Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPTPP2/443-976/12-4/JN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2013-02-13
Teza: Prawo do odliczenia podatku VAT z faktur przesłanych w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, a następnie wydrukowanych i przechowywanych w formie papierowej.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-kopia faktury; odliczenia-odliczenie podatku; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 8 listopada 2012 r. (data wpływu 21 listopada 2012 r.) uzupełnionym pismem z dnia 23 stycznia 2013 r. (data wpływu 25 stycznia 2013 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przesłanych w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, a następnie wydrukowanych i przechowywanych w formie papierowej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 21 listopada 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przesłanych w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, a następnie wydrukowanych i przechowywanych w formie papierowej.

Przedmiotowy wniosek został uzupełniony pismem z dnia 23 stycznia 2013 r. o doprecyzowanie zdarzenia przyszłego.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Wnioskodawca dokonuje zakupów od kontrahentów. Podatnik ustalił z dostawcami, że wyrazi w wymaganej przez przepisy formie akceptację na to, aby faktury wystawiane przez kontrahentów były przesyłane w formie elektronicznej w formacie PDF, w formie skanu dokumentu bądź faksem na wskazany przez podatnika adres poczty elektronicznej i odpowiednio numer faksu. Faktury kontrahenta otrzymane pocztą elektroniczną Podatnik będzie drukować i przechowywać w formacie papierowym. Tożsamość kontrahenta będzie każdorazowo weryfikowana poprzez identyfikację adresu spod którego został wysłany e-mail z fakturą (numer faksu w przypadku faktur wysłanych faksem), adres (numer) ten jest bowiem przypisany do kontrahenta. Ponadto w celu dodatkowej weryfikacji tożsamości kontrahenta podatnik będzie poddawać otrzymaną fakturę szczegółowej analizie, dane z faktury będą porównywane z treścią umowy zawartej z kontrahentem.

Ponadto Wnioskodawca zaznaczył, iż nie będzie możliwości ingerencji w treść faktury i w żadnych okolicznościach tego nie uczyni, tj. nie dokona w otrzymanych fakturach żadnych zmian ani poprawek zarówno w formacie elektronicznym, jak również później na wydrukowanym egzemplarzu tej faktury. Wnioskodawca wskazał, że otrzymywane w powyżej opisany sposób faktury elektroniczne nie są opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, a ich przesyłanie nie następuje poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), są one przesłane standardową pocztą elektroniczną (e-mail) lub faksem.

W piśmie z dnia 23 stycznia 2013 r. stanowiącym uzupełnienie wniosku Wnioskodawca wskazał, że jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Przesłane faktury w formie elektronicznej w formacie PDF, w formie skanu lub faksem będą zapewniały autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Faktury przesłane drogą elektroniczną w formacie PDF, w formie skanu lub faksem będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
2.  łatwe ich odszukanie,
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do tych faktur.

Dokonane zakupy towarów i usług udokumentowane fakturami, które Wnioskodawca otrzyma drogą elektroniczną w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy faktura VAT przesłana Wnioskodawcy przez kontrahenta w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, a następnie wydrukowana i przechowywana w formie papierowej uprawnia Podatnika do dokonania odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na tej fakturze?

Zdaniem Wnioskodawcy, otrzymywane w sposób opisany w stanie faktycznym faktury czynią zadość wymogom prawa podatkowego i dają prawo do odliczenia wykazanego na nich podatku VAT.

Zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z dnia 23 grudnia 2010 r.) obowiązującym od 1 stycznia 2011 r. zmieniono zasady w zakresie przesyłania i przechowywania faktur sporządzonych w formie elektronicznej, nie obowiązuje od tego momentu zasada, że przesyłanie w formie elektronicznej jest dopuszczalne tylko wraz z bezpiecznym podpisem elektronicznym albo poprzez wymianę danych elektronicznych EDI. Od momentu wejścia w życie przywołanego powyżej Rozporządzenia faktury w dalszym ciągu mogą być przesyłane w tych formach, dodatkowo jednak również w każdej innej formie elektronicznej, należy przez to rozumieć również faks, skan oraz plik PDF przesyłany pocztą elektroniczną. Z zapisów § 3 ust. 1 i 2 Rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z dnia 28 grudnia 2010 r.) wynika, iż prawo do stosowania elektronicznej metody przesyłania faktur uzależnione jest od wcześniejszej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktur, co w przypadku podatnika zostanie dopełnione poprzez dokonanie ustaleń z kontrahentami w zakresie formy przekazywania faktur. Nowe Rozporządzenie pozwala również na przechowywanie faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w formie papierowej, zniesiony bowiem został obowiązek przechowywania faktur otrzymywanych drogą elektroniczną w tej samej formie.

