Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP2-2.4010.242.2023.3.PK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2023-08-08
Teza: Ustalenie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu podróży Prezesa Zarządu.
Słowa kluczowe: koszt-koszty uzyskania przychodów; pobyt-pobyt czasowy za granicą; podróż; zarząd-prezes zarządu; zwrot
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15-ust. 1; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16-ust. 1

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
==================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
====================================================

8 maja 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 27 kwietnia 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na podróże zagraniczne Prezesa Zarządu. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie z 16 czerwca 2023 r. – pismem z 7 lipca 2023 r. (data wpływu: 17 lipca 2023 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
---------------------------------------------

A. Sp. z o. o. (Spółka lub Wnioskodawca) prowadzi działalność gospodarczą – jest podmiotem profesjonalnie zajmującym się organizacją oraz zarządzaniem programami lojalnościowymi oraz motywacyjnymi.

Organem zarządzającym Spółki jest jej zarząd, składający się z jednego członka – Prezesa Zarządu, który pełni tę funkcję na podstawie stosunku powołania, dokonanego na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników Spółki.

Prezes Zarządu posiada obecnie czasowe miejsce pobytu poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej – zamieszkuje na terytorium Zjednoczonych Emiratów Arabskich. Jednocześnie przez część czasu przebywa on na terytorium RP. W związku z powyższym, Prezes Zarządu odbywa, a także będzie odbywał, regularne podróże zagraniczne, korzystając z transportu lotniczego.

Obowiązki wynikające ze stosunku powołania Prezes Zarządu wykonywał będzie niezależnie od miejsca, w którym się znajduje – w przypadku przebywania na terytorium RP, obowiązki wykonywane będą osobiście, zaś w okresie odbywania podróży, obowiązki wykonywane będą zdalnie. Podróże odbywane przez Prezesa Zarządu każdorazowo będą miały związek z funkcją pełnioną przez niego w Spółce. W trakcie przebywania poza terytorium RP, Prezes Zarządu będzie podejmował normalne czynności związane z działalnością Spółki, w tym utrzymywał będzie kontakt i relacje biznesowe z kontrahentami i klientami Spółki, dbał o jej należyte funkcjonowanie, a także decydował o kierunku i sposobach jej działalności.

W przyszłości (zdarzenie przyszłe), zagraniczne podróże Prezesa Zarządu odbywać się będą także w związku z jego uczestnictwem w spotkaniach biznesowych, targach, konferencjach itp.

Pomimo tymczasowej zmiany miejsca pobytu Prezesa Zarządu, wolą wspólników Spółki jest, aby Prezes Zarządu nadal pełnił w Spółce dotychczasową funkcję, niezależnie od ograniczeń związanych z jego podróżami. W związku z powyższym zgromadzenie wspólników Spółki podjęło uchwałę w przedmiocie ustalenia sposobu finansowania podróży zagranicznych Prezesa Zarządu.

W myśl tej uchwały, Spółka wyodrębniła ze swoich środków specjalny fundusz, określony kwotowo górną granicą, który przeznaczony zostanie na refinansowanie podróży Prezesa Zarządu w danym roku obrotowym. Prezes Zarządu, w celu każdorazowego odbycia podróży, samodzielnie dokonuje zakupu biletów lotniczych w klasie ekonomicznej, biznes lub first, opłacając te bilety z prywatnych środków. Do każdego zakupu wystawiana jest przez przewoźnika faktura VAT, dokumentująca koszt zakupu biletów, w której jako nabywca wskazywana jest Spółka. W celu każdorazowego uzyskania zwrotu kosztów poniesionych przez Prezesa Zarządu, będzie on zobowiązany do przedstawienia Spółce wystawionej przez przewoźnika faktury VAT. Następnie koszty te będą zwracane Prezesowi Zarządu przez Spółkę wyłącznie do rzeczywistej i udokumentowanej wysokości wynikającej z faktury VAT wystawionej przez przewoźnika, na wskazany przez Prezesa Zarządu rachunek bankowy. Spółka będzie zwracać na rzecz Prezesa Zarządu koszt zakupu biletów lotniczych wyłącznie do kwoty stanowiącej cenę biletu lotniczego w klasie ekonomicznej. Prezes Zarządu sam, z własnych środków, będzie pokrywał różnicę w cenie pomiędzy biletem w klasie biznes lub first a biletem w klasie ekonomicznej i ta różnica nie będzie zwracana na jego rzecz przez Spółkę.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
----------------------------------------------------------------------------

Prezes Zarządu przebywa w Zjednoczonych Emiratach Arabskich tylko w celach prywatnych.

