Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB5/4510-1256/15-2/IŚ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2016-03-30
Teza: Koszty uzyskania przychodów z tytułu rozliczenia zagranicznych podrózy służbowych przy wykorzystaniu do ustalenia tych kosztów kursów przeliczenia przewidywanych w nowo wdrażanym systemie księgowo-rozliczeniowym.
Słowa kluczowe: delegacja; delegacja-delegacja służbowa; delegacja-delegacja zagraniczna; dieta; karta; pracownik; różnica-różnice kursowe; systemy; waluta-kurs walut; waluta-waluta obca
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, z późn. zm.) oraz § 4 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko - przedstawione we wniosku z dnia 29 grudnia 2015 r. (data wpływu 31 grudnia 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów z tytułu rozliczenia zagranicznych podróży służbowych przy wykorzystaniu do ustalenia tych kosztów kursów przeliczenia przewidywanych w nowo wdrażanym systemie księgowo-rozliczeniowym - **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 31 grudnia 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów z tytułu rozliczenia zagranicznych podrózy służbowych przy wykorzystaniu do ustalenia tych kosztów kursów przeliczenia przewidywanych w nowo wdrażanym systemie księgowo-rozliczeniowym.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe.

N Sp. z o.o. jest spółką (dalej jako „Wnioskodawca” lub „Spółka”), zajmującą się m.in. dostarczaniem kompleksowych rozwiązań dotyczących infrastruktury telekomunikacyjnej dla operatorów sieci komórkowych.

W ramach prowadzonej działalności Spółka wysyła swoich pracowników na zagraniczne podróże służbowe. Po zakończeniu podróży służbowych, Spółka dokonuje z pracownikami następujących rozliczeń:

1.  Spółka zwraca pracownikom wydatki poniesione przez pracownika w czasie podróży służbowej z własnych środków (przykładowo za pomocą prywatnej karty kredytowej bądź płatniczej lub wydatków gotówkowych);
2.  Spółka zwraca pracownikom wydatki poniesione w czasie podróży służbowej za pośrednictwem udostępnionej pracownikowi przez Spółkę karty korporacyjnej;
3.  Spółka rozlicza należne pracownikom diety.

Wskazane wyżej wydatki ponoszone są przez pracowników w walutach obcych. Również wysokość należnych pracownikom diet wyrażona jest w walucie obcej.

W przyszłości Spółka planuje wdrożenie nowego systemu księgowo-rozliczeniowego, zgodnie z którym przeliczenia rozliczeń związanych z podróżami służbowymi, wyrażonych w walutach obcych dokonywane będą na walutę krajową w następujący sposób:

1.  zwrot wydatków poniesionych przez pracownika z własnych środków - w oparciu o kurs średni NBP z dnia poniesienia przez pracownika wydatku (system identyfikować będzie np. dzień uiszczenia przez pracownika płatności i do tego dnia odniesie rzeczone przeliczenie);
2.  zwrot wydatków poniesionych przez pracownika za pośrednictwem karty korporacyjnej – w oparciu o zastosowany przez wydający kartę bank kurs wymiany z dnia roboczego poprzedzającego dzień przetworzenia transakcji;
3.  rozliczenie diety służbowej - możliwe będzie dokonanie rozliczeń w oparciu o: i) kurs z pierwszego dnia podróży służbowej, ii) kurs z ostatniego dnia podróży służbowej, iii) kurs z każdego dnia podróży służbowej oddzielnie.

Tym samym, w stosunku do każdego z ww. wydatków Spółka zastosuje inny kurs rozliczeń. Rozwiązanie to skutkować będzie tym, że pracownik nie poniesie kosztu/korzyści związanych z rozliczaniem różnic kursowych i otrzyma kwotę zwrotu w PLN maksymalnie zbliżoną do kwoty mu należnej/kwoty którą wydatkował podczas delegacji.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy związane z podróżami służbowymi kwoty rozliczeń z pracownikami, obliczone w oparciu o wskazane wyżej kursy wymiany walut, stanowią dla Wnioskodawcy w całości koszt uzyskania przychodów?

