Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/443-492/11-2/KAN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2011-05-18
Teza: okres przechowywania dokumentów
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; kasa-kasa rejestrująca; paragon-paragon fiskalny
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111b

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 14 kwietnia 2011r. (data wpływu 18 kwietnia 2011r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie okresu przechowywania dokumentów – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 18 kwietnia 2011r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie okresu przechowywania dokumentów.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wypieku pieczywa i wyrobów ciastkarskich oraz sprzedaży tych wyrobów na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, jak również na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej Wnioskodawca ewidencjonuje przy zastosowaniu kas rejestrujących, które oryginały oraz kopie emitowanych przez siebie dokumentów drukują na taśmie papierowej. Oryginały dokumentów potwierdzających każdą ze sprzedaży są po oddarciu od reszty taśmy papierowej wydawane kupującemu, natomiast kopie tych dokumentów przechowywane są na zwiniętych taśmach papierowych o długości do kilkudziesięciu metrów. Na przechowywanych taśmach papierowych znajdują się także kopie wszystkich pozostałych dokumentów emitowanych przez kasę rejestrującą, takich jak raporty fiskalne dobowe, raporty fiskalne za okresy miesięczne, potwierdzenia rozpoczęcia sprzedaży w danym dniu, potwierdzenia otwarcia szuflady bez dokonania sprzedaży, potwierdzenia odczytu zaprogramowanych ustawień kasy rejestrującej oraz zaprogramowanych grup towarowych, potwierdzenia przeprogramowania kasy rejestrującej w przewidzianym przez producenta zakresie.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy do kopii paragonów fiskalnych wydrukowanych przez kasę rejestrującą na taśmach papierowych, dokumentujących sprzedaż dokonaną przed 1 grudnia 2008 roku stosuje się skrócony dwuletni okres przechowywania tych dokumentów?
2.  Czy do kopii pozostałych dokumentów emitowanych przez kasę rejestrującą, poza kopiami faktur wystawianych przy zastosowaniu kas, sporządzonych przed jak i po 1 grudnia 2008 roku a jednocześnie przed 31 grudnia 2011 roku, stosuje się skrócony dwuletni okres przechowywania tych dokumentów?

Stanowisko wnioskodawcy

Z dniem wejścia w życie rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania czyli od 1 grudnia 2008 roku skrócony został, zgodnie z § 19 rozporządzenia okres przechowywania kopii dokumentów sporządzanych przez kasę rejestrującą na nośniku papierowym. Okres ten wynosi dla dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2011 r., z wyłączeniem kopii faktur wystawionych przy zastosowaniu kas, co najmniej dwa lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła dokumentowana sprzedaż. Rozporządzenie nie zawiera żadnych przepisów przejściowych, a z dniem jego wejścia w życie przepisy w brzmieniu dotychczasowym straciły ważność. Jednocześnie 19 ust. 2 rozporządzenia wyłącza ze skróconego okresu przechowywania jedynie kopie faktur wystawionych przy zastosowaniu kas. Wobec powyższego zdaniem Wnioskodawcy w chwili obecnej kopie wszystkich dokumentów emitowanych przez kasę rejestrującą wydrukowanych na taśmie papierowej, z wyjątkiem kopii faktur wystawionych przy pomocy kasy, należy przechowywać przez okres dwóch lat od końca roku, w którym zostały przez kasę rejestrującą wyemitowane.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Na mocy art. 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zwanej dalej Ordynacja podatkowa, zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego.

Zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem:

1.  zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiąże powstanie takiego zobowiązania;
2.  doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania (art. 21 § 1 Ordynacji podatkowej).

Stosownie do art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zgodnie z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 111 ust. 1 ustawy, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących określono w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338 ze zm.), zwanym dalej rozporządzeniem.

Ilekroć w ww. rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym - rozumie się przez to wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży (§ 2 pkt 11 rozporządzenia).

Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia, kasy z zastrzeżeniem ust. 2-5, muszą odpowiadać m.in. następującym warunkom technicznym:

*   sporządzać równocześnie wydruki oryginałów i kopii paragonów fiskalnych dla każdej sprzedaży, z zastrzeżeniem § 6, wydruki raportów fiskalnych dobowych i raportów fiskalnych okresowych oraz mogą sporządzać faktury VAT i ich kopie (§ 5 ust. 1 pkt 3);

*   paragon fiskalny drukowany przez kasę musi zawierać następujące informacje:
    1.  imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika,
    2.  numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP),
    3.  numer kolejny wydruku,
    4.  datę i czas (godzinę i minutę) sprzedaży,
    5.  nazwę towaru lub usługi i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
    6.  cenę jednostkową towaru lub usługi,
    7.  ilość i wartość sprzedaży,
    8.  wartość sprzedaży i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku,
    9.  wartość sprzedaży zwolnionej od podatku,
    10.  łączną kwotę podatku,
    11.  łączną kwotę należności,
    12.  kolejny numer paragonu fiskalnego,
    13.  kolejny numer kasy i oznaczenia kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym,
    14.  logo fiskalne, zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia, oraz numer unikatowy kasy,
    15.  oznaczenie waluty przynajmniej przy łącznej kwocie należności, o której mowa w lit. k, w której dokonywana jest rejestracja sprzedaży (§ 5 ust. 1 pkt 6).

