Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/443-458/10/12-7/S/IZ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2012-12-12
Teza: Dopuszczalne jest przechowywanie kopii faktur VAT w komputerowym systemie księgowym, w którym dokumenty te były wystawione (z możliwością wydruku kopii faktury w każdym momencie), bez obowiązku przechowywania wystawionej kopii faktury w postaci papierowej.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; faktura-kopia faktury; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów - uwzględniając wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 28.07.2011 r. sygn. akt III SA/Wa 263/11, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 02.07.2010 r. (data wpływu 05.07.2010 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w zakresie możliwości przechowywania kopii faktur VAT w komputerowym systemie Spółki - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 05.07.2010 r. wpłynął ww. wniosek, o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania kopii faktur VAT w komputerowym systemie Spółki.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą wystawia na rzecz kontrahentów faktury VAT, w tym m.in. z tytułu odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług reklamowych. Faktury te generowane są w komputerowym systemie księgowym, po czym oryginał faktury jest drukowany i wysyłany do kontrahenta. Równocześnie Spółka drukuje kopię faktury, która jest następnie archiwizowana w postaci papierowej. Na poziomie wygenerowania faktury w systemie księgowym jest ona automatycznie ewidencjonowana w księgach Spółki oraz w rejestrze sprzedaży VAT.

W związku ze znaczną ilością dokonywanych transakcji sprzedażowych Spółka rozważa możliwość zastąpienia tradycyjnego sposobu archiwizowania kopii wystawionych faktur (w wersji papierowej) poprzez archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej.

W tym celu, w momencie wystawienia oryginału faktury komputerowy system księgowy Spółki generował będzie kopię faktury w postaci pliku elektronicznego. Plik ten będzie graficznym odbiciem papierowego oryginału faktury, z tym że zawierał będzie oznaczenie „KOPIA”. Plik z kopią faktury chroniony będzie przed modyfikacją oraz wprowadzeniem zmian w jego strukturze. Po wystawieniu faktury nie będzie zatem możliwe wprowadzenie jakichkolwiek zmian do treści faktury. System księgowy Spółki pozwalał będzie również na przechowywanie kopii faktur w postaci plików elektronicznych w podziale na okresy rozliczeniowe oraz umożliwiał będzie ich łatwe wyszukanie. Pliki te będą przez Spółkę przechowywane przez okres zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi i ustawą o rachunkowości. Ponadto, należy podkreślić, iż w razie wystąpienia takiej potrzeby komputerowy system księgowy Spółki umożliwiał będzie wydrukowanie kopii faktury w wersji papierowej z oznaczeniem „KOPIA”. Możliwe więc będzie wydrukowanie kopii faktury na każde żądanie np. organu podatkowego.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

W związku z wyżej opisanym stanem faktycznym Spółka wnosi o wyjaśnienie czy dopuszczalne jest przechowywanie kopii faktur VAT w komputerowym systemie księgowym, w którym dokumenty te były wystawione, przy czym w każdym momencie możliwe będzie wydrukowanie kopii faktury, bez obowiązku przechowywania wystawionej kopii faktury w postaci papierowej?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przepisach prawa podatkowego nie została określona forma przechowywania kopii faktur VAT. W szczególności z przepisów tych nie wynika obowiązek przechowywania kopii faktur w postaci papierowej. W związku z tym, zdaniem Spółki, dopuszczalne jest przechowywanie kopii faktur VAT w komputerowym systemie księgowym, w którym dokumenty te były wystawione (z możliwością wydruku kopii faktury w każdym momencie), bez obowiązku przechowywania wystawionej kopii faktury w postaci papierowej.

Uzasadnienie stanowiska Spółki

1.  Obowiązujący stan prawny

Stosownie do art. 106 ust. 8 pkt 1 ustawy VAT, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia określi szczegółowo zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania. Efektem powyższej delegacji ustawowej są przepisy Rozporządzenia.

Zgodnie z § 19 rozporządzenia faktury i faktury korygujące powinny być wystawione przynajmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz „KOPIA”. Dodatkowo zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia podatnicy obowiązani są przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast zgodnie z § 21 ust. 2 Rozporządzenia dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie.

W myśl art. 246 Dyrektywy 112 natomiast, przez cały wymagany przez przepisy podatkowe okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność. Z kolei art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 daje państwom członkowskim możliwość wprowadzenia wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w postaci papierowej jak i elektronicznej.

1.  Relacja przepisów krajowych do Dyrektywy 112

Zdaniem Spółki podkreślić należy, że z art. 247 Dyrektywy 112 wynika, iż aby państwa członkowskie mogły stosować szczególne zasady przechowywania faktur muszą być one umocowane w ich przepisach krajowych. Dyrektywa 112 pozostawia w tym względzie całkowitą dowolność.

