Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0113-KDIPT1-2.4012.54.2021.3.AM
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-04-02
Teza: przechowywanie faktur zakupowych i sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej; prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej; prawo do opodatkowania stawką 0% transakcji WDT, w przypadku przechowywania dokumentacji potwierdzającej dokonaną dostawę wyłącznie w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; dostawa-dostawa wewnątrzwspólnotowa towarów; faktura-faktura elektroniczna
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 3-art. 13; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VIII-Rozdział 1-art. 41; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 24 stycznia 2021 r. (data wpływu 1 lutego 2021 r.), uzupełnionym pismem z 23 marca 2021 r. (data wpływu 26 marca 2021 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

*   przechowywania faktur zakupowych i sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej;

*   prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej;

*   prawa do opodatkowania stawką 0% transakcji WDT, w przypadku przechowywania dokumentacji potwierdzającej dokonaną dostawę wyłącznie w formie elektronicznej

– **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 1 lutego 2021 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

*   przechowywania faktur zakupowych i sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej;

*   prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej;

*   prawa do opodatkowania stawką 0% transakcji WDT, w przypadku przechowywania dokumentacji potwierdzającej dokonaną dostawę wyłącznie w formie elektronicznej

oraz podatku dochodowego od osób prawnych.

Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z 23 marca 2021 r. o doprecyzowanie opisu sprawy oraz uiszczenie dodatkowej opłaty.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

… Sp. z o.o. (dalej jako Wnioskodawca, Spółka) jest polską spółką kapitałową zajmującą się przede wszystkim świadczeniem usług uszlachetniania materiałów.

Spółka jest zarejestrowana na terytorium kraju jako czynny podatnik podatku od towarów i usług, spółka jest rezydentem w rozumieniu ustawy CIT. Spółka jest zarejestrowana do transakcji wewnątrzunijnych (podatnik VAT UE). Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi w celu prowadzenia działalności gospodarczej. Z uwagi na fakt, że ww. zakupy są przez nią wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, co do zasady przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących te zakupy.

Wydatki powyższe ponoszone są w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodów, w związku z czym, co do zasady, Spółka jest uprawniona do ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych.

Spółka sprzedaje usługi przede wszystkim do odbiorców zagranicznych. W ramach dokonywanych transakcji dochodzi przede wszystkim do świadczenia usług, jednakże realizowane są również dostawy krajowe, w przyszłości mogą pojawić się również wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów czy eksport. Jednocześnie Spółka nabywa od kontrahentów krajowych, jak i zagranicznych towary i usługi.

W chwili obecnej część faktur jest otrzymywana i wystawiana przez Spółkę w formie papierowej, są one przechowywane w Spółce w tej samej formie. Niemniej, celem minimalizacji kosztów, a także ograniczenia ryzyka utraty i zniszczenia dokumentów źródłowych, Spółka (a także inne spółki z grupy) rozważa zmianę praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej.

Spółka obecnie nie dokonuje WDT, jednakże zamierza w przyszłości dokonywać takie transakcje. Należy przyjąć założenie, że część dokumentów potwierdzających wywóz towarów z terytorium kraju na terytorium innego kraju członkowskiego w ramach WDT Wnioskodawca będzie otrzymywać od kontrahentów w formie papierowej, a część w formie elektronicznej. Wnioskodawca zamierza dokumenty papierowe uprawniające do zastosowania stawki 0% VAT skanować i archiwizować je wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z poniżej opisaną procedurą.

Planowana procedura w odniesieniu do faktur zakupowych

Spółka otrzymuje faktury zakupowe zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Dokumenty elektroniczne wpływają na dedykowany adres e-mail. Dostęp do tego adresu mailowego mają wyznaczeni pracownicy Wnioskodawcy oraz wyznaczeni pracownicy kontrahenta – spółki, realizującej usługi księgowe w ramach shared service na rzecz Wnioskodawcy. Zarówno faktury zakupowe wysyłane przez kontrahentów na adres siedziby spółki, jak i na adres e-mail odbierane są przez upoważnionych pracowników sekretariatu Wnioskodawcy.

Każdy dokument przychodzący do Spółki – czy to w formie papierowej, czy elektronicznej otrzymuje unikatowy, niepowtarzalny numer nadawany przez pracownika Wnioskodawcy i jest nanoszony zarówno do książki korespondencyjnej, jak i na fakturze. Wszystkie dokumenty zakupowe dopiero po przyjęciu do książki korespondencyjnej, po kontroli merytorycznej i umieszczeniu opisu wraz z rodzajem miejsca powstania kosztu (MPK) są przekazywane do kontrahenta świadczącego usługi wsparcia księgowego – do działu księgowości.

Faktury otrzymane w formie elektronicznej i w formie papierowej są skanowane do systemu SAP w module FI i stanowią załącznik do zaksięgowanego dowodu finansowego. Następnie po ujęciu faktury zakupowej w systemie SAP, dokument taki jest przechowywany w formie papierowej.

Kontrola otrzymywanych faktur jest wielostopniowa. Pracownik Wnioskodawcy składa zapotrzebowanie na zakup towaru/usługi wyznaczonemu pracownikowi kontrahenta realizującego usługę shared service w obszarze zakupów. Następnie faktury dokumentujące dany zakup towaru/usługi są sprawdzane pod kątem merytorycznym przez osobę realizującą usługę shared service w obszarze zakupów. Na tym etapie następuje weryfikacja zgodności danych zawartych na fakturze ze złożonym zamówieniem (zgodność cen z ofertą, zgodność ilości).

Natomiast informacje dotyczące daty dostawy towaru/wykonania usługi są weryfikowane bezpośrednio z pracownikiem Spółki, który złożył zapotrzebowanie na określony zakup. Każda faktura VAT dokumentująca dany zakup towaru/usługi zawiera szczegółowy opis wydatku ze wskazaniem miejsca powstawania kosztów.

Opis taki zamieszcza osoba realizująca zapotrzebowanie na zakup towaru/usługi (tutaj: wyznaczony pracownik kontrahenta realizujący usługę shared service w obszarze zakupów) bądź wyznaczony pracownik Wnioskodawcy.

Ponadto każdy dokument finansowy jest zatwierdzony przez Prezesa Spółki.

