Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB5/423-467/10-2/JC
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2010-10-05
Teza: Czy otrzymana za pośrednictwem poczty elektronicznej faktura w formacie PDF stanowi podstawę do zaliczenia wydatku, który został nią udokumentowany do kosztów uzyskania przychodów (zarówno w odniesieniu do kosztów bezpośrednich i pośrednich jak i jako środek trwały lub wartość niematerialna i prawna) o ile dany wydatek stanowi koszt uzyskania przychodów w świetle art. 15 ust. 1 i nast. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?
Słowa kluczowe: dokumentacja-dokumentacja księgowa; dokumentowanie; dowód-dowód księgowy; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT; faktura-wystawienie faktury
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 1-art. 9

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 09.07.2010 r. (data wpływu 26.07.2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy dowody księgowe przechowywane w formie elektronicznej są prawidłowymi dowodami do udokumentowania kosztów podatkowych - **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 26.07.2010 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy dowody księgowe przechowywane w formie elektronicznej są prawidłowymi dowodami do udokumentowania kosztów podatkowych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest dystrybutorem towarów marki S. w Polsce. Wnioskodawca sprzedaje hurtowo towary marki S. swoim klientom na terenie całego kraju. W efekcie w każdym miesiącu Wnioskodawca wystawia kilkanaście tysięcy samych faktur sprzedaży oraz faktur korygujących, których liczba jest także znaczna, co wynika z różnych okoliczności:

*   udzielanych rabatów;
*   uwzględnionych reklamacji;
*   zwrotów towarów;
*   pomyłek w cenie lub ilości wydanych towarów;
*   błędów systemu;
*   innych.

W przypadku wystawiania faktur korygujących zmniejszających obrót, Wnioskodawca nie obniża obrotu w miesiącu wystawienia faktury korygującej, ale oczekuje potwierdzenia od kontrahenta, że faktura korygująca dotarła do niego. Niestety potwierdzenie takie nie zawsze do Wnioskodawcy dociera, bowiem niektórzy z nabywców po otrzymaniu faktury korygującej nie informują Wnioskodawcy o tym fakcie.

Wnioskodawca zastanawia się nad wdrożeniem rozwiązania, w którym oryginały faktur i faktur korygujących będą wysyłane do kontrahentów za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF. Tym samym Wnioskodawca planuje zrezygnować z wysyłania oryginałów faktur i faktur korygujących w formie papierowej. Ponadto Wnioskodawca planuje zrezygnować z drukowania kopii faktur korygujących na rzecz przechowywania ich na serwerze w formacie PDF przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego.

Wnioskodawca dokonuje również zakupów towarów i usług od podmiotów krajowych i zagranicznych. Duża skala prowadzonej działalności powoduje, że Wnioskodawca otrzymuje w każdym miesiącu od swoich kontrahentów - dostarczających towary lub świadczących na rzecz Wnioskodawcy usługi - bardzo dużą ilość faktur i faktur korygujących. Ze względu na nieprawidłową pracę poczty, kurierów i z innych przyczyn faktury i faktury korygujące otrzymywane są nawet po kilku miesiącach od zaistnienia zdarzenia gospodarczego, którego skutkiem jest wystawienie tych dokumentów. Wnioskodawca odlicza VAT wykazany na fakturach doręczanych mu najwcześniej w dacie otrzymania papierowego dokumentu faktury lub faktury korygującej.

Jednocześnie Wnioskodawca będzie otrzymywał od swoich dostawców faktury i faktury korygujące w formacie PDF przesłane na adres poczty elektronicznej Wnioskodawcy. Wszystkie faktury i faktury korygujące, wystawiane przez dostawców, będą przechowywane na serwerze w formacie PDF przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego.

Należy podkreślić, iż niniejszy wniosek nie dotyczy faktur elektronicznych, do których stosuje się przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2004 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy Wnioskodawca będzie mógł przechowywać faktury i faktury korygujące - zarówno wystawione przez siebie, jak i otrzymane od kontrahentów - wyłącznie w formacie PDF na serwerze?
2.  Czy Wnioskodawca może rozliczyć podatek VAT z faktur i faktur korygujących otrzymanych od kontrahentów wyłącznie w formacie PDF na adres poczty elektronicznej, w dacie otrzymania emaila zawierającego fakturę lub fakturę korygującą?
3.  Czy Wnioskodawca może wystawiać faktury i faktury korygujące w formacie PDF i będzie to równoznaczne z wystawieniem faktury lub faktury korygującej w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług?
4.  Czy Wnioskodawca może wysyłać faktury i faktury korygujące w formacie PDF pocztą elektroniczną na adres poczty elektronicznej kontrahenta i wysłanie w ten sposób będzie równoznaczne z doręczeniem faktury lub faktury korygującej w dniu wysłania emaila zawierającego fakturę lub fakturę korygującą?
5.  Czy otrzymana za pośrednictwem poczty elektronicznej faktura w formacie PDF stanowi podstawę do zaliczenia wydatku, który został nią udokumentowany do kosztów uzyskania przychodów (zarówno w odniesieniu do kosztów bezpośrednich i pośrednich jak i jako środek trwały lub wartość niematerialna i prawna) o ile dany wydatek stanowi koszt uzyskania przychodów w świetle art. 15 ust. 1 i nast. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie pytań dotyczących podatku od towarów i usług wniosek zostanie rozpatrzony odrębną interpretacją indywidualną.

