Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB2/415-56/11-2/MG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2011-04-01
Teza: Powstanie po stronie pracowników przychodu podlegającego opodatkowaniu z tytułu pokrywania przez Spółkę kosztów poniesionych przez pracownika w związku z wyjazdem służbowym nie będącym podróżą służbową.
Słowa kluczowe: dokumentacja; faktura; paragon; pracownik; przychód; rachunki; wydatek; zaliczka
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 11

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 14.01.2011 r. (data wpływu 19.01.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie powstania po stronie pracowników przychodu podlegającego opodatkowaniu z tytułu pokrywania przez Spółkę kosztów poniesionych przez pracownika w związku z wyjazdem służbowym nie będącym podróżą służbową - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 19.01.2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie powstania po stronie pracowników przychodu podlegającego opodatkowaniu z tytułu pokrywania przez Spółkę kosztów poniesionych przez pracownika w związku z wyjazdem służbowym nie będącym podróżą służbową.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego (dalej „C.” lub „Spółka”), jest właścicielem sieci sklepów zajmujących się sprzedażą materiałów budowlanych, dekoracyjnych, narzędzi, produktów do aranżacji i wyposażenia wnętrz itp. Spółka posiada na terenie Polski kilkadziesiąt placówek handlowych. Łącznie w Spółce zatrudnionych jest ok. 10.000 osób. W umowach o pracę miejsce pracy pracowników jest - co do zasady - wskazane w konkretnej miejscowości. Pracownicy Spółki wykonują na zlecenie Spółki różnego rodzaju zadania na terenie miejscowości, która jest wskazana jako miejsce ich pracy. Wykonywanie tych zadań może wiązać się z koniecznością ponoszenia różnego rodzaju wydatków. Przykładowo pracownicy zatrudnieni w centrali Spółki w W. jadą - w sprawach Spółki - do znajdującego się w W. urzędu skarbowego, banku, sądu, notariusza, itp. W konsekwencji ponoszą wydatki np. opłaty za taksówki, opłaty za parkingi, wydatki z tytułu uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa, wydatki za wydanie odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, za skserowanie dokumentów, itp.

Ponieważ pracownicy nie wyjeżdżają poza miejscowość wskazaną jako ich stałe miejsce pracy, tego rodzaju wyjazdy służbowe nie spełniają definicji podróży służbowych. Za podróż służbową - zgodnie z przepisami prawa pracy - uznaje się bowiem wyjazd pracownika poza miejscowość, która jest jego stałym miejscem pracy (art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, zwanego dalej „Kodeksem pracy”).

Ponieważ to Spółka zleca pracownikowi wykonanie określonego zadania wymagającego wyjazdu służbowego zobowiązana jest do zapewnienia pracownikowi środków niezbędnych do wykonania tego zadania. W związku z tym, Spółka pokrywa wszelkie uzasadnione wydatki związane z danym wyjazdem służbowym pracownika. Za wydatek, którego poniesienie było uzasadnione Spółka może uznać np. opłatę za taksówkę, opłatę za parking, opłatę za skserowanie dokumentów, itp. Spółka pragnie wyjaśnić, że ocenia każdy wydatek poniesiony przez pracownika i analizuje, czy był on odpowiedni i potrzebny do zrealizowania danego zadania, które zleciła pracownikowi. Przykładowo wyraża zgodę na to, aby pracownik skorzystał z taksówki, jeśli skorzystanie z taksówki pozwoli na bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy danego pracownika (pracownik, który ma zawieść dokumenty do urzędu szybciej wróci do miejsca wykonywanej pracy, do swoich „normalnych” obowiązków, jeśli skorzysta z taksówki zamiast podróżować koleją podmiejską, czy autobusem).

