Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/2/423-100/11/PP
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-04-14
Teza: Czy wydatki poniesione na wyżywienie podczas podróży służbowej zarówno krajowej jak i zagranicznej rozliczone w sposób wyżej opisany: -zrealizowane wyłącznie przy wykorzystaniu Korporacyjnej Karty Kredytowej, pokrywane do wartości faktycznie poniesionych, racjonalnych i uzasadnionych oraz właściwie udokumentowane, -dokonane jako płatność gotówkowa, jednak wyłącznie gotówką pobraną z bankomatu przy pomocy Korporacyjnej Karty Kredytowej oraz właściwie udokumentowane, -z własnych środków, właściwie udokumentowane a następnie zwróconych przez Spółkę, poniesione przez Spółkę stanowią w całości koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w tym również w części przekraczającej zakreślony ustawowo limit, tj. w wysokości diet przysługującym pracownikom - zgodnie z przepisami art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
Słowa kluczowe: delegacja; delegacja-delegacja służbowa; dieta; hotel; pracownik; pracownik-wydatki na rzecz pracowników; wyżywienie
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 18 stycznia 2011r. (data wpływu do tut. Biura 25 stycznia 2011r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na wyżywienie pracowników podczas podróży służbowych krajowych i zagranicznych (pytanie oznaczone we wniosku Nr 2) – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 25 stycznia 2011r. wpłynął do tut. Biura wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na wyżywienie pracowników podczas podróży służbowych krajowych i zagranicznych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka zatrudnia pracowników, którzy w ramach realizacji obowiązków pracowniczych odbywają podróże służbowe zarówno na terenie kraju, jak i poza jego granicami. Dotychczas rozliczenia z tytułu delegacji służbowych są dokonywane zgodnie z obowiązującymi rozporządzeniami Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Pierwsze z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju oraz drugie z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Jednakże, zwłaszcza podczas zagranicznej podróży służbowej często występują przypadki, gdzie pracownicy korzystają z posiłków, których koszt stwierdzony rachunkiem przekracza limity ustawowe. Sytuacje takie powtarzają się, gdy niemożliwe jest zapłacenie za posiłki w cenie wynikającej z limitu np. gdy posiłki rezerwuje organizator, z uwagi na zwyczajowe napiwki, optymalizację czasu niezbędnego do wykonania zadań wymuszającą korzystanie z posiłków w pobliżu miejsca aktualnego pobytu itp. Obecnie koszty diet Wnioskodawca zwraca pracownikom w wysokości limitów wynikających z w/w rozporządzeń. W związku z powyższym, Wnioskodawca zamierza wprowadzić zmiany w obowiązujących przepisach wewnętrznych Spółki. W przepisach wewnętrznych wprowadzi zapis stanowiący, że pracownikowi wyjeżdżającemu w delegację służbową przysługuje w miejsce dotychczasowych diet całodzienne wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja) opłacane przez pracodawcę. Koszty wyżywienia będą pokrywane do wartości faktycznie poniesionych, racjonalnych i uzasadnionych wydatków.

Nadto, Spółka dążąc do maksymalizacji wykorzystania formy rozliczeń bezgotówkowych zamierza wyposażyć wszystkich pracowników udających się w podróż służbową w Korporacyjne Karty Kredytowe. Pracownicy zobowiązani będą do bezwzględnego korzystania z Korporacyjnych Kart Kredytowych zgodnie z zasadami określonymi w przepisach wewnętrznych dotyczących kart kredytowych i delegacji służbowych. Zgodnie z zasadami określonymi w tych dokumentach, w wyjątkowych sytuacjach, gdy nie będzie możliwa zapłata Korporacyjną Kartą Kredytową, delegowany pracownik będzie mógł dokonać płatności gotówkowej, jednak wyłącznie gotówką pobraną z bankomatu przy pomocy Korporacyjnej Karty Kredytowej.

Spółka przewiduje również sytuacje „nadzwyczajne” np. zagubienie karty podczas podróży, brak środków w bankomacie i brak możliwości zapłaty kartą, w których delegowany pracownik będzie mógł z własnych środków pokryć koszty wyżywienia, a następnie Spółka dokona zwrotu tych kosztów, na podstawie złożonego przez pracownika oświadczenia o przyczynie płatności z własnych środków i zaakceptowaniu ich przez przełożonego.

