Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 1462-IPPP2.4512.819.2016.1.AM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2016-12-30
Teza: Zmiana sposobu przechowywania faktur z formy papierowej na formę elektroniczną zgodną z przepisami prawa nie ma wpływu na zrealizowane w sposób prawidłowy prawo do obniżenia podatku VAT należnego o podatek naliczony. Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur, z których Wnioskodawcy będzie przysługiwać prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przechowywanych w formie elektronicznej, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, których papierowa forma zostanie zniszczona należało uznać za prawidłowe.
Słowa kluczowe: dokumentacja; dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy - przedstawione we wniosku z dnia 17 października 2016 r. (data wpływu 24 października 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania dokumentów wystawionych, jak i otrzymanych od kontrahentów, wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych oraz w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, których papierowa forma zostanie zniszczona - **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 24 października 2016 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania dokumentów wystawionych, jak i otrzymanych od kontrahentów, wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych oraz w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, których papierowa forma zostanie zniszczona.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka jest spółką prawa handlowego, podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku od towarów i usług, zobowiązaną do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 z późn. zm.; dalej: “ustawa o rachunkowości”).

Z wykorzystaniem oprogramowania komputerowego (programu księgowego), które umożliwia archiwizację dokumentów w formie elektronicznej od roku 2012 Spółka wprowadziła proces elektronicznego archiwizowania zewnętrznych dokumentów który polega na tym, że wszystkie dokumenty zewnętrzne obce otrzymane przez Spółkę (faktury zakupu, noty obciążeniowe, rachunki, itp.) są wprowadzane do systemu księgowego w postaci skanu, tj. obrazu dokumentu zapisanego w postaci pliku elektronicznego w formacie PDF. Treść zapisanego w formie elektronicznej dokumentu jest zgodna z jego wersją w formie papierowej i nie będzie mogła zostać w jakikolwiek sposób zmieniona (wykorzystywane do tego oprogramowanie, po zeskanowaniu danego dokumentu nie dopuszcza możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w jego treści przez co jest to wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego). Innymi słowy będzie to elektroniczny obraz dokumentu otrzymanego w formie papierowej. Jedną z wdrożonych w spółce kontroli biznesowych dających pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą, jest system zamówień do dostawców (zatwierdzanie zamówień zgodnie z zasadami uprawnień ustalonymi w Spółce, uzgadnianie otrzymanych dostaw lub usług z zamówieniem oraz fakturą).

Dokumenty sprzedaży wystawiane są natomiast bezpośrednio z systemu księgowego i również zapisywane w postaci pliku elektronicznego. W rezultacie wszystkie otrzymane i wystawione przez Spółkę dokumenty są archiwizowane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej (obrazu dokumentu zapisanego w postaci pliku elektronicznego). Dokumentacja w formie elektronicznej przechowywana jest na serwerach z możliwością niezwłocznego i bezpośredniego dostępu do niej ze strony Spółki.

Całość dokumentacji jest przechowywana w formie elektronicznej przez okres wymagany przepisami prawa (tj. co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych) w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe odszukanie konkretnego dokumentu. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane urządzenia będą pozwalały na odtworzenie dokumentów w postaci wydruków.

Spółka przechowuje elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia (tj. pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (tj. bez zmiany danych, które winien zawierać dany dokument) oraz czytelność,
2.  łatwe ich odszukanie,
3.  bezzwłoczny dostęp do dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

W całym okresie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej są one należycie chronione, w szczególności przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentów.

Dotychczas Spółka stosowała system archiwizacji w formie elektronicznej dokumentów otrzymanych w formie papierowej równolegle z archiwizacją w formie tradycyjnej, tj. papierowej.

Spółka planuje jednak wdrożenie procedury, zgodnie z którą całość dokumentacji w wersji papierowej, która zostanie zapisana w formie plików elektronicznych będzie niszczona i pozostawała wyłącznie w archiwum elektronicznym. Polegałoby to na tym, że po zeskanowaniu dokumentów przez Spółkę papierowe ich wersje wraz z elektronicznymi byłyby przechowywane do momentu zatwierdzeniu sprawozdania finansowego Spółki za dany rok sprawozdawczy. Niszczenie papierowych wersji dokumentów odbywałoby się najwcześniej po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok - według regulacji i przy spełnieniu warunków z art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy w świetle obowiązujących przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych i wystawianych przez Spółkę dokumentów (w szczególności faktur zakupu i sprzedaży, faktur korygujących, not obciążeniowych oraz rachunków) wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów tych dokumentów po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok?
2.  Czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w wystawionych fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Ad pytanie 1

