Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB4/415-792/11-3/MP
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2012-01-13
Teza: Brak jest przesłanek uniemożliwiających przekazywanie informacji PIT-11 oraz PIT-40 w formie elektronicznej podpisem elektronicznym, umieszczonej na zabezpieczonej platformie internetowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Słowa kluczowe: deklaracje; poczta-poczta elektroniczna; podpis-podpis elektroniczny; przekaz; płatnik; zeznania-zeznania podatkowe
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 37 (uchylony); [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 7-art. 39

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 20.10.2011 r. (data wpływu 24.10.2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazania przez płatnika podatnikowi informacji PIT-11 oraz PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 24.10.2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości przekazania przez płatnika podatnikowi informacji PIT-11 oraz PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest pracodawcą zatrudniającym około 2 tysięcy pracowników na terenie całej Polski. Każdy z pracowników ma dostęp do wewnętrznej, odpowiednio zabezpieczonej, prywatnej sieci komputerowej przedsiębiorstwa, w dwojakiej formie:

*   pracownicy pracujący w siedzibie głównej Spółki logują się do wewnętrznej sieci „Intranet” przy użyciu indywidualnego loginu i hasła,

*   pracownicy zatrudnieni poza siedzibą główną Spółki logują się do wewnętrznej sieci za pomocą aplikacji Intranet PCP, przy użyciu indywidualnych kart SID (Jednoznaczny Numer Identyfikacyjny Sprzedawcy).

Oba sposoby logowania umożliwiają pracownikom współużytkowanie danych znajdujących się w prywatnej sieci przedsiębiorstwa, wymianę informacji, odbieranie dokumentów oraz korzystanie z poczty elektronicznej. Wnioskodawca zamierza wykorzystać zabezpieczoną, prywatną sieć komputerową przedsiębiorstwa do przekazywania podatnikom, będącym pracownikami Spółki, deklaracji podatkowych PIT-11 i PIT-40 za 2011 rok w formie elektronicznych plików zaopatrzonych w kwalifikowany podpis elektroniczny.

Wnioskodawca zamierza przeprowadzić tę operację w sposób następujący:

*   wygenerowanie informacji podatkowych PIT-11/PIT-40 w wersji PDF w postaci plików, w nieedytowalnym formacie PDF, zgodnie z obowiązującym wzorem deklaracji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów,

*   następnie, deklaracje PIT-11/PIT-40 zostaną podpisane cyfrowo kwalifikowanym podpisem elektronicznym,

*   na deklaracjach w miejscu podpis i pieczątka osoby odpowiedzialnej za obliczenie i pobranie podatku zostanie naniesiony znak graficzny informujący, że dokument został podpisany cyfrowo,

*   deklaracje zostaną zamieszczone na zabezpieczonej platformie Intranet i platformie Internetowej PCP i będą dostępne poprzez linki zarówno do odczytu jak i pobrania w formie plików podpisanych cyfrowo,

*   do pracowników zostanie wysłana, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, informacja o publikacji deklaracji PIT-11/PIT-40 na zabezpieczonej platformie internetowej,

*   pracownicy mający dostęp do Intranet logują się poprzez podanie unikalnego indywidualnie nadanego loginu i podanie hasła dostępu (hasło generowane i aktualizowane jest przez pracownika),

*   pracownicy mający dostęp do aplikacji Internet PCP logują się za pomącą karty SID (Jednoznaczny Numer Identyfikacyjny Sprzedawcy) zabezpieczonej kodem PIN, który jest znany tylko pracownikowi,

Obie platformy dostępowe będą zapisywać datę i godzinę pierwszego dostępu pracownika do udostępnionych deklaracji.

Będzie również możliwe wygenerowanie raportu z logowania podatników do platformy z zamieszczonymi informacjami PIT-11/PIT-40. Raport z logowania będzie zawierał potwierdzenie dostępu z datą i godziną otwarcia.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy płatnik przekazując pracownikowi roczne obliczenie podatku, o którym mowa w art. 37 ust. 3 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.) lub imienną informację, o której mowa w art. 39 ust. 1 ww. ustawy za pomocą środków komunikacji elektronicznej - wiadomość elektroniczna z podpisem elektronicznym - na zabezpieczonej platformie internetowej realizuje obowiązek przekazania pracownikowi stosownej informacji?
2.  Czy konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody podatnika na przekazanie informacji PIT-11/ PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektronicznej?
3.  Czy raport z logowania podatników do platformy internetowej będzie wystarczającym potwierdzeniem przekazania informacji PIT-11/PIT-40 podatnikom?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 37 ust. 3 oraz art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.) w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnik jest obowiązany przekazać podatnikowi roczne obliczenie podatku lub imienną informację o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy.

Zdaniem Wnioskodawcy, płatnik przekazując pracownikowi roczne obliczenie podatku, o którym mowa w art. 37 ust. 3 lub imienną informację, o której mowa w art. 39 ust. 1, za pomocą środków komunikacji elektronicznej - wiadomość elektroniczna z podpisem elektronicznym - realizuje obowiązek przekazania pracownikowi stosownej informacji. Na gruncie przepisów podatkowych brak jest regulacji, które nakazywałyby płatnikom przekazywać deklaracje podatnikom w tylko jednej określonej formie, w tym przypadku w formie. W odniesieniu do określonego w art. 37 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych rocznego obliczenia podatku oraz w art. 39 ust. 1 cytowanej ustawy imiennej informacji, ustawodawca nie nałożył na płatnika obowiązku przekazywania tych informacji w formie papierowej, wprowadził jedynie wymóg ich przekazania według wzoru deklaracji określonego w rozporządzeniu Ministra Finansów.

