Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-3.4012.372.2022.4.MW
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2022-10-25
Teza: Prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w fakturach (a także innych Dokumentach) w przypadku, gdy dokumenty te będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej a ich wersja papierowa zostanie zniszczona.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-odliczenie podatku
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku naliczonego-Odliczenie podatku naliczonego z tytułu nabycia towarów i usług  
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2-pkt 31; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86-ust. 1

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
==================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej z 18 lipca 2022 r., który dotyczy prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w fakturach (a także innych Dokumentach) w przypadku, gdy dokumenty te będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej a ich wersja papierowa zostanie zniszczona wpłynął 18 lipca 2022 r. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 22 września 2022 r. (wpływ 22 września 2022 r.).

Treść wniosku jest następująca:

**Opis zdarzenia przyszłego**

(\`(...)\`) Sp. z o.o. prowadzi działalność gospodarczą w zakresie handlu detalicznego i dystrybucji, (\`(...)\`).

Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT, wykonującym czynności opodatkowane na terytorium Polski. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów.

Z uwagi na skalę działalności Spółka otrzymuje dużą liczbę faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków, paragonów, itp.

Dodatkowo pracownicy Spółki ponoszą wydatki służbowe (np. zakup drobnego sprzętu informatycznego niezbędnego pracownikowi, inne drobne zakupy dokonywane przez pracowników, związane z ich pracą) oraz wydatki związane z podróżami służbowymi, obejmujące m.in. koszty noclegów, koszty przejazdów taksówkami, koszty biletów kolejowych, autobusowych lotniczych, koszty posiłków, koszty parkingów i opłaty za autostrady.

Obecnie wszystkie dokumenty źródłowe, w tym m.in. faktury, rachunki, paragony, bilety, faktury korygujące itp. (dalej łącznie: „Dokumenty”), Wnioskodawca przechowuje w ich oryginalnej formie, tj. Dokumenty otrzymywane elektronicznie przechowywane są w formie elektronicznej, Dokumenty otrzymywane papierowo przechowywane są w formie papierowej. Z uwagi na skalę prowadzonej działalności i znaczną liczbę otrzymywanych dokumentów papierowa forma archiwizacji Dokumentów wiąże się dla Spółki z wysokimi kosztami administracyjnymi m.in. w zakresie konieczności zapewnienia przesłania wszystkich Dokumentów przez pracowników do centrali celem ich zaksięgowania (w przypadku pracowników zatrudnionych w innych niż centrala lokalizacjach już ten element procesu jest czasochłonny), a następnie zarchiwizowania oraz zapewnienia dostępu i zabezpieczenia archiwizowanych Dokumentów.

W związku z powyższym w celu usprawnienia procesu archiwizacji i obiegu Dokumentów, a także minimalizacji kosztów związanych z ich przechowywaniem Wnioskodawca rozważa wprowadzenie systemu, który będzie służył przede wszystkim elektronicznemu rozliczaniu wydatków służbowych oraz kosztów związanych z podróżami służbowymi, a także archiwizacji elektronicznych wersji Dokumentów (dalej: „System”). W ramach Systemu bowiem wszystkie Dokumenty i ich załączniki będą skanowane lub fotografowane przez pracowników, którzy dane koszty będą chcieli rozliczyć. Następnie skany lub fotografie tych Dokumentów będą wprowadzane do Systemu. Spółka będzie w ten sposób za pomocą Systemu otrzymywała skany lub fotografie Dokumentów w nieedytowalnym formacie cyfrowym bez możliwości ich zmiany (dokument pdf, png, zdjęcie w formacie jpg, jpeg, tif, tiff, inny format cyfrowy, stanowiący wierną kopię dokumentu źródłowego).

Na marginesie Spółka pragnie wskazać, że System jako kompleksowe narzędzie będzie pełnił również inne funkcje, m.in. będzie umożliwiał dokonywanie rezerwacji noclegów oraz przejazdów środkami komunikacji masowej. Nie stanowią one jednak przedmiotu niniejszego wniosku.

Wymogiem dla akceptacji przez Spółkę danego Dokumentu w formie elektronicznej do rozliczenia będzie dobra jakość graficzna pliku, zapewniająca ich czytelność i przejrzystość.

