Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/4512-157/16/JJ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2016-04-26
Teza: - uznanie czy przedstawiony sposób przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego, - prawo do odliczenia podatku VAT z faktur archiwizowanych wraz z załącznikami w formie elektronicznej, - uznanie czy dokumenty gromadzone i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej uprawniają do zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów.
Słowa kluczowe: dokumentacja; dokumenty-przechowywanie dokumentów; dostawa-dostawa wewnątrzwspólnotowa; dostawa-dostawa wewnątrzwspólnotowa towarów; faktura-faktura VAT; przechowywanie; przewóz-dokumenty przewozowe; stawka; towar-wywóz towarów
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VIII-Rozdział 1-art. 42; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2015r., poz. 613 ze zm.) oraz § 2 i § 6 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 18 lutego 2016 r. (data wpływu 24 lutego 2016 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

*   uznania czy przedstawiony sposób przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego – **jest prawidłowe,**
*   prawa do odliczenia podatku VAT z faktur archiwizowanych wraz z załącznikami w formie elektronicznej – **jest prawidłowe,**
*   uznania czy dokumenty gromadzone i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej uprawniają do zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 24 lutego 2016 r. wpłynął do tut. organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

*   uznania czy przedstawiony sposób przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego,
*   prawa do odliczenia podatku VAT z faktur archiwizowanych wraz z załącznikami w formie elektronicznej,
*   uznania czy dokumenty gromadzone i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej uprawniają do zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów.

W przedmiotowym wniosku zostały przedstawione następujące zaistniałe stany faktyczne/zdarzenia przyszłe:

Spółka (Wnioskodawca) jest zarejestrowana jako czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz jako podatnik VAT UE. Spółka prowadzi działalności w zakresie m.in. sprzedaży hurtowej mięsa. Spółka utrzymuje stosunki handlowe z szeregiem kontrahentów zarówno z państw członkowskich Unii Europejskiej innych niż Polska jak i państw trzecich. W związku z tym, Spółka wystawia, jak i otrzymuje znaczne ilości faktur dokumentujących sprzedaż dokonywaną przez Spółkę oraz nabycia przez nią towarów i usług. Ponadto, w związku ze zdarzeniami gospodarczymi, Spółka wystawia oraz otrzymuje również inne dokumenty niezbędne dla celów księgowych.

Większą część transakcji stanowi wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów w rozumieniu art. 13 ust. 1 ustawy o VAT, które Spółka opodatkowuje stawką 0%, pod warunkiem zrealizowania wymogów, o których mowa w art. 42 ust. 1 ustawy o VAT, tj.:

1.  dokonanie dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej;
2.  przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiadanie w dokumentacji dowodów, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju;
3.  podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.

Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, Wnioskodawca gromadzi niezbędne dokumenty potwierdzające zrealizowane transakcje WDT, tj. specyfikacje poszczególnych sztuk ładunku, a także podpisane przez odbiorcę dokumenty przewozowe (listy przewozowe CMR), z których według Spółki jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do odbiorcy lub miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju, ponieważ dokumenty te są podpisane, ewentualnie również opieczętowane, przez odbiorcę towarów.

Spółka od początku 2016 r. korzysta z systemu archiwizacji elektronicznej wszystkich otrzymywanych faktur i dokumentów księgowych. Jednakże, obok archiwum elektronicznego Spółka w dalszym ciągu utrzymuje i przechowuje dokumentację w formie papierowej.

Ze względu na skalę działalności i w związku z dużymi nakładami ponoszonymi na przesyłkę, gromadzenie i przechowywanie przedmiotowych dokumentów w postaci papierowej, Spółka rozważa odstąpienie od tej formy przechowywania tych dokumentów na rzecz gromadzenia ich i przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej, bez jednoczesnego przechowywania tych dokumentów w formie papierowej.

Zgodnie z tym modelem archiwizacji (digitalizacji), dokumenty otrzymane pierwotnie w formie papierowej, są skanowane i zapisywane w formie cyfrowego (elektronicznego) obrazu zeskanowanego dokumentu (w formacie PDF). Spółka od 2016 r. archiwizuje elektronicznie między innymi następujące dokumenty:

1.  Dokumenty transportowe (specyfikację poszczególnych sztuk ładunków, CMR) oraz inne dokumenty związane z dokonanymi wewnątrzwspólnotowymi dostawami towarów otrzymane od przewoźnika bądź bezpośrednio od nabywcy w formie elektronicznej (w formacie pdf lub innym nieedytowalnym formacie otrzymane e-mailem od odbiorcy) oraz w formie papierowej, które są skanowane przez Spółkę. Skanowanie dokumentów odbywa się w momencie ich otrzymania, czyli przed terminem na złożenie przez Spółkę deklaracji VAT-7, w której wykazane zostaną transakcje WDT opodatkowane stawką 0% i potwierdzone za pomocą tych dokumentów. Powyższe dokumenty transportowe oraz inne dokumenty będą potwierdzać, że dostawy w ramach WDT zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.
2.  Dokumenty transportowe (specyfikację poszczególnych sztuk ładunków, CMR) oraz inne dokumenty związane z potwierdzeniem dokonanych exportów towarów poza granice Unii Europejskiej (SAD)
3.  Faktury dokumentujące sprzedaż - Spółka wystawia faktury (dostarczane do kontrahentów w formie papierowej) w następujący sposób: faktura zostaje automatycznie wygenerowana w formie elektronicznej za pomocą systemu księgowego. Po wygenerowaniu faktury z systemu, Spółka pierwszy egzemplarz faktury przesyła w formie papierowej do kontrahenta przy wykorzystaniu tradycyjnej poczty, przy czym drugi egzemplarz faktury dołącza do dokumentacji papierowej jak i archiwizowany do systemu od razu w formie elektronicznej.
4.  Faktury zakupowe otrzymane w wersjach papierowych - oryginały faktur dokumentujących nabycie towarów i usług otrzymane od kontrahentów w formie papierowej są skanowane przez Spółkę i wprowadzane do archiwum elektronicznego Spółki.
5.  Potwierdzenia że w chwili dokonania sprzedaży/dostawy nabywca posiadał właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Skanowania dokumentów dokonują pracownicy Spółki. Po zeskanowaniu danego dokumentu, Spółka nie ma możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w jego treści. W konsekwencji, powstaje wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego.

Wszystkie zeskanowane dokumenty przechowywane będą przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur oraz innych dokumentów księgowych, z alokacją do odpowiednich okresów rozliczeniowych.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy w przedstawionym zaistniałym stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym, przechowywanie faktur sprzedażowych dokumentujących dostawę towarów i świadczenie usług wyłącznie w wersji elektronicznej, jest zgodne z przepisami ustawy o VAT?
2.  Czy w przedstawionym zaistniałym stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wraz z załącznikami wyłącznie w formie elektronicznej - przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy?
3.  Czy dokumenty przewozowe (listy przewozowe CMR) gromadzone i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w postaci skanu oryginalnego listu przewozowego CMR, tj. takiego, który zawiera m.in. podpis nabywcy potwierdzający odbiór towaru), bez jednoczesnego przechowywania ich w formie papierowej, będą miały moc dowodową dokumentów w rozumieniu art. 42 ust. 3 ustawy o VAT i tym samym będą uprawniać Spółkę do stosowania stawki 0% dla realizowanych przez Spółkę transakcji WDT (pod warunkiem spełnienia pozostałych wymogów dokumentacyjnych)?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Ad. 1

Zdaniem Spółki, w przedstawionym zaistniałym stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym, przechowywanie faktur sprzedażowych dokumentujących dostawę towarów i świadczenie usług wyłącznie w wersji elektronicznej, jest zgodne z przepisami ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W zakresie samego przechowywania faktur, zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 1, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zdaniem Spółki, opisane przechowywanie faktur sprzedażowych w formie zdigitalizowanej, zarówno tych wystawionych w formie elektronicznej, jak i skanowanych z wersji papierowej, jest zgodne z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT. Żaden przepis ustawy o VAT nie nakłada obowiązku przechowywania faktur wyłącznie w wersji papierowej czy elektronicznej.

W związku z powyższym, przechowywanie przez Spółkę faktur sprzedażowych dokumentujących dostawę towarów i świadczenie usług wyłącznie w wersji elektronicznej jest zgodne z przepisami ustawy o VAT, gdyż:

*   system archiwizacji wdrożony przez Spółkę zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność,
*   Spółka przechowuje faktury w podziale na okresy rozliczeniowe,
*   Spółka, w przypadku żądania organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej będzie w stanie zapewnić dostęp do zarchiwizowanych faktur.

Ad. 2

Zdaniem Spółki, w przedstawionym zaistniałym stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym będzie przysługiwało jej prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wraz z załącznikami wyłącznie w formie elektronicznej - przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów/usług.

