Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0112-KDIL1-3.4012.376.2021.4.JK
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2022-01-31
Teza: Zachowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych faktur papierowych w przypadku zmiany ich formy z papierowej na elektroniczną oraz w przypadku konwersji na format pdf faktur otrzymanych elektronicznie, zachowanie prawa do zastosowania stawki 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów w przypadku zmiany Dokumentów Wspierających otrzymanych w formie papierowej na elektroniczną oraz konwersji na format pdf Dokumentów Wspierających otrzymanych elektronicznie.
Słowa kluczowe: dokumentacja; dokumenty-przechowywanie dokumentów; dostawa-dostawa wewnątrzwspólnotowa towarów; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; odliczenia-odliczenie podatku od towarów i usług; odliczenia-prawo do odliczenia; podatek-podatek naliczony
Zagadnienia: Ustawa o podatku od towarów i usług; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku naliczonego; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX. Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe-Rozdział 1. Odliczenie i zwrot podatku-Odliczenie podatku naliczonego-Odliczenie podatku naliczonego z tytułu nabycia towarów i usług  ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VIII. Wysokość opodatkowania ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VIII. Wysokość opodatkowania -Rozdział 1. Stawki; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VIII. Wysokość opodatkowania -Rozdział 1. Stawki-Stawka podatku 0% - wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 4. Terminy przechowywania dokumentów ; Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI. Dokumentacja  -Rozdział 4. Terminy przechowywania dokumentów -Sposób przechowywania faktur 
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział VIII-Rozdział 1-art. 42; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

**INTERPRETACJA INDYWIDUALNA**

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 17 sierpnia 2021 r. (data wpływu 18 sierpnia 2021 r.), uzupełnionym pismem z 26 października 2021 r. (data wpływu 26 października 2021 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

\- zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych faktur papierowych w przypadku zmiany ich formy z papierowej na elektroniczną w sytuacji gdy faktury te będą podlegały niszczeniu dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu oraz w przypadku konwersji na format pdf faktur otrzymanych elektronicznie – **jest prawidłowe;**

\- zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych faktur papierowych w przypadku zmiany ich formy z papierowej na elektroniczną, w sytuacji gdy faktury te będą podlegały niszczeniu po zapewnieniu ich czytelności ale nie zostały jeszcze zaewidencjonowane i będą znajdować się w trakcie pozostałych kontroli biznesowych, sprawdzania ich poprawności, autentyczności pochodzenia i integralności treści – **jest nieprawidłowe;**

\- zachowania prawa do zastosowania stawki 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów w przypadku zmiany Dokumentów Wspierających otrzymanych w formie papierowej na elektroniczną oraz konwersji na format pdf Dokumentów Wspierających otrzymanych elektronicznie – **jest prawidłowe**.

**UZASADNIENIE**

W dniu 18 sierpnia 2021 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

\- zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych faktur papierowych w przypadku zmiany ich formy z papierowej na elektroniczną w sytuacji gdy faktury te będą podlegały niszczeniu dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu oraz w przypadku konwersji na format pdf faktur otrzymanych elektronicznie,

\- zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych faktur papierowych w przypadku zmiany ich formy z papierowej na elektroniczną, w sytuacji gdy faktury te będą podlegały niszczeniu po zapewnieniu ich czytelności ale nie zostały jeszcze zaewidencjonowane i będą znajdować się w trakcie pozostałych kontroli biznesowych, sprawdzania ich poprawności, autentyczności pochodzenia i integralności treści,

\- zachowania prawa do zastosowania stawki 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów w przypadku zmiany Dokumentów Wspierających otrzymanych w formie papierowej na elektroniczną oraz konwersji na format pdf Dokumentów Wspierających otrzymanych elektronicznie.

Przedmiotowy wniosek uzupełniono 26 października 2021 r. o doprecyzowanie opisu sprawy.

**We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.**

Wnioskodawca jest spółką z siedzibą w Polsce, zarejestrowaną jako podatnik VAT czynny oraz podatnik VAT UE w Polsce. Jego działalność opiera się głównie na:

\- produkcji podzespołów i komponentów elektronicznych, odbiorników telewizyjnych, mierników oraz modułów na potrzeby branży motoryzacyjnej, jak również

\- świadczeniu różnorodnych usług o charakterze technicznym.

Działalność ta stanowi, co do zasady, czynności opodatkowane, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy VAT, ewentualnie czynności wykonywane poza terytorium kraju z prawem do odliczenia wskazane w art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy VAT.

W związku z prowadzoną działalnością Wnioskodawca otrzymuje od kontrahentów faktury dotyczące nabycia towarów i usług. Faktury dostarczane są przez kontrahentów w formie papierowej i elektronicznej i Wnioskodawca dokonuje rozliczenia do celów podatku VAT, na podstawie otrzymywanych faktur w obu formach.

Elektroniczny system obiegu dokumentów – model bieżący

Faktury krajowe i zagraniczne (w tym: korygujące i duplikaty), które dokumentują zakupy dokonywane przez Wnioskodawcę rejestrowane są (z wyjątkami opisanymi niżej) przez pracowników Wnioskodawcy w elektronicznym systemie obiegu dokumentów (\`(...)\`) a następnie, ewidencjonowane w programie finansowo -księgowym (\`(...)\`) (dalej odpowiednio w zależności od kontekstu: „System” oraz – w odniesieniu zarówno do dokumentów rejestrowanych w Systemie jak i nie rejestrowanych, w tym wyjątków opisanych poniżej – „Faktura” bądź „Faktury”).

Sprawdzenie Faktur pod względem formalno-rachunkowym polega na sprawdzeniu czy dowody te zostały wystawione w sposób poprawny, to znaczy w sposób technicznie prawidłowy oraz czy zawierają wszystkie wymagane dane jakie określają: ustawa o rachunkowości oraz ustawa VAT. Przy wprowadzaniu Faktur oraz podczas ich elektronicznego obiegu w Systemie przechodzą one przez weryfikację i akceptację upoważnionych osób właściwych dla rodzaju danego dokumentu, i tak uprawnienia:

\- do rejestracji Faktur w Systemie – ma pracownik Wnioskodawcy zajmujący się obiegiem dokumentów oraz pracownicy z firmy zewnętrznej z grupy X (dalej: „pracownicy A”),

\- do odbioru Faktur na poziomie recepcji Wnioskodawcy – mają wyłącznie wyznaczeni przez kierowników pracownicy Wnioskodawcy poprzez nadane im w systemie uprawnienia do odbioru dokumentacji przychodzącej,

\- do akceptacji finansowej Faktur – mają pracownicy wyznaczeni przez Dyrektora Finansowego Wnioskodawcy.

Od osób tych podczas akceptacji Faktur w systemie wymagane jest złożenie elektronicznej akceptacji poprzez przycisk ZATWIERDŹ.

Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy Faktury zawierają dane odpowiadające rzeczywistemu przebiegowi operacji, którą dokumentują. Obejmuje ona ustalenie czy operacje, których dotyczą, były celowe z punktu widzenia Wnioskodawcy, czy są zgodne z przepisami prawa, podpisanymi umowami, założeniami wewnątrzzakładowymi. Ustaleniu podlega również to, czy dokumenty zostały sporządzone przez kontrahenta, z którym Wnioskodawca zawarł umowę i u którego złożył zamówienie.

Faktury elektroniczne

Pracownicy Wnioskodawcy oraz pracownicy A biorący udział w ścieżce obiegu elektronicznej Faktury, mają na bieżąco wgląd do treści dokumentu oraz informacji na jakim etapie obiegu się on znajduje. Podgląd do treści oraz historii obiegu dokumentu aktywnego (tj. w trakcie jego przetwarzania w Systemie) możliwy jest z zakładki Wyszukiwanie bądź kafelka Przegląd Faktur. Podgląd do treści oraz historii obiegu dokumentu zakończonego (tj. po zakończeniu procesu, dla dokumentu zarchiwizowanego) możliwy jest dodatkowo z zakładki Archiwum. Dokumentom przychodzącym na wyznaczone mailowe skrzynki pocztowe Wnioskodawcy System automatycznie nadaje unikatowy numer dokumentu będący jednocześnie kolejnym numerem rejestracyjnym.

Faktury papierowe (rejestrowane w Systemie)

Pracownicy Wnioskodawcy oraz pracownicy A biorący udział w ścieżce obiegu Faktury pozostającej w wersji papierowej, mają na bieżąco wgląd do treści dokumentu oraz informacji na jakim etapie obiegu się on znajduje. Podgląd do historii obiegu dokumentu aktywnego (tj. w trakcie jego przetwarzania w Systemie) możliwy jest za pomocą funkcji wyszukiwania po numerze dokumentu. Co do zasady podgląd do treści oraz historii obiegu dokumentu zakończonego (tj. po zakończeniu procesu, dla dokumentu zarchiwizowanego) możliwy jest za pomocą fizycznego odszukania dokumentu po kolejnym numerze rejestracji w segregatorze znajdującym się na terenie Wnioskodawcy lub w zewnętrznej firmie archiwizacyjnej.

W przypadku zakupowych faktur transportowych proces obiegu został opisany szczegółowo poniżej.

Faktury przychodzące w wersji papierowej do Wnioskodawcy rejestrowane w Systemie są oklejane kodami kreskowymi.

