Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/443-1115/14-5/AO
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2015-02-12
Teza: w zakresie prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej i elektronicznej oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z takich faktur
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy - przedstawione we wniosku z 28 października 2014 r. (data wpływu 10 listopada 2014 r.) uzupełnionym pismem z 5 lutego 2015 r. (data wpływu 9 lutego 2015 r.) na wezwanie Organu z 27 stycznia 2015 r. znak sprawy IPPP2/443-1115/14-2/AO (skutecznie doręczone 30 stycznia 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej i elektronicznej oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z takich faktur (pytanie nr 2 i 3) **\- jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 10 listopada 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej i elektronicznej oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z takich faktur (pytanie nr 2 i 3). Niniejszy wniosek uzupełniony został pismem z 5 lutego 2015 r. (data wpływu 9 lutego 2015 r.) na wezwanie Organu z 27 stycznia 2015 r. znak sprawy IPPP2/443-1115/14-2/AO (data doręczenia 30 stycznia 2015 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka jest czynnym podatnikiem VAT prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie monitorowania badań klinicznych oraz świadczenia usług o charakterze marketingowym. Spółka w związku z zakupami dokonywanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej otrzymuje od dostawców w formie papierowej lub elektronicznej faktury, faktury korygujące oraz duplikaty tych faktur dokumentujące zakup towarów bądź usług (dalej: „faktury zakupowe”). Zakupy realizowane przez Spółkę, co do zasady, dotyczą działalności uprawniającej do odliczenia podatku VAT naliczonego (tj. istnieje związek pomiędzy danym zakupem a czynnością opodatkowaną VAT dokonywaną przez Spółkę).

Obecnie obieg faktur zakupowych przebiega w następujący sposób:

*   w przypadku faktur w formie papierowej, oryginał faktury trafia do Spółki, gdzie jest skanowany a następnie przekazywany do S. (S.), tj. zewnętrznego podmiotu odpowiedzialnego za obsługę procesów księgowych w Spółce;
*   w przypadku faktur w formie elektronicznej, faktury te przesyłane są bezpośrednio przez kontrahentów Spółki (sprzedawców) do S. za pomocą korespondencji elektronicznej (w formie załączników w formacie PDF bądź innych uzgodnionych formatach plików, które uniemożliwiają łatwą ingerencję w treść danego pliku).

Faktury zakupowe (zarówno w formie skanów faktur papierowych jak i formie elektronicznych załączników do korespondencji elektronicznej), które trafiły do S. są wprowadzane do systemu finansowo księgowego Spółki (SAP) i następnie, w ramach procesu workflow (obieg dokumentów w Spółce), przekazywane do akceptacji przez osoby merytorycznie odpowiedzialne za dany zakup.

Po uzyskaniu akceptacji, dana faktura jest ostatecznie księgowana w systemie SAP.

Dodatkowo, system SAP przechowuje również skany faktur papierowych bądź załączniki stanowiące faktury elektroniczne (co do zasady, w systemie SAP pliki przechowywane będą w formacie PDF). Innymi słowy system SAP umożliwia zidentyfikowanie dokumentu źródłowego będącego podstawą dokonania danego księgowania poprzez powiązanie takiego księgowania z załącznikiem w formacie PDF będącym odpowiednio: skanem faktury papierowej lub fakturą elektroniczną.

Ponadto, system SAP posiada zamkniętą bazę kontrahentów (sprzedawców) co oznacza, iż aby móc zrealizować transakcję z kontrahentem, którego dane nie zostały wprowadzone do systemu SAP, w pierwszej kolejności należy „utworzyć” profil takiego kontrahenta w systemie SAP. Na tym etapie, co do zasady, odbywa się weryfikacja danych kontrahenta, jego dokumentów rejestrowych oraz innych informacji, które zasadniczo mają na celu potwierdzenie autentyczności i prawidłowości danych konkretnego kontrahenta.

