Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL1-3.4012.245.2025.2.KM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-06-01
Teza: Prawo do przechowywania faktur w postaci elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna
odliczenia-prawo do odliczenia
przechowywanie
usługi-usługi archiwizacji
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III. Podatnicy,
płatnicy i przedstawiciele podatkowi-Rozdział 1.
Podatnicy i płatnicy-Działalność gospodarcza
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III. Podatnicy,
płatnicy i przedstawiciele podatkowi-Rozdział 1.
Podatnicy i płatnicy-Podatnicy
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 1. Faktury -Elementy faktury
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 1. Faktury -Stosowanie faktur
elektronicznych
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-
Rozdział 1-art. 15-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-
Rozdział 1-art. 15-ust. 2
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106b-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106e-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106g-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106g-ust. 3
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106g-ust. 3-pkt 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m-ust. 2
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m-ust. 3
1

[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106m-ust. 4
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106n
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106n-ust. 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 1 -pkt 2
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 2
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 4-art. 112a-ust. 4

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

dłowe
    Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

11 kwietnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 11 kwietnia 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej, który dotyczy prawa do przechowywania faktur dokumentujących zakupy
    towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia oryginalnych
    dokumentów papierowych oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z
    faktur przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji, gdy oryginalne, papierowe
    faktury zostaną zniszczone. Uzupełnili go Państwo pismem z 12 maja 2025 r. (wpływ 12
    maja 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.

    Treść wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

(...) (zwany dalej „Spółką”) prowadzi działalność w zakresie świadczenia usług (...). Jest
    polskim rezydentem, zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny.
    Spółka otrzymuje faktury zakupowe/paragony/dokumenty zakupowe uznawane za fakturę
    zakupową wg odrębnych przepisów (zwane dalej dokumentami zakupowymi/kosztowymi
    bądź dokumentami) od swoich kontrahentów, zarówno w formie elektronicznej
    (najczęściej w formacie pliku PDF lub JPG przesyłanego na skrzynkę e-mail Wnioskodawcy),
    jak i w formie papierowej. Dokumenty zakupowe związane są z działalnością gospodarczą
    prowadzoną przez Spółkę. Dotyczą nabycia towarów i usług, zarówno od kontrahentów
    mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na
    terytorium UE oraz innych krajów.
    Spółka jest zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami
    ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2021 r. poz. 217 z
    późn. zm.), co oznacza, że ewidencjonuje dokumenty księgowe w formie elektronicznej –
    zgodnie z odrębnymi przepisami (tj. ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości).
    W tym celu Spółka korzysta z systemu informatycznego z obszaru finansowo-księgowego
    (...), w którym prowadzi księgi rachunkowe i ewidencje dla celów podatkowych. W
    przyszłości planuje też korzystać z systemu do elektronicznego obiegu dokumentacji (...).
    Oba systemy są dostarczane przez zewnętrznego dostawcę.
    Celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę
    praktyki w zakresie przechowywania papierowych faktur dokumentujących nabycie
    towarów lub usług, w tym faktur dotyczących zakupów krajowych, zakupów zagranicznych
    (import usług) oraz faktur korygujących – ogólnie wszelkich faktur zakupowych.
    Do tej pory dokumenty zakupowe wpływające do Spółki w formie papierowej są
    archiwizowane w formie, w której zostały otrzymane, a więc jako dokumenty fizyczne
    (papierowe), a w celach archiwizacji przekazywane do zewnętrznego archiwum (...) z
    siedzibą w miejscowości (...). Z uwagi na skalę działalności, ilość dokumentów kosztowych
    otrzymywanych przez Spółkę, w tym w formie papierowej, jest znacząca. Ich
    przechowywanie w formie papierowej wiąże się z uciążliwościami i dodatkowymi kosztami
    (m.in. ze względu na konieczność zapewnienia odpowiednich powierzchni archiwum).
    Spółka zatrudnia pracowników oraz kadrę wyższego szczebla (zwanych dalej
    pracownikami), którzy to w ramach prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej
    ponoszą wydatki służbowe, które w większości dokumentowane są w formie papierowego
    dokumentu zakupu. Miejscem pracy ze względu na posiadanie biur w różnych
    lokalizacjach ww. osób jest teren całej Polski. Dla szybszego obiegu dokumentacji
    pracownicy Ci wyposażeni są przez Spółkę w telefony komórkowe, za pomocą których
    mogą zeskanować lub sfotografować dokumenty i przekazać je do obiegu firmowego. Do
    tej pory dokument zakupowy w wersji papierowej był dosyłany przez pracowników pocztą
    /kurierem na adres siedziby Spółki w (...), gdzie znajduje się biuro główne i siedziba
    księgowości Spółki. Pracownik księgowości upewniwszy się, iż posiada wersję
    elektroniczną dokumentu dokonywał archiwizacji ww. dokumentów w wersji papierowej.
    Rozważana zmiana polegałaby na przechowywaniu tych faktur i dokumentów tylko w
    formie elektronicznej. Dowody w formie papierowej podlegałyby digitalizacji, tj.
    wprowadzeniu do pamięci komputera w postaci danych cyfrowych metodą skanowania
    przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur,
    faktur korygujących i innych dokumentów z nimi zrównanych.
    Spółka planuje wprowadzić pełną digitalizację dokumentów zakupowych, dzięki czemu
    chciałaby odstąpić od ich fizycznej archiwizacji jako dokumentów papierowych. Dotyczy to
    także dokumentów otrzymywanych w formie papierowej. Zatem dokumenty kosztowe,
    choć otrzymywane jako dokumenty papierowe, będą archiwizowane wyłącznie w formie

