Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPB2/415-1553/08-2/MK
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2009-02-09
Teza: W jaki sposób (i w jakiej wysokości) telepracownik powinien rozliczać się ze swoim pracodawcą: w formie ewidencji poniesionych kosztów (np.: wg bilingów telefonicznych), czy ekwiwalentu (ryczałtu) za wykorzystywanie urządzeń biurowych będących własnością lub współwłasnością pracownika, czy też proporcjonalnie (np.: 1/3 opłat za mieszkanie oraz za elektryczność), tak, aby w efekcie zwrot kosztów otrzymanych od pracodawcy nie stanowił podstawy opodatkowania żadnym podatkiem, tak ze strony pracownika jak i pracodawcy w podatkowych rozliczeniach miesięcznych i/lub rocznych.?
Słowa kluczowe: internet; koszt; materiały-materiały biurowe; opodatkowanie; pracownik; refundacja; rozliczanie (rozliczenia); telefon; zwolnienie
Przepisy: [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 1-art. 9; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 2-art. 11; [PIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych-Rozdział 6-art. 26

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Pani przedstawione we wniosku z dnia 16.11.2008 r. (data wpływu 17.11.2008 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania refundacji telepracownikowi kosztów zapewnienia łącza internetowego, używania telefonu stacjonarnego, komórkowego, kosztów nabycia komputera drukarki oraz częściowych opłat za mieszkanie i elektryczność, związanych z wykonywaną pracą w lokalu stanowiącym współwłasność z mężem Wnioskodawczyni,

*   **jest prawidłowe** \- w części dotyczącej refundacji telepracownikowi kosztów zapewnienia łącza internetowego, używania prywatnego komputera, drukarki, telefonu stacjonarnego, komórkowego oraz kosztów zakupu materiałów biurowych,
*   **nieprawidłowe** \- w części dotyczącej refundacji telepracownikowi kosztów nabycia komputera i drukarki oraz częściowych kosztów dotyczących opłat za mieszkanie i elektryczność

UZASADNIENIE

W dniu 17.11.2008 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania refundacji telepracownikowi kosztów zapewnienia łącza internetowego, używania telefonu stacjonarnego, komórkowego, kosztów nabycia komputera drukarki oraz częściowych opłat za mieszkanie i elektryczność, związanych z wykonywaną pracą w lokalu stanowiącym współwłasność z mężem Wnioskodawczyni,

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawczyni zostanie zatrudniona w formie telepracy zgodnie z art. 67 (5) Kodeksu pracy.

W ramach wykonywanej pracy telepracownik będzie korzystać z:

1.  części lokalu mieszkalnego (stanowiącego współwłasność z mężem telepracownika), jak i prądu i oświetlenia,
2.  telefonu stacjonarnego i internetu (zarejestrowanych na telepracownika i jego męża) 3) telefonu komórkowego, komputera i drukarki (zarejestrowanych na telepracownika).

Wnioskodawczyni zamierza rozliczać się z pracodawcą za ponoszone koszty w ramach wykonywania telepracy oraz związane z nią wydatki.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

W jaki sposób (i w jakiej wysokości) telepracownik powinien rozliczać się ze swoim pracodawcą:

w formie ewidencji poniesionych kosztów (np.: wg bilingów telefonicznych), czy ekwiwalentu (ryczałtu) za wykorzystywanie urządzeń biurowych będących własnością lub współwłasnością pracownika, czy też proporcjonalnie (np.: 1/3 opłat za mieszkanie oraz za elektryczność), tak, aby w efekcie zwrot kosztów otrzymanych od pracodawcy nie stanowił podstawy opodatkowania żadnym podatkiem, tak ze strony pracownika jak i pracodawcy w podatkowych rozliczeniach miesięcznych i/lub rocznych.?

Zdaniem Wnioskodawczyni.

Rozliczanie z pracodawcą stanowi w rozumieniu art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ekwiwalent pieniężny, który jest wolny od podatku. Zatem zgodnie z art. 67 (11) 1 pkt 3 oraz 2 i 3 Kodeksu pracy, jeśli telepracownik otrzyma od pracodawcy zwrot proporcjonalnie poniesionych opłat za mieszkanie i prąd (w wysokości 1/3), jak i połączeń telefonicznych (stacjonarnych i komórkowych) według. bilingu, podłączenia do Internetu oraz zwrot za wszelki nabyty sprzęt biurowy - komputer, drukarkę, papier, tusz, itd., zwrot ten stanowić będzie ekwiwalent pieniężny, który nie będzie podlegał żadnemu opodatkowaniu.

