Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP2/4512-1-662/15-2/AKr
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2015-11-10
Teza: Podatek od towarów i usług w zakresie przechowywania raportów fiskalnych w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: kasa; kasa-kasa rejestrująca; nośnik; paragon; podatek-podatek od towarów i usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 3-art. 111b

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 7 sierpnia 2015 r. (data wpływu 17 sierpnia 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania raportów fiskalnych w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 17 sierpnia 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania raportów fiskalnych w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.

Spółka prowadzi sklep internetowy, tj. serwis, za pośrednictwem którego dokonuje sprzedaży towarów on-line (dalej: Sklep internetowy). Nabywcami towarów od Spółki mogą być zarówno podmioty prowadzące działalność gospodarczą jak i osoby prywatne takiej działalności nieprowadzące (dalej: Klienci).

W trakcie rejestracji w Sklepie internetowym Klienci wyrażają zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną faktury VAT na wskazany przez siebie podczas rejestracji adres e-mail. Ponadto, Klienci wyrażają chęć otrzymania faktury VAT jako dokumentu potwierdzającego zakup towarów w Sklepie internetowym.

Na moment złożenia niniejszego wniosku wszystkie transakcje sprzedaży na rzecz podmiotów nieprowadzących działalności gospodarczej są rejestrowane za pośrednictwem kasy rejestrującej i potwierdzane paragonem fiskalnym. Spółka nie wyklucza, iż w przyszłości będzie stosowała zwolnienie na podstawie § 2 ust. 1 w zw. z poz. 37 części II załącznika do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących z dnia 4 listopada 2014 r. (z wyłączeniem towarów nieobjętych zwolnieniem, np. perfumy).

Spółka posiada wyłącznie kasy z elektronicznym zapisem kopii paragonów, tzn. takie, w których kopie paragonów oraz raportów powstających w module fiskalnym kasy (np. fiskalny raport dobowy, miesięczny) są zapisywane na informatycznych nośnikach danych. Kasy posiadane przez Spółkę spełniają wymogi określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 sierpnia 2013 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. z 2013 r. poz. 1076 z póz. zm.).

Zgodnie z przepisami, po zakończeniu sprzedaży za dany dzień sporządzany jest dobowy raport fiskalny lub kilka raportów dobowych w ciągu dnia (w związku z ograniczeniami technicznymi urządzeń – pojemność pamięci), a po zakończeniu miesiąca miesięczny raport fiskalny. Wskazane raporty są drukowane w formie papierowej, a jednocześnie ich kopie są zapisywane na nośniku elektronicznym. Następnie wydrukowane raporty są archiwizowane i przechowywane przez wymagany przepisami okres. Ponadto wszystkie dokumenty fiskalne są przechowywane w elektronicznym programie archiwizującym. Należy dodać, że raporty fiskalne mogą być w każdej chwili odtworzone i na żądanie wyświetlane i drukowane właściwym organom podatkowym.

Obecnie Spółka dokonuje wydruku ww. dokumentów fiskalnych i przechowuje je w formie papierowej zgodnie z wymaganiami prawnymi.

Wyżej opisany stan faktyczny przy funkcjonującym w Spółce systemie informatycznym pozwala na zachowanie integralności, niezmienności danych i czytelności dokumentów zapisanych w formie elektronicznej oraz pozwala w przyszłości na dostęp do elektronicznych zasobów archiwalnych na każde żądanie organu podatkowego.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy istnieje możliwość przechowywania raportów fiskalnych w formie elektronicznej i w takiej formie ich przekazywania organom podatkowym w przypadku ewentualnej kontroli lub oddrukowania ich z zasobów informatycznych na żądanie organów podatkowych, bez konieczności przechowywania ich w formie fizycznej (papierowej)?

Zdaniem Wnioskodawcy, w sytuacji gdy Spółka posiada wyłącznie kasy z elektronicznym zapisem kopii, dozwolone jest zapisywanie i przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej ewidencji i raportów wykonywanych przez kasę. W opinii Spółki, nie jest konieczne przechowywanie papierowych wydruków dobowych raportów fiskalnych.

Uzasadnienie stanowiska Spółki

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 177, poz. 1054. ze zm. dalej: „ustawa VAT”), podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w Rozporządzeniu.

Zgodnie z § 2 pkt 19 Rozporządzenia przez pojęcie raport fiskalny (dobowy, okresowy, w tym miesięczny, oraz rozliczeniowy) rozumie się przez to dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku.

Ponadto na podstawie § 2 pkt 4 Rozporządzenia przez kasę z elektronicznym zapisem kopii– rozumie się kasę konstrukcyjnie dostosowaną do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych.

Zgodnie też z § 14 ust. 8 pkt 2 Rozporządzenia podatnicy stosujący kasy z elektronicznym zapisem kopii dodatkowo:

1.  prowadzą bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania;
2.  stosują urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych określone w książce kasy przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas;
3.  stosują autoryzowany przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas program archiwizujący, zgodny z kartą kasy, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy o VAT.

