Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1-443-1182/10-4/IGo
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2011-02-25
Teza: Jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), pod warunkiem spełnienia przesłanek wskazanych w ww. regulacjach.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-kopia faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 12.11.2010r. (data wpływu 23.11.2010r.), uzupełnionym pismem z dnia 09.12.2010r. (data wpływu 13.12.2010r.) w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu z dnia 02.12.2010r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 23.11.2010r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej. Wniosek uzupełniony został pismem z dnia 09.12.2010r. (data wpływu 13.12.2010r.), będącym odpowiedzią na wezwanie Organu z dnia 02.12.2010r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

C… Sp. z o.o. (dalej „Spółka”) zwraca się z wnioskiem o udzielenie pisemnej interpretacji o zakresie stosowania § 21 Rozporządzenia oraz ocenę poprawności stanowiska Spółki.

C… Sp. z o.o. w ramach prowadzonej działalności zajmuje się produkcją, dystrybucją i sprzedażą napojów bezalkoholowych, soków owocowych i warzywnych, wód oraz nektarów opatrzonych zastrzeżonymi znakami towarowymi. Dokonywaną sprzedaż Spółka dokumentuje wystawiając faktury VAT. W miesiącach o najwyższej sprzedaży Spółka wystawia dziennie około 25.000 faktur VAT.

W chwili obecnej Spółka, po wystawieniu faktury VAT, dokonuje wydruku oryginału faktury oraz kopii. Oryginał faktury VAT przekazywany jest nabywcy, zaś kopia faktury podlega archiwizacji. Z uwagi na ilość wystawianych faktur VAT, utrzymywaniem archiwów Spółki zajmuje się odpłatnie podmiot, któremu Spółka zleciła prowadzenie archiwów.

1 stycznia 2011 roku Spółka przenosi fakturowanie sprzedaży z obecnie używanego modułu Basis do używanego w Spółce systemu finansowo-księgowego SAP. Używany przez Spółkę moduł sprzedażowy w systemie SAP nie daje możliwości zmiany raz zaksięgowanej faktury, ma możliwość archiwizacji transakcji, której dotyczy faktura (tj. źródła danych, które mogą posłużyć do ponownego wydrukowania kopii faktury na żądanie). Dodatkowo Spółka rozważa rozpoczęcie prac nad możliwością zapisania kopii wystawionej faktury VAT w formacie pdf. Kopia faktury zapisanej w formacie pdf nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona czy też usunięta. Kopia wystawianej faktury VAT będzie zapisywana w systemie i wyraźnie oznaczona jako kopia wystawionej faktury VAT. Wydruk zachowanej w systemie SAP kopii faktury będzie możliwy w każdym momencie, zaś dokonany wydruk nie będzie się różnił w żaden sposób od wydruku, który byłby dokonany w chwili drukowania oryginału faktury VAT.

Dodatkowo Spółka planuje wdrożenie mobilnych urządzeń dla kierowców rozwożących zamówione towary. Mobilne urządzenia przeznaczone są do potwierdzenia dokonanej dostawy i wydrukowania z urządzenia faktury VAT w chwili dokonania dostawy do klienta. Urządzenia mobilne działają w oparciu o system SAP i sposób wystawiania faktur VAT przy użyciu tych urządzeń rządzi się tymi samymi zasadami co w przypadku każdej innej sprzedaży. Ponieważ urządzenia mobilne korzystają przy wydruku z technologii termicznej wymagają zastosowania szczególnego rodzaju papieru, który jest znacznie droższy w porównaniu do zwykłego papieru. Możliwość zachowania kopii wystawionej faktury w formacie pdf bez konieczności drukowania kopii będzie skutkowała oszczędnościami związanymi z redukcją kosztów nabycia papieru, drukowania i przechowywania kopii faktur.

Należy wspomnieć, że sposób przechowywania wystawionych kopii faktur VAT w systemie SAP spełnia wymogi określone w art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 roku w sprawie wspólnego podatku od wartości dodanej tj. autentyczność pochodzenia, integralność treści faktur oraz ich czytelność.

Z uwagi na ilość wystawianych faktur VAT, koszty archiwizacji tych dokumentów stanowią istotne obciążenie w działalności Spółki. Przechowywanie kopii faktury w formie elektronicznej w sposób znaczący zmniejszyłoby koszt utrzymywania zewnętrznych archiwów oraz ograniczyłoby ilość zużywanego przez Spółkę papieru co nie pozostaje bez wpływu na środowisko naturalne.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy Spółka może przechowywać kopie faktur VAT oraz kopie wystawionych faktur korygujących w formie elektronicznej w systemie SAP (archiwizacja danych źródłowych faktury z możliwością wydruku kopii faktury na żądanie) bez konieczności dokonywania ich wydruku w chwili wystawiania oryginału faktury VAT?
2.  Czy Spółka może przechowywać kopie faktur VAT oraz kopie wystawionych faktur korygujących w formie elektronicznej w postaci pliku pdf w systemie SAP bez konieczności dokonywania ich wydruku w chwili wystawiania oryginału faktury VAT?

