Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB1/415-1248/11-4/AMN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2012-02-22
Teza: 1. Czy paragon fiskalny dotyczący zakupu paliwa, doładowań telefonu komórkowego i Internetu oraz materiałów i narzędzi jest dowodem księgowym upoważniającym do ujęcia go w podatkowej księdze przychodów i rozchodów? 2. Czy taki dokument jest podstawą do zaliczenia wydatku w koszty uzyskania przychodu? 3. W jaki sposób dokument taki powinien być ewidencjonowany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (czy możliwe jest zaksięgowanie samodzielnego paragonu fiskalnego czy też niezbędne jest wystawienie dowodu wewnętrznego lub też innego dokumentu związanego z tym paragonem)? 4. Czy w przypadku zakupu na terenie m.in. Szwecji wszystkich artykułów, które polskie prawo podatkowe pozwala zaliczyć jako koszt uzyskania przychodu paragon fiskalny jest wystarczającym dowodem księgowym upoważniającym do ujęcia w księdze przychodów i rozchodów oraz podstawą zaliczenia wydatku w koszty uzyskania przychodu?
Słowa kluczowe: działalność-działalność gospodarcza; koszt-koszty uzyskania przychodów; paragon-paragon fiskalny
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 23

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 27 października 2011 r. (data wpływu 7 listopada 2011 r.), uzupełnionym w dniu 9 lutego 2012 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych paragonami oraz sposobu ewidencjonowania ww. wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów:

*   w części dotyczącej dokumentowania na podstawie paragonu wydatków poniesionych za granicą na paliwo – jest **prawidłowe**,
*   w pozostałej części – jest **nieprawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 7 listopada 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych paragonami oraz sposobu ewidencjonowania ww. wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, o których mowa w art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, w związku z czym pismem z dnia 23 stycznia 2012 r. znak ILPB1/415-1248/11-2/AMN na podstawie art. 169 § l tej ustawy wezwano Wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 2 lutego 2012 r., a w dniu 9 lutego 2012 r. wniosek uzupełniono (nadano w polskiej placówce pocztowej w dniu 7 lutego 2012 r.).

**W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.**

Wnioskodawca prowadzi jednoosobową pozarolniczą działalność gospodarczą. Główną sferą działalności Zainteresowanego jest wykonywanie prac remontowo-wykończeniowych. Siedziba firmy Wnioskodawcy znajduje się na terenie Polski więc w Polsce rozlicza podatek dochodowy (na zasadach ogólnych). Zainteresowany jest zgłoszony do podatku VAT, a ponadto na potrzeby podatku VAT zarejestrował się także w szwedzkim urzędzie skarbowym. W okresie ostatnich dwóch miesięcy wykonywał zlecenie dla klienta w Szwecji, polegające na remoncie mieszkania znajdującego się w Szwecji. Na potrzeby wykonywania tegoż zlecenia Wnioskodawca poniósł koszty w postaci zakupu paliwa do samochodu osobowego, doładowań telefonu komórkowego i Internetu oraz drobnych materiałów i narzędzi (jak np.: pędzle, wałki malarskie, gładź gipsowa) niezbędnych do realizacji prac.

Wnioskodawca wskazał, że z otrzymanych przez Niego informacji wynika, że zgodnie z obowiązującym w Szwecji prawem podatkowym, podatnik szwedzki może zaliczać w koszty uzyskania przychodu paliwo oraz inne materiały na podstawie paragonów fiskalnych. Z tego względu znajduje tam miejsce praktyka wystawiania przy tego typu zakupach nie faktur VAT ale paragonów. Jest to jedyny dokument, który Zainteresowany mógł uzyskać jako potwierdzenie dokonania zakupu, dlatego też wszelkie poniesione przez Wnioskodawcę koszty paliwa, materiałów oraz pozostałych artykułów udokumentowane są paragonami.

W uzupełnieniu wniosku wskazano, iż samochód osobowy, o którym mowa we wniosku jest własnością Wnioskodawcy. Zakupu tego samochodu Zainteresowany dokonał przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. W trakcie prowadzenia tejże działalności został on przekazany przez Wnioskodawcę dla celów działalności gospodarczej i jest wykorzystywany wyłącznie dla celów działalności gospodarczej. Samochód został wprowadzony do ewidencji środków trwałych prowadzonej działalności gospodarczej. Zainteresowany nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu ponieważ jest on wykorzystywany przez Wnioskodawcę wyłącznie dla celów działalności gospodarczej.

Dla celów rozliczania działalności gospodarczej Zainteresowany prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz rozlicza się na zasadach ogólnych.

