Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-773/13-2/AW
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2013-09-03
Teza: przechowywanie faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia VAT z tych faktur
Słowa kluczowe: faktura; odliczenia-prawo do odliczenia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 25.07.2013 r. (data wpływu 05.08.2013 r.), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 05.08.2013 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka jest podmiotem z siedzibą na terytorium kraju prowadzącym działalność gospodarczą. Spółka jest zarejestrowana jako polski podatnik VAT czynny.

W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca nabywa towary oraz usługi od dostawców mających siedzibę na terytorium Polski lub poza granicą Polski (dalej: Dostawcy). Nabywane towary i usługi wykorzystywane są przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Procedura otrzymywania faktur

W związku z prowadzoną działalnością, Spółka nabywa towary i usługi od Dostawców. Nabycia te są dokumentowane fakturami wystawianymi przez Dostawców na rzecz Spółki. Faktury (względnie inne dokumenty księgowe potwierdzające nabycie) są otrzymywane przez Spółkę w oryginale, w formie papierowej (Spółka otrzymuje też faktury w formie elektronicznej, niemniej jednak nie są one przedmiotem niniejszego wniosku o interpretację). Każda faktura (dokument księgowy) otrzymywana przez Spółkę jest odpowiednio opisywana / stemplowana przez osobę odpowiedzialną ze Spółki, a następnie jest archiwizowana w systemie finansowo-księgowym.

Procedura archiwizowania dokumentów księgowych

Procedura archiwizacji zakłada zeskanowanie każdej faktury (dokumentu księgowego) do systemu finansowo - księgowego Oracle (serwer ze skanami faktur znajduje się poza terytorium kraju). Jednocześnie procedura ta zakłada, że zeskanowane faktury i dokumenty księgowe będą niszczone i będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.

System archiwizacji faktur / dokumentów księgowych wykorzystywany przez Spółkę zapewnia elektronizację i automatyzację pracy służb finansowo - księgowych Spółki, gdyż wszystkie dokumenty księgowe są przechowywane w tym systemie w postaci skanu / kopii oryginalnego dokumentu papierowego (z podziałem na okresy, których dotyczą). System ten zapewnia również zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności archiwizowanych faktur (dokumentów księgowych). Wersja elektroniczna faktury (dokumentu księgowego) zawiera dokładnie taką samą treść jak wersja papierowa. Nie istnieje także możliwość zmodyfikowania treści faktury (dokumentu księgowego) po wprowadzeniu (zeskanowaniu) w wersji elektronicznej do systemu. Przechowywanie w wersji elektronicznej obejmuje okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego.

W efekcie wdrożenia powyższego rozwiązania praktycznie w każdym momencie, czasie i miejscu służby finansowo - księgowe Spółki mają dostęp on-line do zapisu księgowego dotyczącego danego dokumentu, jak również mają możliwość obejrzenia skanu tego dokumentu oraz jego wydrukowanie. Jednocześnie Spółka wskazuje, że w przypadku potencjalnej kontroli podatkowej, Spółka jest w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, które jednocześnie są w pełni czytelne, łatwe do odszukania i jak już wyżej zaznaczono, przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej, które następnie są przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną procedurą?
2.  Czy przechowywanie przez Spółkę w formie elektronicznej (zgodnie z przedstawioną procedurą) faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej spełnia warunki przewidziane w przepisach rozporządzenia w sprawie fakturowania (zakładając, że system archiwizacji tych faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność)?
3.  Czy w przypadku kontroli podatkowej wystarczającym dowodem potwierdzającym prawo do odliczenia VAT będą faktury udostępnione on-line w systemie, w którym są przechowywane (względnie wydrukowane / skopiowane z systemu, w którym są przechowywane z pozostawieniem możliwości wglądu do systemu)?

Zdaniem wnioskodawcy,

Stanowisko w zakresie pytania 1

Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na fakturach otrzymanych w formie papierowej, które następnie są przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną procedurą.

Stanowisko w zakresie pytania 2

W opinii Spółki, przechowywanie w formie elektronicznej (zgodnie z przedstawioną procedurą) przez Spółkę faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej spełnia warunki przewidziane w przepisach rozporządzenia w sprawie fakturowania (zakładając, że system archiwizacji tych faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność).

Stanowisko w zakresie pytania 3

W przypadku kontroli podatkowej wystarczającym dowodem potwierdzającym prawo do odliczenia VAT będą faktury udostępnione on-line w systemie, w którym są przechowywane (względnie wydrukowane / skopiowane z systemu, w którym są przechowywane z pozostawieniem możliwości wglądu do systemu).

