Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPB3/423-746a/12/MK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2013-03-27
Teza: W którym momencie Spółka powinna rozpoznać koszty uzyskania przychodów, w przypadku, gdy termin wypłaty lub postawienia do dyspozycji wynagrodzenia oraz innych świadczeń na rzecz pracowników nie wynika z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony lub gdy Spółka dokona wypłaty należności po terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony?
Słowa kluczowe: ekwiwalent-ekwiwalent pieniężny; koszt; koszt-koszty uzyskania przychodów; koszt-moment zarachowania kosztów; nagrody-nagrody pieniężne; odprawy; odprawy-odprawa pieniężna; pracodawca; pracownik; premia; premia-premia pieniężna; regulamin; rekompensata; ryczałt; samochód; umowa-rozwiązanie umowy; wynagrodzenia; wynagrodzenia-wynagrodzenie za pracę; świadczenie
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 2-art. 12; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 19 grudnia 2012 r. (data wpływu 27 grudnia 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie określenia, w którym momencie Spółka powinna rozpoznać koszty uzyskania przychodów, w przypadku, gdy termin wypłaty lub postawienia do dyspozycji wynagrodzenia oraz innych świadczeń na rzecz pracowników nie wynika z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony lub gdy Spółka dokona wypłaty należności po terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony (pytanie oznaczone jako nr 2 w poz. 69 wniosku - druk ORD-IN) - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 27 grudnia 2012 r. wpłynął do tut. organu wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie w zakresie określenia momentu zaliczenia w kosztach uzyskania przychodów wynagrodzeń oraz innych świadczeń na rzecz pracowników.

**W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące stany faktyczne oraz opisy zdarzeń przyszłych.**

Wnioskodawca – Spółka Akcyjna jest przedsiębiorstwem energetycznym zajmującym się przesyłem i dystrybucją energii elektrycznej. W ramach struktury organizacyjnej wyodrębnia się Centralę Spółki oraz osiem Oddziałów, które posiadają status pracodawcy

i są płatnikami podatku dochodowego od osób fizycznych. Funkcjonowanie w ramach Spółki dziewięciu pracodawców jest wynikiem przeprowadzonej konsolidacji ośmiu spółek sektora energetycznego w trybie art. 492 § 1 pkt 1 Kodeksu spółek handlowych.

W ramach tzw. sukcesji uniwersalnej Spółka (ówcześnie pod nazwą X X X S.A.) stała się następcą prawnym spółek przejmowanych, a pracownicy konsolidowanych spółek stali się z mocy prawa pracownikami utworzonych przez Spółkę Oddziałów i Centrali. Przejęcie ogółu praw i obowiązków dotyczyło także przejęcia wszystkich zobowiązań dotyczących świadczeń na rzecz pracowników, do ponoszenia których zobowiązane były spółki podlegające konsolidacji.

Spółka zatrudnia kilka tysięcy pracowników. Zgodnie z obowiązującymi w Spółce Regulaminami Wynagradzania, Zakładowymi Układami Zbiorowymi Pracy, Ponadzakładowym Układem Zbiorowym Pracy, Umową Społeczną, umowami zawartymi z pracownikami, decyzjami lub uchwałami Dyrektorów Generalnych Oddziałów, Zarządu Spółki jak również innymi przepisami prawa pracy (zwane dalej też: „regulacjami dotyczącymi wynagrodzeń"), pracownikom Spółki, oprócz wynagrodzenia zasadniczego, przysługują także inne należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy

z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r., nr 14, poz. 176 ze zm.). Są to w szczególności świadczenia, które opisane zostały w poniższych 3 punktach:

1\. Świadczenia na rzecz pracowników przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc, ale dotyczące pracy wykonanej w danym okresie, np. kwartale, półroczu czy roku. Wśród tego rodzaju świadczeń są:

*   świadczenia, w stosunku do których został określony termin wypłaty i wynika on z umowy, regulaminu lub innego stosunku prawnego łączącego strony oraz
*   świadczenia, w stosunku do których taki termin nie został wprost wskazany w wymienionych dokumentach. Zasady i wysokość niektórych świadczeń wynika z regulacji dotyczących wynagrodzeń znanych na ostatni dzień okresu (tj. kwartału, półrocza, roku), za który świadczenie jest należne. Część z nich wynika z decyzji czy uchwał Dyrektorów Generalnych Oddziałów czy Zarządu Spółki podjętych już po upływie okresu, za który świadczenie jest należne.

