Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPP3/443-731/14/MD
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2015-03-10
Teza: Dopuszczalność przechowywania faktur wystawionych przez siebie tylko w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 17 grudnia 2014 r. (data wpływu 22 grudnia 2014 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie dopuszczalności przechowywania wystawionych przez siebie faktur tylko w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 22 grudnia 2014 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie dopuszczalności przechowywania wystawionych przez siebie faktur tylko w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

… sp. z o.o. spółka komandytowa (dalej jako „Spółka”) dostawę towarów, świadczenie usług, otrzymanie zaliczek potwierdza fakturami. Spółka wystawia je w dwóch egzemplarzach, przy czym egzemplarz pozostający w jej dokumentacji pozostawia na nośniku elektronicznym z możliwością wydrukowania go w dowolnym momencie. Egzemplarze faktur zapisane na nośniku elektronicznym są zabezpieczone przed zmianami. Powyższe odnosi się także do faktur korygujących i duplikatów.

W związku z powyższym opisem we wniosku zadano następujące pytanie.

Czy przechowywanie egzemplarzy faktur, faktur korygujących, duplikatów, przesłanych do odbiorców w formie papierowej, wyłącznie na nośniku elektronicznym z możliwością w dowolnym momencie na żądanie Organów ich poboru i/lub wydrukowania, nie narusza przepisów ustawy o podatku od towarów i usług?

Zdaniem Spółki, przepisy podatkowe, m.in. art. 112 ustawy o VAT, nakładają na podatników obowiązek przechowywania ewidencji prowadzonych dla celów rozliczania podatku oraz wszystkich dokumentów, w szczególności faktur, związanych z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przepisy nie określają natomiast w jakiej formie mają być ww. ewidencje i dokumenty przechowywane przez sprzedawcę. Spółka wystawia faktury i ich wydrukowany, papierowy egzemplarz przesyła kontrahentowi. Faktury, faktury korygujące, duplikaty są ujmowane w ewidencji księgowej i rejestrze należnego VAT.

Natomiast drugi egzemplarz faktur, faktur korygujących, duplikatów Spółka przechowuje w systemie księgowym, wyłącznie w formie elektronicznej z możliwością ich wydrukowania na żądanie Organów podatkowych w dowolnym czasie. Wystawione faktury, faktury korygujące, duplikaty są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność do momentu ich wystawienia do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka stoi na stanowisku, że nie ma przeciwwskazań do „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywania przez wystawcę w formie elektronicznej. Za powyższym przemawiają również względy ekonomiczne, czy ekologiczne.

Dodatkowo Spółka wskazała, że jej poprzednik prawny otrzymał interpretację indywidualną wydaną w dniu 19 marca 2012 r., \`(...)\`, potwierdzającą prawidłowość stanowiska w tożsamej sytuacji.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Jak stanowi art. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) – zwanej dalej „ustawą” – ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

(…)

31) fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;

32) fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;

(…).

W świetle art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą m.in. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Z powyższych przepisów wynika zatem, że fakturę wystawia sprzedawca będący podatnikiem podatku od towarów i usług, w celu udokumentowania dokonanej sprzedaży towarów lub świadczonych usług. Faktura VAT jest dokumentem sformalizowanym (potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego).

Według art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W świetle ust. 3 ww. artykułu, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

1.  podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,
2.  nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1, przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
3.  nabywca, o którym mowa w art. 106k ust. 1, przesyła je lub udostępnia wystawcy faktury,
4.  podmiot, o którym mowa w art. 106c, przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi

– zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W świetle art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy).

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Według art. 112 ustawy (w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2015 r.), podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Jak stanowi art. 112a ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 ustawy).

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

W tym miejscu należy dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.) – dalej jako „Dyrektywa” – dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 – definicje).

Regulacje prawa unijnego nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

Na uwagę zasługuje również norma wyrażona w art. 247 ust. 2 zd. pierwsze Dyrektywy zgodnie, z którą, aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Podkreślenia wymaga jednak fakt, że krajowy ustawodawca odstąpił – na gruncie aktualnie obowiązujących przepisów – od tego opcjonalnego dla niego wymogu.

Z treści złożonego wniosku wynika, że dostawę towarów, świadczenie usług oraz otrzymanie zaliczek Spółka potwierdza fakturami. Wystawia je w dwóch egzemplarzach (faktury, faktury korygujące i duplikaty są ujmowane w ewidencji księgowej i rejestrze należnego VAT). Przy czym:

*   wydrukowany papierowy egzemplarz przesyła kontrahentowi;
*   drugi egzemplarz faktur, faktur korygujących, duplikatów przechowuje w systemie księgowym, wyłącznie w formie elektronicznej z możliwością ich wydrukowania na żądanie Organów podatkowych w dowolnym czasie. Wystawione faktury, faktury korygujące, duplikaty są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność do momentu ich wystawienia do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Egzemplarze faktur zapisane na nośniku elektronicznym są zabezpieczone przed zmianami. Odnosi się to także do faktur korygujących i duplikatów.

Na tym tle Spółka powzięła wątpliwość dotyczącą dopuszczalności przechowywania wystawionych przez siebie faktur tylko w formie elektronicznej.

Na wstępie tej części uzasadnienia interpretacji indywidualnej podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim bowiem, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści (i jako przykład procedur zapewniających zachowanie tych przymiotów podał stosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektroniczną wymianę danych), to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przesyłania (przechowywania) faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Tutejszy organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości stosowanego przez Spółkę systemu przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej ostatecznej weryfikacji może dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej.

Na tle powyższych uwag potwierdzić należy pogląd Spółki, że przechowywanie egzemplarzy faktur, faktur korygujących, duplikatów, przesłanych do odbiorców w formie papierowej, wyłącznie na nośniku elektronicznym z możliwością w dowolnym momencie na żądanie organów ich poboru i/lub wydrukowania, nie narusza przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. Obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej jak i w formie elektronicznej (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych), jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma zatem normatywnych przeszkód do stosowania systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r. poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.