Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-749/13/ICz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2013-11-07
Teza: Przechowywanie w formie zapisów elektronicznych oryginałów faktur VAT otrzymanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z tych faktur.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-wystawienie faktury; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 9 sierpnia 2013r. (data wpływu 14 sierpnia 2013r.) o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie zapisów elektronicznych oryginałów faktur VAT otrzymanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z tych faktur - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 14 sierpnia 2013r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie zapisów elektronicznych oryginałów faktur VAT otrzymanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z tych faktur.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca będący Spółką Komandytową (dalej Spółka) jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w branży motoryzacyjnej. Spółka prowadzi w Polsce działalność gospodarczą i jest zarejestrowana na terytorium kraju jako podatnik VAT czynny. W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa towary i usługi od bardzo wielu dostawców będących podatnikami podatku VAT w Polsce (dalej: Dostawcy). W związku z tym, miesięcznie Spółka otrzymuje ogromną ilość faktur zakupowych VAT w formie papierowej i elektronicznej.

W celu uproszczenia systemu i obniżenia kosztów przechowywania otrzymywanych faktur VAT w formie papierowej, Spółka zamierza przechowywać otrzymane faktury VAT w formie papierowej w sposób elektroniczny.

Procedura przechowywania faktur VAT będzie przebiegała w następujący sposób:

1.  Sprzedawca/Dostawca towarów/usług nabywanych przez Spółkę wysyła fakturę VAT w formie papierowej na adres Spółki;
2.  Oryginalna faktura VAT (otrzymana w formie papierowej) będzie stemplowana właściwą datą otrzymania jej przez Spółkę;
3.  Każda otrzymana faktura VAT będzie zeskanowana, przy czym wersja elektroniczna faktury VAT będzie zawierała dokładnie taką samą zawartość jak forma papierowa (łącznie z datą otrzymania faktury VAT);
4.  Zeskanowana faktura VAT zostanie wprowadzona do elektronicznej bazy danych. Po wprowadzeniu faktury do elektronicznej bazy danych, nie będzie możliwa modyfikacja treści faktury VAT. Elektroniczna baza danych umożliwiać będzie przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz umożliwiać będzie przeszukiwanie faktur według poszczególnych danych znajdujących się na fakturze. Serwer ze skanami faktur będzie znajdował się na terytorium kraju;
5.  Po wprowadzeniu faktury VAT do elektronicznej bazy danych, faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona.
6.  Zeskanowana faktura będzie podlegała akceptacji merytorycznej, formalnej, rachunkowej oraz akceptacji końcowej do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w procesie Elektronicznego Obiegu Faktur. Dane dotyczące akceptacji będą również przechowywane w elektronicznej bazie danych;
7.  Dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą miały wyłącznie specjalnie do tego upoważnione osoby.

Cześć lub całość w/wymienionych czynności może być wykonywana przez podmioty zewnętrznej w tym biuro rachunkowe), działające na podstawie umowy i pełnomocnictwa.

Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy przechowywanie w formie elektronicznej (zgodnie z przedstawioną procedurą) przez Spółkę faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej spełnia warunki przewidziane w przepisach?
2.  Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej, które następnie będą przechowywane w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną wyżej procedurą?

Stanowisko Wnioskodawcy :

Ad. 1

Spółka stoi na stanowisku, że przechowywanie w formie elektronicznej (zgodnie z przedstawioną wyżej procedurą) faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej spełnia warunki przewidziane w przepisach, w szczególności w Rozporządzeniu ws. faktur.

Zgodnie z § 21 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2013r.) podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

\-w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W Rozporządzeniu ws. faktur wyjaśniono znaczenie pojęć autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Zgodnie z § 2 pkt 7 i 8 przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W ocenie Wnioskodawcy, przytoczone przepisy Rozporządzenia ws. faktur nie określają w jakiej formie faktury powinny być przechowywane. Określają one jedynie warunki przechowywania faktur, jakie powinny być spełnione przez podatnika. Co więcej, z analizy przepisów Rozporządzenia należy wywieść wniosek, iż przechowywanie faktur papierowych może być realizowane w dwóch formach - papierowej i elektronicznej. Taka konstatacja wynika z analizy § 21 ust. 3 Rozporządzenia ws. faktur, który wskazuje, że faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem, iż sposób ich przechowywania umożliwi organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Skoro zatem podatnicy uprawnieni są (po spełnieniu dodatkowego warunku) do przechowywania otrzymanych przez siebie faktur w formie elektronicznej, przy czym przepis nie ogranicza swojej dyspozycji wyłącznie do faktur otrzymanych również w takiej formie, to należy wnioskować, iż faktury mogą być w formie elektronicznej przechowywane także w sytuacji, gdy zostały otrzymane w formie papierowej, a dopiero następnie nadano im formę elektroniczną dla potrzeb archiwizacji.

