Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0111-KDIB3-3.4012.618.2024.3.EP
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-03-14
Teza: Wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie prawidłowości
sposobu przechowywania faktur wyłącznie w formie
elektronicznej, jako dających prawo do odliczenia podatku VAT
naliczonego.
Słowa kluczowe: faktura
faktura-faktura elektroniczna
odliczenia-prawo do odliczenia
przechowywanie
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I. Przepisy
ogólne
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III. Podatnicy,
płatnicy i przedstawiciele podatkowi-Rozdział 1.
Podatnicy i płatnicy
Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI.
Dokumentacja -Rozdział 1. Faktury
1
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-
art. 2-pkt 31
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-
art. 2-pkt 32
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział III-
Rozdział 1
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106b
[VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-
Rozdział 1-art. 106o

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,
    stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego
    zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od
    towarów i usług w zakresie prawidłowości sposobu przechowywania faktur wyłącznie w
    formie elektronicznej, jako dających prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego,
    wpłynął 20 grudnia 2024 r.
    Wniosek uzupełnili Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 5 marca 2025 r.
    (wpływ 10 marca 2025 r.).
    Treść wniosku jest następująca:

## Opis zdarzenia przyszłego

(...) (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) należy do międzynarodowej grupy spółek (dalej:
    „Grupa”), posiadającej zakłady w wielu krajach. Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem
    podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”), zarejestrowanym na potrzeby VAT w Polsce
    oraz podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: „CIT”). Wnioskodawca
    posiada siedzibę w (...) oraz oddział zamiejscowy w (...).
    Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności otrzymuje od podmiotów
    zewnętrznych oraz od podmiotów powiązanych faktury VAT dokumentujące zakup
    towarów lub usług. Wnioskodawca otrzymuje faktury zarówno w formie elektronicznej, jak
    i w formie papierowej.
    Sposób postępowania w przypadku faktur przychodzących drogą elektroniczną, różni się
    od postępowania z fakturami przychodzącymi w formie papierowej.
    1. Ewidencjonowanie faktur przychodzących do Wnioskodawcy w formie elektronicznej
    Sposób ewidencjonowania faktur przychodzących do Wnioskodawcy drogą elektroniczną
    został szczegółowy opisany w wewnętrznej procedurze Grupy, zatytułowanej w polskiej
    wersji językowej jako: „(...)” (dalej: „Procedura 1”) oraz częściowo w treści dokumentu
    powstałym na potrzeby (...) pt. „(...)” (dalej: „Procedura 2”).
    Założenia dotyczące spójności i integralności faktur przedstawione w Procedurze 2, w
    swojej treści odnoszą się do ram prawnych polskich i niemieckich przepisów o
    rachunkowości oraz polskich i niemieckich przepisów prawa podatkowego i handlowego.
    Założenie Procedury 2 jest takie, iż prowadzenie dokumentacji w Grupie powinno być
    zgodne z powyższymi przepisami.
    W treści Procedury 1, opisany został proces przetwarzania e-maili wraz załącznikami
    (fakturami), aż do chwili umieszczenia faktury w systemie przepływu czynności (dalej:
    „Program”). Program ten jest zintegrowany z systemem służącym do księgowania (dalej:
    „System”), w związku z czym, wszystkie faktury trafiające do Programu są jednocześnie
    widoczne w Systemie.
    Ponadto, z uwagi na wskazaną integrację, Wnioskodawca ma możliwości filtrowania i
    przeglądania faktur na różne sposoby - ze względu na okres księgowania, kontrahenta,
    itp. System indeksuje również faktury nadając im kolejne numery wewnętrzne, stosowane
    na potrzeby programu. Na chwilę obecną, w Programie umieszcza się również skan
    dokumentu źródłowego faktury, jeżeli takowy istnieje (umowa, przyjęcie zlecenia,

