Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPP1/443-459/12/AT
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2012-07-13
Teza: Czy w świetle obowiązujących przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r., Spółka może drukować i wysyłać oryginały faktur w formie papierowej a przechowywać ich kopie w formie elektronicznej z możliwością ich wydrukowania z systemu informatycznego Spółki na każde żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej?
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112 poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 5 kwietnia 2012 r. (data wpływu 16 kwietnia 2012 r.), uzupełnionym w dniu 10 lipca 2012 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 16 kwietnia 2012 r. został złożony wniosek, uzupełniony w dniu 10 lipca 2012 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka w ramach prowadzonej działalności w zakresie świadczenia usług dostarczania wody i odprowadzania ścieków wystawia ok. 110 000 szt. faktur i faktur korygujących rocznie. Przedmiotowe faktury są wystawiane na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą oraz gospodarstw domowych. Wygenerowana przez system posiadany przez Spółkę faktura oryginał i kopia są identyczne oraz zawierają wszystkie elementy wynikające z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. Faktura oryginał w wersji papierowej wysłana jest do odbiorcy, a kopia przechowywana do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wszystkie wystawione przez Spółkę faktury mogą być archiwizowane w wersji elektronicznej umożliwiającej ich szybkie odszukanie oraz wydruk kopii faktury na każde żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej. Odejście od przechowywania kopii faktury w formie papierowej pozwoliłoby Spółce na obniżenie kosztów związanych z obsługą i wydrukiem faktury w formie papierowej.

W uzupełnieniu do wniosku wskazano, iż opisane w ww. wniosku faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w świetle obowiązujących przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r., Spółka może drukować i wysyłać oryginały faktur w formie papierowej a przechowywać ich kopie w formie elektronicznej z możliwością ich wydrukowania z systemu informatycznego Spółki na każde żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej?

Zdaniem Wnioskodawcy, przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. nakazują przechowywanie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikatów tych faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, nie precyzują jednak formy w jakiej kopie faktur powinny być archiwizowane. Dlatego, w ocenie Wnioskodawcy, niezbędny jest wydruk w formie papierowej oryginału faktury przekazywanej odbiorcy usług, natomiast kopie faktur mogą być przechowywane w formie elektronicznej, jeżeli system umożliwia szybkie ich odszukanie oraz wydrukowanie kopii na każde żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W oparciu o dyspozycję art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT i innych dokumentów z nimi zrównanych uregulowane zostały w przepisach obowiązującego od dnia 1 kwietnia 2011 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360).

W myśl § 19 ust. 1 tego rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Zgodnie z treścią § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, stosownie do treści § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, o czym stanowi § 21 ust. 3 rozporządzenia.

Natomiast, integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 21 ust. 4 rozporządzenia).

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przechowywania kopii faktury w postaci elektronicznej w przypadku wystawienia oryginału dokumentu w sposób tradycyjny w postaci papierowej, a następnie przekazania go w tej postaci kontrahentowi Spółki. Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność sposobu przechowywania kopii faktury. Wskazać jednakże należy, że co do zasady, faktury wystawione w postaci papierowej mogą być przechowywane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Z okoliczności sprawy wynika, iż Spółka za pośrednictwem systemów generuje faktury (oryginały i kopie) identyczne oraz zawierające wszystkie elementy wynikające z rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. Faktura oryginał w wersji papierowej wysłana jest do odbiorcy, a kopia przechowywana do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Opisane faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w powiązaniu z przedstawionym we wniosku zdarzeniem przyszłym, stwierdzić należy, że Spółka będzie mogła drukować i wysyłać oryginały faktur w formie papierowej, a także przechowywać kopię wystawionej faktury w postaci elektronicznej pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Tutejszy organ wskazuje, że oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ul. Staromłyńska 10, 70-561 Szczecin, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.