mu przechowywanie e-faktur w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Wystawione faktury w formie elektronicznej przechowywane będą na terytorium kraju w sposób umożliwiający organom skarbowym i kontrolnym ich dostęp. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej będą przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur (§ 6 rozporządzenia). Dostęp do e-faktur będzie realizowany przez stronę \`(...)\`.pl po zalogowaniu się na niej za pomocą dedykowanego loginu i hasła. Po zalogowaniu można będzie wybrać partnera oraz faktury wg zadanego okresu. Przedstawiony, więc schemat archiwizacji e-faktur spełnia wymogi § 6 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r.

Oprogramowanie Elektronicznego Centrum Obsługi Dokumentów C. (E. Archiwum Dokumentów), jak wskazał Wnioskodawca, zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur wystawianych, przesyłanych, archiwizowanych w formie elektronicznej, zgodnie z zaleceniem Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994r. nr 1994/820/WE poprzez zastosowanie opisanych powyżej procedur. Natomiast, integralność treści faktur zapewni oprogramowanie E. i E. Archiwum Dokumentów, jako system spełniający rygorystyczne normy bezpieczeństwa, który nie pozwala na modyfikację przesyłanych dokumentów poprzez nieuprawniony dostęp. Wystawione faktury w formie elektronicznej przechowywane będą na terytorium kraju w sposób umożliwiający organom skarbowym i kontrolnym ich dostęp.

Mając na uwadze przedstawiony we wniosku opis zdarzenia przyszłego oraz treść powołanych przepisów należy stwierdzić, iż jeżeli w istocie, zaprezentowany przez Wnioskodawcę schemat archiwizacji e-faktur, od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, gwarantuje autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, jak również łatwość ich odszukania oraz dostęp do tych faktur za pomocą środków elektronicznych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, to Wnioskodawca może przechowywać (archiwizować) kopie wystawionych faktur VAT w formie elektronicznej przy wykorzystaniu, opisanego we wniosku, oprogramowania E. Archiwum.

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie należy zauważyć, iż ocena stanowiska Wnioskodawcy, w części dotyczącej zdarzenia przyszłego, oznaczonego we wniosku jako stan faktyczny nr 1 (pytanie nr 1 do nr 2) oraz stan faktyczny nr 2 (pytanie nr 1 do nr 7), będzie przedmiotem odrębnych rozstrzygnięć.

Należy także zauważyć, iż faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych obowiązującymi przepisami może być zweryfikowana tylko w toku prowadzonego postępowania kontrolnego lub podatkowego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.