Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPBII/1/415-803/10/BD
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2010-12-21
Teza: Czy w przypadku zwrotu pracownikowi poniesionych kosztów za dojazd taxi z/do dworca, portu lotniczego w wysokości faktycznie przez niego poniesionych i udokumentowanych fakturą VAT (wystawioną na pracodawcę) przewyższających limit, o którym mowa w rozporządzeniu uzyska on przychód podlegający opodatkowaniu (koszt w wysokości określonej na fakturze został poniesiony za zgodą pracodawcy)?
Słowa kluczowe: delegacja; delegacja-delegacja służbowa; koszt-zwrot kosztów; pracodawca; pracownik
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 14 września 2010r. (data wpływu do tut. Biura – 22 września 2010r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zaliczenia do przychodu pracownika zwrotu poniesionych kosztów na dojazd taxi z/do dworca kolejowego, autobusowego, lotniska w ramach wyjazdu zagranicznego - jest **prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 22 września 2010r. wpłynął do tut. Biura ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zaliczenia do przychodu pracownika zwrotu poniesionych kosztów na dojazd taxi z/do dworca kolejowego, autobusowego, lotniska w ramach wyjazdu zagranicznego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka, w związku z prowadzoną działalnością wysyła niekiedy swoich pracowników na wyjazdy zagraniczne. Podczas pobytu za granicą pracownicy korzystają z rozmaitych środków transportu celem dotarcia z/do dworca kolejowego, autobusowego, lotniska, itp.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy w przypadku zwrotu pracownikowi poniesionych kosztów za dojazd taxi z/do dworca, portu lotniczego w wysokości faktycznie przez niego poniesionych i udokumentowanych fakturą VAT (wystawioną na pracodawcę) przewyższających limit, o którym mowa w rozporządzeniu uzyska on przychód podlegający opodatkowaniu (koszt w wysokości określonej na fakturze został poniesiony za zgodą pracodawcy)?

