Interpretacja indywidualna
Sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.376.2017.1.JF
Organ: Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Data wydania: 2017-10-31
Teza: Przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zarówno w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie papierowej, jak i elektronicznej, w tym na podstawie faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w elektronicznym archiwum (tj. formie elektronicznych skanów oryginalnych dokumentów).
Słowa kluczowe: dokumenty-dokumenty elektroniczne; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; podatek-podatek naliczony-odliczanie podatku naliczonego
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział I-art. 2; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 4-art. 112a

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 27 września 2017 r. (data wpływu 3 października 2017 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanu oryginalnego dokumentu faktur otrzymywanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur – **jest prawidłowe**.

UZASADNIENIE

W dniu 3 października 2017 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie archiwizowania wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanu oryginalnego dokumentu faktur otrzymywanych w formie papierowej oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny/następujące zdarzenie przyszłe.

Sp. z o.o. („P.” lub „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest częścią międzynarodowej organizacji badawczej P. („Grupa”) zajmującej się m.in. prowadzeniem badań klinicznych produktów leczniczych na zlecenie. Spółka posiada siedzibę na terytorium Polski oraz jest zarejestrowana na terytorium kraju, jako podatnik podatku od towarów i usług („VAT”).

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa różnego rodzaju towary oraz usługi od dostawców mających siedzibę zarówno na terytorium Polski, jak i poza jej granicami („Kontrahenci”). Co do zasady, nabywane przez Spółkę towary oraz usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a koszty ponoszone przez Spółkę w związku z nabyciem ww. towarów i usług związane są z działalnością gospodarczą Spółki.

Transakcje nabywania towarów i usług, o których mowa powyżej, dokumentowane są fakturami VAT wystawianymi przez Kontrahentów w wersji papierowej lub elektronicznej (e-faktury) – w tym faktury otrzymywane za pomocą poczty elektronicznej oraz dostępne online za pośrednictwem zewnętrznych systemów służących do wystawiania faktur elektronicznych.

Faktury wysyłane przez Kontrahentów na adres siedziby Spółki oznaczane są datą wpływu w momencie ich otrzymania przez Spółkę. Faktury są następnie skanowane oraz przekazywane (w formie skanu oryginalnego dokumentu) do odpowiedniego centrum rozliczeniowego obsługującego płatności Grupy. Oryginały faktur są przekazywane przez Spółkę do centrali Grupy znajdującej się w Wielkiej Brytanii („Centrala”) w celu ich archiwizacji. Kopie w wersji elektronicznej przekazywane są również do podmiotu trzeciego świadczącego usługi księgowe na rzecz Spółki mającego siedzibę na terytorium Polski („Biuro Księgowe”) w celu dokonania niezbędnych księgowań na potrzeby lokalnej sprawozdawczości finansowej i rozliczeń podatku VAT.

Zgodnie z obecnym modelem archiwizacji faktur zakupu opisanym powyżej, przechowywanie faktur otrzymanych od Kontrahentów w wersji papierowej odbywa się zatem dwupoziomowo:

*   w wersji papierowej - w Centrali, oraz

*   w wersji elektronicznej - w formie skanu oryginalnego dokumentu przechowywanego na zagranicznym serwerze centrum rozliczeniowego obsługującego płatności Grupy oraz na serwerach Biura Księgowego.

Ze względu na dużą skalę prowadzonej działalności oraz, co się z tym wiąże, bardzo dużą ilość otrzymywanych faktur i mając na uwadze konieczność zapewnienia odpowiednich warunków (lokalowych, logistycznych) niezbędnych do prowadzenia archiwizacji papierowej faktur, Spółka ponosi istotne koszty związane z obiegiem dokumentów w wersji papierowej.

W celu ograniczenia kosztów związanych z przesyłką i archiwizacją ww. dokumentów, Spółka rozważa uproszczenie obecnej procedury archiwizacji faktur zakupowych, polegające w szczególności na rezygnacji z przechowywania faktur w oryginalnej formie przez Centralę. W rezultacie, faktury otrzymywane od Kontrahentów archiwizowane i przechowywane byłyby wyłącznie w wersji elektronicznej (w formie skanów oryginalnych dokumentów).

