Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPTPP4/443-29/13-4/BM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2013-04-24
Teza: Otrzymywanie faktur w formie elektronicznej, prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury przesłanej w formie elektronicznej oraz termin otrzymania faktury w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-odliczenie podatku
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 17 stycznia 2013 r. (data wpływu 18 stycznia 2013 r.), uzupełnionym pismem z dnia 29 marca 2013 r.(data wpływu 3 kwietnia 2013 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie faktur elektronicznych – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 17 stycznia 2013 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie faktur elektronicznych.

Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 29 marca 2013 r. (data wpływu 3 kwietnia 2013 r.) o doprecyzowanie zdarzenia przyszłego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca - …Sp. z o.o. (dalej: „Spółka”) prowadzi działalność w zakresie produkcji i obrotu napojami…, w tym….. W związku z powyższą działalnością Spółka nabywa towary i usługi od dostawców. Niektórzy z dostawców planują przesyłać do Spółki faktury VAT (faktury korygujące oraz duplikaty tych dokumentów) za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail). Faktury te będą przesyłane w formacie PDF, WORD lub Excel. Drogą elektroniczną będą także przesyłane skany faktur papierowych (np. w formacje PDF). Rozważane jest także i to, by Spółka ściągała fakturę po zalogowaniu się na stronie internetowej dostawcy. Uzyskane w powyższy sposób faktury VAT będą drukowane przez Spółkę i księgowane w programie komputerowym (w ewidencji zakupów prowadzonej dla potrzeb VAT). Spółka dokona także archiwizacji dokumentu tak jak pozostałe faktury VAT i inne dokumenty otrzymywane w formie papierowej od innych kontrahentów. Na wydrukowanych fakturach Spółka zamieści adnotację o dacie otrzymania faktury lub też ewentualnie sporządzi wydruk wiadomości e-mail, z którą faktura została przesłana.

W nie każdym przypadku Spółka będzie udzielała wystawcy faktur (faktur korygujących i duplikatów) akceptacji na ich przesyłanie drogą elektroniczną w formie pisemnej lub elektronicznej. W wielu sytuacjach akceptacja taka będzie jednak wynikała w sposób dorozumiany z całokształtu okoliczności towarzyszących dostawie towarów lub wykonaniu usługi, np. w związku z zapłatą ceny wynikającej z faktury, czy też w związku z brakiem zgłoszenia sprzeciwu na przesyłanie faktur w formie elektronicznej.

Spółka jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym. Dostawcy (kontrahenci Spółki) są również czynnymi podatnikami VAT. Spółka wykonuje czynności dające prawo do odliczenia VAT.

W ocenie Spółki, w okolicznościach przywołanych we wniosku, można uznać, iż zapewniona jest integralność treści faktury oraz autentyczność jej pochodzenia. W szczególności Spółka nie będzie ingerowała w treść faktury VAT, jak też w każdym przypadku będzie sprawdzała, czy w fakturze jako sprzedawca widnieje sam podmiot, z którym została zawarta umowa na dane świadczenie.

Należy mieć na względzie, że rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej stanowi - w świetle definicji legalnych zawartych w art. 3 pkt 1 i 2 Ordynacji podatkowej - zbiór przepisów prawa podatkowego.

Wymieniony akt został wydany na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o podatku od towarów i usług. Rozporządzenie dotyczy praw i obowiązków organów podatkowych, jak i podatników.

Rozporządzenie to podaje definicje „autentyczności pochodzenia faktury” oraz „integralności treści faktury” (§ 2 ust. 1) oraz wskazuje, w jakim przypadku autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane (§ 2 ust. 2). Używa przy tym zwrotu „w szczególności”, co oznacza, że oprócz przypadków wymienionych w tym przepisie (bezpieczny podpis elektroniczny i elektroniczna wymiana danych) mogą istnieć inne sposoby, dzięki którym zachowana zostanie autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność jej treści.

