Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.68.2025.4.MKW
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-03-24
Teza: Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od wydatków
wynikających z faktur i dokumentów zrównanych z fakturami
przechowywanymi w postaci elektronicznej.
Słowa kluczowe: czynności-czynności opodatkowane
faktura
odliczenia-prawo do odliczenia
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie
i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1.
Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku
naliczonego-Odliczenie podatku naliczonego z tytułu
nabycia towarów i usług
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 1. Faktury -Autentyczność
pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 4. Terminy przechowywania
dokumentów -Sposób przechowywania faktur
1
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-
Rozdział 1-art. 86-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-
Rozdział 1-art. 86-ust. 2-pkt 1-lit. a
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-
Rozdział 1-art. 86-ust. 2-pkt 1-lit. b
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

dłowe
    Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 stycznia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który
    dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego od wydatków wynikających z faktur
    i dokumentów zrównanych z fakturami przechowywanymi w postaci elektronicznej.
    Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismami, które wpłynęły 6 marca
    2025 r.
    Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
    (...) Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w (...) (dalej jako: „Wnioskodawca”,
    „Spółka”) jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT prowadzącym działalność
    gospodarczą polegającą na produkcji (...). Spółka podlega opodatkowaniu w Polsce od
    całości osiąganych dochodów (nieograniczony obowiązek podatkowy). Spółka podlega
    opodatkowaniu podatkiem CIT na zasadach ogólnych.
    Z uwagi na skalę prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca otrzymuje
    znaczną liczbę dokumentów zakupowych takich jak faktury, faktury korygujące, noty
    księgowe, paragony, faktury uproszczone, w tym paragony zawierające NIP wystawcy, itp.
    (dalej: „dokumenty zakupowe”).
    Dokumenty te są wystawiane i dostarczane do Spółki zarówno w wersji papierowej, jak i
    elektronicznej (w tym faktury elektroniczne) dostarczane na specjalnie wydzieloną
    skrzynkę mailową. Dokumenty dostarczane w formie elektronicznej są drukowane i
    przechowywane zarówno w oryginalnej postaci elektronicznej, również w formie
    papierowej. Dokumenty księgowe, które są wystawiane przez dostawców w formie
    papierowej są przechowywane (archiwizowane) w oryginale w tej formie.
    W związku ze zwiększoną ilością dokumentów Spółka wdrożyła w październiku 2022 r.
    elektroniczny system obiegu wewnętrznego dokumentów (dalej jako „(...)”). System ten
    pozwala zarówno na archiwizowanie dokumentów w formie nieedytowalnych skanów, jak
    i na obieg weryfikacji dokumentów zakupu od wpływu do Spółki, poprzez powiązanie z
    odpowiednim zamówieniem, kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową, jak i
    późniejszą archiwizację.
    Każdy wprowadzony dokument, uzyskuje unikatowy numer nadany przez system, pod
    którym gromadzone są: dokumenty zakupowe (skany faktur) oraz wszystkie dodatkowe
    dokumenty potwierdzające dostawę towarów lub wykonanie usługi (np. potwierdzenia
    pracowników odpowiedzialnych, kopie protokołów, certyfikatów).
    W chwili obecnej Spółka przechowuje (archiwizuje) wszystkie bieżące dokumenty zarówno
    w formie papierowej, jak i w wersji elektronicznej w (...). Archiwizowanie dokumentów w
    formie fizycznej (papierowej) wiąże się z wysokimi kosztami administracyjnymi (m.in.
    obsługa procesu, koszty przechowywania dokumentów w Spółce, bezpieczne zarządzanie

