Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL2-1.4011.667.2025.2.DJ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-08-06
Teza: Obowiązki płatnika w związku z wypłatą pracownikowi zwrotu
kosztów używania prywatnego samochodu w celach
służbowych.
Słowa kluczowe: koszt-zwrot kosztów
pracodawca
pracownik
przychód-przychód ze stosunku służbowego
ryczałt
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Pobór podatku lub zaliczek na podatek przez płatników.-
Zakłady pracy.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Zwolnienia przedmiotowe.-Zwolnienia od podatku
dochodowego.-Diety i inne należności za czas podróży.-
Pracownika
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Źródła przychodów.-Przychody.-Ustalanie wartości
pieniężnej nieodpłatnych i częściowo odpłatnych
świadczeń.
1

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Źródła przychodów.-Specyfika źródeł przychodów.-
Stosunek pracy.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 2-art. 10-ust. 1-pkt 1
[PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 2-art. 12-ust. 1
[PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 3-art. 21-ust. 1-pkt 16-lit. a

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 lipca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 23 lipca 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej. Uzupełnili go Państwo pismem z 1 sierpnia 2025 r. (wpływ 1 sierpnia 2025
    r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego
    Z Asystentem rodziny, pracownikiem GOPS (...) została zawarta umowa w sprawie
    używania samochodu osobowego stanowiącego własność pracownika do celów
    służbowych. W umowie tej rozliczenie za przejazdy służbowe jest realizowane zgodnie z
    zasadami określonymi w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków
    ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych
    samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
    Zwrot kosztów w formie miesięcznego ryczałtu następuje po złożeniu przez pracownika
    pisemnego oświadczenia o używaniu w danym miesiącu własnego samochodu do celów
    służbowych.
    W uzupełnieniu wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wskazano, że:
    Wnioskodawca stanowi zakład pracy, którego działalność regulowana jest przez odrębną
    ustawę, z przepisów której wynika wprost możliwość przyznania pracownikom prawa do
    zwrotu przez zakład pracy kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania
    pojazdu stanowiącego własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy, tj. § 3 ust. 3 i 4
    Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie
    należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
    samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r., Nr
    190).
    Przedmiot wniosku dotyczy obowiązków Wnioskodawcy jako płatnika w związku z
    wypłacanym pracownikowi w formie miesięcznego ryczałtu kosztów używania prywatnego
    samochodu w ramach jazd lokalnych i jazd służbowych.
    Wymienione we wniosku przejazdy pracowników, których dotyczy pytanie są podróżą
                    5 służbową w rozumieniu art. 77kp.

## Pytanie

Czy wypłacany pracownikowi w formie miesięcznego ryczałtu zwrot kosztów używania
    prywatnego samochodu wymaga rozliczenia jako przychód u pracownika z tytułu pracy i
    należy obliczać, pobierać i wpłacać zaliczki na podatek dochodowy?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Wypłacany pracownikowi w formie miesięcznego ryczałtu zwrot kosztów używania
    prywatnego samochodu nie wymaga rozliczania jako przychód u pracownika z tytułu
    pracy i nie należy obliczać, pobierać i wpłacać zaliczki na podatek dochodowy.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025
    r. poz. 111 ze zm.):
      Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca
      osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do
      obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie
      organowi podatkowemu.
    Na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób
    fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
      Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z
      wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od
      których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
    Powyższy przepis ustanawia generalną zasadę opodatkowania podatkiem dochodowym,
    zgodnie z którą opodatkowaniu tym podatkiem podlegają wszelkie uzyskane przez
    podatnika w danym roku korzyści majątkowe, z wyjątkiem tych, które na mocy ustawy
    wyłączone zostały z tego opodatkowania (np. poprzez wprowadzenie ustawowego
    zwolnienia z opodatkowania, czy też zaniechanie poboru podatku).
    W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy:
      Źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy
      stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni
      zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.
    Stosownie do art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie
      realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art.
      19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji
      podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość
      otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
    Według art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy:
      Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz
      spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz
      wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło
      finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze,
      wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody,
      ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy
      ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za
      pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń
      częściowo odpłatnych.
    Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów
    stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są
    więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem
    przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą
    stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.
    Z kolei art. 12 ust. 4 powołanej ustawy stanowi, że:
      Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku
      służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku
      pracy.

