Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT1-3.4012.393.2021.3.JM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-09-07
Teza: W zakresie: możliwości przechowywania wyłącznie w postaci elektronicznej faktur i innych dokumentów dokumentujących zakupy towarów i usług, uprawniających do odliczenia podatku VAT i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych; prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i innych dokumentów dokumentujących zakupy towarów i usług, w sytuacji gdy będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: dokumenty-dokumenty celne; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-odliczenie podatku od towarów i usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r., poz. 1540) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 20 maja 2021 r. (data wpływu 25 maja 2021 r.), uzupełnionym pismem z 1 września 2021 r. (data wpływu) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

*   możliwości przechowywania wyłącznie w postaci elektronicznej faktur i innych dokumentów dokumentujących zakupy towarów i usług, uprawniających do odliczenia podatku VAT i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych **– jest prawidłowe;**

*   prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i innych dokumentów dokumentujących zakupy towarów i usług, w sytuacji gdy będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej **– jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

25 maja 2021 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

*   możliwości przechowywania wyłącznie w postaci elektronicznej faktur i innych dokumentów dokumentujących zakupy towarów i usług, uprawniających do odliczenia podatku VAT i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych;

*   prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i innych dokumentów dokumentujących zakupy towarów i usług, w sytuacji gdy będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej

oraz dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych.

Ww. wniosek został uzupełniony pismem z 1 września 2021 r. (data wpływu) o doprecyzowanie opisu sprawy i dodatkową opłatę od wniosku.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe

(ostatecznie przedstawione w uzupełnieniu wniosku).

Spółka jest czynnym podatnikiem VAT i działa w sektorze spożywczym. W ramach prowadzonej działalności Spółka otrzymuje od kontrahentów i wysyła do odbiorców faktury i inne dokumenty, zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. W ciągu miesiąca Spółka otrzymuje dużą ilość faktur papierowych, które obecnie przechowywane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami. Spółka również wystawia dużo faktur sprzedaży, które również są przechowywane w formie papierowej. Spółka większość faktur zakupowych otrzymywać będzie drogą elektroniczną na wskazany adres mailowy. Faktury w formie papierowej wpływają do sekretariatu. Wszystkie dokumenty przed ujęciem w księgach wymagają podwójnego akceptu pracowników wskazanych w procedurze wewnętrznej Spółki. Faktury sprzedaży wystawiane są na podstawie dokumentów WZ i przesyłane do klientów drogą elektroniczną lub w formie papierowej. Cały proces archiwizacji i księgowania odbywa się w siedzibie Spółki w (…) . Mając na uwadze wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja staje się coraz trudniejsza i wiąże się z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum. W chwili obecnej prowadzone są prace, których celem jest usprawnienie wewnętrznego obiegu i archiwizacji dokumentów, zmierzające do zmiany obiegu dokumentów w wersji papierowej na obieg i archiwizację wyłącznie w formie elektronicznej (w dedykowanym systemie elektronicznym (\`(...)\`)).

Wnioskodawca zamierza stopniowo objąć opisanym systemem archiwizowania i obiegu dokumentów wszystkie dokumenty wpływające do niego w formie papierowej i elektronicznej. Wnioskodawca zamierza archiwizować w ten sposób w szczególności:

*   faktury oraz faktury korygujące zakup, duplikaty oraz załączniki do faktur

*   faktury oraz faktury korygujące sprzedaż,

*   rachunki,

*   wyciągi bankowe,

*   paragony,

*   delegacje,

*   dowody księgowe

oraz wszelkie inne dokumenty, stanowiące dowód poniesienia kosztów, które Wnioskodawca otrzyma od swoich kontrahentów. Zmiana ta dotyczyłaby również innych dokumentów dających prawo do odliczenia, które Spółka otrzymywałaby w formie papierowej, tzn. dokumentów celnych (papierowych), decyzji określających kwotę podatku należnego z tytułu importu towarów, itd. Planowana procedura przechowywania dokumentów papierowych w wersji elektronicznej realizowana będzie według następujących zasad.

Spółka chciałaby zacząć korzystać z systemu elektronicznego archiwum, który pozwala na archiwizowanie dokumentów, wgrywanie ich skanów, plików pdf oraz umożliwia łatwy dostęp on-line do dokumentów. Zeskanowane dokumenty będzie można łatwo odszukać, zarówno po numerze własnym dokumentu, nazwie kontrahenta, dacie wystawienia, dacie wpływu lub kwocie netto. W każdej chwili istnieje możliwość pobrania z systemu całego archiwum lub jego części i zapisania w postaci plików pdf.

Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, przechowywane w systemie elektronicznym dokumenty mogą być bezzwłocznie udostępnione wraz z możliwością przetwarzania danych w nich zawartych w postaci plików pdf. Spółka może umożliwić dostęp on-line do archiwum lub określonej części archiwum lub też dokumenty mogą zostać wydrukowane.

Elektroniczne dokumenty przechowywane są na serwerach zainstalowanych w (\`(...)\`) i obsługiwanych przez Spółkę z Grupy. Elektroniczną archiwizacją dokumentów zajmować się będą wyznaczeni pracownicy Spółki. Korzystanie z aplikacji będzie możliwe po uprzednim zalogowaniu się do programu i autoryzacji hasłem. Dostęp do systemu jest ściśle nadzorowany, na serwerze i stacjach roboczych wgrywane są certyfikaty (\`(...)\`) a wszelkie logi systemowe są na bieżąco monitorowane i rejestrowane. Dokumenty przechowywane są z podziałem na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Ze względu na optymalizację kosztów związanych z archiwizacją dokumentacji, wszystkie dokumenty przechowywane są w formie elektronicznej. Dokumenty elektroniczne zapisywane są w systemie elektronicznym, zaś dokumenty papierowe są do tego systemu skanowane w formacie pdf, gwarantującym autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Spółka planuje zniszczenie dokumentów w formie papierowej po zeskanowaniu ich do systemu.

Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność, tak jak w przypadku dokumentów papierowych. Żadne dane na fakturze, wymagane przepisami prawa, nie będą mogły być zmienione.

Stosowane w Spółce procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie dopuścić do modyfikacji danych, a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość odczytu danych. Procedury, jakie będą przez spółkę zastosowane oraz sposób przechowywania plików, uniemożliwią jakąkolwiek zmianę danych na zeskanowanych dokumentach, zapewniona zostanie tym samym ich integralność. Zeskanowane dokumenty będą miały odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na dokumentach (czytelność).

Spółka wprowadzając dany dokument księgowy do Systemu będzie dokonywać kontroli danych dotyczących danego Kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwalać będzie na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy danym dokumentem księgowym a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W konsekwencji, Spółka będzie miała każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymała dany dokument księgowy oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.

W przypadku użycia systemu wyeliminowana będzie możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z dokumentu księgowego. Dokumenty księgowe zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu będą sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób, który umożliwiał będzie dostęp do tych dokumentów zgodnie z przepisami podatkowymi.

Spółka pragnie podkreślić, że w odniesieniu do faktur, które objęte są przedmiotem zapytania, otrzymane dokumenty księgowe w formie elektronicznej nie będą dodatkowo otrzymywane w formie papierowej od Kontrahentów, tj. ww. dokumenty księgowe w formie papierowej nie zostaną wprowadzone do obrotu.

Spółka planuje udzielić wybranym dostawcom krajowym i zagranicznym zgodę na wystawianie faktur w formie elektronicznej.

Na pytania Organu:

1.  Z jakimi czynnościami będą miały związek wydatki udokumentowane fakturami i innymi dokumentami, będącymi przedmiotem wniosku:
    *   opodatkowanymi podatkiem od towarów i usług;
    *   zwolnionymi z opodatkowania podatkiem od towarów i usług;
    *   niepodlegającymi opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług?
2.  Czy wydatki ponoszone przez Państwa, udokumentowane fakturami i innymi dokumentami, będącymi przedmiotem wniosku, będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r., poz. 685, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”?
3.  W związku ze wskazaniem w opisie sprawy, że: „Zmiana ta dotyczyłaby również innych dokumentów dających prawo do odliczenia, które Spółka otrzymywałaby w formie papierowej, tzn. dokumentów celnych (papierowych), decyzji określających kwotę podatku należnego z tytułu importu towarów, itd.,”, należy jednoznacznie wskazać jakie dokumenty inne niż faktury są przedmiotem wniosku?
4.  Czy zapewnią Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych?
5.  Czy będą Państwo przechowywali dokumenty w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków elektronicznych, dostęp online do tych dokumentów?
6.  Czy będą Państwo przechowywali dokumenty w formie elektronicznej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego?
7.  Czy w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami oraz innymi dokumentami (co do których przepisy ustawy o podatku od towarów i usług umożliwiają odliczenie podatku naliczonego) zapewnią Państwo funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą oraz ww. innymi dokumentami a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; jeśli tak, to na czym będą polegały kontrole i weryfikacja autentyczności pochodzenia tych dokumentów?
8.  Czy otrzymywane ww. dokumenty będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku?

