Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP2/443-1158/12-3/RR
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2013-01-28
Teza: Biorąc pod uwagę fakt, iż Wnioskodawca poprzez swoje działania dąży do zapewnienia autentyczności treści i integralności treści faktur, uznać należy, iż przesyłanie i przechowywanie faktur w formacie elektronicznych plików PDF w opisany sposób jest dopuszczalne w świetle przepisów prawa, w tym rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.
Słowa kluczowe: dokumentacja; faktura-faktura elektroniczna; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 9.11.2012 r. (data wpływu 16.11.2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 16.11.2012 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „N.” lub „Podatnik”) prowadzi działalność gospodarczą głównie w zakresie sprzedaży produktów specjalnego przeznaczenia żywieniowego. Mając na względzie czynniki operacyjne, takie jak oczekiwania kontrahentów, czynniki ekonomiczne oraz aspekty ekologiczne Spółka planuje wdrożyć rozwiązania pozwalające na stosowanie faktur elektronicznych do faktur dokumentujących zakupy, wystawionych przez dostawców na jej rzecz.

Będąc zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów usług, Spółka planuje wdrożeniem procedur umożliwiających otrzymywanie od dostawców faktury w formacie PDF. Przez fakturę rozumieć należy fakturę VAT, fakturę korygującą i duplikat faktury.

Format PDF (ang. Portable Document Format, przenośny format dokumentu), to format plików służący do prezentacji, przenoszenia i drukowania treści tekstowo-graficznych. Język opisu pliku PDF jest uproszczoną wersją języka programowania PostScript wzbogaconą o elementy hipertekstowe. Po zapisaniu pliku w formacie PDF na nośniku danych (np. dysku twardym) istnieje możliwość sprawdzenia daty jego utworzenia oraz daty ostatniej modyfikacji.

Podstawowym systemem obiegu dokumentów kosztowych w Spółce jest EOD - system elektronicznego obiegu dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami i komórkami organizacyjnymi. System ten zapewnia akceptację dokumentów zgodną z procedurami wewnętrznymi wdrożonymi w Spółce. Obecnie Spółka akceptuje jedynie faktury wystawiane przez dostawców w formie papierowej. Dokumenty te oklejane są niepowtarzalnym kodem kreskowym, a następnie skanowane i przesyłane do systemu EOD. W systemie EOD faktury są archiwizowane w wersji elektronicznej natomiast wersje papierowe są archiwizowane w zewnętrznym archiwum. W systemie EOD faktura podlega akceptacji merytorycznej i weryfikacji księgowej. Nie ma zatem możliwości, aby w systemie finansowo-księgowym zaksięgowano fakturę, która wcześniej nie została zweryfikowania i zaakceptowana zgodnie z wewnętrznymi procedurami. W celu wdrożenia faktur w formie elektronicznej w odniesieniu do faktur zakupowych, Spółka zamierza wdrożyć następujące rozwiązania:

Spółka stworzy dedykowany adres e-mail, na który kontrahenci będą wysyłać maile wraz z załączonymi fakturami elektronicznymi w formacie PDF. Po otrzymaniu faktury elektronicznej będzie ona umieszczana na serwerze spółki w formacie PDF w dedykowanym do tego celu folderze. W związku z wymogami wprowadzonego w Spółce systemu do elektronicznego obiegu dokumentów faktury te będą drukowane i archiwizowane dodatkowo w formie papierowej. Faktury w formie elektronicznej będą archiwizowane w dedykowanej do tego celu skrzynce poczty elektronicznej, co pozwoli na zweryfikowanie autentyczności pochodzenia faktury. Systematyczne tworzenie kopii zapasowej skrzynki poczty elektronicznej pozwoli na odzyskanie danych w przypadku ich utracenia.

Oprócz weryfikacji poprawności merytorycznej, formalnej i rachunkowej dane z faktury będą podlegać weryfikacji obejmującej:

*   autentyczność pochodzenia faktury
*   integralność treści faktury.