    elektronicznej na serwerze głównym Spółki oraz w programie księgowym (...) jako
    załącznik do zaksięgowanego dokumentu. Celem Spółki jest wyeliminowanie praktyki
    przechowywania ich w formie papierowej (pełna elektroniczna archiwizacja dokumentów
    zakupowych). Sposób postępowania z dokumentami kosztowymi, otrzymywanymi przez
    Spółkę w formie papierowej, a przechowywanymi (archiwizowanymi) w formie
    elektronicznej (po poddaniu ich digitalizacji), będzie przedstawiać się w sposób opisany
    poniżej (dla lepszego zobrazowania opisu wyodrębniono umowne etapy obiegu
    dokumentów jako kolejne kroki).
    Krok 1: Dokument papierowy, jako oryginalny dokument, otrzymywany jest przez Spółkę
    pocztą bądź otrzymuje ją do rąk własnych pracownik Spółki.
    Krok 2: Dokument jest „rejestrowany” w systemie (...) (w przyszłości będzie to (...) jako
    system wspomagający obieg dokumentu w firmie). W tym celu dokument zakupu
    otrzymany pocztą jest skanowany, a dane z dokumentu są przenoszone do systemu.
    Skanowanie następuje do formatu PDF lecz nie można wykluczyć, iż może to być także np.
    format JPG lub BMP. Dokumentom otrzymywanym do rąk własnych, przez pracownika
    Spółki wykonywane jest zdjęcie telefonem służbowym, które za pośrednictwem służbowej
    poczty zostanie przekazane do działu księgowości. W każdym przypadku formaty
    dokumentów są nieedytowalne, m.in. PDF, JPG lub BMP. Gwarantuje to, iż zdigitalizowane
    dokumenty kosztowe są chronione przed możliwością dokonywania w nich zmian. Należy
    przy tym zaznaczyć, iż po zeskanowaniu/zrobieniu zdjęcia dokumentu papierowego, jego
    wersja elektroniczna będzie wiernym i czytelnym (skany/zdjęcia będą mieć odpowiednią
    jakość) odzwierciedleniem wersji papierowej (oryginalnej) dokumentu.
    Na tym etapie przeprowadzana jest także wstępna weryfikacja dokumentu pod względem
    formalnym. Obejmuje ona w szczególności sprawdzenie, czy dokument kosztowy jest
    wystawiony na Spółkę oraz czy zawiera poprawne dane Spółki. Dokonywana w ten sposób
    „rejestracja” dokumentu w systemie, nie jest natomiast jeszcze tożsama z ujęciem go w
    księgach rachunkowych i w ewidencjach prowadzonych dla celów podatkowych (podatku
    od towarów i usług oraz podatku dochodowego). Stanowi wyłącznie wprowadzenie go do
    systemu obiegu dokumentacji celem zainicjowania dalszego jej obiegu.
    Krok 3: Dokument zakupowy (jego elektroniczny obraz) kierowany jest do osoby, która
    odpowiedzialna jest za weryfikację merytoryczną danego dokumentu. Osoba ta dokonuje
    akceptacji merytorycznej dokumentu, tj. z punktu widzenia jej zasadności (rzetelności)
    oraz dokonuje jej opisu merytorycznego. Weryfikowane jest w szczególności, czy
    dokument zakupowy odzwierciedla faktyczny przebieg transakcji (operacji gospodarczej),
    a więc między innymi czy tożsamość dostawcy towarów/usługodawcy oraz przedmiot
    transakcji są zgodne z rzeczywistością. W tym celu dokumenty są w szczególności
    porównywane z zamówieniem. Ponadto z ich opisu dokonywanego na tym etapie w
    systemie wynika, czego dotyczy zakup oraz kto jest za niego odpowiedzialny. Bez tak
    rozumianej akceptacji merytorycznej dokument nie jest poddawany dalszemu obiegowi.
    Wszelkie powstałe wątpliwości powinny zostać wyjaśnione na tym etapie. Warunkiem
    dalszego obiegu dokumentu kosztowego jest zaakceptowanie go przez osobę dokonującą
    jego weryfikacji merytorycznej, jako „poprawny”. Etap ten obejmuje dokonanie dekretacji
    dokumentu dla celów bilansowych i podatkowych.
    Krok 4: Dokument zakupowy (jako dokument w systemie odpowiedzialnym za obieg
    dokumentów) trafia do działu księgowości. Na tym etapie następuje jego weryfikacja pod
    względem podatkowym i bilansowym. W szczególności wyznaczona osoba sprawdza
    dokument zakupowy pod względem formalnym, tj. czy nie jest wadliwy, a więc m.in. czy
    posiada dane wymagane przepisami prawa podatkowego, czy może stanowić dowód
    księgowy dla celów bilansowych (rachunkowych) i podatku dochodowego oraz dokument
    będący podstawą do ujęcia w ewidencji prowadzonej dla celów VAT. Etap ten obejmuje
    weryfikację dekretacji dokumentu dla celów bilansowych i podatkowych, a więc
    sprawdzenie w jaki sposób dany dokument został ujęty (rozliczony) dla celów podatku
    dochodowego, w przypadku niejasności, może być on odesłany do poprzedniego kroku, w

