Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP3/443-1176/12/AŚ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2012-11-02
Teza: Czy akceptacja przesyłania faktur w formie elektronicznej musi być samodzielnym (odrębnym) oświadczeniem
Słowa kluczowe: akceptacja; faktura
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012r. poz. 749.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 30 lipca 2012r. (data wpływu 2 sierpnia 2012r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania:

*   czy akceptacja przesyłania faktur w formie elektronicznej może być przesyłana (otrzymywania lub wysyłana) w formie pliku pdf lub w wiadomości e-mail, czy też powinna być wyrażona w formie dokumentu (na papierze) oraz
*   czy akceptacja przesyłania faktur w formie elektronicznej musi być samodzielnym (odrębnym) oświadczeniem

\-**jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 2 sierpnia 2012r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania między innymi:

*   czy akceptacja przesyłania faktur w formie elektronicznej może być przesyłana (otrzymywania lub wysyłana) w formie pliku pdf lub w wiadomości e-mail, czy też powinna być wyrażona w formie dokumentu (na papierze) oraz
*   czy akceptacja przesyłania faktur w formie elektronicznej musi być samodzielnym (odrębnym) oświadczeniem.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest polskim rezydentem podatkowym i czynnym, zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług. Poza działalnością badania rynku i doradztwa biznesowego, prowadzi działalność na rynku publikacji elektronicznych dokonując dostawy tychże publikacji przez internet. Wtoku swojej działalności otrzymuje, jak i wystawia faktury VAT. Wnioskodawca świadczy usługi opodatkowane podatkiem VAT, co miesiąc składa deklaracje VAT-7 w których wykazuje podatek należny i naliczony. Dotychczas Wnioskodawca wystawiał i otrzymywał faktury VAT w formie papierowej. Obecnie, w dobie postępu informatycznego, Wnioskodawca zamierza przesyłać klientom faktury w formie elektronicznej w formacie pdf za ich uprzednią akceptacją, jak również zamierza wyrażać akceptację swoim dostawcom na przesyłanie mu faktur w formie elektronicznej w formacie pdf. Faktury przesłane klientom w formie elektronicznej Wnioskodawca będzie przechowywał w formie papierowej (wydruki), podobnie jak faktury przesłane mu w formie elektronicznej przez dostawców. Dodatkowo wnioskodawca będzie przechowywał wydruki wiadomości email, w których wysłał klientom wystawione faktury oraz wydruki wiadomości email, w których otrzymał faktury wystawione przez dostawców. Wnioskodawca nie będzie ingerował w treść faktur otrzymywanych lub wysyłanych w formacie pdf. Akceptacja wyrażana przez Wnioskodawcę będzie zawierała co najmniej oznaczenie adresu e-mail nadawcy i odbiorcy faktury oraz wskazanie formatu przesyłanej faktury. Podobną minimalną treść będzie zawierała akceptacja wyrażana przez klientów Wnioskodawcy. Akceptacje będą przesyłane dostawcom przez Wnioskodawcę oraz Wnioskodawcy przez klientów w formie elektronicznej w formacie pdf lub bezpośrednio w treści e-maila.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytania:

Czy akceptacja przesyłania faktur w formie elektronicznej może być przesyłana (otrzymywania lub wysyłana) w formie pliku pdf lub w wiadomości e-mail, czy też powinna być wyrażona w formie dokumentu (na papierze)? - pytanie oznaczone nr 3 we wniosku ORD-IN.

Czy akceptacja przesyłania faktur w formie elektronicznej musi być samodzielnym (odrębnym) oświadczeniem? - pytanie oznaczone nr 4 we wniosku ORD-IN.

Stanowisko Wnioskodawcy:

Zdaniem Wnioskodawcy, akceptacja o której mowa w § 3 rozporządzenia ministra finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej (\`(...)\`), może być wyrażona w dowolnej formie elektronicznej. W szczególności wystarczające jest przesłanie (otrzymanie lub wysłanie) akceptacji w formacie pdf, albo bezpośrednio w wiadomości e-mail

Zdaniem Wnioskodawcy akceptacja, o której mowa w § 3 rozporządzenia ministra finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej (\`(...)\`) Może stanowić samodzielne oświadczenia, albo być elementem innego oświadczenia (np. zamówienia).