Prezes Zarządu jest jednocześnie wspólnikiem Spółki, który bierze udział w Zgromadzeniach Wspólników.

Podróże były oraz będą związane z przemieszczaniem się Wnioskodawcy pomiędzy miejscem wykonywania obowiązków w Polsce i miejscem zamieszkania w Zjednoczonych Emiratach Arabskich, gdzie wykonuje on swoje obowiązki zdalnie (Podróże w relacji PL‒ZEA).

Obok ww. podróży w relacji Polska – Zjednoczone Emiraty Arabskie, Prezes Zarządu odbywał oraz będzie odbywał także inne podróże służbowe. Te inne podróże służbowe były oraz będę realizowane przez Prezesa Zarządu w celach związanych z kierowaniem przez niego Spółką. Wnioskodawca podkreśla, że podróże – inne niż te odbywane pomiędzy Polską, gdzie siedzibę ma Spółka a Zjednoczonymi Emiratami Arabskimi gdzie zamieszkuje Prezes Zarządu – odbywane przez Prezesa Zarządu każdorazowo będą miały związek z funkcją pełnioną przez niego w Spółce. Były oraz będę odbywane w celu prowadzenia spraw Spółki, rozwoju jej działalności, utrzymywania relacji z kontrahentami. W trakcie przebywania poza terytorium RP (w jakimkolwiek państwie), Prezes Zarządu będzie podejmował normalne czynności związane z działalnością Spółki, w tym utrzymywał będzie kontakt i relacje biznesowe z kontrahentami i klientami Spółki, dbał o jej należyte funkcjonowanie, a także decydował o kierunku i sposobach jej działalności (Podróże inne).

Koszty podróży, które Wnioskodawca wskazał w odpowiedzi na ww. pytanie, były oraz będą ponoszone w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów dla Spółki.

Podróże w relacji PL‒ZEA będą odbywać się pomiędzy siedzibą Spółki (Polska) a miejscem zamieszkania Prezesa Zarządu (ZEA).

Na terytorium ZEA Prezes Zarządu Wnioskodawcy nie odbywa spotkań służbowych – spotkania te realizowane są przez niego w Warszawie, ponieważ w tym miejscu znajduje się biuro Spółki oraz w tym miejscu zlokalizowane są przeważnie biura kontrahentów Spółki, na rzecz których Spółka świadczy swoje usługi. Specyfika działalności gospodarczej prowadzonej przez Spółkę oraz wymagania stawiane przez jej kontrahentów powodują konieczność odbywania przez Prezesa Zarządu Wnioskodawcy Podróży w relacji PL‒ZEA. W ocenie Wnioskodawcy Podróże odbywane przez Prezesa Zarządu w relacji PL‒ZEA można de facto przyrównać do dojazdów do pracy przy użyciu służbowego środka transportu (z reguły – samochodu osobowego) z tym jednym wyjątkiem, że w niniejszym przypadku, z uwagi na odległość dzielącą Polską i ZEA, Prezes Zarządu Wnioskodawca nie może skorzystać z samochodu osobowego (firmowego), zaś jedynym rozsądnym ekonomicznie środkiem transportu pozostaje samolot. Tym samym, skoro co do zasady koszty korzystania przez kadrę zarządzającą podmiotów gospodarczych z samochodów osobowych (stanowiących własność przedsiębiorstwa lub wykorzystywanych w oparciu o umowy leasingu) mogą stanowić koszty uzyskania przychodu po stronie tegoż przedsiębiorcy, to brak jest uzasadnionych powodów, aby takiej klasyfikacji odmówić wydatkom na podróże do miejsca wykonywania pracy realizowane przy pomocy innego środka transportu (samolotu).

Podróże inne Prezesa Zarządu odbywały się oraz będą odbywać się m.in. w związku z jego uczestnictwem w spotkaniach biznesowych, targach, konferencjach itp., w trakcie których to wydarzeń będzie on reprezentował Spółkę. Tym samym Wnioskodawca stoi na stanowisku, że właśnie na tym polega związek tychże Podróży innych Prezesa Zarządu z uzyskiwaniem przez Spółkę przychodów.

Koszty podróży, które Wnioskodawca wskazał wyżej, nie były oraz nie będą zaliczane przez Prezesa Zarządu do kosztów uzyskania przychodów, gdyż Prezes Zarządu nie prowadzi własnej jednoosobowej działalności gospodarczej. W związku z powyższym nie ma możliwości zaliczenia ww. kosztów do tzw. kosztów uzyskania przychodu.

Koszty podróży związane z uczestnictwem w spotkaniach biznesowych, targach, konferencjach itp. będą ponoszone w celu osiągnięcia przychodów przez Spółkę i nie będą zaliczane przez Prezesa Zarządu do jego kosztów uzyskania przychodów.

Pytania
-------

1) Czy w świetle wyżej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego koszty ponoszone przez Wnioskodawcę na zagraniczne podróże Prezesa Zarządu, stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów w myśl art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT?

2) Czy w świetle wyżej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego Spółka od wydatków na zagraniczne podróże Prezesa Zarządu powinna jako płatnik pobierać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych?

Przedmiotem tej interpretacji jest odpowiedź na pytanie oznaczone nr 1 w zakresie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W zakresie pytania oznaczonego jako nr 2 wydamy odrębne rozstrzygnięcie.

Państwa stanowisko w sprawie
----------------------------

Zdaniem Wnioskodawcy:

· Odpowiedź na pytanie nr 1 powinna brzmieć następująco – tak, w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym wydatki Wnioskodawcy wykazują związek z jego przychodami i nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych i w związku z tym koszty ponoszone przez Wnioskodawcę na zagraniczne podróże Prezesa Zarządu stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów w myśl art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT.

· Odpowiedź na pytanie nr 2 powinna brzmieć następująco – tak, w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Spółka od wydatków na zagraniczne podróże Prezesa Zarządu nie powinna jako płatnik pobierać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Uzasadnienie
------------

W ocenie Wnioskodawcy, ponoszone przez niego wydatki odpowiadają dyspozycji art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT, tj. poniesione zostały w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Zagraniczne podróże Prezesa Zarządu są i będą związane z pełnioną przez niego funkcją w Spółce. W czasie podróży zagranicznej Prezes Zarządu wykonywał będzie swoje obowiązki zdalnie, na odległość. Podróże Prezesa Zarządu (zdarzenie przyszłe) odbywać się będą również w związku z uczestnictwem spotkaniach biznesowych, targach, konferencjach itp.

Wewnętrzne akty korporacyjne Spółki przewidują zarówno podstawę, jak i sposób finansowania podróży zagranicznych Prezesa Zarządu. Koszty poniesione przez Prezesa Zarządu, będą mu zwracane na podstawie, wystawionej na Spółkę przez przewoźnika, faktury VAT, wyłącznie do wysokości z niej wynikającej (tzw. „czysty zwrot kosztów”). Wydatki ponoszone przez Spółkę z tego tytułu znajdują umocowanie w uchwale wspólników Spółki i mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółki. Aczkolwiek Prezes Zarządu planuje nabywać bilety lotnicze w klasie ekonomicznej, biznes lub first, to jednak Spółka będzie zwracać na jego rzecz koszt zakupu biletów lotniczych wyłącznie do kwoty stanowiącej cenę biletu lotniczego w klasie ekonomicznej. Prezes Zarządu sam, z własnych środków, będzie pokrywał różnicę w cenie pomiędzy biletem w klasie biznes lub first a biletem w klasie ekonomicznej i ta różnica nie będzie zwracana na jego rzecz przez Spółkę. Tego rodzaju ustalenie pomiędzy Prezesem Zarządu a Spółką poczytywać należy jak przykład troski Prezesa Zarządu o interesy finansowe Spółki oraz wolę, aby nie obciążać kosztów prowadzonej przez nią działalności gospodarczej nadmiernymi wydatkami przekraczającymi to, co jest niezbędne do prawidłowego prowadzenia oraz rozwijania działalności gospodarczej.

Należy wskazać, że w niniejszej sprawie nie ma zastosowania żaden z przepisów przewidzianych w katalogu zawartym w art. 16 ust. 1 pkt 1 i nast. Ustawy o CIT. Z całą pewnością podkreślić należy, że zastosowania do niniejszego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego nie znajdują przepisy art. 16 ust. 1 pkt 38 i 38a ww. ustawy. Pierwszy z nich przewiduje bowiem, że kosztem uzyskania przychodu nie są wydatki związane z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz wspólników, zaś drugi z nich przewiduje, że do kosztów uzyskania przychodu nie zalicza się „wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych oraz spółki, o której mowa w art. 1 ust. 3 pkt 1, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji”. Wynika to z faktu, że zarząd spółki z o. o. nie jest organem stanowiącym, lecz zarządzającym, a ponadto wydatki związane finansowaniem kosztów zagranicznych podróży Prezesa Zarządu, można zakwalifikować jako świadczenia dwustronnie zobowiązujące. Potwierdza to m.in. pismo z dnia 2 marca 2023 r., wydane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, za znakiem 0114-KDIP2-2.4010.1.2023.1.AS, czy też wyrok WSA w Warszawie z dnia 22 października 2009 r. sygn. akt III SA/Wa 873/09.

