Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPTPP2/443-666/11-4/JS
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2012-01-19
Teza: Prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF oraz wystawianie i udostępnianie faktur elektronicznych
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 22 września 2011 r. (data wpływu 10 października 2011 r.), uzupełnionym pismem z dnia 5 stycznia 2012 r. (data wpływu 11 stycznia 2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF oraz wystawiania i udostępniania faktur elektronicznych – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 10 października 2011 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF oraz wystawiania i udostępniania faktur elektronicznych.

Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z dnia 5 stycznia 2012 r. (data wpływu 11 stycznia 2012 r.) o doprecyzowanie zdarzenia przyszłego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. (w dalszej części - Spółka, Wnioskodawca) po uprzednim wyrażeniu zgody, zamierza otrzymywać faktury zakupowe przesyłane przez kontrahentów (podmioty krajowe i zagraniczne) za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Wnioskodawca będzie odbierał faktury za pośrednictwem poczty elektronicznej w postaci plików PDF. Faktury nie będą chronione za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemu elektronicznej wymiany danych EDI.

W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur będą one przesyłane z wykorzystaniem kont pocztowych uzgodnionych pomiędzy Spółką a danym kontrahentem.

Otrzymane faktury będą zapisywane w bazie danych systemu NND Integrum - oprogramowania wykorzystywanego przez Spółkę do zarządzania obiegiem dokumentów. Dostęp do bazy danych zawierającej otrzymane faktury elektroniczne jest zabezpieczony hasłem i ograniczony do upoważnionych osób spośród personelu księgowego Spółki.

Wykorzystywany przez Wnioskodawcę system NND Integrum zapewnia możliwość sprawnego wyszukiwania i udostępniania otrzymanych przez Spółkę e-faktur. W szczególności wykorzystywane przez Spółkę oprogramowanie umożliwia wyszukiwanie faktur według okresów rozliczeniowych, daty wpływu, wystawcy faktury, numeru faktury, NIP kontrahenta etc.

Analogicznie jak w przypadku otrzymywanych faktur elektronicznych, Spółka zamierza wysyłać do swoich kontrahentów (podmiotów krajowych i zagranicznych), po uprzednim wyrażeniu przez nich zgody, faktury sprzedażowe za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie plików PDF (bez stosowania zabezpieczeń w postaci bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemu elektronicznej wymiany danych EDI). W tym celu Spółka wykorzystywać będzie uzgodnione z kontrahentami adresy poczty elektronicznej.

W piśmie z dnia 27 kwietnia 2011 r., będącym uzupełnieniem wniosku, Spółka poinformowała, że jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT. Ponadto, Wnioskodawca wskazał, że opisany sposób otrzymywania faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie plików PDF zagwarantuje pewność co do tożsamości dokonującego dostawy (wystawcy faktur) oraz zagwarantuje, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Jak wskazał Wnioskodawca procedura wystawiania i udostępniania faktur sprzedażowych przesyłanych do kontrahentów zagwarantuje autentyczność i integralność treści faktur.

Wnioskodawca informuje, że faktury przesyłane Spółce w formie elektronicznej będą przechowywane również w formie elektronicznej, a sposób ich przechowywania umożliwi organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie zawartych w nich danych.

Nabycie towarów i usług udokumentowane fakturami otrzymywanymi drogą elektroniczną będzie miało związek z czynnościami opodatkowanymi podatkiem od towarów i usług.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy faktury otrzymywane przez Wnioskodawcę w sposób opisany we wniosku, tj. przesyłane przez kontrahentów Spółki za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie plików PDF, bez bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemu elektronicznej wymiany danych EDI spełniają warunek autentyczności pochodzenia i integralności treści, o którym mowa w § 4 Rozporządzenia, a tym samym stanowią podstawę do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur?
2.  Czy opisana we wniosku procedura wystawiania i udostępniania faktur sprzedażowych przesyłanych do kontrahentów Spółki za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie plików PDF bez bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemu elektronicznej wymiany danych EDI jest prawidłowa?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1

Faktury przesyłane przez kontrahentów Spółki za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie plików PDF, bez bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemu elektronicznej wymiany danych EDI spełniają warunek autentyczności pochodzenia i integralności treści, o którym mowa w § 4 Rozporządzenia, a w konsekwencji będą stanowiły podstawę do odliczenia podatku VAT naliczonego.

Art. 86 ust. 1 ustawy o VAT stanowi, że w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi:

1.  suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika:

*   z tytułu nabycia towarów i usług,
*   potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego,
*   od komitenta z tytułu dostawy towarów będącej przedmiotem umowy komisu – z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4 (\`(...)\`).

