Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP3/443-635/14-4/ISZ
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2014-10-17
Teza: w zakresie prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu użytkowanego w działalności gospodarczej
Słowa kluczowe: samochód
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 25 czerwca 2014 r. (data wpływu 4 lipca 2014 r.) uzupełnionym w dniu 3 października 2014 r. (data wpływu 9 października 2014 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 23 września 2014 r. (skutecznie doręczone w dniu 29 września 2014 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu użytkowanego w działalności gospodarczej **\- jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 4 lipca 2014 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu użytkowanego w działalności gospodarczej.

Wniosek uzupełniony został pismem z dnia 3 października 2014 r., złożonym w dniu 6 października 2014 r. (data wpływu 9 października 2014 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie Organu z dnia 23 września 2014 r.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (dalej: Spółka) prowadzi działalność gospodarczą między innymi w zakresie naziemnej obsługi samolotów na lotniskach. W prowadzonej w tym zakresie działalności Spółka wykorzystuje pojazdy samochodowe o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, o konstrukcji innej niż wskazana w art. 86a ust. 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawy) oraz w rozporządzeniach wydanych na podstawie art. 86a ust. 16 ustawy (dalej: pojazdy), wyłącznie do działalności gospodarczej. Pojazdy te Spółka wykorzystuje przede wszystkim do:

1.  transportu wewnętrznego po płytach lotniska oraz do transportu pomiędzy terminalami lotniska; sporadycznie pojazdy te mogą być wykorzystane także poza terenami lotnisk, np. w przypadkach przejazdu do stacji kontroli pojazdów w celu dokonania przeglądu samochodu, do stacji diagnostycznej w celu identyfikacji i naprawy usterki itp.;
2.  transportu zewnętrznego dotyczącego realizowania zadań służbowych np. w zakresie zaopatrzenia do działów technicznego i administracyjnego;
3.  transportu zewnętrznego dotyczącego transportu załóg lub pasażerów samolotów do hotelu lub innego miejsca zgodnie ze zleceniem przewoźnika lub użytkownika statku powietrznego i transportu opóźnionych bagaży do pasażerów.

Obecnie Spółka nie spełniła określonych w art. 86a ustawy przesłanek uznania opisanych powyżej pojazdów za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, w szczególności w zakresie opracowania zasad używania tych pojazdów, prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla tych pojazdów oraz złożenia naczelnikowi urzędu skarbowego informacji o tych pojazdach. Dla pojazdów wykorzystywanych w sposób opisany w pkt 1 powyżej Spółka planuje spełnić opisane wyżej przestanki, uznać opisane powyżej pojazdy za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika i skorzystać z uprawnienia wynikającego z art. 86a ust. 3 ustawy.

Jednym z warunków uznania pojazdów samochodowych za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika jest prowadzenie przez podatnika dla tych pojazdów ewidencji przebiegu pojazdu. Szczegółowe dane wymagane dla tej ewidencji określa art. 86a ust. 7 ustawy.

W zakresie prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu Spółka planuje, w przypadku wykorzystywania pojazdów wyłącznie w sposób opisany w pkt 1 powyżej, prowadzić dla każdego pojazdu ewidencję przebiegu pojazdu, zawierającą:

*   numer rejestracyjny tego pojazdu,
*   dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
*   stan licznika przebiegu tego pojazdu na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
*   liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
*   dokonywać w ewidencji jednego wpisu w danym dniu, wpisując kolejny numer wpisu, datę, opisując cel wyjazdu; np. naziemna obsługa samolotów, opisując trasę: np. transport pomiędzy płytą postojową, terminalem odlotów i terminalem przylotów, sumę przejechanych w tym dniu kilometrów, imiona i nazwiska osób kierujących w tym dniu pojazdem - w przypadku transportu wewnętrznego po płytach lotniska i pomiędzy terminalami lotniska; lub: opisując cel wyjazdu: np. wyjazd poza teren lotniska w celu realizacji zadań służbowych dotyczących obsługi technicznej pojazdu, faktyczną trasę przejazdu, liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem - w przypadku sporadycznych wyjazdów poza teren lotniska;
*   dokonywać potwierdzenia na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisów dokonywanych każdego dnia.

