Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/443-1397/11-6/IZ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2012-04-03
Teza: W konsekwencji faktury VAT w formacie PDF otrzymywane przez Wnioskodawcę z wykorzystaniem opisanej we wniosku techniki udostępniania faktur drogą elektroniczną uprawniają do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-odliczenie podatku; poczta-poczta elektroniczna
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 16 grudnia 2011 r. (data wpływu 21.12.2011 r.) uzupełnionym pismem z dnia 22 marca 2012 r. (data wpływu 26.03.2012 r.) będącym odpowiedzą na wezwanie tut. Organu z dnia 12 marca 2012r. znak sprawy IPPP2/443-1397/11-3/IZ o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur otrzymanych w formacie PDF - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 21 grudnia 2011 r. wpłynął do Izby Skarbowej w Warszawie, Biura Krajowej Informacji podatkowej w Płocku ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur otrzymanych w formacie PDF. Przedmiotowy wniosek uzupełniony został pismem z dnia 22 marca 2012 r. (data wpływu 26.03.2012 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie tut. Organu z dnia 12 marca 2012 r. znak sprawy IPPP2/443-1397/11-3/IZ.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

W toku prowadzonej działalności, Wnioskodawca dokonuje zakupów i sprzedaży towarów i usług. Przedmiotowe transakcje są dokumentowane fakturami VAT, wystawianymi oraz przesyłanymi w formie papierowej za pośrednictwem poczty lub kuriera (ewentualnie wręczanymi osobiście).

W celu usprawnienia przepływu faktur, Wnioskodawca wraz z wybranymi kontrahentami, którzy wyrażą na to zgodę, rozważają zmianę stosowanego dotychczas sposobu przesyłania faktur poprzez odstąpienie od ich wystawiania i przesyłania w formie papierowej i zastąpienie ich fakturami elektronicznymi przesyłanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF.

Wnioskodawca zamierza zawrzeć z kontrahentami pisemne porozumienie w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, w którym wyrażona zostanie akceptacja takiej formy fakturowania przez strony oraz będą określone procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. Pisemne uzgodnienia będą określać:

*   adresy mailowe klienta, na które będą wysyłane faktury przez Wnioskodawcę/z których będą wysyłane faktury do Wnioskodawcy,

*   osoby kontaktowe po stronie klienta odpowiedzialne za wyjaśnianie wszelkich problemów związanych z fakturami elektronicznymi,

*   adresy Wnioskodawcy, z których/na które będą przesyłane faktury.

Poniżej Wnioskodawca prezentuje szczegółowy opis procedur, które zamierza stosować w stosunku do faktur wystawianych jak i otrzymywanych.

Otrzymywanie faktur elektronicznych

Faktury w formacie PDF są przesyłane przez dostawców na określoną w porozumieniu z dostawcą skrzynkę mailową Działów Płatności dedykowaną do otrzymywania faktur w formacie PDF. Osoba z zespołu skaningu Działów Płatności raz dziennie przenosi faktury z powyższej dedykowanej skrzynki dla faktur w PDF do FileNetu manualnie lub za pomocą specjalnych narzędzi — program wymieniający Exchange Connector.

W trakcie przenoszenia dokumentów z dedykowanej skrzynki do FileNetu brak jest możliwości modyfikacji treści dokumentów przesłanych przez dostawcę w formacie PDF. Również po wprowadzeniu faktury do FileNetu oraz systemu SAP brak jest technicznej możliwości zmiany tych dokumentów.

Po załadowaniu do FileNetu pliki są usuwane z folderu przeznaczonego do faktur w PDF, żeby nie zostały one załadowane więcej niż 1 raz do archiwum. Następnie z FileNetu dokumenty są eksportowane do narzędzia typu OCR (Optical Character Recognition) - Brainware w celu przeniesienia ich do systemu SAP. W kolejnym kroku za pośrednictwem narzędzia Brainware rozpoznającego znaki na dokumentach w formacie PDF faktury te są zaciągane do systemu SAP w celu ich zaksięgowania.

Każdego dnia po załadowaniu plików PDF do FileNetu generowany jest specjalny raport, który wskazuje, ile maili z załącznikami zostało otrzymanych na dedykowaną skrzynkę, a ile z nich zostało załadowanych do FileNetu. Wszelkie rozbieżności są analizowane przez zespół skaningu i w razie konieczności dokumenty są wprowadzane ręcznie do systemu. Raporty są archiwizowane przez zespół skaningu.

