Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 3063-ILPP1-3.4512.72.2016.1.KM
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2016-11-10
Teza: Uprawnienie do prowadzenia archiwum faktur, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów oraz ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura; odliczenia-odliczenie podatku od towarów i usług; paragon; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział II-Rozdział 1-art. 5; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko SPÓŁKI Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ przedstawione we wniosku z dnia 13 września 2016 r. (data wpływu 19 września 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uprawnienia do prowadzenia archiwum faktur, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów oraz ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 19 września 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uprawnienia do prowadzenia archiwum faktur, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów oraz ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz podatnikiem VAT UE w rozumieniu ustawy o VAT.

Wnioskodawca zawarł umowę z Y (dalej: Y) na świadczenie usług, których zakres określony został w załączniku do umowy zwanym Service Level Agreement (SLA). W ramach przedmiotowej umowy Y świadczy na rzecz Wnioskodawcy m.in. usługi księgowe.

Wnioskodawca w umowach zawieranych ze swoimi kontrahentami (dostawcami towarów i usług) ustala, że adresem właściwym do doręczenia dokumentów źródłowych zakupowych, np. faktur, faktur VAT, faktur zagranicznych (dalej łącznie: faktury), rachunków, paragonów oraz ewentualnych innych dokumentów źródłowych zakupowych, jest adres siedziby Y.

Jednocześnie Wnioskodawca przesyła do Y te dokumenty źródłowe zakupowe, które omyłkowo doręczone zostały na adres Wnioskodawcy (tj. na adres siedziby Wnioskodawcy w A lub na adres zakładu produkcyjnego w B) oraz dokumenty źródłowe zakupowe, które dotyczą rozliczeń wydatków, które na rzecz Wnioskodawcy ponieśli pracownicy Wnioskodawcy. Dokumenty źródłowe zakupowe dotyczące Wnioskodawcy są odbierane w Y codziennie.

Dokumenty źródłowe zakupowe można pogrupować na trzy kategorie:

1.  dokumenty otrzymywane od dostawców wprowadzane do systemu W w celu otrzymania akceptacji merytorycznej, do księgowania i zapłaty (są to głównie faktury i rachunki od zewnętrznych dostawców Wnioskodawcy),
2.  dokumenty księgowane w systemie SAP po uzyskaniu akceptacji e-mailowej działów merytorycznych Wnioskodawcy, które są załączane do systemu SAP wraz z załącznikiem w postaci korespondencji e-mailowej oraz ewentualnymi dodatkowymi załącznikami z akceptacją, wynikającymi z wewnętrznych wytycznych Wnioskodawcy (są to głównie faktury i rachunki od podmiotów należących do grupy kapitałowej, której członkiem jest także Wnioskodawca),
3.  dokumenty źródłowe zakupowe rozliczane z pracownikami, tj. płatne gotówką przez pracowników (są to głównie faktury, rachunki, paragony, bilety).

Ad. 1

Dokumenty źródłowe zakupowe, o których mowa w pkt 1 otrzymane w formie papierowej są oklejane kodem kreskowym i wskanowane do systemu W, a ich skany są następnie interfejsowane do systemu księgowego SAP. W systemie księgowym SAP zachowany jest pełny obraz tych dokumentów (w postaci skanu) będący odzwierciedleniem dokumentów otrzymanych od dostawcy towarów/usług.

Zeskanowane dokumenty po zaksięgowaniu w systemie SAP są oznaczane numerem dokumentu księgowego nadawanego automatycznie przez system w kolejności księgowania, numer ten jest osobnym indywidualnym numerem dla każdego dokumentu, po którym można ten dokument odnaleźć w dzienniku księgowań i rejestrach VAT.

Po numerze księgowym można odnaleźć i podejrzeć każdy wskanowany dokument źródłowy jako załącznik w systemie SAP (w formacie PDF). Załączonego do systemu SAP skanu dokumentu źródłowego nie można z systemu usunąć ani zmienić jego treści.

W celu jakiejkolwiek dodatkowej weryfikacji można też dokument ten z systemu SAP wydrukować. Wydrukowany dokument ma wygląd identyczny jak dokument źródłowy otrzymany pocztą w formie papierowej od kontrahenta zewnętrznego.

