Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-625/13/AMP
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2013-10-07
Teza: uznanie, czy faktury VAT otrzymane od kontrahentów za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF, a następnie wydrukowane, uprawniają do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego oraz czy mogą być przechowywane w formie papierowej
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 108

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 20 czerwca 2013r. (data wpływu 8 lipca 2013r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania, czy faktury VAT otrzymane od kontrahentów za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF, a następnie wydrukowane, uprawniają do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego oraz czy mogą być przechowywane w formie papierowej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 8 lipca 2013r. wpłynął do tut. organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania, czy faktury VAT otrzymane od kontrahentów za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF, a następnie wydrukowane, uprawniają do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego oraz czy mogą być przechowywane w formie papierowej.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący zaistniały stan faktyczny:

Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej otrzymuje od kontrahentów faktury VAT. W celu usprawnienia przepływu faktur Wnioskodawca niektórym kontrahentom udzielił zgody na przesyłanie faktur VAT w formie elektronicznej w formacie PDF. Faktury otrzymane za pośrednictwem poczty elektronicznej są następnie drukowane i przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, przez co zapewnione jest łatwe ich odszukanie oraz natychmiastowy dostęp dla organów podatkowych/skarbowych.

Wnioskodawca rozlicza podatek naliczony z w/w faktur w deklaracji VAT za miesiąc, w którym otrzymano fakturę drogą elektroniczną lub w jednym z dwóch kolejno następujących po sobie miesięcy.

Faktury są przechowywane w formie papierowej.

Celem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury Wnioskodawca wdrożył procedurę kontroli biznesowej, która określa sposób weryfikacji, przepływu i archiwizowania faktur VAT otrzymanych w formie elektronicznej, zgodnie w obowiązującymi przepisami.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy faktury VAT otrzymane od kontrahentów za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF a następnie wydrukowane przez Wnioskodawcę spełniają wymogi ustawy o VAT, tj. czy uprawniają do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w tych fakturach oraz czy mogą być przechowywane w formie papierowej?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Zdaniem Wnioskodawcy ma on prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymywanych od kontrahentów w formacie PDF drogą elektroniczną, następnie wydrukowanych i przechowywanych w dokumentacji spółki w formie papierowej.

Obowiązujące regulacje prawne dopuszczają bowiem możliwość przechowywania w formie papierowej faktur otrzymanych za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF o ile sposób ten zapewnia:

*   przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz zabezpieczenie autentyczności ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur,
*   bezzwłoczny dostęp do tych faktur organom podatkowym/skarbowym na żądanie.

Powyższe stanowisko spółki jest potwierdzone przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 4 marca 2013 r. Nr IPPP1/443-52/13-2/IGo.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zaistniałego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177 poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18 (ust. 10 pkt 1 powołanego artykułu).

Przepisy art. 86 ust. 11 i ust. 13 ww. ustawy wskazują dodatkowe terminy obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, w sytuacji gdy podatnik nie dokonał tego obniżenia w terminie otrzymania faktury.

I tak, stosownie do ust. 11 ww. artykułu, jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Natomiast, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 11, 12, 16 i 18, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego (art. 86 ust. 13 ustawy o VAT).

Cytowane powyżej przepisy wskazują, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także niezaistnienie przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 cyt. ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zgodnie z art. 106 ust. 10. ww. ustawy minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1.  konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2.  potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3.  konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4.  stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

W dniu 20 grudnia 2012r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012r., poz. 1528).

W myśl § 4 ust. 1 i ust. 2 tego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przy czym, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 4 ust. 3 cyt. rozporządzenia).

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia). Natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia).

Zgodnie z § 4 ust. 4 powołanego rozporządzenia, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wprawdzie ustawodawca sprecyzował co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści i jako przykład procedur zapewniających zachowanie tych przymiotów podał stosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektroniczną wymianę danych, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przesyłania faktur drogą elektroniczną, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur oraz ich integralność.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną uznaje się taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność jego treści, i który został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy).

Ponadto, stosownie do § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (§ 7 rozporządzenia).

Zauważyć należy, iż dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. § 4 ust. 3 rozporządzenia, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z opisu sprawy przedstawionego w złożonym wniosku wynika, iż w celu usprawnienia przepływu faktur Wnioskodawca niektórym kontrahentom udzielił zgody na przesyłanie faktur VAT w formie elektronicznej w formacie PDF. Faktury otrzymane za pośrednictwem poczty elektronicznej są następnie drukowane i przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, przez co zapewnione jest łatwe ich odszukanie oraz natychmiastowy dostęp dla organów podatkowych/skarbowych.

Wnioskodawca rozlicza podatek naliczony z w/w faktur w deklaracji VAT za miesiąc, w którym otrzymano fakturę drogą elektroniczną lub w jednym z dwóch kolejno następujących po sobie miesięcy. Faktury są przechowywane w formie papierowej.

Celem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury Wnioskodawca wdrożył procedurę kontroli biznesowej, która określa sposób weryfikacji, przepływu i archiwizowania faktur VAT otrzymanych w formie elektronicznej, zgodnie w obowiązującymi przepisami.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą ustalenia, czy faktury VAT otrzymane od kontrahentów za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF a następnie wydrukowane przez Wnioskodawcę spełniają wymogi ustawy o VAT, tj. czy uprawniają do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartą w tych fakturach oraz czy mogą być przechowywane w formie papierowej.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania w formie papierowej faktur otrzymanych za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik zobowiązany jest do przechowywania faktur na terytorium kraju oraz zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie w papierowej formie faktur przesłanych wcześniej pocztą elektroniczną.

Z uwagi na to, że faktury będą przez Wnioskodawcę przechowywane w sposób określony w przepisach cyt. rozporządzenia – celem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury Wnioskodawca wdrożył procedurę kontroli biznesowej, która określa sposób weryfikacji, przepływu i archiwizowania faktur VAT otrzymanych w formie elektronicznej, zgodnie w obowiązującymi przepisami – zatem faktury te mogą być archiwizowane w formie papierowej. Ponadto, Wnioskodawcy będzie przysługiwało również prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów służących do wykonywania czynności opodatkowanych z faktur, które Spółka otrzyma, bowiem sposób archiwizacji otrzymanych faktur elektronicznych w formie papierowej z zachowaniem ww. regulacji prawnych w tym zakresie nie pozbawi Spółki prawa do odliczenia z nich podatku naliczonego.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w powiązaniu z przedstawionym we wniosku stanem faktycznym, stwierdzić należy, że Wnioskodawca będzie mógł przechowywać otrzymane w formie elektronicznej faktury w postaci papierowej pod warunkiem spełnienia wszystkich określonych powołanymi wyżej przepisami przesłanek. Ponadto, faktury te będą stanowiły dla Wnioskodawcy podstawę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony w nich wykazany, jednakże przy jednoczesnym spełnieniu wymogów wynikających z art. 86 ustawy o VAT i niezaistnieniu przesłanek negatywnych określonych w art. 88 tej ustawy.

Jednocześnie tut. organ wskazuje, że oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie papierowej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę oraz stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r. poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.