Proces otrzymywania faktur przez Oddział Wnioskodawcy w Z. jest analogiczny do powyższego, z tym że faktury z dedykowanej skrzynki mailowej ładowane są za pomocą specjalnego pliku CSV do Docusphere/SERP. Każdy załącznik otrzymany w mailu na skrzynkę do otrzymywania faktur PDF musi, połączony z mailem, zostać zapisany pod unikalnym numerem z rejestru faktur otrzymanych. Przygotowane pliki PDF, połączone z mailem przenoszone są do odpowiedniego folderu CSV FILES i tam archiwizowane. Ponadto możliwe jest otwarcie zaksięgowanej faktury bezpośrednio z systemu SERP.

Powyższe procedury różnią się od procesu dla faktur papierowych jedynie inną ścieżką skanowania dokumentów do FileNetu lub Docusphere. Zamiast skanowania faktur papierowych, a następnie wprowadzania skanów do FileNetu lub Docusphere, do archiwum ładowane są bezpośrednio pliki w formacie PDF.

Archiwizowanie faktur elektronicznych

Wystawiane i otrzymywane faktury są archiwizowane w formie elektronicznej. Każdy dokument posiada unikalny numer, który umożliwia jego łatwe zidentyfikowanie. Dostęp do archiwów jest możliwy poprzez podgląd dokumentów w systemie SAP/SERP oraz wydrukowanie ich kopii, jeżeli będzie taka konieczność. Wewnętrzne procedury Wnioskodawcy przewidują następujące dodatkowe kontrole procesu archiwizacji faktur w stosunku do faktur otrzymywanych:

1.  Kontrola aktualności porozumień z dostawcami Dział Podatkowy ma obowiązek przy każdej deklaracji VAT zweryfikować, czy dla wszystkich dostawców, którzy przysyłali w danym okresie faktury w formie PDF istnieją aktualne porozumienia z dostawcami.
2.  Kontrola faktur od dostawców, od których w danym okresie otrzymywane były zarówno faktury w PDF jak i w wersji papierowej W celu upewnienia się, że postanowienia porozumień z dostawcami odnośnie wprowadzania faktur w PDF zostały prawidłowo wdrożone, Dział Podatkowy ma obowiązek przy każdej deklaracji zweryfikować faktury od dostawców, od których w danym okresie rozliczeniowym były otrzymywane zarówno faktury w PDF jak i w wersji papierowej. Celem kontroli jest weryfikacja, czy przez cały okres rozliczeniowy faktury były wystawiane przez dostawców w formie zgodnej z aktualnymi porozumieniami.
3.  Prawidłowości adresów mailowych, z których przesyłane są faktury dostawców Kontrola prawidłowości adresów mailowych, z których przesyłane są faktury dostawców jest dokonywana przez zespół skaningu Działów Płatności w momencie przenoszenia faktur w formacie PDF (manualnie lub za pośrednictwem automatycznych narzędzi) do FileNetu/folderu CSV.

Wnioskodawca otrzymał ekspertyzę wydaną przez Wydział Matematyki i Informatyki Uniwersytetu z dnia 22 listopada 2011 r. (dalej: „Ekspertyza”) potwierdzającą, że faktury wystawiane i otrzymywane w formacie PDF, przesyłane pocztą elektroniczną (e-mail) spełniają wymogi określone w Rozporządzeniu. Ekspertyza stanowi załącznik do niniejszego wniosku.

Ponadto w nadesłanym uzupełnieniu do wniosku, Spółka informuje, że w jej ocenie, opisana w zdarzeniu przyszłym metoda otrzymywania faktur w formie elektronicznej pozwala na spełnienie wymogów określonych w § 4 i § 6 Rozporządzenia. Jednocześnie Spółka pragnie podkreślić, że jej stanowisko dotyczące przedmiotowego zagadnienia zostało jasno sformułowane w złożonym wniosku o wydanie interpretacji i, jej zdaniem, nie wymaga uzupełnienia.

Ponadto, Spółka nie zgadza się ze stwierdzeniem Organu, iż: „Wymienione w rozporządzeniu wymagania zabezpieczeń informatycznych należy uznać za element konieczny stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego), którego istnienie jest decydujące o zastosowaniu przepisów prawa podatkowego. Inaczej mówiąc wskazanie spełnienia tych wymogów jest obowiązkiem podatnika, nie należy do właściwości organu podatkowego.

Przepisy prawa podatkowego (Rozporządzenia) rozstrzygają o znaczeniu autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury w formie elektronicznej i o tym, w jakiej sytuacji można uznać, że autentyczność pochodzenia oraz integralność treści zostały zapewnione. Nie można więc zgodzić się z poglądem, iż kwestia ta wykracza poza kompetencję organu uprawnionego do wykładni prawa podatkowego w trybie art. 14b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.). Skoro przepisy Rozporządzenia dopuszczają stosowanie innej metody zapewnienia autentyczności pochodzenia oraz integralność treści faktury niż bezpieczny podpis elektroniczny oraz elektroniczna wymiana danych (EDI), formułując jednocześnie warunki, jakie ta metoda musi spełniać to Spółka ma prawo wnioskować o ocenę czy stosowane przez nią rozwiązania spełniają wymogi Rozporządzenia, a tym samym czy otrzymywane przy użyciu tej metody faktury dają jej prawo do odliczenia podatku.

