Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB1-2.4010.293.2025.2.MK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-08-14
Teza: Sposób archiwizowania faktur i Dokumentów Transportowych
zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób
prawnych a prawo do obniżenia podstawy opodatkowania o
koszty uzyskania przychodów rozpoznawane na podstawie tak
archiwizowanych faktur i dokumentów Transportowych.
Słowa kluczowe: dokumenty-dokumenty elektroniczne
dokumenty-przechowywanie dokumentów
faktura
faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur
elektronicznych
koszt-koszty uzyskania przychodów
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada
zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 1-art. 9-ust. 1
[CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3-art. 15-ust. 1

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

9 czerwca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 3 czerwca 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Uzupełnili go
    Państwo pismem z 16 lipca 2025 r. – w odpowiedzi na wezwanie.
    Treść wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

(...) spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w (...) (dalej: „Wnioskodawca”),
    będąca czynnym podatnikiem VAT, prowadzi działalność gospodarczą w zakresie (...).
    Wnioskodawca, w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, otrzymuje
    zlecenia na wykonywanie transportów (...) na następujących rodzajach (...):
    - krajowe (...),
    - eksporty wewnątrzwspólnotowe (...),
    - importy wewnątrzwspólnotowe (...),
    - (...) wewnątrzwspólnotowe (...),
    - eksporty pozawspólnotowe (...),
    - importy pozawspólnotowe (...),
    - (...) pozawspólnotowe (...),
    - kabotaże wewnątrzwspólnotowe (...),
    - kabotaże pozawspólnotowe (...).
    Zleceniodawcami Wnioskodawcy są przedsiębiorcy zarejestrowani w Polsce, innym
    państwie członkowskim Unii Europejskiej lub państwie trzecim.
    Wnioskodawca wykonuje zlecenia transportowe, o których mowa powyżej, z użyciem
    podwykonawców, którymi są przedsiębiorcy zarejestrowani w Polsce, innym państwie
    członkowskim Unii Europejskiej lub państwie trzecim.
    Wnioskodawca, rozliczając się ze swoimi podwykonawcami, otrzymuje od nich faktury,
    faktury korygujące, noty księgowe, noty korygujące, a także ich duplikaty. Ilekroć w
    niniejszym wniosku mowa jest o „fakturach”, Wnioskodawca ma na myśli każdy z rodzajów
    dokumentów wymienionych w poprzednim zdaniu.
    Fakt oraz okoliczności wykonania każdego przewozu udokumentowane są zestawem
    dokumentów, w skład w których wchodzą listy przewozowe oraz opcjonalnie, dokumenty
    towarzyszące listowi przewozowemu (np. wydanie zewnętrzne, specyfikacja towaru,
    certyfikat analizy jakościowej towaru etc.), według procedury przyjętej przez nadawcę
    przesyłki. Wszystkie dokumenty, o których mowa w poprzednim zdaniu, dalej nazywane
    są Dokumentami Transportowymi.
    Część zleceniodawców Wnioskodawcy wymaga od niego dostarczenia oryginalnych
    egzemplarzy Dokumentów Transportowych na wskazany adres korespondencyjny (1).
    Część zleceniodawców Wnioskodawcy wymaga od niego dostarczenia skanów
    Dokumentów Transportowych na wskazany adres poczty elektronicznej lub w ogóle nie
    wymaga od niego dostarczenia Dokumentów Transportowych w jakiejkolwiek formie (2).
    Wnioskodawca wykorzystuje specjalistyczne oprogramowanie do ewidencjonowania
    działalności gospodarczej firmy transportowej. Wnioskodawca kilkukrotnie dokonywał
    zmiany wykorzystywanego przez siebie oprogramowania, korzystając z następujących
    produktów w odniesieniu do transakcji handlowych dokonywanych w poszczególnych
    okresach:

