Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.495.2020.1.JF
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-09-16
Teza: Prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-odliczenie podatku od towarów i usług; podatek-podatek naliczony; podatek-podatek naliczony-odliczanie podatku naliczonego
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 11 sierpnia 2020 r. (data wpływu 14 sierpnia 2020 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 14 sierpnia 2020 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka („Wnioskodawca”) jest czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT.

Spółka zajmuje się świadczeniem usług w każdym z segmentów rynku security - od usług ochrony fizycznej, zabezpieczenia techniczne po monitoring obiektów stacjonarnych i pojazdów.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa różnego rodzaju towary oraz usługi od poszczególnych dostawców (dalej: „Kontrahenci”). Co do zasady, nabywane przez Spółkę towary oraz usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a koszty ponoszone przez Spółkę w związku z nabyciem ww. towarów i usług związane są z działalnością gospodarczą Spółki. Transakcje nabywania towarów i usług, o których mowa powyżej, dokumentowane są fakturami VAT wystawianymi przez Kontrahentów w wersji papierowej lub elektronicznej (e-faktury). Faktury elektroniczne otrzymywane są za pomocą poczty elektronicznej lub są dostępne on-line za pośrednictwem zewnętrznych systemów służących do wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych.

Ze względu na dużą skalę prowadzonej działalności oraz, co się z tym wiąże, bardzo dużą ilość otrzymywanych faktur i mając na uwadze konieczność zapewnienia odpowiednich warunków (lokalowych, logistycznych) niezbędnych do prowadzenia archiwizacji papierowej faktur, Spółka ponosi istotne koszty związane z obiegiem dokumentów w wersji papierowej.

W celu ograniczenia kosztów związanych z przesyłką i archiwizacją ww. dokumentów, Spółka rozważa uproszczenie obecnej procedury archiwizacji faktur zakupowych, poprzez rozpoczęcie korzystania z elektronicznego systemu przechowywania i archiwizowania dokumentów (dalej: „System”), który będzie pozwalał na wgrywanie skanów dokumentów i plików pdf do systemu, dostęp do nich on-line oraz ich archiwizowanie.

Zgodnie z założeniami rozważanego przez Spółkę modelu archiwizacji i przechowywania dokumentów otrzymywane przez Spółkę od Kontrahentów dokumenty (faktury) w formie elektronicznej będą od razu wprowadzane do Systemu, automatycznie weryfikowane (np. co do zgodności danych z innymi dokumentami/ewidencjami), a następnie w nim zapisywane oraz dalej procedowane. Z kolei dokumenty (faktury) w formie papierowej, w przypadku procesów wymagających akceptacji w systemie obsługującym te akceptacje, będą digitalizowane, a dane z obrazów tych dokumentów (np. kontrahentów, kwoty netto/brutto, VAT oraz numery faktur) będą automatycznie odczytywane przy użyciu technologii OCR (ang. Optical Character Recognition) z zeskanowanych dokumentów (faktur). Natomiast dokumenty (faktury) papierowe, w przypadku procesów nieobsługiwanych przez system obsługujący akceptacje będą digitalizowane i dodawane do Systemu (archiwum elektronicznego faktur) przy pomocy przeglądarki internetowej wraz z danymi opisowymi, umożliwiającymi wygodnie przeszukiwanie archiwum elektronicznego faktur. W przypadku dokumentów digitalizowanych (zeskanowanych faktur papierowych) obsługiwanych w ramach systemu akceptacji, zgodność z oryginałem będzie potwierdzana przez pracownika Spółki odpowiedzialnego za dodanie dokumentu do Systemu, zgodnie z przyjętymi ścieżkami akceptacji. Z kolei dokumenty nieobsługiwane w systemie akceptacji będą weryfikowane przez pracownika Spółki dodającego dokument do archiwum elektronicznego faktur. Natomiast w przypadku dokumentów elektronicznych, dane dotyczące Kontrahentów będą automatycznie weryfikowane przez System, zaś pozostałe dane (numer faktury, kwota, NIP, wartość faktury) będą weryfikowane pod względem ich zgodności ręcznie przez uprawnione do tego osoby podczas obsługi samego procesu akceptacji.

System zapewniać będzie niezmienność postaci dokumentów. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów do Systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści (dane wprowadzone do Systemu będą przechowywane w bazie danych uniemożliwiającej ręczną ingerencję).

