Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/443-475/13-2/RR
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2013-07-31
Teza: Sposób przechowywania: raportów fiskalnych, ewidencji zwrotów i korekt, protokołów zwrotu towarów oraz paragonów odbieranych od klienta w celu dokonania zwrotu czy wystawienia faktury.
Słowa kluczowe: ewidencja; faktura-kopia faktury; kasa-kasa rejestrująca; paragon-paragon fiskalny; przechowywanie; towar-zwrot towarów
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111b

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 15.05.2013 r. (data wpływu 21.05.2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie określenia sposobu przechowywania: raportów fiskalnych, ewidencji zwrotów i korekt, protokołów zwrotu towarów oraz paragonów odbieranych od klienta w celu dokonania zwrotu czy wystawienia faktury – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 21.05.2013 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie określenia sposobu przechowywania: raportów fiskalnych, ewidencji zwrotów i korekt, protokołów zwrotu towarów oraz paragonów odbieranych od klienta w celu dokonania zwrotu czy wystawienia faktury.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka S.A. (dalej: Spółka) prowadzi sieć stacji paliw, na których oferuje do nabycia paliwa, jak i produkty pozapaliwowe oraz usługi. Co do zasady sprzedaż jest ewidencjonowana za pomocą kas fiskalnych współpracujących z informatycznym systemem sprzedaży.

Wyjątkiem jest sprzedaż dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, z którymi Spółka ma podpisane umowy na dostawy paliw w systemie kart „Flota” (faktury wystawiane są wówczas centralnie za ustalone w umowie okresy rozliczeniowe, a Klient w momencie zakupu otrzymuje dowód wydania, który nie jest dokumentem fiskalnym).

Kasy fiskalne funkcjonujące na stacjach paliw wyposażone są w elektroniczne nośniki danych (karty SD) i mają możliwość zapisu na nich kopii drukowanych dokumentów w postaci elektronicznej (m.in. raporty faktury, paragony).

Poniżej zaprezentowane są trzy stany faktyczne podlegające ocenie:

1.  Zgodnie z przepisami prawa po zakończeniu sprzedaży za dany dzień jest sporządzany dobowy raport fiskalny a po zakończeniu miesiąca miesięczny raport. Wskazane raporty są drukowane w formie fizycznej (papierowej) a jednocześnie ich kopie są zapisywane na nośniku elektronicznym. Następnie raporty są archiwizowane i przechowywane przez wymagany przepisami okres. Należy dodać, że raporty przechowywane są na elektronicznym nośniku w kasie fiskalnej i mogą być w każdej chwili odtworzone i na żądanie przekazane właściwym organom podatkowym.
2.  Na stacjach zdarzają się sytuacje, gdy klient dokonuje zwrotu towaru, a tym samym następuje zwrot całości lub części uiszczonej zapłaty. W takim przypadku dokonywana korekta jest ujmowana w odrębnej ewidencji zwrotów. Jednocześnie klient i sprzedawca będą podpisywać protokół zwrotu towaru a klient zwracać będzie dowód sprzedaży (paragon fiskalny). Zwrócony przez klienta paragon fiskalny jest tożsamy z egzemplarzem (kopią) paragonu przechowywanym na elektronicznym nośniku kasy fiskalnej, przy czym warunki techniczne informatycznego systemu sprzedaży (kasowego) nie dają możliwości dokonania ponownego posłużenia się tym samym paragonem w celu dokonania korekty sprzedaży. Są też pomyłki kasjerskie ujmowane w tej samej ewidencji co zwroty, z tym że są one rozróżnialne, jako odrębne/inne od zwrotów - przez odpowiednie ich oznaczenie/opisanie. Zdarza się, że Strona koryguje pomyłki kasjerskie lub przyjmuje zwroty bez paragonów fiskalnych, ale Wnioskodawca jest w stanie jednoznacznie określić paragon, do którego robi korektę/zwrot.
3.  Czasami klienci po dokonaniu zakupu towarów/usług potwierdzonego paragonem fiskalnym, po pewnym czasie zwracają się o wystawienie faktury. W takim przypadku sprzedawca odbiera od klienta paragon fiskalny i wystawia fakturę. Na fakturze, którą otrzymuje klient oprócz danych wymaganych przepisami prawa, zostaje wskazany numer systemowy paragonu odebranego od klienta, oraz jego numer fiskalny. Te same dane widnieją na elektronicznej kopii faktury, która zostaje zapisana w pamięci informatycznego systemu sprzedaży i zarchiwizowana w e-archiwum. Należy dodać, że warunki techniczne systemu informatycznego (kasowego) nie dają możliwości ponownego posłużenia się tym samym paragonem w celu otrzymania faktury.

