Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP3/4512-560/15-2/KP
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2015-07-31
Teza: Faktury zakupowe przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur zakupowych, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 2 lipca 2015 r. (data wpływu 6 lipca 2015 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie zapisów obrazów elektronicznych oryginałów faktur VAT zakupu otrzymanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z tych faktur **– jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 6 lipca 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie zapisów obrazów elektronicznych oryginałów faktur VAT zakupu otrzymanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z tych faktur.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”). Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności nabywa towary i usługi, których zakup jest udokumentowany fakturami VAT, wystawianymi przez kontrahentów zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. W ciągu miesiąca Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość faktur papierowych, które obecnie są przechowywane w oryginałach w formie papierowej, co wiąże się z kosztami.

Celem minimalizacji kosztów, a także usprawnienia obiegu dokumentów i dostępu do dokumentów wewnątrz firmy, Wnioskodawca zamierza wdrożyć rozwiązanie informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu faktur (a także paragonów oraz innych dokumentów księgowych) otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej.

Procedura archiwizowania faktur w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco.

Otrzymana w formie papierowej faktura będzie skanowana do formatu elektronicznego PDF, przy czym wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Zeskanowane faktury będą przesyłane w elektronicznym obiegu dokumentów w ramach systemu SAP oraz będą archiwizowane w formie elektronicznej w systemie „Easy Archive”, połączonym z systemem SAP. Analogiczny system archiwizowania faktur będzie stosowany w przypadku faktur otrzymywanych od kontrahentów w wersji elektronicznej (w postaci załączników w formacie PDF przesyłanych przez kontrahentów mailem).

W przypadku każdej faktury będzie możliwość wyświetlenia jej czytelnego obrazu (skanu) na ekranie komputera mającego dostęp do systemu SAP funkcjonującego u Wnioskodawcy. Będzie również możliwość dokonania wydruków skanów oraz zapisania ich na elektronicznym nośniku danych.

Serwery, na których znajduje się zarówno system SAP wykorzystywany przez Wnioskodawcę, jak i system „Easy Archive”, są zlokalizowane w Szwajcarii.

Wnioskodawca będzie miał możliwość jednoznacznego ustalenia wystawcy każdej faktury archiwizowanej i przechowywanej w formie elektronicznej (autentyczność pochodzenia faktury). Dane zawarte w fakturze będą chronione przed ich przetwarzaniem i zmianą poprzez stosowany format PDF oraz ograniczony dostęp do faktur w ramach systemu SAP (integralność treści). Każda z faktur będzie mogła zostać powiązaną z posiadanymi przez Wnioskodawcę dokumentami dotyczącymi dostawy lub usługi udokumentowanej fakturą (zamówieniem, umową, dokumentami magazynowymi, itp.).

Faktury archiwizowane w wersji elektronicznej będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do faktur, za pomocą środków elektronicznych w trybie on-line, poprzez możliwość ich wyświetlenia w systemie SAP, a także możliwość ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Po zarchiwizowaniu w wersji elektronicznej wersje papierowe faktur będą niszczone.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywania faktur VAT oraz innych dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej, na opisanych zasadach, oraz czy Wnioskodawca zachowa na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymywanych faktur archiwizowanych i przechowywanych zgodnie z opisaną procedurą wyłącznie w formie elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy:

W ocenie Wnioskodawcy opisana procedura archiwizowania i przechowywania faktur VAT oraz innych dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej jest dopuszczalna w świetle obowiązujących przepisów prawa, a Wnioskodawca zachowa na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymywanych faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

W ocenie Wnioskodawcy dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej na opisanych zasadach faktur VAT i innych dokumentów księgowych otrzymanych w formie papierowej, przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów otrzymanych w formie papierowej.

Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z kolei z art. 112a ustawy o VAT podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, oraz otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, powinny być przechowywane w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Powyższe przepisy są jedynymi, które regulują kwestie procedur związanych z postępowaniem z fakturami, w tym archiwizowaniem i przechowywaniem faktur w wersji elektronicznej. Warunki stawiane w tych regulacjach ograniczają się do konieczności przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur oraz zapewnienie ich czytelności.

W ocenie Spółki archiwizowanie faktur w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego zapewni integralność ich treści (nie będą dokonywane żadne modyfikacje danych, które zawiera faktura). Integralność danych zawartych w fakturze zapewni stosowany format PDF, który uniemożliwia bez stosowania specjalnych narzędzi przetwarzanie danych w nim zawartych. Jako taki został zaaprobowany w licznych interpretacjach organów podatkowych, m. in. interpretacje Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 kwietnia 2012 r., sygn. IPPP3/443-71/12-5/KC czy z 20 maja 2011 r., sygn., IPPP2-443-225/11-3/IZ. Ewentualna ingerencja w fakturę zapisaną w formacie PDF jest możliwa na takich samych zasadach jak ingerencja w fakturę papierową, tj. poprzez celowe działania zmierzające do przerobienia dokumentu, co może nosić znamiona czynu zabronionego. Dodatkowo integralność treści faktur zapewniać będzie ograniczony dostęp do nich użytkowników w ramach systemu SAP. Użytkownicy systemu SAP nie będą mieli możliwości modyfikowania treści faktur.

Zapewniona zostanie również autentyczność pochodzenia faktur, poprzez fakt że Wnioskodawca będzie miał każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę, oraz że będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.

W ocenie Wnioskodawcy w odniesieniu do formy elektronicznej zachowana zostanie zachowana taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej. Wnioskodawca będzie mógł zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność).

Zdaniem Wnioskodawcy, posiadanie przez podatnika dokumentów mających za zadanie uzupełniać fakturę (jak np. zamówienie, wcześniej zawarta umowa, dokumenty magazynowe), które towarzyszą realizowanym transakcjom handlowym, należy uznać za właściwą kontrolę biznesową. Powiązanie konkretnej faktury z dokumentami ją uzupełniającymi stanowi wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą, a udokumentowaną nią transakcją. Dokumenty uzupełniające zapewniają możliwość kontrolowania związku zachodzącego pomiędzy wystawieniem faktury, a dokonaniem dostawy towarów albo świadczeniem usług objętych fakturą, zweryfikowania tożsamości wystawcy faktury oraz przeprowadzenia kontroli, czy dana faktura wiernie odzwierciedla fakt dostarczenia towarów albo wykonania świadczenia i czy w sposób wiarygodny dowodzi warunków przeprowadzenia danej transakcji. Powołując się na powyższe należy stwierdzić, że procedura stosowana przez Wnioskodawcę stworzy zarówno właściwą kontrolę biznesową, jak i wiarygodną ścieżkę audytu w odniesieniu do faktur archiwizowanych i przechowywanych przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej.

Na podstawie przedstawionych wyżej argumentów Wnioskodawca stwierdza, że opisana procedura archiwizowania i przechowywania dokumentów księgowych, w tym faktur VAT, wyłącznie w formie elektronicznej, spełnia wszelkie warunki wynikające z przepisów ustawy o VAT. Procedura ta gwarantuje zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur. Ponadto gwarantuje łatwe odszukiwanie faktur oraz zapewnia organowi podatkowemu bezzwłoczny do nich dostęp. Wnioskodawcą będzie więc uprawniony do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, na takich samych zasadach jak w przypadku faktur archiwizowanych i przechowywanych w formie papierowej.

