Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB5/423-935/13-2/MK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2014-02-03
Teza: Czy opisane zwyczajowe wydatki ponoszone na spotkania z kontrahentami w lokalu prowadzonym przez podmiot trzeci (np. restauracja) stanowią koszt uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o pdop?
Słowa kluczowe: kontrahent; koszt-koszty uzyskania przychodów; reprezentacja; wydatek
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko - przedstawione we wniosku z dnia 12 listopada 2013 r. (data wpływu 20 listopada 2013 r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na organizację spotkań z kontrahentami – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 20 listopada 2013 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na organizację spotkań z kontrahentami.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca - Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w ramach prowadzonej działalności świadczy usługi dostaw wysokospecjalistycznego sprzętu komputerowego, oprogramowania i jego aktualizacji, konfiguracji i serwisu - zapewnienia gotowości i bezpieczeństwa pracy systemów informatycznych kontrahentów (tzw. długoterminowe usługi serwisowe).

W zakresie prowadzonej działalności, ukierunkowanej na profesjonalną obsługę kontrahenta, której efektem są osiągane znaczące przychody oraz pozytywne opinie i rekomendacje dla przyszłych klientów, co z kolei przekłada się na maksymalizację zysku - zwiększenie źródła przychodu a także jego zabezpieczenie, Spółka aranżuje spotkania biznesowe zarówno w siedzibie firmy jak i poza nią.

Spotkania te służą omówieniu istotnych spraw związanych z jakością świadczonych usług, poszukiwaniem rozwiązań mogących usprawnić świadczenie usług, czasami mają charakter szkoleniowy np. z uwagi na szybki postęp technologiczny i konieczność zainstalowania nowych rozwiązań lub dostosowania istniejącej infrastruktury informatycznej do otoczenia. Spotkania służą także negocjacjom związanym z wypełnieniem postanowień umownych, co zdarza się szczególnie w sytuacji, gdy umowy zawierane są na dłuższe okresy czasu (2 lub 3 a nawet 5 lat ) a strony nie są w stanie przewidzieć wszystkich okoliczności w dacie parafowania umowy, takich jak np. zaniechanie aktualizacji lub zmiany oprogramowania przez producentów.

Spotkania te odbywają się czasami w lokalu prowadzonym przez podmiot trzeci, np. w restauracji czy salce hotelowej z uwagi na fakt, iż spółka w danym momencie nie ma możliwości przyjęcia kontrahenta we własnej siedzibie z uwagi na np. zbyt małą powierzchnię. Spółka wynajmuje powierzchnię biurową i niezasadne ekonomicznie byłoby jej zwiększenie i opłacanie czynszu przez cały rok w sytuacji, gdy spotkania biznesowe mają charakter sporadyczny (nie są to cykliczne spotkania).

Ponadto wiodący kontrahenci spółki zlokalizowani są na terenie całej Polski lub mają tani oddziały/filie i w sytuacji spotkania w innej miejscowości niż siedziba spółki Wnioskodawcy niezręcznie i trudno byłoby narzucić aby miejscem spotkania biznesowego była siedziba kontrahenta. W związku z powyższym optymalnym rozwiązaniem wydaje się wybór lokalu zewnętrznego, którym może być restauracja. Wybór restauracji jest też związany z potrzebą spotkania w sytuacji nagłej (niemożliwej do przewidzenia wcześniej ), w związku z czym nie ma możliwości zaaranżowania spotkania w innym miejscu niż np. restauracja (w której tej lub innej miejsca są niemal zawsze). Jeśli stroną zapraszającą jest przedstawiciel Spółki to zwyczajowo pokrywa on wydatki związane z konsumpcją podczas spotkania. Wielkość i wartość tej konsumpcji nie wykracza poza zwyczajowo przyjęte normy. Posiłki zamawiane są z aktualnej karty dań restauracji, nie są wystawne i nie służą innym celom niż opisane wyżej. Nie kreują one wizerunku firmy jako zasobnej czy okazałej.