    celu uzyskania odpowiedzi na zadane pytania wyjaśniające. Na tym etapie następuje
    decyzja o tym w jaki sposób dany dokument zostaje ujęty (rozliczony) dla celów podatku
    VAT.
    Krok 5: Na tym etapie następuje weryfikacja i dekretacja dokumentu przez dział
    księgowości. Po przeprowadzeniu całego procesu to dokument w postaci cyfrowej, jako
    plik (najczęściej w formacie PDF) będzie zarchiwizowany – zapisany jako nieedytowalny
    plik w elektronicznej bazie danych (na serwerze) i dodany jako załącznik do programu
    księgowego. Natomiast jego papierowa (oryginalna) wersja jest trwale niszczona
    (utylizowana), a więc nie będzie archiwizowana (jako dokument papierowy).
    W niektórych przypadkach opisany powyżej sposób postępowania może podlegać
    nieznacznej modyfikacji, co do przebiegu (kolejności) opisanych powyżej „kroków”.
    Zgodnie z opisanym powyżej sposobem postępowania, Spółka zapewnia funkcjonowanie
    kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu dokumentów kosztowych
    od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego – w odniesieniu do dokumentów zakupowych, które są przedmiotem
    złożonego wniosku. Zaznaczyć należy przy tym, iż opisany sposób postępowania zakłada,
    iż dokumenty w oryginalnej papierowej postaci będą niszczone dopiero po zastosowaniu
    kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia,
    integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Każdy zarchiwizowany w
    systemie do elektronicznego obiegu dokumentacji dokument zakupowy będzie miał
    przypisany swój odrębny, indywidualny numer. Na jego podstawie możliwe jest
    odtworzenie w systemie „ścieżki” księgowania dokumentu, a więc także kolejnych etapów
    jego obiegu (opisanych powyżej) oraz sposobu jego ujęcia w ewidencjach prowadzonych
    dla celów rachunkowych i podatkowych.
    System do elektronicznego obiegu dokumentacji umożliwia przeglądanie
    zarchiwizowanych dokumentów w formacie, w którym zostały do niego wprowadzone.
    Elektroniczna baza danych, służąca do archiwizacji dokumentów zakupowych, umożliwia
    ich przeszukiwanie według określonych danych znajdujących się na dokumencie, jak
    również według przypisanego indywidualnego numeru. Dokumenty zakupowe będą
    przechowywane w powyższy sposób co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego. Także dłużej, gdy jest to wymagane. Zatem przechowywanie dokumentów
    zakupowych w wersji elektronicznej będzie obejmowało wymagany przepisami okres.
    Dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej będą miały
    upoważnione do tego osoby.
    Uzupełnienie opisu sprawy (pismem z 12 maja 2025 r.)
    1. W odpowiedzi na pytanie: Czy umożliwią Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego,
      naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
      Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur
      przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie
      danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT?
      Wskazali Państwo:
        Spółka (...), zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT umożliwi bezzwłocznie
        naczelnikowi urzędu skarbowemu, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego,
        dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
        Skarbowej dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej w
        przypadku wystąpienia takiej potrzeby.
    2. W odpowiedzi na pytanie: Czy faktury będące przedmiotem Państwa wniosku, będą
      przechowywane w formie elektronicznej tylko na terytorium kraju, czy również poza
      terytorium kraju (np. na zagranicznych serwerach)? Jeżeli ww. faktury będą
      przechowywane również poza terytorium kraju, to czy umożliwią Państwo

      naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego,
      dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
      Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur?
      Wskazali Państwo:
        Spółka (...), faktury będące przedmiotem wniosku o wydanie interpretacji
        indywidualnej będzie przechowywać w formie elektronicznej tylko na terytorium
        kraju.
    3. W odpowiedzi na pytanie: Czy nabyte przez Państwa towary i usługi, udokumentowane
      fakturami wskazanymi we wniosku przechowywanymi w postaci elektronicznej, będą
      służyć Państwu do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i
      usług?
      Wskazali Państwo:
        Faktury za nabyte towary i usługi będą służyć do wykonywania czynności
        opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.
    4. W odpowiedzi na pytanie: Czy faktury w postaci elektronicznej, o których mowa we
      wniosku będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe?
      Wskazali Państwo:
        Faktury przechowywane w postaci elektronicznej będą w podziale na okresy
        rozliczeniowe.

