Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPP3/443-366a/13/AT
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2013-11-04
Teza: Przechowywanie faktur w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 31 lipca 2013 r. (data wpływu 5 sierpnia 2013 r.), uzupełnionym w dniu 17 września 2013 r. (data wpływu 23 września 2013 r.), o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w zakresie podatku od towarów i usług, w części dotyczącej przechowywania kopii faktur wyłącznie w formie elektronicznej – **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 5 sierpnia 2013 r. złożono wniosek, uzupełniony w dniu 23 września 2013 r., o wydanie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz dokumentowania potwierdzenia odbioru korekty faktury.

We wniosku oraz jego uzupełnieniu przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka jest hurtowym dystrybutorem w sprzedaży baterii, akumulatorków (…, …., …, …, …), ładowarek, latarek, świetlówek, nośników pamięci, słuchawek, akcesoriów komputerowych oraz wielu innych artykułów związanych z elektroniką użytkową. Istotną część działalności handlowej Spółki stanowi sprzedaż detaliczna towarów przez sklep internetowy, gdzie dochodzi do bardzo dużej ilości niskowartościowych transakcji zawieranych z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Skalę ilościową zawieranych w ten sposób transakcji obrazuje fakt, że tylko w okresie styczeń-czerwiec br. na transakcje internetowe Spółka wystawiła ponad … tys. faktur, co daje miesięcznie ok. … tys. wystawianych faktur.

W przypadku faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej każda taka transakcja jest jednocześnie rejestrowana przy pomocy kasy fiskalnej, gdzie na paragonie kasy fiskalnej jest wykazywany numer faktury VAT wystawionej do danej sprzedaży.

Dotychczas, dla celów dokumentacyjnych, dla każdej transakcji, do papierowej kopii faktury był przypinany paragon z kasy fiskalnej (§ 7 ust. 1 rozporządzenia fakturowego). Niestety przy takiej ilości transakcji stosowana dotychczas metoda dokumentacyjna jest dla Spółki, po pierwsze, bardzo pracochłonna i bardzo kosztowna, a po drugie, od dłuższego już czasu Spółka napotyka na poważne problemy z przechowywaniem przez okres ponad 5 lat … tysięcy faktur w wersji papierowej.

Drugim istotnym utrudnieniem dokumentacyjnym, jakie napotyka Spółka w działalności, jest sposób udokumentowania odbioru faktury korygującej przez klienta, o którym mowa w przepisie art. 29 ust. 4a ustawy o VAT. Zważywszy, że w przypadku działalności detalicznego sklepu internetowego dochodzi do zawarcia transakcji na odległość, kupujący często korzystają z prawa konsumenta i w ustawowym 10 dniowym terminie zgłaszają wniosek o odstąpieniu od umowy i zwracają uprzednio zakupiony towar. W takich przypadkach Spółka zawsze wystawia korektę faktury VAT i przesyła ją zwykłą pocztą do kupującego. Niestety kupujący bardzo często nie potwierdzają Spółce odbioru faktury korygującej poprzez zwrot podpisanej kopii faktury. Zważywszy, że są to osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, wyegzekwowanie od nich potwierdzenia odbioru faktury korygującej jest w bardzo licznych przypadkach trudne, co automatycznie stwarza po stronie Spółki ryzyka podatkowe w zakresie prawa do korekty sprzedaży w danym okresie sprawozdawczym. O skali trudności w realizowaniu obowiązków podatkowych może świadczyć fakt, że tylko w analizowanym okresie styczeń-czerwiec 2013 r. z prawa odstąpienia od umowy i konieczności korekty faktur VAT skorzystało aż … osób.

Mając na uwadze powyższe utrudnienia dokumentacyjne, Spółka zmuszona jest wprowadzić niezbędne, z uwagi na specyfikę działalności, zmiany w zakresie dokumentowania transakcji, zarówno w zakresie sposobu przechowywania kopii faktur, jak i zakresu dokumentacyjnego potwierdzenia odbioru faktur korygujących.

W pierwszym przypadku archiwizowania faktur VAT planuje się odstąpić od drukowania papierowej kopii faktur i archiwizowania faktur wyłącznie w formie elektronicznej.

