Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-990/11/ASz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-11-25
Teza: Prawidłowość wystawiania faktur elektronicznych i faktur korygujących, prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur elektronicznych i faktur korygujących oraz prawidłowości przechowywania faktur i faktur korygujących.
Słowa kluczowe: akceptacja; faktura-faktura elektroniczna; towar-wymiana (towarów)
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 29 sierpnia 2011r. (data wpływu 31 sierpnia 2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości wystawiania faktur elektronicznych i faktur korygujących, prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur elektronicznych i faktur korygujących oraz prawidłowości przechowywania faktur i faktur korygujących – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 31 sierpnia 2011r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawidłowości wystawiania faktur elektronicznych i faktur korygujących, prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur elektronicznych i faktur korygujących oraz prawidłowości przechowywania faktur i faktur korygujących.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej: Spółka) zamierza wystawiać na rzecz kontrahentów, przechowywać oraz odbierać od kontrahentów faktury VAT oraz faktury korygujące w formie elektronicznej, w formacie pdf.

Obsługiwany przez spółkę system księgowy będzie generował fakturę w standardowym formacie pdf, który, będzie zapewniał autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury, zgodnie z § 4 rozporządzenia, w sposób opisany poniżej.

Podstawowy system informatyczny będzie wystawiał faktury oraz faktury korygujące w formie plików pdf. Natychmiast po wystawieniu pliki te będą automatycznie (bez wpływu operatora na tą czynność) ewidencjonowane w oprogramowaniu realizującym elektroniczne archiwum (Docuware Professional), które zabezpieczy je przed wszelkimi zmianami. Producent oprogramowania Docuware deklaruje, że nie jest możliwa podmiana dokumentu w archiwum w sposób niezauważony. Obrazy dokumentów nie mogą być modyfikowane, program nie przewiduje takiej możliwości i nie posiada żadnej funkcji pozwalającej na modyfikację zawartości archiwum. Każda operacja związana z archiwum, włączając w to wyszukiwanie czy podgląd dokumentu, jest rejestrowana. Dostęp do dokumentów jest regulowany uprawnieniami użytkowników. Wraz z obrazem faktury w postaci pliku pdf będą przechowywane oddzielnie dodatkowe informacje umożliwiające szybkie wyszukanie dokumentu w razie potrzeby: data wystawienia faktury, numer faktury, kwota sumaryczna netto, brutto oraz inne informacje potrzebne wewnętrznie w obrębie spółki. Dostęp do obrazu faktury będzie możliwy jedynie w sposób kontrolowany przez oprogramowanie Docuware, dzięki czemu nie będzie możliwości ingerencji w pliki zapisane na dysku, tworzące zawartość archiwum. System umożliwi łatwy dostęp do elektronicznej postaci dokumentów dla organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej.

Jeśli w bazie danych kontrahentów będzie zaznaczona informacją że kontrahent wyraził zgodę na przesyłanie mu faktur w formie elektronicznej, po wystawieniu faktury i jej zaewidencjonowaniu w archiwum elektronicznym Docuware, zostanie ona wysłana w postaci tego samego pliku pdf na wskazany przez kontrahenta adres poczty elektronicznej. Żaden operator systemu nie będzie miał możliwości ingerowania w ten proces, w szczególności podmiany załącznika w razie wątpliwości w każdej chwili będzie można odwołać się do archiwum, aby sprawdzić zaewidencjonowaną zawartość dokumentu.

