Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPB3/423-154/10/MK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2010-06-29
Teza: Czy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wydatki na zakup artykułów spożywczych takich jak kawa, herbata, woda, napoje bezalkoholowe, cukierki, ciastka, paluszki, inne słodycze Spółka ma prawo zaliczyć do podatkowych kosztów uzyskania przychodów?
Słowa kluczowe: catering; ciastka; kontrahent; koszt-koszty uzyskania przychodów; napoje; poczęstunki; posiłki; reprezentacja; usługi-usługi gastronomiczne; wydatek; zakup-zakup żywności
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej, w Bydgoszczy, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 25 marca 2010 r. (data wpływu 1 kwietnia 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na organizowanie spotkań z kontrahentami w siedzibie firmy **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 1 kwietnia 2010 r. wpłynął do tut. organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia przez Jednostkę do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na organizowanie spotkań z kontrahentami w siedzibie i poza siedzibą firmy, np. w restauracji.

W przedmiotowym wniosku przedstawiony zostały następujące stany faktyczne i zdarzenia przyszłe.

„Z.” Spółka Akcyjna jest spółką prawa handlowego utworzoną w 1998 r. i działającą na podstawie ustawy o portach i przystaniach morskich oraz Kodeksu spółek handlowych. Działalność Spółki obejmuje:

1.  zarządzanie nieruchomościami i infrastrukturą portową,
2.  prognozowanie, programowanie i planowanie rozwoju portu,
3.  budowa, rozbudowa, utrzymanie i modernizacja infrastruktury portowej,
4.  pozyskiwanie nieruchomości na potrzeby rozwoju portu,
5.  świadczenie usług związanych z korzystaniem z infrastruktury portowej.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej zarząd Spółki oraz uprawnieni pracownicy uczestniczą w licznych służbowych spotkaniach z kontrahentami. Spotkania te mają zawsze charakter biznesowy i nie służą promowaniu działalności prowadzonej przez Spółkę ani świadczonych przez nią usług, lecz omawianiu różnego rodzaju spraw biznesowych, np. ustalanie zasad współpracy między Spółką i kontrahentami, ustalenie warunków sprzedaży usług, przedstawienie oferty handlowej, negocjacje postanowień zawieranych umów i podobne. Spotkania te odbywają się zarówno w siedzibie spółki, jak i poza jej siedzibą.

W związku ze spotkaniami odbywającymi się w siedzibie Spółka ponosi wydatki na zakup artykułów spożywczych takich jak: kawa, herbata, woda oraz inne napoje bezalkoholowe, cukierki, ciastka, paluszki i inne słodycze, które przeznacza na poczęstunek dla kontrahentów w trakcie prowadzonych spotkań. Do końca roku 2009 Spółka uznawała wydatki ponoszone na wymienione powyżej artykuły spożywcze za koszty reprezentacji i nie zaliczał do podatkowych kosztów uzyskania przychodów.

Spółka odliczała podatek VAT z faktur dokumentujących zakup artykułów spożywczych, a w chwili wydania tych artykułów do zużycia wystawiana była faktura wewnętrzna i naliczany był VAT należny.

W chwili obecnej Spółka rozważa możliwość uznania przedmiotowych wydatków do podatkowych kosztów uzyskania przychodów oraz odliczanie podatku VAT bez obowiązku naliczania VAT należnego z chwilą zużycia.

Poza spotkaniami w siedzibie Spółki zdarza się także, że przedstawiciel Spółki spotyka się z kontrahentami w restauracjach - i w sytuacji, gdy to przedstawiciel Spółki zapraszał kontrahenta płaci za takie spotkanie (herbata, kawa, posiłek) - zasadą jest, że strona zapraszająca do restauracji ponosi koszty spotkania. Spotkania w restauracjach nie mają charakteru wytwornego, okazałego posiłku, specjalnie zorganizowanej imprezy, ich celem nie jest chęć okazania przepychu, a potrawy zamawiane są z menu.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

1.  Czy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wydatki na zakup artykułów spożywczych takich jak kawa, herbata, woda, napoje bezalkoholowe, cukierki, ciastka, paluszki, inne słodycze Spółka ma prawo zaliczyć do podatkowych kosztów uzyskania przychodów?
2.  Czy Spółka ma prawo i czy może w przyszłości odliczyć podatek VAT od przedmiotowych wydatków na podstawie faktur VAT dokumentujących ich nabycie?
3.  Czy wydanie zakupionych artykułów spożywczych przeznaczonych na poczęstunek dla kontrahentów należy opodatkować podatkiem VAT?

Przedmiot niniejszej interpretacji indywidualnej stanowi odpowiedź na pytanie pierwsze w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na organizowanie spotkań z kontrahentami w siedzibie firmy. Wniosek Spółki w zakresie pytania pierwszego w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na organizowanie spotkań z kontrahentami poza siedzibą firmy zostanie rozpatrzony odrębną interpretacją indywidualną.

