Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP2-1.4010.381.2025.2.PK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-09-18
Teza: Możliwość zaliczenia do kup wydatków związanych z
noclegami oraz przejazdami Kontraktorów.
Słowa kluczowe: koszt-koszty uzyskania przychodów
nocleg
osoba-osoba współpracująca
przejazdy
wydatek
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada
zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3-art. 15-ust. 1

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest
    prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 lipca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 1 lipca 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, który dotyczy

    ustalenia, czy w świetle przepisów ustawy o CIT, ponoszone przez Spółkę, wydatki
    związane z noclegami oraz przejazdami Kontraktorów stanowią dla Wnioskodawcy koszty
    uzyskania przychodów.
    Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie pismem z 18 sierpnia 2025 r. (wpływ
    18 sierpnia 2025 r.).
    Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
    Spółka jest częścią grupy kapitałowej pod nazwą Grupa A. będącą jedną z największych
    europejskich spółek w segmencie (...). Główną działalnością Spółki jest dostarczanie
    rozwiązań technologicznych związanych z oprogramowaniem (software) i sprzętem IT
    (hardware) dla spółek w grupie kapitałowej A., w tym również dla sklepów w kraju i za
    granicą. Działalność Spółki jest niezbędna do funkcjonowania biznesu o tak dużej skali.
    Spółka w ramach prowadzonej działalności operacyjnej realizuje różne projekty, angażując
    podwykonawców, z którymi zawiera umowy o współpracy. Zatem Spółka przy realizacji
    określonych projektów korzysta zarówno z pracy własnych pracowników, jak również
    podwykonawców działających w formie jednoosobowej działalności gospodarczej (dalej:
    „Kontraktor”, dalej łącznie: „Kontraktorzy”).
    Kontraktorzy wykonują szereg działań i zadań w ramach realizowanych przez Spółkę
    projektów, w tym międzynarodowych, co wiąże się z koniecznością odbycia przez nich
    podróży w celu wykonania zadań określonych w umowie łączącej ich ze Spółką (dalej:
    „umowy B2B”). Kontraktorzy świadczą usługi z różnych miejsc, co w wielu przypadkach
    przekłada się na konieczność podróży na spotkania z klientami, współpracownikami,
    udział w planowaniu zadań i podsumowaniach zakończonych etapów realizowanych
    działań takich jak:
        wdrażanie i utrzymywanie systemów baz danych, systemów sprzedażowych,
        narzędzi informatycznych wspierających biznes,
        dbanie o ciągłość działania systemów i usług przetwarzania danych, w tym
        planowanie i wdrażanie działań zapobiegawczych i awaryjnych w Polsce i na
        rynkach zagranicznych, gdzie spółka prowadzi placówki handlowe,
        audyty w placówkach sprzedaży i biurach regionalnych w Polsce i na rynkach
        zagranicznych,
        doradztwo w zakresie strategii cyfryzacji i rozwoju biznesu oraz IT,
        prace przygotowawcze i wdrożeniowe systemów informatycznych i infrastruktury
        technologicznej,
        wsparcie we wdrażaniu i rozwoju systemów optymalizujących procesy biznesowe,
        otwarcia nowych placówek handlowych w Polsce i na rynkach zagranicznych,
        szereg świadczonych usług dotyczy doradztwa w zakresie technologii
        informatycznych i sprzętu komputerowego,
        w przypadku rynków zagranicznych, pomoc w wyborze lokalnych dostawców
        rozwiązań informatycznych i zaplecza technologicznego oraz koordynacja działań
        tych podmiotów,
        instalacja komputerów i urządzeń peryferyjnych,
        obsługi i konserwacji sprzętu komputerowego znajdującego się w lokalizacjach
        Spółki: ok. 600 placówek handlowych w Polsce i ok. 400 placówek handlowych na
        rynkach zagranicznych.

    Jak już wspomniano, wymienione czynności świadczone są zarówno w siedzibie firmy jak i
    w lokalizacjach poza biurem centrali w Polsce i zagranicą.
