Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-1014/11/WN
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-09-09
Teza: ustalenie czy faktury w formacie PDF wystawiane i otrzymywane przez Spółkę w przedstawionych okolicznościach stanowią faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów rozporządzenia
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 2 czerwca 2011r. (data wpływu 9 czerwca 2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia czy faktury w formacie PDF wystawiane i otrzymywane przez Spółkę w przedstawionych okolicznościach stanowią faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów rozporządzenia – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 9 czerwca 2011r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia czy faktury w formacie PDF wystawiane i otrzymywane przez Spółkę w przedstawionych okolicznościach stanowią faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów rozporządzenia.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

W toku prowadzonej działalności Wnioskodawca (dalej również Spółka) dokonuje zakupów i sprzedaży towarów i usług. Przedmiotowe transakcje są dokumentowane fakturami VAT, wystawianymi oraz przesyłanymi głównie w formie papierowej za pośrednictwem poczty lub kuriera (ewentualnie wręczane osobiście).

W celu usprawnienia przepływu faktur Spółka zamierza wprowadzić nową procedurę w odniesieniu do wystawianych faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług. W związku z powyższym, w odniesieniu do transakcji sprzedażowych, Spółka planuje zawrzeć stosowne porozumienia z nabywcami, na mocy których faktury dokumentujące dostawy towarów i usług na ich rzecz byłyby przez Spółkę wystawiane w formie elektronicznej (w formacie PDF) i przesyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej (jako załącznik w formacie PDF do wiadomości e-mail). Procedury stosowane przy przesyłaniu faktur wystawionych przez Spółkę obejmować będą możliwość identyfikacji nadawcy wiadomości na podstawie adresu e-mail oraz przesyłanie wiadomości e-mail przy użyciu komputera i oprogramowania zabezpieczonego loginem i hasłem, obsługiwanego przez uprawnionego do tego pracownika, który będzie mógł opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się i wygaszeniu ekranu. Spółka będzie przechowywała w odpowiednio nazwanym katalogu zapis e-mail a wraz z załącznikiem (plikiem zawierającym fakturę) przez okres do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Katalog zawierający e-maile z fakturami będzie podzielony na okresy rozliczeniowe.

Spółka w kontaktach z wybranymi kontrahentami wprowadziła już system skutkujący otrzymywaniem faktur w formie elektronicznej (PDF), przesłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej. System ten został oparty na pisemnych porozumieniach z poszczególnymi kontrahentami, w których wyrażona została akceptacja takiej formy fakturowania przez strony oraz określone zostały procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W szczególności Spółka ustaliła, że otrzymywane przez nią faktury będą przesyłane na bieżąco (najpóźniej kolejnego dnia roboczego po wystawieniu), pocztą elektroniczną w formie plików PDF z określonego firmowego adresu e-mail, dla którego nazwa nadawcy jest pełną nazwą lub skrótem nazwy podmiotu będącego wystawcą faktury. Adres nadawczy kontrahenta wskazany został wcześniej w przesłanym do Spółki oficjalnym piśmie. Każda faktura przesłana jest w odrębnym pliku jako załączniki do wiadomości e-mail, z numerem faktury w temacie wiadomości. Faktury dostarczane są wyłącznie na jeden wskazany przez Spółkę, adres e-mail (obecnie:…). Wiadomości e-mail zawierające załącznik z fakturą w formacie PDF Spółka odbiera na zabezpieczonym loginem i hasłem komputerze, jak i oprogramowaniu. Oprogramowanie obsługiwane jest przez uprawnionego do tego pracownika, który opuszcza swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się i wygaszeniu ekranu.

Spółka obniża wartość podatku należnego za dany okres rozliczeniowy o wartość podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych przy zastosowaniu opisanej powyżej procedury.

Spółka dysponuje ekspertyzą wydaną przez Wydział Matematyki i Informatyki Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 10 maja 2011r. (dalej: „Ekspertyza"), potwierdzającą, że faktury wystawiane w formacie PDF i przesyłane pocztą elektroniczną (e-mail) spełniają wymogi określone w Rozporządzeniu. Ekspertyza stanowi załącznik do mniejszego wniosku.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy faktury w formacie PDF wystawiane i otrzymywane przez Spółkę w przedstawionych okolicznościach stanowią faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów rozporządzenia?

Zdaniem Wnioskodawcy, faktury w formacie PDF wystawiane i otrzymywane przez Spółkę w przedstawionych okolicznościach stanowią faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów Rozporządzenia.

Uzasadnienie stanowiska Spółki:

Zgodnie z § 3 ust 1 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Ponadto, zgodnie z § 4 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Powyższe oznacza, ze podstawowym warunkiem dopuszczalności elektronicznego fakturowania jest wyrażanie zgody na taką formę fakturowania przez odbiorcę faktury. W odniesieniu do faktur dokumentujących sprzedaż, wystawianych przez Spółkę, warunek ten będzie spełniony poprzez zawarcie przez Spółkę odpowiedniego porozumienia w formie pisemnej, w którym zostanie wyrażona akceptacja stron dla przesyłania faktur w formie załącznika PDF do wiadomości e-mail.

Kolejnym wymogiem, niezbędnym do uznania dokumentu za fakturę elektroniczną w rozumieniu przepisów Rozporządzania w sprawie faktur elektronicznych jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Definicje autentyczności pochodzenia faktury oraz integralności treści faktury wprowadził § 2 ust 1 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych. Zgodnie z jego brzmieniem, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktur". O zapewnieniu integralności treści faktury mówimy z kolei w przypadku, gdy „w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura". Kwestią kluczową jest zatem udowodnienie i uzyskanie pewności co do tożsamości osoby dokonującej dostawy towarów (świadczącej usługę) i wystawcy faktury oraz faktu, iż w fakturze nie zmieniono danych, które ona zawiera. Powyższe sformułowania sprowadzają się do zapewnienia, że faktura została wystawiona przez konkretnego podatnika oraz że treść dokumentu nie zmieniła się w trakcie przesyłu do odbiorcy.

W myśl § 2 ust 2 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

*   bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
*   elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych podaje zatem przykładowe metody zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury tj. zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Jest to jednak otwarty katalog metod, co potwierdza zastosowanie wyrażenia „w szczególności" w tym przepisie. Podatnicy mogą zatem stosować dowolne metody przesyłania faktur elektronicznych, o ile zagwarantują one spełnienie warunków autentyczności pochodzenia i integralności treści, o których mowa w ust. 1 wspomnianego przepisu.

Zdaniem Spółki, faktury wystawione w formacie PDF i przesyłane pocztą elektroniczną w przedstawionych przez Spółkę okolicznościach spełniały będą wymogi określone w Rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych, ponieważ w takim samym stopniu jak faktury papierowe, pozwalają na zidentyfikowanie pochodzenia faktury oraz uniemożliwiają zmianę danych, które powinna zawierać faktura.

Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych nie określa, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić, stosując rozwiązania informatyczne, czy też odpowiednio udokumentowane rozwiązania proceduralne. Nie nakłada obowiązku stosowania rozwiązań matematycznych w szczególności kryptograficznych, informatycznych - zakupu odpowiednich urządzeń, oprogramowania czy też odpowiednio opisanych rozwiązań biznesowych (np. opisanych w umowie procedur).

W opinii Spółki, popartej Ekspertyzą, wystarczającymi dla spełnienia warunku autentyczności pochodzenia i integralności treści przy fakturowaniu w formacie PDF jest opracowanie w formie pisemnej i wdrożenie procedur, które gwarantują przestrzeganie opisanych poniżej zasad:

*   wysyłanie faktur z zabezpieczonych loginem i hasłem zarówno komputera jak i oprogramowania;
*   obsługiwanie oprogramowania przez uprawnionego do tego pracownika, który może opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się i wygaszeniu ekranu;
*   wysłanie faktur z określonego adresu e-mail, dla którego nazwa nadawcy jest pełną nazwą lub skrótem nazwy podmiotu będącego wystawcą faktury.