Spółka planuje zbudowanie systemu archiwizacji faktur zakupowych (dalej: „System Archiwizacji”) w oparciu o dostępne Spółce, opisane powyżej funkcjonalności systemu SAP oraz przedstawiony schemat obiegu dokumentów. W ramach Systemu Archiwizacji zastosowane zostaną następujące procesy umożliwiające powiązanie faktu otrzymania faktury zakupowej z faktyczną dostawą towarów lub świadczeniem usług nabywanych przez Spółkę:

*   podstawowym systemem odpowiedzialnym za archiwizację faktur będzie system SAP;
*   dostęp do systemu SAP jest zabezpieczony indywidualnymi hasłami i loginami, oraz dodatkowo, wyłącznie ograniczona grupa pracowników będzie mogła korzystać z systemu SAP (przy czym różni pracownicy mogą mieć różne stopnie uprawnień do przeprowadzania poszczególnych operacji w systemie);
*   historia dostępu do kont i rodzaje działań podejmowanych przez danego użytkownika są monitorowane i mogą być odtworzone;
*   system SAP umożliwia powiązanie dokumentu zamówienia (Purchase Order) z fakturą odpowiadającą temu zamówieniu oraz realizacją płatności (płatności realizowane są automatycznie, tj. po akceptacji danej faktury ustalany jest termin realizacji płatności i płatność ta dokonywana jest automatycznie);
*   system SAP umożliwia łatwe wyszukiwanie faktur m.in. po numerze faktury, rodzaju/nazwie dostawcy, wymaganych datach, określonym przedziale czasowym, unikalnym numerze kontrahenta (sprzedawcy) itp.;
*   system SAP umożliwia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe;
*   system SAP umożliwia również pobór danych z faktur zakupowych, tj. możliwe jest zarówno wyeksportowanie danych zawartych na poszczególnych fakturach (w formie ustrukturyzowanego pliku tekstowego bądź pliku w formacie MS Excel) oraz pozyskanie faktycznych załączników (tj. plików PDF - skanów faktur papierowych lub faktur elektronicznych);
*   system SAP zapewnia czytelność przechowywanych faktur zakupowych, tj. możliwy jest zarówno podgląd faktury na ekranie monitora (jako plik PDF) jak również wydrukowanie danego pliku PDF - obraz bądź wydruk będzie zasadniczo identyczny z fakturą pierwotną (system SAP nie ingeruje w żaden sposób w treść faktur zakupowych - poprzez zachowanie integralności treści faktur zakupowych system SAP zapewnia możliwość odczytu danych z przedmiotowych faktur przez cały okres ich przechowywania).

Celem wprowadzenia Systemu Archiwizacji byłoby m.in. wyeliminowanie kosztów związanych z archiwizacją papierowych wersji faktur zakupowych. Oznacza to, iż po wprowadzeniu Systemu Archiwizacji Spółka planuje dokonać utylizacji (zniszczenia) tych papierowych faktur zakupowych, które zostaną objęte Systemem Archiwizacji.

W tym miejscu Spółka chciałby zaznaczyć, że skany papierowych wersji faktur zakupowych będą zawierały identyczną treść, jaka była zawarta na formie papierowej tej faktury. Faktura zakupowa zapisana jako załącznik w systemie SAP nie będzie mogła być w żaden sposób zmodyfikowana. W dowolnym momencie Spółka będzie mogła odczytać zarchiwizowaną w formie elektronicznej fakturę oraz ją wydrukować.

Faktury objęte Systemem Archiwizacji będą przechowywane poza terytorium Polski (tj. serwery odpowiedzialne za obsługę systemu SAP znajdować się będą poza terytorium Polski) oraz lokalnie (tj. w ramach dodatkowej, awaryjnej procedury archiwizacji, faktury zakupowe będą przechowywane na serwerach i/lub dyskach twardych zlokalizowanych w Polsce). Dostęp do zasobów obu archiwów możliwy będzie lokalnie (tj. za pośrednictwem przygotowanego przez Spółkę stanowiska komputerowego lub poprzez przekazanie danych na odpowiednio zabezpieczonym nośniku danych).