Wnioskodawca odpowiedział:

1.  Wnioskodawca informuje, że wydatki udokumentowane fakturami będą miały związek przede wszystkim z czynnościami opodatkowanymi podatkiem od towarów i usług; jednocześnie należy nadmienić, że część faktur będzie dotyczyła czynności zwolnionych bądź niepodlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.
2.  Wydatki dokumentowane fakturami i innymi dokumentami będącymi przedmiotem wniosku mogą dotyczyć czynności wskazanych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług a więc niepodlegających odliczeniu.
3.  Księgowanie będzie na podstawie komunikatu z urzędu celnego o symbolu IE599.
4.  Tak. Dostęp do dokumentów jest możliwy w przypadku kontroli. Dane te można przeglądać i wyszukiwać online. Gdyby w przypadku kontroli zewnętrznej konieczne było dostarczenie inspektorom wybranych dokumentów, nie stanowiłoby to problemu. Dokumenty mogą być wyszukane w każdej chwili i przesłane na przykład do urzędu skarbowego.
5.  Tak, dokumenty będą przechowywane na serwerach w (\`(...)\`). Dostęp do dokumentów jest możliwy w przypadku kontroli. Dane te można przeglądać i wyszukiwać online.
6.  Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (opis stosownych kontroli zawarto w pkt 7). System będzie umożliwiał wyszukiwanie dokumentów po określonych parametrach, w tym ze względu na okres rozliczeniowy.
7.  Tak, kontrole zostaną zapewnione.

Elektroniczną archiwizacją będą zajmować się wyznaczeni pracownicy Spółki. Korzystanie z systemu będzie możliwe po uprzednim zalogowaniu się do systemu i autoryzacji hasłem. Dostęp do systemu jest ściśle nadzorowany, na serwerze i stacjach roboczych wgrywane są certyfikaty (\`(...)\`), a wszelkie logi systemowe są na bieżąco monitorowane i rejestrowane. Nie będzie możliwości zmiany danych na zeskanowanych dokumentach (dokumenty w formie elektronicznej). Wszystkie te działania pozwalają na zapewnienie integralności dokumentów.

Czytelność zostanie zachowana poprzez zastosowanie odpowiedniej jakości sprzętu elektronicznego – dokument po zeskanowaniu będzie weryfikowany pod kątem czytelności. Zastosowanie wysokiej jakoś sprzętu pozwala na uzyskanie skanów odzwierciedlających papierowy dokument.

Poprawność formalną oraz merytoryczną oraz autentyczność dokumentów będzie czas kontroli dokonywanych przez pracowników Spółki. Pracownik wprowadzający dokument księgowy do systemu będzie weryfikował poprawność danych na fakturze: pod kątem prawidłowości danych kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy czy usługi – na podstawie dodatkowych dokumentów, które posiada spółka (np. druk zamówienia, dokumenty dotyczące gospodarki magazynowej). Dzięki zastosowaniu powyższych kontroli Spółka będzie w stanie jednoznacznie określić pomiędzy danym dokumentem a dokonaną dostawą bądź usługą, aż do upływu terminu przedawnienia.

1.  Tak, niszczenie nastąpi po zastosowaniu kontroli biznesowych opisanych w pkt 7, zweryfikowaniu poprawności i autentyczności pochodzenia, a także zweryfikowaniu integralności i czytelności treści, po zeskanowaniu i zaewidencjonowaniu dokumentu oraz rozliczeniu podatku.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, wystawionych faktur sprzedażowych i innych dokumentów dających prawo do odliczenia, wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie papierowych oryginałów?
2.  W przypadku twierdzącej odpowiedzi na pytanie nr 1, czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z przechowywanymi fakturami zakupowymi i innymi dokumentami dającymi prawo do odliczenia, wskazanymi w opisie zdarzenia przyszłego, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą?

Zdaniem Wnioskodawcy,

Ad. 1 – przechowywanie faktur

W ocenie Spółki dopuszczalne w świetle obowiązujących przepisów jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupowych, faktur sprzedażowych i innych dokumentów otrzymanych w formie papierowej.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Na podstawie art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jak wynika z powyższego, warunki stawiane przez przepisy w zakresie przechowywania faktur ograniczają się do konieczności przechowywania ich w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Warunki te będą spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym. Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, wersja elektroniczna każdej faktury zakupowej i sprzedażowej (skan) będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych na fakturze (czytelność). System księgowy, w którym przechowywane będą faktury w formie elektronicznej, będzie pozwalać na szybkie odnalezienie konkretnej faktury (np. po nazwie dostawcy/klienta, numerze faktury, numerze księgowym). Faktury w systemie będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. Przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. W związku z powyższym, z obecnie obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur nie wynika w ocenie Spółki, aby istniały jakiekolwiek przeszkody w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej. Biorąc pod uwagę cytowane powyżej regulacje, należy uznać, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od ich oryginalnej postaci (a więc polski ustawodawca podjął decyzję, iż nie będzie ograniczał formy przechowywania faktur, pomimo, iż miał taką możliwość na podstawie art. 247 ust. 2 Dyrektywy). Reasumując, w świetle przywołanych przepisów, analizując opisane zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupu otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej, w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego. To samo dotyczy innych dokumentów dających prawo do odliczenia VAT, wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego. Niedostępność (wskutek zniszczenia) formy papierowej nie powoduje, że faktura czy inny dokument w sensie materialnym zostaje utracona, ponieważ pozostaje przechowywana w formie elektronicznej. Tym samym dyspozycja art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT pozostaje zachowana.

Ad. 2 – prawo do odliczenia

Spółka stoi na stanowisku, iż zachowa prawo do odliczenia VAT naliczonego w przypadku wdrożenia rozważanej procedury i przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur i innych dokumentów dających prawo do odliczenia VAT, wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego, otrzymanych w formie papierowej.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego Stosownie do art. 86 ust. 10 i następne ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Z powyższego wynika, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. 1) faktura została otrzymana, 2) odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług i 3) towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Wszystkie te warunki będą spełnione w opisanym zdarzeniu przyszłym.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Odliczenie nie jest zróżnicowane względem przechowywania faktur w formie papierowej czy elektronicznej. Innymi słowy, forma przechowywania faktur nie jest jednym z warunków posiadania, realizacji oraz pozytywnej weryfikacji (w toku ewentualnej kontroli) prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Reasumując, jeżeli otrzymane przez Spółkę faktury w formie papierowej będą przechowywane w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury i będą oczywiście dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych to wówczas będą dawały prawo do odliczenia, niezależnie od okoliczności, że pierwotna forma papierowa będzie już niedostępna.

Zaprezentowane wyżej stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w całości w aktualnej praktyce organów podatkowych wypowiadających się w takich samych stanach faktycznych, które konsekwentnie wskazują, iż przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej (oraz niszczenie pierwotnych egzemplarzy papierowych) jest dopuszczalne, jak również że tak przechowywane faktury dają podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Zdaniem Wnioskodawcy, powyższy sposób dokumentowania wydatków i archiwizacji tj. dokumentowanie wydatków wyłącznie za pomocą skanów dokumentów papierowych i przechowywanie w formie elektronicznej, nie będzie stanowił samoistnej przesłanki wykluczającej możliwość ujęcia wydatku jako kosztu podatkowego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w zakresie:

*   możliwości przechowywania wyłącznie w postaci elektronicznej faktur i innych dokumentów dokumentujących zakupy towarów i usług, uprawniających do odliczenia podatku VAT i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych **– jest prawidłowe;**

*   prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i innych dokumentów dokumentujących zakupy towarów i usług, w sytuacji gdy będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej **– jest prawidłowe.**

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540), podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Powyższy przepis odnosi się do przechowywania prowadzonych ksiąg podatkowych i związanych z ich prowadzeniem dokumentów, wskazując wyłącznie termin ich przechowywania (do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego) i nie odnosząc się do formy ich przechowywania. Ponadto zauważyć należy, że jest to przepis ogólny i odsyłający do ustaw podatkowych, które mogą w inny sposób regulować tę materię.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że przez fakturę należy rozumieć dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy przez fakturę elektroniczną należy rozumieć fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
    1.  wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
    2.  czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
    3.  dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy, faktura powinna zawierać:

1.  datę wystawienia;
2.  kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3.  imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5.  numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6.  datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8.  miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10.  kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11.  wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12.  stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
13.  sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15.  kwotę należności ogółem;
16.  w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
    1.  obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
    2.  w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty

\- wyrazy „metoda kasowa”;

1.  w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”;
2.  w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi - wyrazy „odwrotne obciążenie”;

18a) w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy – wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”, przy czym do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania;

1.  w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 – wskazanie:
    1.  przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
    2.  przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
    3.  innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;

