Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0115-KDIT3.4011.147.2025.1.RS
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2025-03-24
Teza: Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu diet z
tytułu podróży służbowych.
Słowa kluczowe: dieta
kierowca
koszt-koszty uzyskania przychodów
podróż
Zagadnienia: Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Koszty uzyskania przychodów.-Koszty uzyskania
przychodów.-Definicja kosztów.
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 4-art. 22-ust. 1
[PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-
Rozdział 4-art. 23-ust. 1-pkt 52

## Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

łowe
    Szanowny Panie,
    stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu
    faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

## Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

17 lutego 2025 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który
    dotyczy możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów diet z tytułu podróży
    służbowych. Treść wniosku jest następująca:
    Opis stanu faktycznego
    Prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą pod nazwą X NIP (...) z siedzibą w
    (...). Prowadzona przez Pana działalność gospodarcza opiera się na działalności związanej
    z transportem drogowym towarów (PKD 49.41.Z - Transport drogowy towarów).
    Posiada Pan na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nieograniczony obowiązek
    podatkowy w świetle art. 3 ust. 1 oraz ust. 1a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku
    dochodowym od osób fizycznych i rozlicza się Pan na podstawie podatkowej księgi
    przychodów i rozchodów.
    W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, dla celów realizacji zleceń
    transportowych wykorzystuje Pan pojazd ciężarowy powyżej 3,5 tony (ciągnik siodłowy +
    naczepa). Transport realizuje Pan osobiście, jako właściciel – kierowca. Wyjazdy te są
    podróżami służbowymi, które wykonuje Pan jako właściciel w ramach prowadzonej
    działalności gospodarczej.
    Ewidencjonuje Pan każdy swój wyjazd, jako właściciel – kierowca.
    Chce Pan dokonać począwszy od lutego 2022 r. do sierpnia 2023 r. korekt rozliczeń i do
    kosztów uzyskania przychodu zaliczyć wartość diet z tytułu swoich podróży służbowych, w
    części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonych w
    rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie
    należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub
    samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
    Chce Pan także oprócz ww. korekt na bieżąco w przyszłości zaliczać do kosztów uzyskania
    przychodu wartość diet z tytułu swoich podróży służbowych, w części nieprzekraczającej
    wysokości diet przysługujących pracownikom, określonych w rozporządzeniu Ministra
    Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących
    pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
    budżetowej z tytułu podróży służbowej. Diety naliczane będą zgodnie z prowadzoną
    ewidencją dla każdego wyjazdu.
    Pod pojęciem wyjazdu służbowego, rozumie Pan z kolei, każdy swój wyjazd poza siedzibę,
    mający na celu realizację przyjętego zlecenia transportowego w zakresie usług
    transportowych, zgodnie z profilem Pana działalności jako przedsiębiorcy.
    Podróże służbowe krajowe i międzynarodowe odbywa Pan przez okres kilku tygodni.
    Takowe podróże służbowe powtarzane są cyklicznie z przerwą około jednego tygodnia,
    bądź dwóch, pomiędzy kolejnymi wyjazdami o podobnym charakterze.
    Wszystko uzależnione jest od potrzeb. Podróże służbowe służą osiągnięciu przychodów
    lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów. Podróże służbowe odbywa Pan
    od początku prowadzenia swojej działalności gospodarczej, tj. od 7 października 2015 r.
    (jako właściciel – kierowca).
    Uwzględniał Pan w kosztach uzyskania przychodów wartości należności za czas podróży
    służbowej jedynie do lutego 2022 r., w ramach określonego limitu. Za okres od lutego
    2022 r. do sierpnia 2023 r. nie uwzględniał Pan w kosztach uzyskania przychodów wartości
    należności za czas podróży służbowej, z uwagi na wątpliwości związane z dodaniem art.
    21b w ustawie o czasie pracy kierowców, z uwagi na konieczność uzyskania interpretacji
    indywidualnej.
    Pytania
    1. Czy jako osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą (właściciel
      firmy), świadcząca usługi transportowe osobiście na rzecz innego podmiotu,

