Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL1-3.4012.21.2017.2.JN
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2017-05-24
Teza: Podatek od towarów i usług w zakresie przechowywania dokumentów (faktur, rachunków i paragonów) w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty; dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-Rozdział 1-art. 15; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g (uchylony od 1.07.2024); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k (uchylony od 1.07.2024); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 1 marca 2017 r. (data wpływu 13 marca 2017 r.) uzupełnionym pismem z dnia 25 kwietnia 2017 r. (data wpływu 5 maja 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania dokumentów (faktur, rachunków i paragonów) w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 13 marca 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania dokumentów (faktur, rachunków i paragonów) w formie elektronicznej. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 25 kwietnia 2017 r. (data wpływu 5 maja 2017 r.) o doprecyzowanie opisu sprawy.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca zatrudnia pracowników, którzy odbywają podróże służbowe zgodnie z art. 77 (5) Kodeksu pracy. Większość pracowników odbywających podróże służbowe jest wyposażona w korporacyjne karty kredytowe, natomiast pozostałym osobom wypłacane są zaliczki na prywatne konta bankowe. Pracownik wysyłany w podróż służbową z wyprzedzeniem wypełnia formularz polecenia wyjazdu służbowego, a następnie przekazuje go do zatwierdzenia zgodnie z obowiązującą procedurą (obecnie u Wnioskodawcy stosowany jest formularz w formie papierowej, natomiast po wdrożeniu nowego sytemu zatwierdzenie polecenia wyjazdu służbowego będzie wydawane elektronicznie).

Podczas podróży służbowej pracownik zbiera niezbędne dokumenty, potwierdzające poniesione wydatki (faktury, rachunki, paragony). Po powrocie z podróży służbowej pracownik rozlicza się z poniesionych kosztów wypełniając raport wydatków służbowych. Raport musi być zatwierdzony przez przełożonego pracownika. Do raportu pracownik załącza oryginał polecenia wyjazdu służbowego oraz oryginały ww. dokumentów (faktur, rachunków, paragonów).

W sytuacji, gdy pracownik nie posiada dokumentu potwierdzającego określony wydatek, może rozliczyć ten wydatek na podstawie oświadczenia (zgodnie z § 5 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, Dz. U. z 2013 r., poz. 167). Rozliczenia wydatków na podstawie samych oświadczeń zdarzają się sporadyczne, natomiast częściej oświadczenia dotyczą brakujących pojedynczych dokumentów. Zazwyczaj oświadczenia pracowników dotyczą wydatków w postaci opłat parkingowych, opłat za autostradę, czy wydatków na wyżywienie.

U Wnioskodawcy nie są stosowane diety, a pracownicy rozliczają się z rzeczywiście poniesionych wydatków – wiąże się to z koniecznością dokumentowania wszystkich wydatków poniesionych na zakup wyżywienia. Dokonując rozliczenia kosztów podróży służbowej, pracownik ma obowiązek dostarczyć do działu finansowego komplet dokumentów, zatwierdzonych wcześniej przez kierownika. W razie braku w dokumentacji lub innych nieprawidłowości, pracownik zostaje wezwany do wyjaśnienia i poprawy rozliczenia. Pracownik działu finansowego sprawdza przedłożone dokumenty pod kątem kwalifikacji podatkowej (tj. czy stanowią koszty uzyskania przychodów czy nie), natomiast akceptacja poniesionych kosztów podróży służbowej należy do kompetencji kierowników.

W związku z wprowadzaniem nowego systemu rozliczania wydatków służbowych, pracownicy nie będą dłużej rozliczali się na podstawie papierowych raportów. Rozliczenie wydatków będzie odbywało się elektronicznie w programie „A”. Nowy program posiada funkcję rejestrowania zdjęć zrobionych telefonem komórkowym oraz zapisywania skanów pobranych z komputera. Program ten umożliwia również zastąpienie papierowego polecenia wyjazdu służbowego formą elektroniczną z funkcją przesyłania wniosku do zatwierdzenia do odpowiednich osób. W nowym programie wydatki pracownika zatwierdzane będą najpierw przez przełożonego, a następnie przez pracownika działu księgowości. Każdy wydatek i załączony do niego skan rachunku będzie mógł być w każdej chwili możliwy do obejrzenia w formie elektronicznej.