Spółka powzięła wątpliwość, czy w przypadku wykorzystania pojazdów w sposób opisany w pkt 1 powyżej do transportu wewnętrznego po płytach lotniska oraz transportu pomiędzy terminalami lotniska a także sporadycznych wyjazdów poza teren lotniska w celu realizacji zadań służbowych będzie mogła wypełnić dyspozycję zawartą w art. 86a ust. 7 ustawy dokonując tzw. "jednego wpisu" w danym dniu, ze względu na to, że odległości pomiędzy płytami lotniska, zaparkowanymi na płytach statkami powietrznymi i terminalami lotniska często nie przekraczają odległości 1 km, częstotliwość ich pokonywania jest tak powtarzalna a także zmiana osób kierujących pojazdami jest tak częsta, że ilość wpisów w ewidencji stanowiłaby bezzasadne obciążenie podatnika.

W uzupełnieniu wniosku z dnia 3 października 2014 r. (data wpływu 9 października 2014 r.) Wnioskodawca wskazał, że zgodnie z art. 14b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, Spółka wystąpiła we wniosku o interpretację przepisów prawa podatkowego w zakresie wymienionych w art. 86a ust. 7 elementów obowiązkowych ewidencji przebiegu pojazdu, do którego to przepisu Minister Finansów dokonał wyjaśnień zawartych w broszurze Ministerstwa Finansów „Nowe zasady odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi” opublikowanych na stronie: www.finanse.mf.gov.pt/vat/ wyjasnienia-i-komunikaty w dniu 1 kwietnia 2014 r., a w których to wyjaśnieniach Minister Finansów przewiduje wiele odstępstw od elementów obowiązkowych ww. ewidencji, a nie o prawo do odliczenia 100% podatku naliczonego w przypadku wydatków związanych z pojazdami wykorzystywanymi wyłącznie do działalności podatnika.

We wniosku o interpretację Spółka zaznaczyła, że pytanie dotyczy zdarzenia przyszłego i obecnie Spółka nie spełniła określonych w art. 86a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawy) przesłanek uznania opisanych we wniosku pojazdów za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, w szczególności w zakresie opracowania zasad używania tych pojazdów, prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla tych pojazdów oraz złożenia naczelnikowi urzędu skarbowego informacji o tych pojazdach. Swoją decyzję o uznaniu opisanych we wniosku pojazdów Spółka uzależnia od tego, czy planowana przez nią forma prowadzonej ewidencji może być uznana w świetle przepisów ustawy i wyjaśnień zawartych w broszurze Ministerstwa Finansów „Nowe zasady odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi” opublikowanych na stronie: www.finanse.mr.gov.pl/val/wyjasnienia-i-komunikaty w dniu 1 kwietnia 2014r. za ewidencję spełniającą kryteria określone w art. 86a ust. 7 ustawy.

W przypadku, gdy Spółka podejmie decyzję o uznaniu opisanych we wniosku pojazdów za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, wówczas Spółka planuje ustalić zasady używania tych pojazdów, które będą wykluczały ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, a w tym:

*   ustalić grupę pracowników uprawnionych do korzystania z tych pojazdów wykluczającą możliwość ich wykorzystania do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika,
*   ustalić zasady parkowania tych pojazdów wykluczające możliwość ich wykorzystania do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika,
*   ustalić sposób sprawowania nadzoru nad przestrzeganiem wprowadzonych zasad wykorzystywania tych pojazdów wykluczający możliwość ich wykorzystania do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika,
*   prowadzić dla tych pojazdów ewidencję przebiegu pojazdów.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie, ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku z dnia 3 października 2014 r.:

Czy w przypadku wykorzystywania pojazdów samochodowych do transportu wewnętrznego po płytach lotniska oraz transportu pomiędzy terminalami lotniska, a także sporadycznych wyjazdów poza teren lotniska w celu realizacji zadań służbowych, dokonując tzw. „jednego wpisu”, o którym mowa w wyjaśnieniach zawartych w broszurze Ministerstwa Finansów „Nowe zasady odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi” opublikowanych na stronie: www.finanse.mf.gov.pl/vat/wyjasnienia-i-komunikaty w dniu 1 kwietnia 2014 r., Spółka wypełni obowiązek zawarty w dyspozycji art. 86a w zakresie prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu samochodowego wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, a tym samym wypełni jeden z obowiązków uprawniających Spółkę do odliczenia 100% podatku naliczonego w przypadku wydatków związanych z tymi pojazdami.

