Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.187.2023.1.PRM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2023-04-21
Teza: Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur otrzymanych w formie elektronicznej i przechowywanych w Systemie.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia; podatnik-podatnik czynny; pracownik; przechowywanie
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku naliczonego-Odliczenie podatku naliczonego z tytułu nabycia towarów i usług  ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Stosowanie faktur elektronicznych; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Zakres stosowania przepisów rozdziału
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2-pkt 31; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2-pkt 32; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86-ust. 2-pkt 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g (uchylony od 1.07.2024)-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 4; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m-ust. 5; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 1 ; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 3; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a-ust. 4; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112aa-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112aa-ust. 2

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
==================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

6 kwietnia 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 6 kwietnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur otrzymanych w formie elektronicznej i przechowywanych w Systemie. Treść wniosku jest następująca:

### Opis stanu faktycznego

Sp. z o.o. (dalej: Spółka) w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmuje się m.in. dystrybucją produktów leczniczych, wyrobów medycznych, środków ochrony roślin oraz nasion rzepaku i kukurydzy. Spółka jest zarejestrowanym w Polsce czynnym podatnikiem podatku VAT. W celu usprawnienia obowiązujących w Spółce procedur dotyczących rozliczania wydatków służbowych poniesionych przez Jej pracowników Spółka wdrożyła system A. (dalej: System), który umożliwia ich elektroniczne rozliczanie.

Pracownicy dokonują zakupu różnego rodzaju towarów i usług (np. podczas podróży służbowych ale również w innych okolicznościach), które są dokumentowane przez dostawców fakturami i innymi dokumentami księgowymi wystawianymi na rzecz Spółki. Wprowadzenie Systemu miało na celu ułatwić Spółce kontrolę nad poniesionymi przez pracowników wydatkami, ograniczyć trudności logistyczne (związane m.in. z koniecznością dostarczania papierowych wersji tych dokumentów) oraz ograniczyć koszty związane z archiwizacją dokumentów w formie papierowej.

System działa na zasadzie serwera danych w formie tzw. internetowej chmury i ma na celu umożliwienie kompleksowego zarządzania Spółce procesem rozliczania przez pracowników poniesionych przez nich wydatków służbowych i rozliczenia ich w formie elektronicznej. System zapewnia pełną digitalizację procesu dokumentowania przez danego pracownika poniesionych wydatków, tj. brak konieczności przekazania faktur, w tym wydrukowanych faktur elektronicznych, faktur uproszczonych (dokumentów fiskalnych zawierających NIP nabywcy) oraz ewentualnie innych dokumentów zrównanych z fakturami uprawniających do odliczenia podatku VAT w wersji papierowej do działu księgowości Spółki (dalej: Dokumenty Księgowe).

Spółka zamierza archiwizować i przechowywać Dokumenty Księgowe będące podstawą rozliczenia wydatków służbowych pracowników po ich digitalizacji (zeskanowaniu / zobrazowaniu za pomocą smartfona) i zapisaniu w Systemie wyłącznie w wersji elektronicznej podczas gdy papierowe wersje tych dokumentów będą podlegały utylizacji. Archiwizacja dokumentów w wersji elektronicznej może dotyczyć także faktur otrzymanych przez Spółkę w wersji elektronicznej (w szczególności faktury te nie będą drukowane ani archiwizowane w wersji papierowej).

Pracownik dokonujący rozliczenia wydatków służbowych w Systemie będzie tworzył raport oraz dokonywał digitalizacji (zeskanowania / zobrazowania za pomocą smartfona) Dokumentów Księgowych potwierdzających poniesienie przez niego wydatków służbowych. Pracownik dokonując rozliczenia wydatków służbowych będzie wprowadzał do Systemu informacje odnoszące się do danej transakcji udokumentowanej Dokumentem Księgowym, w tym również rodzaju poniesionego wydatku. Co do zasady, każdy raport przygotowany przez pracownika będzie zawierać: unikatowy kod ID, opis poniesionych wydatków służbowych oraz załączniki w postaci zdigitalizowanych Dokumentów Księgowych, których dany raport dotyczy. Za pomocą unikatowego kodu ID będzie istniała możliwość bezpośredniego dostępu do zdigitalizowanych Dokumentów Księgowych.

Raport jest generowany przez pracowników Spółki, co do zasady, za okresy miesięczne i obejmuje poniesione przez niego w danym okresie rozliczeniowym wydatki służbowe. W sytuacji, w której raport będzie obejmował faktury uproszczone (dokumenty fiskalne zawierające NIP nabywcy) oraz ewentualnie inne dokumenty zrównane z fakturami uprawniających do odliczenia podatku VAT to na jego podstawie będą księgowane wydatki w rejestrze VAT. Wygenerowany rejestr VAT będzie zawierać dane oraz unikalny kod ID całego przygotowanego raportu.

Spółka wskazuje, że w procesie digitalizacji Dokumentów Księgowych będzie zachowana odpowiednia jakość elektronicznego dokumentu, tj. będzie on odpowiadał wersji papierowej. Spółka wskazuje, że możliwe jest również, że podstawą rozliczenia przez danego pracownika wydatków służbowych będzie także faktura w wersji elektronicznej, która będzie przesyłana przez dostawcę towaru lub usługi na adres e-mail danego pracownika w formacie PDF lub innym podobnym, który ze swej istoty technicznej będzie uniemożliwiał modyfikacje jej treści. W przypadku faktur w wersji elektronicznej pracownik dokonujący rozliczenia będzie wgrywał fakturę w wersji elektronicznej (plik) do Systemu, bez konieczności dokonania jej digitalizacji lub zobrazowania. Charakter transakcji udokumentowanej fakturą elektroniczną, a także opisany w dalszej części wniosku proces kontroli biznesowej będzie pozwalał na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy wystawioną fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Należy podkreślić, że raport wygenerowany przez pracownika będzie zawierał informacje w zakresie szczegółów poniesionych wydatków służbowych, a także będzie poddawany weryfikacji:

‒ merytorycznej (przez przełożonego pracownika lub w wybranych przypadkach przez inną upoważnioną osobę); oraz

‒ w niektórych przypadkach również formalnej (przez dział kontroli wydatków / dział księgowości).

Dokument Księgowy będzie wprowadzany do Systemu przez pracownika dokonującego elektronicznego rozliczenia wydatków służbowych z wprowadzeniem danych odnoszących się do udokumentowanej transakcji. Na etapie digitalizowania Dokumentu Księgowego, a także po jego wprowadzeniu do Systemu, nie będzie możliwa jakakolwiek modyfikacja jego treści. Należy podkreślić, że wszelkie czynności dotyczące wygenerowania raportu, w tym również jego zatwierdzenia będą widoczne w systemie w sposób pozwalający na identyfikacje osoby dokonującej rozliczenia oraz jego weryfikacji merytorycznej oraz formalno-księgowej.

Raport z wydatków służbowych pracownika będzie poddawany kontroli merytorycznej przez przełożonego danego pracownika lub w wybranych przypadkach przez inną upoważnioną do tego osobę, która będzie miała na celu potwierdzenie, że doszło do nabycia określonej usługi lub towaru, które pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością.

