Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-299/13/AMP
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2013-07-19
Teza: przesyłanie, przechowywanie faktur VAT w formacie elektronicznym oraz otrzymywanych od kontrahentów dokumentów (faktur VAT, paragonów oraz rachunków) w formacie papierowym i przechowywanie ich w elektronicznej formie oraz prawo do odliczenia podatku naliczonego
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; odliczenia-prawo do odliczenia; paragon
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2012r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku, który wpłynął do tut. organu w dniu 4 kwietnia 2013r., uzupełnionym pismem z dnia 18 czerwca 2013r. (data wpływu 1 lipca 2013r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania, przechowywania faktur VAT w formacie elektronicznym oraz otrzymywanych od kontrahentów dokumentów (faktur VAT, paragonów oraz rachunków) w formacie papierowym i przechowywania ich w elektronicznej formie oraz w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 4 kwietnia 2013r. wpłynął do tut. organu ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania, przechowywania faktur VAT w formacie elektronicznym oraz otrzymywanych od kontrahentów dokumentów (faktur VAT, paragonów oraz rachunków) w formacie papierowym i przechowywania ich w elektronicznej formie oraz w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Wniosek ten został uzupełniony ww. pismem z dnia 18 czerwca 2013r. (data wpływu 1 lipca 2013r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z dnia 11 czerwca 2013r. znak: IBPP2/443-299/13/AMP.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca rozważa rozpoczęcie procesu przesyłania i przechowywania faktur w wersji elektronicznej.

Wnioskodawca rozważa wprowadzenie rozwiązania polegającego na:

*   generowaniu, przesyłaniu i przechowywaniu faktur VAT formacie elektronicznym,
*   przyjmowaniu i przechowaniu faktur od kontrahentów w formacie elektronicznym,
*   digitalizowaniu otrzymywanych od kontrahentów dokumentów rozliczeniowych w formacie papierowym i przechowaniu ich w zdigitalizowanej (elektronicznej) formie.

Wnioskodawca wprowadzi zatem rozwiązanie polegające na generowaniu, przesyłaniu i przechowywaniu faktur VAT (a także faktur korygujących oraz duplikatów faktur i faktur korygujących) za świadczone przez Wnioskodawcę usługi, w systemie informatycznym Wnioskodawcy i przesłaniu ich do kontrahenta za pośrednictwem poczty elektronicznej jako załącznika do wiadomości elektronicznej. Faktura elektroniczna zostanie zapisana w pliku w formacie uniemożliwiającym jego modyfikację (format pdf.).

Wnioskodawca ma zamiar także przyjmować od kontrahentów faktury VAT wystawione w wersji elektronicznej (pdf.). Wnioskodawca będzie otrzymywał faktury w postaci załącznika do wiadomości e-mail.

Zarówno w sytuacji wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej pdf., jak i w sytuacji odbioru faktur w formacie pdf. odbiorca faktury będzie musiał udzielić wystawcy zgody (akceptacji) na sporządzanie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Akceptacja będzie w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Akceptacje udzielane przez Wnioskodawcę jak i przez jego kontrahentów będą wyraźne i udzielane przez osoby uprawnione do reprezentacji odbiorcy lub osoby upoważnione do wyrażania akceptacji w imieniu firmy. Zgoda (akceptacja) będzie wskazywać dane identyfikujące zarówno odbiorcę, jak i wystawcę faktur - nazwa, adres, nr KRS, NIP, adresy e-mail z jakich będą wysłane i na jakie będą odbierane faktury w formacie pdf. Faktury będą przechowywane w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Pliki zawierające faktury VAT będą umożliwiały odczytanie ich w dowolnym momencie oraz ewentualne wydrukowanie. Wnioskodawca jako wystawca faktur będzie posiadać kopie faktur pdf. oraz ewentualne maile zwrotne zawierające potwierdzenie otrzymania faktury przez odbiorcę.

Wnioskodawca jako odbiorca będzie przechowywać faktury w formacie elektronicznym (pdf.) w sposób:

*   pozwalający na powiązanie ich z zakupionymi towarami lub usługami,
*   dający pewność co do tożsamości dostawcy usług lub towarów.

