Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-486/11/WN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-07-12
Teza: przesyłanie faktur VAT odbiorcom faksem lub pocztą e-mail, np. w formacie PDF
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 11 kwietnia 2011r. (data wpływu 12 kwietnia 2011r.), uzupełnionym pismem z dnia 11 maja 2011r. (data wpływu 16 maja 2011r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania faktur VAT odbiorcom faksem lub pocztą e-mail, np. w formacie PDF – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 12 kwietnia 2011r. został złożony ww. wniosek, uzupełniony pismem z dnia 11 maja 2011r. (data wpływu 16 maja 2011r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania faktur VAT odbiorcom faksem lub pocztą e-mail, np. w formacie PDF.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej również Spółka) w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, wystawia na rzecz kontrahentów faktury VAT m.in. z tytułu odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług. Faktury te generowane są w komputerowym systemie księgowym, po czym oryginał faktury jest drukowany i wysyłany do kontrahenta. Równocześnie Spółka drukuje kopię faktury, która jest następnie archiwizowana w postaci papierowej. Na etapie procesu wygenerowania faktury w systemie księgowym jest ona automatycznie ewidencjonowana w księgach Spółki oraz w rejestrze sprzedaży VAT.

Spółka rozważa zmianę stosowanego dotychczas sposobu przesyłania faktur, poprzez odstąpienie od ich przesyłania w formie papierowej i zastąpienie ich przesyłaniem za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej (jako załącznika do wiadomości e-mail, np. w formacie PDF) - za uprzednią zgodą kontrahenta. W ocenie Spółki, powyższy sposób przesyłania faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur, a także ich czytelność.

W związku ze znaczną ilością dokonywanych transakcji sprzedażowych, Spółka rozważa także możliwość zastąpienia tradycyjnego sposobu archiwizowania kopii wystawionych faktur (w wersji papierowej) poprzez archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej.

W tym celu, w momencie wystawienia oryginału faktury komputerowy system księgowy Spółki generował będzie kopię faktury w postaci pliku elektronicznego. Plik ten będzie graficznym odbiciem papierowego oryginału faktury. Plik z kopią faktury chroniony będzie przed modyfikacją oraz wprowadzeniem zmian w jego strukturze. Po wystawieniu faktury nie będzie zatem możliwe wprowadzenie jakichkolwiek zmian do treści fektury. System księgowy Spółki pozwalał będzie również na przechowywanie kopii faktur w postaci plików elektronicznych w podziale na okresy rozliczeniowe oraz umożliwiał będzie ich łatwe wyszukanie. Pliki te będą przez Spółkę przechowywane przez okres zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi i ustawą o rachunkowości. Ponadto, należy podkreślić, iż w razie wystąpienia takiej potrzeby komputerowy system księgowy Spółki umożliwiał będzie wydrukowanie kopii faktury na każde żądanie np. organu podatkowego.

Dodatkowo, na potrzeby prowadzonej działalności, Spółka dokonuje zakupów towarów oraz usług, otrzymując z tego tytułu faktury VAT.

Spółka rozważa zawarcie porozumień z kontrahentami, na mocy których faktury dokumentujące dostawy towarów i usług na rzecz Spółki byłyby przez kontrahentów przesyłane do Spółki za pośrednictwem poczty elektronicznej (jako załącznik do wiadomości e-mail, np. w formacie PDF) lub faksem.

Dodatkowo w piśmie uzupełniającym z dnia 11 maja 2011r. Wnioskodawca przedstawił następujące informacje:

W złożonym wniosku Spółka wskazała, że planuje zmianę stosowanego dotychczas obiegu faktur, poprzez odstąpienie od ich przesyłania w formie papierowej i wprowadzenie ich przesyłania za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej (jako załącznika do wiadomości e-mail, np. w formacie PDF) - za uprzednią zgodą kontrahenta. W ocenie Spółki, powyższy sposób przesyłania faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur, a także ich czytelność.

Spółka pragnie dodać, że w celu wprowadzenia opisanego systemu przesyłania faktur zamierza zawrzeć z kontrahentami pisemne porozumienia w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, w którym wyrażona zostanie akceptacja takiej formy fakturowania przez strony oraz określone zostaną procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur.

W odniesieniu do faktur przesyłanych przez Spółkę, zamierza ona ustalić, że faktury wystawione w formie elektronicznej będą przesyłane pocztą elektroniczną np. w formie plików PDF załączonych do wiadomości elektronicznej przesłanej z określonego adresu e-mail, dla którego nazwa nadawcy jest pełną nazwą lub skrótem nazwy podmiotu będącego wystawcą faktury (w tym wypadku Spółki). Wysyłka faktur będzie dokonywana z zabezpieczonych loginem i hasłem zarówno komputera, jak i oprogramowania. Oprogramowanie obsługiwane będzie przez uprawnionego do tego pracownika, który będzie mógł opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się i wygaszeniu ekranu.