W piśmie uzupełniającym złożony wniosek Spółka doprecyzowała, iż kontrole biznesowe, które planuje wdrożyć i stosować w ramach Systemu Archiwizacji będą zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur zakupowych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy po wdrożeniu opisanego Systemu Archiwizacji, w celu realizacji obowiązku, o którym mowa w art. 112a ustawy o VAT, Spółka będzie uprawniona do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych, które pierwotnie otrzymała lub będzie otrzymywać zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej? (pytanie oznaczone we wniosku nr 2)
2.  Czy faktury zakupowe objęte Systemem Archiwizacji stanowią podstawę formalną do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tych faktur zakupowych? W szczególności Spółka wnosi o potwierdzenie, iż fakt zniszczenia papierowych wersji faktur zakupowych, które zostaną objęte Systemem Archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych. (pytanie oznaczone we wniosku nr 3)

Stanowisko Wnioskodawcy,

1.  Spółka uważa, iż po wdrożeniu opisanego Systemu Archiwizacji, w celu realizacji obowiązku, o którym mowa w art. 112a ustawy o VAT, będzie miała prawo do wyłącznie elektronicznego archiwizowania faktur zakupowych, które pierwotnie otrzymała lub będzie otrzymywać zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej.
2.  Zdaniem Spółki, faktury zakupowe objęte Systemem Archiwizacji stanowią podstawę formalną do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tych faktur zakupowych.

W ocenie Spółki, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur zakupowych, które zostaną objęte Systemem Archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych.

Ad. 1.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, zgodnie z art. 112a ust. 3 i 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych oraz dostęp on-line.

Zdaniem Spółki, treść wskazanych powyżej przepisów ustawy o VAT nie narzuca podatnikom jednej, konkretnej metody przechowywania dokumentów. W szczególności, treść obecnych regulacji ustawy o VAT nie nakłada na podatników obowiązku przechowywania dokumentów w takiej w formie, w jakiej zostały one otrzymane (tj. faktur papierowych wyłącznie w formie papierowej a faktur elektronicznych wyłącznie w formie elektronicznej).

Powyższe podejście potwierdzają wyjaśnienia Ministra Finansów opublikowane na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (http://www.finanse.mf.gov.pl/documents/766655/1402295/ Broszura+fakturowanie\_21-grudnia\_ost.pdf). Jak wyjaśnia Minister Finansów: „Podkreślić należy, iż z obecnie obowiązujących przepisów wykonawczych regulujących kwestie fakturowania i przechowywania faktur wynika, iż co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym w obu tych przypadkach musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia”.

Wnioskodawca przy tym podkreśla, iż w jego ocenie treść powyższych wyjaśnień pozostaje aktualna również na gruncie obecnych przepisów dotyczących kwestii archiwizacji - fakt przeniesienia zasadniczo tożsamych przepisów z rozporządzenia bezpośrednio do ustawy o VAT nie powinien mieć wpływu na aktualność sposobu interpretacji tych przepisów.

Z uwagi na powyższe, w ocenie Spółki, ma ona prawo dokonać wyboru dowolnej metody archiwizacji faktur zakupowych pod warunkiem, iż wskazana metoda (w przedmiotowej sprawie System Archiwizacji) spełniać będzie wymogi, o których mowa w art. 112a ustawy o VAT, tj. w szczególności:

1.  faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe,
2.  istnieć będzie możliwość łatwego odszukiwania tych faktur,
3.  zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur,
4.  umożliwiony będzie dostęp do faktur, w tym pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych;
5.  umożliwiony będzie dostęp on-line do faktur zakupowych przechowywanych w Systemie Archiwizacji.

Poniżej Spółka przedstawia opis funkcjonalności Systemu Archiwizacji, które w ocenie Spółki uzasadniają przyjęcie, iż System Archiwizacji spełnia wymogi dotyczące dopuszczalnych na gruncie ustawy o VAT metod archiwizacji dokumentów.

1.  Przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe

Jak wskazała Spółka w opisie zdarzenia przyszłego, faktury zakupowe będą przechowywane w systemie SAP w sposób umożliwiający ich wyodrębnienie w podziale m.in. na okresy rozliczeniowe.

Archiwum prowadzone będzie w taki sposób, aby umożliwić wgląd do faktur z poszczególnych okresów rozliczeniowych (np. do faktur otrzymanych w danym miesiącu).

Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, System Archiwizacji spełni pierwszy z warunków formalnych dotyczących przechowywania faktur.

1.  Możliwość łatwego odszukania faktur

System SAP umożliwia wyszukiwanie faktur w oparciu o różnorodne parametry, takie jak np. numer faktury, nazwa dostawcy, określony przedział czasowy, unikalny numer kontrahenta (sprzedawcy) itp.

W ocenie Wnioskodawcy mechanizm wyszukiwania dokumentów oferowany przez system SAP jest wystarczający by zapewnić, iż System Archiwizacji umożliwi łatwe wyszukiwanie określonych faktur zakupowych.

1.  Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury

Jak wynika z pisma uzupełniającego złożony wniosek z dnia 5 lutego 2015 r. (data wpływu 9 lutego 2015 r.) kontrole biznesowe, które Spółka planuje wdrożyć i stosować w ramach Systemu Archiwizacji będą zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur zakupowych.

1.  Bezzwłoczny dostęp do faktur dla organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej (na żądanie)

System Archiwizacji pozwala na wgląd do faktur z wybranych okresów rozliczeniowych. Tym samym, Spółka ma możliwość zapewnić, na żądanie organów, bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w elektronicznej bazie faktur.

Ponadto System Archiwizacji umożliwia przetwarzanie i pobór danych zawartych w fakturach zakupowych. Wymóg ten realizowany jest przez fakt, iż dane dotyczące poszczególnych faktur dostępne w systemie SAP umożliwiają wyeksportowanie wartości wynikających z poszczególnych pól faktur zakupowych (np. podstawa opodatkowania, kwota podatku, data, itp.). Tym samym możliwe jest elektroniczne przetwarzanie (np. poprzez plik w formacie MS Excel bądź odpowiednio ustrukturyzowany plik tekstowy) danych wynikających z poszczególnych faktur zakupowych.

1.  Dostęp on-line do faktur zakupowych przechowywanych w Systemie Archiwizacji

Spółka planuje realizować wymóg umożliwienia dostępu on-line do faktur zakupowych poprzez umożliwienie organom podatkowym lub organom kontroli podatkowej dostępu do Systemu Archiwizacji poprzez specjalny punkt dostępu (stanowisko komputerowe przygotowane przez Spółkę, umożliwiające dostęp do Systemu Archiwizacji) lub poprzez przekazanie danych na odpowiednio zabezpieczonym nośniku (np. szyfrowany pendrive), zgodnie z zakresem żądania kontrolujących.

Spółka pragnie podkreślić, iż umożliwienie stałego (ciągłego) dostępu do wszystkich zasobów Systemu Archiwizacji w środowisku on-line (np. poprzez sieć Internet) wiązałoby się z wysokim ryzykiem naruszenia bezpieczeństwa zasobów informatycznych Spółki, w tym również integralności treści oraz autentyczności pochodzenia przechowywanych faktur zakupowych. Umożliwienie dostępu z zewnątrz (za pośrednictwem sieci Internet) do Systemu Archiwizacji spowodowałoby, iż taka funkcjonalność mogłaby potencjalnie zostać wykorzystana w celu nielegalnego pozyskania wrażliwych danych Spółki (znane są przypadki ataków mających na celu pozyskanie informacji będących tajemnicami handlowymi przedsiębiorców). Aby wyeliminować powyższe ryzyko Spółka planuje zapewnić dostęp on-line do faktur zakupowych z wykorzystaniem innych narzędzi niż sieć Internet. Narzędziami takimi będą odpowiednio: przygotowane przez Spółkę stanowisko dostępu lub nośnik zawierający wymagane przez kontrolujących dane.

Zdaniem Spółki, pojęcia „dostęp on-line” nie należy rozumieć jako obowiązku umożliwienia stałego (ciągłego) dostępu do wszystkich zasobów Systemu Archiwizacji (nawet bez zgłoszonego przez organy żądania). Kwestia ta była przedmiotem wyroku Najwyższego Sądu Administracyjnego (sygn. I FSK 1612/07) z dnia 26 lutego 2009 r., w którym Sąd stwierdził, iż:

„ \`(...)\`zapewnienie przez podatnika w sposób natychmiastowy, pełny i ciągły drogą elektroniczną - na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami - dostępu organom podatkowym (kontroli skarbowej) do przechowywanych w kraju i na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju e-faktur, może się obywać tylko zgodnie z obowiązującymi unormowaniami Ordynacji podatkowej w zakresie postępowania podatkowego (kontroli podatkowej, czynności sprawdzających), a więc w siedzibie podatnika (miejscu prowadzenia działalności) poprzez udostępnienie np. stanowiska komputerowego z dostępem do tych faktur, za zgodą podatnika w siedzibie organu, za pośrednictwem stosownego systemu teleinformatycznego, takiego jak np. Internet, po sprecyzowaniu zasad takiego dostępu do danych podatnika bez jego obecności lub za pośrednictwem innych przekazanych organowi za jego zgodą nośników elektronicznych z bazą tych faktur, np. DVD, CD lub pamięci USB (tzw. pendrive).”

Powyższe w praktyce oznacza, iż Spółka powinna przewidzieć w ramach swojego systemu archiwizacyjnego prowadzonego poza terytorium Polski funkcjonalność, która umożliwi dostęp do zasobów Systemu Archiwizacji polskim organom podatkowym. Jednakże sposób realizacji takiego dostępu zależeć będzie przede wszystkim od rozwiązania przyjętego przez Spółkę i nie powinien być rozumiany jako obowiązek udzielania stałego i ciągłego dostępu do Systemu Archiwizacji za pośrednictwem sieci Internet (w szczególności w sytuacji, gdy takie rozwiązanie mogłoby potencjalnie spowodować zagrożenie dla autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur zakupowych przechowywanych w Systemie Archiwizacji).

Uwzględniając powyższe argumenty oraz stanowisko wynikające z przywołanego wyroku NSA, Spółka stoi na stanowisku, iż planowana przez Spółkę forma realizacji wymogu odnośnie do zapewnienia dostępu on-line do faktur zakupowych powinna zostać uznana za wystarczającą, by na gruncie przepisów wynikających z treści art. 112a ustawy o VAT, umożliwić Spółce przechowywanie faktur zakupowych na serwerach zlokalizowanych poza terytorium Polski.

Spółka dodatkowo podkreśla, iż na terenie Polski (na lokalnych dyskach i / lub serwerach) przechowywane będą kopie zapasowe wszystkich faktur zakupowych, co dodatkowo podnosi bezpieczeństwo samego Systemu Archiwizacji oraz umożliwi uzyskanie dostępu do faktur zakupowych z dwóch, niezależnych źródeł.

Podsumowując, w ocenie Spółki, System Archiwizacji spełniać będzie wszystkie wymogi formalne wynikające z treści art. 112a Ustawy o VAT. Tym samym, korzystając z Systemu Archiwizacji, faktury zakupowe Spółki przechowywane będą zgodnie z wymogami ustawy o VAT w tym obszarze. W efekcie Spółka powinna być uprawniona do stosowania wyłącznie elektronicznego modelu archiwizacji (tj. Systemu Archiwizacji) niezależnie od formy, w jakiej otrzymała bądź będzie otrzymywać faktury zakupowe (tj. jako faktury papierowe lub jako faktury elektroniczne).

Ad. 2.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z określonymi wyjątkami). Artykuł 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT wskazuje, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych na fakturach VAT otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług oraz dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Definicja faktury i faktury elektronicznej została zawarta w art. 2 ustawy o VAT. W myśl tego przepisu faktura to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (pkt 31), jednocześnie pod pojęciem faktury elektronicznej należy rozumieć fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (pkt 32).

Z powołanych przepisów ustawy o VAT można wnioskować, że nie uzależniają one prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/ elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych definicji, w ocenie Wnioskodawcy, ma on prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, które będą przez niego przechowywane w formie elektronicznej w ramach Systemu Archiwizacji. Ustawa o VAT nie uzależnia prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego (bądź zachowania tego uprawnienia w sytuacji, gdy odliczenia już dokonano) od sposobu, w jaki podatnik archiwizuje faktury zakupowe.

Z treści art. 112a ustawy o VAT wynika wprost, iż podatnicy mają dowolność w wyborze metody archiwizowania faktur pod warunkiem spełnienia określonych w tym przepisie wymogów formalnych. Z perspektywy art. 112a ustawy o VAT bez znaczenia pozostaje techniczna forma realizacji wymogów określonych w tym przepisie - jeżeli metoda archiwizacji zapewnia spełnienie warunków wynikających z treści art. 112a (warunki te zostały szczegółowo omówione w stanowisku Wnioskodawcy przedstawionym odnośnie do pytania 2) to bez znaczenia powinien być fakt, czy archiwizacja dokonywana jest fizycznie (papierowo) czy elektronicznie (w formie plików PDF).

W ocenie Wnioskodawcy, System Archiwizacji, jak wskazano to w uzasadnieniu do pytania 1 i 2 powyżej, spełnia formalne wymogi dotyczące sposobu archiwizowania faktur zakupowych. W efekcie Spółka uważa, iż zastosowanie Systemu Archiwizacji (w tym m.in. przeniesienie do Systemu Archiwizacji faktur papierowych, które następnie zostaną poddane procesowi utylizacji, tj. zostaną zniszczone) nie powinno mieć wpływu na możliwość realizacji bądź utrzymanie już zrealizowanego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego. Dla oceny prawidłowości stanowiska Spółki w tym zakresie należy przy tym założyć, iż faktury zakupowe dotyczyć będą takich sytuacji, w przypadku których Spółce obiektywnie powinno przysługiwać prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, tj. faktury zakupowe dokumentować będą wydatki związane z prowadzeniem przez Spółkę działalności opodatkowanej VAT, a jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne uniemożliwiające odliczenie podatku (np. wydatki dotyczyć będą usług noclegowych i gastronomicznych).

Wnioskodawca zwraca uwagę, że przedstawione powyżej stanowisko Spółki w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur archiwizowanych elektronicznie zostało potwierdzone przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 30 maja 2014 r. sygn. IPPP3/443-225/14-2/IG.

Ponadto, prawidłowość stanowiska Wnioskodawcy potwierdzają dodatkowo następujące interpretacje indywidualne: sygn. IPTPP2/443-106/13-4/PR wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 22 kwietnia 2013 r. oraz sygn. IPPP1/443-375/13-3/MP wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27 maja 2013 r. Przedmiotowe interpretacje referują wprawdzie do przepisów dotyczących archiwizowania, które w 2013 r. funkcjonowały w ramach rozporządzenia wykonawczego do ustawy o VAT, niemniej treść tych przepisów nie uległa istotnym zmianom przy okazji wprowadzenia ich bezpośrednio do treści ustawy o VAT, co miało miejsce 1 stycznia 2014 r. Stąd, zdaniem Wnioskodawcy, sposób interpretacji tych przepisów pozostaje aktualny również na gruncie obecnie obowiązujących przepisów.

Mając na uwadze powyższe, Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości jej stanowiska, jak wskazano na wstępie.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ww. ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ww. ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 cyt. ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 cyt. ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojecie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ww. ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionej treści wniosku wynika, że Wnioskodawca w związku z zakupami dokonywanymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie monitorowania badań klinicznych oraz świadczenia usług o charakterze marketingowym otrzymuje od dostawców w formie papierowej lub elektronicznej faktury, faktury korygujące oraz duplikaty tych faktur dokumentujące zakup towarów bądź usług. Spółka planuje zbudowanie systemu archiwizacji faktur zakupowych na podstawie dostępnych Spółce funkcjonalności systemu SAP oraz schematu obiegu dokumentów. W ramach Systemu Archiwizacji zastosowane zostaną następujące procesy umożliwiające powiązanie faktu otrzymania faktury zakupowej z faktyczną dostawą towarów lub świadczeniem usług nabywanych przez Spółkę:

*   podstawowym systemem odpowiedzialnym za archiwizację faktur będzie system SAP;
*   dostęp do systemu SAP jest zabezpieczony indywidualnymi hasłami i loginami oraz dodatkowo, wyłącznie ograniczona grupa pracowników będzie mogła korzystać z systemu SAP (przy czym różni pracownicy mogą mieć różne stopnie uprawnień do przeprowadzania poszczególnych operacji w systemie);
*   historia dostępu do kont i rodzaje działań podejmowanych przez danego użytkownika są monitorowane i mogą być odtworzone;
*   system SAP umożliwia powiązanie dokumentu zamówienia (Purchase Order) z fakturą odpowiadającą temu zamówieniu oraz realizacją płatności (płatności realizowane są automatycznie, tj. po akceptacji danej faktury ustalany jest termin realizacji płatności i płatność ta dokonywana jest automatycznie);
*   system SAP umożliwia łatwe wyszukiwanie faktur m.in. po numerze faktury, rodzaju/nazwie dostawcy, wymaganych datach, określonym przedziale czasowym, unikalnym numerze kontrahenta (sprzedawcy) itp.;
*   system SAP umożliwia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe;
*   system SAP umożliwia również pobór danych z faktur zakupowych, tj. możliwe jest zarówno wyeksportowanie danych zawartych na poszczególnych fakturach (w formie ustrukturyzowanego pliku tekstowego bądź pliku w formacie MS Excel) oraz pozyskanie faktycznych załączników (tj. plików PDF - skanów faktur papierowych lub faktur elektronicznych);
*   system SAP zapewnia czytelność przechowywanych faktur zakupowych, tj. możliwy jest zarówno podgląd faktury na ekranie monitora (jako plik PDF) jak również wydrukowanie danego pliku PDF - obraz bądź wydruk będzie zasadniczo identyczny z fakturą pierwotną (system SAP nie ingeruje w żaden sposób w treść faktur zakupowych - poprzez zachowanie integralności treści faktur zakupowych system SAP zapewnia możliwość odczytu danych z przedmiotowych faktur przez cały okres ich przechowywania).