Jak wskazał z kolei WSA w Warszawie w wyroku z dnia 22 stycznia 2020 r. sygn. akt III SA/Wa 1219/19 – „przepis art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. ani żaden inny przepis nie odwołuje się do oceny powodów, dla których zachowanie czy zabezpieczenie źródła przychodów jest potrzebne. Wystarczające jest, aby taki cel przyświecał wydatkowi, a związek między tym celem a wydatkiem był realny”. W przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym nie budzi wątpliwości ani cel przyświecający wydatkowi (osiągnięcie przychodów ze źródła przychodów Spółki lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów), ani związek pomiędzy tym celem a wydatkiem.

Z kolei zgodnie ze stanowiskiem WSA w Gliwicach wyrażonym w wyroku z dnia 6 lutego 2019 r., sygn. akt I SA/GI 721/18 – „naruszeniem zasady wynikającej z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. (zasada koniecznego związku kosztu z przychodem podatnika) jest praktyka wykorzystywania środków finansowych spółki na pokrywanie wydatków prywatnych osób zarządzających spółką”. W niniejszej sprawie, przeciwnie do ww. stanowiska, wykorzystywanie środków finansowych Spółki odbywa się i odbywać się będzie wyłącznie w celu pokrycia wydatków związanych z jej funkcjonowaniem. Zgoda Wspólników Spółki na częściową zmianę sposobu wykonywania obowiązków przez Prezesa Zarządu, w związku z tymczasową zmianą miejsca jego pobytu, stanowi przejaw dbałości o prawidłowe funkcjonowanie Spółki. Prezes Zarządu, niezależnie od miejsca, w którym będzie się aktualnie znajdował, podejmował będzie bowiem normalne czynności wchodzące w zakres jego obowiązków związanych z pełnioną funkcją. Nie może umknąć uwadze fakt, że takie działanie Wnioskodawcy wpisuje się w definicję kosztów uzyskania przychodu z art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT – są to bowiem działania ukierunkowane zarówno na osiągnięcie przychodu ze źródła przychodu, jak i na zachowanie i zabezpieczenie źródła przychodu.

Wobec powyższego, w ocenie Wnioskodawcy, ponoszone przez niego wydatki w związku z finansowaniem zagranicznych podróży Prezesa Zarządu, stanowią koszt uzyskania przychodu. Do przedstawionego stanu faktycznego nie ma zastosowanie żaden z przepisów przewidzianych w art. 16 ust. 1 pkt 1 i nast. Ustawy o CIT, gdyż zarząd spółki nie jest organem stanowiącym, lecz zarządzającym”.

Ocena stanowiska
================

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
========================================

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2587 ze zm., dalej: ustawa o CIT):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo–skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Właściwa i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:

*   przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu) oraz
*   potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

a. „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

b. „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

c. „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Podatnik, oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik, uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.

Zgodnie z utrwalonym poglądem judykatury: „Warunkiem uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest łączne spełnienie następujących warunków: faktycznego (rzeczywistego) poniesienia wydatku przez podatnika, istnienie związku z prowadzoną przez podatnika działalnością oraz poniesienie go w celu uzyskania przychodu, jego zwiększenia bądź zachowania źródła przychodu. Nie każdy zatem wydatek, nawet związany z prowadzoną działalnością gospodarczą jest kosztem podatkowym, zmniejszającym podstawę opodatkowania, ale tylko taki, który realizuje cel wskazany w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Cel ten musi być widoczny, a ponoszone koszty winny go realizować bądź co na najmniej zakładać realnie możliwość jego osiągnięcia”. (por. wyrok NSA z 2 sierpnia 2012 roku, sygn. akt II FSK 41/11, uchwała NSA z 24 stycznia 2011 r., sygn. akt II FPS 6/10, oraz uchwała z 12 grudnia 2011 roku, sygn. akt II FPS 2/11). Poza tym, „przy ustaleniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek – poza wyraźnie wskazanymi w ustawie – wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego lub pośredniego związku z przychodem i racjonalnością działania dla osiągnięcia tego przychodu. Sytuacje, w których ów związek przyczynowy nie jest jednoznaczny, należy rozwiązywać według zasad racjonalnego rozumowania, odrębnie w odniesieniu do każdego przypadku” (por. wyrok NSA z 9 września 2011 roku, sygn. akt II FSK 1118/10). Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u konkretnego podatnika musi uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego kosztu (por. wyrok NSA z 1 marca 2016 roku, sygn. akt II FSK 4009/13).

