Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPP3/443-419/13/MD
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2013-11-22
Teza: Poprawność stosowania faktur w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT; przechowywanie
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 28 sierpnia 2013 r. (data wpływu 2 września 2013 r.), uzupełnionym w dniu 5 listopada 2013 r. (data wpływu), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie poprawności stosowania faktur w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 2 września 2013 r. został złożony ww. wniosek, uzupełniony w dniu 5 listopada 2013 r., o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie poprawności stosowania faktur w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

W celu usprawnienia przepływu faktur Spółka rozważa zmianę stosowanego dotychczas sposobu otrzymywania faktur poprzez wprowadzenie możliwości ich otrzymywania za pośrednictwem poczty elektronicznej, tj. jako załącznik w formacie PDF bez dodatkowych zabezpieczeń, bez podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu oraz bez wykorzystania elektronicznej wymiany danych (EDI).

Ten sposób otrzymywania faktur będzie akceptowany przez upoważnionych pracowników Spółki, poprzez podpisanie akceptacji dla każdego kontrahenta (w formie korespondencji papierowej lub elektronicznej) przed rozpoczęciem stosowania ww. formy otrzymywania faktur. Stosowany przez Spółkę wewnętrzny proces obiegu dokumentów - akceptacja faktur przez upoważnionych pracowników Spółki oraz ich księgowanie - zapewni każdorazowo weryfikację tożsamości podmiotu dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Faktury otrzymane za pośrednictwem poczty elektronicznej będą następnie drukowane oraz - tak jak faktury otrzymywane w formie papierowej - będą sprawdzane pod względem merytorycznym i podpisywane. Jeżeli dotyczą dostaw „na magazyn” będą sprawdzane z dostawą przez pracowników upoważnionych oraz sprawdzane pod względem formalnym, podpisywane i księgowane.

Wydrukowane faktury będą przechowywane w siedzibie Spółki w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy sposób otrzymywania faktur pocztą elektroniczną, tj. jako załącznika w formacie PDF, drukowanie oraz przechowywanie ich w formie wydruku jest zgodne z przepisami z zakresu podatku od towarów i usług?

Zdaniem Wnioskodawcy, otrzymywanie faktur pocztą elektroniczną w formacie PDF, drukowanie oraz przechowywanie w formie wydruku jest zgodne z przepisami w zakresie podatku od towarów i usług.

W ocenie Spółki, autentyczność faktur zostanie zapewniona poprzez akceptację tego sposobu otrzymywania faktur przez upoważnionych pracowników. Dla każdego kontrahenta zostanie podpisana akceptacja (w formie korespondencji papierowej lub elektronicznej) przed rozpoczęciem takiej formy otrzymywania faktur.

Wewnętrzny proces obiegu dokumentów polegający na akceptacji faktur przez upoważnionych pracowników, sprawdzanie każdego dokumentu pod względem merytorycznym lub sprawdzenie zgodności z przyjętą dostawą do magazynu (sprawdzony i podpisany dokument PZ dołączony do faktury) oraz księgowanie dokumentów po kolejnym ich sprawdzeniu pod względem formalnym zapewni – w opinii Spółki - każdorazowo weryfikację tożsamości podmiotu dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Integralność faktur zostanie - zdaniem Spółki - zapewniona poprzez użycie formatu PDF. Spółka nie będzie miała możliwości zmiany danych zawartych w fakturze. Samo wydrukowanie faktury otrzymanej w formacie PDF nie narusza autentyczności i integralności faktury.

Zdaniem Spółki, będzie zapewniona czytelność wydrukowanych faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wydrukowane faktury będą przechowywane w sposób chronologiczny i systematyczny, co zapewni łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.) – dalej ustawa – podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

W świetle ust. 10 ww. artykułu, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej (…).

W świetle ust. 11 ww. artykułu, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną (…).

Sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej od dnia 1 stycznia 2013 r. reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. z 2012 r. poz. 1528), wydane na podstawie delegacji zawartej w ww. art. 106 ust. 10 i 11 ustawy – dalej rozporządzenie.