Ostatnim krokiem kontroli faktur zakupowych jest kontrola formalno-rachunkowa w dziale finansów kontrahenta świadczącego usługi księgowe w ramach shared service przez pracownika realizującego usługę shared service w obszarze księgowości.

Zeskanowane dokumenty są przechowywane w formacie PDF w systemie SAP. Serwer znajduje się w centrum danych w siedzibie Spółki matki …. – Niemcy. Takie rozwiązanie archiwizacyjne ma obejmować wszystkie lokalizacje ….

Serwery znajdują się w centrum komputerowym 1 (Rechenzentrum 1) na terenie Spółki matki …. – Niemcy. Serwery są zabezpieczone przez zasilacze awaryjne (bezprzerwowe). Dostęp do centrum komputerowego mają tylko dla wyznaczone osoby. Niemożliwe jest uzyskanie dostępu do serwerów przez osobę nieupoważnioną.

Dokumenty przechowywane w archiwum nie mogą być modyfikowane. Dostęp jest chroniony przez określone formy autoryzacji zaimplementowane w SAP.

Codziennie tworzona jest kopia zapasowa serwera. Po zapełnieniu nośniki Blue-Ray są przenoszone do innego pomieszczenia w oddzielnym budynku (nie w centrach danych).

Obecnie realizowany jest projekt konwersji systemu archiwizacji z …. do ….. Po przejściu kopie zapasowe będą przechowywane na dyskach twardych. Kopie zapasowe na dyskach twardych będą tworzone w dwóch przestrzennie oddzielonych centrach komputerowych w lokalizacji Spółki matki …\`(...)\` – Niemcy.

Dostęp do dokumentów jest możliwy w przypadku kontroli. Dane te można przeglądać i wyszukiwać Online. Gdyby w przypadku kontroli zewnętrznej konieczne było dostarczenie inspektorom wybranych dokumentów, nie stanowiłoby to problemu. Dokumenty mogą być wyszukane w każdej chwili i przesłane na przykład do urzędu skarbowego.

Należy podkreślić, że zastosowane rozwiązanie archiwizacyjne jest certyfikowane zgodnie z normą IDW PS 880.

Planuje się niszczenie dokumentów papierowych po ich prawidłowym zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu księgowego. Dokumenty po zeskanowaniu będą przechowywane w systemie SAP aż do upływu okresu przedawnienia (zostanie zapewnione minimum 10 lat dostępu do systemu SAP).

Planowana procedura w odniesieniu do faktur sprzedażowych

Faktury sprzedażowe wystawiane są ręcznie w arkuszu kalkulacyjnym przez wyznaczonego pracownika kontrahenta realizującego usługę shared service w obszarze księgowości. Następnie są przesyłane e-mailem do Wnioskodawcy w celu zatwierdzenia przez Prezesa bądź przez wyznaczonego pracownika Spółki. Po akceptacji i podpisaniu przez osoby reprezentujące Wnioskodawcę, faktury sprzedażowe są przesyłane przez wyznaczonego pracownika tradycyjną pocztą bądź elektroniczną na wskazany adres odbiorcy faktury.

Każda faktura sprzedażowa dotycząca usługi uszlachetniania wystawiana jest na podstawie stosownych kalkulacji. Pozostałe faktury sprzedażowe wystawiane są w oparciu o zapisy obowiązujących umów handlowych zawartych przez Spółkę z podmiotami zewnętrznymi.

Kontrola otrzymywanych dokumentów jest dwustopniowa. Pod względem merytorycznym faktura sprzedażowa jest sprawdzana i akceptowana przez Prezesa bądź przez wyznaczonego pracownika Wnioskodawcy.

Natomiast pod względem formalno-rachunkowym faktura sprzedaży jest sprawdzana przez wyznaczonego pracownika kontrahenta realizującego usługę shared service w obszarze usług księgowych.

Każda faktura sprzedażowa zaksięgowana w systemie SAP w module FI zawiera załączniki w postaci: skanu faktury lub dodatkowo innych załączników potwierdzających zgodność rozliczeń np. kalkulacje, kserokopie refaktur itp.

Planuje się rezygnację z faktur papierowych i wystawianie dokumentów tylko w formie elektronicznej. Dotychczas wystawione dokumenty, dotyczące lat nieprzedawnionych planuje się zeskanować do programu SAP i zniszczyć ich wersje papierowe.

Dokumenty (zarówno te wystawione w formie elektronicznej, jak i wskazane skany dokumentów wystawionych w formie papierowej) mają być przechowywane w formacie PDF w systemie SAP. Serwer znajduje się w centrum danych w siedzibie Spółki matki w W. – Niemcy. Takie rozwiązanie archiwizacyjne obejmuje wszystkie lokalizacje spółek z grupy.

Serwery znajdują się w centrum komputerowym 1 (Rechenzentrum 1) na terenie Spółki matki W. – Niemcy. Serwery są zabezpieczone przez zasilacze awaryjne (bezprzerwowe). Dostęp do centrum komputerowego mają tylko dla wyznaczone osoby. Niemożliwe jest uzyskanie dostępu do serwerów przez osobę nieupoważnioną.

Dokumenty przechowywane w archiwum nie mogą być modyfikowane. Dostęp jest chroniony przez określone formy autoryzacji zaimplementowane w SAP.

Codziennie tworzona jest kopia zapasowa serwera. Po zapełnieniu nośniki Blue-Ray są przenoszone do innego pomieszczenia w oddzielnym budynku (nie w centrach danych).

Obecnie realizowany jest projekt konwersji systemu archiwizacji z …. do ….. Po przejściu kopie zapasowe będą przechowywane na dyskach twardych. Te twarde dyski są odzwierciedlone w dwóch przestrzennie oddzielonych centrach komputerowych w lokalizacji Spółki matki ….. – Niemcy.

Dostęp do dokumentów jest możliwy w przypadku kontroli. Dane te można przeglądać i wyszukiwać Online. Gdyby w przypadku kontroli zewnętrznej konieczne było dostarczenie inspektorom wybranych dokumentów, nie stanowiłoby to problemu. Dokumenty mogą być wyszukane w każdej chwili i przesłane na przykład do urzędu skarbowego.

Należy podkreślić, że zastosowane rozwiązanie archiwizacyjne jest certyfikowane zgodnie z normą IDW PS 880.