    a) w okresie do (...) 2016 roku - (...), którego dostawcą była (...),
    b) w okresie od (...) 2016 roku do (...) 2019 roku - (...), którego dostawcą była (...) (spółka
      wykreślona z rejestru przedsiębiorców w wyniku przejęcia przez (...), która obecnie jest
      dostawcą tego oprogramowania),
    c) w okresie od dnia (...) 2020 roku do dnia (...) 2024 roku - (...), którego dostawcą jest (...),
    d) w okresie od dnia (...) 2025 roku - (...), o którym mowa pod lit. b powyżej.
    Każde z w/w oprogramowanie przechowywane jest przez Wnioskodawcę na prywatnym
    serwerze Wnioskodawcy, zabezpieczone jest przed wszelkimi zagrożeniami
    cybernetycznymi, a dostęp do zawartych w nim informacji i plików ograniczony jest do
    wąskiego, niezbędnego grona osób wykonujących pracę lub usługi na rzecz
    Wnioskodawcy. Serwer jest zabezpieczony również przed utratą zawartych na nim danych,
    m.in. poprzez częste i regularne dokonywanie zapasowej kopii danych. Wnioskodawca
    posiada status uprawnionego przedsiębiorcy (...), spełniając wymagane standardy
    zachowania bezpieczeństwa wszelkich informacji i danych, m.in. przechowywanych w
    każdym w/w oprogramowaniu. Wnioskodawca, nawet po zakończeniu okresu
    wykorzystywania danego oprogramowania do ewidencjonowania prowadzonej przez
    siebie działalności gospodarczej, przechowuje zawarte w nim informacje i pliki co najmniej
    przez okres, w którym przepisami prawa podatkowego wymagane jest przechowywanie
    wszelkich informacji i dokumentów dotyczących transakcji handlowych.
    Wnioskodawca nie wyklucza zmiany wykorzystywanego przez siebie oprogramowania na
    poczet ewidencji prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, przy czym każde
    ewentualnie nowo wdrożone oprogramowanie będzie spełniało standardy określone
    niniejszym akapitem.
    Ilekroć w niniejszym wniosku mowa o Oprogramowaniu, oznacza to każde w/w
    oprogramowanie lub ewentualnie wdrożone w przyszłości przez Wnioskodawcę nowe
    oprogramowanie w celu określonym powyżej.
    Obecnie Wnioskodawca postępuje z fakturami oraz Dokumentami Transportowymi w
    następujący sposób, w zależności od sytuacji, zgodnie z numeracją określoną w
    poprzednim akapicie:
    Ad 1. - w takich sytuacjach Wnioskodawca wymaga od swojego podwykonawcy, który
    wykonuje dane zlecenie transportowe na jego rzecz, dostarczenia do siedziby
    Wnioskodawcy faktury w postaci papierowej z tytułu wykonania usługi przewozu, a także
    oryginalnych egzemplarzy Dokumentów Transportowych. Zarówno faktura, jak i wszystkie
    dokumenty wchodzące w skład Dokumentów Transportowych, są skanowane przez
    Wnioskodawcę w rozdzielczości i formacie gwarantujących ich czytelność, a następnie
    umieszczane w odpowiednim module Oprogramowania.
    Skany dokumentów przechowywane są w taki sposób, że każdy dokument
    przyporządkowany jest do poszczególnej transakcji handlowej, a ich format, tj. PDF,
    uniemożliwia jakąkolwiek ingerencję w treść tych dokumentów. Oprogramowanie zapisuje
    i umożliwia odczyt informacji w zakresie daty umieszczenia danego dokumentu w
    Oprogramowaniu.
    Ponadto, wszystkie faktury są weryfikowane przez Wnioskodawcę pod kątem
    autentyczności pochodzenia oraz integralności, a także opisywane i księgowane w
    Oprogramowaniu, które zapisuje również informację o tym kto i kiedy dokonał tego
    zaksięgowania. Po zarchiwizowaniu skanów faktury oraz Dokumentów Transportowych,
    zgodnie z opisem powyżej, Wnioskodawca przekazuje oryginalną fakturę w formie
    papierowej swojemu zewnętrznemu biurze rachunkowemu, które przechowuje wszystkie
    oryginalne faktury otrzymane przez Wnioskodawcę w archiwum tradycyjnym.
    Dokumenty Transportowe są natomiast przesyłane za pośrednictwem operatora
    pocztowego na adres wskazany przez wnioskodawcę.