Wszystkie wyżej opisane stany faktyczne przy funkcjonujących w Spółce systemach informatycznych pozwalają na zachowanie integralności, niezmienności danych i czytelności dokumentów zapisanych w formie elektronicznej oraz pozwolą w przyszłości na dostęp do elektronicznych zasobów archiwalnych na każde żądanie organu podatkowego.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy wydrukowane raporty fiskalne (dobowe, miesięczne) muszą być przechowywane w formie fizycznej (papierowej) i w takiej formie przekazywane organom podatkowym w przypadku ewentualnej kontroli, czy też istnieje możliwość przechowywania i przekazania ich w formie elektronicznej lub oddrukowanie z zasobów informatycznych na żądanie organów podatkowych?
2.  Czy zwrócony przez klienta paragon fiskalny oraz podpisany przez klienta i sprzedawcę protokół zwrotu towaru muszą być przechowywane w formie papierowej, czy też mogą być przechowywane w wersji elektronicznej: paragon na nośniku elektronicznym, w który wyposażona jest kasa fiskalna, a protokół zwrotu w elektronicznym systemie sprzedaży w formacie dokumentu PDF? Ponadto czy ewidencja zwrotów i korekt może być również przechowywana w formie elektronicznej bez konieczności jej wydrukowania w formie papierowej?
3.  Czy paragon będący podstawą wystawienia faktury, która nie posiada kopii papierowej (jest elektroniczna jej postać) musi być przechowywany w formie fizycznej (papierowej), czy też może on mieć postać elektroniczną zapisaną na nośniku zamontowanym w kasie fiskalnej tak jak faktura i w taki sposób udostępniany organom podatkowym na każde ich żądanie?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity - Dz. U. 2012, poz.749 z późn. zm.) zwanej dalej: Ordynacją podatkową, zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonym w przepisach prawa podatkowego.

Zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem:

*   zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiąże powstanie takiego zobowiązania;

*   doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania (art. 21 § 1 Ordynacji podatkowej).

Stosownie do art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zgodnie z przepisem art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W przepisie Ordynacji podatkowej mowa jest o „księgach podatkowych”. Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej rozumie się przez to księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci. Tak więc przepis art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej obejmuje obowiązek przechowywania także ewidencji VAT oraz dokumentów związanych z tymi ewidencjami (które są jednocześnie dokumentami związanymi z rozliczeniem podatku).

W myśl art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity - Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą/ ustawa o podatku VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 111 ust. 1 ustawy o podatku VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. 2013, poz. 363).

Zgodnie z § 2 pkt 1 tego rozporządzenia przez dokument fiskalny rozumie się paragon fiskalny, fakturę i raport fiskalny, natomiast według pkt 4 tego paragrafu kasa fiskalna z elektronicznym zapisem kopii to kasa konstrukcyjnie dostosowana do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych. Ponadto § 6 ust. 1 pkt 7 ww. rozporządzenia stwierdza, że podatnicy prowadzący ewidencję dokonują wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i w przypadku kas innych niż z elektronicznym zapisem kopii, kopii tych dokumentów na taśmie papierowej.

Zgodnie też z § 14 ust. 8 pkt 2 podatnicy stosujący kasy z elektronicznym zapisem kopii dodatkowo stosują urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych określone w książce kasy przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas.

Biorąc pod uwagę wskazane wyżej przepisy oraz stan faktyczny zaprezentowany w punkcie 1, to zdaniem Spółki należy zauważyć, że obecne warunki obrotu gospodarczego stwarzają możliwość gromadzenia różnego rodzaju informacji w postaci elektronicznej. W związku z powyższym tworzone są również systemy księgowe, które umożliwiają gromadzenie ogromnych ilości danych w postaci elektronicznej. Niewątpliwą zaletą tych systemów jest to, że umożliwiają one szybki i sprawny dostęp do różnego rodzaju informacji. Z drugiej strony warunkiem koniecznym ich funkcjonowania jest zapewnienie pewności danych zawartych w systemie (nie można ich modyfikować) w przeciwnym razie systemy te niczego by nie ułatwiały, zatem bezcelowe byłoby ich stosowanie.

