Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL2-1.4011.845.2021.1.KF
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-12-08
Teza: Obowiązki płatnika w związku z wypłatą pracownikom ekwiwalentu z tytułu zwrotu kosztów poniesionych na zakup sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej.
Słowa kluczowe: ekwiwalent-ekwiwalent pieniężny; koszt-zwrot kosztów; narzędzie; obowiązek-obowiązek płatnika; przychód-przychód ze stosunku pracy; sprzęt; zwolnienie-zwolnienie przedmiotowe
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Zwolnienia przedmiotowe.-Zwolnienia od podatku dochodowego.-Rzeczowe świadczenia pracownicze i ich ekwiwalenty.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3-art. 21-ust. 1-pkt 13

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
==================================================

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

13 września 2021 r. wpłynął Państwa wniosek z 30 sierpnia 2021 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku z wypłatą pracownikom ekwiwalentu z tytułu zwrotu kosztów poniesionych na zakup sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej. Treść wniosku jest następująca:

### Opis zdarzenia przyszłego

(…) sp. z o.o. (dalej: „Spółka”) jest częścią (…) – producenta m.in. (…). Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, pracodawcą, płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych. Wnioskodawca podjął decyzję o jednorazowym sfinansowaniu pracownikom faktycznego kosztu zakupu i wydatków na produkty marki (…) oraz inny sprzęt biurowy. W regulaminie wypłaty ekwiwalentu Spółka określiła, że wypłaci pracownikom ekwiwalent na zakup drukarek, monitorów, urządzeń peryferyjnych do komputerów/drukarek, akcesoriów marki (…), a także przedmiotów biurowych takich jak krzesła, biurka czy innego typu wyposażenie ergonomiczne. Pracownicy przed zakupem sprzętu i dokonaniem wydatku muszą uzyskać zgodę menedżera na zakup sprzętu, a także złożyć odpowiedni wniosek o zwrot kosztów w systemie zarządzania wydatkami pracowników. Po zatwierdzeniu wniosku w systemie pracownik uzyska zwrot kosztów od Spółki.

Ekwiwalent przysługuje wszystkim stałym, aktywnym pracownikom Spółki niezależnie od systemu pracy (praca z biura/z domu/mieszana), a także pracownikom zatrudnionym na czas określony. Do zwrotu kosztów nie kwalifikują się natomiast pracownicy produkcyjni, a także praktykanci. Refundacja nie będzie przysługiwała w okresie wypowiedzenia. Celem Spółki jest wspieranie pracowników w przechodzeniu do hybrydowego środowiska pracy i zapewnienie większej elastyczności w miejscu pracy. Pracownicy, którzy dotychczas pracowali standardowo z biura w modelu hybrydowym każdego tygodnia będą pracowali 2-3 dni w tygodniu z biura, a w pozostałe dni będą pracowali zdalnie.

Produkty kwalifikujące się do zwrotu kosztów:

1\. Produkty marki (…):

\- Drukarki;

\- Monitory;

\- Urządzenia peryferyjne;

2\. Produkty innych marek niż (…):

\- Kamera i akcesoria do wideo-rozmów (…);

\- Biurko i wyposażenie, w tym krzesło, oświetlenie, zasilacze, stojaki na laptopy, monitory oraz inny ergonomiczny sprzęt;

\- Sprzęt sieci domowej, w tym routery Wi-Fi, przedłużacze, modemy.

Produkty niekwalifikujące się do zwrotu kosztów:

\- Komputery;

\- Materiały biurowe, tj. długopisy, papier do drukarki, toner do drukarki;

\- Sprzęt do masażu;

\- Klimatyzacja;

\- Rozkładany fotel;

\- Telefon komputerowy;

\- Sprzęt AGD, tj. lodówki.

Produkty te nie kwalifikują się do zwrotu kosztów zakupu przez Spółkę ze względu na fakt, że nie są niezbędne w celu efektywniejszego wykonywania pracy z domu.

