Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IBPP2/443-1010/10/ICz
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach
Data wydania: 2011-03-07
Teza: Czy umieszczenie naklejki na dokumencie będzie miało taką samą moc dowodową co umieszczenie prezentaty w postaci pieczątki i będzie wystarczające by spełnić warunki określone w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT?
Słowa kluczowe: dokumentowanie; faktura; odliczenia-prawo do odliczenia
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działając w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 30 listopada 2010r. (data wpływu 6 grudnia 2010r), uzupełnionym pismem z dnia 1 marca 2011r. (data wpływu 1 marca 2011r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uznania, czy umieszczenie naklejki na dokumencie będzie miało taką samą moc dowodową co umieszczenie prezentaty w postaci pieczątki i będzie wystarczające by spełnić warunki określone w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT. - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 6 grudnia 2010r. wpłynął ww. wniosek, uzupełniony pismem z dnia 1 marca 2011r. (data wpływu 1 marca 2011r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług, w zakresie uznania czy umieszczenie naklejki na dokumencie będzie miało taką samą moc dowodową co umieszczenie prezentaty w postaci pieczątki i będzie wystarczające by spełnić warunki określone w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca w związku ze zwiększającą się liczbą dokumentów księgowych zamierza wprowadzić elektroniczny system (dalej: OCR -"optical characters recognition”) rozpoznawania znaków na fakturach. Zadaniem systemu będzie automatyczne skanowanie faktury zakupowej a następnie wstępne rozpoznanie jej zawartości. Opisywany system będzie bezpośrednio zsynchronizowany z systemem księgowym używanym u Wnioskodawcy a odczytane informacje będą stanowiły podstawę do prawidłowego rozpoznania i zaksięgowania faktury zakupowej w systemie. W związku z powyższym Wnioskodawca zamierza zrezygnować z umieszczania na przychodzących dokumentach księgowych swojej prezentaty (w postaci pieczątki) potwierdzającej datę wpływu dokumentu.

