Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB2-3.4010.113.2018.1.APA
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-06-29
Teza: ustalenie, czy wydatki poniesione przez pracodawcę na noclegi i wyżywienie pracowników stanowią koszty uzyskania przychodów.
Słowa kluczowe: koszt-koszty uzyskania przychodów; nocleg; przedstawiciel-przedstawiciel handlowy; wyżywienie
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2018 r. poz. 800 ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 10 maja 2018 r. (data wpływu 21 maja 2018 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy wydatki poniesione przez pracodawcę na noclegi i wyżywienie pracowników stanowią koszty uzyskania przychodów – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 21 maja 2018 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych ustalenia, czy wydatki poniesione przez pracodawcę na noclegi i wyżywienie pracowników stanowią koszty uzyskania przychodów.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

1.  Spółka zatrudnia na podstawie umów o pracę przedstawicieli handlowych. Miejsce pracy wskazane w ich umowach o pracę to obszar jednego województwa, kilku województw lub teren całego kraju. Przedstawiciele ci faktycznie wykonują pracę na terenach określonych w umowach o pracę, z czym związane są w sposób nieodłączny stałe przejazdy, wizyty i spotkania z klientami (i potencjalnymi klientami). Wyjazdy odbywają się w ramach obszaru wskazanego w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy przez pracownika i są nieodłącznym stałym elementem wykonywania pracy przez pracownika wynikającym z charakteru i treści zawartej umowy o pracę. Spółka nie traktuje ich jako podróży służbowych w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Wobec powyższego, Spółka nie wypłaca pracownikom diet i innych należności przysługującym pracownikom zgodnie z Kodeksem pracy w przypadku podróży służbowych. W trakcie wykonywania pracy zatrudnieni przedstawiciele handlowi ponoszą jednak wydatki związane z wykonywaną pracą. Do wydatków tych należą wydatki na wyżywienie oraz noclegi w trasie (faktury za hotel, motel). Przedstawiciele handlowi zbierają na potwierdzenie dokonania powyższych wydatków faktury, rachunki lub paragony, które następnie przedstawiają Spółce. Spółka zwraca pracownikom równowartość poniesionych wydatków na podstawie przedłożonych do rozliczenia dokumentów. Dokumenty te są wystawiane na Spółkę, która figuruje w fakturach i rachunkach jako nabywca.
2.  Ci sami pracownicy – przedstawiciele handlowi o których mowa w pkt 1 – odbywają wyjazdy poza teren pracy określony w umowie (poza teren województw określonych w umowie) np. wyjazd do siedziby firmy w celach szkoleniowych. Wyjazdy nie odbywają się w ramach obszaru wskazanego w umowach o pracę, ale są nieodłącznym stałym elementem wykonywania pracy – szkolenia pracownicze, szkolenia branżowe itp. Spółka nie traktuje ich jako podróży służbowych w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Wobec powyższego, Spółka nie wypłaca pracownikom diet i innych należności przysługującym pracownikom zgodnie z Kodeksem pracy w przypadku podróży służbowych. W odbywaniu wyjazdów o których mowa powyżej zatrudnieni przedstawiciele handlowi ponoszą jednak wydatki związane z tymi wyjazdami. Do wydatków tych należą wydatki na wyżywienie oraz noclegi w trasie (faktury za hotel, motel). Przedstawiciele handlowi zbierają na potwierdzenie dokonania powyższych wydatków faktury, rachunki lub paragony, które następnie przedstawiają Spółce. Spółka zwraca pracownikom równowartość poniesionych wydatków na podstawie przedłożonych do rozliczenia dokumentów. Dokumenty te są wystawiane są na Spółkę, która figuruje w fakturach i rachunkach jako nabywca.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy wydatki poniesione przez pracodawcę na noclegi oraz wyżywienie przedstawicieli handlowych wykonujących pracę na terenie określonym w umowie o pracę opisaną w pkt nr 1 stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu na gruncie ustawy podatku od osób prawnych?
2.  Czy wydatki poniesione przez pracodawcę na noclegi oraz wyżywienie przedstawicieli handlowych wykonujących pracę poza terenem określonym w umowie o pracę opisaną w pkt nr 2 stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodu na gruncie ustawy podatku od osób prawnych?

