Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP3/443-1155/12-2/KT
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2013-02-18
Teza: Prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych i przechowywanych w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 09.11.2012 r. (data wpływu 19.11.2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych i przechowywanych w formie elektronicznej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 19.11.2012 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych i przechowywanych w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (Spółka) jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym. W celu usprawnienia procesu wprowadzania danych z faktur zakupowych do systemu finansowo-księgowego i ewidencji podatkowej dla celów VAT, Spółka zdecydowała się na zawarcie umowy z zewnętrznym Usługodawcą, która będzie m.in. przewidywała kompleksową obsługę procesu faktur zakupowych. Usługodawcą będzie spółka z siedzibą w kraju UE, innym niż Polska. Usługodawca jest wyraźnie upoważniony przez Spółkę do odbierania w imieniu Spółki faktur od jej dostawców.

Niektórzy dostawcy przesyłają Spółce faktury zakupowe w formie papierowej, a niektórzy w formie elektronicznej (Spółka wyraziła wobec tych dostawców zgodę na otrzymywanie faktur w tej formie).

W przypadku faktur papierowych - będą one przesyłane przez Dostawców na podany im przez Spółkę adres zagranicznego Usługodawcy. Pracownicy Usługodawcy będą oznaczali je datą wpływu, a następnie będą one skanowane i skany (obrazy elektroniczne) będą wprowadzane do komputerowego systemu finansowo księgowego. W takiej, elektronicznej formie, faktury te będą przechowywane w systemie finansowo-księgowym. Otrzymane faktury papierowe nie będą przechowywane.

W przypadku faktur elektronicznych - będą one przesyłane przez Dostawców na podany im przez Spółkę adres poczty elektronicznej, do której dostęp będzie miała Spółka i Usługodawca (dostęp do skrzynki e-mail będzie chroniony hasłem zabezpieczającym przed ingerencją osób nieuprawnionych). Akceptowane będą wyłącznie faktury w formatach nie umożliwiających łatwej edycji (najczęściej PDF). Pracownicy Usługodawcy będą drukować faktury otrzymane w formie elektronicznej, a następnie będą one skanowane i wprowadzane do komputerowego systemu finansowo-księgowego. W takiej, elektronicznej formie, faktury te będą przechowywane w systemie finansowo-księgowym.

Obrazy otrzymanych faktur przechowywane w systemie finansowo-księgowym będą miały identyczną treść jak faktury otrzymane przez Spółkę od Dostawców. Faktury będą przechowywane w systemie finansowo-księgowym w formacie, który nie umożliwia ich edycji (będą to elektroniczne obrazy faktur). Faktury będą przechowywane co najmniej przez okres do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Spółka będzie miała ciągły dostęp do faktur przechowywanych w opisanej formie w systemie. W szczególności, pracownicy Spółki odpowiadający za dany zakup będą weryfikować merytoryczną treść faktur właśnie na podstawie faktur przechowywanych w systemie. Ponadto, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej - Spółka zapewni tym organom niezwłoczny dostęp on-line za pomocą środków elektronicznych do przechowywanych faktur, w tym umożliwi pobieranie faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wszystkie operacje związane z otrzymanymi fakturami będą oczywiście zapewniały ich czytelność.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy opisany przez Spółkę system otrzymywania i przechowywania faktur zakupowych jest zgodny z polskimi przepisami o podatku od towarów i usług oraz uprawnia Spółkę do odliczania podatku VAT naliczonego z tych faktur?
2.  Czy Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur zakupowych w rozliczeniu za miesiąc, w którym faktura w formie elektronicznej została otrzymana na adres e-mail wskazany Dostawcom przez Spółkę?
3.  Czy Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur zakupowych w rozliczeniu za miesiąc, w którym faktura w formie papierowej została otrzymana w imieniu Spółki przez zagranicznego Usługodawcę zajmującego się m.in. przyjmowaniem faktur w imieniu Spółki, skanowaniem faktur do systemu flnansowo-księgowego Spółki i wprowadzaniem danych z tych faktur do systemu finansowo-księgowego?

