Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPB-1-3/4510-479/16/MO
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2016-07-13
Teza: Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków udokumentowanych dowodami księgowymi przechowywanymi w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumentacja; dokumentowanie; dowód-dowód księgowy; faktura; przechowywanie
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.) oraz § 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 6 czerwca 2016 r. (data wpływu do tut. BKIP 10 czerwca 2016 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków udokumentowanych dowodami księgowymi przechowywanymi w formie elektronicznej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 10 czerwca 2016 r. wpłynął do tut. BKIP wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków udokumentowanych dowodami księgowymi przechowywanymi w formie elektronicznej.

We wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka jest podmiotem prowadzącym działalność w sektorze handlu detalicznego. W ramach prowadzonej działalności Spółka nabywa towary i usługi, których zakup jest udokumentowany fakturami, rachunkami i innymi podobnymi dokumentami. Zakupy towarów handlowych dokumentowane są za pomocą faktur elektronicznych wystawianych przez dostawców i dostarczanych Spółce za pośrednictwem platformy EDI. Faktury te przechowywane są w postaci elektronicznej w archiwum, prowadzonym na podstawie umowy, przez operatora platformy EDI. Na pozostałe zakupione towary i usługi Spółka otrzymuje dużą ilość dokumentów w wersji papierowej, które obecnie przechowywane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami archiwizacji.

Celem minimalizacji kosztów oraz usprawnienia organizacji procesu dostępu do faktur, rachunków oraz innych podobnych dokumentów w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania dokumentów otrzymywanych w formie papierowej.

Zastąpienie papierowych faktur elektronicznymi dodatkowo zapewni Spółce pełny podgląd danych historycznych oraz sprawniejszy obieg dokumentów.

Planowane jest przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej w postaci skanów, zapisywanych i przechowywanych w formacie PDF w archiwum elektronicznym. Baza archiwum zapisywana będzie dodatkowo na kopiach bezpieczeństwa. System taki pozwoli na wgląd i zarządzanie dokumentacją rachunkową i podatkową w sposób uniemożliwiający wprowadzenie jakichkolwiek zmian w ich treści i wyglądzie, bez możliwości ich modyfikowania przez co jest to wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego. Rozwiązanie takie dodatkowo pozwoli na ograniczenie ryzyka utraty, czy zniszczenia, jakie istnieje w przypadku dokumentów otrzymywanych w formie papierowej.

Procedura przechowywania faktur będzie przebiegała w następujący sposób:

1.  sprzedawca towaru lub usługi nabywanych przez Spółkę wysyła fakturę w formie papierowej na adres Spółki,
2.  otrzymany oryginał faktury zostanie ostemplowany przez Spółkę właściwą datą jej otrzymania,
3.  Spółka wykona skan otrzymanej faktury posiadającej stempel z oznaczeniem daty wpływu,
4.  skany faktur, rachunków oraz innych podobnych dokumentów będą zapisywane chronologicznie, według niepowtarzalnych numerów referencyjnych nadanych przez skaner, w elektronicznym archiwum w formacie PDF,
5.  każdy skan będzie również stanowił załącznik do vouchera, będącego odzwierciedleniem otrzymanego dokumentu w wewnętrznym systemie księgowym Spółki (Oracle),
6.  voucher wraz z załączonym skanem będzie przesyłany w ramach procesu elektronicznego obiegu dokumentów do osoby uprawnionej do autoryzacji wydatku, zgodnie z ustalonym budżetem oraz obowiązującym w Spółce wewnętrznym regulaminem uprawnień,
7.  skany będą mogły być wyszukiwane po numerze referencyjnym lub za pośrednictwem vouchera, do którego zostaną dołączone,
8.  po zapisaniu skanu w elektronicznym archiwum Spółki, dołączeniu do vouchera i zakończeniu procesu autoryzacji faktura, rachunek lub inny dokument w formie papierowej zostanie zniszczony.

W odniesieniu do formy elektronicznej (skanu w formie PDF) zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność). Stosowane procedury oraz sposób przechowywania plików uniemożliwią jakiekolwiek modyfikacje danych na fakturze (integralność), a odpowiednia jakość skanu umożliwi prawidłowe odczytanie danych (czytelność).