Obecny proces rozliczania wydatków poniesionych w podróży służbowej jest czasochłonny i kłopotliwy. Całkowite przejście na formę elektroniczną pozwoli skrócić czas zatwierdzania oraz rozliczania wydatków, a tym samym przyspieszy spłatę korporacyjnych kart kredytowych, chroniąc Wnioskodawcę przed ewentualnymi opłatami za nieterminową spłatę oraz przyspieszy ewentualną wypłatę dla pracownika za użycie prywatnych środków w podróży służbowej.

Wprowadzając nowy program rozliczania podróży służbowych Wnioskodawca zrezygnuje z papierowych formularzy raportu wydatków. Aby całkowicie wykluczyć konieczność fizycznego gromadzenia i przechowywania dokumentów, Wnioskodawca chce również zrezygnować z przechowywania dokumentów (faktur, rachunków i paragonów) na rzecz ich skanów i zdjęć. Taka forma przechowywania dokumentów wydaje się być wygodniejsza, trwalsza i pewniejsza, gdyż dokument w formie papierowej łatwiej może ulec zniszczeniu, blaknięciu lub zostać zagubiony.

Wnioskodawca wystąpił jednocześnie o interpretację w tym samym stanie faktycznym do Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, zadając pytanie o treści:

Czy Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów koszty wynikające z dokumentów (faktur, rachunków i paragonów), potwierdzających koszty podróży służbowych pracowników Wnioskodawcy, w sytuacji w której:

1.  rozliczenie kosztów tych podróży będzie odbywać się wyłącznie w sposób elektroniczny (tj. poprzez elektroniczne polecenie wyjazdu służbowego, elektroniczne rozliczenie podróży służbowej oraz dokumentowanie kosztów podróży służbowej w formie skanów i zdjęć) oraz
2.  ww. dokumenty w formie elektronicznej będą przechowywane na serwerach znajdujących się poza terytorium Polski?

W złożonym uzupełnieniu Wnioskodawca wskazał, że:

1.  Pracownicy Wnioskodawcy są upoważnieni do odbioru dokumentów w jego imieniu.
2.  Dokumenty są wystawiane na Wnioskodawcę lub imiennie na pracownika.
3.  Otrzymane dokumenty będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
4.  Otrzymane dokumenty będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
5.  Sposób przechowywania dokumentów poza terytorium kraju w formie elektronicznej będzie umożliwiał naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi Izby Administracji Skarbowej oraz Szefowi Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych dokumentów.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy Wnioskodawca może przechowywać dokumenty (faktury, rachunki i paragony), potwierdzające koszty podróży służbowych pracowników Wnioskodawcy wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w formie skanów i zdjęć), rezygnując z przechowywania tych dokumentów w formie papierowej oraz czy ww. dokumenty w formie elektronicznej mogą być przechowywane poza terytorium Polski?

Zdaniem Wnioskodawcy, może on przechowywać dokumenty (faktury, rachunki i paragony), potwierdzające koszty podróży służbowych jego pracowników wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w formie skanów i zdjęć), rezygnując z przechowywania tych dokumentów w formie papierowej. Zdaniem Wnioskodawcy ww. dokumenty w formie elektronicznej mogą być przechowywane poza terytorium Polski. W przypadku faktur VAT, zastosowanie znajdzie regulacja art. 112a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej określana jako „ustawa o VAT”). Zgodnie z tym przepisem, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie a także otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 ustawy o VAT) jednak przepisu tego nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy o VAT). Regulacja art. 112a ust. 3 ustawy o VAT oznacza, że w razie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, podatnik nie musi ich przechowywać na terytorium Polski. Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Odnośnie pozostałych dokumentów (tj. paragonów oraz rachunków), podstawę prawną stanowi art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (zwanej dalej „OP”), zgodnie z którym podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Ordynacja podatkowa nie reguluje wprost formy przechowywania dokumentów w postaci rachunków i paragonów, co oznacza, że dopuszczalna jest każda forma zapewniająca dostęp do tych dokumentów do chwili upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W przypadku przechowywania faktur VAT, ustawa o VAT wskazuje jedynie, że jeśli będą one przechowywane w formie elektronicznej, to nie muszą być przechowywane na terytorium kraju, a ponadto elektroniczna forma przechowywania faktur musi zapewniać niezwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wnioskodawca wskazuje, iż pogląd, zgodnie z którym faktury, rachunki i paragony uzyskane w formie papierowej mogą być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, jest powszechnie akceptowany przez organy podatkowe. Dla przykładu można wskazać na interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 13 maja 2014 r., nr ILPP4/443-66/14-2/BA, gdzie stwierdzono, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków, podatnik będzie uprawniony do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny (w postaci skanów) oraz do zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej i ich zniszczenia po zarchiwizowaniu.