Wnioskodawca wskazał, iż udzielenie odpowiedzi na pytania przedstawione we wniosku o wydanie interpretacji wymaga zatem dokonania przez Dyrektora Izby Skarbowej wykładni także przywołanych przepisów rozporządzenia (interpretacji przepisów prawa podatkowego). Spółka - zwracając się z wnioskiem - przyjęła, iż w przywołanych okolicznościach zapewniona będzie autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność treści. Jednakże kwestia potwierdzenia prawidłowości stanowiska Spółki, czy tak jest w istocie w świetle przepisów prawa podatkowego, jest kompetencją organu uprawnionego do wydawania interpretacji (por. wyrek NSA 22.01.2013 r., sygn. I FSK 357/12 oraz poprzedzający go wyrok WSA w Poznaniu z 8.12.2011r. sygn. I SA/Po 681/11).

Wnioskodawca podaje, iż w sytuacjach, w których nie będzie udzielał wystawcom faktur akceptacji na przesyłanie faktur w formie elektronicznej, akceptacja ta będzie wynikała w sposób dorozumiany z całokształtu okoliczności towarzyszących dostawie towarów lub wykonaniu usługi.

Nabyte towary i usługi, udokumentowane fakturami otrzymywanymi przez Spółkę za pośrednictwem poczty elektronicznej, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy Spółka może traktować dokumenty w formacie PDF, WORD, Excel otrzymywane za pośrednictwem poczty elektronicznej od dostawców oraz dokumenty otrzymane w formie skanu faktur papierowych, a także ściągnięte (udostępnione) ze strony internetowej dostawcy, które zostaną wydrukowane w siedzibie Spółki jako faktury VAT spełniające wszystkie wymogi przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r., nr 177, poz. 1054, ze zm., zwana dalej: „ustawą o VAT”) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r., nr 68, poz. 360, zwane dalej: „rozporządzeniem fakturowym”)?
2.  Czy Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku naliczonego z dokumentów (faktur oraz duplikatów), otrzymywanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF, WORD, Excel lub skanu faktury papierowej, bądź ściągniętych (udostępnionych) ze strony internetowej dostawcy, a następnie wydrukowanych w siedzibie Spółki, a także będzie miała obowiązek zmniejszania kwot podatku naliczonego (w przypadku faktur korygujących i duplikatów tych dokumentów), oczywiście pod warunkiem, że nabywane towary (czy też usługi) udokumentowane tymi dokumentami, na podstawie przepisów ustawy o VAT oraz przepisów wykonawczych, dają prawo do odliczenia podatku naliczanego w danych przypadkach (nie występują zakazy odliczeń wynikające z art. 88 ustawy o VAT, a także nabywane towary czy usługi służą sprzedaży opodatkowanej)?
3.  Czy prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury VAT przesłanej w formie elektronicznej powstaje z chwilą, w której faktura VAT stała się dostępna dla Spółki, a więc w momencie pojawienia się wiadomości elektronicznej z fakturą na jej skrzynce pocztowej lub też w momencie jej ściągnięcia po zalogowaniu się na stronie internetowej dostawcy i jej wydrukowania?

Zdaniem Wnioskodawcy, w okolicznościach opisanych w niniejszym wniosku, dokumenty w formacie PDF, WORD, Excel (faktury, faktury korygujące i duplikaty), które będą otrzymywane za pośrednictwem poczty elektronicznej od dostawców, dokumenty otrzymane w formie skanu faktur papierowych, a także ściągnięte (udostępnione) ze strony dostawcy, po ich wydrukowaniu w siedzibie Spółki należy traktować jako faktury VAT spełniające wszystkie wymogi przepisów ustawy o VAT oraz rozporządzenia fakturowego. W związku z tym należy uznać, że Spółka będzie miała prawo do dokonywania odliczenia podatku naliczonego z tych dokumentów (faktur oraz duplikatów), a także będzie miała obowiązek zmniejszania kwot podatku naliczonego (w przypadku faktur korygujących i duplikatów tych dokumentów), oczywiście pod warunkiem, że nabywane towary (czy też usługi) udokumentowane tymi dokumentami, na podstawie przepisów ustawy o VAT oraz przepisów wykonawczych, dają prawo do odliczenia podatku naliczanego w danych przypadkach (nie występują zakazy odliczeń wynikające z art. 88 ustawy o VAT, a także nabywane towary czy usługi służą sprzedaży opodatkowanej. W ocenie Spółki prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury VAT przesłanej w formie elektronicznej powstaje z chwilą, w której faktura VAT stała się dostępna dla Spółki, a więc w momencie pojawienia się wiadomości elektronicznej z fakturą na jej skrzynce pocztowej lub też w momencie jej ściągnięcia po zalogowaniu się na stronie internetowej dostawcy i jej wydrukowania?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. W opisanym w niniejszym wniosku zdarzeniu przyszłym integralność i czytelność zapewniona będzie w wyniku wydruku otrzymanej faktury oraz jej zarchiwizowania w sposób umożliwiający jej łatwe odszukanie. W istocie pomiędzy fakturą przesłaną za pomocą poczty elektronicznej, którą Spółka wydrukuje samodzielnie a fakturą wydrukowaną przez dostawcę i przesłaną Spółce za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub w inny podobny sposób nie ma różnicy. Faktury te będą zawierały takie same dane, będą dokumentowały transakcję zawartą pomiędzy dostawcą i Spółką. Jedyną różnicą będzie zatem sposób dostarczenia takiej faktury przez dostawcę do Spółki. Sposób dostarczenia faktury jest natomiast nieistotny z punktu widzenia podatku VAT i w żaden sposób nie powinien wpływać na rozliczenia podatkowe Spółki oraz jego kontrahenta.

Zaprezentowane stanowisko jest aktualne po zmianie z dniem 11 sierpnia 2010 r. brzmienia Dyrektywy 112, na mocy dyrektywy nr 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. (Dz. U. UE. L. 10.189.1), kiedy to wprowadzono szereg regulacji ułatwiających obrót fakturami w formie elektronicznej, a zwłaszcza w zakresie autentyczności pochodzenia i integralności treści. W szczególności nowy art. 233 dyrektywy w ust. 1 akapicie pierwszym stanowi, że autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania. Tym samym Dyrektywa 112 wprowadza wymienność obu form przechowywania faktur (materialna i elektroniczna), pozostawiając ich wybór podatnikowi. W preambule do dyrektywy 2010/45/UE stwierdzono, że „ponieważ fakturowanie elektroniczne może pomóc przedsiębiorcom obniżyć koszty i zwiększyć konkurencyjność, należy zmienić aktualne wymogi VAT dotyczące fakturowania elektronicznego, po to by zlikwidować istniejące obciążenia i przeszkody. Faktury papierowe i elektroniczne powinny być traktowane równo, a obciążenie administracyjne związane z fakturowaniem papierowym nie powinno się zwiększyć”. Stwierdzono także, że „autentyczność i integralność faktur elektronicznych można również zapewnić za pomocą wykorzystania niektórych istniejących technologii, takich jak elektroniczna wymiana danych (EDI) i zaawansowane podpisy elektroniczne. Ponieważ jednak istnieją również inne technologie, nie należy wymagać od podatników stosowania żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego.”

Odzwierciedleniem przepisów unijnych są przepisy Ustawy o VAT oraz stosownych rozporządzeń wykonawczych obowiązujące od dnia 1 stycznia 2013 r. Za rozstrzygnięciem wspieranym przez wykładnię prowspólnotową przemawiają również względy racjonalności i sprawności funkcjonowania obrotu gospodarczego, a także postępu technologicznego oraz upowszechnienia się elektronicznych środków komunikacji oraz przesyłania danych. Posługiwanie się fakturami przekazywanymi w formie elektronicznej znacznie przyspiesza obrót gospodarczy oraz pozwala na pewne oszczędności. Posługiwanie się takimi fakturami, drukowanymi przez strony transakcji na papierze i w tej formie przechowywanymi, nie zmniejsza przy tym bezpieczeństwa obrotu prawnego w porównaniu z sytuacją, w której faktury od samego początku mają postać papierową i w takiej formie są przekazywane nabywcy. Powyższe stanowisko Spółki zostało w pełni podzielone przez Naczelny Sąd Administracyjny w wyrokach z 20 maja 2010 r., sygn. akt I FSK 1444/09 oraz z 21 czerwca 2012 r., sygn. akt I FSK 1544/11.