Faktury będą przesyłane na adres e-mail Spółki tylko z określonych adresów e-mail dostawców, zawartych na dokumencie „Zgody na elektroniczne przesyłanie faktur” podpisanej przez obie strony. Zgoda ta będzie mogła być przesłana w formie papierowej lub elektronicznej. Spółka będzie gromadzić informacje w zakresie danych o kontach poczty elektronicznej, z których będą przysyłane faktury od danego kontrahenta, a tym samym weryfikować czy otrzymane faktury wpłynęły ze wskazanych adresów e-mali. Takie rozwiązanie zapewni, że faktura wystawiona przez danego kontrahenta została wysłana z uwiarygodnionego konta, do którego tylko ten kontrahent ma dostęp.

Integralność treści faktur podczas ich przesyłania będzie weryfikowana poprzez wymianę sum kontrolnych pomiędzy Spółką oraz Wysyłającym. Wymiana sum kontrolnych polegać będzie na uzgodnieniu wartości odpowiadających kwocie netto oraz kwocie podatku VAT wynikających z faktur przesłanych do Spółki przez wystawcę faktury w formie elektronicznej w wybranym okresie. Wymiana sum kontrolnych powinna następować co najmniej raz na miesiąc. W przypadku potwierdzenia zgodności sum kontrolnych ustalonych przez Wysyłającego oraz Spółkę uznaje się, że podczas przesyłu zachowana została integralność treści faktur.

Weryfikacja integralności treści faktury dodatkowo może odbywać się poprzez sprawdzenie, czy podczas przesyłu faktury dostęp do treści faktury był zabezpieczony hasłem. Spółka powinna otrzymać hasło dostępu co najmniej tego samego dnia, w którym otrzymano fakturę w formie elektronicznej. Administrator w porozumieniu z Wysyłającym ustala sposób przesłania hasła, w szczególności może być ono przekazane Spółce w odrębnej wiadomości poczty elektronicznej, telefonicznie lub faksem.

W okresie przechowywania integralność treści faktury otrzymanej w formie elektronicznej będzie zapewniona poprzez następujące działania:

*   stworzenie dedykowanego adresu e-mail, o ograniczonym dostępie, przeznaczonego do odbierania faktur elektronicznych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie (oznaczone nr 1 w złożonym wniosku):

Czy przesyłanie i przechowywanie faktur w formacie elektronicznych plików PDF w opisany sposób są dopuszczalne w świetle przepisów prawa, a zwłaszcza w świetle § 2-4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Opisane we wniosku formy odbierania i przechowywania faktur są zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa i w konsekwencji faktury takie wywoływać będą wszystkie skutki prawne, uprawniając tym samym spółkę do rozliczenia wynikającego z nich podatku naliczonego VAT i/lub do zaliczenia wynikających z nich kwot do kosztów uzyskania przychodów, na zasadach ogólnych.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu „autentyczność pochodzenia” oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. „Integralność treści” oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy Dyrektywy Rady 2006/112/WE.

Stosownie do § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130 poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Użyty przez prawodawcę zwrot „w szczególności” oznacza, iż autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej treści może być zapewniona przy pomocy innych środków.

Należy również zauważyć, iż powyższe zasady zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L. Nr 189), która miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób. Nowa redakcja art. 233 Dyrektywy 2006/112/WE regulująca ww. kwestie została dokonana w taki sposób, aby kwestie techniczne wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur całkowicie pozostawić w gestii podatnika, ograniczając rolę państw członkowskich jedynie do funkcji weryfikatora przyjętych przez podatników procedur umożliwiających kontrolę nad prawidłowością rozliczania podatku VAT. Zgodnie z tą regulacją każdy podatnik określa samodzielnie sposób zapewnienia autentyczności integralności faktur elektronicznych. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z powyższym obecnie obowiązujące regulacje prawne nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, jednakże autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur można gwarantować według metody określonej przez podatnika. Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak i elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania przykładowe i fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zatem jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszystkie metody gwarantujące spełnienie powyższych wymogów. Tym samym faktura w formie elektronicznej może być przesyłana także w formacie PDF, który z zasady jest formatem nieedytowalnym, co uniemożliwia lub utrudnia modyfikację treści dokumentu w tym formacie przez przypadkowego użytkownika.