    Z uwagi na konieczność szybkiego i sprawnego wykonania zleconych prac, oraz z uwagi na
    umowy podpisane z operatorami organizującymi rezerwacje hoteli oraz komunikację
    krajową i zagraniczną, zdarzają się sytuacje, w których Spółka bezpośrednio ponosi
    wydatki związane z noclegami oraz przejazdami do miejsca wykonywania czynności
    Kontraktorów (np. bilety komunikacji autobusowej, kolejowej lub lotniczej). Ww. koszty nie
    są przenoszone przez Spółkę na Kontraktorów.
    Ponoszenie przez Spółkę wydatków związanych z noclegami oraz przejazdami do miejsca
    wykonywania prac zgodne jest z oczekiwaniami rynku. Spółka pragnąc zaangażować
    Kontraktorów do przedmiotowych prac w miejscach znacznie oddalonych od miejsca
    zamieszkania i siedziby działalności Kontraktorów musi zobowiązać się do pokrycia
    kosztów noclegów oraz dojazdów.
    Przedstawiony sposób rozliczania kosztów noclegów oraz przejazdów podyktowany jest
    również faktem, że Spółka jest organizatorem i koordynatorem całości prowadzonych
    projektów. Ze względu na specyfikę funkcjonowania Spółki jako dostawcy nowoczesnych
    rozwiązań technologicznych, konieczna jest właściwa koordynacja. W związku z tym, że
    Spółka jest odpowiedzialna za uzyskanie efektu poszczególnych projektów, przygotowując
    harmonogram prac Wnioskodawca posiadać musi pełną wiedzą o terminach, w których
    muszą być wykonane poszczególne etapy prac (w tym głównie prace Kontraktorów),
    dlatego też to Spółka dokonuje większości rezerwacji noclegów oraz organizuje przejazdy
    dla większości osób zaangażowanych w dany projekt. Takie działanie pozwala z jednej
    strony ograniczyć koszty (rezerwacja noclegów dla większej ilości osób pozwala uzyskać
    korzystniejsze ceny i w ostatecznym rozrachunku ograniczyć koszty realizacji projektów od
    wskazanych powyżej operatorów usług zapewniających rezerwację hoteli i przejazdów),
    jak również w istotny sposób ograniczyć ryzyko niedotrzymania terminów przez
    Kontraktorów. Dodatkowo dzięki zasięgowi grupy kapitałowej Kontraktorzy mają
    możliwość korzystania z usług dostawców z preferencyjnych cen i zniżek. Kontraktorzy
    mogliby samodzielnie wybrać sobie miejsca pobytu lub środek transportu, stanowi to
    jednak dodatkowe utrudnienie operacyjne i wiązać się może z potencjalnie wyższymi
    kosztami. Natomiast Spółka zapewnia transport, noclegi oraz wyżywienie w celu
    usprawnienia organizacji pracy. Podpisując umowę, Kontraktorzy godzą się na warunki,
    które zapewnia Spółka. Wartość ponoszonych przez Spółkę wydatków związanych z
    noclegami oraz przejazdami Kontraktorów do miejsca wykonywania prac nie zwiększa
    wartości ich wynagrodzenia.
    Wyjazdy Kontraktorów są integralnie powiązane z działalnością i rozwojem Spółki. Zaś
    ponoszone wydatki przyczyniają się do skutecznej realizacji projektów. Ponadto istnieją
    sytuacje (np. otwarcie nowego sklepu w danej lokalizacji), w których dojazd Kontraktora w
    dane miejsce jest niezbędny i kluczowy do realizacji projektu.
    Dodatkowo poniesione przez Spółkę wydatki dokumentowane są fakturami, rachunkami
    oraz okazjonalnie paragonami. Na wystawianych fakturach i rachunkach widnieją dane
    Wnioskodawcy.
    Co istotne osoby, których dotyczy opisywany stan faktyczny / zdarzenie przyszłe,
    odbywające podróż nie są pracownikami Spółki. Podróże te nie stanowią zatem podróży
    służbowych w rozumieniu art. 775 Kodeksu pracy, a są to jedynie podróże w interesach
    zlecającego, tj. Spółki. Strony w sposób bezpośredni lub dorozumiany na mocy
    porozumienia stron decydują o tym, czy danemu Kontraktorowi, w związku wyjazdem w
    sprawach zlecającego, przysługują jakieś dodatkowe świadczenia niż samo wynagrodzenie
    za czynności wykonane w ramach świadczonych usług lub realizacji zlecenia. Spółka
    również nie wystawia każdorazowo poleceń odbycia podróży w jej interesie.
