Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP3/443-536/12-2/KB
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2012-08-14
Teza: Czy w świetle opisanego stanu faktycznego sposób przechowywania przez Spółkę wystawionych faktur elektronicznych w formie zapisu w systemie finansowo-księgowym, bez potrzeby ich eksportowania do plików PDF, spełnia wymogi określone w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług oraz wydanych do niej rozporządzeń wykonawczych?
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT; podatek-podatek od towarów i usług; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U z 2012 r. poz. 749) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Strony przedstawione we wniosku z dnia 14.05.2012 r. (data wpływu 21.05.2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 21.05.2012 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) należy do międzynarodowego koncernu naftowego dystrybuującego komponenty chemiczne i rozpuszczalniki, środki smarne dla przemysłu, paliwa oraz asfalty. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka dokonuje szeregu dostaw towarów oraz świadczy usługi na rzecz wielu Kontrahentów (dalej również: Odbiorców lub Adresatów).

W celu usprawnienia procedury wystawiania i przesyłania faktur do Odbiorców Spółka planuje wprowadzić system udostępniania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. Autentyczność pochodzenia faktur elektronicznych i integralność ich treści będą zagwarantowane zaawansowanym podpisem elektronicznym pochodzącym z certyfikatu elektronicznego właściwego dla Spółki. Planowana procedura będzie oparta na programie finansowo-księgowym SAP. Po wystawieniu faktury elektronicznej Spółka będzie wysyłać do Odbiorców wiadomości e-mail z informacją o zaewidencjonowaniu faktury i z prośbą o jej pobranie. Powiadomienie będzie zawierać adres URL lub łącze umożliwiające Adresatowi połączenie się ze stroną, na której po wprowadzeniu kodów dostępu (identyfikatora i hasła), udostępniane będą faktury w postaci plików PDF. Odbiorcy będą mieli możliwość pobrania i zachowania udostępnianych faktur przez okres 18 miesięcy od momentu ich umieszczenia przez Spółkę na serwerze.

Jednocześnie w systemie finansowo-księgowym Wnioskodawca będzie przechowywał księgowy zapis faktur, który nie będzie podlegać żadnym późniejszym zmianom. W używanym przez Wnioskodawcę systemie finansowo-księgowym istnieje możliwość podglądu takiej faktury. Ponieważ plik PDF oraz obraz faktury w systemie powstają z tego samego zapisu księgowego, są one identyczne co do treści. Dodatkowo system finansowo-księgowy będzie umożliwiał organom kontrolującym dostęp do zapisów księgowych i generowanie obrazów faktur (rozumianych jako podgląd faktur na monitorze) w sposób pozwalający na ich wyszukiwanie, przeglądanie i drukowanie.

Opisany schemat przechowywania faktur umożliwia Spółce ich archiwizację w sposób najbardziej efektywny. Zapisywanie każdej wystawionej faktury w postaci odrębnego pliku PDF wiązałoby się z angażowaniem dodatkowych narzędzi i osób zajmujących się wyłącznie archiwizacją. Ponadto dane zapisane w formie PDF powielałyby informacje zawarte w zapisie księgowym.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w świetle opisanego stanu faktycznego sposób przechowywania przez Spółkę wystawionych faktur elektronicznych w formie zapisu w systemie finansowo-księgowym, bez potrzeby ich eksportowania do plików PDF, spełnia wymogi określone w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług oraz wydanych do niej rozporządzeń wykonawczych?

Zdaniem Wnioskodawcy:

W ocenie Spółki planowany przez nią sposób przechowywania faktur elektronicznych jest zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług i rozporządzeń wykonawczych. Spółka pragnie zauważyć, że przechowywanie faktur w systemie finansowo-księgowym zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp do faktur.

Obowiązek wystawiania faktur przez podatników reguluje art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054) (dalej: ustawa o VAT), na podstawie którego podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Przepisy ustawy nie precyzują sposobu wystawiania i przechowywania faktur odsyłając do właściwych aktów wykonawczych.

Kluczowymi w tym zakresie są regulacje zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r., Nr 68, poz. 360 ze zm.) (dalej: rozporządzenie MF w sprawie faktur) oraz, biorąc pod uwagę specyfikę przedstawionego przez Spółkę stanu faktycznego, w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r., Nr 249, poz. 1661 ze zm.) (dalej: rozporządzenie MF w sprawie przesyłania faktur elektronicznych). Tym samym, w celu oceny prawidłowości opisanego przez Spółkę sposobu przechowywania faktur elektronicznych należy odnieść się do szczegółowych przepisów zawartych w powołanych aktach wykonawczych.

2.

Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia MF w sprawie faktur, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Natomiast w myśl art. 21 ust. 1 ww. rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych (§ 21 ust. 2 rozporządzenia MF w sprawie faktur).

