Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.595.2022.2.AMA
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2023-01-17
Teza: Zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur i dokumentów zrównanych z fakturami dotyczących wydatków służbowych w przypadku ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-prawo do odliczenia; pracownik-wydatki na rzecz pracowników; zachowanie
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku naliczonego; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury -Stosowanie faktur elektronicznych
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86-ust. 1; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

**Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe**

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

**Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej**

6 grudnia 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 5 grudnia 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy zachowania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur i dokumentów zrównanych z fakturami dotyczących wydatków służbowych w przypadku ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 27 grudnia 2022 r. (wpływ 27 grudnia 2022 r.).

Treść wniosku jest następująca:

**Opis zdarzenia przyszłego**

Jako (…) Spółka z o.o. jesteście Państwo polską spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, polskim rezydentem podatkowym oraz czynnym podatnikiem podatku VAT. Świadczycie Państwo szeroko rozumiane usługi na rzecz koncernu (…) w zakresie obsługi procesów finansowych, kontrolingowych, konsultingowych, logistycznych, HR czy IT. Usługi te świadczone są zarówno na szczeblu krajowym, jak również międzynarodowym, co wiąże się z częstymi wyjazdami służbowymi Państwa pracowników. Wyjazdy te wynikać mogą z wykonywania funkcji nadzoru menadżerskiego w ramach zespołów rozproszonych, z negocjacji handlowych, z usług konsultingowych czy przejmowania procesów od innych spółek koncernu (…). Każdy wyjazd służbowy wiąże się z powierzonymi i pełnionymi przez poszczególnych pracowników obowiązkami służbowymi. Pracownik odbywa podróż służbową wyraźnie na polecenie swojego przełożonego, na bazie zatwierdzonego przez przełożonego wniosku o podróż służbową. Pracownikowi przysługuje też zwrot od Państwa za drobne wydatki czy też kolacje biznesowe.

Przyjęliście Państwo rozwiązanie, w którym pracownikom przebywającym na delegacjach służbowych przysługuje dieta według stawek obowiązujących w Polsce. Wszystkie wydatki poniesione podczas podróży służbowej dokumentowane są fakturami, paragonami lub innymi dowodami księgowymi (np. dokumentami wystawionymi przez podmioty zagraniczne), wystawionymi na Państwa. Pracownik ww. wydatki opłaca ze środków własnych (potem otrzymuje od Państwa zwrot poniesionych kosztów) lub firmową kartą kredytową (obciążającą bezpośrednio Państwa rachunek). Pracownik ma również możliwość zawnioskowania o zaliczkę gotówkową, którą rozlicza na bazie przedstawionych dokumentów w raporcie wydatków.

Wydatki, związane z podróżą służbową, zwracane są przez Państwa na podstawie rozliczenia kosztów podróży służbowej, przygotowywanego przez pracownika i stworzonego w systemie.

W celu optymalizacji m.in. procesu rozliczenia podróży służbowych (w tym obiegu dokumentów oraz ich archiwizacji), wdrożyliście Państwo elektroniczny system (…) do rozliczania dokumentów (dalej jako: „System”). Wdrożony zintegrowany System, którego celem jest zautomatyzowanie procesu rozliczania dokumentów, pozwala na rozliczanie delegacji oraz wydatków pracowniczych (tj. raportowanie wydatków, załączanie dokumentów, rozliczanie delegacji w systemie i ich elektroniczną akceptację).

Obecnie rozliczanie powyższych kosztów z pracownikami odbywa się elektronicznie oraz manualnie, na podstawie zebranych i przedstawionych przez pracowników dokumentów źródłowych (tj. faktur, rachunków, a także innych dokumentów potwierdzających określone wydatki, takich jak paragony czy bilety; dalej jako: „Dokumenty”). Pracownik skanuje wszystkie Dokumenty do Systemu oraz zobowiązany jest do dostarczenia ich w oryginale (tj. w wersji papierowej) do księgowości. Dokumenty te są przechowywane przez Spółkę w dwóch formach, tzn. zeskanowane dokumenty w wersji elektronicznej, a oryginały dokumentów w wersji papierowej. Tym samym, prowadzicie Państwo podwójną archiwizację (papierową oraz elektroniczną) tych samych dokumentów.