Dokumenty archiwizowane będą w Systemie, do którego dostęp będą miały tylko wskazane osoby. Krąg osób mających dostęp do przechowanych faktur w formie elektronicznej będzie zatem ograniczony na podstawie uprawnień definiowanych w Systemie. Dostęp do Systemu (w tym przeglądania archiwum elektronicznego faktur) możliwy będzie tylko dla zarejestrowanego użytkownika poprzez podanie prawidłowego loginu (przydzielonego mu indywidualnie) i hasła, co umożliwi pełną rozliczalność operacji w Systemie. Tym samym, historia (informacje o podmiocie i czasie) tworzenia, edytowania, zatwierdzania i przeglądania dokumentu będzie dostępna w Systemie.

System będzie umożliwiał przechowywanie faktur przez okres co najmniej 6 lat, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli celno-skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej.

W odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Kontrole biznesowe będą polegały na:

*   posiadaniu dokumentów uzupełniających, takich jak m.in. zamówienie, umowa, dokument transportowy, korespondencja mailowa z kontrahentem, historia rozrachunków z Klientem, czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym;

*   weryfikowaniu faktur zakupowych pod kątem zgodności i prawidłowości danych zawartych na fakturze z odpowiadającym jej zamówieniem, a w przypadku braku formalnego zamówienia zatwierdzaniu przez pracowników odpowiedzialnych za daną transakcję;

*   weryfikowaniu faktur zakupowych pod kątem merytorycznym i wartościowym, w tym sprawdzaniu, czy została podpisana odpowiednia umowa/kontrakt; porównywana będzie treść faktury z danymi zawartymi w umowie/kontrakcie (weryfikowana będzie tożsamość podmiotu wystawiającego fakturę i wykonującego świadczenie, tożsamość wynagrodzenia należnego za dane świadczenie oraz tożsamość daty dostawy z faktury z kontraktem);

*   sprawdzaniu otrzymanych faktur pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji;

*   ograniczeniu dostępu do systemu obiegu, archiwum i systemu akceptacji i przetwarzania faktur do pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia;

*   wykorzystaniu do procesu skanowania profesjonalnego oprogramowania nienaruszającego integralności faktury.

Po dokonaniu kontroli biznesowych, o których mowa, a następnie elektronicznym zarchiwizowaniu faktur, faktury papierowe będą niszczone.

Wnioskodawca będzie wykorzystywał nabyte towary i usługi do czynności opodatkowanych VAT.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy korzystanie z elektronicznego Systemu do przechowywania i archiwizowania dokumentów wskazanego w opisie zdarzenia przyszłego, pozwala spełnić warunki określone w art. 112a ust. 1 pkt 2 i art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, dzięki czemu Spółka mogłaby prowadzić archiwum dokumentów (faktur) wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowych wersji dokumentów oraz czy taka forma archiwizacji, a więc przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, daje Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Korzystanie z elektronicznego Systemu do przechowywania i archiwizowania dokumentu wskazanego w opisie zdarzenia przyszłego, pozwala spełnić warunki określone w art. 112a ust. 1 pkt 2 i art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, dzięki czemu Spółka mogłaby prowadzić archiwum dokumentów faktur wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania papierowych wersji dokumentów oraz taka forma archiwizacji, a więc przechowywanie dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, zapewnia Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy o VAT działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy o VAT stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze, rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy o VAT - przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT - stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Regulacje w zakresie podatku VAT dotyczące zasad przechowywania faktur zostały zawarte przede wszystkim w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

Przepis art. 112a ust. 1 ustawy o VAT wymienia warunki dotyczące sposobu przechowywania dokumentów. W myśl tego przepisu podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast, zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przepis art. 106m w dalszej części stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo o obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Z powołanych wyżej przepisów nie wynika zatem, by ustawodawca wskazywał jedną, właściwą formę przechowywania faktur. Przepisy ustawy o VAT precyzują jedynie warunki przechowywania faktur. Oznacza to, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Określone w ustawie warunki ich przechowywania muszą być jednak spełnione w obu przypadkach, a więc dokumenty muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zdaniem Spółki opisana w zdarzeniu przyszłym procedura elektronicznego obiegu dokumentów spełnia wskazane powyżej warunki, co zostało szczegółowo opisane poniżej.

1.  Przechowywanie dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, wszystkie faktury będą archiwizowane w Systemie przez okres wymagany przepisami prawa (co najmniej przez okres 6 lat). Należy zatem uznać, że warunek dotyczący okresu przechowywania dokumentów zostanie przez Spółkę spełniony.