## Pytanie

1. Czy Spółka będzie uprawniona do przechowywania faktur dokumentujących zakupy
        towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia
        oryginalnych dokumentów papierowych?
      2. Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego
        wynikającego z faktur przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji, gdy
        oryginalne, papierowe faktury zostaną zniszczone?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Ad 1.
    Zdaniem Spółki, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych w formie papierowej
    dokumentów zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego
    (podatku VAT) wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie ich papierowych oryginałów.
    Zgodnie z art. 112a ustawy o VAT, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w
    swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, otrzymane faktury, w tym
    faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób
    zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i
    czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu
    terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Jak wynika z analizowanego przepisu, warunki stawiane przez przepisy w zakresie
    przechowywania faktur ograniczają się do konieczności przechowywania ich w podziale na
    okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający: łatwe ich odszukanie, autentyczność
    pochodzenia – tj. pewność co do tożsamości podmiotu dokonującego dostawy towarów
    lub usługodawcy albo wystawcy faktury, integralność treści – tj. brak możliwości zmiany
    danych, które powinna zawierać faktura oraz czytelności – tj. zapewniona jest możliwość
    odczytu danych z faktury.
    Przy czym ustawa nie wprowadza szczegółowych wytycznych co do sposobu realizacji
    powyższych wymogów, co oznacza, że podatnik ma swobodę w doborze metod
    przechowywania faktur, o ile spełnione są omawiane przesłanki.

    W ocenie Spółki, warunki te będą spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym
    przedstawionym we wniosku. Każda faktura zostanie zeskanowana w wysokiej
    rozdzielczości i zapisana w formacie PDF, który co do zasady uniemożliwia jakąkolwiek
    edycję pliku. Jednocześnie wprowadzone w Spółce procedury obiegu dokumentów
    powodują, iż zapewniona jest pewność co do tożsamości podmiotu wystawiającego i
    przekazującego fakturę, jak również pewność, iż zakupione towary i usługi zostały w
    rzeczywistości nabyte lub wykonane. Ponadto, wszystkie faktury będą na serwerach Spółki
    pogrupowane miesiącami i latami, co umożliwi ich łatwe odszukanie.
    Podsumowując, Spółka zapewnia kontrolę biznesową polegającą na sprawdzeniu
    poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz
    zaewidencjonowanie wszelkich faktur zakupowych, oraz gwarantuje wiarygodną ścieżkę
    audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
    zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych tymi
    fakturami.
    Mając więc na uwadze powyższe argumenty Spółka uważa, iż przechowywanie
    zeskanowanych faktur papierowych i przechowywanie ich w formie elektronicznej w
    formacie PDF, z jednoczesnym zniszczeniem fizycznych egzemplarzy faktur w warunkach
    określonych przez Spółkę spełnia przesłanki z art. 112a ustawy o VAT
    Ad 2.
    W związku z pytaniem nr 2, Spółka uważa, że zachowuje prawo do odliczenia podatku
    naliczonego wynikającego z dokumentów zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli są
    one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem
    postępowania Spółki.
    Na poparcie powyższej tezy Spółka przytacza treść przepisów art. 112 i 112a ustawy o VAT,
    które poświęcone zostały zagadnieniu przechowywania dokumentów (w tym również
    faktur zakupowych). Przepisy te zobowiązują podatników do przechowywania wszystkich
    dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wskazują miejsce oraz sposób
    przechowywania dokumentów (wystawianych i otrzymywanych).
    Co istotne, z treści wskazanych przepisów wynika wprost, że dopuszcza się
    przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, w tym poza terytorium kraju w
    sposób umożliwiający organowi podatkowemu za pomocą środków elektronicznych,
    dostęp online do tych dokumentów (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Z przepisów tych
    wynika dalej, iż podatnicy są zobowiązani zapewnić organowi podatkowemu na jego
    żądanie, bezzwłoczny dostęp do dokumentów, w tym dla dokumentów przechowywanych
    w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich
    zawartych (art. 112a ust. 4) ustawy o VAT.
    Z przepisów ustawy o VAT wynika wobec powyższego wprost, że ustawodawca dopuszcza
    możliwość przechowywania dokumentów w formie elektronicznej. Nie uzależnia przy tym
    dopuszczalności tej formy przechowywania dokumentów od tego w jakim formacie
    sporządzone zostały oryginały tych dokumentów. Jednocześnie z treści przepisów nie
    wynika także, aby przechowywanie w formie elektronicznej dokumentów otrzymanych
    jako papierowe miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie
    papierowego dokumentu.
    Z powyższego wynika, że obowiązujące regulacje w zakresie prawa podatkowego
    dopuszczają możliwość archiwizacji dokumentów zakupowych otrzymanych przez Spółkę
    w dowolny sposób, co do formy (formatu) ich przechowywania, a więc także w formie
    elektronicznej (jako zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych). Taka forma
    ich archiwizacji umożliwia znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów
    gospodarczych.

    Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są
    wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym
    mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę
    podatku naliczonego.
    W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot
    podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i
    usług oraz dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem
    usługi.
    Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, zgodnie z
    art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do
    nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek
    podatkowy, a jednocześnie, w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, nie może powstać
    wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę zakupową.
    W kontekście analizowanych przepisów ustawy o VAT należy zauważyć, że prawo do
    odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione od sposobu przechowywania faktur
    przez podatnika.
    Zdaniem Spółki, przepisy dotyczące dokumentów uprawniających do odliczenia podatku
    VAT zawarte w art. 86 Ustawy VAT należy interpretować wespół z art. 112a Ustawy VAT.
    W konsekwencji należałoby dojść do wniosku, że o ile otrzymywane faktury są
    przechowywane z zachowaniem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i
    czytelności, nawet jeśli mowa o dokumentach, które zostały wystawione w formie
    tradycyjnej (papierowej), a przechowywane są wyłącznie w formie elektronicznej (w
    postaci wiernego skanu), wówczas nie ma przeszkód dla odliczenia podatku naliczonego
    wynikającego z takich faktur, przy założeniu, że nie zachodzą inne okoliczności
    uniemożliwiające odliczenie podatku, o których mowa w art. 88 Ustawy VAT, a co za tym
    idzie Spółce przysługiwało by prawo do odliczenia podatku VAT.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j.
    Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
      Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości
      prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o
      której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
    Na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy:
      Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub
      usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a
      także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza
      obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub
      wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
    Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy:
      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument
      w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą
      i przepisami wydanymi na jej podstawie.
    Na mocy art. 2 pkt 32 ustawy:

      Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się przez
      to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie
      elektronicznym.
    W myśl art. 106n ust. 1 ustawy:
      Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
    Jak wynika z art. 106b ust. 1 ustawy:
      Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
      1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a
        pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od
        wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej
        niebędącej podatnikiem;
      2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta
        z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
      3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w
        pkt 1;
      4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o
        których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
      a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
      b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt
        4,
      c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust.
        1b.
    Stosownie do art. 106g ust. 1 ustawy:
      Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje
      nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
    Na podstawie art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:
      W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący
      sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła
      je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.
    Wszelkie dane jakie powinna zawierać faktura wymienione zostały w art. 106e ust. 1
    ustawy.
    W myśl art. 106e ust. 1 ustawy:
      Faktura powinna zawierać:
      1) datę wystawienia;
      2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób
        jednoznaczny identyfikuje fakturę;
      3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
      4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z
        zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
      5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na
        potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on
        towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

      6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę
        otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest
        określona i różni się od daty wystawienia faktury;
      7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
      8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
      9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
      10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu
        wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej
        netto;
      11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez
        kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
      12) stawkę podatku;
      13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi
        stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
      14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące
        poszczególnych stawek podatku;
      15) kwotę należności ogółem;
      16) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
      a) obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
      b) w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania
        obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty – wyrazy
        „metoda kasowa”;
      17) w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”;
      18) w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do
        rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym
        charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”(...).
    Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:
      Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza
      kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych
      określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9
      i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych
      stawek podatku kwotę podatku.
    Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania
    faktur (t. j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1979 ze zm.) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których
    faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.
    Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z
    fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.
    Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument zawiera dane określone w
    przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosuje się do
    niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w
    nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może
    zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące
    przechowywania faktur zawarte w ustawie.
    Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:
      Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności
      treści i czytelności faktury.

    Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że:
      Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości
      dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
    Na mocy art. 106m ust. 3 ustawy:
      Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych,
      które powinna zawierać faktura.
    Jak wynika z art. 106m ust. 4 ustawy:
      Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można
      zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną
      ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako
    proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny
    poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury
    (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących
    podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu
    wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna
    dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą
    podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być
    odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość
    i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz
    nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być
    także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów
    uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie
    do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
    Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że
    związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest
    łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania
    dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla
    procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna
    zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub
    świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że
    dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy
    wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu
    podatnika.
    Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie
    elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność
    pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
    Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy:
      Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność
      pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w
      szczególności, w przypadku wykorzystania:
      1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
      2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego
        modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej
        wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność
        pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub
      3) Krajowego Systemu e-Faktur – w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych
        otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

    Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej,
    które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność
    pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z
    powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww.
    przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym
    wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia
    autentyczności i integralności faktury.
    Zgodnie z art. 112 ustawy:
      Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania
      podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym
      rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z
      zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art.
      138i ust. 8.
    W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy:
      Podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w
      podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz
      autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu
      ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.
    Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:
      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:
      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w
      formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich
      zawartych.
    Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają
    możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub w wersji
    papierowej w dowolny sposób. Jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma
    zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób
    zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i
    czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić
    odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp
    do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również
    bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
    Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom
    poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób
    zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
    Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie
    elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność
    pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
    Z opisu sprawy wynika, że Spółka prowadzi działalność w zakresie świadczenia usług (...).
    Jest polskim rezydentem, zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny. Spółka otrzymuje
    faktury zakupowe/paragony/dokumenty zakupowe uznawane za fakturę zakupową wg
    odrębnych przepisów (zwane dalej dokumentami zakupowymi/ kosztowymi bądź
    dokumentami) od swoich kontrahentów, zarówno w formie elektronicznej (najczęściej w

