Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB3/423-1040/11-2/GJ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2012-03-07
Teza: Czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki służbowe zapłacone kartą służbową pracownika Spółki udokumentowane: formularzem zlecenia podróży służbowej zawierającym zlecenie odbycia podróży służbowej przez pracownika do określonego miejsca w określonym dniu/ach podpisanym przez pracownika i zaakceptowanym przez przełożonego (tj. zgodnie z obowiązującymi wewnętrznie procedurami); wyciągiem bankowym z karty służbowej zawierającym dane na temat podmiotu, na którego rzecz nastąpiła płatność; opis operacji, kwotę i datę obciążenia (dokumentem bankowym w rozumienia prawa bankowego) - pozostający w zgodności z oświadczeniem z pkt 3 poniżej; oświadczeniem pracownika zawierającym przyczynę braku faktury (rachunku), paragonu lub biletu za przejazd środkiem komunikacji (taxi, autobus, metro, kolej podmiejska, tramwaj) oraz zawierającym oświadczenie, iż przejazd odbywał się w ramach zleconej podróży służbowej (potwierdzonym przez przełożonego pracownika)?
Słowa kluczowe: koszt-koszty uzyskania przychodów; podróż; pracownik; wydatek
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 1-art. 9; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 25.11.2011 r. (data wpływu 09.12.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w czasie podróży służbowej udokumentowanych w sposób wskazany w pyt. pkt 1-3 wniosku - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 09.12.2011r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Spółka S.A. (dalej: Spółka) jest bankiem świadczącym czynności bankowe na rzecz dużych firm polskich i zagranicznych, koncernów międzynarodowych oraz instytucji finansowych. Oferta obejmuje szeroki zakres produktów i usług finansowych z zakresu zarządzania finansami firm; przechowywania, rozliczania i obsługi płatności na papierach wartościowych, rozwiązania dla finansowania instytucji, przedsiębiorstw i samorządów oraz emisji instrumentów dłużnych.

W ramach prowadzonej działalności pracownicy Spółki, na podstawie decyzji swoich przełożonych, wykonują różne zadania służbowe poza siedzibą Spółką, w związku z którymi ponoszą różne wydatki służbowe regulowane kartą służbową lub gotówką. W przypadku odbycia takiej podróży służbowej, pracownicy dokonują rozliczeń poniesionych wydatków służbowych na podstawie wewnętrznych dokumentów księgowych (formularz dot. podróży służbowej z akceptacją przełożonego) wraz z fakturami (rachunkami), biletami, paragonami dokumentującymi poniesione przez pracownika wydatki. W przypadku regulowania poniesionych wydatków służbowych za pomocą karty służbowej, pracownik oprócz ww. dokumentów dodatkowo przedstawia wyciąg bankowy z karty potwierdzający dokonanie określonych płatności (wyciągi zawierają dane na temat podmiotu, na którego rzecz nastąpiła płatność; opis operacji, kwotę i datę obciążenia).

W niektórych przypadkach podróży służbowych zdarzają się sytuacje (np. kradzież, inne zdarzenie losowe), gdy pracownik dokonujący płatności np. kartą nie posiada z różnych przyczyn faktury (rachunku) potwierdzającego np. przejazd taksówką lub innym środkiem komunikacji z miejsca spotkania z klientem na dworzec kolejowy lub lotnisko. W takiej sytuacji zwrot pracownikowi poniesionych wydatków może następować na podstawie oświadczenia pracownika uzasadniającego przyczynę braku faktury lub rachunku.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki służbowe zapłacone kartą służbową pracownika Spółki udokumentowane:

1.  formularzem zlecenia podróży służbowej zawierającym zlecenie odbycia podróży służbowej przez pracownika do określonego miejsca w określonym dniu/ach podpisanym przez pracownika i zaakceptowanym przez przełożonego (tj. zgodnie z obowiązującymi wewnętrznie procedurami);
2.  wyciągiem bankowym z karty służbowej zawierającym dane na temat podmiotu, na którego rzecz nastąpiła płatność; opis operacji, kwotę i datę obciążenia (dokumentem bankowym w rozumienia prawa bankowego) - pozostający w zgodności z oświadczeniem z pkt 3 poniżej;
3.  oświadczeniem pracownika zawierającym przyczynę braku faktury (rachunku), paragonu lub biletu za przejazd środkiem komunikacji (taxi, autobus, metro, kolej podmiejska, tramwaj) oraz zawierającym oświadczenie, iż przejazd odbywał się w ramach zleconej podróży służbowej (potwierdzonym przez przełożonego pracownika)?