Jednocześnie analiza wymienionych powyżej przepisów prowadzi do wniosku, iż polski ustawodawca nie skorzystał z tej opcji. Przepisy Rozporządzenia nie w pełni oddają bowiem treść art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112. W polskich przepisach podatkowych pominięty został występujący w przepisach Dyrektywy 112 zwrot „w jakiej zostały przesłane lub udostępnione”. W konsekwencji należy podkreślić, iż na gruncie polskiego prawa podatkowego nie jest wymagane, aby w przypadku przesłania kontrahentowi oryginału faktury w wersji papierowej kopia tej faktury była przechowywana przez wystawcę w tej samej formie. Bez znaczenia pozostaje zatem fakt, czy wydrukowany zostanie zarówno oryginał jak i kopia faktury czy też wystawca faktury wydrukuje jedynie oryginał faktury a jej kopię przechowywał będzie w formie zapisu elektronicznego,

Biorąc pod uwagę powyższe, zdaniem Spółki, w przepisach Rozporządzenia brak jest regulacji zobowiązujących wystawcę faktury do przechowywania jej kopii w wersji papierowej. Z przepisów Rozporządzenia nie wynika bowiem, że ustawodawca przyjął jako jedyną dopuszczalną formę przechowywanie kopii faktury w wersji papierowej.

Podkreślić należy, iż przepisy rozporządzenia nie wskazują również na czynność wydrukowania faktury, jako warunku tożsamego z jej wystawieniem.

1.  Celowość przechowywania kopii faktur

Co do zasady wymóg przechowywania kopii faktur wynika z konieczności umożliwienia organom podatkowym weryfikacji rozliczeń podatnika z tytułu podatku VAT. Weryfikacja ta polega w szczególności na sprawdzeniu czy kopia faktury zawiera wszystkie wymagane przez przepisy Rozporządzenia elementy oraz czy kwoty na niej wykazane zgodne są z wysokością zadeklarowanego podatku VAT. Należy podkreślić, iż warunki te spełniane są już na etapie ujęcia faktury w systemie księgowym. Dla udokumentowania poprawności rozliczeń z tytułu podatku nie jest zatem, zdaniem Spółki, konieczne drukowanie i przechowywanie papierowej wersji kopii faktur.

W konsekwencji, biorąc pod uwagę powyższe, nałożenie na podatników obowiązku przechowywania kopii faktur wyłącznie w formie papierowej pozostawałoby w sprzeczności z wyrażoną w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego Unii Europejskiej zasadą proporcjonalności. Bowiem zgodnie z tą zasadą państwa członkowskie mogą nakładać na podatników tylko takie obowiązki, jakie są niezbędne oraz współmierne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Zdaniem Spółki ograniczenie możliwości przechowywania kopii faktur jedynie do wersji papierowej byłoby naruszeniem zasady proporcjonalności poprzez nakładanie nadmiernie uciążliwych obowiązków w stosunku do założonego celu. Wymagane przez Dyrektywę 112 warunki przechowywania faktur tj. autentyczność i integralność treści oraz czytelność faktur są bowiem spełniane również w przypadku archiwizowania ich w formie elektronicznej, przy zapewnieniu ich nienaruszalności oraz dostępności.

Zdaniem Spółki, wskazując na konieczność przechowywania kopii faktury w nienaruszonej postaci należy również wziąć pod uwagę obecne realia prowadzenia działalności gospodarczej a w szczególności dokonany w ostatnich latach postęp w dziedzinie informatycznych systemów wspierających rozliczenia księgowe. Systemy te pozwalają na ułatwienia w przechowywaniu i wyszukiwaniu kopii faktur przy jednoczesnym zapewnieniu ich całkowitej ochrony przed zmianami. Podobne stanowisko wyraził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. I FSK 1169/08, w którym stwierdzono, iż „Z historycznego punktu widzenia forma przechowywania kopii faktur została ukształtowana na gruncie ustawy z 1993 r. w innych realiach technicznych. Zatem w sytuacji gdy zmianie uległy te realia, a wykładnia językowa obecnie obowiązujących przepisów nie daje jednoznacznej odpowiedzi, należy rozważyć, czy dotychczasowe rozumienie przepisów o przechowywaniu kopii faktur nie odbywa się na zasadzie bezwładności i przyzwyczajeń, wynikających z praktyki ukształtowanej przez ustawę z 1993 r.”