Uzasadnienie stanowiska Spółki w zakresie pytania 1

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT (z zastrzeżeniami niemającymi zastosowania w przedmiotowej sprawie).

Z kolei w świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Natomiast zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny (z zastrzeżeniami niemającymi zastosowania w przedmiotowej sprawie).

W konsekwencji należy uznać, iż podstawowym warunkiem dla odliczenia podatku VAT naliczonego jest otrzymanie przez podatnika faktury VAT (oczywiście przy założeniu, że zakupione towary lub usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych VAT).

W przedmiotowej sytuacji, nie powinno budzić wątpliwości, że po stronie Spółki są spełnione warunki uprawniające do odliczenia VAT z faktur wystawianych przez Dostawców. Po pierwsze, faktury te dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę przy prowadzeniu działalności gospodarczej (opodatkowanej VAT). Po drugie, Spółka fizycznie otrzymuje oryginały tych faktur (m.in. w formie papierowej) co oznacza, że może odliczyć VAT z otrzymanych faktur.

Sam sposób późniejszego przechowywania tych faktur nie wpływa na to, że Spółka spełnia wszystkie warunki uprawniające. Na powyższe uprawnienie nie ma wpływu fakt, iż faktura zakupowa jest przechowywana przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu procedury określonej w stanie faktycznym. W opinii Spółki, polskie przepisy o VAT dopuszczają bowiem możliwość przechowywania przez podatników faktur w formie elektronicznej (co zostanie wyjaśnione w uzasadnieniu stanowiska Spółki w odniesieniu do pytania 2).

Trzeba również wskazać, że praktyka organów podatkowych potwierdza możliwość odliczenia VAT z faktur otrzymanych w formie papierowej, które są następnie przechowywane w formie elektronicznej. Przykładowo, stanowisko takie zostało wskazane w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 27 października 2011 r., sygn. ILPP4/443-534/11-2/EWW:

„(…) wnioskodawca będzie miał pełne prawo do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych od dostawców, które następnie będą przechowywane (\`(...)\`) w formie elektronicznej (skan zapisany w elektronicznej bazie danych) (\`(...)\`)”.

Podobne stanowisko zostało również wyrażone w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia z dnia 18 grudnia 2012 r., sygn. IPPP2/443-1148/12-3/DG, w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26 lipca 2012 r., sygn. IPPP3/443-480/12-2/JK, w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 25 lutego 2011 r., sygn. IPPP1-443-1182/10-4/IGo, czy w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 14 lutego 2011 r., sygn. nr IPPP1-443-1119/10-4/AS.

Stąd też, skoro są spełnione wszystkie warunki formalne do odliczenia przez Spółkę VAT z faktur otrzymanych w formie papierowej, które następnie są przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną procedurą, to brak jest przeszkód aby Spółka ten VAT odliczała (co zresztą jest zgodne z aktualną linią orzeczniczą organów podatkowych).

Uzasadnienie stanowiska Spółki w zakresie pytania 2

Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia w sprawie fakturowania podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur, oraz otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur, w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury; przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura).

Jednocześnie, jak stanowi § 21 ust. 2 i 3 rozporządzenia w sprawie fakturowania, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju, chyba że, faktury te są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W ocenie Wnioskodawcy, przytoczone przepisy rozporządzenia w sprawie fakturowania nie określają w jakiej formie faktury muszą być przechowywane. Co więcej z analizy przepisów rozporządzenia w sprawie fakturowania należy wywieść, iż podatnik ma dowolność co do wyboru fomy przechowywania faktur zakupowych - albo forma papierowa albo elektroniczna. Taki wniosek wynika z analizy § 21 ust. 3 rozporządzenia w sprawie fakturowania, który wskazuje, że faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju pod warunkiem, iż sposób ich przechowywania umożliwia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Skoro zatem podatnicy uprawnieni są (po spełnieniu dodatkowego warunku) do przechowywania otrzymanych przez siebie faktur w formie elektronicznej, przy czym przepis nie ogranicza swojej dyspozycji wyłącznie do faktur otrzymanych również w takiej formie, to należy wnioskować, iż faktury mogą być w formie elektronicznej przechowywane także w sytuacji, gdy zostały otrzymane w formie papierowej, a dopiero następnie nadano im formę elektroniczną dla potrzeb archiwizacji.