**W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe** w części dotyczącej refundacji telepracownikowi kosztów zapewnienia łącza internetowego, używania prywatnego komputera, drukarki, telefonu stacjonarnego, komórkowego, zwrotu kosztów związanych z zakupem materiałów biurowych i nieprawidłowe w części dotyczącej refundacji telepracownikowi kosztów nabycia komputera drukarki oraz zwrotu częściowych kosztów dotyczących opłat za mieszkanie i elektryczność.

Jak wynika z postanowień art. 6711 § 2 pkt 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), pracodawca i telepracownik mogą - w odrębnej umowie określić w szczególności zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika, spełniającego wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego.

Ponadto § 3 omawianego artykułu stanowi, iż w przypadku, o którym mowa w § 2 pkt 1, telepracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości określanej w porozumieniu lub regulaminie, o których mowa w art. 676, lub w umowie, o której mowa w § 2. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę normy zużycia sprzętu, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby firmy i jego ceny rynkowe.

Z opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku wynika, iż Wnioskodawczyni, jako telepracownik zamierza użytkować własny sprzęt komputerowy, niezbędny do wykonywania pracy w lokalu mieszkalnym będącym współwłasnością małżeńską. Ponieważ do wykonywania telepracy niezbędny jest stały, szerokopasmowy dostęp do Internetu. Telepracownik zamierza rozliczać się z pracodawcą za ponoszone koszty w ramach wykonywania telepracy oraz związane z nią wydatki poprzez zwrot proporcjonalnie poniesionych opłat za mieszkanie i prąd (w wysokości 1/3), jak i połączeń telefonicznych (stacjonarnych i komórkowych) wg. bilingu, podłączenia do Internetu oraz zwrot za wszelki nabyty sprzęt biurowy - komputer, drukarkę, papier, tusz, zwrot ten stanowić będzie ekwiwalent pieniężny.

Zasady opodatkowania dochodów osobistych reguluje ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.).

Jak stanowi art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-16, art. 17 ust. 1 pkt 6 i 9, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Z kolei za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy podatkowej).

Podstawową zasadą podatku dochodowego od osób fizycznych jest zasada powszechności opodatkowania, która wynika z treści art. 9 ust. 1 ustawy, stanowiącym, iż opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i art. 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stąd też opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkie dochody osiągane przez podatnika, z wyjątkiem tych dochodów, które zostały enumeratywnie wymienione przez ustawodawcę jako zwolnione od podatku, bądź od których zaniechano poboru podatku, w drodze rozporządzenia wydanego przez Ministra Finansów.

Mając na uwadze przytoczone powyżej przepisy należy uznać, iż refundacja kosztów telepracownikowi związana z zapewnieniem łącza internetowego, używania prywatnego, telefonu stacjonarnego, komórkowego (na podstawie bilingów), komputera, drukarki będących własnością telepracownika oraz zwrot kosztów związanych z zakupem komputera, drukarki, materiałów biurowych takich, jak papier, tusz, jak również refundacja częściowych kosztów dotyczących opłat za mieszkanie i elektryczność, stanowi przychód w rozumieniu ustawy.

Jednocześnie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, iż wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używanie przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Z powyższego wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z ww. tytułu ma zastosowanie po spełnieniu kilku warunków:

1.  ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
2.  kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez telepracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi, a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,
3.  narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
4.  narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Po spełnieniu powyższych warunków kwota wypłaconego ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od podatku

Mając na uwadze powyższe, uznać należy, iż uzyskany od pracodawcy zwrot kosztów poniesionych przez telepracownika, związanych z zapewnieniem łącza internetowego, używania prywatnego telefonu stacjonarnego, komórkowego (na podstawie bilingów), komputera, drukarki, oraz zwrot kosztów związanych z zakupem materiałów biurowych takich, jak papier, tusz, stanowić będzie przychód ze stosunku pracy korzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego. Aby przedmiotowe zwolnienie miało zastosowanie warunkiem jest, aby wysokość ekwiwalentu odzwierciedlała wydatki poniesione na ten cel. Podstawą wypłaty ekwiwalentu będą dowody potwierdzające i dokumentujące wykorzystywanie prywatnych urządzeń na rzecz pracodawcy. Powyższym celom służy faktura oraz wydruk połączeń telefonicznych (blingi), którego uzyskanie pozwala na wyeliminowanie rozmów prywatnych telepracownika.