    dokumentacją oraz niszczenie dokumentacji zgodnie z wymogami prawnymi oraz
    zarządczymi). Co więcej, jakość i czytelność znacznej części dokumentów papierowych z
    czasem podlega znacznemu pogorszeniu.
    Doświadczenie Wnioskodawcy wskazuje, że część dokumentów papierowych pod koniec
    okresu ich ustawowego przechowywania (okres przedawnienia zobowiązania
    podatkowego) ulega wyblaknięciu lub innym uszkodzeniom na skutek oddziaływania
    czynników fizycznych. Stopień uszkodzenia dokumentów jest różny bowiem zależy od
    zastosowanej technologii druku oraz nośnika, ale są to okoliczności leżące poza kontrolą
    Wnioskodawcy (Spółka nie ma wpływu na to w jaki sposób te dokumenty zostały
    wystawione).
    Dla potrzeb zminimalizowania kosztów oraz usprawnienia wewnętrznych procesów,
    Spółka podjęła decyzję o zmianie dotychczasowej praktyki w zakresie przechowywania
    dokumentów zakupowych. Przedmiotowa zmiana obejmuje rezygnację z przechowywania
    papierowych kopii dokumentów zakupowych i przechowywaniu ich jedynie w formie
    zdigitalizowanej. Zasady postępowania z dokumentami zakupowymi określone są
    procedurze „Obieg dokumentów księgowych” (dalej: „Procedura”) obowiązującej u
    Wnioskodawcy i wiążącej dla wszystkich pracowników Wnioskodawcy uczestniczących w
    tym procesie.
    Dokumenty zakupowe w formie papierowej byłyby niszczone w sposób i w terminie
    określonym powyższą procedurą, tj. po dokonaniu ich digitalizacji i przeprowadzeniu
    pełnej weryfikacji cyfrowej kopii dokumentu zakupowego i zdarzenia nim
    udokumentowanego pod kątem ich autentyczności i integralności. Ponadto Spółka
    planuje zdigitalizowować dokumenty otrzymane przed wdrożeniem (...), które aktualnie
    archiwizuje w formie papierowej. Oryginały tych dokumentów po zdigitalizowaniu i
    zweryfikowaniu jakości skanów zostałyby zniszczone. Wnioskodawca wskazuje jednak, że
    do momentu uzyskania pozytywnej interpretacji podatkowej przechowuje dokumenty w
    formie papierowej, pomimo iż są one zdigitalizowane.
    Każdy pracownik Spółki, który dokonuje na rzecz Spółki zakupu towaru lub usługi (dalej:
    „Pracownik”) zobowiązany jest do uzyskania od sprzedającego stosownego dokumentu
    księgowego, potwierdzającego dokonaną transakcję i pozwalającego na
    zaewidencjonowanie jej w księgach rachunkowych. W przypadku gdy transakcja zakupu
    jest udokumentowana za pomocą dokumentu zakupowego, wyznaczony pracownik
    będzie sporządzał jego elektroniczną kopię w formacie PDF - za pośrednictwem
    dedykowanego przez Wnioskodawcę oprogramowania - w sposób zapewniający
    autentyczność pochodzenia dokumentu oraz integralność jego danych.
    Procedura przewiduje też odpowiednie tryby postępowania w przypadku niekompletności
    otrzymanych dokumentów zakupowych lub wątpliwości co do ich rzetelności. Po przejściu
    przez pełen proces weryfikacyjny cyfrowej kopii dokumentu zakupowego, papierowy
    oryginał tego dokumentu będzie niszczony w określonym w Procedurze terminie.
    Wydatki, o których mowa w niniejszym wniosku mają związek z prowadzoną przez Spółkę
    działalnością gospodarczą. Wydatki te, jako związane z działalnością gospodarczą
    Wnioskodawcy, stanowią też koszt uzyskania przychodu na gruncie podatku CIT (nie są to
    wydatki znajdujące się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania
    przychodu, zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).
    Wnioskodawca będzie zapewniał organom podatkowym i innym organom
    administracyjnym, na ich żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, niezwłoczny dostęp
    do dokumentów zakupowych przechowywanych w formie elektronicznej, a także
    niezwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W odniesieniu do
    wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku dokumentami zakupowymi (w tym
    fakturami oraz innymi dokumentami, co do których przepisy ustawy o podatku od
    towarów i usług umożliwiają odliczenie podatku naliczonego), Spółka zapewnia i będzie
    zapewniać funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu

    między dokumentem zakupowym, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    Przedmiotowe kontrole i weryfikacja autentyczności pochodzenia dokumentów będą
    wynikały z wprowadzonej przez Spółkę procedury weryfikacji każdego dokumentu,
    otrzymywanego zarówno od razu w wersji elektronicznej jak i otrzymywanego w wersji
    papierowej.
    Żaden dokument o nieodpowiedniej jakości nie zostanie zatwierdzony przez
    uprawnionego pracownika odpowiedzialnego w Spółce za sprawdzenie jakości
    dokumentu. Co wymaga podkreślenia, decyzja o zniszczeniu dokumentów otrzymanych
    przez Spółkę w wersji papierowej będzie podejmowana dopiero po zastosowaniu kontroli
    biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności
    treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych.
    Wnioskodawca przechowuje i będzie przechowywał dokumenty zakupowe w formie
    elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich
    odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu
    ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego lub
    okresu amortyzacji środka trwałego. Dokumenty zakupowe będą przechowywane na
    serwerach. Spółka ponadto tworzy regularne kopie zapasowe danych zapisanych na
    zewnętrznych nośnikach, w celu uniknięcia utraty danych.
    Wnioskodawca posiada także sporą liczbę środków trwałych oraz wartości
    niematerialnych i prawnych (dalej „WNiP”), których kartoteki aktualnie zajmują sporą
    powierzchnię. Kartoteka każdego ze środków trwałych oraz WNiP składa się z kompletu
    dokumentów: dokument przyjęcia do użytkowania - OT, listę dokumentów wraz z
    przypisanymi do nich kwotami, oraz kopie wszystkich dokumentów, mających wpływ na
    obliczenie wartości początkowej oraz wysokość amortyzacji bilansowej i podatkowej
    danego środka trwałego lub WNiP. Większość środków trwałych oraz WNiP przyjęta jest na
    podstawie kilku dokumentów, np. faktur zakupu od jednego lub kilku kontrahentów,
    wyciągów bankowych zwierających opłaty bankowe, dokumentów wewnętrznych PK
    dokumentujących np. różnice kursowe itd. Wnioskodawca aktualnie archiwizuje kartoteki
    w formie papierowej.
    Wnioskodawca rozważa prowadzenie dokumentacji dotyczącej przyjętych środków
    trwałych oraz WNiP wyłącznie w sposób elektroniczny (zdigitalizowany) ww. kartotek. Tak
    jak wskazane w przykładach powyżej, po zeskanowaniu, pracownik działu finansów
    zweryfikuje jakość i kompletność skanu, oraz informacje na podstawie, których możliwe
    będzie wyszukanie danej kartoteki, tj. czy numer środka trwałego, data przyjęcia do
    użytkowania zaczytały się prawidłowo. Dopiero po dokonaniu tych czynności kartoteka
    będzie archiwizowana. Możliwość przechowywania dokumentów w sposób elektroniczny
    daje pewność, że dokumenty będące podstawą naliczenia odpisów amortyzacyjnych w
    formie papierowej nie zostaną zniszczone (w momencie kiedy odpisy amortyzacyjne
    trwają ponad 5 lat), co będzie dawało możliwość dokonywania odpisów amortyzacyjnych
    jak i zaliczanie ich do kosztów uzyskania przychodów.
    Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
    Zakupione towary udokumentowane fakturami/dokumentami zrównanymi z fakturami
    opisanymi we wniosku będą służyć wyłącznie czynnościom opodatkowanym podatkiem
    VAT.
    Wnioskodawca, (...) Sp. z o.o., wdrożył szczegółowe procedury kontroli biznesowych, które
    zapewniają pełną przejrzystość i wiarygodność ścieżki audytu pomiędzy dokumentami
    zakupowymi, zarówno fakturami jak i dokumentami z nimi zrównanymi, a rzeczywistymi
    dostawami towarów i usług.
    W ramach tego procesu wprowadzono następujące mechanizmy:
    1. Identyfikacja i rejestracja dokumentów

    Każdy dokument zakupowy wpływający do Spółki (zarówno w wersji papierowej, jak i
    elektronicznej) podlega identyfikacji i rejestracji w systemie elektronicznego obiegu
    dokumentów (...). System ten umożliwia:
        automatyczne przypisanie dokumentowi unikatowego numeru referencyjnego,
        który pozwala na łatwe śledzenie wszystkich powiązanych z nim informacji;
        powiązanie faktury lub innego dokumentu zakupowego z odpowiednim
        zamówieniem, dostawą oraz potwierdzeniem odbioru towaru lub usługi;
        rejestrację i archiwizację dokumentów w sposób pozwalający na ich łatwe
        wyszukiwanie według różnych kryteriów (np. numer pod którym dokument został
        ujęty w księgach Spółki, numer dokumentu kontrahenta, data, kontrahent, kwota,
        numer zamówienia).
    Każdy dokument po wprowadzeniu do systemu jest następnie kierowany do
    odpowiednich osób w organizacji, odpowiedzialnych za jego weryfikację i zatwierdzenie.
    2. Wieloetapowa weryfikacja dokumentów
    Dokumenty podlegają kilkustopniowej kontroli w celu zapewnienia ich autentyczności i
    integralności:
    a) weryfikacja merytoryczna:
        sprawdzenie, czy dane na fakturze (np. ilość, cena, nazwa towaru/usługi)
        zgadzają się z zamówieniem i rzeczywistą dostawą;
        porównanie treści dokumentu z umową lub warunkami handlowymi ustalonymi
        z dostawcą (na zamówieniu).
    b) weryfikacja formalna i rachunkowa
        sprawdzenie, czy faktura zawiera wszystkie wymagane prawem elementy (np.
        NIP dostawcy, stawka VAT, kwota podatku, numer faktury);
        weryfikacja, czy dokument został wystawiony przez zatwierdzonego dostawcę.
        Spółka posiada bazę zweryfikowanych kontrahentów z którymi współpracuje.
        Weryfikacja kontrahentów następuje przed rozpoczęciem współpracy oraz
        okresowo zgodnie z procedurami kontroli wewnętrznej;
        w przypadku faktur korygujących – kontrola zgodności z pierwotnym
        dokumentem oraz sprawdzenie, czy korekta została wystawiona w prawidłowy
        sposób.
    c) Potwierdzenie dostawy/usługi
        w przypadku towarów, każda dostawa jest weryfikowana przez pracowników
        magazynu co do zgodności z zamówieniem (weryfikowana jest m.in. ilość oraz
        czy dostarczony towar zgadza się z przedmiotem zamówienia). Po pozytywnej
        weryfikacji magazynier tworzy dokument przyjęcia wewnętrznego (dalej. „PZ”) w
        systemie księgowym ERP potwierdzający dostawę. Wydruk dokumentu PZ wraz z
        dokumentami otrzymanymi od dostawcy: WZ-ką (wydaniem zewnętrznym),