    formacie pliku PDF lub JPG przesyłanego na skrzynkę e-mail Wnioskodawcy), jak i w formie
    papierowej. Dokumenty zakupowe związane są z działalnością gospodarczą prowadzoną
    przez Spółkę. Dotyczą nabycia towarów i usług, zarówno od kontrahentów mających
    siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium
    UE oraz innych krajów. Celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa,
    Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania papierowych faktur
    dokumentujących nabycie towarów lub usług, w tym faktur dotyczących zakupów
    krajowych, zakupów zagranicznych (import usług) oraz faktur korygujących – ogólnie
    wszelkich faktur zakupowych. Z uwagi na skalę działalności, ilość dokumentów kosztowych
    otrzymywanych przez Spółkę, w tym w formie papierowej, jest znacząca. Ich
    przechowywanie w formie papierowej wiąże się z uciążliwościami i dodatkowymi kosztami
    (m.in. ze względu na konieczność zapewnienia odpowiednich powierzchni archiwum).
    Rozważana zmiana polegałaby na przechowywaniu tych faktur i dokumentów tylko w
    formie elektronicznej. Dowody w formie papierowej podlegałyby digitalizacji, tj.
    wprowadzeniu do pamięci komputera w postaci danych cyfrowych metodą skanowania
    przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur,
    faktur korygujących i innych dokumentów z nimi zrównanych. Spółka planuje wprowadzić
    pełną digitalizację dokumentów zakupowych, dzięki czemu chciałaby odstąpić od ich
    fizycznej archiwizacji jako dokumentów papierowych. Dotyczy to także dokumentów
    otrzymywanych w formie papierowej. Zatem dokumenty kosztowe, choć otrzymywane
    jako dokumenty papierowe, będą archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej na
    serwerze głównym Spółki oraz w programie księgowym (...) jako załącznik do
    zaksięgowanego dokumentu. Celem Spółki jest wyeliminowanie praktyki przechowywania
    ich w formie papierowej (pełna elektroniczna archiwizacja dokumentów zakupowych).
    Sposób postępowania z dokumentami kosztowymi, otrzymywanymi przez Spółkę w
    formie papierowej, a przechowywanymi (archiwizowanymi) w formie elektronicznej (po
    poddaniu ich digitalizacji), będzie przedstawiać się w sposób opisany poniżej (dla lepszego
    zobrazowania opisu wyodrębniono umowne etapy obiegu dokumentów jako kolejne
    kroki).
    Krok 1: Dokument papierowy, jako oryginalny dokument, otrzymywany jest przez Spółkę
    pocztą bądź otrzymuje ją do rąk własnych pracownik Spółki.
    Krok 2: Dokument jest „rejestrowany” w systemie (...) (w przyszłości będzie to (...) jako
    system wspomagający obieg dokumentu w firmie). W tym celu dokument zakupu
    otrzymany pocztą jest skanowany, a dane z dokumentu są przenoszone do systemu.
    Skanowanie następuje do formatu PDF, lecz nie można wykluczyć, iż może to być także
    np. format JPG lub BMP. Dokumentom otrzymywanym do rąk własnych, przez pracownika
    Spółki wykonywane jest zdjęcie telefonem służbowym, które za pośrednictwem służbowej
    poczty zostanie przekazane do działu księgowości. W każdym przypadku formaty
    dokumentów są nieedytowalne, m.in. PDF, JPG lub BMP. Gwarantuje to, iż zdigitalizowane
    dokumenty kosztowe są chronione przed możliwością dokonywania w nich zmian. Należy
    przy tym zaznaczyć, iż po zeskanowaniu/zrobieniu zdjęcia dokumentu papierowego, jego
    wersja elektroniczna będzie wiernym i czytelnym (skany/zdjęcia będą mieć odpowiednią
    jakość) odzwierciedleniem wersji papierowej (oryginalnej) dokumentu. Na tym etapie
    przeprowadzana jest także wstępna weryfikacja dokumentu pod względem formalnym.
    Obejmuje ona w szczególności sprawdzenie, czy dokument kosztowy jest wystawiony na
    Spółkę oraz czy zawiera poprawne dane Spółki. Dokonywana w ten sposób „rejestracja”
    dokumentu w systemie, nie jest natomiast jeszcze tożsama z ujęciem go w księgach
    rachunkowych i w ewidencjach prowadzonych dla celów podatkowych (podatku od
    towarów i usług oraz podatku dochodowego). Stanowi wyłącznie wprowadzenie go do
    systemu obiegu dokumentacji celem zainicjowania dalszego jej obiegu.
    Krok 3: Dokument zakupowy (jego elektroniczny obraz) kierowany jest do osoby, która
    odpowiedzialna jest za weryfikację merytoryczną danego dokumentu. Osoba ta dokonuje
    akceptacji merytorycznej dokumentu, tj. z punktu widzenia jej zasadności (rzetelności)
    oraz dokonuje jej opisu merytorycznego. Weryfikowane jest w szczególności, czy