1.  w przypadku, o którym mowa w art. 106c – nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
2.  w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
3.  w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
    1.  przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,
    2.  liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;

1.  w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136;
2.  w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
    1.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
    2.  numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1.  konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
2.  niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U., poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Za zapewnienie powyższych wymogów odpowiada podatnik. Sposób tego zapewnienia jest dowolny i uzależniony wyłącznie od wyboru podatnika. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest czynnym podatnikiem VAT. W ramach prowadzonej działalności Spółka otrzymuje od kontrahentów i wysyła do odbiorców faktury i inne dokumenty, zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. W ciągu miesiąca Spółka otrzymuje dużą ilość faktur papierowych, które obecnie przechowywane są również w formie papierowej. Spółka również wystawia dużo faktur sprzedaży, które również są przechowywane w formie papierowej. Spółka większość faktur zakupowych otrzymywać będzie drogą elektroniczną na wskazany adres mailowy. Faktury w formie papierowej wpływają do sekretariatu. Wszystkie dokumenty przed ujęciem w księgach wymagają podwójnego akceptu pracowników wskazanych w procedurze wewnętrznej Spółki. Faktury sprzedaży wystawiane są na podstawie dokumentów WZ i przesyłane do klientów drogą elektroniczną lub w formie papierowej. Cały proces archiwizacji i księgowania odbywa się w siedzibie Spółki. W chwili obecnej prowadzone są prace, których celem jest usprawnienie wewnętrznego obiegu i archiwizacji dokumentów, zmierzające do zmiany obiegu dokumentów w wersji papierowej na obieg i archiwizację wyłącznie w formie elektronicznej. Dostęp do dokumentów jest możliwy w przypadku kontroli. Dane te można przeglądać i wyszukiwać online. Gdyby w przypadku kontroli zewnętrznej konieczne było dostarczenie inspektorom wybranych dokumentów, nie stanowiłoby to problemu. Dokumenty mogą być wyszukane w każdej chwili i przesłane na przykład do urzędu skarbowego. Dokumenty będą przechowywane na serwerach w (\`(...)\`). Dostęp do dokumentów jest możliwy w przypadku kontroli. Dane te można przeglądać i wyszukiwać online. Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. System będzie umożliwiał wyszukiwanie dokumentów po określonych parametrach, w tym ze względu na okres rozliczeniowy. Kontrole zostaną zapewnione. Elektroniczną archiwizacją będą zajmować się wyznaczeni pracownicy Spółki. Korzystanie z systemu będzie możliwe po uprzednim zalogowaniu się do systemu i autoryzacji hasłem. Dostęp do systemu jest ściśle nadzorowany, na serwerze i stacjach roboczych wgrywane są certyfikaty (\`(...)\`), a wszelkie logi systemowe są na bieżąco monitorowane i rejestrowane. Nie będzie możliwości zmiany danych na zeskanowanych dokumentach (dokumenty w formie elektronicznej). Wszystkie te działania pozwalają na zapewnienie integralności dokumentów. Czytelność zostanie zachowana poprzez zastosowanie odpowiedniej jakości sprzętu elektronicznego – dokument po zeskanowaniu będzie weryfikowany pod kątem czytelności. Zastosowanie wysokiej jakości sprzętu pozwala na uzyskanie skanów odzwierciedlających papierowy dokument. Poprawność formalną oraz merytoryczną oraz autentyczność dokumentów będzie czas kontroli dokonywanych przez pracowników Spółki. Pracownik wprowadzający dokument księgowy do systemu będzie weryfikował poprawność danych na fakturze: pod kątem prawidłowości danych kontrahenta oraz zrealizowanej dostawy czy usługi – na podstawie dodatkowych dokumentów, które posiada spółka (np. druk zamówienia, dokumenty dotyczące gospodarki magazynowej). Dzięki zastosowaniu powyższych kontroli Spółka będzie w stanie jednoznacznie określić pomiędzy danym dokumentem a dokonaną dostawą bądź usługą, aż do upływu terminu przedawnienia. Niszczenie nastąpi po zastosowaniu kontroli biznesowych opisanych, zweryfikowaniu poprawności i autentyczności pochodzenia, a także zweryfikowaniu integralności i czytelności treści, po zeskanowaniu i zaewidencjonowaniu dokumentu oraz rozliczeniu podatku.

Pierwsza z wątpliwości Wnioskodawcy dotyczy możliwości przechowywania wyłącznie w postaci elektronicznej faktur i innych dokumentów dokumentujących zakupy towarów i usług, uprawniających do odliczenia podatku VAT i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych.