W opinii Spółki opisane we wniosku formy odbierania i przechowywania faktur są zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego:

*   Spółka uzyska od wszystkich dostawców, którzy wyrażą zgodę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej stosowne oświadczenia. Takie oświadczenie będzie wyrażone w formie pisemnej.
*   Faktury będą wysyłane z określonych adresów e-mail, zawartych w oświadczeniu, zawierających w adresie nazwę wystawcy faktury. Pozwoli to na jednoznaczną identyfikację nadawcy wiadomości a w konsekwencji na weryfikację autentyczności pochodzenia faktury.
*   Faktury będą przesyłane na dedykowany adres e-mail Spółki. Od momentu pojawienia się w skrzynce e-mail faktury będą znajdowały się pod kontrolą Spółki i będą odpowiednio zabezpieczone przed nieuprawnioną ingerencją osób trzecich.
*   Kontrola poprawności danych zawartych w fakturze będzie prowadzona na bieżąco poprzez wymianę sum kontrolnych, co zapewni integralność treści faktur, Mając powyższe na uwadze, w opinii Spółki wskazane w opisanym zdarzeniu przyszłym sposoby kontroli biznesowej są wystarczające dla zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Obustronna weryfikacja użytych adresów poczty elektronicznej oraz możliwość sprawdzenia, czy przesłana faktura elektroniczna nie została zmodyfikowana po jej otrzymaniu dają gwarancję uniknięcia/wykrycia ewentualnych nadużyć.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej opisanego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur. Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, dnia 28 marca 2011 r. wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.) – dalej zwane jako rozporządzenie wykonawcze.

W myśl § 21 ust. 1 wyżej powołanego rozporządzenia podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur - w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Według § 21 ust. 2 podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. – ust. 3 § 21 rozporządzenia.

Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych – ust. 4 § 21 rozporządzenia.

Zgodnie z § 24 ust. 1 rozporządzenia - przepisy § 5, 9-14, 16, 17 i 21 mogą być odpowiednio stosowane do faktur wewnętrznych, o których mowa w art. 106 ust. 7 ustawy, z tym że w przypadku:

1.  czynności określonych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy, gdy brak jest konkretnego nabywcy towaru lub usługi, faktura wewnętrzna nie zawiera danych dotyczących tego nabywcy oraz kwoty należnej z tytułu wykonania tych czynności;
2.  wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, oraz świadczenia usług, dla którego podatnikiem jest ich usługobiorca, faktury wewnętrzne mogą nie zawierać numeru, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej.

Faktury wewnętrzne można wystawiać w jednym egzemplarzu – ust. 2 § 24 rozporządzenia wykonawczego.

Według § 20a ust. 1 rozporządzenia - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - § 20a ust. 2 rozporządzenia wykonawczego.

Z dniem 01 stycznia 2013r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, zwane zwane dalej rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych, które to zastąpiło obowiązujące do dnia rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Rozporządzenie to regulujące kwestie faktur elektronicznych i wydane zostało na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy.

Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych określa sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej faktur przesyłanych tą formą.

W myśl § 2 obecnie obowiązującego rozporządzenia rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

Na podstawie § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

§ 4 ust. 2 powołanego wyżej rozporządzenia wskazuje, iż sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - § 4 ust. 3 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Zgodnie z § 4 ust. 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zgonie z pkt 2 objaśnień przedstawionych w rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych przez ww. umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została opisana w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19.10.1994 r. nr 1994/820/WE dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28.12.1994, str. 98).

Zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur, o których mowa w ust. 1, na terytorium kraju – ust. 2 § 6 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur ust. 3 § 6 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Według § 7 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Prawodawca zdefiniował co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury. Jako przykład systemów zapewniających zachowanie ww. warunków podał dowolne kontrole biznesowe, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, a także bezpieczny podpis elektroniczny oraz elektroniczną wymianę danych (EDI). Przy czym jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody przesyłania faktur drogą elektroniczną, gwarantujące autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury.

Konieczne zatem jest stworzenie metod gwarantujących spełnienie powyższych wymogów, które jednak ma określić sam podatnik. Rozporządzenie nie określa, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści należy zapewnić stosując rozwiązania informatyczne czy też odpowiednio opisane rozwiązania biznesowe (np. zapisane w umowie procedury).