W konsekwencji, zdaniem Spółki, skoro rozporządzenie w sprawie fakturowania jest podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie zawartości, formy i sposobu przechowywania faktur papierowych i rozporządzenie to dopuszcza wprost możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej, to nie powinno budzić wątpliwości, iż w takiej formie dozwolone jest przechowywanie faktur otrzymanych przez podatnika w formie papierowej.

Jak zostało wskazane w stanie faktycznym, przyjęta procedura przechowywania faktury przez Spółkę w formie skanów zamieszczonych w systemie Oracle gwarantuje spełnienie wymaganych przepisami warunków, tj. zapewnienia ich łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jednocześnie faktura VAT zapisana w elektronicznej bazie danych nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz ewentualny wydruk jest możliwy w każdym czasie i nie różni się on od obrazu faktury VAT przesłanej do Spółki w wersji papierowej. W konsekwencji powyższego, zdaniem Spółki, nie ulega wątpliwości, iż przedstawiona przez nią procedura przechowywania faktur spełnia warunki przewidziane w przepisach rozporządzenia w sprawie fakturowania.

Na marginesie należy wskazać, iż powyższe stanowisko Spółki jest zgodne z opinią Ministerstwa Finansów wyrażoną w związku ze zmianami w fakturowaniu, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2013 r. W komunikacie Ministerstwa Finansów z dnia 21 grudnia 2012 r. opublikowanym na stronach internetowych Ministerstwa Finansów wskazano (w odniesieniu do zmian legislacyjnych wchodzących w życie z dniem 1 stycznia 2013 r.), że;

„(\`(...)\`) Podkreślić należy, iż z obecnie obowiązujących przepisów wykonawczych regulujących kwestie fakturowania i przechowywania faktur wynika, iż co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej (…)”.

W świetle powyższego, nie powinno budzić wątpliwości, że opisana przez Spółkę procedura archiwizowania i przechowywania elektronicznie faktur otrzymanych w formie papierowej jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa.

Uzasadnienie stanowiska Spółki w zakresie pytania 3

Zgodnie z § 21 ust. 4 rozporządzenia w sprawie fakturowania, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych

W świetle stanowiska przedstawionego przez Spółkę w odniesieniu do pytania 2, Spółka może przechowywać elektronicznie faktury otrzymane w formie papierowej, przy założeniu, że są spełnione dodatkowe warunki. Przechowywanie faktur w formie elektronicznej oznacza, że dostęp do tych faktur następuje poprzez wgląd on-line do treści tych faktur (względnie przez wydrukowanie/ skopiowanie tych faktur z systemu, w którym są przechowywane, i zapewnieniu wglądu do systemu).

Jeśli więc organy podatkowe zwrócą się do Spółki z żądaniem okazania powyższych faktur, to Spółka powinna zapewnić im dostęp on-line do tych faktur (względnie wydrukowanie / skopiowanie tych faktur z systemu, w którym są przechowywane).

W tym kontekście również brak jest podstaw aby organy podatkowe żądały od Spółki przedstawienia faktur (z których nastąpiło odliczenie VAT) w formie papierowej. Skoro bowiem takie faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej, to brak jest konieczności dodatkowego przechowywania ich w formie papierowej. Dlatego też, w przypadku kontroli podatkowej, wystarczającym dowodem potwierdzającym prawo do odliczenia VAT będą faktury udostępnione on-line w systemie, w którym są przechowywane (względnie wydrukowane / skopiowane z systemu, w którym są przechowywane z pozostawieniem możliwości wglądu do systemu).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177 poz. 1054 ze zm.), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18 (ust. 10 pkt 1 ww. artykułu).

Przepisy art. 86 ust. 11 i ust. 13 cyt. ustawy wskazują dodatkowe terminy obniżenia podatku należnego o podatek naliczony w sytuacji, gdy podatnik nie dokonał tego obniżenia w terminie otrzymania faktury.

I tak, stosownie do ust. 11 ww. artykułu, jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Natomiast, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 11, 12, 16 i 18, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego – art. 86 ust. 13 ustawy o VAT.

Cytowane powyżej przepisy wskazują, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także niezaistnienie przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 cyt. ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w ust. 8 powołanego artykułu, szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68 poz. 360 ze zm.). W tym miejscu wskazać należy, iż z dniem 1 stycznia 2013 r. ww. rozporządzenie zmienione zostało rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. poz. 1428).

W myśl § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2013 r., faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z treścią § 21 ust. 1 cyt. zmienionego rozporządzenia, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

\- w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie ust. 2 ww. przepisu, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 21 ust. 3 cyt. rozporządzenia).

