Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB3/423-11/09-2/MM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2009-03-13
Teza: Czy przeniesienie dokumentów źródłowych pochodzących sprzed roku 2004, a dotyczących nabycia, wytworzenia czy modernizacji środków trwałych i wartości niematerialnych, na elektroniczne nośniki informacji będzie zgodne z przepisem art. 86 par. 1 Ordynacji?
Słowa kluczowe: dokumentacja-dokumentacja księgowa; dokumentacja-dokumentacja podatkowa; dokumenty-przechowywanie dokumentów; dowód-dowód księgowy; księgi-księgi podatkowe; nośnik; przedawnienie; zobowiązanie-zobowiązanie podatkowe
Przepisy: [OP][WIS] Ustawa Ordynacja podatkowa-Dział III-Rozdział 11-art. 86

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. u. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. u. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością reprezentowanej przez Pełnomocnika, przedstawione we wniosku z dnia 18 grudnia 2008 r. (data wpływu 22 grudnia 2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w zakresie zastosowania art. 86 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 22 grudnia 2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie w zakresie zastosowania art. 86 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący opis zdarzenia przyszłego.

Spółka począwszy od 01.01.2006 r. wprowadziła system informatyczny, w którym przechowywane są w postaci cyfrowej wszystkie dokumenty źródłowe jakie wpływają do Spółki. System do elektronicznego przetwarzania, księgowania, archiwizowania i potwierdzania faktur składa się z trzech modułów: ReadSoft Documents for Invoices, Ebydos Invoice Cockpit, Ebydos Web Cycle. System ten uniemożliwia wprowadzanie zmian do archiwizowanych cyfrowo dokumentów oraz zabezpiecza ich przechowywanie przez okres 30 lat. Dokumenty zarchiwizowane w tym systemie mogą być w każdej chwili odszukane i wydrukowane w postaci oryginalnej.

Dodatkowo w chwili obecnej Spółka przechowuje dokumenty źródłowe w formie papierowej (oryginalnej). z uwagi na olbrzymie przestrzenie powierzchni potrzebnej do archiwizacji dokumentów papierowych Spółka chciałaby zrezygnować z tej formy przechowywania dokumentów i po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok przenosić wszystkie dokumenty na elektroniczne nośniki informacji. Dokumenty źródłowe w formie papierowej Spółka przechowywałaby przez okres 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, którego dotyczą.

Problemem są jednak dokumenty dotyczące środków trwałych. Spółka istnieje od roku 1993 i nieprzerwanie prowadzi inwestycje. Wobec czego dokumenty dotyczące poszczególnych środków trwałych, w niektórych przypadkach pochodzą z lat 1993, 1994 i następnych ponieważ środki te nadal są amortyzowane. Działając zgodnie z przepisami Spółka chciałaby te stare dokumenty dotyczące środków trwałych, również przenieść na elektroniczne nośniki informacji, a ich wersje papierowe pochodzące sprzed roku 2004 poddać niszczeniu.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy przeniesienie dokumentów źródłowych pochodzących sprzed roku 2004, a dotyczących nabycia, wytworzenia czy modernizacji środków trwałych i wartości niematerialnych, na elektroniczne nośniki informacji będzie zgodne z przepisem art. 86 § 1 Ordynacji?

Zdaniem Wnioskodawcy, przeniesienie dokumentów źródłowych dotyczących nabytych, wytworzonych lub zmodernizowanych środków trwałych, pochodzących sprzed roku 2004, na elektroniczne nośniki informacji i poddanie wersji papierowych zniszczeniu, będzie zgodne z art. 86 § 1 Ordynacji.

Stanowisko Spółki uzasadniają następujące przepisy:

*   art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. u. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), zgodnie z którym podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.
*   art. 71 ustawy z dnia z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. u. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), zgodnie z którym dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także „zbiorami”, należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.*   art. 73 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze. Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.
*   art. 74 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres: 1) księgi rachunkowe - 5 lat, 2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat, 3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki objęte sprzedaża detaliczną, 4) dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione, 5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności, 6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji, 7) dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat, 8) pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat. Okresy przechowywania ustalone w ust. 2 oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.
*   art. 86 § 1 Ordynacji, który stanowi, że podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przepisy te, przy zachowaniu określonych w nich warunków zezwalają na przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej. Przepis Ordynacji nie stanowi o formie przechowywania, reguluje to ustawa o rachunkowości, a jedynie stanowi o okresie przez jaki dokumentacja ma być przechowywana. System stosowany przez Spółkę zapewnia trwałą ochronę dokumentacji przez okres 30 lat, więc przez okres dużo dłuższy niż wymagają tego przepisy, oraz spełnia pozostałe warunki określone w ustawie o rachunkowości, do której odwołuje się wprost ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. u. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.), podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Definicja ksiąg podatkowych zawarta w art. 3 pkt 4 ustawy Ordynacja podatkowa stanowi, iż są nimi księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