Procedura w odniesieniu do dokumentów potwierdzających dokonanie WDT

Spółka zamierza w przyszłości dokonywać transakcje wewnątrzwspólnotowe. Dokumenty służące do potwierdzania dokonania WDT będzie otrzymywać w formie elektronicznej, sporadycznie może się zdarzyć, że dokumenty zostaną dodatkowo przesłane pocztą. Dokumenty elektroniczne będą wpływały na adres e-mail danego pracownika Spółki, który opiekuje się klientem i dostawami. Ponadto mogą być pozyskiwane elektroniczne potwierdzenia z portali klienta bądź pobierane jest potwierdzenie elektroniczne EDI. Dokumenty wysyłane na adres Spółki w formie papierowej odbierane będą przez upoważnionych pracowników sekretariatu i przekazywane do działu logistyki.

Ponadto Spółka będzie dysponowała dokumentami CMR podpisanymi przez kierowcę odbierającego towar. Jednocześnie, część dokumentów potwierdzonych przez odbiorcę towaru może być przesyłana do Spółki w formie elektronicznej.

Dokumenty pozyskane w formie elektronicznej będą przekazywane do systemu księgowego SAP i przechowywane w formie elektronicznej. Planuje się niszczenie dokumentów papierowych po ich prawidłowym zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu księgowego. Dokumenty po zeskanowaniu będą przechowywane w systemie SAP aż do upływu okresu przedawnienia.

Dokumenty będą weryfikowane pod kątem ich kompletności i zgodności z przepisami ustawy o VAT.

Proces związany z przechowywaniem dokumentów w formie elektronicznej jest analogiczny jak w wypadku faktur: Dokumenty są przechowywane w formacie PDF w systemie SAP. Serwer znajduje się w centrum danych w siedzibie Spółki matki W. – Niemcy. Takie rozwiązanie archiwizacyjne ma obejmować wszystkie lokalizacje ….

Serwery znajdują się w centrum komputerowym 1 (Rechenzentrum 1) na terenie Spółki matki w W. – Niemcy. Serwery są zabezpieczone przez zasilacze awaryjne (bezprzerwowe). Dostęp do centrum komputerowego mają tylko dla wyznaczone osoby. Niemożliwe jest uzyskanie dostępu do serwerów przez osobę nieupoważnioną.

Dokumenty przechowywane w archiwum nie mogą być modyfikowane. Dostęp jest chroniony przez określone formy autoryzacji zaimplementowane w SAP.

Codziennie tworzona jest kopia zapasowa serwera. Po zapełnieniu nośniki Blue-Ray są przenoszone do innego pomieszczenia w oddzielnym budynku (nie w centrach danych).

Obecnie realizowany jest projekt konwersji systemu archiwizacji z ….. Po przejściu (jeszcze w tym roku) kopie zapasowe będą przechowywane na dyskach twardych. Kopie zapasowe na dyskach twardych będą tworzone w dwóch przestrzennie oddzielonych centrach komputerowych w lokalizacji Spółki matki …. – Niemcy.

Dostęp do dokumentów jest możliwy w przypadku kontroli. Dane te można przeglądać i wyszukiwać Online. Gdyby w przypadku kontroli zewnętrznej konieczne było dostarczenie inspektorom wybranych dokumentów, nie stanowiłoby to problemu.

Dokumenty mogą być wyszukane w każdej chwili i przesłane na przykład do urzędu skarbowego.

Należy podkreślić, że zastosowane rozwiązanie archiwizacyjne jest certyfikowane zgodnie z normą IDW PS 880.

Opisane powyżej procedury będą stosowane przez Spółkę. W SAP przechowywane będą elektroniczne wersje dokumentów uzyskiwanych w tej formie. W wypadku dokumentów papierowych planuje się ich skanowanie i niszczenie wersji papierowych.

Ponadto Wnioskodawca:

1.  Na pytanie Organu: „Czy w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami, jak również faktur wystawionych przez Wnioskodawcę, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego? Jeśli tak, to na czym będą polegały kontrole i weryfikacja autentyczności pochodzenia tych faktur?” odpowiedział: Tak, kontrole są zapewnione. Poniżej opis procedur stosowanych w odniesieniu do poszczególnych rodzajów dokumentów.

Dokumenty zakupowe

Dokumenty elektroniczne wpływają na dedykowany adres e-mail. Dostęp do tego adresu mailowego mają wyznaczeni pracownicy Wnioskodawcy oraz wyznaczeni pracownicy kontrahenta – Spółki, realizującej usługi księgowe w ramach shared service na rzecz Wnioskodawcy. Zarówno faktury zakupowe wysyłane przez kontrahentów na adres siedziby Spółki, jak i na adres e-mail odbierane są przez upoważnionych pracowników sekretariatu Wnioskodawcy.

Każdy dokument przychodzący do Spółki – czy to w formie papierowej, czy elektronicznej otrzymuje unikatowy, niepowtarzalny numer nadawany przez pracownika Wnioskodawcy i jest nanoszony zarówno do książki korespondencyjnej, jak i na fakturze – co pozwala na jednoznaczne zidentyfikowanie dokumentu od momentu jej wpływu aż do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wszystkie dokumenty zakupowe dopiero po przyjęciu do książki korespondencyjnej, po kontroli merytorycznej i umieszczeniu opisu wraz z rodzajem miejsca powstania kosztu (MPK) są przekazywane do kontrahenta świadczącego usługi wsparcia księgowego – do działu księgowości. Takie działanie pozwala na jednoznaczne zidentyfikowanie dokumentu i powiązanie go z zakupem (kontrola merytoryczna).

Faktury otrzymane w formie elektronicznej i w formie papierowej są skanowane do systemu SAP w module FI i stanowią załącznik do zaksięgowanego dowodu finansowego.

Kontrola otrzymywanych faktur jest wielostopniowa.

1.  Pracownik Wnioskodawcy składa zapotrzebowanie na zakup towaru/usługi wyznaczonemu pracownikowi kontrahenta realizującego usługę shared service w obszarze zakupów.
2.  Następnie faktury dokumentujące dany zakup towaru/usługi są sprawdzane pod kątem merytorycznym przez osobę realizującą usługę shared service w obszarze zakupów. Na tym etapie następuje weryfikacja zgodności danych zawartych na fakturze ze złożonym zamówieniem (zgodność cen z ofertą, zgodność ilości, prawidłowość co do wystawcy faktury). Natomiast informacje dotyczące daty dostawy towaru/wykonania usługi są weryfikowane bezpośrednio z pracownikiem Spółki, który złożył zapotrzebowanie na określony zakup. Każda faktura VAT dokumentująca dany zakup towaru/usługi zawiera szczegółowy opis wydatku ze wskazaniem miejsca powstawania kosztów. Opis taki zamieszcza osoba realizująca zapotrzebowanie na zakup towaru/usługi (tutaj: wyznaczony pracownik kontrahenta realizujący usługę shared service w obszarze zakupów) bądź wyznaczony pracownik Wnioskodawcy.
3.  Ponadto każdy dokument finansowy jest zatwierdzony przez Prezesa Spółki – kontrola merytoryczna zawartości faktury i jej poprawności.
4.  Ostatnim krokiem kontroli faktur zakupowych jest kontrola formalno-rachunkowa w dziale finansów kontrahenta świadczącego usługi księgowe w ramach shared service przez pracownika realizującego usługę shared service w obszarze księgowości – kontrola poprawności formalnej.

Jak wskazano – każdy dokument, po wpłynięciu do spółki, jest oznaczamy unikatowym numerem, co pozwala na jednoznaczne identyfikowanie faktury na każdym z etapów kontroli, a także już po zniszczeniu dokumentu papierowego. Poszczególni pracownicy dokonują weryfikacji konkretnych jej elementów – w ten sposób zapewnia się autentyczność faktury (dochodzi do weryfikacji prawidłowości wskazanego na fakturze dostawcy, a także prawidłowego odzwierciedlenia przebiegu transakcji), jej prawidłowość merytoryczną i formalno-rachunkową.

Faktury sprzedażowe

Proces jest kilkustopniowy

1.  Faktury sprzedażowe wystawiane są ręcznie w arkuszu kalkulacyjnym przez wyznaczonego pracownika kontrahenta realizującego usługę shared service w obszarze księgowości.
2.  Następnie są przesyłane e-mailem do Wnioskodawcy w celu zatwierdzenia przez Prezesa bądź przez wyznaczonego pracownika Spółki. Po akceptacji i podpisaniu przez osoby reprezentujące Wnioskodawcę, faktury sprzedażowe są przesyłane przez wyznaczonego pracownika tradycyjną pocztą bądź elektroniczną na wskazany adres odbiorcy faktury. Każda faktura sprzedażowa wystawiana jest w oparciu o zapisy obowiązujących umów handlowych zawartych przez Spółkę z podmiotami zewnętrznymi.
3.  Kontrola otrzymywanych dokumentów jest dwustopniowa. Pod względem merytorycznym faktura sprzedażowa jest sprawdzana i akceptowana przez Prezesa bądź przez wyznaczonego pracownika Wnioskodawcy.
4.  Natomiast pod względem formalno-rachunkowym faktura sprzedaży jest sprawdzana przez wyznaczonego pracownika kontrahenta realizującego usługę shared service w obszarze usług księgowych.

Każda faktura sprzedażowa zaksięgowana w systemie SAP w module FI zawiera załączniki w postaci: skanu faktury lub dodatkowo innych załączników potwierdzających zgodność rozliczeń np. kalkulacje, kserokopie refaktur itp.

Na skutek powyższych kontroli zapewnia się autentyczność faktury (weryfikacja merytoryczna pod kątem prawidłowości i zgodności z przebiegiem transakcji, weryfikacja zgodności z zapisami umownymi), a także jej poprawność merytoryczną i formalno-rachunkową. Dokonanie wskazanych kontroli i zeskanowanie dokumentów do systemu SAP pozwala na jednoznaczne zidentyfikowanie faktury – również po zniszczeniu dokumentu papierowego.