    W związku z tym Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie, czy prawidłowo są przez niego
    interpretowane przepisy prawa podatkowego, pozwalające na uznanie ww. wydatków,

    ponoszonych przez Spółkę, związanych z noclegami i przejazdami Kontraktorów za koszty
    uzyskania przychodu Spółki.
    Uzupełnienie
    Spółka ponosi niezbędne koszty do których zaliczają się koszty podróży (koszty zakupu
    biletów lotniczych, koszty biletów na komunikację, koszty przejazdów taksówką) oraz
    koszty zakwaterowania.
    Czynności wykonywane przez Kontraktorów pozostają w bezpośrednim, nierozerwalnym i
    funkcjonalnym związku z działalnością operacyjną Spółki, której zasadniczym
    przedmiotem jest świadczenie usług w obszarze IT, obejmujących w szczególności
    tworzenie oprogramowania, projektowanie systemów komputerowych oraz wdrażanie
    rozwiązań technologicznych. Zakres zadań realizowanych przez Kontraktorów, zarówno w
    miejscu wykonywania usług, jak i w ramach odbywanych podróży służbowych, wynika
    bezpośrednio z potrzeb i celów działalności Spółki. Podróże te służą bowiem realizacji
    zadań związanych m.in. z opracowywaniem, testowaniem, wdrażaniem oraz
    utrzymywaniem oprogramowania oferowanego przez Spółkę, jak również z zapewnianiem
    prawidłowego funkcjonowania rozwiązań IT wdrożonych u jej kontrahentów i w
    jednostkach organizacyjnych. W konsekwencji, czynności te stanowią nieodzowny element
    bieżącej działalności operacyjnej Spółki i są warunkiem jej prawidłowego oraz
    efektywnego prowadzenia.
    Ponoszenie wskazanych wydatków jest niezbędne do osiągnięcia przychodów ze źródła
    przychodów Spółki, a także do zachowania i zabezpieczenia tego źródła. Wynika to z
    następujących przesłanek:
        Wydatki ponoszone w związku z podróżami Kontraktorów pozostają w
        bezpośrednim związku z zasadniczym przedmiotem działalności Spółki, jakim jest
        świadczenie usług w obszarze IT, obejmujących w szczególności tworzenie
        oprogramowania, projektowanie systemów komputerowych oraz wdrażanie
        rozwiązań technologicznych.
        Podróże służbowe Kontraktorów służą wykonywaniu zadań niezbędnych do
        opracowania, testowania, wdrażania i utrzymywania oprogramowania
        oferowanego przez Spółkę, a także zapewnienia prawidłowego działania rozwiązań
        IT wdrożonych u kontrahentów oraz w jednostkach organizacyjnych Spółki.
        Brak poniesienia przedmiotowych wydatków mógłby prowadzić do niewykonania
        lub nienależytego wykonania zobowiązań wobec kontrahentów, co w konsekwencji
        mogłoby skutkować utratą źródła przychodów bądź ograniczeniem możliwości jego
        uzyskiwania w przyszłości.
    Kontraktorzy nie mają w umowie określonego miejsca świadczenia usług, jednak z
    okoliczności wynika, że część usług musi być wykonywana w ściśle określonych
    lokalizacjach (np. w sklepach Spółki, jej siedzibie), gdyż dotyczą one składników majątku
    znajdujących się w tych miejscach (np. kas fiskalnych w sklepach).
    Na pytanie, czy podróże o których mowa we wniosku odbywają się wyłącznie w celu
    realizacji działalności gospodarczej Spółki, Spółka odpowiedziała: tak i wskazała, że
    podróże o których mowa we wniosku odbywają się wyłącznie w celu realizacji zadań na
    rzecz Spółki.
    Umowy nie zawierają postanowień odnoszących się wprost do kwestii noclegów i
    transportu, jednak przewidują możliwość ponoszenia przez Spółkę dodatkowych kosztów
    związanych z wykonywaniem usług przez Kontraktorów, o ile koszty te zostaną przez
    Spółkę zaakceptowane.

