Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP4/4512-1-10/16-4/WJ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2016-03-03
Teza: Przechowywanie faktur zakupowych, paragonów i innych podobnych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: podatnik; usługi-usługi na majątku rzeczowym; świadczenie-miejsce świadczenia; świadczenie-świadczenie usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-Rozdział 1-art. 15; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przedstawione we wniosku z dnia 23 grudnia 2015 r. (data wpływu 30 grudnia 2015 r.) uzupełnionym pismem z dnia 15 lutego 2016 r. (data wpływu 18 lutego 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur zakupowych, paragonów i innych podobnych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 30 grudnia 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur zakupowych, paragonów i innych podobnych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 15 lutego 2016 r. (data wpływu 18 lutego 2016 r.) o informacje doprecyzowujące opis sprawy oraz opłatę.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością „A” (dalej „Spółka”) otrzymuje dużą liczbę faktur papierowych, które obecnie przechowywane są w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami. Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości faktur otrzymywanych w formie papierowej (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów). Spółka planuje przechowywanie części lub całości dokumentów księgowych w formie elektronicznej (tj. skanów w formacie PDF bez możliwości edycji).

W odniesieniu do formy elektronicznej, poprzez zastosowanie przez Spółkę odpowiedniej procedury, zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej.

Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), a żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione – skanowane będą bezpośrednio dokumenty księgowe, które trafiły w formie papierowej do Spółki.

Sposób przechowywania plików PDF będzie miał za zadanie nie pozwolenie na modyfikację danych (integralność), co zostanie osiągnięte poprzez zastosowanie przez Spółkę formatu PDF, bez możliwości edycji treści zeskanowanego dokumentu. Użycie formatu PDF będzie także, zdaniem Spółki, służyć zagwarantowaniu czytelności faktur elektronicznych (upraszczając można stwierdzić, że faktury elektroniczne, gdyby je wydrukować z pliku PDF, będą wyglądały jak faktury w formie papierowej).

Skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność). Całość archiwizowanych dokumentów – faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów) będzie przechowywana w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Tym samym powyższa procedura będzie polegała na skanowaniu do nieedytowalnego pliku PDF otrzymanej od kontrahenta faktury, bądź innego dokumentu, w jakości mającej zapewnić wyraźny odczyt dokumentu. Następnie skan ten ma zostać zarchiwizowany na nośniku danych z oznaczeniem okresu rozliczeniowego, w którym oryginalny dokument powstał.

W uzupełnieniu wniosku Spółka wskazała, że:

1.  zapewni ona organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej faktur zakupowych, paragonów i innych podobnych dokumentów, a także bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, tzn. pracownik organu podatkowego będzie mógł zapoznać się z przechowywanymi przez Spółkę w formie elektronicznej (PDF) dokumentami poprzez czytanie ich na ekranie komputera lub – po wydrukowaniu – na papierze; będzie to zapewniało dostęp porównywalny z dostępem, który organy mają przy pracy z dokumentami papierowymi,
2.  jest ona zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT,
3.  nabywane przez Spółkę towary lub usługi będą wykorzystywane do wykonywania przez nią czynności opodatkowanych podatkiem VAT,
4.  zaistnieją przypadki, gdy wystąpią przesłanki zawarte w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r, o podatku od towarów i usług (dalej „ustawa VAT”), które pozbawiają Spółkę prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, np. w przypadku usług gastronomicznych czy też usług noclegowych, które Spółka nabywa,
5.  chce ona dokonać odliczenia podatku naliczonego z wszystkich dokumentów zakupowych, z których Spółka zgodnie z ustawą VAT ma prawo odliczyć podatek od towarów usług naliczony.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy dopuszczalne będzie przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów), wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów oraz czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami) zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne w świetle obowiązujących przepisów jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej, paragonów oraz innych podobnych dokumentów. Spółka uważa również, że zachowa prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, paragonów oraz innych podobnych dokumentów, w przypadku wdrożenia rozważanej procedury i przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy o VAT, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Z powołanych przepisów wynika, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ze względu na powyższe okoliczności, zdaniem Spółki, przechowywanie oryginałów faktur otrzymanych w papierowej formie, w formie obrazów elektronicznych, tj. skanów, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia oraz integralności treści i czytelności tych faktur, a także pozostałych warunków określonych w art. 106m i art. 112 ustawy o VAT – jest zgodne z powyższymi przepisami. Z uwagi na to, że faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony powyższymi przepisami, Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Spółkę dokumentów służących za podstawę zwrotu, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie o VAT, to zdaniem Spółki, nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur należy stwierdzić, że skoro będzie zapewniona autentyczność pochodzenia oraz integralność treści i czytelność tych faktur, to będą one potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w odpowiednich terminach, w świetle przepisów art. 86 ustawy o VAT, jeżeli nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć jest mowa w przepisach ustawy o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast – na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych (art. 106m ust. 5 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości faktur otrzymywanych w formie papierowej (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów). Spółka planuje przechowywanie części lub całości dokumentów księgowych w formie elektronicznej (tj. skanów w formacie PDF bez możliwości edycji).

