Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB1-1/4511-1-157/16-4/AMN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2016-11-02
Teza: Podatek dochodowy od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.
Słowa kluczowe: autostrada-opłata za przejazd autostradą; koszt-koszty uzyskania przychodów; nocleg; parking-opłata parkingowa; podróż; pracownik
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 5 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 29 sierpnia 2016 r. (data wpływu 30 sierpnia 2016 r.), uzupełnionym w dniu 6 października 2016 r., o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 30 sierpnia 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika oraz w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, o których mowa w art. 14f § 1 i art. 14f § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, w związku z czym pismem z dnia 26 września 2016 r. znak ILPB1-1/4511-1-157/16-2/AMN na podstawie art. 169 § 1 i § 2 oraz art. 155 § 1 tej ustawy wezwano Wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 28 września 2016 r., a w dniu 6 października 2016 r. wniosek uzupełniono (nadano w polskiej placówce pocztowej w dniu 4 października 2016 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

A. Sp. z o.o. Sp. k. (zwaną dalej: „Wnioskodawcą”) prowadzi działalność w zakresie sprzedaży detalicznej i hurtowej odczynników diagnostycznych, chemicznych oraz sprzętu laboratoryjnego na terenie Polski. W celu intensyfikacji sprzedaży i zwiększenia efektywności działania Spółka planuje wprowadzić zadaniowy czas pracy i zatrudnić w tym systemie handlowców w ramach zatrudnienia na podstawie umowy o pracę.

Miejsce świadczenia pracy handlowców obejmować będzie określony obszar kilku województw. Takie ukształtowanie tego istotnego elementu stosunku pracy jest związane z charakterem pracy przedstawiciela handlowego, do którego obowiązków nieodłącznie należy stałe podtrzymywanie kontaktów handlowych z obecnymi kontrahentami, a także działania ukierunkowane na zdobycie nowych kontrahentów, którzy rozproszeni są po terytorium całego kraju. Należyte wykonywanie skonkretyzowanych w ten sposób obowiązków pracowniczych wymaga licznych przejazdów, wyjazdów oraz dojazdów na obszarze wskazanym w umowie o pracę, jako miejsce świadczenia pracy, a także bezpośrednio z tym związanych, częstych noclegów „w trasie” bowiem prawidłowe wykonanie obowiązków pracowniczych wymaga wyjazdów wielodniowych. Z uwagi na duże rozproszenie odbiorców po całej Polsce, powrót na koniec dnia pracy do domu będzie niemożliwy z uwagi na odległość pomiędzy kontrahentami a siedziba Spółki czy miejscem zamieszczania lub nieefektywny z punktu widzenia Wnioskodawcy, bowiem pracownik musiałby nadkładać każdego dnia wiele kilometrów (do kilku godzin jazdy dziennie), aby dotrzeć do punktów, w których ma wykonywać swoje obowiązki pracownicze.

Pracownicy korzystać będą z noclegów dobrowolnie, tzn. nie ma przymusu (obowiązku nałożonego przez pracodawcę pod groźbą odpowiedzialności dyscyplinarnej) skorzystania z noclegu. Konieczność noclegu i związanych z jego świadczeniem kosztów jest wynikiem polecenia służbowego Wnioskodawcy i wykonywania czynności na jego rzecz, które wynikają z wyznaczonych dla tych handlowców zadań do wykonania na danym obszarze i w danym okresie.

W przypadku tych pracowników-handlowców działających w oparciu o zadaniowy czas pracy, w świetle przepisów prawa pracy, ich wyjazdów związanych z wykonywaniem pracy do różnych miejsc na terenie kraju nie można traktować jako podróży służbowej (delegacji). W dalszej części wniosku, wyjazdy niestanowiące podróży służbowej (delegacji) w rozumieniu przepisów prawa pracy, będą nazywane „Wyjazdami służbowymi”. Wyjazdy te realizowane są przy pomocy samochodów służbowych Spółki, udostępnionych pracownikom wyłącznie w celu realizacji zadań służbowych.

