Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-3.4012.434.2021.3.MAZ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-11-09
Teza: Możliwość przechowywania dokumentacji (faktur oraz paragonów i biletów kolejowych spełniających definicję faktury) wyłącznie w formie elektronicznej oraz niszczenie wersji papierowych tych dokumentów po ich zapisaniu w wersji elektronicznej, w związku z czym Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT, wskazanego pierwotnie w dokumentach (fakturach oraz paragonach i biletach kolejowych spełniających definicję faktury) otrzymywanych w formie papierowej.
Słowa kluczowe: dokumenty-dokumenty elektroniczne; faktura; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia; odliczenia-odliczenie podatku od towarów i usług
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86-ust. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86-ust. 2-pkt 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 88; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

**INTERPRETACJA INDYWIDUALNA**

Na podstawie art. 13 § 2a i art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r., poz. 1540, ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 3 sierpnia 2021 r. (data wpływu – 4 sierpnia 2021 r.), uzupełnionym pismem z 3 listopada 2021 r. (data wpływu – 5 listopada 2021 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie możliwości przechowywania dokumentacji (faktur oraz paragonów i biletów kolejowych spełniających definicję faktury) wyłącznie w formie elektronicznej oraz niszczenie wersji papierowych tych dokumentów po ich zapisaniu w wersji elektronicznej, w związku z czym Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT, wskazanego pierwotnie w dokumentach (fakturach oraz paragonach i biletach kolejowych spełniających definicję faktury) otrzymywanych w formie papierowej– **jest prawidłowe.**

**UZASADNIENIE**

W dniu 4 sierpnia 2021 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie możliwości przechowywania dokumentacji (faktur oraz paragonów i biletów kolejowych spełniających definicję faktury) wyłącznie w formie elektronicznej oraz niszczenie wersji papierowych tych dokumentów po ich zapisaniu w wersji elektronicznej, w związku z czym Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT, wskazanego pierwotnie w dokumentach (fakturach oraz paragonach i biletach kolejowych spełniających definicję faktury) otrzymywanych w formie papierowej. Ww. wniosek został uzupełniony pismem z 3 listopada 2021 r. (data wpływu – 5 listopada 2021 r.), stanowiącym odpowiedź na wezwanie Organu z 26 października 2021 r., znak: 0111-KDIB3-3.4012.434.2021.2.MAZ.

**We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:**

Wnioskodawca (dalej także jako: „Spółka”) ma zamiar wprowadzić system elektronicznego przechowywania (archiwizowania) dokumentów rachunkowych (faktur, rachunków, paragonów itp.) stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych (dalej jako: „dokumenty”).

Aktualnie dokumenty otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej są przechowywane i archiwizowane w formie papierowej. Dokumenty są umieszczane w odpowiednio oznaczonych segregatorach lub pudłach, które następnie są składowane w specjalnie przygotowanym pomieszczeniu. Sposób przechowywania dokumentacji z jakiego korzysta aktualnie Spółka jest kosztowny i czasochłonny. Ponadto spora ilość dokumentów jakie musi składować Spółka zajmuje coraz większą powierzchnię. W przyszłości może dojść do sytuacji, w której specjalnie do tego zagospodarowane pomieszczenie stanie się niewystarczające do przechowywania dokumentacji. Co w efekcie z pewnością utrudni efektywną archiwizację dokumentów.

Z uwagi na ww. sytuację Spółka planuje przechowywać dokumenty w formie elektronicznej. W tym celu zostanie wdrożony stosowny system (lub kilka systemów) umożliwiających skanowanie lub fotografowanie otrzymywanych przez Spółkę w formie papierowej dokumentów i zapisywanie ich w postaci plików w formacie pdf lub graficznym, uniemożliwiającym ich dalszą edycję lub modyfikację. Utrwalone w postaci elektronicznej dokumenty będą następnie przesyłane do systemu finansowo-księgowego w celu ich weryfikacji merytorycznej i księgowej, a następnie ujęcia ich w księgach rachunkowych. Spółka będzie pełniła funkcję administratora dokumentów elektronicznych oraz będzie je przetwarzała na zasadach uprzednio ustalonych z kontrahentami. Zeskanowane dokumenty będą zapisywane na fizycznym serwerze lub zostaną umieszczone w chmurze, czyli swoistym archiwum elektronicznym i będą dostępne do podglądu, m.in. z poziomu systemu finansowo-księgowego.

