Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPB1/4511-88/16/WM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2016-04-22
Teza: Możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu, kosztów poniesionych na rzecz pozwanego, kosztów zastępstwa procesowego, oraz kosztów zatrzymanego wadium?
Słowa kluczowe: koszt-koszty zastępstwa procesowego; wadium
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 5 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 19 stycznia 2016 r. (data wpływu 27 stycznia 2016 r.) uzupełnionym pismem z dnia 6 kwietnia 2016 r. (data wpływu 11 kwietnia 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu:

*   zatrzymanego wadium oraz zasądzonych kosztów postępowania – **jest nieprawidłowe;**
*   kosztów zastępstwa procesowego - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 27 stycznia 2016 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu zatrzymanego wadium oraz kosztów postępowania i kosztów zastępstwa procesowego.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca od dnia 1 kwietnia 2000 r. prowadzi firmę budowlaną, której działalność polega na budowie i remontach różnego rodzaju obiektów budowlanych. W dniu 5 marca 2014 r. Wnioskodawca wziął udział w postępowaniu przetargowym o udzielenie zamówienia publicznego, wpłacił wadium w kwocie 13.000 zł.

Po otwarciu ofert okazało się, że oferta Wnioskodawcy znalazła się na 8 pozycji, nie miał żadnych szans na realizację inwestycji i podpisanie umowy o wykonawstwo. Zgodnie z wymogami Zamawiający zażądał od Wnioskodawcy uzupełnienia dokumentacji przetargowej. Ww. dokumentację uzupełnił, jednak Inwestor uznał, iż dokumentacja była niewystarczająca i zatrzymał wadium.

W związku z tym Wnioskodawca wystąpił z wnioskiem do Sądu Rejonowego o zwrot wadium. Sąd I instancji nakazał Zamawiającemu zwrot wadium, jednak Zamawiający odwołał się od wyroku. W następstwie odwołania Sąd Rejonowy uznał powództwo za przedwczesne i odrzucił pozew Wnioskodawcy przeciwko Gminie Miasta. W związku z tym Wnioskodawca złożył zażalenie na wyrok sądu do sądu II instancji, jednak zażalenie zostało odrzucone.

Całe to postępowanie wygenerowało koszty. Sąd wezwał Wnioskodawcę do zapłaty na rzecz pozwanego kwoty 2.417 zł. Ponadto Wnioskodawca poniósł koszty zastępstwa procesowego.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał:

Pismem z dnia 1 kwietnia 2014 r. (doręczone 3 kwietnia 2014 r.) został wezwany do złożenia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu. W wezwaniu wskazano, że załączone do oferty dokumenty (wykaz robót i referencje) nie potwierdzają spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia, a także, że w związku z tym, iż przedmiotowe postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego było wszczęte w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2013 r., poz. 231), zatem w miejsce dowodów, którymi są poświadczenia, o których mowa w paragrafie 1 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia, dopuszczalne było przedłożyć dokumenty potwierdzające wykonanie robót budowlanych zgodnie z zasadami sztuki budowlanej określone w paragrafie 1 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2009 r., nr 226, poz. 1817). Dodatkowo w piśmie wskazano, że do oferty nie został załączony aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.

Mimo przytoczonego prawa do złożenia dokumentów w formie i zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. dnia 2 kwietnia 2014 r. Wnioskodawca udał się do instytucji, dla których wykonywane były prace po stosowne poświadczenia. Odebrane dokumenty zostały przesłane faxem kolejnego dnia tj. 4 kwietnia 2014 r., które to poświadczenia zawierały wymagane sformułowanie: „Powierzone prace zostały wykonane zgodnie z projektem i sztuką budowlaną" oraz informacje o wykonanych robotach elewacyjnych, a także odpis z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Jednocześnie dokumenty zostały przesłane do pozwanego tego samego dnia przesyłką priorytetową.

Tego samego dnia skontaktował się z Wnioskodawcą pracownik Urzędu Miasta, przez którego Wnioskodawca został poinformowany, że przesłane dokumenty w dalszym ciągu nie spełniają oczekiwań zamawiającego, ponieważ nie zawierają jeszcze jednego sformułowania o prawidłowym ukończeniu prac budowlanych oraz o nieprawidłowym opatrzeniem datą odpisu z CEIDG (tj. 27 marca 2014 r.). W rozmowie telefonicznej, pracownik Urzędu Miasta przekazał Wnioskodawcy informację, iż w przypadku nieuzupełnienia kolejny raz dokumentów przysługuje zamawiającemu prawo do weryfikacji informacji zamieszczonych w przekazanych dokumentach bezpośrednio w instytucjach, które je wystawiły. Z prawa tego zamawiający skorzystał (zeznania pracownika Urzędu Gminy przed Sądem). Wobec powyższej informacji w dniu 4 kwietnia 2014 r. Wnioskodawca po raz kolejny wystąpił do instytucji dla których prace były przez jego firmę wykonywane o wydanie po raz kolejny poświadczeń w odpowiedniej formie i brzmieniu zgodnym z rozporządzeniem.

Poświadczenia te oraz odpis z CEIDG opatrzony datą 14 stycznia 2014 r. niezwłocznie po ich uzyskaniu przesłane zostały faxem 4 kwietnia 2014 r. godz. 12.26 a następnie złożone osobiście przez Wnioskodawcę około godz. 13.00.

Zatem wykonane zostało wszystko, aby dochować należytej staranności w postępowaniu przetargowym, jak również wszystkie żądane dokumenty do zamawiającego zostały dostarczone w możliwym czasie do otrzymania dokumentów.

Informacja o niewystarczającym uzupełnieniu dokumentów została przekazana przez pracownika Urzędu Miasta drogą telefoniczną.

Wnioskodawca wskazał również na treść orzeczeń: „Sankcja zatrzymania wadium nie może być stosowana wobec wykonawcy, który w dobrej wierze doręczył zamawiającemu dokumenty, niepotwierdzające jednak w ocenie zamawiającego spełnienie wymagań dotyczących uczestnictwa w przetargu" (Wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 18 czerwca 2013 r., V ACa 261/2013) oraz „Należy przyjąć, że złożenie dokumentów lub oświadczeń, które wprawdzie nie potwierdzają spełnienia warunków udziału w postępowaniu lub zawierają braki, wyklucza sankcję zatrzymania wadium (Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 1 lutego 2013r. V ACa 664/2012.

W świetle przytoczonych wyroków nawet w przypadku kiedy zamawiający uzna niewystarczające uzupełnienie dokumentów nie ma prawa do zatrzymania wadium.

Zażalenie o którym mowa powyżej zostało złożone do wyroku Sądu Rejonowego na Postanowienie Sądu, ponieważ Sąd nie wydał wyroku, a wydał jedynie postanowienie o przedwczesnym powództwie. Zatem zgodnie z prawem Wnioskodawcy przysługiwało jedynie prawo do zażalenia na postanowienie Sądu Rejonowego do Sądu Okręgowego. Co ewentualnie mogło wnieść przywrócenie sprawy do ponownego rozpatrzenia przez Sąd Rejonowy.

O tym, że właściwym organem do rozstrzygania tego typu spraw jest Krajowa Izba Odwoławcza uznał Sąd I Instancji tj. Sąd Rejonowy Wydział Gospodarczy.

Do Krajowej Izby Odwoławczej wystąpić można zgodnie z prawem w określonych terminach: Odwołanie wnosi się w terminie:

1.  5 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli zostało ono przesłane faksem lub drogą elektroniczną, lub
2.  10 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli zostało ono przesłane pisemnie.

W związku z powyższym po zakończeniu sprawy sądowej nie przysługiwało już Wnioskodawcy prawo do odwołania.

Wnioskodawca wskazał również, że zamówienia pozyskuje głównie poprzez udział w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych. Tak więc jego odbiorcami są głównie jednostki Samorządu Terytorialnego. Poniesione koszty z tytułu: wpłaconego wadium, kosztów poniesionych na rzecz pozwanego, kosztów zastępstwa procesowego, to koszty zmierzające do obrony majątku i zabezpieczenia źródła przychodu. Są one poniesione w celu ochrony interesów firmy Wnioskodawcy i związane są z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością. Koszty te, poniesione zostały aby przychody w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby to źródło przychodów nadal istniało i gwarantowało bezpieczne funkcjonowanie. Poniesienie kosztów było konieczne w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości. Wnioskodawca uważa, że dochował należytej staranności, aby sprostać wymaganiom Zamawiającego. Zatrzymanie wadium przez Zamawiającego skutkowało brakiem możliwości udziału w kolejnych zamówieniach, ze względu na brak środków na zabezpieczenie kolejnych wadiów.

**W związku z powyższym opisem zadano pytanie** dotyczące możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu, kosztów poniesionych na rzecz pozwanego, kosztów zastępstwa procesowego, oraz kosztów zatrzymanego wadium?

Wnioskodawca zwrócił uwagę, że koszty te związane były z dochodzeniem bezprawnie zatrzymanego wadium. Jednak zgodnie z uzasadnieniem Sądu właściwym organem dla rozstrzygania tego typu spraw jest Krajowa Izba Odwoławcza.

Ponadto, przedstawiając własne stanowisko w sprawie, Wnioskodawca wskazał, że współpracuje on głównie z jednostkami samorządu terytorialnego. Brał udział w postępowaniu przetargowym w celu uzyskania źródła przychodu.

Pozwał Urząd w celu odzyskania utraconego wadium, (kwota 13.000 zł w przypadku firmy Wnioskodawcy jest znacząca), co było pośrednio związane z zachowaniem źródła przychodu, oraz z dochodzeniem bezprawnie zatrzymanych środków.

W związku z tym, że art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. nie wymienia ww. wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów, natomiast art. 22 ust.1 ww. ustawy pozwala na zaliczenie do kosztów poniesionych wydatków mających związek z zabezpieczeniem źródła przychodu.

Wnioskodawca uważa, że koszty zastępstwa procesowego, zasądzony zwrot kosztów oraz zatrzymane wadium na rzecz Urzędu jest kosztem uzyskania przychodu, związanym bezpośrednio z działalnością firmy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu:

*   zatrzymanego wadium oraz zasądzonych kosztów postępowania – **jest nieprawidłowe;**
*   kosztów zastępstwa procesowego - **jest prawidłowe.**

Stosownie do treści art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby zatem dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

*   musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
*   nie może być wymieniony w art. 23 ww. ustawy, wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów,
*   musi być należycie udokumentowany.

Powyższe oznacza, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. Wydatki muszą być zatem związane z wykonywaną działalnością gospodarczą i poniesione w celu uzyskania przychodów z tej działalności i nie mogą być wymienione w katalogu wydatków nie uznawanych za taki koszt. Niespełnienie którejkolwiek z wyżej wskazanych przesłanek wyklucza możliwość zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób, gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu nie dopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości.

Z prowadzeniem działalności gospodarczej związane jest pewne ryzyko gospodarcze związane z podejmowaniem mniej lub bardziej trafnych ekonomicznie decyzji gospodarczych. Jednakże działalność podmiotu gospodarczego powinna cechować dbałość przy podejmowaniu powyższych decyzji i zachowanie należytej staranności przy tak w procesie decyzyjnym jak i wykonawczym.

Ze względu na różnorodność występujących sytuacji, zaliczenie konkretnego wydatku do kosztów uzyskania przychodów powinno być każdorazowo oceniane indywidualnie w aspekcie: całokształtu prowadzonej działalności gospodarczej, okoliczności, które przyczyniły się do powstania wydatku, końcowego rachunku ekonomicznego oraz podjętych działań zabezpieczających.

Podatnik nie może bezkrytycznie kwalifikować do kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków, będących następstwem jego niewłaściwego lub nieracjonalnego działania, bądź też będących następstwem niezachowania przez niego należytej staranności. Ryzyko prowadzonej działalności gospodarczej ponosi podatnik i nie ma możliwości przenoszenia tego ryzyka na budżet państwa w postaci zmniejszenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym, poprzez zaliczenie w koszty poniesionych wydatków.

Wadium jest instytucją prawa cywilnego i zdefiniowane zostało art. 704 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 2014 r., poz. 121 ze zm.).

Zgodnie z art. 704 § 1 i § 2 Kodeksu, w warunkach aukcji albo przetargu można zastrzec, że przystępujący do aukcji albo przetargu powinien, pod rygorem niedopuszczenia do nich, wpłacić organizatorowi określoną sumę albo ustanowić odpowiednie zabezpieczenie jej zapłaty (wadium).

