Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0115-KDIT2.4011.488.2020.1.ES
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2020-09-02
Teza: Obowiązki płatnika w związku ze zwrotem pracownikowi poniesionych kosztów tytułem wykorzystywania prywatnego samochodu do celów służbowych.
Słowa kluczowe: cel-cel służbowy; koszt-zwrot kosztów; obowiązek-obowiązek płatnika; pracownik; przychód-przychód ze stosunku pracy; płatnik; ryczałt; samochód-samochód prywatny; użytkowanie (używanie); zwolnienie-zwolnienie przedmiotowe
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 12; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 5 czerwca 2020 r. (data wpływu) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku ze zwrotem pracownikowi poniesionych kosztów tytułem wykorzystywania prywatnego samochodu do celów służbowych – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 5 czerwca 2020 r. wpłynął do tutejszego organu wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczący podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku ze zwrotem pracownikowi poniesionych kosztów tytułem wykorzystywania prywatnego samochodu do celów służbowych.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Urząd Gminy w ramach prowadzonej działalności wykonuje zadania własne i zlecone związane z zaspokajaniem potrzeb mieszkańców. W związku z tym pracownicy zatrudnieni w urzędzie często muszą wyjeżdżać w teren, na obszarze gminy, w celu wykonywania swoich obowiązków pracowniczych, zgodnie z zakresem ich czynności. Urząd Gminy posiada dwa samochody służbowe, przy czym jeden z nich wykorzystywany jest wyłącznie na potrzeby kierownictwa. Zakres działalności Urzędu Gminy jest bardzo szeroki. Należą do niego wszystkie sprawy publiczne o znaczeniu lokalnym. Szczegółowy katalog spraw, które Urząd Gminy musi zrealizować, określony został w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r o samorządzie gminnym (t.j. z 2020 r. Dz. U. poz. 713). W interesie gminy jest realizacja tych spraw przez pracowników bezpośrednio w terenie. W celu zapewnienia ustawowego obowiązku organizacji pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy, urząd zawiera z pracownikami, którzy w ramach wykonywania swoich czynności muszą często przemieszczać się w terenie, umowy w sprawie korzystania z prywatnych samochodów pracowników. Zgodnie z zawartymi umowami pracownicy wyrażają zgodę na używanie własnych prywatnych samochodów do odbywania przejazdów na obszarze wskazanym jako ich miejsce pracy, celem wykonywania zadań wynikających z zakresu ich czynności. Z uwagi na to, że pracownicy nie wyjeżdżają poza obszar wskazany jako ich stałe miejsce pracy, tego rodzaju wyjazdy nie spełniają definicji podróży służbowej. Wyjazdy dokonywane są za zgodą pracodawcy celem wykonywania zadań służbowych. Zwrot kosztów za jazdy lokalne następuje w formie rozliczenia ewidencji przebiegu pojazdu w km, potwierdzonych przez przełożonego pracownika oraz odpowiedniej stawki wynikającej z przepisów prawa tj. rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. (Dz. U. nr 27, poz. 271, ze zm.). Z przepisów prawa pracy nie wynika obowiązek ponoszenia za pracodawcę wydatków związanych ze świadczeniem pracy. Wyjazdy realizowane są na potrzeby gminy, a w szczególności jej mieszkańców. Dotyczą bardzo wielu spraw życia codziennego, jak i czynności mających wpływ na rozwój gminy - od bieżących interwencji do realizacji dużych przedsięwzięć inwestycyjnych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy wypłacane przez Urząd Gminy na rzecz pracowników kwoty tytułem zwrotu kosztów poniesionych przez pracowników, w związku z użyciem prywatnego samochodu w jazdach lokalnych (niebędących podróżą służbową), jeżeli przejazd samochodem prywatnym jest ściśle związany z wykonywaniem zadań służbowych, wynikających z zakresu czynności pracownika zleconego przez Urząd Gminy, za zgodą Urzędu Gminy i w interesie gminy, w wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., udokumentowane ewidencją przebiegu pojazdu powodują powstanie przychodu u pracownika podlegającego opodatkowaniu podatkiem od osób fizycznych, a po stronie Urzędu Gminy obowiązku płatnika, o którym mowa w art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Zdaniem Wnioskodawcy, otrzymana przez pracownika kwota wypłacona tytułem zwrotu kosztów - poniesionych przez pracownika w związku z użyciem prywatnego samochodu w jazdach lokalnych (niebędących podróżą służbową w rozumieniu k.p.) - nie powinna prowadzić do powstania u pracownika przychodu ze stosunku pracy, jeżeli przejazd był ściśle związany z wykonywaniem zadań służbowych zleconych przez Urząd Gminy, za zgodą Urzędu Gminy i w jej interesie. W konsekwencji brak jest przesłanek do uznania, że na Urzędzie Gminy ciążą obowiązki płatnika, o którym mowa w art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W ocenie Wnioskodawcy z art. 10 ust. 1 pkt 1, art. 11 ust. 1 oraz art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że przychodem ze stosunku pracy jest co do zasady każde przysporzenie majątkowe związane z pozostawaniem podatnika w stosunku pracy. Takie przysporzenie majątkowe musi skutkować zwiększeniem majątku pracownika. Jeśli natomiast podatnik ponosi wydatki na zakup paliwa oraz uszczerbek związany ze zużyciem prywatnego samochodu, które są mu następnie