Stanowisko Wnioskodawcy:

1.  Spółka uważa, że opisane procedury związane z otrzymywaniem i przechowywaniem faktur będą zgodne z obowiązującymi przepisami w zakresie podatku od towarów i usług, a w szczególności będą gwarantowały autentyczność pochodzenia i integralność danych faktur otrzymywanych i przechowywanych przez Spółkę, tym samym Spółka będzie uprawniona do odliczenia podatku VAT naliczonego z tych faktur.
2.  Spółka będzie upoważniona do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w formie elektronicznej w rozliczeniu za miesiąc, w którym przypada dzień otrzymania ich na skrzynkę e-mail wskazaną Dostawcy - dedykowaną do otrzymywania e-faktur.
3.  Spółka będzie upoważniona do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w formie papierowej w rozliczeniu za miesiąc, w którym przypada dzień dostarczenia ich pod adres zagranicznego Usługodawcy, który będzie na jej zlecenie przyjmował i wprowadzał faktury papierowe do systemu finansowo-księgowego.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, podstawą do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony są faktury otrzymane przez podatnika. Obowiązujące przepisy (§ 6 rozporządzenia z 17 grudnia 2010 r. i § 21 rozporządzenia z 28 marca 2011 r.) wskazują, że faktury - zarówno papierowe, jak i elektroniczne - mają być przechowywane w dowolny sposób, byłe tylko zapewniono:

*   autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur,
*   łatwe ich odszukanie,
*   bezzwłoczny dostęp do faktur dla organów podatkowych lub kontroli skarbowej.

Wyróżnione określenie „w dowolny sposób” oznacza, że faktury (tak elektroniczne, jak i papierowe) mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Oznacza to, że podatnik może zarówno wydrukować otrzymane e-faktury i przechowywać je w formie papierowej, jak również zeskanować otrzymane faktury papierowe i przechowywać je w formie elektronicznej. Tym samym, planowane przez Spółkę mechanizmy zmiany formy otrzymywanych faktur (z papierowych na elektroniczne) są w pełni zgodne z obowiązującymi przepisami. Co istotne, zmiana formy faktur - ich drukowanie i skanowanie - nie będą wpływały na pogorszenie czytelności faktur.

O tym, że faktury papierowe mogą być przechowywane w formie elektronicznej, świadczy również § 22 rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r. który wspomina o konieczności zapewnienia dostępu on-line do faktur organom podatkowym - co z pewnością dotyczy zarówno faktur papierowych, jaki elektronicznych.

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego, faktury będą przechowywane w systemie finansowo-księgowym Spółki, w sposób uporządkowany, a odszukanie konkretnej faktury nie będzie problemem. Zostanie również zapewniony bezzwłoczny dostęp do faktur organom podatkowym, jak i organom kontroli skarbowej - na ich żądanie. Tym samym, również te warunki przechowywania faktur będą spełnione.

Spełniony będzie również warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury. Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 21 ust. 3 rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r.). Autentyczność pochodzenia będzie weryfikowana na szereg sposobów. Każda faktura będzie weryfikowana m.in. pod tym względem, czy zawiera odpowiednie dane dostawcy. Ponadto każda będzie również weryfikowana merytorycznie - tzn. czy od danego dostawcy zamówiono określoną dostawę czy usługę. W przypadku faktur elektronicznych znany będzie dodatkowo adres e-mail, z którego Spółka otrzymała fakturę. Nie będzie zatem wątpliwości, od kogo Spółka fakturę otrzymała i czy dotyczy ona faktycznego zamówienia. Dodatkowo, w Spółce wprowadzany jest system rejestrowania zamówień (PO - purchase orders), który ułatwi weryfikację tego, czy otrzymana faktura jest zgodna z zamówieniem Spółki (każda faktura powinna bowiem zawierać numer zamówienia).

Jeśli chodzi o warunek integralności treści na fakturze przechowywanej przez Spółkę należy wskazać, że zgodnie z § 21 ust. 4 rozporządzenia z 28 marca 2011 r. integralność treści oznacza, iż w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. W przypadku Spółki, od momentu otrzymania faktury, do momentu jej wprowadzenia do systemu finansowo-księgowego Spółki w formie elektronicznej, nie wystąpi możliwość modyfikacji treści faktury. Faktury papierowe będą skanowane do systemu finansowo-księgowego do formatu nie umożliwiającego edycji. Faktury elektroniczne będą przetwarzane na format właściwy dla systemu finansowo-księgowego i również będzie to tylko procedura powodująca wprowadzenie elektronicznego obrazu faktury do systemu finansowo-księgowego. Ponadto, m.in. dzięki mechanizmowi zamówień, ale również dzięki weryfikacji merytorycznej faktur, zapewniona zostanie wiarygodna ścieżka pozwalająca na weryfikację, czy Spółka faktycznie nabyła towar lub usługę ujętą na fakturze.

Jeśli chodzi natomiast o otrzymywanie faktur, to oczywiste jest, że datą otrzymania faktury w formie elektronicznej jest data otrzymania wiadomości e-mail zawierającej w załączniku tę fakturę. Tak będzie w przypadku faktur elektronicznych otrzymywanych przez Spółkę. Nie ma oczywiście żadnego znaczenia, że poza Spółką dostęp do tej skrzynki e-mali będzie miał również Usługodawca zajmujący się archiwizowaniem faktur i wprowadzaniem danych z faktur dla Spółki. Tym samym, data wpływu wiadomości e-mail z fakturą elektroniczną będzie wyznaczała najwcześniejszy moment, od którego Spółka będzie mogła odliczyć VAT naliczony (zakładając, że faktura dotyczy usługi wykonanej lub towaru dostarczonego, względnie przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 12a ustawy o VAT).

Podobna sytuacja wystąpi w przypadku faktur papierowych przesyłanych na prośbę Spółki przez Jej dostawców bezpośrednio do zagranicznego Usługodawcy, który będzie zajmował się obsługą tych faktur dla Spółki - tzn. ich przyjmowaniem, segregowaniem, skanowaniem i umieszczaniem w systemie informatycznym (finansowo-księgowym). Spółka może przechowywać swoje faktury za granicą, również faktury elektroniczne. Może również powierzyć czynności związane z ich otrzymywaniem, archiwizacją i wprowadzaniem danych podmiotowi zewnętrznemu. Nie ma również prawnych przeszkód do tego, by polecić dostawcom przesyłanie faktur na adres Usługodawcy, tak samo jak można wskazać dostawcom dostarczanie faktur na dowolny adres e-mail. Podmiot zajmujący się kompleksową obsługą faktur zakupowych będzie działał w imieniu Spółki otrzymując faktury, jednocześnie zapewni on niezwłoczny dostęp do treści faktur przez pracowników Spółki - dzięki zeskanowaniu i wprowadzeniu faktur do systemu finansowo-księgowego Spółki.

Stanowisko to potwierdzają także organy podatkowe - przykładowo pismo Dyrektora IS w Warszawie z dnia 23 sierpnia 2010 r. (IPPP1-443-561/10-4/AS), czy z 25 września 2009 r. (IPPP3/443-551/09-2/CS), w którym jednoznacznie potwierdzono, iż otrzymanie faktury przez pełnomocnika podatnika jest równoznaczne z otrzymaniem jej przez podatnika.

Stanowisko Spółki w pełni potwierdzają interpretacje podatkowe wydawanie przez Ministra Finansów. Przykładowo, w interpretacji z dnia 5 stycznia 2012 r. (IPPP1/443-1448/11-4/ISZ) Dyrektor IS w Warszawie, działając w imieniu Ministra Finansów, jednoznacznie potwierdził, że faktury papierowe dotyczące zakupów polskiej spółki od jej krajowych dostawców mogą być otrzymywane, skanowane i przechowywane w formie elektronicznej poza granicami Polski. Ponadto, analogiczne wnioski płyną z innych interpretacji wydawanych przez Dyrektora IS w Warszawie – przykładowo, w dniu 14 lutego 2011 r. (nr IPPP1-443-1119/10-4/AS) organ podatkowy potwierdził, że począwszy od dnia 1 stycznia 2011 r. dopuszczono przechowywanie faktur w dowolnej postaci, tj. papierowej lub elektronicznej, niezależnie od sposobu wystawienia faktury, z uwzględnieniem warunków określonych w § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17.12.2010 r. Na możliwość elektronicznej archiwizacji faktur wskazuje również Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 25 lutego 2011 r. (nr IPPP1-443-1182/10-4/IGo), stwierdzając, iż jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania). Ponadto, w 2011 r. na stronie internetowej Ministerstwa Finansów został zamieszczony oficjalny dokument „Najważniejsze zmiany w VAT od 1 stycznia 2011 r.” zawierający omówienie głównych zmian w zakresie VAT wchodzących w życie od 1 stycznia 2011 r., w którym na stronach 24-25 wyraźnie stwierdzono, iż:

„Celem zaproponowanych w ww. rozporządzeniach zmian jest uproszczenie obrotu fakturami, tak, aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych, w szczególności poprzez

*   umożliwienie wystawiania i przesyłanie faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym PDF, doc. i inne, udostępniane na serwerze wystawcy, jak również np. przesyłane mailem),
*   dopuszczenie przechowywania faktur w dowolnej postaci, tj. papierowej lub elektronicznej, niezależnie od sposobu wystawienia faktury (np. dopuszczenie możliwości drukowania jednego egzemplarza faktury papierowej dla nabywcy i przechowywania takiej faktury w formie elektronicznej przez dostawcę).”

