Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-3.4012.417.2019.1.MAZ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2019-12-19
Teza: Prawo do odliczenia podatku naliczonego w przypadku dysponowania tylko elektronicznymi obrazami faktur (dokumentów), otrzymanych pierwotnie w formie papierowej.
Słowa kluczowe: dokumenty-dokumenty elektroniczne; dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; faktura-faktura korygująca; faktura-kopia faktury; faktura-odpowiedzialność za fakturę; odliczenia-prawo do odliczenia; podatek-podatek naliczony
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2019 r., poz. 900, ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 9 października 2019 r. (data wpływu - 21 października 2019 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego w przypadku dysponowania tylko elektronicznymi obrazami faktur (dokumentów), otrzymanych pierwotnie w formie papierowej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 21 października 2019 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego w przypadku dysponowania tylko elektronicznymi obrazami faktur, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej także jako: „Spółka”) prowadzi działalność gospodarczą w formie spółki akcyjnej i jest zrejestrowany jako czynny podatnik VAT. Główną działalnością Spółki jest działalność związana z oprogramowaniem.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawca nabywa towary i usługi od szeregu dostawców będących podatnikami VAT. Realizowane dostawy oraz świadczone przez kontrahentów usługi są dokumentowane poprzez wystawianie faktur VAT. Faktury przesyłane są do Wnioskodawcy w formie papierowej.

Z uwagi na liczbę przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie liczbę otrzymywanych przez Spółkę faktur, Wnioskodawca planuje wdrożyć elektroniczny system przechowywania faktur. W tym celu dowody w formie papierowej Wnioskodawca zamierza skanować do pliku pdf (w rozdzielczości gwarantującej czytelność faktur), a następnie zapisać i przechowywać w formacie elektronicznym. Forma elektroniczna będzie obejmowała wszystkie dokumenty potwierdzające zakup towarów lub usług, tj. faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty, czy rachunki a także rozliczenia z pracownikami wraz z dowodami poniesionych wydatków (paragony, bilety, rachunki); w dalszej części niniejszego wniosku słowo „faktura” odnosi się również do takich innych dokumentów. Celem Wnioskodawcy jest przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej. Faktury, które Wnioskodawca otrzymał w formie papierowej, a następnie samodzielnie zeskanował w sposób określony powyżej - będą przechowywane w tej formie na serwerze Spółki. Serwer ten zostanie odpowiednio zabezpieczony przed utratą danych, między innymi poprzez ograniczenie kręgu osób mających dostęp do danych, przez regularne tworzenie kopii zapasowych i zainstalowanie oprogramowania zabezpieczającego przed wirusami. Każda faktura będzie posiadała indywidualny numer nadany jej przez Wnioskodawcę, tj. unikalny numer transakcji, zgodny z systemem księgowym, a Wnioskodawca będzie przechowywał faktury w odrębnych folderach dla każdego miesięcznego okresu rozliczeniowego.

Faktury w formie elektronicznej przechowywane byłyby w sposób zapewniający:

*   autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono żadnych danych) i czytelność tych dokumentów, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
*   łatwe ich odszukanie;
*   bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Faktury będą przechowywane co najmniej do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w czytelnym formacie, przy wykorzystaniu systemu komputerowego, użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie). Skanowanie faktur pozwala także na zapobieganie degradacji faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.

Spółka planuje, aby w przyszłości całkowicie zrezygnować z przechowywania faktur w formie papierowej. Spółka planuje, że wszystkie faktury zakupowe będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej na serwerze Spółki.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w przypadku, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, które to faktury będę dokumentowały wydatki na nabycie towarów i usług, dających prawo do odliczenia VAT naliczonego zgodnie z art. 86 ustawy o podatku od towarów i usług, Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego, wskazanego w takich fakturach w przypadku zniszczenia postaci papierowej faktur, pierwotnie ujętych w przyjętych okresach rozliczeniowych?

Zdaniem Wnioskodawcy, elektroniczna forma faktur otrzymanych w wersji papierowej, dokumentujących nabycie towarów i usług dających prawo do odliczenia VAT zgodnie z art. 86 ustawy o VAT, zapewnia Spółce zachowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego, wykazanego w tych fakturach.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

*   nabycia towarów i usług,
*   dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Natomiast art. 88 ust. 3a ustawy o VAT wskazuje przypadki, w których faktury nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego.