Kontrola merytoryczna będzie obejmowała również weryfikację poprawności zadeklarowanego przez pracownika wydatku udokumentowanego w Systemie zdigitalizowanym Dokumentem Księgowym. Wprowadzone do Systemu Dokumenty Księgowe wraz z raportami będą podlegały także w sposób selektywny weryfikacji formalno-księgowej przez osoby z działu księgowości Spółki w zakresie poprawności rachunkowej, a także prawidłowości księgowania rozliczeń pracowniczych.

W ramach kontroli formalno-księgowej, przeprowadzana będzie kontrola poprawności danych wprowadzonych do Systemu z danymi wynikającymi ze zdigitalizowanego Dokumentu Księgowego. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości merytorycznych lub formalnych, raport będzie zwracany pracownikowi w celu wyjaśnienia / usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Kompleksowa weryfikacja (merytoryczna i formalna) będzie miała na celu ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy dokumentem księgowym, a zrealizowaną na rzecz Spółki dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W konsekwencji wprowadzenie procedury weryfikacji raportu przez Spółkę ma każdorazowo pozwolić na uzyskanie pewności co do tożsamości podmiotu będącego wystawcą dokumentu a także na zweryfikowanie i potwierdzenie zgodności dokumentu księgowego ze stanem faktycznym.

W przypadku użycia Systemu – po dokonaniu zatwierdzenia raportu w wyniku przeprowadzenia kontroli merytorycznej oraz formalnej – wyeliminowana będzie możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z dokumentu księgowego.

Sposób przechowywania Dokumentów Księgowych w postaci zdigitalizowanej ma na celu wyłączenie możliwości edycji treści zeskanowanego dokumentu. Po digitalizacji Dokumenty Księgowe będą w niezmienionej formie archiwizowane w Systemie wraz z raportem z rozliczenia wydatku służbowego wygenerowanym przez danego pracownika w sposób zapewniający do nich dostęp dla Spółki.

Zgodnie z przepisami podatkowymi zdigitalizowane dokumenty księgowe zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie po unikatowym kodzie, który znajduje się w wygenerowanym rejestrze VAT.

Dokumenty Księgowe, po dokonaniu ich digitalizacji oraz utylizacji formy papierowej, będą przechowywane w Systemie z zachowaniem następujących zasad:

‒ każdy zdigitalizowany Dokument Księgowy będzie zapisywany w postaci oddzielnego pliku, który zawierać będzie kopię zdigitalizowanego obrazu oraz będzie umożliwiał powiązanie wprowadzonego Dokumentu Księgowego z poleceniem księgowania / zapisem księgowym na podstawie numeru ID raportu, którego wartość będzie odwzorowana w księdze głównej i księgach pomocniczych; odwzorowanie, o którym mowa powyżej, nastąpi w wyniku transferu danych z Systemu do księgi głównej i ksiąg pomocniczych Spółki,

‒ Dokument Księgowy po zdigitalizowaniu będzie sprawdzany pod względem merytorycznym i akceptowany w Systemie,

‒ pliki zawierające Dokumenty Księgowe, po przeprowadzeniu procesu ich digitalizacji i księgowania, będą chronione przed usunięciem,

‒ po zaksięgowaniu plik (raport) zawierający dane zdigitalizowanego Dokumentu Księgowego nie będzie udostępniony użytkownikom Systemu do edycji i usuwania,

‒ każdy z użytkowników Systemu będzie posiadał indywidualny identyfikator użytkownika oraz precyzyjnie określony zakres uprawnień systemowych,

‒ baza danych Systemu zawierająca dane o zdigitalizowanych Dokumentach Księgowych będzie podlegać procesowi archiwizacji.

Dokumenty Księgowe w ww. formie będą przechowywane w Systemie (na serwerze zlokalizowanym poza granicami kraju), co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający odtworzenie ich obrazu w formacie czytelnym, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę.

Digitalizacja Dokumentów Księgowych w ramach Systemu będzie pozwalać także na zapobieganie ich degradacji poprzez zacieranie elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania takich dokumentów w formie papierowej.

System umożliwiać będzie dostęp on-line do przechowywanych Dokumentów Księgowych, a w szczególności dostęp on-line do ich treści organom wymienionym w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, a także bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych zgodnie z przepisami podatkowymi.

Spółka wskazuje, że zakupione towary i usługi udokumentowane Dokumentami Księgowymi będą służyć zarówno czynnościom opodatkowanym Spółki, jak i niepodlegającym opodatkowaniu VAT.

### Pytanie

### Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego – na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT – z faktur otrzymanych w formie elektronicznej, które będą przechowywane w Systemie na zasadach opisanych w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, przy założeniu, że zostaną spełnione warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT?

### Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Spółki, będzie Jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego – na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT – z faktur otrzymanych w formie elektronicznej, które będą przechowywane w Systemie na zasadach opisanych w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, przy założeniu, że zostaną spełnione warunku do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT.

Uzasadnienie stanowiska Spółki

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, stosowanie faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

Jednocześnie, na podstawie art. 106m ust. 1-4 ustawy o VAT, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury - w myśl art. 106m ust. 2 ustawy o VAT - rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Jednocześnie, zgodnie z art. 106m ust. 1 oraz ust. 4 ustawy o VAT, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik, przy czym warunki te można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W świetle powyższego należy zatem stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, który:

1) został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur oraz

2) co do którego zapewniona została tożsamość wystawcy (sprzedawcy) i nienaruszalność treści i czytelność faktury.

Poniżej Spółka przedstawia analizę dotyczącą spełnienia przedmiotowych warunków

Ad 1

Faktura przesłana drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy).

Co do takiej formy przesyłania faktur Ustawa o VAT wprowadza zasadę, że wystawianie faktur w formacie elektronicznym możliwe jest w razie wcześniejszej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Ustawodawca nie precyzuje przy tym, ani w przepisach ustawy o VAT, ani w przepisach wykonawczych do niej, w jaki sposób akceptacja odbiorcy faktury (Spółki) powinna być wyrażona. Powyższe wynika nie tylko z literalnej interpretacji art. 106n ustawy o VAT, ale także z celów wprowadzenia analizowanego przepisu.

Zdaniem Spółki należy zwrócić uwagę, że możliwość stosowania tzw. dorozumianej zgody na wystawianie faktur elektronicznych wynika wprost z uzasadnienia projektu ustawy, który był podstawą uchwalenia ustawy z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 1289), dodającej do ustawy o VAT art. 106n.

Zgodnie ze stanowiskiem Ministra Finansów wyrażonym w ww. uzasadnieniu, projektowane przepisy miały na celu dalszą liberalizację wymogów co do warunków stosowania faktur elektronicznych: „Odchodzi się od obowiązku wyrażania formalnej zgody na ten rodzaj przesyłu, pozostawiając te kwestie całkowicie w gestii umownej stron (przykładowo za wystarczającą będzie można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie, bądź SMS-em). Zmiany w tym zakresie oznaczają, że np. za akceptację należy również uznać tzw. akceptację dorozumianą, np. konsument otrzymując fakturę w tej formie, reguluje płatność z niej wynikającą”.

