Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP2-1.4010.129.2023.18.MR1
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2024-11-19
Teza: Dokumentowanie dowodów księgowych w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumentacja; dokumentowanie-dokumentowanie wydatków; dokumenty-dokumenty elektroniczne
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15-ust. 1

**Interpretacja indywidualna po wyroku sądu**

**\- stanowisko prawidłowe**

Szanowni Państwo,

1) ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z 6 marca 2023 r. (data wpływu 6 marca 2023 r.) - uwzględniam przy tym wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu z 27 października 2023 r. sygn. akt I SA/Op 257/23 (data wpływu prawomocnego wyroku 19 września 2024 r.) i

2) stwierdzam, że Państwa stanowisko w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych dotyczące możliwości uznania wydatków na zakup towarów i usług związanych z podróżami służbowymi oraz rozliczenia należności związanych z podróżami służbowymi potwierdzonych dowodami księgowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej za koszty uzyskania przychodu - jest prawidłowe.

**Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej**

W dniu 6 marca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy:

*   podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur dotyczących zakupu towarów i usług związanych z podróżami służbowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej,
*   podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości uznania wydatków na zakup towarów i usług związanych z podróżami służbowymi oraz rozliczenia należności związanych z podróżami służbowymi potwierdzonych dowodami księgowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej za koszty uzyskania przychodu,
*   podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości uznania dokumentów związanych z podróżami służbowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, za podstawę do ustalenia dla pracownika przychodu oraz przychodu zwolnionego z PIT, a w konsekwencji do zrealizowania Państwa obowiązków jako płatnika zaliczek na podatek PIT.

Uzupełnili go Państwo w odpowiedzi na wezwanie pismem z 15 maja 2023 r. (data wpływu 15 maja 2023 r.)

Treść wniosku jest następująca:

### Opis zdarzenia przyszłego

Spółka A. sp. z o.o. (dalej określana jako „Wnioskodawca”) posiada siedzibę działalności gospodarczej w Polsce i podlega opodatkowaniu od całości swoich dochodów w Polsce. Wnioskodawca jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT w Polsce. Wnioskodawca prowadzi księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Wnioskodawca zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę zgodnie z przepisami ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej określanymi jako „pracownicy”). Pracownicy odbywają podróże służbowe, czyli na polecenie Wnioskodawcy wykonują zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Wnioskodawcy albo ich stałe miejsce pracy (dalej określane jako „podróże służbowe”). Pracownikom przysługują od Wnioskodawcy należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi. Podróże służbowe oraz wypłata należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi odbywają się zgodnie z art. 775 § 1, 2 i 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy oraz przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Wnioskodawca ponosi wydatki na zakup towarów i usług związanych z podróżami służbowymi (np. usług noclegowych, usług gastronomicznych, paliwa) oraz na rozliczenie należności związanych z podróżami służbowymi (np. diety). Wydatki te są ponoszone przez Wnioskodawcę w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W konsekwencji wydatki te stanowią dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych. Zakupione towary i usługi są wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. W konsekwencji, Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT od tych zakupów zgodnie z art. 86 ust. 1 oraz art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. W związku z podróżami służbowymi oraz wypłatą należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi u Wnioskodawcy powstaje szereg dokumentów (dalej określanych jako „dokumenty”). Dokumenty te można podzielić na dwie grupy:

1) dokumenty wewnętrzne - są to wszelkiego rodzaju dokumenty wytworzone przez Wnioskodawcę w związku z podróżami służbowymi oraz wypłatą należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi, a w szczególności:

*   polecenia wyjazdu służbowego (podpisane elektronicznie przez przełożonego i zarząd),
*   ankiety wyjazdu służbowego (podpisana elektronicznie przez przełożonego lub dyrektora),
*   rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego,
*   ewidencje przebiegu pojazdu (kilometrówka),
*   oświadczenia o dokonaniu wypłaty ze służbowej karty kredytowej,
*   oświadczenia o rezygnacji z gotówkowego rozliczania i wskazanie numeru rachunku bankowego.
*   polecenia księgowania (PK) dotyczące ujęcia w księgach rachunkowych wypłat należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi.

