Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.758.2020.2.KK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-02-19
Teza: Prawo do przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a także prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur.
Słowa kluczowe: faktura; faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 13250 z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku 11 grudnia 2020 r. (data wpływu droga e-PUAP 16 grudnia 2020 r.), uzupełnionym pismem z dnia 3 lutego 2021 r. (data wpływu drogą elektroniczną e-PUAP 3 luty 2021 r.) w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu z dnia 28 stycznia 2021 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.758.2020.1.KK (doręczone Stronie w dniu 28 stycznia 2021 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a także prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 16 grudnia 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, uzupełniony pismem z dnia 3 lutego 2021 r. (data wpływu drogą elektroniczną e-PUAP 3 luty 2021 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. Organu z dnia 28 stycznia 2021 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.758.2020.1.KK (doręczone Stronie w dniu 28 stycznia 2021 r.), dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, a także prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, działającym w branży farmaceutycznej.

Spółka zatrudnia pracowników, którzy odbywają podróże służbowe w rozumieniu art. 775 § 1 Kodeksu pracy (dalej: „podróże służbowe”).W ramach podróży służbowych pracownicy ponoszą wydatki związane z podróżami służbowymi. Tego typu wydatki obejmują m.in.: koszty dojazdów, w tym dojazdów samochodami służbowymi lub prywatnymi, koszty noclegów.

Ponadto pracownicy Spółki, w ramach wykonywania obowiązków służbowych, mogą również dokonywać różnego rodzaju zakupów związanych z prowadzoną przez Spółkę działalnością operacyjną i promocyjną, przykładowo: nabywają usługi gastronomiczne, cateringowe, artykuły spożywcze, materiały biurowe, wyposażenie o niskiej wartości oraz inne (dalej: „wydatki”).

Z uwagi na fakt, że wydatki opisane powyżej są ponoszone przez pracowników, Spółka zwraca pracownikom poniesione wydatki po ich właściwym udokumentowaniu. Obecnie rozliczanie powyższych kosztów z pracownikami odbywa się elektronicznie, na podstawie zebranych i przedstawionych przez pracowników dokumentów będących dowodami księgowymi (tj. faktur, faktur korygujących, not księgowych, paragonów za autostradę lub parking, dowody opłaty pocztowej, skarbowej i innej, bilet lotniczy, kolejowy i inny), potwierdzającymi poniesienie wydatku (dalej: „dokumenty” lub „dowody księgowe”). Wszystkie dokumenty potwierdzające wydatki dokonywane przez pracowników są zbierane i przechowywane w formie papierowej.

Pracownicy rozliczają wydatki w systemie informatycznym, służącym do zarządzania wyjazdami służbowymi oraz rozliczania wydatków związanych z codzienną działalnością operacyjną i promocyjną (dalej: „System”). Przed rozpoczęciem planowanej podróży lub dokonaniem rezerwacji na cele podróży, pracownik wprowadza polecenie wyjazdu służbowego, („PWS”) tj. pracownik zgłasza i rezerwuje wyjazd służbowy / wydatek związany z wyjazdem służbowym w Systemie.

Z kolei w ramach codziennych aktywności związanych z wykonywaniem obowiązków, pracownik dokumentuje poniesione koszty służbowe, gromadząc dowody zakupu towarów i usług na cele operacyjne lub promocyjne. Na bazie zgromadzonych dowodów, pracownik dokonuje rozliczenia poniesionych kosztów w Systemie informatycznym, co stanowi podstawę do wygenerowania przez System wydruku raportu, stanowiącego zbiorcze zestawienie rozliczanych wydatków służbowych poniesionych przez pracownika („Raport wydatków”). Pracownik drukuje Raport wydatków z Systemu, dołączając do niego oryginały dowodów księgowych dokumentujących poniesione przez pracownika wydatki wraz z dokumentacją towarzyszącą (jeśli jest wymagana). Taki zestaw dokumentów zostaje przekazany do bezpośredniego przełożonego, który akceptuje Raport wydatków w Systemie (lub kwestionuje wydatek cofając rozliczenie w systemie do korekty przez pracownika).