Stanowisko o możliwości uznania za akceptację na otrzymanie faktury elektronicznej zgody dorozumianej jest powszechnie akceptowane także przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych. Przykładowo w interpretacji indywidualnej z 22 lipca 2014 r. (nr IPTPP2/443-335/14-2/AW) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi powołując się na ugruntowaną praktykę interpretacyjną przywołał pogląd, że: „Stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga jednakże uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formacie elektronicznym ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych oraz organizacyjnych zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy tak, aby zapewnić również prawidłowy sposób przechowywania faktur. Odnosząc się do sposobu akceptacji dotyczącej przesyłania lub udostępniania faktur należy zauważyć, iż przepisy prawa podatkowego nie określają szczegółowych elementów, które winna zawierać taka akceptacja, w szczególności czy oświadczenie o akceptacji przesyłania elektronicznego faktur winno być opatrzone bezpiecznym podpisem weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem lub też z zastosowaniem elektronicznej wymiany danych EDI, czy też powinno być w formie pisemnej. Wykładnia funkcjonalna przepisów rozporządzenia nie daje zatem podstaw do stosowania takiego wymogu. (\`(...)\`) Odnosząc się do sposobu akceptacji dotyczącej przesyłania lub udostępniania faktur biorąc pod uwagę fakt braku określenia przez przepisy prawa podatkowego szczegółowych elementów, które winna zawierać taka akceptacja, należy uznać, iż zgoda taka, może być udzielona w dowolnej formie, akceptowalnej przez obie strony transakcji. Dopuszczalne jest zatem wyrażenie zgody poprzez złożenie oświadczenia, przesłanego w formacie PDF, poprzez informację zawartą w e-mailu lub poprzez zapłacenie faktury wysłanej w formie elektronicznej, jeśli strony tak postanowiły.”

W interpretacji indywidualnej z 21 lipca 2016 r. (nr 1061-IPTPP3.4512.280.2016.2.MK) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi poniższy sposób akceptacji faktury uznał za prawidłowy, tj.: „Spółka będzie akceptować wystawianie przez Kontrahentów faktur w formie elektronicznej za pomocą Systemu. Zgoda Wnioskodawcy będzie komunikowana każdorazowo Sprzedawcom w sposób dorozumiany poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem Systemu.”

W związku z powyższym, w opinii Spółki należy podkreślić, że faktury będące przedmiotem niniejszego wniosku będą przesyłane przez dostawców w formie elektronicznej po uprzedniej akceptacji takiej formy ich przesyłania przez Spółkę (nabywcę towarów lub usług). Jednocześnie biorąc pod uwagę treść przepisów ustawy o VAT oraz praktykę organów podatkowych w tym zakresie, należy stwierdzić, że akceptacja tego sposobu może być dokonywana w dowolnej formie uzgodnionej między stronami, w tym również w sposób dorozumiany poprzez przekazanie przez pracownika Spółki adresu e-mail, na który zostanie wysłana przez dostawcę towaru lub usługi faktura w formie elektronicznej dokumentująca poniesione przez danego pracownika wydatki podczas podróży służbowej.

Ad 2

Zapewnienie tożsamości wystawcy (sprzedawcy) i nienaruszalności treści i czytelności faktury.

Zdaniem Spółki, przesyłanie faktur elektronicznych na wskazany przez pracownika Spółki adres e-mailowy w opisanym zdarzeniu przyszłym spełnia warunki określone w art. 106m ust. 1-4 ustawy o VAT.

W opinii Spółki, w omawianym przypadku zapewniona jest bowiem autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury - poniżej Spółka przedstawia szczegółowe uzasadnienie w tym zakresie.

Pojęcie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelność faktury na gruncie regulacji VAT

Celem zawartego w ustawie o VAT wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje. Zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury powinno polegać na takim zorganizowaniu procesu przesyłania faktur elektronicznie, aby odbiorca miał pewność, że wystawcą faktury jest ten podmiot, który rzeczywiście winien wystawić fakturę, a nie osoba trzecia.

W opisie zdarzenia przyszłego zostało podkreślone, że z uwagi na charakter udokumentowanych fakturami elektronicznymi transakcji, tj. nabycia określonych towarów lub usług przez pracowników Spółki, zapewnione jest, że wystawcą faktury jest ten podmiot, który winien wystawić fakturę a nie osoba trzecia.

Odnosząc się z kolei do integralności treści faktury, ustawa wskazuje, że pod pojęciem tym należy rozumieć to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Konieczność zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji. Zapewnienie integralności treści faktury winno zatem polegać na takim zorganizowaniu procesu przesyłania faktur elektronicznie, aby żaden podmiot trzeci nie ingerował w treść faktury. Szczególnie istotne jest przy tym zagwarantowanie niezmienności danych wymaganych dla danego rodzaju faktury, tj. obowiązkowych elementów faktury.

W ocenie Spółki, w przedstawionym procesie została zachowana integralność faktur w wersji elektronicznej, bowiem będą one przesyłane w formacie elektronicznym PDF lub innym podobnym, który ze swej istoty technicznej będzie uniemożliwiał modyfikacje ich treści.

Wymóg zapewnienia czytelności faktury elektronicznej oznacza z kolei, że faktura taka musi być czytelna dla człowieka, tj. powinna mieć postać, w której wszystkie dane dotyczące podatku VAT zawarte na fakturze będą wyraźnie czytelne, na papierze lub na ekranie, bez potrzeby przeprowadzania nadmiernej analizy lub interpretacji.

W ocenie Spółki także został spełniony powyższy warunek dot. czytelności faktur w odniesieniu do faktur w elektronicznej wersji, które będą otrzymywane przez Spółkę.

Sposoby zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury elektronicznej

Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Jednocześnie, na podstawie art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Tym niemniej, ustawa o VAT nie definiuje terminu „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”.

Natomiast, zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych, wyrażonym przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 lipca 2022 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.207.2022.1.LK), termin „kontroli biznesowej” należy intepretować, jako: „proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.”

Co więcej, jak wskazują organy podatkowe, kontrole biznesowe należy dostosować do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny one uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. Tym samym inny będzie wymagany poziom kontroli biznesowej w odniesieniu do drobnych transakcji nabywanych przez pracowników odbywających podróż służbową, a inne w przypadku transakcji, które będą dotyczyły podstawowego przedmiotu działalności podatnika.

Określenie „wiarygodna ścieżka audytu” w świetle poglądu prezentowanego przez organy podatkowe, m.in. w przywołanej interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 lipca 2022 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.207.2022.1.LK), oznacza natomiast, że: „związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika”.

Jednocześnie, na potrzeby podatku VAT, wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku.

Zdaniem Spółki, w opisanym zdarzeniu przyszłym została zapewniona wiarygodna ścieżka audytu, która pozwala na weryfikacje związku pomiędzy fakturą w wersji elektronicznej dokumentującą poniesienie wydatku przez pracownika podczas podróży służbowej, a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje.