Stosowane przez Spółkę kasy fiskalne a także zintegrowany z nimi system informatyczny dają możliwość archiwizacji dokumentów fiskalnych w formie elektronicznej, a jedyną czynnością jaką Spółka może wykonać w stosunku do danych zawartych w tych systemach jest raportowanie i przesyłanie automatyczne danych na potrzeby sporządzania rejestrów sprzedaży niezbędnych dla prawidłowego rozliczenia podatku należnego oraz przechowywanie zapisanych w nich danych w formie elektronicznej.

W ocenie Spółki, sposób archiwizowania przez Spółkę w formie elektronicznej raportów spełnia wymogi dotyczące autentyczności, integralności i czytelności danych, które to wymogi powołuje prawodawca wspólnotowy w Dyrektywie 112 a także prawodawca krajowy w ustawie z dnia 9 stycznia 2013 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2013, poz. 35). Zatem autentyczność należy rozumieć jako pewność co do tożsamości podmiotu sporządzającego raport, integralność danych należy rozumieć jako uniemożliwienie zmiany danych wchodzących w skład raportu, natomiast czytelność to możliwość natychmiastowego odczytania danych zapisanych na nośnikach elektronicznych. Dodatkowo należy wskazać, że § 6 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia wskazuje na obowiązek przechowywania kopii dokumentów fiskalnych przez okres wymagany odpowiednimi przepisami, jednakże przepis ten nie wskazuje w jakiej formie mają być przechowywane takie dokumenty. Można więc stwierdzić, że może być to każda dowolna forma przechowywania dokumentów, w tym także forma elektroniczna.

W związku z tym, mając na uwadze wskazane wyżej przepisy prawa oraz opis i warunki funkcjonowania istniejących w Spółce systemów informatycznych (archiwizacji danych) - to zdaniem Spółki przechowywanie raportów może odbywać się w formie elektronicznej w okresie do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Jednocześnie dane takie będą mogły być udostępnione organom podatkowym, organom kontroli skarbowej w celu weryfikacji prawidłowości rozliczeń w tej formie.

Jeśli chodzi o stan faktyczny opisany w punkcie 2 - to zdaniem Spółki paragon fiskalny odbierany od klienta, w przypadku zwrotu towaru lub reklamacji może być przechowywany tylko w formie elektronicznej bez obowiązku przechowywania jego papierowej wersji mimo wydruku fizycznego.

Jak wspomniano wyżej system informatyczny stosowany w Spółce nie daje możliwości ponownego posłużenia się tym samym paragonem, w celu dokonania korekty sprzedaży. Ponadto cała transakcja (zwrot, reklamacja) są odnotowane i zapisane w systemie kasowym (informatycznym).

Jednocześnie rozporządzenie wskazuje w § 3 ust. 4 pkt 7, iż zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę. Zdaniem Spółki, protokół taki może być również przechowywany w formie elektronicznej przy założeniu, że zachowana zostanie jego autentyczność, integralność i czytelność.

Zdaniem Spółki także cała ewidencja zwrotów, o której mowa w § 3 ust. 4 rozporządzenia (ewidencja zwrotów) może być archiwizowana w formie elektronicznej z powodów wskazanych wyżej tj. zapewnienia przez system informatyczny autentyczności, integralności i czytelności danych zawartych w takiej ewidencji.

Odnosząc się do stanu faktycznego opisanego w punkcie 3 argumenty wskazujące na dopuszczalność przechowywania paragonu w formie elektronicznej, do którego została wystawiona faktura będą takie jak powyżej.

Dodatkowo należy podkreślić, że nie jest możliwe wystawienie faktury do tego samego paragonu a system informatyczny w pełni zapewnia wymogi dotyczące autentyczności, integralności i czytelności danych.