Zdaniem Spółki, Rozporządzenie ws. faktur jest podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie zawartości, formy i sposobu przechowywania faktur papierowych i rozporządzenie to dopuszcza wprost możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej, to nie powinno budzić wątpliwości, iż w takiej formie dozwolone jest przechowywanie faktur otrzymanych przez podatnika w formie papierowej.

Jak zostało wskazane w stanie faktycznym, przyjęta procedura przechowywania faktury przez Spółkę w formie skanów zamieszczonych w elektronicznej bazie danych gwarantuje spełnienie wymaganych przepisami warunków, tj. zapewnienia ich łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jednocześnie, faktura VAT zapisana w elektronicznej bazie danych nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz ewentualny wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie się on różnił od obrazu faktury VAT przesłanej do Spółki w wersji papierowej.

Dodatkowo Wnioskodawca wskazuje, że w przypadku potencjalnej kontroli podatkowej, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, które jednocześnie będą w pełni czytelne, łatwe do odszukania i przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

W konsekwencji powyższego, zdaniem Spółki nie ulega wątpliwości, iż przedstawiona przez nią planowana procedura przechowywania faktur zakupu spełnia warunki przewidziane w przepisach Rozporządzenia ws. faktur.

Ad. 2

Spółka stoi na stanowisku, iż będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej, które następnie będą przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną wyżej procedurą.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniami niemającymi zastosowania w przedmiotowej sprawie).

Z kolei w świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Natomiast zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny (poza określonymi wyjątkami określonymi w ustawie). W konsekwencji, należy uznać, iż podstawowym warunkiem dla odliczenia podatku VAT naliczonego jest otrzymanie przez podatnika faktury VAT (oczywiście przy założeniu, że zakupione towary lub usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych VAT).

Dokonując zakupu towarów lub usług od Dostawców Spółka otrzymuje faktury VAT dokumentujące zrealizowane transakcje (faktury te są wystawiane i przesyłane Spółce w formie papierowej). W konsekwencji, należy uznać, iż spełniony jest formalny warunek do odliczenia podatku VAT naliczonego, o którym mowa w art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a oraz ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, tj. otrzymanie faktury przez podatnika dokonującego odliczenia VAT.

Na powyższe uprawnienie nie będzie miał wpływu fakt, iż faktura zakupowa będzie przechowywana przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu procedury określonej w stanie faktycznym. W opinii Spółki, polskie przepisy o VAT dopuszczają bowiem możliwość przechowywania przez podatników faktur w formie elektronicznej (jak wyjaśniono w uzasadnieniu do pytania 1).

Stanowisko Wnioskodawcy dotyczące możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej znajduje również potwierdzenie w praktyce organów podatkowych. Tytułem przykładu, Spółka wskazuje na interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 27 października 2011r. (nr ILPP4/443-534/11-2/EWW) potwierdzającej, iż „wnioskodawca będzie miał pełne prawo do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych od dostawców, które następnie będą przechowywane (\`(...)\`) w formie elektronicznej (skan zapisany w elektronicznej bazie danych)." Spółka podkreśla, iż powyższe stanowisko zostało w ostatnim okresie ugruntowane w linii interpretacyjnej prezentowanej przez organy podatkowe, przykładowo w interpretacjach Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie: z dnia 18 grudnia 2012r. (nr IPPP2/443-1148/12-3/DG), z dnia 26 lipca 2012r. (nr IPPP3/443-480/12-2/JK), z dnia 25 lutego 2011r. (nr IPPP1-443-1182/10-4/IGo), z dnia 14 lutego 2011r. (nr IPPP1-443-1119/10-4/AS).

Należy zauważyć, iż pomimo faktu, że dotychczasowe interpretacje zostały wydane w oparciu o treść Rozporządzenia ws. faktur w brzmieniu sprzed nowelizacji, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2013r., to jednak nowelizacja ta nie zmieniła w istocie warunków oraz intencji Ministra Finansów w zakresie wymogów, które muszą spełniać podatnicy co do przechowywania faktur.

Skoro zatem wypracowana dotychczas jednolita linia interpretacyjna potwierdzała możliwość nieprzechowywania faktur papierowych w takiej właśnie formie pod warunkiem ich uprzedniego zeskanowania i wprowadzenia do elektronicznej bazy danych, to zdaniem Spółki podejście to nie powinno być zmieniane lub kwestionowane pod rządami obecnie obowiązujących przepisów.

