Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.455.2018.2.JF
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-10-25
Teza: Przechowywanie faktur VAT oraz prawo do odliczenia podatku naliczonego.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 9 sierpnia 2018 r. (data wpływu 16 sierpnia 2018 r.) uzupełnionym pismem z dnia 1 października 2018 r. (data wpływu 1 października 2018 r.) na wezwanie tutejszego Organu z dnia 20 września 2018 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.455.2018.1.JF (doręczone w dniu 24 września 2018 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur VAT oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 16 sierpnia 2018 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur VAT oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego). Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 1 października 2018 r. (data wpływu 1 października 2018 r.) na wezwanie tutejszego Organu z dnia 20 września 2018 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.455.2018.1.JF.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Spółka świadczy usługi w zakresie outsourcingu usług logistycznych. Spółka oferuje szeroki wachlarz usług logistycznych z zakresu zaopatrzenia, zawierający między innymi zarządzanie dostawcami, konsolidację, transport zaopatrzeniowy, magazynowanie, zarządzanie zapasami przez sprzedawcę, tworzenie zestawów sprzedażowych (kitting) i promocyjnych (co-packing), konfigurację sprzętu elektronicznego, dostarczanie części na produkcję we właściwej sekwencji oraz logistykę wewnątrzzakładową.

W związku ze znaczną ilością otrzymywanych faktur oraz innych dokumentów zakupowych Spółka zaplanowała i wdrożyła procedury w zakresie przetwarzania i przechowywania tych dokumentów w formie elektronicznej.

Wyodrębnić można dwa rodzaje dokumentów zakupowych:

*   faktury zakupowe;

*   dokumenty związane z wydatkami pracowniczymi, w szczególności ponoszone w trakcie podróży służbowych.

Poniżej przedstawiono szczegółowy opis procedury obrotu tymi dokumentami w Spółce.

Faktury zakupowe

Faktury mogą być otrzymywane przez Spółkę:

*   w formie papierowej,

*   w formie elektronicznej.

Faktury w formie papierowej otrzymane przez Spółkę dzielone są na dwie grupy: faktury z symbolem PO i faktury z symbolem MU (symbole te związane są z obowiązującym w Spółce procesem akceptacji i weryfikacji faktur, opisanym poniżej). Następnie faktury te, w osobnych dwóch paczkach (faktury z numerem PO i faktury z numerem MU), wysyłane są pocztą do „scanning center” zlokalizowanego na terenie Niemiec, które jest prowadzone przez niemiecką spółkę powiązaną. Spółka ta odpowiedzialna jest za skanowanie i przechowywanie faktur Wnioskodawcy. Dokumenty te są tam skanowane (digitalizacja) i eksportowane do systemu K., który jest zaawansowanym narzędziem informatycznym służącym do skanowania i przetwarzania wszelkiego typu dokumentów. Faktury te przechowywane są w formie elektronicznej na serwerach zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej, w szczególności w Czechach. Po zeskanowaniu dokumenty te mają formę plików \*.pdf. Jeden plik .pdf zawiera tylko jedną fakturę. Oryginalne dokumenty papierowe są następnie niszczone.

System K. jest zintegrowany z programem księgowym Spółki (O.). Każdy dokument/ faktura zeskanowana w systemie K. może być odnaleziona (wywołana) przez pracownika Spółki, pracownik może taki dokument/fakturę zobaczyć jako obraz, może go pobrać oraz wydrukować. Umożliwia to zaksięgowanie danej faktury w systemie księgowym Spółki.

Faktury w formie elektronicznej wysyłane są przez dostawców drogą mailową na dedykowane adresy e-mail Spółki, sprzężone z systemem K. Inny jest adres dla faktur z wymaganym numerem zamówienia (PO) i inny dla faktur bez wymaganego numeru zamówienia (wymagany kod MU). Z tych adresów e-mail faktury te trafiają do systemu K. i są zapisywane na wspomnianych wyżej serwerach, należących do niemieckiej spółki powiązanej, odpowiedzialnej za skanowanie i przechowywanie faktur Spółki.

Faktury elektroniczne mogą być także przesyłane drogą mailową do pracowników działu księgowości Spółki (na ich adresy mailowe). Pracownicy ci przesyłają następnie te faktury na ww. dedykowane adresy e-mail Spółki, sprzężone z systemem K.

