Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPB-2-1/4511-428/15/AD
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2015-11-30
Teza: zwrot wydatków z tytułu opłat za parkingi oraz przejazdy autostradami
Słowa kluczowe: autostrada; parking-opłata parkingowa; podróż; płatnik; zwolnienie-zwolnienie przedmiotowe
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 5 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U., poz. 643) – Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 2 września 2015 r. (data wpływu do Biura – 11 września 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych zwrotu wydatków z tytułu opłat za parkingi oraz przejazdy autostradami poniesionych przez kandydatów na pracowników– **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 11 września 2015 r. wpłynął do Biura ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych m.in. w zakresie skutków podatkowych zwrotu wydatków z tytułu opłat za parkingi oraz przejazdy autostradami poniesionych przez kandydatów na pracowników.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

W związku z planami otwarcia nowego biura Spółki w W. i wiążącą się z tym potrzebą zatrudnienia nowych pracowników, Spółka przeprowadza proces rekrutacyjny nowych zespołów.

W celu wyselekcjonowania osób o odpowiednich kwalifikacjach Spółka zaprasza kandydatów na rozmowy kwalifikacyjne, w trakcie których pracownicy rozwiązują testy logiczne oraz testy programistyczne z wymaganego języka programowania. Z uwagi na obecny brak biura w W., kandydaci są zapraszani do sal konferencyjnych w hotelu, które Spółka wynajmuje na te spotkania.

Kandydaci, którzy uzyskali pozytywne rezultaty w pisemnych testach otrzymują zaproszenia do odbycia indywidualnych rozmów kwalifikacyjnych. Czas trwania indywidualnego spotkania z kandydatem wynosi około 4-6 godzin.

Każdy kandydat samodzielnie decyduje, czy spotkanie rekrutacyjne ma odbyć się w siedzibie Spółki w K. (Polska), czy w H. w Wielkiej Brytanii (w siedzibie O.I., dalej: „spółka matka”).

Osoby zaproszone, przed odbyciem podróży są informowane, że mają możliwość otrzymania zwrotu poniesionych wydatków. Spotkania indywidualnie nie odbywają się we W. z przyczyn technicznych – Spółka nie posiadała biura w W., a część zadań sprawdzających umiejętności kandydata jest niemożliwa do wykonania zdalnie, bez dostępu do bazy danych i systemów informatycznych Spółki. Jedynie w przypadku rekrutacji na niektóre stanowiska spotkania odbywają się w W. w wynajętych przez Spółkę salach konferencyjnych, gdy pozwalają na to względy techniczne. W takim przypadku spotkanie rekrutacyjne jest przeprowadzane przez 5 osób oddelegowanych z siedziby w K.

W zależności od decyzji kandydata dotyczącej miejsca przeprowadzenia rozmowy rekrutacyjnej:

\- gdy proces rekrutacyjny odbywa się w K.:

1.  kandydat samodzielnie pokrywa koszty przejazdu do K. wybranym środkiem transportu. W przypadku gdy osoba zaproszona na rozmowę rekrutacyjną podróżuje z W. do K. samochodem i wystąpi o zwrot kosztów przejazdu, Spółka wypłaca tej osobie kwotę stanowiącą zwrot kosztów w wysokości określonej w § 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, a ponadto zwraca koszty przejazdu autostradami płatnymi (poza limitem tzw. kilometrówki);
2.  Spółka rezerwuje i opłaca dla kandydata nocleg w hotelu w K., jak również parking (jeżeli kandydat poinformował Spółkę, że odbędzie podróż do K. samochodem). W przypadku braku wcześniejszej informacji o przyjeździe samochodem, kandydat samodzielnie ponosi koszt parkingu, a następnie otrzymuje jego zwrot w pełnej kwocie na podstawie złożonego rozliczenia (bez dołączania do rozliczenia ewidencji przebiegu pojazdu). Ze względu na czas trwania spotkania rekrutacyjnego kandydaci zazwyczaj przyjeżdżają do K. w dzień poprzedzający rekrutację;

\- gdy proces rekrutacyjny odbywa się w H.:

1.  kandydat samodzielnie pokrywa koszty transportu do siedziby spółki matki;
2.  kandydat samodzielnie rezerwuje i opłaca nocleg w rekomendowanym przez Spółkę hotelu w H. oraz lot rekomendowanymi liniami lotniczymi. Spółka dokonuje rezerwacji lotu i noclegu za kandydata jedynie w przypadku zgłoszenia przez niego problemów z samodzielną rezerwacją. Koszty transportu do siedziby spółki matki pokrywa kandydat.

Spółka dokonuje rezerwacji lotu i noclegu za kandydata jedynie w przypadku zgłoszenia przez niego problemów z samodzielną rezerwacją.

Koszty transportu do siedziby spółki matki pokrywa kandydat.

Kandydat po powrocie, bez względu na wynik rekrutacji, otrzymuje od rekrutera formularz Expenses claim (formularz rozliczenia poniesionych kosztów).