    Poniesienie przez Kontraktorów przedmiotowych kosztów nie jest uzależnione od
    spełnienia określonych wymogów formalnych, jednak wymaga uprzedniej zgody Spółki.
    Na pytanie, czy wydatki ponoszone przez Spółkę na wskazane we wniosku cele będą
    Spółce w jakikolwiek sposób zwracane, Spółka wskazała, że wydatki ponoszone na
    wskazane we wniosku cele nie będą zwracane Spółce w jakikolwiek sposób.

## Pytanie

Czy w świetle przepisów ustawy o CIT, ponoszone przez Spółkę, wydatki związane z
    noclegami oraz przejazdami Kontraktorów stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania
    przychodów?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Zdaniem Wnioskodawcy, ponoszone przez Spółkę, wydatki związane z noclegami oraz
    przejazdami Kontraktorów stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów.
    Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty
    poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła
    przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
    W świetle przepisów ustawy o CIT, w celu zaliczenia określonych wydatków do kosztów
    podatkowych wymagane jest spełnienie następujących przesłanek:
    1. wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on
      zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania
      przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione przez osoby inne niż podatnik),
    2. jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została
      podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
    3. pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
    4. poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub
      może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
    5. został właściwie udokumentowany,
    6. nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww.
      ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
    Odnosząc powyższe do przedstawionego opisu stanu faktycznego / zdarzenia przyszłego,
    w pierwszej kolejności zauważyć należy, że wydatki związane z noclegami oraz
    przejazdami Kontraktorów ponoszone przez Spółkę nie zostały wyłączone z kosztów
    uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ustawy o CIT.
    Ponadto, jak wynika z przedstawionych informacji, w niektórych sytuacjach Spółka ponosi
    koszty związane z noclegami, oraz przejazdami Kontraktorów i nie są one przenoszone
    przez Spółkę na Kontraktorów. W konsekwencji, stwierdzić należy, że przedmiotowe
    wydatki ponoszone są przez Spółkę, oraz że mają charakter definitywny. Również z faktur i
    rachunków dokumentujących wydatki wynika, iż są one wystawiane na Spółkę.
    Równocześnie, w świetle zawartych w opisie stanu faktycznego / zdarzenia przyszłego
    informacji związanych ze specyfiką działalności Spółki, stwierdzić należy, że poniesione
    przez Spółkę wydatki związane z noclegami oraz przejazdami Kontraktorów niewątpliwie
    przyczyniają się do osiągnięcia przychodów, jak również ponoszone są w celu
    zabezpieczenia źródła przychodów Spółki. Ponoszone wydatki na noclegi i przejazdy
    Kontraktorów należą zatem do wydatków powiązanych integralnie działalnością
    technologiczną i przychodami Wnioskodawcy.
    Pomiędzy ponoszonymi wydatkami związanymi z noclegami oraz przejazdami
    Kontraktorów oraz przychodami uzyskiwanymi przez Spółkę występuje związek
    przyczynowo-skutkowy. Spółka, korzystając ze świadczonych przez Kontraktorów usług
    ulega stałemu rozwojowi. Organizacja przejazdów oraz noclegów pozwala zachować

    kontrolę nad wydatkami generowanymi w poszczególnych projektach, co w konsekwencji
    skutkuje prawidłowym zarządzaniem strukturą ponoszonych wydatków. Spółka ponosi
    tylko te wydatki związane z noclegami oraz przejazdami Kontraktorów, które są ściśle
    związane z pracami wykonywanymi przez nich na rzecz Spółki. Ponoszenie takich kosztów
    bezpośrednio przez Spółkę prowadzi również do uproszczenia rozliczeń z Kontraktorami.
