Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP3-1.4011.378.2018.3.ES
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-09-28
Teza: Dokumentowanie kosztów w przypadku działalności nierejestrowej.
Słowa kluczowe: dokumentowanie; dokumentowanie-dokumentowanie wydatków; dowód; dowód-dowód księgowy; faktura; koszt-koszty uzyskania przychodów
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 24 lipca 2018 r. (data wpływu 24 lipca 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 24 lipca 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenia przyszłe.

1.  ZDARZENIE PRZYSZŁE:

Po zakończeniu obecnej pracy na etat (umowa o pracę, do momentu ustania stosunku pracy jest ubezpieczony w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych), Wnioskodawca zamierza świadczyć usługi kosmetyczne jako osoba fizyczna wykonująca działalność nierejestrową (miesięczny przychód nie będzie przekraczał 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia) - na podstawie Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców.

Usługi kosmetyczne typu: manicure, pedicure, stosowanie maseczek upiększających, farbowanie rzęs, makijaż, świadczone będą z dojazdem do klientów - na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Zgodnie z Prawem przedsiębiorców działalności nierejestrowej Wnioskodawca nie ma obowiązku rejestrować w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej jak i w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych - do momentu przekroczenia w danym miesiącu przychodu w wysokości 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Na podstawie art. 113 Ustawy o podatku od towarów i usług Wnioskodawca zamierza ubiegać się o zwolnienie podmiotowe z VAT - przewidywana wartość sprzedaży działalności nierejestrowej nie przekroczy, w proporcji do okresu prowadzonej działalności w roku podatkowym, kwoty 200 000 zł. Wnioskodawca zamierza kupić i zarejestrować kasę fiskalną, gdyż zgodnie z art. 4 pkt 2 lit. j rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej nie stosuje się w przypadku świadczenia usług kosmetycznych i kosmetologicznych. Zatem kasa fiskalna w przypadku Wnioskodawcy powinna zostać zainstalowana przed dokonaniem świadczenia pierwszej usługi, niezależnie od tego, czy limit obrotu do 20 tys. został przekroczony, czy też nie. Aby zarejestrować kasę fiskalną i odnotowywać na niej zdarzenia gospodarcze (sprzedaż usług kosmetycznych) potrzebny jest jednak indywidualny Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP). Wnioskodawca zamierza ubiegać się o jego nadanie.

1.  ZDARZENIE PRZYSZŁE:

Przy działalności nierejestrowej Wnioskodawca będzie również ponosił koszty uzyskania przychodu - np. zakup szminek, lakierów do paznokci, rzęs. Zamierza w zeznaniu rocznym PIT-36 przy obliczaniu dochodu odliczyć te koszty, które poniósł ściśle w związku z wykonywaną działalnością i dokumentować je fakturami, paragonami, dokumentami wewnętrznymi.

1.  ZDARZENIE PRZYSZŁE:

Równocześnie z rozpoczęciem powyżej opisanej pozarolniczej działalności nierejestrowej, Wnioskodawca zamierza wziąć w 10-letnią dzierżawę 4 hektarowe grunty rolne i czynnie prowadzić gospodarstwo rolne - uprawę truskawek.

