Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-325/13-2/ISZ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2013-05-28
Teza: w zakresie zasad przesyłania, udostępniania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; faktura-faktura VAT
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 11 kwietnia 2013r. (data wpływu 12 kwietnia 2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie zasad przesyłania, udostępniania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej– **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 12 kwietnia 2013r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie zasad przesyłania, udostępniania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. (dalej jako: „Spółka”), prowadzi działalność leasingową. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Z tytułu świadczonych usług Spółka wystawia na rzecz swoich klientów faktury. Obecnie faktury wystawiane są przy wykorzystaniu systemów informatycznych Spółki, a następnie drukowane i w formie papierowej wysyłane do klientów. W celu usprawnienia procesu fakturowania klientów Spółka planuje wdrożenie systemu informatycznego, który umożliwi wystawianie, udostępnianie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej. Wszystkie faktury wystawiane będą w imieniu Spółki przez uprawnionych pracowników w systemach informatycznych wspierających prowadzenie działalności Spółki. W celu ich wystawienia, przygotowane zostaną dane wsadowe do faktur, które następnie przesyłane będą do nowego dedykowanego podsystemu. Proces ten będzie realizowany w ramach bezpiecznej infrastruktury teleinformatycznej wykorzystywanej przez Spółkę z zapewnieniem kontroli dostępu użytkowników.

W nowym dedykowanym podsystemie na podstawie danych zaimportowanych, w sposób wskazany powyżej, generowane będą faktury w formie dokumentu elektronicznego w formacie PDF (Portable Document Format). Format ten zapewnia wierne prezentowanie treści faktury a zarazem utrudnia modyfikowanie treści faktury. Faktury będą generowane w formacie zgodnym ze standardem PDF/A-1b zdefiniowanym przez Polską Normę PN-IS0 19005- 1:2007 Zarządzanie dokumentacją-- Format pliku dokumentu elektronicznego do długoterminowego zabezpieczenia Część 1: Stosowanie PDF 1 .4 (PDF/A-1). Format ten jest dedykowany do długoterminowego przechowywania plików i zapewnienia możliwości ich odtworzenia i zaprezentowania w niezmienionej formie w przyszłości. Przyjmuje się, że format PDF jest co do zasady nieedytowalny, bądź trudno edytowalny w sposób niezauważalny dla przeciętnego użytkownika komputera. Ponadto, każda faktura zostanie zabezpieczona poprzez wygenerowanie przez system podpisu cyfrowego w rozumieniu normy międzynarodowej ISO 7498-2:1989 Information processing systems - Open Systems lnterconnection -- Rasic Reference Model -- P art. 2: Security Architecture. Podpis cyfrowy zostanie zrealizowany zgodnie ze specyfikacją techniczną ETSI (European Telecommunications Standards lnstitute) wymienioną w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 7 sierpnia 2002 r. w sprawie określenia warunków technicznych i organizacyjnych dla kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne, polityk certyfikacji dla kwalifikowanych certyfikatów wydawanych przez te podmioty oraz warunków technicznych dla bezpiecznych urządzeń służących do składania i weryfikacji podpisu elektronicznego.

Podpis cyfrowy będzie weryfikowany przy pomocy certyfikatu wystawionego dla Spółki, pozwalając na potwierdzenie autentyczności faktury. Próba dokonania jakiejkolwiek zmiany w fakturze zostałaby wykryta poprzez negatywny wynik weryfikacji podpisu cyfrowego. Podpis cyfrowy zapewnia, więc także możliwość potwierdzenia integralności faktury. Wszystkie faktury będą archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe w formie elektronicznej w systemie informatycznym do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. System zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur poprzez przechowywanie ich w relacyjnej bazie danych Oracle oraz wykorzystanie systemu kopii zapasowych.

System ten umożliwi łatwe odszukiwanie faktur oraz udostępnianie ich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, w tym poprzez dostęp on-line za pomocą środków elektronicznych w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury będą przechowywane w formie elektronicznej na serwerach należących do X. AG zlokalizowanych w Niemczech (podmiotu z grupy kapitałowej Volkswagen, do której należy Spółka).