Natomiast sposób ustalenia i wysokości ekwiwalentu za korzystanie z prywatnych urządzeń telepracownika powinny być określone w zawartym porozumieniu, regulaminie lub umowie co wynika z ww. przepisów Kodeksu pracy.

Z omawianym zagadnieniem związane są także inne istotne, z punktu widzenia prawa podatkowego, regulacje. Należy bowiem pamiętać o postanowieniach art. 26 ust. 1 pkt 6a i ust. 13a omawianej ustawy. Normy te przewidują, iż:

*   podatnik ma prawo do odliczenia od podstay opodatkowania kwot wydatków ponoszonych przez podatnika z tytułu użytkowania sieci Internet w lokalu (budynku) będącym miejscem zamieszkania podatnika w wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł (art. 26 ust. 1 pkt 6a ustawy),

*   wydatki na cele określane w art. 26 ust. 1 podlegają odliczeniu od dochodu, jeżeli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów lub nie zostały odliczone od przychodu na podstawie ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym lub od dochodu na podstawie ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r. o podatku tonażowym albo nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie (art. 26 ust. 13a ww. ustawy).

W związku z powyższym należy stwierdzić, że w przypadku gdy zrefundowane przez pracodawcę wydatki telepracownika z tytułu użytkowania sieci Internet w lokalu (budynku) będącym miejscem zamieszkania podatnika będą stanowiły przychód zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, nie mogą być uwzględnione przy zmniejszaniu podstawy opodatkowania.

Natomiast uzyskanie od pracodawcy refundacji kosztów nabycia sprzętu komputerowego i drukarki oraz częściowych kosztów dotyczących opłat za mieszkanie i elektryczność stanowić będzie u telepracownika przychód ze stosunku pracy, zgodnie z art. 12 ust. 1 powołanej ustawy podatkowej, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym łącznie z innymi składnikami wynagrodzenia.

Należy zauważyć, że wszelkie zwolnienia podatkowe są wyjątkiem od zasady sprawiedliwości podatkowej, dlatego wykładnia przepisów ustanawiających te zwolnienia, jako wyjątki od reguły opodatkowania musi być wykładnią ścisłą

Z literalnego brzmienia ww. artykułu wynika, że przedmiotem zwolnienia są objęte tylko ekwiwalenty pieniężne za używanie przez pracowników narzędzi, materiałów lub sprzętu stanowiącego ich własność.

Zgodnie z treścią art. 217 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 1997 r. Nr 78, poz. 483 ze zm.), który stanowi, że nakładanie innych danin publicznych, określenie podmiotów, przedmiotów opodatkowania i stawek podatkowych, a także zasad przyznawania ulg i umorzeń oraz kategorii podmiotów zwolnionych od podatków następuje w drodze ustawy. W związku z tym przepisów podatkowych nie można interpretować rozszerzająco, a więc w przypadku, gdy w ustawie podatkowej jest mowa o zwolnieniu ekwiwalentów wpłacanych za korzystanie przez pracownika z narzędzia stanowiącego jego własność to nie jest możliwe uznanie, że z tego rodzaju zwolnienia korzystają również ekwiwalenty wypłacane z tytułu wydatków poniesionych na opłacanie mieszkania i energii elektrycznej oraz refundacja kosztów nabycia komputera i drukarki.

Ponadto należy podkreślić, iż żaden inny przepis zawarty w zamkniętym katalogu zwolnień przedmiotowych (art. 21 ww. ustawy), nie stanowi, iż ww. świadczenia są wolne od opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Reasumując w przedstawionym zdarzeniu przyszłym refundacja telepracownikowi kosztów związanych z zapewnieniem łącza internetowego, używania prywatnego telefonu stacjonarnego, komórkowego (na podstawie bilingów), komputera, drukarki, oraz zwrot kosztów związanych z zakupem materiałów biurowych takich, jak papier, tusz, stanowić będzie przychód ze stosunku pracy korzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Natomiast refundacja kosztów nabycia komputera i drukarki oraz częściowych kosztów dotyczących opłat za mieszkanie i elektryczność stanowić będzie u telepracownika przychód ze stosunku pracy, zgodnie z art. 12 ust. 1 powołanej ustawy podatkowej, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym łącznie z innymi składnikami wynagrodzenia.

Natomiast zasady wykorzystania sprzętu oraz wysokość ekwiwalentu przysługującego telepracownikowi od swojego pracodawcy nie wynika z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w tym przedmiocie zagadnienia związane z tym tematem zostały uregulowane w wyżej przywołanych przepisach ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).

Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul.1-ego Maja 10, 09-402 Płock.