Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBII/1/415-363/13/MK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2013-06-28
Teza: Czy dokumenty w postaci umowy o dzieło (zlecenie), informacji podatkowej (formularz zawierający niezbędne dane podatnika służące prawidłowemu naliczeniu i rozliczeniu wynagrodzeń oraz wynikających z tego tytułu obciążeń podatkowych) oraz rachunku do umowy o dzieło (zlecenia) zaakceptowane elektronicznie z wykorzystaniem wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego (spersonalizowanego loginu i hasła podawanego przez użytkownika do platformy on-line) spełniają wymogi poprawności i prawidłowości dokumentowania rozliczeń podatkowych dokonywanych przez Centrum jako płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych?
Słowa kluczowe: płatnik
Przepisy: [OP][WIS] Ustawa Ordynacja podatkowa-Dział I-art. 8; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 26 marca 2013 r. (wpływ do tut. Biura – 29 marca 2013 r.), uzupełnionym w dniu 27 maja 2013 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie prawidłowości dokumentowania rozliczeń podatkowych dokonywanych przez firmę jako płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 29 marca 2013 r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie prawidłowości dokumentowania rozliczeń podatkowych dokonywanych przez firmę jako płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Z uwagi na fakt, iż wniosek nie spełniał wymogów formalnych, pismem z dnia 22 maja 2013 r. znak: IBPBI/2/423-382/13/JD i IBPB II/1/415-363/13/MK wezwano do jego uzupełnienia.

Wniosek uzupełniono w dniu 27 maja 2013 r. poprzez uiszczenie opłaty.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Centrum zostało utworzone na podstawie ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Nauki (Dz. U. nr 96, poz. 617, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą. Centrum jest agencją wykonawczą posiadającą osobowość prawną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) utworzoną w celu wspierania działalności naukowej w zakresie badań podstawowych, w rozumieniu art. 2 pkt 3 lit. a ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. nr 96, poz. 615, z późn. zm.). Cel ten realizowany jest na podstawie zadań określonych w art. 20 ustawy.

Centrum jest zobowiązane do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości, jako podatnik podatku dochodowego od osób prawnych oraz jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych.

W ramach prowadzonej działalności Centrum zawiera w formie pisemnej umowy o dzieło (zlecenia) - między innymi z ekspertami dokonującymi oceny merytorycznej wniosków o finansowanie projektów badawczych w ramach ogłaszanych konkursów. Rodzi to spore problemy organizacyjne oraz znaczne koszty obsługi zwłaszcza w odniesieniu do ekspertów zagranicznych (koszty przesyłania dokumentów drogą tradycyjną). Dodać należy, że na podstawie art. 18 pkt 7 ustawy Centrum zobowiązane jest powoływać również ekspertów zagranicznych. W związku z bardzo dużą liczbą zawieranych umów oraz wystawianych przez wykonawców (zleceniobiorców) rachunków, Centrum planuje zastąpić papierowy obieg dokumentów, obiegiem elektronicznym. Jedynie dodatkowy proces drukowania oraz archiwizacji dokumentów (umów, rachunków i informacji podatkowych) odbywałby się w formie papierowej i byłby dokonywany przez pracowników Centrum.

W nowym elektronicznym obiegu dokumentów proces wyglądałby następująco:

*   umowy o dzieło (zlecenia), informacje podatkowe i rachunki zostaną udostępnione ekspertom na platformie on-line;
*   dostęp do dokumentów jest zindywidualizowany (dana osoba ma dostęp tylko i wyłącznie do swoich dokumentów) i ograniczony spersonalizowanym loginem i hasłem (brak systemowego dostępu dla administratora do haseł);
*   wykonawcy (zleceniobiorcy) logują się na platformie on-line z użyciem spersonalizowanego loginu i hasła i dokonują akceptacji w formie elektronicznej poszczególnych dokumentów (umowa, informacja podatkowa, rachunek);
*   w momencie zaakceptowania w bazie danych zapisywane są automatycznie stosowne informacje o dokumencie umowy, dacie akceptacji i osobie akceptującej ww. dokument oraz informacja, iż jest to zaakceptowana postać dokumentu; ponadto po dokonaniu akceptacji nie jest możliwa edycja danych w dokumencie umowy, natomiast dane do rachunku są pobierane przez system automatycznie i nie podlegają edycji;
*   pracownicy Centrum będą mieli możliwość w dowolnym momencie wydrukowania zaakceptowanej przez wykonawcę (zleceniobiorcę) umowy o dzieło (zlecenie), informacji podatkowej oraz rachunku;
*   na bazie zaakceptowanych dokumentów przygotowana zostaje lista płac (proces półautomatyczny), a następnie na jej podstawie, dokonywane będą płatności (wszystkie rozliczenia z tytułu umów o dzieło i zlecenia będą dokonywane w formie przelewów bankowych);
*   po zamknięciu procesu będą generowane i archiwizowane raporty dotyczące: list podpisanych dokumentów (umów i rachunków);
*   na potrzeby ewidencji w księgach rachunkowych umowy, informacje podatkowe oraz rachunki będą także drukowane i archiwizowane w formie wydruku papierowego.

