Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL1-3.4012.552.2018.2.JN
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-11-08
Teza: Prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie o podatku od towarów i usług) zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty; faktura; odliczenia; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-Rozdział 1-art. 15; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 27 sierpnia 2018 r. (data wpływu 30 sierpnia 2018 r.) uzupełnionym pismem z dnia 15 października 2018 r. (data wpływu 18 października 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie o podatku od towarów i usług) zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 30 sierpnia 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie o podatku od towarów i usług) zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 15 października 2018 r. (data wpływu 18 października 2018 r.) o doprecyzowanie opisu sprawy oraz stanowiska własnego.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmuje się produkcją m.in. artykułów spożywczych i słodyczy (dalej: „Towary”). Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT.

W ramach prowadzonej działalności Spółka nabywa towary i usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. Oprócz faktur otrzymywanych od dostawców w postaci elektronicznej, Spółka otrzymuje również faktury w postaci papierowej, które obecnie są przechowywane i archiwizowane również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami.

Ponadto, Spółka przechowuje w formie papierowej dowody wykonania świadczonych na jej rzecz usług, które dostarczane są przez Przedstawiciela Działu Sprzedaży odpowiedzialnego za aprobatę faktury.

Dodatkowo, Spółka przechowuje w formie elektronicznej paragony i bilety dokumentujące wydatki poniesione przez pracowników Spółki, m.in. podczas podróży służbowych, zapłacone przy pomocy służbowych kart kredytowych lub gotówką, a także dodatkowe dokumenty sporządzane przez pracowników np. w postaci ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki). Spółka stosuje bowiem zasady zwrotu faktycznie poniesionych wydatków pracownikom przebywającym w podróży służbowej. W związku z powyższym do rozliczenia podróży służbowej pracownik załącza faktury, rachunki, w niektórych zaś przypadkach paragony fiskalne, bilety lub kilometrówki. Wydatki poniesione przez pracowników w czasie podróży służbowych podlegają kontroli pod względem ich zasadności i właściwego udokumentowania przez Pracowników Działu Podatków.

Jak wspominano powyżej, część dokumentów przechowywana jest przez Spółkę w formie papierowej. Niemniej, celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części faktur oraz dowodów wykonania usług otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest przechowywanie całości tych dokumentów w formie elektronicznej (tj. w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania ww. dokumentów).

Procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej (dalej: „Procedura”) wygląda następująco:

