Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB1-1.4010.213.2025.1.BS
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-05-30
Teza: Dotyczy ustalenia, czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do
zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków
zwróconych Pracownikom, poniesionych przez nich w ramach
wykonywanych obowiązków służbowych, które Wnioskodawca
zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez
pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką z załączonym
zdjęciem/skanem dokumentu/dokumentem elektronicznym
wystawionym imiennie na pracownika potwierdzającego ich
nabycie (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z
wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).
Słowa kluczowe: cel-cel służbowy
dokumenty-dokumenty elektroniczne
dowód-dowód księgowy
koszt-koszty uzyskania przychodów
wydatek
zwrot
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada
zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3-art. 15-ust. 1

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

dłowe
    Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest
    prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

25 kwietnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 22 kwietnia 2025 r. o wydanie interpretacji
    indywidualnej.
    Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
    Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, posiadającą siedzibę na
    terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, podatnikiem podatku dochodowego od osób
    prawnych (dalej: „CIT”), podlegającym w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi
    podatkowemu.
    Spółka jest członkiem Grupy X, której jednostką dominującą najwyższego szczebla jest X
    plc z siedzibą w Dublinie w Irlandii. Według umowy Spółki podstawowym przedmiotem
    działania Spółki jest:
    1) działalność agentów i brokerów ubezpieczeniowych,
    2) pozostała działalność wspomagająca ubezpieczenia i fundusze emerytalne,
    3) pozostała działalność wspomagająca usługi finansowe, z wyłączeniem ubezpieczeń i
      funduszów emerytalnych,
    4) działalność firm centralnych (head offices) i holdingów, z wyłączeniem holdingów
      finansowych,
    5) pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania
    6) pozaszkolne formy edukacji,
    7) handel hurtowy, z wyłączeniem handlu pojazdami samochodowymi,
    8) handel detaliczny, z wyłączeniem handlu detalicznego pojazdami samochodowymi,
    9) pozostała finansowa działalność usługowa, gdzie indziej nie sklasyfikowana, z
      wyłączeniem ubezpieczeń i funduszów emerytalnych,
    10) działalność związana z oceną ryzyka i szacowaniem poniesionych strat,
    11) reklama,
    12) działalność centrów telefonicznych (call center),
    13) działalność związana z oprogramowaniem i doradztwem w zakresie informatyki oraz
      działalność powiązana,
    14) działalność prawnicza.
    Zatrudniani przez Spółkę pracownicy (dalej: „Pracownicy”) w związku z wykonywanymi
    zadaniami służbowymi ponoszą szereg wydatków, takich jak m.in. koszty podroży
    służbowych, koszty organizacji spotkań (m.in. spotkań z kontrahentami/potencjalnymi
    kontrahentami, spotkań zespołowych), czy koszty szkoleń oraz koszty podnoszenia
    kwalifikacji zgodnie z zasadami wewnętrznej polityki przyjętej w Spółce. Ponoszone przez
    Pracowników wydatki regulowane są ze środków prywatnych danego Pracownika bądź ze
    środków Spółki poprzez służbowe karty płatnicze (tj. karty, których dysponentami i
    właścicielami są Pracownicy, a Spółka zabezpiecza limity i gwarantuje spłaty).
    Zgodnie z obowiązującą w Spółce polityką, dla celów rozliczania poniesionych wydatków,
    Pracownicy każdorazowo tworzą tzw. rozliczenie wydatków służbowych w
    przeznaczonym do tego systemie finansowo księgowym Spółki. Transakcje, które zostały