Na potrzeby właściwej ewidencji dokumentów przychodzących Wnioskodawca zamierza zamiast prezentaty używać naklejek samoprzylepnych spełniających taką samą funkcję jak prezentata przybijana na fakturze. Naklejka będzie umieszczana bezpośrednio na dokumencie co pozwoli rozpoznać przez system OCR właściwą datę wpływu dokumentu i będzie stanowiła dowód otrzymania/posiadania takiego dokumentu przez Wnioskodawcę we wskazanym na naklejce dniu.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy naklejka umieszczana na dokumentach przychodzących będzie stanowiła wystarczający dowód otrzymania/posiadania dokumentu przez Spółkę w dniu wskazanym na naklejce. W konsekwencji czy umieszczenie naklejki na dokumencie będzie miało taką samą moc dowodową co umieszczenie prezentaty w postaci pieczątki i będzie wystarczające by spełnić warunki określone w art. 86 ust.10 pkt 1 Ustawy VAT?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Zgodnie z art. 86 ust 10 pkt 1 Ustawy VAT co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę łub dokument celny. W konsekwencji zasadniczy dla właściwego rozpoznania okresu rozliczeniowego w którym podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego jest fakt otrzymania dokumentu uprawniającego go do dokonania takiego obniżenia. Ustawodawca w Ustawie VAT nie zdefiniował ani samego momentu od którego możemy uznać iż dokument został otrzymany ani dowodów które w sposób jednoznaczny by potwierdzały sam fakt otrzymania a następnie posiadania dokumentu. W efekcie należy odwołać się do znaczenia słowa „otrzymać" w języku polskim i tak za Internetowym Słownikiem Języka Polskiego Wydawnictwa PWN SA słowo "otrzymać" oznacza "dostać coś co się należy" lub też "stać się odbiorcą jakiegoś polecenia". Zatem słowo "otrzymać" na potrzeby podatku od wartości dodanej powinniśmy interpretować jako dostać coś i w następstwie stać się czegoś posiadaczem. Aktualny zatem pozostaje pogląd wyrażony w wyroku NSA w Lublinie z dnia 22 września 2000 roku (I SA/Lu 483/99) w którym wyrażono pogląd, iż "słowo "otrzymania" jest jednoznaczne i wskazuje na to, że prawo do obniżenia winno być łączone z "fizycznym posiadaniem oryginału faktury". Biorąc pod uwagę powyższe należy uznać, iż fizyczne posiadanie oryginału następuje od momentu osobistego odbioru dokumentu, który to moment potwierdzony jest podpisem na dokumencie wraz z datą wskazującą na moment odbioru/otrzymania bądź też w przypadku wysłania dokumentu pocztą od momentu w którym oryginał dokumentu wpłynie do jednostki, co z kolei winno być potwierdzone prezentatą bądź też innym znacznikiem mogącym być uznanym za substytut prezentaty. Zdaniem Wnioskodawcy, bez względu na sposób odbioru dokumentu, co do zasady kluczowym czynnikiem implikującym okres w którym prawo do odliczenia powstaje jest sam moment odbioru i powinien być on właściwie udokumentowany. W ocenie Wnioskodawcy za taki znacznik mogący w pełni zastąpić prezentatę przybijaną na dokumencie można uznać umieszczoną bezpośrednio na otrzymywanych dokumentach naklejkę informującą o dacie otrzymania. Dodatkowo należy zwrócić uwagę, iż ustawodawca polski w żadnym przepisie nie wskazał co powinno być uznane co powinno być uznane za wystarczający dowód otrzymania a co nie może stanowić takiego dowodu. Wnioskodawca wskazał, że, w tym miejscu należy przywołać orzeczenie NSA w Warszawie z dnia 16 kwietnia 1999 roku (III SA 5293/98) w którym stwierdzono "Dla prawidłowości zmniejszenia podatku należnego nie jest istotne, kiedy dany dokument zostanie wystawiony, ale decyduje otrzymanie tego dokumentu przez podatnika. Nie ulega wątpliwości, że najbardziej przekonywującym dowodem potwierdzającym otrzymanie faktury jest data wpływu widniejąca na prezentacie." W przytoczonym orzeczeniu Sąd zdaje się potwierdzać, iż najbardziej przekonywującym a więc zarazem najwłaściwszym dowodem daty wpływu jest umieszczenie na dokumencie prezentaty. Dokonując jednak głębszej analizy wskazanego orzeczenia można wysnuć wprost drugi wniosek płynący bezpośrednio z sentencji, iż Sąd wskazał jedynie najbardziej przekonywujący dowód potwierdzający datę wpływu niemniej jednak nie ograniczając rodzaju dowodu tylko i wyłącznie do prezentaty rozumianej jako przybitą pieczątkę na dokumencie zawierającą datę wpływu. W efekcie można z całą pewnością stwierdzić iż dopuszczalne jest dokumentowanie daty wpływu nie tylko poprzez nabijanie daty wpływu na dokumencie ale również poprzez umieszczanie tej informacji w innym sposób czytelny dla wszystkich odbiorców tej informacji. Analizując wspomniany wyrok Wnioskodawca zwraca również uwagę iż brak jest wprost zdefiniowanego pojęcia prezentata w polskich przepisach podatkowych. Sięgając do Polskiego Słownika pod. red. Wandy Maciejewskiej, Warszawa 1974 można znaleźć zdefiniowaną prezentatę jako "adnotację na piśmie stwierdzającą jego zarejestrowanie w kancelarii". Również Izba Cywilna Sądu Najwyższego w orzeczeniu z dnia 29 stycznia 2003 roku (I CZ 192/02) stwierdza "datą wpływu \[\`(...)\`\] jest data „prezentaty", czyli adnotacji o wpływie pisma \[\`(...)\`\] uczynioną przez upoważnionego do tego pracownika". W konsekwencji brak jest wprost uregulowanych form dopuszczonych przez polskie prawo jakie prezentata może przybierać by wciąż zachowywać swoje właściwości dowodowe. Reasumując wnioski płynące z przywołanych powyżej orzeczeń należy stwierdzić iż brak jest jednoznacznie wskazanych jakie warunki powinna spełniać prezentatą aby być uznana za ważną na potrzeby podatku od towarów i usług. Dodatkowo zarówno bezpośrednio w polskich przepisach podatkowych jak również w dostępnym orzecznictwie brak jest enumeratywnie wymienionych dowodów jakie musi zgromadzić podatnik aby wykazać iż otrzymał on dokument Wprawdzie Sąd w przytoczonym wyroku wskazał jaki dowód będzie najbardziej przekonywujący, zdaniem Wnioskodawcy nie przesądza to iż inne pozostałe dowody mogą okazać się niewystarczające na potrzeby dowodowe.

