Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT2-1.4011.132.2018.1.AP
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-04-20
Teza: możliwość ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wydatków na zakup części samochodowych, udokumentowanych zastępczym dowodem księgowym
Słowa kluczowe: dokumentowanie; dowód-dowody wewnętrzne; koszt-koszty uzyskania przychodów
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 19 lutego 2018 r. (data wpływu 26 lutego 2018 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wydatków na zakup części samochodowych, udokumentowanych zastępczym dowodem księgowym **– jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 19 lutego 2018 r. do tutejszego Organu wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wydatków na zakup części samochodowych, udokumentowanych zastępczym dowodem księgowym.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest handel samochodami nowymi i używanymi. Kupuje również samochody uszkodzone, a następnie dokonuje ich naprawy. W tym celu w przyszłości zamierza dokonywać zakupu części przez Internet. Dostawcą tych części będą osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, w związku z czym nie ma możliwości uzyskania od nich dokumentu potwierdzającego dokonanie transakcji. W takim przypadku Wnioskodawca zamierza udokumentować zakup części za pomocą własnego dowodu księgowego o nazwie „dowód zakupu części samochodowych”. Dowód o nazwie „dowód zakupu części samochodowych” będzie zawierał wszystkie elementy dowodu księgowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Istnieją przesłanki, że sprzedający nie będzie chciał podać swoich danych osobowych, wówczas osoba odpowiedzialna za zakup w miejscu sprzedającego umieści zapis „klient detaliczny”. Taki dowód zostanie wprowadzony do ksiąg rachunkowych i zaliczony do bezpośrednich kosztów uzyskania przychodów.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy wydatek, który zostanie poniesiony przez Wnioskodawcę w celu osiągnięcia przychodów i udokumentowany na podstawie zastępczego dowodu księgowego o nazwie „dowód zakupu części samochodowych” można uznać za prawidłowy, w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i zaliczyć do koszów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Zdaniem Wnioskodawcy, zakup części samochodowych od osób fizycznych nieprowadzących działalności będzie dokumentował zastępczymi dowodami księgowymi o nazwie „dowód zakupu części samochodowych”, który będzie posiadał wszystkie elementy dowodu księgowego, zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z art. 20 ust. 4 ww. ustawy o rachunkowości, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.

W art. 22 ust. 5d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca określił dowody dokumentujące poniesienie kosztu uzyskania przychodu jako: fakturę (rachunek) lub inny dowód w przypadku braku faktury (rachunku). Zakup udokumentowany innym dowodem jest prawidłowo sporządzonym dowodem zakupu w świetle obowiązującej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i tym samym jest on kosztem bezpośrednio związanym z uzyskaniem przychodów w rozumieniu tejże ustawy.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że wydatek na zakup części samochodowych od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczych może być udokumentowany zastępczym dowodem księgowym o nazwie „dowód zakupu części samochodowych”. Dokument ten jest dowodem, o którym mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości i stanowi dowód księgowy będący podstawą ujęcia wydatków w księgach rachunkowych. Taki sposób udokumentowania faktu, że wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu jest również wystarczający, aby zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 200, z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki:

*   wydatek winien być poniesiony, w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

*   wydatek nie może znajdować się wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów wskazanych w art. 23 ww. ustawy,

*   wydatek winien być właściwie udokumentowany.

W świetle powyższego kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tychże kosztów. Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Podkreślenia wymaga jednak, że ciężar udowodnienia faktu poniesienia kosztu oraz wykazania związku przyczynowo-skutkowego między jego poniesieniem a uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów spoczywa na podatniku, jako odnoszącym ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Wydatki związane z zakupem towarów handlowych i materiałów są bezsprzecznie związane z uzyskiwaniem przychodów z działalności gospodarczej i jednocześnie nie znajdują się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych. O ile zatem ich zakup jest prawidłowo udokumentowany stanowią (co do zasady) koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. Tylko bowiem wydatek prawidłowo udokumentowany może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Powołany wyżej przepis art. 22 ust. 1 ww. ustawy nie określa jednak zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów. Sposób dokumentowania ponoszonych kosztów uzależniony jest od rodzaju prowadzonych ksiąg podatkowych.

