Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0115-KDIT3.4011.600.2025.1.PS
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-08-12
Teza: Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów
wierzytelności odpisanych jako nieściągalne.
Słowa kluczowe: Austria
koszt-koszty uzyskania przychodów
wierzytelność
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 4-art. 23-ust. 1-pkt 20

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 lipca 2025 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy
    podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie nieściągalności wierzytelności. Treść
    wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego

    W ramach prowadzonej działalności gospodarczej zrealizował Pan dostawy towarów na
    rzecz jednego z klientów – spółki X z Austrii. Wystawił Pan dwie faktury: pierwszą w
    październiku 2022 r., a drugą w maju 2023 r (obie z 30 dniowym terminem płatności).
    Spółka ta była wówczas czynnym podatnikiem VAT UE – (...) – co zostało zweryfikowane w
    systemie (...) w czasie wystawienia faktur.
    Obie faktury zostały zarachowane jako przychód należny, zgodnie z przepisami ustawy o
    podatku dochodowym. Od obu faktur został opłacony podatek dochodowy.
    Kontrahent spłacił jedynie część należności i zaprzestał dalszych płatności. Termin
    płatności upłynął ponad 24 miesiące temu. W marcu 2025 r. prezes austriackiej spółki
    poinformował Pana o bardzo trudnej sytuacji finansowej firmy, braku możliwości
    regulowania zobowiązań oraz zamiarze wszczęcia procedury upadłościowej.
    W celu odzyskania należności podjął Pan następujące działania:
    · wielokrotnie wysyłał Pan wezwania do zapłaty drogą mailową,
    · prowadził Pan obszerną korespondencję z kontrahentem w celu monitorowania jego
      sytuacji finansowej,
    · zakupił Pan raporty finansowe dłużnika w austriackim rejestrze (...),
    · w styczniu 2023 r. zawarł Pan z dłużnikiem ugodę z harmonogramem spłat - dłużnik
      uregulował trzy raty, po czym zaprzestał dalszych płatności,
    · pod koniec 2023 r. zatrudnił Pan firmę windykacyjną z (...), która zawarła z dłużnikiem
      porozumienie dotyczące nowego planu spłaty – w ramach tego planu kontrahent
      dokonał dwóch wpłat, co traktuje Pan jako dorozumianą akceptację warunków ugody,
      - mimo tego nie kontynuował dalszych spłat.
    Dłużnik nadal figuruje w austriackim rejestrze handlowym, jednak na podstawie danych
    zawartych w raportach gospodarczych (...) oraz ostatniej wiadomości od prezesa spółki
    można jednoznacznie stwierdzić, że znajduje się w bardzo złej sytuacji finansowej, spółka
    nie posiada wystarczającego majątku na pokrycie swoich zobowiązań i nie zamierza ich
    regulować.