1.  Elektroniczne przechowywanie dotyczy faktur VAT otrzymywanych w formie papierowej i elektronicznej (poprzez e-mail) oraz paragonów i innych podobnych dokumentów otrzymywanych w formie elektronicznej, służących, co do zasady, za podstawę zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników Spółki.
2.  Spółka prowadzi dwa wewnętrzne systemy archiwizowania dokumentów (i) X, oraz (ii) Y. W wewnętrznym systemie Spółki (X) plik powstały w wyniku zeskanowania ww. dokumentów jest załączany przez Pracownika Działu Finansowego do elektronicznego wniosku o aprobatę wydatku (wniosek taki podlega następnie rozpatrzeniu i aprobacie przez Pracownika Działu Sprzedaży odpowiedzialnego za współpracę z podmiotem, który wystawił fakturę). Natomiast w wewnętrznym systemie Y, plik powstały w wyniku zeskanowania ww. dokumentów jest załączany przez pracownika do elektronicznego wniosku o aprobatę, rozliczenie podniesionego wydatku następuje w momencie raportowania wydatku (wniosek o aprobatę podlega następnie rozpatrzeniu przez pracownika Spółki odpowiedzialnego za współpracę z podmiotem, który wystawił fakturę).
3.  Plik powstały w wyniku zeskanowania ww. dokumentów jest przechowywany w formacie XLS, PDF, DOC, TIF, JPG, JPEG, TIFF, PNG, BMP.
4.  Zeskanowane dokumenty są kompletne oraz czytelne – w odniesieniu do wewnętrznego systemu X odpowiada za to Pracownik Działu Finansowego, który tworzy wniosek o aprobatę, zaś potwierdza Pracownik Działu Sprzedaży, który dany koszt aprobuje. Zaś w odniesieniu do wewnętrznego systemu Y odpowiedzialny za kompletność i czytelność dokumentu jest pracownik rozliczający wydatek, zaś potwierdza osoba aprobująca zwrot kosztów.
5.  W każdej chwili istnieje możliwość wydruku zeskanowanych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także – zapewniony jest bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.
6.  Pliki powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów są archiwizowane jako załączniki do wydatków raportowanych w wewnętrznych systemach Spółki: (i) X, oraz (ii) Y służącym do ewidencji wydatków pracowniczych. Wewnętrzne systemy umożliwiają archiwizację w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe odszukanie dokumentów, od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
7.  W odniesieniu do systemu X, zeskanowane dokumenty mogą być wyszukiwane po numerze dokumentu nadanym przez kontrahenta, a także m.in. po nazwie kontrahenta, który wystawił fakturę. Zeskanowane dokumenty w systemie Y mogą być wyszukiwane po numerze referencyjnym. Ponadto, znając numer pracownika, można odnaleźć w systemie każdy zeskanowany dokument.
8.  Dostęp do zeskanowanych dokumentów jest ograniczony do Pracowników Działu Finansów, Pracowników Działu Sprzedaży odpowiedzialnych za współpracę z danym kontrahentem oraz ich przełożonych, a także w zależności od potrzeby – osób z innych działów Spółki. Dodatkowo, w odniesieniu do systemu Y dostęp jest ograniczony dla danego pracownika, osób mogących aprobować jego wydatki, oraz w zależności od potrzeby – osób z określonych działów Spółki (np. z Działu Podatków).
9.  Ustawienia systemowe uniemożliwiają usunięcie załączników po zaaprobowaniu wydatków (Y). W przypadku systemu X zaaprobowanie wydatków oraz zamknięcie dokumentu uniemożliwia usunięcie załączników.
10.  Po zakończeniu procesu aprobaty zwrotu kosztów faktury papierowe (a także paragony oraz inne podobne dokumenty) są niszczone.

W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze czy paragonie wymagane przepisami nie będą mogły być zmienione, stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze lub paragonie (czytelność).

W uzupełnieniu do wniosku Spółka wskazała, że:

1.  Zapytanie Spółki dotyczące prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurą opisaną we wniosku, dotyczy co do zasady towarów i usług, które w założeniu Spółki są/będą wykorzystywane do wykonywania przez nią czynności opodatkowanych podatkiem VAT.
2.  Zapytanie Spółki dotyczące prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurą opisaną we wniosku, w założeniu Spółki dotyczy, co do zasady, sytuacji nieobjętych zakresem regulacji art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. Nie można jednak wykluczyć, że niektóre z faktur jakie otrzyma Spółka mogą spełniać przesłanki zastosowania regulacji art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług.
3.  Zapytanie w intencji Spółki dotyczy faktur dokumentujących wydatki poniesione przez pracowników, które co do zasady są/będą wystawione na Spółkę.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2017 r., poz. 1221 t. j.), zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Przepisy ustawy o VAT

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 oraz art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani wystawić fakturę dokumentującą w szczególności dokonanie sprzedaży (wykonanie usługi), datę dokonania sprzedaży (wykonania usługi), cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Stosownie natomiast do art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT stanowi natomiast, że podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur w momencie wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Powyższe regulacje są jedynymi przepisami w zakresie VAT, które nawiązują do kwestii procedur w zakresie postępowania z fakturami przez podatników (przechowywanie przez nabywcę paragonów oraz innych dokumentów nie jest w ogóle przedmiotem regulacji VAT). W praktyce, przepisy art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT zobowiązują więc do:

*   przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,
*   przechowywania faktur w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
*   zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur,
*   zapewnienia integralności treści faktur oraz
*   zapewnienia czytelności tych faktur od momentu wystawienia lub otrzymania danej faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do tej faktury.

