Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB6/4510-53/16-4/AG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2016-04-25
Teza: Czy koszty z tytułu opłat za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej zwracane pracownikowi oprócz kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu wypłacane w związku z odbytą podróżą służbową samochodem prywatnym pracownika, stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu w pełnej wysokości, w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U z 1992 r. nr 21, poz. 86 ze zm., dalej: ustawa o CIT)?
Słowa kluczowe: autostrada; delegacja-delegacja służbowa; ewidencja-ewidencja przebiegu pojazdu; koszt-koszty uzyskania przychodów; parking; przejazdy; samochód-samochód osobowy; samochód-samochód prywatny; samochód-samochód używany; wydatek
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613, z późn. zm.) oraz § 4 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 5 lutego 2016 r. (data wpływu 15 lutego 2016 r.), uzupełnionym pismem z dnia 19 kwietnia 2016 r. (data nadania 20 kwietnia 2016 r., data wpływu 22 kwietnia 2016 r.) na wezwanie z dnia 8 kwietnia 2016 r. Nr IPPB4/4511-170/16-2/MS, IPPB6/4510-53/16-2/AG (data nadania 8 kwietnia 2016 r., data odbioru 13 kwietnia 2016 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów zwracanych pracownikowi:

*   z tytułu opłat za bagaż oraz innych niezbędnych wydatków wiążących się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej samochodem prywatnym pracownika, niezwiązanych z używaniem samochodu – **jest prawidłowe;**
*   z tytułu przejazdu drogami płatnymi i autostradami, postoju w strefie płatnego parkowania, opłat za miejsca parkingowe oraz innych niezbędnych wydatków wiążących się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej samochodem prywatnym pracownika, związanych z używaniem samochodu – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 15 lutego 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów zwracanych pracownikowi z tytułu opłat za bagaż, przejazdu drogami płatnymi i autostradami, postoju w strefie płatnego parkowania, opłat za miejsca parkingowe oraz innych niezbędnych wydatków wiążących się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej samochodem prywatnym pracownika.

We wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Spółka M. GmbH (dalej: Spółka, Wnioskodawca) jest spółką z siedzibą w Niemczech. Spółka prowadzi działalność gospodarczą w Polsce za pomocą oddziału – M. GmbH Oddział w Polsce (dalej: Oddział), która zawiera z pracownikami umowy w sprawie używania samochodu prywatnego do celów służbowych.

Pracownicy Oddziału otrzymują polecenie wyjazdu służbowego i wykorzystują w tym celu prywatne samochody. Podczas tych wyjazdów ponoszą koszty eksploatacji pojazdów takie jak: koszty paliwa, koszty zużycia pojazdu oraz koszty związane z korzystaniem z płatnych parkingów i autostrad.

W Oddziale generalnie wprowadzono system wykorzystania przez pracowników do celów służbowych – samochodów prywatnych. Uznano taki system za bardziej efektywny od wykorzystania w tym celu taboru służbowego. Zawarto w tym zakresie stosowne umowy z pracownikami.

Pracownikom przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez Spółkę, nie wyższej niż określona w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271).

Pracownikom zwracane są również inne niezbędne wydatki, które poniósł w czasie podróży służbowej, związane z tą podróżą, określone lub uznane przez Oddział. Podstawę wypłat stanowić będzie zestawienie dokumentujące wysokość poniesionych wydatków, które powinno zostać złożone przez Pracownika niezwłocznie po zakończeniu danego miesiąca kalendarzowego. Wydatki, o których mowa powyżej, obejmować będą opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1.  Czy zwrot dodatkowych kosztów – opłaty za przejazdy drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej samochodem prywatnym jest dla pracowników zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych?
2.  Czy koszty z tytułu opłat za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej zwracane pracownikowi oprócz kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu wypłacane w związku z odbytą podróżą służbową samochodem prywatnym pracownika, stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodu w pełnej wysokości, w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U z 1992 r. nr 21, poz. 86 ze zm., dalej: ustawa o CIT)?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie nr 2, dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych. W części dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych (pytanie nr 1) wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 1992 r. nr 21, poz. 86 ze zm., dalej: ustawa o CIT), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Kosztami uzyskania przychodów są zatem wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów.

Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 ustawy o CIT , zostaną na mocy ustawy uznane za koszty uzyskania przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W tym miejscu należy stwierdzić, że wydatki związane z użytkowanymi w prowadzonej działalności gospodarczej samochodami osobowymi stanowią koszt uzyskania przychodów. Niemniej jednak przepisy zawierają w tej kwestii kilka ograniczeń. W ustawie o CIT dotyczą one m.in. kosztów używania samochodów niebędących własnością podatnika.