Po zaakceptowaniu wydatków w systemie przez bezpośredniego przełożonego, komplet dokumentacji jest przesyłany do centrum skaningu, w którym otrzymane dokumenty są skanowane oraz następnie ich elektroniczna wersja jest dołączana (podpinana) pod Raport wydatków w Systemie. W następnym etapie, właściwy do tego zespół odpowiedzialny za obsługę księgową rozliczeń pracowniczych, dokonuje kontroli formalno-rachunkowej wydatków, które następnie podlegają księgowaniu. Na końcu dokonywany jest zwrot poniesionych kosztów na rzecz pracownika.

Dokumenty te są przechowywane przez Spółkę w dwóch formach, tzn. w formie zeskanowanych dokumentów w wersji elektronicznej oraz oryginały dokumentów w wersji papierowej. Tym samym Spółka prowadzi podwójną archiwizację (papierową oraz elektroniczną) tych samych dokumentów. Oryginały dokumentacji są obecnie archiwizowane przez Spółkę przez okres 10 lat.

Biorąc pod uwagę liczbę pracowników zatrudnianych przez Spółkę oraz charakter ponoszonych wydatków, każdorazowe zbieranie i przechowywanie dowodów księgowych dokumentujących poniesione przez pracowników wydatki w formie papierowej, jest procesem czasochłonnym i uciążliwym.

W związku z powyższym, Spółka planuje wdrożenie w pełni elektronicznego systemu rozliczania wydatków ponoszonych przez pracowników, zmieniającego sposób archiwizacji omawianych dokumentów. W ramach przedmiotowego systemu cyfrowe kopie dowodów zakupu (stworzone przez pracownika Spółki przy użyciu skanera, telefonu komórkowego lub aparatu fotograficznego) lub kopie oryginałów dokumentów wystawionych w formie elektronicznej, byłyby zapisywane w nieedytowalnym formacie elektronicznym, w jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku, a następnie wprowadzane do Systemu oraz dołączane do Raportu wydatków, celem przesłania ich do dalszej akceptacji. Spółka nie będzie posiadała papierowych oryginałów dowodów księgowych poniesienia wydatków, a jedynie System będzie przechowywał cyfrowy obraz dowodu zakupu. Po rozliczeniu wydatków i uzyskaniu informacji z systemu o zaksięgowaniu wydatków, pracownicy będą mogli dokonać zniszczenia papierowych oryginałów rozliczanych dokumentów księgowych.

W ramach funkcjonowania nowego systemu, Wnioskodawca zamierza zapewnić funkcjonowanie określonych kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Kontrole biznesowe, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, będą realizowane w następujący sposób:

1.  Pracownik planujący podróż służbową lub dokonujący rezerwacji usług na cele podróży, będzie musiał wypełnić PWS. Z chwilą przesłania wniosku PWS przełożony pracownika, otrzymuje powiadomienie mailowe ze szczegółami rezerwacji. Wnioski te będą stanowiły dokumenty uzupełniające. Pracownik wnioskujący o zwrot poniesionego wydatku, po wprowadzeniu kosztu do Systemu, będzie musiał dołączyć cyfrowy obraz dowodu księgowego (skan, zdjęcie zrobione przy użyciu telefonu komórkowego, tabletu itp.). Cyfrowy obraz dowodu księgowego wydatków będzie dostępny w nieedytowalnej wersji elektronicznej w Systemie.
2.  Obowiązkiem pracownika będzie dołożenie wszelkich starań, aby podłączone obrazy dokumentów były czytelne i zgodne z wystawionymi przez dostawcę oryginałami.
3.  Następnie przełożony pracownika dokona weryfikacji oraz akceptacji wydatków w Systemie, na podstawie dołączonych przez pracownika cyfrowych kopii dowodów księgowych. Weryfikacja dokonywana przez przełożonego będzie miała na celu potwierdzenie, że dana usługa / wydarzenie / podróż służbowa miała miejsce i jest związana z prowadzoną przez Spółkę działalnością (w szczególności w zakresie miejsca, czasu, uczestników i charakteru wydarzenia, kosztu, dostawcy itp.). Przełożony będzie również weryfikował wpisany wydatek z załączonym obrazem.
4.  Po akceptacji przełożonego, zespół odpowiedzialny za obsługę księgową rozliczeń pracowniczych, dokona kontroli formalno-rachunkowej wydatków oraz ich księgowania. Sprawowana kontrola wydatków będzie obejmować weryfikację czytelności załączników oraz prawidłowość wprowadzenia danych do Systemu.

