Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP3/443-511/13/ASz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2013-07-24
Teza: możliwość przechowywania faktur, faktur korygujących, ich duplikatów i not korygujących w formie elektronicznej
Słowa kluczowe: akceptacja; faktura-faktura elektroniczna; towar-wymiana (towarów)
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012r. poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, w związku z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z dnia 30 listopada 2011r. sygn. akt III SA/Gl 13/11 uprawomocnionym w dniu 6 marca 2013r. stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 8 czerwca 2010r. (data wpływu 14 czerwca 2010r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur, faktur korygujących, ich duplikatów i not korygujących w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 14 czerwca 2010r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur, faktur korygujących, ich duplikatów i not korygujących w formie elektronicznej.

W dniu 8 września 2010r. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działający z upoważnienia Ministra Finansów wydał interpretację znak: IBPP2/443-514/10/ASz, w której uznał stanowisko Wnioskodawcy za nieprawidłowe.

Pismem z 21 września 2010r. (data wpływu 29 września 2010r.) złożonym na podstawie art. 52 § 3 ww. ustawy z 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, Wnioskodawca wezwał tut. organ do usunięcia naruszenia prawa poprzez zmianę indywidualnej pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego z 8 września 2010r. znak: IBPP2/443-514/10/ASz.

W odpowiedzi na wezwanie, Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach pismem z 28 października 2010r. znak: IBPP2/443W-62/10/ASz (doręczonym 2 listopada 2010r.) podtrzymał swoje stanowisko przedstawione w interpretacji indywidualnej z 8 września 2010r. znak: IBPP3/443-514/10/ASz.

Wnioskodawca na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego z 8 września 2010r. znak: IBPP2/443-514/10/ASz złożył skargę z 26 listopada 2010r. (data wpływu 3 grudnia 2010r.), w której wniósł o uchylenie zaskarżonej interpretacji.

WSA w Gliwicach wyrokiem z 30 listopada 2011r. sygn. akt III SA/Gl 13/11 uchylił zaskarżoną interpretacją indywidualną.

Od powyższego wyroku tut. organ złożył skargę kasacyjną do Naczelnego Sądu Administracyjnego. Pismem z 27 lutego 2013r. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach złożył do Naczelnego Sądu Administracyjnego wniosek o cofnięcie przedmiotowej skargi kasacyjnej.

W związku z powyższym, Naczelny Sąd Administracyjny postanowieniem z 6 marca 2013r. sygn. akt I FSK 640/12 umorzył postępowanie kasacyjne.

W konsekwencji wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z 30 listopada 2011r. sygn. akt III SA/Gl 13/11 w dniu 6 marca 2013r. stał się prawomocny.

W myśl art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2001r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 14 marca 2012r. poz. 270 ze zm.) ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie ten sąd oraz organ, którego działanie lub bezczynność było przedmiotem zaskarżenia.

Wskutek powyższego wniosek Strony wymaga ponownego rozpatrzenia przez tut. organ.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej również Spółka) jest zarejestrowanym na potrzeby podatku od towarów i usług czynnym podatnikiem VAT. W ciągu miesiąca Wnioskodawca otrzymuje, jak również wystawia bardzo dużo faktur VAT, zarówno od, jak i na rzecz podmiotów krajowych, z innych krajów Unii Europejskiej i z państw trzecich, które to podmioty prowadzą działalność gospodarczą.