        listem przewozowym lub innymi dokumentami są dodatkowo archiwizowane.
        Faktury są księgowane w powiązaniu z zamówieniami oraz dokumentami PZ
        potwierdzającymi dostawy.
        w przypadku usług faktury są porównywane z zamówieniami lub umowami oraz
        osoba merytorycznie odpowiedzialna za daną usługę potwierdza jej wykonanie.
        Ponadto w systemie (...) dołączane są inne dokumenty potwierdzające
        wykonanie usługi, np.: (...), e-maile, zdjęcia lub inne zasadne.
        system (...) przechowuje powiązanie faktury z dokumentami dostawy
        (zamówieniem oraz dokumentem PZ) w celu zapewnienia pełnej przejrzystości
        audytu.
    Faktury/dokumenty zrównane z fakturami, które są opisane we wniosku przechowywane
    są na fizycznych serwerach zlokalizowanych w siedzibie firmy, a dodatkowo w celach
    bezpieczeństwa, ich kopie zapasowe (backup) robione są na macierzach dyskowych oraz
    taśmach LTO, które przechowywane są w sejfie w innym pomieszczeniu. Kopie zapasowe
    wykonywane są systematycznie, m.in. kopie przyrostowe codzienne oraz tygodniowe
    zgodnie z polityką bezpieczeństwa firmy.
    Spółka nie zamierza przechowywać faktur poza terytorium kraju. Spółka w każdym
    przypadku zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
    skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
    Skarbowej, dostęp do faktury/dokumentów zrównanych z fakturami za pomocą
    przekazania wymienionych dokumentów w formie elektronicznej na zewnętrznym
    nośniku danych lub za pomocą poczty email.

## Pytanie

Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT od
    wydatków wynikających z dokumentów zakupowych przechowywanych w postaci
    elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe dokumenty zakupowe zostaną
    zniszczone zgodnie z procedurą opisaną w opisie stanu faktycznego i zdarzenia
    przyszłego?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Spółka stoi na stanowisku, że jest uprawniona do odliczenia podatku naliczonego VAT od
    wydatków dokumentowanych fakturami zakupowymi uzyskanymi w formie papierowej,
    ale później przetworzonymi na formę elektroniczną i w takiej formie przechowuje
    dokumenty. Oryginały faktur w formie papierowej zostaną zniszczone.
    Warunki, jakie powinien zapewnić podatnik co do faktur (zarówno w formie papierowej jak
    i elektronicznej), sprowadzają się do trzech kwestii określonych w art. 112a ust. 1 w zw. z
    art. 106m ust. 1 ustawy o VAT:
    1. zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury,
    2. integralności treści faktury,
    3. czytelności faktury.
    Stosownie do wspomnianego przepisu art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa
    sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
    Jak wynika z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT przez autentyczność pochodzenia faktury
    rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy
    albo wystawcy faktury. Zgodnie z art. 106m ust. 3 ustawy o VAT przez integralność treści
    faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