1.  Na pytanie Organu: „Czy opisana we wniosku procedura przechowywania faktur będzie zapewniała czytelność tych faktur?” odpowiedział, że: Dokumenty przechowywane w archiwum SAP nie mogą być modyfikowane. Dostęp jest chroniony przez określone formy autoryzacji zaimplementowane w SAP. Nie będzie możliwości modyfikowania dokumentów. Czytelność faktury zostanie natomiast zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur – na skutek zeskanowania dokumentu w SAP będzie przechowywany czytelny jej obraz, odzwierciedlający papierową wersję dokumentu. Format PDF zapewni możliwość odtworzenia każdorazowo na żądanie czytelnego obrazu dokumentu.
2.  Na pytanie Organu: „W jaki sposób opisana we wniosku procedura przechowywania faktur będzie zapewniała autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur?” odpowiedział, że: Autentyczność pochodzenia zostanie zapewniona za pomocą opisanych w pkt 1 kontroli biznesowych. Integralność faktur zostanie zapewniona dzięki zastosowaniu form autoryzacji zaimplementowanych w SAP, które nie pozwalają na modyfikowanie zeskanowanych dokumentów. Format przechowywania – PDF nie dopuszcza możliwości wprowadzania zmian na zeskanowanych dokumentach.
3.  Na pytanie Organu: „Czy faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu?” odpowiedział: Tak, niszczenie nastąpi po zastosowaniu kontroli biznesowych opisanych w pkt 1, zweryfikowaniu poprawności i autentyczności pochodzenia, a także zweryfikowaniu integralności i czytelności treści po zeskanowaniu i zaewidencjonowaniu dokumentu. Planuje się niszczenie dokumentów papierowych po ich prawidłowym zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu księgowego. Dokumenty po zeskanowaniu będą przechowywane w systemie SAP aż do upływu okresu przedawnienia (zostanie zapewnione minimum 10 lat dostępu do systemu SAP). Przez ten okres będzie możliwe jednoznaczne zidentyfikowanie faktury.
4.  Na pytanie Organu: „Czy faktury wystawiane przez Wnioskodawcę jak również otrzymywane są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie?” odpowiedział, że: Dokumenty w systemie SAP będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. System SAP będzie umożliwiał wyszukiwanie dokumentów po określonych parametrach, w tym ze względu na okres rozliczeniowy. Dostęp do dokumentów jest możliwy w przypadku kontroli. Dane te można przeglądać i wyszukiwać online. Gdyby w przypadku kontroli zewnętrznej konieczne było dostarczenie inspektorom wybranych dokumentów, nie stanowiłoby to problemu. Dokumenty mogą być wyszukane w każdej chwili i przesłane na przykład do urzędu skarbowego.
5.  Na pytanie Organu: „Czy Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej w systemie SAP, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106, z późn. zm.)?” odpowiedział: Tak. Dostęp do dokumentów jest możliwy w przypadku kontroli. Dane te można przeglądać i wyszukiwać online. Gdyby w przypadku kontroli zewnętrznej konieczne było dostarczenie inspektorom wybranych dokumentów, nie stanowiłoby to problemu. Dokumenty mogą być wyszukane w każdej chwili i przesłane na przykład do urzędu skarbowego
6.  Na pytanie Organu: „Czy wydatki dokumentowane fakturami nie dotyczą czynności wskazanych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług?” odpowiedział: Wydatki dokumentowane fakturami mogą odnosić się do czynności wskazanych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – a więc niepodlegających odliczeniu.
7.  Na pytanie Organu: „Czy w przypadku planowanych transakcji WDT Wnioskodawca dokona dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, który nabywca poda Wnioskodawcy?” odpowiedział: Tak, dokumenty będą weryfikowane pod kątem ich kompletności i zgodności z przepisami ustawy o VAT, w tym weryfikacji będzie podlegała kwestia posiadania przez nabywcę właściwego i ważnego numeru identyfikacyjnego dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadanego przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy zawierającego dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej.
8.  Na pytanie Organu: „Czy Wnioskodawca będzie posiadał dokumenty potwierdzające wywóz towarów z terytorium kraju oraz dostarczenie towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy?” odpowiedział, że: Wnioskodawca każdorazowo będzie weryfikował kompletność posiadanej dokumentacji, zanim wykaże WDT. Jeśli w ustawowo określonym terminie nie będzie posiadał stosownej dokumentacji, nie będzie stosował stawki 0%. Jednocześnie Wnioskodawca nadmienił, że nie wnosi o weryfikację prawidłowości dokumentowania WDT i prawa do zastosowania stawki 0%.
9.  Na pytanie Organu: „Czy składając informacje podsumowujące o dokonywanych wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów, nie wystąpią w przyszłości przesłanki negatywne, wynikające z art. 42 ust. 1a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, niedające prawa do zastosowania stawki podatku VAT w wysokości 0% do tych dostaw?” odpowiedział, że: Wnioskodawca będzie weryfikował każdorazowo możliwość zastosowania stawki 0% - jeżeli nie będzie miał prawa do zastosowania stawki 0%, będzie stosował stawkę krajową. Jednocześnie Wnioskodawca nadmienił, że nie wnosi o weryfikację prawidłowości dokumentowania WDT i prawa do zastosowania stawki 0%.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej – w szczególności utylizacja papierowych dokumentów po ich zeskanowaniu (faktur VAT) – będzie zgodne z przepisami podatkowymi?
2.  Czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej?
3.  (oznaczone we wniosku nr 4) Czy Spółka będzie miała prawo stosować stawkę 0% VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeżeli dokumenty potwierdzające wywóz oraz dostarczenie towarów z terytorium kraju na terytorium innego kraju członkowskiego (uprawniające do zastosowania 0% stawki VAT w WDT), będą otrzymane przez Spółkę w formie papierowej bądź elektronicznej, następnie będą skanowane i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, a otrzymane dokumenty w formie papierowej będą niszczone po ich zeskanowaniu?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 1.

Zdaniem Wnioskodawcy, opisany sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów jest zgodny z wymaganiami dotyczącymi przechowywania faktur wynikającymi z ustawy o podatku od towarów i usług (dalej jako ustawa o VAT), w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

W kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego dotyczącego sprzedaży opodatkowanej na podstawie faktur przechowywanych i archiwizowanych w systemie elektronicznym Spółka stoi na stanowisku, że przy zachowaniu autentyczności tych dokumentów oraz integralności treści i ich czytelności, będzie miała prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi, zgodnie z art. 86 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Przepis art. 112a ustawy o VAT wymienia warunki dotyczące sposobu przechowywania dokumentów. W myśl tego przepisu podatnicy przechowują:

1.  Wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  Otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast, zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przepis art. 106m w dalszej części stanowi, iż przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, „w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124”.

Z powołanych wyżej przepisów nie wynika zatem, by ustawodawca wskazywał jedną, właściwą formę przechowywania faktur. Przepisy ustawy o VAT precyzują jedynie warunki przechowywania faktur. Oznacza to, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Określone w ustawie warunki ich przechowywania muszą być jednak spełnione w obu przypadkach, a więc dokumenty muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka zauważa, że procedura, jaką stosuje w zakresie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, zapewnia dopełnienie wyżej wskazanych wymogów. Procedura opisana w stanie faktycznym pozwala bowiem na zapewnienie integralności danych. Proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną (skanowanie dokumentów i zapisywanie w programie SAP), ani też samo ich przechowywanie w formie elektronicznej (w archiwum programu SAP na odpowiednio do tego przygotowanych nośnikach danych) nie będą skutkowały żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura. Dokument jest przechowywany w systemie SAP w formacie PDF. Dostęp do dokumentów jest ograniczony do wybranych osób, zastosowane są środki zewnętrzne mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa w tym zakresie.

Dokumenty są przechowywane w formacie PDF w systemie SAP, który uniemożliwia modyfikację przechowywanych w nim dokumentów. Ponadto autentyczność pochodzenia będzie realizowana poprzez stosowną kontrolę wewnętrzną – faktura pod względem merytorycznym jest sprawdzana i akceptowana przez osobę wystawiającą zapotrzebowanie na zakup, a w sytuacji wystawienia zamówienia – dokonuje się dodatkowej weryfikacji dokumentu z zamówieniem.

Czytelność faktury zostanie natomiast zapewniona poprzez wykorzystanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur.

