Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP3-2.4011.261.2025.3.MG
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-05-07
Teza: Sposób ustalenia przychodu z najmu w przypadku
refakturowania kosztów mediów.
Słowa kluczowe: najem
przychód-przychód z działalności gospodarczej
refaktura
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Źródła przychodów.-Przychody z działalności
gospodarczej.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 2-art. 10-ust. 1-pkt 3

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Dnia 5 marca 2025 r. wpłynął Pani wniosek z 28 listopada 2024 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej. Uzupełniła go Pani – w odpowiedzi na wezwania – pismami z 25 marca
    2025 r. (data wpływu 3 kwietnia 2025 r.), z 4 kwietnia 2025 r. (data wpływu 4 kwietnia 2025
    r.) oraz z 8 kwietnia 2025 r. (data wpływu 23 kwietnia 2025 r.).
    Treść wniosku jest następująca:

    Opis stanu faktycznego
    Obecnie prowadzi Pani działalność gospodarczą i zajmuję się Pani między innymi
    wynajmem i zarządzaniem nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi (PKD 8.20.Z).
    Posiada nieograniczony obowiązek podatkowy zgodnie z art. 3 ust. 1 oraz 1a ustawy o
    podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647).
    Od sierpnia 2024 r. wynajmuje Pan lokale mieszkalne wyłącznie na cele mieszkalne
    osobom fizycznym. Lokale te nie są wprowadzone do działalności gospodarczej.
    Comiesięcznie obciąża Pani najemców fakturą za najem lokali oraz oddzielną refakturą za
    zużycie tzw. mediów, tj. energii elektrycznej, internetu, opłaty administracyjne do
    Spółdzielni/Wspólnoty - na podstawie faktur od Dostawców.
    Od najmu odprowadza Pani zaliczkę na podatek od przychodów ewidencjonowanych w
    wysokości 12,5% przychodu, a do kwoty 100 000 zł w wysokości 8,5% przychodu, zgodnie
    z art. 12 ust. 1 pkt 4 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych
    przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.
    W zawartych z najemcami umowach są zapisy o wysokości czynszu najmu, opłatach
    administracyjnych do Spółdzielni oraz o oddzielnym obciążeniu ich kosztami zużycia
    energii, wody, gazu, wywozu nieczystości, Internetu - na podstawie odczytów z liczników, a
    także umów zawartych z dostawcami tych mediów.
    Zgodnie z art. 6 ust. 1a powołanej wyżej ustawy „Opodatkowaniu ryczałtem od
    przychodów ewidencjonowanych podlegają otrzymane lub postawione do dyspozycji
    podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartości
    otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń z tytułów, o których
    mowa w art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy o podatku dochodowym”.
    Na podstawie art. 14 ust. 2 pkt 11 Ustawy o PIT, przychodami z działalności gospodarczej
    są przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy oraz innych umów o
    podobnym charakterze, składników majątku związanych z działalnością gospodarczą.
    Przychody osiągane z tytułu najmu lokali, o których mowa we wniosku, są zaliczane do
    przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy
    o podatku dochodowym od osób fizycznych.
    Uzupełnienie
    1. Okres podatkowy, który jest przedmiotem Pani zapytania to rok 2024.
    2. Działalność gospodarczą rozlicza Pani w formie ryczałtu od przychodów
      ewidencjonowanych, jest Pani też płatnikiem VAT. Pani dokumenty podatkowe to:
      ewidencja podatkowa przychodów, deklaracja VAT, PIT, faktury VAT, rachunki i inne
      dokumenty potwierdzające przychód lub koszt.
    3. Faktury z tytułu zużycia mediów wystawiane są na Pani nazwisko w przypadku
      nieruchomości, która jest Pani własnością oraz na nazwisko męża w przypadku
      nieruchomości, która jest własnością Pani męża, a którą to wynajmuje Pani na
      podstawie umowy bezpłatnego użyczenia nieruchomości z możliwością podnajmu
      osobom trzecim.
    4. Kwoty otrzymane z tytułu refakturowania przekazuje Pani w całości Dostawcom i nie
      czerpie Pani z tego tytułu żadnych zysków.
    Pytania
    Czy powinna Pani opodatkowywać ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych w
    wysokości 12,5%, a do kwoty 100 000 zł przychodu, w wysokości 8,5%, kwoty otrzymane
    od najemców jako zapłatę za refaktury wystawione na ich rzecz, a dotyczące zapłaty za
    zużycie energii elektrycznej, gazu, wody, wywozu śmieci, Internetu czy opłat
    administracyjnych?
    Pani stanowisko w sprawie