Faktury będą przesyłane między stronami jedynie z adresów e-mail i na adresy e-mail wskazane w akceptacji.

Wnioskodawca, w związku z wprowadzeniem systemu dokumentowania transakcji gospodarczych poprzez faktury w formie elektronicznej ustali właściwe zasady przechowywania (archiwizowania) tych faktur w postaci elektronicznej i zasady te zapisze w polityce rachunkowości. Pliki faktur elektronicznych będą więc przechowywane w ustalonym porządku, systematycznym i chronologicznym.

Wnioskodawca będzie zapisywać faktury, ewentualne potwierdzenia odbioru faktur korygujących, dodatkowo całe wiadomości e-mail w razie faktur zakupowych.

Na serwerze Spółki utworzone zostaną katalogi z podziałem na podkatalogi, np. „Faktury elektroniczne - sprzedaż - zakup", podkatalog „2012”, 2013”, etc; niższe podkatalogi „styczeń”, „luty”, etc. oraz dodatkowo katalogi zawierające w danym katalogu miesięcznym faktury korekty wraz z potwierdzeniem odbioru per mail, albo np. faktury anulowane. Nazwa pliku będzie zawierała numer faktury i nazwę kontrahenta. Zastosowany przez Wnioskodawcę system przechowywania faktur pozwoli na szybkie wyszukiwanie dokumentu źródłowego - np. poprzez datę wystawienia, numer faktury, kontrahenta itd., co zapewni Wnioskodawcy oraz organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej szybki dostęp do dokumentów w razie konieczności.

Spółka zgodnie z możliwościami stworzonymi przez ustawę o rachunkowości zastosuje własne rozwiązania dotyczące dekretacji dokumentów księgowych, tzn. dekrety księgowe będą umieszczone poza dokumentem, tj. będą zapisane w sposób elektroniczny w systemie księgowo-finansowym, a nie bezpośrednio na dokumencie. Spółka będzie posiadać program pozwalający na wydrukowanie dekretu dla poszczególnych dowodów księgowych oraz informacje, które wiążą dekret z tym dokumentem księgowym.

Pliki te będą przetrzymywane np. na dysku komputera w osobnym, bezpiecznym, chronionym katalogu. Wnioskodawca będzie sporządzać okresowe kopie bezpieczeństwa tak zapisanych danych.

Wnioskodawca rozważa również digitalizację faktur VAT zakupowych, rachunków, not oraz paragonów otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej oraz faktur VAT sprzedażowych wystawionych i przesłanych kontrahentom w formie papierowej. Digitalizacja faktur, paragonów, rachunków i not otrzymanych w formie papierowej odbywać się będzie poprzez przeniesienie ich treści do wersji elektronicznej. Tak samo będzie w przypadku sporządzania elektronicznych kopii wystawianych faktur VAT. Faktury te będą następnie przechowywane w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, w sposób zapewniający spełnienie warunków określonych w § 21 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Tym samym Wnioskodawca nie będzie przechowywał papierowych form faktur VAT zakupowych, rachunków, not oraz paragonów otrzymywanych od kontrahentów. Otrzymane dokumenty (papierowe oryginały) będą niszczone po uprzednim zdigitalizowaniu. Tym samym Wnioskodawca będzie przechowywał dokumenty jedynie w formacie elektronicznym.

W ww. piśmie z dnia 18 czerwca 2013r., uzupełniając przedstawiony opis sprawy, Wnioskodawca wskazał, że:

1.  Wskazane we wniosku z dnia 28.03.2013 r. faktury zakupowe otrzymywane przez Wnioskodawcę będą dokumentować nabycie towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania czynności opodatkowanych.
2.  Faktury wystawiane przez Wnioskodawcę (faktury sprzedażowe) będą przesyłane kontrahentom w formie elektronicznej przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury. Faktury będą generowane, zapisywane w pliku w formie obrazu (jako pdf.), który uniemożliwia modyfikację jego treści, a następnie będą przesyłane w formie załącznika do wiadomości e-mail przesyłanej z adresu e-mail Wnioskodawcy na adres e-mail odbiorcy. Adresy e-mail będą uzgodnione pomiędzy Wnioskodawcą a odbiorcą faktury, co zapewnia autentyczność pochodzenia faktury i pozwoli ustalić wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług przez Wnioskodawcę. Czytelność faktury gwarantuje format pdf. w jakim faktury będą generowane.
3.  Faktury otrzymywane przez Wnioskodawcę będą przez niego przechowywane w formie elektronicznej przy zapewnieniu autentyczności ich pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury. Faktury będą przechowywane w formie obrazu (np. jako pdf.), który uniemożliwia modyfikację jego treści oraz zapewnia czytelność faktury. Faktury będą przechowywane w ustalonym porządku, systematycznym i chronologicznym. Na serwerze spółki utworzone zostaną katalogi z podziałem na podkatalogi, np. „Faktury elektroniczne - „zakup”, podkatalog „2013”, etc; niższe podkatalogi „styczeń”, „luty”, etc. Zastosowany przez Wnioskodawcę system przechowywania faktur pozwoli na szybkie wyszukiwanie dokumentu źródłowego - np. poprzez datę wystawienia, numer faktury, kontrahenta itd., co zapewnieni Wnioskodawcy, organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej szybki dostęp do dokumentów w razie konieczności oraz możliwość ich powiązania z danym kontrahentem oraz zakupionymi towarami i usługami. Autentyczność pochodzenia faktur zapewniać będzie nie tylko procedura powiązania danych faktur z danym kontrahentem oraz udokumentowanymi na ich podstawie zakupami towarów i usług, a także dodatkowo fakt przechowywania przez Wnioskodawcę wiadomości e-mail do których załącznikami będą otrzymywane faktury.
4.  Przechowywanie w formacie elektronicznym faktur, paragonów, rachunków (dalej jako Dokumenty) otrzymanych od dostawców w formacie papierowym będzie pozwalało na szybkie wyszukiwanie dokumentu źródłowego - np. poprzez datę wystawienia, numer faktury, kontrahenta itd., co zapewnieni Wnioskodawcy, organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej szybki dostęp do dokumentów w razie konieczności oraz możliwość ich powiązania z danym kontrahentem oraz zakupionymi towarami i usługami. Dokumenty te będą przechowywane w ustalonym porządku, systematycznym i chronologicznym, z podziałem na podkatalogi, np. „Paragony", podkatalog „2013"etc; niższe podkatalogi „styczeń", „luty", etc. Wnioskodawca zgodnie z możliwościami stworzonymi przez ustawę o rachunkowości zastosuje własne rozwiązania dotyczące dekretacji Dokumentów, tzn. dekrety księgowe będą umieszczone poza dokumentem, tj. będą zapisane w sposób elektroniczny w systemie księgowo-finansowym, a nie bezpośrednio na dokumencie. Wnioskodawca będzie posiadać program pozwalający na wydrukowanie dekretu dla poszczególnych dowodów księgowych oraz informacje, które wiążą dekret z tym dokumentem księgowym. Dokumenty będą przetrzymywane np. na dysku komputera w osobnym, bezpiecznym, chronionym katalogu. Wnioskodawca będzie sporządzać okresowe kopie bezpieczeństwa tak zapisanych danych. Dokumenty będą przechowywane przy zapewnieniu autentyczności ich pochodzenia, integralności treści oraz ich czytelności. Dokumenty będą przechowywane w formie obrazu (np. jako pdf.), który uniemożliwia modyfikację ich treści oraz zapewnia ich czytelność. Dokumenty będą powiązane z danym kontrahentem oraz dokumentowanymi przez nie zakupami towarów i usług w sposób zapewniający ich autentyczność.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytania (oznaczenia numerów pytań jak we wniosku):

1.  Czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego jest zgodne z przepisami obowiązującego prawa wystawianie i przesyłanie per mail faktur w formacie pdf.?
2.  Czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego jest zgodny z przepisami obowiązującego prawa odbiór faktur w formacie pdf. jako załącznika do wiadomości e-mail?
3.  Czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego jest zgodne z przepisami obowiązującego prawa przechowywanie faktur w formacie pdf., które w tym formacie były wysłane do odbiorcy, jak i były w tym formacie otrzymywane od dostawców?
4.  Czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego jest zgodne z przepisami obowiązującego prawa przechowywanie w formacie elektronicznym faktur, które były wystawiane przez Spółkę w formacie papierowym?
5.  Czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego jest zgodne z przepisami obowiązującego prawa przechowywanie w formacie elektronicznym faktur otrzymywanych od dostawców w formacie papierowym?
6.  Czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego jest zgodne z przepisami obowiązującego prawa przechowywanie w formacie elektronicznym rachunków, not i paragonów otrzymywanych od dostawców w formacie papierowym?
7.  Czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od faktur przechowywanych w formacie elektronicznym otrzymanych w formacie pdf. jako załącznik do wiadomości e-mail?
8.  Czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od faktur przechowywanych w formacie elektronicznym otrzymanych w formacie papierowym od dostawcy?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Ad. 1.

Zgodnie z § 3 i § 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (dalej jako Rozporządzenie), faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, po spełnieniu następujących warunków:

1.  uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury,
2.  podatnik zamierzający stosować ten tryb, musi zapewnić - poprzez zastosowanie dowolnych kontroli biznesowych - autentyczność pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury.

Rozporządzenie nie określa zamkniętego katalogu rozwiązań technicznych, jakie mogą być wykorzystane w obecnym stanie prawnym, wyjaśnia jednak, że:

*   przez autentyczność pochodzenia faktury rozumieć należy „pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury”,
*   przez integralność treści faktury „to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura”.

Rozporządzenie w § 4 ust. 4 stanowi, iż poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Powyższe oznacza, że przepisy pozwalają w dowolny sposób zapewniać autentyczność pochodzenia i integralności treści faktury przesyłanej w formie elektronicznej.

Rozważane przez Wnioskodawcę rozwiązania zapewnią autentyczność pochodzenia pliku zawierającego fakturę oraz integralność treści faktury, gdyż faktury będą zapisywane w pliku w formie obrazu (jako pdf.), który ze swej istoty uniemożliwia modyfikację jego treści.

Zatem zaprezentowany przez Wnioskodawcę w stanie faktycznym system generowania i przesyłania faktur VAT w formacie pdf. będzie odpowiadał regulacjom prawnym.

Ad. 2.

Zgodnie z § 3 i § 4 Rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, po spełnieniu następujących warunków:

1.  uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury,
2.  podatnik zamierzający stosować ten tryb, musi zapewnić - poprzez zastosowanie dowolnych kontroli biznesowych - autentyczność pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury.

Rozporządzenie nie określa zamkniętego katalogu rozwiązań technicznych, jakie mogą być wykorzystane w obecnym stanie prawnym, wyjaśnia jednak, że:

*   przez autentyczność pochodzenia faktury rozumieć należy „pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury”,
*   przez integralność treści faktury „to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura”.

Powyższe oznacza, że przepisy pozwalają zatem w dowolny sposób zapewniać autentyczność pochodzenia i integralności treści faktury przesyłanej w formie elektronicznej.

Rozważane przez Wnioskodawcę rozwiązania zapewnią autentyczność pochodzenia pliku zawierającego fakturę oraz integralność treści faktury, gdyż faktury będą zapisywane w pliku w formie obrazu (jako pdf.), który ze swej istoty uniemożliwia modyfikację jego treści, a faktury będą otrzymywane od wystawcy w formie załącznika do wiadomości e-mail przesyłanej z adresu e-mail na adres e-mail uzgodnione przez Wnioskodawcę i kontrahenta, co zapewnia autentyczność pochodzenia faktury. Ponadto celem zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur Wnioskodawca będzie przechowywał otrzymaną korespondencję e-mail.

Zatem zaprezentowany przez Wnioskodawcę w stanie faktycznym system odbioru faktur VAT w formacie pdf. będzie odpowiadał regulacjom prawnym.