Stanowisko Spółki potwierdza również orzecznictwo (np. wyrok WSA w Białymstoku I SA/Bk 286/10, czy NSA z 24 listopada 2011 r. I FSK 118/11) - w którym podkreśla się m.in., iż polski prawodawca nie skorzystał z możliwości określonej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE i nie wprowadził obowiązku przechowywania faktur w takiej postaci, w jakiej zostały one dostarczone.

W świetle powyższych argumentów należy wskazać, że planowany przez Spółkę mechanizm obiegu faktur zakupowych oraz ich przechowywania jest w pełni zgodny zobowiązującymi przepisami, w szczególności zapewnia zachowanie integralności treści i autentyczności pochodzenia faktur, a tym samym uprawnia Spółkę do odliczania podatku VAT z tych faktur najwcześniej w rozliczeniu za miesiąc otrzymania tych faktur na adresy wskazane dostawcom przez Spółkę.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Tut. Organ informuje, iż zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2012 r. poz. 1428), od dnia 1 stycznia 2013 r. zmianie uległy przepisy dotyczące m.in. przechowywania faktur. W przedmiotowej sprawie, dotyczącej zdarzenia przyszłego, zastosowanie znajdą przepisy w brzmieniu obowiązującym w dniu wydania niniejszej interpretacji.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy, przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji zawartej w powołanym przepisie, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem, które zostało zmienione z dniem 1 stycznia 2013 r. przez ww. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. (Dz. U. z 2012 r., poz. 1428).

W tym miejscu wyjaśnić należy, iż znowelizowane z dniem 1 stycznia 2013 r. rozporządzenie nie posługuje się już określeniem oryginał faktury czy kopia faktury.

Na podstawie § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur – w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Wobec regulacji § 21 ust. 3 rozporządzenia, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Z kolei na mocy § 21 ust. 4 rozporządzenia, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle regulacji § 2 pkt 7 rozporządzenia, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury (§ 2 pkt 8 rozporządzenia) rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 20a ust. 1 rozporządzenia, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - § 20a ust. 2 rozporządzenia.

Podkreślić należy, iż z obecnie obowiązujących przepisów wykonawczych regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur, wynika, iż co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury wystawione w formie papierowej przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym, musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia.

Z wniosku wynika, że Wnioskodawca, czynny podatnik VAT, w celu usprawnienia procesu wprowadzania danych z faktur zakupowych do systemu finansowo-księgowego i ewidencji podatkowej dla celów VAT, planuje zawarcie umowy z zewnętrznym Usługodawcą, która będzie m.in. przewidywała kompleksową obsługę procesu faktur zakupowych. Usługodawcą będzie spółka z siedzibą w kraju UE, innym niż Polska. Usługodawca jest wyraźnie upoważniony przez Spółkę do odbierania w imieniu Spółki faktur od jej dostawców.

Niektórzy dostawcy przesyłają Spółce faktury zakupowe w formie papierowej, a niektórzy w formie elektronicznej (Spółka wyraziła wobec tych dostawców zgodę na otrzymywanie faktur w tej formie).

W przypadku faktur papierowych - będą one przesyłane przez Dostawców na podany im przez Spółkę adres zagranicznego Usługodawcy. Pracownicy Usługodawcy będą oznaczali je datą wpływu, a następnie będą one skanowane i skany (obrazy elektroniczne) będą wprowadzane do komputerowego systemu finansowo księgowego. W takiej, elektronicznej formie, faktury te będą przechowywane w systemie finansowo-księgowym. Otrzymane faktury papierowe nie będą przechowywane.

Obrazy otrzymanych faktur przechowywane w systemie finansowo-księgowym będą miały identyczną treść jak faktury otrzymane przez Spółkę od Dostawców. Faktury będą przechowywane w systemie finansowo-księgowym w formacie, który nie umożliwia ich edycji (będą to elektroniczne obrazy faktur). Faktury będą przechowywane co najmniej przez okres do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Spółka będzie miała ciągły dostęp do faktur przechowywanych w opisanej formie w systemie. W szczególności, pracownicy Spółki odpowiadający za dany zakup będą weryfikować merytoryczną treść faktur właśnie na podstawie faktur przechowywanych w systemie. Ponadto, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej - Spółka zapewni tym organom niezwłoczny dostęp on-line za pomocą środków elektronicznych do przechowywanych faktur, w tym umożliwi pobieranie faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wszystkie operacje związane z otrzymanymi fakturami będą zapewniały ich czytelność.

