Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBI/1/415-953/11/BK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-12-22
Teza: w zakresie sposobu dokumentowania wydatków związanych z eksploatacją samochodów stanowiących własność wspólników spółki cywilnej wykorzystywanych na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej
Słowa kluczowe: koszt-koszty uzyskania przychodów; samochód-samochód osobowy
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawczyni, przedstawione we wniosku z dnia 28 sierpnia 2011r. (data wpływu do tut. Biura 6 września 2011r.), uzupełnionym w dniach 23 listopada i 2 grudnia 2011r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie sposobu dokumentowania wydatków związanych z eksploatacją samochodów stanowiących własność wspólników spółki cywilnej wykorzystywanych na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej – **jest nieprawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 6 września 2011r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie sposobu dokumentowania wydatków związanych z eksploatacją samochodów stanowiących własność wspólników spółki cywilnej wykorzystywanych na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Wniosek powyższy nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z dnia 28 października 2010r. Znak: IBPBI/1/415-953/11/BK, IBPBI/1/415-954/11/BK wezwano do jego uzupełnienia, co też nastąpiło w dniach 23 listopada i 2 grudnia 2011r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawczyni wraz z drugą osobą są wspólnikami spółki cywilnej. Do celów prowadzenia działalności gospodarczej wspólnicy zamierzają używać własne samochody osobowe, nie stanowiące środków trwałych firmy. Samochody stanowią własność każdego ze wspólników. Nie została spisana umowa użyczenia ww. samochodów ponieważ każdy wspólnik używać będzie wyłącznie własnego samochodu.

Rozliczenie kosztów związanych z eksploatacją samochodu dokonane będzie na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów. Każdy wspólnik prowadzić będzie swoją ewidencję przebiegu pojazdu wg zasad określonych w art. 23 ust. 46 (winno być art. 23 ust. 1 pkt 46) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do której wpisywane będą faktury oraz rachunki dokumentujące poniesione w danym okresie koszty eksploatacji samochodu, tj. faktury zwierające nr rejestracyjny pojazdu, dotyczące zakupu paliwa, koszty napraw i remontów oraz inne koszty użytkowania samochodu jak przegląd techniczny i ubezpieczenie (polisa wystawiona na właściciela samochodu).

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy faktury powinny być wystawiane na spółkę cywilną wraz z jej nr NIP, czy na poszczególnych wspólników spółki i ich nr NIP, aby spółka mogła uznać je za koszt uzyskania przychodów spółki, podlegający wpisowi do księgi przychodów i rozchodów spółki na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów?

Zdaniem Wnioskodawczyni, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 (katalogu wydatków podlegających wyłączeniu z kategorii kosztów uzyskania przychodów). W myśl art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu samochodu, podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Istotne elementy stanowiska Wnioskodawczyni przedstawiono również w części F. poz. 54 wniosku, gdzie wskazano, iż faktury i rachunki będą wystawiane na dane spółki cywilnej tj. nazwę spółki, adres spółki i NIP spółki. Pozwoli to na odliczenie podatku od towarów i usług z faktur i wykazanie wartości netto w ewidencji przebiegu pojazdów w niektórych sytuacjach, jak np. usługi remontowe i serwisowe dotyczące samochodu, ponieważ spółka jest podatnikiem VAT czynnym. Po zakończeniu każdego miesiąca, kwoty wynikające z miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków (z uwzględnieniem kwoty limitu kilometrów pomnożonych przez stawkę), będą wpisywane do podatkowej księgi przychodów i rozchodów spółki.

Na tle przedstawionego zdarzenia przyszłego stwierdzam, co następuje:

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2010r. Nr 51, poz. 307 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki – wydatek winien:

*   być poniesiony, w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
*   nie znajdować się wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów wskazanych w art. 23 ww. ustawy,
*   być właściwie udokumentowany.

Powyższe oznacza, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Wydatki muszą być zatem związane z wykonywaną działalnością gospodarczą i poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności i nie mogą być wymienione w katalogu wydatków nie uznawanych za taki koszt. Niespełnienie którejkolwiek z wyżej wskazanych przesłanek wyklucza możliwość zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej. Przy czym ciężar udowodnienia związku tego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą spoczywa na podatniku wywodzącym z powyższego zdarzenia określone skutki podatkowe.

Zgodnie z treścią art. 23 ust. 1 pkt 46 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Stosownie do postanowień art. 23 ust. 5 wyżej cytowanej ustawy, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36 i 46, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów nie wprowadzonych do ewidencji środków trwałych na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Zaznaczyć także należy, iż podatnik zobowiązany, jest posiadać dowody dokumentujące poniesienie wydatków (stwierdzające ich wysokość).

Elementy jakie powinna zawierać prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu określa art. 23 ust. 7 ustawy. Stanowi on, iż ewidencja, o której mowa w ust. 5 powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Jednocześnie wskazać należy, iż stosownie do Objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zawartych w rozporządzeniu z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2003r., Nr 152, poz. 1475 ze zm.), wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika powinny wynikać z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu (pkt 13 Objaśnień).

Z kolei w myśl art. 23 ust. 1 pkt 47 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Oznacza to, że w przypadku opłacania składek na ubezpieczenie samochodu osobowego składki te stanowią koszt uzyskania przychodu tylko w części ustalonej od wartości samochodu nie przekraczającej równowartości 20.000 euro (przeliczonej na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia).

Jak wskazano we wniosku Wnioskodawczyni na potrzeby prowadzonej w formie spółki cywilnej działalności gospodarczej, używa własny samochód osobowy niebędący środkiem trwałym Spółki (Spółka nie posiada również innego tytułu prawnego do ww. samochodu). Rozliczenie kosztów związanych z eksploatacją samochodu, dokonywane jest na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, do której wpisywane są faktury za poniesione wydatki (paliwo, koszty napraw i remontów oraz inne koszty użytkowania samochodu jak przegląd techniczny i ubezpieczenie). W związku z powyższym, Wnioskodawczyni może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej w formie spółki cywilnej pozarolniczej działalności gospodarczej faktyczne poniesione i udokumentowane wydatki związane z eksploatacją własnego samochodu osobowego, nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych, w kwocie nie wyższej niż obliczona zgodnie z cyt. powyżej art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przy czym w odniesieniu do wydatków z tytułu ubezpieczenia ww. samochodu winna uwzględnić również limit określony w art. 23 ust. 1 pkt 47 cyt. ustawy.

Warunkiem koniecznym zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jest jednakże właściwe prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów z uwzględnieniem informacji, o których mowa w art. 23 ust. 7 ww. ustawy oraz prawidłowe udokumentowanie poniesionych wydatków. Zauważyć przy tym należy, iż przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy nie wskazują na jaki podmiot (spółkę, czy wspólnika tej spółki) winny zostać wystawione faktury (rachunki) dokumentujące poniesienie ww. wydatków. Jednakże skoro spółka cywilna, której Wnioskodawczyni jest wspólnikiem nie posiada żadnego tytułu prawnego do wykorzystywania samochodu stanowiącego własność jej wspólnika, to faktury te (rachunki) winny być wystawione na wspólnika spółki a więc Wnioskodawczynię (jako osobę faktycznie użytkująca samochód osobowy).

Wobec powyższego przedstawione we wniosku stanowisko Wnioskodawczyni jest nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie nadmienić należy, iż zakresie pozostałych zagadnień objętych wnioskiem wydane zostaną odrębne rozstrzygnięcia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach ul. Prymasa Stefana Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.