Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPTPB1/415-691/12-4/MAP
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi
Data wydania: 2013-02-20
Teza: 1) Czy opisywane powyżej wyjazdy należy traktować jako podróż służbową (również te z noclegiem) i w związku z tym Wnioskodawca może naliczać diety za każdy dzień podróży służbowej? 2) Czy Wnioskodawca może naliczyć koszty podróży służbowej w grudniu, naliczając koszty podróży służbowej za pozostałe 11 miesięcy?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; dieta; koszt-koszty uzyskania przychodów; właściciel
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 4-art. 22

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pana Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 12 listopada 2012 r. (data wpływu 14 listopada 2012 r.), uzupełnionym pismem z dnia 4 lutego 2013 r. (data wpływu 7 lutego 2013 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów w części dotyczącej:

*   możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów podróży służbowej przedsiębiorcy – **jest prawidłowe,**

*   momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowych – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 14 listopada 2012 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

Wniosek nie spełniał wymogów, o których mowa m. in. w art. 14b § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), w związku z czym pismem z dnia 30 stycznia 2013 r., Nr IPTPB1/415-691/12-2/MAP, na podstawie art. 169 § 1 w związku z art. 14h ww. ustawy, wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

Wezwanie z dnia 30 stycznia 2013 r. skutecznie doręczono w dniu 1 lutego 2013 r., następnie w dniu 7 lutego 2013 r. uzupełniono ww. wniosek (data nadania w polskiej placówce pocztowej 5 lutego 2013 r.).

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca prowadzi samodzielną działalność gospodarczą (usługi budowlane). Ewidencja prowadzona jest na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Miejscem głównego wykonywania działalności Wnioskodawcy jest A. Wnioskodawca zawarł umowę na roboty budowlane, na terenie Polski z firmą budowlaną, która jest podwykonawcą centrum handlowego w B. Wnioskodawca pełni tam funkcję inżyniera budowy. Praca trwa od godziny 7 rano, często do godziny 18. Prace te Wnioskodawca wykonuję podczas codziennych wyjazdów, ponosząc koszty paliwa, noclegów oraz wyżywienia dla siebie. Za noclegi (np. w B.) Wnioskodawca nie posiada rachunków. Nie naliczał dotychczas diet z tytułu podróży przedsiębiorcy.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, iż w przypadku przedsiębiorcy o kwalifikacji danego wyjazdu jako podróży służbowej decyduje jej związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Tak więc wyjazd np. w celu świadczenia usługi, spełnia warunki uznania go za podróż służbową przedsiębiorcy. Z powyższego wynika, że wyjazdy Wnioskodawcy do innej miejscowości w celu wykonywania usług (pełnienia funkcji inżyniera budowy) można zakwalifikować jako podróż służbową.

Wnioskodawca doprecyzował, iż Jego pytanie odnosi się do diet z tytułu podróży krajowych. Podkreślił iż, podróże związane z działalnością gospodarczą nie są wprost podróżami służbowymi w rozumieniu art. 775 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). Mając wszakże na uwadze względy funkcjonalne i odwołując się posiłkowo do definicji zawartej w przepisach Kodeksu pracy, Wnioskodawca uznaje, że podróżą służbową właściciela firmy (przedsiębiorcy) będzie wyjazd poza miejsce (miejscowość) prowadzenia (wykonywania) działalności, podejmowany w związku ze sprawami firmy. Wnioskodawca podkreślił, iż odbywa podróże służbowe z miejsca prowadzenia działalności (A.) do miejsca wykonywania usługi (B.) ponieważ jest to związane z wykonywaniem Jego działalności.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy opisywane powyżej wyjazdy należy traktować jako podróż służbową (również te z noclegiem) i w związku z tym Wnioskodawca może naliczać diety za każdy dzień podróży służbowej?
2.  Czy Wnioskodawca może naliczyć koszty podróży służbowej w grudniu, naliczając koszty podróży służbowej za pozostałe 11 miesięcy?