Zniszczenie faktur w formie papierowej nie spowoduje, że faktura zostanie utracona, bowiem będzie przechowywana w formie elektronicznej, tym samym warunek, o którym mowa w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT zostanie spełniony. Ponadto należy zaznaczyć, że ustawa o VAT wskazuje, że co do zasady faktury powinny być przechowywane na terytorium Polski. Jednakże w wypadku dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej dopuszcza się przechowywanie ich na serwerach poza Polską, konieczne jest jedynie umożliwienie dostępu on-line do dokumentów w razie kontroli. Taki dostęp w badanym wypadku będzie zapewniony na każde wezwanie organów skarbowych.

Na potwierdzenie powyższego należy przytoczyć treść art. 247 ust. 2 dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Zgodnie z tym przepisem „aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233 (dotyczących autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury), państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. (\`(...)\`)”.

W związku z tym skoro przepisy ustawy o VAT wprost nie przewidują obowiązku przechowywania faktur w oryginalnej postaci, należy uznać, że Polska nie skorzystała z możliwości przewidzianej w przedmiotowej dyrektywie i dopuszczalne jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur, które zostały przesłane lub udostępnione w formie papierowej.

Zatem przyjęcie na gruncie prawa podatkowego założenia, że przechowywanie dokumentów w postaci oryginalnej dotyczy tylko dokumentów w postaci papierowej stanowiłoby nieuzasadnione obostrzenie, dodatkowo nie znajdujące potwierdzenia w przepisach podatkowych.

Ponadto należy zauważyć, że sformułowania „oryginalna postać” nie należy utożsamiać tylko z pojęciem formy papierowej. Oryginalna postać powinna być utożsamiana z oryginalną treścią dokumentu zawartą na dokumencie, a nie z formą, w jakiej ten dokument występuje.

W ocenie Spółki, przechowywanie dokumentów w formie niemodyfikowalnego pliku, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego w jej oryginalnej postaci jest dopuszczalne, co więcej taki sposób przechowywania jeszcze lepiej zabezpiecza dokumentację podatkową przed ryzykiem utraty i uszkodzenia.

Przytoczony na początku wniosku sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów przez Spółkę spełnia warunki wskazane powyżej w ustawie, a ponadto Spółka zapewnia autentyczność i integralność treści faktur w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W konsekwencji wskazane w stanie faktycznym dokumenty, zdaniem Spółki, mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto dokumenty dotyczące lat nieprzedawnionych mogą zostać zniszczone (wersje papierowe) i przechowywane jedynie w formie elektronicznej, w ww. opisanym systemie.

Ponadto taka forma przechowywania faktur daje Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary i usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko znajduje potwierdzenie w aktualnej linii interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, wypowiadającego się w podobnych stanach faktycznych. Zgodnie z interpretacjami organu, przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne, a ponadto daje podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Przykładowo można wskazać na następujące interpretacje:

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 7 kwietnia 2020 r. 0114-KDIP1-3.4012.169.2020.1.PRM,

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 stycznia 2020 r. nr 0112-KDSL2-2.4012.25.2019.2.EW,

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 16 stycznia 2020 r. nr 0112-KDSL2-2.4012.24.2019.2.AG,

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 10 stycznia 2020 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.474.2019.1.MAZ.

Ad 2.

Jak wskazywano, opisany we wniosku sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów przez Spółkę spełnia warunki wskazane w ustawie stawiane fakturom, a ponadto Spółka zapewnia autentyczność i integralność treści faktur w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W konsekwencji wskazane w stanie faktycznym dokumenty, zdaniem Spółki mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto dokumenty dotyczące lat nieprzedawnionych mogą zostać zniszczone (wersje papierowe) i przechowywane jedynie w formie elektronicznej, w ww. opisanym systemie. Taka forma przechowywania faktur daje Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary i usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Takie stanowisko było potwierdzane niejednokrotnie przez organy skarbowe, m.in. w powołanych wyżej interpretacjach indywidualnych.

Brak jest negatywnych przesłanek, które w badanym przypadku mogłyby doprowadzić do ograniczenia prawa Spółki do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych.

Ad 3. (oznaczone we wniosku Ad 4.)

Zdaniem Spółki, będzie ona miała prawo do zastosowania stawki 0% w wypadku WDT udokumentowanego dokumentami otrzymanymi pierwotnie w formie papierowej, a następnie zeskanowanymi i przechowywanymi jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną powyżej procedurą.

Zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o VAT, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki 0%, pod warunkiem że:

1.  podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, i podał ten numer oraz swój numer, o którym mowa w art. 97 ust. 10, na fakturze stwierdzającej dostawę towarów;
2.  podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.

Dowodami, o których mowa w art. 42 ust. 1 pkt 2, zgodnie z ust. 3 tego artykułu, są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju:

1.  dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towaru z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju w przypadku, gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi);
2.  specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku.

Zgodnie z art. 42 ust. 4 ustawy o VAT, w przypadku wywozu towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów bezpośrednio przez podatnika dokonującego takiej dostawy lub przez ich nabywcę, przy użyciu własnego środka transportu podatnika lub nabywcy, podatnik oprócz dokumentu, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, powinien posiadać dokument zawierający co najmniej:

1.  imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby działalności gospodarczej lub miejsca zamieszkania podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz nabywcy tych towarów;
2.  adres pod który są przewożone towary, w przypadku gdy jest inny niż adres siedziby działalności gospodarczej lub miejsca zamieszkania nabywcy;
3.  określenie towarów i ich ilości;
4.  potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę do miejsca, o którym mowa w pkt 1 lub 2, znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;
5.  rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary, lub numer lotu – w przypadku gdy towary przewożone są środkami transportu lotniczego.

Stosownie natomiast do art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, w przypadku gdy dokumenty, o których mowa w ust. 3-5, nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

1.  korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;
2.  dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;
3.  dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny – dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;
4.  dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Z powyższych regulacji wynika, że dla zastosowania 0% stawki VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów podatnik zobowiązany jest do posiadania właściwej dokumentacji potwierdzającej wywóz towarów z terytorium kraju na terytorium innego kraju członkowskiego. Przepisy te nie uzależniają jednak prawa do zastosowania stawki 0% dla WDT od posiadania takich dokumentów w formie papierowej. Skoro zatem przepisy nie wskazują formy, w jakiej te dokumenty powinien otrzymać i przechowywać podatnik, zatem należy uznać, że każda forma otrzymania i przechowywania tych dokumentów będzie uprawniała do zastosowania stawki 0%.