Cyfrowy obraz dokumentów księgowych, w tym faktur będzie zapisywany w nieedytowalnym formacie elektronicznym, w jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku, a zatem jakakolwiek ingerencja w treść obrazu dokumentu będzie całkowicie wykluczona.

Weryfikacja dokumentów pod względem formalno-rachunkowym i ich zatwierdzanie przez autoryzowane osoby, dokonywana jest i będzie w całości elektronicznie. Dowody księgowe poniesienia wydatków będą archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe. Archiwizacja będzie się odbywać w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie (co do zasady w sposób łatwiejszy i szybszy niż w ramach obecnego systemu archiwizacji, opartego na dokumentach w formie papierowej), przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki. Dzięki temu dokumenty uzyskane przez pracowników będą przetwarzane w formie elektronicznej, znacznie trwalszej, tańszej i łatwiejszej w obsłudze niż obecny system bazujący na dokumentach papierowych.

W tak przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Spółka pragnie uzyskać potwierdzenie, iż planowane wprowadzenie elektronicznego systemu archiwizacji i zarządzania dowodami księgowymi, związanymi z rozliczaniem wydatków ponoszonych przez pracowników w ramach podróży służbowych lub powierzonych im obowiązków służbowych, nie wpłynie w żaden sposób na jej prawa w zakresie odliczania podatku VAT naliczonego, tj. będzie ona miała prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w taki sposób (przy założeniu spełnienia pozostałych warunków takiego odliczenia).

W uzupełnieniu do wniosku, Wnioskodawca wskazał, że wydatki ponoszone przez Spółkę udokumentowane na fakturach będą służyć czynnościom opodatkowanym podatkiem od towarów i usług przez Spółkę. Wydatki ponoszone przez Spółkę, udokumentowane na fakturach będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm. dalej: „ustawa o VAT”), jednakże Spółka nie będzie odliczać podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary i usługi będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o VAT.

Wnioskodawca nie będzie przechowywał faktur na terytorium kraju, lecz przedmiotowe faktury będą przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, zgodnie z art. 112a ust. 3 oraz 4 ustawy o VAT. W przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju Spółka zapewni możliwość dostępu on-line do systemu, w którym archiwizowane są obrazy faktur organom wymienionym w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT, lub dostarczy na każde życzenie organów podatkowych obrazy dokumentów zarchiwizowane w systemie w wersji elektronicznej.