Zgodnie z procedurą zakupu Spółki, wszystkie faktury wysyłane drogą mailową muszą być zawsze w formacie .pdf oraz każda faktura musi stanowić oddzielny załącznik.

W przypadku faktur w formie elektronicznej, Spółka wyraża zgodę dostawcom na stosowanie takiego rozwiązania. Dostawcy Spółki otrzymują oświadczenie Spółki, w którym sprecyzowane są wymagania dotyczące sposobu przesyłania faktur elektronicznych. Z niektórymi dostawcami podpisywane są umowy dotyczące przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Proces akceptacji faktur

Spółka stosuje ściśle określone procedury akceptacji i weryfikacji faktur zakupowych. W tym kontekście można wyróżnić dwie grupy faktur zakupowych:

*   faktury z numerem PO (purchase order),

*   faktury z numerem MU (management unit).

Numery PO i MU, to numery nadawane przez Spółkę, które muszą być wskazywane / umieszczane na fakturach przez dostawców Spółki.

Numery PO, dotyczą większości faktur i stosowane są, gdy cena zakupu jest określona z góry. Nadany przez Spółkę numer PO dotyczy zatem konkretnej dostawy, od konkretnego dostawcy, na konkretną kwotę. Proces nadawania numerów PO określa procedura zakupu Spółki. Nadając numer PO Spółka ma zatem pewność co do tego, że dana dostawa w danej kwocie od danego dostawcy została zamówiona, co jest potem weryfikowane na fakturze.

Numery MU dotyczą natomiast dostaw, gdzie cena zakupu nie jest z góry znana (np. dostawy energii). W tych przypadkach, dostawcy na swoich fakturach wskazują numer MU (management unit), który wskazuje czego/jakiego projektu/obszaru dotyczy dana faktura.

Wskazane powyżej procesy nadawania unikatowych numerów (PO, MU) w odniesieniu do faktur zakupowych są zatem procesami kontroli biznesowej, ustalającymi wiarygodną ścieżkę audytu między danym dokumentem (fakturą), a związaną z nim dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Ponadto, w każdym przypadku wyznaczone przez Spółkę osoby weryfikują m.in.:

*   dane identyfikujące dostawcę lub usługodawcę;

*   zgodność zamówionego towaru lub usługi z zamówieniem lub umową;

*   zasadność kwoty wykazanej na fakturze i jej zgodność z zamówieniem lub umową;

*   datę realizacji usługi lub datę dostawy towaru.

Wskazane powyżej kontrole biznesowe stosowane przez Spółkę zapewniają możliwość powiązania otrzymanego przez Spółkę dokumentu księgowego z transakcją, której ten dokument dotyczy. W przypadku wystąpienia niezgodności otrzymanego dokumentu księgowego z zamówieniem lub umową, Spółka nie akceptuje takiego dokumentu.

Dokumenty kosztowe/wydatki pracownicze

Digitalizacja (skanowanie) dotyczy także wydatków pracowniczych, w szczególności ponoszonych w trakcie podróży służbowych. Pracownicy skanują lub fotografują dokumenty zakupowe związane z podróżą (np. paragony, bilety) i wysyłają je poprzez elektroniczny program do rozliczania wydatków iExpense (jest to moduł programu księgowego Spółki - O.) do przełożonego w celu akceptacji. Program iExpense zintegrowany jest także z systemem K. Po akceptacji przełożonego, rozliczenie trafia do księgowości, gdzie jest weryfikowane. W przypadku odrzucenia rozliczenia przez księgowość, pracownik musi odpowiednio uzupełnić/poprawić rozliczenie.

Skany (fotografie) tych dokumentów przechowywane są w systemie K. na ww. serwerach. Podobnie jak faktury, również dokumenty związane z podróżami służbowymi mają nieedytowalny format plików \*.pdf. Oryginalne (papierowe) dokumenty kosztowe są niszczone.

Wszystkie faktury i inne dokumenty zakupowe, przechowywane są na serwerach zlokalizowanych na terytorium UE, należących do niemieckiej spółki powiązanej. Przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich czytelność, możliwość wydrukowania oraz łatwe odszukanie. Ponadto dokumenty te są przechowywane w sposób umożliwiający dostęp do nich on-line (za pomocą środków elektronicznych).