1.  Obecnie Wnioskodawca zamierza skanować otrzymane od kontrahentów faktury i po zeskanowaniu utylizować ich formę papierową. Oryginały faktur przechowywane byłyby w formie elektronicznej w formacie zapewniającym ich pełną integralność i uniemożliwiającym jakąkolwiek ingerencję w ich treść (np. PDF). Możliwe byłoby również wydrukowanie faktur w każdym czasie, a treść wydruku w pełni odpowiadałaby treści pierwotnie otrzymanego dokumentu w formie papierowej. Tak samo Wnioskodawca zamierza postępować z fakturami korygującymi, notami korygującymi i duplikatami faktur i faktur korygujących.
2.  Wnioskodawca zamierza także drukować tylko oryginały faktur wysyłane do jej kontrahentów, na rzecz których prowadzi sprzedaż. Natomiast kopie faktur przechowywane byłyby w formie elektronicznej w formacie zapewniającym ich pełną integralność, chroniącym przed jakąkolwiek ingerencją w treść faktury i umożliwiającym ich wydrukowanie w każdym czasie. Tak samo Spółka zamierza postępować z fakturami korygującymi, notami korygującymi i duplikatami faktur oraz faktur korygujących.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy Wnioskodawca może skanować otrzymywane od kontrahentów faktury, faktury korygujące, ich duplikaty i noty korygujące oraz przechowywać je w formie elektronicznej w formacie zapewniającym ich pełną integralność, brak możliwości ingerencji w ich treść oraz umożliwiającym ich wydrukowanie w każdym czasie, a dokumenty w formie papierowej, po ich zeskanowaniu, utylizować?
2.  Czy Wnioskodawca może przechowywać jedynie w formie elektronicznej kopie faktur, faktur korygujących, ich duplikatów i not korygujących, w formacie zapewniającym ich pełną integralność, brak możliwości ingerencji w ich treść oraz umożliwiającym ich wydrukowanie w każdym czasie, a drukować i przesyłać w formie papierowej jedynie oryginały przeznaczone dla kontrahentów Spółki, na których rzecz realizowana jest sprzedaż?

Zdaniem Wnioskodawcy, na oba zadane w niniejszym wniosku pytania należy odpowiedzieć w sposób twierdzący. Wynika to m.in. z prowspólnotowej wykładni § 19 ust. 1 i § 21 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów wskazanego w poz. 47 niniejszego wniosku (rozporządzenie). Zgodnie bowiem z art. 246 akapit 1 Dyrektywy 2006/112/WE, przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność. Przepisy unijne wymagają więc w tym zakresie takiego sposobu przechowywania dokumentów księgowych, który zapewni realizację celu wskazanego w cytowanym artykule. Z wyroków C 446/03 i C 361/96 Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej wynika, że państwa członkowskie mogą stosować tylko takie środki, które są niezbędne do osiągnięcia celów dyrektyw unijnych. Z literalnego brzmienia § 19 ust. 1 i § 21 ust. 1 i ust. 2 nie wynika, że jedyną formą przechowywania dokumentów księgowych jest forma papierowa. Mowa jest jedynie o obowiązku zachowania dokumentów (oryginałów lub kopii).

Zdaniem Wnioskodawcy nie ulega żadnej wątpliwości, że dokument jest to kategoria prawna, a nie element stanu faktycznego. Tak więc zapis elektroniczny również ma przymiot dokumentów. Wnioskodawca zapewnił, iż sposób przechowywania dokumentów, zaproponowany przez nią w opisie stanu faktycznego, będzie gwarantował ich autentyczność pochodzenia, integralność ich treści i czytelność. Tak więc cel art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE zostanie w pełni osiągnięty. Skoro tak, prowspólnotowa interpretacja § 19 ust. 1 i § 21 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia (do stosowania której zobligowane są wszystkie organy państw członkowskich, stosujące prawo), sprowadza się do konstatacji, iż na zadane w niniejszym wniosku pytania należy udzielić odpowiedzi twierdzących. Co więcej, taki sposób postępowania ma również uzasadnienie ekonomiczne, gdyż sprawi, że Wnioskodawca będzie ponosić znacznie niższe koszty przechowywania dokumentów księgowych. Taki sposób postępowania ma także ponad wszelką wątpliwość walor ekologiczny. W zakresie przedstawionego powyżej stanowiska Wnioskodawca powołał się również na wyrok WSA w Warszawie z dnia 8 kwietnia 2010r. (sygn. akt: III SA/Wa 396/10).

Ponadto Wnioskodawca zauważył, że jego stanowisko w zakresie objętym pytaniem nr 1, zostało zaaprobowane w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego, który w wyroku z dnia 3 listopada 2009r. (sygn. akt I FSK 1169/08) stwierdził, iż nawet z polskich przepisów nie wynika, aby konieczne było przechowywanie oryginałów faktur w formie papierowej.