Oprócz kosztów noclegu, w związku z przyszłymi Wyjazdami służbowymi, pracownicy mogą ponosić również inne wydatki, np. koszty parkingów, opłat za środki czystości do samochodu, opłat za przejazd autostradą, paliwa do samochodów służbowych, koszty myjni (łącznie koszty te dalej zwane będą „Wydatkami”). Spółka będzie dokonywała zwrotu poniesionych przez pracowników Wydatków na podstawie dokumentów (faktury, rachunki) wystawionych na Spółkę potwierdzających poniesione przez pracownika wydatki.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

Czy wydatki poniesione przez pracowników w trakcie realizacji powierzonych zadań pracowniczych tj.: koszty noclegów, opłat za autostrady, paliwo, parkingi itd. stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych? (pytanie oznaczone we wniosku nr 3)

Zdaniem Wnioskodawcy, jak już wyżej wskazano Wnioskodawca - planuje wprowadzić zadaniowy czas pracy i zatrudnić w tym systemie handlowców w ramach zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Miejscem wykonywania pracy przez tych pracowników będzie obszar kilku województw, gdyż charakter pracy tych pracowników wymaga stałego przemieszczania się i wykonywania pracy poza obszarem danego województwa (spotkanie z partnerami handlowymi, wykłady na konferencjach, praca na stoiskach targowych).

Ponieważ wspomniane wyjazdy będą odbywać się w ramach obszaru wskazanego w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy przez pracownika i są nieodłącznym i stałym elementem wykonywania pracy przez pracownika, wynikającym z charakteru i treści zawartej umowy o pracę, Spółka nie będzie ich traktować jako podróży służbowych (delegacji) w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Z tego też względu nie planuje wypłacać diet i innych należności przysługujących pracownikom zgodnie z Kodeksem pracy w przypadku podróży służbowych.

W trakcie wykonywania pracy przedstawiciele handlowi będą ponosić wydatki m.in. na noclegi, paliwo, opłaty za przejazdy autostradą, parkingi. Przedstawiciele handlowi przedstawią Spółce na potwierdzenie dokonanych wydatków faktury, rachunki lub paragony/bilety parkingowe. Spółka zwróci pracownikom równowartość poniesionych wydatków na podstawie przedłożonych do rozliczenia dokumentów. W związku z powyższym pojawiło się zagadnienie prawne czy wydatki poniesione w ramach wykonywania pracy przez pracownika i z tytułu noclegów, przejazdów autostradami, paliwa itd. stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zdaniem Wnioskodawcy, wyjazdy przedstawicieli handlowych zatrudnionych na umowę o pracę związane są z wykonywaniem obowiązków wynikających z umów o pracę i służą zabezpieczeniu istniejących źródeł przychodu oraz pozyskaniu nowych. W związku z tym wszelkie koszty poniesione w związku z tymi wyjazdami, zwracane pracownikom na podstawie przedłożonych dokumentów (faktury, rachunki) będą stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodu na podstawie art. 22 ust. 1 UPIT.

Jak wynika z art. 22 ust. 1 UPIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Na podstawie zatem art. 22 ust. 1 UPIT, możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów tych wydatków, które - racjonalnie oceniając - mogą przyczynić się do powstania lub zwiększenia przychodu podatnika, o ile dane wydatki nie zostały wyłączone z takich kosztów na mocy art. 23 tej ustawy. W orzecznictwie sądów administracyjnych oraz organów podatkowych utrwalony jest pogląd, że za koszty w rozumieniu art. 23 UPIT uznać można te wydatki, które pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną działalnością gospodarczą i uzyskiwanymi w jej następstwie przychodami.