Papierowe oryginały dokumentów źródłowych zakupowych, o których mowa wyżej archiwizowane są w porządku chronologicznym wg numerów kodów kreskowych, każdy dokument z kodem kreskowym otrzymuje swój numer dokumentu z systemu SAP – umożliwia to łatwe odszukanie dokumentów zaksięgowanych w systemie SAP.

Podsumowując, każdy dokument źródłowy zakupowy, o którym mowa wyżej, otrzymany w formie papierowej, wskanowany do systemu, oznaczony jest kodem kreskowym i numerem dokumentu z SAP. Tak oznaczony dokument podlega archiwizacji w formie papierowej w segregatorach opisanych numerami dokumentów z SAP. Segregatory są przechowywane w siedzibie Wnioskodawcy w czasie wymaganym określonym przepisami prawa.

Dokumenty źródłowe zakupowe, o których mowa w pkt 1, które Wnioskodawca otrzymuje od kontrahentów w formie elektronicznej nie posiadają kodów kreskowych, jednak księgowane w systemie SAP mają swój indywidualny numer księgowy.

Ad. 2

Dokumenty źródłowe zakupowe, o których mowa w pkt 2 powyżej to dokumenty, które Wnioskodawca otrzymuje drogą elektroniczną w formacie PDF. Dokumenty te nie wymagają akceptacji poprzez system workflow w systemie W. Są one księgowane w systemie SAP i podłączane jako załącznik w formie elektronicznej (PDF) do odpowiedniego księgowania.

Ad. 3

Dokumenty źródłowe zakupowe, o których mowa w pkt 3 powyżej rozliczane z pracownikami (płatne gotówką przez pracowników) można podzielić na dwa rodzaje:

1\. Zwroty gotówkowe dla pracowników

W przypadku poniesienia przez pracowników Wnioskodawcy wydatków w imieniu Wnioskodawcy pracownicy ci generują dokument „Zwroty gotówkowe dla pracowników” w systemie W, który stanowi zestawienie poniesionych wydatków oraz dokumentów źródłowych potwierdzających poniesienie tych wydatków. Pracownicy przekazują Wnioskodawcy oryginały dokumentów źródłowych potwierdzających poniesione przez nich wydatki. Po otrzymaniu oryginałów tych dokumentów przez Wnioskodawcę dokumenty te są oklejane kodem kreskowym i wskanowane do systemu W, następnie skany są interfejsowane do systemu księgowego SAP. Każda faktura dotycząca danego zwrotu gotówkowego dla pracownika księgowana jest osobno, a następnie przeksięgowana jest na konto pracownika. Wydatki, które zostały udokumentowane innymi dokumentami niż faktury są księgowane bezpośrednio na konto pracownika. Wszystkie księgowania otrzymują w systemie SAP odrębny numer, numer ten jest osobnym, indywidualnym numerem dla każdego księgowania.

W systemie księgowym SAP zachowane są pełne obrazy dokumentów źródłowych (w postaci skanu) będące odzwierciedleniem dokumentów przekazanych Wnioskodawcy przez pracowników.

Skanów dokumentów źródłowych stanowiących załączniki do księgowań w systemie SAP nie można z systemu SAP usunąć ani zmienić ich treści. Po numerze księgowym można skany te łatwo odnaleźć, podejrzeć oraz wydrukować.

Dokumenty archiwizowane są w porządku chronologicznym wg numerów kodów kreskowych, każdy dokument z kodem kreskowym otrzymuje swój numer dokumentu z sytemu SAP – umożliwia to łatwe odszukanie dokumentów zaksięgowanych w systemie SAP.

2\. Podróże służbowe

Każda podróż służbowa otrzymuje unikalny, kolejny numer delegacji. Rozliczanie podróży służbowych odbywa się u Wnioskodawcy po odbyciu delegacji, w systemie W.

Każda faktura do danej delegacji księgowana jest osobno, a następnie przeksięgowana jest na pracownika. Koszty, które są udokumentowane innymi dokumentami niż faktury są księgowane bezpośrednio na konto pracownika. Wszystkie księgowania otrzymują w systemie SAP odrębny numer.

