Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL2-2.4011.296.2025.1.WS
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-05-26
Teza: Koszty uzyskania przychodów; utracona przedpłata.
Słowa kluczowe: działalność-działalność gospodarcza
przedpłaty
strata
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Koszty uzyskania przychodów.-Wyłączenia z kosztów
uzyskania przychodów.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 4-art. 23-ust. 1-pkt 54

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 marca 2025 r. wpłynął Pani wniosek z 31 marca 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego
    W grudniu 2020 r., po wcześniejszych konsultacjach z wybranym wykonawcą, zamówiła
    Pani wykonanie przyczepy izotermicznej w firmie (...). Warunkiem przyjęcia zamówienia do
    realizacji była przedpłata faktury. Zapłaciła Pani pełną kwotę. Faktura została

    zaksięgowana w ewidencji VAT, ale nie wprowadzona do kpir – mogła Pani to zrobić
    dopiero po rejestracji przyczepy.
    Mimo że przed złożeniem zamówienia szczegóły były jednoznacznie określone, w trakcie
    prac nad realizacją Pani pracownik przekazywał dodatkowo zdjęcia ilustrujące oczekiwania
    i przypominał o istotnych dla Pani elementach. Przyczepa była gotowa ze znacznym
    opóźnieniem w stosunku do wyznaczonego przez producenta terminu. Z powodu
    istotnych niezgodności ze zleceniem przyczepa nie nadawała się do wykorzystania,
    wniosła więc Pani reklamację, która pozostała bez odpowiedzi. Również drugie pismo
    reklamacyjne pozostało bez odpowiedzi wykonawcy. Przyczepy Pani nie odebrała.
    Kolejne pismo do wykonawcy, oświadczenie o odstąpieniu od umowy doczekało się
    odpowiedzi pełnomocnika wykonawcy, w której podniesiono fakty, które nie miały miejsca
    i w żaden sposób nie odnosiły się do problemu.
    W czerwcu 2022 r. wniosła Pani pozew do sądu. We wrześniu sąd wydał nakaz zapłaty w
    postępowaniu upominawczym. Pozwany wniósł sprzeciw od nakazu zapłaty. Przez ponad
    pół roku nie mogła Pani się zapoznać z tym sprzeciwem, mimo wysyłanych do sądu
    ponagleń. Korzystny dla Pani firmy wyrok został wydany na początku kwietnia 2024 r.
    Pozwany wystąpił z wnioskiem o uzasadnienie, po czym wniósł apelację, która ostatecznie
    została odrzucona pod koniec października 2024 r. z powodu nieuzupełnienia braków
    formalnych. Wyrok się uprawomocnił, ale pozwany nie wypłacił zasądzonych kwot.
    Okazało się, że 1 listopada 2024 r. złożył wniosek o restrukturyzację. W ten sposób
    apelacja wniesiona z błędami, co było bez wątpienia działaniem celowym, spowodowała,
    że została Pani z niczym.
    Realnie patrząc, najprawdopodobniej nie doczeka się Pani zasądzonej kwoty w
    najbliższych latach.

## Pytanie

Czy prawidłowo Pani postąpi, księgując fakturę zakupu przyczepy w kpir, korygując tym
    samym kwotę dochodu do opodatkowania w PIT-36L za 2020 r.?
    Pani stanowisko w sprawie
    Pani zdaniem - poniosła Pani duże koszty mające na celu unowocześnienie transportu –
    zakupiony nowy bus i dopasowana do niego przyczepa izotermiczna – co miało przynieść
    Pani firmie wyższe przychody. Niestety w opisanej sytuacji tak się nie stało wskutek
    działań wykonawcy przyczepy opisanych powyżej. Uważa Pani, że w przedstawionej
    sytuacji powinna Pani mieć możliwość odliczenia poniesionego wydatku – zaliczenia do
    kosztów uzyskania przychodów.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku, jest nieprawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z 10 ust. 1 pkt 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób
    fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
      Źródłem przychodów jest pozarolnicza działalność gospodarcza.
    Jak stanowi art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia
      przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem
      kosztów wymienionych w art. 23.

    Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu
    każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej
    analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy
    ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów
    lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów.
    Kosztem uzyskania przychodów jest wyłącznie taki koszt, który spełnia kumulatywnie
    warunki określone w cytowanym art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych, czyli:
    · został poniesiony przez podatnika,
    · jest definitywny, a więc bezzwrotny,
    · pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
    · jego poniesienie miało na celu uzyskanie przychodów lub zachowanie albo
      zabezpieczenie źródła przychodów, tj. istnieje związek przyczynowy między
      poniesieniem kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów
      podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania; w
      momencie ponoszenia wydatku podatnik mógł, obiektywnie oceniając, oczekiwać
      skutku w postaci osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich
      źródła,
    · nie został wyłączony z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 23 ust. 1 ustawy o
      podatku dochodowym od osób fizycznych,
    · został właściwie udokumentowany.
    Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie
    wymienionych w stosownych przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku
    przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo
    zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.
    Regulacja art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera
    enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy
    koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie
    będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w
    celu osiągnięcia przychodów.
    Jednocześnie podkreślam, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów
    niepotrącalnych, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych, nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, tymi
    kosztami mogą być. W takim przypadku należy bowiem badać, czy dany koszt poniesiony
    został w celu uzyskania przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów).
    Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, powinien więc
    wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie
    wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów lub że wydatek
    ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym. W tym celu
    każdorazowo jest wymagana ocena istnienia związku przyczynowego między
    poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów
    podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
    Zatem kosztami uzyskania przychodów będą zarówno koszty pozostające w
    bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku
    pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w tym
    celu, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

