Interpretacja indywidualna
Sygnatura: IPPP1/443-375/13-2/MP
Organ: Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie
Data wydania: 2013-05-27
Teza: Faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w § 21 cyt. rozporządzenia – Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego – zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny. Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z ww. faktur.
Słowa kluczowe: faktura-faktura elektroniczna; faktura-faktura elektroniczna-przechowywanie faktur elektronicznych; faktura-faktura VAT; odliczenia-odliczenie podatku od towarów i usług
Przepisy: [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział IX-Rozdział 1-art. 86; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106 (uchylony); [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106a; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106b; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106c; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106d; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106e; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106f; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106g; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106h; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106i; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106j; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106k; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106l; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106m; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106n; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106o; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106p; [VAT][WIS] Ustawa o podatku od towarów i usług-Dział XI-Rozdział 1-art. 106q

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 16.04.2013 r. (data wpływu 24.04.2013 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymanych w formie papierowej oryginałów faktur VAT w postaci elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z ww. faktur - **jest prawidłowe.**

UZASADNIENIE

W dniu 24.04.2013 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymanych w formie papierowej oryginałów faktur VAT w postaci elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z ww. faktur.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe :

Spółka S.A. (dalej: Spółka, Wnioskodawca) w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą w branży budowlanej współpracuje z wieloma podwykonawcami oraz dostawcami, którzy za świadczone usługi/dostarczone towary wystawiają jej faktury. Faktury te otrzymywane są w formie papierowej. Rocznie Spółka otrzymuje ogromną ilość faktur zakupowych, które zgodnie z regulacją zawartą w art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U.2011 Nr 177 poz.1054 ze zm., dalej: ustawa o VAT) oraz § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. 2012 poz. 1428, dalej: Rozporządzenie fakturowe) jest zobowiązana przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W celu uproszczenia systemu przechowywania otrzymywanych faktur VAT w formie papierowej, Spółka zamierza wprowadzić nową procedurę dotyczącą faktur zakupowych. Spółka zamierza korzystać z usług firmy zewnętrznej, która w profesjonalny sposób zajmuje się procesowaniem, skanowaniem, indeksacją i archiwizacją dokumentów (dalej: Partner). Zgodnie z umową zawartą z Partnerem, procedura dotycząca faktur zakupowych (dalej: Procedura) będzie przebiegać w następujący sposób:

1.  Dostawca towarów/usług nabywanych przez Wnioskodawcę wysyła fakturę VAT w formie papierowej bezpośrednio na adres Partnera lub, sporadycznie, na adres Spółki lub Oddziału Spółki (wówczas Spółka natychmiast dostarcza papierową fakturę VAT na adres Partnera).
2.  Partner skanuje każdą otrzymaną fakturę VAT (przy czym elektroniczna wersja faktury VAT zawiera dokładnie taką samą zawartość jak forma papierowa) oraz korzystając z elektronicznego systemu rozpoznawania znaków na fakturach (OCR), rozpoznaje jej zawartość. System OCR zapisuje wszystkie dane dotyczące faktury w formie elektronicznego pliku tekstowego, który zawiera m. in. następujące dane: nazwę kontrahenta, numer faktury, datę wystawienia faktury, datę sprzedaży (dostawy towarów/wykonania usługi), datę wpływu (za którą przyjmuje się datę otrzymania faktury przez Partnera, bądź datę otrzymania faktury przez Spółkę, jeżeli uprzednio wpłynęła do Spółki), kwotę netto faktury, kwotę brutto faktury, kwotę podatku VAT, stawkę podatku VAT, nazwę usługi bądź towaru, etc.
3.  Plik tekstowy dotyczący faktury wraz z zeskanowaną fakturą transmitowany jest drogą elektroniczną do systemu finansowo-księgowego Spółki (Korab), a odczytane przez Partnera informacje stanowią podstawę do prawidłowego rozpoznania i zaksięgowania faktury zakupowej w systemie Korab. Zeskanowany obraz graficzny faktury VAT wraz z jej danymi zaczytanymi do systemu Korab, podlegają weryfikacji i księgowaniu przez pracowników Spółki. Po zeskanowaniu faktury, wprowadzeniu do systemu Korab i zaksięgowaniu, nie jest możliwa modyfikacja treści faktury VAT.
4.  Partner przechowuje papierowe wersje faktur w oznakowanych pudłach w pomieszczeniach dostosowanych do archiwizacji, gdzie całość dokumentacji jest dokładnie zabezpieczona i oznaczona. Istnieje również możliwość, iż część faktur będzie przechowywana przez inny wyspecjalizowany w tym zakresie podmiot.

W związku ze stale powiększającą się liczbą faktur do archiwizacji, Spółka planuje zrezygnować z przechowywania faktur zakupowych w formie papierowej i prowadzić archiwum jedynie w formie elektronicznej. Po wprowadzeniu faktury VAT do systemu Korab i zaksięgowaniu jej w systemie, faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona. Faktury zakupowe będą zapisywane i przechowywane w postaci obrazu graficznego w systemie finansowo- księgowym Korab.

Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany wyżej sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. Przechowywanie faktur w systemie finansowo-księgowym umożliwi odszukanie danej faktury oraz odtworzenie jej obrazu w każdej chwili. Faktury w systemie księgowym będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania. Partner będzie posiadał upoważnienie Spółki do otrzymywania faktur VAT oraz innych dokumentów w imieniu Spółki.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1.  Czy przedstawiona przez Spółkę Procedura spełnia warunki przechowywania faktur zakupowych przewidziane w przepisach prawa podatkowego? Czy Spółka jest uprawniona do prowadzenia archiwum faktur jedynie w postaci elektronicznej i zaprzestania archiwizacji faktur papierowych ?
2.  Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego w momencie otrzymania faktur VAT przez Spółkę lub Partnera, które będą niszczone po uprzednim zeskanowaniu, wprowadzeniu i zaksięgowaniu w systemie finansowo- księgowym Spółki ?

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiona przez Spółkę w stanie faktycznym Procedura spełnia wszelkie wymogi przewidziane w przepisach prawa podatkowego w zakresie dotyczącym przechowywania faktur papierowych. Spółka stoi na stanowisku, iż będzie ona uprawniona do archiwizacji tychże faktur jedynie w postaci elektronicznej, zaprzestania archiwizacji w formie papierowej oraz zniszczenia faktur papierowych.

Jednocześnie, opisana Procedura pozwala na pełne odliczenie podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur VAT, które - po uprzednim zeskanowaniu, wprowadzeniu i zaksięgowaniu w systemie finansowo-księgowym Spółki - podlegają zniszczeniu.

Uzasadnienie

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 1 7 i 19 oraz art. 124.

Art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a dookreśla, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Przepis ten oznacza, iż podatkiem naliczonym jest m.in. podatek określony w otrzymanej przez podatnika fakturze nabycia towarów i usług.

Zasadniczo prawo do odliczenia podatku naliczonego wiąże się z wymogiem posiadania przez podatnika faktury. Jak stanowi art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Uregulowanie zawarte w § 21 Rozporządzenia fakturowego wprowadza wprost obowiązek przechowywania faktur. Zgodnie z tym przepisem, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1.  autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2.  łatwe ich odszukanie;
3.  organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia faktury zdefiniowano jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury. Zaś integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać dana faktura.

W świetle powołanych wyżej przepisów, należy uznać, iż kluczowym warunkiem dla odliczenia podatku naliczonego jest otrzymanie przez podatnika faktury zakupowej (o ile zakupione towary czy usługi są wykorzystywane przez podatnika do czynności opodatkowanych VAT). Zatem, o ile Spółka otrzyma fakturę dokumentującą dokonanie zakupu towarów i usług i spełni pozostałe warunki wynikające z przepisów podatkowych, będzie mała prawo do odliczenia podatku naliczonego. Zdaniem Wnioskodawcy, na przysługujące mu prawo do odliczenia podatku VAT nie będzie miał wpływu fakt, iż faktura zakupowa będzie przechowywana wyłącznie w formie elektronicznej (zeskanowanego obrazu graficznego) przy zastosowaniu Procedury określonej w opisie sprawy.