Nawiązując do treści Ekspertyzy, „przedsiębiorca, posiadający odpowiednie, pisemnie procedury, które obejmują zabezpieczenie przed dostępem do komputera oraz oprogramowania na poziomie loginu i hasła, których stosowanie będzie mógł udokumentować na okoliczność kontroli Urzędu Skarbowego, spełnia warunki dotyczące autentyczności i integralności przy przesyłaniu pocztą elektroniczną faktur elektronicznych w formacie PDF”.

Wprawdzie faktem jest, że przy wykorzystaniu specjalistycznej wiedzy możliwe jest „podszywanie się" pod nadawcę wiadomości i takie zredagowanie jej treści aby sprawiała ona wrażenie pochodzącej od nadawcy. Istnieją również programy służące do obróbki graficznej dające możliwość zmiany zawartości faktury. Należy jednak mieć na uwadze, że jest to działanie przestępcze, a podobnej operacji sfałszowania dokumentu można dokonać w stosunku do faktury papierowej.

W tym miejscu Spółka pragnie zwrócić uwagę na główny cel wprowadzonych od 1 stycznia 2011 r. przepisów Rozporządzenia, jakim jest jednakowe traktowanie (w szczególności przez organy skarbowe) faktur papierowych i elektronicznych. Minister Finansów w uzasadnieniu do projektu Rozporządzenia wskazał, że „celem zaproponowanych zmian jest uproszczenie obrotu tymi fakturami tak, aby faktury elektroniczne stały się realną alternatywą dla faktur papierowych."

Ponadto, w uzasadnieniu projektu zmian do rozporządzenia z 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008r., Nr 212, poz. 1337), które obowiązują od 1 stycznia 2011r., Minister Finansów przedstawił, iż „Proponowane zmiany wraz ze zmianami przepisów wykonawczych dotyczących sposobu przesyłu faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej mają na celu przede wszystkim upowszechnienie fakturowania w formie elektronicznej, ujednolicenie traktowania faktur papierowych i elektronicznych oraz umożliwienie przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej czy elektronicznych w formie papierowej, co powinno przyczynić się do ułatwienia dokumentowania obrotu gospodarczego."

Dodatkowo w opublikowanej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów broszurze „Najważniejsze zmiany w VAT od dnia 1 stycznia 2011 r." Minister Finansów podkreślił, że uproszczenie to polega w szczególności na „ umożliwieniu wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym (PDF, doc. i inne, udostępniane na serwerze wystawcy, jak również np. przesyłane mailem)."

Należy również pamiętać, że Rozporządzenie dostosowuje polskie przepisy do wymogów znowelizowanej Dyrektywy Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010r., która zmierza m.in. do liberalizacji obowiązujących zasad przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych oraz doprowadzenia do stanu, w którym faktury papierowe i elektroniczne będą traktowane jednakowo.

W związku z powyższym, Spółka uznaje, że dopuszczalne jest wprowadzenie rozwiązania dającego ten sam stopień pewności, co do autentyczności i integralności treści, jak dla faktur papierowych przesyłanych klasyczną pocztą. Nie można zatem stawiać innych warunków zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści dla faktur elektronicznych i papierowych. Zdaniem ekspertów „od faktury papierowej nie jest wymagane takie jej zabezpieczenie, które ma uniemożliwić dokonanie jakiegokolwiek przestępstwa przeciwko dokumentom". Z racji tego, że dla faktur papierowych przesyłanych klasyczną pocztą nie jest wymagane uniemożliwienie sfałszowania danych na fakturze, nie można tego wymagać od faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Zgodnie z wnioskami płynącymi z Ekspertyzy, „Faktury wystawione w formacie PDF i przesyłane pocztą elektroniczną, w taki samym stopniu jak faktur papierowe, przesyłane klasyczną pocztą, uniemożliwiają zmianę danych, które powinna zawierać faktura w szczególności danych dotyczących podatku VAT i autentyczności pochodzenia. Wynika to z faktu, że obecnie dostępne oprogramowanie, w takim samym stopniu umożliwia, niezgodne z prawem, wytworzenie zawierającej zmienione istotne dane faktury czy to w postaci papierowej czy w postaci elektronicznej".