W systemie SAP jest zachowany pełen obraz rozliczenia podróży służbowej, a pod każde księgowanie dotyczące delegacji podpięte są załączniki w postaci skanów dokumentów papierowych otrzymanych przez Wnioskodawcę w związku z rozliczeniem delegacji przez pracowników. Dodatkowo wszystkie skany dokumentów źródłowych są zachowywane w systemie W. W obu systemach nie można usunąć ani zmienić załączników. Archiwizacja kompletu dokumentów następuje rosnąco po kolejnym numerze delegacji wraz z podziałem na lata.

Opisane powyżej procedury skanowania i archiwizowania dokumentów, które Wnioskodawca otrzymuje od kontrahentów w formie papierowej są przez Wnioskodawcę w pełni realizowane (obok archiwizacji dokumentów papierowych) od roku 2010.

Celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Wnioskodawca rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej, a także paragonów oraz innych dokumentów źródłowych zakupowych, w szczególności związanych z odbywanymi przez pracowników podróżami służbowymi, które Wnioskodawca otrzymuje w formie papierowej.

W odniesieniu do formy elektronicznej dokumentów źródłowych zakupowych (skany dokumentów papierowych w formie plików PDF) zachowana jest autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Wnioskodawca może zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na dokumencie wymagane przepisami nie są zmienione – stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a skan ma odpowiednią jakość, zapewnia wyraźny odczyt danych na dokumencie (czytelność). Całość archiwizowanych dokumentów – faktur a także paragonów oraz pozostałych dokumentów zakupowych (w szczególności związanych z podróżami służbowymi pracowników), zapewnia możliwość łatwego ich odszukania od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe. Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zapewniony jest bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych w formie elektronicznej dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy w związku ze stosowaniem opisanego w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym systemu archiwizowania faktur, Wnioskodawca jest/będzie uprawniony do prowadzenia archiwum faktur, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów, a także do ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, zgodnie z art. 112a ustawy o VAT?
2.  Czy w związku ze stosowaniem opisanego w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym systemu skanowania i archiwizowania faktur, a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów w formie elektronicznej, jeżeli system skanowania dokumentacji jest kompletny i stosowany przez Wnioskodawcę zgodnie z opisanymi w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym zasadami dla dokumentacji już od roku 2010, to Wnioskodawca może zniszczyć dokumenty papierowe przechowywane w archiwum poczynając od roku 2010 do dziś, uznając że dla potrzeb podatku VAT wystarczająca jest archiwizacja elektroniczna? (część pytania dotycząca podatku od towarów i usług oznaczonego we wniosku nr 3)

Zdaniem Wnioskodawcy:

1.  Zgodnie z przepisem art. 112a ustawy o VAT, Wnioskodawca jest/będzie uprawniony do prowadzenia archiwum faktur, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów, a także do ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej.
2.  W związku ze stosowaniem opisanego w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym systemu skanowania i archiwizowania faktur, a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów w formie elektronicznej, jeżeli system skanowania dokumentacji jest kompletny i stosowany przez Wnioskodawcę zgodnie z opisanymi w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym zasadami dla dokumentacji już od roku 2010, Wnioskodawca może zniszczyć dokumenty papierowe przechowywane w archiwum poczynając od roku 2010 do dziś, uznając że dla potrzeb podatku VAT wystarczająca jest archiwizacja elektroniczna.

Ad. 1

Zgodnie z przepisem art. 112a ustawy o VAT, podatnicy zobowiązani są przechowywać „wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, oraz otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie”:

1.  w podziale na okresy rozliczeniowe,
2.  w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie,
3.  w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia,
4.  w sposób zapewniający integralność ich treści,
5.  w sposób zapewniający ich czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oznacza, że faktury dotyczące danego okresu rozliczeniowego należy przechowywać razem w sposób wyraźnie oddzielony od faktur z innego okresu. O zaklasyfikowaniu danej faktury do danego okresu rozliczeniowego decydować powinna:

*   data powstania obowiązku podatkowego (a nie data wystawienia faktury) – w przypadku faktur sprzedażowych;
*   data otrzymania faktury (a nie data wystawienia faktury) – w przypadku faktur zakupowych.

Przepis art. 112a ustawy o VAT wymaga takiego przechowywania faktur, aby zapewniona była możliwość ich łatwego odszukania.

Autentyczność pochodzenia faktury to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT).

Integralność treści faktury to okoliczność, że na fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Przez pojęcie czytelności rozumieć należy brak trudności z odczytaniem treści faktury.

Jak wynika z przepisu art. 112a ustawy o VAT, ustawodawca nie wymaga przechowywania faktur w ich oryginalnej postaci (np. w postaci papierowej). W związku z powyższym, przyjmując podstawową w systemie prawnym zasadę racjonalności ustawodawcy, należy uznać, że celem ustawodawcy było ograniczenie obciążeń podatników związanych z przechowywaniem faktur i umożliwienie podatnikom ich przechowywania w innej, dogodnej dla podatników formie, o ile zapewnia ona spełnienie wymogów określonych w ustawie o VAT.

Przenosząc powyższe na realia opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego należy uznać, że wdrożony przez Wnioskodawcę system elektronicznego archiwizowania faktur spełnia wymogi wskazane w art. 112a ustawy o VAT, o czym świadczą przytoczone poniżej argumenty:

*   elektroniczne obrazy (skany) faktur zarchiwizowane w systemie księgowym Wnioskodawcy w pełni odpowiadają treści poszczególnych faktur papierowych otrzymywanych przez Wnioskodawcę. Obraz jest całkowicie czytelny, tak aby w szczególności możliwe było zidentyfikowanie dostawcy towarów, usługodawcy czy wystawcy faktury. Proces skanowania nie przewiduje możliwości wprowadzania jakichkolwiek zmian w treści otrzymanych faktur. W efekcie należy uznać że zachowany jest wymóg zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści oraz ich czytelności;
*   archiwizowanie faktur w systemie księgowym Wnioskodawcy zapewnia możliwość bezzwłocznego udostępnienia tych faktur organowi podatkowemu na jego żądanie. Funkcje przewidziane w systemie umożliwiają z kolei łatwość ich odszukania;
*   Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W efekcie elektroniczny sposób archiwizowania faktur wdrożony przez Wnioskodawcę, spełnia warunki dotyczące zapewnienia ich autentyczności, czytelności oraz integralności, przewidziane w przepisie art. 106m ustawy o VAT oraz warunki określone w przepisie art. 112a ustawy o VAT.

Wobec powyższego Wnioskodawca jest uprawniony do prowadzenia archiwum faktur, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów, a także do ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej.

Powyższe potwierdzają liczne interpretacje indywidualne, w tym wydawane w odniesieniu do archiwizacji dokumentów w formacie elektronicznym, jak np.:

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 14 lipca 2016 r., sygn. IPPP2/4512-392/16-2/MT, w której organ podatkowy potwierdził, cyt.: „Z uwagi na to, że przechowywanie faktur w formie elektronicznej zapewni autentyczność pochodzenia oraz integralność treści i czytelności tych faktur, a także zostaną spełnione pozostałe warunki określone w art. 106m i art. 112 ustawy o VAT – faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę dokumentów, tj. paragonów i innych dokumentów źródłowych, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie o VAT, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów”.
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 9 czerwca 2016 r., sygn. IPPP2/4512-280/16-4/MMa, w której organ podatkowy potwierdził, cyt.: „Tak więc, ze względu na wskazane okoliczności w świetle przywołanych przepisów ustawy o VAT oraz ustawy Ordynacja podatkowa należy stwierdzić, że przechowywanie w szczególności faktur zakupu i sprzedaży, faktur korygujących oraz rachunków otrzymanych w formie papierowej, w formie elektronicznej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur zakupowych na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z cyt. przepisami ustawy o podatku od towarów i usług”.
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 29 stycznia 2016 r., sygn. IBPP3/4512-768/15/ASz, w której organ podatkowy potwierdził, cyt.: „Ze względu na powyższe okoliczności należy stwierdzić, że przechowywanie oryginałów faktur, otrzymanych w papierowej formie i archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczność pochodzenia oraz integralności treści i czytelności tych faktur, a także pozostałych warunków określonych art. 106m i art. 112 ustawy o VAT – jest zgodne z powyższymi przepisami. Z uwagi na to, że faktury będą przechowywane przez Wnioskodawcę w sposób określony powyższymi przepisami, Wnioskodawca zapewni autentyczność i integralność treści w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie o VAT, należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów”.
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 1 czerwca 2016 r., sygn. IBPP2/4512-159/16/EK,
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 17 maja 2016 r., sygn. IPPP2/4512-174/16-2/JO,
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26 lutego 2016 r., sygn. IPPP1/4512-1214/15-2/BS,
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 6 stycznia 2016 r., sygn. IPPP2/4512-1101/15-2/MAO,
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 3 września 2014 r., sygn. IPPP3/443-705/14-2/RD,
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 23 lipca 2014 r., sygn. IBPP4/443-188/14/EK,
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 13 maja 2014 r., sygn. ILPP4/443-66/14-2/BA,
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 29 stycznia 2013 r., sygn. ILPP4/443-504/12-2/EWW,
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 28 grudnia 2012 r., sygn. IPPP2/443-1050/12-2/AO,
*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 18 grudnia 2012 r., sygn. IPPP2/443-1148/12-3/DG.