    Należy też przyjąć, że koszty związane z zachowaniem źródła przychodów to takie, które
    poniesione zostały, aby przychody z danego źródła w dalszym ciągu uzyskiwano, oraz aby
    takie źródło w ogóle dalej mogło istnieć. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu
    źródła przychodów należy uznać te koszty, które zostały poniesione na ochronę
    istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne jego funkcjonowanie.
    Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia
    do utraty źródła przychodów w przyszłości. Ponadto, konieczność poniesienia danego
    wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika.
    Jak stanowi art. 23 ust. 1 pkt 54 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów strat (kosztów) powstałych w wyniku
      utraty dokonanych przedpłat (zaliczek, zadatków) w związku z niewykonaniem
      umowy.
    W przypadku niewykonania umowy, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 54 ustawy o podatku
    dochodowym od osób fizycznych, kosztem uzyskania przychodów nie są straty (koszty)
    powstałe w wyniku utraty dokonanych przedpłat (zaliczek, zadatków). Zakaz zaliczenia do
    kosztów uzyskania przychodów utraconych przedpłat (zaliczek, zadatków) odnosi się do
    tej strony umowy, która utraciła przedpłatę. Bez znaczenia pozostaje przy tym fakt, która
    ze stron umowy nie wykonała umowy bądź wykonała ją nienależycie.
    Potwierdził to NSA w wyroku z 23 września 2008 r. sygn. akt II FSK 867/07, orzekając:
      Nie można podzielić zarzutów skargi co do błędnej wykładni i niewłaściwego
      zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 56 u.p.d.o.p. (przepis analogiczny do art. 23 ust. 1 pkt
      54 u.p.d.o.f. – przyp. organu). (...). Wbrew wywodom skarżącego z treści przepisu nie
      wynika, że ustawodawca zastosowanie tej normy prawnej wiąże z ustaleniem, z
      jakiej przyczyny i z czyjej winy nie nastąpiło wykonanie umowy i w konsekwencji
      nastąpiła utrata zaliczki. O uznaniu za koszt podatkowy zaliczki decyduje uznanie za
      taki koszt wydatków związanych z zobowiązaniem, którego ta zaliczka dotyczy. Skoro
      zobowiązanie nie zostało wykonane i zaliczka przepadła nie może ona zgodnie z
      omawianym przepisem stanowić kosztu uzyskania przychodu” [patrz Komentarz J.
      Marciniuk (red.), Podatek dochodowy od osób fizycznych. Komentarz. Wyd. 18,
      Warszawa 2017].
    Jeżeli podmioty gospodarcze, w ramach wykonywanych działalności gospodarczej,
    wchodzą między sobą w stosunek zobowiązaniowy, to na mocy przepisów Kodeksu
    cywilnego w umowie mogą zostać określone przedpłata, zaliczka lub zadatek na poczet
    ceny uzgodnionej w umowie. Podatnik, który w wyniku niewywiązania się przez jego
    kontrahenta ze zobowiązania stracił kwoty wpłacone na poczet ceny, nie może zaliczyć ich
    do kosztów uzyskania przychodów. Ryzyko prowadzonej działalności gospodarczej ponosi
    podatnik i nie ma możliwości przenoszenia tego ryzyka na budżet państwa w postaci
    zmniejszenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym przez zaliczenie w koszty
    zapłaconych przedpłat (zaliczek, zadatków) na poczet zawartej umowy.
    Z opisu wniosku wynika, że w grudniu 2020 r. zamówiła Pani wykonanie przyczepy
    izotermicznej. Warunkiem przyjęcia zamówienia do realizacji była przedpłata faktury.
    Zapłaciła Pani pełną kwotę. Z powodu istotnych niezgodności ze zleceniem przyczepa nie
    nadawała się do wykorzystania. Wniosła więc Pani reklamację, która pozostała bez
    odpowiedzi. Również drugie pismo reklamacyjne pozostało bez odpowiedzi wykonawcy.
    Przyczepy Pani nie odebrała. W czerwcu 2022 r. wniosła Pani pozew do sądu. Korzystny
    dla Pani firmy wyrok został wydany na początku kwietnia 2024 r. Wyrok się uprawomocnił,
    ale pozwany nie wypłacił zasądzonych kwot. Okazało się, że 1 listopada 2024 r.
    wykonawca złożył wniosek o restrukturyzację. Wg Pani nie doczeka się Pani zwrotu
    zasądzonej kwoty.

    Zauważam – w kontekście art. 23 ust. 1 pkt 54 ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych – że w Pani przypadku opisana we wniosku „strata ekonomiczna” powstała w
    wyniku niewykonania umowy przez Pani kontrahenta.
    Wpłacona przez Panią przedpłata, o której mowa w Pani wniosku, z uwagi na wyłączenie
    zawarte w art. 23 ust. 1 pkt 54 omawianej ustawy nie może stanowić kosztów uzyskania
    przychodów w Pani działalności gospodarczej. Prowadzenie działalności gospodarczej
    wiąże się z ryzykiem, którego skutki ponosi przedsiębiorca, a uznanie za koszt uzyskania
    przychodów każdej ekonomicznej straty oznaczałoby w rzeczywistości rekompensowanie
    ryzyka gospodarczego za pomocą przepisów podatkowych.
    Podsumowanie: wpłacona przez Panią przedpłata na poczet wykonania przyczepy
    izotermicznej, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 54 ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych, nie może stanowić kosztu uzyskania przychodów. W konsekwencji, nie może
    Pani zaksięgować faktury zakupu przyczepy w podatkowej księdze przychodów i
    rozchodów, korygując tym samym kwotę dochodu do opodatkowania w PIT-36L za 2020 r.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pani przedstawiła, i stanu prawnego, który
    obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z
    dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
    Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna
    (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pani do interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu
    Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z
    dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):

    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.