Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/443-610/10-3/MM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2010-10-21
Teza: Faktura, która została wystawiona przez Wnioskodawcę w formie papierowej, a która została wysłana do kontrahenta pocztą e-mail w formie pliku PDF nie stanowi oryginału faktury, o którym mowa w art. 86 ust. 2 punkt 1 ustawy o VAT, tym samym datą otrzymania takiej faktury, o której mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT nie jest data otrzymania przez nabywcę (kontrahenta) maila zawierającego fakturę w formie pliku PDF. Otrzymanie faktury poprzez systemy elektroniczne, bez stosowania przepisów regulujących tę materię, powoduje, że wystawione faktury nie są uznane na gruncie ustawy o VAT za dokumenty wprowadzone do obrotu prawnego. Skoro zaś nie zostały wprowadzone, nie mogą korzystać z ochrony prawnej.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-oryginał faktury; faktura-otrzymanie faktury; odliczenia-odliczenie podatku; poczta-poczta elektroniczna; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007r. Nr 112, poz.770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 10.08.2010r. (data wpływu 17.08.2010r.), uzupełnione pismem z dnia 02.09.2010r. (data wpływu 07.09.2010r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wysyłania drogą elektroniczną skanowanych faktur wystawionych w formie papierowej oraz momentu odbioru takiej faktury przez nabywcę – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 17.08.2010r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wysyłania drogą elektroniczną skanowanych faktur wystawionych w formie papierowej oraz momentu odbioru takiej faktury przez nabywcę. Przedmiotowy wniosek zawierał braki formalne. W związku z czym tut. Organ podatkowy pismem z dnia 23.08.2010r. znak IPPP2/443-610/10-2/MM wezwał Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku o powyższe braki. Wniosek został uzupełniony w terminie prawidłowym.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka zgodnie z przepisami ustawy z 11 marca 2004 r. o Podatku od towarów i usług Dz. U. 2004r., nr 54, poz. 535 z późniejszymi zmianami, zwanej dalej Ustawą, wystawia faktury VAT dokumentujące sprzedaż towarów i usług w obrocie krajowym. Obowiązek wystawienia faktury wynika z art. 106 dział XI Ustawy. Faktury generowane są w formie dokumentów PDF bezpośrednio z systemu rachunkowo-księgowego Spółki.

Spółka zamierza tak wystawione faktury VAT przesyłać nabywcy jako załącznik do e-maila. Nabywca tak wystawioną fakturę będzie drukował, archiwizował w formie papierowej i traktował jako oryginał faktury VAT dla celów Ustawy.

Na stosowanie powyższej procedury tj. przesyłanie faktur e-mailem w formie plików PDF oraz drukowanie faktur przez nabywcę. Spółka otrzyma uprzednio zgodę nabywcy. Zgoda będzie wyrażona w formie e-mail oraz określać będzie adres e-mail, na który należy kierować faktury.

Za datę otrzymania faktury przez nabywcę uznaje się datę otrzymania faktury przez serwer pocztowy odbiorcy. Nabywca będzie archiwizować e-maila jako potwierdzenie daty otrzymania faktury w formie elektronicznej bądź papierowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy dopuszczalne jest traktowanie wydruku dokumentu PDF (oryginału faktury VAT) wystawionego w systemie sprzedawcy, przesłanego do nabywcy w formie załącznika e-mail, jako oryginału faktury VAT, o którym mowa w art. 86 ust. 2 punkt 1 dział IX Ustawy?
2.  Czy za datę otrzymania faktury, o której mowa w art. 86 ust. 10 punkt 1, należy rozumieć datę otrzymania przez nabywcę maila zawierającego fakturę w formie pliku PDF?