Nie bez znaczenia dla interpretacji odpowiednich przepisów wskazanych we wniosku ma także wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 20 maja 2010r. (sygn. akt: I FSK 1444/09), w którym elektroniczna forma dokumentów księgowych została usankcjonowana także w zakresie ich przesyłania. Należy uznać, że zmiana linii interpretacyjnej w tym zakresie podyktowana jest rozwojem technik informatycznych, za którymi powinna podążać praktyka stosowania prawa podatkowego i jego interpretacji.

Mając na uwadze rozstrzygnięcie zawarte w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z dnia 30 listopada 2011r. sygn. akt III SA/Gl 13/11, stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie należy zaznaczyć, że niniejszą interpretację oparto na przepisach prawa podatkowego obowiązujących w dniu wydania uchylonej interpretacji z dnia 8 września 2010r. znak: IBPP2/443-514/10/ASz (tj. w dniu 8 września 2010r.), gdyż we wniosku z dnia 8 czerwca 2010r. (data wpływu 14 czerwca 2010r.), Wnioskodawca wskazał, że sprawa dotyczy zdarzenia przyszłego, a niniejsza interpretacja została wydana w wyniku ponownego rozpatrzenia tej sprawy i zastępuje uchyloną interpretację.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337, ze zm.).

Zgodnie z § 19 ust. 1 i 2 cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA”.

Tak wystawione dokumenty, w myśl § 21 ust. 1 tego rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do przepisu § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia, dokumenty o których mowa w ust. 1 przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Nad wątpliwościami Wnioskodawcy dotyczącymi możliwości skanowana otrzymywanych od kontrahentów faktur, faktur korygujących, ich duplikatów i not korygujących oraz przechowywania ich w formie elektronicznej w formacie zapewniającym ich pełną integralność, jak również przechowywania jedynie w formie elektronicznej kopii faktur, faktur korygujących, ich duplikatów i not korygujących, a drukowania i przesyłania w formie papierowej jedynie oryginałów przeznaczonych dla kontrahentów Spółki, pochylił się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach.

Uchylając interpretację z dnia 8 września 2010r. znak: IBPP2/443-514/10/ASz, w wyroku z dnia 30 listopada 2011r. sygn. akt III SA/Gl 13/11 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach stwierdził: „Odnosząc się do pozostałych zarzutów i spornej kwestii przechowywania w formie elektronicznej faktur wystawianych i otrzymywanych przez Skarżącą, niezbędne jest odwołanie się w najpierw do obowiązujących w tym zakresie uregulowań prawa wspólnotowego Dyrektywy Rady 2006/1127WE z 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE. L. 06.347.1 z późn. zm.) (…)”.

Stosownie do art. 247 ust. 2 Dyrektywy, w brzmieniu obowiązującym w dacie wydania interpretacji, aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie (\`(...)\`) może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwo członkowskie może wymagać, by za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność faktur zgodnie z art. 233 (…)

Należy wskazać, że powyższe regulacje obejmują ogólne warunki przechowywania faktur (w tym także ich kopii), nie wskazują na formę w jakiej winna być przechowywana/archiwizowana – papierowej czy elektronicznej. Kładą wyłącznie nacisk na to, aby forma ta gwarantowała od momentu wstawienia faktury aż do końca jej przechowywania autentyczność pochodzenia i integralność treści i czytelności faktury.

We wniosku Spółka wskazała, że w jej przypadku powyższe warunki przechowywania faktur będą spełnione, bowiem wystawianie i przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej odbywać się będzie w formacie zapewniającym ich pełną integralność, brak możliwości ingerencji w ich treść oraz umożliwiającym ich wydrukowanie w każdym czasie.

W tym miejscu należy odwołać się do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy talarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Zgodnie, bowiem z § 19 ust. 1 i 2 rozporządzenia, jak słusznie zauważył organ, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA”. Natomiast zasady przechowywania zarówno oryginałów jak i kopii faktur wynikają z § 21 powyższego rozporządzenia. Zgodnie z § 21 ust. 1, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W ust. 2 § 21 zastrzeżono, że dokumenty „przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie”.

