Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL1-3.4012.294.2019.2.AK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2019-08-09
Teza: W zakresie prawidłowości przechowywania Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej w związku z rozliczeniem podatku VAT.
Słowa kluczowe: dokumenty; dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 29 maja 2019 r. (data wpływu 5 czerwca 2019 r.) uzupełnionym pismem z dnia 19 lipca 2019 r. (data wpływu 26 lipca 2019 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przechowywania Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej w związku z rozliczeniem podatku VAT – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 5 czerwca 2019 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości przechowywania Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej w związku z rozliczeniem podatku VAT oraz prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z Dokumentów dających prawo do odliczenia podatku przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Wniosek nie spełniał wymogów formalnych przewidzianych przepisami Ordynacji podatkowej, w związku z czym pismem z dnia 12 lipca 2019 r. nr 0112-KDIL1 -3.4012.294.2019.1.AK, na podstawie art. 13 § 2a, art. 169 § 1 i § 2 w zw. z art. 14h Ordynacji podatkowej wezwano Wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 7 dni od doręczenia wezwania.

W dniu 26 lipca 2019 r. do tutejszego organu wpłynęło pismo Wnioskodawcy z dnia 19 lipca 2019 r. będące odpowiedzią na ww. wezwanie. Wnioskodawca ww. piśmie doprecyzował opis sprawy oraz wskazał, że wniosek dotyczy jednego zdarzenia przyszłego w zakresie prawidłowości przechowywania Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej w związku z rozliczeniem podatku VAT.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie opieki zdrowotnej. Wnioskodawca w związku z nieustannym rozwojem prowadzi prace mające na celu poprawę efektywności prowadzonej działalności gospodarczej, poszerzanie oferty produktowej, podnoszenie jakości oferowanych usług, jak również zwiększenie dostępu pacjentów do lekarzy specjalistów. Wnioskodawca na obecnym etapie wystawia oraz otrzymuje od kontrahentów dużą ilość faktur VAT, not, rachunków, listów przewozowych oraz innych dowodów księgowych (zwanych dalej łącznie: Dokumentami) stanowiących podstawę do przygotowania rozliczeń podatkowych. Otrzymane Dokumenty przechowywane są w formie papierowej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z uwagi na skalę prowadzonej działalności oraz liczbę dokumentowanych zdarzeń, przechowywanie Dokumentów w formie papierowej jest dla Wnioskodawcy dalece nieefektywne, a także wiąże się z wysokimi kosztami archiwizacji. Dlatego Wnioskodawca planuje zrezygnować z przechowywania przedmiotowych Dokumentów w formie papierowej i wprowadzić wewnętrzny elektroniczny obieg i cyfrową archiwizację Dokumentów.

Dokumenty otrzymane w formie papierowej będą sprawdzane pod względem poprawności i czytelności przez wyznaczonego pracownika Wnioskodawcy. Natomiast Dokumenty w formie elektronicznej będą drukowane. Następnie ww. Dokumenty zostaną ujęte (zaksięgowane) w systemie finansowo-księgowym Wnioskodawcy. Po dodaniu zapisów do systemu finansowo-księgowego będą one posiadały indywidualny numer, jako numer dowodu za pomocą którego zostaną ujęte w porządku chronologicznym według numeru nadanego przez system finansowo-księgowy. W przypadku braku uwag co do poprawności i czytelności, Dokumenty będą skanowane i archiwizowane w formie elektronicznej. Archiwizacja nie będzie odbywała się w systemie finansowo-księgowym, ale będzie wykonywana przez uprawnione osoby w wewnętrznym programie/systemie Wnioskodawcy. System finansowo-księgowy będzie wykorzystywany do zachowania chronologii zapisu oraz powiązania Dokumentów elektronicznych z wewnętrznym programem/systemem służącym do archiwizowania faktur. Dokumenty będą zapisywane w nieedytowalnym formacie cyfrowym bez możliwości jego zmiany (dokument PDF, zdjęcie w formacie JPG/JPEG, inny format cyfrowy stanowiący wierną kopię dokumentu źródłowego itp.). Docelowo Dokumenty będą przechowywane w Repozytorium zintegrowanym z systemem finansowo-księgowym przez dodatkowy program/system. Elektroniczne kopie zeskanowanych Dokumentów będą przechowywane w wewnętrznym programie/systemie informatycznym, do którego dostęp będzie możliwy przy uwzględnieniu zasad autoryzacji i uwierzytelnienia. W bazie, w której będą archiwizowane Dokumenty poza ich wierną elektroniczną kopią, będzie dodatkowy opis i informacje:

*   numer nadany w systemie finansowo-księgowym,
*   wskazanie osoby odpowiedzialnej za przyjęcie i data wprowadzenia Dokumentu do systemu, w którym będą archiwizowane faktury.

Dodanie powyższych informacji umożliwi ich łatwe odszukanie w toku prowadzonych u Wnioskodawcy kontroli, a na żądanie organów podatkowych lub celno-skarbowych także niezwłocznie przekazanie w formie elektronicznej za pośrednictwem wykorzystywanych przez Wnioskodawcę systemów. Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie lub modyfikowanie zeskanowanych Dokumentów. Wnioskodawca podejmie środki, które wyeliminują możliwość ingerencji z zewnątrz w przechowywane dokumenty. Wyznaczony Zespół informatyków stworzy zamknięte „środowisko”, do którego będzie można dodawać Dokumenty i pobierać ich elektroniczną wersję, przy czym nie będzie możliwości edytowania zapisanych Dokumentów.

Dokumenty będą przechowywane co najmniej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego na serwerach Wnioskodawcy. W każdej chwili będzie też istniała możliwość wydruku tych Dokumentów i zapisania ich na nośniku danych w formacie pdf., a także – zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych Dokumentów na żądanie organów podatkowych.

Wnioskodawca będzie przechowywał Dokumenty w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich autentyczność i czytelność (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy lub wystawcy Dokumentów, a także pewność co do autentyczności Dokumentów) oraz integralność treści (w Dokumentach nie będzie możliwa zmiana danych). Ze względu na wysokość kosztów związanych z archiwizacją dokumentacji, Wnioskodawca planuje przechowywać Dokumenty tylko w formie elektronicznej, Dokumenty w formie papierowej po zeskanowaniu do wyżej opisanego systemu będą niszczone.

U Wnioskodawcy funkcjonuje wewnętrzna procedura postępowania w przypadku dokonywania zakupów, składania zamówień, podpisywania umów, weryfikacji dostawców, zakupionych towarów i usług, a także akceptacji wydatków. Obowiązuje sformalizowana ścieżka akceptacji kosztów, która poprzedza fakt zaksięgowania i opłacenia danego Dokumentu kosztowego lub dokonania zwrotu dla pracownika za poniesiony wcześniej wydatek. Bez tak zachowanej ścieżki kontroli Dokument nie będzie akceptowany i archiwizowany w formie elektronicznej.

Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności Dokumentów źródłowych będzie wspomagane poprzez wewnętrzne systemy kontroli. Przykładami kontroli wewnętrznych przeprowadzanych u Wnioskodawcy w odniesieniu do Dokumentów źródłowych będzie: gromadzenie Dokumentów uzupełniających, takich jak polecenie odbycia podróży służbowej, potwierdzenie wykonania usługi dokumentowanej fakturą itp. Ponadto, każdy Dokument źródłowy poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za księgowość Wnioskodawcy. Tylko Dokumenty źródłowe, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów podatkowych. W ocenie Wnioskodawcy będzie zatem zapewniona „wiarygodna ścieżka audytu”.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca przedstawił dodatkowe wyjaśnienia.

