Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.200.2017.2.ISZ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2017-08-09
Teza: w zakresie możliwości przechowywania faktur otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 27 czerwca 2017 r. (data wpływu 3 lipca 2017 r.), uzupełnionym pismem z dnia 30 czerwca 2017 r. (data wpływu 5 lipca 2017 r.) oraz pismem z dnia 25 lipca 2017 r. (data wpływu 28 lipca 2017 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 21 lipca 2017 r. (skutecznie doręczone w dniu 25 lipca 2017 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w formie elektronicznej (pyt. nr 1) – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 3 lipca 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur otrzymanych w formie papierowej, wyłącznie w formie elektronicznej.

Wniosek uzupełniony został w dniu 30 czerwca 2017 r., (data wpływu 5 lipca 2017 r.) oraz w dniu 25 lipca 2017 r., (data wpływu 28 lipca 2017 r.) na wezwanie Organu z dnia 21 lipca 2017 r.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca - Sp. z o.o. (dalej „Spółka”) jest czynnym podatnikiem VAT. W związku z zakupami dokonywanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka otrzymuje od dostawców faktury, faktury korygujące oraz duplikaty tych faktur dokumentujące zakup towarów bądź usług (łącznie zwane dalej „Fakturami”) - w formie papierowej lub elektronicznej.

W celu wyeliminowania kosztów związanych z przechowywaniem Faktur w formie papierowej, Spółka planuje przechowywanie ich w formie elektronicznej - skanów (dokumentów PDF). Faktury otrzymane w formie papierowej będą skanowane. Następnie skany Faktur będą zapisywane w bazie danych i równocześnie wprowadzane do elektronicznego obiegu dokumentów. Po zapisaniu skanów w bazie danych Spółka planuje utylizować (niszczyć) papierowe Faktury.

Spółka prowadzi księgi rachunkowe przy użyciu komputera.

Skany Faktur będą dekretowane i zatwierdzane pod kątem merytorycznym, rachunkowym oraz podatkowym w elektronicznym obiegu dokumentów przez kierownictwo jednostki, zgodnie z obowiązującymi w spółce procedurami. Każdy użytkownik elektronicznego obiegu dokumentów posiada unikalny login i hasło, które umożliwiają mu dostęp do elektronicznego obiegu dokumentów. Zatwierdzenie wydatku w elektronicznym obiegu dokumentów odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku „akceptuj”. Czynność ta jest następnie archiwizowana. Archiwizacja zatwierdzeń dokonywana jest w bazie danych. W wyniku tej archiwizacji następuje jednoznaczne przyporządkowanie konkretnego zatwierdzenia do konkretnego skanu Faktury. Spółka przechowuje zapisy dotyczące zatwierdzeń do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podstawą do tworzenia zapisów księgowych w księgach rachunkowych są skany Faktur, których zatwierdzenie odbywa się w elektronicznym obiegu dokumentów. Spółka stosuje dostępne na rynku zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem do elektronicznego obiegu dokumentów. Skany papierowych wersji Faktur zakupowych będą zawierały treść identyczną z tą, która była zawarta na formie papierowej tych Faktur. Faktura zakupowa zapisana jako skan nie będzie mogła być w żaden sposób zmodyfikowana. Spółka będzie mogła w każdej chwili odczytać zarchiwizowaną w formie skanu Fakturę oraz ją wydrukować.

Skany Faktur będą przechowywane w bazie danych na serwerze obsługiwanym przez firmę zewnętrzną (serwer będzie znajdować się na terytorium Polski). Skany Faktur będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka będzie miała bezpośredni, zdalny dostęp do bazy danych ze skanami Faktur i będzie mogła udostępnić skany Faktur kontrolującym w trakcie kontroli w siedzibie Spółki. Ponadto, Spółka będzie mogła w dowolnym momencie dokonać wydruku skanów Faktur, jak również przekazać je organowi podatkowemu na nośniku danych (np. pamięci USB - pen-drive) albo drogą mailową.

Dodać należy, że Spółka stosuje procedury zapewniające autentyczność pochodzenia Faktur zakupowych, tj. pewność co do tożsamości dostawcy towarów/usługodawcy o wystawcy faktury, w szczególności umożliwiające powiązanie danej Faktury z zamówieniem oraz z dokonanym rozliczeniem finansowym transakcji, którą dokumentuje.

W związku z powyższym opisem w zakresie podatku od towarów i usług zadano następujące pytanie oznaczone we wniosku numerem 1.

Czy Spółka jest uprawniona do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej (skanów) Faktur zakupowych które otrzymała w formie papierowej?

