Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP3/4512-328/15/AŚ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2015-07-10
Teza: W zakresie prawa do przechowywania otrzymywanych przez Wnioskodawcę faktur zakupowych, rachunków, paragonów i innych dokumentów w formie elektronicznej, prawa do przekazywania/dostarczania dokumentów/faktur archiwizowanych w formie elektronicznej do organów podatkowych/skarbowych/celnych na zewnętrznych nośnikach pamięci np. płycie CD-R oraz prawa do odliczenia podatku VAT z faktur zakupowych otrzymanych w wersji papierowej, które są przechowywane w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) w związku z § 9 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego z dnia 22 kwietnia 2015 r. (Dz.U. z 2015 r. poz. 643) – Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 17 kwietnia 2015 r. (data wpływu 20 kwietnia 2015 r.), uzupełnionym pismem z 23 czerwca 2015 r. (data wpływu 25 czerwca 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania otrzymywanych przez Wnioskodawcę faktur zakupowych, rachunków, paragonów i innych dokumentów w formie elektronicznej, prawa do przekazywania/dostarczania dokumentów/faktur archiwizowanych w formie elektronicznej do organów podatkowych/skarbowych/celnych na zewnętrznych nośnikach pamięci np. płycie CD-R oraz prawa do odliczenia podatku VAT z faktur zakupowych otrzymanych w wersji papierowej, które są przechowywane w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 20 kwietnia 2015 r. wpłynął ww. wniosek, uzupełniony pismem z 23 czerwca 2015 r. o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania otrzymywanych przez Wnioskodawcę faktur zakupowych, rachunków, paragonów i innych dokumentów w formie elektronicznej, prawa do przekazywania/dostarczania dokumentów/faktur archiwizowanych w formie elektronicznej do organów podatkowych/skarbowych/celnych na zewnętrznych nośnikach pamięci np. płycie CD-R oraz prawa do odliczenia podatku VAT z faktur zakupowych otrzymanych w wersji papierowej, które są przechowywane w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku, uzupełnionym pismem z 23 czerwca 2015 r. przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności nabywa towary i usługi, których zakup jest udokumentowany fakturami. W ciągu miesiąca Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość faktur oraz

rachunki, paragony i inne dokumenty (dalej zwane łącznie: „dokumentami”) w wersji papierowej, które obecnie przechowywane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami.

Celem minimalizacji kosztów oraz usprawnienia procesu dostępu do Dokumentów w ramach obowiązującego prawa, Wnioskodawca rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości Dokumentów otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest przechowywanie części lub całości dokumentów w formie elektronicznej (skanów) w formacie PDF lub TIFF.

Procedura przechowywania/archiwizowania w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco: Dokumenty, otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu, w formacie PDF lub TIFF, co uniemożliwi zmianę danych zawartych na tychże Dokumentach. Skany Dokumentów będą przez Wnioskodawcę przechowywane, w informatycznym środowisku ECM, zarządzającym obiegiem dokumentów w Spółce. Dokumenty będą skanowane i wprowadzane do ECM w specjalnych punktach rejestracji. Każdy Dokument otrzyma swoją unikalną sygnaturę (numer ID) umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie danych dotyczących poszczególnego Dokumentu oraz jego obrazu w postaci skanu w formacie PDF lub TIFF. Każdy dokument będzie opisany i indeksowany w systemie informatycznym za pomocą następujących informacji: numer ID, data wpływu, numer faktury, data wystawienia, termin płatności, dane kontrahenta, wartość netto i wartość brutto, co umożliwi wyszukiwanie Dokumentów według powyższych kryteriów. Skany Dokumentów będą przechowywane na serwerze wynajętym przez Wnioskodawcę, w bazie danych. Administracją serwerem i bazami danych w informatycznym środowisku ECM zajmować się będą administratorzy systemów informatycznych wynajęci przez Wnioskodawcę. Dokumenty przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe.

System informatyczny używany przez Wnioskodawcę, korzystając z danych, przy pomocy których każdy dokument jest opisany i indeksowany, umożliwia przyporządkowanie każdego dokumentu do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. Oprogramowanie do skanowania i przechowywania Dokumentów w formie elektronicznej, jest powiązane z systemem finansowo-księgowym używanym przez Wnioskodawcę, dzięki czemu odszukanie informacji dotyczących poszczególnych Dokumentów oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. System informatyczny używany przez Wnioskodawcę oraz posiadane przez nią urządzenia pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku.

W przyszłości Wnioskodawca zamierza prowadzić archiwizację Dokumentów otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w postaci plików elektronicznych. Po zeskanowaniu Dokumentów papierowych i zarchwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym Wnioskodawcy, papierowe wersje Dokumentów byłyby niszczone.

Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów, w sposób zapewniający:

*   autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (oznacza, że w Dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych Dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
*   łatwe ich odszukanie.

Ponadto na żądanie organu podatkowego, organu kontroli skarbowej lub organu celnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W przypadku otrzymania przez Wnioskodawcę wezwania do dostarczenia Dokumentów do konkretnego organu podatkowego/skarbowego/celnego, Dokumenty te będą przekazane w formie elektronicznej na zewnętrznym nośniku pamięci, płycie CD-R.

Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych Dokumentów w formacie PDF lub TIFF, w sposób zapewniający:

*   autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (oznacza, że w Dokumencie nie zmieniono danych, które powinny zawierać) i czytelność tych Dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
*   łatwe ich odszukanie.

Dokumenty przechowywane elektronicznie w formacie PDF lub TIFF w razie konieczności przedstawienia organom podatkowym/skarbowym/celnym będą przegrane na płyty CD-R, zapewniając autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur/dokumentów. Dokumenty na płytach CD-R będą odzwierciedleniem dokumentów otrzymanych przez Spółkę, nie będą dokonywane żadne modyfikacje danych zawartych tych dokumentach/fakturach.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez Wnioskodawcę faktur zakupowych, rachunków, paragonów i innych dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów oraz przekazywanie/dostarczanie tych dokumentów do organów podatkowych/skarbowych/celnych na zewnętrznych nośnikach pamięci np. płycie CD-R?
2.  Czy Wnioskodawca utrzyma prawo do odliczenia podatku VAT z faktur zakupowych otrzymanych w wersji papierowej które są przechowywane w formacie elektronicznym (zostaje zniszczona wersja papierowa)?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Pytanie 1)

W ocenie Wnioskodawcy dopuszczalne w świetle obowiązujących przepisów jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur, rachunków, paragonów zakupowych i innych dokumentów otrzymanych w formie papierowej.

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 oraz art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani wystawić fakturę dokumentującą w szczególności dokonanie sprzedaży (wykonanie usługi), datę dokonania sprzedaży (wykonania usługi), cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Stosownie natomiast do art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT stanowi natomiast, że podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Cytowane regulacje są jedynymi, które nawiązują do kwestii procedur związanych z postępowaniem z fakturami przez podatników (przechowywanie przez nabywcę paragonów oraz innych podobnych dokumentów w ogóle nie jest przedmiotem regulacji VAT, więc nie podlega żadnym restrykcjom). Wskazać należy, że warunki stawiane w tym zakresie ograniczają się do konieczności przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, przechowywania faktur w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, zapewnienia integralność treści faktur oraz zapewnienia czytelność tych faktur – od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym, z obecnie obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur nie wynika w ocenie Wnioskodawcy, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej.

Przepisy wymagają jedynie zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności oraz przechowywanie ich w podziale na okresy rozliczeniowe i zapewnienie łatwego odszukiwania poszczególnych faktur – od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia.

Zagadnienie autentyczności i integralności treści faktur zostało uregulowane w art. 106m ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem:

1.  podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury;
2.  przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
3.  przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura;
4.  autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jak wyjaśniono, archiwizowanie faktur w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego zapewni integralność ich danych (nie będą dokonywane żadne modyfikacje danych, które powinna zawierać faktura), natomiast autentyczność pochodzenia będzie przejawiała się tym, że Wnioskodawca będzie miał każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę oraz będzie w stanie zweryfikować ten fakt. Jednocześnie, dzięki odpowiedniej jakości sprzętu technicznego wykorzystywanego do skanowania faktur, będą one czytelne.

Reasumując, w świetle przywołanych przepisów (w szczególności art. 112a ustawy o VAT), analizując opisane zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupu otrzymanych przez Wnioskodawcę w formie papierowej, w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego. Warunki: zapewnienia autentyczności, integralności treści i czytelności faktur, będą zdaniem Wnioskodawcy w omawianym zdarzeniu przyszłym spełnione. Niedostępność (wskutek zniszczenia) formy papierowej nie powoduje, że faktura w sensie materialnym zostaje utracona, ponieważ pozostaje przechowywana w formie elektronicznej. Tym samym dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT pozostaje zachowana.

Dodatkowo, jak wcześniej wskazano, przechowywanie przez nabywcę paragonów oraz innych podobnych dokumentów (np. biletów, rachunków) w ogóle nie jest przedmiotem regulacji VAT, więc nie podlega restrykcjom. W tym zakresie więc również nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Zdaniem Wnioskodawcy dopuszczalne jest przekazywanie/dostarczanie dokumentów/faktur archiwizowanych w formie elektronicznej do organów podatkowych/skarbowych/celnych na zewnętrznych nośnikach pamięci np. płycie CD-R. Dokumenty zachowują autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur/dokumentów.

Pytanie 2)

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że zachowa prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, w przypadku wdrożenia rozważanej procedury i przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124). Stosownie do art. 86 ust. 10 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę (art. 86 ust. 10b pkt 1 i 2).

Z powyższego wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. 1) powstał obowiązek podatkowy, 2) faktura została otrzymana, 3) odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług i 4) towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Wszystkie te warunki będą spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Odliczenie nie jest zróżnicowane względem przechowywania faktur w formie papierowej czy elektronicznej. Innymi słowy, forma przechowywania faktur nie jest jednym z warunków posiadania, realizacji oraz pozytywnej weryfikacji (w toku ewentualnej kontroli) prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Reasumując, jeżeli otrzymane przez Wnioskodawcę faktury bądź zrównane z nimi dokumenty w formie papierowej będą przechowywane w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury, to wówczas będą dawały prawo do odliczenia (pod ogólnymi warunkami, wskazanymi powyżej), niezależnie od okoliczności, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna.