1.  Przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

W rozważanym modelu faktury przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej, w podziale na okresy rozliczeniowe, których dana faktura dotyczy.

Wykorzystywany do ww. celów System informatyczny umożliwiał będzie użytkownikowi wgląd do faktur z poszczególnych okresów rozliczeniowych, w tym np. do dokumentów dotyczących określonego miesiąca.

Tym samym w ocenie Spółki, rozważany model archiwizacji dokumentów będzie spełniał warunek przechowywania dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe.

Ponadto, również warunek przechowywania dokumentów w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie należy uznać za spełniony.

W szczególności, łatwość odszukania i zapoznania się z konkretnymi fakturami lub ich zbiorami gwarantowane będą bowiem przez wykorzystanie osobnych folderów i oznaczeń dokumentów, jak również z uwagi na istniejącą funkcjonalność Systemu pozwalającą na automatyczne wyszukiwanie danych i dokumentów według żądanego kryterium (np. kryterium dostawcy).

W świetle powyższego należy uznać, że opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów spełnia warunki przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

1.  Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania.

Odnosząc się do warunku zapewnienia autentyczności pochodzenia, Wnioskodawca podkreśla, że planowane rozwiązanie w zakresie archiwizowania faktur zakupowych zapewni pewność co do podmiotu, od którego Wnioskodawca otrzymał daną fakturę. Jak wynika z opisu stanu zdarzenia przyszłego, w analizowanej sytuacji, zgodność z oryginałem, w przypadku dokumentów digitalizowanych (zeskanowanych faktur papierowych) obsługiwanych w ramach systemu akceptacji, będzie potwierdzona przez pracownika odpowiedzialnego za dodanie dokumentu do systemu, zgodnie z przyjętymi ścieżkami akceptacji. Z kolei dokumenty nieobsługiwane w systemie akceptacji będą weryfikowane przez pracownika dodającego dokument do archiwum elektronicznego faktur. Natomiast w przypadku dokumentów elektronicznych, dane dotyczące dostawców będą automatycznie weryfikowane przez system, zaś pozostałe dane (numer faktury, kwota, NIP, wartość faktury) będę weryfikowane pod względem ich zgodności ręcznie przez uprawnione do tego osoby podczas obsługi samego procesu akceptacji. Tym samym, skoro zapewniona będzie każdorazowa weryfikacja faktur zakupowych pod względem merytorycznym, nie będzie zatem możliwe ujęcie w ewidencji VAT i archiwizowanie faktur zakupowych, pochodzących od nieznanych dostawców. Tym samym należy uznać, że w związku z planowanym postępowaniem Wnioskodawcy w zakresie archiwizowania faktur zapewniona będzie autentyczność pochodzenia faktury.

Z kolei, jeśli chodzi o integralność faktury, to Wnioskodawca wskazuje, że ani proces zmiany formy faktury z papierowej na elektroniczną, ani też samo przechowywanie faktur elektronicznych oraz skanów faktur papierowych nie będzie skutkowało żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura. System zapewniać będzie bowiem niezmienność postaci dokumentów. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej (faktury elektroniczne oraz skany faktur zakupowych będą bowiem przechowywane w formacie, który nie dopuszcza zmian w treści), co oznacza, że po prowadzeniu dokumentów do Systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści. Dodatkowo dostęp do dodawania dokumentów do Systemu (archiwum elektronicznego faktur) będzie ograniczony na podstawie uprawnień definiowanych w Systemie. Dostęp do Systemu (w tym przeglądania archiwum elektronicznego) możliwy będzie bowiem tylko dla zarejestrowanego użytkownika poprzez podanie prawidłowego loginu (przydzielonego mu indywidualnie) i hasła, co umożliwi pełną rozliczalność operacji w Systemie. Tym samym, informacje o podmiocie i czasie tworzenia, edytowania, zatwierdzania i przeglądania dokumentu będzie dostępna w Systemie. Dokumenty archiwizowane będą w Systemie, do którego dostęp będą miały tylko wskazane osoby - krąg osób mających dostęp do przechowanych faktur w formie elektronicznej będzie zatem ograniczony na podstawie uprawnień definiowanych w Systemie.