Należy również mieć na uwadze, że na podstawie art. 274c Ordynacji podatkowej organy podatkowe są upoważnione do żądania od kontrahentów podatnika przedstawienia dokumentów, w zakresie objętym kontrolą u podatnika, w celu sprawdzenia ich prawidłowości i rzetelności. Organy podatkowe mają zatem możliwość weryfikacji prawidłowości wystawienia i przesłania faktur elektronicznych w formacie PDF poprzez porównanie faktur otrzymanych przez nabywcę z fakturami wystawionymi przez sprzedawcę, a tym samym zbadanie autentyczności ich pochodzenia oraz potwierdzenie integralności treści.

Ponadto, jeżeli sposób przechowywania faktur w postaci elektronicznej daje możliwość szybkiego kojarzenia faktury z zamówieniem, umową czy dokumentem WZ może to stanowić dodatkowy środek weryfikacji autentyczności pochodzenia faktury. Tym samym, jeżeli dla przesyłanej pocztą elektroniczną faktury elektronicznej, w formacie niezezwalającym na jej modyfikacje jakim jest PDF, możliwe jest porównanie jej (np. poprzez powołanie się w treści przesyłki e-mail lub załączonej faktury na zamówienie, umowę czy dokument WZ) z dokumentami, na podstawie których została wystawiona to będzie stanowić to podstawę dodatkowego zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Spółka pragnie podkreślić, że wystawione i otrzymane przez nią faktury będą przechowywane zgodnie z wymogami określonymi w § 6 Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych. W szczególności, Spółka będzie przechowywała zapisy e-maili wraz z załącznikami (plikami PDF zawierającymi faktury) w katalogu podzielonym na okresy rozliczeniowe, przy zachowaniu opisanych powyżej procedur zabezpieczających przed zmianą treści faktury, a więc gwarantujących integralność treści i czytelność faktur. Zgodnie z Ekspertyzą, zapis e-maila z fakturą zapewnia o autentyczności pochodzenia, ponieważ razem z treścią przesyłki e-mail podana jest data jej wysłania, adres e-mail nadawcy oraz nazwa nadawcy, A zatem adres e-maila nadawcy i jego nazwa, które mogą być porównane z danymi na fakturze". Faktury będą przechowywane przez okres od momentu ich wystawienia do upływu terminu przedawnienia, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie i bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Podsumowując, Spółka zamierza wdrożyć we współpracy z kontrahentami opisane powyżej procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur w PDF przesyłanych za pomocą poczty elektronicznej tj.:

*   zawrzeć z kontrahentami pisemne porozumienie w sprawie wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, w którym wyrażona zostanie akceptacja takiej formy fakturowania przez strony oraz będą określone procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność faktur;
*   ustalić, że wystawiane oraz otrzymywane faktury będą przesyłane pocztą elektroniczną w formie plików PDF z określonego adresu e-mail, dla którego nazwa nadawcy będzie pełną nazwą lub skrótem nazwy podmiotu będącego wystawcą faktury (np. w przypadku Spółki:…);
*   zapewnić, że wysyłka faktur będzie dokonywana z zabezpieczonych loginem i hasłem zarówno komputera jak i oprogramowania, zaś oprogramowanie obsługiwane będzie przez uprawnionego do tego pracownika, który będzie mógł opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się i wygaszeniu ekranu.

Zdaniem Spółki oznacza to, że wystawiane i otrzymywane przez Spółkę faktury będą spełniać wymogi przewidziane przepisami Rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych i stanowić będą faktury elektroniczne w rozumieniu tych przepisów.

