Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IP-PP2-443-399/07-4/IK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2007-12-27
Teza: Spółka obowiązana jest przechowywać kopie faktur VAT (oraz inne dokumenty związane z rozliczeniem podatku od towarów i usług) w oryginalnej postaci w jakiej powstały. Nie jest możliwe przechowywanie tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; ewidencja-prowadzenie ewidencji; faktura-faktura elektroniczna; spółki
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 02 października 2007 (data wpływu 05 października 2007r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie poprawności przechowywania kopii wystawionych faktur sprzedaży na nośnikach elektronicznych w postaci dysków CD i dyskietek, bez drukowania ich w formie papierowej - **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 05 października 2007r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie poprawności przechowywania kopii wystawionych faktur sprzedaży na nośnikach elektronicznych w postaci dysków CD i dyskietek, bez drukowania ich w formie papierowej.

**W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.**

Spółka dokonuje sprzedaży wyrobów oraz towarów handlowych na rzecz swoich kontrahentów. W skali jednego roku realizowanych jest około 13 000 transakcji sprzedaży. Zgodnie z wymogami przepisów prawnych w zakresie podatku VAT, sprzedaż ta jest dokumentowana fakturą wystawianą w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia), przy czym kontrahent otrzymuje oryginał faktury, natomiast jej kopia (papierowa) przechowywana jest w siedzibie naszej Spółki. Biorąc pod uwagę fakt, że w skali jednego roku wystawianych jest około 26 000 arkuszy papieru, Spółka ponosi wysokie koszty archiwizowania i zakupu ryz papieru. W celu ograniczenia tych kosztów Spółka chce skorzystać z udogodnień technicznych i wprowadzić obowiązek przechowywania wystawionych faktur na nośnikach elektronicznych w postaci dysków CD i dyskietek.

W związku z tym w celu udokumentowania transakcji sprzedaży, Spółka nasza drukowałaby oryginał faktury w wersji papierowej dla kontrahenta, natomiast kopia faktury przechowywana byłaby w siedzibie Spółki na nośnikach elektronicznych w postaci dyskietek lub płyt CD. Dodatkowo w ceIu zapewnienia lepszej ochrony dokumentów sprzedaży, sporządzane byłyby 2 niezależne od siebie kopie tych dokumentów. Elektroniczne nośniki danych, z zapisanymi kopiami faktur byłyby przechowywane w dwóch różnych szafach pancernych w podziale na miesięczne okresy rozliczeniowe w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Taki sposób przechowywania dokumentów gwarantuje wydrukowanie wystawionej faktury, zachowując tę samą treść i formę — w zależności od potrzeb, w każdym czasie, pojedynczo lub zbiorczo za wymagany okres rozliczeniowy. Spółka pragnie podkreślić, że dodatkowym źródłem służącym do przechowywania faktur w naszej Spółce byłoby oprogramowanie wykorzystywane do wystawiania i wydruku faktur zwłaszcza, że oprogramowanie to pozwala odtworzyć i wydrukować wystawioną fakturę. Tylko w przypadku faktur korygujących wystawiane byłyby nadal ich papierowe kopie, ale jest to podyktowane koniecznością uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygującej od kontrahenta. Również duplikaty faktur będą drukowane i przechowywane w wersji papierowej.

**W związku z powyższym zadano następujące pytania:**

Czy jest dopuszczalne przechowywane kopii wystawionych faktur sprzedaży na nośnikach, elektronicznych w postaci dysków CD i dyskietek, bez drukowania ich w formie papierowej (nie dotyczy oryginałów tych faktur, oryginałów kopii faktur korygujących i duplikatów faktur) w świetIe przepisów § 21 ust. 1 i § 23 rozporządzenia Min. Fin. z dnia 25.05.2005r, w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (DzU. nr 95, poz.798 ze zm.) oraz art. 88 ustawy z dnia 29.08.1997r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. nr 8, poz. 60 ze zm)?

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że techniczne kwestie związane z wystawianiem faktur i ich przechowywaniem reguluje rozporządzenie Min. Fin. z dnia 25.05.2005r, w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów I usług (Dz U. nr 15, poz. 798 ze zm.) §21 .1 ww. rozporządzenia stanowi. że „faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Z treści cytowanego przepisu nie wynika, aby sprzedawca miał obowiązek wystawiania papierowej kopii sporządzonej przez siebie faktury sprzedaży. Natomiast § 23.1 stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepis mówi o konieczności zachowania dokumentów potwierdzających fakt dokonania sprzedaży w postaci oryginału i kopii wystawionej faktury nie wprowadza on jednak konieczności przechowywania kopii tych dokumentów w formie papierowej. W obliczu rozwiązań jakie niesie za sobą postęp techniczny, nie ma powodów by zabraniać przedsiębiorcy przechowywania wystawionych kopii faktur na elektronicznych nośnikach w postaci dyskietek czy płyt CD, tym bardziej, że większość przedsiębiorców stosuje taki sposób archiwizacji dla innych równie ważnych dokumentów. Zachowanie wersji papierowej kopii faktury jest jedną z opcji, a nie obowiązkiem. Również art. 88 § 2 Ordynacji podatkowej nie narzuca podatnikom sposobu przechowywania kopii faktur sprzedaży. Zatem zaproponowane przez naszą Spółkę rozwiązanie nie pozostaje w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Przechowywanie kopii faktur sprzedaży na nośnikach elektronicznych gwarantuje proste odszukanie dokumentu i powiązanie go z ewidencją prowadzoną w Spółce dla celów podatkowych w zakresie VAT oraz podatku dochodowego od osób prawnych. Dodatkowo należy zwrócić uwagę na fakt, że w obecnie obowiązującym stanie prawnym, faktura nie musi już być podpisywana, tym samym, nie ma racjonalnego uzasadnienia do drukowania papierowej kopii faktury jednocześnie z oryginałem, gdyż można to zrobić w każdym miejscu i czasie w tym również na wyraźne wezwanie organów skarbowych. Poza argumentami prawnymi, niebagatelne znaczenie dla wprowadzenia elektronicznej archiwizacji będzie miał aspekt ekonomiczny. Spadną Spółce koszty utrzymania archiwum oraz zakupu ryz papieru, a to przyczyni się do poprawy wyniku finansowego Spółki, a także w jakimś stopniu do ochrony środowiska. Przede wszystkim jednak, zapisanie kopii faktury na dwóch niezależnych nośnikach elektronicznych zapewni lepszą i bezpieczniejszą formę ochrony dokumentów oraz łatwiejszy i szybszy dostęp do nich.

**W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.**

Zgodnie z § 6 ust. 1, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur ( Dz.U.Nr 133, poz. 1119) faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

W myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U.Nr 95, poz.798 ze zm.), faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

W myśl § 23 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Zgodnie z przepisem art.112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz.535 z późn. zm.), podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 70 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Biorąc pod uwagę opisane we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powołane w/w przepisy § 21 ust. 1 i § 23 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r., należy stwierdzić, że Spółka obowiązana jest przechowywać kopie faktur VAT (oraz inne dokumenty związane z rozliczeniem podatku od towarów i usług) w oryginalnej postaci w jakiej powstały. Nie jest możliwe więc przechowywanie tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku. Powołane przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur, dotyczą tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) – nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Przedmiotowe kopie wystawionych faktur muszą być archiwizowane, przez okres 5-ciu lat zgodnie z art. 70 ustawy Ordynacja podatkowa.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku ul. 1 Maja10, 09-402 Płock.