**W związku z powyższym zadano następujące pytania.**

1.  Czy paragon fiskalny dotyczący zakupu paliwa, doładowań telefonu komórkowego i Internetu oraz materiałów i narzędzi jest dowodem księgowym upoważniającym do ujęcia go w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?
2.  Czy taki dokument jest podstawą do zaliczenia wydatku w koszty uzyskania przychodów?
3.  W jaki sposób dokument taki powinien być ewidencjonowany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (czy możliwe jest zaksięgowanie samodzielnego paragonu fiskalnego, czy też niezbędne jest wystawienie dowodu wewnętrznego lub też innego dokumentu związanego z tym paragonem)?
4.  Czy w przypadku zakupu na terenie m.in. Szwecji wszystkich artykułów, które polskie prawo podatkowe pozwala zaliczyć jako koszt uzyskania przychodu, paragon fiskalny jest wystarczającym dowodem księgowym upoważniającym do ujęcia w księdze przychodów i rozchodów oraz podstawą zaliczenia wydatku w koszty uzyskania przychodu?

Zdaniem Wnioskodawcy, wydaje się że paragon fiskalny, który zostanie na odwrocie zaopatrzony w dane określające nazwę oraz adres nabywcy, a także kwotę wyrażoną w złotych polskich (według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu) a w przypadku paliwa - w numer rejestracyjny pojazdu, można traktować jako dowód księgowy dokumentujący poniesienie wydatku i na jego podstawie powyższy wydatek może zostać zaliczony w koszty uzyskania przychodu.

W uzupełnieniu wskazano, iż wydaje się że paragon fiskalny otrzymany w opisywanej sytuacji może być ewidencjonowany zarówno samodzielnie jak i poprzez wpisanie do podatkowej księgi przychodów i rozchodów dowodu wewnętrznego wystawionego w związku z poniesionym wydatkiem potwierdzonym paragonem fiskalnym. Wydaje się, że w przypadku zakupu paliwa będzie w tej sytuacji miał zastosowanie § 14 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zgodnie z którym „wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi”. Ponadto wydaje się również, że § 14 tegoż rozporządzenia interpretowany całościowo daje także możliwość ewidencjonowania wydatków poniesionych poza terytorium Polski na zakup paliwa za pomocą dowodu wewnętrznego z przypiętym do niego paragonem fiskalnym. W takiej sytuacji uważa się za dopuszczalne uzupełnienie danych dotyczących nabywcy, kwoty wyrażonej w złotych polskich, numeru rejestracyjnego samochodu, którego dotyczy zakup paliwa na dowodzie wewnętrznym zamiast na odwrocie paragonu (np. w wypadku gdyby zamieszczenie takich informacji na odwrocie mogłoby spowodować ich nieczytelność). Natomiast w przypadku zakupu pozostałych towarów opisanych w stanie faktycznym (doładowań do telefonu komórkowego i Internetu oraz drobnych materiałów i narzędzi niezbędnych do realizacji prac) wydaje się, że tego typu zakupy mogą być - w przypadku wykonywanej przez Wnioskodawcę działalności wykończeniowo-remontowej -traktowane jako materiały pomocnicze, o których mowa w § 3 pkt l lit. c) rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów i na podstawie § 14 ust. 2 pkt 4 tegoż rozporządzenia, powinny być dokumentowane za pomocą dowodów wewnętrznych. Wnioskodawca uważa, że opisanie takiego paragonu wraz z przeliczeniem waluty wg kursu NBP może być umieszczone na dowodzie wewnętrznym zamiast na odwrocie paragonu (np. jeżeli zamieszczenie takich informacji na odwrocie paragonu mogłoby spowodować ich nieczytelność).

**W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego:**

*   w części dotyczącej dokumentowania na podstawie paragonu wydatków poniesionych za granicą na paliwo - uznaje się za **prawidłowe**,
*   w pozostałej części - uznaje się za **nieprawidłowe**.

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, póz. 307 ze zm.), nie określa sposobu dokumentowania poniesionych wydatków, odsyłając w tym zakresie do odrębnych przepisów.

Przepis art. 24a ust. l ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, iż osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

Natomiast art. 24a ust. 7 tej ustawy zawiera delegację dla ministra właściwego do spraw finansów publicznych do określenia - w drodze rozporządzenia, sposobu prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, szczegółowych warunków, jakim powinna odpowiadać ta księga, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem, a także terminy zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi.

Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą być wyłącznie dowody księgowe spełniające warunki określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, póz. 1475 ze zm.).