W przypadku faktur przesyłanych faxem, Spółka uzgodni z kontrahentem procedurę każdorazowej weryfikacji numeru fax nadawcy wiadomości, która pozwoli na potwierdzenie, iż pochodzi ona od Spółki, co zapewni autentyczność pochodzenia otrzymanej przez kontrahenta faktury. W opinii Spółki, wydruk wygenerowany z faxu zapewni także integralność treści faktury, bowiem w trakcie procesu przesyłania obrazu faktury pomiędzy urządzeniami fax dostawcy i odbiorcy brak jest możliwości zmiany danych zawartych na fakturze.

Spółka zamierza zastosować analogiczne procedury w odniesieniu do otrzymywanych faktur dokumentujących zakup towarów i usług, opierające się na pisemnym porozumieniu z kontrahentami. Na mocy zawartego porozumienia faktury dokumentujące dostawy towarów i usług na rzecz Spółki byłyby przez kontrahentów przesyłane do Spółki za pośrednictwem poczty elektronicznej (jako załącznik np. w formacie PDF do wiadomości e-mail). Także w przypadku otrzymywanych przez Spółkę faktur zakupowych, procedury stosowane przy ich przesyłaniu obejmować będą możliwość identyfikacji nadawcy wiadomości na podstawie adresu e-mail oraz odbieranie wiadomości e-mail przy użyciu komputera i oprogramowania zabezpieczonego loginem i hasłem, obsługiwanego przez uprawnionego do tego pracownika, który będzie mógł opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się i wygaszeniu ekranu.

W przypadku faktur przesyłanych faxem do Spółki, dokonywała będzie ona każdorazowej weryfikacji numeru fax nadawcy wiadomości, która pozwoli na potwierdzenie, iż pochodzi ona od właściwego kontrahenta Spółki, a tym samym zapewni autentyczność pochodzenia otrzymanej faktury. Jak zostało wskazane powyżej, w opinii Spółki, wydruk wygenerowany z faxu zapewni także integralność treści faktury.

Dodatkowo, Spółka planuje dokonywanie cokwartalnych konsultacji z kontrahentami, z którymi obowiązywać będą opisane powyżej procedury. Przeprowadzane one będą w formie telefonicznej lub e-mailowej. W trakcie konsultacji dokonane zostanie uzgodnienie, czy wszystkie faktury przesłane przez nadawcę zostały otrzymane przez adresata, oraz dokonana zostanie weryfikacja zgodności treści faktur, w szczególności kwot podatku VAT.

W opinii Spółki wskazane powyżej informacje wskazują, iż system obiegu faktur opisany przez Spółkę w złożonym wniosku o interpretację zapewniał będzie spełnienie warunku zapewnienia autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur.

Spółka informuje także, że świadoma jest, iż od dnia 1 kwietnia 2011r. obowiązuje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. W związku z powyższym, Spółka prosi o rozpatrzenie jej wniosku w oparciu o regulacje wskazanego powyżej nowego rozporządzenia, którego brzmienie objęte przedmiotowym wnioskiem pozostają bez zmian w stosunku do wcześniej obowiązującego Rozporządzenia fakturowego.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy poprzez sporządzenie odręcznie lub komputerowo faktur VAT dokumentujących dokonane przez Spółkę dostawy towarów i usług, a następnie poprzez przesłanie tych faktur odbiorcom faksem lub pocztą e-mail (np. w formacie PDF), Spółka spełnia wymóg wystawienia faktury VAT w rozumieniu art. 106 ust. 1 ustawy VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy, poprzez sporządzenie odręcznie lub komputerowo faktur VAT dokumentujących dokonane przez Spółkę dostawy towarów i usług, a następnie poprzez przesłanie tych faktur odbiorcom faksem lub pocztą e-mail (np. w formacie PDF), Spółka spełni wymóg wystawienia faktury VAT w rozumieniu art. 106 ust. 1 Ustawy VAT.

Uzasadnienie stanowiska Spółki.