Zgodnie z założeniami rozważanego przez Spółkę modelu archiwizacji i przechowywania dokumentów:

1.  Faktury VAT w formie papierowej lub elektronicznej wysyłane będą przez Kontrahentów na adres Spółki.
2.  Dokumenty będą każdorazowo oznaczane właściwy datą ich otrzymania przez Spółkę i weryfikowane przez wyznaczone osoby w Spółce lub Biurze Księgowymi, pod kątem prawidłowości danych dostawcy/nabywcy usług lub towarów oraz (weryfikowane wyłącznie przez Spółkę) zgodności specyfikacji towaru/usługi wskazanej na fakturze z danymi na zamówieniu - co pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług - Spółka ma zatem każdorazowo pewność co do tożsamości dostawcy.
3.  Faktury przesłane przez Kontrahentów na adres Spółki będą następnie przekazywane w formie skanu oryginalnego dokumentu do Biura Księgowego w celu dokonania niezbędnych księgowań na potrzeby lokalnej sprawozdawczości finansowej i rozliczeń podatku VAT. Poszczególnym fakturom nadany zostanie jednocześnie odpowiedni numer dokumentu. Skany będą również przekazywane do odpowiedniego centrum rozliczeniowego obsługującego płatności Grupy w celu wprowadzenia ich do odpowiednich systemów finansowych Grupy.
4.  System umożliwiał będzie przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz przeszukiwanie zbioru faktur m.in. według numeru dokumentu lub zawartości faktury. Faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, co oznacza, że po wprowadzeniu dokumentów do systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści. Serwery Spółki, na których przechowywane będą faktury zakupowe w wersjach elektronicznych, będą znajdowały się poza granicami kraju.
5.  Po wyprowadzeniu skanów dokumentów do systemu Spółki, pierwotne wersje faktur nie będą dłużej przechowywane przez Spółkę i podlegały będą zniszczeniu bezpośrednio w miejscu ich skanowania (tj. będą niszczone przez Spółkę). Dokumenty archiwizowane będą w systemie, do którego dostęp mają tylko wskazane osoby - krąg osób mających dostęp do przechowanych faktur w formie elektronicznej będzie zatem ograniczony. Przechowywanie otrzymanych faktur wyłącznie w formacie elektronicznym poprzez zeskanowanie faktury zapobiega utracie czytelności faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.
6.  Za pośrednictwem systemu Spółki zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej.

Analogiczna procedura zostanie również zastosowana w odniesieniu do faktur historycznych – tj. takich, które Spółka otrzymała w przeszłości.

Ponadto, Spółka obejmie rozważanym modelem archiwizacji i przechowywania dokumentów również dokumenty inne niż faktury, takie jak np. zestawienia wydatków pracowniczych (w tym m.in. rachunki dokumentujące poniesione koszty w trakcie podróży służbowych), dokumenty przewozowe itp.

Przechowywane przez Spółkę i Biuro Księgowe elektroniczne wersje faktur (faktur korygujących) lub pozostałych dokumentów zawierały będą dokładnie tę samą treść, która zawarta była w ich pierwotnych (oryginalnych) wersjach. W szczególności, dokumenty będą zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami (na nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu), jak również przed uszkodzeniem oraz całkowitym zniszczeniem.

Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1.  Opisany w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów jest zgodny z przepisami art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur?
2.  Przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki odliczalności podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, tj. w szczególności nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, oraz nie zostały wyliczone w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartymi w art. 88 powołanej ustawy, a transakcja zostanie udokumentowana fakturą - Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanu oryginalnego dokumentu?

Zdaniem Wnioskodawcy:

1.  Opisany w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów jest zgodny z przepisami art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.
2.  Przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki odliczalności podatku VAT, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, tj. w szczególności nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, oraz nie zostały wyliczone w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartym w art. 88 powołanej ustawy, a transakcja zostanie udokumentowana fakturą - Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanu oryginalnego dokumentu.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy:

Ad 1

Regulacje w zakresie podatku VAT dotyczące zasad przechowywania faktur zostały zawarte przede wszystkim w art. 106m, art. 112 oraz 112a ustawy o VAT.