Zdaniem Wnioskodawcy, zamieszczone na stronie: www.finanse.mf.gov.pl/vat/wyjasnienia-i-komunikaty w dniu 1 kwietnia 2014 r. wyjaśnienia zawarte w broszurze Ministerstwa Finansów „Nowe zasady odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi”, stanowią wykładnię autentyczną nieoficjalną art. 86a ustawy, to znaczy że intencje prawodawcy można poznać na podstawie materiałów zawartych w tej broszurze. W części broszury, dotyczącej ewidencji przebiegu pojazdu, w uwagach na stronie 9, Ministerstwo Finansów zamieściło informację, że: „Jeżeli osoba kierująca pojazdem realizuje w danym dniu kilka podróży służbowych wówczas można dokonać jednego wpisu (na koniec dnia), zawierającego cel wyjazdu w poszczególnych miastach (np. nazwy zaopatrywanych sklepów), opis trasy, sumę przejechanych w tym dniu kilometrów”.

Zdaniem Spółki, jeżeli Ministerstwo Finansów przewidziało tak daleko idący wyjątek od wymaganych ustawą elementów ewidencji określonych w art. 86a ust. 7 tej ustawy w przypadku kilku podróży służbowych w danym dniu, tym bardziej w przypadku jazdy pojazdem po terenie lotniska, pomiędzy terminalami lotniska oraz w przypadku sporadycznych wyjazdów poza teren lotniska w celu realizacji zadań służbowych, dopuszczalne jest dokonywanie jednego wpisu (na koniec dnia), zawierającego cel wyjazdu (np. naziemna obsługa samolotów w dniu \`(...)\`), opis trasy (np. transport pomiędzy płyta postojową, terminalem odlotów i terminalem przylotów), sumę przejechanych w tym dniu kilometrów, imiona i nazwiska osób kierujących w tym dniu pojazdem.

Zdaniem Spółki, w przypadku wykorzystywania pojazdów w sposób opisany w pkt 1 opisu zdarzenia przyszłego Spółka może dokonywać w ewidencji jednego wpisu w danym dniu, opisując cel wyjazdu: np. naziemna obsługa samolotów w dniu \`(...)\`, opisując trasę: np. transport pomiędzy płytą postojową, terminalem odlotów i terminalem przylotów, sumę przejechanych w tym dniu kilometrów, imiona i nazwiska osób kierujących w tym dniu pojazdem - w przypadku transportu wewnętrznego po płytach lotniska i pomiędzy terminalami lotniska; lub: opisując cel wyjazdu: np. wyjazd poza teren lotniska w celu realizacji zadań służbowych dotyczących obsługi technicznej pojazdu, faktyczną trasę przejazdu, liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem - w przypadku sporadycznych wyjazdów poza teren lotniska.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest nieprawidłowe.

Od dnia 1 kwietnia 2014 r. kwestie dotyczące zasad odliczania i rozliczania na gruncie podatku VAT wydatków związanych z samochodami osobowymi i innymi pojazdami samochodowymi uregulowane zostały w art. 86a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2014 r., poz. 312), zwanej dalej „ustawą nowelizującą”.

Przepis art. 86a ust. 1 ustawy stanowi, że w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku:

1.  wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika;
2.  należnego z tytułu:
    1.  świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 podatnikiem jest ich usługobiorca,
    2.  dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 podatnikiem jest ich nabywca,
    3.  wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów;
3.  należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a;
4.  wynikającej z otrzymanego dokumentu celnego, deklaracji importowej w przypadku, o którym mowa w art. 33b, oraz z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2 i 3 oraz art. 34.