Wniosek:

Z uwagi na fakt, iż wdrożony przez Wnioskodawcę system elektronicznego archiwizowania faktur zapewnia ich przechowywanie:

*   w podziale na okresy rozliczeniowe,
*   w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie,
*   w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia,
*   w sposób zapewniający integralność ich treści,
*   w sposób zapewniający ich czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego

– Wnioskodawca jest/będzie uprawniony do prowadzenia archiwum faktur wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów oraz do zaprzestania archiwizowania otrzymanych dokumentów w formie papierowej i ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej.

Ad. 3

W świetle argumentacji przedstawionej we własnym stanowisku Wnioskodawcy w odniesieniu do pytania nr 1, opisany w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym system archiwizowania dokumentów źródłowych zakupowych uprawnia Wnioskodawcę do:

*   archiwizacji dokumentów źródłowych zakupowych jedynie w sposób elektroniczny, w postaci skanów oraz
*   zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej.

W związku z faktem, iż Wnioskodawca stosuje opisany w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym system archiwizacji dokumentów źródłowych zakupowych do dokumentacji od roku 2010, ma on prawo zniszczyć dokumenty źródłowe zakupowe papierowe z okresu od 2010 r. do dnia dzisiejszego, ponieważ w świetle przedstawionej powyżej w pkt 1 argumentacji dla potrzeb podatku VAT, wystarczająca jest archiwizacja elektroniczna.

Elektroniczny system archiwizacji umożliwia Wnioskodawcy zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności dokumentów archiwizowanych w formacie elektronicznym.

Zdaniem Wnioskodawcy, przepisy prawa polskiego nie nakładają na niego obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów źródłowych zakupowych w określonej postaci (papierowej lub elektronicznej). Podkreślić należy, że żaden przepis prawa nie przewiduje, że podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie w wersji papierowej. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej, jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów.

Powyższe potwierdzają interpretacje indywidualne, w tym wydawane w odniesieniu do archiwizacji dokumentów w formacie elektronicznym jak np.:

*   interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 29 stycznia 2016 r., sygn. IBPP3/4512-768/15/ASz, w której organ podatkowy potwierdził. cyt.: „Ze względu na powyższe okoliczności należy stwierdzić, że przechowywanie oryginałów faktur, otrzymanych w papierowej formie i archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczność pochodzenia oraz integralności treści i czytelności tych faktur, a także pozostałych warunków określonych w art. 106m i art. 112 ustawy o VAT – jest zgodne z powyższymi przepisami. (\`(...)\`) Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie o VAT, należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów. Zatem stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym:
    *   elektroniczny system archiwizowania dokumentów, uprawnia do archiwizacji dokumentów w sposób jedynie elektroniczny, w postaci skanów dokumentów zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej oraz
    *   w wypadku zastosowania opisanego wyżej systemu skanowania i archiwizowania do dokumentacji od roku 2010, pozwoliłoby zniszczyć dokumenty papierowe z lat 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 do dnia dzisiejszego włącznie– jest prawidłowe”.

