Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-757/13/WN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2013-11-19
Teza: - przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej oraz - prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej, które następnie będą przechowywane w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura; kopia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 9 sierpnia 2013r. (data wpływu 19 sierpnia 2013r.), uzupełnionym pismem z dnia 18 listopada 2013r. (data wpływu 18 listopada 2013r.), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

*   przechowywania w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej oraz
*   prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej, które następnie będą przechowywane w formie elektronicznej

\-**jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 19 sierpnia 2013r. wpłynął ww. wniosek, uzupełniony pismem z dnia 18 listopada 2013r. (data wpływu 18 listopada 2013r.), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług zakresie przechowywania w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej, które następnie będą przechowywane w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca będący Spółką Komandytową (dalej Spółka) jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w branży motoryzacyjnej. Spółka prowadzi w Polsce działalność gospodarczą i jest zarejestrowana na terytorium kraju jako podatnik VAT czynny. W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa towary i usługi od bardzo wielu dostawców będących podatnikami podatku VAT w Polsce (dalej: Dostawcy). W związku z tym, miesięcznie Spółka otrzymuje ogromną ilość faktur zakupowych VAT w formie papierowej i elektronicznej.

W celu uproszczenia systemu i obniżenia kosztów przechowywania otrzymywanych faktur VAT w formie papierowej, Spółka zamierza przechowywać otrzymane faktury VAT w formie papierowej w sposób elektroniczny.

Procedura przechowywania faktur VAT będzie przebiegała w następujący sposób:

1.  Sprzedawca/Dostawca towarów/usług nabywanych przez Spółkę wysyła fakturę VAT w formie papierowej na adres Spółki
2.  Oryginalna faktura VAT (otrzymana w formie papierowej) będzie stemplowana właściwą datą otrzymania jej przez Spółkę
3.  Każda otrzymana faktura VAT będzie zeskanowana, przy czym wersja elektroniczna faktury VAT będzie zawierała dokładnie taką samą zawartość jak forma papierowa (łącznie z datą otrzymania faktury VAT).
4.  Zeskanowana faktura VAT zostanie wprowadzona do elektronicznej bazy danych. Po wprowadzeniu faktury do elektronicznej bazy danych, nie będzie możliwa modyfikacja treści faktury VAT. Elektroniczna baza danych umożliwiać będzie przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz umożliwiać będzie przeszukiwanie faktur według poszczególnych danych znajdujących się na fakturze. Serwer ze skanami faktur będzie znajdował się na terytorium kraju.
5.  Po wprowadzeniu faktury VAT do elektronicznej bazy danych, faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona.
6.  Zeskanowana faktura będzie podlegała akceptacji merytorycznej, formalnej, rachunkowej oraz akceptacji końcowej do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w procesie Elektronicznego Obiegu Faktur. Dane dotyczące akceptacji będą również przechowywane w elektronicznej bazie danych.
7.  Dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą miały wyłącznie specjalnie do tego upoważnione osoby.

Część lub całość w/wymienionych czynności może być wykonywana przez podmioty zewnętrzne (w tym biuro rachunkowe), działające na podstawie umowy i pełnomocnictwa.

Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania.

Dodatkowo w piśmie uzupełniającym z dnia 18 listopada 2013r. Wnioskodawca poinformował, że nabywane towary i usługi udokumentowane fakturami VAT, o których mowa w przedmiotowym wniosku będą podlegały odliczeniu zgodnie z art. 86 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011r. Nr 177 poz. 1054 ze zm.) w zakresie w jakim będą one wykorzystywane do działalności opodatkowanej.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy przechowywanie w formie elektronicznej (zgodnie z przedstawioną procedurą) przez Spółkę faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej spełnia warunki przewidziane w przepisach?
2.  Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej, które następnie będą przechowywane w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną wyżej procedurą?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Ad. 1.