Etapy obiegu standardowego

Krok 1

Wprowadzenie danych Faktury – w tym celu pracownik Wnioskodawcy lub pracownik A:

\- rejestruje Fakturę w Systemie, a:

*   w przypadku Faktur papierowych – skanuje do pliku w formacie pdf, który jest zapisywany na serwerze Wnioskodawcy, a następnie plik jest przesyłany na serwer dedykowany do przechowywania oryginałów dokumentów w formacie pdf pod nazwą odpowiadającą schematowi RRRRMMDD \_yyyy\_MM\_dd\_HH\_ss\_fff.pdf (gdzie poszczególne części nazwy oznaczają: RRRRMMDD – rok, miesiąc i dzień wpływu dokumentu, a \_yyyy\_MM\_dd\_HH\_ss\_fff – rok, miesiąc, dzień, godzina, sekunda i milisekunda zeskanowania dokumentu) w postaci skanu oryginału dokumentu, który przez System poddawany jest procesowi OCR (tj. optycznemu rozpoznaniu znaków/tekstu przez System w pliku graficznym zeskanowanego dokumentu), albo
*   w przypadku Faktur elektronicznych – Faktury w formie plików, które wpływają na dedykowany adres mailowy mają nadawaną nazwę pliku odpowiadającą schematowi RRRRMMDD\_nazwa\_oryginalna dokumentu.pdf (gdzie poszczególne części nazwy oznaczają: RRRRMMDD – rok, miesiąc i dzień wpływu dokumentu, \_nazwa\_oryginalna\_dokumentu – nazwa pliku nadana przez wystawcę), automatycznie są zapisywane na dedykowanym serwerze, następnie pliki w formacie pdf zostają poddane procesowi OCR przez System,

\- sprawdza poprawność procesu OCR.

Krok 2

Akceptacja pod względem merytorycznym Faktury w Systemie jest uzależniana od typu Faktury (towar czy usługa). Osoba zamawiająca wskazuje m.in. konto kosztów, datę otrzymania towaru/usługi, opis towaru/usługi i jego/jej przeznaczenie.

Krok 3

Akceptacja Kierownika/osoby upoważnionej – Faktura trafia do upoważnionego/ych pracownika/ów, zgodnie z ustaleniami wewnętrznymi dotyczącymi poziomu akceptacji wg wysokości kwot dokumentów. Kierownik/osoba upoważniona akceptuje dokument pod względem formalno-rachunkowym po czym trafia on do osób księgujących.

Etapy obiegu niestandardowego – przypadki szczególne

1\. Faktury za materiały produkcyjne przechowywane w magazynie konsygnacyjnym oraz Faktury za materiały, do których jest utworzony dokument przyjęcia do magazynu (dalej: „PZ”) po rejestracji (Krok 1) trafiają bezpośrednio do osób księgujących. W momencie księgowania Faktury następuje systemowe sprawdzenie zgodności towarów ujętych na Fakturze z towarami ujętymi na dokumentach magazynowych. Jednak w przypadku Faktur korygujących do opisanych w poprzednim akapicie Faktur zastosowanie mają 3 Kroki Etapów obiegu standardowego.

2\. Faktury dokumentujące nabycie usług transportowych:

Krok 1

Wprowadzenie danych Faktury – pracownik Wnioskodawcy lub – w zdarzeniu przyszłym – pracownik A:

a) w przypadku Faktur otrzymanych w formie papierowej rejestruje Fakturę w Dzienniku Podawczym Obsługi Dokumentów Kosztowych (dalej: „ODK”) podając numer faktury, nazwę kontrahenta, rodzaj dokumentu oraz zapisuje na dokumencie kolejny numer dziennika wygenerowany przez ODK i datę wpływu dokumentu,

b) w przypadku Faktur otrzymanych drogą elektroniczną – drukuje dokument, rejestruje go jak opisano w punkcie a) i zapisuje na jego wydruku kolejny numer dziennika wygenerowany przez ODK oraz datę wpływu,

c) w przypadku Faktur korygujących – dodatkowo sprawdza czy w ODK istnieje już dokument korygowany,

d) dokumenty wymienione w pkt a) i b) przekazywane są do opisu merytorycznego.

Osoba zamawiająca usługę transportową wskazuje m.in. centrum kosztów, konto kosztów, datę otrzymania usługi, opis usługi i jej przeznaczenie.

Krok 2

Po akceptacji merytorycznej pracownika działu transportu następuje ostateczna akceptacja osoby upoważnionej, po czym Faktura trafia do osób księgujących.

3\. Faktury dokumentujące import niektórych towarów.

W przypadku faktur dokumentujących import materiałów do produkcji proces obiegu następuje wyłącznie w formie papierowej z pominięciem Systemu.

4\. Inne dokumenty niezbędne do rozliczeń podatku VAT.

W toku prowadzenia rozliczeń podatku VAT Wnioskodawca otrzymuje inne niż wyżej wymienione dokumenty w formie zarówno papierowej jak i elektronicznej, w tym niezbędne dla:

\- zastosowania stawki VAT w wysokości 0% dla wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (dalej: „WDT”) realizowanych przez Wnioskodawcę (np. dokumenty CMR lub AWB \[lotnicze listy przewozowe\] lub podpisane przez unijnych nabywców potwierdzenia zbiorowe zawierające: numery faktur wystawionych przez Wnioskodawcę, datę wystawienia faktury, numery: DN \[delivery note\], CMR lub AWB, adres i warunki dostawy, opis oraz ilość sprzedawanych towarów, a także daty przybycia towarów wraz z danymi identyfikacyjnymi osoby przyjmującej towary na rzecz unijnych nabywców), albo

\- potwierdzenia wykonania nabytej czynności (np. protokoły wykonania usług), dalej: „Dokumenty Wspierające”.

Elektroniczny system obiegu dokumentów – model przyszły

Przedmiotem zapytania jest ustalenie skutków zmiany formy z papierowej na elektroniczną – dla celów przechowywania – Faktur oraz Dokumentów Wspierających otrzymywanych pierwotnie przez Wnioskodawcę w formie papierowej, które po otrzymaniu i zdigitalizowaniu/zeskanowaniu będą podlegać trwałej utylizacji (dalej: „Zmiana Formy Papierowej Na Elektroniczną”), po której Wnioskodawca będzie przechowywał te dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej (dalej: „Dokumenty Elektroniczne”) i już nie będzie posiadał papierowych oryginałów tych dokumentów.

Ponadto, przedmiotem wniosku jest interpretacja przepisów co do skutków zmiany/konwersji formy elektronicznej w odniesieniu do Faktur elektronicznych lub Dokumentów Wspierających – otrzymanych w formacie graficznym innym niż pdf (np. jpeg) – na format pdf (dalej: „Konwersja”). Przykładowo, dokument CMR otrzymany przez Wnioskodawcę elektronicznie w formacie graficznym jpeg zostanie skonwertowany na format pdf.

Opisana konwersja będzie dotyczyła wyłącznie formatu elektronicznego – dane uwidocznione na zwizualizowanej postaci pliku widocznego na ekranie komputera pozostaną te same (jak również dane tekstowe powstałe podczas procesu OCR).

Archiwizacja dokumentów za pomocą Systemu zostanie uwzględniona w Polityce rachunkowości Wnioskodawcy. Skanowanie Faktur papierowych oraz Dokumentów Wspierających otrzymanych w formie papierowej będzie się odbywało z zachowaniem odpowiedniej jakości skanu, tj. wersja elektroniczna będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Należy wskazać, że w przypadku wdrożenia przedmiotowej zmiany:

\- nie będzie możliwości ręcznego modyfikowania danych z Faktury czy Dokumentów Wspierających;

\- po zeskanowaniu, Faktury i Dokumenty Wspierające będą w niezmienionej formie archiwizowane na dedykowanym serwerze w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp poprzez System;

\- nazwy plików ze skanami Faktur będą zawierały „rok-miesiąc-dzień” – odpowiadający dacie wpływu dokumentu;

\- Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu będą mogły być identyfikowane i pobierane za pomocą różnorodnych kryteriów (np. szukając/identyfikując).

Faktury ujęte w danym okresie rozliczeniowym Wnioskodawca:

\- \[Krok 1\] dokona eksportu z (\`(...)\`) zestawu unikalnych numerów przypisanych do poszczególnych Faktur wg daty ujęcia w danym okresie rozliczeniowym \[tzw. „Tax Reporting Date”\],

\- \[Krok 2\] pobierze obrazy Faktur \[pliki pdf\] z (\`(...)\`) dla numerów wygenerowanych w Kroku 1).

Faktury i Dokumenty Wspierające będą przechowywane przez Wnioskodawcę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Sposób przechowywania Faktur i Dokumentów Wspierających będzie umożliwiał ich otwarcie w czytelnym formacie, możliwym do weryfikacji przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Wnioskodawcę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie do odczytu plików pdf, np. (\`(...)\`)).

Eliminowane jest ryzyko uszkodzenia Faktur i Dokumentów Wspierających poprzez zacieranie ich elementów czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania Faktur i Dokumentów Wspierających w formie papierowej.

System będzie umożliwiał niezwłoczny dostęp do przechowywanych Faktur i Dokumentów Wspierających, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym w wersji elektronicznej lub papierowej (wydruk skanu).

W celu uniknięcia wątpliwości Wnioskodawca podkreślił, że przedmiot wniosku obejmuje również ustalenie skutków podatkowych dla Faktur oraz Dokumentów Wspierających, które Wnioskodawca otrzymał w przeszłości:

\- w formie papierowej i zamierza zniszczyć ich papierowe oryginały po Zmianie Formy Papierowej Na Elektroniczną, oraz

\- w formacie graficznym innym niż pdf (np. jpeg) i zamierza zaprzestać archiwizacji ich pierwotnego formatu po Konwersji.

Uwagi końcowe

Głównym celem wniosku w podatku VAT w zakresie Faktur jest interpretacja przepisów co do samego zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego po Zmianie Formy Papierowej Na Elektroniczną lub Konwersji.

Przedmiotem wniosku nie jest zaś ustalenie tego prawa w odniesieniu do konieczności związku z czynnościami, wobec których podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia z uwzględnieniem ograniczeń (np. 50% z art. 86a ustawy VAT dla pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony) oraz wyłączeń (np. z art. 88 ustawy VAT, w tym dla usług gastronomicznych czy transakcji zwolnionych).

Z tego względu zarówno pytanie nr 1 jak i stanowisko Wnioskodawcy do tego pytania ograniczyły się do kwestii zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego po Zmianie Formy Papierowej Na Elektroniczną lub Konwersji. Aczkolwiek oczywistym jest, że samo spełnienie warunków umożliwiających odliczenie podatku naliczonego będzie warunkowało to odliczenie (z uwzględnieniem ograniczeń np. 50%).