Jednocześnie Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, których celem będzie ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy Dokumentami w formie elektronicznej a dostawą towaru lub świadczeniem usługi, których dotyczą. W stosunku do opisanych we wniosku elektronicznych form Dokumentów źródłowych kontrole te obejmować będą przykładowo: przestrzeganie procedury akceptacji wyjazdu (tj. przejście przez krok systemowy w postaci polecenia podróży służbowej), gromadzenie dokumentów uzupełniających, takich jak potwierdzenie wykonania usługi wskazanej na Dokumencie itp.

Ponadto każdy Dokument w formie elektronicznej poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za akceptację wydatków (zazwyczaj przez przełożonego danego pracownika) oraz przez księgowość Spółki. Tylko te Dokumenty w formie elektronicznej, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych.

Uzyskane w ten sposób elektroniczne formy Dokumentów będą archiwizowane w systemie finansowo - księgowym Spółki (w trakcie prac wdrożeniowych Systemu podjęta zostanie decyzja, czy będą one przechowywane w nowym Systemie, w systemie klasy ERP Spółki, czy w innym dedykowanym narzędziu). Dla każdej transakcji powstałej po zaksięgowaniu transakcji możliwe będzie zidentyfikowanie elektronicznej formy Dokumentu źródłowego (w postaci załącznika do transakcji, linka do repozytorium bazy danych lub w postaci innej ścieżki dostępu).

Format zapisu elektronicznej formy Dokumentu będzie umożliwiał jego drukowanie, ale nie będzie możliwa zmiana jego treści.

System umożliwiać będzie łatwe wyszukanie elektronicznych form Dokumentów źródłowych, ich przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jak i możliwość ich wydruku lub zapisania kopii na zewnętrznych nośnikach danych. Tym samym archiwizowane pliki elektroniczne będą przypisane do rozliczenia wydatków bądź podróży służbowej, a tym samym będą w łatwy sposób odszukiwalne.

W ramach Systemu Spółka będzie dążyła do zapewnienia autentyczności pochodzenia elektronicznych form Dokumentów, integralności ich treści oraz czytelności.

Celem osiągnięcia:

\- autentyczności pochodzenia - elektroniczna forma Dokumentu źródłowego stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika otrzymanego przez Spółkę. Tym samym w odniesieniu do każdej elektronicznej formy Dokumentu Spółka będzie miała pewność co do podmiotu wystawiającego dany Dokument źródłowy oraz co do jego treści;

\- integralności treści oraz czytelności elektronicznych form Dokumentów - Spółka będzie wykonywała czynności mające na celu upewnienie się, że w elektronicznej formie Dokumentu nie zmieniono danych w stosunku do tych, które znajdowały się na Dokumencie w formie papierowej, w szczególności tych danych, które powinny zawierać faktury. W ramach przyjętej przez Spółkę procedury do Systemu będą wprowadzane jedynie takie elektroniczne formy Dokumentów, których format będzie nieedytowalny i, tym samym, uniemożliwiający ingerencję w ich treść za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania, czy edytorów w formie elektronicznej.

Ponadto zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych elektronicznych form Dokumentów, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających.

Pliki powstałe w wyniku digitalizacji źródłowych Dokumentów papierowych będą archiwizowane na serwerach zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego dotyczącego dokumentowanych zdarzeń. W celu zabezpieczenia przed utratą plików będą tworzone kopie bezpieczeństwa danych.

Po wprowadzeniu elektronicznej formy Dokumentów (tj. zdjęcia lub skanu) do Systemu, a także przeprowadzeniu wszystkich kontroli biznesowych i merytorycznych oraz zaewidencjonowaniu elektronicznych form Dokumentów, ich papierowe wersje źródłowe nie będą podlegać archiwizacji, pracownicy będą je mogli zutylizować.

Opisane procedury będą funkcjonowały co najmniej od momentu otrzymania przez Spółkę elektronicznej wersji Dokumentów (tj. od momentu wprowadzenia ich przez pracowników do Systemu) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, że:

\- Nabyte towary i usługi udokumentowane fakturami przechowywanymi w formie dokumentów elektronicznych będą służyły w większości czynnościom opodatkowanym wykonywanym przez Spółkę. Spółka obecnie w marginalnym zakresie wykonuje czynności zwolnione z opodatkowania, w związku z czym stosuje proporcję, o której mowa w art. 90 ust. 2 ustawy o VAT na poziomie 100% (wartość proporcji wyliczona w zaokrągleniu w górę do najbliższej liczby całkowitej, zgodnie z art. 90 ust. 4 ustawy o VAT). Spółka nie przewiduje istotnych zmian w zakresie wykonywanych czynności zwolnionych w przyszłości. Wśród ww. wydatków znajdą się również wydatki wymienione w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r., poz. 931 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”), w tym w szczególności nabycie usług noclegowych i gastronomicznych. Część z wydatków na nabycie usług noclegowych i gastronomicznych ponoszonych będzie na rzecz pracowników Spółki. Mogą się jednak zdarzyć sytuacje, w których Spółka nabędzie usługi noclegowe i gastronomiczne w celu ich odsprzedaży na rzecz innych spółek z Grupy lub podmiotów niepowiązanych ze Spółką.