Z powyższych przepisów wynika zatem, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn.:

1.  odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
2.  podatnik posiada fakturę dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług,
3.  towary i usługi udokumentowane fakturą są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz
4.  gdy nabywane towary i usługi nie zostały wymienione w katalogu wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony przy ich nabyciu nie podlega odliczeniu.

Należy zatem uznać, że przepisy ustawy o VAT nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktur (papierowa czy elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik je przechowuje. Tym samym, w ocenie Spółki, jednakowo powinny być traktowane faktury papierowe i faktury w postaci zdematerializowanej (faktury elektroniczne).

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego system, odnoszący się do otrzymywania i przechowywania faktur, zapewnia autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz czytelność.

Po pierwsze należy zwrócić uwagę na fakt, że faktury papierowe wysyłane są pod adres, który Spółka przekazuje swoim kontrahentom. W związku z tym, zdaniem Wnioskodawcy, niezależnie od późniejszych procedur, już na tym etapie ograniczona jest możliwość otrzymania przez niego faktur od podmiotów, które nie pozostają w relacjach biznesowych ze Spółką.

Faktury są weryfikowane i potwierdzane przez osobę odpowiedzialną za dany zakup, która merytorycznie odpowiada za relację z danym dostawcą. Z tego względu, zdaniem Spółki, autentyczność pochodzenia i integralność treści jest zapewniona poprzez wyczerpujące sprawdzenie danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego, po zeskanowaniu wersja elektroniczna faktury jest wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Nie jest też możliwe dokonywanie modyfikacji treści faktury. Zarówno na etapie skanowania faktury, jak i po jej zarchiwizowaniu zachowana jest integralność treści dokumentu. Zastosowanie zabezpieczeń serwera, na którym zapisywane będą faktury przed dostępem osób niepowołanych oraz zastosowanie oprogramowania antywirusowego, jak również regularne sporządzanie kopii zapasowych danych na serwerze.

Reasumując, zdaniem Wnioskodawcy, w odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia VAT naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur należy stwierdzić, że skoro system zapewnia autentyczność pochodzenia oraz integralność treści i czytelność tych faktur, to faktury te uprawniają Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w odpowiednich terminach, w świetle przepisów art. 86 ustawy o VAT, przy założeniu, że nabywane towary i usługi są wykorzystywane przez Spółkę do czynności opodatkowanych VAT i nie występują przesłanki negatywne, określone w art. 88 ustawy o VAT. Fakt, że Spółka nie będzie przechowywać faktur w formie papierowej nie będzie miał wpływu na powyższe.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z kolei zgodnie z art. 112a ust. 2 \[ustawy o VAT\], podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Zgodne z art. 112a ust. 4 \[ustawa o VAT\], podatnicy zapewniają ww. organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle art. 286 § 1 pkt 4 Ordynacji podatkowej kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są w szczególności uprawnieni do żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej.

Biorąc pod uwagę cytowane powyżej regulacje, należy uznać, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od ich oryginalnej postaci. W konsekwencji, obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, niezależnie od formy ich przesłania lub udostępnienia (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych), pod warunkiem, że sposób ten, jak wymaga ustawodawca, zapewnia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT).

Jak wskazano w przedstawionym powyżej stanie faktycznym, zdaniem Wnioskodawcy, stosowany przez Spółkę system otrzymywania i elektronicznego archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej pozwala na zachowanie oryginalnej postaci faktur wystawionych przez kontrahentów, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność. System umożliwia niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych w razie konieczności udostępnienia ich treści organom właściwym w sprawach podatkowych.

W ocenie Wnioskodawcy, w odniesieniu do formy elektronicznej zachowana zostanie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej. Wnioskodawca będzie mógł zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość, zapewniającą wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność).

W świetle powyżej przytoczonych przepisów oraz istniejącej praktyki należy uznać, że Wnioskodawca ma prawo do przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznego zapisu (skanu) na serwerze Spółki oraz nieodwracalnego zniszczenia otrzymanej papierowej wersji faktury. Ustawodawca nie zastrzegł bowiem formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów.

