Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP3/443-705/14-2/RD
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2014-09-03
Teza: W zakresie uznania czy przedstawiona metoda otrzymywania i przechowywania przez Spółkę faktur VAT spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 14 lipca 2014 r. (data wpływu 22 lipca 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy przedstawiona metoda otrzymywania i przechowywania przez Spółkę faktur VAT spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 22 lipca 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy przedstawiona metoda otrzymywania i przechowywania przez Spółkę faktur VAT spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o, (dalej „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz podatnikiem VAT UE w rozumieniu ustawy o VAT.

Spółka będzie otrzymywać od swoich dostawców faktury przelewowe:

1.  w formie elektronicznej, za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) w formacie pdf., na założone w tym celu odrębne konto e-mail;
2.  w formie papierowej.

Z dostawcami przesyłającymi Spółce faktury w formie elektronicznej Spółka zamierza podpisać porozumienia w tym zakresie, określające m.in adres e-mail, z którego wysyłane do Spółki będą faktury.

Faktury otrzymywane w formie elektronicznej, wpływać będą do Spółki na utworzone wyłącznie w tym celu konto poczty elektronicznej. Faktury te będą na tym koncie archiwizowane wg. nazw dostawców. W związku z brakiem możliwości skopiowania otrzymanego e-mailem pliku z fakturą do programu księgowego otrzymane w formie elektronicznej faktury są także drukowane, a następnie skanowane do systemu księgowego SAP. W systemie księgowym zachowany jest pełny obraz danej faktury.

Spółka zamierza wydrukowane faktury po ich zeskanowaniu niszczyć.

Dostęp do konta poczty elektronicznej, na którym archiwizowane będą faktury będzie możliwy z dowolnego miejsca, z dowolnego komputera. Jednak jedynie określone osoby będą znały hasło dostępu. Funkcje poczty elektronicznej przewidują także możliwość wydruku zarchiwizowanych na nim faktur.

Podobnie w przypadku faktur zakupowych, przewidujących płatność przelewem, otrzymywanych przez Wnioskodawcę w formie papierowej. Spółka planuje niniejsze faktury po ostemplowaniu datą wpływu skanować do systemu księgowego, a następnie po dokonaniu zapłaty zniszczyć ich papierową wersję.

Skanowanie do systemu księgowego odbywać się będzie za pomocą systemu archiwizacji optycznej Easys. Zeskanowane faktury zachowane będą w formacie tiff. Proces skanowania nie przewiduje możliwości wprowadzania zmian w treści faktur.

Obraz faktury w systemie księgowym w pełni odpowiadać będzie treści faktur otrzymanych w formie papierowej czy w formacie pdf. Obraz będzie całkowicie czytelny, tak aby w szczególności możliwe było zidentyfikowanie dostawcy towarów, usługodawcy czy wystawcy faktury. System księgowy przewiduje możliwość wydruku zapisanych w nim dokumentów.

Spółka będzie archiwizować wiadomości e-mail, w których zostały przesłane Spółce faktury.

Przechowywanie faktur otrzymywanych przez Spółkę zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej, obejmować będzie okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy archiwizowanie faktur otrzymywanych drogą elektroniczną na specjalnie utworzonym koncie e - mail i jednocześnie przechowywanie ich skanów w programie księgowym spełnia warunki określone w przepisach art. 106m i art. 112a ustawy o VAT, obowiązujących od 1 stycznia 2014 r., co do ich autentyczności, integralności i czytelności oraz warunków przechowywania? Czy prawidłowe będzie niszczenie wydrukowanych faktur otrzymanych drogą elektroniczną po ich zeskanowaniu do programu księgowego?
2.  Czy przechowywanie otrzymanych w formie papierowej oryginałów faktur, po ich zniszczeniu, jedynie w formie elektronicznej spełnia warunki określone w przepisach art. 106m i art. 112a ustawy o VAT, obowiązujących od 1 stycznia 2014 r., co do ich autentyczności, integralności i czytelności oraz warunków przechowywania?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Od 1 stycznia 2014 r. przepis art. 2 pkt 31 stanowi, że przez pojęcie faktura rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Z kolei faktura elektroniczna to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od 01 stycznia 2014 r.)

Z powyższych przepisów wynika, że od 1 stycznia 2014 r. przez pojęcie faktura należy rozumieć zarówno faktury papierowe jak i elektroniczne.