Natomiast z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje, co do zasady, w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Wnioskodawca podnosi, iż prawo to uzależnione jest od otrzymania przez podatnika faktur zgodnych z wymogami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego, w tym przepisów Rozporządzenia - w odniesieniu do faktur przesyłanych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Zgodnie z § 3 ust. 1 Rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Z kolei § 4 Rozporządzenia stanowi, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z § 2 ust. 2 Rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

W ocenie Wnioskodawcy, przepisy Rozporządzenia określające sposób i warunki przesyłania faktur za pomocą środków komunikacji elektronicznej nie nakładają na podatników obowiązku stosowania procedur zapewniających autentyczność i integralność e-faktur z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemu elektronicznej wymiany danych EDI. Zdaniem Wnioskodawcy, sposoby zapewnienia autentyczności i integralności faktur wskazane w § 2 ust. 2 Rozporządzenia mają jedynie charakter przykładowy, co umożliwia podatnikom zapewnienie ich autentyczności i integralności również w inny sposób. Na prawidłowość powyższego stanowiska wskazuje sens słów użytych przez ustawodawcę w § 2 i § 3 Rozporządzenia, wnioski wynikające z wykładni językowej powołanych przepisów znajdują pełne wsparcie w treści uzasadnienia do projektu Rozporządzenia, w którym wskazano: „Należy podkreślić, że w przypadku akceptacji w formie elektronicznej zrezygnowano z dotychczasowych wymogów, aby stosować bezpieczny podpis elektroniczny, weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektroniczną wymianę danych (EDI). Wprowadzenie takiego rozwiązania powinno znacząco przyczynić się do upowszechnienia fakturowania elektronicznego. (\`(...)\`) Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.”

Biorąc pod uwagę powyższe, za dopuszczalne uznać należy przesyłanie faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej w postaci plików PDF pod warunkiem, że taki sposób przesyłania faktur będzie zapewniał autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność jej treści. W takim przypadku, faktury otrzymane w formie elektronicznej będą stanowiły podstawę do odliczenia wynikającego z nich podatku naliczonego.

W ocenie Wnioskodawcy, opisana we wniosku procedura otrzymywania e-faktur spełnia ww. kryteria.

W pierwszej kolejności Spółka podnosi, iż format PDF, który ma być wykorzystywany do przesyłania e-faktur przez jej kontrahentów, w praktyce uniemożliwia wprowadzanie zmian w treściach faktur po ich zapisaniu w tym formacie. W szczególności, pliki tekstowe zapisane w formacie PDF nie są edytowalne, co oznacza, że nie jest możliwe dopisanie lub usunięcie fragmentów tekstu na tak zapisanej fakturze. Ponadto, w opisanym zdarzeniu przyszłym bezpieczeństwo bazy danych zawierającej otrzymane e-faktury zwiększa wykorzystanie systemu NND Integrum (profesjonalnego narzędzia informatycznego służącego zarządzaniu obrotem dokumentów), do którego dostęp jest zabezpieczony hasłem i ograniczony do upoważnionych osób spośród personelu księgowego Spółki.

Natomiast autentyczność pochodzenia e-faktur zostanie zapewniona poprzez wcześniejsze uzgodnienie z kontrahentami adresów kont pocztowych, z których kontrahenci będą wysyłali faktury. W ocenie Wnioskodawcy, mechanizm ten pozwoli na pełną identyfikację wystawców faktur otrzymywanych drogą elektroniczną.

Końcowo Wnioskodawca podnosi, iż opisana we wniosku procedura otrzymywania faktur drogą elektroniczną umożliwi sprawne wyszukiwanie i udostępnianie otrzymanych przez Spółkę e-faktur. W szczególności wykorzystywane przez Spółkę oprogramowanie umożliwia wyszukiwanie faktur według okresów rozliczeniowych, daty wpływu, wystawcy faktury, numeru faktury, NIP kontrahenta etc. Reasumując, opisana w niniejszym wniosku procedura otrzymywania e-faktur odpowiada wymogom przewidzianym przepisami prawa, dając Spółce prawo do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych w ten sposób faktur.

Wnioskodawca podnosi, iż stanowisko, zgodnie z którym przesyłanie faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie plików PDF czyni zadość wymogowi zapewnienia autentyczności i integralności tych dokumentów potwierdzają interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane przez Ministra Finansów w aktualnym stanie prawnym. Przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 12 lipca 2011 r. (nr IPPP1/443-628/11-2/AS) uznał, iż „nienaruszalność danych zawartych w fakturze będzie gwarantowana formatem jej zapisu w pliku PDF, który z zasady nie jest formatem przeznaczonym do edytowania i utrudnia modyfikację treści przez przypadkowego użytkownika. (\`(...)\`) Należy stwierdzić, że faktury, o których mowa we wniosku będą zabezpieczone przed modyfikacjami ich treści oraz będą dawały pewność co do tożsamości wystawcy. Zatem przedstawione procedury wystawiania i udostępniania faktur elektronicznych - zarówno pobieranie faktur ze strony internetowej jako plik PDF, jak również wysyłanie e-faktur w formie pliku PDF - zapewnią autentyczność pochodzenia oraz integralność treści tych faktur (\`(...)\`).Tym samym wskazane przez Wnioskodawcę procedury wystawiania i udostępniania faktur zgodne są z obowiązującymi przepisami w zakresie podatku od towarów i usług.”