    zamówienie, itp.), do którego pracownicy mają dostęp przy przeglądaniu faktur. Co za tym
    idzie, każda osoba mająca dostęp do Programu, jest w stanie zidentyfikować dokument
    będący źródłem danej faktury.
    W Programie widoczna jest również historia faktury, co w praktyce oznacza dostęp do
    każdego etapu procesu zaewidencjonowania dokumentu u Wnioskodawcy - od momentu
    trafienia faktury do Wnioskodawcy, aż do momentu jego zaksięgowania i zarchiwizowania,
    gdyż system wyposażony jest w zintegrowaną księgę poczty przychodzącej.
    Zarówno w Programie, jak i w Systemie, widoczne są dla pracowników Wnioskodawcy
    również jego dokumenty księgowe, dotyczące oddziału Wnioskodawcy w (...).
    Zgodnie z treścią Procedury 1, faktury mają przychodzić na centralny adres e-mail (...),
    dedykowany fakturom. Ponadto, uprawnienia w skrzynce pocztowej muszą być ustawione
    w taki sposób, żeby nie było możliwości usunięcia lub zmiany przychodzącej
    korespondencji. Każdy przychodzący e-mail jest archiwizowany w oparciu o system
    archiwizacji e-maili oraz zostaje zabezpieczony przed możliwością dokonywania zmian
    (edycji).
    Dokumenty księgowe w formie elektronicznej muszą być przesyłane na dedykowany e-
    mail w formacie PDF. W przypadku otrzymania dokumentu księgowego w innym formacie,
    Wnioskodawca zawsze dąży do otrzymania dokumentu w formacie PDF - w przypadku
    nieotrzymania faktury w formie PDF, nie zostaje ona zaakceptowana i zaksięgowana.
    W razie utraty danych na skutek awarii Programu bądź Systemu, dokumenty będą w
    przyszłości przechowywane równolegle na serwerach międzynarodowych (...), co umożliwi
    ich przeglądanie i odzyskanie w przypadku awarii.
    a) Aktualny sposób postępowania Wnioskodawcy z fakturami otrzymywanymi w drodze
      elektronicznej.
    — Krok 1: Email z załączonym plikiem PDF (fakturą) trafia na dedykowany adres e-mail (...),
      przeznaczony wyłącznie do otrzymywania faktur. Na tym etapie, po raz pierwszy
      zlokalizowany i zweryfikowany zostaje plik PDF zawierający fakturę (weryfikacja polega
      wyłącznie na sprawdzeniu, czy plik PDF zawiera fakturę). Następnie, dana faktura
      zostaje przyporządkowana danej Spółce z (...). Po tej weryfikacji, e-mail z załączonym
      plikiem PDF, będącym plikiem zawierającym fakturę, zostaje przesłany na skrzynkę
      pocztową Wnioskodawcy, dedykowaną do odbioru faktur.
    — Krok 2: Faktura przychodząca do Wnioskodawcy w formie elektronicznej, jak każdy
      dokument przychodzący do Wnioskodawcy, jest wprowadzana do książki
      korespondencyjnej - prowadzonej w formie elektronicznej (plik prowadzony w
      formacie MS Excel), do której dostęp mają wyznaczeni pracownicy.
    — Krok 3: Osoby odpowiedzialne za procesowanie dokumentów drukują faktury, które
      następnie są weryfikowane pod względem merytorycznym oraz akceptowane
      manualnie. Następnie, faktury są skanowane wraz z dokumentem źródłowym, z
      którego wynika faktura, takim jak np. umowa, zamówienie, e-mail - z którego wynika
      data wpływu faktury do Wnioskodawcy (np. umowa, zamówienie, e-mail).
      Zeskanowana faktura wraz z dokumentami źródłowymi poprzez proces skanowania
      zostaje wprowadzona do Programu i jest tym samym archiwizowana.
    — Krok 4: Wyznaczone osoby przesyłają fakturę dla obszaru, którego dotyczy dana faktura
      kosztowa, z punktu widzenia jej zasadności w celu zatwierdzenia.
    — Krok 5: Wyznaczony akceptant dla danego obszaru Wnioskodawcy, którego dotyczy
      konkretna faktura kosztowa, akceptuje fakturę z punktu widzenia jej zasadności. Bez
      wskazanej akceptacji faktura nie może zostać wprowadzona do systemu, jak również
      nie zostanie zaksięgowana.

    — Krok 6: Osoby wyznaczone przez Wnioskodawcę weryfikują faktury pod względem
      merytorycznym, tj. czy posiadają one niezbędne dane wymagane przez przepisy
      polskiego prawa podatkowego.
    — Krok 7: Po zakończeniu procesu akceptacji System automatycznie zwalnia fakturę do
      księgowania. Następnie faktura jest księgowana. Wydrukowana wersja faktury wraz z
      dokumentem źródłowym zostaje zarchiwizowana fizycznie w siedzibie Wnioskodawcy.
      Po realizacji całego procesu każda faktura ma przypisany w Systemie swój odrębny,
      indywidualny numer. Możliwe jest również na tym etapie odtworzenie dotychczasowej
      „ścieżki faktury” (poszczególnych etapów ewidencjonowania danej Faktury opisanych
      szczegółowo powyżej).
    Wnioskodawca zamierza jednak w przyszłości nieco uprościć obecnie stosowaną
    procedurę poprzez jej całkowite zdigitalizowanie. Przyszła procedura postępowania ma się
    odbywać zgodnie z zasadami opisanymi poniżej.
    b) Planowany sposób postępowania Wnioskodawcy z fakturami otrzymywanymi w drodze
      elektronicznej w przyszłości.
      — Krok 1: Email z załączonym plikiem PDF (fakturą) trafi na dedykowany adres e-mail
        (...), przeznaczony wyłącznie do otrzymywania faktur. Na tym etapie, po raz
        pierwszy zlokalizowany i zweryfikowany zostanie plik PDF zawierający fakturę
        (weryfikacja polegać będzie wyłącznie na sprawdzeniu, czy plik PDF zawiera
        fakturę). Następnie, dana faktura zostanie przyporządkowana danej Spółce z (...). Po
        tej weryfikacji, e-mail z załączonym plikiem PDF, będącym plikiem zawierającym
        fakturę, zostaje przesłany na skrzynkę pocztową Wnioskodawcy, dedykowaną do
        odbioru faktur (bez zmian).
      — Krok 2: Wnioskodawca zamierza w przyszłości zrezygnować z prowadzenia książki
        korespondencyjnej, więc faktura nie zostanie do takiego pliku wprowadzona.
        Faktury (PDF) zostaną przekazane elektronicznie za pomocą Programu, natomiast
        księga poczty przychodzącej zostanie zarchiwizowana. Następnie wyznaczona
        osoba przekaże elektronicznie fakturę do akceptacji osób wyznaczonych dla
        konkretnych obszarów Wnioskodawcy. Bez wskazanej akceptacji, faktura nie
        zostanie przekazana do Systemu.
      — Krok 3: Osoby wyznaczone przez Wnioskodawcę sprawdzą faktury pod względem
        merytorycznym, tj. czy posiadać one będą niezbędne dane wymagane przez
        przepisy prawa podatkowego (bez zmian).
      — Krok 4: Po zakończeniu procesu akceptacji System automatycznie zwolni fakturę do
        księgowania. Następnie, faktura zostanie zaksięgowana w Systemie.
    Jak wynika z powyższego, Wnioskodawca zamierza całkowicie zrezygnować z drukowania
    faktur. Archiwizacja ma przebiegać wyłącznie elektronicznie. Po realizacji całego procesu
    każda faktura będzie mieć przypisany w systemie swój odrębny, indywidualny numer.
    Możliwe będzie również na tym etapie odtworzenie dotychczasowej „ścieżki faktury”
    (poszczególnych etapów ewidencjonowania danej Faktury opisanych szczegółowo
    powyżej).
    2. Ewidencjonowanie faktur przychodzących do Wnioskodawcy w formie papierowej.
    a) Aktualny sposób ewidencjonowania faktur przychodzących w formie papierowej do
      Wnioskodawcy.
      — Krok 1: Faktura przychodzi pocztą bądź zostaje dostarczona do siedziby
        Wnioskodawcy. Faktura zostaje ostemplowana pieczątką, wskazującą datę wpływu
        dokumentu do Wnioskodawcy.
      — Krok 2: Faktura zostaje wprowadzona do książki korespondencyjnej Wnioskodawcy -
        prowadzonej w formie elektronicznej (plik prowadzony w MS Excel), do której
        dostęp mają wyznaczeni pracownicy.