Stosownie do § 21 ust. 4 powołanego rozporządzenia, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

§ 20a ust. 1 rozporządzenia stanowi z kolei, iż podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - § 20a ust. 2.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przechowywania faktur VAT, przy czym z przepisów tych wynika dowolność sposobu przechowywania faktury, pod warunkiem jednakże spełnienia określonych przesłanek.

Zauważyć należy, iż dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. § 20a cyt. rozporządzenia, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z opisu sprawy przedstawionego w złożonym wniosku wynika, iż Wnioskodawca w związku z prowadzoną działalnością nabywa towary i usługi od dostawców. Nabycia te są dokumentowane fakturami wystawianymi na rzecz Spółki. Otrzymywane przez Stronę faktury w wersji papierowej są odpowiednio opisywane, stemplowane a następnie archiwizowane w systemie finansowo – księgowym. Jak wskazał Wnioskodawca w opisie sprawy procedura archiwizacji zakłada zeskanowanie faktury do systemu finansowo – księgowego, gdyż zeskanowane faktury będą wyłącznie przechowywane w formie elektronicznej (w wersji papierowej będą niszczone). System archiwizacji faktur wykorzystywany przez Spółkę zapewnia elektronizację i automatyzację pracy, gdyż wszystkie dokumenty są przechowywane w systemie z podziałem na okresy których dotyczą. Ponadto jak podał Zainteresowany system zapewnia zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności archiwizowanych faktur. Wersja elektroniczna zeskanowanej faktury zawiera dokładnie taka samą treść jak wersja papierowa. Nie istnieje również możliwość zmodyfikowania treści faktury w wersji elektronicznej w systemie księgowym po jej wprowadzeniu. Przechowywanie faktur w wersji elektronicznej obejmuje okres wymagany przez przepisy prawa podatkowego.

Zainteresowany wskazał również, że wdrożenie powyższych rozwiązań umożliwia dostęp on-line do danego dokumentu służbom finansowo – księgowym w każdym momencie, czasie i miejscu. Umożliwia jego obejrzenie i wydrukowanie. W przypadku kontroli podatkowej Spółka jest w stanie zapewnić pełny i szybki dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, w podziale na okresy rozliczeniowe.

W odniesieniu do przedstawionej sytuacji wątpliwości Wnioskodawcy powstały w kwestii przechowywania otrzymanych w formie papierowej oryginałów faktur VAT zakupu jedynie w formie zapisów obrazów elektronicznych oraz prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z takich faktur VAT, jak również czy udostępnienie w toku ewentualnej kontroli podatkowej faktur przechowywanych on-line będzie wystarczającym dowodem potwierdzającym prawo Spółki do odliczenia podatku naliczonego VAT z tychże faktur.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz mając na uwadze fakt, że - jak wskazał Wnioskodawca - proponowana przez Spółkę metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w § 20a oraz w § 21 powołanego rozporządzenia Ministra Finansów, oraz pozwala na ich łatwe odszukanie i bezzwłoczny dostęp, a także umożliwia organom również przetwarzanie danych w nich zawartych - należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym, przechowywanie w formie elektronicznej otrzymanych w formie papierowej faktur, jest zgodne z powyższymi przepisami.

Z uwagi na to, że faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w § 21 cyt. rozporządzenia - Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego - faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej. Ponadto, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów służących do wykonywania czynności opodatkowanych z faktur, które Spółka otrzyma, bowiem sposób archiwizacji otrzymanych faktur papierowych w formie elektronicznej z zachowaniem ww. regulacji prawnych w tym zakresie nie pozbawi Spółki prawa do odliczenia z nich podatku naliczonego.

Jednocześnie należy wskazać, iż opisany przez Spółkę sposób archiwizacji faktur otrzymanych w wersji papierowej, jedynie w wersji elektronicznej (zeskanowany dokument) spełnia wymogi przewidziane w § 21 ust. 4 rozporządzania. Jak wskazał Wnioskodawca Organy podatkowe w przypadku kontroli podatkowej, będą miały zapewnioną bezzwłoczną możliwość poboru i przetwarzania danych zawartych w fakturach przechowywanych przez Spółkę w wersji elektronicznej, co potwierdzi prawo Strony do odliczenia podatku naliczonego VAT wykazanego na przedmiotowych dokumentach.

Mając powyższe na względzie, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie przedstawionego zdarzenia przyszłego należało uznać za prawidłowe.

Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że ocena prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji przepisów prawa podatkowego. Przepisy te – jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r. poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.