Ponadto § 4 ww. Rozporządzenia pozwala na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności ich pochodzenia i integralności treści faktury. Pojęcia integralności i autentyczności zostały zdefiniowane w § 2 ust. 1 Rozporządzenia, który stanowi, iż przez:

*   autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast

*   integralność treści faktury rozumie się, iż w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego, oba te warunki zostały w przypadku Podatnika spełnione. Zdaniem Wnioskodawcy ma on prawo do odliczania naliczonego podatku VAT wykazanego na fakturach, które otrzyma pocztą elektroniczną w formacie PDF, lub faksem w okresie, w którym otrzyma fakturę lub w dwóch kolejnych zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, z którego wynika, iż prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje, jeśli towary i usługi są wykorzystywane do wykonywanie czynności opodatkowanych. Zgodnie zaś z ust. 2 przywołanego przepisu, podatkiem naliczonym podlegającym odliczeniu, jest podatek wynikający z otrzymanych przez podatnika faktur. Prawo do odliczenia nie zostało zatem uzależnione od formy w jakiej podatnik otrzyma fakturę. Katalog sytuacji, w których otrzymana faktura nie stanowi prawa do odliczenia zawarty został w art. 88 ust. 3a ustawy o VAT, nie przewiduje on jednak możliwości pozbawienia podatnika prawa do odliczenia z uwagi na formę w jakiej otrzymał on fakturę.

Stanowisko Wnioskodawcy potwierdzone zostało w Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 28 kwietnia 2011 r. (IPPP1-443-429/11-4/IGo), w której stwierdził: „Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur e-mailem w postaci pliku PDF oraz faksem. Zatem przesyłanie jak i otrzymanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila bądź za pomocą faksu skierowanego do odbiorcy faktury jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.

Tym samym Wnioskodawca będzie mógł dokonać odliczenia podatku na podstawie otrzymanych faktur VAT w formie plików PDF oraz faksem w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Wskazać przy tym trzeba na bezwzględny wymóg prawny zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz akceptacji sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.”

Również w interpretacji z dnia 13 września 2012 r. (IPPP1/443-622/10/12-5/S/PR) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie potwierdził stanowisko Podatnika stwierdzając: „Mając na względzie powołane przepisy prawa oraz opisane zdarzenie przyszłe wskazać należy, iż poprzez sporządzenie odręcznie lub komputerowo faktur VAT (niebędących fakturami elektronicznymi) dokumentujących dokonane przez podatnika dostawy towarów i usług, a następnie przesłanie tych faktur odbiorcom faksem lub pocztą e-mail (np. w formacie PDF), Wnioskodawca spełnia wymóg wystawienia prawidłowej faktury VAT w rozumieniu art. 106 ust. 1 ustawy o VAT. Ponadto, w przypadku otrzymywania przez podatnika faktur VAT, wyłącznie za pośrednictwem faksu lub poczty e-mail (np. w formacie PDF), podatnikowi będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur w rozliczeniu za okres, w którym zostały otrzymane w ten właśnie sposób, lub w rozliczeniu za jeden z dwóch kolejnych okresów.”

Dodatkowo stanowisko Wnioskodawcy potwierdza Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 14.06.2011 r. sygn. akt III SA/Wa 3043/10, w którym Sąd stwierdził, że prawodawca w treści art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, w ogóle nie wypowiada się co do formy faktury. Czysto językowa analiza wspomnianego przepisu nie stoi na przeszkodzie konstatacji, że faktury mogą być wystawiane również w formie innej niż papierowa. W szczególności należy uznać, że posłużenie się przez ustawodawcę wyrażeniem „wystawia” nie ogranicza zakresu normowania wskazanego przepisu do faktur w formie papierowej. Ponadto, możliwe jest dokonanie takiej wykładni przepisów prawa krajowego, która nie będzie skutkowała niezgodnością przepisów krajowych z przepisami Dyrektywy w omawianym zakresie, w szczególności art. 233 oraz 234 Dyrektywy 2006/112/WE.

W konsekwencji WSA uznał stanowisko podatnika za zasadne, stwierdzając, iż skoro opisany przez podatnika we wniosku sposób wysyłania faktur jest prawidłowy to brak było podstaw do stwierdzenia przez Ministra Finansów w zaskarżonej interpretacji, że tak wysłane do odbiorcy faktury nie mogą stanowić podstawy do odliczenia wykazanego w nich podatku naliczonego.

Powyższy wyrok był przedmiotem rozstrzygnięcia Naczelnego Sądu Administracyjnego, który wyrokiem z dnia 21.06.2012 r. sygn. akt I FSK 1592/11 oddalił skargę kasacyjną wniesioną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie. Naczelny Sąd Administracyjny podzielił poglądy Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego stwierdzając, iż skarga kasacyjna pozbawiona jest uzasadnionych podstaw.