Zgodnie z art. 86a ust. 2 ustawy, do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, o których mowa w ust. 1, zalicza się wydatki dotyczące:

1.  nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;
2.  używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3;
3.  nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

Od dnia 1 kwietnia 2014 r. obowiązuje też art. 2 pkt 34 ustawy, który pojazdy samochodowe definiuje jako pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.

Należy wskazać, że konstrukcja pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony sprawia, że są one co do zasady wykorzystywane nie tylko do prowadzenia działalności gospodarczej, ale również na cele prywatne. Wobec tego przyjmuje się, że ww. pojazdy są wykorzystywane w celach „mieszanych” (tj. zarówno do celów związanych z działalnością gospodarczą, jak i do celów niezwiązanych z tą działalnością), co oznacza, że średnio są one wykorzystywane w 50% w działalności gospodarczej, a w pozostałej części są przeznaczone do celów użytku prywatnego. Przyjęte w art. 86a ust. 1 ustawy uproszczenie oznacza, że że nie bada się realnego wykorzystywania tych pojazdów dla celów prywatnych, tylko uznaje się, że pojazd jest wykorzystywany w 50% w ramach działalności gospodarczej.

Wyjątki od powyższej zasady ogólnej ustawodawca zawarł w art. 86a ust. 3 ustawy, który stanowi, że przepis ust. 1 nie ma zastosowania:

1.  w przypadku gdy pojazdy samochodowe są:
    1.  wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub
    2.  konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie;
2.  do towarów montowanych w pojazdach samochodowych i do związanych z tymi towarami usług montażu, naprawy i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

Zaznaczyć trzeba, że dla celów pełnego odliczenia VAT fakt wykorzystywania pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej należy rozpatrywać w kategoriach obiektywnych, tj. badać możliwość użytku tego pojazdu do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą (przede wszystkim prywatnych) – jeżeli taka możliwość istnieje, pojazd co do zasady nie może być uznany za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Wystarczy przy tym możliwość nawet tylko jednorazowego użycia pojazdu do celów prywatnych, aby uznać, że pojazd ten może być wykorzystywany w sposób „mieszany”.

W myśl art. 86a ust. 4 ustawy, pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

1.  sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
2.  konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Zatem, aby mieć prawo do pełnego odliczenia podatku naliczonego związanego z pojazdami wykorzystywanymi wyłącznie w działalności gospodarczej, podatnik musi określić reguły zapewniające wyeliminowanie możliwości wykorzystania ich do celów prywatnych, a ponadto wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności (art. 86a ust. 6 ustawy).

Według art. 86a ust. 7 ustawy, ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1.  numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2.  dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3.  stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
4.  wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
    1.  kolejny numer wpisu,
    2.  datę i cel wyjazdu,
    3.  opis trasy (skąd - dokąd),
    4.  liczbę przejechanych kilometrów,
    5.  imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem\- potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
5.  liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Zgodnie z art. art. 86a ust. 8 ustawy, w przypadku gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika, wpis, o którym mowa w ust. 7 pkt 4:

1.  jest dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd;
2.  obejmuje:
    1.  kolejny numer wpisu,
    2.  datę i cel udostępnienia pojazdu,
    3.  stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,
    4.  liczbę przejechanych kilometrów,
    5.  stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
    6.  imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.

Podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie 7 dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami (art. 86a ust. 12 ustawy).

Na podstawie art. 86a ust. 15 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, wzór informacji, o której mowa w ust. 12, uwzględniając potrzebę zawarcia w niej danych pozwalających na identyfikację pojazdu samochodowego, w szczególności marki, modelu pojazdu i jego numeru rejestracyjnego, jak również daty poniesienia pierwszego wydatku związanego z danym pojazdem, oraz uwzględniając potrzebę umożliwienia prawidłowej aktualizacji złożonej informacji.

W tym miejscu trzeba wspomnieć, że składana informacja ma charakter sformalizowany, a jej wzór - w postaci druku VAT-26 - został określony przez Ministra Finansów w rozporządzeniu z dnia 21 marca 2014 r. w sprawie wzoru informacji o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej.