Poprzez odpowiednią organizację archiwum elektronicznego, Wnioskodawca zamierza zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność, czytelność oraz łatwe odszukiwanie dokumentów. Wskazane przymioty zostaną zapewnione poprzez wprowadzenie szeregu zabezpieczeń z mechanizmem kontroli. Dokumenty będą badane pod kątem merytorycznym i formalnym. W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, pracownicy Wnioskodawcy będą dokonywać weryfikacji prawidłowości wskazanego na fakturze dostawcy oraz pozostałych pozycji faktury pod kątem prawidłowego odzwierciedlenia przebiegu transakcji. Brak możliwości modyfikacji uprzednio wprowadzonego dokumentu, połączony z szerokim systemem autoryzacji, zapewni integralność treści. Wprowadzane dokumenty będą czytelne z uwagi na fakt, iż wszystkie dane w nim zawarte będą przejrzyste i niewątpliwe. Czytelność dokumentów zostanie zapewniona również poprzez użycie wysokiej jakości skanerów lub innych urządzeń utrwalających obraz w procesie skanowania dokumentów.

Sam dostęp do archiwum cyfrowego będzie posiadał szereg zabezpieczeń. Dostęp do archiwum będzie ograniczony do zdefiniowanej liczby uprawnionych użytkowników, a każdy z użytkowników będzie posiadał indywidualny login oraz hasło. Aby podwyższyć jakość ochrony dokumentów znajdujących się w archiwum, Wnioskodawca będzie sporządzał kopie zapasowe. Taka forma zabezpieczeń uchroni dokumenty oraz zapewni możliwość szybkiego ich przedłożenia, np. na żądanie organów skarbowych. Zarchiwizowane dokumenty będą uporządkowane i przechowywane z uwzględnieniem okresów rozliczeniowych. Ponadto sam serwer zostanie umieszczony w osobnym pomieszczeniu, do którego dostęp zostanie ograniczony. W ten sposób osoby nieupoważnione nie będą miały do niego dostępu. System, którym będzie się posługiwał Wnioskodawca zapewni przejrzystość oraz czytelność dokumentów. Po zapisaniu dokumentu w postaci elektronicznej i przesłaniu do programu komputerowego oraz sprawdzeniu prawidłowości jego utrwalenia w postaci cyfrowej, wersja papierowa dokumentu zostanie zniszczona w oparciu o politykę przechowywania dokumentów. Tym samym oryginalny dokument papierowy nie będzie przechowywany. Zapisane cyfrowo dokumenty będą dostępne do podglądu w momencie ich wprowadzenia do systemu i ujęcia w księgach rachunkowych. System zapewni szybkie odszukiwanie dokumentów. Zapisanie dokumentu w formie elektronicznej spowoduje, iż ww. sposób przetwarzania i archiwizacji będzie szybszy i tańszy od tego aktualnie stosowanego. Dokumenty w formie papierowej są narażone na uszkodzenia mechaniczne oraz zgubienie. Warto wskazać, że przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej stanowi niejako trend, za którym Spółka pragnie podążać.

W uzupełnieniu wniosku z 3 listopada 2021 r., odpowiadając na zadane pytania, Spółka wskazała, że:

1\. Wniosek przedstawiony w interpretacji podatkowej dotyczy faktur oraz paragonów i biletów kolejowych spełniających definicję faktury.

2\. Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT.

3\. Dokumenty związane z rozliczeniem podatku będą przechowywane w formie elektronicznej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

4\. Nabywane towary oraz usługi będą wykorzystywane zarówno do wykonania czynności opodatkowanych, jak i do czynności opodatkowanych częściowo.

Do uzupełnienia wniosku Wnioskodawca dołączył potwierdzenie wniesionej opłaty w kwocie 40 zł.

**W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania** (we wniosku odpowiednio pytania nr 1 i 3)**:**

1\. Czy planowane postępowanie Wnioskodawcy w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej – w szczególności utylizacja papierowych dokumentów po ich zeskanowaniu – będzie zgodne z przepisami podatkowymi?

2\. Czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT, wskazanego pierwotnie w dokumentach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej dokumentu i zachowania jedynie wersji elektronicznej dokumentu?

**W ocenie Wnioskodawcy,** przepisy ustawy o podatku od towarów i usług (dalej jako: „ustawa o VAT”) wskazują konkretne przymioty jakie musi posiadać faktura. Art. 106m ust. 1 ustawy o VAT wskazuje, iż podatnik musi zapewnić autentyczność pochodzenia faktury, integralność treści oraz jej czytelność. Ustawodawca wprost określa czym są ww. czynniki. Art. 106m wskazuje, że:

2\. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

3\. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

4\. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Faktury w formie elektronicznej nie naruszają wskazanych wymogów. Faktury w formie elektronicznej są de facto cyfrowym zapisem (obrazem) faktur w formie papierowej.