Organ nie może odmawiać dokonania oceny metody otrzymywania faktur przez Spółkę, jeżeli jest to niezbędne do prawidłowego stosowania przepisów podatkowych. Fakt, że opis zdarzenia przyszłego zawiera sporo szczegółów o charakterze technicznym nie ma żadnego znaczenia. Organ nie może uchylić się od wydania interpretacji za względu na to, że stan faktyczny jest zbyt skomplikowany albo jego zrozumienie wymaga wiedzy technicznej. Skoro przepisy podatkowe regulują kwestie techniczne wystawiania faktur to Organ musi te kwestie techniczne analizować, żeby dokonać właściwej interpretacji przepisów.

Spółka pragnie również zauważyć, że przepisy podatkowe odnoszą się do różnych dziedzin wiedzy. Przykładowo, przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2004 r., Nr 54, poz. 535 ze zm.; dalej: „ustawa o VAT”) przewidują zwolnienie od podatku usług w zakresie opieki medycznej. Zatem odpowiedź na pytanie czy dane świadczenie jest objęte takim zwolnieniem wymaga ustalenia czy służy ono profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia. Skoro organy podatkowe wydają interpretacje indywidualne wymagające analizy stanu faktycznego dotykającego materii medycznej, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby Organ wydał interpretację indywidualną na podstawie analizy technicznej stosowanego przez Spółkę sposobu przesyłania faktur.

Należy również podkreślić, że w opublikowanej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów broszurze „Najważniejsze zmiany w VAT od dnia 1 stycznia 2011 r.” Minister Finansów podkreślił, że uproszczenie przepisów dotyczących faktur elektronicznych polega w szczególności na „umożliwieniu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym (PDF, doc. i inne, udostępniane na serwerze wystawcy, jak również np. przesyłane mailem).” Skoro zatem Minister Finansów wprowadzając Rozporządzenie był w stanie stwierdzić, że faktury przesyłane w formacie PDF spełniają wymogi określone w Rozporządzeniu to wynika z tego, że takie stwierdzenie nie leży poza obszarem kompetencyjnym organów podatkowych. Zdaniem Spółki, uczynienie zadość żądaniu Organu i wskazanie odpowiedzi na pytanie zadane we wniosku w opisie stanu faktycznego, a więc de facto uczynienie stanowiska Spółki elementem stanu faktycznego podlegającego ocenie prawnej stoi w jawnej sprzeczności z istotą wydawania interpretacji indywidualnych. Ocenie prawnej podlega wyłącznie stan faktyczny, a stanowisko własne wnioskodawcy stanowi dla organu jedynie punkt odniesienia i nie wiąże go w żaden sposób.

Spółka w złożonym wniosku przedstawiła szczegółowy oraz wyczerpujący opis zdarzenia przyszłego, zawierający wskazanie sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Opis zdarzenia przyszłego zawiera wskazanie procedur stosowanych przez Spółkę. Przykładowo, Spółka nie opisuje zasad działania systemu SAP, ale stwierdza, że nie pozwala on na modyfikację faktury zapisanej w formacie PDF. Spółka nie oczekuje zatem od Organu oceny czy stosowany system informatyczny z technicznego punktu widzenia umożliwia realizację określonych procedur, ale czy te procedury i czynności faktyczne związane z wystawianiem i otrzymywaniem faktur elektronicznych pozwalają na realizację wymogów nakładanych na Spółkę przez Rozporządzenie.

Zdaniem Spółki, we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej przedstawiła wszystkie informacje niezbędne do ustalenia czy przysługuje jej prawo do odliczenia z faktur otrzymywanych w formacie PDF.

Spółka pragnie również zauważyć, że Organ wydał liczne interpretacje w analogicznych stanach faktycznych w oparciu o wnioski składane przez innych podatników np. interpretacja indywidualna z dnia 12 maja 2011 r., nr IPPP3/443-467/11-2/JF. W przytoczonej interpretacji indywidualnej, Organ nie tylko znalazł podstawy do wydania interpretacji (pomimo braku jednoznacznego wskazania w opisie stanu faktycznego, że metoda przesyłania faktur elektronicznych spełnia wymogi Rozporządzenia), ale również udzielił odpowiedzi na identycznie postanowione pytanie jak to sformułowane we wniosku Spółki.