    Pojęcie czytelności faktury nie zostało zdefiniowane w ustawie, przyjmuje się jednak, że
    oznacza ona możliwość odczytania danych zawartych w dokumencie w sposób zrozumiały
    przez człowieka. Zdaniem podatnika, archiwizowanie otrzymanych przez podatnika faktur
    w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej oraz następnie niszczenie
    oryginalnych wersji papierowych spełnia warunki określone w art. 106m ust. 1-3 ustawy o
    VAT. Zdaniem Wnioskodawcy, w omawianym przypadku zapewniona jest bowiem
    autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury.
    Celem zawartego w ustawie o VAT wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest
    zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował
    udokumentowane nią transakcje.
    W Procedurze uwzględniono, że uprawnione przez Spółkę osoby (pracownicy księgowości)
    przeprowadzą kontrolę mającą na celu weryfikację czy dany dokument odpowiada
    faktycznie zrealizowanej transakcji. W przypadku rozbieżności, będą one wyjaśniane, aby
    zapewnić autentyczność pochodzenia każdej faktury.
    Odnosząc się do integralności treści faktury, należy przez to rozumieć, że w fakturze nie
    zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Konieczność zapewnienia integralności
    faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek
    modyfikacji. Zapewnienie integralności treści faktury winno zatem polegać na takim
    zorganizowaniu procesu przesyłania faktur elektronicznie, aby żaden podmiot trzeci nie
    ingerował w treść faktury.
    W ocenie Wnioskodawcy, w procedurze archiwizacji elektronicznej dokumentów, opisanej
    we wniosku, zostanie zapewniona integralności treści faktury. Dokumenty otrzymywane i
    wystawiane w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu
    elektronicznego - w nieedytowalnym formacie PDF będącym jednocześnie jednolitym i
    unikalnym odzwierciedleniem oryginału. Zeskanowane dokumenty będą zapisywane w
    dedykowanej bezpiecznej lokalizacji/ serwerze lub wczytywane do wewnętrznego systemu
    archiwizacyjnego (...), do którego dostęp otrzymają tylko uprawnieni pracownicy Spółki.
    Z zachowaniem takich samych procedur będą archiwizowane dokumenty otrzymane i
    wystawione w formie elektronicznej. Na etapie digitalizowania dokumentu, a także po jego
    zapisaniu na serwerze nie będzie możliwa jakakolwiek modyfikacja jego treści. Odnosząc
    się do czytelności faktury oznacza to, że musi być ona czytelna, tj. powinna mieć postać, w
    której wszystkie dane dotyczące podatku VAT zawarte na fakturze będą wyraźnie czytelne,
    na papierze lub na ekranie, bez potrzeby przeprowadzania nadmiernej analizy lub
    interpretacji.
    Zdaniem podatnika procedura archiwizacji elektronicznej opisana we wniosku zapewnia
    czytelność faktur. Dokumenty zeskanowane będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić
    wyraźny odczyt danych. Ponadto digitalizacja dokumentów papierowych pozwoli na
    zapobieganie ich degradacji poprzez zacieranie elementów, czy też blaknięcie.
    Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia
    autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
    Na podstawie art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność
    treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli
    biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą
    towarów lub świadczeniem usług. To w jaki sposób taka kontrola będzie przeprowadzona,
    zależy wyłącznie od przedsiębiorcy, warunkiem jest zapewnienie autentyczności
    pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury.
    Przez kontrolę biznesową należy rozumieć proces, który jest tworzony, wdrażany i
    aktualizowany przez przedsiębiorcę i wyznaczonych pracowników, którzy odpowiedzialni
    są za uzyskanie pewności w kwestii zgodności faktur z regulacjami prawnymi i w zakresie
    sprawozdawczości finansowej, rachunkowej i nadzorczej.

    W odniesieniu do faktury elektronicznej, oznacza to, że tworzone i wdrażane są
    procedury, które dają pewność co do tego:
    1. przez kogo został wystawiony dokument,
    2. że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT,
    3. o tym, że prawidłowo odczytano dane z dokumentu.
    Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania
    związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić
    sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług
    miały miejsce. Przy czym wybór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może
    wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.
    Jak wskazało Ministerstwo Finansów, kontrola biznesowa nie podlega obowiązkowi
    dokumentowania. Nie jest konieczne tworzenie odrębnych regulaminów, czy pisemnych
    wytycznych. Ważne jedynie, aby dzięki niej móc powiązać fakturę elektroniczną z
    wykonaną usługą lub dostarczonym towarem. W ocenie Wnioskodawcy w opisanym
    zdarzeniu przyszłym zostanie zapewniona wiarygodna ścieżka audytu, która pozwala na
    weryfikację związku pomiędzy fakturą w wersji elektronicznej, a rzeczywistą transakcją,
    którą ta faktura dokumentuje.
    Wynikiem wdrożonej procedury będzie zapewnienie, że faktura nie będzie dokumentem
    autonomicznym i niezależnym, a będzie powiązana z innymi dokumentami pozwalającymi
    na weryfikację jej pochodzenia. Powyższe zostanie zapewnione w wyniku
    przeprowadzenia procesu weryfikacji merytorycznej oraz formalnej każdego dokumentu.
    Każdy dokument, który nie przejdzie weryfikacji będzie oznaczony jako nieprawidłowy, a
    rozbieżności będą wyjaśniane.
    W razie potrzeby, uprawnieni pracownicy zgłoszą się do kontrahentów z informacją o
    wykrytej nieprawidłowości oraz w celu poprawienia danego dokumentu (w szczególności
    poprzez wystawienie faktury korygującej). Podatnik będzie więc dokonywać szczegółowej
    kontroli danych dotyczących danego kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z
    innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwoli na ustalenie
    wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy danym dokumentem, a zrealizowaną na rzecz
    Wnioskodawcy przez konkretnego kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    W konsekwencji, Wnioskodawca będzie miał każdorazowo pewność co do podmiotu, od
    którego otrzymał dany dokument oraz ich zgodności z treścią transakcji, oraz będzie w
    stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt. Ponadto procedura opisana przez Spółkę
    będzie spełniała również wymóg przechowywania faktur w podziale na okresy
    rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie uregulowany w art. 112a ust.
    1 ustawy o VAT.
    Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Elektroniczna
    archiwizacja dokumentów i powiązane z nią procedury ma zapewniać przyporządkowanie
    faktur do okresów rozliczeniowych, w sposób umożliwiający ich odszukanie. W procedurze
    wszystkie pliki będą zapisywane osobno z możnością wyodrębnienia miesięcznych
    okresów rozliczeniowych za pomocą sytemu informatycznego stosowanego u podatnika
    na podstawie daty sprzedaży w rozumieniu ustawy o VAT. Nazwa pliku będzie unikatowa
    dla każdego dokumentu i będzie zawierać unikatowy identyfikator nadawany przez
    system informatyczny podatnika.
    Zeskanowane dokumenty będą zapisywane na serwerze podatnika w dedykowanej
    bezpiecznej lokalizacji lub wczytywane do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego Spółki.

