Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPP2/443-671/14/KT
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2014-09-03
Teza: Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu − samochodu osobowego użytkowanego w działalności gospodarczej na podstawie umowy leasingu operacyjnego.
Słowa kluczowe: ewidencja-ewidencja przebiegu pojazdu; samochód; samochód-samochód osobowy
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, z późn. zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko − przedstawione we wniosku z dnia 19 kwietnia 2014 r. (data wpływu 21 maja 2014 r.), uzupełnionym w dniach 24 lipca, 4 i 21 sierpnia 2014 r. (daty wpływu), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie braku obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu użytkowanego w działalności gospodarczej na podstawie umowy leasingu operacyjnego – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 21 maja 2014 r. został złożony ww. wniosek przekazany zgodnie z właściwością przy piśmie Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego w Bydgoszczy z dnia 16 maja 2014 r., uzupełniony w dniach 24 lipca, 4 i 21 sierpnia 2014 r., o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie braku obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu użytkowanego w działalności gospodarczej na podstawie umowy leasingu operacyjnego.

We wniosku oraz jego uzupełnieniach, przedstawiono następujący stan faktyczny.

Samochód osobowy zamówiła Pani w salonie w 2013 r. Jego wyposażenie skonfigurowano w lutym 2014 r. Wpłata wkładu własnego w wysokości 30.000 zł nastąpiła również w lutym 2014 r. Umowa leasingu operacyjnego została zawarta w marcu 2014 r. z wydaniem pojazdu protokołem i zapłatą reszty wkładu własnego – dalszych 20.000 zł. Po konfiguracji i usunięciu usterek fabrycznych, odbiór pojazdu nastąpił w miesiącu kwietniu 2014 r. Samochód użytkowany jest w kancelarii przez Panią (podatnika – właściciela), pracownika, współpracowników, do celów związanych z pomocą prawną.

Od kwietnia 2014 r. prowadzona jest dla tego samochodu ewidencja, o której mowa w art. 86a ust. 7 ustawy o podatku od towarów i usług. Zasady użytkowania przedmiotowego samochodu określa zarządzenie obowiązujące pracowników oraz umowy zawarte z podmiotami świadczącymi usługi na rzecz kancelarii z wykorzystaniem ww. pojazdu. Przyjęte zasady wykluczają użytek prywatny, inny niż prowadzona działalność gospodarcza, poprzez wyraźny zakaz obarczony sankcją kar umownych i roszczeń odszkodowawczych. W dniu 28 kwietnia 2014 r. została zarejestrowana umowa leasingu i złożono naczelnikowi Urzędu Skarbowego informację o tym pojeździe.

W związku z powyższym opisem, w uzupełnieniu wniosku, zadano następujące pytanie.

Czy jest Pani obowiązana prowadzić ewidencję przebiegu ww. pojazdu o danych zgodnych z art. 86a ust. 7 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, a jeśli tak to czy winien być odnotowany każdorazowy odcinek wykonanej trasy, czy też wystarczy opis dzienny?

Zdaniem Wnioskodawcy, wyrażonym w uzupełnieniu wniosku, brak jest obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu tego pojazdu od dnia 1 kwietnia 2014 r. − wg ustawy o podatku od towarów i usług w brzmieniu po nowelizacji − albowiem samochód jest użytkowany na podstawie umowy leasingu zawartej przed dniem 1 kwietnia 2014 r.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest nieprawidłowe.

Stosownie do treści art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Kwestie dotyczące pojazdów samochodowych uregulowane są m.in. w art. 86a ustawy o podatku od towarów i usług, który od dnia 1 kwietnia 2014 r. otrzymał, nadane ustawą z dnia 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014 r., poz. 312) (dalej: ustawa zmieniająca), następujące brzmienie.

Zgodnie z ust. 1 pkt 1 ww. artykułu, w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika.

Według obowiązującego od dnia 1 kwietnia 2014 r. art. 2 pkt 34 ustawy o podatku od towarów i usług, ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o pojazdach samochodowych – rozumie się przez to pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.

Z artykułu 2 pkt 33 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1137, z późn. zm.) wynika, że pojazd samochodowy – to pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h; określenie to nie obejmuje ciągnika rolniczego.

Według pkt 40 ww. artykułu, użyte w ustawie określenie samochód osobowy oznacza pojazd samochodowy przeznaczony konstrukcyjnie do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą oraz ich bagażu.