W sytuacji braku wskazanego terminu wypłaty, Spółka dokonuje wypłaty bez zbędnej zwłoki, najczęściej razem z wynagrodzeniem zasadniczym należnym za miesiąc będący jednocześnie ostatnim miesiącem okresu, za który pracownikowi przysługuje świadczenie pieniężne, co w większości przypadków oznacza, iż pracownik otrzymuje świadczenie w danym miesiącu lub do 10 dnia następnego miesiąca.

Przy czym mogą wystąpić przypadki, gdy koszt świadczenia zostanie ujęty w księgach rachunkowych w roku obrotowym, w którym stało się należne jako:

a) zobowiązanie b)rezerwa lub bierne rozliczenie międzyokresowe kosztów, a wypłata będzie dokonana terminowo:

\- do dnia złożenia zeznania rocznego CIT-8 za dany rok lub - po dniu złożenia zeznania rocznego CIT-8 za dany rok.

Do tej grupy świadczeń na rzecz pracowników można zaliczyć między innymi:

\- premie motywacyjne przyznawane za wyniki w realizowanych w danym okresie planach, projektach, programach, działaniach, np. optymalizacji kosztów lub innych wskazanych w uchwale Zarządu Spółki,

\- premie roczne, tzw. „trzynastka". Premia roczna wypłacana jest za dany rok w terminie wskazanym w regulacjach dotyczących wynagrodzeń najpóźniej do końca maja następnego roku, proporcjonalnie do okresu zatrudnienia pracownika w danym roku. Premia roczna stanowi 8,5% rocznego funduszu wynagrodzeń,

\- kwartalne premie motywacyjne wypłacane razem z wypłatą wynagrodzenia zasadniczego za miesiąc następujący po miesiącu kończącym dany kwartał. Premia kwartalna może zostać przyznana za osiągnięcia związane z uzyskaniem bardzo dobrych wyników związanych z realizacją zadań wynikających z indywidualnych zakresów czynności oraz związanych z wykonywaniem obowiązków przekraczających zwykły zakres zadań ustalonych w zakresie czynności.

\- ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej przysługujący uprawnionemu pracownikowi za dany miesiąc, wypłacany za okresy kwartalne bez wskazanego terminu, w którym Spółka zobowiązana jest dokonać wypłaty. Wysokość ekwiwalentu ustalana jest raz na rok i w latach następnych ulega zmianie o planowany wskaźnik wzrostu cen.

2\. Świadczenia na rzecz pracowników tzw. jednorazowe, przysługujące w związku z zaistnieniem danego zdarzenia, np. ustaniem zatrudnienia w związku z przejściem na emeryturę, zakończeniem okresu, na który była zawarta umowa o pracę lub też wcześniejszym rozwiązaniem umowy o pracę za porozumieniem stron w ramach procesów restrukturyzacji. Wśród tego rodzaju świadczeń są:

1.  świadczenia, w stosunku do których został określony termin wypłaty i wynika on z umowy, regulaminu lub innego stosunku prawnego łączącego strony oraz
2.  świadczenia, w stosunku do których taki termin nie został wprost wskazany w wymienionych dokumentach, przy czym w sytuacji braku wskazanego terminu wypłaty, Spółka dokonuje wypłaty bez zbędnej zwłoki, najczęściej razem z wynagrodzeniem zasadniczym należnym za miesiąc, w którym pracownik również nabył prawo do świadczenia, co w większości przypadków oznacza, iż pracownik otrzymuje świadczenie pieniężne w danym miesiącu lub do 10 dnia następnego miesiąca.

Przy czym mogą wystąpić przypadki, gdy koszt świadczenia zostanie ujęty w księgach rachunkowych w roku obrotowym, w którym stało się należne jako:

a) zobowiązanie b) rezerwa lub bierne rozliczenie międzyokresowe kosztów, a wypłata będzie dokonana terminowo:

\- do dnia złożenia zeznania rocznego CIT-8 za dany rok lub - po dniu złożenia zeznania rocznego CIT-8 za dany rok.

