Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPP3/443-192a/13/MD
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2013-08-13
Teza: Możliwość archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej w kontekście prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT; odliczenia-odliczenie podatku; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 8 kwietnia 2013 r. (data wpływu 17 kwietnia 2013 r.), uzupełnionym w dniach 22 lipca oraz 9 sierpnia 2013 r. (daty wpływu), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie stosowania faktur w formie elektronicznej, również w kontekście zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego - **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 17 kwietnia 2013 r. został złożony wniosek, uzupełniony w dniach 22 lipca oraz 9 sierpnia 2013 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie stosowania faktur w formie elektronicznej, również w kontekście zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W przedmiotowym wniosku oraz jego uzupełnieniach, zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca wykonuje samodzielnie działalność gospodarczą, w związku tym otrzymuje i wystawia znaczną liczbę faktur. Celem usprawnienia logistyki obrotu dokumentami oraz ze względu na wysokie koszty dostarczania i przechowywania faktur rozważa wdrożenie fakturowania elektronicznego (czyli tzw. eFV). Wspólnie z biurem rachunkowym, które uczestniczyć będzie w procesie pozyskiwania, przetwarzania i archiwizowania eFV, Wnioskodawca zamierza wdrożyć procedurę kontroli biznesowej nad obiegiem dokumentów posiadających formę elektroniczną.

W przyszłości zamierza zawierać porozumienia (umowy) z kontrahentami, w których zostaną określone obowiązki stron dotyczące kontroli biznesowej obiegu faktur elektronicznych (forma i format miesięcznych list kontrolnych), sposobów potwierdzania autentyczności pochodzenia eFV (adresy mailowe skrzynek nadawcy i odbiorcy).

Celem zapewnienia integralności treści i czytelności eFV w porozumieniach z kontrahentami zostanie każdorazowo uzgodniony format elektroniczny dla eFV. Preferowanym formatem elektronicznym dla eFV będzie PDF. W trakcie planowania szczegółowych rozwiązań pojawiły się następujące problemy w ramach stosowania elektronicznych dokumentów:

*   Data otrzymania eFV.

Odczyt eFV co do zasady odbywałby się w sposób w pełni zautomatyzowany, tj. bez udziału czynnika ludzkiego. Proces weryfikacji oraz potwierdzenia przyjęcia do obiegu prawnego eFV odbywałoby się w dwóch etapach:

*   w pierwszym następowałaby weryfikacja nabywcy, formatów danych elektronicznych oraz przeniesienie plików PDF zawierających eFV ze skrzynki pocztowej i zapisanie ich pod ściśle określoną nazwą w repozytorium eFV,
*   w drugim etapie następowałoby umieszczenie daty odczytu, jako daty otrzymania faktury we właściwościach pliku PDF. W przypadkach indywidualnych (w szczególności w przypadku problemów technicznych, błędów w formatowaniu, modyfikacji formatów przez kontrahentów, etc.) odczyt widomości i następnie zapis plików PDF z eFV do repozytorium następowałby sposobem manualnym, tj. z udziałem osoby upoważnionej. Data odczytania wiadomości byłaby traktowana jako data otrzymania.

*   Podział plików PDF zbiorczych na zindywidualizowane.

W zależności od możliwości technicznych oprogramowania generującego eFV, w obrocie będą występować równolegle dwa rodzaje plików PDF:

*   w plikach pierwszego rodzaju (pliki zindywidualizowane) - jeden plik PDF będzie zawierał pojedynczą eFV,
*   w plikach drugiego rodzaju (pliki zbiorcze) - jeden plik PDF będzie zawierał więcej niż jedną eFV.

W odniesieniu do plików drugiego rodzaju w etapie pierwszym (patrz pytanie 2) następowało będzie podzielenie pliku z wieloma eFV na tyle plików ile jest eFV w pliku zbiorczym. W celu przechowywania i udostępniania archiwizowane byłyby wyłącznie pliki powstałe w wyniku podziału.