Jako rolnik: pełnoletnia osoba fizyczna, zamieszkująca i prowadząca osobiście i na własny rachunek działalność rolniczą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamierza zgłosić się do ubezpieczenia w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS) i kwartalnie opłacać składki emerytalno-rentowe, wypadkowe, chorobowe, macierzyńskie. Wnioskodawca nigdy wcześniej nie podlegał ubezpieczeniu w KRUS - tylko w ZUS.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy aby prowadzić działalność nierejestrową w zakresie usług kosmetycznych jako podatnik zwolniony podmiotowo z podatku od towarów i usług ze względu na limit obrotów, Wnioskodawca musi - wystąpić do Urzędu Skarbowego o nadanie Numeru Identyfikacji Podatkowej poprzez zgłoszenie identyfikacyjne NIP-7 (zaznaczając w nim w części A.4 pkt 2. Osoba podlegająca zarejestrowaniu jako podatnik podatku od towarów i usług lub będąca zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług); - uzyskać status podatnika VAT zwolnionego podmiotowo ze względu na limit obrotów, poprzez złożenie we właściwym Urzędzie Skarbowym zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R (zaznaczając w nim w części C.1. pkt 30. Podatnik będzie korzystał (korzysta) ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy); - zgłosić, sfiskalizować i zarejestrować kasę fiskalną w Urzędzie Skarbowym?
2.  Czy Wnioskodawca może w zeznaniu rocznym PIT-36 przy obliczaniu dochodu odliczyć koszty, które poniósł ściśle w związku z wykonywaną działalnością nierejestrową (np. zakup szminek, lakierów do paznokci, rzęs)? Skoro Wnioskodawca będzie miał kasę fiskalną i NIP (będzie zwolniony z VAT) - to czy aby udokumentować te koszty uzyskania przychodu, musi od sprzedawcy koniecznie żądać faktur ze swoim NIP, czy może je dokumentować również paragonami, dokumentami wewnętrznymi?
3.  Czy Wnioskodawca może podlegać wyłącznie ubezpieczeniu w KRUS (bez ZUS) prowadząc - równocześnie z działalnością rolniczą na wydzierżawionej ziemi - pozarolniczą działalność nierejestrowaną (działalność kosmetyczną)?

Odpowiedź na pytanie pyt. Nr 2 stanowi przedmiot niniejszej interpretacji. Odpowiedź na pozostałe pytania zostanie udzielona odrębnie.

Zdaniem Wnioskodawcy, w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazano, że kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

W zeznaniu rocznym PIT-36 przy obliczaniu dochodu Wnioskodawca może więc odliczyć koszty uzyskania przychodu, które poniesie przy prowadzeniu działalności nierejestrowej - np. zakup szminek, lakierów do paznokci, rzęs.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów par. 12 wskazuje na podstawowe dokumenty księgowe, które mogą udowadniać poniesienie wydatków firmowych. Znajdują się tu m.in. faktury, faktury VAT RR, rachunki i dokumenty celne, inne dowody (wewnętrzne), wymienione w par. 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie i zawierające co najmniej: wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarczy podanie jednej daty, przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych, podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Analogicznie więc do w/w rozporządzenia o KPiR, Wnioskodawca może dokumentować koszty uzyskania przychodu fakturami zakupowymi, paragonami, dowodami wewnętrznymi. Działalność nierejestrową nie wymaga rejestracji i nadania NIP, ale jako że rodzaj działalności Wnioskodawcy (usługi kosmetyczne) wymaga kasy fiskalnej, a przez to i NIP - po nadaniu przez Urząd Skarbowy NIP Wnioskodawca może dokumentować zakupy fakturami ze swoim numerem.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

W dniu 30 kwietnia 2018 r. weszły w życie przepisy ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2018 r., poz. 646).

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ww. ustawy nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ustawie z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. z 2017 r. poz. 847 oraz z 2018 r. poz. 650), i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.

Stosowanie tego przepisu to prawo a nie obowiązek potencjalnego przedsiębiorcy - osoba wykonująca działalność może w każdej chwili złożyć wniosek o wpis do CEiDG, wchodząc w reżim obowiązujący zarejestrowanych przedsiębiorców (art. 5 ust. 2).

Działalność określona w art. 5 ust. 1 stanowi tzw. działalność nierejestrową.

Zgodnie z art. 5 ust. 3 ww. ustawy jeżeli przychód należny z działalności o której mowa w ust. 1, przekroczył w danym miesiącu wysokość określoną w ust. 1, działalność ta staje się działalnością gospodarczą, począwszy od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie wysokości, o którym mowa w ust. 1.

W takim przypadku osoba fizyczna staje się automatycznie przedsiębiorcą, prowadzącym działalność gospodarczą.

Jak wynika z art. 5 ust. 4 ww. ustawy w przypadku o którym mowa w ust. 3, osoba wykonująca działalność gospodarczą, składa wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie wysokości, o którym mowa w ust. 1.

Niezłożenie wniosku w terminie nie zmieni sytuacji - wejście w obowiązki przedsiębiorcy następuje z mocy prawa.

