Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPP3/443-106/11/JK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2011-07-07
Teza: Spółka będzie mogła wysyłać oraz otrzymywać od swoich kontrahentów faktury przesłane pocztą elektroniczną we wskazanym we wniosku formacie bez stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Jednakże warunkiem stosowania elektronicznego przesyłu faktur będzie akceptacja takiego sposobu fakturowania przez odbiorców takich faktur oraz zagwarantowanie przez podatników dokonujących takiego przesyłu autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur. Wskazać także należy, że Wnioskodawca będzie zobowiązany do przechowywania otrzymanych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie oraz organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Wskazać także należy, iż z uwagi na fakt, że Spółka w opisanej sytuacji wypełni wymogi określone w treści wymienionego rozporządzenia dla faktur przesłanych w formie elektronicznej, to będzie także uprawniona do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; fakturowanie; odliczenia-odliczenie podatku
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 6 kwietnia 2011 r. (data wpływu 18 kwietnia 2011 r.) uzupełnionym pismami z dnia 24 maja 2011 r. oraz z dnia 12 czerwca 2011 r. o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wypełnienia wymogów dotyczących faktur w formie elektronicznej oraz możliwości odliczenia podatku na podstawie faktur przesłanych pocztą elektroniczną - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 18 kwietnia 2011 r. został złożony wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczący podatku od towarów i usług w zakresie wypełnienia wymogów dotyczących faktur w formie elektronicznej oraz możliwości odliczenia podatku na podstawie faktur przesłanych pocztą elektroniczną.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenia przyszłe.

Wnioskodawca zamierza wystawiać faktury sprzedaży, w tym korekty tych faktur, w systemie komputerowym, a następnie przesyłać je za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) w formacie PDF, bez stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy o podpisie elektronicznym, jak również otrzymywać faktury zakupu tą samą drogą i w tym samym formacie.

Spółka wskazuje we wniosku, iż faktury będą wystawiane z wykorzystaniem jednego z modułów systemu zintegrowanego MFG/PRO. Numery faktur będą nadawane przez system w sposób automatyczny (kolejny), co zapewnia ciągłość numeracji. Faktury wystawione i zaksięgowane w systemie zapewniają integralność zapisów - nie można dokonać zmiany jakichkolwiek zapisów. Dostęp do modułu umożliwiającego wystawianie faktur będą posiadły wyłącznie osoby uprawnione. Na fakturze będzie zamieszczana informacja, kto - z imienia i nazwiska - wystawił fakturę (system rozpoznaje osobę po loginie). Faktura wystawiona w systemie będzie generowana bezpośrednio do pliku w formacie PDF i wysyłana do klientów Wnioskodawcy jako załącznik do wiadomości e-mail. W temacie wiadomości e-mail podany będzie numer faktury, nazwa klienta i jego NIP.

Przed wystawieniem pierwszej faktury w formie elektronicznej Spółka będzie wymagała podpisania przez odbiorcę faktury VAT zgody na przesyłanie tych faktur w formacie PDF. Jednocześnie Spółka nie przyjmie faktur przesyłanych w formie elektronicznej bez uprzedniej akceptacji takiej formy przesyłania faktur.

Ponadto, Spółka podejmie kroki organizacyjne w celu niezwłocznego przekazywania osobom wystawiającym faktury i wysyłającym je w formacie elektronicznym o cofnięciu zgody na przesyłanie faktur w formacie elektronicznym (PDF) z uwzględnieniem daty, w której Spółka utraciła lub utraci prawo do przesyłania w ten sposób faktur na rzecz oznaczonego odbiorcy. Wnioskodawca wskazuje także, że dostęp do serwerów będzie zabezpieczony oraz nie będą miały do niego dostępu osoby z zewnątrz. Serwerownia będzie zasilana z centralnego zasilacza awaryjnego, dzięki czemu zabezpieczono nieprzewidziane wyłączenie serwerów. Kopie bezpieczeństwa danych będą wykonywane codziennie. Serwery będą wykorzystywały macierze dyskowe RAID 2 i RAID 5. Wiadomość e-mail zawierająca fakturę (jako załącznik) będzie przechowywana na bezpiecznych zasobach na serwerach pocztowych w folderach publicznych. Dostęp do nich jest zastrzeżony wyłącznie dla ograniczonej grupy osób. Łatwe odszukiwanie faktury (w formie elektronicznej) zapewnia umieszczenie w temacie wiadomości e-mail numeru faktury, nazwy klienta oraz jego NIP.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy wysłanie pocztą elektroniczną (e-mail) w formacie PDF faktury sprzedaży oraz korekty faktury sprzedaży, bez zastosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy o podpisie elektronicznym, stanowi wysłanie faktury elektronicznej w rozumieniu rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. i tym samym spełnia wymogi ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie podatku należnego?
2.  Czy faktura zakupu oraz korekty faktury zakupu otrzymane pocztą elektroniczną (e-mail) w formacie PDF, bez zastosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy o podpisie elektronicznym, stanowi wysłanie faktury elektronicznej w rozumieniu ww. rozporządzenia i tym samym spełnia wymogi cytowanej ustawy w zakresie odliczania podatku naliczonego?