Spółka wskazuje, iż w obecnym stanie prawnym nie jest również kwestionowane prawo do odliczenia przez podatników podatku naliczonego z faktur otrzymywanych w postaci plików PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej. Stanowisko to potwierdził m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 7 lipca 2011 r. (nr ITPP3/443-106/11/JK) stwierdzając iż „w ocenie organu, Spółka będzie mogła wysyłać oraz otrzymywać od swoich kontrahentów faktury przesłane pocztą elektroniczną we wskazanym we wniosku formacie (PDF - dopisek Wnioskodawcy) bez stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Ponadto w związku z faktem, iż opisany system wypełni wymogi określone w treści wymienionego rozporządzenia dla faktur przesłanych w formie elektronicznej, to będzie także uprawniona do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (\`(...)\`)”.

Możliwość odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymywanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w postaci plików PDF znajduje potwierdzenie w wielu innych interpretacjach indywidualnych wydanych z upoważnienia Ministra Finansów w obowiązującym stanie prawnym. W tym zakresie - jedynie tytułem przykładu - Wnioskodawca wskazuje na interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 13 czerwca 2011 r. (nr IPTPP2/443-22/11-4/BM) oraz interpretacje Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 6 czerwca 2011 r. (nr ILPB3/423-97/11-2/GC).

Podsumowując, w opinii Wnioskodawcy faktury zakupowe otrzymane przez Spółkę za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie plików PDF (bez bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemu elektronicznej wymiany danych EDI) spełniają kryteria autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur w znaczeniu jakie nadają im przepisy Rozporządzenia - a w konsekwencji otrzymane przez Spółkę faktury będą stanowiły podstawę do odliczenia podatku VAT naliczonego.

Ad. 2

Zdaniem Wnioskodawcy, opisana we wniosku procedura wystawiania i udostępniania faktur sprzedażowych przesyłanych do kontrahentów za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie plików PDF bez bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemu elektronicznej wymiany danych EDI jest prawidłowa.

W przypadku faktur wystawianych przez Spółkę i przesyłanych kontrahentom w formie elektronicznej, według Wnioskodawcy, pełne zastosowanie znajdzie argumentacja zaprezentowana w uzasadnieniu stanowiska dotyczącego pytania nr 1. W szczególności zdaniem Wnioskodawcy, zaproponowany sposób przesyłania faktur drogą elektroniczną zapewnia integralność treści faktur udostępnianych kontrahentom przez Spółkę (m.in. dzięki zapisowi faktur w formacie PDF, który uniemożliwia edytowanie ich treści). Natomiast autentyczność pochodzenia faktur zostanie zapewniona dzięki wykorzystywaniu uzgodnionego z klientami konta pocztowego, z którego wysyłane będą do kontrahentów wszystkie faktury sprzedażowe.

Biorąc pod uwagę powyższe, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 zasługuje na uwzględnienie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT, dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1.  konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2.  potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3.  konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4.  stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Natomiast art. 106 ust. 11 ustawy stwierdza, że minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych.

Kwestię przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej od dnia 1 stycznia 2011 r. reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem, wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy.

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 rozporządzenia).

Pojęcie autentyczności pochodzenia faktury - w myśl § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia - oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury - w myśl § 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia - rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Prawodawca zdefiniował co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury. Jako przykład systemów zapewniających zachowanie ww. warunków podał bezpieczny podpis elektroniczny oraz elektroniczną wymianę danych (EDI). Przy czym jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody przesyłania faktur drogą elektroniczną, gwarantujące autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury.

Konieczne zatem jest stworzenie metod gwarantujących spełnienie powyższych wymogów, które jednak ma określić sam podatnik. Rozporządzenie nie określa, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury).

