Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.329.2019.4.RMA
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2019-09-30
Teza: Przechowywanie w formie elektronicznej dokumentów zakupu i dokumentów sprzedaży.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-odliczenie podatku; podatek-podatek należny; podatek-podatek naliczony
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 17 lipca 2019 r. (data wpływu 26 lipca 2019 r.), uzupełnionym pismem z dnia 25 września 2019 r. (data wpływu 25 września 2019 r.) w odpowiedzi na wezwanie nr 0114-KDIP1-3.4012.329.2019.3.RMA z dnia 20 września 2019 r. (skutecznie doręczone w dniu 20 września 2019 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej dokumentów zakupu i dokumentów sprzedaży - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 26 lipca 2019 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej dokumentów zakupu i dokumentów sprzedaży.

Wniosek został uzupełniony w dniu 25 września 2019 r. pismem z dnia 25 września 2019 r. (data wpływu 25 września 2019 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka Akcyjna (dalej jako „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej jako „VAT”), którego podstawowym przedmiotem działalności jest sprzedaż usług finansowych - udzielanie pożyczek - zarówno na rzecz konsumentów, jak i przedsiębiorców.

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów.

W związku ze znaczną ilością otrzymywanych oraz wystawianych przez Spółkę dokumentów dokumentujących transakcje gospodarcze (w szczególności faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków, paragonów, innych dokumentów zakupowych oraz dokumentów potwierdzających transakcje z klientami i doradcami klienta) - w celu usprawnienia procesu obiegu i przetwarzania dokumentów Spółka planuje wdrożyć procedury w zakresie przetwarzania i przechowywania tych dokumentów w formie elektronicznej (niezależnie od tego, czy dokument został oryginalnie przez Spółkę otrzymany/wystawiony w formie papierowej, czy elektronicznej).

Na dzień dzisiejszy Spółka otrzymuje część ww. dokumentów w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (np. w formacie pdf), które są wysyłane przez kontrahentów na dedykowany do tego celu adres e-mail. Z dostawcami przesyłającymi faktury w formie elektronicznej Spółka zawarła pisemne porozumienia określające, z jakiego adresu e-mail dostawcy oraz na jaki adres e-mail Spółki będą przesyłane faktury.

Otrzymane od kontrahentów faktury elektroniczne archiwizowane są w formie elektronicznej, podobnie jak dokumenty wystawione przez Spółkę w formie elektronicznej.

W incydentalnych przypadkach przy braku pisemnego porozumienia zdarza się, że faktury są wysyłane przez kontrahentów w formie elektronicznej na służbowe skrzynki poczty elektronicznej poszczególnych pracowników Spółki. Faktury takie, po zakończeniu procesu autoryzacji podlegają wydrukowaniu i archiwizacji w formie papierowej.

Otrzymane/wystawione dokumenty księgowe w wersji papierowej są archiwizowane w postaci papierowej. W przypadku niektórych dokumentów, np. faktury przelewowe, dla celów usprawnienia procesu obiegu tych dokumentów i ich autoryzacji, są one dodatkowo skanowane do plików pdf i załączane do systemu finansowo-księgowego.

Stosowana przez Wnioskodawcę w aktualnym procesie kontrola biznesowa gwarantuje w każdym przypadku pełną identyfikowalność otrzymanego przez Spółkę dokumentu (niezależnie od sposobu jego przesłania) z konkretną, dokumentowaną nim transakcją gospodarczą. Wyłącznie dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez wyznaczonych pracowników są księgowane i odpowiednio kwalifikowane dla celów podatkowych Spółki.

W chwili obecnej prowadzone są w Spółce prace, których celem jest usprawnienie wewnętrznego obiegu i archiwizacji dokumentów otrzymywanych oraz przygotowywanych i wystawianych przez Spółkę, zmierzające do optymalizacji obiegu dokumentów i w szczególności zmiany ich archiwizacji w formie papierowej na archiwizację w formie elektronicznej.

Wnioskodawca zamierza stopniowo objąć opisanym w szczegółach w dalszej części sposobem elektronicznego archiwizowania dokumentów, wszystkie dokumenty niezależnie od tego, czy wpłyną one do niego lub zostaną przez niego przygotowane/wystawione oryginalnie w formie papierowej, czy elektronicznej, z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składnik aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez Zarząd Spółki. Elektroniczna archiwizacja będzie w szczególności dotyczyła następujących rodzajów dokumentów:

*   faktury oraz faktury korygujące zakup, duplikaty oraz załączniki do faktur,

*   faktury oraz faktury korygujące sprzedaż,

*   noty księgowe,

*   paragony,

*   rachunki,

*   rozliczenia kosztów podróży służbowej, w tym bilety kolejowe, opłaty za przejazdy autostradą oraz podobne opłaty poniesione przez pracowników Spółki i zapłacone przy pomocy kart płatniczych lub gotówką,

*   wyciągi bankowe,

*   dowody wpłat i wypłat (KP, KW) zarówno własne jak i obce, w tym dowody wpłat bankowych,

*   decyzje urzędowe,

*   dokumenty księgowe dokumentujące rozliczenia pomiędzy Spółką a doradcami klienta,

*   dokumenty księgowe dokumentujące transakcje z klientami (w tym z tytułu udzielenia i spłaty pożyczki, wypłaty nagrody marketingowej, rozliczeń z tytułu składki ubezpieczeniowej, etc.),

*   wszelkie inne dokumenty stanowiące podstawę rejestracji zdarzeń gospodarczych na potrzeby rachunkowe i podatkowe

(dalej jako „Dokumenty”).

Spółka stosuje zasady zwrotu faktycznie poniesionych wydatków pracownikom przebywającym w podróży służbowej. W związku z powyższym, do rozliczenia podróży służbowej pracownik załącza faktury, rachunki, bilety m.in. kolejowe lub za przejazd autostradą. Wydatki poniesione przez pracowników w czasie podróży służbowych podlegają kontroli pod względem ich zasadności i właściwego udokumentowania przez pracowników Spółki, odpowiedzialnych za akceptację wydatków.

Planowana procedura przechowywania dokumentów papierowych w wersji elektronicznej realizowana będzie według zasad opisanych poniżej.

Dokumenty otrzymywane i przygotowywane/wystawiane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu elektronicznego - w nieedytowalnym formacie (przykładowo PDF lub jpg) będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału. Każdy Dokument będzie skanowany osobno i skanowi będzie nadawana odrębna nazwa. Zeskanowane Dokumenty będą zapisywane na dysku sieciowym Spółki w dedykowanej bezpiecznej lokalizacji lub wczytywane do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego Spółki. Wybrane dokumenty (w tym np. faktury przelewowe) dodatkowo będą zapisywane w systemie finansowo-księgowym.

Dokumenty otrzymane oraz przygotowane/wystawione oryginalnie w wersji elektronicznej będą zapisywane na dysku sieciowym Spółki w dedykowanej bezpiecznej lokalizacji lub wczytywane do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego Spółki. Każdy dokument będzie posiadał odrębną nazwę.

Wybrane dokumenty (w tym np. faktury przelewowe) dodatkowo będą zapisywane w systemie finansowo-księgowym. Dokumenty będą zabezpieczone przed modyfikacją.

Dokumenty archiwizowane elektronicznie będzie można odszukać po zadanych parametrach właściwych ze względu na rodzaj Dokumentu, m.in. nazwie pliku, numerze dokumentu, nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu, dacie transakcji, kwocie transakcji.

Elektroniczną archiwizacją Dokumentów zajmować się będą, co do zasady, wyznaczeni pracownicy Spółki. Archiwizacja niektórych Dokumentów wczytywanych do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego Spółki (np. umów pożyczki, wniosków o pożyczkę) będzie powierzona zewnętrznej firmie archiwizacyjnej.

Korzystanie z dedykowanej lokalizacji na dysku sieciowym oraz dostęp do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego Spółki lub systemu finansowo-księgowego będą umożliwione wybranym pracownikom, po uprzednim zalogowaniu się do zasobów informatycznych Spółki przy wykorzystaniu unikalnego loginu oraz hasła lub certyfikatu wystawionego dla danego użytkownika oraz po otrzymaniu odpowiednich uprawnień. Dodatkowo, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą lub innym Dokumentem a dostawą towarów, świadczeniem usług lub inną transakcją gospodarczą. Uprawnione osoby przeprowadzą kontrolę merytoryczną, czyli potwierdzenie zawartości Dokumentu z treścią transakcji, i formalną, czyli czy Dokument jest prawidłowo wypełniony, kompletny, zawiera prawidłowe dane kontrahenta, etc., zgodnie z procedurami przyjętymi i stosowanymi w Spółce.

Każdy Dokument, który nie przejdzie w prawidłowy sposób procesu weryfikacji merytorycznej i formalnej, zostanie oznaczony jako nieprawidłowy wraz ze wskazaniem powodu rozbieżności. Wszelkie rozbieżności będą wyjaśniane przez odpowiednich pracowników Spółki. W przypadku błędów, które wymagają działania ze strony kontrahentów (w szczególności ewentualnego wystawienia faktury korygującej), nieprawidłowa faktura będzie do nich przesyłana ze wskazaniem wykrytych nieprawidłowości, które powinny zostać poprawione.