Jednocześnie należy zauważyć, że stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy nowelizującej, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika do dnia 30 czerwca 2015 r. paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, wykorzystywanych do napędu:

1.  samochodów osobowych;
2.  innych niż samochody osobowe pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, w których liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi:
    1.  1 – jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 425 kg,
    2.  2 – dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 493 kg,
    3.  3 lub więcej – jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 500 kg.

Przepis ust. 1 nie dotyczy pojazdów samochodowych, które są wykorzystywane przez podatnika wyłącznie do działalności gospodarczej (art. 12 ust. 2 ww. ustawy).

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca, prowadzi działalność gospodarczą między innymi w zakresie naziemnej obsługi samolotów na lotniskach. W prowadzonej w tym zakresie działalności Spółka wykorzystuje pojazdy samochodowe o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, o konstrukcji innej niż wskazana w art. 86a ust. 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawy) oraz w rozporządzeniach wydanych na podstawie art. 86a ust. 16 ustawy (dalej: pojazdy), wyłącznie do działalności gospodarczej. Pojazdy te Spółka wykorzystuje przede wszystkim do (pkt 1) transportu wewnętrznego po płytach lotniska oraz do transportu pomiędzy terminalami lotniska; sporadycznie pojazdy te mogą być wykorzystane także poza terenami lotnisk, np. w przypadkach przejazdu do stacji kontroli pojazdów w celu dokonania przeglądu samochodu, do stacji diagnostycznej w celu identyfikacji i naprawy usterki itp..

Obecnie Spółka nie spełniła określonych w art. 86a ustawy przesłanek uznania opisanych powyżej pojazdów za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. Dla pojazdów wykorzystywanych w opisany sposób Spółka planuje opracować zasady używania tych pojazdów, prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu dla tych pojazdów oraz złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach, uznać opisane powyżej pojazdy za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika i skorzystać z uprawnienia wynikającego z art. 86a ust. 3 ustawy.

W zakresie prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu Spółka planuje, w przypadku wykorzystywania pojazdów wyłącznie w sposób opisany w pkt 1 powyżej, prowadzić dla każdego pojazdu ewidencję przebiegu pojazdu, zawierającą:

*   numer rejestracyjny tego pojazdu,
*   dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
*   stan licznika przebiegu tego pojazdu na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
*   liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
*   dokonywać w ewidencji jednego wpisu w danym dniu, wpisując kolejny numer wpisu, datę, opisując cel wyjazdu; np. naziemna obsługa samolotów, opisując trasę: np. transport pomiędzy płytą postojową, terminalem odlotów i terminalem przylotów, sumę przejechanych w tym dniu kilometrów, imiona i nazwiska osób kierujących w tym dniu pojazdem - w przypadku transportu wewnętrznego po płytach lotniska i pomiędzy terminalami lotniska; lub: opisując cel wyjazdu: np. wyjazd poza teren lotniska w celu realizacji zadań służbowych dotyczących obsługi technicznej pojazdu, faktyczną trasę przejazdu, liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem - w przypadku sporadycznych wyjazdów poza teren lotniska;
*   dokonywać potwierdzenia na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisów dokonywanych każdego dnia.

W uzupełnieniu dodano, że pytanie dotyczy zdarzenia przyszłego i obecnie Spółka nie spełniła określonych w art. 86a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawy) przesłanek uznania opisanych we wniosku pojazdów za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, w szczególności w zakresie opracowania zasad używania tych pojazdów, prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla tych pojazdów oraz złożenia naczelnikowi urzędu skarbowego informacji o tych pojazdach. Swoją decyzję o uznaniu opisanych we wniosku pojazdów Spółka uzależnia od tego, czy planowana przez nią forma prowadzonej ewidencji może być uznana w świetle przepisów ustawy i wyjaśnień zawartych w broszurze Ministerstwa Finansów „Nowe zasady odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi” opublikowanych na stronie: www.finanse.mr.gov.pl/val/wyjasnienia-i-komunikaty w dniu 1 kwietnia 2014r. za ewidencję spełniającą kryteria określone w art. 86a ust. 7 ustawy.