Podobny pogląd został wyrażony w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 8 stycznia 2016 r. (IPPP2/4512-1052/15-4/AO).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 ust. 1 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymany przez podatnika dokument zawierał będzie dane określone w art. 106e ustawy będzie on fakturą w rozumieniu ustawy i stosować się do niego będą wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie będzie zawierał ww. danych, to nie będzie mógł zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Art. 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (\`(...)\`).

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na mocy art. 112a ust. 3 ustawy – przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast – na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Jak stanowi art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca zatrudnia pracowników, którzy odbywają podróże służbowe. Podczas podróży służbowej pracownik zbiera niezbędne dokumenty, potwierdzające poniesione wydatki (faktury, rachunki, paragony), z których po powrocie rozlicza się wypełniając raport wydatków służbowych. Do raportu pracownik załącza oryginał polecenia wyjazdu służbowego oraz oryginały ww. dokumentów (faktur, rachunków, paragonów). W sytuacji, gdy pracownik nie posiada dokumentu potwierdzającego określony wydatek, może rozliczyć ten wydatek na podstawie oświadczenia. Obecny proces rozliczania wydatków poniesionych w podróży służbowej jest czasochłonny i kłopotliwy. W związku z tym Wnioskodawca chce wprowadzić nowy system rozliczania wydatków służbowych, rezygnując z papierowych formularzy raportu wydatków. Całkowite przejście na formę elektroniczną pozwoli skrócić czas zatwierdzania oraz rozliczania wydatków. Aby całkowicie wykluczyć konieczność fizycznego gromadzenia i przechowywania dokumentów, Wnioskodawca chce również zrezygnować z przechowywania dokumentów (faktur, rachunków i paragonów) na rzecz ich skanów i zdjęć. Rozliczenie wydatków będzie odbywało się elektronicznie w programie „A”. Nowy program posiada funkcję rejestrowania zdjęć zrobionych telefonem komórkowym oraz zapisywania skanów pobranych z komputera. Program ten umożliwia również zastąpienie papierowego polecenia wyjazdu służbowego formą elektroniczną z funkcją przesyłania wniosku do zatwierdzenia do odpowiednich osób. W nowym programie wydatki pracownika zatwierdzane będą najpierw przez przełożonego, a następnie przez pracownika działu księgowości. Każdy wydatek i załączony do niego skan rachunku będzie mógł być w każdej chwili możliwy do obejrzenia w formie elektronicznej.

Ponadto Wnioskodawca wskazał, że otrzymane dokumenty będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Sposób przechowywania dokumentów poza terytorium kraju w formie elektronicznej będzie umożliwiał naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi Izby Administracji Skarbowej oraz Szefowi Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych dokumentów.

Zatem przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w formie papierowej) w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej dokumentów (rachunków i paragonów), do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Podsumowując, Wnioskodawca będzie mógł przechowywać dokumenty (faktury, rachunki i paragony), potwierdzające koszty podróży służbowych pracowników wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w formie skanów i zdjęć), rezygnując z przechowywania tych dokumentów w formie papierowej. Ponadto ww. dokumenty w formie elektronicznej Wnioskodawca będzie mógł przechowywać poza terytorium Polski.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej – przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.