Spółka, w zależności od interpretacji wydanej w sprawach, o których mowa w pkt 1 i 2 wyżej, zamierza ponosić koszty: noclegów, opłat za autostrady, parkingi, paliwo przedstawicieli handlowych na trasach ich przejazdu w miejscu pracy. Poniesienie tych kosztów będzie konieczne z uwagi na pokonywanie przez pracowników znacznych odległości oraz konieczność świadczenia pracy na terenie przypisanych województw. Może się zdarzyć, że jeden wyjazd przedstawiciela handlowego będzie trwał kilka dni, w związku z czym wykonując swoje obowiązki pracownik będzie zmuszony ponosić znaczne koszty oraz nocować poza swoim miejscem zamieszkania. Wydatki te mają bezpośredni związek z wykonywaniem obowiązków służbowych przedstawicieli handlowych wynikających z umowy o pracę i nie mają związku z celami osobistymi (prywatnymi) pracowników. Wydatki poniesione przez pracowników Spółki będą zwracane im na podstawie prawidłowo wystawionych dokumentów (faktury, rachunki, paragony).

Wydatki na: noclegi w hotelach, paliwo, opłaty za autostrady i parkingi związane z pracą przedstawicieli handlowych zostaną poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródeł przychodów Spółki, w szczególności z tytułu sprzedaży produktów Spółki. Powinny więc podlegać zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu w rozumieniu art. 22 UPIT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w zakresie kosztów uzyskania przychodów jest prawidłowe.

O możliwości obciążenia podatkowych kosztów uzyskania przychodów wydatkami ponoszonymi przez podatników podatku dochodowego od osób fizycznych decydują przepisy art. 22 i 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.).

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem kosztem uzyskania przychodów są wszystkie wydatki, których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów i nie są wymienione w art. 23 ww. ustawy. Jednakże ciężar wskazania owego związku spoczywa na Wnioskodawcy, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

*   pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
*   nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
*   być właściwie udokumentowany.

Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Podatnik zobowiązany jest więc wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w internetowym Słowniku języka polskiego PWN (http://sjp.pwn.pl/), pojęcie:

*   „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,
*   „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast
*   „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Podsumowując, wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu zaistnieje związek przyczynowy i koszt nie będzie objęty dyspozycją art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W tym miejscu należy zauważyć, że kosztami podatkowymi – co do zasady – są tzw. koszty pracownicze. Koszty te obejmują nie tylko wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie, diety, inne należności za czas podróży służbowej, wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, świadczenia medyczne, ale i inne wydatki na rzecz pracowników pod warunkiem spełnienia przesłanki wynikającej z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ponadto przy spełnieniu ww. warunku do kosztów podatkowych zalicza się również wydatki ponoszone przez pracowników w związku z wykonywaniem powierzonych zadań pracowniczych.

Zatem w świetle powyższego, pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na rzecz pracowników oraz wydatki ponoszone przez pracowników w związku z wykonywaniem powierzonych zadań pracowniczych, które pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i z uzyskiwanymi przez niego przychodami, o ile nie znajdują się one w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jak wynika z przedstawionego zdarzenia przyszłego, należyte wykonywanie obowiązków służbowych pracowników Spółki wymaga licznych przejazdów, wyjazdów oraz dojazdów, a także bezpośrednio z tym związanych, częstych noclegów. Oprócz kosztów noclegu, w związku z przyszłymi Wyjazdami służbowymi, pracownicy mogą ponosić również inne wydatki, np. koszty parkingów, opłat za środki czystości do samochodu, opłat za przejazd autostradą, paliwa do samochodów służbowych, koszty myjni. Spółka będzie dokonywała zwrotu poniesionych przez pracowników Wydatków na podstawie dokumentów (faktury, rachunki) wystawionych na Spółkę potwierdzających poniesione przez pracownika wydatki.

Odnosząc zatem powyższe regulacje prawne do przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że wydatki poniesione przez pracowników, tj.: koszty noclegów, opłat za autostrady, paliwo, parkingi itd., stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie kosztów uzyskania przychodów jest prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Rozstrzygnięcie w zakresie obowiązków płatnika, zawarto w interpretacji indywidualnej z dnia 2 listopada 2016 nr ILPB1-1/4511-1-157/16-3/AMN.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.