2) dokumenty zewnętrzne - są to wszelkiego rodzaju dokumenty otrzymane przez Wnioskodawcę, które potwierdzają nabycie towarów i usług związanych z podróżami służbowymi, a w szczególności:

*   faktury dokumentujące zakup usług noclegowych,
*   faktury dokumentujące zakup usług gastronomicznych,
*   faktury dokumentujące zakup paliwa.
*   faktury dokumentujące wynajem samochodu,
*   rachunki dokumentujące przejazd taksówkami,
*   bilety lotnicze,
*   bilety kolejowe,
*   paragony za parking.

Dokumenty mogą mieć formę elektroniczną (dotyczy to głównie dokumentów wewnętrznych) albo formę papierową (dotyczy to głównie dokumentów zewnętrznych).

W najbliższym czasie, Wnioskodawca ma zamiar zmodyfikować zasady przechowywania tych dokumentów poprzez ich archiwizowanie wyłącznie w formie elektronicznej. Celem tej modyfikacji jest usprawnienie procesu dostępu do dokumentów oraz zaoszczędzenie przestrzeni magazynowej w archiwum. W zakresie dokumentów mających formę elektroniczną Wnioskodawca będzie wytwarzał lub otrzymywał dokument w formie elektronicznej. Następnie dokument ten będzie zapisywany w formie elektronicznej. Dokument będzie przechowywany przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej. Dokument nie będzie istniał w formie papierowej. Natomiast w zakresie dokumentów mających formę papierową Wnioskodawca będzie wytwarzał lub otrzymywał dokument w formie papierowej. Następnie dokument ten będzie skanowany, a skan będzie zapisywany w formie elektronicznej. Dokument będzie przechowywany przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej. Dokument w formie papierowej będzie niszczony. Za skanowanie i niszczenie dokumentu w formie papierowej może być odpowiedzialny pracownik odbywający podróż służbową albo osoby odpowiedzialne za rozliczanie podróży służbowych u Wnioskodawcy.

We wszystkich przedstawionych sytuacjach - zarówno dokumenty w formie papierowej, jak i dokumenty w formie elektronicznej - po ich zapisaniu w formie elektronicznej będą spełniały następujące warunki:

*   dokument w formie elektronicznej będzie stanowił wierne odzwierciedlenie dokumentu w formie papierowej,
*   dokument w formie elektronicznej zostanie zapisany w formacie, który będzie umożliwiał zapoznanie się z treścią dokumentu i sporządzenie jego wydruku,
*   dokument w formie elektronicznej będzie przechowywany przez Wnioskodawcę co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
*   dokument w formie elektronicznej będzie przesyłany i przechowywany w formacie, który co do zasady uniemożliwia ingerencję w treść dokumentu.

Poprzez złożenie niniejszego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej Wnioskodawca zmierza do ustalenia, czy przedstawiony sposób przechowywania dokumentacji związanej z podróżami służbowymi oraz wypłatą należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi pozwala na prawidłowe rozliczenie podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) oraz podatku od towarów i usług (VAT). W związku z powyższym Wnioskodawca prosi o przyjęcie, jako elementu opisu zdarzenia przyszłego, że mamy do czynienia z podróżami służbowymi, że ponoszone wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów (z zastrzeżeniem wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów) oraz że przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT od dokonywanych zakupów (z zastrzeżeniem zakupów niedających prawa do odliczenia podatku VAT).

Pismem z 15 maja 2023 r. (data wpływu 15 maja 2023 r.) Wnioskodawca doprecyzował wniosek w następującym zakresie:

Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych tymi fakturami.