    Nie należy uznawać za przychód z działalności gospodarczej, kwot otrzymanych od
    najemców z tytułu wystawionych przez Panią refaktur za media, gdyż są to kwoty
    zwrócone na pokrycie wydatków.
    Zgodnie bowiem z art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o PIT, do przychodów o których mowa w
    ust. 1 i 2, nie zalicza się zwróconych innych wydatków, niezaliczonych do kosztów
    uzyskania przychodów. Zgodnie z powyższym jeśli zwrot poniesionych wydatków nie może
    być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, to zwrócone wydatki nie mogą być
    przychodem podatkowym.
    Ponadto, kwoty otrzymane z tego tytułu od najemców nie dostarczają Pani przysporzenia
    majątkowego, w związku z tym nie stanowią przychodu.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest nieprawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Stosownie do art. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku
    dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t. j. Dz. U. z
    2024 r. poz. 776 ze zm.):
      Ustawa reguluje opodatkowanie zryczałtowanym podatkiem dochodowym
      niektórych przychodów (dochodów) osiąganych przez osoby fizyczne prowadzące
      pozarolniczą działalność gospodarczą.
    Zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 12 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od
    niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:
      Użyte w ustawie określenie pozarolnicza działalność gospodarcza oznacza
      pozarolniczą działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym.
    W myśl art. 5a pkt 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób
    fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163):
      Ilekroć w ustawie jest mowa o działalności gospodarczej albo pozarolniczej
      działalności gospodarczej – oznacza to działalność zarobkową:
      a) wytwórczą, budowlaną, handlową, usługową,
      b) polegającą na poszukiwaniu, rozpoznawaniu i wydobywaniu kopalin ze złóż,
      c) polegającą na wykorzystywaniu rzeczy oraz wartości niematerialnych i prawnych
      – prowadzoną we własnym imieniu bez względu na jej rezultat, w sposób
      zorganizowany i ciągły, z której uzyskane przychody nie są zaliczane do innych
      przychodów ze źródeł wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 1, 2 i 4-9.
    Wszelkie przysporzenia majątkowe uzyskane w związku z prowadzoną działalnością
    gospodarczą stanowią przychód z tej działalności, chyba że ustawa o podatku
    dochodowym od osób fizycznych zalicza określony przychód do innego źródła niż
    pozarolnicza działalność gospodarcza.
    Stosownie do art. 5b ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Za pozarolniczą działalność gospodarczą nie uznaje się czynności, jeżeli łącznie
      spełnione są następujące warunki:
      1) odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat tych czynności oraz ich
      wykonywanie, z wyłączeniem odpowiedzialności za popełnienie czynów
      niedozwolonych, ponosi zlecający wykonanie tych czynności;
      2) są one wykonywane pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonych
      przez zlecającego te czynności;

      3) wykonujący te czynności nie ponosi ryzyka gospodarczego związanego z
      prowadzoną działalnością.
    Stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Źródłem przychodów jest pozarolnicza działalność gospodarcza.
    Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od
    niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:
      Osoby fizyczne oraz przedsiębiorstwa w spadku osiągające przychody z pozarolniczej
      działalności gospodarczej mogą opłacać zryczałtowany podatek dochodowy w formie
      ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
    W myśl art. 6 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych
    przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:
      Opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych podlegają przychody
      osób fizycznych lub przedsiębiorstw w spadku z pozarolniczej działalności
      gospodarczej, o których mowa w art. 7a ust. 4 lub art. 14 ustawy o podatku
      dochodowym, z zastrzeżeniem ust. 1e i 1f, w tym również gdy działalność ta jest
      prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki cywilnej osób fizycznych
      i przedsiębiorstwa w spadku lub spółki jawnej osób fizycznych, zwanych dalej
      „spółką”. Do przychodów przedsiębiorstwa w spadku nie stosuje się przepisu art. 12
      ust. 10a.
    Stosownie do art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Za przychód z działalności, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3, uważa się kwoty
      należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości
      zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących
      sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za
      przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od
      towarów i usług.
    Stosownie do treści art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych:
      Do przychodów, o których mowa w ust. 1 i 2, nie zalicza się zwróconych innych
      wydatków nie zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów.
    Powyższy przepis wyłącza z przychodów z działalności gospodarczej kwoty zwrócone
    podatnikowi na pokrycie wydatków, które nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania
    przychodów tej działalności.
    Zgodnie z art. 14 ust. 3 pkt 3:
      Do przychodów, o których mowa w ust. 1 i 2, nie zalicza się zwróconych, umorzonych
      lub zaniechanych podatków i opłat stanowiących dochody budżetu państwa albo
      budżetów jednostek samorządu terytorialnego, niezaliczonych do kosztów uzyskania
      przychodów.
    Przez inne wydatki należy rozumieć wydatki inne niż wymienione w art. 14 ust. 3 pkt 3
    ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
    Jeżeli zwrot poniesionych wydatków dotyczyć będzie kosztów, które zgodnie z przepisami
    podatkowymi nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, wówczas
    zwrócone wydatki nie będą dla podatnika przychodem podatkowym. Takie rozwiązanie
    wynika z art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
    Posługując się zasadami wnioskowania a contrario, z treści art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o
    podatku dochodowym od osób fizycznych, mając na względzie art. 14 ust. 1, można
    wyprowadzić zasadę, że zwrócone wydatki zaliczone do kosztów uzyskania przychodów
    stanowią przychody podatnika.