Ze względu na skalę prowadzonej przez Spółkę działalności oraz znaczną ilość otrzymywanych dokumentów, manualny sposób rozliczania i archiwizowania dokumentów w formie papierowej wiąże się z wysokimi kosztami administracyjnymi dla Państwa. Papierowe dokumentowanie poniesionych wydatków stwarza także wiele problemów praktycznych, tj. przekazywanie papierowych dokumentów z dużym opóźnieniem, niszczenie lub gubienie dokumentów, które wiąże się z koniecznością pozyskiwania duplikatów, a w rezultacie uniemożliwia lub co najmniej utrudnia rozliczenie.

Celem usprawnienia procesu rozliczania kosztów związanych z wydatkami ponoszonymi przez pracowników w celach służbowych, planujecie Państwo przejść wyłącznie na elektroniczną formę rozliczania i archiwizowania dokumentów. Proces elektronicznego zgłoszenia, rozliczenia oraz archiwizacji dokumentów pracowniczych będzie przebiegał następująco (w dużej mierze jak dotychczas):

1\. Pracownik planujący podróż służbową złoży wniosek o delegację, który będzie akceptowany przez bezpośredniego przełożonego (polecenie wyjazdu służbowego).

2\. Rozliczenie kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych musi zostać odpowiednio opisane przez pracownika w zgodzie z obowiązującą u Państwa polityką oraz procedurami, celem wykazania związku z Państwa działalnością gospodarczą.

3\. W celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków służbowych oraz rozliczenia delegacji w formie elektronicznej, każdy delegowany pracownik zobligowany będzie do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego dokumentu (np. faktury VAT za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą lub postój na parkingu) oraz zapisania go w formacie elektronicznym (cyfrowym), obsługiwanym przez System, uniemożliwiający ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (można jedynie dodawać/usuwać załączniki w (…) w każdym momencie nawet po zaksięgowaniu w (…)). Dokumenty zapisywane będą w formacie PDF, PNG, JPG, TIF lub TIFF. Wykonywane skany lub zdjęcia będą musiały posiadać również określoną jakość, która zapewni pełną czytelność dokumentów. Format zapisu dokumentów będzie umożliwiał jego drukowanie, ale nie będzie możliwości zmiany ich treści. Wersja elektroniczna będzie stanowić wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika.

4\. Utworzone przez pracownika w Systemie, w wersji elektronicznej, rozliczenie delegacji/zestawienie wydatków, wraz z załączonymi skanami dokumentów, trafi do kontroli i akceptacji kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych do przełożonego.

5\. Rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych, wraz z załączonymi dokumentami, zostanie przesłane w Systemie do działu księgowości w celu kontroli formalnej i merytorycznej rozliczeń oraz zgodności z obowiązującą polityką, procedurami i przepisami. Pracownik działu księgowości zweryfikuje poprawność oraz czytelność poszczególnych dokumentów, które zostały ujęte w rozliczeniu wydatków, następnie zostanie przesłane do akceptacji przełożonego.

6\. W przypadku zastrzeżeń, rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych zostanie odesłane do pracownika w celu uzupełnienia braków, a po ich uzupełnieniu ponownie trafi do działu księgowości, a następnie do akceptacji przez przełożonego.

7\. Po procesie autoryzacji, rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych wraz z dokumentami zostanie zaksięgowane i rozliczone w systemie finansowo-księgowym.

8\. Rozliczenie delegacji/zestawienia wydatków, wraz z dokumentami rozliczeniowymi, będzie przechowywane na serwerach zlokalizowanych w (…), w Spółce Nadzorczej.

9\. Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność dokumentów przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

10\. Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej pozwoli Państwu na zapewnienie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, na żądanie, bezzwłocznego dostępu do Dokumentów, jak również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

**Uzupełnienie i doprecyzowanie** **opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego**

Wskazaliście Państwo, że Państwa wniosek dotyczy faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami, które będą zawierać wszystkie elementy do uznania ich za fakturę.

W odniesieniu do faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami - potwierdzających wydatki służbowe Państwa pracowników – zapewnicie Państwo funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu ww. faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych ww. fakturami. Specjalista ds. księgowości w dziale rozliczania podróży służbowych oraz wydatków pracowniczych jest zobligowany do audytu zdeklarowanych przez pracowników dokumentów wg Państwa standardów, w razie wątpliwości dokumenty są konsultowane z odpowiednimi działami w Państwa Spółce.

Otrzymane faktury i dokumenty zrównane z fakturami, w formie papierowej, będą niszczone dopiero po przeprowadzeniu wszelkich kontroli w Państwa Spółce.