Uzupełniając wniosek Wnioskodawca przeformułował zadane pytania:

1.  Czy z tytułu podróży służbowych Wnioskodawca jako przedsiębiorca może księgować dietę za każdy dzień podróży służbowej w koszty uzyskania przychodów, ustaloną w takiej samej wysokości, jaka przysługuje pracownikom na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju?
2.  Czy Wnioskodawca może zaksięgować koszty podróży służbowej (diety krajowe) za okres od stycznia 2012 r. do grudnia 2012 r. w grudniu 2012 r., poprzez sporządzenie zestawienia za 12 miesięcy 2012 r., czy też dokonując korekty zapisów w poszczególnych miesiącach

Zdaniem Wnioskodawcy, w odniesieniu do pytania oznaczonego we wniosku Nr 1, obowiązujące przepisy nie definiują pojęcia podróży służbowej przedsiębiorcy oraz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia). Nie ulega też wątpliwości, że wyjazdy tych osób nie są podróżami służbowymi w rozumieniu art. 775 § 1 Kodeksu pracy, który stanowi, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Regulacja ta dotyczy zatem tylko pracowników. Nie obejmuje ona natomiast przedsiębiorców i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.

W konsekwencji, do przedsiębiorcy i zleceniobiorców nie mają wprost zastosowania przepisy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju lub poza granicami kraju. Wobec braku legalnej definicji podróży służbowej przedsiębiorcy, jeszcze niedawno organy podatkowe były zdania, iż świadczenie usług poza miejscowością podaną w zgłoszeniu o dokonanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej nie jest podróżą służbową, o której mowa w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji przedsiębiorca nie ma prawa zaliczać do kosztów podatkowych równowartości diet przysługujących pracownikom.

Z takim poglądem organów podatkowych nie zgadzały się jednak sądy administracyjne. W rezultacie, w interpretacji ogólnej z dnia 15 lutego 2010 r., Nr DD2/033/259/PMN/09/1113, Minister Finansów stwierdził, że podziela stanowisko utrwalone w linii orzecznictwa NSA i WSA, dotyczące możliwości zaliczania do kosztów podatkowych diet z tytułu podróży służbowych, odbywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Dla prawidłowej kwalifikacji wydatków związanych z podrożą przedsiębiorcy bardzo istotne znaczenie ma treść art. 23 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy. Z przepisu tego wynika, że osoby prowadzące działalność gospodarczą nie mogą rozliczyć w kosztach podatkowych wydatków faktycznie poniesionych z tytułu wydatków na wyżywienie w czasie podróży służbowej.

W przypadku podróży służbowej na terenie kraju dieta wynosi 23 zł za dobę podróży. Natomiast nie mogą stanowić kosztów podatkowych wydatki, które przedsiębiorca faktycznie poniósł na swoje wyżywienie w czasie podróży. Zapisów dotyczących diet z tytułu podróży służbowej osoby prowadzącej działalność gospodarczą dokonuje się w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów ,,Pozostałe wydatki’’ - na podstawie dowodu wewnętrznego. Dowód ten, zwany rozliczeniem podróży służbowej, powinien zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet. Powyższe wynika z § 14 ust. 2 pkt 5 i ust. 3 powołanego rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi oraz pkt 13 Objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów (załącznik nr 1 do rozporządzenia).

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca doprecyzował swoje stanowisko wskazując, iż pojęcie podróży służbowej można określić na podstawie przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). Przepis art. 775 ww. ustawy stanowi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Z powyższego przepisu wynika zatem, że podróżą służbową (w rozumieniu przepisów prawa pracy) jest wyjazd pracownika poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy (lub stałe miejsce wykonywania pracy), który to wyjazd podejmowany jest na polecenie pracodawcy i ma na celu wykonanie zadania służbowego. Przedsiębiorca w takiej podróży służbowej oczywiście znajdować się nie może. Nie wyda sam sobie polecenia wyjazdu. Mając wszakże na uwadze względy funkcjonalne oraz definicję zawartą w przepisach Kodeksu pracy i odwołując się do niej tylko posiłkowo, należy uznać, że podróżą służbową właściciela firmy (przedsiębiorcy) będzie wyjazd poza miejsce (miejscowość) prowadzenia (wykonywania) działalności, który to wyjazd podejmowany jest w związku ze sprawami firmy. Miejscem wykonywania działalności Wnioskodawcy jest A. Obecnie Wnioskodawca wykonuje podróże, celem świadczenia usług w innej miejscowości – w B. Nawet jeśli są to wyjazdy jednodniowe, to mamy do czynienia z wyjazdami poza miejsce wykonywania pracy. Działalność jest prowadzona w A., Wnioskodawca wykonuje podróże do B. Wnioskodawca wskazuje, iż odbywane przez Niego wyjazdy są podróżami służbowymi. W związku z tym może naliczyć diety, których wysokość będzie uzależniona od czasu trwania podróży. Wskazuje, iż potwierdza to załączona opinia znanego doradcy podatkowego X.