W drugim przypadku, tj. odnośnie sposobu dokumentowania potwierdzenia odbioru korekty faktur VAT, w sytuacjach gdy do Spółki nie wraca podpisane potwierdzenie odbioru faktury korygującej, potwierdzeniem odbioru wystawionej korekty faktury VAT byłoby również inne dowody, jak np. oświadczenie klienta o odstąpieniu od umowy i dowód zwrotu towaru do magazynu sprzedawcy oraz korespondencja mailowa z klientem, dowodzące łącznie w sposób nie budzący wątpliwości w jakim okresie rozrachunkowym uprzednia sprzedaż została „zniesiona”.

Przy archiwizowaniu faktur w formie elektronicznej zostanie zapewniona zarówno autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści, a kopie tych faktur będą dostępne na każde żądanie organu podatkowego oraz kontroli skarbowej.

Specyfika działalności Spółki i rozmiar wystawianych korekt faktur VAT oraz specyficzna i niezdyscyplinowana klientela (osoby fizyczne) powodują, że w wielu przypadkach do Spółki nie powracają podpisane kopie faktur korygujacych. Jednocześnie niskowartościowe transakcje i niskie realizowane na nich marże powodują, że Spółki nie stać ekonomicznie na wysyłanie faktur korygujących za zwrotnym poświadczeniem odbioru.

W związku z powyższym zadano ostatecznie następujące pytanie:

Czy można uznać za zgodne z obowiązującym prawem przechowywanie kopii faktur VAT wyłącznie w wersji elektronicznej i udokumentowanie ich powiązania z rejestrem kasy fiskalnej w opisany sposób?

Wnioskodawca sprecyzował, w uzupełnieniu do wniosku, że ww. pytanie jest aktualne, zaś Jego wolą jest uzyskanie interpretacji w zakresie zgodnego z prawem postępowania Wnioskodawcy w kwestii planowanego dokumentowania sprzedaży towarów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – transakcji dokumentowanej zarówno przez wystawienie faktury VAT, jak i zarejestrowanej w kasie fiskalnej, przy czym zapytano jednocześnie: czy działania Wnioskodawcy będą zgodne z dyspozycją § 7 ust. 1 rozporządzenia fakturowego w sytuacji, gdy Spółka odstąpi od drukowania papierowej kopii faktury VAT, a będzie je przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej?

Zważywszy iż paragony fiskalne zawierają w każdym przypadku numer wystawionych do nich faktur VAT, w ocenie Spółki, nie zachodzi obowiązek drukowania kopii faktur papierowych i dopinania do nich paragonów z kasy fiskalnej, albowiem na żądanie organu podatkowego w dowolnym momencie Spółka będzie mogła wykazać kontrolującym powiązanie faktur z paragonami kasy fiskalnej.

Zdaniem Wnioskodawcy, obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie zabraniają podatnikom wystawiającym faktury w formie papierowej, przechowywania ich kopii w systemie elektronicznym (na elektronicznych nośnikach informacji) oraz nie nakładają na podatnika obowiązku fizycznego, trwałego łączenia paragonu z kasy fiskalnej z kopią papierową faktury VAT, co powoduje, że planowane przez podatnika usprawnienia dokumentacyjne należy uznać za zgodne z prawem podatkowym.

Według Wnioskodawcy, oczywistym jest, że przechowywanie bardzo dużej ilości kopii faktur VAT w formie papierowej rodzi przedsiębiorcom problemy natury finansowej, celowościowej, ekologicznej, lokalowej (utrudnienia związane z magazynowaniem papierowych kopii faktur). Dotyczy to szczególnie przedsiębiorców prowadzących szeroko zakrojoną działalność gospodarczą - jak w przypadku opisanym przez Spółkę. Problem ten jest dostrzegany zarówno przez doktrynę, jak i orzecznictwo sądów administracyjnych oraz coraz częściej również przez organy podatkowe. Przykładowo, w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/2008) Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że „\`(...)\` obowiązek podatnika, co do przechowywania kopii faktur w formie papierowej został ukształtowany na gruncie ustawy z 1993 r., kiedy możliwości techniczne były zupełnie inne i jakże odmienne od tych, jakie pozostają w dyspozycji podatnika w dniu dzisiejszym. Ponadto, polski ustawodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej formy przechowywania kopii faktur wystawionych w formie papierowej”.