Jeżeli uczestnik aukcji albo przetargu, mimo wyboru jego oferty, uchyla się od zawarcia umowy, której ważność zależy od spełnienia szczególnych wymagań przewidzianych w ustawie, organizator aukcji albo przetargu może pobraną sumę zachować albo dochodzić zaspokojenia z przedmiotu zabezpieczenia. W pozostałych wypadkach zapłacone wadium należy niezwłocznie zwrócić, a ustanowione zabezpieczenie wygasa. Jeżeli organizator aukcji albo przetargu uchyla się od zawarcia umowy, ich uczestnik, którego oferta została wybrana, może żądać zapłaty podwójnego wadium albo naprawienia szkody.

Wadium służy zatem do zabezpieczenia interesów obu stron umowy. Dzięki niemu każda ze stron zabezpiecza się na wypadek zerwania umowy przez drugą stronę. Strona która nie wykona swojego zobowiązania traci wpłacone wadium.

W myśl art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 28 maja 2013 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.) - w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2014 r. zamawiający zwraca wadium wszystkim wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, z zastrzeżeniem ust. 4a.

Zgodnie z ust. 4a, zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3, z przyczyn leżących po jego stronie, nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1, pełnomocnictw, listy podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5, lub informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej, lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust. 2 pkt 3, co powodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez wykonawcę jako najkorzystniejszej.

Dla uzyskania statusu wydatku jako kosztu uzyskania przychodu o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koniecznym jest zaistnienie związku przyczynowego między poniesionym wydatkiem, a celem, jakim jest osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów.

Zauważyć przy tym należy, iż to na podatniku spoczywa ciężar wykazania ww. związku przyczynowego pomiędzy ponoszonymi wydatkami, a osiąganymi przychodami oraz okoliczności, iż ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, bądź na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza. Wykazanie takiego związku jest warunkiem koniecznym dla uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu.

W tym też zakresie, na gruncie przedmiotowej sprawy istotnym jest ustalenie, czy Wnioskodawca w trakcie postępowania o zamówienie publiczne dochował należytej staranności i podjął wszystkie niezbędne działania, świadczące o spełnieniu żądań zamawiającego, wynikających z niepodlegających interpretacji indywidualnej, przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, jak również dochował należytej staranności w celu wyegzekwowania od zamawiającego zatrzymanego wadium.

Ze stanu faktycznego przedstawionego we wniosku wynika, że Wnioskodawca od dnia 1 kwietnia 2000 r. prowadzi firmę budowlaną, której działalność polega na budowie i remontach różnego rodzaju obiektów budowlanych. W dniu 5 marca 2014 r. Wnioskodawca wziął udział w postępowaniu przetargowym o udzielenie zamówienia publicznego, wpłacił wadium w kwocie 13.000 zł.

Po otwarciu ofert okazało się, że oferta Wnioskodawcy znalazła się na 8 pozycji, nie miał żadnych szans na realizację inwestycji i podpisanie umowy o wykonawstwo. Zgodnie z wymogami Zamawiający zażądał od Wnioskodawcy uzupełnienia dokumentacji przetargowej. Ww. dokumentację uzupełnił, jednak Inwestor uznał, iż dokumentacja była niewystarczająca i zatrzymał wadium. W treści uzupełnienia wniosku, Wnioskodawca wskazał ponadto, że pismem z dnia 1 kwietnia 2014 r. (doręczone 3 kwietnia 2014 r.) został wezwany do złożenia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu. W wezwaniu wskazano, że załączone do oferty dokumenty (wykaz robót i referencje) nie potwierdzają spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia, a także, że w związku z tym, iż przedmiotowe postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego było wszczęte w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2013 r., poz. 231), zatem w miejsce dowodów, którymi są poświadczenia, o których mowa w paragrafie 1 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia, dopuszczalne było przedłożyć dokumenty potwierdzające wykonanie robót budowlanych zgodnie z zasadami sztuki budowlanej określone w paragrafie 1 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2009 r., nr 226, poz. 1817). Dodatkowo w piśmie wskazano, że do oferty nie został załączony aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.