Ograniczenie wynika wprost z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT, zgodnie z którym, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

1.  w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
2.  w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Powyższy przepis ogranicza możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów części wydatków związanych ze zwrotem pracownikom kosztów użytkowania samochodów osobowych na potrzeby pracodawcy.

Sposób prowadzenia ewidencji – w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika – został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT. Zgodnie z jego treścią, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Z powyższego przepisu wynika więc, że warunkiem zaliczenia wydatków z tytułu kosztów używania samochodów niestanowiących składników majątku podatnika do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie przez podatnika, według obowiązującego wzoru, ewidencji przebiegu pojazdu. Brak tej ewidencji lub też jej prowadzenie w sposób nie spełniający ww. wymogów powoduje, że wydatki poniesione z tytułu używania samochodu osobowego, niestanowiącego jednocześnie składnika majątku podatnika, nie mogą zostać zaliczone w poczet kosztów uzyskania przychodów, pomimo iż wydatki te spełniają przesłanki wskazane w art. 15 ust. 1 ustawy CIT.

Przytoczony wyżej przepis art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT limituje podatkowe rozliczenie wydatków z tzw. kilometrówki. Również elementy ewidencji przebiegu pojazdu wskazują na to, że dotyczy ona jedynie przebiegu pojazdów. Nie dotyczy ona pozostałych wydatków związanych z odbywaniem podróży służbowej samochodem prywatnym. Nie można rozszerzać wyłączenia na pozostałe wydatki związane z odbywaniem podróży służbowej samochodem osobowym (m.in. opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe).

Reasumując, Spółka uważa, iż możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów zwrotu wydatków związanych z odbywaniem podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym (m.in. opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe), ponieważ art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie wskazuje na wyłączenie tego typu wydatków z kosztów uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów zwracanych pracownikowi:

*   z tytułu opłat za bagaż oraz innych niezbędnych wydatków wiążących się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej samochodem prywatnym pracownika, niezwiązanych z używaniem samochodu – **jest prawidłowe;**

*   z tytułu przejazdu drogami płatnymi i autostradami, postoju w strefie płatnego parkowania, opłat za miejsca parkingowe oraz innych niezbędnych wydatków wiążących się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej samochodem prywatnym pracownika, związanych z używaniem samochodu – **jest nieprawidłowe.**

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2014 r., poz. 851, z późn. zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 tej ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Kosztami uzyskania przychodów są zatem wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty uzyskania przychodu pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (pozostające w związku pośrednim) – jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Zatem, do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

*   został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
*   jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
*   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
*   poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
*   został właściwie udokumentowany,
*   nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

W tym miejscu należy stwierdzić, że wydatki związane z podróżą służbową pracowników, stanowią koszt uzyskania przychodów. Niemniej jednak przepisy zawierają w tej kwestii kilka ograniczeń.

Należy zaznaczyć, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje pojęcia podróży służbowej, należy odnieść się do definicji zawartej w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1502).

Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Zgodnie z § 2 ww. artykułu, minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

Stosownie do § 3 tego artykułu, warunki wypłacania tych należności pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

W myśl § 4 ww. artykułu postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej.

Zgodnie z § 5 cytowanego artykułu w przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2.

Zasady ustalania należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej zarówno na obszarze kraju, jak i za granicą reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).

W tym miejscu należy jednakże podkreślić, że pojęcie „podróż służbowa pracownika” należy do zakresu prawa pracy, w związku z czym rozstrzygnięcie kwestii dotyczących obowiązku czy zasadności wypłacenia diet i innych należności za czas podróży nie leży w kompetencji organów podatkowych.

Z opisanego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca, który prowadzi działalność gospodarczą w Polsce za pomocą Oddziału, zawiera z pracownikami umowy w sprawie używania samochodu prywatnego do celów służbowych. Pracownicy Oddziału otrzymują polecenie wyjazdu służbowego i wykorzystują w tym celu prywatne samochody. Podczas tych wyjazdów ponoszą koszty eksploatacji pojazdów, takie jak: koszty paliwa, koszty zużycia pojazdu oraz koszty związane z korzystaniem z płatnych parkingów i autostrad. Pracownikom zwracane są również inne niezbędne wydatki, które poniósł w czasie podróży służbowej, związane z tą podróżą, określane lub uznane przez Oddział. Wydatki te obejmować będą opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej.