Spółka będzie więc dokonywać szczegółowej kontroli danych dotyczących danego kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą lub innym Dokumentem, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji Wnioskodawca będzie miał każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę lub inny Dokument oraz ich zgodności z treścią transakcji, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.

Po dokonaniu wymaganej weryfikacji merytorycznej i formalnej, zdarzenie gospodarcze opisane na Dokumencie będzie podlegało ujęciu w księgach rachunkowych Spółki oraz odpowiedniemu zakwalifikowaniu dla celów podatkowych.

Dostęp do Dokumentów zarchiwizowanych elektronicznie będzie zapewniony na każde żądanie organów skarbowych, w formie elektronicznej, lub poprzez wydrukowanie wskazanego dokumentu.

Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Dokumentów przechowywanych w sposób elektroniczny.

Autentyczność pochodzenia zostanie zapewniona na etapie kontroli biznesowej. Dokumenty zarchiwizowane w formie elektronicznej będą objęte odpowiednią ochroną zapewniającą ich niezmienność (w tym m.in. poprzez zapis w nieedytowalnym formacie elektronicznym) przez okres wymagany przepisami prawa do przechowywania danego rodzaju Dokumentów, co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Zapewniona zostanie tym samym ich integralność.

Zarówno Dokumenty otrzymane oraz przygotowane/wystawione oryginalnie w formie elektronicznej, jak i Dokumenty zeskanowane będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych (czytelność).

Przechowywanie otrzymanych oraz przygotowanych/wystawionych papierowych dokumentów będzie dokonywane jedynie w formie obrazów elektronicznych. Dokumenty te, bezpośrednio po ich archiwizacji w postaci obrazu elektronicznego będą niszczone (po uprzednim przeprowadzeniu kontroli biznesowej).

W uzupełnieniu z dnia 25 września 2019 r. Wnioskodawca wskazał, że:

*   wydatki wynikające z Dokumentów będących przedmiotem złożonego wniosku są w całości lub części związane z czynnościami opodatkowanymi według stawki podstawowej lub obniżonej;

*   wydatki wynikające z Dokumentów będących przedmiotem złożonego wniosku nie dotyczą wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z Dokumentów otrzymanych i przechowywanych w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego, przy założeniu, że w odniesieniu do tych Dokumentów nie mają zastosowania ograniczenia w odliczaniu VAT naliczonego?
2.  Czy Dokumenty sprzedażowe przechowywane w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego mogą stanowić podstawę do wykazania przez Spółkę VAT należnego, a tym samym podatek VAT należny wynikający z takich dokumentów powinien być uznany za prawidłowo udokumentowany?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1

W ocenie Spółki opisana rozważana procedura archiwizowania i przechowywania Dokumentów przez Spółkę jest dopuszczalna w świetle obowiązujących przepisów prawa, a Spółka zachowa na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z otrzymanych Dokumentów, które zostały zeskanowane, dokumentujących poniesienie wydatków przez Spółkę.

Ad. 2

W ocenie Spółki, rozważane przechowywanie w formie elektronicznej Dokumentów sprzedażowych wystawionych przez Spółkę (w tym faktur sprzedażowych, faktur korygujących, duplikatów i not księgowych) pierwotnie w formie papierowej lub elektronicznej w sposób opisany we wniosku jest poprawny. Podatek należny wykazany w fakturach wystawionych przez Wnioskodawcę w formie papierowej lub elektronicznej dla kontrahenta, a przechowywanych przez niego wyłącznie elektronicznie, jest podatkiem właściwie udokumentowanym.

Uzasadnienie stanowisk Wnioskodawcy

Ad. 1

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124).

Stosownie do art. 86 ust. 10 oraz 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Zatem nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma miejsce, gdy spełnione zostaną następujące warunki:

*   w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy;

*   faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia;

*   odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług;

*   towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych;

*   nie mają zastosowania wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Należy zauważyć, iż czynnikiem determinującym możliwość oraz zakres prawa do odliczenia nie jest forma, w jakiej przechowywane są faktury, tj. papierowa lub elektroniczna.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Jak wynika z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 3 ustawy o VAT przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zdaniem Wnioskodawcy, na podstawie przytoczonych zapisów ustawy o VAT należy stwierdzić, iż sposób archiwizacji przez Spółkę Dokumentów w formie elektronicznej nie narusza przepisów prawa podatkowego, ponieważ sposób, w jaki Spółka zamierza przechowywać wyżej wskazane Dokumenty spełnia wymogi stawiane przez przepisy dotyczące autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, zarówno dla zeskanowanych dokumentów papierowych, jak również tych otrzymanych bezpośrednio w formie elektronicznej, a także będzie gwarantował pewność, że dane zawarte w tych dokumentach nie zostały ani nie zostaną zmienione.