Stosownie do przepisu art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, który obowiązuje od 1 stycznia 2014 r., podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelność faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomoc dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Jak stanowi przepis art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, w brzmieniu obowiązującym od 01 stycznia 2014 r., podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 ustawy).

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on - line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Ad. 1

Otrzymywane przez Spółkę drogą elektroniczną faktury spełniają przestanki dla uznania ich za faktury elektroniczne. Zdaniem Spółki, utworzenie odrębnego konta poczty elektronicznej, na które wpływać będą wyłącznie faktury od dostawców jest prawidłową formą archiwizowania faktur. Autentyczność pochodzenia faktur zapewniona będzie poprzez ich katalogowanie według nazw dostawców. Ponadto, w podpisanych przez Spółkę porozumieniach określone zostaną adresy e-mail, z których wysyłane będą faktury, a które Spółka i dany dostawca uznawać będą za autentyczne. Co więcej, nawet standardowe ustawienia poczty elektronicznej przewidują opatrywanie każdej wiadomości datą, a zatem możliwa do weryfikacji będzie także data wpływu danej faktury do Spółki.

W celu przeniesienia danej faktury otrzymanej w formie elektronicznej do programu księgowego, w związku z brakiem możliwości skopiowania otrzymanego e-mailem pliku z fakturą do tego programu konieczne jest drukowanie takich faktur, a następnie skanowanie ich do SAP. W systemie księgowym zachowany jest pełny obraz danej faktury, pozwalający w pełni na odtworzenie jej treści. Wobec tego, że faktury te zostają archiwizowane na koncie poczty elektronicznej, zdaniem Spółki, nie ma przeszkód aby wydrukowane wyłącznie w celu zeskanowania do systemu księgowego faktury, zostały następnie zniszczone. Nie ma bowiem potrzeby ich dodatkowego archiwizowania. Archiwizacja dokonana będzie na koncie e-mail, a ponadto podgląd na daną fakturą dostępny będzie także w systemie księgowym.

Dostęp do konta poczty elektronicznej, na którym archiwizowane będą faktury zapewni możliwość bezzwłocznego udostępnienia tych faktur organowi podatkowemu na jego żądanie. Z kolei katalogowanie faktur według nazw dostawców umożliwi łatwość ich odszukania.

Taki sposób przechowywania otrzymanych w formie elektronicznej faktur, spełnia warunki co do ich autentyczności, czytelności oraz integralności przewidziane w przepisie art. 106m ustawy o VAT oraz warunki określone w przepisie art. 112a ustawy o VAT.

Ad. 2

W ocenie Spółki, prawidłowe będzie także archiwizowanie faktur otrzymywanych przez Wnioskodawcę w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej.

Przepisy ustawy o VAT, w brzmieniu które obowiązują od 1 stycznia 2014 r., nie wskazują sposobu w jaki wystawiane i otrzymywane faktury mają być przechowywane. W przepisie art. 106m ust. 1 nałożono na podatnika jedynie obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, zgodnie z warunkami wskazanymi w dalszych ustępach niniejszego przepisu.

Faktury otrzymywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej będą po ostemplowaniu data wpływu skanowane do systemu księgowego za pomocą systemu archiwizacji optycznej Easys w formacie tiff. Obraz faktury w systemie księgowym w pełni odpowiadać będzie treści danej faktury. Obraz będzie całkowicie czytelny, tak aby w szczególności możliwe było zidentyfikowanie dostawcy towarów, usługodawcy czy wystawcy faktury. Proces skanowania nie przewiduje możliwości wprowadzania zmian w treści faktur. Zatem należy stwierdzić, że zostanie zachowany wymóg zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści oraz czytelności.

Archiwizowanie faktur w systemie księgowym Spółki zapewni możliwość bezzwłocznego udostępnienia tych faktur organowi podatkowemu na jego żądanie. Funkcje przewidziane w systemie umożliwiają z kolei łatwość ich odszukania.

Taki sposób przechowywania otrzymanych w formie elektronicznej faktur, spełnia warunki co do ich autentyczności, czytelności oraz integralności przewidziane w przepisie art. 106m ustawy o VAT oraz warunki określone w przepisie art. 112a ustawy o VAT.