Stosownie do art. 5 ust. 6 ww. ustawy przez przychód należny, o którym mowa w ust. 1, rozumie się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.

Wskazać należy, że zwolnienie z rejestracji przysługuje jedynie osobom fizycznym, podejmującym działalność w sposób samodzielny. Zwolnienie nie przysługuje działalności wykonywanej w ramach spółki cywilnej. Stanowi o tym art. 5 ust. 5 ww. ustawy.

Reasumując jak wynika z art. 5 ustawy - Prawo przedsiębiorców, nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną:

*   której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ustawie z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 847 ze zm.); ponieważ w 2018 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 2100 zł, więc miesięczny przychód nie może przekroczyć 1050 zł;

która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie*   wykonywała działalności gospodarczej;

*   która nie działa w ramach umowy spółki cywilnej.

Brak zarejestrowanej działalności gospodarczej nie oznacza, że uzyskiwane dochody są zwolnione z opodatkowania. Pojęcie działalności nieewidencjonowanej odnosi się bowiem do braku wpisu w ewidencji działalności gospodarczej.

Osoba prowadząca działalność nierejestrową jest zobowiązana odprowadzenia z tej działalności należnego podatku dochodowego.

Na gruncie ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1509), w myśl obowiązującego od dnia 30 kwietnia 2018 r. art. 20 ust. 1ba przychody osiągane z działalności, o której mowa w art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców należy kwalifikować do przychodów z innych źródeł, które ustawodawca ujął w art. 10 ust. 1 pkt 9 ww. ustawy.

Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1509), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie rzeczywiście poniesione przez podatnika, racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów.

Podkreślić należy, że to na podatniku spoczywa obowiązek udowodnienia, że dany wydatek został faktycznie poniesiony i że spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu – w szczególności że pozostaje on w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub możliwością powstania przychodu.

Podatnik ma zatem prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich poniesionych przez siebie wydatków, które nie zostały wymienione w art. 23 ww. ustawy – pod warunkiem, że ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu (w tym zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów). Aby dany koszt mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi ponadto zostać prawidłowo udokumentowany.

Jak już wskazano powyżej, przesłanką konieczną do zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku przyczynowego pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Każdorazowa ocena wydatków poniesionych przez podatnika wymaga zatem dokonania indywidualnej analizy.

Powołany wyżej przepis art. 22 ust. 1 ww. ustawy nie określa zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów.

Zauważyć należy, że dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie danej operacji gospodarczej. Podatnik, uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu, odnosi ewidentną korzyść podatkową, ponieważ ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na podatniku spoczywa więc ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Ma on obowiązek nie tylko udokumentować, że wydatek został poniesiony (prawidłowo zarachowany), ale wykazać także, że poniesiony został w celu osiągnięcia przychodu.

Zwrócić przy tym należy uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Mając na uwadze cytowane wyżej przepisy prawa oraz przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe stwierdzić należy, że Wnioskodawca może w zeznaniu rocznym PIT-36 przy obliczaniu dochodu odliczyć koszty, które poniósł ściśle w związku z wykonywaną działalnością nierejestrową (np. zakup szminek, lakierów do paznokci, rzęs). Wnioskodawca może wydatki udokumentować wszelkimi dowodami, o których mowa w art. 181 Ordynacji podatkowej.

W związku z powyższym, stanowisko Wnioskodawcy uznano za prawidłowe.

Końcowo wskazać należy, że rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728) nie ma zastosowania w powyższej sprawie.

Należy zauważyć, że procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego, czy kontrolnego, w którym zastosowanie znajdą np. przepisy art. 180 i 191 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.). Organ wydający interpretację opiera się wyłącznie na opisie stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego podanego we wniosku – nie prowadzi postepowania dowodowego.

Nie jest zatem możliwe na etapie wydawania interpretacji indywidualnej dokonanie oceny czy paragony i dokumenty wewnętrzne stanowią dowód poniesionych kosztów. Ocena w tym zakresie jest możliwa dopiero po przeprowadzeniu postępowania podatkowego, którego częścią jest postępowanie dowodowe.

Na podatniku spoczywa obowiązek udowodnienia w toku tego postepowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.