Zdaniem Spółki przechowywanie dokumentacji podatkowej, w szczególności faktur zakupu, sprzedaży, faktur korygujących, not obciążeniowych oraz rachunków wyłącznie w formie elektronicznej jest prawnie dopuszczalne i będzie wystarczające dla stwierdzenia dopełnienia obowiązku przechowywania dokumentacji podatkowej. Obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie wskazują bowiem jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania dokumentacji podatkowej, a przede wszystkim nie zawierają zakazu przechowywania jej wyłącznie w formie elektronicznej.

Przepisy ustawy o rachunkowości

Zgodnie z art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Zdaniem Spółki użytego w art. 73 ust. 1 sformułowania oryginalna postać nie należy utożsamiać tylko z pojęciem formy papierowej. Oryginalna postać powinna być utożsamiana z oryginalną treścią dokumentu zawartą na dokumencie a nie z formą w jakiej tej dokument występuje. Podobną wykładnię zaaprobował również na gruncie przepisów podatkowych Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 9 maja 2012 r. (sygn. akt I FSK 1245/11) twierdząc na przykład, że „(\`(...)\`) regulacje z zakresu prawa krajowego nie pozwalają na stwierdzenie, że pojęcie oryginalna postać mieści w sobie również pojęcie formy faktury: papierowej lub elektronicznej. Pojęcie forma występuje w innych przepisach rozporządzenia z 2008 r. traktujących o elektronicznej formie faktury, tj. w § 19 ust. 3, § 20 ust. 2 i ust. 5 oraz § 21 ust. 3. Biorąc pod uwagę jednolitość terminologii aktu prawnego określenia forma należy używać dla wyjaśnienia czy faktura jest papierowa, czy elektroniczna. Natomiast pojęcie postaci odnosić należy do innych cech faktury, które nie mieszczą się pod pojęciem formy. Zatem oryginalna postać faktury to taka, która zapewni przez cały okres przechowywania faktury jej autentyczność, integralność treści oraz czytelność. Natomiast bez znaczenia dla zachowania oryginalnej postaci faktury będzie miała forma jej przechowywania, papierowa czy też elektroniczna.” Niedopuszczalność przechowywania dokumentów podatkowych w postaci innej niż papierowa (np.: w postaci skanu dokumentu papierowego) leżałoby w sprzeczności z regulacjami prawa podatkowego oraz przyjętym stanowiskiem sądów administracyjnych i organów podatkowych.

Z kolei art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości stanowi, że z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

Ze względu na ewentualne wątpliwości interpretacyjne sformułowania oryginalna postać użytego w art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jak opisano w opisie zdarzenia przyszłego Spółka planuje dokonywać utylizacji (zniszczeniem) papierowych dokumentów źródłowych uprzednio zeskanowanych i zabezpieczonych w ramach opisanego systemu archiwizacji dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok (którego dotyczą przedmiotowe dokumenty).

Przepisy prawa podatkowego

Zdaniem Spółki przechowywanie dokumentacji podatkowej, w szczególności faktur zakupu, sprzedaży, faktur korygujących, not obciążeniowych oraz rachunków wyłącznie w formie elektronicznej jest prawnie dopuszczalne i będzie wystarczające dla stwierdzenia dopełnienia obowiązku przechowywania dokumentacji podatkowej. Obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie wskazują bowiem jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania dokumentacji podatkowej, a przede wszystkim nie zawierają zakazu przechowywania jej wyłącznie w formie elektronicznej.

Regulacje prawa podatkowego odnoszącego się do zagadnienia przechowywania dokumentacji podatkowej zawarte są w szczególności w ustawie ordynacja podatkowa oraz ustawie o podatku od towarów i usług.