Z treści wniosku i uzupełnienia wynika, że Prezes Zarządu obecnie mieszka na terenie Zjednoczonych Emiratów Arabskich (ZEA) i regularnie odbywa i będzie odbywał podróże lotnicze pomiędzy Polską (gdzie swoją siedzibę ma Państwa Spółka) a swoim miejscem zamieszkania.

W związku z tym zgromadzenie wspólników podjęło uchwałę, zgodnie z którą Spółka zobowiązuje się zwracać Prezesowi koszty tych podróży. Zgromadzenie ustaliło maksymalną wysokość środków przeznaczonych na podróże Prezesa w roku obrotowym oraz zasady zwracania tych wydatków. Prezes każdorazowo, przy zakupie biletu lotniczego występuje o fakturę VAT od przewoźnika jako nabywcę wskazując Spółkę. Zgodnie z uchwałą Spółka zwraca jedynie kwotę do wysokości ceny biletu klasy ekonomicznej, ewentualne dopłaty za wyższą klasę Prezes pokrywa z własnych, prywatnych środków.

W przyszłości będzie również odbywał podróże zagraniczne związane z uczestnictwem w spotkaniach biznesowych, targach czy konferencjach.

Przedmiotem Państwa wątpliwości jest to, czy wydatki związane z podróżami Prezesa Zarządu, zarówno na linii PL‒ZEA, jak i związane z uczestnictwem spotkaniach biznesowych, targach i konferencjach mogą Państwo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Państwa zdaniem, w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, wydatki wykazują związek z przychodami Spółki i nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, w związku z tym koszty ponoszone przez Państwa na zagraniczne podróże Prezesa Zarządu stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Art. 16 ust. 1 ustawy o CIT zawiera zamknięty katalog wydatków, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

I tak zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38 i 38a za koszty uzyskania przychodów nie uważa się:

38) wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz wspólników lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego;

38a) wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych oraz spółki, o której mowa w art. 1 ust. 3 pkt 1, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji;

Przepisy podatkowe nie definiują pojęcia „jednostronne świadczenie”. Z orzecznictwa sądowego wynika, że są to świadczenia dokonywane przez jedną ze stron na rzecz drugiej, bez jakiejkolwiek ekwiwalentności świadczenia tej drugiej strony (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 17 lutego 2004 r., sygn. akt I SA/Łd 45/2003). W wyroku z 28 lipca 2005 r., sygn. akt FSK 1720/04 Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził: „jednostronne świadczenie spółki na rzecz jej udziałowca w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych to takie, któremu nie odpowiada wzajemne świadczenie udziałowca na rzecz spółki”.

Jako jednostronne świadczenia uważane są więc sytuacje, gdy spółka kapitałowa wykonuje świadczenie na rzecz swojego wspólnika, nie otrzymując w zamian żadnych świadczeń wzajemnych, czyli tylko jedna ze stron jest uprawniona, a druga tylko zobowiązana.

Nie znajdzie on wiec zastosowania w tym przypadku, ponieważ występuje tu obustronne świadczenie (wzajemne): świadczenie na rzecz Prezesa Zarządu (wspólnika Spółki) dotyczy wykonywanych przez niego na rzecz Spółki określonych czynności.

Nie ma w niniejszej sprawie zastosowania również art. 16 ust. 1 pkt 38a, ponieważ zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością pełni funkcję wykonawczą i nie jest organem stanowiącym. W ten sposób ustawodawca nie wyłącza możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków ponoszonych na rzecz organu wykonawczego innych niż wynagrodzenie.

Podsumowując, należy zgodzić się, że wydatki związane z przemieszczaniem się Prezesa Zarządu pomiędzy miejscem wykonywania obowiązków w Polsce a miejscem zamieszkania w ZEA, gdzie wykonuje on swoje obowiązki zdalnie, a także inne podróże służbowe były oraz będę realizowane w celach związanych z kierowaniem przez niego Spółką. Wydatki te ponoszone są w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów Spółki.

**Wobec powyższego Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.**

Dodatkowe informacje
====================

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
-------------------------------------

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu jego zaistnienia.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
-------------------------------------------

*   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t .j. Dz.U. z 2022 r., poz. 2651 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.
*   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

*   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (\`(...)\`). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259 z późn. zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

*   w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA),
*   w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
=========================================

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2022 r., poz. 2651 ze zm.).