Analizując powyższe definicje i zestawiając je z brzmieniem regulacji ustawy o VAT należy zauważyć, że warunkiem niezbędnym dla umożliwienia fakturowania w formie elektronicznej (zapewnienie odpowiednich kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług) jest:

1) Obowiązek wdrożenia odpowiedniej procedury kontroli biznesowej – wdrożona procedura powinna zapewniać dostateczny poziom pewności w autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania;

2) Dokumentacja przebiegu transakcji (ścieżka audytu) – w celu wystawiania faktur w formie elektronicznej konieczne jest zapewnienie możliwości weryfikacji wdrożonej procedury kontroli dzięki wiarygodnej ścieżce audytu, która gwarantuje udokumentowany przebieg transakcji od jej rozpoczęcia do zakończenia;

3) Zapewnienie wiarygodności ścieżki audytu - ścieżkę audytu można opisać jako wiarygodną, w przypadku gdy związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce.

Zdaniem Spółki, nie powinno ulegać wątpliwości, że określone powyżej przesłanki są spełnione w odniesieniu do przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego. Poniżej Spółka przedstawia szczegółowe uzasadnienie swojego stanowiska w odniesieniu do powyższych punktów.

1\. Obowiązek wdrożenia odpowiedniej procedury kontroli biznesowej

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT wdrażana procedura powinna zapewniać dostateczny poziom pewności w autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania zobowiązania podatkowego. Biorąc pod uwagę opis zdarzenia przyszłego, zdaniem Spółki powyższe wymogi zostały spełnione. Wynikiem wdrożonej procedury będzie zapewnienie, że faktura nie będzie dokumentem autonomicznym i niezależnym, co zostanie zapewnione w wyniku przeprowadzenia procesu weryfikacji nie tylko merytorycznej ale także formalno-księgowej raportu danego pracownika dot. rozliczenia podróży służbowej.

2\. Dokumentacja przebiegu transakcji (ścieżka audytu)

W celu umożliwienia rozliczenia podatku VAT wynikającego z faktur w formie elektronicznej konieczne jest zapewnienie możliwości weryfikacji wdrożonej procedury kontroli dzięki wiarygodnej ścieżce audytu, która gwarantuje udokumentowany przebieg transakcji od jej rozpoczęcia do zakończenia, przy czym warto zwrócić uwagę, że transakcje podlegające rozliczeniu w Systemie będą miały przeważnie drobny i jednorazowy charakter. Wdrożona przez Spółkę procedura związana z elektronicznym rozliczeniem podróży służbowych pracowników umożliwia zweryfikowanie związku poniesionych przez pracowników wydatków z przedmiotem działalności Spółki oraz celem podróży służbowej danego pracownika, w tym również przebieg danej transakcji.

3\. Zapewnienie wiarygodności ścieżki audytu

Ścieżkę audytu można uznać jako wiarygodną w przypadku, gdy związek pomiędzy dokumentami oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia, zgodny z ustalonymi procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Zdaniem Spółki, w omawianym przypadku ta przesłanka także jest spełniona. Przede wszystkim raport w systemie pozwala na określenie przedmiotu i celu poniesienia przez danego pracownika wydatku podczas podróży służbowej oraz określenie przedmiotu transakcji (rodzaju nabywanej usługi lub towaru).

Jednocześnie należy podkreślić, że Spółka zapewnia autentyczność pochodzenia dokumentów zakupowych. Każdorazowo weryfikuje bowiem otrzymane w formie elektronicznej faktury pod kątem prawidłowości danych dostawcy towarów lub usług oraz zgodności specyfikacji towaru / usługi wskazanej na fakturze z faktycznym przedmiotem transakcji. W szczególności pracownik dokonujący rozliczenia podróży służbowej dokonuje weryfikacji pochodzenia danej faktury i zamieszczonych na niej danych celem ustalenia, czy rzeczywiście pochodzi ona od danego kontrahenta.

Należy wskazać również, że System zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz dokumentów, które są w nich przechowywane, odpowiadający standardom międzynarodowej grupy, do której należy Spółka.

W konsekwencji, biorąc pod uwagę okoliczności przytoczone powyżej, stwierdzić należy, że Spółka każdorazowo może mieć pewność, że podmiot, od którego otrzymała fakturę elektroniczną rzeczywiście jest jego kontrahentem. Tym samym, Spółka zapewnia autentyczność pochodzenia dokumentów zakupowych.

W ocenie Spółki, zapewnia ona także integralność treści dokumentów zakupowych, bowiem dokumenty zakupowe, które Spółka otrzymuje w formie elektronicznej, posiadają co do zasady format PDF. Format ten, ze swej istoty technicznej, uniemożliwia modyfikowanie zapisanych za jego pomocą treści. W efekcie, z uwagi na przechowywanie faktur, które wpłynęły do Spółki jako dokumenty elektroniczne w nieedytowalnym formacie PDF, Spółka nie ma możliwości modyfikowania ich treści.

Zdaniem Spółki, zapewnia ona również czytelność faktur. Jak bowiem wskazywano już powyżej, czytelność faktury weryfikowana jest przez pracownika dokonującego rozliczenia podróży służbowej a także na etapie weryfikacji merytorycznej i formalnej.

Biorąc pod uwagę przedstawione wyżej okoliczności, planowana przez Spółkę procedura elektronicznego rozliczania przez pracowników wydatków służbowych spełnia warunek dotyczący weryfikacji rzetelności faktur elektronicznych w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur.

Powyższe stanowisko, w zakresie uznania zaproponowanych przez Spółkę rozwiązań gwarantujących autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur zakupu potwierdzają również interpretacje indywidualne organów podatkowych, m.in.:

‒ interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 lipca 2022 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.207.2022.1.LK):

„Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę, za pośrednictwem Jego pracowników, dokument, potwierdzający poniesione wydatki na zakup towarów i usług, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego.

Odnosząc się do wątpliwości Wnioskodawcy, w pierwszej kolejności należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Biorąc pod uwagę opisany sposób przechowywania dokumentów w formie elektronicznej należy stwierdzić, że zachowana będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz ich czytelność. Przy tym Wnioskodawca, od strony technicznej, uniemożliwia ingerencję użytkownika oraz administratora systemu księgowego w treść zeskanowanych dokumentów. Opisane wersje elektroniczne, będą przechowywane w sposób umożliwiający łatwą ich identyfikację, odszukanie i odtworzenie obrazu, do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca w każdym momencie może zapewnić dostęp do elektronicznego archiwum organowi podatkowemu, na jego żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób umożliwiający pobór i wydruk dokumentów na potrzeby postępowania podatkowego lub kontroli.

We wniosku wskazano również, że elektroniczny system archiwizacyjny Wnioskodawcy będzie zapewniał dostęp do umieszczonych w nim dokumentów wraz z możliwością ich przyporządkowania do konkretnego okresu rozliczeniowego. Zarchiwizowane dokumenty będą mogły zostać udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej jak i elektronicznej.

Faktury i dokumenty zrównane z nimi, w ramach stosowanych przez Wnioskodawcę procedur, będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, co jest zgodnie z art. 112 ustawy.

Ponadto, system archiwizacji Wnioskodawcy będzie umożliwiał naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno - skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, bezzwłoczny dostęp on-line do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy.

Tym samym należy uznać, że Wnioskodawca określił sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz zachowania czytelności faktur i dokumentów z nimi zrównanych, spełniając przesłanki wynikające z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy, należy stwierdzić, że w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania faktur i dokumentów zrównanych z fakturami, dokumentujących zakupy towarów i usług, dotyczących wydatków pracowniczych, wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie do niszczenia oryginalnych papierowych wersji tych dokumentów.