Zdaniem Spółki, obliczone w oparciu o przyjęty, mechanizm (kursy walut) kwoty rozliczeń związanych z podróżami służbowymi mogą być w całości zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przez Spółkę.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się z kolei na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Na podstawie art. 15 ust. 4e ustawy o CIT, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f-4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika;.
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
*   poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;
*   został właściwie udokumentowany;
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zdaniem Spółki, podróże służbowe pracowników pozostają w ścisłym związku z uzyskaniem przez Spółkę przychodów bądź utrzymaniem źródeł przychodów. Co do zasady, podróże służbowe pracowników podejmowane są bowiem w celu realizacji zadań służbowych, a tym z kolei należy przypisać zamiar osiągnięcia przez Spółkę przychodu. Z kolei żaden przepis ustawy o CIT nie wyłącza tego rodzaju wydatków z kategorii kosztów uzyskania przychodu. Tym samym, opisywane wydatki stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z § 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167, dalej: Rozporządzenie), pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie .polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej dokonywane jest w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie Wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Przepisy Rozporządzenia nie określają jednak zasad przeliczania wydatków poniesionych podczas podróży służbowej w walutach obcych w innych przypadkach (tj. w sytuacji braku wypłacenia zaliczki) ani rozliczania diet. Jedynie w myśl § 5 ust. 1-3 Rozporządzenia, rozliczenie podróży służbowej powinno nastąpić w ciągu 14 dni od zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami), a jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Planowany do wdrożenia przez Spółkę system operacyjny pozwalający na dokonywanie rozliczeń kosztów podróży służbowych posiada funkcjonalność pozwalającą na dokładną identyfikację dat, w których pracownik wydatkował prywatne środki, środki znajdujące się na karcie korporacyjnej, bądź środki przyznane na podstawie diety służbowej.

Spółka zauważa, iż przepisy ustawy o CIT nie odsyłają do przepisów Rozporządzenia odnośnie ustalenia terminu, na podstawie którego należy rozliczać wydatki poniesione w walutach obcych podczas delegacji. Przepisy Rozporządzenia zresztą tej kwestii też nie rozstrzygają (za wyjątkiem przywoływanego § 20 Rozporządzenia, mającego zastosowanie jedynie odnośnie zaliczek). Co więcej, na uwagę zasługuje fakt, iż w praktyce Spółka dokonuje rozliczeń pieniężnych na rzecz pracownika już w walucie krajowej, natomiast samo przeliczenie wartości poniesionych przez niego kosztów i określenie wysokości diety ma wyłącznie charakter techniczny, bowiem Spółka w istocie ponosi koszt wyrażony w złotych polskich (jakkolwiek ustalenie tej kwoty wymaga przeliczenia kwot wyrażonych w walucie obcej).

Opisywany przez Spółkę sposób rozliczeń w związku z podróżą służbową jest zgodny z ogólnymi zasadami prawa pracy, gdyż zapewnia pracownikom zwrot rzeczywistych wydatków i należnych mu kwot.

W konsekwencji, obliczone w opisywany sposób kwoty rozliczeń związanych z podróżami służbowymi pracowników – tj. kwoty zwracanych wydatków i wypłacanych diet, przeliczone z walut obcych na walutę krajową w oparciu o różne kursy walut (tj. kurs z dnia poniesienia wydatku/dnia poprzedzającego poniesienie wydatku a w przypadku diet kurs z pierwszego, ostatniego lub każdego odrębnie dnia delegacji) stanowić powinny koszt uzyskania przychodów w pełnej wysokości.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

W niniejszej sprawie Spółka planuje wdrożenie nowego systemu księgowo-rozliczeniowego, zgodnie z którym przeliczenia rozliczeń związanych z zagranicznymi podróżami służbowymi, w czasie których wydatki ponoszone są w walutach obcych dokonywane będą na walutę krajową w następujący sposób:

*   zwrot wydatków poniesionych przez pracownika z własnych środków - w oparciu o kurs średni NBP z dnia poniesienia przez pracownika wydatku (system identyfikować będzie np. dzień uiszczenia przez pracownika płatności i do tego dnia odniesie rzeczone przeliczenie);
*   zwrot wydatków poniesionych przez pracownika za pośrednictwem karty korporacyjnej – w oparciu o zastosowany przez wydający kartę bank kurs wymiany z dnia roboczego poprzedzającego dzień przetworzenia transakcji;
*   rozliczenie diety służbowej - możliwe będzie dokonanie rozliczeń w oparciu o: i) kurs z pierwszego dnia podróży służbowej, ii) kurs z ostatniego dnia podróży służbowej, iii) kurs z każdego dnia podróży służbowej oddzielnie.

Tym samym, w stosunku do każdego z ww. wydatków Spółka zastosuje inny kurs rozliczeń. Na tle tego zdarzenia Spółka oczekuje potwierdzenia, że wydatki zwracane pracownikom przy zastosowaniu przedstawionego mechanizmu będą dla Spółki w całości stanowiły koszty uzyskania przychodu, bowiem, gdy do każdego z tych wydatków Spółka zastosuje inny kurs rozliczeń, to pracownik nie poniesie kosztu/korzyści związanych z rozliczaniem różnic kursowych i otrzyma kwotę zwrotu w PLN maksymalnie zbliżoną do kwoty mu należnej/kwoty którą wydatkował podczas delegacji.

Zauważyć należy, że podróż służbowa ma miejsce tylko wtedy, gdy łączy się z wykonywaniem zadania określonego przez pracodawcę. Jeżeli więc celem podróży służbowej jest osiągnięcie przychodów w firmie – wydatki z nią związane są kosztem uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r., poz. 851, z późn. zm.; dalej: updop).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 updop kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (nie wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy) pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

Słusznie przedstawiła Spółka, że kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika;
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
*   poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;
*   został właściwie udokumentowany;
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Wśród kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienia w art. 15 ust. 4g updop świadczenia wypłacane przez pracodawców na rzecz swoich pracowników poprzez odwołanie się do art. 12 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (z wyjątkiem świadczeń finansowanych ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych).

Artykuł ten dość szeroko przedstawia zagadnienie świadczeń pracowniczych. Z całą pewnością należą do nich świadczenia związane z podróżą służbową pracownika. Z przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.; dalej: Kodeks pracy) wynika ogólny obowiązek pracodawcy do dokonania pracownikowi zwrotu kosztów poniesionych z tytułu podróży służbowej. W świetle art. 775 § 1 Kodeksu pracy - pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167, z późn. zm.), wydane na podstawie art. 775 § 2 Kodeksu pracy (pracodawcy spoza sfery budżetowej w celu ustalenia rodzaju i wysokości należności za czas podróży służbowej przysługujących pracownikowi mogą także stosować zasady określone w tym rozporządzeniu). Natomiast zgodnie z § 2 rozporządzenia z tytułu podróży służbowej odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1.  diety,
2.  zwrot kosztów:
    1.  przejazdów,
    2.  dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
    3.  noclegów,
    4.  innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Niewątpliwie podróże służbowe pracowników pozostają w ścisłym związku z uzyskaniem przez Spółkę przychodów, względnie utrzymaniem już istniejących. Co do zasady podróże służbowe pracowników podejmowane są w celu realizacji zadań służbowych, a tym z kolei należy przypisać zamiar, intencję podjęcia w celu uzyskania przychodu.

Skoro Spółka (Wnioskodawca) zobligowana jest do ponoszenia ww. kosztów przepisami prawa - to przyjmując za Spółką, że spełniają one wskazane w art. 15 ust. 1 updop przesłanki zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów, a jednocześnie z uwagi na to, że nie zostały one wyłączone z kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 16 updop - należy uznać, że wypłacane pracownikowi świadczenia z tytułu delegacji, stanowią koszty uzyskania przychodu.

