Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB2-3.4010.358.2018.9.HK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2023-02-28
Teza: Czy Wnioskodawca ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych za pomocą dokumentów otrzymanych w formie papierowej, które są przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy egzemplarze papierowe zostaną zniszczone. Czy Wnioskodawca ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, których nabycie jest udokumentowane za pomocą dokumentów otrzymanych w formie papierowej, które są przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy egzemplarze papierowe zostaną zniszczone.
Słowa kluczowe: dowód; dowód-dowód księgowy; ewidencja; ewidencja-ewidencja rachunkowa; koszt; koszt-koszty uzyskania przychodów
Zagadnienia: Ordynacja podatkowa; Ordynacja podatkowa-Dział IV Postępowanie podatkowe; Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 1. Podmiot i przedmiot opodatkowania; Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 1. Podmiot i przedmiot opodatkowania-Podmiot opodatkowania; Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 1-art. 9; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 1-art. 9-ust. 1; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15-ust. 1; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15-ust. 6; [OP][WIS] Ustawa Ordynacja podatkowa; [OP][WIS] Ustawa Ordynacja podatkowa-Dział IV; [OP][WIS] Ustawa Ordynacja podatkowa-Dział IV-Rozdział 11; [OP][WIS] Ustawa Ordynacja podatkowa-Dział IV-Rozdział 11-art. 180; [OP][WIS] Ustawa Ordynacja podatkowa-Dział IV-Rozdział 11-art. 181

Interpretacja indywidualna po wyroku sądu – stanowisko prawidłowe
=================================================================

Szanowni Państwo:

1) ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z 30 października 2018 r. o wydanie interpretacji indywidualnej – uwzględniam przy tym wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z 29 sierpnia 2019 r. sygn. akt I SA/Wr 496/19 (wpływ do Organu 15 grudnia 2022 r.) i Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 sierpnia 2022 r. sygn. akt II FSK 144/20 (wpływ do Organu 24 listopada 2022 r.); i

2) stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------------------

6 listopada 2018 r. wpłynął Państwa wniosek z 30 października 2018 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości:

\- zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych za pomocą dokumentów otrzymywanych w wersji papierowej,

\- zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, których nabycie jest udokumentowane za pomocą dokumentów otrzymanych w formie papierowej, w oparciu o dowody przechowywane w formie elektronicznej

(pytania oznaczone we wniosku nr 3 i 4).

Treść wniosku jest następująca:

### Opis zdarzenia przyszłego

Na potrzeby prowadzonej działalności SZP ponosi wydatki, które są dokumentowane fakturami, fakturami korygującymi, rachunkami i innymi dokumentami otrzymywanymi przez Spółkę, w tym również dokumentami celnymi dotyczącymi importu towarów (wszystkie te dokumenty są w dalszej części wniosku łącznie określane jako „dokumenty”). Wydatki te spełniają warunek zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów wynikający z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, tj. są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, i nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, lub też wydatki te dotyczą nabycia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy amortyzacyjne są dokonywane zgodnie z art. 16a-16m ustawy o CIT i które nie są objęte zakresem stosowania art. 16 ustawy o CIT.

Otrzymywane faktury, faktury korygujące i dokumenty celne dotyczą zakupu towarów i usług, które spełniają warunek do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikający z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, tj. są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT lub warunek do odliczenia naliczonego podatku VAT wynikający z art. 86 ust. 8 i 9 ustawy o VAT i jednocześnie nie mają do nich zastosowania ograniczenia wynikające z art. 88 ustawy o VAT.

Wymienione wyżej dokumenty są otrzymywane przez Spółkę zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej, przy czym niniejszy wniosek dotyczy tylko dokumentów otrzymywanych w formie papierowej.

Obecnie SZP archiwizuje otrzymane w formie papierowej dokumenty, zarówno papierowo (tj. przechowując w archiwum otrzymane egzemplarze) jak i elektronicznie. W celu minimalizacji kosztów administracyjnych Spółka rozważa rezygnację z papierowej formy archiwizacji dokumentów na rzecz wyłącznie archiwizacji elektronicznej. Procedura związana z archiwizacją, weryfikacją i księgowaniem otrzymywanych dokumentów będzie wyglądać w sposób następujący:

1\. Skanowanie dokumentu: każdy dokument, wpływający do Spółki w formie papierowej jest skanowany i zapisywany w formacie pdf.

2\. Weryfikacja formalna: zeskanowany dokument podlega weryfikacji formalnej, tj. sprawdzane są nazwa dostawcy i odbiorcy, numery identyfikacji podatkowej, rachunek bankowy dostawcy, podział na kwoty netto, brutto i VAT oraz inne wymagane elementy.