W ocenie Wnioskodawcy szczególne uregulowania w obrocie e-fakturami przewidziane w rozporządzeniu z 14 lipca 2005 r. Dz. U. nr 133 poz. 1119 odnoszą się do sytuacji, gdy faktura jest wystawiana, przesyłana i przechowywana w formie elektronicznej. Rozporządzenie, zdaniem Podatnika, nie odnosi się do opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Podatnika, gdy faktura jest tylko wystawiana i przesyłana przez Internet. W Opisie zdarzenia przyszłego faktury wystawione w PDF i przesłane e-mailem będą drukowane przez nabywcę i składowane w formie papierowej. Stanowisko podobne wyraził NSA w swoim wyroku z 20 maja 2010 r., sygn. Akt. I FSK 1444/09.

W związku z powyższym Wnioskodawca uważa, że dopuszczalne jest traktowanie wydruku dokumentu PDF (oryginału faktury VAT) wystawionego w systemie sprzedawcy, przesłanego do nabywcy w formie załącznika e-mail, jako oryginału faktury VAT, o którym mowa w art. 86 ust. 2 punkt 1 dział IX Ustawy. Za datę otrzymania faktury, o której mowa w art. 86 ust. 10 punkt 1, należy rozumieć datę otrzymania przez nabywcę maila zawierającego fakturę w formie pliku PDF tj. data wpływu dokumentu na serwer pocztowy odbiorcy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej „ustawą o VAT” podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT zawarto delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur.

Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwanego dalej „rozporządzeniem”. Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz "KOPIA".

Z ww. przepisów wynika, iż podatnicy winni wystawiać faktury, dokumentujące czynności opodatkowane, o ile takie wykonują. W aspekcie rozpatrywanej sprawy istotne jest rozstrzygnięcie co należy rozumieć pod pojęciem „wystawić”. Zgodnie z Słownikiem Języka Polskiego (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1994r.) przez słowo wystawić należy rozumieć: wypisać, wypełnić, wydać, np. wystawić czek, rachunek dokument.

A zatem pojęcie "wystawiać" oznacza sporządzenie dokumentu, w tym przypadku faktury, na użytek kontrahenta - odbiorcy towaru lub usługi, oraz wręczenie (doręczenie) przedmiotowej faktury kontrahentowi. Sporządzenie takiej faktury polega na ujęciu w dokumencie o tej nazwie, niezbędnych danych.

Co prawda, zarówno ustawa o VAT jak i ww. rozporządzenie, nie określa wprost formy w jakiej faktura ma być wystawiona (papierowej czy elektronicznej). Jednakże takie określenie znajduje się w Dyrektywie 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347 str. 1 ze zm.), zwaną dalej „Dyrektywą”.

Zgodnie z art. 218 Dyrektywy do celów niniejszej dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale.

W myśl art. 232 Dyrektywy faktury wystawione zgodnie z ww. przepisem mogą zostać przesłane w formie papierowej lub, z zastrzeżeniem akceptacji odbiorcy, mogą zostać przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną.

Stosownie do art. 233 ust. 1 Dyrektywy państwa członkowskie akceptują faktury przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną, pod warunkiem że autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści zagwarantowano przy użyciu jednej z następujących metod:

1.  za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 2 pkt 2) dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 1999/93/WE z dnia 13 grudnia 1999r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych;
2.  za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z definicją zawartą w art. 2 zalecenia Komisji 1994/820/WE z dnia 19 października 1994r. dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, w przypadku gdy porozumienie dotyczące takiej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.

Faktury mogą być jednak przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną przy zastosowaniu innych metod, z zastrzeżeniem ich akceptacji przez zainteresowane państwo lub państwa członkowskie.

Z przytoczonych przepisów jednoznacznie wynika, iż faktura może być wystawiona i przesłana jedynie w formie papierowej - czyli wystawca faktury winien sporządzić ją w formie papierowej i w takiej też formie dostarczyć ją kontrahentowi – oraz w formie elektronicznej, lecz jedynie przy zachowaniu ww. metod, gdyż przepisy krajowe nie przewidują innego sposobu wystawiania oraz przesyłania faktur.