    Ad 2. - w takich sytuacjach Wnioskodawca wymaga od swojego podwykonawcy, który
    wykonuje dane zlecenie transportowe na jego rzecz, dostarczenia faktury w postaci
    papierowej lub w postaci elektronicznej z tytułu wykonania usługi przewozu, a także:
    - w pierwszej kolejności skanów Dokumentów Transportowych, w rozdzielczości i jakości
      zapewniających ich czytelność oraz w formacie uniemożliwiającym jakąkolwiek
      ingerencję w treść dokumentów (głównie: PDF, PNG, JPG, JPEG etc.), w celu
      przekazania ich zleceniodawcy Wnioskodawcy, zgodnie z określonym przez tego
      zleceniodawcę wymaganiem;
    - w następnej kolejności oryginalnych Dokumentów Transportowych w postaci
      papierowej.
    W przypadku dostarczenia Wnioskodawcy przez jego podwykonawcę faktury w postaci
    papierowej, Wnioskodawca postępuje tak samo, jak w sytuacji Ad 1. powyżej.
    W przypadku dostarczenia Wnioskodawcy przez jego podwykonawcę faktury w postaci
    elektronicznej, Wnioskodawca drukuje ją, a następnie postępuje tak, jak z fakturą w
    postaci papierowej. Skany Dokumentów Transportowych są archiwizowane przez
    Wnioskodawcę w taki sam sposób, jak w sytuacji Ad 1. powyżej, a oryginalne Dokumenty
    Transportowe w postaci papierowej są archiwizowane przez niego w formie tradycyjnej, tj.
    w segregatorach lub kartonach znajdujących się w siedzibie Wnioskodawcy.
    Wnioskodawca pragnie odstąpić od przechowywania faktur i Dokumentów
    Transportowych w formie papierowej, ograniczając przechowywanie tych dokumentów
    wyłącznie do archiwizowania ich elektronicznych wersji lub skanów. Oznaczałoby to
    następujące działanie Wnioskodawcy w odniesieniu do w/w sytuacji:
    Ad 1.
    Wnioskodawca tak, jak do tej pory, będzie przechowywał skany faktur i Dokumentów
    Transportowych, a oryginalne Dokumenty Transportowe w formie papierowej nadal będą
    wysyłane za pośrednictwem operatora pocztowego na adres wskazany przez
    zleceniodawcę Wnioskodawcy. Wnioskodawca planuje jednak, upewniwszy się, że skan
    faktury został wykonany i zarchiwizowany prawidłowo, tj., że rozdzielczość i jakość skanu
    umożliwia pełny odczyt treści dokumentu, format uniemożliwia jakąkolwiek ingerencję w
    treść dokumentu, a faktura została prawidłowo opisana, zaksięgowana, umieszczona w
    prawidłowym elemencie w/w oprogramowania i zweryfikowana pod kątem autentyczności
    pochodzenia i integralności, zniszczyć oryginał faktury w formie papierowej.
    Ad 2.
    Wnioskodawca nie będzie wymagał od podwykonawców dostarczania faktur i
    Dokumentów Transportowych w formie papierowej. W przypadku dostarczenia przez
    podwykonawców Wnioskodawcy temu ostatniemu faktury w formie elektronicznej oraz
    skanów Dokumentów Transportowych spełniających wszystkie standardy określone
    powyżej, dokumenty te zostaną bezpośrednio umieszczone w Oprogramowaniu, po
    dokonaniu przez Wnioskodawcę ich weryfikacji pod kątem autentyczności pochodzenia,
    integralności, uniemożliwienia ingerencji w treść oraz pełnej czytelności treści.
    W przypadku dostarczenia przez podwykonawców Wnioskodawcy temu ostatniemu
    faktury i/lub Dokumentów Transportowych w formie papierowej, Wnioskodawca
    sporządzi skany tych dokumentów i - po weryfikacji analogicznej do tej opisanej w zdaniu
    poprzedzającym i umieszczeniu tych skanów w odpowiednim module Oprogramowania -
    zniszczy faktury i Dokumenty Transportowe otrzymane w formie papierowej.
    Celem Wnioskodawcy jest przechowywanie faktur oraz Dokumentów Transportowych
    wyłącznie w formie elektronicznej.
    Przechowywanie w założonej przez Wnioskodawcę formie umożliwia szybkie i precyzyjne
    otwarcie, wyeksportowanie i udostępnienie właściwemu organowi podatkowemu
    wymaganych przez ten organ faktur i Dokumentów Transportowych, czy to przyjmując za