*   Przechowywanie i udostępnianie eFV.

eFV w formacie PDF byłyby zapisywane na nośnikach danych typu CD/DVD/dysk USB (pendrive). W tej formie również byłyby udostępniane organom podatkowym w ramach procedur kontrolnych (postępowanie podatkowe, kontrola podatkowa, czynności sprawdzające). Forma zapisania na nośniku eFV będzie umożliwiać szybkie przedłożenie wskazanej eFV na żądanie organu podatkowego.

*   Akceptacja zbiorcza w ramach samofakturowania.

W związku z faktem wystawiania kilkudziesięciu eFV miesięcznie przez nabywców towarów i usług w ramach samofakturowania, jedno z rozwiązań obiegu eFV - jaki Wnioskodawca zamierza uzgodnić z kontrahentami - będzie polegało na tym, że co miesiąc nabywca będzie przysyłał jeden plik PDF, w którym znajdować się będzie od jednej do kilkudziesięciu eFV. W związku z powyższym w ramach kontroli biznesowej nad wystawianymi fakturami, biuro rachunkowe będzie akceptowało w imieniu Wnioskodawcy poprawność wystawionych faktur poprzez uzgodnienie ilości otrzymanych sztuk i ich wartości brutto w formie zbiorczego protokołu. Polegać to będzie na porównaniu danych elektronicznych kontrahenta z danymi elektronicznymi Wnioskodawcy. W tym celu powstawać będzie raport z weryfikacji (protokół), który obejmował będzie liczbę sztuk eFV oraz wartości eFV, który z kolei będzie potwierdzał przyjęcie i zaakceptowanie zbiorcze kilkudziesięciu eFV.

*   Akceptacja zbiorcza w postaci elektronicznej w ramach samofakturowania.

Raport weryfikacji (protokół) z przyjęcia kilkudziesięciu eFV będzie sporządzany, przesłany pocztą elektroniczną i przechowywany w formie elektronicznej, tj. bez konieczności sporządzania wydruków i składania podpisów.

*   Forma przechowywania faktur.

Ze względu na dużą ilość papierowych dokumentów księgowych, koszty ich transportu między siedzibą firmy a biurem rachunkowym, Wnioskodawca zamierza - w stosunku do niektórych faktur - wdrożyć system przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej. Odbywałoby się to w ten sposób, że fakturę papierową otrzymaną od dostawcy zamieniałby na formę elektroniczną poprzez jej skanowanie. Tak powstały obraz faktury byłby przez Wnioskodawcę przechowywany na trwałych nośnikach elektronicznych typu CD/DVD/dysk USB (pendrive). Bezzwłocznie po zeskanowaniu, faktura papierowa ulegałaby utylizacji. Efekt byłby taki, że w dokumentacji Wnioskodawcy znajdowałaby się jedynie forma elektroniczna faktury, uprzednio zutylizowanej. W ramach powyższej techniki wdrożony byłby system kontroli nad zapisem elektronicznym oraz utylizacją faktur papierowych, który rzetelnie pozwalałby stwierdzić, iż egzemplarz faktury papierowej był w posiadaniu Wnioskodawcy a w obrocie nie ma dwu form tej samej faktury (tzn. Wnioskodawca nie jest w posiadaniu dwu form tej samej faktury).

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytania.

*   Czy umieszczenie daty odczytania wiadomości we właściwościach pliku formatu PDF, w którym jest zapisana faktura elektroniczna, jest wystarczającym dowodem potwierdzającym datę otrzymania faktury w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług?
*   Czy pozostanie zachowana integralność eFV, jeżeli odebrany plik PDF z wieloma fakturami zostanie podzielony na pojedyncze pliki zawierające jedną fakturę?
*   Czy dozwolone jest przechowywanie faktur elektronicznych w formacie PDF na nośnikach typu CD/DVD/dysk USB (pendrive)?
*   Czy akceptacja faktur elektronicznych wystawionych przez nabywców towarów i usług w ramach procedury samofakturowania może być dokonana w formie zbiorczej akceptacji tzn. poprzez potwierdzenie w formie elektronicznej protokołu z wystawienia kilkudziesięciu faktur?
*   Czy akceptacja zbiorcza w formie protokołu z wystawionych faktur elektronicznych przez nabywców towarów i usług w ramach samofakturowania może być dokonana w formie elektronicznej bez konieczności sporządzania wydruków i składania podpisów osób upoważnionych?
*   Czy zamiana formy papierowej na formę elektroniczną faktury jest dozwolona i (…) czy Wnioskodawca zachowuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w rozumieniu art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług?