Wnioskodawca uważa, że deklaracja PIT-11/PIT-40 może być w związku z powyższym przekazana również w formie elektronicznej, przy zachowaniu stosownego wzoru deklaracji i przy zapewnieniu, że deklaracja trafi do właściwego adresata, adresat ten będzie miał możliwość jej odczytania, dane zawarte na deklaracji będą prawidłowe i zabezpieczone w ten sposób, iż nie będą mogły być modyfikowane oraz dane te będą autoryzowane przez płatnika w formie złożonego na deklaracji elektronicznego podpisu kwalifikowanego.

Zgodnie bowiem z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.) bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składającą podpis elektroniczny. Zatem opatrzenie informacji bezpiecznym podpisem elektronicznym pozwoli zweryfikować, czy została sporządzona przez upoważniony podmiot, jak również zapewnia, że podpisany dokument nie podlegał żadnym modyfikacjom.

W ocenie Wnioskodawcy, w przedstawionym stanie faktycznym, z uwagi na brak przepisów które wyraźnie nakładałyby na płatnika obowiązek uzyskania pisemnej zgody podatnika na przekazanie informacji PIT-11/PIT-40 za pomocą środków komunikacji elektroniczne, nie jest wymagane uzyskanie takiej pisemnej zgody podatnika. Wystarczającym potwierdzeniem przekazania informacji PIT-11 będzie raport z logowania do platformy płatnika z potwierdzeniem otwarcia załączonego pliku PDF.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 37 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.), jeżeli podatnik, od którego zaliczki miesięczne pobierają płatnicy określeni w art. 31, art. 33 lub art. 35 ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 7, złoży płatnikowi przed dniem 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym oświadczenie sporządzone według ustalonego wzoru, które traktuje się na równi z zeznaniem, że:

1.  poza dochodami uzyskanymi od płatnika nie uzyskał innych dochodów, z wyjątkiem dochodów określonych w art. 30-30c oraz art. 30e,
2.  nie korzysta z odliczeń, z zastrzeżeniem ust. 1a pkt 2-4,
3.  nie korzysta z możliwości opodatkowania dochodów na zasadach określonych w art. 6 ust. 2 lub 4,
4.  (uchylony),
5.  nie ma obowiązku doliczenia kwot uprzednio odliczonych, z zastrzeżeniem ust. 1a pkt 5,

\- płatnik jest obowiązany sporządzić, według ustalonego wzoru (PIT-40), roczne obliczenie podatku, na zasadach określonych w art. 27, od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym.

Na podstawie art. 37 ust. 3 ww. ustawy, roczne obliczenie podatku, o którym mowa w ust. 1, płatnicy sporządzają w terminie do końca lutego po upływie roku podatkowego i w tym samym terminie przekazują podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatników, o których mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

W myśl art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, w przypadku gdy nie dokonują rocznego obliczenia podatku, są obowiązani przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Ponadto, zgodnie z art. 39 ust. 2 ww. ustawy, jeżeli obowiązek poboru przez płatników, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, zaliczek na podatek ustał w ciągu roku, płatnicy na pisemny wniosek podatnika, w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku, są obowiązani do sporządzenia i przekazania podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika lub urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, imiennej informacji, o której mowa w ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 5.

Powołane powyżej przepisy nakładają na płatników obowiązek przekazania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, podatnikowi i odpowiedniemu urzędowi skarbowemu - imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru (PIT-11) oraz rocznego obliczenie podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym (PIT-40). Nie regulują natomiast zasad przekazywania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym u płatnika na podstawie stosunku pracy) informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 oraz rocznego obliczenie podatku (PIT-40) przez płatników, tj. nie regulują zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisach tych ustawodawca wprowadził jedynie wymóg ich przekazania podatnikom przez płatników.

Również i przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają, tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ich podpisywania, poświadczenia ich odbioru przez Organ itd. (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej).

Biorąc pod uwagę powyższe tut. Organ uważa, iż doręczenie podatnikowi informacji PIT-11 oraz PIT-40 przez płatnika może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym się zastanie adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również i przekazanie informacji PIT-11 oraz PIT-40 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej w taki sposób, w jaki wskazał we wniosku Wnioskodawca, pod warunkiem jednak, że zachowany zostanie wzór informacji PIT-11 oraz PIT-40 i będzie ona zawierała wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa (w tym podpis elektroniczny lub tradycyjny).

Jednocześnie należy podkreślić, iż zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.) stanowi, że bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składającą podpis elektroniczny.

Zatem opatrzenie wiadomości bezpiecznym podpisem elektronicznym pozwoli zweryfikować czy została sporządzona przez upoważniony podmiot.

Reasumując, brak jest przesłanek uniemożliwiających przekazywanie informacji PIT-11 oraz PIT-40 w formie elektronicznej z podpisem elektronicznym, umieszczonej na zabezpieczonej platformie internetowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Z powołanych powyżej przepisów nie wynika również, aby Wnioskodawca musiał uzyskać pisemną zgodę podatnika na przekazanie ww. informacji za pośrednictwem komunikacji elektronicznej. Można zatem uznać, że przekazanie podatnikom, będącym pracownikami Spółki, deklaracji podatkowych PIT-11 i PIT-40 za 2011 rok w formie elektronicznych plików zaopatrzonych w kwalifikowany podpis elektroniczny - jest spełnieniem obowiązku płatnika odnośnie przekazania podatnikowi informacji o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Natomiast za przekazaną podatnikowi informację o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy można uznać raport z logowania podatników do platformy internetowej z zamieszczonymi informacjami PIT-11/PIT-40.

Jednocześnie należy podkreślić, że płatnika będzie obciążało udowodnienie doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.