Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL1-3.4012.587.2018.1.AK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2018-11-07
Teza: Możliwość prowadzenia archiwum otrzymanych faktur w formie elektronicznej oraz papierowej oraz prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach.
Słowa kluczowe: faktura; odliczenia-prawo do odliczenia; podatek-podatek naliczony; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 6 września 2018 r. (data wpływu 13 września 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości prowadzenia archiwum otrzymanych faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 13 września 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości prowadzenia archiwum otrzymanych faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca (dalej również: Spółka), będący czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT prowadzi sprzedaż detaliczną odzieży na terenie całej Polski za pośrednictwem sieci wyspecjalizowanych sklepów. W ramach prowadzonej działalności funkcjonuje jeden dział finansowo-księgowy znajdujący się w siedzibie Spółki, który prowadzi rozliczenia poszczególnych sklepów.

W związku z prowadzoną działalnością Wnioskodawca otrzymuje od kontrahentów faktury VAT dotyczące nabycia towarów i usług na rzecz poszczególnych sklepów. Faktury dostarczane są przez kontrahentów w formie papierowej do konkretnych sklepów, a następnie wysyłane są do działu finansowo-księgowego Spółki, który dokonuje rozliczenia na podstawie otrzymywanych w formie papierowej dokumentów.

Spółka rozważa wdrożenie systemu pozwalającego na przechowywanie i wewnętrzny obieg otrzymywanych od kontrahentów w formie papierowej faktur jedynie w formie elektronicznej (skan dokumentu). W przypadku wdrożenia rozważanego przez Wnioskodawcę modelu, oryginały faktur z poszczególnych sklepów byłyby:

*   skanowane w danych sklepach:
    *   z zachowaniem odpowiedniej jakości skanu, tj. wersja elektroniczna będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej,
    *   na etapie skanowania faktury zostaną zapisane w odpowiednim formacie (PDF), a po zeskanowaniu nie będzie możliwa modyfikacja ich treści,
*   wysyłane pocztą e-mail do siedziby Spółki (nie byłoby potrzeby wysyłania faktur w formie papierowej do działu finansowo-księgowego),
*   archiwizowane jedynie w formie elektronicznej (skany dokumentów),
*   forma papierowa faktur (oryginały) byłaby niszczona po zeskanowaniu po określonym terminie.

Dział finansowo-księgowy dokonywałby rozliczeń na podstawie otrzymanych w formie elektronicznej skanów dokumentów.

Należy wskazać, że w przypadku wdrożenia systemu:

*   wyeliminowana będzie możliwość ręcznego modyfikowania danych z faktury,
*   po zeskanowaniu faktury są w niezmienionej formie archiwizowane w systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp,
*   faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu systemu będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe,
*   faktury są przechowywane przez Spółkę, co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie),
*   eliminowane jest ryzyko degradacji faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.

System umożliwiał będzie niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym w wersji elektronicznej lub papierowej (wydruk skanu).

Spółka rozważa również rozwiązanie, w którym system zostanie wdrożony wyłącznie w odniesieniu do faktur otrzymywanych przez poszczególne sklepy. W takim przypadku:

*   część faktur (wpływających od kontrahentów do sklepów) podlegałaby systemowi – przechowywana byłaby w formie elektronicznej,
*   część faktur (wpływająca bezpośrednio do siedziby Spółki) nie podlegałaby systemowi – nadal przechowywana byłaby w formie papierowej.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę, za pomocą systemu, papierowych faktur i ich udostępnianie organom podatkowym wyłącznie w formie elektronicznej (skan dokumentu) oraz czy Wnioskodawca zachowa na zasadach ogólnych prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur archiwizowanych i przechowywanych zgodnie z systemem wyłącznie w formie elektronicznej?
2.  Czy dopuszczalne jest zastosowanie systemu tylko w odniesieniu do części otrzymywanych faktur?

Zdaniem Wnioskodawcy:

1.  Dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę, za pomocą systemu, papierowych faktur i ich udostępnianie organom podatkowym wyłącznie w formie elektronicznej (skan dokumentu), a Wnioskodawca zachowa na zasadach ogólnych prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur archiwizowanych i przechowywanych zgodnie z systemem wyłącznie w formie elektronicznej.
2.  Dopuszczalne jest zastosowanie systemu tylko w odniesieniu do części otrzymywanych faktur.

Uzasadnienie

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016, poz. 710; dalej: ustawa o VAT): „Podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego”.

Powyższa regulacja jest implementacją prawa Unijnego, bowiem stosownie do art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, s. 1, ze zm.; dalej: Dyrektywa): „Dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale” (Rozdział 3 Dyrektywy).

Natomiast zgodnie z art. 244 Dyrektywy obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur: „Każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał”.

W tym miejscu należy także przywołać normę wyrażoną w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, zgodnie z którą:

*   aby zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury,
*   państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Podkreślenia wymaga, że krajowy ustawodawca:

*   nie implementując wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione (brak jakichkolwiek przepisów ustawy o VAT w tym zakresie),
*   odstąpił od tego opcjonalnego dla niego wymogu.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że obowiązujące regulacje prawne ustawy o VAT dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten ma zapewniać:

*   przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
*   autentyczność pochodzenia,
*   integralność treści i czytelność tych faktur

od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym, ponieważ wdrażany przez Spółkę System otrzymywania i elektronicznego archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej pozwala na:

*   zachowanie oryginalnej postaci faktur wystawionych przez kontrahentów w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność,
*   bezzwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym.

W opinii Wnioskodawcy w odniesieniu do formy elektronicznej zostanie zachowana taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej.

Spółka pragnie podkreślić, iż możliwość elektronicznego przechowywania faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej jest akceptowana także przez organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych wydanych np. przez:

*   Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 20 listopada 2014 r., nr IPTPP4/443-632/14-2/UNR;
*   Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 czerwca 2015 r., nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS;
*   Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 3 lutego 2015 r., nr IPTPP2/443-870/14-3/JSZ;
*   Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 29 stycznia 2016 r., nr IBPP3/4512-768/15/ASZ;
*   Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 lipca 2015 r., nr IPPP1/4512-594/15-3/EK;
*   Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 21 lipca 2016 r., nr 1061-IPTPP3.4512.286.2016.2.MJ.

W świetle powyżej przytoczonych przepisów oraz stanowiska organów podatkowych należy uznać, że:

*   Wnioskodawca ma prawo do przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznego zapisu (skanu) w systemie, natomiast
*   ze względu na stosowanie elektronicznej formy przechowywania faktur, Spółka jest uprawniona do udostępniania ich organom podatkowym wyłącznie w formie elektronicznej.

Równocześnie w opinii Spółki, wobec braku jakiegokolwiek zastrzeżenia ustawodawcy w tym zakresie, nie ma przeciwwskazań, aby część faktur otrzymywanych w formie papierowej przechowywana:

*   była w formie elektronicznej,
*   a pozostała część – nadal w formie papierowej.

W zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o VAT: „W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124”.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

*   nabycia towarów i usług,
*   dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa i elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W związku z powyższym należy uznać, że:

*   faktury zakupowe przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług,
*   w konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur zakupowych, które uprzednio zostaną zeskanowane i zapisane w formie elektronicznej nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych.

Spółka wskazuje, że w taki sposób wypowiedział się np.:

*   Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 31 lipca 2015 r., nr IPPP3/4512-560/15-2/KP.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnośnie powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników dotyczących konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie i nie mogą one decydować o niniejszym rozstrzygnięciu.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy:

*   zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia,
*   zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2018 r., poz. 1302) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.