Zgodnie z ww. regulacjami, podatnicy są obowiązani przechowywać dokumenty (w szczególności faktury) związane z rozliczaniem podatku VAT do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Co do zasady, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Niemniej, ograniczenie powyższe nie ma zastosowania w stosunku do faktur, które przechowywane są poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający właściwym organom dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy mają obowiązek zapewnić organom (na żądanie) bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przepisy ustawy o VAT nie odnoszą się w sposób bezpośredni do kwestii możliwości przechowywania faktur wyłącznie w formie cyfrowego skanu faktury. Obecnie obowiązujące regulacje nie przewidują jednak żadnej zastrzeżonej formy, w jakiej dokumenty takie powinny być przechowywane - w szczególności z obowiązujących przepisów nie wynika obowiązek przechowywania faktur w postaci, w której zostały one wystawione i otrzymane (tj. w oryginalnej postaci). Tym samym, należy uznać, że przepisy nie wykluczają możliwości przechowywania w wersji elektronicznej (w tym w formie skanów oryginalnych dokumentów) faktur otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej - o ile spełnione zostaną wymogi archiwizowania dokumentów określone w cytowanych powyżej przepisach.

Ponieważ przepisy nie precyzują jakiej formy (papierowej czy elektronicznej) przechowywania dokumentów dotyczą opisane w ww. przepisach warunki przechowywania dokumentów, należy bowiem uznać, że powinny być one spełnione zarówno w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie papierowej jak i elektronicznej.

W konsekwencji, w oparciu o aktualne brzmienie przepisów ustawy o VAT w zakresie zasad przechowywania faktur, należy uznać, że dopuszczalny jest każdy sposób przechowywania faktur, o ile spełnione są łącznie następujące warunki:

1.  faktury przechowywane będą do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku,
2.  faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
3.  zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania,
4.  faktury przechowywane będą w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur, w tym ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Zdaniem Spółki opisana w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym procedura elektronicznego obiegu dokumentów spełnia wskazane powyżej warunki, co zostało szczegółowo opisane poniżej.

Ad a) Przechowywanie dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, wszystkie faktury będą archiwizowane na serwerach Spółki przez okres wymagany przepisami prawa. Należy zatem uznać, że warunek dotyczący okresu przechowywania dokumentów zostanie przez Spółkę spełniony.

Ad b) Przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie

W rozważanym modelu faktury przechowywane będą wyłącznie w formie elektronicznej, w podziale na okresy rozliczeniowe, których dana faktura dotyczy.

Wykorzystywany do ww. celów system informatyczny umożliwiał będzie użytkownikowi wgląd do faktur z poszczególnych okresów rozliczeniowych, w tym np. do dokumentów dotyczących określonego miesiąca.

Tym samym w ocenie Spółki, rozważany model archiwizacji dokumentów spełniał będzie warunek przechowywania dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe.

Ponadto, również warunek przechowywania dokumentów w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie należy uznać za spełniony.

W szczególności, łatwość odszukania i zapoznania się z konkretnymi fakturami lub ich zbiorami gwarantowane będą bowiem przez wykorzystanie osobnych folderów i oznaczeń dokumentów, jak również z uwagi na istniejącą funkcjonalność systemu pozwalającą na automatyczne wyszukiwanie danych i dokumentów według żądanego kryterium (np. kryterium dostawcy).

Każda zeskanowana wersja faktura otrzymywała będzie unikatowy numer wewnętrzny (tzw. numer księgowy lub nr faktury).Uprawniona do podglądu danej faktury osoba będzie mogła szybko odszukać daną fakturę przede wszystkim na podstawie numeru dostawcy lub okresu rozliczeniowego.

W świetle powyższego należy uznać, iż opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów spełnia warunki przechowywania faktur:

*   w podziale na okresy rozliczeniowe, oraz

*   w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.

Ad c) Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania

Zgodnie z przepisem art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT:

*   autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dostawcy albo wystawcy faktury,

*   integralność treści faktury to pewność co do faktu, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Przepisy ustawy o VAT nie wskazują natomiast co należy rozumieć przez czytelność faktury. Zgodnie natomiast z potocznym rozumieniem pojęcia „czytelny” wskazanym w słowniku języka polskiego słowo to oznacza: \[łatwy do odczytania\], \[zrozumiały\] (sjp.pwn.pl/szukaj/czytelny).