W przypadku, gdy Spółka podejmie decyzję o uznaniu opisanych we wniosku pojazdów za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, wówczas Spółka planuje ustalić zasady używania tych pojazdów, które będą wykluczały ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, a w tym:

*   ustalić grupę pracowników uprawnionych do korzystania z tych pojazdów wykluczającą możliwość ich wykorzystania do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika,
*   ustalić zasady parkowania tych pojazdów wykluczające możliwość ich wykorzystania do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika,
*   ustalić sposób sprawowania nadzoru nad przestrzeganiem wprowadzonych zasad wykorzystywania tych pojazdów wykluczający możliwość ich wykorzystania do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika,
*   prowadzić dla tych pojazdów ewidencję przebiegu pojazdów.

Spółka powzięła wątpliwość, czy w przypadku wykorzystywania pojazdów samochodowych do transportu wewnętrznego po płytach lotniska oraz transportu pomiędzy terminalami lotniska, a także sporadycznych wyjazdów poza teren lotniska w celu realizacji zadań służbowych, dokonując tzw. „jednego wpisu”, o którym mowa w wyjaśnieniach zawartych w broszurze Ministerstwa Finansów „Nowe zasady odliczania podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi” opublikowanych na stronie: www.finanse.mf.gov.pl/vat/wyjasnienia-i-komunikaty w dniu 1 kwietnia 2014 r., Spółka wypełni obowiązek zawarty w dyspozycji art. 86a w zakresie prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu samochodowego wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, a tym samym wypełni jeden z obowiązków uprawniających Spółkę do odliczenia 100% podatku naliczonego w przypadku wydatków związanych z tymi pojazdami.

W odniesieniu do powyższej kwestii należy zauważyć, że – jak wynika z powołanych wyżej przepisów - w przypadku samochodów osobowych wykorzystywanych do działalności przysługuje prawo do odliczenia 50% podatku naliczonego z tytułu wydatków dotyczących tych pojazdów. Ww. przepisy wprowadzają ograniczenie w odliczeniu podatku naliczonego w odniesieniu do wszystkich wydatków, m.in. zakupu paliw do napędu, czy też innych wydatków esksploatacyjnych dotyczących pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, przeznaczonych do użytku „mieszanego”, tj. wykorzystywanych zarówno do celów związanych z opodatkowaną działalnością gospodarczą, jak i do celów użytku prywatnego. Ograniczenie to nie ma zastosowania w przypadku pojazdów samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej. Dla celów pełnego odliczania VAT – fakt wykorzystywania ich wyłącznie do działalności musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych. W celu dokonania pełnego odliczenia podatku muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki, tj. sposób wykorzystania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza w ustalonych przez niego zasadach ich używania, wyklucza ich użycie do celów prywatnych oraz wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu.

Należy zauważyć, że przepisy nie określają w jaki sposób podatnik ma zapewnić w przedsiębiorstwie wyeliminowanie użytku prywatnego tego pojazdu. Przykładowo może tego dokonać za pomocą wprowadzonych regulaminów, umów, zarządzeń wraz z podjęciem działań zabezpieczających ich wykonanie. Działania te muszą być dostosowane do specyfiki działalności przedsiębiorstwa i sposobu używania pojazdów dla tych celów. Określone przez podatnika zasady używania pojazdów muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku tych pojazdów. Przy czym użytek prywatny należy postrzegać w kategoriach potencjalnej, a nie faktycznej możliwości użytku pojazdu do celów prywatnych. Okolicznościami potwierdzającymi obiektywnie brak możliwości użytku prywatnego może być przykładowo nadzór nad używaniem pojazdów w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, przykładowo za pomocą GPS lub innego alternatywnego systemu raportowania tras wykonywanych przez ten pojazd, albo w przypadku używania pojazdu przez pracownika do celów służbowych obowiązek zostawiania po godzinach pracy na parkingach przedsiębiorstwa, bez możliwości ich pobrania poza tymi godzinami, w tym w weekendy czy wyjazd urlopowy, na cele inne niż wyłącznie działalność przedsiębiorstwa.