      — Krok 3: Osoby wyznaczone akceptują fakturę kosztową, z punktu widzenia jej
        zasadności. Bez wskazanej akceptacji, Faktura nie może zostać wprowadzona do
        systemu i zaksięgowana.
      — Krok 4: Osoby wyznaczone przez Wnioskodawcę sprawdzają faktury pod względem
        merytorycznym, tj. czy posiadają one niezbędne dane wymagane przez przepisy
        prawa podatkowego.
      — Krok 5: Osoby odpowiedzialne za księgowanie skanują faktury, wraz z dokumentem
        źródłowym, z którego wynika faktura (np. umowa, zamówienie).
      — Krok 6: Zeskanowana faktura wraz z dokumentami źródłowymi zostaje
        wprowadzona do Programu gdzie zostaje zaakceptowana przez wyznaczone osoby
        dla obszaru działalności Wnioskodawcy, którego dana faktura kosztowa dotyczy.
        Następnie faktura jest zwalniana oraz elektronicznie przekazana do Systemu, gdzie
        jest księgowana. Papierowa wersja faktury wraz z dokumentem źródłowym zostaje
        zarchiwizowana fizycznie w siedzibie Wnioskodawcy Po realizacji całego procesu
        każda faktura ma przypisany w systemie swój odrębny, indywidualny numer.
        Możliwe jest również na tym etapie odtworzenie dotychczasowej „ścieżki faktury”
        (poszczególnych etapów ewidencjonowania danej Faktury opisanych szczegółowo
        powyżej).
    Podobnie jak w przypadku procesu ewidencji i archiwizacji dokumentów przychodzących
    do Wnioskodawcy w formie elektronicznej, Wnioskodawca zamierza w przyszłości nieco
    uprościć obecnie stosowaną procedurę i tym samym w pełni ją zdigitalizować. Przyszła
    procedura postępowania ma się odbywać na zasadach opisanych poniżej.
    b) Planowany sposób ewidencjonowania faktur przychodzących w formie papierowej do
      Wnioskodawcy.
      — Krok 1: Faktura przyjdzie pocztą bądź zostanie dostarczona do siedziby
        Wnioskodawcy. Faktura zostanie ostemplowana pieczątką, wskazującą datę wpływu
        dokumentu do Wnioskodawcy (bez zmian).
      — Krok 2: Z uwagi na chęć rezygnacji z manualnej książki korespondencyjnej przez
        Wnioskodawcę, w etapie drugim, osoba wyznaczona zaakceptuje Fakturę, z punktu
        widzenia jej zasadności. Bez wskazanej akceptacji, faktura nie zostanie
        wprowadzona do systemu oraz nie będzie możliwości jej zaksięgowania.
      — Krok 3: Osoby wyznaczone przez Wnioskodawcę sprawdzą faktury pod względem
        merytorycznym, tj. czy posiadać one będą niezbędne dane wymagane przez
        przepisy prawa podatkowego (bez zmian).
      — Krok 4: Osoby odpowiedzialne za procesowanie dokumentów zeskanują faktury, bez
        dokumentu źródłowego z którego wynika Faktura (np. umowa, zamówienie) -
        dokumenty źródłowe będą dostępne na serwerach Wnioskodawcy.
      — Krok 5: Zeskanowana faktura zostanie wprowadzona do Programu oraz
        zaksięgowana w Systemie. Papierowa wersja Faktury zostanie zniszczona i nie
        zostanie zarchiwizowana fizycznie w siedzibie Wnioskodawcy. Po realizacji całego
        procesu każda Faktura będzie mieć przypisany w systemie swój odrębny,
        indywidualny numer. Możliwe będzie również na tym etapie odtworzenie
        dotychczasowej „ścieżki faktury” (poszczególnych etapów ewidencjonowania danej
        Faktury opisanych szczegółowo powyżej).
    Zgodnie z powyższym opisem sposobu postępowania, Spółka zapewnia funkcjonowanie
    kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich
    otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w
    odniesieniu do faktur zakupowych, które są przedmiotem niniejszego wniosku.