Zasada równości wobec prawa sformułowana w art. 32 Konstytucji RP wymaga, aby prawo (oraz stosujący je przedstawiciele władzy publicznej) traktowało w podobny sposób osoby znajdujące się w podobnej sytuacji. W postępowaniu o wydanie interpretacji indywidualnej oznacza to, że takie same czynności powinny być, co do zasady, tak samo oceniane z punktu widzenia prawa podatkowego, bez względu na jakiekolwiek cechy wykonujących je podmiotów (zakładając, że podmioty te mają podobny status prawno-podatkowy tzn. są czynnymi podatnikami z siedzibą w Polsce, itp.).

Mając na względzie powyższe, Spółka wnosi o wydanie interpretacji indywidualnej zawierającej jednoznaczną odpowiedź na pytanie czy faktury w formacie PDF otrzymywane przez Spółkę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą uprawniały Spółkę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą (w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy faktury w formacie PDF otrzymywane przez Wnioskodawcę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą (w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT)?

Zdaniem Wnioskodawcy, faktury w formacie PDF wystawiane i otrzymywane przez Wnioskodawcę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego stanowią faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów Rozporządzenia, bowiem gwarantują autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Zdaniem Wnioskodawcy, faktury w formacie PDF otrzymywane przez Wnioskodawcę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą (w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT), przy założeniu, że spełnione będą ogólne przesłanki prawa do odliczenia wynikające z art. 86 ustawy o VAT.

UZASADNIENIE

Zgodnie z § 3 ust. 1 Rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Ponadto, zgodnie z § 4 Rozporządzenia faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Powyższe oznacza, że podstawowym warunkiem dopuszczalności elektronicznego fakturowania jest wyrażanie zgody na taką formę fakturowania przez odbiorcę faktury. W sytuacji będącej przedmiotem niniejszego wniosku, warunek ten będzie spełniony poprzez zawarcie przez Wnioskodawcę odpowiedniego porozumienia w formie pisemnej, w którym zostanie wyrażona akceptacja przez strony elektronicznego fakturowania.

Kolejnym wymogiem, niezbędnym do uznania dokumentu za fakturę elektroniczną, w rozumieniu przepisów Rozporządzania, jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Definicje autentyczności pochodzenia faktury oraz integralności treści faktury wprowadził § 2 ust. 1 Rozporządzenia. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się „pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury”. O integralności treści faktury mówimy z kolei w przypadku, gdy „w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura”.

Kwestią kluczową jest zatem udowodnienie i uzyskanie pewności co do tożsamości osoby dokonującej dostawy towarów (świadczącej usługę) i wystawcy faktury oraz faktu, iż w fakturze nie zmieniono danych, które ona zawiera. Powyższe sformułowania sprowadzają się do zapewnienia, że faktura została wystawiona przez konkretnego podatnika oraz że treść dokumentu nie zmieniła się w trakcie przesyłu do odbiorcy.

W myśl § 2 ust. 2 Rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Rozporządzenie podaje zatem przykładowe metody zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury tj. zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Jest to jednak otwarty katalog metod, co potwierdza zastosowanie wyrażenia „w szczególności” w tym przepisie. Podatnicy mogą zatem stosować dowolne metody przesyłania faktur elektronicznych o ile zagwarantują one spełnienie warunków autentyczności i integralności, o których mowa w ust. 1 wspomnianego przepisu.

Zdaniem Wnioskodawcy, faktury wystawione w formacie PDF i przesyłane pocztą elektroniczną w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą spełniały wymogi określone w Rozporządzeniu, ponieważ w takim samym stopniu jak faktury papierowe, pozwalają zidentyfikować pochodzenie faktury oraz uniemożliwiają zmianę danych, które powinna zawierać faktura.

Rozporządzenie nie określa, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić, stosując rozwiązania informatyczne, czy też odpowiednio udokumentowane rozwiązania proceduralne. Nie nakłada obowiązku stosowania rozwiązań matematycznych w szczególności kryptograficznych, informatycznych - zakupu odpowiednich urządzeń, oprogramowania czy też odpowiednio opisanych rozwiązań biznesowych (np. opisanych w umowie procedur).

W ocenie Wnioskodawcy, popartej Ekspertyzą, wystarczającymi dla spełnienia warunku autentyczności pochodzenia i integralności treści przy fakturowaniu w formacie PDF jest opracowanie w formie pisemnej i wdrożenie procedur, które gwarantują przestrzeganie opisanych poniżej zasad:

*   wysyłanie faktur z zabezpieczonych loginem i hasłem zarówno komputera jak i oprogramowania;

*   oprogramowanie obsługiwane jest przez uprawnionego do tego pracownika, który może opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się i wygaszeniu ekranu;

*   wysłanie faktur z określonego adresu e-mail, dla którego nazwa nadawcy jest pełną nazwą lub skrótem nazwy podmiotu będącego wystawcą faktury.