W odniesieniu do odliczenia podatku VAT naliczonego, ustawa o VAT w art. 2 pkt 31 wprost dopuszcza stosowanie faktur w formie elektronicznej. Z art. 86 ust.1, w zw. z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT wynika, że obniżenie podatku należnego o podatek naliczony wynika z faktur. Należy zauważyć, iż ustawodawca nie wprowadza rozróżnienia na faktury elektroniczne i papierowe w kontekście ubiegania się o obniżenie podatku należnego. Zdaniem Wnioskodawcy, w sytuacji, w której faktura spełni kryterium autentyczności, integralności oraz czytelności, będzie stanowiła ona podstawę do odliczenia naliczonego podatku VAT.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury zostaną zapewnione dzięki kontrolom biznesowym, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów i usług. Pojęcie kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy i usługodawcy albo wystawcy faktury, w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT oraz w zakresie czytelności dokumentów od momentu ich wystawienia, aż do końca okresu ich przechowywania. Dodatkowo kontrola biznesowa będzie oparta na wiarygodnej ścieżce audytu, czyli swojego rodzaju procedurze kontrolnej, za pomocą której możliwe będzie powiązanie faktury z towarami lub usługami stanowiącymi podstawę jej wystawienia. Ww. ścieżka kontrolna będzie jasna i przejrzysta, dzięki czemu przedsiębiorca będzie miał możliwość łatwego sprawdzenia związku pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Ponadto autentyczność pochodzenia faktur, stosownie do art. 106m ust. 5 pkt 2 ustawy o VAT, będzie mogła zostać również zapewniona m.in. poprzez wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Na tej podstawie, zdaniem Wnioskodawcy przechowywanie faktur w formie elektronicznej daje Wnioskodawcy prawo do dokonywania odliczeń z tytułu podatku od towarów i usług.

Finalnie warto nadmienić, iż współcześnie takie rozwiązania funkcjonują w praktyce, co tym bardziej potwierdza zasadność stanowiska Spółki.

**W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego, w zakresie podatku od towarów i usług, jest prawidłowe.**

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2021 r., poz. 685, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – art. 106m ust. 3 ustawy.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług – art. 106m ust. 4 ustawy.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Odnosząc się do podniesionej we wniosku kwestii innych dokumentów księgowych wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy składowe faktury wystawianej przez podatnika. Z kolei Minister Finansów, wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, określił w § 3 pkt 1-5 rozporządzenia z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 r., poz. 1979) przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument źródłowy, potwierdzający poniesione wydatki na zakup towarów i usług, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument potwierdzający zakup nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur, zawarte w ustawie o VAT.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT. Wnioskodawca planuje przechowywać dokumenty w formie elektronicznej. W tym celu zostanie wdrożony system (lub kilka systemów) umożliwiających skanowanie lub fotografowanie otrzymywanych przez Spółkę w formie papierowej dokumentów i zapisywanie ich w postaci plików w formacie pdf lub graficznym, uniemożliwiającym ich dalszą edycję lub modyfikację. Zeskanowane dokumenty będą zapisywane na fizycznym serwerze lub zostaną umieszczone w chmurze, czyli swoistym archiwum elektronicznym i będą dostępne do podglądu, m.in. z poziomu systemu finansowo-księgowego. Wnioskodawca zamierza zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność, czytelność oraz łatwe odszukiwanie dokumentów. Wskazane przymioty zostaną zapewnione poprzez wprowadzenie szeregu zabezpieczeń z mechanizmem kontroli. W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, pracownicy Wnioskodawcy będą dokonywać weryfikacji prawidłowości wskazanego na fakturze dostawcy oraz pozostałych pozycji faktury pod kątem prawidłowego odzwierciedlenia przebiegu transakcji. Brak możliwości modyfikacji uprzednio wprowadzonego dokumentu, połączony z szerokim systemem autoryzacji, zapewni integralność treści. Wprowadzane dokumenty będą czytelne z uwagi na fakt, iż wszystkie dane w nim zawarte będą przejrzyste i niewątpliwe. Czytelność dokumentów zostanie zapewniona również poprzez użycie wysokiej jakości skanerów lub innych urządzeń utrwalających obraz w procesie skanowania dokumentów. Sam dostęp do archiwum cyfrowego będzie posiadał szereg zabezpieczeń. Dostęp do archiwum będzie ograniczony do zdefiniowanej liczby uprawnionych użytkowników, a każdy z użytkowników będzie posiadał indywidualny login oraz hasło. Taka forma zabezpieczeń uchroni dokumenty oraz zapewni możliwość szybkiego ich przedłożenia, np. na żądanie organów skarbowych. Zarchiwizowane dokumenty będą uporządkowane i przechowywane z uwzględnieniem okresów rozliczeniowych. Po zapisaniu dokumentu w postaci elektronicznej i przesłaniu do programu komputerowego oraz sprawdzeniu prawidłowości jego utrwalenia w postaci cyfrowej, wersja papierowa dokumentu zostanie zniszczona w oparciu o politykę przechowywania dokumentów. Tym samym oryginalny dokument papierowy nie będzie przechowywany. Wniosek Spółki dotyczy faktur oraz paragonów i biletów kolejowych spełniających definicję faktury. Dokumenty związane z rozliczeniem podatku będą przechowywane w formie elektronicznej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Nabywane towary oraz usługi będą wykorzystywane zarówno do wykonania czynności opodatkowanych, jak i do czynności opodatkowanych częściowo.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości przechowywania dokumentacji (faktur oraz paragonów i biletów kolejowych spełniających definicję faktury) wyłącznie w formie elektronicznej oraz niszczenie wersji papierowych tych dokumentów po ich zapisaniu w wersji elektronicznej, w związku z czym Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT, wskazanego pierwotnie w dokumentach (fakturach oraz paragonach i biletach kolejowych, spełniających definicję faktury) otrzymywanych w formie papierowej.

