Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-1.4012.457.2017.1.LM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2017-10-11
Teza: Faktury VAT przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów – będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wskazanego, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 18 sierpnia 2017 r. (data wpływu 8 września 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia:

1.  czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów), wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów oraz
2.  czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami) zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 8 września 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów), wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów oraz czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami) zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca zwany dalej „Spółką" jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W ramach prowadzonej działalności Spółka otrzymuje dużą ilość faktur i innych dokumentów księgowych otrzymywanych od kontrahentów. W związku z ciągłym rozwojem, liczba otrzymywanych w każdym miesiącu dokumentów zwiększa się. Mając na uwadze wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza i wiąże się z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum.

Obecnie ww. dokumenty są przechowywane przez Spółkę w formie papierowej.

Na dzień dzisiejszy Spółka otrzymuje część ww. dokumentów przesyłanych przez kontrahentów w formie papierowej a część w formie elektronicznej (w formacie pdf), które są wysyłane przez kontrahentów na dedykowany do tego celu adres e-mail.

Stosowana przez Wnioskodawcę kontrola biznesowa gwarantuje w każdym przypadku pełną identyfikowalność otrzymanego przez Spółkę dokumentu (niezależnie od sposobu jego przesłania) z konkretną, dokumentowaną nim transakcją. Wyłącznie dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez wyznaczonych pracowników są księgowane i rozliczane dla celów podatkowych Spółki.

W chwili obecnej prowadzone są prace, których celem jest usprawnienie wewnętrznego obiegu i archiwizacji dokumentów zmierzające do zmiany fizycznego obiegu i archiwizacji (wersja papierowa) na obieg i archiwizację wyłącznie w formie elektronicznej (w dedykowanym systemie elektronicznym tj. aplikacji X).

Wnioskodawca zamierza stopniowo objąć opisanym systemem archiwizowania i obiegu dokumentów wszystkie dokumenty wpływające do niego w formie papierowej. Zamierza archiwizować w ten sposób w szczególności:

*   faktury oraz faktury korygujące zakup, duplikaty oraz załączniki do faktur,
*   faktury oraz faktury korygujące sprzedaż,
*   paragony,
*   rachunki,
*   rozliczenia kosztów podróży służbowej,
*   wyciągi bankowe,
*   dowody wpłat i wypłat (KP, KW) zarówno własne jak i obce,
*   decyzje urzędowe,

oraz wszelkie inne dokumenty stanowiące dowód poniesienia kosztów, które Wnioskodawca otrzyma od swoich kontrahentów.

Planowana procedura przechowywania dokumentów papierowych w wersji elektronicznej realizowana będzie według następujących zasad:

Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu elektronicznego - w formacie PDF (lub jpg) będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału. Każdy dokument będzie skanowany osobno i będzie mu nadawany odrębny numer.

Zeskanowane dokumenty będzie można łatwo odszukać zarówno po numerze własnym dokumentu, nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu lub kwocie netto. Zeskanowane dokumenty będą wczytywane do wewnętrznego programu Spółki.

Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będą wyznaczeni pracownicy Spółki.

Korzystanie z aplikacji będzie możliwe po uprzednim zalogowaniu się do programu i autoryzację hasłem.

Uprawnione osoby przeprowadzą kontrolę merytoryczną i formalną treści obrazu elektronicznego dokumentu, zgodnie z procedurami przyjętymi i stosowanymi w Spółce.

Aplikacja umożliwia uzyskanie informacji odnośnie użytkownika, który wprowadził dany dokument, a także dodawanie adnotacji.

Po uzyskaniu wszelkich wymaganych akceptów merytorycznych, zdarzenie gospodarcze opisane na dokumencie będzie podlegało zaksięgowaniu przez uprawnioną osobę w systemie finansowo-księgowym i uwzględnione w rozliczeniach podatkowych, a następnie płatność zostanie skierowana do realizacji.

Oprogramowanie stanowiące podstawę systemu archiwizacyjnego w ramach systemu X będzie współpracować z systemem finansowo-księgowym Spółki.

Archiwizacja elektronicznych obrazów faktur kosztowych będzie realizowana poprzez umieszczenie takiego obrazu dokumentu na serwerze w bazie danych w postaci zapisu elektronicznego. Wraz z dokumentem znajduje się sygnatura umożliwiająca jego identyfikację, bez możliwości ingerowania w jego zawartość. Dzięki archiwizacji bazy danych istnieje możliwość pełnego odtworzenia zasobów zarchiwizowanych dokumentów pomimo uszkodzenia serwera czy bazy danych.