Rozliczenie wydatków z podróży służbowej odbywać się będzie na podstawie wypełnionego przez pracownika Raportu wydatków z Karty Korporacyjnej z dołączonymi do niego:

*   oryginałami wszystkich faktur/rachunków dotyczących wyżywienia, wystawionych na Spółkę,
*   potwierdzeniami otrzymywanymi podczas dokonywanych płatności przy użyciu Korporacyjnej Karty Kredytowej,
*   wyciągami operacji dokonanych za pomocą Korporacyjnej Karty Kredytowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wydatki poniesione na wyżywienie podczas podróży służbowej zarówno krajowej jak i zagranicznej rozliczone w sposób wyżej opisany:

*   zrealizowane wyłącznie przy wykorzystaniu Korporacyjnej Karty Kredytowej, pokrywane do wartości faktycznie poniesionych, racjonalnych i uzasadnionych oraz właściwie udokumentowane,
*   dokonane jako płatność gotówkowa, jednak wyłącznie gotówką pobraną z bankomatu przy pomocy Korporacyjnej Karty Kredytowej oraz właściwie udokumentowane,
*   z własnych środków, właściwie udokumentowane a następnie zwróconych przez Spółkę,

poniesione przez Spółkę stanowią w całości koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w tym również w części przekraczającej zakreślony ustawowo limit, tj. w wysokości diet przysługującym pracownikom - zgodnie z przepisami art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Zdaniem Spółki, poniesione w/w koszty są w pełnej wysokości kosztami uzyskania przychodów, w tym również nadwyżka pomiędzy kwotą wynikająca z limitów ustawowych, a kwotą wynikającą z przedłożonych do rozliczenia delegacji rachunków jest w całości kosztem uzyskania przychodów, w rozumieniu art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 74, poz. 397 – zwanej dalej „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów. Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w tym celu, nawet wówczas gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym.

Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą, zawarty został w art. 16 ust. 1 updop. Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, iż wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 updop, zostaną ex lege uznane za koszty podlegające odliczeniu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

1.  został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
2.  jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
3.  pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
4.  poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
5.  został właściwie udokumentowany,
6.  nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, iż poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów, względnie zostały poniesione w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Podkreślenia wymaga fakt, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi korzystne dla siebie skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Kosztami podatkowymi są między innymi tzw. koszty pracownicze, jeżeli spełniają wskazane kryteria, określone w art. 15 ust. 1 updop. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Obejmują one również wydatki w postaci wypłaconych diet oraz zwrotów kosztów podróży służbowych. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.

Obowiązek wypłaty przez pracodawcę należności przysługujących pracownikowi wykonującemu na jego polecenie zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. wynika z art. 775 z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). Zgodnie z § 3 tego artykułu, warunki wypłacania tych należności pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Postanowienia tych dokumentów nie mogą jednak ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej określona odpowiednio w:

1.  rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.),
2.  rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 ze zm.),

§ 4 Kodeksu pracy. – art. 77 5

W odniesieniu do wydatków związanych z wyjazdami służbowymi pracowników należy podkreślić, że w katalogu zawartym w art. 16 ust. 1 updop nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia, co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

W zdarzeniu przyszłym przedstawionym we wniosku, pracownicy Spółki, w ramach obowiązków pracowniczych, będą odbywać podróże służbowe (krajowe i zagraniczne). Spółka w przepisach wewnętrznych ustali zasady ponoszenia kosztów na całodzienne wyżywienie pracowników podczas odbywanych podróży służbowych. Spółka będzie pokrywać koszty wyżywienia do wartości faktycznie poniesionych przez pracowników wydatków (racjonalnych i uzasadnionych).

Reasumując, o ile w istocie odbywane przez pracowników wyjazdy będą mogły być uznane za podróże służbowe w rozumieniu przepisów prawa pracy (nie będących przedmiotem niniejszej interpretacji), to Spółka postąpi prawidłowo zaliczając do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 updop, wydatki poniesione na wyżywienie pracowników podczas podróży służbowej (krajowej i zagranicznej) rozliczane w sposób opisany we wniosku.

Należy w tym miejscu podkreślić, że pojęcie „podróż służbowa pracownika” zdefiniowane w art. 775 § 1 ustawy Kodeks pracy oraz regulacje dotyczące wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikom za czas podróży służbowej należą do zakresu prawa pracy, a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku, czy zasadności wypłacania diet i innych należności za czas podróży służbowej nie leży w kompetencji organów podatkowych.

Stanowisko Spółki jest zatem prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji.

Nadmienia się, iż w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1 wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie, ul. Kraszewskiego 4a, 35-016 Rzeszów po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.