Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP1/443-1014/10-3/AK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2010-12-13
Teza: Przechowywanie faktur w formie elektronicznej dytyczących podatku od towarów i usług.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-wystawienie faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. u. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. u. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Instytutu …, przedstawione we wniosku z dnia 8 września 2010 r. (data wpływu do: Izby Skarbowej w Poznaniu 13 września 2010 r., Biura KIP w Lesznie 16 września 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 13 września 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Przedmiotem działalności Instytutu …, będącego jednocześnie krajową strukturą międzynarodowego systemu identyfikacji i komunikacji GS1, jest prowadzenie badań naukowych i prac rozwojowych w dziedzinie logistyki i elektronicznej gospodarki, przystosowanie wyników prowadzonych prac do zastosowania w praktyce oraz upowszechnianie wyników tych prac. Instytut … (zwany dalej również „Instytutem”) prowadzi działalność gospodarczą na zasadach określonych w przepisach ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. u. z 2007 Nr 155, poz. 1095 ze zm.), w zakresie i formach określonych w statucie tej jednostki.

Z tytułu dostawy towarów i usług Instytut wystawia na rzecz swoich kontrahentów faktury VAT, które są drukowane w siedzibie Instytutu, następnie oryginały faktur są wysyłane za pomocą przesyłek pocztowych lub kurierskich do kontrahentów.

Wnioskodawca prowadzi prace rozwojowe m. in. w dziedzinie e-gospodarki, w szczególności wdraża nowe technologie związane z wymianą danych elektronicznych miedzy przedsiębiorcami. w związku z powyższym Instytut rozważa możliwość zastosowania w przyszłości poczty elektronicznej lub innych form elektronicznego przesyłania danych w celu dostarczania faktur VAT kontrahentom. Faktura VAT byłaby wystawiana przez system księgowy (program komputerowy) Wnioskodawcy w formie elektronicznej w dwóch egzemplarzach, z czego jeden oznaczony wyrazem „ORYGINAŁ”, drugi wyrazem „KOPIA”. Następnie egzemplarz oryginału byłby w tej samej formie elektronicznej przekazywany kontrahentowi. Egzemplarz oznaczony jako „KOPIA” pozostawałby w systemie księgowym Wnioskodawcy, bez możliwości modyfikacji zapisów, z możliwością wydrukowania kopii faktury w dowolnym czasie np. na każde żądanie organów podatkowych. Jednocześnie zachowany zostanie warunek oznaczenia kopii faktury wyrazem „KOPIA”. w związku z powyższym kopia faktury byłaby przechowywana w formie elektronicznej (z możliwością jej wydrukowania w każdym czasie) lub byłaby drukowana i przechowywana w formie papierowej. w zakresie przekazywania faktur odbiorcom Instytut rozważa wykorzystanie poczty e-mail, jak również stworzenie możliwości odbioru faktury poprzez wyodrębnioną platformę elektroniczną. w ramach utworzonej platformy internetowej każdy kontrahent posiadał będzie indywidualnie wyodrębnione konto - z dostępem zabezpieczonym loginem i hasłem - na które przekazywane będą za jego uprzednią zgodą faktury VAT wystawione przez Instytut. w ramach indywidualnego konta kontrahent będzie mógł odebrać przekazaną przez Instytut fakturę VAT, następnie samodzielnie, w dowolnym czasie wydrukować ją w formie papierowej. Zarówno przekazywanie faktur VAT pocztą elektroniczną jak i za pomocą indywidualnego konta nabywcy na platformie internetowej pozwoli uniknąć czasochłonnych oraz kosztownych procesów sporządzania faktur w formie papierowej oraz ich wysyłki do kontrahentów przy wykorzystaniu firm pocztowych lub kurierskich. Ponadto przekazywanie faktur drogą elektroniczną przyspieszy wymianę dokumentów księgowych z kontrahentami oraz usprawni i ułatwi kontakty handlowe. w tej mierze nie bez znaczenia pozostaje również aspekt ekologiczny - przekazywanie faktur za pomocą środków elektronicznej komunikacji pozwoli zmniejszyć zaangażowanie takich środków jak koperty oraz dokumenty towarzyszące wysyłce (np. potwierdzenia nadania przesyłki).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy faktura VAT wystawiona i przekazana nabywcy w formie elektronicznej za pomocą poczty e-mail lub w ramach portalu internetowego (nie będąca jednak fakturą elektroniczną zabezpieczoną w sposób kwalifikowany), której kopia przechowywana będzie przez Instytut w formie elektronicznej w ramach systemu księgowego z możliwością wydrukowania w dowolnym czasie, a oryginał wydrukowany zostanie bezpośrednio przez nabywcę, może być uznana za prawidłowo wprowadzoną do obrotu prawnego?

Zdaniem Wnioskodawcy, przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. u. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), nie precyzują w jakiej formie powinna być przechowywana kopia faktury. Zgodnie z § 21 ust. 1 przedmiotowego rozporządzenia „podatnicy są zobowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”. Ponadto w myśl przepisów ww. rozporządzenia dokumenty, o których mowa powinny być przechowywane w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (tak § 21 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur). Zasady te stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących wystawianych lub otrzymanych w formie elektronicznej. Zdaniem Wnioskodawcy na gruncie ustawy o VAT oraz aktów wykonawczych do tej ustawy należy uznać za prawnie dopuszczalne, aby oryginał i kopia faktury były wystawiane w formie elektronicznej, z czego oryginał byłby drukowany bezpośrednio przez nabywcę i przechowywany w formie papierowej, natomiast kopia faktury byłaby przechowywana w systemie elektronicznym wystawcy, o ile gwarantuje on nienaruszalność zapisów faktury oraz umożliwia wydrukowanie faktury w dowolnym czasie. Nie jest bowiem istotne, czy kopia faktury zostanie wydrukowana wraz z wydrukowaniem oryginału, czy też w innym czasie, skoro wszelkie wymogi dotyczące faktury określone w rozporządzeniu w sprawie faktur są spełnione w chwili wystawienia i wydrukowania przez nabywcę otrzymanego oryginału faktury. Omawiane przepisy po pierwsze nie formułują wymogu, aby dla przechowywania kopii faktury konieczne było „wydrukowanie”, „wypisanie” lub nadanie w inny sposób kopii faktury papierowego formatu; po drugie polskie przepisy dotyczące VAT nie precyzują w którym momencie kopia faktury miałaby uzyskać formę papierową czy wraz z wydrukowaniem oryginału faktury, czy też w późniejszym czasie. z punktu widzenia § 21 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur, istotne jest jedynie spełnienie warunku, aby dokumenty były przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 21 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur). Zatem dopuścić należy możliwość, aby kopia faktury została wydrukowana w razie potrzeby nadania jej formy zmaterializowanej, a do tego zaś czasu była przechowywana w postaci elektronicznej, która jednocześnie uniemożliwia modyfikację jej zapisów. Ponadto należy wskazać, iż w świetle § 19 i § 21 rozporządzenia w sprawie faktur podstawowe znaczenie powinna mieć zgodność danych zawartych w obu egzemplarzach faktury (oryginale i kopii), nie zaś fizyczna identyczność tych egzemplarzy. Warunek identyczności danych będzie spełniony w sytuacji, gdy oryginał faktury zostanie wydrukowany przez nabywcę, natomiast kopia faktury będzie przechowywana w postaci elektronicznej, z możliwością jej wydrukowania w dowolnym czasie. Zdaniem Wnioskodawcy za dopuszczeniem przechowywania kopii faktury w formie elektronicznej przemawia również funkcja przechowywania tego dokumentu przez wystawcę. Jest to funkcja kontrolna, która powinna być uwzględniona w wykładni omawianych przepisów. Należy podkreślić, iż w prezentowanym stanie sprawy podatnik, poprzez posiadany elektroniczny system księgowy gwarantuje wymagane w art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność kopii faktury przechowywanej w formie elektronicznej, przy jednoczesnej możliwości wydrukowania faktury VAT na każde żądanie organu podatkowego. Ponadto zarówno przechowywanie kopii faktury w formie papierowej, jak i w postaci elektronicznej w każdy przypadku sprowadza się do przechowywania nośnika informacji. Jeżeli więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tego nośnika, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie. Taki pogląd wyraził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r. sygn. akt i FSK 1168/08. w orzeczeniu tym NSA dopuścił przechowywanie przez podatnika kopii faktur w formie elektronicznej, która zapewnia nienaruszalność treści tych dokumentów oraz możliwość ich wydrukowania w dowolnym czasie. Zdaniem NSA, obowiązek przechowywania kopii faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy inne metody przechowywania faktur również zapewniają realizację celów art. 246 Dyrektywy 2006/11 2/WE, jest obowiązkiem nadmiernie dolegliwym i narusza zasadę wyrażoną w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego zakładającą iż państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko obowiązki, które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Ponadto zdaniem NSA zarówno przechowywanie faktury w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej łączy się z ryzykiem utraty nośnika informacji, które w każdym przypadku obciąża podatnika. Przy czym z punktu widzenia podatnika nie ma znaczenia czy zniszczone zostaną papierowe kopie faktur czy też nośnik pamięci, na którym były one przechowywane.

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy przepisy dotyczące VAT, w szczególności przepisy rozporządzenia w sprawie faktur, nie zawierają normatywnych przeciwwskazań do przechowywania oryginału faktury w formie papierowej po jej wydrukowaniu przez nabywcę, a kopii faktury w formie elektronicznej, z możliwością jej wydrukowania w dowolnym czasie i na każde żądanie organu podatkowego (przy założeniu, iż system elektroniczny gwarantuje autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność kopii faktury).

W związku z powyższym planowany przez Wnioskodawcę system wystawiania faktur VAT (w formie elektronicznej), przesyłania (w formie elektronicznej) i przechowywania (oryginał faktury w formie papierowej, kopia w formie elektronicznej z możliwością wydruku) należy uznać za prawnie dopuszczalny.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. u. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Wskazać należy, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawianych faktur, tzw. papierową i elektroniczną.

I tak, na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. u. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej (papierowej) w liczbie, co najmniej dwóch egzemplarzy – dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA”.

Jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej (§ 20 ust. 1 rozporządzenia).

Zgodnie z § 20 ust. 2 rozporządzenia, przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej.

Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia – § 20 ust. 3 rozporządzenia.

W myśl § 20 ust. 4 rozporządzenia, duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Stosownie do § 20 ust. 5 rozporządzenia, w przypadku faktur i faktur korygujących wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej duplikat faktury i faktury korygującej sprzedawca przesyła nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Przepisy ust. 1-5 stosuje się odpowiednio do not korygujących (§ 20 ust. 6 rozporządzenia).

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – § 21 ust. 1 rozporządzenia.

W myśl art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. u. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Przepis § 21 ust. 3 rozporządzenia stanowi, iż przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Natomiast, regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. u. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119) – wydanym na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i ust. 11 ustawy.

Stosownie do § 2 cyt. rozporządzenia, faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

W myśl § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruk, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

Zgodnie z ust. 5 i 6 tego paragrafu, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępnianie organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Podkreślić należy, iż stosownie do § 3 ust.1 powyższego rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Faktury – na mocy § 4 cyt. rozporządzenia – mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. u. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.³), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych4), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Tut. Organ zwraca uwagę, iż w Dyrektywie 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. u. UE l Nr 347 str. 1 ze zm.), zwaną dalej Dyrektywą, została jasno określona forma w jakiej faktura ma być wystawiona (papierowa, czy też elektroniczna).

I tak, zgodnie z art. 218 Dyrektywy, do celów niniejszej dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (tj. w rozdziale 3 „Fakturowanie”).

W świetle art. 232 Dyrektywy, w brzmieniu obowiązującym do dnia 10 sierpnia 2010 r., faktury wystawione zgodnie z przepisami sekcji 2 mogą zostać przesłane w formie papierowej lub, z zastrzeżeniem akceptacji odbiorcy, mogą zostać przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną.

Natomiast, stosownie do art. 233 ust. 1 Dyrektywy, w brzmieniu obowiązującym do dnia 10 sierpnia 2010 r., państwa członkowskie akceptują faktury przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną, pod warunkiem że autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści zagwarantowano przy użyciu jednej z następujących metod:

1.  za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 2 pkt 2) dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 1999/93/WE z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych;
2.  za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z definicją zawartą w art. 2 zalecenia Komisji 1994/820/WE z dnia 19 października 1994 r. dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, w przypadku gdy porozumienie dotyczące takiej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.

Faktury mogą być jednak przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną przy zastosowaniu innych metod, z zastrzeżeniem ich akceptacji przez zainteresowane państwo lub państwa członkowskie (akapit drugi ww. przepisu).