    Na etapie digitalizowania dokumentu, a także po jego zapisaniu na serwerze nie będzie
    możliwa jakakolwiek modyfikacja jego treści. Digitalizacja dokumentów będzie pozwalać
    także na zapobieganie ich degradacji poprzez zacieranie elementów, czy też blaknięcie, co
    mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania takich dokumentów w formie
    papierowej.
    Dokumenty archiwizowane elektronicznie będzie można odszukać za pomocą systemu
    informatycznego (...) stosowanego u podatnika np.: po numerze dokumentu, numerze
    NIP, numerze pod którym dokument został ujęty w księgach Wnioskodawcy, nazwie
    kontrahenta lub datach wpływu, ujęcia w księgach itp.
    Powyższe pozwoli jednocześnie na udostępnienie Naczelnikowi Urzędu Skarbowego,
    Naczelnikowi Urzędu Celno-Skarbowego, Dyrektorowi Izby Administracji Skarbowej lub
    Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej kopii zarchiwizowanych plików.
    Ponadto poprzez łatwy system wyszukiwania dokumentów zapewnione będzie
    jednocześnie spełnienie wymogu z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT. Powyższy wymóg
    oznacza, że podatnik powinien zapewnić, aby w każdej chwili istniała możliwość wydruku
    zeskanowanych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a zatem zapewnienie
    bezzwłocznego dostępu do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organów
    podatkowych i kontroli skarbowej.
    Odnosząc się do okresu przechowywania dokumentów, zgodnie z art. 112 ustawy o VAT,
    podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania
    podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem,
    do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnik ma obowiązek przechowywać faktury od
    momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
    zobowiązania podatkowego. Zasadniczo dokumenty na potrzeby VAT należy
    przechowywać do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, które wynosi,
    co do zasady, 5 lat, licząc od końca roku, w którym upływa termin płatności podatku.
    Zgodnie natomiast z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe
    przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął
    termin płatności podatku. Potwierdzenie słuszności stanowiska o możliwości
    przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej dokumentów wystawionych przez
    podatnika w formie papierowej, potwierdzają organy podatkowe w wydawanych
    interpretacjach indywidualnych przepisów prawa podatkowego.
    Jako przykłady mogą posłużyć następujące interpretacje:
        interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 27 listopada
        2024 r., znak: 0112-KDIL1-3.4012.593.2024.1.MG: „(...) Mając na uwadze powołane
        przepisy w odniesieniu do opisu sprawy wskazać należy, że zachowają Państwo
        przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 oraz art. 86a ust. 3 pkt 1 lit.
        a i ust. 4 ustawy prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur, faktur
        korygujących i innych dokumentów z nimi zrównanych przechowywanych
        elektronicznie, w ramach przedstawionej w niniejszej sprawie procedury,
        potwierdzających wydatki ponoszone przez Państwa pracowników (...).”
        interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 27 listopada
        2024 r., znak: 0114-KDIP1-3.4012.780.2024.1.AMA: „(...) Tym samym, zachowują
        Państwo nabyte prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z
        przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami zakupowymi,
        dającymi ww. prawo do odliczenia, w przypadku ich przechowywania wyłącznie w

        formie elektronicznej (bez zachowania ich wersji papierowej) zgodnie z opisaną
        procedurą (...).”
        interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 listopada
        2024 r., znak: 0114-KDIP1-3.4012.703.2024.1.PRM: „(...) Mając na uwadze powołane
        przepisy w odniesieniu do opisu sprawy wskazać należy, że zachowają Państwo
        prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur, faktur korygujących i innych
        dokumentów z nimi zrównanych przechowywanych elektronicznie, w ramach
        przedstawionej w niniejszej sprawie procedury, potwierdzających wydatki
        ponoszone przez Państwa pracowników przy spełnieniu warunków wynikających z
        art. 86 ust. 1 i art. 86a ustawy (...).”