3\. Weryfikacja merytoryczna: dokument, który przeszedł weryfikację formalną jest umieszczany w systemie księgowym Spółki, tj. są w nim umieszczane dane zawarte na tym dokumencie jak również jego cyfrowy obraz, który pozostaje w pełni czytelny dla człowieka. Dokument ten jest następnie przesyłany do osoby (działu) odpowiedzialnej za zakup w celu weryfikacji rzeczowej dokumentu: osoba ta sprawdza zasadność wydatku, zgodność z zamówieniem (cena, ilość), określenie zlecenia, miejsca powstawania kosztów itp., po czym wydatek jest zatwierdzany przez kierownika komórki organizacyjnej lub inną osobę uprawnioną przez zarząd Spółki do zatwierdzania dokumentów. W odniesieniu do niektórych nabywanych materiałów, weryfikacja rzeczowa opisana w zdaniu poprzednim może zostać pominięta, jeśli w systemie istnieje już prawidłowo sporządzony dowód przyjęcia materiałów, tj. dowód zgodny z zatwierdzonym zamówieniem w kontekście ceny, ilości itp.

4\. Księgowanie: Po zakończeniu weryfikacji merytorycznej w systemie Spółki generowany jest dokument księgowy, w którym określane jest konto księgowe, termin płatności, rozpoznawane są prawa: do odliczenia podatku naliczonego (w przypadku faktur) oraz do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Załącznikami do dokumentu księgowego są zawsze: nieedytowalny cyfrowy obraz otrzymanego dokumentu (tj. faktury lub innego dowodu potwierdzającego wydatek), który pozostaje czytelny dla człowieka oraz protokół weryfikacji merytorycznej. Numer dokumentu księgowego ujmowany jest w ewidencji prowadzonej przez Spółkę dla potrzeb podatku VAT (w zakresie, w jakim księgowanie podlega ujęciu w tej ewidencji).

W przypadku tzw. wydatków gotówkowych (np. kosztów delegacji służbowych, zakupu drobnych materiałów i usług itp., które w pierwszej kolejności poniósł pracownik i które mają mu być zwrócone przez Spółkę), procedura archiwizacji, weryfikacji i księgowania dokumentów będzie wyglądać w sposób następujący:

1\. Pracownik tworzy w systemie księgowym Spółki rozliczenie wydatków gotówkowych, dołącza do niego zeskanowane do formatu pdf dowody ich poniesienia (tj. dokumenty, np. faktury, rachunki, itp.) oraz potwierdza ich zasadność. Następnie, rozliczenie jest przesyłane do przełożonego, który zatwierdza wydatek w systemie.

2\. Po zatwierdzeniu rozliczenia przez przełożonego, następuje weryfikacja formalna dokumentu (opisana powyżej) oraz księgowanie, tj. generowany jest dokument księgowy, w którym określane jest konto księgowe, termin płatności (zwrotu wydatków), rozpoznawane są prawa: do odliczenia podatku naliczonego (w przypadku faktur) oraz do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Załącznikami do dokumentu księgowego są zawsze: nieedytowalny cyfrowy obraz dokumentu (tj. faktury lub innego dowodu potwierdzającego wydatek), który pozostaje czytelny dla człowieka oraz rozliczenie/zestawienie wydatków. Numer dokumentu księgowego ujmowany jest w ewidencji prowadzonej przez Spółkę dla potrzeb podatku VAT.

Po zakończeniu procesu księgowania papierowy egzemplarz dokumentu (faktury, faktury korygującej, dokumentu celnego itp.) jest niszczony.

Umieszczone na serwerze dokumenty księgowe wraz z załącznikami (tj. dokumentami, w tym fakturami lub innymi dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatku oraz protokołami weryfikacji merytorycznej lub rozliczeniem/zestawieniem wydatków) są przechowywane co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego z tytułu VAT lub CIT. Przez cały okres przechowywania powyższych dokumentów zapewniony jest nieograniczony do nich dostęp on-line, w tym również na żądanie organów podatkowych.

### Pytania

1\. Czy Wnioskodawca ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych za pomocą dokumentów otrzymanych w formie papierowej, które są przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy egzemplarze papierowe zostaną zniszczone? (pytanie oznaczone we wniosku numerem 3)

2\. Czy Wnioskodawca ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, których nabycie jest udokumentowane za pomocą dokumentów otrzymanych w formie papierowej, które są przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy egzemplarze papierowe zostaną zniszczone? (pytanie oznaczone we wniosku numerem 4)

### Państwa stanowisko w sprawie

W Państwa ocenie:

\- Mają Państwo prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych za pomocą dokumentów otrzymanych w formie papierowej, które są przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy egzemplarze papierowe zostaną zniszczone.

\- Mają Państwo prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, których nabycie jest udokumentowane za pomocą dokumentów otrzymanych w formie papierowej, które są przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy egzemplarze papierowe zostaną zniszczone.

Powyższe stanowisko Wnioskodawca motywuje w sposób następujący:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Natomiast zgodnie z art. 15 ust. 6 ustawy o CIT, kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane zgodnie z przepisami art. 16a- 16m, z uwzględnieniem art. 16. Z opisu zdarzenia przyszłego wynika jednocześnie wprost, że warunki te są spełnione w odniesieniu do ponoszonych przez Spółkę wydatków, wobec czego Spółka ma zasadniczo prawo do odniesienia tych wydatków lub też odpisów amortyzacyjnych w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

Z licznych interpretacji wydawanych przez organy podatkowe wynika również, że aby wydatek stanowił koszt uzyskania przychodów musi on zostać właściwie udokumentowany. Stanowisko takie wyraził m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 18 listopada 2016 r. (sygn. 2461-IBPB-1-3.4510.951.2016.1.KB). Wynika to z faktu, że zdaniem organów podatkowych art. 15 ust. 1 ustawy o CIT musi być interpretowany w świetle art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, podczas gdy podstawą zapisów rachunkowych, zgodnie z treścią ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, są dowody rachunkowe.