    Wynika z niego także, iż faktury w oryginalnej papierowej postaci będą niszczone dopiero
    po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności
    pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.
    Końcowo Wnioskodawca wyjaśnia, iż nabywane towary i usługi, dokumentowane
    fakturami będącymi przedmiotem niniejszego wniosku, będą służyć czynnościom
    opodatkowanym Spółki. W sytuacji, gdy zakupiony towar lub usługa dotyczyć będzie
    wydatków mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 88 ustawy o podatku od
    towarów i usług, Spółka nie dokona obniżenia kwoty podatku lub zwrotu różnicy podatku
    należnego o wartość podatku naliczonego, wynikającą z faktury dokumentującej ten
    wydatek.
    Ponadto, wydatki dokumentowane fakturami będącymi przedmiotem niniejszego
    wniosku, ponoszone będę przez Spółkę w celu osiągnięcia przychodów ze źródła
    przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
    W sytuacji, gdy poniesiony wydatek, wynikający z tych faktur, dotyczyć będzie wydatków
    (kosztów) mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 16 ustawy z dnia 15
    lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, Spółka nie zaliczy wydatku
    wynikającego z faktury do kosztów uzyskania przychodów.
    W uzupełnieniu wniosku ujętym w piśmie z 5 marca 2025 r. Wnioskodawca wskazał, że:
    — Na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno- skarbowego,
      dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej,
      Wnioskodawca zapewni bezzwłoczny dostęp do faktur, jak również bezzwłoczny ich
      pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach, stosownie do art. 112a ust.
      4 ustawy o VAT.
    — Prowadząc ewidencję w sposób opisany we wniosku, Wnioskodawca będzie
      przechowywać faktury elektroniczne w sposób zapewniający ich autentyczność
      pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia lub
      otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
      Autentyczność pochodzenia dokumentów będzie spełniona przez fakt, iż faktury
      przechowywane w formie elektronicznej będą wiernym odzwierciedleniem
      oryginalnych dokumentów, niezależnie od ich pierwotnej postaci (np. papierowej) czy
      formatu otrzymania (np. plik PDF, XML), gwarantując tym samym pewność, co do
      tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, wystawcy faktury.
      Integralność treści będzie zapewniona poprzez brak możliwości zmiany danych, które
      zawiera faktura. Czytelność dokumentów zapewniona będzie poprzez wykorzystanie
      odpowiedniej jakości sprzętu do skanowania. Ponadto, zapewnienie autentyczności
      pochodzenia, integralności treści i czytelności dokumentów będzie weryfikowane
      poprzez wewnętrzne systemy kontroli.
    — Faktury przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej są/będą
      przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego,
      naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
      Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp
      on-line do tych faktur.
      Wnioskodawca umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
      skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej
      Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie
      elektronicznej poza terytorium kraju
      — dostęp on-line do faktur zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy o podatku od towarów i
        usług,
      — bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do
        art. 112a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług.

      W szczególności, dostęp ten zostanie zapewniony poprzez przesyłanie faktur za
      pośrednictwem poczty elektronicznej, ich prezentację podczas wideokonferencji, a
      także poprzez ewentualne udostępnienie wcześniej pobranych z systemu księgowego
      Spółki faktur, w sposób umożliwiający ich bezpieczny i kontrolowany dostęp. Proces
      ten przykładowo obejmować będzie udostępnienie dokumentów na dedykowanej
      platformie lub dysku wirtualnym, z możliwością pobrania przedmiotowych faktur przy
      użyciu unikalnego kodu dostępu czy linku. Wszystkie powyższe działania będą
      realizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz w sposób uzgodniony z
      właściwymi organami podatkowymi, zapewniając jednocześnie integralność i
      bezpieczeństwo danych.
    Pytanie w zakresie podatku od towarów i usług
    1. Czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur
    zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego (podatku VAT),
    wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym, dotyczącym
    sposobu postępowania przez Wnioskodawcę w przyszłości, który został przedstawiony
    powyżej) i niszczenie (utylizacja) ich papierowych oryginałów w sytuacji w której zostały
    one dostarczone do Wnioskodawcy?
    2. Czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z
    faktur zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w
    formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania Spółki?
    Państwa stanowisko w zakresie podatku od towarów i usług
    Stanowisko Wnioskodawcy
    Ad. 1
    Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne jest przechowywanie otrzymywanych w formie
    papierowej faktur zakupowych, jako dających prawo do odliczenia podatku naliczonego
    (podatku VAT) oraz do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów (w podatku
    CIT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym,
    dotyczącym sposobu postępowania przez Wnioskodawcę w przyszłości, który został
    przedstawiony powyżej) i niszczenie (utylizacja) ich papierowych oryginałów w sytuacji w
    której zostały one dostarczone do Wnioskodawcy.
    Ad. 2
    Zdaniem Wnioskodawcy, Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku
    naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli będą one
    przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem
    postępowania Spółki.
    Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy
    Ad. 1
    W ocenie Wnioskodawcy, na gruncie obowiązujących przepisów dopuszczalne jest
    przechowywanie otrzymywanych faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej,
    bez obowiązku równoległej archiwizacji ich papierowych oryginałów.
    Obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie wskazują jednej prawnie dopuszczalnej
    formy przechowywania wskazanych dokumentów (faktur zakupowych), w szczególności
    nie uzależniają sposobu ich archiwizacji od formy, w której podatnik otrzymuje oryginał
    dokumentu. Przede wszystkim jednak, przepisy te nie formułują zakazu ich
    przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej.
    Na poparcie powyższej tezy Wnioskodawca pragnie przytoczyć treść przepisów art. 112 i
    112a ustawy o VAT, które poświęcone zostały zagadnieniu przechowywania dokumentów
    (w tym również faktur zakupowych). Przepisy te zobowiązują podatników do
    przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT do

    czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wskazują miejsce oraz
    sposób przechowywania faktur (wystawianych i otrzymywanych).
    Co istotne, z treści wskazanych przepisów wynika wprost, że dopuszcza się
    przechowywanie faktur w formie elektronicznej, w tym poza terytorium kraju w sposób
    umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego,
    dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za
    pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy
    o VAT).
    Z przepisów tych wynika dalej, iż podatnicy są zobowiązani zapewnić naczelnikowi urzędu
    skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji
    skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, na jego żądanie, bezzwłoczny
    dostęp do faktur, w tym dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również
    bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4) ustawy o
    VAT.
    Z przepisów ustawy o VAT wynika wobec powyższego wprost, że ustawodawca dopuszcza
    możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Nie uzależnia przy tym
    dopuszczalności tej formy przechowywania faktur od tego, w jakim formacie sporządzone
    zostały oryginały tych dokumentów. Jednocześnie z treści przepisów nie wynika także, aby
    przechowywanie w formie elektronicznej faktur, otrzymanych jako dokumentów
    papierowych, miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie
    papierowego dokumentu.
    Z powyższego wynika, że obowiązujące regulacje w zakresie prawa podatkowego
    dopuszczają możliwość archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych przez Spółkę w
    dowolny sposób, co do formy (formatu) ich przechowywania, a więc także w formie
    elektronicznej (jako zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych). Taka forma
    ich archiwizacji umożliwia znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów
    gospodarczych. Ponadto, w świetle podejmowanych przez Ministerstwo Finansów licznych
    działań zmierzających do wdrożenia nowych narzędzi informacyjnych (raportowanie w
    systemie JPK, kontrole elektroniczne, itp.), elektroniczny system archiwizacji faktur pozwoli
    potencjalnie także na znaczące zwiększenie elastyczności i skuteczności kontroli
    prowadzonych w Spółce.
    Dodatkowo Wnioskodawca pragnie wskazać, że kwestie związane z archiwizacją faktur, w
    tym faktur elektronicznych, regulują również przepisy Dyrektywy 2006/112/WE Rady z
    dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej
    (dalej: „Dyrektywa VAT”).
    W myśl art. 218 Dyrektywy VAT, państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub
    noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone
    w Rozdziale 3 („Fakturowanie” art. 217 - 240).
    Zaś w myśl art. 244 Dyrektywy VAT, podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur
    wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na
    jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.
    Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich
    terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez
    nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników
    przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury
    nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp
    on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy VAT).
    Co szczególnie istotne, zgodnie z art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT, aby zapewnić spełnienie
    wymogów, o których mowa w art. 233 Dyrektywy VAT, państwo członkowskie może
    wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub
    udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

    Podkreślenia wymaga fakt, że polski ustawodawca na gruncie ustawy o VAT odstąpił
    jednak od tego opcjonalnego wymogu. Co za tym idzie, polski ustawodawca pozostawił w
    tym zakresie podatnikowi pewną dowolność - podatnik może każdorazowo wybierać
    pomiędzy papierową a elektroniczną archiwizacją faktur zakupowych.
    Ponadto, zdaniem Wnioskodawcy, należy również zwrócić uwagę na treść przepisów
    Ordynacji podatkowej. Zauważyć należy, że ogólne przepisy prawa podatkowego zawarte
    w tejże ustawie, regulują kwestie dowodów w sprawach podatkowych w przepisach
    rozdziału 11 działu IV - postępowanie podatkowe.
    Przepisy Ordynacji podatkowej nie ograniczają ustalenia dowodów w sprawie podatkowej
    do dokumentów papierowych, jednak każda forma dokumentowania zdarzenia powinna
    odpowiadać obowiązującym przepisom (w tym również spoza sfery przepisów prawa
    podatkowego).
    Wobec powyższego, uzależnienie dokumentowania zdarzeń gospodarczych od posiadania
    przez podatnika dokumentów w wersji papierowej, prowadziłoby do zaistnienia
    sprzeczności z ogólnymi przepisami Ordynacji podatkowej.
    Z kolei przepisy ustawy o CIT przewidują, że podatnicy podatku dochodowego od osób
    prawnych są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi
    przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy
    opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do
    uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
    informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z
    przepisami art. 16a-16m (art. 9 ust. 1 ustawy o CIT).
    Oznacza to, że na gruncie ustawy o CIT wymogi związane z prowadzeniem ewidencji, w
    tym z udokumentowaniem kosztów, określa ustawa z dnia 29 września 1994 r. o
    rachunkowości (dalej: „ustawa o rachunkowości”). Z ustawy tej wynika, że podstawą
    zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji
    gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi” (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości).
    Przepisy ustawy o rachunkowości nie zabraniają przy tym przechowywania dowodów
    źródłowych w formie elektronicznej, a tym samym dowody poniesienia kosztów
    przechowywane w formie elektronicznej mogą być podstawą ujęcia (kwalifikacji) w
    kosztach uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o CIT (dla celów podatkowych).
    Z tych też względów, zakładany przez Spółkę sposób przechowywania dokumentów
    zdigitalizowanych, których pierwotna forma papierowa zostanie zniszczona, jest zgodny z
    przepisami ustawy o rachunkowości, a więc także dopuszczalny na gruncie przepisów
    ustawy o CIT.
    Spółka wskazuje przy tym, iż słuszność prezentowanego stanowiska znajduje
    potwierdzenie w ugruntowanej linii interpretacyjnej organów podatkowych (indywidualne
    interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane przez Dyrektora Krajowej
    Informacji Skarbowej), w szczególności:
    - Interpretacja indywidualna z 17 października 2024 r., znak: 0112-KDIL1-
    1.4012.494.2024.2.HW;
    - Interpretacja indywidualna z 23 kwietnia 2024 r., znak: 0114-KDIP1-3.4012.182.2024.1.
    PRM;
    - Interpretacja indywidualna z 28 kwietnia 2023 r., znak: 0111-KDIB3-1.4012.140.2023.4.
    MSO;
    - Interpretacja indywidualna z 12 maja 2020 r., znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG;
    - Interpretacja indywidualna z 24 stycznia 2019 r., znak: 0112-KDIL1-3.4012.688.2018.3.AK;
    - Interpretacja indywidualna z 23 maja 2017 r., znak: 0112-KDIL1-3.4012.60.2017.2.JNa;

    Z uwagi na powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne jest przechowywanie
    otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, dających prawo do odliczenia
    podatku naliczonego (podatku VAT) oraz do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania
    przychodów (w podatku CIT), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w
    zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie (utylizacja) ich papierowych
    oryginałów w sytuacji w której zostały one dostarczone do Wnioskodawcy.
    Ad. 2
    Warunki uprawniające podatników do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku
    należnego o kwotę podatku naliczonego zostały określone w treści art. 86 ustawy o VAT.
    Zgodnie ze wskazanym przepisem, kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot
    podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i
    usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT).
    Ponadto, w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, jeśli podatek naliczony wynika z
    faktury bądź dokumentu celnego, prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje nie
    wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę bądź dokument
    celny.
    W świetle ww. przepisów, jednym z warunków uprawniających do skorzystania przez
    podatnika z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego
    stanowi posiadanie przez niego faktury dokumentującej i potwierdzającej poniesienie
    danego wydatku.
    Z przywołanych wyżej przepisów nie wynika jednak, aby ustawodawca wskazywał jedną,
    właściwą formę przechowywania tych faktur.
    W związku z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, przy spełnieniu pozostałych warunków
    określonych w art. 86 ustawy o VAT, Spółka będzie uprawniona do skorzystania z prawa
    do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określoną na
    fakturze przechowywanej w formie elektronicznej, w sposób opisany szczegółowo w
    stanie faktycznym – bez względu na to w jakiej formie sporządzony został oryginał tego
    dokumentu.
    Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko zbieżne jest z aktualnie dominującą linią
    interpretacyjną organów podatkowych, w sprawach dotyczących podobnych stanów
    faktycznych. Dla przykładu, w indywidualnej interpretacji z dnia 27 lutego 2020 r. (nr 0111-
    KDIB3-3.4012.536.2019.1.MAZ) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej podkreślił, że:
    „Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od
    rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje
    faktury zakupowe. Tym samym nie ma przeszkód, aby Wnioskodawca przechowywał i
    archiwizował faktury i inne dokumenty traktowane na równi z fakturami, wyłącznie w
    formie elektronicznej, przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego, bez konieczności
    przechowywania ich papierowych wersji”.
    Podobny pogląd, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyraził również m.in. w
    następujących interpretacjach indywidulanych:
      - z dnia 26 kwietnia 2024 r. 0112-KDIL1-2.4012.116.2024.1.PM;
      - z dnia 25 maja 2023 r. 0114-KDIP4-3.4012.103.2023.9.DS;
      - z dnia 19 września 2023 r. 0114-KDIP1-3.4012.392.2023.4.PRM;
      - z dnia 3 lutego 2020 r. nr 0113-KDIPT1-3.4012.839.2019.2.ALN;
      - z dnia 20 stycznia 2020 r. nr 0112-KDSL2-2.4012.31.2019.2.AW;
      - z dnia 20 stycznia 2020 r. nr 0112-KDSL2-2.4012.22.2019.2.EW;
      - z dnia 17 stycznia 2020 r. nr 0112-KDSL2-2.4012.20.2019.2.WB;
      - z dnia 16 stycznia 2020 r. nr 0112-KDSL2-2.4012.24.2019.2.AG;

      - z dnia 10 stycznia 2020 r. nr 0111-KDIB3-3.4012.474.2019.1.MAZ;
      - z dnia 9 stycznia 2020 r. nr 0112-KDIL2-3.4012.589.2019.2.WN.
    Z uwagi na powyższe, Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego
    wynikającego z faktur zakupowych, które zostały wystawione w formie papierowej, a które
    będą przechowywane przez Spółkę przez wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z
    przedstawionym opisem zdarzenia przyszłego (i przy założeniu, że spełnione będą również
    inne wymogi wymienione w art. 86 ustawy o VAT oraz nie zajdą okoliczności wyłączające
    prawo do odliczenia podatku VAT, które zostały wskazane w art. 88 ustawy o VAT).

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j.
    Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”:
    Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej
    oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w
    ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
    Według art. 15 ust. 2 ustawy:
    Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub
    usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także
    działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w
    szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości
    niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
    Stosownie do art. 2 pkt 31 ustawy:
    Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w
    formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i
    przepisami wydanymi na jej podstawie.
    Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:
    Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to
    fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie
    elektronicznym.
    W myśl art. 106n ust. 1 ustawy:
    Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
    Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:
    Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
    1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt
    2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości
    dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej
    podatnikiem;
    2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z
    procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
    3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt
    1;
    4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o
    których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
    a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

    b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
    c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
    Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:
    Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje
    nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
    Wszelkie dane jakie powinna zawierać faktura wymienione zostały w art. 106e ust. 1
    ustawy.
    Natomiast jak stanowi art. 106o ustawy:
    Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze
    rozporządzenia, przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż
    określony w art. 106e, oraz zakres tych danych, uwzględniając:
    1) konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania dostawy towarów lub
    świadczenia usług i identyfikacji czynności dokonanych przez niektóre kategorie
    podatników;
    2) niską wartość transakcji lub specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z
    liczbą lub rodzajem wykonywanych czynności.
    Stosownie do § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w
    sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określono przypadki,
    w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.
    Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z
    fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.
    Jeżeli zatem otrzymywane przez Państwa dokumenty zakupowe zawierają dane określone
    w przytoczonych powyżej przepisach, są one fakturami w rozumieniu ustawy i stosuje się
    do nich wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego
    w nich podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokumenty nie zawierają ww. danych, to nie
    mogą zostać uznane za faktury i nie znajdują do nich zastosowania regulacje dotyczące
    przechowywania faktur zawarte w ustawie.
    Stosownie do art. 112 ustawy:
    Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania
    podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem
    do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art.
    109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.
    W świetle art. 112a ust. 1 ustawy:
    Podatnicy przechowują:
    1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione
      ponownie,
    2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
    - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz
    autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich
    wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania
    podatkowego.
    Według art. 112a ust. 2 ustawy:
    Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są
    obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
    Treść art. 112a ust. 3 ustawy wskazuje jednak, że:

    Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w
    formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego,
    naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub
    Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-
    line do tych faktur.
    Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:
    Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-
    skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji
    Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o
    których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej -
    również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
    Stosownie do art. 112aa ust. 1 ustawy:
    Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres
    10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a
    nie stosuje się.
    W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:
    Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik
    przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu
    upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a
    stosuje się odpowiednio.
    W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:
    Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i
    czytelności faktury.
    Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:
    Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego
    dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.
    Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:
    Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które
    powinna zawierać faktura.
    Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:
    Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić
    za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu
    między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
    Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako
    proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny
    poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury
    (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących
    podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu
    wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna
    dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą
    podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być
    odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość
    i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz
    nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być
    także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów
    uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie
    do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

    Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że
    związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest
    łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania
    dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla
    procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna
    zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub
    świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że
    dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy
    wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu
    podatnika.
    Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie
    elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność
    pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
    Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:
    Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność
    pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w
    przypadku wykorzystania:
    1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
    2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego
      modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej
      wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia
      faktury i integralność jej danych, lub
    3) Krajowego Systemu e-Faktur - w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych
      otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
    Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej,
    które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność
    pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z
    powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww.
    przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym
    wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia
    autentyczności i integralności faktury.
    Obowiązujące regulacje prawne dopuszczają zatem możliwość przechowywania faktur
    otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób
    ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na
    okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność
    pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub
    otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
    Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie,
    zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur
    przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i
    przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktury poza
    terytorium kraju w formie elektronicznej podatnik obowiązany jest umożliwić naczelnikowi
    urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby
    administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą
    środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
    Odnosząc się do kwestii objętych zakresem postawionych pytań, w pierwszej kolejności
    należy przeanalizować czy sposób przechowywania otrzymywanych faktur zakupowych w
    formie wyłącznie elektronicznej oraz niszczenie (utylizacja) papierowych oryginałów jest
    zgodny z przepisami ustawy.

    W ramach prowadzonej działalności otrzymują Państwo od podmiotów zewnętrznych oraz
    od podmiotów powiązanych faktury VAT dokumentujące zakup towarów lub usług.
    Otrzymują je Państwo zarówno w formie elektronicznej, jak i w formie papierowej.
    Planują Państwo w przyszłości nieco uprościć obecnie stosowaną procedurę poprzez jej
    całkowite zdigitalizowanie. Przyszła procedura postępowania ma się odbywać zgodnie z
    zasadami opisanymi we wniosku.
    Zamierzają Państwo całkowicie zrezygnować z drukowania faktur. Archiwizacja ma
    przebiegać wyłącznie elektronicznie. Po realizacji całego procesu każda faktura będzie
    mieć przypisany w systemie swój odrębny, indywidualny numer. Możliwe będzie również
    na tym etapie odtworzenie dotychczasowej „ścieżki faktury” (poszczególnych etapów
    ewidencjonowania danej Faktury opisanych szczegółowo we wniosku).
    Faktury przechowywane w formie elektronicznej będą wiernym odzwierciedleniem
    oryginalnych dokumentów, niezależnie od ich pierwotnej postaci (np. papierowej) czy
    formatu otrzymania (np. plik PDF, XML), gwarantując tym samym pewność, co do
    tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, wystawcy faktury.
    Po wprowadzeniu planowanego systemu archiwizowania i obiegu dokumentacji sposób
    ewidencjonowania faktur przychodzących w formie papierowej będzie wyglądał
    następująco:
      — Krok 1: Faktura przyjdzie pocztą bądź zostanie dostarczona do siedziby
        Wnioskodawcy. Faktura zostanie ostemplowana pieczątką, wskazującą datę wpływu
        dokumentu do Wnioskodawcy (bez zmian).
      — Krok 2: Z uwagi na chęć rezygnacji z manualnej książki korespondencyjnej przez
        Wnioskodawcę, w etapie drugim, osoba wyznaczona zaakceptuje Fakturę, z punktu
        widzenia jej zasadności. Bez wskazanej akceptacji, faktura nie zostanie
        wprowadzona do systemu oraz nie będzie możliwości jej zaksięgowania.
      — Krok 3: Osoby wyznaczone przez Wnioskodawcę sprawdzą faktury pod względem
        merytorycznym, tj. czy posiadać one będą niezbędne dane wymagane przez
        przepisy prawa podatkowego (bez zmian).
      — Krok 4: Osoby odpowiedzialne za procesowanie dokumentów zeskanują faktury, bez
        dokumentu źródłowego z którego wynika Faktura (np. umowa, zamówienie) -
        dokumenty źródłowe będą dostępne na serwerach Wnioskodawcy.
      — Krok 5: Zeskanowana faktura zostanie wprowadzona do Programu oraz
        zaksięgowana w Systemie. Papierowa wersja Faktury zostanie zniszczona i nie
        zostanie zarchiwizowana fizycznie w siedzibie Wnioskodawcy. Po realizacji całego
        procesu każda Faktura będzie mieć przypisany w systemie swój odrębny,
        indywidualny numer. Możliwe będzie również na tym etapie odtworzenie
        dotychczasowej „ścieżki faktury” (poszczególnych etapów ewidencjonowania danej
        Faktury opisanych szczegółowo powyżej).
    W związku z powyższym, skoro w okolicznościach niniejszej sprawy do faktur
    przechowywanych w archiwum elektronicznym na zasadach opisanych powyżej,
    zapewnione zostaną autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, oraz
    umożliwią Państwo bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów, ich pobór i przetwarzanie
    zawartych w nich danych, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust.
    4 ustawy, to opisany sposób ich przechowywania będzie zgodny z powołanymi przepisami
    i nie będzie konieczne przechowywanie tych dokumentów w wersji papierowej. Tym
    samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.
    Zatem Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.
    Odnośnie natomiast kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego z ww. faktur
    wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy:

    W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności
    opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia
    kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119
    ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
    Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:
    Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur
    otrzymanych przez podatnika z tytułu:
    a) nabycia towarów i usług,
    b) dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
    Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje
    wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje
    podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem
    podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
    Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku
    naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn.
    takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania
    podatkowego).
    Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod
    warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art.
    86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88
    ustawy.
    Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego
    powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik
    posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do
    wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do
    odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od
    formy, w jakiej podatnik przechowuje otrzymane faktury.
    Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest jednak niezbędne do tego, aby podatnik
    nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej
    kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ust. 4 ustawy, które to organy
    muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym
    przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady
    przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika
    dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku
    należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.
    Jak wynika z opisu sprawy, są Państwo czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku
    VAT, a wydatki dokumentowane fakturami, o których mowa we wniosku, ponoszone w
    przyszłości przez Państwa będą służyć czynnościom opodatkowanym podatkiem VAT.
    Ponadto, jak Państwo wskazali w sytuacji, gdy zakupiony towar lub usługa dotyczyć będzie
    wydatków mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 88 ustawy o podatku od
    towarów i usług, Spółka nie dokona obniżenia kwoty podatku lub zwrotu różnicy podatku
    należnego o wartość podatku naliczonego, wynikającą z faktury dokumentującej ten
    wydatek.
    Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje
    wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje
    podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem
    podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
    Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku

    naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn.
    takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania
    podatkowego).
    W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy
    stwierdzić, że otrzymane faktury przechowywane przez Państwa wyłącznie w formie
    elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą będą potwierdzały Państwa prawo do
    odliczenia podatku naliczonego w nich wykazanego. Warunkami, które muszą być
    spełnione, aby to odliczenie było dopuszczalne jest po pierwsze – zapewnienie
    autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, po drugie
    – nabyte towary i usługi będą wykorzystywane – przez czynnego zarejestrowanego
    podatnika podatku VAT – do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.
    Zatem jeśli Spółka, czynny podatnik podatku od towarów i usług, będzie wykorzystywała
    nabywane towary i usługi dokumentowane ww. fakturami do czynności opodatkowanych
    podatkiem VAT, będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.
    Przy czym istotne jest, aby otrzymywane przez Państwa faktury nie dotyczyły wydatków
    wymienionych w art. 88 ustawy, co będzie oznaczało, że nie zaistnieją przesłanki
    negatywne odnośnie prawa do odliczenia podatku, wymienione w tym przepisie.
    W konsekwencji wskazać należy, że zachowają Państwo prawo do odliczenia podatku
    naliczonego w związku z otrzymanymi fakturami, gdy będą one przechowywane wyłącznie
    w formie elektronicznej zgodnie z opisaną procedurą, pod warunkiem wykorzystywania
    zakupów do czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych,
    określonych w art. 88 ustawy.
    Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania 2 uznałem za prawidłowe.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
    Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego,
    który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
    Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem sprawy. Ponoszą Państwo
    ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym jego przedstawieniem.
    Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile
    rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem
    zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, należy
    zaznaczyć, że wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści
    wniosku opisie sprawy. W konsekwencji w przypadku, gdy w toku postępowania
    podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny
    stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w
    sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku w opisie sprawy,
    udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z
    dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
    Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie
    zgodna (tożsama) z opisem sprawy i zastosują się Państwo do interpretacji.
    - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
    Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
    zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
    czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
    1) z zastosowaniem art. 119a;

    2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z
    dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
    3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
    Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach
    wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki
    interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego
    Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje
    ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
    (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
    - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP
      (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia
    przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do
    zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz
    powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji
    podatkowej.