Odnosząc się do regulacji w zakresie ustawy o VAT należy wskazać, że faktury przesłane w formie elektronicznej traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie, jak faktury w formie papierowej. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznana za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność jej treści, zgodnie z przepisami ustawy o VAT.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy powinni przechowywać otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy o VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Jednakże powyższego przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy podatnicy zapewniają organowi podatkowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Rozważana przez Wnioskodawcę elektroniczna archiwizacja faktur i powiązane z nią procedury będą zapewniały przyporządkowanie faktur do okresów rozliczeniowych, w sposób umożliwiający ich odszukanie, będą zapewniały również integralność treści faktur oraz ich czytelność, przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki. Jednocześnie sposób zbierania i przetwarzania faktur będzie zapewniał weryfikację autentyczności ich pochodzenia.

Ponadto wszystkie uprawnione organy podatkowe, w tym naczelnik urzędu skarbowego i naczelnik urzędu celno-skarbowego, będą mogły uzyskać dostęp do tych faktur oraz możliwość pobrania i przetwarzania danych w nich gromadzonych.

Zdaniem Wnioskodawcy, mając na uwadze przepisy prawa, przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przechowywania oraz archiwizowania przez Wnioskodawcę faktur i innych Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej będzie spełniał wymogi stawiane przez przepisy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, zarówno dla dokumentów otrzymanych pierwotnie w formie papierowej (zeskanowanych), jak i otrzymanych w formie elektronicznej.

Ponadto w każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku zeskanowanych Dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a zatem zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych Dokumentów na żądanie organów podatkowych i kontroli skarbowej.

Mając na uwadze powyższe okoliczności oraz powołane przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, że faktury przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią inne przesłanki niezwiązane z formą faktury, wykluczające prawo do odliczenia.

W konsekwencji, elektroniczna archiwizacja faktur otrzymanych pierwotnie w formie elektronicznej oraz papierowej (po uprzednim zeskanowaniu), a następnie zniszczenie papierowych wersji faktur, nie będzie miało wpływu na zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z tych dokumentów. Stanowisko Spółki znajduje również odzwierciedlenie w licznych interpretacjach indywidualnych, m.in.:

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 marca 2019 r. (sygn. 0111-KDIB3-3.4012.6.2019.1.MAZ), w której organ zgodził się z podatnikiem, twierdzącym, że: „Wnioskodawca ma prawo do wyłącznego przechowywanie dokumentów (faktur) w formie elektronicznej, w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania dokumentów (faktur papierowych), które otrzyma Wnioskodawca od dostawców towaru, usługodawców albo wystawców faktur, bez konieczności przechowywania tych faktur w formie papierowej (\`(...)\`)”;

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 6 marca 2019 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.742.2018.2.KP), w której organ zgodził się z podatnikiem, twierdzącym, że: „(\`(...)\`) stosownie do przepisów Ustawy o VAT dopuszczalne jest by obieg i przechowywanie Dokumentów źródłowych (w postaci faktur, faktur korygujących, rachunków, paragonów) odbywało się w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej”;

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 grudnia 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.466.2017.1.JF), w której organ potwierdził stanowisko podatnika, zgodnie z którym przepisy ustawy o VAT nie zawierają regulacji wskazujących, by prawo do odliczenia podatku naliczonego przez podatnika uzależnione było od formy przechowywania dokumentacji źródłowej (forma papierowa lub elektroniczna). W związku z tym forma, w jakiej Wnioskodawca będzie przechowywać dokumenty źródłowe (w postaci m.in. faktur, rachunków, paragonów, faktur korygujących) nie warunkuje powstania, realizacji ani też zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego przez podatnika;

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 czerwca 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.173.2017.1.JG), w której organ zgodził się z podatnikiem, twierdzącym, że: „obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich) w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”;

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 czerwca 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.83.2017.2.KT), w której organ stwierdził, że: „stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym jest możliwe korzystanie przez Spółkę z prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur papierowych przetworzonych do formy elektronicznej, nawet jeśli pierwotna faktura papierowa zostanie zniszczona po jej przetworzeniu - należy uznać za prawidłowe”.

Ad. 2

Zgodnie z treścią art. 112a ustawy o VAT podatnicy mają obowiązek przechowywać wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy o VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Jednakże, powyższego przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Rozważana przez Wnioskodawcę elektroniczna archiwizacja faktur i powiązane z nią procedury będą zapewniały przyporządkowanie faktur do okresów rozliczeniowych, w sposób umożliwiający ich odszukanie, będą zapewniały również integralność treści faktur oraz ich czytelność, przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki. Jednocześnie sposób zbierania i przetwarzania faktur będzie zapewniał weryfikację autentyczności ich pochodzenia.

