Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP4/443-469/11-4/EWW
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2011-10-05
Teza: Podatek od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur papierowych w formie elektronicznej oraz potwierdzania otrzymanych korekt faktur w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; faktura-wystawienie faktury; odbiór-potwierdzenie odbioru; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 1-art. 5; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 29 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 29a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 30b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VI-art. 30c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pani, przedstawione we wniosku z dnia 29 czerwca 2011 r. (data wpływu 4 lipca 2011 r.) uzupełnionym pismem z dnia 21 września 2011 r. (data wpływu 23 września 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur papierowych w formie elektronicznej oraz potwierdzania otrzymanych korekt faktur w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 4 lipca 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur papierowych w formie elektronicznej oraz potwierdzania otrzymanych korekt faktur w formie elektronicznej. Przedmiotowy wniosek uzupełniono pismem z dnia 21 września 2011 r. (data wpływu 23 września 2011 r.) o doprecyzowanie opisu sprawy oraz brakujące stanowisko własne.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawczyni w ramach działalności produkuje i prowadzi sprzedaż hurtową materiałów biurowych. Rocznie wystawia ponad kilkanaście tysięcy faktur, elektronicznych w systemie EDI oraz faktur w formie papierowej z jednego, zintegrowanego systemu finansowo-księgowego klasy „E” („N”).

Faktury zarówno elektroniczne, jak i w formie papierowej wystawiane są w jednej ciągłej numeracji i drukowane są kopie wszystkich faktur. Kopie faktur w wersji papierowej przechowywane i archiwizowane są w siedzibie Zainteresowanej.

Ze względu na wysokie koszty drukowania i archiwizacji tych dokumentów, Wnioskodawczyni począwszy od początku IV kwartału 2011 r. chciałaby zaniechać drukowania kopii faktur elektronicznych oraz kopii faktur wystawianych w formie papierowej.

Wystawiane przez nią faktury są generowane w module sprzedaży zintegrowanego systemu „F” i automatycznie księgowane oraz automatycznie archiwizowane na serwerze plików w jej siedzibie, przy czym faktury elektroniczne archiwizowane są w zewnętrznym systemie archiwizacji faktur elektronicznych („S”).

Kopie faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur, obecnie wystawiane w formie papierowej byłyby automatycznie archiwizowane na drugim serwerze plików w siedzibie Wnioskodawczyni oraz dodatkowo na dysku przenośnym, w podziale na okresy rozliczeniowe. Kopie tych faktur byłyby zabezpieczone w sposób zapewniający integralność ich treści, czytelność oraz autentyczność pochodzenia od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z napisem „kopia” oraz gwarantujący szybki dostęp do faktur na żądanie organów kontrolujących.

Ponadto, system zabezpieczenia tych faktur umożliwi również drukowanie dowolnej kopii faktury na żądanie.

Elektroniczne faktury sprzedaży wystawiane przez Zainteresowaną, przesyłane i archiwizowane są za pośrednictwem systemu EDI. Elektroniczny sposób przesyłania faktur sprzedaży dotyczy m.in. klientów sieciowych na podstawie zawartych umów, m.in. „M”, „A”, „R”, „C” itd. Są to klienci, którzy w różny sposób i w różnym czasie potwierdzają odbiór faktur, w tym faktur korygujących.

Przy wysłaniu faktur korygujących drogą elektroniczną (EDI), otrzymuje ona potwierdzenia o prawidłowym przesłaniu dokumentu lub informację o błędzie. Jeżeli wystąpi błąd, dokument wysyłany jest ponownie. Potwierdzenia o prawidłowym dostarczeniu dokumentu mają różny status:

*   „Dokument został dostarczony do aplikacji partnera”,
*   „Faktura przetworzona”,
*   „Faktura korekta zaksięgowana”.

W sieci „R” i „M” Wnioskodawczyni otrzymuje potwierdzenia o treści: „Dokument został dostarczony do aplikacji partnera”, ale nie ma informacji, czy został przez drugą stronę zaksięgowany.

Sieć „A” i „C” wysyłają potwierdzenia o treści: „Faktura przetworzona” i „Faktura korekta zaksięgowana” lub informację o błędzie, jeżeli korekta nie została prawidłowo przesłana.

W wielu przypadkach z sieci „A” i „C” nie otrzymuje ona żadnego potwierdzenia, mimo, że ma informację telefoniczną lub mailową, że dokument został odebrany.

Stad wątpliwości Zainteresowanej, czy wyżej wymienione formy potwierdzeń, w tym drogą e mailową, mogą stanowić potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę towarów, na podstawie których dokona ona obniżenia podatku należnego.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Jeżeli Wnioskodawczyni wystawia faktury w formie papierowej, czy ich kopie może ona przechowywać w formie elektronicznej w siedzibie firmy w sposób zapewniający ich integralność, czytelność i autentyczność od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z napisem „kopia”, z podziałem na okresy rozliczeniowe, zapewniając równocześnie ich dostępność na żądanie?
2.  Czy wystawiając fakturę korygującą VAT w formie elektronicznej (obecnie w systemie EDI), otrzymane potwierdzenie o prawidłowym przesłaniu dokumentu można traktować jako potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez odbiorcę, przy czym potwierdzenia o prawidłowym dostarczeniu dokumentu mają różny status:

*   „Dokument został dostarczony do aplikacji partnera”,
*   „Faktura przetworzona”,
*   „Faktura korekta zaksięgowana”?

4.  Czy wiadomość e-mailową, otrzymaną od nabywcy towarów i usług (poza systemem EDI), zawierającą zestawienie zaksięgowanych faktur korygujących, można również traktować, jako potwierdzenie odbioru faktur korygujących?

Zdaniem Wnioskodawczyni, na podstawie art. 106 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”. Fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (§ 9 ust. 1).

Stosownie do § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopie zatrzymuje sprzedawca. Ust. 2 tego artykułu stanowi, iż oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA”.

Przytoczone wyżej przepisy mówią jednoznacznie o wystawieniu faktur, a nie ich drukowaniu.

Z dniem 1 stycznia 2011 r., mocą § 21a rozporządzenia z dnia 9 grudnia 2010 r., podatnicy są zobowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający m.in. autentyczność pochodzenia, łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp.

W świetle przytoczonych wyżej przepisów oraz ogólnych interpretacji publikowanych na łamach czasopism podatkowych, Zainteresowana uważa, że kopie faktur elektronicznych (z systemu EDI), jak i kopie faktur w wersji papierowej, mogą być przechowywane tylko w wersji elektronicznej (bez drukowania), pod warunkiem spełnienia ww. wymogów z rozporządzenia (integralność ich treści, czytelność, autentyczność, łatwy dostęp, archiwizacja w podziale na okresy rozliczeniowe itp.).

W myśl zapisów w art. 29 ust. 4a ustawy, „(…) obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę (…)”.

Przepisy nie określają formy otrzymania potwierdzeń faktur korygujących przez nabywcę towarów i usług, dlatego Wnioskodawczyni uważa, że potwierdzenie w dowolnej formie, w tym informacja e-mailowa o otrzymaniu faktur korygujących, stanowi podstawę obniżenia podatku należnego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Prawidłowe dokumentowanie obrotu przez podatników VAT należy do ich podstawowych obowiązków.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwane dalej rozporządzeniem, które określa szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania.

Przepis § 4 ust. 1 rozporządzenia wskazuje, iż zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - § 21 ust. 1 rozporządzenia.

Zgodnie z § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - § 21 ust. 3 rozporządzenia.

W myśl § 21 ust. 4 rozporządzenia, integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Należy zwrócić uwagę, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy faktur, tzw.: papierową i elektroniczną.

Zasady regulujące kwestie faktur elektronicznych zawarte zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych, wydanym na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy.

Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych określa sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej faktur przesyłanych tą formą.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, przez autentyczność pochodzenia faktury, rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast w pkt 2 ww. przepisu wskazano, iż przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Jednakże zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych).