W konsekwencji, należy uznać, że Spółka wystawiając faktury w okolicznościach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego spełniała będzie obowiązek dokumentacyjny, określony w art. 106 ust 1 ustawy o VAT.

Jednocześnie, zdaniem Spółki, stosując obecnie analogiczne procedury w odniesieniu do otrzymywanych faktur jest ona uprawniona do odliczania podatku naliczonego wynikającego z faktur w PDF otrzymanych za pośrednictwem poczty elektronicznej, przy założeniu spełnienia ogólnych warunków dających prawo do odliczenia VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT.

Dla uzasadnienia stanowiska Spółki w odniesieniu do kwestii możliwości odliczania podatku naliczonego zastosowanie znajduje także argumentacja dotycząca przesyłania faktur sprzedażowych w formacie PDF. Także w tym przypadku należy bowiem odnieść się do wprowadzonych w Rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych regulacji dopuszczających możliwości przesyłania faktur przy zastosowaniu wybranej przez podatnika formy, przy założeniu zapewnienia integralności treści oraz autentyczności pochodzenia. W opinii Spółki, wymogi te będą w przedmiotowej sytuacji spełnione.

Powyższe stanowisko w analogicznej sytuacji potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w powołanej powyżej interpretacji indywidualnej z dnia 13 stycznia 2011r. (sygn. IBPP3/443-793/10/PK), stwierdzając, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej. Zatem otrzymanie faktur w formie pliku PDF stanowiącego załącznik do e-maila skierowanego do odbiorcy faktury jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur (\`(...)\`).

Spółka pragnie podkreślić, że potwierdzeniem tego stanowiska jest także fakt, że jeszcze przed nowelizacją przepisów dotyczących e-faktur (z założenia liberalizujących obieg faktur) rozwiązanie takie było powszechnie akceptowane przez sądy administracyjne (m.in. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 20 maja 2010r., sygn. I FSK 1444/09), które potwierdzały możliwość odliczenia podatku VAT naliczonego na podstawie faktur otrzymanych w formacie PDF.

Z uwagi na powyższe okoliczności, Spółka zwraca się z prośbą o potwierdzenie, że zaprezentowane przez nią stanowisko i rozumienie treści przepisów jest prawidłowe.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zaistniałego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. 2011r. Nr 177 poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Od dnia 1 stycznia 2011r. sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249 poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy o VAT. Utraciło natomiast moc rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) - § 10 rozporządzenia.

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. § 2 ust. 1 rozporządzenia definiuje pojęcia: autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści.

I tak przez :

*   autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
*   integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

W myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórych podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.) faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Stosownie do § 19 ust. 2 powołanego rozporządzenia, przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Jednocześnie w myśl § 21 powołanego rozporządzenia:

1.  Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
2.  Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
2.  łatwe ich odszukanie,
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

4.  Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
5.  Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Z treści wniosku wynika, iż w toku prowadzonej działalności Wnioskodawca (dalej również Spółka) dokonuje zakupów i sprzedaży towarów i usług. Przedmiotowe transakcje są dokumentowane fakturami VAT, wystawianymi oraz przesyłanymi głównie w formie papierowej za pośrednictwem poczty lub kuriera (ewentualnie wręczane osobiście).

W celu usprawnienia przepływu faktur Spółka zamierza wprowadzić nową procedurę w odniesieniu do wystawianych faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług. W związku z powyższym, w odniesieniu do transakcji sprzedażowych, Spółka planuje zawrzeć stosowne porozumienia z nabywcami, na mocy których faktury dokumentujące dostawy towarów i usług na ich rzecz byłyby przez Spółkę wystawiane w formie elektronicznej (w formacie PDF) i przesyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej (jako załącznik w formacie PDF do wiadomości e-mail). Procedury stosowane przy przesyłaniu faktur wystawionych przez Spółkę obejmować będą możliwość identyfikacji nadawcy wiadomości na podstawie adresu e-mail oraz przesyłanie wiadomości e-mail przy użyciu komputera i oprogramowania zabezpieczonego loginem i hasłem, obsługiwanego przez uprawnionego do tego pracownika, który będzie mógł opuścić swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się i wygaszeniu ekranu. Spółka będzie przechowywała w odpowiednio nazwanym katalogu zapis e-mail a wraz z załącznikiem (plikiem zawierającym fakturę) przez okres do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Katalog zawierający e-maile z fakturami będzie podzielony na okresy rozliczeniowe.

