Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP4/443-538/12-2/EWW
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2013-02-13
Teza: Czy opisany sposób przyjmowania i przechowywania faktur (otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej lub elektronicznej) będzie zgodny z przepisami § 21 i 22 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (dalej Rozporządzenia 1) oraz § 3, 4, 5, 6, 7 i 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (dalej Rozporządzenia 2)?
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko reprezentowanej przez Pełnomocnika Doradcę Podatkowego, przedstawione we wniosku z dnia 28 listopada 2012 r. (data wpływu 30 listopada 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przyjmowania i przechowywania faktur papierowych oraz elektronicznych w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 30 listopada 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przyjmowania i przechowywania kopii faktur papierowych oraz elektronicznych w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. (dalej „Spółka”), należy do międzynarodowej Grupy X, której centrala mieści się w S., Niemcy. Spółka, podobnie jak inne spółki z Grupy X, zamierza wdrożyć system elektronicznego przyjmowania i przechowywania otrzymywanych przez siebie faktur (w tym faktur korygujących, duplikatów faktur oraz duplikatów faktur korygujących).

Wdrożenie systemu elektronicznego przyjmowania i przechowywania faktur dla Grupy X zleciła wyspecjalizowanym firmom spółka H z siedzibą w S., Niemcy (dalej „H.”), która jest spółką powiązaną dla Spółki.

System elektronicznego przyjmowania i przechowywania faktur dla Grupy X funkcjonuje już od wielu lat w innych krajach niż Polska, w oparciu o wykorzystywany w tej Grupie system (aplikację) SAP. System SAP zapewnia wzajemną wymianę danych pomiędzy wszystkimi spółkami należącymi do Grupy X.

1.  udostępnia Spółce oraz obsługuje centralne systemy IT Grupy X, w tym system SAP, obsługiwane przez serwery centralne zlokalizowane w S., Niemcy. Na serwerach tych zlokalizowane jest również dodatkowe specjalistyczne oprogramowanie, które obok SAP jest niezbędne dla funkcjonowania systemu elektronicznego przyjmowania i przechowywania faktur Grupy X.

Elektroniczne przyjmowanie i przechowywanie faktur otrzymywanych przez Spółkę będzie realizowane według następującej procedury:

1.  Faktura, która dotrze do Spółki w formie papierowej, będzie w pierwszej kolejności na miejscu (w siedzibie Spółki) skanowana do formatu PDF. Bezpośrednio po zeskanowaniu, faktury w formie papierowej będą przez pracowników niszczone.
2.  Plik w formacie PDF zawierający zeskanowaną fakturę będzie przesyłany mailowo wewnętrzną pocztą (tzn. adresat i nadawca mają konto mailowe na tym samym serwerze) poprzez szyfrowane łącze VPN na adres mailowy H.. W tym celu będą wykorzystywane wyłącznie określone adresy mailowe Spółki i H., przeznaczone wyłącznie do wysyłania i odbioru faktur w ramach systemu elektronicznego archiwizowania faktur.
3.  Plik w formacie PDF obejmujący zeskanowaną fakturę, po dotarciu na adres mailowy H., będzie automatycznie otwierany, a dane zawarte na fakturze będą odczytywane przez przeznaczoną do tego aplikację i zapisywane w odpowiednich polach systemu SAP. Obraz zeskanowanej faktury nie będzie przy tym usuwany - plik zawierający ten obraz będzie zapisywany i przechowywany na serwerze H. w S.
4.  Pliki zawierające obrazy przesłanych przez Spółkę faktur będą przechowywane w S. na serwerach H. w podziale na miesięczne okresy rozliczeniowe (Spółka stosuje miesiąc kalendarzowy jako okres rozliczeniowy w podatku VAT), w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie.
5.  Spółka będzie miała ciągły dostęp on-line poprzez system SAP, zarówno do obrazu zeskanowanej faktury, jak i do danych odczytanych z tej faktury i zapisanych w odpowiednich polach systemu SAP. Na ekranie monitora będzie można zobaczyć obraz każdej faktury otrzymanej przez Spółkę, przechowywanej na serwerze H. w S.
6.  Pracownicy Spółki będą mieli możliwość dokonywania poprzez system SAP zmian danych wynikających z faktury, zapisanych w odpowiednich polach systemu SAP (np. korekta numeru rachunku bankowego błędnie odczytanego z faktury przez system). Pracownicy Spółki, ani żadne inne osoby, nie będą mieli natomiast możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian (jakichkolwiek ingerencji) w treści faktury (obrazu faktury) przechowywanej w formie elektronicznej na serwerze H. w S..
7.  Spółka nie będzie umieszczała na otrzymanych fakturach stempla z datą wpływu, ponieważ otrzymana faktura, zgodnie z planowaną procedurą, będzie każdorazowo w dniu otrzymania faktury skanowana do pliku PDF i wysyłana do H. w dniu jej wpływu do Spółki. Będzie ona miała możliwość ustalenia daty wpływu każdej faktury poprzez odczyt informacji o dacie utworzenia ww. pliku i przesłania go do H..
8.  Faktury, które Spółka będzie otrzymywać w formie elektronicznej, nie będą drukowane, lecz będą bezpośrednio przesyłane, w pierwotnym, niezmodyfikowanym formacie PDF, ze Spółki drogą mailową do H. i archiwizowane przy zastosowaniu identycznej procedury, jak wyżej opisana procedura dla faktur otrzymanych w formie papierowej. Przyjmowanie w formacie elektronicznym faktur VAT będzie następowało jednakże wyłącznie po wcześniejszej akceptacji tej formy przesyłania i przyjmowania faktur VAT przez Spółkę w odniesieniu do każdego z kontrahentów z osobna.