Podsumowując zdaniem Spółki, raporty (dobowe, miesięczne), ewidencje zwrotów i korekt, protokoły zwrotu towarów, paragony odbierane od klienta (zwrot towaru/usługi, wystawienie faktury), mogą być przechowane wyłącznie w formie elektronicznej i udostępniane organom podatkowym w tej formie a tym samym nie muszą być przechowywane w formie papierowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. z 2011r. Dz. U. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Stosownie do treści art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

Na mocy art. 111 ust. 9 pkt 1 ustawy, minister właściwy do spraw gospodarki w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia szczegółowe kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz sposób oznaczania pamięci fiskalnej kas rejestrujących numerami unikatowymi, warunki ich przydzielania oraz dokumenty, które powinny być dołączone do kasy rejestrującej przy wprowadzaniu jej do obrotu – uwzględniając potrzebę przeciwdziałania nieewidencjonowaniu lub nieprawidłowemu ewidencjonowaniu obrotu i kwot podatku należnego przez podatników, zabezpieczenia zaewidencjonowanych danych, konieczność zapewnienia konsumentowi prawa do otrzymania dowodu nabycia towarów i usług z uwidocznioną kwotą podatku oraz możliwość sprawdzenia przez niego prawidłowego zaewidencjonowania transakcji i wystawiania dowodu potwierdzającego jej wykonanie oraz optymalne dla danego typu obrotu rozwiązania techniczne dotyczące konstrukcji kas rejestrujących, jak również celowość systematycznej aktualizacji i weryfikacji wydanych potwierdzeń, o których mowa w ust. 6b.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. 2013, poz. 363), zwanym dalej rozporządzeniem.

Według § 2 pkt 1 rozporządzenia przez dokument fiskalny rozumie się paragon fiskalny, fakturę i raport fiskalny.

Przez paragon fiskalnym w myśl § 2 pkt 12 rozporządzenia – rozumie się przez to wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży.

Natomiast przez pojęcie raport fiskalny (dobowy, okresowy, w tym miesięczny, oraz rozliczeniowy) - rozumie się przez to dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku - § 2 pkt 19 rozporządzenia.

Przez kasę z elektronicznym zapisem kopii – rozumie się kasę konstrukcyjnie dostosowaną do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych - § 2 pkt 4 rozporządzenia.

Program archiwizujący w myśl § 2 pkt 17 rozporządzenia stanowi zewnętrzny program umożliwiający w systemach ogólnie dostępnych odczyt, prezentację i sprawdzenie danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych.

Program pracy kasy - to program zainstalowany w module fiskalnym, odpowiedzialny za realizację funkcji kasy, zapewniający prawidłowy, jednokrotny i niezmienialny zapis wysokości obrotu i kwot podatku w pamięci fiskalnej kasy oraz wydruk dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych, a także zapis kopii wydruków na informatycznych nośnikach danych w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii - § 2 pkt 18 rozporządzenia.

Podatnicy prowadząc ewidencję dokonują wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i w przypadku kas innych niż z elektronicznym zapisem kopii, kopii tych dokumentów na taśmie papierowej - § 6 ust 1 pkt 7 ww. rozporządzenia.

W myśl § 14 ust. 8 rozporządzenia podatnicy stosujący kasy z elektronicznym zapisem kopii dodatkowo:

1.  prowadzą bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania;
2.  stosują urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych określone w książce kasy przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas.
3.  stosują autoryzowany przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas program archiwizujący, zgodny z kartą kasy, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy.

W myśl art. 112 ustawy o VAT - podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka prowadzi sieć stacji paliw, na których oferuje do nabycia paliwa, jak i produkty pozapaliwowe oraz usługi. Co do zasady sprzedaż jest ewidencjonowana za pomocą kas fiskalnych współpracujących z informatycznym systemem sprzedaży. Wyjątkiem jest sprzedaż dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, z którymi Spółka ma podpisane umowy na dostawy paliw w systemie kart „Flota” (faktury wystawiane są wówczas centralnie za ustalone w umowie okresy rozliczeniowe, a Klient w momencie zakupu otrzymuje dowód wydania, który nie jest dokumentem fiskalnym). Kasy fiskalne funkcjonujące na stacjach paliw wyposażone są w elektroniczne nośniki danych (karty SD) i mają możliwość zapisu na nich kopii drukowanych dokumentów w postaci elektronicznej (m.in. raporty, faktury, paragony). Zgodnie z przepisami prawa po zakończeniu sprzedaży za dany dzień jest sporządzany dobowy raport fiskalny, a po zakończeniu miesiąca miesięczny raport. Wskazane raporty są drukowane w formie fizycznej (papierowej) a jednocześnie ich kopie są zapisywane na nośniku elektronicznym. Następnie raporty są archiwizowane i przechowywane przez wymagany przepisami okres. Należy dodać, że raporty przechowywane są na elektronicznym nośniku w kasie fiskalnej i mogą być w każdej chwili odtworzone i na żądanie przekazane właściwym organom podatkowym.