(…) Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zatem jeśli Wnioskodawca, czynny podatnik podatku od towarów i usług będzie wykorzystywał nabywane towary i usługi dokumentowane ww. fakturami do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

Podsumowując, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych i innych dokumentów opisanych we wniosku potwierdzających nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych wersji tych dokumentów. Tym samym Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami (zrównanymi z fakturami) dającymi prawo do odliczenia, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą. Prawo to przysługuje pod warunkiem niezaistnienia pozostałych przesłanek negatywnych wynikających z art. 88 ustawy.”

‒ interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 października 2022 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.413.2022.2.LK):

„Każda faktura zostaje zeskanowana osobno i zapisana w formacie elektronicznym. Dokumenty papierowe wprowadzone do Systemu pozostają w elektronicznym archiwum i po procesie akceptacji nie ma możliwości ich usunięcia, edytowania, zmiany. Każdy z dokumentów otrzymuje swój unikalny numer, który umożliwia jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących dokumentu oraz jego obrazu w formacie PDF. Ponadto, System jest powiązany z systemem finansowo-księgowym z którego Państwo korzystacie, dzięki czemu w każdej chwili możliwe jest odtworzenie obrazu faktury oraz szczegółów dotyczących dokumentu. Synergia działania systemu finansowo-księgowego i Systemu umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. Dostęp do Systemu, w którym przechowywane są faktury, posiadają wyłącznie osoby uprawnione (tj. wybrani pracownicy Spółki obsługujący proces w ramach zakresu obowiązków). Dodatkowo, archiwum faktur zakupowych jest zabezpieczone w ramach procedur archiwizacji zasobów IT. Jednocześnie oprócz archiwizacji elektronicznej faktur wpływających w formie papierowej, prowadzicie Państwo obecnie również archiwizację tych faktur w formie, w której zostały otrzymane, a więc jako dokumenty fizyczne (papierowe). Jednakże, po zeskanowaniu faktury papierowej, to właśnie archiwizacja jej elektronicznego obrazu w Systemie staje się głównym archiwum tego dokumentu.

Faktury sprzedażowe wystawiane są z wykorzystaniem elektronicznego systemu księgowego przez upoważnionych do tego pracowników, wysyłane do kontrahenta w formie elektronicznej bądź papierowej, a następnie: przechowywane w formie elektronicznej w Systemie z możliwością ich wydrukowania w dowolnym momencie - w zakresie faktur wystawionych do marca 2022 roku, lub zeskanowane i umieszczone na Państwa dysku sieciowym w dedykowanej bezpiecznej lokalizacji w formie obrazu faktury w formacie PDF - w zakresie faktur wystawionych od kwietnia 2022 roku.

Niezależnie od sposobu archiwizacji faktur sprzedażowych, przechowywane są one w nieedytowalnym formacie, a także możliwe jest ich szybkie wyszukanie, a w razie konieczności udostępnienie ich treści odpowiednim organom podatkowym. Każda wczytana do Systemu bądź zapisana na dysku faktura otrzymuje swój unikalny numer. Dostęp do Systemu oraz do dedykowanej lokalizacji na dysku sieciowym, w którym przechowywane są faktury posiadają wyłącznie osoby uprawnione. Wersja elektroniczna zeskanowanej faktury jest wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej, która obecnie również jest archiwizowana.

W toku działalności gospodarczej wystawiacie Państwo również różnego rodzaju dokumenty kosztowe wewnętrzne takie jak: dokumenty kosztowe związane z delegacjami, tzw. dokumenty proste np. polisy, noty, paragony, potwierdzenia parkingowe. Dokumenty te wystawiane są w dziale księgowości lub innym odpowiednim dziale i przekazywane fizycznie do archiwizacji w wersji papierowej.

Państwa celem jest wdrożenie systemu archiwizowania Dokumentów w formie elektronicznej i wyeliminowanie praktyki przechowywania ich w formie papierowej tj. pełna elektroniczna archiwizacja faktur zakupowych, faktur sprzedażowych oraz wewnętrznych dokumentów kosztowych. W konsekwencji procedura przechowywania Dokumentów w ramach elektronicznego obiegu dokumentów będzie wyglądała następująco: Faktury otrzymane w wersji papierowej, będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Zatem wszystkie faktury łącznie z tymi otrzymanymi jako faktury papierowe będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej. Procedura elektronicznego przechowywania (archiwizowania) faktur zakupowych wpływających do Spółki w formie papierowej będzie przebiegała jak dotychczas. Dopuszczacie Państwo możliwość, iż w przyszłości korzystać będziecie także z innych narzędzi do elektronicznego przechowywania faktur niż obecnie, jednak sam proces archiwizacji dokumentów wyglądał będzie analogicznie.

Faktury dokumentujące sprzedaż będą z kolei przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w Systemie, bądź zostaną zeskanowane i umieszczone na dysku sieciowym Spółki w dedykowanej bezpieczniej lokalizacji w formacie PDF. Procedura elektronicznego przechowywania (archiwizowania) faktur sprzedażowych wystawianych przez Państwo będzie przebiegała jak dotychczas. Z kolei w zakresie dokumentów kosztowych wewnętrznych planujecie Państwo, że będą one zapisywane w formacie PDF oraz wgrywane do Systemu w celu dalszego procesowania i księgowania. Po zmianach planowane jest, aby po zeskanowaniu dokumentów papierowych i archiwizacji wersji elektronicznej w Systemie, wersje papierowe dokumentów były niszczone. Będziecie Państwo przechowywać elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Elektroniczny sposób archiwizacji przyjęty przez Państwa zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Możecie Państwo bez problemu zidentyfikować tożsamość sprzedawcy/kupującego (autentyczność), żadne dane na dokumencie wymagane przepisami nie zostają zmienione lub usunięte - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność treści), a skan posiada odpowiednią jakość, zapewniając wyraźny odczyt danych na dokumencie (czytelność). Wersja elektroniczna (zdigitalizowana) dokumentów stanowić będzie wierne odzwierciedlenie wersji papierowej. Całość archiwizowanych dokumentów przechowywana jest w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający możliwość łatwego ich odszukania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane na terytorium kraju.

Wdrożyliście Państwo i stosujecie stałe kontrole biznesowe, które ustalają i będą ustalały w przyszłości wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów i świadczeniem usług. Faktury w wersji papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Ponadto, na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno- skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zeskanowane dokumenty będą mogły być udostępnione zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej.

Wyjaśniliście Państwo, iż nabywane towary i usługi, dokumentowane fakturami będącymi przedmiotem niniejszego wniosku, będą służyć czynnościom opodatkowanym Spółki. W sytuacji, gdy zakupiony towar lub usługa dotyczyć będzie wydatków mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 88 ustawy o VAT, Spółka nie dokona obniżenia kwoty podatku lub zwrotu różnicy podatku należnego o wartość podatku naliczonego, wynikającą z faktury dokumentującej ten wydatek.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia czy dopuszczalne jest przechowywanie Dokumentów wystawionych przez Państwa lub otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej i zdigitalizowanych do wersji elektronicznej, wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym oraz czy zachowacie Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli faktury będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą.