Odnosząc się do kwestii skorzystania z prawa do odliczenia VAT w zdarzeniach przyszłych wskazanych w niniejszym wniosku należy podnieść, że przepisy ustawy o VAT oraz rozporządzeń wykonawczych nie wprowadzają szczególnych zasad w zakresie rozpoznania momentu powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego w fakturze otrzymanej drogą elektroniczną. W związku z tym należy stosować normę ogólną z ustawy o VAT, że prawo do odliczenia podatku powstaje, w rozliczeniu za okres, w którym otrzymano fakturę VAT (dla celów niniejszego wniosku Spółka nie wspomina o innych, szczególnych momentach powstania tego prawa przewidzianych w ustawie o VAT, gdyż nie mają one znaczenia w opisywanym zdarzeniu przyszłym).

Słowo „otrzymać” nie jest definiowane na potrzeby ustawy o VAT, więc należy przyjąć znaczenie jakie zostało mu przypisane w języku powszechnym, tj. jako dostanie, uzyskanie czegoś (za słownikiem internetowym języka polskiego, wyd. Internetowe PWN).

Mając powyższe na uwadze, za moment otrzymania faktury VAT przesłanej w formie elektronicznej należy uznać chwilę, w której faktura VAT stała się dostępna dla Wnioskodawcy, a więc moment pojawienia się wiadomości elektronicznej z fakturą na dedykowanej skrzynce pocztowej lub też moment jej ściągnięcia po zalogowaniu się na stronie internetowej dostawcy i jej wydrukowanie. To samo będzie także w przypadku otrzymania w formie elektronicznej faktury VAT korygującej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Art. 86 ust. 10a ustawy stanowi, że w przypadku, gdy nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, o której mowa w art. 29 ust. 4a lub 4c, jest on obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym tę korektę faktury otrzymał. Jeżeli podatnik, nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego odliczenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych – art. 86 ust. 11 ustawy.

W myśl art. 86 ust. 13 ustawy, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 11, 12, 16 i 18, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego.

Stosownie do art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 20 (niewystępujących w przedmiotowej sprawie).

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Kwestię wystawiania i przechowywania faktur reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.).

Zgodnie z dyspozycją wyrażoną w § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do § 19 ust. 3 ww. rozporządzenia, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

1.  podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy,
2.  nabywca, o którym mowa w § 6 ust. 1, przesyła je, w tym udostępnia, podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
3.  nabywca, o którym mowa w § 15 ust. 1, przesyła je, w tym udostępnia, wystawcy faktury,
4.  podmiot, o którym mowa w § 23, przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy i dłużnikowi

\- zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Sposób i warunki przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 1528), które obowiązuje od 1 stycznia 2013 r.

Przepis § 2 ww. rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury – rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej podlega akceptacji ich odbiorcy (§ 3 ww. rozporządzenia).

Przy czym od 1 stycznia 2013 r. nie ma obowiązku wyrażania formalnej zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej, pozostawiając te kwestie całkowicie w gestii umownej stron. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji. Zatem szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażania lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktury w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Zgodnie z § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 4 ust. 3 ww. rozporządzenia).

W myśl § 4 ust. 4 ww. rozporządzenia, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.) weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Odnosząc się do pojęcia kontrola biznesowa, o którym mowa w § 4 ust. 3 ww. rozporządzenia należy wyjaśnić, iż jest to pojęcie szerokie. Jest to proces tworzony, wdrażany i aktualizowany przez osoby odpowiedzialne (zarząd, pracowników i właścicieli) za uzyskanie dostatecznej pewności w zakresie sprawozdawczości finansowej, rachunkowej i nadzorczej oraz w zakresie ich zgodności z wymogami prawnymi.

Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Wskazać należy, iż rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych nie posługuje się wprost pojęciem „faktura korygująca” czy duplikat, co nie oznacza, że faktury korygujące i duplikaty nie mogą być w ogóle sporządzane w wersji elektronicznej zgodnie z tym rozporządzeniem. Faktura korygująca jak i duplikat są bowiem ze swej istoty rodzajem faktury.