W świetle powyższego, zdaniem Spółki – o ile powyższe wymogi zostały zachowane – brak jest przeszkód w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej.

Zagadnienie autentyczności i integralności treści faktur zostało uregulowane w art. 106m ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem:

*   podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktury;
*   przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
*   przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura;
*   autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Spółka zauważa, iż procedura którą zamierza ona wprowadzić w zakresie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej zapewni dopełnienie powyższych wymogów. Procedura ta pozwala bowiem na zapewnienie integralności danych (ani proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną, ani też samo ich przechowywanie w formie elektronicznej, nie będą skutkowały żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura). Ponadto, autentyczność pochodzenia będzie realizowana poprzez fakt, iż Spółka każdorazowo będzie miała pewność co do podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę i będzie w stanie zweryfikować ten fakt. Czytelność faktury zostanie zaś zapewniona poprzez wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania/fotografowania faktur.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Spółki, przechowywanie w formie elektronicznej faktur zakupu otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej w ramach procedury wskazanej w opisie zdarzenia przyszłego jest dopuszczalne na gruncie przepisów ustawy o VAT. Zniszczenie faktur w formie papierowej nie spowoduje, iż faktura zostaje utracona, bowiem będzie ona przechowywana w formie elektronicznej, tym samym warunek art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT zostanie spełniony.

Ponadto, Spółka zwraca uwagę, iż z uwagi na fakt, że przechowywanie pozostałych dokumentów (tj. paragonów, biletów, kilometrówek) nie jest w ogóle przedmiotem regulacji przepisów o VAT, brak jest restrykcji w tym zakresie. Konsekwentnie, również w przypadku tych dokumentów dopuszczalne jest ich przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej.

Przepisy ustawy o rachunkowości

W zakresie przepisów ustawy o rachunkowości, należy zauważyć, iż nie zabraniają one możliwości przechowywania faktur i innych podobnych dokumentów w formie elektronicznej. Zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych zostały określone w art. 20 i 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2018 r., poz. 395 t. j.).

Stosownie do art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

*   zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;
*   zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;
*   wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki;
*   ponadto w art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości wskazano, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe;
*   zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione; korygujące poprzednie zapisy;
*   zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego, obcego dowodu źródłowego;
*   rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Z kolei przepis art. 21 ustawy o rachunkowości wskazuje jakie elementy powinien zawierać dokument mogący stanowić podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zgodnie z tym przepisem, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

*   określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
*   określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
*   opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
*   datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
*   podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
*   stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W świetle powyższego należy uznać, iż dowód księgowy, który jest właściwą podstawą do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Dodatkowo, Spółka zauważa, że przepisy ustawy o rachunkowości wymagają, aby dowody księgowe były rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej którą dokumentują, kompletne i wolne od błędów rachunkowych. Przepisy te nie zawierają natomiast żadnych regulacji ograniczających sposób przechowywania dokumentów jako dowodów księgowych. Dlatego też, należy przyjąć, że przechowywanie otrzymanych w formie papierowej faktur i innych dokumentów (tj. paragonów, biletów, kilometrówek) w formie elektronicznej jest dopuszczalne również w świetle przepisów ustawy o rachunkowości.

Przepisy Ordynacji podatkowej

Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe, lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Spółka zauważa, iż użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Spółka wskazuje, że zarówno ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. 2018 r., poz. 1036 t. j. – dalej jako „ustawa o PDOP”), jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Jedyne przepisy dotyczące tej kwestii zostały zamieszczone w ustawie o VAT. W tym zakresie Spółka podkreśla, iż procedura przechowywania dokumentów otrzymanych w formie papierowej (w tym przede wszystkim faktur) w formie elektronicznej, którą Spółka zamierza wprowadzić, będzie zapewniała dopełnienie wszystkich warunków określonych w ustawie o VAT.