W przypadku ich niespełnienia (bądź wyłączenia prawa z art. 88 ustawy VAT), Wnioskodawca nie będzie dokonywał odliczenia.

Głównym celem wniosku w podatku VAT w zakresie Dokumentów Wspierających w odniesieniu do WDT jest interpretacja przepisów co do samego zachowania prawa do zastosowania stawki VAT 0% dla WDT po zmianie formy Papierowej na Elektroniczną lub Konwersji.

Przedmiotem wniosku nie jest zaś ustalenie tego prawa w odniesieniu do konieczności zgromadzenia kompletu konkretnych rodzajów Dokumentów Wspierających czy momentu ich otrzymania.

Z tego względu zarówno pytanie nr 2 jak i stanowisko Wnioskodawcy do tego pytania ograniczyły się do kwestii zachowania prawa do stawki 0% po Zmianie Formy Papierowej Na Elektroniczną lub Konwersji. Aczkolwiek oczywistym jest, że samo posiadanie kompletu odpowiednich Dokumentów Wspierających będzie warunkowało zastosowanie stawki 0%.

W przypadku ich nieotrzymania w terminach wymaganych dla bieżącego zastosowania stawki 0%, Wnioskodawca zastosuje stawkę VAT 23% dokonując późniejszej korekty na stawkę 0% po zgromadzeniu stosownych Dokumentów Wspierających. Wniosek dotyczy Faktur, które spełniają wymogi określone w przepisach ustawy VAT lub rozporządzenia wydanego na jej podstawie dla faktur oraz faktur elektronicznych w rozumieniu art. 2 pkt 31-32 ustawy VAT.

W piśmie z 26 października 2021 r. – stanowiącym uzupełnienie wniosku – Wnioskodawca

w odpowiedzi na zadane pytania wskazał, że:

Pytanie:

a) Czy w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami, Spółka zapewnia/zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego? Jeśli tak, to na czym będą polegały kontrole i weryfikacja autentyczności pochodzenia tych faktur?

Odpowiedź Wnioskodawcy:

Wnioskodawca podkreślił kompleksowość realizowanych przez niego procesów składających się na kontrole biznesowe opisane w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym. Obejmują one kilkuetapowe działania dokonywane przez różne osoby w ramach ścieżek obiegu danego dokumentu. Osoby te – w ramach ustalonych uprawnień/kompetencji:

\- rejestrują Faktury w Systemie,

\- weryfikują poprawność procesu OCR,

\- sprawdzają Faktury pod względem formalno-rachunkowym,

\- kontrolują Faktury pod względem merytorycznym (celowość poniesienia wydatku, zgodność Faktury z rzeczywistym przebiegiem transakcji oraz z innymi dokumentami \[umowa, zamówienie, protokół zdawczo-odbiorczy, dokument magazynowy\] czy przepisami prawa \[posiadanie wymaganych koncesji przez dostawcę\]),

\- akceptują Faktury pod kątem finansowym – zwalniając do zapłaty.

Wymienione wyżej przykłady kontroli biznesowych zostały szeroko opisane we wniosku. W miejscu tym Wnioskodawca podkreślił, że przyszły model obiegu dokumentów będzie zawierał te same kontrole biznesowe, które funkcjonowały dotychczas a zmiana będzie polegała na zniszczeniu papierowej formy Faktur i Dokumentów Wspierających i pozostawieniu zdigitalizowanej postaci, w dalszym ciągu jednak wszystkie etapy kontroli formalnej, merytorycznej itd. szeroko opisane we wniosku będą realizowane.

Pytanie:

b) Czy opisana we wniosku procedura przechowywania faktur oraz „Dokumentów Wspierających” zapewnia/będzie zapewniała czytelność tych faktur oraz „Dokumentów Wspierających”?

Odpowiedź Wnioskodawcy:

Skanowanie Faktur papierowych oraz Dokumentów Wspierających otrzymanych w formie papierowej będzie się odbywało z zachowaniem odpowiedniej jakości skanu, tj. wersja elektroniczna będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej.

Po zeskanowaniu, Faktury i Dokumenty Wspierające będą w niezmienionej formie archiwizowane na dedykowanym serwerze w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp poprzez System.

Sposób przechowywania Faktur i Dokumentów Wspierających będzie umożliwiał ich otwarcie w czytelnym formacie, możliwym do weryfikacji przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Wnioskodawcę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie do odczytu plików pdf, np. (\`(...)\`)).

Eliminowane jest ryzyko uszkodzenia Faktur i Dokumentów Wspierających poprzez zacieranie ich elementów czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania Faktur i Dokumentów Wspierających w formie papierowej.

Pytanie:

c) Czy opisana we wniosku procedura przechowywania faktur oraz „Dokumentów Wspierających” zapewnia/będzie zapewniała autentyczność pochodzenia i integralność treści dokumentów? Jeżeli tak, to w jaki sposób opisana we wniosku procedura przechowywania faktur oraz „Dokumentów Wspierających” zapewnia/będzie zapewniała autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur?

Odpowiedź Wnioskodawcy:

Autentyczność pochodzenia

Jednym z etapów obiegu dokumentów jest i nadal będzie kontrola merytoryczna polegająca na sprawdzeniu, czy Faktury zawierają dane odpowiadające rzeczywistemu przebiegowi operacji, którą dokumentują. Obejmuje ona ustalenie czy operacje, których dotyczą, były celowe z punktu widzenia Wnioskodawcy, czy są zgodne z przepisami prawa, podpisanymi umowami, założeniami wewnątrzzakładowymi. Ustaleniu podlega również to, czy dokumenty zostały sporządzone przez kontrahenta, z którym Wnioskodawca zawarł umowę, i u którego złożył zamówienie.

Integralność treści

Nie będzie możliwości ręcznego modyfikowania danych z Faktur czy Dokumentów Wspierających; po zeskanowaniu, Faktury i Dokumenty Wspierające będą w niezmienionej formie archiwizowane na dedykowanym serwerze w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp poprzez System; Faktury i Dokumenty Wspierające będą przechowywane przez Wnioskodawcę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Pytanie:

d) Czy faktury oraz „Dokumenty Wspierające” są/będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu?

Odpowiedź Wnioskodawcy:

Do dnia złożenia wniosku Wnioskodawca nie zniszczył żadnej Faktury a decyzję o ewentualnym niszczeniu podejmie dopiero po wydaniu interpretacji – w zależności od rozstrzygnięcia tut. Organu.

W odniesieniu do przedmiotu wniosku mogą jednakże wystąpić dwa przypadki:

1.  Niszczeniu będą podlegały Faktury i Dokumenty Wspierające znajdujące się po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.
2.  Niszczeniu będą podlegały Faktury i Dokumenty Wspierające, których czytelność została zapewniona, jeszcze niezaewidencjonowane, znajdujące się w trakcie pozostałych kontroli biznesowych, sprawdzania ich poprawności, autentyczności pochodzenia i integralności treści – celem wniosku jest bowiem potwierdzenie równoważności papierowych oryginałów Faktur i Dokumentów Wspierających z zeskanowanymi dokumentami tak, aby można było je zniszczyć przed zaewidencjonowaniem – jeszcze na etapie realizacji kontroli biznesowych.

Pytanie:

e) Czy faktury oraz „Dokumenty Wspierające” wystawiane przez Wnioskodawcę jak również otrzymywane są/będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie?

Odpowiedź Wnioskodawcy:

Procedura przechowywania i przeglądania dokumentów odbywa się w następujący sposób:

\- szukając/identyfikując Faktury ujęte w danym okresie rozliczeniowym Wnioskodawca: \[Krok 1\] dokona eksportu z (\`(...)\`) zestawu unikalnych numerów przypisanych do poszczególnych Faktur wg daty ujęcia w danym okresie rozliczeniowym \[tzw. „Tax Reporting Date”\], \[Krok 2\] pobierze obrazy Faktur \[pliki pdf\] z (\`(...)\`) dla numerów wygenerowanych w Kroku 1,

\- każdy plik ze skanem/obrazem dokumentów będzie odpowiednio opisany, co umożliwi przyporządkowanie każdego Dokumentu Elektronicznego do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jego identyfikację, jak również jego odszukanie (np. po nazwie dostawcy, numerze Faktury, numerze księgowym lub numerze rejestracyjnym) oraz odtworzenie jego obrazu, w tym jego wydrukowanie.

Pytanie:

f) Czy Spółka umożliwia/umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur oraz „Dokumentów Wspierających” przechowywanych w formie elektronicznej w programie finansowo -księgowym (\`(...)\`), bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.)?

Odpowiedź Wnioskodawcy:

Faktury oraz Dokumenty Wspierające nie są przechowywane w programie finansowo -księgowym (\`(...)\`), lecz w (\`(...)\`). Zależność między (\`(...)\`) a (\`(...)\`) została opisana w odpowiedzi na pytanie e) wyżej. System będzie umożliwiał niezwłoczny dostęp do przechowywanych Faktur i Dokumentów Wspierających, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym w wersji elektronicznej lub papierowej (wydruk skanu). Tak więc w przypadku żądania ze strony organów Wnioskodawca zapewni bezzwłoczny pobór ww. dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy VAT.

**W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.**

1\. Czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w przypadku opisanych w stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym: (1) Zmiany Formy Papierowej Na Elektroniczną – w odniesieniu do Faktur papierowych (mających w wyniku zmiany postać wyłącznie Dokumentów Elektronicznych) oraz (2) Konwersji na format pdf – w odniesieniu do Faktur elektronicznych otrzymanych w innym formacie graficznym?

2\. Czy Wnioskodawca zachowa prawo do zastosowania stawki VAT 0% dla WDT w przypadku opisanych w stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym: (1) Zmiany Formy Papierowej Na Elektroniczną w odniesieniu do Dokumentów Wspierających otrzymanych w formie papierowej (mających w wyniku zmiany postać wyłącznie Dokumentów Elektronicznych) oraz (2) Konwersji na format pdf – w odniesieniu do Dokumentów Wspierających otrzymanych w innym elektronicznym formacie graficznym?

**Zdaniem Wnioskodawcy:**

Ad 1.

zachowa on prawo do odliczenia podatku naliczonego w przypadku opisanych w stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym: (1) Zmiany Formy Papierowej Na Elektroniczną – w odniesieniu do Faktur papierowych (mających w wyniku zmiany postać wyłącznie Dokumentów Elektronicznych) oraz (2) Konwersji na format pdf – w odniesieniu do Faktur elektronicznych otrzymanych w innym formacie graficznym.

Ad 2.

zachowa on prawo do zastosowania stawki VAT 0% dla WDT w przypadku opisanych w stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym: (1) Zmiany Formy Papierowej Na Elektroniczną w odniesieniu do Dokumentów Wspierających otrzymanych w formie papierowej (mających w wyniku zmiany postać wyłącznie Dokumentów Elektronicznych) oraz (2) Konwersji na format pdf – w odniesieniu do Dokumentów Wspierających otrzymanych w innym elektronicznym formacie graficznym.

Uzasadnienie stanowiska

Ad 1.

W ocenie Wnioskodawcy, opisany we wniosku sposób przechowywania i archiwizacji Dokumentów Elektronicznych, których oryginalne, papierowe wersje zostały zniszczone, a pozostały zachowane jedynie w formie elektronicznej, jest prawidłowy w świetle przepisów ustawy VAT. Za prawidłowe należy również uznać postępowanie Wnioskodawcy w zakresie Konwersji, gdyż będzie ona dotyczyła wyłącznie technicznej zmiany formatu elektronicznego bez ingerencji w dane uwidocznione na zwizualizowanej postaci pliku widocznego na ekranie komputera, które pozostaną te same (jak również dane tekstowe powstałe podczas procesu OCR). W obu przypadkach System zapewnia bowiem autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dokumenty Elektroniczne archiwizowane w Systemie będą stanowić dla Wnioskodawcy podstawę do odliczenia kwoty podatku naliczonego na zasadach ogólnych. Zdaniem Wnioskodawcy, opisany we wniosku sposób przechowywania Dokumentów Elektronicznych należy uznać za prawidłowy w świetle art. 112 i art. 112a ustawy VAT.

Z obowiązujących przepisów regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur nie wynika zakaz przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej Faktur otrzymanych w formie papierowej, o ile spełnione są przesłanki wymienione w art. 112 i art. 112a ustawy VAT.

Opisany we wniosku sposób przechowywania i archiwizacji Dokumentów Elektronicznych uzyskanych w drodze Zmiany Formy Papierowej Na Elektroniczną, w ocenie Wnioskodawcy, spełnia warunki zawarte w art. 112 i art. 112a ustawy VAT, przez to, że obrazy dokumentów źródłowych będą przechowywane w sposób:

\- umożliwiający ich identyfikowanie i pobieranie w podziale na okresy rozliczeniowe (szukając/identyfikując Faktury ujęte w danym okresie rozliczeniowym Wnioskodawca: \[Krok 1\] dokona eksportu z (\`(...)\`) zestawu unikalnych numerów przypisanych do poszczególnych Faktur wg daty ujęcia w danym okresie rozliczeniowym \[tzw. „Tax Reporting Date”\], \[Krok 2\] pobierze obrazy Faktur \[pliki pdf\] z (\`(...)\`) dla numerów wygenerowanych w Kroku 1),

\- zapewniający łatwe ich odszukanie,

\- zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność Faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podstawową regulacją nakazującą podatnikom VAT przechowywanie dokumentów związanych z jego rozliczeniem jest art. 112 ustawy VAT, który stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepis ten wprowadza ogólny obowiązek przechowywania ewidencji VAT oraz ujętych w nich dokumentów źródłowych, przez określony czas, czyli do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, nie wskazując natomiast szczegółowych warunków, w jakich to przechowywanie ma się odbywać.

Z kolei warunki, w jakich mają być przechowywane faktury wystawione przez danego podatnika, jak również otrzymane przez niego faktury, w tym duplikaty, zostały wskazane w art. 112a ustawy VAT.

Przepis ten znajdzie zastosowanie w sytuacji przechowywania Dokumentów Elektronicznych przez Wnioskodawcę.

Art. 112a ust. 1 ustawy VAT wskazuje, że otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe oraz w sposób umożliwiający łatwe ich odszukanie.

Zdaniem Wnioskodawcy, sposób archiwizacji Dokumentów Elektronicznych opisany we wniosku spełnia te wymogi, ponieważ każdy plik ze skanem/obrazem dokumentów będzie odpowiednio opisany, co umożliwi przyporządkowanie każdego Dokumentu Elektronicznego do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jego identyfikację, jak również jego odszukanie (np. po nazwie dostawcy, numerze Faktury, numerze księgowym lub numerze rejestracyjnym) oraz odtworzenie jego obrazu, w tym jego wydrukowanie.

Kolejne warunki związane z archiwizacją Dokumentów Elektronicznych to przechowywanie ich w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność.

Jak wynika z art. 106m ust. 2 ustawy VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury, według art. 106m ust. 3 ustawy VAT, rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Natomiast przez czytelność treści Wnioskodawca rozumie możliwość odczytania zawartych w fakturze danych, pomimo upływu czasu. Wnioskodawca uważa, że opisany we wniosku proces Zmiany Formy Papierowej Na Elektroniczną i pozyskanie w konsekwencji Dokumentów Elektronicznych (w formie nieedytowalnych plików pdf bez możliwości ich zmiany) oraz następującego potem przechowywania Dokumentów Elektronicznych, spełnia warunki zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności dokumentów. Analogiczny wniosek dotyczy Konwersji, gdyż będzie ona obejmowała wyłącznie techniczną zmianę formatu elektronicznego bez ingerencji w dane uwidocznione na zwizualizowanej postaci pliku widocznego na ekranie komputera, które pozostaną te same (jak również dane tekstowe powstałe podczas procesu OCR).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy VAT).

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

W miejscu tym Wnioskodawca podkreślił kompleksowość realizowanych przez niego procesów składających się na kontrole biznesowe opisane w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym. Obejmują one kilkuetapowe działania dokonywane przez różne osoby w ramach ścieżek obiegu danego dokumentu.

Osoby te – w ramach ustalonych uprawnień/kompetencji:

\- rejestrują Faktury w Systemie,

\- weryfikują poprawność procesu OCR,

\- sprawdzają Faktury pod względem formalno-rachunkowym,

\- kontrolują Faktury pod względem merytorycznym (celowość poniesienia wydatku, zgodność Faktury z rzeczywistym przebiegiem transakcji oraz z innymi dokumentami \[umowa, zamówienie, protokół zdawczo-odbiorczy, dokument magazynowy\] czy przepisami prawa \[posiadanie wymaganych koncesji przez dostawcę\]),

\- akceptują Faktury pod kątem finansowym – zwalniając do zapłaty, itd.

Ponadto – w ocenie Wnioskodawcy – sposób przechowywania Dokumentów Elektronicznych umożliwia ich udostępnienie organom podatkowym na potrzeby kontroli, zarówno w formie elektronicznej, jak i w razie potrzeby poprzez wydruk ich obrazów, co sprawia, że spełnione zostaną warunki ustawowe w tym zakresie, wynikające z art. 112a ust. 4 ustawy VAT.

Przypomnieć przy tym należy, że zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy VAT pod pojęciem faktury należy rozumieć dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Tak więc z przepisów ustawy VAT wynika, że faktury mogą być wystawiane i przechowywane w formie elektronicznej (nawet, gdy nie są one „fakturą elektroniczną”).

Dodatkowo Wnioskodawca wskazał, że przepisy polskiego prawa podatkowego nie nakładają na podatników obowiązku przechowywania faktur ani innych dokumentów księgowych w określonej formie. Podkreślić należy, że żaden przepis prawa nie przewiduje, iż podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie w wersji papierowej, ich archiwizacja może więc odbywać się w dowolnej formie wybranej przez podatnika, w tym w formie elektronicznej, przy założeniu spełnienia określonych w przepisach warunków dotyczących przechowywania dokumentów.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie archiwizacji i przechowywania faktur oraz możliwości zniszczenia faktur papierowych po utrwaleniu ich obrazów w postaci elektronicznej potwierdza Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydawanych interpretacjach indywidualnych, przykładowo:

• z 29 stycznia 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.767.2020.2.LM,

• z 29 stycznia 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.773.2020.2.PRM,

• z 25 stycznia 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.669.2020.2.MAZ,

• z 20 stycznia 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.618.2020.1.PJ,

• z 19 stycznia 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.674.2020.2.KF,

• z 18 stycznia 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.757.2020.1.JG,

• z 15 stycznia 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.622.2020.3.KF,

• z 15 stycznia 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.633.2020.1.PJ

• z 12 stycznia 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.638.2020.2.MAZ,

• z 12 stycznia 2021 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.756.2020.3.AJB,

• z 12 stycznia 2021 r., sygn. 0114-KDIP4-3.4012.563.2020.1.DS,

• z 12 stycznia 2021 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.757.2020.2.AM,

• z 11 stycznia 2021 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.670.2020.1.MAZ,

• z 5 stycznia 2021 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.644.2020.4.EW,

• z 19 czerwca 2020 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.198.2020.1.MAZ,

• z 16 czerwca 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.117.2020.3.PRM,

• z 3 czerwca 2020 r., sygn. 0112-KDIL1-2.4012.154.2020.2.PM,

• z 12 maja 2020 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.25.2020.3.PJ,

• z 7 kwietnia 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.169.2020.1.PRM,

• z 20 lutego 2020 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.505.2019.1.MAZ,

• z 3 lutego 2020 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.839.2019.2.ALN.

Dodatkowo, możliwość przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej potwierdza przykładowo Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 26 stycznia 2012 r., I FSK 482/11, stwierdzając, że ustawodawca polski zastrzegając obowiązek przechowywania oryginałów i kopii faktur, jednocześnie nie zastrzegł, że chodzi o postać, w jakiej dokumenty zostały przesłane lub udostępnione.