Jednocześnie jak wyżej wskazano w celu prawa do pełnego odliczenia podatku naliczonego, wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu. Prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać elementy wymienione w art. 86a ust. 7 i ewentualnie (w zależności od okoliczności) w ust. 8 ustawy. Zapis w ewidencji przebiegu pojazdu z punktu widzenia potwierdzenia wykorzystania pojazdu do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej podatnika – nie powinien wzbudzać wątpliwości. Co istotne, w przypadku wadliwości prowadzonej ewidencji (np. niepełne zapisy, luki w poszczególnych pozycjach, sprzeczne zapisy, niezgodność w zakresie stanu licznika ze stanem rzeczywistym itp.) nie będzie spełniona jedna z przesłanek warunkujących uznanie pojazdu za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej.

W tym miejscu wskazać należy, że ewidencja przebiegu pojazdów może być prowadzona również w formie elektronicznej. W takim przypadku dokonywanie w niej wpisów oraz potwierdzenie autentyczności tych wpisów – jeśli wpisów dokonuje kierujący pojazdem niebędący podatnikiem – może być dokonywane w formie elektronicznej.

W opisie sprawy Spółka wskazała, że przypadku, gdy Spółka podejmie decyzję o uznaniu opisanych we wniosku pojazdów za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, wówczas Spółka planuje ustalić zasady używania tych pojazdów, które będą wykluczały ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Natomiast istota problemu przedstawionego we wniosku skupia się na możliwości prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, dokonując tzw. „jednego wpisu” w danym dniu, w przypadku wykorzystania pojazdów do transportu wewnętrznego po płytach lotniska oraz transportu pomiędzy terminalami lotniska a także sporadycznych wyjazdów poza teren lotniska w celu realizacji zadań służbowych, ze względu na to, że odległości pomiędzy płytami lotniska, zaparkowanymi na płytach statkami powietrznymi i terminalami lotniska często nie przekraczają odległości 1 km, częstotliwość ich pokonywania jest tak powtarzalna a także zmiana osób kierujących pojazdami jest tak częsta, że ilość wpisów w ewidencji stanowiłaby bezzasadne obciążenie podatnika.

Analiza przedstawionego zdarzenia przyszłego prowadzi do stwierdzenia, że w sytuacji, gdy Spółka wykorzystuje wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe opisane w pkt 1 wniosku, należące do grupy pojazdów, o których mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, to zobowiązana jest – na podstawie art. 8 pkt 1 ustawy zmieniającej – do prowadzenia ewidencji przebiegu zawierającej elementy wymienione w art. 86a ust. 7 i ewentualnie (w zależności od wystąpienia danej sytuacji) w ust. 8 ustawy o podatku od towarów i usług, począwszy od dnia w którym poniosła pierwszy, od dnia 1 kwietnia 2014 r., wydatek związany z tym samochodem.

Jednocześnie należy wskazać, że w prowadzonej prawidłowo ewidencji przebiegu pojazdów o której mowa w art. 86a ust. 7 ustawy, każdorazowo powinien widnieć wpis odnoście wskazania imienia i nazwiska osoby kierującej pojazdem, a zapis ten powinien być potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem. Przez okres rozliczeniowy rozumie się okres rozliczeniowy właściwy dla danego podatnika z tytułu rozliczeń dla celów podatku VAT czyli w zależności od tego jak rozlicza się podatnik – miesiąc lub kwartał. Zatem warunkiem koniecznym dla uznania prawidłowo prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu jest dokonanie kolejnego wpisu przez kolejną osobę kierującą pojazdem dla którego prowadzona jest ta ewidencja. Natomiast dokonanie jednego wpisu, w sytuacji, gdy dany pojazd jest używany przez kilka lub kilkanaście różnych osób, wyklucza możliwość potwierdzenia pokonania danej trasy oraz liczby przejechanych kilometrów przez osobę użytkującą dany pojazd. Tym samym, tak prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu, nie potwierdza wykluczenia możliwości użytku prywatnego danego samochodu, przez osobę wykorzystującą dany pojazd.