W ocenie Spółki, sposób przechowywania otrzymywanych faktur, będzie zapewniał autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania poprzez sprawowaną kontrolę merytoryczną przełożonego, który na podstawie załączonego cyfrowego obrazu faktury oraz posiadanej wiedzy o celowości wydatku, zobowiązany jest do dokonania analizy przedstawionego dokumentu, w tym weryfikacji merytorycznej wydatku (w szczególności co do celowości jego poniesienia, wysokości oraz zakresu poniesionych kosztów), konieczność zapisu cyfrowego obrazu faktur w nieedytowalnym formacie elektronicznym, w jakości pozwalającej na pełną czytelność faktury, kontrolę formalną dokonywaną przez zespół odpowiedzialny za obsługę księgową rozliczeń, która będzie obejmować weryfikację czytelności cyfrowego obrazu faktury oraz weryfikację prawidłowości wprowadzonych danych do Systemu w porównaniu z załączonym cyfrowym obrazem faktury.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym opisany we wniosku sposób archiwizowania obrazu elektronicznego faktur (oraz dokumentów zrównanych z fakturami wymienionych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur Dz. U. z 2013 r. poz. 1485 - ze zm.), dotyczących wydatków pracowniczych w zakresie podróży służbowych oraz wydatków operacyjnych i promocyjnych jest zgodny z przepisami ustawy o VAT, a Spółce będzie przysługiwać, na podstawie art. 86 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na podstawie faktur (oraz dokumentów zrównanych z fakturami wymienionych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur Dz. U. z 2013 r. poz. 1485), dotyczących wydatków pracowniczych w zakresie podróży służbowych oraz wydatków operacyjnych i promocyjnych, podlegających archiwizacji w sposób opisany we wniosku (przy założeniu, iż pozostałe warunki takiego obniżenia będą spełnione oraz przy założeniu, że nie znajdą zastosowania negatywne przesłanki zawarte w art. 88 ustawy o VAT)?

Zdaniem Wnioskodawcy, opisany we wniosku sposób archiwizowania obrazu elektronicznego faktur (oraz dokumentów zrównanych z fakturami wymienionych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur Dz. U. z 2013 r. poz. 1485 – ze zm.), dotyczących wydatków pracowniczych w zakresie podróży służbowych oraz wydatków operacyjnych i promocyjnych jest zgodny z przepisami ustawy o VAT, a Spółce będzie przysługiwać, na podstawie art. 86 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na podstawie faktur (oraz dokumentów zrównanych z fakturami wymienionych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur Dz. U. z 2013 r. poz. 1485), dotyczących wydatków pracowniczych w zakresie podróży służbowych oraz wydatków operacyjnych i promocyjnych, podlegających archiwizacji w sposób opisany we wniosku (przy założeniu, iż pozostałe warunki takiego obniżenia będą spełnione oraz przy założeniu, że nie znajdą zastosowania negatywne przesłanki zawarte w art. 88 ustawy o VAT).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.) zwanej dalej „ustawą”, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną, w myśl art. 2 pkt 32 ustawy, jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej, podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy – zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Stosownie do § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485), faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

1.  numer i datę wystawienia,
2.  imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
3.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
4.  informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
5.  kwotę podatku,
6.  kwotę należności ogółem.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument, zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia, rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Natomiast przez integralność treści faktury, rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą, bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT, powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jaki wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, działającym w branży farmaceutycznej, który zatrudnia pracowników. W ramach podróży służbowych, pracownicy ponoszą wydatki, związane z podróżami służbowymi. Tego typu wydatki obejmują m.in.: koszty dojazdów, w tym dojazdów samochodami służbowymi lub prywatnymi, koszty noclegów. Ponadto pracownicy Spółki, w ramach wykonywania obowiązków służbowych, mogą również dokonywać różnego rodzaju zakupów związanych z prowadzoną przez Spółkę działalnością operacyjną i promocyjną, przykładowo: nabywają usługi gastronomiczne, cateringowe, artykuły spożywcze, materiały biurowe, wyposażenie o niskiej wartości oraz inne.

Dokumenty te są przechowywane przez Spółkę w dwóch formach, tzn. w formie zeskanowanych dokumentów w wersji elektronicznej oraz oryginały dokumentów w wersji papierowej. Oryginały dokumentacji są obecnie archiwizowane przez Spółkę przez okres 10 lat.