Stosownie do treści § 12 ust. 3 cytowanego rozporządzenia, dowodami księgowymi są:

1.  faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub
2.  inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
    1.  wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
    2.  datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarczy podanie jednej daty,
    3.  przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
    4.  podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

\- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie wystawionego dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Zgodnie z § 12 ust. 4 ww. rozporządzenia, dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

Natomiast § 13 cytowanego rozporządzenia stanowi, iż za dowody księgowe uważa się również:

1.  dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2.  noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
3.  dowody przesunięć;
4.  dowody opłat pocztowych i bankowych;
5.  inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.

Natomiast zgodnie z § 14 ust. l ww. rozporządzenia na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Jednakże - w myśl § 14 ust. 2 tego rozporządzenia - dowody, o których mowa w ust. l, mogą dotyczyć wyłącznie:

1.  zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2.  zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00 ) i grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43) i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
3.  wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
4.  zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
5.  kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
6.  zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
7.  wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
8.  opłat sądowych i notarialnych;

*   8a. opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.;

1.  wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

W myśl § 14 ust. 4 ww. rozporządzenia, zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 4, dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Jak wynika zaś z § 14 ust. 5 rozporządzenia, wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Przepis ust. 4 stosuje się odpowiednio.

Cytowane powyżej przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawierają zamknięty katalog dokumentów stanowiących podstawę do ujęcia wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Stwierdzić należy, że dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być - co do zasady - faktura, bądź rachunek o których mowa w § 12 ust. 3 pkt l rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Ewentualne odstępstwa od tej zasady są ściśle i wyczerpująco określone. Oznacza to, że jedynie we wskazanych w przepisach rozporządzenia przypadkach podstawą ujęcia wydatku w podatkowej księdze przychodów i rozchodów poza fakturą VAT mogą być również inne dowody.

Jak wynika z powołanych powyżej przepisów, paragonami fiskalnymi mogą być dokumentowane wyłącznie wydatki, o których mowa § 14 ust. 4 i 5 rozporządzenia dotyczące zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp, materiałów biurowych oraz za granicą paliwa i olejów. Wskazać przy tym należy, iż paragonu fiskalnego nie sposób również uznać za, wymieniony w § 13 pkt 5 ww. rozporządzenia, jako inny dowód opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat oraz dokument zawierający wszystkie niezbędne dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 tego rozporządzenia. Paragony fiskalne nie zawierają danych wymienionych w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia.

Zatem, paragonem może być dokumentowany wyłącznie zakup materiałów w jednostkach handlu detalicznego, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych, a także zakup paliwa i olejów za granicą.

Jednakże paragon musi być zaopatrzony w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Powyższe uprawnienie nie dotyczy jednakże wydatków poniesionych na nabycie paliwa zakupionego w Polsce, doładowań telefonu i Internetu oraz narzędzi, bowiem przepisy ww. rozporządzenia nie przewidują dla tego rodzaju wydatków dokumentowania ich poniesienia paragonem.

W związku z powyższym, w przedmiotowej sprawie, paragon fiskalny dotyczący zakupu za granicą paliwa, zaopatrzony w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu a także uzupełniony na odwrocie o nazwisko Wnioskodawcy (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru, jest dowodem księgowym upoważniającym do ujęcia go w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Natomiast paragon fiskalny dotyczący zakupu paliwa w Polsce, doładowań telefonu komórkowego i Internetu, narzędzi oraz drobnych materiałów, nie jest dowodem księgowym upoważniającym do ujęcia go w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Zgodnie z art. 22 ust. l ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, póz. 307 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Kosztami uzyskania przychodu są więc wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu.

Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Przy czym zwrot „w celu" oznacza to, że nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten wydatek, który pozostaje w takim związku przyczynowo-skutkowym, że poniesienie go ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów, albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Uogólniając można więc stwierdzić, iż aby dany wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów muszą być spełnione łącznie następujące warunki:

*   zostać poniesiony w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
*   nie znajdować się w katalogu kosztów zawartych w art. 23 ust. l ww. ustawy,
*   zostać właściwie udokumentowany.

Z informacji zawartych we wniosku wynika, że Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wykonywał zlecenie dla klienta w Szwecji, polegające na remoncie mieszkania. Na potrzeby wykonania tego zlecenia Zainteresowany poniósł koszty w postaci zakupu paliwa do samochodu osobowego - będącego własnością Wnioskodawcy i stanowiącego środek trwały prowadzonej działalności gospodarczej, doładowań telefonu komórkowego oraz drobnych materiałów i narzędzi niezbędnych do realizacji prac. Zainteresowany prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Wnioskodawca wskazał, że wszelkie poniesione przez Niego koszty paliwa, materiałów oraz pozostałych artykułów udokumentowane są paragonami.

