Interpretacja indywidualna
Sygnatura: ILPP2/443-544/10-2/AD
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu
Data wydania: 2010-07-05
Teza: Czy Zainteresowany może skrócić okres przechowywania faktur w postaci papierowej do 2 lat, przy zapewnieniu stałego przechowywania faktur w systemie księgowym w postaci elektronicznej?
Słowa kluczowe: dokumenty-przechowywanie dokumentów; faktoring-faktor; faktura; faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura VAT; faktura-kopia faktury; faktura-oryginał faktury; podatek-podatek od towarów i usług; zobowiązanie-zobowiązanie podatkowe
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przedstawione we wniosku z dnia 8 kwietnia 2010 r. (data wpływu 13 kwietnia 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie okresu przechowywania faktur w formie papierowej – **jest nieprawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 13 kwietnia 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie okresu przechowywania faktur w formie papierowej.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest producentem wyrobów wędliniarskich, które są przez niego dostarczane do odbiorców hurtowych. Aktualnie rocznie wystawia ok. 30.000 faktur, a we wcześniejszych latach wystawiał nawet 100.000 faktur rocznie. Dotychczas kopie faktur przechowywane były do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego czyli przez 6 lat. Długotrwałe przechowywanie ogromnych ilości dokumentów w formie papierowej jest kosztowne, bo wymaga dużych powierzchni zajętych przez archiwum. System księgowy umożliwia stałe przechowywanie faktur w postaci elektronicznej i w każdym czasie możliwe jest wydrukowanie kopii faktury bez możliwości modyfikacji treści jej zapisów.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Zainteresowany może skrócić okres przechowywania faktur w postaci papierowej do 2 lat, przy zapewnieniu stałego przechowywania faktur w systemie księgowym w postaci elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy, żaden przepis rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.) nie określa w jakiej formie ma być przechowywana faktura zatrzymana przez sprzedawcę.

W tej sytuacji Zainteresowany ma prawo przechowywać kopie faktur wyłącznie w postaci elektronicznej w systemie księgowym, zapewniając możliwość wydruku bez modyfikacji ich treści, w każdym czasie.

Powyższe stanowisko zaprezentował Naczelny Sąd Administracyjny w uzasadnieniu wyroku I FSK 1169/08 z dnia 3 listopada 2009 r.

Ze względów praktycznych Wnioskodawca drukuje obecnie kopie papierowe faktur po to by uzyskać na nich potwierdzenie odbioru towaru przez kupującego. Po upływie terminu przedawnienia roszczeń z tytułu umów sprzedaży, tj. po 2 latach, chciałby zniszczyć te kopie.

Zdaniem Zainteresowanego ma on prawo do wprowadzenia „mieszanego” systemu przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktur w formie papierowej i przechowywaniu ich kopii w formie elektronicznej. Może to nastąpić w momencie wystawienia i ujęcia faktur w ewidencji księgowej lub w każdym dowolnym momencie (np. po uprzednim wydrukowaniu kopii i zniszczeniu jej po 2 latach).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (\`(...)\`).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1.  określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2.  może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3.  może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne przedmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA” (§ 19 ust. 2 rozporządzenia).

Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – § 21 ust. 1 rozporządzenia.

Z powołanego przepisu wynika więc, iż dla celów podatkowych okres przechowywania faktur VAT wiązany jest wyłącznie z okresem przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z kolei, zgodnie z art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Ponadto, stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

§ 21 ust. 3 rozporządzenia stanowi, iż przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawiania faktur, tzw. papierową i elektroniczną. Faktury te wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach (oryginał i kopia) oraz przechowuje się w oryginalnej postaci, w której zostały wystawione, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zatem, powyższe przepisy nie przewidują możliwości przechowywania m.in. kopii faktur sprzedaży wystawionych w formie papierowej, w innej postaci niż zostały wystawione, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów. Przy czym okres ich przechowywania nie jest dowolny, bowiem został jasno określony przepisem § 21 ust. 1 rozporządzenia, z którego wynika, iż dokumenty te muszą być przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca jest producentem wyrobów wędliniarskich, które są przez niego dostarczane do odbiorców hurtowych. Aktualnie rocznie wystawia ok. 30.000 faktur, a we wcześniejszych latach wystawiał nawet 100.000 faktur rocznie. Dotychczas kopie faktur przechowywane były do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego czyli przez 6 lat. Jednak długotrwałe przechowywanie ogromnych ilości dokumentów w formie papierowej jest kosztowne, bo wymaga dużych powierzchni zajętych przez archiwum. System księgowy umożliwia natomiast stałe przechowywanie faktur w postaci elektronicznej i w każdym czasie możliwe jest wydrukowanie kopii faktury bez możliwości modyfikacji treści jej zapisów.

Biorąc pod uwagę powołane przepisy prawa podatkowego należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawionych faktur VAT tylko za pomocą elektronicznego systemu księgowego bez ich drukowania, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową).

Wobec powyższego, nie będzie możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur tylko za pomocą elektronicznego systemu księgowego, nawet jeżeli program, za pomocą którego będą przechowywane uniemożliwia dokonywanie zmian w pierwotnych dokumentach i daje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku. Zatem, Wnioskodawca zobowiązany będzie do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.

Tut. Organ informuje, że możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) – nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Reasumując, Zainteresowany nie ma prawa do wprowadzenia „mieszanego” systemu przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu do kontrahentów oryginałów faktur w formie papierowej i przechowywaniu ich kopii w formie elektronicznej. Przechowywanie elektronicznych kopii faktur jest możliwe tylko w przypadkach, gdy oryginały zostały wystawione w tej samej formie. Ponadto, Wnioskodawca jest zobowiązany do przechowywania kopii faktur w oryginalnej postaci do momentu przedawnienia się zobowiązania podatkowego, tj. 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Wnioskodawca nie może więc również wystawić oryginałów faktur w formie papierowej i przechowywać ich kopii w tej formie tylko przez okres 2 lat.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim, ul. Dąbrowskiego 13, 66-400 Gorzów Wielkopolski po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.