W myśl § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Faktury przesłane drogą elektroniczną, na mocy § 6 rozporządzenia, są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Z przytoczonych przepisów jednoznacznie wynika, iż faktura może być sporządzona, wystawiona, przesłana i przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej, lecz jedynie przy zachowaniu metod wymienionych w ww. przepisach.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawczyni w ramach działalności produkuje i prowadzi sprzedaż hurtową materiałów biurowych. Rocznie wystawia ponad kilkanaście tysięcy faktur, elektronicznych w systemie EDI oraz faktur w formie papierowej z jednego, zintegrowanego systemu finansowo-księgowego klasy „E” („N”). Faktury zarówno elektroniczne, jak i w formie papierowej wystawiane są w jednej ciągłej numeracji i drukowane są kopie wszystkich faktur. Kopie faktur w wersji papierowej przechowywane i archiwizowane są w siedzibie Zainteresowanej. Ze względu na wysokie koszty drukowania i archiwizacji tych dokumentów, Wnioskodawczyni począwszy od początku IV kwartału 2011 r. chciałaby zaniechać drukowania kopii faktur elektronicznych oraz kopii faktur wystawianych w formie papierowej. Wystawiane przez nią faktury są generowane w module sprzedaży zintegrowanego systemu „F” i automatycznie księgowane oraz automatycznie archiwizowane na serwerze plików w jej siedzibie, przy czym faktury elektroniczne archiwizowane są w zewnętrznym systemie archiwizacji faktur elektronicznych („S”). Kopie faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur, obecnie wystawiane w formie papierowej byłyby automatycznie archiwizowane na drugim serwerze plików w siedzibie Wnioskodawczyni oraz dodatkowo na dysku przenośnym, w podziale na okresy rozliczeniowe. Kopie tych faktur byłyby zabezpieczone w sposób zapewniający integralność ich treści, czytelność oraz autentyczność pochodzenia od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z napisem „kopia” oraz gwarantujący szybki dostęp do faktur na żądanie organów kontrolujących. Ponadto, system zabezpieczenia tych faktur umożliwi również drukowanie dowolnej kopii faktury na żądanie.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania kopii faktur w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o których mowa w cyt. powyżej rozporządzeniu.

Przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a wiec informacji zawartych na fakturze, a wystawca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego.

Z przedstawionych przez Zainteresowaną informacji wynika, iż warunki te zostaną spełnione w niniejszym przypadku, zatem stwierdzić należy, że będzie ona mogła przechowywać w formie elektronicznej kopie faktur papierowych.

Na podstawie art. 29 ust. 1 ustawy, podstawą opodatkowania jest obrót, z zastrzeżeniem ust. 2 21, art. 30-32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5. Obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy lub osoby trzeciej. Obrót zwiększa się o otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze mające bezpośredni wpływ na cenę (kwotę należną) towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika, pomniejszone o kwotę należnego podatku.

Stosownie do art. 29 ust. 4 ustawy, podstawę opodatkowania zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4b.

W myśl art. 29 ust. 4a ustawy, w przypadku gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Natomiast, na podstawie art. 29 ust. 4b ustawy, warunku posiadania przez podatnika potwierdzenia odbioru korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi nie stosuje się w:

1.  eksporcie towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów;
2.  dostawie towarów i świadczeniu usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
3.  sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy;
4.  pozostałych przypadkach, jeżeli w wystawionej fakturze, do której odnosi się korekta, nie wykazano kwoty podatku.

Przepis ust. 4a stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia korekty faktury do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna (art. 29 ust. 4c ustawy).

Potwierdzenie odbioru faktury korygującej pełni istotną rolę w systemie podatku od towarów i usług opartym na metodzie fakturowej, gdyż zapobiega nieuzasadnionym obniżkom podstawy opodatkowania u dostawcy.

Ponadto, co należy szczególnie podkreślić, faktury korygujące są specyficznym rodzajem faktur. Celem ich wystawienia jest doprowadzenie faktury pierwotnej do stanu odpowiadającego rzeczywistości. Uregulowanie zawarte w art. 29 ust. 4a ustawy, ma na celu uniknięcie sytuacji, w której zmniejszenie podstawy opodatkowania i tym samym kwoty podatku należnego u sprzedawcy nie znajduje odzwierciedlenia w zmniejszeniu kwoty podatku naliczonego u nabywcy towarów i usług. Podatek należny u sprzedawcy jest bowiem podatkiem naliczonym u nabywcy towarów i usług.

Oznacza to, że faktura korygująca musi dotrzeć do nabywcy, nabywca musi potwierdzić ten fakt, by wystawca miał możliwość obniżenia podatku należnego w związku z wystawieniem tej faktury.

Powyższe zasady dotyczą zarówno faktur wystawianych w formie papierowej, jak i elektronicznej, w tym z wykorzystaniem elektronicznej wymiany danych EDI.

Z opisu sprawy wynika, iż elektroniczne faktury sprzedaży wystawiane przez Zainteresowaną, przesyłane i archiwizowane są za pośrednictwem systemu EDI. Elektroniczny sposób przesyłania faktur sprzedaży dotyczy m.in. klientów sieciowych na podstawie zawartych umów. Są to klienci, którzy w różny sposób i w różnym czasie potwierdzają odbiór faktur, w tym faktur korygujących. Przy wysłaniu faktur korygujących drogą elektroniczną (EDI) Wnioskodawczyni otrzymuje potwierdzenia o prawidłowym przesłaniu dokumentu lub informację o błędzie. Jeżeli wystąpi błąd, dokument wysyłany jest ponownie. Potwierdzenia o prawidłowym dostarczeniu dokumentu mają różny status:

*   „Dokument został dostarczony do aplikacji partnera”,
*   „Faktura przetworzona”,
*   „Faktura korekta zaksięgowana”.

Mając na uwadze powołane przepisy oraz opis zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, iż wystawiając fakturę korygującą w formie elektronicznej (w systemie EDI), otrzymane potwierdzenie o prawidłowym przesłaniu dokumentu można traktować jako potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez odbiorcą.

Dla zastosowania prawa do obniżenia podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, nie będzie istotny natomiast status jaki faktura korygująca posiada aktualnie w systemie przetwarzania danych kontrahenta.

Za potwierdzenie odbioru faktur korygujących będzie można uznać także wiadomości e mailowe, jakie Zainteresowana otrzyma od nabywców towarów, które zawierać będą zestawienia zaksięgowanych faktur korygujących.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ zaznacza, że organy podatkowe nie są uprawnione do oceny załączonych do wniosku dokumentów, bowiem to składający wniosek o wydanie interpretacji obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego oraz do przedstawienia własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej tego stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego - stosownie do treści art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej.

Zatem to z wyczerpującego opisu przedstawionego przez Zainteresowaną musi wynikać stan faktyczny sprawy, umożliwiający wydanie interpretacji indywidualnej zawierającej ocenę jej stanowiska wraz z uzasadnieniem tej oceny (art. 14c § 1 ustawy Ordynacja podatkowa).

Zwrócić należy uwagę, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytań) Wnioskodawczyni. Inne kwestie przedstawione w opisie sprawy, które nie zostały objęte pytaniami nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 oraz art. 14f § 2 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.

Dodatkowo wskazać należy, że powołany przez Zainteresowaną przepis § 21a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), obowiązywało do dnia 31 marca 2011 r.

Tut. Organ informuje, że w zakresie zdarzenia przyszłego dotyczącego podatku od towarów i usług w części dotyczącej uznania faktury korygującej, której odbiór przez nabywcę nie został potwierdzony poprzez system EDI, za fakturę potwierdzoną przez tego nabywcę wydane zostało w dniu 5 października 2011 r. postanowienie o pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia nr ILPP4/443-469/11-5/EWW.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.