Spółka stoi na stanowisku, że przechowywanie w formie elektronicznej (zgodnie z przedstawioną wyżej procedurą) faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej spełnia warunki przewidziane w przepisach, w szczególności w Rozporządzeniu ws. faktur.

Zgodnie z § 21 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2013 r.) podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

\-w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W Rozporządzeniu ws. faktur wyjaśniono znaczenie pojęć autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Zgodnie z § 2 pkt 7 i 8 przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zwierać faktura.

W ocenie Wnioskodawcy, przytoczone przepisy Rozporządzenia ws. faktur nie określają w jakiej formie faktury powinny być przechowywane. Określają one jedynie warunki przechowywania faktur, jakie powinny być spełnione przez podatnika. Co więcej, z analizy przepisów Rozporządzenia należy wywieść wniosek, iż przechowywanie faktur papierowych może być realizowane w dwóch formach - papierowej i elektronicznej. Taka konstatacja wynika z analizy § 21 ust. 3 Rozporządzenia ws. faktur, który wskazuje, że faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem, iż sposób ich przechowywania umożliwia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Skoro zatem podatnicy uprawnieni są (po spełnieniu dodatkowego warunku) do przechowywania otrzymanych przez siebie faktur w formie elektronicznej, przy czym przepis nie ogranicza swojej dyspozycji wyłącznie do faktur otrzymanych również w takiej formie, to należy wnioskować, iż faktury mogą być w formie elektronicznej przechowywane także w sytuacji, gdy zostały otrzymane w formie papierowej, a dopiero następnie nadano im formę elektroniczną dla potrzeb archiwizacji.

Zdaniem Spółki, Rozporządzenie ws. faktur jest podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie zawartości, formy i sposobu przechowywania faktur papierowych i rozporządzenie to dopuszcza wprost możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej, to nie powinno budzić wątpliwości, iż w takiej formie dozwolone jest przechowywanie faktur otrzymanych przez podatnika w formie papierowej.

Jak zostało wskazane w stanie faktycznym, przyjęta procedura przechowywania faktury przez Spółkę w formie skanów zamieszczonych w elektronicznej bazie danych gwarantuje spełnienie wymaganych przepisami warunków, tj. zapewnienia ich łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jednocześnie, faktura VAT zapisana w elektronicznej bazie danych nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz ewentualny wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie się on różnił od obrazu faktury VAT przesłanej do Spółki w wersji papierowej.

Dodatkowo Wnioskodawca wskazuje, że w przypadku potencjalnej kontroli podatkowej, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, które jednocześnie będą w pełni czytelne, łatwe do odszukania i przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

W konsekwencji powyższego, zdaniem Spółki nie ulega wątpliwości, iż przedstawiona przez nią planowana procedura przechowywania faktur spełnia warunki przewidziane w przepisach Rozporządzenia ws. faktur.

Ad. 2.

Spółka stoi na stanowisku, iż będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej, które następnie będą przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną wyżej procedurą.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniami niemającymi zastosowania w przedmiotowej sprawie).

Z kolei w świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Natomiast zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny (poza określonymi wyjątkami określonymi w ustawie). W konsekwencji, należy uznać, iż podstawowym warunkiem dla odliczenia podatku VAT naliczonego jest otrzymanie przez podatnika faktury VAT (oczywiście przy założeniu, że zakupione towary lub usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych VAT).

Dokonując zakupu towarów lub usług od Dostawców Spółka otrzymuje faktury VAT dokumentujące zrealizowane transakcje (faktury te są wystawiane i przesyłane Spółce w formie papierowej). W konsekwencji, należy uznać, iż spełniony jest formalny warunek do odliczenia podatku VAT naliczonego, o którym mowa w art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a oraz ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, tj. otrzymanie faktury przez podatnika dokonującego odliczenia VAT.