Kosztami są naliczone diety w kwotach nieprzekraczających wartości określonych w odrębnych przepisach. W przypadku podróży krajowych wysokość diet jest określona w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Z przepisów rozporządzenia wynika, że za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości. Natomiast za niepełną dobę podróży:

1.  do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
2.  ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,
3.  zaś ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Kosztem uzyskania przychodu jest wartość diet za czas podróży służbowej przedsiębiorcy do wysokości określonych limitów - wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie w wyroku z dnia 7 października 2009 r., sygn. akt I SA/Sz 430/09.

Powyższe potwierdza dotycząca podobnej sytuacji interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 30 stycznia 2012 r., Nr IPTPB1/415-292/11-2/KSU. Co istotne, wyjaśniła ona, że ustawodawca „nie upoważnił organów podatkowych do decydowania, kiedy odbywana podróż ze względu na cel i wykonywanie zadania będzie podróżą służbową. (\`(...)\`). Dlatego też za podróż służbową należy uznać bezpośrednie wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej zarówno w kraju, jak i poza jego granicami.

W zamian jednak przedsiębiorcy mają możliwość zaliczenia do kosztów, w sposób zryczałtowany, wartości diet za czas podróży służbowej - ustalonych w takiej samej wysokości, jaka przysługuje pracownikom na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Zdaniem Wnioskodawcy, w odniesieniu do pytania oznaczonego we wniosku Nr 2, z uwagi na fakt, iż nie rozliczał kosztów podróży służbowej w ciągu roku, ma prawo rozliczyć te koszty w grudniu za poprzednie miesiące. Zapisów dotyczących diet z tytułu podróży służbowej osoby prowadzącej działalność gospodarczą dokonuje się w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów ,,Pozostałe wydatki’’ - na podstawie dowodu wewnętrznego.

Dowód ten, zwany rozliczeniem podróży służbowej, powinien zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet. Powyższe wynika z § 14 ust. 2 pkt 5 i ust. 3 powołanego rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi oraz pkt 13 Objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów (załącznik nr 1 do rozporządzenia).

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, iż co do możliwości naliczenia diet w grudniu 2012 r. za wszystkie miesiące 2012 r. nie ma do tego przeszkód. Podatnik wprawdzie ponosił koszty diet w poszczególnych miesiącach. Brak ich potrącenia wówczas powodował wyższą zaliczkę na podatek dochodowy (gdyż dochód był wyższy). Potrącenie kosztów w grudniu 2012 r. - biorąc pod uwagę, że dochód liczony jest od początku roku narastająco - powoduje, że zaliczka za grudzień będzie w prawidłowej wysokości (przypomniał, że w 2012 r. mamy po raz pierwszy do czynienia z zaliczką za grudzień; nie funkcjonuje już „podwójna zaliczka za listopad”). Można więc naliczyć w grudniu zaliczki za poprzednie jedenaście miesięcy i uwzględnić je przy obliczaniu zaliczki za grudzień, a następnie w zeznaniu rocznym.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego w części dotyczącej:

*   możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów podróży służbowej przedsiębiorcy – **jest prawidłowe,**

*   momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet z tytułu podróży służbowych – **jest nieprawidłowe.**

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ww. ustawy.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przychodami.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

*   został właściwie udokumentowany,

*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zatem, do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 52 ww. ustawy, nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Powyższe oznacza, że osoby prowadzące działalność gospodarczą mają prawo zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów wartość diet związanych z własnymi podróżami służbowymi oraz osób współpracujących do wysokości nieprzekraczającej wysokości diet określonych dla wskazanej grupy pracowników w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Dyspozycja zawarta w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie ogranicza kręgu objętych ww. przepisem podmiotów ze względu na rodzaj i miejsce wykonywania czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Dlatego też za krajową podróż służbową należy uznać bezpośrednie wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej na terenie kraju. Podkreślenia wymaga fakt, że ustawodawca nie upoważnił organów podatkowych do decydowania, kiedy odbywana podróż ze względu na cel i wykonywanie zadania będzie podróżą służbową.

Pojęcie podróży służbowej zostało bowiem zdefiniowane w przepisach prawa pracy. Zgodnie z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), za podróż służbową uznaje się wykonywanie na podstawie polecenia pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. W konsekwencji, rozstrzygnięcie kwestii dotyczącej obowiązku, czy zasadności wypłacania przez Wnioskodawcę diet i innych należności z tytułu odbywania podróży służbowych nie leży w kompetencji organów podatkowych upoważnionych do wykonywania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego.

Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r., w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Z uwagi na fakt, iż osoby prowadzące działalność gospodarczą mają prawo zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów wartość diet związanych z własnymi podróżami służbowymi oraz osób współpracujących do wysokości nieprzekraczającej wysokości diet określonych w ww. rozporządzeniu, obowiązuje ich taki sam termin rozliczenia kosztów podróży krajowej.

W myśl § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r., w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. Nr 152, poz. 1475 ze zm.), na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Zgodnie z § 14 ust. 2 pkt 5 cyt. rozporządzenia, dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących.

Stosownie do § 14 ust. 3 ww. rozporządzenia, dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

Zgodnie z art. 22 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, u podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody, z zastrzeżeniem ust. 5a i 5b.

Stosownie do ust. 6 cyt. przepisu, zasady określone w ust. 5-5c, z zastrzeżeniem ust. 6b, mają zastosowanie również do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, pod warunkiem, że stale, w każdym roku podatkowym, księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów w uzyskania przychodów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego.

W myśl art. 22 ust. 6b ww. ustawy, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników, o których mowa w ust. 6, z zastrzeżeniem ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Osoba prowadząca działalność gospodarczą ma obowiązek dokonania rozliczenia kosztów podróży krajowej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Co do zasady zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinno się dokonywać w porządku chronologicznym. Tak więc zapisy powinny być prowadzone w porządku dziennym. Nie oznacza to jednak, że nie można grupować pewnych zdarzeń gospodarczych występujących tego samego dnia. Istnieje możliwość ujęcia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wartości diet na koniec miesiąca jednym dowodem wewnętrznym, sporządzonym na podstawie zbiorczego zestawienia. Brak jest jednak możliwości ujęcia w księdze na podstawie zbiorczego zestawienia wartości diet z okresu całego roku podatkowego. A zatem w odniesieniu do wartości diet z tytułu podróży służbowych poniesionych przez Wnioskodawcę w okresie od stycznia do grudnia 2012 r., które nie zostały uwzględnione w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, Wnioskodawca chcąc zaliczyć je w koszty uzyskania przychodów winien dokonać korekt zapisów zgodnie z zapisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W myśl § 12 ust. 2 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez:

1.  skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki lub
2.  wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (–) lub kolorem czerwonym.

Z opisu stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca prowadzi samodzielną działalność gospodarczą (usługi budowlane). Ewidencja prowadzona jest na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Miejscem głównego wykonywania działalności Wnioskodawcy jest A. Zawarł umowę na roboty budowlane, na terenie Polski z firmą budowlaną, która jest podwykonawcą, ostatnio centrum handlowego w B. Wnioskodawca pełni tam funkcję inżyniera budowy. Praca trwa od godziny 7 rano, często do godziny 18. Prace te Wnioskodawca wykonuję podczas codziennych wyjazdów.

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, iż jeżeli usługi świadczone przez Wnioskodawcę, wykonywane będą w ramach odbywanych przez Niego krajowych podróży służbowych, to stosownie do art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej wartości diet za czas tych podróży, do wysokości wskazanej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Natomiast w odniesieniu do możliwości zaliczenia przez Wnioskodawcę w grudniu 2012 r. wartości diet z tytułu podróży służbowych za okres od stycznia do grudnia 2012 r., to powyższe winno zostać dokonane poprzez dokonanie stosownych korekt w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, zgodnie z dowodami wewnętrznymi dotyczącymi rozliczenia wartości diet z tytułu podróży służbowych Wnioskodawcy za poszczególne okresy 2012 r.

W odniesieniu do powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych, tut. Organ stwierdza, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Odnosząc się natomiast do powołanych też wyroków Sądów Administracyjnych - wskazać należy, iż dotyczą one konkretnych, indywidualnych spraw podatników podjętych w określonym stanie faktycznym i są wiążące tylko w tych sprawach. Dlatego, stosownie do art. 87 ustawy z dnia 2 kwietnia 1997 r. – Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 78, poz. 483 ze zm.), nie są źródłem powszechnie obowiązującego prawa i tym samym nie mogą być wiążące dla Organu wydającego interpretację indywidualną.

Dodatkowo nadmienia się, że wydając interpretację w trybie art. 14b ustawy Ordynacja podatkowa, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów nie przeprowadza postępowania dowodowego, w związku z czym nie jest obowiązany, ani uprawniony do oceny załączonych do wniosku ORD-IN dokumentów, jest związany wyłącznie opisem stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i Jego stanowiskiem.

Jeżeli przedstawiony we wniosku stan faktyczny różni się od zaistniałego w rzeczywistości, wydana interpretacja nie będzie chroniła Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.