      odbywając w związku z wykonywaniem tych usług krajowe i zagraniczne podróże
      służbowe, ma Pan prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów działalności
      gospodarczej wartość diet z tytułu podróży służbowych, w części nieprzekraczającej
      wysokości diet przysługujących pracownikom, biorąc pod uwagę zmiany w
      odrębnych przepisach, tj. dodanie art. 21b w ustawie o czasie pracy kierowców
      obowiązującego od 2 lutego 2022 r., na mocy ustawy z 26 stycznia 2022 r. o zmianie
      ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych
      innych ustaw?
    2. Czy ww. zaliczenie diet do kosztów uzyskania przychodów może Pan dokonać za
      okres począwszy od lutego 2022 r.?
    Pana stanowisko
    Pana zdaniem, art. 21b ustawy o czasie pracy kierowców stanowi, że kierowca wykonujący
    zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w
                          5podróży służbowej w rozumieniu art. 77 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy
    (ust. 1). Do kierowcy, o którym mowa w ust. 1, stosuje się w zakresie ustalania podstawy
    wymiaru: 1) podatku dochodowego od osób fizycznych – przepisy dotyczące osób
    zatrudnionych w kraju i przebywających czasowo za granicą, o których mowa w art. 21 ust.
    1 pkt 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych; 2) składek na ubezpieczenie
    emerytalne i rentowe – przepisy wydane na podstawie art. 21 ustawy o systemie
    ubezpieczeń społecznych dotyczące pracowników zatrudnionych za granicą u polskich
    pracodawców (ust. 2).
    Przepis art. 21b ustawy o czasie pracy kierowców ma zastosowanie do pracowników
    pozostających w stosunku pracy, a nie do przedsiębiorców.
    Właściciel firmy może być w podróży służbowej pomimo tego, że jest kierowcą
    (potwierdza to wyrok NSA z 15 września 2005 r., sygn. akt FSK 2175/04, gdzie stwierdzono,
    że właściciel firmy może sobie przyznać dietę i zaksięgować ją do kosztów podatkowych,
    na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).
    Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uzależnia zaliczenia kosztów
    uzyskania przychodu diet z tytułu podróży służbowych od rodzaju prowadzonej
    działalności gospodarczej.
    Dodatkowo istotnym w przedmiotowej sprawie jest również uregulowanie art. 22 ust. 1
    ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym kosztami uzyskania
    przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo
    zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o
    podatku dochodowym od osób fizycznych.
    Z kolei, przepis art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych
    wskazuje, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży
    służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących –
    w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w
    odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
    Zatem, przedsiębiorca może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wartość diet w
    wysokości ustalonej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29
    stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w
    państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
    Wobec powyższego, stoi Pan na stanowisku, że ma prawo od lutego 2022 r., pomimo
    wprowadzenia art. 21b ustawy o czasie pracy kierowców, uwzględniać w kosztach
    uzyskania przychodu wartości diet krajowych i zagranicznych w związku z wykonywanymi
    przez Pana usługami transportowymi jako właściciela – kierowcy, gdyż Pana podróże
    służbowe są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

## Ocena stanowiska

Stanowisko, które Pan przedstawił we wniosku jest prawidłowe.

## Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób
    fizycznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.):
      Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów
      lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów
      wymienionych w art. 23.
    Oznacza to, że zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych jest możliwe, jeżeli zostaną
    spełnione kryteria wynikające z wyżej wymienionego przepisu.
    Regulacje prawne dotyczące zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów
    podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą zawarte zostały w art.
    23 ust. 1 pkt 52 omawianej ustawy podatkowej.
    Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
      Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży
      służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi
      współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących
      pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego
      ministra.
    Odrębnymi przepisami, o których mowa w tej regulacji, jest rozporządzenie Ministra Pracy
    i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących
    pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery
    budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190).
    Podkreślam jednak odmienny charakter regulacji w przypadku pracownika i osoby
    fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Pracownikowi cel podróży służbowej
    określa pracodawca w poleceniu odbycia podróży służbowej, natomiast w odniesieniu do
    przedsiębiorcy istotnym kryterium dla uznania wyjazdu za podróż służbową winno być
    ustalenie, czy wyjazd ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
    Wskazuję zatem, że odesłanie w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od
    osób fizycznych do pojęcia pracownika może mieć zastosowanie jedynie w kontekście
    ograniczenia wysokości diety z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność
    gospodarczą, nie natomiast samej zasady dopuszczalności zastosowania tego przepisu do
    wymienionych w nim podmiotów.
    Z powyższej regulacji prawnej wynika konieczność wyłączenia z kosztów podatkowych
    wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą,
    ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom. Oznacza
    to, że osobom tym przysługuje prawo uwzględniania w kosztach uzyskania przychodów
    wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tj. do wysokości
    diet przysługujących pracownikom.
    Powołane przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, obejmując swoją
    dyspozycją sytuację odbywania podróży służbowych przez osoby prowadzące działalność
    gospodarczą, nie przewidują w tej kategorii podatników żadnych wyłączeń o charakterze
    przedmiotowym lub podmiotowym, dlatego nieuprawnione jest różnicowanie osób
    prowadzących działalność gospodarczą według rodzaju tej działalności.
    W szczególności przepisy te nie przewidują żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych
    ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach działalności
    gospodarczej ani też nie rozróżniają wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o
    świadczenie usług, dokonania zakupu środka trwałego, czy świadczenia usług w
    wykonaniu zawartej umowy.