Należy zauważyć, że w odniesieniu do kwot wypłacanych pracownikowi z tytułu używania samochodu prywatnego dla celów służbowych, ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych zawiera ograniczenie, zawarte w art. 16 ust. 1 pkt 30.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Powyższy przepis ogranicza możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całości wydatków związanych ze zwrotem pracownikom kosztów użytkowania samochodów osobowych na potrzeby pracodawcy. Ograniczenie to wynika z określenia przez ustawodawcę limitu tych wydatków, wyznaczonego iloczynem liczby kilometrów faktycznego przebiegu i stawki za jeden kilometr. Zaliczenie ww. wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest ponadto uwarunkowane prowadzeniem przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu.

Sposób prowadzenia ewidencji – w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika – został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z treścią tego przepisu, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Z powyższego przepisu wynika więc, że warunkiem zaliczenia wydatków z tytułu kosztów używania samochodów niestanowiących składników majątku podatnika do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie przez podatnika, według obowiązującego wzoru, ewidencji przebiegu pojazdu. Brak tej ewidencji lub też jej prowadzenie w sposób nie spełniający ww. wymogów powoduje, że wydatki poniesione z tytułu używania samochodu osobowego, niestanowiącego jednocześnie składnika majątku podatnika, nie mogą zostać zaliczone w poczet kosztów uzyskania przychodów, pomimo że wydatki te spełniają przesłanki wskazane w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W przedstawionym opisie sprawy, w celu dokonania prawidłowej kwalifikacji ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów kluczowe znaczenie ma ustalenie, co mieści się w zakresie pojęcia „koszty używania” samochodu.

W związku z tym, że ustawodawca na gruncie prawa podatkowego nie definiuje pojęcia „wydatków z tytułu używania”, odwołać należy się do Słownika Języka Polskiego, w którym przez wydatek należy rozumieć „sumę, która ma być wydana albo sumę wydaną na coś”, natomiast „używać” oznacza „stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek” (zob. Słownik Współczesnego Języka Polskiego pod red. Bogusława Dunaja, Warszawa 1996, str. 1200,1262). Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy. Przytoczony wyżej art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych limituje podatkowe rozliczenie wydatków z tytułu używania przez pracowników samochodów na potrzeby podatnika. Ustawodawca pojęciem „używania samochodów” objął wszelkie wydatki związane z odbywaniem podróży tym środkiem transportu. Koszty używania pojazdu są bowiem pojęciem znacznie szerszym niż eksploatacja pojazdu. Zatem do wydatków związanych z używaniem samochodu niestanowiącego własności podatnika zaliczyć niewątpliwie należy wszystkie wydatki poniesione w związku z posługiwaniem się rzeczą (korzystaniem z rzeczy), a więc również wskazane we wniosku wydatki z tytułu opłat za przejazdy drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, a także za miejsca parkingowe.

Skoro ww. wydatki stanowią wydatki z tytułu używania samochodu dla potrzeb działalności gospodarczej, to podatnik będzie zobowiązany uwzględniać je w ewidencji przebiegu tego pojazdu i rozliczać w ramach wynikającego z niej limitu. Opłaty za przejazdy płatnymi drogami i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania i opłaty za miejsca parkingowe, wiążą się nierozerwalnie z używaniem samochodu, a zatem objęte są limitem wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i nie mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych na zasadach ogólnych określonych w art. 15 ust. 1 tej ustawy.

Opłata za bagaż nie jest związana z używaniem samochodu, wobec tego wydatek ten, jako poniesiony w związku z odbywaną przez pracownika podróżą służbową, może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych, w oparciu o art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Podsumowując, opłaty za przejazdy płatnymi drogami i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania i opłaty za miejsca parkingowe, a także inne niezbędne wydatki z tytułu używania samochodów prywatnych do celów służbowych, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów do wysokości limitu określonego w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, pod warunkiem udokumentowania przebiegu pojazdu w ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 16 ust. 5 tej ustawy.

Natomiast opłaty za bagaż oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej, niezwiązane z używaniem samochodów prywatnych do celów służbowych, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zatem, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów zwracanych pracownikowi:

*   z tytułu opłat za bagaż oraz innych niezbędnych wydatków wiążących się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej samochodem prywatnym pracownika, niezwiązanych z używaniem samochodu – jest prawidłowe;
*   z tytułu przejazdu drogami płatnymi i autostradami, postoju w strefie płatnego parkowania, opłat za miejsca parkingowe oraz innych niezbędnych wydatków wiążących się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej samochodem prywatnym pracownika, związanych z używaniem samochodu – jest nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.