Z przedstawionych okoliczności wynika, że w przypadku zarówno wystawionych jak i otrzymywanych papierowych faktur, które będą następnie archiwizowane wyłącznie w formacie elektronicznym, zachowana będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz ich czytelność. Przy tym Wnioskodawca, od strony technicznej, uniemożliwia ingerencję użytkownika oraz administratora systemu księgowego w treść zeskanowanych dokumentów. Spółka wdrożyła również stałe kontrole biznesowe, o których mowa w art. 106m ust. 4 ustawy.

Ponadto opisane wersje elektroniczne, będą przechowywane w sposób umożliwiający łatwą ich identyfikację, odszukanie i odtworzenie obrazu, do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wersje elektroniczne faktur będą przechowywane na terytorium kraju, w każdym momencie możecie Państwo zapewnić dostęp do elektronicznego archiwum organowi podatkowemu, na jego żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób umożliwiający pobór i wydruk dokumentów na potrzeby postępowania podatkowego lub kontroli.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur wystawionych i otrzymywanych przez Państwa zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, a także umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi wyżej przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m 1-4, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej innych niż faktury dokumentów księgowych, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur, zawartych w ustawie. Przy czym z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania. (…)

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Zatem jeśli Państwo, czynny podatnik podatku od towarów i usług będziecie wykorzystywać nabywane towary i usługi dokumentowane ww. fakturami do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego. Prawo to będzie przysługiwało pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

Podsumowując, należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie faktur wystawionych i otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego procedur, będzie zgodne z przepisami ustawy. Zachowacie również Państwo na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymywanych faktur archiwizowanych i przechowywanych zgodnie z opisanymi procedurami wyłącznie w formie elektronicznej.”

‒ interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 kwietnia 2019 r. (nr 0112-KDIL1-3.4012.51.2019.1.AP), w której poniższe stanowisko Wnioskodawcy uznano za prawidłowe:

„Ad. c) Przechowywanie faktur w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur

Wnioskodawca pragnie wskazać, że – zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przepisy ustawy o VAT nie wskazują natomiast precyzyjnie, w jaki sposób podatnik winien zagwarantować spełnienie powyższych warunków.

Jednocześnie, definicje pojęć „autentyczność pochodzenia” oraz „integralność treści” zostały zawarte w art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT. Zgodnie ze wskazanym przepisem za autentyczność pochodzenia faktury uznaje się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Celem zawartego w ustawie wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje. Przez integralność treści faktury rozumie się natomiast to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Konieczność zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji. (…)

Jednocześnie, ustawa o VAT nie definiuje terminu „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”. (…)

Co więcej, jak wskazują organy podatkowe, kontrole biznesowe należy dostosować do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny one uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. (…)

Na potrzeby VAT, wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku.

Przenosząc powyższe przepisy na grunt niniejszej sprawy należy wskazać, że Wnioskodawca zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Faktur.

‒ autentyczność pochodzenia faktur

W ocenie Wnioskodawcy, zapewnia on autentyczność pochodzenia Dokumentów zakupowych. Każdorazowo weryfikuje on bowiem Faktury otrzymane w formie papierowej oraz elektronicznej pod kątem prawidłowości danych dostawcy towarów lub usług oraz zgodności specyfikacji towaru/usługi wskazanej na Fakturze z danymi uwidocznionymi na właściwym zamówieniu, co pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną Fakturą a zrealizowaną na rzecz Wnioskodawcy przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W przypadku Faktur elektronicznych każdorazowo następuje weryfikacja, czy dana Faktura wysłana została z adresu e-mail należącego do kontrahenta Wnioskodawcy. Jak wskazano w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, weryfikacja ta częściowo jest zautomatyzowana, a częściowo odbywa się ręcznie.

Co do zasady, kontrahenci Wnioskodawcy przesyłają bowiem Faktury elektroniczne na Dedykowany adres e-mail. Jednocześnie elektroniczne Faktury przesyłane są z określonego, wybranego przez kontrahenta do tego celu adresu poczty elektronicznej. Takie właśnie, wskazane przez kontrahentów adresy e-mail, identyfikowane są w systemie SAP Wnioskodawcy jako należące do określonych kontrahentów. Po przesłaniu danej Faktury na Dedykowany adres e-mail, o ile została ona wysłana z adresu e-mail zidentyfikowanego w systemie SAP jako należący do określonego kontrahenta, Faktura przekazywana jest automatycznie do Systemu (do tzw. poczekalni). Jeśli natomiast dana Faktura przesłana została przez kontrahenta z adresu poczty elektronicznej, który nie został uprzednio zakomunikowany Wnioskodawcy jako przeznaczony do przekazywania Dokumentów zakupowych i nie został zidentyfikowany w systemie SAP (a więc SAP nie rozpoznaje go jako przypisanego do określonego kontrahenta i od niego pochodzącego), wyznaczeni pracownicy Wnioskodawcy (pracownicy działu finansowego) dokonują ręcznej weryfikacji pochodzenia danej Faktury i zamieszczonych na niej danych celem ustalenia, czy rzeczywiście pochodzi ona od danego kontrahenta. Dopiero po pozytywnej weryfikacji w tym zakresie, Faktura przekazywana jest do e-biegu (do tzw. poczekalni).

Należy wskazać również, że System zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz dokumentów, które są w nich przechowywane, odpowiadający standardom międzynarodowej grupy, do której należy Wnioskodawca. Dostęp do Systemu posiadają wyłącznie określone, wybrane osoby, których zakres obowiązków służbowych dotyczy zagadnień finansowo-księgowych. Dostęp do Systemu jest również zabezpieczony hasłem.

Faktury papierowe wpływające do Wnioskodawcy podlegają natomiast ręcznej kontroli, dokonywanej przez pracowników działu księgowości, co do ich poprawności formalno-merytorycznej, w tym weryfikacji danych kontrahenta uwidocznionych na każdym dokumencie oraz powiązania Dokumentu zakupowego z zamówieniami składanymi przez Wnioskodawcę/zawartymi przez niego umowami. Powyższe pozwala na weryfikację autentyczności każdego Dokumentu zakupowego otrzymywanego przez Wnioskodawcę w formie papierowej.

W konsekwencji, biorąc pod uwagę okoliczności przytoczone powyżej, stwierdzić należy, że Wnioskodawca każdorazowo może mieć pewność, że podmiot, od którego otrzymał Fakturę papierową bądź Fakturę elektroniczną rzeczywiście jest jego kontrahentem. Wnioskodawca zapewnia zatem autentyczność pochodzenia Dokumentów zakupowych.

‒ integralność treści faktur

W ocenie Wnioskodawcy, zapewnia on także integralność treści Dokumentów zakupowych. Faktury otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej są bowiem skanowane, wprowadzane do Systemu i przechowywane jako cyfrowy zapis ich obrazu w formacie PDF. Również Dokumenty zakupowe, które Wnioskodawca otrzymuje w formie elektronicznej, posiadają format PDF. Format ten, ze swej istoty technicznej, uniemożliwia modyfikowania zapisanych za jego pomocą treści.