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j.
    Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument
      w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane
      ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
    Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się
      przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym
      formacie elektronicznym.
    Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:
      Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także
      dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2,
      dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości
      dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej
      niebędącej podatnikiem.
    Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:
      Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje
      nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
    Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.
    W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:
      Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie
      przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro –
      danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust.
      1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla
      poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
    Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie
    wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w
    których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.
    Wyjaśnić zatem należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na
    równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

    Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument zawiera dane określone w
    przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do
    niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego
    w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie
    może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje
    dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.
    Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego
    wykazanego na fakturze powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego
    zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury.
    W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:
      Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności
      treści i czytelności faktury.
    Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:
      Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości
      dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
    Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:
      Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych,
      które powinna zawierać faktura.
    Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:
      Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można
      zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną
      ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako
    proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny
    poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury
    (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących
    podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu
    wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania.
    Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można
    powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole
    biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz
    powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub
    usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach
    uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest
    posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument
    transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom
    handlowym.
    Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że
    związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest
    łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania
    dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla
    procesy, które faktycznie miały miejsce.
    Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania
    związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić
    sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług
    miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać
    powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

    Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie
    elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność
    pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
    Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:
      Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność
      pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w
      szczególności, w przypadku wykorzystania:
      1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
      2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego
        modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej
        wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność
        pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
      3) Krajowego Systemu e-Faktur – w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych
        otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
    Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej,
    które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność
    pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z
    powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww.
    przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym
    wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia
    autentyczności i integralności faktury.
    Stosownie do art. 112 ustawy:
      Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania
      podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym
      rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z
      zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art.
      138i ust. 8.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:
      Podatnicy przechowują:
        1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
        ponownie,
        2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
      oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
      momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.
    W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:
      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium
      kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
      skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
      skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
      elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:
      Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez
      okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i
      art. 112a nie stosuje się.
    Jak stanowi art. 112aa ust. 2 ustawy:
      Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik
      przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu
      upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art.
      112a stosuje się odpowiednio.
    Obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur
    otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób
    ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na
    okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność
    pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub
    otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie,
    zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur
    przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i
    przetwarzanie danych w nich zawartych.
    Z opisu sprawy wynika, że Spółka posiada status czynnego podatnika podatku VAT. Spółka
    otrzymuje - zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej - faktury i dokumenty
    zrównane z fakturami. Zakupione towary służą/będą służyć wyłącznie czynnościom
    opodatkowanym.
    Z związku ze zwiększoną ilością ww. dokumentów wdrożyli Państwo w październiku 2022
    r. elektroniczny system obiegu wewnętrznego dokumentów, który służy m.in. archiwizacji.
    Obecnie przechowują (archiwizują) Państwo wszystkie bieżące dokumenty w formie
    papierowej i elektronicznej.
    Spółka podjęła decyzję o zmianie dotychczasowej praktyki w zakresie przechowywania
    faktur i dokumentów zrównanych z fakturami, zmiana ta polega na rezygnacji z
    przechowywania papierowych kopii ww. dokumentów.
    Z opisu sprawy wynika, że zapewnią Państwo autentyczność pochodzenia, integralność
    treści i ich czytelność. Uprawnione przez Spółkę osoby przeprowadzą kontrole mające na
    celu weryfikację czy dany dokument odpowiada faktycznie zrealizowanej transakcji.
    Rozbieżności są/będą wyjaśniane, aby zapewnić autentyczność pochodzenia każdej
    faktury.
    Integralność treści faktur i dokumentów zrównanych z fakturami jest/będzie zapewniona:
    w pierwszej kolejności dokumenty te będą skanowane i zapisywane w nieedytowalnym
    formacie, a następnie wczytywane do wewnętrznego sytemu archiwizacyjnego.
    Zeskanowane dokumenty mają/będą mieć odpowiednią jakość, aby zapewnić ich wyraźny
    odczyt.
    Ponadto, wdrożyli Państwo procedury kontroli biznesowych, które zapewniają/zapewnią
    pełną przejrzystość i wiarygodność ścieżki audytu pomiędzy fakturami/dokumentami
    zrównanymi z fakturami a rzeczywistymi dostawami towarów i usług.