Powyższa lista jest listą przykładową, nie wyczerpuje ona wszystkich produktów, za których kupno pracownikom przysługuje zwrot kosztów. Jeżeli wybrany przez pracownika produkt nie będzie dostępny, pracownik może wybrać podobny produkt marki (…) w oparciu o osobiste potrzeby pracy w domu. Zakup produktów spoza listy podlega ocenie menedżera i jego zatwierdzeniu. Wszelki zakup sprzętu zgłoszony do systemu zarządzania wydatkami pracowników powinien należeć do wydatków rozsądnych i niezbędnych dla danego pracownika.

Pracownik ma możliwość zakupu kilku różnych produktów do użytku osobistego do maksymalnej kwoty podlegającej zwrotowi, wskazanej przez Spółkę – (…) zł brutto. Kwota (…) zł brutto obejmuje kwotę faktycznie zapłaconą przez danego pracownika, tzn. bez uwzględnienia możliwości odliczenia podatku VAT naliczonego. Zakupu sprzętu można dokonać za pośrednictwem wybranego przez pracownika dostawcy. Według wytycznych Spółki pracownicy powinni nabywać sprzęt od zewnętrznych dostawców. W przypadku nabycia sprzętu od Spółki ceny sprzętu nie powinny być niższe od wartości rynkowej (niekiedy są nawet mniej konkurencyjne niż na rynku).

Pracownik może w dowolny sposób zapłacić za zakupiony sprzęt. Wysokość ekwiwalentu nie ulegnie zmianie w zależności od wybranej przez pracownika metody płatności. Spółka nie udostępnia pracownikom sprzętu biurowego należącego do (…) na własny użytek. W związku z tym, że celem sfinansowania pracownikom zakupu sprzętu jest wspieranie pracowników w przechodzeniu do hybrydowego środowiska pracy, każdy sprzęt przypisany do biur (…) powinien pozostać w biurach tak, aby pracownicy mogli z niego korzystać, gdy są na miejscu.

Finansowanie zakupu sprzętu przez Spółkę nie ma związku z poleceniem wykonywania pracy przez pracodawcę w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19.

Zwrot kosztów zakupu sprzętu następuje na podstawie faktury/rachunku wystawionego na pracownika. Dowód zakupu pracownik rejestruje w systemie zarządzania wydatkami pracowników. W przypadku zgubienia rachunku potwierdzającego zakup sprzętu pracownik może przedstawić Spółce potwierdzenie zamówienia produktów lub kopię wyciągu bankowego z zaznaczoną transakcją i datą zakupu.

W przypadku, gdy zakup sprzętu przez pracownika przekroczy dozwolony limit wydatek ten kwalifikowany jest, jako wydatek osobisty pracownika. Natomiast w sytuacji, gdy pracownik zakupi sprzęt za kwotę niższą niż limit określony przez Spółkę nie przysługuje mu wypłata różnicy.

Zakupiony przez pracownika sprzęt będzie stanowić jego własność i będzie pozostawał jego własnością, także po zakończeniu stosunku zatrudnienia.

### Pytania

1\. Czy zwrot przez Wnioskodawcę kosztu na rzecz pracowników z tytułu zakupu przez nich sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej podlegać będzie zwolnieniu zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT?

2\. Czy na Wnioskodawcy, płatniku podatku dochodowego od osób fizycznych, nie będzie ciążył obowiązek kalkulacji oraz poboru i zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych do właściwego urzędu skarbowego od kwot wypłaconego pracownikom ekwiwalentu za zakup sprzętu?

### Państwa stanowisko w sprawie

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, jest zasada powszechności opodatkowania. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o PIT opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta. Natomiast zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Wymienione w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Oznacza to, że przychodami ze stosunku pracy są, więc wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto, zgodnie z art. 31 ustawy o PIT osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej "zakładami pracy", są obowiązane, jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Jak wskazuje się w komentarzach do przepisu art. 21 ust. 1 pkt 13 u.p.d.o.f., przepis ten nie precyzuje wykazu narzędzi lub materiałów stanowiących własność pracownika, a wykorzystywanych przez niego na rzecz pracodawcy (z wyjątkiem wykorzystywania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych, co jest objęte osobną regulacją prawną).

Stosowanie zwolnienia przedmiotowego, o którym mowa w tym przepisie, jest uzależnione od spełnienia następujących przesłanek:

\- ekwiwalent jest wypłacony w pieniądzu;

\- kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym prze pracownika wydatkom;

\- narzędzia materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika;

\- narzędzia materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przez pracownika przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy (por. G. Ziółkowski, PIT 2019 Komentarz, Warszawa 2019, s. 423).

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera definicji ani wskazówek interpretacyjnych, jak należy rozumieć pojęcie „ekwiwalentu”, ani w szczególności, jaka ma być wysokość tego ekwiwalentu. Z punktu widzenia językowego, ekwiwalent to „równowartość czegoś w naturze lub pieniądzu, rzecz zawierająca w sobie wartość innej rzeczy, równoważnik, odpowiednik, substytut” (internetowy słownik języka polskiego dostępny pod adresem: \`(...)\`). Znaczenie językowe tego pojęcia wskazuje, że podstawę określenia wysokości przysługującego pracownikom ekwiwalentu za używane przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt stanowi ich w określony sposób ustalona równowartość. Z całą pewnością natomiast, w przypadku dokonaniu zakupu udokumentowanego za pomocą dowodów zewnętrznych, wypłacona kwota odpowiadająca wartości w dokumencie zakupowym otrzymanym przez pracownika, będzie uznawana za ekwiwalent.

Dodatkowo ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera definicji narzędzi, materiałów i sprzętu, w związku z tym należy odnieść się do ich pojęć zawartych w internetowym Słowniku Języka Polskiego PWN (\`(...)\`), które określają, iż: „narzędzie” to urządzenie proste lub złożone umożliwiające wykonywanie jakiejś czynności lub pracy; „materiał” to jest to, z czego wytwarzane są przedmioty, tworzywo, substancja, artykuł, produkt; „sprzęt” to przedmioty użytkowe, maszyny, urządzenia. W związku z powyższym do narzędzi, materiałów lub sprzętu, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zakwalifikować można wymienione przez Wnioskodawcę sprzęty.

W konsekwencji po spełnieniu powyższych warunków kwota wypłaconego ekwiwalentu korzystać powinna ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych. Uzyskany od pracodawcy zwrot kosztów poniesionych przez pracownika, związanych z zakupem sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej stanowić będzie przychód ze stosunku pracy korzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wnioskodawca, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, nie będzie zobligowany do kalkulacji oraz poboru i zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych do właściwego urzędu skarbowego od kwot wypłaconego pracownikom ekwiwalentu za zakup sprzętu.

Takie stanowisko potwierdzają również interpretacje podatkowe wydane w podobnych sprawach w tym m.in.:

1\. Interpretacja indywidualna z dnia 14 lipca 2021 r. 0113-KDIPT2-3.4011.421.2021.1.MS

„Uwzględniając powyższe stwierdzić należy, że w sytuacji, gdy ekwiwalent spełniać będzie wskazane przesłanki, a więc będzie wypłacany w pieniądzu i będzie odpowiadał poniesionym przez pracowników wydatkom w związku z wykupem dostępu do internetu, zużytej energii elektrycznej oraz wydatkom związanym z wykorzystywaniem takich elementów wyposażenia jak krzesło, fotel, stół, biurko oraz podnóżek biurowy niezbędnym do wykonywania obowiązków pracowniczych, które stanowić będzie ich własność oraz będą one wykorzystywane przez pracowników do wykonywania pracy zdalnej na rzecz pracodawcy po upływie trzech miesięcy od odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii w Polsce, będzie stanowić przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który korzysta ze zwolnienia przedmiotowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przy spełnieniu ww. warunków. Zatem, do wysokości wyliczonej części przysługującego ekwiwalentu na Wnioskodawcy nie będą ciążyć obowiązki płatnika.