Omawiane faktury będą przechowywane w wyżej opisany sposób do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Pracownicy właściwych organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej będą mogli (np. w trakcie kontroli prowadzonej w Spółce) każdorazowo uzyskać niezwłoczny dostęp on line za pośrednictwem systemu SAP do otrzymanych przez Spółkę faktur przechowywanych na serwerze H. w S.. Dostęp ten będzie możliwy wyłącznie z komputerów Spółki znajdujących się w siedzibie Spółki. Nie będzie natomiast możliwe uzyskanie przez pracowników ww. organów dostępu do faktur Spółki przechowywanych na serwerze H. S. z komputerów nie należących do Spółki, znajdujących się poza siedzibą Spółki.

Pracownicy organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, uzyskując dostęp do omawianych faktur, będą mogli:

1.  obejrzeć obraz faktury na monitorze komputera udostępnionego przez Spółkę,
2.  wydrukować fakturę na drukarce połączonej z tym komputerem,
3.  zapisać plik zawierający obraz faktury na elektronicznym nośniku danych (np. pendrive).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy opisany sposób przyjmowania i przechowywania faktur (otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej lub elektronicznej) będzie zgodny z przepisami § 21 i 22 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (dalej Rozporządzenia 1) oraz § 3, 4, 5, 6, 7 i 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (dalej Rozporządzenia 2)?

Zdaniem Wnioskodawcy, opisany sposób przyjmowania i przechowywania faktur (otrzymanych w formie papierowej lub elektronicznej) będzie zgodny z przepisami § 21 i 22 Rozporządzenia 1 oraz § 3, 4, 5, 6, 7 i 8 Rozporządzenia 2.

Z przepisów § 21 i 22 Rozporządzenia 1 oraz § 3, 4, 5, 6, 7 i 8 Rozporządzenia 2 wynika, że podatnik, który zamierza przyjmować i przechowywać faktury w formie elektronicznej poza terytorium kraju, zobowiązany jest spełnić następujące warunki:

1.  przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe,
2.  zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności przechowywanych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy czym
    1.  „autentyczność pochodzenia” oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,
    2.  „integralność treści” oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura,
3.  zapewnienie łatwego odszukania faktur,
4.  zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu on-line do tych faktur/poboru tych faktur, umożliwiającego tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Sposób przyjmowania i przechowywania przez Spółkę faktur otrzymywanych przez nią od kontrahentów będzie spełniał wszystkie ww. warunki, tj.:

ad. 1)

Spółka stosuje miesiąc kalendarzowy jako okres rozliczeniowy w podatku VAT. Pliki zawierające obrazy przesłanych przez Spółkę faktur będą przechowywane w S. na serwerach H. w podziale na miesięczne okresy rozliczeniowe. Tym samym omawiany warunek zostanie spełniony.

ad. 2)

Planowany system zapewni „autentyczność pochodzenia” faktur. Z treści tych faktur będzie można bowiem odczytać dane dostawcy dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Planowany system zapewni „integralność treści” faktur. Nie będzie bowiem możliwości dokonywania żadnych ingerencji w treść otrzymywanych i przechowywanych faktur. Możliwości tej nie będą mieli ani pracownicy Spółki, ani pracownicy H., wzgl. osoby trzecie.