Reasumując, uwzględniwszy przytoczone powyżej orzecznictwo i interpretacje zdaniem Wnioskodawcy przysługuje mu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych wyłącznie w formie elektronicznej w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, a następnie wydrukowanych i przechowywanych w formie papierowej w momencie ich otrzymania.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie należy podkreślić, iż z uwagi na okoliczność, że przedmiotowy wniosek dotyczy zdarzenia przyszłego, niniejsza interpretacja została wydana w oparciu o stan prawny obowiązujący na dzień jej wydania.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych – art. 86 ust. 11 ustawy.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Kwestię wystawiania i przechowywania faktur reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.).

Zgodnie z dyspozycją wyrażoną w § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do § 19 ust. 3 ww. rozporządzenia, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

1.  podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy,
2.  nabywca, o którym mowa w § 6 ust. 1, przesyła je, w tym udostępnia, podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
3.  nabywca, o którym mowa w § 15 ust. 1, przesyła je, w tym udostępnia, wystawcy faktury,
4.  podmiot, o którym mowa w § 23, przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy i dłużnikowi

\- zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Sposób i warunki przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 1528), które obowiązuje od 1 stycznia 2013 r.

Przepis § 2 ww. rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury – rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej podlega akceptacji ich odbiorcy (§ 3 ww. rozporządzenia).

Przy czym od 1 stycznia 2013 r. nie ma obowiązku wyrażania formalnej zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej, pozostawiając te kwestie całkowicie w gestii umownej stron. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji. Zatem szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażania lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktury w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Zgodnie z § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 4 ust. 3 ww. rozporządzenia).

W myśl § 4 ust. 4 ww. rozporządzenia, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.) weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Stosownie do § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami. bezzwłoczny dostęp do faktur.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur, o których mowa w ust. 1, na terytorium kraju (§ 6 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 6 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Zgodnie z § 8 ww. rozporządzenia, akceptacja przesyłania faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zachowuje ważność na potrzeby stosowania § 3.

Odnosząc się do pojęcia kontrola biznesowa, o którym mowa w § 4 ust. 3 ww. rozporządzenia należy wyjaśnić, iż jest to pojęcie szerokie. Jest to proces tworzony, wdrażany i aktualizowany przez osoby odpowiedzialne (zarząd, pracowników i właścicieli) za uzyskanie dostatecznej pewności w zakresie sprawozdawczości finansowej, rachunkowej i nadzorczej oraz w zakresie ich zgodności z wymogami prawnymi.

Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, Wnioskodawca dokonuje zakupów od kontrahentów. Ustalił z dostawcami, że wyrazi w wymaganej przez przepisy formie akceptację na to, aby faktury wystawiane przez kontrahentów były przesyłane w formie elektronicznej w formacie PDF, w formie skanu dokumentu bądź faksem na wskazany przez podatnika adres poczty elektronicznej i odpowiednio numer faksu. Faktury kontrahenta otrzymane pocztą elektroniczną Wnioskodawca będzie drukować i przechowywać w formacie papierowym. Tożsamość kontrahenta będzie każdorazowo weryfikowana poprzez identyfikację adresu spod którego został wysłany e-mail z fakturą (numer faksu w przypadku faktur wysłanych faksem), adres (numer) ten jest bowiem przypisany do kontrahenta. Ponadto w celu dodatkowej weryfikacji tożsamości kontrahenta podatnik będzie poddawać otrzymaną fakturę szczegółowej analizie, dane z faktury będą porównywane z treścią umowy zawartej z kontrahentem.

Ponadto Wnioskodawca zaznaczył, iż nie będzie możliwości ingerencji w treść faktury i w żadnych okolicznościach tego nie uczyni, tj. nie dokona w otrzymanych fakturach żadnych zmian ani poprawek zarówno w formacie elektronicznym, jak również później na wydrukowanym egzemplarzu tej faktury. Wnioskodawca wskazał, że otrzymywane w powyżej opisany sposób faktury elektroniczne nie są opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, a ich przesyłanie nie następuje poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), są one przesłane standardową pocztą elektroniczną (a-mail) lub faksem.

Ponadto Wnioskodawca wskazał, że przesłane faktury w formie elektronicznej w formacie PDF, w formie skanu lub faksem będą zapewniały autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Faktury przesłane drogą elektroniczną w formacie PDF, w formie skanu lub faksem będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
2.  łatwe ich odszukanie,
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do tych faktur.

Dokonane zakupy towarów i usług udokumentowane fakturami, które Wnioskodawca otrzyma drogą elektroniczną w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość otrzymywania faktur w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, a następnie drukowanie otrzymanych drogą elektroniczną faktur i przechowywanie w formie papierowej. Zatem otrzymywanie faktur w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność przedmiotowych faktur, o których mowa w cytowanym rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r.

Tym samym Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT wykazanego w tych fakturach przesłanych w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, w zakresie, w jakim towary i usługi udokumentowane tymi fakturami są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, pod warunkiem, że nie wystąpią przesłanki negatywne wymienione w art. 88 ustawy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności otrzymywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy rozporządzenia – jak wskazano wyżej – nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.