Spółka planuje wdrożenie w pełni elektronicznego systemu rozliczania wydatków ponoszonych przez pracowników, zmieniającego sposób archiwizacji omawianych dokumentów. W ramach przedmiotowego systemu, cyfrowe kopie dowodów zakupu lub kopie oryginałów dokumentów, wystawionych w formie elektronicznej byłyby zapisywane w nieedytowalnym formacie elektronicznym, w jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku. Spółka nie będzie posiadała papierowych oryginałów dowodów księgowych poniesienia wydatków, a jedynie System, będzie przechowywał cyfrowy obraz dowodu zakupu.

W ramach funkcjonowania nowego systemu, Wnioskodawca zamierza zapewnić funkcjonowanie określonych kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Archiwizacja będzie się odbywać w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie, przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki.

Wydatki ponoszone przez Spółkę, udokumentowane na fakturach, będą służyć czynnościom opodatkowanym podatkiem od towarów i usług. Wydatki ponoszone przez Spółkę wymienione w art. 88 ustawy, nie będą podlegały odliczeniom.

Wnioskodawca będzie przechowywał faktury poza terytorium kraju w formie elektronicznej, zgodnie z art. 112a ust. 3 oraz 4 ustawy o VAT. W przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju, Spółka zapewni możliwość dostępu on-line do systemu, w którym archiwizowane są obrazy faktur, organom wymienionym w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT lub dostarczy na każde życzenie organów podatkowych obrazy dokumentów zarchiwizowane w systemie w wersji elektronicznej.

Sposób przechowywania otrzymywanych faktur będzie zapewniał autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania.

W tak przedstawionym opisie sprawy wątpliwości Wnioskodawcy, dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych w formie elektronicznej.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur i dokumentów zrównanych z nimi w formie elektronicznej, w sposób opisany przez Spółkę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak wskazał Wnioskodawca faktury będą zapisywane w nieedytowalnym formacie elektronicznym, w jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku. Archiwizacja będzie się odbywać w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie, przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki. W ramach funkcjonowania nowego systemu Wnioskodawca zapewni funkcjonowanie określonych kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W przypadku przechowywania faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju, Spółka zapewni możliwość dostępu on-line do systemu, w którym archiwizowane są obrazy faktur organom wymienionym w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT lub dostarczy na każde życzenie organów podatkowych obrazy dokumentów zarchiwizowane w systemie w wersji elektronicznej.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur oraz dokumentów stanowiących faktury zgodnie z § 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur otrzymywanych przez Spółkę, zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur, a także umożliwia dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z kolei art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

1.  (uchylona),
2.  nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,
3.  usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur, w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT.

Zgodnie z opisem sprawy, Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Spółka nabywa towary i usługi dokumentowane fakturami, wykorzystywane do działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Niektóre z zakupionych towarów będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy ale nie będą one podlegały odliczeniom.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT, w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Analizując okoliczności faktyczne sprawy, na tle przedstawionych przepisów prawa, wskazać należy, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach i dokumentach z nimi zrównanych, dokumentujących zakup towarów i usług służących wyłącznie do działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Powyższe wynika z faktu, że w analizowanym przypadku będą spełnione – wskazane w art. 86 ust. 1 ustawy – przesłanki warunkujące prawo do odliczenia podatku naliczonego. Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, nabyte towary i usługi będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Natomiast w odniesieniu do faktur dokumentujących wydatki wymienione w art. 88 ustawy (z zastrzeżeniem wyjątków wymienionych w tym przepisie), Wnioskodawca nie będzie posiadał takiego prawa.

Zatem należy zgodzić się ze Spółką, że faktury i dokumenty z nimi zrównane mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur, pozwala zachować Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

W związku z tym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania w formie elektronicznej otrzymanych przez Spółkę w wersji papierowej faktur i dokumentów zrównanych z fakturami uprawniających do odliczenia podatku VAT. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują kwestii przechowywania w sposób elektroniczny innych dokumentów. Zatem niniejsza interpretacja nie dotyczy elektronicznego przechowywania pozostałych dokumentów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawcy.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.