Czytelność faktury zostanie natomiast zapewniona przez Wnioskodawcę poprzez:

*   wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur (odpowiednio przez Wnioskodawcę lub firmy zewnętrzne),

*   proces weryfikacji formalnej, który, co do zasady, następuje po wprowadzeniu faktury do systemu księgowego Wnioskodawcy.

1.  Przechowywanie faktur w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli karbowej dostęp on-line do tych faktur, w tym ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wnioskodawca wskazuje, że planowany model archiwizacji i przechowywania dokumentów zakłada, że za pośrednictwem Systemu Spółki zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie każdorazowo niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli celno-skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej.

Podsumowując, w ocenie Wnioskodawcy, przytoczony na początku wniosku oraz powyżej sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów przez Spółkę, spełnia warunki wskazane w ustawie o VAT, a ponadto Spółka zapewnia autentyczność i integralność treści faktur w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W konsekwencji, wskazane w stanie faktycznym dokumenty, zdaniem Spółki, mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur daje Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko znajduje potwierdzenie w aktualnej linii interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, wypowiadającego się w podobnych stanach faktycznych. Zgodnie z interpretacjami organu, przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne, ponadto daje podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Dla przykładu, można posłużyć się następującymi interpretacjami:

*   W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 marca 2017 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.147.2017.1.DG, organ przychylił się do stanowiska, że przechowywanie faktur sposób elektroniczny jest zgodny z prawem: „Z uwagi na przedstawione okoliczności sprawy należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawionych i otrzymanych w formie elektronicznej oraz faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami”. W tej samej interpretacji (sygn. 1462-IPPP2.4512.147.2017.1.DG), Organ potwierdził również prawo do obniżania kwoty podatku należnego o podatek naliczony: „W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego ze zeskanowanych dokumentów oraz faktur otrzymanych w formie elektronicznej dokumentujących zakup towarów i usług, jeżeli będą one przechowywane w formie elektronicznej, należy stwierdzić, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.”

*   Podobne stanowisko za słuszne uznano także w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26 czerwca 2017 r., sygn. 0111-KDlB3-2.4012.158.2017.2.ASZ: „Podsumowując, Wnioskodawca będzie mógł archiwizować otrzymane i wystawione dokumenty (faktury VAT) jedynie w formie elektronicznej, co pozwala zaprzestać ich archiwizacji w postaci papierowej z uwagi na spełnienie warunków przechowywania dokumentów, zawartych w art. 112a ustawy o VAT”. „Odnosząc się natomiast do ustalenia kwestii czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej, należy wskazać, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124”.

*   Również w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26 czerwca 2018 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.390.2018.2.JSO, organ przyznał, że: „Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność, a także dodał, że „archiwizowanie przez Wnioskodawcę faktur zakupowych w sposób opisany we wniosku nie będzie stanowić przeszkody do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur (\`(...)\`).”

*   Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podobnie wypowiedział się także w interpretacji indywidualnej z 22 czerwca 2017 r. sygn. 0114-KDlP1-3.4012.173.2017.1.JG. Ponadto, stanowisko Wnioskodawcy zostało także potwierdzone w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 7 marca 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.787.2018. 2.AK.

*   Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z dnia 15 czerwca 2020 r. sygn. 0114-KDlP1-3.4012.104.2020.2.JF uzyskanej przez X (spółkę z grupy Wnioskodawcy) w identycznym zdarzeniu przyszłym również potwierdził prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106n ust. 1 ustawy stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na podstawie art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Powołany przepis zobowiązuje podatnika do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT. Ustawodawca w szczególności wskazuje na faktury będące podstawowym dokumentem rozliczenia podatku od towarów i usług przez podatnika tego podatku.

Należy zwrócić uwagę, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług regulując przechowywanie dokumentów odnoszą się wprost do faktur, które - jak wyżej wskazano - są dokumentem w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierającym dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na podstawie ustawy. Zatem ustawa VAT nie reguluje przechowywania innych dokumentów niż zostały w niej wymienione.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 112a ust. 2 ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy)

Ponadto zgodnie z art. 112b ust. 4 ustawy podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 i 3 ustawy:

*   przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,

*   przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym uznaniu podatnika pozostawia się wybór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek.