\- Wersje elektroniczne faktur będą przechowywane w taki sposób, że możliwe będzie wyfiltrowanie (zidentyfikowanie) dokumentów z danego okresu rozliczeniowego.

\- Spółka umożliwi na żądanie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno - skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju. Umożliwi również, na żądanie ww. organów, bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej na serwerach znajdujących się fizycznie na terytorium kraju.

**Pytanie**

Czy przy założeniu spełnienia pozostałych ogólnych warunków uprawniających do odliczenia VAT, w szczególności wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w otrzymanych fakturach, fakturach korygujących, a także innych Dokumentach (w tym paragonów i biletów), w przypadku, gdy Dokumenty te przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej, a ich wersja papierowa zostanie zniszczona?

**Państwa stanowisko w sprawie**

Zdaniem Wnioskodawcy, przy założeniu spełnienia pozostałych ogólnych warunków uprawniających do odliczenia VAT, w szczególności wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w otrzymanych fakturach, fakturach korygujących, a także innych Dokumentach (w tym paragonów i biletów), w przypadku, gdy Dokumenty te przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej, a ich wersja papierowa zostanie zniszczona.

UZASADNIENIE STANOWISKA WNIOSKODAWCY

W pierwszej kolejności wskazać należy, że zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumieć należy dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. W związku z powyższym ustawa o VAT definiuje fakturę jako dokument mogący mieć formę zarówno papierową, jak i elektroniczną, który przedstawia wymagane prawem dane.

Z kolei, na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy o VAT przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Definicja faktury elektronicznej przedstawiona powyżej wprowadza swego rodzaju dowolność w zakresie formatu tego rodzaju faktury.

Na uwagę zasługuje również przepis § 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. 2021.1979, dalej: „Rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur”), wskazujący dokumenty, które po spełnieniu określonych warunków mogą zostać uznane za fakturę.

Na podstawie § 3 pkt. 4 Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

\- numer i datę wystawienia,

\- imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

\- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

\- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

\- kwotę podatku,

\- kwotę należności ogółem.

W oparciu o powyższe, wskazać należy, że dokumenty wymienione w przywołanym powyżej przepisie Rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy. W tym zakresie, w ocenie Spółki należy uznać, że wśród planowanych do archiwizowania przez nią w Systemie elektronicznych wersji Dokumentów, stanowiących podstawę do prawidłowego rozliczenia podatku znajdą się zarówno faktury, jak i inne dokumenty, które zostały zrównane z fakturą dla potrzeb rozliczenia.

Wskazać jednocześnie należy, że w myśl art. 106m ust. 1-3 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Celem zawartego w ustawie wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje.

Ustawa o VAT nie definiuje terminu czytelności faktury, jednakże zdaniem Spółki, pod tym pojęciem należy rozumieć przede wszystkim możliwość odczytania danych zawartych w fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń.

Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się brak zmian w zakresie danych, które powinna zawierać faktura.

Na uwagę zasługuje również kolejny ustęp ww. przepisu art. 106m ustawy o VAT (tj. ust. 4), zgodnie z którym autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą „dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług”.

Przedmiotowe pojęcia „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, które zostały powołane w cytowanym przepisie nie zostały zdefiniowane w ustawie o VAT. Niemniej jednak pojęcia te były przedmiotem wielu interpretacji podatkowych.

Przykładowo w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0114-KDIP1- 3.4012.207.2022.1.LK z dnia 13 lipca 2022 r. wskazano, że „pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym”.

Z kolei, określenie „wiarygodna ścieżka audytu” w świetle poglądu prezentowanego w cytowanej powyżej interpretacji „oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika”.

Na potrzeby rozliczeń podatku VAT wiarygodna ścieżka audytu powinna zatem umożliwić weryfikację istnienia związku pomiędzy fakturą a rzeczywistą transakcją, którą ta faktura dokumentuje, przy czym to w gestii podatnika pozostaje wybór środków mających służyć wykazaniu powyższego związku.