Na powyższe uprawnienie nie będzie miał wpływu fakt, iż faktura zakupowa będzie przechowywana przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu procedury określonej w stanie faktycznym. W opinii Spółki, polskie przepisy o VAT dopuszczają bowiem możliwość przechowywania przez podatników faktur w formie elektronicznej (jak wyjaśniono w uzasadnieniu do pytania 1).

Stanowisko Wnioskodawcy dotyczące możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej znajduje również potwierdzenie w praktyce organów podatkowych. Tytułem przykładu, Spółka wskazuje na interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 27 października 2011 r. (nr ILPP4/443-534/11-2/EWW) potwierdzającej, iż „wnioskodawca będzie miał pełne prawo do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych od dostawców, które następnie będą przechowywane (\`(...)\`) w formie elektronicznej (skan zapisany w elektronicznej bazie danych)." Spółka podkreśla, iż powyższe stanowisko zostało w ostatnim okresie ugruntowane w linii interpretacyjnej prezentowanej przez organy podatkowe, przykładowo w interpretacjach Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie: z dnia 18 grudnia 2012 r. (nr IPPP2/443-1148/12-3/DG), z dnia 26 lipca 2012 r. (nr IPPP3/443-480/12-2/JK), z dnia 25 lutego 2011 r. (nr IPPP1-443-1182/10-4/IGo), z dnia 14 lutego 2011 r. (nr IPPP1-443-1119/10-4/AS).

Należy zauważyć, iż pomimo faktu, że dotychczasowe interpretacje zostały wydane w oparciu o treść Rozporządzenia ws. faktur w brzmieniu sprzed nowelizacji, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2013 r., to jednak nowelizacja ta nie zmieniła w istocie warunków oraz intencji Ministra Finansów w zakresie wymogów, które muszą spełniać podatnicy co do przechowywania faktur.

Skoro zatem wypracowana dotychczas jednolita linia interpretacyjna potwierdzała możliwość nieprzechowywania faktur papierowych w takiej właśnie formie pod warunkiem ich uprzedniego zeskanowania i wprowadzenia do elektronicznej bazy danych, to zdaniem Spółki podejście to nie powinno być zmieniane lub kwestionowane pod rządami obecnie obowiązujących przepisów.

Reasumując, zważywszy iż spełniony jest formalny warunek do odliczenia przez Spółkę podatku VAT naliczonego, tj. odliczenie nastąpi na podstawie faktur VAT, które Spółka otrzyma od Dostawców, brzmienie przepisów Rozporządzenia ws. faktur wskazuje na możliwość elektronicznej archiwizacji faktur otrzymanych w wersji papierowej, organy podatkowe w wydawanych interpretacjach potwierdzają możliwość przechowania faktur otrzymanych w formie papierowej w formie elektronicznej, w ocenie Wnioskodawcy, Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach VAT otrzymanych od Dostawców w wersji papierowej, w sytuacji, gdy faktura VAT zostanie zeskanowana oraz zachowana w elektronicznej bazie danych (a wersja papierowa nie będzie przechowywana).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawy lub ustawa o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

W oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji zawartej w powołanym przepisie, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Na podstawie § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

\-w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Wobec regulacji § 21 ust. 3 rozporządzenia, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych faktur.

Z kolei na mocy § 21 ust. 4 rozporządzenia, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle regulacji § 2 pkt 7 rozporządzenia, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury (§ 2 pkt 8 rozporządzenia) rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 20a ust. 1 rozporządzenia, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług – § 20a ust. 2 rozporządzenia.

Podkreślić należy, iż z obecnie obowiązujących przepisów wykonawczych regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur, wynika, iż co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury wystawione w formie papierowej przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia.

Należy w tym miejscu dodatkowo wskazać, iż stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.) - dalej jako Dyrektywa - dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje).

Na gruncie przepisów unijnych na każdym podatniku ciążą szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

Na uwagę zasługuje także norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy zgodnie, z którą aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246 Dyrektywy (zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności) państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy.