1.  Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.
2.  Nabywane przez Wnioskodawcę towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych jak, również z uwagi na specyfikę prowadzonej działalności, zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 19 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2174 z dnia 21 listopada 2018 r. t. j., dalej „ustawa VAT”). Przy czym w zakresie nabywanych przez Wnioskodawcę towarów i usług, które są wykorzystywane przez niego do wykonywania czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, jak i czynności w związku z którymi takie prawo nie przysługuje, Wnioskodawca odrębnie określa kwoty podatku naliczonego związane z czynnościami, w stosunku do których przysługuje mu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego oraz przy uwzględnieniu proporcji, o której mowa w art. 90 ust. 2 ustawy VAT.
3.  Nie występują przesłanki zawarte w art. 88 ustawy VAT, które pozbawiają Wnioskodawcę prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż w zdarzeniu przyszłym przedstawionym we wniosku, sposób przechowywania przez Wnioskodawcę Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej i ich niszczenie po ujęciu w systemie finansowo-księgowym i następnie zeskanowaniu Dokumentów papierowych nie ma wpływu na prawidłowość rozliczania podatku VAT przez Wnioskodawcę?

Tym samym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego z Dokumentów, w takim zakresie w jakim prawo do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego przysługiwałoby na podstawie tych Dokumentów przechowywanych w formie papierowej.

Zdaniem Wnioskodawcy, w myśl art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. 2174 z dnia 21 listopada 2018 r., dalej: „ustawa VAT”), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Przy czym zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku, określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Dodatkowo przepis art. 88 ustawy VAT zawiera katalog towarów i usług oraz sytuacji, w stosunku do których nie stosuje się obniżenia podatku VAT należnego.

Art. 2 pkt 31 ustawy VAT stanowi, że ilekroć w przepisach jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Faktura elektroniczna – na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy VAT – to z kolei faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Stosownie do art. 112a ustawy VAT ust. 1, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie;
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wyżej przywołane przepisy odnoszą się do faktur zakupu, otrzymanych przez podatnika. Wskazać należy, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zdaniem Wnioskodawcy nie ma przeciwwskazań ku temu, aby wszystkie faktury oraz inne Dokumenty wymienione w zdarzeniu przyszłym, otrzymane przez Spółkę w formie papierowej lub elektronicznej były archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej, pod warunkiem, że spełnione zostaną warunki przechowywania faktur zdefiniowane w art. 112a ustawy VAT.

Przepisy ustawy VAT nie wprowadzają zatem ograniczenia, zgodnie z którym Dokumenty nie mogłyby być przechowywane w formie elektronicznej. Faktura papierowa jest bowiem „fakturą”, która może być przechowywana zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Stąd, planowane przez Wnioskodawcę rozwiązanie polegające na archiwizowaniu w formie elektronicznej Dokumentów, a w tym również Dokumentów dających prawo do odliczenia podatku naliczonego – przy spełnieniu określonych wymogów wskazanych w ww. przepisach ustawy VAT – należy, zdaniem Wnioskodawcy, uznać za prawidłowe.

Wobec powyższego Wnioskodawca będzie uprawniony do prowadzenia archiwum Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, tzn. nieedytowalnym formacie cyfrowym (w szczególności faktur, faktur korygujących, not korygujących oraz ich duplikatów) oraz zaprzestania archiwizowania otrzymywanych Dokumentów w formie papierowej i do ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej. Co więcej obowiązujące przepisy ustawy o VAT nie uzależniają powstania i możliwości realizacji prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od formy powstania faktury zakupowej (wersja papierowa lub elektroniczna), ani od sposobu w jaki nabywca przechowuje faktury zakupowe (forma papierowa lub elektroniczna). Stąd też w opinii Wnioskodawcy na prawo do odliczenia nie ma żadnego wpływu fakt, że Dokumenty dające prawo do odliczenia podatku naliczonego będą przechowywane przez niego wyłącznie w formie elektronicznej, bowiem przy zastosowaniu wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, procedur weryfikacji, digitalizacji i archiwizacji dokumentów, Wnioskodawca zapewni:

*   autentyczność pochodzenia w ramach wykonywania i przestrzegania wewnętrznej procedury postępowania w przypadku dokonywania zakupów,
*   integralność treści poprzez zapewnienie „środowiska” informatycznego, do którego będzie można dodawać dokumenty i pobierać ich elektroniczną wersję, przy czym nie będzie możliwości edytowania zapisanych dokumentów,
*   czytelność faktur w ramach wyznaczenia osób dbających o jakość i format otrzymanych dokumentów oraz ich odczyt po archiwizacji.