    opłacone służbową kartą płatniczą automatycznie zaciągają się do sytemu finansowo-
    księgowego i podlegają obowiązkowemu rozliczeniu. Niezależnie od sposobu
    regulowania wydatków w ramach rozliczenia wydatków służbowych, Pracownicy
    uzupełniają w systemie podstawowe dane dotyczące danego nabycia (m.in. typ wydatku,
    opis wydatku, nazwę dostawcy, uzasadnienie biznesowe poniesionego wydatku) oraz
    załączają dokument potwierdzający poniesienie danego wydatku (w przypadku
    dokumentów papierowych - załączają zdjęcie/skan takiego dokumentu, a w przypadku
    dokumentów elektronicznych - załączają je bezpośrednio do systemu). Następnie, tak
    uzupełniony raport przekazywany jest do akceptacji uprawnionych do tego osób. Po jego
    zatwierdzeniu, dany wydatek jest zwracany Pracownikowi na konto bankowe w
    przypadku uregulowania wydatku przez Pracownika z własnych środków lub na konto
    dostawcy obsługującego karty korporacyjne w przypadku uregulowania wydatku
    służbową kartą płatniczą. Raporty wydatkowe powinny zostać złożone w terminach
    określonych w wewnętrznej polityce.
    Najczęściej, dla celów udokumentowania powyższych wydatków, Pracownicy pozyskują
    faktury wystawione na Spółkę, niemniej w przyszłości będą miały miejsce również
    przypadki dokumentowania takich wydatków poprzez faktury wystawione na dane
    imienne Pracownika. Każdorazowo, faktury i inne dokumenty wprowadzane do
    wewnętrznego systemu są analizowane pod kątem poprawności ich rozliczenia zgodnie z
    politykami obowiązującymi w spółce. W tym celu dokonywana jest:
      1) weryfikacja merytoryczna - dokonywana przez kierownika ocena zasadności
        poniesionego przez Pracownika wydatku,
      2) weryfikacja formalna - następuje po dokonaniu pozytywnej weryfikacji
        merytorycznej. W jej ramach dokonywana jest ocena kompletności przekazanej
        dokumentacji.
    Po zakończonym pozytywnie etapie weryfikacyjnym i akceptacji danego wydatku,
    dochodzi do zaksięgowania operacji na podstawie załączonego dokumentu oraz
    potwierdzenia opłacenia zaakceptowanego wydatku. Następnie dokonywana jest analiza
    pod kątem spełnienia przesłanek uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu
    zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa
    CIT”), w tym ocena, czy przedmiotowy wydatek nie stanowi jednego z kosztów
    wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT i rozpoznawane jest ewentualne prawo do
    zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

## Pytanie

Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów
    wydatków zwróconych Pracownikom, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych
    obowiązków służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport
    złożony przez pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką z załączonym zdjęciem/skanem
    dokumentu/dokumentem elektronicznym wystawionym imiennie na pracownika
    potwierdzającego ich nabycie (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z
    wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT)?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Zdaniem Wnioskodawcy, mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i zdarzenie
    przyszłe, Wnioskodawca ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów
    wydatków, poniesionych przez Pracowników w ramach wykonywanych obowiązków
    służbowych, które Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez
    pracownika zgodnie z wewnętrzną polityką z załączonym zdjęciem/skanem dokumentu