Wnioskodawca zwraca uwagę, że zdaniem NSA, „nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, który polegać może na umożliwieniu podatnikowi wysyłania faktur w formie papierowej oraz przechowywanie jej kopii w formie elektronicznej. Jednak podatnik musi wykazać się gotowością wydrukowania faktury zapisanej w formie elektronicznej na każde żądanie uprawnionego organu (w tym organu podatkowego)”. Jak wskazał NSA w uzasadnieniu swego wyroku, „istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji”. Należy więc wskazać, że to do podatnika powinien należeć wybór w zakresie wyboru nośników przechowywania faktur (forma papierowa czy też elektroniczna przechowywania kopii faktur).

W przekonaniu Wnioskodawcy, skoro w myśl obowiązującego prawa podatnik nie ma obowiązku przechowywania kopii faktur w formie papierowej i może to czynić również w formie elektronicznej, to nie musi on również dopinać do kopii faktury paragonu z kasy fiskalnej. Przepis § 7 ust 1 rozporządzenia fakturowego, co prawda stanowi, że w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż, nie oznacza to jednak, że musi nastąpić fizyczne powiązanie paragonu z kasy fiskalnej z kopią faktury VAT. W ocenie Wnioskodawcy, jako dopuszczalne należy przyjąć planowane przez niego powiązanie faktury z paragonem w sposób przedstawiony w opisie stanu faktycznego. Do takiego wniosku upoważnia orzecznictwo TSUE, odwołujące się do art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego i zasady proporcjonalności, według, której państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez Dyrektywę 2006/112/WE/Rady. W przypadku Spółki obowiązek drukowania papierowej kopii faktury i dopinania do niej paragonu z kasy fiskalnej ewidentnie naruszałby wspomnianą zasadę proporcjonalności, skoro zakładany cel może być udokumentowany również w inny sposób.

Wnioskodawca, w uzupełnieniu do wniosku, stanął na stanowisku, że w sytuacji dostępności faktur archiwizowanych w formie elektronicznej i dostępności ich na każde żądanie organu podatkowego oraz gdy przechowywane paragony kasy fiskalnej, które dokumentują jednocześnie tą samą transakcję zawierają numer wystawionej dla tej sprzedaży faktury VAT, Spółka nie będzie miała obowiązku fizycznego i na bieżąco dołączania paragonu do kopii faktury. Z uwagi na fakt, że paragon będzie zawierał zawsze numer wystawionej dla niego faktury VAT, łatwość powiązania spowoduje, że powiązanie paragonu z kopią faktury będzie możliwe na każde żądanie organów kontroli.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.) - zwanej dalej ustawą - podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.) – dalej rozporządzenie.

Jak stanowi § 7 ust. 1 ww. rozporzadzenia, w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy (§ 7 ust. 2 rozporządzenia).

Na mocy § 7 ust. 3 rozporządzenia, w przypadku gdy faktura przesłana w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Zgodnie z treścią § 19 ust. 1 tego rozporządzenia (w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2012 r.), faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu tego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Natomiast w myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia (w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2012 r.), podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto według § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

*   autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
*   łatwe ich odszukanie;
*   organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast, integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Z kolei z dniem 1 stycznia 2013 r. na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2012, poz. 1428), powyższe przepisy otrzymały następujące brzmienie:

*   § 19 ust. 1 - faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży;
*   § 20a ust. 1 - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury;
*   § 20a ust. 2 - autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług;
*   § 21 ust. 1 - podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur

1.  w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  § 21 ust. 2 - podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Należy w tym miejscu także wskazać, iż stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347, str. 1 ze zm.), określanej dalej jako Dyrektywa 112, dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje). Na gruncie przepisów unijnych na każdym podatniku ciążą szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 112, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 in fine Dyrektywy 112).

Na uwagę zasługuje także norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112, zgodnie z którą aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 233 ww. Dyrektywy (zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności) państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 233 akapit pierwszy.

Na podstawie art. 233 ust. 1 Dyrektywy, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania.

Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

„Autentyczność pochodzenia” oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

„Integralność treści” oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy niniejszej dyrektywy.