Program archiwizujący w myśl § 2 pkt 17 rozporządzenia stanowi zewnętrzny program umożliwiający w systemach ogólnie dostępnych odczyt, prezentację i sprawdzenie danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych.

Na mocy § 6 ust. 1 pkt 7 Rozporządzenia podatnicy prowadząc ewidencję dokonują wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i w przypadku kas innych niż z elektronicznym zapisem kopii, kopii tych dokumentów na taśmie papierowej. Ponadto zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 8 Rozporządzenia przechowują kopie dokumentów fiskalnych przez okres wymagany w ustawie.

Biorąc pod uwagę wskazane wyżej przepisy oraz wskazany stan faktyczny, zdaniem Spółki, należy zauważyć, że obecne warunki obrotu gospodarczego stwarzają możliwość gromadzenia różnego rodzaju informacji w postaci elektronicznej. Tworzone są również systemy informatyczne, które umożliwiają gromadzenie ogromnych ilości danych w postaci elektronicznej. Niewątpliwą zaletą tych systemów jest to, że umożliwiają one szybki i sprawny dostęp do różnego rodzaju informacji.

Stosowane przez Spółkę kasy fiskalne, a także zintegrowany z nimi system informatyczny dają możliwość archiwizacji dokumentów fiskalnych w formie elektronicznej, a jedyną czynnością jaką Spółka może wykonać w stosunku do danych zawartych w tych systemach, jest weryfikacja danych na potrzeby prawidłowego rozliczenia podatku należnego oraz przechowywanie zapisanych w nich danych w formie elektronicznej.

Należy zaznaczyć, iż sposób archiwizowania przez Spółkę raportów w formie elektronicznej spełnia cechy integralności i czytelności danych. Poprzez integralność danych należy rozumieć uniemożliwienie zmiany danych wchodzących w skład raportu, natomiast czytelność to możliwość odczytania danych zapisanych na nośnikach elektronicznych.

§ 6 ust. 1 pkt 8 Rozporządzenia wskazuje na obowiązek przechowywania kopii dokumentów fiskalnych przez okres wymagany odpowiednimi przepisami, jednakże przepis ten nie rozstrzyga, w jakiej formie mają być przechowywane takie dokumenty. Można więc stwierdzić, że może być to każda dowolna forma przechowywania dokumentów, w tym także forma elektroniczna.

W związku z tym, mając na uwadze wskazane wyżej przepisy prawa, zdaniem Spółki, przechowywanie raportów może odbywać się w formie elektronicznej na informatycznym nośniku danych lub w programie archiwizującym w okresie do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Dokumenty w tej formie będą mogły być udostępnione organom podatkowym, organom kontroli skarbowej w celu weryfikacji prawidłowości rozliczeń Spółki. Tym samym, dodatkowe przechowywanie ich w wersji papierowej nie jest konieczne.

Spółka nadmienia, iż powyższy pogląd został zaprezentowany w interpretacjach wydanych przez organy podatkowe w analogicznym stanie faktycznym, mianowicie:

*   w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 30 stycznia 2012 r., znak ILPP2/443-1528/11-2/MR organ podatkowy stwierdził, iż „(\`(...)\`) jeżeli kasy będące w użytku przez Spółkę spełniają wymogi techniczne dotyczące zapisywania dokumentów fiskalnych na elektronicznych nośnikach danych, a Spółka sporządza raporty fiskalne dobowe po zakończeniu sprzedaży za dany dzień oraz prowadzi bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii możliwe jest przechowywanie dobowych raportów fiskalnych w formie elektronicznej”.
*   w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 13 lipca 2013 r., znak: IPPP2/443-475/13-2/RR stwierdzono. iż: „(\`(...)\`) W konsekwencji Spółka sporządzając raporty fiskalne oraz prowadząc bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania w przypadku stosowania kas z elektronicznym zapisem kopii – będzie miała możliwość przechowywania i przekazywania raportów fiskalnych w formie elektronicznej zapewniając możliwość ich wydruku na żądanie organów skarbowych.”

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Zgodnie z art. 111 ust. 1, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Stosownie do treści art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363), zwanym dalej rozporządzeniem.

Według § 2 pkt 1 rozporządzenia, przez dokument fiskalny rozumie się paragon fiskalny, fakturę i raport fiskalny.

Natomiast stosownie do § 2 pkt 12 rozporządzenia paragon fiskalny to wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży.

Przez pojęcie raport fiskalny (dobowy, okresowy, w tym miesięczny, oraz rozliczeniowy) rozumie się dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku – § 2 pkt 19 rozporządzenia.

W myśl § 2 pkt 4 rozporządzenia, przez kasę z elektronicznym zapisem kopii rozumie się kasę konstrukcyjnie dostosowaną do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych.

