Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP3/443-10/14-2/IG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2014-03-25
Teza: 1. Czy Spółka jest i będzie uprawniona także od 1 stycznia 2014 r. do przechowywania faktur zakupowych w formacie elektronicznym na serwerze w Finlandii? 2. Czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Spółce przysługuje i będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur papierowych, które będą niszczone po uprzednim ich wprowadzeniu do elektronicznej bazy danych?
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 2 stycznia 2014 r. (data wpływu 7 stycznia 2014 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej w formacie elektronicznym na serwerze w Finlandii oraz prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur papierowych, które będą niszczone po uprzednim ich wprowadzeniu do elektronicznej bazy danych – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 7 stycznia 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej w formacie elektronicznym na serwerze w Finlandii oraz prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur papierowych, które będą niszczone po uprzednim ich wprowadzeniu do elektronicznej bazy danych.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe:

1.  Uwagi ogólne

A. jest spółką prawa fińskiego z siedzibą w Finlandii i jednocześnie fińskim rezydentem podatkowym. Spółka prowadzi działalność w zakresie dostaw linii produkcyjnych, systemów, sprzętów oraz usług dla przemysłu celulozowo — papierniczego, w tym służących do obróbki drewna, włókna i odzysku chemicznego. W związku z prowadzoną działalnością Spółka dokonała również rejestracji dla celów podatkowych (w tym podatku VAT) w Polsce.

1.  Inwestycja realizowana w Polsce

W dniu 22 lutego 2013 roku Spółka zawarła umowę z polskim kontrahentem (dalej: Kontrahent) na dostawę, montaż oraz uruchomienie kotła odzysknicowego (dalej: Umowa). Kontrahent jest zarejestrowany dla celów podatku VAT w Polsce jako podatnik VAT czynny oraz ma na terytorium Polski siedzibę.

Na podstawie Umowy Spółka realizuje projekt (dalej: Projekt) polegający na zaprojektowaniu, uzyskaniu wszelkich niezbędnych przewidzianych prawem pozwoleń, dostawie materiałów, montażu, nadzorze nad prowadzonymi pracami, przeprowadzeniu testów oraz rozruchu próbnego kotła odzysknicowego.

W związku z realizacją Projektu Spółka będzie nabywać materiały, wyposażenie, a także usługi od podmiotów zewnętrznych. Nabycia będą dokonywane na terytorium Polski, z innych państw Unii Europejskiej, jak i z państw trzecich. W związku z powyższym Spółka będzie otrzymywała bardzo dużą liczbę faktur zakupowych zarówno od dostawców krajowych, jak również zagranicznych.

1.  Przechowywanie faktur zakupowych

Spółka zamierza przechowywać wszystkie faktury dokumentujące nabycia materiałów, części oraz usług niezbędnych do realizacji Projektu w swojej siedzibie w Finlandii. Umożliwi to Spółce utrzymanie kontroli nad dokumentacją Projektu. W celu uproszczenia systemu przechowywania otrzymywanych faktur w formie papierowej, Wnioskodawca zamierza archiwizować dokumenty zakupowe w formie elektronicznej i przechowywać je na serwerze Spółki w Finlandii.

Procedura przechowywania faktur zakupowych będzie realizowana w następujący sposób:

1.  dostawca towarów lub usług nabywanych przez Spółkę wysyła fakturę w formie papierowej na adres Spółki,
2.  oryginalna faktura (otrzymana w formie papierowej) będzie stemplowana właściwą (datą otrzymania jej przez Spółkę,
3.  każda otrzymana faktura posiadająca stempel z oznaczeniem daty wpływu faktury zostanie zeskanowana, przy czym wersja elektroniczna faktury będzie zawierała dokładnie taką samą treść jak forma papierowa (łącznie z datą otrzymania faktury),
4.  zeskanowana faktura zostanie wprowadzona do elektronicznej bazy danych. Po wprowadzeniu faktury do elektronicznej bazy danych, nie będzie możliwa modyfikacja treści faktury,
5.  po wprowadzeniu faktury do elektronicznej bazy danych, faktura w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona.

