Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-1.4012.521.2017.1.KBR
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2017-11-28
Teza: Przechowywanie dokumentów źródłowych, w szczególności otrzymywanych i wystawianych faktur VAT, w formie elektronicznej w sposób opisany w złożonym wniosku, który jak wskazał Wnioskodawca zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwia dostęp do tych dokumentów na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodny z cyt. przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji. W odniesieniu natomiast do pozostałych dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących faktur, zawartych w ustawie o VAT, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 27 września 2017 r. (data wpływu 2 października 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania dokumentacji podatkowej w wersji elektronicznej w formacie PDF – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 2 października 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania dokumentacji podatkowej w wersji elektronicznej w formacie PDF.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej jako: „Spółka”) jest spółką zależną, należącą do międzynarodowej grupy kapitałowej, zajmującą się przede wszystkim: handlem krajowym i zagranicznym odczynnikami (testami) medycznymi EKD 5190Z, a także urządzeniami medycznymi współpracującymi ze sprzedawanymi testami a także serwisem tych urządzeń. Spółka jest zarejestrowana na terytorium kraju jako czynny podatnik podatku od towarów i usług, spółka jest rezydentem w rozumieniu ustawy CIT. Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi służące do prowadzenia działalności w zakresie wymienionym powyżej. Z uwagi na fakt, że ww. zakupy są przez nią wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, co do zasady przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących te zakupy.

Wydatki powyższe ponoszone są w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodów, w związku z czym, co do zasady, Spółka jest uprawniona do ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych. W chwili obecnej część faktur jest otrzymywanych i wystawianych przez Spółkę w formie papierowej, są one przechowywane w Spółce w tej samej formie. Niemniej, celem minimalizacji kosztów, a także ograniczenia ryzyka utraty i zniszczenia dokumentów źródłowych, Spółka rozważa zmianę praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej.

W odniesieniu do dokumentów otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej, m.in.:

*   faktur oraz faktur korygujących sprzedaż krajową i zagraniczną
*   paragonów,
*   rachunków,
*   rozliczenia kosztów podróży służbowej,
*   wyciągów bankowych,
*   dowodów wpłat i wypłat (KP, KW) zarówno własnych jak i obcych,
*   decyzji urzędowych,
*   tabel amortyzacyjnych
*   deklaracji podatkowych
*   list płac
*   rejestrów VAT
*   dokumentów magazynowych

oraz wszelkich innych dokumentów stanowiących dowód poniesienia kosztów, które Wnioskodawca otrzyma od swoich kontrahentów, planowane jest wprowadzenie procedury polegającej na zeskanowaniu ich i archiwizacji w formie elektronicznych plików w formacie PDF, dokumenty w formie papierowej po ich zarchiwizowaniu w formie elektronicznej zostaną zniszczone.

Procedura ta będzie obejmowała tylko dokumenty, które wpłynęły do Spółki po wdrożeniu systemu. Data wdrożenia procesu zostanie określona przez zarząd Spółki na podstawie uchwały („Dzień Wdrożenia”). Dokumenty źródłowe, które Spółka otrzymywała oraz wystawiała w formie papierowej do Dnia Wdrożenia będą nadal przechowywane przez Spółkę w formie papierowej.

Dokumenty elektroniczne otrzymywane i wystawiane przez Spółkę przed Dniem Wdrożenia, jak i po Dniu Wdrożenia będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej.

Digitalizacja dokumentów (przeniesienie ich treści na nośniki elektroniczne) będzie dotyczyła głównie faktur, które Spółka otrzymuje oraz wystawia w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, a także sposób przechowywania będzie spełniał wymagania stawiane art. 71-73 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r., poz. 1047, z późn. zm.).

Treść papierowego dokumentu będzie zapisana w wersji elektronicznej w formacie nieedytowalnego pliku w formacie PDF, nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do dokumentu w formie papierowej (wykorzystany zostanie odpowiedniej jakości sprzęt techniczny do skanowania i wydruku dokumentów).

Zeskanowane dokumenty będą przechowywane na serwerze w Austrii (z dostępem do nich w Polsce za pośrednictwem komputerów) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Regularnie będą sporządzane kopie zapasowe danych z serwera. W Spółce zostanie wdrożony odpowiedni system uprawnień i zabezpieczeń dostępu do elektronicznych wersji dokumentów.

Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy lub wystawcy dokumentu - tu w szczególności faktury, a także pewność co do autentyczności dokumentu), integralność treści (w dokumencie nie będzie możliwa zmiana danych), ponadto jak w poprzednim akapicie wskazano - dokumenty będą czytelne.

System archiwizacji faktur będzie umożliwiał dostęp on-line do przechowywanych faktur, na wypadek pojawienia się takiego żądania ze strony organów podatkowych (dostęp w siedzibie Spółki). Na żądanie organów podatkowych Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny pobór dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej, a także możliwość przetwarzania danych w nich zawartych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy planowane postępowanie Spółki w zakresie elektronicznego przechowywania dokumentacji podatkowej - w szczególności w zakresie faktur VAT, będzie zgodne z przepisami podatkowymi (Ordynacji podatkowej, ustawy VAT)?

Zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie dokumentów źródłowych, w szczególności wystawianych oraz otrzymywanych faktur VAT, w formie elektronicznej, będzie zgodne z przepisami podatkowymi, w szczególności Ordynacji podatkowej.

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (dalej jako: Ordynacja podatkowa), podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Przepisy Ordynacji podatkowej nie określają sposobu przechowywania dokumentacji, w szczególności nie wskazują, aby dokumentacja miała być przechowywana w formie papierowej.

Przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej jako: ustawa o CIT) również nie określają sposobu w jaki należy przechowywać dokumentację podatkową.

Zgodnie zaś z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej jako: ustawa o VAT) podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Art. 112a ust. 1 ustawy o VAT stanowi, iż podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie zaś z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zagadnienie autentyczności i integralności treści faktur zostało uregulowane w art. 106m ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem:

*   Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
*   Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
*   Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
*   Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Należy wskazać, że w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Spółka zamierza przechowywać faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, zapewniając łatwe ich odszukanie. Sposób przechowywania faktur będzie spełniał także wymagania stawiane w art. 71-73 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy lub wystawcy dokumentu - tu w szczególności faktury, a także pewność co do autentyczności dokumentu), integralność treści (w dokumencie nie będzie możliwa zmiana danych), ponadto dokumenty będą czytelne. Treść papierowego dokumentu będzie zapisana w wersji elektronicznej w formacie nieedytowalnego pliku w formacie PDF, nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do dokumentu w formie papierowej (wykorzystany zostanie odpowiedniej jakości sprzęt techniczny do skanowania i wydruku dokumentów). Zeskanowane dokumenty będą przechowywane na serwerze w Austrii do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Regularnie będą sporządzane kopie zapasowe danych z serwera. W Spółce zostanie wdrożony odpowiedni system uprawnień i zabezpieczeń dostępu do elektronicznych wersji dokumentów. System archiwizacji faktur będzie umożliwiał dostęp, on-line do przechowywanych faktur, na wypadek pojawienia się takiego żądania ze strony organów podatkowych (dostęp w siedzibie Spółki) Na żądanie organów podatkowych Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny pobór dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej, a także możliwość przetwarzania danych w nich zawartych.

Należy więc stwierdzić, że w zakresie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, opisana w zdarzeniu przyszłym procedura, zapewni dopełnienie wymogów przewidzianych w art. 106m ustawy o VAT.

Podsumowując: regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych i otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej. Sposób, w który Spółka zamierza przechowywać faktury zapewnia przechowywanie ich w podziale na okresy rozliczeniowe oraz łatwe ich odszukanie. Zapewnia także autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W związku z tym należy uznać stanowisko przedstawione przez Spółkę w pytaniu pierwszym za prawidłowe.

Stanowisko Wnioskodawcy zostało potwierdzone m.in. w interpretacji indywidualnej z dnia 26 czerwca 2017 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.151.2017.2.SR, interpretacji indywidualnej z dnia 22 marca 2017 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.92.2017.1.KOM, w interpretacji indywidualnej z dnia 13 marca 2017 r., sygn. 2461-IBPP2.4512.1034.2016.3.WN oraz w interpretacji indywidualnej z dnia 16 lutego 2017 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.934.2016.2.JO.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy z 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Ponadto, na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe”, użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ponadto, na podstawie art. 86 § 1 ww. ustawy Ordynacja podatkowa, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych i otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Z opisu sprawy wynika, że w chwili obecnej Spółka otrzymuje i wystawia część faktur w formie papierowej, są one przechowywane w tej samej formie. Niemniej, celem minimalizacji kosztów, a także ograniczenia ryzyka utraty i zniszczenia dokumentów źródłowych, Spółka rozważa zmianę praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej.

W odniesieniu do dokumentów otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej, m.in.:

*   faktur oraz faktur korygujących sprzedaż krajową i zagraniczną,
*   paragonów,
*   rachunków,
*   rozliczenia kosztów podróży służbowej,
*   wyciągów bankowych,
*   dowodów wpłat i wypłat (KP, KW) zarówno własnych, jak i obcych,
*   decyzji urzędowych,
*   tabel amortyzacyjnych,
*   deklaracji podatkowych,
*   list płac,
*   rejestrów VAT,
*   dokumentów magazynowych

oraz wszelkich innych dokumentów stanowiących dowód poniesienia kosztów, które Wnioskodawca otrzyma od swoich kontrahentów, planowane jest wprowadzenie procedury polegającej na zeskanowaniu ich i archiwizacji w formie elektronicznych plików w formacie PDF, dokumenty w formie papierowej po ich zarchiwizowaniu w formie elektronicznej zostaną zniszczone.

Procedura ta będzie obejmowała tylko dokumenty, które wpłynęły do Spółki po wdrożeniu systemu. Data wdrożenia procesu zostanie określona przez zarząd Spółki na podstawie uchwały. Dokumenty źródłowe, które Spółka otrzymywała oraz wystawiała w formie papierowej do Dnia Wdrożenia będą nadal przechowywane przez Spółkę w formie papierowej.

Dokumenty elektroniczne otrzymywane i wystawiane przez Spółkę przed Dniem Wdrożenia, jak i po Dniu Wdrożenia będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej.

Digitalizacja dokumentów (przeniesienie ich treści na nośniki elektroniczne) będzie dotyczyła głównie faktur, które Spółka otrzymuje oraz wystawia w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, a także sposób przechowywania będzie spełniał wymagania stawiane art. 71-73 ustawy o rachunkowości.

Treść papierowego dokumentu będzie zapisana w wersji elektronicznej w formacie nieedytowalnego pliku w formacie PDF, nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do dokumentu w formie papierowej (wykorzystany zostanie odpowiedniej jakości sprzęt techniczny do skanowania i wydruku dokumentów).

Zeskanowane dokumenty będą przechowywane na serwerze w Austrii (z dostępem do nich w Polsce za pośrednictwem komputerów) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Regularnie będą sporządzane kopie zapasowe danych z serwera. W Spółce zostanie wdrożony odpowiedni system uprawnień i zabezpieczeń dostępu do elektronicznych wersji dokumentów.

Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy lub wystawcy dokumentu - tu w szczególności faktury, a także pewność co do autentyczności dokumentu), integralność treści (w dokumencie nie będzie możliwa zmiana danych), ponadto jak w poprzednim akapicie wskazano - dokumenty będą czytelne.

System archiwizacji faktur będzie umożliwiał dostęp on-line do przechowywanych faktur, na wypadek pojawienia się takiego żądania ze strony organów podatkowych (dostęp w siedzibie Spółki). Na żądanie organów podatkowych Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny pobór dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej, a także możliwość przetwarzania danych w nich zawartych.

Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz powołane przepisy ustawy o VAT oraz ustawy Ordynacja podatkowa, należy stwierdzić, że przechowywanie dokumentów źródłowych, w szczególności otrzymywanych i wystawianych faktur VAT, w formie elektronicznej w sposób opisany w złożonym wniosku, który jak wskazał Wnioskodawca zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwia dostęp do tych dokumentów na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodny z cyt. przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji. W odniesieniu natomiast do pozostałych dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących faktur, zawartych w ustawie o VAT, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Zatem należy stwierdzić, że opisana we wniosku procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej (faktury w formacie pdf), będzie zgodna z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego o których mowa w art. 106m ustawy oraz art. 112 i art. 112a ustawy.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w powyższym zakresie należało uznać za prawidłowe.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Niniejsza interpretacja dotyczy wniosku w zakresie podatku od towarów i usług odnoszącego się do prawa do przechowywania dokumentacji podatkowej w wersji elektronicznej, natomiast w kwestii prawa do odliczenia podatku VAT z faktur VAT przechowywanych w formacie PDF - została wydana odrębna interpretacja indywidualna. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.