Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0115-KDIT3.4011.254.2018.1.WR
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-07-13
Teza: Możliwość ewidencjonowania wydatków na zakup palet używanych i makulatury w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie dowodów wewnętrznych; możliwość zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Słowa kluczowe: dowód-dowody wewnętrzne; koszt-koszty uzyskania przychodów; księgi-księgi podatkowe; księgi-księgi przychodów i rozchodów
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 11 maja 2018 r. (data wpływu 21 maja 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 21 maja 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca planuje rozpoczęcie działalności gospodarczej związanej ze skupem i sprzedażą makulatury oraz palet drewnianych. Planuje skupować:

*   makulaturę od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
*   palety używane i zniszczone w różnym stopniu, wymagające naprawy, jako odpady poużytkowe stanowiące surowce wtórne, od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (tj. od ludności),
*   palety używane, w stanie dobrym, nadające się do bezpośredniej odsprzedaży, jako odpady poużytkowe stanowiące surowce wtórne, od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Powody nieużyteczności (zużycia) dla tych osób fizycznych palet są różne, m.in. stanowią one odpad poopakowaniowy (np. po artykułach spożywczych, budowlanych, czy sprzęcie AGD).

W momencie nabycia zarówno makulatury jak i palet będą one odpowiadały definicji "odpadów" ujętej w art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (t. j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1987 z późn. zm., dalej: „Ustawa o odpadach"). Zgodnie z tą definicją, przez odpady rozumie się każdą substancję lub przedmiot, których posiadacz pozbywa się, zamierza się pozbyć lub do których pozbycia się jest obowiązany. Jednocześnie, jednorazowa wartość transakcji od jednego sprzedawcy (osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej) nie będzie przekraczała 1000 złotych, stąd na Wnioskodawcy jako Kupującym nie będzie ciążył obowiązek podatku z tytułu czynności cywilnoprawnych (art. 9 pkt 6 ustawy z dnia 9 września 2000 roku o podatku od czynności cywilnoprawnych, t. j. Dz. U. z 2016 r. poz. 223 z późn. zm., dalej: ustawa PCC). Dostawcy makulatury i palet wywodzą się z różnych środowisk (m.in są to konsumenci, czasem osoby bezdomne) wartość pojedynczej transakcji zakupu będzie wynosiła zazwyczaj kilkadziesiąt złotych. Z tych właśnie powodów, Wnioskodawca nie będzie zawierał z dostawcami surowców wtórnych pisemnych umów kupna - sprzedaży.

Następnie te palety, które są uszkodzone, będą naprawiane (czasem wystarczy wzmocnić dodatkowo gwoździami, a czasem wymienić uszkodzone elementy) i łącznie z pełnowartościowymi wprowadzane do obrotu gospodarczego. Odbiorcami będą podmioty prowadzące działalność gospodarczą.

Jako formę opodatkowania Wnioskodawca zamierza wybrać zasady ogólne. Operacje gospodarcze będą więc ewidencjonowane przy pomocy podatkowej księgi przychodów i rozchodów, uregulowanej w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (t. j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1037 z późn. zm.) Nabycie makulatury i palet będzie udokumentowane dowodem wewnętrznym. Z uwagi na małą wartość poszczególnych transakcji, Wnioskodawca zamierza ewidencjonować ww. zakupy w księdze przychodów i rozchodów, jednym dowodem wewnętrznym stanowiącym zestawienie zakupu bezrachunkowego za każdy dzień. Z zestawień sporządzanych bezpośrednio w chwili zakupu będzie wynikała ilość sztuk i cena zakupionych palet (różna cena dla uszkodzonych i tych jakościowo dobrych - nadających się bezpośrednio do odsprzedaży) oraz waga, cena oraz wartość zakupionej makulatury. Zestawienie będzie podpisane przez Wnioskodawcę lub zatrudnionego w skupie pracownika.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy prawidłowym będzie dokumentowanie wydatków we wszystkich trzech przykładach (skup makulatury, skup palet uszkodzonych, skup palet nieuszkodzonych) poprzez sporządzenie dowodu wewnętrznego, o którym mowa w § 14 ust.1 Rozporządzenia ws. KPIR, i na podstawie tego dowodu wewnętrznego zaliczenie tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o PIT?

Zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe będzie działanie polegające na dokumentowaniu wydatków poniesionych na nabycie od osób nieprowadzących działalności gospodarczej odpadów poużytkowych poprzez sporządzenie dowodu wewnętrznego, o którym mowa w § 14 ust. 1 Rozporządzenia ws. KPIR. Makulatura i palety jako bezużyteczne dla dostawców są dla nich odpadem (w rozumieniu art. 3 ust.1 pkt 6 ustawy o odpadach). Wystawiony dowód wewnętrzny będzie stanowił podstawę do zaliczenia wydatków jako kosztów podatkowych w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Wydatek przyczynia się bezsprzecznie do uzyskania przychodów podlegających opodatkowaniu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Na wstępie tutejszy organ zastrzega, że - zgodnie z żądaniem wniosku – w zakresie dokumentowania wydatków przedmiotem niniejszej interpretacji jest kwestia możliwości potwierdzania zakupów prawidłowym wewnętrznym dowodem księgowym, sporządzonym zgodnie z art. 14 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Nie podlega natomiast ocenie to, czy dokumenty opisane we wniosku (dzienne zestawienia zakupów), są takimi właśnie dowodami i czy mogą stanowić podstawę zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2018 r., poz. 200, z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie rzeczywiście poniesione przez podatnika, racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów.