zwracane przez pracodawcę, trudno uznać ten zwrot za przychód. Jest to refundacja kosztów poniesionych w interesie pracodawcy. Stanowisko to potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w interpretacji z 1 kwietnia 2011 r. nr IPPB2/415-56/11-2/MG oraz interpretacji z 12 grudnia 2015 r. nr IPPB4/4511-3-95/15-2/JK3. Ponadto zgodnie z art. 94 k.p. pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikom na własny koszt, odpowiedniego środowiska pracy do powierzonych im czynności. Zakres tego obowiązku jest zróżnicowany w zależności od rodzaju wykonywanej pracy. Jeżeli do prawidłowego i efektywnego wykonywania swoich obowiązków pracownik musi skorzystać z samochodu i użytkuje do tego celu swój prywatny samochód, to zwrot kosztów używania tego pojazdu stanowi wypełnienie przez Urząd Gminy jako pracodawcę ustawowego obowiązku zapewnienia pracownikom odpowiedniej organizacji pracy. Wydatki te stanowią koszt prowadzonej działalności przez Urząd Gminy i nie mogą być uznane za element przychodu pracownika. Przyjęcie odmiennego stanowiska prowadziłoby do wniosku, iż wartość związanych z obowiązkami pracowników wydatków pracodawcy w postaci m in. materiałów biurowych, zużytego prądu, wydatków związanych z eksploatacją samochodu służbowego, powinna być proporcjonalnie przypisywana do przychodów pracowników z tytułu stosunku pracy, jako otrzymane przez nich nieodpłatne świadczenie. Zdaniem Urzędu Gminy należy mieć także na uwadze wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r. (K 7/13). Powyższy wyrok interpretacyjny określa prokonstytucyjną wykładnię wymienionych w nim przepisów u.p.d.o.f. i dokonując takiej właśnie wykładni, należy stwierdzić, że zwrot kosztów używania prywatnego samochodu pracownika w jazdach lokalnych nie jest świadczeniem spełnionym w jego interesie, ale w interesie pracodawcy oraz nie przynosi pracownikowi korzyści w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatków, które musiałby ponieść. Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu pracownika w jazdach lokalnych leży bowiem wyłącznie w interesie pracodawcy. Gdyby nie konieczność wywiązania się z obowiązków wynikających z umowy o pracę pracownicy nie mieliby powodu ponosić tych kosztów. Trudno również stwierdzić jaką wymierną korzyść, rozumianą jako otrzymane przez pracownika do własnej dyspozycji świadczenie, którym może swobodnie zarządzać i rozporządzać przeznaczając na zaspokojenie własnych potrzeb, uzyskuje pracownik. Pracownik bowiem nie ma tutaj żadnej swobody w zarządzaniu i rozporządzaniu tym świadczeniem, wykorzystuje je w konkretnym celu - wykonywaniu swoich obowiązków pracowniczych. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT „Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych”. Analiza treści art. 12 ust. 1 ustawy o PIT prowadzi do wniosku, że wszystkie wymienione w nim świadczenia łączy jedno: można je uznać za świadczenia należne za to, że pracownik świadczy pracę, wynagrodzenie za to, że osobiście wykonuje na rzecz pracodawcy czynności określone w umowie o pracę. Skoro pracownik otrzymuje od pracodawcy świadczenie pieniężne jako ekwiwalent, zwrot kosztów za wykorzystywanie prywatnego samochodu do celów służbowych, to niewątpliwie nie otrzymuje tych kwot za świadczenie pracy, tylko za coś innego niż praca. Art. 22 § 1 k.p. stanowi, że „Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem". Zgodnie z art. 22 § 1 k.p. na treść stosunku pracy składa się więc jedynie obowiązek świadczenia pracy, a zatem za przychody ze stosunku pracy nie można uznać kwot wypłacanych za coś innego niż praca. Stosunek pracy w świetle art. 22 k.p. obejmuje świadczenie pracy za wynagrodzeniem. Nie obejmuje przeznaczania przez pracownika składników swojego własnego majątku na potrzeby pracodawcy, nawet za wynagrodzeniem. Zawarte z pracownikami odrębne umowy dotyczące wykorzystywania przez nich prywatnych samochodów dla celów służbowych i rozliczenia kosztów ich wykorzystywania odbywa się poza stosunkiem pracy, mimo że stronami umowy są pracodawca i pracownik, to przedmiotem umowy nie jest świadczenie pracy. Pracownik z tytułu zwrotu kosztów musiałby osiągnąć faktyczne korzyści, którymi mógłby swobodnie rozporządzać, stanowiące dla niego majątkowe przysporzenie. Natomiast zwrot kosztów jest świadczeniem o charakterze zwrotnym, nieprzynoszącym pracownikowi realnych korzyści. Pogląd, że zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych nie stanowi przychodu pracownika ze stosunku pracy wyrażony, został także m. in. w wyrokach NSA z dnia 16 października 2019 r., II FSK 3531/17 i z dnia 9 sierpnia 2016 r., II FSK 1969/14, II FSK 1970/14.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest nieprawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325), płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Stosownie do treści art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1426), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Powyższy przepis ustanawia generalną zasadę opodatkowania podatkiem dochodowym, zgodnie z którą opodatkowaniu tym podatkiem podlegają wszelkie uzyskane przez podatnika w danym roku korzyści majątkowe, z wyjątkiem tych, które na mocy ustawy wyłączone zostały z tego opodatkowania (np. poprzez wprowadzenie ustawowego zwolnienia z opodatkowania, czy też zaniechanie poboru podatku).