W odniesieniu do ww. obu rodzajów faktur Dyrektywa określa w sposób niebudzący wątpliwości, że faktura wystawiona w formie papierowej winna zostać przesłana w tej samej formie, tj. w formie papierowej. w odniesieniu do faktury wystawionej w formie papierowej Dyrektywa nie przewiduje takiej możliwości aby była ona udostępniana w innej formie niż papierowa, podczas gdy faktura wystawiona elektronicznie (zdematerializowana) może zostać nie tylko przesłana elektronicznie lecz również udostępniona drogą elektroniczną, pod warunkiem jednakże uprzedniej akceptacji odbiorcy oraz pod warunkiem, że autentyczność pochodzenia tych faktur i integralność ich treści zostanie zagwarantowana w sposób określony w art. 233 ust. 1 Dyrektywy.

Wprawdzie art. 233 ust. 1 akapit drugi wprawdzie art. 233 ust. 1 akapit drugi Dyrektywy przewiduje możliwość przesyłania, a także udostępniania faktur drogą elektroniczną przy zastosowaniu innych metod niż wskazane w tym artykule, jednakże pozostawia tę kwestię uznaniu państw członkowskich.

Należy ponadto wskazać, iż w myśl art. 244 Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

Należy nadmienić, iż że dopiero znowelizowane przepisy art. 232, art. 233 i art. 247 ust. 2 Dyrektywy, obowiązujące od dnia 11 sierpnia 2010 r. liberalizują kwestię wystawiania faktur i ich przechowywania.

I tak, zgodnie z obecnym brzmieniem art. 232 Dyrektywy, stosowanie faktury elektronicznej podlega akceptacji odbiorcy.

Natomiast art. 233 Dyrektywy stanowi obecnie, iż autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania. Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

„Autentyczność pochodzenia” oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

„Integralność treści” oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy niniejszej dyrektywy.

Poza wykorzystaniem rodzajów kontroli biznesowej opisanych w ust. 1 poniżej przedstawiono przykłady technologii zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej:

1.  zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu art. 2 pkt 2 dyrektywy 1999/93/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych, na podstawie certyfikatu kwalifikowanego i utworzony za pomocą bezpiecznego urządzenia służącego do składania podpisów, w rozumieniu art. 2 pkt 6 i 10 dyrektywy 1999/93/WE;
2.  elektroniczna wymiana danych (EDI) zgodnie z definicją zawartą w art. 2 załącznika 1 do zalecenia Komisji 1994/820/WE z dnia 19 października 1994 r. dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, w przypadku gdy porozumienie dotyczące takiej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.

Aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej (art. 247 ust. 2 zdanie pierwsze Dyrektywy).

Z porównania obecnego brzmienia przepisów z obowiązującymi do dnia 10 sierpnia 2010 r. wyraźnie wynika, iż dopiero przepisy obowiązujące od dnia 11 sierpnia 2010 r. uznają za fakturę każdy dokument wystawiony i przesłany drogą elektroniczną, któremu zapewniono autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Przy czym to podatnik, za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, dokonuje ww. zapewnienia. Natomiast technologie oparte na zaawansowanym podpisie elektronicznym i elektronicznej wymianie danych (EDI) stanowią jedynie przykład możliwego ww. zapewnienia. Na zasadzie a contrario należy stwierdzić, że przed 11 sierpnia 2010 r. za faktury wystawiane w formie elektronicznej należy uznać jedynie takie dokumenty, których autentyczność będzie zapewniona za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego lub za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI), chyba że przepisy danego kraju pozwalają na zastosowanie innych metod.

Zatem, z przytoczonych przepisów jednoznacznie wynika, iż w obecnie obowiązującym polskim porządku prawnym faktura może być wystawiona i przesłana jedynie w formie papierowej – czyli wystawca faktury winien sporządzić ją w formie papierowej i w takiej też formie dostarczyć ją kontrahentowi – bądź w formie elektronicznej, lecz jedynie przy zachowaniu ww. metod, gdyż przepisy krajowe nie przewidują innego sposobu wystawiania oraz przesyłania faktur.

Dodatkowo należy wskazać, że państwa członkowskie zostały zobowiązane do przyjęcia i publikacji, nie później niż do dnia 31 grudnia 2012 r., przepisów ustawowych, wykonawczych i administracyjnych niezbędnych do wykonania ww. nowelizacji dyrektywy. Państwa członkowskie stosują te przepisy od dnia 1 stycznia 2013 r. - art. 2 ust. 1 Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej Dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE l Nr 189 str. 1). Tym samym do dnia 31 grudnia 2012 r. państwa członkowskie za faktury wystawione w formie elektronicznej uznają jedynie takie, które są zabezpieczone ww. metodami chyba, że przepisy danego kraju dopuszczą inną możliwość.