W ramach planowanego systemu utworzony zostanie ponadto dedykowany portal internetowy dla klientów Spółki. Portal ten udostępni klientom funkcjonalność pozwalającą na uwierzytelnienie się (identyfikację podatnika) oraz wyrażenie zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. Autentyczność prowadzonego przez Spółkę portalu, którego częścią jest nowy podsystem faktur, także będzie zapewniona poprzez zabezpieczony certyfikat elektroniczny. W celu wyrażenia zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej klienci będą mogli założyć indywidualne konto na portalu podając swój numer NIP oraz unikalny identyfikator klienta wykorzystywany w komunikacji ze Spółką a także dane osoby działającej w imieniu klienta — imię, nazwisko, oraz adres poczty elektronicznej. Przy zakładaniu konta klienci będą mogli zapoznać się z Regulaminem korzystania z portalu, w tym otrzymywania faktur w formie elektronicznej, zaakceptować regulamin oraz wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. W ramach aktywacji konta klienci ustanowią swoje poufne hasło służące do logowania się do portalu i pozwalające na ich uwierzytelnienie (identyfikację).

Klienci, którzy zaakceptują otrzymywanie faktur w formie elektronicznej, po wystawieniu faktury w nowym systemie będą mogli pobrać faktury w formie elektronicznej po zalogowaniu do portalu, dostępnego pod adresem elektronicznym określonym w regulaminie.

W przypadku wystawienia faktury korygującej w formie elektronicznej wymagane będzie potwierdzenie otrzymania faktury przez klienta. Klienci otrzymujący faktury w formie elektronicznej będą potwierdzać otrzymanie faktur korygujących w formie elektronicznej poprzez specjalną funkcję na portalu, uwierzytelniony użytkownik uprawniony do pobrania faktury wystawionej dla klienta będzie potwierdzał jej otrzymanie a fakt ten będzie odnotowywany w systemie informatycznym.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy planowane przyszłe rozwiązanie w zakresie udostępniania klientom faktur w formie elektronicznej oraz ich przechowywania jest zgodne z wymaganiami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych do tej ustawy, w tym rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej?

Zdaniem Wnioskodawcy, planowane rozwiązanie jest zgodne z wymaganiami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej jako „ustawa o VAT”) oraz aktów wykonawczych do tej ustawy, w tym rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (dalej jako „Rozporządzenie”).

W myśl § 3 Rozporządzenia, przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy. Zgodnie natomiast z § 4 Rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z definicją wskazaną w Rozporządzeniu, autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumieć należy, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Przy czym, zgodnie z § 4 ust. 2 Rozporządzenia, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik. Równocześnie, ustawodawca wskazał w § 4 ust. 2 Rozporządzenia, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jak wynika natomiast z § 4 ust. 4 Rozporządzenia, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Rozporządzenie określa również zasady przechowywania faktur przesłanych drogą elektroniczną wskazując na warunek przechowywania w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Jak wynika z powyższego Rozporządzenia, określone zostały warunki, których spełnienie umożliwia przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Wśród tych warunków wskazać należy:

1.  uzyskanie akceptacji odbiorcy,
2.  zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury,
3.  spełnienie warunków dotyczących przechowywania faktur przesyłanych drogą elektroniczną.

Zauważyć również należy, iż poza zdefiniowaniem przez Ustawodawcę w Rozporządzeniu pojęcia autentyczności pochodzenia faktury, integralności treści i czytelności faktury. W Rozporządzeniu wskazane zarazem zostały przykładowe sposoby zapewniające zachowanie wskazanych warunków, tj. (i) dowolne kontrole biznesowe, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, a także (ii) bezpieczny podpis elektroniczny oraz (iii) elektroniczną wymianę danych (EDI).

Zauważyć jednak należy, że przedmiotowy katalog sposobów zapewnienia autentyczności jest katalogiem otwartym, dlatego też dopuszczalne są wszelkie metody przesyłania oraz udostępniania faktur drogą elektroniczną, które gwarantują autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury i spełniają zarazem inne warunki określone w Rozporządzeniu. Równocześnie, Rozporządzenie nie określa, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury). Mając na uwadze powyższe, w ocenie Spółki, system informatyczny obejmujący udostępnianie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej, który zamierza wdrożyć Spółka, będzie spełniał warunki wskazane w Rozporządzeniu. W pierwszej kolejności wskazać należy, że warunkiem niezbędnym do udostępniania klientom faktur w formie elektronicznej będzie uzyskanie akceptacji odbiorcy. Ponadto, planowany system będzie zapewniał autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur. Wskazać bowiem należy, że każda faktura zostanie zabezpieczona poprzez wygenerowanie przez system podpisu cyfrowego, który będzie weryfikowany przy pomocy certyfikatu wystawionego dla Spółki. Próba dokonania jakiejkolwiek zmiany w fakturze zostałaby wykryta poprzez negatywny wynik weryfikacji podpisu cyfrowego. Dlatego też uznać należy, że system udostępniania faktur w formie elektronicznej będzie pozwalał na potwierdzenie autentyczności pochodzenia faktury (zapewniać będzie tożsamość wystawcy faktury). W tym zakresie przywołać można również stanowisko prezentowane przez organy podatkowe, zgodnie z którym pojęcie kontroli biznesowych, dla potrzeb przepisów ustawy o VAT oraz Rozporządzenia, definiowane jest jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych zamieszczonych na fakturze związanych z rozliczaniem podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania (tak np. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji z dnia 13 lutego 2013r., sygn. IPTP2/443-976/12-4/JN). W świetle powyższego, zabezpieczenie w formie generowania przez system podpisu cyfrowego, który będzie weryfikowany przy pomocy certyfikatu wystawionego dla Spółki, niewątpliwie uznane powinno zostać za proces, który będzie zapewniać pewność w zakresie tożsamości wystawcy faktury Spółki. Równocześnie, w nowym systemie faktury elektroniczne będą generowane w formacie PDF. Jak wskazane zostało w stanie faktycznym, przyjmuje się, że format PDF jest co do zasady nieedytowalny, bądź trudno edytowalny w sposób niezauważalny dla przeciętnego użytkownika komputera. Dlatego też, z momentem wygenerowania faktury w formie elektronicznej nie będzie możliwości ingerencji w treść faktury. Z jednej strony nie pozwala na to przyjęty format zapisu faktur PDF. Z drugiej strony, ingerencja w treść tak wystawionej faktury będzie ograniczona poprzez wykorzystanie podpisu cyfrowego, który będzie wykrywał i informowało każdej próbie dokonywania zmian w fakturze wygenerowanej i udostępnionej klientom poprzez dedykowany portal internetowy. W świetle powyższego, uznać należy, że wdrażany przez Spółkę system informatyczny, którego istotą będzie udostępnianie faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem dedykowanego portalu internetowego, zapewniać będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury. Zauważyć również należy, że wybrany przez Spółkę sposób udostępniania faktur elektronicznych będzie zgodny z Rozporządzeniem. Jak wynika bowiem z § 3 Rozporządzenia, faktury w formie elektronicznej mogą być zarówno przesyłane jak i udostępniane kontrahentom. Tym samym, udostępnianie faktur za pośrednictwem dedykowanego portalu internetowego zgodne będzie z przepisami Rozporządzenia. Dodatkowo, Spółka pragnie wskazać, że opisana w stanie faktycznym forma generowania i udostępniania klientom faktur w formie elektronicznej spełniać będzie także wskazany w Rozporządzeniu warunek dotyczący przechowywania faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Planowany system zapewniał będzie bowiem archiwizowanie wszystkich faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, faktury będą przechowywane w takiej samej formie, w jakiej będą udostępniane klientom. Tym samym, jak już zostało wskazane powyżej, w ocenie Spółki, zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

Wskazać również należy, ze wdrażany system umożliwiać będzie łatwe odszukanie faktur oraz udostępnianie ich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, w tym poprzez dostęp on-line za pomocą środków elektronicznych w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W tym miejscu Spółka pragnie dodatkowo wskazać, że planowany sposób udostępniania faktur za pośrednictwem dedykowanego portalu internetowego akceptowany jest w wydawanych przez organy podatkowe indywidualnych interpretacjach przepisów prawa podatkowego. Dla przykładu przywołać można m.in. interpretację Dyrektora Izby Skarbowej W Warszawie z dnia 28 lutego 201 2r. (sygn. IPPP1/443-1713/11-4/IGo), w której uznano za prawidłowe stanowisko podatnika, zgodnie z którym, udostępnianie klientom faktur elektronicznych za pomocą utrzymywanego specjalnego dedykowanego portalu internetowego zgodne jest „z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa i w konsekwencji faktury takie wywoływać będą wszystkie skutki prawne związane z wystawieniem i doręczeniem faktury VAT przez Spółkę. Faktury takie otrzymywane przez Spółkę od jej kontrahentów również spełniać będą wymogi prawa, uprawniając tym samym Spółkę do rozliczenia wynikającego z nich podatku naliczonego VAT.

Pomimo, że powyższa interpretacja została wydana na gruncie poprzednio obowiązującego rozporządzenia w zakresie faktur elektronicznych (rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej), w ocenie Spółki stanowisko w niej wyrażone pozostaje aktualne również na gruncie obecnie obowiązującego Rozporządzenia. Zauważyć bowiem należy, że nowe Rozporządzenie wydane zostało w związku ze zmianami Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010r., która miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej tak, aby faktury papierowe oraz faktury przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej były traktowane w ten sam sposób i zawiera stosunkowo niewiele zmian w stosunku do poprzednio obowiązującego rozporządzenia (co zostało jednoznacznie wskazane w uzasadnieniu do projektu Rozporządzenia).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.). Z dniem 1 stycznia 2013 r. na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2012, poz. 1428), przepisy regulujące szczegółowo powyższe kwestie otrzymały następujące brzmienie.

W myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r., faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy (§ 19 ust. 3 pkt 1 ww. rozporządzenia).

Zgodnie z treścią § 21 ust. 1 cyt. rozporządzenia, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

\- w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie ust. 2 ww. przepisu, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 21 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Stosownie do § 21 ust. 4 rozporządzenia, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie § 20a tego rozporządzenia, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 20a ust. 2 rozporządzenia).

Z dniem 01 stycznia 2013r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (DZ. U. z 2012r., poz. 1528), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych. Rozporządzenie to określa sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej faktur przesyłanych tą formą i wydane zostało na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy.

W myśl § 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

Na podstawie § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik (§ 4 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - § 4 ust. 3 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Zgodnie z § 4 ust. 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Stosownie do § 6 ust. 1 powyższego rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zgodnie z ust. 2 i 3 ww. przepisu, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur, o których mowa w ust. 1, na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (§ 7 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych).

Zgodnie z pkt 4 objaśnień przedstawionych w rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została opisana w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19.10.1994 r. nr 1994/820/WE dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28.12.1994, str. 98).

Prawodawca zdefiniował co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury. Jako przykład systemów zapewniających zachowanie ww. warunków wskazał dowolne kontrole biznesowe, a także bezpieczny podpis elektroniczny oraz elektroniczną wymianę danych (EDI). Przy czym jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody przesyłania faktur drogą elektroniczną, gwarantujące autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury.

Ponadto wskazać należy, iż dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. § 4 ust. 3 ww. rozporządzenia, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Konieczne zatem jest stworzenie metod gwarantujących spełnienie powyższych wymogów, które jednak ma określić sam podatnik. Rozporządzenie nie określa, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury). Ustawodawca wprost wskazał, iż sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Należy zauważyć, iż powyższe zmiany zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz.U.UE L z dnia 22 lipca 2010 r.), która to miała na celu m.in. liberalizację standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące przepisy przewidują możliwość przechowywania faktur, faktur korygujących oraz duplikatów tych dokumentów w formie elektronicznej lub w formie papierowej. Są one równoważne w skutkach podatkowych.

Zatem, w przypadku faktur przekazywanych (udostępnianych) nabywcom w formie elektronicznej, możliwe jest ich przyjmowanie oraz przechowywanie w formie elektronicznej, pod warunkiem spełnienia warunków wynikających z § 3, § 4, § 6 i § 7 rozporządzenia z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca planuje wdrożenie systemu informatycznego, który umożliwi wystawianie, udostępnianie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej. Wnioskodawca w przedstawionym zdarzeniu przyszłym zawarł szczegółowy opis systemu, w którym generowane będą faktury w formie dokumentu elektronicznego w formacie PDF, zgodnym ze standardem PDF/A-1b zdefiniowanym przez Polską Normę PN-IS0 19005-1:2007 oraz zgodnym z normą międzynarodową ISO 7498-2:1989, opatrzonym podpisem cyfrowym zrealizowanym zgodnie ze specyfikacją techniczną ETSI (European Telecommunications Standards lnstitute) wymienioną w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 7 sierpnia 2002 r. w sprawie określenia warunków technicznych i organizacyjnych dla kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne, polityk certyfikacji dla kwalifikowanych certyfikatów wydawanych przez te podmioty oraz warunków technicznych dla bezpiecznych urządzeń służących do składania i weryfikacji podpisu elektronicznego. Podpis cyfrowy będzie weryfikowany przy pomocy certyfikatu wystawionego dla Spółki, pozwalając na potwierdzenie autentyczności faktury. Podpis cyfrowy zapewnia, więc także możliwość potwierdzenia integralności faktury.

Spółka wskazuje, że wszystkie faktury będą archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe w formie elektronicznej w systemie informatycznym do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. System zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur poprzez przechowywanie ich w relacyjnej bazie danych Oracle oraz wykorzystanie systemu kopii zapasowych.

System ten umożliwi łatwe odszukiwanie faktur oraz udostępnianie ich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, w tym poprzez dostęp on-line za pomocą środków elektronicznych w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury będą przechowywane w formie elektronicznej na serwerach zlokalizowanych w Niemczech (podmiotu z grupy kapitałowej Volkswagen, do której należy Spółka).

W ramach planowanego systemu utworzony zostanie ponadto dedykowany portal internetowy dla klientów Spółki. W celu wyrażenia zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej klienci będą mogli założyć indywidualne konto na portalu. Przy zakładaniu konta klienci będą mogli zapoznać się z Regulaminem korzystania z portalu, w tym otrzymywania faktur w formie elektronicznej, zaakceptować regulamin oraz wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. W ramach aktywacji konta klienci ustanowią swoje poufne hasło służące do logowania się do portalu i pozwalające na ich uwierzytelnienie (identyfikację).

Klienci, którzy zaakceptują otrzymywanie faktur w formie elektronicznej, po wystawieniu faktury w nowym systemie będą mogli pobrać faktury w formie elektronicznej po zalogowaniu do portalu, dostępnego pod adresem elektronicznym określonym w regulaminie.

W przypadku wystawienia faktury korygującej w formie elektronicznej wymagane będzie potwierdzenie otrzymania faktury przez klienta. Klienci otrzymujący faktury w formie elektronicznej będą potwierdzać otrzymanie faktur korygujących w formie elektronicznej poprzez specjalną funkcję na portalu, uwierzytelniony użytkownik uprawniony do pobrania faktury wystawionej dla klienta będzie potwierdzał jej otrzymanie a fakt ten będzie odnotowywany w systemie informatycznym.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania i udostępniania faktur drogą elektroniczną, nie narzucając przy tym podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Zatem, zarówno przesyłanie jak i udostępnianie faktur elektronicznych jest równoważne w skutkach podatkowych z dostarczeniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona - wg dowolnej metody określonej przez podatnika - autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. przepisach rozporządzenia, ponieważ faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje oraz odbiorca faktury wyrazi zgodę na taką formę przesyłania faktur. Zaznaczyć przy tym należy, iż zgodnie z wyżej cytowanymi przepisami nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania faktur w formie elektronicznej. Zatem, przedstawiony przez Spółkę sposób wyrażenia przez Klienta Wnioskodawcy akceptacji na przesyłanie przez nią faktur w formie elektronicznej jak i samo przesyłanie oraz udostępnianie faktur na portalu internetowym będzie spełniało warunki określone w ww. przepisie.

Biorąc pod uwagę fakt, iż Wnioskodawca poprzez swoje działania dąży do zapewnienia autentyczności i integralności treści faktur, jak również odbiorca faktur wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych uznać należy, iż przesyłanie i udostępnianie faktur VAT w formie elektronicznej w formacie plików PDF, udostępnianie faktur na portalu internetowym Spółki, dostępnych dla danego Klienta po jego zalogowaniu na indywidualne konto w opisany we wniosku sposób, jest dopuszczalne w świetle przepisów prawa, w tym rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych. Omawiane faktury będą przechowywane w wyżej opisany sposób do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zainteresowany poinformował, iż pliki zawierające obrazy przesłanych przez niego faktur będą przechowywane w Niemczech na serwerach firmy niemieckiej w podziale na okresy rozliczeniowe. Spółka wskazała również, iż planowany system zapewni „autentyczność pochodzenia” faktur. Z treści tych faktur będzie można bowiem odczytać dane dostawcy dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. System ten zapewni także „integralność treści” faktur. Nie będzie bowiem możliwości dokonywania żadnych ingerencji w treść otrzymywanych i przechowywanych faktur. System zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur poprzez przechowywanie ich w relacyjnej bazie danych Oracle oraz wykorzystanie systemu kopii zapasowych. Tym samym w przypadku przechowywania faktur w postaci plików elektronicznych oczywiste jest spełnienie warunku zapewnienia „czytelności faktur”. System umożliwi również łatwe odszukiwanie faktur oraz udostępnianie ich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, w tym poprzez dostęp on-line za pomocą środków elektronicznych w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powyższego wynika, iż w niniejszej sprawie spełnione zostaną przez Wnioskodawcę warunki, aby mógł on udostępniać oraz przechowywać w opisany powyżej sposób faktury w formie elektronicznej.

Reasumując, w przedmiotowej sprawie Spółka będzie mogła przesyłać, udostępniać oraz archiwizować wystawione faktury, faktury korygujące i duplikaty tych faktur wyłącznie w sposób elektroniczny. Bowiem przedstawiony przez nią sposób udostępniania i przechowywania faktur elektronicznych będzie zgodny z wymaganiami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych do tej ustawy, w tym rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.