Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL2-1.4011.801.2020.1.AMN
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-01-26
Teza: Podatek dochodowy od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika związanych z przekazywaniem pracownikom zatrudnionym na podstawie umów o pracę informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Słowa kluczowe: deklaracje; deklaracje-deklaracja podatkowa; komunikacja; pracownik; przekazanie; płatnik; systemy; umowa-umowa o pracę
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 2 listopada 2020 r. (data wpływu 4 listopada 2020 r.), uzupełnionym w dniu 10 listopada 2020 r, o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika związanych z przekazywaniem pracownikom zatrudnionym na podstawie umów o pracę informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 4 listopada 2020 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika związanych z przekazywaniem pracownikom zatrudnionym na podstawie umów o pracę informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W dniu 10 listopada 2020 r. do tut. organu wpłynęło uzupełnienie wniosku.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

A. Sp. z o.o. produkuje komponenty i części do (…). Na dzień dzisiejszy Spółka zatrudnia ok. (…) pracowników w ramach umowy o pracę w rozumieniu art. 3 Kodeksu pracy, w związku z czym pełni funkcję płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych w rozumieniu przepisu art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jako płatnik podatku dochodowego przedsiębiorstwo posługuje się numerem NIP: (…).

W zakładzie pracy, pracownicy mają dostęp do zabezpieczonej platformy intranetowej „B”, która realizowana jest przy użyciu indywidualnego loginu oraz hasła danego pracownika. Za pomocą platformy pracownicy mają dostęp do swoich informacji płacowych za poszczególny miesiąc. Dostęp do platformy zostaje nadany w momencie zatrudnienia i realizowany jest przez przeglądarkę internetową za pośrednictwem sprzętu służbowego.

Dostęp wygasa wraz z ustaniem zatrudnienia.

W związku z dużą skalą zatrudnienia wymagającą wdrażania usprawnień i nowych rozwiązań w firmie oraz w trosce o dbałość środowiska, zakład pracy planuje udostępnić pracownikom imienne informacje PIT-11, zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w formie elektronicznej w zakładowym Intranecie. Informacje zostaną udostępnione na platformie pracownikom pozostającym w stosunku pracy w momencie ich wysyłania. Ponadto zostanie przeprowadzona kampania informująca pracowników o zmianie sposobu przekazywania deklaracji rocznych PIT-11, a także wydane odpowiednie zarządzenie wewnętrzne regulujące nowy sposób dostarczania informacji PIT-11. Pracownicy zwolnieni informacje PIT-11 otrzymają drogą pocztową.

Po zakończeniu roku podatkowego informacje PIT-11 dla pracowników zostaną wygenerowane w formie nieedytowalnych plików w formacie PDF, zgodnie z obowiązującym wzorem informacji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów. Następnie informacje PIT-11 zostaną podpisane za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez osobę wyznaczoną do obliczenia i poboru podatku oraz umieszczone na platformie. Jako potwierdzenie wywiązania się z obowiązku przekazania informacji PIT-11 pracownikom, wygenerowany zostanie przez system informatyczny raport potwierdzający datę przekazania informacji PIT-11.

Ponadto pracodawca będzie miał również możliwość wygenerowania raportu z logowania pracowników zawierający datę i godzinę zalogowania się na indywidualne konto.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy przekazanie pracownikom informacji PIT-11 w formie elektronicznej na zakładowej, zabezpieczonej platformie internetowej stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
2.  Czy pracownicy muszą wyrazić zgodę na otrzymanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej za pośrednictwem firmowego Intranetu?
3.  Jeżeli pozyskanie zgody pracownika, o której mowa w punkcie 2 jest konieczne, to czy może zostać ona wyrażona w formie oświadczenia woli pracownika złożonego w Intranecie poprzez zaznaczenie odpowiedzi „tak” lub „nie” na pytanie: „czy wyraża Pan/Pani zgodę na otrzymanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej?”
4.  Czy wygenerowany przez system informatyczny raport z datą umieszczenia informacji PIT-11 na platformie internetowej będzie wystarczającym potwierdzeniem przekazania informacji PIT-11 podatnikom.

Zdaniem Wnioskodawcy, z uwagi na fakt, iż w przepisach podatkowych brak jest regulacji, które nakazywałyby płatnikom przekazywać podatnikom deklaracje podatkowe w określonej formie (w tym przypadku w papierowej), przekazanie podatnikowi przez płatnika imiennej informacji, o której mowa w art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za pomocą platformy internetowej w formie pliku PDF zawierającego informację PIT-11 podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym - zdaniem Spółki realizuje obowiązek przekazania podatnikowi informacji PIT-11.

W zakresie pytania 2, Spółka nie znajduje przepisów mówiących o wymogu uzyskania przez płatnika zgody od pracowników na przekazywanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej na zabezpieczonej platformie internetowej. Warto nadmienić, iż dzięki takiej formie przekazywania informacji PIT-11, pracownicy będą mieli dostęp do informacji PIT-11 w dowolnym momencie.

W zakresie pytania 3, Spółka pragnie zaznaczyć, iż dąży do digitalizacji i dba o środowisko, a skala zatrudnienia nieustannie wymaga wdrażania nowych rozwiązań i usprawnień. Oświadczenie woli pracownika zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego w formie elektronicznej jest właściwe i zasadne.

W zakresie pytania 4, zdaniem Spółki, wygenerowany przez system informatyczny raport z dokładną datą przekazania informacji PIT-11 na zabezpieczoną platformę, będzie wystarczającym potwierdzeniem przekazania pracownikom imiennych informacji. Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnik zobowiązany jest jedynie do przesłania podatnikowi imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru.

Wnioskodawca wskazał, że prezentowane przez Spółkę stanowiska znajdują potwierdzenie w interpretacjach organów podatkowych, w szczególności:

*   Interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 5 sierpnia 2020 r. znak: 0115-KDIT2.4011.473.2020.l.HD.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325, z późn. zm.), płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Na podstawie art. 31 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1387, z późn. zm.), osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Na mocy art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74 i 148. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

W kontekście zagadnienia przedstawionego we wniosku w pierwszej kolejności wskazać należy, że niewywiązanie się przez płatnika z obowiązku przekazania podatnikowi i organowi podatkowemu przewidzianych prawem informacji stanowi przesłankę do pociągnięcia go do odpowiedzialności karno-skarbowej.

Zgodnie bowiem z art. 80 § 2 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2020 r., poz. 19, z późn. zm.), płatnik oraz podmiot, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, niepełniący funkcji płatnika, który wbrew obowiązkowi nie składa w terminie podatnikowi lub właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej lub informacji, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 2 powołanej ustawy, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Z powołanych powyżej przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że do obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych należy:

*   obliczenie podatku;
*   pobranie od podatnika podatku,
*   wpłacenie podatku we właściwym terminie organowi podatkowemu,
*   sporządzenie we właściwej formie informacji o wysokości osiągniętych dochodów i przekazanie jej podatnikowi oraz organowi podatkowemu.

Dokonując zatem interpretacji art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należy stwierdzić, że nakłada on na płatników obowiązek przesłania/przekazania podatnikom i odpowiednim urzędom skarbowym – imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru (PIT-11). Jednocześnie przepis ten nie określa zasad przesłania/przekazania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym na podstawie stosunku pracy) informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników, tj. nie reguluje zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisie tym ustawodawca wprowadził jedynie wymóg sporządzenia takiej informacji według ustalonego wzoru i przekazania ich podatnikom przez płatników. Również przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają – tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej). Z tych względów należy uznać, że przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Przenosząc powyższe na grunt analizowanej sprawy należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że przekazanie pracownikom informacji PIT-11 w opisany we wniosku sposób, tj. poprzez ich udostępnienie przy użyciu indywidualnego loginu i hasła pracownika w formie elektronicznej w (jako nieedytowalnego pliku w formacie PDF, zgodnie z obowiązującym wzorem informacji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów, podpisanego za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez osobę wyznaczoną do obliczenia i poboru podatku) na zabezpieczonej platformie internetowej („B”) oraz przy jednocześnie przeprowadzonej kampanii informującej pracowników o zmianie sposobu przekazywania informacji PIT-11 i wydania odpowiedniego aktu wewnętrznego regulującego nowy sposób jej dostarczania – stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Skoro dostęp do ww. platformy – jak podaje Wnioskodawca – zostaje nadany w momencie zatrudnienia a wygasa wraz z ustaniem zatrudnienia, realizowany jest przez przeglądarkę internetową za pośrednictwem sprzętu służbowego, za pomocą platformy pracownicy mają dostęp do swoich informacji płacowych za poszczególny miesiąc – można zatem rzec, że korzystanie przez pracownika z platformy internetowej jest jego obowiązkiem (wynika z faktu zatrudnienia i z wewnętrznych regulacji). Oznacza to, że pracownik zaakceptował takie warunki wykonywania swojej pracy i dostępu do informacji.

W rezultacie przekazanie przez płatnika informacji PIT-11 za pośrednictwem opisanej we wniosku platformy nie wymaga uzyskania od pracownika dodatkowej zgody w tym zakresie.

Z wniosku wynika również, że jako potwierdzenie wywiązania się z obowiązku przekazania informacji PIT-11 pracownikom, wygenerowany zostanie przez system informatyczny raport potwierdzający datę przekazania informacji PIT-11. Ponadto pracodawca będzie miał również możliwość wygenerowania raportu z logowania pracowników zawierający datę i godzinę zalogowania się na indywidualne konto. W tym miejscu zauważyć należy, że przepisy nie wskazują sposobu potwierdzania przekazania pracownikom informacji PIT-11. Jednakże w sytuacji, gdy z wygenerowanego przez system informatyczny raportu wynikać będzie data przekazania informacji PIT-11, a więc udostępnienia informacji PIT-11 przez płatnika, co z kolei umożliwi swobodne jej pobranie przez pracownika poprzez przeglądarkę internetową za pośrednictwem sprzętu służbowego – to uznać należy, że raport ten potwierdzi realizację przez Wnioskodawcę obowiązku przekazania informacji pracownikom.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie tut. organ odstępuje od odpowiedzi na zawarte we wniosku pytanie nr 3, gdyż uwarunkowana ona była negatywną oceną stanowiska w odniesieniu do pytania nr 2, co w przedmiotowej sprawie nie miało miejsca.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do powołanego przez Wnioskodawcę pisma urzędowego co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, tut. organ informuje, że zostało ono wydane w indywidualnej sprawie i nie ma zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…) za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP. W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.