Nawiązując do treści Ekspertyzy, „przedsiębiorca, posiadający odpowiednie, pisemne procedury, które obejmują zabezpieczenie przed dostępem do komputera oraz oprogramowania na poziomie loginu i hasła, których stosowanie będzie mógł udokumentować na okoliczność kontroli Urzędu Skarbowego, spełnia warunki dotyczące autentyczności i integralności przy przesyłaniu pocztą elektroniczną faktur elektronicznych w formacie PDF”.

Wprawdzie faktem jest, że przy wykorzystaniu specjalistycznej wiedzy możliwe jest „podszywanie się” pod nadawcę wiadomości i takie zredagowanie jej treści aby sprawiała ona wrażenie pochodzącej od nadawcy. Istnieją również programy służące do obróbki graficznej dające możliwość zmiany zawartości faktury. Należy jednak mieć na uwadze, że jest to działanie przestępcze, a podobnej operacji sfałszowania dokumentu można dokonać w stosunku do faktury papierowej.

W tym miejscu Wnioskodawca pragnie zwrócić uwagę na główny cel wprowadzonych od 1 stycznia 2011 r. przepisów Rozporządzenia, jakim jest jednakowe traktowanie (w szczególności przez organy skarbowe) faktur papierowych i elektronicznych. Minister Finansów w uzasadnieniu do projektu Rozporządzenia wskazał, że „celem zaproponowanych zmian jest uproszczenie obrotu tymi fakturami tak, aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych.”

Ponadto, w uzasadnieniu projektu zmian do rozporządzenia z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r., Nr 212, poz. 1337), które weszły w życie od 1 stycznia 2011 r., Minister Finansów przedstawił, iż „Proponowane zmiany wraz ze zmianami przepisów wykonawczych dotyczących sposobu przesyłu faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej mają na celu przede wszystkim upowszechnienie fakturowania w formie elektronicznej, ujednolicenie traktowania faktur papierowych i elektronicznych oraz umożliwienie przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej czy elektronicznych w formie papierowej, co powinno przyczynić się do ułatwienia dokumentowania obrotu gospodarczego.”

Dodatkowo w opublikowanej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów broszurze „Najważniejsze zmiany w VAT od dnia 1 stycznia 2011 r.” Minister Finansów podkreślił, że uproszczenie to polega w szczególności na „umożliwieniu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym (PDF, doc. i inne, udostępniane na serwerze wystawcy, jak również np. przesyłane mailem).”

Należy również pamiętać, że Rozporządzenie dostosowuje polskie przepisy do wymogów Dyrektywy Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania, która zmierza m.in. do liberalizacji obowiązujących zasad przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych oraz doprowadzenia do stanu, w którym faktury papierowe i elektroniczne będą traktowane jednakowo.

W związku z powyższym, Wnioskodawca może przyjąć rozwiązanie dające ten sam stopień pewności, co do autentyczności i integralności treści, jak dla faktur papierowych przesyłanych klasyczną pocztą. Nie można zatem stawiać innych warunków zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści dla faktur elektronicznych i papierowych. Zdaniem ekspertów „od faktury papierowej nie jest wymagane takie jej zabezpieczenie, które ma uniemożliwić dokonanie jakiegokolwiek przestępstwa przeciwko dokumentom”. Z racji tego, że dla faktur papierowych przesyłanych klasyczną pocztą nie jest wymagane uniemożliwienie sfałszowania danych na fakturze, nie można tego wymagać od faktur przesyłanych drogą elektroniczną.

Zgodnie z wnioskami płynącymi z Ekspertyzy, „Faktury wystawione w formacie PDF i przesyłane pocztą elektroniczną, w takim samym stopniu jak faktury papierowe, przesyłane klasyczną pocztą, uniemożliwiają zmianę danych, które powinna zawierać faktura w szczególności danych dotyczących podatku VAT i autentyczności pochodzenia. Wynika to z faktu, że obecnie dostępne oprogramowanie, w takim samym stopniu umożliwia, niezgodne z prawem, wytworzenie zawierającej zmienione istotne dane faktury czy to w postaci papierowej czy w postaci elektronicznej”.

Ponadto, zgodnie ze znowelizowanym art. 233 ust. 1 Dyrektywy 2006/112/WE, każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Zgodnie z Wytycznymi Komisji Europejskiej z 5 października 2011 r. dotyczącymi zasad fakturowania określonych w Dyrektywie Rady 2010/45/UE (dalej: „Wytyczne”), przykładem kontroli biznesowej jest zestawianie dokumentów uzupełniających. Należy bowiem pamiętać, że faktura stanowi tylko jeden z zestawu dokumentów (np. zamówienie, umowa, dokument transportowy, potwierdzenie płatności) dokumentujących daną transakcję.