Należy także zauważyć, iż w myśl art. 218 obowiązującej Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L.06.347.1 ze zm.), państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają określone warunki. Zwrócić należy również uwagę na zapis art. 219 Dyrektywy 2006/112/WE stwierdzający, że każdy dokument lub notę, która zmienia fakturę pierwotną i odnosi się do niej w sposób wyraźny i jednoznaczny, uznaje się za fakturę.

Zgodnie z powyższą regulacją faktura korygująca sama w sobie jest niezależną fakturą.

Duplikat faktury także należy traktować jako fakturę.

Oznacza to, że wszelkie przepisy, w tym o sposobie przesyłania faktur w formie elektronicznej, odnoszące się do „faktur” odnoszą się również do faktur korygujących i duplikatów.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca prowadzi działalność w zakresie produkcji i obrotu napojami…. w tym ….. W związku z powyższą działalnością Spółka nabywa towary i usługi od dostawców. Niektórzy z dostawców planują przesyłać do Spółki faktury VAT (faktury korygujące oraz duplikaty tych dokumentów) za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail). Faktury te będą przesyłane w formacie PDF, WORD lub Excel. Drogą elektroniczną będą także przesyłane skany faktur papierowych (np. w formacje PDF). Rozważane jest także i to, by Spółka ściągała fakturę po zalogowaniu się na stronie internetowej dostawcy. Na wydrukowanych fakturach Spółka zamieści adnotację o dacie otrzymania faktury lub też ewentualnie sporządzi wydruk wiadomości e-mail, z którą faktura została przesłana.

Wnioskodawca wskazał, iż nie w każdym przypadku będzie udzielał wystawcy faktur (faktur korygujących i duplikatów) akceptacji na ich przesyłanie drogą elektroniczną w formie pisemnej lub elektronicznej. W sytuacjach, w których nie będzie udzielał wystawcom faktur akceptacji na przesyłanie faktur w formie elektronicznej, akceptacja ta będzie wynikała w sposób dorozumiany z całokształtu okoliczności towarzyszących dostawie towarów lub wykonaniu usługi.

W ocenie Spółki, w okolicznościach przywołanych we wniosku, można uznać, iż zapewniona jest integralność treści faktury oraz autentyczność jej pochodzenia. W szczególności Spółka nie będzie ingerowała w treść faktury VAT, jak też w każdym przypadku będzie sprawdzała, czy w fakturze jako sprzedawca widnieje ten sam podmiot, z którym została zawarta umowa na dane świadczenie.

Nabyte towary i usługi, udokumentowane fakturami otrzymywanymi przez Spółkę za pośrednictwem poczty elektronicznej, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Wskazać należy, iż faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury VAT w formie papierowej. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. wskazuje jedynie zasady przesyłania (udostępniania) oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej. Natomiast wszelkie inne zasady dotyczące tzw. „zwykłych” faktur VAT, które stosuje się odpowiednio do faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby faktura elektroniczna mogła zostać uznaną za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność.

Mając na uwadze powyższe oraz obowiązujące przepisy, należy stwierdzić, iż otrzymywanie dokumentów w formacie PDF, WORD, Excel za pośrednictwem poczty elektronicznej, w formie skanu faktur papierowych, a także ściągnięcie dokumentów (udostępnionych) ze strony internetowej dostawcy, w stosunku do których zapewniona będzie autentyczność pochodzenia oraz integralność treści, jest zgodne z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. Zatem, jeżeli faktury otrzymane w ww. sposób zostaną wystawione zgodnie z przepisami ustawy oraz ww. rozporządzenia, to fakt, iż Wnioskodawca otrzyma je bądź odbierze w sposób opisany we wniosku nie wpłynie na ich prawidłowość i będzie można je uznać za spełniające wymogi zarówno ustawy o VAT jak i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r.

Przy czym należy zauważyć, iż stwierdzenie czy faktycznie faktury zostały wystawione zgodnie z przepisami ustawy o VAT oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. możliwe jest w ramach postępowania dowodowego.

Odnosząc się do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych w opisany sposób faktur, należy stwierdzić, iż skoro – jak wskazał Wnioskodawca - będzie zapewniona autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktur oraz duplikatów otrzymanych za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF, WORD, Excel, skanu faktury papierowej, bądź też ściągniętych (udostępnionych) ze strony internetowej dostawcy, Wnioskodawcy przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, bowiem nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług, o ile nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy.