Dzięki zastosowaniu obiegu dokumentów on-line z wykorzystaniem wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego:

*   zostanie skrócony proces rozliczeń z wykonawcami (zleceniobiorcami) poprzez automatyzację większości działań w obiegu dokumentów lub półautomatyzację systemu (polegającą między innymi na generowaniu przez system, dla zweryfikowanych przez pracownika Centrum, list wynagrodzeń na podstawie wystawionych przez wykonawców i zleceniobiorców rachunków oraz sporządzaniu na ich podstawie list płac i dokonywanie wypłaty wynagrodzeń);
*   Centrum będzie posiadać pełną kontrolę nad procesem akceptacji umów, informacji podatkowych oraz rachunków (w systemie on-line są zawsze aktualne informacje dotyczące umów, informacji podatkowych oraz rachunków);
*   zostaną wyeliminowane błędy obecnego, ręcznego procesu, usprawniony zostanie proces weryfikacji rachunkowej;
*   dane będą archiwizowane w sposób zapewniający możliwość odtworzenia procesu (np. dla celów kontrolnych) i dokumentów z nim związanych.

Ponadto zaakceptowana elektronicznie umowa o dzieło (zlecenie) z wykorzystaniem wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego (login i hasło) będzie wywoływać skutki prawne dla zamawiającego i wykonawcy (zleceniodawcy i zleceniobiorcy) takie same jak umowa z tradycyjnym podpisem. Przy czym w przypadku umów, dla których zastrzeżona jest forma pisemna ad solemnitatem stosowana będzie zastrzeżona dla tych czynności - forma pisemna (tj. umowa o dzieło lub zlecenie zostanie wydrukowana i podpisana w tradycyjny sposób przez strony umowy lub opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy dokumenty w postaci umowy o dzieło (zlecenie), informacji podatkowej (formularz zawierający niezbędne dane podatnika służące prawidłowemu naliczeniu i rozliczeniu wynagrodzeń oraz wynikających z tego tytułu obciążeń podatkowych) oraz rachunku do umowy o dzieło (zlecenia) zaakceptowane elektronicznie z wykorzystaniem wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego (spersonalizowanego loginu i hasła podawanego przez użytkownika do platformy on-line) spełniają wymogi poprawności i prawidłowości dokumentowania kosztów uzyskania przychodów podatku dochodowego od osób prawnych, prawidłowego dokumentowania rozliczeń podatkowych dokonywanych przez Centrum jako płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych?

Centrum zwraca się o potwierdzenie, że tak wygenerowane dokumenty, będące zabezpieczone wewnątrzfirmowym podpisem nie będą wymagały tradycyjnego podpisu wykonawcy (zleceniobiorcy), aby spełniały wymogi przepisów ustawy o rachunkowości, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zdaniem Centrum wyżej opisany dokumenty (umowy, rachunki) spełniają wymogi poprawności i prawidłowości dokumentowania kosztów uzyskania przychodów podatku dochodowego od osób prawnych oraz prawidłowego dokumentowania rozliczeń podatkowych dokonywanych przez Centrum jako płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych i nie będą wymagały tradycyjnego podpisu wykonawcy (zleceniobiorcy) poza przypadkami umów, dla których zastrzeżona jest forma pisemna pod rygorem nieważności.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Niniejsza interpretacja indywidualna stanowi pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego dotyczącą podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie prawidłowości dokumentowania rozliczeń podatkowych dokonywanych przez firmę jako płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 8 Ordynacji podatkowej płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Przepisami prawa podatkowego, o których mowa w ww. art. 8 Ordynacji podatkowej jest m.in. ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.), w której w rozdziale 7 zawarte są przepisy dotyczące zasad obliczania, poboru i odprowadzania do właściwego urzędu skarbowego podatku lub zaliczek na podatek przez płatników.

Natomiast z art. 45b tej ustawy wynika, iż minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, wzory:

1.  deklaracji i informacji, o których mowa w art. 35 ust. 10, art. 38 ust. 1a, art. 39 ust. 1 i 3, art. 42 ust. 1a i 2, art. 42a, art. 42e ust. 5 i 6 oraz art. 43 ust. 1,
2.  rocznego obliczenia podatku, o którym mowa w art. 37 ust. 1,
3.  rocznego obliczenia podatku wraz z informacją, o których mowa w art. 34 ust. 7 i 8,
4.  zeznań podatkowych, o których mowa w art. 45 ust. 1 i 1a,
5.  oświadczeń, o których mowa w art. 32 ust. 3, art. 34 ust. 4, art. 35 ust. 4 i art. 37 ust. 1

\-wraz z objaśnieniami co do sposobu ich wypełniania, terminu i miejsca składania; rozporządzenie ma na celu umożliwienie identyfikacji podatnika, płatnika i urzędu skarbowego, do którego kierowany jest formularz, oraz poprawnego obliczenia przez płatnika lub podatnika podatku oraz zaliczek na podatek.

Należy zauważyć, iż z żadnych przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wynika w jaki sposób prawidłowo dokumentować rozliczenia podatkowe dokonywane przez płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz w jakiej formie gromadzić dokumenty stanowiące podstawę rozliczenia.

Zatem należy zgodzić się z Wnioskodawcą, iż dokumenty w postaci umowy o dzieło (zlecenie), informacji podatkowej (formularz zawierający niezbędne dane podatnika służące prawidłowemu naliczeniu i rozliczeniu wynagrodzeń oraz wynikających z tego tytułu obciążeń podatkowych) oraz rachunku do umowy o dzieło (zlecenia) zaakceptowane elektronicznie z wykorzystaniem wewnątrzfirmowego podpisu elektronicznego (spersonalizowanego loginu i hasła podawanego przez użytkownika do platformy on-line) spełniają wymogi poprawności i prawidłowości dokumentowania rozliczeń podatkowych dokonywanych przez Centrum jako płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych i nie będą wymagały tradycyjnego podpisu wykonawcy (zleceniobiorcy) poza przypadkami umów, dla których zastrzeżona jest forma pisemna pod rygorem nieważności.

Biorąc powyższe pod uwagę stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę oraz stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała