Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/4512-594/15-3/EK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2015-07-29
Teza: Przechowywanie faktur papierowych w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 29 maja 2015 r. (data wpływu 15 czerwca 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej (pytanie 1 wniosku) – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 15 czerwca 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej (pytanie 1 wniosku)

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „F.”) wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego w dniu 10 lutego 2015 r. należy do międzynarodowej grupy F. (dalej: „Grupa”) powstałej w 1984 r. w USA, należącej do czołowych dostawców wysokości jakości zegarków, biżuterii, torebek, małej galanterii skórzanej, akcesoriów i odzieży. Celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa przechowywanie faktur, w tym faktur korygujących, duplikatów, załączników, a także wszelkich innych dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT w postaci obrazu w formie elektronicznym PDF (dalej „Faktura”, „Dokumenty”).

Spółka będzie otrzymywać od swoich dostawców Faktury zarówno w formie elektronicznej tj. dostarczone drogą e-mail, jak i tradycyjne Faktury papierowe. Dla dostawców korzystających z możliwości wysyłania swoich Faktur w postaci elektronicznej jako załącznik do wiadomości e-mail, wyodrębniony zostanie specjalny adres e-mail, o którym Spółka poinformuje klienta wysyłając jednocześnie odpowiednie instrukcje, m.in. na temat wymaganej opcji wysyłania Faktur elektronicznych w formacie PDF. Faktury otrzymywane za pośrednictwem tego e-maila będą automatycznie przenoszone do systemu SAP. Natomiast Faktury otrzymywane w formie papierowej będą skanowane przy pomocy odpowiedniego urządzenia skanującego, kompatybilnego z systemem informatycznym zarządzania przedsiębiorstwem SAP z zachowaniem ich autentyczności pochodzenia i integralności danych. Skanowanie będzie wykonywane przez pracowników zespołu ds. zobowiązań finansowych, którzy przechodzą odpowiednie szkolenia w tym zakresie. Osoba skanująca Dokumenty, będzie jednocześnie odpowiedzialna za ich opisanie i indeksowanie w systemie informatycznym (m.in. określenie miejsca powstawania kosztów i rozbicie na poszczególne numery kont).

Każdy dokument otrzyma swoją unikalną sygnaturę umożliwiającą jego identyfikację i łatwe odszukanie, oraz odtworzenie obrazu w dowolnej chwili. Celem zapewnienia dodatkowej kontroli i zapobiegania błędom, zeskanowane dokumenty będą dodatkowo weryfikowane przez wyznaczone osoby oraz regularnie sprawdzane przez departament audytu wewnętrznego EMEA.

W trakcie przenoszenia Dokumentów z ww. adresu e-mail do systemu SAP brak jest możliwości modyfikacji treści dokumentów przesłanych przez dostawcę w formacie PDF. Podobnie po wprowadzeniu faktur do systemu SAP poprzez skanowanie, brak jest technicznej możliwości zmiany tych Dokumentów. Archiwizowanie Dokumentów w formie nieedytowalnej oznacza niemożność dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości, co potwierdza zachowanie wymogu zapewnienia autentyczności pochodzenia Faktur, integralności ich treści oraz czytelności. Spółka będzie mogła bowiem zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na Fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na Fakturze (czytelność). Dokumenty będą przechowywane na dyskach serwerów, do których dostęp mają tylko uprawnieni użytkownicy, co gwarantuje zachowanie pełnego bezpieczeństwa w dostępie do tych dokumentów.

Po wprowadzeniu Faktury VAT na uprzednio przygotowany serwer, Faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona.

Całość archiwizowanych Dokumentów będzie przechowywana w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych Dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Elektroniczne wersje Dokumentów będą przechowywane na serwerach należących do spółek z Grupy, zlokalizowanych poza granicami kraju. Jednakże, będzie możliwość uzyskania dostępu z terytorium Polski do wszystkich zarchiwizowanych Dokumentów. Istotnym jest, iż Grupa jest objęta corocznym, wewnętrznym oraz zewnętrznym audytem informatycznym w celu sprawdzenia poziomu bezpieczeństwa infrastruktury IT, co pozwala na wyeliminowanie ryzyka utraty danych lub dostępu do nich przez osoby nieuprawnione. Spółka jest obowiązana przejść przez dokładny coroczny audyt bezpieczeństwa informatycznego na terenie Stanów Zjednoczonych, podobnie precyzyjny poziom weryfikacji, choć nie wymagany wprost przepisami, jest wdrożony w spółkach z Grupy na terytorium Europy.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

1.  Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej i niszczenie papierowych oryginałów?

