Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPB-1-3/4510-23/15/PC
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2015-07-14
Teza: Czy Spółka utrzyma prawo do zaliczenia w koszty uzyskania przychodu wydatków związanych z fakturami, paragonami i innymi dokumentami otrzymanymi w wersji papierowej które są przechowywane w formacie elektronicznym (zostaje zniszczona wersja papierowa)?
Słowa kluczowe: dokumenty; dokumenty-dokumenty elektroniczne; ewidencja-ewidencja rachunkowa; nośnik; przechowywanie
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 1; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) w zw. z § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z 17 kwietnia 2015 r. (data wpływu do tut. BKIP 20 kwietnia 2015 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z fakturami, paragonami i innymi dokumentami otrzymywanymi w formie papierowej, a przechowywanymi w formie elektronicznej (pytanie oznaczone we wniosku numerem 3) – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 20 kwietnia 2015 r. wpłynął do tut. BKIP wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z fakturami, paragonami i innymi dokumentami otrzymywanymi w formie papierowej, a przechowywanymi w formie elektronicznej.

We wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności nabywa towary i usługi, których zakup jest udokumentowany fakturami. W ciągu miesiąca Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość faktur oraz rachunki, paragony i inne dokumenty (dalej zwane łącznie: „Dokumentami”) w wersji papierowej, które obecnie przechowywane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami.

Celem minimalizacji kosztów oraz usprawnienia procesu dostępu do Dokumentów w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości Dokumentów otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest przechowywanie części lub całości dokumentów w formie elektronicznej (skanów) w formacie PDF lub TIFF.

Procedura przechowywania/archiwizowania w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco: Dokumenty, otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu, w formacie PDF lub TIFF, co uniemożliwi zmianę danych zawartych na tychże Dokumentach. Skany Dokumentów będą przez Spółkę przechowywane, w informatycznym środowisku ECM, zarządzającym obiegiem dokumentów w Spółce. Dokumenty będą skanowane i wprowadzane do ECM w specjalnych punktach rejestracji. Każdy Dokument otrzyma swoją unikalną sygnaturę (numer ID) umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego Dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu w formacie PDF lub TIFF. Każdy dokument będzie opisany i indeksowany w systemie informatycznym za pomocą następujących informacji: numer ID, data wpływu, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto, co umożliwi wyszukiwanie Dokumentów według powyższych kryteriów. Skany Dokumentów będą przechowywane na serwerze wynajętym przez Spółkę, w bazie danych. Administracją serwerem i bazami danych w informatycznym środowisku ECM zajmować się będą administratorzy systemów informatycznych wynajęci przez Spółkę. Dokumenty przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe.

System informatyczny używany przez Spółkę, korzystając z danych, przy pomocy których każdy dokument jest opisany i indeksowany, umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. Oprogramowanie do skanowania i przechowywania Dokumentów w formie elektronicznej, jest powiązane z systemem finansowo-księgowym używanym przez Spółkę, dzięki czemu odszukanie informacji dotyczących poszczególnych Dokumentów oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku.

W przyszłości Spółka zamierza prowadzić archiwizację Dokumentów otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Po zeskanowaniu Dokumentów papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym Spółki, papierowe wersje Dokumentów byłyby niszczone.

Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, w sposób zapewniający:

*   autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (oznacza, że w Dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych Dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
*   łatwe ich odszukanie.

Ponadto na żądanie organu podatkowego, organu kontroli skarbowej lub organu celnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W przypadku otrzymania przez Spółkę wezwania do dostarczenia Dokumentów do konkretnego organu podatkowego/skarbowego/celnego, Dokumenty te będą przekazane w formie elektronicznej na zewnętrznym nośniku pamięci, płycie CD-R.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy Spółka utrzyma prawo do zaliczenia w koszty uzyskania przychodu wydatków związanych z fakturami, paragonami i innymi dokumentami otrzymanymi w wersji papierowej które są przechowywane w formacie elektronicznym (zostaje zniszczona wersja papierowa)?

(pytanie oznaczone we wniosku numerem 3)

Zdaniem Spółki, wdrożenie systemu archiwizowania i przechowywania Dokumentów w formacie PDF lub TIFF otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej, nie będzie miało znaczenia w ujęciu tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. Zatem, jedynymi negatywnymi przesłankami zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest to, że został on wymieniony w art. 16 ust. 1 ustawy oraz fakt braku powiązania z przychodem wedle art. 15 ustawy.

W konsekwencji oznacza to, że ustawodawca nie określił wymogów formalnych odnośnie dokumentacji poniesionych kosztów. W związku z tym każdy wydatek, który został udokumentowany w taki sposób, że możliwe jest zweryfikowanie przesłanek z art. 15 ust. 1 ustawy, może być przez podatnika zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Bez znaczenia w świetle przywołanej regulacji art. 15 ust. 1 ustawy pozostaje więc forma dowodu uzasadniającego poniesienie danego wydatku.

Zgodnie z art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy \[\`(...)\`\]. W kontekście tej regulacji wskazuje się, że wydatki, które stanowić mają koszty uzyskania przychodów spełniać powinny wymogi, jakie stawia dowodom księgowym art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Poza tym, rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarowi usług nie precyzuje wprost, czy możliwe jest przechowywanie w wersji elektronicznej faktur VAT otrzymanych (przesłanych) pierwotnie w wersji papierowej.

W § 21 pkt 1 ww. rozporządzenia, wskazuje się jedynie, że podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

\-w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z § 21 ust. 3 ww. rozporządzenia, przepisu ust. 2, zgodnie z którym faktury muszą być przechowywane na terytorium kraju przez podmioty mające siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organom kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie natomiast z § 21 ust. 4 ww. rozporządzenia, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851, ze zm., dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 updop, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Ponadto, uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony.

Tak więc, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu.

Ponadto, zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od tego, czy nie znajduje się on w art. 16 ust. 1 updop, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika,
*   jest definitywny (rzeczywisty),
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie został wymieniony w art. 16 updop.

Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Powołany na wstępie art. 15 updop, należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 updop, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a -16m.

Zgodnie natomiast z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Stosownie do art. 20 ust. 2 cyt. ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto w art. 20 ust. 3 ww. ustawy wskazano, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1.  zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2.  korygujące poprzednie zapisy;
3.  zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4.  rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Przepis art. 20 ustawy o rachunkowości, wskazuje nam jakie dokumenty mogą stanowić podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zatem dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej otrzymane w formie papierowej faktury, paragony i inne dokumenty księgowe przy zachowaniu autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności i łatwości odszukania jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej.

Odnosząc przedstawiony wcześniej stan prawny do opisanego zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy otrzymany od kontrahenta. Zatem, w przypadku otrzymania od kontrahenta faktury lub innego dokumentu księgowego w formie papierowej, to on stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Natomiast, zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić koszt uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta.

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Nadmienia się, że w zakresie pytań oznaczonych we wniosku nr 1 i 2 wydano odrębne rozstrzygnięcia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-100 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 14 marca 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.