Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB1/415-683/09-2/ES
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2009-11-30
Teza: 1.Czy sposób rozliczenia i dokumentowania kosztów eksploatacji prywatnego samochodu używanego do działalności gospodarczej w spółce cywilnej jest prawidłowy?, 2.Czy u pozostałych wspólników powoduje przychód w związku z używaniem własnego samochodu na potrzeby spółki?
Słowa kluczowe: eksploatacja; ewidencja-ewidencja przebiegu pojazdu; kilometrówka; koszt-koszty uzyskania przychodów; samochód-samochód prywatny; wspólnik
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 1-art. 8; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 14.08.2009 r. (data wpływu 17.09.2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na eksploatację prywatnych samochodów wspólników oraz skutków podatkowych użytkowania przez wspólników spółki cywilnej samochodów osobowych – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 17.09.2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na eksploatację prywatnych samochodów wspólników oraz skutków podatkowych użytkowania przez wspólników spółki cywilnej samochodów osobowych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawiony następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest wspólnikiem spółki cywilnej (trzech wspólników). Do celów prowadzenia działalności gospodarczej wspólnicy używają własnych samochodów osobowych nie stanowiących środków trwałych firmy. Rozliczenie kosztów związanych z eksploatacją samochodu dokonywana jest na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów do której wpisywane są faktury zawierające nr rejestracyjny pojazdu. Faktury są wystawiane imiennie na imię i nazwisko oraz NIP konkretnego wspólnika a nie spółki. Samochody stanowią własność każdego ze wspólników, w związku z tym nie spisano umowy użyczenia, ponieważ każdy wspólnik używa własnego samochodu. Spółka prowadzi księgowość w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy sposób rozliczenia i dokumentowania kosztów eksploatacji prywatnego samochodu używanego do działalności gospodarczej w spółce cywilnej jest prawidłowy?,
2.  Czy u pozostałych wspólników powoduje przychód w związku z używaniem własnego samochodu na potrzeby spółki?

Zdaniem Wnioskodawcy zgodnie z art. 23. ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych osoba prowadząca działalność gospodarczą, będąca właścicielem samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu poniesione wydatki (takie jak: paliwo, myjnia, polisa ubezpieczeniowa, naprawy, itp. ) z tytułu używania takiego samochodu do wysokości wynikającej z przemnożenia kilometrów faktycznego przebiegu (ewidencja przebiegu) oraz stawki za 1 km określonej w odrębnych przepisach.

W związku z powyższą sytuacją nie powstaje żaden przychód do opodatkowania. Nie mamy tutaj do czynienia z umową bezpłatnego użyczenia tylko z wykorzystaniem własnego samochodu na potrzeby działalności gospodarczej. Sposób ewidencji kosztów na podstawie ewidencji przebiegu oraz faktur/rachunków wystawianych na osobę używającą samochód i dokonującą zakupu (w tym przypadku wspólnik s.c.), zawierających nr rejestracyjny pojazdu są zgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 23.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego, stwierdzam, co następuje.

Spółka cywilna nie jest samodzielnym podmiotem prawa. Jest to umowa cywilnoprawna zawarta między wspólnikami w celu wspólnego osiągnięcia zamierzonego celu gospodarczego. Konsekwencją powyższego na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest uznanie za podatnika poszczególnych wspólników tej spółki, którzy dochód ze wspólnie prowadzonej działalności gospodarczej ustalają zgodnie z art. 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ww. ustawy przychody z udziału w spółce niebędącej osobą prawną, ze wspólnej własności, wspólnego przedsięwzięcia, wspólnego posiadania lub wspólnego użytkowania rzeczy lub praw majątkowych u każdego podatnika określa się proporcjonalnie do jego prawa w udziale w zysku oraz, z zastrzeżeniem ust. 1a, łączy się z pozostałymi przychodami ze źródeł, z których dochód podlega opodatkowaniu według skali, o której mowa w art. 27 ust. 1. W przypadku braku przeciwnego dowodu przyjmuje się, że prawa do udziału w zysku są równe.