## Pytanie

Czy w przedstawionym stanie faktycznym może Pan uznać przedmiotową wierzytelność za
    nieściągalną i zaliczyć jej wartość do kosztów uzyskania przychodu, na podstawie art. 23
    ust. 1 pkt 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
    Pana stanowisko w sprawie
    Uważa Pan, że w opisanym stanie faktycznym może Pan uznać wierzytelność za
    nieściągalną i zaliczyć jej wartość do kosztów uzyskania przychodu. Zrealizował Pan szereg
    działań potwierdzających brak realnej możliwości jej odzyskania, m.in.:
    · wysyłał Pan wezwania do zapłaty drogą mailową,
    · monitorował Pan sytuację finansową kontrahenta,
    · zawarł Pan z dłużnikiem ugodę z harmonogramem spłat (częściowo zrealizowaną),
    · zaangażował Pan firmę windykacyjną z Austrii,
    · uzyskał Pan raporty z rejestru (...) oraz korespondencję z prezesem spółki, wskazujące
      na złą kondycję finansową i zapowiedź upadłości.
    Dłużnik, mimo figurującego wpisu w rejestrze, znajduje się w stanie trwałej
    niewypłacalności, a działania windykacyjne nie przyniosły skutku. Z raportów finansowych
    spółki wynika, że nie posiada ona środków trwałych i majątku wystarczającego na pokrycie
    zobowiązania. Z tego względu uważa Pan, że spełnia przesłanki art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy
    o PIT i wierzytelność powinna zostać zaliczona do kosztów podatkowych.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest nieprawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 9 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od
    osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
      Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z
      wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od
      których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
    Stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Źródłem przychodów jest pozarolnicza działalność gospodarcza.
    W myśl art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Za przychód z działalności, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3, uważa się kwoty
      należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych
      towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży
      towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej
      sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.
    Na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów
      lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów
      wymienionych w art. 23.
    Aby zatem określony wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów,
    musi spełniać łącznie następujące przesłanki:
    · zostać poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
      pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania
      przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika
      przez osoby inne niż podatnik),
    · być definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi
      w jakikolwiek sposób zwrócona,
    · pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
    · zostać poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub
      może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
    · być należycie udokumentowany,
    · nie znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie
      uważa się za koszty uzyskania przychodów.
    Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 17 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wierzytelności odpisanych jako
      przedawnione.
    Ponadto stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy o podatku dochodowym od osób
    fizycznych:
      Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wierzytelności odpisanych jako
      nieściągalne, z wyjątkiem wierzytelności lub ich części, które uprzednio na podstawie
      art. 14 zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność została
      udokumentowana w sposób określony w ust. 2;

    Analiza przytoczonego przepisu prowadzi do wniosku, że – co do zasady – wierzytelności
    odpisane jako nieściągalne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Wyjątkiem są
    wierzytelności spełniające łącznie następujące warunki:
    · zostały dokonane od należności bądź części należności uprzednio zaliczonej do
      przychodów należnych na podstawie art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób
      fizycznych,
    · nieściągalność tych należności została udokumentowana zgodnie z art. 23 ust. 2 ww.
      ustawy.
    Ponadto należności te nie mogą być odpisane jako przedawnione.
    Podsumowując, nieściągalna wierzytelność zaliczana jest do kosztów uzyskania
    przychodów w dacie łącznego spełnienia 2 warunków:
    · wierzytelność  powinna  być  odpisana  jako  nieściągalna  (powinien  być  dokonany
      odpowiedni zapis w ewidencji) oraz
    · nieściągalność wierzytelności powinna być udokumentowana.
    Gdy warunki te zostaną spełnione w różnych latach podatkowych, zaliczenie należności do
    kosztów uzyskania przychodów będzie możliwe w roku podatkowym, w którym spełniony
    zostanie drugi z warunków.
    Na podstawie art. 23 ust. 2 ww. ustawy:
      Za wierzytelności, o których mowa w ust. 1 pkt 20, uważa się te wierzytelności, których
      nieściągalność została udokumentowana:
        1) postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako
        odpowiadające stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ
        postępowania egzekucyjnego, albo
        2) postanowieniem sądu o:
          a) oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek niewypłacalnego
            dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub
            wystarcza jedynie na zaspokojenie tych kosztów, lub
          b) umorzeniu postępowania upadłościowego, jeżeli zachodzi okoliczność, o
            której mowa w lit. a, lub
          c) zakończeniu postępowania upadłościowego albo
        3) protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane
        koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby
        równe albo wyższe od jej kwoty.
    W art. 23 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca dokonał
    ścisłego i wyczerpującego wyliczenia, jakimi środkami można dokumentować
    nieściągalność wierzytelności. Jest to wyliczenie kompletne, co oznacza, że jakikolwiek inny
    dokument niż wymieniony w tym przepisie nie może skutecznie udokumentować faktu
    nieściągalności wierzytelności.
    Udokumentowanie nieściągalności wierzytelności w inny sposób niż wskazany w ustawie o
    podatku dochodowym od osób fizycznych nie skutkuje powstaniem prawa do zaliczenia
    ich wartości do kosztów uzyskania przychodów.
    Odnośnie postanowień o nieściągalności wskazuję, że zgodnie z art. 824 § 1 pkt 3 ustawy z
    17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1568ze zm.):
      P1ostępowanie umarza się w całości lub części z urzędu jeżeli jest oczywiste, że z
      egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych.

