Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB1-3.4010.330.2025.2.DW
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-07-22
Teza: Poniesione wydatki, których dokumenty księgowe będą
przechowywane w formie elektronicznej, mogą zostać
zaliczone do kosztów uzyskania przychodów
Słowa kluczowe: dokumentacja-dokumentacja księgowa
dokumenty-dokumenty elektroniczne
dowód-dowód poniesienia wydatku
koszt-koszty uzyskania przychodów
wydatek
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3. Koszty uzyskania przychodów-Ogólna zasada
zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-
Rozdział 3-art. 15-ust. 1

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 maja 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia, o wydanie interpretacji
    indywidualnej. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 4 lipca
    2025 r.

    Treść wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

Spółka (...) (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest czynnym i zarejestrowanym
    podatnikiem podatku VAT. Przedmiotem przeważającej działalności Spółki jest działalność
    (...).
    W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa różnego rodzaju towary
    oraz usługi od różnych dostawców (dalej: „Kontrahenci”). Co do zasady, nabywane przez
    Spółkę towary oraz usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności
    opodatkowanych podatkiem VAT, a koszty ponoszone przez Spółkę w związku z nabyciem
    ww. towarów i usług związane są z działalnością gospodarczą Spółki.
    Transakcje nabywania towarów i usług, o których mowa powyżej, dokumentowane są
    fakturami VAT wystawianymi przez Kontrahentów w wersji papierowej lub elektronicznej
    (e-faktury). Faktury elektroniczne otrzymywane są za pomocą poczty elektronicznej lub są
    dostępne online za pośrednictwem zewnętrznych systemów służących do wystawiania i
    przesyłania faktur elektronicznych.
    Ze względu na dużą skalę prowadzonej działalności oraz, co się z tym wiąże, bardzo dużą
    ilość otrzymywanych faktur i mając na uwadze konieczność zapewnienia odpowiednich
    warunków (lokalowych, logistycznych) niezbędnych do prowadzenia archiwizacji
    papierowej faktur, Spółka ponosi istotne koszty związane z obiegiem dokumentów w
    wersji papierowej.
    W celu ograniczenia kosztów związanych z przesyłką i archiwizacją ww. dokumentów,
    Spółka korzysta z elektronicznego systemu przechowywania i archiwizowania
    dokumentów (dalej „System”), który pozwala na wgrywanie skanów dokumentów i plików
    pdf do systemu, dostęp do nich on-line oraz ich archiwizowanie. System znajduje
    zastosowanie do wybranych dokumentów zakupowych.
    Obecnie Spółka planuje rozszerzyć elektroniczną archiwizację dokumentów, również na
    inne dokumenty, nie archiwizowane dotychczas za pośrednictwem Systemu. W
    szczególności, Spółka planuje rezygnację z „papierowej” archiwizacji dokumentów
    zakupowych i przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej.
    Zgodnie z założeniami modelu archiwizacji i przechowywania dokumentów otrzymywane
    przez Spółkę od Kontrahentów dokumenty (faktury i inne) w formie papierowej były:
    1. weryfikowane pod względem ich zgodności ręcznie przez uprawnione do tego osoby
      podczas obsługi samego procesu akceptacji
    2. akceptowane, zgodnie z przyjętymi ścieżkami akceptacji.
    Obecnie spółka chce rozszerzyć archiwum elektroniczne o powyżej wymienione
    dokumenty otrzymywane w formie papierowej i:
    1) Digitalizować je (skanowanować), a dane z obrazów tych dokumentów (np.
      kontrahentów, kwoty netto/brutto, VAT oraz numery faktur) będą w pełni czytelne i
      zgodne z treścią dokumentu papierowego,
    2) dodać do archiwum elektronicznego faktur wraz z danymi opisowymi, umożliwiającymi
      wygodnie przeszukiwanie archiwum elektronicznego faktur.
    Archiwum elektroniczne faktur będzie zapewniało:
    1. niezmienność postaci dokumentów. Faktury archiwizowane będą w formie
      nieedytowalnej, co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów nie będzie możliwości
      dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści,
    2. bezpieczeństwo dokumentów. Dostęp do dokumentów będą miały tylko wskazane
      osoby - krąg osób mających dostęp do przechowanych faktur w formie elektronicznej
      będzie zatem ograniczony,

    3. przechowywanie faktur przez okres co najmniej 6 lat, tj. do czasu upływu terminu
      przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe,
    4. w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie - w celu ich podglądu, pobrania oraz
      wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów
      właściwym organom podatkowym lub organom kontroli celno-skarbowej (w formie
      elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów)
      w razie potencjalnej kontroli podatkowej.
    Spółka otrzymała interpretację indywidualną potwierdzającą zachowanie prawa do
    odliczenia podatku VAT naliczonego (co do którego spełnione są pozostałe warunki do
    odliczenia) w przypadku przechowywania dokumentów źródłowych w Systemie
    (interpretacja indywidualna DKIS z dnia 1 sierpnia 2024 r. znak 0114-KDIP1-
    3.4012.452.2024.2.AMA). Ponadto, należąca do grupy kapitałowej spółka otrzymała
    interpretację indywidualną potwierdzającą zachowanie prawa do zaliczenia wydatków do
    kosztów uzyskania przychodów w przypadku przechowywania dokumentów źródłowych
    jedynie w formie elektronicznej (interpretacja indywidualna z dnia 14 maja 2025 r., znak
    0114-KDIP2-2.4010.272.2024.10.S/KW).
    Ponadto, uzupełnili Państwo opis zdarzenia przyszłego w następujący sposób:
    1) Czy umożliwią Państwo naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie
      elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych,
      stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT?
    Spółka umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celnoskarbowego,
    dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na
    żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich
    pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy
    o VAT.
    2) Czy prowadząc ewidencję w sposób opisany we wniosku, będą Państwo przechowywać
      faktury elektroniczne w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia,
      integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu
      upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego?
    Spółka prowadząc ewidencję w sposób opisany we wniosku, będzie przechowywać faktury
    elektroniczne w sposób zapewniający ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i
    czytelność od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu
    przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    3) Czy będą Państwo przechowywać faktury poza terytorium Polski? Jeżeli tak, to czy
      faktury przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej są/będą
      przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego,
      naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
      Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych,
      dostęp on-line do tych faktur?
    Spółka nie będzie przechowywać faktur poza terytorium Polski.
    4) Czy zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, będą posiadać Państwo
      dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez Państwa Spółkę zasady
      (politykę) rachunkowości, dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów,
      w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących
      podstawę dokonanych w nich zapisów?
    Spółka zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, będzie prowadziła
    dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez Spółkę zasady (politykę)
    rachunkowości, dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym

    dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę
    dokonanych w nich zapisów.

## Pytanie

Czy w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków (spełniających wynikające z art. 15 ust.
    1 ustawy o CIT warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu), w przypadku
    których dokumenty księgowe (ujmowane w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1
    ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie
    elektronicznej, podczas gdy zgodnie z procedurami opisanymi w opisie zdarzenia
    przyszłego ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone, Spółka będzie uprawniona
    do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów?
    Państwa stanowisko w sprawie
    Zdaniem Wnioskodawcy, w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków (spełniających
    wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT warunki uznania wydatku za koszt uzyskania
    przychodu), w przypadku których dokumenty księgowe (ujmowane w ewidencji, o której
    mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą przechowywane
    jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy zgodnie z procedurami opisanymi w opisie
    zdarzenia przyszłego ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone, Spółka będzie
    uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
    Uzasadnienie
    Zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione
    w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z
    wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.
    Zgodnie z ugruntowaną praktyką interpretacji powyższych regulacji (prezentowaną w
    wydawanych przez organy podatkowe interpretacjach indywidualnych, w orzecznictwie
    sądów administracyjnych oraz piśmiennictwie), należy uznać, że aby dany wydatek mógł
    stanowić koszt uzyskania przychodu, powinien łącznie spełniać następujące warunki:
    1. został poniesiony przez podatnika,
    2. jest definitywny (rzeczywisty),
    3. pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
    4. został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich
      źródła, został właściwie udokumentowany,
    5. nie został wymieniony w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT.
    Ustawa o CIT nie zawiera regulacji dotyczących stricte formalnych wymogów dokumentacji
    poniesionych wydatków. Przepisy ustawy o CIT nie uzależniają również możliwości
    uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu od przechowywania dowodu
    dokumentującego jego poniesienie w określonej formie. Z uwagi na powyższe, w ocenie
    Wnioskodawcy, co do zasady każdy wydatek, który został udokumentowany w sposób
    pozwalający na zweryfikowanie spełnienia wymienionych wyżej przesłanek, może być
    zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.
    Zgodnie z art. 20 ust. 1 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z
    2023 r., poz. 120 ze zm., dalej: „UoR”), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego
    należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie
    sprawozdawczym.
    Z kolei zgodnie z art. 20 ust. 2 UoR, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są
    dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (dowody źródłowe):
    1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
    2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