Wydatki nie są ponoszone z zamiarem stworzenia oczekiwanego wizerunku w celu ułatwienia zawarcia kontraktu, gdyż o rozpoczęciu lub kontynuowaniu współpracy przez Spółkę z danym kontrahentem decydują kryteria merytoryczne a nie inne czynniki (w szczególności poczęstunek), gdyż Wnioskodawca jest wyspecjalizowanym podmiotem informatycznym i pozyskuje kontrahentów w dużej części z przetargów publicznych. Ponadto spotkania te gdyby miały inny niż biznesowy charakter byłyby źle postrzegane w środowisku a także wiązały się ze stratą czasu jak i potencjalnych zysków zarówno dla uczestniczących w nim osób jak i dla reprezentowanych przez nich podmiotów.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy opisane zwyczajowe wydatki ponoszone na spotkania z kontrahentami w lokalu prowadzonym przez podmiot trzeci (np. restauracja) stanowią koszt uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o pdop?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm. - dalej „Ustawa CIT lub updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Podstawową zasadą, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi istnieć taki związek, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Drugi warunek konieczny do uznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów na gruncie Ustawy CIT to tzw. przesłanka negatywna, zgodnie z którą aby ponoszony wydatek został uznany za koszt podatkowy nie może zostać ujęty w zamkniętym katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Wydatki muszą zostać faktycznie ponoszone, mieć charakter definitywny, pozostawać w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą, jak również być właściwie udokumentowane.

Zdaniem Spółki, opisane szczegółowo w stanie faktycznym zwyczajowe wydatki ponoszone na spotkania z kontrahentami w lokalu prowadzonym przez podmiot trzeci stanowią koszt uzyskania przychodów w rozumieniu Ustawy CIT. Stosownie do treści art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa CIT nie definiuje pojęcia reprezentacji. Przedmiotowej definicji nie zawierają również inne ustawy podatkowe ani akty wykonawcze do nich. W konsekwencji, w celu ustalenia znaczenia pojęcia „reprezentacja”, powołanego w art. 16 ust. 1 pkt 28 Ustawy CIT, w ocenie Spółki należy sięgnąć do jego definicji słownikowej. W internetowym wydaniu Słownika Języka Polskiego PWN (http://sjp.pwn.pl) pojęcie to zostało zdefiniowane następująco: reprezentacja to „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną”. Podobną definicję słownikową odnaleźć można w „Słownik języka polskiego” pod red. M. Szymczaka, Wydawnictwo PWN, Warszawa 1992, gdzie termin „reprezentacja” oznacza: okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Jednocześnie, termin „okazały” w świetle definicji słownikowej oznacza wspaniały, imponujący wygląd, obfitość, wystawność, przepych, wspaniałość. Natomiast termin „wystawny” definiowany jest jako: świadczący o zamożności, okazale urządzony, zorganizowany, bogaty, wspaniały, suty. Zaś pojęcie „reprezentacja” (z łaciny „reprezentatio”) to inaczej wizerunek.

Przenosząc definicję słownikową na grunt ustaw podatkowych, zgodnie z przyjętym poglądem doktryny prawa podatkowego, za reprezentację uznaje się „występowanie w imieniu podatnika (firmy), wiążące się z okazałością i wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu fumy.

Zdaniem WSA w Warszawie reprezentacja musi być związana z zaprezentowaniem podmiotu - jego wystawności, okazałości, wysokiego standardu (wyrok z dnia 21 stycznia 2009 r.; sygn. akt: III SA/Wa 1601/08).

Ponadto należy zauważyć, iż poniesione przez Spółkę wydatki nie są wydatkami na reprezentację, gdyż „reprezentacja” ma na celu przede wszystkim stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy i ułatwienie zawarcia umowy, bądź kontraktu. Za „reprezentację bowiem, w potocznym rozumieniu, należy uznać działania zmierzające do stworzenia jak najkorzystniejszego wizerunku firmy. W opisanym przez Wnioskodawcę stanie faktycznym umowy są już zwykle zawarte wcześniej a spotkanie biznesowe służy przede wszystkim poprawie jakości świadczonych usług, ma charakter szkoleniowy lub służy wynegocjowaniu optymalnych warunków współpracy (np. odstąpienie od naliczenia kar umownych za opóźnienia, zaproponowanie alternatywnych rozwiązań systemowych etc.).