Obowiązujący stan prawny.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 Ustawy VAT, podatnicy dokonujący czynności podlegających opodatkowaniu VAT są zobowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Stosownie natomiast do art. 106 ust. 8 pkt 1 Ustawy VAT, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia określi szczegółowo zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania. Efektem powyższej delegacji ustawowej są przepisy Rozporządzenia fakturowego oraz Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Z dniem 1 stycznia 2011r. weszły w życie zmiany dotyczące faktur w formie elektronicznej wynikające z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 2010r. zmieniającego Rozporządzenie fakturowe, oraz z nowego Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych. Przedmiotowe zmiany wprowadzone zostały w związku z przyjęciem Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010r. zmieniającej Dyrektywę 112 w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania. Analiza zmian wynikających z przyjęcia Dyrektywy Rady 2010/45/UE prowadzi do wniosku, że to od podatnika zależy wybór metody zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Mogą być one zapewnione za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W opinii Spółki, wprowadzenie powyższych zmian wiąże się ze znaczną liberalizacją zasad dotyczących obiegu faktur w wersji elektronicznej. W odniesieniu do zagadnień objętych niniejszym wnioskiem, zdaniem Spółki, wprowadzone regulacje pozwalają na zastosowanie rozwiązań przedstawionych przez Spółkę. Poniżej Spółka przedstawia uzasadnienie swego stanowiska w odniesieniu do poszczególnych zagadnień objętych wnioskiem.

Ustawa VAT nie wprowadza definicji pojęcia „wystawienie faktury”. Zgodnie z potocznym rozumieniem pojęcia „wystawić”- w odniesieniu do dokumentu - oznacza ono tyle, co „sporządzić, wypisać dokument”. Jeżeli więc faktura została przez Spółkę sporządzona (wypisana), odręcznie lub komputerowo (np. w systemie księgowym), to zdaniem Spółki należy przyjąć, że została wystawiona w rozumieniu przepisów Ustawy VAT.

Dla kwestii wystawienia faktury nie ma natomiast znaczenia:

*   sposób późniejszego przesłania faktury kontrahentowi (za pośrednictwem poczty tradycyjnej, czy też np. pocztą e-mail, faksem itp.),
*   wydrukowanie faktury przez sprzedawcę.

Jak wskazuje brzmienie § 19 Rozporządzenia fakturowego, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. W przypadku natomiast faktur przesłanych w formie elektronicznej, sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji. W opinii Spółki, planowany przez nią sposób sporządzania oraz przesyłania faktur odbiorcom, zapewnia spełnienie obowiązków związanych z dokumentowaniem dokonywanych przez nią transakcji.

Spółka pragnie także podkreślić, że zgodnie z obowiązującym od 1 stycznia 2011r. § 3 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

Zgodnie natomiast z § 4 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Biorąc pod uwagę brzmienie § 2 ust. 2 przedmiotowego Rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI).

W opinii Spółki, zastosowanie zwrotu „w szczególności" wskazuje na możliwość wykorzystania innej formy od wymienionych w dalszej części wskazanego przepisu. Wymienione metody stanowią zatem jedynie przykładowe wyliczenie, a Spółka może zastosować inne metody zapewnienia integralności treści oraz autentyczności pochodzenia przesyłanych przez nią faktur. Zgodnie bowiem z definicjami wskazanymi w omawianym Rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych, autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści faktury oznacza, iż w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Biorąc powyższe pod uwagę, w opinii Spółki, wprowadzone zmiany dopuszczają możliwość przesyłania faktur faxem lub przy pomocy poczty elektronicznej (np. w formacie PDF), metody te zapewniają bowiem zachowanie autentyczności pochodzenia faktur oraz integralności ich treści.

Wskazana powyżej interpretacja znajduje uzasadnienie w świetle wyjaśnień opublikowanych na stronie internetowej Ministerstwa Finansów, odnoszących się do najważniejszych zmian w VAT od dnia 1 stycznia 2011r. W temacie zmian w zakresie fakturowania elektronicznego Ministerstwo Finansów wskazuje, iż celem zaproponowanych zmian jest uproszczenie obrotu fakturami, tak aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych w szczególności poprzez (\`(...)\`) umożliwienie wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym (PDF, doc. i inne, udostępniane na serwerze wystawcy, jak również np. przesłane mailem).

Zdaniem Spółki, opisany powyżej sposób wystawiania oraz przesyłania faktur spełniać będzie wymóg wystawienia faktury VAT w rozumieniu art. 106 ust. 1 ustawy VAT (niezależnie czy drugi egzemplarz faktury zostanie wydrukowany czy też pozostanie w ewidencji elektronicznej Spółki). Co więcej, faktury w ten sposób wystawione oraz dostarczone stanowić będą dla kontrahentów Spółki podstawę do odliczania wykazanego w nich podatku VAT naliczonego (z uwzględnieniem odpowiednich przepisów odnośnie zasad odliczenia podatku VAT naliczonego).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Od dnia 1 stycznia 2011r. sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT. Utraciło natomiast moc rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) - § 10 rozporządzenia.