Wnioskodawca stoi na stanowisku iż prezentata umieszczona na dokumencie w sposób trwały (naklejona) w postaci naklejki będzie spełniała swoje dowodowe przeznaczenie i w sposób wystarczający na potrzeby podatku od towarów i usług będzie dokumentowała datę wpływu dokumentów do jednostki. Wnioskodawca wskazał, iż powyższy pogląd znalazł również akceptację w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, z dnia 15 lipca 2010 (sygn. 1BPP1/443-490/10/EA) wydanej w oparciu o identyczny stan faktyczny i prawny.

Ponadto Wnioskodawca wskazuje, iż znane są z orzecznictwa poglądy gdzie stwierdzono, iż nawet w przypadku gdy sposób odnotowywania daty wpływu może budzić pewne wątpliwości, nie pozbawia ją to elementarnego prawa jakim jest zapewnienie neutralności opodatkowania podatkiem od towarów i usług. Tezę tą potwierdza wyrok WSA w Warszawie z dnia 30 stycznia 2009 roku (III SA/Wa 1944/08) gdzie stwierdzono "Uchybienia w zakresie odnotowywania daty otrzymania faktury przez podatnika nie dają podstaw do pozbawienia go prawa skorzystania z instytucji, która ma mu zapewnić nieutralność opodatkowania podatkiem od towarów i usług w sytuacji, gdy nie jest negowana rzetelność ani tego podatnika, ani jego kontrahenta - wystawcy faktury, związana z wykonaniem opodatkowanej czynności odzwierciedlonej w treści faktury".

Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe argumenty Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż prezentata w postaci umieszczanej na fakturze naklejki będzie całkowicie wystarczająca na potrzeby dowodowe dokumentujące datę wpływu faktury do jednostki.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej również ustawą o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi, suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika:

1.  z tytułu nabycia towarów i usług,
2.  potwierdzających dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego,
3.  od komitenta z tytułu dostawy towarów będącej przedmiotem umowy komisu

\-z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje – w myśl art. 86 ust. 10 pkt 1 ww. ustawy o VAT – w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ww. ustawy o VAT).

Z kolei, zgodnie art. 86 ust. 12 ww. ustawy o VAT, w przypadku otrzymania faktury, o której mowa w ust. 2 pkt 1 lit. a lub lit. c, przed nabyciem prawa do rozporządzania towarem jak właściciel albo przed wykonaniem usługi, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje z chwilą nabycia prawa do rozporządzania towarem lub z chwilą wykonania usługi.

Natomiast w myśl art. 86 ust. 12a ww. ustawy o VAT, przepisu ust. 12 nie stosuje się do przypadków, gdy:

1.  faktura dokumentuje czynności, od których obowiązek podatkowy powstał zgodnie z art. 19 ust. 13 pkt 1, 2, 4, 7, 9-11;
2.  nabycie prawa do dysponowania towarem jak właściciel lub wykonanie usługi nastąpiło przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej, w której podatnik dokonał obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktury.

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 11, 12, 16 i 18, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego (art. 86 ust. 13 ustawy o VAT).

Zatem, podatnik VAT dysponując towarem i fakturą nabywa prawo do rozporządzania i dysponowania towarem jak właściciel. Jednakże, jeżeli nie zrealizuje go w ww. terminie to prawo do odliczenia przysługuje mu w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

W świetle powyższego należy stwierdzić, że podatek naliczony w przypadku towarów i usług nabytych w obrocie krajowym (poza produktami rolnymi i usługami rolniczymi nabywanymi od rolnika ryczałtowego) wynika z faktur otrzymywanych przez podatnika. Jednocześnie prawo do odliczenia uzależnione jest od otrzymania przez podatnika faktury. Otrzymanie zakłada wejście przez podatnika w posiadanie faktury.