Szczegółowo kontrola biznesowa będzie wyglądała w następujący sposób:

a) W pierwszej kolejności należy wskazać, że w spółce A. sp. z o.o. będzie istniał system akceptacji podróży służbowych w związku z którymi będą otrzymywane faktury. Potrzebę odbycia podróży służbowej pracownik będzie uzgadniał z przełożony, a następnie zgłaszał drogą mailową do sekretariatu. Sekretariat ustala i organizuje szczegóły podróży, a także sporządza polecenie wyjazdu służbowego, które wymaga następnie akceptacji przełożonego pracownika oraz zarządu spółki. Akceptacje mają formę wewnętrznych podpisów elektronicznych.

b) Po odbyciu podróży służbowej pracownik jest zobowiązany do złożenia ankiety podróży służbowej, która podlega podpisaniu przez pracownika i przełożonego. W ankiecie podróży służbowej zostają opisane wszystkie poniesione wydatki oraz zostają do niej dołączone załączniki potwierdzające poniesienie tych wydatków. Następnie sekretariat dokonuje kalkulacji kosztów podróży służbowej. Kalkulacja ta wymaga akceptacji działu księgowości oraz w szczegółowo opisanych przypadkach również osób pełniących funkcje dyrektorskie. Cały obieg dokumentów ma formę elektroniczną. Akceptacje i podpisy mają formę wewnętrznych podpisów elektronicznych.

c) Faktury związane z podróżami służbowymi mogą wpływać do spółki A. sp. z o.o. w następujący sposób:

*   pracownik odbywający podróż służbową otrzyma fakturę w formie elektronicznej na swój adres mailowy - wówczas pracownik będzie zobowiązany dołączyć tę fakturę do ankiety podróży służbowej opisanej w pkt b; pracownik będzie zobowiązany do dołączenia jej w takiej samej postaci i w takim samym formacie w jakim była faktura otrzymana od sprzedawcy,
*   pracownik odbywający podróż służbową otrzyma fakturę w formie papierowej - wówczas pracownik będzie zobowiązany do wykonania skanu i zapisania jej w formacie PDF albo fotokopii i zapisania jej w formacie JPG oraz dołączenia tego skanu albo fotokopii do ankiety podróży służbowej opisanej w pkt b; pracownik będzie zobowiązany do wykonania skanu albo fotokopii w sposób wiernie i czytelnie odzwierciedlający całą treść faktury oraz do zapisania ich we wskazanych formatach; faktura w formie papierowej będzie przechowywana przez pracownika przez wskazany okres, nie krócej jednak niż do momentu rozliczenia delegacji i ujęcia faktur w ewidencji VAT; po tym okresie faktura w formie papierowej będzie niszczona przez pracownika,
*   spółka otrzyma fakturę w formie elektronicznej na swój adres mailowy - faktura będzie przekazywana do księgowości; faktura w formie elektronicznej będzie przez księgowość automatycznie zapisywana w programie SAP,
*   spółka otrzyma fakturę w formie papierowej (np. pocztą) - faktura będzie przekazywana przez sekretariat do księgowości; księgowość będzie dokonywała skanu faktury i zapisania jej w programie SAP; skan będzie wiernie i czytelnie odzwierciedlał całą treść faktury; faktura w formie papierowej będzie przechowywana przez księgowość przez wskazany okres, nie krócej jednak niż do momentu rozliczenia delegacji i ujęcia faktur w ewidencji VAT; po tym okresie faktura w formie papierowej będzie niszczona przez księgowość.

d) Wszystkie faktury opisane w pkt c będą przechodziły kontrolę na etapie księgowości. Każda faktura będzie oceniana pod kątem ujęcia jej do celów podatku VAT. W szczególności będzie oceniane czy faktura posiada wszystkie niezbędne elementy oraz czy jest ona czytelna. W razie wątpliwości w tym zakresie księgowość będzie dokonywała weryfikacji i porównania faktury w wersji papierowej i skanu (pracownik odbywający podróż służbową będzie wówczas zobowiązany do dostarczenia do księgowości faktury w wersji papierowej). Następnie będzie miała miejsce akceptacja merytoryczna, której celem jest potwierdzenie że faktura wiąże się z zakupami faktycznie dokonanymi przez spółkę. W przypadku podróży służbowych za akceptację merytoryczną będzie odpowiadał sekretariat, który odgrywa kluczową rolę w organizacji i rozliczaniu podroży służbowych. Następnie faktura będzie wymagała akceptacji merytorycznej ze strony przełożonego pracownika, który odbywał podróż służbową oraz w szczegółowo opisanych przypadkach również osób pełniących funkcje dyrektorskie. Akceptacje mają formę wewnętrznych podpisów elektronicznych.