Dodać należy, że świadczenie pracy zdalnej, której zlecenie wykonywania nie jest związane z epidemią nie podlega regulacjom wynikającym z ustawy o COVID. Zastosowanie ma tutaj art. 12 ust. 1 oraz art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.

2\. Interpretacja indywidualna z dnia 17czerwca 2021 r. 0115-KDWT.4011.102.2021.1.MJA

„Uwzględniając powyższe stwierdzić należy, że w sytuacji, gdy ekwiwalent spełniać będzie wskazane przesłanki, a więc będzie wypłacany w pieniądzu i będzie odpowiadał poniesionym przez pracowników wydatkom w związku z wykorzystywaniem krzesła biurowego, które stanowić będzie ich własność oraz krzesła te będą wykorzystywane przez pracowników do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy, to wypłacany jednorazowo ekwiwalent będzie zwolniony od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.

3\. Interpretacja indywidualna z dnia 1 lutego 2021 r. 0115-KDIT1.4011.851.2020.1.KK

„W konsekwencji po spełnieniu powyższych warunków kwota wypłaconego ekwiwalentu korzystać powinna ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych. Mając na uwadze powyższe, uznać należy, iż uzyskany od pracodawcy zwrot kosztów poniesionych przez pracownika, związanych z zakupem sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej zgodnie z katalogiem dopuszczonych przez Spółkę przedmiotów stanowić będzie przychód ze stosunku pracy korzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Odpowiednio, od tego typu świadczeń Spółka, jako płatnik nie będzie zobowiązana do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych”.

4\. Interpretacja indywidualna z dnia 3 grudnia 2020 r. 0113-KDIPT2-3.4011.725.2020.2.KS

„Uwzględniając powyższe stwierdzić należy, że w sytuacji, gdy ekwiwalent spełniać będzie wskazane przesłanki, a więc będzie wypłacany w pieniądzu i będzie odpowiadał poniesionym przez pracowników wydatkom w związku z wykorzystywaniem krzesła biurowego, które stanowić będzie ich własność oraz krzesła te będą wykorzystywane przez pracowników do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy, to wypłacany jednorazowo ekwiwalent będzie zwolniony od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zatem wypłacony dla pracowników świadczących telepracę zwrot kosztów zakupu krzesła będzie stanowił dla nich przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który to przychód podlega zwolnieniu z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ww. ustawy przy spełnieniu ww. warunków”.

Reasumując, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku zwrotu kosztów na rzecz pracowników z tytułu zakupu przez nich sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej, wszystkie warunki pozwalające na zwolnienie ekwiwalentu na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych należy uznać za spełnione, tj.:

\- ekwiwalent będzie wypłacany w formie pieniężnej, a tylko jego wysokość ograniczona została do kwoty (…) zł brutto;

\- wysokość ekwiwalentu odzwierciedlać będzie wydatki poniesione na ten cel, a podstawą wypłaty ekwiwalentu są i będą dowody potwierdzające i dokumentujące poniesione przez poszczególnych pracowników wydatki na wskazany we wniosku sprzęt. Co za tym idzie, rozliczenie nastąpi do wysokości kwot wskazanych na załączanych przez pracowników imiennych fakturach/paragonach w granicach przyznanego przez Spółkę limitu, po uprzednim zaakceptowaniu dokonywanego rozliczenia przez menedżera;

\- sprzęt stanowiący własność pracownika będzie wykorzystywany przez niego przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

W świetle powyższego, zdaniem Spółki, w opisanym zdarzeniu przyszłym, w przypadku zwrotu kosztów na rzecz pracowników z tytułu zakupu przez nich sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej, wszystkie warunki pozwalające na zwolnienie ekwiwalentu na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych należy uznać za spełnione.