Baza danych programu X jest archiwizowana i przechowywana na dwóch dyskach sieciowych oraz na płycie BlueRay. Kopie baz danych są codziennie automatycznie zgrywane na dyski sieciowe i manualnie nagrywane na płytę BlueRay. Dodatkowa kopia bazy danych jest wykonywana na drugi fizyczny serwer bazy danych przy użyciu mechanizmów Transaction log shipping bazy MS SQL w półgodzinnych interwałach. Dostęp do bazy danych i do kopii bezpieczeństwa jest chroniony i możliwy tylko dla uprawnionych do tego celu osób. Zarządzaniem i archiwizacją bazy danych zajmować się będą administratorzy systemów Informatycznych. Dostęp do serwera jest zabezpieczony mechanicznie drzwiami antywłamaniowymi, serwerownia posiada zabezpieczenia elektroniczne (czujki ruchu, czujki dymu, czujki temperatury), potrójne zabezpieczenie przed przegrzaniem (dwie niezależne klimatyzacje i system wentylacji), serwerownia posiada niezależne bezprzerwowe zasilanie. Dostęp do kopii bezpieczeństwa podlega nadzorowi elektronicznemu (elektroniczny system dostępu do pomieszczeń) oraz mechanicznemu (kopie BlueRay przechowywane są w szafie pancernej).

Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane przez wymagany przepisami prawa czas.

Dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie zapewniony na każde żądanie organów skarbowych zarówno w formie elektronicznej a także papierowej - poprzez wydrukowanie wskazanego dokumentu.

Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tak jak w przypadku dokumentów papierowych.

Procedury, jakie będą przez Spółkę zastosowane oraz sposób przechowywania plików uniemożliwią jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych dokumentach, zapewniona zostanie tym samym ich integralność.

Zeskanowane dokumenty będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na dokumentach (czytelność).

W momencie uruchomienia systemu archiwizowanie i przechowywanie otrzymanych papierowych dokumentów będzie dokonywane jedynie w formie obrazów elektronicznych. Dokumenty trafiające do Spółki w formie papierowej, bezpośrednio po ich archiwizacji w systemie w postaci obrazu elektronicznego będą niszczone.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów), wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów?
2.  Czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami) zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zdaniem Spółki, w świetle obowiązujących przepisów, dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupowych oraz innych dokumentów (m.in.: faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów, rozliczeń podróży służbowych itd.) otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej.

Zgodnie bowiem z przepisem art. 86 § 1 ordynacji podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

W świetle powyższego przepisu przechowywanie ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów stanowi bezwzględny obowiązek Spółki. Przepisy prawa nie nakazują archiwizowania dokumentów jedynie w wersji papierowej. Co oznacza, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej, jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów.

Podobnie przepisy ustawy o CIT nie regulują formy przechowania dokumentacji podatkowej. Zgodnie natomiast z przepisem art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Regulacje związane z przechowywaniem faktur zawarte są także w przepisach unijnych. Zgodnie z art. 246 Dyrektywy 112 przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność.

Ogólne zatem warunki przechowywania faktur (w tym także ich kopii), nie wskazują na formę w jakiej winno być dokonywane ich przechowywanie (papierowej czy elektronicznej) ale kładą nacisk na to, aby forma gwarantowała przez cały okres ich przechowywania autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, z jednoczesnym zastrzeżeniem, że umieszczone na nich dane nie mogą być zmieniane i muszą pozostać czytelne.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny z zastrzeżeniem pkt 2 - 5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych - art. 86 ust. 11 ustawy.

W myśl art. 86 ust. 13 ustawy, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 11, 12, 16 i 18, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego.

Cytowane powyżej przepisy wskazują, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także niezaistnienie przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT. Odliczenie natomiast nie jest zróżnicowane względem przechowywania faktur w formie papierowej czy elektronicznej.

W myśl art. 106g ust. 1 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Stosowanie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosowana przez Wnioskodawcę kontrola biznesowa gwarantuje w każdym przypadku pełną identyfikowalność otrzymanego przez Spółkę dokumentu (niezależnie od sposobu jego przesyłania) z konkretną, dokumentowaną nim transakcją. Wyłącznie dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez wyznaczonych pracowników są księgowane i rozliczane dla celów podatkowych Spółki.

W konsekwencji powyższego, zdaniem Wnioskodawcy Spółka będzie uprawniona do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur i innych zrównanych z nimi dokumentów przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, w zakresie, w jakim będą one odnosić się do zakupów towarów/usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, niezależnie od okoliczności, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w zakresie pytania nr 1 i 2 jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca zwany dalej „Spółką" jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W ramach prowadzonej działalności Spółka otrzymuje dużą ilość faktur i innych dokumentów księgowych otrzymywanych od kontrahentów.

W związku z ciągłym rozwojem, liczba otrzymywanych w każdym miesiącu dokumentów zwiększa się. Mając na uwadze wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza i wiąże się z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum.

Obecnie ww. dokumenty są przechowywane przez Spółkę w formie papierowej.