W świetle powyższego czytelność faktury oznacza możliwość zrozumiałego odczytania wszystkich danych zawartych na fakturze.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT). Przepisy ustawy o VAT nie wskazują precyzyjnie, w jaki sposób podatnik ma zagwarantować spełnienie tych warunków. Przepisy wskazują jedynie, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). W przypadku faktur elektronicznych przepisy ustawy o VAT zawierają również przykładowe metody, z których podatnik może w tym zakresie skorzystać. Są to m.in. wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz elektronicznej wymiany danych (art. 106m ust. 5 ustawy o VAT).

Za kontrole biznesowe można uznać takie rozwiązania biznesowe, które dają możliwość powiązania wystawionej/otrzymanej faktury z dokonaną dostawą w dowolny sposób, np. poprzez posiadanie przez podatnika dokumentów takich jak umowa, zamówienie, dokumenty transportowe, które towarzyszą dokonywanym transakcjom, oraz wprowadzenie procedur i dyscyplin służbowych w tymi zakresie. Kontrole biznesowe powinny być dostosowane do indywidualnych warunków poszczególnych podatników. Za wiarygodną ścieżkę audytu należy natomiast uznać łatwy i przejrzysty sposób powiązania posiadanych przez podatnika dokumentów z dokonaną transakcją, który potwierdza fakt, że dana dostawa miała miejsce na warunkach określonych w dokumentacji.

Jak wynika z opisu stanu faktycznego/ zdarzenia przyszłego, w analizowanej sytuacji:

*   dokumenty będą każdorazowo oznaczane właściwą datą ich otrzymania przez Spółkę a następnie weryfikowane przez wyznaczone osoby w Spółce lub Biurze Księgowym, pod kątem prawidłowości danych dostawcy/nabywcy usług lub towarów oraz (weryfikowane wyłącznie przez Spółkę) zgodności specyfikacji towaru/usługi wskazanej na fakturze z danymi na zamówieniu - co pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług - Spółka ma zatem każdorazowo pewność co do tożsamości dostawcy;

*   po przeprowadzonej weryfikacji dokumenty będą skanowane, a stosowany przez Spółkę nieedytowalny format PDF uniemożliwiał będzie modyfikację informacji zawartych na fakturach i innych dowodach księgowych, co gwarantuje niezmienność i integralność treści w nich zawartych. Format PDF (skan) prezentuje treść e-faktury oraz innych dowodów księgowych w postaci niezmienionej wobec tej utworzonej przez wystawcę, zapewniając jednocześnie czytelność obrazu e-faktury i innych dowodów księgowych, w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie na każdym systemie komputerowym;

*   elektroniczny obraz faktury, który będzie możliwy do odczytu i wydrukowania w każdym czasie będzie zatem tożsamy z oryginalną, pierwotnie otrzymaną fakturą;

*   dokumenty archiwizowane będą w systemie, do którego dostęp mają tylko wskazane osoby - krąg osób mających dostęp do przechowanych faktur w formie elektronicznej będzie zatem ograniczony;

*   czytelność e-faktur zostanie zaś zapewniona poprzez wykorzystywanie wysokiej jakości skanera do skanowania faktur gwarantującego wysoką jakość obrazu,

*   przechowywanie otrzymanych/wystawionych faktur wyłącznie w formacie elektronicznym poprzez zeskanowanie faktury zapobiega utracie czytelności faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.

Wskazana powyżej procedura elektronicznego obiegu dokumentów, którą Spółka wprowadzi, gwarantująca m.in.:

*   autoryzację dostępu do przechowywanych faktur,

*   dostęp do faktur ograniczonej grupy osób z odpowiednim poziomem uprawnień,

*   ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu, tj. prześledzenie faktycznego przebiegu transakcji poprzez połączenie dodatkowych dokumentów z fakturami,

*   stosowanie w elektronicznym fakturowaniu nieedytowalnego i czytelnego formatu PDF,

\- pozwoli zatem Spółce zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur zgodnie z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.