Powyższe stanowisko Wnioskodawcy w pełni potwierdza szereg interpretacji indywidualnych przepisów prawa podatkowego wydanych przez organy podatkowe, np. interpretacje Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27 lutego 2015 r., sygn. IBPP3/443-1389/14/EJ, oraz z 25 marca 2015 r., sygn. IPPP2/4512-8/15-4/IZ czy interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 6 maja 2015 r., sygn. IBPP3/4512-126/15/KG.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ww. ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W ramach prowadzonej działalności nabywa towary i usługi, których zakup jest udokumentowany fakturami VAT, wystawianymi przez kontrahentów zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość faktur papierowych, które obecnie są przechowywane w oryginałach w formie papierowej, co wiąże się z kosztami.

Celem minimalizacji kosztów, a także usprawnienia obiegu dokumentów i dostępu do dokumentów wewnątrz firmy, Wnioskodawca zamierza wdrożyć rozwiązanie informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu faktur (a także paragonów oraz innych dokumentów księgowych) otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej. Procedura archiwizowania faktur w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco: Otrzymana w formie papierowej faktura będzie skanowana do formatu elektronicznego PDF, przy czym wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Zeskanowane faktury będą przesyłane w elektronicznym obiegu dokumentów w ramach systemu SAP oraz będą archiwizowane w formie elektronicznej w systemie „Easy Archive”, połączonym z systemem SAP. Analogiczny system archiwizowania faktur będzie stosowany w przypadku faktur otrzymywanych od kontrahentów w wersji elektronicznej (w postaci załączników w formacie PDF przesyłanych przez kontrahentów mailem). W przypadku każdej faktury będzie możliwość wyświetlenia jej czytelnego obrazu (skanu) na ekranie komputera mającego dostęp do systemu SAP funkcjonującego u Wnioskodawcy. Będzie również możliwość dokonania wydruków skanów oraz zapisania ich na elektronicznym nośniku danych. Wnioskodawca będzie miał możliwość jednoznacznego ustalenia wystawcy każdej faktury archiwizowanej i przechowywanej w formie elektronicznej (autentyczność pochodzenia faktury). Dane zawarte w fakturze będą chronione przed ich przetwarzaniem i zmianą poprzez stosowany format PDF oraz ograniczony dostęp do faktur w ramach systemu SAP (integralność treści). Każda z faktur będzie mogła zostać powiązaną z posiadanymi przez Wnioskodawcę dokumentami dotyczącymi dostawy lub usługi udokumentowanej fakturą (zamówieniem, umową, dokumentami magazynowymi, itp.). Faktury archiwizowane w wersji elektronicznej będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do faktur, za pomocą środków elektronicznych w trybie on-line, poprzez możliwość ich wyświetlenia w systemie SAP, a także możliwość ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych. Po zarchiwizowaniu w wersji elektronicznej wersje papierowe faktur będą niszczone.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur. Wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Analiza opisu zdarzenia przyszłego oraz obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa podatkowego prowadzą do wniosku, że w opisanej sprawie planowany przez Wnioskodawcę system archiwizacji i przechowywanie faktur VAT w postaci elektronicznej będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktury. Zatem należy stwierdzić, że przechowywanie otrzymanych w formie papierowej faktur VAT w postaci elektronicznej będzie zgodne z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego.

Tym samym w świetle obowiązujących przepisów ustawy o VAT Wnioskodawca jest uprawniony do przechowywania faktur VAT które będzie otrzymywać od swoich kontrahentów w wersji papierowej wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy.

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/ elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności należy uznać, że faktury zakupowe przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur zakupowych, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy uznaje się za prawidłowe.

Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisy wykonawcze do tej ustawy nie regulują kwestii dokumentowania czynności innych niż objętych ustawą o VAT, w szczególności wystawiania i przechowywania różnego rodzajów innych niż faktura czy faktura korygująca dokumentów księgowych potwierdzających dokonanie danej transakcji. Zatem, z uwagi na okoliczność, że wymienione przez Wnioskodawcę w opisie sprawy dokumenty księgowe nie są dokumentami przewidzianymi przez przepisy o podatku od towarów i usług, jako takie nie są objęte regulacją tych przepisów.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. 2012, poz. 270, z późn. zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.