W przypadku ww. faktur i dokumentów z nimi zrównanych, które będą przechowywane poza terytorium kraju, umożliwią Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków elektronicznych dostęp on-line do tych dokumentów; będzie dostęp elektroniczny do tych dokumentów.

Nabyte przez Państwa towary i usługi, udokumentowane fakturami przechowywanymi w formie dokumentów elektronicznych, służą i będą służyły tylko czynnościom opodatkowanym wykonywanym przez Państwa Spółkę.

Wśród nabytych towarów i usług, udokumentowanych w ww. sposób, wystąpią tylko wydatki do odliczenia lub zwrotu podatku VAT.

**Pytanie**

Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT, zawartego na Dokumentach potwierdzających wydatki służbowe, jeżeli Dokumenty te będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną procedurą, przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT?

**Państwa stanowisko w sprawie**

Zdaniem Państwa, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT, zawartego na fakturach oraz innych dokumentach potwierdzających wydatki służbowe, jeżeli Dokumenty będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego - przy założeniu, że spełnione będą zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT.

W Państwa ocenie, elektroniczne kopie (skany) dokumentów zakupowych przechowywanych przez Państwa, będą uprawniały do ujęcia tych wydatków w kosztach uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Jak zaś stanowi ust. 2 pkt 1, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu: nabycia towarów i usług, dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy: fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106n ust. 1 ustawy: stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą: sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem; wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a; wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1; otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy: wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4, dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1 b.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy o VAT faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej, podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy - zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT faktura może nie zawierać, w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 1485 ze zm.) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

W Państwa ocenie, jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Zasady dotyczące przechowywania faktur ujęte zostały w art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT. Zgodnie z pierwszym z wymienionych przepisów, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8 ustawy o VAT.

Zgodnie zaś z treścią art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy zobowiązani są do przechowywania zarówno wystawionych przez siebie (lub w swoim imieniu) faktur, jak i faktur otrzymanych w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Analizowane przepisy dopuszczają zatem wprost możliwość przechowywania faktur (również tych otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej. Co więcej, ustawodawca pozostawił podatnikom dowolność co do sposobu ich przechowywania. Sposób ten, w myśl powołanych przepisów, musi zapewniać jedynie: przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, łatwość ich odszukania, autentyczność ich pochodzenia, integralność treści faktur, czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ustawodawca pozostawił podatnikom pewną swobodę, gdyż przepisy ustawy o VAT nie regulują w jaki sposób powyższe warunki mają być spełnione.

Zgodnie z treścią art. 106m ust. 1 ustawy o VAT to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelności faktury. Kolejne ustępy cytowanego przepisu definiują natomiast jak należy interpretować wymienione powyżej wymogi. Mianowicie, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jak zaś stanowi ust. 4 cytowanego przepisu, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W Państwa ocenie, nie ma zatem przeszkód, aby faktury oraz inne dokumenty zrównane z nimi, stwierdzające wydatki dokonywane przez Państwa pracowników, podlegające opodatkowaniu VAT, przechowywane były w formie zapisu elektronicznego, bowiem możliwość taką dopuszczają przepisy ustawy o VAT.

Chcieliby również Państwo zauważyć, iż planowane procedury i mechanizmy (wskazane w treści opisu stanu faktycznego) będą stanowiły kontrole biznesowe w rozumieniu art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, które pozwolą na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, w związku z czym autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury zostanie zapewniona.

W konsekwencji, opisany w stanie faktycznym system przechowywania dokumentów, polegający na tworzeniu ich cyfrowej kopii i archiwizowaniu w postaci elektronicznej spełnia wymagania w zakresie przechowywania faktur przewidziane przepisami ustawy o VAT, w szczególności:

1) Wprowadzone przez Państwa rozwiązanie informatyczne ułatwi przyporządkowanie dokumentów do odpowiednich okresów rozliczeniowych i ich przechowywanie w podziale na takie okresy;

2) Planowany sposób przechowywania faktur zapewni w każdym momencie możliwość ich wydrukowania lub zapisania na innym nośniku danych, a także niezwłoczny dostęp do przechowywanych dokumentów na żądanie upoważnionego organu (w tym również możliwość ich bezzwłocznego poboru i przetwarzania danych w nich zawartych). Ze względu na przypisanie poszczególnych dokumentów do odpowiednich okresów rozliczeniowych oraz wprowadzenie podstawowych danych w nich zawartych do Systemu zagwarantowana zostanie łatwość odszukiwania faktur;

