Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/2/423-1300/10/MS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2010-10-06
Teza: Czy pracownik może dokumentować poniesione podczas podróży służbowej krajowej lub zagranicznej wydatki - paragonem, biletem lub blankietem opłaty np. parkingowej uzupełnionymi o brakujące dane wymagane przez przepisy ustawy o rachunkowości niezbędne dla uznania dokumentu księgowego za prawidłowy?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja krajowa; delegacja-delegacja służbowa; delegacja-delegacja zagraniczna; paragon; rachunkowość-ustawa o rachunkowości; samochód-samochód służbowy
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 28 czerwca 2010r. (data wpływu do tut. Biura 05 lipca 2010r.), uzupełnionym w dniu 14 września 2010r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości udokumentowania przez pracownika poniesionych podczas podróży służbowej krajowej lub zagranicznej wydatków paragonem, biletem lub blankietem opłaty np. parkingowej (pytanie we wniosku Nr 7) – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 05 lipca 2010r. wpłynął do tut. Biura wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości udokumentowania przez pracownika poniesionych podczas podróży służbowej krajowej lub zagranicznej wydatków paragonem, biletem lub blankietem opłaty np. parkingowej.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z dnia 07 września 2010r. Znak: IBPBI /2/423-897/10/MS IBPB II/1/415-627/10/MK wezwano do ich uzupełnienia. Uzupełnienia dokonano w dniu 14 września 2010r.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Pracownicy Spółki w celu rozliczenia wydatków poniesionych w związku z podróżą krajową lub zagraniczną przedkładają pracodawcy dokumenty niezbędne do określenia wysokości tych wydatków. W podróżach krajowych co do zasady dokumentami tymi są faktury lub rachunki. Zdarza się jednak, że dokumentami tymi są paragony lub bilety, w szczególności gdy chodzi o udokumentowanie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, usług parkingowych, itp. w podróżach krajowych i zagranicznych. Niemożność uzyskania faktury lub rachunku w tym zakresie wynika przede wszystkim z utrudnień po stronie dostawców tych usług, którzy tłumaczą się brakiem czasu lub brakiem technicznych możliwości wystawienia właściwych dowodów na żądanie pracownika. W związku z tym Spółka stoi na stanowisku, że jeżeli pracownik nie miał możliwości uzyskania prawidłowo sporządzonego dowodu księgowego, może przedłożyć dowód wadliwy uzupełniony o dane wymagane przepisem art. 21 ustawy o rachunkowości, przez co dowód ten stanie się właściwym dowodem księgowym.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy pracownik może dokumentować poniesione podczas podróży służbowej krajowej lub zagranicznej wydatki - paragonem, biletem lub blankietem opłaty np. parkingowej uzupełnionymi o brakujące dane wymagane przez przepisy ustawy o rachunkowości niezbędne dla uznania dokumentu księgowego za prawidłowy? (pytanie we wniosku Nr 7)

Zdaniem Wnioskodawcy, stosownie do przepisów art. 20 i 21 ustawy o rachunkowości podstawą wpisu do księgi jest dowód księgowy, który poza innymi koniecznymi warunkami musi wskazywać przedmiot operacji, wiarygodne określenie stron uczestniczących w tej operacji, określenie wartości i innych danych pozwalających na zidentyfikowanie tego zdarzenia gospodarczego. Regulacja powyższych przepisów w powiązaniu z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wskazuje na to, że dla celów podatku dochodowego wprowadzona została zasada szczegółowego dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Zgodnie jednak z utrwaloną linią orzecznictwa Naczelnego Sądu Administracyjnego (wyrok NSA z dnia 14 lipca 1995r. Sygn. akt SA/Rz 151/94, wyrok NSA z dnia 28 listopada 1996r. Sygn. akt SA/Ka 1646/98) samo uchybienie przepisom o rachunkowości nie pozbawia podatnika możliwości wykazania, że wadliwie udokumentowane wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów. Dlatego też, jeżeli wydatki poniesione przez Spółkę miały faktycznie miejsce, mają związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą, poniesione zostały w celu osiągnięcia przychodów i nie mają do nich zastosowania wyłączenia z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm., określanej w dalszej części skrótem „ustawa o pdop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (nie wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o pdop), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem, a przychodem musi istnieć związek przyczynowo – skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Nie w każdym oczywiście wypadku związek ten jest wyraźny, co powoduje, iż każdą sytuację należy oceniać odrębnie. Ustawa o pdop nie uzależnia uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu od skutku w postaci powstania lub powiększenia konkretnego przychodu lub jego zachowania oraz zabezpieczenia. Należy podkreślić, że koszt uzyskania przychodów jest kosztem działalności gospodarczej, który ze swej istoty zmierza do osiągnięcia przychodów. W związku z tym, może się zdarzyć, że podatnik ponosi określony koszt, który ma niewątpliwy związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, jednak nie spowoduje on powstania lub powiększenia przychodów.

Co więcej, dla możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu, konieczne jest jego właściwie udokumentowanie. Ustawa o pdop nie reguluje sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów. Mocą art. 9 ust. 1 nakłada ona jednak na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a - 16m.

Zasady prowadzenia tej ewidencji przez podatników określa ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Przepis art. 20 ust. 1 tej ustawy stanowi, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą takich zapisów są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
2.  zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
3.  wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki (art. 20 ust. 2 wskazanej ustawy).

Podstawą zapisów mogą być również dowody księgowe sporządzone przez jednostkę, wymienione w art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Ponadto, w szczególnym przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności (art. 20 ust. 4 tej ustawy).

Dowód księgowy – zgodnie z art. 21 ust. 1 tej ustawy o rachunkowości – powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Ze stanu faktycznego wynika, iż pracownicy Spółki w celu rozliczenia wydatków poniesionych w związku z podróżą krajową lub zagraniczną przedkładają pracodawcy dokumenty niezbędne do określenia wysokości tych wydatków. W podróżach krajowych co do zasady dokumentami tymi są faktury lub rachunki. Zdarza się jednak, że dokumentami tymi są paragony lub bilety, w szczególności gdy chodzi o udokumentowanie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej, usług parkingowych, itp. w podróżach krajowych i zagranicznych. Niemożność uzyskania faktury lub rachunku w tym zakresie wynika przede wszystkim z utrudnień po stronie dostawców tych usług, którzy tłumaczą się brakiem czasu lub brakiem technicznych możliwości wystawienia właściwych dowodów na zadanie pracownika.

Kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów – jak wyjaśniono powyżej – normują odrębne przepisy, a zatem, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości, paragony otrzymywane od inkasentów obsługujących dany parking lub bilety parkingowe będące wydrukiem z parkometru oraz bilety dokumentujące przejazdy środkami komunikacji miejskiej, stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych.

Odnosząc powyższe uregulowania do przedstawionego stanu faktycznego, należy stwierdzić, że wydatki poniesione przez pracowników Spółki odbywających krajową lub zagraniczną podróż służbową, udokumentowane w sposób wymagany przepisami o rachunkowości, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 7 jest zatem prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Należy jednocześnie wyjaśnić, że zgodnie z art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), przedmiotem interpretacji indywidualnej są przepisy prawa podatkowego. Wobec tego, tutejszy organ nie dokonał oceny prawnej stanowiska Wnioskodawcy w części dotyczącej uznania paragonu fiskalnego, uzupełnionego opisem dokonanym przez pracownika, za dowód księgowy, stanowiący podstawę ujmowania wydatku w księgach rachunkowych. Kwestia ta jest bowiem regulowana przepisami o rachunkowości.

Nadmienia się, iż w zakresie pytania Nr 1, 2, 3, 4, 5, 6 i 8 wydano odrębne rozstrzygnięcia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie, ul. Kraszewskiego 4a, 35-016 Rzeszów po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.