Ocena stanowiska
----------------

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy.

Art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Za przychody należy natomiast uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Pod pojęciem przychodu należy rozumieć każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Jak wynika z treści powołanego art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodem będzie każde przysporzenie majątkowe, mające konkretny wymiar finansowy, otrzymane jako świadczenie pieniężne, rzeczowe lub też jako świadczenie nieodpłatne lub częściowo odpłatne. Co do zasady, o zaliczeniu danego przysporzenia majątkowego do przychodów danego podatnika decyduje definitywny charakter tego przysporzenia w tym sensie, że w sposób ostateczny faktycznie powiększa on aktywa tej osoby. Konsekwencją przyjęcia tezy o charakterze przychodu, jako definitywnego przysporzenia w majątku podatnika jest uznanie, że za przychody podatkowe mogą być uznane tylko te przychody, które nie mają charakteru zwrotnego. W celu określenia, co stanowi przychód podatnika, należy zidentyfikować stosunek prawny leżący u podstaw danej czynności.

Jednym ze źródeł przychodów, wskazanych przez ustawodawcę w art. 10 ust. 1 pkt 1 omawianej ustawy, jest stosunek pracy.

Art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Z kolei na podmiotach dokonujących świadczeń z ww. tytułu ciążą obowiązki płatnika.

Art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Należy zauważyć, że użyty w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwrot „w szczególności” oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.

W świetle powyższego uznać zatem należy, że otrzymany przez pracownika zwrot kosztów poniesionych w związku z zakupem sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej stanowić będzie przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednakże nie wszystkie świadczenia otrzymane przez osoby fizyczne podlegają opodatkowaniu. Niektóre z nich, wymienione w katalogu zwolnień przedmiotowych są wolne od podatku dochodowego.

Art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Z powyższego przepisu wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z ww. tytułu korzysta ze zwolnienia przedmiotowego po spełnieniu łącznie kilku warunków:

\- ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,

\- kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom,

\- narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,

\- narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Definicje zawarte w internetowym Słowniku Języka Polskiego PWN (\`(...)\`) określają, że:

„narzędzie” to urządzenie proste lub złożone umożliwiające wykonywanie jakiejś czynności lub pracy; przyrząd, instrument;

„materiał” to, z czego wytwarzane są przedmioty, tworzywo, substancja, artykuł, produkt;

„sprzęt” to m.in. „przedmiot użytkowy”, „przedmioty używane do jakichś prac lub w jakichś okolicznościach”.

W ww. przepisie ustawodawca przewidział możliwość zwolnienia z opodatkowania ekwiwalentów pieniężnych za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Jak wynika z treści wniosku, ekwiwalent będzie wypłacany w formie pieniężnej, wysokość ekwiwalentu odzwierciedlać będzie wydatki poniesione na ten cel, a podstawą wypłaty ekwiwalentu są i będą dowody potwierdzające i dokumentujące poniesione przez poszczególnych pracowników wydatki na wskazany we wniosku sprzęt. Sprzęt będzie stanowić własność pracownika oraz będzie wykorzystywany przez niego przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Zatem warunki, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zostaną spełnione. Tym samym, otrzymany przez pracownika zwrot kosztów poniesionych na zakup sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej będzie korzystał ze zwolnienia z opodatkowania.

**Podsumowując, otrzymany przez pracownika zwrot kosztów poniesionych w związku z zakupem sprzętu niezbędnego do pracy zdalnej stanowić będzie dla niego przychód ze stosunku pracy, korzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji, Państwo, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, nie będziecie zobligowani do kalkulacji oraz poboru i zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych do właściwego urzędu skarbowego od kwot wypłaconego pracownikom ekwiwalentu za zakup sprzętu.**

W odniesieniu do powołanych interpretacji indywidualnych, informujemy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).