Wersje papierowe otrzymywanych przez Spółkę dokumentów (faktury oraz paragony i bilety kolejowe, spełniające definicję faktury) będą następnie archiwizowane wyłącznie w postaci plików elektronicznych w formacie PDF lub graficznym. Przy tym zachowana będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz ich czytelność. W wersje elektroniczne dokumentów będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z uwzględnieniem okresów rozliczeniowych, w sposób umożliwiający szybkie ich odszukanie. Wnioskodawca zapewni możliwość ich przedłożenia na żądanie organów skarbowych. Przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje zatem, że Wnioskodawca wypełni, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur. Spółka wypełni również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów (faktur oraz paragonów i biletów kolejowych, spełniających definicję faktury), które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej.

Z kolei w kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a. nabycia towarów i usług,

b. dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

W konsekwencji Wnioskodawca zachowa (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz gdy nie zaistnieją przesłanki negatywne, wymienione w art. 88 ustawy o VAT) prawo do odliczenia podatku naliczonego z dokumentów (faktur oraz paragonów i biletów kolejowych, spełniających definicję faktury) otrzymanych w formie papierowej, przechowywanych natomiast wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w niniejszej sprawie. Bez wpływu na powyższe pozostaje okoliczność zniszczenia przez Spółkę opisanych we wniosku dokumentów, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej dokumentów (faktur oraz paragonów i biletów kolejowych, spełniających definicję faktury) – otrzymanych w formie papierowej – w ramach przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego procedury, będzie zgodne z przepisami ustawy. Tym samym Wnioskodawca zachowa, na ogólnych zasadach, wykorzystując nabywane towary i usługi do czynności opodatkowanych, prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego dokumentów (faktur oraz paragonów i biletów kolejowych, spełniających definicję faktury), przechowywanych zgodnie z opisaną procedurą wyłącznie w postaci elektronicznej, nawet po zniszczeniu papierowej wersji dokumentów.

Tym samym, oceniając całościowo, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie podatku od towarów i usług (pytania nr 1 i 3) należy uznać za prawidłowe.

Jednocześnie Organ pragnie wskazać, że w zakresie przepisów podatku dochodowego od osób prawnych wydane zostało odrębne rozstrzygnięcie.

Ponadto Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko spraw będących przedmiotem wniosku (zadanych pytań) Wnioskodawcy. Zauważyć bowiem należy, że to wyłącznie Wnioskodawca, w treści składanego wniosku, kształtuje jego zakres przedmiotowy. Zatem kwestie, które nie zostały objęte pytaniami wskazanymi we wniosku, nie mogą być rozpatrzone – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub zmiany stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych - art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej.

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2193, ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2019 r., poz. 2325, ze zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.