Analiza przedstawionych przepisów wskazuje, że ustawodawca dał podatnikom dużą swobodę w zakresie sposobu przechowywania zarówno wystawionych, jak i otrzymanych faktur. Warunkiem jest zapewnienie autentyczności ich pochodzenia i integralności treści oraz łatwe ich odszukanie i dostęp dla organów skarbowych.

W przypadku faktur elektronicznych warunki i sposób ich przesyłania oraz zasady udostępniania i przechowywania również nie odbiegają od powyższych wymogów.

Zgodnie z § 6 rozporządzenia MF w sprawie przesyłania faktur elektronicznych, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Ponadto stosownie do § 8 ww. rozporządzenia faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Jak wynika z przedstawionych przepisów fakt wystawiania i przechowywania faktur w formie elektronicznej nie nakłada na podatnika dodatkowych obowiązków związanych z ich archiwizacją, wynikających ze stosowania formy elektronicznej. Wynika to z intencji, zarówno wspólnotowego, jak i krajowego ustawodawcy, dążących do równego traktowania faktur wystawianych w formie papierowej i elektronicznej.

3.

Uproszczenie zasad elektronicznego fakturowania znalazło swój wyraz w zmianach dokonanych w treści rozporządzenia MF w sprawie wystawiania faktur. Zgodnie bowiem z § 21 ust. 2 obowiązującego do końca 2010 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r., Nr 212, poz. 1337 ze zm.) podatnicy byli zobowiązani przechowywać faktury w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Należy przede wszystkim wskazać, że obecnie obowiązujące regulacje umożliwiają podatnikom przechowywanie faktur w dowolny sposób nie naruszający ich autentyczności i integralności. Przykładowo, co potwierdzają organy podatkowe, podatnik ma możliwość przechowywania w formie elektronicznej faktur wysyłanych do odbiorców w formie papierowej (przykładowo interpretacja indywidualna wydana 28 listopada 2011 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, nr ILPP4/443-603/11-4/BA, interpretacja indywidualna wydana 28 listopada 2011 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, nr IBPP2/443-915/11/RSz).

W przedstawionej sytuacji Spółka planuje przechowywać wystawione faktury elektroniczne w postaci zapisu w systemie finansowo-księgowym w pamięci komputera, bez potrzeby ich eksportowania do pliku PDF. Jednocześnie oryginały faktur elektronicznych przeznaczone dla odbiorców zapisywane będą w formacie PDF i udostępniane na odrębnym serwerze przez okres 18 miesięcy. Innymi słowy, z tego samego, ostatecznego zapisu faktury w systemie finansowo - księgowym, który nie podlega żadnym późniejszym zmianom, tworzona będzie faktura w postaci pliku PDF, która następnie zostanie zapisana na serwerze, do którego dostęp będą mieli Adresaci.

Odnosząc się do opisanego stanu faktycznego oraz obowiązujących regulacji Spółka uważa, że zaproponowany przez nią sposób przechowywania faktur elektronicznych spełnia wymogi określone przepisami prawa. System finansowo-księgowy, którym posługuje się Wnioskodawca zapewnia autentyczność pochodzenia faktur – tylko uprawnieni i wykwalifikowani pracownicy Spółki mogą dokonywać odpowiednich czynności w systemie. Jednocześnie integralność treści zapisów gwarantuje sam system finansowo-księgowy, który uniemożliwia ich usunięcie czy modyfikację po ostatecznej akceptacji. Istniejące narzędzia informatyczne zapewniają również natychmiastowe odszukanie faktur, przykładowo po dacie wystawienia, numerze, okresie rozliczeniowym. Specyfika stosowanego systemu finansowo-księgowego umożliwia takie przetwarzanie przechowywanych w nich danych (przetwarzanie, kopiowanie, drukowanie), jednakże bez możliwości zmiany ich treści.

Dodatkowo należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia wystawianych faktur i integralność ich treści będą zagwarantowane zaawansowanym podpisem elektronicznym pochodzącym z certyfikatu elektronicznego właściwego dla Spółki.

Ponadto, w opinii Spółki, udostępnianie Kontrahentom faktur elektronicznych w formacie pliku PDF nie zmienia samej ich formy. Jak wynika bowiem z analizy przepisów rozporządzeń wykonawczych, pojęcie „forma” stosowane jest do stwierdzenia czy faktura ma postać papierową czy elektroniczną i nie należy odnosić go do samego sposobu elektronicznego zapisu. Tym samym, jeżeli w rozporządzeniu jest mowa o elektronicznej formie faktury to każda jej postać – plik PDF, HTML czy zapis w systemie finansowo-księgowym będzie realizacją takiej formy.

Biorąc powyższe pod uwagę, Spółka stoi na stanowisku, że przedstawiony przez nią planowany sposób przechowywania faktur elektronicznych spełnia wymogi określone przepisami prawa podatkowego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.