Odnosząc się natomiast do regulacji dotyczących przechowywania faktur, zdaniem Spółki obecnie istnieje możliwość przechowywania faktur papierowych zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Świadczy o tym sformułowanie, iż podatnicy mogą przechowywać faktury „w dowolny sposób”. Wnioskodawca sam wybiera sposób przechowywania faktur. Warunkami ograniczającymi dowolność sposobu przechowywania faktur jest zapewnienie łatwego odszukania i bezzwłocznego dostępu do faktur będących przedmiotem ewentualnej kontroli uprawnionych organów oraz autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dodatkowo, zaznaczyć należy, że ustawodawca nie zastrzegł formy drukowanej faktury jako jedynej możliwej do przechowywania.

Spółka pragnie zaznaczyć, że nie ma przepisów zabraniających przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej, a stawianie takiego wymogu bez jednoznacznej podstawy prawnej naruszałoby zasadę proporcjonalności, wyrażoną w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego, a następnie doprecyzowaną przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (np. w sprawie C-446/03 Marks8Spencer czy też C-361/96 Sociale Generale). Z zasady tej wynika, że państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy.

Spółka zaznacza, iż papierowa faktura VAT zapisana w elektronicznym systemie przechowywania danych, nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do faktury otrzymanej w formie papierowej.

Warto zaznaczyć, że prowadzenie systemu archiwizacji faktur jedynie w postaci elektronicznej i zaprzestanie archiwizowania faktur papierowych potwierdzają następujące rozstrzygnięcia:

*   Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 2 października 2011 r., sygn. ILPP4/443-534/11-2/ EWW
*   Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 12 grudnia 2011 r., sygn. ILPP4/443-643/11-4/ EWW
*   Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26 lipca 2012 r., sygn. IPPP3/443-480/12-2/JK
*   Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 18 czerwca 2012 r., sygn. ILPP4/443-151/12-2/BA;
*   Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 28 grudnia 2012 r., sygn. IPPP2/443-1050/12-2/ AO.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej. Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem faktur w formie papierowej, o ile zostaną spełnione warunki, o których mowa w § 21 ust. 2 Rozporządzenia fakturowego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177 poz. 1054 ze zm.), w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ww. ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18 (ust. 10 pkt 1 powołanego artykułu).

Przepisy art. 86 ust. 11 i ust. 13 ww. ustawy wskazują dodatkowe terminy obniżenia podatku należnego o podatek naliczony, w sytuacji gdy podatnik nie dokonał tego obniżenia w terminie otrzymania faktury. I tak, stosownie do ust. 11 ww. artykułu, jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Natomiast, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 11, 12, 16 i 18, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego (art. 86 ust. 13 ustawy o VAT).

Cytowane powyżej przepisy wskazują, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także niezaistnienie przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 cyt. ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w ust. 8 powołanego artykułu, szczegółowe zasady dotyczące faktur VAT i innych dokumentów z nimi zrównanych uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68 poz. 360 ze zm.). W tym miejscu wskazać należy, iż z dniem 1 stycznia 2013 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2012 r. poz. 1428).

W myśl § 19 ust. 1 tego rozporządzenia w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2013 r., faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z treścią § 21 ust. 1 cyt. zmienionego rozporządzenia, podatnicy przechowują:

1.  wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur,
2.  otrzymane faktury, w tym faktury będące duplikatami tych faktur - w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie ust. 2 ww. przepisu, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (§ 21 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Stosownie do § 21 ust. 4 powołanego rozporządzenia, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

§ 20a ust. 1 rozporządzenia stanowi z kolei, iż podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 20a ust. 2).

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przechowywania faktur VAT, przy czym z przepisów tych wynika dowolność sposobu przechowywania faktury, pod warunkiem jednakże spełnienia określonych przesłanek.

Zauważyć należy, iż dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. § 20a cyt. rozporządzenia, należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Z opisu sprawy przedstawionego w złożonym wniosku wynika, iż w ramach wykonywanej działalności gospodarczej Spółka otrzymuje od swoich kontrahentów dużą ilość faktur zakupu w formie papierowej. W celu uproszczenia systemu przechowywania otrzymywanych faktur, Spółka zamierza korzystać z usług firmy zewnętrznej, która w profesjonalny sposób zajmuje się procesowaniem, skanowaniem, indeksacją i archiwizacją dokumentów (dalej: Partner). Zgodnie z umową zawartą z Partnerem, procedura dotycząca faktur zakupowych (dalej: Procedura) będzie przebiegać w następujący sposób:

1.  Dostawca towarów/usług nabywanych przez Wnioskodawcę wysyła fakturę VAT w formie papierowej bezpośrednio na adres Partnera lub, sporadycznie, na adres Spółki lub Oddziału Spółki (wówczas Spółka natychmiast dostarcza papierową fakturę VAT na adres Partnera).
2.  Partner skanuje każdą otrzymaną fakturę VAT (przy czym elektroniczna wersja faktury VAT zawiera dokładnie taką samą zawartość jak forma papierowa) oraz korzystając z elektronicznego systemu rozpoznawania znaków na fakturach (OCR), rozpoznaje jej zawartość. System OCR zapisuje wszystkie dane dotyczące faktury w formie elektronicznego pliku tekstowego, który zawiera ni. in. następujące dane: nazwę kontrahenta, numer faktury, datę wystawienia faktury, datę sprzedaży (dostawy towarów/wykonania usługi), datę wpływu (za którą przyjmuje się datę otrzymania faktury przez Partnera, bądź datę otrzymania faktury przez Spółkę, jeżeli uprzednio wpłynęła do Spółki), kwotę netto faktury, kwotę brutto faktury, kwotę podatku VAT, stawkę podatku VAT, nazwę usługi bądź towaru, etc.
3.  Plik tekstowy dotyczący faktury wraz z zeskanowaną fakturą transmitowany jest drogą elektroniczną do systemu finansowo-księgowego Spółki (Korab), a odczytane przez Partnera informacje stanowią podstawę do prawidłowego rozpoznania i zaksięgowania faktury zakupowej w systemie Korab. Zeskanowany obraz graficzny faktury VAT wraz z jej danymi zaczytanymi do systemu Korab, podlegają weryfikacji i księgowaniu przez pracowników Spółki. Po zeskanowaniu faktury, wprowadzeniu do systemu Korab i zaksięgowaniu, nie jest możliwa modyfikacja treści faktury VAT.
4.  Partner przechowuje papierowe wersje faktur w oznakowanych pudłach w pomieszczeniach dostosowanych do archiwizacji, gdzie całość dokumentacji jest dokładnie zabezpieczona i oznaczona. Istnieje również możliwość, iż część faktur będzie przechowywana przez inny wyspecjalizowany w tym zakresie podmiot.

W związku ze stale powiększającą się liczbą faktur do archiwizacji, Spółka planuje zrezygnować z przechowywania faktur zakupowych w formie papierowej i prowadzić archiwum jedynie w formie elektronicznej. Po wprowadzeniu faktury VAT do systemu Korab i zaksięgowaniu jej w systemie, faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona.

Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany wyżej sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. Przechowywanie faktur w systemie finansowo-księgowym umożliwi odszukanie danej faktury oraz odtworzenie jej obrazu w każdej chwili. Faktury w systemie księgowym będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania. Partner będzie posiadał upoważnienie Spółki do otrzymywania faktur VAT oraz innych dokumentów w imieniu Spółki.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, iż obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz mając na uwadze fakt, że - jak wskazał Wnioskodawca - proponowana przez Spółkę metoda przechowywania faktur w formie elektronicznej spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w § 20a oraz w § 21 powołanego rozporządzenia Ministra Finansów, oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp, a także umożliwiając organom również przetwarzanie danych w nich zawartych – należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym, przechowywanie w formie elektronicznej otrzymanych w formie papierowej faktur, jest zgodne z powyższymi przepisami.

Z uwagi na to, że faktury będą przez Spółkę przechowywane w sposób określony w § 21 cyt. rozporządzenia – Spółka zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego – zatem faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania w wersji papierowej. Ponadto, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów służących do wykonywania czynności opodatkowanych z ww. faktur.

Jednocześnie tut. Organ wskazuje, że oceny prawidłowości zastosowanego sposobu (systemu) przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przechowywanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji przepisów prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2012 r. poz. 270). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.