Zgodnie z definicją z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Jednocześnie zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Brzmienie powyższych przepisów nie nakłada na podatnika obowiązku przechowywania otrzymanej faktury w postaci materialnej (papierowej). Co więcej, nie nakazuje tego żaden inny przepis ustawy VAT. Spółka pragnie również zauważyć, że w przepisach ustawy o VAT nie została zakazana zmiana formatu faktur otrzymywanych przez podatników.

W związku z powyższym, skoro przepisy VAT nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego VAT ani od rodzaju faktury, ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe, to zdaniem Spółki prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej zostało zachowane. W konsekwencji, przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, zniszczenie papierowych wersji faktur otrzymanych przez Spółkę nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku VAT.

Powyższy pogląd został potwierdzony m.in. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 1 czerwca 2015 r. o sygn. 1PTPP4/4512-129/15-4/OS, w której uznano, że „(\`(...)\`) Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. (\`(...)\`) fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych".

Powyższy pogląd znalazł również potwierdzenie w innych interpretacjach takich jak:

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 7 maja 2015 r. o sygn. IPPP2/4512-217/15-4/AO,
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 28 kwietnia 2015 r. o sygn. IPPP2/4512-73/15-4/RR,
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 6 marca 2015 r. o sygn. IBPP3/4512-27/15/MN.

Ad. 3

Zdaniem Wnioskodawcy, dokumenty przewozowe (listy przewozowe CMR) gromadzone i przechowywane przez niego wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w postaci skanu oryginalnego listu przewozowego CMR, zawierającego m.in. podpis nabywcy potwierdzający odbiór towaru), bez jednoczesnego przechowywania ich w formie papierowej, będą miały moc dowodową dokumentów w rozumieniu art. 42 ust. 3 ustawy o VAT. W konsekwencji, tak samo jak dokumenty papierowe, będą one stanowić jeden z dokumentów będących podstawą zastosowania stawki 0% dla realizowanych przez Spółkę transakcji WDT.

Zgodnie z art. 41 ust. 3 ustawy o VAT, w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawka podatku wynosi 0%. Aby podatnik mógł zastosować stawkę 0% dla WDT powinien przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy posiadać w swojej dokumentacji dowody potwierdzające fakt, że towary zostały wywiezione i dostarczone do nabywcy na terytorium innego niż Polska państwa UE. W ocenie Spółki, za dokumenty przewozowe, o których mowa w art. 42 ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT można uznać w szczególności skan podpisanego przez nabywcę towarów dokumentu przewozowego otrzymanego od przewoźnika (skan podpisanego przez nabywcę dokumentu CMR).

Zdaniem Wnioskodawcy, biorąc pod uwagę fakt, że przepisy ustawy o VAT nie stanowią o formie dokumentów wymienionych w art. 42 ust. 3 pkt 1, każda forma tych dokumentów jest dopuszczalna. Należy zauważyć, że w przywołanym artykule nie wskazano, w jakiej formie dokumenty powinny występować, aby uznać je za wystarczające do zakwalifikowania ich jako dowody uprawniające do zastosowania preferencyjnej stawki 0% dla WDT. W rezultacie rozróżnienie dokumentów dla celów dowodowych na dokumenty w formie papierowej (podpisany przez nabywcę egzemplarz dokumentu CMR) czy elektronicznej (skan podpisanego przez nabywcę dokumentu CMR przesłany na wskazany adres poczty e-mail), nie powinno mieć wpływu na możliwość zastosowania stawki podatku 0% dla WDT, o ile jednoznacznie będą dowodzić wywóz i dostarczenie towaru do nabywcy w kraju członkowskim UE innym niż Polska. Stanowisko w niniejszej kwestii znalazło również potwierdzenie w interpretacji indywidualnej z dnia 8 stycznia 2014 r. Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu (sygn. ILPP4/443-465/13-3/ISN), w której organ podatkowy wskazał, że „(\`(...)\`) w dobie szeroko rozumianej komunikacji technicznej nie ma podstaw do odmawiania mocy dowodowej dokumentowi przysłanemu np. w formie elektronicznej, skanem czy faksem. Dla zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT nie jest konieczne posiadanie dokumentu przewozowego w formie papierowej, wystarczy jego wersja elektroniczna (w szczególności skan -wraz z podpisem nabywcy potwierdzającym odbiór towaru) (\`(...)\`)". Wobec powyższego można wnioskować, że prawo Spółki do zastosowania preferencyjnej stawki podatku VAT nie jest uzależnione od posiadania oryginałów dowodów w formie papierowej, stąd też nie ma podstaw do odmówienia mocy dowodowej dokumentom dostarczonym w formie elektronicznej za pomocą e-mail (skan). Niniejszym Spółka uważa, że będąc w posiadaniu skanu listu przewozowego CMR będzie posiadać jeden z wymienionych w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT dowodów uprawniających ją do zastosowania preferencyjnej stawki podatku VAT dla WDT.