    Zauważyć należy, że Kodeks postępowania cywilnego nie zna kategorii „postanowienie o
    nieściągalności”, a zatem dla celów podatkowych musi być to postanowienie, z którego
    treści jednoznacznie wynika, że dłużnik nie ma majątku, z którego mogłaby być
    egzekwowana wierzytelność.
    Wykładnia celowościowa powołanego przepisu prowadzi zatem do wniosku, że ocena czy
    wierzytelność, będąca przedmiotem roszczeń wierzyciela w postępowaniu egzekucyjnym,
    może być uznana za nieściągalną i zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w
    rachunku podatkowym, zależy od istnienia majątku dłużnika, którego wartość przewyższa
    oczywiście koszty egzekucyjne postępowania. Tak więc, aby wierzytelność mogła być
    uznana za koszty w rachunku podatkowym, z treści wydawanych w ramach postępowania
    egzekucyjnego postanowień organów egzekucyjnych powinien wynikać fakt braku
    majątku dłużnika na zaspokojenie choćby części określonej wierzytelności i uznanie jej za
    nieściągalną, a w konsekwencji zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów. Jednocześnie
    ustalenia przyjęte przez organ egzekucyjny w trakcie postępowania powinny odpowiadać
    stanowi faktycznemu. Z treści postanowień wydawanych przez organy egzekucyjne
    powinno jasno wynikać, czy i w jakim zakresie roszczenia te zostały zaspokojone.
    Zastrzec należy również, że dla udokumentowania nieściągalności wierzytelności na
    podstawie postanowień sądu, o których mowa w art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku
    dochodowym od osób fizycznych, a dotyczących postępowania upadłościowego, istotne
    jest uprawomocnienie się tych postanowień. Sama informacja na temat ukończenia
    postępowania upadłościowego nie może być podstawą udokumentowania nieściągalnej
    wierzytelności.
    W tym miejscu wskazuję również, że uwzględnienie realiów gospodarczych w postaci
    funkcjonowania wielu polskich przedsiębiorców na rynkach zagranicznych (w tym na
    jednolitym rynku Unii Europejskiej) prowadzi do wniosku, że nieściągalność wierzytelności
    wobec kontrahenta zagranicznego może być udokumentowana również w inny sposób niż
    określony w art. 23 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przy czym
    dokumenty te powinny dokumentować nieściągalność danej wierzytelności.
    Wskazuję, że postępowania egzekucyjne i upadłościowe to procedury regulujące zasady
    dochodzenia roszczeń wierzycieli od niewypłacalnych dłużników będących np.
    przedsiębiorcami.
    Jak każda procedura, również np. upadłość posiada swoje etapy. Pierwszy etap to
    ogłoszenie upadłości i następnie prowadzenie postępowania upadłościowego. O ile w
    Polsce upadłość przeprowadza sąd, to w innych krajach takie postępowanie może
    prowadzić sąd lub też inny podmiot. Jednak stronami takiego postępowania
    upadłościowego zawsze są dwie strony: dłużnik i wierzyciele. Przeprowadzenie upadłości
    nie jest możliwe bez udziału wierzycieli. Celem takiego postępowania jest bowiem
    zabezpieczenie majątku dłużnika i ustalenie spłat wierzycieli.
    Podstawą do uznania wierzytelności za nieściągalną w przypadku, gdy dłużnikiem jest
    podmiot zagraniczny może być dokument wydany przez zagraniczne organy o ile
    odpowiada on merytorycznie dokumentom polskim. Przykładowo, jeżeli skutki prawne
    postanowienia sądu innego kraju są identyczne jak skutki prawne, jakie na gruncie prawa
    polskiego rodzi postanowienie sądu o zakończeniu postępowania upadłościowego, to
    postanowienie takie dokumentuje nieściągalność wierzytelności.
    Z Pana wniosku wynika, że posiada Pana wierzytelności wobec zagranicznego podmiotu.
    Należności związane z tym wierzytelnościami zostały uprzednio zarachowane do
    przychodów należnych Pana działalności gospodarczej.
    Jak wynika z opisu sprawy, dłużnik nadal figuruje w austriackim rejestrze handlowym i
    znajduje się w bardzo złej sytuacji finansowej, spółka nie posiada wystarczającego majątku
    na pokrycie swoich zobowiązań i nie zamierza ich regulować.