Do tej grupy świadczeń na rzecz pracowników można zaliczyć między innymi:

\- nagrody jubileuszowe,

\- odprawy emerytalne,

\- dodatkowe odprawy emerytalne za wcześniejsze rozwiązanie stosunku pracy przysługujące na podstawie uchwały Zarządu Spółki,

\- rekompensaty za wcześniejsze rozwiązanie stosunku pracy przysługujące na podstawie uchwały Zarządu Spółki,

\- ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

3\. Inne świadczenia na rzecz pracowników stanowiące zwrot wydatków poniesionych

przez pracowników, w stosunku do których nie w każdym przypadku wskazany jest termin, w którym Spółka zobowiązana dokonać zwrotu wydatków. Spółka dokonuje

wypłaty bez zbędnej zwłoki po spełnieniu przez pracownika wszystkich niezbędnych warunków do dokonania przelewu na rachunek bankowy pracownika lub wypłaty w kasie (tj. przedstawienie dokumentów, z których wynikają poniesione wydatki).

Do tej grupy świadczeń na rzecz pracowników można zaliczyć między innymi:

\- należności z tytułu podróży służbowej (np. dieta, ryczałt za używanie prywatnego samochodu podczas podróży służbowej i inne wydatki rozliczane w ramach delegacji),

\- ryczałt za obuwie, odzież ochronną i okulary używane przy wykonywaniu pracy,

\- dofinansowanie do studiów podejmowanych przez pracowników w związku z wykonywaną przez nich pracą w Spółce,

\- dodatkowe świadczenie pieniężne dla pracowników, którzy podjęli decyzję o zmianie miejsca wykonywania pracy,

\- ryczałt miesięczny za używanie prywatnego samochodu na potrzeby związane z prowadzoną przez Spółkę działalnością, przysługujący na podstawie umowy zawartej pomiędzy pracownikiem a Spółką.

Spółka prowadzi księgi rachunkowe na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r., nr 152, poz. 1223 ze zm.). Wynagrodzenia oraz inne świadczenia na rzecz pracowników Spółka ujmuje w księgach zgodnie z zasadą memoriału, określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Dla przykładu należne pracownikom wynagrodzenia za grudzień, mimo że mają być wypłacone w następnym roku, tj. w styczniu, podlegają zarachowaniu do kosztów księgowych tego roku, którego dotyczą, czyli do grudnia.

Będące przedmiotem wniosku wydatki na rzecz pracowników stanowią w Spółce koszty pośrednie, tj. koszty inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, o których mowa w art. 15 ust. 4d ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

**W związku z powyższym zadano następujące pytania:**

1\. W którym momencie Spółka powinna rozpoznać koszty uzyskania przychodów, w przypadku, gdy termin wypłaty lub postawienia do dyspozycji wynagrodzenia oraz innych świadczeń na rzecz pracowników wynika z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony, przy założeniu, że ich wypłata lub postawienie do dyspozycji pracownikowi nastąpiło terminowo?

2\. W którym momencie Spółka powinna rozpoznać koszty uzyskania przychodów, w przypadku, gdy termin wypłaty lub postawienia do dyspozycji wynagrodzenia oraz innych świadczeń na rzecz pracowników nie wynika z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony lub gdy Spółka dokona wypłaty należności po terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony?

Przedmiot niniejszej interpretacji indywidualnej stanowi odpowiedź na pytanie drugie. Wniosek Spółki w zakresie pytania drugiego zostanie rozpatrzony odrębną interpretacją indywidualną.

Odnosząc się do pytania drugiego Wnioskodawca podniósł, że w przypadku, gdy z przepisów prawa pracy, umowy czy innego stosunku prawnego łączącego strony nie wynika termin wypłaty należności świadczenie to stanowi koszt uzyskania przychodów na zasadzie kasowej, tj. z chwilą wypłaty. Zasada kasowa znajdzie zastosowanie także w przypadku, gdy mimo ustalenia terminu wypłaty należności w stosownych dokumentach, termin ten nie zostanie dochowany i wypłata świadczenia nastąpi po upływie wskazanego terminu.

