Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-490/11/ICz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-07-12
Teza: W zakresie formatu otrzymywanych faktur elektronicznych, sposobu ich przechowywania w wersji papierowej
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; faktura-otrzymanie faktury; faktura-wystawienie faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 29 marca 2011r. (data wpływu 12 kwietnia 2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie formatu otrzymywanych faktur elektronicznych, sposobu ich przechowywania w wersji papierowej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 12 kwietnia 2011r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie formatu otrzymywanych faktur elektronicznych, sposobu ich przechowywania w wersji papierowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujący zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej Spółka) jest podatnikiem VAT czynnym. Spółka chce otrzymywać od kontrahentów faktury w formacie elektronicznym. Formatem na który Spółka wyrażać będzie zgodę, będzie format PDF utworzony i odczytywany przy użyciu programu komputerowego Acrobat Reader, zgodnego ze standardem ISO 32000-1:2008. Faktury w plikach PDF dostarczane będą przez kontrahentów mailowo ze ściśle określonego w umowie adresu mail kontrahenta na ściśle określony adres mailowy Spółki. Wnioskodawca na piśmie wyrazi każdemu z kontrahentów zainteresowanych takim sposobem dostarczania faktur zgodę na dostarczanie faktur w powyższy sposób. Wszystkie otrzymane w powyższy sposób faktury przechowywane byłyby w postaci papierowej po ich uprzednim wydrukowaniu przez Spółkę. Autentyczność pochodzenia faktur zapisanych w plikach PDF zapewniona byłaby poprzez akceptowanie faktur przesłanych tylko z wymienionych w umowie adresów mailowych. Dodatkowo na każdym wydruku faktury z pliku PDF podpisywałyby się osoby zatwierdzające fakturę pod względem merytorycznym tym samym potwierdzałyby zgodność tej faktury z zamówieniem. Integralność treści zapewniona byłaby poprzez wydrukowanie faktury. Powyższe faktury przechowywane byłyby w wersji papierowej przez okres określony w oddzielnych przepisach. Spółka nie przechowywałaby plików PDF w których faktury zostały przesłane.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy opisany powyżej format otrzymywanych faktur elektronicznych, a także sposób ich przechowywania w wersji papierowej jest zgodny z przepisami podatku od towarów i usług?

Zdaniem Wnioskodawcy, opisany we wniosku format plików PDF zawierających faktury, a także sposób ich przechowywania jest zgodny z przepisami z zakresu podatku od towarów i usług.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W myśl z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W dniu 17 grudnia 2010r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Zgodnie z § 3 ust. 1 cyt. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

Pojęcie autentyczności pochodzenia faktury – w myśl § 2 ust. 1 pkt 1 cyt. rozporządzenia - oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury - w myśl § 2 ust. 1 pkt 2 cyt. rozporządzenia - rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 cyt. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych2), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PD.

W myśl § 6 cyt. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zgodnie z § 9 cyt. rozporządzenia, akceptacja na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów, zachowuje ważność na potrzeby stosowania § 3 ust. 1.

Z dniem 1 stycznia 2011r. nastąpiła nowelizacja rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.).

Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 2010r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 244, poz. 1627) uchylono ust. 2 § 19 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r.

Zatem, w aktualnym stanie prawnym, dopuszczalne jest wystawianie faktur bez oznaczenia ich wyrazami „oryginał” i „kopia”.

Jednocześnie § 21 powołanego rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008r. otrzymał brzmienie:

1.  „Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2.  Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
2.  łatwe ich odszukanie,
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

4.  Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
5.  Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.”

Powyższe uregulowanie pozostało również w niezmienionej formie w § 21 nowego aktu tj. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. nr 68, poz. 360).

Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że gdy jest mowa w rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej o fakturach, należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno „fakturę pierwotną” jak też „fakturę korygującą” albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustala normę zgodnie z którą w formie elektronicznej można przyjąć zarówno „fakturę pierwotną” jak też „fakturę korygującą”. Dodatkowo zauważyć należy, iż w powołanym wyżej rozporządzeniu brak jest wymogu aby faktury korygujące do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej były wystawiane i przesyłane w tej formie.

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca jest podatnikiem VAT czynnym. Spółka chce otrzymywać od kontrahentów faktury w formacie elektronicznym. Formatem na który Spółka wyrażać będzie zgodę, będzie format PDF utworzony i odczytywany przy użyciu programu komputerowego Acrobat Reader, zgodnego ze standardem ISO 32000-1:2008. Faktury w plikach PDF dostarczane będą przez kontrahentów mailowo ze ściśle określonego w umowie adresu mail kontrahenta na ściśle określony adres mailowy Spółki. Wnioskodawca na piśmie wyrazi każdemu z kontrahentów zainteresowanych takim sposobem dostarczania faktur zgodę na dostarczanie faktur w powyższy sposób. Wszystkie otrzymane w powyższy sposób faktury przechowywane byłyby w postaci papierowej po ich uprzednim wydrukowaniu przez Spółkę. Autentyczność pochodzenia faktur zapisanych w plikach PDF zapewniona byłaby poprzez akceptowanie faktur przesłanych tylko z wymienionych w umowie adresów mailowych. Dodatkowo na każdym wydruku faktury z pliku PDF podpisywałyby się osoby zatwierdzające fakturę pod względem merytorycznym tym samym potwierdzałyby zgodność tej faktury z zamówieniem. Integralność treści zapewniona byłaby poprzez wydrukowanie faktury. Powyższe faktury przechowywane byłyby w wersji papierowej przez okres określony w oddzielnych przepisach. Spółka nie przechowywałaby plików PDF w których faktury zostały przesłane.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania, w tym udostępniania, faktur w dowolnym w formacie elektronicznym.

Ustawodawca w obowiązujących przepisach nie określił też formy przechowywania faktur VAT przesyłanych drogą elektroniczną, wprowadził natomiast dowolność sposobu przechowywania tych dokumentów.

Zatem faktury wystawione w opisany we wniosku sposób mogą być przechowywane w takiej formie jak proponuje Wnioskodawca, pod warunkiem jednak zapewnienia:

*   autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
*   łatwego ich odszukania;
*   organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur.

Dodatkowo należy nadmienić, iż proponowany przez Wnioskodawcę sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia zapisanych w plikach PDF faktur poprzez akceptowanie faktur przesłanych tylko z wymienionych w umowie adresów mailowych oraz poprzez składanie dodatkowo na każdym wydruku faktury z pliku PDF podpisu przez osobę zatwierdzającą fakturę pod względem merytorycznym winien uwzględniać papierowe wydruki wiadomości elektronicznych.

Wobec powyższego sposób otrzymywania od kontrahentów faktur elektronicznych w formacie PDF, które będą dostarczane przez kontrahentów mailowo ze ściśle określonego w umowie adresu mail na ściśle określony adres mailowy Wnioskodawcy oraz sposób ich przechowywania przez Wnioskodawcę w formie papierowej o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, będzie zgodny z obowiązującymi przepisami podatku od towarów i usług.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Zaznaczyć przy tym należy bezwzględny wymóg zachowania przez Wnioskodawcę autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Należy także zauważyć, iż faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych obowiązującymi przepisami może być zweryfikowana tylko w toku prowadzonego postępowania kontrolnego lub podatkowego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa

(art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.