Spółka pragnie zaznaczyć, iż powyższy pogląd wielokrotnie znajdował potwierdzenie również w najnowszych interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe, w tym m.in.:

*   interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 17 lipca 2015 r. o sygn. IBPP4/4512-191/15/EK,
*   interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 10 marca 2015 r. o sygn. IPTPP2/443-929/14-2/DS,
*   interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 28 sierpnia 2014 r. o sygn. IPPP3/443-530/14-2/JF.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych zaistniałych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, ze zm.), zwanej dalej również ustawą lub ustawą o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106g ust. 1 ww. ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Jak stanowi art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy o podatku od towarów i usług, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie;
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawionych/otrzymanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści oraz czytelność faktury, a ten warunek można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jak już wskazano, wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści oraz czytelność faktury, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Zatem, w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że przechowywanie faktur – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu, jest zgodne z powyższymi przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1 jest prawidłowe.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w tych dokumentach (fakturach), należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca jest zarejestrowany jako czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz jako podatnik VAT UE. Spółka wystawia, jak i otrzymuje znaczne ilości faktur dokumentujących sprzedaż dokonywaną przez Spółkę oraz nabycia przez nią towarów i usług. Ponadto, w związku ze zdarzeniami gospodarczymi, Spółka wystawia oraz otrzymuje również inne dokumenty niezbędne dla celów księgowych.

Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, Wnioskodawca gromadzi niezbędne dokumenty potwierdzające zrealizowane transakcje WDT, tj. specyfikacje poszczególnych sztuk ładunku, a także podpisane przez odbiorcę dokumenty przewozowe (listy przewozowe CMR), z których według Spółki jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do odbiorcy lub miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju, ponieważ dokumenty te są podpisane, ewentualnie również opieczętowane, przez odbiorcę towarów.

Spółka od początku 2016 r. korzysta z systemu archiwizacji elektronicznej wszystkich otrzymywanych faktur i dokumentów księgowych. Jednakże, obok archiwum elektronicznego Spółka w dalszym ciągu utrzymuje i przechowuje dokumentację w formie papierowej.

Ze względu na skalę działalności i w związku z dużymi nakładami ponoszonymi na przesyłkę, gromadzenie i przechowywanie przedmiotowych dokumentów w postaci papierowej, Spółka rozważa odstąpienie od tej formy przechowywania tych dokumentów na rzecz gromadzenia ich i przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej, bez jednoczesnego przechowywania tych dokumentów w formie papierowej.

Zgodnie z tym modelem archiwizacji (digitalizacji), dokumenty otrzymane pierwotnie w formie papierowej, są skanowane i zapisywane w formie cyfrowego (elektronicznego) obrazu zeskanowanego dokumentu (w formacie PDF).

Skanowania dokumentów dokonują pracownicy Spółki. Po zeskanowaniu danego dokumentu, Spółka nie ma możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w jego treści. W konsekwencji, powstaje wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego.

Wszystkie zeskanowane dokumenty przechowywane będą przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur oraz innych dokumentów księgowych, z alokacją do odpowiednich okresów rozliczeniowych.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy uznać, że dokumenty (faktury) przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów będą potwierdzały prawo Wnioskodawcy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji przedmiotowych dokumentów (faktur), które zostaną objęte systemem archiwizacji nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich dokumentów (faktur).

Wobec tego, w niniejszej sprawie stwierdzić należy, że wdrożenie opisanego systemu archiwizowania i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej (w formacie PDF), nie będzie miało znaczenia dla prawa do odliczenia podatku VAT. Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku VAT z tak archiwizowanych faktur, przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy, uznające, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wraz z załącznikami wyłącznie w formie elektronicznej, przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, jest prawidłowe.

Przechodząc natomiast do kwestii uznania czy dokumenty gromadzone i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej uprawniają do zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów należy powołać się na poniższe przepisy.

Zgodnie z unormowaniem zawartym w art. 5 ust. 1 ustawy o VAT, opodatkowaniu ww. podatkiem, podlegają:

1.  odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;
2.  eksport towarów;
3.  import towarów na terytorium kraju;
4.  wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;
5.  wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy, przez wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 5, rozumie się wywóz towarów z terytorium kraju w wykonaniu czynności określonych w art. 7 na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, z zastrzeżeniem ust. 2-8.