Innymi słowy, gdy z przepisów prawa pracy, umowy czy innego stosunku prawnego łączącego strony nie wynika termin wypłaty należności, stanowi ona koszt uzyskania przychodów na zasadzie kasowej, tj. z chwilą wypłaty. Zasada kasowa znajdzie zastosowanie także w przypadku wypłaty należności z uchybieniem terminu wynikającego z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego.

**W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanów faktycznych oraz zdarzeń przyszłych**

**w odniesieniu do pytania oznaczonego jako pierwsze - uznaje się za prawidłowe.**

Zgodnie z dyspozycją art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Przepis sformułowany przez ustawodawcę ma charakter ogólny (tzw. klauzula generalna). Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Kosztami uzyskania przychodów są wyłącznie takie koszty, które spełniają kumulatywnie warunki określone w cytowanym art. 15 ust. 1, tj.:

\- został poniesiony przez podatnika,

\- jest definitywny, a więc bezzwrotny,

\- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

\- poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

\- nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Enumeratywnie wymieniony w art. 16 ust. 1 ustawy katalog kosztów niestanowiących kosztów podatkowych nie oznacza bowiem, że inne koszty w nim nie wymienione tymi kosztami nie mogą być. W takim przypadku należy badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodów (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów).

Przesłankę celowości kosztu uważa się za spełnioną, gdy istnieje związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem danego kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Nie ma przy tym znaczenia, czy dany wydatek przyniósł oczekiwany skutek w postaci osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenie ich źródła. Istotne jest, czy w momencie jego ponoszenia podatnik mógł – obiektywnie oceniając – oczekiwać takiego efektu. Zatem, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, której celem jest osiągnięcie przychodów bądź zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

W takim ujęciu kosztami uzyskania przychodów będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za nie stanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000 r., Nr 14, poz. 176 ze zm.) za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń,

a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W przedstawionych stanach faktycznych oraz opisów zdarzeń przyszłych Spółka wskazała, że oprócz wynagrodzenia zasadniczego, zatrudnionym pracownikom przysługują także inne należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r.

o podatku dochodowym od osób fizycznych – przy czym są to świadczenia, w stosunku do których nie został określony termin wypłaty i nie wynika on z umowy, regulaminu lub innego stosunku prawnego łączącego strony, takie jak:

1\. świadczenia na rzecz pracowników, które przysługują za okresy dłuższe niż miesiąc, ale dotyczą pracy wykonanej w danym okresie, np. kwartale, półroczuczy roku. Wśród tego rodzaju świadczeń są:

\- premie motywacyjne,

\- premie roczne, tzw. „trzynastka". Premia roczna wypłacana jest za dany rok w terminie wskazanym w regulacjach dotyczących wynagrodzeń najpóźniej do końca maja następnego roku, proporcjonalnie do okresu zatrudnienia pracownika w danym roku,

\- kwartalne premie motywacyjne wypłacane razem z wypłatą wynagrodzenia zasadniczego za miesiąc następujący po miesiącu kończącym dany kwartał.

\- ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej przysługujący uprawnionemu pracownikowi za dany miesiąc, wypłacany za okresy kwartalne bez wskazanego terminu, w którym Spółka zobowiązana jest dokonać wypłaty;

2\. świadczeń na rzecz pracowników tzw. jednorazowych, które przysługują w związku z zaistnieniem danego zdarzenia, np. ustaniem zatrudnienia w związku z przejściem na emeryturę, zakończeniem okresu, na który była zawarta umowa o pracę lub też wcześniejszym rozwiązaniem umowy o pracę za porozumieniem stron w ramach procesów restrukturyzacji. Wśród tego rodzaju świadczeń są:

\- nagrody jubileuszowe,

\- odprawy emerytalne,

\- dodatkowe odprawy emerytalne za wcześniejsze rozwiązanie stosunku pracy przysługujące na podstawie uchwały Zarządu Spółki,

\- rekompensaty za wcześniejsze rozwiązanie stosunku pracy przysługujące na podstawie uchwały Zarządu Spółki,

\- ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

W odniesieniu do przedstawionych wydatków zaznaczyć należy, że prawidłowe zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem przez podatnika jego celowości i związku z przychodem jak i prawidłowym udokumentowaniem. To na podatniku bowiem ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia obciążenia podatkowego.