Z kolei, ścieżka audytu określana jest przez Wytyczne jako udokumentowany przebieg transakcji od jej zainicjowania, dokumentu źródłowego jakim jest zamówienie, do jej zakończenia, zarejestrowania w księgach, który pokazuje związek pomiędzy różnymi dokumentami w ramach tego procesu. Ścieżka audytu obejmuje dokumenty źródłowe, przetworzone transakcje i odniesienia do związku między nimi. Sposób w jaki podatnik może zademonstrować związek pomiędzy fakturą i dostawą towarów lub usług jest dowolny. Może to być nawet sam fakt, że dokumenty takie jak zamówienie, dokument transportowy i faktura do siebie rzeczywiście pasują.

Zatem, jeżeli sposób przechowywania faktur w postaci elektronicznej daje możliwość szybkiego kojarzenia faktury z zamówieniem, umową czy dokumentem WZ może to stanowić środek weryfikacji autentyczności pochodzenia faktury. Tym samym, jeżeli dla przesyłanej pocztą elektroniczną faktury elektronicznej, w formacie niezezwalającym na jej modyfikacje jakim jest PDF, możliwe jest porównanie jej (np. poprzez powołanie się w treści przesyłki e-mail lub załączonej faktury na zamówienie, umowę czy dokument WZ) z dokumentami, na podstawie których została wystawiona to będzie stanowić to podstawę dodatkowego zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Procedury, które Wnioskodawca zamierza stosować, szczegółowo określają przepływ dokumentów i sposób przetwarzania transakcji, jak również kontrole biznesowe, którym te procesy będą poddawane. Procedury te w odniesieniu do faktur otrzymywanych przedstawiają się następująco:

*   faktury w formacie PDF są przesyłane przez dostawców na określoną w porozumieniu skrzynkę mailową Działów Płatności,
*   osoba z zespołu skaningu Działów Płatności raz dziennie przenosi faktury z dedykowanej skrzynki do FileNetu manualnie lub za pomocą specjalnych narzędzi,
*   w trakcie przenoszenia dokumentów z dedykowanej skrzynki do FileNetu brak jest możliwości modyfikacji treści dokumentów przesłanych przez dostawcę w formacie PDF (również po wprowadzeniu faktury do FileNetu oraz systemu SAP brak jest technicznej możliwości zmiany tych dokumentów),
*   po załadowaniu do FileNetu pliki są usuwane z folderu przeznaczonego na przesyłanie faktur,
*   z FileNetu dokumenty są eksportowane do narzędzia typu OCR (Optical Character Recognition) - Brainware w celu przeniesienia ich do systemu SAP,
*   każdego dnia po załadowaniu plików PDF do FileNetu generowany jest specjalny raport, który wskazuje, ile maili z załącznikami zostało otrzymane na dedykowaną skrzynkę, a ile z nich zostało załadowanych do FileNetu,
*   w Oddziale Wnioskodawcy w Z. faktury z dedykowanej skrzynki mailowej ładowane są za pomocą specjalnego pliku CSV do Docusphere/SERP; każdy załącznik otrzymany w mailu na skrzynkę do otrzymywania faktur PDF musi, połączony z mailem, zostać zapisany pod unikalnym numerem z rejestru faktur otrzymanych; przygotowane pliki PDF, połączone z mailem przenoszone są do odpowiedniego folderu CSV FILES i tam archiwizowane.

Zdaniem Wnioskodawcy, stanowi to przesłankę uznania, że autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur przesyłanych i otrzymywanych przez Wnioskodawcę będzie zachowana.

Należy również mieć na uwadze, że na podstawie art. 274c Ordynacji podatkowej organy podatkowe są upoważnione do żądania od kontrahentów podatnika przedstawienia dokumentów, w zakresie objętym kontrolą u podatnika, w celu sprawdzenia ich prawidłowości i rzetelności. Organy podatkowe mają zatem możliwość weryfikacji prawidłowości wystawienia i przesłania faktur elektronicznych w formacie PDF poprzez porównanie faktur otrzymanych przez nabywcę z fakturami wystawionymi przez sprzedawcę, a tym samym zbadanie autentyczności ich pochodzenia oraz potwierdzenie integralności treści.

Wnioskodawca pragnie podkreślić, że wystawione i otrzymane przez niego faktury będą przechowywane zgodnie z wymogami określonymi w § 6 Rozporządzenia. W szczególności, każdy archiwizowany dokument będzie posiadał unikalny numer, który umożliwiał będzie jego łatwe zidentyfikowanie. Dostęp do archiwów będzie możliwy poprzez podgląd dokumentów w systemie SAP/SERP oraz wydrukowanie ich kopii. Wewnętrzne procedury Wnioskodawcy przewidują w stosunku do faktur otrzymywanych następujące dodatkowe kontrole procesu archiwizacji faktur (przedstawione szczegółowo w opisie zdarzenia przyszłego):

*   kontrola aktualności porozumień z dostawcami,
*   kontrola faktur od dostawców, od których w danym okresie otrzymywane były zarówno faktury w PDF jak i w wersji papierowej,
*   kontrola prawidłowości adresów mailowych, z których przesyłane są faktury dostawców.