W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, opisany we wniosku sposób postępowania polegający na:

1\. Zmianie Formy Papierowej Na Elektroniczną – w odniesieniu do Faktur papierowych (mających w wyniku zmiany postać wyłącznie Dokumentów Elektronicznych), oraz

2\. Konwersji na format pdf – w odniesieniu do Faktur elektronicznych otrzymanych w innym formacie graficznym i następnie,

3\. przechowywaniu Dokumentów Elektronicznych (z punktu 1 wyżej) oraz Faktur elektronicznych po Konwersji (z punktu 2 wyżej) należy uznać za zgodny z wymogami ustawy VAT, w związku z czym Wnioskodawca będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na zasadach ogólnych, na podstawie ww. Faktur, których oryginalne papierowe wersje zostały zniszczone (punkt 1), bądź oryginalna wersja elektroniczna została skonwertowana na format pdf (punkt 2).

Zgodnie bowiem z art. 86 ust. 1 ustawy VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Ponadto, w świetle art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy VAT podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (\`(...)\`), jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

W przypadku zakupów udokumentowanych fakturą, w myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu: nabycia towarów i usług jak również dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi. Prawo to, zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy VAT, powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, a jednocześnie, w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy VAT, nie może powstać wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Stosownie natomiast do art. 86 ust. 11 ustawy VAT, jeżeli podatnik rozliczający się w miesięcznych okresach rozliczeniowych nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminie określonym w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech (dwóch – w brzmieniu do końca 2020 r.) następnych okresów rozliczeniowych. Zatem zdaniem Wnioskodawcy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego jest uzależnione od spełnienia warunków zdefiniowanych w powyżej wskazanych przepisach, natomiast nie ma wpływu na powstanie i zakres prawa do odliczenia forma przechowywania i archiwizacji Faktur. Reasumując, w ocenie Wnioskodawcy, zachowa on prawo do odliczenia podatku naliczonego w przypadku opisanych w stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym: (1) Zmiany Formy Papierowej Na Elektroniczną – w odniesieniu do Faktur papierowych (mających w wyniku zmiany postać wyłącznie Dokumentów Elektronicznych) oraz (2) Konwersji na format pdf – w odniesieniu do Faktur elektronicznych otrzymanych w innym formacie graficznym.

Ad 2.

W myśl art. 13 ust. 1 ustawy VAT, przez WDT rozumie się wywóz towarów z terytorium kraju w wykonaniu czynności określonych w art. 7 na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.

W kwestii dokumentacji uprawniającej do zastosowania stawki podatku w wysokości 0% dla WDT od 1 stycznia 2020 r. zastosowanie mają przepisy rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) 2018/1912 z 4 grudnia 2018 r. zmieniającego rozporządzenie wykonawcze (UE) nr 282/2011 w odniesieniu do niektórych zwolnień związanych z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi (Dz. Urz. UE L Nr 311 z 7.12.2018, s. 10), zwanego dalej: „rozporządzeniem 2018/1912”.

Rozporządzenie 2018/1912 ma zasięg ogólny, wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich. Rozporządzenie 2018/1912 wprowadza m.in. domniemania wzruszalne odnoszące się do dowodów wymaganych do zastosowania zwolnienia z prawem do odliczenia (stawki 0%) z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (dodanie art. 45a do Rozporządzenia 282/2011). Jednakże wskazać należy, że niespełnienie warunków wprowadzonych ww. rozporządzeniem 2018/1912 nie oznacza, że stawka 0% nie będzie miała zastosowania. W takiej sytuacji dostawca będzie musiał udowodnić w inny sposób, zgodnie z dotychczasowymi przepisami ustawy VAT, że warunki zastosowania stawki 0% zostały spełnione.

W WDT stawka podatku wynosi 0%, z zastrzeżeniem art. 42 (art. 41 ust. 3 ustawy VAT). Należy zaznaczyć, że stosownie do art. 42 ust. 1 ustawy VAT, WDT podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, pod warunkiem że:

1) podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, który nabywca podał podatnikowi;

2) podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju;

3) podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE. Podstawowe znaczenie dla udokumentowania wywozu towarów w ramach WDT, realizowanej z udziałem przewoźnika lub spedytora odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, mają dokumenty wymienione w art. 42 ust. 3 ustawy VAT.

Dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2 – zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy VAT – są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem WDT do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju:

1) dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju – w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),

2) (uchylony),

3) specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku

4) (uchylony)

– z zastrzeżeniem ust. 4 i 5.

Jednak w myśl art. 42 ust. 11 ustawy VAT, w przypadku gdy dokumenty, o których mowa w ust. 3-5, nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

1) korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;

2) dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;

3) dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny – dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;

4) dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Należy wskazać, że jeżeli wywóz towarów następuje w wyniku dokonania transakcji z ustalonym nabywcą, w celu dostawy, tj. przeniesienia na konkretny podmiot prawa do rozporządzania wywożonym towarem jak właściciel, zachodzi wówczas WDT, której po stronie nabywcy odpowiada wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów w zakupie.

Wnioskodawca podkreślił, że zakwalifikowanie danej transakcji jako WDT, na podstawie art. 13 ust. 1 ustawy VAT, wymaga czasowego i materialnego związku pomiędzy dostawą danego towaru i jego transportem. W związku z tym istotne jest to, aby ww. dokumenty zawierały informacje, z których wynika, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego.

Ponadto, dokumenty, o których mowa w art. 42 ust. 3 ustawy VAT, mają łącznie potwierdzać określony fakt, co oznacza, że zebrane razem mają dać jednoznaczną informację, której wymaga ten przepis. Brzmienie art. 42 ust. 3 ustawy VAT wskazuje na podstawowy katalog dokumentów, potwierdzających dokonanie wywozu towarów i ich dostawę do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego, który może być uzupełniony dodatkowymi dokumentami określonymi w art. 42 ust. 11 ustawy VAT.

Nie oznacza to jednak, że dla potwierdzenia tej okoliczności wymagane jest „łączne” posiadanie wszystkich typów dokumentów wymienionych w powyższych przepisach, o ile posiadane dokumenty jednoznacznie potwierdzają dostarczenie nabywcy towarów na terytorium innego państwa członkowskiego. Przepisy te określają rodzaje dokumentów, których posiadanie gwarantuje podatnikom bezpieczne stosowanie stawki preferencyjnej w WDT.

Powyższe rozważania potwierdza uchwała Naczelnego Sądu Administracyjnego z 11 października 2010 r., sygn. akt I FPS 1/10, w której Sąd podkreślił, że dla zastosowania stawki 0% dla WDT wystarczającym jest na gruncie polskich przepisów, aby podatnik posiadał jedynie niektóre dowody, o jakich mowa w art. 42 ust. 3 ustawy VAT, uzupełnione dokumentami wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy VAT.

Dla udokumentowania takiej dostawy podatnik może także posiadać inne dowody w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Podsumowując, dla zastosowania stawki podatku w wysokości 0% podatnik musi posiadać w swojej dokumentacji dowody, które łącznie potwierdzą fakt wywiezienia z terytorium kraju i dostarczenia towarów będących przedmiotem WDT do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. Należy wskazać, że przepisy ustawy VAT nie uzależniają zastosowania stawki 0% od posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej – wystarczy ich wersja elektroniczna. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, stąd można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona.

W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej oraz autentyczności Dokumentom Wspierającym w przypadku:

1) zmiany Formy Papierowej Na Elektroniczną w odniesieniu do Dokumentów Wspierających otrzymanych w formie papierowej (mających w wyniku zmiany postać wyłącznie Dokumentów Elektronicznych), bądź

2) konwersji na format pdf – w odniesieniu do Dokumentów Wspierających otrzymanych w innym elektronicznym formacie graficznym i następnie,

3) przechowywania Dokumentów Elektronicznych (z punktu 1 wyżej) oraz Dokumentów Wspierających elektronicznych po Konwersji (z punktu 2 wyżej).

Powyższa konkluzja dotyczy sytuacji, gdy ww. dokumenty łącznie będą potwierdzały dostarczenie towarów będących przedmiotem WDT do nabywcy, znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. W konsekwencji, w przypadku spełnienia pozostałych warunków określonych w art. 42 ust. 1 ustawy VAT i niezaistnienia przesłanek negatywnych wynikających z art. 42 ust. 1 a ustawy VAT, ww. dokumenty będą uprawniały Wnioskodawcę do zastosowania stawki podatku w wysokości 0% dla ww. WDT,

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie archiwizacji i przechowywania Dokumentów Wspierających oraz możliwości zniszczenia Dokumentów Wspierających papierowych po utrwaleniu ich obrazów w postaci elektronicznej potwierdza Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydawanych interpretacjach indywidualnych, przykładowo:

• z 22 września 2020 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.506.2020.1.KW,

• z 1 sierpnia 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.293.2019.2.PR,

• z 25 lipca 2019 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.313.2019.1.MC,

• z 3 czerwca 2019 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.125.2019.1.MAZ,

• z 1 kwietnia 2019 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.53.2019.2.ISK,

• z 31 stycznia 2019 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.828.2018.1.RM,

• z 6 kwietnia 2018 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.88.2018.2.AW.

Reasumując, w ocenie Wnioskodawcy, opisany we wniosku sposób postępowania polegający na:

(1) Zmianie Formy Papierowej Na Elektroniczną – w odniesieniu do Dokumentów Wspierających papierowych (mających w wyniku zmiany postać wyłącznie Dokumentów Elektronicznych) oraz (2) Konwersji na format pdf – w odniesieniu do Dokumentów Wspierających elektronicznych otrzymanych w innym formacie graficznym – należy uznać za zgodny z wymogami ustawy VAT, w związku z czym Wnioskodawca będzie miał prawo do zastosowania stawki podatku VAT 0% dla WDT, w oparciu o ww. Dokumenty Wspierające (z uwzględnieniem ich kompletności, czasu otrzymania, itp.), których oryginalne papierowe wersje zostały zniszczone (punkt 1), bądź oryginalna wersja elektroniczna została skonwertowana na format pdf (punkt 2).

**W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w zakresie:**

\- zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych faktur papierowych w przypadku zmiany ich formy z papierowej na elektroniczną w sytuacji gdy faktury te będą podlegały niszczeniu dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu oraz w przypadku konwersji na format pdf faktur otrzymanych elektronicznie – **jest prawidłowe;**

\- zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych faktur papierowych w przypadku zmiany ich formy z papierowej na elektroniczną, w sytuacji gdy faktury te będą podlegały niszczeniu po zapewnieniu ich czytelności ale nie zostały jeszcze zaewidencjonowane i będą znajdować się w trakcie pozostałych kontroli biznesowych, sprawdzania ich poprawności, autentyczności pochodzenia i integralności treści – **jest nieprawidłowe;**

\- zachowania prawa do zastosowania stawki 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów w przypadku zmiany Dokumentów Wspierających otrzymanych w formie papierowej na elektroniczną oraz konwersji na format pdf Dokumentów Wspierających otrzymanych elektronicznie – **jest prawidłowe.**

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.) – zwanej dalej ustawą – stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy – w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

W myśl art. 106e ust. 1 ustawy, faktura powinna zawierać:

1.  datę wystawienia;
2.  kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3.  imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4.  numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5.  numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6.  datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7.  nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8.  miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9.  cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10.  kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11.  wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12.  stawkę podatku;
13.  sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14.  kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15.  kwotę należności ogółem (…).

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera ww. dane, to jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Natomiast jeżeli dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przepis art. 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura – art. 106m ust. 3 ustawy.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług – art. 106m ust. 4 ustawy.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest spółką z siedzibą w Polsce, zarejestrowaną jako podatnik VAT czynny oraz podatnik VAT UE w Polsce. Jego działalność opiera się głównie na produkcji podzespołów i komponentów elektronicznych, odbiorników telewizyjnych, mierników oraz modułów na potrzeby branży motoryzacyjnej, jak również świadczeniu różnorodnych usług o charakterze technicznym. Działalność ta stanowi, co do zasady, czynności opodatkowane, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy, ewentualnie czynności wykonywane poza terytorium kraju z prawem do odliczenia wskazane w art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy.

W związku z prowadzoną działalnością Wnioskodawca otrzymuje od kontrahentów faktury dotyczące nabycia towarów i usług. Faktury dostarczane są przez kontrahentów w formie papierowej i elektronicznej i Wnioskodawca dokonuje rozliczenia do celów podatku VAT na podstawie otrzymywanych faktur w obu formach.

Elektroniczny system obiegu dokumentów – model bieżący

Faktury krajowe i zagraniczne (w tym: korygujące i duplikaty), które dokumentują zakupy dokonywane przez Wnioskodawcę rejestrowane są (z wyjątkami) przez pracowników Wnioskodawcy w elektronicznym systemie obiegu dokumentów a następnie, ewidencjonowane w programie finansowo-księgowym.

Sprawdzenie Faktur pod względem formalno-rachunkowym polega na sprawdzeniu czy dowody te zostały wystawione w sposób poprawny, to znaczy w sposób technicznie prawidłowy oraz czy zawierają wszystkie wymagane dane jakie określają: ustawa o rachunkowości oraz ustawa VAT. Przy wprowadzaniu Faktur oraz podczas ich elektronicznego obiegu w Systemie przechodzą one przez weryfikację i akceptację upoważnionych osób właściwych dla rodzaju danego dokumentu, i tak uprawnienia:

\- do rejestracji Faktur w Systemie – ma pracownik Wnioskodawcy zajmujący się obiegiem dokumentów oraz pracownicy z firmy zewnętrznej (pracownicy A),

\- do odbioru Faktur na poziomie recepcji Wnioskodawcy – mają wyłącznie wyznaczeni przez kierowników pracownicy Wnioskodawcy poprzez nadane im w systemie uprawnienia do odbioru dokumentacji przychodzącej,

\- do akceptacji finansowej Faktur – mają pracownicy wyznaczeni przez Dyrektora Finansowego Wnioskodawcy.

Od osób tych podczas akceptacji Faktur w systemie wymagane jest złożenie elektronicznej akceptacji poprzez przycisk ZATWIERDŹ.

Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy Faktury zawierają dane odpowiadające rzeczywistemu przebiegowi operacji, którą dokumentują. Obejmuje ona ustalenie czy operacje, których dotyczą, były celowe z punktu widzenia Wnioskodawcy, czy są zgodne z przepisami prawa, podpisanymi umowami, założeniami wewnątrzzakładowymi. Ustaleniu podlega również to, czy dokumenty zostały sporządzone przez kontrahenta, z którym Wnioskodawca zawarł umowę i u którego złożył zamówienie.

Pracownicy Wnioskodawcy oraz pracownicy A biorący udział w ścieżce obiegu elektronicznej Faktury, mają na bieżąco wgląd do treści dokumentu oraz informacji na jakim etapie obiegu się on znajduje. Podgląd do treści oraz historii obiegu dokumentu aktywnego (tj. w trakcie jego przetwarzania w Systemie) możliwy jest z zakładki Wyszukiwanie bądź kafelka Przegląd Faktur. Podgląd do treści oraz historii obiegu dokumentu zakończonego (tj. po zakończeniu procesu, dla dokumentu zarchiwizowanego) możliwy jest dodatkowo z zakładki Archiwum. Dokumentom przychodzącym na wyznaczone mailowe skrzynki pocztowe Wnioskodawcy System automatycznie nadaje unikatowy numer dokumentu będący jednocześnie kolejnym numerem rejestracyjnym.

Pracownicy Wnioskodawcy oraz pracownicy A biorący udział w ścieżce obiegu Faktury pozostającej w wersji papierowej, mają na bieżąco wgląd do treści dokumentu oraz informacji na jakim etapie obiegu się on znajduje. Podgląd do historii obiegu dokumentu aktywnego (tj. w trakcie jego przetwarzania w Systemie) możliwy jest za pomocą funkcji wyszukiwania po numerze dokumentu. Co do zasady podgląd do treści oraz historii obiegu dokumentu zakończonego (tj. po zakończeniu procesu, dla dokumentu zarchiwizowanego) możliwy jest za pomocą fizycznego odszukania dokumentu po kolejnym numerze rejestracji w segregatorze znajdującym się na terenie Wnioskodawcy lub w zewnętrznej firmie archiwizacyjnej.

Faktury przychodzące w wersji papierowej do Wnioskodawcy rejestrowane w Systemie są oklejane kodami kreskowymi.

Etapy obiegu standardowego

Krok 1

Wprowadzenie danych Faktury – w tym celu pracownik Wnioskodawcy lub pracownik A:

\- rejestruje Fakturę w Systemie, a:

*   w przypadku Faktur papierowych – skanuje do pliku w formacie pdf który jest zapisywany na serwerze Wnioskodawcy, a następnie plik jest przesyłany na serwer dedykowany do przechowywania oryginałów dokumentów w formacie pdf pod nazwą odpowiadającą schematowi RRRRMMDD \_yyyy\_MM\_dd\_HH\_ss\_fff.pdf (gdzie poszczególne części nazwy oznaczają: RRRRMMDD – rok, miesiąc i dzień wpływu dokumentu, a \_yyyy\_MM\_dd\_HH\_ss\_fff – rok, miesiąc, dzień, godzina, sekunda i milisekunda zeskanowania dokumentu) w postaci skanu oryginału dokumentu, który przez System poddawany jest procesowi OCR (tj. optycznemu rozpoznaniu znaków/tekstu przez System w pliku graficznym zeskanowanego dokumentu), albo
*   w przypadku Faktur elektronicznych – Faktury w formie plików, które wpływają na dedykowany adres mailowy mają nadawaną nazwę pliku odpowiadającą schematowi RRRRMMDD\_nazwa\_oryginalna dokumentu.pdf (gdzie poszczególne części nazwy oznaczają: RRRRMMDD – rok, miesiąc i dzień wpływu dokumentu, \_nazwa\_oryginalna\_dokumentu – nazwa pliku nadana przez wystawcę), automatycznie są zapisywane na dedykowanym serwerze, następnie pliki w formacie pdf zostają poddane procesowi OCR przez System,

\- sprawdza poprawność procesu OCR.

Krok 2

Akceptacja pod względem merytorycznym Faktury w Systemie jest uzależniana od typu Faktury (towar czy usługa). Osoba zamawiająca wskazuje m.in. konto kosztów, datę otrzymania towaru/usługi, opis towaru/usługi i jego/jej przeznaczenie.

Krok 3

Akceptacja Kierownika/osoby upoważnionej – Faktura trafia do upoważnionego/ych pracownika/ów, zgodnie z ustaleniami wewnętrznymi dotyczącymi poziomu akceptacji wg wysokości kwot dokumentów. Kierownik/osoba upoważniona akceptuje dokument pod względem formalno-rachunkowym po czym trafia on do osób księgujących.

Etapy obiegu niestandardowego – przypadki szczególne

1\. Faktury za materiały produkcyjne przechowywane w magazynie konsygnacyjnym oraz Faktury za materiały, do których jest utworzony dokument przyjęcia do magazynu (dalej: „PZ”) po rejestracji (Krok 1) trafiają bezpośrednio do osób księgujących. W momencie księgowania Faktury następuje systemowe sprawdzenie zgodności towarów ujętych na Fakturze z towarami ujętymi na dokumentach magazynowych. Jednak w przypadku Faktur korygujących do opisanych w poprzednim akapicie Faktur zastosowanie mają 3 Kroki Etapów obiegu standardowego.