Według art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej: Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Przepis ten określa zatem wyłącznie przedmiot i termin przechowywania, nie odnosi się natomiast do formy, w jakiej miałoby ono następować. W konsekwencji nie można w oparciu o tę regulację przesądzać, aby preferowaną przez ustawodawcę była forma papierowa a nie elektroniczna. Przepis nie zawiera nakazu przechowywania dokumentacji jedynie w postaci papierowej i jednocześnie nie zawiera zakazu przechowywania dokumentacji wyłącznie w formie elektronicznej. Uprawnione jest zatem zdaniem Spółki twierdzenie, że na gruncie przepisów Ordynacji podatkowej forma przechowywania dokumentacji należy do swobodnego uznania podatnika.

Z kolei na gruncie przepisów ustawy o VAT zagadnieniu przechowywania dokumentów poświęcone są art. 112 i 112a.

Art. 112. Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust 3 i art. 134 ust. 3.

Art. 112a. 1. Podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

1.  Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
2.  Przepisu ust 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
3.  Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy o VAT poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym ( (Dz. U. z 2013 r. poz. 262, z 2014 r. poz. 1662 oraz z 2015 r. poz. 1893), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie kontrole biznesowe użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o VAT należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei, pojęcie wiarygodna ścieżka audytu, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z przywołanych regulacji ustawy o VAT wynika, zdaniem Spółki bezsprzecznie, iż ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Odmienna wykładnia prowadziłaby do tego, iż bezprzedmiotowe stałyby się postanowienie wskazanego powyżej art. 112a ust. 4 określającego warunki dostępu organów podatkowych do faktur przechowywanych w formie elektronicznej. Jednocześnie z treści tych przepisów nie wynika, aby przechowywanie faktur w formie elektronicznej miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu.

Tym samym, w ocenie Spółki również z treści przepisów ustawy o VAT nie wynika, aby wykluczone było przechowywanie dokumentacji księgowej (w szczególności faktur) wyłącznie w formie elektronicznej.

Przyjąć należy, że o ile zachowane zostaną ogólne warunki przechowywania faktur zawarte w art. 112 ust. 1 oraz zapewniony zostanie do nich dostęp na żądanie organów podatkowych w sposób, o którym mowa w art. 112 ust. 4 podatnik jest uprawniony do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur, faktur korygujących, not obciążeniowych wystawionych i otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej.

Słuszność tego stanowiska potwierdzają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych przepisów prawa podatkowego. Taki pogląd znajdziemy m.in. w interpretacjach:

1.  Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 9 czerwca 2016 r. nr IPPP2/4512- 280/16‑4/MMa, w której czytamy, że w świetle przywołanych przepisów ustawy o VAT oraz ustawy Ordynacja podatkowa należy stwierdzić, że przechowywanie w szczególności faktur zakupu i sprzedaży, faktur korygujących oraz rachunków otrzymanych w formie papierowej, w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur zakupowych na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z cyt. przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji (i umożliwia niszczenie dokumentów otrzymanych w wersji papierowej), niezależnie od formy, w jakiej Spółka otrzymała bądź będzie otrzymywać faktury zakupowe (tj. jako faktury papierowe lub jako faktury elektroniczne).
2.  Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 11 marca 2016 r. nr IPPP3/4512- 165/16‑2/ISZ, w której czytamy, iż o ile stosowana przez podatnika procedura przechowywania dokumentów (w szczególności faktur VAT) w formie elektronicznej będzie spełniała warunki określone w art. 112 ust. 1 i 4 ustawy o VAT, to planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej - w szczególności utylizacja papierowych dokumentów (głównie faktur VAT), po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego po zakończeniu roku obrotowego, uprzednio zeskanowanych w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji będzie zgodna z przepisami podatkowymi (ordynacji podatkowej, ustawy o VAT), w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
3.  Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 r. nr IBPP3/443‑1391/14/JP, zdaniem którego faktury, co do których wnioskująca spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.
4.  Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 8 stycznia 2016 r. nr IPPP2/4512‑1052/15‑4/AO, gdzie również spełnienie przez Wnioskodawcę warunków określonych w art. 112 ust. 1 i 4 ustawy o VAT doprowadziło organ do wniosku, że będzie on uprawniony do archiwizacji dokumentów jedynie w formie elektronicznej w szczególności Spółka będzie uprawniona do archiwizacji jedynie w formie elektronicznej (w postaci skanów) dokumentów otrzymanych w formie papierowej i zaprzestania archiwizowania dokumentów w formie papierowej.

W przedstawionym stanie faktycznym planowany sposób przechowywania dokumentacji podatkowej (w szczególności faktur sprzedaży zakupu, faktur korygujących, not obciążeniowych, rachunków, itp.) spełni wymogi, o których mowa w art. 112 ust. 1 i 4 ustawy o VAT, tj.:

1.  zachowana zostanie integralność dokumentów - zarówno proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną, jak i sposób ich przechowywania nie będą skutkowały żadnymi modyfikacjami dokumentu ani zawartymi w nim danymi,
2.  zachowana zostanie autentyczność pochodzenia dokumentów - Spółka każdorazowo będzie miała pewność co do podmiotu, od którego otrzymała dokument i będzie w stanie zweryfikować ten fakt;
3.  zachowana zostanie czytelność dokumentów - proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną dokonywany będzie z wykorzystaniem odpowiedniej jakości sprzętu technicznego wykorzystywanego do ich skanowania;
4.  stosowane rozwiązania techniczne zapewnią bezzwłoczny dostęp do dokumentów, jak również ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W tym stanie rzeczy, Spółka stoi na stanowisku, że będzie uprawniona do archiwizacji dokumentów jedynie w formie elektronicznej w postaci obrazu elektronicznego (skanu zapisanego w formacie PDF) i zaprzestania archiwizowania dokumentów w formie papierowej. Z zastrzeżeniem, że zniszczenie dokumentacji w formie papierowej dotyczącej danego roku obrotowego nastąpi nie wcześniej niż po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego Spółki za ten rok obrotowy. Postępowanie takie należy uznać za zgodne z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego w zakresie wymogów co do przechowywania dokumentacji podatkowej.

Ad pytanie 2

Zdaniem Spółki zmiana sposobu archiwizacji otrzymanych faktur, tj. przechowywanie ich wyłącznie w postaci pliku elektronicznego (skanu zapisanego w formacie PDF) w żaden sposób nie wpływa na zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego w nich wykazanego. Realizacja prawa do odliczenia podatku naliczonego nie jest bowiem w żaden sposób uzależniona od formy, w jakiej przechowywane są dokumenty (faktury) dające prawo do odliczenia podatku naliczonego. Skoro, jak to zostało wykazane w ramach własnego stanowiska w sprawie, w świetle przepisów o podatku od towarów i usług dopuszczalne jest przechowywanie dokumentacji (w szczególności otrzymanych faktur i faktur korygujących) wyłącznie w formie elektronicznej, to tym samym należy przyjąć, iż ustawodawca dopuszcza możliwość odliczenia podatku naliczonego z faktur zachowanych wyłącznie w tej formie. Sprzeczne z zasadami logiki i zasadą racjonalnego ustawodawcy byłoby twierdzenie, iż podatnik może przechowywać dokumentację wyłącznie w formie elektronicznej, jednakże realizacja prawa do odliczenia podatku naliczonego wymaga dysponowania dokumentem w formie papierowej.

Mając powyższe na względzie, zdaniem Spółki, odpowiedź na pytanie nr 2 również powinna być twierdząca. Mimo posiadania przez Spółkę jedynie faktur zapisanych w formie pliku elektronicznego i braku papierowej wersji faktury uprawniona jest ona do odliczenia podatku naliczonego zawartego w tych fakturach na zasadach ogólnych wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. W konsekwencji, jeżeli otrzymane przez Spółkę faktury w formie papierowej zostaną zniszczone z równoczesnym zapisaniem ich w formie elektronicznej spełniającej warunki, o których mowa w art. 112a ust. 1 i 4 ustawy o VAT, to o ile będą dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych, to będą one dawały prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zatem należy uznać, że faktury zakupowe przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur zakupowych, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych.

Podkreślenia w tym miejscu wymaga, że stanowisko tutaj prezentowane znajduje również potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe w analogicznych stanach faktycznych. Twierdzenie takie znajdziemy w szczególności w interpretacjach indywidualnych powołanych w ramach własnego stanowiska w sprawie pytania 1. Cytowane organy w sposób jednolity przyznają iż w przypadku gdy podatnik będzie dysponował tylko elektronicznymi obrazami faktur, zachowa on prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury po zakończeniu roku obrotowego, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej. Niedostępność (w skutek zniszczenia) formy papierowej faktury nie powoduje bowiem, że faktura w sensie materialnym zostaje utracona, ponieważ pozostaje ona przechowywana w formie elektronicznej.

Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości jej stanowiska w opisanej powyżej sprawie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r., poz. 710, z poźn. zm.) zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl art. 2 pkt 32 - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262, z 2014 r. poz. 1662 oraz z 2015 r. poz. 1893 ), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojecie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust 1. Podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z ustawą Ordynacja podatkowa, art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Stosownie do art. 86 § 1 ww. ustawy, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Definicja ksiąg podatkowych zawarta jest w art. 3 pkt 4 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z tym przepisem księgami podatkowymi są: księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Ponadto zgodnie z art. 87 § 1 jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest spółką prawa handlowego, podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku od towarów i usług, zobowiązaną do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 z późn. zm.).

Od 2012 roku z wykorzystaniem oprogramowania komputerowego (programu księgowego), Spółka wprowadziła proces elektronicznego archiwizowania zewnętrznych dokumentów, który polega na tym że wszystkie dokumenty zewnętrzne obce otrzymane przez Spółkę (faktury zakupu, noty obciążeniowe, rachunki, itp.) są wprowadzane do systemu księgowego w postaci skanu, tj. obrazu dokumentu zapisanego w postaci pliku elektronicznego w formacie PDF. Treść zapisanego w formie elektronicznej dokumentu jest zgodna z jego wersją w formie papierowej i nie będzie mogła zostać w jakikolwiek sposób zmieniona (wykorzystywane do tego oprogramowanie, po zeskanowaniu danego dokumentu nie dopuszcza możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w jego treści przez co jest to wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego). Jedną z wdrożonych w spółce kontroli biznesowych dających pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą, jest system zamówień do dostawców (zatwierdzanie zamówień zgodnie z zasadami uprawnień ustalonymi w Spółce, uzgadnianie otrzymanych dostaw lub usług z zamówieniem oraz fakturą).

Dokumenty sprzedaży wystawiane są natomiast bezpośrednio z systemu księgowego i również zapisywane w postaci pliku elektronicznego. W rezultacie wszystkie otrzymane i wystawione przez Spółkę dokumenty są archiwizowane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej (obrazu dokumentu zapisanego w postaci pliku elektronicznego). Dokumentacja w formie elektronicznej przechowywana jest na serwerach z możliwością niezwłocznego i bezpośredniego dostępu do niej ze strony Spółki.

Całość dokumentacji jest przechowywana w formie elektronicznej przez okres wymagany przepisami prawa (tj. co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych) w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe odszukanie konkretnego dokumentu. System informatyczny używany przez Spółkę oraz posiadane urządzenia będą pozwalały na odtworzenie dokumentów w postaci wydruków.

Spółka przechowuje elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia (tj. pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści (tj. bez zmiany danych, które winien zawierać dany dokument) oraz czytelność,
2.  łatwe ich odszukanie,
3.  bezzwłoczny dostęp do dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

W całym okresie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej są one należycie chronione, w szczególności przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentów.

Dotychczas Spółka stosowała system archiwizacji w formie elektronicznej dokumentów otrzymanych w formie papierowej równolegle z archiwizacją w formie tradycyjnej, tj. papierowej.

Spółka planuje jednak wdrożenie procedury, zgodnie z którą całość dokumentacji w wersji papierowej, która zostanie zapisana w formie plików elektronicznych będzie niszczona i pozostawała wyłącznie w archiwum elektronicznym. Polegałoby to na tym, że po zeskanowaniu dokumentów przez Spółkę papierowe ich wersje wraz z elektronicznymi byłyby przechowywane do momentu zatwierdzeniu sprawozdania finansowego Spółki za dany rok sprawozdawczy. Niszczenie papierowych wersji dokumentów odbywałoby się najwcześniej po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok - według regulacji i przy spełnieniu warunków z art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Ad 1

Wnioskodawca ma wątpliwości czy w świetle przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest przechowywanie dokumentów wystawionych, jak również otrzymanych (w szczególności faktur zakupu, faktur sprzedaży, faktur korygujących, not obciążeniowych oraz rachunków), wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów tych dokumentów po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok.