Wskazana powyżej funkcja kontrolna objawia się także w konieczności zagwarantowania przez wystawcę identyczności oryginału i kopii faktury. Zdaniem Spółki podstawowe znaczenie w tej kwestii powinny mieć informacje zawarte na obu egzemplarzach tj. oryginale i kopii faktury, w szczególności dane, jakie powinna zawierać faktura zgodnie z § 5 ust. 1 Rozporządzenia. Nie ma przy tym znaczenia fizyczna identyczność obu egzemplarzy faktury.

1.  Stanowisko NSA

Potwierdzenie poprawności stanowiska Spółki w zakresie możliwości przechowywania kopii faktur w wersji elektronicznej znaleźć można w uzasadnieniu wspomnianego powyżej wyroku NSA z 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/08), w którym podkreślono, iż „nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne. Jednocześnie z całym naciskiem trzeba podkreślić, że podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to w formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur. Istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji. Jeżeli więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie”.

Podsumowując, w ocenie Spółki, w związku z podniesionymi argumentami potwierdzonymi przez przytoczone orzecznictwo NSA, należy uznać za dopuszczalne przechowywanie kopii faktur VAT w komputerowym systemie księgowym, w którym dokumenty te były wystawione, z możliwością wydruku kopii faktury na każde żądanie, bez obowiązku przechowywania wystawionej kopii faktury w postaci papierowej.

Organ podatkowy w interpretacji indywidualnej z dnia 01.10.2010 r. znak IPPP2-443-478/10-4/IZ uznał stanowisko Podatnika za nieprawidłowe.

Na powyższe rozstrzygnięcie Strona złożyła skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wyrokiem z dnia 28.07.2011 r. sygn. akt III SA/Wa 263/11 uchylił zaskarżoną interpretację.

Sąd uznał, że stanowisko Organu przedstawione w zaskarżonej interpretacji nie znajduje wystarczających podstaw w literalnej wykładni przepisów ustawy i rozporządzenia. Wskazał na konieczność zastosowania wykładni celowościowej i uznał, że forma elektroniczna kopii faktury czyni zadość ratio legis rozporządzenia.

W świetle obowiązującego stanu prawnego, biorąc pod uwagę rozstrzygnięcie zawarte w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 28.07.2011 r., sygn. akt III SA/Wa 263/11 stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy faktur, tzw.: papierową i elektroniczną.

Szczegółowe zasady wystawiania faktur określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.). Zasady te dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej jak i elektronicznej, przy czym ta druga forma wymaga wypełnienia dodatkowych warunków, o których mowa będzie w dalszej części. Przepisy § 19 - 21 powyższego rozporządzenia regulują techniczne aspekty związane z wystawianiem i przechowywaniem faktur. Zgodnie z § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące wystawiane są co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury - wyraz KOPIA (§ 19 ust. 2). Gdy oryginał zaginie lub ulegnie zniszczeniu, na wniosek nabywcy sprzedawca może wystawić duplikat faktury (§ 20 ww. rozporządzenia).

Zgodnie zaś z § 21 ust. 1 ww. rozporządzenia, podatnicy VAT mają obowiązek przechowywać oryginały i kopie faktur, faktur korygujących i duplikatów tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, zgodnie z § 21 ust. 2 rozporządzenia, oryginały faktur oraz faktur korygujących jak również duplikaty przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Ze złożonego wniosku wynika, iż Spółka, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą wystawia na rzecz kontrahentów faktury VAT, w tym m.in. z tytułu odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług reklamowych. Faktury te generowane są w komputerowym systemie księgowym, po czym oryginał faktury jest drukowany i wysyłany do kontrahenta. Równocześnie Spółka drukuje kopię faktury, która jest następnie archiwizowana w postaci papierowej. Na poziomie wygenerowania faktury w systemie księgowym jest ona automatycznie ewidencjonowana w księgach Spółki oraz w rejestrze sprzedaży VAT.

Spółka rozważa możliwość zastąpienia tradycyjnego sposobu archiwizowania kopii wystawionych faktur (w wersji papierowej) poprzez archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej. W tym celu, w momencie wystawienia oryginału faktury komputerowy system księgowy Spółki generował będzie kopię faktury w postaci pliku elektronicznego. Plik ten będzie graficznym odbiciem papierowego oryginału faktury, z tym że zawierał będzie oznaczenie „KOPIA”. Plik z kopią faktury chroniony będzie przed modyfikacją oraz wprowadzeniem zmian w jego strukturze. Po wystawieniu faktury nie będzie zatem możliwe wprowadzenie jakichkolwiek zmian do treści faktury. System księgowy Spółki pozwalał będzie również na przechowywanie kopii faktur w postaci plików elektronicznych w podziale na okresy rozliczeniowe oraz umożliwiał będzie ich łatwe wyszukanie. Pliki te będą przez Spółkę przechowywane przez okres zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi i ustawą o rachunkowości. Ponadto, należy podkreślić, iż w razie wystąpienia takiej potrzeby komputerowy system księgowy Spółki umożliwiał będzie wydrukowanie kopii faktury w wersji papierowej z oznaczeniem „KOPIA”. Możliwe więc będzie wydrukowanie kopii faktury na każde żądanie np. organu podatkowego.

Z analizy powołanych wyżej przepisów wynika, że oryginalna postać faktury oznacza postać tradycyjną, papierową, to tylko w odniesieniu do oryginałów faktur, a nie do ich kopii. Żaden przepis ustawy ani rozporządzenia nie zobowiązuje do sporządzenia, a następnie - będącego konsekwencją tego sporządzenia - przechowywania papierowej kopii faktury. Jeśli oryginalną, w rozumieniu § 21 ust. 2 rozporządzenia, postacią kopii faktury była postać elektroniczna, to wypełnieniem obowiązku prawnego wynikającego z tego przepisu jest przechowywanie takiej właśnie postaci kopii. Wymaganie papierowej formy kopii faktury musiałoby mieć wyraźną podstawę prawną.

Należy zauważyć, iż kwestia dotycząca możliwości przechowywania kopii wystawionych faktur w formie elektronicznej była przedmiotem rozważań Naczelnego Sądu Administracyjnego w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r. sygn. akt I FSK 1169/08. Wyrok ten dotyczył co prawda stanu prawnego istniejącego do dnia 1 grudnia 2008 r., lecz przepisy będące przedmiotem analizy tego wyroku nie różniły się bowiem od przepisów zawartych w rozporządzeniu z dnia rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r.

NSA w wyroku tym stwierdził, że ewentualne wątpliwości co do istnienia obowiązku przechowywania papierowej kopii faktury pozwalają odwoływać się do innych metod wykładni, niż wykładnia stricte literalna. Otóż celowościowa wykładnia przepisów dotyczących kopii faktur wskazuje, że mają one przede wszystkim funkcję kontrolną. Z tego punktu widzenia forma elektroniczna kopii faktury czyni zadość ratio legis rozporządzenia, zwłaszcza, w sytuacji gdy podatnik nie ma możliwości ingerencji w treść faktury elektronicznej. Należy stwierdzićzresztą, że taka możliwość istnieje w sytuacji, gdy chodzi o fakturę papierową. Z § 21 ust. 2 rozporządzenia wynika, że przechowywanie kopii faktur ma nastąpić w taki sposób, aby zapewnić „łatwe ich odszukanie”. Istniejące narzędzia informatyczne stwarzają natomiast zdecydowanie większe możliwości takiego łatwego, natychmiastowego odszukania dokumentu w razie potrzeby związanej np. z kontrolą podatkową, a następnie sporządzenia jego formy papierowej dla potrzeb kontroli. Kopia faktury w formie elektronicznej pod tym względem lepiej wypełnia te kryteria. Wobec powyższego należy uznać, iż skoro Wnioskodawca nie ma możliwości ingerencji w treść faktury elektronicznej, to biorąc pod uwagę wykładnię celowościową przepisów dotyczących kopii faktur, należy stwierdzić, że forma elektroniczna kopii faktury czyni zadość przepisom rozporządzenia.

Kopia faktury w formie elektronicznej w jakiejkolwiek postaci informatycznej, kopia elektroniczna w formie skanu, wydrukowany ze skanu dokument, a także kopia od początku przechowywana w formie papierowej, są tylko formą duplikatu — ich samoistna wartość gwarancyjna i dokumentacyjna jest znikoma. Zarówno kopia papierowa, elektroniczna, wydruk ze skanu, a wcześniej dokument elektroniczny w formie skanu, mają zasadniczą wartość tylko w połączeniu z oryginałem, gdyż potwierdzają, odzwierciedlają oryginał faktury. Idea kopii faktury polega na potwierdzeniu, w razie wątpliwości, że oryginał został wystawiony. Jednak istnienie oryginału i kopii, nawet wówczas, gdy co do treści te dwa dokumenty dokładnie się pokrywają, nie jest żadnym stanowczym i pewnym dowodem na rzeczywisty charakter danego zdarzenia gospodarczego.

Uwzględniając powyższe w kontekście przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego stwierdzić należy, iż dopuszczalne jest przechowywanie kopii faktur VAT w komputerowym systemie księgowym, w którym dokumenty te były wystawione (z możliwością wydruku kopii faktury w każdym momencie), bez obowiązku przechowywania wystawionej kopii faktury w postaci papierowej.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy uznać należy za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydawania zaskarżonej interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – tekst jedn. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.