Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB2-1.4017.5.2025.1.AG
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-09-22
Teza: Zryczałtowane wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowych
wpłat zaliczek na poczet podatku dochodowego pracowników.
Słowa kluczowe: należność-potrącenie należności
wynagrodzenia-wynagrodzenie ryczałtowe
wynagrodzenia-wynagrodzenie zaległe
zaliczka-zaliczka na podatek
Zagadnienia: Ordynacja podatkowa-Dział III Zobowiązania podatkowe-
Rozdział 2 Odpowiedzialność podatnika, płatnika i
inkasenta-Wynagrodzenie płatnika i inkasenta
Przepisy: [OP][WIS] Ustawa Ordynacja podatkowa-Dział III-Rozdział
2-art. 28-§ 1

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 sierpnia 2025 r. wpłynął za pośrednictwem Poczty Polskiej Państwa wniosek opatrzony
    datą 25 lipca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy Ordynacji
    podatkowej w zakresie ustalenia, czy Spółka, w związku z pełnieniem funkcji płatnika,
    może dokonać w 2025 r. jednorazowego potrącenia przysługującego jej zryczałtowanego
    wynagrodzenia, o którym mowa w art. 28 § 1 Ordynacji podatkowej, z bieżących
    zobowiązań Spółki z ww. tytułu.

    Treść wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

(...) Sp. z o.o. (dalej jako „Spółka” lub „Wnioskodawca”) ma siedzibę na terytorium Polski i
    podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w podatku
    dochodowym od osób prawnych. Wnioskodawca jest również czynnym podatnikiem
    podatku od towarów i usług.
    Przedmiotem przeważającej działalności Wnioskodawcy wg PKD jest 46.52.Z, sprzedaż
    hurtowa sprzętu elektronicznego i telekomunikacyjnego oraz części do niego.
    W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Spółka zatrudnia osoby fizyczne na
    podstawie umów o pracę, a tym samym pełni funkcję płatnika w rozumieniu art. 8 ustawy
    z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (dalej: Ordynacja podatkowa), w związku z
    art. 32 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej:
    ustawa o PIT). Innymi słowy, Spółka oblicza, potrąca i wpłaca na rachunek właściwego
    organu podatkowego zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wynagrodzeń
    swoich pracowników, w terminach wynikających z obowiązujących przepisów.
    Począwszy od (...) 2024 r. Wnioskodawca korzysta z uprawnienia, o którym mowa w art. 28
    § 1 Ordynacji podatkowej, tj. potrąca zryczałtowane wynagrodzenie z tytułu terminowego
    wpłacania podatków z kwot zaliczek przekazywanych przez Spółkę do organu
    podatkowego. Jednak we wcześniejszych okresach, Wnioskodawca nie korzystał z tego
    uprawnienia.
    Obecnie, Spółka planuje dokonać potrącenia zryczałtowanego wynagrodzenia z tytułu
    terminowego wpłacania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych za okres
    począwszy od zaliczek wpłaconych w styczniu 2020 r. do zaliczek wpłaconych w czerwcu
    2024 r.

## Pytanie

Czy Spółka, w związku z pełnieniem funkcji płatnika, może dokonać w 2025 r.
    jednorazowego potrącenia przysługującego jej zryczałtowanego wynagrodzenia, o którym
    mowa w art. 28 § 1 Ordynacji podatkowej, z tytułu terminowego wpłacania zaliczek na
    podatek dochodowy od osób fizycznych, z bieżących zobowiązań Spółki z ww. tytułu, które
    to wynagrodzenie zostanie obliczone w oparciu o terminowo wpłacone zaliczki na podatek
    dochodowy od osób fizycznych za okres począwszy od zaliczek wpłaconych w styczniu
    2020 r. aż do zaliczek wpłaconych w czerwcu 2024 r.?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Zdaniem Państwa, Spółka, w związku z pełnieniem funkcji płatnika, może dokonać w 2025
    r. jednorazowego potrącenia przysługującego jej zryczałtowanego wynagrodzenia, o
    którym mowa w art. 28 § 1 Ordynacji podatkowej, z tytułu terminowego wpłacania zaliczek
    na podatek dochodowy od osób fizycznych, z bieżących zobowiązań Spółki z ww. tytułu,
    które to wynagrodzenie zostanie obliczone w oparciu o terminowo wpłacone zaliczki na
    podatek dochodowy od osób fizycznych za okres począwszy od zaliczek wpłaconych w
    styczniu 2020 r. aż do zaliczek wpłaconych terminowo w czerwcu 2024 r.
    Uzasadnienie
    Zgodnie z art. 8 Ordynacji podatkowej, płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub
    jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie
    przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia
    go we właściwym terminie organowi podatkowemu.
    Stosownie do art. 28 § 1 Ordynacji podatkowej, płatnikom i inkasentom przysługuje
    zryczałtowane wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych na
    rzecz budżetu państwa.