Ustawodawca wprost wskazał, iż sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Należy zauważyć, iż powyższe zmiany zostały wprowadzone w związku z przyjęciem dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz.U.UE L z dnia 22 lipca 2010 r.), która to miała na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca planuje wdrożenie procedur umożliwiających otrzymywanie od dostawców faktury w formacie PDF. Podstawowym systemem obiegu dokumentów kosztowych w Spółce jest EOD - system elektronicznego obiegu dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami i komórkami organizacyjnymi. System ten zapewnia akceptację dokumentów zgodną z procedurami wewnętrznymi wdrożonymi w Spółce. W systemie EOD faktury są archiwizowane w wersji elektronicznej natomiast wersje papierowe są archiwizowane w zewnętrznym archiwum. W systemie EOD faktura podlega akceptacji merytorycznej i weryfikacji księgowej. W celu wdrożenia faktur w formie elektronicznej w odniesieniu do faktur zakupowych, Spółka stworzy dedykowany adres e-mail, na który kontrahenci będą wysyłać maile wraz z załączonymi fakturami elektronicznymi w formacie PDF. Po otrzymaniu faktury elektronicznej będzie ona umieszczana na serwerze spółki w formacie PDF w dedykowanym do tego celu folderze. W związku z wymogami wprowadzonego w Spółce systemu do elektronicznego obiegu dokumentów faktury te będą drukowane i archiwizowane dodatkowo w formie papierowej. Faktury w formie elektronicznej będą archiwizowane w dedykowanej do tego celu skrzynce poczty elektronicznej, co pozwoli na zweryfikowanie autentyczności pochodzenia faktury. Oprócz weryfikacji poprawności merytorycznej, formalnej i rachunkowej dane z faktury będą podlegać weryfikacji obejmującej: autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści faktury. Faktury będą przesyłane na adres e-mail Spółki tylko z określonych adresów e-mail dostawców, zawartych na dokumencie „Zgody na elektroniczne przesyłanie faktur” podpisanej przez obie strony. Integralność treści faktur podczas ich przesyłania będzie weryfikowana poprzez wymianę sum kontrolnych pomiędzy Spółką oraz Wysyłającym. Weryfikacja integralności treści faktury dodatkowo może odbywać się poprzez sprawdzenie, czy podczas przesyłu faktury dostęp do treści faktury był zabezpieczony hasłem. Administrator w porozumieniu z Wysyłającym ustala sposób przesłania hasła. W okresie przechowywania integralność treści faktury otrzymanej w formie elektronicznej będzie zapewniona poprzez stworzenie dedykowanego adresu e-mail, o ograniczonym dostępie, przeznaczonego do odbierania faktur elektronicznych.

Podkreślić należy, iż faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury VAT w formie papierowej. Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych wskazuje jedynie zasady wystawiania, przechowywania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Natomiast wszelkie inne zasady dotyczące tzw. „zwykłych” faktur VAT, które stosuje się odpowiednio do faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie.

Zatem przesyłanie i przechowywanie faktur VAT w formie elektronicznej w formacie plików PDF jest równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem ww. faktur w formie papierowej, ale musi być zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści przedmiotowych faktur, o której mowa w rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych.

W przedmiotowej sprawie działania Wnioskodawcy polegające na stworzeniu dedykowanej skrzynki pocztowej o ograniczonym dostępie przeznaczonej na archiwizowanie faktur w formie elektronicznej pozwoli na zweryfikowanie autentyczności pochodzenia faktury, natomiast mając na celu zapewnienie integralności treści faktur Spółka będzie weryfikowała treści faktur poprzez wymianę sum kontrolnych pomiędzy Spółką oraz Wysyłającym.

Biorąc pod uwagę fakt, iż Wnioskodawca poprzez swoje działania dąży do zapewnienia autentyczności treści i integralności treści faktur, uznać należy, iż przesyłanie i przechowywanie faktur w formacie elektronicznych plików PDF w opisany sposób jest dopuszczalne w świetle przepisów prawa, w tym rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Niniejsza interpretacja została wydana w zakresie możliwości przesyłania i przechowywania faktur w formacie elektronicznym, natomiast w zakresie podatku od towarów i usług dotyczącym akceptacji faktur oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur elektronicznych oraz w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych – zostały wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.