Ponadto, wszystkie uprawnione organy podatkowe, w tym naczelnik urzędu skarbowego i naczelnik urzędu celno-skarbowego, będą mogły uzyskać dostęp do tych faktur oraz możliwość pobrania i przetwarzania danych w nich gromadzonych.

Zdaniem Wnioskodawcy mając na uwadze przepisy prawa, sposób przechowywania oraz archiwizowania przez Wnioskodawcę faktur i innych Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej będzie spełniał wymogi stawiane przez przepisy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, zarówno dla dokumentów wystawionych / przygotowanych pierwotnie w formie papierowej (zeskanowanych), jak i wystawionych / przygotowanych w formie elektronicznej.

Ponadto, w każdej chwili będzie istniała możliwość wydruku zeskanowanych Dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a zatem zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych Dokumentów na żądanie organów podatkowych i kontroli skarbowej.

Z przywołanych regulacji ustawy o VAT wynika zdaniem Wnioskodawcy bezsprzecznie, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej. Odmienna wykładnia powołanego przepisu prowadziłaby do tego, że bezprzedmiotowe stałoby się postanowienie wskazanego powyżej art. 112a ust. 4 ustawy o VAT określającego warunki dostępu organów podatkowych do faktur przechowywanych w formie elektronicznej. Jednocześnie z treści tych przepisów nie wynika, aby przechowywanie faktur w formie elektronicznej miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu. Tym samym w ocenie Wnioskodawcy z treści przepisów ustawy o VAT nie wynika, aby wykluczone było przechowywanie Dokumentów (w tym faktur sprzedażowych, faktur korygujących, faktur zakupowych, duplikatów faktur, paragonów, rachunków i not obciążeniowych) wyłącznie w formie elektronicznej. Przyjąć należy, że o ile zachowane zostaną ogólne warunki przechowywania faktur zawarte w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT oraz zapewniony zostanie do nich dostęp na żądanie organów podatkowych w sposób, o którym mowa w art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, Wnioskodawca jest uprawniony do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej dokumentów sprzedażowych (w tym faktur sprzedażowych, faktur korygujących, duplikatów, not księgowych) wystawionych / przygotowanych przez Wnioskodawcę pierwotnie w formie papierowej lub elektronicznej.

Słuszność stanowiska o możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej dokumentów wystawionych przez podatnika w formie papierowej potwierdzają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych przepisów prawa podatkowego. Taki pogląd znajdziemy m.in. w:

*   interpretacji wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w dniu 9 czerwca 2016 r., nr IPPP2/4512-280/16-4/MMa, w której organ wskazuje: „(\`(...)\`) Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci”.

*   interpretacji wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w dniu 14 kwietnia 2017 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.6.2017.1.AP, w której organ wskazuje: „Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej) - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów przez wymagany przepisami okres, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami. Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów. Sposób przechowywania dokumentów określony w powołanych przepisach w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu przechowywania, pomimo otrzymywania i wystawiania dokumentów w formie papierowej (faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, not księgowych, rachunków i paragonów)”.

W tym stanie rzeczy, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż będzie uprawniony do archiwizacji dokumentów jedynie w formie elektronicznej w postaci obrazu elektronicznego (skanu dokumentu zapisanego w nieedytowalnym formacie) oraz zaprzestania archiwizowania dokumentów w formie papierowej.

Mając zatem na uwadze fakt, że przepisy podatkowe zezwalają Wnioskodawcy na przechowywanie wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej Dokumentów sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej, należy przyjąć, że podatek należny wynikający z tego rodzaju dokumentów jest podatkiem właściwie i poprawnie udokumentowanym.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym - art. 2 pkt 32 ustawy.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży – art. 106g ust. 1 ustawy.

W myśl art. 106m ust. 1-5 ustawy:

1.  Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
2.  Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
3.  Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
4.  Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
5.  Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
    1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
    2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą, bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy, czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Również użyte w ww. przepisie pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym wybór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Stosownie do art. 112a ust. 1-4 ustawy:

1.  Podatnicy przechowują:
    1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
    2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2.  Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
3.  Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
4.  Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność od momentu wystawienia lub otrzymania, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom przez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że musza one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej jako „VAT”), którego podstawowym przedmiotem działalności jest sprzedaż usług finansowych - udzielanie pożyczek - zarówno na rzecz konsumentów, jak i przedsiębiorców.

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów.

W celu usprawnienia procesu obiegu i przetwarzania dokumentów Spółka planuje wdrożyć procedury w zakresie przetwarzania i przechowywania tych dokumentów w formie elektronicznej (niezależnie od tego, czy dokument został oryginalnie przez Spółkę otrzymany/wystawiony w formie papierowej, czy elektronicznej).