Przy czym wskazać należy, iż prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z duplikatu faktury będzie przysługiwało, pod warunkiem, że nie dokonano odliczenia tego podatku z faktury pierwotnej (której duplikat wystawiono).

Spółka będzie miała również obowiązek zmniejszenia kwot podatku naliczonego wynikającego z przesłanych w formie elektronicznej lub ściągniętych (udostępnionych) ze strony internetowej faktur korygujących oraz duplikatów tych faktur.

Odnosząc się do pytania nr 3 dotyczącego chwili powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego, należy wskazać, iż zgodnie z ww. przepisem art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy prawo to powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Analiza treści ww. pytania nr 3, wskazuje, iż dotyczy ono w istocie ustalenia okresu otrzymania faktur przesyłanych w formie elektronicznej lub udostępnianych w takiej formie. Wskazać należy, że zarówno przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, jak i przepisy rozporządzeń wykonawczych, w szczególności rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej czy też przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom (…) bez względu na formę w jakiej faktury są otrzymywane, tego zagadnienia nie regulują.

Odwołanie się do gramatycznej wykładni pojęcia „otrzymać”, zgodnie z „Małym Słownikiem Języka Polskiego” pod red. E. Sobol (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa, 1995, s. 576) wskazuje, iż „otrzymać” oznacza stać się odbiorcą czegoś, dostać coś. „Otrzymanie” nie jest równoznaczne z przejęciem lub pobraniem. Otrzymującym jest osoba, której dana rzecz została przedłożona.

Zatem otrzymanie faktury jest czynnością faktyczną. Data jej rzeczywistego odbioru co do zasady decyduje o terminie, w którym podatnik ma prawo do odliczenia podatku wykazanego w danej fakturze.

Należy podkreślić, że to na podatniku spoczywa obowiązek stworzenia metod gwarantujących rzetelne udokumentowanie i rozliczenie transakcji w urządzeniach księgowych, tak by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg. Kwestią kluczową jest uzyskanie pewności co do daty otrzymania faktury przesłanej w formie elektronicznej. W tej sytuacji należy uznać, że momentem odbioru faktury jest moment, w którym nastąpiło zdarzenie faktyczne powodujące że Wnioskodawca mógł zapoznać się z jej treścią (odczytać ją w swoim systemie informatycznym).

W okolicznościach niniejszej sprawy okres, w którym podatnik otrzymał fakturę będzie rozpoznawany w dacie otrzymania poczty elektronicznej (wiadomości e-mail) z załączoną fakturą lub też w dacie, kiedy faktura będzie dostępna dla odbiorcy faktury po jego zalogowaniu się na stronie internetowej dostawcy – wówczas bowiem odbiorca będzie miał możliwość zapoznania się z treścią faktury. Zatem prawo do odliczenia podatku naliczonego wystąpi w rozliczeniu za okres, w którym Wnioskodawca otrzyma pocztę elektroniczną z załączoną fakturą lub też po zalogowaniu się na stronie internetowej dostawcy będzie mógł zapoznać się z treścią faktury udostępnionej na tej stronie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione w opisie sprawy, które nie zostały objęte pytaniem - nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.

Należy podkreślić, iż Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. Nr 78, poz. 483 ze zm.) w swoim rozdziale III określa zamknięty katalog źródeł prawa powszechnie obowiązującego. Nie przewiduje on takiej mocy dla orzecznictwa sądowego, w tym orzecznictwa sądów administracyjnych (w Polsce nie obowiązuje system precedensów sądowych). W związku z powyższym, nie negując takiego orzecznictwa, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego, należy zauważyć, że moc obowiązująca wyroków zamyka się w obrębie spraw, w których zostały wydane. Organ podatkowy jest zatem zobowiązany traktować indywidualnie każdą sprawę, natomiast rozstrzygnięcia sądów podejmowane są w oparciu o zebrany w danej sprawie materiał dowodowy. Zatem trudno jest określić w jakim stopniu sprawy będące przedmiotem autonomicznych rozstrzygnięć sądów, które powołał Wnioskodawca, mogą odzwierciedlać sytuację przedstawioną we wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.