Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP4/443-513/11-2/ISN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2011-10-13
Teza: Czy w przypadku faktur przekazywanych (udostępnianych) nabywcom w formie papierowej lub elektronicznej możliwe jest przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych wydruków faktur?
Słowa kluczowe: czynności-czynności opodatkowane; faktura; faktura-faktura elektroniczna; podatek-podatek od towarów i usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 1-art. 5; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 2-art. 8; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z o.o., przedstawione we wniosku z dnia 21 lipca 2011 r. (data wpływu 25 lipca 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu przechowywania przez Spółkę kopii faktur w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 25 lipca 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu przechowywania przez Spółkę kopii faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca prowadzi działalność handlową poprzez sieć marketów, zlokalizowanych w różnych miastach Polski. Z uwagi na charakter swojej działalności w ciągu roku, Spółka realizuje dużą liczbę transakcji, które są dokumentowane fakturami VAT. Wystawione faktury są ujmowane w elektronicznym systemie gospodarki towarowej (systemie sprzedaży) i rejestrze VAT. System sprzedaży przechowuje stale faktury, co umożliwia do nich dostęp w dowolnym momencie. Faktura przechowywana w systemie sprzedaży jest tożsama z dokumentem przekazywanym nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej. W związku z tym, że Zainteresowany wystawia rocznie wiele faktur, drukowanie i przechowywanie kopii faktur wiązałoby się z wysokimi kosztami i angażowaniem czasu pracy pracowników. Ponadto, drukowanie i przechowywanie dużej liczby kopii faktur rodziłoby ryzyko pomyłek w ewidencji i archiwizowaniu dokumentów. Tymczasem system sprzedaży pozwala na przechowywanie wystawionej faktury w formie elektronicznej. Przechowywana elektronicznie kopia faktury nie może być modyfikowana. Ponadto, system sprzedaży pozwala na stały dostęp do przechowywanych faktur, np. w razie kontroli podatkowej, oraz pozwala na ich przeszukiwanie.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w przypadku faktur przekazywanych (udostępnianych) nabywcom w formie papierowej lub elektronicznej możliwe jest przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych wydruków faktur?

Zdaniem Wnioskodawcy, zarówno w przypadku faktur przekazywanych (udostępnianych) nabywcom w formie papierowej jak i elektronicznej, możliwe jest przechowywanie przez niego kopii faktur w formie elektronicznej, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych wydruków, o ile faktury będą przechowywane bez możliwości modyfikacji treści ich zapisów oraz jeśli będzie możliwe ich przeszukiwanie według wybranych kryteriów.

Stanowisko Zainteresowanego oparte jest na szeregu argumentów, wynikających z przepisów prawa.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 r. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej Ustawą o VAT, podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Szczegółowe regulacje w zakresie wystawiania faktur zawiera rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. 2008 r. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące wystawiane są co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Na mocy § 19 ust. 3 rozporządzenia, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Z kolei § 21 ust. 1 rozporządzenia normuje, iż podatnicy są zobowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zgodnie § 21 ust. 3 i 4 rozporządzenia, „autentyczność pochodzenia” oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a „integralność treści” oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zdaniem Spółki, wszystkie wskazane w rozporządzeniu warunki przechowywania faktur zostaną przez nią spełnione.

1.  „Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego” Przechowywanie przez Wnioskodawcę faktur w formie elektronicznej w systemie sprzedaży gwarantuje pewność co do tożsamości wystawcy faktury. Warunek autentyczności pochodzenia jest zatem spełniony. Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:
    1.  imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
    2.  numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy (\`(...)\`);
    3.  numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”;
    4.  dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury (\`(...)\`);
    5.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
    6.  miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
    7.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
    8.  wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
    9.  stawki podatku;
    10.  sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
    11.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
    12.  kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.W fakturach przechowywanych przez Zainteresowanego powyższe dane nie są modyfikowane, a więc warunek zachowania integralności treści jest również spełniony. Wymogi wskazane powyżej oraz wymóg czytelności faktur przechowywanych elektronicznie zostaną spełnione przez Spółkę od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2.  „Łatwe ich odszukanie” Elektroniczny system sprzedaży Wnioskodawcy pozwala na łatwe i szybkie znalezienie poszukiwanych faktur.
3.  „Organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych”.

W przypadku żądania ze strony organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Zainteresowany zapewni dostęp do wskazanych przez organ faktur, np. poprzez ich wydruk lub poprzez przekazanie ich zapisu na elektronicznym nośniku danych (np. na płycie CD lub DVD).

Zgodnie z Encyklopedią PWN (http://encyklopedia.pwn.pl) przetwarzanie danych to „przekształcanie zbioru danych (dane wejściowe) w inny zbiór danych (dane wynikowe, wyjściowe) za pomocą programów komputerowych”.

System sprzedaży Spółki pozwala na przeszukiwanie przechowywanych w nim faktur m.in. pod kątem następujących kryteriów:

*   numer faktury,
*   numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy,
*   data wystawienia.

Zdaniem Wnioskodawcy, skoro na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej będzie on w stanie przeszukiwać (selekcjonować) zbiór przechowywanych elektronicznie faktur według wybranych kryteriów, by je organowi udostępnić, należy uznać, że wskazany w rozporządzeniu warunek zapewnienia możliwości przetwarzania danych zawartych w fakturach zostanie spełniony.

Zainteresowany podkreślił, że brak konieczności drukowania kopii faktur i przechowywania ich w formie papierowej, bez względu na to w jakiej formie faktury zostały przekazane nabywcom, wynika również z przepisów wspólnotowych - Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE. L 2006, Nr 347, poz. 1 ze zm.), dalej „Dyrektywa VAT”.

Zgodnie z art. 218 Dyrektywy VAT, państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone przez Dyrektywę VAT.

Art. 232 Dyrektywy VAT wskazuje, iż faktury wystawione zgodnie z przepisami sekcji 2 Dyrektywy VAT mogą zostać przesłane w formie papierowej lub, z zastrzeżeniem akceptacji odbiorcy, mogą zostać przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną.

Art. 244 Dyrektywy VAT określa, iż każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

Wreszcie art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT normuje, że: „Aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie, (\`(...)\`) może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury (\`(...)\`)”.

Brzmienie powyższych przepisów wskazuje, że Dyrektywa VAT nie wprowadza wymogu drukowania faktur i przechowywania ich w formie papierowej. Wprowadzenie obowiązku przechowywania kopii faktury w tożsamym z oryginałem formacie jest jedynie rozwiązaniem fakultatywnym. Przywołany art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT wskazuje, że państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Skoro zaś takie rozwiązanie (tożsamość oryginału i kopii faktury) jest fakultatywne, to nie może być ono rozwiązaniem obowiązkowym. Cechą regulacji fakultatywnej (w przypadku Dyrektywy) jest fakt, że w celu wprowadzenia jej do krajowego porządku prawnego, ustawodawca danego państwa członkowskiego musiałby wprowadzić owo rozwiązanie do krajowych przepisów.

Przepisy Ustawy o VAT oraz rozporządzenia nie zawierają treści analogicznej do przepisu art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT. Żaden przepis rozporządzenia, czy też Ustawy o VAT nie nakazuje „przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione”. W konsekwencji, należy uznać, iż polski ustawodawca nie skorzystał z możliwości wprowadzenia tego wymogu do prawodawstwa krajowego, w związku z czym przepisy krajowe nie przewidują takiego obowiązku.

Zauważyć należy, że w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania. Reasumując, wykładnia przepisów wspólnotowych prowadzi do wniosku, iż Wnioskodawca nie jest zobowiązany do przechowywania kopii faktur w formie papierowej bez względu na to, czy faktura została przekazana nabywcy w formie papierowej czy elektronicznej, gdy możliwe jest osiągniecie założonych celów poprzez przechowywanie faktury w formie elektronicznej w systemie sprzedaży.

Spółka podkreśliła, że za słusznością jej stanowiska przemawia również wykładnia celowościowa przywołanych przepisów. Wynika ona choćby z broszury informacyjnej Ministra Finansów z dnia 31 grudnia 2010 r. pt. „Najważniejsze zmiany w VAT od dnia 1 stycznia 2011 r.”. (http://www.mf.gov.pl/\_files\_/podatki/vat\_i\_akcyzowy/informacje/najwazniejsze\_zmiany\_w\_vat.pdf, str.24 i 25).

Poniżej fragment tego dokumentu:

„2. Zmiany w zakresie fakturowania elektronicznego

Od 1 stycznia 2011 r. wchodzą w życie bardzo istotne zmiany w zakresie fakturowania elektronicznego wprowadzone w związku z przyjęciem Dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L 44 z 22.07.2010, s. 11), która ma na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.

W dniu 17 grudnia 2010 r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, które zostało skorelowane ze zmianą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.). Celem zaproponowanych w ww. rozporządzeniach zmian jest uproszczenie obrotu fakturami, tak aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych w szczególności poprzez:

*   (…)
*   dopuszczenie przechowywania faktur w dowolnej postaci tj. papierowej lub elektronicznej niezależnie od sposobu wystawienia faktury (np. dopuszczenie możliwości drukowania jednego egzemplarza faktury „papierowej” dla nabywcy i przechowywania takiej faktury w formie elektronicznej przez dostawcę),
*   (…)”.

Zdaniem Wnioskodawcy, treść broszury Ministra Finansów jest dodatkowym potwierdzeniem, że będzie on mógł przechowywać kopie faktur w formie elektronicznej w systemie sprzedaży, bez konieczności ich wydruku i przechowywania w formie papierowej, bez względu na to, czy faktury są przekazywane nabywcom w formie papierowej czy elektronicznej.

Reasumując, prawidłowe jest stanowisko, zgodnie z którym bez względu na to, czy faktury są przekazywane nabywcy w formie papierowej czy elektronicznej, możliwe jest przechowywanie przez Zainteresowanego faktur w formie elektronicznej, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych wydruków, o ile faktury będą przechowywane w formie elektronicznej bez możliwości modyfikacji treści ich zapisów oraz jeśli będzie możliwe ich przeszukiwanie pod kątem wybranych kryteriów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177 poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W oparciu o art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1.  konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2.  potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3.  konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4.  stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych – art. 106 ust. 11 ustawy.

Na podstawie powyższych delegacji zawartych w powołanych przepisach, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661).

Należy zauważyć, iż w myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Powyższego przepisu nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 2 cyt. rozporządzenia).

W myśl § 21 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przy czym ust. 3 powołanego przepisu § 21 wyjaśnia, iż autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś ust. 4 stanowi, iż integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W sytuacji przekazywania faktur drogą elektroniczną stosuje się przepisy rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, zwanego dalej rozporządzeniem, które weszło w życie dnia 1 stycznia 2011 r. i ma również zastosowanie do sytuacji przedstawionej w przedmiotowej sprawie.

W myśl § 3 ust. 1-3 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

Zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 2 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury – rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI)). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją” – § 3 ust. 1 rozporządzenia.

W myśl § 3 ust. 2 rozporządzenia, akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Podkreślić należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Faktury przesłane drogą elektroniczną, na mocy § 6 rozporządzenia, są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zauważyć należy, iż powyższe przepisy zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. U. UE L. 10.189.1), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca z uwagi na prowadzoną działalność handlową, realizuje dużą liczbę transakcji, które są dokumentowane fakturami VAT. Wystawione faktury są ujmowane w elektronicznym systemie gospodarki towarowej (systemie sprzedaży) i rejestrze VAT. System sprzedaży przechowuje stale faktury, co umożliwia do nich dostęp w dowolnym momencie. Faktura przechowywana w systemie sprzedaży jest tożsama z dokumentem przekazywanym nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej. W związku z tym, że Zainteresowany wystawia rocznie wiele faktur, drukowanie i przechowywanie kopii faktur wiązałoby się z wysokimi kosztami i angażowaniem czasu pracy pracowników. Ponadto, drukowanie i przechowywanie dużej liczby kopii faktur rodziłoby ryzyko pomyłek w ewidencji i archiwizowaniu dokumentów. Tymczasem system sprzedaży pozwala na przechowywanie wystawionej faktury w formie elektronicznej. Przechowywana elektronicznie kopia faktury nie może być modyfikowana. Ponadto, system sprzedaży pozwala na stały dostęp do przechowywanych faktur, np. w razie kontroli podatkowej, oraz pozwala na ich przeszukiwanie. Ponadto z opisu sprawy wynika, iż zostaną spełnione wszystkie warunki, o których mowa w § 21 ust. 2 rozporządzenia, tj.: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Natomiast w przypadku żądania ze strony organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Zainteresowany zapewni dostęp do wskazanych przez organ faktur, np. poprzez ich wydruk lub poprzez przekazanie ich zapisu na elektronicznym nośniku danych (np. na płycie CD lub DVD).

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania kopii faktur w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem faktur w formie papierowej.

Zatem w przypadku faktur przekazywanych (udostępnianych) nabywcom w formie papierowej lub elektronicznej, możliwe będzie przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej, tj. bez konieczności drukowania i magazynowania papierowych wydruków faktur.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.