Kosztami podatkowymi mogą być również „koszty pracownicze”, gdyż wydatki ponoszone na rzecz pracowników, co do zasady stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów, jeśli tylko spełniają wymóg art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, różnego rodzaju premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, a także inne, np. związane z ochronią zdrowia i życie pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, które określone zostały w przepisach prawa pracy.

Należy jednak pamiętać, że nie każde świadczenie na rzecz pracownika, które stanowi dla niego przychód, może być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy. Pracodawca może bowiem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko te wydatki na rzecz pracowników, które pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i z uzyskiwanymi przez niego przychodami, a jednocześnie wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W myśl obowiązujących od 1 stycznia 2007 r. przepisów art. 15 ust. 4d i ust. 4e ww. ustawy koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (koszty pośrednie), podlegają podatkowemu rozliczeniu w dacie ich poniesienia. Za dzień ten, z zastrzeżeniem przewidzianym w tej ustawie, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Biorąc pod uwagę zaprezentowane powyżej zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów, określone w art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, należy wskazać, że utworzone bierne rozliczenia międzyokresowe (rezerwy) na koszty dotyczące świadczeń pracowniczych, jako ujęte bilansowo dla celów księgowych zobowiązanie, nie stanowią na gruncie podatkowym kosztu uzyskania przychodów.

Jednocześnie należy zauważyć, że mocą art. 2 pkt 5 lit. b ustawy z dnia 6 listopada 2008 roku o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 209, poz. 1316) z dniem 1 stycznia 2009 r. dodano do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych przepisy art. 15 ust. 4g, regulujący kwestie potrącalności tzw. kosztów pracowniczych, zgodnie z którymi:

\- należności z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy, członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

Oznacza to, że pracodawcy, którzy terminowo wypłacają ww. należności i składki mogą je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów już w miesiącu, za który są należne (czyli na tzw. zasadzie memoriałowej).

Dopiero w przypadku niedotrzymania terminu wypłaty wynagrodzenia oraz składek regulacja prawna odsyła do art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W myśl art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich (Dz. U. Nr 127, poz. 1052), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4g.

Ustawodawca pozostawił zwrot „w miesiącu, za który są należne”, zawarty w art. 15 ust. 4g ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, niedookreślonym. Stąd niezbędna jest dokładna analiza jego znaczenia na bazie wykładni literalnej. Słownik języka polskiego (http://sjp.pwn.pl/szukaj/należny) definiuje słowo „należny”, jako „przysługujący, należący się komuś lub czemuś”. W związku z tym przyjmuje się, że dla celów podatkowych dana należność (np. premia) staje się należna, gdy bądź wynika z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony, np. Zakładowych Układów Zbiorowych Pracy.

Cytowany wyżej przepisy należy interpretować następująco:

\- jeżeli wypłata świadczeń ze stosunku pracy następuje w terminie, zaliczenie tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy następuje w miesiącu, za który wypłacane świadczenia są należne,

\- w sytuacji, gdy miało miejsce uchybienie terminowi wypłaty świadczeń, wypłacone lub postawione do dyspozycji świadczenie powinno być zaliczone do kosztów podatkowych według zasady kasowej, tj. w miesiącu dokonania wypłaty lub postawienia do dyspozycji,

\- świadczenie ze stosunku pracy, które nie zostało wypłacone lub postawione do dyspozycji, w ogóle nie stanowi kosztu uzyskania przychodów.

Uregulowania zawarte w art. 15 ust. 4g ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, w odniesieniu do należności związanych ze stosunkiem pracy modyfikują ogólne zasady zaliczania wydatków do bezpośrednich i pośrednich kosztów uzyskania przychodów - wynikające z art. 15 ust. 4 i art. 15 ust. 4d ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Jako przepis szczególny ma zatem pierwszeństwo przed wyżej wymienionymi zasadami ogólnymi.

W konsekwencji, rezerwy utworzone na wypłatę wynagrodzeń, jako nie wymienione w ustawie podatkowej, nie stanowią kosztu uzyskania przychodów, natomiast należności pracownicze w związku z którymi utworzono rezerwy mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów według opisanych powyżej zasad określonych w przepisie art. 15 ust. 4g cyt. ustawy.