    Kontrole biznesowe obejmują/będą obejmować:
    1. identyfikację i rejestrację dokumentów,
    2. wieloetapową weryfikację dokumentów, w tym:
      a) weryfikację merytoryczną,
      b) weryfikację formalną i rachunkową,
      c) potwierdzenie dostawy/usługi.
    Ponadto, Spółka nie zamierza przechowywać faktur poza terytorium kraju. W każdym
    wypadku zapewnią Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
    skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub szefowi krajowej administracji
    skarbowej dostęp do faktur/dokumentów zrównanych z fakturami za pomocą przekazania
    wymienionych dokumentów w formie elektronicznej na zewnętrznym nośniku danych lub
    za pomocą poczty e-mail.
    Dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności,
    autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich
    zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych będzie podejmowana przez decyzja o
    zniszczeniu dokumentów otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej.
    Państwa wątpliwości dotyczą tego, czy przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku
    naliczonego VAT od wydatków wynikających z faktur i dokumentów zrównanych z
    fakturami, które były/są/będą przechowywane w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy
    oryginalne, papierowe dokumenty zakupowe zostaną zniszczone zgodnie z procedurą.
    Odnosząc się zatem do Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności należy
    przeanalizować, czy sposób przechowywania faktur i innych dokumentów zrównanych z
    fakturami (zakupowych) jest zgodny z przepisami ustawy.
    Autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy,
    należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub
    wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności
    pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też
    kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie
    przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do
    stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby
    obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby
    osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania
    autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez
    podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury
    bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do
    spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną
    (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy
    fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne
    wynikające z ustalonych kompetencji).
    Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro do faktur oraz innych dokumentów
    zrównanych z fakturami, przechowywanych/archiwizowanych przez Państwa w sposób
    opisany powyżej, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i
    ich czytelność, przy założeniu, że umożliwiony zostanie dostęp do tych faktur, na żądanie
    odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, przy jednoczesnym
    niszczeniu papierowych oryginałów po zastosowaniu przez Państwa rzetelnych procedur
    w ramach kontroli biznesowej, to opisany sposób ich przechowywania będzie zgodny z
    powołanymi przepisami. Tym samym, w odniesieniu do opisanej procedury

    przechowywania dokumentów zakupowych, spełnione zostaną warunki określone w art.
    106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.
    W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:
      W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności
      opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo
      do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z
      zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
    Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:
      Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur
      otrzymanych przez podatnika z tytułu:
        a) nabycia towarów i usług,
        b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem
        usługi.
    Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje
    wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje
    podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem
    podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
    Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku
    naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn.
    takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania
    podatkowego).
    Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod
    warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art.
    86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88
    ustawy.
    Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego
    powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik
    posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do
    wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do
    odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od
    formy, w jakiej podatnik przechowuje otrzymane faktury.
    Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest jednak niezbędne do tego, aby podatnik
    nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej
    kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4 ustawy, które to organy
    muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym
    przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady
    przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika
    dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku
    należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.
    Są Państwo czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. Zatem, co do zasady,
    zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, będą Państwo mieli prawo do odliczenia podatku VAT z
    otrzymanych faktur i innych dokumentów z nimi zrównanych, przy założeniu, że faktury i
    dokumenty zrównane z fakturami będą dokumentować zakup towarów i usług
    wykorzystywanych przez Państwo do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.
    Tym samym, nie utracą Państwo nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku
    naliczonego w związku z dokonanymi zakupami towarów i usług, udokumentowanych
    fakturami lub dokumentami zrównanymi z fakturami, otrzymanych w wersji papierowej
    bądź elektronicznej, a przechowywanych przez Państwa wyłącznie w formie elektronicznej
    (opisanej we wniosku). Istotne jest przy tym, aby otrzymywane ww. faktury nie dotyczyły
    wydatków wymienionych w art. 88 ustawy. Będzie to oznaczało, że nie zaistnieją

    przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym
    przepisie.
    Tym samym Państwa stanowisko uznaję za prawidłowe.
    Wskazać należy, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania w
    formie elektronicznej otrzymanych przez Państwa w wersji papierowej lub elektronicznej
    faktur i dokumentów zrównanych z fakturami. Przepisy ustawy o podatku od towarów i
    usług nie regulują kwestii przechowywania w sposób elektroniczny innych dokumentów.
    Zatem niniejsza interpretacja nie dotyczy elektronicznego przechowywania pozostałych
    dokumentów związanych z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą.

## Dodatkowe informacje

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem
    zdarzenia przyszłego). Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub
    nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia
    przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy,
    gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się
    będzie z opisem stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w
    złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na
    wynikającym z treści wniosku opisie zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku
    postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie
    określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków
    prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w
    opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
    Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego i stanu
    prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
    Ta interpretacja indywidualna rozstrzyga w zakresie podatku od towarów i usług
    natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych zostanie wydane
    odrębne rozstrzygnięcie.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
        Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb
        ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz.
        111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja
        będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i
        zastosują się Państwo do interpretacji.
        Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
        1) z zastosowaniem art. 119a;
        2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5
        ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
        3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
        Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
        w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
        Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
        w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na
        adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS
        /SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.