    kryterium wyboru tych dokumentów dany okres rozliczeniowy, daną transakcję handlową,
    danego kontrahenta Wnioskodawcy, rodzaj transakcji handlowych, czy też w dowolny
    sposób łącząc ze sobą te i/lub inne kryteria. Faktury i Dokumenty Transportowe
    przechowywane przez Wnioskodawcę w formie skanów, będą stanowiły wierne i czytelne
    odzwierciedlenie wersji papierowych.
    W tak przedstawionym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca pragnie uzyskać
    potwierdzenie, że planowane wprowadzenie elektronicznego systemu archiwizacji i
    obiegu fakturami i Dokumentami Transportowymi nie wpłynie w żaden sposób na jej
    prawa w zakresie jej możliwości zaliczania zakupu usług przewozowych od swoich
    podwykonawców do kosztów uzyskania przychodu, tj. będzie ona miała prawo do
    odliczenia podatku naliczonego oraz do zaliczania wydatków do kosztów uzyskania
    przychodu, wynikających z faktur i Dokumentów Transportowych przechowywanych w
    taki sposób (przy założeniu spełnienia pozostałych warunków takiego odliczenia).
    Ponadto, uzupełnili Państwo opis zdarzenia przyszłego w następujący sposób:
    1. „Czy umożliwią Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie
      elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych,
      stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT?”
    Odpowiedź: Wnioskodawca, na każde żądanie właściwego organu podatkowego,
    niezwłocznie udzieli mu dostępu do wszystkich faktur przechowywanych przez
    Wnioskodawcę w postaci elektronicznej zgodnie z żądaniem. Dostęp ten zostanie
    udzielony właściwemu organowi podatkowemu przez Wnioskodawcę według preferencji
    tego organu, na przykład poprzez dostarczenie wydrukowanych kopii faktur w postaci
    papierowej, dostarczenie faktur w postaci elektronicznej, czy umożliwienie
    przeprowadzenia kontroli w siedzibie Wnioskodawcy i weryfikacji tych faktur w systemie
    teleinformatycznym wykorzystywanym przez Wnioskodawcę.
    Wnioskodawca ponadto gotów jest udzielać wszelkim właściwym organom podatkowym
    na ich żądanie zdalnego dostępu do określonych żądaniem faktur w postaci
    elektronicznej. Dostęp ten umożliwi organom podatkowym odczyt właściwych
    dokumentów oraz ich bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie zawartych w nich danych.
    System teleinformatyczny wykorzystywany przez Wnioskodawcę zawiera, w odniesieniu
    do każdej faktury, m.in. takie informacje jak: wystawca faktury, numer identyfikacji
    podatkowej wystawcy, państwo siedziby wystawcy, data sprzedaży, data wystawienia,
    data dostarczenia, rodzaj kosztu, waluta faktury. Dzięki temu wyselekcjonowanie przez
    Wnioskodawcę właściwych dokumentów żądanych przez właściwy organ podatkowy
    będzie możliwe bezzwłocznie, a następnie Wnioskodawca bądź dostarczy temu organowi
    żądane faktury, bądź też udostępni mu dostęp do nich w sposób dogodny dla organu i
    zapewniający bezpieczeństwo udostępnianych danych.
    2. „Czy prowadząc ewidencję w sposób opisany we wniosku, będą Państwo
      przechowywać faktury elektroniczne w sposób zapewniający ich autentyczność
      pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub
      otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego?”
    Odpowiedź: Wnioskodawca posiada odpowiednią infrastrukturę technologiczną
    umożliwiającą przechowywanie faktur elektronicznych w sposób zapewniający ich
    autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania
    do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wszystkie faktury
    elektroniczne przechowywane będą w pełni czytelnej formie w systemie
    teleinformatycznym, którego mechanizmy zabezpieczeniowe uniemożliwiają jakąkolwiek
    edycję, czy podmianę przechowywanych w nim plików (dokumentów w postaci
    elektronicznej). Każda faktura w postaci elektronicznej będzie umieszczana w systemie
    teleinformatycznym w postaci pliku elektronicznego w sposób opisany we wniosku, a poza