W ocenie Spółki, przepis § 21 Rozporządzenia pozostawia Spółce wybór co do formy, w jakiej kopie faktur VAT mają być przechowywane. Punkt 2 wspomnianego przepisu nakazuje przechowywanie oryginałów faktur, kopii faktur, faktur korygujących a także duplikatów faktur w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Wystawiane przez Spółkę faktury mają formę elektroniczną tj. oryginalnie powstają w wersji elektronicznej a następnie oryginał faktury jest drukowany i w takiej formie trafia do nabywcy. W związku z tym, obowiązek przechowywania papierowej faktury dotyczy nabywcy, bowiem dla niego jest to oryginalna postać otrzymanego dokumentu. Spółka zobowiązana jest zaś do przechowywania kopii, a kopia faktury wystawiana jest przez Spółkę elektronicznie. Wydruk kopii faktury jest czynnością odrębną, następującą dopiero po wystawieniu faktury przez Spółkę.

W związku z powyższym, zdaniem Spółki, funkcjonalność modułu sprzedaży w systemie SAP, pozwalająca na archiwizację danych wystawionych faktur VAT z możliwością wydruku kopii faktury na żądanie oraz funkcjonalność pozwalająca na zapisanie kopii wystawionej faktury VAT (lub faktury korygującej) w formie pliku pdf, który nie może być zmieniony ani usunięty za to kopia faktury może zostać wydrukowana w każdej chwili, umożliwia Spółce archiwizację kopii wystawionych faktur VAT bez konieczności ich drukowania i przechowywania w formie papierowej.

Wnioskodawca zaznacza, że stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie m.in. w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia listopada 2009 roku (sygn. I FSK 1169/08), w którym sąd stwierdził, że „z historycznego punktu widzenia forma przechowywania kopii faktur została ukształtowana na gruncie ustawy z 1993 r. w innych realiach technicznych. Zatem w sytuacji gdy zmianie uległy te realia, a wykładnia językowa obecnie obowiązujących przepisów nie daje jednoznacznej odpowiedzi, należy rozważyć, czy dotychczasowe rozumienie przepisów o przechowywaniu kopii faktur nie odbywa się na zasadzie bezwładności i przyzwyczajeń, wynikających z praktyki ukształtowanej przez ustawę z 1993r. Zauważyć należy, że w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania.” Podobne stanowisko zajął Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z dnia 8 października 2010r. (sygn. I SA/Po 547/10).

Spółka uprzejmie prosi o potwierdzenie prawidłowości stanowiska Spółki.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur. Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, dnia 28 listopada 2008 r. wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.).

Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

W myśl § 21 (w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2011r.) podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przy czym ust. 3 tegoż paragrafu wyjaśnia, iż autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś ust. 4, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Należy zauważyć, iż powyższe zmiany zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz.U.UE L z dnia 22 lipca 2010 r.), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, iż Wnioskodawca miesięcznie wystawia dużą ilość faktur sprzedaży. Przechowywanie kopii faktur sprzedaży w wersji papierowej powoduje znaczny wzrost dodatkowych kosztów spółki (z uwagi na ilość wystawianych faktur VAT, utrzymywaniem archiwów Spółki zajmuje się odpłatnie podmiot, któremu Spółka zleciła prowadzenie archiwów). Spółka planuje przeniesienie fakturowania sprzedaży z obecnie używanego modułu Basis do używanego w Spółce systemu finansowo-księgowego SAP. Używany przez Spółkę moduł sprzedażowy w systemie SAP nie daje możliwości zmiany raz zaksięgowanej faktury, ma możliwość archiwizacji transakcji, której dotyczy faktura (tj. źródła danych, które mogą posłużyć do ponownego wydrukowania kopii faktury na żądanie). Dodatkowo Spółka rozważa rozpoczęcie prac nad możliwością zapisania kopii wystawionej faktury VAT w formacie pdf. Kopia faktury zapisanej w formacie pdf nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona czy też usunięta. Kopia wystawianej faktury VAT będzie zapisywana w systemie i wyraźnie oznaczona jako kopia wystawionej faktury VAT. Wydruk zachowanej w systemie SAP kopii faktury będzie możliwy w każdym momencie, zaś dokonany wydruk nie będzie się różnił w żaden sposób od wydruku, który byłby dokonany w chwili drukowania oryginału faktury VAT. Dodatkowo Spółka planuje wdrożenie mobilnych urządzeń dla kierowców rozwożących zamówione towary. Mobilne urządzenia przeznaczone są do potwierdzenia dokonanej dostawy i wydrukowania z urządzenia faktury VAT w chwili dokonania dostawy do klienta. Urządzenia mobilne działają w oparciu o system SAP i sposób wystawiania faktur VAT przy użyciu tych urządzeń rządzi się tymi samymi zasadami co w przypadku każdej innej sprzedaży.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż jest możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), pod warunkiem spełnienia przesłanek wskazanych w ww. regulacjach.

Przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę faktura ma być identyczna w zakresie treści, a więc informacji zawartych na fakturze, a Wnioskodawca musi zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz łatwe ich odszukanie, w tym również na żądanie organu podatkowego. Z opisu sprawy wynika, że używany przez Spółkę moduł sprzedaży w systemie SAP oraz urządzenie mobilne działające w oparciu o system SAP spełniają przesłanki pozwalające Wnioskodawcy na przechowywanie kopii faktur i faktur korygujących w sposób zgodny z wyżej wskazanymi przepisami prawa.

Dlatego też stanowisko Wnioskodawcy uznano za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.