Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-576/13/AB
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2013-09-24
Teza: w zakresie określenia momentu otrzymania, prawidłowości przechowywania faktur, faktur korygujących i duplikatów otrzymanych drogą elektroniczną oraz prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z tych faktur
Słowa kluczowe: faktura-duplikat faktury; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura korygująca; odliczenia-odliczenie podatku od towarów i usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 6 czerwca 2013 r. (data wpływu 21 czerwca 2013 r.), uzupełnionym pismem z dnia 9 września 2013 r. (data wpływu 16 września 2013 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie określenia momentu otrzymania, prawidłowości przechowywania faktur, faktur korygujących i duplikatów otrzymanych drogą elektroniczną oraz prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z tych faktur – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 21 czerwca 2013 r. wpłynął do tut. organu ww. wniosek o udzielenie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie określenia momentu otrzymania, prawidłowości przechowywania faktur, faktur korygujących i duplikatów otrzymanych drogą elektroniczną oraz prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z tych faktur.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z dnia 9 września 2013 r. (data wpływu 16 września 2013 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z dnia 6 września 2013 r. znak: IBPP2/443-576/13/AB.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Stan faktyczny nr 1

Z Sp. z o. o. zwany dalej Wnioskodawcą lub spółką, w ramach swojej działalności otrzymuje od swoich kontrahentów faktury za zakup towarów i usług. Wnioskodawca zamierza zawrzeć z kontrahentami pisemne porozumienie (oświadczenie), w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, w których:

*   Wnioskodawca oświadczy, że zezwala na przesyłanie drogą elektroniczną faktur wystawionych przez wystawcę zgodnie z obowiązującymi przepisami, w formacie PDF,
*   kontrahent zobowiąże się przesyłać faktury, faktury korygujące i duplikaty faktur drogą elektroniczną (e-mailową) w formie PDF,
*   faktury będą przesyłane z określonego adresu e-mail na określony przez Wnioskodawcę adres e-mail właściwy do przesyłania faktur PDF

Wnioskodawca za datę otrzymania faktury PDF będzie uznawał datę wejścia wiadomości (faktury) na wskazany przez spółkę, adres e-mail właściwy do przesyłania faktur PDF ustalony w porozumieniu z kontrahentem.

Faktury otrzymane przez spółkę w sposób opisany powyżej będą archiwizowane na serwerze Wnioskodawcy, do czasu upływu terminu przedawnienia, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz udostępnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W uzupełnieniu do wniosku wskazano, że:

W sytuacji określonej jako „Stan faktyczny nr 1” opisany sposób przesyłania i przechowywania faktur, faktur korygujących i duplikatów zdaniem Wnioskodawcy będzie gwarantował pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury poprzez:

*   oświadczenie zawierające akceptację przez Wnioskodawcę elektronicznego sposobu przesyłania faktur, faktur korygujących i duplikatów,
*   wysyłanie faktur, faktur korygujących i duplikatów przez dostawcę z określonego adresu e-mail na wskazany przez Wnioskodawcę adres e-mail,
*   akceptację faktury pod względem merytorycznym przez wskazane osoby zapewniającą, że towar lub usługa pochodzi od dostawcy (wystawcy e-faktury), z którym Wnioskodawca zawarł stosowna umowę i który zrealizował stosowne świadczenie.

W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, będzie zapewniona autentyczność pochodzenia faktur, faktur korygujących i duplikatów.

W sytuacji określonej jako „Stan faktyczny nr 1” opisany sposób przesyłania i przechowywania faktur, faktur korygujących i duplikatów zdaniem Wnioskodawcy będzie gwarantował, że w dokumentach tych nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura, poprzez:

*   format PDF otrzymywanych plików,
*   ograniczenie dostępu do skrzynki e-mail, na które będą wysyłane faktury, faktury korygujące i duplikaty, do wskazanych osób,
*   kontrolę merytoryczną oraz formalno-rachunkową przez wskazane osoby, zapewniającą niezmienność danych na podstawie, np. umowy, zamówienia, protokołu odbioru itp.

W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, będzie zapewniona integralność treści faktur, faktur korygujących i duplikatów.

Czytelność faktur, faktur korygujących i duplikatów zdaniem Wnioskodawcy będzie zapewniona poprzez wystawianie ich przez dostawę za pomocą programu komputerowego, który wykluczy możliwość dokonywania dopisków i skreśleń pozwalających na różną interpretację zapisów.

W sytuacji określonej jako „Stan faktyczny nr 1” otrzymane faktury, faktury korygujące i duplikaty będą przechowywane w podziale na miesięczne okresy rozliczeniowe.

Gwarancja pewności co do tożsamości dokonującego dostawy lub usług albo wystawcy faktur, czytelność faktur oraz gwarancja braku możliwości zmiany danych zawartych w przesyłanych fakturach zdaniem Wnioskodawcy będzie zachowana od momentu ich wystawienia do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

E-faktury w formacie PDF wysyłane z określonego adresu e-mail na wskazy przez Wnioskującego adres e-mail, będą w tym samym formacie przechowywane na wydzielonym dysku. Będą udostępnione tylko do odczytu wskazanym osobom.

E-faktura w formacie PDF zostanie zarchiwizowana na wydzielonym dysku o nazwie „Archiwum e-faktur” w folderze oznaczonym jako „nazwa spółki/miesiąc/rok”. Natomiast wiadomość z e-fakturą zostanie przeniesiona w programie pocztowym ze skrzynki odbiorczej do folderu archiwum oznaczonego jako „miesiąc/rok".

Nabywane towary i usługi, udokumentowane fakturami, fakturami korygującymi, duplikatami faktur będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytania (oznaczone jak we wniosku):

2\. Czy spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku naliczonego z dokumentów (faktur, duplikatów), otrzymywanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF? 3. Czy przechowywanie faktur na serwerze Wnioskodawcy będzie prawidłowym sposobem ich archiwizowania? 4. Czy Wnioskodawca prawidłowo określił moment otrzymania faktury, faktury korekty, duplikatu jako moment wejścia wiadomości (faktury) na wskazany przez spółkę serwer pocztowy (stan faktyczny 1)?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Stanowisko Wnioskodawcy do stanu faktycznego nr 1 pytania nr 2

Zdaniem Wnioskodawcy należy uznać, że spółka otrzymując faktury PDF w okolicznościach przedstawionych w stanowisku nr 1 - opis zdarzenia przyszłego, będzie spełniała obowiązek dokumentacyjny, określony w art. 106 ust 1 ustawy o VAT. Jednocześnie Wnioskodawca będzie miał prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur w PDF otrzymanych za pośrednictwem poczty elektronicznej przy założeniu spełnienia ogólnych warunków dających prawo odliczenia VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT.

Stanowisko Wnioskodawcy do stanu faktycznego nr 1 pytania nr 3

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów par. 6 faktury przesyłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

*   autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
*   łatwe ich odszukanie,
*   organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zdaniem Wnioskodawcy przechowywanie faktur na serwerze Wnioskodawcy będzie prawidłowym sposobem ich archiwizowania.

Faktury przez spółkę będą przejęte w stanie gdzie będą miały zapewnioną autentyczność, integralność i czytelność. W takim też stanie zostaną zarchiwizowane i przechowywane na serwerze spółki do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stanowisko Wnioskodawcy do stanu faktycznego nr 1 pytania nr 4

Wnioskodawca prawidłowo określił moment otrzymania faktury, faktury korekty, duplikatu jako moment wejścia wiadomości (faktury) na wskazany przez spółkę serwer pocztowy (stan faktyczny 1 ).

Odnosząc się do kwestii skorzystania z prawa do odliczenia VAT w zdarzeniu przyszłym wskazanych w niniejszym wniosku należy podnieść, że przepisy ustawy o VAT oraz rozporządzeń wykonawczych nie wprowadzają szczególnych zasad w zakresie rozpoznania momentu powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego w fakturze otrzymanej drogą elektroniczną. W związku z tym należy stosować normę ogólną z ustawy o VAT, że prawo do odliczenia podatku powstaje, w rozliczeniu za okres, w którym otrzymano fakturę VAT (dla celów niniejszego wniosku Spółka nie wspomina o innych, szczególnych momentach powstania tego prawa przewidzianych w ustawie o VAT, gdyż nie mają one znaczenia w opisywanym zdarzeniu przyszłym).

Słowo „otrzymać” nie jest definiowane na potrzeby ustawy o VAT, więc należy przyjąć znaczenie jakie zostało mu przypisane w języku powszechnym, tj. jako dostanie, uzyskanie czegoś (za słownikiem internetowym języka polskiego, wyd. Internetowe PWN).

Mając powyższe na uwadze, za moment otrzymania faktury VAT przesłanej w formie elektronicznej należy uznać chwilę, w której faktura VAT stała się dostępna dla Wnioskodawcy, a więc moment pojawienia się wiadomości elektronicznej z fakturą na dedykowanej skrzynce pocztowej .To samo będzie także w przypadku otrzymania w formie elektronicznej faktury VAT korygującej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w kwestiach objętych pytaniami nr 2, 3 i 4 uznaje się za prawidłowe

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177 poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Prawo do odliczenia podatku może zostać zrealizowane w terminach określonych

w art. 86 ust. 10-13 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ww. ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

W myśl art. 86 ust. 10a ustawy o VAT, w przypadku gdy nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, o której mowa w art. 29 ust. 4a lub 4c, jest on obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym tę korektę faktury otrzymał. Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia

Stosownie do art. 86 ust. 11 cyt. ustawy, jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminie określonym w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Art. 86 ust. 13 ww. ustawy stanowi, iż jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 11, 12, 16 i 18, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Kwestię wystawiania i przechowywania faktur VAT reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.), wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy.

Natomiast w odniesieniu do faktur elektronicznych sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych w tej formie, określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r., poz. 1528), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych, które wydane zostało na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o podatku od towarów i usług.