W myśl art. 13 ust. 2 ustawy, przepis ust. 1 stosuje się pod warunkiem, że nabywca towarów jest:

1.  podatnikiem podatku od wartości dodanej zidentyfikowanym na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;
2.  osobą prawną niebędącą podatnikiem podatku od wartości dodanej, która jest zidentyfikowana na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;
3.  podatnikiem podatku od wartości dodanej lub osobą prawną niebędącą podatnikiem podatku od wartości dodanej, działającymi w takim charakterze na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, niewymienionymi w pkt 1 i 2, jeżeli przedmiotem dostawy są wyroby akcyzowe, które, zgodnie z przepisami o podatku akcyzowym, są objęte procedurą zawieszenia poboru akcyzy lub procedurą przemieszczania wyrobów akcyzowych z zapłaconą akcyzą;
4.  podmiotem innym niż wymienione w pkt 1 i 2, działającym (zamieszkującym) w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim, jeżeli przedmiotem dostawy są nowe środki transportu.

Stosownie do art. 13 ust. 6 ustawy wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów występuje, jeżeli dokonującym dostawy jest podatnik, o którym mowa w art. 15, zarejestrowany jako podatnik VAT UE zgodnie z art. 97, z zastrzeżeniem ust. 7.

Przywołane powyżej przepisy wskazują, że jeżeli wywóz towarów następuje w wyniku dokonania transakcji z ustalonym nabywcą, w celu przeniesienia na konkretny podmiot prawa do rozporządzania wywożonym towarem jak właściciel, zachodzi wówczas transakcja – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów w sprzedaży, której po stronie nabywcy odpowiada wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów w zakupie.

Zgodnie z art. 41 ust. 3 ustawy w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawka podatku wynosi 0%, z zastrzeżeniem art. 42.

Zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o podatku VAT, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, pod warunkiem że:

1.  podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej;
2.  podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju;
3.  podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.

W myśl art. 42 ust. 3 ustawy o podatku VAT, dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju:

1.  dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju - w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),
2.  (uchylony),
3.  specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku
4.  (uchylony)

\-z zastrzeżeniem ust. 4 i 5.

Natomiast w przypadku, gdy dokumenty wymienione w cyt. wyżej art. 42 ust. 3 i ust. 4 nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami w świetle art. 42 ust. 11 ustawy, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, a w szczególności:

1.  korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie,
2.  dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu,
3.  dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie w takim przypadku inny dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania,
4.  dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Analiza regulacji dotyczących transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy pozwala na wskazanie dwóch podstawowych warunków, od spełnienia których uzależnione jest potraktowanie danej czynności jako dostawy wewnątrzwspólnotowej.

Pierwszy z tych warunków dotyczy aspektu prawnego transakcji - jego spełnienie ma gwarantować, że czynność ta zostanie potraktowana jako wewnątrzwspólnotowe nabycie w państwie przeznaczenia i zostanie tam faktycznie opodatkowana.

Drugi z warunków dotyczy aspektu faktycznego transakcji tj. udokumentowania faktu wywozu towaru oraz dostarczenia go w ramach dostawy w państwie przeznaczenia – jego spełnienie pozwala na przyjęcie, że faktycznie nastąpił wywóz towarów z kraju i jego transport (przemieszczenie) do innego państwa członkowskiego. Ten ostatni warunek, od którego spełnienia zależy potraktowanie danej dostawy jako dostawy wewnątrzwspólnotowej, dotyczy udokumentowania faktu wywozu towaru oraz dostarczenia go w ramach dostawy w państwie przeznaczenia. Koncentruje się on zatem na faktycznych, a nie prawnych aspektach transakcji. Powyższy warunek został określony wprost w art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy.

W związku z powyższym ważne jest to, aby posiadane przez podatnika dokumenty zawierały informacje, z których jednoznacznie wynika, że określony towar został faktycznie dostarczony do nabywcy na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego. Tym samym prawo podatnika do zastosowania przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów preferencyjnej stawki podatku w wysokości 0% uzależnione jest od posiadania dokumentów potwierdzających jednoznacznie, że doszło do wywozu towaru poza terytorium Polski i dostarczenia ich do nabywcy w innym kraju UE.