W kontekście przytaczanych regulacji wskazać należy, że stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy powinni przechowywać otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 ustawy o VAT), przy czym przepisu tego nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy o VAT).

Analiza powyższych przepisów dot. wymogów jakie winny spełniać faktury oraz sam sposób archiwizacji, wskazuje, że ustawa o VAT nie zabrania stosowania elektronicznej archiwizacji faktur otrzymywanych w formie papierowej, pod warunkiem jednak, że zostaną spełnione określone przesłanki, w tym w szczególności:

\- podatnik zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych przez niego faktur od momentu ich uzyskania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - przy czym wskazane warunki powinny zostać zapewnione poprzez prowadzenie odpowiednich kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a transakcją udokumentowaną (tą fakturą),

\- faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie,

\- podatnik będzie miał możliwość zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur (w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych),

\- w przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju, podatnik umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych.

Przekładając powyższe na sytuację Wnioskodawcy, w jego ocenie, planowany sposób obiegu i archiwizacji otrzymanych elektronicznych wersji Dokumentów zaprezentowany w opisie zdarzenia przyszłego wniosku, będzie spełniać wszystkie warunki określone w przepisach ustawy o VAT.

Odnosząc się do sposobu archiwizacji Dokumentów, Wnioskodawca w szczególności zapewni właściwe przechowywanie oraz dostęp do elektronicznych wersji Dokumentów. Otrzymywane przez Wnioskodawcę elektroniczne wersje Dokumentów będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób, który zapewni łatwy dostęp oraz ich wyszukanie.

Jednocześnie, w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej lub na żądanie uprawnionych organów Spółka będzie w stanie zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej niezwłoczny dostęp do otrzymanych elektronicznych wersji Dokumentów - dostęp on-line za pomocą środków elektronicznych oraz umożliwi im pobranie przedmiotowych plików, jak również przetworzenie danych w nich zawartych.

Z kolei w odniesieniu do wymogów dot. samych Dokumentów, w ocenie Wnioskodawcy, w przypadku przechowywania Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej zapewniona będzie zarówno autentyczność ich pochodzenia, jak i integralność oraz czytelność treści Dokumentów. Jak wskazano powyżej, zgodnie z przepisami ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia rozumiana jest jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. W ocenie Wnioskodawcy w odniesieniu do elektronicznych wersji Dokumentów źródłowych wynika ona z faktu, że elektroniczna wersja takiego Dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika otrzymanego przez Spółkę.

Tym samym, w odniesieniu do każdego Dokumentu w formie elektronicznej, Spółka będzie miała pewność w zakresie podmiotu wystawiającego dany Dokument źródłowy oraz jego treści. Ponadto, zapewniona będzie także integralność oraz czytelność treści elektronicznych wersji Dokumentów. Jak wspomniano powyżej, przez integralność treści faktury rozumie się sytuację, w której wykluczona jest możliwość zmiany danych, które powinna zawierać faktura. W tym zakresie, jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, w ramach procedury wprowadzania elektronicznej wersji Dokumentu do Systemu nadawany im będzie nieedytowalny format elektroniczny, uniemożliwiający ingerencję w ich treść za pomocą powszechnie dostępnego oprogramowania czy edytorów tekstu, przez cały okres ich przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Planowany przez Spółkę sposób obiegu i archiwizacji elektronicznych form Dokumentów spowoduje, że zapis obrazu Dokumentu stanowić będzie wierne odzwierciedlenie jego papierowego odpowiednika.

Z kolei czytelność Dokumentów w formie elektronicznej będzie zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania/wykonywania zdjęć (tylko elektroniczne formy Dokumentów w odpowiedniej jakości będą akceptowane do rozliczenia). W rezultacie Dokumenty źródłowe zapisane w formie elektronicznej będą dobrej jakości graficznej, dzięki czemu, w ocenie Wnioskodawcy, zachowana będzie czytelność i przejrzystość Dokumentów archiwizowanych w formie elektronicznej. Zapewnienie wspomnianych powyżej autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności elektronicznych form Dokumentów źródłowych będzie wspomagane poprzez wewnętrzne systemy kontroli, których przykłady zostały wskazane w opisie zdarzenia przyszłego.