Zdaniem Spółki zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16. Oznacza to, że za koszty uzyskania przychodów nie mogą być uznane wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 cyt. ustawy oraz wydatki, których poniesienie nie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ze związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za podatkowy koszt uzyskania przychodów winien spełniać łącznie następujące warunki:

1.  Wydatek pozostaje w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i jest poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
2.  Wydatek nie znajduje się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych,
3.  Wydatek jest właściwie udokumentowany.

Zgodnie z przepisem art. 16 ust. 1 pkt 28 powołanej ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu "reprezentacja".

Reprezentacja według wielkiego słownika języka polskiego pod redakcją prof. Edwarda Polańskiego to - okazałość, wystawność życia związana z wysoką pozycją społeczną. "Reprezentacyjny" to okazały, wytworny, reprezentujący wysoki standard. Odnosząc powyżej przytoczone definicje do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych należy przyjąć, że ponoszone koszty reprezentacji winny być związane z okazałością, wytwornością w celu wywołania jak najlepszego wrażenia i wykreowania pozytywnego wizerunku. Jednocześnie wydatki takie winny w sposób pośredni promować podatnika.

Zaproszenie kontrahenta na kawę, zwykły "lunch" czy obiad do restauracji nie jest działaniem nadzwyczajnym, lecz powszechnie stosowaną praktyką - posiłek spożywany w restauracji nie ma znamion "okazałości" czy "wytworności", gdyż przyczyną spotkania w restauracji nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi, lecz omówienie spraw biznesowych. Wydatek ponoszony na takie usługi gastronomiczne nie ma charakteru reprezentacyjnego, więc nie powinien być traktowany jak wydatek wymieniony w art. 16 ust. 1 pkt 28 cyt. ustawy. Wydatki na zakup artykułów spożywczych takich jak kawa, herbata, woda, napoje bezalkoholowe, cukierki, ciastka, paluszki i inne słodycze także nie maja charakteru wydatków reprezentacyjnych, o których mowa ww. art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku od osób prawnych - wydatki ponoszone przez Spółkę na poczęstunek dla klientów stanowią zwyczajowy poczęstunek.

W związku z powyższym Spółka uważa, że wydatki na opisane powyżej usługi gastronomiczne oraz artykuły spożywcze jako należące do powszechnie obowiązujących zwyczajów kulturowych nie mają charakteru okazałości i mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Oczywistym jest, że zaliczenie przedmiotowych wydatków do podatkowych kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest także wykazaniem ich celowości i związku z przychodem o raz ich prawidłowym udokumentowaniem.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, ze zm.) – kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy. W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania, ustawodawca wyróżnia koszty podatkowe bezpośrednio związane z przychodami i inne niż bezpośrednio z nimi związane, których nie można wprost przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Właściwa i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu) oraz potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu. Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą – co do zasady - zaistnieć łącznie następujące przesłanki:

*   został poniesiony przez podatnika,

*   jest definitywny, a więc bezzwrotny,

*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

*   poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

*   został właściwie udokumentowany,

*   nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo–skutkowym z osiąganymi przychodami. Natomiast stosownie do treści art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 16 ust. 1 pkt 28 zmieniony przez art. 1 pkt 11 lit. a) tiret pierwsze ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. Dz. U. Nr 217, poz. 1589, zmieniającej nin. ustawę z dniem 1 stycznia 2007 r.).

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje pojęcia reprezentacji, wobec czego, w pierwszej kolejności, należy uznać, że pojęcie to powinno być w kontekście analizowanego przepisu rozumiane w sposób przyjęty w języku potocznym. Innymi słowy dokonując wykładni językowej należy również odwołać się do znaczenia jakie pojęcie "reprezentacja" ma w języku potocznym. Obecnie, współcześnie na gruncie języka polskiego słowo „reprezentacja” oznacza:

1.  «grupę osób występującą w czyimś imieniu»
2.  «reprezentowanie kogoś lub czegoś»
3.  «grupę zawodników reprezentującą w zawodach barwy swojego kraju, klubu lub miasta»

*   (Słownik Języka Polskiego PWN, http://sjp.pwn.pl/lista.php?co=reprezentacja).

„Reprezentacja” może być też rozumiana jako „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną” (Nowy Słownik Języka Polskiego, PWN, Warszawa, 2003).

Natomiast pojęcie „reprezentować” to

1.  «występować i działać w czyimś imieniu»
2.  «być wyrazicielem czegoś, np. jakichś poglądów, idei lub wartości

*   (Słownik Języka Polskiego PWN, http://sjp.pwn.pl/lista.php?co=reprezentOWA%C6).

Również w wyroku z dnia 6 maja 1998 r. – sygn. akt SA/Sz 1412/97, niepubl., Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że reprezentacja nie musi odnosić się do okazałości, wystawności, a odnosi się do dobrego reprezentowania firmy, które może polegać na odpowiednim ubiorze pracowników, wystrojów firmy, jego logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów. Za reprezentację w potocznym rozumieniu tego słowa należy uznać wszelkie działania, związane z tworzeniem wizerunku firmy, utrzymywaniem dobrych relacji z kontrahentami, które wprawdzie nie są konieczne dla osiągania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła, ale sprzyjają temu celowi, są z nim w sposób pośredni powiązane.