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy, źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Zgodnie z art. 11 ust. 1 cytowanej ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Na podstawie art. 12 ust. 1 powołanej ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów zostały wskazane jedynie przykładowo. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on od pracodawcy realną korzyść mającą wymiar finansowy, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Stosownie do art. 31 ww. ustawy, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Z kolei w świetle art. 38 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnicy, o których mowa w art. 31 i art. 33-35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Urząd Gminy w ramach prowadzonej działalności wykonuje zadania własne i zlecone związane z zaspokajaniem potrzeb mieszkańców. W związku z tym pracownicy zatrudnieni w urzędzie często muszą wyjeżdżać w teren, na obszarze gminy, w celu wykonywania swoich obowiązków pracowniczych, zgodnie z zakresem ich czynności. Urząd Gminy posiada dwa samochody służbowe, przy czym jeden z nich wykorzystywany jest wyłącznie na potrzeby kierownictwa. Zakres działalności Urzędu Gminy jest bardzo szeroki. Należą do niego wszystkie sprawy publiczne o znaczeniu lokalnym. Szczegółowy katalog spraw, które Urząd Gminy musi zrealizować, określony został w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. W interesie gminy jest realizacja tych spraw przez pracowników bezpośrednio w terenie. W celu zapewnienia ustawowego obowiązku organizacji pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy, urząd zawiera z pracownikami, którzy w ramach wykonywania swoich czynności muszą często przemieszczać się w terenie, umowy w sprawie korzystania z prywatnych samochodów pracowników. Zgodnie z zawartymi umowami pracownicy wyrażają zgodę na używanie własnych prywatnych samochodów do odbywania przejazdów na obszarze wskazanym jako ich miejsce pracy, celem wykonywania zadań wynikających z zakresu ich czynności. Z uwagi na to, że pracownicy nie wyjeżdżają poza obszar wskazany jako ich stałe miejsce pracy, tego rodzaju wyjazdy nie spełniają definicji podróży służbowej. Wyjazdy dokonywane są za zgodą pracodawcy celem wykonywania zadań służbowych. Zwrot kosztów za jazdy lokalne następuje w formie rozliczenia ewidencji przebiegu pojazdu w km, potwierdzonych przez przełożonego pracownika oraz odpowiedniej stawki wynikającej z przepisów prawa tj. rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Z przepisów prawa pracy nie wynika obowiązek ponoszenia za pracodawcę wydatków związanych ze świadczeniem pracy. Wyjazdy realizowane są na potrzeby gminy, a w szczególności jej mieszkańców. Dotyczą bardzo wielu spraw życia codziennego, jak i czynności mających wpływ na rozwój gminy - od bieżących interwencji do realizacji dużych przedsięwzięć inwestycyjnych.

Podkreślenia wymaga, że w przedmiotowej sprawie nie będzie miał zastosowania wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r., sygn. akt. K7/13, dotyczący nieodpłatnych świadczeń, gdyż pracownicy Urzędu Gminy będą otrzymywali środki pieniężne. Ponadto zauważyć należy, że TK w tym wyroku stwierdził, że „w przypadku świadczenia pieniężnego przysporzenie jest niewątpliwe i niejako bezwarunkowe (zawsze oznacza zwiększenie aktywów)”.

Skoro wyrok ten dotyczy wyłącznie świadczeń nieodpłatnych to nie może mieć zastosowania do świadczeń pieniężnych. Stosowanie tez zawartych w tym wyroku do świadczeń o charakterze pieniężnym otrzymywanych przez pracowników Urzędu Gminy, a więc również do zwrotu kosztów używania przez pracowników samochodów prywatnych do celów służbowych w jazdach odbywających się w obszarze wskazanym w umowie jako miejsce pracy, nie jest uzasadnione.

Obowiązujące przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku zrekompensowania pracownikowi ww. wydatku, tak jak ma to miejsce w przypadku podróży służbowej zgodnie z art. 775 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320). To z kolei prowadzi do wniosku, że w sytuacji nieotrzymania zwrotu poniesionych kosztów przez pracownika, byłby on zobowiązany do ich pokrycia z własnych środków. Zatem przyjęcie dodatkowego świadczenia oferowanego przez pracodawcę leży w interesie pracownika, gdyż jest równoznaczne z uniknięciem przez niego wydatku jaki musiałby ostatecznie ponieść, gdyby pracodawca nie dokonał jego zwrotu.

Wobec tego zwrot kosztów poniesionych przez pracowników tytułem wykorzystywania, na podstawie właściwej umowy, prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych związanych z działalnością Urzędu Gminy - stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy, a w konsekwencji przychód w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W kontekście powyższego należy wskazać, że gdyby wolą ustawodawcy nie było zaliczenie omawianych świadczeń do przychodów, to nie zawarłby w katalogu zwolnień przepisu określonego w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

Powyższa regulacja ogranicza jednak krąg podatników mogących skorzystać z omawianego zwolnienia do tych, którym przepisy odrębnych ustaw gwarantują możliwość przyznania prawa do zwrotu poniesionych kosztów, bądź nakładają na pracodawcę obowiązek zwrotu pracownikowi tych kosztów.

Odrębnymi ustawami do których odsyła art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy są:

*   ustawa z dnia 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” (Dz. U. z 2019 r., poz. 261),
*   ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach (Dz. U. z 2020 r., poz. 6),
*   ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2019 r., poz. 1507, z późn. zm.).

Z powyższego wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw. W pozostałych przypadkach zwrot taki stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy.

Zatem ww. zwolnienie adresowane jest do wąskiej grupy osób, o których mowa w odrębnych ustawach, do których odwołał się ustawodawca.

Stosownie do postanowień art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r., poz. 2140, z późn. zm.), na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy.

Natomiast § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r., Nr 27, poz. 271, z późn. zm.) stanowi, że zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej „pojazdami do celów służbowych”, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Tak więc, biorąc pod uwagę przedstawiony we wniosku opis zdarzenia przyszłego oraz powołane przepisy prawa, stwierdzić należy, że zwrot kosztów poniesionych przez pracowników tytułem wykorzystywania, na podstawie właściwych umów, prywatnych samochodów osobowych do celów służbowych związanych z działalnością Urzędu Gminy, stanowi przychód pracowników, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przychód ten nie może korzystać ze zwolnienia przedmiotowego określonego w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych bowiem z ustawy o pracownikach samorządowych ani z przepisów wskazanej przez Wnioskodawcę we wniosku ustawy o samorządzie gminnym nie wynika, aby pracownikom z tytułu używania prywatnego samochodu do celów służbowych przysługiwał od zatrudniającego ich pracodawcy zwrot kosztów przejazdów do miejsc wykonywania przez nich czynności służbowych. Prawo do skorzystania z ww. zwolnienia przysługiwałoby jedynie, jeżeli zwrot tych kosztów wynikałby wprost z przepisów odrębnych ustaw, które gwarantowałyby możliwość przyznania prawa do zwrotu poniesionych kosztów bądź nakładały na pracodawcę obowiązek zwrotu pracownikowi tych kosztów.

Wobec powyższego dokonany na rzecz pracowników zwrot poniesionych kosztów tytułem wykorzystywania, na podstawie właściwej umowy, prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych związanych z działalnością Urzędu Gminy, stanowi po stronie pracowników przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. W konsekwencji na Wnioskodawcy ciążą obowiązki płatnika wynikające z art. 31 i 38 ww. ustawy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się natomiast do powołanych przez Wnioskodawcę wyroków Naczelnego Sądu Administracyjnego tut. organ informuje, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i dotyczyły wyłącznie tych spraw, w których zapadły.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). Zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.