Dla zastosowania zatem stawki 0% w WDT nie ma znaczenia, czy listy przewozowe CMR lub inne dokumenty potwierdzające wewnątrzwspólnotową dostawę towarów będą otrzymywane w formie papierowej czy w formie elektronicznej oraz czy dokumenty te będą przechowywane w formie papierowej czy elektronicznej. Wnioskodawca może zatem zastosować stawkę 0% dla transakcji WDT, jeżeli otrzymane dokumenty w formie papierowej będzie skanował i przechowywał w formie elektronicznej, a dokumenty papierowe będą niszczone od razu po zeskanowaniu. Prawo do zastosowania stawki 0% w WDT będzie także przysługiwało, gdy dokumenty potwierdzające WDT będą otrzymywane w formie elektronicznej i przechowywane w formie elektronicznej.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w wielu orzeczeniach Sądów Administracyjnych oraz interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe:

*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 1 lutego 2017 r., (sygn. 3063-ILPP1-3.4512.191.2016.2.KM),

*   Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 8 lipca 2015 r., (sygn. IPPP3/4512-470/15-2/RD),

*   Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 5 maja 2016 r., (sygn. ILPP4/4512-1-76/16-2/JN),

*   Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 2 lutego 2018 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.614.2017.3.IT.

Reasumując, należy stwierdzić, że Wnioskodawca będzie uprawniony do zastosowania stawki 0% w wypadku WDT w sytuacji, kiedy dokumentacja potwierdzająca dokonaną dostawę będzie przechowywana jedynie w formie elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Na wstępie należy wskazać, że niniejsza interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy – stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na podstawie art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy – faktura powinna zawierać m.in:

1.  datę wystawienia;
2.  kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3.  imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5.  numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6.  datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8.  miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10.  kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11.  wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12.  stawkę podatku;
13.  sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15.  kwotę należności ogółem.

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy – minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1.  konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
2.  niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Według art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Jak stanowi art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy – podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 112a ust. 2 ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na mocy art. 112a ust. 3 ustawy przepisu ust. 2 ustawy nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Ponadto zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Jak stanowi art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.

Mając na uwadze okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług należy uznać, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych oraz wystawianych w formie papierowej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

W świetle powyższego stwierdzić należy, że dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych i wystawianych przez Spółkę w formie papierowej faktur wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów.

W związku z tym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 1 należało uznać za prawidłowe.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej dokumentujących zakup towarów i usług, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej opisanej we wniosku, należy zauważyć, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych – podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Oznacza to, że podatnik nie może skorzystać z prawa do odliczenia w odniesieniu do podatku, który jest należny wyłącznie z tego względu, że został wykazany na fakturze w sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Jak stanowi art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

W świetle powyższej regulacji, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że otrzymane faktury przechowywane przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą będą potwierdzały jego prawo do odliczenia podatku naliczonego w nich wykazanego. Warunkami, które muszą być spełnione, aby to odliczenie było dopuszczalne jest po pierwsze – zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, po drugie – nabyte towary i usługi będą wykorzystywane – przez czynnego zarejestrowanego podatnika podatku VAT – do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

W konsekwencji wskazać należy, że Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z otrzymanymi fakturami, gdy będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą, pod warunkiem wykorzystywania zakupów do czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 2 należało uznać za prawidłowe.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 5 ustawy, opodatkowaniu ww. podatkiem podlega wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (\`(...)\`) – art. 7 ust. 1 ustawy.

Jak stanowi art. 2 pkt 6 ustawy, przez towary rozumie się rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.

Według art. 13 ust. 1 ustawy, przez wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 5, rozumie się wywóz towarów z terytorium kraju w wykonaniu czynności określonych w art. 7 na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, z zastrzeżeniem ust. 2- 8.

Zgodnie z art. 13 ust. 2 ustawy, przepis ust. 1 stosuje się pod warunkiem, że nabywca towarów jest:

1.  podatnikiem podatku od wartości dodanej zidentyfikowanym na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;
2.  osobą prawną niebędącą podatnikiem podatku od wartości dodanej, która jest zidentyfikowana na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju;
3.  podatnikiem podatku od wartości dodanej lub osobą prawną niebędącą podatnikiem podatku od wartości dodanej, działającymi w takim charakterze na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, niewymienionymi w pkt 1 i 2, jeżeli przedmiotem dostawy są wyroby akcyzowe, które, zgodnie z przepisami o podatku akcyzowym, są objęte procedurą zawieszenia poboru akcyzy lub procedurą przemieszczania wyrobów akcyzowych z zapłaconą akcyzą;
4.  podmiotem innym niż wymienione w pkt 1 i 2, działającym (zamieszkującym) w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim, jeżeli przedmiotem dostawy są nowe środki transportu.

Na podstawie art. 13 ust. 6 ustawy, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów występuje, jeżeli dokonującym dostawy jest podatnik, o którym mowa w art. 15, u którego sprzedaż nie jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, z zastrzeżeniem ust. 7.

Przywołane powyżej przepisy wskazują, że jeżeli wywóz towarów następuje w wyniku dokonania transakcji z ustalonym nabywcą, w celu przeniesienia na konkretny podmiot prawa do rozporządzania wywożonym towarem jak właściciel, zachodzi wówczas transakcja wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, której po stronie nabywcy odpowiada wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów.

W myśl art. 41 ust. 3 ustawy, w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawka podatku wynosi 0%, z zastrzeżeniem art. 42.

Należy zaznaczyć, że stosownie do art. 42 ust. 1 ustawy, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, pod warunkiem że:

1.  podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, który nabywca podał podatnikowi;
2.  podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju;
3.  podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.