Zdaniem Wnioskodawcy:

*   umieszczenie daty we właściwościach pliku formatu PDF, w którym zapisana jest eFV, jest dowodem otrzymania eFV w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług i nie narusza przy tym integralności faktury, tzn. nie ingeruje w jej treść. Umieszczenie daty we właściwościach formatu PDF, poprzedzone procedurami biznesowej kontroli nad poprawnym obiegiem eFV zmierzającymi m. in. do ustalenia tożsamości wystawcy faktury, właściwego formatu faktury, potwierdzenia autentyczności faktury, jest wystarczającym dowodem na stwierdzenie faktu otrzymania dokumentu i określenia daty jego otrzymania. Ustalenie daty otrzymania faktury rozumiane jako data pobrania wiadomości mailowej ze skrzynki mailowej do repozytorium eFV nie jest sprzeczne z przepisami, gdyż ustawa o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenie nie zakazują takiej formy określenia daty otrzymania faktury. Jednocześnie takie rozumienie daty otrzymania faktury jest zgodne z art. 86 ust. 10 ustawy o podatku od towarów i usług. Umieszczenie daty otrzymania we właściwościach pliku PDF nie narusza też przepisu § 20a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (dalej: rozporządzenie).
*   w przypadku podziału pliku PDF na mniejsze, integralność pojedynczych eFV zostanie zachowana, ponieważ system nie będzie dokonywał edycji zawartości dokumentów, a jedynie dokona podzielenia jednego dużego pliku na kilka mniejszych.
*   eFV mogą być przechowywane na nośnikach typu CD/DVD/dysk USB (pendrive), gdyż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych nie nakazują żadnej konkretnej formy przechowywania oraz archiwizowania eFV, pod warunkiem że przyjęte rozwiązanie umożliwia szybkie i sprawne przedłożenie określonej eFV na żądanie organu podatkowego - co zostanie zapewnione. Jednocześnie taka forma przechowywania eFV jest zgodna z § 21 rozporządzenia.
*   akceptacja eFV wystawionych przez nabywców towarów i usług w ramach samofakturowania może być dokonana poprzez zbiorczą akceptację w formie protokołu, który potwierdza fakt otrzymania kilkudziesięciu faktur, gdyż ustawa o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenie nie zakazują takiej formy akceptacji. W ocenie Wnioskodawcy zaproponowany przeze niego sposób akceptacji eFV jest zgodny z § 20a oraz § 6 ust. 1 rozporządzenia. Potwierdzenie takiej oceny prawnej znajduje swoje odzwierciedlenie również w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 21 kwietnia 2011 r. (sygn. akt III SA/Wa 2495/10).
*   akceptacja eFV wystawionych przez nabywców towarów i usług w ramach samofakturowania w formie protokołu, który potwierdza fakt otrzymania kilkudziesięciu faktur, może mieć formę dowolnego formatu elektronicznego, gdyż ustawa o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenie nie zakazują takiej formy akceptacji. W ocenie Wnioskodawcy zaproponowany przeze niego sposób akceptacji eFV jest zgodny § 6 ust. 1 rozporządzenia.
*   jest możliwe zutylizowanie faktury papierowej po uprzednim zapisaniu jej w formie elektronicznej, przy czym Wnioskodawca zachowa prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w rozumieniu art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Nie narusza także przepisu art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, gdyż w Jego sytuacji następuje otrzymanie faktury, w związku z czym nie ma potrzeby dokonywania korekty podatku naliczonego z powodu zutylizowania faktury papierowej, jeśli jest w posiadaniu jej zapisu w formie elektronicznej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z dyspozycją art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.) - dalej ustawa - w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Z ust. 2 pkt 1 lit. a powołanego artykułu wynika, iż kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług - z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, m. in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

W świetle ust. 10 ww. artykułu, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej (…).