Powyższe zmiany zostały wprowadzone w związku z przyjęciem Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej Dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L nr 189), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób. Nowa redakcja art. 233 Dyrektywy 112 regulująca ww. kwestie, została dokonana w taki sposób, aby kwestie techniczne wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur całkowicie pozostawić w gestii podatnika, ograniczając rolę państw członkowskich jedynie do funkcji weryfikatora przyjętych przez podatników procedur umożliwiających kontrolę prawidłowości rozliczania podatku VAT. Ocena „prawidłowości” faktury jako dowodu ma być dokonywana z perspektywy „autentyczności” jej pochodzenia, zachowania „integralności treści” oraz jej „czytelności”. Kontrolę faktury pod tym kątem ma zapewnić sam podatnik, przy czym Dyrektywa 112 podpowiada podatnikowi, że można ten efekt uzyskać za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Jedynie jako przykład tego typu systemów kontroli podaje się rozwiązania oparte na bezpiecznym (zaawansowanym) podpisie elektronicznym lub systemie elektronicznej wymiany informacji (EDI).

Zgodnie z § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Natomiast zgodnie z brzmieniem § 8 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W tym miejscu wskazać należy, że od dnia 1 kwietnia 2011 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

W myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r., faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Natomiast § 19 ust. 2 cyt. rozporządzenia wskazuje, że przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT. Zamierza otrzymywać faktury zakupowe przesyłane przez kontrahentów (podmioty krajowe i zagraniczne) za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Wnioskodawca będzie odbierał faktury za pośrednictwem poczty elektronicznej w postaci plików PDF. Faktury nie będą chronione za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemu elektronicznej wymiany danych EDI. W celu zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur będą one przesyłane z wykorzystaniem kont pocztowych uzgodnionych pomiędzy Spółką a danym kontrahentem. Otrzymane faktury będą zapisywane w bazie danych systemu NND Integrum - oprogramowania wykorzystywanego przez Spółkę do zarządzania obiegiem dokumentów. Dostęp do bazy danych zawierającej otrzymane faktury elektroniczne jest zabezpieczony hasłem i ograniczony do upoważnionych osób spośród personelu księgowego Spółki. Wykorzystywany przez Wnioskodawcę system NND Integrum zapewnia możliwość sprawnego wyszukiwania i udostępniania otrzymanych przez Spółkę e-faktur.

Wnioskodawca wskazał, że opisany sposób otrzymywania faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie plików PDF zagwarantuje pewność co do tożsamości dokonującego dostawy (wystawcy faktur) oraz zagwarantuje, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Procedura wystawiania i udostępniania faktur sprzedażowych przesyłanych do kontrahentów zagwarantuje autentyczność i integralność treści faktur.

Nabycie towarów i usług udokumentowane fakturami otrzymywanymi drogą elektroniczną będzie miało związek z czynnościami opodatkowanymi podatkiem od towarów i usług.

Analogicznie jak w przypadku otrzymywanych faktur elektronicznych, Spółka zamierza wysyłać do swoich kontrahentów (podmiotów krajowych i zagranicznych), po uprzednim wyrażeniu przez nich zgody, faktury sprzedażowe za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie plików PDF (bez stosowania zabezpieczeń w postaci bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemu elektronicznej wymiany danych EDI). W tym celu Spółka wykorzystywać będzie uzgodnione z kontrahentami adresy poczty elektronicznej.

Faktury przesyłane Spółce w formie elektronicznej będą przechowywane również w formie elektronicznej, a sposób ich przechowywania umożliwi organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie zawartych w nich danych.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, iż w przypadku, gdy przedstawiony przez Spółkę sposób otrzymywania faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie plików PDF, bez bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemu elektronicznej wymiany danych EDI zagwarantuje pewność co do tożsamości dokonującego dostawy (wystawcy faktur) oraz zagwarantuje, że w fakturze nie będą zmienione dane, które powinna zawierać faktura, to planowany sposób otrzymywania faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej będzie zapewniał autentyczność i integralność treści, o którym mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Tym samym przedmiotowe faktury będą stanowiły podstawę do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w ww. fakturach w zakresie, w jakim towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Odnosząc się natomiast do procedury wystawiania i udostępniania faktur sprzedażowych przesyłanych do kontrahentów Spółki za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie plików PDF bez bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemu elektronicznej wymiany danych EDI, należy stwierdzić, iż będzie ona prawidłowa w przypadku, gdy będzie zapewniała autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści.

Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości przewidywanego sposobu (systemu) przesyłu faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy rozporządzenia - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tut. Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Należy jednocześnie dodać, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem zapytania Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem wskazanym we wniosku – nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Jednocześnie zauważa się, że stosownie do art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej, minister właściwy do spraw finansów publicznych na pisemny wniosek zainteresowanego, wydaje w jego indywidualnej sprawie, pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną). W przedmiotowej sprawie powyższa interpretacja indywidualna nie wywiera zatem skutku prawnego dla kontrahentów Wnioskodawcy.

Odnosząc się z kolei do powoływanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, iż są one rozstrzygnięciami wydanymi na tle indywidualnych stanów faktycznych i nie mają mocy powszechnie obowiązującego prawa.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu, ul. Kośnego 70, 45-372 Opole po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.