Jednocześnie ze względu na stosowanie elektronicznej formy przechowywania faktur. Spółka jest uprawniona do udostępniania ich wszelkim organom właściwym w sprawach podatkowych wyłącznie w formie elektronicznej. W tej sytuacji, planowany przez Wnioskodawcę system archiwizacji dokumentów pozostaje zgodny z ustawą o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2018 r., poz. 2174, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”), przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym - art. 2 pkt 32 ustawy.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę doku-mentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży - art. 106g ust. 1 ustawy.

W myśl art. 106m ust. 1-5 ustawy o VAT:

1.  Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
2.  Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
3.  Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
4.  Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
5.  Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
1)kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub 2)elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą, bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy, czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Również użyte w ww. przepisie pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym wybór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Stosownie do art. 112a ustawy o VAT:

1.  Podatnicy przechowują:
1)wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, 2)otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie -w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.2.  Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
3.  Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
4.  Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom przez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Odnosząc się do podniesionej we wniosku kwestii innych dokumentów, potwierdzających zakup towarów i usług, to wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy, które powinny się znajdować w fakturze wystawionej przez podatnika. Z kolei Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, określił w rozporządzeniu z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument potwierdzający zakup zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument po-twierdzający zakup nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur, zawarte w ustawie o VAT.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT. Spółka planuje wdrożyć elektroniczny system przechowywania faktur – wszystkie dokumenty w formie papierowej, potwierdzające zakup towarów i usług, byłyby skanowane do pliku pdf, a następnie zapisywane i przechowywane w formacie elektronicznym, na serwerze Wnioskodawcy, w odrębnych folderach dla każdego miesiąca. Serwer zostanie zabezpieczony przed utratą danych, tworzone będą kopie zapasowe, zainstalowane będzie oprogramowanie zabezpieczające przed wirusami oraz ograniczony zostanie dostęp osób do danych. Każdy dokument będzie posiadał nadany przez Wnioskodawcę unikalny numer transakcji, zgodny z systemem księgowym. Zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność przechowywanych elektronicznie dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca umożliwi organom podatkowym bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów oraz przetwarzanie.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego w przypadku dysponowania tylko elektronicznymi obrazami faktur, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej.

W opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca wskazał, że wszystkie otrzymywane papierowe dokumenty, potwierdzające zakup towarów i usług, zamierza skanować i przechowywać w formie elektronicznej, w podziale na okresy miesięczne. Zachowana będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Umożliwione będzie łatwe ich odszukanie, a także udostępnianie organom podatkowym, łącznie z możliwością przetwarzania danych w nich zawartych.

Powyższe wskazuje, że Wnioskodawca wypełni, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur: zachowany będzie podział na okresy rozliczeniowe; możliwe będzie łatwe odszukiwanie; zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Również organy podatkowe będą miały umożliwiony dostęp do dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej i możliwość przetwarzania danych w nich zawartych.

Wnioskodawca stwierdził również, że zabezpieczony przed utratą danych będzie serwer, na którym będą przechowywane faktury w formie elektronicznej, ograniczony będzie krąg osób mających do nich dostęp oraz tworzone będą kopie zapasowe. Każdy dokument będzie miał nadany unikalny numer transakcji, zgodny z systemem księgowym. Zatem tak postępując, jak zostało to przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego, podatnik wypełni wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane w wersji elektronicznej.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę innych dokumentów księgowych (rachunków, rozliczeń z pracownikami, paragonów, biletów), tj. innych niż faktury, należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie o VAT, zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Z kolei w kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Wnioskodawca jest podatnikiem VAT czynnym, a nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. W świetle przytoczonych przepisów dokumenty potwierdzające zakupy towarów i usług (faktury, faktury korygujące, duplikaty), przechowywane przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach elektronicznego systemu przechowywania faktur - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur - będą dawały Spółce prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego.

W konsekwencji powyższego, w sytuacji gdy faktury przechowywane w formie elektronicznej będą prawidłowo dokumentowały wydatki poniesione na nabycie towarów i usług, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego, wykazanego w takich fakturach, w przypadku zniszczenia postaci papierowej faktur pierwotnie ujętych w przyjętych okresach rozliczeniowych.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych - art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej.

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2193, ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54§ 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.