Informacja Ministerstwa Finansów przekazywana do mediów na zapytania dziennikarzy
Organ: Ministerstwo Finansów
Data wydania: 2024-02-26
Teza: Samofakturowanie w KSeF w transakcjach realizowanych z udziałem podmiotów zagranicznych. Kwestia odpowiedzialności za korzystanie z KSeF i udzielone uprawnienia.
Słowa kluczowe: akceptacja; faktura-akceptacja faktury; faktura-faktura ustrukturyzowana; faktura-wystawienie faktury; fakturowanie; platforma; podmiot-podmiot zagraniczny; systemy-Krajowy System Faktur (KSeF)
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Faktury wystawione w imieniu i na rzecz podatnika; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja -Rozdział 1. Faktury -Krajowy System Faktur (KSeF) 
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106ga; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106gb

**Pytanie dziennikarza z 09.01.2024 r.:**

Zwracam się z uprzejmą prośbą o wyjaśnienie kilku wątpliwości dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur.

Rozporządzenie w sprawie przypadków odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, zwalnia od e-fakturowania w KSeF podmioty zagraniczne, nieposiadające polskiego NIP, którym polscy podatnicy (sprzedawcy) udzielili prawa do samofakturowania. Co jednak z sytuacjami odwrotnymi, gdy zagraniczne podmioty nieposiadające polskiego NIP (sprzedawcy) chcą udzielić prawa do samofakturowania polskiemu podatnikowi? Skoro polski podatnik (nabywca) będzie musiał wystawić e-fakturę w KSeF, w jaki sposób zagraniczny podmiot bez NIP ma udzielić w tym zakresie uprawnień?

Co z przypadkami przedsiębiorców, którzy współpracują z podmiotami zagranicznymi i w ramach tej współpracy są zobowiązani do wystawiania faktur przy użyciu zagranicznym platform. Platformy te nie mają i nie będą miały połączenia z KSeF, a kontynuacja współpracy grozić będzie albo wystawianiem faktur poza KSeF, albo dublowaniem fakturowania (na platformie i osobno w KSeF). Czy przewidywane są jakieś wyjątki lub wytyczne w tym zakresie?

Jak będzie wyglądać kwestia odpowiedzialności za samofakturowanie? W KSeF nie są przewidziane funkcjonalności dotyczące akceptacji wystawionej e-faktury i dokument taki po jego przesłaniu do KSeF jest pełnoprawny i skuteczny (rodzący skutki VAT, w tym na gruncie art. 108). W jaki sposób podmiot udzielający prawa do samofakturowania może się bronić przed procederami wystawiania e-faktur bez jego uprzedniej akceptacji? Czy Ministerstwo planuje w tym zakresie jakieś wytyczne lub modyfikacje systemowe?

Jak zostanie rozwiązana kwestia odpowiedzialności za korzystanie z KSeF i udzielone uprawnienia? W KSeF nie widać historii udzielanych i odebranych uprawnień, ani nie ma informacji, która z osób uprawnionych wystawiła daną e-fakturę. W jaki sposób podatnik ma te okoliczności ustalać i zapobiegać wystawianiu e-faktur bez jego zgody, a w skrajnych przypadkach dochodzić ewentualnych roszczeń odszkodowawczych? Czy Ministerstwo planuje w tym zakresie jakieś wytyczne lub modyfikacje systemowe?

* * *

**Odpowiedź Ministerstwa Finansów na zapytanie dziennikarza z 26.02.2024 r.:**

Podmiot, o którym mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, nabywający towary lub usługi od podatnika może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu, faktury zaliczkowe oraz faktury dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b ustawy. Jest to możliwe jeżeli ten podmiot i ten podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.

Procedura akceptacji treści faktury przed jej wystawieniem jest określana w umowie dotyczącej samofakturowania. Ustawa o podatku od towarów i usług nie narzuca konkretnych rozwiązań w tym zakresie.

Należy mieć jednak na uwadze, że potwierdzenie prawidłowości, wystawianej przez nabywcę, w imieniu i na rzecz sprzedawcy faktury na podstawie art. 106d ust. 1 ustawy, powinno nastąpić bezpośrednio przed jej wprowadzeniem do obrotu prawnego (tj. przed przesłaniem pliku xml do KSeF). Akceptacja może przybrać formę aktywną (np. przesłanie drogą mailową zastrzeżeń lub uwag do zaproponowanej przez nabywcę treści pliku xml przed przesłaniem go do KSeF bądź informacja mailowa o braku zastrzeżeń) lub bierną (np. brak zgłoszenia uwag w danym terminie oznacza akceptację zaproponowanej treści pliku xml). W przypadku, gdy sprzedawca nie zgodzi się z treścią przygotowanego przez nabywcę pliku xml, nie ma przeszkód, aby plik ten został poprawiony i dopiero w takiej postaci przesłany przez nabywcę do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

KSeF, który miał obowiązywać w formie obligatoryjnej od 1 lipca 2024 r. zostanie wdrożony w późniejszym terminie. Ministerstwo Finansów po przeprowadzeniu zewnętrznego audytu informatycznego KSeF wskaże nowy termin wdrożenia systemu.

Odnosząc się do przedstawionych w pytaniu wątpliwości podkreślamy, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie dotyczył wyłącznie faktur wystawianych w oparciu o polskie przepisy, w szczególności art. 106a-106q ustawy o podatku od towarów i usług.

Natomiast faktury wystawiane na podstawie przepisów zagranicznych nie będą przesyłane do KSeF. W przypadku transakcji realizowanych w ramach samofakturowania z kontrahentami zagranicznymi należy więc w pierwszej kolejności ustalić czy faktura wystawiana będzie na podstawie polskich czy zagranicznych przepisów. Przykładowo, gdy podatnik polski dokona zakupu towaru od podatnika podatku od wartości dodanej w ramach wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, to faktura dokumentująca tego typu transakcję wystawiana przez nabywcę samofakturującego (podatnika polskiego) nie będzie wystawiana w oparciu o polskie przepisy. Tym samym nie będzie także podlegała obowiązkowemu e-fakturowaniu w KSeF. W efekcie nie będzie przeciwskazań, aby w takim przypadku przedsiębiorca polski, który wystawiając fakturę, korzystał z zagranicznej platformy – nadal taką praktykę stosował.

Obecnie trwa proces legislacyjny, dotyczący projektu rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie przypadków odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Po określeniu nowego terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF, analizie zgłoszonych w trakcie konsultacji uwag, możliwe będzie wprowadzenie modyfikacji lub uszczegółowienie znajdujących się w projekcie rozporządzenia zapisów wyłączających stosowanie KSeF (w tym, w przypadkach dotyczących samofakturowania w transakcjach realizowanych z udziałem kontrahentów zagranicznych, występujących w roli sprzedawcy). Aktualnie trwa analiza tego zagadnienia.

Kwestie odpowiedzialności za wystawianie faktur wewnątrz organizacji mogą być kształtowane wyłącznie za pomocą regulacji wewnętrznych. Ustawa o podatku od towarów i usług nie ingeruje w tego typu kwestie. System KSeF umożliwia nadawanie uprawnień w taki sposób, aby osoby uprawnione do reprezentacji danej organizacji miały pełną kontrolę nad tym kto wystawia faktury. Możliwe jest wykorzystanie modelu uprawnień dedykowanego dla jednostek wewnętrznych, gdzie wystawienie faktury wymaga wskazania w fakturze danych tej jednostki (element Podmiot3 w strukturze FA(2)). W razie potrzeby taką jednostką wewnętrzną może być także pojedyncza osoba fizyczna. Zatem możliwe jest takie zorganizowanie procesu fakturowania, gdzie dane odpowiedzialnych osób za wystawienie będą zawarte w treści faktury.

Dodatkowe rozwiązania dotyczące np. przechowywania informacji o faktycznym wystawcy danej faktury mogą być wprowadzane przez integratorów na poziomie poszczególnych programów służących do fakturowania. Należy podkreślić, że fakturę w KSeF w imieniu danego podatnika może wystawić wyłącznie osoba/podmiot, który posiada uprawnienie do wystawiania faktur, po uprzednim uwierzytelnieniu się w systemie jedną z dopuszczalnych metod (np. podpisem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną). Żaden użytkownik wystawiając fakturę w KSeF nie pozostaje więc anonimowy.