Wątpliwości Wnioskodawcy w pierwszym rzędzie sprowadzają się do wskazania czy wydrukowane raporty fiskalne (dobowe, miesięczne) muszą być przechowywane w formie fizycznej (papierowej) i w takiej formie przekazywane organom podatkowym w przypadku ewentualnej kontroli, czy też istnieje możliwość przechowywania i przekazania ich w formie elektronicznej lub oddrukowanie z zasobów informatycznych na żądanie organów podatkowych.

Z analizy sprawy wynika, że w przedmiotowej sprawie raporty fiskalne (dobowe, miesięczne) są drukowane w formie fizycznej (papierowej) i jednocześnie ich kopie są zapisywane na nośniku elektronicznym sporządzane w kasie z elektronicznym zapisem kopii i zapisywane w pamięci fiskalnej kasy, a wszystkie raporty przechowywane są na elektronicznym nośniku.

Tym samym w przedmiotowej sprawie uznać należy, że skoro kasy funkcjonujące na stacjach paliw wyposażone są w elektroniczne nośniki danych (karty SD) i mają możliwość zapisu kopii drukowanych dokumentów w postaci elektronicznej (m.in. raporty, faktury, paragony), tym samym spełniają wymogi techniczne dotyczące zapisywania dokumentów fiskalnych na elektronicznych nośnikach danych tj. są konstrukcyjnie dostosowane do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych. W konsekwencji Spółka sporządzając raporty fiskalne oraz prowadząc bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii – będzie miała możliwość przechowywanie i przekazywania raportów fiskalnych w formie elektronicznej zapewniając możliwość ich wydruku na żądanie organów skarbowych.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy odnoszące się do pytania nr 1 należało uznać za prawidłowe.

Ponadto w ramach prowadzonej przez Stronę działalności zdarzających się na stacjach paliw sytuacje, w których klient dokonuje zwrotu towaru, a tym samym następuje zwrot całości lub części uiszczonej zapłaty. W takim przypadku dokonywana korekta jest ujmowana w odrębnej ewidencji zwrotów. Jednocześnie klient i sprzedawca będą podpisywać protokół zwrotu towaru a klient zwracać będzie dowód sprzedaży (paragon fiskalny). Zwrócony przez klienta paragon fiskalny jest tożsamy z egzemplarzem (kopią) paragonu przechowywanym na elektronicznym nośniku kasy fiskalnej, przy czym warunki techniczne informatycznego systemu sprzedaży (kasowego) nie dają możliwości dokonania ponownego posłużenia się tym samym paragonem w celu dokonania korekty sprzedaży. Zdarzają się też pomyłki kasjerskie ujmowane w tej samej ewidencji co zwroty, z tym że są one rozróżnialne, jako odrębne/inne od zwrotów - przez odpowiednie ich oznaczenie/opisanie. Zdarza się, że Strona koryguje pomyłki kasjerskie lub przyjmuje zwroty bez paragonów fiskalnych, ale Wnioskodawca jest w stanie jednoznacznie określić paragon, do którego robi korektę/zwrot.

W odniesieniu do wyżej przedstawionego opisu sprawy wątpliwości Wnioskodawcy sprowadzają się do określenia czy zwrócony przez klienta paragon fiskalny oraz podpisany przez klienta i sprzedawcę protokół zwrotu towaru muszą być przechowywane w formie papierowej, czy też mogą być przechowywane w wersji elektronicznej: paragon na nośniku elektronicznym, w który wyposażona jest kasa fiskalna, a protokół zwrotu w elektronicznym systemie sprzedaży w formacie dokumentu PDF. Ponadto Spółka zwróciła się z zapytaniem sprowadzającym się do ustalenia czy ewidencja zwrotów i korekt może być również przechowywana w formie elektronicznej bez konieczności jej wydrukowania w formie papierowej.

W tym miejscu wskazać należy na zapisy § 3 ust. 1 rozporządzenia, według którego podatnicy prowadzą ewidencję każdej sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej, wyłącznie przy użyciu kas, które mają potwierdzenie, że kasa spełnia funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy oraz kryteria i warunki techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy.

W myśl § 3 ust. 3 ww. rozporządzenia nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług, natomiast według § 3 ust. 4 - zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji W przypadku natomiast wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji- § 3 ust. 5 rozporządzenia.