    dokument zakupowy odzwierciedla faktyczny przebieg transakcji (operacji gospodarczej),
    a więc między innymi czy tożsamość dostawcy towarów/usługodawcy oraz przedmiot
    transakcji są zgodne z rzeczywistością. W tym celu dokumenty są w szczególności
    porównywane z zamówieniem. Ponadto z ich opisu dokonywanego na tym etapie w
    systemie wynika, czego dotyczy zakup oraz kto jest za niego odpowiedzialny. Bez tak
    rozumianej akceptacji merytorycznej dokument nie jest poddawany dalszemu obiegowi.
    Wszelkie powstałe wątpliwości powinny zostać wyjaśnione na tym etapie. Warunkiem
    dalszego obiegu dokumentu kosztowego jest zaakceptowanie go przez osobę dokonującą
    jego weryfikacji merytorycznej, jako „poprawny”. Etap ten obejmuje dokonanie dekretacji
    dokumentu dla celów bilansowych i podatkowych.
    Krok 4: Dokument zakupowy (jako dokument w systemie odpowiedzialnym za obieg
    dokumentów) trafia do działu księgowości. Na tym etapie następuje jego weryfikacja pod
    względem podatkowym i bilansowym. W szczególności wyznaczona osoba sprawdza
    dokument zakupowy pod względem formalnym, tj. czy nie jest wadliwy, a więc m.in. czy
    posiada dane wymagane przepisami prawa podatkowego, czy może stanowić dowód
    księgowy dla celów bilansowych (rachunkowych) i podatku dochodowego oraz dokument
    będący podstawą do ujęcia w ewidencji prowadzonej dla celów VAT. Etap ten obejmuje
    weryfikację dekretacji dokumentu dla celów bilansowych i podatkowych, a więc
    sprawdzenie w jaki sposób dany dokument został ujęty (rozliczony) dla celów podatku
    dochodowego, w przypadku niejasności, może być on odesłany do poprzedniego kroku, w
    celu uzyskania odpowiedzi na zadane pytania wyjaśniające. Na tym etapie następuje
    decyzja o tym w jaki sposób dany dokument zostaje ujęty (rozliczony) dla celów podatku
    VAT.
    Krok 5: Na tym etapie następuje weryfikacja i dekretacja dokumentu przez dział
    księgowości. Po przeprowadzeniu całego procesu to dokument w postaci cyfrowej, jako
    plik (najczęściej w formacie PDF) będzie zarchiwizowany – zapisany jako nieedytowalny
    plik w elektronicznej bazie danych (na serwerze) i dodany jako załącznik do programu
    księgowego. Natomiast jego papierowa (oryginalna) wersja jest trwale niszczona
    (utylizowana), a więc nie będzie archiwizowana (jako dokument papierowy). W niektórych
    przypadkach opisany powyżej sposób postępowania może podlegać nieznacznej
    modyfikacji, co do przebiegu (kolejności) opisanych powyżej „kroków”.
    Zgodnie z opisanym powyżej sposobem postępowania, Spółka zapewnia funkcjonowanie
    kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu dokumentów kosztowych
    od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego – w odniesieniu do dokumentów zakupowych, które są przedmiotem
    złożonego wniosku. Zaznaczyć należy przy tym, iż opisany sposób postępowania zakłada,
    iż dokumenty w oryginalnej papierowej postaci będą niszczone dopiero po zastosowaniu
    kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia,
    integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Każdy zarchiwizowany w
    systemie do elektronicznego obiegu dokumentacji dokument zakupowy będzie miał
    przypisany swój odrębny, indywidualny numer. Na jego podstawie możliwe jest
    odtworzenie w systemie „ścieżki” księgowania dokumentu, a więc także kolejnych etapów
    jego obiegu (opisanych powyżej) oraz sposobu jego ujęcia w ewidencjach prowadzonych
    dla celów rachunkowych i podatkowych. System do elektronicznego obiegu dokumentacji
    umożliwia przeglądanie zarchiwizowanych dokumentów w formacie, w którym zostały do
    niego wprowadzone. Elektroniczna baza danych, służąca do archiwizacji dokumentów
    zakupowych, umożliwia ich przeszukiwanie według określonych danych znajdujących się
    na dokumencie, jak również według przypisanego indywidualnego numeru. Dokumenty
    zakupowe będą przechowywane w powyższy sposób co najmniej do czasu przedawnienia
    zobowiązania podatkowego. Także dłużej, gdy jest to wymagane. Zatem przechowywanie
    dokumentów zakupowych w wersji elektronicznej będzie obejmowało wymagany
    przepisami okres.

    Ponadto, wskazali Państwo, że zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, umożliwią Państwo
    bezzwłocznie naczelnikowi urzędu skarbowemu, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego,
    dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej
    dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej w przypadku wystąpienia
    takiej potrzeby. Faktury będące przedmiotem wniosku o wydanie interpretacji
    indywidualnej będą Państwo przechowywać w formie elektronicznej tylko na terytorium
    kraju oraz będą one przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Nabyte przez
    Państwa towary i usługi udokumentowane ww. fakturami będą służyły czynnościom
    opodatkowanym podatkiem od towarów i usług wykonywanym przez Państwa.
    Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności dotyczą wskazania, czy będą Państwo
    uprawnieni do przechowywania faktur dokumentujących zakupy towarów i usług
    wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów
    papierowych.
    Na wstępie należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami
    ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do
    tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury.
    Przy czym, sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury
    może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku
    postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu
    regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do
    stwierdzenia, czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby
    obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby
    osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania
    autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez
    podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury
    bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do
    spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną
    (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy
    fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne
    wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z
    prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu
    dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.
    Odnosząc się więc do Państwa wątpliwości, stwierdzić należy, że w okolicznościach
    omawianej sprawy sposób przechowywania faktur dokumentujących zakupy towarów i
    usług, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności
    faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
    zobowiązania, a także umożliwienie przez Państwa dostępu do ww. dokumentów, na
    żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy – będzie zgodny z
    przytoczonymi przepisami ustawy.
    W opisanym modelu zapewnią Państwo bowiem funkcjonowanie kontroli biznesowych,
    które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu otrzymania do czasu upływu
    terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków
    dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami.
    Wskazali Państwo, że opisany sposób postępowania zakłada, iż dokumenty w oryginalnej
    papierowej postaci będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych,
    sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i
    czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Każdy zarchiwizowany w systemie do
    elektronicznego obiegu dokumentacji dokument zakupowy będzie miał przypisany swój
    odrębny, indywidualny numer. Na jego podstawie możliwe jest odtworzenie w systemie
    „ścieżki” księgowania dokumentu, a więc także kolejnych etapów jego obiegu (opisanych
    powyżej) oraz sposobu jego ujęcia w ewidencjach prowadzonych dla celów rachunkowych i
    podatkowych.