Zdaniem Wnioskodawcy:

Konsekwencją uznania, że faktura wystawiona i otrzymana w formacie PDF jest fakturą VAT, o której mowa w przepisach o podatku od towarów i usług jest również możliwość rozliczenia w kosztach uzyskania przychodów wydatków, które zostały taką fakturą udokumentowane. Zgodnie bowiem z art. 20 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) w przypadku dokonywania zapisów księgowych na podstawie zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, operacje te muszą być w odniesieniu do zakupów dokonywanych od podatników VAT dokonywane wyłącznie na podstawie faktur VAT. Skoro zatem - stosownie do powołanych powyżej rozstrzygnięć sądownictwa administracyjnego - faktura wystawiona w PDF jest fakturą spełniającą wszystkie warunki jej ważności i prawidłowości z punktu widzenia przepisów o podatku VAT, to jest ona również prawidłowym zewnętrznym obcym dowodem źródłowym wystawionym przez podatnika VAT będącym podstawą do dokonania zapisów księgowych.

Na tle przedstawionego zdarzenia przyszłego stwierdzam, co następuje:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r., Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

Zgodnie z tymi uregulowaniami, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, iż wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Ponoszone koszty należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

Ze zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku wynika, iż Wnioskodawca zastanawia się nad wdrożeniem rozwiązania, w którym oryginały faktur i faktur korygujących będą wysyłane do kontrahentów za pomocą poczty elektronicznej w formacie PDF. Tym samym Wnioskodawca planuje zrezygnować z wysyłania oryginałów faktur i faktur korygujących w formie papierowej. Ponadto Wnioskodawca planuje zrezygnować z drukowania kopii faktur korygujących na rzecz przechowywania ich na serwerze w formacie PDF przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego. Wnioskodawca dokonuje również zakupów towarów i usług od podmiotów krajowych i zagranicznych. Jednocześnie Wnioskodawca będzie otrzymywał od swoich dostawców faktury i faktury korygujące w formacie PDF przesłane na adres poczty elektronicznej Wnioskodawcy. Wszystkie faktury i faktury korygujące, wystawiane przez dostawców, będą przechowywane na serwerze w formacie PDF przez okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego.

Wnioskodawca podkreśla, iż niniejszy wniosek nie dotyczy faktur elektronicznych, do których stosuje się przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2004 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

Powołany na wstępie uzasadnienia przepis art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 tej ustawy, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a - 16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule, zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Z przepisów tej ustawy wynika, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi” (art. 20 ust. 2). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 tej ustawy).

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 ww. ustawy o rachunkowości, są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3.  wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1.  zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2.  korygujące poprzednie zapisy;
3.  zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4.  rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości określa, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem.

Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo - skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne wykonanie usługi, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera regulacji dotyczących wystawiania oraz formy faktur VAT. Kwestie te normuje ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r., Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) oraz wydane na jej podstawie rozporządzenie wykonawcze.

W interpretacji indywidualnej z dnia 15 września 2010 r. Nr IPPP1/443-779/10-2/AW wskazano, iż:

„Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową). Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.(…) Zatem, mając na uwadze powyższe rozważania, należy stwierdzić, iż stanowisko Wnioskodawcy w zakresie wysyłania e-mailem, przechowywania na serwerze oraz rozliczania faktur wystawionych w formacie PDF jest nieprawidłowe”.

W związku z powyższym, faktura otrzymana za pośrednictwem poczty elektronicznej w PDF nie stanowi dokumentu potwierdzającego dokonanie operacji gospodarczej, tym samym wydatek potwierdzony taką fakturą nie będzie stanowił kosztu uzyskania przychodów.

Jednocześnie nadmienia się, iż wniosek Spółki w zakresie podatku od towarów i usług został rozpatrzony odrębną interpretacją indywidualną wydaną w dniu 15 września 2010 r. nr IPPP1/443-779/10-2/AW.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku ul.1-ego Maja 10, 09-402 Płock.