Tylko elektroniczne formy Dokumentów źródłowych, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów rachunkowych i podatkowych. W ocenie Wnioskodawcy będzie zatem zapewniona „wiarygodna ścieżka audytu” pomiędzy Dokumentami źródłowymi w formie elektronicznej a faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi.

Biorąc pod uwagę powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, planowany sposób obiegu i przechowywania Dokumentów źródłowych w formie elektronicznej zapewni autentyczność ich pochodzenia, ich integralność oraz czytelność zawartych w nich treści.

Reasumując, w ocenie Spółki, stosownie do przepisów ustawy o VAT dopuszczalne jest, aby obieg i przechowywanie Dokumentów źródłowych (w postaci faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów) odbywały się w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Definicja podatku naliczonego została zawarta w art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, gdzie wskazano, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Natomiast w art. 86 ust. 10 ustawy o VAT określono, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Stosownie do art. 86 ust. 10b ustawy o VAT, prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny, a w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów pod warunkiem, że podatnik otrzyma fakturę dokumentującą dostawę towarów, stanowiącą u niego wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, w terminie trzech miesięcy od upływu miesiąca, w którym w odniesieniu do nabytych towarów powstał obowiązek podatkowy.

Z kolei w art. 88 ustawy o VAT wymienione zostały przypadki, w których podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Biorąc pod uwagę powyższe, nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma zatem miejsce, gdy spełni one zostaną następujące warunki:

\- w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy,

\- faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia,

\- odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,

\- towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,

\- w stosunku do nabywanych towarów lub usług nie ma zastosowania katalog wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony nie podlega odliczeniu i nie zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Z powyższego wynika, że forma, w jakiej przechowywane są Dokumenty (papierowa lub elektroniczna) pozostaje bez wpływu na możliwość czy zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich Dokumentów. Przy założeniu, że spełnione zostaną ogólne warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, brak papierowych wersji Dokumentów nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku VAT.

W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, w sytuacji kiedy Spółka będzie otrzymywać Dokumenty w formie elektronicznej lub papierowej, natomiast będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurą wskazaną w opisie zdarzenia przyszłego, Spółce będzie przysługiwać na ich podstawie prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem, że będą one dokumentować nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do działalności opodatkowanej podatkiem VAT oraz nie będą dotyczyć wydatków, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Zaprezentowane powyżej stanowisko znajduje odzwierciedlenie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie archiwizacji i przechowywania faktur oraz możliwości zniszczenia faktur papierowych po utrwaleniu ich obrazów w postaci elektronicznej potwierdza Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydawanych interpretacjach indywidualnych, przykładowo:

\- z 29 stycznia 2021 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.767.2020.2.LM,

\- z 29 stycznia 2021 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.773.2020.2.PRM,

\- z 25 stycznia 2021 r. sygn. 0111-KDIB3-3.4012.669.2020.2.MAZ,

\- z 20 stycznia 2021 r. sygn. 0111-KDIB3-3.4012.618.2020.1.PJ,

\- z 19 stycznia 2021 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.674.2020.2.KF,

\- z 18 stycznia 2021 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.757.2020.1.JG,

\- z 15 stycznia 2021 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.622.2020.3.KF,

\- z 15 stycznia 2021 r. sygn. 0111-KDIB3-3.4012.633.2020.1.P

\- z 12 stycznia 2021 r. sygn. 0111-KDIB3-3.4012.638.2020.2.MAZ,

\- z 12 stycznia 2021 r. sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.756.2020.3.AJB,

\- z 12 stycznia 2021 r. sygn. 0114-KDIP4-3.4012.563.2020.1.DS,

\- z 12 stycznia 2021 r. sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.757.2020.2.AM,

\- z 11 stycznia 2021 r. sygn. 0111-KDIB3-3.4012.670.2020.1.MAZ,

\- z 5 stycznia 2021 r. sygn. 0112-KDIL3.4012.644.2020.4.EW.

W konsekwencji, biorąc pod uwagę powyższe Spółka stoi na stanowisku, że przy założeniu spełnienia pozostałych ogólnych warunków uprawniających do odliczenia VAT, w szczególności wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w otrzymanych fakturach, fakturach korygujących, a także innych Dokumentach (w tym paragonów i biletów), w przypadku, gdy Dokumenty te przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej, a ich wersja papierowa zostanie zniszczona.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest **prawidłowe.**

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2022 r., poz. 931, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”):

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Kwestie dotyczące zasad wystawiania faktur i faktur korygujących zawarte zostały w art. 106a-106q ustawy.