    samym plikiem umożliwiającym pełny odczyt danej faktury, system będzie automatycznie,
    bez możliwości ręcznej modyfikacji danych, zapisywał również takie informacje jak m.in.
    data i godzina umieszczenia pliku w systemie oraz imię i nazwisko użytkownika
    umieszczającego dany plik w systemie.
    Autentyczność pochodzenia będzie zapewniona w jednej z dwóch postaci, w zależności od
    sposobu doręczenia faktury Wnioskodawcy przez sprzedawcę danego towaru lub usługi.
    W zakresie faktur doręczanych w postaci elektronicznej za pomocą komunikacji e-mail,
    dowodem na autentyczność ich pochodzenia będą wiadomości e-mail, które – razem z
    wszystkimi fakturami, stanowiącymi załączniki do tych wiadomości – będą zapisywane w
    archiwum pocztowym, dzięki czemu możliwe będzie każdorazowe ustalenie, z jakiego
    adresu e-mail został wysłany dany dokument. W zakresie faktur doręczonych
    Wnioskodawcy w formie papierowej, dowodem na autentyczność ich pochodzenia będzie
    prowadzony przez niego rejestr poczty przychodzącej w systemie teleinformatycznym, w
    którym ewidencjonowane są takie informacje, jak m.in. data dostarczenia danej
    korespondencji, zawartość przesyłki (w przedmiotowym zakresie – numery wszystkich
    faktur znajdujących się w danej przesyłce), dane nadawcy, czy imię i nazwisko użytkownika
    odbierającego w imieniu Wnioskodawcy daną przesyłkę.
    3. „Czy będą Państwo przechowywać faktury poza terytorium Polski? Jeżeli tak, to czy
      faktury przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej są/będą
      przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego,
      naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
      Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych,
      dostęp on-line do tych faktur?”
    Odpowiedź: Wnioskodawca nie będzie przechowywał żadnych faktur poza terytorium
    Polski.
    4. „Czy zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, będą posiadać Państwo
      dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez Państwa Spółkę zasady
      (politykę) rachunkowości, dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów,
      w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących
      podstawę dokonanych w nich zapisów?”
    Odpowiedź: Wnioskodawca przyjął politykę rachunkowości, która jest aktualna na dzień
    sporządzenia niniejszego pisma oraz której treść jest sporządzona w języku polskim. W
    przypadku wydania przez Panią Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej indywidualnej
    interpretacji potwierdzającej słuszność twierdzenia Wnioskodawcy w przedmiocie
    możliwości przechowywania faktur wyłącznie w postaci elektronicznej, Wnioskodawca
    uzupełni obecnie obowiązującą politykę rachunkowości o opis mechanizmu w
    przedmiocie ochrony danych i ich zbiorów. Opis ten będzie zawierał zarówno sposoby
    zabezpieczenia wszelkich danych przed dostępem osób nieuprawnionych i przed ich
    usunięciem, a także sposoby i częstotliwość wykonywania kopii zapasowych. Rozwiązania
    te już istnieją w polityce bezpieczeństwa prowadzonej przez Wnioskodawcę, w ramach
    której m.in. system teleinformatyczny, konta poczty elektronicznej, jak i archiwa skrzynek
    tych kont, są zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych, czy usunięciem
    jakichkolwiek danych w nich zawartych, a także wszystkie dane zawarte w systemie
    teleinformatycznym podlegają cyklicznemu procesowi tworzenia kopii zapasowych (w
    określonych zakresach danych kopie zapasowe tworzone są codziennie, raz w tygodniu
    oraz raz w miesiącu). Ewentualne wdrożenie sposobów ewidencji kosztów, jak opisano we
    wniosku, spowoduje uzupełnienie prowadzonej przez Wnioskodawcę polityki
    rachunkowości o te sposoby zabezpieczenia danych i ich zbiorów.

## Pytanie

Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym opisany we wniosku
    sposób archiwizowania faktur i Dokumentów Transportowych jest zgodny z przepisami
    ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, a Spółce będzie przysługiwać, na

    podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w zw. z art. 9
    ust. 1 tej ustawy, prawo do obniżenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym
    od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznawane na podstawie tak
    archiwizowanych w ten sposób faktur oraz Dokumentów Transportowych?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Zdaniem Wnioskodawcy, sposób archiwizowania faktur i Dokumentów Transportowych
    wskazany w opisie stanu faktycznego (winno być: zdarzeniu przyszłym) jest zgodny z
    przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, a Spółce będzie
    przysługiwać, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób
    prawnych w zw. z art. 9 ust. 1 tej ustawy, prawo do obniżenia podstawy opodatkowania
    podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów
    rozpoznawane na podstawie tak archiwizowanych w ten sposób faktur oraz Dokumentów
    Transportowych.
    Uzasadnienie
    W efekcie Wnioskodawca będzie miał prawo na zasadach ogólnych do obniżenia
    podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania
    przychodów, wynikających z otrzymanych faktur i Dokumentów Transportowych
    archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
    Ponadto, zdaniem Wnioskodawcy, w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym
    od osób prawnych w związku z art. 9 ust. 1 tej ustawy działanie Wnioskodawcy polegające
    na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o
    koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w
    księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których
    oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie skanów będzie
    prawidłowe.
    Przepisy ustawy, o której mowa w poprzednim zdaniu, przewidują, że podatnicy podatku
    dochodowego od osób prawnych są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej,
    zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu
    (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a
    także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i
    prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych
    zgodnie z przepisami art. 16a-16 m (art. 9 ust. 1 w/w ustawy).
    Oznacza to, że w zakresie CIT wymogi związane z prowadzeniem ewidencji, w tym z
    udokumentowaniem kosztów określa ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
    (dalej: „ustawa o rachunkowości”), z której wynika, że podstawą zapisów w księgach
    rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej,
    zwane „dowodami źródłowymi” (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
    Przepisy ustawy o rachunkowości nie zabraniają przechowywania dowodów źródłowych w
    formie elektronicznej, a tym samym dowody poniesienia kosztów przechowywane w
    formie elektronicznej mogą być podstawą ujęcia (kwalifikacji) w kosztach uzyskania
    przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Z tych też
    względów przyjęty przez Spółkę sposób przechowywania dokumentów zdigitalizowanych,
    których pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona jest zgodny z przepisami ustawy
    o rachunkowości.
    W ocenie Wnioskodawcy w sytuacji zeskanowania papierowych faktur i Dokumentów
    Transportowych i zapisania ich na serwerze w formie elektronicznej, a następnie
    zniszczeniu ich papierowych egzemplarzy, Wnioskodawca jako użytkownik
    Oprogramowania nie utraci prawa do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów
    kosztów udokumentowanych otrzymanymi fakturami.
    Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w związku z
    art. 9 ust. 1 tej ustawy podstawą ujęcia (kwalifikacji) w kosztach uzyskania przychodów w

    rozumieniu tej ustawy musi być dowód źródłowy sporządzony zgodnie z ustawą o
    rachunkowości. Wystawione dowody źródłowe zgodne z ustawą o rachunkowości będą
    ujmowane w księgach rachunkowych Wnioskodawcy i podstawą rozpoznania kosztów
    uzyskania przychodów.
    Zdigitalizowanie dowodów źródłowych oraz zniszczenie papierowej wersji dowodu
    źródłowego pozostaje bez wpływu na ujęcie danego kosztu w kosztach uzyskania
    przychodu w zakresie CIT.
    W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych ustawa o podatku dochodowym od osób
    prawnych odwołuje się do ustawy o rachunkowości, która pozwala na przechowywanie w
    formie elektronicznej dowodów źródłowych stanowiących podstawę zapisów w księgach
    rachunkowych. W konsekwencji w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od
    osób prawnych w związku z art. 9 ust. 1 tej ustawy działanie Wnioskodawcy polegające na
    obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty
    uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach
    rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne
    wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie elektronicznej będzie
    prawidłowe.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o
    wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W
    związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem
    wniosku (Państwa zapytania). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego
    stanowiska, nieobjęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.
    W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
    prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów
      ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła
      przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (...)
    Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu,
    każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej
    ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy
    ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów
    lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach
    należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu
    a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu
    podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.
    Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma
    cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów,
    jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością
    powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.
    W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt
    uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
    - wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on
      zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania
      przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez
      osoby inne niż podatnik),

    - jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi
      w jakikolwiek sposób zwrócona,
    - pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
    - poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub
      może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
    - został właściwie udokumentowany,
    - nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania
      przychodów.
    Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie
    wymienionych w stosownych przepisach ustawy o CIT, mogą stanowić koszt uzyskania
    przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi
    przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła
    przychodów.
    Art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania
    przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z
    pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania
    przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.
    Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów
    niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie oznacza automatycznie,
    że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy
    bowiem badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania
    albo zabezpieczenia źródła przychodu).
    Obowiązkiem podatników jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia
    określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na
    podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem
    przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z
    dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ
    podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania
    przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału
    dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-
    skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.
    Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy,
    zgodnie z którym opisany we wniosku sposób archiwizowania faktur i Dokumentów
    Transportowych jest zgodny z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób
    prawnych, a Spółce będzie przysługiwać, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku
    dochodowym od osób prawnych w zw. z art. 9 ust. 1 tej ustawy, prawo do obniżenia
    podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania
    przychodów rozpoznawane na podstawie tak archiwizowanych w ten sposób faktur oraz
    Dokumentów Transportowych.
    Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o CIT nie
    regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też
    archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9
    ust. 1 ustawy o CIT.
    Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:
      Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z
      odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu
      (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy,
      a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości
      niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów
      amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

    Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.)
    zawiera przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy dowodów księgowych zapisów
    zawartych w księgach w tym zapisów dotyczących wydatków. Przepisami tymi są art. 20
    ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości.
    Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są
    dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o
    rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie,
    sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje
    udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).
    Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
      Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające
      dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
        1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
        2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
        3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
    W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:
      Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody
      księgowe:
        1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych,
          które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
        2) korygujące poprzednie zapisy;
        3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
          źródłowego;
        4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów
          klasyfikacyjnych.
    Według art. 20 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości:
      4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych
      dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie
      operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych
      przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji
      gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od
      towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
      5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z
      dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane
      automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników
      danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji
      zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów
      zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
      1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów
      księgowych;
      2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby
      odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
      3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia
      odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
      4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób
      zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego
      rodzaju dowodów księgowych.

    Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1-5 ustawy o rachunkowości:
      1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
      1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
      2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
      3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
      naturalnych;
      4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także
      datę sporządzenia dowodu;
      5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto
      składniki aktywów;
      6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
      rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
      rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
      7) (uchylony)
      1a. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
      1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
      2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
      2. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w
      rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich
      wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.
      3. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich
      wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia
      operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie,
      chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut
      obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni
      wydruk.
      4. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów,
      przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest
      dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być
      zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach
      ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone
      mechanicznie.
      5. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne
      przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów,
      sporządzonych w języku obcym.
    Na podstawie art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości:
      1. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym
      przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co
      najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych.
      Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i
      przeróbek.
      2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować
      jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego
      sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią
      inaczej.
      3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej
      treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie

      treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej,
      o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter
      lub cyfr.
      4. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden
      egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z
      nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania
      zapisu.
    Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w
    szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące
    podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe
    powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej,
    którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione
    wyżej elementy.
    Na mocy art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości:
      Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z
      zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym
      do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze,
      w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych
      i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz
      symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
    Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
      Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do
      nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących
      umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść
      dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych
      pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.
      Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie
      urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne
      przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem
      księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
    Natomiast stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości:
      Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte
      przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu
      służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg
      rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich
      zapisów.
    Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego
    przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa
    zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.
    W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i
    usług (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775, dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki
    sposób powinny być przechowywane faktury VAT.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:
      Podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
      ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
      oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od

      momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.
    Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:
      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju
      w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego,
      naczelnikowi urzędu celno -skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej
      lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych,
      dostęp on-line do tych faktur.
    W myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT:
      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca, w ramach prowadzonej przez siebie
    działalności gospodarczej, otrzymuje zlecenia na wykonywanie transportów drogowych
    (...).
    Wnioskodawca, rozliczając się ze swoimi podwykonawcami, otrzymuje od nich faktury,
    faktury korygujące, noty księgowe, noty korygujące, a także ich duplikaty.
    Część zleceniodawców Wnioskodawcy wymaga od niego dostarczenia oryginalnych
    egzemplarzy Dokumentów Transportowych na wskazany adres korespondencyjny. Część
    zleceniodawców Wnioskodawcy wymaga od niego dostarczenia skanów Dokumentów
    Transportowych na wskazany adres poczty elektronicznej lub w ogóle nie wymaga od
    niego dostarczenia Dokumentów Transportowych w jakiejkolwiek formie. Wnioskodawca
    wykorzystuje specjalistyczne oprogramowanie do ewidencjonowania działalności
    gospodarczej firmy transportowej.
    Wnioskodawca posiada status uprawnionego przedsiębiorcy (...), spełniając wymagane
    standardy zachowania bezpieczeństwa wszelkich informacji i danych, m.in.
    przechowywanych w każdym w/w oprogramowaniu.
    Wnioskodawca pragnie odstąpić od przechowywania faktur i Dokumentów
    Transportowych w formie papierowej, ograniczając przechowywanie tych dokumentów
    wyłącznie do archiwizowania ich elektronicznych wersji lub skanów. Celem Wnioskodawcy
    jest przechowywanie faktur oraz Dokumentów Transportowych wyłącznie w formie
    elektronicznej.
    Ponadto, wskazali Państwo, że Spółka na każde żądanie właściwego organu podatkowego,
    niezwłocznie udzieli mu dostępu do wszystkich faktur przechowywanych przez
    Wnioskodawcę w postaci elektronicznej zgodnie z żądaniem.
    Wnioskodawca posiada odpowiednią infrastrukturę technologiczną umożliwiającą
    przechowywanie faktur elektronicznych w sposób zapewniający ich autentyczność
    pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu
    terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wszystkie faktury elektroniczne
    przechowywane będą w pełni czytelnej formie w systemie teleinformatycznym, którego
    mechanizmy zabezpieczeniowe uniemożliwiają jakąkolwiek edycję, czy podmianę
    przechowywanych w nim plików (dokumentów w postaci elektronicznej).