Otrzymane faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej:

a) poza terytorium kraju - dostęp on-line do faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług,

b) poza terytorium kraju lub na terytorium kraju (na serwerach znajdujących się fizycznie na terytorium kraju) - bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług,

### Pytania

1) Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT z faktur dotyczących zakupu towarów i usług związanych z podróżami służbowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego?

2) Czy dla Wnioskodawcy kosztem uzyskania przychodów będą wydatki na zakup towarów i usług związanych z podróżami służbowymi oraz na rozliczenie należności związanych z podróżami służbowymi potwierdzone dowodami księgowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego?

3) Czy dla Wnioskodawcy dokumenty związane z podróżami służbowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego, będą stanowiły podstawę do ustalania dla pracownika przychodu oraz przychodu zwolnionego z PIT, a w konsekwencji do zrealizowania obowiązków Wnioskodawcy jako płatnika zaliczek na podatek PIT?

Przedmiotem niniejszego rozstrzygnięcia jest odpowiedź na pytanie nr 2 w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Wniosek w zakresie pytania nr 1 dotyczący podatku od towarów i usług został rozstrzygnięty odrębnie. Wniosek w zakresie pytania nr 3 dotyczący podatku dochodowego od osób fizycznych zostanie rozpatrzony odrębnie.

### Państwa stanowisko w sprawie

Uwagi ogólne - podróż służbowa.

Zasady wykonywania i rozliczania podróży służbowych określają przepisy ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej w skrócie K.p.) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej określanego jako „rozporządzenie”).

Zgodnie z art. 775 § 1 K.p. „Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”. Zgodnie z art. 775 § 2 K.p. „Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (\`(...)\`)”. Natomiast zgodnie z art. 775 § 5 K.p. „W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2”. W opisie zdarzenia przyszłego wskazano, że podróże służbowe oraz wypłata należności na pokrycie kosztów związanych z podróżami służbowymi odbywają się zgodnie z art. 775 § 1, 2 i 5 K.p. oraz przepisami rozporządzenia.

Pytanie 2 - podatek dochodowy od osób prawnych (CIT).

Zasady opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych określają przepisy ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej w skrócie u.p.d.o.p.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (\`(...)\`)”.

Natomiast zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a u.p.d.o.p. „Nie uważa się za koszt uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra”.

W opisie zdarzenia przyszłego wskazano, że wydatki związane z podróżami służbowymi są ponoszone przez Wnioskodawcę w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W konsekwencji, wydatki te stanowią dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 u.p.do.p., z zastrzeżeniem ograniczenia wynikającego z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a u.p.d.o.p.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p. „Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m”.

W zakresie prowadzenia dokumentacji podatkowej przepisy u.p.d.o.p. odsyłają do przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej w skrócie u.o.r.). Zgodnie z art. 73 ust. 1 u.o.r. „Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze”. Natomiast zgodnie z art. 73 ust. 2 u.o.r. „Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych”. Art. 73 ust. 1 u.o.r. dopuszcza możliwość przechowywania dowodów księgowych w formie elektronicznej. Dotyczy to również dokumentów związanych z podróżami służbowymi, ponieważ w przypadku Wnioskodawcy nie są to ważne dokumenty określone przez kierownika jednostki. Istotne jest, żeby dokumenty były przechowywane w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Poza tym dowody księgowe przechowywane w postaci elektronicznej muszą pozwalać na zachowanie w trwałej i niezmienionej postaci zawartości tych dowodów oraz odtworzenie ich w postaci wydruku. Warunki te będą spełnione w omawianej sytuacji, ponieważ zgodnie z tym, co zostało przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego dowody księgowe będą zapisane w formacie umożliwiającym zapoznanie się z ich treścią i sporządzenie wydruku oraz będą przechowywane w formacie, który co do zasady uniemożliwia ingerencję w treść dowodu księgowego. Ponadto dowody księgowe wytworzone i otrzymane przez Wnioskodawcę będą przechowywane do upływu terminów wskazanych w art. 74 u.o.r. W konsekwencji, dowody księgowe przechowywane w formie elektronicznej, w sposób zgodny z art. 73 ust. 1 i 2 u.o.r., będą pozwalały na zaliczenie wynikających z nich wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Przedstawione stanowisko potwierdza np.:

*   interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 grudnia 2022 r. (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.360.2018.10.KK),
*   interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 października 2022 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.66.2020.13.S/AS),
*   interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 maja 2022 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.220.2017.10.S/JG/AP).

W tym miejscu należy zastrzec, ze odpowiedź na pytanie drugie może być przedmiotem interpretacji indywidualnej. Zadane pytanie dotyczy w istocie możliwości zaliczenia wydatków związanych z podróżami służbowymi do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Warunkiem takiego zaliczenia jest należyte udokumentowanie tych wydatków. W konsekwencji zadane pytanie dotyczy praw i obowiązków podatkowych Wnioskodawcy. Potwierdza to np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 sierpnia 2022 r. (sygn. II FSK 422/22).

Reasumując: dla Wnioskodawcy kosztem uzyskania przychodów będą wydatki na zakup towarów i usług związanych z podróżami służbowymi oraz na rozliczenie należności związanych z podróżami służbowymi potwierdzone dowodami księgowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego.

**Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania**

Postanowieniem z 24 maja 2023 r. znak 0114-KDIP2-1.4010.129.2023.8.MR1, 0114-KDIP3-2.4011.264.2023.6.JM w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku dochodowego od osób fizycznych odmówiłem wszczęcia postępowania w związku z Państwa wnioskiem. Uznałem, że złożony wniosek oraz jego uzupełnienie nie pozwalają na jego merytoryczne rozpatrzenie.

Wnieśli Państwo zażalenie na to postanowienie.

Postanowieniem z 13 lipca 2023 r. znak 0114-KDIP2-1.4010.129.2023.9.MR1/PP, 0114-KDIP3-2.4011.264.2023.8.JM/AC w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku dochodowego od osób fizycznych Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej utrzymał w mocy skarżone postanowienie I instancji.

**Skarga na postanowienie o utrzymaniu w mocy zaskarżonego postanowienia**

8 sierpnia 2023 r. wnieśli Państwo skargę na postanowienie II instancji do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu.

Wnieśli Państwo o uchylenie w całości zaskarżonego postanowienia jako naruszającego prawo.

**Postępowanie przed sądami administracyjnymi**

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu uchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 maja 2023 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.129.2023.8.MR1, 0114-KDIP3-2.4011.264.2023.6.JM - wyrokiem z 27 października 2023 r., sygn. akt I SA/Op 257/23.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wniósł skargę kasacyjną od tego wyroku do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Naczelny Sąd Administracyjny - wyrokiem z 9 lipca 2024 r. sygn. akt. II FSK 290/24 oddalił skargę kasacyjną organu.

19 września 2024 r. wpłynęło do organu prawomocne orzeczenie WSA z 27 października 2023 r. sygn. akt I SA/Op 257/23. Wyrok ten stał się prawomocny od 9 lipca 2024 r.

**Ponowne rozpatrzenie wniosku - wykonanie wyroku**

Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.):

Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że przepisy prawa uległy zmianie.

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

*   uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie Nr 2), które wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu w ww. wyroku;
*   ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie Nr 2) – stwierdzam, że stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych odnośnie możliwości uznania wydatków na zakup towarów i usług związanych z podróżami służbowymi oraz rozliczenia należności związanych z podróżami służbowymi potwierdzonych dowodami księgowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej za koszty uzyskania przychodu - jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
----------------------------------------

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości w zakresie pytania nr 2 w podatku dochodowym od osób prawnych budzi kwestia ustalenia czy dla Spółki kosztem uzyskania przychodów będą wydatki na zakup towarów i usług związanych z podróżami służbowymi oraz na rozliczenie należności związanych z podróżami służbowymi potwierdzone dowodami księgowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) zawiera przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy dowodów księgowych zapisów zawartych w księgach w tym zapisów dotyczących wydatków. Przepisami tymi są art. 20 ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości wynika, że:

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Z przepisu art. 20 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości wynika, że każdy wykazany w księgach rachunkowych wydatek powinien być udokumentowany odpowiednim dowodem.