    Z wniosku nie wynika, aby dysponował Pan jakimikolwiek środkami dokumentującymi
    nieściągalność wierzytelności, zawartymi w art. 23 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym
    od osób fizycznych.
    W szczególności, z Pana wniosku nie wynika, aby posiadał Pan jakiekolwiek postanowienie
    (lub inny równoważny dokument) o nieściągalności wydane przez austriacki organ
    egzekucyjny i uznane przez Pana jako odpowiadające stanowi faktycznemu.
    Z wniosku nie wynika również, aby wobec dłużnika toczyło się postepowanie
    upadłościowe, a w konsekwencji, aby dysponował Pan postanowieniem sądu o:
    a) oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości dłużnika lub
    b) umorzeniu postępowania upadłościowego dłużnika albo
    c) zakończeniu postępowania upadłościowego dłużnika.
    Z wniosku nie wynika też, aby sporządził Pan protokół stwierdzający, że przewidywane
    koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe
    albo wyższe od jej kwoty.
    W konsekwencji, nie można uznać, że spełnione zostały jakiekolwiek przesłanki
    udokumentowania nieściągalności wierzytelności, o których mowa w art. 23 ust. 2 ustawy
    o podatku dochodowym od osób fizycznych.
    Zastrzegam jednak, że obok udokumentowania nieściągalności wierzytelności istnieje
    jeszcze możliwość uprawdopodobnienia ich nieściągalności. Zasady zaliczenia do kosztów
    uzyskania przychodów wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona
    zawarte są odpowiednio w art. 23 ust. 1 pkt 21 oraz w art. 23 ust. 3 ustawy o podatku
    dochodowym od osób fizycznych. Jednak z uwagi na istotę Pana wniosku, przepisy te nie
    są przedmiotem interpretacji w Pana sprawie.
    Wskazuję jednak, że uprawdopodobnienie nieściągalności jest środkiem zastępczym
    dowodu, a więc środkiem niedającym pewności, lecz tylko prawdopodobieństwo
    twierdzenia o fakcie. Uprawdopodobnienie nieściągalności wierzytelności jest zatem
    wskazaniem okoliczności wystarczających do powzięcia przekonania o
    prawdopodobieństwie faktu, nie jest natomiast przeprowadzeniem dowodu czyniącego
    fakt absolutnie pewnym. Katalog uprawdopodobnienia nieściągalności wierzytelności ma
    charakter otwarty.
    Reasumując, Pana stanowisko jest nieprawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który
    obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
    Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe wyłącznie wobec Pana i
    tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji
    pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Pana w złożonym wniosku. W
    związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we
    wniosku opisu stanu faktycznego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.
    Jednocześnie zaznaczam, że niniejszą interpretację wydałem w oparciu o opis okoliczności
    faktycznych przedstawionych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania
    indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest ustalanie stanu faktycznego
    (zdarzenia przyszłego), stanowi to bowiem domenę ewentualnego postępowania
    podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania
    okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.
    Nie prowadzę postępowania dowodowego, ograniczam się do analizy okoliczności
    podanych we wniosku. W stosunku do tych okoliczności wyrażam swoje stanowisko, które

    zawsze musi być jednak ustosunkowaniem się do poglądu (stanowiska) prezentowanego
    w danej sprawie przez Wnioskodawcę. Jeżeli w toku ewentualnego postępowania
    kontrolnego organ uzna, że zdarzenie opisane we wniosku różni się od zdarzenia
    występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie Pana chroniła.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    · Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy
      z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
      Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna
      (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do
      interpretacji.
    · Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
        1) z zastosowaniem art. 119a;
        2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5
        ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
        3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    · Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki
      interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu
    Administracyjnego.
    Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002
    r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze
    zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    · w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    · w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.