    /dokumentem elektronicznym wystawionym imiennie na pracownika potwierdzającego
    ich nabycie (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy CIT z wyjątkiem kosztów
    wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).
    Uzasadnienie
    Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione
    w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo
    zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1
    ustawy CIT, przy czym koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według
    kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego
    poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Decydujące dla zaliczenia danego wydatku do
    kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu bądź
    zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza
    wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego
    związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.
    W świetle powyższego, aby dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być
    spełnione następujące warunki:
      1) został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
        pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
      2) jest definitywny (rzeczywisty),
      3) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
      4) został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich
        źródła,
      5) został właściwie udokumentowany,
      6) nie został wymieniony w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.
    Zatem, jak wynika z powyższego, co do zasady wszystkie poniesione wydatki, a więc
    bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu
    wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT, stanowić mogą koszty uzyskania
    przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi
    przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła
    przychodów.
    Wnioskodawca pragnie wskazać, iż co do zasady kosztami podatkowymi są między
    innymi tzw. koszty pracownicze, jeżeli spełniają wskazane kryteria, określone w
    powyższym przepisie. Powszechnie uznaje się, że koszty te obejmują przede wszystkim
    wynagrodzenie zasadnicze, wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych
    pracowników, jak również mogą obejmować inne wydatki ponoszone na rzecz
    pracowników.
    Mając na uwadze powyższe oraz opisany stan faktyczny i zdarzenie przyszłe, w ocenie
    Spółki, zwrócone Pracownikom wydatki spełniają powyższe warunki. W związku ze
    zwrotem, przedmiotowe wydatki ponoszone są efektywnie ze środków Spółki, zatem
    stanowią one wydatek rzeczywiście poniesiony przez podatnika, który dodatkowo nie
    zostanie mu w żaden sposób zwrócony, a zatem jest definitywny. Wydatki te mają ścisły
    związek z wykonywanymi przez Pracowników obowiązkami wynikającym ze stosunku
    pracy, co świadczy o tym, że pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę
    działalnością gospodarczą oraz zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub
    zabezpieczenia ich źródła.
    Odnosząc się natomiast do kwestii udokumentowania ponoszonych przez Pracowników
    wydatków, Wnioskodawca pragnie wskazać, iż przepisy ustawy CIT nie zawierają
    przepisów regulujących zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Niemniej,

    istotną wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania
    przychodów, ustawodawca zawarł w art. 9 ust. 1 ustawy CIT, zgodnie z którym podatnicy
    są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie
    z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty),
    podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Odrębne
    przepisy, o których mowa w tym przepisie, zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994
    r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm. dalej: „ustawa o rachunkowości”).
    Ustawa ta reguluje zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności
    warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w
    księgach rachunkowych. Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg
    rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde
    zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w
    księgach rachunkowych zgodnie z ust. 2 cytowanego przepisu są dowody księgowe
    stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.
    Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, aby dokument mógł zostać
    zakwalifikowany jako dowód księgowy, musi zawierać następujące dane:
    1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
    2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
    3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
      naturalnych,
    4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę
      sporządzenia dowodu,
    5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
      aktywów,
    6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
      rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
      rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
    Przy czym, zgodnie z art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości, można zaniechać w
    dowodzie pewnych danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki
    dokumentowania zapisów księgowych.
    Zatem, w świetle powyższych przepisów ustawy o rachunkowości, dowody księgowe
    powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych, które
    dokumentują, nie zawierające błędów oraz kompletne, tj. zawierające wykazane w
    przepisach elementy. Ponadto, mając na uwadze art. 180 Ordynacji podatkowej jako
    dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie
    jest sprzeczne z prawem. A zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, dowodami w
    postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje
    złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane
    w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku
    działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających,
    kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku
    postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub
    wykroczenia skarbowe.
    Powyższy katalog dowodów jest katalogiem otwartym, a tym samym zasadne jest
    posiadanie wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia
    gospodarczego.
    Co istotne, dowód księgowy wykorzystywany dla celów wprowadzenia danego kosztu do
    ksiąg rachunkowych, właściwy będzie również dla celów podatkowych. Mając to na
    uwadze, w ocenie Wnioskodawcy, wydatki ponoszone przez Pracowników, które