    Tym samym skutki podatkowe związane ze zwrotem wydatków są generalnie uzależnione
    od tego, czy wydatki, które będą zwracane, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania
    przychodów zgodnie z przepisami, czy też nie. Jeżeli zwracane wydatki zgodnie z
    przepisami podatkowymi będą podlegać zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów,
    wówczas kwota zwrotu powinna podlegać zaliczeniu do przychodów. Natomiast jeżeli
    zwrot poniesionych wydatków dotyczyć będzie kosztów, które zgodnie z przepisami
    podatkowymi nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, wówczas
    zwrócone wydatki nie będą dla podatnika przychodem podatkowym.
    Powyższa zasada ma zastosowanie również do podatników, którzy jako formę
    opodatkowania wybrali ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. W takim przypadku,
    opodatkowaniu podlega przychód, a koszty uzyskania przychodu są tylko hipotetyczne,
    gdyby podatnik wybrał inną formę opodatkowania.
    W świetle omawianych wyżej przepisów, stwierdzić należy, że w sytuacji, gdy refaktura
    kosztów opłat za media została poniesiona w związku z prowadzoną działalnością
    gospodarczą – wówczas dotyczyć będzie kosztów, które zgodnie z przepisami
    podatkowymi mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Ustawa o podatku
    dochodowym od osób fizycznych nie wyłącza takich wydatków z katalogu kosztów
    uzyskania przychodów.
    Z kolei zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od
    niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne:
      Podatek zryczałtowany, o którym mowa w ust. 1, pobiera się bez pomniejszania
      przychodu o koszty uzyskania.
    Z opisu sprawy wynika, że prowadzi Pani działalność gospodarczą w zakresie wynajmu i
    zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi. Opodatkowuje Pani
    przychody z tytułu działalności gospodarczej ryczałtem od przychodów
    ewidencjonowanych.
    Umowa najmu i umowa dzierżawy zostały uregulowane w przepisach ustawy z dnia 23
    kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.).
    Zgodnie z art. 659 Kodeksu cywilnego:
      Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania
      przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić
      wynajmującemu umówiony czynsz.
      Czynsz może być oznaczony w pieniądzach lub w świadczeniach innego rodzaju.
    W ramach zobowiązania najemcy strony umowy mogą postanowić, że koszty związane z
    eksploatacją przedmiotu najmu będą rozliczane odrębnie. Świadczenia takie mogą być
    rozliczane na podstawie tzw. refaktur, not obciążeniowych bądź w inny umówiony sposób.
    Zarówno, gdy wydatki z tytułu np. opłat za zużycie wody, energii elektrycznej i gazu są
    uwzględnione w kwocie czynszu, jak również w przypadku ich refakturowania odrębnie od
    czynszu, uzyskany przychód z tego tytułu zaliczany jest do przychodów z najmu
    składników majątku związanych z działalnością gospodarczą, a więc do przychodów z
    działalności gospodarczej.
    Dlatego też kwoty objęte refakturami opłat za media wystawianymi przez Panią najemcom
    stanowią Pani przychód podatkowy z działalności gospodarczej podlegający
    opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pani przedstawiła i stanu prawnego, który
    obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

    Zastrzegam również, że przy wydawaniu niniejszej interpretacji dokonałem wyłącznie
    analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania
    indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy
    przedstawiony we wniosku stan faktyczny jest zgodny ze stanem rzeczywistym. Ustalenie
    stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na
    podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności
    faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
        Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb
        ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz.
        111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie
        zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje
        się Pani do interpretacji.
        Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
        Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu
    Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa
    z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za
    pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie
    trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
        w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
        Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
        w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na
        adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS
        /SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.