Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPTPP2/443-204/11-2/BM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2011-08-16
Teza: Jeżeli w istocie stosowane przez Wnioskodawcę systemy przechowywania kopii faktur oraz kopii faktur korygujących gwarantują autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, jak również łatwość ich odszukania oraz bezzwłoczny dostęp do faktur uprawnionego organu, to Wnioskodawca może przechowywać kopie wystawionych faktur VAT oraz faktur korygujących jedynie w formie elektronicznej, mimo że ich oryginały mają postać papierową (drukowaną).
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 12 maja 2011 r. (data wpływu do BKIP w Piotrkowie Tryb. 30 maja 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania wystawianych faktur oraz faktur korygujących w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 19 maja 2011 r. został złożony do BKIP w Bielsku Białej ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania wystawianych faktur oraz faktur korygujących w formie elektronicznej.

Pismem z dnia 26 maja 2011 r. (data wpływu do BKIP w Piotrkowie Tryb. 30 maja 2011 r.) na podstawie art. 170 § 1 Ordynacji podatkowej oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego ww. wniosek został przekazany do BKIP w Piotrkowie Tryb.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący zaistniały stan faktyczny.

Wnioskodawca, w ramach prowadzonej działalności zajmuje się produkcją, dystrybucją i sprzedażą artykułów mleczarskich. Sprzedaż towarów i usług Spółka dokumentuje wystawiając faktury VAT. Miesięcznie Spółka wystawia ich około 5.000. W chwili obecnej Spółka, po wystawieniu faktury VAT, dokonuje wydruku oryginału faktury oraz kopii. Oryginał faktury VAT przekazywany jest nabywcy, zaś kopia faktury podlega archiwizacji. Spółka dokonuje fakturowania sprzedaży w systemie sprzedaży SAP. Używany przez Spółkę moduł sprzedażowy w systemie SAP nie daje możliwości zmiany raz zaksięgowanej faktury, ma możliwość archiwizacji transakcji, której dotyczy faktura (tj. źródła danych, które mogą posłużyć do ponownego wydrukowania kopii faktury na żądanie). Ponadto kopia każdej wystawionej faktury VAT zapisywana jest automatycznie w formacie pdf. Kopia faktury zapisanej w formacie pdf nie może być w żaden sposób zmieniona czy też usunięta. Kopia wystawianej faktury VAT jest zapisywana w systemie i wyraźnie oznaczona jako kopia wystawionej faktury VAT. Wydruk zachowanej w systemie SAP kopii faktury jest możliwy w każdym momencie, zaś dokonany wydruk nie różni się w żaden sposób od wydruku, który jest wykonywany w chwili drukowania oryginału faktury VAT. Możliwość zachowania kopii wystawionej faktury w formacie pdf bez konieczności drukowania kopii będzie skutkowała oszczędnościami związanymi z redukcją kosztów nabycia papieru, drukowania i przechowywania kopii faktur. Wnioskodawca zaznacza, iż sposób przechowywania wystawionych kopii faktur VAT w systemie SAP spełnia wymogi określone w art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 roku w sprawie wspólnego podatku od wartości dodanej, tj. autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur oraz ich czytelność. Z uwagi na ilość wystawianych faktur VAT, koszty i czas archiwizacji tych dokumentów stanowią obciążenie w działalności Spółki. Przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej (pdf) w sposób znaczący zmniejszyłoby koszty utrzymywania archiwów oraz ograniczyłoby ilość zużywanego przez Spółkę papieru, co nie pozostaje bez wpływu na środowisko naturalne.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy Spółka może przechowywać kopie faktur VAT oraz kopie wystawionych faktur korygujących w formie elektronicznej w systemie SAP (archiwizacja danych źródłowych faktury z możliwością wydruku kopii faktury na żądanie) bez konieczności dokonywania ich wydruku w chwili wystawiania oryginału faktury VAT?
2.  Czy Spółka może przechowywać kopie faktur VAT oraz kopie wystawionych faktur korygujących w formie elektronicznej w postaci pliku pdf w systemie SAP bez konieczności dokonywania ich wydruku w chwili wystawiania oryginału faktury VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy, przepis § 21 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 z późn. zm.) pozostawia Spółce wybór co do formy, w jakiej kopie faktur VAT mają być przechowywane. Punkt 2 wspomnianego przepisu nakazuje przechowywanie faktur, faktur korygujących a także duplikatów tych dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
2.  łatwe ich odszukanie,
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami. Bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych

Wystawiane przez Spółkę faktury mają formę elektroniczną, tj. oryginalnie powstają w wersji elektronicznej a następnie oryginał faktury jest drukowany i w takiej formie trafia do nabywcy. W związku z tym, obowiązek przechowywania papierowej faktury dotyczy nabywcy, bowiem dla niego jest to oryginalna postać otrzymanego dokumentu. Spółka zobowiązana jest zaś do przechowywania kopii, a kopia faktury wystawiana jest przez Spółkę elektronicznie. Wydruk kopii faktury jest czynnością odrębną, następującą dopiero po wystawieniu faktury przez Spółkę. W związku z powyższym, zdaniem Spółki, funkcjonalność modułu sprzedaży w systemie SAP, pozwalająca na archiwizację danych wystawionych faktur VAT z możliwością wydruku kopii faktury na żądanie oraz funkcjonalność pozwalająca na zapisanie kopii wystawionej faktury VAT (lub faktury korygującej) w formie pliku pdf, który nie może być zmieniony ani usunięty, za to kopia faktury może zostać wydrukowana w każdej chwili, umożliwia Spółce archiwizację kopii wystawionych faktur VAT bez konieczności ich drukowania i przechowywania w formie papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zaistniałego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku do towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 106 ust. 1 ww. ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W myśl art. 106 ust. 8 ww. ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji zawartej w ww. przepisie, minister finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

Zgodnie z § 1 pkt 2 ww. rozporządzenia, rozporządzenie określa szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania.

W myśl § 19 ww. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (§ 21 ust. 1 ww. rozporządzenia).

Zgodnie natomiast z § 21 ust 2 ww. rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 21 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Natomiast integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 21 ust. 4 ww. rozporządzenia).

Zauważyć należy, iż powyższe przepisy zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz.U. UE L. 10.189.1), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności zajmuje się produkcją, dystrybucją i sprzedażą artykułów mleczarskich. Sprzedaż towarów i usług dokumentuje wystawiając faktury VAT, w ilości ok. 5.000 faktur miesięcznie. Faktury wystawiane są w komputerowym systemie sprzedaży, który nie daje możliwości zmiany raz zaksięgowanej faktury, ma możliwość archiwizacji transakcji (kopia faktury może zostać wydrukowana na żądanie). Ponadto kopia każdej wystawionej faktury zapisywana jest automatycznie w formacie PDF. Kopia ta nie może być w żaden sposób zmieniona, czy też usunięta. Kopia wystawianej faktury VAT jest zapisywana w systemie i wyraźnie oznaczona jako kopia wystawionej faktury VAT. Wydruk zachowanej w systemie SAP kopii faktury jest możliwy w każdym momencie, zaś dokonany wydruk nie różni się w żaden sposób od wydruku, który jest wykonywany w chwili drukowania oryginału faktury VAT. Sposób przechowywania wystawionych kopii faktur VAT w systemie SAP spełnia wymogi określone w art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 roku w sprawie wspólnego podatku od wartości dodanej, tj. autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur oraz ich czytelność.

Mając na względzie cyt. wyżej przepisy stwierdzić należy, iż jeżeli w istocie stosowane przez Wnioskodawcę systemy przechowywania kopii faktur oraz kopii faktur korygujących gwarantują autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, jak również łatwość ich odszukania oraz bezzwłoczny dostęp do faktur uprawnionego organu, to Wnioskodawca może przechowywać kopie wystawionych faktur VAT oraz faktur korygujących jedynie w formie elektronicznej, mimo że ich oryginały mają postać papierową (drukowaną).

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie wskazać należy, iż wydając interpretację w trybie art. 14b Ordynacji podatkowej, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi, działając w imieniu Ministra Finansów nie przeprowadza postępowania dowodowego, jest związany wyłącznie opisem stanu faktycznego przedstawionym przez Wnioskodawcę i jego stanowiskiem. Zatem ocena czy stosowany przez Wnioskodawcę system zapewnia spełnienie ww. warunków należy do Wnioskodawcy. Ocena ta może zostać zweryfikowana jedynie w prowadzonym przez właściwe organy postępowaniu podatkowym.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu, ul. Kośnego 70, 45 – 372 Opole, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.