W myśl § 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

Na podstawie § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik (§ 4 ust. 2).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 4 ust. 3).

W myśl § 4 ust. 4 rozporządzenia, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Natomiast, zgodnie z treścią § 6 ust. 1 tego rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur, o których mowa w ust. 1, na terytorium kraju (§ 6 ust. 2).

Zaś, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 6 ust. 3).

Zauważyć należy, iż dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. § 4 ust. 3 rozporządzenia, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Ponadto wskazać należy, że rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych nie posługuje się wprost pojęciem faktura korygująca czy duplikat, co nie oznacza, że faktury korygujące i duplikaty nie mogą być w ogóle sporządzane w wersji elektronicznej zgodnie z tym rozporządzeniem. Faktura korygująca jak i duplikat są bowiem ze swej istoty rodzajem faktury.

Ustawodawca nie różnicuje zastosowania prawa do odliczenia podatku naliczonego względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznana za dokument stanowiący podstawę odliczenia podatku naliczonego musi ona zostać „otrzymana” oraz przechowywana w sposób i w formie zapewniającej jej autentyczność, integralność i czytelność.

Przechowywanie faktury w formie elektronicznej musi odbywać w podziale na okresy rozliczeniowe, przy zapewnieniu: autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwego ich odszukania, organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie zgodnie z odrębnymi przepisami bezzwłocznego dostęp do faktur.

Ustawodawca w ustawie o podatku od towarów i usług oraz w aktach wykonawczych do ustawy, nie określił pojęć moment wystawienia i otrzymania faktury elektronicznej. W konsekwencji, konieczne jest odwołanie się do gramatycznej wykładni obu pojęć. Zgodnie z „Małym Słownikiem Języka Polskiego” pod red. E. Sobol (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa, 1995, s. 1079 oraz s. 587) „wystawić” oznacza wydobyć, wyjąć, wydostać coś skąd, wyłożyć na zewnątrz, ale również wypisać, wypełnić, wydać. Z kolei, „otrzymać” oznacza stać się odbiorcą czegoś, dostać coś.

Należy zatem stwierdzić, iż powyżej opisane pojęcia wiążą się z czynnościami faktycznymi, a nie prawnymi. Data rzeczywistego odbioru faktury, co do zasady, decyduje o terminie, w którym podatnik ma prawo do odliczenia podatku wykazanego w danej fakturze.

Należy podkreślić, że to na podatniku spoczywa obowiązek stworzenia metod gwarantujących rzetelne udokumentowanie i rozliczenie transakcji w urządzeniach księgowych, tak by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg. Kwestią kluczową jest uzyskanie pewności co do daty otrzymania faktury przesłanej w formie elektronicznej. W przedmiotowej sytuacji należy uznać, ze momentem odbioru faktury jest moment, w którym nastąpiło zdarzenie faktyczne powodujące że Wnioskodawca mógł zapoznać się z jej treścią (odczytać ją w swoim systemie informatycznym).

W okolicznościach niniejszej sprawy okres, w którym podatnik otrzymał fakturę będzie rozpoznany w dacie otrzymania poczty elektronicznej (wiadomości e-mail).

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy prawne oraz opis przedmiotowego zdarzenia przyszłego stwierdzić należy, że w przypadku, gdy przyjęte przez Spółkę zasady otrzymywania faktur elektronicznych zapewniać będą autentyczność pochodzenia i integralność treści tych faktur, to e-faktura otrzymana przez Wnioskodawcę z wykorzystaniem opisanych w treści wniosku rozwiązań, będzie uprawniała do odliczenia wynikającego z niej podatku naliczonego, w zakresie w jakim towary i/lub usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy. Powyższe prawo będzie przysługiwało w rozliczeniu za okres, w którym Spółka otrzyma tę fakturę, bądź w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Przy czym za okres rozliczeniowy, w którym Wnioskodawca otrzyma fakturę, należy uznać okres, w którym Spółka otrzyma wiadomość e-mail z załączoną fakturą.

Ponadto przechowywanie przedmiotowych faktur na serwerze Wnioskodawcy, przesyłanych drogą elektroniczną, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie, organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur będzie prawidłowym sposobem.

Powyższe rozstrzygnięcie ma również zastosowanie do opisanych przez Wnioskodawcę faktur korygujących oraz duplikatów faktur, z zastrzeżeniem, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z duplikatu faktury będzie przysługiwało pod warunkiem, że nie dokonano odliczenia tego podatku z faktury pierwotnej, z której duplikat wystawiono.

Wobec powyższego, stanowisko Wnioskodawcy, w zakresie pytań oznaczonych we wniosku nr 2-4, należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Ocena prawna stanowiska Wnioskodawcy w części dotyczącej ustalenia czy otrzymane faktury, faktury korekty i duplikaty w sposób przedstawiony przez Wnioskodawcę będą miały zapewnioną autentyczność pochodzenia i integralność treści (pytanie nr 1) została zawarta w odrębnym rozstrzygnięciu.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie, ul. Józefa Ignacego Kraszewskiego 4A, 35-016 Rzeszów, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.