Jak wynika z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1\. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2\. wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3\. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4\. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Elementy, jakie powinna zawierać faktura, zostały wymienione w art. 106e ustawy.

Przepis art. 106e ust. 1 ustawy wskazuje elementy, jakie powinna zawierać faktura.

W praktyce zdarzają się również sytuacje, gdy po wystawieniu faktury następują zdarzenia gospodarcze mające wpływ na treść pierwotnej faktury lub faktura zawiera błędy. W takiej sytuacji, ustawodawca wskazuje na możliwość skorygowania tej faktury przez wystawienie faktury korygującej.

Jak stanowi art. 106j ust. 1 ustawy:

W przypadku gdy po wystawieniu faktury:

1\. podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,

2\. (uchylony)

3\. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,

4\. dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,

5\. stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury

– podatnik wystawia fakturę korygującą.

Elementy jakie powinna zawierać faktura korygująca określa art. 106j ust. 2 ustawy.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Faktura może nie zawierać, w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro - danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem, że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwoty podatku.

Przepisy dotyczące faktur określono również w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021., poz. 1979) zwanego dalej „rozporządzeniem”.

W § 3 pkt 4 tego rozporządzenia znajdują się regulacje pozwalające określić, kiedy i jaki rodzaj biletu może zostać uznany za fakturę:

Przejazd autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać: a) numer i datę wystawienia, b) imię i nazwisko lub nazwę podatnika, c) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, d) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, e) kwotę podatku, f) kwotę należności ogółem.

Dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Jak stanowi art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy:

Podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Wątpliwości Państwa dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w fakturach, fakturach korygujących a także innych Dokumentach (w tym paragonach i biletach) w przypadku, gdy dokumenty te będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej a ich wersja papierowa zostanie zniszczona.

Odnosząc się do podniesionej we wniosku kwestii Dokumentów wyjaśnić należy, że ustawodawca określił w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy podstawowe elementy składowe faktury wystawionej przez podatnika. Z kolei Minister Finansów, wykorzystując delegację zawarta w art. 106o ustawy, określił w §3 pkt 1-5 rozporządzenia z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur, przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli więc otrzymany przez Państwa dokument źródłowy, potwierdzający poniesione wydatki na zakup towarów i usług zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach, jest on fakturą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeśli dokument potwierdzający zakup nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka w związku z prowadzoną działalnością otrzymuje dużą liczbę faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków, paragonów, itp. Ponadto pracownicy Spółki ponoszą wydatki służbowe oraz wydatki związane z podróżami służbowymi.

Spółka rozważa wprowadzenie systemu, który będzie służył elektronicznemu rozliczaniu wydatków służbowych oraz kosztów związanych z podróżami służbowymi, a także archiwizacji elektronicznych wersji Dokumentów (System).

W ramach Systemu wszystkie Dokumenty i ich załączniki będą skanowane lub fotografowane przez pracowników, którzy dane koszty będą chcieli rozliczyć. Następnie skany lub fotografie tych Dokumentów będą wprowadzane do Systemu. Spółka będzie w ten sposób za pomocą Systemu otrzymywała skany lub fotografie Dokumentów w nieedytowalnym formacie cyfrowym bez możliwości ich zmiany (dokument pdf, png, zdjęcie w formacie jpg, jpeg, tif, tiff, inny format cyfrowy, stanowiący wierną kopię dokumentu źródłowego).

Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, których celem będzie ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy Dokumentami w formie elektronicznej a dostawą towaru lub świadczeniem usługi, których dotyczą. Ponadto każdy Dokument w formie elektronicznej poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za akceptację wydatków (zazwyczaj przez przełożonego danego pracownika) oraz przez księgowość Spółki. Uzyskane w ten sposób elektroniczne formy Dokumentów będą archiwizowane w systemie finansowo - księgowym Spółki. Dla każdej transakcji powstałej po zaksięgowaniu transakcji możliwe będzie zidentyfikowanie elektronicznej formy Dokumentu źródłowego (w postaci załącznika do transakcji, linka do repozytorium bazy danych lub w postaci innej ścieżki dostępu). Format zapisu elektronicznej formy Dokumentu będzie umożliwiał jego drukowanie, ale nie będzie możliwa zmiana jego treści.

Wersje elektroniczne faktur będą przechowywane w taki sposób, że możliwe będzie wyfiltrowanie (zidentyfikowanie) dokumentów z danego okresu rozliczeniowego.

Pliki powstałe w wyniku digitalizacji źródłowych Dokumentów papierowych będą archiwizowane na serwerach zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego dotyczącego dokumentowanych zdarzeń. W celu zabezpieczenia przed utratą plików będą tworzone kopie bezpieczeństwa danych. Po wprowadzeniu elektronicznej formy Dokumentów (tj. zdjęcia lub skanu) do Systemu, a także przeprowadzeniu wszystkich kontroli biznesowych i merytorycznych oraz zaewidencjonowaniu elektronicznych form Dokumentów, ich papierowe wersje źródłowe będą podlegać utylizacji.

Spółka umożliwi na żądanie naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno - skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju. Umożliwi również, na żądanie ww. organów, bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej na serwerach znajdujących się fizycznie na terytorium kraju.

Nabyte towary i usługi udokumentowane fakturami przechowywanymi w formie dokumentów elektronicznych będą służyły w większości czynnościom opodatkowanym wykonywanym przez Spółkę. Spółka obecnie w marginalnym zakresie wykonuje czynności zwolnione z opodatkowania, w związku z czym stosuje proporcję, o której mowa w art. 90 ust. 2 ustawy o VAT na poziomie 100% (wartość proporcji wyliczona w zaokrągleniu w górę do najbliższej liczby całkowitej, zgodnie z art. 90 ust. 4 ustawy o VAT). Spółka nie przewiduje istotnych zmian w zakresie wykonywanych czynności zwolnionych w przyszłości. Wśród ww. wydatków znajdą się również wydatki wymienione w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r., poz. 931 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”), w tym w szczególności nabycie usług noclegowych i gastronomicznych. Część z wydatków na nabycie usług noclegowych i gastronomicznych ponoszonych będzie na rzecz pracowników Spółki. Mogą się jednak zdarzyć sytuacje, w których Spółka nabędzie usługi noclegowe i gastronomiczne w celu ich odsprzedaży na rzecz innych spółek z Grupy lub podmiotów niepowiązanych ze Spółką.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób przez Państwa opisany, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych Dokumentów, a także umożliwienie dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu, jest zgodny z przytoczonymi przepisami. Spółka wypełnia, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur (oraz innych dokumentów które spełniają definicję faktury) dokumentujących zakup towarów i usług.

Przy czym należy podkreślić, że inne dokumenty, o których mowa we wniosku (m.in. paragony i bilety), aby mogły zostać uznane za fakturę, muszą spełniać wymogi wynikające z ustawy oraz te określone w rozporządzeniu Minister Finansów w sprawie wystawiania faktur.

Opis sprawy wskazuje, że Spółka wypełni również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej, a ich papierowe oryginały będą niszczone. Jak bowiem Państwo wskazali:

a) wszystkie Dokumenty i ich załączniki będą skanowane lub fotografowane przez pracowników, którzy dane koszty będą chcieli rozliczyć. Następnie skany lub fotografie tych Dokumentów będą wprowadzane do Systemu. Spółka będzie w ten sposób za pomocą Systemu otrzymywała skany lub fotografie Dokumentów w nieedytowalnym formacie cyfrowym bez możliwości ich zmiany (dokument pdf, png, zdjęcie w formacie jpg, jpeg, tif, tiff, inny format cyfrowy, stanowiący wierną kopię dokumentu źródłowego),

b) wymogiem dla akceptacji przez Spółkę danego Dokumentu w formie elektronicznej do rozliczenia będzie dobra jakość graficzna pliku, zapewniająca ich czytelność i przejrzystość,

c) jednocześnie Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, których celem będzie ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy Dokumentami w formie elektronicznej a dostawą towaru lub świadczeniem usługi, których dotyczą.

W kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ponadto należy zauważyć, że w przypadku wykonywania w ramach działalności gospodarczej czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług oraz zwolnionych z opodatkowania tym podatkiem, należy mieć na uwadze uregulowania zawarte w art. 90 ustawy. Powyższe przepisy stanowią uzupełnienie regulacji art. 86 ustawy.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Zgodnie z art. 90 ust. 1 ustawy:
--------------------------------

W stosunku do towarów i usług, które są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, jak i czynności, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje, podatnik jest obowiązany do odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

W myśl art. 90 ust. 2 ustawy:
-----------------------------

Jeżeli nie jest możliwe wyodrębnienie całości lub części kwot, o których mowa w ust. 1, podatnik może pomniejszyć kwotę podatku należnego o taką część kwoty podatku naliczonego, którą można proporcjonalnie przypisać czynnościom, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, z zastrzeżeniem ust. 10.