Istota wątpliwości zgłoszonych w pytaniu sformułowanym przez Spółkę sprowadza się jednak nie do tego, czy wydatki zwracane pracownikom z tytułu zagranicznych podróży służbowych mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli sełniają kryteria ustawowe (problem ten jest bezdyskusyjny) – sedno sprawy tkwi w tym, aby organ w formie interpretacji potwierdził prawidłowość księgowego mechanizmu (wdrażany system ksiegowo- rozliczeniowy) przeliczania z waluty obcej na PLN wydatków poniesionych przez pracowników w trakcie podróży służbowych.

Odnosząc się tego zagadnienia należy w rozgraniczyć dwie kwestie:

1.  wyliczenia/przeliczenia kwoty zwrotu pracownikowi wydatków w walucie obcej z tytułu podróży służbowej, oraz
2.  wyliczenia/przeliczenia ww. wydatków dla celów ujęcia ich w kosztach uzyskania przychodów.

Przede wszystkim pokreślenia wymaga, że organ nie neguje celowości zwrotu pracownikowi w pełnej wysokości wydatków z tytułu podróży służbowej (spełniających kryteria kosztów uzyskania przychodów). Zasadnym jest, aby pracownik nie ponosił ciężaru ekonomicznego ryzyka kursowego związanego z wydatkami, których nie dokonuje prywatnie, lecz w związku z obowiązkami wykonywanymi wobec pracodawcy (Spółki), delegującego go w podróż służbową. Mając to na uwadze zasadnym jest też, aby Spółka dla wyliczenia kwoty zwrotu przyjęła rozwiązanie zapewniające pracowikowi zwrot wydatków w kwocie maksymalnie zbliżonej do kwoty, którą pracownik wydał na delegacji. Kwota zwracana pracownikowi powinna odzwierciedlać realną wartość wydatków poniesionych przez niego niezależnie od kursów walut obowiązujących w dniu poniesienia wydatku w stosunku do rozliczenia delegacji.

W tym miejscu wyraźnie jednak należy zaznaczyć, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, traktuje wyłącznie o kursie obowiązującym do przeliczania kosztów uzyskania przychodów poniesionych w walucie obcej. Ustawa ta w żadnym miejscu nie odnosi się jednak do możliwości oceny prawidłowości kursów stosowanych przez podatników w swoich systemach księgowych. Z perspektywy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ważny jest kurs do przeliczenia kosztów podatkowych, a nie ocena mechanizmów księgowych.

Dla potrzeb ustalenia podatku dochodowego, koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 15 ust. 1 zdanie drugie updop). Od powyższej zasady przeliczania kosztów uzyskania przychodów ustawodawca nie przewiduje żadnych odstępstw.

Na gruncie ustawy podatkowej koszty podróży służbowych mają charakter kosztów innych niż bezpośrednio związanych z przychodami (tzw. koszty pośrednie). Zgodnie z art. 15 ust. 4d updop koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Na podstawie art. 15 ust. 4e updop, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f-4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

W rozpatrywanej sprawie Spółki za dzień poniesienia kosztu zasadnym jest przyjęcie dnia rozliczenia delegacji. Należy posiłkować się tu odrębnymi przepisami, a mianowicie cyt. wyżej rozporządzeniem z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej. W myśl § 5 ust. 1 tego rozporządzenia rozliczenie podróży służbowej powinno nastąpić w ciągu 14 dni od zakończenia podróży. Wobec tego w przypadku powrotu pracownika z zagranicznej delegacji za datę ujęcia kosztu należy przyjąć dzień rozliczenia podróży służbowej, który powinien nastąpić nie później niż czternastego dnia od dnia zakończenia podróży służbowej.