W myśl art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Należy zwrócić uwagę na fakt, iż ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w cytowanym powyżej przepisie, nie wymaga wykazania, iż konkretny przychód jest skutkiem poniesienia określonego kosztu. Przy kwalifikacji wydatków do kosztów uzyskania przychodów powinno się brać pod uwagę:

*   przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu), oraz

*   potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu” zawarte we wskazanym przepisie oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzonym przedsiębiorstwem podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania. Sformułowanie to oznacza dążenie do osiągnięcia pewnego stanu rzeczy, w szczególności przychodu. Działanie podatnika ma przymiot „celowości”, jeżeli na podstawie dostępnej wiedzy o związkach przyczynowo-skutkowych można zasadnie uznać, że poniesiony koszt może przynieść oczekiwane następstwo, np. osiągnięcie przychodu, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od obiektywnej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, iż wydatek ten spodziewanego przychodu nie przysporzy.

O tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Ponadto, tak określony koszt uzyskania przychodu nie może znajdować się w katalogu wydatków podlegających wyłączeniu z kategorii kosztów uzyskania przychodów określonym w art. 23 powołanej ustawy.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W zapisie art. 23 ust. 4 cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych sprecyzowano: ilekroć w ust. 1 jest mowa o stawce za jeden kilometr przebiegu pojazdu, rozumie się przez to stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika.

Przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 36 i 46 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w cytowanym powyżej przepisie art. 23 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane (art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Istotne jest także właściwe dokumentowanie wydatków tak, aby dowody ich poniesienia mogły stanowić podstawę zapisów w prowadzonych dla potrzeb podatkowych urządzeniach księgowych.

Powołane powyżej przepisy stanowią o wydatkach z tytułu używania samochodu, a więc jego eksploatacji. Należy przez to rozumieć wydatki związane ze zwykłym używaniem samochodu jak np: wydatki na zakup paliwa, wymianę oleju, części zamiennych, opon, wydatki na bieżące remonty, naprawy i ubezpieczenia.

Z opisanego w złożonym wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż każdy ze wspólników będzie korzystał z prywatnego samochodu w celu załatwiania spraw związanych z prowadzoną w formie spółki cywilnej działalnością gospodarczą.

Zatem, skoro każdy ze wspólników będzie wykorzystywał w działalności gospodarczej swój prywatny samochód, to pomimo tego, iż dla spółki generalnie prowadzona jest jedna księga, każdy ze wspólników zobowiązany jest prowadzić odrębną ewidencję przebiegu pojazdu. Na koniec miesiąca na jej podstawie dokonuje się wpisów do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, z tytułu wykorzystywania prywatnych samochodów wspólników do celów prowadzonej działalności gospodarczej.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż do celów prowadzenia działalności gospodarczej wspólnicy używają własnych samochodów osobowych, nie stanowiących środków trwałych firmy. Samochody stanowią własność każdego ze wspólników, w związku z tym nie spisano umowy użyczenia.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, iż w przedmiotowej sprawie nie ma miejsca fakt nieodpłatnego używania cudzych składników majątku bowiem każdy ze wspólników używa własnego samochodu na potrzeby działalności gospodarczej. Zatem u pozostałych wspólników nie wystąpi przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń.

Reasumując stwierdzić należy, iż wspólnicy spółki mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu użytkowania prywatnych samochodów – jednak do wysokości nie wyższej niż odpowiadająca kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów działalności gospodarczej podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Z uwagi na to, iż każdy ze wspólników wykorzystuje własny samochód, nie zaś samochody pozostałych wspólników na potrzeby działalności nie będzie z tego tytułu ustalany przychód z działalności gospodarczej z tytułu nieodpłatnie uzyskanego świadczenia.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie mając na uwadze, iż wniosek Spółki o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczył stosowania przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2000r. Nr 14 poz. 176 ze zmianami), zaznacza się, iż interpretacja nie wywołuje skutków prawnych dla poszczególnych wspólników Spółki. Uregulowania tej ustawy dotyczą bowiem podatników, którymi są osoby fizyczne. Wniosek natomiast złożyła Spółka cywilna, która w świetle zawartych w niej przepisów nie jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, podatnikami zaś są poszczególni wspólnicy.

Mając powyższe na uwadze informuje się, że uzyskanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej przepisów ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przez wszystkich wspólników możliwe jest poprzez złożenie wniosków o wydanie interpretacji indywidualnej wraz z wypełnieniem wszystkich warunków określonych w art. 14b i art. 14f ustawy Ordynacja podatkowa przez poszczególne osoby fizyczne – wspólników.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Z uwagi na fakt, iż Strona opłaciła w dniu 13.08.2009 r. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w kwocie 75 zł różnica w kwocie 35 zł zostanie zwrócona na podstawie art. 14f § 2a Ordynacji podatkowej będzie zwrócona na rachunek bankowy wskazany we wniosku.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.