Wszystkie otrzymane faktury kosztowe i materiałowe, krajowe i zagraniczne, jak również faktury wewnętrzne wystawiane na potrzeby rozliczenia zakupów wewnątrzwspólnotowych, a także korekty i noty korygujące, będą ewidencjonowane w systemie Docuware. Odbywać się to będzie poprzez naklejenie na pierwszą stronę otrzymanej faktury unikalnego kodu identyfikacyjnego (kod kreskowy wraz z jego postacią czytelną dla człowieka) i zeskanowanie przy pomocy skanera dokumentów. Otrzymany w ten sposób obraz będzie przechowywany w postaci pliku pdf, do którego dostęp będzie możliwy dla uprawnionych użytkowników systemu poprzez oprogramowanie Docuware. Od chwili zeskanowania i zaewidencjonowania faktury, nie będzie możliwa zmiana jej fragmentów ani podmiana całości dokumentu. Następnie w oparciu o zintegrowane z Docuware oprogramowanie Jobrouter zostanie zrealizowany wewnętrzny obieg elektronicznej wersji faktury, zmierzający do odpowiedniego sklasyfikowania kosztu oraz zapłaty należności. Papierowa oryginalna wersja faktury nie będzie wykorzystywana w obiegu wewnętrznym. System umożliwi łatwy dostęp do elektronicznej postaci dokumentów dla organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej.

Po wdrożeniu systemu Docuware będzie możliwe rozpoczęcie odbioru faktur elektronicznych wysyłanych przez kontrahentów, z którymi Spółka osiągnie stosowne porozumienie (wyrazi zgodę na wysyłanie faktur w formie elektronicznej do Spółki). Warunkiem stawianym przez Spółkę będzie, aby kontrahent przysyłał faktury w formie plików pdf. W porozumieniu zawarte zostanie zapewnienie wystawcy faktury o autentyczności pochodzenie oraz integralności treści dokumentu, a także formie jej wystawienia (plik pdf). Faktury odebrane przez pracownika księgowości zostaną jak najszybciej zaewidencjonowane w systemie Docuware w celu zabezpieczenia, zarchiwizowania i umożliwienia obiegu wewnętrznego, jak w przypadku faktur otrzymanych papierowo i skanowanych.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy przedstawiona przez Spółkę w stanie faktycznym forma wystawiania (pdf) oraz przesyłania faktur sprzedażowych oraz faktur korygujących spełnia wymogi, o których mowa w przepisach rozporządzenia?
2.  Czy przedstawiona przez Spółkę w stanie faktycznym forma odbioru oraz przechowywania faktur VAT oraz faktur korygujących w formie elektronicznej, dotyczących zakupów, będzie umożliwiała spółce realizację prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w tych fakturach?
3.  Czy proponowany przez spółkę system przechowywania faktur oraz faktur korygujących jest prawidłowy?

Stanowisko Wnioskodawcy:

1.  przedstawiona forma wystawiania oraz przesyłania faktur sprzedażowych oraz faktur korygujących spełnia wymogi, o których mowa w przepisach rozporządzenia,
2.  przedstawiona przez Spółkę forma odbioru oraz przechowywania faktur oraz faktur korygujących w formie elektronicznej, dotyczących zakupów, będzie umożliwiała Spółce realizację prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w tych fakturach, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych przez Spółkę,
3.  zaprezentowany w zdarzeniu przyszłym sposób archiwizowania (przechowywania) faktur oraz faktur korygujących w formacie pdf jest prawidłowy.

Uzasadnienie

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Do takiej akceptacji może dojść zarówno w formie pisemnej, bądź elektronicznej.

Minister Finansów w rozporządzeniu wprowadził obostrzenie polegające na obowiązku zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury (§ 4 rozporządzenia).

Poprzez autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, albo wystawcy faktury (§ 2 ust. 1 rozporządzenia).

Natomiast poprzez integralność treści faktury, w obliczu wyżej wskazanego przepisu, rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – zgodnie z przepisami rozporządzenia ministra finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011r. Nr 68, poz. 380).

W rozporządzeniu Minister Finansów wskazuje, iż powyższe warunki są zapewnione w szczególności w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, bądź systemu elektronicznej wymiany danych EDI (§ 2 ust. 2 rozporządzenia). Ponadto, Minister Minansów nie ogranicza innych form przekazywania faktur VAT w formie elektronicznej.

W konsekwencji, każda inna forma, która zapewnia spełnienie wymogu autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, po uprzedniej akceptacji takiej formy fakturowania przez odbiorcę faktury, będzie prawidłowa. Jednakże, Minister Finansów nie precyzuje za pomocą jakich środków mają być spełnione przedmiotowe warunki autentyczności i integralności.

Biorąc pod uwagę fakt, iż Spółka zamierza wystawiać i przesyłać faktury VAT w formacie pdf, powinna ona posiadać przede wszystkim akceptację takiego sposobu fakturowania od każdego z kontrahentów (jest to warunek konieczny).

W ocenie Spółki, faktura elektroniczna wysłana bezpośrednio przez Spółkę w formacie pdf, tak jak został on oryginalnie wygenerowany z systemu księgowego (tak, aby nie można było dokonać zmian w jej treści) spełnia warunki autentyczności i integralności, wymagane przepisami rozporządzenia. Format pliku pdf, co do zasady, przy użyciu powszechnie dostępnych środków uniemożliwia jakąkolwiek zmianę treści dokumentów, a zatem zapewnia autentyczność oraz integralność treści faktury elektronicznej.

Dlatego też Spółka stoi na stanowisku, iż planowany przez nią sposób wystawiania faktur elektronicznych będzie prawidłowy.

W odniesieniu do drugiego pytania, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy VAT).

Biorąc pod uwagę powyższe przepisy podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane faktury VAT dokumentujące nabycie towarów, bądź usług. Z uwagi na fakt, iż obecne regulacje (rozporządzenie) dopuszczają wystawianie oraz przesyłanie faktur w formie elektronicznej, Spółka otrzymując fakturę w formacie pdf, po uprzedniej akceptacji takiej formy oraz zapewnieniu przez dostawcę iż została zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury, będzie miała prawo do odliczenia podatku z takich faktur. Powyższe zapewnienie będzie umieszczone w porozumieniu zawartym między stronami, co do sposobu wystawiania faktur w takiej formie.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych. Przykładowo w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w dniu 21 lutego 2011r. (sygn. IPPP1-443-1175/10-4/EK) zauważono, iż „obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur e-mailem w postaci pliku pdf. Zatem przesyłanie, jak i otrzymanie faktur w formie pliku pdf, stanowiącego załącznik do e-maila skierowanego do odbiorcy faktury jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r.”

W ocenie Spółki, przy wykorzystaniu formatu pdf oraz wysyłki za pomocą poczty elektronicznej w opisanym stanie faktycznym jest zapewniona integralność oraz autentyczność pochodzenia faktury.

W nawiązaniu do trzeciego pytania, zgodnie z § 6 rozporządzenia faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  Łatwe ich odszukanie;
3.  Organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

W konsekwencji, w ocenie Spółki, spełniając powyższe warunki, przechowywanie faktur elektronicznych może odbywać się w formie elektronicznej. Pierwszy warunek będzie spełniony poprzez zastosowanie formatu pdf, który uniemożliwia modyfikację jakichkolwiek danych w treści dokumentu (faktury elektronicznej). Także przyjęty przez Spółkę sposób archiwizowania dokumentów w ocenie spółki zapewni czytelność oraz dostęp organom podatkowym na żądanie przez cały okres od wystawienia faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

O możliwości przesyłania faktur w plikach pdf i o ewentualnych warunkach jakie muszą spełniać te dokumenty organy podatkowe wypowiedziały się również m.in. w interpretacji z 15 sierpnia 2011r. (sygn. IPPP1/443-473/11-2/AS) a także z 30 maja 2011r. (IPPP1-443-388/11-4/JL), autorstwa Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie oraz w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 7 czerwca 2011r. (ILPB3/423-97/11-2/GC). Wskazane wyżej interpretacje są zgodne ze stanowiskiem Spółki przedstawionym w niniejszym zapytaniu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 i ust. 10 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika (…).

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje co do zasady w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 cyt. ustawy.

Kwestię przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej od 1 stycznia 2011r. reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT.

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 1 rozporządzenia definiuje pojęcia: autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści. I tak przez:

1.  autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury – rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z przepisem § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury, w tym m.in. przesyłania faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila skierowanego do odbiorcy faktury.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną, a tym samym dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego tej faktury, należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur.

Należy tutaj zauważyć, że w powołanym wyżej rozporządzeniu prawodawca nie odniósł się do faktur korygujących w związku z tym należy zwrócić uwagę na § 19 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360) zgodnie, z którym, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu powyższego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Na podstawie powyższego należy stwierdzić, że gdy jest mowa w rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno „fakturę pierwotną” jak też „fakturę korygującą” albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustala normę zgodnie z którą w formie elektronicznej można przyjąć zarówno „fakturę pierwotną” jak też „fakturę korygującą”.

Zauważyć należy, iż począwszy od 1 stycznia 2011r. dopuszczono przechowywanie faktur w dowolnej postaci tj. papierowej lub elektronicznej niezależnie od sposobu wystawienia faktury (np. dopuszczanie możliwości drukowania jednego egzemplarza faktury "papierowej" dla nabywcy i przechowywania takiej faktury w formie elektronicznej przez dostawcę).

Sposób przechowywania faktur elektronicznych został określony w § 6-8 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej (…).

Zgodnie z tymi przepisami faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do tych faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosownie zaś do § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Powyższe przepisy nie narzucają obowiązku drukowania przez odbiorcę faktur otrzymanych drogą elektroniczną. Tym samym również prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur nie jest uwarunkowane wydrukowaniem otrzymanych faktur w formie elektronicznej aczkolwiek prawodawca dopuszcza dowolny sposób przechowywania faktur w tym również w postaci papierowej przy zachowaniu warunków określonych w ww. przepisach.

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, iż Spółka zamierza wystawiać na rzecz kontrahentów, przechowywać oraz odbierać od kontrahentów faktury VAT oraz faktury korygujące w formie elektronicznej, w formacie pdf. Obsługiwany przez spółkę system księgowy będzie generował fakturę w standardowym formacie pdf, który, będzie zapewniał autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury, zgodnie z § 4 rozporządzenia. Podstawowy system informatyczny będzie wystawiał faktury oraz faktury korygujące w formie plików pdf. Natychmiast po wystawieniu pliki te będą automatycznie (bez wpływu operatora na tą czynność) ewidencjonowane w oprogramowaniu realizującym elektroniczne archiwum (Docuware Professional), które zabezpieczy je przed wszelkimi zmianami. Producent oprogramowania Docuware deklaruje, że nie jest możliwa podmiana dokumentu w archiwum w sposób niezauważony. Obrazy dokumentów nie mogą być modyfikowane, program nie przewiduje takiej możliwości i nie posiada żadnej funkcji pozwalającej na modyfikację zawartości archiwum. Każda operacja związana z archiwum, włączając w to wyszukiwanie czy podgląd dokumentu, jest rejestrowana. Dostęp do dokumentów jest regulowany uprawnieniami użytkowników. Wraz z obrazem faktury w postaci pliku pdf będą przechowywane oddzielnie dodatkowe informacje umożliwiające szybkie wyszukanie dokumentu w razie potrzeby: data wystawienia faktury, numer faktury, kwota sumaryczna netto, brutto oraz inne informacje potrzebne wewnętrznie w obrębie spółki. Dostęp do obrazu faktury będzie możliwy jedynie w sposób kontrolowany przez oprogramowanie Docuware, dzięki czemu nie będzie możliwości ingerencji w pliki zapisane na dysku, tworzące zawartość archiwum. System umożliwi łatwy dostęp do elektronicznej postaci dokumentów dla organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej. Jeśli w bazie danych kontrahentów będzie zaznaczona informacją że kontrahent wyraził zgodę na przesyłanie mu faktur w formie elektronicznej, po wystawieniu faktury i jej zaewidencjonowaniu w archiwum elektronicznym Docuware, zostanie ona wysłana w postaci tego samego pliku pdf na wskazany przez kontrahenta adres poczty elektronicznej. Żaden operator systemu nie będzie miał możliwości ingerowania w ten proces, w szczególności podmiany załącznika w razie wątpliwości w każdej chwili będzie można odwołać się do archiwum, aby sprawdzić zaewidencjonowaną zawartość dokumentu. Wszystkie otrzymane faktury kosztowe i materiałowe, krajowe i zagraniczne, jak również faktury wewnętrzne wystawiane na potrzeby rozliczenia zakupów wewnątrzwspólnotowych, a także korekty i noty korygujące, będą ewidencjonowane w systemie Docuware. Odbywać się to będzie poprzez naklejenie na pierwszą stronę otrzymanej faktury unikalnego kodu identyfikacyjnego (kod kreskowy wraz z jego postacią czytelną dla człowieka) i zeskanowanie przy pomocy skanera dokumentów. Otrzymany w ten sposób obraz będzie przechowywany w postaci pliku pdf, do którego dostęp będzie możliwy dla uprawnionych użytkowników systemu poprzez oprogramowanie Docuware. Od chwili zeskanowania i zaewidencjonowania faktury, nie będzie możliwa zmiana jej fragmentów ani podmiana całości dokumentu. Następnie w oparciu o zintegrowane z Docuware oprogramowanie Jobrouter zostanie zrealizowany wewnętrzny obieg elektronicznej wersji faktury, zmierzający do odpowiedniego sklasyfikowania kosztu oraz zapłaty należności. Papierowa oryginalna wersja faktury nie będzie wykorzystywana w obiegu wewnętrznym. System umożliwi łatwy dostęp do elektronicznej postaci dokumentów dla organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej.

Po wdrożeniu systemu Docuware będzie możliwe rozpoczęcie odbioru faktur elektronicznych wysyłanych przez kontrahentów, z którymi Spółka osiągnie stosowne porozumienie (wyrazi zgodę na wysyłanie faktur w formie elektronicznej do Spółki). Warunkiem stawianym przez Spółkę będzie, aby kontrahent przysyłał faktury w formie plików pdf. W porozumieniu zawarte zostanie zapewnienie wystawcy faktury o autentyczności pochodzenie oraz integralności treści dokumentu, a także formie jej wystawienia (plik pdf). Faktury odebrane przez pracownika księgowości zostaną jak najszybciej zaewidencjonowane w systemie Docuware w celu zabezpieczenia, zarchiwizowania i umożliwienia obiegu wewnętrznego, jak w przypadku faktur otrzymanych papierowo i skanowanych.

Podkreślić należy, iż faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury VAT w formie papierowej. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. wskazuje jedynie zasady wystawiania, przechowywania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Natomiast wszelkie inne zasady dotyczące tzw. „zwykłych” faktur VAT, które stosuje się odpowiednio do faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Zatem wysłanie i otrzymywanie faktur i faktur korygujących drogą elektroniczną w formacie PDF jest równoważne w skutkach podatkowych z wysłaniem i otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy również stwierdzić, iż wobec spełnienia przez faktury, które będą otrzymywane przez Wnioskodawcę, warunków określonych w ww. ustawie o podatku od towarów i usług, rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. i rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r., Wnioskodawcy przysługiwać będzie prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w fakturach i fakturach korygujących otrzymanych drogą elektroniczną w formacie PDF, w zakresie, w jakim towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia (np. zawarte w art. 88 ustawy o VAT).

Wskazać przy tym należy na bezwzględny wymóg prawny zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur oraz akceptacji sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy, iż:

1.  przedstawiona forma wystawiania oraz przesyłania faktur sprzedażowych oraz faktur korygujących spełnia wymogi, o których mowa w przepisach rozporządzenia,
2.  przedstawiona przez Spółkę forma odbioru oraz przechowywania faktur oraz faktur korygujących w formie elektronicznej, dotyczących zakupów, będzie umożliwiała Spółce realizację prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w tych fakturach, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych przez Spółkę,
3.  zaprezentowany w zdarzeniu przyszłym sposób archiwizowania (przechowywania) faktur oraz faktur korygujących w formacie pdf jest prawidłowy,

należało uznać za prawidłowe.

Należy zauważyć, iż faktyczna ocena wypełnienia przez Wnioskodawcę wymogów określonych obowiązującymi przepisami może być zweryfikowana tylko w toku prowadzonego postępowania kontrolnego lub podatkowego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.