Jak stanowi art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Spółka nabywa towary oraz usługi dokumentowane fakturami VAT wystawianymi przez Kontrahentów w wersji papierowej lub elektronicznej. Faktury elektroniczne otrzymywane są za pomocą poczty elektronicznej lub są dostępne on-line za pośrednictwem zewnętrznych systemów służących do wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych. Spółka rozważa uproszczenie obecnej procedury archiwizacji faktur zakupowych rozpoczynając korzystanie z Systemu (elektroniczny system przechowywania i archiwizowania dokumentów), który będzie pozwalał na wgrywanie skanów dokumentów i plików pdf do systemu, dostęp do nich on-line oraz ich archiwizowanie. Otrzymywane przez Spółkę od Kontrahentów dokumenty (faktury) w formie elektronicznej będą wprowadzane do Systemu, automatycznie weryfikowane (np. co do zgodności danych z innymi dokumentami/ewidencjami), a następnie w nim zapisywane i dalej procedowane. Z kolei dokumenty (faktury) w formie papierowej będą digitalizowane, dane z obrazów tych dokumentów będą automatycznie odczytywane (OCR) lub też będą digitalizowane i dodawane do Systemu przy pomocy przeglądarki internetowej wraz z danymi opisowymi umożliwiającymi przeszukiwanie archiwum elektronicznego faktur. System zapewniać będzie niezmienność postaci dokumentów. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej - po wprowadzeniu dokumentów do Systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści (dane wprowadzone do Systemu będą przechowywane w bazie danych uniemożliwiającej ręczną ingerencję). Do Systemu będą miały dostęp tylko wskazane osoby - zarejestrowani użytkownicy z przydzielonym indywidualnie loginem i hasłem. W odniesieniu do opisanych faktur Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Kontrole biznesowe będą polegały na posiadaniu dokumentów uzupełniających oraz weryfikacji danych z faktury z odpowiadającymi im zamówieniami, umowami, kontraktami, dokumentami transportowymi, korespondencją mailową z kontrahentem, historią rozrachunków z Klientem, wezwaniem do zapłaty (weryfikowana będzie tożsamość podmiotu wystawiającego fakturę i wykonującego świadczenie, tożsamość wynagrodzenia należnego za dane świadczenie oraz tożsamość daty dostawy z faktury z kontraktem). Poza tym faktury będą sprawdzane pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji, a dostęp do systemu obiegu, archiwum i systemu akceptacji i przetwarzania faktur będzie ograniczony do pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia. Ponadto kontroli biznesowej służyć będzie System wykorzystany do procesu skanowania profesjonalnego oprogramowania nienaruszającego integralności faktury.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą tego, czy korzystanie wyłącznie z elektronicznego Systemu przechowywania dokumentów, spełnia warunki określone w art. 112a ust. 1 pkt 2 i art. 106m ust. 1 ustawy, bez konieczności przechowywania papierowych wersji dokumentów oraz czy taka forma przechowywania dokumentów, po spełnieniu ogólnych warunków wymienionych w art. 86 ust. 1 ustawy, daje Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej.

Przedstawione zdarzenie przyszłe wskazuje, że Wnioskodawca wypełni warunki przechowywania otrzymanych faktur wymienione w art. 112a ustawy. Jak wskazano we wniosku, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto System będzie pozwalał na dostęp do faktur on-line. System będzie umożliwiał przechowywanie faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli celno-skarbowej.

Zatem należy zgodzić się ze Spółką, że wskazane w stanie faktycznym dokumenty mogą być przechowywane wyłącznie w sposób elektroniczny bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej, będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnośnie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

W myśl art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Na podstawie art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Przy czym podatnik przysługujące mu prawo może zrealizować nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę oraz powstał obowiązek podatkowy od dostawy nabytych towarów lub usług.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z kolei na podstawie art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Natomiast na podstawie przepisu art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni. Poza tym podatnik nie może skorzystać z prawa do odliczenia w odniesieniu do podatku, który jest należny wyłącznie z tego względu, że został wykazany na fakturze w sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku lub też dotyczy usług noclegowych i gastronomicznych.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Wnioskodawca jest czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT oraz nabyte towary i usługi będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych VAT, a koszty ponoszone przez Spółkę w związku z nabyciem ww. towarów i usług związane są z działalnością gospodarczą Spółki. Ponadto transakcje nabywania towarów i usług dokumentowane są fakturami.

Zatem należy zgodzić się ze Spółką, że wskazane dokumenty mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur - z zastrzeżeniem, że nie będą one dotyczyć wydatków, o których mowa w art. 88 ustawy - daje Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie prawa do przechowywania faktur z zastosowaniem opisanego Systemu oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…) za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP. W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.