Dla prawidłowości zmniejszenia podatku należnego nie jest więc istotne, kiedy dany dokument zostanie wystawiony, ale decyduje „fizyczne” posiadanie tego dokumentu („otrzymanie”) przez podatnika. W praktyce istnieje utożsamienie prawa do odliczenia podatku z posiadaniem oryginału faktury.

Należy zauważyć, iż przepisy artykułu 167-169 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347 s.1 ze zm.), zwanej dalej Dyrektywą VAT, regulują zagadnienia dotyczące momentu i zakresu odliczenia podatku. Fundamentalną zasadą podatku od wartości dodanej, a nie przywilejem, jest neutralność podatku dla podatników, która jest realizowana poprzez umożliwienie podatnikowi obniżenia podatku należnego o podatek naliczony zapłacony przy nabyciu towarów i usług, związanych z jego działalnością gospodarczą i co do zasady nie może podlegać ograniczeniu.

W myśl artykułu 178 lit. a) Dyrektywy VAT, podatnik uprawniony jest do realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z tytułu dostaw towarów i usług, wyłącznie jeżeli posiada fakturę wystawioną zgodnie z przepisami dyrektywy.

Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego w wniosku, Wnioskodawca w związku ze zwiększającą się liczbą dokumentów księgowych zamierza wprowadzić elektroniczny system (dalej: OCR –„optical characters recognition”) rozpoznawania znaków na fakturach. Zadaniem systemu będzie automatyczne skanowanie faktury zakupowej a następnie wstępne rozpoznanie jej zawartości. Opisywany system będzie bezpośrednio zsynchronizowany z systemem księgowym używanym u Wnioskodawcy a odczytane informację będą stanowiły podstawę do prawidłowego rozpoznania i zaksięgowania faktury zakupowej w systemie. W związku z powyższym Wnioskodawca zamierza zrezygnować z umieszczania na przychodzących dokumentach księgowych prezentat (w postaci pieczątki) potwierdzającej datę wpływu dokumentu. Na potrzeby właściwej ewidencji dokumentów przychodzących Wnioskodawca zamierza zamiast pieczątki używać naklejek samoprzylepnych spełniających taką samą funkcję jak prezentata przybijana na fakturze. Naklejka będzie umieszczana bezpośrednio na dokumencie co pozwoli rozpoznać przez system OCR właściwą datę wpływu dokumentu i będzie stanowiła dowód otrzymania/posiadania takiego dokumentu przez Wnioskodawcę we wskazanym na naklejce dniu.

Mając na uwadze wyżej przedstawiony stan prawny należy uznać, iż w przypadku, gdy Wnioskodawca otrzyma faktury VAT wystawione przez kontrahentów, w formie papierowej spełniające wymogi określone rozporządzeniem z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), wówczas Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Należy zauważyć, iż w obowiązujących przepisach brak jest regulacji określających techniczny sposób potwierdzenia otrzymania faktury. Wnioskodawca może zatem stosować różne formy potwierdzenia odbioru faktury i różne formy potwierdzające datę otrzymania faktury, również nic nie stoi na przeszkodzie aby potwierdzenie odbioru faktur następowało w postaci umieszczenia na fakturze w sposób trwały naklejki z datą dzienną – jak ma mieć miejsce w przedmiotowej sprawie.

Reasumując, zdaniem tut. organu, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym rzetelne umieszczanie na fakturach przez Wnioskodawcę naklejek określających rzeczywistą datę otrzymania faktur przez Wnioskodawcę czyni zadość wymogom określonym w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Nadmienia się, iż niniejsza interpretacja indywidualna traci swoją ważność w przypadku zmiany któregokolwiek z elementów przedstawionego zdarzenia przyszłego oraz stanu prawnego.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Zgodnie z § 1 pkt 1 rozporządzenia Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 28 sierpnia 2008r. w sprawie przekazania rozpoznawania innym wojewódzkim sądom administracyjnym niektórych spraw z zakresu działania ministra właściwego do spraw finansów publicznych, Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. U. Nr 163, poz. 1016), skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.