W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy należy uznać, iż po spełnieniu wspomnianych warunków określonych w ustawie o VAT, będzie on uprawniony do odliczenia podatku VAT wskazanego na Dokumentach (fakturach VAT) przechowywanych w formie elektronicznej. Powyższy pogląd znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe, np.:

*   interpretacja wydana w dniu 24 stycznia 2019 r. przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL1-3.4012.688.2018.3.AK;
*   interpretacja wydana w dniu 7 stycznia 2019 r. przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.797.2018.2.KT;
*   interpretacja wydana w dniu 5 września 2018 r. przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.344.2018.2.JF;
*   interpretacja wydana w dniu 20 sierpnia 2018 r. przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.346.2018.2.JG.

Z tych względów Wnioskodawca stoi na stanowisku, że zmiana sposobu przechowywania otrzymanych faktur, tj. przechowywanie ich wyłącznie w postaci pliku elektronicznego w ramach opisanego systemu archiwizacji, zgodnego z wymogami ustawy VAT, w żaden sposób nie wpływa na zakres prawa do odliczenia VAT w nich wykazanego w porównaniu do systemu papierowego.

W świetle przytoczonych przepisów faktury zakupowe i zrównane z nimi Dokumenty, przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji, będą uprawniały go do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Zakres informacji jakie powinna zawierać faktura, wskazany został w art. 106e ust. 1 ustawy.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. 2013, poz. 1485 r.) w § 3 ust. 1 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Z art. 112 ustawy wynika, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy – podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie opieki zdrowotnej. Wnioskodawca na obecnym etapie wystawia oraz otrzymuje od kontrahentów dużą ilość faktur VAT, not, rachunków, listów przewozowych oraz innych dowodów księgowych (zwanych dalej łącznie: Dokumentami) stanowiących podstawę do przygotowania rozliczeń podatkowych. Otrzymane Dokumenty przechowywane są w formie papierowej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Z uwagi na skalę prowadzonej działalności oraz liczbę dokumentowanych zdarzeń, przechowywanie Dokumentów w formie papierowej jest dla Wnioskodawcy dalece nieefektywne, a także wiąże się z wysokimi kosztami archiwizacji. Dlatego Wnioskodawca planuje zrezygnować z przechowywania przedmiotowych Dokumentów w formie papierowej i wprowadzić wewnętrzny elektroniczny obieg i cyfrową archiwizację Dokumentów. Dokumenty otrzymane w formie papierowej będą sprawdzane pod względem poprawności i czytelności przez wyznaczonego pracownika Wnioskodawcy. Natomiast Dokumenty w formie elektronicznej będą drukowane. Następnie ww. Dokumenty zostaną ujęte (zaksięgowane) w systemie finansowo-księgowym Wnioskodawcy. Po dodaniu zapisów do systemu finansowo -księgowego będą one posiadały indywidualny numer, jako numer dowodu za pomocą którego zostaną ujęte w porządku chronologicznym według numeru nadanego przez system finansowo-księgowy. W przypadku braku uwag co do poprawności i czytelności, Dokumenty będą skanowane i archiwizowane w formie elektronicznej. Archiwizacja nie będzie odbywała się w systemie finansowo-księgowym, ale będzie wykonywana przez uprawnione osoby w wewnętrznym programie/systemie Wnioskodawcy. System finansowo-księgowy będzie wykorzystywany do zachowania chronologii zapisu oraz powiązania Dokumentów elektronicznych z wewnętrznym programem/systemem służącym do archiwizowania faktur. Dokumenty będą zapisywane w nieedytowalnym formacie cyfrowym bez możliwości jego zmiany (dokument PDF, zdjęcie w formacie JPG/JPEG, inny format cyfrowy stanowiący wierną kopię dokumentu źródłowego itp.). Docelowo Dokumenty będą przechowywane w Repozytorium zintegrowanym z systemem finansowo-księgowym przez dodatkowy program/system. Elektroniczne kopie zeskanowanych Dokumentów będą przechowywane w wewnętrznym programie/systemie informatycznym, do którego dostęp będzie możliwy przy uwzględnieniu zasad autoryzacji i uwierzytelnienia. W bazie, w której będą archiwizowane Dokumenty poza ich wierną elektroniczną kopią, będzie dodatkowy opis i informacje:

*   numer nadany w systemie finansowo-księgowym,
*   wskazanie osoby odpowiedzialnej za przyjęcie i data wprowadzenia Dokumentu do systemu, w którym będą archiwizowane faktury.