W efekcie, z uwagi na przechowywanie Faktur – zarówno tych, które wpłynęły do Wnioskodawcy jako dokumenty elektroniczne, jak i tych, które dostarczono mu w formie papierowej – w nieedytowalnym formacie PDF, Wnioskodawca nie ma możliwości modyfikowania ich treści.

Podkreślenia wymaga, że zmiana formatu pliku, w tym zmiana sposobu przechowywania Dokumentu księgowego z formy papierowej na elektroniczną, nie powinna zostać uznana za uchybienie przedmiotowemu wymogowi. Zeskanowanie faktury papierowej i zapisanie jej w formacie PDF w żaden sposób nie zmienia bowiem jej treści.

Ponadto, zdaniem Wnioskodawcy bez znaczenia dla integralności treści Faktury pozostaje również umieszczanie na niej unikalnego kodu kreskowego, gdyż przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać Faktura, tj. danych, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT. Umieszczenie (naklejenie) na Fakturze kodu kreskowego w żaden sposób nie ingeruje w treść danych, o których mowa w powyższym przepisie.

‒ czytelność faktur

Zdaniem Wnioskodawcy, zapewnia on czytelność Faktur.

Jak bowiem wskazywano już powyżej, czytelność elektronicznego obrazu każdej Faktury weryfikowana jest przez pracownika działu księgowości w toku wprowadzania danego dokumentu do e-obiegu. Wnioskodawca zapewnia czytelność Faktur również poprzez używanie skanera o odpowiednich parametrach technicznych, gwarantującego wysoką jakość obrazu skanowanych Faktur, otrzymanych uprzednio w formie papierowej.

W efekcie, biorąc pod uwagę przedstawione wyżej okoliczności, Wnioskodawca spełnia zatem warunek dotyczący przechowywania Faktur w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych Faktur. (…)

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.”

‒ interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 sierpnia 2019 r. (nr 0115-KDIT1-3.4012.403.2019.1.AP):

„Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1\. podpisu elektronicznego lub

2\. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika. (…)

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Z uwagi na liczbę przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie liczbę otrzymywanych faktur, Wnioskodawca planuje wdrożyć elektroniczny system przechowywania faktur. W tym celu dowody w formie papierowej Wnioskodawca zamierza skanować do pliku pdf (w rozdzielczości gwarantującej czytelność faktur), a następnie zapisywać i przechowywać w formacie elektronicznym. Faktury w formie elektronicznej przechowywane byłyby w sposób zapewniający:

‒ autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono żadnych danych) i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

‒ łatwe ich odszukanie;

‒ bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Faktury będą przechowywane co najmniej do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, a także będzie umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy (przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych tym organom), to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.”

‒ interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 maja 2019 r. (nr 0115-KDIT1-3.4012.159.2019.3.AT):

„W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1\. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2\. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.” (…)

We wniosku wskazano, że Spółka dążąc do optymalizacji kosztów prowadzonej działalności gospodarczej oraz usprawnienia procesu obiegu dokumentów i ich archiwizacji, wdrożyła system elektronicznej archiwizacji otrzymywanych dokumentów, w tym dokumentów zakupowych, takich jak faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur, noty itp. Jednocześnie, Spółka zamierza zrezygnować z przechowywania otrzymywanych dokumentów w formie papierowej. Tym samym, dokumenty zakupowe (w tym faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur, noty) będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka będzie prowadzić wyłącznie elektroniczną archiwizację dokumentów za pomocą dedykowanego systemu zarządzania dokumentacją (dalej: „System Zarządzania Dokumentacją”, „SZD”). SZD jest systemem niezależnym od systemu księgowego Spółki, jednak komunikuje się z nim za pomocą interfejsów, w których zapisane są algorytmy zapewniające integralność danych podczas przenoszenia dokumentów z SZD do systemu księgowego.

Zgodnie z przyjętą przez Spółkę polityką, istnieje również możliwość otrzymywania od kontrahentów dokumentów w formie elektronicznej (tj. faktur, faktur zakupowych, duplikatów faktur). W takim przypadku kontrahenci Spółki wysyłają faktury w formie elektronicznej z uzgodnionego adresu korespondencyjnego na dedykowane skrzynki mailowe Spółki (tzn. Spółka poinformowała swoich kontrahentów na jaki adres powinni przesyłać faktury, faktury korygujące i duplikaty faktur). Faktury otrzymywane przez Spółkę w formie elektronicznej również mają postać nieedytowalnych plików PDF.

SZD umożliwia dostęp do archiwizowanych dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe poprzez zadanie odpowiednich kryteriów wyszukiwania. Otrzymywane i archiwizowane przez Spółkę dokumenty są przechowywane w SZD w sposób:

a) trwały,

b) zapewniający ich czytelność,

c) zapewniający nieograniczony dostęp oraz możliwość ich wydruku,

d) zapewniający integralność danych (modyfikacja plików znajdujących się w SZD nie jest możliwa, w związku z czym będą one posiadały postać identyczną jak pierwotny dokument papierowy; natomiast dokumenty otrzymywane w formie elektronicznej również są otrzymywane i przechowywane w formatach uniemożliwiających modyfikację, tj. PDF).

Wyszukiwanie dokumentów jest możliwe po dowolnie zadanych kryteriach. Może być to data, nazwa kontrahenta, jego NIP, kwota, opis czy okres rozliczeniowy. Dokumenty można wyszukiwać również za pomocą systemu księgowego, który ma połączenie z SZD.

Serwery, na których przechowywane są archiwizowane w SZD dokumenty, znajdują się na terenie UE i są chronione zgodnie z polityką bezpieczeństwa dostawcy. Spółka ma nieograniczoną możliwość udostępniania dokumentów przechowywanych w SZD na tych serwerach na żądanie organów podatkowych - zarówno w formie wydruku, jak i dostępu do dokumentu elektronicznego.

Jednocześnie wskazano, że:

a) sposób przechowywania otrzymanych przez Spółkę faktur zapewnia autentyczność ich pochodzenia, tj. pewność co do tożsamości sprzedawcy/dostawcy faktur.

Autentyczność pochodzenia faktur jest zapewniona za pomocą kontroli biznesowych ustalających wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów i świadczeniem usług. Kontrola ta obejmuje przede wszystkim:

a) obowiązek odpowiedniego opisywania otrzymywanych faktur od strony merytorycznej przez osoby odpowiedzialne za zamówienie danego towaru lub usługi (np. weryfikacja zgodności treści faktury ze złożonym zamówieniem, w tym weryfikacja kwot wskazanych na fakturze oraz danych (tożsamości) dostawcy, oraz

b) obowiązek weryfikacji formalnej otrzymywanych faktur obejmujący m.in. sprawdzenie czy faktura zawiera wszystkie elementy wymagane ustawą oraz weryfikację danych kontrahenta-wystawcy faktury takich jak nr NIP czy VAT-UE.

b) analogiczne zasady - jak wskazane w lit. a - zapewnione zostały w odniesieniu do integralności treści oraz czytelności faktury. Faktury są otrzymywane (a następnie przechowywane) w formatach uniemożliwiających ingerencję w ich treść, tj. w formacie PDF, a w przypadku faktur otrzymywanych w formie papierowej, są one skanowane i zapisywane w takim samym formacie. Tym samym, nie jest możliwe wprowadzenie żadnych zmian w zakresie danych dotyczących podatku VAT ani innych pozycji, znajdujących się na fakturach otrzymywanych przez Spółkę. Przyjęty przez Spółkę format przechowywania otrzymywanych faktur, tj. PDF, zapewnia ich czytelność przez cały okres, od momentu wystawienia faktury do końca upływu okresu przechowywania. Również w przypadku skanowania faktur otrzymywanych w formie papierowej jakość skanu pozwala zapewnić taką czytelność. (…)

Tym samym należy stwierdzić, że proponowany przez Spółkę sposób przechowywania faktur (faktur korygujących i duplikatów faktur) dokumentujących zakupy przy wykorzystaniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów będzie spełniał wymogi określone w art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług, w zakresie w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych. W konsekwencji Wnioskodawca będzie mógł archiwizować otrzymane w formie papierowej i elektronicznej faktury (faktury korygujące i duplikaty faktur), dokumentujące zakupy jedynie w formie elektronicznej, co pozwala zaprzestać ich archiwizacji w postaci papierowej.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.”