Wniosek:

Jako że Wnioskodawca począwszy od 2010 r. wdrożył elektroniczny system archiwizowania faktur oraz innych dokumentów źródłowych zakupowych, jest on uprawniony do zniszczenia papierowych dokumentów źródłowych zakupowych przechowywanych w archiwum poczynając od 2010 r. do dziś, uznając że dla potrzeb podatku VAT wystarczająca jest archiwizacja elektroniczna.

Podsumowanie:

*   przepisy polskiego prawa podatkowego nie nakładają obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów źródłowych zakupowych w określonej formie. Przepisy prawa podatkowego nie przewidują w szczególności, że podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty źródłowe zakupowe jedynie w wersji papierowej;
*   zgodnie z przepisem art. 112a ustawy o VAT, elektroniczny system archiwizowania dokumentów źródłowych zakupowych stosowany przez Wnioskodawcę, uprawnia do archiwizacji tych dokumentów w sposób jedynie elektroniczny w postaci skanów i zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej;
*   ponieważ Wnioskodawca stosuje opisany w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym system archiwizacji dokumentów od roku 2010, ma on prawo zniszczyć dokumenty papierowe z okresu od roku 2010 do dnia dzisiejszego, ponieważ dla potrzeb podatku VAT wystarczająca jest archiwizacja elektroniczna w postaci skanów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z obowiązującym do dnia 31 grudnia 2013 r. art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r., poz. 710, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

W oparciu o obowiązujący do dnia 31 grudnia 2013 r. art. 106 ust. 8 ustawy – minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji zawartej w powołanym przepisie, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337, z późn. zm.).

Zgodnie z § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia – faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

W myśl § 19 ust. 2 ww. rozporządzenia – w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2010 r. – oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA”.

W świetle § 21 ww. rozporządzenia – w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2010 r.:

1.  Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2.  Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
3.  Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Natomiast stosownie do § 21 ww. rozporządzenia – w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2011 r.:

1.  Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2.  Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:
    1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
    2.  łatwe ich odszukanie;
    3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
3.  Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
4.  Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Następnie Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360, z późn. zm.), które obowiązywało do dnia 31 grudnia 2013 r.

Zgodnie z § 5 ust. 1 ww. rozporządzenia – faktura powinna zawierać:

1.  datę jej wystawienia;
2.  kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3.  imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. a;
5.  numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. b;
6.  datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży;
7.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8.  miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10.  kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11.  wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12.  stawkę podatku;
13.  sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15.  kwotę należności ogółem.

Jak stanowi do § 5 ust. 2 ww. rozporządzenia – faktura powinna zawierać dodatkowo:

1.  w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy – wyrazy „metoda kasowa”;
2.  w przypadku faktur, o których mowa w § 6 ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”;
3.  w przypadku świadczenia usług turystyki, dla których podstawę opodatkowania stanowi zgodnie z art. 119 ust. 1 ustawy kwota marży – wyrazy – „procedura marży dla biur podróży”;
4.  w przypadku dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dla których podstawę opodatkowania stanowi zgodnie z art. 120 ust. 4 i 5 ustawy marża – odpowiednio wyrazy „procedura marży – towary używane”, „procedura marży – dzieła sztuki” lub „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki”;
5.  w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”;
6.  w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług dokonywanych przez podatnika, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy, lub zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy – wskazanie:
    1.  przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
    2.  przepisu dyrektywy, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
    3.  innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;
7.  w przypadku, o którym mowa w § 23 – nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla danych podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
8.  w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany dla podatku;
9.  w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
    1.  przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a ustawy,
    2.  liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b ustawy, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c ustawy;
10.  w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c ustawy, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136 ustawy;
11.  w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3 ustawy:
    1.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, poprzedzony kodem PL,
    2.  numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany dla podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

W myśl § 5 ust. 3 ww. rozporządzenia – faktura nie zawiera:

1.  w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy, jest nabywca towaru lub usługobiorca – danych określonych w ust. 1 pkt 12-14;
2.  w przypadku świadczenia usług turystyki, dla których podstawę opodatkowania stanowi zgodnie z art. 119 ust. 1 ustawy kwota marży – danych określonych w ust. 1 pkt 9-14;
3.  w przypadku dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dla których podstawę opodatkowania stanowi zgodnie z art. 120 ust. 4 i 5 ustawy kwota marży – danych określonych w ust. 1 pkt 9-14.