Spółka jest czynnym podatnikiem VAT, a nabywane towary i usługi, dokumentowane we wskazany powyżej sposób dotyczą czynności opodatkowanych VAT.

W odpowiedzi na wezwanie wyjaśniono, że:

1.  W odniesieniu do wydatków pracowniczych ponoszonych w trakcie podróży służbowych Spółka zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 2-4 ustawy o VAT:

*   Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

*   Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

*   Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Kontrole te oraz weryfikacja autentyczności pochodzenia ww. dokumentów pracowniczych obejmują w szczególności następujące działania:

*   Pracownik będący w podróży służbowej, ponoszący dany wydatek i otrzymujący fakturę jest zobowiązany do weryfikacji otrzymanej faktury pod kątem merytorycznym i księgowym (wartościowym); musi upewnić się, że otrzymana i opłacona faktura dotyczy faktycznie nabytej przez niego usługi lub towaru.

*   Dokumenty te (np. faktury) wysyłane są następnie do przełożonego celem ich akceptacji. Przełożony również dokonuje weryfikacji tych dokumentów pod kątem merytorycznym.

*   Po akceptacji przełożonego, rozliczenie trafia do księgowości, gdzie jest weryfikowane, także pod kątem księgowym i formalnym. W przypadku odrzucenia rozliczenia przez księgowość, pracownik musi odpowiednio uzupełnić/poprawić rozliczenie, które ponownie trafia do akceptacji przełożonego a następnie do księgowości. Zaakceptowane rozliczenie trafia następnie do wypłaty.

W odniesieniu do omawianych dokumentów Spółka zapewnia zatem kilku etapowe kontrole biznesowe, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

1.  Ww. dokumenty będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku. W praktyce dokumenty są niszczone przez pracownika po otrzymaniu zwrotu pieniędzy za poniesione wydatki (wcześniej są one skanowane). Zwrot ten może nastąpić po zaksięgowaniu dokumentów, a zaksięgowanie po akceptacji przełożonego i księgowości. Dowodzi to, że punkt a) powyżej jest spełniony.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy wskazany w stanie faktycznym sposób przechowywania faktur i innych dokumentów zakupowych jest zgodny z polskimi przepisami podatkowymi, w szczególności, czy faktury i inne dokumenty zakupowe otrzymane w formie papierowej, po ich digitalizacji mogą być zniszczone?
2.  Czy Spółce przysługuje prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z dokumentów księgowych otrzymanych i przechowywanych w sposób przedstawiony w stanie faktycznym, przy założeniu, że w odniesieniu do tych dokumentów nie mają zastosowania ograniczenia w odliczaniu VAT naliczonego?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 1

Wskazany powyżej sposób przechowywania faktur i innych dokumentów zakupowych jest zgodny z polskimi przepisami podatkowymi, w szczególności, faktury i inne dokumenty zakupowe otrzymane w formie papierowej, po ich digitalizacji mogą być zniszczone.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Fakturą elektroniczną jest natomiast - w myśl art. 2 pkt 32 ustawy o VAT - faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Obie formy faktur są równorzędne wobec siebie.

Ustawa o VAT zawiera kilka istotnych regulacji odnoszących się do kwestii wystawiania, wysyłania, otrzymywania i przechowywania faktur.

Zgodnie z art. 106m ust. 1-5 ustawy o VAT:

1.  Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
2.  Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
3.  Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
4.  Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
5.  Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
    *   kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
    *   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Uzupełniniem ww. przepisów jest art. 112a ustawy o VAT - dotyczący przechowywania faktur. Zgodnie z tym przepisem, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

AUTENTYCZNOŚĆ POCHODZENIA (KONTROLA BIZNESOWA)

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ust. 1 Ustawy o VAT). Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 Ustawy o VAT).

Ustawa o VAT wskazuje, że podatnicy mogą zapewnić autentyczność pochodzenia faktury za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 Ustawy o VAT).

