Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP2/443-1198/11-4/AK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2011-11-04
Teza: Podatek od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w postaci elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-oryginał faktury; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 108

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przedstawione we wniosku z dnia 1 sierpnia 2011 r. (data wpływu 5 sierpnia 2011 r.) uzupełnionym pismem z dnia 26 października 2011 r. (data wpływu 31 października 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w postaci elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 5 sierpnia 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur w postaci elektronicznej. Przedmiotowy wniosek uzupełniono pismem z dnia 26 października 2011 r. o wskazanie rodzaju i ilości spraw oraz o doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca prowadzi sprzedaż m.in. suplementów diety oraz olejów spożywczych do sklepów spożywczych, hurtowni farmaceutycznych oraz aptek, a także sprzedaż wysyłkową ww. produktów. Faktury są wystawiane w elektronicznym systemie sprzedaży „S” oraz automatycznie ujmowane w rejestrze sprzedaży VAT, a następnie księgowane w systemie finansowo-księgowym „R”. Z uwagi na fakt, iż wystawiane faktury są drukowane według różnych wzorców, dla różnych kontrahentów, Spółka zapisuje kopie faktur na serwerze w postaci takiej jak są wydrukowane i wysłane do kontrahenta. Z uwagi na fakt, iż program nie umożliwia zapisywania faktur w postaci wydruku (jedynie według jednego wzorca) napisany został specjalny program, który przy drukowaniu na jedną drukarkę powoduje jej zapisanie według wydrukowanego wzorca faktury. Ponieważ faktury są wystawiane przez różne osoby kłopotliwe stało się drukowanie faktur na jedną drukarkę. Dlatego dużym ułatwieniem byłoby, gdyby można byłoby przechowywać faktury bezpośrednio w programie „S”.

W uzupełnieniu do wniosku Zainteresowany wskazał, iż faktury są przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w przypadku drukowania tylko oryginału faktury sprzedażowej, a niedrukowania kopii faktury i przechowywania jej bezpośrednio w programie „S”, mimo że format (wygląd) faktury będzie się różnił od tej przekazanej kontrahentowi (faktura oryginał i kopia przechowywana elektronicznie będzie zawierała takie same elementy) postępowanie Spółki będzie prawidłowe?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej oraz biorąc pod uwagę wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie sygn. akt III SA/Wa 2444/10 faktury ujmowane w elektronicznym systemie sprzedażowym mogą być przechowywane w tym systemie. Według Spółki sam fakt, iż faktura wydrukowana została według innego wzorca (różni się tylko wyglądem), od wzorca faktury przechowywanej elektronicznie nie na znaczenia, gdyż faktury zarówno oryginał (wydrukowany), jak i kopia (niedrukowana - elektronicznie przechowywana) zawiera takie same elementy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym art. 106 ust. 8 ustawy, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwane dalej rozporządzeniem, obowiązujące od dnia 1 kwietnia 2011 r.

Na mocy § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

Przepis § 5 ust. 1 tego rozporządzenia określa, iż faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1.  imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
2.  numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11,
3.  numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”;
4.  dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury,
5.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
6.  miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonywanych usług;
7.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
8.  wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
9.  stawki podatku,
10.  sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonywanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,
11.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
12.  kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

W świetle § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Z powyższych przepisów wynika, iż faktury powinny być wystawiane w liczbie co najmniej dwóch egzemplarzy – dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej otrzymuje nabywca, a kopię faktury i faktury korygującej – zatrzymuje sprzedawca.

Na podstawie § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak stanowi § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 21 ust. 3 rozporządzenia).

Zgodnie z brzmieniem § 21 ust. 4 rozporządzenia, integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na mocy § 22 rozporządzenia, faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W oparciu o art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zatem, powyższe przepisy przewidują możliwość przechowywania m.in. kopii faktur sprzedaży wystawionych w formie papierowej, w innej postaci niż zostały wystawione, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby.

Z informacji zawartych we wniosku wynika, iż Wnioskodawca prowadzi sprzedaż m.in. suplementów diety oraz olejów spożywczych do sklepów spożywczych, hurtowni farmaceutycznych oraz aptek, a także sprzedaż wysyłkową ww. produktów. Faktury są wystawiane w elektronicznym systemie sprzedaży „S” oraz automatycznie ujmowane w rejestrze sprzedaży VAT, a następnie księgowane w systemie finansowo-księgowym „R”. Z uwagi na fakt, iż wystawiane faktury są drukowane według różnych wzorców, dla różnych kontrahentów, Spółka zapisuje kopie faktur na serwerze w postaci takiej jak są wydrukowane i wysłane do kontrahenta. Wobec faktu, że program nie umożliwia zapisywania faktur w postaci wydruku (jedynie według jednego wzorca) napisany został specjalny program, który przy drukowaniu na jedną drukarkę powoduje jej zapisanie według wydrukowanego wzorca faktury. Ponieważ faktury są wystawiane przez różne osoby kłopotliwe stało się drukowanie faktur na jedną drukarkę. Zainteresowany wskazał, iż faktury są przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości drukowania tylko oryginału faktury sprzedażowej dla kontrahentów i przechowywania kopii w formie elektronicznej – różniącej się od oryginału formatem (wyglądem).

Biorą pod uwagę powołane przepisy oraz opis sprawy, stwierdzić należy, że Wnioskodawca wystawiając faktury w formie papierowej będzie mógł przechowywać kopie faktur dokumentujących sprzedaż w postaci elektronicznej z podziałem na okresy rozliczeniowe także w przypadku, gdy ich format (wygląd) różni się od oryginału, pod warunkiem spełnienia wymogów, o których mowa w § 21 ust. 2 rozporządzenia.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe, jednakże z uwagi na zastosowanie innych przepisów prawa niż wskazane przez Stronę.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.