Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP4-3.4012.552.2021.1.IG
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-11-03
Teza: udostępniania faktur na portalu w sytuacji gdy faktura została wysłana w formie papierowej
Słowa kluczowe: aplikacja; faktura; faktura-faktura elektroniczna
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 1. Faktury 
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług

**INTERPRETACJA INDYWIDUALNA**

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 4 sierpnia 2021 r. (data wpływu 4 sierpnia 2021 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do udostępniania Usługobiorcy faktur na prowadzonym Portalu w sytuacji, gdy taka faktura została wysłana do Usługobiorcy w formie papierowej – **jest prawidłowe.**

**UZASADNIENIE**

4 sierpnia 2021 r. wpłynął do tut. Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do udostępniania Usługobiorcy faktur na prowadzonym Portalu w sytuacji, gdy taka faktura została wysłana do Usługobiorcy w formie papierowej.

**We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:**

Wnioskodawca jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT. Wnioskodawca świadczy usługi na rzecz innych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą będących podatnikami w rozumieniu art. 15 ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT).

Wnioskodawca dokumentuje świadczenie usług wystawiając faktury VAT. Wnioskodawca wystawia co do zasady faktury VAT wykorzystując do tego program kasowy połączony z systemem finansowo-księgowym, w formie papierowej. Wystawione faktury są odbierane osobiście przez nabywców/usługobiorców lub też są wysyłane w tradycyjny sposób przy wykorzystaniu przesyłki listowej.

W celu usprawnienia kontaktów z usługobiorcami, Wnioskodawca planuje wdrożenie nowego systemu komunikacji. W tym celu Wnioskodawca będzie prowadził internetowy Portal, do którego po uprzednim zatwierdzeniu regulaminu korzystania z Portalu i zalogowaniu się będą mieli dostęp nabywcy/usługobiorcy. W ramach Portalu, usługobiorcy będą mieli dostęp do elektronicznej wersji wystawionych przez Wnioskodawcę w postaci papierowej faktur VAT. Zamieszczanie przez Wnioskodawcę faktur na portalu będzie odbywało się w sposób automatyczny tj. wystawiana w ramach systemu kasowego połączonego z systemem finansowo-księgowym faktura będzie jednocześnie drukowana do postaci papierowej oraz przesyłana automatycznie na Portal. Faktury (zarówno faktura papierowa jak i jej wersja elektroniczna udostępniona na Portalu w formie pliku (…) a także (…)) będą zawierały takie same dane i będą dotyczyły tej samej transakcji. Usługobiorca będzie mógł samodzielnie pobrać daną fakturę VAT w formie: a) (…) b) (…), umożliwiający jej automatyczny import do systemu finansowo-księgowego. Elektroniczna wersja faktury VAT będzie dostępna dla usługobiorcy do pobrania jedynie przez pewien okres (założenie jest do trzech miesięcy).

**W związku z powyższym zadano następujące pytanie:**

Czy Wnioskodawca postąpi prawidłowo udostępniając Usługobiorcy faktury na prowadzonym Portalu, w sytuacji gdy faktura taka zostanie wysłana do Usługobiorcy w formie papierowej?

**Zdaniem Wnioskodawcy,** nie ma prawnych przeciwskazań aby udostępnić Usługobiorcy elektroniczną wersję wystawionej faktury w formie papierowej.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy o VAT faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Przepis ten stanowi więc jedynie o minimalnej liczbie egzemplarzy faktury, tak więc dopuszczalne jest wystawienie dowolnej ilości egzemplarzy danej faktury VAT. Nie ma przy tym zakazu wystawienia części egzemplarzy w formie papierowej, a części w formie elektronicznej. Nie ma ograniczeń, aby tą samą fakturę, która zostanie wysłana usługobiorcy w formie papierowej udostępnić mu do wglądu na Portalu, do którego dostęp będzie on miał po uprzednim zalogowaniu się.

Zatem w ocenie Wnioskodawcy dopuszczalne jest jednoczesne wystawienie faktury w formie papierowej i formie elektronicznej, do samodzielnego pobrania przez usługobiorcę. Faktura udostępniona na Portalu nie jest bowiem kolejną wystawioną fakturą dokumentującą sprzedaż ale elektronicznym egzemplarzem faktury VAT wystawionej również w formie papierowej.

W tym miejscu należy zaznaczyć, iż w ocenie Wnioskodawcy nie ma ryzyka podwójnego zafakturowania jednej sprzedaży, z tego względu, że wystawiona i udostępniona na Portalu elektroniczna postać faktury VAT będzie tożsama w treści do faktury papierowej. Jest to zatem de facto ten sam dokument potwierdzający dokonaną sprzedaż wystawiony jednocześnie w dwóch formach papierowej i elektronicznej.