W świetle § 5 ust. 4 ww. rozporządzenia – faktura może nie zawierać:

1.  w przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 6 – danych określonych w ust. 1 pkt 5, 12 i 14;
2.  w przypadku, o którym mowa w art. 16 ustawy – danych określonych w ust. 1 pkt 4;
3.  w przypadku dostaw energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego oraz świadczenia usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy – danych określonych w ust. 1 pkt 5, z wyjątkiem przypadku, gdy korzystając z możliwości określonej w pkt 6, w fakturze nie są podawane dane określone w ust. 1 pkt 3 dotyczące nabywcy;
4.  w przypadku, o którym mowa w § 26a pkt 2 lit. a – danych określonych w ust. 1 pkt 10 i 12-14;
5.  w przypadku, o którym mowa w § 26a pkt 2 lit. b – danych określonych w ust. 1 pkt 5 i 12-14;
6.  w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Na podstawie § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl § 21 ust. 1 ww. rozporządzenia – podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

– w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Wobec regulacji § 21 ust. 3 ww. rozporządzenia – przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Z kolei na mocy § 21 ust. 4 ww. rozporządzenia – podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Rozporządzeniem Ministra Finansów zmieniającym rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług z dnia 11 grudnia 2012 r. (Dz. U. z 2012 r., poz. 1428), do § 2 dodano pkt 7 i 8.

W świetle obowiązującej od dnia 1 stycznia 2013 r. regulacji § 2 pkt 7 ww. rozporządzenia – przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 2 pkt 8 ww. rozporządzenia obowiązujący od dnia 1 stycznia 2013 r.).

Stosownie do § 20a ust. 1 ww. rozporządzenia – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (obowiązujący od dnia 1 stycznia 2013 r. § 20a ust. 2 ww. rozporządzenia).

Odnośnie obowiązujących w okresie od dnia 1 stycznia 2010 r. do dnia 31 grudnia 2010 r. przepisów normujących przechowywanie otrzymanych faktur, należy wskazać, że w myśl art. 244 Dyrektywy Rady Wspólnot Europejskich z dnia 28 listopada 2008 r. nr 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347 z 11.12.2006, s. 1, z późn. zm.) – każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.

Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych.

Na uwagę zasługuje także norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112, zgodnie z którą aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy (brzmienie obowiązujące do dnia 10 sierpnia 2010 r.).

Natomiast od dnia 11 sierpnia 2010 r. przepis ten otrzymał następujące brzmienie – aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwo członkowskie może także wymagać, by za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, zgodnie z art. 233.

Istnieje możliwość wprowadzenia w przepisach krajowych przez państwa członkowskie własnych warunków dotyczących m.in. sposobu przechowywania faktur, które miałyby na celu zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności. Ponieważ art. 218 Dyrektywy 112 nie przesądza jednoznacznie o formie w jakiej powinien być wystawiany czy przechowywany dokument stanowiący fakturę, w ocenie tut. Organu podstawowe znaczenie powinny mieć dane zawarte w obu egzemplarzach faktury oryginale i kopii, a nie fizyczna identyczność tych egzemplarzy. W konsekwencji Wnioskodawca nie miał obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie w jakiej ją otrzymał (papierowej). Z historycznego punktu widzenia forma przechowywania kopii faktur została ukształtowana na gruncie ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 11, poz. 50, z późn. zm.) w innych realiach technicznych. Należy zauważyć, że w żadnym przepisie dotyczącym przechowywania otrzymanych faktur normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu.

Z obowiązujących od dnia 1 stycznia 2011 r. przepisów wykonawczych regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur wynikało, że co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury wystawione w formie papierowej przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia.

Ustawą o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw z dnia 7 grudnia 2012 r. (Dz. U. z 2013 r., poz. 35, z późn. zm.) po art. 106 dodano art. 106a-106q.