W świetle ust. 11 ww. artykułu, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną (…).

Sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej od dnia 1 stycznia 2013 r. reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 1528), wydane na podstawie delegacji zawartej w ww. art. 106 ust. 10 i 11 ustawy – dalej rozporządzenie.

Należy przy tym zaznaczyć, że Minister Finansów tylko częściowo skorzystał z delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 ustawy, gdyż uregulował jedynie sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej, ale już nie sposób i warunki wystawiania faktur w tej formie. Zatem uznać należy, że sposób wystawiania faktur nie determinuje ich docelowego charakteru, tj. tradycyjnego (papierowego) albo elektronicznego.

W myśl § 3 ust. 1 rozporządzenia, przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

W świetle § 2 rozporządzenia, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Według § 4 ust. 2 rozporządzenia, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 4 ust. 3 rozporządzenia).

Jak stanowi § 4 ust. 4 rozporządzenia, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zgodnie z § 5 rozporządzenia, w przypadku przesyłania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury w formie elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Wprawdzie prawodawca sprecyzował co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści (i jako przykład procedur zapewniających zachowanie tych przymiotów podał stosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektroniczną wymianę danych), to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przesyłania faktur drogą elektroniczną, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W świetle § 6 ust. 1 rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (§ 7 rozporządzenia) .

W tym miejscu należy dodatkowo wskazać, iż stosownie do art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.) - dalej Dyrektywa - dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje).

Na świetle przepisów unijnych na każdym podatniku ciążą szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

Na uwagę zasługuje także norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy zgodnie, z którą, aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Podkreślenia wymaga jednak fakt, że polski ustawodawca nie skorzystał z ww. opcji.

Na podstawie art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania określone są w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.) – dalej rozporządzenie w sprawie faktur.

Zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur, co do zasady fakturę wystawia zarejestrowany podatnik VAT czynny.

W świetle § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur, podatnik, podatnik podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze albo osoba prawna niebędąca takim podatnikiem, nabywający towary lub usługi od podatnika, o którym mowa w § 4, mogą wystawiać w jego imieniu i na jego rzecz faktury dokumentujące dokonanie sprzedaży przez podatnika na rzecz tego podmiotu, jeżeli istnieje wcześniejsze porozumienie między tymi dwiema stronami i pod warunkiem, że istnieje określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.

Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej nabywca, o którym mowa w § 6 ust. 1, przesyła je, w tym udostępnia, podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie faktur).

Według § 20a ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 20a ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur).

Jak stanowi § 21 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

*   w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Z treści złożonego wniosku wynika, że Wnioskodawca wykonuje samodzielnie działalność gospodarczą, w związku tym otrzymuje i wystawia znaczną liczbę faktur. Celem usprawnienia logistyki obrotu dokumentami oraz ze względu na wysokie koszty dostarczania i przechowywania faktur rozważa wdrożenie fakturowania elektronicznego (czyli tzw. eFV). Wspólnie z biurem rachunkowym, które uczestniczyć będzie w procesie pozyskiwania, przetwarzania i archiwizowania eFV, Wnioskodawca zamierza wdrożyć procedurę kontroli biznesowej nad obiegiem dokumentów posiadających formę elektroniczną. Zamierza zawierać porozumienia (umowy) z kontrahentami, w których zostaną określone obowiązki stron dotyczące kontroli biznesowej obiegu faktur elektronicznych (forma i format miesięcznych list kontrolnych), sposobów potwierdzania autentyczności pochodzenia eFV (adresy mailowe skrzynek nadawcy i odbiorcy). Celem zapewnienia integralności treści i czytelności eFV w porozumieniach z kontrahentami zostanie każdorazowo uzgodniony format elektroniczny dla eFV. Preferowanym formatem elektronicznym dla eFV będzie PDF. Ponadto - ze względu na dużą ilość papierowych dokumentów księgowych, koszty ich transportu między siedzibą firmy a biurem rachunkowym - Wnioskodawca zamierza (w stosunku do niektórych faktur) wdrożyć system przechowywania faktur papierowych w formie elektronicznej.