Prawidłowość stanowiska Wnioskodawcy potwierdza przykładowo interpretacja z 24 stycznia 2012 r. IPTPP2/443-708/11-2/JS wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi.

**W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.**

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 685 ze zm.), zwanej dalej ustawą, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Według art. 7 ust. 1 ustawy, przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).

W myśl art. 8 ust. 1 ustawy, przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 (…).

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy, przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast przez fakturę elektroniczną, zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy, rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Z kolei art. 106g ust. 1 ustawy stanowi, że faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ust. 1 ustawy).

Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT. Wnioskodawca świadczy usługi na rzecz innych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą będących podatnikami w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT.

Wnioskodawca dokumentuje świadczenie usług wystawiając faktury VAT. Wnioskodawca wystawia co do zasady faktury VAT wykorzystując do tego program kasowy połączony z systemem finansowo-księgowym, w formie papierowej. Wystawione faktury są odbierane osobiście przez nabywców/usługobiorców lub też są wysyłane w tradycyjny sposób przy wykorzystaniu przesyłki listowej.

W celu usprawnienia kontaktów z usługobiorcami, Wnioskodawca planuje wdrożenie nowego systemu komunikacji. W tym celu będzie prowadził internetowy Portal, do którego po uprzednim zatwierdzeniu regulaminu korzystania z Portalu i zalogowaniu się będą mieli dostęp nabywcy/usługobiorcy. W ramach Portalu, usługobiorcy będą mieli dostęp do elektronicznej wersji wystawionych przez Wnioskodawcę w postaci papierowej faktur VAT. Zamieszczanie przez Wnioskodawcę faktur na portalu będzie odbywało się w sposób automatyczny, tj. wystawiana w ramach systemu kasowego połączonego z systemem finansowo-księgowym faktura będzie jednocześnie drukowana do postaci papierowej oraz przesyłana automatycznie na Portal. Faktury (zarówno faktura papierowa jak i jej wersja elektroniczna udostępniona na Portalu w formie pliku (…) a także (…)) będą zawierały takie same dane i będą dotyczyły tej samej transakcji. Usługobiorca będzie mógł samodzielnie pobrać daną fakturę VAT w formie (…) lub (…), umożliwiający jej automatyczny import do systemu finansowo-księgowego. Elektroniczna wersja faktury VAT będzie dostępna dla usługobiorcy do pobrania jedynie przez pewien okres - założenie jest do trzech miesięcy.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą tego, czy może udostępniać Usługobiorcy faktury na prowadzonym Portalu, w sytuacji gdy faktura taka zostanie wysłana do Usługobiorcy w formie papierowej.

Jak wynika z przytoczonych powyżej przepisów, podatnik wystawia fakturę w przypadku sprzedaży towaru czy usługi, a jej prawidłowość materialnoprawna zachodzi wówczas, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli stwierdza fakt nabycia określonych towarów lub usług. Wystawienie faktury VAT należy rozumieć jako sporządzenie dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi, a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Przy czym przez fakturę rozumie się nie tylko dokument w formie papierowej, ale także w formie elektronicznej, który może być wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym, również jak w przedmiotowym przypadku w formacie (…) lub (…), należy jednak pamiętać o tym, aby dokument ten zawierał elementy wymagane przepisami ustawy.

W obowiązujących przepisach nie ma ograniczeń, aby tą samą fakturę, która została wysłana klientowi w formie papierowej udostępnić mu do wglądu np. na stronie internetowej po uprzednim zalogowaniu się.

W świetle obowiązujących przepisów nie ma jednoznacznego zakazu udostępniania wersji elektronicznych faktur wystawionych uprzednio w tradycyjnej formie papierowej. W tym miejscu należy zaznaczyć, iż nie ma ryzyka podwójnego zafakturowania jednej sprzedaży, z tego względu, że elektroniczny obraz faktury wystawionej w formie pisemnej udostępniony na stronie internetowej, będzie tożsamy w treści do faktury papierowej. Jedynie w sytuacji, gdy klient nie wyrazi zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej, jedynie wersja papierowa przesłana wraz z przesyłką będzie stanowiła dokument rozliczeniowy i np. rozstrzygała o ewentualnym prawie do odliczenia podatku naliczonego przez klienta, jeśli takie prawo będzie mu przysługiwało.

Przepisy prawa podatkowego nie regulują wprost kwestii udostępniania nabywcy/usługobiorcy wersji elektronicznej faktury, która została wysłana uprzednio do niego w formie papierowej. Tym samym nie ma ograniczeń, aby tę samą fakturę, która została wysłana uprzednio do nabywcy/usługobiorcy w formie papierowej, udostępnić do wglądu tego klienta na stronie internetowej po uprzednim zalogowaniu się.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należy uznać **za prawidłowe.**

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…) za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP. W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.