    Dodatkowo dzięki zasięgowi grupy kapitałowej Kontraktorzy mają możliwość korzystania z
    usług dostawców z preferencyjnymi cenami oraz zniżkami. Zatem działanie Spółki jest
    również racjonalne z ekonomicznego punktu widzenia, gdyż pozwala ograniczyć koszty
    związane z noclegami oraz przejazdami poprzez uzyskanie cen, które nie byłyby osiągalne
    dla poszczególnych Kontraktorów i w ostatecznym rozrachunku ograniczyć koszty i
    zwiększyć zysk Spółki. Tym samym, wydatki będące przedmiotem niniejszego wniosku
    umożliwiają Spółce prawidłowe i optymalne kosztowo funkcjonowanie. Związane są zatem
    z podstawową działalnością Spółki i przyczyniają się do osiągnięcia przychodów przez
    Spółkę. W świetle powyższego, ponoszone przez Spółkę wydatki związane z przejazdami
    oraz noclegami Kontraktorów (jako definitywne) uznać należy za racjonalne i gospodarczo
    uzasadnione.
    W ocenie Wnioskodawcy, wydatki związane z noclegami oraz przejazdami Kontraktorów
    ponoszone bezpośrednio przez Spółkę spełniają podstawową przesłankę wynikającą z art.
    15 ust. 1 ustawy o CIT oraz nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na
    podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT W konsekwencji, Wnioskodawca powinien być
    uprawniony do zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
    Wnioskodawca pragnie zwrócić także uwagę na powszechność tego typu sytuacji w
    relacjach między firmami. Firmy coraz częściej korzystają z zewnętrznych
    podwykonawców, którzy wykonują określone usługi wchodzące w skład całości
    świadczenia realizowanego na rzecz ostatecznego klienta. W związku z tym, powstaje
    coraz więcej podmiotów gospodarczych świadczących usługi outsourcingu, które w
    przypadku branży, w której działa Spółka, wymagają obecności w miejscu wyznaczonym
    przez Wnioskodawcę. Celem poniesienia określonych wydatków przez Spółkę jest
    ułatwienie lub umożliwienie Kontraktorowi wyświadczenia zamówionej usługi w sposób,
    który przyczyni się do wygenerowania po stronie zamawiającego (Spółki) przychodu lub
    zachowania, czy zabezpieczenia jego źródła. Z tej też przyczyny wydatki na tego typu
    świadczenia, pomimo, że nie korzysta z nich bezpośrednio podmiot, który je nabywa
    (Spółka), są niewątpliwie związane z jego przychodem.
    Przedstawione powyżej stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia wydatków
    związanych z noclegami oraz przejazdami zleceniobiorców oraz podwykonawców w
    kosztach uzyskania przychodów zgodne jest ze stanowiskiem prezentowanym przez
    organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych. Przykładowo
    przywołać można interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacja Skarbowej z
    dnia 2 sierpnia 2023 r. (0111-KDIB2-1.4010.169.2023.3.BJ), powołując się na treść
    interpretacji indywidualnej z dnia 12 czerwca 2020 r. (0111-KDIB2-1.4010.120.2020.1.AP),
    w której stwierdzono, że: "(...) wskazane we wniosku wydatki ponoszone przez Spółkę na
    zapewnienie wyżywienia i zakwaterowania podwykonawcom mogą stanowić koszty
    uzyskania przychodów. Tego rodzaju wydatki są bowiem kosztami wnioskodawcy, gdyż
    wiążą się z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i przyczyniają się do
    osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie są
    także wydatkami wymienionymi w art. 16 ustawy o CIT – wyłączonymi z kosztów
    podatkowych”.
    W interpretacji indywidualnej z dnia 5 czerwca 2024 r. (0111-KDIB1-2.4010.193.2024.2.BD)
    Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, iż: " stwierdzić zatem należy, że
    wskazane we wniosku wydatki poniesione/ponoszone przez Spółkę spełniają/będą
    spełniały wynikające z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. przesłanki zaliczenia do kosztów uzyskania
    przychodu. Ponadto, wydatki te nie zostały wyłączone z kosztów na podstawie art. 16 u.p.
    d.o.p. W świetle powyższego, należy więc uznać, że wydatki związane z podróżami, tj.

    koszty transportu oraz noclegów osób wykonujących usługi na rzecz Spółki, stanowić będą
    dla Państwa koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p".
