Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB3/423-541/12-4/KK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2012-10-24
Teza: Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu użytkowania przez pracownika samochodu prywatnego do celów służbowych do wysokości nie wyższej niż wynika z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Warunkiem zaliczenia przypadającej kwoty wydatków do kosztów uzyskania przychodów będzie prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu według obowiązującego wzoru potwierdzonej przez podatnika zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o pdop. na koniec każdego miesiąca.
Słowa kluczowe: cel-cel służbowy; kilometrówka; koszt-koszty uzyskania przychodów; pracownik; Rosja; samochód-samochód prywatny
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 25.07.2012r. (data wpływu 27.07.2012r.) uzupełnionym w dniu 27.09.2012 r. (data wpływu do BKIP w Płocku) na wezwanie z dnia 19.09.2012r. Nr IPPB3/423-541/12-2/KK (data doręczenia 21.09.2012 r.) w sprawie udzielenia pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego w celach służbowych – **jest prawidłowe.**

Uzasadnienie

W dniu 27.07.2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego w celach służbowych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka z o.o. posiada zarejestrowane Przedstawicielstwo w Rosji w San Petersburgu, w którym na umowę o pracę zatrudnione są dwie osoby. Spółka chciałaby w przyszłości podpisać umowę z pracownikiem przedstawicielstwa, o korzystaniu z prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych. Pracownik w celu uzyskania zwrotu poniesionych kosztów byłby zobowiązany do przedłożenia Spółce z o.o. z siedzibą w Warszawie dowodów w postaci faktur, rachunków, biletów parkingowych, biletów za przejazd autostradą wystawionych na Spółkę z o.o. oraz do prowadzenia ewidencji faktycznie przejechanych kilometrów w celach służbowych.

Wydatki związane z używaniem samochodu, byłyby uznawane za koszty uzyskania przychodów tylko do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu 0,8358 zł dla samochodu osobowego o pojemności powyżej 900cm3.

Przedstawicielstwo spółki nie jest jednostką samofinansującą. Koszty utrzymania Przedstawicielstwa ponosi Spółka z o.o. w Warszawie zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami podatkowymi.

W związku z wyżej opisanym zdarzeniem przyszłym Spółka zadała następujące pytania:

1.  Czy firma - Spółka z o.o. będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, zwrócone wydatki jakie poniesie pracownik zatrudniony w przedstawicielstwie w San Petersburgu, w związku z używaniem prywatnego samochodu osobowego w celach służbowych na terenie Rosji? Wysokość uznanych kwot za koszty uzyskania przychodów byłaby nie wyższa niż wysokość kilometrówki skalkulowana według obowiązujących stawek za 1 km zgodnie z rozporządzeniem ministra infrastruktury z 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, tj. 0,8358 zł dla samochodów o pojemności powyżej 900 cm 3.
2.  Czy istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, przez osobę która korzystałaby z samochodu prywatnego do celów służbowych na terenie Rosji?
3.  Czy kwotę zwróconych pracownikowi wydatków, poniesionych na eksploatację pojazdu należałoby doliczyć do dochodu pracownika, który jest zatrudniony w Przedstawicielstwie w San Petersburgu?

Przedmiot niniejszej interpretacji indywidualnej stanowi odpowiedź na pytania nr 1 i 2 w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Odpowiedź na pytanie nr 3 w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych zostanie zawarta w odrębnej interpretacji.

Stanowisko Wnioskodawcy:

1.  Zdaniem spółki kosztem uzyskania przychodów w sytuacji opisanej w punkcie 68, będzie wartość zwróconych pracownikowi udokumentowanych wydatków, związanych z użytkowaniem samochodu osobowego prywatnego do celów służbowych do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu 0,8358 zł dla samochodu osobowego o pojemności powyżej 900 cm 3 lub wartość wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu, w zależności która z tych kwot jest niższa. Ostateczne rozliczenie poniesionych wydatków w porównaniu z ewidencją przebiegu, nastąpiłoby narastająco w roku podatkowym.
2.  Pracownik korzystający z samochodu prywatnego do celów służbowych, poruszający się na terenie Rosji, obowiązany byłby do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, ponieważ zgodnie z przepisami podatkowymi obowiązującymi w Polsce, koszty utrzymania Przedstawicielstwa spółki rozliczane będą w Sp. z o.o. w Warszawie.

Na tle przedstawionego zdarzenia przyszłego stwierdzam, co następuje:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U z 2011r. Nr 74, poz. 397 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Przy czym zwrot „w celu” oznacza, że nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten wydatek, który pozostaje w takim związku przyczynowo-skutkowym, że poniesienie go ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów, albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Do zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów przesłanka związku z przychodem (zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła) nie jest przesłanką wystarczającą. Istotne jest również czy określony wydatek nie mieści się w katalogu wyłączeń (pomimo związku z przychodem) zawartym przez ustawodawcę w art. 16 ust. 1.

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o pdop. nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

1.  w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
2.  w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra;

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Art. 16 ust. 5 cytowanej ustawy stanowi, iż przebieg pojazdu o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51 powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Powyższe przepisy ograniczają możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całości wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych na podstawie umowy najmu, dzierżawy, użyczenia i innych umów związanych z używaniem dla potrzeb działalności gospodarczej oraz dla potrzeb pracowników w celu odbycia podróży służbowej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika. Ograniczenie to wynika z określenia przez ustawodawcę limitu wydatków wyznaczonego iloczynem liczby kilometrów i stawki za jeden kilometr. Wymaga to od podatnika prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Powyższych przepisów nie stosuje się do samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu, o której mowa w art. 17a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 16 ust. 3b ustawy).

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca posiada zarejestrowane Przedstawicielstwo w Rosji, w którym na umowę o pracę zatrudnione są dwie osoby. Przedstawicielstwo Spółki nie jest jednostką samofinansującą. Koszty utrzymania Przedstawicielstwa ponosi Wnioskodawca zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami podatkowymi. Spółka chciałaby w przyszłości podpisać umowę z pracownikiem przedstawicielstwa, o korzystaniu z prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych.

Mając powyższe na uwadze, Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu użytkowania przez pracownika samochodu prywatnego do celów służbowych do wysokości nie wyższej niż wynika z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Warunkiem zaliczenia przypadającej kwoty wydatków do kosztów uzyskania przychodów będzie prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu według obowiązującego wzoru potwierdzonej przez podatnika zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o pdop. na koniec każdego miesiąca.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012 poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.