Reasumując, zważywszy iż spełniony jest formalny warunek do odliczenia przez Spółkę podatku VAT naliczonego, tj. odliczenie nastąpi na podstawie faktur VAT, które Spółka otrzyma od Dostawców, brzmienie przepisów Rozporządzenia ws. faktur wskazuje na możliwość elektronicznej archiwizacji faktur otrzymanych w wersji papierowej, organy podatkowe w wydawanych interpretacjach potwierdzają możliwość przechowania faktur otrzymanych w formie papierowej w formie elektronicznej - w ocenie Wnioskodawcy, Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach VAT otrzymanych od Dostawców w wersji papierowej, w sytuacji, gdy faktura VAT zostanie zeskanowana oraz zachowana w elektronicznej bazie danych (a wersja papierowa nie będzie przechowywana).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177 poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18 (ust. 10 pkt 1 powołanego artykułu).

Przepisy art. 86 ust. 11 i ust. 13 ustawy wskazują dodatkowe terminy obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, w sytuacji gdy podatnik nie dokonał tego obniżenia w terminie otrzymania faktury. I tak, stosownie do ust. 11 ww. artykułu, jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Natomiast, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 11, 12, 16 i 18, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego (art. 86 ust. 13 ustawy).

Cytowane powyżej przepisy wskazują, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także niezaistnienie przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w ust. 8 powołanego artykułu, szczegółowe zasady dotyczące faktur VAT i innych dokumentów z nimi zrównanych uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68 poz. 360 ze zm.).

W myśl § 19 ust. 1 tego rozporządzenia, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z treścią § 21 ust. 1 cyt. rozporządzenia, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

\-w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie ust. 2 ww. przepisu, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 21 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Stosownie do § 21 ust. 4 powołanego rozporządzenia, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z kolei § 20a ust. 1 rozporządzenia stanowi, iż podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 20a ust. 2).

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przechowywania faktur VAT, przy czym z przepisów tych wynika dowolność sposobu przechowywania faktury, pod warunkiem jednakże spełnienia określonych przesłanek.

Zauważyć należy, iż dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. § 20a cyt. rozporządzenia, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa towary i usługi od bardzo wielu dostawców będących podatnikami podatku VAT w Polsce (dalej: Dostawcy). W związku z tym, miesięcznie Spółka otrzymuje ogromną ilość faktur zakupowych VAT w formie papierowej i elektronicznej.

W celu uproszczenia systemu i obniżenia kosztów przechowywania otrzymywanych faktur VAT w formie papierowej, Spółka zamierza przechowywać otrzymane faktury VAT w formie papierowej w sposób elektroniczny.

Procedura przechowywania faktur VAT będzie przebiegała w następujący sposób:

1.  Sprzedawca/Dostawca towarów/usług nabywanych przez Spółkę wysyła fakturę VAT w formie papierowej na adres Spółki;
2.  Oryginalna faktura VAT (otrzymana w formie papierowej) będzie stemplowana właściwą datą otrzymania jej przez Spółkę;
3.  Każda otrzymana faktura VAT będzie zeskanowana, przy czym wersja elektroniczna faktury VAT będzie zawierała dokładnie taką samą zawartość jak forma papierowa (łącznie z datą otrzymania faktury VAT);
4.  Zeskanowana faktura VAT zostanie wprowadzona do elektronicznej bazy danych. Po wprowadzeniu faktury do elektronicznej bazy danych, nie będzie możliwa modyfikacja treści faktury VAT. Elektroniczna baza danych umożliwiać będzie przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz umożliwiać będzie przeszukiwanie faktur według poszczególnych danych znajdujących się na fakturze. Serwer ze skanami faktur będzie znajdował się na terytorium kraju;
5.  Po wprowadzeniu faktury VAT do elektronicznej bazy danych, faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona.
6.  Zeskanowana faktura będzie podlegała akceptacji merytorycznej, formalnej, rachunkowej oraz akceptacji końcowej do zapłaty przez upoważnione do tego osoby w procesie Elektronicznego Obiegu Faktur. Dane dotyczące akceptacji będą również przechowywane w elektronicznej bazie danych;
7.  Dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą miały wyłącznie specjalnie do tego upoważnione osoby.

Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych od kontrahentów w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz mając na uwadze fakt, że - jak wskazał Wnioskodawca - proponowana przez Spółkę metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w § 20a oraz w § 21 powołanego rozporządzenia Ministra Finansów, należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym, przechowywanie w formie elektronicznej otrzymanych w formie papierowej faktur, jest zgodne z powyższymi przepisami.

Z uwagi na to, że faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w § 21 cyt. rozporządzenia – Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego – zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej.

Ponadto, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur, które Spółka otrzyma, bowiem sposób archiwizacji otrzymanych faktur papierowych w formie elektronicznej, z zachowaniem ww. regulacji prawnych w tym zakresie, nie pozbawi Spółki prawa do odliczenia z nich podatku naliczonego, oczywiście warunkiem jest poszanowanie wymogów art. 86 ust. 1 oraz art. 88 ustawy o VAT.

Mając powyższe na względzie, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie przedstawionego zdarzenia przyszłego odnośnie pytania nr 1 i nr 2 należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem, tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji przepisów prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego, będzie prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.