Spółka pragnie przy tym wyjaśnić, że wyznaczając pracownikowi zadanie do wykonania określa sposób jego wykonania. Przykładowo Spółka informuje pracownika, że ma on zawieźć taksówką dokumenty do urzędu, czy sądu. Spółce może bowiem zależeć na tym, aby pracownik możliwie szybko wrócił do swoich obowiązków (skorzystanie z taksówki z reguły pozwala na szybsze przemieszczanie się niż podróżowanie autobusami, czy koleją podmiejską). Spółka może też zalecić pracownikowi skorzystanie z taksówki, mając na uwadze np. godziny pracy danego sądu, czy urzędu (pracownik podróżujący autobusami, czy koleją podmiejską mógłby nie zdążyć przed zamknięciem danej instytucji). Zdarza się też, że Spółka wręcz nakazuje pracownikom skorzystanie z taksówki w trosce o bezpieczeństwo dokumentów (lub innych danych) przekazywanych za pośrednictwem pracownika (pracownik ma obowiązek wypełnić polecenie Spółki). Sytuacji, w których pracownik korzysta z taksówki w celu wykonania zadania powierzonego przez Spółkę może być wiele. Należy jednak podkreślić, że pracownicy są świadomi tego, że skorzystanie z taksówki musi być ze Spółką uzgodnione, w przeciwnym razie Spółka nie zwróci pracownikowi opłaty za taksówkę. Innymi słowy, Spółka każdorazowo musi wyrazić zgodę na skorzystanie przez pracownika z taksówki. Musi uznać skorzystanie z taksówki za uzasadnione charakterem zadania realizowanego przez pracownika.

Po zakończeniu wyjazdu służbowego pracownicy dokonują rozliczenia poniesionych wydatków. Na dokumencie rozliczeniowym lub na dokumencie potwierdzającym poniesienie wydatku pracownik wskazuje cel wyjazdu służbowego (opisuje poniesione wydatki w sposób pozwalający Spółce ocenić, czy wydatki zostały poniesione w celu uzyskania przez Spółkę przychodu, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodu). Jako dowód poniesienia wydatku pracownicy przedkładają Spółce faktury, rachunki, czy paragony. Co do zasady, pracownicy proszą o wystawienie faktury dokumentującej fakt poniesienia wydatku (zwłaszcza, jeśli wydatkowana kwota jest znaczna). Jeśli ponoszone wydatki są drobne lub jeśli otrzymanie faktury jest niemożliwe bądź utrudnione - pracownicy dokumentują poniesione wydatki rachunkami lub paragonami z kasy fiskalnej (np. w wypadku opłat za skserowanie dokumentów, opłat za taksówkę, opłat za parking, itp.). Spółka pragnie też wyjaśnić, że jeśli pracownik dokumentuje wydatek fakturą lub rachunkiem to w treści tych dokumentów jako nabywcę towaru lub usługi wskazuje Spółkę. W wypadku paragonów fiskalnych dane Spółki są umieszczane na odwrocie paragonu (Spółka stempluje paragony pieczątką firmową). Każdy paragon jest też podpisywany i opisywany przez pracownika (tak aby wiadomym było kto i w jakim celu poniósł dany wydatek).

Zazwyczaj przed wyjazdem służbowym pracownik otrzymuje zaliczkę na pokrycie wszystkich kosztów związanych z realizacją określonego zadania. Przekazując zaliczkę na poczet kosztów wykonania określonego zadania służbowego Spółka upoważnia pracownika do działania w jej imieniu i na jej rachunek. W związku z tym, że wysokość zaliczki opiera się na pewnym oszacowaniu, nie zawsze kwota wypłaconej zaliczki w 100% pokrywa się z kwotą wydatkowaną przez pracownika. (Może się okazać, że wydatki faktycznie poniesione przez pracownika przekroczyły kwotę zaliczki lub odwrotnie). Jeżeli poniesione przez pracownika wydatki przekraczają kwotę pobranej zaliczki, Spółka zwraca pracownikowi odpowiednią kwotę. Natomiast, jeśli kwota zaliczki była wyższa od kwoty faktycznie poniesionych wydatków, pracownik zwraca Spółce niewykorzystaną część zaliczki. Może się również zdarzyć, że pracownik nie otrzymuje zaliczki przed wyjazdem służbowym. W takim wypadku pracownik pokrywa koszty z własnych środków, a następnie Spółka zwraca mu wszystkie poniesione wydatki, na podstawie przedstawionych dokumentów.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy wydatki ponoszone przez pracowników w czasie wyjazdów służbowych (nie będących podróżami służbowymi w rozumieniu Kodeksu pracy) stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu? W szczególności Spółka prosi o informację, czy może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione przez pracowników, które zostały udokumentowane paragonem opisanym i podpisanym przez pracownika oraz opieczętowanym pieczątką firmową Spółki (np. wydatki na skserowanie dokumentów, opłata za taksówkę, itp.)?
2.  Jeśli organ podatkowy stwierdzi, że wydatki, o których mowa w pytaniu nr 1, stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu, Spółka prosi dodatkowo o odpowiedź na pytanie - czy Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów również podatek VAT naliczony przy nabyciu towaru lub usługi, jeśli Spółce nie przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego przy nabyciu tego towaru lub usługi (gdyż np. opłata za taksówkę, czy skserowanie dokumentów nie jest udokumentowana fakturą ale paragonem)?
3.  Czy w związku z pokrywaniem przez Spółkę kosztów poniesionych przez pracownika w toku wyjazdu służbowego (nie będącego podróżą służbową w rozumieniu Kodeksu pracy) dochodzi do powstania u pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych? Spółka prosi w szczególności o informację:
    1.  Czy przy odpowiedzi na tak zadane pytanie ma znaczenie to, w jaki sposób pracownik dokumentuje poniesiony wydatek (czy przedkłada rachunek, fakturę, czy paragon)? Innymi słowy, czy dojdzie do powstania przychodu opodatkowanego u pracownika, jeśli pracownik dokumentuje koszty fakturą lub rachunkiem wystawionym na Spółkę? Czy przychód ten powstanie, jeśli dowodem poniesienia kosztu będzie paragon?
    2.  Czy ma znaczenie to, czy pracownik otrzymuje od Spółki zaliczkę na poczet kosztów wyjazdu służbowego? Innymi słowy, czy dojdzie do powstania przychodu opodatkowanego u pracownika, jeśli przed wyjazdem służbowym pracownik otrzymał od Spółki zaliczkę na pokrycie kosztów związanych z wyjazdem?

Przedmiotowa interpretacja indywidualna wydana została w odniesieniu do pytania Nr 3 w zakresie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wniosek w zakresie pytania Nr 1 i Nr 2 w odniesieniu do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych zostanie rozstrzygnięty odrębną interpretacją indywidualną.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Stanowisko Spółki do pytania Nr 3.

Pokrywanie przez Spółkę kosztów poniesionych przez pracownika w związku z wyjazdem służbowym (nie będącym podróżą służbową w rozumieniu Kodeksu pracy) nie prowadzi do powstania u pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i to niezależnie od tego, w jaki sposób pracownik dokumentuje poniesiony wydatek (czy przedkłada rachunek, fakturę, czy paragon) i niezależnie od tego, czy pracownik otrzymuje od Spółki zaliczkę na poczet kosztów wyjazdu służbowego, czy też nie.

Uzasadnienie stanowiska:

Zgodnie z art. 11 ust. 1 Ustawy PIT przychodami są co do zasady otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Zgodnie zaś z art. 12 ust. 1 Ustawy PIT za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przychód ze stosunku pracy stanowią zatem wszelkie przysporzenia majątkowe związane z pozostawaniem w stosunku pracy. Przysporzeniem majątkowym są natomiast trwałe i bezzwrotne (definitywne) wartości pieniężne i niepieniężne, które pracownik uzyskał na podstawie wiążącej go z pracodawcą umowy o pracę.

W związku z powyższym, aby można było mówić o przychodzie konieczne jest otrzymanie przysporzenia majątkowego. Takie przysporzenie majątkowe musi skutkować zwiększeniem majątku pracownika. Jeśli pracownik ponosi wydatek na zlecenie Spółki (działając w imieniu i na rzecz Spółki), a następnie ten wydatek jest mu przez Spółkę zwracany trudno uznać, że doszło do powstania u pracownika jakiegokolwiek przysporzenia majątkowego. Co najwyżej można mówić o wyrównaniu uszczerbku majątkowego w sytuacji, gdy pracownik z własnych środków sfinansował wydatek, który został mu następnie zwrócony przez Spółkę (zakładając, że Spółka nie wypłaciła wcześniej pracownikowi zaliczki na poczet kosztów służbowych). Zdaniem Spółki brak przysporzenia majątkowego po stronie pracownika to podstawowy argument przemawiający za tym, aby uznać, iż pokrywanie przez Spółkę kosztów poniesionych przez pracownika w związku z wyjazdem służbowym nie doprowadzi do powstania u pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (niezależnie od tego, w jaki sposób pracownik dokumentuje poniesiony wydatek i niezależnie od tego, czy pracownik otrzymuje od Spółki zaliczkę na poczet kosztów wyjazdu służbowego, czy też nie).

Spółka uważa, że pracownicy nie uzyskują żadnej korzyści majątkowej z tego tylko tytułu, że Spółka zapewnia im możliwość prawidłowego wykonania powierzonego zadania (zwraca koszty związane z wyjazdem służbowym poniesione w jej imieniu i na jej rzecz). Skoro Spółka zleca pracownikowi wykonanie określonego zadania wymagającego wyjazdu służbowego (np. wyjazd do sądu po odpis z KRS Spółki) zobowiązana jest do zapewnienia pracownikowi pokrycia opłaty za skorzystanie z taksówki przez pracownika celem udania się do sądu. Zwrot pracownikowi poniesionego wydatku nie prowadzi zatem do jakiegokolwiek przysporzenia majątkowego dla pracownika. Skoro pracownik uiścił na prośbę Spółki opłatę za odpis z KRS (zapewnił Spółce finansowanie w tym zakresie) ma roszczenie do Spółki o zwrot tego wydatku, gdyż działał w jej imieniu i na jej rzecz. Nie można uznać, że w chwili zwrotu wydatku poniesionego przez pracownika dochodzi do powstania u niego przychodu, który podlega opodatkowaniu.

Gdyby organ podatkowy miał wątpliwości co do stawiska przedstawionego wyżej przez Spółkę, Spółka pragnie zwrócić uwagę na dodatkowe kwestie:

Zdaniem Spółki, jeśli Spółka będzie pokrywać koszty ponoszone przez pracowników wypłacając im wcześniej zaliczkę, to nie dojdzie de facto do czynności „zwrotu” pracownikom poniesionych wydatków, a jedynie do rozliczenia zaliczki po zakończeniu wyjazdu służbowego (rozliczenia środków finansowych powierzonych przez Spółkę pracownikom). Pracownik otrzymuje bowiem od Spółki środki finansowe (w formie zaliczki) niezbędne do realizacji określonego zadania. Pracownik nie otrzymuje zaliczki na własne potrzeby - ma ją wykorzystać wyłącznie na realizację zadań zleconych przez Spółkę. Jeśli część zaliczki nie zostanie wykorzystana podczas wyjazdu służbowego, pracownik jest obowiązany do jej zwrotu.

W czasie wyjazdu służbowego pracownik wydatkuje zatem środki należące do Spółki (powierzone mu w celach wykonania zadania służbowego). Przekazując zaliczkę na poczet kosztów wykonania określonego zadania służbowego Spółka upoważnia pracownika do działania w jej imieniu i na jej rachunek. Spółka jako osoba prawna nie może sama pójść np. do sądu i uiścić opłaty za wydanie wypisu z KRS, czy pojechać taksówką celem przekazania dokumentów do urzędu. Oczywistym jest, że w każdym wypadku zakup towarów i usług niezbędnych Spółce faktycznie dokonywany jest przez upoważnioną do tego osobę fizyczną. W tym wypadku osobami upoważnionymi do dokonania zakupów są pracownicy Spółki, którym Spółka powierza wykonanie określonego zadania służbowego. Pracownicy ponosząc określony wydatek nie działają w swoim imieniu, ale w imieniu Spółki (jest to szczególnie widoczne w przypadku, gdy pracownik dokumentuje poniesiony wydatek rachunkiem lub fakturą wystawioną na Spółkę).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.