Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPB1/415-551/08/MR
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2008-12-18
Teza: Czy księgowanie faktur kosztowych dokumentujących usługi transportowe oraz innych dokumentów kosztowych otrzymywanych za pośrednictwem poczty może odbywać się w momencie ich otrzymania, tzn. z datą otrzymania?
Słowa kluczowe: koszt; koszt-koszty pośrednie; zapis-zapis w księdze
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pani, przedstawione we wniosku z dnia 8 października 2008 r. (data wpływu 9 października 2008 r.), uzupełnionym w dniu 17 listopada 2008 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie momentu ujęcia dokumentów księgowych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów - **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 9 października 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie momentu ujęcia dokumentów księgowych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

**W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.**

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą – usługi spedycyjne. Dla celów ewidencji prowadzona jest podatkowa księga przychodów i rozchodów metodą, o której mowa w art. 22 ust. 5-5c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Podstawowym kosztem działalności jest koszt za usługę transportową wykonywaną przez przewoźnika na zlecenie firmy Wnioskodawcy. Koszty bezpośrednie nie występują. Faktury kosztowe wielokrotnie są otrzymywane nawet po 2 tygodniach od daty ich wystawienia. Bardzo często jest to na przełomie miesiąca, w momencie kiedy miesiąc wystawienia faktury kosztowej przez przewoźnika (usługodawcę) jest już okresem „zamkniętym” w księdze Wnioskodawcy. Spowodowane jest to specyfiką transportu międzynarodowego gdzie kierowcy wykonują niejednokrotnie kilka zleceń zanim zjadą do bazy z dokumentami pozwalającymi na zafakturowanie usługi. Dokumenty spływające do Wnioskodawcy z różnymi datami wystawienia uniemożliwiają prowadzenie zapisów wg chronologii. Ponadto dochodziłoby do sytuacji, że faktura sprzedaży usługi i faktura kosztowa nie znajdowałyby się w tym samym miesiącu.

**W związku z powyższym zadano następujące pytanie.**

Czy księgowanie faktur kosztowych dokumentujących usługi transportowe oraz innych dokumentów kosztowych otrzymywanych za pośrednictwem poczty może odbywać się w momencie ich otrzymania, tzn. z datą otrzymania?

Zdaniem Wnioskodawcy metoda ta ze względu na specyfikę prowadzonej działalności jest jedyną możliwą ponieważ zawiera przejrzystość prowadzonych zapisów oraz nie powoduje przestojów w pracy księgowości spowodowanych oczekiwaniem na faktury.

**W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.**

Zgodnie art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Z powyższego wynika, iż podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, iż wiążą się one z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź też zmierza do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Jednocześnie, aby dany wydatek mógł być zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodów, musi być właściwie udokumentowany. Koszty podatkowe ponoszone przez podmiot gospodarczy podlegają podziałowi na koszty bezpośrednie i pośrednie. Koszty bezpośrednie obejmują wydatki, które są ściśle (bezpośrednio) związane z danymi przychodami jakie osiąga podmiot gospodarczy. Natomiast do kosztów pośrednich zalicza się wydatki, które nie mają bezpośredniego odzwierciedlenia w osiąganych przychodach, jednakże warunkują ich uzyskanie. Należy przy tym zauważyć, ustawodawca nie zdefiniował pojęcia „kosztów bezpośrednio związanych z przychodami”. W związku z tym, podział kosztów na bezpośrednie i pośrednie każdorazowo wymaga dokonania indywidualnej oceny w warunkach konkretnego stanu faktycznego.

Dokonując podziału kosztów uzyskania przychodów na bezpośrednie i pośrednie, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych definiuje jednocześnie dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z tym że dzień ten określa odrębnie dla podatników prowadzących księgi rachunkowe oraz odrębnie dla podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów.

Zgodnie z art. 22 ust. 5 ww. ustawy - u podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, z zastrzeżeniem ust. 5a i 5b.

W myśl art. 22 ust. 5c ww. ustawy, koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszt uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Stosownie do art. 22 ust. 6 ww. ustawy, zasady określone w ust. 5-5c, z zastrzeżeniem ust. 6b, mają zastosowanie również do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem że stale w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników, o których mowa w ust. 6, zgodnie z art. 22 ust. 6b ww. ustawy, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Innej definicji dnia poniesienia kosztu uzyskania przychodów w odniesieniu do podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca nie rozpoznaje kosztów bezpośrednio związanych z osiąganymi przychodami, dlatego też ponoszone wydatki jako koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami stosownie do treści art. 22 ust. 5c są potrącane (ujmowane) w dacie ich poniesienia.

Na mocy art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określił Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 26 sierpnia 2003 r. (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Zapisy dotyczące pozostałych wydatków (innych niż zakup materiałów podstawowych i towarów handlowych), w myśl postanowień zawartych w § 17 ust. 2 cyt. rozporządzenia, powinny być dokonane, z zastrzeżeniem § 20 i § 30 jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z uwzględnieniem zasad określonych w art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednocześnie regulacje ww. rozporządzenia nie określają dnia, w którym należy dokonać podsumowania księgi za dany miesiąc. Księga służy do prawidłowego i terminowego rozliczania z budżetem, a zatem powinno to nastąpić nie później niż do 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

W oparciu o przytoczone przepisy i analizę zaprezentowanego stanu faktycznego stwierdzić należy, że jeżeli Wnioskodawca otrzymał fakturę lub inny dokument stwierdzający poniesienie wydatku później niż widniejąca na niej data wystawienia, a dokonał już innych zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, to w księdze podatkowej w kolumnie 2 „data zdarzenia gospodarczego", w której zgodnie z Objaśnieniami do podatkowej księgi przychodów i rozchodów należy wpisywać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży), należy wpisać datę wystawienia faktury lub innego dokumentu kosztowego, przy czym faktura ta zostanie wpisana w dniu jej faktycznego otrzymania. W kolumnie 16 „uwagi" można wówczas wpisać adnotację wyjaśniającą przyczynę braku chronologii w księdze związaną z późniejszym otrzymaniem, a tym samym ujęciem danej faktury w księdze.

W konsekwencji więc w sytuacji, w której Wnioskodawca otrzyma fakturę lub inny dokument dotyczący wydatków innych niż zakup towarów (materiałów) po podsumowaniu miesiąca, to winien ująć go w księdze podatkowej pod datą wystawienia, w związku z czym powinien skorygować zapisy dotyczące danego miesiąca.

Złożenie przez Wnioskodawcę fałszywego oświadczenia, że elementy stanu faktycznego objęte wnioskiem o wydanie interpretacji w dniu złożenia wniosku nie są przedmiotem toczącego się postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, postępowania kontrolnego organu kontroli skarbowej oraz że w tym zakresie sprawa nie została rozstrzygnięta co do jej istoty w decyzji lub postanowieniu organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej powoduje, że niniejsza interpretacja nie wywołuje skutków prawnych (art. 14b § 4 Ordynacji podatkowej).

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie, ul. Emilii Plater 1, 10-562 Olsztyn po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, 87 – 100 Toruń, ul. Św. Jakuba 20.