W myśl art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3 i 5, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczania wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.

W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych, sposób prowadzenia księgi oraz dokumentowanie znajdujących się w niej zapisów w 2018 r. określa ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r., poz. 395).

Zgodnie z art. 20 ust. 1 tej ustawy, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Stosownie do art. 20 ust. 2 ww. ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

W myśl art. 20 ust. 3 powyższej ustawy, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1.  zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2.  korygujące poprzednie zapisy;
3.  zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4.  rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Według art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy, można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1.  w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
2.  w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Z powyższych przepisów wynika, że dowód zastępczy może być wystawiany, gdy nie ma możliwości pozyskania obcego dowodu źródłowego. Stanowi on szczególny rodzaj dokumentu, którego zadaniem jest umożliwienie dokonania zapisu księgowego, a tym samym ujęcia określonych wydatków w kosztach uzyskania przychodów. W takiej sytuacji dowód zastępczy trwale zastępuje dowód obcy. Dowód ten sporządza pracownik dokonujący operacji. Przy czym dowody zastępcze nie mogą być stosowane do operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ustawy Ordynacja podatkowa, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę w art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie handlu samochodami nowymi i używanymi. Kupuje również samochody uszkodzone, a następnie dokonuje ich naprawy. Do naprawy samochodów zamierza wykorzystywać części samochodowe zakupione przez Internet, od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Wnioskodawca przewiduje, że sprzedający nie będą chcieli podać swoich danych osobowych. W związku z tym Wnioskodawca nie będzie miał możliwości uzyskania dokumentu potwierdzającego dokonanie transakcji zakupu. W takim przypadku zamierza udokumentować zakup części za pomocą własnego dowodu księgowego o nazwie „dowód zakupu części samochodowych”, a osoba odpowiedzialna za zakup w miejscu sprzedającego umieści zapis „klient detaliczny”. Wskazany wyżej „dowód zakupu części samochodowych” będzie zawierał wszystkie elementy dowodu księgowego, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Taki dowód zostanie wprowadzony do ksiąg rachunkowych, a wydatek nim udokumentowany zaliczony będzie bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Mając na uwadze przedstawiony we wniosku opis zdarzenia przyszłego oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, że w sytuacji zakupu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej części samochodowych od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, nie jest możliwe uznanie za samodzielny dowód księgowy, właściwy do wprowadzenia poniesionego kosztu do ksiąg rachunkowych, dowodu o nazwie „dowód zakupu części samochodowych”. Nie można w tym przypadku uznać, że ww. dowód spełnia wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, skoro nie zawiera on określenia obu stron, które transakcję zawarły. Jednakże, jeśli Wnioskodawca będzie w posiadaniu wydruków aukcji internetowych informujących o wygranej aukcji i potwierdzenia dokonania przelewów na konta sprzedawców, które stanowić będą załącznik do sporządzonego przez Niego „dowodu zakupu części samochodowych”, to wszystkie ww. dokumenty łącznie stanowić mogą podstawę do wprowadzenia poniesionego wydatku do księgi rachunkowej i uznanie tego wydatku za koszt uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej, stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Należy tu mieć na uwadze, że na Wnioskodawcy spoczywa obowiązek udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu i spełnia warunki określone w ww. art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ma On obowiązek nie tylko udokumentować, że wydatek został poniesiony (prawidłowo zarachowany) ale wykazać także, że poniesiony został w celu osiągnięcia przychodów.

Z uwagi na to, że Wnioskodawca we własnym stanowisku w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznał, że dokument o nazwie „dowód zakupu części samochodowych” może stanowić samodzielną podstawę do wprowadzenia wydatku do ksiąg rachunkowych i uznania go za koszt uzyskania przychodów, Jego stanowisko uznano za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji indywidualnej.

Zgodnie z art. 14na ustawy Ordynacja podatkowa, przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.