Zdaniem Wnioskodawcy, podstawę prawną kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów stanowi przepis art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych enumeratywnie w art. 16 ust. 1. W związku z powyższym należy stwierdzić, iż kosztami uzyskania przychodów będą więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Reasumując, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
*   jest definitywny (rzeczywisty),
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Odnośnie pytania nr 1 zdaniem Spółki wydatki na noclegi oraz wyżywienie, w związku z pracą przedstawicieli handlowych na terenie określonym w umowie o pracę, ponoszone są przez Spółkę w celu osiągnięcia przychodów, jak również zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Przedmiotowe wydatki nie zostały również wyłączone z kosztów uzyskania przychodów w art. 16 ust. 1. Zatem, zdaniem Spółki, wydatki te uznać należy za związane z uzyskiwanymi przychodami z prowadzonej przez Nią działalności gospodarczej i jako takie stanowiące koszt uzyskania przychodu w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Odnośnie pytania nr 2 zdaniem Spółki wydatki na noclegi oraz wyżywienie, w związku z pracą przedstawicieli handlowych poza terenem określonym w umowie o pracę, ponoszone są przez Spółkę w celu osiągnięcia przychodów, jak również zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Należy te wydatki rozliczyć w ramach tzw. podróży służbowej i takie należności wypłacone pracownikom z tytułu podróży służbowej i oddelegowania będą stanowiły koszty uzyskania przychodu firmy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1036 ze zm., dalej „ustawa CIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. W myśl tego przepisu, wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie, zachowanie lub zabezpieczenie tego przychodu).

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy CIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. W szczególności zaś wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu (zachowania, zabezpieczenia źródła przychodu), względnie w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Zatem, do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT), pod warunkiem, że dokona oceny pod kątem celowości i wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki, związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” zawarte we wskazanym art. 15 ust. 1 ustawy CIT, oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością, podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Zauważyć należy, że przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

W opisanym we wniosku stanie faktycznych Wnioskodawca wskazał, że Spółka zatrudnia na podstawie umów o pracę przedstawicieli handlowych. Miejsce pracy wskazane w ich umowach o pracę to obszar jednego województwa, kilku województw lub teren całego kraju, z czym wiążą się stałe wyjazdy, które odbywają się w ramach obszaru wskazanego w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy przez pracownika i są nieodłącznym stałym elementem wykonywania pracy przez pracownika. Przedstawiciele handlowi odbywają również wyjazdy poza teren pracy określony w umowie np. wyjazd do siedziby firmy w celach szkoleniowych. Wyjazdy nie odbywają się w ramach obszaru wskazanego w umowach o pracę, ale są nieodłącznym stałym elementem wykonywania pracy – szkolenia pracownicze, szkolenia branżowe itp. Spółka nie traktuje tych podróży jako podróży służbowych w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy. Pracownicy ponoszą wydatki do których należą wydatki na wyżywienie oraz noclegi w trasie. Przedstawiciele handlowi zbierają na potwierdzenie dokonania powyższych wydatków faktury, rachunki lub paragony, które następnie przedstawiają Spółce. Spółka zwraca pracownikom równowartość poniesionych wydatków na podstawie przedłożonych do rozliczenia dokumentów. Dokumenty te są wystawiane są na Spółkę, która figuruje w fakturach i rachunkach jako nabywca.

Wątpliwość Wnioskodawcy dotyczy ustalenia, czy wydatki ponoszone na zapewnienie wyżywienia oraz noclegów dla pracowników stanowią koszt uzyskania przychodów.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać, że wydatki na rzecz pracowników pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i z uzyskiwanymi przez niego przychodami, a jednocześnie wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

Wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił – w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy CIT – koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Mimo, że ustawa CIT nie definiuje terminu „reprezentacja”, to zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Zatem reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika. Co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów lub ich przedstawicieli zewnętrznych. Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników.

W tym miejscu podnieść należy, że wydatki pracownicze – co do zasady – zaliczane są do kosztów podatkowych, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, zwrot kosztów podróży służbowych, zakwaterowania, ale mogą obejmować również inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników np. takie jak w opisanej sprawie dotyczące wydatków na wyżywienia oraz noclegi w trasie podczas wyjazdów w celach szkoleniowych oraz związanych z wykonywaną pracą.

Świadczenia te związane są bowiem ze stosunkiem pracy łączącym pracownika z pracodawcą i jako takie spełniają przesłanki zakwalifikowania do kosztów uzyskania przychodów. Wnioskodawca ponosząc faktycznie ww. wydatki, pokryte z jego własnych zasobów finansowych, mające definitywny charakter może je zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy CIT.

Jednocześnie wskazać należy, że przedmiotem niniejszej interpretacji jest wyłącznie ocena możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na wyżywienie i nocleg dla pracowników do kosztów uzyskania przychodów, do czego odnosi się pytanie Wnioskodawcy.

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy, należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie ul. M. C. Skłodowskiej 40, 20-029 Lublin w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2017 r. poz. 1369 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.