Zatem, paragon - zaopatrzony w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu, uzupełniony na odwrocie przez podatnika o swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru jest podstawą do zaliczenia wydatku - poniesionego wyłącznie na zakup za granicą paliwa i olejów – do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej zgodnie z art. 22 ust. l ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jako wydatki udokumentowane w sposób wynikający z przepisów prawa. Jednakże paragon nie jest podstawą do zaliczenia wydatków poniesionych na nabycie paliwa zakupionego w Polsce, doładowań telefonu i Internetu oraz narzędzi do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, bowiem przepisy ww. rozporządzenia nie przewidują dla tego rodzaju wydatków dokumentowania ich poniesienia paragonem.

Zainteresowany wskazał, że zakupy pozostałych towarów opisanych w stanie faktycznym (doładowań do telefonu komórkowego i Internetu oraz drobnych materiałów i narzędzi niezbędnych do realizacji prac), mogą być - w przypadku wykonywanej przez Wnioskodawcę działalności wykończeniowo-remontowej - traktowane jako materiały pomocnicze, o których mowa w § 3 pkt l lit. c) rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów i na podstawie § 14 ust. 2 pkt 4 tegoż rozporządzenia, powinny być dokumentowane za pomocą dowodów wewnętrznych.

Zgodnie z § 3 pkt l lit. c) ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, materiałami pomocniczymi są materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości.

Z przywołanej powyżej definicji materiału pomocniczego wynika, iż warunkiem uznania określonego materiału za pomocniczy jest łączne spełnienie trzech warunków:

1.  materiał nie stanowi materiału podstawowego w rozumieniu przepisów rozporządzenia, oraz
2.  materiał musi być zużywany w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, oraz
3.  musi on bezpośrednio oddawać wyrobowi swoje właściwości.

Przy czym w myśl § 3 pkt l lit. b) ww. rozporządzenia, materiałami (surowcami) podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania - puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi.

Skoro efektem końcowym jest usługa polegająca na remoncie mieszkania, nie można uznać, że w wyniku wykonania usługi powstał wyrób, któremu drobne materiały oraz narzędzia oddały swoje właściwości. Materiały te zostały wykorzystane w celu wykonania usługi, ale nie stały się częścią jej efektu końcowego.

W świetle powyższego nie są zatem materiałami pomocniczymi, jak wskazał Zaineresowany.

W myśl § 14 ust. 2 pkt 4 ww. rozporządzenia, dowodem wewnętrznym mogą być udokumentowane materiały pomocnicze.

Natomiast doładowania telefonu i Internetu stanowią koszty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i w celu zaliczenia ich w ciężar kosztów uzyskania przychodów muszą być udokumentowane na podstawie faktur lub innych dowodów, o których mowa w § 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Ponadto zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, wydatki poniesione na zakup paliwa w Polsce, doładowań telefonu komórkowego i Internetu, narzędzi oraz drobnych materiałów, nie podlegają ewidencjonowaniu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów za pomocą dowodów wewnętrznych, gdyż nie są to wydatki poniesione na zakup materiałów pomocniczych. Wydatki te nie mieszczą się w zakresie § 14 ust. 2 ww. rozporządzenia wymieniającego wprost, kiedy na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone dowody wewnętrzne.

Zatem, tylko paragon dotyczący wyłącznie kosztów związanych z zakupem za granicą paliwa, zawierające dane o których mowa w § 14 ust. 4 cytowanego rozporządzenia, podlega ewidencjonowaniu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Dokument ten należy ewidencjonować w ww. księdze samodzielnie.

W przypadku zakupu na terenie Polski lub m.in. Szwecji wszystkich artykułów, które polskie prawo podatkowe pozwala zaliczyć jako koszt uzyskania przychodu, paragon fiskalny, zgodnie z ww. przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jest wystarczającym dowodem księgowym upoważniającym do ujęcia wydatku w ww. księdze tylko w przypadku zakupu za granicą paliwa i olejów. Tak udokumentowane ww. wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Natomiast w przypadku zakupu pozostałych artykułów, w myśl przepisów ww. rozporządzenia, paragon fiskalny nie jest wystarczającym dowodem księgowym upoważniającym do ujęcia tych wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów - oznacza to, że zakup tych towarów na terenie Polski lub m.in. Szwecji, powinien być dokumentowany jednym z dowodów księgowych, o których mowa w powołanym wyżej przepisie § 12 ust. 3 ww. rozporządzenia. Tym samym brak jest możliwości zaliczenia tych wydatków w ciężar kosztów uzyskania przychodów pozarolniczej działalności gospodarczej z uwagi na ich nienależyte udokumentowanie.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.