3) Planowany sposób archiwizacji dokumentów umożliwi identyfikację tożsamości sprzedawcy - zachowana zostanie zatem ich autentyczność. W odniesieniu do skanów/zdjęć dokumentów, wynika ona bezpośrednio z faktu, że wersja elektroniczna dokumentów stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika otrzymanego przez Państwa;

4) Sposób zapisu oraz przechowywania plików uniemożliwi również jakąkolwiek modyfikację przechowywanych dokumentów - tym samym zapewniona zostanie integralność dokumentów;

5) Zasady wprowadzania faktur do Systemu oraz sposób ich akceptacji przez upoważnioną do tego osobę skutkować będą tym, iż zeskanowane dokumenty będą wyraźnym i kompletnym odzwierciedleniem odpowiadających im papierowych oryginałów - zapewniona zostanie czytelność przechowywanych dokumentów.

Możliwość przechowywania faktur i innych dokumentów z nimi zrównanych w formie elektronicznej, w ramach systemów informatycznych zbliżonych do Systemu, którego wdrożenie planowane jest przez Państwa, potwierdzona została w szeregu interpretacji indywidualnych wydanych w ostatnich latach. W tym miejscu pragniecie Państwo przytoczyć choćby interpretację indywidualną wydaną przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 3 września 2020 r. (sygn. akt 0114-KDIP1-3.4012.391.2020.2.JF), w której to stwierdzono, że: „Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.” Z powyższego wynika również, że forma, w jakiej przechowywane są faktury (papierowa lub elektroniczna) pozostaje bez wpływu na możliwość, czy zakres, prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur.

W Państwa ocenie, nie ulega zatem wątpliwości, iż faktury (oraz inne dokumenty z nimi zrównane) przechowywane przez Państwa w formie elektronicznej, w sposób opisany w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, będą Was uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego na tych dokumentach (przy założeniu, iż pozostałe przewidziane przepisami prawa warunki takiego obniżenia zostaną spełnione).

Takie podejście potwierdził m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 9 września 2020 r. (sygn. akt 0114-KDIP1-3.4012.392.2020.2.PRM), w której wskazał, że: „Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. (\`(...)\`) Należy zatem stwierdzić, że w stosunku do faktur, które zostaną przez Spółkę otrzymane w formie papierowej a następnie po ich zapisaniu w nieedytowalnym formacie i archiwizowaniu w sposób elektroniczny Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT z tych faktur, zgodnie z art. 86. ust. 1 ustawy, przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT.”

Stanowisko prezentowane przez Państwa znajduje potwierdzenie również w wielu innych interpretacjach indywidualnych, przykładowo w:

1) interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 6 sierpnia 2021 r. (sygn. akt 0111-KDIB3-3.4012.254.2021.1.PJ);

2) interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 30 lipca 2021 r. (sygn. akt 0111-KDIB3-3.4012.277.2021.1.JSU);

3) interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 3 września 2020 r. (sygn. akt 0114-KDIP1-3.4012.391.2020.2.JF);

4) interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 9 września 2020 r. (sygn. akt 0114-KDIP1-3.4012.392.2020.2.PRM);

5) interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 6 marca 2019 r. (sygn. akt 0114-KDIP1-3.4012.742.2018.2.KP.);

6) interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 19 czerwca 2020 r. (sygn. akt 0111-KDIB3-3.4012.198.2020.1.MAZ).

Biorąc zatem pod uwagę wszystkie przytoczone powyżej przepisy ustawy o VAT oraz ich wykładnię prezentowaną przez organy podatkowe w licznych interpretacjach indywidualnych, należy uznać, że przedstawiony przez Państwa w opisie zdarzenia przyszłego sposób archiwizowania dokumentów jest zgodny z przepisami ustawy o VAT, a Państwu przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającą z tak przechowywanych dokumentów, na podstawie art. 86 ustawy o VAT (przy założeniu, że pozostałe warunki takiego obniżenia zostaną spełnione i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne wynikające z art. 88 ustawy o VAT).

W związku z powyższym prosicie Państwo o potwierdzenie prawidłowości stanowiska przedstawionego na wstępie.