W praktyce organów podatkowych za czynności wchodzące w skład „kontroli biznesowych” uznano m.in. następujące okoliczności:

*   posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym (Dyrektor KIS w interpretacji z 10 maja 2018 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012. 167.2018.1.IT);

*   faktura jest sprawdzana pod kątem zgodności i prawidłowości danych zawartych na fakturze z odpowiadającym jej zamówieniem, bądź (w przypadku braku formalnego zamówienia) jest zatwierdzana przez pracowników odpowiedzialnych za daną transakcję; otrzymane faktury są sprawdzane pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji. Dostęp do systemu obiegu, archiwum i systemu akceptacji i przetwarzania faktur jest ograniczony do pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia. Do procesu skanowania używane jest profesjonalne oprogramowanie nienaruszające integralności faktury (Dyrektor KIS w interpretacji z 11 kwietnia 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.82.2018.1.JF);

*   pracownicy wyznaczonych działów Spółki weryfikują poprawność otrzymanych faktur pod kątem merytorycznym i wartościowym, w tym sprawdzają czy zostało złożone zamówienie lub podpisana odpowiednia umowa/kontrakt; porównywana jest treść faktury z danymi zawartymi w zamówieniu/umowie/kontrakcie (weryfikowana jest tożsamość podmiotu wystawiającego fakturę i wykonującego świadczenie, tożsamość wynagrodzenia należnego za dane świadczenie oraz tożsamość daty dostawy z faktury z kontraktem (Dyrektor KIS w interpretacji z 19 lutego 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.42.2018.2.JF);

*   gromadzenie przez spółkę dodatkowej dokumentacji w postaci umów handlowych, zamówień, korespondencji elektronicznej itp., które zapewnią wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy przechowywaną w formie elektronicznej fakturą a udokumentowaną transakcją gospodarczą (Dyrektor IS w Warszawie w interpretacji 14 czerwca 2016 sygn. IPPP2/4512-392/16-2/MT);

*   procedury zapewniające pewność co do tożsamości dostawcy towarów/usługodawcy/ wystawcy faktury, w szczególności poprzez powiązanie danej faktury z zamówieniem oraz z dokonanym rozliczeniem finansowym transakcji, którą dokumentuje (Dyrektor KIS w interpretacji z 31 stycznia 2017 r., sygn. 0114-KDIP4.4012.479.2017.1.BS);

*   każdorazowa weryfikacja faktur pod względem merytorycznym po ich umieszczeniu w systemie księgowym, co będzie oznaczać, że nie jest możliwe ujęcie w ewidencji VAT archiwizowanie faktur pochodzących od nieznanych dostawców (Dyrektor IS w Warszawie w interpretacji z 30 stycznia 2017 r., sygn. 1462-IPPP1.4512.1016.2016.2.JL).

W przypadku Spółki autentyczność pochodzenia jest zapewniana poprzez nadawanie fakturom unikatowych numerów:

*   PO (purchase order),

*   MU (management unit).

Numery PO i MU, to unikatowe numery nadawane przez Spółkę, które muszą być wskazywane/ umieszczane na fakturach przez dostawców Spółki. W odniesieniu do faktur zakupowych posługiwanie się numerami PO i MU jest kluczowym elementem procesu kontroli biznesowej, pozwalającym ustalać wiarygodną ścieżkę audytu między danym dokumentem (fakturą), a związaną z nim dostawą towarów lub świadczeniem usług. Uzupełnieniem procedury kontroli biznesowej jest w każdym przypadku weryfikowanie przez pracowników Spółki następujących elementów:

*   dane identyfikujące dostawcę lub usługodawcę;

*   zgodność zamówionego towaru lub usługi z zamówieniem lub umową;

*   zasadność kwoty wykazanej na fakturze i jej zgodność z zamówieniem lub umową;

*   data realizacji usługi lub data dostawy towaru.

Wskazane powyżej kontrole biznesowe stosowane przez Spółkę zapewniają możliwość powiązania otrzymanego przez Spółkę dokumentu księgowego z transakcją, której ten dokument dotyczy. W przypadku wystąpienia niezgodności otrzymanego dokumentu (faktury) z zamówieniem lub umową, Spółka nie akceptuje takiego dokumentu jako dowodu księgowego.

Wnioskodawca jest zdania, że zapewnienia autentyczność pochodzenia faktur i innych dowodów księgowych przechowywanych w formie elektronicznej, a otrzymanych zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

CZYTELNOŚĆ I INTEGRALNOŚĆ TREŚCI

Poza zapewnieniem autentyczności, faktury przechowywane w formie elektronicznej powinny być czytelne, a ich treść integralna (uniemożliwiająca zamianę danych zawartych na fakturze) - art. 106m ust. 1 Ustawy o VAT.