Ad.3

Zgodnie z § 6 Rozporządzenia faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
2.  łatwe ich odszukanie,
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zgodnie zaś z § 7 Rozporządzenia faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zatem opisany w stanie faktycznym sposób przechowywania przez Wnioskodawcę faktur przesłanych kontrahentom elektronicznie na elektronicznych nośnikach danych zapewniać będzie wymogi opisane w Rozporządzeniu.

Ad.4.

Zarówno Dyrektywa Rady z dnia 28 listopada 2006 r. Nr 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE. L 2006 nr 347 poz. 1), jak i przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług nie uzależniają formy, w jakiej mają być przechowywane faktury, od sposobu ich przesłania do nabywcy czy też udostępnienia nabywcy.

W § 21 pkt 1 ww. rozporządzenia wskazuje się, jedynie, że podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

\-w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z § 21 ust. 3 ww. rozporządzenia przepisu ust. 2, zgodne z którym faktury muszą być przechowywane na terytorium kraju przez podmioty mające siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie natomiast z § 21 ust. 4 ww. rozporządzenia podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Tym samym mając na uwadze przytoczone regulacje dopuszczalne jest przechowywanie elektronicznych kopii wystawionych w formacie papierowym faktur w sposób zgodny z ww. rozporządzeniem.

Takie stanowisko potwierdza także orzecznictwo sadów administracyjnych – wystarczy tu przytoczyć wyrok NSA z dnia 6.10.2011 r., sygn. akt I FSK 1574/10 czy wyrok NSA z dnia 24 listopada 2011 r. sygn. akt I FSK 49/11.

Wnioskodawca rozważa również digitalizację faktur VAT zakupowych, rachunków, not oraz paragonów otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej oraz faktur VAT sprzedażowych wystawionych i przesłanych kontrahentom w formie papierowej. Digitalizacja faktur, paragonów, rachunków i not otrzymanych w formie papierowej odbywać się będzie poprzez przeniesienie ich treści do wersji elektronicznej. Tak samo będzie w przypadku sporządzania elektronicznych kopii wystawianych faktur VAT. Faktury te będą następnie przechowywane w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, w sposób zapewniający spełnienie warunków określonych w § 21 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Tym samym Wnioskodawca nie będzie przechowywał papierowych form faktur VAT zakupowych, rachunków, not oraz paragonów otrzymywanych od kontrahentów. Otrzymane dokumenty (papierowe oryginały) będą niszczone po uprzednim zdigitalizowaniu. Tym samym Wnioskodawca będzie przechowywał dokumenty jedynie w formacie elektronicznej.

Ad. 5

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług nie precyzuje wprost czy możliwe jest przechowywanie w wersji elektronicznej faktur VAT otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej.

W § 21 pkt 1 ww. rozporządzenia wskazuje się, jedynie, że podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

\-w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z § 21 ust. 3 ww. rozporządzenia przepisu ust. 2, zgodne z którym faktury muszą być przechowywane na terytorium kraju przez podmioty mające siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie natomiast z § 21 ust. 4 ww. rozporządzenia podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Rozporządzenie określa jedynie warunki jakie muszą być spełnione, aby przechowywanie faktur było zgodne z przepisami prawa. Nie precyzuje ono zatem wprost, czy możliwe jest przechowywanie w wersji elektronicznej faktur VAT otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, jednak taki wniosek można wywieść z brzmienia ust. 3 oraz 4 § 21 ww. rozporządzenia. Zatem podatnik może przechowywać faktury VAT w dowolnej formie, pod warunkiem, że spełnione będą określone w powyższym rozporządzeniu wymogi.

Możliwe jest zatem zdigitalizowanie faktur VAT otrzymanych w formie papierowej do wersji elektronicznej i następnie przechowywanie ich w wersji elektronicznej. Oczywiście podatnik musi zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie, bezzwłoczny dostęp do faktur oraz faktury te winny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

Ad.6

Mając na uwadze, iż możliwym jest przechowywanie w formacie elektronicznym (po uprzednim zdigitalizowaniu) faktur VAT otrzymywanych w formacie papierowym to dopuszczalnym jest przechowywanie formacie elektronicznym otrzymywanych not i rachunków od kontrahentów w formacie papierowym, a także paragonów. W ocenie Wnioskodawcy takie działanie jest także uzasadnione ekonomicznie oraz ze względów ekologicznych.

Zastosowanie regulacji dotyczących faktur VAT do przechowywania rachunków czy not (które w ocenie wnioskodawcy mogą być uznane za rachunek) wynika z poniżej przedstawionych regulacji.

Zgodnie z art. 87 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku - Ordynacja Podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Natomiast zgodnie z art. 88 § 1 Ordynacji Podatkowej podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast wedle § 17 pkt 4) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług za fakturę uznaje się również rachunki, o których mowa w art. 87 i art. 88 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, 1101 i 1342), wystawiane przez podatników niezarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni, z wyjątkiem gdy do wystawienia faktury obowiązani są podatnicy, o których mowa w art. 16 ustawy.

Wobec powyższego, skoro za fakturę, w okolicznościach wskazanych przepisami prawa, należy uznać również rachunek, to zastosowanie w kwestii ich przechowywania znajdą przepisy regulujące przechowywanie faktur VAT.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 oraz ust. 3a pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Są oni obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy.

Wobec powyższego należy przyjąć, że paragon obok faktury jest również dokumentem na gruncie przepisów ustawy o VAT, który dokumentuje wykonanie czynności sprzedaży towarów i usług, a zatem przepisy regulujące sposób przechowywania faktur VAT znajdą również zastosowanie w tym zakresie.

Ad. 7.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4. Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT, dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określił, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej poprzez rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. 2012. 1528), zwane dalej Rozporządzeniem.

Zgodnie z § 3 oraz 4 Rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury.

Rozporządzenie ustanawia otwarty katalog form, w jakich mogą być przesyłane faktury VAT. Otwarty katalog nie oznacza dowolności tych form. Istotne jest, aby zapewniona była autentyczność pochodzenia i integralność treści, co zdaniem Wnioskodawcy zapewni opisany w stanie faktycznym system postępowania.

Zatem jeżeli Spółka będzie otrzymywać od kontrahentów faktury w formacie elektronicznym (format pdf.), oraz jeżeli będą one oraz sposób ich przechowywania spełniać warunki wskazane w Rozporządzeniu to Wnioskodawca będzie mieć prawo do odliczania podatku VAT naliczonego wykazanego na tych fakturach.

Ad. 8.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124. Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT, dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Z kolei na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług dopuszczalnym jest digitalizowanie otrzymywanych faktur w formacie papierowym (w tym zakresie Wnioskodawca odsyła do odpowiedzi na pytanie 5).

Zatem jeżeli Spółka będzie otrzymywać od kontrahentów faktury w formacie papierowym, a następnie będzie dokonywać ich digitalizacji i przechowywać je w sposób wskazany w § 21 ww. rozporządzenia to będzie mieć prawo do odliczania podatku VAT naliczonego wykazanego na tych fakturach.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Działalność gospodarcza w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust.1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Zgodnie z art. 106 ust. 10. ww. ustawy minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1.  konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2.  potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3.  konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4.  stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

W dniu 20 grudnia 2012r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012r., poz. 1528).

Zgodnie § 3 ww. rozporządzenia, przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej wymaga akceptacji ich odbiorcy.

W myśl § 4 ust. 1 i ust. 2 tego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przy czym, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 4 ust. 3 cyt. rozporządzenia).

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia). Natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia).

Zgodnie z § 4 ust. 4 powołanego rozporządzenia, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wprawdzie ustawodawca sprecyzował co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści i jako przykład procedur zapewniających zachowanie tych przymiotów podał stosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub elektroniczną wymianę danych, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) przesyłania faktur drogą elektroniczną, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur oraz ich integralność.

W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną uznaje się taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność jego treści, i który został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy).

Ponadto, stosownie do § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (§ 7 rozporządzenia).

Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórych podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68., poz. 360 ze zm.), faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do § 19 ust. 3 ww. rozporządzenia w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

1.  podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy,
2.  nabywca, o którym mowa w § 6 ust. 1, przesyła je, w tym udostępnia, podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
3.  nabywca, o którym mowa w § 15 ust. 1, przesyła je, w tym udostępnia, wystawcy faktury,
4.  podmiot, o którym mowa w § 23, przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy i dłużnikowi

\-zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W myśl § 21 ust. 1 pkt 1 wyżej cyt. rozporządzenia podatnicy przechowują:

1.  1.wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  2.otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

\-w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Z kolei na mocy § 21 ust. 4 rozporządzenia, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W świetle regulacji § 2 pkt 7 rozporządzenia, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury.

Natomiast przez integralność treści faktury (§ 2 pkt 8 rozporządzenia) rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 20a ust. 1 rozporządzenia, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług - § 20a ust. 2 rozporządzenia.

Ponadto należy zauważyć iż, zgodnie § 17 pkt 4 ww. rozporządzenia za fakturę uznaje się również rachunki, o których mowa w art. 87 i art. 88 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012r. poz. 749, 848, 1101 i 1342), wystawiane przez podatników niezarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni, z wyjątkiem gdy do wystawienia faktury obowiązani są podatnicy, o których mowa w art. 16 ustawy.

Z wyżej cytowanego przepisu wynika, iż rachunek jest rodzajem faktury, zatem z założenia do wystawiania, wysyłania i przechowywania rachunków w formie elektronicznej należy stosować przepisy cytowanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012r.

Udostępniając fakturę poprzez pocztę elektroniczną, Wnioskodawca niewątpliwie dokonuje elektronicznego przekazu treści tego dokumentu zapisanej w języku informatycznym.

W związku z tym, faktury takie muszą spełniać wymogi określone w cytowanym wyżej rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

Z uwagi zaś na specyfikę tego rodzaju faktur, ustawodawca nakazał – w przypadku ich wystawiania – dochowanie wymogu autentyczności i integralności, które zostały również przewidziane regulacjami dotyczącymi faktur papierowych.

Zgodnie z cytowanymi przepisami faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zagwarantowania autentyczność ich pochodzenia, integralność ich treści, a także ich czytelności.

W powołanym rozporządzeniu z dnia 20 grudnia 2012r. brak jest wymogu aby faktury wystawione i przesłane w formie elektronicznej były wystawione i przesyłane tylko w tej formie zatem dopuszczalna jest forma mieszana wystawiania i przechowywania faktur VAT.

Ponadto w odniesieniu do możliwości przechowywania w formie elektronicznej otrzymywanych od kontrahentów paragonów i rachunków, należy zauważyć, że zgodnie z art. 111 ust. 1 oraz ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

Wobec powyższego należy przyjąć, że paragon, obok faktury jest również dokumentem na gruncie przepisów ustawy o VAT, który dokumentuje wykonanie czynności sprzedaży towarów i usług, a zatem przepisy regulujące sposób przechowywania faktur VAT znajdą również zastosowanie w tym zakresie.

Z kolei w odniesieniu do otrzymywanych przez Wnioskodawcę rachunków, należy zwrócić uwagę, ze przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują sposobu dokumentowania czynności za pomocą rachunków oraz obowiązku ich wystawiania. Powyższe zostało uregulowane w przepisach ustawy Ordynacja podatkowa.

Zgodnie z art. 87 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. z 2012r., poz. 749), jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 88 § 1 ww. ustawy). Przepis § 1 stosuje się odpowiednio do podatników obowiązanych do żądania rachunków (art. 88 § 2).

Z powyższego wynika zatem, że wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek wystawiania rachunków, jeżeli żądanie jego wystawienia zgłoszone zostanie przez kupującego lub usługobiorcę. Rachunek wystawiony na taką okoliczność będzie dokumentować zatem faktycznie dokonaną sprzedaż lub wykonaną usługę.

W rozporządzeniu wykonawczym do ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 28 marca 2011r. w § 17 pkt 4 ustawodawca wskazał, że za fakturę uznaje się również rachunki, o których mowa w art. 87 i art. 88 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012r. poz. 749, 848, 1101 i 1342), wystawiane przez podatników niezarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni, z wyjątkiem gdy do wystawienia faktury obowiązani są podatnicy, o których mowa w art. 16 ustawy.