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Według art. 20 ust. 4 i 5 ustawy:

4\. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

5\. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;

2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

W świetle art. 21 ust. 1-5 ustawy o rachunkowości:

1\. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

2\. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

3\. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

4\. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.

5\. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.

Na podstawie art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości:

1\. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

2\. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.

3\. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

4\. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.

Na mocy art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Art. 73 ust. 2 ww. ustawy stanowi, że:

Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Natomiast stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości:

Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 - 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361, dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

\- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że w najbliższym czasie, Spółka ma zamiar zmodyfikować zasady przechowywania opinanych we wniosku dokumentów poprzez ich archiwizowanie wyłącznie w formie elektronicznej. Celem tej modyfikacji jest usprawnienie procesu dostępu do dokumentów oraz zaoszczędzenie przestrzeni magazynowej w archiwum. Zarówno dokumenty w formie papierowej, jak i dokumenty w formie elektronicznej - po ich zapisaniu w formie elektronicznej będą spełniały następujące warunki:

*   dokument w formie elektronicznej będzie stanowił wierne odzwierciedlenie dokumentu w formie papierowej,
*   dokument w formie elektronicznej zostanie zapisany w formacie, który będzie umożliwiał zapoznanie się z treścią dokumentu i sporządzenie jego wydruku,
*   dokument w formie elektronicznej będzie przechowywany przez Wnioskodawcę co najmniej do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
*   dokument w formie elektronicznej będzie przesyłany i przechowywany w formacie, który co do zasady uniemożliwia ingerencję w treść dokumentu.

Ponadto w uzupełnieniu wniosku wskazali Państwo, iż Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków dokumentowanych tymi fakturami.

Otrzymane faktury będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej:

a) poza terytorium kraju - dostęp on-line do faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług,

b) poza terytorium kraju lub na terytorium kraju (na serwerach znajdujących się fizycznie na terytorium kraju) - bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług,

Odnosząc się zaś do pozostałych dokumentów zakupowych, należy wskazać na regulacje art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) z których wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych.

Archiwizowanie i przechowywanie dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków na zakup towarów i usług związanych z podróżami służbowymi oraz rozliczenia należności związanych z podróżami służbowymi, które będą przechowywane w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Fakt rezygnacji Spółki z przechowywania dokumentów dotyczących zakupu towarów i usług związanych z podróżami służbowymi oraz rozliczenia należności związanych z podróżami służbowymi w formie papierowej na rzecz formy elektronicznej nie implikuje niemożliwości zaliczenia dokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Mając na względzie, że Spółka w opisie sprawy wskazała, że w przedmiotowej sprawie spełnione zostały wymagania opisane wyżej, zasadne jest uznanie, że Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje
--------------------

### Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

*   zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania pierwotnego rozstrzygnięcia.

Zaznaczyć bowiem należy, iż dokonujemy interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów prawa podatkowego wyłącznie w odniesieniu do stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę, co wynika wprost z przepisu art. 14b § 1, 2 i 3 ustawy Ordynacja podatkowa. Organ interpretacyjny nie przeprowadza też w sprawach dotyczących wydawania interpretacji postępowania dowodowego, ograniczając się do analizy okoliczności podanych we wniosku (i jego uzupełnieniach) - czyli stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. W stosunku do tych okoliczności (stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego) wyraża następnie swoje stanowisko, które musi być jednak ustosunkowaniem się do poglądu na zagadnienie podatkowe (stanowiska) prezentowanego w danej sprawie przez wnioskodawcę.

W zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (pytanie oznaczone we wniosku jako nr 3) zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

### Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

*   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
*   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

*   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
--------------------------------------------------------

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

*   w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
*   w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji
-----------------------------------------

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 238 ze zm.).