Zapewnienie tych warunków w praktyce oznacza, że skany faktur powinny być wykonane w jakości zapewniającej możliwość odczytania całości zapisów na fakturze. Natomiast zapewnienie integralności następuje poprzez zapisanie dokumentów w odpowiednich formatach uniemożliwiających wprowadzanie zmian w ich treści (np. PDF lub TIFF).

W przypadku Spółki oba warunki - czytelność i integralność treści - zostają zapewnione:

*   czytelność - Spółka stosuje dla celów digitalizacji dokumentów zaawansowane narzędzia informatyczne służące do skanowania i przetwarzania wszelkiego typu dokumentów. Skan (obraz w formie elektronicznej) powstały na skutek procesu digitalizacji będzie dokładnym odzwierciedleniem dokumentu skanowanego;

*   integralność (niezmienność) treści - zeskanowane dokumenty są przechowywane w formacie \*.pdf, uniemożliwiającym dokonywanie modyfikacji w treści dokumentu. Pracownicy Spółki będą mieli dostęp do elektronicznych wersji dokumentów, a ich „uprawnienia” będą, co do zasady, ograniczone do podglądu obrazu, jego pobrania (zapisania kopii pliku w nowej lokalizacji) oraz wydruku.

MIEJSCE PRZECHOWYWANIA I DOSTĘPNOŚĆ DOKUMENTÓW

Dokumenty księgowe w postaci elektronicznej mogą być przechowywane w Polsce lub zagranicą. Ustawa o VAT dopuszcza przechowywanie faktur w formie elektronicznej na zagranicznym serwerze, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki, tj.:

*   przechowywanie musi następować w sposób umożliwiający polskim organom skarbowym dostęp on-line do tych faktur;

*   faktury są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe;

*   faktury muszą być przechowywane w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur (art. 112a ust. 1-3 ustawy o VAT).

Ustawa o VAT nie wskazuje, za pomocą jakich narzędzi podatnicy powinni zapewnić ww. wymogi. Oznacza to, że dopuszczalne jest posługiwanie się dowolnymi narzędziami (oprogramowaniem), jeśli tylko zapewnia ono spełnienie tych warunków (tak m.in. Dyrektor IS w Warszawie w interpretacji z 30 stycznia 2017 r., sygn. 1462-IPPP1.4512.1016.2016.2.JL).

Wnioskodawca przechowuje skany faktur oraz przesłane do niego faktury elektroniczne na serwerze zlokalizowanym zagranicą, przy czym:

*   pliki, w których zawarte są dokumenty są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe;

*   dzięki zaawansowanym narzędziom informatycznym możliwe jest przetwarzanie tych plików;

*   w całym okresie przechowywania plików możliwe będzie ich udostępnienie organom podatkowym.

A zatem spełnione są wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów.

Ad 2

Spółce przysługuje prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z dokumentów księgowych otrzymanych i przechowywanych w sposób przedstawiony w stanie faktycznym, przy założeniu, że w odniesieniu do tych dokumentów nie mają zastosowania ograniczenia w odliczaniu VAT.

Prawo do odliczenia VAT naliczonego przysługuje podatnikom w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

*   nabycia towarów i usług,

*   dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT).

Ustawa o VAT nie uzależnia prawa do odliczenia VAT od tego, w jakiej formie faktura zostanie otrzymana lub udostępniona (wersja papierowa lub elektroniczna) ani także od tego, w jakiej będzie przechowywana. Nie ma przeszkód, aby faktury otrzymane w wersji papierowej były przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Taki sposób przechowywania faktur nie powoduje utraty prawa do odliczenia VAT naliczonego. Skan faktury (pomimo zniszczenia faktury otrzymanej w papierowej formie) jest uznawany za dokument dający prawo do odliczenia VAT.

W ocenie Wnioskodawcy, zarówno faktura elektroniczna, jak i elektroniczna forma faktur otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej uprawnia do odliczenia podatku VAT naliczonego, przy spełnieniu ogólnych warunków z ustawy o VAT (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).