Zgodnie z art. 90 ust. 10 ustawy:
---------------------------------

W przypadku gdy proporcja określona zgodnie z ust. 2-8:

1.przekroczyła 98% oraz kwota podatku naliczonego niepodlegająca odliczeniu, wynikająca z zastosowania tej proporcji, w skali roku, była mniejsza niż 500 zł – podatnik ma prawo uznać, że proporcja ta wynosi 100%;

2.nie przekroczyła 2% – podatnik ma prawo uznać, że proporcja ta wynosi 0%.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

_Przywołany wyżej artykuł wprowadza ograniczenie w prawie do odliczenia podatku naliczonego od nabywanych usług noclegowych i gastronomicznych (nawet, jeżeli służą one odsprzedaży w modelu pośrednictwa), zatem - co do zasady -_ podatek naliczony z tytułu nabycia usług noclegowych i gastronomicznych nie podlega odliczeniu.

Prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie faktur jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT, w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika faktur oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w związku z nabywanymi towarami i usługami.

W opisanym we wniosku zdarzeniu przyszłym wskazali Państwo, że jesteście czynnym podatnikiem VAT. W związku z prowadzoną działalnością nabywacie Państwo towary i usługi, co jest dokumentowane fakturami oraz innymi dokumentami. Zamierzają Państwo przechowywać faktury (i inne dokumenty, które spełniają definicję faktury) wyłącznie w formie elektronicznej przy zapewnieniu ich autentyczności, integralności i czytelności, w ramach przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego procedury. Będą Państwo również zapewniać, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych elektronicznych form Dokumentów.

We wniosku wskazali Państwo, że wśród Państwa wydatków znajdują się również te wymienione w art. 88 ustawy – w szczególności nabycie usług noclegowych i gastronomicznych, a także, że Spółka może nabywać usługi noclegowe i gastronomiczne w celu ich dalszej odsprzedaży.

Dodatkowo wskazaliście Państwo, że Spółka obecnie w marginalnym zakresie wykonuje czynności zwolnione z opodatkowania, w związku z czym stosuje proporcję, o której mowa w art. 90 ust. 2 ustawy o VAT na poziomie 100% (wartość proporcji wyliczona w zaokrągleniu w górę do najbliższej liczby całkowitej, zgodnie z art. 90 ust. 4 ustawy o VAT).

Mając na uwadze powyższe, że nabywane towary i usługi służą Państwu do wykonywania działalności opodatkowanej, to Spółce przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy z faktur, faktur korygujących i innych dokumentów zrównanych na podstawie szczególnych przepisów z fakturami.

Przy czym istotne jest, aby te faktury, oraz inne dokumenty spełniające definicję faktury, nie dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy (nabycie usług noclegowych i gastronomicznych na własne potrzeby), co będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.

Tym samym stanowisko Państwa jest **prawidłowe.**

**Dodatkowe informacje**

**Informacja o zakresie rozstrzygnięcia**

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zadanego pytania) Wnioskodawcy, w odniesieniu do opisanego zdarzenia przyszłego. Zauważyć bowiem należy, że to wyłącznie Wnioskodawca, w treści składanego wniosku, kształtuje jego zakres przedmiotowy. Zatem kwestie, które nie zostały objęte pytaniem wskazanym we wniosku, nie mogą być rozpatrzone – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do faktu, że na poparcie własnej argumentacji Wnioskodawca powołał się na funkcjonujące w obrocie prawnym interpretacje indywidualne, Organ pragnie zauważyć, że zostały one wydane w indywidualnej sprawie i odnoszą się wyłącznie do okoliczności przedstawionych w inicjujących te sprawy wnioskach. Podkreślenia w tym miejscu bowiem wymaga, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podmiotów w wyniku rozstrzygnięć, dotyczących konkretnych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych. Interpretacje indywidualne nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego, co oznacza, że należy je traktować indywidualnie (por. prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 27 marca 2015 r., sygn. akt III SA/Łd 109/15).

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

**Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji**

\- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r., poz. 1540, ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

\- W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

\- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej: Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1\. z zastosowaniem art. 119a;

2\. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3\. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

**Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację**

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (\`(...)\`). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2022 r., poz. 329, ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

\- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

\- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

**Podstawa prawna dla wydania interpretacji**

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).