Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0115-KDIT1.4011.350.2025.1.AS
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-07-08
Teza: Obowiązki płatnika w związku ze zwrotem kosztów podróży
uczestnikom badań.
Słowa kluczowe: badanie
koszt-zwrot kosztów
obowiązek-obowiązek płatnika
płatnik
szpital
zwolnienie-zwolnienie przedmiotowe
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Pobór podatku lub zaliczek na podatek przez płatników.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Zwolnienia przedmiotowe.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 3-art. 21-ust. 1-pkt 16-lit. b

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

łowe
    Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

18 kwietnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść
    wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca zawarł 1 sierpnia 2024 r. ze Skarbem Państwa - Ministrem Zdrowia umowę
    nr (...). Zgodnie z postanowieniami § 1 ust. 1 Umowy, Szpital na podstawie zlecenia
    Ministra z 1 sierpnia 2024 r. zobowiązuje się do wykonania zadań polegających na
    realizacji projektu Ministra w zakresie badań, mającego na celu scharakteryzowanie (...).
    Projekt zostanie wykonany przez Szpital w ramach jego działalności statutowej. Na
    wykonanie zadań z projektu Szpital otrzyma dotację celową. Przy wydatkowaniu środków
    finansowych przekazanych Szpitalowi przez Ministra na realizację projektu Szpital
    zobowiązany jest do stosowania obowiązujących przepisów prawa powszechnego, w tym
    ustawy o finansach publicznych oraz ustawy Prawo zamówień publicznych. Szpital
    zobowiązuje się wykonać Zadania z należytą starannością oraz zapewnić prawidłowe
    wydatkowanie przyznanych środków finansowych. Pacjenci i ich opiekunowie
    uczestniczący w badaniach realizowanych przez Szpital w ramach Projektu nie będą
    pracownikami Szpitala.
    Zgodnie z Załącznikiem nr 2 do Umowy Nr (...) obszar realizacji zadania jest podzielony na
    etapy. W ramach Etapu I zostaną przygotowane i przeprowadzone rekrutacje pacjentów
    do grupy badanej i do grupy kontrolnej z całej Polski. Badania będą odbywały się w
    kontakcie bezpośrednim na terenie Szpitala. Planowane jest zrekrutowanie (...) pacjentów
    z podziałem na grupy, tj. (...) pacjentów z grupy badanej i (...) pacjentów z grupy kontrolnej.
    W ramach projektu Ministra zakładane jest pokrycie kosztów podróży pacjentów i ich
    opiekunów na badania wykonywane przez Szpital. Umowa dopuszcza pokrycie kosztów
    dojazdu uczestników w formie zwrotu kosztów dojazdu (tj. zwrotu kosztów faktycznie
    poniesionych). Środki na ten cel są wyszczególnione w kosztorysie Zadań, stanowiącym
    Załącznik nr 2 do Umowy.
    Umowa wymaga, aby uczestnicy badań zostali poinformowani o zasadach przekazania
    środków z tytułu pokrycia kosztów dojazdu na etapie rekrutacji pacjentów. W celu
    wykonania obowiązków wynikających z Umowy Nr (...) Uczestnik badania, ubiegający się o
    zwrot kosztów dojazdu, jest zobowiązany do przedstawienia biletu lub oświadczenia o
    podróży samochodem. Zwrot kosztów dojazdu dotyczy wyłącznie trasy przejazdów z
    miejsca zamieszkania pacjenta i jego opiekuna do (...) Szpitala (...) w X i powrotu do
    miejsca zamieszkania.
    Biorący udział w badaniach mogą ubiegać się o zwrot przez Szpital kosztów swojego
    dojazdu w przypadku, gdy skorzystali z podróży środkami naziemnej komunikacji
    publicznej (pociąg, autobus, bus – z wyłączeniem taksówek), jak również samochodem
    prywatnym. Wybór drogi dojazdu powinien być optymalny ze względu na długość trasy, a
    poniesione koszty racjonalne. Pokrycie wydatków związanych z dojazdem następuje
    wyłącznie na wniosek badanego pacjenta i jego opiekuna. Zwrot kosztów dojazdu na
    badania można otrzymać na podstawie wykorzystanych biletów komunikacji publicznej
    (uczestnik do wniosku o zwrot kosztów powinien dołączyć potwierdzenie poniesionych
    kosztów – bilety/fakturę/rachunek/paragon) lub na podstawie kilometrówki liczonej
    według najkrótszej trasy przejazdu z miejsca zamieszkania do szpitala samochodem
    prywatnym.
    Koszt dojazdu będzie rozliczany zgodnie ze stawkami obowiązującymi w 2024 r.
    określonymi w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie
    warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów
    służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością
    pracodawcy (Dz. U. z 2002 r., nr 27, poz. 271 z późn. zm., zwanym dalej: „Rozporządzenie
    Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.”). Stawka za 1 kilometr dojazdu do i z
    powrotem do szpitala samochodem osobowym wynosi:

                            3a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm – 0,89 zł,
                                3b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm – 1,15 zł.
    Uczestnik badania przekaże komplet dokumentów niezbędnych do pokrycia kosztów
    dojazdu. Złożenie niekompletnych, niepoprawnych dokumentów powoduje utratę przez
    badanego uprawnienia do zwrotu. Dodatkowo uczestnik badania i jego opiekun
    wypełniając wniosek potwierdza, że jest świadomy odpowiedzialności karnej za podanie
    nieprawdy we wniosku lub zatajenie prawdy. Wypłata nastąpi po dokonaniu weryfikacji
    przez Szpital obecności na badaniu danego pacjenta. Zwrot kosztów podróży będzie
    realizowany poprzez przelew na wskazany przez opiekuna rachunek bankowy, w ciągu 14
    dni od akceptacji przez Szpital wniosku wraz z załącznikami. Przewiduje się zastosowanie
    do wypłacanych należności przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej
    z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi
    zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu
    podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167, z późn. zm., zwanego dalej:
    „Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.”).
    Uczestnik badania i jego opiekun składa oświadczenie, że koszty dojazdu na badanie nie
    będą sfinansowane z innych źródeł.

## Pytanie

Czy w odniesieniu do opisanych w stanie faktycznym wniosku należności wypłacanych
    uczestnikom badań, stanowiących zwrot kosztów dojazdu na badania, prawidłowym
    będzie zastosowanie przez Szpital zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b
    ustawy o PDOF, a w konsekwencji na Szpitalu nie będzie spoczywał obowiązek pobrania
    podatku ani sporządzenia informacji podatkowej (np. PIT-11)?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Szpital w odniesieniu do należności wypłacanych biorącym udział w badaniu tytułem
    zwrotu kosztów dojazdu zamierza zastosować zwolnienie, o którym mowa w art. 21 ust. 1
    pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2020 r., poz.
    1426, z późn. zm., dalej: „ustawa o PDOF”).
    Szpital zamierza poinformować uczestników badania, że warunkiem zastosowania
    zwolnienia z opodatkowania jest niezaliczenie objętych zwrotem kosztów dojazdu do
    kosztów uzyskania przychodów uczestnika badania i jego opiekunów. Opiekun we
    wniosku oświadcza, że nie zaliczy kosztów dojazdu do kosztów uzyskania przychodów.
    Zdaniem Wnioskodawcy, Szpital – jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych
    – może zastosować zwolnienie z opodatkowania wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b
    ustawy o PDOF (do wysokości limitów wynikających z tego przepisu) do wartości
    świadczeń polegających na zwrocie przez Szpital kosztów przejazdów na rzecz
    uczestników badań.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób
    fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

      Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z
      wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od
      których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
    W myśl art. 9 ust. 2 tej ustawy:
      Dochodem ze źródła przychodów, jeżeli przepisy art. 23o, art. 23u, art. 24-24b, art.
      24c, art. 24e, art. 30ca, art. 30da oraz art. 30f nie stanowią inaczej, jest nadwyżka sumy
      przychodów z tego źródła nad kosztami ich uzyskania osiągnięta w roku podatkowym.
      Jeżeli koszty uzyskania przekraczają sumę przychodów, różnica jest stratą ze źródła
      przychodów.
    Natomiast stosownie do art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji
      praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b,
      art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w
      roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych
      świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
    Za przychód należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno w
    postaci pieniężnej, jak i w postaci niepieniężnej, w tym nieodpłatne świadczenia
    otrzymane przez podatnika.
    Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 9 ww. ustawy:
      Źródłami przychodów są inne źródła.
    Na podstawie art. 20 ust. 1 ww. ustawy:
      Za przychody z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9, uważa się w
      szczególności: kwoty wypłacone po śmierci członka otwartego funduszu emerytalnego
      wskazanej przez niego osobie lub członkowi jego najbliższej rodziny, w rozumieniu
      przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, kwoty uzyskane z
      tytułu zwrotu z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego oraz wypłaty z
      indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego, w tym także dokonane na rzecz
      osoby uprawnionej na wypadek śmierci oszczędzającego, zasiłki pieniężne z
      ubezpieczenia społecznego, alimenty, stypendia, świadczenia otrzymane z tytułu
      umowy o pomocy przy zbiorach, dotacje (subwencje) inne niż wymienione w art. 14,
      dopłaty, nagrody i inne nieodpłatne świadczenia nienależące do przychodów
      określonych w art. 12-14 i art. 17.
    Użyte w ww. przepisie sformułowanie „w szczególności” świadczy o tym, że definicja
    przychodów z innych źródeł ma charakter przykładowy i otwarty, zatem do tej kategorii
    należy zaliczyć również przychody inne niż wymienione wprost w przepisie art. 20 ust. 1
    ww. ustawy. W związku z tym każde świadczenie mające realną korzyść finansową, o ile
    nie stanowi konkretnej kategorii przychodu zaliczanego do jednego ze źródeł
    wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 1-8b ww. ustawy, jest dla świadczeniobiorcy
    przychodem z innych źródeł.
    Na podstawie natomiast art. 42a ust. 1 ustawy:
      Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki
      organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które
      dokonują wypłaty należności lub świadczeń, o których mowa w art. 20 ust. 1, z
      wyjątkiem dochodów (przychodów) wymienionych w art. 21, art. 52, art. 52a i art. 52c
      oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano
      poboru podatku, od których nie są obowiązane pobierać zaliczki na podatek lub
      zryczałtowanego podatku dochodowego, są obowiązane sporządzić informację
      według ustalonego wzoru o wysokości przychodów i przesłać ją podatnikowi oraz
      urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy
      według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku

      podatników, o których mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy
      którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób
      zagranicznych wykonuje swoje zadania.
    Jednakże na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych:
      Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
        a) podróży służbowej pracownika,
        b) podróży osoby niebędącej pracownikiem
      - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez
      ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania
      należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
      samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze
      kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.
    Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy rozporządzenia Ministra
    Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących
    pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
    budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190 ze zm.).
    Stosownie do treści § 2 przywołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:
      Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu
      określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
        1) diety;
        2) zwrot kosztów:
          a) przejazdów,
          b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
          c) noclegów,
          d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub
            uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
    Ponadto, zgodnie z § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:
      Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży
      krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub
      motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
    Stosownie do § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia:
      W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów
      przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za
      jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż
      określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6
      września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2022 r. poz. 2201 ze zm.).
    W tym zakresie obowiązują przepisy Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25
    marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów
    używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów
    niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.).
    Aby jednak przedmiotowe świadczenia – do wysokości określonej w ww. rozporządzeniach
    – korzystały ze zwolnienia, muszą być spełnione warunki wynikające z art. 21 ust. 13
    ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z jego treścią:
      Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały
      zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

        1) w celu osiągnięcia przychodów lub
        2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na
        podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
        3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej
        oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
        4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w
        związku z wykonywaniem tych funkcji.
    Państwo jako szpital działacie w oparciu o przepisy ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o
    działalności leczniczej (Dz. U. z 2025 r. poz. 450 ze zm.). Art. 2 ust. 1 pkt 9 tej ustawy
    definiuje szpital jako:
      zakład leczniczy, w którym podmiot leczniczy wykonuje działalność leczniczą w rodzaju
      świadczenia szpitalne.
    Na podstawie art. 3 ust. 1 i 2 ustawy o działalności leczniczej:
      Działalność lecznicza polega na udzielaniu świadczeń zdrowotnych. Świadczenia te
      mogą być udzielane za pośrednictwem systemów teleinformatycznych lub systemów
      łączności.
      Działalność lecznicza może również polegać na:
        1) promocji zdrowia lub
        2) realizacji zadań dydaktycznych i badawczych w powiązaniu z udzielaniem
        świadczeń zdrowotnych i promocją zdrowia, w tym wdrażaniem nowych
        technologii medycznych oraz metod leczenia.
    Z opisu zdarzenia wynika, że Projekt zostanie wykonany przez Szpital w ramach jego
    działalności statutowej. Na wykonanie zadań z projektu Szpital otrzyma dotację celową.
    Zatem została spełniona przesłanka określona w art. 21 ust. 13 pkt 2 ustawy o podatku
    dochodowym od osób fizycznych.
    Zgodnie z art. 21 ust. 13 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
    zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy (czyli dotyczące podróży osób niebędących
    pracownikami) ma zastosowanie jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do
    kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu realizacji zadań organizacji i
    jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw. Zakres
    tego zwolnienia jest ograniczony do wysokości określonej we wskazanych w treści
    regulacji przepisach.
    Tym samym w odniesieniu do opisanych we wniosku należności wypłacanych uczestnikom
    projektu, stanowiących zwrot kosztów dojazdu na badania, którzy potwierdzają, że koszty
    dojazdu na badania nie będą sfinansowane z innych źródeł, zastosowanie znajdzie
    zwolnienie określone w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ww. ustawy, a w konsekwencji nie będzie
    spoczywał na Państwu obowiązek pobrania podatku ani sporządzenia informacji
    podatkowej.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy
      z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
      Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie

      zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się
      Państwo do interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
        1) z zastosowaniem art. 119a;
        2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5
        ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
        3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki
      interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa
    z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.