Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/4512-935/15/ICz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2016-02-12
Teza: Czy faktury dotyczące sprzedaży dokonywanej przez Spółkę, wystawiane i wysyłane odbiorcom w formacie elektronicznym PDF, mogą być przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie ich papierowego wydruku?
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-wystawienie faktury; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2015r., poz. 613 ze zm.) oraz § 2 i § 6 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 28 października 2015r. (data wpływu 3 listopada 2015r.), uzupełnionym pismem z 22 stycznia 2016r. (data wpływu 28 stycznia 2016r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy faktury dotyczące sprzedaży dokonywanej przez Spółkę, wystawiane i wysyłane odbiorcom w formacie elektronicznym PDF, mogą być przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie ich papierowego wydruku – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 28 października 2015r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania czy faktury dotyczące sprzedaży dokonywanej przez Spółkę, wystawiane i wysyłane odbiorcom w formacie elektronicznym PDF, mogą być przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie ich papierowego wydruku.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z 22 stycznia 2016r. (data wpływu 28 stycznia 2016r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z 11 stycznia 2016r. znak: IBPP2/4512-935/15/ICz.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe (doprecyzowane w ww. piśmie z 22 stycznia 2016r.):

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wystawia swoim odbiorcom faktury VAT w formie papierowej. W celu usprawnienia przepływu faktur Spółka rozważa możliwość wystawiania i przesyłania zainteresowanym odbiorcom faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF.

Od każdego odbiorcy zainteresowanego możliwością otrzymywania faktur elektronicznych Spółka uzyska pisemną akceptację ze wskazaniem adresu e-mail odbiorcy dedykowanego do przyjmowania faktur elektronicznych.

Każdorazowo faktura wystawiona i wysłana odbiorcy w formacie elektronicznym PDF będzie następnie przez upoważnionego pracownika Spółki wydrukowana i w tej postaci stanowić będzie podstawę do dokonania zapisu w rejestrze vat oraz do ujęcia jej w deklaracji VAT.

Faktury sprzedaży wystawiane i wysyłane w formacie elektronicznym będą przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie papierowego wydruku, w sposób określony w art. 112 oraz w art. 112a ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług. Format elektroniczny faktur, w którym będą one wystawiane i wysyłane przez Spółkę nie będzie przechowywany. Wyżej wymieniony sposób wystawiania, wysyłania oraz przechowywania faktur elektronicznych sprzedaży będzie stosowany również w odniesieniu do faktur korygujących.

W piśmie uzupełniającym z 22 stycznia 2016r. Wnioskodawca uzupełnił opis sprawy i wyjaśnił co następuje:

I.Wnioskodawca dołoży wszelkiej staranności, by procedura wystawiania, przesyłania faktur VAT, w tym faktur korygujących jego kontrahentom w formie elektronicznej, przechowywanych następnie przez Wnioskodawcę w formie papierowego wydruku zapewniła autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

I tak:

1.  aby zapewnić autentyczność pochodzenia faktury, przez co rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury Wnioskodawca:
    1.  utworzy specjalny adres poczty elektronicznej dedykowany wyłącznie do wysyłania faktur elektronicznych i poinformuje odbiorców faktur elektronicznych, iż wyłącznie z tego adresu będą otrzymywali od Wnioskodawcy faktury elektroniczne,
    2.  w konfiguracji poczty elektronicznej będzie stosował opcje potwierdzenia dostarczenia wiadomości do adresata,
    3.  zabezpieczy dostęp do w/w adresu poczty elektronicznej hasłami i przydzieli je wyłącznie upoważnionym pracownikom,
    4.  zobowiąże upoważnionych pracowników do opatrywania wydrukowanej faktury elektronicznej podpisem wystawiającego oraz adnotacją, że dana faktura jest fakturą elektroniczną.

W przekonaniu Wnioskodawcy, w sytuacji gdy będąc podmiotem dokonującym dostawy towarów lub usługodawcą i wystawiając na okoliczność dokonania przez siebie dostawy lub wykonania usługi stosowną fakturę sprzedaży lub jej korektę, ma on wystarczającą pewność co do swojej tożsamości jako podmiotu dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

1.  Aby zapewnić integralność treści faktury co oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura Wnioskodawca:
    1.  zobowiąże upoważnionego pracownika dokonującego wysyłki, a następnie wydruku faktury elektronicznej do sprawdzania integralności danych zawartych w wysłanej fakturze elektronicznej z danymi zawartymi na jej wydruku i potwierdzenia tego faktu swoim podpisem na wydrukowanej fakturze.