    3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
    Ponadto, w myśl art. 20 ust. 3 UoR, podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą
    być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
    1. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które
      muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
    2. korygujące poprzednie zapisy,
    3. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
      źródłowego,
    4. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów
      klasyfikacyjnych.
    Jednocześnie, art. 21 UoR zawiera wyliczenie niezbędnych elementów dowodu
    księgowego (jedynie dokumenty spełniające warunki wymienione w tym przepisie mogą
    stanowić dowód księgowy w rozumieniu UoR). Stosownie do treści tego przepisu,
    warunkami tymi są:
    1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy,
      adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
    2) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
      naturalnych,
    3) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę
      sporządzenia dowodu,
    4) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
      aktywów,
    5) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
      rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
      rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
    Biorąc pod uwagę treść powyższych przepisów, UoR - podobnie jak ustawa o CIT - nie
    wprowadza szczególnych wymogów dotyczących sposobu przechowywania dowodów
    księgowych. W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, dokumenty te mogą być
    przechowywane w dowolnej formie (o ile spełniają pozostałe warunki określone w
    analizowanych przepisach UoR), w tym również jedynie w formie elektronicznej.
    W konsekwencji, w przypadku otrzymania od kontrahenta faktury lub innego dokumentu
    księgowego w formie papierowej, to on stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji
    gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar
    kosztów uzyskania przychodu.
    Natomiast, zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o
    rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów
    księgowych. Zatem, dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach
    rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły
    stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w
    księgach rachunkowych.
    Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania
    wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić kosztu uzyskania
    przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji
    podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia
    sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą
    być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a
    fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta.

    W takim stanie rzeczy, w ocenie Spółki, w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków
    (spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT warunki uznania wydatku za koszt
    uzyskania przychodu), w przypadku których dokumenty księgowe (ujmowane w ewidencji,
    o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą
    przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy zgodnie z procedurami
    opisanymi w opisie zdarzenia przyszłego ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną
    zniszczone, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania
    przychodów.
    Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko znajduje potwierdzenie w aktualnej linii
    interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, wypowiadającego się w
    podobnych stanach faktycznych. Zgodnie z interpretacjami organu, przechowywanie
    faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne, a ponadto daje podatnikom prawo do
    zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
    Dla przykładu, można posłużyć się następującymi interpretacjami:
    - interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 26 czerwca 2023 r., znak 0111-KDIB1-
      2.4010.351.2018.14.DP, w której organ potwierdził prawidłowość stanowiska, zgodnie
      z którym „dokumenty źródłowe będące podstawą zapisów w księgach rachunkowych i
      tymi samym stanowiące podstawę do rozpoznania danego wydatku jako kosztu
      uzyskania przychodu będą mogły być przechowywane w dowolnej formie (w tym
      również w formie elektronicznej) pod warunkiem, że spełnione zostaną pozostałe
      wymogi wynikające z powyższych przepisów (przede wszystkim będą one czytelne i
      zapewnią możliwość prześledzenia przebiegu operacji gospodarczych). Tym samym,
      brak posiadania dokumentu źródłowego w formie fizycznej (papierowej) nie powinien
      automatycznie przesądzać o kwalifikacji danego wydatku jako niemogącego stanowić
      koszt uzyskania przychodu, w sytuacji gdy Wnioskodawca będzie w stanie przedstawić
      dokument przechowywany w formie elektronicznej.”,
    - interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 14 lutego 2024 r., znak: 0111-KDIB2-
      1.4010.548.2020.10.AR, w której organ potwierdził stanowisko, zgodnie z którym
      „Wnioskodawca ma prawo do uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodu w
      podatku CIT wydatków spełniających definicję kosztu uzyskania przychodu w podatku
      CIT z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT na podstawie Dokumentów Cyfrowych,
      przechowywanych przez Wnioskodawcę w Systemie, bez przechowywania przez
      Wnioskodawcę papierowej wersji Dokumentów w sytuacji, gdy papierowa wersja
      Dokumentów została zniszczona przez Wnioskodawcę”,
    - interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 4 lipca 2023 r., znak: 0114-KDIP2-
      1.4010.110.2021.9.S.KW, w której organ przyznał, że: „przechowywanie faktur w formie
      elektronicznej jest dopuszczalne, a ponadto daje podatnikom prawo obniżenia
      podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty
      uzyskania przychodów rozpoznawane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w
      księgach rachunkowych na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne
      wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej”.
    Spółka otrzymała interpretację indywidualną potwierdzającą zachowanie prawa do
    odliczenia podatku VAT naliczonego (co do którego spełnione są pozostałe warunki do
    odliczenia) w przypadku przechowywania dokumentów źródłowych w Systemie
    (interpretacja indywidualna DKIS z dnia 1 sierpnia 2024 r. znak 0114-KDIP1-
    3.4012.452.2024.2.AMA). Ponadto należąca do grupy kapitałowej spółka otrzymała
    interpretację indywidualną potwierdzającą zachowanie prawa do zaliczenia wydatków do
    kosztów uzyskania przychodów w przypadku przechowywania dokumentów źródłowych
    jedynie w formie elektronicznej (interpretacja indywidualna z dnia 14 maja 2025 r., znak
    0114-KDIP2-2.4010.272.2024.10.S/KW). Wskazać dodatkowo należy, że nie zachodzą
    podstawy do odmowy wszczęcia postępowania. Wyżej wymieniona interpretacja 0114-
    KDIP2-2.4010.272.2024.10.S/KW została wydana w wykonaniu wyroku Wojewódzkiego

    Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 5 grudnia 2024 r. sygn. akt III SA/Wa 2031/24.
    Jak wskazano w uzasadnieniu wyroku:
    - „Sąd rozpoznający sprawę w niniejszym składzie podzielił stanowisko skarżącej co do
      możliwości prowadzenia postępowania interpretacyjnego dotyczącego kwestii
      prawidłowości w zakresie obniżenia podstawy opodatkowania na tle przepisów u.p.d.o.
      p. na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje będą zniszczone, a
      pozostaną jedynie kopie w formie cyfrowej, pomimo że przepisy u.p.d.o.p. odsyłają do
      ustawy o rachunkowości”.
    - „sposób ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych i dokumentowania wydatków ma
      zasadnicze znaczenie przy określeniu podstawy opodatkowania. Dodatkowo
      warunkuje to możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania i co do zasady
      podlega wykładni w drodze instytucji interpretacji indywidualnej”.
    - „Za daleko uproszczone uznać należy więc twierdzenie DKIS, że organ nie jest
      uprawniony do oceny - jak twierdzi – „kwestii technicznych dotyczących dokumentów
      księgowych”, bowiem nie wpływają one na powinność uiszczenia podatku, skoro
      faktycznie chodzi o wymóg stawiany przepisami prawa podatkowego, tj. właściwego
      udokumentowania wydatku, jako niezbędnej przesłanki do uznania danego kosztu za
      koszt uzyskania przychodów”.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób
    prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”),
      kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów
      ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła
      przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (...)
    Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu,
    każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej
    ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy
    ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów
    lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach
    należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu
    a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu
    podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.
    Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma
    cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów,
    jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością
    powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.
    W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt
    uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
    - wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on
      zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania
      przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez
      osoby inne niż podatnik),
    - jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi
      w jakikolwiek sposób zwrócona,
    - pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
    - poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub
      może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

    - został właściwie udokumentowany,
    - nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania
      przychodów.
    Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie
    wymienionych w stosownych przepisach ustawy o CIT, mogą stanowić koszt uzyskania
    przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi
    przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła
    przychodów.
    Art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania
    przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z
    pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania
    przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.
    Jednocześnie podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów
    niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie oznacza automatycznie,
    że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy
    bowiem badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania
    albo zabezpieczenia źródła przychodu).
    Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia
    określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na
    podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem
    przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z
    dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ
    podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania
    przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału
    dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-
    skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.
    Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków
    (spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT warunki uznania wydatku za koszt
    uzyskania przychodu), w przypadku których dokumenty księgowe (ujmowane w ewidencji,
    o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) poświadczające ich poniesienie będą
    przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy zgodnie z procedurami
    opisanymi w opisie zdarzenia przyszłego ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną
    zniszczone, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania
    przychodów.
    Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o CIT nie
    regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też
    archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9
    ust. 1 ustawy o CIT.
    Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT,
      podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z
      odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu
      (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy,
      a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości
      niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości
      odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.
    Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.)
    zawiera przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy dowodów księgowych zapisów
    zawartych w księgach w tym zapisów dotyczących wydatków. Przepisami tymi są art. 20
    ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości.

    Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są
    dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o
    rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie,
    sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje
    udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).
    Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości,
      podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające
      dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:
    1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
    2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
    3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
    W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy,
      podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody
      księgowe:
    1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które
      muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
    2) korygujące poprzednie zapisy;
    3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu
      źródłowego;
    4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów
      klasyfikacyjnych.
    Według art. 20 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości,
    4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych
      dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie
      operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych
      przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji
      gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od
      towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
    5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z
      dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane
      automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników
      danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji
      zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów
      zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
    1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów
      księgowych;
    2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby
      odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
    3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych
      danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
    4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób
      zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego
      rodzaju dowodów księgowych.
    Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1-5 ustawy o rachunkowości,
    1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
    1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

    2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
    3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach
      naturalnych;
    4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę
      sporządzenia dowodu;
    5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
      aktywów;
    6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
      rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach
      rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
    1a. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
    1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
    2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
    1. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w
      rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich
      wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.
    2. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich
      wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia
      operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie,
      chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut
      obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni
      wydruk.
    3. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów,
      przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest
      dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być
      zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach
      ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone
      mechanicznie.
    4. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne
      przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów,
      sporządzonych w języku obcym.
    Na podstawie art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości,
    1. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem
      operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane
      określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest
      dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
    2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować
      jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego
      sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią
      inaczej.
    3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej
      treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie
      treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej,
      o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter
      lub cyfr.

    4. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden
      egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z
      nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania
      zapisu.
    Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w
    szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące
    podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe
    powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej,
    którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione
    wyżej elementy.
    Na mocy art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości,
      dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z
      zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym
      do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy
      sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory
      dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem
      nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
    Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości,
      z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do
      nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących
      umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść
      dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych
      pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.
      Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie
      urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne
      przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem
      księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.
    Natomiast stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości,
      jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte
      przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu
      służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg
      rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich
      zapisów.
    Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego
    przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa
    zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.
    W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i
    usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki
    sposób powinny być przechowywane faktury VAT.
    Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy,
      podatnicy przechowują:
    1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
      ponownie,
    2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
      - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
      oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od
      momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia
      zobowiązania podatkowego.

    Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT,
      podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
      obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy,
      przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium
      kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu
      skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
      skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków
      elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    W myśl art. 112a ust. 4 ustawy,
      podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny
      dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych
      w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w
      nich zawartych.
    Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku
    VAT, przedmiotem przeważającej działalności Spółki jest działalność (...).
    Obecnie Spółka planuje rozszerzyć elektroniczną archiwizację dokumentów, również na
    inne dokumenty, nie archiwizowane dotychczas za pośrednictwem Systemu. W
    szczególności Spółka planuje rezygnację z „papierowej” archiwizacji dokumentów
    zakupowych i przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej.
    Obecnie spółka chce rozszerzyć archiwum elektroniczne o powyżej wymienione
    dokumenty otrzymywane w formie papierowej i:
    1) Digitalizować je (skanowanować), a dane z obrazów tych dokumentów (np.
      kontrahentów, kwoty netto/brutto, VAT oraz numery faktur) będą w pełni czytelne i
      zgodne z treścią dokumentu papierowego,
    2) dodać do archiwum elektronicznego faktur wraz z danymi opisowymi, umożliwiającymi
      wygodnie przeszukiwanie archiwum elektronicznego faktur.
    Archiwum elektroniczne faktur będzie zapewniało:
    1. niezmienność postaci dokumentów. Faktury archiwizowane będą w formie
      nieedytowalnej, co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów nie będzie możliwości
      dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści,
    2. bezpieczeństwo dokumentów. Dostęp do dokumentów będą miały tylko wskazane
      osoby - krąg osób mających dostęp do przechowanych faktur w formie elektronicznej
      będzie zatem ograniczony,
    3. przechowywanie faktur przez okres co najmniej 6 lat, tj. do czasu upływu terminu
      przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe,
    4. w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie - w celu ich podglądu, pobrania oraz
      wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów
      właściwym organom podatkowym lub organom kontroli celno-skarbowej (w formie
      elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów)
      w razie potencjalnej kontroli podatkowej.
    Ponadto, wskazali Państwo że Spółka:
    - umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celnoskarbowego,
      dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
      Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej
      bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych,