    Podobnie w interpretacji indywidualnej z dnia 2 kwietnia 2024 r. (0111-KDIB1-
    2.4010.66.2024.1.ANK) Dyrektora Krajowej Informacja Skarbowej potwierdził stanowisko
    spółki, która uznała, iż koszty eventów i spotkań (tj. wydatki na zakup biletów lotniczych,
    biletów kolejowych, przejazdów taksówką i komunikacją, usług hotelowych, biletów
    wstępu na wydarzenia branżowe, zakup posiłków, a także inne wydatki związane z
    wyjazdami takie jak ubezpieczenia czy wizy lub inne opłaty administracyjne) nie będące
    kosztami wymienionymi w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT, ponoszone bezpośrednio przez
    spółkę na rzecz osób prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze, które na stałe
    współpracują ze spółką na podstawie umów cywilnoprawnych, stanowią dla tej spółki
    koszty uzyskania przychodu.
    Takie stanowisko zostało zaprezentowane również w interpretacji indywidualnej
    Dyrektora Krajowej Informacja Skarbowej z dnia 5 stycznia 2023 r. (0111-KDIB2-
    1.4010.585.2022.4.KK), w której organ podatkowy wskazał, że prawidłowe jest stanowisko
    wnioskodawcy zgodnie, z którym koszty ponoszone w związku z podróżami
    współpracowników tj. koszty noclegów i biletów transportu publicznego: bilety kolejowe,
    autobusowe, tramwajowe stanowią dla spółki koszt uzyskania przychodów.
    Biorąc pod uwagę powyższe Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż ponoszone przez niego
    wydatki związane z noclegami oraz przejazdami Kontraktorów powinny stanowić koszty
    uzyskania przychodów Wnioskodawcy.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
    prawnych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów
      ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła
      przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione
      w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez
      Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień
      poniesienia kosztu.
    Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu
    każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej
    analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy
    ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów
    lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach
    należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu
    a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź
    też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
    Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma
    cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów,
    jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością
    powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.
    W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt
    uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

        został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
        pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania
        przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika
        przez osoby inne niż podatnik),
        jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została
        podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
        pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
        poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub
        może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
        został właściwie udokumentowany,
        nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww.
        ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
    Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie
    wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, mogą stanowić koszt uzyskania
    przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiągniętymi
    przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła
    przychodów.
    Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i
    gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą,
    których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego
    źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych
    kosztów. Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku a
    osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy
    oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno
    wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia
    przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Zauważyć przy
    tym należy, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań
    lub sprzecznych z prawem działań podatnika.
    W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod
    pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła
    przychodów.
    Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:
    a) „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”,
      „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one
      do określonego celu”,
    b) „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub
      szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w
      dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie
      zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast
    c) „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym
      stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed
      zapomnieniem”.
    Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty,
    które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być
    widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany
    cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie
    źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła
    przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło

    w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się
    przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki
    sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.
    Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po
    wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w
    związku przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź
    zabezpieczeniu źródła przychodów.
    Zatem, kosztami uzyskania przychodów z danego źródła przychodów są wszelkie
    racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością
    gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie i zachowanie
    danego źródła przychodów.
    Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z
    przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą zawarty został w art. 16 ust. 1
    updop. Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za
    koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty,
    które nie są zamieszczone w art. 16 ust. 1 updop, zostaną ex lege uznane za koszty
    uzyskania przychodów.
    Ponadto, należy mieć na względzie, że uznając dany wydatek za koszt uzyskania
    przychodu podatnik odnosi ewidentne korzyści, bowiem koszt uzyskania przychodu
    zmniejsza podstawę opodatkowania. Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego
    wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej
    oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy
    zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i
    powinien wiedzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub
    zabezpieczenia przychodu.
    Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego
    poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu
    zaistnieje związek przyczynowy i koszt nie będzie objęty dyspozycją art. 16 ust. 1 ustawy o
    podatku dochodowym od osób prawnych.