Wobec powyższego, skoro za fakturę, w okolicznościach wskazanych przepisami prawa, należy uznać również rachunek, to zastosowanie w kwestii ich przechowywania znajdą przepisy regulujące przechowywanie faktur VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ww. ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (…), z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ustawy o VAT).

Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.

Ponadto podkreślić należy, iż w art. 88 ustawodawca enumeratywnie wymienił czynności, w związku z którymi podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca rozważa rozpoczęcie procesu przesyłania i przechowywania faktur w wersji elektronicznej (w części wstępnej wskazano szczegółowo na planowane do wdrożenia rozwiązania).

Mając na uwadze powołane przepisy prawa należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania, w tym udostępniania, faktur w dowolnym w formacie elektronicznym. Ustawodawca w obowiązujących przepisach nie określił też formy przechowywania faktur VAT przesyłanych drogą elektroniczną, wprowadził natomiast dowolność sposobu przechowywania tych dokumentów.

Zatem należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczające możliwość przechowywania faktur wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej, w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wskazuje Wnioskodawca, musi zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, łatwe ich odszukanie, bezzwłoczny dostęp do faktur oraz faktury te winny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

Podkreślić należy, iż faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury VAT w formie papierowej. Przywołane rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012r. wskazuje jedynie zasady przechowywania, przesyłania oraz trybu ich udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur w formie elektronicznej. Natomiast wszelkie inne zasady dotyczące tzw. „zwykłych” faktur VAT, które stosuje się odpowiednio do faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Ponadto możliwa jest również digitalizacja faktur papierowych, zarówno tych dokumentujących sprzedaż jak również tych otrzymywanych przez Wnioskodawcę. Powyższe poprzez analogię jest również możliwe w odniesieniu do otrzymywanych przez Wnioskodawcę paragonów oraz rachunków, które są również dopuszczalną formą dokumentowania sprzedaży na gruncie przepisów prawa podatkowego.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony opis sprawy należy stwierdzić, iż rozważane przez Wnioskodawcę rozwiązania dotyczące:

*   generowania, przesyłania i przechowywaniu faktur VAT formacie elektronicznym,
*   przyjmowania i przechowania faktur VAT od kontrahentów w formacie elektronicznym,
*   digitalizowania otrzymywanych od kontrahentów dokumentów rozliczeniowych w formacie papierowym i przechowywania ich w zdigitalizowanej (elektronicznej) formie

\-w zakresie faktur VAT, rachunków oraz paragonów fiskalnych będą prawidłowe z punktu widzenia przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012r. oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r.

W świetle powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 1, 2, 3, 4 i 5 oraz 6 w części dotyczącej przechowywania w formacie elektronicznym rachunków, paragonów, należało uznać za prawidłowe.

Przechodząc do oceny stanowiska Wnioskodawcy w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia towarów i usług dokumentowanych fakturami, o których mowa we wniosku należy wskazać, iż skoro jak wskazał Wnioskodawca faktury, których dotyczy jego zapytanie, a które będzie on otrzymywał drogą elektroniczną oraz drogą tradycyjną, a które będą przechowywane w formacie elektronicznym, spełniać będą warunki określone w ww. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012r., a przede wszystkim będzie zapewniona autentyczność pochodzenia tych faktur, integralność ich treści, a także ich czytelność, Wnioskodawcy przysługiwać będzie prawo do uwzględnienia kwoty podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach otrzymanych drogą elektroniczną w formacie PDF, w zakresie, w jakim towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy o VAT.

W świetle powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 7 i 8, należało uznać za prawidłowe.

Ocena stanowiska Wnioskodawcy, dotycząca zagadnienia objętego pytaniem oznaczonym we wniosku nr 9 i 10 w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, będzie przedmiotem odrębnego rozstrzygnięcia.

Ocena prawna stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania oznaczonego nr 6 w części dotyczącej możliwości digitalizacji not otrzymywanych od dostawców w formie papierowej zostanie zawarta w odrębnym rozstrzygnięciu.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z przepisem § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016) skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…), po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2012r. poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.