Potwierdzają to liczne interpretacje indywidualne, m.in.:

*   Dyrektor KIS w interpretacji z 13 czerwca 2018 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.238.2018.1.JF;

*   Dyrektor KIS w interpretacji z 10 maja 2018 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT;

*   Dyrektor KIS w interpretacji z 11 kwietnia 2018 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.82.2018.1.JF;

*   Dyrektor KIS w interpretacji z 8 marca 2018 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.542.2017.2.JF;

*   Dyrektor KIS w interpretacji z 7 listopada 2017 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.398.2017.1.JF;

*   Dyrektor KIS w interpretacji z 18 września 2017 r. sygn. 0111-KDIB3-1.4012.379.2017.1.JP;

*   Dyrektor KIS w interpretacji z 18 sierpnia 2017 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.190.2017.1.KC;

*   Dyrektor KIS w interpretacji z 3 lipca 2017 r. sygn. 0111-KDIB3-2.4012.160.2017.2.AR;

*   Dyrektor KIS w interpretacji z 11 maja 2017 r. sygn. 1462-IPPP1.4512.135.2017.1.BS;

*   Dyrektor IS w Poznaniu w interpretacji z 12 grudnia 2016 r. sygn. 3063-ILPP1-3.4512.133.2016.1.JNa.

Oczywiście niezależnie stosowane są przez Spółkę przepisy o VAT dotyczące ograniczeń w odliczaniu VAT, np. art. 88 ustawy VAT, który zabrania m.in. odliczania VAT od usług noclegowych i gastronomicznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Ad 1

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Z kolei na podstawie § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2003 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

1.  numer i datę wystawienia,
2.  imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4.  informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
5.  kwotę podatku,
6.  kwotę należności ogółem.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Jednocześnie należy zauważyć, że ww. przepisy rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur przewidują, że faktura może być wystawiona w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób środkami komunikacji wskazanymi w rozporządzeniu. Powołany przepis wskazuje dane, jakie faktura (bilet jednorazowy) taka powinna zawierać.

Spółka wskazuje, że wdrożyła procedury w zakresie przetwarzania i przechowywania w formie elektronicznej faktur zakupowych oraz dokumentów kosztowych (wydatków pracowniczych ponoszonych w trakcie podróży służbowych, np. paragonów, biletów). Faktury w formie papierowej (z symbolem PO lub z symbolem MU) wysyłane są pocztą do „scanning center” na terenie Niemiec w celu skanowania i eksportowania do systemu K. Po zeskanowaniu dokumenty te mają formę plików \*.pdf. Faktura zeskanowana może być odnaleziona (wywołana) przez pracownika Spółki z możliwością pobrania i wydrukowania. Digitalizacja (skanowanie) dotyczy także wydatków pracowniczych ponoszonych w trakcie podróży służbowych, gdzie pracownicy skanują lub fotografują dokumenty zakupowe związane z podróżą (np. paragony, bilety) i wysyłają je poprzez elektroniczny program do rozliczania wydatków iExpense do przełożonego w celu akceptacji. Program iExpense zintegrowany jest z systemem K. i skany (fotografie) tych dokumentów przechowywane są w tym systemie i mają nieedytowalny format plików \*.pdf. Oryginalne (papierowe) dokumenty kosztowe są niszczone.

Wątpliwość Spółki dotyczy sposobu przechowywania faktur zakupowych i innych dokumentów dokumentujących wydatki pracownicze oraz niszczenia ich formy papierowej po digitalizacji.

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie faktur zakupowych oraz faktur związanych z wydatkami służbowymi pracowników Spółki w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami, a zatem pozwala na rezygnację z przechowywania tych dokumentów w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy ich archiwizacji.

