Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-3.4012.670.2020.1.MAZ
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2021-01-11
Teza: Możliwość archiwizowania i przechowywania papierowych faktur wyłącznie w formie elektronicznej, jako skan dokumentu oraz prawo do odliczenia, na zasadach ogólnych, podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty-dokumenty elektroniczne; dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; faktura-odpowiedzialność za fakturę; odliczenia-prawo do odliczenia; podatek-podatek naliczony
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a i art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r., poz. 1325, ze zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 20 listopada 2020 r. (data wpływu – 20 listopada 2020 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie możliwości archiwizowania i przechowywania papierowych faktur wyłącznie w formie elektronicznej, jako skan dokumentu oraz prawa do odliczenia, na zasadach ogólnych, podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 20 listopada 2020 r. wpłynął do Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie możliwości archiwizowania i przechowywania papierowych faktur wyłącznie w formie elektronicznej, jako skan dokumentu oraz prawa do odliczenia, na zasadach ogólnych, podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej także jako: „Spółka”) jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT. Jego działalność opiera się na świadczeniu usług księgowych dla spółek z tej samej grupy oraz na świadczeniu usług montażu maszyn.

W związku z prowadzoną działalnością Wnioskodawca otrzymuje od kontrahentów faktury VAT dotyczące nabycia towarów i usług. Faktury dostarczane są przez kontrahentów w formie papierowej i elektronicznej i Spółka dokonuje rozliczenia na podstawie otrzymywanych faktur w obu formach. Aktualnie Spółka archiwizuje faktury otrzymywane w wersji elektronicznej wyłącznie w formie elektronicznej, czyli faktury te nie są drukowane ani skanowane, a jedynie archiwizowane elektronicznie przy użyciu odpowiedniego oprogramowania. Natomiast faktury papierowe są archiwizowane w formie papierowej.

Spółka rozważa wdrożenie systemu, który będzie dawał możliwość, że faktury otrzymywane w formie papierowej będą przechowywane (archiwizowane) wyłącznie w formie elektronicznej (skan dokumentu). W przypadku wdrożenia rozważanego przez Wnioskodawcę modelu, oryginały faktur byłyby:

*   skanowane:
    *   z zachowaniem odpowiedniej jakości skanu, tj. wersja elektroniczna będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej;
    *   na etapie skanowania faktury zostaną zapisane w odpowiednim formacie (PDF), a po zeskanowaniu nie będzie możliwa modyfikacja ich treści;
*   archiwizowane jedynie w formie elektronicznej (skany dokumentów);
*   forma papierowa faktur (oryginały) byłaby niszczona po zeskanowaniu po określonym czasie.

Należy wskazać, że w przypadku wdrożenia systemu:

*   nie będzie możliwości ręcznego modyfikowania danych z faktury;
*   po zeskanowaniu faktury będą w niezmienionej formie archiwizowane w systemie, w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp;
*   faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu systemu będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe;
*   faktury będą przechowywane przez Spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
*   sposób przechowywania faktur będzie umożliwiał ich otwarcie w czytelnym formacie, możliwym do weryfikacji przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie);
*   eliminowane jest ryzyko uszkodzenia faktury poprzez zacieranie jej elementów czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.

System umożliwiał będzie niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym w wersji elektronicznej lub papierowej (wydruk skanu).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Czy prawidłowym będzie skanowanie i przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę papierowych faktur i ich udostępnianie organom wyłącznie w formie elektronicznej, jako skan dokumentu?
2.  Czy Wnioskodawca będzie miał prawo, na zasadach ogólnych, do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej jako skan dokumentu?

Zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowym będzie skanowanie i przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę papierowych faktur i ich udostępnianie organom wyłącznie w formie elektronicznej, jako skan dokumentu.

Zdaniem Wnioskodawcy, będzie on miał prawo na zasadach ogólnych do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej jako skan dokumentu.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2020 r., poz. 106; dalej jako: „ustawa o VAT”): „Podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Powyższa regulacja jest implementacją prawa unijnego, gdyż stosownie do art. 218 dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L Nr 347, s. 1, ze zm.; dalej jako: „Dyrektywa”): „Dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale”.

Natomiast zgodnie z art. 244 Dyrektywy – obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur: „Każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał”.

W tym miejscu należy także przywołać normę wyrażoną w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, zgodnie z którą aby zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Polski ustawodawca nie wprowadził przepisów w zakresie wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane. W związku z powyższym należy stwierdzić, że obowiązujące regulacje prawne ustawy o VAT dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten ma zapewniać:

*   przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
*   autentyczność pochodzenia,
*   integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spółka wykonując skany papierowych faktur i dokonując ich elektronicznej archiwizacji wypełni ustawowe przesłanki w zakresie przechowywanie faktur, gdyż:

*   nastąpi zachowanie oryginalnej postaci otrzymywanych faktur, gwarantujące ich autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność;
*   zapewni dostęp do archiwizowanych/przechowywanych faktur.

W opinii Wnioskodawcy, w odniesieniu do formy elektronicznej (skan papierowej faktury) zostanie zachowana taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej. Spółka wskazuje, iż możliwość elektronicznego przechowywania faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej jest akceptowana także przez organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych, wydanych np. przez:

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 21 lipca 2016 r., nr 1061-IPTPP3.4512.286. 2016.2.MJ;
*   Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 7 listopada 2018 r., sygn. 0112-KDIL1-3. 4012.587.2018.1.AK;
*   Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 marca 2017 r., sygn. 1462-IPPP2.4512. 147.2017.1.DG;
*   Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 25 sierpnia 2017 r., sygn. 0112-KDIL1-3. 4012.251.2017.1.KM.

W świetle powyżej przytoczonych przepisów oraz stanowiska organów podatkowych należy uznać, że Wnioskodawca ma prawo do przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznego zapisu (skanu) w systemie. Natomiast ze względu na stosowanie elektronicznej formy przechowywania faktur, Spółka jest uprawniona do udostępniania ich organom podatkowym wyłącznie w formie elektronicznej.

W zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego, na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o VAT: „W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124”. Przepis ten nie uzależnia prawa do odliczenia podatku naliczonego od sposobu przechowywania faktur.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

*   nabycia towarów i usług,
*   dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego, pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa i elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W związku z powyższym należy uznać, że:

*   faktury zakupowe przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej (skan wersji papierowej) będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne, określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług;
*   w konsekwencji fakt zniszczenia papierowych wersji faktur zakupowych, które wcześniej zostaną zeskanowane i zapisane/zarchiwizowane w formie elektronicznej, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia VAT naliczonego, wynikającego z takich faktur zakupowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2020 r., poz. 106, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o VAT”) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1.  sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2.  sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3.  wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4.  otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – art. 106m ust. 3 ustawy.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług – art. 106m ust. 4 ustawy.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT. Spółka rozważa wdrożenie systemu, zgodnie z którym faktury otrzymywane w formie papierowej będą przechowywane (archiwizowane) wyłącznie w formie elektronicznej (skan dokumentu). W tym wypadku faktur byłyby skanowane z zachowaniem odpowiedniej jakości i zapisane w odpowiednim formacie (PDF), a po zeskanowaniu nie będzie możliwa modyfikacja ich treści. Archiwizowanie faktur byłoby jedynie w formie elektronicznej, a wersja papierowa (oryginał faktury) byłaby niszczona. W przypadku wdrożenia systemu archiwizacji: nie będzie możliwości ręcznego modyfikowania danych z faktury; faktury będą archiwizowane w systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp; faktury będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe; faktury będą przechowywane przez Spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego; sposób przechowywania faktur będzie umożliwiał ich otwarcie w czytelnym formacie. System umożliwiał będzie niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym w wersji elektronicznej lub papierowej (wydruk skanu).

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości archiwizowania i przechowywania papierowych faktur wyłącznie w formie elektronicznej, jako skan dokumentu oraz prawa do odliczenia, na zasadach ogólnych, podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

W przypadku wersji papierowej otrzymywanych faktur, które będą następnie archiwizowane i przechowywane wyłącznie w formacie elektronicznym, zachowana będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz ich czytelność. Przy tym Wnioskodawca umożliwi organom podatkowym, w razie konieczności, dostęp do treści przechowywanych elektronicznie faktur. Wersje elektroniczne zeskanowanych faktur papierowych będą przechowywane do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie, w podziale na okresy rozliczeniowe. Przedstawiony opis zdarzenia przyszłego wskazuje zatem, że Wnioskodawca wypełni, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur. Ponadto Spółka wypełni wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur papierowych, które będą przechowywane w wersji elektronicznej.

Z kolei w kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie faktur jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

W konsekwencji powyższego Wnioskodawca będzie miał – przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT i niezaistnienia przesłanek negatywnych, wymienionych w art. 88 ustawy o VAT – prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w niniejszej sprawie. Bez wpływu na powyższe pozostaje okoliczność zniszczenia przez Spółkę – otrzymanych w formie papierowej – faktur VAT.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej, jako skan dokumentu, faktur otrzymanych w formie papierowej, w ramach przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego procedury, będzie zgodne z przepisami ustawy. Tym samym Wnioskodawca będzie posiadał, na ogólnych zasadach, prawo do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z otrzymanych faktur archiwizowanych i przechowywanych zgodnie z opisanymi procedurami wyłącznie w formie elektronicznej, jako skan dokumentu.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy, należy uznać za prawidłowe.

Odnosząc się do faktu, że na poparcie własnej argumentacji Wnioskodawca powołał się na funkcjonujące w obrocie prawnym interpretacje indywidualne, Organ pragnie zauważyć, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i odnoszą się wyłącznie do okoliczności przedstawionych w inicjujących te sprawy wnioskach. Podkreślenia w tym miejscu bowiem wymaga, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podmiotów w wyniku rozstrzygnięć, dotyczących konkretnych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych. Interpretacje indywidulane nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego, co oznacza, że należy je traktować indywidualnie (por. prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 27 marca 2015 r. sygn. akt III SA/Łd 109/15).

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub zmiany stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3.  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych - art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej.

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2193, ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2019 r., poz. 2325, ze zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54§ 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.