Mimo przytoczonego prawa do złożenia dokumentów w formie i zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. dnia 2 kwietnia 2014 r. Wnioskodawca udał się do instytucji, dla których wykonywane były prace po stosowne poświadczenia. Odebrane dokumenty zostały przesłane faxem kolejnego dnia tj. 4 kwietnia 2014 r., które to poświadczenia zawierały wymagane sformułowanie: „Powierzone prace zostały wykonane zgodnie z projektem i sztuką budowlaną" oraz informacje o wykonanych robotach elewacyjnych, a także odpis z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Jednocześnie dokumenty zostały przesłane do pozwanego tego samego dnia przesyłką priorytetową.

Tego samego dnia skontaktował się z Wnioskodawcą pracownik Urzędu Miasta, przez którego Wnioskodawca został poinformowany, że przesłane dokumenty w dalszym ciągu nie spełniają oczekiwań zamawiającego, ponieważ nie zawierają jeszcze jednego sformułowania o prawidłowym ukończeniu prac budowlanych oraz o nieprawidłowym opatrzeniem datą odpisu z CEIDG (tj. 27 marca 2014 r.). W rozmowie telefonicznej, pracownik Urzędu Miasta przekazał Wnioskodawcy informację, iż w przypadku nieuzupełnienia kolejny raz dokumentów przysługuje zamawiającemu prawo do weryfikacji informacji zamieszczonych w przekazanych dokumentach bezpośrednio w instytucjach, które je wystawiły. Z prawa tego zamawiający skorzystał (zeznania pracownika Urzędu Gminy przed Sądem). Wobec powyższej informacji w dniu 4 kwietnia 2014 r. Wnioskodawca po raz kolejny wystąpił do instytucji dla których prace były przez jego firmę wykonywane o wydanie po raz kolejny poświadczeń w odpowiedniej formie i brzmieniu zgodnym z rozporządzeniem.

Poświadczenia te oraz odpis z CEIDG opatrzony datą 14 stycznia 2014 r. niezwłocznie po ich uzyskaniu przesłane zostały faxem 4 kwietnia 2014 r. godz. 12.26 a następnie złożone osobiście przez Wnioskodawcę około godz. 13.00.

Zatem, w ocenie Wnioskodawcy, wykonane zostało wszystko, aby dochować należytej staranności w postępowaniu przetargowym, jak również wszystkie żądane dokumenty do zamawiającego zostały dostarczone w możliwym czasie do otrzymania dokumentów.

Informacja o niewystarczającym uzupełnieniu dokumentów została przekazana przez pracownika Urzędu Miasta drogą telefoniczną.

W związku z tym Wnioskodawca wystąpił z wnioskiem do Sądu Rejonowego o zwrot wadium. Sąd I instancji nakazał Zamawiającemu zwrot wadium, jednak Zamawiający odwołał się od wyroku. W następstwie odwołania Sąd Rejonowy uznał powództwo za przedwczesne i odrzucił pozew Wnioskodawcy przeciwko Gminie Miasta. W związku z tym Wnioskodawca złożył zażalenie na wyrok sądu do sądu II instancji (Sądu Okręgowego), jednak zażalenie zostało odrzucone.

Zażalenie o którym mowa powyżej zostało złożone do wyroku Sądu Rejonowego na Postanowienie Sądu, ponieważ Sąd nie wydał wyroku, a wydał jedynie postanowienie o przedwczesnym powództwie. Zatem zgodnie z prawem Wnioskodawcy przysługiwało jedynie prawo do zażalenia na postanowienie Sądu Rejonowego do Sądu Okręgowego. Co ewentualnie mogło wnieść przywrócenie sprawy do ponownego rozpatrzenia przez Sąd Rejonowy.

O tym, że właściwym organem do rozstrzygania tego typu spraw jest Krajowa Izba Odwoławcza uznał Sąd I Instancji tj. Sąd Rejonowy Wydział Gospodarczy.

Do Krajowej Izby Odwoławczej wystąpić można zgodnie z prawem w określonych terminach: Odwołanie wnosi się w terminie:

1.  5 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli zostało ono przesłane faksem lub drogą elektroniczną, lub
2.  10 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli zostało ono przesłane pisemnie.

W związku z powyższym po zakończeniu sprawy sądowej nie przysługiwało już Wnioskodawcy prawo do odwołania.

Całe to postępowanie wygenerowało koszty. Sąd Okręgowy wezwał Wnioskodawcę do zapłaty na rzecz pozwanego kwoty 2.417 zł. Ponadto Wnioskodawca poniósł koszty zastępstwa procesowego.

Z przedstawionego powyżej stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca pomimo starań i aktywności ze swojej strony w kierunku uzupełnienia dokumentacji przetargowej zgodnego z żądaniem zamawiającego nie dostarczył zamawiającemu żądanych przez niego w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dokumentów. Powyższe zatem, stanowi przesłankę przemawiającą za uznaniem, iż to z przyczyn leżących po stronie Wnioskodawcy doszło do zatrzymania wadium przez zamawiającego. Wnioskodawca nie dochował należytej staranności wymaganej w postępowaniu przetargowym, co było bezpośrednią przyczyną zachowania wadium przez zamawiającego.

Wnioskodawca nie odwołał się od decyzji zamawiającego o zatrzymaniu wadium do właściwego organu, tj. do Krajowej Izby Odwoławczej. Odwołanie takie przysługuje, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych do Krajowej Izby Odwoławczej. W myśl bowiem z art. 180 ust. 1 Prawo zamówień publicznych, odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy czynności zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy.

Wnioskodawca wskazał we wniosku natomiast, że zamówienia pozyskuje głównie poprzez udział w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych. Tak więc jego odbiorcami są głównie jednostki Samorządu Terytorialnego. Podstawowym aktem prawnym, którego znajomość w toku postepowania o udzielenie zamówień publicznych jest ustawa Prawo zamówień publicznych, a zatem powoływanie się na brak możliwości odwołania od decyzji zamawiającego o zatrzymaniu wadium, z uwagi na upływ terminów do wniesienia takiego odwołania, nie znajduje uzasadnienia.

Składając oferty w postępowaniach przetargowych o udzielenie zamówienia publicznego, Wnioskodawca winien zaznajomić się ze specyfiką zawierania umów handlowych w ramach zamówień publicznych oraz toku instancji w przypadku zaistniałych sporów. Brak znajomości prawa w tym zakresie, nie stanowi uzasadnienia dla zaliczenia powstałych w związku z tym wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Jak wskazano to powyżej, działalność podmiotu gospodarczego powinna cechować dbałość przy podejmowaniu decyzji i zachowanie należytej staranności, tak w procesie decyzyjnym jak i wykonawczym. Podmiot gospodarczy nie może przenosić skutków ekonomicznych swoich niewłaściwych decyzji, na skarb państwa, poprzez obniżenie podstawy opodatkowania o wskazany we wniosku wydatek.

Stwierdzić zatem należy, iż wydatki, związane z zapłatą zatrzymanego wadium oraz kosztów przegranego procesu sądowego nie zostały poniesione w celu uzyskania przychodu. Zapłaty przedmiotowych kwot nie sposób również uznać za działanie w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Zgodnie z cytowanym przepisem – art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wyłącznie taki cel poniesienia wydatku umożliwia jego zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów. Jak wykazano, przepadek wadium oraz konieczność zapłaty zasądzonych kosztów postępowania były spowodowane działaniem Wnioskodawcy i nie można wydatków tych uznać za poniesione w celu uzyskania przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła tego przychodu.

Natomiast, poniesienie wydatków związanych z zapłatą kosztów zastępstwa procesowego na obronę swych praw i z zamiarem wyegzekwowania należności było uzasadnione. W tym stanie rzeczy, poniesienie kosztów zastępstwa procesowego miało na celu odzyskanie zatrzymanego przez zamawiającego wadium. Tym samym poniesienie wydatków z tego tytułu ma swoje racjonalne i ekonomiczne uzasadnienie i służy zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Zatem stwierdzić należy, że koszty zastępstwa procesowego, spełniają przesłanki o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej.

Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny (zdarzenie przyszłe) jest zgodny ze stanem rzeczywistym. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne. Jeżeli w toku ewentualnego postępowania – właściwy organ – ustali, że przedstawiony we wniosku stan faktyczny jest odmienny od rzeczywistego, to wydana interpretacja nie będzie chroniła Wnioskodawcy w zakresie dotyczącym rzeczywiście zaistniałego stanu faktycznego.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy ul. Jana Kazimierza 5, 85-035 Bydgoszcz po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.