Wobec prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji dokumentów wystawionych jak i otrzymanych w formie papierowej, należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania dokumentów (wystawionych/otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie tych dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów, a w przypadku dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania dokumentów jest zachowanie ich oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie dokumentów określonych w ustawie o VAT w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

W przedmiotowej sprawie warunki zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług dotyczące sposobu przechowywania dokumentów i danych w nich zawartych zostały spełnione, gdyż przedstawiona procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej będzie zapewniać: przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność - od momentu utworzenia elektronicznego dokumentu do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca zapewni również bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów na żądanie organu podatkowego oraz organu kontroli skarbowej, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Otrzymane w formie papierowej dokumenty będą skanowane do formatu elektronicznego PDF, przy czym wersja elektroniczna zeskanowanego dokumentu będzie wiernym i czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej (po zarchiwizowaniu w wersji elektronicznej, Strona zamierza niszczyć wersje papierowe ww. dokumentów).

Tak więc, analizując okoliczności sprawy w świetle przywołanych przepisów ustawy o VAT należy stwierdzić, że przechowywanie ww. dokumentów otrzymanych w formie papierowej, które będą przechowywane w formie elektronicznej archiwizacji, wypełni wymogi ustawowe w tym zakresie.

Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji i umożliwia niszczenie dokumentów otrzymanych w wersji papierowej, niezależnie od formy, w jakiej Spółka wystawiała bądź otrzymała faktury.

Zatem planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej - w szczególności utylizacja papierowych dokumentów (tj. powołanych we wniosku faktur zakupu i sprzedaży, faktur korygujących oraz rachunków), po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego po zakończeniu roku obrotowego, uprzednio zeskanowanych w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji - będzie zgodne z przepisami podatkowymi określonymi w ustawie o VAT w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy, w zakresie prawa do przechowywania ww. dokumentów wystawionych, jak i otrzymanych od kontrahentów, wyłącznie w formie elektronicznej po zniszczeniu wersji papierowych, należało uznać za prawidłowe.

Ad 2

Wnioskodawca ma również wątpliwości, czy w przypadku, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur, zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktur po zakończeniu roku obrotowego, ale przechowywanych w dalszym ciągu w formie elektronicznej.

Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o VAT – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, pozbawiających podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Stosownie do art. 86 ust. 10 ustawy – prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny (art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy).

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Wnioskodawca we wniosku wskazał, że w zakresie prawa do obniżenia podatku VAT należnego o kwoty podatku VAT naliczonego rozważa faktury, które będą dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej (w ramach opisanej we wniosku procedury przechowywania dokumentów) przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów potwierdzają prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego w zakresie w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, przy uwzględnieniu przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Zmiana sposobu przechowywania faktur z formy papierowej na formę elektroniczną zgodną z przepisami prawa nie ma wpływu na zrealizowane w sposób prawidłowy prawo do obniżenia podatku VAT należnego o podatek naliczony.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur, z których Wnioskodawcy będzie przysługiwać prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przechowywanych w formie elektronicznej, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, których papierowa forma zostanie zniszczona należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania niniejszej interpretacji.

Końcowo tutejszy Organ informuje, że nie mógł rozstrzygnąć wątpliwości Strony dotyczących możliwości archiwizowania w formie elektronicznej pozostałych dokumentów, o których mowa we wniosku, tj. not obciążeniowych, gdyż nie zostały one wskazane w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług, jako dokumenty potwierdzające wykonanie czynności podlegających opodatkowaniu tym podatkiem.

Ponadto tut. Organ informuje, że zgodnie z art. 14na pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, przepisów art. 14k-14n dotyczących ochrony prawnej wynikającej z zastosowania się Wnioskodawcy do otrzymanej interpretacji nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe przedstawione we wniosku stanowią element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. czynności dokonanych w ramach transakcji, które pomimo spełnienia warunków formalnych ustanowionych w przepisach ustawy, miały zasadniczo na celu osiągnięcie korzyści podatkowych, których przyznanie byłoby sprzeczne z celem, któremu służą te przepisy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00‑013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r. poz. 718 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym, a ponadto zawierać: wskazanie zaskarżonej decyzji, postanowienia, innego aktu lub czynności; oznaczenie organu, którego działania, bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania skarga dotyczy; określenie naruszenia prawa lub interesu prawnego; w przypadkach, o których mowa w art. 52 § 3 i 4, dowód, że skarżący wezwał właściwy organ do usunięcia naruszenia prawa (art. 57 § 1 pkt 1 - 4 ww. ustawy). Skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Administracji Skarbowej w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.