Spółka stoi na stanowisku, iż ponoszone przez nią wydatki opisane w stanie faktycznym nie mają określonego powyżej charakteru reprezentacyjnego. Spółka podziela pogląd wyrażony przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w powołanej uprzednio interpretacji z dnia 27 sierpnia 2009 r. (sygn.: IPPB5/4240-24/09-2/AM), iż: decydujące znaczenie dla stwierdzenia tego, czy wydatki związane z danym spotkaniem mogą być kwalifikowane jako koszty reprezentacji, ma charakter spotkania. W podobnym tonie wypowiedział się także Naczelny Sąd Administracyjny w wyrokach II FSK 2200/10 z dnia 25 maja 2012 r. oraz II FSK 392/11 z dnia 27 września 2012 r. W uzasadnieniach tych wyroków wyjaśniono, że reprezentację należy oceniać przez pryzmat definicji słownikowej a reprezentacyjne będą te wydatki, które w sposób ponadstandardowy kreują pozytywny wizerunek firmy. „Nie będzie reprezentacją wydatek poniesiony w restauracji na koszt posiłku zwyczajowo przyjętego w obecnych realiach życia gospodarczego. Wydatki te jednak muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie mogą odbiegać od standardów przyjętych w dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości gospodarczej, a o zaliczeniu danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów decydować będzie konkretny stan faktyczny sprawy. W tej sytuacji każdy przypadek kwalifikowania rachunku gastronomicznego do kosztów reprezentacji należy rozpatrywać indywidualnie.”

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku II FSK 1524/11 z dnia 11 kwietnia 2013 r. wskazał ponadto, że „ celem wydatków na „reprezentację” jest stworzenie wizerunku firmy, działalności etc, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceny, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy dokonywać przez pryzmat ich celu.”

Uzasadnienie stanowiska Spółki jest tożsame ze stanowiskiem prezentowanym w cytowanych wyżej wyrokach oraz analogiczne do sytuacji, w której wydatki poniesione na zakup artykułów spożywczych, w tym kawy, herbaty, napojów, cukru, mleka, słodyczy, itp. w celu zapewnienia zwyczajowego poczęstunku dla kontrahentów podczas spotkań biznesowych w siedzibie Spółki mogą być kosztem uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy CIT.

Również wydatki na usługi cateringowe niewykraczające poza główny cel spotkania i niemające charakteru reprezentacji są związane z głównym celem spotkania i tym samym są kosztem uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 updop, co potwierdzają znane Wnioskodawcy interpretacje organów podatkowych.

W ocenie Spółki opisane wydatki, ponoszone w związku z organizacją indywidualnych spotkań z kontrahentami Spółki poza siedzibą Spółki spełniają wszelkie przesłanki niezbędne w celu uznania ich za koszty uzyskania przychodów. Wydatki te są faktycznie ponoszone, mają charakter definitywny, pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą, jak również są ponoszone w celu uzyskania przychodów oraz zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, a także są właściwie udokumentowane. Wydatki te zdaniem Spółki nie zostały również wskazane w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT stanowiącym katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, w szczególności nie stanowią one wydatków na cele reprezentacji, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 Ustawy CIT.

Wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów kosztów reprezentacji jest wyjątkiem od ogólnej zasady zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wszystkich wydatków poniesionych w celu uzyskania przychodów. W konsekwencji, przepis zawarty w art. 16 ust. 1 pkt 28 Ustawy CIT powinien być interpretowany ściśle a każdy przypadek kwalifikowania rachunku gastronomicznego do kosztów reprezentacji należy rozpatrywać indywidualnie.

Zdaniem Spółki kosztów uzyskania przychodów nie mogą stanowić jedynie te wydatki, które spełniają przesłanki zakwalifikowania do wydatków na reprezentację. Wymienienie wśród kosztów reprezentacji wydatków na nabycie usług gastronomicznych, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, ma zdaniem Spółki charakter przykładowy. Spółka pragnie wskazać, iż powyższe stanowisko znalazło potwierdzenie w praktyce organów podatkowych i sądów administracyjnych. I tak Naczelny Sąd Administracyjny w uzasadnieniu wyroku II FSK 2019/13 z dnia 10 września 2013 r. przywołał następujący argument: w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop ustawodawca użył zwrotu: (\`(...)\`) kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne (\`(...)\`). NSA zwrócił uwagę na to, że jest to odmienne sformułowanie niż (\`(...)\`) kosztów reprezentacji, w szczególności wydatków poniesionych na usługi gastronomiczne (\`(...)\`). Ustawodawca nie używając słowa „wydatków” we wskazanym fragmencie przepisu zawęził katalog sytuacji, które mogą mieć charakter reprezentacyjny. Zdaniem NSA można wyciągnąć wniosek, że ustawodawca podjął decyzję, iż na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop nie każdy wydatek na usługę gastronomiczną stanowi koszt reprezentacji.

Dla prawidłowej kwalifikacji będących przedmiotem niniejszego zapytania wydatków jako wydatków na reprezentację niestanowiących kosztów uzyskania przychodów albo jako kosztów uzyskania przychodów decydujące znaczenie ma zatem ich charakter oraz okoliczności związane z wyborem miejsca spotkania (np. brak możliwości zorganizowania spotkania w siedzibie Wnioskodawcy).

Organizowane przez Spółkę spotkania z kontrahentami zawsze służą realizacji współpracy pomiędzy stronami, posiadając za każdym razem walor biznesowy. Każde spotkanie jest gospodarczo uzasadnione i pełni określoną rolę w bieżącej działalności Spółki. Celem stron nie jest bowiem spotkanie dla konsumpcji, lecz dla załatwienia określonych spraw, które związane są z prowadzoną przez spółkę działalnością. Usługi serwisowe oferowane przez Spółkę mogą być świadczone zdalnie ale nie wszystkie problemy udaje się w ten sposób rozwiązać i niekiedy konieczne staje się osobiste spotkanie, często poza siedzibą Spółki w sytuacji, gdy umowa dotyczy kontrahenta z innego miasta.

Spółka pragnie również podkreślić, iż organizacja spotkań biznesowych z kontrahentami oraz poniesienie opisanych wydatków nie jest motywowane chęcią zaimponowania rozmówcy okazałością czy wystawnością i nie zmierza do kreowania lub utrwalania przesadnego standardu Spółki czy uwypuklania jej ponadprzeciętnej zasobności ani też wywołania jak najlepszego wrażania w sprawach pozamerytorycznych. Spotkania z kontrahentami lub potencjalnymi kontrahentami nie są bowiem ani okazałe, ani wystawne a charakterem nie odbiegają od zwyczajowo przyjętych norm w kontaktach biznesowych.

Opisane wydatki nie są ponoszone z zamiarem stworzenia oczekiwanego wizerunku w celu ułatwienia zawarcia kontraktu, gdyż o rozpoczęciu lub kontynuowaniu współpracy przez Spółkę z danym kontrahentem decydują kryteria merytoryczne a nie inne czynniki (w szczególności poczęstunek), gdyż Wnioskodawca jest wyspecjalizowanym podmiotem informatycznym i pozyskuje kontrahentów w dużej części z przetargów publicznych. Podsumowując, zaprezentowane wydatki powinny zostać zaliczone w poczet kosztów uzyskania przychodów w podatku CIT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zasady kwalifikowania wydatków jako kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r., Nr 74, poz. 397, z późn. zm., dalej jako: „updop”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 updop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem a powstaniem przychodu lub zabezpieczeniem źródła uzyskiwania przychodów. Kosztem uzyskania przychodów będą przy tym zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia.

A zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest by wydatek łącznie spełniał następujące przesłanki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

*   został właściwie udokumentowany,

*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy podatkowej. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu.

