Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ITPP3/443-169/09/ZG
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy
Data wydania: 2010-01-27
Teza: Zaproponowany system wystawiania, przesyłania oraz udostępniania faktur elektronicznych spełnia wymogi zawarte w zaprezentowanych przepisach i jest zgodny z zasadami obrotu faktur wystawionych w formie elektronicznej.
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; dowód; faktura; faktura-faktura elektroniczna
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (t. j. z 2005 roku Dz. U. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 30 października 2009 roku (data wpływu 09.11.2009 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania faktur w formie elektronicznej - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 9 listopada 2009 roku został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania faktur w formie elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca posiadający oprogramowanie w systemie SAP R/3, zamierza wystawiać, przechowywać oraz przesyłać swoje faktury sprzedaży w formie elektronicznej do odbiorców faktur, posiadających identyczne oprogramowanie w systemie SAP R/3. Odbiorcami faktur będą spółki zależne od Wnioskodawcy.

System SAP R/3 użytkowany przez Zainteresowanego i spółki zależne jest zainstalowany na jednym serwerze należącym do Wnioskodawcy. Dla każdej spółki użytkującej system SAP R/3 została skonfigurowana odrębna jednostka gospodarcza (reprezentująca jednostkę prawną), przy czym wszystkie jednostki gospodarcze funkcjonują na jednym mandancie. Mandant jest najwyższą jednostką hierarchiczną systemu, która zapewnia pełną integrację funkcjonalną oraz jest gwarantem integracji danych wewnątrz mandanta. System SAP R/3 pozwala na jednoczesne wystawienie i zaksięgowanie faktury sprzedaży zarówno u wystawcy faktury jak i u odbiorcy faktury. Oprogramowanie SAP R/3 posiada wszelkie niezbędne certyfikaty uprawniające do obsługi pełnej ewidencji księgowej. Odbiorcy faktur pisemnie zaakceptują elektroniczną formę faktur sprzedaży.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy faktura wystawiona i zaksięgowana w systemie SAP R/3 w jednej spółce jako faktura sprzedaży oraz zaksięgowana jednocześnie w drugiej spółce jako faktura zakupu spełnia warunki do uznania jej jako faktury elektronicznej w rozumieniu rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133 poz. 1119)?

Zdaniem Wnioskodawcy tak, ponieważ system SAP R/3 spełnia wymogi nie tylko określone we wskazanym rozporządzeniu, lecz również ostrzejsze wymogi zawarte w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz. 1223) pozwalające na wykorzystywanie go do prowadzenia pełnej ewidencji księgowej.

Zdaniem Zainteresowanego faktury elektroniczne wystawiane w SAP R/3 przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych.

Cały przebieg procesu przetwarzania danych jest realizowany na jednym mandacie i na jednym serwerze.

Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury w SAP R/3 jest zagwarantowana poprzez wymianę danych elektronicznych w standardzie EDI tj. zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych oraz przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych. Nośnikiem danych jest IDoc (Intermediate document), czyli standardowa struktura danych używana w elektronicznej wymianie danych (EDI) pomiędzy aplikacjami wewnątrz SAP jak i programami zewnętrznymi. IDoc jest przetrzymywany w systemie przez 1 miesiąc, a następnie zostaje zarchiwizowany i jest dostępny na każde żądanie.

System archiwizacji zlokalizowany na jednym serwerze dla Wnioskodawcy jak i spółek zależnych zapewni, że Zainteresowany jako wystawca faktury elektronicznej i spółka zależna jako odbiorca faktury elektronicznej będą przechowywać faktury przesłane w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Każda osoba uprawniona do wystawienia faktury u Wnioskodawcy będzie posiadać własny login i indywidualne hasło dostępu oraz ściśle określony zakres uprawnień. System pozwala na pełną identyfikację osoby zarówno wystawiającej jak i zatwierdzającej (księgującej) każdą fakturę sprzedaży oraz fakturę korygującą.

W przypadku ewentualnego cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, SAP R/3 zapewnia możliwość wystawia tego dokumentu w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

W systemie SAP R/3 zostanie zdefiniowany użytkownik "kontrola US" zapewniający dostęp do faktur elektronicznych oraz możliwość ich wydrukowania. Zostanie również opracowana szczegółowa instrukcja dla pracowników organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, wskazująca w jaki sposób należy odszukiwać, wyświetlać i drukować faktury.

Wnioskodawca wskazuje, iż jego stanowisko jest zgodne z wydaną dnia 10 września 2009 roku przez Dyrektora IS w Bydgoszczy interpretacją indywidualną o numerze ITPP3/443-118/09/ZG.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z treścią zawartą w § 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133 poz. 1119), faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń przetwarzania danych w (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Natomiast w § 3 ust. 1 przedmiotowego rozporządzenia wskazano, iż faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Ponadto w celu wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej należy spełnić kryteria wynikające z treści § 4 przedmiotowego rozporządzenia tzn. że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane poprzez podpis elektroniczny lub poprzez przesyłanie za pomocą Elektronicznej Wymiany Danych (z ang. EDI - Electronic Data Interchange).

Wskazać należy, iż zagwarantowanie autentyczności pochodzenia oznacza możliwość jednoznacznej identyfikacji nadawcy wiadomości, czyli wystawcy faktury. Z kolei procedury zapewniające integralność danych zapewniają, że faktura przesłana drogą elektroniczną dotarła do adresata kompletna i w niezmienionej formie.

Faktura jest opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130 poz. 1450 ze zm.), gdy dane służce do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny weryfikowane są za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu wydanego przez podmiot świadczący usługi certyfikacyjne, który jest wpisany do rejestru kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne.

Natomiast przesyłanie poprzez EDI, oznacza stan gdy przesyłanie to zostało poprzedzone zawarciem umowy pomiędzy wystawcą i odbiorcą faktur, dotyczącej wymiany faktur elektronicznych przewidującej stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych, uwzględniającej postanowienia umowy w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych.

Umowa w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych została opisana w art. 1 zaleceń Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 roku nr 1994/820/WE odnoszących się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z dnia 28.12.1994 r.).

Z treści wniosku wynika, iż zaproponowany system wystawiania, przesyłania oraz udostępniania faktur elektronicznych spełnia wymogi zawarte w zaprezentowanych przepisach i jest zgodny z zasadami obrotu faktur wystawionych w formie elektronicznej, wobec czego uznano stanowisko Wnioskodawcy za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu datowania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.