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. § 2 ust. 1 rozporządzenia definiuje pojęcia: autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści. I tak przez :

*   autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
*   integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Należy tutaj zauważyć, że w wyżej wymienionym rozporządzeniu prawodawca nie odniósł się do faktur korygujących w związku z tym należy zwrócić uwagę na § 19 ust. 1 i ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.) zgodnie z którym faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu powyższego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Powyższe uregulowanie pozostało również w niezmienionej formie w § 19 ust. 1 i ust. 2 nowego aktu tj. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że gdy jest mowa w rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej o fakturach, należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno „fakturę pierwotną” jak też „fakturę korygującą” albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustala normę zgodnie z którą w formie elektronicznej można przyjąć zarówno „fakturę pierwotną” jak też „fakturę korygującą”. Dodatkowo zauważyć należy, iż w powołanym wyżej rozporządzeniu brak jest wymogu aby faktury korygujące do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej były wystawiane i przesyłane w tej formie.

Z treści wniosku wynika, iż Wnioskodawca rozważa zmianę stosowanego dotychczas sposobu przesyłania faktur, poprzez odstąpienie od ich przesyłania w formie papierowej i zastąpienie ich przesyłaniem za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej (jako załącznika do wiadomości e-mail, np. w formacie PDF) - za uprzednią zgodą kontrahenta. W ocenie Spółki, powyższy sposób przesyłania faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur, a także ich czytelność.

W odniesieniu do faktur przesyłanych przez Spółkę, Wnioskodawca zamierza ustalić, że faktury wystawione w formie elektronicznej będą przesyłane pocztą elektroniczną np. w formie plików PDF załączonych do wiadomości elektronicznej przesłanej z określonego adresu e-mail, dla którego nazwa nadawcy jest pełną nazwą lub skrótem nazwy podmiotu będącego wystawcą faktury (w tym wypadku Spółki). Wysyłka faktur będzie dokonywana z zabezpieczonych loginem i hasłem zarówno komputera, jak i oprogramowania. Oprogramowanie obsługiwane będzie przez uprawnionego do tego pracownika, który będzie mógł opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się i wygaszeniu ekranu.

W przypadku faktur przesyłanych faxem, Spółka uzgodni z kontrahentem procedurę każdorazowej weryfikacji numeru fax nadawcy wiadomości, która pozwoli na potwierdzenie, iż pochodzi ona od Spółki, co zapewni autentyczność pochodzenia otrzymanej przez kontrahenta faktury. W opinii Spółki, wydruk wygenerowany z faxu zapewni także integralność treści faktury, bowiem w trakcie procesu przesyłania obrazu faktury pomiędzy urządzeniami fax dostawcy i odbiorcy brak jest możliwości zmiany danych zawartych na fakturze.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur e-mailem w postaci pliku PDF oraz faksem. Zatem przesyłanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila bądź za pomocą faksu skierowanego do odbiorcy faktury jest równoważne w skutkach podatkowych z przesłaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Końcowo należy dodać, iż faktyczna ocena wypełnienia przez wystawcę wymogów określonych przepisami cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów może być zweryfikowana tylko w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego prowadzonego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Niniejszą interpretacją załatwiono wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w zakresie przesyłania faktur VAT odbiorcom faksem lub pocztą e-mail, np. w formacie PDF.

Natomiast wniosek w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w zakresie:

*   uznania czy otrzymywane przez kontrahenta Wnioskodawcy faktury VAT (niebędących fakturami elektronicznymi) za pośrednictwem faksu lub poczty e-mail (np. w formacie PDF) stanowią dla niego podstawę do odliczenia podatku VAT naliczonego (pyt. 1),
*   prawa do przechowywania kopii faktur VAT w postaci zapisu elektronicznego (przy czym w każdym momencie możliwe będzie wydrukowanie kopii faktury) bez obowiązku przechowywania egzemplarza faktury w postaci papierowej oraz prawa do przechowywanie w formacie elektronicznym faktur otrzymanych od kontrahentów niezależnie od formy papierowej czy elektronicznej, w jakiej te faktury zostały do Spółki przekazane ( pyt. nr 2) oraz
*   uznania czy otrzymywane przez Spółkę faktury VAT (niebędących fakturami elektronicznymi) za pośrednictwem faksu lub poczty e-mail (np. w formacie PDF jako załącznik do korespondencji przekazanej na serwer z którego korzysta Spółka), stanowią dla Spółki podstawę do odliczenia podatku VAT naliczonego (pyt. nr 3),

zostanie załatwiony odrębnymi rozstrzygnięciami.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.