Zdaniem Spółki w przypadku zwrotu pracownikowi poniesionych kosztów za dojazd taxi z/do dworca, portu lotniczego lub morskiego, w wysokości faktycznie przez niego poniesionych i udokumentowanych fakturą VAT, przewyższających limit, o którym mowa w rozporządzeniu, nie uzyska on przychodu podlegającego opodatkowaniu. Zgodnie z przepisem art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991r. (dalej: ustawa PIT) wolne od podatku dochodowego są m.in. diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. W opisanym przypadku zastosowanie znajdą przepisy rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Zgodnie z § 2 pkt 2 lit. a) rozporządzenia jako ogólną zasadę zapisano, że pracownikowi w podróży służbowej przysługuje zwrot kosztów przejazdów i dojazdów. Natomiast w § 10 ust. 1 postanowiono, że pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu. Jednocześnie przepis ust. 3 wprowadza zasadę, że ryczałt powyższy nie przysługuje jeżeli: pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym); strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy; pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty. Ponadto, zgodnie z brzmieniem § 2 pkt 2 lit. c) rozporządzenia pracownikowi przysługuje zwrot innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Powyższe wyłączenia nie mają jednak zastosowania w przedmiotowej sprawie, co oznacza, że za przejazd taksówką np. z lotniska do hotelu przysługuje pracownikowi zwrot wydatków w formie ryczałtu. Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z § 13 ust. 4 rozporządzenia do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki lecz nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Z powyżej wskazanych przepisów można by wysnuć wniosek, że pracownik nie ma obowiązku dołączania do rozliczenia delegacji rachunku za przejazd taksówką, gdyż wysokość poniesionych wydatków nie ma w tym przypadku żadnego znaczenia (przysługuje bowiem ryczałtowy zwrot wydatków). Można by również z literalnego brzmienia powyższych przepisów wywieść twierdzenie, że skoro za wspomniane przejazdy pracownika przysługuje zwrot ryczałtowy, to tylko do wysokości tego ryczałtu otrzymany przez pracownika zwrot wydatków za przejazd taksówką korzysta ze zwolnienia od opodatkowania, a wypłata ponad ten limit powoduje po stronie pracownika powstanie przychodu podatkowego. Zdaniem Spółki powyższy wniosek jest nieuzasadniony z następujących powodów. Przede wszystkim może zdarzyć się tak, że pracownik nie ma możliwości dojazdu z lotniska do hotelu innym środkiem lokomocji niż taksówką. Pracownik może wówczas ponieść wyższy koszt na taksówkę niż wysokość przysługującego mu na ten cel ryczałtu. Będzie wówczas zmuszony do poniesienia kosztu „z własnej kieszeni" bez możliwości uzyskania zwrotu od pracodawcy. Przyznanie w takiej sytuacji pracownikowi prawa do uzyskania nieopodatkowanego podatkiem dochodowym zwrotu poniesionych przez niego kosztów uzasadnionych wykonywaniem czynności w podróży służbowej jest uzasadnione ogólnymi zasadami prawa podatkowego. Należy tu bowiem przede wszystkim wskazać na brak wystąpienia przysporzenia majątkowego po stronie pracownika. Uzyskuje bowiem on jedynie zwrot kosztów poniesionych uprzednio w interesie pracodawcy i przy wykonywaniu czynności wynikających ze stosunku pracy. Wskazać należy również na brzmienie przepisu art. 9 ust. 1 ustawy PIT, zgodnie z którym opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. W przedmiotowym przypadku osiągnięcie żadnego dochodu nie będzie miało miejsca, ponieważ ewentualna wypłata środków pieniężnych na rzecz pracownika będzie tylko wyłącznie zwrotem wydatków poniesionych przez niego uprzednio w interesie i na rzecz pracodawcy oraz udokumentowanych fakturą właśnie na pracodawcę wystawioną. Należy zwrócić uwagę również na fakt, iż również w podróży krajowej przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Z § 6 ust. 3 rozporządzenia krajowego (w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju) wynika jednak, że powyższe nie ma zastosowania, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. W tym przypadku nie ma zatem wątpliwości, że również zwrot faktycznie poniesionych wydatków na przejazd taksówką nie powoduje po stronie pracownika powstania przychodu podatkowego (nawet jeśli dokonywany jest ponad limit ustalony w Rozporządzeniu Krajowym). Zdaniem Spółki brak analogicznej regulacji w rozporządzeniu (w sprawie podróży poza granicami kraju) stanowi oczywistą lukę prawną, czy też przeoczenie ustawodawcy, którą należy usunąć w tym przypadku poprzez zastosowanie analogii poprzez porównanie z odpowiednimi przepisami rozporządzenia krajowego. Nie ma bowiem żadnych racjonalnych przesłanek aby w tym przypadku inaczej traktować rozliczenia kosztów delegacji zagranicznych w porównaniu do krajowych.

Wziąwszy pod uwagę powyższe należy stwierdzić, że w opisanym powyżej przypadku pracownik nie osiągnie przychodu (dochodu) podlegającego opodatkowaniu. Dodatkowo wnioskodawca wskazał, że w takim samym stanie faktycznym Dyrektor Izby Skarbowej w Pozaniu uznał, że przychód nie powininen być ustalany, gdyż pracownik nie uzyskuje żadnego przysporzenia majątkowego (interpretacja indywidualna z 20 stycznia 2009r., nr ILPB1/415-883/08-6/AMN).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie zaznacza się, że niniejsza interpretacja stanowi ocenę stanowiska wnioskodawcy w zakresie zaliczenia do przychodu pracownika zwrotu poniesionych kosztów na dojazd taxi z/do dworca kolejowego, autobusowego, lotniska w ramach wyjazdu zagranicznego. W pozostałym zakresie wniosku wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz. U. z 2010r. Nr 51, poz. 307 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania. W myśl tej zasady, wyrażonej w art. 9 ust. 1 ww. ustawy, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Wyrazem jej praktycznej realizacji jest art. 11 ust. 1 ww. ustawy, z którego treści wynika, że przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Przepis art. 12 ust. 1 cyt. ustawy stanowi iż, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są m.in. przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).