W analizowanej sprawie podkreślenia wymaga, że sprzedaż jest ewidencjonowana za pomocą kas fiskalnych współpracujących z informatycznym systemem sprzedaży a system informatyczny pozwala na zachowanie integralności, niezmienności danych i czytelności dokumentów zapisanych w formie elektronicznej oraz pozwala na dostęp do elektronicznych zasobów archiwalnych na każde żądanie organu podatkowego.

Ponadto zwrócić raz jeszcze należy uwagę na zapis § 2 pkt 4 rozporządzenia, z którego wynika, że przez kasy z elektronicznym zapisem kopii rozumie się kasę konstrukcyjnie dostosowaną do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych. Zatem wskazać należy, że przez kasę z elektronicznym zapisem kopii będziemy również rozumieć kasę, która jest dostosowana do dokonywania zapisów na informacyjnych nośnikach danych w odniesieniu do wydruków niefiskalnych.

Zatem mając na uwadze opis przedmiotowej sprawy oraz wyżej wskazane przepisy wynikające z rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących przyjąć należy, iż zwrócony przez klienta paragon fiskalny oraz podpisany przez klienta i sprzedawcę protokół zwrotu towaru może być przechowywane w wersji elektronicznej: paragon na nośniku elektronicznym, w który wyposażona jest kasa fiskalna, a protokół zwrotu w elektronicznym systemie sprzedaży w formacie dokumentu PDF. W tej samej formie tj. w formie elektronicznej może być przechowywana ewidencja zwrotów i korekt bez konieczności jej wydrukowania w formie papierowej.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy odnoszące się do pytania nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Ponadto u Wnioskodawcy czasami dochodzi do sytuacji, w której klienci po dokonaniu zakupu towarów/usług potwierdzonego paragonem fiskalnym, po pewnym czasie zwracają się o wystawienie faktury. W takim przypadku sprzedawca odbiera od klienta paragon fiskalny i wystawia fakturę. Na fakturze, którą otrzymuje klient oprócz danych wymaganych przepisami prawa, zostaje wskazany numer systemowy paragonu odebranego od klienta, oraz jego numer fiskalny. Te same dane widnieją na elektronicznej kopii faktury, która zostaje zapisana w pamięci informatycznego systemu sprzedaży i zarchiwizowana w e-archiwum.

W opisanej sytuacji Wnioskodawca powziął wątpliwość, czy paragon będący podstawą wystawienia faktury, która nie posiada kopii papierowej (jest elektroniczna jej postać) musi być przechowywany w formie fizycznej (papierowej), czy też może on mieć postać elektroniczną zapisaną na nośniku zamontowanym w kasie fiskalnej tak jak faktura i w taki sposób udostępniany organom podatkowym na każde ich żądanie.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z § 7 ust. 1. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. 2011 r. nr 68, poz. 360 ze zm.) w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy - § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia.

W przypadku gdy faktura przesłana w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę § 7 ust. 3 ww. rozporządzenia.

Zatem w analizowanej sprawie, jeśli po dokonaniu zakupu towarów/usług potwierdzonego paragonem fiskalnym dochodzi do wystawienia faktury, która nie jest emitowana przy zastosowaniu kasy rejestrującej oraz nie jest przesyłana w formie elektronicznej - Wnioskodawca powinien dołączyć do egzemplarza faktury pozostającego u Wnioskodawcy paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Biorąc pod uwagę fakt, że kasy fiskalne funkcjonujące na stacjach paliw Wnioskodawcy rejestrujące sprzedaż są wyposażone są w elektroniczne nośniki danych (karty SD) i mają możliwość zapisu na nich kopii drukowanych dokumentów w postaci elektronicznej (m.in. raporty, faktury, paragony) oraz współpracują z informatycznym systemem sprzedaży pozwalającym na zachowanie integralności, niezmienności danych i czytelności dokumentów zapisanych w formie elektronicznej, pozwalającym w przyszłości na dostęp do elektronicznych zasobów archiwalnych na każde żądanie organu podatkowego - uznać należy, że paragon będący podstawą wystawienia faktury, która nie posiada kopii papierowej (jest elektroniczna jej postać) może być przechowywany w formie elektronicznej zapisana na nośniku zamontowanym w kasie fiskalnej tak jak faktura i w taki sposób udostępniany organom podatkowym na każde ich żądanie.

Tym samy stanowisko Wnioskodawcy w odniesieniu do pytania nr 3 należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.