Jednocześnie, w celu uniknięcia wątpliwości Spółka potwierdza, że przedmiotem odliczenia będzie podatek VAT wynikający z faktur lub ewentualnie innych dokumentów zrównanych z fakturami uprawniających do odliczenia podatku VAT, które spełniają wymogi określone w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, tj. podatek odliczany będzie w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.), zwanej dalej ustawą. W myśl tego przepisu:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje tylko czynnym podatnikom podatku od towarów i usług, gdy dokonywane zakupy mają związek z czynnościami opodatkowanymi. Odliczyć zatem można podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego. Ustawa wyłącza zatem możliwość dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wynika z samej konstrukcji podatku od towarów i usług i zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W myśl art. 2 pkt 31 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106n ust. 1 ustawy:

Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element zawartej przez nie umowy.

Przykładowo, za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. Te techniczne wymogi powinny być ustalone, aby móc odbierać faktury w formie elektronicznej, z czym nie mamy do czynienia w zakresie faktur w formie papierowej.

W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Katalog elementów, które powinna zawierać faktura został wskazany w art. 106e ustawy.

Podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturze powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury. Przepisy dotyczące natomiast określenia autentyczności pochodzenia faktury zostały uregulowane w art. 106m ustawy.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak stanowi art. 106m ust. 1-4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez ustawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Wątpliwości Spółki dotyczą ustalenia, czy będzie Jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego – na zasadach przewidzianych w ustawie – z faktur otrzymanych w formie elektronicznej, które będą przechowywane w Systemie na warunkach opisanych we wniosku, przy założeniu, że zostaną spełnione warunki do odliczenia podatku VAT.

Jak już wcześniej wskazano prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Odnosząc się zatem do wątpliwości Spółki w pierwszej kolejności należy przeanalizować, czy sposób przechowywania faktur elektronicznych otrzymanych przez Jej pracowników w Systemie jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.

Wskazać należy, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji).

Z opisu sprawy wynika, że Spółka – czynny podatnik podatku VAT – w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wdrożyła System umożliwiający elektroniczne rozliczanie wydatków poniesionych przez pracowników Spółki.

Pracownicy Spółki mogą otrzymywać w odniesieniu do wydatków służbowych m.in. faktury w wersji elektronicznej. Faktury będą przesyłane przez dostawcę towaru lub usługi na adres e-mail danego pracownika w formacie PDF lub innym podobnym, który będzie uniemożliwiał modyfikację treści faktury. Co do zasady każdy raport przygotowany przez pracownika Spółki będzie zawierał unikatowy kod ID, opis poniesionych wydatków oraz załącznik w postaci wgranej wersji elektronicznej faktury, bez konieczności jej digitalizacji lub zobrazowania. Za pomocą kodu ID będzie istniała możliwość bezpośredniego dostępu do wgranej do Systemu faktury. Po wprowadzeniu faktury do Systemu nie będzie możliwa jakakolwiek jej modyfikacja.

Raport wygenerowany przez pracownika będzie poddawany weryfikacji merytorycznej oraz formalno-księgowej przez osobę za to odpowiedzialną. W ramach kontroli merytorycznej weryfikacji będzie podlegała poprawność zadeklarowanego przez pracownika w Systemie wydatku. Kontrola formalno-księgowa będzie kontrolą poprawności danych wprowadzonych do Systemu z danymi wynikającymi z wgranej faktury. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości merytorycznych lub formalnych, raport będzie zwracany pracownikowi w celu wyjaśnienia/usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Kompleksowa weryfikacja (merytoryczna i formalna) będzie miała na celu ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy dokumentem księgowym, a zrealizowaną na rzecz Spółki dostawą towarów lub świadczeniem usług. System pozwala na identyfikację osoby dokonującej rozliczenia raportu oraz jego weryfikacji i zatwierdzenia. Charakter transakcji udokumentowanej fakturą elektroniczną będzie pozwalał na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy wystawioną fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji wprowadzenie procedury weryfikacji raportu przez Spółkę ma każdorazowo pozwolić na uzyskanie pewności co do tożsamości podmiotu będącego wystawcą dokumentu, a także na zweryfikowanie i potwierdzenie zgodności dokumentu księgowego ze stanem faktycznym.

Faktury w ww. formie będą przechowywane w Systemie (na serwerze zlokalizowanym poza granicami kraju), co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający odtworzenie ich obrazu w formacie czytelnym, przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę. System umożliwiać będzie dostęp on-line do przechowywanych faktur, a w szczególności dostęp on-line do ich treści organom wymienionym w art. 112a ust. 3 ustawy, a także bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych zgodnie z przepisami podatkowymi.

Faktury przechowywane w Systemie będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie po unikatowym kodzie, który znajduje się w wygenerowanym rejestrze VAT.

Jak już wspomniano powyżej prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro do faktur otrzymanych przez pracowników w formie elektronicznej, przechowywanych w Systemie na zasadach opisanych powyżej, zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność oraz umożliwiony zostanie dostęp do tych faktur, na żądanie (również on-line), odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, to opisany sposób przechowywania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

W konsekwencji powyższego, Spółka zachowa (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i niezaistnieniu przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie elektronicznej potwierdzających wydatki ponoszone przez Jej pracowników, przechowywanych w ramach przedstawionej w niniejszej sprawie procedury.

Podsumowując należy stwierdzić, że przechowywanie faktur dotyczących wydatków ponoszonych przez pracowników Spółki wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach procedury przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego, będzie zgodne z przepisami ustawy, a Spółka zachowa na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tych faktur.

Stanowisko Spółki, według którego będzie Jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie elektronicznej, które będą przechowywane w Systemie na warunkach opisanych we wniosku, przy założeniu, że zostaną spełnione warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, należało uznać za prawidłowe.

Końcowo należy wskazać, że zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Ponadto, Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Spółkę, za pośrednictwem Jej pracowników, dokument, potwierdzający poniesione wydatki na zakup towarów i usług, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej Państwa przedmiotem wniosku (zapytania). Inne kwestie przedstawione w Państwa stanowisku, które nie zostały objęte pytaniem – nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

‒ Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

‒ Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

‒ Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒ w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒ w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).