Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPTPB1/4511-295/15-5/SJ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2015-09-01
Teza: Czy od naliczonego i wypłaconego ekwiwalentu na rzecz pracowników za dostarczone przez nich materiały biurowe służące do pracy, Wnioskodawca jako płatnik zobowiązany był do naliczenia, pobrania podatku dochodowego oraz dokonania wpłaty do Urzędu Skarbowego?
Słowa kluczowe: ekwiwalent-ekwiwalent pieniężny; pracownik; płatnik; zwolnienie-zwolnienie przedmiotowe
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) w związku z § 9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 8 maja 2015 r. (data wpływu 20 maja 2015 r.), uzupełnionym pismem z dnia 7 sierpnia 2015 r. (data wpływu 12 sierpnia 2015 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku z wypłatą pracownikom ekwiwalentu w 2015 r. **– jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 20 maja 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych.

Wniosek ten nie spełniał wymogów, o których mowa w art. 14b § 1 i § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613), w związku z czym pismem z dnia 28 lipca 2015 r., Nr IPTPB1/4511-295/15-2/SJ, na podstawie art. 169 § 1 i § 2 w zw. z art. 14h wymienionej ustawy, wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

Wezwanie do uzupełnienia ww. wniosku wysłano w dniu 28 lipca 2015 r. (data doręczenia 31 lipca 2015 r.). Wnioskodawca uzupełnił ww. wniosek pismem z dnia 7 sierpnia 2015 r. (data wpływu 12 sierpnia 2015 r.), nadanym za pośrednictwem Poczty Polskiej dnia 7 sierpnia 2015 r.

We wniosku przedstawiono następujące stany faktyczne oraz zdarzenie przyszłe.

Art. 94 Kodeksu pracy stanowi, że pracodawca jest zobowiązany do stworzenia pracownikowi prawidłowych warunków pracy. Między innymi chodzi tu o odpowiednie przygotowanie stanowiska pracy, również zaopatrzenie w materiały biurowe, niezbędne do wykonywania zadań.

Ze względu na różne wymagania pracowników dotyczące jakości, upodobań, indywidualnych potrzeb, Wnioskodawca uznał, że w tej sytuacji najlepiej będzie wdrożyć następujące rozwiązanie – stosowne zmiany do Regulaminu Pracy tj.:

1.  określić wykaz materiałów biurowych, w które pracownik będzie wyposażał swoje stanowisko pracy,
2.  za realizację wyżej wymienionego zadania ustalić ekwiwalent.

Ta forma wyposażenia pracowników w materiały biurowe funkcjonuje od 2014 r. Stosowny ekwiwalent Wnioskodaca wypłaca pracownikom za dany kwartał po jego zakończeniu. Od czasu wdrożenia ww. rozwiązania Wnioskodawca nie wyposaża stanowisk pracowników w materiały biurowe objęte wykazem.

Wnioskodawca w załączeniu do wniosku ORD-IN przedstawił ww. wykaz materiałów biurowych.

W uzupełnieniu wniosku dodano, że:

1.  zapytanie dotyczy roku podatkowego 2014, w którym wprowadzono zmianę polegającą na wyposażeniu przez pracownika swojego stanowiska pracy w materiały biurowe, stanu faktycznego w roku podatkowym 2015 r. - jako kontynuacji rozwiązań wprowadzonych w 2014 r. oraz zdarzeń przyszłych,
2.  przez „wyposażenie stanowiska” Wnioskodawca rozumie niezbędne materiały służące do tworzenia dokumentacji w zakładzie pracy,
3.  odnośnie wysokości wypłacanego ekwiwalentu Wnioskodawca określił zasady obliczania wysokości ekwiwalentu w postanowieniach Regulaminu Pracy w następujący sposób:
    *   pracownicy nowo przyjęci uzyskują prawo do ekwiwalentu począwszy od 1 dnia miesiąca, w którym podjęli pracę,
    *   pracownikom, z którymi rozwiązano stosunek pracy, przysługuje ekwiwalent do końca miesiąca, w którym nastąpiło rozwiązanie stosunku służbowego,
    *   ekwiwalent jest pomniejszany z tytułu niezdolności do pracy lub urlopu bezpłatnego, przy czym, jeżeli pracownik nie przepracował w ciągu miesiąca kalendarzowego ani jednego dnia nie przysługuje mu ekwiwalent, jeżeli nieobecność trwała mniej niż 2 tygodnie przysługuje pełny ekwiwalent, jeżeli nieobecność trwała więcej niż 2 tygodnie przysługuje połowa ekwiwalentu,
4.  Wnioskodawca wypłaca ekwiwalent w pieniądzu,
5.  materiały biurowe, za używanie których Wnioskodawca wypłaca pracownikowi ekwiwalent, stanowią własność pracownika - pracownicy przyjęli do wiadomości postanowienia Regulaminu Pracy i podpisali stosowne oświadczenie, którego wzór przedłożono do uzupełnienia. Wnioskodawca nie kupuje dla pracowników wyposażenia biurowego określonego w załączniku do Regulaminu Pracy.
6.  materiały biurowe, za które Wnioskodawca wypłaca ekwiwalent są wykorzystywane przez pracowników przy wykonywaniu przez nich pracy na rzecz pracodawcy, tj.: Wnioskodawcy.
7.  Kwota ekwiwalentu odpowiada poniesionym przez pracowników wydatkom.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku):

1.  Czy od naliczonego i wypłaconego w 2014 r. ekwiwalentu na rzecz pracowników za dostarczone przez nich materiały biurowe, służące do pracy, Wnioskodawca jako płatnik zobowiązany był do naliczenia, pobrania podatku dochodowego oraz dokonania wpłaty do Urzędu Skarbowego?
2.  Czy od naliczonych i wypłacanych ekwiwalentów w 2015 r. i w okresach przyszłych, Wnioskodawca jako płatnik zobowiązany jest naliczać i pobierać podatek dochodowy i następnie wpłacać do organu podatkowego?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie Nr 2 dotyczące 2015 r., natomiast w pozostałym zakresie zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 94 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany do stworzenia pracownikowi prawidłowych warunków do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy. Dotyczy to także odpowiedniego przygotowania stanowiska pracy i jego wyposażenia. W kategorii tej mieści się wyposażenia w materiały biurowe do wykonywania zadań. Stosując rozwiązanie opisane w pkt 68 pracodawca pozostawił pracownikom możliwość wyboru niezbędnych materiałów do pracy biurowej na rzecz pracodawcy pod względem upodobań. W świetle przepisu art. 21 ust. l pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ekwiwalent ten jest wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych.

W zawiązku z powyższym do naliczonego i wypłaconego w 2015 r. ekwiwalentu na rzecz pracowników za dostarczone przez nich materiały służące do pracy pracodawca nie był zobowiązany do naliczenia, pobrania podatku dochodowego oraz dokonania wpłaty na rzecz organu podatkowego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają zatem wszelkie dochody osiągane przez podatnika, z wyjątkiem tych dochodów, które zostały enumeratywnie wymienione przez ustawodawcę jako zwolnione od podatku, bądź od których zaniechano poboru podatku, w drodze rozporządzenia wydanego przez Ministra Finansów.

Z przepisu art. 11 ust. 1 ww. ustawy wynika, że przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 20 ust. 3 i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Dla celów podatkowych nieodpłatne świadczenie obejmuje działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności osób, których skutkiem jest nieodpłatne – to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu – przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Przepis art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy stanowi, że źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użycie w ww. przepisie słowa „w szczególności” oznacza, że wymienione w nim kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Oznacza to, że przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne, czy też częściowo odpłatne lub świadczenia w naturze, skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Zgodnie z art. 31 ww. ustawy, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Stosownie do treści art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Z powyższego przepisu wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z ww. tytułu ma zastosowanie po spełnieniu łącznie kilku warunków:

*   ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,

*   kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,

*   narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,

*   narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Po spełnieniu powyższych warunków kwota wypłaconego ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od podatku.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca wypłaca swoim pracownikom ekwiwalent za materiały biurowe stanowiące ich własność, wykorzystywane przez nich przy wykonywaniu pracy na rzecz Wnioskodawcy.

Tym samym został spełniony warunek uprawniający do skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Reasumując, ekwiwalenty wypłacane przez Wnioskodawcę w 2015 r., z tytułu używania przez pracowników przy wykonywaniu pracy materiałów biurowych stanowiących ich własność, korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych. W konsekwencji, Wnioskodawca nie był zobowiązany do naliczania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Ponadto nadmienia się, że wydając interpretację w trybie art. 14b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613), Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów nie przeprowadza postępowania dowodowego, w związku z czym nie jest obowiązany, ani uprawniony do oceny załączonych do wniosku dokumentów, tj. załącznika nr 6 do Regulaminu Pracy oraz wzoru oświadczenia. Tut. Organ jest związany wyłącznie opisem stanu faktycznego przedstawionym przez Wnioskodawcę i Jego stanowiskiem.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.