Ustawodawca w art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy, określił wymogi dotyczące zawartości faktury czyli podstawowe elementy, które powinny znajdować się w fakturze wystawionej przez podatnika. Są to:

1.  data wystawienia;
2.  kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3.  imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5.  numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6.  data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7.  nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;
8.  miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9.  cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);
10.  kwota wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11.  wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12.  stawka podatku;
13.  suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14.  kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15.  kwota należności ogółem.

Faktura – zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy – może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem, że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Przepisu ust. 5 pkt 3 nie stosuje się w przypadku sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju, sprzedaży, dla której nie jest na fakturze podawany numer, o którym mowa w ust. 1 pkt 5, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz w przypadku, o którym mowa w art. 106a pkt 2 lit. a (art. 106e ust. 6 ustawy).

Przywołany wyżej art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy określa szczególne warunki dla faktur wystawianych z tytułu dostawy towarów bądź świadczenia usług, gdy wartość należności nie przekracza kwoty 450 zł lub 100 euro, jeśli kwota jest określona w euro. W praktyce określa się je mianem faktur uproszczonych, choć sam ustawodawca nie wprowadza takiej nazwy.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485) w § 3 ust. 1 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zakupowy – paragon bądź inny podobny dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument zakupowy (paragon bądź inny dokument) nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 112 ustawy – w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2014 r. – podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do art. 112 ustawy – w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2015 r. – podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W świetle art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie;
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Na mocy art. 112a ust. 3 ustawy – przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Natomiast zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 1 ustawy).

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

W myśl art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Należy zauważyć, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Wnioskodawca rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej, a także paragonów oraz innych dokumentów źródłowych zakupowych, w szczególności związanych z rozliczaniem z pracownikami, które Wnioskodawca otrzymuje w formie papierowej.

W odniesieniu do formy elektronicznej dokumentów źródłowych zakupowych (skany dokumentów papierowych w formie plików PDF) zachowana jest autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Wnioskodawca może zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na dokumencie wymagane przepisami nie są zmienione – stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a skan ma odpowiednią jakość, zapewnia wyraźny odczyt danych na dokumencie (czytelność). Całość archiwizowanych dokumentów – faktur a także paragonów oraz pozostałych dokumentów zakupowych, zapewnia możliwość łatwego ich odszukania od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego i przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe. Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zapewniony jest bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych w formie elektronicznej dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Z uwagi na to, że otrzymywane faktury są przechowywane przez Wnioskodawcę w sposób określony powyższymi przepisami, zapewnia on autentyczność i integralność oraz ich czytelność w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zatem Wnioskodawca jest/będzie uprawniony do prowadzenia archiwum faktur, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów faktur i zaprzestania archiwizowania otrzymanych papierowych faktur oraz ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, zgodnie z art. 112a ustawy. Przy stosowaniu opisanego powyżej systemu skanowania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej, jeżeli system skanowania dokumentacji jest kompletny i stosowany przez Wnioskodawcę zgodnie z opisanymi zasadami dla dokumentacji już od roku 2010, to może/będzie mógł on zniszczyć dokumenty papierowe przechowywane w archiwum poczynając od roku 2010 do dnia dzisiejszego, uznając że dla potrzeb podatku wystarczająca jest archiwizacja elektroniczna.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Interpretacja dotyczy:

*   zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia oraz
*   zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytań) Wnioskodawcy. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy, które nie zostały objęte pytaniami – nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 oraz art. 14f § 2 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone. Dotyczy to faktur elektronicznych otrzymywanych od kontrahentów drogą elektroniczną w formacie PDF.

Ponadto w zakresie wniosku w podatku dochodowym od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Ponadto tut. Organ informuje, że zgodnie z art. 14na pkt 2 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n dotyczących ochrony prawnej wynikającej z zastosowania się Wnioskodawcy do otrzymanej interpretacji nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe przedstawione we wniosku stanowią element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, tj. czynności dokonanych w ramach transakcji, które pomimo spełnienia warunków formalnych ustanowionych w przepisach ustawy, miały zasadniczo na celu osiągnięcie korzyści podatkowych, których przyznanie byłoby sprzeczne z celem, któremu służą te przepisy.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2016 r., poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.