Celem wprowadzenia Systemu Archiwizacji byłoby m.in. wyeliminowanie kosztów związanych z archiwizacją papierowych wersji faktur zakupowych. Oznacza to, że po wprowadzeniu Systemu Archiwizacji Spółka planuje dokonać utylizacji (zniszczenia) tych papierowych faktur zakupowych, które zostaną objęte Systemem Archiwizacji. Spółka zaznacza ponadto, że skany papierowych wersji faktur zakupowych będą zawierały identyczną treść, jaka była zawarta na formie papierowej tej faktury. Faktura zakupowa zapisana jako załącznik w systemie SAP nie będzie mogła być w żaden sposób zmodyfikowana. W dowolnym momencie Spółka będzie mogła odczytać zarchiwizowaną w formie elektronicznej fakturę oraz ją wydrukować. Przy czym, Wnioskodawca wskazał, że kontrole biznesowe, które planuje wdrożyć i stosować w ramach Systemu Archiwizacji będą zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur zakupowych.

Faktury objęte Systemem Archiwizacji będą przechowywane poza terytorium Polski (tj. serwery odpowiedzialne za obsługę systemu SAP znajdować się będą poza terytorium Polski) oraz lokalnie (tj. w ramach dodatkowej, awaryjnej procedury archiwizacji, faktury zakupowe będą przechowywane na serwerach i/lub dyskach twardych zlokalizowanych w Polsce). Dostęp do zasobów obu archiwów możliwy będzie lokalnie (tj. za pośrednictwem przygotowanego przez Spółkę stanowiska komputerowego lub poprzez przekazanie danych na odpowiednio zabezpieczonym nośniku danych).

Wobec prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej i elektronicznej należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Ponadto w art. 112 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług został przewidziany dodatkowy warunek dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju. Dotyczy on umożliwienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych dostępu on-line do tych faktur.

W niniejszych okolicznościach wskazano, że kontrole biznesowe, które planuje wdrożyć i stosować Wnioskodawca w ramach Systemu Archiwizacji będą zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur zakupowych. W systemie stosowanym przez Wnioskodawcę faktury zakupowe będą przechowywane w sposób umożliwiający ich wyodrębnienie w podziale m.in. na okresy rozliczeniowe. Ponadto System ten umożliwia łatwe wyszukiwanie faktur w oparciu o różnorodne parametry, takie jak np. numer faktury, nazwa dostawcy, określony przedział czasowy, unikalny numer kontrahenta (sprzedawcy) itp. System Archiwizacji pozwala na wgląd do faktur z wybranych okresów rozliczeniowych, co stwarza możliwość zapewnienia, na żądanie organów, bezzwłocznego dostępu do przechowywanych w elektronicznej bazie faktur. System ten ponadto umożliwia przetwarzanie i pobór danych zawartych w fakturach zakupowych. Dane dotyczące poszczególnych faktur dostępne w systemie SAP umożliwiają wyeksportowanie wartości wynikających z poszczególnych pól faktur zakupowych. Tym samym możliwe jest elektroniczne przetwarzanie danych wynikających z poszczególnych faktur zakupowych. Dodatkowo w związku z przechowywaniem w formie elektronicznej faktur poza terytorium kraju Wnioskodawca umożliwia dostęp do zasobów poprzez umożliwienie organom podatkowym lub organom kontroli podatkowej dostępu do Systemu Archiwizacji poprzez specjalny punkt dostępu (stanowisko komputerowe przygotowane przez Spółkę, umożliwiające dostęp do Systemu Archiwizacji) lub poprzez przekazanie danych na odpowiednio zabezpieczonym nośniku (np. szyfrowany pendrive), zgodnie z zakresem żądania kontrolujących.