Warunki te muszą być spełnione łącznie. Spełnienie pierwszego z nich ma zagwarantować, że czynność zostanie potraktowana jako wewnątrzwspólnotowe nabycie w kraju odbiorcy i zostanie tam faktycznie opodatkowana, a drugi wskazuje, że istotnie nastąpił wywóz towarów z jednego państwa członkowskiego (z kraju) i jego transport (przemieszczenie) do innego państwa członkowskiego. Istotą transakcji wewnątrzwspólnotowych jest faktyczne opodatkowanie dostawy towaru w państwie przeznaczenia (do którego towar jest docelowo przemieszczany). Dostawa, która następuje na terytorium państwa dostawcy towarów, jest opodatkowana stawką 0%, a w państwie nabywcy następuje opodatkowanie tej dostawy według stawki podatku tam właściwej. Transakcja opodatkowana w ten sposób ma na celu uniknięcie zakłócania konkurencji, powodowanego podwójnym opodatkowaniem lub brakiem opodatkowania. Jednak zastosowanie stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów uzależnione jest także od zarejestrowania podatnika jako podatnika VAT UE, najpóźniej w momencie składania deklaracji uwzględniającej daną dostawę.

Stosownie do art. 42 ust. 1a ustawy stawka podatku, o której mowa w ust. 1, nie ma zastosowania, jeżeli:

1.  podatnik nie dopełnił obowiązku, o którym mowa w art. 100 ust. 1 pkt 1 lub ust. 3 pkt 1, lub
2.  złożona informacja podsumowująca nie zawiera prawidłowych danych dotyczących wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów zgodnie z wymogami, o których mowa w art. 100 ust. 8

\- chyba że podatnik należycie na piśmie wyjaśnił uchybienie naczelnikowi urzędu skarbowego.

Podstawowe znaczenie dla udokumentowania wywozu towarów w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, realizowanej z udziałem przewoźnika lub spedytora odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, mają dokumenty wymienione w art. 42 ust. 3 ustawy.

Dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2 – zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy – są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju:

1.  dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju – w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),
2.  (uchylony),
3.  specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku
4.  (uchylony)

– z zastrzeżeniem ust. 4 i 5.

Jednak w myśl art. 42 ust. 11 ustawy, w przypadku gdy dokumenty, o których mowa w ust. 3-5, nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

1.  korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;
2.  dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;
3.  dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny – dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;
4.  dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Należy wskazać, że jeżeli wywóz towarów następuje w wyniku dokonania transakcji z ustalonym nabywcą, w celu dostawy, tj. przeniesienia na konkretny podmiot prawa do rozporządzania wywożonym towarem jak właściciel, zachodzi wówczas wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, której po stronie nabywcy odpowiada wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów w zakupie. Podkreślić należy, że zakwalifikowanie danej transakcji jako dostawy wewnątrzwspólnotowej, na podstawie art. 13 ust. 1 ustawy, wymaga czasowego i materialnego związku pomiędzy dostawą danego towaru i jego transportem.

W związku z tym istotne jest to, aby ww. dokumenty zawierały informacje, z których wynika, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego. Ponadto, dokumenty, o których mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, mają łącznie potwierdzać określony fakt, co oznacza, że zebrane razem mają dać jednoznaczną informację, której wymaga ten przepis.

Brzmienie art. 42 ust. 3 ustawy wskazuje na podstawowy katalog dokumentów, potwierdzających dokonanie wywozu towarów i ich dostawę do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego, który może być uzupełniony dodatkowymi dokumentami określonymi w art. 42 ust. 11 ustawy. Nie oznacza to jednak, że dla potwierdzenia tej okoliczności wymagane jest „łączne” posiadanie wszystkich typów dokumentów wymienionych w powyższych przepisach, o ile posiadane dokumenty jednoznacznie potwierdzają dostarczenie nabywcy towarów na terytorium innego państwa członkowskiego. Przepisy te określają rodzaje dokumentów, których posiadanie gwarantuje podatnikom bezpieczne stosowanie stawki preferencyjnej w dostawach wewnątrzwspólnotowych.

Podsumowując, dla zastosowania stawki podatku w wysokości 0% podatnik musi posiadać w swojej dokumentacji dowody, które łącznie potwierdzą fakt wywiezienia z terytorium kraju i dostarczenia towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Należy wskazać, że przepisy ustawy nie uzależniają zastosowania stawki 0% od posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, stąd można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona. W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentowi sporządzonemu i przesłanemu w formie elektronicznej. Jeżeli zatem jest to dokument udostępniony w formie elektronicznej, e-mail, ksero, skan lub faks dokumentu, niebudzący wątpliwości co do jego autentyczności, może on stanowić dowód, o którym mowa w powołanych przepisach ustawy.

Zatem posiadanie przez dostawcę dokumentów, o których mowa w art. 42 ust. 3 i ust. 11 ustawy będzie uprawniało do zastosowania stawki podatku w wysokości 0% dla wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów.

Mając na uwadze powołane przepisy oraz okoliczności sprawy należy stwierdzić, że dokumentom potwierdzającym wywóz oraz dostarczenie towarów z terytorium kraju na terytorium innego kraju członkowskiego, otrzymywanym przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej bądź papierowej i następnie skanowanym i przechowywanym wyłącznie w formie elektronicznej, których autentyczność będzie zachowana, nie sposób odmówić mocy dowodowej, w sytuacji gdy łącznie będą potwierdzały dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów do nabywcy, znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. W konsekwencji, w przypadku spełnienia pozostałych warunków określonych w art. 42 ust. 1 ustawy i niezaistnienia przesłanek negatywnych wynikających z art. 42 ust. 1a ustawy, ww. dokumenty będą uprawniały Wnioskodawcę do zastosowania stawki podatku w wysokości 0% dla wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów.

Wobec powyższego, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 3 (oznaczonego we wniosku nr 4) uznaje się za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Zainteresowanego i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Jednocześnie podkreślić należy, iż tut. Organ wydając interpretację przepisów prawa podatkowego na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy. Niniejsza interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia pisemnej informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę. Tut. Organ informuje, iż nie jest właściwy do przeprowadzenia postępowania dowodowego, które w przedmiotowej sprawie umożliwiłoby weryfikację opisanego stanu faktycznego.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym. Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Niniejsza interpretacja dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie:

*   przechowywania faktur zakupowych i sprzedażowych wyłącznie w formie elektronicznej;

*   prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej;

*   prawa do opodatkowania stawką 0% transakcji WDT, w przypadku przechowywania dokumentacji potwierdzającej dokonaną dostawę wyłącznie w formie elektronicznej.

Natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Odnośnie natomiast powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, który ją wydał (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.