**Ocena stanowiska**

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

**Uzasadnienie interpretacji indywidualnej**

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”:

Przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosowanie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo polską spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, polskim rezydentem podatkowym oraz czynny podatnik VAT. Świadczycie Państwo szeroko rozumiane usługi na rzecz koncernu (…) w zakresie obsługi procesów finansowych, kontrolingowych, konsultingowych, logistycznych, HR czy IT, zarówno na szczeblu krajowym, jak też międzynarodowym, co wiąże się z częstymi wyjazdami służbowymi Państwa pracowników. Wszystkie wydatki poniesione podczas podróży służbowej dokumentowane są fakturami, jak również paragonami lub innymi dowodami księgowymi (np. dokumentami wystawionymi przez podmioty zagraniczne), wystawionymi na Państwa, które będą zawierać wszystkie elementy do uznania ich za fakturę. W celu optymalizacji m.in. procesu rozliczenia podróży służbowych (w tym obiegu dokumentów oraz ich archiwizacji), wdrożyliście Państwo elektroniczny System (…) do rozliczania dokumentów. Wdrożony, zintegrowany System pozwala na rozliczanie delegacji oraz wydatków pracowniczych (tj. raportowanie wydatków, załączanie dokumentów, rozliczanie delegacji w Systemie i ich elektroniczną akceptację).

Obecnie rozliczanie kosztów podróży służbowych z pracownikami odbywa się elektronicznie oraz manualnie, na podstawie zebranych i przedstawionych przez pracowników dokumentów źródłowych (tj. faktur, rachunków, a także innych dokumentów potwierdzających określone wydatki, takich jak paragony czy bilety). Pracownik skanuje wszystkie faktury i inne dokumenty zrównane z fakturami do Systemu oraz zobowiązany jest do ich dostarczenia ich w oryginale (tj. w wersji papierowej) do księgowości. Faktury i inne dokumenty zrównane z fakturami są przechowywane przez Państwa w dwóch formach, tzn. zeskanowane ww. dokumenty w wersji elektronicznej, a oryginały ww. dokumentów w wersji papierowej. Tym samym, prowadzicie Państwo podwójną archiwizację (papierową oraz elektroniczną) tych samych dokumentów.

Celem usprawnienia procesu rozliczania kosztów związanych z wydatkami ponoszonymi przez pracowników w celach służbowych, planujecie Państwo przejść wyłącznie na elektroniczną formę rozliczania i archiwizowania faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami. Planowany proces elektronicznego zgłoszenia, rozliczenia oraz archiwizacji ww. dokumentów pracowniczych rozpoczynał się będzie złożeniem wniosku o delegację przez pracownika planującego podróż służbową, który będzie następnie akceptowany przez bezpośredniego przełożonego (polecenie wyjazdu służbowego).

Rozliczenie kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych musi zostać odpowiednio opisane przez pracownika w zgodzie z obowiązującą u Państwa polityką oraz procedurami, celem wykazania związku z Państwa działalnością gospodarczą.

W celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków służbowych oraz rozliczenia delegacji w formie elektronicznej, każdy delegowany pracownik zobligowany będzie do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego dokumentu (np. faktury VAT za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą lub postój na parkingu) oraz zapisania go w formacie elektronicznym (cyfrowym), obsługiwanym przez System uniemożliwiający ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego. Faktury i inne dokumenty zrównane z fakturami zapisywane będą w formacie PDF, PNG, JPG, TIF lub TIFF. Wykonywane skany lub zdjęcia będą musiały posiadać również określoną jakość, która zapewni pełną czytelność dokumentów. Format zapisu faktur i innych dokumentów z nimi zrównanych będzie umożliwiał jego drukowanie, ale nie będzie możliwości zmiany ich treści. Wersja elektroniczna będzie stanowić wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika.

Utworzone przez pracownika w Systemie, w wersji elektronicznej, rozliczenie delegacji/zestawienie wydatków, wraz z załączonymi skanami faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami, trafi do kontroli i akceptacji kosztów delegacji oraz wydatków pracowniczych do przełożonego.

Rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych, wraz z załączonymi fakturami i innymi dokumentami zrównanymi z fakturami, zostanie przesłane w Systemie do działu księgowości w celu kontroli formalnej i merytorycznej rozliczeń oraz zgodności z obowiązującą polityką, procedurami i przepisami. Specjalista ds. księgowości w dziale rozliczania podróży służbowych oraz wydatków pracowniczych jest zobligowania do audytu zdeklarowanych przez pracowników ww. dokumentów wg Państwa standardów, w razie wątpliwości dokumenty te są konsultowane z odpowiednimi działami w Państwa Spółce. Ponadto, pracownik działu księgowości zweryfikuje poprawność oraz czytelność poszczególnych faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami, które zostały ujęte w rozliczeniu wydatków, następnie zostanie przesłane do akceptacji przełożonego.