Na dzień dzisiejszy Spółka otrzymuje część ww. dokumentów w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (np. w formacie pdf).

Otrzymane od kontrahentów faktury elektroniczne archiwizowane są w formie elektronicznej, podobnie jak dokumenty wystawione przez Spółkę w formie elektronicznej.

Otrzymane/wystawione dokumenty księgowe w wersji papierowej są archiwizowane w postaci papierowej. W przypadku niektórych dokumentów, np. faktury przelewowe, dla celów usprawnienia procesu obiegu tych dokumentów i ich autoryzacji, są one dodatkowo skanowane do plików pdf i załączane do systemu finansowo-księgowego.

Stosowana przez Wnioskodawcę w aktualnym procesie kontrola biznesowa gwarantuje w każdym przypadku pełną identyfikowalność otrzymanego przez Spółkę dokumentu (niezależnie od sposobu jego przesłania) z konkretną, dokumentowaną nim transakcją gospodarczą. Wyłącznie dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez wyznaczonych pracowników są księgowane i odpowiednio kwalifikowane dla celów podatkowych Spółki.

Wnioskodawca zamierza stopniowo objąć opisanym w szczegółach w dalszej części sposobem elektronicznego archiwizowania dokumentów, wszystkie dokumenty niezależnie od tego, czy wpłyną one do niego lub zostaną przez niego przygotowane/wystawione oryginalnie w formie papierowej, czy elektronicznej, z wyłączeniem niektórych.

Elektroniczna archiwizacja będzie w szczególności dotyczyła następujących rodzajów dokumentów:

*   faktury oraz faktury korygujące zakup, duplikaty oraz załączniki do faktur,

*   faktury oraz faktury korygujące sprzedaż,

*   noty księgowe,

*   paragony,

*   rachunki,

*   rozliczenia kosztów podróży służbowej, w tym bilety kolejowe, opłaty za przejazdy autostradą oraz podobne opłaty poniesione przez pracowników Spółki i zapłacone przy pomocy kart płatniczych lub gotówką,

*   wyciągi bankowe,

*   dowody wpłat i wypłat (KP, KW) zarówno własne jak i obce, w tym dowody wpłat bankowych,

*   decyzje urzędowe,

*   dokumenty księgowe dokumentujące rozliczenia pomiędzy Spółką a doradcami klienta,

*   dokumenty księgowe dokumentujące transakcje z klientami (w tym z tytułu udzielenia i spłaty pożyczki, wypłaty nagrody marketingowej, rozliczeń z tytułu składki ubezpieczeniowej, etc.),

*   wszelkie inne dokumenty stanowiące podstawę rejestracji zdarzeń gospodarczych na potrzeby rachunkowe i podatkowe.

Planowana procedura przechowywania dokumentów papierowych w wersji elektronicznej realizowana będzie według zasad opisanych poniżej.

Dokumenty otrzymywane i przygotowywane/wystawiane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu elektronicznego - w nieedytowalnym formacie (przykładowo PDF lub jpg) będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału. Każdy Dokument będzie skanowany osobno i skanowi będzie nadawana odrębna nazwa. Zeskanowane Dokumenty będą zapisywane na dysku sieciowym Spółki w dedykowanej bezpiecznej lokalizacji lub wczytywane do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego Spółki. Dokumenty otrzymane oraz przygotowane/wystawione oryginalnie w wersji elektronicznej będą zapisywane na dysku sieciowym Spółki w dedykowanej bezpiecznej lokalizacji lub wczytywane do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego Spółki. Każdy dokument będzie posiadał odrębną nazwę.

Dokumenty archiwizowane elektronicznie będzie można odszukać po zadanych parametrach właściwych ze względu na rodzaj Dokumentu, m.in. nazwie pliku, numerze dokumentu, nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu, dacie transakcji, kwocie transakcji.

Elektroniczną archiwizacją Dokumentów zajmować się będą, co do zasady, wyznaczeni pracownicy Spółki. Archiwizacja niektórych Dokumentów wczytywanych do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego Spółki (np. umów pożyczki, wniosków o pożyczkę) będzie powierzona zewnętrznej firmie archiwizacyjnej.

Korzystanie z dedykowanej lokalizacji na dysku sieciowym oraz dostęp do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego Spółki lub systemu finansowo-księgowego będą umożliwione wybranym pracownikom, po uprzednim zalogowaniu się do zasobów informatycznych Spółki przy wykorzystaniu unikalnego loginu oraz hasła lub certyfikatu wystawionego dla danego użytkownika oraz po otrzymaniu odpowiednich uprawnień. Dodatkowo, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą lub innym Dokumentem a dostawą towarów, świadczeniem usług lub inną transakcją gospodarczą. Uprawnione osoby przeprowadzą kontrolę merytoryczną, czyli potwierdzenie zawartości Dokumentu z treścią transakcji, i formalną, czyli czy Dokument jest prawidłowo wypełniony, kompletny, zawiera prawidłowe dane kontrahenta, etc., zgodnie z procedurami przyjętymi i stosowanymi w Spółce.