Przy czym, w tym zakresie Wnioskodawca podkreśla, że umożliwienie stałego (ciągłego) dostępu do wszystkich zasobów Systemu Archiwizacji w środowisku on-line (np. poprzez sieć Internet) wiązałoby się z wysokim ryzykiem naruszenia bezpieczeństwa zasobów informatycznych Spółki, w tym również integralności treści oraz autentyczności pochodzenia przechowywanych faktur zakupowych. Umożliwienie dostępu z zewnątrz (za pośrednictwem sieci Internet) do Systemu Archiwizacji spowodowałoby, że taka funkcjonalność mogłaby potencjalnie zostać wykorzystana w celu nielegalnego pozyskania wrażliwych danych Spółki. Aby wyeliminować powyższe ryzyko Spółka planuje zapewnić dostęp on-line do faktur zakupowych z wykorzystaniem innych narzędzi niż sieć Internet. Narzędziami takimi będą odpowiednio: przygotowane przez Spółkę stanowisko dostępu lub nośnik zawierający wymagane przez kontrolujących dane.

Należy zauważyć, że interpretacja użytego w przepisie zwrotu „dostęp on-line” nie oznacza pełnego, stałego i ciągłego dostępu do przechowywanych w formie elektronicznej faktur. Podatnik na żądanie odpowiedniego organu jest zobowiązany umożliwić za pomocą środków elektronicznych dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju. Tak więc wymóg dostępu on-line do faktur należy rozumieć jako obowiązek umożliwienia dostępu on-line w przypadku zgłoszenia takiego żądania przez organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej. Przy czym, dostęp ten powinien być spełniony za pomocą środków elektronicznych przy wykorzystaniu łączy komunikacyjnych np. internetu.

Dla potwierdzenia takiej interpretacji przepisu można wskazać na uzasadnienie zawarte w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego o sygn. I FSK 1612/07 z dnia 26 lutego 2009 r., przywołanym również przez Wnioskodawcę, w którym Sąd stwierdził, że „podatnik ma udostępnić organowi w swojej siedzibie, w godzinach prowadzenia działalności, stanowisko komputerowe, które pozwala mu - w zakresie objętym kontrolą podatkową – do nieograniczonego dostępu elektronicznego do faktur elektronicznych podatnika i jego kontrahentów, przechowywanych przez tegoż podatnika, a w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez ten organ.

Jedynie za zgodą podatnika istnieje możliwość dostępu do e-faktur - jako czynności kontrolnej - w siedzibie organu, co oznacza, że podatnik może zgodzić się na dostęp do nich za pośrednictwem stosownego systemu teleinformatycznego, takiego jak np. Internet. Nie wyklucza to również możliwości udostępnienia tych faktur - za dany okres rozliczeniowy objęty kontrolą - na elektronicznych nośnikach informacji, np. poprzez przekazanie płyty CD lub pamięci USB (tzw. pendrive)”.

Tak więc, ze względu na wskazane okoliczności w świetle przywołanych przepisów należy stwierdzić, że przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej jak również w formie elektronicznej w formie elektronicznej archiwizacji faktur – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu on-line do faktur zakupowych na żądanie odpowiedniego organu z wykorzystaniem innych narzędzi niż sieć Internet jak również pozostałych warunków określonych w art. 106m i art. 112a ustawy o VAT – jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu archiwizacji niezależnie od formy, w jakiej Spółka otrzymała bądź będzie otrzymywać faktury zakupowe (tj. jako faktury papierowe lub jako faktury elektroniczne).

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych należało uznać za prawidłowe.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 tej ustawy.

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/ elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności należy uznać, że faktury zakupowe przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur zakupowych, które zostaną objęte Systemem Archiwizacji nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie należało uznać za prawidłowe.

Organ informuje, że w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1 wydane zostało odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania niniejszej interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2012 r. poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.