Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPB2/415-413/09-3/JK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2009-07-08
Teza: Czy zwrot kosztów przejazdu na potrzeby podróży służbowych, liczony jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu?
Słowa kluczowe: delegacja-delegacja służbowa; koszt-zwrot kosztów; samochód-samochód prywatny; zwolnienie-zwolnienie podatkowe
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 3

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 14 kwietnia 2009 r. (data wpływu 15 kwietnia 2009 r.), uzupełnionym pismem w dniu 24 czerwca 2009 r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania zwrotu pracownikowi z tytułu podróży służbowej kosztów przejazdu prywatnym samochodem oraz w zakresie obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 15 kwietnia 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania zwrotu pracownikowi z tytułu podróży służbowej kosztów przejazdu prywatnym samochodem oraz w zakresie obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Pracownik urzędu gminy wykorzystuje w celu odbycia podróży służbowych samochód nie będący własnością urzędu. Podróże służbowe są rozliczane na podstawie druku delegacji, na którym zawarte są między innymi następujące dane: nazwisko, imię osoby używającej pojazd, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, data i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczba faktycznie przejechanych kilometrów, stawka za 1 km przebiegu, kwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis pracodawcy i jego dane.

Urząd gminy nie jest podatnikiem podatków dochodowych.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1.  Czy należności z tytułu zwrotu kosztów używania przez pracownika w celach służbowych samochodu osobowego niebędącego własnością urzędu do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych czy też są zwolnione z tego podatku?
2.  Czy warunkiem zwolnienia (jeśli występuje), o którym mowa w pkt 1, jest prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu?

Zdaniem Wnioskodawcy, należności z tytułu zwrotu kosztów używania przez pracownika w celach służbowych samochodu osobowego niebędącego własnością urzędu do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Aby móc zastosować zwolnienie, o którym mowa powyżej nie ma potrzeby prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, wystarczające jest rozliczenie, o którym mowa w przedstawionym stanie faktycznym. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych / art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych konsekwencją nie prowadzenia „ewidencji” jest tylko brak możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na zwrot pracownikowi przedmiotowych wydatków. W związku z tym, że urząd gminy jako jednostka budżetowa nie jest podatnikiem żadnego z podatków dochodowych prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu w przedstawionym stanie faktycznym nie jest konieczne.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zmianami) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 12 ust. 1 ww. ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przychód ten, w przypadkach określonych ww. ustawą, korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego.

Natomiast na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) cytowanej ustawy, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Definicję podróży służbowej zawiera art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zmianami). Wynika z niego, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Nie można zatem uznać za podróż służbową:

*   podróży do i w obrębie miejscowości, w której pracownik ma stałe miejsce pracy,

*   podróży do i w obrębie miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę jeżeli pracownik w umowie o pracę ma wyznaczone jako miejsce pracy siedzibę firmy.

Z treści przytoczonego przepisu Kodeksu pracy wynika zatem, iż podróż służbową odbywa ten pracownik, który wyjeżdża w celu załatwienia konkretnej sprawy służbowej wyraźnie poleconej przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejscem jej wykonywania.

Zasady rozliczania krajowych podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zmianami.)

Przepisy rozporządzenia w § 5 ust. 3 przewidują również możliwość odbycia podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Korzystanie z takiego środka transportu dopuszczalne jest jednak wyłącznie na wniosek pracownika i pod warunkiem, że pracodawca wyrazi na to zgodę. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t. jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874 ze zmianami).

Jak wynika z powyższych przepisów, należności wypłacane pracownikowi z tytułu podróży służbowych w wysokości:

1.  nieprzekraczającej kwot określonych w przepisach odrębnych ustaw lub rozporządzeniu w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz kwot wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu – korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych,
2.  przekraczającej kwoty określone w przepisach odrębnych ustaw lub w ww. rozporządzeniu oraz nadwyżka kwoty ponad limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu – podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy.

Przepis § 3 ww. rozporządzenia stanowi, iż z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1.  przejazdów;
2.  noclegów;
3.  dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
4.  innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Wnioskodawca w opisie stanu faktycznego wskazał, iż w druku delegacji wystawianym dla pracownika urzędu używającego dla celów służbowych samochodu nie będącego własnością urzędu gminy znajdują się następujące dane: nazwisko, imię osoby używającej pojazd, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, data i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczba faktycznie przejechanych kilometrów, stawka za 1 km przebiegu, kwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis pracodawcy i jego dane. Wobec powyższego stwierdzić należy, że należności otrzymywane przez pracownika tytułem zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu dla celów podróży służbowej korzystają – do wysokości wynikającej z wyliczeń zawartych w ww. dokumencie – ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracownik nie ma obowiązku prowadzenia dodatkowej ewidencji przebiegu pojazdu.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.