    System do elektronicznego obiegu dokumentacji umożliwia przeglądanie
    zarchiwizowanych dokumentów w formacie, w którym zostały do niego wprowadzone.
    Elektroniczna baza danych, służąca do archiwizacji dokumentów zakupowych, umożliwia
    ich przeszukiwanie według określonych danych znajdujących się na dokumencie, jak
    również według przypisanego indywidualnego numeru. Dokumenty zakupowe będą
    przechowywane w powyższy sposób co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego. Także dłużej, gdy jest to wymagane. Zatem przechowywanie dokumentów
    zakupowych w wersji elektronicznej będzie obejmowało wymagany przepisami okres.
    Dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej będą miały
    upoważnione do tego osoby.
    Ponadto, zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, umożliwią Państwo bezzwłocznie naczelnikowi
    urzędu skarbowemu, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby
    administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp do faktur
    przechowywanych w formie elektronicznej w przypadku wystąpienia takiej potrzeby.
    Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma
    przechowywania przez Państwa faktur dokumentujących zakupy towarów i usług, zapewni
    autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność oraz umożliwi dostęp do
    tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to
    opisany sposób przechowywania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym
    samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.
    W związku z powyższym Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku
    nr 1 jest prawidłowe.
    Mają Państwo również wątpliwości dotyczące stwierdzenia, czy Spółce będzie
    przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur
    przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji, gdy oryginalne, papierowe faktury
    zostaną zniszczone.
    Przechodząc do powyższej kwestii należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące
    odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy.
    W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:
      W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności
      opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do
      obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem
      art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
    Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:
      Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur
      otrzymanych przez podatnika z tytułu:
      a) nabycia towarów i usług,
      b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
    Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod
    warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że
    zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz
    niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa
    listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego
    o kwotę podatku naliczonego. Ponadto, kwotę podatku naliczonego stanowi wyłącznie
    kwota podatku wykazana na dokumentach wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy.
    Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy:
      Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do
      nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

      a) (uchylona)
      b) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników
        świadczących usługi przewozu osób,
      c) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego
        podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.
    Z powyższego przepisu wynika, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego
    nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych.
    Wyjątek dotyczy jedynie podatników świadczących usługi przewozu osób, kupujących
    gotowe posiłki dla pasażerów oraz usług noclegowych nabytych przez podatników
    wyłącznie w celu ich odprzedaży, tj. po nabyciu usługi w celu przeniesienia jej na kolejnego
    nabywcę (tj. w związku z tzw. refakturą usługi).
    Jak wynika z treści art. 88 ust. 3a ustawy:
      Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku
      lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:
    1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:
    a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący,
    b) (uchylona)
    2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona
      od podatku;
    3) (uchylony)
    4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
    a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych
      czynności,
    b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla
      których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
    c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu
      cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;
    5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi
      przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;
    6) (uchylony)
    7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do
      czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze –
      w części dotyczącej tych czynności.
    Z powołanych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o
    kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone
    warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy
    towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do
    wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest
    określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
    Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku
    naliczonego jest niewątpliwy i bezsporny związek zakupów z wykonywanymi czynnościami
    opodatkowanymi.
    Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego
    powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik
    posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do
    wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do

    odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od
    formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.
    Należy jednak zaznaczyć, że prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do
    tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w
    przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4
    ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w
    sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc
    weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie
    przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do
    obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.
    Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku
    VAT. Nabyte przez Państwa towary i usługi udokumentowane fakturami, których dotyczy
    wniosek, będą służyły czynnościom opodatkowanym podatkiem od towarów i usług
    wykonywanym przez Państwa.
    Z odpowiedzi na pytanie oznaczone we wniosku nr 1 wynika, że w odniesieniu do faktur
    przechowywanych w formie elektronicznej spełnione zostaną przesłanki określone w art.
    106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.
    Zachowają więc Państwo (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i
    niezaistnieniu przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do
    odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących zakupy towarów i usług,
    przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionej w
    niniejszej sprawie procedury.
    Podsumowując należy stwierdzić, że przy założeniu spełnienia ogólnych warunków
    uprawniających do odliczenia VAT, w szczególności wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy,
    będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z
    faktur przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji, gdy oryginalne, papierowe
    faktury zostaną zniszczone.
    Zatem Państwa stanowisko w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 jest
    prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
    Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej:
      Składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do
      wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia
      przyszłego oraz do przedstawienia własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej
      tego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego.
    Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem
    zdarzenia przyszłego). Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub
    nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia
    przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy,
    gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się
    będzie z opisem stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w
    złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na
    wynikającym z treści wniosku opisie zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku
    postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie

    określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków
    prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w
    opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z
    dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
    Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
    zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do
    interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
    Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
    Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
    (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.