Spełnienie warunku zapewnienia „czytelności faktur” w przypadku ich przechowywania w postaci plików elektronicznych należy zatem uznać za oczywiste.

ad. 3)

Dostęp do faktur będzie następował poprzez nowoczesny system SAP, który gwarantuje w każdym czasie łatwe odszukanie każdej faktury.

ad. 4)

Pracownicy organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej będą mieli zapewniony (na żądanie, przedstawione zgodnie z odrębnymi przepisami, np. w trakcie kontroli podatkowej w Spółce) bezzwłoczny dostęp on-line do przechowywanych faktur oraz bezzwłoczną możliwość ich poboru poprzez system SAP dostępny na komputerach Spółki zlokalizowanych w jej siedzibie. Pracownicy tych organów będą mogli przetwarzać dane zawarte w fakturach (np. poprzez wydrukowanie faktur poprzez system SAP i następnie analizowanie danych zawartych na wydrukowanych fakturach, wzgl. poprzez analizowanie danych zawartych na fakturze wyświetlonej na monitorze komputera).

Należy podkreślić, że przedmiotowe przepisy nie wymagają, by pracownicy ww. organów mieli zapewniony dostęp do przechowywanych faktur on-line z komputerów zlokalizowanych poza siedzibą Spółki (np. w siedzibie organu).

Przepisy te należy bowiem interpretować przy uwzględnieniu przepisów regulujących zasady uzyskiwania przez organy dostępu do dokumentacji podatnika (np. w trakcie kontroli podatkowej). W szczególności należy tu uwzględnić przepis art. 285b Ordynacji podatkowej, który przewiduje prowadzenie kontroli podatkowej w siedzibie organu podatkowego wyłącznie za zgodą kontrolowanego.

Stanowisko Spółki przedstawione w niniejszym wniosku jest zgodne ze stanowiskiem organów podatkowych, wyrażonym m.in. w:

*   interpretacji indywidualnej Dyrektora IS w Poznaniu z dnia 21 maja 2012 r. (sygn. ILPP2/443-355/10/12-S/MN) oraz z dnia 10 stycznia 2012 r. (ILPP4/443-701/11 4/BA),
*   interpretacji indywidualnej Dyrektora IS w Warszawie z dnia 3 kwietnia 2012 r. (sygn. IPPP2/443-1397/11-6/IZ oraz z dnia 7 marca 2012 r. (sygn. IPPP3/443-1560/11 2/JK),
*   interpretacji indywidualnej Dyrektora IS w Bydgoszczy z dnia 17 maja 2012 r. (sygn. ITPP3/443-88/10-12-S/JK).

System elektronicznego przyjmowania i przechowywania faktur przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego będzie, zdaniem Spółki, spełniał wszystkie warunki wymienione powyżej w punktach 1-4. W konsekwencji należy uznać, że opisany sposób przyjmowania i przechowywania faktur (otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej lub elektronicznej) będzie zgodny z przepisem § 21 i 22 Rozporządzenia 1 oraz § 3, 4, 5, 6, 7 i 8 Rozporządzenia 2.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Tut. Organ informuje, iż zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2012 r. poz. 1428), od dnia 1 stycznia 2013 r. zmianie uległy przepisy dotyczące przechowywania faktur. W przedmiotowej sprawie, dotyczącej zdarzenia przyszłego, zastosowanie znajdą przepisy w brzmieniu obowiązującym w dniu wydania niniejszej interpretacji.

Ponadto od dnia 1 stycznia 2013 r. weszło w życie rozporządzenie z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r., poz. 1528), które ma zastosowanie w niniejszej sprawie.

W oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1.  konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2.  potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3.  konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4.  stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych - art. 106 ust. 11 ustawy.

Na podstawie delegacji zawartych w powołanych przepisach, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.) (zwane dalej rozporządzeniem) oraz rozporządzenie z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Na wstępie wyjaśnić należy, iż znowelizowane z dniem 1 stycznia 2013 r. rozporządzenie nie posługuje się już określeniem oryginał faktury czy kopia faktury.

Na podstawie § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

– w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Wobec regulacji § 21 ust. 3 rozporządzenia, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych faktur.

Z kolei na mocy § 21 ust. 4 rozporządzenia, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle regulacji § 2 pkt 7 rozporządzenia, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury (§ 2 pkt 8 rozporządzenia) rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 20a ust. 1 rozporządzenia, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - § 20a ust. 2 rozporządzenia.

Podkreślić należy, iż z obecnie obowiązujących przepisów wykonawczych regulujących kwestie m.in. przechowywania faktur, wynika, iż co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury wystawione w formie papierowej przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia.

Zaznaczyć należy, że w sytuacji przesyłania oraz przechowywania faktur drogą elektroniczną stosuje się przepisy rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, które weszło w życie z dnia 1 stycznia 2013 r.

Przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy (§ 3 ust. 1 ww. rozporządzenia).

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Zaznaczyć trzeba jednak, iż zgodnie z treścią § 4 tego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis § 4 ust. 2 cyt. rozporządzenia stanowi, iż sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Ponadto, na mocy § 4 ust. 3 ww. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych (§ 4 ust. 3 tego rozporządzenia).

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 2 cyt. rozporządzenia).

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej - bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI). Obowiązujące przepisy rozporządzenia wprowadzają bowiem możliwość zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści oraz czytelności faktury za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które w sposób wiarygodny ustalą ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Zaznaczyć należy, że już na etapie wystawiania i przesyłania faktur muszą zostać spełnione powyższe warunki, aby faktury można było uznać za faktury przesyłane w formie elektronicznej.

Stosownie do treści § 6 ww. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zgodnie z § 6 ust. 2 tego rozporządzenia, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur, o których mowa w ust. 1, na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 6 ust. 3 cyt. rozporządzenia).

W myśl § 7 tego rozporządzenia, faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące przepisy przewidują możliwość przechowywania faktur, faktur korygujących oraz duplikatów tych dokumentów w formie elektronicznej lub w formie papierowej. Są one równoważne w skutkach podatkowych.

Zatem, w przypadku faktur przekazywanych (udostępnianych) nabywcom w formie papierowej, możliwe jest ich przyjmowanie oraz przechowywanie w formie elektronicznej, pod warunkiem spełnienia warunków wynikających z § 21 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, a w przypadku faktur elektronicznych warunków wynikających z § 3, § 4, § 6 i § 7 rozporządzenia z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca należy do międzynarodowej Grupy, której centrala mieści się w Niemczech. Podobnie jak inne spółki z Grupy, zamierza on wdrożyć system elektronicznego przyjmowania i przechowywania otrzymywanych przez siebie faktur (w tym faktur korygujących, duplikatów faktur oraz duplikatów faktur korygujących). System ten funkcjonuje już od wielu lat w innych krajach niż Polska, w oparciu o wykorzystywany w Grupie system (aplikację) SAP. System SAP zapewnia wzajemną wymianę danych pomiędzy wszystkimi spółkami należącymi do Grupy. Jego wprowadzenie zleciła powiązana ze Spółką firma niemiecka. Firma ta udostępnia Zainteresowanemu oraz obsługuje centralne systemy IT Grupy, w tym system SAP, obsługiwane przez serwery centralne zlokalizowane w Niemczech. Na serwerach tych zlokalizowane jest również dodatkowe specjalistyczne oprogramowanie, które obok SAP jest niezbędne dla funkcjonowania systemu elektronicznego przyjmowania i przechowywania faktur Grupy.

Elektroniczne przyjmowanie i przechowywanie faktur otrzymywanych przez Wnioskodawcę będzie realizowane według następującej procedury:

1.  Faktura, która dotrze do Spółki w formie papierowej, będzie w pierwszej kolejności na miejscu (w siedzibie Zainteresowanego) skanowana do formatu PDF. Bezpośrednio po zeskanowaniu, faktury w formie papierowej będą przez pracowników niszczone.
2.  Plik w formacie PDF zawierający zeskanowaną fakturę będzie przesyłany mailowo wewnętrzną pocztą (tzn. adresat i nadawca mają konto mailowe na tym samym serwerze), poprzez szyfrowane łącze VPN na adres mailowy H.. W tym celu będą wykorzystywane wyłącznie określone adresy mailowe Wnioskodawcy i H., przeznaczone wyłącznie do wysyłania i odbioru faktur w ramach systemu elektronicznego archiwizowania faktur.
3.  Plik w formacie PDF obejmujący zeskanowaną fakturę, po dotarciu na adres mailowy H., będzie automatycznie otwierany, a dane zawarte na fakturze będą odczytywane przez przeznaczoną do tego aplikację i zapisywane w odpowiednich polach systemu SAP. Obraz zeskanowanej faktury nie będzie przy tym usuwany - plik zawierający ten obraz będzie zapisywany i przechowywany na serwerze H. w S..
4.  Pliki zawierające obrazy przesłanych przez Spółkę faktur będą przechowywane w S. na serwerach H. w podziale na miesięczne okresy rozliczeniowe (Zainteresowany stosuje miesiąc kalendarzowy jako okres rozliczeniowy w podatku VAT), w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie.
5.  Wnioskodawca będzie miał ciągły dostęp on-line poprzez system SAP, zarówno do obrazu zeskanowanej faktury, jak i do danych odczytanych z tej faktury i zapisanych w odpowiednich polach systemu SAP. Na ekranie monitora będzie można zobaczyć obraz każdej faktury otrzymanej przez Spółkę, przechowywanej na serwerze H. w S..
6.  Pracownicy Zainteresowanego będą mieli możliwość dokonywania poprzez system SAP zmian danych wynikających z faktury, zapisanych w odpowiednich polach systemu SAP (np. korekta numeru rachunku bankowego błędnie odczytanego z faktury przez system). Pracownicy Wnioskodawcy, ani żadne inne osoby, nie będą mieli natomiast możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian (jakichkolwiek ingerencji) w treści faktury (obrazu faktury) przechowywanej w formie elektronicznej na serwerze H. w S..
7.  Spółka nie będzie umieszczała na otrzymanych fakturach stempla z datą wpływu, ponieważ otrzymana faktura, zgodnie z planowaną procedurą, będzie każdorazowo w dniu otrzymania faktury skanowana do pliku PDF i wysyłana do H. w dniu jej wpływu do Wnioskodawcy. Będzie on miał możliwość ustalenia daty wpływu każdej faktury poprzez odczyt informacji o dacie utworzenia ww. pliku i przesłania go do H..
8.  Faktury, które Zainteresowany będzie otrzymywać w formie elektronicznej, nie będą drukowane, lecz będą bezpośrednio przesyłane, w pierwotnym, niezmodyfikowanym formacie PDF, ze Spółki drogą mailową do H. i archiwizowane przy zastosowaniu identycznej procedury, jak wyżej opisana procedura dla faktur otrzymanych w formie papierowej. Przyjmowanie w formacie elektronicznym faktur VAT będzie następowało jednakże wyłącznie po wcześniejszej akceptacji tej formy przesyłania i przyjmowania faktur VAT przez Wnioskodawcę w odniesieniu do każdego z kontrahentów z osobna.

Omawiane faktury będą przechowywane w wyżej opisany sposób do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zainteresowany poinformował, iż stosuje miesiąc kalendarzowy jako okres rozliczeniowy w podatku VAT. Pliki zawierające obrazy przesłanych przez niego faktur będą przechowywane w Niemczech na serwerach firmy niemieckiej w podziale na miesięczne okresy rozliczeniowe. Spółka wskazała również, iż planowany system zapewni „autentyczność pochodzenia” faktur. Z treści tych faktur będzie można bowiem odczytać dane dostawcy dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. System ten zapewni także „integralność treści” faktur. Nie będzie bowiem możliwości dokonywania żadnych ingerencji w treść otrzymywanych i przechowywanych faktur. Możliwości tej nie będą mieli ani pracownicy Wnioskodawcy, ani pracownicy firmy niemieckiej oraz osoby trzecie. Tym samym w przypadku przechowywania faktur w postaci plików elektronicznych oczywiste jest spełnienie warunku zapewnienia „czytelności faktur”. Dostęp do tych faktur będzie następował poprzez nowoczesny system SAP, który gwarantuje w każdym czasie łatwe odszukanie każdej faktury. Zainteresowany zaznaczył również, że pracownicy organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej będą mieli zapewniony (na żądanie, przedstawione zgodnie z odrębnymi przepisami, np. w trakcie kontroli podatkowej) bezzwłoczny dostęp on-line do przechowywanych faktur oraz bezzwłoczną możliwość ich poboru poprzez system SAP dostępny na jego komputerach zlokalizowanych w jego siedzibie. Pracownicy tych organów będą mogli przetwarzać dane zawarte w fakturach (np. poprzez wydrukowanie faktur poprzez system SAP i następnie analizowanie danych zawartych na wydrukowanych fakturach, wzgl. poprzez analizowanie danych zawartych na fakturze wyświetlonej na monitorze komputera).

Z powyższego wynika, iż w niniejszej sprawie spełnione zostaną przez Wnioskodawcę warunki, aby mógł on przyjmować oraz przechowywać w opisany powyżej sposób faktury otrzymane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Reasumując, w przedmiotowej sprawie Spółka będzie mogła archiwizować otrzymane faktury, faktury korygujące i duplikaty tych faktur wyłącznie w sposób elektroniczny, bez względu na fakt, czy faktury te zostały otrzymane przez nią w formie elektronicznej, czy w formie papierowej. Bowiem przedstawiony przez nią sposób przyjmowania i przechowywania faktur papierowych będzie zgodny z przepisami rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, a w przypadku faktur elektronicznych rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ wskazuje, iż interpretacje indywidualne powołane przez Zainteresowanego stanowią rozstrzygnięcia w indywidualnych sprawach i tylko do nich się zawężają.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.