Wszystkie zeskanowane faktury będą przechowywane w opisany sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego. Opisana powyżej procedura przechowywania faktur zakupowych w formie elektronicznej będzie zapewniała autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a także łatwość ich odszukania. Spółka będzie w stanie zapewnić organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej pełny i bezzwłoczny dostęp on-line do faktur przechowywanych w wersji elektronicznej, a także bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy Spółka jest i będzie uprawniona także od 1 stycznia 2014 r. do przechowywania faktur zakupowych w formacie elektronicznym na serwerze w Finlandii?
2.  Czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Spółce przysługuje i będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur papierowych, które będą niszczone po uprzednim ich wprowadzeniu do elektronicznej bazy danych?

Przedstawione powyżej pytania odnoszą się zarówno do zaistniałego stanu faktycznego, jak i zdarzenia przyszłego.

Zdaniem Wnioskodawcy,

1.  Spółka jest i będzie uprawniona także po 1 stycznia 2014 r. do przechowywania faktur zakupowych w formacie elektronicznym na serwerze w Finlandii.
2.  W świetle przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Spółce przysługuje i będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur papierowych, które będą niszczone po uprzednim ich wprowadzeniu do elektronicznej bazy danych.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1

Uwagi ogólne

Kwestia zasad stosowanych przy przechowywaniu faktur została uregulowana w rozporządzeniu z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 68, poz. 360, z późn. zm., dalej: rozporządzenie fakturowe).

Jednocześnie należy zauważyć, że w dniu 1 stycznia 2014 r. wchodzą w życie przepisy ustawy z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2013 r., poz. 35, dalej: ustawa zmieniająca), na mocy której do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm., dalej: ustawa o VAT) zostaną wprowadzone przepisy dotyczące przechowywania faktur.

1.  Warunki przechowywania faktur

Przepisy obowiązujące do 31 grudnia 2013 r.

Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia fakturowego, podatnicy są obowiązani przechowywać wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur oraz otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl § 21 ust. 4 rozporządzenia fakturowego, do obowiązków podatnika należy zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie z pierwotnym brzmieniem przepisu § 21 ust. 1 zawartym we wcześniejszej wersji rozporządzenia fakturowego, faktury należało przechowywać w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Zdaniem Spółki, zastosowanie wykładni językowej oraz historycznej pozwala na stwierdzenie, że obecnie przechowywanie faktur w oryginalnej postaci nie jest konieczne, zatem można je przechowywać w dowolny sposób, pod warunkami określonymi w przepisie.

W myśl przepisu § 21 ust. 3 rozporządzenia fakturowego, faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. W związku z powyższym, należy stwierdzić, iż Ustawodawca przewidział możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Jednakże, w przypadku przechowywania ich za granicą, wprowadzone zostały dodatkowe wymogi (które w przypadku Spółki będą spełnione).

Przepisy obowiązujące od dnia 1 stycznia 2014 r.

Jak zostało wskazane powyżej, od dnia 1 stycznia 2014 r. wchodzą w życie przepisy ustawy zmieniającej, która wprowadza przepisy dotyczące przechowywania faktur do ustawy o VAT. Zgodnie z art. 1 pkt 54 ustawy zmieniającej, w ustawie o VAT zostanie dodany art. 112a, zgodnie z którym podatnicy będą obowiązani przechowywać wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, oraz otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl nowo wprowadzanego art. 112a ust. 2 ustawy o VAT podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju będą obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Jednocześnie, zgodnie z przepisem art. 112a ust. 3 tejże ustawy, wskazanego przepisu art. 112a ust. 2 nie ma zastosowania, jeżeli faktury będą przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Stosownie do treści art. 112a ust. 4, do obowiązków podatnika należeć będzie zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na uwadze przedstawione powyżej przepisy, zdaniem Spółki, przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej jest i będzie po 1 stycznia 2014 r. dopuszczalne. Należy bowiem zauważyć, że warunki określone w rozporządzeniu fakturowym (obowiązujące do 31 grudnia 2013 r.) oraz w nowo wprowadzonym art. 112a ustawy o VAT (obowiązujące od 1 stycznia 2014 r.) nie stoją na przeszkodzie przechowywaniu faktur w formie elektronicznej, o ile warunki te zostaną spełnione. Zdaniem Wnioskodawcy, podstawowym warunkiem przechowywania faktur, bez względu na wybór formy przechowywania, jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności, od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zatem, zdaniem Wnioskodawcy, o ile sposób przechowywania faktur będzie odpowiadał wymogom przepisów, Spółka będzie miała prawo do przechowywania faktur zakupowych w formie elektronicznej otrzymanych w formie papierowej.