Wnioskodawca będzie przechowywał zapisy e-maili wraz z załącznikami (plikami zawierającymi faktury) w katalogu podzielonym na okresy rozliczeniowe, przy zachowaniu opisanych powyżej procedur zabezpieczających przed zmianą treści faktury, a więc gwarantujących integralność treści i czytelność faktur.

Zgodnie z Ekspertyzą, zapis e-maila z fakturą zapewnia o autentyczności pochodzenia ponieważ „razem z treścią przesyłki e-mail zapisana jest data jej wysłania, adres e-mail nadawcy, nazwa nadawcy (\`(...)\`)„ które mogą być porównane z danymi na fakturze”. Faktury będą przechowywane przez okres od momentu ich wystawienia do upływu terminu przedawnienia, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie i bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Podsumowując, Wnioskodawca zamierza wdrożyć we współpracy z kontrahentami opisane powyżej procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur w PDF przesyłanych za pomocą poczty elektronicznej tj.:

*   zawrzeć z kontrahentami pisemne porozumienie w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, w którym wyrażona zostanie akceptacja takiej formy fakturowania przez strony oraz będą określone procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność faktur;

*   ustalić, że wystawiane oraz otrzymywane przez Wnioskodawcę faktury będą przesyłane pocztą elektroniczną w formie plików PDF z określonego adresu e-mail, dla którego nazwa nadawcy będzie pełną nazwą lub skrótem nazwy podmiotu będącego wystawcą faktury;

*   zapewnić, że wysyłka faktur będzie dokonywana z zabezpieczonych loginem i hasłem zarówno komputera jak i oprogramowania, zaś oprogramowanie obsługiwane będzie przez uprawnionego do tego pracownika, który będzie mógł opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się i wygaszeniu ekranu;

*   wdrożyć opisane procedury (w tym kontrole biznesowe) w zakresie wystawiania, otrzymywania i archiwizowania faktur.

Zdaniem Wnioskodawcy oznacza to, że wystawiane i otrzymywane przez Wnioskodawcę faktury będą spełniać wymogi przewidziane przepisami Rozporządzenia i stanowić będą faktury elektroniczne w rozumieniu tych przepisów. Prawidłowość takiego stanowiska potwierdzają interpretacje indywidualne wydawane przez Ministra Finansów w analogicznych stanach faktycznych np. interpretacje Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 12 maja 2011 r. (IPPP3/443 -467/11 -2/JF oraz IPPP3/443-468/11-2/JF).

W konsekwencji, należy uznać, że Wnioskodawca wystawiając faktury w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będzie spełniał obowiązek dokumentacyjny, określony w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT.

Jednocześnie, Wnioskodawca będzie miał prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur w formacie PDF otrzymanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą (w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT), przy założeniu spełnienia ogólnych warunków dających prawo do odliczenia VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177 poz. 1054 ze zm.) podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W dniu 17 grudnia 2010 r. na mocy delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o podatku od towarów i usług Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661) obowiązujące od dnia 1 stycznia 2011 r. regulujące sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej.

W myśl § 3 ust. 1 cyt. rozporządzenia faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Zgodnie z treścią § 3 ust. 2 cyt. rozporządzenia akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Natomiast stosownie do § 4 tego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury – w myśl § 2 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia - rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 2 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia).

Zgodnie z § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Na podstawie § 6 cyt. rozporządzenia faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Z przedstawionych we wniosku okoliczności wynika, iż w celu usprawnienia przepływu faktur, Wnioskodawca wraz z wybranymi kontrahentami, którzy wyrażą na to zgodę, rozważają zmianę stosowanego dotychczas sposobu przesyłania faktur poprzez odstąpienie od ich wystawiania i przesyłania w formie papierowej i zastąpienie ich fakturami elektronicznymi przesyłanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF. Wnioskodawca zamierza zawrzeć z kontrahentami pisemne porozumienie w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, w którym wyrażona zostanie akceptacja takiej formy fakturowania przez strony oraz będą określone procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. Dodatkowo Wnioskodawca zamierza ustalić, że wystawiane oraz otrzymywane przez Wnioskodawcę faktury będą przesyłane pocztą elektroniczną w formie plików PDF z określonego adresu e-mail, dla którego nazwa nadawcy będzie pełną nazwą lub skrótem nazwy podmiotu będącego wystawcą faktury. Wnioskodawca zamierza zapewnić, że wysyłka faktur będzie dokonywana z zabezpieczonych loginem i hasłem zarówno komputera jak i oprogramowania, zaś oprogramowanie obsługiwane będzie przez uprawnionego do tego pracownika, który będzie mógł opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się i wygaszeniu ekranu. Ponadto Wnioskodawca zamierza wdrożyć procedury (w tym kontrole biznesowe) w zakresie wystawiania, otrzymywania i archiwizowania faktur.