Z treści cytowanych przepisów wynika, że wynagrodzenia pracowników stanowią koszt uzyskania przychodu w miesiącu, za który są należne, jednak pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy. Natomiast w przypadku niedochowania wyżej wymienionych terminów, zastosowanie znajdzie art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który przesądza, że o zakwalifikowaniu wydatków z tytułu wynagrodzeń oraz innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń jako kosztów uzyskania przychodów, decyduje data ich faktycznej wypłaty, dokonania lub postawienia do dyspozycji osób uprawnionych, a nie fakt ich samego naliczenia i zarachowania. Zatem, w sytuacji uchybienia danemu terminowi – bądź jeżeli termin nie wynika z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony – daną należność należy ująć w kosztach uzyskania przychodów z chwilą faktycznej wypłaty, dokonania lub postawienia do dyspozycji osób uprawnionych

W tym zakresie stanowisko Spółki, że w przypadku, gdy z przepisów prawa pracy, umowy czy innego stosunku prawnego łączącego strony nie wynika termin wypłaty należności, stanowi ona koszt uzyskania przychodów na zasadzie kasowej, tj. z chwilą wypłaty; zasada kasowa znajdzie zastosowanie także w przypadku wypłaty należności z uchybieniem terminu wynikającego z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego - jest prawidłowe.

Dodatkowo, odnośnie przedstawionych w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego okoliczności, wskazanych przepisów prawa podatkowego będących przedmiotem interpretacji indywidualnej (art. 15 ust. 1, art. 15 ust. 4d-4h, art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych) oraz postawionego pytania wyjaśnić należy, że granice szczególnego postępowania, którego celem jest uzyskania pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnej sprawie określa strona występując z konkretnym pytaniem. W konsekwencji tut. Organu nie odniósł się do innych uregulowań dotyczących określenia momentu potrącania kosztów pracowniczych w czasie (np. w odniesieniu do wynagrodzeń bezpośrednio związanych z ewentualnym procesem inwestycyjnym – tj. uregulowania zawartego w art. 16g ust. 4 cyt. ustawy, które modyfikuje ogólna zasadę zaliczania należności związanych ze stosunkiem pracy - wynikającą z art. 15 ust. 4g ustawy do kosztów uzyskania przychodów).

Tutejszy organ wydając przedmiotową interpretację indywidualną wskazał zakres i sposób zastosowania norm prawa podatkowego ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanów faktycznych oraz zdarzeń przyszłych oraz postawionego pytania. Jednocześnie ocenił stanowisko Wnioskodawcy pod względem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Co do zasady bowiem przedmiotem interpretacji indywidualnych wydawanych na podstawie art. 14b Ordynacji jest sam przepis prawa podatkowego. Procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego w trybie art. 14b Ordynacji podatkowej nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego czy kontrolnego. Pełna weryfikacja prawidłowości zaliczenia poszczególnych wydatków Wnioskodawcy do kosztów uzyskania przychodów może być dokonana jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej, do której zastosowanie mają przepisy określone w art. 14h (w zamkniętym katalogu) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. Dokonując interpretacji indywidualnej Organ podatkowy działający z upoważnienia Ministra Finansów przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji). Organ nie rozstrzyga o zindywidualizowanych obowiązkach podatkowych strony, gdyż może to nastąpić w ramach przeprowadzonego postępowania podatkowego.

W celu wykazania związku pomiędzy kosztem, a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. W myśl art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Z tak udokumentowanych wydatków winno ponadto wynikać, że mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez Podatnika przychodów. W zakresie obowiązków podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy.

Natomiast przywołane przez Spółkę interpretacje zostały wydane w indywidualnych sprawach wnioskodawcy („zainteresowanego”), w określonym stanie faktycznym bądź zdarzeniu przyszłym, a więc tylko do nich się odnoszą. Nie mają zatem charakteru powszechnie obowiązującej wykładni przepisów prawa podatkowego - tym samym nie są wiążące w przedmiotowej sprawie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, 87 – 100 Toruń, ul. Św. Jakuba 20.