II.Organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej na ich żądanie zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do faktur, jednakże wyłącznie do papierowych wydruków tychże faktur, z uwagi na fakt, iż ich formaty elektroniczne nie będą przechowywane (co wskazano we wniosku o interpretację);

III.Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, łącznie z pozostałymi fakturami wystawianymi przez Wnioskodawcę w formie papierowej.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy faktury dotyczące sprzedaży dokonywanej przez Spółkę, wystawiane i wysyłane odbiorcom w formacie elektronicznym PDF, mogą być przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie ich papierowego wydruku?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Spółka stoi na stanowisku, że będzie mogła przechowywać faktury elektroniczne wystawiane i wysyłane odbiorcom w formacie elektronicznym PDF wyłącznie w formie ich papierowego wydruku.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy z 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054, ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wystawia swoim odbiorcom faktury VAT w formie papierowej. W celu usprawnienia przepływu faktur Spółka rozważa możliwość wystawiania i przesyłania zainteresowanym odbiorcom faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF. Od każdego odbiorcy zainteresowanego możliwością otrzymywania faktur elektronicznych Spółka uzyska pisemną akceptację ze wskazaniem adresu e-mail odbiorcy dedykowanego do przyjmowania faktur elektronicznych. Każdorazowo faktura wystawiona i wysłana odbiorcy w formacie elektronicznym PDF będzie następnie przez upoważnionego pracownika Spółki wydrukowana i w tej postaci stanowić będzie podstawę do dokonania zapisu w rejestrze VAT oraz do ujęcia jej w deklaracji VAT. Faktury sprzedaży wystawiane i wysyłane w formacie elektronicznym będą przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie papierowego wydruku, w sposób określony w art. 112 oraz w art. 112a ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług. Format elektroniczny faktur, w którym będą one wystawiane i wysyłane przez Spółkę nie będzie przechowywany. Wnioskodawca dołoży wszelkiej staranności, by procedura wystawiania, przesyłania faktur VAT, w tym faktur korygujących jego kontrahentom w formie elektronicznej, przechowywanych następnie przez Wnioskodawcę w formie papierowego wydruku zapewniła autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Odnosząc się do kwestii prawa do stosowania archiwizacji faktur sprzedażowych, wystawianych kontrahentom w formie elektronicznej, wyłącznie w formie papierowej, należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia przechowywanie faktury w formie papierowej.

W okolicznościach niniejszej sprawy wskazano, że faktury sprzedaży wystawiane i wysyłane w formacie elektronicznym będą przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie papierowej, w sposób określony w art. 112 oraz w art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług, a ponadto Wnioskodawca dołoży wszelkiej staranności, by procedura wystawiania, przesyłania faktur VAT, w tym faktur korygujących jego kontrahentom w formie elektronicznej, przechowywanych następnie przez Wnioskodawcę w formie papierowego wydruku zapewniła autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktur od momentu wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak wskazano w opisie sprawy aby zapewnić autentyczność pochodzenia faktury, przez co rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury Wnioskodawca:

*   utworzy specjalny adres poczty elektronicznej dedykowany wyłącznie do wysyłania faktur elektronicznych i poinformuje odbiorców faktur elektronicznych, iż wyłącznie z tego adresu będą otrzymywali od Wnioskodawcy faktury elektroniczne,
*   w konfiguracji poczty elektronicznej będzie stosował opcje potwierdzenia dostarczenia wiadomości do adresata,
*   zabezpieczy dostęp do w/w adresu poczty elektronicznej hasłami i przydzieli je wyłącznie upoważnionym pracownikom,
*   zobowiąże upoważnionych pracowników do opatrywania wydrukowanej faktury elektronicznej podpisem wystawiającego oraz adnotacją, że dana faktura jest fakturą elektroniczną.

Ponadto wskazano, że aby zapewnić integralność treści faktury, co oznacza że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura, Wnioskodawca zobowiąże upoważnionego pracownika dokonującego wysyłki, a następnie wydruku faktury elektronicznej, do sprawdzania integralności danych zawartych w wysłanej fakturze elektronicznej z danymi zawartymi na jej wydruku i potwierdzenia tego faktu swoim podpisem na wydrukowanej fakturze.

Tak więc, ze względu na wskazane okoliczności w świetle przywołanych przepisów należy stwierdzić, że przechowywanie faktur w formie papierowej a wystawionych w formie elektronicznej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie papierowej formy archiwizacji.

Wobec powyższego, stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.