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Zgodnie z § 3 rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010r. akceptacja sposobu przesyłania faktur w formie elektronicznej musi poprzedzić przesyłanie faktur w formie elektronicznej, przy czym może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Przepisy nie regulują pojęcia formy elektronicznej właściwej dla wyrażenia akceptacji. Oznacza to, że podatnicy posiadają swobodę wyboru formy elektronicznej wyrażenia akceptacji. W szczególności akceptacja taka może zostać przesłana w formacie pdf lub word, a nawet bezpośrednio w wiadomości e-mail istotne jest jednak, aby akceptacja została wyrażona przez osoby upoważnione do działania w imieniu akceptanta.

Żaden z przepisów u.p.t.u, czy ww. rozporządzeń nie reguluje kwestii, czy wyrażenie akceptacji na przesyłanie faktur w formie elektronicznej powinna być samodzielnym oświadczeniem, zawartym w oświadczeniu odrębnym od pozostałej korespondencji wystawcy i odbiorcy faktury. W związku z powyższym, podatnicy mogą dokonać wyboru jak wyrazić akceptację, czy razem z innymi oświadczeniami (np. w treści zamówienia), czy w samodzielnym oświadczeniu (np. w dedykowanej wiadomości e-mail). Oba sposoby przekazania akceptacji będą skutecznie prawnie i upoważnią wystawce faktury do jej przesłania w formie elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie należy wyjaśnić, że przedmiotem niniejszej interpretacji jest wyłącznie ocena stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania trzeciego i czwartego zawartego we wniosku ORD-IN.

Natomiast w zakresie pytania pierwszego i drugiego zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (tj. z 2011r. Dz. U. Nr 177, poz. 1054), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1.  konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2.  potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3.  konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4.  stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Na podstawie powyższych delegacji zawartych w powołanych przepisach, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661).

Zgodnie z § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

W myśl § 3 ust. 2 ww. rozporządzenia, akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Przepisy ustawy o VAT ani przepisy wykonawcze nie regulują pojęcia formy elektronicznej właściwej dla wyrażenia akceptacji, o której mowa w § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Oznacza to, że podatnicy posiadają swobodę wyboru formy elektronicznej wyrażenia akceptacji.

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca jest polskim rezydentem podatkowym i czynnym, zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług. Poza działalnością badania rynku i doradztwa biznesowego, prowadzi działalność na rynku publikacji elektronicznych dokonując dostawy tychże publikacji przez internet. W toku swojej działalności otrzymuje, jak i wystawia faktury VAT. Wnioskodawca świadczy usługi opodatkowane podatkiem VAT, co miesiąc składa deklaracje VAT-7 w których wykazuje podatek należny i naliczony. Dotychczas Wnioskodawca wystawiał i otrzymywał faktury VAT w formie papierowej. Obecnie, w dobie postępu informatycznego, Wnioskodawca zamierza przesyłać klientom faktury w formie elektronicznej w formacie pdf za ich uprzednią akceptacją, jak również zamierza wyrażać akceptację swoim dostawcom na przesyłanie mu faktur w formie elektronicznej w formacie pdf. Faktury przesłane klientom w formie elektronicznej.

Zatem w ocenie tut. organu, mając na uwadze opis zdarzenia przyszłego oraz regulacje prawne wynikające z zacytowanych przepisów, prawidłowym postępowaniem jest wyrażenie takiej akceptacji poprzez przesłanie jej w formacie pdf lub word, a nawet bezpośrednio w wiadomości e-mail. Istotne jest jednak, aby akceptacja została wyrażona przez osoby upoważnione do działania w imieniu akceptanta.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w tej części należy uznać za prawidłowe.

Przechodząc do oceny stanowiska Wnioskodawcy odnośnie wątpliwości, czy akceptacja przesyłania faktur w formie elektronicznej musi być samodzielnym (odrębnym) oświadczeniem należy zauważyć, że żaden z przepisów ustawy o VAT oraz przepisów wykonawczych nie reguluje kwestii, czy wyrażenie akceptacji na przesyłanie faktur w formie elektronicznej powinna być samodzielnym oświadczeniem, zawartym w oświadczeniu odrębnym od pozostałej korespondencji wystawcy i odbiorcy faktury (np. zamówienia).

Tym samym w ocenie tut. organu podatnicy mogą dokonać wyboru jak wyrazić akceptację. Tym samym należy uznać, że akceptacja przesyłania faktur w formie elektronicznej nie musi być samodzielnym (odrębnym) oświadczeniem.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym oba sposoby przekazania akceptacji będą prawnie skuteczne i upoważnią wystawcę faktury do jej przesłania w formie elektronicznej, należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012r. poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.