W świetle przytoczonych przepisów, przysługujące pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej, w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, należności takie jak koszty za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego na podstawie ww. art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (tj. Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).

Zgodnie z art. 775 § 1 ustawy Kodeks pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zatem podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza miejsce pracy – w celu wykonania zadania służbowego.

Należy zauważyć, że zwolnienie z podatku dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika uzależnione jest od określenia w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy.

W tym punkcie należy jednakże podkreślić, że pojęcie „podróż służbowa pracownika” zdefiniowane w art. 775 § 1 Kodeksu pracy, oraz regulacje dotyczące wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikom za czas podróży służbowej należą do zakresu prawa pracy, a w konsekwencji rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku, czy zasadności wypłacania diet i innych należności za czas podróży służbowej nie leży w kompetencji organów podatkowych.

Zgodnie z § 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju - z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1.  przejazdów i dojazdów,
2.  noclegów,
3.  innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Stosownie do treści § 8 ust. 1 i 2 powyższego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje.

W myśl § 10 ust. 1. cyt. rozporządzenia, pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży (ust. 2).

Ryczałty, o których mowa w ust. 1 i 2, nie przysługują, jeżeli:

1.  pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym);
2.  strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy;
3.  pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty – (ust. 3 § 10 ww. rozporządzenia).

Jednocześnie na podstawie § 13 ust. 4 rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Z opisanego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Spółka, w związku z prowadzoną działalnością wysyła niekiedy swoich pracowników na wyjazdy zagraniczne. Podczas pobytu za granicą pracownicy korzystają z rozmaitych środków transportu celem dotarcia z/do dworca kolejowego, autobusowego, lotniska, itp. Spółka stoi na stanowisku, iż w przypadku zwrotu pracownikom poniesionych kosztów za dojazd taxi z/do dworca, portu lotniczego lub morskiego w wysokości faktycznie przez nich poniesionych i udokumentowanych fakturą VAT, przewyższających limit, o którym mowa w rozporządzeniu - pracownicy - nie uzyskają przychodu podlegającego opodatkowaniu.

Mając na uwadze wyżej powołane przepisy oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy zwrócić uwagę na uregulowania § 2 pkt 2 lit. a) i c) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Odnosząc się do ww. sytuacji należy uznać, iż przepisy ww. rozporządzenia nie wymieniają o jakie inne udokumentowane wydatki chodzi, nie ograniczają również ich wysokości pozostawiając to w gestii pracodawcy. To pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, które nie są limitowane i które muszą mieć związek z wykonaną podróżą, a ponadto być prawidłowo udokumentowane.

W przepisach cytowanego rozporządzenia stwierdzono bowiem, iż do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Zatem, jeżeli w opisanym zdarzeniu przyszłym będziemy mieli do czynienia z podróżą służbową, to w przypadku zwrotu pracownikom – (na warunkach wskazanych w ww. rozporządzeniu) - poniesionych kosztów za dojazd taxi z/do dworca, portu lotniczego lub morskiego w wysokości faktycznie przez nich poniesionych i udokumentowanych fakturą VAT, kwoty otrzymane przez pracowników podlegały będą zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wobec powyższego stanowisko wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Odnośnie powołanej przez wnioskodawcę we wniosku interpretacji indywidualnej należy stwierdzić, iż zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej Minister właściwy do spraw finansów publicznych, na pisemny wniosek zainteresowanego, wydaje, w jego indywidualnej sprawie, pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną). Powołania pisemna interpretacja przepisów prawa podatkowego wydana została w indywidualnej sprawie wnioskodawcy, w innym stanie faktycznym.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach, ul. Prosta 10, 25-366 Kielce po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.