Dodanie powyższych informacji umożliwi ich łatwe odszukanie w toku prowadzonych u Wnioskodawcy kontroli, a na żądanie organów podatkowych lub celno-skarbowych także niezwłocznie przekazanie w formie elektronicznej za pośrednictwem wykorzystywanych przez Wnioskodawcę systemów. Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie lub modyfikowanie zeskanowanych Dokumentów. Wnioskodawca podejmie środki, które wyeliminują możliwość ingerencji z zewnątrz w przechowywane dokumenty. Wyznaczony Zespół informatyków stworzy zamknięte „środowisko”, do którego będzie można dodawać Dokumenty i pobierać ich elektroniczną wersję, przy czym nie będzie możliwości edytowania zapisanych Dokumentów.

Dokumenty będą przechowywane co najmniej do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego na serwerach Wnioskodawcy. W każdej chwili będzie też istniała możliwość wydruku tych Dokumentów i zapisania ich na nośniku danych w formacie pdf., a także – zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych Dokumentów na żądanie organów podatkowych.

Wnioskodawca będzie przechowywał Dokumenty w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich autentyczność i czytelność (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy lub wystawcy Dokumentów, a także pewność co do autentyczności Dokumentów) oraz integralność treści (w Dokumentach nie będzie możliwa zmiana danych). Ze względu na wysokość kosztów związanych z archiwizacją dokumentacji, Wnioskodawca planuje przechowywać Dokumenty tylko w formie elektronicznej, Dokumenty w formie papierowej po zeskanowaniu do wyżej opisanego systemu będą niszczone.

U Wnioskodawcy funkcjonuje wewnętrzna procedura postępowania w przypadku dokonywania zakupów, składania zamówień, podpisywania umów, weryfikacji dostawców, zakupionych towarów i usług, a także akceptacji wydatków. Obowiązuje sformalizowana ścieżka akceptacji kosztów, która poprzedza fakt zaksięgowania i opłacenia danego Dokumentu kosztowego lub dokonania zwrotu dla pracownika za poniesiony wcześniej wydatek. Bez tak zachowanej ścieżki kontroli Dokument nie będzie akceptowany i archiwizowany w formie elektronicznej.

Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności Dokumentów źródłowych będzie wspomagane poprzez wewnętrzne systemy kontroli. Przykładami kontroli wewnętrznych przeprowadzanych u Wnioskodawcy w odniesieniu do Dokumentów źródłowych będzie: gromadzenie Dokumentów uzupełniających, takich jak polecenie odbycia podróży służbowej, potwierdzenie wykonania usługi dokumentowanej fakturą itp. Ponadto, każdy Dokument źródłowy poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników odpowiedzialnych za księgowość Wnioskodawcy. Tylko Dokumenty źródłowe, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów podatkowych. W ocenie Wnioskodawcy będzie zatem zapewniona „wiarygodna ścieżka audytu”.

Zatem przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w formie papierowej) w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w podziale na okresy rozliczeniowe, do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej dokumentów, do których nie mają zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawartych w przepisach dotyczących podatku od towarów i usług należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Odpowiadając zatem na pytanie należy stwierdzić, że prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, iż przedstawiony w zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania przez niego Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej i ich niszczenie po ujęciu w systemie finansowo-księgowym i zeskanowaniu Dokumentów papierowych, nie ma wpływu na prawidłowość rozliczania podatku VAT przez Wnioskodawcę.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Odnosząc się powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników dotyczących konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego. Należy traktować je indywidualnie i nie mają one zastosowania w niniejszej sprawie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.