Na tym tle Wnioskodawca powziął wątpliwość dotyczącą:

*   sposobu weryfikowania daty otrzymania faktur elektronicznych,
*   sposobu przechowywania faktur elektronicznych,
*   sposobu i formy akceptacji faktur wystawianych przez kontrahentów Wnioskodawcy w ramach tzw. samofakturowania,
*   wpływu zamiany faktury papierowej na fakturę elektroniczną na zachowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego,
*   zachowania integralności faktur elektronicznych, jeżeli odebrany plik PDF z wieloma fakturami zostanie podzielony na pojedyncze pliki zawierające jedną fakturę.

Mając na uwadze przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe oraz cytowane regulacje z zakresu podatku od towarów i usług (w tym przede wszystkim treść rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej) stwierdzić należy, że nie stoją one na przeszkodzie, aby:

*   umieszczenie daty we właściwościach pliku PDF, w którym zapisana jest faktura elektroniczna, było dowodem daty otrzymania tej faktury (bez naruszania przy tym integralności faktury),
*   faktury elektroniczne mogły być przechowywane na nośnikach typu CD/DVD/dysk USB (pendrive),
*   akceptacja faktur elektronicznych wystawionych przez nabywców towarów i usług w ramach tzw. samofakturowania mogła być dokonywana poprzez zbiorczą akceptację w formie protokołu,
*   akceptacja faktur elektronicznych wystawionych przez nabywców towarów i usług w ramach tzw. samofakturowania w formie protokołu, który potwierdza fakt otrzymania kilkudziesięciu faktur, miała formę dowolnego formatu elektronicznego,
*   zutylizować faktury papierowe po uprzednim zapisaniu ich w formie elektronicznej (pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych) przy zachowaniu prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są (będą) wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy.

Ponadto należy potwierdzić pogląd Wnioskodawcy, że w przypadku podziału „zbiorczych” plików PDF na zindywidualizowane (zawierające jedną fakturę), integralność pojedynczych faktur może być zachowana, tylko wtedy gdy stosowany system elektroniczny nie będzie dokonywał edycji zawartości dokumentów, a jedynie dokona podzielenia jednego dużego pliku na kilka mniejszych.

Ze względu jednak na to, że uzasadniając swoje stanowisko Wnioskodawca odwoływał się tylko konkretnych norm rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, choć - na gruncie niniejszej sprawy - ma przede wszystkim zastosowanie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli Skarbowej, stanowisko to - jako całość - należało uznać za nieprawidłowe.

Tut. organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości stosowanego systemu przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem weryfikacja tej będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub Skarbowej. Postępowanie bowiem w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tutejszy organ przy wydawaniu interpretacji indywidualnej nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby zweryfikować prawidłowość rozwiązań stosowanych przez dany podmiot.

Końcowo informuje się, że kwestie możliwości upoważnienia biura rachunkowego do obsługi faktur elektronicznych Wnioskodawcy w ramach upoważnienia ogólnego stanowiącego część umowy o prowadzenie księgowości oraz wpływu zamiany faktury papierowej na elektroniczną w kontekście udowodnienia poniesienia kosztu uzyskania przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zostały rozstrzygnięte w postanowieniach o sygnaturach ITPP3/443-192b/13/MD, ITPB1/415-449/13/DP.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.