    Wnioskodawca nie będzie przechowywał żadnych faktur poza terytorium Polski.
    Wnioskodawca przyjął politykę rachunkowości, którą uzupełni o opis mechanizmu w
    przedmiocie ochrony danych i ich zbiorów.
    Należy wskazać na regulacje art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1
    ustawy o CIT) z których wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z
    wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do
    nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i
    innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na
    informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci
    zawartość dowodów.
    Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich
    urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy
    nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji
    przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4
    ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie
    dowodów księgowych.
    Z opisu sprawy wynika, że spełniają Państwo wymagania przepisów podatkowych co do
    przechowywania i dostępności dokumentów.
    Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych,
    będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.
    Należy przy tym zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w
    postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.
    Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz.U.
    z 2025 r. poz. 111 ze zm.):
      Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy,
      a nie jest sprzeczne z prawem.
    Zgodnie z art. 181 ww. ustawy:
      Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi
      podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych,
      materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne
      dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji
      Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-
      skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo
      postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.
    Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog
    dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego
    postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających
    zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
    Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów
    normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości
    opisane przez Państwa dowody potwierdzają poniesione przez Państwa wydatki i
    stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg
    rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający
    również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który
    będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również
    stosownym dokumentem dla celów podatkowych.
    Takie stanowisko potwierdza również odpowiedź na interpelację poselską nr 21954 w
    sprawie rozliczania w kosztach uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych
    dokumentami przechowywanymi w formie elektronicznej Ministerstwo Finansów
    wskazało m.in.: „W konsekwencji, zarchiwizowane dokumenty, przechowywane wyłącznie

    w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów (tj. po zeskanowaniu ich
    papierowych oryginałów, zarchiwizowaniu w formie elektronicznej oraz zniszczeniu
    papierowej wersji dokumentu) mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako
    koszty uzyskania przychodów. Dokumentowanie wydatków za pomocą skanów
    dokumentów papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej
    nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów
    uzyskania przychodów. Przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej można
    zatem uznać za dopuszczalne na potrzeby ustawy o podatku dochodowym od osób
    prawnych.”
    Zatem w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków spełniających wynikające z art. 15
    ust. 1 ustawy o CIT warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu, w przypadku
    których dokumenty księgowe poświadczające ich poniesienie będą przechowywane
    jedynie w formie elektronicznej, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków
    do kosztów uzyskania przychodów Spółki.
    Archiwizowanie i przechowywanie dowodów księgowych potwierdzających poniesienie
    wydatków, które będą przechowywane w formie elektronicznej w sposób opisany przez
    Państwa, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest
    zgodne z przytoczonymi przepisami. Fakt rezygnacji Spółki z przechowywania
    dokumentów dotyczących poniesionych wydatków nie implikuje niemożliwości zaliczenia
    dokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
    Mając na względzie, że w opisie sprawy wskazali Państwo, że w przedmiotowej sprawie
    spełnione zostały wymagania opisane wyżej, zasadne jest uznanie, że Państwa stanowisko
    jest prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy
      z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
      Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
      zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się
      Państwo do interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa

    z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.