W myśl art. 70 § 1 ww. ustawy Ordynacja podatkowa, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Oznacza to, iż podatnicy zobowiązani są do przechowywania ksiąg podatkowych i związanych z ich prowadzeniem dokumentów przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Należy zaznaczyć, iż w zależności od okoliczności wskazanych w art. 70 i art. 70a ustawy Ordynacja podatkowa, bieg terminu przedawnienia może się nie rozpocząć, a rozpoczęty ulec zawieszeniu, może również zostać przerwany. Okoliczności te mogą powodować wydłużenie okresu przechowywania ksiąg. Ponadto, nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym.

Ogólną zasadą dot. dokumentów związanych z podatkami (podstawą opodatkowania, przychodami, kosztami, odliczeniami) jest ich przechowywanie do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zarówno przepisy ww. ustawy Ordynacja podatkowa, jak i ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. u. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) nie wskazują zasad i sposobu przechowywania dokumentacji podatkowej. Przepisami dotyczącymi prowadzenia ewidencji rachunkowej, w których określono miejsce, sposób i okres przechowywania zbiorów, są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. u. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), do stosowania których zobowiązuje podatników art. 9 ust. 1 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, w myśl którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a - 16m.

Stosownie do art. 72 ust. 1 ww. ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe mogą mieć formę, z zastrzeżeniem art. 13 ust. 2 i 3, zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem stosowania rozwiązań wymienionych w art. 71 ust. 2.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem (art. 71 ust. 2 ustawy).

Natomiast zgodnie z art. 73 ust. 2 tej ustawy, z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

Cytowany wyżej artykuł 73 ustawy o rachunkowości warunkuje stosowanie metody przechowywania danych na nośnikach, pozwalających zachować w trwałej postaci zawartość dowodów od posiadania urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

W świetle powyższego, należy stwierdzić, iż tymi innymi przepisami są przepisy dotyczące podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. u. Nr 54, poz. 535 ze zm.), podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do § 21 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. u. Nr 212, poz. 1337), podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (ust. 2).

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca planuje przeniesienie dokumentów źródłowych dotyczących nabytych, wytworzonych lub zmodernizowanych środków trwałych, pochodzących sprzed 2004 r. na elektroniczne nośniki informacji i poddanie wersji papierowych zniszczeniu.

Reasumując, jeżeli ww. dokumenty związane są z rozliczeniami podatku od towarów i usług oraz nie minął termin przedawnienia się tegoż zobowiązania podatkowego, wówczas Spółka nie będzie mogła przenieść dokumentów źródłowych pochodzących sprzed 2004 r., a dotyczących nabycia, wytworzenia czy modernizacji środków trwałych i wartości niematerialnych na elektroniczne nośniki informacji.

Jeżeli natomiast ww. dokumenty nie są związane z rozliczeniami podatku od towarów i usług oraz jednocześnie nie minął termin przedawnienia się pozostałych zobowiązań podatkowych, których one dotyczą, wówczas Spółka będzie mogła przenieść dokumenty źródłowe pochodzące sprzed 2004 r., a dotyczące nabycia, wytworzenia czy modernizacji środków trwałych i wartości niematerialnych na elektroniczne nośniki informacji, z zastosowaniem warunków i ograniczeń wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości.

Jednocześnie należy dodać, iż zagadnienia dotyczące powyższych kwestii regulują przepisy ustawy o rachunkowości, do interpretacji których nie jest uprawniony tut. Organ.

Zgodnie z art. 3 pkt 2 ww. ustawy Ordynacja podatkowa, ilekroć w ustawie jest mowa o przepisach prawa podatkowego - rozumie się przez to przepisy ustaw podatkowych, postanowienia ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską umów o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polską innych umów międzynarodowych dotyczących problematyki podatkowej, a także przepisy aktów wykonawczych wydanych na podstawie ustaw podatkowych.

Natomiast na mocy art. 3 pkt 1 ww. ustawy, przez ustawy podatkowe rozumie się ustawy dotyczące podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych określające podmiot, przedmiot opodatkowania, powstanie obowiązku podatkowego, podstawę opodatkowania, stawki podatkowe oraz regulujące prawa i obowiązki organów podatkowych, podatników, płatników i inkasentów, a także ich następców prawnych oraz osób trzecich.

W związku z powyższym, ustawa o rachunkowości nie stanowi ustawy podatkowej w rozumieniu wskazanych regulacji. Tym samym, upoważnienie dyrektorów izb skarbowych do wydawania, w imieniu Ministra Finansów, interpretacji indywidualnych w zakresie przepisów prawa podatkowego nie obejmuje przepisów dotyczących rachunkowości.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. u. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.