Program archiwizujący – zgodnie z § 2 pkt 17 rozporządzenia – stanowi zewnętrzny program umożliwiający w systemach ogólnie dostępnych odczyt, prezentację i sprawdzenie danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych.

Z kolei program pracy kasy to program zainstalowany w module fiskalnym, odpowiedzialny za realizację funkcji kasy, zapewniający prawidłowy, jednokrotny i niezmienialny zapis wysokości obrotu i kwot podatku w pamięci fiskalnej kasy oraz wydruk dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych, a także zapis kopii wydruków na informatycznych nośnikach danych w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii – § 2 pkt 18 rozporządzenia.

Podatnicy prowadząc ewidencję dokonują wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i w przypadku kas innych niż z elektronicznym zapisem kopii, kopii tych dokumentów na taśmę papierowej – § 6 ust. 1 pkt 7 ww. rozporządzenia.

W myśl § 6 ust. 1 pkt 8 ww. rozporządzenia, podatnicy przechowują kopie dokumentów fiskalnych przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.) zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330).

Zgodnie też z § 14 ust. 8 rozporządzenia podatnicy stosujący kasy z elektronicznym zapisem kopii dodatkowo:

1.  prowadzą bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania;
2.  stosują urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych określone w książce kasy przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas;
3.  stosują autoryzowany przez producenta krajowego lub podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas program archiwizujący, zgodny z kartą kasy, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 9 ustawy.

Z art. 112 ustawy o podatku VAT wynika, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka prowadzi sklep internetowy, tj. serwis, za pośrednictwem którego dokonuje sprzedaży towarów on-line (dalej: Sklep internetowy). Nabywcami towarów od Spółki mogą być zarówno podmioty prowadzące działalność gospodarczą jak i osoby prywatne takiej działalności nieprowadzące (dalej: Klienci). Wnioskodawca wskazał, że wszystkie transakcje sprzedaży na rzecz podmiotów nieprowadzących działalności gospodarczej są rejestrowane za pośrednictwem kasy rejestrującej i potwierdzane paragonem fiskalnym. Spółka posiada wyłącznie kasy z elektronicznym zapisem kopii paragonów, tzn. takie, w których kopie paragonów oraz raportów powstających w module fiskalnym kasy (np. fiskalny raport dobowy, miesięczny) są zapisywane na informatycznych nośnikach danych. Kasy posiadane przez Spółkę spełniają wymogi określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 sierpnia 2013 roku w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. z 2013 r. poz. 1076 z późn. zm.). Zgodnie z przepisami, po zakończeniu sprzedaży za dany dzień sporządzany jest dobowy raport fiskalny lub kilka raportów dobowych w ciągu dnia (w związku z ograniczeniami technicznymi urządzeń – pojemność pamięci), a po zakończeniu miesiąca miesięczny raport fiskalny. Wskazane raporty są drukowane w formie papierowej, a jednocześnie ich kopie są zapisywane na nośniku elektronicznym. Następnie wydrukowane raporty są archiwizowane i przechowywane przez wymagany przepisami okres. Ponadto wszystkie dokumenty fiskalne są przechowywane w elektronicznym programie archiwizującym. Raporty fiskalne mogą być w każdej chwili odtworzone i na żądanie wyświetlane i drukowane właściwym organom podatkowym. Obecnie Spółka dokonuje wydruku ww. dokumentów fiskalnych i przechowuje je w formie papierowej zgodnie z wymaganiami prawnymi. Wyżej opisany stan faktyczny przy funkcjonującym w Spółce systemie informatycznym pozwała na zachowanie integralności, niezmienności danych i czytelności dokumentów zapisanych w formie elektronicznej oraz pozwala w przyszłości na dostęp do elektronicznych zasobów archiwalnych na każde żądanie organu podatkowego.

Ponadto z wniosku wynika, że sposób archiwizowania przez Spółkę raportów w formie elektronicznej spełnia cechy integralności i czytelności danych. Poprzez integralność danych należy rozumieć uniemożliwienie zmiany danych wchodzących w skład raportu, natomiast czytelność to możliwość odczytania danych zapisanych na nośnikach elektronicznych.

Mając na uwadze powyższe stwierdzić należy, że skoro Spółka posiada wyłącznie kasy z elektronicznym zapisem kopii paragonów, tzn. takie, w których kopie paragonów oraz raportów powstających w module fiskalnym kasy (np. fiskalny raport dobowy, miesięczny) są zapisywane na informatycznych nośnikach danych, a sposób archiwizowania przez Spółkę raportów w formie elektronicznej spełnia cechy integralności i czytelności danych, to Wnioskodawca ma/będzie miał możliwość przechowywania i przekazywania raportów fiskalnych w formie elektronicznej, zapewniając możliwość ich wydruku na żądanie organów skarbowych.

Interpretacja dotyczy:

*   zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia,
*   zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację – w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.