Ad d) Przechowywanie faktur w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur, w tym ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przepis art. 112a ust. 2 ustawy o VAT przewiduje, że podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju (tak jak Wnioskodawca) są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (tj. Polski). Jednakże ust. 3 powyższej regulacji przewiduje wyjątek od powyższej zasady wskazując, iż przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Ponadto, art. 112a ust. 4 ustawy o VAT precyzuje dodatkowy wymóg, iż podatnicy przechowujący faktury w formie elektronicznej muszą zapewnić, na żądanie organu podatkowego, bezzwłoczny dostęp do faktur, bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W tym zakresie Wnioskodawca pragnie wskazać, że rozważany system archiwizacji faktur będzie umożliwiał dostęp on-line do przechowywanych faktur, na wypadek pojawienia się takiego żądania ze strony organów podatkowych.

W ocenie Wnioskodawcy, pojęcie „dostęp on-line” nie powinno być rozumiane jako stały dostęp do faktur (tj. przez 365 dni w roku i przez 24 godziny na dobę, nawet bez zgłoszenia żądania przez organ podatkowy/organ kontroli skarbowej), w ramach którego faktury mogą być w każdej chwili pobrane. Wymóg udzielenia dostępu on line do faktur należy, zdaniem Spółki, rozumieć jako obowiązek udzielenia dostępu on-line do faktur w przypadku zgłoszenia takiego żądania przez organ podatkowy/kontroli skarbowej i na okres, którego to żądanie dotyczy.

Ponadto, zdaniem Spółki, powyższy wymóg może być spełniony zarówno poprzez udzielenie organowi bezpośredniego dostępu on-line do bazy faktur przechowywanych w formie elektronicznej, jak również poprzez udzielenie dostępu do tych danych za pośrednictwem innych, przekazanych organowi za jego zgodą nośników elektronicznych, np. DVD, CD, pamięci USB (tzw. pendrive), w zgodzie z obowiązującymi w tym zakresie regulacjami proceduralnymi Ordynacji Podatkowej.

Biorąc pod uwagę przywołane powyżej regulacje, Wnioskodawca wskazuje, że planowany model archiwizacji i przechowywania dokumentów zakłada, że za pośrednictwem systemu Spółki zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej - w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku. W szczególności, możliwe będzie każdorazowo niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwymi organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej.

Stanowisko zgodnie z którym przechowywanie faktur w formie skanów dokumentów spełnia warunki zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur w podobnych do Spółki stanach faktycznych potwierdza jednolita linia interpretacyjna Ministra Finansów, przykładowo:

*   interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 grudnia 2016 r. sygn. 3063-ILPP1-3.4512.133.2016.l.JNa, cyt.: „Procedura przechowywania obejmowała będzie przesłanie w formacie PDF Zeskanowanych dokumentów do usługodawcy, który wprowadzi je do systemu DFM Wnioskodawcy (wraz z kluczowymi informacjami stanowiącymi "metrykę" np. nazwa kontrahenta, numer faktury, data sprzedaży, data dokumentu, etc.). Następnie wprowadzone do systemu DFM Zeskanowane dokumenty poddane zostaną, określonym przez Wnioskodawcę, procedurom weryfikacji a zatwierdzenie Skanu równoznaczne będzie z zaksięgowaniem i ujęciem dokumentu w stosowanym przez Spółkę systemie finansowo-księgowym SAP. Odpowiedzialni będą za to wyznaczeni pracownicy Wnioskodawcy. Zeskanowane dokumenty będą przechowywane w formacie PDF, przy czym dla każdego Skanu zostanie nadany numer, umieszczony również w treści pliku PDF, odpowiadający numerowi transakcji ujętej w systemie SAP. Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po zeskanowaniu faktur papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym, papierowe wersje faktur będą niszczone (…). Te same procedury będą miały zastosowanie do faktur otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej (…). Zatem przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie elektronicznej oraz faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę (\`(...)\`) będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.”

*   interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 8 września 2016 r. sygn. IBPP2/4512-402/16-1/ICZ, cyt.: „Przesyłane przez Sprzedawców faktury w formie papierowej są opatrywane datą otrzymania, a następnie skanowane, przy czym zachowana jest odpowiednia jakość skanu (\`(...)\`). Skan faktury jest wprowadzany do systemu księgowego Spółki wraz z określonymi danymi odnoszącymi się do dokumentu oraz związanego z nim zamówienia, takimi, jak w szczególności data faktury (\`(...)\`). Sposób przechowywania faktur papierowych w postaci skanów ma na celu wyłączenie możliwości edycji treści zeskanowanego dokumentu. Po ich zeskanowaniu faktury są w niezmienionej formie archiwizowane w Systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu mogą być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe (\`(...)\`). Przechowywanie faktur w formie elektronicznej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę (\`(...)\`) jest zgodne z powyższymi przepisami.”