Każdy Dokument, który nie przejdzie w prawidłowy sposób procesu weryfikacji merytorycznej i formalnej, zostanie oznaczony jako nieprawidłowy wraz ze wskazaniem powodu rozbieżności. Wszelkie rozbieżności będą wyjaśniane przez odpowiednich pracowników Spółki. W przypadku błędów, które wymagają działania ze strony kontrahentów (w szczególności ewentualnego wystawienia faktury korygującej), nieprawidłowa faktura będzie do nich przesyłana ze wskazaniem wykrytych nieprawidłowości, które powinny zostać poprawione.

Spółka będzie więc dokonywać szczegółowej kontroli danych dotyczących danego kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą lub innym Dokumentem, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji Wnioskodawca będzie miał każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę lub inny Dokument oraz ich zgodności z treścią transakcji, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.

Po dokonaniu wymaganej weryfikacji merytorycznej i formalnej, zdarzenie gospodarcze opisane na Dokumencie będzie podlegało ujęciu w księgach rachunkowych Spółki oraz odpowiedniemu zakwalifikowaniu dla celów podatkowych.

Dostęp do Dokumentów zarchiwizowanych elektronicznie będzie zapewniony na każde żądanie organów skarbowych, w formie elektronicznej, lub poprzez wydrukowanie wskazanego dokumentu.

Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Dokumentów przechowywanych w sposób elektroniczny.

Autentyczność pochodzenia zostanie zapewniona na etapie kontroli biznesowej. Dokumenty zarchiwizowane w formie elektronicznej będą objęte odpowiednią ochroną zapewniającą ich niezmienność (w tym m.in. poprzez zapis w nieedytowalnym formacie elektronicznym) przez okres wymagany przepisami prawa do przechowywania danego rodzaju Dokumentów, co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Zapewniona zostanie tym samym ich integralność.

Zarówno Dokumenty otrzymane oraz przygotowane/wystawione oryginalnie w formie elektronicznej, jak i Dokumenty zeskanowane będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych (czytelność).

Przechowywanie otrzymanych oraz przygotowanych/wystawionych papierowych dokumentów będzie dokonywane jedynie w formie obrazów elektronicznych. Dokumenty te, bezpośrednio po ich archiwizacji w postaci obrazu elektronicznego będą niszczone (po uprzednim przeprowadzeniu kontroli biznesowej).

W uzupełnieniu z dnia 25 września 2019 r. Wnioskodawca wskazał, że:

*   wydatki wynikające z Dokumentów będących przedmiotem złożonego wniosku są w całości lub części związane z czynnościami opodatkowanymi według stawki podstawowej lub obniżonej;

*   wydatki wynikające z Dokumentów będących przedmiotem złożonego wniosku nie dotyczą wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Ad 1

Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy jest rozstrzygnięcie, czy będzie Mu przysługiwało prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z Dokumentów otrzymanych i przechowywanych w sposób przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego, przy założeniu, że w odniesieniu do tych Dokumentów nie mają zastosowania ograniczenia w odliczaniu VAT naliczonego.

Kwestie dotyczące prawa do odliczenia podatku VAT regulują przepisy art. 86 ustawy. Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten zawiera listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Między innym, stosownie do art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b) ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Jak wynika z wniosku, rozważana przez Wnioskodawcę elektroniczna archiwizacja faktur i powiązane z nią procedury będą zapewniały przyporządkowanie faktur do okresów rozliczeniowych, w sposób umożliwiający ich odszukanie, będą zapewniały również integralność treści faktur oraz ich czytelność, przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki. Jednocześnie sposób zbierania i przetwarzania faktur będzie zapewniał weryfikację autentyczności ich pochodzenia. Ponadto wszystkie uprawnione organy podatkowe, w tym naczelnik urzędu skarbowego i naczelnik urzędu celno-skarbowego, będą mogły uzyskać dostęp do tych faktur oraz możliwość pobrania i przetwarzania danych w nich gromadzonych.

Wnioskodawca wypełni zatem wskazane w art. 112a ustawy warunki przechowywania otrzymanych faktur.

Wdrożona będzie również kontrola biznesowa, pozwalająca na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów, co wypełni zapisy art. 106m ustawy. Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia (Spółka będzie dokonywać szczegółowej kontroli danych dotyczących danego kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi informacjami), integralność treści (m.in. poprzez zapis w nieedytowalnym formacie elektronicznym) i czytelność faktur (poprzez zapewnienie odpowiedniej jakości, aby dokonać wyraźnego odczytu danych) zarchiwizowanych elektronicznie.