Stosownie do zapisu art. 86a ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług, do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, o których mowa w ust. 1, zalicza się wydatki dotyczące:

1.  nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;
2.  używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3;
3.  nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

Na podstawie ust. 3 ww. artykułu, przepis ust. 1 nie ma zastosowania:

1.  w przypadku gdy pojazdy samochodowe są:
    1.  wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub
    2.  konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie;
2.  do towarów montowanych w pojazdach samochodowych i do związanych z tymi towarami usług montażu, naprawy i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

W świetle ust. 4 powołanego artykułu, pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

1.  sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
2.  konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

W grupie pojazdów samochodowych, określonej w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, mieszczą się pojazdy, których konstrukcja wskazuje na ich przeznaczenie co do zasady do użytku prywatnego, jednakże mogą być także wykorzystywane w działalności gospodarczej (np. samochód osobowy). Z tych względów – dla celów pełnego odliczania podatku – fakt wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych. Brak użytku prywatnego pojazdów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej musi być dodatkowo potwierdzony prowadzoną ewidencją przebiegu pojazdu.

Na podstawie art. 86a ust. 12 ustawy, podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie 7 dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami.

W myśl ust. 13 tegoż artykułu, w przypadku niezłożenia w terminie informacji, o której mowa w ust. 12, uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od dnia jej złożenia.

Jak stanowi art. 86a ust. 5 ustawy, warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych:

1.  przeznaczonych wyłącznie do:
    1.  odprzedaży,
    2.  sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,
    3.  oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze – jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika;
2.  w odniesieniu do których:
    1.  kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych podatnik oblicza zgodnie z ust. 1 lub
    2.  podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.

Zgodnie z ust. 6 tegoż artykułu, ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności.

W myśl ust. 7 ww. artykułu, ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

1.  numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2.  dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3.  stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
4.  wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
    1.  kolejny numer wpisu,
    2.  datę i cel wyjazdu,
    3.  opis trasy (skąd – dokąd),
    4.  liczbę przejechanych kilometrów,
    5.  imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem – potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
5.  liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Jednocześnie wskazuje się, że przez okres rozliczeniowy należy rozumieć okres rozliczeniowy właściwy dla podatnika z tytułu rozliczeń dla celów podatku od towarów i usług, czyli w zależności od tego jak rozlicza się podatnik – miesiąc lub kwartał.

Na podstawie art. 86a ust. 8 ustawy, w przypadku gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika, wpis, o którym mowa w ust. 7 pkt 4:

1.  jest dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd,
2.  obejmuje:

1.  kolejny numer wpisu,
2.  datę i cel udostępnienia pojazdu,
3.  stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,
4.  liczbę przejechanych kilometrów,
5.  stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
6.  imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.

Należy dodać, że ewidencja przebiegu pojazdu może być prowadzona również w formie elektronicznej. W takim przypadku dokonywanie w niej wpisów oraz potwierdzenie autentyczności tych wpisów – jeśli wpisów dokonuje kierujący pojazdem niebędący podatnikiem – może być dokonywane w formie elektronicznej.

Z powyższych przepisów dotyczących prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu wynika, że musi ona potwierdzać brak użytku prywatnego pojazdu. Prawidłowo prowadzona ewidencja powinna zawierać elementy wymienione w art. 86a ust. 7 ustawy o podatku od towarów i usług. Zapis w ewidencji przebiegu pojazdu − z punktu widzenia potwierdzenia wykorzystania pojazdu do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej podatnika – nie powinien wzbudzać wątpliwości. Co istotne, w przypadku wadliwości prowadzonej ewidencji (np. niepełne zapisy, luki w poszczególnych pozycjach, sprzeczne zapisy, niezgodność w zakresie stanu licznika ze stanem rzeczywistym, itp.), niespełniona zostaje jedna z przesłanek warunkujących uznanie pojazdu za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, skutkująca prawem do ograniczonego odliczenia podatku. W konsekwencji, w celu dokonania pełnego odliczenia podatku muszą zostać spełnione 2 warunki: sposób wykorzystania pojazdów samochodowych przez podatnika musi wskazywać na wyłączne przeznaczenie ich do działalności gospodarczej (wykluczony użytek prywatny) oraz fakt ten musi zostać dodatkowo potwierdzony prawidłowo prowadzoną ewidencją przebiegu pojazdu.