Podkreślić należy, że obecnie tego typu kwalifikowanie wydatków i celów ich poniesienia znajduje ponadto odzwierciedlenie w doktrynie prawa podatkowego. Reprezentacja to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów (B. Brzeziński, M. Kalinowski., Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz, Warszawa 1997, str. 159). Za koszt uzyskania przychodów nie będą mogły być uznane bankiety z kontrahentami w restauracjach. Dotyczyć to będzie nie tylko wystawnych kolacji, ale również tzw. lunchu biznesowego (W. Nykiel, A. Mariański – pod red., Komentarz do ustawy do podatku dochodowego od osób prawnych 2009, Gdańsk 2009, str. 493).

Uzasadnione jest zatem twierdzenie, że na płaszczyźnie gospodarczej, reprezentacja winna być rozumiana jako działania, które polegają na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, i które mają na celu kształtowanie oraz utrwalanie korzystnego, pozytywnego wizerunku firmy poprzez, np. sposób podejmowania kontrahentów, poczęstunek, wręczanie upominków. Reprezentacja ponadto nie musi odnosić się wyłącznie do okazałości, wystawności, ale przejawiać w dobrym reprezentowaniu firmy. W konsekwencji o reprezentacji należy mówić w odniesieniu do każdych działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami. Obejmuje ona zarówno działania zmierzające do:

*   stworzenia oczekiwanego wizerunku, pozycji podatnika jako podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, jak i

*   stworzenia korzystnych warunków w celu nawiązania nowych lub też podtrzymania (rozszerzenia) dotychczasowych kontaktów.

Brak więc podstaw, by twierdzić, że celem poniesienia wydatków musi być wyłącznie kreowanie wizerunku firmy – ustawodawca wyłączył z kosztów wszystkie te wydatki, które dotyczą reprezentacji - niezależnie od stopnia ich wpływu na wizerunek. Nie ma w tej kwestii również potrzeby odwoływania się do nieokreślonych, niesprecyzowanych, ogólnikowo wskazanych jako powszechne, norm czy zwyczajów przyjętych w tzw. obrocie gospodarczym. Przyjęcie odmiennego stanowiska mogłoby prowadzić do sformułowania np. błędnego stwierdzenia, że w świetle art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy wydatki na spotkanie i stosunkowo niewielki poczęstunek w prestiżowej restauracji, nie będą uznane za reprezentację, gdyż spotkanie miało także charakter biznesowy, a celem poniesienia wydatków nie było kreowanie wizerunku firmy. Spotkanie służyło bowiem omawianiu bieżących spraw dotyczących wyłącznie współpracy podmiotu z danym kontrahentem (kontrahentami), np. warunków sprzedaży towarów, przedstawienie aktualnej oferty handlowej, negocjacje warunków umów, itp. Jednostka - w swoim subiektywnym odczuciu ponosiła wydatki na „zwykłe, drobne posiłki”, a swoim działaniem nie wyszła poza ustalone na świecie, w tego typu podmiotach gospodarczych normy czy zwyczaje.

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego należało zauważyć, że podstawowym problemem w przedmiotowej sprawie było rozstrzygnięcie czy wydatki na organizowanie spotkań z kontrahentami w siedzibie Spółki, na drobne poczęstunki, (kawę, herbatę, wodę oraz inne napoje bezalkoholowe, cukierki, ciastka, paluszki i napoje bezalkoholowe) podczas tzw. spotkań biznesowych w toku prowadzonych spotkań handlowych związane są z określonym sposobem podejmowania interesantów i kontrahentów, ukierunkowanym na reprezentowanie firmy, służą budowaniu jej prestiżu (reprezentacja), czy też nie mają tego charakteru.

Wydatki ponoszone przez Spółkę na nabycie produktów spożywczych w postaci kawy, herbaty, drobnych słodyczy, napoi bezalkoholowych, itp. pozostawionych do dyspozycji kontrahentów odwiedzających siedzibę Spółki, nie noszą jednoznacznych znamion reprezentacji. Co prawda koszty te dotyczą oficjalnych kontaktów biznesowych utrzymywanych przez Wnioskodawcę, jednak z uwagi na zwyczajowy, nie związany z okazałością, charakter oferowanego poczęstunku i przyjmując ich nieznaczny koszt jednostkowy (na przykład równowartości kilku, kilkunastu złotych), nie stanowią one kosztów reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Spółka może zatem zaliczyć te wydatki – jako ogólne kosztów funkcjonowania – do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 tej ustawy, o ile przedmiotowe wydatki nie miały charakteru kosztów reprezentacji.

Reasumując należy stwierdzić, że w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na drobne poczęstunki kontrahentów w siedzibie firmy – stanowisko Spółki jest prawidłowe.

Na marginesie sprawy tut. organ zauważa, że ocena podatkowa poszczególnych kosztów ponoszonych na organizowanie spotkań z kontrahentami dla kontrahentów, w każdym przypadku winna być dokonywana indywidualnie i całościowo. W celu wykazania związku pomiędzy kosztem, a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. W myśl art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Z tak udokumentowanych wydatków powinno ponadto wynikać, że mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez podatnika przychodów. W zakresie obowiązków podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.