Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1-443-984/11-2/EK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2011-09-05
Teza: Przesyłanie faktur w formie elektronicznej oraz prawo do odliczenia podatku naliczonego.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 15 czerwca 2011 r. (data wpływu 21 czerwca 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego- **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 21 czerwca 2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej: Spółka lub Wnioskodawca) jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: podatek VAT). W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka dokonuje dostaw towarów i świadczy usługi na rzecz różnych podmiotów. W chwili obecnej faktury dokumentujące świadczenia Spółki są wystawiane w formie papierowej. Wnioskodawca zamierza rozpocząć jednak przesyłanie faktur oraz faktur korygujących dokumentujących dostawy towarów i świadczenie usług w formie elektronicznej. Faktury mają być sporządzane w systemie informatycznym Spółki w formacie PDF lub innym i przesłane za pomocą poczty elektronicznej lub faksem bądź eksportowane do dedykowanego konta serwisu internetowego udostępnianego po zalogowaniu konkretnemu odbiorcy faktury.

Podmioty trzecie realizują na rzecz Spółki szereg dostaw towarów i świadczą usługi podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT. W związku z powyższym Spółka otrzymuje faktury oraz faktury korygujące. Spółka rozważa możliwość zastosowania technik informatycznych do przesyłania dokumentów związanych z przedmiotowymi transakcjami. Kontrahenci Spółki będą sporządzać faktury i faktury korygujące za pomocą własnych systemów informatycznych i przesyłać przedmiotowe dokumenty Wnioskodawcy za pomocą poczty elektronicznej lub faksem bądź też umieszczać je na koncie serwisu internetowego, do którego dostęp po zalogowaniu będzie mieć Spółka.

Wnioskodawca będzie drukować i przechowywać otrzymane faktury i faktury korygujące w formie papierowej przez okres wymagany przepisami prawa bądź też przechowywać je w systemie informatycznym, w podziale na okresy rozliczeniowe do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury mają być przechowywane na terytorium kraju w systemie informatycznym w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie oraz dostępność na każde żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej.

Dla zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności treści faktur przesyłanych w sposób opisany powyżej Wnioskodawca przewiduje zastosowanie formatu PDF dla generowania plików zwierających obraz faktury wystawianej przez Wnioskodawcę lub innego formatu umożliwiającego generowanie plików o podobnych właściwościach, standardowego szyfrowania wiadomości przesyłanych za pomocą poczty elektronicznej (SSL) i programów służących zabezpieczenia systemu elektronicznego Wnioskodawcy przed niepowołanym dostępem i ingerencją w przechowywane w nim dane (firewall, program antywirusowy). Autentyczność i integralność faktury będzie weryfikowana przez Spółkę poprzez kontrolę posiadanych dokumentów oraz współpracę z innymi wystawcami i odbiorcami faktur.

W wypadku wykorzystania serwisu internetowego dostęp do dedykowanego konta będzie miał w zakresie umożliwiającym podgląd lub import faktury wyłącznie jej odbiorca posługujący się identyfikatorem i hasłem. Odpowiednio umieszczenie faktury w serwisie będzie wymagało przedstawienia identyfikatora wystawcy i właściwego hasła. Transfer danych realizowany za pośrednictwem serwisu będzie zabezpieczony za pomocą standardowych metod szyfrujących.

Akceptacja wskazanych sposobów przesyłania faktur następować będzie poprzez przesłanie wiadomości pocztą elektroniczną lub faksem, bądź też poprzez złożenie oświadczenia za pomocą aplikacji serwisu internetowego.

Oświadczenie to zostanie zarejestrowane przez system informatyczny wystawcy faktury.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy Spółka może wystąpić do odbiorcy o zgodę na przesyłanie faktur i faktur korygujących w formie elektronicznej i uzyskać taką zgodę za pośrednictwem poczty elektronicznej lub faksu lub poprzez skorzystanie z aplikacji serwisu internetowego i odpowiednio czy Wnioskodawca może udzielać swoim kontrahentom zgody na przesyłanie mu faktur oraz faktur korygujących drogą elektroniczną za pomocą poczty elektronicznej, faksu lub aplikacji serwisu internetowego?
2.  Czy dokumenty w formie elektronicznej, zawierające wszystkie wymagane w przypadku faktury dane przesyłane kontrahentom Wnioskodawcy drogą elektroniczną w formacie PDF lub faksem i odpowiadające im dokumenty otrzymane przez Spółkę pocztą elektroniczną, faksem lub za pośrednictwem serwisu internetowego będą mogły być traktowane jako faktury lub faktury korygujące w rozumieniu przepisów o podatku VAT?
3.  Czy Wnioskodawcy będzie przysługiwać prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w fakturach i fakturach korygujących otrzymanych drogą elektroniczną w formacie PDF lub podobnym bądź faksem lub za pośrednictwem serwisu internetowego, nie będących przy tym fakturami przesłanymi za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemu danych elektronicznych (EDI)?
4.  Czy za potwierdzenie odbioru faktury korygującej może zostać uznany komunikat wysłany przez system informatyczny odbiorcy faktury informujący o wpłynięciu wiadomości zawierającej fakturę korygującą do systemu informatycznego odbiorcy lub wiadomość wysłana przez odbiorcę faktury pocztą elektroniczną zawierająca informację o odebraniu faktury bądź też zapis informatyczny o zalogowaniu się odbiorcy faktury w serwisie internetowym lub pobraniu tej faktury przez odbiorcę?

W ocenie Wnioskodawcy na wskazane powyżej pytania należy udzielić odpowiedzi twierdzącej.

Stosownie do postanowień art. 106 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.; dalej: UVAT) podatnicy podatku VAT są zobowiązani do wystawiania faktur.

Zasady wystawiania faktur określa rozporządzenie Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360; dalej: Rozporządzenie o fakturach).

Zasady przesyłania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu ich udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. (Dz. U. Nr 249, poz. 1661 dalej: Rozporządzenie o e-fakturach).

1

W ocenie Spółki akceptacja przesyłania faktur za pomocą poczty elektronicznej lub faksu bądź poprzez udostępnienie ich za pomocą dedykowanego serwisu internetowego może zostać dokonana w dowolnej formie, zarówno poprzez przesłanie wiadomości zawierającej oświadczenie o akceptacji za pomocą poczty elektronicznej lub faksu, jak i poprzez złożenie oświadczenia za pomocą odpowiedniej aplikacji serwisu internetowego umożliwiającej zarejestrowanie złożenia oświadczenia woli przez odbiorcę faktury.

Stosownie do § 3 ust. 1 Rozporządzenia o e-fakturach faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę. W myśl ust. 2 akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Rozporządzenie o e-fakturach dopuszcza złożenie oświadczenia o akceptacji faktury w formie elektronicznej. Nie wprowadza przy tym żadnych szczególnych wymogów dotyczących formy oświadczenia o akceptacji. Nie stosuje się w tym wypadku przepisów dotyczących zachowania autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur. Dlatego też z przepisów Rozporządzenia o e-fakturach nie można wywodzić ograniczeń, co do sposobu składania oświadczenia o akceptacji przez odbiorcę faktury.

Biorąc powyższe pod uwagę zdaniem Wnioskodawcy Dyrektor Izby Skarbowej winien odpowiedzieć twierdząco na pytanie dotyczące sposobu akceptacji przesyłania faktur drogą elektroniczną przez odbiorcę.

2.

W ocenie Spółki dokumenty sporządzone formie elektronicznej, zawierające wszystkie wymagane w przypadku faktury dane przesyłane kontrahentom Wnioskodawcy drogą elektroniczną w formacie PDF lub podobnym, udostępnione za pomocą serwisu internetowego, do którego może zalogować się jedynie odbiorca faktury, lub przesłane faksem i odpowiadające im dokumenty otrzymane przez Spółkę pocztą elektroniczną, za pośrednictwem dedykowanego serwisu internetowego lub przesłane Spółce faksem i następnie drukowane lub przechowywane w systemie informatycznym będą mogły być traktowane jako faktury lub faktury korygujące w rozumieniu przepisów o podatku VAT. Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności ich treści (§ 4 Rozporządzenia o e-fakturach).

W myśl § 2 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia o e-fakturach przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność, co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy. Odpowiednio zgodnie z pkt 2 integralność treści faktury oznacza to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać.

W myśl § 2 ust. 2 pkt 1 i 2 Rozporządzenia o e-fakturach autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku korzystania z bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub elektronicznej wymiany danych (EDI).

Stosownie do § 3 ust 1 Rozporządzenia o e-fakturach faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania przez odbiorcę faktury.

W ocenie Wnioskodawcy przytoczone powyżej przepisy Rozporządzenia o e-fakturach dopuszczają możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem wszystkich środków komunikacji elektronicznej. Za fakturę może zostać uznany w szczególności dokument spełniający wszystkie wymogi wskazane w Rozporządzeniu o fakturach przesłany przez wystawcę odbiorcy za pomocą poczty elektronicznej lub faksu. Nie sposób również wskazać przeciwwskazań przeciwko przekazywaniu faktur za pośrednictwem serwisu internetowego umożliwiającego ich import i eksport przy wykorzystaniu dedykowanego konta opatrzonego identyfikatorem i hasłem.

Dla uznania danego dokumentu za fakturę nie ma znaczenia format, w jakim został on udostępniony odbiorcy. W ocenie Wnioskodawcy może być to format PDF lub podobny. § 3 ust. 1 Rozporządzenia o e-fakturach jednoznacznie bowiem wskazuje, iż faktury mogą być wysyłane w dowolnym formacie. Potwierdza to treść pisma Ministra Finansów pt. „Najważniejsze zmiany VAT od dnia 1 stycznia 2011 r.”, w którym wskazano, iż celem wprowadzenia Rozporządzenia o e-fakturach było umożliwienie przesyłania faktury w dowolnym formacie np. PDF lub doc. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 18 lutego 2010 r., sygn. IPPB5/423-753/10-5/JC, w której czytamy: „faktury otrzymywane drogą mailową mają format PDF, co oznacza, że Wnioskodawca nie ma możliwości ingerencji w ich treść”.

Brak kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub nie zastosowanie systemu elektronicznej wymiany danych (EDI) nie może wpływać na spełnienie warunków, o których mowa w § 4 Rozporządzenia o e-fakturach. Przepis ten wymienia bowiem jedynie przykładowe metody jakie mogą zastosować wystawcy faktur przesyłanych drogą elektroniczną dla zachowania autentyczności i integralności przesyłanych faktur.

Dla realizacji przedmiotowego wymogu Wnioskodawca planuje przyjęcie, iż faktury będą przesyłane w formacie PDF lub w innym podobnym formacie oraz podjęcie działań polegających na zabezpieczeniu systemu informatycznego przed niekontrolowaną ingerencją (programy antywirusowe i firewall), zastosowaniu standardowych metod szyfrowania wiadomości wysyłanych pocztą elektroniczną oraz szyfrowania danych przekazywanych za pośrednictwem serwisu internetowego, weryfikacji treści faktur otrzymanych przez odbiorcę oraz prowadzeniu niezbędnej dokumentacji księgowej. W wypadku korzystania z serwisu internetowego zastosowany zostanie dodatkowo system identyfikatorów i haseł zapewniających wystawcy i odbiorcy faktury bezpieczeństwo korzystania z dedykowanych kont.

Wskazane działania zapewnią zdaniem Wnioskodawcy pewność, co do tożsamości wystawcy faktury i zagwarantują, że w treści faktury nie zostaną dokonane nieuprawnione modyfikacje.

W konsekwencji należy uznać, iż dokumenty w formie elektronicznej, zawierające wszystkie wymagane w przypadku faktury dane przesyłane kontrahentom Wnioskodawcy drogą elektroniczną lub udostępnione na koncie serwisu internetowego w formacie PDF lub podobnym, bądź przesyłane faksem, celem ich wydrukowania przez odbiorcę i odpowiadające im dokumenty otrzymane przez Spółkę pocztą elektroniczną, udostępnione za pośrednictwem serwisu internetowego lub przesłane faksem winny być traktowane jako faktury lub faktury korygujące w rozumieniu przepisów o podatku VAT.

Biorąc powyższe pod uwagę Dyrektor izby Skarbowej powinien odpowiedzieć twierdząco na pytanie Wnioskodawcy.

3.

Wobec spełnienia przez faktury, które będą otrzymywane przez Wnioskodawcę warunków określonych w UVAT, Rozporządzeniu o fakturach i Rozporządzeniu o e-fakturach należy uznać, iż Spółce przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w fakturach i fakturach korygujących otrzymanych drogą elektroniczną (pocztą elektroniczną lub poprzez serwis internetowy) bądź faksem.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacji Dyrektora izby Skarbowej w Katowicach z 13 stycznia 2010 r., sygn. IBPP3/443-793/10/PK, w której czytamy, iż: „stanowisko Wnioskodawcy, że faktura VAT oraz faktura korygująca VAT otrzymana drogą elektroniczną w formacie PDF, (…), daje prawo do odliczenia podatku naliczonego na równi z fakturą „papierową” przesłaną pocztą lub odebraną bezpośrednio od kontrahenta, zgodnie zobowiązującymi przepisami należało uznać za prawidłowe”.

4.

W myśl art. 29 ust. 4a UVAT w przypadku, gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

W obowiązujących przepisach prawa podatkowego brak jest szczegółowych regulacji w zakresie sposobu potwierdzenia odbioru korekty faktury (lub samej faktury). W konsekwencji potwierdzenie takie może być dokonane w każdej formie pozwalającej na jednoznaczne stwierdzenie, iż odbiorca otrzymał fakturę korygującą.

Zaprezentowane stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 października 2010 r., sygn. ILPP2/443-1460/09-2/SJ, w której organ wskazał, że: „przepisy nie narzucają formy w jakiej potwierdzenie odbioru faktur korygujących ma być dokonane, zatem strony mają swobodę wyboru metody tego potwierdzenia”. Zdaniem organu: „Istotne jest, aby sprzedawca towarów lub usług dla celów rozliczenia podatku należnego od sprzedaży winien posiadać informację, z której jednoznacznie wynika, iż nabywca otrzymał fakturę korygującą sprzedaż”.

Należy zauważyć, że przepisy prawa podatkowego nie definiują pojęcia „otrzymania”. Zgodnie z wykładnią językową przez „otrzymać” należy rozumieć „stać się odbiorcą czegoś, dostać coś w darze lub w zamian za coś” (por. Mały słownik języka polskiego, pod red. E. Sobol, PWN, s. 576). „Otrzymanie” nie jest równoznaczne z przejęciem lub pobraniem. Otrzymującym jest osoba, której dana rzecz została przedłożona. W konsekwencji momentem otrzymania faktury korygującej będzie moment, w którym faktura elektroniczna będzie dostępna dla odbiorcy faktury na jego urządzeniach informatycznych (tak: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 29 września 2008 r., sygn. ITPP3/443-170c/08/JK). Pogląd ten podzielił Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 25 lutego 2011 r., sygn. ILPP2/443-1953/10-2/SJ, w której czytamy; „gdy z racji funkcjonalności systemu informatycznego stosowanego przez obie strony transakcji, wystawiona faktura i faktura korygująca w formie elektronicznej jest umieszczana w systemie informatycznym i natychmiast jest widoczna dla odbiorcy tej faktury na jego urządzeniach informatycznych, to wówczas momentem otrzymania takiej faktury jest moment jej wystawienia i umieszczenia w systemie informatycznym.” Podobną kwalifikację zastosował Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 24 sierpnia 2010 r., sygn. IPPP2/443-406/10-2/MM.

Dlatego za potwierdzenie otrzymania faktury mogą być również uznane automatyczne komunikaty generowane przez system informatyczny w chwili otrzymania zawierającej fakturę wiadomości przesłanej pocztą elektroniczną. Ten sposób potwierdzenia otrzymania faktury zaakceptował Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 18 lutego 2009 r., sygn. IBPP2/443-114/09/LŻ, stwierdzając, że: „potwierdzenie otrzymania wiadomości elektronicznej za pomocą automatycznego komunikatu wysłanego przez system informatyczny odbiorcy faktury elektronicznej, w domyśle klienta poczty elektronicznej będzie, w ocenie tut. organu, wystarczającym potwierdzeniem odbioru faktury korygującej przez nabywcę (\`(...)\`)”. Podobne stanowisko wyraził ten organ w interpretacji indywidualnej z dnia 4 listopada 2008 r., sygn. IBPP2/443-1020/08/LŻ. Także w przytoczonej powyżej interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, w której czytamy: „Przedmiotowe potwierdzenie może zostać dokonane np.: (…) drogą elektroniczną (Internetem lub pocztą e-mail).”

Jeżeli decydującym jest moment, w którym faktura była dostępna dla odbiorcy to należy uznać, iż zapis dokumentujący moment zalogowania się odbiorcy faktury w serwisie internetowym jako dokument odzwierciedlający moment, w którym faktura stała się dostępna dla odbiorcy winien zostać uznany za wystarczający do uzyskania prawa do odliczenia podatku VAT. W chwili, bowiem zalogowania się do serwisu odbiorca ma w sposób niebudzący wątpliwości możliwość zapoznania się z treścią faktury.

Podobnie winno zostać ocenione dokonanie zapisu momentu, w którym odbiorca faktury pobrał ją z systemu informatycznego. Jak wskazał Minister Finansów z 31 grudnia 2007 r., sygn. ILPP2/443-55/07-2/IM, zgodnie z którą: „Automatyczny komunikat wysłany przez system informatyczny odbiorcy faktury elektronicznej o jej pobraniu w bazie danych (log systemowy), zawierający numer klienta, dokładny czas zdarzenia, numer lP komputera z którego miało miejsce pobranie faktury będzie wystarczającym potwierdzeniem odbioru faktury korygującej przez nabywcę.”

W związku z powyższym zważywszy na brzmienie przepisów UVAT i przepisów wykonawczych, biorąc pod uwagę dotychczasowe stanowisko organów podatkowych należy uznać, iż za prawidłowe winno zostać uznane stanowisko Wnioskodawcy przyjmującego, iż za potwierdzenie odbioru faktury korygującej może zostać uznany: komunikat wysłany przez system informatyczny odbiorcy informujący o wpłynięciu wiadomości zawierającej fakturę lub fakturę korygującą do systemu informatycznego odbiorcy lub wiadomość wysłana przez odbiorcę faktury pocztą elektroniczną zawierająca informację o odebraniu faktury bądź też zapis o zalogowaniu się odbiorcy faktury w serwisie internetowym lub o pobraniu przez niego faktury.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 29 ust. 4a ustawy z dnia ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT, w przypadku gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Art. 86 ust. ustawy o VAT, wskazuje, iż w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych – art. 86 ust. 11 ustawy.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Kwestię wystawiania i przechowywania faktur VAT reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy.

Zgodnie z dyspozycją wyrażoną w § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Stosownie do ust. 2 ww. paragrafu przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Kwestię udostępniania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i ust. 11 ustawy o VAT.

W myśl przepisów § 3 ust. 1-3 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

Zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 2 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Z okoliczności sprawy wynika, iż Wnioskodawca jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Wnioskodawca zamierza rozpocząć przesyłanie faktur oraz faktur korygujących dokumentujących dostawy towarów i świadczenie usług w formie elektronicznej. Faktury mają być sporządzane w systemie informatycznym Spółki w formacie PDF lub innym i przesłane za pomocą poczty elektronicznej lub faksem bądź eksportowane do dedykowanego konta serwisu internetowego udostępnianego po zalogowaniu konkretnemu odbiorcy faktury. Spółka również otrzymuje faktury oraz faktury korygujące od swoich kontrahentów. Spółka rozważa możliwość zastosowania technik informatycznych do przesyłania dokumentów związanych z przedmiotowymi transakcjami. Kontrahenci Spółki będą sporządzać faktury i faktury korygujące za pomocą własnych systemów informatycznych i przesyłać przedmiotowe dokumenty Wnioskodawcy za pomocą poczty elektronicznej lub faksem bądź też umieszczać je na koncie serwisu internetowego, do którego dostęp po zalogowaniu będzie mieć Spółka. Wnioskodawca będzie drukować i przechowywać otrzymane faktury i faktury korygujące w formie papierowej przez okres wymagany przepisami prawa bądź też przechowywać je w systemie informatycznym, w podziale na okresy rozliczeniowe do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury mają być przechowywane na terytorium kraju w systemie informatycznym w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie oraz dostępność na każde żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej. Dla zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności treści faktur przesyłanych w sposób opisany powyżej Wnioskodawca przewiduje zastosowanie formatu PDF dla generowania plików zwierających obraz faktury wystawianej przez Wnioskodawcę lub innego formatu umożliwiającego generowanie plików o podobnych właściwościach, standardowego szyfrowania wiadomości przesyłanych za pomocą poczty elektronicznej (SSL) i programów służących zabezpieczenia systemu elektronicznego Wnioskodawcy przed niepowołanym dostępem i ingerencją w przechowywane w nim dane (firewall, program antywirusowy). Autentyczność i integralność faktury będzie weryfikowana przez Spółkę poprzez kontrolę posiadanych dokumentów oraz współpracę z innymi wystawcami i odbiorcami faktur. W wypadku wykorzystania serwisu internetowego dostęp do dedykowanego konta będzie miał w zakresie umożliwiającym podgląd lub import faktury wyłącznie jej odbiorca posługujący się identyfikatorem i hasłem. Odpowiednio umieszczenie faktury w serwisie będzie wymagało przedstawienia identyfikatora wystawcy i właściwego hasła. Transfer danych realizowany za pośrednictwem serwisu będzie zabezpieczony za pomocą standardowych metod szyfrujących. Akceptacja wskazanych sposobów przesyłania faktur następować będzie poprzez przesłanie wiadomości pocztą elektroniczną lub faksem, bądź też poprzez złożenie oświadczenia za pomocą aplikacji serwisu internetowego. Oświadczenie to zostanie zarejestrowane przez system informatyczny wystawcy faktury.

Mając na uwadze wyżej przytoczone regulacje prawne należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur lub faktur korygujących w formie elektronicznej. Ponadto przepisy nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności. Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury można gwarantować według metody określonej przez podatnika, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę. Podkreślić należy, iż aktualne przepisy nie przewidują regulacji co do sposobu, w jaki akceptacja ta ma być dokonana, może być zatem dokonana w formie pisemnej bądź elektronicznej. Stwierdzić należy, iż przepisy prawa krajowego określają jedynie przykładowe formy zapewnienia przez wystawcę faktury autentyczności pochodzenia i integralności treści. W konsekwencji wystawca faktury może zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści innymi formami aniżeli wymienionymi w wyżej cytowanych przepisach, np. wystawiając fakturę w formacie PDF, który wyłącza możliwość edycji pliku zapisanego w tym formacie, bądź faksem lub za pośrednictwem serwisu internetowego.

Odnosząc się natomiast do kwestii związanej z fakturami korygującymi, przesyłanymi w formie elektronicznej, należy zauważyć, że w wyżej wymienionym rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010 r ustawodawca nie odniósł się do faktur korygujących. W związku z tym należy zwrócić uwagę na § 19 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, zgodnie z którym faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu powyższego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji. Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że gdy w ww. rozporządzeniu jest mowa o fakturach, należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno „fakturę pierwotną” jak też „fakturę korygującą”, albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustala normę zgodnie z którą w formie elektronicznej można przyjąć zarówno „fakturę pierwotną” jak też „fakturę korygującą”. Zatem ww. przepisy regulujące kwestię udostępniania faktur w formie elektronicznej mają również zastosowanie do faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej.

Odnosząc się do potwierdzenia odbioru faktury korygującej, należy podkreślić, iż ustawodawca w ustawie o podatku od towarów i usług oraz w aktach wykonawczych do ustawy, nie określił pojęć moment wystawienia i otrzymania faktury elektronicznej jak też nie określił formy uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygującej. W konsekwencji, konieczne jest odwołanie się do gramatycznej wykładni obu pojęć. Zgodnie z „Małym Słownikiem Języka Polskiego” pod red. E. Sobol (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa, 1995, s. 1079 oraz s. 587) „wystawić” oznacza wydobyć, wyjąć, wydostać coś skąd, wyłożyć na, zewnątrz, ale również wypisać, wypełnić, wydać. Z kolei, „otrzymać” oznacza stać się odbiorcą czegoś, dostać coś. Należy zatem stwierdzić, iż powyżej opisane pojęcia wiążą się z czynnościami faktycznymi, a nie prawnymi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że:

1.  Akceptacja przesyłania faktur/faktur korygujących za pomocą poczty elektronicznej lub faksu bądź poprzez udostępnienie ich za pomocą dedykowanego serwisu internetowego może być dokonana w dowolnej formie, zarówno poprzez przesłanie wiadomości zawierającej oświadczenie o akceptacji za pomocą poczty elektronicznej lub faksu, jak i poprzez złożenie oświadczenia za pomocą odpowiedniej aplikacji serwisu internetowego umożliwiającej zarejestrowanie złożenia oświadczenia woli przez odbiorcę faktury.
2.  dokumenty, o których mowa we wniosku będą zabezpieczone przed modyfikacjami ich treści oraz będą dawały pewność co do tożsamości wystawcy, w konsekwencji powyższego dokumenty wystawione i przesyłane/odbierane drogą elektroniczną w postaci PDF lub podobnym lub udostępnione na koncie serwisu internetowego, bądź przesyłane faksem zawierające wszystkie wymagane w przypadku faktury dane, spełniać będą warunek do uznania ich za faktury w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług.
3.  wobec spełnienia przez przedmiotowe faktury wymogów określonych w treści wymienionego rozporządzenia dla faktur przesłanych w formie elektronicznych, Wnioskodawca będzie uprawniony do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w fakturach i fakturach korygujących otrzymanych drogą elektroniczną pod warunkiem, iż nabyte towary i usługi służą czynnościom opodatkowanym.
4.  za potwierdzenie odbioru faktury korygującej można uznać:
    *   komunikat wysłany przez system informatyczny odbiorcy faktury, informujący o wpłynięciu wiadomości zawierającej fakturę korygującą do systemu informatycznego odbiorcy
    *   lub wiadomość wysłaną przez odbiorcę faktury korygującej przesłaną pocztą elektroniczną zawierająca informację o odebraniu faktury
    *   lub zapis o zalogowaniu się odbiorcy faktury korygującej w serwisie internetowym lub o pobraniu przez niego faktury korygującej

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.