Biorąc pod uwagę przedstawione okoliczności sprawy oraz powołane przepisy prawa należy uznać, że planowany sposób przechowywania oraz archiwizowania przez Wnioskodawcę faktur wyłącznie w formie elektronicznej będzie spełniał wymogi stawiane przez przepisy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, zarówno dla dokumentów otrzymanych pierwotnie w formie papierowej (zeskanowanych), jak i otrzymanych w formie elektronicznej.

Jak wskazał Wnioskodawca, wydatki wynikające z Dokumentów są w całości lub części związane z czynnościami opodatkowanymi według stawki podstawowej lub obniżonej; ponadto wydatki nie dotyczą wydatków wymienionych w art. 88 ustawy.

Spełniona jest zatem przesłanka pozytywna do skorzystania z prawa do odliczenia i nie będzie zachodzić przesłanka negatywna, ograniczająca te prawo.

Tym samym elektroniczna archiwizacja faktur otrzymanych pierwotnie w formie elektronicznej oraz papierowej (po uprzednim zeskanowaniu), a następnie zniszczenie papierowych wersji faktur, nie będzie miało wpływu na zachowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego z nich wynikającego.

Zatem Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług i jednocześnie nie wystąpią inne przesłanki wykluczające te prawo.

Stanowisko w zakresie pytania nr 1 jest zatem prawidłowe.

Trzeba przy tym zaznaczyć, że powyższe dotyczy wyłącznie faktur oraz innych dokumentów (paragonów), które mogą być uznane za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy, tj. zawierających dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy jest bowiem prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, a prawo te można wiązać wyłącznie z fakturami oraz fakturami korygującymi, duplikatami, itp. Tut. Organ nie mógł natomiast rozstrzygnąć wątpliwości dotyczących możliwości archiwizowania w formie elektronicznej innych Dokumentów, o których mowa we wniosku, gdyż nie zostały one wskazane w przepisach jako dokumenty, z których wynika prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Ad 2

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą również kwestii, czy Dokumenty sprzedażowe przechowywane w ww. sposób mogą stanowić podstawę do wykazania przez Spółkę podatku należnego, a tym samym czy podatek ten będzie prawidłowo udokumentowany.

Jak już wskazano powyżej, rozważana przez Wnioskodawcę elektroniczna archiwizacja faktur i powiązane z nią procedury będą zapewniały przyporządkowanie faktur do okresów rozliczeniowych, w sposób umożliwiający ich odszukanie, będą zapewniały również integralność treści faktur oraz ich czytelność, przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki. Jednocześnie sposób zbierania i przetwarzania faktur będzie zapewniał weryfikację autentyczności ich pochodzenia. Ponadto, wszystkie uprawnione organy podatkowe, w tym naczelnik urzędu skarbowego i naczelnik urzędu celno-skarbowego, będą mogły uzyskać dostęp do tych faktur oraz możliwość pobrania i przetwarzania danych w nich gromadzonych.

Tym samym sposób przechowywania oraz archiwizowania przez Wnioskodawcę faktur wyłącznie w formie elektronicznej będzie spełniał wymogi stawiane przez przepisy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury, zarówno dla dokumentów wystawionych/przygotowanych pierwotnie w formie papierowej (zeskanowanych), jak i wystawionych/przygotowanych w formie elektronicznej.

Spełnione zostaną przesłanki, o których mowa w art. 112a i art. 106m ustawy.

Zatem Wnioskodawca będzie uprawniony do archiwizacji faktur (sprzedażowych, korygujących, duplikatów, itp.) jedynie w formie elektronicznej w postaci obrazu elektronicznego (skanu dokumentu zapisanego w nieedytowalnym formacie) oraz zaprzestania archiwizowania dokumentów w formie papierowej, a tym samym podatek należny wynikający z tego rodzaju dokumentów jest podatkiem właściwie i poprawnie udokumentowanym.

Stanowisko w zakresie pytania nr 2 jest również prawidłowe.

Końcowo informuje się, że podobnie jak w odpowiedzi na pytanie nr 1, tutejszy Organ nie mógł rozstrzygnąć wątpliwości Wnioskodawcy dotyczących możliwości archiwizowania w formie elektronicznej pozostałych Dokumentów, o których mowa we wniosku, gdyż nie zostały one wskazane w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług jako dokumenty potwierdzające wykonanie czynności podlegających opodatkowaniu tym podatkiem.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych sprawa będzie rozpatrzona o odrębnym postępowaniu.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.