W celu otrzymania zwrotu poniesionych wydatków, kandydat zobowiązany jest złożyć uzupełniony formularz wraz z dowodami poniesienia wydatków tj. rachunkami/wyciągiem z karty płatniczej, biletami, paragonami za autostradę. W przypadku, gdy kandydatowi jest zwracany również koszt podróży z W. do K., kandydat dołącza do formularza Expenses claim również ewidencję przebiegu prywatnego pojazdu dla celów Spółki (tzw. kilometrówkę).

Spółka po otrzymaniu ww. dokumentów zwraca kandydatowi sumę poniesionych kosztów. Najczęściej Spółka zwraca powyższe wydatki przed zawarciem z daną osobą umowy o pracę, jednak zdarzają się sytuacje, gdy zwrot kosztów następuje na rzecz osoby, która w momencie wypłaty jest już pracownikiem Spółki (w przypadku, gdy dana osoba złoży Expenses claim dopiero po podpisaniu umowy o pracę).

Należy zaznaczyć, że kandydat zarówno w momencie zakupu biletów, jak i dojazdu na rozmowę kwalifikacyjną nie jest pracownikiem Spółki i nie jest pewne, czy stosunek pracy zostanie zawarty z daną osobą w przyszłości.

W tym stanie faktycznym Wnioskodawca powziął wątpliwości, czy zwrot wydatków na rzecz osób ubiegających się o pracę w Spółce, bez względu na ostateczny wynik rekrutacji, stanowi przychód kandydatów, od którego Spółka jako płatnik zobowiązana jest pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy w przypadku zwrotu przez Spółkę na rzecz kandydatów kosztów opłat za przejazdy autostradami i parkingi, po stronie kandydatów należności te korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych w pełnej poniesionej wysokości, czy tylko w ramach limitu określonego w § 3 ust. 4 rozporządzenia o podróżach służbowych (do wysokości tzw. kilometrówki)?

Zdaniem Wnioskodawcy, zwrot (pokrycie) przez Spółkę kosztów przejazdów autostradami oraz opłat za parkingi ponoszonych w podróży przez kandydatów korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych w pełnej wysokości.

Wnioskodawca wskazał, że przepisy rozporządzenia o podróżach służbowych nie zaliczają opłat za autostrady i parkingi ponoszonych w podróży służbowej do wydatków związanych z używaniem samochodu. Wynika to z § 4 ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych, który traktuje je jako inne niezbędne wydatki związane z podróżą służbową. Zatem opłaty za parkingi czy za przejazd płatną autostradą są rozliczane poza ewidencją przebiegu pojazdu dla celów służbowych tworzoną na podstawie § 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia o podróżach służbowych (tzw. kilometrówką) i przysługują pracownikowi oddzielnie, w wysokości faktycznie poniesionej. W rezultacie, po stronie pracownika zwrot omawianych opłat stanowi przychód zwolniony od podatku w pełnej poniesionej wysokości, a nie w ramach limitu kilometrów związanego z używaniem samochodu.

Odnosząc powyższe do stanu faktycznego będącego przedmiotem wniosku, należy stwierdzić, że zwrot kosztów za przejazd płatną autostradą czy opłat parkingowych na rzecz kandydatów, będzie przychodem tych osób w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże zwolnionym z tego podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) cyt. ustawy. Kwota zwolnienia z tego tytułu nie jest wliczana do kwoty limitowanego zwolnienia dotyczącego kosztów samego przejazdu (tzw. kilometrówki). W konsekwencji, na Wnioskodawcy nie ciąży obowiązek pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od zwróconych kwot.

Uzasadniając swoje stanowisko, Wnioskodawca powołał na jego potwierdzenie interpretację indywidualną.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie należy zaznaczyć, że niniejsza interpretacja indywidualna z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych dotyczy przedstawionego we wniosku stanu faktycznego w zakresie objętym pytaniem oznaczonym we wniosku nr 2.

W pozostałym zakresie zostały wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest zasada powszechności opodatkowania. W myśl tej zasady, wyrażonej w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r., poz. 361, ze zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ww. ustawy zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 20 ust. 3 i art. 30f, przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Stosownie do treści art. 10 ust. 1 pkt 9 ww. ustawy źródłem przychodów są tzw. „inne źródła”.

Zgodnie natomiast z art. 20 ust. 1 tej ustawy, za przychody z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9, uważa się w szczególności: kwoty wypłacone po śmierci członka otwartego funduszu emerytalnego wskazanej przez niego osobie lub członkowi jego najbliższej rodziny, w rozumieniu przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, kwoty uzyskane z tytułu zwrotu z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego oraz wypłaty z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego, w tym także dokonane na rzecz osoby uprawnionej na wypadek śmierci oszczędzającego, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, alimenty, stypendia, dotacje (subwencje) inne niż wymienione w art. 14, dopłaty, nagrody i inne nieodpłatne świadczenia nienależące do przychodów określonych w art. 12-14 i 17 oraz przychody nieznajdujące pokrycia w ujawnionych źródłach.

Jak dowodzi użycie sformułowania „w szczególności”, definicja przychodów z innych źródeł ma charakter otwarty i nie ma przeszkód, aby do tej kategorii zaliczyć również przychody inne niż wymienione wprost w przepisie art. 20 ust. 1 ww. ustawy.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ww. ustawy wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).

W myśl art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przepis ust. 1 pkt 16 lit. b) stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1.  w celu osiągnięcia przychodów lub
2.  w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
3.  przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
4.  przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

W powołanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy ustawodawca posłużył się terminem „podróż” bez określenia „służbowa”, dlatego też zakres tego zwolnienia jest szerszy, ponieważ nie ogranicza się ono jedynie do podróży służbowych, ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami, pod warunkiem, że wypłacone diety i inne należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów świadczeniobiorców oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Z opisanej we wniosku sytuacji wynika, że w celu wyselekcjonowania osób o odpowiednich kwalifikacjach Spółka zaprasza kandydatów na rozmowy kwalifikacyjne. Osoby zaproszone, przed odbyciem podróży są informowane, że mają możliwość otrzymania zwrotu poniesionych wydatków.

W zależności od decyzji kandydata dotyczącej miejsca przeprowadzenia rozmowy rekrutacyjnej, gdy proces rekrutacyjny odbywa się w K.:

1.  kandydat samodzielnie pokrywa koszty przejazdu do K. wybranym środkiem transportu. W przypadku gdy osoba zaproszona na rozmowę rekrutacyjną podróżuje z W. do K. samochodem i wystąpi o zwrot kosztów przejazdu, Spółka wypłaca tej osobie kwotę stanowiącą zwrot kosztów w wysokości określonej w § 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, a ponadto zwraca koszty przejazdu autostradami płatnymi (poza limitem tzw. kilometrówki);
2.  Spółka rezerwuje i opłaca dla kandydata nocleg w hotelu w K., jak również parking (jeżeli kandydat poinformował Spółkę, że odbędzie podróż do K. samochodem). W przypadku braku wcześniejszej informacji o przyjeździe samochodem, kandydat samodzielnie ponosi koszt parkingu, a następnie otrzymuje jego zwrot w pełnej kwocie na podstawie złożonego rozliczenia (bez dołączania do rozliczenia ewidencji przebiegu pojazdu);

Kandydat po powrocie, bez względu na wynik rekrutacji otrzymuje od rekrutera formularz rozliczenia poniesionych kosztów.

W celu otrzymania zwrotu poniesionych wydatków, kandydat zobowiązany jest złożyć uzupełniony formularz wraz z dowodami poniesienia wydatków tj. rachunkami/wyciągiem z karty płatniczej, biletami, paragonami za autostradę.

Spółka po otrzymaniu ww. dokumentów zwraca kandydatowi sumę poniesionych kosztów. Najczęściej Spółka zwraca powyższe wydatki przed zawarciem z daną osobą umowy o pracę, jednak zdarzają się sytuacje, gdy zwrot kosztów następuje na rzecz osoby, która w momencie wypłaty jest już pracownikiem Spółki (w przypadku, gdy dana osoba złoży Expenses claim dopiero po podpisaniu umowy o pracę).

Kandydat zarówno w momencie zakupu biletów, jak i dojazdu na rozmowę kwalifikacyjną nie jest pracownikiem Spółki i nie jest pewne, czy stosunek pracy zostanie zawarty z daną osobą w przyszłości.

Zasady rozliczania podróży służbowych reguluje ww. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

W myśl § 2 powołanego powyżej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1.  diety;
2.  zwrot kosztów:
    1.  przejazdów,
    2.  dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
    3.  noclegów,
    4.  innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Stosownie do treści § 3 ust. 1 cyt. rozporządzenia, środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Zgodnie zaś z § 3 ust. 3 powołanego rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

W myśl § 3 ust. 4 cyt. rozporządzenia w przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21).

Zgodnie z § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej (ust. 2 § 4 ww. rozporządzenia).

Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 5 ust. 2 rozporządzenia).

Odnosząc się do powyższych uregulowań wskazać należy, że zwrot kosztów za przejazdy płatnymi autostradami i opłat parkingowych osobie ubiegającej się o pracę (bez względu na ostateczny wynik rekrutacji) – na warunkach wskazanych w ww. rozporządzeniu – stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże zwolniony z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Kwota zwolnienia z tego tytułu nie jest wliczana do kwoty zwolnienia limitowanego, dotyczącego kosztów samego przejazdu (tzw. kilometrówki). To oznacza, że kwota zwrotu tych wydatków nie rodzi obowiązku opodatkowania, a co za tym idzie na Wnioskodawcy nie ciąży obowiązek pobrania od ww. kwot zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Wobec powyższego, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

W odniesieniu do powołanej przez Wnioskodawcę interpretacji organów podatkowych należy stwierdzić, że interpretacja ta została wydana w indywidualnej sprawie i nie jest wiążąca dla organu wydającego przedmiotową interpretację.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.