Następnie Sąd orzekający wskazał, że nie podziela wniosku jaki w zaskarżonej interpretacji wywiódł organ podatkowy i wskazuje, że w pełni zgadza się z poglądem przedstawionym w wyrokach NSA z 6 października 2011r. sygn. akt I FSK 1574/10 i sygn. I FSK 1682/10, czy w wyroku NSA z 20 maja 2010r. sygn. akt I FSK 1444/09, jak również w wyroku NSA z 3 listopada 2009r. sygn. I FSK 1169/08 (orzeczenia.nsa.gov.pl), iż ocena wzajemnej relacji § 21 ust. 2 rozporządzenia wykonawczego i art. 247 ust. 2 Dyrektywy prowadzi do wniosku, że polski ustawodawca nie recypował dokładnie tej normy. Pominął zwrot „w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione” co pozwala na przyjęcie interpretacji o możliwości elektronicznego przechowywania kopii faktur w oryginale wydrukowanych na papierze. Jak podkreślił NSA w wyroku z 3 listopada 2009r. sygn. akt I FSK 1169/08 przemawiają za taką interpretacją względy celowościowe, ekonomiczne i ekologiczne.

Analiza porównawcza § 21 ust. 2 rozporządzenia wykonawczego i art. 247 ust. 2 Dyrektywy doprowadziła do zakwestionowania stanowiska organu, iż w świetle przywołanych wyżej obowiązujących obecnie uregulowań prawnych nie ma możliwości przechowywania w formie elektronicznej kopii faktury, którą przekazano kontrahentowi w formie papierowej.

Zdaniem Sądu orzekającego, przechowywanie kopii faktur papierowych w formie elektronicznej jest dopuszczalne i nie narusza prawa wspólnotowego. Należy przyjąć, za poglądem NSA wyrażonym we wskazanym już wyroku I FSK 1169/08, że „brak normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, bez możliwości zmiany jej treści i z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu”, a „z punktu widzenia obowiązków podatnika będzie także zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur, czy też nośnika pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur. Zwrócono przy tym uwagę, na to, że istota przechowywania kopii faktur sprowadza się do przechowywania nośników informacji”.

W ocenie Sądu orzekającego „ponieważ Dyrektywa 2006/112/EW faktycznie nie uzależnia przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wystawione, gdyż jedynie uprawnia ona same państwa członkowskie do wprowadzenia w prawie krajowym takich obostrzeń, co do uzależnienia formy przechowywania faktury od tego w jakiej została ona wysłana lub udostępniona, a prawo krajowe takiego obostrzenia nie przewiduje, to wykładnię Wnioskodawcy w przedstawionym zakresie należało uznać za prawidłową.

Sąd orzekający w uzasadnieniu wyroku wskazuje, że „wymogiem § 21 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia wykonawczego jest przechowywanie faktur w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a te warunki może spełniać także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. niemodyfikowanego pliku tekstowego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej/kopii na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci”.

Mając zatem na względzie zaprezentowane powyżej stanowisko Sądu orzekającego należy wskazać, że w powołanym wyżej rozporządzeniu brak jest wymogu aby faktury wystawione w formie papierowej były tylko w tej formie przechowywane, zatem dopuszczalna jest forma mieszana wystawiania i przechowywania faktur VAT. Faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zagwarantowania autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści.

Konsekwentnie odnosząc się do zagadnienia, czy kopie faktur VAT dokumentujących dokonaną sprzedaż, wystawionych w formie papierowej, muszą następnie zachować przez cały okres ich przechowywania tożsamość w wersji papierowej, czy też możliwe jest ich archiwizowanie w formie elektronicznego obrazu pozwalającego na ich odtworzenie na żądanie organu podatkowego, wskazanym jest też odwołanie się do obowiązujących w tym przedmiocie uregulowań prawa wspólnotowego, w tym do Dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347 s. 1 ze zm.).

Zgodnie z art. 246 Dyrektywy 112 przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, a także ich czytelność, a w przypadku faktur, o których mowa w art. 233 ust. 1 akapit drugi, umieszczone na nich dane nie mogą być zmieniane i muszą pozostać czytelne przez cały okres przechowywania.

Przytoczone ogólne warunki przechowywania faktur (w tym także ich kopii), nie wskazują na postać (papierową czy elektroniczną), w której powinny być przechowywane faktury, ale kładą nacisk na to, aby gwarantowała ona przez cały okres ich przechowywania autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, z jednoczesnym zastrzeżeniem, że umieszczone na nich dane nie mogą być zmieniane i muszą pozostać czytelne.