Zgodnie z art. 8 powołanej uprzednio ustawy zmieniającej z dnia 7 lutego 2014 r., w przypadku pojazdów, o których mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, nabytych, importowanych lub wytworzonych przez podatnika, lub używanych na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy:

1.  ewidencję, o której mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, prowadzi się począwszy od dnia, w którym poniesiono pierwszy, od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, wydatek związany z tymi pojazdami;
2.  informację, o której mowa w art. 86a ust. 12 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, składa się w terminie 7 dni od dnia, w którym poniesiono pierwszy, od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, wydatek związany z tymi pojazdami.

Stosownie do treści art. 12 ust. 1 ww. ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika do dnia 30 czerwca 2015 r. paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, wykorzystywanych do napędu:

1.  samochodów osobowych;
2.  innych niż samochody osobowe pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, w których liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi:

1.  1 − jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 425 kg,
2.  2 − jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 493 kg,
3.  3 lub więcej − jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 500 kg.

Jak stanowi ust. 2 ww. artykułu, przepis ust. 1 nie dotyczy pojazdów samochodowych, które są wykorzystywane przez podatnika wyłącznie do działalności gospodarczej.

Na podstawie art. 13 ust. 1 ww. ustawy, w przypadku pojazdów samochodowych będących przedmiotem umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze zawartej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, w stosunku do których na dzień poprzedzający dzień wejścia w życie niniejszej ustawy kwotę podatku naliczonego stanowiła cała kwota podatku od towarów i usług wykazanego na fakturze, nie stosuje się przepisu art. 86a ust. 1 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, w odniesieniu do wydatków, o których mowa w art. 86a ust. 2 pkt 2 tej ustawy, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą.

Z ust. 2 tego artykułu wynika, że przepis ust. 1 ma zastosowanie w odniesieniu do umów, o których mowa w tym przepisie:

1.  bez uwzględnienia zmian umowy dokonywanych od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy oraz
2.  pod warunkiem że:

1.  pojazdy samochodowe będące przedmiotem tych umów zostały wydane podatnikowi przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy,
2.  umowa została zarejestrowana przez podatnika dokonującego odliczenia u właściwego dla niego naczelnika urzędu skarbowego najpóźniej w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy.

Analiza przedstawionego stanu faktycznego oraz treści powołanych uregulowań prawnych prowadzi do stwierdzenia, że – wbrew stanowisku zawartemu we wniosku – fakt użytkowania przedmiotowego samochodu na podstawie umowy leasingu zawartej przed dniem 1 kwietnia 2014 r., nie zwalnia Pani z obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Wobec powyższego, skoro – jak wynika z wniosku – wykorzystuje Pani wyłącznie do działalności gospodarczej ww. samochód osobowy należący do grupy pojazdów, o których mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, to zobowiązana jest – na podstawie art. 8 pkt 1 ustawy zmieniającej – do prowadzenia ewidencji jego przebiegu zawierającej elementy wymienione w art. 86a ust. 7 i ewentualnie (w zależności od wystąpienia danej sytuacji) w ust. 8 ustawy o podatku od towarów i usług, począwszy od dnia, w którym poniosła pierwszy, od dnia 1 kwietnia 2014 r., wydatek związany z przedmiotowym samochodem. Jednocześnie należy wskazać, że jeżeli osoba kierująca tym pojazdem realizuje w danym dniu bardzo wiele krótkich przejazdów, wówczas można dokonać jednego wpisu (na koniec dnia), zawierającego opis trasy. Jednakże − niewątpliwie z punktu widzenia potwierdzenia wykorzystania pojazdu wyłącznie do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej podatnika – zapis ogólny, tj. wskazanie ogólnego celu wyjazdu, nie jest wystarczający. Zapis dotyczący opisu trasy i celu wyjazdu powinien być na tyle szczegółowy, aby zapewnić rzetelność prowadzonej ewidencji. Zatem konieczne jest bliższe oznaczenie celu wyjazdu i trasy np. poprzez wskazanie adresu punktu docelowego. W świetle powyższych ustaleń, zaprezentowane przez Panią stanowisko, że w przedstawionej sytuacji brak jest obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu przedmiotowego pojazdu, należało uznać za nieprawidłowe.

Końcowo należy zaznaczyć, że niniejsza interpretacja nie rozstrzyga kwestii zasad odliczania podatku naliczonego związanego z użytkowaniem przedmiotowego samochodu osobowego, ponieważ w tym zakresie nie przedstawiono własnego stanowiska, ani nie zadano pytania.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy, ul. Jana Kazimierza 5, 85-035 Bydgoszcz, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację − w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r., poz. 270, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Skarbowa w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.