    W świetle art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami
      organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy
      obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które
      uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z
      pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z
      ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w
      nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
    Na mocy art. 38 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Płatnicy, o których mowa w art. 32-35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty
      pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po
      miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy
      którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania
      płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według
      siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby.
      Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje
      różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a.
    Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego i zadanego pytania wynika, że
    zawarli Państwo z pracownikiem (Asystentem rodziny) umowę w sprawie używania
    samochodu osobowego, stanowiącego własność pracownika do celów służbowych. Z tego
    tytułu wypłacają Państwo pracownikowi zwrot kosztów w formie miesięcznego ryczałtu.
    Wątpliwość Państwa budzi kwestia, czy ww. wypłacane kwoty powinni Państwo traktować
    jako przychód pracownika, a w związku z tym obliczać, pobierać i wpłacać zaliczkę na
    podatek dochodowy.
    Zauważyć należy, że do świadczeń w postaci opisanego we wniosku zwrotu kosztów
    związanych z używaniem samochodu prywatnego w celach służbowych nie mają
    zastosowania kryteria, o których mowa w wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8
    lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13, gdyż pogląd w nim wyrażony ma zastosowanie wyłącznie do
    świadczeń niepieniężnych. Przy czym świadczeniem niepieniężnym nie jest opisywany we
    wniosku ww. zwrot kosztów, a co za tym idzie jego rozpatrywanie w kontekście kryteriów
    wskazanych w wyroku Trybunału Konstytucyjnego jest bezprzedmiotowe. Jak bowiem
    zauważył Trybunał Konstytucyjny, „w wypadku świadczenia pieniężnego przysporzenie jest
    niewątpliwe i niejako bezwarunkowe (zawsze oznacza zwiększenie aktywów)”. Skoro wyrok
    ten dotyczy wyłącznie świadczeń nieodpłatnych to nie może mieć zastosowania do
    świadczeń pieniężnych. Stosowanie tez zawartych w tym wyroku do świadczeń o
    charakterze pieniężnym otrzymywanych przez Państwa pracownika z tytułu zwrotu
    kosztów używania przez niego samochodu prywatnego do celów służbowych, nie jest
    zatem uzasadnione.
    Stosownie natomiast do art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznym:
      Wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika
      z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu
      pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład
      pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z
      przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do
      wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1
      kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez
      właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu
      pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej
      przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.
    Ww. regulacja ogranicza krąg podatników mogących skorzystać z omawianego zwolnienia
    do tych, którym przepisy odrębnych ustaw gwarantują możliwość przyznania prawa do

    zwrotu poniesionych kosztów, bądź nakładają na pracodawcę obowiązek zwrotu
    pracownikowi tych kosztów.
    Odrębnymi ustawami, do których odsyła powołany art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku
    dochodowym od osób fizycznych są np.:
    - ustawa z 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa
      użyteczności publicznej „Poczta Polska” (t. j. Dz. U. z 2020 r. poz. 2064);
    - ustawa z 28 września 1991 r. o lasach (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 567);
    - ustawa z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1283 ze zm.);
    - ustawa z 27 lipca 2001 r. o kuratorach sądowych (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1095 ze zm.).
    W myśl art. 121 ust. 3c ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej:
      Pracownikowi socjalnemu, do którego obowiązków należy świadczenie pracy
      socjalnej w środowisku lub przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych
      poza siedzibą jednostki, przysługuje zwrot kosztów przejazdów z miejsca pracy do
      miejsc wykonywania przez niego czynności zawodowych, w przypadku braku
      możliwości zapewnienia dojazdu środkami pozostającymi w dyspozycji
      zatrudniającego go pracodawcy.
    Zacytowany powyżej przepis ustawy o pomocy społecznej odnosi się do zwrotu kosztów
    przejazdów związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Przewiduje on
    możliwość przyznania takiego zwrotu w sytuacji, gdy pracodawca nie ma możliwości
    zapewnienia dojazdu środkami transportu będącymi w jego dyspozycji. Należy zatem
    stwierdzić, że jest to przepis ustawowy, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o
    podatku dochodowym od osób fizycznych. Zauważyć również należy, że powyższy przepis
    obejmuje swoją dyspozycją wyłącznie pracowników socjalnych, o których mowa w ustawie
    o pomocy społecznej.
    Natomiast wskazany we wniosku asystent rodziny nie jest pracownikiem socjalnym w myśl
    powołanej ustawy o pomocy społecznej, a tym samym zacytowany art. 121 ust. 3c ustawy
    o pomocy społecznej nie znajduje do nich zastosowania.
    W ustawie z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (t.j.
    Dz. U. z 2025 r. poz. 49), określającej zasady i formy wspierania rodziny przeżywającej
    trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo wychowawczych, w Rozdziale 2 Działu II
    określone zostały zadania oraz kwestie dotyczące zatrudnienia asystenta rodziny. Z treści
    tej ustawy nie wynika, by asystentowi rodziny z tytułu używania własnego samochodu dla
    celów służbowych przysługiwał od zatrudniającego go pracodawcy zwrot kosztów
    przejazdów do miejsc wykonywania przez niego czynności zawodowych.
    Ponadto w art. 17 ust. 3 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej,
    ustawodawca wprowadził istotne ograniczenie w zakresie wykonywanych zadań przez
    asystenta rodziny. Określił, że praca asystenta rodziny nie może być łączona z
    wykonywaniem obowiązków pracownika socjalnego na terenie gminy, w której praca ta
    jest prowadzona. Tym samym dokonał rozróżnienia pomiędzy pracownikiem socjalnym, a
    asystentem rodziny.
    W tym miejscu należy wyraźnie zaakcentować, że na gruncie konstrukcji i systematyki
    ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wprowadzenie przez ustawodawcę
    powyższego zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy dowodzi, że każdy zwrot
    kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących
    własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych stanowi przychód
    tegoż pracownika. Nie można bowiem stracić z pola widzenia faktu, że aby dane
    świadczenie wymienione w katalogu zwolnień z art. 21 ust. 1 ww. ustawy w ogóle mogło
    korzystać ze zwolnienia od podatku, najpierw (wyjściowo) musiałoby stanowić przychód.
    Gdyby bowiem takie świadczenie ustawodawca ulokował poza źródłem przychodu, byłoby