Wyjątkiem od zasady wystawiania faktur w formie papierowej są faktury wystawiane w formie elektronicznej, co zostało uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Ze względu na fakt, że zapytanie Wnioskodawcy nie dotyczy tego rodzaju faktur w niniejszej interpretacji nie została dokonana szczegółowa interpretacja przepisów zawartych w ww. rozporządzeniu lecz tutejszy organ chciałby zwrócić uwagę na niektóre regulacje zawarte w ww. rozporządzeniu. I tak zgodnie z § 4 faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1.  bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Kwotę podatku naliczonego stanowi (…) suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit a ustawy o VAT). Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18 (art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT).

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca wystawia faktury VAT dokumentujące sprzedaż towarów i usług w obrocie krajowym. Faktury generowane są w formie dokumentów PDF bezpośrednio z systemu rachunkowo-księgowego Spółki. Spółka zamierza tak wystawione faktury VAT przesyłać nabywcy jako załącznik do e-maila. Nabywca tak wystawioną fakturę będzie drukował, archiwizował w formie papierowej i traktował jako oryginał faktury VAT dla celów Ustawy. Na stosowanie powyższej procedury tj. przesyłanie faktur e-mailem w formie plików PDF oraz drukowanie faktur przez nabywcę. Spółka otrzyma uprzednio zgodę nabywcy. Zgoda będzie wyrażona w formie e-mail oraz określać będzie adres e-mail, na który należy kierować faktury. Przedmiotem zapytania Wnioskodawcy jest, czy dopuszczalne jest traktowanie wydruku dokumentu PDF (oryginału faktury VAT) wystawionego w systemie sprzedawcy, przesłanego do nabywcy w formie załącznika e-mail, jako oryginału faktury VAT, o którym mowa w art. 86 ust. 2 punkt 1 dział IX Ustawy, a także czy za datę otrzymania faktury, o której mowa w art. 86 ust. 10 punkt 1, należy rozumieć datę otrzymania przez nabywcę maila zawierającego fakturę w formie pliku PDF.

Biorąc pod uwagę opisane powyżej zdarzenie przyszłe oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa podatkowego tut. Organ podatkowy stwierdza, iż stanowisko Wnioskodawcy w zakresie dwóch zadanych pytań należało uznać za nieprawidłowe. Wystawiane przez Wnioskodawcę faktury VAT w formie papierowej drogą elektroniczną (wysyłane do nabywcy pocztą elektroniczną w postaci pliku PDF), niebędące zarazem fakturami w postaci elektronicznej z podpisem elektronicznym, nie spełniają wymogu przewidzianego w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT. Najistotniejsza w kontekście rozpatrywanej sprawy jest norma wynikająca z § 19 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia, zgodnie z którym faktura winna być wystawiona w dwóch egzemplarzach - oryginał oraz kopia, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Ponadto oryginał faktury powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury - wyraz "KOPIA". Z przepisu tego jednoznacznie wynika, że jeżeli faktura została wystawiona w formie papierowej (niebędąca fakturą elektroniczną z kwalifikowanym podpisem elektronicznym) to musi ona być przesłana do kontrahenta w takiej samej formie. Ustawodawca w żadnym przepisie wyżej cytowanego rozporządzenia, jak też w żadnym innym akcie prawnym nie dopuścił możliwości przesyłania faktur papierowych pocztą e-mail w formie pliku PDF.

Reasumując, faktura, która została wystawiona przez Wnioskodawcę w formie papierowej, a która została wysłana do kontrahenta pocztą e-mail w formie pliku PDF nie stanowi oryginału faktury, o którym mowa w art. 86 ust. 2 punkt 1 ustawy o VAT, tym samym datą otrzymania takiej faktury, o której mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT nie jest data otrzymania przez nabywcę (kontrahenta) maila zawierającego fakturę w formie pliku PDF. Otrzymanie faktury poprzez systemy elektroniczne, bez stosowania przepisów regulujących tę materię, powoduje, że wystawione faktury nie są uznane na gruncie ustawy o VAT za dokumenty wprowadzone do obrotu prawnego. Skoro zaś nie zostały wprowadzone, nie mogą korzystać z ochrony prawnej.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w odniesieniu do tak przedstawionego zdarzenia przyszłego należało uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację, w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.