W odniesieniu do formy elektronicznej, poprzez zastosowanie przez Spółkę odpowiedniej procedury, zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej.

Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), a żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione – skanowane będą bezpośrednio dokumenty księgowe, które trafiły w formie papierowej do Spółki.

Sposób przechowywania plików PDF będzie miał za zadanie uniemożliwienie modyfikacji danych (integralność), co zostanie osiągnięte poprzez zastosowanie przez Spółkę formatu PDF, bez możliwości edycji treści zeskanowanego dokumentu.

Skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność). Całość archiwizowanych dokumentów – faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów) będzie przechowywana w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej faktur zakupowych, paragonów i innych podobnych dokumentów, a także bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zatem przechowywanie części lub całości faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej) – w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Odnosząc się natomiast do przechowywania paragonów i innych podobnych dokumentów należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do przechowywania tego rodzaju dokumentów w formie elektronicznej.

Sposób przechowywania dokumentów określony w powołanych przepisach w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu archiwizacji, pomimo otrzymywania dokumentów w formie papierowej (faktur, paragonów oraz innych podobnych dokumentów).

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w fakturach oraz dokumentach zakupowych, z których Spółka zgodnie z ustawą będzie miała prawo odliczyć podatek od towarów i usług, otrzymanych w formie papierowej a przechowywanych w formie elektronicznej należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi:

1.  suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
    1.  nabycia towarów i usług,
    2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;
2.  w przypadku importu towarów – kwota podatku:
    1.  wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,
    2.  należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a,
    3.  wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b;
3.  zryczałtowany zwrot podatku, o którym mowa w art. 116 ust. 6;
4.  kwota podatku należnego z tytułu:
    1.  świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 lub 8 podatnikiem jest ich usługobiorca,
    2.  dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 lub 7 podatnikiem jest ich nabywca,
    3.  wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 9,
    4.  wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 11;
5.  (uchylony)
6.  różnica podatku, o której mowa w art. 30c ust. 2 i art. 37;
7.  u podatnika, o którym mowa w art. 16, kwota stanowiąca równowartość 22% kwoty należnej z tytułu dostawy nowego środka transportu, nie wyższa jednak niż kwota podatku zawartego w fakturze stwierdzającej nabycie tego środka lub dokumencie celnym, albo podatku zapłaconego przez tego podatnika od wewnątrzwspólnotowego nabycia tego środka.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Art. 88 ustawy określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy – który stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Jak poinformowała Spółka, jest ona zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT, a nabywane przez nią towary lub usługi będą wykorzystywane do wykonywania przez nią czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Spółka chce dokonać odliczenia podatku naliczonego z przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej faktur oraz innych dokumentów zakupowych, z których zgodnie z ustawą VAT będzie miała prawo odliczyć podatek od towarów usług naliczony. Jednakże zaistnieją przypadki zawarte w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy, które pozbawią Spółkę prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, tj. nabycie przez nią usług gastronomicznych i usług noclegowych.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury oraz ww. dokumenty zakupowe przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów – będą potwierdzały jej prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z wyjątkiem określonych w art. 88 ustawy usług noclegowych i gastronomicznych nabywanych przez Spółkę.

W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji przedmiotowych dokumentów, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.

Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że dopuszczalne będzie przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów) wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie ich papierowych oryginałów. Spółka zachowa przy tym prawo do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami) zawartego na przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej fakturach i innych dokumentach zakupowych, z których zgodnie z ustawą będzie miała ona prawo odliczyć podatek od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.