Powyższe stanowisko jest zgodne z interpretacjami wydawanymi przez organy skarbowe zarówno w aktualnie obowiązującym stanie prawnym (tak m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z dnia 29 stycznia 2013r. sygn. ILPP4/443-504/12-2/EWW), jak i wydawanymi na gruncie przepisów, które wejdą w życie z dniem 01 stycznia 2014 r. (tak np. w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 20 września 2013 r., sygn. IPPP1/443-755/13-2/EK).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Działalność gospodarcza w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, ilekroć mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast ilekroć mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym – pkt 33 art. 2 ustawy.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast, na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Wnioskodawca będzie otrzymywać od swoich dostawców faktury w formie elektronicznej w formacie pdf. na założone w tym celu odrębne konto e-mail, jak również w formie papierowej. Zdaniem Spółki utworzenie odrębnego konta poczty elektronicznej, na które wpływać będą wyłącznie faktury od dostawców jest prawidłową formą archiwizowania faktur. Autentyczność pochodzenia faktur zapewniona będzie poprzez ich katalogowanie według nazw dostawców. Ponadto, w podpisanych przez Spółkę porozumieniach określone zostaną adresy e-mail, z których wysyłane będą faktury, a które Spółka i dany dostawca uznawać będą za autentyczne. W systemie księgowym do którego otrzymane w wersji elektronicznej faktury są drukowane i skanowane zachowany jest pełen obraz danej faktury. Faktury zostają archiwizowane na koncie poczty elektronicznej a zeskanowane i wydrukowane faktury zostają niszczone. Ponadto podgląd na daną fakturę dostępny będzie także w systemie księgowym. Dostęp do konta poczty elektronicznej, na którym archiwizowane będą faktury zapewni możliwość bezzwłocznego udostępnienia tych faktur organowi podatkowemu na jego żądanie. Z kolei katalogowanie faktur według nazw dostawców umożliwi łatwość ich odszukania. Faktury otrzymane w formie papierowej będą po ostemplowaniu (data wpływu) skanowane do systemu księgowego za pomocą systemu archiwizacji optycznej Easys w formacie tiff. Obraz faktury w systemie księgowym w pełni odpowiadać będzie treści danej faktury. Proces skanowania nie przewiduje możliwości wprowadzania zmian w treści faktur, co ma potwierdzić zachowanie wymogu zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści oraz czytelności. Archiwizowanie faktur w systemie księgowym Spółki zapewni możliwość bezzwłocznego udostępnienia tych faktur organowi podatkowemu na jego żądanie. Funkcje przewidziane w systemie umożliwiają z kolei łatwość ich odszukania. Przechowywanie faktur otrzymywanych przez Spółkę zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej, obejmować będzie okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość otrzymywania faktur drogą elektroniczną, nie narzucając przy tym podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego.

Zatem w związku z tym, że Wnioskodawca poprzez swoje działania dąży do zapewnienia autentyczności, integracji treści i czytelności faktur, to przedstawiony przez Niego sposób archiwizowania faktur otrzymywanych drogą elektroniczną na specjalnie utworzonym koncie będzie zgodny z przepisami ustawy.

W odniesieniu zaś do wątpliwości Spółki dotyczących możliwości przechowywania faktur jedynie w formie elektronicznej wskazać należy, że obowiązujące przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur, otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej, w dowolny sposób np. w formie zapisu elektronicznego (PDF) na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ze względu na powyższe okoliczności sprawy należy stwierdzić, że przechowywanie oryginałów faktur otrzymanych w tradycyjnej formie, w formie obrazów elektronicznych – w sposób opisany przez Spółkę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia oraz integralności treści i czytelności tych faktur, a także pozostałych warunków określonych w art. 106m i art. 112 ustawy o VAT – jest zgodne z powyższymi przepisami.

Z uwagi na to, że faktury są przez Spółkę przechowywane w sposób określony z powyższymi przepisami, Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego – zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Tym samym należy potwierdzić pogląd Wnioskodawcy, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, jak również tych wydrukowanych w celu zeskanowania do systemu księgowego, będzie on uprawniony do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny, w postaci skanów, zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej i ich zniszczenia po zarchiwizowaniu. Jak słusznie wskazał Wnioskodawca nie ma bowiem potrzeby ich dodatkowej archiwizacji.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. 2012, poz. 270, z późn. zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.