Wdrożenie we współpracy z kontrahentami procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur w PDF przesyłanych za pomocą poczty elektronicznej oznacza, że wystawiane i otrzymywane przez Wnioskodawcę faktury będą spełniać wymogi przewidziane przepisami Rozporządzenia i stanowić będą faktury elektroniczne w rozumieniu tych przepisów.

Dodatkowo Wnioskodawca podkreśla, że wystawione i otrzymane przez niego faktury będą przechowywane zgodnie z wymogami określonymi w § 6 Rozporządzenia. W szczególności, każdy archiwizowany dokument będzie posiadał unikalny numer, który umożliwiał będzie jego łatwe zidentyfikowanie. Wnioskodawca będzie przechowywał zapisy e-maili wraz z załącznikami (plikami zawierającymi faktury) w katalogu podzielonym na okresy rozliczeniowe, przy zachowaniu opisanych powyżej procedur zabezpieczających przed zmianą treści faktury, a więc gwarantujących integralność treści i czytelność faktur.

Ponadto Wnioskodawca wskazał, że otrzymał ekspertyzę wydaną przez Wydział Matematyki i Informatyki Uniwersytetu z dnia 22 listopada 2011 r. (dalej: „Ekspertyza”) potwierdzającą, że faktury wystawiane i otrzymywane w formacie PDF, przesyłane pocztą elektroniczną (e-mail) spełniają wymogi określone w Rozporządzeniu.

Podstawowym warunkiem dopuszczalności elektronicznego fakturowania jest wyrażanie zgody na taką formę fakturowania przez odbiorcę faktury.

W sytuacji będącej przedmiotem niniejszego wniosku, warunek ten będzie spełniony poprzez zawarcie przez Wnioskodawcę odpowiednich porozumień w formie pisemnej, w których zostanie wyrażona akceptacja przez strony umowy elektronicznego fakturowania.

Dodatkowo, dla uznania danego dokumentu za fakturę elektroniczną w rozumieniu przepisów rozporządzania w sprawie faktur elektronicznych, konieczne jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, zgodnie z § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia, a więc zagwarantowanie, iż faktura została wystawiona przez konkretnego podatnika oraz że treść dokumentu nie zmieniła się w trakcie przesyłu do odbiorcy.

Należy zauważyć, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności, jednakże można gwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur wg metody określonej przez podatnika.

Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak i elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zatem jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie metody gwarantujące spełnienie powyższych wymogów. Ww. rozporządzenie nie precyzuje, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury).

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ww. ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Z powyższego wynika, że podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika podatku od towarów i usług faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz uwzględniając przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania i udostępniania faktur drogą elektroniczną. Zatem zarówno przesyłanie jak i otrzymywanie faktur elektronicznych jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W konsekwencji faktury VAT w formacie PDF otrzymywane przez Wnioskodawcę z wykorzystaniem opisanej we wniosku techniki udostępniania faktur drogą elektroniczną uprawniają do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Wskazać przy tym należy na bezwzględny wymóg prawny zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz akceptacji sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

Mając powyższe na względzie, stanowisko Wnioskodawcy odnośnie stwierdzenia, iż faktury w formacie PDF otrzymywane przez Wnioskodawcę w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego będą uprawniały Wnioskodawcę do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur w dacie otrzymania poczty elektronicznej z załączoną fakturą (w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT), przy założeniu, że spełnione będą ogólne przesłanki prawa do odliczenia wynikające z art. 86 ustawy o VAT należało uznać za prawidłowe.

Powyższe rozstrzygnięcie wydano w oparciu o przedstawiony przez Wnioskodawcę opis zdarzenia przyszłego, w którym Spółka wskazała, że przyjęty przez Nią system otrzymywania faktur drogą elektroniczną pozwoli na spełnienie wymogów określonych w powołanych § 4 i § 6 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. Ocena kryteriów technicznych w zakresie zapewnienia integralności i autentyczności otrzymywanych przez Spółkę faktur nie jest rolą tut. Organu. Powyższe znajduje potwierdzenie w orzeczeniu Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 7 kwietnia 2011 r. sygn. akt III SA/Wa 1779/11.

Ponadto tut. Organ wskazuje, iż analiza załączników dołączonych do wniosku nie mieści się w ramach określonych w art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zgodnie z którym minister właściwy do spraw finansów publicznych, na pisemny wniosek zainteresowanego, wydaje, w jego indywidualnej sprawie, pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną). Zatem wobec powyższego w przedmiotowej sprawie załączniki nie podlegały analizie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.