Zdaniem Spółki, będzie ona uprawniona do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach ogólnych, przewidzianych w ustawie o VAT), zawartego w otrzymanych fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124). Stosownie do art. 86 ust. 10 oraz 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Konsekwentnie, nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma miejsce, gdy spełnione zostaną następujące warunki:

*   w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy;
*   faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia,
*   odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
*   towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,
*   nie mają zastosowania wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Należy zauważyć, iż czynnikiem determinującym możliwość czy zakres prawa do odliczenia nie jest forma, w jakiej przechowywane są faktury – tj. papierowa lub elektroniczna. Zgodnie z tym, co zostało powiedziane we wcześniejszych fragmentach złożonego wniosku:

*   przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w postaci papierowej jest dopuszczalne na gruncie ustawy o VAT – o ile dopełnione zostaną warunki wskazane w art. 106m ustawy o VAT;
*   procedura, którą Spółka zamierza stosować w zakresie przechowywania dokumentów zapewnia dopełnienie wymogów w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur.

W świetle powyższego, zdaniem Spółki należy uznać, że będzie ona uprawniona do odliczenia (na zasadach określonych w ustawie o VAT) podatku naliczonego zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą, niezależnie od okoliczności, iż pierwotna forma papierowa tych faktur będzie już niedostępna.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe, np.:

*   Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 października 2017 r. (0111-KDIB3-3.4012.87.2017.2.PK);
*   Interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 8 września 2016 r. (IBPP2/4512-402/16-1/ICZ);
*   Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 14 grudnia 2016 r. (1462-IPPP2.4512.808.2016.1.MT);
*   Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 12 grudnia 2016 r. (3063-ILPP1-3.4512.133.2016.1.JNa);
*   Interpretacja wydana dnia 12 marca 2015 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, (IBPBI/2/423-1433/14/KP).

Przykładowo, w interpretacji wydanej dnia 3 października 2017 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-3.4012.87.2017.2.PK wskazano, iż: „faktury zeskanowane, które dotyczą sprzedaży będą przechowywane w formacie PDF w podziale na miesiące kalendarzowe. W stosunku do tych faktur zachowana zostanie autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność, tak jak w przypadku dokumentów papierowych. Należy zatem uznać, że Wnioskodawca spełni wszelkie wymogi ustawowe w zakresie przechowywania wystawianych faktur”.

Podsumowując, Spółka wnosi o potwierdzenie, iż będzie ona uprawniona do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach określonych w ustawie o VAT) zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą, niezależnie od okoliczności, iż pierwotna forma papierowa tych faktur będzie już niedostępna.

W uzupełnieniu do wniosku Spółka wskazała, że wskazaną we wniosku ocenę prawną w odniesieniu do prawa do odliczenia na zasadach przewidzianych w ustawie o podatku od towarów i usług podatku naliczonego zawartego na fakturach, jeżeli będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy odnieść również do pozostałych dokumentów zakupowych wskazanych we wniosku (np. paragonów i biletów dokumentujących wydatki poniesione przez pracowników Spółki).

Należy bowiem zauważyć, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikającego z faktur otrzymywanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o podatku od towarów i usług). Za fakturę z kolei mogą zostać uznane również takie dokumenty zakupowe, które zostały niejako „zrównane” przez ustawodawcę z fakturą. Będą to m.in. bilety spełniające wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur, czy np. paragony zawierające wszystkie dane niezbędne do uznania ich za tzw. fakturę uproszczoną.

Tym samym przedstawione we wniosku własne stanowisko w sprawie oceny prawnej dotyczące faktur obejmuje również pozostałe dokumenty zakupowe wskazane we wniosku.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

W związku z tym, ze złożony wniosek dotyczy prawa do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie o podatku od towarów i usług) zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, niniejszą interpretację wydano w oparciu o przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą  regulujące powyższą kwestię.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy – działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy – faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy – faktura powinna zawierać:

1.  datę wystawienia;
2.  kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3.  imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5.  numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6.  datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8.  miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10.  kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11.  wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12.  stawkę podatku;
13.  sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15.  kwotę należności ogółem;
16.  w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
    1.  obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
    2.  w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty– wyrazy „metoda kasowa”;
17.  w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 – wyraz „samofakturowanie”;
18.  w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”;
19.  w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 – wskazanie:
    1.  przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
    2.  przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
    3.  innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;
20.  w przypadku, o którym mowa w art. 106c – nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;
21.  w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;
22.  w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
    1.  przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,
    2.  liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;
23.  w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136;
24.  w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:
    1.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,
    2.  numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy – minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:

1.  konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie podatników;
2.  niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.

Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w ww. przepisie ustawy, w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. 2013 r., poz. 1485) w § 3 ust. 1 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zakupowy zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument zakupowy nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Z art. 112 ustawy wynika, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy – podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast – stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy – podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy – podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy – podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmuje się produkcją m.in. artykułów spożywczych i słodyczy. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT.

W ramach prowadzonej działalności Spółka nabywa towary i usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. Oprócz faktur otrzymywanych od dostawców w postaci elektronicznej, Spółka otrzymuje również faktury w postaci papierowej, które obecnie są przechowywane i archiwizowane również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami. Ponadto, Spółka przechowuje w formie papierowej dowody wykonania świadczonych na jej rzecz usług, które dostarczane są przez Przedstawiciela Działu Sprzedaży odpowiedzialnego za aprobatę faktury. Dodatkowo, Spółka przechowuje w formie elektronicznej dokumenty dokumentujące wydatki poniesione przez pracowników Spółki. Spółka stosuje zasady zwrotu faktycznie poniesionych wydatków pracownikom przebywającym w podróży służbowej. W związku z powyższym do rozliczenia podróży służbowej pracownik załącza faktury oraz inne dokumenty. Wydatki poniesione przez pracowników w czasie podróży służbowych podlegają kontroli pod względem ich zasadności i właściwego udokumentowania przez pracowników Działu Podatków.

Celem minimalizacji kosztów Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części faktur oraz dowodów wykonania usług otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest przechowywanie całości tych dokumentów w formie elektronicznej (tj. w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania ww. dokumentów).

Zgodnie z procedurą przechowywania dokumentów (faktur VAT otrzymywanych w formie papierowej i elektronicznej oraz paragonów i innych podobnych dokumentów otrzymywanych w formie elektronicznej) w formie elektronicznej w każdej chwili istnieje możliwość wydruku zeskanowanych dokumentów i zapisania ich na nośniku danych, a także zapewniony jest bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Wewnętrzne systemy umożliwiają archiwizację w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe odszukanie dokumentów, od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po zakończeniu procesu aprobaty zwrotu kosztów faktury papierowe (a także paragony oraz inne podobne dokumenty) są niszczone.

W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze czy paragonie wymagane przepisami nie będą mogły być zmienione, stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze lub paragonie (czytelność).

Biorąc pod uwagę powyższe należy wskazać, że przechowywanie przez Spółkę faktur otrzymywanych w formie papierowej w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także zapewnieniu bezzwłocznego dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest/będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego na zasadach przewidzianych w ustawie zawartego na fakturach jeśli są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy – kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Z powyższych regulacji wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

Na podstawie art. 86 ust. 10 ustawy – prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy – prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a – powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Z przywołanych wyżej przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Mając zatem na uwadze opis sprawy oraz obowiązujące przepisy należy stwierdzić, że faktury przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej uprawniają ją do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim towary i usługi są/będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Zatem odpowiadając na pytanie Spółki należy stwierdzić, że przysługuje/będzie przysługiwało jej prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach przewidzianych w ustawie, zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli są/będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną procedurą.

Tym samym stanowisko Spółki jest prawidłowe.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym niniejszą interpretację indywidualną wydano przy założeniu, że nabywane przez Wnioskodawcę towary i usługi są/będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT oraz nie występują/nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy. W przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnośnie powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięć, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy:

1.  zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia;
2.  zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.