Mocą § 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani do dokonywania ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy.

Podkreślić należy, że zgodnie z § 2 pkt 20 rozporządzenia, przez sprzedaż rozumie się czynności, o których mowa w art. 2 pkt 22 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Na podstawie § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących obowiązani są również do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

Natomiast w myśl § 19 rozporządzenia, kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2011 r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Przepis ust.1 nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas.

Należy przypomnieć, że dotychczas wszelkie kopie dokumentów kasowych należało przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednocześnie przepisy dotyczące kas rejestrujących nie przewidywały żadnych możliwości skrócenia tego okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych. Ze względu jednak na techniczne trudności w realizacji powyższego wymogu dopuszcza się możliwość sporządzania i przechowywania kopii dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych. Z tej możliwości mogli skorzystać podatnicy, którzy posiadali sprawne urządzenia do odtworzenia treści zawartych na tych nośnikach w postaci wydruków oraz zgłosili do właściwego urzędu skarbowego numery ewidencyjne kas rejestrujących i datę rozpoczęcia stosowania systemu sporządzania kopii i przechowywania dokumentów kasowych, a ponadto w roku 2007 wydali więcej niż 100 tysięcy paragonów fiskalnych dokumentujących dokonaną przez nich sprzedaż. Szczegółowe wymogi dotyczące tej formy przechowywania dokumentów kasowych określone są w § 6 rozporządzenia.

Z zapisu § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia, wynika, że kopie dokumentów kasowych należy przechowywać przez okres 5 lat. Przepis ten jednak nie dotyczy dokumentów kasowych sporządzanych w formie papierowej, lecz sporządzanych na nośniku informatycznym.

Archiwizowanie papierowych kopii dokumentów kasowych przez 5 lat to dla niektórych podatników nie tylko obciążenie finansowe, ale również problem natury technicznej.

Dlatego też, jak wynika z § 19 ust. 1 rozporządzenia, kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2011 r. podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż. Przy czym należy zwrócić uwagę, że przepis ten nie dotyczy kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W związku z powyższym, pięcioletni okres przechowywania nie obejmuje paragonów w formie papierowej.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca sprzedaż ewidencjonuje przy zastosowaniu kas rejestrujących, które oryginały oraz kopie emitowanych przez siebie dokumentów drukuje na taśmie papierowej. Oryginały dokumentów potwierdzających każdą ze sprzedaży są po oddarciu od reszty taśmy papierowej wydawane kupującemu, natomiast kopie tych dokumentów przechowywane są na zwiniętych taśmach papierowych o długości do kilkudziesięciu metrów. Na przechowywanych taśmach papierowych znajdują się także kopie wszystkich pozostałych dokumentów emitowanych przez kasę rejestrującą, takich jak raporty fiskalne dobowe, raporty fiskalne za okresy miesięczne, potwierdzenia rozpoczęcia sprzedaży w danym dniu, potwierdzenia otwarcia szuflady bez dokonania sprzedaży, potwierdzenia odczytu zaprogramowanych ustawień kasy rejestrującej oraz zaprogramowanych grup towarowych, potwierdzenia przeprogramowania kasy rejestrującej w przewidzianym przez producenta zakresie.

Biorąc pod uwagę przytoczone przepisy prawa podatkowego oraz przedstawiony opis sprawy, tut. Organ stwierdził, że Wnioskodawca powinien przechowywać kopie dokumentów sporządzonych przez kasę na nośniku papierowym, nie krócej niż przez 2 lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż udokumentowana paragonem, pamiętając jednocześnie, że dotyczy to sprzedaży dokonanej do dnia 31 grudnia 2011 r.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe, iż zarówno do kopii paragonów i innych dokumentów z wyłączeniem faktur dokumentujących sprzedaż dokonaną przed 1.12.2008 r. do 31.12.2011r. ma prawo stosować dwuletni okres ich przechowywania, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku ul. 1 Maja 10 09-402 Płock.