Tym samym, w celu zaliczenia w koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z delegacją zagraniczną, stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Przez dzień rozliczenia podróży służbowej należy rozumieć datę złożenia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży.

Z powyższego wynika, że Spółka do przeliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej - w celu zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów - winna stosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień ich poniesienia (co do zasady jest to dzień złożenia przez pracownika raportu wydatków poniesionych w trakcie podróży służbowej).

W związku z przyjęciem różnych kursów do przeliczenia kwoty zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika w trakcie podróży służbowej i do przeliczenia/obliczenia kosztów podatkowych (kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji) powstanie różnica. W sytuacji, gdy Spółka nie dokonuje faktycznej zapłaty za te wydatki w walucie obcej, a jedynie realizuje zwrot tych wydatków na rzecz pracownika w złotówkach - nie będzie to jednak różnica kursowa, którą uwzględnia się w przychodach lub kosztach podatkowych. Różnica ta na tzw. ogólnych zasadach z art. 15 ust. 1 updop podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów (powiększy lub pomniejszy koszty uzyskania przychodów w zależności o tego jak uształtują się relacje pomiędzy kursami walut).

Koszt podatkowy zaewidencjonowany w złotych po przeliczeniu według kursu waluty zgodnie z art. 15 ust. 1 i „różnica” w złotych, wynikająca z rozliczenia wydatków ponoszonych w trakcie podróży służbowej pracownika - co do zasady w całości są kosztami uzyskania przychodów.

Niemniej jednak - jak już zasynalizowano wyżej - interpretowanie w zakresie poprawności mechanizmów księgowych, w tym poprawności użytych kursów do przeliczenia waluty obcej na PLN, prowadządzych do wyliczenia zwrotu dla pracownika uzasadnionych wydatków poniesionych przez niego w czasie podróży służbowej wykracza poza ramy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Postępowanie dotyczące wydania w trybie art. 14b Ordynacji podatkowej indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego jest postępowaniem uproszczonym, które swym zakresem nie obejmuje postępowania dowodowego. Wynika to wprost z art. 14h Ordynacji podatkowej, który stanowi, że w sprawach dotyczących interpretacji indywidualnej stosuje się odpowiednio przepisy art. 120, art. 121 § 1, art. 125, art. 129, art. 130, art. 135 - 137, art. 140, art. 143, art. 165a, art. 168, art. 169 § 1 - 2, art. 170 i art. 171 oraz przepisy rozdziału 5, 6, 10 i 23 działu IV. W powołanym przepisie ustawodawca nie wymienia postępowania dowodowego, które regulują przepisy rozdziału 11 działu IV Ordynacji podatkowej. Organ wydający interpretację opiera się wyłącznie na materiale przestawionym we wniosku (opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, stanowisko wnioskodawcy). Stąd pełna ocena, czy Spółka planowy przez Spółkę do wdrożenia mechnizm księgowo-rozliczenowy prowadzi do ustalenia prawidłowej wysokosi kosztów uzyskania przychodów z tytułu podrózy służbowych odbywanych przez pracowników może być dokonana wyłącznie w toku źródłowego zbadania sprawy przez upoważnione do tego organy podatkowe, czy tez kontrolne.

W rozpatrywanej sprawie Spółki istotne jest również to, że obowiązki ewidencyjne nałożone na podatników normą cyt. wyżej art. 9 ust. 1 updop należy odczytywać w taki sposób, że ewidencja rachunkowa ma zapewnić nie tylko określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, ale także powinna odzwieciedlać treść zdarzeń gospodarczych zgodnie z ich rzeczywistym znaczeniem.

Z wyżej przedstawionych powodów tut. organ interpretacyjny nie może potwierdzić, że obliczone w oparciu o przyjety mechanizm (kursy walut) kwoty rozliczeń związanych z podróżami służbowymi mogą być przez Spółkę w całości zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Oznacza to tym samym, że stanowisko Spółki w kwestii zadanego we wniosku pytania uznaje się za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.