    Z wniosku wynika, że Spółka jest częścią grupy kapitałowej pod nazwą Grupa A. będącą
    jedną z największych europejskich spółek w segmencie (...). Główną działalnością Spółki
    jest dostarczanie rozwiązań technologicznych związanych z oprogramowaniem (software)
    i sprzętem IT (hardware) dla spółek w grupie kapitałowej A., w tym również dla sklepów w
    kraju i za granicą. Spółka w ramach prowadzonej działalności operacyjnej realizuje różne
    projekty, angażując podwykonawców, z którymi zawiera umowy o współpracy. Zatem
    Spółka przy realizacji określonych projektów korzysta zarówno z pracy własnych
    pracowników, jak również podwykonawców działających w formie jednoosobowej
    działalności gospodarczej („Kontraktorzy”). Kontraktorzy wykonują szereg działań i zadań
    w ramach realizowanych przez Spółkę projektów, w tym międzynarodowych, co wiąże się
    z koniecznością odbycia przez nich podróży w celu wykonania zadań określonych w
    umowie łączącej ich ze Spółką. Kontraktorzy świadczą usługi z różnych miejsc, co w wielu
    przypadkach przekłada się na konieczność podróży na spotkania z klientami,
    współpracownikami, udział w planowaniu zadań i podsumowaniach zakończonych etapów
    realizowanych działań. Jak już wspomniano, wymienione czynności świadczone są
    zarówno w siedzibie firmy jak i w lokalizacjach poza biurem centrali w Polsce i zagranicą.
    Kontraktorzy nie mają w umowie określonego miejsca świadczenia usług, umowy nie
    zawierają postanowień odnoszących się wprost do kwestii noclegów i transportu, jednak
    przewidują możliwość ponoszenia przez Spółkę dodatkowych kosztów związanych z
    wykonywaniem usług przez Kontraktorów, o ile koszty te zostaną przez Spółkę
    zaakceptowane.
    Z uwagi na konieczność szybkiego i sprawnego wykonania zleconych prac, oraz z uwagi na
    umowy podpisane z operatorami organizującymi rezerwacje hoteli oraz komunikację

    krajową i zagraniczną, zdarzają się sytuacje, w których Spółka bezpośrednio ponosi
    wydatki związane z noclegami oraz przejazdami do miejsca wykonywania czynności
    Kontraktorów (np. bilety komunikacji autobusowej, kolejowej lub lotniczej). Ww. koszty nie
    są przenoszone przez Spółkę na Kontraktorów. Spółka pragnąc zaangażować
    Kontraktorów do przedmiotowych prac w miejscach znacznie oddalonych od miejsca
    zamieszkania i siedziby działalności Kontraktorów musi zobowiązać się do pokrycia
    kosztów noclegów oraz dojazdów. Spółka jest odpowiedzialna za uzyskanie efektu
    poszczególnych projektów, przygotowując harmonogram prac Spółka musi posiadać
    pełną wiedzą o terminach, w których muszą być wykonane poszczególne etapy prac (w
    tym głównie prace Kontraktorów), dlatego też to Spółka dokonuje większości rezerwacji
    noclegów oraz organizuje przejazdy dla większości osób zaangażowanych w dany projekt.
    Takie działanie pozwala z jednej strony ograniczyć koszty (rezerwacja noclegów dla
    większej ilości osób pozwala uzyskać korzystniejsze ceny i w ostatecznym rozrachunku
    ograniczyć koszty realizacji projektów od wskazanych powyżej operatorów usług
    zapewniających rezerwację hoteli i przejazdów), jak również w istotny sposób ograniczyć
    ryzyko niedotrzymania terminów przez Kontraktorów. Dodatkowo dzięki zasięgowi grupy
    kapitałowej Kontraktorzy mają możliwość korzystania z usług dostawców z
    preferencyjnych cen i zniżek. Kontraktorzy mogliby samodzielnie wybrać sobie miejsca
    pobytu lub środek transportu, stanowi to jednak dodatkowe utrudnienie operacyjne i
    wiązać się może z potencjalnie wyższymi kosztami. Natomiast Spółka zapewnia transport,
    noclegi oraz wyżywienie w celu usprawnienia organizacji pracy.
    Jak Państwo wskazali w opisie sprawy i w uzupełnieniu:
        wartość ponoszonych przez Spółkę wydatków związanych z noclegami oraz
        przejazdami Kontraktorów do miejsca wykonywania prac nie zwiększa wartości ich
        wynagrodzenia,
        poniesione przez Spółkę wydatki dokumentowane są fakturami, rachunkami oraz
        okazjonalnie paragonami. Na wystawianych fakturach i rachunkach widnieją dane
        Spółki,
        osoby, odbywające podróż nie są pracownikami Spółki. Podróże te nie stanowią
        zatem podróży służbowych w rozumieniu art. 775 Kodeksu pracy, a są to jedynie
        podróże w interesach zlecającego, tj. Spółki.
        podróże o których mowa we wniosku odbywają się wyłącznie w celu realizacji
        zadań na rzecz Spółki,
        poniesienie przez Kontraktorów przedmiotowych kosztów nie jest uzależnione od
        spełnienia określonych wymogów formalnych, jednak wymaga uprzedniej zgody
        Spółki.
        wydatki ponoszone na wskazane we wniosku cele nie będą zwracane Spółce w
        jakikolwiek sposób.
    Przedmiotem Państwa wątpliwości jest kwestia ustalenia, czy w świetle przepisów ustawy
    o CIT, ponoszone przez Spółkę, wydatki związane z noclegami oraz przejazdami
    Kontraktorów stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów.
    Biorąc pod uwagę powyższe, wydatki związane z noclegami oraz przejazdami
    Kontraktorów tj. koszty podróży (koszty zakupu biletów lotniczych, koszty biletów na
    komunikację, koszty przejazdów taksówką) oraz koszty zakwaterowania, mogą Państwo
    zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki te nie znajdują się w katalogu
    wyłączeń zawartych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Wymienione koszty będą miały związek z
    prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą i służą realizacji osiągnięcia

    przychodów ze źródła przychodów Spółki, a także do zachowania i zabezpieczenia tego
    źródła. Jak Państwo wskazali, wyjazdy Kontraktorów są integralnie powiązane z
    działalnością i rozwojem Spółki, zaś ponoszone wydatki przyczyniają się do skutecznej
    realizacji projektów. Czynności wykonywane przez Kontraktorów pozostają w
    bezpośrednim, nierozerwalnym i funkcjonalnym związku z działalnością operacyjną Spółki,
    której zasadniczym przedmiotem jest świadczenie usług w obszarze IT, obejmujących w
    szczególności tworzenie oprogramowania, projektowanie systemów komputerowych oraz
    wdrażanie rozwiązań technologicznych. Zakres zadań realizowanych przez Kontraktorów,
    zarówno w miejscu wykonywania usług, jak i w ramach odbywanych podróży służbowych,
    wynika bezpośrednio z potrzeb i celów działalności Spółki. Podróże te służą bowiem
    realizacji zadań związanych m.in. z opracowywaniem, testowaniem, wdrażaniem oraz
    utrzymywaniem oprogramowania oferowanego przez Spółkę, jak również z zapewnianiem
    prawidłowego funkcjonowania rozwiązań IT wdrożonych u jej kontrahentów i w
    jednostkach organizacyjnych. W konsekwencji, czynności te stanowią nieodzowny element
    bieżącej działalności operacyjnej Spółki i są warunkiem jej prawidłowego oraz
    efektywnego prowadzenia. Brak poniesienia przedmiotowych wydatków mógłby
    prowadzić do niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań wobec
    kontrahentów, co w konsekwencji mogłoby skutkować utratą źródła przychodów bądź
    ograniczeniem możliwości jego uzyskiwania w przyszłości.
    Wobec powyższego, Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy:
    · stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w
      dacie zaistnienia zdarzenia,
    · zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w
      dniu wydania interpretacji.
    Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy
    rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie
    ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym
    wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu
    przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
    Odnosząc się do powołanych przez Państwa we wniosku interpretacji indywidualnych,
    wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i
    nie wiążą Organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku. Nie mogą one zatem
    przesądzać o niniejszym rozstrzygnięciu. Natomiast organy podatkowe mimo, że w ocenie
    indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i
    innych organów podatkowych, to nie mają możliwości zastosowania ich wprost, z tego
    powodu, że nie stanowią materialnego prawa podatkowego. Każdą sprawę Organ jest
    zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy
      z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
      Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
      zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosują się
      Państwo do interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element
      czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.