Należy tutaj wskazać, że w uchwale Naczelnego Sądu Administracyjnego z 11 października 2010 r. sygn. akt. I FPS 1/10, NSA podkreślił, że wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów jest przede wszystkim jedną z czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, o czym stanowi art. 5 ust. 1 pkt 5 ustawy. Co do zasady, polega ona na wywozie towarów z terytorium kraju (Polski), w wykonaniu czynności określonych w art. 7, czyli dostawy towarów, na terytorium innego państwa członkowskiego, w określonych w ustawie warunkach. Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, przy spełnieniu określonych w ustawie przesłanek, podlega opodatkowaniu według stawki 0% (tzw. wspólnotowe zwolnienie z prawem do odliczenia), co z jednej strony powoduje, że transakcja wywozu towaru z Polski do innego kraju członkowskiego nie jest obciążana podatkiem, a jednocześnie dostawcy pozwala na odzyskanie podatku uiszczonego przy nabyciu tego towaru, co zapewnia realizację zasady neutralności podatku od towarów i usług. Zasada ta obowiązuje jednak tylko wówczas, gdy w wyniku tej transakcji (wywozu) obowiązek naliczenia podatku ciąży na nabywcy towaru (w innym państwie członkowskim), w wyniku wewnątrzwspólnotowego nabycia towaru (WNT) na terenie jego kraju (zasada opodatkowania w kraju przeznaczenia, konsumpcji). NSA stwierdził, że samo brzmienie art. 42 ust. 3 i 4 ustawy wskazuje na podstawowy katalog dokumentów potwierdzających dokonanie wywozu towarów i ich dostawę na terytorium innego państwa członkowskiego, który może być uzupełniony dodatkowymi dokumentami określonymi w art. 42 ust. 11 ustawy. Tym samym, zdaniem Sądu, w świetle art. 42 ust. 1, 3 i 11 ustawy dla zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów wystarczającym jest, aby podatnik posiadał jedynie niektóre dowody o jakich mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, uzupełnione dokumentami, wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy lub innymi dowodami w formie dokumentów, o których mowa w 180 § 1 Ordynacji podatkowej, o ile łącznie potwierdzają fakt dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Tym samym mając na uwadze powołane powyżej przepisy oraz powołaną wyżej uchwałę Sądu Najwyższego stwierdzić należy, że dla zastosowania stawki 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów wystarczającym jest, aby podatnik posiadał jedynie niektóre dowody, o jakich mowa w art. 42 ust. 3 i ust. 4 ustawy, uzupełnione dokumentami wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy. Dla udokumentowania takiej dostawy podatnik może także posiadać inne dowody w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Z treści wniosku wynika, że Wnioskodawca jest zarejestrowany jako czynny podatnik podatku od towarów i usług oraz jako podatnik VAT UE. Spółka utrzymuje stosunki handlowe z szeregiem kontrahentów zarówno z państw członkowskich Unii Europejskiej innych niż Polska jak i państw trzecich. W związku z tym, Spółka wystawia, jak i otrzymuje znaczne ilości faktur dokumentujących sprzedaż dokonywaną przez Spółkę oraz nabycia przez nią towarów i usług. Ponadto, w związku ze zdarzeniami gospodarczymi, Spółka wystawia oraz otrzymuje również inne dokumenty niezbędne dla celów księgowych.

Większą część transakcji stanowi wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów w rozumieniu art. 13 ust. 1 ustawy o VAT, które Spółka opodatkowuje stawką 0%, pod warunkiem zrealizowania wymogów, o których mowa w art. 42 ust. 1 ustawy o VAT, tj.:

1.  dokonanie dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej;
2.  przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiadanie w dokumentacji dowodów, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju;
3.  podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.

Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, Wnioskodawca gromadzi niezbędne dokumenty potwierdzające zrealizowane transakcje WDT, tj. specyfikacje poszczególnych sztuk ładunku, a także podpisane przez odbiorcę dokumenty przewozowe (listy przewozowe CMR), z których według Spółki jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do odbiorcy lub miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju, ponieważ dokumenty te są podpisane, ewentualnie również opieczętowane, przez odbiorcę towarów.

Spółka od początku 2016 r. korzysta z systemu archiwizacji elektronicznej wszystkich otrzymywanych faktur i dokumentów księgowych. Jednakże, obok archiwum elektronicznego Spółka w dalszym ciągu utrzymuje i przechowuje dokumentację w formie papierowej.

Ze względu na skalę działalności i w związku z dużymi nakładami ponoszonymi na przesyłkę, gromadzenie i przechowywanie przedmiotowych dokumentów w postaci papierowej, Spółka rozważa odstąpienie od tej formy przechowywania tych dokumentów na rzecz gromadzenia ich i przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej, bez jednoczesnego przechowywania tych dokumentów w formie papierowej.

Zgodnie z tym modelem archiwizacji (digitalizacji), dokumenty otrzymane pierwotnie w formie papierowej, są skanowane i zapisywane w formie cyfrowego (elektronicznego) obrazu zeskanowanego dokumentu (w formacie PDF). Spółka od 2016 r. archiwizuje elektronicznie między innymi następujące dokumenty:

1.  Dokumenty transportowe (specyfikację poszczególnych sztuk ładunków, CMR) oraz inne dokumenty związane z dokonanymi wewnątrzwspólnotowymi dostawami towarów otrzymane od przewoźnika bądź bezpośrednio od nabywcy w formie elektronicznej (w formacie pdf lub innym nieedytowalnym formacie otrzymane e-mailem od odbiorcy) oraz w formie papierowej, które są skanowane przez Spółkę. Skanowanie dokumentów odbywa się w momencie ich otrzymania, czyli przed terminem na złożenie przez Spółkę deklaracji VAT-7, w której wykazane zostaną transakcje WDT opodatkowane stawką 0% i potwierdzone za pomocą tych dokumentów. Powyższe dokumenty transportowe oraz inne dokumenty będą potwierdzać, że dostawy w ramach WDT zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.
2.  Dokumenty transportowe (specyfikację poszczególnych sztuk ładunków, CMR) oraz inne dokumenty związane z potwierdzeniem dokonanych exportów towarów poza granice Unii Europejskiej (SAD)
3.  Faktury dokumentujące sprzedaż - Spółka wystawia faktury (dostarczane do kontrahentów w formie papierowej) w następujący sposób: faktura zostaje automatycznie wygenerowana w formie elektronicznej za pomocą systemu księgowego. Po wygenerowaniu faktury z systemu, Spółka pierwszy egzemplarz faktury przesyła w formie papierowej do kontrahenta przy wykorzystaniu tradycyjnej poczty, przy czym drugi egzemplarz faktury dołącza do dokumentacji papierowej jak i archiwizowany do systemu od razu w formie elektronicznej.
4.  Faktury zakupowe otrzymane w wersjach papierowych - oryginały faktur dokumentujących nabycie towarów i usług otrzymane od kontrahentów w formie papierowej są skanowane przez Spółkę i wprowadzane do archiwum elektronicznego Spółki.
5.  Potwierdzenia że w chwili dokonania sprzedaży/dostawy nabywca posiadał właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Skanowania dokumentów dokonują pracownicy Spółki. Po zeskanowaniu danego dokumentu, Spółka nie ma możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w jego treści. W konsekwencji, powstaje wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego.

Wszystkie zeskanowane dokumenty przechowywane będą przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur oraz innych dokumentów księgowych, z alokacją do odpowiednich okresów rozliczeniowych.

Odnosząc się do wątpliwości Wnioskodawcy, wskazać należy, iż jak wynika z powyższych uregulowań, prawo podatnika do zastosowania przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów preferencyjnej stawki podatku w wysokości 0% uzależnione jest od posiadania dokumentów potwierdzających jednoznacznie, iż doszło do wywozu towaru poza terytorium Polski i dostarczenia ich do nabywcy w innym kraju UE. Istotą przywołanych przepisów jest przede wszystkim zobowiązanie podatnika do udowodnienia, iż towary będące przedmiotem dostawy rzeczywiście opuściły terytorium kraju, ze względu na korzystniejsze skutki podatkowe, niż w przypadku dostaw krajowych.

Podstawowe znaczenie dla udokumentowania wywozu towarów w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, realizowanej z udziałem przewoźnika lub spedytora odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, mają dokumenty wymienione w art. 42 ust. 3 ustawy.

Należy w tym miejscu zauważyć, że ustawa o podatku od towarów i usług nie zawiera definicji „dokumentu przewozowego”. Nawiązując do cyt. art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy, dokument ten powinien być dowodem potwierdzającym (łącznie z pozostałymi dowodami wskazanymi w art. 42 ust. 3 ustawy), że towar będący przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy został wywieziony z terytorium kraju i dostarczony do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju. List przewozowy opisany w Rozdziale III Konwencji Genewskiej o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów (CMR) z dnia 19 maja 1956 r. (Dz. U. z 1962 r. Nr 49, poz. 238, ze zm.), jest niewątpliwie dowodem zawarcia umowy przewozu. Zgodnie z art. 4 oraz art. 9 Konwencji Genewskiej list przewozowy stanowi dowód zawarcia umowy przewozu, warunków tej umowy oraz przyjęcia towaru przez przewoźnika, o ile nie zostanie przeprowadzony dowód przeciwny. Brak, nieprawidłowość lub utrata listu przewozowego nie wpływa na istnienie ani na ważność umowy przewozu, która mimo to podlega przepisom Konwencji. Zatem, sama Konwencja również nie ogranicza możliwości przeprowadzania dowodu w zakresie przewozu towarów tylko do listu przewozowego.

Zatem, nie jest prawidłowe utożsamianie pojęcia dokumentu przewozowego z art. 42 ust. 3 pkt 1 ustawy, tylko i wyłącznie z listem przewozowym. Za taki dokument uznać należy każdy dokument potwierdzający powierzenie przewoźnikowi lub spedytorowi przewozu lub spedycji towaru, zgodnego ze specyfikacją i fakturą, poza terytorium kraju i dostarczenie tego towaru do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju. Jeżeli dokument taki potwierdza essentialia negotii umowy przewozu (obowiązkiem kontrahenta przewoźnika jest wydanie towaru i zapłata wynagrodzenia za przewóz, natomiast podstawowym obowiązkiem przewoźnika jest przewiezienie towaru do miejsca przeznaczenia i wydanie go odbiorcy), nie można mu odmówić mocy dowodowej i uznać, że nie jest on dokumentem, o którym mowa w art. 42 ust. 3 pkt 1 ustawy (chyba, że istnieje dowód przeciwny).

Biorąc pod uwagę powyższe stwierdzić należy, iż dokumentem przewozowym, o którym mowa w art. 42 ust. 3 pkt 1 ustawy, może być każdy dokument otrzymany od przewoźnika (spedytora), z którego jednoznacznie wynika, że towary będące przedmiotem dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.

Należy przy tym zauważyć, że przepisy nie uzależniają zastosowania stawki 0% od posiadania oryginałów dowodów w formie papierowej. Tym samym brak jest podstaw do automatycznego kwestionowania gromadzonego i przechowywanego wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w postaci skanu oryginału) listu przewozowego lub innego dokumentu, jako dowodu w sprawie, gdy ustawa ta nie wprowadza wymogu posiadania oryginału dokumentu, a w razie jakichkolwiek wątpliwości, np. co do jego autentyczności, przewiduje możliwość złożenia innych dokumentów, wskazujących, iż nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa. Skoro zatem przepisy nie stanowią o ich formie, stąd można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona. Podkreślić przy tym należy, iż dokumenty powinny jednoznacznie dowodzić wywóz towarów z terytorium kraju i ich dostarczenie do odbiorcy na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. Jeżeli zatem będą to dokumenty gromadzone i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w postaci skanu oryginału) listu przewozowego CMR, niebudzące wątpliwości co do ich autentyczności, mogą one stanowić dowody, o których mowa w powołanych przepisach ustawy.

Mając na uwadze opis sprawy i powołane przepisy stwierdzić należy, że skoro z dokumentów przewozowych (listów przewozowych CMR) gromadzonych i przechowywanych przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w postaci skanu oryginalnego listu przewozowego CMR, tj. takiego, który zawiera m.in. podpis nabywcy potwierdzający odbiór towaru), jednoznacznie wynika, że towary zostały wywiezione z kraju i dostarczone do odbiorcy lub miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju, zatem mają one moc dowodową dokumentów (tak samo jak dokumenty papierowe) w rozumieniu art. 42 ust. 3 ustawy o VAT i tym samym będą stanowić jeden z dokumentów będących podstawą zastosowania stawki podatku w wysokości 0% dla realizowanych przez Wnioskodawcę transakcji WDT.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy uznające, że dokumenty przewozowe gromadzone i przechowywane przez niego wyłącznie w formie elektronicznej, bez jednoczesnego przechowywania ich w formie papierowej, będą miały moc dowodową dokumentów w rozumieniu art. 42 ust. 3 ustawy o VAT , w konsekwencji tak samo jak dokumenty papierowe, będą stanowić jeden z dokumentów będących podstawą zastosowania stawki 0% dla realizowanych przez Spółkę transakcji WDT, jest prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałych stanów faktycznych oraz zdarzeń przyszłych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzeń w przedstawionych stanach faktycznych, a w części dotyczącej zdarzeń przyszłych – stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie podkreślić należy, iż Organ wydając interpretację przepisów prawa podatkowego na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy. Niniejsza interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia informacji indywidualnej co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanego przez Wnioskodawcę. Tut. Organ informuje, iż nie jest właściwy do przeprowadzenia postępowania dowodowego, które w przedmiotowej sprawie umożliwiłoby weryfikację opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku.

W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.