Zdaniem Spółki planowany system otrzymywania, ewidencji i archiwizacji Dokumentów spełnia warunki zawarte w przepisach ustaw podatkowych.

Jak stanowi art. 2 pkt 31 oraz 32 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2011.177.1054 j.t., dalej: „Ustawa VAT") ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

1.  fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie,
2.  fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;

W świetle art. 106b ust. 1 Ustawy VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą m.in. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 Ustawy VAT faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W świetle art. 106j ust. 1 Ustawy VAT, w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

1.  udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,
2.  udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1,
3.  dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4.  dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
5.  podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury - podatnik wystawia fakturę korygującą.

Na podstawie art. 106m ust. 1 Ustawy VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 Ustawy VAT przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

W myśl art. 106m ust. 3 Ustawy VAT, przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106m ust. 4 ustawy, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania pojęcie „kontrole biznesowe" należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Natomiast, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu" oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Według art. 112 Ustawy VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej jak i w formie elektronicznej (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych), jednak sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112a ust. 1 Ustawy VAT).

Ponadto zgodnie z art. 112a ust. 4 Ustawy VAT, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur. Wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego Spółka planuje wdrożyć system otrzymywania i archiwizacji Dokumentów księgowych. Polegać on będzie na tym, że Spółka otrzymywać będzie od swoich klientów Faktury w postaci elektronicznej jako załącznik do wiadomości e-mail, a w przypadku, gdy Spółka otrzyma Dokument w formie papierowej, będzie on skanowany i zapisywany w formacie PDF i tylko w takiej wersji elektronicznej będzie on przechowywany. Zapisane w formacie elektronicznym Dokumenty będą archiwizowane na specjalnie do tego celu dedykowanym serwerze, do którego dostęp będą miały jedynie uprawnione do tego osoby. System archiwizacji pozwoli na dokładne skatalogowanie Dokumentów z podziałem na okresy i pozwoli na łatwy dostęp do danych Dokumentów organom podatkowym.

Planowany elektroniczny system archiwizacji umożliwi Spółce wydrukowanie kopii Dokumentu w każdym momencie, gdy będzie to niezbędne, przy czym treść otrzymanej kopii Dokumentu będzie identyczna z treścią Dokumentu w formie papierowej otrzymanej od kontrahenta. System, zapewni autentyczność pochodzenia dokumentów poprzez przejrzyste rozpoznanie ścieżki przesyłu Dokumentu od danego klienta Spółki. Innymi słowy system pozwoli zidentyfikować podmiot wysyłający dany dokument. Zapis w formacie elektronicznym zapewni również integralność treści archiwizowanych Dokumentów, nie pozwoli on bowiem na zmiany (modyfikacje) pierwotnej treści skanowanego i zapisywanego Dokumentu.

Istotnym jest, iż ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania Dokumentów.

Z uwagi na powyższe Spółka uważa, że planowany system otrzymywania, ewidencji i archiwizowania Dokumentów spełnia warunki, o których mowa w przepisach ustaw podatkowych w tym w Ustawie VAT. Z prezentowanym stanowiskiem w zakresie przechowywania Dokumentów w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z takich dokumentów zgadzają się między innymi:

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 27 lutego 2015 r., sygn. IBPP3/443-1391/14/JP;

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 3 września 2014 r., sygn. IPPP3/443-705/14-2/RD;

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 29 stycznia 2013 r., sygn. ILPP4/443-504/12-2/EWW;

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 28 grudnia 2012 r., sygn. IPPP2/443-1050/12-2/AO;

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 18 grudnia 2012 r., sygn. IPPP2/443-1148/12-3/DG;

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Jednocześnie Organ informuje, że niniejsza interpretacja rozstrzyga w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1, w zakresie pytania nr 2 zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.