2\. Faktury dokumentujące nabycie usług transportowych:

Krok 1

Wprowadzenie danych Faktury – pracownik Wnioskodawcy lub pracownik A:

a) w przypadku Faktur otrzymanych w formie papierowej rejestruje Fakturę w Dzienniku Podawczym Obsługi Dokumentów Kosztowych (dalej: „ODK”) podając numer faktury, nazwę kontrahenta, rodzaj dokumentu oraz zapisuje na dokumencie kolejny numer dziennika wygenerowany przez ODK i datę wpływu dokumentu,

b) w przypadku Faktur otrzymanych drogą elektroniczną – drukuje dokument, rejestruje go jak opisano w punkcie a) i zapisuje na jego wydruku kolejny numer dziennika wygenerowany przez ODK oraz datę wpływu,

c) w przypadku Faktur korygujących – dodatkowo sprawdza czy w ODK istnieje już dokument korygowany,

d) dokumenty wymienione w pkt. a) i b) przekazywane są do opisu merytorycznego.

Osoba zamawiająca usługę transportową wskazuje m.in. centrum kosztów, konto kosztów, datę otrzymania usługi, opis usługi i jej przeznaczenie.

Krok 2

Po akceptacji merytorycznej pracownika działu transportu następuje ostateczna akceptacja osoby upoważnionej, po czym Faktura trafia do osób księgujących.

3\. Faktury dokumentujące import niektórych towarów

W przypadku faktur dokumentujących import materiałów do produkcji proces obiegu następuje wyłącznie w formie papierowej z pominięciem Systemu.

4\. Inne dokumenty niezbędne do rozliczeń podatku VAT.

W toku prowadzenia rozliczeń podatku VAT Wnioskodawca otrzymuje inne niż wyżej wymienione dokumenty w formie zarówno papierowej jak i elektronicznej, w tym niezbędne dla:

\- zastosowania stawki VAT w wysokości 0% dla wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (dalej: „WDT”) realizowanych przez Wnioskodawcę (np. dokumenty CMR lub AWB \[lotnicze listy przewozowe\] lub podpisane przez unijnych nabywców potwierdzenia zbiorowe zawierające: numery faktur wystawionych przez Wnioskodawcę, datę wystawienia faktury, numery: DN \[delivery note\], CMR lub AWB, adres i warunki dostawy, opis oraz ilość sprzedawanych towarów, a także daty przybycia towarów wraz z danymi identyfikacyjnymi osoby przyjmującej towary na rzecz unijnych nabywców – Dokumenty Wspierające.

Elektroniczny system obiegu dokumentów – model przyszły

Skanowanie Faktur papierowych oraz Dokumentów Wspierających otrzymanych w formie papierowej będzie się odbywało z zachowaniem odpowiedniej jakości skanu, tj. wersja elektroniczna będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Należy wskazać, że w przypadku wdrożenia przedmiotowej zmiany:

\- nie będzie możliwości ręcznego modyfikowania danych z Faktury czy Dokumentów Wspierających;

\- po zeskanowaniu, Faktury i Dokumenty Wspierające będą w niezmienionej formie archiwizowane na dedykowanym serwerze w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp poprzez System;

\- nazwy plików ze skanami Faktur będą zawierały „rok-miesiąc-dzień” – odpowiadający dacie wpływu dokumentu;

\- Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu będą mogły być identyfikowane i pobierane za pomocą różnorodnych kryteriów (np. szukając/identyfikując).

Faktury i Dokumenty Wspierające będą przechowywane przez Wnioskodawcę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Sposób przechowywania Faktur i Dokumentów Wspierających będzie umożliwiał ich otwarcie w czytelnym formacie, możliwym do weryfikacji przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Wnioskodawcę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie do odczytu plików pdf, np. (\`(...)\`)).

System będzie umożliwiał niezwłoczny dostęp do przechowywanych Faktur i Dokumentów Wspierających, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym w wersji elektronicznej lub papierowej (wydruk skanu).

Wnioskodawca podkreślił kompleksowość realizowanych przez niego procesów składających się na opisane kontrole biznesowe. Obejmują one kilkuetapowe działania dokonywane przez różne osoby w ramach ścieżek obiegu danego dokumentu. Osoby te – w ramach ustalonych uprawnień/kompetencji:

\- rejestrują Faktury w Systemie,

\- weryfikują poprawność procesu OCR,

\- sprawdzają Faktury pod względem formalno-rachunkowym,

\- kontrolują Faktury pod względem merytorycznym (celowość poniesienia wydatku, zgodność Faktury z rzeczywistym przebiegiem transakcji oraz z innymi dokumentami \[umowa, zamówienie, protokół zdawczo-odbiorczy, dokument magazynowy\] czy przepisami prawa \[posiadanie wymaganych koncesji przez dostawcę\]),

\- akceptują Faktury pod kątem finansowym – zwalniając do zapłaty.

Wnioskodawca podkreślił, że przyszły model obiegu dokumentów będzie zawierał te same kontrole biznesowe, które funkcjonowały dotychczas a zmiana będzie polegała na zniszczeniu papierowej formy Faktur i Dokumentów Wspierających i pozostawieniu zdigitalizowanej postaci, w dalszym ciągu jednak wszystkie etapy kontroli formalnej i merytorycznej.

Wnioskodawca zaznaczył, że w odniesieniu do przedmiotu wniosku mogą wystąpić dwa przypadki:

\- niszczeniu będą podlegały Faktury i Dokumenty Wspierające po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

\- niszczeniu będą podlegały Faktury i Dokumenty Wspierające, których czytelność została zapewniona, jeszcze niezaewidencjonowane, znajdujące się w trakcie pozostałych kontroli biznesowych, sprawdzania ich poprawności, autentyczności pochodzenia i integralności treści.

Procedura przechowywania i przeglądania dokumentów odbywa się w następujący sposób:

\- szukając/identyfikując Faktury ujęte w danym okresie rozliczeniowym Wnioskodawca: \[Krok 1\] dokona eksportu z (\`(...)\`) zestawu unikalnych numerów przypisanych do poszczególnych Faktur wg daty ujęcia w danym okresie rozliczeniowym \[tzw. „Tax Reporting Date”\], \[Krok 2\] pobierze obrazy Faktur \[pliki pdf\] z (\`(...)\`) dla numerów wygenerowanych w Kroku 1,

\- każdy plik ze skanem/obrazem dokumentów będzie odpowiednio opisany, co umożliwi przyporządkowanie każdego Dokumentu Elektronicznego do odpowiedniego okresu rozliczeniowego, jego identyfikację, jak również jego odszukanie (np. po nazwie dostawcy, numerze Faktury, numerze księgowym lub numerze rejestracyjnym) oraz odtworzenie jego obrazu, w tym jego wydrukowanie.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą m.in. zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych faktur papierowych w przypadku zmiany ich formy z papierowej na elektroniczną w sytuacji gdy faktury te będą podlegały niszczeniu dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu oraz w przypadku konwersji na format pdf faktur otrzymanych elektronicznie.

Odnosząc się do powyższych wątpliwości wskazać należy, że archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Jak wskazał Wnioskodawca, będzie On umożliwiał niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym w wersji elektronicznej lub papierowej (wydruk skanu). Na żądanie organu podatkowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony więc dostęp do zeskanowanych oraz skonwertowanych na format pdf faktur przechowywanych w formie elektronicznej, a także ich pobór i odczyt danych w nich zawartych. Spełnione zatem są/będą przesłanki wynikające z art. 112a ustawy.

Jak wynika z opisu sprawy, w odniesieniu do faktur zakupowych przechowywanych w formie elektronicznej po ich zeskanowaniu lub konwersji do formatu pdf, Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury po zeskanowaniu lub konwersji do formatu pdf będą przechowywane w systemie (\`(...)\`). W odniesieniu do wszystkich faktur zostaną przeprowadzone kompleksowe, realizowane przez Wnioskodawcę, procesy składające się na kontrole biznesowe, sprawdzona zostanie ich poprawność, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności oraz zostaną one zaewidencjonowane w Systemie. Kontrola otrzymywanych faktur obejmuje kilkuetapowe działania dokonywane przez różne osoby w ramach ścieżek obiegu danego dokumentu. Osoby te – w ramach ustalonych uprawnień/kompetencji:

\- rejestrują Faktury w Systemie,

\- weryfikują poprawność procesu OCR,

\- sprawdzają Faktury pod względem formalno-rachunkowym,

\- kontrolują Faktury pod względem merytorycznym (celowość poniesienia wydatku, zgodność Faktury z rzeczywistym przebiegiem transakcji oraz z innymi dokumentami \[umowa, zamówienie, protokół zdawczo-odbiorczy, dokument magazynowy\] czy przepisami prawa \[posiadanie wymaganych koncesji przez dostawcę\]),

\- akceptują Faktury pod kątem finansowym – zwalniając do zapłaty.

Wszystkie faktury papierowe są/będą skanowane do pliku, który jest zapisywany na serwerze Wnioskodawcy, a następnie przesyłany na serwer dedykowany do przechowywania oryginałów dokumentów w formacie pdf, albo w przypadku Faktur elektronicznych, które wpływają na dedykowany adres mailowy, automatycznie są zapisywane na dedykowanym serwerze, następnie wszystkie pliki w formacie pdf zostają poddane procesowi OCR przez System. Faktury będą przechowywane przez Wnioskodawcę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, sposób przechowywania Faktur będzie umożliwiał ich otwarcie w czytelnym formacie, możliwym do weryfikacji przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Wnioskodawcę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie do odczytu plików pdf, np. (\`(...)\`)). System będzie umożliwiał niezwłoczny dostęp do przechowywanych Faktur i Dokumentów Wspierających, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym w wersji elektronicznej lub papierowej (wydruk skanu).

Ponadto, co istotne faktury zakupowe otrzymane w formie papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu opisanych przez Wnioskodawcę kontroli biznesowych oraz ich zaewidencjonowaniu.

Zatem opisane okoliczności sprawy wskazują na zastosowanie przez Wnioskodawcę kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Tym samym należy stwierdzić, że Wnioskodawca określił sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz zachowania czytelności faktur. Potwierdza to spełnienie przesłanek wynikających z art. 106m ust. 1-4 ustawy.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wskazać należy, że stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przez nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Wskazać należy, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z kolei art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

a) (uchylona),

b) nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,

c) usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. A zatem spełnienie wyłącznie tych warunków (ewentualnie innych wskazanych w ustawie) wpływa na prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur w terminach wskazanych w ustawie.