    dokumentowane będą dokumentami źródłowymi wystawionymi na dane imienne
    danego Pracownika będą spełniać warunki wskazane w ustawie o rachunkowości, a tym
    samym Spółce będzie przysługiwać prawo do rozpoznania kosztu uzyskania przychodu
    (które poprzedzone będzie analizą pod kątem spełnienia wymagań z art. 15 ust. ustawy
    CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT).
    Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez
    organy podatkowe (m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w
    Katowicach z dnia 8 grudnia 2015 r. Znak: IBPB-1-2/4510-641/15/BD, czy interpretacja
    indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 12 maja 2010 r. Znak: IPPB3
    /423-222/10-2/GJ).
    Stanowisko Wnioskodawcy znajduje również potwierdzenie w interpretacji indywidualnej
    wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dnia 23 września 2024 r. Znak:
    0111-KDIB1-1. 4010.381. 2024.1.BS, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
    wskazał, że „W opisie sprawy wskazali Państwo, że zwracane Pracownikom wydatki będą
    spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz udokumentowane będą
    w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika
    raport w przeznaczonym do tego systemie finansowo-księgowym Spółki, w ramach
    którego załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu źródłowego/dokument elektroniczny
    wystawiony na Pracownika. Zatem zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do
    zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we
    wniosku dowodów księgowych”.
    Ponadto, podkreślenia wymaga, iż ustawa o rachunkowości - podobnie jak ustawa o CIT -
    nie wprowadza szczególnych wymogów dotyczących sposobu przechowywania dowodów
    księgowych. W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, dokumenty te mogą być
    przechowywane w dowolnej formie, w tym również w formie elektronicznej (pod
    warunkiem, że spełnione zostaną pozostałe wymogi wynikające z powyższych przepisów).
    Odnosząc powyższe na grunt przedstawionego stanu faktycznego (winno być: stanu
    faktycznego/zdarzenia przyszłego), w ocenie Wnioskodawcy, zdjęcie/ skan otrzymanych
    przez Pracowników papierowych dokumentów źródłowych/dokument elektroniczny
    wystawiony na Pracownika i wprowadzenie ich do systemu w formie cyfrowej spełnia
    zawarte w ustawie o rachunkowości wymogi dokumentu księgowego. Natomiast fakt, iż
    przechowywane będą one w formie elektronicznej nie będzie wpływać na prawo do
    uznania udokumentowanych w tej formie wydatków jako kosztów uzyskania przychodów
    zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT. Tym samym, zwracane Pracownikom wydatki będą
    spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz udokumentowane będą
    w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika
    raport w przeznaczonym do tego systemie finansowo księgowym Spółki, w ramach
    którego załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu źródłowego/dokument elektroniczny
    wystawiony na Pracownika.
    Podsumowując, mając na uwadze powyższe, Spółka, stoi na stanowisku, że ma prawo
    zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków zwróconych Pracownikom,
    poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które
    Wnioskodawca zamierza księgować w oparciu o raport złożony przez pracownika z
    załączonym zdjęciem/skanem dokumentu/ dokumentem elektronicznym
    potwierdzającym ich nabycie przez Pracownika (spełniających wymagania z art. 15 ust.
    ustawy CIT z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT). Możliwość
    zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dowodami
    źródłowymi przechowywanymi w formie cyfrowej potwierdzone zostało przez organy
    podatkowe w wydawanych na przestrzeni ostatnich lat interpretacjach indywidualnych.

    Przykładowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia
    12 maja 2020 r. Znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG wskazał: „Jak wyjaśniono
    powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne
    przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane przez Spółkę
    dowody potwierdzają poniesione przez nią wydatki stanowią dowody księgowe, będące
    podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób
    udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku
    dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do
    wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem
    dla celów podatkowych”.
    Czy w interpretacji indywidualnej z dnia 4 lipca 2023 r. Znak: 0114-KDIP2-
    1.4010.179.2021.12.S.KW w wyniku ponownego rozpoznania sprawy Organ uznał za
    prawidłowe stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym: „W zakresie prowadzenia ksiąg
    rachunkowych ustawa o CIT odwołuje się do ustawy o rachunkowości, która dopuszcza
    przechowywanie w formie elektronicznej dowodów źródłowych stanowiących podstawę
    zapisów w księgach rachunkowych. Konsekwentnie w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w
    związku z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT działanie Spółki polegające na obniżeniu podstawy
    opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania
    przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach
    rachunkowych na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały
    zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej, jest działaniem prawidłowym”.
    Analogicznie stanowisko wyrażone zostało również m.in. w poniższych interpretacjach:
      - z dnia 4 lipca 2023 r. Znak: 0114-KDIP2-1.4010.179.2021.12.S.KW,
      - z dnia 24 marca 2023 r. Znak: 0111-KDIB1-3.4010.217.2021.10.MBD,
      - z dnia 30 grudnia 2022 r. Znak: 0111-KDIB1-1.4010.45.2021.10.MF,
      - z dnia 12 maja 2020 r. Znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które Państwo przedstawili we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
    prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia
      przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia
      źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (...)
    Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu
    każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej
    analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy
    ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów
    lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach
    należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu
    a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź
    też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
    W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt
    uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
    - został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać
      pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu

      podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby
      inne niż podatnik),
    - jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi
      w jakikolwiek sposób zwrócona,
    - pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
    - poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub
      może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
    - został właściwie udokumentowany,
    - nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy
      nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
    Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi
    przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały
    w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z
    obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.
    Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia
    określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na
    podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem
    przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z
    dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ
    podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania
    przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału
    dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo -
    skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.
    Państwa wątpliwości budzi kwestia ustalenia, czy przysługuje Państwu prawo do
    zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków zwróconych Pracownikom,
    poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków służbowych, które
    Państwo zamierzacie księgować w oparciu o raport złożony przez pracownika zgodnie z
    wewnętrzną polityką z załączonym zdjęciem/skanem dokumentu/dokumentem
    elektronicznym wystawionym imiennie na pracownika potwierdzającego ich nabycie
    (spełniających wymagania z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT z wyjątkiem kosztów
    wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).
    Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku
    dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń
    gospodarczych. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy
    o CIT.
    Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:
      Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z
      odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu
      (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy,
      a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości
      niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości
      odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
    Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów
    księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz.
    120 ze zm.).
    Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
      Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające
      dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
      1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

      2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
      3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
    W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:
      Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody
      księgowe:
      1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych,
        które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
      2) korygujące poprzednie zapisy;
      3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
        źródłowego;
      4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów
        klasyfikacyjnych.
    Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:
      Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
      1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
      2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
      3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
        naturalnych;
      4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także
        datę sporządzenia dowodu;
      5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto
        składniki aktywów;
      6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
        rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
        rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
    Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:
      Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
      1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
      2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
    Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w
    szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące
    podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody
    księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji
    gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych,
    zawierające wymienione wyżej elementy.
    Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg
    rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.
    Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne
    korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania.
    Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie
    racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na
    podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-
    skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na
    podstawie dokumentów, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do
    kosztów uzyskania przychodów.
    Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego
    przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa
    zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.
    W przepisach art. 112a ust. 1 - 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i
    usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w
    jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

    Podatnicy przechowują:
      1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
          ponownie,
      2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
        oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
        momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu
        przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:
      Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:
      Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium
      kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
      skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
      skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
      elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:
      Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Dowodami księgowymi, jak wskazano na wstępie, są również dowody wewnętrzne,
    sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości.
    Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić
    koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie
    prawidłowo udokumentowany przez Spółkę.
    Zatem skoro zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art.
    15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty
    podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o
    rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport w przeznaczonym do tego
    systemie finansowo księgowym Spółki, w ramach którego załączone będzie zdjęcie/skan
    dokumentu źródłowego/dokument elektroniczny wystawiony imiennie na Pracownika,
    to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do
    kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów
    księgowych.
    Wobec powyższego Państwa stanowisko jest prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które
    Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
    Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać
    należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani
    konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też
    zdarzenia przyszłego.

    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy
    z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
    Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie
    zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się
    Państwo do interpretacji.
    - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe
      będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności
      będących przedmiotem decyzji wydanej:
        1) z zastosowaniem art. 119a;
        2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5
          ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
        3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie
      ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.