Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPP3/443-88/10/12-S/JK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2012-05-17
Teza: Zakresie przechowywania kopii faktur.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; dowód; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-kopia faktury
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów – uwzględniając wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z dnia 1 lutego 2011 r., sygn. akt I SA/Bd 1018/10 – stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 2 czerwca 2010 r. (data wpływu 7 czerwca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 7 czerwca 2010 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Spółka jest dostawcą środków do produkcji roślinnej i zwierzęcej, nawozów oraz pasz dla rolników. Sprzedaż w większości przypadków dokumentowana jest wystawioną fakturą VAT lub w innych przypadkach samym paragonem. Rocznie Spółka z tytułu sprzedaży towarów wystawia około 70 tysięcy faktur, które są drukowane w dwóch egzemplarzach - oryginał dla klienta a kopia dla firmy. Wystawione faktury są ujmowane na zasadzie automatycznego przeniesienia ich w elektronicznym systemie księgowym z modułu sprzedaży do modułu finansowo-księgowego. System ten przechowuje trwale na nośnikach elektronicznych (serwery, kopie bezpieczeństwa) kopie faktur, co umożliwia w każdej chwili wydrukowanie takiego dokumentu. Przechowywanie wydrukowanych kopii faktur stanowi dla Spółki istotne obciążenie finansowe związane z sortowaniem i układaniem dokumentów, jak również znacznym zaangażowaniem pracowników działu księgowego, co wiąże się z koniecznością większej obsady kadrowej działu, a także problemami z magazynowaniem tak dużej ilości dokumentów.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego możliwe jest przechowywanie kopii faktur sprzedaży w elektronicznym systemie księgowym, w którym faktury zostały wystawione, przy założeniu braku możliwości ich modyfikowania z jednoczesnym zapewnieniem możliwości ich drukowania w przypadku żądania kontrahenta lub organów skarbowych?

Zdaniem Spółki przechowywanie kopii wystawionych faktur VAT z tytułu sprzedaży w elektronicznym systemie księgowym w module sprzedaży bez konieczności drukowania jej do postaci materialnej nie jest prawnie zabronione. Przepisy prawa podatkowego nie formułują obowiązku drukowania wystawionych kopii faktur, a także nie formułują obowiązku przechowywania wystawionej kopii faktury w postaci materialnej (papierowej). W ocenie Spółki, przy założeniu, że ujęcie w ewidencji księgowej, zarówno na potrzeby bilansowe, jak i podatku dochodowego oraz podatku VAT takiej faktury odbywa się na zasadzie „automatycznego” przenoszenia i księgowania w systemie finansowo-księgowym takiego dokumentu po jego wystawieniu, możliwe jest przechowywanie niedrukowanej kopii takiej faktury w systemie księgowym bez możliwości jej modyfikacji, a następnie wydrukowanie jej w niezmienionej postaci na żądanie np. organów podatkowych. Spółka wskazuje, iż istotne jest, że postępowanie takie postaje bez znaczenia dla prawidłowego ujęcia zarówno księgowego, jak i podatkowego tych dokumentów w prowadzonych techniką komputerową księgach rachunkowych firmy oraz fakt, iż ustawodawca w żadnym przepisie nie ogranicza prawa do przechowywania wystawionej kopii faktury w systemie finansowo-księgowym bez jej drukowania. Tak więc fakt wydrukowania, czy też nie, kopii faktury sprzedaży w żaden sposób nie determinuje rozliczeń podatkowych firmy. Ponadto zdaniem Spółki nie należy łączyć w jedną czynność faktu wystawienia i wydrukowania dokumentu, gdyż są to dwie odrębne czynności, a przepisy podatkowe formułują tylko obowiązek wystawiania a nie drukowania kopii faktur VAT sprzedaży. Spółka wskazuje, iż jej stanowisko jest tożsame z prawomocnym wyrokiem NSA z dnia 3 listopada 2009 r. (sygn. I FSK 1169/08) w identycznej sprawie. Naczelny Sąd Administracyjny przyznał w tym wyroku rację skarżącej stronie, uchylił wyrok WSA i skierował do ponownego rozpatrzenia.

W interpretacji indywidualnej z dnia 31 sierpnia 2010 r. znak ITPP3/443-88/10/ZG oceniono stanowisko Spółki za nieprawidłowe.

Nie zgadzając się z treścią wydanej interpretacji, po uprzednim wezwaniu do usunięcia naruszenia prawa, Spółka złożyła skargę.

Wyrokiem wydanym przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy z dnia 1 lutego 2011 r., sygn. akt I SA/Bd 1018/10, zaskarżona interpretacja została uchylona.

Minister Finansów kwestionując stanowisko Sądu pierwszej instancji, złożył pismem z dnia 31 marca 2011 r. skargę kasacyjną, która następnie pismem z dnia 27 stycznia 2012 r. została wycofana, z uwagi, iż stanowisko WSA zawarte w zaskarżonym wyroku było zgodne z ugruntowaną i jednolitą linią orzeczniczą sądów administracyjnych, w tym również Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Postanowieniem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 9 lutego 2012 r. sygn. akt I FSK 769/11 postępowanie kasacyjne zostało umorzone.

W dniu 18 kwietnia 2012 r. wpłynął do tut. organu prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z dnia 1 lutego 2011 r., sygn. akt I SA/Bd 1018/10. Odnosząc się do przedmiotu sporu Sąd w wyroku dokonał analizy treści § 21 ust. 2 rozporządzenia z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.) wskazując, iż z jego treści nie wynika, aby ograniczenie co do formy, w jakiej mają być przechowywane faktury VAT związane było ze sposobem ich przesyłania do nabywcy czy też udostępnienia. W ocenie Sądu brak precyzyjności w zapisie odpowiedniej normy prawa krajowego wywołuje wątpliwości czy pod użytym w ww. regulacji pojęciem „oryginalnej postaci” faktury, mieści się także kwestia samej „formy” faktury (papierowej czy elektronicznej), w szczególności, że oba te pojęcia zostały równolegle użyte w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347 str. 1 ze zm.), określającym uprawnienia, do wprowadzenia szczególnych, krajowych uregulowań w zakresie sposobu przechowywania faktur i nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej formy do przechowywania. Sąd wskazuje ponadto, iż podziela pogląd zawarty w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. akt I FSK 1169/08, który stwierdził, iż skoro normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników. Zdaniem Sądu wymogiem przechowywania kopii faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. niemodyfikowanego pliku tekstowego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

W świetle obowiązującego stanu prawnego – biorąc pod uwagę rozstrzygnięcie zawarte w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z dnia 1 lutego 2011 r., sygn. akt I SA/Bd 1018/10 - stanowisko Spółki w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu złożenia wniosku.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy ul. Jana Kazimierza 5, 85-035 Bydgoszcz, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.