    Z kolei art. 28 § 3 pkt 1 Ordynacji podatkowej stanowi, że minister właściwy do spraw
    finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia sposób ustalania wynagrodzenia
    płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa, w relacji do
    kwoty pobranych podatków, oraz tryb pobrania wynagrodzenia, uwzględniając przy
    ustalaniu wynagrodzenia rodzaj pobranego podatku, a także sprawność pobrania
    wynagrodzenia.
    Z przytoczonych przepisów wynika, że płatnikowi dokonującemu terminowych wpłat
    podatków pobranych na rzecz budżetu państwa przysługuje wynagrodzenie, którego
    sposób ustalania określają szczegółowo przepisy wykonawcze – rozporządzenie Ministra
    Finansów z 28 czerwca 2022 r. w sprawie wynagrodzenia płatnika i inkasenta z tytułu
    terminowego wpłacania podatków na rzecz budżetu państwa (dalej: Rozporządzenie).
    W myśl § 1 pkt 1 Rozporządzenia, wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania
    podatków na rzecz budżetu państwa w przypadku płatnika wynosi 0,3% kwoty tych
    podatków pobranych przez płatnika. Stosownie do § 2 Rozporządzenia wynagrodzenie, o
    którym mowa w § 1, jest potrącane z kwoty podatków pobranych przez płatnika i
    inkasenta. Z kolei zgodnie z § 3 Rozporządzenia, wynagrodzenie, o którym mowa w § 1 pkt
    1, z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych pobranego
    przez płatnika w okresie od dnia 1 lipca 2022 r. do dnia 31 grudnia 2023 r. od dochodu
    podlegającego opodatkowaniu przy zastosowaniu skali podatkowej (...) wynosi 0,6% kwoty
    tego podatku pobranego przez płatnika.
    Przytoczone przepisy Ordynacji podatkowej i Rozporządzenia regulujące uprawnienie do
    potrącenia zryczałtowanego wynagrodzenia płatnika z tytułu terminowego wpłacania
    podatków nie wskazują terminu, w jakim płatnik może skorzystać z tego uprawnienia. W
    konsekwencji, w ocenie Spółki należy uznać, że płatnik może skorzystać z tego
    uprawnienia poprzez potrącenie należnego mu wynagrodzenia – nie tylko w okresie, za
    który przysługuje wynagrodzenie, lecz także w okresach późniejszych.
    Z uwagi na brak precyzyjnych przepisów w zakresie realizacji przez płatników
    uprawnienia, o którym mowa w art. 28 Ordynacji podatkowej, Ministerstwo Finansów w
    piśmie z dnia 26 marca 1998 r. RS-7250-487/OP/O/98/ZB, zajęło stanowisko w którym
    wskazało, że: „(...) Ordynacja podatkowa nie zawiera przepisu nakazującego płatnikom
    dokonywania potrąceń należnego im wynagrodzenia w tym samym miesiącu, w którym
    wpłacili uprzednio pobrany podatek. Oznacza to, że nie ma jakichkolwiek przeciwwskazań
    prawnych do potrącania wynagrodzeń raz na kwartał, czy też raz do roku. (...)”
    Odnosząc powyższe do zapytania Wnioskodawcy, należy uznać, że termin na skorzystanie
    z uprawnienia do potrącenia zryczałtowanego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 28 §
    1 Ordynacji podatkowej, jest ograniczony wyłącznie przepisami dotyczącymi terminu
    przedawnienia zobowiązań podatkowych.
    Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z
    upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności
    podatku. Przez „podatek” należy rozumieć również zaliczki na podatek, stosownie do art. 3
    pkt 3 lit. a Ordynacji podatkowej.
    Stosownie zaś do art. 71 pkt 1 Ordynacji podatkowej, przepisy art. 70, art. 70a, art. 70c i
    art. 70e stosuje się odpowiednio do należności płatników lub inkasentów.
    Termin płatności pobranych zaliczek na podatek PIT od wynagrodzeń pracowników
    regulują przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób
    fizycznych (dalej „ustawa o PIT”). Zgodnie z art. 38 ust. 1 ustawy o PIT, płatnicy, o których
    mowa w art. 32-35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na
    podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano
    zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu

    skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a
    jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia
    działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby.
    Z przytoczonego przepisu wynika jednoznacznie, że Wnioskodawca jest zobowiązany jako
    płatnik wpłacić na konto urzędu skarbowego pobrane zaliczki w terminie do 20 dnia
    miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrał te zaliczki.
    Podsumowując, w świetle art. 70 § 1 w związku z art. 71 pkt 1 Ordynacji podatkowej w
    powiązaniu z art. 38 ust. 1 ustawy o CIT, Spółka ma prawo potrącić należne jej
    wynagrodzenie z tytułu terminowego poboru zaliczek na PIT do czasu przedawnienia
    zobowiązania Spółki do wpłacenia zaliczki na rachunek urzędu skarbowego.
    Z końcem 2025 r. ulegną przedawnieniu zobowiązania Wnioskodawcy z tytułu zaliczek
    pobranych i wpłaconych przez Spółkę za miesiące od stycznia do listopada 2020 r., ze
    względu na fakt, że termin płatności zaliczek za ww. miesiące przypadał w 2020 r., zatem
    licząc 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności tych
    zaliczek (tj. od końca 2020 r.). Również w przypadku zaliczek za grudzień 2019 r., których
    termin płatności przypadał w styczniu 2020 r., termin przedawnienia zobowiązania Spółki
    do wpłacenia zaliczek na rachunek urzędu skarbowego upłynie z końcem 2025 r.
    Tym samym, do końca 2025 r. Wnioskodawca jest uprawniony do potrącenia
    zryczałtowanego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 28 Ordynacji podatkowej,
    obliczonego od terminowo wpłaconych zaliczek na podatek dochodowy od osób
    fizycznych, począwszy od zaliczki pobranej w grudniu 2019 r. i wpłaconej na rachunek
    organu podatkowego w styczniu 2020 r., stosując stawkę wynagrodzenia właściwą dla
    wpłat dokonanych na rzecz organu podatkowego w poszczególnych okresach, tj. dla wpłat
    dokonanych w okresie:
    - od 1 stycznia 2020 r. do 31 czerwca 2022 r. stawka wynagrodzenia wynosi 0,3% kwoty
      podatku pobranego i wpłaconego przez Spółkę;
    - od 1 lipca 2022 r. do 31 grudnia 2023 r. stawka wynagrodzenia wynosi 0,6% kwoty
      podatku pobranego i wpłaconego przez Spółkę;
    - od 1 stycznia 2024 r. stawka wynagrodzenia wynosi 0,3% kwoty podatku pobranego i
      wpłaconego przez Spółkę.
    Prawidłowość powyższego stanowiska była wielokrotnie potwierdzana w interpretacjach
    indywidualnych wydawanych przez Dyrektora KIS, np.:
    1) Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 6 czerwca 2023 r. (sygn. 0111-
      KDIB2-2.4017.1.2023.2.MM) w której organ uznał, że „(...) Prawo Wnioskodawcy do
      pobrania wynagrodzenia z tytułu terminowego wpłacania zaliczek na podatek
      dochodowy będzie zatem możliwe w zakresie tych zobowiązań płatnika, które się
      jeszcze nie przedawniły. W przedmiotowej sprawie z końcem 2023 r. ulegnie
      przedawnieniu zobowiązanie płatnika z tytułu zaliczek za miesiące od stycznia do
      listopada 2018 r., bowiem termin płatności zaliczek za ww. miesiące przypadał w 2018
      r., zatem licząc 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin
      płatności zaliczek, tj. od końca 2018 r., termin przedawnienia upłynie z końcem 2023 r.
      Natomiast w przypadku zaliczki za miesiąc grudzień 2018 r., termin płatności
      przypadał na styczeń 2019 r., zatem licząc 5 lat od końca roku kalendarzowego, w
      którym upłynął termin płatności zaliczki, tj. od końca 2019 r., termin przedawnienia
      upływa z końcem 2024 r. Analogicznie przedawnia się zobowiązanie płatnika za
      miesiąc grudzień 2017 r. Skoro termin płatności zaliczki za grudzień 2017 r. przypadał
      na styczeń 2018 r., to licząc 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął
      termin płatności zaliczki, tj. od końca 2018 r., termin przedawnienia upływa z końcem
      2023 r. Jak wyjaśniono powyżej, z końcem 2023 r. przedawni się zobowiązanie płatnika
      z tytułu zaliczek pobranych za okres od grudnia 2017 r. do listopada 2018 r. W
      konsekwencji do końca 2023 r., Wnioskodawca jest uprawniony do potrącenia

      zryczałtowanego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 28 Ordynacji podatkowej,
      obliczonego od terminowo wpłaconych zaliczek na podatek dochodowy od osób
      fizycznych pobranych od grudnia 2017 r. (...)”;
    2) Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 stycznia 2019 r. (sygn. 0111-
      KDIB1-2.4017.12.2018.1.AW) w której organ podatkowy uznał za prawidłowe
      stanowisko podatnika zgodnie z którym „(...) przepisy Ordynacji podatkowej oraz
      Rozporządzenia Ministra Finansów nie regulują momentu, w którym płatnik może
      pobrać należne mu wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków na
      rzecz budżetu państwa. W związku z tym – zdaniem Wnioskodawcy – ma on prawo
      potrącić należne płatnikowi podatku wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania
      zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, które jeszcze nie uległy
      przedawnieniu w myśl regulacji Ordynacji podatkowej (...)”;
    3) Interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 22 listopada 2016 r. (sygn. 1462-IPPB4.
      4518.6.1.MS1) w której organ podatkowy zgodził się ze stanowiskiem podatnika,
      uznając, że „przepisy Ordynacji podatkowej oraz Rozporządzenia Ministra Finansów
      nie regulują momentu, w którym płatnik może pobrać należne mu wynagrodzenie z
      tytułu terminowego wpłacania podatków na rzecz budżetu państwa. W związku z tym
      – zdaniem Wnioskodawcy – ma on prawo potrącić należne płatnikowi podatku
      wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania zaliczek na podatek dochodowy od
      osób prawnych oraz zryczałtowanego podatku dochodowego od osób prawnych lub
      osób fizycznych, które jeszcze nie uległy przedawnieniu w myśl regulacji Ordynacji
      podatkowej (...)”.
    Reasumując, w ocenie Wnioskodawcy, w związku z pełnieniem funkcji płatnika, Spółka
    może dokonać w 2025 r. jednorazowego potrącenia przysługującego jej zryczałtowanego
    wynagrodzenia, o którym mowa w art. 28 § 1 Ordynacji podatkowej z tytułu terminowego
    wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa – w zakresie w jakim dotyczy to
    zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych – względem bieżących zobowiązań
    Wnioskodawcy z ww. tytułu, a wynagrodzenie to może zostać skalkulowane w oparciu o
    terminowo wpłacone zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych za okres
    począwszy od zaliczek wpłaconych w styczniu 2020 r. aż do zaliczek wpłaconych
    terminowo w czerwcu 2024 r.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
    Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
    Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy
    rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie
    ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z
    powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku
    opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
    Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać
    należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani
    konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też
    zdarzenia przyszłego.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

    - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy
      z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
      Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
      zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się
      Państwo do interpretacji.
    - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element
      czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j.
    Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.
    Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji
    podatkowej.