Z opisu sprawy wynika, iż przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest prowadzenie badań naukowych i prac rozwojowych w dziedzinie logistyki i elektronicznej gospodarki, przystosowanie wyników prowadzonych prac do zastosowania w praktyce oraz upowszechnianie wyników tych prac. Zainteresowany z tytułu dostawy towarów i usług wystawia na rzecz swoich kontrahentów faktury VAT, które są drukowane w siedzibie Instytutu, następnie oryginały faktur są wysyłany za pomocą przesyłek pocztowych lub kurierskich do kontrahentów.

Zainteresowany rozważa możliwość zastosowania w przyszłości poczty elektronicznej lub innych form elektronicznego przesyłania danych w celu dostarczania faktur VAT kontrahentom. Faktura VAT byłaby wystawiana przez system księgowy (program komputerowy) Wnioskodawcy w formie elektronicznej w dwóch egzemplarzach, z czego jeden oznaczony wyrazem „ORYGINAŁ”, drugi wyrazem „KOPIA”. Następnie egzemplarz oryginału byłby w tej samej formie elektronicznej przekazywany kontrahentowi. Egzemplarz oznaczony jako „KOPIA” pozostawałby w systemie księgowym Wnioskodawcy, bez możliwości modyfikacji zapisów, z możliwością wydrukowania kopii faktury w dowolnym czasie np. na każde żądanie organów podatkowych. Jednocześnie zachowany zostanie warunek oznaczenia kopii faktury wyrazem „KOPIA”. Zainteresowany zamierza przechowywać faktury w formie elektronicznej.

Biorąc pod uwagę powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, iż skoro ustawodawca uwzględnił możliwość wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej, a także uregulował tę kwestię odrębnymi przepisami, to nie jest możliwe wystawianie, przesyłanie oraz przechowywanie faktur VAT w formie elektronicznej w sposób inny niż przewidziany przez ustawodawcę w rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Tut. Organ stwierdza, iż obowiązkiem podatnika jest stosowanie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym przypadku art. 106 ust. 1 ustawy oraz § 19 i § 21 rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r., nakazujących wystawienie faktury dla odbiorcy towaru lub usługi na materiałach piśmiennych i w takiej postaci doręczenia jej temuż odbiorcy, a następnie przechowywania jej kopii również w postaci papierowej. z punktu widzenia gospodarczego, forma powiadomienia kontrahenta o długu jest dowolna i zależy od umowy stron. Natomiast dla celów podatkowych, bez względu na to czy doręczenie faktury pisemnej odpowiada współczesnej technice i elektronice, obowiązujące przepisy ustawy narzuciły określoną formę temu dokumentowi oraz właściwy tryb postępowania.

Zatem w analizowanej sprawie, Zainteresowany dokumentując wykonywane czynności za pomocą faktur VAT ma obowiązek wystawić je w wersji papierowej co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzyma klient, a kopię zatrzyma Wnioskodawca – zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia. Zainteresowany będzie również zobowiązany do przechowywania kopii faktur oraz faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w oryginalnej postaci, w której dokumenty te zostały wystawione – na podstawie § 21 ust. 1 i 2 rozporządzenia.

Wobec powyższego, Wnioskodawca jest zobowiązany do wystawiania i przechowywania papierowych kopii faktur, bowiem obowiązujące przepisy nie dają możliwości przechowywania kopii wystawionych faktur tylko za pomocą elektronicznego systemu księgowego, jeżeli faktury te nie spełniają wymogów wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, nawet jeżeli program, za pomocą którego faktury są przechowywane, uniemożliwia dokonywanie zmian w pierwotnych dokumentach i daje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku.

Ponadto informuje się, że w niniejszej interpretacji załatwiono wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej. Kwestia dotycząca podatku od towarów i usług w zakresie możliwości wystawienia i przesyłania faktury VAT drogą elektroniczną została rozstrzygnięta w interpretacji indywidualnej z dnia 13 grudnia 2010 r. nr ILPP1/443-1014/10-2/AK. Natomiast, kwestia dotycząca prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przez nabywcę faktury oraz podlegania Wnioskodawcy odpowiedzialności przewidzianej w Kodeksie karnym skarbowym została rozstrzygnięta w postanowieniu z dnia 13 grudnia 2010 r. nr ILPP1/443-1014/10-4/AK.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. u. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.