Spółka w kontaktach z wybranymi kontrahentami wprowadziła już system skutkujący otrzymywaniem faktur w formie elektronicznej (PDF), przesłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej. System ten został oparty na pisemnych porozumieniach z poszczególnymi kontrahentami, w których wyrażona została akceptacja takiej formy fakturowania przez strony oraz określone zostały procedury gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W szczególności Spółka ustaliła, że otrzymywane przez nią faktury będą przesyłane na bieżąco (najpóźniej kolejnego dnia roboczego po wystawieniu), pocztą elektroniczną w formie plików PDF z określonego firmowego adresu e-mail, dla którego nazwa nadawcy jest pełną nazwą lub skrótem nazwy podmiotu będącego wystawcą faktury. Adres nadawczy kontrahenta wskazany został wcześniej w przesłanym do Spółki oficjalnym piśmie. Każda faktura przesłana jest w odrębnym pliku jako załączniki do wiadomości e-mail, z numerem faktury w temacie wiadomości. Faktury dostarczane są wyłącznie na jeden wskazany przez Spółkę, adres e-mail (obecnie:…). Wiadomości e-mail zawierające załącznik z fakturą w formacie PDF Spółka odbiera na zabezpieczonym loginem i hasłem komputerze, jak i oprogramowaniu. Oprogramowanie obsługiwane jest przez uprawnionego do tego pracownika, który opuszcza swoje stanowisko pracy po uprzednim wylogowaniu się i wygaszeniu ekranu.

Spółka obniża wartość podatku należnego za dany okres rozliczeniowy o wartość podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych przy zastosowaniu opisanej powyżej procedury.

Spółka dysponuje ekspertyzą wydaną przez Wydział Matematyki i Informatyki Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 10 maja 2011r. (dalej: „Ekspertyza"), potwierdzającą, że faktury wystawiane w formacie PDF i przesyłane pocztą elektroniczną (e-mail) spełniają wymogi określone w Rozporządzeniu. Ekspertyza stanowi załącznik do mniejszego wniosku.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony stan faktyczny należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość wystawiania faktur w formie elektronicznej (w formacie PDF) i przesyłania za pośrednictwem poczty elektronicznej (jako załącznik w formacie PDF do wiadomości e-mail). Zatem wystawianie przez Wnioskodawcę oraz otrzymywanie faktur w formacie PDF skierowanego do odbiorcy faktury (tj. Wnioskodawcy) jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Końcowo należy dodać, iż faktyczna ocena wypełnienia przez wystawcę wymogów określonych przepisami cyt. wyżej rozporządzenia Ministra Finansów może być zweryfikowana tylko w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego prowadzonego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Niniejszą interpretacją załatwiono wniosek w części dotyczącej stanu faktycznego w zakresie uznania czy faktury w formacie PDF wystawiane i otrzymywane przez Spółkę w przedstawionych okolicznościach stanowią faktury elektroniczne w rozumieniu przepisów rozporządzenia.

Natomiast wniosek w części dotyczącej stanu faktycznego w zakresie uznania czy faktury w formacie PDF wystawiane i otrzymywane przez Spółkę w przedstawionych okolicznościach gwarantują autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury oraz w części dotyczącej zdarzenia przyszłego w zakresie otrzymywania przez Spółkę faktur VAT w formacie PDF i prawa do odliczenia podatku VAT tak otrzymanych faktur, zostanie załatwiony odrębnymi rozstrzygnięciami.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.