W tym miejscu należy podkreślić, że to obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 updop.

W myśl art. 9 ust. 1 updop, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Z tak udokumentowanych wydatków winno ponadto wynikać, że mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez podatnika przychodów.

Jak wskazano powyżej, ocena prawna danego wydatku wymaga uwzględnienia unormowań art. 16 ust. 1 updop. Stosownie do regulacji zawartej w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Jak słusznie zauważył Wnioskodawca ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera legalnej definicji terminu reprezentacja. Próbę zdefiniowania tego pojęcia podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny w składzie 7 sędziów w wyroku z dnia 17 czerwca 2013 r. sygn. akt II FSK 702/11. Sąd ten stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.

Ponadto NSA uznał za zasadne odwołanie się do etymologii terminu reprezentacja. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że ,,reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 updop stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy należy posłużyć się również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej. Każdy wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub jego zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W innej sytuacji zbędne stają się rozważania dotyczące dalszej kwalifikacji konkretnego wydatku ze względu na dodatkowe kryteria wprowadzone w art. 16 ust. 1 updop (w tym wypadku wynikające z omawianego pkt 28).

Z uwagi na powyższe każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem kwalifikacji konkretnych wydatków jako kosztów reprezentacji, wymienionych w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności świadczy usługi dostaw wysokospecjalistycznego sprzętu komputerowego, oprogramowania i jego aktualizacji, konfiguracji i serwisu - zapewnienia gotowości i bezpieczeństwa pracy systemów informatycznych kontrahentów (tzw. długoterminowe usługi serwisowe).

W zakresie prowadzonej działalności Wnioskodawca aranżuje spotkania biznesowe zarówno w siedzibie firmy jak i poza nią. Spotkania te służą omówieniu istotnych spraw związanych z jakością świadczonych usług, poszukiwaniem rozwiązań mogących usprawnić świadczenie usług, czasami mają charakter szkoleniowy np. z uwagi na szybki postęp technologiczny i konieczność zainstalowania nowych rozwiązań lub dostosowania istniejącej infrastruktury informatycznej do otoczenia. Spotkania służą także negocjacjom związanym z wypełnieniem postanowień umownych, co zdarza się szczególnie w sytuacji, gdy umowy zawierane są na dłuższe okresy czasu (2 lub 3 a nawet 5 lat ) a strony nie są w stanie przewidzieć wszystkich okoliczności w dacie parafowania umowy, takich jak np. zaniechanie aktualizacji lub zmiany oprogramowania przez producentów.

Spotkania te odbywają się czasami w lokalu prowadzonym przez podmiot trzeci, np. w restauracji czy salce hotelowej z uwagi na fakt, iż spółka w danym momencie nie ma możliwości przyjęcia kontrahenta we własnej siedzibie z uwagi na np. zbyt małą powierzchnię. Jeśli stroną zapraszającą jest przedstawiciel Wnioskodawcy to zwyczajowo pokrywa on wydatki związane z konsumpcją podczas spotkania. Wielkość i wartość tej konsumpcji nie wykracza poza zwyczajowo przyjęte normy.

Mając na uwadze powyższe stwierdzić należy, że wydatki ponoszone przez Spółkę na usługi gastronomiczne (artykuły spożywcze, napoje) w związku z organizacją spotkań z kontrahentami nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop. Podczas spotkań z kontrahentami omawiane są istotne sprawy związane z jakością świadczonych usług, poszukiwaniem rozwiązań mogących usprawnić świadczenie usług, czasami mają charakter szkoleniowy, spotkania służą także negocjacjom związanym z wypełnieniem postanowień umownych. Zatem, w ocenie Organu, celem tych spotkań nie jest wyłącznie stworzenie dobrego wizerunku firmy Wnioskodawcy czy też wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami.

Podsumowując, należy uznać za prawidłowe stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym wydatki na organizację spotkań z kontrahentami (opisane w przedstawionym zdarzeniu przyszłym) powinien zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ponieważ zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.