Spółka przede wszystkim wskazuje, że nadając fakturze zakupowej numer PO ma pewność tego, że dostawa w danej kwocie od danego dostawcy została zamówiona. Nadany przez Spółkę numer PO dotyczy bowiem konkretnej dostawy, od konkretnego dostawcy, na konkretną kwotą. Proces nadawania numerów PO określa procedura zakupu Spółki. Numery MU na fakturach wskazują natomiast czego dotyczy dana faktura. Wskazane procesy nadawania numerów (PO, MU) w odniesieniu do faktur zakupowych są procesami kontroli biznesowej, ustalającymi wiarygodną ścieżkę audytu między danym dokumentem (fakturą), a związaną z nim dostawą towarów lub świadczeniem usług. Ponadto, w każdym przypadku wyznaczone przez Spółkę osoby weryfikują m.in.: dane identyfikujące dostawcę lub usługodawcę; zgodność zamówionego towaru lub usługi z zamówieniem lub umową; zasadność kwoty wykazanej na fakturze i jej zgodność z zamówieniem lub umową; datę realizacji usługi lub datę dostawy towaru. W odniesieniu natomiast do wydatków pracowniczych ponoszonych w trakcie podróży służbowych Spółka wskazała, że zapewnia funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Wskazane kontrole biznesowe stosowane przez Spółkę zapewniają możliwość powiązania otrzymanego przez Spółkę dokumentu księgowego z transakcją, której ten dokument dotyczy.

Opisane czynności wskazują, że w Spółce funkcjonuje kontrola biznesowa służąca zapewnianiu autentyczności pochodzenia faktur, czytelności oraz integralności treści faktury. Poza tym – jak wskazano - faktury i inne dokumenty zakupowe przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich czytelność, możliwość wydrukowania oraz łatwe odszukanie w sposób umożliwiający dostęp do nich on-line (za pomocą środków elektronicznych).

Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Wobec tego należy podzielić zdanie Spółki, że przedstawiony sposób przechowywania otrzymywanych przez Spółkę w formie papierowej Faktur zakupowych, w tym faktur związanych z wydatkami służbowymi pracowników Spółki, polegający na ich przechowywaniu jedynie w formie elektronicznej - podczas gdy wersje fizyczne (papierowe) będą niszczone - jest zgodny z art. 112a ustawy.

Zatem stanowisko w zakresie pytania nr 1 należy uznać za prawidłowe.

Tut. Organ informuje, że powyższe rozstrzygnięcie dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania wskazanych przez Spółkę faktur zakupowych, w tym również biletów jednorazowych spełniających wymogi wynikające z § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2003 r. w sprawie wystawiania faktur. Wskazać jednakże należy, że nie ma przeciwwskazań do przechowywania w formie elektronicznej innych dokumentów dotyczących wydatków pracowniczych ponoszonych w trakcie podróży służbowych, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie.

Ad 2

Wątpliwość Spółki dotyczy również prawa do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z dokumentów księgowych otrzymanych i przechowywanych w sposób przedstawiony w stanie faktycznym, przy założeniu, że w odniesieniu do tych dokumentów nie mają zastosowania ograniczenia w odliczaniu VAT naliczonego.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, były wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Ponadto należy zauważyć, że niezależnie od przesłanek negatywnych wynikających z art. 88 ustawy, istnieją jeszcze przesłanki ograniczające odliczenie podatku naliczonego określone w art. 86 ust. 2 ustawy. Przesłanki te dotyczą formy dokumentu, na którym wykazany jest podatek naliczony. Mianowicie przepis jednoznacznie wskazuje, że kwota podatku naliczonego podlegająca odliczeniu wynikać może jedynie z otrzymanej przez podatnika faktury. Tym samym nie może wynikać z paragonu czy biletu, który nie stanowi faktury stosowanie do z § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2003 r. w sprawie wystawiania faktur.

W rozpatrywanej sprawie Spółka jest czynnym podatnikiem VAT, a nabywane towary i usługi, dokumentowane we wskazany powyżej sposób dotyczą czynności opodatkowanych VAT.

W konsekwencji zgodzić się należy ze stanowiskiem Spółki, że zarówno faktura elektroniczna, jak i elektroniczna forma faktur otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej uprawnia do odliczenia podatku VAT naliczonego, przy spełnieniu ogólnych warunków z art. 86 ust. 1 ustawy.

Dodać należy, że prawo do odliczenia Spółce przysługuje przy założeniu, że w odniesieniu do posiadanych faktur nie mają zastosowania ograniczenia w odliczeniu nie tylko wymienione w art. 88 ustawy (np. usługi noclegowe i gastronomiczne), ale również ograniczenia wynikające z art. 86 ust. 2 ustawy, tj. podatek naliczony wynika z otrzymanych przez Spółkę faktur (w tym dokumentujących wydatki pracownicze, w szczególności ponoszone w trakcie podróży służbowych).

Wobec powyższego stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 2 należy uznać za prawidłowe.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4 0/0, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.