Podatnik ma zatem prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich poniesionych przez siebie wydatków, które nie zostały wymienione w art. 23 ww. ustawy - pod warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poczynienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów).

Podkreślić należy, że to na podatniku spoczywa obowiązek udowodnienia, że dany wydatek został faktycznie poniesiony i że spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu – w szczególności że pozostaje on w związku przyczynowo – skutkowym z przychodem lub możliwością powstania przychodu. Aby dany koszt mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi więc zostać prawidłowo udokumentowany.

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Z ww. przepisu wynika, że jeżeli podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów prawidłowo i zgodnie z obowiązującym prawem zaewidencjonuje dokonany wydatek w tej księdze, to tym samym należycie go udokumentuje do celów ustalenia wysokości dochodu.

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawarte zostały w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (t. j. Dz. U. z 2017r., poz. 728 z późn. zm.).

W myśl § 11 ust. 1 ww. Rozporządzenia, podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi (ust. 2).

Zgodnie z § 12 ust. 3 Rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1.  faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub 1a (uchylony), 1b (uchylony), 1c dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
    1.  datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
    2.  wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów związanych z płatnościami dotyczącymi transakcji określonych w art. 22 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1829, 1948, 1997 i 2255 oraz z 2017 r. poz. 460) dokonanych bez pośrednictwa rachunku płatniczego,
    3.  wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
    4.  podpis osoby sporządzającej dokument, lub
2.  inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
    1.  wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
    2.  datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
    3.  przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
    4.  podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

\- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Jak stanowi § 13 Rozporządzenia, za dowody księgowe uważa się również:

1.  dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2.  noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3.  dowody przesunięć;
4.  dowody opłat pocztowych i bankowych;
5.  inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Na mocy § 14 ust. 1 ww. Rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Przy tym, w myśl § 14 ust. 2 dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie:

1.  zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2.  zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
3.  wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
4.  zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
5.  kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
6.  zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
7.  wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
8.  opłat sądowych i notarialnych; 8a opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;
9.  wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

A zatem, dowody wewnętrzne mogą być wystawiane tylko dla dokumentowania poniesienia ściśle określonych wydatków – wymienionych enumeratywnie w powyższym przepisie. Do wydatków tych należy m.in. zakup od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych (pkt 6). Przy czym, pojęcie ludności oznacza osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Osoby te nie mają możliwości wystawienia faktury, dlatego podatnik dokonując zakupu od tych osób, dokumentuje go dowodem wewnętrznym. Natomiast odpadem, w myśl art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (t. j. Dz. U. z 2018 r., poz. 992, z późn. zm.), jest każda substancja lub przedmiot, których posiadacz pozbywa się, zamierza się pozbyć lub do których pozbycia się jest obowiązany.

Zaznaczyć trzeba, że aby dany dokument stanowił prawidłowy wewnętrzny dowód księgowy, o którym mowa w omawianym Rozporządzeniu, musi zawierać wszystkie elementy wskazane w § 12 ust. 3 pkt 2 oraz w § 14 ust. 1 Rozporządzenia.

Odnosząc się do przedstawionego przez Wnioskodawcę opisu zdarzenia przyszłego stwierdzić należy, że wydatki, które zamierza On ponosić na zakup makulatury oraz palet używanych (uszkodzonych i nieuszkodzonych) nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na mocy art. 23 ustawy o podatku dochodowym. Niewątpliwie będą związane z możliwością uzyskania przychodów – jako towary przeznaczone do sprzedaży. Wnioskodawca będzie więc mógł zaliczyć ww. wydatki do kosztów podatkowych - pod warunkiem, że właściwie udokumentuje fakt ich dokonania.

Skupowana makulatura oraz palety używane - zarówno uszkodzone jak i nieuszkodzone – zgodnie z oświadczeniem Wnioskodawcy będą odpadami w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o odpadach. Skoro warunek ten zostanie w istocie spełniony, to na mocy § 14 ust. 2 pkt 6 Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów Wnioskodawca będzie miał prawo do dokumentowania przedmiotowych zakupów wewnętrznymi dowodami księgowymi, sporządzonymi na podstawie § 14 ust. 1 ww. Rozporządzenia. Takie dowody będą stanowiły podstawę do zaewidencjonowania ww. transakcji w prowadzonej przez Wnioskodawcę księdze podatkowej.

Mając na uwadze powyższe, stanowisko Wnioskodawcy uznać należy za prawidłowe.

Jednakże w interpretacji indywidualnej nie można jednoznacznie przesądzić, co będzie wystarczającym dokumentem do włączenia wydatku w koszty podatkowe. Ostateczna ocena, czy wydatek został prawidłowo udokumentowany, leży bowiem w kompetencjach organów podatkowych właściwych dla Wnioskodawcy w danej sprawie w toku odpowiedniego postępowania.

W postępowaniu o wydanie interpretacji indywidualnej organ nie prowadzi postępowania dowodowego, nie dokonuje ustaleń okoliczności faktycznych sprawy, ale ogranicza się do subsumcji przedstawionych przez Wnioskodawcę okoliczności faktycznych pod określony przepis prawa podatkowego. Organ interpretacyjny nie ma zatem uprawnienia do oceny prawidłowości prowadzonej księgi przychodów i rozchodów (w tym oceny dowodu księgowego). Obowiązek ten spoczywa na organie podatkowym, prowadzącym postępowanie dowodowe, który na podstawie zebranego materiału ocenia, czy dana okoliczność została odpowiednio udowodniona.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w …, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.