Zaprezentowane wyżej stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w całości w aktualnej praktyce organów podatkowych, które konsekwentnie wskazują, że przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej (oraz niszczenie pierwotnych egzemplarzy papierowych) jest dopuszczalne, jak również że tak przechowywane faktury dają podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Jako przykłady wskazać można następujące interpretacje podatkowe:

*   interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 29 stycznia 2013 r., sygn. ILPP4/443-504/12-2/EWW,
*   interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 3 września 2014 r., sygn. IPPP3/443-705/14-2/RD.
*   interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 luty 2015 r., sygn. IBPP3/443-1389/14/EJ.

W szczególności, jak wskazano ww. interpretacji z 29 stycznia 2013 r., przepisy nie przewidują bezwzględnego obowiązku przechowywania faktur, w tym faktur dokumentujących dokonane przez podatnika zakupy, w takiej samej formie, w jakiej zostały one wysłane lub udostępnione. Ustawodawca, regulując obowiązek przechowywania faktur, nie zastrzegł, że postać, w jakiej dokumenty te zostały przesłane lub udostępnione, musi być niezmienna i identyczna przez cały okres przechowywania faktur. Niezmienione muszą pozostać dane na fakturze (przesłanka integralności), a nie jej forma. W konkluzji organ podatkowy stwierdził, że jeżeli otrzymane przez podatnika faktury w formie papierowej, przechowywane w formie elektronicznej (skanów), będą dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez niego do wykonywania czynności opodatkowanych, to będą dawały prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, niezależnie od faktu, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w ostatniej powołanej interpretacji (wydanej już na gruncie obowiązujących aktualnie przepisów) potwierdził z kolei, że „przechowywanie oryginałów faktur otrzymanych w tradycyjnej formie, w formie obrazów elektronicznych (\`(...)\`) przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia oraz integralności treści i czytelności tych faktur, a także pozostałych warunków określonych w art. 106m i art. 112 ustawy o VAT – jest zgodne z powyższymi przepisami.”

Oczywiście Wnioskodawca ma świadomość, że wskazane interpretacje stanowią rozstrzygnięcia w indywidualnych sprawach i tylko do nich się zawężają. Mając jednak na uwadze postulat spójnego rozumienia prawa podatkowego przez organy podatkowe oraz zasadę zaufania, należy zauważyć, że wykładnia przepisów w analogicznych stanach faktycznych/zdarzeniach przyszłych powinna być jednolita.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.), podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106g ust. 1 ww. ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Jak stanowi art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy o podatku od towarów i usług, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\-w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W tym miejscu należy dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L 347, str. 1 ze zm.) - dalej jako Dyrektywa - dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 – definicje). Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur.

W myśl art. 244 Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

Na uwagę zasługuje również norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, zgodnie z którą aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Podkreślenia wymaga fakt, że krajowy ustawodawca odstąpił – na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów – od tego opcjonalnego dla niego wymogu.

Obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania, otrzymywanych w formie papierowej faktur, w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści oraz czytelność faktury, a ten warunek można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jak już wskazano, wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści oraz czytelność faktury, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Zatem, w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że przechowywanie faktur, otrzymanych w formie papierowej w formie elektronicznej archiwizacji dokumentów – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu, jest zgodne z powyższymi przepisami.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę dokumentów (w tym rachunków, paragonów), do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie o VAT, należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów. Należy się również zgodzić z Wnioskodawcą, że w sytuacji, gdy na żądanie organu podatkowego, organu kontroli skarbowej lub organu celnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych dopuszczalne jest przekazywanie/dostarczanie dokumentów/faktur archiwizowanych w formie elektronicznej do organów podatkowych/skarbowych/celnych na zewnętrznych nośnikach pamięci np. płycie CD-R. Kwestie te nie są bowiem objęta regulacją przepisów o podatku od towarów i usług.

Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu archiwizacji niezależnie od formy, w jakiej Wnioskodawca otrzyma bądź będzie otrzymywać dokumenty papierowe (tj. faktury oraz rachunki, paragony i inne dokumenty).

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w tych dokumentach (fakturach), należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2013 r., kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4. Natomiast w myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2014 r., kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy.

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy uznać, że dokumenty (faktury) przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów będą potwierdzały prawo Wnioskodawcy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji przedmiotowych dokumentów (faktur), które zostaną objęte systemem archiwizacji nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich dokumentów (faktur).

Wobec tego, w niniejszej sprawie stwierdzić należy, że w przypadku wprowadzenia opisanego systemu archiwizowania, Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania dokumentów (faktur oraz rachunków, paragonów i innych dokumentów), wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej. W stosunku do tych dokumentów (faktur) Wnioskodawca zachowa prawo obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w tych dokumentach (fakturach).

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie należało uznać za prawidłowe.

Należy zaznaczyć, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych wydane zostanie odrębne rozstrzygniecie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego Gliwicach, ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.