W tym miejscu wskazać należy, że jeżeli osoba kierująca tym pojazdem realizuje w danym dniu bardzo wiele krótkich przejazdów, wówczas można dokonać jednego wpisu (na koniec dnia), zawierającego dokładny opis trasy oraz sumę przejechanych w tym dniu kilometrów. Jednakże − niewątpliwie z punktu widzenia potwierdzenia wykorzystania pojazdu wyłącznie do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej podatnika – zapis ogólny, tj. wskazanie ogólnie poszczególnych celi wyjazdu, nie jest wystarczający. Zapis dotyczący opisu trasy i celu wyjazdu powinien być na tyle szczegółowy, aby zapewnić rzetelność prowadzonej ewidencji. Zatem konieczne jest bliższe oznaczenie celu wyjazdu i trasy np. poprzez wskazanie konkretnych miejsc z uwzględnieniem ich kolejności.

Jeszcze raz należy podkreślić, że z przywołanych przepisów dotyczących prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu wynika, że musi ona potwierdzać brak użytku prywatnego pojazdu. Prawidłowo prowadzona ewidencja powinna zawierać elementy wymienione w art. 86a ust. 7 (i ewentualnie 8) ustawy o podatku od towarów i usług. Zapis w ewidencji przebiegu pojazdu − z punktu widzenia potwierdzenia wykorzystania pojazdu do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej podatnika – nie powinien wzbudzać wątpliwości.

Zatem, w przypadku sporadycznych wyjazdów poza teren lotniska, gdy Spółka dokonuje potwierdzenia na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisów dokonywanych każdego dnia, w prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdów oprócz: wskazania numeru rejestracyjnego tego pojazdu, dnia rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, stanu licznika przebiegu tego pojazdu (na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji), podania liczby przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji - opisywany jest cel wyjazdu: np. wyjazd poza teren lotniska w celu realizacji zadań służbowych dotyczących obsługi technicznej pojazdu, faktyczna trasa przejazdu, podana liczba przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem - Spółka może dokonywać w ewidencji jednego wpisu w danym dniu.

Natomiast, w przypadku kilku podróży służbowych w danym dniu, w przypadku jazdy pojazdem po terenie lotniska, pomiędzy terminalami lotniska oraz w przypadku sporadycznych wyjazdów poza teren lotniska w celu realizacji zadań służbowych, nie jest dopuszczalne dokonywanie jednego wpisu (na koniec dnia), zawierającego cel wyjazdu: np. naziemna obsługa samolotów w dniu \`(...)\`, opis trasy: np. transport pomiędzy płytą postojową, terminalem odlotów i terminalem przylotów, podając sumę przejechanych w tym dniu kilometrów, imiona i nazwiska osób kierujących w tym dniu pojazdem - w przypadku transportu wewnętrznego po płytach lotniska i pomiędzy terminalami lotniska. Zapisy te nie potwierdzają wykluczenia przez Spółkę możliwości użytku prywatnego danych pojazdów. Z tak prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu nie wynika dokładnie, kto i kiedy przejechał daną trasę, brak jest też szczegółowego określenia pokonywanej trasy z podaniem liczby przejechanych kilometrów, gdyż nie jest zachowana kolejność zapisów pokonywania danych odległości przez daną kolejną osobę kierującą pojazdem dla którego prowadzona jest ta ewidencja.

Zatem, w przypadku wykorzystywania pojazdów samochodowych do transportu wewnętrznego po płytach lotniska oraz transportu pomiędzy terminalami lotniska, a także sporadycznych wyjazdów poza teren lotniska w celu realizacji zadań służbowych, dokonując tzw. „jednego wpisu”, Spółka nie wypełni obowiązku zawartego w dyspozycji art. 86a ust. 7 ustawy, w zakresie prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu samochodowego wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, a tym samym nie wypełni jednego z warunków uprawniających Spółkę do odliczenia 100% podatku naliczonego w przypadku wydatków związanych z tymi pojazdami.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.