    - będzie przechowywać faktury elektroniczne w sposób zapewniający ich autentyczność
      pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub
      otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
    - będzie prowadziła dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez Spółkę
      zasady (politykę) rachunkowości, dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich
      zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów
      stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
    Należy wskazać na regulacje art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1
    ustawy o CIT) z których wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z
    wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do
    nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i
    innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na
    informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci
    zawartość dowodów.
    Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich
    urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy
    nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji
    przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4
    ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie
    dowodów księgowych.
    Z opisu sprawy wynika, że spełniają Państwo wymagania przepisów podatkowych co do
    przechowywania i dostępności dokumentów.
    Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych,
    będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.
    Należy przy tym zwrócić uwagę na istotę dowodów nabycia towarów lub usług w
    postępowaniu kontrolnym lub podatkowym.
    Stosownie do art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze
    zm.),
      jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia
      sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
    Zgodnie z art. 181 ww. ustawy,
      dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi
      podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych,
      materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne
      dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji
      Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-
      skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo
      postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.
    Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog
    dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego
    postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających
    zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
    Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów
    normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości
    opisane przez Państwa dowody potwierdzają poniesione przez Państwa wydatki i
    stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg
    rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający
    również dla celów podatku CIT. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia
    kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów
    podatkowych.

    Takie stanowisko potwierdza również odpowiedź na interpelację poselską nr 21954 w
    sprawie rozliczania w kosztach uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych
    dokumentami przechowywanymi w formie elektronicznej Ministerstwo Finansów
    wskazało m.in.: „W konsekwencji, zarchiwizowane dokumenty, przechowywane wyłącznie
    w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów (tj. po zeskanowaniu ich
    papierowych oryginałów, zarchiwizowaniu w formie elektronicznej oraz zniszczeniu
    papierowej wersji dokumentu) mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako
    koszty uzyskania przychodów. Dokumentowanie wydatków za pomocą skanów
    dokumentów papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej
    nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów
    uzyskania przychodów. Przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej można
    zatem uznać za dopuszczalne na potrzeby ustawy o podatku dochodowym od osób
    prawnych.”
    Zatem, w sytuacji poniesienia przez Spółkę wydatków spełniających wynikające z art. 15
    ust. 1 ustawy o CIT, warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu, w przypadku
    których dokumenty księgowe poświadczające ich poniesienie będą przechowywane
    jedynie w formie elektronicznej, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków
    do kosztów uzyskania przychodów.
    Archiwizowanie i przechowywanie dowodów księgowych potwierdzających poniesienie
    wydatków, które będą przechowywane w formie elektronicznej w sposób opisany przez
    Państwa, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest
    zgodne z przytoczonymi przepisami. Fakt rezygnacji Spółki z przechowywania
    dokumentów dotyczących poniesionych wydatków nie implikuje niemożliwości zaliczenia
    dokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
    Mając na względzie, że Spółka w opisie sprawy wskazała, że w przedmiotowej sprawie
    spełnione zostały wymagania opisane wyżej, zasadne jest uznanie, że Państwa stanowisko
    jest prawidłowe.
    Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu
    prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.
    W odniesieniu do powołanych interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że
    interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach
    podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach
    będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych
    /zdarzeń przyszłych co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.
    Orzeczenia sądów administracyjnych są rozstrzygnięciami wydanymi w konkretnych
    sprawach, osadzonych w określonym stanie faktycznym i tylko do nich się odnoszącymi, w
    związku z tym, nie mają waloru wykładni powszechnie obowiązującej. Orzeczenia sądowe
    są dla organu nieocenionym źródłem wiedzy i materiałem poznawczym, bieżąco
    wykorzystywanym w toku załatwiania spraw. Z tego względu należy pamiętać, że
    orzeczenia mają charakter indywidualny, nie wiążą organów podatkowych i są formalnie
    wiążące dla organu podatkowego tylko w konkretnej sprawie. Orzeczenia nie mają mocy
    prawnej precedensów i charakteru wykładni powszechnie obowiązującej.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy
      z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).
      Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
      zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się
      Państwo do interpretacji.
    - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe
      będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności
      będących przedmiotem decyzji wydanej:
      1) z zastosowaniem art. 119a;
      2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy
        z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
      3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej
      praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.