Spółka pragnie także podkreślić, że zgodnie z planowaną procedurą przechowywania faktur, przedstawioną w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, papierowa faktura zapisana w elektronicznym systemie przechowywania danych, nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, wygenerowanie oraz wydruk jej elektronicznego obrazu będzie możliwe w każdym czasie, a obraz ten nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do faktury otrzymanej w formie papierowej. Co więcej, pomimo faktu przechowywania przez Spółkę faktur w formie elektronicznej poza terytorium Polski, Spółka zapewni organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej dostęp on-line do tych dokumentów, a także umożliwi ich pobranie oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle przedstawionych okoliczności faktycznych, zdaniem Spółki, proponowana przez Spółkę procedura przechowywania faktur jest prawidłowa, gdyż spełnia wszystkie wymogi prawno podatkowe.

Powyższe stanowisko podzielają m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 2 kwietnia 2013 r. (sygn. ITPP3/443-16a/13/MD), Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 29 stycznia 2013 r. (sygn. ILPP4/443-504/12-2/EWW) czy Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacjach indywidualnych z dnia 28 grudnia 2012 r. (sygn. IPPP2/443-1148/12-3/DG) oraz z dnia 28 grudnia 2012 r. (sygn. IPPP2/443-1050/12-2/AO), którzy uznali za prawidłowe stanowiska Wnioskodawców w analogicznych stanach faktycznych.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2

1.  Prawo do odliczenia VAT naliczonego

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi podatku VAT przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT (w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2013 r., prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Z kolei ust. 11 wskazanego przepisu stanowi (także w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2013 r.), że jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

W myśl znowelizowanego ustawą zmieniającą art. 86 ust. 10 ustawy o VAT (obowiązującym od 1 stycznia 2014 r.), prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Jednocześnie, nowo wprowadzony art. 86 ust. 10b przewiduje, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadku nabycia towarów i usług powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Także po 1 stycznia 2014 r. podatnikowi, który nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego we wskazanym terminie, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego w deklaracji podatkowej za jedne z dwóch okresów rozliczeniowych.

W świetle powołanych wyżej przepisów, zarówno w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2013 r., jak i od 1 stycznia 2014 r., należy uznać, iż kluczowym warunkiem dla odliczenia podatku naliczonego jest otrzymanie przez podatnika faktury zakupowej (o ile zakupione towary czy usługi są wykorzystywane przez podatnika do czynności opodatkowanych VAT). Zatem, o ile Spółka otrzyma fakturę dokumentującą dokonanie zakupu towarów i usług oraz spełni pozostałe warunki wynikające z przepisów podatkowych, będzie miała prawo do odliczenia podatku naliczonego.

1.  Prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktury przechowywanej w formie elektronicznej

Zgodnie z argumentacją przedstawioną w uzasadnieniu stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 należy stwierdzić, że Minister Finansów dopuścił możliwość przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formacie papierowym.

W związku z tym, Spółka stoi na stanowisku, że forma, w jakiej są przechowywane faktury, nie może mieć wpływu na prawo do odliczenia VAT naliczonego. Zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów służących do wykonywania czynności opodatkowanych także wówczas, gdy otrzymana faktura papierowa po zeskanowaniu jej w celu wprowadzenia do elektronicznej bazy danych zostanie zniszczona.

W związku z powyższym, Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości zaprezentowanego stanowiska.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.