Biorąc pod uwagę przedstawiony opis sprawy oraz powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż w świetle obowiązujących regulacji § 21 rozporządzenia, możliwe będzie przechowywanie otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej oryginałów faktur VAT zakupu, jedynie w formie zapisów obrazów elektronicznych. Jak wynika bowiem z opisanego schematu, zapewni on autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, a także łatwe ich odszukanie oraz przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W przypadku faktur elektronicznych, których podatnik nie otrzymuje w formie papierowej, sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania tych faktur reguluje - od dnia 1 stycznia 2013 r. - rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 1528), wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT.

Zgodnie z § 3 ww. rozporządzenia, przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

W myśl § 4 ust. 1 i ust. 2 tego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przy czym, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelności faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 4 ust. 3 cyt. rozporządzenia).

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia). Natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia).

Zgodnie z § 4 ust. 4 powołanego rozporządzenia, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Ponadto, stosownie do § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (§ 7 rozporządzenia).

Stosownie do § 6 ust. 2 cyt. rozporządzenia, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur, o których mowa w ust. 1, na terytorium kraju.

Jednakże, przepisu ust. 2 nie stosuje się jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 6 ust. 3).

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną uznaje się taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność jego treści, i który został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Zauważyć trzeba, iż powyższe przepisy zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. U. UE L. 10.189.1), która miała na celu m.in. liberalizację standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.

Wnioskodawca wskazał, że niektórzy Dostawcy przesyłają faktury zakupowe w formie elektronicznej - Spółka wyraziła wobec tych dostawców zgodę na otrzymywanie faktur w tej formie. W przypadku faktur elektronicznych, w opisanym systemie będą one przesyłane przez Dostawców na podany im przez Spółkę adres poczty elektronicznej, do której dostęp będzie miała Spółka i Usługodawca (dostęp do skrzynki e-mail będzie chroniony hasłem zabezpieczającym przed ingerencją osób nieuprawnionych). Akceptowane będą wyłącznie faktury w formatach nie umożliwiających łatwej edycji (najczęściej PDF). Pracownicy Usługodawcy będą drukować faktury otrzymane w formie elektronicznej, a następnie będą one skanowane i wprowadzane do komputerowego systemu finansowo-księgowego. W takiej, elektronicznej formie, faktury te będą przechowywane w systemie finansowo-księgowym.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania i udostępniania faktur drogą elektroniczną, nie narzucając przy tym podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Zatem, zarówno przesyłanie jak i otrzymywanie faktur elektronicznych jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona - wg dowolnej metody określonej przez podatnika - autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. przepisach rozporządzenia, ponieważ faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje.

Strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy, tak, aby zapewnić także prawidłowy sposób przechowywania faktur.

Z wniosku wynika, że opisany system otrzymywania i przechowywania faktur w formie elektronicznej zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, a także łatwe ich odszukanie oraz przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, jak wskazał Wnioskodawca, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej zapewni On tym organom niezwłoczny dostęp on-line do przechowywanych faktur za pomocą środków elektronicznych, w tym umożliwi pobieranie faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zatem, w przypadku wprowadzenia przez Spółkę opisanego systemu otrzymywania i przechowywania faktur zakupowych, otrzymanych przez Wnioskodawcę zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, będą mogły stanowić one podstawę do rozliczenia podatku od towarów i usług.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Z powyższego wynika, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten nie różnicuje zastosowania odliczenia względem przechowywanych faktur w formie papierowej czy elektronicznej.

Cytowane powyżej przepisy wskazują, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

W niniejszej sprawie zatem, jeśli faktury otrzymywane przez Wnioskodawcę zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej, przechowywane zgodnie z opisanym schematem, będą dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Niego do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, stanowić będą podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w rozliczeniu za okres – odpowiednio – otrzymania faktury w formie elektronicznej na adres e-mail Spółki oraz otrzymania faktury w formie papierowej przez Usługodawcę upoważnionego do otrzymywania i kompleksowej obsługi faktur w imieniu Spółki.

Reasumując, stanowisko Wnioskodawcy uznaje się za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.