Sposób przechowywania faktur nie jest warunkiem, od którego uzależnione jest prawo do odliczenia podatku VAT.

Wnioskodawca wskazał, że jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. Jego działalność stanowi, co do zasady, czynności opodatkowane, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy, ewentualnie czynności wykonywane poza terytorium kraju z prawem do odliczenia wskazane w art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami. Zatem Spółce przysługuje/będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach dokumentujących zakup towarów i usług służących wyłącznie do działalności opodatkowanej podatkiem VAT, przechowywanych w sposób wskazany w art. 112a ustawy.

Uwzględniając powyższe Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego w przypadku zmiany faktur otrzymanych w formie papierowej na elektroniczną oraz konwersji na format pdf faktur otrzymanych elektronicznie w sytuacji gdy niszczeniu będą podlegały faktury znajdujące się po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

**Analizując ww. okoliczności faktyczne sprawy na tle przedstawionych przepisów prawa wskazać należy, że Spółce przysługuje/będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach dokumentujących zakup towarów i usług służących wyłącznie do działalności opodatkowanej podatkiem VAT, jeśli nie są to czynności o których mowa w art. 88 ustawy, w sytuacji gdy faktury te będą podlegały niszczeniu po zmianie ich formy z papierowej na elektroniczną lub konwersji na format pdf (w przypadku faktur otrzymanych elektronicznie), po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Powyższe wynika z faktu, że w analizowanym przypadku będą spełnione – wskazane w art. 86 ust. 1 ustawy – przesłanki warunkujące prawo do odliczenia podatku naliczonego. Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT, a nabyte towary i usługi wykorzystuje/będzie wykorzystywał do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.**

W dalszej kolejności wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych faktur papierowych w przypadku zmiany ich formy z papierowej na elektroniczną, w sytuacji gdy faktury te będą podlegały niszczeniu po zapewnieniu ich czytelności ale nie zostały jeszcze zaewidencjonowane i będą znajdować się w trakcie pozostałych kontroli biznesowych, sprawdzania ich poprawności, autentyczności pochodzenia i integralności treści.

Ustawodawca na podstawie art. 112a w zw. z art. 106m ustawy, umożliwia przechowywanie faktur w formie elektronicznej, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur zakupowych na żądanie odpowiedniego organu.

Należy zauważyć, że dla prawidłowości przechowywania dokumentów w formie elektronicznej nie bez znaczenia pozostaje moment niszczenia faktur otrzymanych w formie papierowej. Dla zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur niezbędne jest przeprowadzenie stosownych kontroli biznesowych, które to potwierdzą. W sytuacji gdy dokumenty źródłowe (faktury w formie papierowej) zostaną zniszczone przed poddaniem ich stosownym kontrolom biznesowym nie można uznać, że została zachowana autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur.

Wnioskodawca wskazał, że niszczeniu będą podlegały faktury, których czytelność została zapewniona, jednakże faktury te nie zostały jeszcze zaewidencjonowane. Ponadto zostaną one zniszczone przed pozostałymi kontrolami biznesowymi, przed sprawdzaniem ich poprawności, autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury.

W analizowanej sprawie zapewniona została/zostanie czytelność faktury. Ponadto, mimo zniszczenia formy papierowej faktury, na podstawie wskazanych przez Wnioskodawcę kontroli możliwe również będzie zweryfikowanie autentyczności pochodzenia faktury czyli pewności co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Nie można jednak uznać, iż zapewniona została integralność treści faktury, gdyż po zniszczeniu formy papierowej Wnioskodawca nie ma/nie będzie miał możliwości zweryfikowania czy w wersji elektronicznej faktury nie zostały zmienione dane zawarte w fakturze w formie papierowej.

Zatem warunki wynikające z art. 112a w zw. z art. 106m ustawy, dotyczące przechowywania faktur w formie elektronicznej, spełnione zostaną wyłącznie w sytuacji gdy Wnioskodawca zapewni kompleksowe realizowane przez niego procesy składające się na kontrole biznesowe, obejmujące kilkuetapowe działania dokonane przez różne osoby w ramach ścieżki obiegu faktury przed zniszczeniem formy papierowej faktury.

**Uwzględniając powyższe Wnioskodawca nie zachowa prawa do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych faktur papierowych w przypadku zmiany ich formy z papierowej na elektroniczną, w sytuacji gdy faktury te będą podlegały niszczeniu po zapewnieniu ich czytelności ale nie zostały jeszcze zaewidencjonowane i będą znajdować się w trakcie pozostałych kontroli biznesowych, sprawdzania ich poprawności, autentyczności pochodzenia i integralności treści. Powyższe wynika z faktu, że w analizowanym przypadku nie są/nie będą spełnione – wskazane w art. 112a w zw. z art. 106m ustawy – przesłanki dotyczące przechowywania faktur.**

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie:

\- zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych faktur papierowych w przypadku zmiany ich formy z papierowej na elektroniczną w sytuacji gdy faktury te będą podlegały niszczeniu dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu oraz w przypadku konwersji na format pdf faktur otrzymanych elektronicznie – **jest prawidłowe;**

\- zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego z otrzymanych faktur papierowych w przypadku zmiany ich formy z papierowej na elektroniczną, w sytuacji gdy faktury te będą podlegały niszczeniu po zapewnieniu ich czytelności ale nie zostały jeszcze zaewidencjonowane i będą znajdować się w trakcie pozostałych kontroli biznesowych, sprawdzania ich poprawności, autentyczności pochodzenia i integralności treści – **jest nieprawidłowe.**

W dalszej kolejności wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą zachowania prawa do zastosowania stawki 0% dla WDT w przypadku Zmiany Formy Papierowej na Elektroniczną – w odniesieniu do Dokumentów Wspierających (mających w wyniku zmiany postać wyłącznie Dokumentów Elektronicznych) oraz Konwersji na format pdf – w odniesieniu do Dokumentów wspierających otrzymanych elektronicznie w innym formacie graficznym.

W wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawka podatku wynosi 0%, z zastrzeżeniem art. 42 (art. 41 ust. 3 ustawy).

Należy zaznaczyć, że stosownie do art. 42 ust. 1 ustawy, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, pod warunkiem że:

1) podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej;

2) podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju;

3) podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.

Dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2 – zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy – są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju:

1) dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju – w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),

2) (uchylony),

3) specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku,

4) (uchylony)

– z zastrzeżeniem ust. 4 i 5.

Jednak w myśl art. 42 ust. 11 ustawy, w przypadku gdy dokumenty, o których mowa w ust. 3-5, nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów, dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

1) korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie;

2) dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu;

3) dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny – dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania;

4) dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Z powyższego wynika, że zastosowanie przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawki podatku w wysokości 0% uzależnione jest od posiadania dokumentów, potwierdzających jednoznacznie, że doszło do wywozu towarów poza terytorium Polski i dostarczenia ich do nabywcy w innym kraju UE. Istotą jest przede wszystkim zobowiązanie podatnika do udowodnienia, że towary będące przedmiotem dostawy rzeczywiście opuściły terytorium kraju i zostały dostarczone do ich nabywcy, na terytorium innego państwa członkowskiego. Zatem zastosowanie preferencyjnej stawki 0% dla WDT nie zależy od formy w jakiej te dokumenty będą przechowywane. Przepisy ustawy nie stanowią o formie lub formacie dokumentów.

W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentom przechowywanym w formie elektronicznej. Jeżeli są to dokumenty przechowywane w formie elektronicznej, niebudzące wątpliwości co do ich autentyczności, mogą one stanowić dowody potwierdzające realizowane przez Wnioskodawcę transakcje wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów. Okoliczność, że zgromadzone w formie papierowej dokumenty uprawniające Wnioskodawcę do zastosowania stawki 0% będą przez Niego przechowywane w formie elektronicznej, nie wpłyną na prawo do zastosowania stawki obniżonej w odniesieniu do danych transakcji, pod warunkiem, że zostanie zapewniona autentyczność tych dokumentów. Należy zwrócić uwagę, że żaden przepis ustawy o podatku od towarów i usług nie wskazuje w jaki sposób podatnicy powinni tego typu dokumenty przechowywać aby ich autentyczność była zapewniona. A zatem, sposób przechowywania pozostaje w gestii podatnika. Dopiero organy podatkowe w trakcie przeprowadzonych kontroli i postępowań podatkowych mogą stwierdzić, czy dokumenty przechowywane przez podatnika w przyjęty przez niego sposób potwierdzają zrealizowane uprzednio prawo do zastosowania stawki podatku VAT w wysokości 0%.

**Zatem odnosząc się do wątpliwości Wnioskodawcy w zakresie możliwości przechowywania w formie elektronicznej Dokumentów Wspierających otrzymanych przez Wnioskodawcę na potwierdzenie prawa do zastosowania stawki 0% z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów wskazać należy, że żaden przepis ustawy o podatku od towarów i usług nie odnosi się do tej kwestii. Zatem można wnioskować, że każda ich forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów zostanie uprawdopodobniona.**

Zatem stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 jest prawidłowe.

Jednocześnie zaznaczyć należy, że niniejsza interpretacja rozstrzyga jedynie w zakresie możliwości przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej Dokumentów Wspierających potwierdzających wywóz towarów poza terytorium Polski. Natomiast niniejsza interpretacja nie rozstrzyga czy posiadane przez Wnioskodawcę dokumenty jednoznacznie potwierdzają, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.

Ponadto należy zauważyć, że przechowywanie dokumentów, na podstawie których Wnioskodawca zastosował stawkę 0% może mieć znaczenie jedynie jako dowód w trakcie ewentualnego postępowania kontrolnego prowadzonego przez organy podatkowe, które mogłyby zakwestionować Wnioskodawcy prawidłowe rozliczenie transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym oraz opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Ponadto, należy wskazać, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych 16 listopada 2021 r. zostało wydane odrębne rozstrzygniecie.

**Interpretacja dotyczy:**

\- **zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia**

\- **zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.**

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, ze zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP. W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.