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka jest uprawniona do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej (skanów) Faktur zakupowych, które otrzymała w formie papierowej.

Zgodnie z art. 112a ustawy o VAT:

1.  „Podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

1.  Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
2.  Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
3.  Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.”

Mając powyższe na uwadze, należy stwierdzić, że w przypadku przechowywania Faktur zakupowych w formie skanów (PDF) spełnione są wymogi przewidziane w tym przepisie. Wymogi te są następujące:

*   faktury powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe,
*   powinna istnieć możliwość łatwego odszukiwania tych faktur,
*   powinna być zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
*   Spółka powinna zapewnić dostęp do faktur, w tym pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak wspomniano, skany Faktur zakupu będę przechowywane w bazie danych w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Odnosząc się do kwestii zapewnienia autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur, to zgodnie z art. 106m ust. 2 i ust. 3 ustawy o VAT:

*   przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,

natomiast

*   przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak wspomniano, Spółka stosuje procedury zapewniające autentyczność pochodzenia Faktur zakupowych, tj. pewność co do tożsamości dostawcy towarów/usługodawcy o wystawcy faktury, w szczególności poprzez powiązanie danej Faktury z zamówieniem oraz z dokonanym rozliczeniem finansowym transakcji, którą dokumentuje.

W przypadku faktur zakupowych przechowywanych w formie skanów (PDF) zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jaka byłaby zachowana w przypadku, w który Faktury byłyby przechowywane w formie papierowej.

Skan Faktury papierowej wiernie odzwierciedla jej treść (stanowi jej wierną kopię), bez możliwości ingerowania w nią, czy jej modyfikacji, a co za tym idzie, gwarantuje , że żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność).

Wreszcie, Spółka będzie miała bezpośredni, zdalny dostęp do bazy danych ze sanami Faktur i będzie mogła zapewnić go kontrolującym w trakcie kontroli w siedzibie Spółki. Ponadto, Spółka będzie mogła w dowolnym momencie dokonać wydruku skanów Faktur, jak również niezwłocznie przekazać je organowi podatkowemu na nośniku danych (np. pamięci USB - pen-drive) albo drogą mailową.

Całokształt przedstawionych okoliczności świadczy o tym, że w przypadku przechowywania Faktur zakupowych wyłącznie w formie plików PDF spełnione są wymogi zawarte w art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT w takim samym stopniu, w jakim byłby spełnione w przypadku przechowywania ich w formie papierowej.

Dodać należy, że planowane przez Spółkę rozwiązanie, polegające na przechowywaniu wyłącznie w formie elektronicznej (PDF, faktur otrzymanych w formie papierowej) jest również akceptowane przez organy podatkowe - tak m.in. interpretacje indywidualne:

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 roku nr IBPP3/443-1391/14/JP: „Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Ze względu na powyższe okoliczności należy stwierdzić, że przechowywanie oryginałów faktur służących za podstawę zwrotu poniesionych przez pracowników kosztów, otrzymanych w papierowej formie, w formie obrazów elektronicznych tj. skanów - w sposób opisany przez Spółkę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia oraz integralności treści i czytelności tych faktur, a także pozostałych warunków określonych w art. 106m i art. 112 ustawy o VAT - jest zgodne z powyższymi przepisami.”

*   oraz Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 12 lutego 2015 r. nr IPPP2/443-1116/14-5/AO: „Sposób przechowywania faktur określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu archiwizacji niezależnie od formy, w jakiej Spółka otrzymała bądź będzie otrzymywać faktury zakupowe (tj. jako faktury papierowe lub jako faktury elektroniczne).”

W świetle powyższych okoliczności uzasadnione jest więc uznanie za prawidłowe stanowiska Wnioskodawcy, iż Spółka jest uprawniona do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej (skanów) Faktur zakupowych, które otrzymała w formie papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2017 r. poz. 1221) zwanej dalej ustawą, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy, o podatku od towarów i usług przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106g ust. 1 ww. ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-3 cyt. ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Użyte w powołanym art. 106m ust. 4 ustawy pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę z dostawą bądź usługą stanowiącą podstawę jej wystawienia. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, użyte w ww. przepisie określenie „wiarygodna ścieżka audytu”, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu - dla celów podatku VAT - powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (\`(...)\`).

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 ustawy).

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy)

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Ponadto, na podstawie art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.), podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Przy czym zgodnie z art. 70 § 1 ww. ustawy, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym opłynął termin płatności podatku. Oznacza to więc, że podatnicy są zobowiązani do przechowywania ksiąg podatkowych oraz związanych z ich prowadzeniem dokumentów i ewidencji (na przykład dla celów VAT) przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Termin przechowywania może zostać wydłużony w przypadku gdy bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nie rozpocznie się, ulegnie zawieszeniu bądź zostanie przerwany (zob. art. 68-71 Ordynacji podatkowej).