Ustawa o rachunkowości, a w ślad za nią również ustawa o CIT, wymagają wprawdzie udokumentowania wydatków, ale nie określają w jaki sposób dokumenty mają być przechowywane. Wynika z tego, że podatnik może przechowywać dokumenty w dowolnej formie. Potwierdził to również organ podatkowy w przytoczonej wyżej interpretacji, w której uznał, że: „(\`(...)\`) zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić koszt uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta.”

Analogiczne stanowisko zostało wyrażone także w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w dniu 13 lipca 2016 r. (sygn. IBPB-1-3/4510-479/16/MO) oraz przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu w dniu 8 lipca 2016 r. (sygn. ILPB3/4510-1-205/16-4/JG).

Mając na względzie powyższe należy przyjąć, że prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy co do tego, że ma on prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków dokumentowanych za pomocą dokumentów otrzymanych w formie papierowej, które są przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy egzemplarze papierowe zostaną zniszczone. Wnioskodawca ma też prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od zużycia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, których nabycie jest dokumentowane za pomocą przechowywanych w powyższych sposób dokumentów.

Postanowienie o pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia
------------------------------------------------------

Rozpatrzyłem Państwa wniosek – w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych – 17 grudnia 2018 r. wydałem postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania znak 0111-KDIB2-3.4010.358.2018.2.HK.

Postanowienie doręczono Państwu 27 grudnia 2018 r.

Pismem z 3 stycznia 2019 r. (wpływ 7 stycznia 2019 r.) wnieśli Państwo zażalenie na powyższe postanowienie.

Postanowieniem z 7 marca 2019 r. Znak: 0111-KDIB2-3.4010.358.2018.3.MK utrzymałem w mocy zaskarżone postanowienie.

Postanowienie utrzymujące w mocy zaskarżone postanowienie doręczono Państwu 11 marca 2019 r.

Skarga na postanowienie
-----------------------

Pismem z 10 kwietnia 2019 r. wnieśli Państwo skargę na to postanowienie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu. Skarga wpłynęła do mnie 12 kwietnia 2019 r.

Wnieśli Państwo o:

1) uchylenie zaskarżonego postanowienia w całości;

2) zasądzenie na rzecz Skarżącej zwrotu kosztów postępowania na podstawie art. 200 w zw. z art. 205 § 2 ppsa.

Postępowanie przed sądami administracyjnymi
-------------------------------------------

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu uchylił skarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie wyrokiem z 29 sierpnia 2019 r. sygn. akt I SA/Wr 496/19.

Wniosłem skargę kasacyjną od tego wyroku do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie – wyrokiem z 10 sierpnia 2022 r. sygn. akt II FSK 144/20 oddalił skargę kasacyjną.

Odpis prawomocnego wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu wpłynął do mnie 15 grudnia 2022 r.

Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku
-----------------------------------------------

Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.):

Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że przepisy prawa uległy zmianie.

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

\- uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny i Naczelny Sąd Administracyjny w ww. wyrokach;

\- ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w części dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych – stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie pytania nr 3 i 4 jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1036 ze zm., dalej: „updop”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 updop, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Ponadto, uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony. Tak więc, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza istnienie związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu. Ponadto, zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od tego, czy nie znajduje się on w art. 16 ust. 1 updop, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:

\- został poniesiony przez podatnika,

\- jest definitywny (rzeczywisty),

\- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

\- poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

\- został właściwie udokumentowany,

\- nie został wymieniony w art. 16 ustawy.

Z kolei zgodnie z art. 15 ust. 6 updop:

Kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane wyłącznie zgodnie z przepisami art. 16a-16m, z uwzględnieniem art. 16.

Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Powołany na wstępie art. 15 należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 updop, na mocy którego:

Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a -16m.

Zgodnie natomiast z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395):

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Stosownie do art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1\. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2\. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3\. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto, w art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości wskazano, że:

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1\. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2\. korygujące poprzednie zapisy;

3\. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4\. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Przepis art. 20 ustawy o rachunkowości, wskazuje jakie dokumenty mogą stanowić podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zatem dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej:

Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej (…) oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Odnosząc przedstawiony stan prawny do opisanego zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy otrzymany od kontrahenta. Zatem w przypadku otrzymania od kontrahenta faktury lub innego dokumentu księgowego w formie papierowej, to on stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Natomiast zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do przywołanego wcześniej art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

W związku z powyższym stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dniu wniesienia wniosku.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

\- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

\- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (\`(...)\`). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

\- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

\- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).