Uwzględniając opis sprawy i powołane przepisy prawa należy stwierdzić, że opisany sposób przechowywania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Z wniosku wynika m.in., że Spółka zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej, a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Ponadto dokumenty będą przechowywane na serwerach w (\`(...)\`). Dostęp do dokumentów jest możliwy w przypadku kontroli. Dane te można przeglądać i wyszukiwać online. Dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. System będzie umożliwiał wyszukiwanie dokumentów po określonych parametrach, w tym ze względu na okres rozliczeniowy. W odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami oraz innymi dokumentami (co do których przepisy ustawy o podatku od towarów i usług umożliwiają odliczenie podatku naliczonego) Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą oraz ww. innymi dokumentami a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wskazać w tym miejscu należy, że ustawa reguluje kwestie związane z przechowywaniem faktur. Ponadto należy wskazać, że przepis art. 112 ustawy zobowiązuje podatnika do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT, podczas gdy ustawodawca w art. 112a ust. 1 ustawy uregulował sposób, w jaki należy przechowywać wyłącznie faktury będące podstawowym dokumentem rozliczenia podatku od towarów i usług przez podatnika tego podatku. Jak wcześniej wskazano przez fakturę, zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy, należy rozumieć dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Oznacza to, że regulacje ustawy odnoszą się wyłącznie do sposobu przechowywania faktur. Jednakże nie ma przeciwskazań do przechowywania pozostałych dokumentów w tożsamy sposób jak faktury.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy, należy stwierdzić, że w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania faktur i innych dokumentów uprawniających do odliczenia podatku VAT, dokumentujących zakupy towarów i usług wyłącznie w postaci elektronicznej i jednocześnie niszczenia oryginalnych dokumentów papierowych.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.

Wątpliwości Spółki dotyczą także prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i innych dokumentów dokumentujących zakupy towarów i usług, w sytuacji gdy będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (pytanie oznaczone we wniosku nr 2).

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Z kolei, zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 2 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi w przypadku importu towarów – kwota podatku:

1.  wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,
2.  należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a,
3.  wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b.

Wskazać należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z kolei art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

*   nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,

*   usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest czynnym podatnikiem VAT. Spółka otrzymuje dużą ilość faktur papierowych. Spółka większość faktur zakupowych otrzymywać będzie drogą elektroniczną na wskazany adres mailowy. Wydatki udokumentowane fakturami będą miały związek przede wszystkim z czynnościami opodatkowanymi podatkiem od towarów i usług. Część faktur będzie dotyczyła czynności zwolnionych bądź niepodlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Analizując okoliczności faktyczne sprawy na tle przedstawionych przepisów prawa wskazać należy, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach dokumentujących zakup towarów i usług służących wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Powyższe wynika z faktu, że w analizowanym przypadku będą spełnione – wskazane w art. 86 ust. 1 ustawy – przesłanki warunkujące prawo do odliczenia podatku naliczonego. Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, a nabyte towary i usługi będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Tym samym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe faktury zostaną zniszczone.

Spółka będzie mieć prawo do odliczenia również z tytułu importu towarów, gdy u Wnioskodawcy powstanie podatek naliczony z tytułu importu, stanowiący kwotę podatku wynikającego z otrzymanego dokumentu celnego, o którym mowa w art. 86 ust. 2 pkt 2 lit. a ustawy. W tym miejscu wskazać należy, że sposób przechowywania innych dokumentów takich jak dokumenty celne, czy decyzje określające kwotę podatku należnego z tytułu importu towarów nie ma wpływu na prawo do odliczenia podatku VAT z tych dokumentów.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy, należy stwierdzić, że Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i dokumentów celnych przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe faktury i dokumenty celne zostaną zniszczone, ale wyłącznie wtedy, gdy wydatki poniesione przez Wnioskodawcę będą miały związek z czynnościami opodatkowanymi podatkiem od towarów i usług. Tym samym Wnioskodawcy nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur i innych dokumentów dokumentujących zakupy towarów i usług, w sytuacji gdy będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, a ww. zakupy będą miały związek z czynnościami zwolnionymi z opodatkowania podatkiem od towarów i usług i niepodlegającymi opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Niniejszą interpretacją został załatwiony wniosek w części dotyczącej podatku od towarów i usług. Natomiast wniosek w części dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych został załatwiony odrębnym rozstrzygnięciem.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniami wskazanymi we wniosku – nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Odnośnie natomiast powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we (…) , za pośrednictwem organu, który ją wydał (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.