Mając na uwadze powyższe w ocenie Wnioskodawcy należy uznać, że opisany w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłymi elektroniczny system archiwizacji dokumentów w postaci skanów oryginalnych dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność Faktur.

Ad 2

Zdaniem Spółki, jeżeli spełnione zostaną standardowe warunki odliczalności podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, tj. w szczególności nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, oraz nie zostały wyliczone w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartym w art. 88 powołanej ustawy, a transakcja zostanie udokumentowana fakturą - Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej (w tym w formie skanów oryginalnych dokumentów).

Zgodnie z brzmieniem przepisu art. 86 ust. 1, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku, określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Ponadto, zgodnie z art. 86 ust. 10, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Natomiast w przypadku gdy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług oraz dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi, to zgodnie z art. 86 ust. lob prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Dodatkowo, art. 88 ustawy o VAT zawiera katalog towarów i usług, w stosunku do których nie stosuje się obniżenia podatku VAT należnego.

Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego jest, zatem na gruncie obowiązujących regulacji VAT uzależnione od łącznego spełnienia trzech podstawowych przesłanek:

1.  dysponowania przez podatnika fakturą dokumentującą dokonany przez niego zakup towarów lub usług;
2.  wykorzystywania przez podatnika zakupionych towarów i usług do wykonywania czynności opodatkowanych (tj. do prowadzenia działalności opodatkowanej VAT);
3.  nabywane towary i usługi nie zostały wymienione w katalogu wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu.

Przepisy ustawy o VAT nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. W szczególności, w tym zakresie na równi traktowane są zarówno faktury papierowa jak i faktury w postaci zdematerializowanej (faktury elektroniczne).

Na prawo do odliczenia nie ma, w ocenie Wnioskodawcy, żadnego wpływu fakt, że faktura zakupowa wystawiona i przesiana przez Kontrahenta w formie papierowej będzie przechowywana przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu rozważanej procedury archiwizacji, wskazanej w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Jak Spółka wskazywała w uzasadnieniu do pytania l, w opinii Spółki, polskie regulacje VAT pozwalają na przechowywanie przez podatników faktur papierowych w formie elektronicznej i nie ograniczają z tego powodu prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z takich faktur.

W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, za poprawne należy uznać stanowisko, zgodnie z którym, przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki odliczalności podatku na gruncie ustawy o VAT (wskazane w punkcie (ii) oraz (iii) powyżej), Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zarówno w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie papierowej, jak i elektronicznej w tym na podstawie faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w elektronicznym archiwum (tj. formie elektronicznych skanów oryginalnych dokumentów).

Stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie znajduje poparcie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Ministra Finansów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Ad 1

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl art. 2 pkt 32 – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1.  kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2.  elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Spółka nabywa towary oraz usługi i otrzymuje faktury VAT w wersji papierowej lub elektronicznej (e-faktury). Faktury papierowe dostarczane do siedziby Spółki są skanowane oraz przekazywane (w formie skanu oryginalnego dokumentu) do odpowiedniego centrum rozliczeniowego obsługującego płatności Grupy. Oryginały faktur są przekazywane przez Spółkę do Centrali Grupy znajdującej się w Wielkiej Brytanii w celu ich archiwizacji. Kopie w wersji elektronicznej przekazywane są do Biura Księgowego. Spółka rozważa rezygnację z przechowywania faktur w oryginalnej formie przez Centralę. Faktury otrzymywane od Kontrahentów archiwizowane i przechowywane byłyby wyłącznie w wersji elektronicznej (w formie skanów oryginalnych dokumentów). Dokumenty przechowywane będą w wersji elektronicznej przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy prawa podatkowego, tj. co najmniej przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Wątpliwość Spółki dotyczy zgodności elektronicznego obiegu dokumentów z art. 112 oraz art. 112a ustawy oraz prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanu oryginalnego dokumentu przy zachowaniu warunków wynikających z art. 86 ustawy oraz gdy nie zostały wyliczone w negatywnym katalogu wydatków, w odniesieniu do których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego VAT, zawartymi w art. 88 powołanej ustawy, a transakcja zostanie udokumentowana fakturą.

Jak Spółka wskazuje w zastosowanym systemie przechowywania faktur Spółka zapewni:

*   autentyczność pochodzenia - dokumenty będą każdorazowo oznaczane datą ich otrzymania i weryfikowane przez wyznaczone osoby w Spółce lub Biurze Księgowymi pod kątem prawidłowości danych dostawcy/nabywcy usług lub towarów oraz weryfikowane wyłącznie przez Spółkę pod kątem zgodności specyfikacji towaru/usługi wskazanej na fakturze z danymi na zamówieniu - co pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług - Spółka ma zatem każdorazowo pewność co do tożsamości dostawcy;

*   integralność treści - elektroniczne wersje faktur (faktur korygujących) zawierały będą tę samą treść, która zawarta była w ich pierwotnych (oryginalnych) wersjach (faktury archiwizowane będą w formie nieedytowalnej, tj. po wprowadzeniu dokumentów do systemu nie będzie możliwości dokonania jakiejkolwiek modyfikacji ich zawartości/treści); dokumenty będą zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami (na nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu, a dostęp do przechowanych faktur w formie elektronicznej będzie ograniczony wyłącznie do wskazanych osób), jak również przed uszkodzeniem oraz całkowitym zniszczeniem;

*   czytelność faktur (przechowywanie faktur wyłącznie w formacie elektronicznym poprzez zeskanowanie faktury zapobiega utracie czytelności faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie) od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania,

*   łatwe odszukanie - zapewniony będzie bezzwłoczny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej w celu ich podglądu, pobrania oraz wydruku; możliwe będzie przeszukiwanie zbioru faktur m.in. według numeru dokumentu lub zawartości faktury (fakturom nadany zostanie numer dokumentu).

Ponadto wskazano, że system umożliwiał będzie przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz możliwe będzie niezwłoczne udostępnienie dokumentów właściwym organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej (w formie elektronicznych plików źródłowych lub - na żądanie organu - wydruków dokumentów) w razie potencjalnej kontroli podatkowej. Wskazano również, że rozważany system archiwizacji faktur będzie umożliwiał dostęp on-line do przechowywanych faktur.

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie faktur zakupowych przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami, a zatem pozwala na rezygnację z przechowywania faktur zakupowych (faktury, faktury korygujące, duplikaty faktur) w wersji papierowej i stosowanie elektronicznej formy archiwizacji tych faktur. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Zatem opisany przez Spółkę elektroniczny system archiwizacji dokumentów w postaci skanów oryginalnych dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy, w szczególności zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

Tym samym stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Ad 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

1.  nabycia towarów i usług,
2.  dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Odnosząc się do prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego na fakturach i dokumentach zakupowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, należy wskazać, że z art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy niezbędnym jest, aby odliczenia dokonywał podatnik podatku od towarów i usług oraz aby towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Tym samym, zasada ta wyklucza możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

W rozpatrywanej sprawie Spółka jest zarejestrowanym podatnikiem VAT na terytorium kraju a nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Wobec tego należy stwierdzić, że faktury zakupowe przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy.

Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zarówno w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie papierowej, jak i elektronicznej, w tym na podstawie faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w elektronicznym archiwum (tj. formie elektronicznych skanów oryginalnych dokumentów).

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należy uznać za prawidłowe.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy wyłącznie sposobu przechowywania faktur, faktur korygujących i duplikatów tych faktur. Nie dotyczy natomiast innych dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie VAT w szczególności rachunków, not księgowych, not obciążeniowych, dokumentów typu CMR, delivery notes, komunikaty celne xml, itp. czy też wskazanych przez Spółkę zestawień wydatków pracowniczych (w tym m.in. rachunków dokumentujących poniesione koszty w trakcie podróży służbowych), dokumentów przewozowych itp.

Wskazać również należy, że niniejsza interpretacja dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej w postaci skanu oryginalnego dokumentu, natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1.  z zastosowaniem art. 119a;
2.  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia/Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4 0/0, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.