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że w celu wyeliminowania kosztów związanych z przechowywaniem Faktur (otrzymanych od dostawców: faktur, faktur korygujących oraz duplikaty tych faktur, które dokumentują zakup towarów bądź usług) w formie papierowej, Wnioskodawca planuje przechowywanie ich w formie elektronicznej - skanów (dokumentów PDF). Faktury otrzymane w formie papierowej będą skanowane. Następnie skany Faktur będą zapisywane w bazie danych i równocześnie wprowadzane do elektronicznego obiegu dokumentów. Po zapisaniu skanów w bazie danych Spółka planuje utylizować (niszczyć) papierowe Faktury.

Skany Faktur będą dekretowane i zatwierdzane pod kątem merytorycznym, rachunkowym oraz podatkowym w elektronicznym obiegu dokumentów przez kierownictwo jednostki, zgodnie z obowiązującymi w spółce procedurami. Każdy użytkownik elektronicznego obiegu dokumentów posiada unikalny login i hasło, które umożliwiają mu dostęp do elektronicznego obiegu dokumentów. Czynność ta jest następnie archiwizowana. Archiwizacja zatwierdzeń dokonywana jest w bazie danych. W wyniku tej archiwizacji następuje jednoznaczne przyporządkowanie konkretnego zatwierdzenia do konkretnego skanu Faktury.

Spółka przechowuje zapisy dotyczące zatwierdzeń do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podstawą do tworzenia zapisów księgowych w księgach rachunkowych są skany Faktur, których zatwierdzenie odbywa się w elektronicznym obiegu dokumentów. Spółka stosuje dostępne na rynku zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem do elektronicznego obiegu dokumentów. Skany papierowych wersji Faktur zakupowych będą zawierały treść identyczną z tą, która była zawarta na formie papierowej tych Faktur. Faktura zakupowa zapisana jako skan nie będzie mogła być w żaden sposób zmodyfikowana. Spółka będzie mogła w każdej chwili odczytać zarchiwizowaną w formie skanu Fakturę oraz ją wydrukować.

Skany Faktur będą przechowywane w bazie danych na serwerze obsługiwanym przez firmę zewnętrzną (serwer będzie znajdować się na terytorium Polski), w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka będzie miała bezpośredni, zdalny dostęp do bazy danych ze skanami Faktur i będzie mogła udostępnić skany Faktur kontrolującym w trakcie kontroli w siedzibie Spółki. Ponadto, Spółka będzie mogła w dowolnym momencie dokonać wydruku skanów Faktur, jak również przekazać je organowi podatkowemu na nośniku danych (np. pamięci USB - pen-drive) albo drogą mailową.

Spółka stosuje procedury zapewniające autentyczność pochodzenia Faktur zakupowych, tj. pewność co do tożsamości dostawcy towarów/usługodawcy o wystawcy faktury, w szczególności umożliwiające powiązanie danej Faktury z zamówieniem oraz z dokonanym rozliczeniem finansowym transakcji, którą dokumentuje.

W tak przedstawionych okolicznościach sprawy Wnioskodawca powziął wątpliwość w kwestii prawa do archiwizacji papierowych faktur zakupowych w formie elektronicznej.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury), z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W kontekście prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur, należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług oraz ustawie Ordynacja podatkowa należy uznać, że przechowywanie Faktur (tj. otrzymanych od dostawców: faktur, faktur korygujących oraz duplikaty tych faktur, które dokumentują zakup towarów bądź usług), które Wnioskodawca otrzyma w formie papierowej a następnie zostaną te dokumenty przekształcone w postać pliku cyfrowego - w sposób opisany przez Wnioskodawcę w opisie zdarzenia przyszłego - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur oraz przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie a także gwarantujący odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, ich bezzwłoczny pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych - jest zgodny z powołanymi przepisami prawa.

Planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania ww. Faktur będzie spełniało wymogi określone w art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług, w zakresie w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych.

W konsekwencji Wnioskodawca będzie mógł archiwizować otrzymane w formie papierowej Faktury (tj. otrzymane od dostawców: faktury, faktury korygujących oraz duplikaty tych faktur, które dokumentują zakup towarów bądź usług), jedynie w formie elektronicznej, co pozwala zaprzestać ich archiwizacji w postaci papierowej.

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie należało uznać za prawidłowe.

Niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie zakresu podatku od towarów i usług (pytanie nr 1). Natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie nr 2) zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.