Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-43/12/ICz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2012-04-27
Teza: Przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: akceptacja; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-wystawienie faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 15 grudnia 2011r. (data wpływu do tut. organu 16 stycznia 2012r.), uzupełnionym pismem z dnia 29 marca 2012r. (data wpływu 3 kwietnia 2012r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 16 stycznia 2012r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z dnia 29 marca 2012r. (data wpływu 3 kwietnia 2012r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z dnia 23 marca 2012r. znak: IBPP2/443-43/12/ICz, IBPP2/423-46/12/MO.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest podatnikiem podatku VAT i na wszelkie świadczone usługi wystawia faktury VAT. Wystawiane są faktury w formie papierowej w dwóch egzemplarzach tj. oryginał i kopia. Niezależnie od przechowywania kopii w formie papierowej jest również robiona kopia elektroniczna i zapisywana na trwałym nośniku danych. Wystawiona faktura jest zatwierdzana i księgowana i nie ma możliwości dokonania jakichkolwiek zmian w wystawionych fakturach w systemie księgowym odpowiedzialnym za wystawianie faktur. Kopia elektroniczna jest w 100% zgodna z kopią papierową. Z dniem 1 stycznia 2012r. Spółka chciałaby zmienić sposób przechowywania kopii faktur z papierowego na system elektroniczny. System księgowy zapewnia pełną zgodność, bezpieczeństwo oraz ochronę przed zmianą treści. Gwarantuje możliwość zapoznania się z nimi oraz wydrukowania.

W piśmie uzupełniającym z dnia 29 marca 2012r. Wnioskodawca doprecyzował opis sprawy i wskazał, m.in. iż Spółka zamierza kopie faktur zachować tylko w formie elektronicznej (PDF) bez możliwości zmiany kopii dokumentów, z gotowością wydruku faktur na każde żądanie uprawnionego podmiotu. Faktury będą przechowywane, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu wystawienia aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Będą one łatwe do odszukania oraz będą dostępne na każde żądanie. Kopie faktur będą przechowywane w siedzibie Spółki.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie (ostatecznie sformułowane w piśmie uzupełniającym z dnia 29 marca 2012r.):

Czy zatem jest możliwość aby Spółka przechowywała kopie faktur w formie elektronicznej będąc w zgodzie z przepisami podatkowymi, w szczególności z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz.1337 z późn. zm.)?

Zdaniem Wnioskodawcy, kopie faktur można przechowywać w systemie i jest to zgodne z obowiązującymi przepisami krajowymi oraz unijnymi.

W związku z powyższym spółka stoi na stanowisku, że kopia elektroniczna jest równoznaczna z kopią papierową i nie ma potrzeby drukowania oraz archiwizowania w formie papierowej skoro kopia elektroniczna jest zgodna z tym co otrzymuje odbiorca faktury.

W ocenie Spółki, żaden przepis ustawy o VAT, ani cytowanego rozporządzenia nie nakazuje przechowywania kopii faktur w formie papierowej. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł sobie formy drukowanej jako jedynej formy przechowywania kopii faktur. Ponadto zgodnie z art. 244 oraz 247 ust. 2 dyrektywy 206/112/WE państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Państwo polskie nie wymaga przechowywania kopii faktur w formie papierowej bowiem żaden przepis nie statuuje tak rozumianego obowiązku.

W ocenie Spółki, o ile system księgowy wykorzystywany przez podmiot pozwoli na wydrukowanie kopii faktury na życzenie organu kontrolnego, to funkcja dokumentacyjna wymagana ustawą o VAT zostaje spełniona.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się prawidłowe.

W myśl z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust.1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zgodnie z art. 106 ust. 10. ww. ustawy Minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1.  konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2.  potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3.  konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4.  stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

W dniu 17 grudnia 2010r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Zgodnie z § 3 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Pojęcie autentyczności pochodzenia faktury – w myśl § 2 ust. 1 pkt 1 cyt. rozporządzenia - oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury - w myśl § 2 ust. 1 pkt 2 cyt. rozporządzenia - rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 cyt. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych2), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PD.

W myśl § 6 cyt. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zgodnie z § 9 cyt. rozporządzenia, akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów, zachowuje ważność na potrzeby stosowania § 3 ust. 1.

W myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórych podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Stosownie do § 19 ust. 2 powołanego wyżej rozporządzenia, przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Jednocześnie w myśl § 21 powołanego rozporządzenia:

1.  Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2.  Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
    *   autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
    *   łatwe ich odszukanie,
    *   organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

1.  Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
2.  Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Udostępniając fakturę poprzez pocztę elektroniczną, Zainteresowany niewątpliwie dokonuje elektronicznego przekazu treści tego dokumentu zapisanej w języku informatycznym.

W związku z tym, faktury takie muszą spełniać wymogi określone w cytowanym wyżej rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Z uwagi zaś na specyfikę tego rodzaju faktur, ustawodawca nakazał - w przypadku ich wystawiania - dochowanie wymogu autentyczności i integralności, które zostały również przewidziane regulacjami dotyczącymi faktur papierowych.

Zgodnie z cytowanymi przepisami faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zagwarantowania autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści.

W powołanym wyżej rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010r. brak jest wymogu aby faktury wystawione i przesłane w formie elektronicznej były wystawione i przesyłane tylko w tej formie zatem dopuszczalna jest forma mieszana wystawiania i przechowywania faktur VAT.

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca na wszelkie świadczone usługi wystawia faktury VAT. Wystawiane są faktury w formie papierowej w dwóch egzemplarzach tj. oryginał i kopia. Niezależnie od przechowywania kopii w formie papierowej jest również robiona kopia elektroniczna i zapisywana na trwałym nośniku danych. Wystawiona faktura jest zatwierdzana i księgowana i nie ma możliwości dokonania jakichkolwiek zmian w wystawionych fakturach w systemie księgowym odpowiedzialnym za wystawianie faktur. Kopia elektroniczna jest w 100% zgodna z kopią papierową. Z dniem 1 stycznia 2012r. Spółka chciałaby zmienić sposób przechowywania kopii faktur z papierowego na system elektroniczny. System księgowy zapewnia pełną zgodność, bezpieczeństwo oraz ochronę przed zmianą treści. Gwarantuje możliwość zapoznania się z nimi oraz wydrukowania. Spółka zamierza kopie faktur zachować tylko w formie elektronicznej (PDF) bez możliwości zmiany kopii dokumentów, z gotowością wydruku faktur na każde żądanie uprawnionego podmiotu. Faktury będą przechowywane, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu wystawienia aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Będą one łatwe do odszukania oraz będą dostępne na każde żądanie.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania, w tym udostępniania, faktur w dowolnym w formacie elektronicznym. Ustawodawca w obowiązujących przepisach nie określił też formy przechowywania faktur VAT przesyłanych drogą elektroniczną, wprowadził natomiast dowolność sposobu przechowywania tych dokumentów. Tym samym Wnioskodawca ma prawo do przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej.

Zwrócić uwagę należy, że Wnioskodawca wskazał na zamiar zmiany sposobu przechowywania kopii faktur z papierowego na elektroniczny od 1 stycznia 2012r. Natomiast treść pytania Wnioskodawca oparł na przepisach rozporządzenia, które utraciły moc obowiązywania. W związku z powyższym podkreślić należy, że obecnie obowiązują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. Powołanie przez Wnioskodawcę przepisów nieobowiązującego rozporządzenia nie wpłynie jednak na prawidłowość stanowiska w zakresie sposobu przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej.

Wobec powyższego Stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.