Z treści złożonego wniosku wynika, że Wnioskodawca w celu uproszczenia systemu i obniżenia kosztów przechowywania otrzymywanych faktur VAT w formie papierowej, zamierza przechowywać otrzymane faktury VAT w formie papierowej w sposób elektroniczny.

Procedura przechowywania faktur VAT będzie przebiegała w następujący sposób:

1.  Sprzedawca/Dostawca towarów/usług nabywanych przez Spółkę wysyła fakturę VAT w formie papierowej na adres Spółki.
2.  Oryginalna faktura VAT (otrzymana w formie papierowej) będzie stemplowana właściwą datą otrzymania jej przez Spółkę.
3.  Każda otrzymana faktura VAT będzie zeskanowana, przy czym wersja elektroniczna faktury VAT będzie zawierała dokładnie taką samą zawartość jak forma papierowa (łącznie z datą otrzymania faktury VAT).
4.  Zeskanowana faktura VAT zostanie wprowadzona do elektronicznej bazy danych. Po wprowadzeniu faktury do elektronicznej bazy danych, nie będzie możliwa modyfikacja treści faktury VAT. Elektroniczna baza danych umożliwiać będzie przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz umożliwiać będzie przeszukiwanie faktur według poszczególnych danych znajdujących się na fakturze. Serwer ze skanami faktur będzie znajdował się na terytorium kraju.
5.  Po wprowadzeniu faktury VAT do elektronicznej bazy danych, faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona.
6.  Zeskanowana faktura będzie podlegała akceptacji merytorycznej, formalnej, rachunkowej oraz akceptacji końcowej do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w procesie Elektronicznego Obiegu Faktur. Dane dotyczące akceptacji będą również przechowywane w elektronicznej bazie danych.
7.  Dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą miały wyłącznie specjalnie do tego upoważnione osoby.

Część lub całość ww. czynności może być wykonywana przez podmioty zewnętrzne (w tym biuro rachunkowe), działające na podstawie umowy i pełnomocnictwa.

Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania.

Na tym tle Spółka powzięła wątpliwość dotyczącą możliwości archiwizowania tylko w formie skanów, faktur VAT otrzymanych w formie papierowej.

Mając na uwadze przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powołane regulacje z zakresu podatku od towarów i usług stwierdzić należy, że Spółka będzie mogła przechowywać faktury otrzymane w formie papierowej tylko w postaci elektronicznej (skany) pod warunkiem zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Niemniej jednak ocena prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tutejszy organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby zweryfikować prawidłowość rozwiązań stosowanych przez dany podmiot.

Wątpliwość Wnioskodawcy budzi również kwestia prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej, które następnie będą przechowywane w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną we wniosku procedurą.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych – art. 86 ust. 11 ustawy.

Z powyższej cytowanych regulacji wynika, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jak wskazuje Wnioskodawca w opisie zdarzenia przyszłego faktury zakupowe otrzymywane w formie papierowej będą skanowane, w efekcie czego powstanie dokument elektroniczny. Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania.

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż Spółka przechowując wyłącznie w formie elektronicznej (w postaci scanu) faktury zakupowe otrzymane w formie papierowej (i zaprzestania archiwizacji faktur papierowych), będzie spełniała warunki, o których mowa w § 21 rozporządzenia. W konsekwencji przedmiotowe faktury przechowywane w elektronicznej bazie stanowić będą dla Wnioskodawcy, jako podatnika podatku od towarów i usług, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, podstawę do pomniejszenia kwot podatku należnego o kwoty podatku naliczonego na zasadach analogicznych do tych, które odnoszą się do faktur przechowywanych w formie papierowej, w zakresie, w jakim nabywane towary i usługi będące przedmiotem faktur wykorzystywane będą przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych.

Zatem oceniając całościowo stanowisko Wnioskodawcy należało uznać je za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zmiana któregokolwiek z elementów przedstawionego zdarzenia przyszłego lub zmiana stanu prawnego powoduje, że niniejsza interpretacja traci swoją ważność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.