Na dzień dzisiejszy Spółka otrzymuje część ww. dokumentów przesyłanych przez kontrahentów w formie papierowej a część w formie elektronicznej (w formacie pdf), które są wysyłane przez kontrahentów na dedykowany do tego celu adres e-mail.

Stosowana przez Wnioskodawcę kontrola biznesowa gwarantuje w każdym przypadku pełną identyfikowalność otrzymanego przez Spółkę dokumentu (niezależnie od sposobu jego przesłania) z konkretną, dokumentowaną nim transakcją. Wyłącznie dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez wyznaczonych pracowników są księgowane i rozliczane dla celów podatkowych Spółki.

W chwili obecnej prowadzone są prace, których celem jest usprawnienie wewnętrznego obiegu i archiwizacji dokumentów zmierzające do zmiany fizycznego obiegu i archiwizacji (wersja papierowa) na obieg i archiwizację wyłącznie w formie elektronicznej (w dedykowanym systemie elektronicznym tj. aplikacji X).

Wnioskodawca zamierza stopniowo objąć opisanym systemem archiwizowania i obiegu dokumentów wszystkie dokumenty wpływające do niego w formie papierowej. Zamierza archiwizować w ten sposób w szczególności:

*   faktury oraz faktury korygujące zakup, duplikaty oraz załączniki do faktur,
*   faktury oraz faktury korygujące sprzedaż,
*   paragony,
*   rachunki,
*   rozliczenia kosztów podróży służbowej,
*   wyciągi bankowe,
*   dowody wpłat i wypłat (KP, KW) zarówno własne jak i obce,
*   decyzje urzędowe,

oraz wszelkie inne dokumenty stanowiące dowód poniesienia kosztów, które Wnioskodawca otrzyma od swoich kontrahentów.

Planowana procedura przechowywania dokumentów papierowych w wersji elektronicznej realizowana będzie według następujących zasad:

Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu elektronicznego - w formacie PDF (lub jpg) będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału. Każdy dokument będzie skanowany osobno i będzie mu nadawany odrębny numer.

Zeskanowane dokumenty będzie można łatwo odszukać zarówno po numerze własnym dokumentu, nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu lub kwocie netto. Zeskanowane dokumenty będą wczytywane do wewnętrznego programu Spółki.

Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będą wyznaczeni pracownicy Spółki.

Korzystanie z aplikacji będzie możliwe po uprzednim zalogowaniu się do programu i autoryzację hasłem.

Uprawnione osoby przeprowadzą kontrolę merytoryczną i formalną treści obrazu elektronicznego dokumentu, zgodnie z procedurami przyjętymi i stosowanymi w Spółce.

Aplikacja umożliwia uzyskanie informacji odnośnie użytkownika, który wprowadził dany dokument, a także dodawanie adnotacji.

Po uzyskaniu wszelkich wymaganych akceptów merytorycznych, zdarzenie gospodarcze opisane na dokumencie będzie podlegało zaksięgowaniu przez uprawnioną osobę w systemie finansowo-księgowym i uwzględnione w rozliczeniach podatkowych, a następnie płatność zostanie skierowana do realizacji.

Oprogramowanie stanowiące podstawę systemu archiwizacyjnego w ramach systemu X będzie współpracować z systemem finansowo-księgowym Spółki.

Archiwizacja elektronicznych obrazów faktur kosztowych będzie realizowana poprzez umieszczenie takiego obrazu dokumentu na serwerze w bazie danych w postaci zapisu elektronicznego. Wraz z dokumentem znajduje się sygnatura umożliwiająca jego identyfikację, bez możliwości ingerowania w jego zawartość. Dzięki archiwizacji bazy danych istnieje możliwość pełnego odtworzenia zasobów zarchiwizowanych dokumentów pomimo uszkodzenia serwera czy bazy danych.

Baza danych programu X jest archiwizowana i przechowywana na dwóch dyskach sieciowych oraz na płycie BlueRay. Kopie baz danych są codziennie automatycznie zgrywane na dyski sieciowe i manualnie nagrywane na płytę BlueRay. Dodatkowa kopia bazy danych jest wykonywana na drugi fizyczny serwer bazy danych przy użyciu mechanizmów Transaction log shipping bazy MS SQL w półgodzinnych interwałach. Dostęp do bazy danych i do kopii bezpieczeństwa jest chroniony i możliwy tylko dla uprawnionych do tego celu osób. Zarządzaniem i archiwizacją bazy danych zajmować się będą administratorzy systemów Informatycznych. Dostęp do serwera jest zabezpieczony mechanicznie drzwiami antywłamaniowymi, serwerownia posiada zabezpieczenia elektroniczne (czujki ruchu, czujki dymu, czujki temperatury), potrójne zabezpieczenie przed przegrzaniem (dwie niezależne klimatyzacje i system wentylacji), serwerownia posiada niezależne bezprzerwowe zasilanie. Dostęp do kopii bezpieczeństwa podlega nadzorowi elektronicznemu (elektroniczny system dostępu do pomieszczeń) oraz mechanicznemu (kopie BlueRay przechowywane są w szafie pancernej).

Dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane przez wymagany przepisami prawa czas.

Dostęp do zeskanowanych dokumentów będzie zapewniony na każde żądanie organów skarbowych zarówno w formie elektronicznej a także papierowej - poprzez wydrukowanie wskazanego dokumentu.

Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tak jak w przypadku dokumentów papierowych.

Procedury, jakie będą przez Spółkę zastosowane oraz sposób przechowywania plików uniemożliwią jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych dokumentach, zapewniona zostanie tym samym ich integralność.

Zeskanowane dokumenty będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na dokumentach (czytelność).

W momencie uruchomienia systemu archiwizowanie i przechowywanie otrzymanych papierowych dokumentów będzie dokonywane jedynie w formie obrazów elektronicznych. Dokumenty trafiające do Spółki w formie papierowej, bezpośrednio po ich archiwizacji w systemie w postaci obrazu elektronicznego będą niszczone.

Wnioskodawca ma wątpliwości czy dopuszczalne jest przechowywanie faktur zakupowych ( a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów) oraz faktur sprzedaży wyłącznie w formie elektronicznej, a także czy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami) zawartego w fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

Odnosząc się do powyższego należy na wstępie wskazać, że według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepis ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno – skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112 ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno – skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące relacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewnić przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia przechowywanie faktury w formie papierowej.

Ze względu na wskazane we wniosku okoliczności sprawy, w świetle ww. przepisów należy stwierdzić, że przechowywanie faktur zakupowych wskazanych przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu podatkowego – jest zgodne z powyższymi przepisami, a zatem pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji.

Odnosząc się natomiast do kwestii przechowywania w formie elektronicznej otrzymywanych przez Wnioskodawcę paragonów oraz innych podobnych dokumentów, do których nie stosuje się, zawartych w ustawie przepisów dotyczących przechowywania faktur, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy, w kwestii objętej pytaniem oznaczonym we wniosku jako nr 1 jest prawidłowe.

Trzeba przy tym podkreślić, że niniejsza interpretacja, a co za tym idzie zawarta w niej ocena prawidłowości stanowiska Wnioskodawcy w zakresie objętym pytaniem nr 1, odnosi się ściśle do zakresu stanowiska Wnioskodawcy przedstawionego we wniosku. Stąd też nie jest przedmiotem interpretacji, czy dopuszczalne jest niszczenie papierowych oryginałów otrzymywanych przez Wnioskodawcę faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych dokumentów), gdyż w tym zakresie Wnioskodawca nie przedstawił własnego stanowiska.

Odnosząc się do objętej pytaniem 2 kwestii, czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego (pod ogólnymi warunkami) zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z przywołanych wcześniej przepisów art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 niezbędnym jest wcześniejsze otrzymanie przez niego faktury dokumentującej nabycie towarów i usług.

Należy jednocześnie zauważyć, że dla realizacji tego prawa faktury otrzymywane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie muszą zachować wymogi wynikające z przepisu art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

Jak wynika z wniosku proponowana przez Wnioskodawcę metoda przechowywania otrzymanych faktur w systemie elektronicznym będzie spełniała warunki autentyczności, integralności i czytelności przechowywanych faktur o którym mowa w art. 106 ustawy o VAT, oraz będzie pozwalała na ich łatwe odszukanie i bezzwłoczny dostęp na żądanie organów podatkowych.

Z wniosku wynika, iż Wnioskodawcy znany jest fakt, że zgodnie z art. 86 ust. 1 przysługuje mu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury VAT przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów – będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wskazanego, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy, w kwestii objętej pytaniem nr 2, jest prawidłowe.

Podkreślić przy tym należy, że interpretacja w kwestii objętej pytaniem nr 2 odnosi się ściśle do sformułowanego pytania, tj przy założeniu, że spełnione zostały ogólne warunki do odliczenia.

Jednocześnie wskazać należy, że wydając interpretacje indywidualną przepisów prawa podatkowego w trybie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej organ nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy, gdyż do prowadzenia takiego postępowania dowodowego nie jest uprawniony. Interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach przedstawionych we wniosku przez wnioskodawcę. Z uwagi na powyższe w przedmiotowej interpretacji nie rozstrzygano kwestii czy w proponowanym przez Wnioskodawcę systemie zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur. Zawarte w opisie sprawy stwierdzenia Wnioskodawcy w tym zakresie potraktowano jako element przedstawionego we wniosku opisu sprawy, bez dokonywania oceny jego prawidłowości.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoja aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z poźn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.