Z przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca jest zarejestrowanym na potrzeby podatku od towarów i usług czynnym podatnikiem VAT. W ciągu miesiąca Wnioskodawca otrzymuje, jak również wystawia bardzo dużo faktur VAT, zarówno od, jak i na rzecz podmiotów krajowych, z innych krajów Unii Europejskiej i z państw trzecich, które to podmioty prowadzą działalność gospodarczą. Wnioskodawca zamierza skanować otrzymane od kontrahentów faktury i po zeskanowaniu utylizować ich formę papierową. Oryginały faktur przechowywane byłyby w formie elektronicznej w formacie zapewniającym ich pełną integralność i uniemożliwiającym jakąkolwiek ingerencję w ich treść (np. PDF). Możliwe byłoby również wydrukowanie faktur w każdym czasie, a treść wydruku w pełni odpowiadałaby treści pierwotnie otrzymanego dokumentu w formie papierowej. Tak samo Wnioskodawca zamierza postępować z fakturami korygującymi, notami korygującymi i duplikatami faktur i faktur korygujących. Wnioskodawca zamierza także drukować tylko oryginały faktur wysyłane do kontrahentów, na rzecz których prowadzi sprzedaż. Natomiast kopie faktur przechowywane byłyby w formie elektronicznej w formacie zapewniającym ich pełną integralność, chroniącym przed jakąkolwiek ingerencją w treść faktury i umożliwiającym ich wydrukowanie w każdym czasie. Tak samo Wnioskodawca zamierza postępować z fakturami korygującymi, notami korygującymi i duplikatami faktur oraz faktur korygujących.

Z przywołanego wcześniej stanu prawnego wynika, iż ustawodawca w obowiązujących przepisach nie określił formy przechowywania faktur VAT wystawionych w formie papierowej, zatem mając na względzie zaprezentowane wyżej stanowisko Sądu, należy uznać, iż dopuszczalna jest dowolność sposobu przechowywania dokumentów, o których mowa we wniosku. Konsekwentnie uwzględniając powyższe rozważania stwierdzić należy, że zastosowanie przez Spółkę opisanej we wniosku procedury, zgodnie z którą faktury otrzymywane w formie papierowej będą skanowane i przechowywane w formie elektronicznej, w formacie zapewniającym ich pełną integralność i uniemożliwiającym jakąkolwiek ingerencję w ich treść wypełnia przesłanki określone w przywołanych powyżej przepisach rozporządzenia.

Wobec powyższego należy stwierdzić, że obowiązujące w 2010r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur VAT (otrzymywanych i wystawianych) w formie papierowej w dowolnym w formacie elektronicznym.

Jednakże z uwagi na specyfikę tego rodzaju dokumentów jakimi są faktury, faktury korygujące ich duplikaty i noty korygujące, należy w przypadku zastosowania mieszanej formy wystawiania i przechowywania faktur VAT, dochować wymogu autentyczności i integralności treści faktury.

Mając na uwadze przedstawiony opis zdarzenia przyszłego, powołany wyżej wyrok WSA z dnia 30 listopada 2011r. oraz obowiązujący w tym zakresie stan prawny, należy stwierdzić, iż Wnioskodawca może przechowywać oryginały otrzymanych faktur VAT, faktury korygujące, ich duplikaty i noty korygujące w formie elektronicznej, w formacie zapewniającym ich pełną integralność, brak możliwości ingerencji w ich treść oraz umożliwiającym ich wydrukowanie w każdym czasie. Wnioskodawca może także przechowywać jedynie w formie elektronicznej kopie faktur, faktur korygujących, ich duplikatów i not korygujących, w formacie zapewniającym ich pełną integralność, brak możliwości ingerencji w ich treść oraz umożliwiającym ich wydrukowanie w każdym czasie, a drukować i przesyłać w formie papierowej jedynie oryginały przeznaczone dla kontrahentów Spółki, na których rzecz realizowana jest sprzedaż.

Mając na uwadze powyższe, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji indywidualnej znak IBPP2/443-514/10/ASz uchylonej wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z dnia 30 listopada 2011r. sygn. akt III SA/GL 13/11, tj. w dniu 8 września 2010r.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 14 marca 2012r. poz.270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.