W przypadku zastrzeżeń, rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych zostanie odesłane do pracownika w celu uzupełnienia braków, a po ich uzupełnieniu ponownie trafi do działu księgowości, a następnie do akceptacji przez przełożonego.

Po procesie autoryzacji, rozliczenie delegacji/wydatków pracowniczych wraz z fakturami i innymi dokumentami z nimi zrównanymi zostanie zaksięgowane i rozliczone w systemie finansowo-księgowym.

Rozliczenie delegacji/zestawienia wydatków, wraz z ww. dokumentami rozliczeniowymi, będzie przechowywane na serwerach zlokalizowanych w (…), w Spółce Nadzorczej.

Faktury i inne dokumenty zrównane z fakturami będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność ww. dokumentów przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Przechowywanie faktur i innych dokumentów z nimi zrównanych w wersji elektronicznej, poza terytorium kraju, pozwoli Państwu na zapewnienie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, na żądanie, bezzwłocznego dostępu elektronicznego do ww. faktur (ostęp on-line za pomocą środków elektronicznych), jak również bezzwłoczny ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Ponadto, w odniesieniu do faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami - potwierdzających wydatki służbowe Państwa pracowników – zapewnicie Państwo funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu ww. faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych ww. fakturami.

Otrzymane faktury i inne dokumenty zrównane z fakturami, w formie papierowej, będą niszczone dopiero po przeprowadzeniu wszelkich kontroli w Państwa Spółce.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii zachowania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur i innych dokumentów związanych z fakturami potwierdzających wydatki służbowe w przypadku ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną procedurą.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, w pierwszej kolejności należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym, sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur i innych dokumentów z nimi zrównanych – jest zgodny z przytoczonymi przepisami. W odniesieniu do faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami przechowywanych w formie elektronicznej wdrożą Państwo i będą stosować kontrole biznesowe. Zarchiwizowane ww. faktury będą przechowywane w sposób uniemożliwiający dokonanie zmiany treści i jakiejkolwiek modyfikacji. Wersja elektroniczna zeskanowanego dokumentu będzie wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Faktury zakupowe będą przechowywane przez Państwa w formie elektronicznej co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób umożliwiający odtworzenie ich obrazu w sposób czytelny oraz niebudzący jakichkolwiek wątpliwości co do ich treści i autentyczności. Wskazaliście Państwo ponadto, że faktury i inne dokumenty zrównane z fakturami będą przechowywane poza terytorium kraju, a dostęp do tych faktur i innych dokumentów z nimi zrównanych, na żądanie organów podatkowych, będzie zapewniony w sposób elektroniczny, on-line.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność oraz umożliwi dostęp do ww. faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 i ust. 4 ustawy, to opisany przez Państwa sposób przechowywania faktur i innych dokumentów z nimi zrównanych będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Zatem w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego będziecie Państwo uprawnieni do przechowywania faktur i innych dokumentów z nimi zrównanych wyłącznie w postaci elektronicznej.

Przechodząc zatem do kwestii prawa od odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych w opisany przez Państwa sposób należy wskazać, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przy czym, prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo czynnym podatnikiem podatku VAT. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywają Państwo towary i usługi, których zakup jest udokumentowany fakturami i innymi dokumentami zrównanymi z fakturami. Nabyte przez Państwa pracowników, w ramach podróży służbowych, towary i usługi udokumentowane fakturami przechowywanymi w formie dokumentów elektronicznych, służą i będą służyły tylko czynnościom opodatkowanym wykonywanym przez Państwa Spółkę i nie dotyczą one wydatków wymienionych w art. 88 ustawy.

W konsekwencji powyższego, zachowają Państwo (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i niezaistnieniu przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur i innych dokumentów z nimi zrównanych, potwierdzających wydatki ponoszone przez Państwa pracowników w ramach podróży służbowych, przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionej w niniejszej sprawie procedury.

Podsumowując należy stwierdzić, że przechowywanie faktur i dokumentów zrównanych z fakturami, dotyczących wydatków służbowych ponoszonych przez Państwa pracowników wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach procedury przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego, będzie zgodne z przepisami ustawy, a Państwo zachowają na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tych faktur i innych dokumentów zrównanych z fakturami.

**Dodatkowe informacje**

Zaznaczenia wymaga, że Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Państwo ponosicie ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

**Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji**

‒ Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosujecie się Państwo do interpretacji.

‒ Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

‒ Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

**Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację**

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (\`(...)\`). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒ w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒ w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

**Podstawa prawna dla wydania interpretacji**

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651).