Zgodnie z art. 233 ust. 2 Dyrektywy, poza wykorzystaniem rodzajów kontroli biznesowej opisanych w ust. 1 poniżej przedstawiono przykłady technologii zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej:

1.  zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu art. 2 pkt 2 dyrektywy 1999/93/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych(15), na podstawie certyfikatu kwalifikowanego i utworzony za pomocą bezpiecznego urządzenia służącego do składania podpisów, w rozumieniu art. 2 pkt 6 i 10 dyrektywy 1999/93/WE;
2.  elektroniczna wymiana danych (EDI) zgodnie z definicją zawartą w art. 2 załącznika 1 do zalecenia Komisji 1994/820/WE z dnia 19 października 1994 r. dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych(16), w przypadku gdy porozumienie dotyczące takiej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.

Z treści wniosku wynika, że Spółka, prowadząc działalność gospodarczą, w okresie styczeń-czerwiec br. na transakcje internetowe wystawiła ponad … tys. faktur. W przypadku faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej każda taka transakcja jest jednocześnie rejestrowana przy pomocy kasy fiskalnej, gdzie na paragonie kasy fiskalnej jest wykazywany numer faktury VAT wystawionej do danej sprzedaży. Dotychczas, dla celów dokumentacyjnych, dla każdej transakcji, do papierowej kopii faktury był przypinany paragon z kasy fiskalnej (§ 7 ust. 1 rozporządzenia fakturowego). Przy takiej ilości transakcji stosowana dotychczas metoda dokumentacyjna jest dla Spółki bardzo pracochłonna i bardzo kosztowna. Ponadto, od dłuższego już czasu Spółka napotyka na poważne problemy z przechowywaniem przez okres ponad 5 lat … tysięcy faktur w wersji papierowej.

W przypadku archiwizowania faktur VAT planuje się odstąpić od drukowania papierowej kopii faktur i archiwizowania faktur wyłącznie w formie elektronicznej.

Przy archiwizowaniu faktur w formie elektronicznej zostanie zapewniona zarówno autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści, a kopie tych faktur będą dostępne na każde żądanie organu podatkowego oraz kontroli skarbowej.

Mając na uwadze przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe oraz regulacje za zakresu podatku od towarów i usług potwierdzić należy, że w przypadku wprowadzenia elektronicznego systemu archiwizowania kopii faktur VAT, Spółka będzie uprawniona do ich archiwizacji jedynie w sposób elektroniczny. Takie zachowanie nie jest jednak bezwarunkowe. Spółka winna bowiem zagwarantować autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność ww. dokumentów od momentu ich wystawienia przez Spółkę do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zapewnić ich przechowywanie w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Niemniej jednak ocena prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur będzie mogła być dokonana przez właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tutejszy organ przy wydawaniu interpretacji indywidualnej nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby zweryfikować prawidłowość rozwiązań stosowanych przez dany podmiot.

W konsekwencji powyższego, nie stoi w sprzeczności z przepisami prawa podatkowego pozostawienie w dokumentacji paragonów z kasy rejestrującej w sposób zapewniający ich powiązanie z przechowywanymi wyłącznie w formie elektronicznej kopiami faktur VAT (wystawionymi pierwotnie w papierowej formie), z uwzględnieniem postanowień § 7 ust. 2 i 3 rozporzadzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Niezależnie od powyższego, zaznacza się, iż tut. organ nie dokonuje jednak, na gruncie niniejszej sprawy, oceny zgodności treści tego paragonu z odrębnymi przepisami, tj. z wydanym przez Ministra Gospodarki rozporządzeniem z dnia 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące (Dz. U. z 2013 r., poz. 1076), zawierającym m. in. postanowienia w przedmiocie elementów jakie winien zawierać paragon emitowany przez kasę rejestrującą.

Końcowo, informuje się, iż w zakresie pytania: Czy jako zgodne z obowiązującym prawem należy uznać dokumentowanie potwierdzenia odbioru korekty faktury również innymi dowodami opisanymi w opisie stanu faktycznego, w dniu 4 listopada 2013 r. wydano odrębne rozstrzygnięcie znak ITPP3/443-366b/13/AT.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.