    Jednocześnie podkreślam, że problematyka dotycząca podróży służbowych, odbywanych
    w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, znalazła odzwierciedlenie w
    orzecznictwie sądów administracyjnych. Orzecznictwo ukształtowało w tym zakresie
    jednolitą linię rozstrzygnięć, wskazując, że nie znajduje uzasadnienia stanowisko, że
    jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży
    służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności nie wchodzi w
    zakres podróży służbowych.
    W orzecznictwie przyjmuje się ponadto, że podróżą służbową jest również realizowanie
    przedmiotu działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę poza stałym miejscem
    działalności.
    Dlatego stwierdzam, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów
    wartość diet z tytułu podróży służbowych, związanych z prowadzoną działalnością
    gospodarczą, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.
    Na powyższe nie ma wpływu dodanie z dniem 2 lutego 2022 r. – na podstawie art. 2 pkt 3
    ustawy z dnia 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym, ustawy o
    czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2022 poz. 209) – do ustawy
    z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2024 r. poz. 220) przepisu art.
    21b, zgodnie z którym:
      Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów
                                        5drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77 § 1 ustawy z dnia 26
      czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
    Przepis ten bowiem nie dotyczy przedsiębiorców prowadzących osobiście działalność
    gospodarczą w zakresie usług transportowych, lecz pracowników zatrudnionych na
    stanowisku kierowcy.
    Zaznacza przy tym, że na podstawie art. 40 pkt 2 ustawy z dnia 28 lipca 2023 r. o
    delegowaniu kierowców w transporcie drogowym (Dz. U. z 2023 r. poz. 1523) art. 21b
    został uchylony z dniem 19 sierpnia 2023 r., natomiast na podstawie art. 40 pkt 5 tej
    ustawy, do ustawy o czasie pracy kierowców dodano art. 26f ust. 1 o tożsamym brzmieniu.
    Mając na uwadze przedstawiony opis stanu faktycznego oraz powołane przepisy prawa
    podatkowego stwierdzam, że jeżeli wydatki z tytułu diet za czas przebywania Pana w
    podróży służbowej zarówno w Polsce, jak i za granicą spełniają przesłanki zawarte w art.
    22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. zostały poniesione w
    celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z
    tej działalności, to ma Pan prawo zaliczać poniesione z tego tytułu wydatki do kosztów
    uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, jednak wyłącznie w
    części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w
    odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj. w rozporządzeniu
    Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności
    przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej
    jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
    Reasumując – jako właściciel firmy, świadczący osobiście usługi transportowe w
    charakterze kierowcy w transporcie międzynarodowym na rzecz innego podmiotu ma
    Pan prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności
    gospodarczej wartość diet z tytułu podróży służbowych, w części nieprzekraczającej
    wysokości diet przysługujących pracownikom. Diety może Pan uwzględnić w kosztach
    uzyskania przychodów począwszy od lutego 2022 r. do sierpnia 2023 r. składając
    stosowne korekty zeznań za te lata.

## Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

    Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który
    obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
    Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
    • Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb
      ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz.
      111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie
      zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego i zastosuje się
      Pan do interpretacji.
    • Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub
      zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem
      czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
        1) z zastosowaniem art. 119a;
        2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5
        ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
        3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
    • Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
      Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w
      decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki
      interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

## Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu
    Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z
    dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - t. j. Dz.
    U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako „PPSA”.
    Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę
    należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej
    (art. 53 § 1 PPSA):
    • w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa
      Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA) albo
    • w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres
      Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie
      ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
    Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie
    naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej
    oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami
    skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

## Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z
    dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa.