Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IP-PB3-423-509/08-2/KR
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2008-06-25
Teza: Czy wystarczające jest udokumentowanie przejazdów tylko w ewidencji przebiegu pojazdu bez przedstawiania dodatkowych dokumentów typu faktury, paragony itp. aby koszt był kosztem uzyskania przychodu? Czy aby uznać koszt przejazdów samochodami prywatnymi za koszt podatkowy niezbędne jest podpisanie odrębnej umowy o korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych? Czy aby koszt używania samochodu był kosztem podatkowym niezbędne jest zawarcie w umowie zlecenia paragrafu z zapisem, że poniesione z tego tytułu nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu u zleceniobiorcy?
Słowa kluczowe: koszt-koszty przejazdu; koszt-koszty uzyskania przychodów; koszt-poniesienie kosztów w czasie; koszt-zwrot kosztów; wydatek
Przepisy: [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 15; [CIT] Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych-Rozdział 3-art. 16

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 19.03.2008r. (data wpływu 25.03.2008r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych odnośnie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z używaniem samochodu nie ujętego w ewidencji środków trwałych wnioskodawcy - **jest nieprawidłowe**

UZASADNIENIE

W dniu 25.03.2008r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie kosztów uzyskania przychodów.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka zatrudnia na umowę zlecenia pracowników do wykonywania prac zleconych na terenie całego kraju. Zleceniobiorcy wykorzystują przy wykonywaniu zleceń własne środki transportu. W umowie zlecenia jest zapis o tym, że zleceniobiorcy przysługuje zwrot kosztów przejazdów samochodem prywatnym wykorzystywanym do wykonania zlecenia na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu i wynikających z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra jednak nie więcej niż to wynika z przedstawionych przez zleceniobiorcę faktur zakupu paliwa.

Spółka zamierza zmienić sposób zwrotu kosztów poniesionych przez zleceniobiorców. W celu wykonania umowy Spółka zamierza dokonywać zwrotu tych wydatków na podstawie prowadzonej przez zleceniobiorców ewidencji przebiegu pojazdu, zatwierdzonej każdego miesiąca przez zleceniobiorcę w wysokości wynikającej z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę 1 km przebiegu określonej w odrębnych przepisach

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

1.  Czy wystarczające jest udokumentowanie przejazdów tylko w ewidencji przebiegu pojazdu bez przedstawiania dodatkowych dokumentów typu faktury, paragony itp. aby koszt był kosztem uzyskania przychodu?
2.  Czy aby uznać koszt przejazdów samochodami prywatnymi za koszt podatkowy niezbędne jest podpisanie odrębnej umowy o korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych?
3.  Czy aby koszt używania samochodu był kosztem podatkowym niezbędne jest zawarcie w umowie zlecenia paragrafu z zapisem, że poniesione z tego tytułu nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu u zleceniobiorcy?

Zdaniem Spółki zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 podatku dochodowego od osób prawnych do prawidłowego udokumentowania zwrotu poniesionych przez zleceniobiorców kosztów z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych wystarczające jest tylko prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu zatwierdzonej każdego miesiąca przez zleceniodawcę. Na podstawie prawidłowo prowadzonej ewidencji koszty używania samochodów prywatnych będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w spółce.

Aby koszt był uznany za podatkowy w umowie zlecenia powinien znaleźć się zapis o tym, że koszty te nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodu u zleceniobiorcy.

Nie jest potrzebne zawieranie odrębnej umowy o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stwierdzam, stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest nieprawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Wiąże się to z koniecznością każdorazowej indywidualnej oceny prawnej poniesionego przez podatnika wydatku. Wyjątkiem będzie jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu. Kosztem uzyskania przychodów będą zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia.

Art. 16 ust. 1 pkt 51 cyt. ustawy wyłącza z kosztów uzyskania przychodów wydatki, z zastrzeżeniem pkt 30 (który dotyczy wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika) z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych nie stanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, warunkiem uznania wydatków z tytułu używania samochodu za koszty podatkowe – z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego - jest właściwe udokumentowanie przebiegu pojazdu poprzez prowadzenie ewidencji tego przebiegu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Powinna ona zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztów uzyskania przychodów

Z ww. przepisów wynika, że aby móc ustalić, które wydatki mieszczą się w wyznaczonym przez art. 16 ust. 1 pkt 51 updop. limicie niezbędne jest w myśl tego przepisu prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu zgodnie z wzorem określonym w odpowiednich przepisach oraz odpowiednie udokumentowanie wydatków. Ustanowienie wymogu prowadzenia stosownej ewidencji, ma umożliwić weryfikację tego limitu u danej osoby prawnej (podatnika). Weryfikacji tego, czy dany wydatek został faktycznie przez podatnika poniesiony, służy ewidencja podatkowa, do której prowadzenia osoba prawna jest zobligowana na podstawie art. 9 ust. 1 updop. Aby udowodnić związek kosztu z przychodami należy prawidłowo udokumentować je dowodem księgowym. Sama więc ewidencja przebiegu pojazdów – wobec braku dokumentów źródłowych, spełniających wymogi dokumentu księgowego – nie jest wystarczająca

Ze stanu faktycznego przedstawionego we wniosku wynika, iż Spółka zamierza zmienić sposób zwrotu kosztów poniesionych przez zleceniobiorców z tytułu używania samochodu. Spółka uważa , iż do prawidłowego udokumentowania poniesionych przez zleceniobiorców kosztów z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych wystarczające jest tylko prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów zatwierdzanej każdego miesiąca przez zleceniodawcę. Spółka uważa również, że nie jest potrzebne zawieranie odrębnej umowy o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych i aby koszt był uznany za podatkowy w umowie zlecenia powinien znaleźć się zapis o tym, że koszty te nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodu u zleceniobiorcy.

Należy zauważyć, że podatnik, uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentną korzyść podatkową, ponieważ ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na podatniku spoczywa więc ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Ma on obowiązek nie tylko udokumentować, że wydatek został poniesiony (prawidłowo zarachowany) ale wskazać także, że poniesiony został w celu osiągnięcia przychodu. Dlatego też aby zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki związane z używaniem dla celów służbowych samochodów niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych należy oprócz ewidencji przebiegu pojazdów posiadać dokumenty źródłowe potwierdzające poniesienie tych wydatków.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie rozstrzyga o dokumentowaniu określonych zdarzeń lub czynności, które mają wpływ na ustalenie przez podatnika właściwej wysokości przychodów oraz kosztów, natomiast nakłada na podatnika obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z właściwymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (art. 9 updop). W szczególności w ustawie o podatku dochodowym nie zawarto, żadnych szczególnych wymogów odnośnie zapisów umów cywilnoprawnych między stronami (w tym przypadku zleceniodawcą a zleceniobiorcą), które byłyby obligatoryjne dla uznania wydatków z tytułu używania prywatnych samochodów zleceniobiorców za koszty uzyskania przychodów u zleceniodawców. W tej kwestii należy mieć na względzie wszystkie zawarte powyżej uwagi odnośnie udowodnienia przez podatnika faktu poniesienia kosztu i jego związku z przychodem oraz ogólne reguły postępowania podatkowego dotyczące dowodów zawarte w ustawie z dn. 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), w tym art.180 ustawy, który stanowi że jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.