Wszystkie archiwizowane faktury, rachunki i inne podobne dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, od momentu ich otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, co zapewni możliwość bezzwłocznego udostępnienia dokumentów na żądanie organu podatkowego.

Dodatkowo, Spółka otrzymuje część faktur dokumentujących zakup towarów lub usług w formie elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF, na założone w tym celu odrębne konta e-mail. Z dostawcami przesyłającymi faktury w formie elektronicznej Spółka zawarła pisemne porozumienia określające z jakiego adresu e-mail dostawcy oraz na jaki adres e-mail Spółki będą przesyłane faktury. Faktury otrzymane drogą elektroniczną są drukowane i ostemplowane przez Spółkę właściwą datą jej otrzymania zgodną z datą otrzymania e-maila.

W związku z rozważaną przez Spółkę zmianą praktyki w zakresie przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej Spółka planuje wykonywać skany wydrukowanych faktur elektronicznych i objąć je analogiczną procedurą jak faktury papierowe.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy Spółka utrzyma prawo do zaliczenia w koszty uzyskania przychodu wydatków związanych z fakturami, rachunkami i innymi podobnymi dokumentami otrzymanymi w wersji papierowej, dokumentującymi wydatki spełniające definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm., dalej: „updop”), jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanu oryginału dokumentu, zapisanego i przechowywanego w formie PDF w elektronicznym archiwum (wersja papierowa zostanie zniszczona)?
2.  Czy sposób postępowania Spółki polegający na niszczeniu papierowych oryginałów dokumentów źródłowych uprzednio zeskanowanych i zabezpieczonych w ramach opisanego systemu, umożliwi Spółce prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku przez taką fakturę udokumentowanego zgodnie z art. 15 w związku z art. 9 i art. 15 ust. 4e updop?
3.  Czy sposób postępowania Spółki polegający na archiwizowaniu faktur otrzymywanych drogą elektroniczną na specjalnie utworzonym koncie e-mail i równocześnie przechowywanie ich w formie skanów jako załączniki w systemie księgowym umożliwi Spółce prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku przez taką fakturę udokumentowanego zgodnie z art. 15 w związku z art. 9 i art. 15 ust. 4e updop?

Zdaniem Wnioskodawcy, wdrożenie systemu skanowania, archiwizowania i przechowywania w formacie PDF w elektronicznym archiwum, otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej faktur, rachunków i innych podobnych dokumentów, nie będzie miało znaczenia w zakresie zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie bowiem z art. 15 ust. 1 updop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie wydatki poniesione przez Spółkę, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 updop, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Ustawodawca nie określił wymogów formalnych odnośnie dokumentacji poniesionych kosztów. W związku z tym każdy wydatek, który został udokumentowany w taki sposób, że możliwe jest zweryfikowanie przesłanek z art. 15 ust. 1 updop, może być przez podatnika zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Bez znaczenia w świetle przywołanej regulacji art. 15 ust. 1 updop, pozostaje więc forma dowodu uzasadniającego poniesienie danego wydatku. Wskazany przepis prawa nie określa sposobu w jaki powinna być przechowywana dokumentacja podatkowa.

Natomiast art. 9 updop, nakłada na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a -16m. Powyższy przepis wskazuje, że wydatki, które stanowić mają koszty uzyskania przychodów spełniać powinny wymogi, jakie stawia dowodom księgowym ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r., 330 ze zm.).

Przepisy ustawy o rachunkowości nie uznają za niedopuszczalne przechowywania faktur oraz innych podobnych dokumentów w formie elektronicznej. Art. 20, art. 21 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości, ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Z kolei, art. 20 ust. 2 tej ustawy określa, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Natomiast, stosownie do art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W świetle art. 22 ww. ustawy, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne i wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Z powyżej przywołanych regulacji prawnych wynika, że forma przechowywania faktur, rachunków i innych podobnych dowodów księgowych nie jest ograniczana ani sankcjonowana przez przepisy ustawy o rachunkowości. Zatem dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Zatem każdy wydatek poniesiony przez Spółkę, spełniający łącznie następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika,
*   odzwierciedla rzeczywistość,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie został wymieniony w art. 16 updop,

będzie stanowił podstawę do zaliczenia w koszty uzyskania osiągniętych przez Spółkę przychodów.

Planowany w Spółce sposób przechowywania w formie elektronicznej otrzymanych w formie papierowej faktur, rachunków oraz innych dokumentów księgowych zapewni zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności i łatwości odszukania jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej. Autentyczność pochodzenia zostanie zapewniona poprzez włączenie skanów faktur w proces autoryzacji w ramach workflow obowiązującego w Spółce. Proces skanowania uniemożliwia wprowadzanie zmian w treści faktury, obraz faktury w systemie księgowym będzie w pełni odpowiadać treści faktury papierowej oraz będzie całkowicie czytelny, co będzie stanowić o integralności treści i czytelności archiwizowanego dokumentu oraz zapewni możliwość bezzwłocznego udostępnienia faktur na żądanie organu podatkowego.

Zdaniem Spółki, również faktury otrzymywane przez Spółkę drogą elektroniczną jako załączniki w formie plików PDF spełniają warunki do uznania ich za dokument potwierdzający poniesiony koszt uzyskania przychodu. Faktury otrzymane drogą elektroniczną podlegają archiwizacji na odrębnych kontach poczty elektronicznej. Autentyczność pochodzenia tych faktur zostaje zapewniona poprzez wskazanie, w podpisanych pomiędzy dostawcą i Spółką porozumieniach, adresów e-mail, z których są wysyłane faktury, a które Spółka i dostawca uznają za autentyczne.

W celu wprowadzenia otrzymanej faktury do systemu księgowego Spółka drukuje otrzymaną w formie pliku pdf fakturę, która po zakończeniu procesu autoryzacji, zgodnie z wewnętrznymi procedurami Spółki, podlega archiwizacji w formie papierowej. Spółka planuje w ramach rozważanej zmiany wykonywać skany wydrukowanych faktur elektronicznych i objąć je analogiczną procedurą jak faktury papierowe. Proces skanowania uniemożliwia dokonywanie edycji, wprowadzania zmian w treści faktury, obraz faktury w systemie księgowym będzie w pełni odpowiadać treści faktury oraz będzie całkowicie czytelny. Zdaniem Spółki, poświadcza to spełnienie wymogu integralności treści oraz czytelności faktury.

Elektroniczny system archiwizacji umożliwi Spółce wydrukowanie kopii dokumentu w każdym momencie, gdy będzie to niezbędne, przy czym treść otrzymanej kopii dokumentu będzie identyczna z treścią dokumentu w formie papierowej, czy też elektronicznej, którą pierwotnie posiadał dany dokument.

Każdy wydatek poniesiony przez Spółkę podlega indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji podatkowej oraz wykazania racjonalnego i gospodarczego uzasadnienia poniesienia w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z powyżej przywołanych regulacji wynika, że prawodawca nie wymaga przechowywania faktur w ich oryginalnej postaci. Przyjmując podstawową w systemie prawnym zasadę racjonalnego prawodawcy, należy uznać, że celem ustawodawcy było ograniczenie obciążeń podatników związanych z przechowywaniem dokumentów księgowych i umożliwienie podatnikom przechowywania dokumentów w innej, dogodnej dla podatników formie, o ile zapewnia ona spełnienie wymogów określonych w przepisach prawa podatkowego oraz rachunkowego.

Spółka stoi na stanowisku, że faktury, rachunki oraz inne dokumenty księgowe przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanu oryginału dokumentu, zapisanego i przechowywanego w formie PDF w elektronicznym archiwum będą mogły stanowić dowody księgowe pod ogólnymi warunkami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, wskazanymi powyżej, a w rezultacie będą mogły być podstawą formalną zaliczenia wydatków do kosztów w rozumieniu updop.

Niedopuszczalność przechowywania dokumentów podatkowych w postaci innej niż papierowa (np. w postaci skanu dokumentu papierowego) leżałaby w sprzeczności z regulacjami prawa podatkowego oraz przyjętym stanowiskiem sądów administracyjnych i organów podatkowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 718). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.