Zdaniem Wnioskodawcy, opisany we wniosku sposób wystawiania, przesyłania, otrzymywania oraz przechowywania wystawionych i otrzymanych w formie elektronicznej faktur spełnia wymogi określone w przepisach § 3, 4 i 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), z uwagi na przyjęte środki organizacyjne związane z przyjętym sposobem wystawiania faktur, zabezpieczeniem infrastruktury informatycznej przed wystawieniem faktury przez osoby nieuprawnione oraz środki bezpieczeństwa podjęte względem zasobów informatycznych zgromadzonych na serwerach Spółki, bez konieczności stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy o podpisie elektronicznym.

W ocenie Spółki, opisany sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur spełnia wymogi ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie możliwości odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupu, jak i naliczania oraz pomniejszania podatku należnego z wystawianych faktur sprzedaży oraz faktur sprzedaży korekta.

Spółka wskazuje także, iż prezentowane stanowisko znajduje potwierdzenie w treści interpretacji indywidualnej z dnia 21 lutego 2011 r. o sygn. akt IPPP1-443-1175/10-4/EK oraz w uzasadnieniu wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 20 maja 2010 r. sygn. akt I FSK 1444/09.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych zdarzeń przyszłych uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Na mocy ust. 2 powołanego przepisu kwotę podatku naliczonego stanowi:

1.  suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika:

1.  z tytułu nabycia towarów i usług,
2.  potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego,
3.  od komitenta z tytułu dostawy towarów będącej przedmiotem umowy komisu

1.  z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4;

4.  w przypadku importu towarów - suma kwot podatku wynikająca z dokumentu celnego i deklaracji importowej, z zastrzeżeniem pkt 5;
5.  zryczałtowany zwrot podatku, o którym mowa w art. 116 ust. 6;
6.  kwota podatku należnego z tytułu:

1.  świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 lub 8 podatnikiem jest ich usługobiorca,
2.  dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 lub 7 podatnikiem jest ich nabywca,
3.  wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów;

8.  kwota podatku należnego z tytułu importu towarów - w przypadkach, o których mowa w art. 33a;
9.  różnica podatku, o której mowa w art. 29 ust. 18 i art. 37.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Jak wynika z powyższego, podatek naliczony w przypadku nabytych towarów i usług wynika z faktur otrzymywanych przez podatnika. Jednocześnie prawo do odliczenia uzależnione jest od otrzymania przez podatnika faktury zgodnie z wymogami i trybie przewidzianym w przepisach prawa podatkowego.

W myśl przepisów § 3 ust. 1 - 3 rozporządzenia Ministra Finansów dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwanego dalej rozporządzeniem, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni. Natomiast, zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przy czym stosownie do § 2 ust. 1 rozporządzenia, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z przepisem § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Ponadto, w myśl § 6 rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zaprezentowane przepisy rozporządzenia określają sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej oraz zasady ich przechowywania i udostępniania uprawnionym organom. Obecnie podatnik, nie ma obowiązku stosowania określonych procedur zapewniających autentyczność i integralność faktur w postaci elektronicznej w formie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub systemu elektronicznej wymiany danych (EDI).

Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zatem faktura w formie elektronicznej może być przesłana także w formacie PDF, z możliwością przesyłania w tej formie również faktur wystawianych w postaci papierowej i przesłanych e-mailem.

Podkreślić również należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Z kolei, w przypadku cofnięcia akceptacji wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiory faktur od dnia następującego po dniu, w którym otrzyma powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji.

Zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy, tak aby zapewnić także prawidłowy sposób przechowywania faktur.

Z opisu wniosku wynika, iż w przedmiotowej sprawie Spółka przed wystawieniem pierwszej faktury w formie elektronicznej będzie wymagała podpisania przez odbiorcę faktury VAT zgody na przesyłanie tych faktur w formacie PDF. Jednocześnie Spółka nie przyjmie faktur przesyłanych w formie elektronicznej bez uprzedniej akceptacji takiej formy przesyłania faktur.

Ponadto w ocenie Spółki opisany we wniosku sposób (system) przesyłania faktur wypełni wymogi określone w cytowanych przepisach § 3, 4 i 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Zatem w ocenie organu, Spółka będzie mogła wysyłać oraz otrzymywać od swoich kontrahentów faktury przesłane pocztą elektroniczną we wskazanym we wniosku formacie bez stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Ponadto w związku z faktem, iż opisany system wypełni wymogi określone w treści wymienionego rozporządzenia dla faktur przesłanych w formie elektronicznej, to będzie także uprawniona do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wobec czego stanowisko Spółki należało uznać za prawidłowe.

Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przesyłu faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tutejszy organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną.

Interpretacja dotyczy zdarzeń przyszłych przedstawionych przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa - art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.