    z opodatkowania wyłączone, a nie zwolnione; do tego bowiem w istocie sprowadza się
    różnica między zwolnieniem podatkowym a wyłączeniem z opodatkowania, których to
    instytucji pod żadnym pozorem nie należy mylić, a tym bardziej stosować zamiennie,
    mimo nawet zbliżonych skutków ekonomicznych.
    Dodatkowo należy wyjaśnić, że sam fakt zawarcia odrębnej umowy z pracownikiem, co do
    kwestii wykorzystania prywatnego samochodu pracownika nie ma znaczenia, gdyż
    zatrudniony wykorzystuje swój samochód celem świadczenia pracy na rzecz pracodawcy.
    Wykorzystywanie samochodu prywatnego do celów służbowych pracownika jest
    niewątpliwie związane z pozostawaniem przez niego w stosunku pracy.
    Z powyższego wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania
    pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od
    podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a
    obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa
    do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw. W pozostałych
    przypadkach zwrot taki stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu wraz z
    innymi przychodami ze stosunku pracy.
    Zatem, wskazane zwolnienie swoją dyspozycją obejmuje określone kategorie osób, o
    których mowa w odrębnych ustawach, do których odwołał się ustawodawca.
    Stosownie do postanowień art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie
    drogowym (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1539 ze zm.):
      Na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych,
      samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy.
    Natomiast § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w
    sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do
    celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących
    własnością pracodawcy (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.) stanowi, że:
      Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych
      samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością
      pracodawcy, zwanych dalej "pojazdami do celów służbowych", następuje na
      podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o
      używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w
      rozporządzeniu.
    Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych:
      Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
      a) podróży służbowej pracownika,
      b) podróży osoby niebędącej pracownikiem
      - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez
      ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania
      należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
      samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze
      kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.
    Odrębnymi przepisami, o których mowa w ww. artykule są przepisy rozporządzenia
    Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności
    przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej
    jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).
    W myśl art. 41 ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (t.j.
    Dz. U. z 2024 r. poz. 1135):

      Pracownikowi samorządowemu wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie
      służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza
      stałym miejscem pracy przysługują należności na zasadach określonych w przepisach
      w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących
      pracownikom samorządowej sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, wydanych
      na podstawie Kodeksu pracy.
    Warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16
    lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika
    podróży służbowej.
    Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej, dlatego w tej
    kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks
    pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.).
            5Zgodnie z art. 77 § 1 Kodeksu pracy:
      Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza
      miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem
      pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
              5Stosownie do art. 77 § 2 ww. Kodeksu pracy:
      Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz
      warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w
      państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży
      służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w
      szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w
      przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i
      limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów
      przejazdów, noclegów i innych wydatków.
    Natomiast § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie
    warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów
    służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością
    pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.) stanowi, że:
      Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych
      samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością
      pracodawcy, zwanych dalej "pojazdami do celów służbowych", następuje na
      podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o
      używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w
      rozporządzeniu.
    W myśl § 2 pkt 2 lit. a) powołanego powyżej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
    Społecznej:
      Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu
      określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdów.
    Stosownie do § 3 ust. 1 rozporządzenia:
      Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a
      także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.
    Zgodnie zaś z § 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia:
      3. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży
      krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub
      motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
      4. W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot
      kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez

      stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być
      wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z
      dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2022 r. poz. 2201, z późn.
      zm.)
    Jak wynika z opisu sprawy, z Asystentem rodziny (Państwa pracownikiem) została zawarta
    umowa w sprawie używania samochodu osobowego stanowiącego własność pracownika
    do celów służbowych. Zwrot kosztów w formie miesięcznego ryczałtu następuje po
    złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu w danym miesiącu
    własnego samochodu do celów służbowych. W uzupełnieniu podania podali Państwo, że
    przedmiot wniosku dotyczy obowiązków Państwa jako płatnika w związku z wypłacanym
    pracownikowi w formie miesięcznego ryczałtu kosztów używania prywatnego samochodu
    w ramach jazd lokalnych i jazd służbowych. Jednocześnie dalej wskazali Państwo, że
    wymienione we wniosku przejazdy pracowników są podróżą służbową w rozumieniu art.
    577 Kodeksu pracy.
    Mając zatem na uwadze wyżej przywołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis
    sprawy należy stwierdzić, że otrzymany przez Państwa pracownika zwrot kosztów z tytułu
    używania samochodu prywatnego do celów służbowych stanowi dla tegoż pracownika
    przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
    Przychód ten nie może korzystać ze zwolnienia przedmiotowego określonego w art. 21
    ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, z uwagi na
    niespełnienie przesłanki zawartej w tym zwolnieniu przedmiotowym. Nie można bowiem
    uznać, że ww. świadczenie, nawet jeśli dotyczy jazd lokalnych korzysta ze zwolnienia na
    podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy, bowiem prawo do zwrotu kosztów dla Państwa
    pracownika nie wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw (np.: ustawy o komercjalizacji
    państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej, ustawy o lasach, ustawy o
    kuratorach sądowych czy ustawy o pomocy społecznej), a które gwarantują możliwość
    prawa do zwrotu poniesionych kosztów bądź nakładają na pracodawcę obowiązek zwrotu
    pracownikowi tych kosztów.
    Zatem, wypłacany pracownikowi w formie miesięcznego ryczałtu zwrot kosztów używania
    prywatnego samochodu za przejazdy w jazdach lokalnych stanowi dla Państwa
    pracownika przychód podlegający opodatkowaniu wraz z innymi przychodami ze
    stosunku pracy. W konsekwencji Państwo, jako płatnik, powinni od wypłacanych ww. kwot
    obliczyć, pobrać i wpłacić zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
    Jednocześnie, jak wcześniej wyjaśniono wskazany art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy, ma
    zastosowanie wyłącznie do świadczeń otrzymywanych przez pracownika odbywającego
    podróż służbową.
    Zatem, skoro – jak podali Państwo w uzupełnieniu wniosku – przejazd pracownika jest
    podróżą służbową, a więc w sytuacji, gdy Państwa pracownik będzie otrzymywał zwrot
    kosztów związanych z używaniem samochodu prywatnego w celach służbowych
    poniesionych z tytułu ww. przejazdów, do tych należności, które dotyczą wyjazdów poza
    stałe miejsce pracy, poza miejscowością, w której pracodawca ma siedzibę znajdzie
    zastosowanie zwolnienie wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku
    dochodowym od osób fizycznych. Zwolnienie to będzie przysługiwało Państwa
    pracownikowi do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki
    Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi
    zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu
    podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190). W konsekwencji, w sytuacji
    przekroczenia przez ww. pracownika wysokości otrzymanego zwrotu wynikającego z ww.
    rozporządzenia od tej części otrzymanego zwrotu, która przekracza ustaloną w ww.
    sposób należność powinni Państwo naliczyć, pobrać i wpłacić zaliczkę na podatek
    dochodowy.

    W związku z powyższym, Państwa stanowisko w sprawie, zgodnie z którym wypłacany
    pracownikowi w formie miesięcznego ryczałtu zwrot kosztów używania prywatnego
    samochodu nie wymaga rozliczania jako przychód u pracownika z tytułu pracy – należało
    uznać za nieprawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy
      z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
      Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
      zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się
      Państwo do interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
      z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa
    z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.