Należy przy tym zaznaczyć, że Minister Finansów tylko częściowo skorzystał z delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 ustawy, gdyż uregulował jedynie sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej, ale już nie sposób i warunki wystawiania faktur w tej formie. Zatem uznać należy, że sposób wystawiania faktur nie determinuje ich docelowego (z punktu widzenia podmiotu otrzymującego) charakteru, tj. tradycyjnego (papierowego) albo elektronicznego.

W myśl § 3 ust. 1 rozporządzenia, przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

W świetle § 2 rozporządzenia, ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1.  autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.  integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Według § 4 ust. 2 rozporządzenia, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 4 ust. 3 rozporządzenia).

Jak stanowi § 4 ust. 4 rozporządzenia, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Zgodnie z § 5 rozporządzenia, w przypadku przesyłania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury w formie elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści (i jako przykład procedur zapewniających zachowanie tych przymiotów podał stosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektroniczną wymianę danych), to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przesyłania faktur drogą elektroniczną, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W świetle § 6 ust. 1 rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (§ 7 rozporządzenia) .

W tym miejscu należy dodatkowo wskazać, że stosownie do art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.) - dalej Dyrektywa - dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje).

W świetle przepisów unijnych, na każdym podatniku ciążą szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy).

Na uwagę zasługuje także norma zawarta w art. 247 ust. 2 Dyrektywy. Według niej, aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Podkreślenia wymaga jednak fakt, że polski ustawodawca z ww. opcji nie skorzystał.

W świetle art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Z treści złożonego wniosku wynika, że w celu usprawnienia przepływu faktur Spółka rozważa wprowadzenie otrzymywania faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej, tj. jako załącznik w formacie PDF (bez dodatkowych zabezpieczeń, bez podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu oraz bez wykorzystania elektronicznej wymiany danych). Ww. sposób otrzymywania faktur poprzedzi podpisanie akceptacji dla każdego kontrahenta (w formie korespondencji papierowej lub elektronicznej). Stosowany przez Spółkę wewnętrzny proces obiegu dokumentów zapewni każdorazowo weryfikację tożsamości podmiotu dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Faktury otrzymane za pośrednictwem poczty elektronicznej będą drukowane, sprawdzane pod względem merytorycznym oraz podpisywane. Wydrukowane faktury będą przechowywane w siedzibie Spółki w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Na tym tle Spółka powzięła wątpliwość dotyczącą poprawności stosowania faktur w formie elektronicznej.

Mając na uwadze przedstawiony we wniosku stan faktyczny oraz cytowane regulacje z zakresu podatku od towarów i usług stwierdzić należy, że brak jest materialnoprawnych przeszkód, aby Wnioskodawca drukował, a następnie archiwizował w wersji tradycyjnej (papierowej) faktury przesłane jemu w formie elektronicznej. Za takie należy bowiem uznać faktury przesłane za pośrednictwem poczty elektronicznej w formacie PDF. W tym przypadku - w celach dowodowych - wskazane byłoby (choć nie obligują do tego przepisy dotyczące przechowywania faktur przesłanych w formie elektronicznej), aby dodatkowo zarchiwizować także wiadomość elektroniczną (e-mail), a nie wyłącznie załącznik do niej.

Otrzymywanie zatem faktur w formacie PDF stanowiących załącznik do e-mail\`a (również po ich wydrukowaniu) jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność tego rodzaju faktur, tj. wystąpią cechy, o których mowa w cyt. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. Powyższą konkluzję wspiera zapis § 6 rozporządzenia, według którego „(\`(...)\`) faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób (\`(...)\`)”. Potwierdzeniem powyższego jest również fakt, że krajowy ustawodawca nie skorzystał z opcji zawartej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, tj. ustanowienia wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, tj. w takiej w jakiej zostały one przesłane lub udostępnione.

Tut. organ zaznacza ponadto, że weryfikacja prawidłowości stosowanego systemu przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur elektronicznych wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem weryfikacja tej będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej. Postępowanie bowiem w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy, ul. Jana Kazimierza 5, 85-035 Bydgoszcz, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację - w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 270 ze zm.) . Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.