Stanowisko Spółki:

Zdaniem Spółki, wydatki służbowe opisane w pytaniu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z art. 15 ust I ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny i otwarty. Z tego względu, każdorazowy wydatek służbowy poniesiony przez pracownika podlega w Spółce indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji do kosztów stanowiących lub niestanowiących koszty uzyskania przychodów. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, Spółka bada istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesionym kosztem a powstaniem przychodu lub rzeczywistą szansą na powstanie przychodu lub też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła uzyskiwania przychodów.

Opierając się o kryterium stopnia powiązania kosztów z uzyskaniem przychodów, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów ustawodawca dokonał podziału kosztów podatkowych na:

*   koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, które są bezpośrednio powiązane z konkretnymi przychodami (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód) oraz

*   koszty uzyskania przychodów, inne niż bezpośrednio związane z przychodami (koszty pośrednie), które nie odnoszą się wprost do konkretnych źródeł przychodów, jednak ich ponoszenie jest uzasadnione i ma na celu osiągnięcie przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Reasumując można stwierdzić, że dany koszt można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów po spełnieniu łącznie następujących warunków:

1.  poniesienia kosztu przez podatnika w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania, lub zabezpieczenia źródła przychodów,
2.  niezakwalifikowaniu kosztu do kosztów nieuznawanych przez ustawodawcę za koszty uzyskania przychodu na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niezakwalifikowaniu kosztu do kosztów uzyskania przychodów ze względu na brak bezpośredniego i pośredniego związku z osiąganym przychodem. Dla możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu konieczne jest również jego właściwe udokumentowanie. Kwestie dokumentowania mają związek z prowadzoną ewidencją rachunkową. Art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nakłada na podatnika obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający możliwość ustalenia wysokości dochodu lub strat podstawy opodatkowania i należnego podatku.

Spółka uważa, że pomimo braku źródłowych dokumentów zewnętrznych w postaci faktur (rachunków), paragonów z powodu ich zagubienia lub innego zdarzenia losowego (np. kradzieży), to w przypadku zapłaty kartą służbową istnieje dowód w postaci wyciągu z karty służbowej zawierającego opis zdarzenia gospodarczego, tj. zapłaty za usługę przejazdu środkiem komunikacji w określonym dniu, na rzecz określonego podmiotu i na określoną kwotę. Wyciąg z karty stanowi dokument bankowy w rozumieniu przepisów prawa bankowego. Jeśli konieczność poniesienia tych wydatków służbowych celem wykonania zadania służbowego zostanie dodatkowo zatwierdzona przez przełożonego w postaci jego podpisu na oświadczeniu z pkt 3 zawartego w pytaniu Spółki, to uzasadnione jest uznanie ich za koszt uzyskania przychodów.

Wydatki powyższe spełniają bowiem wszystkie przesłanki możliwości zakwalifikowania ich do kosztów uzyskania przychodu:

*   ponoszone są przez Spółkę w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania, lub zabezpieczenia źródła przychodów;
*   nie są zakwalifikowane do kosztów nieuznawanych przez ustawodawcę za koszty uzyskania przychodu na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych;
*   zostały również w sposób wiarygodny udokumentowane.

Stanowisko Spółki oparte jest również na orzecznictwie sądów administracyjnych i interpretacjach organów podatkowych. W wyroku z dnia 5 marca 2004r. (sygn. akt III SA 1240/2002) WSA stwierdził, że „W orzecznictwie sądowym zarysowały się w tym zakresie dwa nurty. Jeden preferujący podejście formalne wyraża pogląd, że warunkiem uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest jego należyte udokumentowanie, zgodnie z przepisami o rachunkowości. Drugi nurt, który można określić jako preferujący stanowisko materialnoprawne, wyraża pogląd, iż przepisy o rachunkowości nie mają charakteru podatkotwórczego, w związku z czym wystawienie wadliwego dowodu księgowego nie niweczy samego faktu dokonania wydatku. Organy podatkowe powinny ustalić, czy wydatek taki został dokonany, a skoro tak, to powinien być uznany za koszt uzyskania przychodu, jeżeli miał wpływ na jego osiągniecie (..). Podatnik ma możliwość wszelkimi dostępnymi środkami dowodowymi wykazać, że określony - będący kosztem uzyskania przychodu - został faktycznie poniesiony”. W ocenie składu orzekającego w niniejszej sprawie, wydatki faktycznie poczynione, a jedynie wadliwie, czy też w sposób niepełny udokumentowane, nie mogą być tylko z tego powodu w całości pominięte przy określaniu podstawy opodatkowania, jeżeli mogą być udowodnione dowodami zasługującymi na wiarę”. Zdaniem Spółki, takimi dowodami zasługującymi na wiarę są z pewnością dokumenty opisane w punktach 1 - 3 pytania Spółki - jest to właściwie kilka dowodów występujących łącznie, co dodatkowo wzmaga ich wiarygodność. Na podstawie powyższego orzeczenia sądowego, można dojść do wniosku, iż fakt posiadania dowodów księgowych, np. w postaci faktur VAT, bez wątpienia stanowi kompletną i najlepszą dokumentację kosztów, jednak brak dowodu w postaci faktury czy też paragonu za przejazd np. taksówką nie może stanowić automatycznie przesłanki do wykluczenia wydatków służbowych z kategorii kosztów uzyskania przychodów. W sytuacji, gdy Spółka, zamiast tych dowodów, posiada również inne, dokumentujące poniesienie kosztu w celu uzyskania przychodu, takie jak oświadczenia pracownika, wyciąg z karty, polecenie podróży służbowej (dokumenty z pkt 1-3 pytania) ma prawo do zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Wydatki pracowników związane z wykonywaniem zadań służbowych poza Spółką, które to zadania zlecane są im przez przełożonych, bez wątpienia służą działalności gospodarczej Spółki, ponoszenie ich jest celowe i istnieje związek przyczynowy pomiędzy ich ponoszeniem a osiąganymi przez Spółkę przychodami, zatem mogą one stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zdaniem Spółki, skoro w postępowaniach podatkowych dowodem są również zeznania świadków, wydaje się, że takim dowodem może być również oświadczenie pracownika o poniesieniu wydatków w podróży służbowej w przypadku zagubienia lub kradzieży dokumentów. W przypadku uznania przez Spółkę takiego oświadczenia za wiarygodne i potwierdzenie przez bezpośredniego przełożonego, a tym samym będące podstawą do ujęcia wyspecyfikowanych kosztów zawartych w tym oświadczeniu jako będących poniesionymi w celu uzyskania przychodów. Stanowisko Spółki nie jest w tym przypadku sprzeczne z przepisami Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), które zarówno w art. 180 oraz art. 181 tej ustawy dopuszczają do rozpatrzenia wszystkie dowody. W myśl bowiem art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawemu. Natomiast zgodnie z art. 181 tej ustawy, „Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej.

Stanowisko Spółki znajduje odzwierciedlenie również w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 07.06.2011 r. (ILPB3/423-98/11-2/EK).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Spółki w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie należy podkreślić, iż o ile organ na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U.z 2005r., nr 8, poz. 60 z późn. zm.) dotyczących interpretacji przepisów prawa podatkowego jest uprawniony do oceny stanowiska podatnika w zakresie jego kwalifikacji określonych wydatków do kosztów podatkowych, o tyle na podstawie tych przepisów nie może dokonać oceny prawidłowości konkretnego sposobu dokumentowania tych wydatków. Pytanie Spółki: czy może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki służbowe zapłacone kartą służbową pracownika udokumentowane w sposób określony w pkt 1-3 tego pytania dotyczy de facto potwierdzenia, że sposób udokumentowania określonego wydatku jest prawidłowy. W tym miejscu należy zwrócić uwagę na to, iż postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnych jest postępowaniem szczególnym i w tym sensie ograniczonym np. w stosunku do postępowania podatkowego i kontrolnego, że nie może obejmować postępowania dowodowego. Powyższe wynika wprost z unormowania zawartego w art. 14h ustawy, który stanowi: w sprawach dotyczących interpretacji indywidualnej stosuje się odpowiednio przepisy art. 120, art. 121 § 1, art. 125, art. 129, art. 130, art. 135-137, art. 140, art. 143, art. 165a, art. 169 § 1-2, art. 170 i art. 171 oraz przepisy rozdziału 5, 6, 10 i 23 działu IV. W powołanym przepisie ustawodawca nie wymienia postępowania dowodowego, które regulują przepisy rozdziału 11 działu IV Ordynacji podatkowej. Powyższe przesądza o tym, że odpowiedź organu na pytanie Spółki o prawidłowość dokumentowania wydatków z uwagi na wskazany charakter postępowania o wydanie interpretacji może mieć jedynie charakter ogólny, zaś ocena, czy dla uznania konkretnego wydatku za koszt uzyskania przychodów wystarczające jest jego udokumentowanie w sposób opisany we wniosku może być dokonana tylko przez organ podatkowy prowadzący postępowanie dowodowe, w którym organ ten sprawdzi spełnienie wszystkich przesłanek pozwalających na uznanie konkretnego wydatku za koszt podatkowy na gruncie odpowiednich przepisów, w szczególności ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011r. nr 74 poz. 397 z późn. zm.), ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), a także ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 165, poz. 1316 ze zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: updop) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…). Zgodnie z tymi uregulowaniami, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, iż wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, bądź na zachowanie lub zabezpieczenie jego źródła. Zatem, każdy wydatek celowo poniesiony z zamiarem uzyskania przychodu, poza wyraźnie wskazanymi w art. 16 ust. 1 ustawy, powinien być uznany za koszt uzyskania przychodów. Do tak zdefiniowanych kosztów ustawodawca zalicza zarówno takie wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów w danym momencie, jak i te, których nie można w ten sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia.

W zakresie podróży służbowych, jeżeli pracodawca nie ureguluje wewnętrznie, w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania, zasad odbywania i rozliczania delegacji - obowiązywać będą przepisy właściwe dla pracowników sfery budżetowej. Definicję podróży służbowej zawiera art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). Wynika z niego, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika w terminie i miejscu określonych w poleceniu wyjazdu służbowego. Pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową krajową lub zagraniczną ma obowiązek zwrócić mu m.in. koszty podróży i noclegów. Pracodawca musi wypłacić pracownikowi także diety. Wynika to z przepisów wykonawczych do kodeksu pracy - Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. 2002 r., Nr 236, poz. 1990 ze zm.) albo poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.). Z przepisów obu rozporządzeń wynika również, że pracownikowi przysługuje zwrot : udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb; innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zasadniczo wszelkie podróże służbowe związane są z osiąganiem przychodów przez pracodawcę (przedsiębiorcę). Podejmowane są one bowiem w celu realizacji zadań służbowych, a tym z kolei można przypisać zamiar, intencję podjęcia ich w celu uzyskiwania przychodu przez firmę. W związku z powyższym, co do zasady wydatki ponoszone na podróż służbową stanowią koszt uzyskania przychodu. Spełniają one bowiem generalną przesłankę zaliczalności wydatków do kosztów, tj. poniesienie ich w celu uzyskania przychodu. Dotyczy to zarówno tych kosztów, które zostały wyraźnie wymienione w przepisach obu ww. rozporządzeń dotyczących podróży służbowych jako „należności za podróże służbowe", jak tych nienazwanych, uzasadnionych kosztów, które zostały poniesione w związku z podróżą służbową. Pamiętać oczywiście należy, że pewne koszty – które spełniają ogólne warunki zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu (poniesienie w celu uzyskania przychodu) – nie mogą stanowić kosztów podatkowych z racji tego, że zostały w całości lub w części wyłączone przez ustawodawcę spod pojęcia kosztów uzyskania przychodów. Dotyczy to także niektórych kosztów z tytułu podróży służbowych np. art. 16 ust. 1 pkt 30 updop.

Odnosząc powyższe do przedmiotowej sprawy należy uznać, że Spółka może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki ponoszone przez pracowników realizujących zadania służbowe poza siedzibą Spółki.

W kwestii, czy Spółka może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki na zadania służbowe zapłacone kartą służbową udokumentowane:

1.  formularzem zlecenia podróży służbowej zawierającym zlecenie odbycia podróży służbowej przez pracownika do określonego miejsca w określonym dniu/ach podpisanym przez pracownika i zaakceptowanym przez przełożonego (tj. zgodnie z obowiązującymi wewnętrznie procedurami);
2.  wyciągiem bankowym z karty służbowej zawierającym dane na temat podmiotu, na którego rzecz nastąpiła płatność; opis operacji, kwotę i datę obciążenia (dokumentem bankowym w rozumienia prawa bankowego) - pozostający w zgodności z oświadczeniem z pkt 3 poniżej;
3.  oświadczeniem pracownika zawierającym przyczynę braku faktury (rachunku), paragonu lub biletu za przejazd środkiem komunikacji (taxi, autobus, metro, kolej podmiejska, tramwaj) oraz zawierającym oświadczenie, iż przejazd odbywał się w ramach zleconej podróży służbowej (potwierdzonym przez przełożonego pracownika), organ podatkowy jak zaznaczono na wstępie, nie może z góry potwierdzić, że w niniejszej sprawie powyższe udokumentowanie spełnia wymóg prawidłowego udokumentowania wydatku uprawniającego Spółkę do zaliczenia go do kosztów podatkowych. Takie stwierdzenie w interpretacji pozbawiałoby organ podatkowy dokonujący kontroli w postępowaniu dowodowym prawa do weryfikacji dowodu. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie reguluje wprost sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów. Nie oznacza to jednak, że podatnik ma w tym zakresie pełną dowolność. Jak wynika z ugruntowanej linii orzeczniczej obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 updop. Skoro więc podatnik musi legitymować się dowodami potwierdzającymi istnienie związku przyczynowo-skutkowego, o którym mowa w art. 15 ust. 1 updop, to przede wszystkim musi posiadać dokumenty świadczące o poniesieniu wydatku.

Istotną wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów ustawodawca zawarł w z art. 9 ust. 1 updop, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Odrębne przepisy, o których mowa w tym artykule zawarte są w ustawie z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (dalej: uor). Przepisy art. 20, 21 i 22 tejże ustawy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. I tak, zgodnie z art. 20 ust.2 uor podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

1.  zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2.  zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom.

W myśl art. 20 ust.4 uor w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 uor dowód księgowy powinien zawierać co najmniej

1.  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2.  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3.  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych
4.  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5.  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6.  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeśli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (art.21 ust.1a).

Jak stanowi art. 22 ust.1 uor dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 oraz wolne od błędów rachunkowych.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych, choć niejednokrotnie dokumentem niewystarczającym. Na podatniku spoczywa więc ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Ma on obowiązek nie tylko udokumentować, że wydatek został poniesiony (prawidłowo zarachowany) ale wykazać także, że poniesiony został w celu osiągnięcia przychodu.

Reasumując należy uznać, że wydatki udokumentowane w sposób opisany przez Spółkę mogą stanowić koszt uzyskania przychodów Spółki, z tym jednak zastrzeżeniem, że ocena, czy w określonej sytuacji znajduje uzasadnienie udokumentowanie wydatku określonym dowodem może być dokonana przez organ podatkowy jedynie podczas postępowania dowodowego.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia opisanego w stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.